2001_062info.pdf

INFORME DEL AUDITOR
AL SR. SUPERINTENDENTE
DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS
DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Lic. Francisco María ASTELLARRA
1 Tucumán 500 -CAPITAL FEDERAL
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la ley
24.156, la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN ha procedido a examinar los
estados contables de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE
FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES, por el ejercicio finalizado el 31-12-99,
detallados en el apartado 1. Tales estados contables constituyen información preparada y
emitida por el Área de Contaduría y Servicios Generales de la Entidad en orden a sus
funciones específicas.
Nuestra responsabilidad es la de expresar una opinión sobre dichos estados
contables basada en el examen de auditorías practicado con el alcance que se indica en el
apartado 2.
1. ESTADOS CONTABLES OBJETO DE AUDITORÍA
1.1 Estado de Situación Patrimonial al 31-12-99.
1.2 Estado de Resultados por el ejercicio finalizado el 31-12-99.
1.3 Estado de Evolución del Patrimonio Neto por el ejercicio finalizado el 31-12-99.
1.4 Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31-12-99.
1.5 Anexos A y B, y Notas 1 a 10 que forman parte integrante de los mismos.
En segunda columna se exponen a efectos comparativos los saldos de los
estados contables al 31 de diciembre de 1998 sobre los que emitiéramos nuestra opinión
sin salvedades con fecha 22 de diciembre de 1999
2. ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría
externa de la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN, aprobadas mediante
Resolución nº 145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119
inciso d) de la Ley 24.156. Dichas normas son compatibles con las establecidas por la
FEDERACIÓN
ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENCIAS
ECONÓMICAS.
Una auditoría implica examinar selectivamente los elementos de juicio que
respaldan la información expuesta en los Estados Contables y no tiene por objeto detectar
delitos o irregularidades intencionales. Asimismo, incluye el análisis de la aplicación de
las normas contables profesionales y de la razonabilidad de las estimaciones de
significación hechas por la administración de la entidad.
3. DICTAMEN
En nuestra opinión, basados en el examen practicado, los estados contables
detallados en 1.- presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la
información sobre la situación patrimonial al 31 de Diciembre de 1999, los resultados de
sus operaciones, la evolución de su patrimonio neto y el origen y aplicación de fondos por
el ejercicio finalizado en esa fecha de acuerdo con las Normas Contables Profesionales.
4. INFORMACIÓN ESPECIAL REQUERIDA POR DISPOSICIONES VIGENTES
4.1. Los estados contables surgen de los registros contables de la entidad llevados en sus
aspectos formales de conformidad con lo descripto en Nota 8.
4.2. Al 31 de diciembre de 1999, las deudas previsionales devengadas a favor del Régimen
Nacional
de la Seguridad Social que
surgen de los citados registros contables,
ascienden a $ 610.637,73, no siendo exigibles a esa fecha.
BUENOS AIRES, 19 de agosto de 2000
MEMORANDUM SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
Al Señor SUPERINTENDENTE DE
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Lic. Francisco María ASTELLARRA
Tucumán 480 - Capital Federal
En ejercicio de las facultades conferidas por el art. 118 de la ley 24.156, la
AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN efectuó una revisión del control interno
adoptado por la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE
JUBILACIONES Y PENSIONES (SAFJP).
Nuestra revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada
como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los
estados contables de la entidad por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999.
El estudio y evaluación efectuada para los fines descriptos en el segundo párrafo
no necesariamente han de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por
consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la SAFJP
considerado como un todo.
Sobre la base de la revisión indicada, informamos que las observaciones más
significativas a formular sobre el control interno contable de la SAFJP y las
recomendaciones para su regularización son las indicadas en el anexo adjunto.
BUENOS AIRES, 19 de agosto de 2000
ANEXO
1
COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
1.1
1.1.1
Manuales de Procedimiento
Si bien existen normas y procedimientos para determinados aspectos
administrativos y operativos, no se encuentran desarrollados en forma orgánica los
manuales de procedimientos de los sistemas vigentes más representativos.
Recomendación
Elaborar y aprobar manuales de procedimientos de los principales sistemas
administrativos, contables y operativos a fin de posibilitar e incrementar la eficacia
de las distintas áreas, racionalizar la ejecución de las tareas y evitar duplicaciones
de las mismas y /o de los procedimientos de diferentes sectores.
1.2
Contabilidad General
1.2.1
La entidad carece de un manual de cuentas contables que describa brevemente la
naturaleza de las partidas que deben incluirse en cada cuenta.
1.2.2
No se realizan controles por oposición, sobre los resultados de las tareas que
realizan otras áreas, como la de Recursos Humanos y Coordinación de Comisiones
Médicas, quienes proporcionan la información para su registro, liquidación y pago
de acuerdo a su criterio.
1.2.3
Si bien los estados contables al 31/12/99 exponen en un Anexo las garantías
recibidas, no se encuentran consideradas en el sistema de registración formal.
Adicionalmente el que recibe esas garantías y registra en un sistema informal es el
Departamento de Compras, quien luego entrega dichas garantías para su resguardo
al Sector de Tesorería.
Recomendaciones
„
Elaborar y aprobar un manual de cuentas contable.
„
Establecer controles por oposición entre el área contable y las restantes áreas que
suministran información base para efectuar liquidaciones y pagos y para elaborar
los estados contables.
„
Las garantías deben ser recepcionadas por el Sector de Tesorería, quien debe
registrarlas en el sistema de Ingresos, debiéndose arbitrar las medidas para efectuar
su devolución una vez cumplidos los motivos por las que fueron solicitadas.
1.3
1.3.1
Facturación.
La entidad descuenta de los gastos a facturar los importes percibidos en concepto
de intereses por la colocación de los excedentes financieros en plazos fijos y los
ingresos provenientes de la venta de pliegos, venta de memorias trimestrales,
recursos varios y descuentos obtenidos. Sin embargo las Instrucciones N°s 76 y 77
– SAFJP y sus modificaciones, no prevén el descuento de ningún concepto de los
gastos a facturar.
1.3.2
No se ha tenido en cuenta la constitución de un fondo para el re equipamiento de
los bienes previsto por el art. 122 inciso d) de la ley 24.241.
1.3.3
Se ha verificado la existencia de demoras en la facturación, las que en algunos
casos son producto de la remisión tardía de los informes de la Gerencia de
Coordinación de Comisiones Médicas sobre cantidad de expedientes ingresados y
de la AFIP sobre el total transferido a cada administradora. La demora promedio
que se verifica en la remisión de los informes de las Comisiones Médicas, fue de
16,08 días y la de la AFIP de 12,08, habiendo sufrido un aumento en el primer
caso y una leve mejora en el segundo con relación al ejercicio anterior
respectivamente.
1.3.4
El pago en mora de los gastos facturados es imputado en primer lugar a la
cancelación de lo adeudado en concepto de capital y no de intereses. Recibidos los
pagos fuera de término, se efectúa el cálculo de los intereses corridos hasta esa
fecha, y se
comunica al mes siguiente del período que corresponden siendo
abonados junto con la nueva liquidación de gastos, a valores del momento en que
fueron determinados.
1.3.5
La ANSES no abona los intereses por mora en el pago de la facturación, sin que se
adopten medidas tendientes a determinar las razones de fondo que justifican este
proceder.
1.3.6
El formulario utilizado para facturar, denominado “Nota de Restitución de
Gastos”, no se encuentra pre-numerado por imprenta. El uso de formularios prenumerados es necesario en todas las actividades administrativas y de control
realizadas por la entidad a fin de asegurar la integridad e inalterabilidad de las
registraciones, visualizar el destino final de cada documento y alertar sobre la
existencia de faltante u otras irregularidades.
Recomendaciones
•
Facturar los gastos de funcionamiento de acuerdo a lo previsto en las Instrucciones
N° 76 y 77-SAFJP y sus modificaciones, sin descontar de ellos conceptos no
previstos por esta normativa. Durante el Ejercicio 2000 los intereses y descuentos
obtenidos no fueron descontados.
•
Evaluar la conveniencia de constituir un fondo para el re-equipamiento de los
bienes previstos por el art. 122 inciso d) de la ley 24.241, por ejemplo, con los
importes percibidos en concepto de intereses por la colocación a plazo fijo de
excedentes financieros o con cualquier otro ingreso que se estime conveniente.
•
Analizar las causas de las demoras en la entrega de los informes de la Gerencia de
Coordinación de Comisiones Médicas y de la DGI y, de ser conveniente
implementar medidas a fin de obtener la información en tiempo oportuno.
•
Arbitrar mecanismos tendientes a que la cancelación de intereses sea simultánea
con el pago del capital adeudado a la entidad o, en su caso, imputar en primer
lugar a la cancelación de los primeros el pago en mora de los gastos y recalcular
los intereses por la porción de capital no cubierta con cada pago, poniéndolo esta
circunstancia en conocimiento de las deudoras.
•
Determinar las razones por las cuales la ANSES, no abona los intereses
devengados por la mora en el pago de los gastos de la entidad.
•
1.4
1.4.1
Prenumerar por imprenta las “Notas de Restitución de Gastos”.
Contrataciones
No se efectúa una evaluación previa de las cantidades a adquirir. Cada área efectúa
los requerimientos de acuerdo a sus necesidades, y se tramita la compra de las
cantidades solicitadas.
1.4.2
El dictamen de Preadjudicación es emitido por la Comisión de Adquisiciones y
Contrataciones, órgano que a su vez participa en la autorización de contrataciones
y del cual forma parte el Gerente de Contabilidad y Finanzas (arts. 34, 42 y Anexo
I del Reglamento de Compras y Contrataciones aprobado por Resolución
N°519/97). Ello configura un defecto de control interno por la coexistencia de
funciones no compatibles (regularizado durante el Ejercicio 2000).
1.4.3
La contratación de pasajes es autorizada y aprobada por la gerencia requeriente y
realizada por intermedio del Departamento Recursos Humanos y Capacitación y no
por la División Compras y Contrataciones (regularizado durante el Ejercicio 2000).
1.4.4
El certificado fiscal para contratar previsto en las Resoluciones Generales
N°4018/95 (DGI) y N°135/98 (AFIP) es solicitado a la firma adjudicataria de los
procedimientos de selección previstos por el Reglamento de Contrataciones de la
entidad (art. 13 del Pliego de Bases y Condiciones). Si bien no existe una norma
que establezca en forma concreta la oportunidad en que dicho instrumento debe ser
aportado por los interesados en contratar con el Estado, es conveniente que sea
presentado conjuntamente con la oferta, a efectos de poder verificar al momento de
evaluar las mismas en forma previa a la adjudicación.
Recomendación
„
Arbitrar mecanismos de evaluación de las cantidades y calidades de los bienes
solicitados por cada uno de los sectores, previo a la tramitación de las compras.
„
Integrar la “Comisión de Adjudicaciones y Contrataciones” con funcionarios o
empleados que no tengan intervención en la autorización, tramitación, aprobación
y recepción de los bienes y servicios contratados. A partir del dictado de la
Resolución N° 39/2000 el Gerente de Contabilidad y Finanzas no integra la
Comisión de Adquisiciones y Contrataciones.
„
Canalizar todas las compras y contrataciones, incluidos los pasajes por la División
Compras y Contrataciones, evitando establecer procedimientos en los cuales los
sectores requerientes posean facultades para autorizar o aprobar sus propias
contrataciones (regularizado a partir del dictado de la Resolución N° 6/2000).
„
Prever que el certificado fiscal para contratar sea presentado junto con la oferta o
con carácter previo a la preadjudicación.