Copia Controlada No - La Venta - Instituto Tecnológico Superior de

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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE
VILLA LA VENTA, HUIMANGUILLO
REVISIÓN N°. 00
AÑO
2007
MES
07
DÍA
13
PROCEDIMIENTO DE PAGOS Y COBROS DE
SERVICIOS ESCOLARES
(P-CYF-01)
I. OBJETIVO
Contar con una metodología para proporcionar la atención a todos los alumnos del Instituto Tecnológico
Superior de Villa La Venta, en la realización de diversos pagos requeridos.
II. ALCANCE
Aplica en el pago de fichas, inscripción, reinscripción, exámenes ( Extraordinarios, especiales o globales),
cursos de verano e ingles, constancias de estudios, reposición de credenciales, certificados incompletos y
revalidación de estudios por los alumnos del Instituto Tecnológico Superior de Villa la Venta
III. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS O DOCUMENTOS DEL SISTEMA
Código
Documentos
P-JSE-03
P-JSE-04
Procedimiento para Inscripción
Procedimiento para Reinscripción
IV. POLÍTICAS
1. Todos los cobros se realizarán únicamente por personal adscrito al Departamento de Contabilidad y
Finanzas.
2. Los recibos de ingresos deberán de cumplir con los requisitos fiscales que marca la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público.
3. Los pagos correspondientes a: fichas, inscripciones, reinscripciones, exámenes especiales, exámenes
extraordinarios, exámenes globales y cursos de verano, se deberán de efectuar conforme a las fechas
estipuladas por el Departamento de Servicios Escolares; los pagos por convalidaciones y equivalencias
de estudios, certificados incompletos, reposición de credenciales, y constancias de estudio podrán
realizarse en cualquier fecha laborable. En el caso del pago de los curso de ingles se deberán efectuar
a las fechas estipuladas por la Coordinación del Centro de idiomas.
4. Para realizar el pago se deberá de cumplir con los requisitos estipulados.
5. El horario de pagos esta comprendido de las 08:00 a las 17:00 horas, de lunes a viernes.
PUESTO
FECHA
NOMBRE
Y FIRMA
ELABORÓ:
Jefe de Contabilidad y
Finanzas
06 de Julio de 2007
REVISÓ CONTENIDO:
Jefe de Contabilidad y
Finanzas
06 de Julio de 2007
REVISÓ FORMA:
Representante de la
Dirección
11 de Julio de 2007
AUTORIZÓ:
13 de Julio de 2007
L.C. Natalia Magaña
Barrera
L.C. Natalia Magaña
Barrera
Ing. Héctor García Juárez
M en A.. Fernando Yrys
Hernández
Director
F-CAL-02
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VILLA LA VENTA, HUIMANGUILLO
REVISIÓN N°. 00
AÑO
2007
MES
07
DÍA
13
PROCEDIMIENTO DE PAGOS Y COBROS DE
SERVICIOS ESCOLARES
(P-CYF-01)
V. DIAGRAMA DE PROCESO:
Alumno
Jefe Depto. Contabilidad y
Finanzas
Jefe Depto. de
Servicios
Escolares
Subdirector
Académico
Entrada
1
Solicita en ventanilla
realizar pago
Revisa documentación
requerida para efectuar
tramite de cobro
2
No
¿Cumple?
Si
Se elabora el recibo de
ingresos y se efectúa el
cobro correspondiente
entrega copias y archiva
3
4
Recibe 2 copias del
comprobante del pago uno
para su resguardo y otra
para entrega a servicios
escolares
5
Recibe copia del
comprobante del
pago para
incorporarlo en el
expediente del
alumno
En caso de examen
extraordinario recibe
listado de alumnos
que realizaron el pago
y entrega a los
docentes
Termina
F-CAL-03
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REVISIÓN N°. 00
AÑO
2007
MES
07
DÍA
13
PROCEDIMIENTO DE PAGOS Y COBROS DE
SERVICIOS ESCOLARES
(P-CYF-01)
VI. RESPONSABILIDADES:
Responsable
Secuencia
Alumno
1
Jefe Depto.
Contabilidad y
Finanzas
2
Actividades
Solicita en ventanilla realizar el pago correspondiente según se
requiera.
Revisa la documentación requerida para efectuar tramite de cobro, de
acuerdo a lo siguiente:
1.- Pago de Ficha.- Presentar el formato de preficha (F-JSE-01) y el
de revisión de documentos para ficha (F-JSE-02)
2.- Pago de Inscripción.- Solicitud de inscripción sellada por la
Jefatura de Servicios Escolares (F-JSE-13).
3.- Pago de Reinscripción.- Presentar Boleta de calificación (F-JSE06)
4.- Para la realización de los demás tramites, el estudiante deberá de
presentar su credencial o constancia para verificar su matricula.
Si cumple se elabora el recibo de ingresos F-CYF-01.
No cumple, se devuelve la documentación al alumno y se le explica el
motivo por el cual no es posible efectuar el cobro.
Jefe Depto.
Contabilidad y
Finanzas
3
Alumno
Jefe Depto de
Servicios Escolares
Se elabora el recibo de ingresos (F-CYF-01), se efectúa el cobro
correspondiente, se entregan 2 copia del recibo de ingresos como
comprobante de pago al alumno (copia para resguardo del alumno y
otra copia para ser entregada a la Jefatura de Servicios Escolares)
4
Recibe 2 copia del recibo de ingresos como comprobante de pago,
una copia para su resguardo y entrega una copia a la Jefatura de
Servicios Escolares.
5
Recibe copia del comprobante del pago para incorporarlo en el
expediente del alumno
En el caso del pago de examen extraordinario, el alumno entrega la
copia correspondiente a servicios escolares en donde se sella el
comprobante del alumno, posteriormente servicios escolares emite un
listado de los alumnos que realizaron su pago y que tienen derecho a
examen extraordinario y posteriormente envía a Subdirección
Académica para su entrega al docente
Subdirector
Académico
En caso de Examen extraordinario, recibe listado de alumnos que
pagaron examen extraordinario y entrega a docentes
F-CAL-03
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AÑO
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07
DÍA
13
PROCEDIMIENTO DE PAGOS Y COBROS DE
SERVICIOS ESCOLARES
(P-CYF-01)
VII.- CONTROL DE REGISTROS
Código
F-CYF-01
Nombre
Retención
Almacenaje
Disposición final
Un año
Jefe Depto.
Contabilidad y
Finanzas
Archivo muerto
Recibo de ingresos
VIII.- CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
N/A
Revisión
N/A
Descripción
N/A
IX.- LISTA DE DISTRIBUCIÓN
AREA RESPONSABLE
Director General
Subdirector Académica
Jefe de División de Planeación y Vinculación
Jefe de Servicios Escolares
Jefe de Extensión y Difusión
Jefe de Servicios Generales
Jefa de Contabilidad y Finanzas
Jefe del Centro de Desarrollo de Tecnologías de la
Información y Comunicación
Departamento Jurídico
Jefe de Vinculación
Jefes o Coordinadores de Carrera
Jefe De Desarrollo Académico.
No. DE COPIA
CONTROLADA
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
X.- ANEXOS
F-CYF-01 Recibo de ingresos.
F-CAL-03