MUESTRA Proyecto Final - Pasteleria La abuela Berti's (1)

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA CENTROAMERICANA
UNITEC
FACULTAD DE POSTGRADO
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CLASE: Planificación y control de proyectos
SECCIÓN: 10149
NOMBRE DEL PROYECTO: Plan de negocios para la Pastelería
“La abuela Berti’s”.
NOMBRE DEL EQUIPO: EMA Group Planning
INTEGRANTES:
NOMBRE 1: Arantxa Paola Aguilar López
CUENTA: 12343110
NOMBRE 1: Edilberto Josué Carranza Valladares
CUENTA: 12343226
NOMBRE 1: María Mercedes Medina Gutiérrez
CUENTA: 12343180
FECHA:
24/03/2024
I.
Índice
PÁGINA EN BLANCO .......................................................................................... 1
II.
RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................... 2
III.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 3
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE DE LA CLASE .............................................. 3
Objetivo general: ........................................................................................................ 3
Objetivos específicos: ................................................................................................ 3
IV.
PROCESO DE INICIO DEL PROYECTO ......................................................... 4
V.1 Acta de constitución ............................................................................................ 4
V.2 Matriz de interesados identificados ..................................................................... 8
V.
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO .................................... 9
V.1 GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO ................................................ 9
V.1.1 Definir el plan de gestión del alcance .......................................................... 9
Descripción del flujograma de la planificación del alcance del proyecto plan de
negocios de la pastelería “La abuela Berti’s” .............................................................. 10
V.1.2 Recopilar Requisitos .................................................................................. 15
V.1.3 Definición del Alcance ............................................................................... 16
a. Objetivos del proyectista. .......................................................................... 16
b. Objetivos del cliente / patrocinador. .......................................................... 16
c. Lista de Entregables / EDT. ....................................................................... 17
d. Descripción del alcance del proyecto. ....................................................... 17
e. Descripción del alcance del producto. ....................................................... 18
f. Límites del proyecto. .................................................................................. 18
g. Restricciones.............................................................................................. 20
h. Estructura organizativa inicial. .................................................................. 20
h.1. Descripción de roles. ............................................................................. 20
i. Riesgos iniciales ......................................................................................... 22
j. Lista de hitos definidos .............................................................................. 23
k. Requisitos de aprobación del producto...................................................... 23
l. Criterios de aceptación del entregable........................................................ 24
V.1.4 Elaborar la EDT ......................................................................................... 24
V.2 GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO .................................................. 26
V.2.1 Plan de gestión del cronograma ................................................................. 26
V.2.2 Crear la lista de actividades y tareas del proyecto (a partir de la EDT) ..... 28
V.2.3 Generar la secuencia de las actividades ..................................................... 29
V.2.4 Calcular la duración de las actividades ...................................................... 30
V.2.5 Estimar los recursos de las actividades ...................................................... 31
V.2.6 Desarrollar cronograma completo en Ms Project ....................................... 32
V.2.7 Diseñar los instrumentos para dar seguimiento y control al cronograma del
proyecto............................................................................................................................ 32
V.3 GESTIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO .................................................... 32
V.3.1 Plan de gestión del costo o presupuesto del proyecto ................................ 32
Descripción del flujograma para la planificación de la gestión de costos. ...... 33
1. Definir moneda: ..................................................................................... 33
2. Proceso de facturación y desembolso de capital. .................................. 33
3. Proceso de desembolso de fondos ......................................................... 34
4. Proceso para orden de cambio y trabajo adicional. ............................... 34
V.3.2 Análisis de alternativas de costo ................................................................ 35
V.3.3 Determinar el presupuesto de cada una de las actividades del proyecto .... 37
V.3.3.1 Determinar presupuesto de costo directo ............................................ 38
V.3.3.2 Determinar presupuesto de costo indirecto ......................................... 38
V.3.3.3 Realizar la explosión de insumos (PMAT, PMO, PHE) y consolidados
...................................................................................................................................... 38
V.3.4 Diseñar la estrategia para controlar el presupuesto del proyecto,
establecer formatos y herramientas a utilizar................................................................... 38
VI.
VI. PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO ........ 40
VI.1 Elaborar escenarios para la simulación de la etapa que permita desarrollar los
procesos de seguimiento y control del proyecto. ................................................................. 40
VI.2 Desarrollar instrumento para controlar el alcance. .......................................... 40
VI.2.1 Ordenes de cambio. ................................................................................... 41
VI.2.2 Ordenes de trabajo adicional. .................................................................... 43
VI.3 Herramientas para controlar el cronograma y costos del proyecto. ................. 44
VII.
CONCLUSIONES ......................................................................................... 45
VIII.
RECOMENDACIONES ................................................................................ 45
IX.
Bibliografía ........................................................................................................ 46
Índice de figuras
Figura 1 Flujograma del proceso de planificación para la gestión del alcance del plan
de negocio de la pastelería "La abuela Berti's" .......................................................................... 9
Figura 2 Proceso de planificación de alcance .............................................................. 10
Figura 3 Proceso de identificación de los stakeholders con mayor participación........ 10
Figura 4 Proceso de los clientes principales del proyecto............................................ 11
Figura 5 Proceso de reunión con los clientes ............................................................... 11
Figura 6 Proceso de recopilación de información y técnica a usar .............................. 12
Figura 7 Proceso de identificar las ideas que desean los clientes ................................ 12
Figura 8 Proceso de llenar el formato de recopilación de datos .................................. 13
Figura 9 Proceso de presentar ideas ............................................................................. 13
Figura 10 Proceso de estructuración del alcance de proyecto...................................... 14
Figura 11 Proceso de validación y control del proyecto .............................................. 14
Figura 12 Organigrama inicial ..................................................................................... 20
Figura 13 EDT del plan de negocio pastelería "La abuela Berti's" .............................. 25
Figura 14 Flujograma para la planificación de la gestión de costo .............................. 33
Figura 15 Análisis de alternativas de costo .................................................................. 35
Figura 16 Flujo de caja ................................................................................................. 39
Figura 17 Proceso de control y seguimiento ................................................................ 40
Índice de tablas
Tabla 1 Acta de constitución .......................................................................................... 5
Tabla 2 Matriz de los interesados .................................................................................. 8
Tabla 3 Recopilación de requisitos con los stakeholders ............................................. 15
Tabla 4 Limites del proyecto plan de negocio para la pastelería "La abuela Berti's" .. 18
Tabla 5 Restricciones del entregable............................................................................ 20
Tabla 6 Riesgos iniciales de los entregables ................................................................ 22
Tabla 7 Hitos del proyecto ........................................................................................... 23
Tabla 8 Requisitos de aprobación del producto ........................................................... 23
Tabla 9 Criterios de aceptación por cada entregable ................................................... 24
Tabla 10 Plan de gestión del cronograma del proyecto ............................................... 27
Tabla 11 Secuencia de las actividades del proyecto .................................................... 29
Tabla 12 Duración de las actividades del proyecto ...................................................... 30
Tabla 13 Estimar recursos del estudio de prefactibilidad ............................................ 31
Tabla 14 Matriz de identificacion de solicitudes por parte del cliente a EMA Group
Planning ................................................................................................................................... 34
Tabla 15 Formato de orden de cambio ......................................................................... 42
1
I.
PÁGINA EN BLANCO
2
II. RESUMEN EJECUTIVO
El documento proporciona una visión detallada del proyecto "Plan de negocios para la
Pastelería La Abuela Berti’s" realizado por EMA Group Planning· Comienza con la
descripción de los objetivos de aprendizaje de la clase, seguido por el proceso de inicio del
proyecto, la gestión del alcance, tiempo y costo del proyecto. Se incluyen flujogramas, matrices
de interesados, estructura organizativa, hitos del proyecto, entre otros elementos.
El objetivo principal del proyecto plan de negocios para la pastelería “La abuela
Berti’s”, es la planificación y control eficaz de proyectos, con énfasis en la gestión del alcance,
tiempo y costos. Se detallan los objetivos generales y específicos, así como las actividades,
recursos, duración y presupuesto de cada etapa del proyecto. También se presentan análisis de
alternativas de costos y estrategias para controlar el presupuesto del proyecto·
Proporciona una visión integral de la planificación y control de proyectos, con un
enfoque específico en el proyecto de la Pastelería “La abuela Berti's”, detallando cada etapa
del proceso y las estrategias para garantizar el éxito del proyecto.
El documento está respaldado por referencias a la Guía del PMBOK y otras fuentes
relevantes, así como el uso de herramientas como MS Project, MS Excel y Lucid chart para la
planificación y visualización de procesos.
3
III. INTRODUCCIÓN
El proyecto plan de negocios para la pastelería “La abuela Berti’s” llevado a cabo por
EMA Group Planning, con enfoque en la planificación y control efectivo del proyecto; el
contenido abarca desde los objetivos de aprendizaje hasta la gestión del alcance, tiempo y
costos.
Además de llevar todas las estrategias necesarias para llevar el cumplimiento del
proyecto el cual sea de beneficio para satisfacer las necesidades del cliente.
La planeación y control en las tres áreas de enfoque que son alcance, tiempo y costo
proporciona al proyectista y al cliente, nos permite analizar la magnitud del proyecto tomando
como guía la gestión del alcance. Pieza clave para determinar los entregables del proyecto y
los siguientes planes a desarrollar para su desarrollo en su ciclo de vida.
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE DE LA CLASE
Objetivo general:
Dominar las técnicas y herramientas necesarias para planificar y controlar eficazmente
proyectos en las áreas de alcance, tiempo y costos.
Objetivos específicos:
•
Elaborar un plan de gestión de alcance, incluyendo la identificación, definición y
control de los límites del proyecto, así como la elaboración y gestión efectiva de la
EDT, con el fin de garantizar la entrega exitosa y dentro de los límites establecidos.
•
Crear un cronograma detallado del proyecto que permita la gestión eficiente del
tiempo, asegurando la secuencia lógica de actividades, con el fin de alcanzar los
objetivos del proyecto dentro de los plazos establecidos.
•
Determinar el presupuesto detallado del proyecto, aplicando técnicas de estimación de
costos, asignación de recursos y seguimiento presupuestario, con el objetivo de
optimizar el uso de los recursos financieros y garantizar la viabilidad económica del
proyecto.
•
Aprender a manejar los procesos para el seguimiento y control de proyectos en
alcance, tiempos y costos.
4
IV. PROCESO DE INICIO DEL PROYECTO
V.1 Acta de constitución
5
Tabla 1 Acta de constitución
Acta de constitución
Parte I – Información General
Título del proyecto
Plan de negocios para la Pastelería “La Abuela Berti’s”
Alcance del proyecto
La implementación de la Pastelería “La Abuela Berti’s” es dirigida a la
sociedad del municipio de Yoro, departamento de Yoro.
Director del Proyecto
Patrocinador(es) del proyecto
EMA Group Planning
Familia Aguilar – López
Descripción del
proyecto
Pastelería "La Abuela Berti's" es un nuevo negocio enfocado en la
elaboración y venta de productos de pasteles artesanal y postres, inspirados
en las recetas tradicionales transmitidas de generación en generación.
Los productos que ofrece la pastelería son:
a. Pasteles artesanales:
Descripción del
producto
•
Pastel tradicional (producto estrella).
•
Pastel tres leches.
b. Postres:
•
Flan de coco.
•
Pie de limón.
c. Bebidas gaseosas.
Lista de partes interesadas
Nombre
Rol
Berta Varela
Pionera de la receta
Mirna López
Dueña de la empresa
6
Cesar Aguilar
Socio de la empresa
Arantxa Aguilar
Gerente
Cesar Orlando Aguilar
Jefe de producción
Cesar David Aguilar
Jefe de marketing
EMA Group Planning
Proyectista
Principales hitos
Descripción del estudio de prefactibilidad
Fechas
Inicio del proyecto
09/04/2024
Entrega de informe del estudio de mercado
16/04/2024
Entrega de informe del Estudio técnico-
23/04/2024
administrativo
Entrega de informe de Estudio financiero
29/04/2024
Finalización del proyecto.
29/04/2024
Presupuesto estimado
L.226,406.55
Supuestos:
•
Se cuenta con socios interesados sobre el proyecto para su futura implementación.
•
El maestro pastelero será la persona responsable de supervisar y aprobar los recetarios y los
productos finalizados.
•
Al momento de solicitar un préstamo en la banca financiera los socios tienen acceso.
Limitaciones:
Entregables
Que incluye
Que no incluye
7
•
Visión y misión del negocio.
•
Historia y antecedentes.
•
Análisis de la oferta y la
demanda.
Estudio de mercado
•
Análisis del producto.
•
Análisis FODA.
•
Análisis de la competencia.
•
Análisis de precios.
•
Análisis de canales de
distribución.
Estudio técnico – administrativo
•
Localización.
•
Estudio de factibilidad técnica.
con especificaciones
•
Diseño del proyecto (Layout).
técnicas de
•
Equipamiento y maquinaria.
ingeniería.
•
Proceso de producción.
•
Capacidad de la planta.
prácticas de
•
Plan de mantenimiento.
manufacturación y
•
Cronograma de actividades a
producción.
ejecutar.
•
•
•
•
Diseño de planos
Plan de buenas
Capacitaciones de
capital humano.
Evaluación de riesgos
técnicos.
•
Organigrama de la empresa.
•
Descripción de roles y
responsabilidades.
Estudio financiero
•
Plan de contratación
•
Inversión inicial
•
Estructura de financiamiento.
de intereses con la
•
Costos operativos.
banca financiera.
•
Flujo de efectivo.
•
Cotización de tazas
8
•
Gastos administrativos
•
•
Análisis de sensibilidad.
costos de
•
Punto de equilibrio.
ingredientes.
•
Análisis de la tasa de retorno
•
Planificación de
Balance general
(TIR) y valor actual neto
(VAN).
•
Evaluación de riesgos
financieros.
Parte II - Información comercial
Principales partes interesadas
•
Sra. Mirna López – Dueña de la empresa.
•
Sr. Cesar Aguilar – Socio de la empresa
V.2 Matriz de interesados identificados
Tabla 2 Matriz de los interesados
N
Interesados /
Involucrado
Rol
3
Pionera de la
receta
Dueña de la
Mirna López
empresa
Socio de la
Cesar A. Aguilar
empresa
4
Arantxa Aguilar
5
Cesar O. Aguilar
6
Cesar D. Aguilar
EMA Group
Planning
1
2
7
Berta Varela
Nivel de influencia Estrategia preliminar
sobre el proyecto
para el abordaje del
involucrado
Alto Medio Bajo
X
X
Conocimiento
empírico
Entrevista
X
Gerente
Jefe de
producción
Jefe de
marketing
Proyectistas
Entrevista
X
Observaciones
Entrevista
X
Entrevista
X
Entrevista
X
Entrevista
Recopilación de
requisitos
Ingeniera de
Negocios.
9
V.
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
V.1 GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
V.1.1 Definir el plan de gestión del alcance
Figura 1 Flujograma del proceso de planificación para la gestión del alcance del plan de negocio de la pastelería "La abuela
Berti's"
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
10
Descripción del flujograma de la planificación del alcance del proyecto plan de
negocios de la pastelería “La abuela Berti’s”
En el flujograma se puede ver una serie de procesos simples con magnitudes grandes en
los cuales no está un detalle más a fondo sobre lo que realmente queremos describir como EMA
Group Planning definiendo más los productos entregables al cliente en base al proceso
metodológico de la guía PMBOK.
Figura 2 Proceso de planificación de alcance
En la figura 2, se puede observar el proceso de planificación descrito paso a paso y los
niveles de detalles que como EMA Group Planning considera al momento de tomar esta
iniciativa por parte de los interesados la Sra. Mirna López y el Sr. Cesar Aguilar.
En este caso se tiene definido que la directora de proyectos la Ing. Arantxa Aguilar es la
encargada de recopilar los datos para proseguir con la gestión de alcance del proyecto “Plan de
negocios para la pastelería “La Abuela Berti’s”.
Figura 3 Proceso de identificación de los stakeholders con mayor participación
En la figura 3. La empresa EMA Group Planning analiza la propuesta de proyecto e
identifica a todos los interesados involucrados con su nivel de participación en el proyecto, que
está dentro del servicio a administrar. La directora de proyectos la Ing. Arantxa Aguilar, lleno el
proceso de la matriz de los interesados e identifico que la Sra. Mirna López y el Sr. Cesar
Aguilar son los dos stakeholders con mayor participación en el proyecto y los de más porcentaje
de influencia sobre el mismo.
11
Figura 4 Proceso de los clientes principales del proyecto
En la figura 4, La Ing. Arantxa Aguilar, tomo la idea de planificar varias reuniones con
los interesados con la más alta participación de influencia en el proyecto “Plan de negocios para
la pastelería “La Abuela Berti’s”.
Para poder recabar la mayor información a detalle para que la empresa EMA Group
Planning entregue un producto de calidad que satisfaga las necesidades propuestas por los
clientes.
Figura 5 Proceso de reunión con los clientes
Se organizaron 3 reuniones, por parte de la empresa EMA Group Planning, la directora de
proyectos la Ing. Arantxa Aguilar identificó y organizó que dos de las reuniones son personales
con la Sra. Mirna López, ya que la parte más interesada de este proyecto es ella con una duración
de 2 horas cada una y también identificó que el Sr. Cesar Aguilar pasa más ocupado para poder
aceptar una reunión personal por lo cual se tomó en cuenta reunirse con el vía zoom; una reunión
máximo hora y media por cuestiones de trabajo del cliente, para ultimar datos o validación de los
proporcionados por la Sra. Mirna López.
12
Figura 6 Proceso de recopilación de información y técnica a usar
En estos procesos secuenciales se determinó que como parte de una estrategia de diseño y
atención personalizada al cliente por parte de la empresa EMA Group Planning, la Ing. Aguilar
recopila los requisitos más precisos y detallados posibles, utilizando dos técnicas con la Sra.
Mirna López como ser: conversatorio y entrevista y con el Sr. Cesar Aguilar entrevista y
presentación de propuestas.
Figura 7 Proceso de identificar las ideas que desean los clientes
En las reuniones establecidas por la Ing. Aguilar, y los métodos que utilizo llego al punto
de identificar en nuestros clientes, si tienen clara la idea de proyecto que están solicitando llevar
con la empresa EMA Group Planning, dado esto en los dos casos ya se tiene previsto seguir con
el proceso de recopilar los datos necesarios para definir bien la idea del producto final que los
interesados necesitan.
13
Figura 8 Proceso de llenar el formato de recopilación de datos
En el proceso anterior la directora de proyectos tiene como objetivo identificar si la idea
de proyecto está clara para los interesados y si el análisis da que sí, se llenaban varios formatos
en los cuales se podía obtener la mayor información al detalle sobre tiempo de entrega,
estimación de costos, presupuesto y otros datos de interés para el desarrollo del proyecto plan de
negocios para la pastelería “La Abuela Berti’s”.
Figura 9 Proceso de presentar ideas
Complemento al proceso anterior la Ing. Aguilar preparo los siguientes documentos para
ayudar a los clientes a conformar y fundamentar bien su idea de proyecto.
1. Catálogos de propuestas
2. Documentación relevante sobre proyectos similares
3. Mejores opciones para ayudar a los clientes en tiempo y costos.
4. Juicio de expertos
Y una vez ayudando a formalizar la idea, la Ing. Aguilar procedió a la recopilación de
datos mediante formatos ya establecidos para recopilar información detallada de interés.
14
Figura 10 Proceso de estructuración del alcance de proyecto
Una vez, llevando a cabo este proceso planificado para la recopilación de datos, se
comienza a realizar la gestión de alcance del proyecto plan de negocios para pastelería para “La
Abuela Berti’s” administrada por la empresa EMA Group Planning y su directora de proyectos a
cargo la Ing. Arantxa Aguilar.
Figura 11 Proceso de validación y control del proyecto
En la planificación de la validación y seguimiento del proyecto.
La directora de proyectos la Ing. Arantxa Aguilar planifica con la Sra. Mirna López, una
reunión previa después de haber concretado, los entregables y sub entregables de interés para su
validación según los criterios acordados en la recopilación de requisitos.
Todos los interesados que deban participar en la revisión deben estar convocados y su
participación debe confirmarse previamente, mediante una reunión por la tarde, y se puede usar
la técnica de presentación y análisis de datos para recibir una correcta validación del cliente.
Esto a su vez, van acompañado de dos documentos muy importantes que son:
1.
Aceptación por parte de la Sra. Mirna López.
2.
Solicitud de cambio, por no validación del entregable y sub entregables de interés.
Una vez si el entregable y el sub entregable están validados por el cliente, se sigue con la
planificación del alcance del proyecto.
Sino en este proceso la directora de proyecto la Ing. Arantxa Aguilar, documenta la
reunión y trata de obtener la información necesaria por parte de la Sra. Mirna López para una
15
corrección inmediata en los entregables, esto de manera de evitar llegar a tener ordenes de
cambio por incumplimiento a los criterios establecidos por parte de los interesados.
Entrega del alcance: 7 días hábiles.
Responsable: La directora de proyectos - Ing. Arantxa Aguilar.
V.1.2 Recopilar Requisitos
Los dos stakeholders del proyecto plan de negocio para la Pastelería “La Abuela Berti’s”
son: La Sra. Mirna López (dueña de la empresa) y el Sr. Cesar Aguilar (socio de la empresa).
Tabla 3 Recopilación de requisitos con los stakeholders
Interesado: Sra. Mirna López
Requisitos
Estudio de prefactibilidad
Estudio de mercado
Estudio técnico – administrativo
•
Visión y misión del negocio.
•
Historia y antecedentes.
•
Análisis de la oferta y la demanda.
•
Análisis del producto.
•
Análisis FODA.
•
Análisis de la competencia.
•
Análisis de precios.
•
Análisis de canales de distribución.
•
Capacidad de planta.
•
Localización.
•
Estudio de factibilidad técnica.
•
Diseño del proyecto (Layout).
•
Equipamiento y maquinaria.
•
Proceso de producción.
•
Plan de mantenimiento.
•
Cronograma de actividades a ejecutar.
•
Evaluación de riesgos técnicos.
•
Organigrama de la empresa.
16
•
Descripción de roles y responsabilidades.
•
Plan de contratación.
Interesado: Sr. Cesar Aguilar
Estudio financiero
Requisitos
•
Inversión inicial
•
Estructura de financiamiento.
•
Costos operativos.
•
Flujo de efectivo.
•
Análisis de sensibilidad
•
Punto de equilibrio.
•
Análisis de la tasa de retorno (TIR) y valor
actual neto (VAN).
•
Evaluación de riesgos financieros.
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
V.1.3 Definición del Alcance
a. Objetivos del proyectista.
Objetivo general:
Administrar la gestión del proyecto en sus fases de planificación y control, asegurando el
mayor alcance posible y que este pueda satisfacer todas las necesidades del cliente.
Objetivos específicos:
•
Identificar la necesidad del cliente para convertirlo en una idea de proyecto de inversión
que sea viable.
•
Desarrollar la gestión de la planificación de alcance, tiempo y costo del proyecto.
•
Dar seguimiento y control a los entregables del proyecto para que sean proporcionados en
tiempo y forma al cliente.
•
Realizar la entrega del estudio de prefactibilidad al cliente.
b. Objetivos del cliente / patrocinador.
Objetivo general:
17
Maximizar la eficiencia en la inversión del proyecto para garantizar que los fondos
invertidos se utilicen de manera óptima y se potencien al máximo, asegurando así un rendimiento
favorable y sostenible a largo plazo.
Objetivos específicos:
•
Examinar que el estudio de mercado cumpla con el análisis de la demanda, de la
competencia, del producto y los canales de distribución del mismo.
•
Analizar el diseño del local que esté de acuerdo a las especificaciones deseadas por el
cliente.
•
Determinar la rentabilidad del negocio, recuperado la inversión inicial no mayor al
tiempo establecido por el proyectista.
c. Lista de Entregables / EDT.
El proyecto del plan de negocio de la pastelería “La Abuela Berti’s” está estructurada por
los siguientes entregables:
•
Estudio de mercado.
•
Estudio técnico – administrativo
•
Estudio financiero.
d. Descripción del alcance del proyecto.
EMA Group Planning estará llevando la planificación del proyecto plan de negocios para
la pastelería “La abuela Berti’s” de acuerdo a las necesidades planteadas por el interesado en el
cual solo quieren el estudio de prefactibilidad; esta sería la primera etapa para la implementación
de futuros proyectos con la Familia Aguilar López.
Descripción de los entregables del proyecto:
El estudio de mercado detalle la identificación del consumidor, análisis de la
competencia, de la demanda, canales de distribución, análisis FODA y plan de marketing.
En el estudio técnico se detalla la localización, el layout, equipamiento y la maquinaria,
estudio de factibilidad técnica, organigrama y el plan de contratación del personal.
18
En el estudio financiero se detalla la inversión inicial, la estructura de financiamiento que
tiene el proyecto, costos operativos, flujo de efectivo, análisis de la VAN y la TIR, así como
también sensibilidad, garantizando la viabilidad económica de la pastelería “La Abuela Berti’s”.
e. Descripción del alcance del producto.
Pastelería "La Abuela Berti's" es un nuevo negocio en el municipio de Yoro,
departamento de Yoro, enfocado en la elaboración y venta de productos de pasteles artesanal y
postres, inspirados en las recetas tradicionales transmitidas de generación en generación.
El origen del nombre de la pastelería proviene del nombre de la pionera de la receta Berta
Varela, la familia Aguilar – López cariñosamente le dice Berti’s.
Los productos que ofrece la pastelería son:
a) Pasteles artesanales:
•
Pastel tradicional (producto estrella)
•
Pastel tres leches.
b) Postres:
•
Flan de coco.
•
Pie de limón.
c) Bebidas gaseosas.
Servicios a ofrecer:
•
Venta al por menor.
•
Servicios de catering para eventos, proporcionando diferentes opciones dentro de la
gama de productos que ofrecemos.
•
Ventas por pedidos físicos y digitales (redes sociales).
f. Límites del proyecto.
Tabla 4 Limites del proyecto plan de negocio para la pastelería "La abuela Berti's"
Entregables
Estudio de mercado
Que incluye
•
Visión y misión del negocio.
•
Historia y antecedentes.
Que no incluye
19
•
Análisis de la oferta y la
demanda.
•
Análisis del producto.
•
Análisis FODA.
•
Análisis de la competencia.
•
Análisis de precios.
•
Análisis de canales de
distribución.
Estudio técnico –
administrativo
•
Localización.
•
Estudio de factibilidad técnica.
con
•
Diseño del proyecto (Layout).
especificaciones
•
Equipamiento y maquinaria.
técnicas de
•
Proceso de producción.
ingeniería.
•
Capacidad de la planta.
•
Plan de mantenimiento.
prácticas de
•
Cronograma de actividades a
manufacturación y
ejecutar.
producción.
•
Evaluación de riesgos
•
•
•
Organigrama de la empresa.
•
Descripción de roles y
Plan de buenas
Capacitaciones de
capital humano.
técnicos.
•
Diseño de planos
responsabilidades.
Estudio financiero
•
Plan de contratación
•
Inversión inicial
•
Estructura de financiamiento.
de intereses con la
•
Costos operativos.
banca financiera.
•
Flujo de efectivo.
•
Gastos administrativos
costos de
•
Análisis de sensibilidad.
ingredientes.
•
Punto de equilibrio.
•
•
•
Cotización de tazas
Planificación de
Balance general
20
•
Análisis de la tasa de retorno
(TIR) y valor actual neto
(VAN).
•
Evaluación de riesgos
financieros.
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
g. Restricciones.
Tabla 5 Restricciones del entregable
Entregable
Restricciones
•
Estudio de prefactibilidad
•
Tipo de restricción
Con fidelidad de la
•
Ético
información.
•
Legal
Protección de datos
personales.
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
h. Estructura organizativa inicial.
Figura 12 Organigrama inicial
Director de
proyecto
Arantxa Aguilar
Mercadólogo
Ingeniero técnico administrativo
Arantxa Aguilar
Edilberto Carranza
Analista financiero
Maria Medina
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
h.1. Descripción de roles.
Roles de un director de proyectos:
•
Participa en el desarrollo de su acta de constitución del Proyecto.
21
•
Identifica y analiza las restricciones y los riesgos, como la planificación del alcance del
proyecto y los demás planes de desarrollo.
•
Se encarga de integrar el proyecto para satisfacer al cliente.
•
Se encarga de mantener los niveles de calidad mediante el control y el seguimiento del
proyecto, en todas sus etapas de ciclo de vida.
•
Definir los objetivos y alcance del proyecto.
•
Crear un plan de trabajo detallado y asignar tareas a los miembros del equipo.
•
Coordinar y comunicarse con todas las partes interesadas para garantizar que el proyecto
se complete a tiempo y dentro del presupuesto.
•
Resolver problemas y tomar decisiones clave para mantener el proyecto en marcha.
•
Gestionar los recursos del proyecto, incluidos el personal, el tiempo y el presupuesto.
•
Evaluar el progreso del proyecto y realizar ajustes según sea necesario.
•
Participa en el desarrollo de su acta de constitución del Proyecto.
•
Identifica y analiza las restricciones y los riesgos, como la planificación del alcance del
proyecto y los demás planes de desarrollo.
•
Se encarga de integrar el proyecto para satisfacer al cliente.
•
Se encarga de mantener los niveles de calidad mediante el control y el seguimiento del
proyecto, en todas sus etapas de ciclo de vida.
Roles del personal a cargo del estudio de mercado (Mercadólogo):
•
Definir los objetivos y alcance del estudio de mercado.
•
Diseñar cuestionarios y guiones de entrevistas.
•
Realizar encuestas, entrevistas o grupos de enfoque con consumidores.
•
Analizar datos cuantitativos y cualitativos.
•
Identificar tendencias del mercado y del sector.
•
Elaborar informes detallados con conclusiones y recomendaciones.
Roles del personal a cargo del estudio técnico (Ingeniero técnico – administrativo):
22
•
Responsable de investigar y recopilar datos relevantes sobre el estudio del mercado para
realizar la viabilidad técnica del montable del proyecto.
•
Diseñar el layout de la planta, considerando la ubicación de maquinaria, líneas de
producción, áreas de almacenamiento y flujo de materiales.
•
Supervisar actividades con otros profesionales y maestros de obra, para mantener una
colaboración efectiva es crucial.
•
Realizar análisis de capacidad y flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y
proponer soluciones.
•
Coordinar con otros departamentos para asegurar la integración de los procesos de
producción.
Roles del personal a cargo del estudio financiero (Analista financiero):
•
Proyecciones de costos por entregables del proyecto.
•
Relación de costo beneficio del proyecto.
•
Participación la realización del presupuesto, y la identificación de indicadores financieros
que permitan evaluar la salud financiera del proyecto.
•
Proyecciones de costos por entregables del proyecto.
•
Indicadores de desempeños del proyecto.
•
Presupuestos ejecutados versus proyección del presupuesto.
i. Riesgos iniciales
Tabla 6 Riesgos iniciales de los entregables
Entregables
Riesgos
•
No escoger bien la herramienta de
recopilación de datos para el estudio.
Estudio de mercado
•
Fijar un target poco preciso.
•
Saturar de información.
•
Desconocer la fiabilidad de las fuentes
a la que se aplicara el estudio.
23
•
Productos con información no
garantizada.
Estudio técnico-administrativo
•
Mal planteamiento de la propuesta
de layout para la planta de
producción de la pastelería.
Estudio financiero
•
Inflación.
•
Variación en tasas de intereses.
•
Riesgos de liquidez.
•
Conflictos sociopolíticos.
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
j. Lista de hitos definidos
Tabla 7 Hitos del proyecto
Hito
Fecha
Inicio del proyecto
09/04/2024
Entrega de informe del estudio de mercado
16/04/2024
Entrega de informe del Estudio técnico- administrativo
23/04/2024
Entrega de informe de Estudio financiero
29/04/2024
Finalización del proyecto.
29/04/2024
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
k. Requisitos de aprobación del producto
Tabla 8 Requisitos de aprobación del producto
Entregable
Requisitos de aprobación
Estudio de prefactibilidad
Estudio de mercado
Estudio de técnico – administrativo
•
Presentación y análisis de datos.
•
Interpretación de los resultados.
•
Informe físico (impreso).
•
Planos físicos
•
Dos cotizaciones por maquinaria.
•
Informe digital.
24
Estudio de financiero
•
Presentación y análisis de datos.
•
Interpretación de indicadores.
•
Informe físico.
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
l. Criterios de aceptación del entregable
Tabla 9 Criterios de aceptación por cada entregable
Entregable
Criterio de aceptación
•
Presentación del análisis de los datos recopilados para ver
el mercado potencial sobre los productos a ofrecer.
Estudio de mercado
•
Análisis FODA con enfoque en la competencia y las
oportunidades.
•
Los canales de distribución que sean más cortos, pero
asegurando la calidad de los servicios.
•
El negocio no tenga limitaciones en sus operaciones de
permisos.
Estudio técnico-
•
administrativo
Calidad de adquisición sea en base a 3 cotizaciones y con
garantía certificada.
•
En la evaluación de riesgos hacer un enfoque en la
mitigación de los mismos.
Estudio financiero
•
Proyección de inversión inicial
•
Presentar tres indicadores financieros.
•
Gastos administrativos
•
Costo producción por pastel
•
Flujo de caja
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
V.1.4 Elaborar la EDT
Estructura de Desglose de trabajo en forma jerárquica
25
Figura 13 EDT del plan de negocio pastelería "La abuela Berti's"
Proyecto plan de negocio Pasteleria "La Abuela Berti's"
Estudio de prefactibilidad
Estudio de mercado
Estudio técnico - administrativo
Estudio financiero
Análisis de la oferta y la
demanda.
Capacidades de la planta.
Inversión inicial
Analisis del producto.
Diseño del proyecto (layout)
Costos operativos
Equipamiento y maquinaria.
Flujo de efectivo
Proceso de produccion.
Gastos administrativos
Evaluacion de riesgos.
Análisis de la TIR y la
VAN
Análisis FODA
Análisis de la competencia
Análisis de canales de
distribucion
Plan de contratacion.
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
Evaluación de riesgos
financieros
26
V.2 GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
V.2.1 Plan de gestión del cronograma
En el ámbito del proyecto plan de negocios para la pastelería “La abuela Berti’s”, la
gestión del tiempo se presenta como un sostén fundamental. Esto da lugar a varios desafíos que
requieren una asignación y un seguimiento cuidadosos del tiempo disponible. Cada uno de estos
aspectos, desde la recopilación de requisitos hasta la satisfacción del cliente y la formulación de
estrategias comerciales, demande una gestión escrupulosa para maximizar la eficiencia y
garantizar la calidad en cada etapa del proceso.
A través de este prefacio, veremos cómo la planificación del tiempo se convierte en un
instrumento importante para lograr el objetivo comercial. Desde la etapa inicial de diseño y
planificación hasta la implementación y el seguimiento continuo; abordaremos cómo cada etapa
del proyecto del plan de negocios pastelería “La abuela Berti’s, requiere una gestión inteligente
del tiempo. También discutiremos estrategias para identificar y priorizar tareas, asignar recursos
en consecuencia y gestionar las interrupciones inevitables de manera efectiva. Además, se
examinará el uso de herramientas y técnicas de gestión del tiempo.
En esta etapa de gestión del tiempo y diseño del cronograma, la directora de proyectos la
Ingeniera Arantxa Aguilar mediante el éxito de la reunión con el cliente, proporcionó la
información necesaria mediante el proceso de recopilación de datos para delegar esta tarea al
Ingeniero Edilberto Carranza, encargado de realizar un formato en el cual todas las actividades
del proyecto se pueda trabajar en la herramienta elegida por el equipo de EMA Group Planning,
teniendo en consideración el uso para esta gestión, el juicio de experto en cada área, ya que
estamos conformados por una Ing. de Negocios, un Ing. Agroindustrial y una Licenciada en
Banca y finanzas, como también en base analogía con proyectos desarrollados por la empresa
anteriormente.
Se considero 2 cortes en el cronograma por cada día.
Entrega de cronograma: 3 días hábiles.
Responsable: Ing. Edilberto Carranza.
27
Tabla 10 Plan de gestión del cronograma del proyecto
Ítems
Actividades
Unidad
Duración
(días)
Inicio
Final
09/04/24
29/04/24
09/04/24
16/04/24
Horario de
trabajo
Inicio del proyecto
1.00
Estudio de prefactibilidad
1.01
Estudio de mercado.
Unidad
8
1.01.1 Análisis de la oferta y demanda
Unidad
3
1.01.2 Análisis del producto
1
1.01.3 Análisis FODA
Unidad
1
1.01.4 Análisis de la competencia
Unidad
1
Unidad
1
1.01.5
1.02.6
1.01.7
1.02
Análisis de canales de
distribución
Cierre y entrega del estudio de
mercado
Reunión con el cliente sobre la
validación del entregable
Estudio técnico –
administrativo.
Lunes a
Global
viernes de 8:00
1
am a 12:00 m
Unidad
7
17/04/24
23/04/24
1:00 pm a 5:00
pm
1.02.1 Capacidad de planta
Unidad
1
Sábados de
1.02.2 Diseño del proyecto (layout)
Unidad
2
8:00 am a
1.02.3 Equipamiento y maquinaria
Unidad
1
12:00 m
1.02.4 Proceso de producción
Unidad
1
1.02.5 Evaluación de riesgos
Unidad
1
1.02.6 Plan de contratación
Unidad
1
1.03
Unidad
7
1.03.1 Inversión inicial
Unidad
2
1.03.2 Costos operativos
Unidad
1
1.03.3 Flujo de efectivo
Unidad
1
1.03.4 Gastos administrativos
Unidad
1
Estudio financiero.
23/04/24
29/04/24
28
1.03.5 Análisis de la TIR y de la VAN
1.03.6
1.04
Evaluación de riesgos
financieros
Unidad
1
Unidad
1
Cierre y entrega del estudio de
prefactibilidad.
Fin del proyecto
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
Herramienta para diagramar el cronograma, controlar y dar seguimiento: MS Project.
V.2.2 Crear la lista de actividades y tareas del proyecto (a partir de la EDT)
1.
Estudio de prefactibilidad:
a) Estudio de mercado.
•
Análisis de la oferta y demanda.
•
Análisis del producto.
•
Análisis FODA
•
Análisis de la competencia.
•
Análisis de canales de distribución.
b) Estudio técnico – administrativo.
•
Capacidad de planta.
•
Diseño del proyecto (layout).
•
Equipamiento y mantenimiento.
•
Proceso de producción.
•
Evaluación de riesgos.
•
Plan de contratación.
c) Estudio financiero.
•
Inversión inicial.
•
Costos operativos.
•
Flujo de efectivo.
•
Gastos administrativos.
29
•
Análisis de la TIR y la VAN.
•
Evaluación de riesgos financieros.
V.2.3 Generar la secuencia de las actividades
Tabla 11 Secuencia de las actividades del proyecto
Ítems
Actividades
Predecesora
Inicio del proyecto
1.00
Estudio de prefactibilidad
1.01
Estudio de mercado.
1.01.1
Análisis de la oferta y demanda
1.01.2
Análisis del producto
1.01.1
1.01.3
Análisis FODA
1.01.2
1.01.4
Análisis de la competencia
1.01.3
1.01.5
Análisis de canales de distribución
1.01.4
1.01.6
1.01.7
Cierre y entrega del estudio de
mercado
Reunión con el cliente sobre la
validación del entregable
Inicio del proyectó
1.01.5
1.01.6
1.02
Estudio técnico – administrativo.
1.02.1
Capacidad de planta
1.02.2
Diseño del proyecto (layout)
1.01.1FC-3d
1.02.3
Equipamiento y maquinaria
1.02.2
1.02.4
Proceso de producción
1.02.3
1.02.5
Evaluación de riesgos
1.02.4
1.02.6
Plan de contratación
1.02.5
1.03
Estudio financiero.
1.03.1
Inversión inicial
1.02.6
1.03.2
Costos operativos
1.03.1
1.03.3
Gastos administrativos
1.03.2
1.03.4
Flujo de efectivo
1.03.3
1.01.7
30
1.03.5
Análisis de la TIR y de la VAN
1.03.4
1.03.6
Evaluación de riesgos financieros
1.03.1FC- 2d
Cierre y entrega del estudio de
1.02.1;
1.03.7
prefactibilidad.
1.03.5;1.03.6
Fin del proyecto
1.03.7
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
V.2.4 Calcular la duración de las actividades
Tabla 12 Duración de las actividades del proyecto
Ítems
Actividades
Duración (días)
Inicio del proyecto
1.00
Estudio de prefactibilidad
1.01
Estudio de mercado.
8
1.01.1
Análisis de la oferta y demanda
3
1.01.2
Análisis del producto
1
1.01.3
Análisis FODA
1
1.01.4
Análisis de la competencia
1
1.01.5
Análisis de canales de distribución
1
1.01.6
Cierre y entrega del estudio de mercado
1.01.7
Reunión con el cliente sobre la validación del
entregable
1
1.02
Estudio técnico – administrativo.
7
1.02.1
Capacidad de planta
1
1.02.2
Diseño del proyecto (layout)
2
1.02.3
Equipamiento y maquinaria
1
1.02.4
Proceso de producción
1
1.02.5
Evaluación de riesgos
1
1.02.6
Plan de contratación
1
1.03
Estudio financiero.
7
31
1.03.1
Inversión inicial
2
1.03.2
Costos operativos
1
1.03.3
Gastos administrativos
1
1.03.4
Flujo de efectivo
1
1.03.5
Análisis de la TIR y de la VAN
1
1.03.6
Evaluación de riesgos financieros
1
1.03.7
Cierre y entrega del estudio de
prefactibilidad.
Fin del proyecto
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
V.2.5 Estimar los recursos de las actividades
Estimar los recursos de las actividades, se procedió a estimar tipo, cantidades de
materiales, personas, equipos o suministros requeridos para llevar a cabo en cada una de las
actividades; con la finalidad de identificar el tipo, cantidad y características de los recursos
necesarios para llevar a cabo cada actividad, lo que permite el costo y la duración de manera
precisa.
Tabla 13 Estimar recursos del estudio de prefactibilidad
Ítems
Actividades
Materiales de
oficina:
1.00
Recursos:
Estudio de factibilidad.
•
•
•
•
•
Materiales de Mano
de Obra:
•
•
•
Total
Papel bond tamaño carta.
Impresiones a color
Leitz (archivadores)
tamaño carta.
Lápices
Tinta para impresora
Epson.
Mercadólogo
Analista financiera
Ingeniera
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
Estimado
L. 1,600.00
L. 20,850.00
L. 22,450.00
32
V.2.6 Desarrollar cronograma completo en Ms Project
EMA Group Planning realizara el cronograma en la herramienta Ms Project, donde se
enlista la EDT y sus respectivos entregables y sub entregables, así como la unidad y duración;
calendario y horarios de trabajo.
V.2.7 Diseñar los instrumentos para dar seguimiento y control al cronograma del proyecto
EMA Group Planning realizara el seguimiento y control del cronograma mediante
reuniones para poder analizar los avances y así saber si es congruente con los datos del
cronograma del proyecto.
V.3 GESTIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO
V.3.1 Plan de gestión del costo o presupuesto del proyecto
La planificación de la gestión de costos para el proyecto plan de negocios para pastelería
“La abuela Berti’s”, es un factor crítico que determina su viabilidad y éxito a largo plazo. Desde
la fase inicial de planificación y el seguimiento; entender y controlar los costos es esencial para
mantener la rentabilidad y evitar desviaciones presupuestarias.
Para esta etapa de la planificación del proyecto la directora de proyectos, la Ing. Arantxa
Aguilar, delego la participación a la Lic. Mercedes Medina, para que realizara las actividades
competentes en el área de gestión costos del proyecto; esto a su vez para determinar a futuro su
factibilidad y cumplimiento de las necesidades expuestas por el cliente.
En EMA Group Planning, tenemos una línea de calidad para cada entregable en
planificación y control de presupuesto del proyecto plan de negocios para la pastelería “La
abuela Berti’s”.
Entrega de presupuesto: 4 días hábiles.
Responsable: Lic. Mercedes Medina
33
Figura 14 Flujograma para la planificación de la gestión de costo
Fuente: EMA Group Planning, 2024
Descripción del flujograma para la planificación de la gestión de costos.
1. Definir moneda:
Para este proyecto la empresa EMA Group Planning acepta dos tipos de monedas.
•
Lempira Hondureño (Lps).
•
Dólar Estadounidense ($), moneda dólar, sujeta a la taza cambiara del país.
2. Proceso de facturación y desembolso de capital.
a) Proceso de Facturación
•
Registro de la venta o servicio prestado en el sistema de facturación.
•
Generación de la factura con los datos del cliente, los productos o servicios vendidos, el
precio y los impuestos correspondientes.
•
Envío de la factura al cliente por correo electrónico o correo postal.
34
•
Seguimiento de la factura para asegurarse de que el cliente la reciba y la pague en el
plazo establecido.
•
Registro del pago en el sistema de facturación y actualización de los registros contables.
3. Proceso de desembolso de fondos
EMA Group Planning mediante la gestión realizada por la encargada de la parte
financiera de la empresa, la Licenciada Mercedes Medina llevara el siguiente proceso para ser
entregado al cliente y posteriormente ser validados para poder hacer el desembolso del capital.
A continuación, los pasos a seguir por la Lic. Mercedes Medina.
•
Revisión y validación de documentos.
•
Firma electrónica de la solicitud por parte del director de proyectos.
•
Enviar al cliente la solicitud o factura para efectuar el desembolso respectivo.
•
Realizar y enviar el avance del informe del proyecto.
Por otra parte, el cliente está obligado a realizar las siguientes actividades para validar los
fondos en los que necesitamos financiamientos.
•
Reunión con la directora de proyecto Ing. Arantxa Aguilar, para revisar la factura de
acuerdo a la validación de los documentos elaborados por el área financiera,
proporcionados por la Lic. Mercedes Medina.
•
Consignación de los recursos, con la información proporcionada.
4. Proceso para orden de cambio y trabajo adicional.
Tabla 14 Matriz de identificacion de solicitudes por parte del cliente a EMA Group Planning
Ítem
Trabajo Adicional
Estudio de Mercado
Estudio Técnico-Administrativo
Estudio financiero
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
Orden de Cambio
X
X
X
No hay
No hay
35
V.3.2 Análisis de alternativas de costo
EMA Group Planning considera varias opciones de alterativas en el análisis de costos
para realizar este proyecto con los cuales los enlistamos y la encargada del área de costos la Lic.
Mercedes Medina mediante una presentación y análisis de datos, se pueden hacer varias
comparaciones para la mejor optimización y el aprovechamiento de los recursos.
La mayoría de estos enfoques de alternativas se pueden contemplar en la etapa de diseño
(estudio técnico del proyecto) para poder satisfacer en proyección las diferentes alterativas de
análisis de costos llevando de la mano el análisis de cada enfoque con la parte de finanzas del
proyecto.
Figura 15 Análisis de alternativas de costo
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
36
1. Enfoque de costo mínimo: Esta alternativa está enfocada en minimizar los costos iniciales,
para que cuando se esté en la etapa de operación a futuro utilice mejor los recursos
distribuidos.
•
Escoge ingredientes básicos y económicos para hacer productos. Utiliza equipos y
maquinaria baratos pero efectivos.
•
Maximizar el uso de los recursos humanos, posiblemente contratando trabajadores con
salarios competitivos, pero con menos experiencia.
•
Minimice los gastos de marketing y publicidad mientras se enfoca en enfoques de bajo
costo, como las redes sociales y el boca a boca.
2. Enfoque de calidad premium: Esta alternativa se enfoca en ofrecer productos de alta
calidad a precios premium.
•
Elija ingredientes de primera calidad, orgánicos o gourmet, aunque a un costo más alto.
•
Invierta en equipos y maquinaria de última generación para garantizar la excelencia en la
producción.
•
Contrate personal capacitado y experimentado listo para brindar un servicio al cliente
excepcional.
•
Una opción es destinar una parte importante del presupuesto a estrategias de marketing y
publicidad de alto impacto que posicionen a la pastelería como una marca de prestigio.
3. Enfoque equilibrado: Esta alternativa busca un equilibrio entre calidad y costo para
satisfacer las necesidades del mercado.
•
Elija ingredientes de calidad decente a precios razonables para mantener la rentabilidad
sin comprometer demasiado la calidad.
•
Invierta en equipos y maquinaria de buena calidad que ofrezcan un rendimiento
satisfactorio a costos moderados.
•
Contrate una combinación de personal experimentado y personal en formación para
controlar los costes de mano de obra y mantener la calidad del servicio.
•
Desarrollar estrategias de marketing creativas y efectivas para una promoción atractiva de
los productos de panadería sin gastar demasiado.
4. Enfoque de innovación tecnológica: Esta alternativa se centra en la implementación de
tecnologías innovadoras para optimizar los procesos y reducir los costos operativos.
37
•
Utilizar sistemas de automatización para la producción de productos en masa, lo que
puede reducir los costos laborales a largo plazo.
•
Implementar software de gestión de inventario y ventas para reducir el desperdicio y
mejorar la eficiencia en la gestión de recursos.
•
Adoptar sistemas de energía renovable, como paneles solares o aerogeneradores, para
reducir los costos de energía a largo plazo.
5. Enfoque de sostenibilidad ambiental: Esta alternativa se basa en la implementación de
prácticas sostenibles para reducir los costos a largo plazo y mejorar la reputación de la
pastelería.
• Utilizar ingredientes orgánicos y locales para reducir los costos de transporte y apoyar
a la comunidad agrícola local.
• Implementar prácticas de gestión de residuos, como el reciclaje y el compostaje, para
reducir los costos de eliminación de desechos y minimizar el impacto ambiental.
• Invertir en equipos y tecnologías energéticamente eficientes para reducir los costos de
energía y agua a largo plazo, como hornos y refrigeradores de alta eficiencia
energética.
V.3.3 Determinar el presupuesto de cada una de las actividades del proyecto
Para determinar el presupuesto del proyecto, EMA Group Planning está realizándolo en
fichas de costo con el uso de las herramientas MS Excel y el MS Project; con las actividades de
la EDT, se están identificando los recursos como ser: materiales, mano de obra y herramienta y
equipo. Una vez identificado estos puntos EMA Group Planning procede a estimar los costos
adicionales en cada uno de ellos, implicando cotizaciones a proveedores y juicio de expertos. Así
mismo asignan los recursos para cada actividad como ser: la cantidad de personas que van a
trabajar y el cálculo de costo de esa mano de obra. Posteriormente procede a obtener la
validación por parte de la directora de proyectos la Ing. Arantxa Aguilar.
38
V.3.3.1 Determinar presupuesto de costo directo
EMA Group Planning está considerando para el presupuestó realizarlo con las actividades
de la EDT, estimando costos unitarios por cada recurso, calculando costos por cada actividad y
realizando la suma del total de costos directos para obtener el presupuesto total de costos directos
del proyecto. Se analiza recursos de materiales, mano de obra y herramienta y equipo a utilizar
en la planificación del proyecto.
V.3.3.2 Determinar presupuesto de costo indirecto
Se procedió analizar las bases de asignación de costos tomando como base las
necesidades del proyecto, la determinación de partidas de costos para poder determinar el total
de costo indirecto del proyecto
EMA Group Planning considera como sueldos y salarios del equipo de acuerdo a sus
funciones las siguientes cantidades:
•
Director de proyectos: L. 15,000.00
•
Encargado de planificador: L.12,000.00
•
Encargado de seguimiento y control: L. 11,000.00
V.3.3.3 Realizar la explosión de insumos (PMAT, PMO, PHE) y consolidados
Una vez realizadas las fichas de costo EMA Group Planning procedió a crear los espacios
de cantidad de trabajo y cantidad total del recurso para poder realizar la explosión de insumos.
Se procedió analizar los materiales a utilizar de las actividades que se realizaran en el plan de
gestión del proyecto plan de negocios para la pastelería “La abuela Berti’s”, unificando detalles
de materiales y sumando cantidades del mismo, de esta forma se preparó la información que será
traslada al MS Project.
V.3.4 Diseñar la estrategia para controlar el presupuesto del proyecto, establecer formatos y
herramientas a utilizar.
EMA Group Planning considero usar las herramientas de MS Project y Ms Excel para
controlar el presupuesto del proyecto.
39
Se realizo un seguimiento de los costos ejecutados versus los costos presupuestados, esto
permitirá identificar desviaciones del presupuesto y tomar medidas correctivas.
La herramienta MS Project permitirá identificar si se presentan retrasos en las actividades
y contribuirá a la identificación de imprevistos por retraso de actividades.
En el caso que se presenten cambios que no se encuentren en el alcance del proyecto, se
deberá documentar explicando las razones que justifiquen dicho requerimiento, así como el
seguimiento de cumplimiento de requisitos.
Figura 16 Flujo de caja
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
40
VI. VI. PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO
VI.1 Elaborar escenarios para la simulación de la etapa que permita desarrollar los
procesos de seguimiento y control del proyecto.
Figura 17 Proceso de control y seguimiento
Fuente: Elaboración EMA Group Planning, 2024
VI.2 Desarrollar instrumento para controlar el alcance.
Pasos para controlar el alcance del proyecto:
•
Se necesita tener una definición clara de lo que es el alcance en el proyecto y los
entregables completos.
•
Es conveniente tener presentes la documentación de los requisitos y la matriz de
trazabilidad.
•
Debemos medir el rendimiento del alcance en relación con la línea base del alcance, y
comprobar si existe una variación significativa, a esto se le denomina, Análisis de la
Variación. Seguidamente, decidir si es necesario implantar acciones preventivas o
correctivas.
•
Determinar si se necesita actualizar la línea base del alcance u otras partes de la dirección
del proyecto.
•
Analizar el impacto de los cambios en el alcance, en todas las restricciones del proyecto.
41
Instrumentos que como EMA Group Planning se tomaron para poder medir, controlar y
darle seguimiento al proyecto “Plan de Negocios Pastelería La Abuela Berti´s”.
Entre ellos tenemos.
•
Lista de actividades y tareas. Se Enumera todas las actividades y tareas necesarias para
llevar a cabo el plan de negocios de la pastelería.
•
Diagrama de Gantt: con la gestión del cronograma y la herramienta Microsoft Project,
llevamos el control del proyecto de acuerdo con las especificaciones dada por la directora
de proyectos.
•
Matriz de responsabilidades (RACI): Se Asigna roles y responsabilidades a cada
miembro del equipo o a las partes interesadas involucradas en el proyecto. La matriz
RACI especifica quien es el responsable (R), quien está a cargo (A), quien debe ser
consultado (C) y quien debe ser informado para cada actividad (I).
•
Indicadores claves de rendimiento (KPI).
•
Presupuesto: con la gestión de los costos eficazmente se podrá llevar un panorama global
del comportamiento financiero del proyecto.
•
Encuesta de satisfacción del cliente. Se enviarán por entregable dado al cliente, una
encuesta de satisfacción de la calidad del producto recibido.
•
Seguimiento y control regular del proyecto: Usando como herramienta el MS Project,
llevaremos el control del proyecto en tiempo y forma.
Al utilizar estos instrumentos de control de alcance, como empresa responsable EMA
Group Planning gestionara de manera efectiva el Proyecto plan de negocios para la pastelería
“La Abuela Berti´s” y garantizar de que se alcancen los objetivos establecidos. (Enredando,
2024)
VI.2.1 Ordenes de cambio.
EMA Group Planning considero el siguiente formato para la orden de cambio.
42
Tabla 15 Formato de orden de cambio
ORDEN DE CAMBIO
Nombre del
proyecto:
Ubicación del
trabajo
Director del
proyecto
Parte solicitante
Patrocinador:
Fecha de
solicitud:
Descripción general de la solicitud de cambio
Descripción de los
cambios necesarios:
Motivo del cambio:
Documentos de
respaldo y justificación
Especificaciones
Información adicional
Cambio en el precio del contrato
Cambio en los tiempos del contrato
Precio original
Plazos originales
Cambios netos de
pedidos de cambio
anteriores
Aumento/reducción
netos
Cambios netos de
pedidos de cambio
anteriores en días
Aumento/reducción
netos
43
Precio total del
contrato con cambios
aprobados
Plazo total del contrato
con cambios aprobados
Aceptado
por
firma
Aprobado
por
firma
Nombre y
título
Nombre y
título
Fecha
Fecha
Fuente: (Smartsheet, 2024)
VI.2.2 Ordenes de trabajo adicional.
EMA Group Planning considero el siguiente formato para la orden de trabajo adicional.
Nombre del proyecto:
Orden de trabajo:
04/10/2015 Folio 03
Lugar:
Servicio:
Descripción:
Fecha aproximada de entrega:
Observaciones:
Precio:
Adelanto:
Restante:
Forma de pago:
Firma aceptación del cliente _____________
Fuente: (Lumiform, 2024)
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VI.3 Herramientas para controlar el cronograma y costos del proyecto.
EMA Group Planning considero usar las herramientas de MS Project para controlar el
cronograma y Ms Excel para costo del proyecto.
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VII. CONCLUSIONES
1. El documento detalla la importancia de dominar las técnicas y herramientas necesarias para
planificar y controlar eficazmente proyectos, con énfasis en las áreas de alcance, tiempo y
costos.
2. Se evidencia un enfoque detallado en la gestión del alcance del proyecto, incluyendo la
identificación, definición y control de los límites del proyecto, así como la elaboración y
gestión efectiva de la EDT.
3. La planificación del tiempo se presenta como un sostén fundamental, con estrategias para
identificar y priorizar tareas, asignar recursos y gestionar las interrupciones de manera efectiva.
4. El análisis de alternativas de costos y la estrategia para controlar el presupuesto del proyecto
demuestran un enfoque integral para garantizar la viabilidad económica y el éxito a largo plazo
del proyecto.
5. El uso de herramientas como MS Project, MS Excel y Lucid chart respaldan la planificación y
visualización de procesos, lo que contribuye a una gestión eficiente y efectiva del proyecto.
VIII. RECOMENDACIONES
1. Implementar un seguimiento detallado y continuo del proyecto, asegurándose de que se
cumplan los hitos y entregables en los plazos establecidos.
2. Realizar un monitoreo constante de los costos del proyecto, comparando los presupuestos con
los gastos reales y ajustando las estrategias según sea necesario para mantener la viabilidad
económica.
3. Establecer una comunicación efectiva y regular con los interesados y partes involucradas en el
proyecto, asegurando que estén informados sobre el progreso y cualquier cambio en el alcance,
tiempo o costos.
4. Evaluar periódicamente las alternativas de costos identificadas, considerando la viabilidad y el
impacto a largo plazo de cada enfoque, para tomar decisiones informadas sobre la gestión
financiera del proyecto.
5. Utilizar herramientas de gestión de proyectos como MS Project de manera efectiva para el
seguimiento y control del cronograma y el presupuesto, garantizando una planificación y
ejecución eficientes.
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IX. Bibliografía
Enredando. (2024). Como controlar el alcance del proyecto. Obtenido de
https://enredandoproyectos.com/como-controlar-el-alcance-del-proyecto/
Herramienta - MS Excel. (2024).
Herramienta - MS Project. (2024).
Institute, P. M. (2017). Guía del PMBOK (Sexta ed.). Obtenido de
file:///C:/Users/ARANTXA/Downloads/Libro-PMBOK-Guia-Sexta-Edicion.pdf
Institute, P. M. (2021). El estándar para la dirección de proyectos (Séptima ed.). Obtenido de
file:///C:/Users/ARANTXA/Downloads/PMBOK%207Ed.pdf
Longo, M. (2024). Plantilla de carta del proyecto. Obtenido de Project Management :
https://www.projectmanagement.com/deliverables/289555/project-charter-template
Lucidchart - Herramienta para crear el flujograma de procesos. (Marzo de 2024). Obtenido de
https://lucid.app/documents#/documents?folder_id=recent
Lumiform. (2024). Plantilla de orden de trabajo adicional. Obtenido de
https://lumiformapp.com/es/checklists-recursos/orden-de-trabajo
Smartsheet. (2024). Formato de orden de cambio. Obtenido de
https://es.smartsheet.com/content/construction-change-order-forms