2001_201info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y
Mejoramiento de la Educación Secundaria” (PRODYMES I), parcialmente financiado con
recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR, suscripto el 24 de marzo de 1995
entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Notas Introductorias (Notas explicativas a los Estados Financieros) N° 1 a 5.
b) Balance General al 31/12/00 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos,
y notas N° 1 a 9 que forman parte del mismo.
c) Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000, expresado en
pesos, y notas explicativas N° 1 a 5 que forman parte del mismo.
d) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/00 (Resumen por Categorías), expresado en
pesos.
1
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Coordinación Nacional del
Proyecto sobre la base de registros contables llevados en pesos, y son de su
responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos en su totalidad por esta auditoría
con fecha 17/08/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
El objeto de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el correspondiente examen de
auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 15/03/01 y el
06/07/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) Adquisición de Equipamiento Informático LIL 1/98 (Monto pagado USD 153.306,80):
No se tuvo a la vista el Expediente con los antecedentes de la contratación.
b) Adquisición de Inmobiliario Escolar LPI 1/98 (Monto de contrato USD 172.600.-):
Analizado el expediente que nos fuera suministrado, no forman parte del mismo las
cuatro ofertas presentadas, el pliego de bases y condiciones, el pedido de no objeción al
Banco, las publicaciones (medio local, Development Buisness y Boletín Oficial) ni los
contratos con las adjudicatarias.
III- ACLARACIONES PREVIAS
2
1) El saldo contable de la cuenta corriente 1715/6 de la Provincia de Buenos Aires se
encuentra subvaluado en $ 36.394,55 por la existencia de partidas conciliatorias
pendientes de ajuste. Asimismo el saldo de la cuenta pagos de la provincia de Misiones
se encuentra subvaluado en $ 10.868,13 por la existencia de partidas pendientes de
contabilización correspondientes a los meses de enero, junio, julio, agosto y octubre.
La aclaración precedente se deja al sólo efecto de informar esta situación ya reiterada en
anteriores auditorías, debido a que los importes observados no resultan significativos
con respecto a los estados financieros auditados.
2) Según Carta de Abogados de fecha 26 de marzo de 2001 se han tramitado ante el
Juzgado Nacional de Primera Instancia en lo Contencioso Administrativo N° 5,
Secretaría N° 9 los autos caratulados “ICAP S.A. c/ Ministerio de Cultura y Educación Resolución N° 1818/98 s / Contrato Administrativo”, los cuales se encuentran en
período de prueba, no pudiéndose realizar una estimación del resultado. El monto de la
demanda asciende a pesos sesenta y siete mil ochocientos cincuenta y seis con ochenta
($ 67.856,80).
3) En la UEP de Río Negro los pagos fueron realizados según la disponibilidad de fondos
(de origen local o externo), pero la inversión fue imputada según los porcentajes del
financiamiento del Convenio. Como consecuencia de ello surge que el total de
inversiones con fondos locales contabilizado supera a los aportes de contrapartida
realizados en $172.123,25.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación sujeto a lo expuesto en II- y III- 2) y
excepto por lo indicado en III- 3), los estados financieros identificados en I- precedente,
3
presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del
“Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria” al 31 de
diciembre de 2000, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 3794-AR BIRF de fecha 24/03/95 y sus
posteriores enmiendas.
BUENOS AIRES,.24 de septiembre de 2001.
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondientes al “Proyecto de
Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria”, parcialmente financiado con
recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR de fecha 24/03/95.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolsos por el período comprendido entre el 1° de enero y el
31 de diciembre de 2000, expresado en pesos.
El estado precedente fue preparado por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto
sobre la base de los Certificados de Gastos respaldatorios de las Solicitudes de Retiro de
Fondos relacionadas, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE's, verificación de la
elegibilidad de gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
1. En los certificados de gastos correspondientes a las provincias que fueron objeto de
muestra (Buenos Aires, Mendoza y Misiones) se han aplicado los porcentajes de
financiamiento BIRF establecidos en el convenio de préstamo original y no los
establecidos en la enmienda celebrada el 12/04/99.
2. En el SOE N° 48 se solicitaron USD 4.924.952.- pero el BIRF sólo desembolsó USD
3.447.466,40; la diferencia de USD 1.477.485,60 corresponde al recupero de la
asignación autorizada.
3. Como consecuencia de la existencia de errores aritméticos en un certificado de obra, la
UEP abonó en exceso $ 18.521,34, justificado como gasto no elegible en el SOE N°
48 (60% BIRF USD 11.112,80).
6
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta lo expuesto en III1. y 2. precedentes y excepto por lo señalado en III- 3., el estado identificado en I- anterior,
correspondiente al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar los Certificados de Gastos
y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al
Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/00, de conformidad con los
requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 3794-AR de fecha 24/03/95 y sus
posteriores modificaciones.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 2001.
7
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3794-AR BIRF
(Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/00,
correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la
Educación Secundaria”, Convenio de Préstamo N° 3794-AR de fecha 24/03/95.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/00, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto sobre la
base de los movimientos de la caja de ahorro en dólares N° 224.657/8 del Banco de la
Nación Argentina, Casa Central, denominada “Ministerio de Cultura y Educación 70/330 Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria- Cuenta
Desembolsos”, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
8
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
III-
ACLARACIONES PREVIAS
En el SOE N° 48 se solicitaron USD 4.924.952.- pero el BIRF sólo desembolsó USD
3.447.466,40; la diferencia de USD 1.477.485,60 corresponde al recupero de la
asignación autorizada.
IV-
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto
de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria” al 31 de diciembre de
2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha,
de conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la República
Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la respectiva
cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo N° 3794-AR BIRF de fecha 24/03/95 y sus
posteriores modificaciones.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 2001.
9
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3794-AR BIRF “PROYECTO DE
DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
(Ejercicio n°6 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR,
suscripto el 24 de marzo de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y sus posteriores modificaciones de fecha 26 de febrero y 12
de abril de 1999.
1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 170.000.000.-.
Los desembolsos BIRF al 31/12/00 ascendieron a USD 148.864.393,15. De éstos, se
desembolsaron durante el ejercicio 2000 USD 29.177.875,40-.
2) Sección 2.02 (a): Retiros de la cuenta del préstamo.
La enmienda al anexo 1 del Convenio de Préstamo de fecha 12/04/99 sólo fue aplicada en lo
que se refiere al monto asignado para cada categoría de gastos y no al porcentaje de
financiamiento BIRF, ya que a excepción de la provincia de Río Negro, las provincias
ejecutoras no adhirieron a la modificación de los porcentajes de financiamiento. Al respecto
se remite al punto 9) siguiente (segundo párrafo).
10
3) Sección 2.02 (b): Cuenta Especial.
Cumplida.
4) Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida.
5) Sección 2.05: Intereses.
Cumplida.
6) Sección 2.06: Amortización
Cumplida. Con el vencimiento de fecha 15/05/00 comenzó a reintegrarse el monto del
capital del Préstamo.
7) Sección 3.01 (c): Fondos de contrapartida nacional.
Cumplida. La Prestataria aportó durante 2000 la cantidad de $ 7.890.710,47- para la
ejecución de la Parte A del Proyecto. En la UEP de Río Negro los pagos fueron realizados
según la disponibilidad de fondos (de origen local o del financiamiento externo) pero
imputándose la inversión según los porcentajes del Convenio. Como consecuencia de ello
surge que el total de inversiones con fondos locales contabilizado supera a los aportes de
contrapartida realizados en $172.123,25.
8) Sección 3.02: Servicios de consultoría y adquisiciones de bienes.
Se ha podido verificar un razonable cumplimiento en términos generales; no obstante ello,
existen observaciones puntuales que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto.
9) Sección 3.04 (a) y Anexo 6: Convenios de Préstamo Subsidiarios.
Con respecto a la ampliación del plazo de ejecución del Programa hasta el 31/12/00
estipulada por la enmienda al convenio de préstamo de fecha 26/02/99 cabe aclarar que los
11
convenios subsidiarios celebrados con las provincias participantes del Programa (Buenos
Aires, Mendoza, Misiones, Neuquén, Río Negro y Santa Fe) han sido prorrogados en forma
automática sin que se hallan establecido los importes que durante el ejercicio 2000 las
provincias deben aportar en concepto de contrapartida local. No obstante ello, según surge
de los registros contables, el aporte de contrapartida de la Provincia de Río Negro no
alcanzó a cubrir las inversiones que fueran imputadas con cargo a la misma.
Del análisis de las justificaciones de gastos se pudo verificar que las provincias participantes
hicieron (a excepción de Río Negro) una aplicación parcial de la enmienda al Convenio de
Préstamo de fecha 12/04/99 considerando sólo la modificación de los montos asignados a
cada categoría y no los porcentajes de financiamiento BIRF. Como consecuencia de ello en
las provincias de Mendoza, Misiones y Neuquén se verificó que se excedieron en algunas
categorías de los montos previstos en el anexo II de sus convenios, en detrimento de otras,
tal como se expone a continuación:
NEUQUÉN
Categoría
del
Gasto
Obras
Bienes
Asist. Técnica
UCP
Salarios
incrementales
Becas
Gastos
operativos
Gastos de
implementación
Fondos no
asignados
Monto de
Monto
financiamient
invertido
o
Diferencia
asignado s/ al 31/12/00
convenio
4.981.380,00 13.292.704,
70 8.311.324,
70
5.317.088,00 588.641,00 4.728.447,
00
5.837.690,00 2.802.285,0 3.035.405,
0
00
1.947.835,00 352.350,00 1.595.485,
00
724.199,00
724.199,00
143.620,00
821.535,00
0,00 143.620,00
46.318,40 775.216,60
1.842.643,00
59.957,00 1.782.686,
00
1.643.601,00
1.643.601,
00
0,00
23.259.591,00 17.142.256, 6.117.334,
12
10
90
MENDOZA
Categoría
del
Gasto
Monto de
Monto
financiamient
invertido
o
Diferencia
asignado s/ al 31/12/00
convenio
Obras
5.347.000,00 8.524.838,9
6 3.177.838,
96
Bienes
8.688.000,00 4.636.690,0 4.051.310,
0
00
Asist. Técnica
7.481.000,00 7.941.260,5
0 460.260,50
UCP
875.018,36
875.018,36
Salarios incrementale
0,00
Becas
219.000,00 434.950,83
215.950,83
Gastos operativos
989.000,00 365.603,57 623.396,43
Gastos de implementac
962.000,00 285.829,60 676.170,40
Fondos no asignados
2.485.000,00
2.485.000,
00
(#)26.171.000 23.064.191, 3.106.808,
,00
82
18
(#) según convenio USD 26.17
por error aritmético
MISIONES
Categoría
Del
Gasto
Obras
Bienes
Asist. Técnica
UCP
Salarios
incrementales
Monto de
Monto
financiamien
invertido
to
Diferencia
asignado s/ al 31/12/00
convenio
1.873.427,00 7.401.480,0
0 5.528.053,
00
4.622.609,00 2.141.816,0 2.480.793,
0
00
2.006.975,00 2.236.425,0
0 229.450,00
278.671,00 591.067,00
312.396,00
521.442,00
521.442,00
13
Becas
Gastos operativos
Gastos de
implementación
Fondos no asignados
(#) según convenio USD
15.938.081.- por error aritmético
1.293.266,00 1.282.143,0 11.123,00
0
2.705.872,00
94.575,00 2.611.297,
00
1.096.924,00
86.370,00 1.010.554,
00
1.538.934,00
1.538.934,
00
0,00
(#)15.938.12 13.833.876, 2.104.244,
0,00
00
00
En lo que respecta al resto de las provincias participantes no pudo efectuarse la
verificación ya que:
•
Río Negro y Santa Fe: no se tuvieron a la vista los anexos de los convenios
subsidiarios.
•
Buenos Aires: el anexo sólo establece el porcentaje de financiamiento y no los montos
asignados por categoría.
Cabe aclarar que las provincias de Buenos Aires, Mendoza y Misiones en respuesta a
nuestra solicitud, manifestaron no haber adherido a la mencionada enmienda.
10) Sección 3.05 y sección 6.01 (a): Unidad de Coordinación Nacional (UCN).
Cumplida. La coordinación de la ejecución del Proyecto la efectúa el Ministerio de
Educación, a través de la UCN creada al efecto.
11) Sección 3.09: Informe anual de progreso.
Cumplida. Se tuvo a la vista el informe anual respectivo. Cabe aclarar que no se pudo
verificar la fecha de presentación del mismo por no haberse tenido constancia alguna de la
recepción del mismo por parte del Banco.
12) Sección 4.01 y 4.02: Sistema contable.
14
Cumplidas. La UCN posee un sistema contable computarizado que a su vez ha instalado en
cada una de las Unidades Ejecutoras Provinciales; las observaciones puntuales se exponen
en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 2001.
15
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el
31/12/00, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria” (PRODYMES I), han surgido observaciones sobre aspectos relacionados con
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado
necesario informar a la Unidad de Coordinación Nacional (UCN) y a las Unidades Ejecutoras
Provinciales (UEP) para su conocimiento y acción futura.
Esta auditoría procedió a realizar visitas en las UEP de las provincias de Mendoza, Buenos Aires
y Misiones.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1) REGISTROS CONTABLES - RUBRO DISPONIBILIDADES
Observaciones:
16
a) Las conciliaciones bancarias efectuadas por las UEP de Buenos Aires, Mendoza
Misiones y Río Negro arrastran partidas conciliatorias desde el inicio del ejercicio, sin
realizar oportunamente los correspondientes ajustes.
b) Tanto en la registración de las órdenes de pago como en la emisión de los cheques, por
las UEP's de Río Negro y Buenos Aires, no se respeta la correlatividad numérica.
Asimismo en lo que respecta a la UCN y las restantes UEP’s participantes, los cheques
se han emitido sin respetar el orden cronológico con respecto a las órdenes de pago.
c) Se tuvieron a la vista órdenes de pago sin la firma del responsable o con una firma sin
aclaración en la UCN y en la UEP de Misiones.
d) El mayor contable de la cuenta Pagos Nación presenta en algunos períodos saldo
acreedor; esto se reitera en las cuentas de la UEP de Buenos Aires.
e) Se pudo verificar, en la UCN y en las provincias de Buenos Aires, Mendoza, Neuquén y
Santa Fe la existencia de cheques que fueron debitados por el banco hasta 60 días
después de su fecha de emisión o que seguían pendientes al cierre del ejercicio sin
realizar la correspondiente anulación.
f) En la UEP de Río Negro los pagos fueron realizados según la disponibilidad de fondos
(de origen local o del financiamiento externo) pero imputándose la inversión según los
porcentajes del Convenio. Como consecuencia de ello surge que el total de inversiones
con fondos locales contabilizado supera a los aportes de contrapartida realizados en
$172.123,25.
Comentarios de los ejecutores:
a) Provincia de Buenos Aires: Las partidas a las que se hace mención en este punto se
encuentran al inicio del ejercicio 2001 debidamente ajustadas.
Provincia de Mendoza: Comentario no procedente.
Provincia de Misiones: Se acepta y se toma debida nota de la observación.
Provincia de Río Negro: Los ajustes en las conciliaciones bancarias de la UEP serán
realizados en el corriente Ejercicio (Ejercicio 2001).
17
b) UCN: Eventualmente el operador al confeccionar las órdenes de pago y emitir los
cheques correspondientes, podría haber afectado la correlatividad numérica, situación
que se subsanará en el próximo ejercicio.
Provincia de Buenos Aires: La correlatividad numérica en la registración de las
órdenes de pago como en la emisión de los cheques, se puede ver interrumpida por la
anulación de órdenes de pago, que al ser emitidas nuevamente prosigue con la secuencia
lógica de numeración del sistema.
Provincia de Mendoza: Siempre se ha tratado de respetar el orden cronológico entre los
cheques y las órdenes de pago.
Provincias de Río Negro, Neuquén, Misiones y Santa Fe: Eventualmente el operador
al confeccionar las órdenes de pago y emitir los cheques correspondientes, podría haber
afectado la correlatividad numérica, situación que se subsanará en el próximo ejercicio.
c) UCN: Sin comentarios.
Provincia de Misiones: Presumiblemente el error fue detectado en una órden de pago
del archivo de la USCEPP. Este detalle es observado detenidamente en los legajos que
se remiten al Tribunal de Cuentas en donde se registran indefectiblemente todas las
firmas de los responsables.
d) UCN y Provincia de Buenos Aires: Esto se debe solo a un efecto contable del
momento de registro de las órdenes de pago y de las transferencias de caja de ahorro a
cuenta corriente.
e) UCN: Al cierre del ejercicio quedaba solamente pendiente un cheque vencido, situación
subsanada durante el ejercicio siguiente.
Provincia de Buenos Aires: Estos casos corresponden a vencimiento de fechas de los
cheques; debido a que en la Provincia de Buenos Aires todas las registraciones, incluidas
la emisión de órdenes de pago y los cheques correspondientes, se realizan a través del
Sistema de Movimientos de Fondos y que las órdenes de pago son intervenidas por la
Contaduría de la Pcia. de Bs. As. a través de la Delegación correspondiente en la DGCyE
y que anular los cheques implica su nueva intervención de acuerdo a los controles que
18
efectúa el Sistema antes mencionado, es que se procedió en esta oportunidad y al solo
efecto de agilizar y obtener mayor celeridad en el pago, a salvar la fecha de los cheques.
Provincia de Mendoza: Una vez que los expedientes. se encuentran en condiciones de
ser pagados, son pasados al Sector Administrativo para su liquidación. Ello implica la
realización de las imputaciones provinciales correspondientes, la emisión del cheque, la
correspondiente órden de pago y las constancias de retención que correspondan.
Cumplidos estos procedimientos pueden darse las siguientes situaciones:
• El proveedor /consultor no retira el cheque dentro de los 60 días de su emisión. Los
mismos son actualizados a la fecha del efectivo retiro del cheque de la UEP.
• Cheques que fueron efectivamente retirados de la Unidad, presentados al cobro o no,
pero que nunca fueron debitados por el Banco de la Cuenta Corriente. Hasta el día de
hoy, mantenemos un permanente reclamo verbal y escrito con el Banco Nación, por
partidas deudoras y acreedoras, no conciliadas, sin obtener mayores respuestas a nuestros
reclamos.
Provincia de Neuquén: En algunos casos los consultores presentaron los cheques
transcurridos los 60 días, la UEP optó por salvar las fechas.
Provincia de Santa Fe: Respecto a la existencia de cheques debitados por el banco
pasados los 60 días desde la fecha de su emisión, la misma obedece al retardo por parte
del beneficiario en el retiro de los valores de la UCSP, no obstante habérsele comunicado
oportunamente la puesta a disposición del pago. A su vez, los cheques que seguían
pendientes al cierre del ejercicio 2000 sin anulación, han sido anulados durante el
presente ejercicio.
f) Provincia de Río Negro: Las inversiones con fondos locales superan a los aportes de
contrapartida, como consecuencia de que al cierre del ejercicio se encontraba pendiente
de rendición el adelanto de fondos Nº 16/0040.
Recomendación: Establecer circuitos que garanticen un adecuado nivel de control interno
en las áreas involucradas.
19
2) CONSULTORIA
a) Ternas de selección
Observaciones:
a) Con respecto a los Componentes UEP’s de Mendoza, Misiones y Buenos Aires, en
la mayoría de los casos, los currículos que integran las ternas de postulantes no
poseían fecha de emisión ni sello de recepción. Asimismo en algunos casos los
mismos no tenían firma del profesional.
b) En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista los cuadros de evaluación de
postulantes efectuados por la UCN y la UEP de Mendoza. Asimismo, se pudo
verificar en la UCN y en la UEP de Misiones que los tenidos a la vista carecían de
fecha de realización.
Comentarios de los ejecutores:
a) UCN: Se tendrá en cuenta la observación para las contrataciones futuras.
Provincia de Buenos Aires: En relación a los currículos, no existe ninguna norma
que exija que este datado y no se recepcionan en la Mesa de Entradas de la UEP, ya
que constituyen documentación confidencial para el proceso de selección de los
consultores y debido a que dicha confidencialidad es necesaria a fin de evitar todo
tipo de interferencia.
Provincia de Mendoza: Si bien compartimos el criterio de que constituyen normas de
procedimiento que hacen a una mayor transparencia en el acto administrativo, no son
requisitos exigidos por el BIRF.
El sello de recepción no fue ni es requisito exigido por esta UEP. La fecha de emisión
y firma en todos los CV de la terna, es requisito exigido por esta UEP desde Mayo de
1999, a partir de las observaciones de esa AGN al ejercicio 1998.
La firma del consultor en todas las hojas del CV no fue ni es requisito exigido por esta
UEP.
20
Provincia de Misiones: Se
acepta y se toma nota de la observación. No fue
implementado en la USCEPP, el registro de recepción de curriculum por la Mesa de
Entrada.
b) UCN: Se tendrá en cuenta su observación para futuros contratos.
Provincia de Mendoza: Sin comentarios.
Provincia de Misiones: Se acepta la observación. Los cuadros de evaluación se
realizan al inicio de cada contrato, agregándolo al expediente, motivo por el cual no
se implementó la suscripción de la fecha de realización.
Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el
cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez y seriedad a su
contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Asimismo
debe documentarse adecuadamente la contratación de cada profesional, dejando
constancia en los archivos del Proyecto de la evaluación realizada sobre los postulantes
para cada función.
b) Informes
Observación: La mayor parte de los informes analizados carecían de la fecha de
presentación y de la constancia de recepción (fecha y sello) por parte de la Unidad
Ejecutora respectiva (UCN y UEP's Prov. de Bs. As., Mendoza y Misiones).
Comentario de los ejecutores:
UCN: Es regla de la UCP controlar todos los informes de consultoría. Se reforzará el
control de dichos informes.
Provincia de Buenos Aires: Los informes de avance contienen fecha de presentación
en la Planilla de Control y Seguimiento de los mismos, los cuales son parte integrante
de la orden de pago.
21
Provincia de Mendoza: Si bien compartimos el criterio de que constituyen normas de
procedimiento que hacen a una mayor transparencia en el acto administrativo, no son
requisitos exigidos por el BIRF.
Provincia de Misiones: Se acepta y se toma nota de la observación. Se señala que en
cada informe se establece el período de la acción. La presentación de los mismos se
realiza ante el Responsable de Area, quién una vez aprobado certifica la acción para el
pago.
Recomendación: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por
el proyecto de manera de posibilitar el control del cumplimiento de los plazos
establecidos en los términos de referencia respectivos, en especial teniendo en cuenta
que los contratos analizados incluyen la cláusula de último pago condicionado a la
presentación del informe final.
c) Contratos
Observación: Los contratos celebrados por la UEP de Buenos Aires establecen como
fecha de entrada en vigor la fecha de firma, no constando la misma de puño y letra del
consultor.
Comentario de la UEP de Buenos Aires: (Comentario no procedente).
Recomendación: Se enfatiza la necesidad de que los contratos cuenten con la fecha de
suscripción de los mismos, a partir de la cual entran en vigencia.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTROS CONTABLES - RUBRO DISPONIBILIDADES
Observaciones:
22
a) No se tuvieron a la vista conciliaciones bancarias mensuales de la Cuenta Especial ni de
la Cuenta Intereses.
b) Respecto de la Cuenta Acreditamiento de Haberes del Banco Galicia, que consta en la
nota Nº 1 al Balance General, no nos fue suministrado el mayor contable respectivo.
c) No nos fueron suministradas las conciliaciones mensuales de las cuentas Proyecto y de
Contrapartida local de la UEP de Misiones.
d) No obstante la existencia de la Cuenta Proyecto UEP Misiones, los fondos BIRF fueron
transferidos directamente a la cuenta Pagos, incumpliendo de ese modo la cláusula
séptima del Convenio de Préstamo Subsidiario que prevé la utilización de una cuenta
proyecto para tales fines.
e) En la Cuenta Pagos UEP Misiones existían partidas pendientes de contabilización al
cierre del ejercicio por un total de $10.868,13, cuyo origen corresponde a los meses de
Enero, Junio, Julio, Agosto y Octubre.
Comentarios de los ejecutores:
a) Durante el ejercicio cerrado del año 2000, no se produjeron diferencias en las
conciliaciones mensuales, entre el saldo del mayor y del extracto bancario.
En todos los casos los saldos son coincidentes, y la referencia es para ambas cuentas.
b) La Cuenta de Acreditamiento de Haberes del Banco Galicia expuesta en la Nota Nº 1
del Balance General tiene el mayor contable correspondiente, y la misma está
identificada con el Nº 119910.
c) (Comentario no procedente ).
d) La Unidad de Coordinación Provincial solicitó que se depositaran los fondos BIRF en la
cuenta pagos. El motivo se fundamentaba en agilizar la transferencia.
e) Se acepta y se toma debida nota de la observación.
Recomendación: Dejar constancia de los controles realizados y arbitrar los medios
necesarios para responder a los requerimientos de la auditoría en tiempo y forma a fin de
23
evitar observaciones. Asimismo debe cumplirse con las estipulaciones de los convenios
subsidiarios celebrados.
2) CONSULTORIA
a) Ternas de selección
Observación:
a) En algunos casos, se tuvieron a la vista copias de títulos profesionales sin autenticar
(UCN y UEP´s Provincias de Bs. As., Mendoza y Misiones).
b) Analizadas las ternas que nos fueran suministradas correspondientes al componente
Nación, se pudo constatar que en el 17,4% de los casos, alguno de los integrantes de
las mismas no cumplían con el perfil requerido por los TDR’s.
c) En la Provincia de Mendoza no se tuvo a la vista el 19% de los currículos de los
consultores que integraban las ternas. Cabe aclarar que por memorándum se informó
a esta auditoría que los mismos se habían remitido a la D.G.E. (Dirección general de
Escuelas), pero no se adjuntó prueba alguna de que dicha documentación esté en
poder de la misma.
d) En oportunidad de nuestra visita a la UEP de Misiones no se tuvo a la vista el
10,41% de los currículos que integraban las ternas que nos fueran proporcionadas.
Ante nuestra solicitud nos fueron remitidos currículos de personas distintas a las
comprendidas en los cuadros de evaluación tenidos a la vista en dicha UEP y nuevos
cuadros de evaluación, que incluso en algunos casos tenían distintos puntajes.
Comentarios de los ejecutores:
a) UCN: Se tomará en cuenta la observación. No obstante ello, se manifiesta que la
exigencia de autenticación de los títulos profesionales rige desde mayo de 2000. Es
posible, entonces, que algunas de las presuntas omisiones detectadas correspondan a
contratos celebrados con anterioridad a la vigencia de dicha norma.
24
Provincia de Buenos Aires: El consultor al momento de la firma de su Contrato,
acompaña original del Titulo Profesional, cuya copia consta en el legajo
correspondiente.
Provincia de Mendoza: La fotocopia del título universitario, es requisito exigido por
el BIRF y en todos los casos está incorporada en el proceso respectivo. Su
autenticación no.
Provincia de Misiones: No se implementó el sistema de autenticado de títulos.
b) Se tendrá en cuenta la observación para futuros contratos.
c) Con el cambio de gobierno, a fines de 1999, fue solicitada y remitida a Dirección
General de Escuelas, una serie de documentación en original que contenía CV,
contratos e informes de la mayoría de los consultores contratados a esa fecha. Mucha
de esa documentación no ha sido devuelta a esta Unidad a pesar de los reiterados
reclamos realizados”.
d) Error involuntario.
Recomendación: Mantener legajos completos que reúnan toda la documentación
inherente a la contratación de cada profesional. Dejar constancia en las fotocopias que
se incluyan en los mismos, de que las mismas son copia fiel de los originales tenidos a
la vista.
e) Control de legajos
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos, tanto en el componente Nación como en la UCP, las
solicitudes de contratación no tenían fecha y, al igual que las realizadas por la UEP
de Misiones, en ninguna indicaban número de nota. Asimismo el 30,64% de las
solicitudes de contratación del componente Nación analizadas no se encontraban
suscriptas por el responsable.
b) En algunos casos, en el componente Nación, los términos de referencia tenidos a la
vista no están suscriptos por el consultor.
25
c) En la UEP de Misiones no se tuvieron a la vista las solicitudes de contratación en el
21.87% de los casos. A su vez, con respecto a las declaraciones juradas de
incompatibilidad en un caso no se tuvo a la vista y en otro la misma tenía fecha
posterior al inicio de la vigencia del contrato.
Comentarios de los ejecutores
a) UCN: Se tendrá en cuenta la observación para futuras contrataciones.
Provincia de Misiones: La nota de inicio del trámite no se registra bajo número de
nota, dado que se lo identifica bajo número de expediente.
b) Se tendrá en cuenta la observación para futuras contrataciones.
c) Resulta requisito indispensable por la contratación del consultor la nota de inicio del
trámite, con pedido de autorización por el Coordinador General. Presumiblemente
en el caso por Uds. detectado, se haya desglosado y traspapelado. Con respecto a las
declaraciones juradas se trata de un error involuntario.
Recomendación: Corregir las deficiencias detectadas.
f) Contratos
Observaciones:
a) No todos los contratos tenidos a la vista en la UCN están numerados.
b) En la UEP de Misiones, no nos fueron suministrados en un 5,88% de los casos, los
contratos que respaldan los pagos efectuados en concepto de honorarios.
Comentarios de los ejecutores
a) UCN: Se tendrá en cuenta la observación para futuras contrataciones.
b) No se efectúan pagos de consultorías que no estén respaldados por los respectivos
contratos.
26
Recomendación: Mantener legajos completos que reúnan la totalidad de la
documentación referida a cada contratación.
d) Informes
Observaciones:
a) Tanto en el componente Nación como en UCP, no se tuvieron a la vista algunos de
los informes que fueran solicitados.
b) En el 92,86% de los casos analizados en la provincia de Mendoza, la aprobación del
informe no indica la fecha en que la misma tiene lugar. Por lo expuesto no fue
posible determinar si se cumplió en tiempo y forma, con las presentaciones que
condicionaban los pagos. Idéntica situación pudo verificarse en la UCN y en la UEP
de Misiones.
c) En el componente Nación, en un 10% de los casos bajo análisis, los informes fueron
presentados fuera de término.
d) Tanto en la provincia de Mendoza como en la de Misiones se tuvieron a la vista
aprobaciones de informes que sólo consisten en una firma sin aclaración.
e) En Misiones, no se tuvo a la vista la aprobación de los informes en el 64,70% de los
casos analizados.
Comentarios de los ejecutores
a) Es regla de la UCP controlar todos los informes de consultoría. Se reforzará el
control de dichos informes.
b) La responsabilidad por la presentación y aprobación de los informes respectivos es
del Coordinador o persona a cargo del consultor.
En lo que respecta al año 2000 bajo análisis, los informes no son entregados a la
UEP, sino al Coordinador o Responsable respectivo, que es quien los lee y los
aprueba, elevando la Planilla mensual de Control de Informes de Avance y/o Final al
Coordinador Ejecutivo, quien visa la planilla y la remite al Sector Administrativo /
Financiero para proceder a la liberación del pago respectivo.
27
En ningún caso los honorarios son pagados por el Sector Administrativo / Financiero
al consultor, si no se cuenta con la Planilla de Control de Informes debidamente
firmada por el Coordinador respectivo y visada por el Coordinador Ejecutivo de esta
UEP.
c) Es regla de la UCP controlar todos los informes de consultoría. Se reforzará el
control de dichos informes.
d) Provincia de Mendoza: La responsabilidad por la presentación y aprobación de los
informes respectivos es del Coordinador o persona a cargo del consultor.
Provincia de Misiones: Sin comentarios.
e) Las certificaciones de pago se realizan una vez aprobados los informes por los
responsables de áreas. Estas certificaciones con fecha de emisión y firma de los
responsables figuran en los expedientes de pago. Se señala expresamente que no se
afectan pagos de honorarios, que no hayan sido previamente certificados.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de los productos a entregar según los
TOR's respectivos.
d) Pagos
Observaciones:
a) Tanto en Nación como en UCP y en la UEP de Misiones, en algunos casos, no se
tuvieron a la vista los respectivos comprobantes de respaldo de los pagos.
b) En la provincia de Buenos Aires se verificaron atrasos en los pagos de algunos
consultores, de hasta 30 días, sin que constara justificación alguna.
c) En la provincia de Misiones en algunos casos no se contó con documentación
(órdenes de pago, facturas, recibos) que permita verificar que se cumplió con todos
los pagos previstos por contrato. Asimismo, en lo que respecta a uno de los
consultores, no se tuvo a la vista rescisión de contrato alguna que justifique la no
realización de los últimos seis pagos del contrato.
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Comentarios de los ejecutores:
a) UCN: (Comentario no procedente).
Provincia de Misiones: (Comentario no procedente).
b) (Comentario no procedente).
c) Existen legajos de pago que se encuentran en poder del Tribunal de Cuentas. En lo
que respecta a los contratos de rescisión se encuentran archivados aparte.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas.
3) EQUIPAMIENTO
a) Componente Nación
Observaciones:
a) En el 100% de los casos correspondientes a los concursos de precios analizados, no
se tuvieron a la vista las designaciones de las Comisiones de Evaluación y
Preadjudicación de las ofertas.
b) En el 50% de los casos el informe de evaluación no estaba fechado y en un 16,67%
no tenía firma.
c) En el 64% de las ofertas analizadas no se tuvo a la vista la autorización del fabricante
para vender sus productos y/o acreditar ser su representante, tal como lo requiere el
punto 4 del pliego de bases y condiciones.
d) En el 16,67% de los casos analizados, las actas de apertura de ofertas contenían
firmas sin aclaración.
e) Se verificó que los duplicados de las órdenes de compra tenidos a la vista no se
encontraban debidamente firmados por el adjudicatario, a los fines de dar por
constituido el acuerdo de partes tal como lo establece la cláusula 10 del pliego de
bases y condiciones.
f) En el 50% de los casos no se cumplieron los plazos de entrega establecidos en las
respectivas órdenes de compra, existiendo demoras de hasta 30 días.
29
g) En dos de los pagos analizados no se tuvieron a la vista ni las órdenes de pago ni la
correspondiente documentación de respaldo. Asimismo en el 25% de los casos no se
tuvieron a la vista los recibos correspondientes.
Comentarios de la UCN:
a) Para los Concursos de Precios no es condición necesaria designar una comisión para
evaluar la oferta más baja. Habitualmente se confecciona una planilla de
comparación de precios que la firman los responsables del área. Por error se ha
denominado Dictamen de Preadjudicación (utilizando terminología que corresponde
a procesos mas complejos) cuando en realidad se trata de una simple comparación de
precios. (Shopping)
b) Es regla general fechar y firmar los informes.
c) y d) Se tomará en cuenta la observación.
e) En todos los casos las operaciones se han llevado adelante sin inconvenientes. Es
regla general solicitar la conformidad de la orden de compra, observaremos los casos
donde se detectaron las deficiencias.
f) Se verificará el cumplimiento de los plazos de entrega.
g) Ante el requerimiento se entregó el Exp.Nº4083/00-A.T.S. —ARTEC—C.M.P.,
existiendo la probabilidad que no constase en él la documentación señalada, que sí
obra en nuestro poder.
Recomendación: Garantizar el cumplimiento de los requisitos incluidos en los pliegos
de bases y condiciones, a fin de asegurar la igualdad de oportunidades entre los
oferentes y la transparencia de la gestión para lo cual se hace necesario también
documentar adecuadamente las actuaciones realizadas.
b) Provincia de Buenos Aires
Observaciones:
30
a) En el 50% de los casos correspondientes a los concursos de precios analizados, las
actas de apertura de ofertas contenían firmas sin aclaración.
b) En la mayoría de los expedientes analizados se verificó la existencia de
documentación sin foliar.
c) Del total de 31 ofertas analizadas se verificó que en el 9,6% de las mismas el pagaré
de garantía de la oferta no contenía fecha de emisión ni de vencimiento.
d) El 12,5% de las órdenes de compra analizadas carece de constancia de recepción y
firma de la empresa adjudicataria. Por lo expuesto en algunos casos no se pudo
verificar si se cumplió con el plazo de entrega de los bienes, ya que el mismo se
cuenta a partir de la fecha de recepción de la orden de compra.
Comentarios de la UEP de Buenos Aires:
a) La aclaración de las firmas de las actas de apertura consta en el párrafo cabecera de
dichas actas: “En la ciudad de La Plata ... ...con la presencia de las autoridades de la
U.E.P........................... se procede a declarar abierto el acto que fuera convocado...”.
b) ( Comentario no procedente ).
c) ( Comentario no procedente ).
d) En la orden de compra original consta al pie la recepción con firma y fecha por parte
de la empresa adjudicataria, la cual también consta en el certificado de recepción
bienes que forma parte del expediente. Por medio del mismo se deja constancia que
se cumplió con el plazo de entrega de los bienes, información asentada en el
correspondiente Registro de Ordenes de Compra intervenido por la Contaduría
General de la Provincia.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas.
c) Provincia de Mendoza:
Observaciones
31
a) En el 10% de los casos correspondientes a los concursos de precios analizados no se
tuvo a la vista el acuse de recibo de la carta de invitación por parte de las empresas
invitadas.
b) Del análisis del expediente correspondiente a la adquisición de material bibliográfico
se pudo verificar que existe documentación incorporada al expediente sin respetar el
orden cronológico y sin foliar. A su vez se detectaron errores en la foliatura.
c) Las órdenes de compra no especifican el cronograma de pagos ni el plazo de entrega
a cumplir.
d) Se pudo constatar que en un caso se emitió una orden de pago a nombre de una
empresa por un pago que correspondía a otra con igual domicilio.
Comentarios de la UEP de Mendoza:
a) Todas las cartas de invitación tienen constancia de recepción o acuse de recibo por
parte de las empresas invitadas, aunque no todas de la misma manera. Algunas con la
firma, aclaración, fecha y sello del comercio en la misma carta de invitación, otras
mediante fax haciendo las veces de acuse de recibo y por ultimo, aquellas que son
enviadas por correo certificado con acuse de recibo.
b) La foliatura es un requisito exigido por la normativa provincial y no por el BIRF.
En cuanto a errores en la foliatura, reconocemos que en el Expte. de referencia, el
cual consta de IX tomos y 2.845 fojas, existían errores de foliatura al momento de la
auditoría. No obstante ello, y en la medida de lo posible, se trata de respetar el orden
cronológico y la foliatura de todas las hojas.
c) Las condiciones de contratación establecidas en el pedido de cotización o carta de
invitación o pliego respectivo; debidamente firmadas por el proveedor, como así
también las condiciones ofrecidas por el proveedor en su oferta, son parte integrante
del contrato o acuerdo y complementan la orden de compra respectiva.
d) El error en la carga de la Orden de Compra en el Sistema Contable del BIRF y
posterior emisión de la Orden de Pago, no se detectó a tiempo para poder
modificarlo, ya que esa Orden de Pago ya había sido rendida a la UCN.
32
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas manteniendo
archivada la documentación en expedientes foliados y en estricto orden cronológico.
d) Provincia de Misiones:
Observaciones
a) En la totalidad de los expedientes analizados se verificó la existencia de
documentación archivada sin respetar el orden cronológico, gran cantidad de hojas
sin foliar, anulaciones en las foliaturas y refoliaturas sin la firma del responsable.
b) El 75% de las órdenes de compra analizadas no tenían constancia de la fecha en que
fueron recibidas, ni se encontraban firmadas por la empresa adjudicataria. Como
consecuencia de ello en algunos casos no se pudo determinar si se cumplió o no con
el plazo de entrega establecido. Asimismo, en el 25% de los casos no se cumplió con
el plazo de entrega de los bienes
c) El inventario de bienes implementado por la UEP no posee la firma del responsable.
d) No se tuvo a la vista el expediente correspondiente a la Licitación Internacional
Limitada 1/98 para adquisición de Equipamiento Informático. En su defecto nos fue
proporcionado el correspondiente a la Licitación Pública Internacional 1/98 para
adquisición de Mobiliario Escolar, el cual fue considerado en carácter de ampliación
de la muestra inicial.
e) Licitación Pública Internacional 1/98:
1. Analizado el expediente que nos fuera suministrado, no forman parte del mismo
las cuatro ofertas presentadas, el pliego de bases y condiciones, el pedido de no
objeción al Banco, las publicaciones (medio local, Development Business y
Boletín Oficial) ni los contratos con las adjudicatarias. Asimismo, sólo se tuvo a
la vista la orden de compra emitida a favor de una de las tres firmas
adjudicatarias.
33
2. En la orden de compra que se tuvo a la vista no constaba la fecha de recepción ni
la firma de la empresa adjudicataria.
3. No se pudo verificar si se cumplió el plazo de entrega de los bienes dado que el
mismo corría desde la fecha de firma del contrato, el cual no nos fue suministrado.
4. No se tuvieron a la vista las órdenes de pago libradas durante el ejercicio bajo
análisis, a favor de una de las empresas adjudicadas.
5. No se tuvieron a la vista el 75% de los recibos solicitados.
6. Se pudo verificar que se efectuó la Retención del Impuesto a las Ganancias en
defecto por aplicación de una alícuota inferior a la vigente.
Comentarios de la UEP de Misiones:
a) En relación al archivo, no se ha seguido un orden cronológico, dado que los
expedientes deben ser ordenados, por el Tribunal de Cuentas de la Provincia, con la
documentación que avale el pago en la primera parte, foliándose indefectiblemente en
este orden. Para no generar foliaturas (que a veces son necesarias, por error en la
consignación de los números) se realiza este trabajo luego del armado de legajos para
su remisión al Tribunal de Cuentas.
b) Presumiblemente las órdenes de compra por Uds. analizadas, hayan sido remitidas por
correo, teniéndose como constancia el talón numerado. En caso de órdenes de
compras remitidas a proveedores de Posadas, se considera como válida la fecha de la
Orden de Compra encontrándose las mismas indefectiblemente suscpritas por el
proveedor.
c) El libro de inventario se suscribe, no en todos los folios, sino cada tanto. De igual
manera que la información de altas y bajas remitidas a la Dirección de Bienes
Fiscales cuando se producen novedades.
d) (Comentario no procedente).
e) Sin comentarios.
34
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
Proyecto archivándola en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de
la misma y lograr mayor eficiencia y transparencia de la gestión. El libro de inventario
debe mantenerse adecuada y oportunamente firmado a fin de identificar al responsable
de la salvaguarda de los activos.
4) OBRAS CIVILES
a) PLIEGOS - Concurso de precios
Observaciones:
1. Los pliegos no indican claramente lo requerido para el cumplimiento del punto 3.3.e
(Antecedentes técnicos y financieros), esto trae aparejada una disparidad de criterios
por parte de las empresas en cuanto a la presentación, lo cual no permite una clara
comparación entre las mismas.
2. Los pliegos no indican causales de rechazo de las ofertas. Esto permitió la
contratación de empresas con índices de liquidez inferior a "uno", así como la
consideración de ofertas de empresas que no presentaron antecedentes. Lo expuesto
relativiza la importancia sobre el cumplimiento de los requisitos.
3. No se prevé la presentación de documentación que acredite que las firmas oferentes
se encuentran legalmente constituidas, ni la acreditación legal de los firmantes de las
ofertas.
Comentarios de la UEP:
Por normativa del BIRF, el procedimiento de concurso de precios es informal y consiste
en invitar a empresas con conocida capacidad para desarrollar la tarea para la que será
invitada.
Por lo tanto, no se requiere establecer en un pliego: i) la documentación que tendrán que
presentar las firmas (técnica-legal-financiera) y ii) las causales de rechazo de ofertas.
35
Recomendaciones: Establecer pautas claras de selección que garanticen no sólo la
igualdad de oportunidades entre los oferentes, sino también la capacidad financiera y
legal de la firma seleccionada para cumplir con los compromisos asumidos.
b) Provincia de Buenos Aires
Observaciones:
1) En el 33% de los casos analizados las órdenes de servicio estaban firmadas por
profesionales, de los cuales no se tuvo constancia de su designación como
representantes técnicos para las respectivas obras.
2) Analizado el expediente correspondiente al concurso 32/99, no formaba parte del
mismo la respuesta de la contratista a la intimación de la UEP para que justifique
las razones del retraso en la obra. Al respecto no le fueron aplicadas las multas
previstas en los términos generales del contrato (punto 4.3 del pliego) pese a que
la entrega de la misma tuvo lugar seis meses después de la fecha prevista.
3) En todos los expedientes muestreados se observaron foliaturas anuladas hasta tres
veces. A su vez, existen casos en los que si bien la foliatura es correcta no se
respeta el orden cronológico.
4) A pesar de que el pliego, en el punto 3.1, establece que los documentos que
integran la oferta deben presentarse firmados por el oferente en todos sus folios,
en un caso se observó una oferta sin firma en su totalidad, en varios figuraban
firmas sin aclaración y en el 57,14% las pólizas de mantenimiento de ofertas no
estaban firmadas. Cabe aclarar que este requisito se dio por cumplido en los
informes de preadjudicación.
5) No se tuvieron a la vista endosos de las pólizas de responsabilidad civil, incendios
ni accidentes de trabajo correspondientes a obras en ejecución y previstas en la
cláusula 4.1 del pliego de condiciones, por lapsos de hasta 22 días.
6) En el 33% de las obras analizadas se observó que, a la fecha de esta auditoría, no
se les había reintegrado el 50% del Fondo de Reparo a los contratistas, al
36
momento de la recepción provisoria de la obra, tal como establece la cláusula 4.9
del pliego.
7) De análisis de la Licitación Pública Nacional 1/99 se tuvieron a la vista cuatro
circulares aclaratorias, dos con consulta y dos sin consulta, sin que hubiera
constancia en el expediente de su recepción por todos los oferentes.
Comentarios de la UEP:
1) (Comentario no procedente).
2) El inicio de obra fue el día 2 de noviembre de 1999 y el fin previsto el 31 de marzo
de 2000. La finalización de obra fue el 11 de septiembre de 2000.
En concordancia con la intimación a justificar el retraso de obra, la Contratista
requirió ampliaciones de plazo contractual que le fueron otorgados hasta el 05/09/00.
A la fecha de finalización de obra, quedó neutralizado el plazo de ejecución del ítem
correspondiente al proyecto, provisión y colocación de ductos de venteo por trámites
de intervención de organismos de consulta, según consta en orden de servicio
realizada en dicha fecha (11 de septiembre de 2000). Este ítem fue realizado durante
el mes de mayo de 2001 y recibido provisoriamente en junio de 2001.
Por disposición N° 156 del 7 de junio de 2001, se aplicó una multa de $1700,28
correspondientes a los 6 días de atraso no justificados entre el 5 y el 11 de septiembre
de 2000.
3) La anulación de foliaturas corresponden a reordenamiento por intervenciones
realizadas en alcances.
4) Todas las ofertas ganadoras tienen todas sus hojas firmadas por el oferente. La Póliza
de Garantía de Mantenimiento de Oferta, la cual se agrega a la Oferta en original,
constituye una garantía emitida por una Compañía de Seguros, de conformidad con
las normas que la rigen, firmada por su responsable, cuya firma es certificada por
escribano público y legalizada por el Colegio de Escribanos de la jurisdicción, según
37
el caso, por lo que, no se considera requisito, que la misma sea, a su vez, suscripta por
el Oferente.
5) En todos los casos, esta UEP requirió dichos endosos a la fecha de vencimiento de las
pólizas a las Contratistas. A posteriori, las Contratistas presentaron a esta UEP los
seguros correspondientes.
6) Los reintegros de Fondo de Reparo son realizados en término. Téngase en
consideración que el procedimiento se inicia con la presentación por parte de la
empresa contratista de la solicitud de devolución, la que una vez conformada procede
a presentar la factura correspondiente la cual genera la orden de pago; vale decir que
puede operarse un atraso que no depende de esta Unidad Ejecutora.
7) La constancia de recepción de dichas circulares aclaratorias por parte de las empresas
oferentes obra en el alcance interno de esta UEP, el que queda a vuestra disposición
Recomendación: Garantizar el cumplimiento de los requisitos incluidos en los pliegos
de bases y condiciones, a fin de asegurar la igualdad de oportunidades entre los
oferentes, así como la transparencia de la gestión.
b) Provincia de Mendoza:
Observaciones
1) En ninguno de los casos bajo análisis el reporte de evaluación elaborado por la
Comisión de Preadjudicación tenía fecha de realización.
2) La LPN 9/98, fue adjudicada a la empresa que cotizó el precio más alto (un 3,75%
por encima del presupuesto oficial) por ser la única empresa que quedó calificada
luego de que debiera anularse la adjudicación por haber entrado en cesación de
pagos la empresa adjudicataria en primer término. Al respecto se informa que se
habían presentado 7 oferentes, de los cuales cinco fueron desestimadas. Cabe
aclarar que el pliego de bases y condiciones no estipula claramente las causales
sustanciales de rechazo de ofertas.
38
3) En la LPN 19/98 la UEP no cumplió su obligación de entregar en condiciones el
predio destinado al nuevo edificio, ya que en el mismo se encontraba una casa
propiedad de la D.G.E., habitada. Esto provocó un atraso de 35 días en el inicio de
las obras.
4) Con relación a la LPN 19/98 no se tuvieron a la vista los endosos a las pólizas de
seguro de todo riesgo y accidentes de trabajo sobre la extensión en sus plazos,
quedando hasta 186 días sin cobertura.
5) En la obra correspondiente a la LPN 19/98, surgieron, meses después de la
recepción provisoria, defectos o correcciones que debía hacer la contratista en un
plazo máximo de 25 días a partir del 1/12/00, fecha en que la UEP efectuó el
reclamo pertinente. Al respecto la empresa no cumplió con el mencionado plazo,
habiéndonos comunicado la UEP que al 29/05/01, aún no se habían corregido los
defectos y que se intimaría a la empresa por carta documento.
Comentarios de la UEP
1) El Reporte de Evaluación y el Dictamen de Preadjudicación de cada Licitación Pública
Nacional se emite como un único documento por lo tanto, en todos los casos, se ha
colocado la fecha correspondiente en el Dictamen de Preadjudicación.
2) La adjudicación fue aprobada por el Asesor Legal de la Unidad Coordinadora
Provincial, por Asesoría de Gabinete de la Dirección General de Escuelas (DGE), por
Fiscalía de Estado y por el Honorable Consejo Administrativo de la DGE.
3) La demora en el inicio de la obra se debió a inconvenientes en la aprobación de planos
en la Municipalidad de Godoy Cruz. Solicitaron un Estudio de Impacto Ambiental
que no estaba previsto y la corrección de observaciones en los planos eléctricos.
4) No existieron endosos a la póliza de referencia.
5) La Empresa adjudicataria de la LPN N° 19/98 ya ha ejecutado las correcciones
correspondientes y se ha realizado la recepción definitiva de la obra.
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Recomendaciones: Establecer pautas claras que garanticen la transparencia y la
eficiencia de la gestión.
d) Provincia de Misiones:
Observaciones:
1) Analizados los antecedentes que respaldan el proceso de contratación hemos
observado que no existe un sistema de archivo lógico que reúna la totalidad de la
documentación y garantice la integridad de la misma. Cabe aclarar que los
expedientes tenidos a la vista contenían los formularios de oferta presentados por las
empresas, mientras que la documentación respaldatoria que debía formar parte de las
mismas, se encontraba en cajas separadas. Asimismo, en la mayoría de los
expedientes analizados se verificó la falta de foliatura.
2) En el 75% de las licitaciones analizadas, la documentación presentada por las
empresas se hallaba incompleta; esto se debe a que algunas de las empresas oferentes
aclaran por nota que sus antecedentes están agregados a una licitación pública
anterior por lo tanto no los acompañan a la oferta.
3) En todos los casos considerados, las actas de evaluación de ofertas daban por
cumplidos requisitos que según la documentación encontrada en los expedientes
tenían considerables faltantes.
4) Dos de las obras objeto de análisis fueron adjudicadas a una misma empresa, la cual
para cada licitación fue evaluada en su capacidad financiera, considerando que
alcanzaba el nivel requerido para la realización de una de ellas sin tener en cuenta
que ambas obras debían llevarse a cabo en forma simultánea. Como consecuencia de
ello se observó un lento avance que incluyó la paralización de las obras por falta de
pago al personal, pese a que al momento de la citada paralización, a la empresa no se
le adeudaba más que un certificado, el cual estaba dentro del plazo establecido en el
contrato.
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5) No se cumplieron los plazos de ejecución en dos obras analizadas, como
consecuencia de un atraso muy importante en los pagos de los certificados de obra
(de hasta 9 meses en uno de los casos).
6) Según surge de las resoluciones de la USCEPP sobre otorgamiento de ampliaciones
de plazos de obra tenidas a la vista, las dificultades en las obras se debieron
principalmente a la falta de fondos de contrapartida local para efectuar los pagos en
tiempo y forma. No obstante ello, del análisis efectuado sobre las registraciones
contables del Proyecto, surge que existían fondos de contrapartida disponibles en el
período durante el cual las obras se encontraban paralizadas por la cesación de
pagos.
7) La falta de pago a la que se hace mención en el punto 5) generó al Proyecto la
necesidad de incurrir en mayores gastos para pagar adicionales como compensación
por un total de $250.244,77.
8) No se tuvieron a la vista, en todos los casos bajo análisis, los endosos de las pólizas
de seguros requeridas por el pliego de bases y condiciones, por períodos de hasta 24
meses. Solicitados por memorándum, respondieron que se los devolvieron a las
empresas respectivas, sin que obren en el expediente copia de los mismos.
9) Se pudo verificar que en un certificado de acopio de una de las obras se incluyeron
materiales que no integraban la lista de materiales permitidos.
10)Como consecuencia de la existencia de errores aritméticos en uno de los certificados
la UEP abonó en exceso $18.521,34 que fueron justificados en el SOE N° 48 (60%
BIRF USD 11.112,80).
11)Se verificaron, en muchos casos retenciones de Impuesto a las Ganancias practicadas
en exceso, por haber considerado para el cálculo de dicha retención el importe bruto
del certificado, antes de deducir la retención efectuada por Fondo de Reparo.
12)En la mayoría de los casos los pagos de los certificados se realizaron con atrasos que
superaron los 60 días.
Comentarios de la UEP
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1) La documentación respaldatoria se archiva por separado debido al volumen de la
misma, en cada contratación, que impide la correcta manipulación del expediente
durante el período de obra. Con la finalización de la obra se archivará en un todo y
se foliará como corresponde.
2) Este procedimiento fue implementado en la USCEPP dado que en el momento de
mayor actividad del Programa varias empresas se presentaban a las mismas
licitaciones, motivo por el cual fue permitido que la documentación financiera y
económica de las mismas se presentaran una sola vez.
3) Los faltantes pueden deberse a la razón antes expuesta.
4) En el momento de la evaluación de ofertas, la empresa o las empresas conformando
UTE reunían los requisitos de capacidad técnica y financiera requerido en los
pliegos licitatorios.
5) ( Comentario no procedente ).
6) Por indicación de los instructivos pertinentes los pagos debieron realizarse por la
totalidad de la certificación motivo por el cual siempre debió esperarse la
efectivización de los depósitos de la contrapartida provincial.
7) Los adicionales reconocidos a las empresas contratistas son los establecidos en los
pliegos licitatorios.
8) Se acepta la observación. Las pólizas han sido devueltas a las empresas respectivas.
9) Sin comentarios.
10) Sin comentarios.
11) Las retenciones que correspondan son practicadas sobre el monto total del
certificado, y no se efectúa en la devolución del Fondo de Reparo.
12) Se acepta la observación. Muchas
veces el atraso se debió a la falta de
disponibilidades de fondos de los organismos financieros.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
Proyecto archivándola en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de
la misma y lograr mayor eficiencia y transparencia de la gestión.
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Arbitrar los medios necesarios a fin de garantizar la disponibilidad de fondos necesaria
para la consecución de los objetivos del Proyecto evitando generar perjuicios
económicos para el mismo.
5) COSTOS DE IMPLEMENTACION
Observaciones:
a) En todos los casos analizados correspondientes al componente Nación no se tuvieron
a la vista los pedidos de cotización ni los presupuestos respectivos.
b) En el 57,14% de los casos no se tuvieron a la vista las autorizaciones de las compras
realizadas y en ninguno, las órdenes de compra correspondientes.
c) El 14,28% de los remitos tenían una firma sin aclaración.
Comentarios:
a) Es regla habitual de la Unidad solicitar 3 presupuestos para la realización de
cualquier tipo de gasto. Se reforzará el control respectivo.
b) (Comentario no procedente).
c) (Comentario no procedente).
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas.
5) CERTIFICADOS DE GASTOS -“SOE’S
Observación: Las inversiones en obras y en equipamiento de las provincias objeto de
muestra, fueron rendidas al Banco a los porcentajes establecidos en el Convenio de
Préstamo original y no a los que surgen de la enmienda celebrada el 12/04/99. Cabe
aclarar que la citada enmienda, según surge del ayuda memoria de la misión de
supervisión del Banco, tenía como objetivo facilitar la ejecución ante las restricciones
de las provincias para disponer de aportes de contrapartida.
Comentarios de los ejecutores:
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Provincia de Mendoza: La Provincia de Mendoza no adhirió a la enmienda al
Convenio de Préstamo suscripta el 12 de Abril de 1999.
Provincia de Buenos Aires: La U.E.P no se encuentra obligada a optar por el
porcentaje de financiamiento surgido de la enmienda del 12 de abril de 1999, con
lo cuál, el porcentaje de financiamiento utilizado es el correspondiente a cada categoría
de gastos contemplado en el Convenio de Préstamo original.
Provincia de Misiones: Sin comentarios.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y
MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y auxiliares y con documentación respaldatoria;
- validez de las notas anexas a los estados financieros objeto de examen;
- tests o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- análisis de legajos;
- inspección ocular de obras en la UEP de Misiones;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los antecedentes de adquisiciones y contrataciones;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias abiertas para el
Proyecto;
45
- conciliaciones y circularizaciones de las cuentas bancarias;
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 21,24 % de las
inversiones, expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el
31/12/00; de acuerdo al siguiente detalle:
Detalle
Total ejecutado
USD
23.266.956,97
% de
incidencia
54,82
Importe muestra
USD
4.672.467,18
% de
muestra
20,08
Bienes
6.459.173,10
15,22
2.148.688,85
33,27
Servicios de
Consultoría
9.249.945,01
21,79
1.478.126,48
15,98
Subvención
Escolar y
Becas
Otros
Desembolsos
Total
1.607.270,90
3,79
688.836.-
42,86
1.858.449,63
4,38
24.412,29
1,31
42.441.795,61
100
9.012.530,80
21,24
Obras Civiles
La revisión de la muestra señalada corresponde a inversiones efectuadas por el Ministerio de
Cultura y Educación, y las UEP’s de Buenos Aires, Mendoza y Misiones.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Concluyendo, corresponde señalar que lo precedentemente expuesto comprende la totalidad de
elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco
Mundial en esta materia.
BUENOS AIRES, 24 de septiembre 2001.
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