2001_114info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el
apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II”, parcialmente financiado con recursos provenientes
del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10 de
septiembre de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y
sus modificaciones.
El programa es administrado por la Unidad de Preinversión (UNPRE), dependiente de la
Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/00 y el
acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.
2. Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/00, en dólares
estadounidenses.
1
3. Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/00, en
dólares estadounidenses. (Anexo I)
4. Notas 1 a 7 a los estados financieros precedentes.
5. Información Financiera complementaria:
a) Estado de la Cuenta Especial al 31/12/00, en dólares estadounidenses.
b) Financiamiento BID- Desembolsos al 31/12/00, en dólares estadounidenses.
c) Composición Saldo Disponible al 31/12/00, por fuente de financiamiento en
dólares estadounidenses.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE, con
fecha 27/04/01 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros
a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 20/02/01 y el 27/04/01, y
entre el 14/05/01 y el 29/05/01, fecha esta última en la que recibimos en su totalidad la
documentación e información pendiente relacionada con los comentarios a nuestras
observaciones en campo.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, y demás procedimientos de
auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de
procedimientos adjunta.
2
La respuesta recibida el 21/05/01, a nuestra nota GDI N° 13/01 del 20/02/01 remitida a la
UNPRE para que sea enviada a los asesores legales del programa, fue suscripta por el
Director de la UNPRE.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Las inversiones del Proyecto al 31/12/00 se exponen en los cuadros “Apertura por
componente y por fuente de financiamiento” y “Apertura por tipo de gasto y fuente de
financiamiento”, identificados en I- precedente. La UNPRE no presentó esta
información comparada con el costo estimado de las inversiones (presupuesto).
b) El importe de USD 1.220.560.- registrado por la UNPRE como “Aporte Local – Tesoro
Nacional”, incluye USD 333.400.- provenientes del saldo de fondos de aporte local del
Contrato de Préstamo N° 740/OC “Programa Multisectorial de Preinversión” conforme
lo informado por nota N° 3 a los estados expuestos en I-.
c) El incremento de fondos por USD 206.461,10 mencionado en la nota N° 2 a los estados
expuestos en I-, corresponde al movimiento neto del ejercicio (transferencias y
rendiciones de fondos) de las cuentas de anticipos a las entidades beneficiarias.
3
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros básicos e
información financiera complementaria identificados en el apartado I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa Multisectorial de Preinversión II” al
31 de diciembre de 2000, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la
República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo para
Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96, y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2001.
4
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II”, se ha examinado el cumplimiento y observancia
de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OCAR, suscripto el 10/09/96 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad de Preinversión (UNPRE),
dependiente de la Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía.
a) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/00 ascendió a USD 10.045.090,76 (incluyendo los
cargos correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales (FIV) por USD
200.000.-).
5
Conforme al LMS1 emitido por el BID el 20/02/2001, se observaron reasignaciones de fondos
entre categorías en la matriz de financiamiento original, según se exponen a continuación:
CATEGORIAS
01.00.00 ESTUDIOS
MATRIZ
REASIGNADO
REASIGNADO
MATRIZ
ORIGINAL
AL 31/12/99
EN 2000
AJUSTADA
22.591.000.-
(663.600.-)
(1.300.000.-)
20.627.400.-
01.01.00 ESTUDIOS ESPECIFICOS
18.691.000.-
(2.663.600.-)
(1.300.000.-)
14.727.400.-
01.02.00 ESTUDIOS GENERALES
2.500.000.-
2.000.000. -
0.-
4.500.000.-
01.03.00 T.D.R. y CONSULTORIA CORTA DUR
1.000.000.-
0.-
0.-
1.000.000.-
400.000.-
0.-
0.-
400.000.-
02.00.00 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
1.659.000.-
663.600.-
1.300.000.-
3.622.600.-
02.01.00 FORTALEC. SUBSECRET. DE INVERS.
1.309.000.-
663.600.-
1.300.000.-
3.272.600.-
350.000.-
0.-
0.-
350.000.-
03.00.00 ADMINISTRACION (UNPRE)
500.000.-
0.-
0.-
500.000.-
87.00.00 F.I.V.
250.000.-
0.-
0.-
250.000.-
25.000.000.-
0.-
0.-
25.000.000.-
01.04.00 APOYO A LA GESTION DE ESTUDIOS
02.02.00 FORTALEC. PROVINCIAS
TOTALES USD
Mediante nota CAR-N° 2548 del 04/07/2000 el Banco otorgó la no objeción a la reasignación
presupuestaria de USD 1.300.000.- entre los montos de las categorías de inversión del
Proyecto.
b) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.-.
Al 31/12/00 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo registrado por la
UNPRE, ascendieron a la suma de USD 3.086.803,59.
El importe de USD 1.278.036,62 correspondiente al ejercicio 2000, se integra por:
• USD 7.560,14 correspondientes a los intereses ganados al 31/12/00 generados por los
fondos depositados en las cajas de ahorros abiertas por el Proyecto en el Banco de la
Nación Argentina (BNA).
• USD 49.916,48 por los aportes recibidos de las Entidades Beneficiarias que han efectuado
con recursos propios conforme lo informado en nota N° 5, a los estados expuestos en I-.
• USD 887.160.- desembolsados por el Tesoro Nacional al proyecto.
• USD 333.400.- provenientes del saldo de fondos de aporte local del Contrato de Préstamo
N° 740/OC “Programa Multisectorial de Preinversión”, conforme lo informado en nota N°
6
3 a los estados financieros expuestos en I-. Nos remitimos al párrafo de Aclaraciones
Previas del presente Informe (III-b)).
c) Cláusulas 2.02: Intereses.
Cumplida.
d) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Al 31/12/2000 el BID se cobró de la cuenta del préstamo, en concepto de inspección y
vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-.
e) Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida.
f) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2000, se ha podido verificar su
razonable cumplimiento.
g) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del
Financiamiento.
Mediante Nota CAR–2228/00 del 9 de junio de 2000 el BID otorgó las siguientes prórrogas:
(a) Plazo para el compromiso de recursos de financiamiento: 10 de setiembre de 2001.
(b) Plazo para el desembolso de recursos del financiamiento: 10 de diciembre de 2002.
h) Cláusula 4.01: Utilización de los recursos del financiamiento.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2000, se ha podido verificar su
razonable cumplimiento.
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i) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos.
Cumplida. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se detallan en nuestro
Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
j) Cláusula 5.01 y artículo 7.03 (a) (i): Informes semestrales de ejecución del proyecto.
•
En relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento. No obstante
ello, existen observaciones específicas que se exponen en nuestro Memorando a la
Dirección del proyecto adjunto al presente.
•
La UNPRE nos informó que durante el ejercicio 2000 no existen ayudas memorias por
supervisiones del BID.
•
Informe Semestral de Progreso al 30/06/00 y con vencimiento el 31/08/00: fue presentado
al Banco el 21/09/00 por nota UNPRE N° 276/00 y cuenta con no objeción del 20/10/00
por nota CAR–4166/2000.
•
Informe Semestral de Progreso al 31/12/00 con vencimiento el 28/02/01: fue presentado al
Banco el 28/02/01 por nota UNPRE N°062/2001 y cuenta con no objeción del 12/03/01
por nota CAR–935/2001.
k) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto.
Mediante nota CAR–3323/2000 del 28/08/00 el Banco otorga la no objeción a las
modificaciones realizadas al Reglamento Operativo del Programa y a los Convenios
Subsidarios.
BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/00)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de
2000, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo
para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR BID, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad de Preinversión (UNPRE), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1- ÓRDENES DE PAGO
Observación: Las órdenes de pago se emiten manualmente sobre la base de una planilla
de cálculo.
Comentario de la UNPRE: Las órdenes de pago son realizadas con la única herramienta
que hasta la fecha se cuenta (planilla Excel), por no poseer un sistema integrado. A la
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fecha, se está instalando el sistema UEPEX que permitirá emitir las órdenes de pago en
forma no manual.
Recomendación: Implementar un adecuado sistema que permita la emisión cronológica de
las órdenes de pago.
2- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
a) Los contratos celebrados por el Proyecto carecían de numeración y no especificaban la
categoría en la cual se contrataba al consultor.
b) Analizados currículos que integran las ternas (dos postulantes y contratado) se ha
verificado que en la mayoría de los casos carecían de firma, y en la totalidad de fecha de
presentación y de constancia de recepción de la UNPRE.
c) Los cuadros de evaluación de las ternas de consultores en algunos casos no poseen
firma del responsable de la misma, y en otras carecen de fecha de emisión.
d) Los contratos en su totalidad no prevén la fecha de firma por parte del consultor.
e) En la mayoría de los casos los informes que se tuvieron a la vista carecen de firma por
parte del consultor; fecha de emisión, período que abarca y constancia sobre la
recepción (sello y fecha) por parte de la UNPRE.
Comentarios de la UNPRE:
a) Los contratos emitidos con fecha anterior al 01/07/00 no específican la categoría de
contratación. A partir de esa fecha se procedió a incluirla.
b) y c). Se tomarán en cuenta estas observaciones para su corrección.
d) La fecha de firma de los contratos es la que figura en el encabezamiento del mismo. A
tal efecto en la página 4/6 de los contratos que se emiten figura el siguiente párrafo
“…En prueba de conformidad de lo expuesto, se firman tres ejemplares de un mismo
10
tenor y aún sólo efecto, en la ciudad y fecha indicadas en el encabezamiento del
presente contrato…”.
e) La observación es correcta. Sin embargo cada informe se recibe acompañado por nota
oficial de aprobación firmada por la Entidad Beneficiaria. Tales notas se archivan con
sello y fecha de recepción en la UNPRE.
Recomendación: Dejar constancia de la fecha de suscripción de los contratos, los cuales
deben contener todos los datos necesarios para su correcta identificación. En todos los
casos, documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas; como así también dejar
constancia de la recepción realizada por la UNPRE y verificar el cumplimiento de los
términos de referencia suscriptos. Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y
proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a
su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones: Con relación al sistema contable de partida doble implementado por el
proyecto – que no se encuentra integrado - y que es auxiliado por planillas extracontables,
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) Del cruce entre los registros del libro diario del proyecto y los mayores contables al
31/12/00 emitidos por el sistema contable, se pudo observar que, en la mayoría de los
casos, el número de asiento asignado a cada registración realizada no es coincidente
entre ambos informes.
b) Del control realizado por muestra al libro banco auxiliar del Proyecto, no surgieron
observaciones en cuanto a la correlatividad cronológica y numérica en la emisión de
cheques, pero al ser volcados a la contabilidad del Proyecto se pudo observar que,
durante el mes de diciembre de 2000, en la mayoría de los casos, la fecha de registro no
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es coincidente con la expuesta en la orden de pago y en el libro banco, alterando la
correlatividad mencionada. (p.e.: cheques N°: 688742 al 688752 registrados el 14/12/00
y cheques N°: 688753 al 688758 el 12/12/00).
c) Se detectaron errores de tipeo en el mayor contable en los N° de los siguientes cheques:
el 0688746 fue contabilizado como 0688745, el 0688766 como 0688765, el 0688767
como 0688766 y el 0688768 como 0688767.
d) Por lo expuesto en b) y c) precedentes se observó que la UNPRE no utilizó para el mes
de diciembre para confeccionar la conciliación bancaria mensual el mayor contable de
la cuenta corriente bancaria. Ello a los fines de que la validación realizada en los datos
del libro banco se realice también con los datos expuestos en este mayor contable.
Comentarios de la UNPRE:
a) Pese a esfuerzos realizados desde hace dos años, la UNPRE no cuenta con un sistema
contable integrado. A partir de este ejercicio se está instalando el sistema UEPEX, por
indicación de las autoridades del Ministerio de Economía. Este sistema es integrado y se
espera, solucionará los problemas mencionados.
b) y c) Sin comentarios. Se procurará en el futuro no cometer estos errores.
d) Las conciliaciones bancarias se realizaron utilizando el libro Banco. En este se
encuentra registrado el N° de orden de pago correspondiente a cada cheque. Se
contabiliza desde las órdenes de pago. A partir de la utilización de un sistema integrado,
con carga única, los errores involuntarios de fecha y numeración serán minimizados.
Es de destacar, que a pesar de los errores formales y/o de tipeo, la contabilidad refleja y
registra las operaciones reales en tiempo y forma.
Recomendación: Implementar las modificaciones necesarias para que las registraciones
contables del Programa, surjan de un sistema contable orgánico e integrado, del cual se
pueda obtener información confiable, oportuna y consistente.
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2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLES
Observación: La UNPRE no tiene implementado un Manual de Procedimientos
Administrativo-Contables.
Comentario de la UNPRE: El programa nunca tuvo un manual de procedimientos
administrativo-contables. En septiembre de 2000 se confeccionó por primera vez un
Instructivo para Entidades Beneficiarias de Administración Descentralizada el cual cuenta
con dos versiones actualizadas, una de enero 2001 y la segunda de marzo de 2001, que
fueron entregadas a la auditoría oportunamente. Con la instalación del Sistema UEPEX se
adoptarán los manuales del mismo.
Recomendación: Implementar un manual de procedimientos administrativo-contables que
brinde los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración coordinada de
las operaciones realizadas por el proyecto.
3- CONSULTORES NACIONALES
Observaciones: De la revisión de los antecedentes de contratación de los consultores
incluidos en la muestra surgieron las siguientes consideraciones a formular:
a) Las solicitudes de contratación de los consultores de los estudios específicos y
generales consisten en una nota grupal suscripta por el coordinador del área técnica
respectiva en las cuales se adjuntan los
TDR´s y currículos de los consultores a
contratar. Respecto a los consultores contratados para la UNPRE y por una entidad
beneficiaria no se tuvieron a la vista las mismas.
b) Se pudo observar que en la totalidad de los casos analizados de contratos locación de
obra suscriptos con los consultores, los mismos cobraron un 10 % del monto contractual
en concepto de anticipo. No se tuvo evidencia de la justificación correspondiente para
su otorgamiento.
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c) Con respecto a las aprobaciones de la planta de personal contratado utilizada por el
Proyecto para el ejercicio 2000, conforme lo dispuesto en el Art. 72 de la Ley 11.672
CPP y la Res. SH Nro. 545, se pudo observar que al hacer el pedido de la misma, la
UNPRE no incluyó a la totalidad de los contratos por locación de obra y de servicios
previstos de ejecutar con fondos del Programa.
d) Con respecto a la contratación de consultores para el estudio específico 62 (1.EE.62):
“Empalme de las series históricas de la oferta y demanda agregadas en la República
Argentina” que cuenta con no objeción del Banco por nota CAR-5719/99 del 18/11/99,
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. De los contratos y documentación adjunta con los antecedentes de la contratación,
no surge la categoría de honorarios (función y rango) que permita realizar el cruce
con la escala prevista por el Decreto 92/95 y modificatoria. De todas maneras se
observó que los honorarios establecidos en los contratos en un caso se encuentran
entre dos rangos de una función (Consultor AII / AIII), y en los otros dos se
asimilan a Consultor D rango III.
2. El memorando Nro. 39 por la cual se eleva a la UNPRE la documentación
requerida para la contratación de los consultores es de fecha (01/02/00) posterior a
la fecha de suscripción de los tres contratos (28/01/00).
3. En el caso de una renuncia por parte de un consultor cinco meses antes de la fecha
de finalización prevista del contrato, se pudo observar que no se cumplió con lo
establecido en el capítulo IX del mismo en lo referente a notificación por escrito
con un plazo de treinta días de anticipación. Se tuvo a la vista una nota del 30/06/00
donde se expone que se rescinde de común acuerdo la rescisión contractual a partir
del 01/07/00, que posee fecha de ingreso en la UNPRE del 12/07/00.
e) Con respecto a la contratación de consultores para el estudio general 24 (1.EG.24),
“Programa de Inversión en Infraestructura Turística para la República Argentina”, que
cuenta con no objeción del Banco por nota CAR-0933/99 del 23/02/99, surgieron las
siguientes consideraciones a formular:
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1. Se observó que entre la no objeción del Banco (23/02/99) y el inicio de las
actividades del estudio (01/08/00) pasó más de un año.
2. Se pudo observar en la totalidad de los contratos analizados que tienen fecha prevista
de finalización durante el ejercicio 2001, que no contaban con las aprobaciones
respectivas del Ministerio de Economía para el compromiso de fondos para el
siguiente ejercicio.
3. No se tuvieron a la vista las aprobaciones por parte de la Unidad de los informes de
avance presentados por los consultores incluidos en la muestra.
f) Con respecto a la contratación de consultores para el componente de “Fortalecimiento
Institucional”, se pudo observar que los contratos de obra suscriptos con los consultores
cuyos honorarios fueron asimilados en un caso a la categoría CG1 y en otro a la AIII,
superan los montos establecidos en la escala del Decreto 92/95 y modificatoria:
S/escala importe
Período contractual
Monto Contrato
S/ D.92/95
CG1 USD 4.752.-
16/06/00 al 31/12/00
USD 47.400.- USD 30.888.-
AIII USD 4.277.-
16/06/00 al 31/12/00
USD 39.800.- USD 27.800,50
g) Con respecto a la contratación de consultores para la Unidad de Preinversión (UNPRE),
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. En la totalidad de los casos auditados la copia del título profesional, adjunta al
legajo de los consultores, no se encuentra autenticada por el proyecto en cuanto a que
la misma responde a la copia fiel del original que se verificó en el momento de la
contratación.
2. Los honorarios establecidos y cobrados por los consultores no coinciden con lo
establecido en el Decreto 92/95 y modificatoria:
Categoría
S/contrato
S/Decreto92/95 (D430/00)
AII
USD 4.250.-
USD 3.802.-
AI
USD 3.800.-
USD 3.423.-
CI
USD 1.860
USD 1.690.-
3. En el caso de tres pagos condicionados a la presentación y aprobación de informes se
pudo observar que el débito en el extracto de los cheques es anterior a la fecha de
aprobación/liberación del pago.
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h) En el caso de los consultores analizados para Consultoría de Apoyo de corta duración
surgieron las siguientes consideraciones a formular:
1. Las órdenes de pago que se tuvieron a la vista carecen de firma de responsable y de
los consultores que recibieron los honorarios.
2.En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista los informes de avance solicitados
por TDR´s.
Comentarios de la UNPRE:
a) Cuando el área técnica remite una nota grupal lo hace sobre la base de un procedimiento
que queda registrado en la carpeta correspondiente a cada Estudio. Estos
procedimientos se basan en el Convenio de Préstamo, en el Reglamento Operativo del
Programa y en los instructivos de las Áreas Técnicas y Administrativas presentadas al
Banco. Los procedimientos de las Entidades Beneficiarias quedan definidas en los
Convenios Subsidiarios de Préstamo y/o las Cartas de Compromiso también aprobadas
por el Banco mediante las cuales se delegan a éstas algunas facultades.
b) Por un procedimiento aprobado por el Banco los contratos de obra que se firman con los
expertos tienen un desembolso inicial y una retención final. El instructivo del Área
Técnica lo define así. Además todos los TDR que aprueba el Banco tienen la forma de
pago establecida que no se puede modificar una vez que el mismo los aprueba. Los
contratos de locación de obra especifican en los TDR los productos a entregar en los
informes de avance y final y los pagos que corresponden a estos productos.
c) No corresponde que en la planta de personal donde se solicita contratar a consultores de
la UNPRE se incluya a consultores que las Entidades Beneficiarias contratarán
(generalmente son de distinta jurisdicción de la UNPRE) para realizar los estudios. Tal
gestión le corresponde llevarla a cabo a cada entidad beneficiaria. Los contratos surgen
de los estudios que se van presentando y aprobando en el transcurso del año. Lo que
impide tener un conocimiento certero de antemano en cuanto al número y composición
de este personal.
16
d)
1. Los contratos con fecha anterior al 1/07/2000 no poseen categoría. A partir de esa
fecha todos los contratos incluyen la categoría de honorarios según la escala del Dto.
92/95 y su modificatoria. Además para adecuar la tabla del Dto. 92/95 a la
denominación que utiliza el Banco para las contrataciones el instructivo de la
UNPRE fija las bases de los cálculos de los honorarios para los expertos. Sobre esta
base y de acuerdo a la dedicación se calcula el valor de la obra que se contrata. La
dedicación se calcula en los TDR y así se llega al valor total del contrato. Puede
suceder que existan honorarios de consultores que por su dedicación pueden llegar a
valores menores como mayores cuando sus servicios se contratan para una obra, pero
siempre estarán de acuerdo a las escalas de los Decretos 92/95 y 430/00 de acuerdo a
su dedicación.
2. Sin comentarios.
3. Como se observa, la Entidad Beneficiaria notificó a la UNPRE de la renuncia del
consultor el día 12 de julio. Es un contrato de servicio, por lo cual se abonaban
honorarios mensualmente. El consultor cobró el honorario mensual de Junio el
30/06/00 y a los pocos días presentó su renuncia. Era imposible por parte de la
UNPRE -al abonarle el mes de junio- adivinar que el consultor iba a presentar su
renuncia a los pocos días. A su vez la renuncia del consultor se produjo por acuerdo
mutuo y no se podían perder 30 días esperando el plazo contractual previsto en el
contrato.
e)
1. Efectivamente eso ocurrió por restricciones presupuestarias, como lo señala la nota
UNPRE 120/00 del 08/05/00 enviada al Coordinador General de la Secretaría de
Turismo.
2. El Convenio de Préstamo y la normativa nacional sólo requiere para llevar adelante
la ejecución del Programa, tener los TDR del estudio en cuestión aprobados por el
Banco y contar con los fondos de FF 22 necesarios.
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3. Las aprobaciones por parte de la Unidad de los informes de avance y finales se
realizan cuando el Director de la UNPRE (con la elevación visada del Coordinador
del Area Técnica) envía al Area Administrativa la aprobación del pago del monto
previsto en los TDR. Previo a este proceso un analista asignado al estudio ha
revisado el informe, constatando su cumplimiento o solicitando aclaraciones hasta
llegar a un consenso con la Entidad Beneficiaria. Una vez logrado esto, se informa al
Coordinador Técnico quien supervisa el informe y elabora la nota de elevación del
Director al Area Administrativa aprobándolo. Este procedimiento surge de un
acuerdo con el Banco.
f) Sin comentarios. Tales contrataciones se realizaron según lo dispuesto por indicación de
las entonces autoridades de la ex Secretaría de Programación Económica y Regional,
(Acta de Comité Técnico Nro. 25 del 04/05/2000).
g)
1. La autenticación la realiza el Director de la UNPRE (con la elevación visada del
Coordinador del Area Técnica) comunicándole al Área Administrativa que se puede
contratar al experto. Además, en ese momento el Area Administrativa no procesa el
contrato para la firma, si no se adjunta fotocopia del título profesional y demás
documentación. Este procedimiento se incluyó en el nuevo instructivo ya que se
comprobó que no se realizaba este trámite correctamente. El procedimiento surge de
un acuerdo con el Banco.
2. Sin comentarios. Los consultores según su perfil y honorarios deberían estar
encuadrados en una categoría mayor.
3. Sin comentarios. Al ser contratos de locación de servicios los cheques fueron
preparados con anticipación y por un error involuntario entregados antes de su
aprobación.
h)
1. Las órdenes de pago observadas que figuran en la carpeta son las de la Entidad
Beneficiaria y no las que emite la UNPRE. En general las Entidades Beneficiarias no
presentan a la UNPRE las OP que ellos emiten.
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2. La administración de este estudio es descentralizada. En los TDR aprobados por el
BID los informes de avance son aprobados por la EB y quedan en su poder,
solicitando el pago de los mismos oportunamente.
Recomendaciones:
Se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada profesional, dejando
constancia en los archivos de la totalidad de la documentación visada, como así también
dejar evidencia de las actuaciones del proyecto. Implementar un formulario-modelo de
“Solicitud de Contratación de Consultores” en el cual conste y/o resuma toda la
información básica necesaria (datos del profesional a contratar, principales datos del
contrato, imputación contable, fuente de financiamiento), y firma y datos del responsable
del programa. Dejar evidencia documental en el Programa, respecto a que la totalidad de la
planta de personal utilizada por el Proyecto cuente con las autorizaciones respectivas.
Establecer una escala de honorarios para que sea aplicada de manera uniforme para la
totalidad de los consultores contratados bajo los recursos del programa.
4- CAJA CHICA
Observaciones: De la revisión realizada a las rendiciones de caja chica se pudo observar
lo siguiente:
a) No se tuvo a la vista, el instructivo de la caja chica del proyecto en el cual se incluya,
entre otros, el sector asignado de los fondos, responsable del manejo de fondos, límites
de autorización, monto del fondo, modelo de rendiciones, periodicidad.
b) En un caso no se pudo validar que el cheque haya sido emitido a la orden del
responsable de la caja, ya que no se expone en la orden de pago el nombre del
beneficiario, y en otro caso el beneficiario del cheque no es coincidente con el expuesto
en el mayor contable.
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c) Las planillas de rendiciones de caja que se tuvieron a la vista (03/00 y 05/00) no poseen
firma del responsable que las confeccionó, y no detallan los datos de los comprobantes
de respaldo: fecha, número y concepto.
d) Los comprobantes de respaldo adjuntos a las planillas de rendiciones no poseen una
identificación de la caja por la cual fueron cancelados, ni tampoco poseen firma o
inicial del autorizante del gasto.
e) Con respecto a los pagos incluidos en la muestra en concepto de servicios de mensajería
(USD 1.543.-) realizados a un mismo proveedor, se pudo observar que:
• No se tuvieron a la vista los antecedentes de la contratación ( presupuesto, cuadro de
evaluación, selección).
• No se tuvieron a la vista los presupuestos con las tarifas vigentes por el 2000.
• No se tuvieron a la vista los comprobantes de los viajes realizados (remitos/
certificaciones de horas) emitidos por el proveedor indicando la cantidad de horas y
viajes realizados, y las autorizaciones por responsable del proyecto.
• No se tuvo a la vista documentación que respalde la recepción de los fondos por parte
del proveedor.
• Los pagos al ser incluidos por caja chica, fueron realizados en efectivo por facturas
mayores a USD 200.-.
f) Se observaron pagos (USD 859,10) por facturas superiores a USD 100.- por caja chica,
durante el mes de febrero, en concepto de fotocopias.
Comentarios de la UNPRE:
a) Nunca se formuló un Instructivo de Caja Chica. No obstante en la práctica están muy
claros, los procedimientos a aplicar. Se formalizará en un documento todos los
procedimientos que se aplican actualmente.
b) A partir de julio de 2000 los controles sobre la emisión y validación de las órdenes de
pago se hicieron más estrictas.
c) En las rendiciones analizadas la observación es correcta. En rendiciones posteriores del
mismo año, el tema fue subsanado y las planillas de rendición de caja poseen firma del
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responsable que la confeccionó, y el que la autorizó con el detalle de los comprobantes
de respaldo: fecha, número y concepto.
d) Desde julio 2000 se están invalidando con
una firma las facturas pagadas. Las
rendiciones de caja chica se identifican por fecha y no por número. El consultor que
cobra el cheque por cuenta de la UNPRE firma la orden de pago.
e) Se efectuó una compulsa de precios telefónica y los precios que tiene este proveedor
actual son los de plaza, además de acreditar la confianza del proyecto en su gestión y
tener conocimiento de cuales son los procedimientos habituales. En rendiciones
posteriores, se puede verificar el cambio de forma de liquidación de los gastos por
mensajería, contando con un control interno, en base a comprobantes confeccionados
por duplicado por el servicio de mensajería, visadas por el área administrativa. A partir
de la fecha, se exigirá a los proveedores que en las facturas, expresen el “recibí
conforme” en el momento de cobrarlas. No existe un monto mínimo explícito en norma
alguna que diga que los gastos deban ser menores a USD 200.-.
f) Estas fotocopias se realizaron fuera de la UNPRE debido a una urgencia para una
presentación.
Recomendación: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento de la
caja chica (monto, custodia, responsable, pagos, reposiciones, conceptos de pagos,
autorizaciones, monto máximo por gasto) a los fines de garantizar una correcta
administración de la misma.
5- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB)
Observaciones:
1. Se pudo observar que la documentación emitida por las entidades beneficiarias adjuntas
a las rendiciones, en los casos que son fotocopias, no se encuentran certificadas por
responsable como “copia fiel del original”.
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2. No se tuvo a la vista documentación que respalde el cumplimiento por parte de una EB
de lo expuesto en el Reglamento Operativo del Programa en lo que respecta a:
identificación en registros separados de los gastos con fondos del Programa, y estados
contables semestrales presentados.
3. En algunos casos en que se otorgaron anticipos para la realización de estudios se
observan atrasos significativos en la rendición de los mismos (saldos pendientes desde
12/99). Es del caso destacar que si bien, la UNPRE por notas del 12/05/00 reclama la
justificación de dichos fondos, o su devolución a las EB, no constan en las mismas el
requerimiento expreso respecto a los motivos a que llevaron a las EB a los atrasos
incurridos, como así tampoco documentación emitida por estas últimas solicitando una
prórroga. (EE14: USD 31.900.-; EE11: USD 29.261,65 y el EE52: USD 36.600.-)
Comentarios de la UNPRE:
1. Se toma debida nota. La recomendación se incluyó en la nueva versión del instructivo
de la UNPRE a las Entidades Beneficiarias (EB).
2. Sin comentarios. Las entidades beneficiarias no han presentado estados contables
semestrales. No obstante, la UNPRE analiza toda la información remitida por las EB,
valida la documentación o la devuelve. A su vez, la UNPRE confecciona mayores por
cada estudio. A partir de la nueva gestión se ha modificado el reglamento operativo del
proyecto y esto ha provocado que la UNPRE se encuentra en mejores condiciones de
exigir y reclamar a las EB el cumplimiento de los términos del convenio suscripto
oportunamente.
3. Sin comentarios. En casi todos los casos mencionados las tramitaciones se han
demorado y a veces no se logran respuestas porque las áreas de gobierno y/o los
funcionarios a cargo han cambiado repetidas veces. En los tres casos comentados por
los auditores la situación es la siguiente:
EE 14. Estudio a nivel ejecutivo de escuelas en la Prov. de Formosa. Este estudio
fue finalizado y aprobado por el BID el 12/08/99. Lo que ha sucedido es que el estudio
no se ha podido cerrar contablemente ya que la entidad beneficiaria no ha remitido los
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comprobantes apropiados a pesar de las insistencias de la UNPRE. Lamentablemente
las autoridades de ese momento en la UNPRE, habían girado todos los fondos a la
entidad.
EE 11. Estudio Altimétrico de los centros urbanos de los municipios de Pirané,
Ibarreta, Palo Santo y Fontana de la Prov. de Formosa. Luego de una serie de
gestiones se logró avanzar hacia el cierre de este estudio. La EB envió un informe final
parcial el 22/03/01 y por nota del 23/03/01 la UNPRE le insistió que envíe los informes
faltantes y la justificación de gastos faltantes. Hasta la fecha no se ha tenido respuesta.
Este informe debe ser aprobado por el BID y entonces se realiza el pago final del 10%.
EE 52. Programa Prohuerta. Los reiterados cambios de funcionarios en el Ministerio
de Desarrollo Social han generado problemas de gestión a este estudio. Si bien una
parte de los estudios fue finalizada restaban algunos. Los nuevos funcionarios
solicitaron cambios de TDR en los estudios pendientes, que se tuvieron que elevar al
BID para su aprobación. Luego presentaron ternas de consultores que no estaban de
acuerdo con los perfiles establecidos. Actualmente se está a la espera de los informes
finales de estos estudios faltantes.
Recomendación: Tomar los recaudos necesarios para validar que la documentación
recibida por el proyecto es copia fiel del original. La Entidad Beneficiaria debería
colocar un sello de pagado en la documentación, informando su cancelación con fondos
provenientes del 925/OC, ya que al quedar en poder de la EB el original, la misma no
pueda ser utilizada para tramitar otro expediente de pago. Implementar los controles
necesarios para asegurarse la rendición oportuna de los fondos transferidos.
6- INTERESES GANADOS
Observación: No se tuvo a la vista documentación emitida por la UNPRE informando a la
Tesorería del Ministerio de Economía la incorporación, como aporte local adicional al
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proyecto, de los intereses generados por las cajas de ahorros abiertas en el BNA,
contabilizados al 31/12/00.
Comentario de la UNPRE: Sin comentarios. Los intereses generados por las cajas de
ahorro, se mantienen en las cuentas y compensan los gastos bancarios.
Recomendación: Realizar las tratativas necesarias ante la Tesorería del Ministerio de
Economía a fin de poder contar con las aprobaciones para utilizar los fondos generados en
concepto de intereses ganados.
7- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observación: Las retenciones realizadas por la UEP son depositadas directamente en la
AFIP-DGI, bajo la CUIT del Ministerio de Economía mediante F.105, sin existir
presentación de un detalle analítico-nominativo de las retenciones practicadas. Es del caso
destacar que no se tuvo a la vista documentación que evidencie el envío de un analíticonominativo al Servicio Administrativo Financiero (SAF) correspondiente, para que las
retenciones sean incorporadas a las presentaciones que debe realizar mensualmente el
Ministerio, como así tampoco de los F105, y F107 por los pagos a cuenta realizados por el
Programa.
Comentario de la UNPRE: La nota (DCF) N° 159/00 de la Dirección de Contabilidad y
Finanzas del Ministerio de Economía del 17/03/00 enviada a la DNPOIC entre otros
expone: “...El Servicio Administrativo Financiero (SAF) N° 357 de este Ministerio,
presenta regularmente de acuerdo con las disposiciones vigentes, las declaraciones juradas
correspondientes a las retenciones que dicho servicio practica sobre sus pagos. Esas
declaraciones obviamente no incluyen las retenciones realizadas por las UEPEX, ya que
estas tienen una administración independiente del SAF, los que no pueden en consecuencia
asumir la responsabilidad de incluir en sus declaraciones juradas retenciones por pagos que
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no han efectuado. Esta situación hace que la AFIP-DGI esté recibiendo depósitos de
retenciones que no se ven respaldadas por declaración jurada alguna, hecho que puede
acarrear problemas para todos los involucrados en la cuestión, desde los sujetos pasivos de
las retenciones hasta el SAF, pasando por las UEPEX. El tema ha generado ya consultas
por parte de este SAF con funcionarios de esa Dirección y de la AFIP, pero hasta el
momento no se ha definido una solución definitiva al problema”. Por lo tanto la
documentación al SAF no se cumplimentó en virtud de que la misma no es aceptada. No
obstante en estos momentos se está analizando la posibilidad de que las distintas unidades
ejecutoras de proyectos puedan tener Nro de CUIT propio como agente de retención.
8-DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO -JUSTIFICACIONES
Observaciones:
a) De la documentación que se tuvo a vista y que sirve de sustento de las inversiones
incluidas en la muestra de auditoría, se pudo observar que la misma no fue intervenida
por la UNPRE indicando los datos de la justificación en la cual fue rendida (N° de
justificación, categoría de inversión, porcentaje por fuente de financiamiento, fecha).
b) Se pudo observar un error de sumatoria en la planilla 1.D adjunta a la solicitud Nro 21.
En total pagos y columna BID, no se incluyó el importe de USD 4.250.- para la
categoría 3. UN 08.
c) Se observaron que las siguientes inversiones que forman parte de la muestra de
auditoría no pudieron ser ubicadas en las justificaciones enviadas al Banco al 31/12/00,
y a la fecha de cierre de las tareas en campo: USD 1.284,80 por pago a un consultor;
USD 3.001,10 por pasajes y viáticos y USD 1.150,06 de gastos varios.
Comentarios de la UNPRE:
a) Sin comentarios. A partir de la justificación N° 22 (04/2001) se coloca en el dorso del
comprobante que queda en poder de la UNPRE, el número de la justificación en la cual
se rindió al Banco. Se considera que con ese solo dato se evita la duplicación.
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b) Sin comentarios. Se toma debida nota. El error cometido se salvará en la próxima
rendición.
c) Con respecto a los importes de USD 1.284,80 y USD 3.001,10 van a ser ingresados en
la próxima justificación al Banco, el importe de USD 1.150,06 que corresponden a los
gastos bancarios, no se justifican pues son gastos no elegibles y van a ser financiados
con el aporte adicional ingresado al Programa en concepto de intereses ganados por las
cuentas abiertas del Proyecto.
Recomendación: La intervención de la documentación por parte del proyecto,
identificando la justificación en la cual fue incluida permitirá evitar omisiones o
duplicaciones en cuanto a su rendición, como así también facilitar las tareas de control.
BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio Nro. 3 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- test o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance de nuestro examen comprendió el 98,68 % de los orígenes de fondos del ejercicio
2000 y el 17,38 % de las aplicaciones expuestas en el capítulo Usos de Fondos del Estado de
Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/00.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas cabe destacar que la Unidad de Preinversión no opuso reparos a la
gestión de esta auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de las tareas
de campo.
BUENOS AIRES, 29 de mayo de 2001.
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