2012_067info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA POLÍTICA DE MEJORAMIENTO DE LA EQUIDAD
EDUCATIVA - PROMEDU – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1966/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/11)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/11
correspondientes al “Programa de Apoyo a la Política de Mejoramiento de la Equidad Educativa –
Subprograma II, Expansión de la Infraestructura Educativa”, llevado a cabo en el ámbito de la
Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con Financiamiento Externo (UCPyPFE)
dependiente del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios (MPFIPyS)
financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1966/OC-AR, suscripto el 17
de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
A) 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/11, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/11, expresado en dólares estadounidenses.
3) Estado de Activos y Pasivos al 31/12/11, expresado en dólares estadounidenses.
4) Estado de Evolución del Patrimonio Neto al 31/12/11, expresado en dólares
estadounidenses.
5) Notas 1) a 6) a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
B) 1) Estado de Inversiones al 31/12/11, expresado en pesos argentinos.
1
2) Estado de Activos y Pasivos al 31/12/11, expresado en pesos argentinos.
3) Estado de Evolución del Patrimonio Neto al 31/12/11, expresado en pesos
argentinos.
4) Notas 1) a 2) a los Estados Financieros citados precedentemente.
C) Anexos (I a V expresados en pesos argentinos y/o dólares estadounidenses) a los
Estados de Inversiones citados en A) 2) y B) 1) precedentes.
D) Información financiera complementaria:
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/11 expresado en dólares estadounidenses.
- Conciliación entre Estado de Inversiones/Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos
Efectuados/LMS-1 del BID expresado en dólares estadounidenses.
- Estado de Solicitudes de Desembolsos al 31/12/11, expresado en dólares
estadounidenses.
E) Carta de la Gerencia.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad de Coordinación de
Programas y Proyectos con Financiamiento Externo (UCPyPFE) y son de su exclusiva
responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoría el 17/01/12 y se adjuntan inicialados
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 04/04/11 y el 16/04/12, en
forma no continua, sujeta a la oportunidad de presentación de las Solicitudes de
Desembolso por parte del Proyecto.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) De acuerdo a la Nota N° 12916/12 de fecha 27/03/12 remitida por la UES II (del asesor
legal del Programa), se informa que:
LPN Nº 024/08 y LPN Nº 026/08: Retiro de Ofertas con pérdida de garantía de la
firma OBRAS DEL LITORAL S.R.L. Se están arbitrando las medidas pertinentes a
efectos de ejecutar las pólizas de mantenimiento de oferta por un monto de $14.983,00
(pesos catorce mil novecientos ochenta y tres) y $36.147,00 (pesos treinta y seis mil
ciento cuarenta y siete) cada una.
LPN Nº 072/08: Retiro de Ofertas con pérdida de garantía de la firma ELMACO S.A.
Se están arbitrando las medidas pertinentes a efectos de ejecutar la póliza de
mantenimiento de oferta por un monto de $27.495,00 (pesos veintisiete mil
cuatrocientos noventa y cinco).
LPN Nº 098/09: Retiro de Ofertas con pérdida de garantía de la firma COPACO
S.A.C.I.F.A. Se están arbitrando las medidas pertinentes a efectos de ejecutar la póliza
de mantenimiento de oferta por un monto de $21.070,00 (pesos veintiún mil setenta).
LPN Nº 025/08: Rescisión de Contrato con la firma SURCO CONSTRUCCIONES
S.A. Se están arbitrando las medidas pertinentes a efectos de ejecutar las pólizas de
seguro de caución en garantía de ejecución de contrato por un monto de $180.553,85
(pesos ciento ochenta mil quinientos cincuenta y tres con 85/100) y en garantía de
anticipos financieros por un monto de $361.107,69 (pesos trescientos sesenta y un mil
ciento siete con 69/100).
LPN Nº 075/06, Nº 019/07 y Nº 021/07: Rescisión de Contratos con la firma DAM
PARTNERS S.A. Se están arbitrando las medidas pertinentes a efectos de ejecutar las
pólizas de seguro de caución en garantía de ejecución de contrato por un monto de
$358.612,31 (pesos trescientos cincuenta y ocho mil seiscientos doce con 31/100) y en
garantía de anticipos financieros por un monto de $194.174,48 (pesos ciento noventa y
cuatro mil ciento setenta y cuatro con 48/100).
LPN Nº 004/09, Nº 009/09, Nº 038/09 y Nº 039/09: Rescisión de Contratos con la
firma IACSA CONSTRUCCIONES S.A. Se están arbitrando las medidas pertinentes a
3
efectos de ejecutar las pólizas de seguro de caución en garantía de ejecución de contrato
por un monto de $671.595,86 (pesos seiscientos setenta y un mil quinientos noventa y
cinco con 86/100) y en garantía de anticipos financieros por un monto de $1.292.558,76
(pesos un millón doscientos noventa y dos mil quinientos cincuenta y ocho con
76/100).
LPN Nº 026/08 y Nº 115/09: Rescisión de Contratos con la firma HUGO EDUARDO
NOVOA S.A. Se están arbitrando las medidas pertinentes a efectos de ejecutar las
pólizas de seguro de caución en garantía de ejecución de contrato por un monto de
$324.760,87 (pesos trescientos veinticuatro mil setecientos sesenta con 87/100) y en
garantía de anticipos financieros por un monto de $365.784,68 (pesos trescientos
sesenta y cinco mil setecientos ochenta y cuatro con 68/100).
2) A la fecha del presente informe de auditoría se encuentra pendiente de suscripción el
Acta de Adhesión al Subprograma II con la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. De los
antecedentes suministrado por la UES II surge que
se efectuaron las gestiones
tendientes para la rubricación de la mencionada acta.
3) En cumplimento a lo solicitado por Nota CAR 1331/2012 de fecha 28 de Marzo de
2012 no fue presentada una nota a los estados financieros del Proyecto; no obstante
ello, se informa:
PROYECTADO FONDOS BID 1966/OC-AR
2011- (cifra en miles de dólares)
TOTAL DESEMBOLSOS BID
2011
DIFERENCIA
47.894 0 47.894 IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Ipresentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del
“Programa de Mejoramiento del Sistema Educativo – Subprograma II, Expansión de la
4
Infraestructura Escolar” al 31/12/11, así como las transacciones operadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de
aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo BID Nº 1966/OC-AR de fecha 17/04/08.
BUENOS AIRES, 20 de abril de 2012.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA POLÍTICA DE MEJORAMIENTO DE LA EQUIDAD
EDUCATIVA - PROMEDU – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1966/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/11)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/11,
correspondientes al “Programa de Apoyo a la Política de Mejoramiento de la Equidad Educativa
– Subprograma II, Expansión de la Infraestructura Educativa”, Convenio de Préstamo BID N°
1966/OC-AR de fecha 17/04/08, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones
sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control
interno existentes en la Unidad Ejecutora del Subprograma II (UES II), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
INDICE
A) 1 – B) 1
B) 2
TITULO
OBRAS pagos y atrasos en la ejecución
CONSULTORIA demoras en la aprobación de los contratos
6
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
1- OBRAS- Generales
Observaciones:
En algunos casos:
1.1 La fecha de recepción de la factura es anterior a aquélla en que fue recepcionado el
certificado de obra.
1.2 La recepción provisoria de la obra fue confeccionada con antelación a la aprobación
del último certificado de obra (CO).
1.3 La presentación de los CO se realiza con considerable atraso respecto del período que
se certifica.
Comentarios de la UES II:
1.1 Con respecto a este punto, se les reiteró en muchas oportunidades a los contratistas que
no debían remitir la factura hasta tanto no fuese solicitada en oportunidad de que el
certificado fuese aprobado. Se aclara también que las facturas se ingresan en todos los
casos con sello “a revisar”.
Debido a que la observación indica en algunos casos, solicitamos se nos indique los
detectados para implementar medidas más rígidas sobre los contratistas que generaron
esta observación.
1.2 Reiteramos que para este Subprograma el procedimiento implementado es el siguiente:
se realiza la medición del último certificado y si corresponde se confecciona el Acta de
Recepción Provisoria que es firmada por el Inspector de obra. Posteriormente, el
Coordinador Ejecutivo aprueba el último certificado, teniendo a la vista la recepción
provisoria.
1.3 La gestión y tramitación de los certificados corresponde en una primera etapa a las 24
Unidades Operativas Locales (UOL) (medición, impresión, firma y remisión a la UES
II), por lo que cualquier demora en alguna de estas etapas se ve inmediatamente
reflejada como desfasaje respecto al periodo que se certifica.
7
Esta Unidad Ejecutora ha solicitado en reiteradas oportunidades que se cumpla con las
obligaciones establecidas para las UOL´s en la cláusula séptima punto 15 de las Actas
de Adhesión firmadas.
Recomendaciones: Intensificar los controles a fin de subsanar estas situaciones.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- OBRAS- Generales
En algunos casos:
Observaciones:
1.1 Se verifican considerables atrasos en el avance físico de las obras sin que se apliquen
las multas correspondientes.
1.2 La fecha de medición que consta en el Acta de medición se encuentra enmendada y sin
salvar.
1.3 Existen demoras significativas entre la fecha de efectivo pago y la recepción de los
recibos por parte de la UES II.
1.4 Se ha verificado en algunos casos que la ejecución de las obras se realizo en plazos
mayores a los señalados en los respectivos planes de trabajos previstos (hasta mas del
doble del plazo original), surgiendo de los antecedentes que esta situación se subsana
al momento de la presentación de la solicitud de redeterminación por parte del
contratista, otorgándole una ampliación de plazo justificada.
La situación descripta regulariza los plazos de ejecución de la obra, no así el ritmo de
los trabajos.
1.5 Dentro de la documentación de respaldo de la AP Nº 2011002623, que corresponde a
cuatro pasajes desde Ushuaia a Buenos Aires para funcionarios de la provincia de
Tierra del Fuego, no obra detalle con las características del taller, ni la nómina de
participantes de las provincias.
8
Comentarios de la UES II:
1.1 Los atrasos en el avance físico de algunas obras se encuentran debidamente justificados
de acuerdo a informes suministrados por las respectivas inspecciones de obra, por lo
que no se han aplicado las penalidades previstas en el Pliego de Bases y Condiciones. A
esos efectos se han otorgado, en los casos correspondientes, las ampliaciones de plazo
pertinentes.
No obstante lo expuesto anteriormente, esta Unidad Ejecutora realiza un seguimiento
exhaustivo de cada una de las obras, exigiendo a cada Inspector un informe
pormenorizado acerca de la marcha de los trabajos, con detalle de las órdenes de
servicio emitidas y los apercibimientos efectuados para incrementar el ritmo de los
trabajos.
Por otra parte, esta Unidad Ejecutora, cuando verifica desviaciones en el plan de
trabajos y en la curva de inversiones, envía notas e informes mensuales a cada Unidad
Operativa Local, detallando la situación y exigiendo que se tomen las medidas
necesarias para revertir la situación.
Idéntica situación se repite con cada empresa involucrada, apercibiéndola por el atraso
detectado, intimándola a regularizar la situación, bajo apercibimiento de aplicar multas
que correspondieren.
1.2 Se toma nota de la observación a fin de intensificar los controles. Considerando que la
observación se detecta en algunos casos, solicitamos se nos indiquen los mismos.
1.3 Los recibos son requeridos a los contratistas inmediatamente después de tomar
conocimiento de la transferencia realizada. El pedido de la remisión de los mismos se
realiza indicando que sólo cumpliendo esta condición, se procederá a la entrega de los
comprobantes de las retenciones practicadas.
Surge por la observación realizada, que este mecanismo en algunos casos no es lo
suficientemente eficaz para lograr el cumplimiento de este procedimiento.
Por lo tanto, se evaluará la posibilidad de no proceder al pago del siguiente certificado
hasta tanto no se haya recepcionado el recibo del pago anterior.
9
1.4 El atraso en la ejecución de las obras no es reflejado en forma inmediata por las
Empresas, que demoran y retrasan el envío de la documentación solicitando o
justificando una ampliación de plazos. Esta situación se regulariza ante la necesidad de
redeterminar los valores contractuales, lo que sirve a esta Unidad Ejecutora como
elemento de presión para lograrlo.
La regularización de los plazos de ejecución de obra convalida y justifica el ritmo de
los trabajos, al aceptarse los motivos de retraso presentados.
1.5 Se toma nota de la observación y en el futuro se agregará como documentación de
respaldo el detalle de las características del taller y la nómina de los participantes. Para
el taller desarrollado en nuestras oficinas se convocó a funcionarios de la Provincia de
Tierra del Fuego para analizar la adaptación de los sistemas constructivos locales al
proyecto ejecutivo de los jardines de nivel inicial desarrollado por la UES II. Los
funcionarios que participaron coinciden con los detallados en la AP y los pasajes que se
adjuntan a la misma.
Recomendaciones:
1.1. y 1.4. Emplear en todos sus aspectos el Pliego de Bases y Condiciones, respecto de la
Aplicación de Multas, en la Sección V. Condiciones Generales del Contrato (CGC),
Puntos 49.4. al 49.10.
1.2. y 1.3. Intensificar los controles a fin de subsanar estas situaciones.
1.5. Tomar como procedimiento, en aquellos casos en que se efectúan talleres, la
incorporación de todos los antecedentes necesarios para la rendición de dichos gastos.
2- CONSULTORES:
Observación:
2.1 Del análisis del movimiento de la cuenta bancaria del Programa se comprobó que,
durante todo el ejercicio, se han efectuado los pagos correspondientes a Honorarios de
Consultoría. Dichos gastos al cierre no han sido rendidos al BID, surgiendo de los
antecedentes que los contratos no fueron perfeccionados con la Resolución aprobatoria,
10
siendo que por procedimientos correctos, ésta debería estar dictada con antelación al
inicio de las tareas del agente contratado.
Comentarios de la UES II:
2.1 Dentro de la solicitud Nº 42 presentada el 30/03/2012 fueron rendidos los Honorarios
de Consultoría del ejercicio 2011.
Respecto de la observación formulada en cuanto a los contratos, es dable destacar que
esta Unidad ha actuado ininterrumpidamente desde el año 2004 en la ejecución del
Préstamo BID 1345/OC-AR “Programa Nacional 700 Escuelas” y sus sucedáneos
operativos, los Préstamos BID 1966/OC-AR “Programa Nacional Más Escuelas” y
2424/OC-AR “Programa Nacional Más Escuelas II”. Es decir, la operatividad de esta
Unidad ha requerido que los consultores sean afectados de forma permanente a la
misma. Por otro orden, es preciso señalar que el trámite administrativo de
instrumentación de la contratación, recontratación de los consultores o modificación de
los términos contractuales, se desarrolla en el ámbito del Ministerio de Planificación
Federal, Inversión Pública y Servicios de la Nación, bajo el modelo de contrato
aprobado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) con la respectiva NoObjeción en cada caso particular. No obstante ello, para cada período se solicita la
autorización previa de la Subsecretaría de Coordinación y Control de Gestión del citado
Ministerio, a fin de realizar los libramientos de Honorarios correspondientes en tanto se
tramita la aprobación de las contrataciones.
Recomendación: Arbitrar los medios necesarios para cumplir con la normativa en
materia de Consultoría.
BUENOS AIRES, 20 de abril de 2011.
11
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE DE APOYO A LA POLÍTICA DE MEJORAMIENTO DE LA
EQUIDAD EDUCATIVA - PROMEDU – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1966/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/11)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UES II del “Programa de Apoyo a la
Política de Mejoramiento de la Equidad Educativa – Subprograma II, Expansión de la
Infraestructura Educativa” Convenio de Préstamo BID N° 1966/OC-AR de fecha 17/04/08.
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee on
Sponsoring Organizations (C.O.S.O.)” y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas.
Título
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Supervisión
12
AMBIENTE DE CONTROL
1) Integridad y valores éticos
SI
1) Integridad y valores éticos
Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de
la entidad un código de conducta ética que sea
aplicable a todo el personal?
2) ¿Considera este código de conductas
conflictos de intereses, estableciendo reglas
para cuando éstos se presenten?
3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda
la unidad y se lo hace conocer a los
funcionarios nuevos?
4) ¿Se han definido expresamente criterios
para evaluar la actitud y comportamiento del
personal en base a la ética?
5) ¿Cuáles son los procedimientos que ha
definido el Proyecto para sancionar las
violaciones al código de conducta?
6) ¿Conoce el personal la forma de proceder
ante las conductas impropias?
7) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se
dan a conocer en toda la organización?¿Cuál
es el procedimiento aplicado?
8) ¿Se han establecido mecanismos que
permitan asegurar que las violaciones al
código de conducta puedan ser denunciadas a
quien corresponda por el personal de la
unidad, sin temor a represalias?
9) ¿Existen políticas por escrito para regular
las relaciones de la dirección con el personal
subalterno, proveedores, etc.?
10) ¿Se ha establecido por escrito una política
que obligue a los funcionarios de mayor
jerarquía
a
declarar
sus
beneficios
pecuniarios?
11) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
NO
X
NC
OSERVACIONES
Se aplica la Ley nacional N°
25188 Ley de Ética de la
Función Pública.
X
X
X
No específicamente se aplica
la Ley citada.
Disposiciones Nacionales.
X
X
Se aplicará la Normativa
Nacional en caso de ser
necesario.
X
X
X
En lo concerniente a
funciones está escrito en el
Manual de Procedimiento.
Se cumple la Normativa
Nacional.
La conducción del Programa
es la responsable.
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que, si bien se ha notificado la normativa por
13
escrito a todo el personal, no se han implementado mecanismos que permitan efectuar
denuncias ante las violaciones al código de conducta.
Recomendaciones: Dado que los valores éticos de los funcionarios que llevan a cabo tareas
en el Programa son esenciales para mantener controles internos eficaces, encarar políticas de
amplia difusión de las normas de conducta que se han establecido para desempeñar las
acciones del Proyecto e implementar mecanismos que permitan la rápida detección y
comunicación de cualquier transgresión a una norma ética.
2) Políticas de Recursos Humanos
2) Políticas de Recursos Humanos
SI
NO NC OBSERVACIONES
A) Políticas para reclutar, retener y pagar
al personal
1) ¿Existe una política definida para el
Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es el
responsable de llevarla a cabo?
X
Responsable: Coordinación
General y Coordinación
Ejecutiva.
X
2) ¿La existencia de puestos superiores
vacantes es conocida por todas las personas
con la idoneidad necesaria para ocuparlos,
tanto dentro como fuera de la organización?
¿Qué procedimiento se utiliza?
No rige régimen
escalafonario.
3) ¿Los mecanismos para la designación y X
promoción del personal están basados en
criterios objetivos que procuren evitar el
favoritismo?
Se utiliza el sistema de
selección de terna.
4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro
del Proyecto?
5) ¿Se ha implementado un sistema que al
momento de evaluar el desempeño de un X
consultor tenga en cuenta los criterios de
integridad y de ética?
6) ¿Se efectúan estudios de gestión
independientes de la labor de los principales
funcionarios? ¿Quién los efectúa?
14
X
No específicamente. Se
evalúa el desempeño y se
informa al BID en
formularios preestablecidos.
X
7) ¿Las descripciones de los puestos
contienen suficientes referencias de las X
responsabilidades relacionadas con el control?
La descripción de los puestos
está incorporada a los TTRR,
Reglamento Operativo y
Manual de Procedimiento.
SI NO NC
B) Políticas para reclutamiento y
capacitación
1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar
al personal? ¿En qué consisten?
2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas
son efectuadas y revisadas por personal con la
debida capacitación, enterado de los
requerimientos de los puestos vacantes y con
aptitudes para realizar esas entrevistas? ¿Qué
cargos ocupa dicho personal?
3) ¿La verificación del cumplimiento de los
requisitos por parte de los candidatos a un
puesto, se hace con base en procedimientos
establecidos por escrito?
4) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la
revisión de los antecedentes penales de los
candidatos?
5) ¿El personal de nuevo ingreso es informado
de sus responsabilidades, deberes y derechos?
Se aplica el Decreto Nº
1318/2011.
X
Responsables de Áreas en
general y Coordinación
Ejecutiva General.
X
X
X
X
6) ¿Existen manuales descriptivos de los
puestos?, ¿se actualizan periódicamente? ¿ y se
informan esas actualizaciones al personal de
X
manera oportuna?
7) ¿Las descripciones de los puestos en el
manual coinciden con las especificadas en los X
TDR?
8) ¿Las descripciones de los puestos descriptas
en el manual coinciden con las tareas
X
realmente efectuadas?
9) ¿Se considera la satisfacción de las
necesidades actuales de capacitación y
desarrollo del personal así como sus
necesidades futuras? ¿Cuál es el mecanismo
implementado para su manifestación y toma de
15
OBSERVACIONES
Manual de Procedimientos y
Reg. Operativo Particular.
X
No hay mecanismos
específicos. Se implementan
algunos talleres y se asiste a
los seminarios del BID.
conocimiento?
10) ¿A través de que medidas se implementan
las necesidades de capacitación y desarrollo
establecidas en el punto anterior?
11) ¿Se han establecido procedimientos
apropiados para corregir o prevenir las
deficiencias de desempeño?
12) ¿Existe una política definida de promoción
y compensación al personal? ¿En qué
consiste? ¿El personal tiene conocimiento de
dicha política? ¿De qué manera se informa?
De manera informal.
X
X
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que si bien el Programa, para el reclutamiento de
personal contempla las Normas del BID en la materia, aún no se ha establecido una política
tendiente a la retención que contribuya al fortalecimiento institucional, a la prevención de
deficiencias en el desempeño y promoción durante la vida del Proyecto. La falta de
establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación, y de pérdida
de personal y/o de mal desempeño clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los
objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener
el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto las autoridades del Programa son responsables
no sólo de una adecuada selección, sino también de una conveniente capacitación para el
correcto desempeño de sus responsabilidades y del funcionamiento de una movilidad
organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces así como la
detección oportuna de mal desempeño y su corrección.
16
3) Estructura Organizacional
3) Estructura Organizacional
A) Determinación de la estructura
organizacional
1) ¿Se ha definido claramente la
estructura de la organización?
Detallarla.
2) ¿Existe un manual de
procedimientos con las funciones y
responsabilidades?
3) ¿Se cuenta con manuales de
procedimiento actualizados que
incluyan tanto los procedimientos
operacionales como los financieros y
contables que deban aplicarse?
4) ¿Se han establecido líneas claras
para la presentación de informes que
abarquen todas las funciones y el
personal de la organización?
5) ¿Cuáles son las variables que
determinan la vigencia, remuneración,
condiciones de trabajo, etc., de los
contratos de trabajo de los
funcionarios?
6) ¿Existe supervisión de la labor de
los funcionarios por una autoridad
superior apropiada? ¿quién la realiza?
SI
X
NO
NC OBSERVACIONES
Manual de Procedimiento y
Reglamento Operativo
General/Particular.
X
Manual de Procedimiento y
Manual Contable.
X
X
Se presentan según
Normativa y Guías del BID.
Decreto Nº 1318/2011 (sólo
remuneración).
X
Las autoridades según
corresponda.
Riesgo Involucrado: Si bien la estructura organizativa del proyecto ha sido definida, no se
encuentran expresamente establecidas las misiones y funciones de los distintos integrantes
que componen el programa.
Recomendaciones: Desarrollar un manual que defina claramente responsabilidades, acciones
y cargos de todos los integrantes del Programa y que establezca las diferentes relaciones
jerárquicas y funcionales y los canales de comunicación ascendentes y descendentes, a los
efectos de que cada integrante conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a
alcanzar los objetivos generales.
17
4) Sistemas Computarizados de Información
4) Sistemas computarizados de Información
A) Evaluación de los controles generales del
sistema
1) El sistema ¿es administrado por un funcionario
de alto nivel que informe a las autoridades
superiores? ¿Quién lo realiza?
2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen
prohibido operar las computadoras y utilizar los
programas con datos reales?
3) El sistema de información y las bases de datos
¿están protegidos contra el uso por parte de
terceros no autorizados?
4) El administrador del sistema de información y
de la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a
los equipos que están en operación?
5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y
están protegidas para evitar el uso no autorizado?
6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que
obligue a los usuarios al cambio de contraseñas
en forma periódica?
7) ¿Se han asignado códigos de identificación a
las terminales para evitar que las terminales no
autorizadas tengan acceso a las líneas de
comunicación?
8) ¿Existen listas del personal autorizado que
especifiquen los límites de autorización?
9) ¿Se mantienen esas listas de autorización
debidamente actualizadas?
10) ¿La impresión de los documentos está
organizada de forma tal que permita proteger los
documentos sensibles y que se destruyan esos
documentos antes de ser desechados?
11) ¿La información almacenada en disquete,
cinta magnética o cualquier otro medio de
almacenamiento se borra por completo de tal
forma que se impida su recuperación por
cualquier tipo de programa especialmente
diseñado para esa función de recuperación?
12) ¿La información confidencial es cifrada o
encriptada cuando se transmite?
18
SI
NO
X
NC
OBSERVACIONES
El responsable del Área
Informática.
N/A
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Si, por el Sist. UEPEX
X
13) ¿Se hacen inventarios periódicos de los
equipos y se concilian sus resultados con los
registros financieros?
14) ¿ Existe una segregación de funciones o la
debida asignación de autorizaciones en los
sistemas informáticos, de tal forma que una
misma persona no pueda registrar una transacción
desde su origen hasta su asiento final en los
auxiliares y libro mayor o en los registros
similares de la base de datos?
15) ¿Los especialistas que participan en las
transacciones, sus supervisores y el personal que
procesa la información poseen niveles técnicos
adecuados de experiencia y competencia?
16) ¿Los sistemas de información son confiables,
cumpliendo con las normas técnicas vigentes?
17) ¿Se han establecido procedimientos para
enfrentar las situaciones que pudieran afectar la
información y equipos, como son: procedimientos
de recuperación ante desastres, sitio alternativo de
procesamiento de información, respaldos,
almacenamiento de información de respaldo en
sitios lejanos a la oficina principal, etc., que
permitan continuar con las operaciones básicas de
la oficina?
18) ¿Toda transacción está debidamente
respaldada por documentación acorde con la
legislación aplicable y demás normativa?
19) ¿Antes de poner en funcionamiento un
sistema de información nuevo o las
modificaciones a uno ya existente, se realizan las
pruebas para verificar que la información se
procese adecuadamente, de manera íntegra y
confiable?
20) ¿A la fecha se encuentra implementado el
Sistema de Seguimiento y Monitoreo?
X
X
X
X
Implementado según las
necesidades de la operatoria
del Programa.
X
X
X
X
B) Evaluación de los controles de aplicación
del sistema
1) El sistema de información ¿contiene reglas y
rutinas de verificación, que permitan comprobar
la exactitud de los datos que se introducen en las
computadoras?
19
Existe segregación de
funciones y carga en el
UEPEX de acuerdo con
dicha segregación
(Presupuestaria, Gestión,
Contable, etc.)
X
2) ¿Existen procedimientos establecidos por
escrito para realizar la comunicación a los
responsables de administrar el sistema de
información, de los errores en que se incurre al
procesar las transacciones y cualquier otra
deficiencia que se observe durante el ingreso,
procesamiento y emisión de datos e información?
¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se
subsanan, documentando adecuadamente lo
actuado? ¿Cómo se documentan?
4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar
que se actualice la información correcta y evitar
la destrucción accidental de los archivos?
5) ¿Existen procedimientos para realizar y
conservar copias de respaldo de los archivos,
programas y documentos relacionados con las
operaciones?
6) ¿Se han documentado los sistemas, programas
de aplicación y procedimientos que se emplean
para el procesamiento de los datos y posterior
emisión de informes?
20
X
X
X
De manera informal.
La corrección de los errores
y deficiencias se subsanan y
documentan.
Los archivos del Sist.
UEPEX se encuentran
centralizados fuera de esta
Unidad.
X
X
Existe documentación
parcial de los módulos
desarrollados en el SGP.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
A) Determinación de la existencia o no de
indicios de riesgo operacional y de fraude en la
Unidad
1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están
claramente definidos y publicados de forma que
puedan ser fácilmente comprendidos?
2) ¿Los objetivos del Proyecto para el ejercicio
están definidos?
3) ¿Los objetivos del Proyecto están comunicados
al personal?
4) ¿El personal entiende cómo los objetivos del
Proyecto se relacionan con los objetivos de sus
áreas?
5) ¿El personal entiende cómo los objetivos del
Proyecto se relacionan con sus objetivos
personales?
6) ¿Qué entiende el Proyecto por el término
“riesgo en el logro de los objetivos”?
SI
NC
OSERVACIONES
X
X
X
X
X
7) ¿Qué entiende el Proyecto por el término
“administración del riesgo”? Detallar.
8) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los
riesgos de alcanzar sus objetivos?
9) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la
administración del riesgo?
10) ¿El Proyecto tiene procedimientos para
reportar riesgos? ¿En qué consisten?
X
11) ¿El personal responsable de los activos
(bienes, efectivo) está separado de los que X
realizan los registros contables?
12) ¿El acceso a las cuentas bancarias y otra
información relacionada está prohibido al
X
personal de contabilidad?
13) ¿El personal que autoriza las transacciones
está separado de la custodia de los activos
X
correspondientes?
21
NO
Riesgo es todo evento o
suceso que puede afectar el
Proyecto.
El proyecto entiende por
“Administración de Riesgo”
la técnica para identificar los
riegos del Programa, evaluar
sus impactos y tomar
acciones correctivas.
Con cada acción que se
encara.
En todas las áreas.
En función de la operación
en las distintas áreas existen
mecanismos propios.
Información bancaria: no
Emisión de cheques: si
(Tesorería es ind.)
14) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para
efectuar los pagos del Proyecto?
Responsable de área y
Coord. Ejecutiva
15) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de
la precontabilización de los pagos por parte de la
UEJ?
16) ¿Con qué frecuencia se produce la validación
de la precontabilización por parte de la UEC?
N/A
17) ¿Permite el sistema la inclusión de otros
pasivos (ejemplo: préstamos de terceros)?
Periódicamente. El Proyecto
cuenta con Auditoría de
Desembolso y Financiera.
Los pasivos están definidos
en el Manual Contable
aprobado por el BID.
X
18) Procedimiento y personas afectadas para
cargar compromisos.
X
19) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques
emitidos no a la orden?
X
20) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la
vista la documentación de respaldo?
X
21) ¿Existen procedimientos de cancelación o
anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se
instrumentan?
22) ¿Se mantienen en custodia adecuada las
chequeras?
Con sello de “Pagado”.
X
23) ¿Existe un control de la numeración de los
cheques? ¿Quién lo efectúa?
X
En Unidad Ejecutora
UCPyPFE.
X
El sist. UEPEX y Tesorería.
24) ¿Existe un procedimiento para el depósito del
fondo de reparo en una cuenta especial creada
para tal fin?
25) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UEC
a las jurisdicciones con documentación original?
26) Vencido el plazo para rendición del anticipo,
¿cómo se procede en caso de existir un saldo
remanente?
27) ¿Prohíbe el sistema computarizado la
cancelación de rendiciones con facturas con
idéntica o similar numeración?
28) ¿Permite el sistema computarizado la
rendición con distinta documentación (recibos,
X
facturas)?
22
X
Sólo está permitida una
cuenta bancaria según
Normativa del BID.
N/A
N/A
Se aplica la Ley de
Facturación.
B) Determinación de la existencia o no de
indicios de fraude en la Unidad
1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir,
detener y detectar el fraude?
2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de
más alto riesgo de fraude?
X
X
Riesgo Involucrado: Dado lo transcurrido de la actividad del Programa ya se han implementado
controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan implementado estrategias
destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos, ni a desarrollar acciones para
minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados,
derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
estimarlos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar
sus efectos.
23
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO
Determinación de la aplicación de políticas de
control generales en lo que respecta al registro
eficaz y eficiente de las transacciones, la
salvaguarda de los activos, la conciliación de
las cifras de la contabilidad y la transparencia
de los informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se han
diseñado formas apropiadas que se utilicen
correctamente para asentar todos los datos tales
X
como la fecha de las transacciones, su monto
original, el plazo de pago, detalle de la operación
el proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola unidad
o base de datos integrada para evitar errores por
X
duplicación de registros e inconsistencias en los
informes y para reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las
transacciones es consistente con el que se emplea
para informar a los interesados en el exterior,
X
como el BID, Banco Mundial y PNUD? (Ej. Nº
PRISM)
NC
OSERVACIONES
Implementado en el Sistema
UEPEX.
Sistema UEPEX y SGP.
Riesgo Involucrado: El hecho de operar con dos sistemas complementarios no integrados (el
UEPEX y el “de gestión”) puede generar diferencias en la información disponible, dado el gran
volumen de información que se introduce y se manipula en ambos sistemas. Asimismo afecta la
eficiencia en la registración, complica la conciliación de la contabilidad con la información
financiera suministrada por la base “de gestión”, además de disminuir la confiabilidad de los
informes.
Recomendaciones: Trabajar en pos de la interacción de las bases de información hasta tanto el
sistema UEPEX haya sido desarrollado al punto que sea un sistema integrado único para cubrir
todas las necesidades de alta complejidad que requieren los proyectos de gran envergadura que
pretende administrar.
24
INFORMACION Y COMUNICACION
Determinación de la recepción por parte de las SI
autoridades superiores de la información sobre
el Proyecto necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan
de acuerdo con las normas que al respecto ha
X
establecido la comunidad internacional?
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones
frecuentes con los funcionarios de las distintas
áreas y con la auditoría a los fines de estar
informados sobre el desarrollo de las actividades X
en general y las relacionadas con control interno
en particular?
NO
NC
OSERVACIONES
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las
normas establecidas, pueden presentarse situaciones en las que distintas áreas del Programa no
logren el nivel de comunicación necesario para la ejecución con un nivel de eficiencia deseado.
Asimismo la alta especialización de los RRHH con que cuenta el Programa requiere un alto
grado de comunicación vertical ascendente en la organización para atenuar la falta de cultura
generalista en la estructura.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pro de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y
los distintos equipos de trabajo.
25
SUPERVISIÓN
SI NO NC
OSERVACIONES
Evaluación de la eficacia de las actividades de
Supervisión
1) ¿La coordinación del Proyecto recibe
información suficiente y oportuna que le permita
supervisar los objetivos y estrategias del
Proyecto?
2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma
explícita y contundente su compromiso respecto
del control interno?
3) ¿Existen variaciones significativas entre las
cifras presupuestadas y las reales?
X
X
4) ¿El personal está obligado a hacer constar con
su firma que se han efectuado actividades
esenciales para el control interno?
5) ¿Las quejas de los proveedores y los
beneficiarios del Programa se investigan
oportunamente para determinar sus causas?
A través de responsables de
área y del control de los
resultados.
Fundamentalmente por dos
causas:
a) Variación en el costo de
la construcción (99% del
Préstamo integra esa
categoría)
b) Incorporación de más
obras de las previstas
originalmente por el M. de
Educación.
X
X
Riesgo Involucrado: Dada la situación actual descripta en el punto de “Evaluación de Riesgo”
no puede evaluarse en este punto la tarea de supervisión llevada a cabo por los responsables del
Programa.
26
Recomendaciones: Efectuar el seguimiento de las instrucciones referidas al control interno a los
efectos de obtener información consistente y oportuna. Además, es importante implementar
medidas destinadas a la identificación de los responsables de los controles llevados a cabo.
BUENOS AIRES, 20 de abril de 2011.
27
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA POLITICA DE MEJORAMIENTO DE LA EQUIDAD
EDUCATIVA - PROMEDU – SUBPROGRAMA II”
“EXPANSION DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1966/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/11)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con los registros que le dan sustento;
- Test o prueba de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de los informes
presentados por los mismos;
- Análisis respecto a la disposición en forma oportuna de los fondos del Préstamo canalizados a
través de la cuenta bancaria asignada al Proyecto;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Confirmaciones con terceros;
- Aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios.
28
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 38,23% de las
erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos al 31 de diciembre de
2011, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
Total ejecutado
en $
%
Incidencia
Importe de
Muestra en $
%
muestra
2.1 Construcción y Equipamiento de
Nuevos Edificios Educativos
296.990.773,95
97,59%
114.661.607,09
37,68%
7.006.934,73
2,30%
1.679.366,11
0,55%
323.400,00
304.321.108,68
0,11%
100,00%
0,00
116.340.973,20
0,00%
38,23%
2.2 Administración del Subprograma
II
Auditoría Subprograma II
TOTAL EJECUTADO
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Por último, es menester señalar que la coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra Gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 20 de abril de 2011.
29