MANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO INSTALACIONES Y EQUIPOS DE UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG Pág. i INDICE Generalidades del manual 1 Introducción 1 Objetivos del manual de mantenimiento 2 Alcances y limitaciones 3 Objetivos de la unidad de mantenimiento 4 Políticas de la unidad de mantenimiento 4 Justificaciones 5 CAPITULO I INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DEL MANTENIMIENTO 1.1 Definiciones 6 1.2 Clasificación del tipo de trabajo de mantenimiento 7 1.3 Responsabilidades de la administración del mantenimiento 8 1.4 Funciones fundamentales de la administración del mantenimiento 10 1.5 Propósitos de la administración del mantenimiento 10 1.6 Beneficios de la administración del mantenimiento 11 CAPITULO II ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO 2.1 Organización de la unidad de Mantenimiento 11 2.2 Objetivos 11 2.3 Estructura Organizativa para la unidad de Mantenimiento 12 2.4 Descripción de puestos propuestos 13 CAPITULO III ADMINISTRACIÓN DEL MANTENIMIENTO 3.1 Generalidades de administración del mantenimiento 17 Instalaciones y equipo 18 MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG 3.2 3.3 3.4 3.5 Pág. ii Ciclo de mantenimiento propuesto 21 Codificación de los formularios utilizados en el manual 22 Símbolos de la norma ANSI utilizados en diagramas de flujo 24 Procedimiento General de Mantenimiento 25 Inspecciones Generalidades 28 Representación grafica del proceso de inspección 30 Procedimiento de Inspección 31 Descripción del proceso de inspección 34 Formularios de inspecciones 37 Proceso de planeación Generalidades 44 Representación grafica del proceso de planeación 46 Procedimiento de Planeación 47 Descripción del proceso de planeación 48 Formularios de planeación 49 Proceso de organización Generalidades 54 Representación grafica del proceso de organización 56 Procedimiento de Organización 57 Descripción del proceso de organización 59 Formularios de organización 61 Proceso de ejecución Generalidades 65 Representación grafica del proceso de ejecución 67 Procedimiento de Ejecución preventivo 68 Descripción del proceso de ejecución preventivo 70 Procedimiento de Ejecución Correctivo 72 Descripción del proceso de ejecución correctivo 75 Formularios para ejecución 77 MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG 3.6 Pág. iii Proceso de control Generalidades 83 Representación grafica del proceso de control 84 Procedimiento de Control 85 Descripción del proceso de control 86 Elementos de control 87 Control de satisfacción de usuarios 87 Procedimiento de satisfacción usuarios instalaciones y equipos 88 Descripción del proceso 89 Control de satisfacción de trabajos 90 Procedimiento de satisfacción de trabajos 91 Descripción del proceso 92 Control de calidad del servicio de mantenimiento 93 Procedimiento de Informe de calidad del servicio de mantenimiento 94 Descripción del proceso 95 Control de las actividades de mantenimiento 96 Procedimiento de control de las actividades de mantenimiento 97 Descripción del proceso 98 Formularios utilizados para el control 99 CAPITULO IV INSTRUCTIVO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL APLICABLE A LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO 4.1 Generalidades 111 4.2 Justificación 111 4.3 Prevención de riesgos laborales 112 4.4 Instructivo de seguridad para Actividades de Mantenimiento 112 Procedimiento para prevención de riesgos 124 Descripción del proceso de prevención de riesgos 127 Formularios a utilizar para prevención de riesgos 128 4.5 MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG Pág. iv CAPITULO V PLAN PROPUESTO DE CAPACITACION 5.1 Introducción 131 5.2 Determinación de los temas a presentar 131 5.3 Objetivos 132 5.4 Propuesta del programa de capacitación 132 5.5 Alternativas de facilitadores 133 5.6 Especificaciones de la capacitación 133 5.7 Recursos Tecnológicos 133 5.8 Responsabilidad de Ejecución 133 5.9 Programas y contenidos de la capacitación 133 INSTRUCTIVOS PARA LLENAR FORMULARIIOS DEL MANUAL 142 GLOSARIO 173 ANEXOS Anexo 1 Protección Cabeza 176 Anexo 2 Protección Vista y Cara 177 Anexo 3 Protección Auditiva 178 Anexo 4 Calzado de Trabajo 179 Anexo 5 Protección Manos 180 Anexo 6 Protección Respiratoria 181 Anexo 7 Protección Anticaidas 182 MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG Pág. v MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG Pág. 1 MANUAL DE MANTENIMIENTO Generalidades del Manual Introducción Un manual de mantenimiento describe las normas, la organización y los procedimientos que se utilizan en una empresa para efectuar la función de mantenimiento. Dicho manual eleva el papel del mantenimiento a un lugar muy importante de la organización, cuando los procesos se encuentran ordenados y son llevados a cabo de una forma satisfactoria. El presente manual de mantenimiento esta compuesto por los procesos básicos de la administración: planeación, organización, ejecución y control. Donde en cada una de estas etapas, se describen los procedimientos y las operaciones necesarias para administrar el proceso de mantenimiento de una forma amplia. Se ha hecho uso de la Inspección como una herramienta muy valiosa para el apoyo del mantenimiento, cada proceso se ha desarrollado bajo el esquema entrada- proceso- salida. Se identifica como entradas todos los elementos con los que inicia o parte el proceso, es decir, información, documentos, normas, etc. En el proceso se detallan las secuencias llevadas a cabo para transformar las entradas y obtener resultados llamados salidas, las cuales en procesos continuos son al mismo tiempo entradas de otros procesos. Cada uno de estos posee una representación lógica nombrada flujograma que responde a la pregunta ¿Cómo?, Representa el como lo vamos hacer. Esta es una representación esquemática que sigue la lógica de inicio y fin de cada proceso. Continuando con una descripción de cada elemento del flujograma junto al responsable de cada operación o paso de dicho flujograma, como ultima etapa los formularios o reportes que son parte del llamado servicio de mantenimiento, los cuales serán parte de cada actividad que será llevada a cabo desde la notificación de la falla, hasta la finalización del trabajo. Todo trabajo que la unidad de mantenimiento realiza se hace mediante el servicio propio brindado por la unidad, conocido como trabajos internos, y también mediante la prestación de servicios de empresas externas, llamado trabajos externos. MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG Pág. 2 El manual de mantenimiento esta dirigido a la dirección administrativa a través de de la unidad de mantenimiento cuya responsabilidad estará para el jefe de la unidad, teniendo este manual como un apoyo para la administración del mantenimiento. Objetivos del manual de mantenimiento General Proporcionar a la unidad de mantenimiento un sistema de procesos administrativos, mediante las etapas de planeacion, organización, ejecución, control e inspección, que contribuyan como un apoyo en las actividades de mantenimiento de las instalaciones y equipos de la Universidad Francisco Gavidia. Específicos: - Controlar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y equipos. - Facilitar las actividades del mantenimiento preventivo y correctivo, ordenando cada uno de los procesos dentro de la unidad de mantenimiento. - Controlar la satisfacción de los usuarios de las instalaciones y equipos - Controlar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y procesos adecuados - Establecer normas de seguridad relacionadas con el trabajo de mantenimiento MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG Pág. 3 Alcances y limitaciones Alcances - El enfoque del manual será la administración del mantenimiento de las instalaciones y equipos de la UFG y contratación de servicios externos - El mantenimiento preventivo y correctivo es aplicable a instalaciones y equipos existentes, así también como a nuevas adquisiciones de equipos e instalaciones - Prever a la unidad de mantenimiento aspecto de seguridad e higiene industrial necesarias para la contratación y realización de los servicios de mantenimiento. - El enfoque de las normas ISO 9000:2000 aplicadas al servicio de mantenimiento de la universidad - El manual de mantenimiento es aplicable a la unidad de mantenimiento, para darle el mantenimiento tanto preventivo como correctivo a todas las instalaciones y equipos de la universidad a excepción del equipo de computación cuyo mantenimiento esta bajo la responsabilidad de la dirección de tecnología y comunicaciones. Limitaciones - El procedimiento de compra de servicio lo cubre la unidad de mantenimiento hasta la recepción de los servicios prestados, los trámites de pagos son ejecutados por otra unidad. MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG Pág. 4 Objetivos de la Unidad de Mantenimiento - Asegurar la disposición de instalaciones y equipos de la Universidad Francisco Gavidia en condiciones adecuadas al servicio del proceso de educación. - Mantener muy buena valoración del servicio de mantenimiento por parte de los usuarios de instalaciones y equipos. Políticas de la Unidad de Mantenimiento - La calidad del trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo, tendrá como base el cumplimiento de los programas de mantenimiento, formularios y cumplimiento de normas de seguridad Industrial. - Exigir a los contratistas el cumplimiento de la reglamentación de seguridad - Concientizar al personal de mantenimiento de la importancia de la calidad en el servicio prestado por la unidad. - Evaluar anualmente el servicio prestado por la unidad de mantenimiento. - Mejorar continuamente los procedimientos del servicio de mantenimiento. MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE LA UFG Pág. 5 Justificaciones - La unidad de desarrollo estudiantil será un apoyo para la unidad de mantenimiento, para medir la satisfacción de los usuarios de las instalaciones y equipos. Debido a que esta unidad es la interesada en conocer la percepción de los diferentes servicios complementarios al proceso educativo que brinda la institución. - La codificación utilizada para nombrar los formularios (RT-01, RT-03, RT-05, RT-06, RT-08) utilizados dentro del manual fue tomada en base a los formularios ya certificados según los procedimientos de mantenimiento preventivo y correctivo (PDA -02), donde a estos se les realizaron modificaciones para ser aplicados en este manual. - Todos los demás formularios utilizados en este manual poseen las iniciales del nombre del formularios estos fueron realizados sujetos a cualquier cambio para su certificación.
