Curso: Administración Pública XI Docente: Ing. Albero Antonio González Morales PROYECTO FINAL Gestión y Manejo del Archivo en la Administración Pública Tema: El Manual del Archivo Sheryl Marcela Avila Blanco 22007818 Jessica patricia Figueroa Guillén 13133162 Flor de María Navas Ramírez 22007830 Introducción El manejo de archivos en las instituciones públicas es fundamental para garantizar el cumplimiento de la Ley, la transparencia, y la eficiencia en la gestión administrativa. Este proyecto analiza la situación actual del archivo del Tribunal Administrativo Tributario y Aduanero de la SAT, propone mejoras para su gestión documental y organización física, y sugiere un manual de archivo que estandarice procesos y optimice la administración de los documentos. Presentación de la Institución: Administración Tributaria SAT Superintendencia de La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala es una entidad autónoma responsable de la recaudación y fiscalización tributaria y aduanera en el país. Su misión es garantizar la sostenibilidad financiera del Estado mediante un sistema eficiente, transparente, y orientado al ciudadano. Fundamento Legal de la Creación de la Institución El Gobierno de Guatemala, por medio del Ministerio de Finanzas Públicas, inició a principios de 1997 un conjunto de acciones orientadas a transformar y fortalecer el sistema tributario del país. Dentro de estas acciones se incluyó la creación de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, con el propósito de modernizar la administración tributaria y dar cumplimiento a los compromisos fiscales contenidos en los Acuerdos de Paz y el Programa de Modernización del Sector Público. El proyecto de la creación y puesta en operación de la SAT, se inició en septiembre de 1997 con la integración de un equipo de trabajo responsable de administrarlo. El objetivo general del proyecto consistió en crear, diseñar y poner en funcionamiento una institución autónoma y descentralizada, moderna, eficiente y eficaz, que se hiciera cargo de la administración tributaria y aduanera, y que fuera capaz de incrementar los ingresos tributarios en forma sostenida, honesta y transparente. La creación de la SAT fue aprobada por el Congreso de la República, según Decreto Número 1-98, el cual entró en vigencia a partir del 21 de febrero de 1998. La Superintendencia de Administración Tributaria es una entidad estatal descentralizada, con competencia y jurisdicción en todo el territorio nacional, para ejercer con exclusividad las funciones de administración tributaria, contenidas en la legislación. La Institución goza de autonomía funcional, económica, financiera, técnica y administrativa y cuenta con personalidad jurídica, patrimonio y recursos propios. Es objeto de la SAT, ejercer con exclusividad las funciones de Administración Tributaria contenidas en el Decreto Número 1-98 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria. Funciones Principales: Administración y fiscalización de impuestos internos y derechos arancelarios. Prevención y combate del contrabando y defraudación fiscal. Garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales tributarias y aduaneras. El Tribunal Administrativo Tributario y Aduanero es el órgano encargado de resolver recursos administrativos presentados contra decisiones de la SAT, lo que genera una gran cantidad de documentación física y electrónica. Situación Actual del Archivo Institucional Descripción y Características: El archivo institucional del Tribunal enfrenta varios desafíos: 1. Estado de los documentos: Los expedientes están inventariados, pero su manipulación constante genera desorden. 2. Clasificación: Se utiliza el sistema general de expedientes de SAT, sin formatos de identificación visibles. 3. Espacio físico: La cantidad de expedientes excede la capacidad del archivo; muchos se almacenan en escritorios, dificultando el control. 4. Gestión documental: No se han implementado procesos estandarizados para la rotulación o identificación clara de documentos y espacios. Formatos Actuales de Gestión Boletas de traslado: Emitidas por el sistema de expedientes de Control y Gestión de Expedientes de la SAT. Inventario de Expedientes: Fotografías de Referencia (Añadir fotografías que muestren el estado del archivo, como pilas de documentos, falta de espacio, y áreas desordenadas). Propuesta de Mejora 1. Área Física Ampliación del espacio: Gestionar la habilitación de un área exclusiva para el archivo, con mobiliario adecuado. Distribución jerárquica: Establecer zonas específicas para expedientes activos, inactivos y en revisión. Rotulación: Implementar rótulos visibles en estanterías y divisores por categoría o sección. 2. Manejo y Gestión Documental Estandarización de procesos: Crear un manual de archivo que contemple: o Clasificación de documentos por tipo, fecha, y relevancia. o Rotulación obligatoria con códigos alfanuméricos. o Procedimientos claros para la digitalización y consulta. Digitalización: Avanzar en la transformación de expedientes físicos a electrónicos mediante un software de gestión documental. Capacitación: Realizar talleres para los empleados en técnicas de archivo, manejo de documentos electrónicos y conservación de documentos físicos. 3. Uso de Tecnología Implementar un sistema de gestión documental automatizado para reducir la dependencia de los formatos físicos. Conclusiones El archivo del Tribunal Administrativo Tributario y Aduanero es crucial para el correcto desempeño de la SAT. Sin embargo, su desorden actual afecta la eficiencia y transparencia. La implementación de una propuesta integral que considere el manejo físico y digital de documentos optimizará los recursos y garantizará un control eficiente. Recomendaciones 1. Asignar un presupuesto específico para la mejora del archivo. 2. Invertir en software de gestión documental. 3. Diseñar y adoptar un manual de archivo con lineamientos claros. 4. Capacitar al personal en técnicas modernas de archivo y digitalización. 5. Realizar auditorías periódicas del archivo para evaluar su organización y funcionamiento.
