Administración de Compras: Negociación y Gestión

Alberto Montoya Palacio
Nació en Envigado. Realizó estudios de
actualización en Gerencia de Marketing en la Universidad Eafit de Medellín, Gestión de Compras en Europa
Trade Marketing y estrategias de
comercio minorista en la Universidad
Austral de Argentina. Tecnólogo
industrial del Politécnico Colombiano
Jaime Isaza Cadavid de Medellín.
Trabajó durante más de veinticinco
años en diferentes cargos de compras
en empresas como Cadenalco, Éxito y
Fedco donde lideró procesos de
estructuración y rediseño de los
departamentos de compras bajo el
concepto de gerencias de categorías.
Ha sido profesor en los programas de
posgrado y educación continuada en
la Escuela Superior de Mercadotecnica
(ESUMER), en la Universidad del Norte
de Barranquilla y en la Universidad de
Manizales, la Universidad de Medellín y
Universidad EAFIT.
Participó en programas de formación
de personal directivo de empresa
privada; conferencista a nivel nacional
e internacional. Realiza labores de
consultoría en áreas de rediseño de
departamento de compras, implementación Key Accounting Manager,
indicadores de gestión, programas de
nivelación de inventarios, programación de promociones. Su dirección
electrónica es: [email protected]
Autor de: Conceptos modernos de
administración de compras
(Ed. Norma, 2002).
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................................
XI
CAPÍTULO 1. Una nueva visión en las negociaciones entre proveedor comprador........................................................................................................................................................
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¿Por qué una nueva visión?.............................................................................................................
Las nuevas competencias.................................................................................................................
Errores más comunes de los negociadores .............................................................................
Nuevas realidades: características del comprador actual....................................................
Nuevas realidades: características del vendedor actual........................................................
CAPÍTULO 2. Las compras en la empresa moderna......................................................
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Importancia de los proveedores....................................................................................................
Veinte criterios para seleccionar proveedores..........................................................................
Veinte datos básicos de sus proveedores que usted debe obtener................................
Condiciones de negociación...........................................................................................................
• Condiciones básicas ........................................................................................................
• Condiciones de devolución............................................................................................................
Relaciones con los proveedores.....................................................................................................
CAPÍTULO 3. Los proveedores........................................................................................................
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30
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37
CAPÍTULO 4. Hacia una nueva cultura en la relación con los proveedores
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Definición................................................................................................................................................
La profesionalización en las compras..........................................................................................
¿De dónde proviene la profesionalización?...............................................................................
Conveniencia de la profesionalización........................................................................................
Funciones del departamento de compras ................................................................................
Veinte recomendaciones prácticas para crear una nueva cultura en la relación
con los proveedores.........................................................................................................................................
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CAPÍTULO 5. Key account manager (gerente de cuenta clave)............................
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CAPÍTULO 6. Importancia de las compras...........................................................................
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Definición................................................................................................................................................
Perfil y características generales....................................................................................................
Conocimientos claves.........................................................................................................................
Las veinte principales funciones del key account manager................................................
Organización y ubicación del departamento de compras...................................................
Principios de la organización .........................................................................................................
Tabla de contenido
VII
Administración de compras
Alberto Montoya Palacio
Relación con otras áreas de la empresa......................................................................................
Generación de utilidades a través de las compras ................................................................
Veinticinco estrategias para generar utilidades .....................................................................
La organización de la compra.........................................................................................................
CAPÍTULO 7. El proceso de compras en una empresa comercial o
de servicios......................................................................................................................................................
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Ocho pasos en el proceso de compras.......................................................................................
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CAPÍTULO 8. Respuesta eficiente al consumidor. Efficient Consumer
Response (ECR) ...................................................................................................................................
Definición................................................................................................................................................
Selección o definición de surtido..................................................................................................
Resurtido o reabastecimiento continuo......................................................................................
Lanzamiento e introducción de nuevos productos................................................................
Promociones eficientes......................................................................................................................
Factores claves para desarrollar ECR...........................................................................................
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EDI (electronic data interchange) Intercambio electrónico de datos.......................................
Ventajas del sistema EDI...................................................................................................................
CAPÍTULO 9. Condiciones de una orden de compra......................................................
99
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102
Capítulo 10. Las nuevas variables de la negociación..............................................
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CAPÍTULO 11. Negociaciones especiales (rappels o rebates).................................
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Diez consideraciones para definir las negociaciones especiales entre
un proveedor y un comprador.......................................................................................................
Características de las negociaciones o convenios especiales.............................................
Algunas modalidades más comunes de negociación especial..........................................
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112
CAPÍTULO 12. La mezcla de marketing y su aplicación en las compras.......
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CAPÍTULO 13. La administración de inventarios ...............................................................
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161
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CAPÍTULO 14. El personal de compras....................................................................................
173
173
El producto.............................................................................................................................................
El precio ..................................................................................................................................................
Unidad de facturación (U.F.)............................................................................................................
La promoción.........................................................................................................................................
Velocidad de equilibrio......................................................................................................................
Actividades de control.......................................................................................................................
Quince factores que afectan las ventas.......................................................................................
Quince factores que afectan el nivel de los inventarios.......................................................
Veinte soluciones para nivelar inventarios.................................................................................
Indicadores de gestión......................................................................................................................
Rotación .................................................................................................................................................
Duración ................................................................................................................................................
Otros indicadores de gestión que determinan la rentabilidad..........................................
Perfil
VIII
..................................................................................................................................................
Tabla de contenido
Selección ................................................................................................................................................
La ética en las compras.....................................................................................................................
La nueva imagen del personal de compras...............................................................................
Una importante visión de un proveedor sobre su comprador.........................................................
Expectativas de un proveedor sobre un comprador..............................................................
Qué espera un comprador de sus proveedores......................................................................
Doce recomendaciones para mejorar la imagen del comprador.....................................
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181
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182
CAPÍTULO 15. Casos prácticos en la administración de las compras.............
Caso 1. Nivel de servicio y su impacto en las promociones...............................................
Caso 2. Los indicadores de gestión..............................................................................................
Caso 3. Manolín Vs Konestway.......................................................................................................
Caso 4. Las promociones de Tusalud...........................................................................................
Caso 5. Evaluación de los beneficios de una marca privada...............................................
Caso 6. La rotación del ron..............................................................................................................
Caso 7. La Fragata................................................................................................................................
Caso 8. Las bonificaciones en especie.........................................................................................
Caso 9. Selección de un solo proveedor.....................................................................................
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195
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Glosario de términos comerciales.................................................................................................
200
Bibliografía............................................................................................................................................
203
Tabla de contenido
IX
Introducción
En los últimos años el mundo de los negocios y la actividad del comercio, han sufrido
grandes cambios y modernizaciones debido al gran desarrollo de las comunicaciones, la
incorporación de la tecnología en los procesos operativos, la aparición de nuevos conceptos
o teorías , las predicciones y la orientación que en los grandes foros y congresos expresan los
expertos, la imperiosa necesidad de las empresas de actualizar y modernizar su operación
para lograr mayores eficiencias y la aparición de nuevos competidores. Cualquiera que sea
el sector al que pertenezca su empresa, estos cambios obligan a mejorar el desempeño si
desea permanecer e incrementar su participación en el mercado.
Todos estos cambios en tecnologías y procesos también han estado acompañados de
grandes cambios en la formación, en los comportamientos, o estilos de los responsables
de las negociaciones entre vendedores y compradores.
En la formación de los responsables de las negociaciones se ha impuesto el estilo de la negociación
dura, que ha revolucionado el mundo de los negocios y ha modificado en forma drástica la
relación entre proveedor y comprador, obligando a los gobiernos, a los gremios que agrupan
los sectores de la producción y el comercio a entrar a participar en la búsqueda de soluciones
y fórmulas de conciliación. Esta forma drástica en la relación, -¡ Quién lo creyera! - afecta el
crecimiento de la economía, la demanda, la producción, el empleo, el estímulo a la inversión y
hasta la alegría y la motivación por el trabajo.
¿Dónde está sucediendo? En cualquier país donde existan proveedores y clientes. Total,
en todos o en cualquier país del mundo. En algunos países primero que en otros, pero está
sucediendo y lo más grave es que unos y otros terminan por aceptarlo adecuando sus
condiciones de negociación para lograr la supervivencia afectando al consumidor final, la
imagen o el futuro de sus empresas.
El contenido del primer capítulo de este libro y en general de toda la obra, tiene un solo
objetivo: Crear un nuevo ambiente en las negociaciones y recuperar el interés y la alegría
por las ventas y la sensatez en las compras, con responsabilidad en los resultados de las
compañías del proveedor y el comprador.
Aumentar la rentabilidad a través de las negociaciones para asegurar la supervivencia y el
crecimiento de la empresa bajo un enfoque de verdadera relación gana - gana y un nuevo
concepto de cooperación y entendimiento con la contraparte que facilita la obtención de
los resultados que la empresa necesita en el presente y el largo plazo, son los elementos
que el lector va encontrar en forma coherente y sistemática en el libro
Los nuevos temas que han sido incorporados en el lenguaje y en la terminología de los
negocios, del comercio y en la relación diaria con los proveedores, tienen un gran espacio
Introducción
XI
Administración de compras
Alberto Montoya Palacio
en todos los capítulos que conforman esta edición. Rentabilidad con responsabilidad es el
lema que le queremos inculcar al lector a través de toda la obra.
Los conceptos expresados, apuntan a luchar contra “este mundo de injusticia globalizada”
a que hace referencia José Saramago y pretende crear una nueva cultura y una nueva
forma de ver y realizar negocios. El objetivo final es crear un estilo de negociación basado
en principios de equidad, justicia, sensatez, transparencia, y respeto hacia la contraparte,
beneficio mutuo y cooperación a largo plazo que se adopte en las aulas de las universidades
y en las mesas de negociación de pequeñas, medianas y grandes compañías de cualquier
país.
Serán los rectores, decanos y profesores de las universidades, los representantes de los
gobiernos y de los gremios de la producción y del comercio, la visión de futuro que
demuestren los dirigentes de las empresas, los lectores y el amigo tiempo, los encargados
de definir la tendencia y la aplicación del verdadero estilo de negociación que debe primar
en las empresas modernas que cada país y el mundo en general necesita adoptar.
“Una visión sin acción es solamente un sueño, una acción sin visión carece de sentido, pero
una visión con acción, puede transformar el mundo”
Esta extraordinaria frase de Jael Barker en “El poder de una visión” me motiva a soñar que
este libro contribuirá a transformar el mundo de los negocios.
Los ejemplos y casos que encontrará el lector, le servirán para hacer comparaciones y
reflexiones sobre el mundo real y encontrará gran identidad con las situaciones que a diario
debe enfrentar. En muchos casos simplemente pensará que le cambiaron el nombre a la
empresa o al cliente, porque esa historia puede ser la suya, la de su cliente o proveedor.
Las empresas comerciales que pretendan aumentar su capacidad de negociación y
mejorar sus condiciones frente a sus proveedores, encontrarán en este texto la mejor
forma de establecer diferencias y ventajas frente a sus competidores a través de lecciones
y conceptos sobre negociación basados en la cooperación y asociación y no en el poder
del mas fuerte sobre las necesidades del “mas débil”.
He escrito cada capítulo, párrafo, frase o palabra pensando en los miles de compradores o
vendedores que se desempeñan en las más diversas empresas de cualquier país y que se
enfrentan diariamente a las mismas situaciones que se repiten en forma universal.
El deseo de contribuir a la formación profesional de quienes se dedican a la función de
compras, marketing y ventas, y de cubrir el gran vacío existente en los textos sobre la
materia, me han llevado a desarrollar esta edición actualizada que pretende traspasar las
fronteras de mi país y del continente para convertirse en un libro de lectura y estudio en las
empresas fabricantes de productos de consumo masivo, de comercialización y de servicios
y en las grandes universidades que orientan programas de gerencia y marketing.
Mi deseo sincero es poder hacer un aporte a la formación profesional de unos y otros.
XII
Capítulo
1
Una nueva visión en
las negociaciones entre
proveedor - comprador
“Para conquistar lo que quieres
te valdrá más la sonrisa
que la espada”
William Shakespeare
Las nuevas e intensas competencias que enfrentan las empresas de cualquier sector
están llevando a todos los empresarios proveedores y comerciantes a encontrar fórmulas
diferentes de las tradicionales, con el fin de continuar vigentes, seguir creciendo y aumentar
su participación en el mercado.
Permanecer, participar, y crecer en un mercado depende en gran parte de la visión de
futuro que tenga la alta gerencia, y de los recursos, las estrategias y la rentabilidad que la
empresa obtenga de su propia operación.
“Quien compra bien vende bien”, reza un viejo principio comercial. La forma cómo se
compra, el precio, las condiciones de compra, la cantidad y calidad de los productos que
se compran, la relación y la claridad en las negociaciones con los proveedores, la garantía,
el servicio y las ventas, son algunos de los elementos que debe manejar el jefe de compras
y que determinan el éxito o fracaso de una gestión comercial y muchas veces el futuro de
las empresas.
Administración de compras
Alberto Montoya Palacio
Una de las formas como el proveedor o el comerciante tratan de mejorar la rentabilidad
de su empresa es a través de las negociaciones con su contraparte. El comprador trata
de lograr las mejores condiciones y el vendedor de hacer una venta con una buena
rentabilidad para su compañía.
Finalmente, aunque el balance es el resultado de todo un trabajo en equipo, realizado por
todas las áreas de la empresa, son los departamentos de compras, marketing y ventas, los
grandes responsables de las utilidades de cualquier compañía, dedicada a la producción y/o
comercialización de bienes de consumo.
En este ambiente competitivo, y ante la necesidad de obtener utilidades y de mejorar la
rentabilidad, aparecen los estilos, el poder y la capacidad de los negociadores, fruto de su
formación, experiencia, principios y convicciones o también de las exigencias de su propia
compañía y del medio, que dan como resultado las condiciones acordadas o muchas veces
“impuestas” por el poder del más fuerte y las necesidades del más débil.
La angustia de los malos resultados, la necesidad de crecer y ganar participación en el
mercado, y de obtener resultados económicos positivos, las prácticas de la competencia,
han llevado a desarrollar y a imponer el viejo estilo de La negociación dura como una
“arma poderosa” para lograr los objetivos.
Igualmente la influencia de la escuela europea, manifiesta en los nuevos formatos que han
aparecido en nuestro medio y que son reconocidos por su poderío y capacidad para imponer
sus condiciones, tienen su “gran aporte” para imponer este estilo de negociación.
Después de observar y participar en diferentes negociaciones, asistir a muchos cursos y
seminarios y compartir con numerosos negociadores, he llegado a la conclusión de que la
mayoría de los negociadores que representan y defienden los intereses de sus empresas,
parecen haberse inclinado por la línea más fácil de la utilización del poder.
Resulta curioso, paradójico y difícil de explicar, y menos de entender, que los expertos en
temas de negociación, recomienden y demuestren las bondades y beneficios de tener
en cuenta los conceptos del gana – gana, largo plazo, respeto, sensatez, acuerdos
equitativos, beneficio mutuo, claridad, transparencia y cooperación, como los
factores clave de una buena negociación y en la práctica los responsables de cerrar las
negociaciones, hagan todo lo contrario.
Imposiciones, amenazas, presiones, incumplimientos, mentiras, aplazamientos de los
acuerdos, retaliaciones, cartas bajo la mesa, represalias, injusticias... Son los conceptos
que priman en las mesas de negociaciones.
Aunque parezca romántico e inocente, he querido incluir este capítulo, que pretende crear
conciencia de la importancia de los conceptos clave de una buena negociación, por tener la
convicción de que es una necesidad y será un aporte importante para quienes se inician en
el mundo de las negociaciones, particularmente como administradores de las compras.
Algunas encuestas y entrevistas a personas que pertenecen al medio y actúan como
negociadores de importantes empresas, me permiten afirmar que hoy más del 75% de los
negociadores, aplican el estilo y las estrategias del denominado Negociador duro.
Los resultados de este estilo, siempre serán discutibles porque, aunque en muchos casos
se logre el objetivo, los medios o los argumentos utilizados dejarán secuelas, y quedarán
inconformidades y resentimientos si no hay un verdadero gana – gana y un acuerdo justo
y equitativo para las dos partes, independientemente del poder que se tenga o ejerza.
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Otros títulos de interés:
Gerencia del servicio
La clave para ganar todos
Jorge Eliécer Prieto Herrera
Las ventas una profesión
para gente superior
Jorge Eliécer Prieto Herrera
Merchandising: la seducción en el
punto de venta
Jorge Eliécer Prieto Herrera
Investigación de mercados
Jorge Eliécer Prieto Herrera
Gestión estratégica organizacional
Jorge Eliécer Prieto Herrera
Fundamentos de marketing
Mesa Holguín, Mario
Marketing de fidelización
Alejandro Schnarch Kirberg
Administración
de compras
La competencia a la cual se enfrenta las empresas de diferentes sectores y
la necesidad de obtener resultados inmediatos han convulsionado el
mundo de los negocios y deteriorado la relación proveedor-comprador.
Sin embargo, la función de compras sigue siendo una de continuo contacto entre proveedores y compradores y exige una adecuada y eficiente
preparación de cada una de las partes.
Este libro, dirigido a compradores, vendedores y personas de marketing, y
escrito en un lenguaje sencillo, práctico y didáctico, tiene como objetivo
ayudar a crear un nuevo estilo de negociación en el cual se imponga una
filosofía de gana-gana, cooperación, respeto, transparencia, claridad y
equidad entre las partes. Se propende, entonces, por una asociación y un
trabajo en equipo entre proveedores y compradores en beneficio de las
empresas que representan.
El libro también será de gran utilidad en programas universitarios de
gerencia y marketing y como texto guía en las cátedras de compras,
ventas y negociación.
Colección: Ciencias empresariales
Área: Administración
ISBN: 978-958-648-632-3
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