2003_223info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/028
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/02)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/028.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/028 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del
PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el Gobierno Argentino y el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de
que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del
ejercicio y acumulados del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares
estadounidenses y anexos (1 a 2) que forman parte del mismo.
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b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6.
c) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2002,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD.
Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha
13/08/03 y se completaron el 08/09/03 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de
su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03 y el 19/09/03, y el
10/11/03.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
2
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismo de las Naciones Unidas.
b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de
inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto
al PNUD se planteó lo siguiente:
• El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos
del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que
se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del
Trimestre)”.
• En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación
de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante
Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a
la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que
se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto.
En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular
018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos
de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los
gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al
3
momento en que se ha efectuado el pago”.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) Respecto a las aplicaciones del ejercicio se registraron erróneamente en este proyecto la
suma de $ 940,00 correspondientes al ARG 98/029 subproyecto Esteban Echeverría,
según se informa en nuestro Memorando adjunto, punto 4). No obstante, en los estados
financieros mencionados en I- a) se expone correctamente.
c) Existen una diferencia de USD 405,07 entre el total registrado por la UEP en concepto
de costo de apoyo – administración – (USD 21.990,47) en el estado citado en I- a)
precedente y el informado por el PNUD, USD 21.585,40, en el estado mencionado en Id) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto no
registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02.
d) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a)
“Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado
mencionado en I- d) 1.- anterior:
Concepto
S/EOAF USD
S/Estado de Situación Diferencia USD
Financiera USD
Transf. Cuenta Especial
BIRF
702.164,58
706.674,00
(4.509,42)
Aportes Locales
102.204,41
97.695,00
4.509,41
Total
804.368,99
804.369,00
0,01
Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la
4
expuesta citada en I-a) anterior.
e) El cuadro expuesto en el Anexo 2 Transferencias de la Cuenta Especial exhibe la suma
de USD 6.964,58 ($ 12.884,48) con fecha de débito 11-03-02. Al respecto, se aclara que
el tipo de cambio a aplicar para esa fecha correspondía a $ 2.- por dólar y no $ 1,85
como se menciona en el citado Anexo.
f) Con referencia a lo señalado en Nota 5 a los estados financieros, si bien resulta aplicable
para el Préstamo BIRF 4164-AR, dichos objetivos no fueron definidos en ninguna
Revisión del Documento del Proyecto que nos ocupa.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- anterior y,
excepto por lo señalado en III- b), c) y e) precedentes, los estados financieros e
información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la
Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del PROMIN II” al
31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos
establecidos en el Documento de Proyecto del 25/11/98 y revisiones posteriores.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
5
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/02)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/028
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Pilar del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones
sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que
hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A-OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02
1) CAPACITACIÓN
Observaciones:
Se mantiene la observación respecto a que en la mayoría de los casos objeto de muestra la
orden de pago y el pago se efectivizó en fecha anterior a la del comprobante
(factura/recibo) correspondiente.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendaciones: No efectuar libramientos de pago sin la documentación de respaldo
correspondiente.
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2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Reiteramos la observación del ejercicio anterior respecto a que los
comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”)
a efectos de que éstos no puedan ser erróneamente pagados o utilizados con fines
diferentes a los del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación: Dejar evidencia, mediante un sello cancelatorio (sello de “Pagado”) en
las órdenes de pago emitidas y comprobantes abonados por el Proyecto.
3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
a) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se
firmaron parcialmente;
b) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario);
c) No identifican al responsable de la custodia de los mismos;
d) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
21.268,09 entre el total expuesto en el registro de inventario ($ 107.863,31) y el total
según registros ($ 129.131,40).
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
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su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a
efectos de detectar posibles errores y así poder corregirlos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) OBRA CIVIL Centro de Salud (CS) y Centro de Desarrollo Infantil (CDI)
Observaciones:
a) En tres casos, la contratista omitió facturar el fondo de reparo correspondiente a los
siguientes certificados de obra:
Cert. Nro.
Efector
F.R. no facturado
5
CDI El Pricipito
$ 745.23
4
CS Manuel Alberti
$ 58.79
4
CS Rayito de Sol
$ 35.48
$ 839.50
Total
No siendo contabilizados dichos conceptos (retenciones por fondo de reparo).por la
UEP.
b) En dos casos el monto facturado es por un importe inferior a lo determinado en los
respectivos certificados de obra emitidos por la contratista.
Cert.
Efector
Nro.
4
CS Manuel
Importe según
Importe seg.
Diferencia
Cert. $
Facturado $
$
1.175,72
1.156,29
19,43
14.904,65
14.658,30
246,35
Alberti
5
CDI El
Pricipito
c) El certificado N° 4 correspondiente a la obra “CS Rayito de Sol” se refiere a trabajos
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realizados en septiembre de 2002; mientras que el informe de “no objeción” de la UCP
tenido a la vista hace mención al período mayo de 2001.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información y la gestión.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones:
a) En algunos casos los “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) no se encuentran
suscriptos por el coordinador;
b) En algunos casos los comprobantes (recibos) presentados por los consultores no respeta
la correlatividad numérica, según la fecha en fueron emitidos.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación: Mantener archivos ordenados y completos de la documentación
respaldatoria que sustenta la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto.
3) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN (impresión de folletería)
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista remito y/o informe de recepción que de cuenta de la conformidad
por parte del Proyecto sobre la entrega de los productos adquiridos (330 afiches de 50
cms. x 70 cms. y 33.000 trípticos oficio ilustración mate de 120 gr. A4) por la suma de
$ 4.953.-.
b) La Orden de Compra no se encuentra suscripta por el proveedor. Téngase en cuenta que
dicho acto resulta imperativo ya que a partir de la aceptación por parte del proveedor de
9
este documento se habilitan los plazos de entrega de los bienes estipulados
contractualmente (la orden de compra establece como fecha de entrega 15 días de
recepción de la misma).
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de
manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas.
4) EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Observación:
Se observa una importante subejecución del Proyecto respecto a lo previsto originalmente.
Según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas al
31/12/02 el total ejecutado ascendía al 72 % de lo presupuestado, siendo que la fecha
prevista de finalización del proyecto (según Revisión “F” del Documento de Proyecto)
estaba prevista para el 31/12/03.
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Implementar las medidas necesarias tendientes a mejorar la gestión operativa del Proyecto,
a efectos de alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma, o en su defecto
profundizar el análisis al momento de presupuestar los gastos del mismo.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/02)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/028.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y aplicaciones de fondos del
ejercicio 2002; expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del
Presupuestaria
ejercicio $
% de incidencia Importe muestra
del rubro
$
% de muestra
analizada
21,00
Subcontratos con Empresas Co
39.621,30
45,09%
39.621,30
100,00%
30,00
Capacitacion y Becas
43.629,00
49,65%
43.629,00
100,00%
53,00
Varios
4.618,51
5,26%
4.618,51
100,00%
87.868,81
100,00%
87.868,81
100,00%
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
12
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN