Octubre 2017 NUEVA GUÍA PARA REALIZAR MINI JUNTA Tienda I. Introducción La mini junta es la reunión que tienes con tu equipo de trabajo antes de iniciar las labores. Su finalidad es orientar y animar al equipo de trabajo al logro de los objetivos establecidos. Esta charla debe ser motivacional, de manera tal que los Colaboradores inicien sus labores con entusiasmo y con los objetivos del día. Para hacerla efectiva, debe ser inspiradora y positiva, evitando hacerla larga y repetitiva. Por lo tanto, debes buscar que la mini junta no dure más de 10 minutos, y a pesar de que sea una reunión que hagas todos los días, debes buscar que siempre sea de interés para tu equipo. Para ayudarte con lo anterior, se diseñó esta Guía, que esperamos que te sea de utilidad. Debes tener claro que sólo es un marco de referencia que te ayudará para planear tu mini junta, sin embargo, es importante que tú la organices y planees de acuerdo a los objetivos o prioridades a trabajar en el día. Octubre 2017 II. Estructura de la Mini Junta La nueva estructura de la mini junta es: 1. Registro de entrada 2. Resultados y reconocimientos 3. Objetivos y Prioridades 4. Temas Varios 5. Cierre 1. Registro de entrada: Es una actividad muy corta, cuyo objetivo es enfocar la atención de los Colaboradores, que su mente esté presente en su Centro de Trabajo y que lo ayude a mejorar su estado de animo. El registro de entrada pueden ser preguntas reflexivas, es decir, que inviten al Colaborador a meditarlas o como su nombre lo dice a reflexionar para poder dar una respuesta. Un registro de entrada también puede ser una dinámica rápida, que ayude a la integración del equipo, el establecimiento de objetivos o retos personales, que inviten al Colaborador a ir más allá de sus responsabilidades. 1.1 Preguntas “Reflexivas”: Se le conocen con este nombre por ser preguntas muy sencillas pero que generan mucho impacto en los Colaboradores al tener que reflexionar la respuesta. En la parte de anexos encontrarás una serie preguntas que te pueden ayudar a iniciar en esta dinámica hasta que tú mismo las vayas generando. 1.2 Dinámica de integración: Consiste en que hagas una dinámica rápida, fácil y sencilla para que tus Colaboradores se despierten, rían y se integren con mayor ánimo a un día de trabajo. Anexo encontrarás algunas dinámicas que puedes utilizar o puedes utilizar alguna que tú alguno de tu equipo conozca. Debes cuidar el tiempo que le dedicas a esta dinámica porque existe el riesgo que otros puntos de la mini junta no lo abordes como se requiere. Octubre 2017 Para realizar la dinámica debes considerar las siguientes 3 reglas: 1. Cuidar el espacio personal Ejemplo Correcto: Toma la mano de uno de tus compañeros Ejemplo Incorrecto: Abraza a uno de tus compañeros por la espalda 2. Fomentar el respeto Ejemplo Correcto: Si la respuesta de tu compañero es buena sonríe, si es excelente salta Ejemplo Incorrecto: Si la respuesta de tu compañero es mala cierra los ojos y saca la lengua. Ejemplo de dinámica: Pide a tus Colaboradores que se pongan en parejas uno al lado de otro, diles que tendrán que responder en voz alta una pregunta que tú les vas a hacer, sin voltear a verse la cara, cada uno tiene que memorizar la respuesta que dio su compañero, al final le preguntas a cada uno la respuesta de su compañero. Nota: No es necesario que verifiques la respuesta. 1.3 Establecimiento de objetivos personales: Aquí puedes preguntarle de manera rápida a algunos colaboradores un objetivo que ellos tengan en lo personal que quieran lograr ese día. Que sean cosas sencillas. Ejemplo: aprender de un artículo en particular, hacer sonreír a un Cliente, conocer a un compañero que es nuevo, conocer los productos que vendemos en los otros departamentos, aprender una actividad que hoy no la conoces, lograr intercambiar nombres con el Cliente, etc. 2. Resultados y Reconocimientos: Si el día anterior se establecieron objetivos a lograr en el día, aquí se deben informar los resultados obtenidos, para que los Colaboradores los conozcan y al mismo tiempo sepan que tú estás dando seguimiento. Pueden ser resultados numéricos como: cumplimiento de meta de venta, tiempo aire, generación de Clientes Nuevos, venta de planes tarifarios, afiliaciones de afore, exámenes de la vista, primera compra a Clientes Nuevos, etc. También pueden ser objetivos de comportamientos o actividades del área. Ejemplo: Acomodar un departamento al 100%, tener el aparador listo, etc. Octubre 2017 Es muy importante que reconozcas a los Colaboradores que fueron participes de estos logros, pero sobre todo, que reconozcas el comportamiento que observaste en alguno de ellos enfocado a servir al Cliente. Para informar resultados y reconocimientos debes considerar la siguiente regla: “Sólo se menciona resultados y comportamientos positivos” Ejemplos: “El día de ayer Martha ofreció con una sonrisa a todos los Clientes tiempo aire, mencionando las promociones de Telcel y Movistar, les pido un fuerte aplauso para reconocer su excelente labor” “Ayer, Roberto le ayudó a uno de sus Clientes a llevar sus artículos hasta su auto, ya que su cliente era una persona de mayor edad. Reconozcamos con un aplauso al plus en atención que le dio al Cliente”. “Gracias al esfuerzo de todos ustedes en la exhibición y acomodo de sus áreas, el día de ayer nos evaluaron la matriz de exhibición con un resultado del 96%, quiero que se den un fuerte aplauso”. 3. Objetivos y prioridades: En esta sección estableces comportamientos a trabajar durante el día. Este punto esta 100% ligado a tu Gerencia Circulante, es decir, que los comportamientos que establezcas en este punto, será el enfoque que le darás a tu Gerencia Circulante. También puedes mencionar las prioridades que tienes como Centro o incluso las de tu Zona o Región. Si estableciste la generación de solicitudes de Clientes Nuevos como objetivo del día, durante tu gerencia circulante tendrás que revisar con tus Colaboradores el comportamiento que estableciste en la mini junta y dar la retroalimentación correspondiente. Ejemplos: “El día de hoy quiero que cada que aborden a un Cliente le pregunten si conoce al menos 3 beneficios de su tarjeta Coppel”. Octubre 2017 “El día de hoy, a todos los clientes que son candidatos al club, quiero que les mencionen el beneficio de la asesoría médica”. 4. Temas varios: En esta parte de la mini junta puedes hablar de cualquier tema que necesites reforzar en el Centro, alguna actividad, aviso importante, recordatorio de medidas de seguridad, mencionar alguna novedad publicada en la circular, presentar a nuevos Colaboradores o personal de entrenamiento, algún producto nuevo que haya llegado, etc. Se puede incluso presentar un producto a los Vendedores para que todos lo conozcan. 5. Cierre: Es la parte final de tu mini junta y debe ser motivante, puedes utilizar algun grito creado por tu Centro, una porra o incluso solo aplausos. Es con tu toque personal o con el de tus Colaboradores. Para que siempre consideres todos los temas es importante calendarizar los temas que vas a revisar. Cada mes, se hará llegar un calendario con los temas que deben ser tratados. A continuación te mostramos un ejemplo: Octubre 2017 MES: OCTUBRE 2017 RE: Dinámica de Integración RyR: Cumplimiento de meta de la sem ant OyP: Meta de la semana TV: Medidas de seguridad RE: Preguntas Reflexivas RyR: Libre OyP: Libre TV: Medidas de seguridad 9 10 RE: Preguntas reflexivas RyR: Cumplimiento de meta de la sem ant OyP: Meta de la semana TV: Conocimiento de un producto RE: Objetivos personales RyR: Libre OyP: Libre TV: Conocimiento de un producto (cont) 17 16 RE: Objetivos personales RyR: Cumplimiento de meta de la sem ant OyP: Meta de la semana TV: Temas para la mejora operativa RE: Dinámica de integración RyR: Libre OyP: Libre TV: Temas para la mejora operativa 23 24 RE: Objetivos Personales RyR: Libre OyP: Libre TV: Medidas de seguridad RE: Dinámica de integración RyR: Libre OyP: Libre TV: Novedades de la circular que afectan el centro RE: Preguntas reflexivas RyR: Avance de la meta venta OyP: Libre TV: Novedades de la circular que afectan el centro 25 RE: Objetivos personales RyR: Libre OyP: Libre TV: Novedades de la circular que afectan el centro RE Regi s tro de Entra da RyR Res ul tados y Reconoci mi ento OyP Objetivos y Pri ori da des TV Tema s va ri os 26 7 8 RE: Objetivos Personales RyR: Libre OyP: Libre TV: Medidas de seguridad RE: Dinámica de integración RyR: Avance en el cump de meta de venta OyP: Libre TV: Medidas de seguridad 14 13 RE: Objetivos personales RyR: Libre OyP: Libre TV: Conocimiento de un producto (cont) 19 18 RE: Preguntas Reflexivas RyR: Libre OyP: Libre TV: Temas para la mejora operativa RE: Dinámica de RE: Dinámica de RE: Objetivos Personales RE: Preguntas Reflexivas Integración integración RyR: Libre RyR: Libre RyR: Cumplimiento de RyR: Libre OyP: Libre OyP: Libre meta de la sem ant OyP: Libre TV: Reforzamiento servicio TV: Reforzamiento servicio OyP: Meta de la semana TV: Novedades de la al Cliente TV: Reforzamiento servicio al Cliente circular que afectan el al Cliente centro Nota: RE: Preguntas reflexivas RyR: Libre OyP: Libre TV: Medidas de seguridad 12 11 RE: Dinámica de integración RyR: Libre OyP: Libre TV: Conocimiento de un producto (cont) Domingo Sábado 6 5 4 3 2 Viernes Jueves Miercoles Martes Lunes De la sem 40 a la 43 20 RE: Dinámica de integración RyR: Libre OyP: Libre TV: Temas para la mejora operativa 27 15 RE: Preguntas reflexivas RyR: Avance en el cump de meta de venta OyP: Libre TV: Conocimiento de un producto (cont) RE: Dinámica de integración RyR: Libre OyP: Libre TV: Conocimiento de un producto (cont) 21 RE: Preguntas Reflexivas RyR: Libre OyP: Libre TV: Temas para la mejora operativa 28 22 RE: Objetivos personales RyR: Avance en el cump de meta de venta OyP: Libre TV: Temas para la mejora operativa 29 RE: Dinámica de RE: Objetivos Personales RE: Preguntas reflexivas integración RyR: Libre RyR: Libre RyR: Avance en el cump de OyP: Libre OyP: Libre meta de venta TV: Reforzamiento servicio TV: Reforzamiento servicio OyP: Libre al Cliente al Cliente TV: Reforzamiento servicio al Cliente Octubre 2017 III. ANEXOS Preguntas Reflexivas ¿Cuáles son tus expectativas para el día de hoy? ¿Qué quisieras aprender hoy que hasta el momento no has aprendido? ¿Qué percepción te gustaría que los Clientes se llevaran de ti? ¿Qué aprendiste el día de ayer? ¿Qué crees que yo espero de ti para el día de hoy? ¿Qué acción o acciones fuera de tu responsabilidad hiciste para beneficio de tus compañeros o clientes? ¿Cómo sería para ti un día exitoso en tu trabajo? ¿Qué cosas tendrías que hacer para que el Cliente se sienta feliz con la atención que le brindas? ¿Qué debes hacer si el Cliente viene buscando un artículo y no contamos con él? ¿Qué impresión crees que tienen tus compañeros de ti? ¿Qué pudieras hacer para generar más confianza en el Cliente? Para usar las preguntas Reflexivas debes seguir tres reglas: 1. Las preguntas deben hacerse en positivo Ejemplo Correcto: ¿Qué frase te diría un Cliente contento por tu buen servicio? Ejemplo Incorrecto: ¿Qué frase les diría un Cliente molesto por un mal servicio? 2. La pregunta se hace al Colaborador no al Grupo Ejemplo Correcto: ¿Qué es lo que más te gusta hacer en tu trabajo? Ejemplo Incorrecto: ¿Qué es lo que más les gusta hacer en su trabajo? 3. La pregunta es clara para todos. Ejemplo Correcto: ¿Qué piensas de alguien que está sonriendo? Ejemplo Incorrecto: ¿Cuál es tu percepción de alguien que está feliz? Octubre 2017 Dinámicas de integración Las Preguntas Los Colaboradores se ponen en parejas, uno al lado del otro. Pide que responda en voz alta una pregunta que tú les vas a hacer, sin voltear a verse la cara, cada uno tiene que memorizar la respuesta que dio su compañero, al final le preguntas a cada uno la respuesta de su compañero. Nota: No es necesario que verifiques la respuesta. La Teleraña Los Colaboradores formarán un círculo donde se tendrá como objeto principal de la actividad un ovillo de hilo. El primer integrante dice que le gusta hacer en su tiempo libre (lo pueden cambiar de acuerdo a lo que les gustaría). A continuación, inesperadamente, el primero tira el ovillo a otro compañero y este repite la función. De esta forma el hilo va repartiéndose hasta llegar al último alumno, formando así una telaraña. Finalmente, la última persona que ha dicho su nombre le devolverá el ovillo al penúltimo y éste repetirá el nombre del último, y así sucesivamente. Finalmente el ovillo de hilo tiene que llegar a la persona que inició la actividad. La pelota preguntona Se reúnen en círculo. Pueden utilizar una pelota o algún objeto liviano que no se quiebre o lastime. Se necesita también un reproductor de música. Al inicio de la música la pelota irá rotando por cada componente de los grupos de forma que no pare hasta que no cese la música. Octubre 2017 La persona que tenga la pelota en el momento en que no se oiga sonido alguno deberá contestar una pregunta que le haga cualquier persona del equipo. ¡Agáchense! Se les solicita que conformen dos círculos cerrados, uno quedará dentro del otro. Utilizando música de fondo (para ello se requiere un reproductor de música), los participantes se tomarán de la mano y los círculos comenzarán a girar en sentidos contrarios y se pararán, cuando la música cese, dejando un participante frente a otro, se deberán tomar de las manos y agacharse. La última pareja en agacharse sale del juego. A continuación, la música continuará y los círculos volverán a girar, cuantas veces estimemos oportuno. Las lanchas Todos los participantes están de pie. El Guía cuenta la siguiente historia: “Estamos navegando en un enorme buque, pero vino una tormenta que está hundiendo el barco. Para salvarse, hay que subirse en unas lanchas salvavidas. Pero en cada lancha solo pueden entrar (se dice un número)… personas”. El grupo tiene entonces que formar círculos los que esté el número exacto de personas que puedan entrar en cada lancha. Si tienen más personas o menos, se declara hundida la lancha y esos participantes se tienen que salir. Se deben ir eliminando a los participantes.
