1998_172_11info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROJECT PREPARATION FACILITY N° 915-AR BID
“PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE REFORMA DE LA EDUCACIÓN
SUPERIOR TÉCNICA NO UNIVERSITARIA AR-0181”
(Período comprendido entre el 03/05/96 y el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros al 31/12/97 del PROJECT
PREPARATION FACILITY (PPF) N° 915/OC-AR “Preparación del Programa de Reforma de
la Educación Superior Técnica No Universitaria AR-0181”, otorgado por el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID), a través de la Carta de Acuerdo suscripta el 04/03/96,
enmarcada dentro de la Línea de Crédito de la Facilidad para la Preparación de Proyectos (PPF
N°003).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Activo y Pasivo acumulado al 31 de diciembre de 1997, expresado en dólares
estadounidenses (USD).
b) Estado de Activo y Pasivo al 31 de diciembre de 1996, expresado en USD.
c) Información Financiera Complementaria que incluye el Resumen de Gastos por año y
partida presupuestaria.
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Los estados financieros surgen de planillas auxiliares elaboradas por la Unidad de
Preparación del Programa (UPP) y son de su responsabilidad. Fueron presentados a esta
auditoría con fecha 22/05/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Cabe aclarar que nuestra tarea se limitó, exclusivamente, a expresar una opinión basada en
el correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el
20/04/98 y el 19/05/98.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en
I- presentan razonablemente la situación financiera del Project Preparation Facility N°
915/OC-AR “Preparación del Programa de Reforma de la Educación Superior Técnica No
Universitaria AR-0181” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones operadas
durante el periodo iniciado el 03/05/96 y finalizado en esa fecha, de conformidad con
adecuadas prácticas administrativo-contables y con los requisitos establecidos en la Carta
de Acuerdo del 04/03/96.
BUENOS AIRES, 5 de junio de 1998.
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OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS DE LA CARTA DE
ACUERDO DEL PROJECT PREPARATION FACILITY N° 915/OC-AR BID
“PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE REFORMA DE LA EDUCACIÓN
SUPERIOR TÉCNICA NO UNIVERSITARIA AR-0181”
(Período comprendido entre el 03/05/96 y el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones al 31 de diciembre de 1997, realizadas por el equipo
de trabajo asignado a la auditoría del PROJECT PREPARATION FACILITY (PPF) N°
915/OC-AR, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter
contable-financieras contempladas en las diferentes secciones y anexos de la Carta de Acuerdo
suscripta el 04/03/96 con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), cuyo objetivo es la
financiación hasta por USD 1.291.000.-, de actividades necesarias para apoyar la preparación
del Programa de Reforma de la Educación Superior Técnica No Universitaria. Esta Operación
Individual se encuentra dentro de la Línea de Crédito de la Facilidad para la Preparación de
Proyectos (PPF N° 003).
1) Organismo de Ejecución
Cumplida. El Organismo de Ejecución de esta Operación es la Secretaría de Políticas
Universitarias del Ministerio de Cultura y Educación.
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2) Condiciones previas al primer desembolso
Cumplidas.
3) Monto máximo del anticipo de fondos
Cumplida. Con fecha 24/05/96 el BID desembolsó USD 289.000.- en concepto de anticipo.
4) Plazos de ejecución y de desembolso de los recursos
En función de la fecha de vigencia de la Carta Acuerdo (04/03/96), el plazo de ejecución de
esta Operación venció el 03/12/97 y el plazo de desembolsos de los recursos el 04/03/98. Por
Nota CAR-5119/97 del BID, se otorgó una prórroga hasta el 03/08/98 para la ejecución de
la operación y otra hasta el 03/11/98 como plazo para el último desembolso.
BUENOS AIRES, 5 de junio de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROJECT PREPARATION FACILITY N° 915/OC-AR BID
“PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE REFORMA DE LA EDUCACIÓN
SUPERIOR TÉCNICA NO UNIVERSITARIA AR-0181”
(Período comprendido entre el 03/05/96 y el 31/12/97)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros correspondientes al
PROJECT PREPARATION FACILITY (PPF) N° 915/OC-AR “Preparación del Programa de
Reforma de la Educación Superior Técnica No Universitaria AR-0181”, por el período
comprendido entre el 3 de mayo de 1996 y el 31 de diciembre de 1997, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preparación
del Programa (UPP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Informes de consultores
Observaciones: No existe constancia sobre la recepción (sello y fecha) de los informes
presentados por los consultores, así como de la posterior aprobación de los mismos.
Asimismo se ha podido verificar la presentación de informes sin la firma del consultor.
Por otra parte, en tres casos de la muestra analizada no se tuvieron a la vista los
respectivos informes (de avance y final) que debían presentar los consultores conforme
se estipula en los términos de referencia (TOR's) por ellos suscriptos.
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Comentarios de la UPP: Los consultores observados formaron parte de equipos a
cargo de Coordinadores y sus informes están incluidos en la documentación presentada
al proyecto por los mencionados coordinadores.
Con respecto a las aprobaciones de los informes finales, la responsabilidad, no delegada,
de aprobarlos le corresponde al Coordinador General del Programa que es la misma
persona que autoriza la orden de pago que libera el pago. Teniendo en cuenta lo
expuesto, informamos que no existen notas de aprobación de los informes finales, las
cuales consideramos deberían formalizarse en el caso de una separación de funciones
entre quien evalúa los informes y quien libera la orden de pago.
Tomado nota de las recomendaciones vinculadas a las constancias de recepción y a la
presentación de informes sin la firma del consultor, se arbitrarán o acentuarán los
mecanismos de control interno.
Recomendaciones: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada
por la UPP y su posterior aprobación. Asimismo se deberá solicitar al consultor que
presente los informes- de avance y/o finales- de acuerdo con los TOR’s suscriptos.
b) Ternas
Observación: En algunos casos, los currículos que integran las ternas no tienen firma ni
fecha.
Recomendación: Debe constar en el curriculum vitae de cada consultor, la firma y
fecha de presentación, como norma de control interno y externo por parte del consultor.
Comentario de la UPP: Tomado nota de la recomendación vinculada a este aspecto,
se acentuarán los mecanismos de control interno.
2- ORDENES DE PAGO
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Observación: La emisión de las órdenes de pago es manual, pudiéndose verificar, en
algunos casos, que no se respetó la correlatividad numérica en la emisión de las mismas.
Asimismo se detectaron órdenes de pago sin numeración y sin detalle de número de
cheque.
Comentario de la UPP: Al momento de confeccionarse las órdenes de pago se respeta su
correlatividad numérica, sin embargo en la práctica -y por motivos imprevistos- ha debido
efectuarse algún pago con fecha anterior a la inserta en la última orden de pago emitida.
Por este motivo, es posible encontrar eventualmente alguna orden de pago cuya
numeración no guarde una relación directa con su fecha de pago.
Respecto de las órdenes de pago detectadas sin numeración y sin detalle de número de
cheque, se acentuarán los mecanismos de control interno.
Recomendación: Implementar un adecuado sistema de emisión cronológica de órdenes de
pago.
3- SISTEMA CONTABLE
Observación: Con respecto a los aspectos contables, el proyecto tiene implementadas
planillas auxiliares que no revisten las condiciones de un sistema contable orgánico e
integrado.
Comentario de la UPP: El sistema de registraciones de este PPF ha sido implementado
considerando el volumen y monto global de los movimientos a procesar y la información a
generar en esta etapa de preparación del Programa. Asimismo se lo ha adecuado a la
estructura del PRESTNU, teniendo en cuenta las relaciones costo-beneficio de este sistema
y uno convencional. No obstante, para la etapa de ejecución del Programa, se ha previsto la
implementación de un sistema contable integrado, el cual se adecuará a las nuevas
exigencias.
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Recomendación: Implementar un sistema de registros conforme a confiables prácticas
contables, que permitan la aplicación de adecuados sistemas de control.
4- CAJA CHICA
Observaciones:
- no existe un monto fijo estipulado para la apertura y reposición de la caja chica,
existiendo momentos en que la misma arroja saldos de hasta $ 20.000.-;
- no se repone periódicamente sino sobre la base de las necesidades de efectivo;
- no se utiliza exclusivamente para realizar gastos menores, sino también para el pago de
honorarios y viáticos de montos significativos;
- no se realizan planillas de control de reposiciones de caja chica.
Comentario de la UPP: En principio cabe mencionar que los únicos fondos en efectivo de
este Programa se encuentran registrados en esta cuenta y que se produjo un error de
denominación en el Plan de Cuentas, dado que en la práctica funciona como cuenta Caja y
no como Caja Chica o Fondo Fijo.
En cuanto a los saldos significativos, cabe señalar que los mismos han sido esporádicos y
para atender necesidades puntuales, tales como el pago de honorarios y viáticos de algún
consultor extranjero que, terminado su trabajo, se ausentaba del país en forma inmediata y
requería el pago en efectivo.
Recomendación: Implementar un mecanismo interno para el manejo de la caja chica, con
instrucciones precisas sobre su reposición, el control de los gastos (registros que deben
llevarse), protección material de los fondos y tipo de gastos que se pueden sufragar (gastos
menores).
5- SUBCONTRATOS
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Observación: Con respecto a la contratación analizada, no se tuvieron a la vista dos de las
tres propuestas debidamente suscriptas por los oferentes, las cartas de invitación a cotizar y
el acta de apertura de ofertas.
Por otra parte cabe aclarar que no existe constancia sobre la recepción (sello y fecha) de los
informes presentados por la consultora, así como de la posterior aprobación de los mismos.
Comentario de la UPP: Cumplimos en informar que no se ha logrado localizar en nuestros
archivos la documentación solicitada.
Con respecto a la constancia de recepción de informes nos remitimos a lo señalado para el
punto 1-a).
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto,
dejando constancia en los informes de la recepción realizada por el PRESTNU y su
posterior aprobación.
6- EQUIPOS
Observaciones:
1. En una de las adquisiciones analizadas, no se tuvieron a la vista las solicitudes de
cotización a los proveedores.
2. No se tuvieron a la vista los seguros de los equipos.
3. Las Unidades Centrales de Procesamiento (CPU) no poseen número de serie ni de
inventario lo que dificulta su identificación física en la inspección ocular.
4. En un caso, la CPU e impresora no se encontraban en las instalaciones del Proyecto ya
que se ha dado en préstamo a la Secretaría de Políticas Universitarias (Av. Santa Fe
1548); no se tuvo a la vista el remito de transferencia respectivo.
Comentarios de la UPP:
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1. y 3. Tomado nota de las recomendaciones vinculadas a estos aspectos, se acentuarán los
mecanismos de control interno
2. No se ha contratado ningún seguro dado que el BID (única fuente de recursos) no
contempla dentro de las categorías de inversión el financiamiento de este tipo de gastos.
3. Se requerirá el correspondiente acuse de recibo.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto,
aplicando, a su vez, las medidas de control necesarias que permitan detectar posibles
diferencias y salvaguardar activos.
7-VIAJES Y VIATICOS
Observaciones:
- Los comprobantes de liquidación de viáticos no poseen numeración.
- No se especifica el motivo del viaje en la liquidación de viáticos.
Recomendación: Los comprobantes de liquidación de viáticos deben contar con todos los
datos necesarios para su adecuado control.
Comentario de la UPP: Tomado nota de las recomendaciones vinculadas a estos aspectos,
se acentuarán los mecanismos de control interno
BUENOS AIRES, 5 de junio de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROJECT PREPARATION FACILITY N° 915/OC-AR BID
“PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE REFORMA DE LA EDUCACIÓN
SUPERIOR TÉCNICA NO UNIVERSITARIA AR-0181”
(Período comprendido entre el 03/05/96 y el 31/12/97)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los procedimientos
que a continuación se detallan:
- comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/97 con los registros en
moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de la metodología de adquisición de bienes;
- inspección ocular de bienes;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió:
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el 100% de los ingresos de fondos expuestos en el estado financiero auditado; y
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el 43,91% de los gastos que integran el capítulo “Utilización de Recursos de la Operación
Individual del P.R.E.S.T.N.U.” al 31/12/97.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 5 de junio de 1998.
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