M A T E R I A
ISO 14001
Sistema de Gestión
Ambiental
Sistema de
Gestión Ambiental
T E M A
Control de la
Documentación
en un SGA
ISO 14001:2015 · Ciclo PHVA · Información Documentada
Gestión Ambiental Empresarial · 2025
CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN
Control de la Documentación en un SGA — ISO 14001
01
03
05
07
Definición
02
Características
Qué es y finalidad del control documental en el SGA
Sistemático, trazable, seguro, accesible y normativo
Estructura Temática
Conceptos Clave
04
8 secciones del sistema de control documental
Documento, registro, versión, trazabilidad, auditoría
Metodología PHVA
Pasos ISO 14001
06
6 fases de diseño e implementación documental
12 pasos para implementación conforme a la norma
Ejemplo Práctico
Conclusión
Procedimiento de control de documentos del SGA
08
Importancia estratégica del control documental
01
Definición del Control de la Documentación
¿Qué es y cuál es su finalidad dentro del SGA?
Definición:
Conjunto de procesos, políticas y mecanismos mediante los cuales una organización gestiona la creación, revisión, aprobación,
distribución, acceso, almacenamiento, protección y actualización de todos los documentos relacionados con su sistema ambiental.
Vigencia
Trazabilidad
ISO 14001
Mejora Continua
Garantiza que la información
sea adecuada, vigente y
confiable, evitando el uso de
versiones obsoletas.
Facilita la trazabilidad de la
información y respalda la toma
de decisiones basada en
evidencia.
El control documental es un
requisito esencial de la norma
que asegura la integridad del
SGA.
Permite mantener coherencia,
comunicación interna efectiva y
fortalecer la mejora continua
del sistema.
02
Características del Control Documental
Principios que garantizan su efectividad
Sistemático
Trazable
Controlado
Accesible
Basado en procesos
definidos y estructurados
que aplican a toda la
organización.
Permite identificar versiones,
cambios y el historial
completo de cada
documento.
Incluye revisiones y
aprobaciones formales antes
de su distribución y uso.
Disponible para quienes lo
requieren, según sus roles y
responsabilidades.
Seguro
Actualizable
Cumplimiento
Normativo
Integrado
Protege la información
contra pérdida, alteración o
acceso no autorizado.
Permite modificaciones
controladas, asegurando
siempre la versión más
reciente.
Alineado con los requisitos
legales y de la ISO
14001:2015.
Aplica a todos los
documentos del SGA sin
excepción, de forma
transversal.
03
Estructura Temática del Control Documental
8 componentes del sistema alineados con ISO 14001
1
3
5
7
Política de Control Documental
Lineamientos generales · Objetivos del control
documental
Elaboración y Aprobación
Responsables de creación · Proceso de revisión y
autorización
Control de Versiones
Registro de cambios · Historial de revisiones
Control de Documentos Externos
Normas, leyes y reglamentos aplicables al SGA
2
4
6
8
Identificación de Documentos
Tipos (manuales, procedimientos, instructivos, registros) ·
Codificación
Distribución y Acceso
Medios de difusión · Control de copias y acceso por roles
Almacenamiento y Conservación
Medios físicos o digitales · Tiempos de retención
Eliminación / Disposición Final
Procedimiento para documentos obsoletos
04
Conceptos Clave del Control Documental
Terminología esencial del sistema
ID
Información
Documentada
Datos y su soporte que
deben ser controlados y
gestionados dentro del SGA.
CC
Control de Cambios
Proceso formal para
modificar, actualizar o
reemplazar documentos del
SGA.
DOC
Documento
Información que describe
procesos, actividades o
requisitos del sistema
ambiental.
TD
Trazabilidad
Documental
Capacidad de seguir el
historial completo de un
documento a lo largo del
tiempo.
REG
Registro
Evidencia objetiva de
resultados obtenidos en la
operación del SGA.
OBS
Documento Obsoleto
Documento reemplazado o
que ya no es válido; debe
retirarse y archivarse o
eliminarse.
VER
Versión
Estado actualizado de un
documento en un momento
determinado.
AD
Auditoría
Documental
Revisión sistemática del
cumplimiento del sistema de
control de la documentación.
05
Metodología para el Diseño del Control Documental
Ciclo PHVA — 6 fases de implementación
PLANEAR
PLANEAR
HACER
Fase 1 — Diagnóstico
Fase 2 — Planificación
Fase 3 — Diseño del Sistema
•
Evaluar documentos existentes
•
Definir política documental
•
Crear formatos y codificación
•
Identificar deficiencias en control
•
Establecer estructura de control
•
Definir flujos de aprobación
HACER
VERIFICAR
ACTUAR
Fase 4 — Implementación
Fase 5 — Evaluación
Fase 6 — Mejora Continua
•
Realizar auditorías documentales
•
Actualizar procedimientos
•
Verificar cumplimiento de la
norma
•
Optimizar el sistema documental
•
Digitalizar o centralizar
documentos
•
Capacitar al personal
06
Pasos para la Implementación — ISO 14001
12 pasos para un control documental efectivo
01
Identificar la información documentada necesaria
02
Definir criterios de elaboración y control
03
Establecer responsables de documentos
04
Implementar sistema de codificación
05
Definir proceso de revisión y aprobación
06
Controlar distribución y acceso
07
Gestionar versiones y cambios
08
Asegurar almacenamiento y protección
09
Controlar documentos externos
10
Eliminar documentos obsoletos
11
Capacitar al personal
12
Evaluar y mejorar continuamente
07
Ejemplo Práctico
Procedimiento de Control de Documentos del SGA
Objetivo: Asegurar que todos los documentos del SGA estén actualizados y controlados
Responsable: Área de Gestión Ambiental
01
03
05
Elaborar documento
Crear con código único siguiendo la nomenclatura establecida
en la política documental.
Publicar en sistema
Cargar en el sistema digital o repositorio central de documentos
del SGA.
Actualizar versiones
Registrar cambios y actualizar la versión cuando sea necesario
por cambios normativos u operativos.
07
02
04
06
Revisar y aprobar
Validar por el responsable autorizado antes de su publicación y
distribución.
Controlar acceso
Asignar permisos de acceso según los roles y niveles de
responsabilidad.
Archivar versiones
Conservar versiones anteriores en archivo controlado por el
tiempo de retención definido.
Eliminar obsoletos
Retirar y eliminar documentos obsoletos conforme al
procedimiento de disposición final.
CONCLUSIÓN
El control de la documentación es un componente esencial del SGA que garantiza la integridad,
disponibilidad y confiabilidad de la información, consolidándose como pilar fundamental para la
gestión ambiental efectiva y sostenible.
Cumplimiento Normativo
Implementación conforme a ISO
14001 asegura la adherencia
regulatoria y reduce riesgos
legales para la organización.
Facilita Auditorías
Un sistema documental ordenado
y trazable es clave para superar
auditorías internas y externas con
éxito.
Eficiencia y Mejora
Contribuye a la eficiencia
organizacional, decisiones
informadas y fortalecimiento de
la mejora continua del SGA.
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