2014_081info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE
SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA POLÍTICA DE MEJORAMIENTO DE LA EQUIDAD
EDUCATIVA - PROMEDU – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1966/OC-AR
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/13)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio de cierre N° 6 finalizado el 31/12/13
correspondientes al “Programa de Apoyo a la Política de Mejoramiento de la Equidad Educativa –
Subprograma II, Expansión de la Infraestructura Educativa”, llevado a cabo en el ámbito de la
Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con Financiamiento Externo (UCPyPFE)
dependiente del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios (MPFIPyS)
financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1966/OC-AR, suscripto el 17
de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
A) 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/13, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses.
3) Estado de Activos y Pasivos al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses.
4) Estado de Evolución del Patrimonio Neto al 31/12/13, expresado en dólares
estadounidenses.
5) Notas 1) a 9) a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
1
B) 1) Estado de Inversiones al 31/12/13, expresado en pesos argentinos.
2) Estado de Activos y Pasivos al 31/12/13, expresado en pesos argentinos.
3) Estado de Evolución del Patrimonio Neto al 31/12/13, expresado en pesos
argentinos.
4) Notas 1) a 2) a los Estados Financieros citados precedentemente.
C) Anexos (I a V expresados en pesos argentinos y/o dólares estadounidenses) a los
Estados de Inversiones citados en A) 2) y B) 1) precedentes.
D) Información financiera complementaria:
- Estado de Solicitudes de Desembolsos al 31/12/13, expresado en dólares
estadounidenses.
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/13 expresado en dólares estadounidenses.
- Conciliación entre Estado de Inversiones/Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos
Efectuados/LMS-1 del BID, expresado en dólares estadounidenses.
E) Carta de la Gerencia.
Los estados precedentes así como el control interno implementado en el Proyecto fueron
confeccionados por la Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con
Financiamiento Externo (UCPyPFE) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron
recibidos por esta Auditoría el 31/01/14 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de
su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 03/05/2013 y el 30/04/2014,
en forma no continua, sujeta a la oportunidad de presentación de las Solicitudes de
Desembolso por parte del Proyecto.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
2
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y
requerimientos específicos del BID, incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- OPINION SIN SALVEDADES
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Ipresentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del
“Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II, Expansión de la
Infraestructura Escolar” al 31/12/13, así como las transacciones operadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de
aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo BID Nº 1966/OC-AR de fecha 17/04/08.
IV- OTRAS CUESTIONES
De acuerdo a la Nota N° 16235/14 del 07/04/14, remitida por la UES II (del Asesor Legal
del Programa), se informa sobre las siguientes rescisiones de contratos:
1. Con ejecución de la póliza de seguro de caución en garantía de su ejecución:
1.1. LPN Nº 025/08: SURCO CONSTRUCCIONES S.A. Monto: $180.553,85
(pesos ciento ochenta mil quinientos cincuenta y tres con ochenta y cinco
centavos), tramita en el ámbito del Ministerio de Planificación Federal,
Inversión Pública y Servicios de la Nación, en el marco del Exp-S01:
0226710/13.
1.2. LPN Nos. 026/08 y 115/09: HUGO EDUARDO NOVOA. Monto de
$324.760,87 (pesos trescientos veinticuatro mil setecientos sesenta con ochenta
y siete centavos) y en garantía de los anticipos financieros por $365.784,68
(pesos trescientos sesenta y cinco mil setecientos ochenta y cuatro con sesenta y
3
ocho centavos), tramitan en el ámbito del Ministerio de Planificación Federal,
Inversión Pública y Servicios de la Nación, en el marco del ExpS01:0236585/13.
2. Se están arbitrando las medidas pertinentes a efectos de ejecutar la póliza de seguro
de caución en garantía de su ejecución:
2.1. LPN Nos. 075/06, 019/07 y 021/07: DAM PARTNERS S.A. Monto de
$358.612,31 (pesos trescientos cincuenta y ocho mil seiscientos doce con treinta
y un centavos) y en garantía de los anticipos financieros por $79.819,70 (pesos
setenta y nueve mil ochocientos diecinueve con setenta centavos).
2.2. LPN Nº 075/08: GAIA INGENIERÍA S.A. Monto de $628.474,00 (pesos
seiscientos veintiocho mil cuatrocientos setenta y cuatro) y en garantía de los
anticipos financieros por $238.895,11 (pesos doscientos treinta y ocho mil
ochocientos noventa y cinco con once centavos).
2.3. LPN Nº 135/09: CHÁVES, RICARDO JOSÉ. Monto de $138.900,00 (pesos
ciento treinta y ocho mil novecientos) y en garantía de los anticipos financieros
por $29.085,04 (pesos veintinueve mil ochenta y cinco con cuatro centavos).
2.4. LPN Nº 002/10: AFG CONSTRUCCIONES S.A. Monto: $175.679,51 (pesos
ciento setenta y cinco mil seiscientos setenta y nueve con cincuenta y un
centavos) y en garantía de los anticipos financieros por $234.365,07 (pesos
doscientos treinta y cuatro mil trescientos sesenta y cinco con siete centavos).
3. En proceso de análisis y pendiente de resolución el recurso interpuesto por la
contratista. En caso de confirmarse la medida adoptada en los actos administrativos
cuestionados, se arbitrarán las medidas pertinentes a efectos de ejecutar las pólizas de
seguro de caución en garantía de la ejecución de los contratos
3.1. LPN Nos. 004/09, 009/09, 038/09 y 039/09: IACSA CONSTRUCCIONES S.A.
Monto de $671.595,86 (pesos seiscientos setenta y un mil quinientos noventa y
cinco con ochenta y seis centavos) y en garantía de los anticipos financieros por
4
$1.292.558,76 (pesos un millón doscientos noventa y dos mil quinientos
cincuenta y ocho con setenta y seis centavos).
3.3. 3.2. LPN Nos. 120/09 y 122/09: BC S.R.L. Monto de $176.202,00 (pesos ciento
setenta y seis mil doscientos dos) y en garantía de los anticipos financieros por
$26.118,41 (pesos veintiséis mil ciento dieciocho con cuarenta y un
centavos).LPN Nº 131/09: CONSTRUCTORA ANDREATTA S.R.L. – B.A.C.
S.R.L. – U.T.E. Monto de $374.398,00 (pesos trescientos setenta y cuatro mil
trescientos noventa y ocho) y en garantía de anticipos financieros por
$107.157,70 (pesos ciento siete mil ciento cincuenta y siete con setenta
centavos).
3.4. LPN Nº 200/10: OBRACER S.R.L. Monto de $279.450,00 (pesos doscientos
setenta y nueve mil cuatrocientos cincuenta) y en garantía de los anticipos
financieros por $495.841,29 (pesos cuatrocientos noventa y cinco mil
ochocientos cuarenta y uno con veintinueve centavos).
3.5. LPN Nos. 035/11 y 036/11: VALENTIN GUITELMAN HORMIGON
ARMADO S.A.C.I.I. y F. Monto de $262.565,49 (pesos doscientos sesenta y
dos mil quinientos sesenta y cinco con cuarenta y nueve centavos) y en garantía
de los anticipos financieros por $307.004,49 (pesos trescientos siete mil cuatro
con cuarenta y nueve centavos).
4. ACTA DE ADHESIÓN al Subprograma II con la Ciudad Autónoma de Buenos
Aires. Se encuentra pendiente su suscripción. Dicho instrumento fue remitido y su
correspondiente rubrica solicitada mediante las Notas UESII Nos. 11394/11
(28/06/2011), (09/08/2011) y 12693/12 (14/02/2012).
CIUDAD DE BUENOS AIRES, 15-05- 2014.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA POLÍTICA DE MEJORAMIENTO DE LA EQUIDAD
EDUCATIVA - PROMEDU – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1966/OC-AR
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/16)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/13,
correspondientes al “Programa de Apoyo a la Política de Mejoramiento de la Equidad Educativa
– Subprograma II, Expansión de la Infraestructura Educativa”, Convenio de Préstamo BID N°
1966/OC-AR del 17/04/08, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad Ejecutora del Subprograma II (UES II), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
INDICE
A) 1 – B) 1
TITULO
OBRAS: pagos y atrasos en la ejecución
6
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
1- OBRAS- Generales
Observaciones:
En algunos casos:
1.1. La recepción provisoria de la obra fue confeccionada con antelación a la aprobación del
último certificado de obra (CO).
1.2. La presentación de los CO se realiza con considerable atraso respecto del período que se
certifica.
1.3. Se verifican considerables atrasos en el avance físico de las obras sin que se apliquen las
multas correspondientes.
Comentarios de la UES II:
1.1 Reiteramos que para este Subprograma el procedimiento implementado es el siguiente:
se realiza la medición del último certificado y si corresponde se confecciona el Acta de
Recepción Provisoria que es firmada por el Inspector de obra. Posteriormente, el
Coordinador Ejecutivo aprueba el último certificado, teniendo a la vista la recepción
provisoria.
1.2 La gestión y tramitación de los certificados corresponde en una primera etapa a las 24
Unidades Operativas Locales (UOL) (medición, impresión, firma y remisión a la UES
II), por lo que cualquier demora en alguna de estas etapas se ve inmediatamente
reflejada como desfasaje respecto al periodo que se certifica.
Esta Unidad Ejecutora ha solicitado en reiteradas oportunidades que se cumpla con las
obligaciones establecidas para las UOL´s en la cláusula séptima punto 15 de las Actas
de Adhesión firmadas.
1.3 Los atrasos en el avance físico de algunas obras se encuentran debidamente
justificados de acuerdo a informes suministrados por las respectivas inspecciones de
obra, por lo que no se han aplicado las penalidades previstas en el Pliego de Bases y
Condiciones. A esos efectos se han otorgado, en los casos correspondientes, las
ampliaciones de plazo pertinentes.
7
No obstante lo expuesto anteriormente, esta Unidad Ejecutora realiza un seguimiento
exhaustivo de cada una de las obras, exigiendo a cada Inspector un informe
pormenorizado acerca de la marcha de los trabajos, con detalle de las órdenes de
servicio emitidas y los apercibimientos efectuados para incrementar el ritmo de los
trabajos.
Por otra parte, esta Unidad Ejecutora, cuando verifica desviaciones en el plan de
trabajos y en la curva de inversiones, envía notas e informes mensuales a cada Unidad
Operativa Local, detallando la situación y exigiendo que se tomen las medidas
necesarias para revertir la situación.
Idéntica situación se repite con cada empresa involucrada, apercibiéndola por el atraso
detectado, intimándola a regularizar la situación, bajo apercibimiento de aplicar multas
que correspondieren.
Recomendaciones:
1.1 Siendo que el certificado de obra se encuentra aprobado con la firma del Coordinador
Ejecutivo, la Recepción Provisoria de la Obra debería realizarse con posterioridad a
dicha firma.
1.2 Intensificar los controles con el fin de evitar que se produzcan excesivos atrasos en los
tiempos de presentación de los certificados.
1.3 Cumplir con la Normativa (pliego de bases y condiciones) en lo que respecta a la
aplicación de las multas por atrasos en la ejecución de las obras. Aprobar en tiempo y
forma las ampliaciones de plazos, ante la ocurrencia de dicha situación.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- OBRAS- Observaciones Particulares
1.1 Obra: Escuela Primaria S/Nº - San Martín de los Andes - Departamento Lacar Provincia de Neuquén.
Contratista WEREFKIN S.A. Constructora y Minera Lic. Pública N° 033/09 Obra
N° 58-009
8
De los antecedentes suministrados surge que la empresa efectuó el reclamo del
adicional de obra, el 05 de julio de 2013, en forma extemporánea respecto de la fecha
de inicio de las tareas que fue el 11 de noviembre de 2009, siendo recibido por la UES
II el 02 de setiembre de 2013, es decir 46 meses después del replanteo de obra.
Comentarios de la UES II:
1.1
La elección de los terrenos y la incorrecta implantación de los proyectos en ellos es un
tema recurrente en las distintas jurisdicciones. Como ocurre en numerosas
oportunidades, las Empresas Constructoras no presentan en tiempo y forma los
reclamos por tareas adicionales, presionados tanto por la Unidad Operativa Provincial,
para no poner en evidencia lo señalado en el párrafo anterior, como por esta UES II
para que se realicen las tareas dentro del marco de la oferta presentada, aún a sabiendas
de la correspondencia del hecho técnico. En la obra citada, dadas las dificultades por las
que atravesó y verificado el reclamo efectuado, se consideró que la extemporaneidad
del pedido podía ser compensada por la posibilidad cierta de poder entregar la obra para
el período lectivo del corriente año, lo que se pudo concretar.
Recomendaciones:
Frente a reclamos hechos por parte de las contratistas, deberá cumplirse con los
procedimientos establecidos en los pliegos de bases y condiciones, canalizándolos a
través del libro de obra, dejando plasmado en tiempo y forma, expresa constancia de la
solicitud.
1.2 Obra: CPEM Nº 83 - Taquimilan - Departamento de Ñorquin - Provincia de
Neuquén.
Contratista COPACO S.A.C.I.F.A. Lic. Pública Nº 032/09 Obra Nº 58-008
Se ha detectado que la empresa COPACO SACIFA ha cedido los derechos de cobro de
los certificados de obra a una persona física cuya condición ante la AFIP, según los
datos obtenidos, es Monotributista, categoría “C” (monto máximo de facturación de $
9
72.000,00 anuales), y por ende imposibilitado de efectuar las retenciones del impuesto
a las Ganancias.
Se ha remitido a esta auditoría el contrato de MUTUO entre la firma contratista
(MUTUARIO) y el cesionario (MUTUANTE), el mismo no se encuentra certificado
ante escribano público.
En dicho contrato, se establece que el mutuario adelanta sumas de dinero a la empresa
hasta el 70% de cada certificado o la suma de $ 350.000,00 como monto máximo de
capital adelantado.
Cuando el cesionario cobra el certificado, a veces por encima de la suma adelantada, la
diferencia entre el adelanto más el interés, y los totales de cada certificado, son
devueltos a COPACO SACIFA. Se pudo determinar que al 31 de diciembre de 2013 el
cesionario cobró la suma total $ 5.521.323,92 por todos los certificados cedidos de las
dos obras en cuestión. Asimismo, cabe aclarar, que el cesionario acredita su condición
ante la AFIP, como Monotributista categoría C, por lo cual, de acuerdo a la operatoria
utilizada, no se han efectuado las retenciones de impuesto a las ganancias
correspondientes a todos los certificados de obra cedidos, artículo 14 de la Resolución
830/2000 AFIP.
Comentarios de la UES II:
1.2
La consideración del objeto y la naturaleza vincular de las partes en la cesión se
encuentra fuera de las responsabilidades del deudor cedido. Así lo entiende la AFIP,
quien dispensa al deudor cedido de la obligación de retención del impuesto a las
Ganancias de acuerdo a lo establecido en la Resolución General 830/2000, la cual en su
artículo 14 reza que “En los casos en que los beneficiarios (cedentes) de los conceptos
sujetos a retención indicados en el Anexo II de la presente, cedan el crédito (14.1) a
favor de terceros (cesionarios), la retención será practicada por estos, en el momento en
que paguen a dichos beneficiarios el importe del crédito cedido (…) La retención
efectuada por el cesionario sustituye a la que debería practicar el deudor por la parte
cedida.” Por lo tanto, dado que los montos percibidos por el cesionario no pueden
10
deducirse como ingresos propios del mismo, la categorización fiscal que ostente resulta
irrelevante a los efectos del pago.
Aclaramos, que en este caso no efectuamos la retención del Impuesto a las Ganancias,
no porque el cesionario sea monotributista, sino porque surge de la misma Resolución
General 830/2000 de AFIP que regula las mismas, en su artículo 14 antes mencionado
y de aplicación en el caso de cesión de créditos. Dicha norma la aplicamos no sólo para
este caso en particular sino para todos aquellos casos en los que existe cesión de
créditos. El cesionario es quien deberá realizar la retención y en el caso de omitir la
misma el artículo 37 de la Resolución ut supra mencionada establece que “el
beneficiario del pago deberá practicar una “auto-retención” cuando el sujeto pagador
omita realizarlas…” Asimismo establece en su segundo párrafo “lo dispuesto en el
párrafo anterior será de aplicación, asimismo, cuando el sujeto pagador, no se encuentre
obligado a practicar la retención de acuerdo con disposiciones legales, convenios
internacionales, etc. (entre otros: Organismo Internacional, sujeto adherido al Régimen
Simplificado para Pequeños Contribuyentes -Monotributo-).” Por lo tanto de la misma
surge que en ningún caso la responsabilidad de la retención del debido impuesto recae
en el deudor, es decir en nosotros.
Recomendación:
Arbitrar los mecanismos necesarios para poner en conocimiento de los organismos
que puedan tener competencia en la materia, a los efectos de su análisis y del respectivo
deslinde de responsabilidades, de corresponder.
CIUDAD DE BUENOS AIRES, 15-05-2014.
11
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE DE APOYO A LA POLÍTICA DE MEJORAMIENTO DE LA
EQUIDAD EDUCATIVA - PROMEDU – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1966/OC-AR
(Ejercicio de cierre N° 6 finalizado el 31/12/13)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UES II del “Programa de Apoyo a la
Política de Mejoramiento de la Equidad Educativa – Subprograma II, Expansión de la
Infraestructura Educativa” Convenio de Préstamo BID N° 1966/OC-AR de fecha 17/04/08.
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee on
Sponsoring Organizations (C.O.S.O.)” y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas.
Título
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Actividades de Control
Información y comunicación
Supervisión
12
AMBIENTE DE CONTROL
1) Integridad y valores éticos
SI
1) Integridad y valores éticos
Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la
entidad un código de conducta ética que sea
aplicable a todo el personal?
2) ¿Considera este código de conductas
conflictos de intereses, estableciendo reglas
para cuando éstos se presenten?
3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda
la unidad y se lo hace conocer a los
funcionarios nuevos?
4) ¿Se han definido expresamente criterios para
evaluar la actitud y comportamiento del
personal en base a la ética?
5) ¿Cuáles son los procedimientos que ha
definido el Proyecto para sancionar las
violaciones al código de conducta?
6) ¿Conoce el personal la forma de proceder
ante las conductas impropias?
7) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan
a conocer en toda la organización? ¿Cuál es el
procedimiento aplicado?
8) ¿Se han establecido mecanismos que
permitan asegurar que las violaciones al código
de conducta puedan ser denunciadas a quien
corresponda por el personal de la unidad, sin
temor a represalias?
9) ¿Existen políticas por escrito para regular las
relaciones de la dirección con el personal
subalterno, proveedores, etc.?
10) ¿Se ha establecido por escrito una política
que obligue a los funcionarios de mayor
jerarquía a declarar sus beneficios pecuniarios?
11) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
13
NO
X
NC OBSERVACIONES
Se aplica la Ley nacional N°
25188 Ley de Ética de la
Función Pública.
------------------
X
X
X
Comentario del auditor: no
hemos tenido constancia
fehaciente de tal afirmación
No específicamente se aplica
la Ley citada.
X
Disposiciones Nacionales.
X
Comentario del auditor: no
hemos tenido constancia
fehaciente de tal afirmación
Se aplicará la Normativa
Nacional en caso de ser
necesario.
----------------------
X
X
X
X
En
lo
concerniente
a
funciones está escrito en el
Manual de Procedimiento.
Se cumple la Normativa
Nacional.
La conducción del Programa
es la responsable.
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que, si bien manifiesta que se ha notificado la
normativa por escrito a todo el personal, no se han implementado mecanismos que permitan
efectuar denuncias ante desvíos al código de conducta.
Recomendaciones: Dado que los valores éticos de los funcionarios que llevan a cabo tareas
en el Programa son esenciales para mantener controles internos eficaces, encarar políticas de
amplia difusión de las normas de conducta que se han establecido para desempeñar las
acciones del Proyecto e implementar mecanismos que permitan la rápida detección y
comunicación de cualquier transgresión a una norma ética.
2) Políticas de Recursos Humanos
2) Políticas de Recursos Humanos
SI
NO
NC OBSERVACIONES
A) Políticas para reclutar, retener y pagar al
personal
1) ¿Existe una política definida para el
Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es el
responsable de llevarla a cabo?
X
Responsable:
General
y
Ejecutiva.
Coordinación
Coordinación
X
2) ¿La existencia de puestos superiores
vacantes es conocida por todas las personas con
la idoneidad necesaria para ocuparlos, tanto
dentro como fuera de la organización? ¿Qué
procedimiento se utiliza?
No
rige
escalafonario.
Se utiliza el sistema de
selección por ternas, en el
caso de nuevas designaciones.
En cuanto a las promociones
cada coordinador directo de
área analiza los perfiles y
antecedentes que ameritan las
mismas.
------------------------
3) ¿Los mecanismos para la designación y X
promoción del personal están basados en
criterios objetivos que procuren evitar el
favoritismo?
4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro
del Programa?
5) ¿Se ha implementado un sistema que al
momento de evaluar el desempeño de un X
consultor tenga en cuenta los criterios de
integridad y de ética?
14
régimen
X
Se evalúa el desempeño y se
informa
al
BID
en
formularios preestablecidos.
6) ¿Se efectúan estudios de gestión
independientes de la labor de los principales
funcionarios? ¿Quién los efectúa?
--------------------------X
7) ¿Las descripciones de los puestos contienen
suficientes referencias de las responsabilidades X
relacionadas con el control?
SI NO
B) Políticas para reclutamiento y
capacitación
1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al
personal? ¿En qué consisten?
X
2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas
son efectuadas y revisadas por personal con la
debida capacitación, enterado de los
requerimientos de los puestos vacantes y con
aptitudes para realizar esas entrevistas? ¿Qué
cargos ocupa dicho personal?
La descripción de los puestos
está incorporada a los TTRR,
Reglamento Operativo y
Manual de Procedimiento.
NC
OBSERVACIONES
Se aplicó Decreto 1318/2011
y 485/2013
Responsables de Áreas en
general
y
Coordinación
Ejecutiva General.
X
3) ¿La verificación del cumplimiento de los
requisitos por parte de los candidatos a un
puesto, se hace con base en procedimientos
establecidos por escrito?
4) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la
revisión de los antecedentes penales de los
candidatos?
X
X
5) ¿El personal de nuevo ingreso es informado
de sus responsabilidades, deberes y derechos?
X
6) ¿Existen manuales descriptivos de los
puestos?, ¿se actualizan periódicamente? ¿Y se
informan esas actualizaciones al personal de
manera oportuna?
7) ¿Las descripciones de los puestos en el
manual coinciden con las especificadas en los
TDR?
Comentario del auditor: no
hemos tenido constancia
fehaciente de tal afirmación.
Es obligatoria la presentación
del
certificado
de
antecedentes penales emitido
por el Registro Nacional de
Reincidencia.
Comentario del auditor: no
hemos tenido constancia
fehaciente de tal afirmación.
Manual de Procedimientos y
Reg. Operativo Particular.
X
----------------X
15
8) ¿Las descripciones de los puestos descriptas
en el manual coinciden con las tareas realmente X
efectuadas?
9) ¿Se considera la satisfacción de las
necesidades actuales de capacitación y
desarrollo del personal así como sus necesidades
futuras? ¿Cuál es el mecanismo implementado
para su manifestación y toma de conocimiento?
10) ¿A través de qué medidas se implementan
las necesidades de capacitación y desarrollo
establecidas en el punto anterior?
11) ¿Se han establecido procedimientos
apropiados para corregir o prevenir las
deficiencias de desempeño?
12) ¿Existe una política definida de promoción
y compensación al personal? ¿En qué consiste?
¿El personal tiene conocimiento de dicha
política? ¿De qué manera se informa?
-------------------
X
No
hay
mecanismos
específicos. Se implementan
algunos talleres y se asiste a
los seminarios del BID.
De manera informal.
-----------------------X
--------------------------X
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que si bien el Programa, para el reclutamiento de
personal contempla las Normas del BID y locales en la materia, aún no se ha establecido una
política tendiente a la retención que contribuya al fortalecimiento institucional, a la
prevención de deficiencias en el desempeño y promoción durante la vida del Proyecto. La
falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación y de
pérdida de personal y/o de su mal desempeño, clave que podría afectar el cumplimiento
adecuado de los objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener
el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto las autoridades del Programa son responsables
no sólo de una adecuada selección, sino también de una conveniente capacitación para el
correcto desempeño de sus responsabilidades y del funcionamiento de una movilidad
organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces, así como la
detección oportuna del desempeño no ajustado a los objetivos particulares y generales, y su
corrección.
16
3) Estructura Organizacional
3) Estructura Organizacional
A) Determinación de la estructura
organizacional
SI
1) ¿Se ha definido claramente la estructura
de la organización? Detallarla.
X
2) ¿Existe un manual de procedimientos
con las funciones y responsabilidades?
X
3) ¿Se cuenta con manuales de
procedimiento actualizados que incluyan
tanto los procedimientos operacionales
X
como los financieros y contables que deban
aplicarse?
4) ¿Se han establecido líneas claras para la
presentación de informes que abarquen
X
todas las funciones y el personal de la
organización?
5) ¿Cuáles son las variables que determinan X
la vigencia, remuneración, condiciones de
trabajo, etc., de los contratos de trabajo de
los funcionarios?
6) ¿Existe supervisión de la labor de los
funcionarios por una autoridad superior
X
apropiada? ¿Quién la realiza?
NO
NC OBSERVACIONES
Manual de Procedimiento y
Reglamento Operativo
General/Particular.
---------------------
Manual de Procedimiento y
Manual Contable.
Se presentan según Normativa y
Guías del BID.
Decreto 1318/2011 y 485/2013
(Solo remuneración)
Las autoridades según
corresponda.
Riesgo Involucrado: Si bien la estructura organizativa del proyecto ha sido definida, no se
encuentran expresamente establecidas las misiones y funciones de los distintos integrantes
que componen el programa.
Recomendaciones: Desarrollar un manual que defina claramente responsabilidades, acciones
y cargos de todos los integrantes del Programa y que establezca las diferentes relaciones
jerárquicas y funcionales, así como los canales de comunicación ascendentes y descendentes,
a los efectos de que cada integrante conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a
alcanzar los objetivos generales.
17
4) Sistemas Computarizados de Información
4) Sistemas computarizados de Información
A) Evaluación de los controles generales del
sistema
1) El sistema ¿es administrado por un funcionario
de alto nivel que informe a las autoridades
superiores? ¿Quién lo realiza?
2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen
prohibido operar las computadoras y utilizar los
programas con datos reales?
3) El sistema de información y las bases de datos
¿están protegidos contra el uso por parte de
terceros no autorizados?
4) El administrador del sistema de información y
de la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a
los equipos que están en operación?
5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y
están protegidas para evitar el uso no autorizado?
6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que
obligue a los usuarios al cambio de contraseñas
en forma periódica?
7) ¿Se han asignado códigos de identificación a
las terminales para evitar que las terminales no
autorizadas tengan acceso a las líneas de
comunicación?
8) ¿Existen listas del personal autorizado que
especifiquen los límites de autorización?
9) ¿Se mantienen esas listas de autorización
debidamente actualizadas?
10) ¿La impresión de los documentos está
organizada de forma tal que permita proteger los
documentos sensibles y que se destruyan esos
documentos antes de ser desechados?
11) ¿La información almacenada en disquete,
cinta magnética o cualquier otro medio de
almacenamiento se borra por completo de tal
forma que se impida su recuperación por
cualquier tipo de programa especialmente
diseñado para esa función de recuperación?
12) ¿La información confidencial es cifrada o
encriptado cuando se transmite?
18
SI
NO
X
NC
OBSERVACIONES
El responsable del Área
Informática.
N/A
--------------------
X
-------------------X
X
X
X
X
----------------
X
--------------------------------------
X
---------------------X
Si, por el Sist. UEPEX
X
13) ¿Se hacen inventarios periódicos de los
equipos y se concilian sus resultados con los
registros financieros?
X
14) ¿ Existe una segregación de funciones o la
debida asignación de autorizaciones en los
sistemas informáticos, de tal forma que una
misma persona no pueda registrar una
transacción desde su origen hasta su asiento final
en los auxiliares y libro mayor o en los registros
similares de la base de datos?
X
15) ¿Los especialistas que participan en las
transacciones, sus supervisores y el personal que
procesa la información poseen niveles técnicos
adecuados de experiencia y competencia?
16) ¿Los sistemas de información son confiables,
cumpliendo con las normas técnicas vigentes?
17) ¿Se han establecido procedimientos para
enfrentar las situaciones que pudieran afectar la
información y equipos, como son:
procedimientos de recuperación ante desastres,
sitio alternativo de procesamiento de
información, respaldos, almacenamiento de
información de respaldo en sitios lejanos a la
oficina principal, etc., que permitan continuar
con las operaciones básicas de la oficina?
18) ¿Toda transacción está debidamente
respaldada por documentación acorde con la
legislación aplicable y demás normativa?
19) ¿Antes de poner en funcionamiento un
sistema de información nuevo o las
modificaciones a uno ya existente, se realizan las
pruebas para verificar que la información se
procese adecuadamente, de manera íntegra y
confiable?
19
Cada nuevo bien es
inventariado por La Oficina
Nacional de Patrimonio e
ingresado además en
Sistema UEPEX donde
periódicamente se releva el
estado de cada uno de ellos.
Existe segregación de
funciones y carga en el
sistema UEPEX de acuerdo
con dicha segregación.
(Presupuesto-gestión
contable). Cada una de las
etapas principales es llevada
a cabo por personas
distintas, cumpliéndose así
el control por oposición de
intereses.
---------------------
X
-------------------X
Implementado según las
necesidades de la operatoria
del Programa.
X
----------------------X
-------------------------X
20) ¿A la fecha se encuentra implementado el
Sistema de Seguimiento y Monitoreo?
X
------------------
B) Evaluación de los controles de aplicación
del sistema
1) El sistema de información ¿contiene reglas y
X
rutinas de verificación, que permitan comprobar
la exactitud de los datos que se introducen en las
computadoras?
2) ¿Existen procedimientos establecidos por
escrito para realizar la comunicación a los
responsables de administrar el sistema de
información, de los errores en que se incurre al
procesar las transacciones y cualquier otra
deficiencia que se observe durante el ingreso,
procesamiento y emisión de datos e información?
¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se
subsanan, documentando adecuadamente lo
actuado? ¿Cómo se documentan?
X
4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar
que se actualice la información correcta y evitar
la destrucción accidental de los archivos?
5) ¿Existen procedimientos para realizar y
conservar copias de respaldo de los archivos,
programas y documentos relacionados con las
operaciones?
6) ¿Se han documentado los sistemas, programas
de aplicación y procedimientos que se emplean
para el procesamiento de los datos y posterior
emisión de informes?
De manera informal.
La corrección de los errores
y deficiencias se subsanan y
documentan.
UEPEX se encuentra
centralizado fuera de esta
unidad.
X
X
Parcialmente del SGP.
X
EVALUACIÓN DE RIESGOS
A) Determinación de la existencia o no de SI
indicios de riesgo operacional y de fraude en
la Unidad
1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están
claramente definidos y publicados de forma que X
puedan ser fácilmente comprendidos?
2) ¿Los objetivos del Proyecto para el ejercicio X
están definidos?
20
X
NO
NC
OBSERVACIONES
----------------
-------------------
3) ¿Los objetivos del Proyecto están
comunicados al personal?
4) ¿El personal entiende cómo los objetivos del
Proyecto se relacionan con los objetivos de sus
áreas?
5) ¿El personal entiende cómo los objetivos del
Proyecto se relacionan con sus objetivos
personales?
6) ¿Qué entiende el Proyecto por el término
“riesgo en el logro de los objetivos”?
X
X
X
X
7) ¿Qué entiende el Proyecto por el término X
“administración del riesgo”? Detallar.
8) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los
riesgos de alcanzar sus objetivos?
9) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la
administración del riesgo?
10) ¿El Proyecto tiene procedimientos para
reportar riesgos? ¿En qué consisten?
X
11) ¿El personal responsable de los activos
(bienes, efectivo) está separado de los que X
realizan los registros contables?
12) ¿El acceso a las cuentas bancarias y otra
información relacionada está prohibido al
X
personal de contabilidad?
13) ¿El personal que autoriza las transacciones
está separado de la custodia de los activos
X
correspondientes?
14) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para
efectuar los pagos del Programa?
15) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de
la precontabilización de los pagos por parte de la
UEJ?
16) ¿Con qué frecuencia se produce la
validación de la precontabilización por parte de
la UEC?
17) ¿Permite el sistema la inclusión de otros
X
pasivos (ejemplo: préstamos de terceros)?
21
Riesgo es todo evento o
suceso que puede afectar el
Proyecto.
La técnica para identificar
los riesgos, evaluar el
impacto y tomar acciones
correctivas.
Con cada acción que se
encara.
En todas las áreas.
En función de la operación
en las distintas Áreas
existentes. Mecanismos
propios.
---------------------
Información – no emisión de
cheques.
---------------------------
Responsable de área y
Coord. Ejecutiva
N/A
Periódicamente. El Proyecto
cuenta con Auditoría de
Desembolso y Financiera.
Los pasivos están definidos
en el Manual Contable
aprobado por el BID.
18) Procedimiento y personas afectadas para
cargar compromisos.
----------------X
19) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques
emitidos no a la orden?
----------------------X
20) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la
vista la documentación de respaldo?
X
------------------
21) ¿Existen procedimientos de cancelación o
anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se
instrumentan?
22) ¿Se mantienen en custodia adecuada las
chequeras?
Con sello de “Pagado”.
X
23) ¿Existe un control de la numeración de los
cheques? ¿Quién lo efectúa?
X
En Unidad Ejecutora
UCPyPFE.
X
El sist. UEPEX y Tesorería.
24) ¿Existe un procedimiento para el depósito del
fondo de reparo en una cuenta especial creada
para tal fin?
25) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UEC
a las jurisdicciones con documentación original?
26) Vencido el plazo para rendición del anticipo,
¿cómo se procede en caso de existir un saldo
remanente?
27) ¿Prohíbe el sistema computarizado la
cancelación de rendiciones con facturas con
idéntica o similar numeración?
28) ¿Permite el sistema computarizado la
rendición con distinta documentación (recibos,
facturas)?
X
Se utiliza una cuenta
bancaria según normas BID.
N/A
N/A
X
El sistema no emite ningún
alerta ante la presentación
de Facturas con un mismo
número.
. El sistema no emite ningún
alerta ante la presentación
de Facturas con un mismo
número.
X
B) Determinación de la existencia o no de
indicios de fraude en la Unidad
1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir,
detener y detectar el fraude?
2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de
más alto riesgo de fraude?
X
X
22
____________________
Riesgo Involucrado: Dado lo transcurrido de la actividad del Programa ya se han implementado
algunos controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan implementado estrategias
destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos, ni a desarrollar acciones para
minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados,
derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
estimarlos y elaborar un plan que incluya las actividades prevención y de control a fin de evitar o
minimizar sus efectos.
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO
Determinación de la aplicación de políticas de
control generales en lo que respecta al registro
eficaz y eficiente de las transacciones, la
salvaguarda de los activos, la conciliación de
las cifras de la contabilidad y la transparencia
de los informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se han
diseñado formas apropiadas que se utilicen
correctamente para asentar todos los datos tales
X
como la fecha de las transacciones, su monto
original, el plazo de pago, detalle de la operación
el proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola unidad
o base de datos integrada para evitar errores por
X
duplicación de registros e inconsistencias en los
informes y para reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las
transacciones es consistente con el que se emplea
para informar a los interesados en el exterior,
X
como el BID, Banco Mundial y PNUD? (Ej. Nº
PRISM)
23
NC
OBSERVACIONES
Implementado en el Sistema
UEPEX.
Sistema UEPEX y SGP.
------------------
Riesgo Involucrado: El hecho de operar con dos sistemas complementarios no integrados (el
UEPEX y el “de gestión”) puede generar diferencias en la información disponible, dado el gran
volumen de información que se introduce y se manipula en ambos sistemas. Asimismo afecta la
eficiencia en la registración, complica la conciliación de la contabilidad con la información
financiera suministrada por la base “de gestión”, además de disminuir la confiabilidad de los
informes.
Recomendaciones: Trabajar en pos de la interacción de las bases de información hasta tanto el
sistema UEPEX haya sido desarrollado al punto que sea un sistema integrado único para cubrir
todas las necesidades de alta complejidad que requieren los proyectos de gran envergadura que
pretende administrar.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Determinación de la recepción por parte de las SI
autoridades superiores de la información sobre
el Proyecto necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan
de acuerdo con las normas que al respecto ha
X
establecido la comunidad internacional?
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones
frecuentes con los funcionarios de las distintas
áreas y con la auditoría a los fines de estar
informados sobre el desarrollo de las actividades X
en general y las relacionadas con control interno
en particular?
NO
NC
OBSERVACIONES
----------------------
-----------------------
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las
normas establecidas, pueden presentarse situaciones en las que distintas áreas del Programa no
logren el nivel de comunicación necesario para la ejecución con un nivel de eficiencia deseado.
Asimismo la alta especialización de los RRHH con que cuenta el Programa requiere un alto
24
grado de comunicación vertical ascendente en la organización para atenuar la falta de cultura
generalista en la estructura.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pro de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y
los distintos equipos de trabajo.
SUPERVISIÓN
SI NO NC
OBSERVACIONES
Evaluación de la eficacia de las actividades de
Supervisión
1) ¿La coordinación del Proyecto recibe
información suficiente y oportuna que le permita
X
supervisar los objetivos y estrategias del Proyecto?
2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma
explícita y contundente su compromiso respecto
del control interno?
3) ¿Existen variaciones significativas entre las
cifras presupuestadas y las reales?
X
4) ¿El personal está obligado a hacer constar con
su firma que se han efectuado actividades
esenciales para el control interno?
X
5) ¿Las quejas de los proveedores y los
beneficiarios del Programa se investigan
oportunamente para determinar sus causas?
X
--------------------
A través de responsables de
área y del control de los
resultados.
Variación en el costo de la
construcción.
Existen planillas donde
cada interviniente en el
proceso pone su firma y la
fecha de intervención.
Riesgo Involucrado: Dada la situación actual descripta en el punto de “Evaluación de Riesgo”
no puede evaluarse en este punto la tarea de supervisión llevada a cabo por los responsables del
Programa.
25
Recomendaciones: Efectuar el seguimiento de las instrucciones referidas al control interno a los
efectos de obtener información consistente y oportuna. Además, es importante implementar
medidas destinadas a la identificación de los responsables de los controles llevados a cabo.
CIUDAD DE BUENOS AIRES, 15-05-2014
26
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA POLITICA DE MEJORAMIENTO DE LA EQUIDAD
EDUCATIVA - PROMEDU – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1966/OC-AR
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/13)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con los registros que le dan sustento;
- Test o prueba de transacciones;
- Análisis respecto a la disposición en forma oportuna de los fondos del Préstamo canalizados a
través de la cuenta bancaria asignada al Proyecto;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Confirmaciones con terceros;
- Aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios.
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 49,57% de las
erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos al 31 de diciembre de
2013, de acuerdo al siguiente detalle:
27
Categoría
2.1 Construcción y Equipamiento de
Nuevos Edificios Educativos
2.2 Administración del Subprograma II
Auditoría Subprograma II
TOTAL EJECUTADO
Total ejecutado
en $
35.733.951,05
36.386,01
360.150,00
36.130.487,06
CIUDAD DE BUENOS AIRES, 15-05-2014
28
%
Incidencia
Importe de
Muestra en $
98,90%
0,10%
1,00%
100,00%
17.906.876,35
1.556,90
0,00
17.908.433,25
% de muestra
sobre total
ejecutado por
Categoría
50,11%
4,27%
0,00%
49,57%