INFORME DE AUDITORIA INTERNA 2013 FINAL

Código: N01.01.F06
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE ITAGÜÍ
REPORTE DE AUDITORÍAS INTERNAS
Versión: 2.0
Fecha: 23/07/2013
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Verificar la conformidad de las disposiciones planificadas en los requisitos del
manual de especificaciones técnicas, su implementación y su mantenimiento de forma eficaz.
AUDITOR
LÍDER: Luz
Ángela González
Morales
ALCANCE DE LA AUDITORIA: Desarrollo del Macroproceso desde abril de 2013 a mayo de 2013.
MACROPROCESO
AUDITADO
PROCESO AUDITADO
FECHA DE
AUDITORÍA
RESPONSABL
E EN LA SE
FECHA DE ELABORACIÓN:
TOTAL
HALLAZGOS
NC
E02. DESARROLLAR Y MANTENER
RELACIONES CON EL CIUDADANO
10/07/2013
Luis Gómez
11/07/2013
Silvia Patricia
Quintero Franco
EQUIPO AUDITOR
O
E01. GESTIONAR SOLICITUDES Y
CORRESPONDENCIA
E. ATENCIÓN AL
CIUDADANO
CRITERIOS DE AUDITORIAS:(Leyes, Normas, ISO
9001,GP 1000., MECI, Política y Objetivos de
Calidad, Manual de Calidad, caracterización,
procedimientos y documentos asociados al
proceso, reglamentación vigente, procedimientos,
objetivo, alcance y criterios definidos)
RESULTADO DE
EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
AUDITOR INTERNO
5
Luz Jenny Villada. Elkin
Londoño. Luz Ángela
González Morales,
Guillermo León Restrepo
Ochoa. Marcela Suaza
30
2
Yuber Varela. Luz Ángela
González Morales,
Guillermo León Restrepo
Ochoa. Marcela Suaza
30
H01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE
PERSONAL
H02. SELECCIÓN E INDUCCIÓN DE
PERSONAL
H03. DESARROLLO DE PERSONAL
H. GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
H04. ADMINISTRACIÓN DE CARRERA
H05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL
H06. ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA
H07. ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE
VIDA
Código: N01.01.F06
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE ITAGÜÍ
REPORTE DE AUDITORÍAS INTERNAS
Versión: 2.0
Fecha: 23/07/2013
C01 ESTABLECER LAS DIRECTRICES,
CRITERIOS, PROCEDIMIENTOS Y
CRONOGRAMA PARA LA ORGANIZACIÓN Y
GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO
EDUCATIVO.
C02. PROYECTAR CUPOS
C GESTIÓN DE LA
COBERTURA DEL
SERVICIO EDUCATIVO
C03. SOLICITAR, RESERVAR Y ASIGNAR
CUPOS OFICIALES
25/07/2013
Beatriz Elena
Salazar
3
Silvia Patricia Quintero. Luz
Ángela González Morales,
Guillermo León Restrepo
Ochoa. Marcela Suaza
30
3
Luz Ángela González
Morales, Guillermo León
Restrepo Ochoa. Marcela
Suaza
30
C04. REGISTRAR MATRÍCULA DE CUPOS
OFICIALES
C05. HACER SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
DE MATRÍCULA
D GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL SERVICIO
EDUCATIVO EN
EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y
MEDIA
D01 GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN
EDUCATIVA
D02. GARANTIZAR EL MEJORAMIENTO
CONTÍNUO DE LOS ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS
Blanca Liriam
Ortíz vasco
DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS POR PROCESO AUDITADO
Se requiere actualizar todos los procedimientos del proceso haciendo énfais en los resultados, mecanismos de control y satisfacción del ciudadano, así
como una buena definición de objetivos y alcances.
Motivar a todas las áreas de la Secretaría, para que los funcionario hagan entrega de la encuesta de satisfacción a los ciudadanos
E. ATENCIÓN AL
CIUDADANO
Se requiere mayor compromiso por parte del Comité Directivo, en el sentido que éste se debe realizar mínimo una vez al mes, toda vez que la no realización
oportuna genera varios incumplimientos a los procedimientos del proceso. En el acta debe quedar como tema fijo la presentacion y análisis de los informes
del SAC, el resultado de la tabulacióh de las encuestas y el informe de calidad en los PQR. Adicionalmente, se debe evidenciar en las actas las accionesa
tomar como resultado del análisis de diferentes informes.
Se requiere mayor compromiso por parte de las operadoras del SAC, en la adherencia a los procedimientos.
En el informe presentado por el líder, denominado AVANCES EN EL SAC, no se presente el número de PQR sino las mejoras que se le hacen al proceso
Código: N01.01.F06
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE ITAGÜÍ
REPORTE DE AUDITORÍAS INTERNAS
Versión: 2.0
Fecha: 23/07/2013
H. GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
Se recomienda enviar comunicaciones a Modernización para revisar algunos ítems de la lista de chequeo, ya que no son coherentes con la realidad actual
del macroproceso.
Se recomienda verificar los reportes del módulo de evaluación del desempeño, ya que actualmente el sistema no arroja la correspondiente o la correcta
información del módulo
Como complemento a las evidencias presentadas, se recomienda reunir los contratos correspondientes a las estrategias implementadas sobre
acceso y permanencia
C GESTIÓN DE LA
La cobertura en la auditoría de matrícula es del 100%, no obstante se deber hacer un análisis más riguroso a los hallazgos de dichas auditorías
COBERTURA DEL
SERVICIO EDUCATIVO
Se recomienda profundizar en las causas encontradas como consecuencia del retiro de los alumnos en las Instituciones Educativas
D GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL SERVICIO
EDUCATIVO EN
EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y
MEDIA
Se recomienda socializar los resultados obtenidos de las pruebas SABER y de la prueba DISCOVERY en la página web para el conocimiento
de diferentes públicos que conforman la comunidad educativa.
Una vez los operadores Instruimos y EAFIT envíen la evaluación de las asistencias técnicas, se debe incluir en el análisis de la evaluación de
las asistencias técnicas.
Se recomienda escanear el Perfil Educativo y alojarlo en la página web de la Secretaría para el conocimiento de la comunidad educativa
CONCLUSIONES U OBSERVACIONES DE LAS AUDITORÍAS
No se realizó auditoría interna al macroproceso N Administración del Sistema de Gestión de la Calidad, ya que el mismo fue auditado en todos los procesos que estuvieron en el
alcance de la auditoría.
Se nota compromiso por parte de los líderes de procesos para el cumplimiento de los requisitos y por emprender acciones que incrementen la satisfacción de los ciudadanos.
No se evidenciaron hallazgos de no conformidad durante el ciclo de auditorías, un total de 13 oportunidades de mejora, estas serán implementadas por los líderes, una vez evaluada la
pertinenencia de las mismas.
Para profundizar en las conclusiones, se referencia el informe de auditoría por proceso.