Diseno sistema gestion del conocimiento

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PARA EL AREA DE
FORMULACIÓN DE PROYECTOS DE LA ONG CORPROGRESO
AUTORA:
DIANA PAOLA ZABALA TENJO
UNIVERSIDAD PEDAGOCIGA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA
FACULTAD SECCIONAL DUITAMA
ESCUELA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
2022
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PARA EL AREA DE
FORMULACIÓN DE PROYECTOS DE LA ONG CORPROGRESO
AUTORA:
DIANA PAOLA ZABALA TENJO
DIRECTOR:
GREGORIO BARRAGAN SIACHOQUE
UNIVERSIDAD PEDAGOCIGA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA
FACULTAD SECCIONAL DUITAMA
ESCUELA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
2022
2
Contenido
AGRADECIMIENTOS ........................................................................................................................... 5
1.
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 6
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................................................ 7
3.
OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 8
3.1
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................... 8
3.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................................ 8
4.
JUSTIFICACIÓN....................................................................................................................................... 9
5.
MARCO DE REFERENCIA ...................................................................................................................... 10
a.
A Nivel Internacional ................................................................................................................... 10
b.
A Nivel Nacional .......................................................................................................................... 10
5.1
MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................................. 10
5.2
MARCO TEORICO ......................................................................................................................... 13
a.
Modelo de creación del conocimiento ........................................................................................ 13
Modelo Nonaka & Takeuchi ............................................................................................................ 18
Mapas del Conocimiento................................................................................................................. 19
Cultura Organizacional y Gestión del Conocimiento....................................................................... 21
Organizaciones Sin Ánimo de Lucro ................................................................................................ 22
6.
METODOLOGIA .................................................................................................................................... 23
7.
PRESENTACION DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN ........................................................................... 24
7.1
8.
DESCRICION DE LAS ACTIVIDADES O LABORES DESARROLLADAS ............................................... 24
RESULTADOS........................................................................................................................................ 25
8.1
FUNDAMENTACIÓN TEORICA Y CONCEPTUAL APLICADA ........................................................... 25
8.2
DIAGNOSTICO INICIAL ................................................................................................................. 28
ANALISIS DE RESULTADOS ............................................................................................................... 29
9.
PROPUESTA DE MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN CORPROGRESO ......... 31
10.
SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN CORPROGRESO .................................................... 35
10.1
SOCIALIZACIÓN: ........................................................................................................................... 35
10.2
EXTERIORIZACIÓN ....................................................................................................................... 42
10.3
COMBINACIÓN ............................................................................................................................ 53
10.4
INTERIORIZACIÓN ........................................................................................................................ 55
11.
CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 59
12.
RECOMENDACIONES ....................................................................................................................... 60
3
13.
BUENAS PRACTICAS ......................................................................................................................... 61
14.
APORTE DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL A CORPROGRESO ............................................................ 62
15.
BIBLIOGRAFIA E INFOGRAFIA .......................................................................................................... 64
16.
ANEXOS............................................................................................................................................ 67
Lista de Ilustraciones
Ilustración 1. Espiral de creación del conocimiento. ..................................................................... 14
Ilustración 2. Ciclo de gestión del conocimiento ........................................................................... 15
Ilustración 3: origen de las Pautas Culturales ................................................................................ 21
Ilustración 4. Organización Sin Ánimo de Lucro .......................................................................... 22
Ilustración 5. Procesos modulares de la gestión del conocimiento ................................................ 26
Ilustración 6. Factores de Éxito ..................................................................................................... 27
Ilustración 7. Mapa General de los Proyectos Sociales Ejecutados por CORPROGRESO .......... 38
Ilustración 8. Mapa del conocimiento identificado en el área de formulación de proyectos ......... 39
Ilustración 9. Lagunas de conocimiento en el área de formulación de proyectos .......................... 40
Ilustración 10. Matriz de experiencia Corprogreso ........................................................................ 46
Ilustración 11. Matriz de experiencia - Mejoras ............................................................................ 51
Ilustración 12. Proyectos ejecutados de recolección de información ............................................. 54
Ilustración 13. Esquema resumen lecciones aprendidas ................................................................ 56
Lista de Tablas
Tabla 1. Herramientas en los procesos de creación de conocimiento ............................................ 16
Tabla 2. Propuesta de mejora del sistema de gestión del conocimiento de Corprogreso .............. 31
Tabla 3. Herramientas tecnológicas para la gestión del conocimiento .......................................... 33
Tabla 4. Cultura organizacional de Corprogreso ........................................................................... 34
Tabla 5. Criterios de búsqueda de proyectos.................................................................................. 43
Tabla 6. Mejoras en la matriz de experiencia................................................................................. 47
Tabla 7. Proyectos para prueba piloto - Corprogreso..................................................................... 49
4
AGRADECIMIENTOS
Doy gracias a Dios por guiarme en este camino y fortalecerme para cumplir esta meta. Quiero
agradecer a mi familia por apoyarme en el trascurso de esta aventura, sin su apoyo este trabajo no
sería posible. Aunque no está en el mundo de los vivos, quiero dar gracias a mi abuelita por todas
sus enseñanzas, a mi mejor amiga por escucharme y apoyarme.
Agradezco a todas las personas que estuvieron a mi lado en la construcción de este documento,
brindándome su apoyo y comprensión.
Quiero expresar mis más sinceros agradecimientos Corprogreso por darme la oportunidad de
realizar la práctica y el trabajo de grado; a mi jefe, por toda la confianza y apoyo brindado.
Por último, quiero agradecer a mis docentes, especialmente a mi director de proyecto, por confiar
en mí y guiarme en el desarrollo del proyecto.
5
1. INTRODUCCIÓN
CORPROGRESO es una ONG que desarrolla y ejecuta proyectos sociales en el territorio colombiano,
ejecutado alrededor de 170 proyectos en 26 años. Para la formulación de proyectos cuenta con un equipo
establecido, que se encarga de buscar convocatorias y presentar las propuestas ante las entidades
financiadoras.
El conocimiento es clave para el desarrollo de las organizaciones, por este motivo, se diseñan sistemas
de gestión del conocimiento que buscan retener y transmitir el conocimiento que poseen las
organizaciones. Un Sistema de Gestión de Conocimiento permite que las organizaciones respondan
rápidamente a los cambios del entorno. Por lo tanto, este proyecto busca diseñar un Sistema de Gestión
del Conocimiento para la ONG CORPROGRESO cuyo objetivo es identificar, organizar y transferir
conocimiento, de tal manera que aporte a la eficiencia y eficacia de la organización y al desarrollo de su
talento humano.
En el presente trabajo, se describe el sistema de gestión del conocimiento para el área de formulación de
proyectos de CORPROGRESO, partiendo de una revisión teórica y conceptual, continuando con un
diagnóstico de la organización identificando las fortalezas y debilidades del proceso. Posteriormente, se
presenta cada una de las fases para la gestión del conocimiento (socialización, exteriorización,
combinación e interiorización) en el área de formulación de proyectos.
6
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La corporación para la investigación, desarrollo sostenible y la promoción social –
CORPROGRESO, es una organización sin ánimo de lucro que se encarga de estructurar y llevar a
cabo proyectos sociales centrándose en la población de extrema vulnerabilidad en Colombia. El
área de gestión de proyectos se encarga de buscar proyectos sociales que generen un valor agregado
a la organización en sus líneas programáticas como lo son: comunidad y familia, acompañamiento
a grupos de alto riesgo social, fortalecimiento institucional y gobernabilidad, reducción de pobreza
e inequidad, gerencia y administración de proyectos sociales.
La organización cumplió 26 años de funcionamiento, en los cuales ha desarrollado Proyectos,
metodologías y ha venido desarrollando diferentes habilidades y experiencias en distintas áreas.
Los procesos de búsqueda, recolección de información y selección de proyectos es una búsqueda
constante que requiere varios días generando atrasos, pérdida de tiempo y sobrecostos,
posiblemente en información que ya se tiene. Por lo tanto, es necesario identificar, seleccionar y
recolectar información sobre los proyectos que permitan generar un valor agregado a la
organización, tenido en cuenta las lecciones aprendidas de los proyectos anteriormente ejecutados,
para esto es necesario contar con un Sistema de Gestión del Conocimiento que contribuya al
mejoramiento continuo de los procesos en el área de gestión de proyectos.
¿Cómo el Diseño de un Sistema de Gestión de Conocimiento permite que la institución
CORPROGRESO mejore los diferentes procesos que realiza para la búsqueda de proyectos?
7
3. OBJETIVOS
3.1
•
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Sistema de Gestión del Conocimiento para el área de formulación de proyectos de
CORPROGRESO.
3.2
•
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Conocer el proceso de presentación de propuestas a cargo del área de formulación de
proyectos.
•
Identificar el conocimiento que posee CORPROGRESO para la presentación de propuestas.
•
Organizar el conocimiento existente en el área de formulación de proyectos.
•
Trazar una hoja de ruta para la implementación del Sistema de Gestión del Conocimiento para
el área de formulación de proyectos de CORPROGRESO.
8
4. JUSTIFICACIÓN
La Gestión del Conocimiento es un elemento fundamental para generar valor agregado en las
organizaciones, existen diversos modelos de Gestión del Conocimiento, pero no todos aplican para las
mismas organizaciones o proyectos. La gestión del Conocimiento según Alavi y Leidner (2001), es el
proceso de identificación, captura y utilización del conocimiento en una organización con el fin de
incrementar la competitividad.
Se pueden crear dos (2) tipos de conocimiento en la organización, el conocimiento tácito es adquirido
por la experiencia y el conocimiento explicito obtenido de manuales, instructivos, ente otros. Estos, se
integran en un proceso cíclico generando nuevo conocimiento y aumentando la efectividad del talento
humano de las organizaciones.
Igualmente, “la Gestión del Conocimiento obtiene y comparte bienes intelectuales, con el objetivo de
conseguir resultados óptimos en términos de productividad y capacidad de innovación de las empresas.
Es un proceso que engloba genera, recoge, asimila y aprovecha el conocimiento, con vistas a generar una
empresa más inteligente y competitiva” (Farfan & Garzon, 2006).
CORPROGRESO ha ejecutado más de 170 proyectos sociales, el conocimiento generado en la
experiencia previa es clave para la formulación y presentación de nuevas propuestas. Esto, permite que
la entidad crezca y sea reconocida en todo el territorio Colombiano.
Un Sistema de Gestión de Conocimiento en CORPROGRESO contribuye al mejoramiento del proceso
de presentación de propuestas, contando con información actualizada y relevante en los proyectos
anteriormente ejecutados. Adicionalmente, se presenta una reducción en los tiempos de alistamiento de
documentos y en la toma de decisiones, involucrando las distintas áreas de la organización.
9
5. MARCO DE REFERENCIA
Para el diseño de un Sistema de Gestión del Conocimiento, es importante conocer los antecedentes,
conceptos calves, teorías, herramientas y procesos, los cuales se describen a continuación dentro
del marco conceptual y el marco teórico. Sin embargo, cabe resaltar que dentro del marco de
referencia se mencionan algunos autores a nivel nacional e internacional que hablan sobre el tema
de Gestión del Conocimiento y que sus teorías sirvieron como base para la presente investigación.
a. A Nivel Internacional
(Canals) en su artículo Gestión del Conocimiento da una breve explicación de la importancia de la
gestión del conocimiento en la actualidad debido a la nueva economía, la globalización y las nuevas
tecnologías. Partiendo de esto el autor brinda la siguiente definición “la Gestión del Conocimiento
consiste en optimizar la utilización de este recurso, el conocimiento.”
(Bustelo & Amarilla, 2001) Estos autores determinan la importancia de que, todo tipo de
organizaciones apliquen la Gestión de Conocimiento dentro de sus procesos, debido al auge que
ha tenido el uso de las tecnologías se ha incentivado la gestión de información. Actualmente, el
mundo se encuentra en la era del conocimiento, finalmente en este artículo se describe como la
gestión del conocimiento, la gestión de información y la gestión documental se desarrollan de
manera sincrónica dentro de las organizaciones.
b. A Nivel Nacional
(Farfan & Garzon, 2006) estos autores fueron de gran ayuda para la construcción del marco teórico
de la presente investigación, ya que el texto producido por ellos fue tomado como base para la
explicación del modelo genérico de la creación del conocimiento utilizado para el diseño del
sistema en CORPROGRESO.
5.1
MARCO CONCEPTUAL
Para el desarrollo de la investigación se hace necesario definir unos conceptos que permitan
entender mejor que es la Gestión del Conocimiento y como se integra en las organizaciones.
Sistema: es un conjunto dinámico de elementos y partes entre las cuales existe funcionalidad, se
percibe como un "todo complejo" que está conformado por diversas combinaciones de elementos
y partes (Velásquez, 2007).
10
Un sistema es la integración de varias partes o subsistemas, todo está relacionado, es un todo y en
las organizaciones son las distintas áreas integradas que comparten un mismo propósito el cual es
el mejoramiento continuo para permanecer y posicionarse en el marcado; cada elemento o parte
del sistema trabaja de manera independiente, pero todas las partes buscan alcanzar un objetivo
común.
Gestión: Es la guía para orientar la acción, previsión, visualización y empleo de los recursos y
esfuerzos a los fines que se desean alcanzar, la secuencia de actividades que habrán de realizarse
para logar objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecución” (Benavides, 2011).
Las organizaciones son sistemas complejos que requieren de la gestión para alcanzar sus objetivos.
Es un conjunto de procedimientos, actividades y acciones desarrollados para alcanzar un
determinado objetivo. Es una herramienta administrativa que permite observar, alcanzar y evaluar
el cumplimiento de los objetivos teniendo en cuenta unos recursos y esfuerzos aplicados,
contribuye al buen funcionamiento de una organización.
Capital Intelectual: Según (Jaramillo, 2012), El Capital Intelectual se define como los recursos
no financieros que permiten generar respuestas a las necesidades de mercados y ayudan a
explotarlas. Estos recursos se dividen en tres categorías: el Capital Humano, el Capital Estructural
y el Capital Relacional.
•
Capital Humano: “Son las capacidades de los individuos en una organización que son
requeridas para proporcionar soluciones a los clientes". Dentro de esta categoría se
encuentran las capacidades individuales y colectivas, el liderazgo, la experiencia, el
conocimiento, las destrezas y las habilidades especiales de las personas participantes de la
organización. (Jaramillo, 2012)
•
Capital Estructural: “Son las capacidades organizacionales necesarias para responder a
los requerimientos de mercado”. Dentro de esta categoría se encuentran las patentes, el
know-how, los secretos de negocio en el diseño de productos y servicios, el conocimiento
acumulado y su disponibilidad, los sistemas, las metodologías y la cultura propia de la
organización. (Jaramillo, 2012)
•
Capital Relacional: “Es la profundidad (penetración), ancho (cobertura), y rentabilidad de
los derechos organizacionales”. Dentro de esta categoría se encuentran las marcas, los
11
consumidores, la lealtad, la reputación, los canales y los contratos especiales. (Jaramillo,
2012)
Información: Agrupación de datos organizados y presentados en un contexto” (Rendón, 1998).
Los datos son hechos, cifras y la información es procesar un conjunto de datos; esto implica
clasificarlos y analizarlos. “La información puede ser descrita como un mensaje, un documento o
algún tipo de comunicación audible o visible, tiene un emisor y un receptor. La información tiene
relevancia y propósito, los datos se convierten en información cuando se les agrega un significado.
La información se transforma en conocimiento como resultado de un proceso de aprendizaje, el
cual debe ser gestionado dentro de las organizaciones. Según Nonaka y Takeuchi (1995) el
conocimiento es la creencia verdadera y justificada. Se trata del resultado de un proceso humano
y dinámico de justificación de las creencias personales para convertirlas en algo verdadero. Se
destaca el compromiso, las creencias y los valores individuales.
Para Davenport y Prusak (1998) el conocimiento es un flujo en el que se mezclan la experiencia,
valores importantes, información contextual y puntos de vista de expertos, que facilitan un marco
de análisis para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información. Se origina y
es aplicado por las personas en las organizaciones, se encuentra en documentos, rutinas
organizativas, procesos, prácticas y normas. Es adquirir información acumulada para comprender
la realidad, es un conjunto de habilidades y procesos mentales adquiridos por un individuo.
El conocimiento puede ser: conocimiento explícito es fácil de expresar y codificar en números y
palabras, se puede comunicar y compartir, por el contrario, el conocimiento tácito es difícil de
codificar, articular y trasferir ya que este es el conocimiento personal que depende de has
habilidades, experiencias, intuiciones, ideas, creencias y valores.
•
La Gestión del Conocimiento: Es un concepto relativamente moderno, que se ha
convertido en un paso clave para alcanzar los objetivos de una organización. A través, de
la identificación del conocimiento disponible y la adquisición del mismo. (Jaramillo, 2012)
Karl Erich Sveiby define la Gestión del Conocimiento como: “El Arte de crear valor a partir
de los activos intangibles, representados en clientes, proveedores y en el conocimiento de
las personas que es tácito, compartido, dinámico y relevante para la empresa”. Citado en
(Jaramillo, 2012).
12
Existen diversos modelos de Gestión del Conocimiento, entre los que se encuentran: La
Gestión del Conocimiento desde la cultura organizacional, Modelo de E. Bueno, Modelo
Andersen, Knowledge Management Assessment Tool, Modelo de KPMG Consulting,
Modelo de Gopal & Gagnon, La nueva gestión del conocimiento. (Jaramillo, 2012).
5.2
MARCO TEORICO
Para el diseño de un Sistema de Gestión del Conocimiento para el área de formulación de proyectos
de CORPROGRESO se tomará como base el modelo de creación del conocimiento de Nonaka y
Takeuchi (1995), en este modelo se tienen dos tipos de conocimiento, el conocimiento tácito y el
conocimiento explícito.
a. Modelo de creación del conocimiento
Es uno de los modelos más conocidos y utilizados, en este se tienen dos dimensiones para la
creación del conocimiento:
•
Dimensión epistemológica: es importante distinguir los dos tipos de conocimiento; el
conocimiento explicito es aquel que es más fácil de comunicarse y trasferir a otras personas
mientras que el conocimiento tácito es más difícil de trasferir ya que influyen diversos
factores para su creación.
•
Dimensión ontológica: el conocimiento se puede crear a través de cuatro niveles de
agentes: el individuo, el grupo, la organización y el nivel Inter organizativo; el
conocimiento parte en el individuo y se va trasformando en conocimiento organizativo
siendo un factor clave para la organización.
El modelo concibe “la creación de conocimiento como un proceso en espiral que se inicia con la
generación de un conocimiento tácito en el nivel individual, que posteriormente se moviliza y
amplifica a través de un proceso de transformación entre el conocimiento tácito y explícito a través
de las cuatro formas de conversión de conocimiento y cristalizado en niveles ontológicos más altos.
A esto lo llaman espiral de conocimiento” (Sierra, 2013).
13
Ilustración 1. Espiral de creación del conocimiento.
Fuente: Nonaka & Takeuchi (1995).
El modelo se caracteriza por la concepción del conocimiento tácito y explicitó como
complementarios y no como entidades separadas. Es una combinación de los dos tipos de
conocimiento que están presentes en todas las actividades de los seres humanos intercambiando e
interactuando entre ellos. Esto, se desarrolla en una espiral de trasformación interna del
conocimiento a través de cuatro procesos denominados la conversión de conocimiento:
socialización, exteriorización, combinación e interiorización. Los procesos mencionados se repiten
de manera constante en la organización, son un ciclo permanente que permiten la adquisición y
trasferencia del conocimiento dentro de la organización.
•
Socialización: de conocimiento tácito a tácito, “permite compartir experiencias y crear
conocimiento tácito. La forma de adquirir conocimiento tácito sin utilizar el lenguaje es
mediante la observación, la imitación y la práctica” (Sierra, 2013). Se comparten
experiencias a través de modelos mentales y creencias difundidos por conversaciones,
exposiciones, documentos, manuales, capacitaciones, con el fin de generar conocimiento
novedoso a la organización.
•
Exteriorización: el conocimiento tácito se convierte en conocimiento explícito. “adopta
forma de metáforas, analogías, hipótesis y modelos, se crean conceptos a través de la
deducción e inducción, integrándolo en la cultura de la organización” (Farfan & Garzon,
2006). Lo que se busca es que el conocimiento tácito se pueda codificar para compartirlo;
14
es una actividad esencial en la creación de conocimiento. Por ejemplo, plasmar el
conocimiento en diagramas, ya que estos permiten ver y entender más fácil los procesos.
•
Combinación: de conocimiento explícito a explícito, “se realiza la combinación de
distintos cuerpos de conocimiento explícito: documentos, conversaciones, reuniones, redes
computarizadas de comunicación y, se puede categorizar, confrontar y clasificar para
formar bases de datos para producir conocimiento explícito” (Farfan & Garzon, 2006).
Crear conocimiento explicito dentro o fuera de la organización, la combinación se da
mediante la vinculación del conocimiento recién creado con el existente en diferentes áreas
de la organización, por ejemplo, el conocimiento se puede reflejar en un nuevo proyecto ya
que se tienen en cuenta las lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
•
Interiorización: es la conversión del conocimiento explícito a conocimiento tácito, “indica
aprendiendo-haciendo, incorpora el conocimiento explícito en conocimiento tácito,
verbalizar y diagramar los documentos, manuales o historias orales. Se incorpora en las
bases del conocimiento tácito de los miembros de la organización en la forma de modelos
mentales compartidos o prácticas de trabajo” (Farfan & Garzon, 2006). Se analizan las
experiencias adquiridas al poner en práctica los nuevos conocimientos; la documentación
es una herramienta útil para interiorizar lo que han experimentado enriqueciendo en
conocimiento.
Ilustración 2. Ciclo de gestión del conocimiento
Fuente: Nonaka & Takeuchi (1995).
15
Cada uno de los procesos del ciclo de gestión del conocimiento puede ser soportado con el uso de
tecnologías de la información.
Tabla 1. Herramientas en los procesos de creación de conocimiento
SOCIALIZACIÓN
EXTERNALIZACIÓN
•
Comunicaciones cara a cara
•
Videoconferencias
•
Herramientas de realidad virtual
•
Herramientas para captar procesos
•
Habilidades de rastreo, Redes de iguales
•
Plataformas de discusión
•
Sistema de expertos
INTERIORIZACIÓN
COMBINACIÓN
•
Redes de conocimiento colectivo
•
Bases de datos/ memoria corporativa
•
Reconocimiento de patrones
•
Redes de trabajo
•
Herramientas de conocimiento sistémico
•
Herramientas colaborativas, foros
•
Listas de discusión, bases de datos
Fuente: (Sierra, 2013)
Las bases de datos son una colección integrada de datos relacionados y una herramienta muy util
para la Gestión del Conocimiento dentro de las organizaciones ya que las nuevas tecnologías
promueven la difusión del conocimiento resaltando la importancia del talento humano, ya que
juntas permiten que la organización Gestione el Conocimiento de manera efectiva dentro de la
organización.
Una herramienta muy útil para la Gestión del Conocimiento es la tecnología, la cual permite el
procesamiento y generación de la información, a través del cual se puede indexar y combinar
contenido de forma automática en diferentes plataformas. “posibilitan etiquetar y organizar
información, generando automáticamente metadatos contextuales sin intervención humana,
eliminando así una barrera importante para usar el conocimiento que crean las personas y las redes
de una organización. En las aplicaciones más avanzadas, las tecnologías de inteligencia artificial
pueden tomar esa información contextualizada y llevarla a diferentes equipos y sistemas de una
organización, permitiendo que la inteligencia fluya a través de las redes de personas mientras para
adquirir conocimiento y resolver problemas en tiempo real” (Tendencias globales de capital
humano, 2020).
16
Para poder utilizar las herramientas brindadas por la tecnología para la gestión del conocimiento
es importante que los miembros de las organizaciones identifiquen el tipo de conocimiento que
generan y tomen conciencia de la importancia de trasmitirlo.
“En la Sociedad del Conocimiento hay una estrecha relación entre la Gestión del Conocimiento y
la Tecnológica ya que esta última hace más fácil el proceso de transmitir e intercambiar
información y mejora la transferencia del conocimiento; por otra parte, simplifican la extracción y
estructuración del conocimiento de un grupo o de un individuo para que el resto de los miembros
de las organizaciones lo puedan utilizar” (Nieves Lahaba, Del Río López, & Villardefranco).
Gestionar el Conocimiento posibilita la conversión del conocimiento tácito en explícito,
permitiendo de esta forma que los conocimientos intrínsecos de cada individuo, sus habilidades,
experiencias y competencias, se compartan con los restantes miembros de la organización con el
objetivo de potenciar el desarrollo y el éxito organizacional.
“El conocimiento organizacional constituye el pilar más importante para las organizaciones, es el
valor añadido del resultado de la aplicación de los conocimientos tácitos y explícitos identificados
tanto en el ambiente interno como en el entorno. El conocimiento se puede encontrar en patentes,
procesos, formas de comportamiento de los individuos de una organización, los productos y
servicios, procesos de innovación tecnológica” (Nieves Lahaba, Del Río López, & Villardefranco).
Esta presenta en todas las áreas de la organización y está directamente relacionado con el
conocimiento de cada miembro de la organización.
“La Sociedad del Conocimiento es capaz de integrar a todos sus miembros y originar nuevas formas
de solidaridad. En esta sociedad el conocimiento es considerado como un bien público que debe
estar al alcance de todos, En la sociedad del conocimiento, las organizaciones le dan un alto valor
al conocimiento y este constituye un elemento crítico para las estrategias a seguir” (Nieves Lahaba,
Del Río López, & Villardefranco).
La Gestión del Conocimiento en las ONG es primordial para su buen funcionamiento ya que
manejan información variada de diferentes aspectos dependiendo del proyecto que se esté
realizando. Para cada proyecto se cuenta con un equipo de trabajo diferente y el conocimiento
creado en cada proyecto contribuye al mejoramiento continuo de los procesos, ya que, en base a
este se construyen las nuevas propuestas para ejecutar nuevos proyectos.
17
Las cuatro fases para la Gestión del Conocimiento para convertir el conocimiento tácito y explícito
abordan diversas áreas de la organización. “Al concentrarse en el concepto de la creación de
conocimiento organizacional, ha sido posible desarrollar una perspectiva que va más allá de la
simple noción de aprendizaje organizacional. En el lenguaje de la discusión actual, el aprendizaje
puede estar relacionado a la internalización, que no es sino uno de los cuatro modos de conversión
necesaria para crear nuevo conocimiento organizacional, que en muchas ocasiones es más amplio
y concepto dinámico” (Rojas Davila & Torres Briones, 2017).
El aprendizaje organizacional fortalece las capacidades de los miembros de la organización, se
debe fomentar en el desarrollo de las actividades, por lo cual, se requiere de un equipo de trabajo
altamente comprometido con la organización y su crecimiento mutuo.
Las organizaciones del tercer sector como las ONG, requieren gestionar su conocimiento de una
manera adecuada, ya que, su activo más importante es el conocimiento, es la base para la ejecución
de proyectos que buscan mejorar la calidad de vida de los habitantes en diferentes partes del país.
“El conocimiento y, en consecuencia, su gestión es particularmente relevantes para el tercer sector,
por varias razones. En primer lugar, se trata de un sector movido fundamentalmente por un sentido
general de la solidaridad, centrado en mejorar las circunstancias socioeconómicas de las personas
en situación de exclusión, lo cual lo convierte en un terreno fértil para una cultura orientada al
intercambio de conocimiento. Además, el conocimiento y la información son aspectos
fundamentales para el empoderamiento de las personas y las comunidades, y ello debe tenerse en
cuenta en cualquier comprensión del desarrollo que vaya más allá de la mera perspectiva
socioeconómica. Pero, además, los retos sociales trascienden cada vez más las organizaciones, los
grupos de interés y las fronteras geográficas, lo cual convierte el conocimiento en un elemento
clave, por su poder para traspasar dichas divisiones” (Cordobes, Carreras, & Sureda, 2018).
Modelo Nonaka & Takeuchi
El modelo parte del principio “en una economía donde la única certeza es la incertidumbre, la única
fuente segura de ventaja competitiva es el conocimiento”. (Reyes, 2005). Dentro de este modelo
se habla del conocimiento tácito y explicito los cuales están presentes en cada una de las actividades
que se desarrollan dentro y fuera de una organización, están unidos y contribuyen a la armonía de
la organización. Es importante explicar a qué se refiere cuando se habla de cada uno de estos
conocimientos, entonces el conocimiento es explícito si puede ser transferido de un individuo a
18
otro usando algún tipo de sistema de comunicación formal, siendo éste generable y codificable.
Por otro lado, el conocimiento tácito es visto como conocimiento poco codificado y está
profundamente arraigado en nuestra experiencia y nuestros modelos mentales.
Mapas del Conocimiento
Los mapas de conocimiento son una herramienta gráfica que permite ubicar en dónde y cómo se
encuentra el conocimiento en una organización, en estos la información que se muestra hacen parte
de un sistema de gestión integrado e interrelacionado del conocimiento. (Ramirez, 2020)
“Los mapas de conocimiento permiten identificar y representar tanto los conocimientos disponibles
en la organización como aquellos que se consideran necesarios para su operación” (RIVERO, S.;
S.F.). Citado en (Guerra, 2010)
Estos mapas sirven para visualizar y diagnosticar una situación concreta, así como para estructurar
una estrategia de Gestión del Conocimiento, con base en la identificación del conocimiento que se
posee, competencias del talento humano, procesos claves de gestión, potencialidades del entorno
y cultura de aseguramiento, transferencia y creación del conocimiento (Ramirez, 2020) . En general
se refiere al conocimiento que poseen las personas, los equipos de trabajo y las bases de
conocimiento que pueden existir en documentos y en sistemas de conocimiento en la organización.
(Guerra, 2010)
Clasificación de Mapas de Conocimiento
Los mapas de conocimiento pueden tener diferentes enfoques. Los más simples se enfocan en bases
de datos, con campos que se refieren a los conocimientos disponibles en la organización, la
actividad en la que se aplican y las personas de la organización que poseen dichos conocimientos.
(RIVERO, S.; S.F.).
De acuerdo con la UNIVERSIDAD EAFIT (S.F.), se identifican los siguientes modelos:
•
Modelo de puntos: señalan la fuente del conocimiento (persona), suministran información
limitada y como ejemplo se tienen las “páginas amarillas corporativas”.
•
Modelo de links: contiene lo del modelo de puntos y adiciona relaciones del estilo cómocuándo, apoyando la creación de una visión del negocio.
19
•
Modelo de soluciones: contiene lo del modelo de puntos y de links. Relaciona el
conocimiento con la solución de problemas, es tanto descriptivo como prescriptivo y
requiere de más inversión y planificación.
Desde otra perspectiva, existen dos aproximaciones comunes para mapear conocimiento, las cuales
redundan en una clasificación de mapas de conocimiento (NHS, 2005): La primera, mapea
recursos y activos de conocimiento, mostrando qué conocimiento existe en la organización y dónde
puede ser encontrado. La segunda, incluye flujos de conocimiento, mostrando cómo este
conocimiento se mueve alrededor de la organización, desde dónde está hasta dónde es necesitado.
Citado en (Galvis, 2009)
Herramientas para Creación de Mapas del Conocimiento
Las empresas utilizan mapas personalizados del conocimiento para asegurar la alineación global
en torno a los objetivos críticos del negocio, en otros incluso las empresas utilizan paquetes de
Software generales que pueden tener características útiles para soportar los mapas de conocimiento.
(Guerra, 2010)
Hay distintas herramientas en el mercado que proporcionan una importante ayuda a la hora de
diseñar los mapas de conocimiento. Desde las herramientas más simples, como Visio de Microsoft,
hasta adaptaciones de herramientas de modelos de procesos de negocio y; por supuesto, mapas
conceptuales como MindMapper, CmapTools, así como las páginas Web diseñadas para tal efecto.
(Guerra, 2010)
Cultura Organizacional
Es importante conocer a que se refiera la cultura organizacional, ya que, en el modelo de Nonaka
& Takeuchi es importante tener en cuenta esta para llevar a cabo la Gestión del Conocimiento;
entonces la cultura organizacional describe los valores, principios, tradiciones y formas de hacer
las cosas que influyen en la forma en que actúan los miembros de la organización.
La cultura organizacional es el "conjunto de normas, valores y formas de pensar que caracterizan
el comportamiento del personal en todos los niveles de la organización y a la vez es una
presentación de cara al exterior de la imagen de la institución" (Segredo, García, Leon, & Perdomo,
2017). La cultura es el vínculo social que ayuda a mantener unida a la organización al proporcionar
20
las normas adecuadas de cómo se deben comportar y expresar los empleados o trabajadores.
(Segredo, García, Leon, & Perdomo, 2017)
Ilustración 3: origen de las Pautas Culturales
(Rodriguez R. , 2009)
La cultura organizacional es un subsistema complejo que opera en otro sistema complejo que es
la organización. Esta, a su vez, está inserta en un sistema mayor e igualmente complejo que es el
contexto.
Cultura Organizacional y Gestión del Conocimiento
la gestión del conocimiento y la cultura desde sus orígenes han tenido como factor común influir
en el hombre a través de sus ideas, sus costumbres, su manera de relacionarse en la sociedad y,
además de ser recursos intangibles de la organización es un complemento entre ellas. (Flores &
Ochoa, 2016)
La Influencia de la Cultura en el Modelo de la Creación del Conocimiento
Los autores afirman que el nuevo conocimiento es una creación individual. Es aquí donde la cultura
juega un papel importante a través de la comunicación del lenguaje en forma de metáfora, las
21
personas en cualquier contexto y con experiencias desiguales entienden situaciones diferentes a
través de la imaginación y al utilizar símbolos sin necesidad de análisis o la generalización. (Flores
& Ochoa, 2016)
Organizaciones Sin Ánimo de Lucro
Según (Grosso, 2013), las organizaciones sin ánimo de lucro también son conocidas como
empresas de la economía social. Estas, actúan como gestoras y promotoras del desarrollo, en
beneficio de ciertos sectores de la población excluidos del modelo capitalista imperante, una de las
formas organizativas de estas son las Organizaciones no Gubernamentales (ONG). Estas empresas
se caracterizan porque están orientadas a la realización de actividades no lucrativas solidarias
(Alvarez, Gordo, & Sacristan, 2006).
Ilustración 4. Organización Sin Ánimo de Lucro
(Alvarez, Gordo, & Sacristan, 2006).
En general en las entidades Sin Animo de Lucro el resultado de su gestión no es distribuido entre
sus miembros, sino reinvertido en el desarrollo de su actividad, siendo los excedentes una fuente
importante de recursos nuevos (Ochoa & Gomez, 2015), teniendo en cuenta lo anterior se puede
determinar que CORPROGRESO es una entidad que su rentabilidad la invierte en nuevos
proyectos con el fin de ir mejorando cada día su gestión.
Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden considerarse como el resultado de una necesidad
por generar los espacios en los que se desarrolle una actividad común en aras de un beneficio social.
Han sido una alternativa mundial, que impregna a todos los países, inclusive a los desarrollados,
donde las necesidades sociales no se encuentran tan marcadas, pero sin embargo no dejan de existir
(Ochoa & Gomez, 2015).
22
6. METODOLOGIA
El enfoque implementado en la presente investigación es cualitativo ya que esta orienta a la
producción de datos descriptivos, como son las palabras y los discursos de las personas, quienes
los expresan de forma hablada y escrita, además, de la conducta observable (Taylor, S.J. y Bogdan
R.,1986) Citado en (Urbina, 2020).
La investigación cualitativa es aquella que utiliza información de tipo cualitativo y cuyo análisis
se dirige a lograr descripciones detalladas de los fenómenos estudiados. (Veritas).
El tipo de investigación utilizado es de carácter descriptivo ya que tiene como finalidad definir,
clasificar y caracterizar un Sistema de Gestión del Conocimiento para el área de gestión de
proyectos de CORPROGRESO; los instrumentos de recolección de información utilizados son:
mantenimiento de registros, es decir, búsqueda de documentos confiables; se observará y
analizaran las fortalezas de la organización en la Gestión del Conocimiento y como es el proceso
para el manejo de esta actualmente, aplicación de encuestas al equipo de gestión de proyectos; por
último, entrevistas a la persona encargada del área de gestión de proyectos.
Esta es una investigación de tipo descriptivo porque para adelantar la primera fase del proyecto se
realizaron encuestas a los colaboradores con el fin de realizar un diagnóstico de hechos
relacionados con el tema de la Gestión del Conocimiento. El análisis documental permitió
identificar los proyectos que se llevan a cabo actualmente y que pueden hacer parte del Sistema de
Gestión del Conocimiento que se diseñó.
En la presente investigación se abordaron a diferentes autores y se estudiaron teorías expuestas
sobre la Gestión del Conocimiento con el fin de identificar cual es el modelo que se adapta con las
características de la organización y así desarrollar el Sistema de Gestión del Conocimiento que más
se adecue y que a través de este se obtengan resultados positivos en la empresa, es decir que se
mejore el proceso de selección y formulación de proyectos.
Para el desarrollo de la investigación, se realizó lo siguiente: revisión bibliográfica, diagnóstico
inicial del conocimiento en el área de formulación de proyectos, propuesta de mejora del sistema
de gestión del conocimiento para Corprogreso, diseño de un sistema de gestión del conocimiento
con base en el modelo y herramienta seleccionada, por último, Circulación y utilización de
conocimientos: presentaciones, chat, entre otros.
23
7. PRESENTACION DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN
CORPROGRESO es una ONG de ámbito internacional que desde 1995 diseña, ejecuta y evalúa
proyectos sociales en alianza con el gobierno nacional, los gobiernos locales, la corporación
internacional y el sector privado. Opera con los más altos estándares de calidad bajo principios de
trasparecía, eficiencia y eficacia. Trabaja de manera alineada con las políticas nacionales y los
objetivos de desarrollo sostenible (ODS).
CORPROGRESO es considerada como organización de categoría consultiva especial para el
consejo económico y social ECOSOC de la ONU, además ostenta categoría de organización no
gubernamental para el desarrollo ONGD conferida por la agencia de cooperación internacional del
gobierno español AECID.
MISION: Generar competencias psicosociales, empresariales, fortalecimiento organizacional y
comunitario de poblaciones vulnerables o en riesgo social, buscando su estabilización socio
económico y arraigo con acciones que articulan la oferta pública, privada y de cooperación
internacional.
VISION: Liderar prácticas en innovación social que contribuyan al desarrollo sostenible
socioeconómico de poblaciones con alguna condición de vulnerabilidad y al fortalecimiento de las
organizaciones sociales; tanto en Colombia como en países con problemáticas similares.
7.1
DESCRICION DE LAS ACTIVIDADES O LABORES DESARROLLADAS
CORPROGRESO ejecuta y evalúa proyectos sociales con altos estándares de calidad, realiza
actividades de consultoría, acompañamiento psicosocial, asesoría jurídica; CORPROGRESO se
postula a las convocatorias de entidades del estado ya que estas no ejecutan los proyectos pero
ponen los recursos económicos para su ejecución, CORPROGRESO presenta una propuesto para
acceder a los recursos y poder ejecutar los proyectos, se buscan los proyectos acorde a las líneas
programáticas de la organización en bases de datos y se recolecta la información. Actualmente,
se están ejecutando proyectos de recolección de información con entidades como la agencia de
las Naciones Unidas para la alimentación y la agricultura FAO y el Programa Mundial De
Alimentos PMA, entre otros proyectos. Se resalta que se está trabajando en un documento para
ejecutar un proyecto propio.
24
8. RESULTADOS
8.1
FUNDAMENTACIÓN TEORICA Y CONCEPTUAL APLICADA
El conocimiento tácito y explicito está presente en cada una de las actividades que se desarrollan
dentro y fuera de una organización, están unidos y contribuyen a la armonía de la organización. El
conocimiento es explícito si puede ser transferido de un individuo a otro usando algún tipo de
sistema de comunicación formal, siendo éste generable y codificable. Por otro lado, el
conocimiento tácito es visto como conocimiento poco codificado y está profundamente arraigado
en nuestra experiencia y nuestros modelos mentales (Reyes, 2005).
La metodología de Gestión del Conocimiento basada en el modelo de Nonaka-Takeuchi permitirá
a las Organizaciones del Conocimiento del siglo XXI, la utilización del Entorno Colaborativo de
Trabajo (ECT) como herramienta real y útil para crear, gestionar y transmitir conocimiento
(Arambarri, 2012).
Para el desarrollo de la presente investigación fue seleccionado el modelo Nonaka debido a su
claridad y concreción a la hora de exponer los procesos que permiten la adquisición y posterior
creación de nuevo conocimiento.
Al llevar a cabo la implementación del modelo, se busca gestionar el conocimiento generado por
los colaboradores en beneficio de organización. Con el fin de mejorar el proceso de formulación
de proyectos, puesto que con el diagnóstico de la empresa se identificó que en esta área de la
empresa es donde existe un cuello de botella.
En el modelo Nonaka & Takeuchi, se destaca la importancia que tiene la Cultura Organizacional
en los Sistemas de Gestión del Conocimiento y esto se debe a que “Se ha demostrado que la
influencia de los comportamientos de liderazgo transaccional sobre la Gestión del Conocimiento
depende de los tipos de cultura organizacional”. (Chung, 2017)
La Gestión del Conocimiento contribuye significativamente en el fortalecimiento de las
organizaciones cuyo eje central es la cultura de la organización, la cual se encuentra expresada en
sus integrantes en cuanto a sus valores, costumbres, creencias, ideas, sentimientos, hábitos y
voluntades (Vidalina, 2013). La cultura influye directamente en las personas para generar prácticas
de conocimiento por tal razón es importante tener en cuenta este factor a la hora del Diseño de un
25
Sistema de Gestión del Conocimiento de manera que este se adapte a las necesidades de la
organización.
Para desarrollar de manera adecuada la Gestión del Conocimiento, se tienen unos procesos
modulares, los cuales son claves para la trasferencia del conocimiento.
Ilustración 5. Procesos modulares de la gestión del conocimiento
1.
Identificación
del
conocimiento
6. Medición
del
conocimiento
2. Retención
del
conocimiento
5. Desarrollo
del
conociminto
3. Uso del
conocimiento
4.
Distribución
del
conocimiento
Fuente: Adaptado de (Cordobes, Carreras, & Sureda, 2018)
Los procesos modulares se integran en las fases de Gestión del Conocimiento propuestas por
Nonaka y Takeuchi. Para poder implementar su modelo, la organización debe tener claramente
identificados cada uno de los procesos modulares dentro de su organización y por cada área que la
conforma. El punto crítico para implementar el modelo de Gestión del Conocimiento es la
identificación de conocimiento tácito y explicito producido por la organización (conocer que tiene
y que le hace falta).
Es un proceso cíclico, a medida que se genera nuevo conocimiento nace la necesidad de adquirir
nuevo conocimiento con el fin de crecer como individuo y como organización.
En la Gestión del Conocimiento, influyen diferentes factores internos los cuales determinan la
forma en que se debe abordar la gestión en la organización, los factores de éxito son:
26
Ilustración 6. Factores de Éxito
Talento
humano
Aprendizaje
organizacional
Procesos y
tecnología
CONOCIMIENTO
Cultura
organizacional
Comunicación
efectiva
Liderazgo
Fuente: Elaboración Propia
•
Talento humano: El talento humano es primordial para el desarrollo de cualquier
actividad, se requiere de experiencia y una formación adecuada para fortalecer las
capacidades individuales y como equipo en una organización. Para la ejecución de
proyectos de ámbito social, CORPRGRESO busca personas comprometidas y capacitadas,
según los requerimientos de cada proyecto. Los equipos de trabajo se integran de manera
rápida, lo cual, se ve reflejado en el cumplimiento de los objetivos establecidos.
•
Aprendizaje organizacional: Es parte fundamental para realizar la Gestión del
Conocimiento, mediante la trasferencia de este y su trasformación, incluye, todas aquellas
estrategias y actividades implementadas por la organización para adquirir conocimiento,
entre las actividades realizadas, se encuentran, las capacitaciones, talleres, cursos y guías.
•
Cultura organizacional: “La existencia de una cultura organizativa comprometida con
conseguir que la información y el conocimiento que posee la entidad sirvan para dirigir su
acción futura” (Cordobes, Carreras, & Sureda, 2018). La cultura organizacional abarca la
misión, visión, valores, objetivos, trabajo en equipo, ambiente laboral, entre otros.
27
•
Liderazgo (línea de mando) y Comunicación (llamadas, correos electrónicos)
•
Procesos y soporte tecnológico: “La existencia de sistemas y procesos organizativos que
permitan la captación y la organización de conocimiento relevante” (Cordobes, Carreras,
& Sureda, 2018).
Las organizaciones del tercer sector como las ONG, requieren gestionar su conocimiento de una
manera adecuada, ya que, su activo más importante es el conocimiento, es la base para la ejecución
de proyectos que buscan mejorar la calidad de vida de los habitantes en diferentes partes del país.
“El conocimiento y, en consecuencia, su gestión es particularmente relevantes para el tercer sector,
por varias razones. En primer lugar, se trata de un sector movido fundamentalmente por un sentido
general de la solidaridad, centrado en mejorar las circunstancias socioeconómicas de las personas
en situación de exclusión, lo cual lo convierte en un terreno fértil para una cultura orientada al
intercambio de conocimiento. Además, el conocimiento y la información son aspectos
fundamentales para el empoderamiento de las personas y las comunidades, y ello debe tenerse en
cuenta en cualquier comprensión del desarrollo que vaya más allá de la mera perspectiva
socioeconómica. Pero, además, los retos sociales trascienden cada vez más las organizaciones, los
grupos de interés y las fronteras geográficas, lo cual convierte el conocimiento en un elemento
clave, por su poder para traspasar dichas divisiones” (Cordobes, Carreras, & Sureda, 2018).
8.2
DIAGNOSTICO INICIAL
Con el fin de conocer la percepción del equipo de trabajo de formulación de proyectos se aplicó
una encuesta, a los siguientes miembros de la organización: Líder de gestión de proyectos,
Asistente de innovación, Profesional de monitoreo y seguimiento, Profesional de alianzas, Director
programático y Profesional gestión de proyectos.
La encuesta aplicada, está diseñada de acuerdo a los procesos modulares de la Gestión del
Conocimiento, a través de la recolección de información de manera cuantitativa se identificaron
las fortalezas y debilidades de CORPROGRESO en la Gestión del Conocimiento. Para el diseño
de la encuesta, se tomó como base la encuesta diseñada por Claudia Patricia Nuñez Izquierdo,
“identificación y propuesta de mejoramiento de la gestión del conocimiento en el Centro de
Desarrollo Agropecuario y Agroindustrial (Cedeagro) SENA – Regional Boyacá”.
28
La encuesta está conformada por cinco grupos de preguntas, distribuidas según los procesos
modulares. Las respuestas son de única respuesta y las opciones de respuesta son: Nunca, Casi
nunca, Algunas veces, Casi siempre y Siempre.
El formulario se encuentra en el anexo I, está conformada por un total de 42 preguntas. Para el
análisis cuantitativo de la encuesta se trabajó en el programa Power Bi.
Las encuestas se aplicaron de manera virtual y telefónica en el mes de marzo de 2022, lo cual
permitió profundizar en la información brindada por cada uno de los miembros de la organización
entrevistados.
Como se mencionó anteriormente, para el análisis de la información se utilizó la herramienta de
Microsoft Power Bi, la cual es utilizada actualmente por las organizaciones para el análisis de
datos. “La sencillez y la intuición caracterizan a Power BI, un sistema con actualizaciones
mensuales capaz de traducir gran cantidad de datos (tanto internos como externos y procedentes de
diferentes fuentes) en paneles, informes o gráficos personalizados muy útiles para presentar la
información de forma más clara. Por eso, es una herramienta de gran utilidad para las empresas,
especialmente las del ámbito de data science (ciencia de datos), analítica web y Business
Intelligence.” (Universidad en internet, 2021)
ANALISIS DE RESULTADOS
Los resultados de la encuesta se encuentran clasificados en los procesos modulares de la gestión
del conocimiento y se encuentran detallados en el anexo II. Análisis de resultados. Como
resultado del diagnóstico inicial de la corporación, se tiene lo siguiente:
•
Corprogreso es una entidad modular que crece con los proyectos ejecutados, sin
proyectos la entidad desaparece. El área de formulación de proyectos es clave para el
funcionamiento y proyección en el tiempo de la corporación.
•
Para la presentación de propuestas es importante conocer la experiencia y los contratos
que ha ejecutado Corprogreso.
•
Para cada proyecto adjudicado, se busca por medio del SICOR o referidos a los
profesionales aptos, con experiencia en temas específicos para la ejecución de los
proyectos. Los profesionales entran y salen de la corporación y se llevan la experiencia,
no se capitalizan los conocimientos generados por las personas en los proyectos.
29
•
No se tienen metodologías claras, todo se desarrolla en función de los proyectos.
•
Es importante diseñar procesos y manuales que almacenen los conocimientos y
permitan generar valor agregado.
•
No se tiene un proceso de aprendizaje claro, cada área funciona de manera
independiente y los proyectos también. Por esto, no se genera unidad en las diferentes
líneas programáticas, la principal fuente de conocimiento en la corporación es la
experiencia.
•
Es importante conocer la experiencia demostrada de corprogreso, adaptando las
metodologías implementadas y los resultados obtenidos para la generación de nuevas
propuestas.
•
Los informes de los proyectos ejecutados quedan almacenados y no son tenidos en
cuenta para nuevos proyectos. Al no tener una cultura organizacional para uso del
sistema de información SICOR, no es claro donde se tienen los informes, los medios
más utilizados son OneDrive, Drive y el SICOR. El problema identificado al usar
OneDrive, es que se puede perder la información y no se controla quien tiene acceso a
la información y manipulación de la misma.
•
Cada miembro de la corporación tiene unas funciones establecidas. La cantidad de
funciones por persona no permite el análisis en el menor tiempo posible de la
información.
•
Los formatos de recolección de información son muy generales y largos, no se tiene una
persona encargada del seguimiento a la implementación de dichos formatos.
•
Generalmente no se realizan reuniones de socialización de resultados de los proyectos
ejecutados y en estas reuniones no se integra al equipo de formulación de proyectos.
•
No es parte de la cultura organizacional compartir la información de los proyectos, solo
se comparte con el equipo ejecutor.
•
Se realizan reuniones para socializar que se tiene que hacer, pero no se realizan
reuniones para conocer cómo se realizaron las actividades.
•
Se cuenta con un sistema de gestión de la información, pero no es claro si este se articula
con el Sicor ni cómo influye en la presentación de propuestas.
•
No se estudia a profundidad el cliente externo al momento de diseñar una propuesta.
•
En general, no se clasifica el conocimiento, en el SICOR si es posible clasificarlo.
30
9. PROPUESTA DE MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO EN CORPROGRESO
Como resultado del proceso de observación y análisis de la información suministrada por el
equipo de formulación de proyectos de CORPROGRESO, se identificaron unas fortalezas y
debilidades en la implementación del Sistema de Gestión del Conocimiento. A continuación, se
presenta las etapas de gestión del conocimiento, fortalezas, debilidades y propuesta de mejora.
Tabla 2. Propuesta de mejora del sistema de gestión del conocimiento de Corprogreso
ETAPAS DE
G.C
Socialización
(Tácito –
tácito)
FORTALEZAS
DEBILIDADES
-Trabajo en equipo.
-Comunicación asertiva y
permanente entre los
miembros de formulación
de proyectos.
-Se realizan reuniones de
socialización
de
las
convocatorias
para
presentar las propuestas.
Estos espacios sirven para
la construcción de ideas.
-Se realizan reuniones de
integración como parte de
la motivación del equipo.
-Se generan alianzas con
otras entidades para la
formulación
de
propuestas.
-La principal fuente de
generación
de
conocimiento
es
la
experiencia.
-No se realizan casi
alianzas para capitalizar y
generar
nuevo
conocimiento.
-En los procesos de
formulación de proyectos
no se realizan actas de
reunión como medio para
almacenar
el
conocimiento.
- No se tiene un sitio
específico para almacenar
las nuevas ideas.
-El
conocimiento
generado en la ejecución
de proyectos solo se
socializa con el equipo
interno, está información
no es transferida al equipo
de
formulación
de
proyectos.
-No
se
estudia
a
profundidad el cliente
externo por el tiempo que
se
tiene
para
la
presentación
de
propuestas.
-Se
realizan
pocas
capacitaciones para la
generación de nuevo
conocimiento del equipo
PROPUESTA DE
MEJORA
-Realizar reuniones para
identificar las lecciones
aprendidas
de
los
proyectos en ejecución.
En estas reuniones se
debe integrar el equipo de
formulación de proyectos
y el equipo que ejecutó el
proyecto,
permitiendo
una visión más cercana y
real del proyecto.
-Buscar
alianzas
estratégicas para brindar
capacitaciones sobre la
formulación
de
propuestas técnicas y
financieras.
-Organizar una matriz
para almacenar los costos
en
terreno,
específicamente
los
costos
asociados
al
transporte interno. Esto
permitirá tener una visión
más real de los costos al
momento de diseñar un
presupuesto.
-Organizar un diccionario
de colaboradores.
31
ETAPAS DE
G.C
FORTALEZAS
de
formulación
proyectos.
-Se cuenta con una matriz
de experiencia de los
proyectos ejecutados (26
años).
-Se
almacena
el
conocimiento en bases de
datos.
-Se cuenta con un sistema
de información propio,
denominado SICOR.
Exteriorización
-Se cuenta con manuales,
(tácito –
instructivos, procesos y
explicito)
procedimientos, para los
miembros de cada área de
trabajo.
-La información de los
proyectos se encuentra
cargada en carpetas en
línea.
-Se cuenta con informes
finales de cada uno de los
proyectos.
-Los
miembros
de
formulación de proyectos
que participan en la
ejecución de los mismos,
tienen un conocimiento
claro del proceso.
-El conocimiento previo
de los miembros del
equipo, es tenido en
Combinación
cuenta para la toma de
(explicito –
decisiones en el proceso
explicito)
de formulación.
-Los
profesionales
cuentan con una alta
capacidad de liderazgo.
-El
talento
humano
conoce el proceso, los
procedimiento y formatos
acorde a las labores
desarrolladas.
PROPUESTA DE
MEJORA
DEBILIDADES
de
-La matriz de experiencia
no
cuenta
con
información
como
resultados, dificultades o
limitaciones, lecciones
aprendidas
y
metodologías utilizadas.
-Las propuestas no se
protegen
por
procedimientos
de
salvaguardia
de
la
información.
-El conocimiento no es
clasificado según su
importancia o grado de
especialización.
-En las socializaciones de
los
proyectos
en
ejecución, no se vincula a
todo el equipo de
formulación
de
proyectos.
-En la matriz no se cuenta
con información como los
resultados y metodologías
empleadas
en
los
proyectos ejecutados.
-No se realizan actas de
todas
las
reuniones
sostenidas por el equipo.
-Los formatos empleados
en algunos proyectos no
son socializados con el
área de gestión de la
calidad.
-Diseño
de
procedimientos.
-Identificar las mejoras a
realizar en la matriz de
experiencia y establecer
los
periodos
de
actualización.
-Seleccionar
unos
proyectos para realizar
una prueba piloto del
ajusto de la matriz.
-Diseñar un manual para
ingresar al sistema de
información SICOR.
-Actualizar la matriz con
la información de los
proyectos
ejecutados
hasta septiembre de 2022.
-Realizar actas de todas
las
reuniones
y
almacenarlas en una
carpeta compartida y
codificada con el equipo
de
formulación
de
proyectos.
-Realizar reuniones con el
área de gestión de la
calidad con el fin de
socializar los formatos
utilizados en la ejecución
de los proyectos y
codificarlos.
-Realizar reuniones de
socialización
de los
32
ETAPAS DE
G.C
Interiorización
(explicito –
tácito)
FORTALEZAS
-Se utilizan los formatos
diseñados por gestión de
la calidad y se crean
nuevos formatos para la
ejecución
de
los
proyectos.
-Se cuenta con la
información básica de
cada uno de los proyectos
ejecutados
por
la
corporación a lo largo de
sus 26 años de trabajo.
-Mediante la práctica se
fortalecen las habilidades
de los individuos.
-Se tiene en cuenta las
experiencias anteriores
con
los
socios
cooperantes.
-Se conocen los términos
de referencia de las
propuestas
y
se
profundiza en los temas.
-Se tiene un indicador
para medir la gestión del
conocimiento.
PROPUESTA DE
MEJORA
-La matriz empleada se resultados obtenidos en la
encuentra
actualizada ejecución
de
los
hasta el año 2021.
proyectos. Establecer el
periodo de realización de
las reuniones y los
aspectos a tratar en las
reuniones.
-Realizar reuniones del
comité del conocimiento
DEBILIDADES
-No se profundiza en el
estudio
del
cliente
externo.
-No se recogen las
lecciones aprendidas de
todos los proyectos.
-No se tienen indicadores
para medir la gestión del
conocimiento y ejecución
de cada uno de los
proyectos.
-Actualizar los formatos
de lecciones aprendidas.
-Diseñar los formatos de
lecciones aprendidas en
LimeSurvey.
-Diseñar un formato de
verificación
de
las
actividades
como
complemento
para
recolectar las lecciones
aprendidas.
-Diseñar indicadores para
medir la gestión del
conocimiento por cada
uno de los proyectos
Fuente: Elaboración Propia
Para poder realizar las mejoras propuestas, se requiere del uso de herramientas tecnológicas, entre
las que se encuentran:
Tabla 3. Herramientas tecnológicas para la gestión del conocimiento
ETAPAS DE G.C
HERRAMIENTAS TECNOLOGÍCAS
Socialización
CMaps Tool, Excel, Microsoft Teams
Exteriorización
Excel, Word, SICOR
Combinación
Excel, OneDrive, Microsoft Teams
Interiorización
Microsoft Teams, Excel, Word, LimeSurvey, Power Bi
Fuente: Elaboración Propia
33
CORPROGRESO no cuenta con un documento específico para la cultura organizacional, por lo
que se trabajará con los valores corporativos, misión, visión, política y responsabilidad social. La
cultura es transversal y como se pudo observar en la encuesta aplicada, es una de las falencias para
la implementación del sistema de gestión del conocimiento en la formulación de proyectos de
CORPROGRESO.
Tabla 4. Cultura organizacional de Corprogreso
CULTURA
Compartir
ASPECTOS A MEJORAR
PROPUESTA DE MEJORA
la La información se comparte Almacenar la información en la
información.
únicamente
con
el
equipo nube, brindando acceso a los equipos
Promover en todos los ejecutor de cada proyecto. Es que ejecutan los proyectos y al
niveles
de
la importante, vincular al equipo equipo de formulación de proyectos.
organización
la de formulación de proyectos Realizar reuniones de socialización
participación
y para que conozcan la parte de los proyectos al inicio y final de
consulta con el fin de técnica
y
se
mejoren
que el personal se propuestas
integre
las su
compartiendo
la
presentadas, información clave que fortalece los
y generando un mayor número de conocimientos de los equipos.
responsabilice de las propuestas
presentadas
y
actividades del sistema adjudicadas
para
la
de gestión.
ejecución,
corporación.
Almacenar
resultado
la
de
información Diseñar un manual sobre el uso del
los
proyectos SICOR, integrando las diversas
ejecutados en el sistema de áreas de la corporación. Para esto, se
Sistema de
información
información
SICOR.
Esta debe seleccionar a un miembro del
actividad debe ser transversal a equipo
de
ejecución
de
cada
la ejecución, con el fin de tener proyecto, quien estará a cargo de esta
la información en tiempo real y actividad,
manteniendo
una
reducir los tiempos posteriores comunicación efectiva y permanente
a la ejecución.
con las diversas áreas.
34
CULTURA
ASPECTOS A MEJORAR
PROPUESTA DE MEJORA
El sistema de incentivos para la
generación de conocimiento no Diseñar
diferentes
sistemas
de
Sistemas de incentivos es claro. El talento humano de incentivos para motivar a los equipos
para la generación de
la
corporación
conocimiento.
conocimiento
de
genera de trabajo a generar conocimiento,
manera trasmitirlo y gestionarlo dentro de la
individual y no se gestiona corporación.
dentro de la organización
Se generan lluvias de ideas en el
equipo
de
formulación
de Es importante involucrar a todos los
proyectos. Se escuchan a todas equipos de trabajo, generar lluvias de
Participación de los
las personas, pero no se tienen ideas de manera interna. Esto,
equipos de trabajo.
en cuenta todas las ideas. generará un mayor sentido de
Adicionalmente, no se realizan pertenencia por la corporación y las
lluvias de ideas para todas las actividades realizadas.
propuestas presentadas.
Fuente: Elaboración Propia
10. SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN CORPROGRESO
El primer paso para realizar una correcta gestión del conocimiento es la socialización.
10.1 SOCIALIZACIÓN:
El proceso de socialización consiste en reunir la información clave para la organización, este
proceso permite compartir experiencias. En este, se implementa el proceso modular de
identificación del conocimiento.
•
Identificación del conocimiento
Para llevar a cabo un modelo de creación del conocimiento en una organización, se parte la
identificación del conocimiento tácito.
La identificación del conocimiento “se encarga de hacer transparente todo el capital intelectual que
existe tanto dentro como fuera de la organización, con el objetivo de utilizarlo para su beneficio,
35
además de descubrir las lagunas de conocimiento y a partir de ello, realizar acciones para cubrirlas”
(Artiles Visbal & Pumar Hernandez, 2013). Se deben identificar los factores internos y externos
que influyen en la creación del conocimiento, identificando las fortalezas, debilidades, amenazas
y oportunidades de la organización para generar conocimiento y así obtener una ventaja
competitiva.
La Identificación del conocimiento significa el análisis y la descripción del entorno del
conocimiento de una empresa Nonaka y Takeuchi (1995). “El proceso de Identificación trae como
resultado la ubicación exacta tanto del conocimiento tácito y explícito de la organización, lo que
conlleva a que se puedan evaluar sus capacidades y conocer los puntos débiles en relación a sus
competencias” (Artiles Visbal & Pumar Hernandez, 2013).
Con el fin de identificar el conocimiento generado en los proyectos de CORPROGRESO, se
realizaron mapas de conocimiento sobre la elaboración y presentación de propuestas, otro método
empleado es la observación y las páginas amarillas.
Los mapas de conocimiento son una herramienta útil, para identificar el conocimiento con el que
cuenta la organización y las lagunas de conocimiento. Para realizar los mapas de conocimiento es
necesario conocer el proceso y el área a trabajar.
Existen diferentes tipos de mapas de conocimiento, para identificar el conocimiento de
Corprogreso, se realizaron tres (3) mapas de conocimiento conceptual “taxonomía”. Estos permiten
organizar y clasificar el conocimiento de la organización.
En la ilustración 7, se presenta el mapa general de los proyectos sociales ejecutados por
Corprogreso, la articulación de las diferentes áreas de la corporación y los factores de éxito, los
cuales son transversales.
Los proyectos se pueden clasificar en familia y comunidad,
acompañamiento a grupos de alto riesgo, reducción de la pobreza, fortalecimiento institucional y
gobernabilidad, gerencia y administración de proyectos sociales; esta clasificación debe ser tenida
en cuenta al momento de elaborar las propuestas. Un aspecto a resaltar es que el equipo que formula
los proyectos es diferente al equipo ejecutor.
36
Con el fin de identificar el conocimiento especifico del área de formulación de proyectos, se
trabajaron dos mapas; en uno se presenta el conocimiento actual de la corporación y en el otro, se
encuentras las lagunas de conocimiento para el diseño y presentación de propuestas.
Una de las fortalezas en el conocimiento de corprogreso es el talento humano y su comunicación
efectiva, esto permite presentar las propuestas acordes a las fechas establecidas, se estudian los
términos de referencia para entender bien el proyecto y se realizan reuniones para su aprobación,
empleando los formatos establecidos por la corporación y la entidad contratante. Adicionalmente,
Corprogreso cuenta con un sistema de información propio denominado SICOR, este permite la
integración de las diferentes áreas de la corporación.
Entre las lagunas del conocimiento, se resalta
la brecha entre la formulación de proyectos y su
ejecución. Para presentar las propuestas es necesario conocer la experiencia previa, incluyendo
resultados, buenas prácticas, limitaciones, debilidades, fortalezas y oportunidades de mejora. No
se realizan reuniones ni se comparten los informes de resultados con personas diferentes al equipo
ejecutor.
Es necesario generar la cultura en la organización del uso del sistema de información SICOR, este
garantiza la salvaguardia de la información, su clasificación y que esté al alcance de las personas
que la necesitan.
37
Mapa general de identificación de los proyectos sociales ejecutados por CORPROGRESO.
Ilustración 7. Mapa General de los Proyectos Sociales Ejecutados por CORPROGRESO
Fuente: Elaboración Propia
38
Mapa del conocimiento en el área de formulación de proyectos
Ilustración 8. Mapa del conocimiento identificado en el área de formulación de proyectos
Fuente: Elaboración Propia
39
Mapa del conocimiento: Lagunas de conocimiento en el área de formulación de proyectos
Ilustración 9. Lagunas de conocimiento en el área de formulación de proyectos
Fuente: Elaboración Propia
40
Corprogreso ejecuta varios proyectos al tiempo en diferentes líneas programáticas y con equipos
de trabajo diferentes. Por este motivo, es importante contar con un diccionario de conocimiento o
páginas amarillas, “es un mecanismo para instrumentar el “Saber Quién Sabe Que” y consiste en
un directorio electrónico que contiene información sobre el personal de una Organización”
(Comisión Económica Para America Latina y el Caribe - CEPAL, 2020)
Los diccionarios de conocimiento presentan la información básica de contacto de las personas,
hojas de vida e “información referente a su conocimiento, experiencia, habilidades, área de
especialidad e intereses, por lo cual esta herramienta permite a los empleados encontrar y contactar
a otros colegas con alguna habilidad o experiencia en particular” (Comisión Económica Para
America Latina y el Caribe - CEPAL, 2020).
Teniendo en cuenta, la cantidad de proyectos ejecutados y las líneas de acción, a continuación, se
presenta un piloto de los diccionarios de conocimiento para los proyectos ejecutados en la línea de
recolección de información. Es importante, realizar este ejercicio por cada una de las líneas de
acción.
En el anexo III. Páginas amarillas, se encuentran la información del equipo de trabajo de los
proyectos de recolección de información. La información registrada es nombre de la persona,
correo electrónico, numero de celular, cargo desempeñado, formación académica, tipo de
experiencia, nombre del proyecto y habilidades. Con esta información, se puede volver a contactar
a los colaboradores que anteriormente han trabajado con la corporación y su rendimiento ha sido
el esperado, reteniendo el conocimiento de los colaboradores en la organización. Adicionalmente,
para la presentación de propuestas, ya se tendría la información de los equipos base solicitados
para presentarse.
El formato de páginas amarillas, se encuentra en un link de OneDrive, esta debe ser actualizada
todos los meses de acuerdo a los proyectos en ejecución. El archivo se encuentra en Excel y
separado por cada una de las líneas de acción de la corporación.
Las hojas de vida de los equipos de trabajo, se encuentran en el siguiente link: EQUIPOS DE TRABAJO
Por otro lado, en las propuestas financieras no se tiene claro el valor de los transportes internos en
el territorio. Esto, genera que el presupuesto no sea tan cercano a la realidad, ya que, la mayoría de
los proyectos se ejecutan en zonas alejadas y el transporte interno es el más alto.
41
Con el fin de tener un valor más cercano a la realidad en términos de transporte, se propone
implementar y diligenciar una matriz por cada proyecto, dependiendo de la zona.
En el anexo IV. Formato de viáticos y transporte, Se encuentra el formato en blanco y un
ejemplo; el cual contiene departamento, municipio de partida, municipio y vereda de llegada, valor
de transporte intermunicipal, valor del transporte interno (municipio – vereda), alimentación y
hospedaje.
Ente las actividades adelantadas, se han calculado los costos de transporte en algunos de los
municipios en los que se ejecutan los proyectos.
La matriz se encuentra cargada en línea, con el fin de irla alimentando a medida que se va teniendo
la experiencia. Los equipos nacionales de los proyectos asignan a una persona para actualizar la
matriz, también, es conocida por el equipo de formulación de proyectos y les permite conocer los
valores actuales en los territorios.
10.2 EXTERIORIZACIÓN
El proceso de exteriorización busca convertir el conocimiento tácito en explicito, para lo cual se
utilizan diagramas, programas, entre otros. El principal objetivo de la exteriorización es escribir el
conocimiento tácito. En la exteriorización, encontramos el proceso modular de retención y
almacenamiento del conocimiento, así como, los factores claves de éxito o procesos trasversales
que influyen en la creación del conocimiento.
CORPROGRESO cuenta con una amplia experiencia en la ejecución de proyectos en diversas áreas
enfocadas en la población vulnerable del país, uno de los principales retos para el área de
formulación de proyectos, es la articulación entre la parte de elaboración de propuestas y ejecución
de proyectos.
En esta etapa, se describe el proceso de presentación de propuestas (técnicas y financieras), se
explica la matriz de experiencia y las mejoras a realizar, los periodos de actualización, selección
de los proyectos pilotos para implementar el ajuste de la matriz; por último, se describe el sistema
de información SICOR.
Para presentarse a la licitación de proyectos, CORPROGRESO realiza los siguientes pasos:
42
•
Búsqueda de proyectos: La búsqueda de proyectos se realiza en tres (3) bloques, primero,
se revisa la página de SECOP II, donde se consultan las convocatorias de diversas entidades
de carácter nacional. Por otro lado, se realiza la búsqueda de convocatorias de entidades
internacionales, por ejemplo, el Programa Mundial de alimentos WFP, FAO, entre otros.
Por último, se revisan las invitaciones que llegan directamente de las entidades
financiadoras a Corprogreso.
Para la búsqueda de proyectos se tienen unos criterios claros como lo son el valor del
contrato, el objeto del contrato y la experiencia de CORPROGRESO en la ejecución de
proyectos relacionados.
Se cuenta con una persona encargada de revisar todos los días las páginas, en busca de
nuevos proyectos para la corporación, la información de la búsqueda es almacenada en una
matriz en línea (
BITACORA COOPERACION INTERNACIONAL.xlsx ).
A continuación, se presentan los criterios de búsqueda:
Tabla 5. Criterios de búsqueda de proyectos
CRITERIO DE BUSQUEDA
Valor del contrato
REQUISITOS
Igual o mayor a $100.000.000
Entidad que diseñe proyectos en Colombia, de carácter
Entidad contratante
gubernamental o de cooperación internacional.
El objetivo debe estar enmarcado en las líneas de acción
Objetivo del proyecto
de la corporación.
Para los proyectos buscados en las páginas de las
Fechas
entidades y en el SECOP, se debe tener mínimo 10 días
para la presentación de la propuesta.
Revisar la matriz de experiencia, para saber si se
Experiencia
cumplen con los requisitos de la entidad y si está
alineado a las líneas de acción de la corporación.
Fuente: Elaboración Propia
43
•
Socialización de las propuestas encontradas: Una vez se identifican los proyectos a los
cuales CORPROGRESO se puede postular, se comunica vía correo electrónico la
convocatoria encontrada y se realiza una reunión donde se decide si se realiza o no la
propuesta.
•
Presentación de propuesta: La presentación de propuestas se divide en, la presentación
de formatos, la presentación de la propuesta técnica y financiera.
➢ Presentación de formatos: En la convocatoria se encuentran los formatos
solicitados para presentarse a la licitación, entre los formatos y documentos
solicitados se encuentra el RUT de la entidad, certificaciones de experiencia,
formato de personal, entre otros.
➢ Presentación propuesta técnica: Todos los proyectos a los cuales se presenta
CORPROGRESO cuentan con unos términos de referencia que son la base para la
elaboración de las propuestas. Las convocatorias son diferentes independientemente
de la entidad y el objetivo del proyecto. Sin embargo, hay una estructura similar
para todas las propuestas, por ejemplo, los antecedentes, el monitoreo y
seguimiento, la presentación del equipo de trabajo, el valor agregado de la
corporación, los riesgos y la clasificación de los mismos. La clave para una
propuesta técnica es la comprensión de los términos de referencia, identificar el
problema que se busca resolver.
La propuesta técnica está compuesta por la presentación del documento escrito de
cómo y qué se va a hacer para resolver el problema que se plantea. Posteriormente,
se elabora un cronograma general de las actividades y el periodo de tiempo en que
se realizaran.
➢ Propuesta financiera: Se debe elaborar el presupuesto de acuerdo al valor que se
encuentra en la convocatoria (en caso de tener la referencia del valor), se identifica
que se requieren en términos de talento humano, equipos necesarios, viáticos y
transporte, gastos administrativos y financieros, eventos (dotación, bio seguridad,
entre otros) y tasa de gestión. Para cada uno de los rubros, se tiene en cuenta, la
cantidad y el tiempo en se debe recurrir a dichos costos.
44
La propuesta financiera primero se realiza en el formato establecido por el área de
gestión de la calidad de Corprogreso y posteriormente se pasa al formato de la
entidad financiadora.
Al tener lista la propuesta técnica y financiera, se realiza una reunión del equipo de
formulación de proyectos. En la reunión se socializa lo trabajado, se presentan
observaciones y se realizan ajustes para su aprobación; como soporte se envía vía correo
electrónico la propuesta y la aprobación se da por ese mismo medio.
La información de la propuesta es almacenada en una carpeta en línea y se sube a la página
los documentos solicitados para la adjudicación del proyecto.
CORPROGRESO cuenta con un equipo de talento humano altamente calificado para la elaboración
de las propuestas y presentarse a las convocatorias. Es importante tener en cuenta los resultados de
los proyectos previamente ejecutados, no solo para identificar si CORPROGRESO aplica o no a
una propuesta; para conocer los resultados, las metodologías empleadas y reducir el tiempo de la
organización de las propuestas técnicas.
Como se mencionó anteriormente, CORPROGRESO cuenta con una matriz de experiencia de los
proyectos ejecutados a lo largo de sus 26 años de funcionamiento. La matriz se encuentra
actualizada hasta el año 2021 y está en línea, solo tienen acceso los miembros del equipo de
formulación de proyectos.
45
Ilustración 10. Matriz de experiencia Corprogreso
Fuente: Elaboración Propia
En la matriz se encuentran cinco (5) hojas con información sobre los proyectos. A continuación,
se detalla que contiene cada una de las hojas:
•
En la primera hoja se encuentra la matriz general, esta contiene: Numero de experiencia en
RUP (Registro único de proponentes), soporte del contrato, soporte del acta de liquidación,
soporte del certificado, numero de contrato, otrosí, entidad contratante, objeto del proyecto,
tipo (finalidad del proyecto), departamento, tipo de población atendida, cantidad de
personas, valor del contrato, fecha de inicio y de terminación, año de inicio y terminación,
valor de ejecución final, valor aportes contrapartida (recursos destinados para el proyecto
por parte de la corporación), valor en salarios mínimos legales vigentes (SMMLV),
porcentaje de ejecución, proceso asociativo, porcentaje de participación y códigos.
•
En la segunda hoja, se encuentran los códigos de clasificación de los contratos por tipos,
para facilitar la búsqueda de los proyectos, que cumplan las características solicitadas.
•
En la tercera hoja, se encuentra la lista de los contratos con los que no se cuenta la totalidad
de la información (contrato, contratante, documentos faltantes, observaciones, estado).
46
•
En la cuarta hoja, se encuentra las modificaciones realizadas a los proyectos almacenados
en la matriz (contrato, tipo de modificación, documento modificado).
•
Por último, se encuentra la quinta hoja, donde se tienen los proyectos sin RUP
(modificación, contrato, año y documento).
En resumen, en la matriz se encuentra la información básica y completa de 170 proyectos
ejecutados por la corporación.
La matriz se ha actualizado y mejorado en el transcurso del 2021 y 2022, visualmente es más
entendible, pero aún faltan algunos ajustes. Para realizar los ajustes, se requiere realizar reuniones
de socialización y establecer a la persona encargada de realizarlos. Esto, teniendo en cuenta la
importancia de la información y el acceso a la misma.
Mejoras en la matriz de experiencia
Adicionalmente, a los ajustes realizados se presenta lo siguiente:
Tabla 6. Mejoras en la matriz de experiencia
Hoja
Tipo de ajuste
-Incluir en la columna No. De
experiencia RUP un comentario
donde se explique el significado de
los colores.
-Las columnas de respuesta sí, no y
Hoja
(matriz)
1
N/A, crear listas desplegables.
-Clasificar los proyectos por las
líneas de acción de la corporación.
- Incluir una columna para poner el
link de la carpeta donde se
encuentra la información de los
proyectos, según la matriz de
experiencia
Observaciones
-Incluir el comentario permite que todos
conozcan y entiendan el significado de los
colores y la matriz, reduciendo la carga de
la persona encargada de manejar la matriz.
-Crear listas desplegables facilita el
diligenciamiento de la matriz y reduce el
tiempo.
-La clasificación por tipo de proyecto es
muy útil, sin embargo, no se relaciona con
las líneas de acción. Estas son claves para
la organización de la información de la
corporación.
-Con el fin de reducir el tiempo de
búsqueda de la información, es importante
47
Hoja
Tipo de ajuste
Observaciones
contar con hipervínculos que dirijan a las
personas a la información que necesitan.
Hoja
2 - Incluir la totalidad los códigos
(códigos
de referentes
a
las
actividades
clasificación) realizadas en los proyectos.
-Crear listas desplegables para los
documentos faltantes y el estado de
Hoja
3 los mismos.
(faltantes)
-Incluir una columna para poner el
link de la carpeta de la información
de cada proyecto.
-Crear listas desplegables para los
documentos faltantes y el estado de
Hoja 5 (Sin los mismos.
Rup)
-Incluir una columna para poner el
link de la carpeta de la información
de cada proyecto.
- En varios proyectos, se realizan más de
una actividad. Por lo tanto, es importante
conocer el significado de todos los
códigos y el objetivo de los mismos.
- Crear listas desplegables facilita el
diligenciamiento de la matriz y reduce el
tiempo de búsqueda.
-Con el fin de reducir el tiempo de
búsqueda de la información, es importante
contar con hipervínculos que dirijan a las
personas a la información que necesitan.
- Crear listas desplegables facilita el
diligenciamiento de la matriz y reduce el
tiempo de búsqueda.
-Con el fin de reducir el tiempo de
búsqueda de la información, es importante
contar con hipervínculos que dirijan a las
personas a la información que necesitan.
Crear una hoja donde se encuentre
la siguiente información:
Incluir
una
hoja
6
(Resultados)
-Resultados relevantes.
-Metodología empleada.
-Limitaciones.
-Lecciones aprendidas (sí/no).
-Link de análisis de las lecciones
Esta información ayudará al equipo de
formulación de proyectos a tener una
visión global de los resultados de los
proyectos y los aspectos a tener en cuenta
en la formulación de nuevas propuestas.
aprendidas.
Fuente: Elaboración Propia
48
Teniendo en cuenta el número de proyectos ejecutados, se realizará una prueba para incluir la
información referente a los resultados y la aplicación de los formatos de lecciones aprendidas. Para
definir los proyectos pilotos, se realizó una reunión con el comité de gestión de conocimiento,
como resultado, los proyectos con los cuales se realizará el piloto son:
Tabla 7. Proyectos para prueba piloto - Corprogreso
Nombre del proyecto
Objetivo
Criterio de selección
-Número de beneficiarios.
-Se
presentaron
varios
inconvenientes relacionados a
Plan de reasentamiento –
Gramalote (2020 – 2022)
Brindar acompañamiento jurídico
y social a los 988 beneficiarios del
Fondo Adaptación
la gestión del conocimiento
del
proyecto
(perdida
de
entregaron
los
información).
-No
se
productos
en
las
fechas
establecidas, por lo que se
realizaron tres (3) otrosí.
Aunar
esfuerzos
acciones
para
y
adelantar
materializar
el
ANT (Agencia Nacional subsidio integral de tierras – sit,
de Tierras), 2021
subsidio
integral
directo
de
reforma agraria – sidra y subsidio
integral de reforma agraria – sira.
Procesos de recolección cooperación
de
de
información
internacional
a
y
información entidades del Estado, garantizando
monitoreo (2021-2022)
-Número de sub actividades
realizadas.
-Valor del contrato.
-Impacto del proyecto a la
comunidad.
-Entidad contratante
Prestar servicios de monitoreo y
recolección
-Número de beneficiarios.
la calidad de la información,
mediante el uso de diferentes
herramientas tecnológicas en la
-Número
de
proyectos
ejecutados en los años 2021 y
2022.
-Es
una
nueva
línea
de
negocio.
-Entidades contratantes.
49
Nombre del proyecto
Objetivo
recolección
y
Criterio de selección
análisis
de
la -Volumen
información.
de
encuestas
realizadas.
Proceso de acompañamiento al
proyecto incentivo al retorno y a la
reubicación
Llevar
cabo
el -Número de beneficiarios.
fortalecimiento de organizaciones -Número de sub actividades
productivas
conformadas
por realizadas.
población
en
de -Valor del contrato.
situación
FEST (Familias En Su vulnerabilidad, pobreza extrema -Impacto del proyecto a la
Tierra), 2018 - 2022
y/o víctima del desplazamiento comunidad.
forzado por el conflicto armado en -Entidad contratante.
Colombia, mediante el acceso a -Número de acuerdo con la
activos productivos y asistencia entidad.
técnica a la medida en temas -Duración del proyecto.
administrativos, productivos y/o
comerciales.
Fuente: Elaboración Propia
Con el fin de facilitar la lectura y trabajo en la matriz de experiencia, se tomará el número en
experiencia RUP como referente para la búsqueda de los proyectos y cruce de la información de la
hoja 1 y 6.
A continuación, se presenta la matriz de experiencia con los ajustes. En los años 2021 y 2022, se
han ejecutado varios proyectos de recolección de información. Adicionalmente, se presenta un
ejemplo de la matriz diligencia con el proyecto FAO – Medios de vida 2022 I. La matriz debe se
actualizada todos los meses, con el fin de contar con la información disponible en el menor tiempo
posible y usarla para las futuras propuestas.
Nota: Los proyectos de recolección de información, no se encuentran en la matriz y no se tiene
certificación, esto se debe a que se cuenta con un contrato al cual se le realizan otrosí a medida que
salen los proyectos.
50
Ilustración 11. Matriz de experiencia - Mejoras
Fuente: Elaboración Propia
De acuerdo a las líneas de acción de la corporación, es importante documentar los procesos, estos
documentos facilitan la elaboración de propuestas técnicas y la gestión del conocimiento generado.
Los procesos deben contener: objetivos, alcance, responsables (equipo de trabajo), definiciones,
generalidades (etapas de alistamiento técnico, alistamiento administrativo y financiero, ejecución),
presentación de informes y análisis de la información; por último, se deben relacionar los formatos
utilizados para la correcta ejecución de los procesos.
En el Anexo V. Proceso de levantamiento de información, se presenta el primer proceso
diseñado con el apoyo del director programático de la corporación. Este documento fue socializado
con el área de gestión de calidad para su aprobación y fue compartido con el equipo de formulación
de proyectos para la presentación de propuestas técnicas sobre recolección de información.
•
Retención y almacenamiento del conocimiento
“Para determinar los recursos a su disposición e identificar sus puntos fuertes y débiles, las
organizaciones deben clasificar sistemáticamente sus activos de conocimiento y convertirlos en
algo manejable. El conocimiento debe prepararse de tal manera que el usuario pueda identificarlo,
recuperarlo y entenderlo” (Cordobes, Carreras, & Sureda, 2018).
51
Al identificar el conocimiento, este se debe almacenar y debe estar al alcance de todos los miembros
de la organización. En esta parte se integra la gestión documental, ya que, mediante este proceso,
se tiene una trazabilidad de la información, la cual, debe ser utilizada en función de los objetivos y
las metas establecidas teniendo en cuenta hacia dónde va la organización y como se llegará hasta
ese punto deseado. La herramienta más utilizada para la gestión documental es el Excel, en este se
puede manejar grandes volúmenes de información, es de fácil acceso y manejo.
Para la retención del conocimiento se emplean diferentes procesos y tecnologías, en este proceso
se genera conocimiento explícito. Con la retención del conocimiento se identifican las herramientas
claves con las que cuenta la organización para el almacenamiento.
Una vez se identifica el conocimiento tácito y explícito de la organización se procede a clasificarlo
e identificar como se usa el conocimiento dentro de la organización.
CORPROGRESO cuenta con su propio sistema de información y es el SICOR, en este programa
se busca almacenar toda la información sobre los proyectos, busca integrar los procesos trasversales
para tener toda la información sobre cada uno de los proyectos almacenados en un solo lugar.
Actualmente, el medio más utilizado para almacenar la información es OneDrive y únicamente se
comparte la información con los equipos correspondientes. Teniendo en cuenta las experiencias
previas, es importante generar copias de seguridad de todos los proceso y áreas de la corporación,
garantizando la seguridad de la información.
Trabajar en OneDrive no facilita la integración de las diversas áreas, se puede refundir la
información. Por este motivo, es importante fortalecer la cultura organizacional para trabajar el
sistema de información propio de CORPRGRESO – SICOR. En este, se debe almacena la
información sobre los proyectos ejecutados, en ejecución y las propuestas presentadas.
En el anexo VI. Manual del Sicor, se presenta el paso a paso para su uso y el cargue de la
información. En el manual se explica como ingresar al Sicor, crear proyectos, gestionar etapas,
actividades, productos y tareas, con sus respectivas evidencias.
El objetivo del manual, es que todos los miembros de la organización conozcan el sistema de
información y como se debe utilizar, creando una cultura organizacional de gestión del
conocimiento, garantizando la salvaguardia de la información. Adicionalmente, para que la
52
información del que y como se hace en los proyectos se encuentre al alcance del equipo de
formulación de proyectos.
10.3
COMBINACIÓN
•
Uso del conocimiento
“Una vez generado el conocimiento, es necesario evaluarlo y organizarlo para su utilización. No
es solo cuestión de garantizar que el conocimiento esté disponible; el equipo directivo debe
desempeñar un papel activo a la hora de facilitar y fomentar el uso del conocimiento disponible.
Debe existir entre los miembros de la organización la voluntad de compartir, buscar, recuperar y
reutilizar el conocimiento” (Cordobes, Carreras, & Sureda, 2018).
Se debe motivar a los miembros de la organización en el uso del conocimiento, para cual, se deben
realizar diversas capacitaciones y dinámicas que permitan adquirir consciencia de la importancia
de usar el conocimiento disponible de la organización.
Al utilizar el conocimiento, el talento humano genera conocimiento tácito integrando elementos de
la cultura y aprendizaje organizacional. La comunicación efectiva es clave para el uso adecuado
del conocimiento.
•
Distribución del conocimiento
“Después de que el conocimiento ha sido generado, evaluado y organizado, es necesario
diseminarlo por toda la organización. Ello dependerá fundamentalmente de la existencia de una
cultura que promueva iniciativas de intercambio de conocimiento. El intercambio de conocimiento
explícito es crucial para mejorar los procesos de trabajo y fomentar el pensamiento lógico. Por otro
lado, compartir el conocimiento tácito requiere socializarlo en redes informales, lo cual implica
una interacción diaria entre las personas dentro de los entornos de trabajo” (Cordobes, Carreras, &
Sureda, 2018).
Para la distribución del conocimiento se puede implementar el modelo de trasferencia del
conocimiento desarrollado por Nonaka y Takeuchi. Para su implementación se debe tener en cuenta
la cultura organizacional, ya que esta, determinara las herramientas que se utilizaran en cada fase
y la forma abordara cada una.
53
Cada organización tiene su identidad, la cual es el resultado de su actividad, el entorno, la cultura
y el liderazgo, por lo tanto, cada organización debe tener su modelo de gestión del conocimiento
que le permita crecer en el mercado y generar un valor agregado.
Como se mencionó anteriormente en esta fase se implementa el modelo de trasferencia del
conocimiento. En este punto ya se tiene claro el conocimiento tácito y explicito generado por la
organización, además de las diferentes herramientas con las que cuenta la organización.
Para la distribución del conocimiento en CORPROGRESO se realizará lo siguiente:
✓
Actualizar la matriz de experiencia: Como se ha mencionado anteriormente la matriz se
encuentra actualizada hasta el año 2021, para lo que se debe realizar una reunión para definir
la persona encargada de actualizar la información de los proyectos faltantes e incluir los
ajustes de la etapa de exteriorización.Los proyectos que faltan en la matriz corresponden en
su mayoría a los procesos de levantamiento de información. A continuación, se presentan
los proyectos faltantes, de acuerdo a las líneas de monitoreo, entidades y años de ejecución
Ilustración 12. Proyectos ejecutados de recolección de información
Monitoreo a procesos de
ayudas humanitarias
•PMA - Amazonas (2021-2022) •PMA – Nutrición (2022)
•PMA – Vichada (2022) •PMA – World Bank (2021 2022)
•PMA – Migrantes Valle del Cauca (2022)
Monitoreo a procesos de
fortalecimiento de
capacidades
•PMA – Oportunidades Pacificas Mujeres Rurales (2021 23)
•PMA – Corantioquia (2021 – 2022)
•PMA – Cauca excombatientes (2021 – 2022)
Procesos para la
investigación
•FAO – Medios de vida 2021
•FAO – Medios de vida 2022 – I
•FAO – Medios de vida 2022 – II y SADA
Fuente: Elaboración Propia
✓ Actas de reuniones: Realizar actas de todas las reuniones internas y externas del equipo
de formulación de proyectos, con el fin de almacenar las ideas creadas y compromisos
acordados para próximas reuniones.
54
✓ Reuniones G.C: En esta etapa, es importante realizar reuniones con el área de gestión de
la calidad para estandarizar los formatos. Como piloto se realizaron dos reuniones con entre
el equipo del proceso de levantamiento de información y gestión de la calidad, donde se
explicó el proceso, se realizaron ajustes al documento y se estandarizaron los formatos
utilizados.
✓ Reuniones de socialización: Con el fin de conocer en tiempo real los resultados de los
proyectos ejecutados por la corporación, se deben realizar reuniones una vez al mes con el
equipo de formulación de proyectos y el equipo ejecutor.
✓ Reuniones del comité de gestión de conocimiento: Corprogreso cuenta con un comité de
gestión del conocimiento, que está confirmado por el equipo de formulación de proyectos,
el profesional de monitoreo y seguimiento, el director programático, la profesional de apoyo
técnico y la directora ejecutiva. Es importante, realizar las reuniones como mínimo una vez
al mes para conocer el avance en la implementación del sistema de gestión del
conocimiento.
✓ Acceso a la información: Con el fin de garantizar la seguridad de la información, se debe
realizar una reunión para definir quién será el encargado de revisar y tener acceso a la
información de los proyectos ejecutados. Por otra parte, el equipo de ejecución debe
presentar la información clave de los proyectos de manera clara y resumida para que
cualquier miembro del equipo conozca los detalles de los proyectos ejecutados.
10.4
INTERIORIZACIÓN
•
Desarrollo del conocimiento
Cada miembro de la organización, se apropia del conocimiento trasferido, utilizando sus
habilidades y mejorándolas, de acuerdo, con el entorno organizacional. “Es un proceso de
desarrollo de las competencias y habilidades de los individuos que pertenecen a la organización,
es un proceso donde se propicia el establecimiento de un ambiente que favorezca el surgimiento
de nuevas ideas para fomentar la innovación y de esta forma, generar soluciones que contribuyan
al progreso de la sociedad en general” (León Santos, Punjuán Dante, & Rodriguez, 2006).
Para el desarrollo del conocimiento de Corpogreso, se ajustaron los formatos de lecciones
aprendidas, se diseñó un formato complementario (Tele verificación) y se diseñaron unos
indicadores.
55
Para recolectar las lecciones aprendidas, se debe tener un equipo definido para aplicar los
formularios, una vez sean aplicados los formularios a los proyectos piloto, se debe consolidar y
analizar la información para generar un documento y posteriormente, divulgarlo con los equipos
de ejecución y formulación de proyectos. Las lecciones aprendidas deben almacenarse en la etapa
de cierre de los proyectos en el Sicor y se en la matriz de experiencia en la hoja de resultados.
A continuación, se presenta un esquema resumen:
Ilustración 13. Esquema resumen lecciones aprendidas
Para llevar a cabo el proceso de lecciones aprendidas, se diseñó un plan de trabajo (Anexo VII),
donde se encuentran las acciones a realizar, responsables, fecha de inicio y fin, y las observaciones.
Nota: Las fechas de realización, se definen en la reunión del comité de gestión del conocimiento.
Teniendo en cuenta lo anterior, se realizan los ajustes a los formatos.
✓ Lecciones aprendidas de los beneficiarios de los proyectos (Anexo IIX): El formato
contaba con nueve preguntas abiertas. Se crearon listas desplegables para el nombre de los
proyectos, tipos de proyectos de interés; se incluyeron preguntas acerca de nombre de quien
realiza la encuesta, fecha y si se identificó alguna limitación en la ejecución del proyecto.
Adicionalmente, se trabajaron como matriz las preguntas, tres y cuatro.
✓ Lecciones aprendidas equipo administrativo y ejecutor (anexo IX): El formato contaba
con 20 preguntas. Se realizaron los siguientes ajustes: se incluyeron dos preguntas (nombre
de quien realiza la encuesta y fecha), se condicionaron preguntas, se crearon listas
56
desplegables, agruparon varias sub preguntas en una matriz y se ajustó la redacción de
algunas preguntas.
✓ Lecciones aprendidas socios cooperantes (Anexo X): Inicialmente el formulario contaba
con 8 preguntas. Entre los ajustes, se incluyeron cuatro preguntas (nombre, fecha, entidad,
¿Cuáles son los limitantes para llegar a la zona de los proyectos ejecutados?).
✓ Formato de verificación (Anexo XI): El formato se diseñó, con el fin de realizar
seguimiento a las actividades realizadas por el equipo de trabajo. Mediante este, se puede
verificar el desempeño de la persona y permite tomar medidas correctivas en cortos
periodos de tiempo. El formato cuenta con las siguientes preguntas: Departamento,
municipio, fecha, nombre de quien realiza la verificación, nombre y número de la persona
contactada, fecha de realización de la encuesta, presentación por parte del encuestador,
modalidad, duración promedio, trato por parte del encuestador, y, por último, resultado de
la llamada.
MEDICIÓN DEL CONOCIMIENTO
Consiste en “evaluar en qué medida se cumplen o no los propósitos del conocimiento en la
organización. Para esto, se aplican diferentes técnicas. El proceso de evaluación y medición del
conocimiento” (León Santos, Punjuán Dante, & Rodriguez, 2006). Puede dividirse en dos fases:
Una, donde se observan los cambios en la base del conocimiento organizacional. Y otra, donde se
interpretan estos cambios en relación con los objetivos de dicho conocimiento.
Para el seguimiento del cumplimiento de los objetivos, una vez se ha implementado la gestión del
conocimiento, se pueden plantear diversos indicadores que permitirán medir el impacto de la
gestión del conocimiento con relación al cumplimiento de los objetivos. Para la medición del
conocimiento en Corprogreso, se diseñaron los siguientes indicadores:
-
Indicador de seguimiento a la gestión del conocimiento: (mensual)
N.° DE ACTIVIDADES EJECUTADAS
N.° DE ACTIVIDADES DEFINIDAS EN EL PERIODO
-
x 100%
Indicador de aplicación de lecciones aprendidas (mensual):
N.° DE PROYECTOS CON LECCIONES APRENDIDAS
N.° DE PROYECTOS EJECUTADOS
x 100%
57
-
Indicador de ejecución de proyectos (mensual y por proyecto):
N.° DE PERSONAS ATENDIAS / CAPACITADAS / ENCUESTADAS
N.° META DE PERSONAS POR PROYECTO
x 100%
Adicionalmente, se realizarán reuniones periódicas del comité de gestión del conocimiento para
observar los avances y posibles mejoras al sistema.
58
11. CONCLUSIONES
Partiendo de la bibliografía consultada y teniendo en cuenta las características de la organización
se determina que el modelo de Gestión del Conocimiento más adecuado para implementar en
CORPOGRESO es el modelo genérico de Nonaka puesto que este crea conocimiento de manera
clara y explicita además que a través de organizador grafico permite observar específicamente el
ciclo que se genera en la creación de conocimiento.
Teniendo en cuenta la encuesta realizada para determinar el diagnóstico de la empresa se evidencia
que la empresa no está haciendo una eficiente retención de nuevo conocimiento, ya que los equipos
de trabajo de la empresa para formular nuevos proyectos hacen una especie de lluvia de ideas, pero
en ocasiones las ideas propuestas no se toman en cuenta, ni quedan guardadas en una base de datos,
es decir que se está perdiendo ese conocimiento aportado por los colaboradores de la organización.
El uso de mapas del conocimiento es de vital importancia en el proceso de Gestión del
Conocimiento ya que a través de estos se organiza de forma detallada y fácil de comprender la
información.
La Gestión Documental va de la mano con el proceso de generación de conocimiento, por tal razón
para llevar a cabo el Diseño del Sistema de Gestión del Conocimiento de CORPROGRESO se tuvo
en cuenta un sistema de gestión documental con el que cuenta la empresa.
CORPROGRESO cuenta con amplia experiencia en la ejecución de proyectos sociales, con
profesionales altamente capacitados, pero con muchas funciones lo que retrasa el proceso de
gestión del conocimiento, centrándose en la ejecución y búsqueda de nuevos proyectos.
Las etapas de gestión del conocimiento (socialización, exteriorización, combinación e
interiorización), se complementan en un proceso cíclico. Se genera conocimiento en el día a día de
las organizaciones y contar con herramientas como los diccionarios de expertos, matriz de
experiencia y lecciones aprendidas permiten construir una cultura organizacional integradora entre
todas las áreas en función de la gestión del conocimiento.
59
12. RECOMENDACIONES
A continuación, se presentan algunas recomendaciones a la ONG Corprogreso para la gestión del
conocimiento en el área de formulación de proyectos.
•
Actualizar de manera periódica la matriz de experiencia con el fin de contar con la
información de los proyectos ejecutados actualizada.
•
Promover la cultura del uso del sistema de información SICOR por parte de todas las áreas
de la organización.
•
Cargar la información clave de todos los proyectos ejecutados en el SICOR.
•
Brindar acceso a los informes finales al equipo de formulación de proyectos. Esta
información es clave para la presentación de próximas propuestas.
•
Aplicar los formularios de lecciones aprendidas en LimeSurvey para todos los proyectos en
ejecución.
•
Realizar reuniones de seguimiento, resultados y lecciones aprendidas con el equipo de
formulación de proyectos.
•
Distribuir de mejor manera las funciones, para que los colaboradores puedan implementar
el sistema de gestión del conocimiento.
60
13. BUENAS PRACTICAS
A continuación, se resaltan las buenas prácticas del área de formulación de proyectos de
Corprogreso y de la realización del presente trabajo.
•
El valor agregado de Corpogreso se encuentra en su talento humano. Son profesionales
dedicados, comprometidos, con comunicación efectiva dentro y fuera de los grupos de
trabajo, con liderazgo y empatía. Esto, genera un excelente ambiente laboral y motivación
para los colaboradores.
•
En Coprogreso, se realizan reuniones de integración, se celebran los cumpleaños y se
promueve a los colaboradores para que sigan estudiando, implementado estrategias como
por cada título obtenido un aumento del 20% de los ingresos. También, manejan incentivos
de permeancia, cada tres (3) años se paga un ingreso adicional por permanencia.
•
Se realizan lluvias de ideas para la presentación de propuestas y para el diseño del proyecto
propio.
•
Se brindan oportunidades para ascender dentro de la organización y se motiva las personas
para participar y fortalecer sus habilidades como individuo.
•
Para la presentación de propuestas, se tiene en cuenta la experiencia previa.
•
Se informó el avance del proyecto a la corporación y se solicitó el acceso a la información
presentada en el proyecto.
•
Se buscaron horarios flexibles para las reuniones con los miembros del equipo de
formulación de proyectos y ante cualquier inquietud se consultó con las personas
encargadas.
•
La participación en los comités de gestión del conocimiento, permitieron tener una visión
global del sistema de corprogreso e identificar el conocimiento del área de formulación de
proyectos.
61
14. APORTE DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL A CORPROGRESO
En el mes de febrero de 2021, inicié la practica empresarial como modalidad de grado en
Corprogreso, terminé en el mes de agosto de 2021. Actualmente, continuo en la organización como
profesional de apoyo técnico. En la corporación me han brindado la oportunidad de crecer como
persona y como profesional, resaltando las siguientes actividades:
•
Apoyo en el fortalecimiento de la nueva línea de negocio de Corprogreso, levantamiento
de información.
•
Realización de actividades de seguimiento a los equipos de trabajo con relación a las metas
establecidas.
•
Diseño y programación de formularios de recolección de información en LimeSurvey.
•
Distribución y depuración de las bases de datos.
•
Soporte técnico y logístico a los equipos en terreno. Acompañamiento a los equipos en
terreno.
•
Análisis de la información cuantitativa en Power Bi.
•
Creación de formatos, realización de informes y reportes.
•
Actualización de los indicadores de la dirección programática.
•
Apoyo en la formulación y presentación de propuestas sobre procesos de recolección de
información
•
Participación activa en la formulación del proyecto propio de Corpogreso, ente otras
actividades.
Como aportes al sistema de gestión del conocimiento, se resalta lo siguiente:
•
Se identificó el conocimiento que posee la organización y las lagunas del conocimiento.
•
Se dejan ejemplos y pilotos para la implementación de las cuatro (4) fases de gestión del
conocimiento. Se continuará apoyando a la implementación del sistema de gestión del
conocimiento en la organización.
•
Se diseñaron, ajustaron y formularon los formatos de lecciones aprendidas en LimeSurvey
y se realizará el análisis de los resultados.
•
Se está cargando la información al Sicor de los proyectos del piloto, lo que permitirá
observar la integración de las diversas áreas de la corporación.
62
La realización del presente trabajo, a nivel personal me aportó lo siguiente:
•
La gestión del conocimiento es clave para las organizaciones, actualmente, el valor
agregado se encuentra en el conocimiento y las capacidades del talento humano.
•
Conocimientos en temas como gestión de la calidad, formulación y evaluación de
proyectos, presupuestos, entre otros, adquiridos en la universidad se aplicaron para poder
llevar a cabo el diseño de un sistema de gestión del conocimiento.
•
Se fortalecieron habilidades como el liderazgo y la comunicación efectiva.
•
Adquirí nuevos conocimientos en diseño de formularios y análisis de la información
cualitativa y cuantitativa,
•
Se manejaron diferentes herramientas, por lo que, se profundizó en los conocimientos de
herramientas como Microsoft Word, Excel, OneDrive, Power bi, entre otros.
63
15. BIBLIOGRAFIA E INFOGRAFIA
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UI0EETw2U18XML5Yra-nzC2Geuo-EHJraHPGIJs86vDsybeZndkfcH-EgmSgppnV1V1qwvuFsaodU5iTU3FsCwi7jpGsqAp9
66
16. ANEXOS
ANEXO I. Formato de encuesta. Link de análisis:
https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiN2I4MTJjYjMtOGY1Zi00ZGFjLWIwNTEtOTk2Y2QzZjk4
MDZmIiwidCI6ImUzZWRlYTMxLWJjNWMtNGMwZi04NTQ4LWM4MjExMDY0NmQwNSJ9
ANEXO II. Análisis de resultados
ANEXO III. Páginas amarillas.
ANEXO IV. Formato de viáticos y transporte.
ANEXO V. Proceso de levantamiento de información.
ANEXO VI. Manual de uso del SICOR.
ANEXO VII. Plan de trabajo lecciones aprendidas.
ANEXO IIX. Lecciones aprendidas de los beneficiarios de los proyectos.
ANEXO IX. Lecciones aprendidas equipo administrativo y ejecutor.
ANEXO X. Lecciones aprendidas socios cooperantes.
ANEXO XI. Formato de verificación.
67
24/10/22, 6:33
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOCORPROGRESO
Objetivo: Conocer e identificar el estado actual del proceso de gestión de conocimiento
implementado en los proyectos ejecutados por CORPROGRESO. Toda la información
brindada se mantendrá en estricta confidencialidad, únicamente será utilizada con fines
académicos.
*Obligatorio
UPTC PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
1.
Nombre completo *
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
1/10
24/10/22, 6:33
2.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
1. Generación e identificación del conocimiento *
Selecciona todos los que correspondan.
Nunca
Casi
nunca
Algunas
veces
Casi
siempre
Siempre
Participa en
equipos de trabajo
en donde se
construyen ideas o
nuevas prácticas
para la formulación
y ejecución de
proyectos
Los conocimientos
son adquiridos por
la experiencia
Los conocimientos
son adquiridos de
fuentes externas a
CORPROGRESO
Los conocimientos
adquiridos en la
ejecución de
proyectos se
comparten con los
miembros de la
organización
Participa
activamente en
capacitaciones para
enriquecer sus
conocimientos
En CORPROGRESO
se ofrecen
incentivos para
motivar a las
personas a
construir ideas y
trabajar en equipo
Existen alianzas y
redes externas con
otras entidades
para generar
conocimiento
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
2/10
24/10/22, 6:33
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
La generación de
nuevas ideas son
tenidas en cuenta
para próximos
proyectos
Se realizan
inducciones y
capacitaciones para
mantener a los
colaboradores en
continua
preparación.
Se genera
conocimiento a
partir de la
identificación de las
necesidades de los
clientes internos y
externos
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
3/10
24/10/22, 6:33
3.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
2. Retención del conocimiento *
Selecciona todos los que correspondan.
Nunca
Casi
nunca
Algunas
veces
Casi
siempre
Siempre
El conocimiento
más relevante de
cada proyecto se
almacena en algún
depósito de
información en línea
Se clasifica el
conocimiento según
su importancia o
grado de
especialización
Para almacenar el
conocimiento se
utilizan bases de
datos en excel
Obtiene información
relevante a través
de manuales o
instructivos bien
elaborados
Se utilizan formatos
específicos para
retener el
conocimiento y se
aplican en todos los
proyectos
Se documenta la
información sobre
cada proyecto para
posteriores
retroalimentaciones
CORPROGRESO
dispone de bases
de datos que
permiten almacenar
sus experiencias y
conocimientos para
poder ser utilizados
con posterioridad
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
4/10
24/10/22, 6:33
p
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
Las propuestas
creadas o
desarrolladas por
CORPROGRESO, son
protegidas
legalmente con
patentes u otro
procedimiento de
salvaguardia del
conocimiento
Se emplea
mecanismos para
que el conocimiento
generado por los
colaboradores se
queden en la
entidad
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
5/10
24/10/22, 6:33
4.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
3. Distribución del conocimiento *
Selecciona todos los que correspondan.
Nunca
Casi
nunca
Algunas
veces
Casi
siempre
Siempre
Usa software
(herramientas
tecnológicas)
especializados para
compartir
información
relevante.
Utiliza Internet y
herramientas
informáticas para la
apropiación y
transmisión del
conocimiento
Se realizan y
participa de video
conferencias en
CORPROGREO
CORPROGRESO
elabora y distribuye
periódicamente
documentos donde
se informa de los
avances que se han
producido en cada
uno de los
proyectos
Cuando un
colaborador deja la
empresa o es
promovido,
generalmente está
dispuesto a
compartir su
conocimiento con la
persona que va a
ocupar el cargo
Existen sistemas de
redes para
intercambio y
actualización de
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
6/10
24/10/22, 6:33
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
información y
conocimientos.
CORPROGRESO
proporciona un
ambiente laboral a
través del cual los
colaboradores
pueden compartir
sus ideas
libremente
CORPROGRESO
dispone de
mecanismos
formales que
garantizan que las
mejores prácticas
son identificadas y
compartidas entre
los miembros de la
organización
Existe resistencia a
compartir
información
El conocimiento se
comparte de
manera oportuna al
equipo de trabajo
de cada proyecto
La cultura
organizacional
influye en la
trasferencia del
conocimiento
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
7/10
24/10/22, 6:33
5.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
4. Uso del conocimiento *
Selecciona todos los que correspondan.
Nunca
Casi
nunca
Algunas
veces
Casi
siempre
Siempre
Considera que
posee información
suficiente y
necesaria cuando
requiere tomar
alguna decisión.
Utiliza las ideas que
ha creado en su
trabajo cotidiano o
en otros aspectos
de su desempeño
laboral
El conocimiento al
que se tiene acceso
en Corprogreso es
útil para el
desempeño de su
labor
Tiene acceso a
bases de datos
actualizados para el
desempeño de su
labor
Considera que el
conocimiento de
los colaboradores
es tenido en cuenta
para la toma de
decisiones
Los resultados de
experiencias y
aplicaciones
pasadas influyen en
las decisiones del
futuro
Conoce los
resultados
obtenidos en
proyectos
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
8/10
24/10/22, 6:33
p y
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO-CORPROGRESO
ejecutados
anteriormente por
la corporación
Se mejoran los
formatos
establecidos y se
adecuan de
acuerdo al proyecto
6.
5. Medición del conocimiento *
Selecciona todos los que correspondan.
Nunca
Casi
nunca
Algunas
veces
Casi
siempre
Siempre
Se emplean
indicadores para
medir el avance en
la ejecución de
proyectos
Se proponen
acciones de mejora
de acuerdo a los
resultados de los
proyectos
ejecutados
El conocimiento
adquirido de los
proyectos
anteriores le ha
permitido aumentar
sus habilidades
como individuo
El conocimiento
generado en
proyectos
anteriores ha
permitido la
adquisición de
nuevos proyectos
con el mismo socio
cooperante
https://docs.google.com/forms/d/1LZ00QQGv7AcU_5Mp_DO155HhAz-wa5tT4Fauo1B76YY/edit?pli=1
9/10
ANEXO II. ANALISIS DE RESULTADOS DE LA ENCUESTA
En este anexo, se presentan los resultados de las encuestas aplicadas a los miembros
del equipo de formulación de proyectos de CORPROGRESO.
Los resultados, se presentan por cada uno de los procesos modulares para la gestión
del conocimiento.
I.
GENERACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL CONOCIMIENTO:
“El proceso de Generación de Conocimiento incluye todas las actividades mediante
las cuales se generan nuevos conocimientos dentro de una organización, tales como
el descubrimiento, la detección, la adquisición y la creación de conocimiento”
(Cordobes, Carreras, & Sureda, 2018). Para una correcta Gestión del Conocimiento
es necesario identificar los mecanismos de generación del conocimiento dentro de la
organización e identificar con que conocimiento se cuenta, esto permitirá identificar
los mejores mecanismos para compartir y generar nuevo conocimiento en
CORPROGRESO.
•
En CORPROGRESO se ofrecen incentivos para motivar a las personas a
construir ideas y trabajar en equipo.
Tabla 1. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 1
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas encuestadas consideran que CORPROGRESO ofrece incentivos
para motivar a las personas a construir ideas y a trabajar en equipo. El trabajo en equipo
es una fortaleza, se generan espacios para la construcción de ideas y se distribuye el
trabajo entre el equipo de gestión de proyectos. Uno de los incentivos más comunes para
la construcción de ideas son las capacitaciones y reuniones de integración. Para el trabajo
en equipo cada área es autónoma de decidir cómo se va a llevar a cabo el trabajo en
equipo. En el área de formulación de proyectos se realizan reuniones para distribuir
actividades, su líder está atenta ante cualquier inquietud o problema y existe una excelente
comunicación entre los miembros del área.
•
Existen alianzas y redes externas con otras entidades para generar conocimientos.
Ilustración 1. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 2
Fuente: Elaboración Propia
El 33.33 % de las personas encuestadas consideran que algunas veces se generan alianzas
con otras entidades para generar conocimiento. Las alianzas realizadas son con otras
entidades para postularse a algunas propuestas de acuerdo a los requisitos de la
convocatoria, adicionalmente de manera esporádica se informa sobre capacitaciones que
brinda el SENA acerca de diversos temas, los cuales no tienen relación con la gestión de
proyectos.
•
La generación de nuevas ideas es tenida en cuenta para próximos proyectos.
Ilustración 2. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 3
Fuente: Elaboración Propia
El 33.3% de las personas consideran que la generación de nuevas ideas siempre es tenida
en cuenta para la formulación y presentación para próximos proyectos. Todos los
miembros del equipo de trabajo pueden proponer ideas diferentes, las cuales son
escuchadas con atención y socializadas con los demás miembros, mejorando las ideas
mediante el trabajo en equipo. Sin embargo, esta información queda suelta, no se levantan
actas de las reuniones y no se tiene un sitio destinado para la generación y utilización de
nuevas ideas.
•
Los conocimientos adquiridos en la ejecución de proyectos se comparten con los
miembros de la organización.
Ilustración 3. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 4
Fuente: Elaboración Propia
El 66.67% de las personas que participan en la formulación de proyectos consideran que
algunas veces los conocimientos adquiridos se comparten con los miembros del equipo
de trabajo y el resto de la organización. CORPROGRESO maneja varios grupos de
trabajo, pero no se observa una comunicación constante entre el equipo de formulación
de proyectos y ejecución de proyectos. La información acerca de las propuestas
presentadas únicamente se socializa con el equipo interno, la principal fuente de
generación de nuevo conocimiento en la elaboración de propuestas es la presentación de
un anexo técnico, donde se detalla el que, como, cuando y donde se va a ejecutar el
proyecto, esta propuesta es socializada de manera general y el equipo poco participa con
observaciones o aportaciones a la misma.
No se tiene un lugar establecido para almacenar las propuestas presentadas, las cuales
contienen información valiosa para futuras propuestas con la misma entidad o sobre el
mismo tema, por lo que este proceso de formulación debe iniciarse por cada convocatoria
a la que CORPROGRESO se presenta.
•
Los conocimientos son adquiridos de fuentes externas de CORPROGRESO.
Ilustración 4. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 5
Fuente: Elaboración Propia
Los conocimientos pueden ser adquiridos de diferentes fuentes ya sean internas como
externas a la organización. El 83.33% de los miembros de formulación de proyectos
consideran que los conocimientos son adquiridos de fuentes externas. Para la formulación
de una propuesta se debe recurrir a los términos de referencia de la entidad que realiza la
convocatoria y con base en eso se debe profundizar el conocimiento de las personas en el
tema central del proyecto.
Es importante aclarar que CORPROGRESO cuenta con una amplia experiencia en la
ejecución de proyectos, pero la información técnica no se socializa con el equipo de
formulación de proyectos, por lo que se debe iniciar un proceso de adquisición de nuevo
conocimiento.
•
Los conocimientos son adquiridos por la experiencia.
Ilustración 5. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 6
Fuente: Elaboración Propia
Las personas del área de formulación de proyectos consideran que los conocimientos
provienen de la experiencia y la investigación de fuentes internas como externas. La
experiencia es la principal fuente de conocimiento al momento de formular nuevas
propuestos, el conocimiento viene de la diferente experiencia laboral de las personas en
CORPROGRESO y en otras entidades en las cuales han trabajado. Principalmente de la
experiencia en la ejecución de proyectos, lo cual permite una visión más acercada a la
realidad de lo que se puede ofrecer y lo que se requiere en cada una de las convocatorias.
•
Participa activamente en capacitaciones para enriquecer sus conocimientos.
Ilustración 6. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 7
Fuente: Elaboración Propia
Todos los miembros del equipo de formulación de proyectos asisten a capacitaciones,
estas son brindadas por otras entidades. El 50% considera que asisten a capacitaciones
brindadas por CORPROGRESO o un aliado. Las capacitaciones principalmente son
realizadas en temas de ejecución de proyecto y pocas en formulación de proyectos, en las
cuales solo participan las personas de los equipos correspondientes.
•
Participa en equipos de trabajo en donde se construyen ideas o nuevas prácticas
para la formulación y ejecución de proyectos.
Ilustración 7. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 8
Fuente: Elaboración Propia
Al encontrar una propuesta viable para CORPROGRESO se realizan reuniones con el
equipo de formulación de proyectos, el 50% de las personas consideran que en estas
reuniones se construyen ideas o nuevas prácticas las cuales son tenidas en cuenta para
formulación de nuevos proyectos mediante lluvias de ideas. Las ideas no son almacenadas
para tenerlas en cuenta posteriormente, únicamente se toman en cuenta las ideas acordes
a la propuesta a presentar.
•
Se genera conocimiento a partir de la identificación de las necesidades de los
clientes internos y externos.
Ilustración 8. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 9
Fuente: Elaboración Propia
El 66.66% de las personas consideran que se genera nuevo conocimiento a partir de la
identificación de las necesidades de los clientes internos y externos. Para la formulación
de nuevos proyectos se tienen en cuenta los términos de referencia de la entidad
financiadora y se tiene un conocimiento claro de la entidad, de acuerdo a los
requerimientos de la organización se estudia el cliente interno. Sin embargo, el estudio
del cliente externo no es profundo por el tiempo para la presentación de propuestas para
lo cual se trabaja con documentos base.
•
Se realizan inducciones y capacitaciones para mantener a los colaboradores en
continua preparación.
Ilustración 9. Generación e identificación del conocimiento pregunta No. 10
Fuente: Elaboración Propia
En CORPROGRESO se realiza una inducción al ingresar una nueva persona a la
organización y se realiza una reinducción cada año, explicando las principales políticas
de la empresa. El 33.33% considera que casi siempre se realizan actividades de inducción
y capacitación de los colaboradores, esto se debe a que las capacitaciones no son
periódicas y se realizan en diferentes temas pocos relacionados con la formulación de
proyectos.
II.RETENCIÓN DEL CONOCIMIENTO
La retención del conocimiento hace referencia a la forma en que se organiza y almacena
el conocimiento. Para la retención del conocimiento se utilizan herramientas tecnologías
las cuales permiten realizar una correcta Gestión del Conocimiento y facilita su ubicación
dentro de la organización para que sea accesible a las personas que lo necesitan.
Actualmente, existen diferentes herramientas para almacenar la información, las más
comunes son las carpetas compartidas, bases de datos en Excel, Cortex de Microsoft,
Dropbox, entre otros.
•
CORPROGRESO dispone de bases de datos que permiten almacenar sus
experiencias y conocimientos para poder ser utilizados con posterioridad.
Ilustración 10. Retención del conocimiento pregunta No. 11
Fuente: Elaboración Propia
CORPROGRESO cuenta con una matriz en línea donde se almacena la información
principal de los proyectos ejecutados hasta el año 2021, en esta matriz se encuentra la
entidad financiadora, el objeto, el tiempo de ejecución, el valor y otros aspectos de los
proyectos. El 50% de las personas consideran que casi siempre se almacena el
conocimiento en bases de datos, ya que la matriz se encuentra en proceso de actualización
y no se tiene información acerca de los resultados obtenidos de los proyectos y sus
dificultades.
•
El conocimiento más relevante de cada proyecto se almacena en algún depósito
de información en línea.
Ilustración 11. Retención del conocimiento pregunta No. 12
Fuente: Elaboración Propia
CORPROGRESO cuenta con el sistema de información SICOR, donde se pueden integrar
las diferentes áreas y almacenar la información de los proyectos. El 50% de las personas
considera que el conocimiento más relevante es almacenado, sin embrago, la matriz se
requiere ajustes y se requiere crear una cultura organizacional para el uso del SICOR.
•
Las propuestas creadas o desarrolladas por CORPROGRESO, son protegidas
legalmente con patentes u otro procedimiento de salvaguardia del conocimiento.
Ilustración 12. Retención del conocimiento pregunta No. 13
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas entrevistadas consideran que casi nunca las propuestas creadas o
desarrolladas por CORPROGRESO, son protegidas legalmente mediante otros
procedimientos de salvaguardia de información. No es un procedimiento claro parte de la
cultura organizacional.
•
Obtiene información relevante a través de manuales o instructivos bien
elaborados.
Ilustración 13. Retención del conocimiento pregunta No. 14
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas consideran que casi siempre se obtiene información relevante a
través de manuales o instructivos bien elaborados. CORPROGRESO cuenta con un
sistema de gestión de la calidad, mediante el cual se han creado manuales, instructivos,
procesos y procedimientos, los cuales son accesibles de acuerdo al área y cargo que
desempeña la persona en la organización.
•
Para almacenar el conocimiento se utilizan bases de datos en Excel.
Ilustración 14. Retención del conocimiento pregunta 15
Fuente: Elaboración Propia
El 66.66% de las personas consideran que para almacenar el conocimiento se utilizan
bases de datos en Excel. Como se mencionó anteriormente, CORPROGRESO cuenta con
una matriz en Excel y en línea donde se encuentra la información principal de cada uno
de los proyectos ejecutados. Sin embargo, no se encuentra información acerca de
metodologías, limitaciones, lecciones aprendidas y resultados de los proyectos.
•
Se clasifica el conocimiento según su importancia o grado de especialización.
Ilustración 15. Retención del conocimiento pregunta 16
Fuente: Elaboración Propia
El 66.66% de las personas consideran que algunas veces o casi nunca se clasifica el
conocimiento según su importancia o grado de especialización. CORPROGRESO cuenta
con la plataforma SICOR donde se puede clasificar el conocimiento, pero no se tiene la
cultura organizacional para utilizar la plataforma, por lo cual, la información no se
clasifica según su importancia.
•
Se documenta la información sobre cada proyecto para posteriores
retroalimentaciones.
Ilustración 16. Retención del conocimiento pregunta No. 17
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas consideran que en CORPROGRESO se documenta la información
sobre la ejecución de cada proyecto para posterior retroalimentación. Toda la información
sobre la ejecución de cada proyecto debe quedar almacenada en el SICOR, se está en
proceso de introducir en la cultura organizacional el almacenamiento de la información
en la plataforma mencionada. Actualmente, la información acerca de la ejecución de
proyectos se encuentra almacenada en una carpeta compartida por equipos de trabajo,
pero a la información no tienen acceso todas las personas, solo se comparte con el equipo
de cada proyecto. Así mismo, no se realizan reuniones periódicas de retroalimentación
sobre los proyectos ejecutados o en ejecución.
•
Se emplea mecanismos para que el conocimiento generado por los colaboradores
se quede en la entidad.
Ilustración 17. Retención del conocimiento pregunta No. 18
Fuente: Elaboración Propia
El 66.67% de las personas considera que casi siempre se emplea mecanismos para que el
conocimiento generado por los colaboradores se quede en la entidad. Los mecanismos
con los que cuenta CORPROGRESO para que los conocimientos se queden en la entidad
es mediante reuniones, documentación de procesos, ajustes y diseño de formatos.
•
Se utilizan formatos específicos para la retener el conocimiento y se aplican en
todos los proyectos.
Ilustración 18. Retención del conocimiento pregunta No. 19
Fuente: Elaboración Propia
El 66.66% de las personas consideran que si se utilizan formatos específicos de manera
constante para retener el conocimiento y se aplican en todos los proyectos.
CORPROGRESO cuenta con varios formatos que permiten recolectar información de las
diferentes áreas que intervienen en la ejecución de proyectos, entre los cuales se encuentra
un formato para la recolección de lecciones aprendidas de los proyectos, este es poco
utilizado y requiere algunos ajustes.
III.DISTRIBUCIÓN DEL CONOCIMIENTO
Después de que el conocimiento ha sido generado, evaluado y organizado, es necesario
distribuirlo por toda la organización. Ello dependerá fundamentalmente de la existencia
de una cultura que promueva iniciativas de intercambio de conocimiento. El
intercambio de conocimiento explícito es crucial para mejorar los procesos de trabajo y
fomentar el pensamiento lógico.
•
CORPROGRESO dispone de mecanismos formales que garantizan que las
mejores prácticas son identificadas y compartidas entre los miembros de la
organización.
Ilustración 19. Distribución del conocimiento pregunta No. 20
Fuente: Elaboración Propia
Ante la pregunta CORPROGRESO dispone de mecanismos formales que garantizan que
las mejores prácticas son identificadas y compartidas entre los miembros de la
organización, el 50% considera que casi siempre se dispone de mecanismos. Los
mecanismos con los que cuenta CORPROGRESO son los formatos de lecciones
aprendidas y actas de reuniones.
•
CORPROGRESO elabora y distribuye periódicamente documentos donde se
informa de los avances que se han producido en cada uno de los proyectos.
Ilustración 20. Distribución del conocimiento pregunta No. 21
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas consideran que siempre CORPROGRESO elabora y distribuye
periódicamente documentos donde se informa de los avances que se han producido en
cada uno de los proyectos. Se realizan reuniones para conocer el avance de ejecución de
los proyectos, pero estas no son periódicas, donde se toma nota de los avances y
compromisos en cada uno de los proyectos. Adicionalmente, los socios cooperantes
solicitan la entrega de informes mensuales para conocer los avances de los proyectos,
también se envían correos informando el estado del proyecto.
La principal barrera identificada es que la información en su mayoría solo se distribuye
con el equipo de trabajo de cada proyecto, dejando de lado otras áreas o equipos de trabajo
a los cuales también les puede servir la información.
•
CORPROGRESO proporciona un ambiente laboral a través del cual los
colaboradores pueden compartir sus ideas libremente.
Ilustración 21. Distribución del conocimiento pregunta No. 22
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas manifiestan que siempre en CORPROGRESO se ha
proporcionado un ambiente laboral a través del cual los colaboradores pueden compartir
sus ideas libremente. La comunicación efectiva es clave para un buen ambiente laboral,
en la entidad se cuenta con espacios en las reuniones donde se escucha y se tiene en cuenta
la opinión de todas las personas, se generan espacios de confianza y entendimiento entre
los miembros del equipo de trabajo.
•
Cuando un colaborador deja la empresa o es promovido, generalmente está
dispuesto a compartir su conocimiento con la persona que va a ocupar su cargo.
Ilustración 22. Distribución del conocimiento pregunta No. 23
Fuente: Elaboración Propia
Ante esta pregunta las opiniones son divididas, entre algunas veces (33.33%), casi
siempre (33.33%) y siempre (33.33%), cuando un colaborador deja la empresa o es
promovido, está dispuesto a compartir su conocimiento. Esto se debe a que algunas veces
no se informa con anticipación el cambio o no se contrata a la persona antes de que quien
estaba a cargo se valla. Los equipos de ejecución de proyectos varían dependiendo del
proyecto y no se cuenta con un mecanismo claro para la retención del conocimiento
generado por cada una de las personas.
•
El conocimiento se comparte de manera oportuna al equipo de trabajo de cada
proyecto
Ilustración 23. Distribución del conocimiento pregunta No. 24
Fuente: Elaboración Propia
En los equipos internos de trabajo existe una excelente comunicación lo que conlleva a
que se transmita el conocimiento de manera oportuna con los demás miembros, el 66.67%
de las personas consideran que casi siempre se transmite el conocimiento.
•
Existe resistencia a compartir la información
Ilustración 24. Distribución del conocimiento pregunta No. 25
Fuente: Elaboración Propia
El 66.67 de las personas informan que algunas veces existe resistencia a compartir la
información. La información sobre la ejecución de los proyectos tiene acceso restringido
y se presenta una demora para compartir la información. Adicionalmente, las personas
consideran que su conocimiento es su valor agregado por lo que únicamente se limitan a
cumplir con sus obligaciones contractuales y no comparten la información con otras
personas.
•
Existen sistemas de redes para intercambio y actualización de información y
conocimientos.
Ilustración 25. Distribución del conocimiento pregunta No. 26
Fuente: Elaboración Propia
El 33.33% de las personas consideran que algunas veces se cuenta con sistemas de redes
para el intercambio y actualización de la información y los conocimientos. No se tiene un
sistema y un proceso claro para actualización de la información.
•
Se realizan y participa de video conferencias en CORPROGRESO.
Ilustración 26. Distribución del conocimiento pregunta No. 27
Fuente: Elaboración Propia
CORPROGRESO brinda la posibilidad de que sus colaboradores trabajen desde su lugar
de residencia, por lo tanto, el 50% consideran que siempre se realizan y participan de
video conferencias. Las reuniones se realizan en plataformas con teams y meet,
adicionalmente, se realizan video conferencias con los socios financiadores. La mayoría
de las reuniones son grabadas para tener soporte y sacar la información más relevante.
•
La cultura organizacional influye en la transferencia del conocimiento.
Ilustración 27. Distribución del conocimiento pregunta No. 28
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas manifiestan que casi siempre influye la cultura organizacional en
la transferencia del conocimiento. En CORPROGRESO se está trabajando en incluir
como parte de su cultura organizacional la transferencia del conocimiento y el
almacenamiento de la información en el Sicor, de tal manera que toda la información se
encuentre en un solo lugar.
•
Usa software (herramientas tecnológicas) especializados para compartir
información relevante.
Ilustración 28. Distribución del conocimiento pregunta No. 29
Fuente: Elaboración Propia
El 50% considera que casi siempre se usan herramientas tecnológicas especializadas para
compartir la información. Una de las herramientas más comunes es Onedrive, We transfer
y el sistema de información Sicor.
•
Utiliza internet y herramientas informáticas para la apropiación y transmisión del
conocimiento.
Ilustración 29. Distribución del conocimiento pregunta No. 30
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas considera que siempre se utilizan herramientas informáticas para
la apropiación y transmisión del conocimiento. Como se mencionó anteriormente se
realizan reuniones por teams, se comparten documentos por correo y Onedrive.
IV.USO DEL CONOCIMIENTO
Una vez generado el conocimiento, es necesario evaluarlo y organizarlo para su
reutilización.
•
Conoce los resultados obtenidos en proyectos ejecutados anteriormente por la
corporación.
Ilustración 30. Uso del conocimiento pregunta No. 31
Fuente: Elaboración Propia
El 66.67% considera que conoce los resultados obtenidos en los proyectos ejecutados
anteriormente por la corporación. Parte del conocimiento generado de los proyectos es
conocido por la experiencia, algunos miembros tienen la oportunidad de apoyar en la
ejecución de los proyectos, o por medio de reuniones. Sin embargo, en la matriz para la
formulación de proyecto se resalta la importancia de incluir los resultados principales de
la ejecución de los proyectos, de tal manera que todos tengan acceso a la información
clave de cada proyecto.
•
Considera que el conocimiento de los colaboradores es tenido en cuenta para la
toma de decisiones.
Ilustración 31. Uso del conocimiento pregunta No. 32
Fuente: Elaboración Propia
El 66.67% considera que el conocimiento de los colaboradores es tenido en cuenta para
la toma de decisiones en la formulación de proyectos. Se realizan lluvias de ideas
escuchando la opinión de todas las personas.
•
Considera que posee información suficiente y necesaria cuando requiere tomar
alguna decisión
Ilustración 32. Uso del conocimiento pregunta No. 33
Fuente: Elaboración Propia
En CORPROGRESO los colaboradores son personas con liderazgo, con la experiencia
en la entidad conocen los procesos, procedimientos, objetivos y formatos de la
organización, por lo tanto, el 50% de las personas consideran que poseen información
suficiente y necesaria cuando se requiere tomar alguna decisión.
•
El conocimiento al que se tiene acceso en CORPROGRESO es útil para el
desempeño de su labor.
Ilustración 33. Uso del conocimiento pregunta No. 34
Fuente: Elaboración Propia
Cada equipo de trabajo tiene acceso a la información clave para el desarrollo de sus
actividades, el 33.33% consideran que siempre han tenido acceso al conocimiento útil
para el desarrollo de sus actividades, mientras que el 50% considera que casi siempre
tiene acceso a la información.
•
Los resultados de experiencias y aplicaciones pasadas influyen en las decisiones
del futuro.
Ilustración 34. Uso del conocimiento pregunta No. 35
Fuente: Elaboración Propia
El 83.34% consideran que los resultados de experiencias y aplicaciones pasadas si
influyen en las decisiones del futuro. La experiencia de los proyectos anteriormente
ejecutados permite mejorar en la formulación de propuestas técnicas, tomando decisiones
ante posibles complicaciones a futuro. Para la formulación de propuestas se cuenta con
una matriz la cual permite conocer la experiencia de CORPROGRESO en diferentes
temáticas, pero en la matriz no se cuenta con información como resultados y metodologías
aplicadas anteriormente por la corporación.
•
Se mejoran los formatos establecidos y se adecuan de acuerdo al proyecto.
Ilustración 35. Uso del conocimiento pregunta No. 36
Fuente: Elaboración Propia
Para cada proyecto se diseñan nuevos formatos y se ajustan los ya establecidos, esto queda
registrado por el área de gestión de la calidad, por este motivo el 83.33% de las personas
consideran que si se utilizan los formatos ya establecidos por la corporación.
•
Tiene acceso a bases de datos actualizadas para el desempeño de su labor.
Ilustración 36. Uso del conocimiento pregunta No. 37
Fuente: Elaboración Propia
El 66.67% de las personas consideran que tienen acceso a bases de datos actualizadas
para el desempeño de su labor. Para la formulación de proyectos se cuenta con la matriz
actualizada hasta el año 2021, esta matriz está en proceso de actualización.
•
Utiliza las ideas que ha creado en su trabajo cotidiano o en otros aspectos de su
desempeño laboral.
Ilustración 37. Uso del conocimiento pregunta No. 38
Fuente: Elaboración Propia
La totalidad de las personas encuestadas informan que si se utilizan las ideas que ha
creado en su trabajo cotidiano o en otros aspectos de su desempeño laboral. Al realizar
lluvias de ideas se selecciona la idea con la que la mayoría está de acuerdo, pero todas las
ideas son socializadas y aprobadas en reuniones de trabajo.
V.MEDICIÓN DEL CONOCIMIENTO
•
El conocimiento adquirido de los proyectos anteriores le ha permitido aumentar
sus habilidades como individuo.
Ilustración 38. Medición del conocimiento pregunta No. 39
Fuente: Elaboración Propia
Las personas que trabajan en formulación de proyectos consideran que el conocimiento
adquirido de los proyectos anteriores le ha permitido aumentar sus habilidades como
individuo. CORPROGRESO no cuenta con un proceso claro para convertir el
conocimiento tácito en explicito.
•
El conocimiento generado en proyectos anteriores ha permitido la adquisición de
nuevos proyectos con el mismo socio cooperante.
Ilustración 39. Medición del conocimiento pregunta No. 40
Fuente: Elaboración Propia
El 50% de las personas consideran que el conocimiento generado en proyectos anteriores
ha permitido la adquisición de nuevos proyectos con el mismo socio cooperante. Los
proyectos ejecutados con diferentes entidades y temáticas permiten conocer la forma su
forma de trabajo, esto es tenido en cuenta para la presentación de nuevos proyectos.
•
Se proponen acciones de mejora de acuerdo a los resultados de los proyectos
ejecutados.
Ilustración 40. Medición del conocimiento pregunta No. 41
Fuente: Elaboración Propia
El 50% considera que casi siempre se proponen acciones de mejora de acuerdo a los
resultados de los proyectos ejecutados. Estas acciones de mejora se proponen a través de
las lecciones aprendidas de cada proyecto.
•
Se emplean indicadores para medir el avance en la ejecución de proyectos.
Ilustración 41 Medición del conocimiento pregunta No. 42
Fuente: Elaboración Propia
El 83.33% de las personas consideran que si se emplean indicadores para medir el avance
en la ejecución de proyectos. Gestión de la calidad diseñó unos indicadores para cada
área, adicionalmente, en la ejecución se implementan diferentes indicadores de acuerdo
al objeto de ejecución de cada proyecto. Para el área encargada de la ejecución de
proyectos se cuenta con tres indicadores, relacionados con las estrategias implementadas,
la gestión del conocimiento, entre otros, pero no permiten medir el avance de cada
proyecto por separado.
DICCIONARIO DE EXPERTOS CORPROGRESO
PROCESOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
NOMBRE
ZONA
CORREO
CELULAR
CARGO
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
PROYECTO
HABILIDADES
diseñador de Sofware, diseño de formularios, administración y procesamiento de
bases de datos.
LUIS GABRIEL
BOGOTÁ
BOHORQUEZ SANCHEZ
[email protected]
3008839152
COORDINADOR
DE CAMPO
Ingeniero de
Software
* Liderazgo.
* Comunicación efectiva.
ANALISTA Y PROFESIONAL DE INFORMACIÓN
* Proactivo.
*Garantizar la calidad, oportunidad y suficiencia de los productos contratados.
* Diseño y manejo de
*Apoyar ña cpmstrucción de los instrumentos de recolección de información primaria FAO - MEDIOS
KoboToolBox.
cualitativa y cuantitativa.
DE VIDA (2021 * Manejo de Power Bi para
*Apoyar la capacitación al personal de campo en los aspectos técnicos y logísticos.
2022)
generar reportes.
*Procesar y depurar las bases de datos.
* Diseño de planes de
*Apoyar el análisis de la información para la elaboración del informe final.
capacitación y contacto directo
*Elaborar manuales
con el personal
COORDINADOR DE CAMPO
JUAN JOSE RUBIO
MESA
BOGOTÁ
[email protected]
3052389529
PROFESIONAL EN
ESTADISTICA
ESTADISTICO
PROFESIONAL EN ESTADISTICA
1.Definir las orientaciones de la metodología de muestreo estadístico definida para el
estudio.
* Comunicación efectiva y
2.Validar el tamaño de la muestra representativa del estudio de acuerdo con los
permanete con el equipo
criteriosestablecidos por la FAO y la Dirección Programática de CORPROGRESO.
nacional.
3.Aportar en la elaboración de informe preliminar del contrato según indicaciones del FAO - MEDIOS
* Realización de seguimiento
coordinador del proyecto.
DE VIDA (2021 * Depuración de bases de datos.
4.Hacer seguimiento a la información recolectada por el equipo de terreno en cada
2022)
* Excelente manejo de
una de las rondas definidas en los términos de referencia del estudio.
herramientas como Power Bi,
5.Realizar reportes periódicos del proceso de consolidación de la base de datos y su
para el analisis de la información
normalización en un Excel.6.Realizar el proceso de validación de la base de datos para
su entrega definitiva a FAO.7.Apoyar en la elaboración del informe final con los
resultados a FAO.
ZONA
NOMBRE
CORREO
CELULAR
CARGO
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
PROYECTO
HABILIDADES
"DIRECTOR PROGRAMÁTICO:
FARID PRADO CAMPO
DERLY TATIANA
CALVACHE ARTURO
Andres Felipe Peña
CLAUDIA LORENA
RENGIFO
SANCLEMENTE
CALI
CALI
CALI
PALMIRA
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
3212058706
3046493142
3006535181
3127656389
COORDINADOR
DE CAMPO Y
DIRECTOR
PROGRAMATICO
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
ECONOMISTA
TRABAJADOR
SOCIAL
•Definir y planificar la estrategia de ejecución de las actividades de los
programa y proyectos, priorizando su importancia, impacto, riesgo y
oportunidad.
•Llevar a cabo actividades de acompañamiento, coordinación, ejecución e
implementación de actividades para el cumplimiento de los objetivos
misionales de la entidad.
• Liderar el diseño de las propuestas técnicas y financieras que se presentan
a entidades nacionales y de cooperación internacional
• Liderar la planeación de los proyectos y asignar responsables
CORPROGRESO
• Vigilar que la calidad, costos y tiempos de los proyectos se cumplan
satisfactoriamente y proponer estrategias cuando sea necesario.
• Análisis riesgos de cada proyecto y crear planes de contingencia cuando se requiera.
• Garantizar que los equipos de trabajo reciban la información necesaria para
ejecutar sus actividades.
• Dirigir el desarrollo y hacer seguimiento de las coordinaciones de gestión de
proyectos, ejecución de proyectos y evaluación de proyectos
• Lideras las acciones de gestión del conocimiento de la corporación
• Apoyar a la directora ejecutiva en la gestión interinstitucional necesaria para el
diseño, implementación y seguimiento de planes, programas y proyectos en la
corporación."
Sensibilizadora, DANE Territorial- Bogotá (Aplicación de encuestas)
Practicante de Trabajo Social, INPEC- Cali (Aplicación de encuestas)
Psicólogo
Psicologo. Federación Nacional de Cafeteros (levantamiento de línea de base inicia
a las familias beneficiarias del proyecto y acompañamiento psicosocial durante
un año)
PSICOLOGO - Consorcio Social 2012 N.I.T No 900.535.422-6 (Conocimiento y
aplicación de los instrumentos de supervisión)
PSICOLOGO – ENTerritorio – Empresa Nacional Promotora del desarrollo Territorial
Psicólogo
Psicóloga
Facilitadora, ORGANIZACIÓN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS – Programa de
Jóvenes en Acción - DPS
Coordinadora de Campo, FUNDACIÓN MEJOR FUTURO – Plan Especial de Inclusión
Social – PEIS
*Liderazgo
*Asignación de funciones
* Comunicación efectiva y
permantente, dentro y fuera de la
organización.
* Elaboración de presupuestos
PMA NUTRICIÓN
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
PMA NUTRICIÓN
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
PMA NUTRICIÓN
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
NOMBRE
ZONA
Jeffry mauricio bolaños
CALI
villota
[email protected]
MARIA CAMILA MILLAN
PALMIRA
LOPEZ
Daniela Contreras
Faneyte
ADRIANA LIZETH REYES
TRUJILLO
Cindy Carolina Barrera
Moreno
ELIZABETH RODRIGUEZ
SANDOVAL
CORREO
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
CELULAR
3185434384
318 8092871
3122252960
3105572837
3133425531
3102416527
CARGO
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
GEOGRAFO
Empresa: Fundación para el Desarrollo y el Progreso FUNDEPROGRESO
Cargo: Prestar los servicios profesionales como Profesional de apoyo en
Ordenamiento
Territorial en el marco del contrato No.FUV-GJU-R-2051-2021. Empresa: Fundación
para el Desarrollo y el Progreso FUNDEPROGRESO
Cargo: Profesional como Apoyo técnico de campo
Empresa: Conexión de
Occidente S.A.S
Cargo: Profesional de Apoyo y Control
Empresa: Semilla País
Cargo: Profesional de Apoyo
Función principal: Dar cumplimiento al plan de trabajo a ejecutar, articulado con las
direcciones territoriales identificadas y asignadas. Apoyar en la construcción de las
bases
de datos, relacionas con el levantamiento de la información, en las direcciones
territoriales
que le sean asignadas por el coordinador del componente. Compilar. Diligenciar.
Sistematizar.
Técnico profesional
ASESORA EN COMERCIAL
en procesos
administrativos
PROYECTO
PMA ELEGIBLES
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
PMA ELEGIBLES
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
Profesional independiente,Socializar la licencia ambiental del APE SN8, ante las
comunidades y autoridades del área de influencia del proyecto, ubicado en
inmediaciones del municipio de Montería.
--- Sociologa.En su rol de asesora social, ha participado en la construcción de las
SOCIOLOGA
FAO - SADA
caracterizaciones o líneas bases
socioeconómicas que se han levantado para la construcción de las matrices de
impacto ambienta-LA FUNDACIÓN PLURIÉTNICA Y MULTICULTURAL DE HUMANISTAS
LEARTE
Encuestador-CONV_SDP_MULTIP_2020_LOG_TH_TU_ Prestación de servicios de
apoyo a la gestión para realizar Recolección Urbana de información de la Encuesta
ADMINISTRADOR
Multipropósito en las Unidades de Planificación Zonal -UPZ de Bogotá , mediante el FAO - SADA
PUBLICO
método de captura móvil DMC y/o en los medios que el DANE disponga para este fin.
DANE
elaboración y diligenciamiento de los formatos, realización de visitas y revisitas
necesarias para ejecutar la muestra de la encuesta multipropósito dirigida a las
Trabajadora Social familias vulnerables. DANE
Realización de sensibilización y vinculación a las familias en el programa de
promoción y prevención para niños, niñas y adolescentes en vinculación con el ICBF
Ingeniera de
sistema
HABILIDADES
FAO - SADA
ASESORIA Y CONSULTORIA SAS
Cargo: ASESORIA Y CONSULTORIA SAS
CORPORACION INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS CIS Cargo:PROYECTOS (Convenio
FAO - SADA
Interadministrativo No. 2018AS390154)
G11SISTEMAS
ESPECIALIZADOS DE INFORMACION -FEDESARROLLO( proyecto)
experiencia en recoleccion de informacion
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
NOMBRE
ZONA
CORREO
CELULAR
CARGO
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
PROYECTO
RUBEN GAMBEIRO
GRISALES SUAREZ
BOGOTA
[email protected]
313757624
ENCUESTADOR
TECNICO EN
ASANDES, Cargo: Gestor de proyecto
AGROPECUARIA Y
FUCODE, Cargo: Gestor seguridad alimentaria
MEDIO AMBIENTE
FAO - SADA
ADRIANA LUCÍA
ALDANA SOTO
BOGOTA
[email protected]
3007101417
ENCUESTADOR
Trabajadora Social Encuestadora en el Dane, Corprogreso, PMA
FAO - SADA
NANCY ADRIANA
CASTELBLANCO MERA
BOGOTA
[email protected]
3177982108
ENCUESTADOR
ANULVIA EDITH
VALENCIA MARTIN
BOGOTA
[email protected]
321 4727275
ENCUESTADOR
Mauricio Castelblanco
BOGOTA
[email protected]
3133393084
ENCUESTADOR
Ingeniero
agroforestal
Supervisor Técnico Local
FAO - SADA
3204935236
ENCUESTADOR
Encuestadora
Realización de encuestas con diversas entidades
FAO - SADA
ENCUESTADOR
Técnico, en
Contabilidad de
Operaciones
Comerciales y
financieras
ESTADISTICAS Y ANALISIS CARGO:Supervisora
-PROYECTAMOS COLOMBIA CARGO: Encuestadora
NOM.PROYECTO:Proyecto E.P.S 2016 - 2017
FAO - SADA
Amparo zuluaga
NORA MILENA
ACEVEDO
BOGOTA/META [email protected]
BOGOTA
[email protected]
3004074864
Economista
DANE: Cargo: Monitor
FAO - SADA
Trabajadora Social Encuestadora del ICBF
FAO - SADA
HABILIDADES
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
NOMBRE
LUISA FERNANDA
PINEDO CÉSPEDES
ZONA
BOGOTA
CORREO
[email protected]
CELULAR
CARGO
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
PROYECTO
3147310254
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestadora telefonica/IZO
Encuestadora telefonica/ Stategee
FAO - SADA
ALFREDO MORRIS
CARDENAS
NARIÑO
[email protected]
3126222872
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
DALINA VALERIA
MERCHAN LOPEZ
BOYACA
[email protected]
3218686815
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
DAMASO ESPAÑA
REQUENETH
NARIÑO
[email protected]
3104405933
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
DOLLY AMPARO
QUINTERO CASTAÑO
ANTIOQUIA
[email protected]
3137577624
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
HABILIDADES
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
NOMBRE
ZONA
CORREO
CELULAR
CARGO
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
PROYECTO
EDALSY RUTH RIVERA
PEÑA
CESAR
[email protected]
3216760996
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
ESTEFANIA GARCIA
GRANJA
ARAUCA
[email protected]
3118692443
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
EVER TOMAS SUAREZ
GARCIA
LA GUAJIRA
[email protected]
3126284519
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
IRMA LUCIA FLOREZ
COGOLLO
CORDOBA
[email protected]
3146374966
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
HABILIDADES
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
NOMBRE
ZONA
CORREO
CELULAR
CARGO
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
PROYECTO
LUIS EDUARDO SOSA
VALDERRAMA
BOYACA
[email protected]
3105540186
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
MANUEL RICARDO
OCHOA NIEVES
CESAR
[email protected]
3163109782
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
MARÍA EDELMIRA
GUILLEN AVALOS
ARAUCA
[email protected]
3113555435
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
MISHELLE DAYANA
VASQUEZ MOSQUERA
PUTUMAYO
[email protected]
3213619833
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
HABILIDADES
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
NOMBRE
ZONA
CORREO
CELULAR
CARGO
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
PROYECTO
SANDRA MILENA
BLANDON BECERRA
CHOCO
[email protected]
3104968943
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
WILMER DURNEY
TABORDA TAPIAS
CORDOBA
[email protected]
3057523853
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
YOCETH CATERINE
PEÑATE TAPIA
LA GUAJIRA
[email protected]
3008569090
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
ANA YENCY TORRES
ALLIN
CHOCÓ
[email protected] ; [email protected]
3147663057
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
HABILIDADES
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
NOMBRE
ZONA
CORREO
CELULAR
CARGO
FORMACIÓN
ACADEMICA
TIPO DE EXPERIENCIA
PROYECTO
JORGE ESTEBAN
CONTRERAS ARDILA
BOLIVAR
[email protected]
3103719135
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
MARIA ALEJANDRA
BURGOS SOTO
CORDOBA
[email protected]
3043660114
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
AMPARO CRISTINA
PADILLA GONZALEZ
BOLIVAR
[email protected]
3105882647
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
MANUEL RODRIGUEZ
PUTUMAYO
[email protected]
321 8441331
ENCUESTADOR
ENCUESTADOR
Encuestador en el proyecto FAO - Medios de vida
FAO - MEDIOS
DE VIDA
HABILIDADES
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
*Conocimiento del territorio
*Experiencia en el contacto con
las personas
*Manejo de diferentes
plataformas para la recolección
de información
*Manejo de formatos de
seguimiento
*Reportes periodicos
*Cumplimiento de metas en las
fechas establecidas
VIÁTICOS Y TRANSPORTE
DEPARTAMENTO
IDA
(MUNICIPIO)
LLEGADA
(MUNICIPIO,
VEREDA)
VALOR TRANSPORTE
INTERMUNICIPAL
-
VALOR TRANSPORTE INTERNO
POR TRAYECTO
(MUNICIPIO-VEREDAS)
-
VALOR DIARIO
ALIMENTACIÓN
-
VALOR DIARIO
HOSPEDAJE
-
TOTAL
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
VIÁTICOS Y TRANSPORTE
DEPARTAMENTO
CHOCÓ
CHOCÓ
CHOCÓ
CAUCA
CAUCA
CAUCA
CAUCA
CAUCA
CAUCA
CAUCA
CAUCA
CAUCA
CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
VALLE DEL CAUCA
NARIÑO
NARIÑO
NARIÑO
IDA
(MUNICIPIO)
LLEGADA (MUNICIPIO, VEREDA)
QUIBDÓ
QUIBDÓ
QUIBDÓ
QUIBDÓ
DABEIBA
CARMEN DEL DARIEN
SOTARA
BUENOS AIRES
SOTARA
BUENOS AIRES
BUENOS AIRES SANTANDER DE QUILICHAO
SANDER DE QUICHAO
PIENDAMO
PIENDAMO
PIENDAMO
SOTARA
EL TAMBO
EL TAMBO
EL TAMBO
EL TAMBO
EL TAMBO
EL TAMBO
BALBOA
BALBOA
SOTARA
CALI
BOLÍVAR
BOLÍVAR
BOLÍVAR
BOLÍVAR
BOLÍVAR
BOLÍVAR
CALI
CALI
FLORIDA
FLORIDA
FLORIDA
CALI
BUENAVENTURA
BUENAVENTURABUENAVENTURA
BUENAVENTURABUENAVENTURA
BUENAVENTURABUENAVENTURA
BUENAVENTURACALI
CALI
BUENAVENTURA
BUENAVENTURACALI
LOS ANDES
SAN ANDRES DE TUMACO
SAN ANDRES DE TUMACO
SAN ANDRES DE TUMACO
SAN ANDRES DE TUMACO
SAN ANDRES DE TUMACO
VALOR TRANSPORTE
INTERMUNICIPAL
VALOR TRANSPORTE INTERNO
POR TRAYECTO
(MUNICIPIO-VEREDAS)
500,000.00
60,000.00
120,000.00
50,000.00
60,000.00
20,000.00
20,000.00
30,000.00
40,000.00
45,000.00
40,000.00
45,000.00
45,000.00
45,000.00
55,000.00
55,000.00
55,000.00
55,000.00
80,000.00
-
60,000.00
60,000.00
40,000.00
40,000.00
40,000.00
40,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
40,000.00
40,000.00
50,000.00
50,000.00
20,000.00
40,000.00
40,000.00
VALOR DIARIO
ALIMENTACIÓN
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
25,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
VALOR DIARIO
HOSPEDAJE
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
TOTAL
$550,000
$110,000
$220,000
$150,000
$160,000
$120,000
$180,000
$140,000
$180,000
$140,000
$140,000
$185,000
$90,000
$195,000
$150,000
$150,000
$45,000
$185,000
$90,000
$155,000
$150,000
$150,000
$120,000
$105,000
$155,000
$80,000
$180,000
$140,000
$140,000
NARIÑO
NARIÑO
NARIÑO
NARIÑO
NARIÑO
NARIÑO
NARIÑO
CAUCA
CAUCA
CAUCA
CAUCA
SAN ANDRES DE TUMACO
GUATARILLA
GUAITARILLA
GUATARILLA
GUAITARILLA
PASTO
PASTO
LINARES
LINARES
LINARES
LINARES
PASTO
PASTO
PATIA
PATIA
PATIA
PATIA
BALBOA
BALBOA
BALBOA
BALBOA
LOS ANDES
80,000.00
25,000.00
30,000.00
30,000.00
40,000.00
30,000.00
70,000.00
1,665,000.00
40,000.00
40,000.00
40,000.00
40,000.00
40,000.00
40,000.00
40,000.00
1,050,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
25,000.00
1,800,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
50,000.00
1,450,000.00
$180,000
$90,000
$75,000
$170,000
$90,000
$80,000
$180,000
$140,000
$170,000
$140,000
$95,000
$5,965,000
PROCESO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
1. OBJETIVO
Describir la metodología empleada para la ejecución de proyectos relacionados
con la recolección de información, bajo los lineamientos definidos por la entidad
contratante.
2. ALCANCE
Aplica desde la socialización de propuesta aprobada, hasta la ejecución y
seguimiento de acuerdo con lo establecido en el plan operativo (POA) y las partes
interesadas.
3. RESPONSABLES
3.2 Directora Administrativa y Financiera
Es responsable de:
✓ Proveer los recursos físicos y logísticos necesarios para la ejecución del proyecto.
✓ Preparar los informes financieros y de ejecución presupuestal para el cliente con
la periodicidad y los soportes que el cliente solicite. Responsable: Diana
Montenegro
✓ Preparar y presentar las facturas y/o documento equivalente ante la entidad
contratante de acuerdo con los parámetros señalados en el contrato adjudicado.
✓ Aprobación de pago de pagos.
3.3 Director Programático
Es responsable de:
✓ Velar por el buen uso de todos los recursos que se dispongan para el desarrollo
del proyecto.
✓ Interactuar permanentemente con sus pares relacionados con su actividad y
asistir a cuanta reunión sea necesaria, con el fin de lograr el buen desarrollo del
proyecto.
✓ Programar y asistir a reuniones de seguimiento para ver el avance de las
consultorías.
✓ Dar cumplimiento a todas las actividades contractuales en términos de cantidad,
calidad y oportunidad.
✓ Remitir la información relacionada con la gestión documental del proyecto en su
área a la persona encargada de la custodia final de esta.
✓ Hacer entrega de la información generada en el proyecto según los lineamientos
dados por el Coordinador bajo la norma vigente establecida en gestión
documental.
3.1. Gerente y/o Coordinador de Proyecto
Es responsable de:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Elaborar los documentos y guías metodológicas para el levantamiento de
información (formatos de reportes, de observaciones, verificación de la
información, entre otros).
Orientar, apoyar y capacitar a los diferentes profesionales para el levantamiento
de información, de acuerdo con las necesidades del cliente.
Interactuar permanentemente con la entidad contratante y asistir a cuanta reunión
sea necesaria, con el fin de lograr el buen desarrollo del proyecto.
Elaborar y entregar informes o reportes de acuerdo con los criterios y fechas
establecidas por el socio contratante.
Solicitar, revisar y evaluar los diferentes informes remitidos por los profesionales
contratados.
Dar cumplimiento a todas las actividades relacionadas en la propuesta técnica
del proyecto en términos de cantidad, calidad y oportunidad.
Garantizar la adecuada gestión documental de la información generada por el
proyecto.
Solicitar al equipo de dirección, administrativo y financiero los recursos
necesarios de manera oportuna para la realización de las actividades de los
profesionales contratados.
Hacer entrega de la información generada en el proyecto a la dirección del
proyecto por medio magnético.
Realizar la programación de las misiones de manera oportuna (meta, periodo de
recolección, entre otros).
Validar y aprobar los pagos a los contratistas.
3.2. Apoyo técnico
Es responsable de:
•
•
•
•
•
•
Realizar seguimiento diario al equipo contratado para el levantamiento de
información con relación a la meta establecida.
Realizar seguimiento al cumplimiento de la meta general establecida entre las
partes interesadas.
Elaborar los documentos y guías para el levantamiento de información de
acuerdo con los lineamientos del coordinador del proyecto.
Revisar y confirmar la información brindada por el equipo con lo efectivamente
cargado en el sistema.
Solicitar de manera oportuna los informes, formatos y registro fotográfico de la
actividad en campo de los contratistas.
Suministrar la información necesaria al equipo para el levantamiento de
información (fechas, metas, links de formularios, bases de datos, entre otros).
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Apoyar en la elaboración de informes o reportes de acuerdo con los criterios y
fechas establecidas por el socio contratante.
Asistir a las reuniones programados con el socio contratante.
Apoyar en la programación de las misiones de manera oportuna (meta, periodo
de recolección, entre otros).
Entregar de manera oportuna la información solicitada sobre el levantamiento de
información al coordinador del proyecto.
Apoyar de manera oportuna al equipo de recolección de información ante
cualquier duda o problema presentado.
Apoyar las capacitaciones al equipo de contratistas.
Apoyar en diversas actividades que la dirección considere necesarias.
Apoyar al equipo de recolección de información con el correcto diligenciamiento
de las cuentas de cobro.
Informar de manera oportuna las novedades presentadas por el equipo de trabajo
a la dirección del proyecto.
Elaborar formularios, analizar información, de acuerdo a los requerimientos
establecidos por la coordinación y dirección del proyecto.
3.3. Talento Humano
Es responsable de:
•
•
Validar la afiliación de seguridad social del personal contratado.
Gestionar el pago de los contratistas velando por el buen diligenciamiento de los
formatos definidos.
4. Definiciones
4.1. Metodología: Es el conjunto de acciones y/o procedimientos que se siguen en
un proceso, fijados de antemano, bajo la lógica de la Corporación y las
entidades solicitantes para lograr un determinado fin.
4.2. Beneficiarios: Es el grupo sujeto de intervención que se benefician de su
implementación.
4.3. Equipo técnico: Un grupo de personas que aportan conocimientos y
capacidades al grupo sujeto de intervención, con el fin de lograr el
cumplimiento de las metas definidas.
4.4. Evaluación: Es un proceso permanente, mediante el cual se determina si se
están cumpliendo los objetivos del proyecto y permite tomar los correctivos
que se requieran.
4.5. Plan Operativo de Actividades POA: Documento contiene actividades,
productos, metas, responsables y tiempo de ejecución relacionadas con el
proyecto.
4.6. Socializar: Poner en común conocimiento información de interés de un
determinado proyecto a las partes interesadas.
4.7. Muestra estadística: Se entiende como un subconjunto más o menos
representativo de una población estadística, aislado del resto con fines de
evaluación y estudio. Es decir, se trata de un fragmento de la totalidad de
elementos a estudiar, compuesta por un número más manejable de ellos,
seleccionados (idealmente) al azar.
4.8. Formulario: Es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito
de introducir la información deseada de forma ordenada para poder analizarla
posteriormente.
4.9. Herramientas de recolección de información: Las herramientas de recogida
de datos se refieren a los dispositivos/instrumentos utilizados para recopilar
datos, como un cuestionario en papel o un sistema de entrevistas asistidas
por ordenador. Las herramientas más comunes son Kobo, Moda y
Limesurvey.
4.10. Capacitación: Es el conjunto de actividades didácticas, orientadas a ampliar
los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que labora en una
empresa. Permite a los trabajadores poder tener un mejor desempeño en sus
actuales y futuros cargos, adaptándose a las exigencias cambiantes del
entorno.
4.11. Tipo de monitoreo: El levantamiento de información puede ser presencial y
telefónico. De manera presencial el monitor se desplaza hasta las viviendas
de la población objetivo para aplicar el formulario. El levantamiento de
información telefónico se realiza a través de llamadas a los números de
contacto de la población objetivo y aplicar el formulario.
4.12. Herramientas para el análisis de la información: Una herramienta de
análisis es, a su vez, un procedimiento específico para organizar,
descomponer, presentar o estructurar datos e información, con el propósito
de extraer conclusiones significativas que faciliten la toma de decisiones. Las
herramientas más comunes para el análisis de la información son Power Bi y
Excel.
4.13. Formato de firmas: Permite realizar seguimiento y corroborar las visitas
realizadas. En este formato encontramos la fecha, tipo de formulario aplicado,
hora de inicio y fin de la encuesta, firma, entre otros.
4.14. Formato de observaciones: Se ajusta de acuerdo con el proyecto y
formularios a trabajar, el principal objetivo es recopilar la información
cualitativa del monitoreo. El formato se centra en las observaciones del equipo
de levantamiento de información y complementa la información de los
formularios aplicados.
4.15. Plan de terreno: Se registra la información de lo que se va a realizar en
campo, cada monitor lo debe entregar antes de salir a trabajar en terreno. Se
registra la fecha, numero de formularios a aplicar, departamento, actividades
a realizar, valor del transporte, valor de los viáticos y observaciones. El plan
de terreno es aprobado por el director programático, posteriormente se
informa las rutas y los valores aprobados.
4.16. Cuadro de control de actividades: Se divide en el cumplimiento de metas
generales de acuerdo con lo establecido por las partes y el cumplimiento de
metas por cada uno de los miembros del equipo de recolección de información
en terreno.
4.17. Llamadas de verificación: Durante el levantamiento de información en
terreno, se aplica un formulario para verificar la información suministrada por
el equipo de trabajo. Se toma entre el 10% y 20% de las encuestas por monitor
para revisar.
4.18. Lecciones aprendidas: Esta actividad se realiza de manera constante, a
través de la información suministrada por el equipo de trabajo y la
observación. En los informes se registran las principales lecciones aprendidas
del proyecto.
5. Generalidades
5.1. Primera Etapa: Alistamiento técnico
.1.1
.1.2
Definición de la muestra: Para el proceso de definición de la muestra se han
identificado dos opciones dependiendo del tipo de contrato que se firme.
•
Realización del diseño muestral: Hay proyectos en los que el socio
contratante incluye entre las personas el diseño muestral y la metodología
de aplicación en el operativo de campo. En este caso, se debe contratar a
un profesional en estadística con experiencia en la elaboración de diseños
muestrales. Como resultado de esto, se entrega al socio contratante un
documento con la descripción de metodología y definición de la muestra.
•
Recepción del diseño muestral: En este caso, el socio contratante nos
entrega a Corprogreso el diseño de la muestra, el marco metodológico de su
aplicación y las bases de datos respectivas. Con esta información, la
coordinación del proyecto organiza el operativo de campo / llamadas y el
proceso de capacitación al equipo encuestador.
Selección de beneficiarios: De acuerdo con el proceso estadístico se determina
como se debe ubicar las personas informantes. En el caso del diseño muestral la
selección debe responder a criterios de aleatoriedad, así se definan segmentos
o manzanas con una geo referenciación especifica. Ahora bien, en el caso donde
nos entreguen la muestra se deben distribuir las bases de datos entre el equipo
encuestador de acuerdo con la zona o territorio asignado.
• Plan operativo de actividades (POA): Este documento permite tener claridad
de todas las actividades que se realicen en el marco del proyecto. En este se
establece las fechas, metas, actividades y responsables para el levantamiento
de información. La elaboración, seguimiento y socialización del POA es una
responsabilidad del coordinador del proyecto y su equipo de apoyo.
• Plan de terreno: Es un documento que permite coordinar la parte técnica con
la parte administrativa; es decir, ahí se definen las rutas diarias y los tiempos
requeridos para el cumplimiento de las metas para cada persona, y los costos
de transporte intermunicipal, a veredas, hospedaje y alimentación. Este
documento se elabora previamente por parte del equipo encuestador, para
luego ser revisado por el equipo coordinador nacional y su posterior
aprobación técnica.
Con el fin de programar las rutas de trabajo, el equipo coordinador nacional solicita
con 15 días anticipación al equipo encuestador el formato diligenciado, el cual es
aprobado ocho (8) días después del envío. Posteriormente, se informa al
encuestador el valor aprobado y se procede a realiza la solicitud administrativa de
los viáticos.
•
Capacitaciones e inducción: El equipo coordinador programa jornadas de
capacitación con el fin de que el equipo de levantamiento de información conozca
el objetivo del proyecto, la población objetivo, los formularios, metodología de
trabajo en campo y formatos a diligenciar. Las capacitaciones se realizan en
conjunto con la entidad contratante. La agenda y fecha de la capacitación se
informe por correo electrónico y en el grupo de WhatsApp de cada proyecto.
•
Cuadro de control de actividades: El cuadro de control permite conocer las metas
y formularios a trabajar por proyecto. Este cuadro se actualiza de manera diaria y
está a cargo del equipo coordinador nacional (Coordinador y equipo de apoyo).
•
Formato de observaciones: Este formato permite registrar la información
importante qué no se logra incluir en los formularios. El equipo coordinador nacional
ajusta el formato según los requerimientos del proyecto y se comparte con el equipo
de trabajo por medio de un correo electrónico. Se debe entregar por correo
electrónico una vez se termine la recolección de información. La información
registrada en el formato es uno de los insumos para la entrega de los informes
periódicos a la entidad contratante.
5.2. Segunda Etapa: Alistamiento administrativo y financiero:
• Dotación: El director programático solicita por correo electrónico al área
administrativa la entrega de dotación, identificación, elementos de bioseguridad y
tabletas para la recolección de información. Posteriormente, se procede al envío del
acta de recibido por parte del equipo encuestador.
• Solicitud de viáticos y transporte: De acuerdo con el valor aprobado en el plan de
terreno el equipo coordinador solicita al equipo encuestador la elaboración de las
cuentas de cobro para que entren en proceso administrativo. La solicitud la realiza
el director programático al área administrativa por medio de un correo electrónico
para que las cuentas sean tramitas de manera oportuna.
Previamente, la dirección programática se reúne con la líder financiera para
socializar los costos de viáticos que se van a solicitar y para validar la coherencia
entre el valor solicitado frente al valor presupuestado.
• Solicitud de contratación de servicios de transporte: Todos los procesos de
recolección de información presencial incluyen servicios de transporte, el cual se
puede dar de dos formas:
✓ Contratación directa: El director programático solicita por correo
electrónico la contratación del transporte al área administrativa.
✓ Entrega a los encuestadores: El director programático solicita el
pago de transporte junto con los viáticos al área administrativa
por medio de correo electrónico.
5.3. Levantamiento de información:
•
Para el levantamiento de información el equipo de coordinación nacional entrega
al equipo encuestador la información insumo para la actividad. Por ejemplo,
bases de datos de la población a encuestar, mapas, segmentos, links de
formularios, metas, fechas e información clave del proyecto por medio de un
correo electrónico. Esta información permite estandarizar algunas preguntas de
los formularios y su correcto diligenciamiento.
•
Una vez el equipo cuenta con toda la información necesaria para el desarrollo
de sus actividades, realiza gestiones con los líderes de las comunidades
informando y solicitando apoyo para el ingreso a las comunidades. Esta
actividad se realiza de manera previa al desplazamiento al punto para aplicar el
formulario.
•
El equipo de levantamiento de información debe realizar llamadas para
programar citas con los beneficiarios objeto de aplicación del formulario. Esta
programación debe quedar registrada en el plan de terreno.
•
Durante el levantamiento de información, el equipo de trabajo aplica los
formularios establecidos a la población objetivo.
•
Cargue de la información: El equipo debe enviar a la plataforma los formularios
realizados al finalizar la jornada de trabajo (8:00 Am a 5:00 Pm). Posteriormente,
deben informar por medio de WhatsApp el envío de los formularios.
•
Reportes: El equipo de levantamiento de información reporta de manera diaria
por medio de llamadas el avance con relación a la meta establecida, las
novedades y problemas presentados en el ejercicio en campo.
•
Formatos de observaciones: Al terminar con el levantamiento de información en
campo, el equipo encuestador debe entregar el formato de observaciones con
las novedades encontradas en terreno por medio de un correo electrónico al
equipo de coordinación nacional.
Llamadas de verificación: Se realizan llamadas de manera aleatoria a los
beneficiarios encuestados, con el fin de validar el trabajo realizado por el equipo
en campo. Las llamadas de verificación se registran en la plataforma
LimeSurvey y son realizadas por el equipo de apoyo a nivel nacional. En algunos
casos cuando hay congestión de tareas en el presupuesto se debe dejar un
rubro para contratar el servicio de tele verificación.
•
5.4. Informes y análisis de la información
•
Cuando la entidad contratante solicita la realización del análisis de la
información cuantitativa, esta se realiza en la herramienta Power Bi.
•
Para la entrega de informes y reportes periódicos sobre el
levantamiento de información, es necesario incluir información
cualitativa que no se contempla en los formularios establecidos por la
entidad contratante. Por ejemplo, dificultades para llegar a la zona, la
atención brindada por las personas encuestadas, detalle de alertas
presentadas en campo, entre otros.
•
Al finalizar la totalidad de las actividades de recolección de información,
se procede a realizar el informe final, el cual incluye los reportes
entregados previamente, resultados finales del proceso de recolección
de información, dificultades, lecciones aprendidas y recomendaciones
del proceso.
•
Entrega de bases de datos, depuradas y ajustadas, cuando el proyecto
lo requiera.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Plan operativo de actividades (POA).
• Cuadro de control de actividades.
• Plan de terreno.
• Formato de firmas.
• Formato de observaciones.
• Formato de verificación.
• Protocolo de trabajo en campo.
• Plan de contingencias.
MANUAL PARA EL USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN - SICOR
A continuación, se presenta la paso a paso para el uso y cargue de la información de
los proyectos ejecutados en el Sicor.
1. Ingreso al sicor: https://www.sicor.online/login
El profesional de monitoreo y seguimiento es el encargado de asignar los
usuarios y permisos para los colaboradores de CORPROGRESO.
Al ingresar, aparece lo siguiente:
Para subir la información, se debe seleccionar la opción de proyectos
Aparece la lista de los proyectos asignados al usuario y la opción de crear un
nuevo proyecto. Para crear un nuevo proyecto, se debe solicitar al profesional de
monitoreo y seguimiento los permisos pertinentes.
En la pagina principal, aparece el nombre de los proyectos, la fecha de creación,
las etapas (alistamiento, implementación y cierre), la opción de gestionar (en gris)
permite avanzar y ver el detalle del proyecto, la opción en naranja permite ver los
aspectos básicos del proyecto.
2. Editar proyecto (opción en naranja):
En este apartado, se puede editar la siguiente información de los proyectos:
nombre del proyecto, contrato y/o convenio, objeto,
Clasificación de códigos, país, departamentos, ciudades, tipo de población,
principales actividades desarrolladas, cantidad de población atendida, fecha de
firma del contrato, fecha de inicio y fin, valor del contrato y observaciones.
Nota: Para todos los proyectos, se debe poner la ciudad de Bogotá, sede central
de Corprogreso.
3. Gestionar proyectos (opción en gris):
Para gestionar los proyectos, es importante realizar con anticipación el POA (Plan
Operativo de Actividades). Este es el esquema que se va a realizar en el SICOR.
Se pueden agregar varias etapas, pero las más usadas son alistamiento,
implementación y cierre.
4. Gestionar etapas:
Para gestionar las etapas, se crean las actividades generales, no se tiene un
límite de actividades.
Al crear las actividades generales aparece la lista de las actividades creadas
anteriormente.
5. Gestionar actividades:
Para gestionar las actividades se deben crear unos productos, los cuales deben
tener asociados unos analistas y se debe cargar el soporte de dichos productos
para dar por cumplido los productos.
En la interfaz de productos, se tienen las siguientes opciones: asociar analistas,
gestionar productos, editar productos.
6. Gestionar productos:
Para gestionar los productos, se crean actividades. Se presenta la siguiente
información: tarea, inicio, fin, ciudad, gestor, meta, tipo de etapa, porcentaje de
avance, opciones (asociar gestores, gestionar tareas y editar tareas).
7. Gestionar tareas:
Al seleccionar la opción de gestionar, aparece lo siguiente:
En esta opción se debe cargar el soporte de la tarea creada, preferiblemente en
PDF para poder visualizar el documento en vista previa.
Es importante al cargar la evidencia, seleccionar la opción de aprobada para dar
cumplimento.
Este proceso, se debe repetir por cada una de las tareas, actividades y fases del
proyecto
PLAN DE TRABAJO DE LECCIONES APRENDIDAS
No.
1
Acciones
Diseñar los formularios en LimeSurvey
1.1
Socialización del esquema actual de formularios
1.2
1.5
Diseñar los formularios en LimeSurvey
Socioalización y ajustes a los instrumentos en
LimeSurvey
Aprobación de los formularios en LimeSurvey
1.6
Diseñar y socializar los tableros en Power bi
1.3
2
Aplicación en proyectos terminados
2.1
Aplicación de instrumentos a beneficiarios, equipo
territorial y socios estrategicos Gramalote
2.2
Consolidación de información y análisis Gramalote
2.1
Aplicación de instrumentos a beneficiarios, equipo
territorial y socios estrategicos FEST
2.2
Consolidación de información y análisis FEST
2.1
Aplicación de instrumentos a beneficiarios, equipo
territorial y socios estrategicos ANT
2.2
Consolidación de información y análisis OIM
3
Aplicación en proyectos vigentes
Responsable
Diana Zabala
Antonio Lopéz
Angy Jaime
Diana Zabala
Diana Zabala
Comité GC
Fecha inicio
Fecha Final
Observaciones
Los formularios se aplicaran a
beneficiarios, equipo territorial y socios
estratégicos. Se debe definir el numero
de encuestas a realizar por formulario y
por proyecto.
Diana Zabala
Diseñar el esquema de los tableros en
Power bi, con las primeras encuestas se
pueden realizar ajustes
Farid Prado
Antonio Lopez
Daniela Ramirez
Practicantes
Erica Herrera
Javier Martinez
Farid Prado
Diana Zabala
Daniela Ramirez
Javier Martinez
Practicantes
Erica Herrera
Antonio Lopéz
Javier Maritinez
Practicantes
Erica Herrera
Antonio Lopéz
Farid Prado
Diana Zabala
Se debe definir el numero de encuestas a
aplicar por proyecto y actor
PLAN DE TRABAJO DE LECCIONES APRENDIDAS
No.
3.1
3.2
3.3
3.4
4
4.1
5
5.1
Acciones
Responsable
Daniela Ramirez
Practicantes
Javier Martinez
Erica Herrera
Farid Prado
Consolidación de información y análisis de los
Diana Zabala
proyectos de monitoreo
Daniela Ramirez
Daniela Ramirez
Aplicación de instrumentos a beneficiarios, equipo
Practicantes
territorial y socios estrategicos FAO - Medios de vida Javier Martinez
Erica Herrera
Farid Prado
Consolidación de información y análisis Fao - Medios
Diana Zabala
de vida
Daniela Ramirez
Socialización de reportes de gestión de lecciones
Farid Prado
aprendidas
Antonio López
Angela Garzón
Reuniones según programación
Farid Prado
Seguimiento y evaluación de proceso
Angela Garzón
Jornadas de retroalimentación de los avances del
Comité GC
proceso
Fecha inicio
Fecha Final
Observaciones
Aplicación de instrumentos a beneficiarios, equipo
territorial y socios estrategicos Proyectos de
monitoreo
Se debe definir el numero de encuestas a
aplicar por proyecto y actor.
GESTIÓN DE CALIDAD
CUESTIONARIO DE LECCIONES APRENDIDAS A
BENEFICIARIOS DE PROYECTOS ACTUALES Y
ANTERIORES
1. ¿En qué proyectos de Corprogreso ha participado? (lista desplegable)
FAO – Medios de vida, ANT, FEST, PMA – Oportunidades Pacificas Mujeres Rurales, PMA – Corantioquia, Proceso
de reasentamiento – Gramalote, PMA – Amazonas, PMA - Vichada
2. Nombre de quien realiza la encuesta (lista desplegable)
3. Fecha de la realización de la encuesta
2. ¿Qué tipo de proyectos son de su interés? (lista desplegable)
Fortalecimiento de capacidades, ayudas humanitarias (entrega de alimentos o dinero), fortalecimiento de la
comunidad, fortalecimiento financiero
3. ¿Qué apoyos y/o resultados serían muy útiles para las comunidades, que quedaran al final de
los proyectos?
4. ¿Qué deberían dejar los proyectos a las comunidades para ayudarlos a ser más eficientes en
sus proyectos? (matriz)
Capacitaciones, herramientas, insumos, proyección empresarial
5. ¿Qué metodologías de trabajo a su parecer, han sido más eficientes y eficaces en cuanto al
logro de resultados, aplicabilidad de lo aprendido y entendimiento de las temáticas en el caso de
capacitaciones? (matriz)
Resultados, aplicación de conocimientos, entendimiento de las capacitaciones
6. ¿Qué Metodologías de trabajo de otras entidades les han gustado?
Metodología / Entidad
7. ¿Cuál es la funcionalidad de las capacitaciones con temáticas extensas?
8. ¿En qué se debe enfocar un proyecto productivo para ser exitoso y rentable? (lista de
selección múltiple)
Capacitaciones, entrega de insumos y herramientas, acuerdos comerciales, fortalecimiento financiero
9. ¿Qué preparación le gustaría que tuviera el gestor del proyecto hacia la comunidad para hacer
más efectiva su labor?
10. ¿Identificó alguna limitación en la ejecución del proyecto?
SI (Justifique la respuesta) / NO
GC-FR-24
VERSIÓN: 02
FECHA: 20 DE OCTUBRE DEL 2022
GESTIÓN DE CALIDAD
CUESTIONARIO DE LECCIONES APRENDIDAS
EQUIPO CORPROGRESO
¡Hola! Como parte del mejoramiento continuo de la organización y en el marco de los
procesos de investigación e innovación que se vienen desarrollando, hemos
seleccionando a algunas personas que por su rol o conocimiento de la entidad estamos
seguros nos pueden aportar muchos elementos que serán utilizados para diseñar,
ejecutar y evaluar cada vez mejor nuestros proyectos y que nos permita dar
cumplimiento a nuestra misión de manera más efectiva.
“Propiciamos el Desarrollo Social Sostenible de nuestro país”
Por favor indicar su nombre completo:
CC:
1. ¿En qué proyectos ha participado? (lista desplegable)
FAO – Medios de vida, ANT, FEST, PMA – Oportunidades Pacificas Mujeres Rurales, PMA – Corantioquia, Proceso
de reasentamiento – Gramalote, PMA – Amazonas, PMA - Vichada
2. Nombre de quien realiza la encuesta (lista desplegable)
3. Fecha de la realización de la encuesta
4. ¿Cuál fue tu rol en estos proyectos?
Profesional administrativo, talento humano, profesional financiero, coordinador de campo, profesional
de apoyo, encuestador (describa tres de sus principales funciones)
3. ¿Cuáles fueron los mayores logros y resultados de ese proyecto?
4. ¿Como y por qué, se llegó a la obtención de esos logros y resultados?
5. ¿Qué sabemos hacer muy bien en Corprogreso?
6. ¿Qué te parece que ha funcionado muy bien o debe mejorar a manera de metodología en los
siguientes aspectos? Por favor explicar lo más detalladamente su respuesta. (matriz)
6.1. ¿Cuál es el tiempo o plazo de los proyectos apropiado para optimizar los recursos de las
entidades financiadoras, pero a su vez lograr los resultados esperados con la población?
6.2. ¿Es confiable la línea base o encuestas aplicadas a los usuarios del proyecto por parte del
equipo territorial?
6.3. ¿Cómo debe darse la aprobación de una idea de negocio para garantizar unos mínimos de
éxito en su aplicación?
GC-FR-23
VERSIÓN: 02
FECHA: 20 DE OCTUBRE DE 2022
GESTIÓN DE CALIDAD
CUESTIONARIO DE LECCIONES APRENDIDAS
EQUIPO CORPROGRESO
6.4. ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta en la aprobación de un plan de negocio?
6.5. ¿Han sido adecuados los eventos y la logística prestada durante el desarrollo de los
proyectos?
SI / NO (Justifique su respuesta)
6.6. ¿El equipo técnico ha sentido soporte y apoyo administrativo y financiero por parte del
equipo nacional?
SI / NO (Justifique su respuesta)
6.7. ¿Los procesos de capacitación han sido apropiados, evaluando tiempos de las actividades,
temáticas, capacitadores, apoyo pedagógico, salones?
SI / NO (Justifique su respuesta)
6.8. ¿Qué mejoraría de los procesos de capitalización o de compra a los usuarios de los
proyectos?
6.9. ¿Qué puede mejorar en la etapa de acompañamiento y seguimiento a los usuarios?
6.10. ¿Para el caso de proyectos productivos cómo considera usted que puede hacerse
encadenamiento productivo en las regiones que logre el resultado esperado?
6.11. Otros comentarios o aspectos a tener en cuenta:
7. Desde tu cargo como puedes aportar para que los logros y resultados de los proyectos se
maximicen.
8. ¿Qué Metodologías de trabajo de otras entidades les han gustado?
9. ¿Qué crees que quedó a manera de resultado y logros en la cabeza de:
9.1. Los beneficiarios del proyecto.
9.2. Los cooperantes del proyecto.
¡Gracias por tu colaboración!
GC-FR-23
VERSIÓN: 02
FECHA: 20 DE OCTUBRE DE 2022
GESTIÓN DE CALIDAD
CUESTIONARIO DE LECCIONES APRENDIDAS A LAS
ENTIDADES COOPERANTES YO FINANCIADORAS
1. Nombre completo
2. Fecha
3. Nombre de la entidad a la que pertenece
4. ¿Cuáles son los proyectos productivos más exitosos que conoce? (Mencione tres)
5. ¿De estos proyectos cuales cree que fueron las variables o elementos que los hacen exitosos?
6. ¿Qué tipo de proyectos cree que se debe priorizar en el siguiente año?
7. ¿Qué herramientas metodológicas cree han sido más eficientes frente al logro de resultados?
8. Qué tipo de proyectos son de su interés a la hora de participar y/o financiar?
9. Que considera que debe ser modificado en cuanto a cómo se están realizando los proyectos
productivos actualmente.
10. ¿Qué apoyos deberíamos dejar las instituciones financiadoras y cooperantes a los
beneficiarios de los proyectos productivos?
11. ¿Como podemos ser más eficientes en cuanto a la comparación inversión vs obtención de
resultados en los proyectos productivos que apoyamos?
12. ¿Cuáles son los limitantes para llegar a la zona de los proyectos ejecutados?
GC-FR-25
VERSIÓN: 02
FECHA: 20 DE OCTUBRE DE 2022
FORMULARIO DE VERIFICACIÓN – SEGUIMIENTO CONSULTORÍAS
PRESENTACIÓN
Buenos días / tardes, me comunico con nombre de la persona contactada, mi
nombre es ___________, Actualmente hago parte del equipo de trabajo de
CORPROGRESO y me estoy comunicando con usted con el fin de realizarle
algunas preguntas sobre el monitoreo realizado por el equipo en terreno de
Corprogreso. Acepta responder las preguntas (SI/NO).
1. Nombre de quien realiza la verificación
2. Fecha de verificación
3. Departamento
4. Municipio
5. Nombre del proyecto a monitorear
6. Nombre de la persona contactada
7. Numero de contacto de la persona
8. Anteriormente fue contactado por un monitor de Corprogreso con el objetivo de
realizarle algunas preguntas sobre su hogar y el proyecto del cual es beneficiario
•
•
•
SÍ
NO
NO RECUERDA
9. Fecha en la que fue contactado por el monitor de Corprogreso
• Menos de ocho días
• Entre una y dos semanas
• Entre tres y cuatro semanas
• Mas de un mes
10. ¿El encuestador(a) se presentó al momento de llegar a la vivienda indicándole su
nombre y el objetivo del estudio?
•
•
SÍ
NO
11. ¿Recuerda el nombre del encuestador que le realizo la encuesta?
12. En caso negativo a la anterior pregunta ¿Fue un hombre o una mujer?
13. El monitor se comunico y le aplico la encuesta de manera presencial o telefónica
•
•
Monitoreo presencial
Monitoreo telefónico
14. En caso de que la encuesta se aplicara de manera presencial, ¿en qué lugar fue
aplicado el monitoreo?
•
•
•
•
En su lugar de residencia
Fue citado en un punto especifico de su municipio
Fue citado en un punto especifico de su vereda
En su lugar de trabajo
15. ¿Cuál fue la duración en promedio de la aplicación del formulario?
• Menos de 10 minutos.
• Entre 15 y 20 minutos.
• Entre 21 y 30 minutos.
• Entre 31 y 45 minutos.
• Mas de 45 minutos.
16. ¿Cómo fue el trato del monitor al momento de aplicar el formulario?
• Recibió un trato cordial y respetuoso
• Recibió un mal trato
• Recibió un trato indiferente
17. ¿Sintió que el monitor indujo alguna respuesta o dio recomendaciones?
• SI
• NO
18. Observaciones sobre el monitoreo de CORPROGRESO.
19. Resultado de la llamada.
• Llamada efectiva
• No contestan
• Teléfono fuera de servicio
• No lo conocen
• Contestan y cuelgan la llamada
• Volver a llamar
• Teléfono errado o mal diligenciado
• Otro ¿Cuál?