Estudio Organizacional, Administrativo y Legal - Universidad Santo Tomás

Estudio Organizacional
Administrativo y Legal
Universidad Santo Tomás Seccional Villavicencio
VIGE NC IA
2 0 2 3
ESTUDIO ORGANIZACIONAL
La Organización es la institución en la
cual las personas realizan tareas
complejas
para
lograr
objetivos
comunes (individuales o colectivos)
La organización agrupa funciones para el
logro de los objetivos propuestos,
asignando actividades a los diferentes
niveles y definiendo unos mecanismos
de coordinación.
ERA DE LA PRODUCCION DE MASA
ERA DE LA EFICIENCIA
ERA DE LA CALIDAD
ERA DE LA COMPETITIVIDAD
ESTUDIO ORGANIZACIONAL
FACTORES HUMANOS
FACTORES TECNICOS
• Aportan turbulencia,
proponen ideas para
la mejora de los
procesos técnicos y
alteran la estabilidad
que proponen los
cambios.
• Aportan estabilidad
• Puntos tangibles que
ayudan en el sentido
de dar continuidad a
la organización.
Evolución del desarrollo de
trabajo en equipo.
ESTUDIO ORGANIZACIONAL
Planeación
MISION
Primer documento donde se empieza a
plasmar la unidad de dirección.
Objetivos
Estrategias
VISION
Empresa
OBJETIVOS
documento donde la empresa visualiza Resultado que se necesita o desea
su realidad futura en el más alto nivel lograr en un tiempo específico.
Estrategias – Planes de acción presupuesto
ESTUDIO ADMINISTRATIVO
individuos
Grupos
Consiste en la división del trabajo y una coordinación de las
tareas para llegar al trabajo final.
Estudio
administrativo
Estructura
Formal
✓ Distribuir
✓ Asignar
✓ Coordinar tareas
Conjunto de todas las formas en que se
divide el trabajo en diferentes áreas,
para la coordinación de las mismas.
Patrón establecido de las relaciones
entre los componentes de la
organización
Complejo diseño de comunicaciones y
demás relaciones existentes dentro de
un grupo de seres humanos.
ESTUDIO ADMINISTRATIVO
• ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es el diagrama de organización que
generalmente contiene las principales áreas de
la misma. Constituye la herramienta
fundamental en toda la organización para
conocer su estructura
✓ División de funciones
✓ Niveles jerárquicos
✓ Líneas de autoridad y responsabilidad
✓ Canales de comunicación
Funcional
Matricial
proyectizado
Estructuras organizacionales
FUNCIONAL
MATRICIAL
EN UN SOLO
DEPARTAMENTO
DEBIL
SOBRE VARIOS
DEPARTAMENTOS
BALANCEADA
FUERTE
PROYECTIZADA
Estructura Funcional (en un solo departamento)
Ventajas
Coordinación fácil
Enfoque sólo departamental, poco
enfoque interdisciplinario
Implementación fácil, no se requiere
cambios en la estructura
organizacional
Conflictos sobre la priorización de
proyectos son posibles.
Poco uso de recursos adicionales
No existe un gerente de proyecto
Cierre fácil del proyecto
Poca dedicación del gerente del
departamento al proyecto
Buen acceso a los recursos del
mismo departamento
Los problemas usualmente son
limitados.
Desventajas
Uso flexible del recurso humano
Estructura Funcional (sobre varios departamentos)
Ventajas
Implementación fácil
Coordinación y comunicación difícil y
lenta.
Experiencia y conocimiento del
departamento accesible para el
proyecto
Falta de motivación e identificación
con el proyecto.
Acceso a los recursos, conflictos
permanentes con la organización,
priorización del proyecto.
Cierre fácil del proyecto
Desarrollo lento del proyecto
Poco uso de recursos adicionales
Uso flexible del recurso humano.
Causa graves problemas en muchas
ocasiones
Desventajas
Falta de enfoque interdisciplinario.
(pese a la presencia de diferentes
departamentos)
No existe un responsable o gerente
del proyecto
Definición difícil del alcance,
posiblemente se generen muchos
cambios.
Estructura Matricial - Débil
•
•
•
Similar a proyectos en la organización funcional
Existe un coordinador sin poder
Existe un responsable para la coordinación entre
los diferentes participantes del proyecto.
Ventajas
Desventajas
• Existe la función del coordinador
• Implementación fácil, no se
requiere un cambio de la estructura
organizacional
• Uso flexible del recurso humano
• Falta de identificación del proyecto
(motivación)
• Acceso a los recursos, conflictos
con la organización permanente,
priorización
• Desarrollo lento del proyecto
• Varios departamentos involucrados
pero falta de enfoque
interdisciplinario.
• Coordinación y comunicación difícil
y lento por falta de autoridad del
coordinador.
Estructura Matricial - Balanceada
Diferencia a la matriz débil, existe un gerente
de proyecto con cierta autoridad.
Tiene más orientación a proyectos
Ventajas
Desventajas
• Existe un gerente del proyecto
• Coordinación real sobre los
diferentes departamentos
• Implementación fácil, no se
requiere un cambio de las
estructuras organizacionales
• Uso flexible del recurso humano.
• Implementación del proyecto más
fácil que en la matriz débil.
• Mejor acceso a los recursos.
• Conflictos en la organización
permanente (priorización del
proyecto)
• Conflicto sobre autoridad entre
gerente de proyecto y gerente
funcional.
• Empleados agotados, dos trabajos,
dos superiores
• Trabajo flujo de información y
reportes multidimensionales
• Complejidad organizacional
(existen dos formas de organización
en paralelo
Estructura Matricial - Fuerte
Ventajas
• Gerente de proyecto con alta
autoridad
• Coordinación real sobre los
departamentos involucrados
• Implementación rápida del
proyecto
• Mejor acceso a los recursos
Desventajas
• Conflictos sobre la autoridad entre
gerente del proyecto y gerente
funcional
• Empleados agotados (2 trabajos, 2
superiores)
• Trabajo flujo de información y
reportar son multidimensionales.
• Mas coordinación entre proyecto y
organización permanente, existen
dos formas de organización en
paralelo (complejidad
organizacional)
Estructura Proyectizada
Ventajas
Desventajas
• Gerente de proyecto con muy alta
autoridad
• Dedicación de los empleados solo
al proyecto
• Implementación rápida del
proyecto
• Muy buen acceso a los recursos
• Mejor integración de los resultados
• Alta motivación, uso de efectos
psicológicos, formación de un
equipo real.
• Implementación difícil
• Uso de empelados inflexible
• Costoso
• Se requiere cambio organizacional
• Se requiere cambio cultural
• Hay que organizar e regreso de los
empleados a su departamento
después del proyecto
• Menos conocimiento técnico que
en el departamento funcional.
Estructura Proyectizada
ESTUDIO ADMINISTRATIVO
1
• DESCRIPCION DE
FUNCIONES
2
3
Define de manera precisa el
alcance y que debe realizar
cada trabajador en su puesto
de trabajo.
4
5
• Identificación del cargo
• Objetivo del cargo
• Educación, formación y experiencia
• Habilidades y competencias
• Funciones y responsabilidades
ESTUDIO ADMINISTRATIVO
Reclutamiento
y selección
Reglamento
interno de
trabajo
Seguridad
social
Salarios y
prestaciones
Planes de
bienestar
Matriz RACI
La matriz de la asignación de
responsabilidades
se
utiliza
generalmente en la gestión de
proyectos
para
relacionar
actividades con recursos
R: Responsable
A: Aprueba
C: Consulta
I: Informa
Matriz RACI
La matriz RACI, se asigna una letra para cada rol en relación con las tareas o responsabilidades específicas. Las
letras representan los siguientes roles:
•R (Responsable): Persona o equipo responsable de ejecutar la tarea.
•A (Aprobador): Persona con la autoridad para aprobar la finalización de la tarea.
•C (Consultado): Persona que debe ser consultada o aportar conocimientos a la tarea.
•I (Informado): Persona o grupo que debe ser informado sobre la tarea.
Esta matriz ayuda a clarificar las responsabilidades y la comunicación entre los diferentes roles en el proyecto
de transporte de carga, garantizando una colaboración eficiente y un entendimiento claro de quién es
responsable de cada tarea.
Rol / Responsabilidad
Descripción
Funciones y Responsabilidades
- Definir objetivos y alcance del proyecto - Establecer y supervisar el equipo de
Líder del proyecto responsable de la
trabajo - Planificar, programar y asignar tareas - Monitorear el progreso y los riesgos
Gerente de Proyecto
planificación, ejecución y cierre exitoso del
- Gestionar los recursos y el presupuesto - Comunicar con los stakeholders y tomar
proyecto.
decisiones - Evaluar y cerrar el proyecto
- Planificar las rutas y coordinar la distribución de carga - Comunicar con los
Encargado de asegurar la operación eficiente y conductores y monitorear su desempeño - Gestionar las necesidades de
Coordinador de Operaciones
segura de los vehículos y la carga.
mantenimiento de los vehículos - Coordinar con los clientes y solucionar problemas
operativos - Actualizar a los stakeholders sobre la situación operativa
- Planificar el aprovisionamiento y almacenamiento de insumos - Coordinar el flujo de
Responsable de la planificación estratégica y bienes a través de la cadena de suministro - Evaluar y seleccionar proveedores y
Jefe de Logística
táctica de la cadena de suministro.
transportistas - Optimizar los procesos logísticos y reducir costos - Asegurar el
cumplimiento de regulaciones y estándares
Analista de Riesgos
Encargado de identificar, evaluar y gestionar
los riesgos asociados al proyecto.
- Identificar posibles riesgos y amenazas para el proyecto - Evaluar la probabilidad e
impacto de los riesgos - Desarrollar estrategias de mitigación y planes de
contingencia - Monitorear y actualizar la gestión de riesgos según sea necesario
Equipo de Conductores
Conductores responsables de la operación
segura y puntual de los vehículos de carga.
- Conducir vehículos de manera segura y respetando regulaciones - Seguir rutas y
horarios asignados - Comunicar cualquier problema o retraso al coordinador de
operaciones <br> - Mantener los vehículos limpios y en buen estado
Personal encargado de cargar y descargar la
Equipo de Carga y Descarga
mercancía en los vehículos.
- Cargar y asegurar la mercancía en los vehículos de manera eficiente - Verificar que la
carga esté segura y correctamente distribuida - Descargar la mercancía de manera
cuidadosa y en tiempo - Comunicar cualquier daño o irregularidad en la carga
Gerente de
Tarea / Responsabilidad
Proyecto (RACI)
Definir objetivos y alcance del proyecto R
Planificar rutas y distribución de carga Evaluar y seleccionar proveedores y
transportistas
Identificar y gestionar riesgos del
proyecto
Coordinar la operación de los vehículos C
Supervisar el desempeño de los
conductores
Optimizar procesos logísticos y reducir
costos
Comunicar con los clientes y solucionar
problemas
Actualizar a los stakeholders sobre la
R
situación operativa
Mantener comunicación con el equipo
R
del proyecto
Conducir vehículos de manera segura y
respetando regulaciones
Cargar y asegurar la mercancía en los
vehículos
Descargar la mercancía de manera
cuidadosa y en tiempo
Coordinador de
Operaciones (RACI)
I
R
Jefe Logístico
(RACI)
C
R
Analista de Riesgos
(RACI)
-
Conductores
(RACI)
-
Equipo de Carga y
Descarga (RACI)
-
-
R
-
-
-
-
-
R
-
-
R
-
-
C
-
R
-
-
R
-
-
R
-
-
-
R
-
-
-
-
R
-
-
-
-
R
R
R
R
R
-
-
-
R
-
-
-
-
-
R
-
-
-
-
R
ESTUDIO LEGAL
• Andamiaje jurídico que regula el tipo
de relaciones de los diferentes
miembros de la organización, las
cuales deben estar enmarcadas en la
constitución y la ley.
Fiscal
Sanitario
Civil
Ambiental
Social
Laboral
Municipal
NÚMERO DEL DECRETO O
TITULO DE LA NORMA
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
Este reglamento tiene por objetivo señalar los requisitos técnicos que
Reglamento técnico del sector de
deben cumplir los diseños, las obras y procedimientos correspondientes al
RAS 2000
agua potable y saneamiento
sector de agua potable y saneamiento básico y sus actividades
básico.
complementarias.
Por la cual se modifica
parcialmente la Resolución 1096
En esta resolución se encuentran modificaciones a algunos parámetros
de 2000 que adopta el
establecidos por el RAS 2000 como lo son la dotación neta máxima, la
RESOLUCIÓN 2320 DE 2009
Reglamento técnico del sector de dotación bruta y el periodo de diseño con respecto al nivel de complejidad
agua potable y saneamiento
del sistema.
básico –RASSe entiende por programa para el uso eficiente y ahorro de agua el
Por la cual se establece el
conjunto de proyectos y acciones que deben elaborar y adoptar las
LEY 373 DE 1997
programa para el uso eficiente y
entidades encargadas de la prestación de los servicios de acueducto,
ahorro del agua.
alcantarillado, riego y drenaje, producción hidroeléctrica y demás usuarios
del recurso hídrico.
Por el cual se establece el Sistema
Este decreto establece el sistema para la protección y control de la calidad
DECRETO NÚMERO 1575 DE para la Protección y Control de la
del agua, con el fin de monitorear, prevenir y controlar los riesgos para la
2007
Calidad del Agua para Consumo
salud humana causados por su consumo, exceptuando el agua envasada.
Humano
Por el cual se expiden normas Este decreto asigna unas disposiciones generales con respecto a la calidad
DECRETO 475 DE 1998
técnicas de calidad de agua
del agua, siendo de obligatorio cumplimiento y regulando las actividades
potable
relacionadas con la prestación del servicio público de acueducto.
Este reglamento tiene como objetivo permitir que las estructuras queden
Norma Técnica Colombiana, Requisitos Generales de diseño y
diseñadas de acuerdo a unas leyes para evitar catástrofes en caso de un
Titulo A
construcción sismo resistente
sismo
Este Reglamento tiene como objetivo mostrarnos cuales son las cantidades
Norma Técnica Colombiana,
Concreto Estructural
necesarias de concreto de acuerdo a la estructura que vayamos a realizar,
Titulo C
detalles del refuerzo, requisitos de durabilidad entre otras.
Gracias