2009_115info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA (CON SALVEDADES) SOBRE LOS ESTADOS
FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005
“FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL
EXTERNA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/08)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/01/005
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria detallada en Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2008, correspondientes al Proyecto N°
ARG/01/005 “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”. Con fecha
15/06/2001 se suscribió el Documento de Proyecto entre el Gobierno Argentino y el Programa
de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al
Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada
al efecto, en el ámbito de la Subsecretaría de Política y Gestión Comercial.
El Proyecto “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, es parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR, suscripto el 26
de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID);
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados (EERyDE) por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2008, (expresado en dólares), con sus Anexos I a III y
Notas 1 y 2 adjuntas.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1
1.- Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 2008, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD
certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto.
2. Libro mayor de bienes y equipos al 31/12/08.
3. Reporte de seguimiento observaciones ejercicios anteriores
Los estados financieros citados precedentemente fueron presentados a esta auditoría por la
UEP en su primera versión el 14/04/09, mientras que los definitivos el 22/06/09, siendo
éstos últimos de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/05/09 y el 22/06/09.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado 2- b., del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al diagnóstico del
sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualquier deficiencia
específica de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de
ejercicios anteriores, incluyendo pruebas de los registros contable- financieros, análisis de
la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del
cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y
demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) No se presentó la conciliación entre lo consignado en los registros contables con lo
expuesto en los Estados Financieros presentados. Estos últimos surgen de la
información de los informes trimestrales en pesos cotizados a tipo de cambio PNUD y
de la documentación respaldatoria, y no de los registros contables del proyecto. No
obstante ello esta auditoría procedió a validar los montos informados al PNUD en cada
informe remitido.
b) Hemos recibido con fecha 09/06/09 la respuesta suscripta por la Asesora Legal del
Programa que informa sobre la inexistencia de litigios y/o causas judiciales que
involucran al Programa. En la misma respuesta se incluye lo siguiente: “se deja
constancia que con fecha 11 de marzo de 2009 la Fiscalía de Investigaciones
Administrativas solicitó información y remisión de la documentación que fundamenta
las prórrogas obtenidas para la ejecución del Programa, si la ejecución del mismo se
encontraba completa, fecha específica de ello, y monto total ejecutado del Préstamo.
Además con fecha 11 de mayo de 2009, también solicitó remisión de copias certificadas
del Contrato de Préstamo y/o documentación anexa para la ejecución del Programa,
ambos pedidos realizados por la Fiscalía se cumplimentaron en tiempo y forma” (no se
especifica el motivo de la solicitud).
IV.- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo informado en el punto
III.- a) y sujeto a lo señalado en III- b), los estados financieros e información financiera
complementaria detallados en I- exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/01/005 “Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa” al 31 de diciembre de 2008, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
3
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 15/06/2001.
Con relación a lo estipulado en el apartado 2- b., del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
Información Especial requerida por PNUD – Capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno – servicios de
auditoria requeridos -”.
A efectos de dar cumplimiento a lo requerido por el PNUD, informamos lo siguiente:
-Al 31/12/08 el saldo de caja/banco/pnud reportado por el Proyecto en Anexo I asciende a
USD 0,00; USD 0,00 y USD 516.938,32 respectivamente.
-Del inventario puesto a disposición surge que en el presente ejercicio los bienes y equipos
adquiridos ascienden a USD 6.754,36; mientras que el total acumulado asciende a USD
773.418,43. Hemos verificado que a la fecha del presente informe todos los bienes habían
sido transferidos al organismo del cual depende el Proyecto, conforme lo exige la
normativa PNUD en la materia.
BUENOS AIRES, 22 de junio de 2009.
4
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005
“FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL
EXTERNA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/08)
En cumplimiento de lo establecido en el apartado 2- b., del capítulo VI del “Manual de Gestión
de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, respecto al
diagnóstico del sistema del control interno del proyecto, a la descripción de cualquier deficiencia
específica de los controles, y a la puesta en práctica o no de las recomendaciones de ejercicios
anteriores, y como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de
diciembre de 2008, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política
Comercial Externa ”, han surgido observaciones que se han categorizado en función de su riesgo
y se han clasificado según sus posibles causas. Asimismo, se han formulado las consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Con fecha 15/06//2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR”
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se menc ionan.
Teniendo en cuenta que al momento de la formulación del presente informe las actividades del
proyecto habían finalizado, no se formulan recomendaciones a las observaciones contempladas
en el presente.
Por otra parte y, al solo efecto de guiar la lectura de este informe, se listan a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
5
memorando:
Índice
Título
A-1 A-2
Falencias en las registraciones contables y conciliaciones
B-3 B-4
Falencias en el proceso de selección y control de informes de los consultores contratados
por el Proyecto
B-5
Falencia en el proceso de adquisiciones
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/08
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS – REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
1- En la mayoría de los casos en las AP no se indica la fecha ni Nº de rendición al Banco en el
sello puesto al efecto. (riesgo bajo, causa directrices)
2- No surge del sistema la conformación de la diferencia de cambio. En pesos se ajusta
mediante revalúos al 30/06 y al 31/12. No existe reporte de la conformación de dicha
diferencia en dólares, tampoco fue suministrado un auxiliar contable que lo contenga.
(riesgo medio, causa directrices)
Comentarios de la UEP:
1- y 2-: Se toma debida nota de la observación realizada.
2) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
1. En las conciliaciones bancarias del Proyecto se mantienen partidas pendientes de vieja
data, lo que denota falta de seguimiento para poder realizar los ajustes pertinentes. (riesgo
medio, causa directrices)
2. El mayor contable de la cuenta corriente operativa del Proyecto presenta en varios meses
del ejercicio saldo acreedor. (riesgo medio, causa error humano)
6
Comentarios de la UEP:
1. y 2. Se toma debida nota de la observación realizada.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
1- Se producen demoras en la registración de los gastos bancarios, los que son contabilizados
varios meses después de producidos. (riesgo bajo, causa error humano)
Comentarios de la UEP: Se toma debid a nota de la observación realizada.
2) CAJA CHICA
Observaciones:
1. Se contabilizaron como gastos los importes correspondientes a la reposición del fondo fijo,
y no lo gastos efectivamente rendidos, según el siguiente detalle: (riesgo bajo, causa error
humano)
Nºde Rendición
Gastos Rendidos
Gastos Contabilizados
32
1.560,72
1.575,72
33
1.558,52
1.538,95
34
1.497,53
1.515,00
35
1.519,32
1.436,85
Totales
6.136,09
6.066,52
2. Sobre los gastos de movilidad (taxis $ 950,29) no se detalla la persona que realizó el viaje,
el destino y los motivos de su realización. (riesgo bajo, causa directrices)
3. Los comprobantes de gastos están sin numerar lo que dificulta su correlación con la
planilla de rendiciones del fondo fijo. (riesgo bajo, causa error humano)
4. Los comprobantes correspondientes a gastos de artículos de librería (18) por un total de
$1.448,50 solo detallan en su concepto “artículos varios”. (riesgo bajo, causa directrices)
7
5. No se indica el motivo por el cual se contrató el alquiler de un automotor (comprobante Nº
0023-00000514 del 02/06/08 por $250,00. (riesgo bajo, causa directrices)
Comentarios de la UEP:
1- Se toma debida nota de la observación realizada. Cabe destacar que dicho error se produce
por el criterio de pesificación del monto de la caja chica adoptado por el Proyecto. Se han
adoptado las medidas necesarias para evitar dicho error en futuras rendiciones.
2- a 4- Se toma debida nota de la observación realizada.
5- El alquiler del automotor se realizó luego de un análisis costo/beneficio para el Proyecto,
en el marco de la supervisión técnica de los servicios prestados en las provincias de
Córdoba y Salta.
3) CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
1- En la mayoría de los casos analizados no consta la fecha de emisión ni la firma del
consultor en los currículos y en uno de los casos no consta sello de recepción por parte
de la UEP. (riesgo bajo, causa directrices)
2- No se tuvo a la vista la terna ni el cuadro de evaluación en uno de los casos analizados.
(riesgo medio, causa cumplimiento)
3- En un caso no consta la autorización (DGCI-PNUD) a la contratación. (riesgo medio,
causa cumplimiento)
4- No se tuvieron a la vista los informes de avance ni final en la totalidad de los casos
analizados, únicamente consta una ficha técnica con las tareas realizadas. (riesgo bajo,
causa directrices)
5- En un caso no consta firma del consultor en los términos de referencia. (riesgo bajo,
causa supervisión)
Comentarios de la UEP:
1- Se toma debida nota. Se tomarán las medidas necesarias en las futuras contrataciones.
2- 3- 5- Se toma debida nota de la observación realizada.
8
4- Sin comentarios.
4) CONSULTOR INTERNACIONAL- Evaluación Final Observaciones:
1- La documentación se encuentra archivada en un bibliorato sin la correspondiente
foliatura. (riesgo medio, causa directrices)
2- La evaluación de postulantes realizada por el Proyecto carece de fecha. (riesgo bajo,
causa supervisión)
3- No se tuvo a la vista la no objeción del BID a la evaluación realizada por el Proyecto.
(riesgo medio, causa cumplimiento)
4- El calendario de pagos estaba previsto en tres etapas y con fechas determinadas,
habiéndose realizado en una única etapa al final de la contratación. (riesgo medio, causa
cumplimiento)
5- En los términos de referencia del Contrato para la evaluación final se indica en su punto
6 que la supervisión del trabajo quedará a cargo de dos especialistas del BID “quienes
presentarán sus comentarios, no objeción a los trabajos y solicitudes de pago parcial o
final de los servicios de la presente consultoría”. Al respecto no se tuvo a la vista dichas
intervenciones, sólo consta nota CSC/CAR 2374/2008 del 09/06/08 del BID en la que
toma conocimiento del informe final presentado por el consultor. (riesgo medio, causa
cumplimiento)
6- La solicitud de no objeción al informe final enviada al BID es de fecha 04/06/2008,
mientras que la aprobación a dicho documento por parte del Coordinador del Proyecto
es de fecha 06/06/08. (riesgo bajo, causa supervisión)
Comentarios de la UEP:
1- Se toma debida nota de la observación realizada. Se procederá a realizar la foliatura del
mismo.
2- Se toma debida nota de la observación realizada. Se adoptarán las medidas
correspondientes a efecto de que la evaluación de postulantes contenga la fecha de
evaluación.
9
3- Se solicitó copia de la no objeción al BID ya que dicha documentación no consta en los
archivos del Proyecto.
4- Se toma debida nota de la observación realizada.
5- Se solicitó copia de la no objeción al BID ya que dicha documentación no consta en los
archivos del Proyecto.
6- La observación en cuestión corresponde a un error involuntario en la fecha de
aprobación por parte del Coordinador del Proyecto.
5) FIRMAS CONSULTORAS
Observaciones generales:
1- La documentación de los procesos no se mantiene archivada en forma de expediente, es
llevada en biblioratos, ordenada en forma inversa, lo que dificulta su lectura y análisis
(riesgo bajo, causa error humano)
2- En algunos casos no se tuvieron a la vista los certificados de IVA que emite el PNUD
por los pagos realizados (riesgo medio, causa directrices)
3- No se tuvieron a la vista los recibos por los pagos realizados a las firmas consultoras en
la totalidad de los casos analizados. (riesgo medio, causa supervisión)
Comentarios de la UEP:
1- Se toma debida nota de la observación realizada.
2- Sin comentarios.
3- Los pagos son realizados por medio de pago directo del PNUD, la constancia de
recepción por parte de dicho organismo es constancia suficiente para el Proyecto.
Observaciones particulares:
• Licitación Privada 17/2007 – Software -Saldo Técnico de IVA 1. En todos los informes de avance y en el informe final no consta el sello de recepción del
Proyecto. (riesgo medio, causa supervisión)
2. En el alcance técnico del trabajo a realizar (TOR´S) no consta la firma del representante
de la consultora. (riesgo medio, causa supervisión)
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Comentarios de la UEP:
1- Se toma debida nota de la observación realizada. Se han adoptado medidas con el
objeto que los próximos informes cuenten con sello de recepción del Proyecto.
2- Se toma debida nota de la observación realizada.
• Licitaciones de Planes Piloto de exportación (Informes y pagos)
1- La docume ntación de respaldo analizada en muchos casos es en copia. (riesgo medio,
causa directrices)
2- En los sectores analizados no se cumple el cronograma expuesto en el calendario de
pagos. Se efectuaron pagos sin el orden fijado contractualmente (riesgo medio, causa
cumplimiento). Asimismo, casi la totalidad de las actividades previstas se abonaron en
forma simultánea durante el período mayo /junio de 2008. (riesgo medio, causa
supervisión)
3- En algunos casos las fechas de recepción y aprobación del informe corresponden al
mismo día tanto en la aprobación UEP como por parte de la UBA (tercero contratado al
efecto). Asimismo, existen varios informes de distintos resultados (productos) en
algunos sectores (de la economía), presentados y aprobados en la misma fecha. (riesgo
alto, causa supervisión)
Comentarios de la UEP:
1- a 3- Se toma debida nota de la observación realizada.
11
• Licitación Privada 01/2008 – Desarrollo de un Sistema Informático- “Licencias de
Importación Automática” y “Área de Origen”.
1. Si bien se respetó la fecha final de entrega, no se cumplió con la programación de
preentregas establecidas, según se especificó en las Condiciones Especiales del Contrato
(c.g.c. 16.1). En el caso de las entregas parciales, se realizaron con un día de diferencia
y el pago se realizó en forma conjunta (anticipo 1, 2 y 3). (riesgo medio, causa
cumplimiento)
Comentarios de la UEP:
1- Se toma debida nota de la observación realizada.
BUENOS AIRES, 22 de junio de 2009.
12
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
PROYECTO PNUD Nº ARG/01/005
“FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLITICA COMERCIAL
EXTERNA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/08)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/08 con los registros
auxiliares que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto;
- aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios en las
circunstancias.
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 32,13 % de las
aplicaciones, expue stas en la información complementaria, de acuerdo al siguiente detalle:
13
Préstamo BID
71200 Consultores Internacionales
71300 Consultores Nacionales
71600 Viajes
72100 Contratos de servicios-Empresas
72200 Equipamiento y mobiliario
72300 Bienes y Materiales
72800 Equip.de tecnol.de la información
74200 Gastos audiov. y de imprenta
74500 Miscelaneos
Total Préstamo BID
Aportes Locales
71200 Consultores Internacionales
71300 Consultores Nacionales
71400 Contratos de servicios-individuales
71600 Viajes
72100 Contratos de servicios-Empresas
72200 Equipamiento y mobiliario
72300 Bienes y Materiales
72400 Equipo de Comunicación y Audiov.
72800 Equip.de tecnol.de la información
73100 Gastos de Alquiler y Mant.
74100 Servicios Profesionales
74200 Gastos audiov. y de imprenta
74500 Miscelaneos
76100 Diferencia de tipo de cambio
Total Aportes Locales
849,79
27.507,76
1.454.669,40
20.087,54
1.569,20
1.504.683,69
0,04
1,22
64,60
0,89
0,07
66,82
Muestra
560.937,22
560.937,22
%
0,00
0,00
0,00
38,56
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
37,28
23.500,00
181.808,16
3.372,20
431.961,07
6.654,17
6.974,68
14.217,82
5.404,85
7.333,68
311,40
681.538,03
1,04
8,07
0,15
19,18
0,30
0,31
0,63
0,24
0,33
0,01
30,27
23.500,00
12.334,29
57.884,62
2.920,92
311,40
96.951,23
100,00
6,78
0,00
0,00
13,40
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
39,83
100,00
14,23
65.577,32
747.115,35
2.251.799,04
2,91
33,18
100,00
65.577,32
162.528,55
723.465,77
100,00
21,75
32,13
Mov. del Ej. USD
% de Incidencia
Aportes Locales
Costos de Administración PNUD
Total Aportes Locales
TOTAL DE FONDOS APLICADOS
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 22 de junio de 2009.
14