Coverholder Audit Scope Questions v2 Spanish Translation

ÁMBITO DE LAS AUDITORIAS
DE CoverholderS –
PREGUNTAS
version 2
6 Febrero 2014
Avi
coverholder AudIT SCOPE DRAFT V1.35
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Este documento es una traducción del original inglés, que se facilita exclusivamente a título informativo, sin que, por
tanto, pueda ser utilizado para cualquier otro fin. Lloyd’s no se hace responsable de la exactitud de la traducción. Ud.
puede solicitar asesoramiento en relación con los términos de este documento y su traducción.
ÁMBITO DE LAS AUDITORIAS DE COVERHOLDERS V2. PREGUNTAS
1
INTRODUCCIÓN
4
1.1
Finalidad del documento
4
1.2
Cambios en esta versión
4
2
GENERAL
5
2.1
Revisión de la información en Atlas
5
2.2
La empresa
5
2.3
Cuentas
6
2.4
Tecnologías de la Información
8
2.5
Continuidad de negocio
9
2.6
Cumplimiento de la legislación y normativa aplicables
10
2.7
Delitos financieros
11
3
SOBRE EL CONTRATO OBJETO DE LA AUDITORÍA
13
3.1
Suscripción
13
3.2
Siniestros
15
3.3
Contabilidad transaccional
17
3.4
Comunicación de información (reporting)
17
3.5
General
18
4
ANEXOS
19
4.1
Anexo Uno – Revisión de la información en Atlas
19
4.2
Anexo Dos – Riesgos transfronterizos
21
4.3
Anexo Tres – Pagos de impuestos locales efectuados por el coverholder
22
4.4
Anexo Cuatro – Operaciones por Internet
23
4.5
Anexo Cinco – Negocio orientado al consumidor
24
4.6
Anexo Seis – Lista de comprobación de certificados
26
4.7
Anexo Siete – Cuestionario completo de siniestros
27
4.8
Anexo Ocho – Cuestionario abreviado de siniestros
29
4.9
Anexo Nueve – Lista de comprobación de auditoría de expedientes de siniestros
30
4.10
Anexo Diez – Contabilidad transaccional
31
3
ÁMBITO DE LAS AUDITORIAS DE COVERHOLDERS V2. PREGUNTAS
1 IntroducCIÓN
1.1
FINALIDAD del documento
Se ha recopilado un ámbito común de las auditorias con la
intención de mejorar la coherencia de las mismas y el proceso
de auditoría, haciendo con ello más fácil a los coverholders
trabajar con el mercado de Lloyd’s y ayudando a los managing
agents y coverholders a cumplir las expectativas de la
Prudential Regulation Authority (PRA) y de la Financial
Conduct Authority (FCA).
Aunque el uso de este Ámbito de Auditoría no es obligatorio, e
incluso, en ciertas ocasiones, un ámbito personalizado pueda
ser más apropiado, se espera que los managing agents
utilicen este ámbito en la medida de lo posible para reducir
duplicidades y favorecer la coherencia.
1.2
Cambios en esta versión
El ámbito de las auditorias se ha revisado por completo para
tener en cuenta los cambios recientes como las nuevas
tecnologías y los requisitos regulatorios. Además, se le ha
dotado de una nueva imagen y sentido.
El ámbito de las auditorias se ha dividido en dos secciones
principales; una sección general y una sección sobre el
contrato objeto de la auditoría.
Se han introducido cambios significativos en las secciones y
en las preguntas sobre suscripción y gestión de siniestros, ya
que se espera se preste gran atención a las mismas.
Se han introducido anexos sobre Operaciones por Internet,
Negocio orientado a Consumidores, Auditorias de Siniestros y
Revisión de la Información en Atlas.
El documento adjunto “Ámbito de las Auditorías de
Coverholders – Notas Orientativas” proporciona una guía
sobre estas preguntas. Se recomienda que todas las partes
involucradas en la auditoria lean las notas orientativas antes
de comenzar la planificación de la auditoría o la propia
auditoría.
Este documento enumera las preguntas que deberán formular
los auditores externos que lleven a cabo las auditorías a los
coverholders en nombre de los managing agentes del
mercado de Lloyd’s.
Las preguntas a continuación enumeradas son grupos
genéricos de preguntas para asegurar que la auditoría cubre
los temas y áreas más importantes.
Se espera que el managing agent seleccione del listado
facilitado las preguntas y secciones que desea que se
formulen; ver sección 1.9 de las Notas Orientativas.
En algunas regiones y para algunos ramos de seguro, pueden
existir cuestiones adicionales a examinar; se espera que el
auditor y el managing agent las comenten y lleguen a un
acuerdo sobre las mismas con anterioridad a la auditoría.
Para muchas de las preguntas enumeradas a continuación en
el ámbito de las auditorías, se espera que el auditor
compruebe y facilite pruebas cuando proceda, salvo que el
managing agent le indique que no lo haga.
Por ejemplo, mediante las siguientes acciones:
Revisando expedientes, operaciones, registros y
ejemplos.

Repasando lo que se haya documentado y
comunicado.

Comprobando el conocimiento, preguntando qué se
habría hecho en un caso concreto.

Solicitando copias de la documentación y ejemplos
a modo de prueba, cuando proceda.
Se espera que los auditores hagan comentarios sobre las
áreas comprobadas y revisadas, de manera que los managing
agents lleven a cabo las acciones pertinentes.
Este documento no se refiere a la autocertificación de los
coverholders ni a la coordinación de auditorías. Estos temas
serán tratados en iniciativas separadas. No obstante, se
espera que la elaboración de este documento les sea de
ayuda.
4
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
2 General
2.1
REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN EN Atlas
2.1
Q1
2.2
Revisión de la información en Atlas
Si el managing agent ha solicitado al auditor que realice una revisión de la información en Atlas, cumplimente el
Anexo Uno.
LA EMPRESA
2.2.1
Q2
Q3
Q4
Q5
Q6
2.2.2
Q7
Q8
Q9
2.2.3
Q10
Q11
Q12
Personal
Facilite datos de la persona responsable de la gestión del coverholder y sobre los planes de sucesión.
En la persona jurídica con la que el managing agent tiene el contrato:

¿Cuánto personal hay ahora?

¿Cuánto personal había el año pasado?

¿Cuál es el nivel total de rotación del personal este año?

¿Cuál fue el nivel total de rotación del personal el año pasado?
Facilite datos de la formación del personal. Incluya comentarios sobre:

Programas de introducción para nuevo personal

¿Qué formación recibe el personal?

Formación e instrucción para suscriptores y tramitadores de siniestros.

Cambios en el programa de formación en los últimos doce meses.
Compruebe las pruebas que demuestren que la formación se ha llevado a cabo, como, por ejemplo, revisando los
datos de asistentes a las sesiones formativas y el material empleado así como realizando preguntas que permitan
chequear si el personal ha entendido los procesos y procedimientos fundamentales.
Sólo para la UE (incluyendo Reino Unido): El funcionamiento de este contrato de binding authority implica para los
Sindicatos de Lloyd’s una posible exposición al Reglamento de Transmisión de Empresas (Protección del Empleo)
o TUPE (siglas en inglés). Si es así, facilite detalles.
Múltiples ubicaciones de las oficinas (en su caso)
Explique cómo se garantiza la coherencia entre las oficinas y cualesquiera controles centrales que exista.
Cómo se controla el trabajo desde casa / trabajo a distancia?

Facilite detalles de los controles y de la lista de autorizados para trabajar desde casa o a distancia.

Confirme que los trabajadores a distancia cumplimentan y firman el impreso de trabajador a distancia.
Compruebe y facilite pruebas de cómo se gestiona la coherencia entre las ubicaciones de las oficinas para cada
área de relevancia del ámbito de la auditoria, por ejemplo, mirando ejemplos de expedientes e informes y registros
de control o auditoria.
Externalización, internalización y productores
Facilite detalles de los acuerdos de externalización del coverholder y de las actividades que sean internalizadas;
esto es, que sean realizadas por una entidad distinta o por una división dentro del mismo grupo de empresas, por
ejemplo.
Facilite detalles de acuerdos con call centers, incluyendo cómo se controlan. Incluya comentarios sobre:

Si las llamadas son guionizadas.

Si las llamadas son de asesoramiento o de no-asesoramiento.

Detalles de la formación que reciben los empleados.

Qué personal recibe formación.

Si el coverholder facilita formación continua.

Cómo el coverholder monitoriza las llamadas.

Si se hacen auditorías sobre las llamadas, la frecuencia de éstas y cómo se seleccionan las llamadas que se
revisan.

Qué hace el coverholder con los resultados y si éstos son comunicados al órgano de administración de
manera regular.

Detalles de las medidas que el coverholder adopta si una llamada no es satisfactoria.
Describa cómo el coverholder gestiona a sus productores externos. Incluya comentarios sobre:

Cómo el coverholder supervisa a los productores externos.

Detalles de alguna investigación o monitorización periódica

Cualquier proceso para verificar que se ha realizado una “due diligence”

Validar que existen las licencias oportunas para sus acuerdos con productores.

El proceso para finalizar las relaciones con los productores externos, incluyendo detalles de cualquier
documentación, como los TOBAs

Si el coverholder tiene una red de productores que facilitan negocio mediante un acuerdo no-inclusivo,
5
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
2.2.3
Q13
2.2.4
Q14
Q15
Q16
Q17
Q18
Q19
2.2.5
Q20
2.2.6
Q21
Q22
2.3
Externalización, internalización y productores
Comprobar que hay un documento de ese acuerdo como el TOBA.
Chequear y facilitar pruebas de cómo se gestionan los acuerdos de externalización e internalización y con
productores; por ejemplo, revisando los guiones de las llamadas, los planes de formación, los registros de
llamadas y de acciones.
Conflictos de interés
Facilite detalles de cualquier conflicto de interés, actual o potencial, relacionado con el contrato(s) de binding
authority.
Facilite detalles de cómo el coverholder gestiona los conflictos de interés relacionados con el contrato(s) de
binding authority. Incluya comentarios sobre:

Cómo identifican los conflictos.

Cómo resuelven los conflictos.

Cómo gestionan los conflictos.

Cualquier cambio en el proceso en los últimos doce meses.
Adjunte cualquier documentación de importancia en relación con la identificación, resolución o gestión de los
conflictos de interés.
Facilite detalles de cualquier miembro del órgano de administración que tenga un interés financiero en cualquier
otra entidad dentro de la industria aseguradora.
En caso de que algún productor facilite el 10% o más de la facturación del coverholder en relación al contrato(s)
de binding authority, por favor identifíquelo.
Ofrece el coverholder incentivos al personal, tiene acuerdos de comisión por beneficios individuales o esquemas
de recompensa? Si es así, facilite detalles.
Compruebe y facilite pruebas de cómo se evitan, identifican, resuelven y gestionan los conflictos de interés,
mediante la revisión de ejemplos de registros e incidentes, así como mediante la realización de preguntas a fin de
comprobar el conocimiento de lo que significa un conflicto de interés.
Litigios e investigaciones oficiales
Facilite detalles de

Cualquier investigación oficial llevada a cabo sobre el coverholder por parte de un Departamento de Seguros,
Entidad Federal o cualquier otra autoridad regulatoria local o fiscal.

Cualquier participación en cualquier litigio.

Comente sobre si éstos pueden ser relevantes para el funcionamiento e idoneidad del coverholder.
Se reconoce que los coverholders pueden no estar en disposición de facilitar todos los detalles.
Errores y omisiones
Facilite detalles de cualquier siniestro o notificación efectuada contra la póliza de Errores y Omisiones (E&O) del
coverholder en los últimos tres años. Incluya detalles del estado actual, reservas pendientes y un resumen de las
circunstancias de la notificación de siniestro.
Facilite detalles de cualquier intento de renovación de la cobertura E&O que haya sido rechazada por cualquier
asegurador. Se reconoce que los coverholders pueden no estar en disposición de facilitar todos los detalles.
CUENTAS
2.3.1
Q23
Q24
Q25
Q26
Cuentas de fondos
Facilite detalles de cómo se tienen las cuentas de primas y de fondos para siniestros. Incluya comentarios sobre:

Si están de acuerdo con el contrato de binding authority y, si no lo estuvieran, detalle las razones.

Si las cuentas de seguro y fondos de siniestros están separados de las cuentas operativas de la entidad.

Si el coverholder tiene una carta de no-gravamen de su banco.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses en la operativa y gestión de las cuentas.
Facilite detalles de cómo se invierte cualquier dinero del asegurador. Incluya detalles sobre:

Cualquier dinero del managing agent colocado en cuentas remuneradas o similares.

Qué ocurre con el dinero del asegurador antes de que se le entregue?
Facilite detalles de cómo se garantizan las cuentas bancarias en las que se depositan los fondos de seguros de
Lloyd’s.
Facilite detalles de proceso de autorización de transacciones. Incluya comentarios sobre:

¿Quién tiene autoridad para autorizar pagos?

Si hay un proceso de doble firma en todas las transacciones de salida desde las cuentas bancarias.
6
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
2.3.1
Q27
Q28
2.3.2
Q29
Q30
Q31
Q32
2.3.3
Q33
Q34
Q35
Q36
Cuentas de fondos
Facilite detalles de los procesos de reconciliación. Incluya comentarios sobre:

¿Cómo se reconcilian las cuentas de primas y de fondos de siniestros con los estados bancarios?

Cualquier reconciliación periódica que el coverholder realice de la cuenta bancaria segregada con dinero de
Lloyd’s.

Obtenga copias de las últimas reconciliaciones de cada una de las cuentas y asegure que no hay partidas de
reconciliación de importancia o inusuales. Si las hubiera, facilite detalles de las mismas.

Nivel de tesorería sin imputar.

Cualesquiera cuentas pendientes.

El proceso para cuadrar la tesorería y las notas de débito y su efectividad.

Cualquier cambio en el proceso en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas sobre cómo se gestionan las cuentas de fondos, mediante la revisión de ejemplos
de expedientes, transacciones, registros y estados, así como realizando preguntas para comprobar el
conocimiento de los procesos existentes.
Control de crédito
Facilite detalles del proceso del coverholder para gestionar la deuda vencida. Incluya comentarios sobre:

Con cuánta frecuencia se monitoriza la deuda vencida.

Describa el nivel de detalle y exactitud de la monitorización de la deuda vencida, incluyendo si son exactos
las cuentas y los periodos vencidos registrados.

Revise y comente sobre los últimos informes de deuda vencida.

Cualquier cambio en el proceso en los últimos doce meses.
Describa cómo el coverholder mueve los fondos de seguros entre cuentas.
Facilite detalles de cualquier ocasión en la que el coverholder haya sufrido un periodo prolongado de dificultades
en la tesorería. Explique porqué ocurrió y el resultado final.
Compruebe y facilite pruebas de cómo se gestiona el control de créditos; por ejemplo:

Revisando ejemplos de expedientes, transacciones, registros y estados.

Hacienda preguntas para comprobar el conocimiento de los procesos existentes.
Impuestos y regulatorio
Confirme que el coverholder está suscribiendo riesgos sólo en los territorios conforme a los territorios autorizados
de Lloyd’s para ese coverholder, como se muestra en Atlas, y tal como fue acordado en el contrato de binding
authority en cuestión.

Revise el contrato de binding authority para conocer los territorios en los que el coverholder puede suscribir.

Facilite detalles de los procedimientos del coverholder y de cualquier discrepancia entre ellos y el contrato de
binding authority.

Formule preguntas para chequear el conocimiento de esas políticas por parte del personal del coverholder.

Revise los planes internos de formación, circulares o similares.

Chequee ejemplos de riesgos, compruebe los detalles y la localización del asegurado, el riesgo y la
información guardada sobre las transacciones.

Facilite detalles de las conclusiones incluyendo cualquier discrepancia.
Confirme que la evaluación del riesgo actual por parte del managing agent del negocio del coverholder en cuanto
a la recogida y procesamiento de la información fiscal y regulatoria está en consonancia con lo detectado en
realidad.
Facilite detalles de cómo el coverholder establece la localización del riesgo y los impuestos y normativa de
aplicación. Incluya comentarios sobre:
La información que el coverholder recoge para establecer el domicilio del asegurado, la localización del
riesgo y la localización(es) del objeto del seguro.

Cómo el coverholder establece, aplica y documenta la localización del riesgo y del asegurado desde el punto
de vista fiscal y regulatorio.

Cómo se mantiene y actualiza la información usada para el establecimiento de las localizaciones de los
riesgos desde el punto de vista fiscal y regulatorio.

Cómo el coverholder establece y aplica los requisitos fiscales y las responsabilidades fiscales del asegurado
y del asegurador.

Si los controles del coverholder son adecuados para establecer si los riesgos suscritos son transfronterizos
(ver la pregunta Q37 abajo).

Si el coverholder usa las herramientas Crystal y Risk Locator; cómo y cuándo a lo largo del proceso se usan
y qué pruebas de los chequeos se guardan.

Si las herramientas Crystal y Risk Locator no se usaran, describa cómo el coverholder establece los tipos
impositivos aplicables a los riesgos; cómo se mantiene y actualiza esa fuente de información y qué registros
se guardan como prueba de cómo se fijaron.

Cómo se solucionan los asuntos fiscales, por ejemplo donde hay un asesoramiento contradictorio.

Comente cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas de cómo el coverholder establece la localización del riesgo y los impuestos y
normativa de aplicación mediante :

Formulación de preguntas para comprobar el conocimiento y uso de procesos y procedimientos por parte del
personal.

Revisión de los planes internos de formación, circulares o similares.

Toma de ejemplos de riesgos, aplicación de los procesos y procedimientos del coverholder y comparación de
7
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
2.3.3
Q37
Q38
Q39
Q40
Q41
Q42
Q43
Q44
2.4
2.4.1
Impuestos y regulatorio
resultados con, por ejemplo, la información que consta en la factura, el sistema del coverholder y los informes
a los managing agents.

Revisando Crystal y Risk Locator Tool para concluir si la localización del concreto riesgo es correcta.

Comentarios sobre cualquier discrepancia o error detectado.
Para coverholders identificados como riesgo mayor o suscriban riesgos transfronterizos, el auditor debería revisar
por lo menos tres operaciones por cada territorio y ramo de negocio y el managing agent puede también pedir al
auditor que revise estas operaciones confrontándolas con los datos del Lloyd’s Control Framework Data :http://www.lloyds.com/the-market/operating-at-lloyds/control-framework
Un riesgo transfronterizo es aquel en el que:
El asegurado tiene su domicilio en un país, estado o provincia distinto al del coverholder o donde haya
diferentes controles regulatorios.

El objeto del seguro esté localizado en un país, estado o provincial distinto al del coverholder o donde haya
diferentes controles regulatorios.

El objeto del seguro (o una parte del mismo) se ubica en más de un país, estado, provincia o lugar en los que
sean aplicables distintos controles regulatorios.
Para el caso de que el coverholder acepte riesgos transfronterizos bajo el contrato de binding authority que se
está auditando, que estén situados en un país distinto al del coverholder o donde se apliquen varias localizaciones
del riesgo, conteste a las preguntas del Anexo Dos.
Describa cualquier información sobre localización regulatoria o fiscal que el coverholder facilite al managing agent.
Incluya comentarios sobre:
Si el managing agent(s) ha pedido o no al coverholder la emisión de tales informes.

Si el managing agent(s) ha especificado algún formato concreto.

Cómo el coverholder autentifica, valora y documenta la localización del riesgo para cumplir los requisitos de
información regulatoria y fiscal.

Si las entradas en los informes se envían al managing agent (s) de acuerdo con los requerimientos de éste.

Si los informes incluyen tanto el domicilio del asegurado como el domicilio a efectos regulatorios.

Si la información se facilita por cada operación o de manera resumida.

Si todos los datos están correctamente incluidos en cada caso

Si el coverholder usa un sistema automático o un proceso manual de tecleo para introducir la información
fiscal y regulatoria en los informes.
Compruebe cualquier informe regulatorio y fiscal comparando lo que indica el informe con lo que hay en los
expedientes de suscripción, de siniestros y en las cuentas bancarias.
Valide y facilite pruebas de que los impuestos locales de aplicación se pagan, de manera exacta y a tiempo, al
órgano correcto o que se envían al suscriptor para liquidación de acuerdo con las regulaciones.

Detalle el proceso que usa el coverholder para presentar declaraciones a las autoridades locales. Facilite
detalles de las pruebas de esto, incluyendo detalles de la frecuencia y exactitud de los informes.

Facilite pruebas del pago de los impuestos locales mediante la cumplimentación de una tabla similar a la
mostrada en el Anexo Tres.
Valide y facilite pruebas de que los honorarios y recargos para el asegurado (s) y el suscriptor (es) son
desglosadas claramente.
Facilite detalles cuando los impuestos se liquiden por un tercero diferente al coverholder. Por ejemplo, por
corredores minoristas o productores. Comente sobre:

Si el coverholder guarda registros de ese impuesto.

Cómo el coverholder se cerciora de la liquidación de ese impuesto.

Compruebe y valide mediante la obtención de pruebas de los impuestos liquidados por terceros por
muestreo.
Facilite detalles de cómo los procesos arriba descritos se monitorizan y gestionan.

¿Quién chequea que se aplican los impuestos correctos?

Los procedimientos de control de calidad existentes para validar las entradas antes de que se emitan los
informes.

Cuando los informes se realicen manualmente, si las entradas se validan contra cualquier informe del
sistema u otros datos.

Qué proporción de riesgos se chequean separadamente cuando se realizan chequeos de control de calidad.

Qué informes de control del sistema se realizan para reconciliar la información existente en los sistemas de
suscripción, financieros, informes y borderaux enviados a los managing agents, para comprobar que todos
los riesgos y operaciones se han informado?
Facilite detalles de cualquier inspección al coverholder por parte de las autoridades regulatorias o fiscales.

Cuál fue la conclusión?

Se adoptó alguna acción?
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Sistemas informáticos
8
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
2.4.1
Q45
Q46
Q47
Q48
Q49
Q50
Q51
Q52
2.4.2
Q53
Q54
Q55
Q56
Q57
Q58
Q59
2.4.3
Q60
2.5
Sistemas informáticos
Facilite detalles de cualquier sistema(s) que sea usado por el coverholder para procesar el negocio bajo el
contrato de binding authority. Incluya comentarios sobre:
Cómo el sistema(s) se mantiene y conserva.

Para cada sistema, indique el nombre del sistema y el proveedor.

Para cada sistema, facilite detalles de cuando se actualizó por última vez.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Facilite detalles de cualquier acuerdo ESCROW (acuerdos donde el código fuente del software en cuestión se
custodia por un tercero independiente) que esté en vigor para los principales sistemas de software en caso de
fallo del proveedor.
Facilite detalles de cualquier problema que haya habido en los sistemas del coverholder en el último año, a
consecuencia de los cuales se produjera una interrupción de más de medio día.
Facilite detalles de cualquier sistema que el coverholder tenga alojados en la Nube o por una tercera parte.
Incluya comentarios sobre:

Cualquier Acuerdo de Nivel de Servicios (SLAs, en inglés) en vigor.

Cualquier sistema de seguridad en vigor.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Facilite detalles de la protección antivirus y antispam que tenga el coverholder para la red incluyendo servidores y
puestos de trabajo. Incluya comentarios sobre cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Facilite detalles de las políticas del coverholder sobre el uso de dispositivos propios (dispositivos personales del
personal como tabletas o smartphones) y la política de seguridad que haya para ellos. Incluya comentarios sobre
cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Describa los procedimientos de back up para los sistemas internos y para los servicios web based externos.
Incluya comentarios sobre:

Con qué frecuencia se realizan back-ups del sistema.

Si los back-ups son parciales, graduales o totales.

Si se almacenan los back-ups.

Si hay alguna política escrita sobre back-ups.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Chequee y facilite pruebas sobre cómo se gestionan los sistemas de informáticos; por ejemplo, revisando las
entradas, informes, documentación sobre los SLA y ejemplos de pólizas así como formulando preguntas para
comprobar el conocimiento de los procesos y procedimientos.
Protección de Datos
Describa cómo el coverholder cumple con las leyes de protección de datos de aplicación en su territorio y para el
Reino Unido. Incluya comentarios sobre:
Los pasos adoptados para asegurar que todos los datos se guardan de modo seguro.

Los controles existentes.

Procedimientos de conservación de datos y de información de seguridad general diferentes a los datos
personales como por ejemplo la información confidencial.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Si hay sucursales, facilite detalles de cómo se transfieren los datos entre oficinas y cómo se protege. Facilite
detalles de los procesos para los tele trabajadores/sucursales y aquellos con acceso remoto.
Facilite detalles de cualquier fallo de seguridad de datos en los últimos doce meses.
Facilite detalles de cualquier test de penetración que se haya realizado en los últimos doce meses.
Facilite detalles de cualquier política sobre la gestión de claves, incluyendo su longitud, formato, terminación, uso
de un único ID de usuario y bloqueo de usuario.
Cuando se admitan pagos con tarjeta de crédito, comente sobre si el coverholder se ha adherido a los Estándares
de Seguridad de Datos del Sector de las Tarjetas de Pago (Payment Card Industry Data Security Standards) en
relación a cómo se almacena la información, etc.
Chequee y facilite pruebas de cómo el coverholder gestiona la protección de datos; por ejemplo, revisando su
política de protección de datos, ejemplos de registros, informes y transacciones así como formulando preguntas
para comprobar la comprensión de los procesos y procedimientos.
Internet
Si el coverholder tiene una página web que le permite operar, cotizar o suscribir, entonces conteste a las
preguntas del Anexo Cuatro.
CONTINUIDAD DE negocio
2.5
Q61
Continuidad de negocio
Facilite detalles de los procesos para la continuidad del negocio del coverholder, incluyendo copia del plan.
Cuando sea apropiado, incluya comentarios sobre::
Cómo el plan cubre la oficina, primas, personal y sistemas informáticos.

Cuánto tiempo necesitará el coverholder para retomar su actividad si no fuera posible el acceso a sus
oficinas.
9
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
Q62
2.6

Dónde se guarda el plan de continuidad de negocio.

Cuando se comprobó por última vez.

Cuándo será la próxima vez que se compruebe.

Cuáles fueron las conclusiones de la comprobación.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder tiene un plan de continuidad de negocio y que éste ha sido
testado, mediante la revisión del informe de la última comprobación y mediante la formulación de preguntas para
comprobar el conocimiento del plan.
CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN Y NORMATIVA APLICABLES
2.6.1
Q63
Q64
Q65
Q66
Q67
Q68
2.6.2
Q69
Q70
2.6.3
Q71
Cumplimiento general
Facilite detalles del enfoque general del coverholder con respecto al cumplimiento. Incluya comentarios sobre: 
¿Se externaliza o se gestiona internamente?

¿Existe un sistema de auditoria interna apropiado?

¿Hay alguna persona con responsabilidad general?

¿Se han efectuado cambios en los últimos doce meses?
Facilite detalles del proceso del coverholder para la formación del personal en relación con los temas de
cumplimiento; incluya comentarios sobre qué personal recibe formación.
Describa los procesos de comunicación de la normativa y la legislación a todos los miembros oportunos del
personal. Incluya comentarios sobre:

Cualquier sitio de la intranet, boletines electrónicos, conferencias etc.. de importancia.

¿Se reenvían los market bulletins de Lloyd’s?
Determine si el coverholder conoce Atlas y cómo lo usa y actualiza la información en el sistema.
Determine si el coverholder conoce las normativas local y en el Reino Unido en relación al Trato Leal de Clientes
(“Treating Customers Fairly”).
(si el coverholder realiza negocio orientado al consumidor, por favor complete también el Anexo Cinco, vea
pregunta Q74).
Compruebe y facilite pruebas del enfoque del coverholder con respecto al cumplimiento y a la formación sobre el
mismo; por ejemplo:

Revisando información sobre las sesiones de formación, asistentes y material.

Formulando preguntas al personal para comprobar el conocimiento de los procesos y procedimientos.

Examinando registros.
Quejas
Facilite detalles del procedimiento de gestión de quejas del coverholder, incluyendo copias de cualquier
documentación escrita. Incluya comentarios sobre:

¿Qué es una queja para el coverholder?

¿Está el coverholder autorizado por los suscriptores para acusar recibo y gestionar quejas?

Describa los registros de quejas y el nivel de información que se guarda. Incluya una copia de una página del
registro.

Sistemas de reporting existente.

¿Envía el coverholder el informe al managing agent o a Lloyd’s?

¿Se facilita un informe negativo cuando no hay quejas?

Personal encargado.

Formación sobre quejas.

¿Está el procedimiento documentado? Si es así, describa cómo se ha documentado.

¿Conoce el coverholder los protocolos sobre quejas en su jurisdicción?

¿Se ha recibido alguna queja en los últimos doce meses? Si es así, facilite detalles.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas, si existieran, de que el coverholder entiende y cumple la normativa local y del Reino
Unido sobre quejas; por ejemplo, revisando los registros de quejas y formulando preguntas para chequear la
comprensión de los procedimientos.
Imagen de marca, publicidad, marketing y materiales promocionales
Se ha lanzado algún material promocional o de marketing de algún producto(s) suscrito en virtud del contrato de
binding authority?

Describa cualquier publicidad que incluya referencias a Lloyd’s, a sindicatos individuales o al coverholder

Facilite pruebas de que se ha obtenido la aprobación de los suscriptores para el material promocional
relacionado con la binding authority.

Facilite copias de cualquier material de importancia.
1
0
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
2.6.3
Q72
Q73
2.6.4
Q74
2.7
Imagen de marca, publicidad, marketing y materiales promocionales
Facilite detalles de los procedimientos del coverholder sobre imagen de marca, publicidad, marketing y materiales
promocionales. Incluya comentarios sobre:

Cualquier sistema de reporting existente.

Personal encargado.

Formación.

Cambios efectuados en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder entiende y cumple la normativa local y del Reino Unido sobre
imagen de marca, publicidad, marketing y material promocional, mediante la revisión del cualquier material de
marketing en uso y la comparación con las directrices sobre el uso de la marca. Además:

Facilite detalles de cualquier ejemplo que encuentre durante la visita de imagen de marca incorrectamente
aplicada.

Facilite detalles de cualquier omisión de las normas actuales de Lloyd’s sobre la marca, publicidad y uso del
logotipo de Lloyd’s.

Deben revisarse presupuestos, certificados, páginas web y cualquier otro material así como facilitar copias
cuando sea apropiado.
Negocio orientado al consumidor
Si el coverholder suscribe negocio orientado al consumidor, por favor complete también el Anexo Cinco. Si
necesita ver la definición de consumidor, por favor vea el Lloyd’s Market bulletin Y4739
http://www.lloyds.com/~/media/files/the%20market/communications/market%20bulletins/2013/11/y4739.pdf
DELITOS FINANCIEROS
2.7.1
Q75
Q76
2.7.2
Q77
Q78
Prevención del blanqueo de capitales
Facilite detalles de los procedimientos para la prevención del blanqueo de capitales (AML, en inglés) del
coverholder. Incluya comentarios sobre:

Si los requisitos de cumplimiento de medidas de prevención del blanqueo de capitales fijados por el
managing agent en su evaluación de riesgos se cumplen, en particular cualquier requisito adicional para
aquellos coverholders que presenten un perfil de riesgo mas elevado en lo que se refiere a blanqueo de
capitales.

Cualquier mecanismo de comunicación existente, incluyendo la información al managing agent y si se hacen
o no los informes.

Si se ha asignado esta tarea a alguna persona y el nombre de la persona designada para recibir, valorar e
informar sobre las operaciones sospechosas.

Formación sobre prevención de blanqueo de capitales y si se incluye la formación de Lloyd’s al respecto.

¿Qué personal recibe formación?

Cualquier cambio en los procedimientos efectuado en los últimos doce meses y/o cualquier variación de los
procedimientos requeridos por el managing agent.
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder entiende y cumple la normativa local y del Reino Unido sobre
prevención del blanqueo de capitales, mediante:

La formulación de preguntas para comprobar el conocimiento sobre lo que es el blanqueo de capitales y
cómo se puede prevenir.

Revisión de registros y obteniendo copias de ejemplos o, si esto no fuera apropiado, preguntando sobre los
procesos del coverholder.
Prevención de la corrupción
Facilite detalles de los procedimientos del coverholder para prevenir la corrupción. Incluya comentarios sobre:

Si los requisitos de cumplimiento de medidas contra la corrupción fijados por el managing agent se están
cumpliendo; en particular cualquier requisito adicional para aquellos coverholders que presenten un perfil de
riesgo más elevado en lo que se refiere a la corrupción.

Cualquier mecanismo de comunicación existente, incluyendo la información al managing agent y si se hacen
o no los informes.

¿Se ha comunicado alguna sospecha de prácticas de corrupción y cómo se ha resuelto?

Si se ha asignado esta tarea a alguna persona.

Políticas y procedimientos sobre obsequios y atenciones.

Formación para la prevención de la corrupción y si se incluye la formación de Lloyd’s al respecto.

Qué personal recibe formación.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder entiende y cumple la normativa local y del Reino Unido sobre
prevención de la corrupción, mediante:

La formulación de preguntas para comprobar el conocimiento sobre lo que es la corrupción y cómo se puede
prevenir.

Revisión de registros y obtención de copias de ejemplos o, si esto no fuera apropiado, preguntando sobre los
procesos del coverholder.
1
1
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
2.7.3
Q79
Q80
Sanciones
Facilite detalles de los procedimientos y capacidades sobre sanciones. Incluya comentarios sobre:

Si los requisitos de cumplimiento sobre sanciones fijados por el managing agent en su evaluación de riesgos
se están cumpliendo; en particular cualquier requisito adicional para aquellos coverholders que presenten un
perfil de riesgo más elevado en lo que se refiere a sanciones.

Cualquier mecanismo de comunicación existente, incluyendo la información al managing agent y si se hacen
o no los informes.

Si se ha asignado esta tarea a alguna persona.

Formación sobre sanciones y si se incluye la formación de Lloyd’s al respecto.

Qué personal recibe formación.

Si los requisitos de cumplimiento sobre sanciones fijados por el managing agent se cumplen.

¿Qué comprobaciones de sanciones se llevan a cabo? Por ejemplo, comprobaciones realizadas antes de la
suscripción, durante la vigencia de la póliza, antes de liquidar un siniestro o de devolver una prima.

¿Se ha comprobado toda la cartera en lo que se refiere a sanciones? Si es así, ¿con cuánta frecuencia se
hace?

¿Ha habido alguna coincidencia con alguna sanción y si es así cuál es el procedimiento de remisión al
managing agent?

¿Qué lista de sanciones se usan para las comprobaciones?

Si estos procesos son manuales o automatizados.

En caso de que sean automatizados, facilite el nombre del sistema y del proveedor que se use.

¿Hay alguna cuestión preocupante en relación con estos procedimientos que se haya comunicado a los
suscriptores?

¿Cómo se gestionan los positivos falsos?

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder entiende y cumple la normativa local y del Reino Unido sobre
sanciones, por ejemplo mediante la revisión de registros y obtención de copias de ejemplos o, si esto no fuera
apropiado, preguntando sobre los procesos del coverholder.
1
2
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
3 SOBRE EL ContraTO OBJETO DE LA AUDITORÍA
3.1
SUSCRIPCIÓN
3.1.1 Autoridad para suscribir
3.1.1
Q81
Autoridad para suscribir
¿Se trata de una binder de presentación previa (“prior submit”)? O se trata de una binder predeterminada sin
poder discrecional (“predetermined no discretion binder”)? Si es así, el managing agent debe identificar las
preguntas relativas a suscripción que se han de formular. Esto puede depender, por ejemplo, del nivel de
delegación y de las herramientas y sistemas facilitados.
¿ Se ha detectado alguna sub-delegación sin autorización? Si es así, por favor descríbala en detalle.
3.1.2 Gestión de la suscripción
3.1.2.1
Q82
3.1.2.2
Q83
3.1.2.3
Q84
3.1.2.4
Q85
Q86
Q87
3.1.2.5
El proceso de envío
Describa el proceso de envío de riesgos, incluyendo comentarios sobre:
¿Cómo los suscriptores del coverholder asignan los riesgos?

Cómo se distribuyen los riesgos entre los diversos mercados

Cualquier cabio efectuado en los últimos doce meses.
Calificación
¿Qué utilizan los suscriptores del coverholder para medir el riesgo? Incluya comentarios sobre:

Directrices de suscripción.

Sistemas on-line.

Herramientas internas.

Cualquier cambio en el proceso efectuado en los últimos doce meses.
Cotizaciones
Facilite detalles del proceso de cotización. Incluya comentarios sobre:

Documentos que se soliciten para cotizar.

Si el coverholder acepta o no solicitudes parcialmente cumplimentadas.

Confirme que las cotizaciones se realizan por las personas autorizadas e identificadas en el contrato de
binding authority.

Solicitudes especiales o complementarias.

Cualquier herramienta de internet que se utilice, como, por ejemplo, el índice de medición de delitos o la
distancia a la costa. .

¿Qué periodo de validez tienen las cotizaciones?

Cualquier cambio en el proceso efectuado en los últimos doce meses.
Aceptación de riesgos
Facilite detalles del proceso de aceptación de riesgos. Incluya comentarios sobre:

Documentos que se soliciten para aceptar un riesgo.

Si los documentos se piden en el momento de la aceptación o en un periodo de tiempo posterior.

Confirme que los riesgos se aceptan por las personas autorizadas e identificadas en el contrato de binding
authority.

Uso de solicitudes firmadas / fechadas y por quién.

Uso de datos de siniestralidad del asegurador anterior y si éstos son por periodos válidos (por ejemplo dentro
de los últimos treinta días)

Cualquier cambio en el proceso efectuado en los últimos doce meses.
¿Puede el personal dedicado a la suscripción aceptar riesgos a distancia? Si así fuera, facilite detalles de cómo se
hace. Incluya comentarios sobre:

Si se hace autónomamente o a través de la red o sistema del coverholder.

Si la documentación se imprime localmente o ha de hacerse en la oficina del coverholder.

¿Hay trabajadores a distancia? Si es así, confirme que han cumplimentado y firmado el impreso de
trabajador a distancia.

Cualquier cambio en el proceso efectuado en los últimos doce meses.
Describa las medidas de seguridad en torno a los modelos de certificados y pólizas, si se guardan de manera
segura y quién puede acceder a ellos y modificarlos.
Post suscripción
1
3
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
Q88
3.1.2.6
Q89
3.1.2.7
Q90
3.1.2.8
Q91
Q92
Q93
Q94
Facilite detalles del proceso de post suscripción. Incluya comentarios sobre:

Estudios e inspecciones.

Procedimientos de seguimiento (“ follow-up”).

Plazos fijados para la recepción, revisión y ejecución de lo anterior.

Proceso de facturación. ¿Es automático o se hace manualmente?

Cualquier cambio en el proceso efectuado en los últimos doce meses.
Emisión de pólizas y suplementos
¿Cómo es el proceso de emisión de pólizas / suplementos? Incluya comentarios sobre:

Si la documentación de seguro confirmando cobertura se emite dentro del plazo establecido por el
coverholder para cumplir con los plazos fijados de certeza del contrato (“contract certainty”) sobre emisión de
documentación.

El proceso de sign-off y si éste se realiza por personas identificadas y debidamente autorizadas.

Chequeos de calidad, por ejemplo control in situ de impresos, suplementos y tarifas.

Cómo se emiten las pólizas y los suplementos, incluyendo si se hace electrónicamente, vía internet, como un
PDF, expedientes encriptados, etc.

¿Qué procesos existen para asegurarse de que los condicionados y documentos emitidos coinciden con los
términos y condiciones establecidos en el contrato de binding authority?

¿Están los procesos y controles relativos a la emisión precisa y puntual de documentación en consonancia
con las directrices de los actuales principios del Mercado de Londres sobre la emisión de certificados?

Comente algunos ejemplos de certificados conjuntos (“joint certificates”) que se emitan.

Asegúrese de que las pólizas master que se emiten no infringen ninguna normativa local o de Lloyd’s y que
están en línea con las expectativas del contrato de binding authority.

Cualquier cambio en el proceso efectuado en los últimos doce meses.
Renovaciones
¿Cuál es el proceso para renovaciones? Incluya comentarios sobre:
¿Ofrece el coverholder términos de renovación en línea con lo establecido en el contrato de binding
authority?

Cómo se revisan los siniestros en el momento de la renovación.

Proceso para renovaciones tácitas.

¿Qué requisitos regulatorios locales son de aplicación a las renovaciones, no-renovaciones y/o
terminaciones? Por favor resuma el proceso existente para asegurar el cumplimiento de estos requisitos.

¿Se abordan en tiempo las renovaciones, no-renovaciones y terminaciones y existe constancia de ello en el
expediente de revisión?

¿Cuál es el proceso para la terminación de riesgos? ¿Encontró pruebas de su cumplimiento?

Cualquier cambio en el proceso efectuado en los últimos doce meses.
Gestión del proceso de suscripción
Facilite detalles del proceso de gestión de la suscripción. Incluya comentarios sobre:

Informes emitidos.

Procesos de revisión por homólogos, por ejemplo, si se ha producido alguna cancelación o se han infringido
las subjetividades de la suscripción.

Reuniones de suscripción mantenidas y con qué frecuencia.

Cómo se gestionan y archivan las binders. Para quién están disponibles y cómo se ponen a disposición.

Si las binders están actualizadas en los sistemas.

El proceso para asegurar que las operaciones se vinculan a las binders correctas.

Procedimientos existentes para asegurar que las renovaciones se efectúan a tiempo.

Procedimientos para gestionar suplementos.

Cómo se gestionan la autoridad para tramitar siniestros y si se entiende correctamente.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
¿Cómo gestiona el coverholder los ratios de éxito? Incluya comentarios sobre:

Nuevo negocio.

Renovaciones.

Si el coverholder gestiona tasas de éxito por productor.

Si el coverholder gestiona tasas de éxito por suscriptor.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
¿Cómo supervisa el coverholder las restricciones de la binding authority? Incluya comentarios sobre:

Ratios de siniestralidad.

Agregados.

Ingresos por primas.

Exclusiones.

Primas Brutas Suscritas (GWP, en inglés) reales frente a Binders Notificables y Binders con Límites de
Ingresos.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Compruebe que lo anterior se lleva a cabo mediante la revisión de ejemplos de registros y notas de reuniones.
1
4
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
3.1.2.9
Q95
3.1.2.10
Q96
Inspecciones y estudios
Facilite detalles de cómo el coverholder gestiona las inspecciones y los estudios de riesgo. Incluya comentarios
sobre:

Promedio y número máximo de días desde la entrada en vigor de la póliza para encargar inspecciones y
estudios y para que se reciban.

¿Quién revisa la inspección / estudio? ¿El suscriptor principal? ¿El suscriptor asistente?

¿Se realiza algún chequeo para comprobar que la información de la inspección / estudio coincide con la
usada para cotizar riesgos como, por ejemplo, la solicitud? Facilite detalles.

Facilite pruebas de discrepancias detectadas, recomendaciones efectuadas y cualquier proceso de
seguimiento para confirmar que el asegurado adoptó las acciones necesarias.

¿Son las inspecciones /estudios de suficiente calidad e idoneidad teniendo en cuenta el tamaño y tipo de
riesgo? Facilite detalles.

Si las inspecciones son revisadas por el suscriptor asistente, ¿se muestran al suscriptor principal en caso de
detector alguna discrepancia?
Rentabilidad del contrato
Explique cómo el coverholder entiende la rentabilidad de la binder. Incluya comentarios sobre cualquier
información que el coverholder reciba tanto del broker como de otros, como por ejemplo gestores externos de
siniestros, y si conocen los parámetros clave como los ratios actuales de siniestralidad.
3.1.3 Revisión del cumplimiento de los expedientes de suscripción
3.1.3
Q97
Q98
Q99
Q100
Q101
Q102
Q103
Q104
Q105
Q106
Q107
3.2
Revisión del cumplimiento de los expedientes de suscripción
Compruebe y facilite pruebas de los procesos y procedimientos de suscripción mediante la revisión de
expedientes como se detalla a continuación y en el Anexo Seis.
Facilite detalles de los tipos de expedientes y si son en papel o electrónicos.
Promedio y número máximo de días desde la entrada en vigor a la emisión de la póliza.
Cuando sea de aplicación, ¿qué porcentaje de expedientes contienen solicitudes firmadas y fechadas de la póliza
original?
¿Hay alguna prueba del correcto uso de algún formulario/directrices/tasas de terrorismo? Si es así, descríbalo.
¿Cuál es el promedio y la máxima comisión cobrada?
¿Las cifras de honorarios que aparecen en la póliza coinciden con las de los expedientes? Describa pruebas
sobre la coincidencia de las cifras de la póliza y del expediente.
¿Son correctos los documentos y suplementos? Facilite detalles de cualquier discrepancia.
Detalle cualquier discrepancia con las reglas de suscripción establecidas en el contrato de binding authority.
¿Cumplen las tasas de suscripción / franquicias con las escalas de tasas facilitadas (si fuera aplicable)?
¿Se compara correctamente la información en los expedientes con la que se muestra en cualquier envío de
Riesgos Suscritos/ Nivel de Datos de Riesgo (Written Risks/Risk-Level-Data)? Facilite detalles de cualquier
discrepancia en las informaciones de los expedientes y envíos de riesgos suscritos/nivel de datos de riesgo.
SINIESTROS
3.2
Q108
Q109
Q110
Q111
Autoridad para gestionar siniestros
¿Tiene el coverholder autoridad para gestionar siniestros? Si así fuera, por favor conteste todas las preguntas de
la Sección 3.2. Siniestros.
Si no la tuviera, ¿qué proceso se usa para notificar y referir siniestros?
Si el coverholder no tiene autoridad para gestionar siniestros, el managing agent debería especificar las preguntas
que han de ser contestadas sobre siniestros.
Idealmente, todos los nuevos y ya existentes Gestores Externos de Siniestros (TPAs, en inglés) y los coverholders
con autoridad para gestionar siniestros deben cumplimentar el cuestionario que se facilita en el Anexo Siete y
actualizarlo cada doce meses antes de la revisión y renovación del contrato.
Sin embargo, los nuevos TPAs que no hayan tramitado siniestros para el Mercado de Lloyd’s pueden
cumplimentar el cuestionario abreviado de autoevaluación del Anexo Ocho.
3.2.1 Gestión de siniestros
3.2.1.1
Q112
Organización de siniestros
Facilite detalles del modo en el que el coverholder gestiona su equipo de siniestros. Facilite comentarios sobre:

¿Cuál es la media de casos por tramitador en todos los contratos manejados por el coverholder?

¿Cómo se supervisa y gestiona la carga de trabajo del personal?

¿Se controla y mejora el rendimiento mediante auditorias de siniestros internas o revisión por homólogos?

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
1
5
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
3.2.1.2
Q113
Q114
Q115
Q116
Q117
Q118
Q119
Q120
Q121
Q122
Q123
Q124
Q125
3.2.1.3
Q126
3.2.1.4
Q127
Gestión de Siniestros
Describa la política de reservas del coverholder. Incluya comentarios sobre:

¿Qué políticas y procedimientos existen para controlar que las reservas son exactas y oportunas (30/90
días)?

Facilite detalles de la política de reservas y cualquier directriz que exista.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Describa los procedimientos del coverholder para la gestión de los expedientes de siniestros. Incluya comentarios
sobre:

Cómo se registran los expedientes para revisión/ actualización y como se mantienen.

Política del coverholder sobre retención de expedientes.

Cómo se cumple con los plazos de prescripción de aplicación en cada concreto territorio.

Comente sobre la gestión de los gastos de siniestros.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Comente sobre cualquier atraso en siniestros
Describa el procedimiento del coverholder para siniestros que excedan su autoridad de cobertura, reserva o pago
de siniestros. Describa cualquier cambio producido en los últimos doce meses.
¿Qué procedimientos documentados promueven un ajuste proactivo de los siniestros?
Cuando sea de aplicación, facilite detalles del plan para la gestión de siniestros catastróficos. Escriba cualquier
cambio que haya tenido lugar en los últimos doce meses.
Facilite detalles de los procedimientos existentes sobre las franquicias. Describa cualquier cambio que haya tenido
lugar en los últimos doce meses.
Describa el proceso del coverholder para gestionar subrogaciones y salvamentos. Incluya comentarios sobre:

¿Cómo controla el coverholder el seguimiento de la subrogación y los derechos de salvamento para
maximizar los recobros por parte del suscriptor?

Describa cualquier cambio que haya tenido lugar en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder tiene una política para el trato leal de clientes y que esa
política está arraigada en la empresa, mediante, por ejemplo.

La formulación de preguntas para chequear la comprensión dentro de la empresa de lo que significa el
tratamiento justo de clientes, preguntando al personal clave para asegurar un conocimiento apropiado de la
política.

Revisión de circulares internas, planes de formación o similares.
¿Emite y revisa el coverholder información de gestión sobre el trato leal de clientes, a fin de supervisar el
cumplimiento de la normativa local sobre consumidores?
Facilite detalles de la información de gestión sobre el trato leal de clientes que se recoja y el proceso de revisión
(esto puede estar recogido en la política del coverholder sobre trato leal de clientes)
Compruebe y facilite pruebas de cualquier acción regular o reciente adoptada en respuesta a aspectos resaltados
en la información de gestión sobre el trato leal de clientes.
Facilite detalles de cómo se cierran los expedientes de siniestros y valide si esto se refleja en los informes sobre
sinestros.
Peritos
Describa el proceso del coverholder para la gestión de peritos. Incluya comentarios sobre:

Si los peritos se seleccionan de un panel aprobado, facilite detalles del mismo.

¿Cómo se supervisa ese panel?

Facilite detalles de los acuerdos de contratación existentes para todos los peritos, incluyendo la frecuencia de
la información, escala de honorarios y las directrices de facturación.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Denegaciones
Facilite detalles del proceso del coverholder para la gestión de las denegaciones. Incluya comentarios sobre:

¿Tiene el coverholder autoridad para denegar siniestros?

Comente cómo se registran las denegaciones y su justificación y cómo se informa a los suscriptores.

Cualquier cambio que haya tenido lugar en los últimos doce meses.
3.2.2 Revisión de expedientes de siniestros.
3.2.2
Q128
Revisión de expedientes de siniestros.
Compruebe y facilite pruebas de los procesos y procedimientos, mediante la revisión de expedientes tal y como se
detalla en el Anexo Nueve así como formulando preguntas para chequear la comprensión de las políticas y
procedimientos.
1
6
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
3.3
ContABILIDAD TRANSACCIONAL
3.5
Q129
Campo
Póliza #
Tipo de operación
Número operación
Entrada en vigor
póliza/ Fecha
efectiva
Fecha emisión
Póliza
Fecha registro
Valor registrado
Fecha recepción
ingresos
Fecha información
asunto (envío) a
Suscriptores
Fecha pago a
Suscriptores
Valor pagado a
Suscriptores
Fallo? (S/N)
3.4
Contabilidad transaccional
Complete la tabla del Anexo Diez utilizando las siguientes orientaciones:
Descripción
Introduzca el número de póliza usado por el coverholder que se comunica al asegurador.
Introduzca el tipo de operación (nueva prima, prima devuelta, renovación, suplemento, cancelación, etc.)
Si hay un identificador único para esta operación, insértela aquí.
Esto ayudará a identificar la operación (p.e. suplemento), si fuera necesario.
Introduzca la fecha de entrada en vigor de la póliza o la fecha efectiva en la que la operación se comunica.
Introduzca la fecha de emisión de la póliza al asegurado.
Introduzca la fecha en la que la operación se registró en el sistema contable del agente.
Introduzca el valor bruto registrado en el sistema contable del agente, incluyendo la moneda.
Introduzca la fecha en la que el ingreso se registró en el sistema contable del agente. Haga una nota si el ingreso
se recibió pero no fue registrado en un plazo de tiempo apropiado.
Introduzca el mes del informe en el que esta operación fue comunicada al asegurador o, en caso de datos en
tiempo real, la fecha en la que la operación se notificó al asegurador/broker.
Introduzca la fecha en la que el agente pagó al asegurador por esta operación.
Introduzca el valor abonado al asegurador y la moneda.
Si la operación se ha realizado correctamente en todo momento, inserta “N” aquí.
Si no ha sido así, inserte “S”. Inserte cualquier nota explicativa que apoye su decisión.
COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN (Reporting)
3.6
Q130
Q131
Q132
Q133
Q134
Q135
Q136
Comunicación de información (reporting)
Describa el conocimiento del coverholder sobre los requisitos de información a los Lloyd’s brokers, sindicatos y a
las oficinas locales de Lloyd’s. Comente sobre si conoce qué son los Lloyd’s Coverholder Reporting Standards y si
los cumplen.
Facilite detalles de los procesos y sistemas empleados para generar informes de riesgos suscritos y primas de
acuerdo con los requisitos del contrato de binding authority.
Responda las preguntas 137 a142 para este tipo de informe.
Si el coverholder tuviera que informar sobre exposiciones, facilite todos los detalles sobre los procesos y los
sistemas empleados para generar los informes sobre exposición de acuerdo con los requisitos del contrato de
binding authority.
Responda las preguntas 137 a142 para este tipo de informe
Facilite todos los detalles sobre los procesos y sistemas empleados para generar informes de primas pagadas de
acuerdo con los requisitos del contrato de binding authority.
Responda las preguntas 137 a142 para este tipo de informe.
Para coverholders con autoridad para la gestión de siniestros, facilite todos los detalles sobre los procesos y
sistemas empleados para generar informes sobre siniestros, de acuerdo con los requisitos del contrato de binding
authority.
Responda las preguntas 137 a142 para este tipo de informe
Para coverholders que suscriban riesgos de responsabilidad civil patronal en el Reino Unido, facilite todos los
detalles de los procesos y sistemas empleados pata generar informes sobre pólizas de responsabilidad civil
patronal en el Reino Unido.
Responda las preguntas 137 a142 para este tipo de informe
Para coverholders localizados u operando en territorios en los que haya un requerimiento de informar a una o
varias oficinas locales de Lloyd’s, facilite todos los detalles de los procesos y sistemas empleados para generar los
informes a las oficinas locales de Lloyd’s.
Responda las preguntas 137 a142 para este tipo de informe
1
7
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
3.6
Q137
Q138
Q139
Q140
Q141
Q142
Q143
3.5
Comunicación de información (reporting)
Describa el enfoque del coverholder sobre comunicación de información. Incluya comentarios sobre:

El formato; por ejemplo, hojas de cálculo, XML, documentos en word, etc.

Sistemas facilitados por el bróker en Londres o por el sindicato de Lloyd’s para recoger datos.

Sistemas y modelos empleados para generar informes.

Si el sistema genera los informes, describa cualquier columna u otros datos que se añadan manualmente; y
describa cómo se efectúan estos cambios.

Cualquier informe en vigor e informes transaccionales que se emitan.

Cualquier resumen de datos y totales.

Describa cualquier transformación de datos que se produzca.

Describa cualquier cambio que haya tenido lugar en los últimos doce meses.
Compare la información en los informes con la existente en los expedientes de suscripción, en los de siniestros y
en las cuentas bancarias.

¿Coinciden las primas suscritas del expediente(s) de suscripción con las del informe sobre primas suscritas?

¿Coinciden las primas pagadas con las cuentas bancarias?

¿Coinciden los siniestros comunicados en los expedientes de siniestros con las cuentas y los fondos?
Explique los criterios usados para determinar lo que aparece en cada informe; por ejemplo, la fecha de entrada en
vigor, la fecha de la operación, etc.
En los casos en los que el coverholder no tuviera operaciones que declarar, ¿qué se hace?
Explique cómo y con qué frecuencia se facilita la información al sindicato de Lloyd’s y si la comunicación de
información se realiza vía el Lloyd’s bróker (o un tercero), de manera directa al suscriptor o a través de procesos
adicionales.
¿Qué controles existen para asegurar que los datos no se pierdan? ¿Realiza el coverholder chequeos de control
de calidad de muestras de entradas de datos y comunicación de información? Si así fuera, facilite detalles,
compruebe las pruebas y facilite ejemplos..
Confirme que el coverholder cumple con los requisitos de información acordados en el contrato de binding
authority. Confirme que la información se facilita en el formato y plazo acordado por los suscriptores en el contrato
de binding authority.
General
3.9
Q144
General
Tras la auditoria, facilite comentarios sobre cualquier otra información o consideración para el managing agent(s).
1
8
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4 ANEXOS
4.1
ANEXO UNO – revisión de la información en Atlas
Antes de la auditoria, el auditor debe comprobar la exactitud de la información existente en Atlas y confirmar su validez. Cuando haya
discrepancias con la información existente en Atlas, esto debe anotarse y comunicarse al managing agent como parte del informe de
auditoría.
La revisión externa de Atlas debería seguir los epígrafes de los apartados de Atlas. La siguiente revisión de la información facilita una
sugerencia de formato.
Chequee que la siguiente información
consta en Atlas
Información
Empresa


Relaciones

Ramos de
seguro

Regiones

Cumplimiento
Normativo
Anual

Responsabilidad Civil
profesional



Denominación social completa,
número de registro dado por el
regulador (p.ej. en el Reino Unido, el
número dado por la FCA) y
confirmación de que la información
es correcta.
Chequee que todas las ubicaciones
recogidas en la binding authority
están autorizadas como
coverholders aprobados en Atlas.
Los siguientes documentos pueden estar en
Atlas en la sección de documentos.




Organigrama
Estructura de administración (en especial,
en relación con el negocio de binding
authority del coverholder)
Detalles de relaciones comerciales con
otras empresas del grupo.
Manuales de Cumplimiento Normativo de
la Empresa (Delitos Financieros,
Continuidad de Negocio, Trato leal de
clientes, Marketing a Distancia, Negocio
orientado a Consumidores, Tramitación de
Quejas, Notificaciones y Reporting, Planes
de Sucesión).
Compruebe los detalles de los
managing agents del contrato de
binding authority.
Compruebe que se identifican como
aprobados todos los ramos de
seguro suscritos por el coverholder
bajo la(s) binding authority en
cuestión se recogen como ramos
aprobados.
Compruebe que estén aprobados en
Atlas todos los territorios en los que
los managing agents hayan
acordado que el coverholder puede
operar bajo la(s) binding authority.
Compruebe que se ha realizado la
revisión de cumplimiento normativo
anual (annual compliance) y que la
próxima revisión se hará en un
futuro.
El Seguro de RC Profesional del
coverholder está al día y que la
póliza de errores y omisiones
(“E&O”), certificado, condicionado y
cualquier otro documento
relacionado así como cualquier otra
cobertura asociada (seguro de
fidelidad/seguro de D&O, pólizas
key man) están adjuntados en el
epígrafe de documentos.
La cobertura es adecuada para el
propósito (por ejemplo, valide la
adecuación general de la cobertura,
incluyendo si la póliza cubre las
actividades del coverholder dentro
de la binding authority).
Cualquier cambio en la póliza de
errores y omisiones del coverholder
desde la última auditoria o en los
últimos doce meses, teniendo en
cuenta límites de riesgos y
franquicias (en todas las binding
authorities) y facilite detalles de
cualquier cambio de asegurador,
límite y fecha de terminación de la
1
9
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
Cuentas
Bancarias
Información
Financiera
Licencias
Chequee que la siguiente información
consta en Atlas
cobertura.

Detalles de cualquier cambio de las
entidades mencionadas en los
certificados de E&O.

Las cuentas mencionadas en Atas
reflejan las cuentas reales utilizadas
por el coverholder para el negocio
de la binding authority.

Si el coverholder fuera responsable
de la gestión de fondos de
siniestros, si existen cuentas
bancarias separadas.

Los firmantes identificados en Atlas
son las personas apropiadas para
autorizar pagos.

Informes y cuentas deben incluirse
en la sección de documentos.



Personal Clave



Propiedad

Suscripción y
Siniestros

Reputación y
Prestigio

Deben constar aquí copias de las
licencias o “pantallazos” de las
páginas webs de los organismos
supervisores de los territorios
locales en cuestión, que tenga el
coverholder (ya sea la empresa o,
cuando sea aplicable, las personas
dentro de la empresa).
Los tipos de licencias que pueden
mostrarse pueden incluir la
autorización del coverholder para
llevar a cabo actividades de seguro,
licencias de inscripción a efectos de
protección de datos, inscripción a
efectos de comunicación de
información estadística regulatoria e
inscripción a efectos fiscales
locales.
Compruebe que las licencias del
coverholder que constan en Atlas
son apropiadas y adecuadas y
mantienen su pertinencia para las
personas y para la empresa, según
proceda.
Personal clave identificado en el
acuerdo (s) de binding authority con
CVs.
Está reseñado el personal clave que
trabaja desde casa o por acceso
remoto.
Un impreso de Lloyd’s de trabajador
por vía remota para las personas
mencionadas que sea de aplicación.
Detalles del accionariado de la
empresa
Compruebe que la autoridad
otorgada por la binding authority no
es mayor que la que se muestra en
Atlas
Cualquier investigación oficial
realizada por un Departamento de
Seguros, entidad Federal o
cualquier otra autoridad regulatoria
local o fiscal.
Los siguientes documentos pueden estar en
Atlas en la sección de documentos.



Pruebas de la cumplimentación de los
módulos de Lloyd’s sobre delitos
financieros
Pruebas de la cualificación profesional de
cada persona.
Documentos acreditando el accionariado y
la propiedad
Copias de los schedule de la binding authority
pueden estar en el epígrafe de binding authority.
2
0
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.2
ANEXO DOS – RIESGOS TRANSFRONTERIZOS
4.2
Q145
Q146
Q147
Anexo Dos. Riesgos Transfronterizos
Para cada uno de los siguientes escenarios, facilite detalles de cómo el coverholder:

Reparte las cargas fiscales entre los riesgos en los casos en los que haya más de una jurisdicción/ país de aplicación
a una póliza.

Justifica, valora y registra la localización de un riesgo de cara al cumplimiento de los requisitos de comunicación de
información fiscales y normativos.

Determina las cargas fiscales del asegurado, (re) asegurado y broker.

Calcula el tipo impositivo aplicable.

Asegura que los pagos se efectúan correctamente.
Escenarios

Asegurado establecido (o domiciliado) en el mismo país que el coverholder y asegurando un riesgo en otro país.

Riesgo para un asegurado en un país diferente al del coverholder y asegurando un riesgo en el mismo territorio que el
del coverholder.

Riesgo para un asegurado en un país diferente al del coverholder, asegurando un riesgo en otro país, lugares o
territorio o en múltiples países, lugares y territorios.
Compruebe que se están utilizando los procesos, procedimientos y controles, mediante:

Formulación de preguntas para comprobar el conocimiento sobre cómo se determina la localización de un riesgo y las
cargas fiscales para cada uno de los escenarios.

Revisión de circulares internas, planes de formación o similar.

Toma de muestras de riesgos, aplicación de los procesos y procedimientos del coverholder y comparación de
resultados.
o
Localización, domicilio e impuestos incluidos en la factura.

Localización, domicilio e impuestos registrados en el sistema del coverholder.

Informes o bordereaux enviados al managing agent.

Comente cualquier discrepancia o error detectado.
El auditor debe revisar por lo menos tres operaciones por cada territorio y ramo de seguro y el managing agent puede
también pedir al auditor que revise estas operaciones confrontándolas con los datos del Lloyd’s Control Framework Data:
http://www.lloyds.com/the-market/operating-at-lloyds/control-framework
Si el coverholder tuviera agentes locales (producing brokers) que se ocuparan de los impuestos, comente sobre si:

Los contratos de agencia les obligan formalmente a ellos.

El coverholder los supervisa con cualquier proceso de administración formal

Si el coverholder obtiene confirmación formal de que los impuestos se han procesado y liquidado correctamente.
2
1
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.3
ANEXO TRES – pago de impuestos locales efectuados por el coverholder
Lo siguiente es un ejemplo de la clase de información que debe ser recogida por los coverholders involucrados en líneas de negocio
surplus en EEUU. El auditor ha de cumplimentar una tabla similar para cualquier pago de impuestos locales efectuado por el
coverholder.
Estado
Tasa SLT
Fecha Fin Periodo
Fecha Límite
Presentación
Fecha Pago
Impuesto Pagado
Estado1
2.50%
Semestralmente (6/30 &
12/31)
1-Feb
1/8/2013
$100,000
1-Ago
7/9/2012
$200,000
Semestralmente (6/30 &
12/31)
1-Feb
1/5/2013
$300,000
1-Ago
7/10/2012
$400,000
Estado2
3.00%
2
2
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.4
ANEXO 4 – OPERACIONES POR Internet
4.4
Q148
Q149
Q150
Q151
Q152
Q153
Q154
Q155
Q156
Q157
Anexo Cuatro – Operaciones por internet
Facilite detalles de los procesos para el ofrecimiento de servicios por internet. Incluya comentarios sobre:

¿Entrega el coverholder las cotizaciones por internet? Si es así, facilite detalles.

¿Permite el coverholder que las pólizas sean contratadas por internet? Si es así, facilite detalles.

¿Emite el coverholder las pólizas por internet? Si es así, facilite detalles.

¿Acepta el coverholder pagos por internet? Si es así, facilite detalles. Comente sobre si el coverholder se ha
adherido a los Estándares de Seguridad de Datos del Sector de las Tarjetas de Pago (Payment Card Industry
Data Security Standards) en relación a cómo se almacena la información, etc.

¿Quiénes pueden operar con el coverholder vía internet?

¿Qué actos pueden realizarse a través de internet?

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
En caso de utilizar la marca Lloyd’s, describa cómo esto encaja con la regulación y las directrices sobre el uso de
la marca Lloyd’s.
Facilite un resumen de cualquier diferencia entre los procesos de ofrecimiento de servicios por internet (vía una
plataforma comercial en entorno web) y los no ofrecidos por internet (es decir, procedimientos de oficina normal) .
A lo largo de los últimos doce meses, ¿cuántas operaciones se han realizado en la web para el contrato de
binding authority que se está revisando?
Comente sobre:

¿Cómo se aseguran los datos en el sitio web y en el servicio de alojamiento?

¿A quién pertenece el nombre de dominio del sitio web?

¿Quién aloja el sitio web?

Si el coverholder ofrece servicios web, ¿cómo se gestionan y mantienen?

¿Qué acuerdos de nivel de servicios existen?

Facilite detalles de cualquier plan de contingencias en marcha por si el sitio web fallara.

Comente cualquier cambio que haya tenido lugar en los últimos doce meses.
En los últimos doce meses, ¿cuánto tiempo de parada (en horas) ha sufrido la plataforma comercial por internet?
Facilite detalles de la cobertura de ciberliability que el coverholder tenga.
Facilite detalles de los ataques de piratería o modificaciones maliciosas a la web que se hayan producido y
detalles de las pruebas de penetración. Facilite suficiente detalles para concluir si el sitio es atacado con
regularidad.
Compruebe los procesos y la funcionalidad de la plataforma comercial por internet mediante el examen de
ejemplos de operaciones, pólizas y pagos así como de registros de auditoría y control.
Acredite cumplimiento de la legislación y normativa sobre marketing a distancia que sea de aplicación. Por
ejemplo, el sitio web debería contener:

Una Declaración de Elegibilidad

Una Cláusula de Protección de Datos

Una Política de Privacidad, Política sobre Cookies y unas Condiciones de Uso del sitio.

Un Resumen de la Póliza, que describa la información esencial sobre la cobertura disponible.

Si el formulario de Propuesta está online, en la que el consumidor acepta enviar la propuesta, se requerirá
una simple declaración de la aceptación del consumidor.
2
3
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.5
ANEXO CINCO – NEGOCIO ORIENTADO AL CONSUMIDOR
Además de las preguntas señaladas anteriormente en el ámbito de auditoria, se espera que el auditor compruebe y facilite pruebas
cuando sea oportuno, a menos que el managing agent le indique lo contrario.
Por ejemplo, mediante:
Revisión de expedientes, operaciones, registros y ejemplos.

Examinando lo que se ha documentado y comunicado.

Preguntando, por ejemplo, qué se habría hecho en un caso concreto.

Solicitando copias de documentos y ejemplos como pruebas si fuera oportuno.
Esperamos que los auditores realicen comentarios sobre las áreas que han comprobado y revisando a fin de que los managing agents
puedan adoptar las acciones apropiados.
4.5.1
Q158
Q159
Q160
Q161
Q162
Q163
Q164
Q165
Q166
4.5.2
Q167
Q168
4.5.3
Q169
Q170
Q171
Q172
Q173
Q174
Q175
Q176
Q177
Q178
Material promocional y de marketing
¿Se ha preparado algún material promocional o de marketing del producto (s) suscrito bajo esta binding authority?
Si la respuesta es “no”, vaya a la sección 4.5.2. Si la respuesta es si, conteste a todas las preguntas de la sección
4.5.1 primero.
Describa el proceso para asegurar que el material promocional y de marketing se dirige al público adecuado.
Compruebe y facilite pruebas de que se sigue el proceso para asegurar que el material promocional y de
marketing se dirige al público adecuado.
¿Cuenta el coverholder con un proceso para asegurar que las quejas relativas al material promocional se
supervisan y se transmiten a los suscriptores apropiadamente?
Describa el proceso para asegurar que las quejas relativas al material promocional se supervisan y se transmiten
a los suscriptores apropiadamente.
Compruebe y facilite pruebas de que se sigue el proceso para asegurar que las quejas relativas al material
promocional se supervisan y se transmiten a los suscriptores apropiadamente.
¿Se solicita aprobación de los suscriptores para todo el material promocional relativo al contrato de binding
authority?
¿Existen pruebas de tal remisión y correspondencia sobre este asunto en el expediente?
Compruebe y facilite pruebas de que se solicita y se archiva la aprobación de los suscriptores para todo el material
promocional relativo al contrato de binding authority.
Control del producto – en caso de que el coverholder desarrolle productos
Facilite detalles de los procedimientos de control del producto del coverholder. Incluya comentarios sobre:

¿Qué comunicación de información existe? Comente sobre los tipos, por ejemplo, marketing, ventas,
informes de cumplimiento normativo y frecuencia.

Personal encargado de este asunto.

Cualquier formación sobre control del producto.

Procedimientos y sign-offs existentes para cualquier producto nuevo o para cambios de importancia en los ya
existentes.

Cualquier cambio efectuado en los últimos doce meses.
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder comprende y cumple con la normativa local y en el Reino
Unido respecto al control del producto.
Distribución, idoneidad e información del producto
El negocio suscrito bajo esta binding authority, ¿es negocio orientado al consumidor solo o también incluye
negocio con empresas?
Aproximadamente, ¿qué porcentaje del negocio suscrito bajo esta binding authority es negocio orientado al
consumidor?
¿Cuál es el volumen estimado de riesgos de consumidores suscrito bajo esta binding authority?
Si el coverholder no usa condicionados standard sin modificaciones, ¿se remiten los condicionados sobre
consumidores a los suscriptores para su aprobación antes de la emisión a los clientes consumidores?
¿Se guardan en el expediente pruebas de tal remisión, aprobación por los suscriptores y correspondencia relativa
al uso de condicionados no standard?
Si el coverholder tiene autoridad para fijar términos o tasas, ¿qué proceso existe para revisar la idoneidad de tales
tasas para el consumidor o con qué frecuencia se hace?
Si se trata directamente con el cliente consumidor en cualquier momento del proceso de venta, ¿cuenta el
coverholder con algún proceso de mantenimiento de registros de la correspondencia con los clientes
consumidores?
Si se trata directamente con el cliente consumidor en cualquier momento del proceso de venta, describa el
proceso de mantenimiento de registros de la correspondencia con los clientes consumidores.
Si se trata directamente con el cliente consumidor en cualquier momento del proceso de venta, ¿qué información
guarda el coveholder?
¿Ofrece el coverholder incentivos al personal o esquemas de recompensa que pudieran estar en conflicto con los
intereses del consumidor?
2
4
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.5.3
Q179
Q180
4.5.4
Q181
Q182
Q183
Q184
4.5.5
Q185
Q186
Q187
Q188
Q189
4.5.6
Q190
Q191
Q192
4.5.7
Q193
4.5.8
Q194
Q195
Q196
Q197
Distribución, idoneidad e información del producto
Facilite detalles de cualquier incentivo al personal o esquemas de recompensa que puedan estar en conflicto con
los intereses del consumidor y cómo se gestionan.
Si el coverholder asesorara a los consumidores, ¿qué procedimientos tiene para asegurar que el asesoramiento
es el adecuado a las circunstancias específicas del consumidor? (por ejemplo, revisión de expedientes, formación
del personal y cuestionarios de satisfacción del cliente).
Acceso postventa
¿Cuenta el coverholder con un procedimiento en caso de que el cliente quisiera cancelar o modificar su póliza?
Describa el procedimiento del coverholder para la cancelación y/o modificación de pólizas.
El procedimiento del coverholder para la cancelación y/o modificación de pólizas, ¿implica alguna penalización,
complicaciones o burocracia excesiva o supone otras dificultades para el cliente?
Haga comentarios sobre el procedimiento del coverholder para la cancelación y/o modificación de pólizas, así
como sobre cualquier penalización, complicaciones o burocracia excesiva u otras dificultades para el consumidor
en relación con la posición del mercado local, como por ejemplo si hay requisitos locales para procesos concretos
y/o la posición regulatoria local sobre la conveniencia de las penalizaciones y si el coverholder cumple con ello.
Siniestros, en caso de que el coverholder tenga autoridad delegada para tramitar siniestros
Comente sobre los procesos existentes para asegurar que los siniestros se tramitan de forma oportuna y cómo
esto se supervisa e informa a los suscriptores.
¿Cuenta el coverholder con algún procedimiento para asegurar que el reclamante es informado regularmente
sobre el estado de su siniestro? Facilite detalles
Compruebe y facilite pruebas de que se sigue el procedimiento del coverholder para asegurar que el reclamante
es informado regularmente sobre el estado de su siniestro.
Si el coverholder tiene autoridad para rechazar siniestros, por favor comente cómo se registran y comunican a los
suscriptores los rechazos y las razones que los justifican.
Comente sobre si el coverholder identifica eficientemente las quejas recibidas durante la gestión del siniestro y las
tramita utilizando el procedimiento para quejas.
Quejas
Compruebe y facilite pruebas de que se cumple el proceso del coverholder para acusar recibo y tramitar quejas,
mediante la revisión de los registros de quejas.
Facilite detalles del proceso de coverholder para la identificación de cualquier problema recurrente o sistémico y
las medidas correctoras adoptadas.
Compruebe y facilite pruebas de que se han adoptado apropiadamente las medidas correctoras recomendadas
por los suscriptores.
Sólo para coverholders del Reino Unido
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder conoce el Lloyd’s Code for Underwriting Agents: UK Personal
Lines Claims & Complaints Handling’ (Market Bulletin Y4683) y si sus procedimientos están en línea con los
requerimientos descritos en el Código.
Trato leal de clientes (solo para coverholders en el Reino Unido)
Compruebe y facilite pruebas de que el coverholder cuenta con una política de Trato Leal de Clientes (TCF, siglas
en inglés) y de que está implantada en la empresa.
¿Emite y revisa el coverholder de manera regular información sobre gestión de TCF a fin de supervisor el
cumplimiento con arreglo a la normativa local sobre consumidores?
Facilite detalles de cómo se recoge la información sobre gestión de TCF y su proceso de revisión (esto puede
estar descrito en la política de TCF del coverholder).
Compruebe y facilite pruebas de cualquier acción regular o reciente que se haya adoptado en respuesta a
aspectos resaltados por la información sobre gestión de TCF.
2
5
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.6
ANEXO SEIS – LISTA DE COMPROBACIÓN DE CERTIFICADOS
La lista de comprobación presenta epígrafes genéricos y los managing agents y auditores deberán coordinarse antes de la auditoria
acerca de los campos específicos relativos a cada clase.
Compruebe y valide lo siguiente para cada certificado revisado si procede:
Q198
Q199
Q200
Q201
Q202
Q203
Q204
Q205
Q206
Q207
Q208
Q209
Q210
Q211
Referencia del Certificado:
Confirme que se usa el formato correcto de certificado.
Confirme si el formato se basa en un modelo LMA/NMA aprobado o si
es un certificado personalizado.
Confirme que los datos del coverholder (nombre y dirección) son
exactos y que reflejan los del slip; y que el certificado incluye la firma,
ya sea electrónica o de otro tipo, de alguna/s de las personas
identificadas en los apartados 3.1, 3.2. o 3.3 del schedule de la
binding authority.
Confirme que los nombres comerciales empleados han sido
registrados en Lloyd’s.
Confirme que todos los términos y condiciones de aplicación al
contrato de seguro se han adoptado por el coverholder, incluyendo:

Condicionados, exclusiones y límites pertinentes.

Máximo período de cobertura.

Límites de responsabilidad.

Período de seguro,

Franquicias o excesos, si proceden.
Confirme que todos los condicionados y cláusulas han sido
acordados por los suscriptores antes de la entrada en vigor de la
binding authority.
Confirme que los certificados incluyen la prima y cualquier otra
información relativa al coste del contrato de seguro que las leyes o
requisitos de aplicación requieran su desglose.
Confirme que está incluida la información sobre el procedimiento para
gestionar quejas surgidas con ocasión del contrato de seguro y para
su resolución.
Confirme que está incluida una cláusula de responsabilidad individual
(several liability) en la forma establecida en el schedule de la binding
authority.
Confirme que la relación del coverholder con Lloyd’s está
correctamente indicada. Confirme que se muestra correctamente la
security de Lloyd’s. Si se trata de un certificado conjunto o “combined
certificate” (certificado que comprende security de Lloyd’s y de noLloyd’s), compruebe que cumple las disposiciones del boletín Y4133
de Lloyd’s.
Confirme que el certificado incluye cualquier otra disposición requerida
por las leyes o normativas de la jurisdicción en la que se concluye el
contrato, del domicilio del asegurado o de cualquier otra jurisdicción
pertinente así como cualquier disposición que se requiera por el
representante o agente de la Society.
Confirme que el Unique Market Reference (UMR) aparece en el
certificado.
Confirme que el certificado incluye una cláusula de
ley/jurisdicción/demandas.
Confirme que el certificado cumple con la directrices de Lloyd’s sobre
el uso de la marca; es decir, cualquier uso el logo de Lloyd’s.
Si
No
2
6
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.7
ANEXO SIETE – cuestionario completo de siniestros
4.7
Q212
Q213
Q214
Q215
Q216
Q217
Q218
Q219
Q220
Q221
Q222
Q223
Q224
Q225
Q226
Q227
Q228
Q229
Q230
Q231
Q232
Q233
Q234
Q235
Q236
Q237
Q238
Q239
Q240
Q241
Q242
Anexo Siete – Cuestionario completo de siniestros
Facilite detalles del nombre completo y domicilio social de la entidad solicitante así como sobre cualquier nombre
comercial.
Facilite detalles sobre desde cuándo la entidad opera con su actual forma así como sobre la estructura de su
accionariado.
Facilite pruebas de cualquier plan de sucesión para empleados senior incluyendo una copia del plan de sucesión.
Haga comentarios sobre la experiencia y cualificación de los administradores y altos ejecutivos de la empresa
(incluyendo, pero no limitándose a cualquier responsable de control o “controller”).
Facilite detalles de cualquier cambio sustancial en el accionariado/puestos de alta dirección que haya tenido lugar
desde la última auditoria o en los últimos tres años (el período que sea más extenso). Facilite el CV de cualquier
nuevo alto ejecutivo que haya sido nombrado recientemente.
Facilite detalles de cualquier miembro de alta dirección que tenga un interés financiero en cualquier otra entidad
dentro del mundo del seguro. Identifique el interés y los procedimientos existentes para evitar conflictos de interés.
Facilite detalles y comente sobre la idoneidad de las disposiciones para identificar, resolver o gestionar conflictos
de interés. Facilite copia de cualquier documento relativo a estas disposiciones.
Facilite detalles del mayor cliente de la empresa y del porcentaje que supone en la facturación de la empresa.
Facilite detalles de cualquier publicidad de la empresa. Comente sobre cualquier referencia a Lloyd’s o a los
coverholders cuyos contratos sean gestionados. Facilite copias de cualquier documentación.
Facilite copias de cualquier certificado relativo a su seguro actual de E&O/Fidelidad. Confirme los detalles del
asegurador, límite y fecha de terminación de la cobertura.
Facilite detalles de cualquier renovación de la cobertura de E&O/Fidelidad que se haya rechazado por algún
asegurador en los últimos tres años. Si hubiera siniestros o notificaciones efectuadas a esas pólizas en los últimos
cinco años, facilite detalles.
Facilite detalles de las veces en las que la empresa ha sido objeto de investigación oficial por algún Departamento
de Seguro u otra entidad (Federal) o se ha visto involucrada en algún litigio ahora o en los últimos cinco años.
Facilite los links a la web de la empresa.
Facilite detalles de cómo la empresa cumple con las leyes de protección de datos que son de aplicación en su
territorio.
Facilite copia de las directrices de la empresa sobre gestión de litigios.
Facilite copia de los procedimientos de la empresa para la gestión de quejas.
Facilite cualquier documentación que acredite los procesos de gestión del riesgo, control interno y auditoria interna
de la empresa.
Facilite según proceda, copia de las licencias o autorizaciones reguladoras pertinentes.
Facilite una copia de las cuentas anuales más recientes.
Facilite una copia del plan de continuidad de negocio de la empresa.
Facilite detalles de la retribución del personal de la empresa; incluya comentarios sobre:

Pago de salarios.

Pagos de porcentajes de las cuentas que facturen.
Facilite detalles de los planes de negocio futuros de la empresa.
Facilite detalles de la estructura del departamento de siniestros de la empresa. Facilite un organigrama, si lo
hubiera.
Facilite detalles de la experiencia, cualificación y formación del personal de siniestros que actuarán en nombre de
los suscriptores.
Facilite detalles del promedio de volumen de casos por tramitador de siniestros sobre todos los contratos
gestionados por la empresa. Facilite detalles de cómo se supervisa y gestiona la carga de trabajo del personal.
Facilite detalles de cómo la empresa revisa el rendimiento de su personal. Incluya comentarios sobre:

Cualquier proceso de revisión anual.

Cualquier revisión del rendimiento del personal en relación con las descripciones de cada puesto y de los
objetivos marcados.

Si se llevan a cabo auditorías internas de siniestros.

Si se llevan a cabo revisiones por homólogos.
Facilite detalles de cualquier formación que se facilite sobre territorios que se desconozcan o con requisitos
legales o regulatorios cambiantes.
Facilite copia de la documentación que detalle los procedimientos y procesos internos del coverholder para la
gestión y acuerdo de siniestros. Indique quién en la empresa tiene acceso a esa documentación.
Facilite detalles de la comunicación de siniestros al managing agent. Incluya comentarios sobre:

Cómo y cuándo se comunican los siniestros.

Si se emite un borderaux o se comunican las transacciones de siniestros.
Facilite detalles de las políticas y procedimientos existentes para controlar que las reservas son exactas y
oportunas (30/90 días). Facilite una copia de la filosofía de la empresa sobre las reservas.
Facilite detalles de cómo se conservan los expedientes de siniestros. Incluya comentarios sobre:

Cómo se registran y actualizan.

Cómo se revisan y actualizan.

Cómo se conservan.
2
7
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.7
Q243
Q244
Q245
Q246
Q247
Q248
Q249
Q250
Q251
Q252
Q253
Q254
Q255
Q256
Q257
Q258
Q259
Q260
Q261
Q262
Q263
Anexo Siete – Cuestionario completo de siniestros
Facilite detalles de los procedimientos existentes cuando se identifica un asunto que coloca un siniestro fuera de
la cobertura, reserva o autoridad de pago de siniestros de la empresa.
Facilite detalles de cualquier procedimiento documentado que anime el ajuste proactivo de siniestros.
Cuando proceda, facilite detalles de cualquier plan de gestión de siniestros catastróficos que exista. Facilite una
copia.
Explique cómo la empresa planificaría contactar con el coverholder tras un siniestro.
Facilite detalles de cualquier informe de siniestros CIB/ISO/PILR (siglas en inglés) que la empresa obtenga
regularmente.
Facilite detalles de cómo se seleccionan los peritos. Comente sobre:

Si los peritos se seleccionan de un panel ya aprobado.

¿Cómo se supervisan los paneles?

Facilite una copia de los detalles de cualquier panel.
Facilite detalles de los acuerdos de contratación existentes para expertos. Incluya comentarios sobre:

Frecuencia de la comunicación de información.

Escala de honorarios.

Directrices de facturación.

Facilite copia de los acuerdos de contratación estándar del coverholder.
Facilite detalles de los criterios empleados para supervisor la actuación del experto.
Confirme los procedimientos existentes sobre el conjunto de franquicias.
Facilite detalles de cómo la empresa controla el seguimiento de las subrogaciones y los derechos de salvamento
para maximizar los recobros del suscriptor.
Describa la política del coverholder de retención de expedientes y confirme que cumple con cualquier plazo de
prescripción de aplicación en el territorio de la empresa.
Facilite detalles y copias de cualquier enfoque y filosofía documentada sobre el trato leal de clientes (sólo para
negocio en Reino Unido).
Facilite detalles de los sistemas, electrónicos o de cualquier tipo, que se empleen en el ajuste / registro de
siniestros.
Facilite detalles de cualquier problema en los sistemas durante el último año que haya provocado una parada de
más de medio día.
Facilite detalles de los back ups del sistema.
Facilite detalles de cualquier situación en la que el cliente acceda a archivos electrónicos vía una web segura.
Comente sobre el mantenimiento del sistema y si depende de un archivo en papel.
Facilite detalles y copias de los planes de continuidad de negocio de la empresa.
Facilite detalles de la información facilitada a los tramitadores de siniestros sobre la binding authority. Incluya
comentarios sobre:

Si los tramitadores de siniestros son informados de la autoridad para gestionar siniestros que ostenta el
coverholder.

Si se recuerda a los tramitadores de siniestros que sean conscientes de la necesidad de asesorar a los
suscriptores sobre cualquier infracción de los términos de la binding authority que pueda detectarse.
Confirme que se mantienen las cuentas bancarias para los suscriptores
Confirme y facilite copia de los procedimientos existentes para la gestión de fondos de siniestros, incluyendo:

Segregación de los Fondos de Siniestros de las cuentas operativas de la empresa.

Proceso para emisión de cheques.

Quién tiene autoridad para autorizar pagos del Fondo de Siniestros.

Número de firmas necesarias para pagos.

Reconciliación de los estados bancarios relativos a los Fondos de Siniestros.
Facilite copia de los procedimientos de la empresa para la prevención del blanqueo de capitales, la corrupción y
sanciones.
2
8
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.8
ANEXO OCHO. CUESTIONARIO abreviado DE SINIESTROS
Nota. Las preguntas están repetidas de algunas de las del cuestionario largo anterior. Por ello se repiten los números de las preguntas.
4.9
Q212
Q213
Q215
Q216
Q217
Q221
Q222
Q223
Q225
Q226
Q227
Q229
Q230
Q231
Q234
Q236
Q239
Q241
Q245
Q246
Q248
Q249
Q253
Q261
Q262
Q263
Anexo Ocho – Cuestionario abreviado de siniestros
Facilite detalles del nombre completo y domicilio social de la entidad solicitante así como sobre cualquier nombre
comercial.
Facilite detalles sobre desde cuándo la entidad opera con su actual forma así como sobre la estructura de su
accionariado
Haga comentarios sobre la experiencia y cualificación de los administradores y altos ejecutivos de la empresa
(incluyendo, pero no limitándose a cualquier responsable de control o “controller”).
Facilite detalles de cualquier cambio sustancial en el accionariado/puestos de alta dirección que haya tenido lugar
desde la última auditoria o en los últimos tres años (el período que sea más extenso). Facilite el CV de cualquier
nuevo alto ejecutivo que haya sido nombrado recientemente.
Facilite detalles de cualquier miembro de alta dirección que tenga un interés financiero en cualquier otra entidad
dentro del mundo del seguro. Identifique el interés y los procedimientos existentes para evitar conflictos de interés.
Facilite copias de cualquier certificado relativo a su seguro actual de E&O/Fidelidad. Confirme los detalles del
asegurador, límite y fecha de terminación de la cobertura.
Facilite detalles de cualquier renovación de la cobertura de E&O/Fidelidad que se haya rechazado por algún
asegurador en los últimos tres años. Si hubiera siniestros o notificaciones efectuadas a esas pólizas en los últimos
cinco años, facilite detalles.
Facilite detalles de las veces en las que la empresa ha sido objeto de investigación oficial por algún Departamento
de Seguro u otra entidad (Federal) o se ha visto involucrada en algún litigio ahora o en los últimos cinco años.
Facilite detalles de cómo la empresa cumple con las leyes de protección de datos que son de aplicación en su
territorio.
Facilite copia de las directrices de la empresa sobre gestión de litigios.
Facilite copia de los procedimientos de la empresa para la gestión de quejas.
Facilite según proceda, copia de las licencias o autorizaciones reguladoras pertinentes.
Facilite una copia de las cuentas anuales más recientes
Facilite una copia del plan de continuidad de negocio de la empresa.
Facilite detalles de la estructura del departamento de siniestros de la empresa. Facilite un organigrama, si lo
hubiera.
Facilite detalles del promedio de volumen de casos por tramitador de siniestros sobre todos los contratos
gestionados por la empresa. Facilite detalles de cómo se supervisa y gestiona la carga de trabajo del personal.
Facilite copia de la documentación que detalle los procedimientos y procesos internos del coverholder para la
gestión y acuerdo de siniestros. Indique quién en la empresa tiene acceso a esa documentación.
Facilite detalles de las políticas y procedimientos existentes para controlar que las reservas son exactas y
oportunas (30/90 días). Facilite una copia de la filosofía de la empresa sobre las reservas.
Cuando proceda, facilite detalles de cualquier plan de gestión de siniestros catastróficos que exista. Facilite una
copia.
Explique cómo la empresa planificaría contactar con el coverholder tras un siniestro.
Facilite detalles de cómo se seleccionan los peritos. Comente sobre:

Si los peritos se seleccionan de un panel ya aprobado.

¿Cómo se supervisan los paneles?

Facilite una copia de los detalles de cualquier panel
Facilite detalles de los acuerdos de contratación existentes para expertos. Incluya comentarios sobre:

Frecuencia de la comunicación de información.

Escala de honorarios.

Directrices de facturación.

Facilite copia de los acuerdos de contratación estándar del coverholder.
Describa la política del coverholder de retención de expedientes y confirme que cumple con cualquier plazo de
prescripción de aplicación en el territorio de la empresa.
Confirme que se mantienen las cuentas bancarias para los suscriptores
Confirme y facilite copia de los procedimientos existentes para la gestión de fondos de siniestros, incluyendo:

Segregación de los Fondos de Siniestros de las cuentas operativas de la empresa.

Proceso para emisión de cheques.

Quién tiene autoridad para autorizar pagos del Fondo de Siniestros.

Número de firmas necesarias para pagos.
Reconciliación de los estados bancarios relativos a los Fondos de Siniestros.
Facilite copia de los procedimientos de la empresa para la prevención del blanqueo de capitales, la corrupción y
sanciones.
2
9
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.9
ANEXO NUEVE – LISTA DE COMPROBACIÓN DE AUDITORIA DE EXPEDIENTES DE SINIESTROS
Compruebe y valide lo siguiente para cada expediente revisado cuando proceda:
A incluir:
Pregunta
Q264
Q265
Q266
Q267
Q268
Q269
Q270
Q271
Q272
Q273
Q274
Q275
Q276
Q277
Q278
S/N
Comentarios
Confirme que la póliza se emite conforme a los términos del
contenido delcontrato de binding authority.
Confirme que la valoración de la cobertura, liquidaciones y pagos
de honorarios/ gastos está conforme con los términos de la póliza.
Confirme que la respuesta a un aviso de siniestro y los informes
posteriores son puntuales y que las liquidaciones se ordenan una
vez establecida la cobertura y las cantidades a pagar.
Cuando se haya nombrado perito, confirme que:

La instrucción fue objeto de acuerdo escrito.

Se han comunicado al perito instrucciones y objetivos claros.

Demuestre que se chequearon las facturas y se aprobaron
antes de ser pagadas.
Reservas:

Confirme que las reservas que constan en el sistema del
coverholder son exactas y basadas en la información existente
en el expediente.

Confirme si se constituyeron dentro de los 30 días tras la
recepción del informe fijando las reservas o si se revaloraron
dentro de los 30 días al recibo de información adicional con
influencia sobre la reserva.

Si se han nombrado peritos, confirme que las reservas para
ese gasto se fijan con anterioridad a la realización del trabajo y
que tales reservas para ese gasto fueron adecuadas.

Confirme que las reservas se revisan y/o modifican dentro de
los últimos 180 días.
Confirme que los pagos se acuerdan por una persona autorizada
de acuerdo con los niveles internos de autoridad y los términos del
contenido del contrato de binding authority.
Confirme que se llevan a cabo todas las líneas de subrogación en
el momento oportuno.
Confirme que se han comunicado todos los siniestros tramitados
que deberían haber sido comunicados a los suscriptores como
fuera de los términos dela autoridad de resolución.
Confirme que no se han efectuado pagos que excedan de la
autoridad del coverholder tal y como se establece en el contrato de
binding authority.
Confirme que la información en el expediente de siniestro es
coherente con lo comunicado en los borderaux de siniestros,
informes y/o operaciones más recientes.
Confirme que el expediente está completo y que se han
documentado las decisiones e instrucciones del tramitador de
siniestros.
Confirme que existe una agenda para la gestión proactiva de
expedientes de siniestros y que se usa de manera eficaz.
Fondos de siniestros:

Confirme que las peticiones de fondos de siniestros son
razonables a la vista del historial de siniestros.

Confirme que los fondos de siniestros se recaudan de acuerdo
con la fórmula establecida en la binding authority, si la hubiera.

Demuestre cómo se identifican y devuelven a los suscritores
cualquier fondo de siniestros en exceso de la cantidad
requerida.
Valide que el expediente de siniestro muestra una apropiada
comunicación con el asegurado y/o sus representantes, incluso
explicando al asegurado los pasos en la investigación / progreso
del siniestro.
Valide que se cumple con cualquier plazo regulatorio local en
ciertas jurisdicciones, por ejemplo en EEUU.
3
0
Ámbito de las auditorias de coverholders v2. preguntas
4.10 ANEXO DIEZ – CONTABILIDAD TRANSACCIONAL
Póliza #
Tipo Oper.
Número Oper.
Entrada vigor
póliza/ fecha
efectiva
Fecha
emisión
Póliza
Fecha registro
Antes de
entrada vigor
Valor
Registrado
Fecha
recepción
ingresos
X días desde
entrada vigor
3
1
Fecha
comunicación
asunto (envío) a
suscriptores
Fecha pago
a
Suscriptores
Y días
desde
entrada
vigor
Valor
pagado a
Suscriptores
Fallo? (S/N)