ANEXO 9. MATRIZ DE RIESGOS GESTIÓN Y ADQUISICIÓN DE RECURSOS

GESTION DE ADQUISICION DE RECURSOS
SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO
FORMATO MATRIZ DE RIESGO
PROCESO:
LÍDER:
OBJETIVO:
GESTION Y ADQUISICION DE RECURSOS
CÓDIGO:
2L-GAR-MR003
ALCALDE LOCAL DE SANTA FE
Suministrar y administrar los bienes y servicios que la entidad requiere para
el cabal cumplimiento de su misión, a través de la eficiente ejecución de
los recursos financieros.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1
Diciembre de 2009
2
22 de junio de 2012
Cambio formato; Ajuste de identificación de riesgos, su análisis y se identificaron controles
preventivos y correctivos existentes
3
13 de junio de 2013
Cambio formato; Ajuste de identificación de riesgos, su análisis y se identificaron controles
preventivos y correctivos existentes. Adición de nuevos controles
4
20 de octubre de 2014
Cambio formato; Ajuste de identificación de riesgos, su análisis y se identificaron controles
preventivos y correctivos existentes. Adición de nuevos controles
Primera emisión del documento
NOTA: Para el diligenciamiento de esta matriz tenga en cuenta el instructivo "Gestión del Riesgo" 1D-PGE-I13
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS
No.
1
EVENTO DE RIESGO
CAUSAS
Por errores de digitalización de
la información
Causar un proyecto de
inversión que no corresponda
a rubro solicitado
Error en la clasificación del proyecto
CONSECUENCIA
desfinanciación del proyecto de
inversión
Afectación a terceros
OBJETIVO DEL
PROCESO
x
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
TIPO DE CONTROL
AMBIENTE
PROBABILIDA
D
IMPACTO
BAJA
MODERADO
ZONA DE RIESGO
Retraso en los pagos
Reprogramacio equivocada en el
rubro y en el CRP
FALSO
3
Mayores o menores valores
parciales pagados al
compromiso
Desconocimiento , por parte de los
contratistas y supervisores, del
procedimiento y de los soportes a
anexar
Errores en la digitalización de los
valores a pagar al Contratista
Aplicativo PREDIS detecta
los saldos de los proyectos
x
Revisión de clasificación de
proyectos
X
Incumplimiento de metas de
gestión del proceso.
Acciones interpuestas por el
contratista contra el Fondo de
Desarrollo Local
x
MEDIA
MODERADO
MODERADO
Inconsistencias para los estados de
cuenta en la liquidación de los
contratos.
Reprogramaciones de los pagos a
los contratistas afectados a
devoluciones a favor del
contratista
Posibles procesos disciplinarios y/o
penales
x
BAJA
MODERADO
ACEPTABLE
ZONA DE RIESGO
RESIDUAL
No. DEL PLAN DE MEJORA
ASOCIADO
X
Publicación y entrega de
procedimiento de pago a
los contratista (lista de
chequeo en hoja de ruta)
X
Cumplimiento del instructivo
de reporogramación del
PAC por parte de los
supervisores e intervetores
x
Aplicativo PREDIS detecta
los saldos en los registros
Presupuestales
x
Cumplimiento del instructivo
de reporogramación del
PAC por parte de los
supervisores e intervetores
CORRECTIVO
ACEPTABLE
Revisión de los soportes para
el pago por parte de: revisor
o interventor, Coordinador
Administrativo Financiero y
contabilidad
Desconocimiento , por parte de los
contratistas y supervisores, del
procedimiento y de los soportes a
anexar
Falta de controles en los programas
contables
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVO
Los soportes no lleguen en los términos
previstos, por parte del contratista,
del interventor o de la persona que
apoya la Supervisión
2
TRATAMIENTO
EVALUACIÓN
RIESGO ASOCIADO A:
x
ACEPTABLE
ACEPTABLE
X
Código: 1D-PGE-F001
Versión: 7
Fecha de vigencia: 17 de marzo de 2014
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GESTION DE ADQUISICION DE RECURSOS
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS
No.
4
5
EVENTO DE RIESGO
CAUSAS
CONSECUENCIA
Hurto de elementos de
propiedad de la alcaldía
internos o de tercero
Posibles procesos disciplinarios y / o
Falta / Falla mecanismos / medidas de
penales
seguridad
Pérdida económica
daños de elementos de
propiedad de la alcaldía
internos o de tercero
Uso inadeacuso de los elementos de
la Alcaldía por parte de los servidores
públicos.
Posibles procesos disciplinarios y / o
penales
Incumplimiento al objetivo del
Descuidos y/o falta de mantenimiento proceso
OBJETIVO DEL
PROCESO
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
TIPO DE CONTROL
AMBIENTE
x
X
TRATAMIENTO
EVALUACIÓN
RIESGO ASOCIADO A:
X
PROBABILIDA
D
IMPACTO
BAJA
MODERADO
BAJA
MODERADO
ZONA DE RIESGO
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVO
ACEPTABLE
Disponer de Póliza de
seguros (previalcaldias)
vigentes
Ejecutar los mantnimientos
periódicos a los equipos de
control de incendios,
inundiaciones e
infraestructura
CORRECTIVO
X
ACEPTABLE
Fuerza mayor (terremotos, asonadas, Posibles procesos disciplinarios y / o
tempestades entre otros)
penales
Siniestros a la propiedades de
Incumplimiento al objetivo del
la alcaldía
proceso
Pérdida económica
x
x
BAJA
Contar con contratos de
mantenimiento a la
infraestructura
Ejecutar los contratos de
mantenimiento de acuerdo
a las condiciones previstas
en ellos
CATASTRÓFICO
Mantener planes de
evacuación
Descuidos y/o falta de mantenimiento
7
8
No generación de informes
financieros oportunos y
Confiables
Falta de desarrollo en el
aplicativo de SI CAPITAL y
dependencia de los
desarrolladores del aplicativo
Posibles Sanciones disciplinarios o
Fiscales
x
ALTA
CATASTRÓFICO
INACEPTABLE
Inconvenientes en el aplicativo LIMAY
Revisión de los soportes para
el pago por parte de
contabilidad
x
Falta dfe confiabilidad enlos
informes contables
x
MEDIA
MODERADO
MODERADO
Errores de captura de datos en que
alimentan el sistema contable
Falta de información en los soportes
para contabilizar
Equivocación en la
clasificación de las cuentas
Errores de captura de datos en que
alimentan el sistema contable
Solicitar a SDG la
actualización del aplicativo
de carga de OP
Incumplimiento en los pagos a
terceros
Faltade confiabilidad de los
registros contables
Posibles Sanciones disciplinarios o
Fiscales
BAJA
MODERADO
x
MEDIA
LEVE
x
X
ACEPTABLE
X
Falta de confiabilidad de los
registros contables
Sobrecarga de activiadades de los
funcionarios del área contable
x
Entrega de reporte a
Contabilidadde los cambios
realizados directamente en
la base de datos
X
ACEPTABLE
INACEPTABLE
ACEPTABLE
Apoyo de SDG para
solucionar los casos que se
generen por
funcionamnienteo de LIMAY
Errores de parametrizacion
10
X
x
Demora en la subida de los archivos
de los OP por SDG
9
Solicitudes de ajustes al
aplicativo
Establecer como política
que las cuentas que no
tengan soportes completos
se reprograman
Lentitud de equipos y en respuesta a
ordenes
Modificaciones directa en la
Base de datos sin soportar y
oficiar al area contable para
su respectiva transacción
X
No revisión completa de los soportes a
Sobrecarga laboral en el área
entragar a contabilidad por parte de
contable para producir los informes
las áreas que reporten información a
en las fechas Establecidas
contabilidad
Demora en el registro
contable
No. DEL PLAN DE MEJORA
ASOCIADO
X
Inadecuado bodegaje
6
ZONA DE RIESGO
RESIDUAL
ACEPTABLE
Solicitar a Contabilidad la
aprobación para hacer los
cambios directamente en la
base de datos
X
Revisión de los soportes por
parte de contabilidad
X
Reclasificación de las
cuentas
ACEPTABLE
X
Código: 1D-PGE-F001
Versión: 7
Fecha de vigencia: 17 de marzo de 2014
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GESTION DE ADQUISICION DE RECURSOS
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS
No.
EVENTO DE RIESGO
CAUSAS
CONSECUENCIA
OBJETIVO DEL
PROCESO
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
TRATAMIENTO
EVALUACIÓN
RIESGO ASOCIADO A:
TIPO DE CONTROL
AMBIENTE
PROBABILIDA
D
IMPACTO
ZONA DE RIESGO
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVO
CORRECTIVO
ZONA DE RIESGO
RESIDUAL
No. DEL PLAN DE MEJORA
ASOCIADO
Insuficiencia de personal
11
Errores de captura de datos en que
Suministro de información no alimentan el sistema contable
confiable (incompleta,
incorrecta, sin soportes) y
Falta de soporte de identificación al
fuera de los plazos
mometo de crear los registros
Presentación de información inexacta
en la parte de terceros
Falta de confiabilidad de los
registros contables
Sobrecarga de activiadades de los
funcionarios del área contable
Registro con inexactitud
Demandas por información
equivocada
Posibles procesos disciplinarios
Reclasificación de las
cuentas
x
MEDIA
MODERADO
MODERADO
Fallas en los servicios
tecnológicos de la alcaldía
Los Sistemas de Información no esten
actualizados.
Se afecten los procesos de la
Alcaldía Local
ACEPTABLE
Revisión de los soportes por
parte de contabilidad
Fallas en los sistemas
de información del Nivel central
12
x
BAJA
CATASTRÓFICO
X
MODERADO
Falla de hardware y software de los
equipos de la Alcaldía
Comunicar a la mesa de
servicios
Solixitar a la SDG la
actualiacion de los
aplicativos que tienen
deficiencias
Asignación de recursos para
el mantenimiento
preventivo y correctivo
tanto para equipos como
para instalaciones.
x
X
X
ACEPTABLE
X
Las instalaciones no son adecuadas.
13
El centro de computo no cumple con
Se afecten los procesos de la
El centro de computo deje de los estandares y normalización
Alcaldía Local
operar.
internacional
x
BAJA
CATASTRÓFICO
MODERADO
Asignación de recursos para
el mantenimiento
preventivo y correctivo
tanto para equipos como
para instalaciones.
X
X
ACEPTABLE
Falta de mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos
14
15
Falta de presupuesto de la alcaldía
para adquisición de equipos de
Obsolescencia de los equipos cómputos
de computo asignados a los
servidores de la alcaldía
No inclusión de presupuesto para
compra de equipos de compras
dentro del plan de compras
Se afecten los procesos de la
Alcaldía Local
Falla tecnológicas en los portales de
contratación que impidan la debida
publicación de los medios
Que no se publique los
Que se vulnere el principio de
documentos de los procesos
trasparencia
de selección a tiempo en los
Errores de definición de procesos
diferentes portales
detectados a última hora
x
x
BAJA
BAJA
MODERADO
MODERADO
ACEPTABLE
ACEPTABLE
Carencia de espacios adecuados
para su conservacion y custodia
16
Pérdida de documentación
de
los expedientes de
Insuficiencia de personal para el
contratación
archivo de contratación
Procesos disciplinarios y/o
fiscales a los servidores de la
Alcaldía
x
MEDIA
MODERADO
MODERADO
Asignación de recursos para
el mantenimiento
preventivo y correctivo
tanto para equipos como
para instalaciones.
Asegurar la inclusión de las
necesidades de equipos de
computo en los planes de
compra
Comunicar a la mesa de
servicios los inconvenientes
presentados
X
ACEPTABLE
X
X
Modificación de los tiempos
de Contratación
x
Corregir los documentos a
publicar
x
Uso de base de datos de
control de Contratos
X
Uso de plantilla de préstamo
X
Escánear de la
documentación de los
contratos
x
ACEPTABLE
ACEPTABLE
Código: 1D-PGE-F001
Versión: 7
Fecha de vigencia: 17 de marzo de 2014
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GESTION DE ADQUISICION DE RECURSOS
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS
RIESGO ASOCIADO A:
No.
17
EVENTO DE RIESGO
No se garantice la
transparencia por
direccionamiento a terceros
en los procesos contra
CAUSAS
CONSECUENCIA
Que dentro los procesos de selección,
se acepte presiones internas o
Posibles procesos fiscales, penales y
externas para favorecimiento de un disciplinarios
contratista
OBJETIVO DEL
PROCESO
X
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
TIPO DE CONTROL
AMBIENTE
PROBABILIDA
D
BAJA
x
IMPACTO
ZONA DE RIESGO
Mal uso de los elementos de la
Alcaldía tales como
Falta de control del uso de la
fotocopiadoras e impresoras fotocopiadora
Posibles procesos fiscales y
disciplinarios
X
MEDIA
CATASTRÓFICO
MODERADO
MODERADO
MODERADO
Falta de control del uso de la
impresora
Incremento en el consumo
mensual de agua
Maul uso por parte de funcionario
Posibles procesos fiscales y
disciplinarios
X
BAJA
LEVE
ACEPTABLE
Falta de control de los consumos
Maul uso por parte de funcionarios
20
Incremento en el consumo
mensual de luz
Posibles procesos fiscales y
disciplinarios
X
BAJA
LEVE
ACEPTABLE
Falta de control de los consumos
Maul uso por parte de funcionarios
21
Incremento en el consumo
mensual de telefonos
Posibles procesos fiscales y
disciplinarios
X
MEDIA
LEVE
ACEPTABLE
Falta de control de los consumos
22
Incremento en el consumo
mensual de combustibles
Maul uso por parte de funcionarios
Posibles procesos fiscales y
disciplinarios
X
BAJA
LEVE
ACEPTABLE
Falta de control de los consumos
Falta de soportes para efectuar el
tramite correspondiente
23
La liquidación de los contratos Demora en la entrega de los soportes
Posibles procesos fiscales, penales y
requeridos para la liquidación
no sea oportuna o de
disciplinarios
acuerdo a los terminos de Ley
BAJA
X
MODERADO
ACEPTABLE
Acumulación de residuos
Manejo y almacenamiento de
residuos
X
Publicación de los procesos
Contractuales en los
portales correspondientes
X
Equipo evaluador
nombrado por acto
administrativo
X
Realizar reuniones y
campañas de sensibilización
del buen uso de los recursos
físicos de la institución
X
Establecer políticas y
procedimientos para el
buen uso de los recursos
físicos de la institución
X
Establecer medidas de
monitoreo del uso de la
impresora y fotocopiadoras
X
X
Establecer medidas de
monitoreo del consumo
mensual de agua
X
Realizar reuniones y
campañas de sensibilización
del buen uso de los equipos
eléctricos
X
Establecer medidas de
monitoreo del consumo
mensual de energía
Realizar reuniones y
campañas de sensibilización
del buen uso de los equipos
de comunicación fijos y
Configurar el PBX con limites
de tiempo y bloqueos para
las llamadas
Establecer medidas de
monitoreo del consumo
mensual de los teléfonos fijos
y móviles
Realizar reuniones y
campañas de sensibilización
del buen uso del
combustible
Establecer medidas de
monitoreo del consumo
mensual de combustible
Publicación
y entrega de
procedimiento de pago a
los contratista (lista de
chequeo en hoja de ruta)
Cumplimiento del instructivo
de reporogramación del
PAC por parte de los
supervisores e intervetores
Plagas
X
BAJA
LEVE
ACEPTABLE
CORRECTIVO
No. DEL PLAN DE MEJORA
ASOCIADO
ACEPTABLE
ACEPTABLE
ACEPTABLE
ACEPTABLE
X
X
x
ACEPTABLE
X
X
ACEPTABLE
X
x
x
ACEPTABLE
x
Capacitación al personal
Negociación de recolección
periódica de residuos
X
Contar con cuarto de
almacenamiento en
condiciones de aseo y
limpieza
X
Jornadas de fumigación y
control de plagas
ZONA DE RIESGO
RESIDUAL
X
Realizar reuniones y
campañas de sensibilización
del buen uso del agua
Cumplimiento del instructivo
de reporogramación del
PAC por parte de los
supervisores e intervetores
Falla en el control de contratos
25
Utilización de las plantillas
para los términos de
referencia
Solicitar visita de inspección
del EAAB para verificar
existencia de fugas
Existencia de fugas de agua
19
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVO
Falta de conciencia del funcionario
18
TRATAMIENTO
EVALUACIÓN
X
ACEPTABLE
X
Código: 1D-PGE-F001
Versión: 7
Fecha de vigencia: 17 de marzo de 2014
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GESTION DE ADQUISICION DE RECURSOS
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS
No.
26
28
31
32
33
EVENTO DE RIESGO
Fugas de agua
Explosión sustancias
peligrosas
Suministro de agua no apta
para consumo humano.
Corte de agua potable.
Colmatación en la red
sanitaria
CAUSAS
Uso inadecuado de los sistemas
hidrosanitarios hidráulicos
CONSECUENCIA
OBJETIVO DEL
PROCESO
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
TIPO DE CONTROL
AMBIENTE
Desperdicio de agua
/AGOTAMIENTO DEL RECURSO
X
Almacenamiento de sustancias con Destrucción infraestructura física,
caracteristicas inflamables o
afectaciones a la integridad del
explosivas.
personal y ciudadanos.
almacenamiento inadecuado de
agua potable, falta de mantenimiento
de tanques de almacenamiento.
X
Enferemedades asociadas al
consumo de agua.
X
Corte sumisntro de agua potable por Corte de actividades y riesgo de
falta de pago ó averias en la red.
saneamiento básico.
Falta de mantenimiento de la
infraestructura de control como
trampas de grasa y cajas de
inspección
TRATAMIENTO
EVALUACIÓN
RIESGO ASOCIADO A:
X
PROBABILIDA
D
BAJA
BAJA
MEDIA
BAJA
IMPACTO
ZONA DE RIESGO
CONTROLES EXISTENTES
PREVENTIVO
LEVE
CATASTRÓFICO
MODERADO
LEVE
ACEPTABLE
Campañas de
sensibilización a los
funcionarios
X
Realizar mantenimiento
periódico de las
instalaciones
X
Monitoreo del consumo
mensual
X
Mantenimiento permanente
a la planta lectrica
X
Mantenimiento de pólizas
de seguro
X
Mantenimiento a las
instalaciones
X
Control de plagas
X
Mantenimiento a las
instalaciones
X
X
ELABORA:
Tatiana Sanchez Castillo - Profesional de Apoyo GAR ALSF
Marlen Santos - Contador ALSF
REVISA:
APRUEBA:
Luis Germán Almanza Roldán
Carlos Rodolfo Borja Herrera
Geovanny Velasquez Bayona - Almacenista ALSF
Coordinador Administrativo y Financiero ALSF
Alcalde Local Santa Fe
BAJA
LEVE
ZONA DE RIESGO
RESIDUAL
No. DEL PLAN DE MEJORA
ASOCIADO
ACEPTABLE
MODERADO
ACEPTABLE
MODERADO
ACEPTABLE
X
ACEPTABLE
ACEPTABLE
Control de plagas
Contaminación del recurso hídrico.
CORRECTIVO
X
Mantenimiento a las
instalaciones
X
Sensibilización de
funcionarios
X
X
ACEPTABLE
ACEPTABLE
X
Iván Marín Pineda - Referente Ambiental ALSF
Rebeca González Jaimes - Referente de Calidad ALSF
Liliana Patricia Casas Bentancourt Anaslita DPSI- SIG
Código: 1D-PGE-F001
Versión: 7
Fecha de vigencia: 17 de marzo de 2014
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