1998_172_06info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria
detallados en I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/97, correspondientes al
“Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial”, parcialmente financiado a través del Convenio de
Préstamo N° 3877-AR, suscripto el 5 de diciembre de 1995 entre la República Argentina y el
Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación de fecha 28 de
junio de 1996.
I-
ESTADOS AUDITADOS
- Balance General al 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos.
- Resumen de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos.
- Resumen por Categorías del período al 31 de diciembre de 1997 (Cuadro de Inversiones),
expresado en pesos.
- Notas a los estados financieros.
- Información Financiera Complementaria que incluye el Resumen de Fuentes y Usos de
Fondos al 31/12/97, expresados en pesos, de las 18 Unidades Provinciales participantes,
de la ciudad de Buenos Aires y de la Unidad Ejecutora Central (UEC).
1
La información precedente ha sido preparada por la Unidad Ejecutora Central y es de su
exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron recibidos por esta
auditoría con fecha 26/05/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión sobre los mismos, basada en el
correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado las tareas de campo entre el
03/03/98 y el 26/05/98.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en
I- juntamente con las notas e información anexa que los acompañan, presentan
razonablemente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera del “Segundo
Proyecto de Desarrollo Provincial” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones
operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables
usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo N° 3877-AR BIRF de fecha 05/12/95 y su modificación.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 1998.
2
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al Banco Mundial durante
el ejercicio 1997, correspondientes al “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial” parcialmente
financiado a través del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF de fecha 5 de diciembre de
1995 y su modificación de fecha 28 de junio de 1996.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso del Período por el ejercicio finalizado el 31/12/97,
expresado en pesos.
El estado ha sido preparado por la Unidad Ejecutora Central en base a las Solicitudes de
Retiro de Fondos N° 1 a 7 que fueron presentadas al Banco Mundial durante el ejercicio
1997. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
3
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de la documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la elegibilidad de
los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Solicitudes de Desembolso
del Período detallado en I- precedente, resulta ser razonablemente confiable para sustentar
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, de conformidad con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3877-AR de fecha 05/12/95 y su modificación.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 1998.
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado
el 31/12/97, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial”, mantenida en dólares estadounidenses en el Banco de la Nación Argentina (BNA),
Sucursal Nueva York.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial, por el período comprendido entre el 01/01/97 y el 31/12/97,
expresado en pesos, y preparado por la Unidad Ejecutora Central del Proyecto sobre la base
de los movimientos de la cuenta en dólares” N° 000700227000 “BCRA-PROG DESA
PROV BIRF 3877-DESEM”, abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva
York, al tipo de cambio $ 1 = USD 1.
El estado se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
5
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de la Cuenta Especial indicado
en I- precedente, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial
N° 000700227000 del “Segundo Programa de Desarrollo Provincial” al 31/12/97, así como
las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
las estipulaciones sobre el uso de los fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5
del Convenio de Préstamo N° 3877-AR BIRF de fecha 05/12/95 y su modificación.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 1998.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3877-AR BIRF
“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial”, por el ejercicio finalizado el
31/12/97, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N°
3877-AR, suscripto el 05/12/95 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación de fecha 28/06/96.
El Proyecto es ejecutado por la Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias del
Ministerio del Interior a través de una Unidad Ejecutora Central (UEC) creada al efecto y
Unidades Ejecutoras Provinciales constituidas en las provincias integrantes del mismo.
1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 225.000.000.-.
Al 31/12/97 el total desembolsado por el BIRF, a valores históricos, ascendió a USD
16.014.561.-.
7
2) Sección 2.02 (a): Retiros del monto del préstamo.
La información requerida obra en el “Resumen de Fuentes y Usos de Fondos del Proyecto al
31/12/97”, adjunto al presente informe.
3) Sección 2.02: (b) Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial.
Se procedió a la apertura de la cuenta Especial N° 000700227000 denominada “BCRA-PROG
DESA PROV BIRF 3877-DESEM”, en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva
York.
El 06/02/97 el Banco Mundial depositó en la cuenta especial USD 1.500.000.- a cuenta de la
Asignación autorizada equivalente a USD 7.000.000.-.
4) Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida. Durante 1997 se abonó en concepto de comisión de compromiso lo siguiente:
Fecha Vto.
Fecha Pago
15/04/97
11/04/97
286.059,26 (*)
15/10/97
14/10/97
277.612,33
Importe en USD
(*) Este importe incluye USD 6.141,10 correspondientes al cargo por intereses del préstamo.
5) Sección 2.05 (a): Intereses.
Cumplida. Durante el ejercicio 1997 se abonó en concepto de intereses lo siguiente:
Fecha Vto.
Fecha Pago
15/04/97
-------
15/10/97
14/10/97
Importe en USD
(*) ver sección 2.04
111.765,24
8
6) Sección 3.01 (a): Compromisos con los objetivos del Proyecto.
(i) Ejecución de la parte B del Proyecto, a través de la UEC
Al respecto, cabe tener en cuenta los señalamientos expuestos en el Ayuda Memoria de la
Misión de Supervisión del BIRF del 11 al 26 de setiembre de 1997 en la que se observan los
altos costos de funcionamiento de la UEC en comparación con similares programas.
(ii) Convenios de préstamo subsidiarios
Se formalizaron los siguientes convenios subsidiarios:
CONVENIOS CON
FECHA
CHUBUT
12/06/96
1.350.000.-
CORDOBA
06/09/96
9.020.000.-
CORRIENTES
11/06/96
3.780.000.-
ENTRE RIOS
28/02/97
4.960.000.-
FORMOSA
20/03/97
3.700.000.-
JUJUY
08/11/96
2.890.000.-
LA PAMPA
12/06/96
1.910.000.-
LA RIOJA
12/06/96
2.100.000.-
CIUDAD DE Bs.As.
28/06/97
1.950.000.-
MISIONES
10/09/96
3.360.000.-
NEUQUEN
30/10/96
1.510.000.-
RIO NEGRO
20/11/96
2.560.000.-
SALTA
20/03/97
3.890.000.-
SAN JUAN
16/07/96
3.430.000.-
SAN LUIS
05/08/96
2.320.000.-
SANTA FE
10/09/96
9.080.000.-
SGO. DEL ESTERO
08/04/97
4.200.000.-
T. DEL FUEGO
06/09/96
200.000.-
MONTO EN USD
9
PROVINCIA
FECHA
MONTO EN USD
TUCUMAN
12/06/96
4.830.000.-
BUENOS AIRES
s/fecha
19.500.000.-
MENDOZA
s/fecha
4.240.000.-
TOTAL
90.780.000.-
(iii) Provisión de fondos
La UEC ha cumplido en forma satisfactoria con los acuerdos efectuados respecto al Segundo
Proyecto de Desarrollo Provincial (PDP II), entre ellos, los acuerdos subsidiarios, la
presentación de los Planes Provinciales de Acción Financiera e Inversiones (PAFIs), la
implementación del sistema de información y el avance en los trámites para declarar el
préstamo operativo en cada provincia. Con respecto a los desembolsos del préstamo, los
atrasos continúan siendo significativos.
7) Sección 3.01 (b): Asignación del 56% del monto del préstamo.
Cumplida según consta en tabla C.1.-Anexo C- del Manual Operativo.
8) Sección 3.01 (c): Représtamo de los recursos del préstamo.
Cumplida.
9) Sección 3.01 (d): Propósitos del préstamo a través de los convenios subsidiarios
Cumplida.
10) Sección 3.01 (e): Ejecución del proyecto de conformidad con las disposiciones del Manual
Cumplida.
10
11) Sección 3.02: Adquisición de bienes y contratación de obras y servicios de consultoría.
Nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
12) Sección 3.04 (a): Conformación de la Unidad Ejecutora Central.
Cumplida. Téngase en cuenta lo señalado en la Sección 3.01 (a) (i) precedente.
13) Sección 3.05: Informes semestrales.
Se elevaron los siguientes informes:
PERIODO
NOTA ELEVACION
FECHA
31/03/97
N° 0802/97
17/04/97
30/09/97
N° 2380/97
30/09/97
14) Sección 3.06 (a): Intercambio de opiniones entre el Banco y la UEC sobre el
cumplimiento de la UEC y de las UEP's en la coordinación y ejecución del Proyecto.
Al respecto, conforme surge del Ayuda Memoria de la Misión del BIRF del 11 al 26 de
setiembre de 1997, los costos de funcionamiento de la UEC son altos en comparación con
unidades similares en otros programas, existen serias deficiencias en la calidad de las
revisiones de los documentos efectuada por la división contrataciones, falencias en la
construcción del Hospital de Niños de la provincia de Santa Fe y retrasos en la ejecución
financiera global del Programa en su conjunto.
15) Sección 3.08: Presentación de préstamos subsidiarios al Banco para su aprobación.
Cumplida.
11
16) Sección 4.01 (a): Registros contables.
Cumplida.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 1998.
12
MEMORANDO A LA DIRECCION
DEL “SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRESTAMO Nº 3877-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del Proyecto,
una serie de observaciones y recomendaciones de control interno surgidas como consecuencia
del examen practicado, por esta Auditoría General de la Nación, sobre los estados financieros del
“Segundo Proyecto de Desarrollo Provincial”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1997.
Teniendo en cuenta que la operatoria del Proyecto es otorgar créditos (subpréstamos) a las
provincias participantes, a fin de cerciorarse sobre el grado de cumplimiento de las
estipulaciones del Reglamento Operativo que se basa en las distintas cláusulas del Convenio de
Préstamo y por consiguiente, en la correcta utilización de los recursos del financiamiento, esta
auditoría procedió, a través de muestras selectivas, a realizar inspecciones in-situ a las
mencionadas Unidades de Ejecución Provincial (UEPs).
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen surgen los
siguientes comentarios:
I-
UEP SANTA FE
1- ANALISIS DE ANTECEDENTES DE OBRAS.
Observación: Del análisis del expediente que contiene los antecedentes que conforman
el proceso de contratación para la realización de la obra correspondiente a la construcción
del Hospital de Niños de la ciudad de Santa Fe, surgieron las siguientes observaciones:
13
a) No se encontraron agregados al expediente de la licitación los pliegos presentados y
debidamente suscriptos por cada uno de los oferentes.
b) El expediente puesto a disposición de esta auditoría se encontraba foliado hasta el N°
11.617 (cuerpo Nº 20). Los cuerpos subsiguientes tenidos a la vista (Nº 21, 22 y 23) no
estaban foliados.
Comentarios de la UEP:
a) Se procederá a su incorporación inmediata.
b) Se ha procedido a cumplimentarlo.
2- INSPECCION OCULAR.
Observación: Realizada una inspección ocular sobre la obra “Nuevo Hospital de Niños
de la Ciudad de Santa Fe”, certificada en un 97% al momento de nuestra visita, se
identificaron algunos problemas de diferente magnitud, entre los que se puede citar:
•
•
•
Estructura:
§
Humedad en techos y paredes.
§
Rajaduras en pisos y paredes (depósitos).
§
Fisuras en pavimentos y cordones.
§
Tanque de agua fisurado y goteando.
§
Tabiques divisorios débiles, etc.
Instalaciones:
§
Falencias en la construcción de la cabina de Gas Natural.
§
Problemas en la conexión de la bomba de incendio.
Sanitarios:
§
Necesidad de reparación de diversas cañerías y griferías.
Cabe aclarar que dichas falencias fueron también detectadas por la misión de supervisión
realizada por representantes del BIRF el 18/09/97 (Ayuda Memoria de fecha 26/09/97) y
14
se encuentran en el informe técnico suscripto por personal de la UEC de fecha 22/01/98.
Asimismo, dicho informe técnico indica que la obra ha sido certificada en exceso (97%)
en relación al avance físico real.
Comentario de la UEP: Al momento de la realización de esa auditoría, la UEP se
encontraba en un proceso de mediación con la empresa contratista, a efectos de dar
respuesta total a defectos, insuficiencias y falencias detectadas por la propia inspección.
La mediación es efectuada por expertos de la Unidad Ejecutora Central. A la fecha aún
no está concluida.
3- BANCOS -CUENTA PROYECTO- (cuenta contable exclusiva para el registro del
movimiento de la cuenta bancaria del mismo).
Observación: La UEP ha registrado en la Cuenta Proyecto, pagos anteriores a la fecha de
apertura de dicha cuenta bancaria, correspondientes a los certificados de obra Nº 1 a 24
del “Nuevo Hospital de Niños de la Ciudad de Santa Fe”, que fueron canalizados a través
de la cuenta bancaria N°18375/06 “P.S.F. y D.E.P.A. Cuenta General”.
Comentario de la UEP: Debido a que la condición de elegibilidad de la provincia de
Santa Fe se cumplimentó con posterioridad al certificado de obra N° 24, esta Unidad
procedió a cancelar los certificados de obra 1 a 24 a través de las cuentas abiertas por el
Programa Provincias I con fondos 100% provinciales y, producida la condición
mencionada más arriba, se comenzó a operar con el crédito del préstamo, con las cuentas
corrientes oficiales abiertas a tales efectos.
Recomendación: Registrar únicamente los movimientos genuinos canalizados a través
de dicha cuenta.
15
II- UEP CORRIENTES
1- ANTECEDENTES DE CONTRATACION.
Observación : Analizados los antecedentes que respaldan el proceso de contratación de
obra hemos verificado que parte de la documentación que mantiene la UEP en sus
archivos se encuentra sin foliar y no están ordenados en forma cronológica.
Comentario de la UEP: Solamente un expediente fue observado por falta de foliatura y
orden cronológico.
Recomendación: Mantener archivos de la documentación respaldatoria del proceso de
contratación ordenados en forma cronológica y debidamente foliados, a fin de determinar
la integridad de la información.
2- PAGOS
Observación: En los archivos de documentación de obra que mantiene la UEP, junto con
los certificados de obra presentados por los contratistas y abonados por la mencionada
Unidad, no se encontraron agregados los comprobantes (facturas) correspondientes a
dichos certificados.
Comentario de la UEP: No se exige la presentación de la factura por los importes
certificados debido a que la Ley Provincial de Obras Públicas la asimila al certificado de
obra, autorizando el uso indistinto.
Recomendación: Incorporar en los archivos de la UEP los comprobantes (facturas) que
debe emitir el contratista.
16
III- UEP ENTRE RIOS
1- CONCILIACIONES BANCARIAS.
Observaciones: Analizadas las conciliaciones bancarias preparadas por la UEP se
determinaron las falencias que se exponen a continuación.
a) No se identifica al encargado de realizarlas ni al responsable de supervisarlas.
b) No se deja constancia de su realización cuando de las mismas no resultan partidas
pendientes (meses de setiembre y octubre de 1997).
Recomendación: Dejar claramente identificado al encargado de realizar las
conciliaciones bancarias como así también al responsable de supervisarlas, dejando en
todos los casos la constancia de su realización.
2- REGISTROS AUXILIARES.
Observación: El Proyecto no coteja los saldos del registro auxiliar de bancos con los
saldos contables.
Recomendación: Conciliar periódicamente los saldos contables con los registros
auxiliares como norma de control para evitar o corregir posibles diferencias.
3- ANALISIS DE CONTRATACIÓN DE OBRA.
Observación: Del examen realizado sobre los antecedentes correspondientes a la
Licitación Nacional N° 1/97 “Relevamiento Aerofotogramétrico y Cartografía Urbana y
Subrural” que obran en el expediente, se ha constatado la presentación por parte de uno
de los oferentes no adjudicados, de un recurso de revocatoria al Decreto del Ministerio de
Economía Provincial N° 2808/97 de adjudicación, habiendo Dictamen de la Fiscalía de la
provincia desestimando tal pedido.
17
Comentario de la UEP: De acuerdo al Dictamen de la Asesoría Legal de la UEP y de la
Fiscalía de Estado se ha elaborado el Proyecto de Decreto rechazando el Recurso de
Revocatoria interpuesto por la firma. Dicho proyecto se encuentra a la firma del Señor
Gobernador.
4- BANCOS -CUENTA PROYECTO-.
Observación: La UEP ha registrado en la Cuenta Proyecto el ingreso de los aportes
provinciales y el pago de $ 379.711,60 correspondientes al anticipo del 15% de la
licitación 1/97 realizado a través de una cuenta bancaria distinta y ajena al Proyecto
(cheque N° 3.725.255 canalizado a través de la cuenta corriente N° 90182/0).
Comentario de la UEP: La utilización de una cuenta corriente ajena al Programa, se
debió exclusivamente a un error cometido al momento de depositar el anticipo otorgado
por la Provincia.
Recomendación: Canalizar todas las transacciones del Proyecto a través de la cuenta
exclusiva del mismo.
5- APORTE BIRF.
Observación: Del análisis realizado sobre los aportes correspondientes al financiamiento
BIRF, se verificó la utilización de USD 31.062,15 para cancelar pagos que correspondían
a financiamiento con aporte local.
Comentario de la UEP: El aporte provincial se concretó con posterioridad al cierre
contable.
Recomendación: No utilizar fondos externos para el financiamiento correspondiente a
aporte local.
18
IV- UEP NEUQUEN
1- SUBVALUACIÓN.
Observación: No se registran en el Proyecto las deudas generadas en concepto de
retenciones de fondo de reparo practicadas por la UEP sobre los certificados de obra
presentados y abonados a los contratistas cuando no presentan en su reemplazo póliza de
seguro de caución.
Comentario de la UEP: Efectivamente, dichos importes no han sido registrados ya que,
siguiendo instrucciones del Manual Operativo, sólo se han contabilizado los montos
efectivamente pagados. Se registrará con un asiento tipo.
Recomendación: Registrar los hechos económicos conforme las prácticas contables
usuales, a efectos de reflejar en forma correcta la situación financiera del Proyecto.
2- TRANSFERENCIA DE FONDOS.
Observación: Se han transferido fondos por un total de $ 4.278,68 que no fueron
justificados con erogaciones del Proyecto.
Comentario de la UEP: Como consecuencia de poseer la UEP un solo número de Clave
Unica de Identificación Tributaria (CUIT) para depositar impuestos, se impone la
obligación de pagar cada Declaración Jurada con un solo cheque, compensándose
ingresos con otros proyectos a cargo de la Unidad. Con fecha 27/02/98 se corrige la
situación planteada.
Recomendación: Atento el procedimiento adoptado para el depósito de las obligaciones
fiscales de la UEP, teniendo en cuenta que se administran varios proyectos, extremar los
controles respecto a cargar a cada uno de ellos lo que realmente corresponde.
19
V- UEP LA RIOJA
1- REGISTROS.
Observación: Del relevamiento realizado sobre los registros de la UEP (Registros de
diario, mayores y sumas y saldos), se verificó que:
a- La información contable se encontraba desactualizada y con errores; existían
imputaciones del mayor general no registradas en los listados del diario general provistos
a la auditoría y asientos listados en el diario general no encontrados en el mayor general.
b- La UEP no efectuó los controles e imputaciones correspondientes a los cargos en
concepto de intereses, comisión de compromiso y cargos UEC.
c- Se observaron imputaciones a bienes cuando, por el concepto, corresponden a obras.
d- Se han borrado asientos, cuando lo que corresponde conforme a sanas prácticas
contables es revertir las imputaciones erróneas.
Comentarios de la UEP:
a- Al momento de solicitar el mayor no se había restaurado la base contable.
b- Se acepta la sugerencia.
c- Se acepta la sugerencia.
Recomendación: Mantener la información contable en forma cronológica y al día, tal
como lo indican las normas contables profesionales.
2- CONCILIACIONES BANCARIAS.
Observación: La UEP no deja constancia de la preparación de las respectivas
conciliaciones bancarias cuando no resultan partidas pendientes.
Comentario de la UEP: De acuerdo a lo observado se va a comenzar a archivar las
conciliaciones en los cortes mensuales.
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Recomendación: Dejar documentado el trabajo de conciliación realizado sobre las
cuentas bancarias del Proyecto, aún cuando no resulten partidas pendientes de dicha
labor.
3- ORDENES DE PAGO.
Observación: La UEP ha utilizado las órdenes de pago del Proyecto “Provincias I” para
registrar los pagos que se canalizaron a través del “Segundo Proyecto de Desarrollo
Provincial”.
Comentario de la UEP: Se debió a que al comienzo del Proyecto “Provincias II” esta
UEP no contaba con el sistema contable instalado.
4- CONCENTRACION DE FUNCIONES.
Observación: Existe concentración de funciones en la UEP, en materia contablefinanciera; la responsabilidad de la tesorería y de la contabilidad se concentra en una sola
persona.
Recomendación: Establecer una adecuada separación de funciones a fin de un correcto
control por oposición en el Proyecto.
5- OBRAS.
Observación : El trabajo realizado por la contratista de la obra “Relevamiento
Aerofotogramétrico Urbano y Suburbano, Cartografía Rural y Censo” fue registrado
como Bienes cuando correspondía contabilizarse como Obras.
Cabe informar que en el Certificado de Gastos provincial, las erogaciones que se refieren
a los conceptos mencionados en el párrafo precedente se justifican en la categoría (a)
21
"Obras Civiles" (Anexo I Convenio de Préstamo).
Comentario de la UEP: Se acepta la sugerencia.
VI- UEP RIO NEGRO
1- ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRA
Observaciones: Del análisis de los expedientes que contienen los antecedentes que
conforman el proceso de contratación para la realización de la obra de construcción del
Hospital Zatti de Viedma (licitación pública nacional nº 3), surgió lo siguiente:
a) En la Licitación de la referencia se decidió desestimar la oferta más baja debido a que
la empresa se encontraba inhabilitada por la D.G.I.. Esta auditoría pudo verificar la
documentación relacionada con este procedimiento pero la misma no se encontraba
adjuntada al expediente licitatorio.
b) Con fecha 20/08/97 se solicitó la prórroga del período de validez de la oferta por 45
días al oferente posicionado en segundo lugar, pero no consta en el expediente esta
solicitud a los demás oferentes.
c) No existe en el expediente copia del pliego firmado por los oferentes que se
presentaron en la Licitación.
d) No existe en el expediente copia de la nota enviada al oferente posicionado en segundo
lugar, solicitando documentación adicional a su oferta relacionada con el punto 4.3 (i)
y (j) de las instrucciones a los licitantes. Por otra parte, la respuesta a estos
requerimientos no se encontraba adjunta al expediente de la Licitación.
22
e) No existe constancia de la notificación a los demás licitantes que sus ofertas no han
sido seleccionadas.
Comentarios de la UEP:
a) Se entiende que no era necesario la incorporación al expediente.
b) Con respecto al pedido de prórroga del período de validez de las ofertas, es correcto
que no se solicitó a todas las demás empresas, esto en razón que se encontraba
avanzado el trámite de preadjudicación a la contratista, quien ya había manifestado
telefónicamente ante una consulta nuestra que aceptaba prorrogar dicho plazo.
c) Referente a la no existencia en el expediente de los pliegos firmados por los oferentes,
cabe acotar que es costumbre de la Provincia agregar únicamente al expediente
principal las ofertas, quedando para consulta y uso de la administración el resto de la
documentación.
d) Tal requerimiento fue efectuado en forma telefónica.
e) No se efectuó tal notificación por omisión.
Recomendación: Cumplimentar adecuadamente los procedimientos que deben seguirse
y documentación que debe guardarse en los archivos (expedientes) de la UEP en los
procesos de contratación llevados adelante.
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2- CERTIFICADOS DE OBRA.
Observación: El certificado de obra por la construcción del Hospital Zatti de Viedma no
está firmado por la empresa contratista en todas sus hojas.
No se deja constancia en el certificado de obra de la retención del fondo de reparo (5%)
ni del reemplazo del mismo por póliza de seguro.
Comentario de la UEP: Se harán firmar por la empresa contratista todas las hojas del
certificado de obra.
3- CUENTA PROYECTO.
Observaciones:
a) La UEP ha registrado en la cuenta proyecto el pago canalizado a través de la cuenta
bancaria Nº 9-000923515/7 del Banco de Río Negro perteneciente al “Primer
Programa de Desarrollo Provincial”, efectuado el 31/12/97.
b) Al 31/12/97 registra un saldo acreedor de $ 41,75.
c) La UEP no mantiene un archivo de aquellos cheques anulados.
Comentarios de la UEP:
a) Fue por un error involuntario.
b) Corresponde al costo de mantenimiento de cuenta que cobra el banco; se tendrá en
cuenta para que no vuelva a ocurrir.
c) A partir de la observación se mantendrá un archivo de cheques anulados.
Recomendación: No mantener saldos bancarios en descubierto.
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VII-UNIDAD EJECUTORA CENTRAL (UEC)
1- CRÉDITOS.
Observación: Entre los meses de agosto y octubre de 1997 se han efectuado anticipos de
fondos bajo el rubro Créditos Varios con cargo a erogaciones futuras de capacitación por
un total de $ 110.000.-, habiéndose reembolsado a la cuenta un total de $ 70.000.- al
31/12/97 y el saldo de $ 40.000.- con fecha 19/02/98.
Al respecto observamos que
no consta en los archivos de la UEC el motivo ni
autorización de tales adelantos, los cuales, a su vez, no fueron rendidos con erogaciones
elegibles sino que fueron reintegrados al Proyecto en dinero.
Comentario de la UEC: Los anticipos de fondos se habilitan de ese modo debido a que
prácticamente hasta que comienzan los cursos no puede instrumentarse de otra forma la
entrega de fondos correspondientes a viáticos de los participantes que proceden de
distintas provincias. Este procedimiento equivale a aumentos y/o disminuciones del fondo
fijo de viáticos.
Recomendación: No constituir anticipos de fondos del Proyecto sin la debida
justificación. En caso de estar justificados, documentar las rendiciones con comprobantes
respaldatorios que avalen tal procedimiento.
2- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES.
(a) Observaciones a los legajos:
- No se deja constancia del proceso de selección llevado adelante por la UEC.
- En la mayoría de los casos analizados, la fecha del contrato formalizado por el
consultor es posterior a la fecha de inicio de tareas, en algunos casos con varios
meses de demora, librándose igualmente el correspondiente pago de honorarios.
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- En todos los casos analizados la no objeción del Banco Mundial es de fecha
posterior a la de inicio de tareas. Se verificaron retrasos en las solicitudes al Banco
de los pedidos de no objeción y significativos retrasos en las respuestas del BIRF.
(b) Observación a Pagos: Los pagos se libran sin la previa aprobación de los informes
de avance y/o finales que deben presentar los consultores, conforme se señala en sus
términos de referencia.
(c) Observación a Informes: No fueron puestos a disposición de esta auditoría los
informes de consultoría correspondientes al consultor registrado bajo el contrato A25-2-0087.
Comentarios de la UEC:
Legajos: Debe tomarse en cuenta que en la mayoría de los casos, los consultores
contratados por el proyecto ya trabajaban formando parte de la estructura de la UEC bajo
el Programa de Saneamiento Financiero y Desarrollo Económico de las Provincias
Argentinas (Provincias I). En consecuencia dicha selección, de corresponder, había sido
efectuada oportunamente en el marco de dicho Programa. Por otra parte, y cuando no fue
así, se especificó en la solicitud de no objeción al Banco que se requería la contratación
directa de los consultores involucrados.
La situación apuntada se produce porque normalmente se espera la no objeción del Banco
para fechar el contrato. Durante 1997 se produjeron demoras en tramitar con el Banco el
otorgamiento de las no-objeciones. Por tal motivo, y para no agravar la situación
financiera de las provincias solicitándoles fondos de contrapartida que luego deberían ser
reintegrados, se efectuó el pago de dichos contratos que, en su mayoría, eran
recontrataciones (en condiciones similares a las contrataciones anteriores). Las
rendiciones de los contratos involucrados fueron postergadas hasta la obtención de las no
objeciones por parte del Banco Mundial.
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Pagos: El problema que ocasionalmente se presenta es que la UEC, con la finalidad de
poner a disposición de los consultores sus honorarios el último día hábil de cada mes en
los casos en que los pagos se acreditan mediante cuentas bancarias, debe procesar el pago
por lo menos con cuatro días de anticipación. No obstante, el control se efectúa con
posterioridad a la liberación de pagos, pero antes de la efectivización de los mismos, ya
que esta Unidad cuenta con la posibilidad de ordenar al Banco pagador un stop payment
hasta el mismo día de pago, que es coincidente con el vencimiento de la presentación de
los correspondientes informes.
Recomendaciones:
Legajos: Mantener archivos completos, respecto a la documentación que respalda el
proceso de selección y contratación de consultores.
Pagos: No autorizar la liberación de los pagos de honorarios sin la previa aprobación de
los informes de avance y/o finales correspondientes, tal como lo establecen los
respectivos términos de referencia suscriptos por los consultores del Proyecto.
3- CUENTA PROYECTO.
Observación: La UEC ha registrado en la cuenta proyecto el movimiento de fondos
canalizado a través de la cuenta bancaria perteneciente al Programa de Saneamiento
Financiero y Desarrollo Económico de las Provincias Argentinas (Provincias I),
registración que fue cancelada al momento del ingreso de fondos del Proyecto en
cuestión.
Comentario de la UEC: Es de conocimiento del Banco Mundial, que durante el último
trimestre de 1996 se produjo el cambio de autoridades de la UEC. Esto motivó que
debieran tramitarse las correspondientes modificaciones para la habilitación de firmas,
tanto ante el Banco Nación Argentina, como ante el Banco Central de la República
Argentina y el BIRF, lo que derivó en que recién en febrero de 1997 pudiera efectuarse el
primer desembolso de la Cuenta del Préstamo con destino a la Cuenta Especial.
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Recomendación: Registrar en la citada cuenta los movimientos genuinos canalizados a
través de ésta.
4- REGISTRO DE INVENTARIO.
Observación: La UEC lleva como registro de inventario un listado de los bienes y
equipos adquiridos con fondos del Proyecto que carece de la siguiente información:
- No se detalla, de corresponder, el N° de serie del bien.
- No se lo identifica con un N° de inventario asignado por la UEC.
- No se incorporan en dicho registro los bienes adquiridos con fondos del Proyecto
categorizados erróneamente como capacitación.
Comentario de la UEC: La UEC tomará en cuenta las observaciones formuladas.
Recomendación: Completar el registro de inventario de bienes y equipos con la siguiente
información: N° de serie; N° de inventario asignado por la UEC; incorporción de
aquellos bienes adquiridos con fondos del Proyecto categorizados como capacitación.
5- INFORMES DE RECEPCIÓN.
Observación: La UEC no emite informes de recepción, por un responsable del Proyecto,
de los bienes adquiridos con fondos del mismo, que acrediten la conformidad de los
elementos adquiridos y aclaren si los mismos han sido debidamente verificados y se
ajustan a lo solicitado.
Comentario de la UEC: Se analizará la sugerencia de emisión de informe de recepción.
Hasta la fecha los controles han sido efectuados por el área informática de la UEC,
aunque no emite un informe por escrito.
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Recomendación: Emitir informes de recepción a efectos de constatar que la calidad y
cantidad de los productos recibidos sean coincidentes con los adquiridos.
6- METODOLOGÍA DE ADQUISICIONES.
Observaciones:
a) Con referencia a la compra de equipo informático realizada a través del concurso de
precios de distintos proveedores (orden de compra a-25-2-100), por el monto de la
adquisición ($ 100.926,43), debería haberse formalizado por licitación pública
nacional, tal como lo disponen el Manual de Operaciones y Procedimientos en el
punto 5 del módulo III y el Convenio de Préstamo (las compras de bienes y servicios
cuyo costo fuere desde USD 100.000.- y hasta USD 350.000.- deberán realizarse por
licitación pública nacional).
b) Del análisis de las distintas ofertas se ha verificado que en las cotizaciones de precios
se presentan distintas marcas y modelos a menores precios que los adjudicados. Al
respecto, no consta ningún informe técnico que señale cómo se efectuó la selección del
proveedor (marcas y modelos) que determinó la adjudicación.
Comentarios de la UEC:
a) La estimación que había efectuado la UEC -previo al inicio del procedimiento de
contratación- no excedía el monto de $ 100.000.-. Dado el monto que finalmente
resultó, sobrepasó el citado tope en $ 926,43, se procedió a concretar la operación bajo
la modalidad inicialmente prevista.
b) Se hace notar que los proveedores incluyeron distintas alternativas para cada ítem
cotizado. Sin embargo, en el modelo y marca seleccionado la oferta escogida es la de
precio inferior.
Recomendación: Tener en cuenta las normas del Banco Mundial en materia de
adquisiciones (compras mayores a U$S 100.000.- por licitación pública anunciada
localmente).
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A su vez, se recomienda formular informes técnicos que señalen los motivos que
justificaron la selección del proveedor.
7- DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO.
Observación: Analizados los contratos que agrupan erogaciones en concepto de
capacitación (honorarios de capacitadores, viajes, viáticos, estadías, gastos de
organización de seminarios, cursos, etc.) se observaron ciertas falencias en la
documentación de soporte que conviene apuntar:
a- En algunos casos particulares, los comprobantes respaldatorios de gastos no reúnen los
requerimientos formales establecidos por la Dirección General Impositiva (AFIP-DGI).
b- No se evidencia el proceso de selección llevado a cabo por la UEC, en la contratación
de profesionales para la prestación de los servicios de capacitación. Tampoco se
formalizan contratos con los profesionales designados para estas tareas.
c- Algunos comprobantes examinados no están aprobados por el coordinador a cargo; en
otros casos, si bien están inicialados por éste no se identifica con sello aclaratorio.
d- Entre los antecedentes puestos a disposición de esta auditoría sobre algunos programas
de capacitación analizados no surge un presupuesto del costo del programa, desagregado
por concepto del gasto, y debidamente aprobado por el Coordinador General.
e- En algunos casos no se formaliza el proceso de contratación de servicios
(cotizaciones), contratándose en forma directa.
f- Se incluyen algunos gastos que no correspondería tipificarlos como parte del costo de
la capacitación (gastos de cerrajería, gastos de mudanza, cadete).
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Comentarios de la UEC:
a- En los casos en que no hay facturas emitidas con los requisitos del organismo
fiscalizador (Dirección General Impositiva), hay comprobantes firmados por el receptor
del pago.
b- Se tomará en cuenta la sugerencia y se evaluará para el futuro la aplicación de la
misma. No obstante, se aclara que este procedimiento de generación de una orden de
capacitación (que hace las veces de contrato, como ocurre en las órdenes de compra) fue
explicado al Task Manager y es la solución que encontró la UEC, por razones de orden
práctico, que todos los conceptos vinculados a una específica actividad de capacitación
estén bajo el mismo contrato.
c- En el caso de estar los comprobantes sin inicialar por el Coordinador, están autorizados
de acuerdo con la instrucción emanada del Director Nacional, según memorando interno
del 06/12/96 que así lo establece.
e- Los cursos se realizan en lapsos breves, casi sin tiempo para efectuar selecciones.
Igualmente, es frecuente que se efectúen traducciones de convenios, manuales, escritos,
etc.
f- Los gastos señalados correspondieron a demandas de la división capacitación para su
puesta en funcionamiento.
Recomendación: Profundizar los controles de la documentación de respaldo del
Proyecto como ser los comprobantes que recibe el Proyecto como respaldo de las
erogaciones; documentar el proceso de selección en la contratación de profesionales para
capacitación; no autorizar el pago a comprobantes sin inicialar por el coordinador a
cargo; agregar los respectivos presupuestos a los programas de capacitación y verificar
los conceptos que se incluyen bajo este rubro.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL“SEGUNDO PROYECTO DE DESARROLLO PROVINCIAL”
CONVENIO DE PRESTAMO Nº 3877-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI) incluyendo los siguientes procedimientos:
a)
Tests o pruebas de transacciones.
b) Análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras.
c)
Verificación y análisis de los informes de los consultores y firmas consultoras.
d) Análisis sobre si la prestataria ha contado en forma oportuna con los fondos del
financiamiento externo canalizados a través de la cuenta especial.
e)
Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos.
f)
Análisis de la metodología para la adquisición de equipos.
g) Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la
actividad auditada.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100% de los orígenes de fondos durante el período 1997; y
- el 56,62 %; 19,10 %; 63,28 %; 93,46 % y 39,77 % de los rubros "Equipos", "Viajes y
Viáticos",
"Obras",
“Personal-Consultores”,
correspondientes a financiamiento BIRF como local.
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y
“Varios”,
respectivamente,
tanto
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 1998.
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