1999_095_03info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROJECT PREPARATION FACILITY N° 895/OC-AR BID
“PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN PORTUARIA, AR-0178”
(Período comprendido entre el 01/01/96 y el 31/08/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros por el período comprendido entre el
01/01/96 y el 31/08/98, correspondientes al Project Preparation Facility (PPF) N° 895/OC-AR
“Preparación del Programa de Modernización Portuaria, AR-0178”, financiado por el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) a través de la Carta Acuerdo suscripta el 06/12/95, operación
individual enmarcada dentro de la Línea de Crédito de la Facilidad para la Preparación de
Proyectos (PPF N° 003).
I- ESTADOS AUDITADOS
a) Estados de Origen y Aplicación de Fondos por los ejercicios finalizados el 31/12/96, el
31/12/97 y el 31/08/98, y el acumulado a esta última fecha, expresados en pesos y en
dólares estadounidenses, y notas anexas que forman parte de los mismos.
b) Estados de Activos y Pasivos al 31/12/96, al 31/12/97 y al 31/08/98, expresados en pesos y
en dólares estadounidenses, y notas anexas a los mismos.
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c) Estados de Inversiones del Proyecto por los ejercicios finalizados el 31/12/96, el 31/12/97
y el 31/08/98, expresados en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas a los
mismos.
d) Información Financiera Complementaria:
- Estados de Sumas y Saldos al 31/12/96, al 31/12/97 y al 31/08/98, expresados en pesos y
en dólares estadounidenses.
- Listado de personal contratado.
Los estados financieros surgen de planillas auxiliares elaboradas por la Unidad de
Coordinación del Programa (UCP) y son de su exclusiva responsabilidad. Se encuentran
expresados al tipo de cambio $ 1 = USD 1. Los estados definitivos fueron presentados a esta
auditoría con fecha 18/11/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Cabe aclarar que nuestra tarea se limitó a expresar una opinión basada en el examen de
auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 06/08/98 y el 05/10/98 y
los días 18/11/98, 02/12/98 y 14/12/98.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
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III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
Se abonaron con fondos BID USD 15.953,93 correspondientes a impuesto al valor agregado
(IVA) por inversiones en consultoría y equipamiento, los cuales deben ser financiados con
fondos de contrapartida local.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en IIIprecedente, los estados e información financiera complementaria identificados en Ipresentan razonablemente la situación financiera del Project Preparation Facility N°
895/OC-AR “Preparación del Programa de Modernización Portuaria AR-0178”, al 31 de
agosto de 1998, así como las transacciones operadas durante el período iniciado el 01/01/96
y finalizado en aquella fecha, de conformidad con los requisitos establecidos en la Carta
Acuerdo del 06/12/95.
BUENOS AIRES, 29 de enero de 1999.
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OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS DE LA CARTA ACUERDO
DEL PROJECT PREPARATION FACILITY N° 895/OC-AR BID
“PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN PORTUARIA, AR-0178”
(Período comprendido entre el 01/01/96 y el 31/08/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del Project Preparation Facility N° 895/OC-AR, por el período comprendido entre el
01/01/96 y el 31/08/98, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de
carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos de la Carta
Acuerdo suscripta el 06/12/95 con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), cuyo objetivo es
la financiación hasta por USD 700.000.- de actividades necesarias para apoyar la preparación del
Programa de Modernización Portuaria. Esta Operación Individual se encuentra dentro de la Línea
de Crédito de la Facilidad para la Preparación de Proyectos (PPF N° 003).
1) Organismo de Ejecución:
El Organismo de Ejecución de esta Operación es la Subsecretaría de Puertos y Vías
Navegables (SSPyVN) de la Secretaría de Transporte del Ministerio de Economía y Obras y
Servicios Públicos (MEyOSP).
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2) Condiciones previas al primer desembolso:
Cumplida. Por nota CAR -0042/96 del 08/01/96 el BID notifica la elegibilidad para los
desembolsos del PPF 895/OC-AR.
3) Monto máximo del anticipo de fondos:
Cumplida. Con fecha 29/04/96 el BID desembolsó USD 70.000.- en concepto de anticipo.
4) Plazos de ejecución y de desembolso de los recursos:
Cumplida. Cabe informar que por nota CAR-3941/97 de fecha 16/09/97 el BID dio la no
objeción a la solicitud presentada por la prestataria para la transferencia de recursos entre
categorías del presupuesto, para financiar el funcionamiento de la Unidad Coordinadora del
Programa hasta diciembre de 1997, según se expone a continuación:
DE:
Categoría
descripción
valor (USD)
2.
Equipamiento
3.
Gastos operativos
75.374.-
4.
Consultoría (Concepción del Uruguay)
28.686.-
Categoría
descripción
1.
Remuneraciones
3.640.-
A:
valor (USD)
107.700.-
Por otra parte, por nota CAR-5124/98 de fecha 02/11/98 el BID procedió a dejar sin efecto el
Contrato 895/OC-AR en la parte comprometida no utilizada al 06/10/98 (vencimiento del
plazo para el último desembolso) que ascendió al equivalente de USD 299.864,76.
BUENOS AIRES, 29 de enero de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROJECT PREPARATION FACILITY (PPF) N° 895/OC-AR BID
“PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN PORTUARIA, AR-0178”
(Período comprendido entre el 01/01/96 y el 31/08/98)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e
información complementaria, por el período comprendido entre el 01/01/96 y el 31/08/98,
correspondientes al Project Preparation Facility N° 895/OC-AR “Preparación del Programa de
Modernización Portuaria, AR-0178”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones
sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno existentes en la Unidad de Coordinación del Programa (UCP), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
1- SISTEMA CONTABLE
Observación: Se detectaron las siguientes observaciones con respecto al registro de las
operaciones del Proyecto que lleva manualmente la UCP (el cual consiste, únicamente, en los
libros Diario, de Inventario y Balance y Banco):
- Los asientos contables no poseen fecha de registro.
- No se lleva un libro mayor de cuentas y subcuentas.
- Se detectaron diferencias en los saldos de algunas cuentas entre el saldo expuesto en el
asiento de cierre y los movimientos registrados en los asientos del libro diario.
- En las registraciones en el libro Diario no se utilizó uniformemente la denominación de las
cuentas de gastos.
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Recomendación: Implementar un sistema de registros conforme a confiables prácticas
contables, que permitan la aplicación de adecuados sistemas de control.
2- CONSULTORES NACIONALES
a) Informes de consultores
Observación: No existe constancia sobre la recepción (sello y fecha) de los informes
presentados por los consultores; asimismo se ha podido verificar la presentación de
informes sin la firma del consultor.
Comentario de la UCP: La intervención de la UCP se certifica mediante la elaboración y
suscripción del formulario de evaluación respectivo, que a su vez contiene el período
contractual al cual se refiere. El mismo contiene el Informe como anexo.
Recomendación: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por la
UCP y su posterior aprobación. Asimismo se deberá solicitar al consultor que presente los
informes debidamente suscriptos.
b) Emisión de contratos retroactivos
Observación: Del análisis realizado a los contratos incluidos en la muestra se verificó un
significativo atraso entre el inicio de actividades, la posterior no objeción del BID y la firma
del contrato por parte del profesional respectivo.
Comentario de la UCP: Se coincide con las manifestaciones realizadas en lo referente a que
la fecha de emisión del contrato es posterior a la de inicio de las tareas por parte del
consultor. Sin embargo, la iniciación del trámite contractual es anterior a la fecha de inicio de
las tareas, pero la cantidad de procedimientos a realizar no permite que ambos se inicien en la
misma fecha sin que la UCP se quede sin el especialista.
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Estos procedimientos son:
1- Selección de la terna.
2- Selección del especialista.
3- No objeción del BID.
4- Resolución de la Secretaría de Hacienda que aprueba la planta.
5- Resolución del Ministro que aprueba el contrato previo dictamen del área jurídica del
MEyOSP.
6- Suscripción del contrato con el Señor Secretario del área.
Por otra parte se manifiesta que si bien la firma del contrato se realiza con posterioridad al
inicio de tareas, la vigencia del acto contractual se produce desde ésta última.
Recomendación: El consultor no debe iniciar actividades en el Proyecto hasta tanto se haya
firmado el respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas involucradas.
3- VIAJES Y VIATICOS
Observación: En algunos casos no se tuvieron a la vista la nota de autorización de la UCP
para la realización del viaje, las rendiciones de viáticos y documentación de respaldo para la
determinación de los días de estadía en la provincia (copia de los pasajes).
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones realizadas por el
Proyecto.
BUENOS AIRES, 29 de enero de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROJECT PREPARATION FACILITY N° 895/OC-AR BID
“PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN PORTUARIA, AR-0178”
(Período comprendido entre el 01/01/96 y el 31/08/98)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los procedimientos
que a continuación se detallan:
- Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros acumulados al 31/08/98 con los
registros que le dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de la metodología de adquisición de bienes;
- inspección ocular de bienes;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- análisis de los movimientos de la cuenta bancaria;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % del origen de los fondos expuestos en los estados financieros auditados; y
- el 54,78 % del rubro Consultores Nacionales, 100 % de los rubros Muebles y Utiles y
Equipamiento Informático y el 65,13 % del rubro Gastos de Viajes y Viáticos, que integran el
capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado al 31/08/98.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 29 de enero de 1999.
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