2008_049info.pdf

INFORME DE AUDITORIA
AL SEÑOR SUPERINTENDENTE
DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS
DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Dr. Juan Horacio GONZALEZ GAVIOLA
Tucumán 480
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
S.
/
D.
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley N° 24.156, la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION ha procedido a examinar los Estados Contables de la
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y
PENSIONES, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006, detallados en el apartado 1.
Tales Estados Contables constituyen información preparada y emitida por la Administración de la
Entidad en orden a sus funciones específicas, nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión
sobre dichos Estados Contables basada en el examen de auditoría practicado con el alcance que se
indica en el apartado 2.
1. ESTADOS CONTABLES OBJETO DE AUDITORIA
1.1. Estado de Situación Patrimonial al 31 de Diciembre de 2006.
1.2. Estado de Recursos y Gastos por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2006.
1.3. Estado de Evolución del Patrimonio Neto por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2006.
1.4. Estado de Flujo de Efectivo por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2006.
1.5. Anexos A y B y Notas 1 a 14 que forman parte integrante de los mismos.
En la segunda columna se exponen, a efectos comparativos, los saldos de los Estados
Contables al 31 de diciembre de 2005 sobre los que emitiéramos nuestra opinión sin salvedades con
fecha 8 de septiembre de 2006.
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA
Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría externa de la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION, aprobadas mediante Resolución N° 145/93, dictadas en
virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la Ley N° 24.156. Dichas normas son
compatibles
con
las
emitidas
por
la
FEDERACION
ARGENTINA
DE
CONSEJOS
PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONOMICAS.
Una auditoría implica examinar selectivamente los elementos de juicio que respaldan la
información expuesta en los Estados Contables y no tiene por objeto detectar delitos o irregularidades
intencionales. Asimismo, incluye el análisis de la aplicación de las normas contables profesionales y de
la razonabilidad de las estimaciones de significación hechas por la administración de la entidad.
3. DICTAMEN
En nuestra opinión, los Estados Contables detallados en 1, presentan razonablemente, en sus
aspectos significativos, la información sobre la situación patrimonial de la SUPERINTENDENCIA DE
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES al 31 de Diciembre de
2006, los recursos y gastos, la evolución de su patrimonio neto y el flujo de efectivo por el ejercicio
finalizado en esa fecha de acuerdo con las Normas Contables Profesionales.
4. INFORMACION ESPECIAL REQUERIDA POR DISPOSICIONES VIGENTES
5.1. Los Estados Contables surgen de los registros contables de la entidad llevados en sus aspectos
formales de conformidad con lo descripto en la Nota 8.
5.2. Al 31 de diciembre de 2006, las deudas previsionales devengadas a favor del Sistema Integrado de
Jubilaciones y Pensiones (SIJP) que surgen de los registros contables, ascienden a $ 850.355,88.-,
siendo exigibles $ 18.881,94.- a esa fecha.
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 12 de diciembre de 2007.
MEMORANDUM SOBRE
EL CONTROL INTERNO CONTABLE
- Estados Contables al 31 de diciembre de 2006 -
Al Señor Superintendente de la
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE
FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Dr. Juan Horacio GONZALEZ GAVIOLA
Tucumán 480
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la Ley N° 24.156, la
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION efectuó una revisión del control interno contable
aplicado por la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE
JUBILACIONES Y PENSIONES (SAFJP).
Las autoridades del organismo son responsables del establecimiento y
mantenimiento de un adecuado sistema de control interno. Como parte de nuestra auditoria de
los estados contables de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE
FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES para el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2006, hemos considerado el sistema de control interno contable de la entidad,
solamente para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos
aplicados en relación con la auditoría de los referidos estados contables. Nuestra
consideración del sistema de control interno no incluyó una evaluación integral de sus
elementos y no tuvo por objeto evaluar su confiabilidad.
Sobre la base de la revisión indicada, informamos que las observaciones
formuladas sobre el control interno contable de la SAFJP, las recomendaciones para su
regularización y los comentarios efectuados por el Organismo, son expuestos en el Anexo
adjunto.
Sin otro particular, quedamos a vuestra disposición ante la eventual necesidad
de aclaraciones, saludamos a usted atentamente.
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 12 de diciembre de 2007.
ANEXO
1. CONTROL POR OPOSICION DE INTERESES
1.1.
En virtud de lo establecido por la Disposición Interna SAFJP N° 085-2006 del
25/09/06 que aprueba la estructura orgánica del Organismo, se observa una
concentración de tareas en procesos desarrollados en el Departamento de Contabilidad
y Servicios a saber:
Ø Elaboración y control de la ejecución del Presupuesto anual de la SAFJP.
Ø Gestión de Compras y contrataciones del Organismo.
Ø Recepción, control y registración de los bienes que ingresan al Organismo
mediante la emisión de los informes de recepción y registro de los activos fijos a
través del área de Patrimonio dependiente de este Departamento.
OPINION DEL AUDITADO
El Departamento Contabilidad y Servicios resulta una unidad particular dentro de la estructura
orgánica de la SAFJP, ya que el mismo posee tres sectores que se encuentran definidos en la
Disposición Interna SAFJP N° 085-2006 del 25/09/06:
v Contabilidad y Presupuesto
v Compras y Contrataciones
v Patrimonio y Servicios
Cada uno de estos sectores tienen definida su misión sus respectivas funcionalidades en las
distintas áreas de su competencia de acuerdo con los procedimientos vigentes. Ninguno de
estos sectores, ni el propio Jefe del Departamento, puede tomar decisiones sin que las
mismas sean sometidas a las autoridades superiores y específicamente en el caso de
Compras y Contrataciones sin cumplir lo establecido en la Disposición SAFJP N° 01/2003
– Reglamento de Compras y Contrataciones de la SAFJP.
1.2.
Las conciliaciones bancarias no son realizadas por personal ajeno a la
Tesorería concentrando tareas de registración y conciliación en el mismo sector.
OPINION DEL AUDITADO
El sistema contable que se utiliza para las registraciones contables relativas a los ingresos y
egresos de fondos, permite ejecutar la conciliación en forma sistemática evitando la
intervención de mano de obra del sector ya que transcribe automáticamente los movimientos
del “mayor” contable a ser conciliados, impidiendo al operador de tesorería el modificar el
registro de la conciliación, por otra parte el extracto bancario se recibe en papel y esto
tampoco permite que el área de tesorería lo altere.
Atento a que el procedimiento utilizado
no resulta en opinión del auditor control suficiente de esta tarea, se procederá a controlar e
intervenir por parte del área contable la conciliación.
1.3
Tal como se ha observado en ejercicios anteriores, tanto la contratación de los
prestadores como la liquidación de pago de los servicios prestados por los mismos son
efectuadas por el Sector de Comisiones Médicas, sin contar con la intervención de otro
sector distinto al área mencionada del organismo.
OPINION DEL AUDITADO
Respecto de este punto cabe mencionar que se adjudicó la Licitación Pública de Prestadores
Externos N° 4/2004. Además de ello, se ha proyectado desde la Gerencia de Comisiones
Médicas una nueva Resolución que permitirá a la SAFJP contar con un Padrón de Prestadores
e Interconsultores en todo el territorio nacional, que contempla el principio básico de
transparencia en el proceso de adquisición y contratación de bienes y/o servicios, permite
contar con un padrón activo tendiente a la incorporación de los prestadores de servicios de
prácticas y exámenes médicos complementarios y profesionales interconsultores en forma
dinámica. El mencionado proyecto se encuentra a la firma del Señor Superintendente para su
aprobación final.
RECOMENDACIÓN PUNTO 1:
Impulsar acciones tendientes a lograr una adecuada separación de funciones incorporando
procesos de control por oposición que recaigan en personas distintas de aquellas que las
realizan.
2.
CAJA Y BANCOS
2.1 El Organismo no genera órdenes de pago para la totalidad de los pagos que realiza
sino que además utiliza formularios denominados “Movimiento de Fondos” mediante
los cuales se efectuó el pago de sueldos del ejercicio 2006, como así también
honorarios a los prestadores médicos.
OPINION DEL AUDITADO
El sistema contable que contiene un módulo de manejos de fondos para Tesorería, prevé,
como en general lo hacen todos los software del mercado, que el usuario diseñe, nombre e
identifique mediante una abreviatura, a los distintos formularios que se utilizan en los
circuitos administrativos que son aprobados.
El comprobante “Movimiento de Fondos” se utiliza para el movimiento de fondos
bancarios para distintos tipo de operatorias donde el cheque u orden que se emite no
resulta solamente destinada a un beneficiario, como resulta en el proceso de pago de
sueldos. La SAFJP emite un cheque de su cuenta operativa y el mismo se destina a ser
depositado en otro banco para que los sueldos sean acreditados en las cuentas individuales
de los empleados o en el caso de los profesionales contratados.
Por otra parte el hecho de denominar un documento “Orden de Pago” o “Movimiento de
Fondos” no resulta contrario a ninguna norma de control ya que los procedimientos y
normas internas los regulan específicamente y los mismos no resultan documentos
comerciales o papeles de negocios cuyas características si son reguladas en forma
genérica por el Código de Comercio.
RECOMENDACIÓN
Revisar los procedimientos vigentes a los efectos de establecer la oportunidad de la utilización
de los distintos comprobantes de la operatoria.
2.1.1
Se efectuaron compras o pagos que no revisten el carácter de “menores o
urgentes” (pago de cocheras, honorarios por clases de inglés). Adicionalmente,
se observaron pagos de facturas de alquiler de cocheras que no fueron emitidas
a nombre de la Superintendencia.
OPINION DEL AUDITADO
Las facturas a las que se aluden cumplen todos los requisitos para ser incluidas y abonadas
mediante el sistema de caja chica. La consideración respecto que los gastos rendidos deban
reunir ambas condiciones de “menores o urgentes” no resulta de la norma. Las facturas no
emitidas a nombre de la SAFJP, fueron autorizadas debidamente de acuerdo con las normas
asimilando su condición a la de una rendición de gastos efectuados por un funcionario.
RECOMENDACIÓN
Cumplimentar la normativa vigente establecida por la Disposición Nº28/06.
2.1.2
Se observaron demoras en la rendición de los comprobantes de Pasajes y
Viáticos analizados, que superaron el plazo de 72 hs. que establece la
Disposición N°70 para efectuar las rendiciones. Dichas demoras involucraron a
33 de los 56 agentes analizados en las rendiciones del 31/10, 14/12 y
27/12/2006 que integraron nuestra muestra, alcanzando al 58,92 % de los casos
analizados. Los tiempos que superaron al plazo permitido van desde los 4 hasta
los 365 días alcanzando un promedio de 37,06 días de demora. Asimismo, se
detectaron solicitudes de anticipos de viajes sin fecha y con fechas
enmendadas.
OPINION DEL AUDITADO
Cabe mencionar que al 31/12/06 la cuenta anticipo de viáticos contaba con la siguiente
composición:
NOMBRE
NRO.
IMPORTE
CALIYURI JOSE
11080
1.419,00
MELENDEZ PAREDES
11803
64,50
RANUCCI SILVINA
11803
120,00
GUYET LUIS MARCELO
11815
1.586,00
De estos cuatro agentes solamente el correspondiente a Caliyuri José observaba un plazo
excesivamente superior al establecido en la normativa.
El resto se encontraban en fecha de rendición.
Por lo expuesto si bien la observación resulta procedente, puede aseverarse que al cierre de
ejercicio y de acuerdo con la tarea que realizó el área de Tesorería se regularizaron las
distintas situaciones.
Además el área de Tesorería elevará una propuesta para cambiar determinados aspectos del
procedimiento, elevando el plazo de rendición atento a que los agentes que revistan en el
interior del país deben hacer llegar las mismas vía bolsín y el tiempo fijado de 72 hs. resulta
escaso.
RECOMENDACIÓN
Cumplimentar la normativa vigente establecida por la Disposición Nº70.
3.
COMPRAS Y CONTRATACIONES
3.1 Como parte de las tareas de Auditoría se obtuvo de la Unidad de Auditoría Interna de
la SAFJP, copia del Informe Nº573 del mes de febrero de 2007, cuyo objeto consistió
en “Evaluar el cumplimiento de la normativa y la eficiencia de la gestión del área
administrativa en el proceso de compras y contrataciones del Organismo.” En dicho
informe se exponen como principales hallazgos que vulneran el control interno del
circuito, los siguientes:
3.1.1
Incumplimientos de disposiciones del Manual de Gestión Interna relativas a
tramitación de expedientes (Ej notas e informes sin fechar, documentación sin
sello de mesa de entradas, no se respeta el orden cronológico, fojas
incorporadas con atraso, ausencia de documentación, etc).
3.1.2
Incumplimientos del Reglamento de Compras y Contrataciones (Contratación
a proveedores que no figuraban en padrón, demoras en la remisión de garantías
de los contratos, Dictámenes de la Comisión de Adquisiciones sin fechar, etc.
3.1.3
Incumplimientos de las funciones asignadas a Compras y Contrataciones,
particularmente las relacionadas con el análisis de los requerimientos de las
áreas usuarias, y con la supervisión y el seguimiento de la gestión de compras
(No se analiza la razonabilidad de los requerimientos, inicio de contrataciones
directas sin requerir documentación y antecedentes que lo justifiquen, falta de
constancias de que se haya exigido la presentación de los certificados de
finalización de etapas en las obras de adecuación de las Comisiones Médicas,
etc).
3.1.4
Ineficiencias e irregularidades en la gestión de áreas que participaron en la
tramitación de los expedientes objeto de auditoría (trabajos no planificados
considerados como adicionales, registración de pasivos devengados con tres
meses de atraso, adicionales considerados como ampliación de órden de
compra, etc)
OPINION DEL AUDITADO
El Informe 573 de la Unidad Auditoría Interna ha sido materia de análisis en el ámbito del
Comité de Auditoría, estándose a su reformulación en virtud de los análisis producidos en el
ámbito del citado Comité de Auditoría. Sin perjuicio de ello, en una de las últimas reuniones
del Comité de Control realizada entre este Organismo y la Sigen, se dieron por levantados los
hallazgos.
RECOMENDACIÓN
Revisar los procedimientos vigentes en el proceso de Compras y contrataciones a los efectos
de regularizar los aspectos señalados por la UAI.
Adicionalmente esta AGN observó lo siguiente:
3.2 No se ha obtenido evidencia de la existencia de un Plan Anual de Compras y
Contrataciones, las adquisiciones se realizan en base a requerimientos puntuales que
efectúan las áreas.
OPINION DEL AUDITADO
El Plan Anual de Compras no resulta un elemento componente del Control Interno sino una
herramienta de gestión complementaria al presupuesto.
En la SAFJP se formula el Plan Operativo Anual y como consecuencia del mismo, más las
acciones previstas por las actividades habituales que realiza el Organismo, se formula el
presupuesto, el que se desglosa en tres rubros principales cuyo peso específico es:
Ø Gastos en Personal 61 %
Ø Bienes de Capital
4%
Ø Gastos Operativos 35 %
De los Gastos Operativos los más significativos y que resultan claramente inidentificable y no
requieren plan de compras o adquisiciones son:
Ø Prestaciones Médicas 27 %
Ø Publicidad y Difusión 18 %
Ø Servicios Básicos
Ø Alquileres
12 %
9%
Estos totalizan un 66 % de los gastos operativos, dejando claramente en evidencia que la
ausencia del Plan de Compras no solamente no resulta obligatoria a la SAFJP por no estar
incluida en el Presupuesta Nacional, sino que además no resulta significativa respecto de total
presupuestario, por lo que puede afirmarse que el detalle contenido en el presupuesto resulta
una adecuada y suficiente herramienta de gestión interna.
RECOMENDACIÓN
Analizar los procedimientos que permitan realizar una programación de las Compras y
Contrataciones, que incluya las unidades o servicios a consumir, los montos y la oportunidad
en que serán ejecutadas las mismas a lo largo del ejercicio.
Este instrumento aporta
transparencia a la gestión y resulta un elemento de control interno al producirse la ejecución
de la operación.
3.3 Del análisis de los expedientes de contrataciones (Ejemplo expediente N°4031/04) se
observó que el área requirente no especifica el origen de la lista de proveedores que
sugiere invitar a cotizar, es decir que no aclara si recomienda estas firmas por su
experiencia o solvencia en el rubro a contratar o si solamente es una transcripción de
las empresas que recomienda el área requirente. Tampoco menciona en el listado si
estas firmas surgen del Registro de Proveedores del Organismo.
En el mismo sentido la Auditoría interna del Organismo observó en su Informe N°
573: “se cursan invitaciones a participar (expedientes 1269/05 y 2539/05) a
proveedores sugeridos por Patrimonio y Servicios, pero no hay evidencia de que se
realice algún tipo de análisis de la solvencia, experiencia y capacidad para responder al
requerimiento planteado…”
OPINION DEL AUDITADO
Respecto de esta observación caben las siguientes consideraciones:
o En principio y respecto del informe N° 573 de la UAI, se remite a la respuesta del punto
3.1 ya que la observación fue oportunamente contestada.
o El área requirente en este caso resulta el área técnica referente para contrataciones de
este tipo (software), siendo la Gerencia de Sistemas quien informa a fs. 2 del expediente
la lista de posibles proveedores, tal como indica el Reglamento de Compras y
Contrataciones del Organismo en su Artículo 32 “REQUERIMIENTOS DE BIENES Y
SERVICIOS”. Resulta entonces el área técnica quien debe suministrar la nómina de
proveedores a invitar.
o Como puede apreciarse en el expediente 4031/04 de fs. 69 a106, además de los usuales
organismos, entidades, etc., donde se publica el llamado a licitación, se invitaron a los
ocho (8) proveedores que recomendó el área técnica y a otros diecinueve (19) posibles
proveedores.
o Si por otra parte analizamos la oferta veremos que se presentaron cinco (5) de los cuales
tres (3) eran propuestos por el área técnica y dos (2) de los invitados por el área
administrativa. En la adjudicación vemos que fueron adjudicados los distintos renglones
a tres (3) oferentes, de los cuales dos (2) corresponden a proveedores que fueran
informados por el área técnica y uno (1) de los invitados por el área administrativa,
debiendo aclarar que parte del Renglón 4 fue dejado sin efecto.
Finalmente, respecto del resultado de la licitación lo actuado se ajustó al Reglamento de
Compras y Contrataciones del Organismo, observando debidamente el principio de
concurrencia y transparencia del acto licitatorio.
RECOMENDACIÓN:
Incorporar antecedentes de las firmas y motivos por los cuales se invita a cotizar a los
proveedores en las licitaciones que se realizan, acompañando documentación que
permita la realización de procedimientos de análisis sobre la solvencia, experiencia y
capacidad de dichos proveedores.
3.4 De la muestra de Ordenes de pago (OP) efectuada se observó la ausencia de los
Informes escritos mensuales en las OP Nº 12198 y 12352, como respaldo del pago
efectuado, tal como lo establece la cláusula 1 del Contrato suscripto entre la SAFJP y
el Profesional, quien debía adjuntarlos detallando la actividad desplegada en
oportunidad de presentar su facturación mensual. (Expediente Nº 2475/2005,
contratación para la realización de tareas de análisis del Sistema Integrado de
Jubilaciones y Pensiones).
OPINION DEL AUDITADO
Respecto de los informes correspondientes a la contratación del profesional los mismos se
sometían a la aprobación del Sr. Superintendente. Luego este remitía al responsable de la
Unidad de Enlace del Sistema Previsional y Financiero, quien certificaba las facturas
correspondientes, ya que resultaba la contraparte en el contrato de locación de servicios.
Atento a que el contenido de los informes pudiera resultar información que por sus
características la superioridad estimara prudente no remitir como respaldo del pago de una
factura se entiende que la conformidad prestada por la contraparte establecida en el contrato,
de acuerdo con los procedimientos vigentes, resulta suficiente autorización para que se
proceda con el pago de la factura.
RECOMENDACIÓN:
Incorporar constancias del cumplimiento de las cláusulas contractuales respecto de la
presentación de Informes de tareas de los profesionales contratados en la documentación de
pago.
3.5 Si bien el art. 40 del Reglamento interno prevé para las licitaciones y concursos a
realizar la presentación de los balances de los dos últimos ejercicios de las empresas
oferentes y la nómina de los integrantes de sus órganos de fiscalización y
administración, dichos requisitos no fueron incluidos en los pliegos de bases y
condiciones correspondientes a las contrataciones que integraron nuestra muestra.
(Licitación Pública Nº 1/06 y 05/04) y no fueron presentados en el Concurso Privado
de Precios Nº 7/2006 analizado.
OPINION DEL AUDITADO
La presentación de los 2 balances a los que alude el art. 40 no resulta obligatoria sino tal como
se expone en el mencionado art. (“Asimismo, en esa oportunidad, deberán presentar, en los
casos que corresponda, el Certificado Fiscal para Contratar vigente, expedido por la
autoridad de aplicación, con las formalidades legales del caso y copia de los Balances
Generales de cierre de ejercicio, firmadas por Contador Público Nacional y certificadas por
el Consejo Profesional de Ciencias Económicas, correspondientes a los dos (2) últimos
ejercicios anteriores a la fecha de presentación de la oferta….”)
De acuerdo con lo expuesto, “los casos en que corresponda” resulta cuando se detalle en las
“Condiciones Particulares” específicamente que tal documentación deba ser presentada.
La documentación presentada en todos los procesos mencionados resulta la adecuada y la
correspondiente a los Pliegos de Bases y Condiciones.
Finalmente cabe mencionar que la solvencia de una empresa, si bien puede ser analizada a
través de los estados contables, en los procesos de compra la constitución de garantías
constituye un mecanismo que permite transformar un probable riesgo en un riesgo
absolutamente controlado desde el punto de vista económico, ya que el riesgo referido a la
gestión no puede ser medido ni por los estados contables ni por otro análisis económico.
RECOMENDACIÓN:
Se considera conveniente incorporar a los Pliegos de bases y condiciones de las licitaciones
realizadas la obligación de la presentación de las copias de los dos últimos balances anteriores
a la presentación de la oferta establecido en el articulo 40 del Reglamento interno de Compras
y contrataciones.
3.6 Con relación a la documentación referida a la publicidad institucional, no se ha
obtenido evidencia de que el área requirente deje constancia de un procedimiento
formal de control de las certificaciones enviadas por TELAM
que permita dar
conformidad a las facturas, ya que las mismas no se encuentran intervenidas ni
verificados sus cálculos. Cabe señalar que la certificación enviada por TELAM
proviene de empresas que pertenecen a los mismos medios que difundieron los avisos
(Canales).
Asimismo, teniendo en cuenta la significatividad del monto ejecutado por publicidad
($7.170.718,69), la Superintendencia debería haber aplicado el procedimiento previsto
en el acápite 9) de la Norma SAFJP 030 -Norma para la Gestión de Espacios
Publicitarios– en donde “La Superintendencia se reserva el derecho de efectuar las
contrataciones que estime corresponder en el marco del Régimen de Compras y
Contrataciones vigente a fin de contar con un servicio de relevamiento de emisión de
publicidad.”
OPINION DEL AUDITADO
La verificación de los cálculos relacionados con la facturación, es de competencia del
Departamento de Contabilidad y Servicios. La Gerencia de Información y Atención al Público
presta conformidad al servicio descripto en la factura y por lo tanto siempre se han efectuado
los controles que se detallan a continuación:
•
Existencia de constancia de difusión remitida por TELAM
•
Constancia de difusión coincide con detalle de factura
•
Detalle de factura se ajusta a la pauta adjunta en los aspectos relacionados con la
difusión de los avisos.
No obstante lo antedicho, a partir del presente año se formalizó este control detallándolo por
escrito y adjuntándolo a cada factura conformada.
En relación con las certificaciones remitidas por la Agencia TELAM, cabe aclarar que el
Decreto Nacional 2.219/71 en su artículo 1 establece que la planificación y contratación de
espacios publicitarios en el país y en el exterior, en diarios, periódicos, revistas, televisión,
radio, vía pública y cine que realicen los organismos y empresas del Estado, deberá efectuarse
en todos los casos por intermedio de la Agencia TELAM. Asimismo, el objeto social expuesto
en el Decreto 2507/2002 establece que TELAM tiene por objeto la administración, operación
y desarrollo de los servicios periodísticos y de Agencia de Noticias y de Publicidad y efectúa
la planificación y contratación de espacios publicitarios y produce la publicidad oficial,
canalizando la misma por los medios de difusión públicos o privados más convenientes,
actuando al efecto como agencia de publicidad. De esta forma TELAM brinda un servicio
integral que es obligatorio contratar para Organismos del Estado alcanzados por el Decreto.
En este sentido, la Superintendencia requirió a TELAM el servicio correspondiente para la
campaña efectuada. Una vez emitida la publicidad, TELAM factura al Organismo adjuntando
como constancia de difusión la certificación de los medios o productoras correspondientes.
Los medios o productoras facturan a TELAM y la factura recibida en la Superintendencia no
es de los medios o productoras sino de TELAM, que incluye además en cada factura su
honorario de agencia. De esta forma puede estimarse que la Agencia TELAM efectuó los
controles correspondientes al aceptar la facturación del medio o productora.
Con respecto a la aplicación del punto 9) de la Norma SAFJP 030-Norma para la Gestión de
Espacios Publicitarios cabe aclarar que dicho punto brinda la posibilidad de contratar un
servicio de relevamiento de emisión de publicidad pero no lo exige.
RECOMENDACIÓN:
Incorporar evidencia de la realización de procedimientos de control sobre las certificaciones
enviadas por TELAM que indiquen la conformidad del servicio y los montos facturados.
3.7 Se observó en la mayoría de las Órdenes de Pago analizadas la ausencia de las firmas
autorizantes (primera y segunda), situación que no se ajusta a lo establecido por la
Disposición Interna SAFJP N° 57/04.
OPINION DEL AUDITADO
Resulta correcta la apreciación de la falta de las firmas, con la única salvedad que las mismas
corresponden a órdenes de pago que no llevan cheques como contrapartida, sino son
imputadas contra una cuenta contable denominada “Giros bancarios a enviar”, la que se
cancela con la emisión de un solo movimiento de fondos (que si posee ambas firmas) para que
el banco aplique los fondos a las distintas cuentas de los proveedores que serán cancelados.
La Disposición SAFJP N° 57/04 se refiere a la emisión de cheques la misma se cumple para
todas las emisiones de este tipo de documentos, se trate de ordenes de pago o movimientos de
fondos.
RECOMENDACIÓN:
Dar cumplimiento a lo establecido en la Disposición Interna Nº 57/04 acerca de la
incorporación de las firmas autorizantes con los correspondientes sellos aclaratorios que
permitan identificar los firmantes de los documentos de pago.
3.8 Como se ha mencionado en auditorías anteriores, los requerimientos de compras
menores en Sede Central, no exponen un orden de prioridades para el tratamiento de
las mismas. Cabe aclarar que, si bien este tema se encontraba contemplado en el Plan
Operativo Anual 2006 de la SAFJP, a la fecha no hemos tenido evidencias de su
instrumentación.
OPINION DEL AUDITADO
La Gerencia de Sistemas se encuentra realizando la puesta en producción (esto requiere el
cambio de la residencia del software a un nuevo servidor) y la aprobación del correspondiente
procedimiento, ya que el área de Organización y Métodos depende de la mencionada
Gerencia.
RECOMENDACIÓN:
Realizar las tareas necesarias para la implementación del aplicativo informático que permita
contar con una base de datos priorizada de la totalidad de los requerimientos de compra.
4.
BIENES DE USO
4.1.El inventario de bienes de uso de la SAFJP no se encuentra desarrollado en una
aplicación informática sistematizada con las características de una base de datos o un
programa específico, dado que se encuentra soportado a través de distintas planillas de
cálculo (Excel). En estas planillas se reflejan los movimientos de altas, bajas, cálculo
de amortizaciones, etc., situación que incrementa el riesgo de la generación de errores
involuntarios en los cálculos. Cabe mencionar que para el presente ejercicio la
cantidad de bienes de uso asciende a aproximadamente 6910 bienes, con una
valuación contable de los mismos a $17.519.302,91.
OPINION DEL AUDITADO
Se remitió a la Subsecretaría de la Gestión Publica – Oficina Nacional de Tecnologías
Informáticas el Pliego de Bases y Condiciones para la adquisición de un software de control
de inventarios que contempla todos los requerimientos que tanto la UAI como la AGN han
formulado respecto de este tema. Una vez que se expida la ONTI se procederá con el proceso
licitatorio.
RECOMENDACIÓN:
Implementar un software específico que disminuya el riesgo inherente del soporte de la
operatoria del rubro.
5.
PROVEEDORES
5.1 Se observaron inconsistencias entre la fecha de registración de la adquisición del
software al proveedor Novadata por $847.512,63 (Fc 4519 del 03/03/06 y 4520 del
03/03/06) adjudicado a través del expediente N° 4031/04 y las fechas de las facturas y
remitos. La registración se realizó con fecha 28/02/06 en forma anticipada a la de
emisión de las respectivas facturas y remitos de fechas 03/03, y de los Informes de
recepción que son ambos de fecha 22/03/06.
OPINION DEL AUDITADO
Respecto de las registraciones, si bien la de NOVADATA es del 28/02/06, ya que la misma
requería que para la entrega del producto el correspondiente pago.
Esto motivó la
discordancia de fechas indicada.
RECOMENDACIÓN:
Revisar los procedimientos de registración contable para que los mismos contemplen las
distintas instancias entre el ingreso de los bienes y la posterior conformidad a través del
Informe de recepción correspondiente.
5.2 Del análisis del expediente 3683/02 - Software para CCI y Stock de InversionesLicitación Privada N° 6/2003 por $ 390.950, se detectaron pagos por “legítimo abono”
por $22.990 en concepto de adicionales ejecutados como ampliación de la orden de
compra N°4306 de $123.500 sin aprobación previa de la Comisión de adquisiciones y
que, según consta en la factura del proveedor, fueron acordados con el Gerente de
Control de entidades. Al respecto el Informe N° 573 de la Unidad de Auditoría Interna
coincide en que el dictamen de la Comisión de Adquisiciones y Contrataciones es de
fecha posterior a la ejecución y facturación de tales adicionales. Adicionalmente de
dicho Informe surge que:
Ø en el expediente no se respeta el orden cronológico de los documentos, actos
administrativos y notas recibidas, incumpliendo lo establecido en el Manual de
Gestión interna, y fojas que se incorporan hasta con 9 meses de atraso;
Ø no hay evidencias de que la opinión del Sector Estudios Financieros y Calificación
de Riesgo haya sido considerada al redactar las especificaciones del sistema de
Stock de Inversiones;
Ø no se incluyeron en el pliego el tratamiento de los traspasos especiales ni de los
traspasos ingreso/egreso, temas conocidos al momento de confeccionar el pliego;
Ø no hay constancias sobre pedidos formales de autorización para facturar, ni
informes que aprueben la finalización de etapas, ni se individualiza la factura cuyo
pago se esta gestionando;
Cabe mencionar que por Disposición General N° 002/140/2006 de fecha 20/09/06 el
Gerente General de la SAFJP dispuso abrir formalmente una investigación
administrativa, debido a una serie de hechos controvertidos que surgen de la
tramitación del expediente.
OPINION DEL AUDITADO
Si bien la Gerencia General dispuso la apertura de una investigación administrativa, de los
resultados de la misma se solicitó al Superintendente la apertura de un Sumario
Administrativo. Mediante el dictado de la Disposición 040-2007, se inició el mencionado
sumario y se encuentra a la fecha con informe final producido, restando por parte del oficial
instructor elevar el acto administrativo que corresponda dictar.
RECOMENDACIÓN:
Culminar con los trámites sumariales, y evitar en el futuro las falencias detectadas.
6
PRESTACIONES MÉDICAS
6.1
De la revisión de una muestra de pagos a prestadores médicos, se observó la
existencia de pagos de facturas que no contienen detalle ni información en
planilla anexa, de la prestación efectuada, incluyendo sólo el importe de la
factura (Instituto Radiológico Di Rienzo, Investigaciones Médicas S.A., etc).
OPINION DEL AUDITADO
En virtud de haber sido observada tal situación en anteriores controles y a fin de modificar la
operatoria establecida en la Resolución N° 384/96, la nueva Licitación de prestadores N°
04/2004, que fuera adjudicada finalmente solo para Capital Federal, contó con la participación
conjunta de la Gerencia de Administración y RR.HH y la Gerencia de Comisiones Médicas.
De modo tal que todo lo concerniente a garantías y condiciones contables como así también a
la firma efectiva de las órdenes de compra quedó a cargo de la primera y lo respectivo a la
evaluación técnica y económica de los oferentes quedó a cargo de la segunda.
Respecto de los pagos, si bien tanto la liquidación y auditoria técnica de las prestaciones
como la carga de los datos de los prestadores en el sistema informático, los realiza la Gerencia
de Comisiones Médicas, el pago efectivo lo realiza la Gerencia de Administración y RR.HH.
Tanto la resolución 384/96 como la Licitación 04/2004 establecen que las facturas deberán
estar acompañadas por una planilla donde se detallen los códigos y precios unitarios de las
prácticas facturadas a cada expediente. Dicha planilla, que en el caso de los prestadores
mencionados es doblemente necesaria dado que el volumen manejado por dichos prestadores
tornaría imposible la tarea de carga de las facturas, quedan en poder de la Gerencia de
Comisiones Médicas y no se envía a Tesorería a la que solo se remiten las facturas originales.
RECOMENDACIÓN:
Adjuntar a los cuerpos de los lotes de facturas de prestadores médicos, las planillas que
contienen el detalle de los códigos, precios unitarios y los montos totales de cada práctica que
se cancelan mediante dichos lotes.
7
PLAZOS DE REPOSICION DE GASTOS.
En el ejercicio 2005 la SAFJP modificó el procedimiento para la restitución de los
gastos (Instrucción SAFJP N° 01/05 Sede Central y 02/05 Comisiones Médicas), no
incluyendo plazos en la mencionada normativa, tanto para la remisión de la información al
área contable, como tampoco para que el área mencionada confeccione las correspondientes
notas de reposición de gastos que
se envían a las AFJP, ANSES y SRT. El Organismo en
su respuesta indicó que promovería una modificación a la normativa a fin de impedir
“posibles demoras” proponiendo un plazo de máximo de notificación de 40 días contados a
partir del último día del mes a liquidar, situación que a la fecha de este informe no se
producido.
OPINION DEL AUDITADO
Se elaboró un proyecto de modificación que fue elevado y se encuentra a consideración de las
autoridades el que contempla el plazo para notificar a las AFJP, ANSES y SRT las
correspondientes liquidaciones. El plazo del proyecto contempla 35 días como máximo.
Dicho proyecto tramita por expediente 4929/04.
RECOMENDACIÓN:
Agilizar la incorporación a la normativa vigente de plazos razonables y adecuados con la
operatoria para la tramitación y liquidación del expediente de restitución de gastos para evitar
posibles demoras.
8
IMPUTACIÓN
DE
LOS
COBROS
POR
REPOSICIÓN
DE
GASTOS
CANCELADOS FUERA DE TÉRMINO.
Al igual que en ejercicios anteriores la SAFJP no cuenta con normativa sobre la
apropiación de los cobros, por reposiciones de gastos fuera del plazo normado, hacia los
distintos conceptos adeudados (capital, intereses, etc.), si bien ha modificado la normativa en
el ejercicio 2005 las Instrucciones SAFJP N° 01/05 y 02/05 no incluyen un tratamiento para la
situación expuesta.
OPINION DEL AUDITADO
Se elaboró un proyecto de modificación que se encuentra en análisis por las autoridades que
contempla la imputación de los cobros efectuados a los comitentes, tanto por la Instrucción
N° 01/05 como por la Instrucción N° 02/05.
Dicho proyecto tramita por expediente 4929/04.
RECOMENDACIÓN:
Agilizar la revisión de la normativa vigente a efectos de incorporar la apropiación de los
cobros recibidos fuera de término
9
NORMATIVA LEY Nº 25.246.
Con la sanción de la Ley Nº 25.246 de Prevención para el Lavado de Activos de
Origen Delictivo, a través de su artículo Nº 20, estableció como sujetos obligados a informar a
la Unidad de Información Financiera (UIF), a las Administradoras de Fondos de Jubilaciones
y Pensiones (AFJP) cualquier hecho u operación sospechosa. Asimismo, el artículo Nº 21 de
la mencionada Ley estableció una serie de procedimientos e informes que deben
instrumentarse en el marco de la Ley mencionada.
En el expediente N° 4268/03 consta que la UIF ha manifestado, en un Informe de
actualización de fecha 28/5/07, la intención de elaborar las directivas pendientes con relación
a las actividades que realizan las administradoras de fondos de jubilaciones y pensiones.
Adicionalmente, con fecha 23/7/07 la SAFJP realizó un Informe cuyo alcance contempló la
remisión de notas a todos los Contralores Internos de las AFJP para requerir información
relativa a la existencia de normativa interna que regule la prevención del lavado de activos,
como así también los procedimientos de control interno que se efectúan en materia de
prevención y las características que deben reunir las operaciones para ser consideradas
sospechosas. No obstante lo expresado, a la fecha del presente no hemos tomado
conocimiento del dictado de normativa específica por parte de la SAFJP, para esta categoría
de obligados (AFJP) y tipo de actividad.
OPINION DEL AUDITADO
LA Superintendencia de AFJP no ha dictado "normativa específica para las AFJP"
como sujetos obligados a informar operaciones sospechosas en el marco de la Ley N°
25.246 (artículo 20, inciso 1) atento que dicha norma legal establece a cargo de la UIF la
competencia de emitir directivas para los sujetos obligados.
En función de ello, este organismo de supervisión debe esperar el dictado de la
Directiva UIF para el sector AFJP y luego, en consonancia con las previsiones que en
dicha normativa se implementen, efectuar la emisión/adecuación a través de una
instrucción SAFJP.
Asimismo, cabe destacar que en la última reunión de la Coordinación Nacional de la
"Agenda Nacional de lucha contra el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo" de
la cual este organismo resulta participante, celebrada el 12 de noviembre en el Ministerio
de Justicia y Derechos Humanos de la Nación, en el Orden del Día al repasar los objetivos
aprobados mediante Decreto N° 1225/2007, la lectura del Objetivo N° 9 estuvo a cargo de
la presidenta de la Unidad de Información Financiera, como meta propia en la que la
SAFJP participa como organismo involucrado.
Cabe informar, que a la fecha se ha elaborado un borrador de proyecto normativo,
producto del grupo de trabajo constituído entre la SAFJP y la UIF.
RECOMENDACIÓN:
Agilizar las tratativas con la Unidad de Información Financiera (UIF) con el objetivo de
subsanar el vacío normativo y emitir la normativa sobre la Prevención del Lavado de Activos
de Origen Delictivo para las AFJP.
10
PRESUPUESTO DEL ORGANISMO
El presupuesto fue incrementado a través de la Disposición interna N° 117/06 del
Superintendente que aprueba las modificaciones del Presupuesto de gastos por un monto de
$7.383.565 y autoriza la ejecución de las partidas presupuestarias aprobadas.
Al respecto la principal modificación de $ 4.652.000 obedece a la ampliación del Plan
de difusión previsto originalmente, seguido del aumento en Gastos de Personal de $ 2.745.800
y las Demandas y gastos judiciales en $1.669.801 siendo el resto reasignaciones de partidas
en Prestaciones médicas, Servicios técnicos profesionales y Bienes de capital, incrementando
tales modificaciones el monto de $61.828.863 aprobado según Disposición interna SAFJP
064/2005 a $ 69.212.428 según la presente.
Al respecto se observó que el acto administrativo mencionado fue emitido con fecha
12/12/06, es decir en forma posterior a la ejecución de las partidas.
OPINION DEL AUDITADO
Teniendo en cuenta:
A) La ley 24.241 dice en su art. 119 Inc. i) dice “Dictar su propio reglamento
interno, determinar su estructura organizativa y el régimen de atribución de
funciones a sus funcionarios;…”
B) El art. 119 en su Inc. k) dice “Tendrá total facultad para el manejo de su
patrimonio y para dictar su reglamento de compras y contrataciones…”
C) El art. 122 de la mencionada Ley en su último párrafo indica que “El
presupuesto de la Superintendencia no integrará el Presupuesto Nacional”.
D) La Disposición Interna SAFJP N° 217/1999 en su Art. 5° y de acuerdo con las
facultades que la Ley 24.241 le otorga, el Superintendente de AFJP determinó
que “Los registros presupuestarios se realizarán por el método de lo
devengado, de forma tal que se correspondan con las registraciones contables,
no siendo necesaria la afectación preventiva y pudiendo presentar la ejecución
presupuestaria desvíos positivos y negativos.”
Por lo expuesto, teniendo en cuenta las normas vigentes la Disposición del Superintendente
N° 117/06 resulta apropiada, ya que lo que hace es adecuar las partidas de forma tal que no
existan diferencias entre los aspectos presupuestarios y contables.
RECOMENDACIÓN:
Revisar los procedimientos de aprobación de las partidas con el objetivo de que dicha
autorización resulte oportuna, teniendo en cuenta que desde la ejecución de los gastos y hasta
la emisión de la referida Disposición, se produjeron sobreejecuciones presupuestarias sin la
correspondiente autorización de autoridad competente