A.I.U. en la construcción: administración, imprevistos y utilidades 1 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje Tabla de contenido 3.3.8 Seguridad industrial 1. Introducción 3.3.9 Pólizas y garantías 2. Mapa conceptual 3.3.10 Costos financieros 3. Los gastos generales y la administración (A) 3.3.11 Varios 3.1 Definición 3.4 Presentación de los gastos generales en el presupuesto 3.2 Aspectos que afectan los gastos generales 3.2.1 Situación de la industria y del país 3.5 Evaluación de la administración (A) 3.2.2 Localización de la obra 4. Imprevistos 3.2.2.1 Ubicación geográfica 4.1 Concepto de imprevistos en la construcción 3.2.2.2 Infraestructura de servicios públicos 4.2 Clasificación de los imprevistos 3.2.2.3 Legislación particular 4.2.1 Contingencias de fuerza mayor 3.2.2.4 Disponibilidad y costo de los recursos 4.2.1.1 Naturales 3.2.3 Requerimientos contractuales 4.2.1.2 Económicas 3.2.4 Magnitud de los trabajos 4.2.1.3 Humanas 3.3 Listado de gastos generales 3.3.1 Personal de administración y supervisión técnica 4.2.2 Contingencias previsibles 4.2.2.1 Naturales 3.3.2 Personal de apoyo logístico 4.2.2.2 Económicas 3.3.3 Personal auxiliar 4.2.2.3 Humanas 3.3.4 Equipos de transporte 4.2.3 Contingencias imprevistas 3.3.5 Otros equipos 4.3 Ejemplo de valoración de imprevistos 3.3.6 Dotación mobiliaria 4.3.1 Factor climático 3.3.7 Consumos de equipos 2 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 4.3.2 Factor de mortalidad 4.3.3 Evaluación de los imprevistos 5. Utilidades 5.1 Definición 5.2 Evaluación de la utilidad 6. Material de apoyo 7. Referencias bibliográficas Control de documento Créditos Creative commons 3 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 1. Introducción En el curso de Costos y Presupuestos para Edificaciones III - Administración, Imprevistos y Utilidades, se profundiza sobre los conceptos de los costos indirectos, los cuales incluyen actividades como los gastos de oficinas, arriendos, transporte, logística, mensajería, personal de apoyo, eventos no previstos y la rentabilidad esperada de un proyecto, costos que no se le pueden asignar a una actividad específica, sino se estiman dichos costos para en el momento del presupuesto presentarlos como un porcentaje del costo directo. 2. Mapa conceptual 4 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 3. Los gastos generales y la administración (A) 3.1 Definición El concepto de A.I.U. está compuesto por: a) Administración (A). b) Los imprevistos (I). c) Las utilidades (U). En primer lugar, se analizará el tema de la administración del proyecto, el cual está representado por los gastos generales. Los gastos generales se originan cuando el director de un proyecto decide cómo se ejecutará, se administrará y coordinarán los procesos constructivos. Elaborar un producto no sólo requiere materiales, mano de obra, equipos y herramientas, lo que se denomina como Costos directos, sino también de una infraestructura de apoyo acorde con la estrategia diseñada, que puede variar de una empresa a otra de acuerdo con la tecnología utilizada, la política interna, la zona del país, la situación económica y social, el mercado y otros factores. La definición clara y precisa de los gastos generales es fundamental en un presupuesto y puede determinar el éxito o fracaso de una propuesta en un proceso licitatorio. Ha sido una práctica común en el medio de la construcción evaluar los gastos generales, como un porcentaje de los costos directos mediante el resultado de promedios estadísticos, pero esto ha dado lugar a costosos errores. Imagen 1. Fuente: SENA 2017. 5 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 3.2 Aspectos que afectan los gastos generales Para determinar los gastos generales, se deben analizar y cuantificar los costos de las variables que afectan los gastos del proyecto de la siguiente manera: 3.2.1 Situación de la industria y del país Comprende el análisis de las condiciones relacionadas con el estado de la economía del país, crecimiento económico, condiciones de la oferta y demanda, de las variables macroeconómicas y de los indicadores económicos de la industria de la construcción, entre otros. Imagen 2. Fuente: SENA 2017. 3.2.2 Localización de la obra La localización de la obra influye sobre los gastos administrativos de la misma, y se definen a través del estudio de algunos referentes los cuales se describen a continuación: Imagen 3. Fuente: SENA 2017. 6 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 3.2.2.1 Ubicación geográfica. Esta define la situación social y económica, zona de influencia del proyecto, temperatura predominante, régimen de lluvias, topografía, estado de las vías de acceso, medios de transporte, medios de comunicación, distancias de los sitios de préstamo de material y sitios de disposición final de residuos de obra. 3.2.2.2 Infraestructura de servicios públicos. Revisión de la disponibilidad costos de los servicios públicos como acueducto, alcantarillado y energía eléctrica. Generalmente es necesario la construcción provisional o definitiva de estas redes. 3.2.2.3 Legislación particular. Comprende el estudio de la reglamentación particular de la zona donde está ubicado el proyecto en lo concerniente a impuestos, contratación del personal, horarios de trabajo, regulación ambiental y comunitaria, entre otros. 3.2.2.4 Disponibilidad y costo de los recursos. Los recursos pueden variar su costo de acuerdo con la zona donde está ubicado el proyecto, con las condiciones de oferta y demanda, y con las costumbres de la región. 3.2.3 Requerimientos contractuales Cualquier contrato implica obligaciones y riesgos económicos que deben analizarse y considerarse como gastos generales. Algunos rubros importantes que deben estudiarse son: a) Los requisitos de participación. b) Los tipos de contratos a elaborar. c) El tipo y costo de las garantías y los seguros exigidos. d) La posibilidad de conformación de consorcios o uniones temporales, entre otros. 3.2.4 Magnitud de los trabajos La magnitud de la obra determina el plazo de entrega, el sistema constructivo, la estrategia de administración y los planteamientos logísticos, los cuales permiten establecer el organigrama, las instalaciones provisionales, las necesidades de equipos, y otros recursos. 7 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 3.3 Listado de gastos generales Con el fin de hacer una evaluación de los gastos generales, se debe hacer un listado en forma exhaustiva, para no olvidar ninguno de ellos; este olvido es un error frecuente y va siempre en contra del constructor, porque a menudo en los contratos no existe un ítem de pago de “gastos generales” y su aparición en la obra no podrá ser considerada como una obra extra o una obra adicional. Se recomienda evaluar los gastos generales con una metodología similar a la utilizada en el presupuesto de ítems constructivos. Cualquier renglón de estos gastos es susceptible de ser evaluado como un ítem independiente del proyecto, para el cual es posible determinar la cantidad y la unidad de medida, y por tanto se puede preparar el análisis de precio respectivo. A manera de ejemplo se incluye un listado de posibles títulos para el estudio de los gastos generales de una obra. 3.3.1 Personal de administración y supervisión técnica En esta categoría se considera solamente el personal contratado para desarrollar labores técnicas de administración y supervisión del proceso constructivo del proyecto en particular, y no aquel personal que pertenece a la organización o empresa del constructor. Imagen 4. 3.3.2 Personal de apoyo logístico Se refiere al personal que apoya la gestión de la oficina central como el contador, los auxiliares, el almacenista, la secretaria, el mensajero, el personal o el subcontrato de celaduría, el personal de aseo el cual debe estimarse su tiempo de vinculación y salarios para incluirlos en el presupuesto. 3.3.3 Personal auxiliar Se entiende por personal auxiliar, al personal técnico que realiza labores complementarias para la construcción del proyecto. Debe determinarse el costo salarial de las cuadrillas de patios, por ejemplo: cuadrilla para replanteo, para preparación de mezclas, mecánicos y operadores de maquinaria o equipo pesado y de acarreos internos. Fuente: SENA 2017. 8 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 3.3.4 Equipos de transporte En este rubro se considera el costo de utilización de aquellos equipos de transporte vertical u horizontal, cuya evaluación no es posible dentro de los costos directos o no puede ser asignado claramente a un ítem de construcción; entre ellos se encuentran grúas, volquetas, malacates y plumas. Imagen 5. 3.3.5 Otros equipos En este rubro se considera el costo de utilización de aquellos equipos cuya evaluación no es posible dentro de los costos directos o no puede ser asignado claramente a un ítem de construcción; entre ellos se encuentran las mezcladoras de concreto y mortero, las plantas eléctricas, los andamios y en general todos aquellos equipos que están al servicio de la obra. 3.3.6 Dotación mobiliaria Hace referencia al costo de la papelería, copias, muebles y equipos de oficina; útiles de escritorio, elementos de aseo y servicio de cafetería. Aun si los muebles son propios, debe cobrarse una tarifa por arriendo. 3.3.7 Consumos de equipos Son los costos asociados con el consumo de combustibles, lubricantes y llantas por parte de los equipos y maquinaria pesada, sólo se consideran como gasto general en el caso que no esté incluido en la tarifa de alquiler. 3.3.8 Seguridad industrial Son los costos asociados con el servicio de enfermería, la dotación de elementos de protección personal, elementos para la señalización y extinguidores, entre otros. 3.3.9 Pólizas y garantías Consiste en la valoración de las garantías y seguros exigidos por el propietario, como son las pólizas de seriedad de la propuesta, de cumplimiento, de responsabilidad civil, de estabilidad de la obra, de prestaciones sociales y de buena inversión del anticipo. Fuente: SENA 2017. 9 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 3.3.10 Costos financieros Es importante conocer los costos financieros por la utilización del capital de trabajo, propio o de créditos, las tasas de interés, los modelos y plazos de financiación, flujo de ingresos por pago de actas y el flujo de egresos por gastos de construcción. Imagen 6. Fuente: SENA 2017. 3.3.11 Varios Es la valoración de aquellos gastos que pertenecen a los gastos generales y no fueron clasificados en ninguna de las anteriores categorías, tales como el transporte, los servicios públicos, la mensajería y la publicidad en la obra. Es conveniente hacer varias observaciones pertinentes en cuanto al tipo y valoración de algunos gastos generales. El costo de las cuadrillas de patios y de transporte interno debe calcularse considerando su labor en los diferentes ítems constructivos o en la obra en general, pero en algunos casos es más aconsejable presentarlos como una fracción del costo directo de las actividades que complementan y no como parte del monto de los gastos generales, de esta forma, estos últimos serán un porcentaje menor con respecto a los costos directos. Igual tratamiento aplica para la evaluación y presentación; esto se hace en el caso de equipos que son utilizados en ítems constructivos afines. Las instalaciones provisionales como los campamentos, las oficinas, las redes de servicios públicos y las porterías, son gastos que deben evaluarse como costos directos de los ítems constructivos y forman parte del capítulo “Preliminares”. 10 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 3.4 Presentación de los gastos generales en el presupuesto Cuando el contrato es por administración delegada, los gastos generales aparecen en el presupuesto como un capítulo con sus respectivos ítems, ya que en este caso el constructor ejecuta pagos a nombre del propietario y se convierten en una inversión más por realizar; el capítulo de gastos generales aparecerá con ítems como servicios públicos, nómina de personal de la obra, celaduría, entre otros. Cuando el contrato se realiza por precios unitarios o por precios globales, el constructor sólo recibe ingresos por concepto de pago de cada unidad de ítem u obra completa, de acuerdo con los valores pactados con el propietario; por tanto, los gastos generales se cobran como un porcentaje sobre los costos directos. 3.5 Evaluación de la administración (A) Basado en los aspectos evaluados en los numerales anteriores, el costo de administración debe ser revisado para cada proyecto de forma particular, teniendo en cuenta que este varía dependiendo del nivel de riesgo, las especificaciones del proyecto, el nivel de complejidad, y la ubicación, entre otros aspectos. En nuestro medio es común cobrar la administración de obra, como un porcentaje del costo directo sin realizar un análisis, dicho porcentaje oscila entre el 10% y el 15% de los costos directos de la obra. 4. Imprevistos Imagen 7. Fuente: SENA 2017. 11 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 4.1 Concepto de imprevistos en la construcción La elaboración del presupuesto de obra es un proceso de planeación que involucra factores disímiles como el clima, la disponibilidad y la variación de los precios de los recursos, el rendimiento de la mano de obra o los condicionantes del sitio de la obra, en el cual es imposible garantizar que están previstas todas las situaciones internas y externas que la afectarán económicamente. Algunos aspectos como la experiencia y criterio del constructor, la veracidad, la oportunidad para obtener información sobre el entorno del proyecto y una correcta técnica presupuestal, pueden disminuir el grado de incertidumbre, pero a los errores humanos hay que agregar posibles fallas ajenas a la ejecución. Suarez (2002) afirma: A cada nivel o etapa de un planteamiento económico corresponde un imprevisto, cuando se contrata a un precio alzado de un “anteproyecto”, se confunde la “indeterminación” con “los imprevistos de construcción”, en otras palabras, los imprevistos de construcción, deben confinarse a aquellas acciones que quedan bajo el control y responsabilidad del constructor y la “provisión por indeterminación” debe considerarse contingencia previsible y manejarse fuera del concepto de improviso y de la suma alzada (p.37). No deben confundirse los imprevistos con los desperdicios, (mayor consumo de materiales), ni con los aumentos de costo de los materiales y la mano de obra imputables a la inflación. 4.2 Clasificación de los imprevistos De acuerdo con lo planteado en el concepto de imprevistos, se presentan la clasificación dada por Suarez (2002), en el tema de “Imprevistos de construcción”: 4.2.1 Contingencias de fuerza mayor Este tipo de eventos no deben incluirse como imprevistos (I), pero debe aclararse en los contratos. 4.2.1.1 Naturales. En estos se incluyen desastres naturales como: terremotos, maremotos, inundaciones, derrumbes, etc. 4.2.1.2 Económicas. Como son los salarios oficiales de emergencia, el cambio o implantación de prestaciones sociales o de cargos impositivos y devaluaciones. 4.2.1.3 Humanas. Como las guerras, los motines, las explosiones o las colisiones. 12 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 4.2.2 Contingencias previsibles Esta clase de contingencias no deben incluirse como imprevistos (I), deben considerarse en el análisis de costo respectivo y/o limitar responsabilidades en el contrato. 4.2.2.1 Naturales. Como las avenidas pluviales cíclicas, los períodos de lluvia y su prolongación. 4.2.2.2 Económicas. Como la inflación, la recesión, o el atraso en pagos al contratista. 4.2.2.3 Humanas. Como son los faltantes al proyecto, los cambios y/o adiciones al proyecto, la suspensión de la obra, la insolvencia del cliente, los errores y/u omisiones en el proyecto, los errores en especificaciones técnicas, o los estudios de suelos inexactos. 4.2.3 Contingencias imprevistas Se deben incluir como imprevistos o considerarlas para limitar responsabilidades en el contrato. Tabla 1. 13 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje Fuente: SENA 2017. 4.3 Ejemplo de valoración de imprevistos 4.3.1 Factor climático Se evalúa el costo promedio de la cuadrilla del proyecto y los costos de disponibilidad de los equipos. Se calcula obteniendo de la entidad respectiva el promedio de días lluvia anual en la zona donde se ejecuta el proyecto. Con estos datos se calcula el número de días que de acuerdo a la duración del proyecto pueden perderse por efecto de lluvia y se les aplica el costo promedio de los equipos y del personal, a manera de lucro cesante. 4.3.2 Factor de mortalidad Se asume de acuerdo a las características propias del proyecto tales como la densidad de la población laboral, la situación socio – política, la idiosincrasia de la zona, el grado de complejidad del proyecto y las medidas preventivas. 4.3.3 Evaluación de los imprevistos El porcentaje estadístico para los imprevistos en la construcción varía entre el 3% y el 5% en construcciones nuevas, y entre el 5% y el 15% en reformas de los costos de construcción. 14 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 5. Utilidades Imagen 8. Fuente: SENA 2017. 5.1 Definición Es la ganancia neta que recibirá la empresa constructora por el ejercicio profesional. Se debe puntualizar que el concepto de utilidad no radica en el crecimiento desmedido del precio de venta, porque esta política induce a una carrera inflacionaria, la empresa que la adopte saldrá del mercado de libre competencia y sus bajas ventas la llevarán al caos económico. En términos generales la rentabilidad de una inversión tiene como parámetros esenciales el tiempo de congelación del capital, el monto de la inversión y el riesgo implícito en esta. 5.2 Evaluación de la utilidad La actividad constructora tiene entre sus principales características la dependencia entre un 50% y 70% de productos elaborados por otras empresas, aumentando su nivel de riesgos. En una empresa constructora se tienen que presuponer los costos directos, los gastos generales, costos indirectos, cargos financieros, cargos fiscales, para así con el costo total presupuestado obligarse a un precio de venta. Aunado a lo anterior, se presuponen tiempos de ejecución para obligarse a un plazo de entrega, que al estar íntimamente ligado al valor de la obra, puede afectar el precio de venta. Otro elemento importante a considerar debido a la proliferación de constructores es el factor de riesgo que ha disminuido el concepto de utilidad, que para edificaciones estadísticamente representa entre el 4% y el 8% de los costos de construcción, para colocarlo incluso en 0%. 15 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 6. Material de apoyo • Porcentaje de imprevistos de la A.I.U administración, imprevistos y utilidad en los contratos de obras. • Contraloría General de la República- Contratación estatal, Contrato de obra A.I.U • Cambios realizados al AIU por la Ley 1819. 7. Referencias bibliográficas Gerencie.com. (2013). A.I.U. Recuperado de https://www.gerencie.com/aiu.html Puerta R. Juan Carlos. (2004). Cartilla A.I.U. en la construcción de edificaciones. Centro Nacional de la Construcción - Sena Regional Antioquia, Colombia. Redacción Eltiempo.com. (23 de marzo de 2004) ¿Cómo tributa un contrato de construcción? Periódico El Tiempo. Recuperado de http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-1502990 Suárez S, Carlos. (2002). Costos indirectos de obra. Costo y Tiempo en Edificación. Pág. 33-45. Editorial LIMUSA. México D.F. Control de documento 16 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 17 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 18 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
