CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS JUSTIFICACIÓN La importancia de este módulo dentro del desarrollo del Programa, radica en la necesidad del control sobre el alto volumen de artículos que se manejan en Restaurantes, Casinos, Clínicas y similares, lo cual se verá reflejado en el momento de mostrar resultados en cada uno de estos establecimientos mediante la consecución y mantenimiento de un bajo porcentaje de costo de materia prima sobre las ventas. OBJETIVO GENERAL Los asistentes a este módulo estarán en la capacidad de establecer y llevar a cabo todos los controles necesarios para mantener sus empresas dentro de los porcentajes de costos de materia prima esperados por los Inversionistas, la Gerencia o el Propietario del establecimiento, logrando con ello resultados óptimos y una gran satisfacción personal por el logro de las metas alcanzadas. Control y Costos de Alimentos Juan Armando Martínez Jiménez CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1.2.3.4.- Generalidades de los Costos. Punto de Equilibrio para un Producto. Punto de Equilibrio para Multiproductos. Métodos para la Determinación de Precios. CONTROL DE COMPRAS 1.2.3.4.5.- El Departamento de Compras. Métodos de Compra. Procedimiento para realizar una Compra. Clasificación de los Proveedores. Formatos. CONTROL DE RECIBO 1.2.3.4.- Principios generales de Recibo. Tratamiento de la información. Procedimiento correcto para el recibo de Mercancías. Formatos. CONTROL DE ALMACENAJE Y ENTREGAS 1.2.3.4.- Principios generales para el Almacenamiento. Proceso para el despacho de Mercancías. Valorización de Inventarios. Formatos. CONTROL DE PRODUCCIÓN 1.2.3.4.- Principios Generales. Análisis de Carnicería. Recetas Standard. Formatos. Control y Costos de Alimentos Juan Armando Martínez Jiménez CONTROL DE FACTURACIÓN 1.2.3.- Ventas. Recopilación de la Información. Formatos. INVENTARIOS 1.2.3.4.- Sistemas de Inventarios. Tipos de Inventarios. Toma de Inventarios. Procesos TALLER DE COSTOS DE ALIMENTOS 1.2.3.4.5.- Inventarios Estimados. Comida de Empleados. Registros de Costos. Reporte diario de Alimentos. Pronóstico de Cubiertos (Forecast). TALLER DE PRESUPUESTOS 1.2.3.4.5.- Datos Históricos. Índices de Estacionalidad. Proyección de Datos. Flujo de Caja. Los Estados financieros y el Flujo de caja. Control y Costos de Alimentos Juan Armando Martínez Jiménez DESARROLLO DEL PROGRAMA PROPUESTO INTRODUCCIÓN 1.- GENERALIDADES DE LOS COSTOS. Para cualquier tipo de Negocio es importante determinar el Punto de Equilibrio de la Empresa. Con el se logran hacer todas la proyecciones sobre los Costos Fijos y/o Variables, las Ventas y las Utilidades requeridas para alcanzar los Objetivos Propuestos. 2.- VARIABLES DEL PUNTO DE EQUILIBRIO PARA UN SOLO PRODUCTO Ingresos o Ventas totales (VT): Resultan de Multiplicar el Precio de Venta unitario (PVU) por el número de Unidades Vendidas o que se esperan vender (TNo.U). VT = PVU * TNo.U Costos Fijos (CF): Se obtienen de sumar los Costos de la Mano de Obra (CMO) con los Gastos Indirectos de Fabricación (GIF). CF = CMO + GIF Costos Variables (CV): Estos resultan de Multiplicar el Costo Unitario de Materia Prima (CMPU) por el número de Unidades Vendidas o que se esperan vender (TNo.U). CV = CMPU * TNo.U Margen de Contribución (MC): Este se conforma de la parte del Precio de Venta que una vez recuperados los Costos Variables, contribuye a recuperar el Costo Fijo y luego a generar Utilidades. MC = PVU - CVU Con los anteriores datos ya se puede plantear una fórmula para halar el Punto de Equilibrio (PE) en unidades por ejemplo: PE = CF MC Control y Costos de Alimentos Juan Armando Martínez Jiménez 3.- PUNTO DE EQUILIBRIO PARA MULTIPRODUCTOS: Este es el más recomendado en la Hotelería y negocios afines ya que en ellos se vende más de un producto. Aquí nace el índice de Popularidad de los Productos, es decir, el grado de aceptación que tienen las diferentes preparaciones en el establecimiento. El índice se halla tomando el total de los Platos vendidos como el 100% y sacando el porcentaje que correspondió a cada preparación. Se saca el margen de contribución de cada producto y se multiplica por su correspondiente índice de popularidad, estos resultados se suman y así hallamos el Margen de Contribución Ponderado (MCP). Entonces el punto de Equilibrio en número de unidades para multiproductos se halla así: PE = CF__ MCP Si se desea conocer el monto de Ventas en el Punto de Equilibrio simplemente se multiplica el número de unidades encontrados por su índice de popularidad y luego estas unidades de cada uno por el precio de venta de cada producto, esto da como resultado el Total que vendí o debo vender por cada producto y la suma de estos resultados da el Total de las Ventas en este Punto de Equilibrio. Estos resultados son la Base para calcular el número de unidades que debo vender para lograr una utilidad determinada antes o después de Impuestos. 4.- MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DE PRECIOS Estos métodos nos dan una base para determinar el precio potencial de venta (PPV) al cual debo lograr un producto para lograr la utilidad que la Gerencia se ha propuesto. Lo anterior es la base para calcular el precio real de venta (PRV) que es el verdadero Ingreso para el establecimiento. Al precio real se le calcula el IVA y es el precio que se colocará en la carta (PC). Para evitar que el resultado de con decimales, lo más aconsejable es que la aproximación del precio potencial al real se haga al mil o a los quinientos más cercanos. Juan Armando Martínez Jiménez Control y Costos de Alimentos MÉTODOS *. COSTO DE MATERIA PRIMA Se toma el costo de materia prima (CPM) de la preparación, se divide por el porcentaje de materia prima (%CMP) establecido por la Gerencia. PPV = CPM__ %CPM *. COSTOS PRIMOS Se toma el costo de materia prima (CPM) y se le suma el costo de la mano de obra calculado por unidad a producir (CMO) y este resultado se divide por la suma del %CPM y el porcentaje de costo de la mano de obra (%CMO). PPV = CPM + CMO__ %CPM + %CMO *. COSTOS BRUTOS Al costo primo anterior se suma en el numerador el gasto indirecto de fabricación calculado para elaborar una unidad y en el denominador se suma el porcentaje para los gastos indirectos de fabricación (%GIF). PPV = CPM + CMO + GIF__ %CPM + %CMO + %GIF Como se podrá observar en estos tres primeros métodos no ha intervenido la utilidad; si se va a trabajar con la misma del periodo anterior entonces estos le darán la base para determinar su nuevo precio de venta. Si la utilidad se va a variar, entonces se debe recurrir a los siguientes métodos: *. COSTOS REALES Se toma el CMP y se le suma CMO y esto se divide por uno, menos la sumatoria del %GIF y el porcentaje de utilidad deseada para este periodo (%UD). PPV = CPM + CMO _ 1 – (%GIF + %UD) *. VOLUMEN Y GANANCIA En este método se analiza si el producto es: POPULAR Y RENTABLE POPULAR Y NO RENTABLE NO POPULAR Y RENTABLE NO POPULAR Y NO RENTABLE Cuando se habla de popular es el grado de aceptación que tiene el plato entre la clientela; cuando se habla de la rentabilidad es la cantidad de utilidad que cada unidad vendida deja para el establecimiento. Se halla tomando el CPM y dividiéndolo por el resultado de restar uno menos los porcentajes de la mano de obra, los gastos indirectos de fabricación y la utilidad deseada. PPV = CPM _ 1 – (%CMO + %GIF + %UD) Cuando el problema es por los lados de competir y los precios por los métodos anteriores no lo permiten, debemos analizar cual de los costos debemos modificar basándonos en el precio de venta de la competencia (PVC). Miremos primero la posibilidad de modificar el CPM: CMP = PVC - ¡ CMO + GIF + (PVC * %UD) Tomemos ahora el CMO: CMO = PVC - ¡ CMP +CMO + (PVC * %UD) Veamos que pasaría con los GIF: GIF = PVC - ¡ CMP + CMO + (PVC * %UD) CONTROL DE COMPRAS 1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Se recomienda el uso de compras centralizadas, es decir se debe encargar solo una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administración sobre este proceso y además del Jefe de Compras sobre los proveedores. Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o pérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, Etc. Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como comprar, características del producto, épocas de abundancia, etc., se deben diseñar unos formatos que recopilen toda esta información y que reciben el nombre de ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR. Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan además a evitar pérdidas y a mantener los costos. Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o descartables, etc. En estas especificaciones nunca se trabajan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendrían que variar cada vez que cambiemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejarían de ser estándar. Las especificaciones deben ser conocidas por el Proveedor para que sepa como despacharnos los productos que le solicitamos, por el Jefe de Recibo para que sepa como aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración. Para comprar se debe tener en cuenta lo siguiente: Tamaño del Negocio. Estructura del Menú. Capacidad de Almacenamiento. Capacidad de Pago. Volumen de Ventas. Condiciones o Características del Producto. 2.- MÉTODOS DE COMPRA *- MERCADO ABIERTO: Este método ofrece las ventajas de un contacto con un número mayor de Proveedores y para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el caso. Se dividen en: COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor número de ofertas, las cuales se Analizan, se Clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideración de la Junta de Compras. Por lo general en un cuadro de clasificación que reúne esta información: PROVEEDOR – CALIDAD – PRECIO – CREDITO – CANTIDAD – SERVICIO MERCADO LIBRE: Se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en la Plaza de Mercado; en el mismo momento de la Compra se puede escoger la Calidad, el Precio, el Tamaño, el Peso por Unidad y la Presentación del Producto; como es lógico no se pueden cambiar las cantidades determinadas por el Departamento de Compras. *- CONTRATISTAS: Se usan para Productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus características especiales, como por ejemplo: La Leche, los Bizcochos, los Postres, etc. Con este tipo de Productos se debe fijar con anticipación con el Proveedor las cantidades normales que se consumieron y la Frecuencia con la que nos los deben entregar. 3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA COMPRA Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la Compra, la cual se determina a través de los siguientes Formatos: LISTA DE MERCADO: Se utiliza para los productos perecederos, de difícil almacenaje o también llamados de consumo diario o compras de Cocina. El Chef o Jefe de Cocina debe tener en cuenta los Eventos que están pronosticados y en colaboración con el Almacenista determinar con base en el Par Stock de cada producto las cantidades que se deben comprar de ellos. Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en le formato los precios y marca cual de los tres es al que se le debe comprar. Este Formato lo termina de llenar el encargado de Recibo anotando en el las cantidades que realmente llegaron. SOLICITUD DE COMPRA: El Almacenista está en la obligación de detectar los puntos en los cuales se deben hacer los pedidos de Mercancía, para evitar que se interrumpa la Producción y que le fallemos a los clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el Almacenista registra la unidad de almacenaje, la existencia, el consumo en el periodo, la cantidad que requiere y el nombre del artículo y la envía al encargado de Compras para que el llene los datos de la última compra y compare los precios con las cotizaciones actualizadas que tiene. Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que él marque la cotización que él autoriza y la devuelve al encargado de Compras para que se elabore la Orden de Compra al Proveedor. Una vez detectadas estas necesidades se realizan las Compras, y para ello se usan dos formas más: Una es el Comprobante de Compras para aquellos productos de los cuales el Proveedor no da Factura (Frutas y Verduras en Plazas de Mercado) y con ello se justifica el Egreso. El otro formato ya lo mencionamos que es la Orden de Compra, la cual se realiza para productos de fácil Almacenaje o los conocidos como no perecederos. 4.- CLASIFICACIÓN DE LOS PROVEEDORES Proveedores Elegidos: - Habituales - Ocasionales - Reserva Proveedores Obligados: - Monopolio - Circunstancias del Lugar Desestimados: - No tenemos contactos Comerciales Potenciales: - Supermercados - Cooperativas - Carnicerías - Tiendas 5.- FORMATOS *.- ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR. *.- CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTÍCULO. *.- LISTA DE MERCADO. *.- COMPROBANTE DE COMPRA. *.- ORDEN DE COMPRA. CONTROL DE RECIBO DE MERCANCÍAS 1-. PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO Mantener los Equipos de Pesas y Medidas en perfecto estado. Mantener el Área de Recibo limpia y ordenada. Haber Recibido copias de Lista de Mercado o de Orden de Compra, según el caso, para saber con exactitud la fecha de llegada de Mercancía. Realizar el conteo físico de cada artículo que se esté recibiendo, verificar las cantidades con la copia de la Orden de Compra o de la Lista de Mercado. Constatar que los precios de la Orden de Compra, y de la Lista de Mercado sean los mismos que el Proveedor está cobrando en la Factura. Verificar que la Calidad de los Productos contra la s Especificaciones de Compra Estándar. Pasar la Mercancía al Almacén una vez cumplido el Proceso de Información. 2-. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la Mercancía, dentro del Establecimiento. Todos los Productos que se compren tienen una clasificación específica y un tratamiento de Almacenaje o de Inventario (no perecedero) o de directo (perecedero). Veamos esta Clasificación: TIPO GRUPO INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO Perecedero Carnes y Salsamentaria Pescados y Mariscos Aves y Caza Lácteos 1 Frutas y Verduras CS PM AC L1 FV Inventario Inventario Inventario Directo Directo No Perecedero Lácteos 2 Enlatados y Envasados Granos L2 EE G Inventario Inventario Inventario 3-. PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCÍA Vamos a ver un Procedimiento General para Recibir la Mercancía. Tener lista la copia de la Orden de Compra o la Lista de Mercado para saber que va a llegar y así preparar la zona de Recibo. Clasificar esta información por fecha de llegada. Seleccionar las especificaciones de Compra Estándar para hacer un correcto Recibo. Verificar la Orden de Compra contra la Factura del Proveedor. Realizar el conteo físico de la Mercancía. Si hay alguna discrepancia entre la Factura y la Orden de Compra o la Factura y la Lista de Mercado hacer un memo de corrección de Factura. Aceptar La Mercancía y firmar la copia de la Factura del Proveedor. Colocarle al original de la Factura del Proveedor el sello de Recibo y llenar los datos correspondientes. En ausencia de la Factura del Proveedor se debe llenar un Formato llamado Mercancía recibida sin Factura. Llenar el comprobante de Recibo de Mercancías. Si se han Recibido Carnes elaborar el Meat Tag. Pasar la Mercancía al Almacén con su correspondiente documentación. Al final del día recopilar toda la información en el Reporte diario de Recibo de Mercancías. FORMATOS *.- MEMO DE CORRECCIÓN DE FACTURA. *.- MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA. *.- SELLO PARA LAS FACTURAS. *.- COMPROBANTE DE RECIBO MERCANCÍAS. *.- MEAT TAG. *.- REGISTRO DIARIO DE RECIBO DE MERCANCÍAS. CONTROL DE ALMACENAJE Y ENTREGAS 1.- PRINCIPIOS GENERALES PARA EL ALMACENAMIENTO Conocer el momento de entrada al Almacén una vez recibida. Tener conocimientos de Conservación de Alimentos. Conocer las Normas de Higiene para poder mantener el Almacén y los Cuartos Fríos en adecuadas condiciones de Sanidad. Conocer el orden en que se deben acomodar los equipos para agilizar la entrega de productos a los Departamentos. Dar a los Departamentos Horarios determinados para la elaboración de pedidos y para la entrega de la mercancía solicitada. Conocer la información para el control de Inventarios de cada grupo y la valorización de las Requisiciones. Estar pendiente de los puntos de pedido parea evitar que falte la mercancía en el Almacén. Cuidar el Saldo mínimo de Inventarios para cada producto y hacer la solicitud a tiempo. 2.- PROCESO PARA EL DESPACHO DE LA MERCANCÍA Recibir de los Departamentos las Requisiciones. Verificar si las cantidades pedidas son normales o se salen de lo común, e investigar el Porqué? Verificar la existencia de la mercancía solicitada. Alistar la Mercancía e ir llenando la requisición correspondiente en la casilla de cantidad despachada. Entregar la Mercancía al solicitante verificando que sea un empleado autorizado para ello y hacerlo firmar en señal de aceptación. 3.- VALORIZACIÓN DE INVENTARIOS En las Clínicas, Casinos y Negocios afines se aconseja el uso del sistema de inventario permanente, pues permite realizar un control muy estricto de los inventarios mensuales y verificarlos con los datos consignados en las tarjetas de control (Kardex, bind card y Registro de Meat – Tag). También se propone el uso de Valorización de Inventarios por el Promedio Ponderado, ya que algunos productos tienen alta rotación y una gran fluctuación de precios. 4.- NIVELES DE EXISTENCIAS Para determinar los niveles ideales de existencias, se debe conocer una información histórica y determinar la información actual. A.- INFORMACIÓN HISTÓRICA a.- CONSUMO ANUAL= Esta información sale de la sumatoria de todos los despachos por cada producto, realizados a los centros de producción y puntos de Venta durante el año anterior. b.- CONSUMO DIARIO = CONSUMO ANUAL 365 DÍAS c.- TIEMPO MEDIO = Promedio existente entre las fechas de realización de cada pedido y la fecha en que efectivamente llega el pedido al establecimiento. d.- CONSUMO MÍNIMO = Es la mínima cantidad del Producto que se consume en un día, según los despachos consignados en el Kardex. Esta cantidad se multiplica por el tiempo medio. e.- CONSUMO MÁXIMO = Es la máxima cant6idad anotada en el Kardex como despachada a Producción o a los Puntos de Venta en un día. También se multiplica por el tiempo medio. f.- CONSUMO NORMAL = CONSUMO MÍNIMO + CONSUMO MÁXIMO 2 g.- PUNTO CRÍTICO = Es la aproximación del consumo diario a la unidad más cercana, debe ser un entero mayor al consumo diario. Este valor se multiplica por 30 si la cantidad se quiere encontrar para un mes. h.- PEDIDO ESTÁNDAR = CONSUMO NORMAL + PUNTO CRÍTICO B.- INFORMACIÓN ACTUAL a.- EXISTENCIA MÁXIMA = PUNTO CRÍTICO – CONSUMO MÍNIMO + PEDIDO ESTÁNDAR b.- EXISTENCIA MÍNIMA = PUNTO CRÍTICO – CONSUMO NORMAL c.- EXISTENCIA NORMAL = EXISTENCIA MÁXIMA + EXISTENCIA MÍNIMA 2 d.- EXISTENCIA CRÍTICA = CONSUMO MÁXIMO e.- EXISTENCIA BASE = EXISTENCIA NORMAL + EXISTENCIA CRÍTICA f.- PUNTO DE PEDIDO = Depende de la Temporada (Alta, Media o Baja) EXISTENCIA MÍNIMA – EXISTENCIA CRÍTICA EXISTENCIA NORMAL – EXISTENCIA CRÍTICA EXISTENCIA MÁXIMA – EXISTENCIA CRÍTICA. 5.- FORMATOS REQUISICIONES BIN CARD REGISTRO MEAT – TAG CONTROL DE PRECIOS REPORTE DE ROTURA Y/O BAJA DE MERCANCÍAS KARDEX CONTROL DE PRODUCCIÓN 1.- PRINCIPIOS GENERALES El control de la producción es una responsabilidad directa del Jefe de cada Cocina (Chef); sin embargo, como encargados del manejo Administrativo del Costo, debemos diseñar el control de los Centros de Producción y determinar los parámetros sobre los cuales se debe guiar el directo responsable. Sobra decir que esto no nos exime de la responsabilidad a nosotros los debemos detectar los problemas y proponer las soluciones. Por esto existen unos principios básicos a saber: Supervisar que los artículos producidos tengan la calidad, cantidad y presentación que espera el cliente. Cuidar que el servicio que se preste a los clientes esté de acuerdo con lo que ellos esperan de nuestro establecimiento. Vigilar que el tratamiento de la materia prima se efectúe según los parámetros de control, higiene y conservación de alimentos. Verificar que los productos despachados según la orden del cliente, sean verdaderamente consumidos por él y que no se desvíe la orden para otros fines, como por ejemplo para el consumo de algunos empleados. Supervisar que las órdenes de producción se originaron realmente en la mesa del cliente. 2.- ANÁLISIS DE CARNICERÍA Este se realiza con base en la información de la compra consignada en el Meat Tag. Consta de tres partes: La primera de ellas hace referencia al encabezado. Allí se consignan los datos del Meat tag y es la base para el desarrollo de la segunda parte. La segunda es el análisis de la compra donde se determinan los desperdicios y las mermas con el fin de encontrar el verdadero Costo Kilo de la Carne principal. La tercera es el análisis de las porciones donde es importante resaltar la relación existente con la Receta Estándar, ya que la receta envía el peso de las porciones y aquí se determina el costo de dichas porciones para que la receta pueda ser terminada. 3.- RECETA ESTÁNDAR Este formato se debe realizar por cada preparación que se ofrezca en la carta, apoyadas por varias recetas secundarias que pueden utilizadas en varios platos. Existen Recetas Estándar para: Producción: Que se limitan a dar los ingredientes, la unidad, el valor unitario determinado según la unidad, el valor total de cada ingrediente, la sumatoria de los valores totales para determinar el costo de los ingredientes, incrementa en un 10% este valor como provisión para aquellos ingredientes que no es posible valorizar o para un posible incremento en los precios de compra y determina el costo total de la preparación para poder luego determinar el costo de la porción. Costos: Tiene la misma información que la anterior, pero va más allá, pues debe determinar los porcentajes de materia prima con que trabaja el establecimiento, los precios potenciales de venta, el precio real de venta, el costo real de la preparación, el IVA. que va a generar la venta de esta preparación y por último el precio de carta para cada uno de los productos ofrecidos en la carta. Los que no son ofrecidos en la carta solo se trabajan en las recetas de producción hasta la determinación del costo porción sin agregar el margen de error o variación. 4.- FORMATOS COMANDA PLANILLA DE CONTROL DE CONSUMO SEGÚN COMANDAS MEMOS DE TRANSFERENCIA ANÁLISIS DE CARNICERÍA RECETA ESTÁNDAR CONTROL DE FACTURACIÓN 1.- VENTAS En control de Facturación está a cargo del Departamento de Contabilidad, pero la información que aquí se genera es la clave para determinar muchos formatos que interesan al Contralor de Alimentos y Bebidas así como al Gerente de este Departamento. En este momento, los Cajeros del establecimiento deben realizar un trabajo consecutivo de información, para lograr el mejor manejo del control de ingresos, como es: Con Base en la Comanda, generar la factura para cobro al cliente (conocida también como cheque cuenta); con esas facturas se llena la planilla del cajero, donde se discrimina por cada concepto los ingresos recibidos y también como fueron canceladas cada una de esas cuentas. Al finalizar el día el Cajero debe entregar la Planilla con el dinero efectivo, cheques, comprobantes de tarjeta de crédito y cuentas por cobrar a la persona encargada del control de los ingresos, de tal forma que al mismo le tiempo le efectúan el arqueo de caja y así evitar más tarde dolores de cabeza. 2.- RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN El encargado de control de costos debe rehacer el juego de comandas, para verificar que en el original y las copias esté el mismo pedido. Luego debe verificar que lo anotado en cada comanda este relacionado como salida en la planilla de control de consumo según comandas. Una vez realizado el punto anterior se verifican las facturas contra las comandas que le dieron origen; se verifica que el valor cobrado por los consumos coincida con los valores expresados en la carta del establecimiento. Revisar que los valores cobrados en las facturas de los clientes estén relacionados en la planilla del cajero y si es así se procede a llenar el Reporte Diario de alimentos y completar los registros de Costo por cada centro de Producción para la venta. 3.- FORMATOS FACTURA O CHEQUE CUENTA PLANILLA DE CAJERO CONTROL DE INVENTARIOS ¿QUÉ ES UN INVENTARIO? Es un conteo físico de unidades existentes en Almacenaje, y/o en proceso de Producción, y/o de Productos terminados, para su posterior Valorización, con el fin de determinar los costos o hacer los ajustes necesarios para poderlos determinar. 1.- SISTEMAS DE INVENTARIOS Existen dos Sistemas de Inventarios: * Inventario Periódico: En este sistema solo se puede conocer el estado de resultados del negocio al finalizar un período determinado. Maneja la cuenta de Compras y no la cuenta de Costos de Ventas; Para conocer el Costo de Ventas se debe hacer un Juego de Inventarios así: INVENTARIO INICIAL DEL PERIODO + COMPRAS DEL PERIODO = MERCANCÍA DISPONIBLE EN EL PERIODO - INVENTARIO FINAL DEL PERIODO (FÍSICO) = COSTO DE LA MERCANCÍA VENDIDA * Inventario Permanente: En este Sistema puedo conocer el estado de resultados del negocio en cualquier momento, porque el control del costo de ventas se realiza al tiempo con el control de inventarios, pues al realizar las requisiciones, de inmediato se está cargando el valor a los costos del negocio. No maneja la cuenta de Compras dentro de los libros auxiliares, si no la de Inventarios y se trabajaría así: INVENTARIO INICIAL + ENTRADAS DE ALMACÉN = MERCANCÍA DISPONIBLE - COSTO DE VENTAS = INVENTARIO FINAL 2.- TIPOS DE INVENTARIOS Existen varios tipos de Inventario: De Balance: Se realiza una vez por año y es total, pues cubre también los activos de la compañía. De Auditoria: se realiza en cualquier momento y no es total, su objetivo es verificar diferencias entre los Kardex y la Existencia real. De Período: Se realiza a la terminación de un periodo determinado con el fin de emitir los estados financieros a esa fecha, tienen objetivos específicos, como por ejemplo saber el comportamiento del negocio en un mes crítico, o en uno extraordinario, etc. Para algunos autores la clasificación se realiza según el método de valorización que se utilice: UEPS, PEPS o PROMEDIO PONDERADO. 3.- TOMA DE INVENTARIOS El establecimiento debe programar cuando se deben realizar los inventarios, horas de toma de inventarios, papelería para la toma de Inventario, personal, etc. Para lograr la credibilidad que requiere el establecimiento, el Inventario debe ser realizado por el Contralor de Alimentos y Bebidas o por quien ejerza estas funciones en cada negocio. El Inventario debe realizarse con un conteo y un reconteo de manera que si existen diferencias entre los dos, se realice un tercero en busca de la cifra real. Las personas del primer y segundo conteo deben ser diferentes. La supervisión de la toma del Inventario puede ser efectuada por una persona asignada por Contabilidad para este fin. La valorización del Inventario la realiza el Departamento de Contabilidad. 4.- PROCESOS Toma de Inventario Físico Valorización del Inventario Comparación del Inventario con los datos del Kardex, Bin Card, etc. Determinar las diferencias e investigarlas Realizar los ajustes para dejar el inventario real Utilizar la Valorización del Inventario para elaborar los estados financieros
