2000_111info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/041.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/041
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa
Materno Infantil y Nutrición-PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/01/99 entre
el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin
de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1999, expresado en dólares estadounidenses.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1. Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto.
2. Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su
exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 04/05/00
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 24/01/00 y el 31/03/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
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disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
El rubro Capacitación (línea 21,03) del estado mencionado en I- a) presenta una
subvaluación de $ 6.475.- debido a que los pagos correspondientes a los meses de enero y
febrero de 1999 del convenio celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la
provincia de Formosa pertenecientes al proyecto PNUD en cuestión, fueron efectuados y
registrados a través del subproyecto PNUD ARG 95/017.
Idéntica observación se plantea en la Información Financiera Complementaria.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo mencionado en IIIprecedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria identificados en I- exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/98/041 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la
Provincia de Formosa del Programa Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II” al 31 de
diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados
en el Documento de Proyecto del 25/01/99.
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Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 15 de junio de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/041
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa
Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de
Formosa (UEP) que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Cabe tener en cuenta que el acuerdo con PNUD se suscribió el 25/01/99 y que dicha ejecución se
realiza conjuntamente con la del Proyecto PNUD N° ARG/95/017.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Observaciones: Con relación al acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano
de la provincia de Formosa por $ 121.095.- por el período comprendido entre el 01/01/99 y el
31/12/99 para la provisión de servicios de supervisión de capacitantes, cabe formular los
siguientes comentarios:
a) Antecedentes de Contratación.
No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del
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Proyecto para la contratación formalizada.
b) Contrato.
•
Contiene espacios en blanco.
•
No fueron inicialadas todas las hojas, sólo se firma la hoja final.
•
En los términos de referencia no se especifican la cantidad de profesionales y períodos
a contratar, a efectos de dar cumplimiento a las tareas contempladas en el Acuerdo.
•
Las solicitudes de contratación de algunos profesionales bajo este acuerdo, expresan
que la contratación solicitada se realiza de acuerdo a las normas vigentes y se
encuentran expresamente contempladas en el “Documento del Programa ARG 93/006”.
c) Pagos.
•
Los pagos correspondientes a los meses de enero y febrero por un total de $ 6.475.- se
efectuaron y registraron por el subproyecto ARG 95/017 (PROMIN I).
•
En dos casos, los comprobantes emitidos por los supervisores por los servicios
prestados bajo este subcontrato fueron presentados en forma directa a los Proyectos
(ARG 95/017 y ARG 98/041), cuando lo que correspondía era hacerlo a favor del
organismo contratado (Ministerio de Desarrollo Humano).
d) Informes.
•
No se tuvo a la vista el Informe de rendición de gastos correspondiente a uno de los
períodos mensuales liquidados (marzo de 1999).
•
Se abrieron dos expedientes para la aprobación de un mismo informe.
•
No se tuvieron a la vista los Informes Mensuales de Ejecución Financiera.
Comentarios de la UEP:
a) Corresponde a una renovación de acuerdos de años anteriores.
b) Las observaciones correspondientes a este punto se corregirán.
c) Los pagos correspondientes a los meses de enero y febrero se realizaron por el subproyecto
95/017 debido a que, si bien para ese período ya estaba acordado el subproyecto 98/041,
las cuentas correspondientes al mismo no se hallaban habilitadas. Se realizarán los ajustes
correspondientes.
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Respecto a los comprobantes emitidos por los supervisores, se regularizará esta situación.
d) . Si bien al momento de la auditoría no se encontraba la planilla de rendición de gastos,
existía un informe del tesorero del Ministerio donde detallaban los pagos efectuados.
. Obedece a que los trámites se iniciaban por dos vías distintas (Ministerio y UEP).
Actualmente esta situación se halla regularizada.
. Sin comentarios.
Recomendación: Efectuar los procesos de selección de consultoría de conformidad con lo
establecido en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno, del PNUD (Capítulo III “Recursos Humanos, puntos 49, 50, 51 y 55). Asimismo se
recomienda profundizar los controles y procedimientos administrativos respecto a los
procesos de selección, contratación y cumplimiento de los trabajos que deben efectuar las
consultoras por los servicios de consultoría llevados a cabo por el Proyecto.
2) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observaciones: Con referencia a los acuerdos celebrados con la Organización Internacional
para las Migraciones (OIM) para el Desarrollo y Ejecución de actividades de Asistencia
Técnica para el fortalecimiento institucional de la Unidad Ejecutora Provincial Formosa del
PROMIN, merece formular los siguientes comentarios.
a) Antecedentes de Contratación.
No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del
Proyecto para la contratación formalizada.
b) Pagos.
No se ha dado cumplimiento al cronograma de pagos estipulado en el respectivo convenio.
No obstante, cabe informar que en el mencionado acuerdo se estipuló un adelanto de
fondos del 50 % del monto del Acuerdo, situación que contradice el punto 52 del Capítulo
III del mencionado Manual del PNUD que dice: “Como regla general no deben pagarse
anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos,
éste no debe superar el 15 % del monto total.”.
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c) Informes.
No se presentaron los informes parciales, especificados en los términos de referencia; sólo
existe un informe final que comprende el período completo de la vigencia del contrato. No
consta en el informe la fecha de recepción por parte de la UEP.
Comentarios de la UEP:
a) Sin comentarios.
b) Obedeció a que las cuentas del subproyecto al momento de la formulación del convenio
todavía no se encontraban habilitadas.
c) Sin comentarios.
Recomendaciones:
a) Dar cumplimiento a lo estipulado en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 49 y 50).
b) Los cronogramas de pago comprometidos contractualmente por el Proyecto, deben
pactarse de acuerdo con el avance de las tareas teniendo en cuenta que, como regla general,
no deben pagarse anticipos, y en caso de ser necesario éste no debería superar el 15 % del
monto total (Capítulo III, Recursos Humanos, punto 52 del Manual del PNUD).
c) Monitorear el efectivo cumplimiento de los trabajos que se deben presentar conforme los
términos de referencia suscriptos.
3) EQUIPO NO FUNGIBLE
Observaciones: Del análisis realizado sobre los antecedentes correspondientes a la
adquisición de equipamiento médico realizado a través de la licitación pública nacional 19F
surge lo siguiente:
a) Antecedentes de contratación.
El Acta de Apertura presenta algunos errores, a saber:
- En el detalle de las ofertas, no se incluye el lote 4 y su correspondiente cotización de
uno de los oferentes, que sí se expone en el Acta de Preadjudicación.
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- En el mismo detalle de las ofertas se menciona el lote 5 pero se deja en blanco su precio
ofertado.
b) Informes de recepción.
No constan en los centros de salud en los que se entregaron los equipos médicos
(detectores de latidos fetales) informes de recepción y/o remitos del proveedor
debidamente conformados. Al respecto sólo consta un remito del proveedor, donde firman
los responsables de cada centro en el Area Salud PROMIN del Ministerio de Desarrollo
Humano de la provincia.
Comentarios de la UEP:
a) Si bien se omitió la lectura del lote N° 4 de la oferta presentada por la firma Alberto
Mazzoni en el Acta de Apertura, esto quedó aclarado en el Informe de la Comisión de
Evaluación, con autorización de la UCP – PROMIN, otorgando la “no objeción” a la
preadjudicación llevada a cabo por la Comisión de Evaluación, para la adjudicación de los
distintos lotes.
b) Se tomará en cuenta la observación.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de
la información.
4) GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Observaciones: Del análisis realizado sobre una muestra de los distintos concursos de precios
llevados a cabo por el Proyecto en materia de gastos de comunicación social, se detectó:
• En ningún caso ha quedado evidencia de que se hayan cursado cartas de invitación a los
distintos oferentes.
• En algunos casos los presupuestos presentados no estaban fechados.
• En todos los casos se presentaron los mismos tres oferentes.
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• En dos casos (concursos de precios N° 47/99 y N° 59/99) el presupuesto presentado por
uno de los oferentes se identifica con el mismo N° de orden (0000-00000384), pero detalla
conceptos distintos.
• En el concurso de precios N° 58/99 (abono filmación por 12 meses) todos los presupuestos
estaban enmendados (cantidad de meses ofertados y horas presupuestadas por mes).
Comentarios de la UEP:
• Sin comentarios.
• Sin comentarios.
• Con respecto a las firmas invitadas a presentar presupuestos, se reiteran las mismas ya que
éstas son las únicas en el mercado local que realizan trabajos en este rubro; además de
reunir las condiciones tecnológicas y de precios requeridas, cumpliendo en tiempo y forma
con los términos de referencia.
• Sin comentarios.
• Respecto a la enmienda en los presupuestos, se tendrá en cuenta esta observación para
futuras compras.
Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación, como así también dar
cumplimiento a las estipulaciones señaladas en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados
por el Gobierno del PNUD –Capítulo IV, Recursos Físicos, punto 11-.
BUENOS AIRES, 15 de junio de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/041.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Inspección ocular.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y
- el 25,50 % del rubro “Obra Civil Hospital”; el 54,05 % del rubro “Obra Civil CS y CDI”; el
57,19 % de los rubros “Subcontratos Capacitación”, “Supervisores de Obra” y
“Fortalecimiento Institucional” y el 31 % del rubro “Equipo no Fungible”, rubros que integran
el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Formosa no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 15 de junio de 2000.
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