Fundamentos de Contabilidad: El Proceso Contable

Fundamentos de Contabilidad
FUNDAMENTOS DE
CONTABILIDAD
Unidad 3. El proceso contable
Autora:
Cra. Rosa Cruz de Innocente
Revisado por:
Cra. Luciana Kuc
Cra. Sonia Sotelo
Fundamentos de Contabilidad
UNIDAD 3. EL PROCESO CONTABLE
Contenido
UNIDAD 3. El Proceso Contable
1
Etapas del proceso contable
3
1.1. La captación de datos. La documentación respaldatoria. Funciones. Su importancia dentro
del proceso contable. Control de los datos captados.
4
Captación de datos
4
La documentación respaldatoria
4
Comprobantes. Concepto
4
Funciones de los comprobantes en la contabilidad
5
Su importancia dentro del proceso contable.
5
Comprobantes de uso más común en una empresa
6
ORDEN DE COMPRA
6
FACTURA
7
NOTA DE DÉBITO
8
NOTA DE CRÉDITO
8
RESUMEN DE CUENTA
8
REMITO
9
ORDEN DE PAGO
9
NOTA DE CRÉDITO BANCARIA o TICKET/BOLETA DE DEPOSITO
9
RESUMEN DEL MOVIMIENTO BANCARIO
10
CHEQUE
10
CHEQUE COMUN
10
CHEQUE DE PAGO DIFERIDO
11
PAGARÉ
12
Control de los datos captados
14
1.2. Procesamiento de datos:
15
a) Análisis de los hechos económicos
15
b) Registración de los efectos de los hechos y operaciones.
15
b.1) Cuentas
16
Concepto
16
Partes que la integran
17
Convenciones contables para el uso de las cuentas
21
Clasificación de las cuentas
22
Unidad 3
Página 1 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Análisis de cuentas
26
Plan de cuentas. Concepto
28
b.2) Registros contables
28
Concepto
28
Clasificación
29
Libro Diario General
30
Libro Mayor General
31
b.3) Método de la partida doble.
32
Características y convenciones del método
32
1.3. Comunicación de la información contable. Balance de comprobación de saldos; concepto;
finalidad; periodicidad; técnicas para su confección.
33
Balance de comprobación de saldos de mayor general
33
Concepto
33
Finalidad
33
Periodicidad
34
Técnicas de confección
34
Saldos
35
Debe
35
Bibliografía
Unidad 3
37
Página 2 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Etapas del proceso contable.
La captación de datos. La documentación respaldatoria. Funciones. Su importancia dentro del
proceso contable. Control de los datos captados.
1.2. Procesamiento de datos.
a) Análisis de los hechos económicos.
b) Registración. Elementos empleados
b.1) Cuentas. Concepto. Partes que la integran. Clasificación: por la naturaleza o función del
objeto representado; por su contenido, por su extensión; por el carácter de sus saldos. Plan de
cuentas. Concepto.
b.2) Registros Contables. Concepto. Clasificación. Libro Diario. Libro Mayor.
b.3) Método de la partida doble. Características y convenciones del método.
c) Determinación de saldos.
1.3. Comunicación de la información contable. Balance de comprobación de saldos; concepto;
finalidad; periodicidad; técnicas para su confección.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
1. Entrada: es el momento en el que ciertos elementos permiten el arranque del proceso,
contablemente denominados: captación, en ella se recopilan datos que en la etapa siguiente
serán sometidos a una transformación que los convertirá en información útil para la toma de
decisiones. El elemento que permite el inicio es la documentación fuente.
2. Transformación: es el momento en el que se producen cambios a partir del mecanismo de
conversión de insumos en productos o resultados. Contablemente la denominamos:
procesamiento, y se logra cuando un hecho económico es traducido al lenguaje contable.
3. Salida, resultado o producto: es la finalidad por la cual se reunieron los elementos y se
relacionaron dentro del proceso. A través del producto se exporta el resultado hacia su medio
ambiente. Contablemente se denomina: comunicación o emisión de informes.
Veamos en detalle cada una de estas etapas:
Unidad 3
Página 3 de 38
Fundamentos de Contabilidad
1.1. La captación de datos. La documentación respaldatoria. Funciones. Su importancia
dentro del proceso contable. Control de los datos captados.
Captación de datos
Es la entrada o insumo. En esta etapa se captan datos de la documentación que tienen su origen
en Hechos económicos que provoquen variaciones patrimoniales (permutativas o modificativas)
y que sean objetivamente medibles.
Según Fowler Newton (2019) estos hechos pueden ser:
a.
Hechos resultantes de la interacción con terceros: transacciones u operaciones de
intercambio. Por ejemplo compra, ventas, pagos, cobranzas, liquidación de sueldos,
liquidación de impuestos, etc..
b.
Hechos internos de la empresa: provienen de situaciones en las que no interviene un
tercero. Por ejemplo, transformación de insumos, construcción de un bien de uso,
mantenimiento de maquinarias, consumo de bienes.
c.
Hechos del contexto, o externos a la empresa. Se originan fuera del ente y afectan su
patrimonio. Por ejemplo, modificación del tipo de cambio, tasas de interés bancarios,
aplicación de nuevos tributos.
La documentación respaldatoria
Existen elementos materiales que exteriorizan esas variaciones patrimoniales. Estos elementos
son los comprobantes y son la FUENTE DEL DATO. Estos pueden ser facturas, pagarés,
contrato social, recibos, Nota de Débitos, Nota de Créditos, etc.
¿De dónde capta las variaciones patrimoniales el
sistema de información contable?
De los comprobantes
Documentar una operación significa emitir un comprobante, es decir algún tipo de formulario
o elemento que indique las características y en su caso importe o valores involucrados en una
operación.
Comprobantes. Concepto
Son los elementos que ponen en evidencia las variaciones patrimoniales.
"Los comprobantes son la fuente de la registración, y en ellos constan con certeza y claridad los
hechos económicos que la contabilidad debe recoger y reflejar en sus libros".
Unidad 3
Página 4 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Son la constancia escrita de donde surgen los datos que la contabilidad procesa. Permiten
conservar la historia de las operaciones efectuadas. Son el punto de partida para realizar las
registraciones contables.
Todos los datos que la contabilidad procesa surgen de comprobantes o documentación
respaldatoria.
No todos los comprobantes dan origen a registraciones contables. Una Orden de compra por
ejemplo no es un comprobante registrable.
Los datos se captan de los comprobantes o documentación respaldatoria de hechos económicos
que provocan variaciones en el patrimonio del ente.
Funciones de los comprobantes en la contabilidad
●
Función contable:
Es el elemento de entrada al proceso (Fuente de dato) contable. Proporcionan datos que da
nacimiento al proceso y durante el proceso es el elemento respaldatorio de los registros e
informes contables elaborados.
Constituyen el respaldo de los registros, asientos o anotaciones contables, efectuados en los
libros correspondientes. Las anotaciones contables en los libros carecen de validez sin la
documentación fuente.
●
Función de control:
Permiten asignar, determinar y controlar la responsabilidad de las personas que intervienen en
las operaciones que respaldan.
Permiten y facilitan la realización de tareas control.
●
Función Legal:
Son la prueba documental de las relaciones existentes entre el ente y los terceros;
Sirven de base para el cálculo de las obligaciones impositivas y previsionales para con el Estado.
Su importancia dentro del proceso contable.
● Ponen en evidencia la existencia de variaciones patrimoniales, objetivamente medibles
producidas por los hechos económicos.
● Son las constancias escritas, de donde surgen los datos (resultantes de operaciones con
terceros, de hechos internos o de hechos del contexto) que la Contabilidad procesa;
● Es también un elemento de archivo que permite conservar la “historia” de las operaciones
efectuadas;
● Son el punto de partida para realizar las registraciones contables.
EMISIÓN, DISEÑO Y CONTENIDO
Unidad 3
Página 5 de 38
Fundamentos de Contabilidad
En cuanto a la emisión, diseño, tamaño formato y contenido de los comprobantes, existen
disposiciones legales e impositivas que establecen requisitos mínimos que ellos deben observar
a saber:
1.
Ley de contrato de trabajo. Establece el contenido mínimo de los recibos de pago de
remuneraciones al personal en relación de dependencia.
2.
Leyes que crean papeles de comercio. Como PAGARÉ, LETRA DE CAMBIO, CHEQUE,
también establecen contenidos mínimos.
3.
Resolución General Nº 1415/03 denominada “Procedimiento, Régimen de emisión de
comprobantes, registración de operaciones e información….” dictada por la
Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), para facturas, recibos y documentos
equivalente.
ARCHIVO Y CONSERVACIÓN
El Código Civil y Comercial de la Nación1 establece la obligatoriedad de conservar la
documentación respaldatoria durante 10 años contados desde su fecha de emisión. Este es
el tiempo mínimo, ya que cuando se trata de comprobantes que acreditan la adquisición de
activos de carácter permanente, tales como inmuebles o rodados deben conservarse mientras
dichos bienes integren el patrimonio de la empresa.
Comprobantes de uso más común en una empresa
ORDEN DE COMPRA
También llamada nota de pedido. Es el comprobante a través del cual una persona (organización
–Empresa-) formula un pedido a un comerciante en el que se detallan los bienes o servicios que
desea adquirir, indicando unidad, cantidad, precio unitario, las condiciones de pago de la
operación (contado crédito o documentada) y la forma de entrega y el plazo.
Este documento se extiende por duplicado, o en mayor número de ejemplares conforme las
necesidades de la organización. El original se remite al proveedor y el duplicado queda en poder
del comprador para verificar la ejecución de la compra y el control de los respectivos bienes.
La Orden de Compra contiene:
a.
Fecha de emisión y número de orden preimpreso. (Facilita el control).
b.
Nombre y domicilio del comprador y del proveedor.
c.
Forma y lugar de entrega de los bienes. Y plazo.
d.
Condiciones de pago.
e.
Firma del comprador o persona autorizada.
Habitualmente suele estar precedida de pedidos de cotización a proveedores. Es un documento
interno de uso externo, no registrable, pero es documentación vinculada a una compra.
1
Art 328. Inc c) Código Civil y Comercial de la Nación
Unidad 3
Página 6 de 38
Fundamentos de Contabilidad
FACTURA
Es la documentación respaldatoria de una operación de compraventa de cosas muebles o de
prestación de servicios. En ella se establece el importe total que el comprador debe pagar al
vendedor como contraprestación.
La factura detalla los bienes o servicios vendidos, los precios unitarios y totales y contiene los
datos indispensables requeridos por disposiciones de la Administración federal de Ingresos
Públicos (AFIP).
La factura debe contener:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Nombre y apellido o denominación social del vendedor y del cliente
Domicilio comercial del vendedor y del cliente
Fecha de emisión.
Numeración (12 dígitos).
Número de CUIT (Clave única de identificación tributaria) del vendedor y del cliente.
Condición del emisor frente al IVA (Responsable Inscripto, Exento, Monotributista, no
alcanzado).
Tipo de documento y ejemplar (Original, duplicado, triplicado.)
Fecha de inicio de actividades.
Datos de la condición de IVA del cliente.
Descripción de la mercadería y/o servicios.
Cantidad, precio unitario, precio total.
Datos de la imprenta.
Estos requisitos que rigen para la factura rigen para todo documento equivalente (Recibos).
¿Cuál es la IMPORTANCIA de las facturas?
Las facturas constituyen:
●
●
la base de la registración de las ventas y/o compras;
una relación de carácter jurídico entre comprador y vendedor.
Facturas emitidas por las EMPRESAS.
En función de la condición que reviste el ente emisor ante el Impuesto al Valor Agregado (IVA)
será el tipo de factura a emitir. El duplicado queda en la empresa.
Veamos una a una las diferentes situaciones del emisor ante el IVA:
1.
Responsable Inscripto
a.
2
Emite factura tipo A (Si el cliente es Responsable Inscripto o Monotributista, discrimina
el IVA 21%2).
AFIP Ley 20631 de Impuesto al Valor Agregado. Art 39. (21/04/21)
Unidad 3
Página 7 de 38
Fundamentos de Contabilidad
b.
2.
Emite factura tipo B (Si el cliente es IVA exento, no alcanzado o consumidor final y no
discrimina el IVA).
Exentos, No alcanzados y Monotributistas
a.
Emite factura tipo C cualquiera sea la condición de su cliente ante al IVA y no discrimina
IVA.
NOTA DE DÉBITO
Es el comprobante registrable que el acreedor envía a un cliente para comunicarle y dejar
constancia, que ha cargado en su cuenta un importe determinado, aumentando el saldo que le
adeuda. Generalmente se origina en los siguientes motivos:
●
●
●
Error de facturación (se facturó de menos).
Atrasos en los pagos (se liquidan intereses).
Conceptos a cargo del comprador no facturados (por ej. fletes).
¿Cuáles son los REQUISITOS que debe contener?
●
●
●
●
●
●
●
Nombre o razón social del emisor.
Lugar y fecha de emisión.
Numeración consecutiva y progresiva
Nombre y domicilio de la persona a cuyo cargo se emite.
Detalle del motivo por el cual se extiende.
Referencia a la factura en su caso.
Importe que se debita, con las discriminaciones impositivas que correspondan.
NOTA DE CRÉDITO
Es el comprobante inverso al anterior. Registrable, el acreedor la envía a un cliente para
comunicarle que ha reducido el saldo de su cuenta generalmente, por alguno de los siguientes
motivos:
●
●
●
Error de facturación (se facturó de más).
Devolución de mercaderías.
Bonificaciones acordadas.
Tanto la Nota de Crédito como la Nota de Débito deben reunir los mismos requisitos establecidos
por la Resolución General RG 1415/03. Anexo II. A. y B, para los comprobantes equivalentes a
la factura.
RESUMEN DE CUENTA
Es el comprobante que envía una empresa a un cliente detallando los movimientos, por distintos
conceptos, operados en su cuenta durante un período y el saldo existente a la fecha de emisión
del mismo. A diferencia del resumen de cuenta bancaria, no origina variaciones patrimoniales,
por lo que no son registrables ya que todos los movimientos incluidos han sido respaldados por
el respectivo comprobante.
Unidad 3
Página 8 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Puede ser un resumen de cuenta enviado a un cliente o recibido de un proveedor.
REMITO
Es el comprobante no registrable, de origen interno y de uso interno y externo. Acredita (LA
TRADICIÓN DE LA COSA VENDIDA). Al vendedor la entrega de los bienes vendidos y al
comprador la recepción de los bienes adquiridos. Por lo general, no contiene importes.
El comprador, luego de controlar que los bienes que recibe son los solicitados en cantidad y
calidad, debe firmar la CONFORMIDAD en el remito.
Este comprobante así conformado, le posibilita al vendedor controlar la salida de esos bienes,
probar que entregó los bienes al comprador y confeccionar la factura.
¿Qué datos contiene el Remito?
●
●
●
●
Nombre y dirección del vendedor y del comprador
Fecha de emisión y número de orden.
Una referencia al medio de transporte por el que se ha despachado.
Detalle de las mercaderías entregadas, indicando cantidad, unidades, clase y firma del
comprador en prueba de su conformidad.
ORDEN DE PAGO
Es un comprobante no registrable, de origen interno, y uso interno mediante el cual un sector de
la organización responsable del manejo de los fondos, autoriza la cancelación de una obligación
(a través de la emisión de cheques, transferencias bancarias o en efectivo).
Constituye también un medio de control interno para la salida de valores, y debe estar firmado
por quien tiene la capacidad para autorizar pagos. Generalmente viene acompañada de
documentación vinculada a la operación de pago.
NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O TICKET/BOLETA DE DEPOSITO
La realización de depósitos en cuentas corrientes bancarias puede hacerse de varias maneras:
en la ventanilla del cajero de la institución, en cajeros automáticos o mediante el servicio de
Internet (homebanking).
Es el comprobante emitido por el banco (cajero humano o automático) que sirve como constancia
del depósito de dinero u otros valores en una cuenta bancaria.
Es un comprobante registrable de origen externo generado por la institución bancaria.
Se puede depositar:
●
●
●
Dinero en efectivo.
Cheques cargo el mismo banco.
Cheques cargo otros bancos.
Unidad 3
Página 9 de 38
Fundamentos de Contabilidad
RESUMEN DEL MOVIMIENTO BANCARIO
La cuenta corriente bancaria es un contrato comercial entre las personas y la institución bancaria
por el cual la misma procede a la apertura de una cuenta en sus libros, a efectos de contabilizar
el movimiento de dinero de su titular.
Hoy a través de las cuentas corrientes bancarias se realizan un sin número de operaciones. Las
más habituales.
●
●
●
●
●
●
●
●
Recepción de dinero, cheques de terceros en calidad de depósito.
Recepción de dinero por transferencias electrónicas. Generalmente de cobros a clientes.
Recepción de dinero por descuento de documentos de terceros.
Recepción de dinero por préstamos recibidos del propio banco.
Retiro de fondos a través de la emisión de cheques. Debe tener fondos suficientes
disponibles, o autorización para girar en descubierto.
Retiro de fondos a través de transferencias electrónicas. Generalmente por pago a
proveedores de bienes o servicios.
Pago de servicios por débitos directos. Opera como un retiro de fondos, sin emisión de
cheques. Requiere autorización expresa del titular de la cuenta corriente. Ej pago del
servicio de teléfono o del servicio de internet.
Débitos bancarios por los servicios utilizados. Mantenimiento de cuenta, emisión de
chequeras, IVA Crédito fiscal sobre esos importes.
Periódicamente los movimientos deben ser conciliados y las diferencias ajustadas, operación
que se realiza habitualmente, con la recepción de los extractos bancarios o resúmenes de
cuentas bancarios.
CHEQUE
Según la ley es " una orden de pago, pura y simple, librada contra un Banco en el cual el librador
tiene fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en
descubierto".
El cheque se utiliza para efectuar pagos o para retirar fondos depositados en una cuenta corriente
bancaria.
Los cheques son de dos clases3:
●
●
Cheques comunes.
Cheques de pago diferido
CHEQUE COMUN
¿Cuáles son los requisitos que debe reunir un cheque?
●
●
●
●
3
Denominación cheque inserta en el texto.
Número de orden impreso en el cheque.
Lugar y fecha de libramiento.
Nombre y domicilio del banco contra el cual se gira el cheque.
Ley 24452. De Cheques. Art 1
Unidad 3
Página 10 de 38
Fundamentos de Contabilidad
●
●
Importe a pagar expresado en números y letras, especificando el tipo de moneda.
Firma del librador.
Existen diferentes formas de extender el cheque:
a. Al Portador. No indica el nombre del beneficiario. Puede ser cobrado por cualquier
persona.
b. Nominado. Indicando el nombre del beneficiario.
●
●
c.
Transferible. El beneficiario lo puede transferir a otra persona a través del
endoso.
Intransferible. Mediante la cláusula “NO A LA ORDEN”. El beneficiario no lo
puede transferir a otra persona mediante endoso. Sólo puede cobrarlo en
ventanilla o depositarlo en su cuenta, previo endoso al banco que pagará el
cheque.
Cruzado4. El cruzamiento se efectúa por medio de dos barras paralelas colocadas en el
anverso del cheque. Puede ser general o especial.
Un cheque con cruzamiento general sólo puede ser pagado por el banco (girado) a uno de
sus clientes o a una entidad autorizada para prestar el servicio de cheque 5.
Un cheque con cruzamiento especial sólo puede ser pagado por el banco (girado) a quien
esté mencionado entre las barras.
d. Para acreditar en cuenta6. El librador, así como el portador de un cheque, pueden
prohibir que se lo pague en dinero, insertando en el anverso la mención para "acreditar
en cuenta". Solo puede ser depositado en una cuenta corriente o caja de ahorro.
Tanto los transferibles como los intransferibles pueden estar cruzados o no.
En todos los casos el beneficiario tiene 30 días como máximo desde la fecha de emisión, para
cobrar el cheque.
CHEQUE DE PAGO DIFERIDO
A partir de la modificación introducida por la Ley 24.760, a la ley de cheques, teniendo cuenta
corriente en cualquier banco, además de la chequera común se puede solicitar otra para cheques
diferidos. Estos cheques son endosables sin límites.
El cheque de pago diferido es una orden de pago, librada a fecha determinada posterior a la de
su libramiento, contra una entidad autorizada en la cual el librador a la fecha de vencimiento debe
tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en
descubierto. Los cheques de pago diferido se libran contra las cuentas de cheques comunes 7.
Deberá contener las siguientes enunciaciones esenciales en formulario similar, aunque
distinguible, del cheque común:
4
5
6
7
Ley 24452. De Cheques. Art 44
Ley 24452. De Cheques. Art 45
Ley 24452. De Cheques. Art 46
Ley 24452. De Cheques. Art 54
Unidad 3
Página 11 de 38
Fundamentos de Contabilidad
1. La denominación "cheque de pago diferido" claramente inserta en el texto del
documento.
2. El número de orden impreso en el cuerpo del cheque.
3. La indicación del lugar y fecha de su creación.
4. La fecha de pago no puede exceder un plazo de 360 días.
5. El nombre del girado y el domicilio de pago.
6. La persona en cuyo favor se libra, o al portador.
7. La suma determinada de dinero que se ordena pagar, expresada en números y en
letras.
8. El nombre del librador, domicilio, identificación tributaria o laboral o de identidad,
según lo reglamente el Banco Central de la República Argentina.
A la fecha de pago el librador debe tener fondos suficientes, o autorización de giro en descubierto,
en caso contrario la ley prevé fuertes sanciones.
El cheque de pago diferido es libremente transferible por endoso con la sola firma del endosante.
Mediante la modificación introducida por la ley 24760 a la Ley de Cheques, se crea una
posibilidad de acceso a un crédito ágil y cotidiano.
El CHEQUE DE PAGO DIFERIDO es un instrumento de crédito sirve para realizar pagos
PAGARÉ
Es una promesa escrita, por la cual una persona se compromete a pagar a otra, una suma
determinada de dinero, en un plazo indicado en él.
Es una promesa escrita pura y simple de pagar en una fecha determinada cierta suma de dinero.
Esta promesa no está sujeta a condición alguna.
La persona que lo emite, es decir quien se compromete al pago, se denomina LIBRADOR,
FIRMANTE O PAGADOR.
¿Cuáles son las partes que intervienen?
●
●
●
Librador, firmante o pagador: Persona que lo emite
Beneficiario: Perona a la que debe efectuarse el pago
Tenedor: Persona que posee el pagare. (Generalmente tenedor es el beneficiario, pero
puede ser otra persona diferente al beneficiario si este lo hubiere endosado)
¿Cuáles son los requisitos que debe reunir un pagaré?
●
●
●
●
●
●
●
●
●
La cláusula "a la orden" y la denominación "pagaré" inserta en el texto del mismo.
La promesa pura y simple de pagar una suma determinada de dinero.
El plazo de pago o fecha de vencimiento.
Lugar de pago.
Nombre de la persona a cuya orden debe efectuarse el pago.
Lugar y fecha en que el pagaré ha sido firmado.
Cantidad y moneda en que se ha de pagar, en números y letras.
Firma del suscriptor (persona que se compromete a pagar).
Sellado fiscal correspondiente.
Unidad 3
Página 12 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Endoso. Es el acto mediante el cual el beneficiario o tenedor de un pagaré no vencido trasmite
a otro la propiedad de dicho documento y por lo tanto el derecho a percibir el importe del mismo
a su vencimiento.
Unidad 3
Página 13 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Resumiendo, sobre los comprobantes:
El ente
Cuando emite
Entrega original
Se queda con el
duplicado
Ejemplos:
• Factura de venta
• Recibo por cobros.
• Notas de débito (enviadas al cliente)
• Notas de crédito (enviadas al cliente)
Cuando recibe
Recibe original
Ejemplos:
• Factura de compra
• Recibo por pagos.
• Notas de débito (recibidas de proveedores)
• Notas de crédito (recibidas por devoluciones,
descuentos, bonificaciones realizados por
el proveedor)
En todos los casos hay que analizar:
-
Si hubo variación patrimonial
Si es objetivamente medible
Que elementos del patrimonio se ven afectadas (cuales
aumentan y cuales disminuyen).
En que cuentas se registran
Control de los datos captados
Los controles de entrada, permiten dar confiabilidad a la información contable, se practican sobre
la documentación respaldatoria y consiste en verificar:
●
Que no falte ninguno: este procedimiento es aplicable a comprobantes pre numerados
emitidos por la empresa, donde puede observarse la secuencia numérica de su emisión.
En caso de que esta secuencia este alterada y falte algún ejemplar se debe investigar la
causa para asegurarnos que se incorporen al proceso contable todos los hechos
económicos ocurridos.
Unidad 3
Página 14 de 38
Fundamentos de Contabilidad
●
●
●
Que contenga todos los datos válidos y necesarios: este control es aplicable a toda
la documentación respaldatoria, no solo la emitida por la empresa. En este caso debemos
observar que los datos del comprobante sean válidos (datos del emisor, receptor y de la
operación). Finalmente hay que prestar atención que estos cumplan con las normas
legales vigentes para su emisión.
Que no hayan sido contabilizados previamente: esto permite evitar duplicaciones, las
empresas generalmente “marcan” de algún modo los comprobantes contabilizados,
algunas lo hacen sellándolo otras con la firma del responsable o simplemente escribiendo
la leyenda “contabilizado”.
Que se trate de hechos realmente ocurridos: es decir que el hecho económico existió,
es de conocimiento de los directivos del ente y ha sido debidamente autorizado.
1.2. Procesamiento de datos:
Es el PROCESAMIENTO propiamente dicho.
Recogidos u obtenidos los datos de los comprobantes es necesario su procesamiento,
ejecutándose a través de varias fases consecutivas.
a) Análisis de los hechos económicos
Análisis de los datos a contabilizar. Una vez seleccionados los hechos a contabilizar y
practicado los controles de entrada pertinentes, debe procederse a su análisis conceptual para
establecer de qué modo afectan a los elementos de la información contable.
Analizar qué elementos varían para determinar qué cuentas hay que debitar y cuáles acreditar y
en qué momento. Por ejemplo, ante una factura de compra de mercaderías, hubo aumento de
las existencias de mercaderías, hubo aumento del pasivo con el proveedor, como la compra se
hizo a crédito, hay intereses a imputar al período de financiación.
●
●
Identificar el código que se corresponda con la cuenta a utilizar.
Determinar el importe por el que se van a efectuar los débitos y créditos. (Cuantificación
del dato a registrar).
b) Registración de los efectos de los hechos y operaciones.
Una vez identificadas las variaciones patrimoniales objetivamente medibles, con impacto en el
patrimonio, el hecho sustancial (momento en el cual se deberá efectuar su anotación contable),
los elementos patrimoniales sobre los que incide, deberá volcarse esa información a los a
registros contables.
Estos registros son cronológicos (diarios y subdiarios) y sistemáticos (Mayores y submayores)
con distinto grado de análisis. Las anotaciones en ellos se hacen a través de cuentas contables
empleando las convenciones que establece el método de la partida doble.
Unidad 3
Página 15 de 38
Fundamentos de Contabilidad
b.1) Cuentas
Concepto
Para poder brindar información útil, los datos relacionados con el patrimonio de la empresa que
surgen de los comprobantes deben agruparse, cuantificarse y registrarse por conceptos
homogéneos.
"Una cuenta es un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto".
Las cuentas son herramientas de las que se vale la técnica contable para registrar y acumular
variaciones (aumentos y/o disminuciones) referidas a conceptos de igual o similar naturaleza que
surgen de los hechos económicos (operaciones y hechos) con impacto patrimonial.
Para cumplir con los fines de la Contabilidad, las cuentas deben representar, por lo menos:
1. Los elementos que componen la Igualdad Contable Básica, es decir los referidos al
patrimonio y su evolución: Activo, Pasivo, Capital, Resultados Acumulados.
2. Los bienes de terceros que tiene la empresa en garantía de operaciones realizadas, o
para venderlos por cuenta de ellos.
3. Ciertas contingencias como por ejemplo la garantía otorgada por la empresa por los
servicios prestados o bienes vendidos.
Pero si se utilizan cuentas globales tales como activo, pasivo, resultados acumulados, bienes
de terceros, la empresa no podrá reconocer fácilmente cómo está compuesto el activo, que
deudas integran el pasivo, los resultados generados en los distintos años de funcionamiento
del ente, desde el inicio de sus operaciones y que se van sintetizando en los resultados
acumulados, o que bienes son de propiedad de terceros y quiénes son sus propietarios. Estas
cuentas globales, difícilmente puedan brindar la información que el ente necesita para tomar
decisiones, ni le facilitarán el ejercicio del control sobre los mismos. Por ello, las cuentas se
agrupan en conceptos homogéneos de mayor detalle. Es así que una cuenta puede
representar:
a. Objetos, cosas materiales e inmateriales, por ejemplo, dinero en efectivo se representa
en la cuenta “Caja”; los artículos destinados a la venta en el mismo estado se anotan
en la cuenta “Mercaderías”; el local utilizado por la empresa se incluye en la cuenta
“Edificios”; los dólares, euros o monedas de otros países que la empresa adquirió están
contenidos en la cuenta “Moneda extranjera”; etc.
b. Operaciones, tales como son las Ventas, compras, etc.
c. Sujetos, entre ellos Clientes, Deudores varios; Proveedores, Bancos, etc.
d. Derechos a favor del ente: originados en ventas a plazo documentadas con pagarés
firmados por clientes, se registran en la cuenta “Documentos a cobrar”, los servicios de
seguros abonados y que cubren varios períodos se anotan en la cuenta “Seguros
pagados por adelantado”, etc.
e. Obligaciones del ente a favor de terceros: originados en compras a plazo
documentadas con pagarés firmados por el ente que se incorporan a la cuenta
“Obligaciones a pagar”, pero si el acreedor es un banco, entonces la cuenta será
“Obligaciones bancarias a pagar”, etc.
Unidad 3
Página 16 de 38
Fundamentos de Contabilidad
f.
Hechos económicos, que se representan contablemente, es el caso de Quebrantos;
desvalorizaciones; Diferencias de cotización, etc.
g. Otros conceptos, por ejemplo, Capital Social; Gastos de publicidad, etc.
Cada empresa determinará la cantidad de cuentas que utilizará en el procesamiento contable
atendiendo a sus propias necesidades de información y a los medios con que cuenta para el
procesamiento.
SOPORTE FÍSICO: ¿Cómo se materializa una cuenta?
Una cuenta puede materializarse en:
1.
2.
Papel
a.
Una ficha de cartulina con renglones y columnas.
b.
Una hoja de un libro que contenga columnas.
c.
Hojas continúas emitidas por la impresora por un equipo de procesamiento de datos
(PC).
Soporte Magnético
a.
Memorias externas
b.
Memoria interna de una computadora
Partes que la integran
1.
Una parte gráfica.
Es el diseño de la cuenta, el rayado. El rayado de una cuenta depende del grado de detalle de
la operación que se quiera brindar y de las columnas valorativas que se prevean.
Desde el punto de vista de las columnas valorativas existen:
a.
Unidad 3
Cuentas de una sola sección o columna. En una misma columna se registran los
aumentos, las disminuciones y la diferencia entre ellos. Por ejemplo, la cuenta que
refleja el movimiento de todos los bienes que se destinan a la venta (elementos
patrimoniales de Activo) lleva como título "Mercaderías" y sus movimientos se
registrarán así:
Página 17 de 38
Fundamentos de Contabilidad
CUENTA: Fondo Fijo
Fecha
Concepto
Importe
01-05-2022
Constitución Fondo Fijo
1.000
10-05-2022
Rendición de Gastos
(300)
15-05-2022
Rendición de Gastos
(150)
25-05-2022
Reposición de Fondos
450
Este diseño tiene las siguientes desventajas:
b.
●
Coloca en una misma columna aumentos y disminuciones, lo que dificulta la lectura
de la información.
●
No acumula importes
●
No muestra los saldos de las cuentas.
Cuentas de dos secciones o columnas. En este caso pueden preverse columnas
separadas para los aumentos y las disminuciones (con lo que subsiste el inconveniente para
obtener SALDOS) o también puede preverse una columna para las variaciones y otra para
el Saldo (subsiste el inconveniente de no obtener los totales acumulados de aumentos o
disminuciones). Siguiendo con el ejemplo de la cuenta Fondo Fijo, con este diseño sus
movimientos se registran así:
Cuenta: Fondo Fijo
Unidad 3
Fecha
Concepto
Importe
Saldo
01-05-2022
Constitución Fondo Fijo
1.000
1000
10-05-2022
Rendición de Gastos
(300)
700
15-05-2022
Rendición de Gastos
(150)
550
25-05-2022
Reposición de Fondos
450
1000
Página 18 de 38
Fundamentos de Contabilidad
CUENTA: FONDO FIJO
c.
Fecha
Concepto
Debe
Haber
01-05-2022
Constitución Fondo Fijo
1.000
10-05-2022
Rendición de Gastos
(300)
15-05-2022
Rendición de Gastos
(150)
25-05-2022
Reposición de Fondos
450
Cuentas de tres o más secciones. En estos casos se prevén columnas valorativas
separadas para los aumentos, las disminuciones y los saldos.
CUENTA: FONDO FIJO
Fecha
Concepto
Debe
Haber
Saldo
01-05-2022
Constitución Fondo Fijo
1.000
10-05-2022
Rendición de Gastos
(300)
700
15-05-2022
Rendición de Gastos
(150)
550
25-05-2022
Reposición de Fondos
1.000
1.000
450
CUENTA: FONDO FIJO
Fecha
Concepto
Debe
01-05-2022
Constitución Fondo Fijo
1.000
10-05-2022
Rendición de Gastos
(300)
700
15-05-2022
Rendición de Gastos
(150)
550
25-05-2022
Reposición de Fondos
Unidad 3
450
Haber
S. D.
S.A.
1.000
1.000
Página 19 de 38
Fundamentos de Contabilidad
d.
2.
Forma esquemática. Representando a la cuenta Banco Nación en forma esquemática
(simplificada) sus movimientos se registran así:
Una parte valorativa o cuantitativa.
Para registrar las variaciones en unidades monetarias. Es la información numérica. Refleja los
cambios que se producen en una partida, como consecuencia de la realización de operaciones.
Reciben dos nombres:
3.
●
Sumas (Débitos o Créditos).
●
Saldo (Deudor, Acreedor o saldada).
Una parte literal
Comprende:
a.
Nombre título o denominación de la cuenta. En este aspecto se debe tener en cuenta:
●
Que existen denominaciones de uso generalizado para las registraciones, adoptadas
con criterio de uniformar la información contable, por ejemplo, Caja; Mercaderías;
Muebles y útiles; Proveedores, Sueldos y jornales; etc.
●
Las actividades específicas que desarrolle la empresa, de manera que el nombre de
la cuenta indique lo más claramente posible el elemento que representa.
●
Que ciertos organismos técnicos y de contralor, por ejemplo, el Banco Central, han
establecido denominaciones uniformes que deben observar los entes comprendidos
en dichas disposiciones.
Además, el título de una cuenta debe ser:
Unidad 3
●
Claro, entendible no sólo por la empresa sino por los distintos usuarios de la
información contable.
●
Preciso, puntual, inequívoco, no ambiguo, a fin de evitar dudas acerca de los hechos
u operaciones que deben registrarse en la cuenta.
●
Único, debe usarse un sólo título para el mismo tipo de hecho u operación. Es decir
que adoptada una denominación para un tipo de hecho u operación, NO debe usarse
también otra similar para los mismos casos. Por ejemplo, si una empresa adoptó el
título de "Clientes" como denominación de la cuenta que comprenderá todas las
operaciones con quienes le deben por ventas en cuenta corriente (a plazos sin
Página 20 de 38
Fundamentos de Contabilidad
documentar), NO DEBE usar en algunas operaciones esa denominación y en otras
del mismo tipo usar otra cuenta similar como sería por ejemplo "Deudores por
ventas".
b.
●
Conciso, breve, omitiendo las palabras superfluas. Se dice que " lo conciso da más
claridad".
●
Lógico, para reflejar lo más razonablemente posible el elemento patrimonial, hecho
u operación que comprende.
Parte descriptiva. Es la narración del momento o fecha en que se exterioriza la
operación, el comprobante o documento que la respalda y las características de ella.
Convenciones contables para el uso de las cuentas
Como las variaciones pueden ser de distinto signo, es decir aumentos o disminuciones, y
contablemente deben separarse unas de otras, se divide a todas las cuentas en dos secciones:
●
La sección de la izquierda se la denomina “Debe” y la de la derecha se la denomina “Haber”.
●
Las anotaciones en el debe se llaman débitos o cargos.
●
Las anotaciones en el haber se llaman créditos o abonos.
●
El total de débitos se llama suma deudora.
●
El total de créditos se llama suma acreedora.
●
La diferencia entre las sumas deudoras y acreedoras se llama saldo.
✔ El saldo deudor se da cuando la suma deudora es mayor que la suma acreedora.
✔ El saldo acreedor se da cuando la suma acreedora es mayor que la suma
deudora.
✔ Si las sumas deudoras y acreedoras coinciden la cuenta está saldada.
Unidad 3
Página 21 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Clasificación de las cuentas
Se pueden clasificar las cuentas desde tres puntos de vistas:
1.
Por su naturaleza o función del objeto representado. También llamado por el objeto que
representan. Es la clasificación más importante.
Por su naturaleza o función del objeto representado
Cuentas
PATRIMONIALES
● Activo
● Pasivo
● Patrimonio
neto
Cuentas de
RESULTADO
● Ingresos
● Gastos
● Ganancias
● Pérdidas
Cuentas de
MOVIMIENTO
Cuentas de
ORDEN
● Orden
deudora
● Orden
acreedora
a. Patrimoniales. Representan los elementos que componen el patrimonio de un ente. Se
distinguen los siguientes tipos de cuentas:
●
Activos.
●
Regularizadoras de activos.
● Pasivos.
● Regularizadoras de pasivos.
● Capital.
● Resultados acumulados.
Cada una de estas cuentas se desagregan a su vez en rubros, los que a su vez se descomponen
en cuentas.
Cuentas regularizadoras:
Según Fowler N. (2016) las cuentas regularizadoras se emplean cuando es necesario desdoblar
una medida contable, entonces se utiliza una cuenta principal y una o más regularizadoras. Ello
es necesario para:
a. Disponer información para la toma de decisiones y el control;
b. Facilitar la aplicación de normas contables sobre el contenido y forma de los
estados contables.
Las cuentas regularizadoras. Características:
1. Ajustan a la cuenta principal (sean de activo o de pasivo o resultados):
Unidad 3
Página 22 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Algunos ejemplos:
Cuenta principal
Cuenta regularizadora
Rodados (A)
Depreciación acumulada sobre rodados (-A)
Clientes (A)
Intereses positivos adelantados (-A)
Obligaciones a pagar (P)
Intereses negativos adelantados sobre obligaciones a pagar (-P)
2. Tienen saldo opuesto a las cuentas que regularizan
Cuentas regularizadoras de Activo
(-A)
Cuentas regularizadoras de Pasivo
(-P)
Aumentan por el haber
Aumentan por el debe
Disminuyen por el debe
Disminuyen por el haber
Tienen saldo acreedor
Tienen saldo deudor
3. Al final del periodo su saldo se suma algebraicamente con la cuenta a la que regulariza,
y se exponen agrupados.
Veamos un ejemplo:
Clientes
15.000
10.000
18.000
33.000
10.000
Sdo deudor: 23.000
Int. Positivos Adelant
8.000
0
8.000
Sdo acreedor: 8.000
Clientes: 23.000
Int. Positivos Adel (8.000)
Saldo Clientes: 15.000
b. De Resultados. Son las cuentas que clasifican las causas del resultado del ejercicio
económico. Las cuentas podrán ser de resultado positivo o negativo, y entonces la
subdividimos en:
●
Ingresos.
●
Ganancias.
●
Gastos.
● Pérdidas.
Unidad 3
Página 23 de 38
Fundamentos de Contabilidad
La confrontación de estas cuentas de resultados al cierre del ejercicio, arrojará la cifra y
el signo del resultado del ejercicio. Al cierre del ejercicio económico las cuentas de
resultados refundirán su saldo mediante el asiento de refundición, con débito o crédito a
Resultados Acumulados, incorporándose así los resultados a Patrimonio del ente.
Las cuentas de resultado siempre se cancelan al finalizar el ejercicio a efectos de
determinar el resultado del ejercicio y simultáneamente quedar en cero, a efectos de
comenzar a acumular datos en el ejercicio que se inicia.
c. De Movimiento. Son cuentas transitorias. Se utilizan para acumular datos con fines
estadísticos. Nunca aparecen en los estados contables, porque al finalizar el ejercicio
deben estar saldadas. Solo pueden apreciarse los débitos y créditos en el mayor de cada
cuenta, o las sumas deudoras y acreedoras en el balance de comprobación de sumas.
Las cuentas de movimiento están relacionadas con cuentas de patrimoniales o de
resultados cuya información complementan y con la cual cancelarán el saldo con el que
cuenten al cierre del ejercicio.
Ejemplos
●
Bonificaciones obtenidas (Cuenta de movimiento) se cancela con Mercaderías
(Cuenta de activo)
●
Compras (Cuenta de movimiento) se cancela con la cuenta Mercaderías. (Cuenta
de activo)
●
Bonificaciones otorgadas (cuenta de movimiento) se cancela con la cuenta Ventas
(Cuenta de ingresos).
d.
De Orden. Representan la tenencia de bienes de terceros o indican riesgos o
compromisos eventuales que no tienen incidencia patrimonial.
Representan una responsabilidad eventual hacia terceros. Si se llega a producir la
contingencia habrá una modificación en el Patrimonio Neto.
Desaparecida la contingencia o producida la misma deben ser saldadas. Funcionan de a
pares Orden deudora y Orden acreedora, se saldan con contraasientos.
Unidad 3
Página 24 de 38
Fundamentos de Contabilidad
2.
Por su extensión
Según su extensión
Colectivas o
sintéticas
Simples o
analíticas
a. Colectivas o Sintéticas. Representan un conjunto de elementos del activo, del Pasivo o
del Patrimonio Neto, o también una agrupación de Gastos o Ingresos. Están formadas
por un conjunto de cuentas simples o analíticas. Analizan los movimientos en forma
global. Nacen de una reunión o agrupamiento de cuentas simples. Por ejemplo:
●
Cliente
●
Proveedores
●
Banco Cuenta Corriente
b. Simples o Analíticas. Estas cuentas representan un conjunto homogéneo de conceptos
simples. Indican un análisis previo minucioso, y no son susceptibles de nuevas
subdivisiones. Por ejemplo:
●
Cliente Guido
●
Cliente Paolo
●
Proveedor Arturo
●
Proveedor Luciano
●
Banco del Chaco Cta. Cte.
●
Banco Nación Cta. Cte.
En una empresa, ambos tipos de cuentas pueden coexistir simultáneamente. Es
recomendable que ello ocurra porque contienen datos almacenados con distinto grado
de análisis, facilitando la confección de informes con distinta desagregación.
En todo momento, el saldo de una cuenta colectiva debe ser igual a la suma de los saldos
de las correspondientes cuentas simples. Para ello las cuentas colectivas cumplen la
función de control sobre las cuentas simples.
Unidad 3
Página 25 de 38
Fundamentos de Contabilidad
3.
Según el significado de sus saldos. Esta clasificación tiene importancia en el trabajo de
análisis de los datos que suministra el proceso contable.
Según su significado de su saldo
Cuentas
acumulativas
Cuentas
Residuales
Las cuentas se subdividen:
a.
Acumulativas. Los saldos de estas cuentas resultan de acumulación sucesiva de
importes. Se incluyen en esta clasificación:
b.
●
Las cuentas de Resultados.
●
Las de Activos permanentes (Bienes de uso).
●
Las regularizadoras de Activos permanentes.
●
Las de Patrimonio Neto.
Residuales. Los saldos de estas cuentas surgen como un residuo de débitos y créditos
continuos. Son saldos cambiantes en el corto plazo. Se incluyen en esta clasificación:
●
Las cuentas de Activos que indiquen bienes o derechos en continua rotación.
●
Sus regularizadoras.
●
Las cuentas de Pasivos.
●
Las regularizadoras de Pasivos.
●
De orden.
●
Las de movimiento como al cierre del ejercicio deben tener saldo nulo, no se ubican
en esta clasificación.
Análisis de cuentas
Analizar una cuenta implica describir ciertos aspectos que hacen a una cuenta, que como dijimos
representa un elemento patrimonial.
Las cuestiones a mencionar son las siguientes:
●
●
●
●
●
Nombre de la cuenta
Que elemento representa esa cuenta
Cuando aumenta su saldo y cuando disminuye
Tipo de saldo que tiene
Significado del saldo.
Unidad 3
Página 26 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Pero veamos ejemplos para comprenderlo mejor. Analicemos la cuenta mercaderías:
Mercaderías: representa los bienes que el ente mantiene en existencia para la venta;
Es una cuenta de activo, por lo tanto su saldo se incrementa por el debe, por las incorporaciones
de mercaderías durante el período; disminuye cuando se realizan ventas o al final del ejercicio
cuando se cierran las cuentas patrimoniales para que queden saldadas.
Su saldo: es deudor, representativo de los bienes que se mantienen para ser vendidos o está
saldada.
Nombre de la cuenta
Mercaderías
Elemento que representa
Representa los bienes que el ente mantiene en existencia
para la venta
Clasificación
Patrimonial del activo, colectiva, residual
Se debita por:
Incorporaciones por compras, aportes de los propietarios,
devoluciones de venta
Se acredita por:
Ventas, roturas, robos, destrucciones o deterioros
Asiento de cierre al finalizar el ejercicio.
Saldo
Deudor o saldado
Significado del saldo
Representa la existencia valorizada de bienes para la venta
en un momento determinado.
Aumentos y disminuciones
Es una cuenta de activo, por lo tanto, se incrementa por el
debe, por las incorporaciones de mercaderías durante el
período; disminuye cuando se realizan anotaciones en el
haber, por ventas o al final del ejercicio cuando se cierran las
cuentas patrimoniales para que queden saldadas.
Saldo
Deudor: representativo de los bienes que se mantienen
para ser vendidos, o saldada
Unidad 3
Página 27 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Nombre de la cuenta
Proveedores
Elemento que representa
representa los saldos pendiente de pago que mantiene el
ente con terceros que suministran los bienes para la venta
Aumentos y disminuciones
Es una cuenta de pasivo, por lo tanto se incrementa por el
haber, por las compras de mercaderías a plazo durante el
período; disminuye por el debe, cuando se realizan pagos al
proveedor o al final del ejercicio cuando se cierran las
cuentas patrimoniales para que queden saldadas.
Saldo
Acreedor: representativo de las deudas por compra de
bienes para la venta a plazo, o está saldada.
Nombre de la cuenta
Intereses negativos adelantados
Elemento que representa
representa los intereses incluidos en el saldo adeudado a un
tercero, pero aún no devengados, por no haber ocurrido el
hecho sustancial (transcurso del tiempo)
Aumentos y disminuciones
Es una cuenta regularizadora de pasivo, por lo tanto se
incrementa por el debe, al realizar compras de bienes a
plazo, por el monto de los intereses adelantados incluidos en
la operación; disminuye por el haber, cuando se van
devengando en forma proporcional al tiempo transcurrido.
Saldo
Deudor: representativo de los intereses pendientes de
devengamiento; o saldado: cuanto fueron devengados en
su totalidad.
Plan de cuentas. Concepto
Es un grupo de cuentas ordenado y metódico del que dispone la empresa, con el objetivo de
sistematizar las registraciones.
Es un ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se vale el proceso contable.
b.2) Registros contables
Concepto
"Los registros contables sirven para la acumulación permanente y el almacenamiento ordenado
y sistemático de la información contable"
Unidad 3
Página 28 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Los registros contables constituyen el soporte de que se vale la Teneduría de libros para dejar
constancia escrita de las variaciones patrimoniales o de los bienes 3° que se tienen, producidas
por las operaciones que realiza el ente o hechos del contexto y que se encuentra respaldadas
por los comprobantes.
Clasificación
REGISTROS
1.
GRADO DE
ANÁLISIS
EXIGIBILIDAD
CRONOLÓGICOS
SISTEMÁTICOS
PRINCIPALES
AUXILIARES
OBLIGATORIOS
NO OBLIGATORIOS
Desde Un Punto De Vista Funcional
a.
b.
2.
FUNCIONAL
Cronológicos. Los efectos de los hechos económicos son anotados en ellos en el orden
en que se producen. Son registros de primera entrada. Los registros cronológicos son:
▪
El Diario General.
▪
Los subdiarios, o diarios auxiliares (Venta, compras, etc.).
▪
Inventarios y Balances.
Sistemáticos. En ellos los efectos de los hechos económicos se registran por cuentas,
resumiendo las anotaciones efectuadas en cada una de ellas. Son registros de segunda
entrada. En esta categoría se incluyen:
▪
El Mayor General.
▪
Los submayores, o mayores auxiliares.
Según El Grado De Análisis.
a.
Unidad 3
Principales. En ellos se anotan en forma detallada o resumida todos los efectos de los
hechos económicos (o del contexto) y de las operaciones realizada por la empresa. Los
registros principales son:
▪
El Diario General.
▪
El Mayor General.
▪
El inventarios y balances.
Página 29 de 38
Fundamentos de Contabilidad
b.
Auxiliares. La función de los registros auxiliares es facilitar el manejo del sistema
contable, por medio de la descentralización de las operaciones repetitivas. Los registros
auxiliares son:
▪
Diarios auxiliares o Subdiarios.
▪
Mayores auxiliares o Submayores.
Según su exigibilidad
3.
a.
b.
Indispensables. Su utilización es impuesta por normas legales:
▪
Por el Código Civil y Comercial de la Nación, el Libro Inventario y Balances, y el Diario
General.
▪
Por la Ley de Sociedades Comerciales, Libro de actas de asamblea de socios, Libro
de actas de reuniones de Directorio, Registro de accionistas.
▪
Por la Ley de Contrato de Trabajo, Registro de personal.
No indispensables
▪
Mayor General (no obligatorio pero indispensable).
▪
Submayores
▪
Subdiarios.
Libro Diario General
Es el libro principal, indispensable, cronológico en el cual se registran todas las operaciones de
la empresa, de acuerdo al orden en que se fueron produciendo en el tiempo.
La registración de las operaciones en el Diario se denomina "contabilización" y cada anotación
referida a una operación constituye un asiento.
Los asientos o anotaciones se ordenan por fecha:
▪
En el caso de hechos de contabilización inmediata, la fecha de registración es la de la
realización de la operación.
▪
En el caso de ciertos hechos u operaciones cuyo devengamiento se producen de manera
continua, se procede a su registración en forma diferida al finalizar períodos prefijados.
Corresponde a hechos y operaciones cuyo impacto en el patrimonio se produce durante un
lapso de tiempo, resultando impracticable efectuar anotaciones en el exacto momento en
que van ocurriendo pues ello sucede en forma continua e ininterrumpida, por ello se
contabilizan abarcando periodos de tiempo (Ejemplo, los alquileres, las remuneraciones del
personal, el consumo de bienes de uso, los intereses, los seguros).
Unidad 3
Página 30 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Cada asiento debe contener:
1. Número de orden: Debe ser consecutivo.
2. Fecha: se volcarán los hechos en forma cronológica.
3. Cuentas: en cada asiento habrá por los menos dos cuentas: una que se debita y una que
se acredita.
4. Importes: En cada asiento los totales debitados deben coincidir con los totales acreditados.
5. Leyenda: en ella se detalla la documentación que respalda la operación.
Libro Mayor General
Es el registro principal, sistemático, no indispensable, de segunda entrada ya que sus
anotaciones son un modo de reprocesar la información del libro diario. En él, los débitos y
créditos correspondientes a cada hecho económico, se encuentran distribuidos en las diversas
cuentas que intervienen según la operación que se ha captado contablemente en el libro diario.
Está representado por el conjunto de cuentas de un ente y permite anotar los movimientos
(aumentos y disminuciones) que se producen en cada una de las cuentas como así también
obtener sus respectivos saldos.
Se los considera registros temáticos o sistemáticos porque brindan información por temas, en
directa relación a la cuenta como elemento que agrupa conceptos homogéneos.
Las anotaciones en este registro se denominan “mayorización”. Al finalizar se deben obtener
los totales de las sumas deudoras y acreedoras como así también de los saldos deudores y
acreedores.
Los totales de las sumas deudoras y acreedoras de todos los mayores deben coincidir.
RELACIÓN ENTRE EL LIBRO DIARIO Y MAYOR
Unidad 3
Página 31 de 38
Fundamentos de Contabilidad
Los registros cronológicos muestran la operación en su totalidad, en cambio los registros
temáticos muestran las variaciones en cada cuenta por separado. Pero ambos tipos de registros
son necesarios y se complementan. Si la empresa necesita información sobre una operación
recurre al libro Diario. Si necesita conocer solamente las variaciones o el saldo de uno de los
elementos incididos por esa operación recurre a la cuenta respectiva del Mayor.
Como la información con la que se opera es la misma, aunque presentada en forma cronológica
o en forma temática, los totales de las sumas deudoras y acreedoras deben coinciden con los
totales debitados y acreditados en el libro diario.
En el Libro diario:
En el Libro Mayor:
________1________
01-09
Clientes
a Ventas
Clientes
1.000
1.000
Ventas
1.000
1.000
s/Fact duplicado
b.3) Método de la partida doble.
Características y convenciones del método
El método de la partida doble es una técnica de registración con fundamento aritmético, mediante
el cual las anotaciones de los hechos y operaciones que provocan variaciones en el patrimonio
y son objetivamente medibles se efectúan en por lo menos dos cuentas y cuya aplicación se
basa en el uso de convenciones que parten de la ecuación contable dinámica estudiada en la
Unidad 2,
Efectuando un pasaje de términos la expresamos de la siguiente manera:
Este método se basa en una serie de convencionalismos a saber:
Unidad 3
Página 32 de 38
Fundamentos de Contabilidad
1.3. Comunicación de la información contable. Balance de comprobación de saldos;
concepto; finalidad; periodicidad; técnicas para su confección.
Balance de comprobación de saldos de mayor general
Concepto
Es la prueba mecánica de la exactitud aritmética del sistema de registración contable.
El Balance de Saldos es una HOJA DE TRABAJO TABULADA cuyo diseño contiene la
identificación del ente, la fecha y un resumen de datos cualitativos y cuantitativos, elaborada
como tarea previa a la confección de estados contables.
Muestra los saldos deudores o acreedores de cada cuenta empleada en la registración contable
de un ente.
Finalidad
Reviste el doble carácter de informe y procedimiento de control.
Permite controlar la información antes de ser comunicada a terceros. Sobre todo, si las
registraciones se hacen en forma manual permite:
Unidad 3
Página 33 de 38
Fundamentos de Contabilidad
1.
Verificar el cumplimiento del equilibrio entre los créditos y los débitos (O
coincidencias).
Se verifica la igualdad si la suma de la columna saldos deudores es coincidente con la suma
en la columna saldos acreedores.
2.
Comprobar si los pases del diario general al mayor general se hicieron en su totalidad
3.
Controlar la correcta obtención de los saldos en cada una de las cuentas del mayor
general
Esto se verifica a través de la igualdad entre columnas de saldos deudores y la columna de
saldos acreedores de la hoja de trabajo del Balance, que se obtienen por diferencia de los
movimientos de cada partida, luego esos saldos se verifican con los saldos del registro
Mayor de cada cuenta.
4.
Analizar conceptualmente los saldos:
Siendo el Balance de Saldos un listado de los saldos de todas las cuentas utilizadas en la
registración de los efectos de los hechos y operaciones del ente en un período, es la
herramienta útil para realizar un análisis de la razonabilidad y consistencia de los saldos.
Ello permitirá detectar errores, realizar ajustes, etc.
5.
Punto de partida para la preparación en forma fluida de cualquier tipo de informe
inclusive de los estados contables de fin de ejercicio:
La preparación de los informes contables de uso interno y uso externo: reportes y estados
contables respectivamente.
La preparación de los informes contables se corresponde con la última y tercera etapa del
proceso contable, soporte de salida de la información.
Periodicidad
Es un informe que se emite muy frecuentemente dado sus múltiples usos, y la facilidad que
implica su obtención si se utilizan programas de computación.
Si la registración se efectúa en forma manual, se deberá confeccionar como mínimo luego de
registrar las variaciones patrimoniales del periodo.
Técnicas de confección
Las tareas de preparación del balance de comprobación de sumas y saldos son diferentes según
los medios de registración utilizados por el ente.
Unidad 3
Página 34 de 38
Fundamentos de Contabilidad
I. Técnicas para su confección cuando los medios de registración utilizados son el manual
que no prevé la memorización de los saldos del mayor. Sin el empleo de un software de
planilla electrónica
1.
Leer los saldos de todas las cuentas del mayor.
2.
Efectuar la suma del debe y haber de todas las cuentas del mayor general.
3.
Determinar su saldo.
4.
Confeccionar una planilla en una hoja de papel que prevea:
a.
Un encabezamiento.
b.
Dos columnas para datos cualitativos:
c.
▪
Código.
▪
Nombre de todas las cuentas.
Una columna doble para datos cuantitativos de cada una de las cuentas listadas:
▪
Una columna doble para saldos.
5.
Transcribir el código y el nombre de todas las cuentas en forma ordenada de manera
que facilite el agrupamiento de saldos requeridos para la preparación de Estados
contables. En función del plan de cuentas, el que debe estar diagramado en función de
los agrupamientos de los saldos a efectuar.
6.
Obtener el saldo de cada cuenta y volcar el neto residual a la columna doble prevista
para saldos. Al debe o al haber según el saldo de la cuenta sea deudor o acreedor.
7.
Totalizar la columna doble debiendo coincidir.
8.
Verificar las siguientes concordancias:
a.
La segunda columna doble siguiente debe arrojar igualdad entre sí.
Leche Y Miel S.A
Balance de Sumas y Saldos Al 31-01-2023
Saldos
Código
Cuentas
Debe
Haber
1.1.1.1.
Caja
1.1.1.2.
Banco Rio cta cte
1.1.3.1.
Clientes
1.1.4.1.
Mercaderías
2.1.1.2.
Proveedores
400
2.1.4.1.
IVA a pagar
100
3.1.1.
Capital
Unidad 3
700
6.000
200
1.000
8.000
Página 35 de 38
Fundamentos de Contabilidad
4.1.
Ventas
5.1.
Costo de ventas
5.2.
Alquileres
560
5.3.
Agua y Energía
300
5.4.
Intereses negativos
240
Totales
1.500
1.000
10.000
10.000
II. Técnicas para su confección cuando el medio de registración utilizado es el
procesamiento electrónico de datos
En un sistema de procesamiento electrónico de datos se cargan los asientos que reflejan las
variaciones patrimoniales, y el sistema automática e instantáneamente los mayoriza y actualiza
el balance de saldos.
El ordenador cada vez que registra un hecho económico, provee los nuevos saldos de las
cuentas involucradas.
En este caso, todos los cálculos y pases los realiza el ordenador automáticamente sin ninguna
posibilidad de error.
En este sistema no existen errores de pase, y al incorporar un asiento si el operador intenta
incorporar un importe en el debe distinto del importe del haber la maquina rechaza la operación.
No obstante minimizarse las oportunidades de cometer errores, pueden existir los siguientes
errores:
●
Utilizar una cuenta equivocada al registrar. Error de imputación.
●
Invertir las cuentas utilizadas al registrar, debitarlas cuando corresponde acreditarla
y viceversa.
●
Omitir total un asiento
●
Asentar las operaciones por un importe menor, pero coincidente las sumas del debe
y el haber.
●
Asentar las operaciones por un importe mayor, pero coincidente las sumas del debe
y el haber
En la planilla deberá quedar bien identificado, el ente al cual pertenece el balance de
comprobación, y el período que abarca el mismo.
Unidad 3
Página 36 de 38
Fundamentos de Contabilidad
BIBLIOGRAFÍA
BÁSICA
BISORDI de GUTIÉRREZ, T. y MARÍN de INNOCENTE, T. - Teoría Contable –
Introducción al Marco Contextual y Conceptual. 2005. Ed. La Paz.
Cruz de Inocente, R.; de Castro, I. (2010) – Introducción a la contabilidad. Resistencia.
Chaco. Editorial ConTexto.
FOWLER NEWTON Enrique (2019) Contabilidad Básica 6° Edición. Editorial: Thomson
Reuters. La Ley.
Ley de Cheques N° 24452
AFIP. Resolución General Nº 1415/03 y sus modificatorias
Unidad 3
Página 37 de 38