GA1 220501092 AA1 EV02 Analisis y desarrollo de sistemas de información (2982091) IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES GUSTAVO ADOLFO PÉREZ BAZA (CC 1102847603) TEG. ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE MODALIDAD VIRTUAL (2521980) SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE COMERCIO -REGIONAL ANTIOQUIA 10/05/2022 0 l l t d l it 0 Totalidad- Entropía- Sinergia- Equidad- Equipotencialidadli ió Introducción El mapa de procesos es la representación gráfica, o sea el diagrama, de todos los procesos y subprocesos de la empresa. El objetivo de este mapa es conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamiento de los procesos y actividades en los que la empresa está involucrada. De hecho, se suele diferenciar tres grandes grupos de procesos de la organización: estratégicos, operativos y de soporte. (Gallego D. (29 diciembre 20121). Una vez descrito de manera genérica lo que pretendemos a la hora de gestionar por procesos, así como las principales ideas de lo que entenderemos por la gestión por procesos, deberíamos situarnos en una posición concreta en lo que se refiere a nuestra organización. En principio, a la hora de definir de manera inicial los procesos, va a importar el tamaño de la organización a analizar, así como la cantidad de actividades que tenga capacidad de realizar, y según experiencia y otros factores, describiremos las sistemáticas más comunes de este tipo de organización. La identificación de los procesos organizacionales: Son los pasos del proceso parcialmente ordenados, con un conjunto de artefactos relacionados, recursos humanos y tecnológicos, estructuras organizacionales y limitaciones intentando producir y mantener los requerimientos de software. Para definir un adecuado proceso de organización se debe de tomar en cuenta el tamaño de la organización, analizando su capacidad de realización y su experiencia Como primer paso se debe identificar los podemos comenzar con esta identificación reali lo que cada uno que integra dicha organización realiza, así podremos comprobar si cada uno cumple organizadamente con su función del puesto a desempeñar y que activad quedan sin definirse claramente, una vez identificados los inir cómo vamos a gestionarlos procesos en que en la dicha gestión debemos considerar las actividades adecuadas en cada proceso así como los departamentos que deben intervenir para poder obtener mejores resultados. (Gallego D. (29 diciembre 20121). Figura 1. etapas de los procesos organizacionales 2 0 0 Beneficios de los procesos organízales Un mapa de procesos es mucho más que un simple diagrama. Cuando está bien hecho, sin errores, contribuye mucha información vital para el desarrollo de la actividad de la empresa. Así, esta herramienta se puede utilizar para: Detectar ventajas competitivas. Identificar posibles mejoras o correcciones, así como nuevas oportunidades para el negocio. Administrar los recursos y actividades de la empresa. Identificar los roles claves de la compañía. Identificar los roles claves de la compañía. Definir las responsabilidades y funciones de cada empleado. Identificar la necesidades actuales y futuras de los clientes. Mejorar el flujo de información entre los diferentes procesos y/o departamentos En primer lugar, realizar este mapa por procesos implica que se definan roles y responsabilidades en el seno de la organización. En segundo lugar, se mejora el flujo de información entre las diferentes funciones. En tercer lugar, el hecho de tener unos objetivos definidos a todos los niveles propicia que los distintos niveles dentro de la empresa estén alineados en la visión global de la organización. Además, también es importante destacar que con funciones y procesos orientados en una cadena de valor los objetivos definidos en todos los niveles están alineados a la visión organizacional. Por último, debemos entender que con los mapas de procesos sé consiguen indicadores claves de desempeño y sirven también para identificar oportunidades importantes. En definitiva, con un mapa de procesos se consigue tener más orden y alinear visiones de la empresa: puntos clave conseguir una empresa más competitiva Pasos para crear un mapa de proceso Los procesos de una organización se dividen en 3 grandes grupos: procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte. A partir de aquí, sé identifican los procesos más "pequeños" que formarían cada gran grupo. La mejor forma para entenderlo es mediante un ejemplo: “Una empresa distribuidora de bebidas refrescantes decide gestionar su empresa mediante procesos. Para ello tiene que identificar todos los procesos en los cuales se dividirá la compañía para una gestión eficiente. A continuación, algunos ejemplos de los procesos que se encontrarían dentro de cada gran bloque”: Una vez todos los procesos de la compañía son conocidos, el siguiente paso es elaborar el mapa de procesos. Éste podría considerarse como una «gran telaraña» de procesos unidos entre sí representados gráficamente. Se trata de un diagrama que presenta la visión global de la estructura de la empresa, donde se presentan todos los procesos que la forman y sus principales relaciones.: 3 0 0 Para realizar los procesos organizacionales se tiene como un primer paso importante establecer cuáles son los procesos de la empresa, por lo que algunos elementos y características que deben contemplarse de igual forma es importante identificar los procesos los cuales se dividen en dos escenarios y son los siguientes: 1. 2. 3. 4. Método de la observación. La elaboración de formatos de encuestas. El enfoque de trabajo Las entrevistas. Seguido todas estas observaciones la organización es primordial al momento de realizar los procesos organizacionales: Las entradas y las salidas (materias primas las cuales generan un producto) Los procedimientos serán fáciles de entender por los trabajadores en cada uno de sus puestos de trabajo El nombre de cada proceso debe ir acorde a la actividad a realizar. Cada proceso tiene su responsable. Se debe tener indicadores claros con el fin de ser verificados y calificados. Finalmente, para la implementación de los procesos organizacionales se tienen en cuenta los detalles con los que se organizó el proyecto los cuales tiene como objetivo el desglose de cada uno de los componentes en cada proceso como: Entradas. Salidas. Procedimientos. Controles. Aplicaciones. Datos. Figura 2. etapas de los procesos organizacionales, Pasos a tener en cuenta Identificación de Procesos Organizacionales. A partir de la recolección de datos, determinamos el equipo de trabajo el cual identificara, analizara y documentara, los procesos que requieren mejoras. Para esto se tendrá: ➢ Un líder de proyecto 4 0 0 ➢ Un miembro de la empresa que conocerá todos los requisitos y objetivos de lo solicitado. ➢ Empleados vinculados al proceso ➢ Trabajadores de otras áreas con experiencia y conocimientos Para la realización y comprensión, se generan diferentes diagramas de los procesos a realizar, Con esto se tiene una lógica secuencial y se tiene en cuenta las normas preestablecidas de la creación de diagramas. Ejemplo: el nombre de cada función debe de ser un verbo, se debe observar la fluidez de las entradas, procedimiento y salidas. Estos son conocidos como diagramas de flujo, los cuales se conforman algorítmicamente ya que su secuencia debe de ser lógica en la solución de un problema evidenciando el control de los detalles de los procesos. Estos diagramas de procesos son una representación gráfica de los componentes de las actividades principales los cuales serían los subsistemas, proporcionan una mejor visualización del funcionamiento siendo más amigable a la percepción de lo requerido. Existen tres tipos de diagramas específicos para este tipo de trabajos, los cuales son: ➢ Diagrama de flujo ➢ Diagrama de Gant ➢ Diagrama de Pert Siendo los dos últimos los más usados ya que con estos es más fácil planificar, programar actividades, asignar responsabilidades. 5 0 0 Pero existen otros procesos que dan soporte o están relacionados a estos procesos operativos. En general podemos dividir los procesos en: procesos estratégicos, procesos operativos, procesos de apoyo, procesos de gestión. Lo ideal en una organización es tener dibujado un mapa de procesos para a partir del cual tener bien claro qué proceso se considera operativo, qué proceso se considera de apoyo, procesos estratégicos, etc. Clase de Procesos Procesos estratégicos/administrativos: aquellos que aportan directrices a todos los demás y están destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias. I. II. Establecimiento de los objetivos Análisis de la información Definición de las estrategias Implementación de la estrategia Procesos operativos: también conocidos como procesos clave, son los que permiten generar el producto o servicio que se entrega al cliente, por ende, el núcleo del negocio. Influyen en la satisfacción del cliente De ellos depende la rentabilidad y el éxito de la empresa Agregan el valor al cliente Apoyan otros procesos de la empresa Procesos de soporte: identificados también como procesos de apoyo ya que brindan soporte a los operativos. En estos procesos los clientes son internos, es el personal de la organización. Instalación y configuración de software (programas, aplicaciones, sistemas operativos); Realizar mantenimiento de dispositivos y sistemas. Brindar asistencia técnica a los equipos internos Brindar asistencia técnica a clientes externos Realizar mantenimiento preventivo, entre otros. 6 0 0 Figura 3. Ejemplo mapa de procesos organizacional Procesos de una empresa que se dedica a la Reparación de instalaciones y componentes electromecánicos En este caso una empresa que se dedique a la reparación de instalaciones y componentes electromecánicos tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta: Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se produce el traslado hasta la instalación o se recibe el equipo para estudiar el estado de la instalación o el equipo que se ha de reparar. Proceso de compras: en el cual se compran las posibles piezas o componentes que requiera la reparación. Proceso de producción: este es el momento en cual el operario comienza a reparar la instalación o equipo. Proceso entrega del producto o servicio: en el cual se entrega la instalación o el equipo reparado. Proceso postventa: en la que se atenderán a las posibles averías que cubren el periodo de garantía de la reparación realizada. Figura 4. gráfico electromecánicas para representar procesos 0 0 7 generales empresa reparaciones Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de mantenimiento de infraestructura en el cual se realiza una calibración a los equipos de medida con los que trabaje la organización. Referencias 1. Alonso de Molina, Universidad ESAN 2021, Conexión ESAN el 07 Noviembre 2. 3. 4. 5. 6. 2019 recuperado 10 de mayo 2022 de https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/quees-el-analisis-de-procesos-de-negocio-y-como-aplicarlo-en-mi-empresa Andrea Aranda, 9 de marzo del 2021, Análisis de procesos de negocio: ¿Cómo implementarlo en mi empresa?, recuperado el 10 de mayo del 2022 del https://www.crehana.com/blog/negocios/analisis-procesos-de-negocio/#pasos %20para%20implementarWestreicher,%20G.%20(02%20de%2008%20de %202020). Kantan Software. (2021, 7 diciembre). Cómo crear un mapa de procesos para tu empresa. https://www.kantansoftware.com/blog/como-crear-un-mapa-de-procesospara-tu-empresa/ Gallego, D. (2021, 29 diciembre). Mapa de procesos de una organización, ¿qué esy cómo se elabora? GlobalSuite Solutions. https://www.globalsuitesolutions.com/es/que-es-mapa-de-procesos-y-como-seelabora/ SENA. (25 de 04 de 2022). Territorium. Obtenido de https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tec nologia/228118/Contenido/OVA/CF1/index.html#/curso/tema1 Torres Iván, 15 Ejemplos de procesos de una empresa, 12 de mayo de 2022, recuperado el 12 de mayo 2022 de https://iveconsultores.com/ejemplos-deprocesos-de-una-empresa/ 8 0 0
