2000_059info.pdf

MEMORANDUM SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
Al Señor SUPERINTENDENTE DE
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Lic. Francisco María ASTELLARRA
Tucumán 480 - Capital Federal
En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la ley 24.156, la AUDITORÍA
GENERAL DE LA NACIÓN efectuó una revisión del funcionamiento del control interno
contable de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE
JUBILACIONES Y PENSIONES (SAFJP).
Nuestra revisión del funcionamiento de los sistemas de control interno contable fue
efectuada como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los
estados contables de la entidad por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998.
El estudio y evaluación efectuada para los fines descriptos en el segundo párrafo no
necesariamente han de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente,
no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la SAFJP considerado como un
todo.
Sobre la base de la revisión indicada, informamos que las observaciones más
significativas a formular sobre el control interno contable de la SAFJP y las recomendaciones
para su regularización son las indicadas en el anexo adjunto.
BUENOS AIRES, diciembre 22 de 1999.
ANEXO
1
COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
1.1
1.1.1
Manuales de Procedimiento
Si bien existen normas y procedimientos para determinados aspectos administrativos y
operativos, no se encuentran desarrollados en forma orgánica los manuales de
procedimientos de los sistemas vigentes más representativos.
Recomendación
Elaborar y aprobar manuales de procedimientos de los principales sistemas
administrativos, contables y operativos a fin de posibilitar e incrementar la eficacia de las
distintas áreas, racionalizar la ejecución de las tareas y evitar duplicaciones de las mismas
y /o de los procedimientos de diferentes sectores.
1.2
Contabilidad General
1.2.1
La entidad carece de un manual de cuentas contables que describa brevemente la
naturaleza de las partidas que deben incluirse en cada cuenta.
1.2.2
No se realizan controles por oposición, sobre los resultados de las tareas que realizan
otras áreas, como la de Recursos Humanos y Coordinación de Comisiones Médicas,
quienes proporcionan la información para su registro, liquidación y pago de acuerdo a su
criterio.
1.2.3
No se encuentran considerados en el sistema de registración formal los valores recibidos
como garantías de los procedimientos de selección contractual o de cumplimiento de los
controles celebrados, aún cuando no resulte imprescindible su exposición en los estados
contables de la entidad.
Recomendaciones
„
Elaborar y aprobar un manual de cuentas contable.
„
Establecer controles por
oposición entre el área contable y las restantes áreas que
suministran información base para efectuar liquidaciones y pagos y para elaborar los
estados contables.
„
Registrar en el sistema formal los valores recibidos como garantías de los procedimientos
de selección contractual o de los contratos celebrados.
1.3
1.3.1
Facturación.
La entidad descuenta de los gastos a facturar los importes percibidos en concepto de
intereses por la colocación de los excedentes financieros en plazos fijos y los ingresos
provenientes de la venta de pliegos, venta de memorias trimestrales, recursos varios y
descuentos obtenidos. Sin embargo las Instrucciones N°s 76 y 77 – SAFJP y sus
modificaciones, no prevén el descuento de ningún concepto de los gastos a facturar.
1.3.2
Si bien la normativa no establece en forma expresa la forma y recursos con los que debe
atenderse el re-equipamiento de los bienes de la entidad, no se verificó la existencia de un
plan que contemple el logro de tal objetivo.
1.3.3
Se ha verificado la existencia de demoras en la facturación, las que en algunos casos son
producto de la remisión tardía de los informes de la Gerencia de Coordinación de
Comisiones Médicas sobre cantidad de expedientes ingresados y de la AFIP sobre el total
transferido a cada administradora. La demora promedio que se verifica en la remisión de
los informes de las Comisiones Médicas, como así también de la AFIP, fue de 12,67 días.
En el primero de los casos, sufrió un leve aumento, con relación al ejercicio anterior, ya
que en 1997 arrojó 12,42 días, y en el siguiente tuvo una sensible mejora ya que
descendió 7,01 días.
1.3.4
El pago en mora de los gastos facturados es imputado en primer lugar a la cancelación de
lo adeudado en concepto de capital y no de intereses. Recibidos los pagos fuera de
término, se efectúa el cálculo de los intereses corridos hasta esa fecha, y se comunica al
mes siguiente del período que corresponden siendo abonados junto con la nueva
liquidación de gastos, a valores del momento en que fueron determinados.
1.3.5
La ANSES no abona los intereses por mora en el pago de la facturación, sin que se
adopten medidas tendientes a determinar las razones de fondo que justifican este
proceder.
1.3.6
Los intereses que se facturan a la ANSES por mora en el pago de los gastos se calculan
de conformidad al mecanismo fijado por la Instrucción N° 77-SAFJP, modificada por su
similar 193-SAFJP, el cual difiere del establecido por el Decreto 1652/84, para ser
aplicado a las obligaciones en mora entre organismos públicos. En aquellas normas no se
encuentran exteriorizados los fundamentos jurídicos que facultan a la entidad a apartarse
del decreto precitado.
1.3.7
El formulario utilizado para facturar, denominado “Nota de Restitución de Gastos”, no se
encuentra pre-numerado por imprenta.
Recomendaciones
•
Analizar la procedencia de descontar, de los gastos a facturar a las AFJP y a la ANSES,
los intereses provenientes de la colocación de excedentes financieros, como así también
otros ingresos percibidos por la entidad, frente a lo previsto en el art. 122 de la Ley
24.241 y su reglamentación y a las Instrucciones N° 76 y 77-SAFJP y sus
modificaciones.
• Evaluar la conveniencia de elaborar un plan para el re-equipamiento de los bienes previstos
por el art. 122, inciso d) de la Ley 24.241.
•
Analizar las causas de las demoras en la entrega de los informes de la Gerencia de
Coordinación de Comisiones Médicas y de la DGI y, de ser conveniente implementar
medidas a fin de obtener la información en tiempo oportuno.
•
Arbitrar mecanismos tendientes a que la cancelación de intereses sea simultánea con el
pago del capital adeudado a la entidad o, en su caso, imputar en primer lugar a la
cancelación de los primeros el pago en mora de los gastos y recalcular los intereses por la
porción de capital no cubierta con cada pago, poniéndolo esta circunstancia en
conocimiento de las deudoras.
•
Determinar las razones por las cuales la ANSES, no abona los intereses devengados por
la mora en el pago de los gastos de la entidad.
•
Prenumerar por imprenta las “Notas de Restitución de Gastos”, a fin de asegurar la
integridad e inalterabilidad de las registraciones, visualizar el destino final de cada
documento y alertar sobre la existencia de faltantes u otros desvíos.
•
Obtener dictamen jurídico respecto a las facultades que habilitan a la entidad a apartarse
del mecanismo establecido por el Decreto N° 1652/84, para facturar intereses a la
ANSES, por mora en el pago de los gastos de comisiones medicas.
1.4
Fondo de Reserva Instrucción Nª 77-SAFJP
1.4.1 El cambio de imputación contable de la suma de $243.259,11 de la cuenta “Fondo Reserva
Instrucción 77” a la cuenta “Recursos Varios Sede Central”, realizado en el ejercicio
anterior, sin haberse determinado el origen de esa diferencia y que implicó una disminución
de los gastos facturados a las AFJP, aún no ha sido identificado.
Recomendación
•
Identificar el origen de la suma $ 243.259,11 transferida de la cuenta “Fondo Reserva
Instrucción 77” a la cuenta “Recursos Varios Sede Central”.
1.5
1.5.1
Contrataciones
No se efectúa una evaluación previa de las cantidades a adquirir. Cada área efectúa los
requerimientos de acuerdo a sus necesidades, y se tramita la compra de las cantidades
solicitadas.
1.5.2
El dictamen de Preadjudicación es emitido por la Comisión de Adquisiciones y
Contrataciones, órgano que a su vez participa en la autorización de contrataciones y del
cual forma parte el Gerente de Contabilidad y Finanzas (arts. 34, 42 y Anexo I del
Reglamento de Compras y Contrataciones aprobado por Resolución N°519/97. Ello
configura un defecto de control interno por la coexistencia de funciones no compatibles.
1.5.3
La contratación de pasajes es autorizada y aprobada por la gerencia requeriente y
realizada por intermedio del Departamento Recursos Humanos y Capacitación y no por la
División Compras y Contrataciones.
1.5.4
El certificado fiscal para contratar previsto en las Resoluciones Generales N°4018/95
(DGI) y N°135/98 (AFIP) es solicitado a la firma adjudicataria de los procedimientos de
selección previstos por el Reglamento de Contrataciones de la entidad (art. 13 del Pliego
de Bases y Condiciones). Si bien no existe una norma que establezca en forma concreta
la oportunidad en que dicho instrumento debe ser aportado por los interesados en
contratar con el Estado, es conveniente que sea presentado conjuntamente con la oferta, a
efectos de poder verificar al momento de evaluar las mismas en forma previa a la
adjudicación.
1.5.5
No se confecciona acta o informe de recepción provisoria de los bienes y servicios
recibidos.
Recomendación
„
Arbitrar mecanismos de evaluación de las cantidades y calidades de los bienes solicitados
por cada uno de los sectores, previo a la tramitación de las compras.
„
Integrar la “Comisión de Adjudicaciones y Contrataciones” con funcionarios o
empleados que no tengan intervención en la autorización, tramitación, aprobación y
recepción de los bienes y servicios contratados.
„
Canalizar todas las compras y contrataciones, incluidos los pasajes por la División
Compras y Contrataciones, evitando establecer procedimientos en los cuales los sectores
requerientes posean facultades para autorizar o aprobar sus propias contrataciones.
„
Prever que el certificado fiscal para contratar sea presentado junto con la oferta o con
carácter previo a la preadjudicación.
„
Implementar un informe o acta de recepción provisoria de los bienes y servicios
contratados que se elabore por una comisión específica integrada por funcionarios o
empleados que no participen en el trámite de la contratación ni en su registración o pago.
INFORME DEL AUDITOR
AL SR. SUPERINTENDENTE
DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS
DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Lic. Francisco María ASTELLARRA
Tucumán 480 -CAPITAL FEDERAL
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 18 de la ley 24.156, la
AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN ha procedido a examinar los estados contables de la
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y
PENSIONES, por el ejercicio finalizado el 31-12-98, detallados en el apartado 1. Tales estados
contables constituyen información preparada y emitida por el Área de Contaduría y Servicios
Generales de la Entidad en orden a sus funciones específicas.
Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos estados contables
basada en el examen de auditorías practicado con el alcance que se indica en el apartado 2.
1. ESTADOS CONTABLES OBJETO DE AUDITORÍA
1.1 Estado de Situación Patrimonial al 31-12-98.
1.2 Estado de Resultados por el ejercicio finalizado el 31-12-98.
1.3 Estado de Evolución del Patrimonio Neto por el ejercicio finalizado el 31-12-98.
1.4 Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31-12-98.
1.5 Anexos A y B, y Notas 1 a 11 que forman parte integrante de los mismos.
1
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría externa de la
AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN aprobadas mediante Resolución nº 145/93, dictada en
virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la Ley 24.156. Dichas normas
son compatibles con las establecidas por
la FEDERACIÓN
ARGENTINA DE CONSEJOS
PROFESIONALES DE CIENCIAS ECONÓMICAS.
Una auditoría implica examinar selectivamente los elementos de juicio que respaldan la
información expuesta en los estados contables y no tiene por objeto detectar delitos o irregularidades
intencionales. Asimismo incluye el análisis de la aplicación de las normas contables profesionales y
de la razonabilidad de las estimaciones de significación hechas por el Area de Contaduría y
Servicios Generales de la Entidad.
3. DICTAMEN
En nuestra opinión, basados en el examen practicado, los estados contables adjuntos
presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la información sobre la situación
patrimonial al 31 de Diciembre de 1998, los resultados de sus operaciones, la evolución de su
Patrimonio Neto y el Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado en esa fecha de
acuerdo con las Normas Contables Profesionales.
4. INFORMACIÓN ESPECIAL REQUERIDA POR DISPOSICIONES VIGENTES
4.1. Los Estados Contables adjuntos surgen de los registros contables rubricados por el Ministerio
de Trabajo y Seguridad Social de la Nación.
2
4.2. Al 31 de diciembre de 1998, las deudas previsionales devengadas a favor del Régimen
Nacional de Seguridad Social, que surgen de los registros contables de la Entidad, ascienden a
$ 539.754,68, no siendo exigibles a esa fecha.
BUENOS AIRES, 22 diciembre de 1999.-
3