Primera edición Febrero de 2002 Décima edición Enero de 2011 © Derechos reservados conforme a la Ley, por el Autor y por la Empresa Editorial. EDICIONES FISCALES ISEF, S.A. Av. Del Taller No. 82 P.A. Col. Tránsito, Deleg. Cuauhtémoc C.P.06820, México, D.F. Tel. conmutador: (55) 50-96-5100 Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin autorización escrita del Autor o de esta Empresa Editorial. Número de Registro de la CANIEM 564. ISBN-978-607-406-280-9 CONTIENE INFORMACION PUBLICADA EN EL D.O.F. HASTA EL 31 DE ENERO DE 2011. LOS COMENTARIOS Y EJEMPLOS EXPUESTOS EN ESTA OBRA SON RESPONSABILIDAD DEL AUTOR. IMPRESO EN MEXICO PRINTED IN MEXICO DEDICATORIA A mi esposa C.P. Elizabeth Galindo Alvarado de Orozco Ejemplo de tenacidad y superación A mis hijas Claudia Elizabeth Angélica Beatriz Diana Leticia Mis principales motivaciones en la vida PROLOGO INTRODUCCION ABREVIATURAS INDICE CAPITULO 1. GENERALIDADES 1.1. Concepto de nómina. 1.2. Tipos de nómina. 1.3. Entorno del proceso de nómina. 1.4. El proceso de nómina: dónde empieza y dónde termina. 1.5. Procedimiento administrativo para elaborarla. 1.6. A quiénes se debe incluir en la nómina. 25 25 26 27 28 29 CAPITULO 2. DATOS DE LA EMPRESA 2.1. Información básica. 2.2. Necesidad de políticas de pago, descuentos y prestaciones. 2.3. Obligaciones legales y fiscales. 2.4. Ejemplos de calendarios de pago. 31 34 35 38 CAPITULO 3. DATOS DE LOS EMPLEADOS 3.1. Información básica. 3.1.1. Datos de identificación. 3.1.2. Datos de ubicación. 3.1.3. Datos para pago. 3.1.4. Fechas. 3.1.5. Otros. 45 45 47 49 50 51 CAPITULO 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. CONCEPTOS DE PAGO, DE DESCUENTO, DE BASES, DE PROVISIONES Y OTROS Información básica. Importancia de la prioridad de cálculo. Importancia de su contabilización. Catálogo de conceptos. 4.4.1. Importancia del catálogo de conceptos. 4.4.2. Estructura y clasificación. 4.4.3. Catálogo base. CAPITULO 5. SALARIO DIARIO INTEGRADO (SDI) 5.1. Integración salarial. 53 55 56 57 57 57 59 67 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.1.1. Integración para Infonavit. 5.1.2. Integración para seguro social. Salario diario integrado (SDI). 5.2.1. Cálculo de factores de la parte fija del salario. 5.2.2. Cálculo de la parte variable del salario. Salario base de cotización (SBC). Topes a salario base de cotización. Ejemplos de cálculo del salario diario integrado. Avisos de alta, baja y cambio (ABC) ante el SS. 5.6.1. Formularios impresos autorizados. 5.6.2. Sistema DISPMAG. 5.6.3. Sistema IMSS desde su empresa (directo con el IMSS). 5.6.4. Sistema IMSS desde su empresa (vía internet). 5.6.5. Certificación digital. Aumentos de sueldo: individuales, masivos y retroactivos. Archivos históricos. 84 90 91 92 93 CAPITULO 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17. 6.18. 6.19. 6.20. 6.21. POLITICAS DE PAGO, DESCUENTO Y PRESTACIONES Sueldos y salarios. Vacaciones. Prima de vacaciones. Aguinaldo o gratificación. Faltas. Incapacidades. Provisión para pago de vacaciones y prima vacacional. Provisión para pago de aguinaldos o gratificaciones. Tiempo extra. Fondo y caja de ahorro. Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU). Jubilaciones, pensiones y haberes de retiro. Comisiones. Suplencias y derramas. Día festivo trabajado. Día de descanso trabajado. Prima dominical. Incentivos por asistencia y puntualidad. Viáticos y otros similares. Compensaciones y otros similares. Pagos de previsión social. 67 68 69 69 71 71 71 72 74 76 80 95 99 102 104 106 109 111 113 115 122 131 133 142 143 144 144 145 146 148 151 154 6.22. 6.23. 6.24. 6.25. 6.26. 6.27. 6.28. 6.29. 6.30. 6.31. 6.32. Ingresos por adquisición de títulos valor. Honorarios asimilables. Pensión alimenticia. Descuentos sindicales. Descuento Fonacot. Descuento préstamos de Infonavit. Descuentos por préstamos a terceros. Descuentos por daños a empresa. Descuentos por préstamos y anticipos de empresa. Préstamo por sobregiro. Ajuste por redondeo. CAPITULO 7. FINIQUITOS Y LIQUIDACIONES 7.1. Finiquitos. 7.2. Liquidaciones. 7.2.1. Integración del salario para efectos de liquidación. 7.2.2. Gratificación por separación. 7.2.3. Salarios caídos. 7.2.4. Indemnización 3 meses. 7.2.5. Indemnización 20 días por año. 7.2.6. Prima de antigüedad. 7.2.7. Comentarios finales sobre liquidaciones. 7.2.8. Indemnización exenta. 7.3. Cálculo del ISR anual en liquidaciones. CAPITULO 8. PROVISION IMPUESTO SOBRE NOMINAS 8.1. Fundamentos legales. 8.2. Integración de la base. 8.3. Exenciones y reducciones del impuesto. CAPITULO 9. CUOTAS OBRERO PATRONALES SS 9.1. Fundamentación. 9.2. Cuotas por ramo de riesgo. 9.3. Base máxima de cotización. 9.4. Topes y días base de cotización. 9.5. Cálculo de las cuotas. 9.6. Cuotas obreras SS. 9.7. Cuotas patronales SS. 9.8. Provisión aportaciones Infonavit. 9.9. Cuotas obreras pagadas por la empresa. 9.10. Percepciones excedentes a topes legales SS. 9.10.1. Base percepciones fijas SS. 172 174 180 181 182 182 186 188 189 190 191 193 194 194 198 199 199 200 201 203 203 203 208 210 213 219 220 221 222 223 227 227 228 229 230 230 9.10.2. Base percepciones variables SS. 9.10.3. Cálculo de percepciones excedentes a topes legales. 9.11. Presentación y pago de las determinaciones. CAPITULO 10. IMPUESTO SOBRE LA RENTA 10.1. Antecedentes. 10.1.1. Fundamentación. 10.1.2. Reformas de los últimos años. 10.2. Determinación del ingreso gravable. 10.2.1. Ingreso gravable en percepciones normales. 10.2.1.1. Base percepciones gravables ISR. 10.2.1.2. Base percepciones exentas ISR. 10.2.2. Ingreso gravable en percepciones periódicas de jubilación. 10.2.3. Ingreso gravable en pago único de jubilación. 10.2.4. Ingreso gravable en pagos al término de la relación laboral. 10.3. Reglamentación del cálculo de los pagos provisionales. 10.3.1. Pagos provisionales en percepciones normales. 10.3.2. Pagos provisionales en percepciones periódicas de jubilación. 10.3.3. Pago provisional en pago único de jubilación. 10.3.4. Pago provisional en pagos al término de la relación laboral. 10.4. Reglamentación del cálculo del impuesto anual 10.4.1. Constancias de percepciones e impuestos retenidos recibidas de otras empresas 10.4.2. Casos en que no se hace cálculo del impuesto anual 10.4.3. Cálculo del impuesto anual 10.4.4. Ejemplo del cálculo anual 10.4.5. Ejemplos de resultados del cálculo por el ajuste anual. 10.5. Consideración de los sueldos y salarios y de las aportaciones de seguridad social en la Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Unica (LIETU). 10.6. Obligaciones de los contribuyentes. 10.7. Obligaciones de los patrones. 10.8. Un camino diferente: cálculo del pago provisional mensualizando o anualizando la percepción. 10.9. Tarifas y tablas ISR y de subsidio para el empleo. 10.10. Comentarios en relación con el diseño de las tarifas. 10.11. Del fomento al primer empleo. 231 233 240 243 243 245 247 248 248 250 252 252 252 253 253 261 261 263 264 265 265 267 272 272 273 276 277 284 287 292 294 CAPITULO 11. RESUMEN DE INTEGRACION DE LAS BASES DE ACUMULACION 303 CAPITULO 12. INFORMACION ACUMULADA DE CONCEPTOS 12.1. Información que se debe guardar. 12.2. Plazo para guardar la información. 12.3. Traspaso de un empleado de una nómina a otra. 12.4. Integridad de estos acumulados. 309 310 310 310 CAPITULO 13. CONTABILIZACION DE LA NOMINA 13.1. Generalidades. 13.2. Catálogo de cuentas. 13.3. Las llaves contables y su uso. 13.4. Guía contabilizadora. 13.5. Ejemplo de pólizas de diario. 311 312 314 317 328 CAPITULO 14. CONTROL DE VACACIONES 14.1. Estados de cuenta. 14.2. Reporte de vacaciones pendientes. 14.3. Reporte de programación de vacaciones pendientes. 14.4. Constancia de disfrute de vacaciones. 14.5. Cédula de pasivo de vacaciones. 331 334 336 338 340 CAPITULO 15. CONTROL DE CAJA Y FONDO DE AHORRO 15.1. Estados de cuenta. 15.2. Autorización de préstamos. 15.3. Reparto de intereses. 15.4. Reporte de control de adeudos. 343 350 351 352 CAPITULO 16. CONTROL DE ADEUDOS 16.1. Estados de cuenta. 16.2. Autorización de préstamos. 16.3. Reporte de control de adeudos. 353 356 357 CAPITULO 17. SISTEMA UNICO DE AUTODETERMINACION (SUA) 17.1. ¿Qué es el SUA? 17.2. Mantenimiento a datos del patrón. 17.3. Mantenimiento a datos del trabajador. 17.4. Mantenimiento de datos afiliatorios. 17.5. Mantenimiento de movimientos e incidencias. 17.6. Cálculos del sistema. 17.7. Reportes. 17.8. Proceso de confronta. 359 362 363 363 364 364 365 366 17.9. Determinación de la prima de riesgo de trabajo. 17.10. Gráficas. 17.11. Utilerías. 366 367 367 CAPITULO 18. INFORMACION A TERCEROS 18.1. Por pago de nómina a través de instituciones bancarias. 18.2. Por pago de prestaciones con vales. 18.3. Por administración del fondo de ahorro en una institución bancaria. 369 370 CAPITULO 19. PARTICIPACION DE UTILIDADES A LOS TRABAJADORES 19.1. Fundamentación. 19.2. Determinación del porcentaje de la participación. 19.3. Determinación del importe de la participación. 19.4. Derechos de los trabajadores para objetar las cifras de las declaraciones. 19.5. Forma de distribuir la participación. 19.6. Determinación de días y salario base. 19.7. Normas adicionales para la distribución de la participación. 19.8. En qué momento debe pagarse. 19.9. Comisión de representantes de los trabajadores y del patrón. 19.10. Empresas exceptuadas del reparto. 19.11. Ejemplo de cédula del trabajo para el reparto. 19.12. Retenciones permitidas sobre los pagos de PTU. 19.13. Otras consideraciones. 372 375 375 375 377 378 378 379 380 380 381 383 383 384 CAPITULO 20. CALCULO DE LA PRIMA DE RIESGO DE TRABAJO 20.1. Fundamentación. 385 20.2. Autodeterminación de la prima de riesgo. 386 20.3. Fórmula para cálculo de la prima de riesgo. 387 20.4. Cálculo de días cotizados. 388 20.5 Determinación de los casos de riesgo de trabajo a considerar. 389 20.6. Incapacidades permanentes, parciales y totales y defunciones. 389 20.7. Ejemplo del cálculo. 390 20.8. Declaración anual ante el IMSS. 391 CAPITULO 21. REPORTES 21.1. Tarjetas para reloj checador. 21.2. Credenciales. 21.3. Kárdex. 21.4. Pre-nómina para codificación. 21.5. Nómina de pago. 395 396 397 399 400 21.6. Recibos de pago. 21.6.1. Recibos de nómina normal. 21.6.2. Recibos de nómina de gratificaciones. 21.6.3. Recibos de nómina de despensa. 21.6.4. Recibos de nómina de PTU. 21.6.5. Recibos de nómina de devolución del fondo de ahorro. 21.6.6. Recibos de nómina de finiquito y/o liquidación. 21.7. Resumen por departamento. 21.8. Resumen por concepto. 21.9. Resumen por forma de pago. 21.10. Póliza de diario de nómina. 21.11. Póliza de diario de provisiones. 21.12. Catálogos de empleados. 21.13. Histórico de sueldos. 21.14. Catálogo de conceptos. 21.15. Reporte de acumulados. CAPITULO 22. DECLARACIONES ANUALES Y CONSTANCIA DE PERCEPCIONES E IMPUESTOS RETENIDOS BIBLIOGRAFIA INVITACION 401 404 405 406 407 408 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 423 PROLOGO A LA PRIMERA EDICION Hace treinta años, cuando empecé a estudiar la Ley del Impuesto Sobre la Renta, uno de los aspectos que más me gustaron fue precisamente lo referente a sueldos y salarios. No era mi actividad principal, pero apoyaba a otras personas en lo referente a la interpretación y aplicación de la misma en lo relacionado con la nómina. No éramos muchas las personas que nos dedicábamos a esto, no era cosa fácil la aplicación de la Ley. Se tenía que recurrir a múltiples ejemplos numéricos y cuando creíamos haber entendido, ¡nos cambiaban la Ley! Además, no era suficiente el estudiar la Ley del ISR, era necesario estudiar y entender también la Ley del Seguro Social y nuevamente, recurrir a muchos ejemplos. Y lo mismo sucedía con la Ley del Infonavit, la del Impuesto sobre Nóminas y desde luego, la Ley Federal del Trabajo, además de la interpretación y aplicación del Contrato Colectivo y el Reglamento Interior de Trabajo. Pero pronto entendí una cosa, este tema que para la mayoría de las personas era difícil, resultaba fácil si se estudiaba seriamente. Y esto sigue siendo válido: el tema de nómina no es difícil cuando se estudia detenidamente. Aún nos siguen cambiando las leyes –en mi opinión con demasiada frecuencia–, principalmente la Ley del ISR y casi siempre los cambios son como una reacción de la SHCP a la actitud de los contribuyentes que siempre buscan pagar menos impuesto, muy pocas veces buscando una verdadera simplificación administrativa. Analizar los cambios requiere trabajo. Sin embargo, cuando se han estudiado y aplicado las leyes anteriores a esos cambios, todo se simplifica. Es más fácil entender y cumplir las nuevas disposiciones. Aplicar correctamente las leyes parecería no tener mayor problema, sin embargo, la práctica profesional que he tenido en los últimos años prestando mis servicios, primero como Director de Consultoría y como Director de Ventas en un despacho especializado en Sistemas de Nómina, después como Director de Ventas en una empresa de servicios ASP que proporciona el servicio de nómina y en los últimos años a través de las consultas de mis apreciables lectores, me han permitido asomarme a los problemas de una gran cantidad de empresas de diferentes características, diferentes giros, diferentes condiciones de operación y diferente tamaño en cuanto a número de empleados; y he encontrado que el denominador común a esa gran cantidad de problemas, es la falta de capacitación integral de las personas que intervienen en el proceso administrativo de la nómina. Capacitarse y mantenerse actualizado en las diferentes leyes que hemos mencionado y atender el trabajo cotidiano, que regularmente es muy pesado y absorbente, no es una tarea fácil; se tiene que recurrir a una gran cantidad de información, la que regularmente es emitida atendiendo a una por una de las leyes; esto hace que sea muy problemática y laboriosa la capacitación y el ver completo todo el panorama de la administración de la nómina. Y esta falta de capacitación integral no es privativa del personal que ya está trabajando, sino también alcanza a los estudiantes de las diversas carreras que tienen relación con este tema. Sus programas de estudio están estructurados por leyes, no por temas como el que nos ocupa. Estas son las razones por lo que la nómina ha sido siempre un tema para especialistas: el especialista en el tema laboral, el especialista en el tema de impuestos, el especialista en el tema de computación, etc. y es por eso que siempre encontramos literatura de uno y otro aspecto, pero por separado. Por eso me ha parecido interesante conjuntar la experiencia de todos estos años para hacer este Estudio Integral de la Nómina. Al reunir mis conocimientos sobre el tema en un solo libro, deseo ayudar a todos los interesados en él a conocerlo más profundamente, a estudiarlo, a analizarlo, a discutirlo y finalmente a enriquecerlo. Y aquí está. Espero, sinceramente, que logre estos propósitos. PROLOGO A LA PRESENTE EDICION A diez años de haber escrito la primera edición de este libro, puedo decir que el interactuar con mis lectores ha sido una experiencia muy enriquecedora y en la que yo he sido el principal beneficiario. Los comentarios que he recibido a través de los correos electrónicos y en forma personal, han venido a confirmar las premisas que me llevaron a escribir este libro: El denominador común en la gran cantidad de problemas en el tema de la nómina que enfrentan las empresas es la falta de capacitación de las personas que intervienen en el proceso administrativo Los constantes y erráticos cambios a nuestras leyes, principalmente la Ley del Impuesto Sobre la Renta, obligan a un análisis muy profundo de las reformas publicadas para su correcta y oportuna aplicación. El poder judicial de la federación y las diferentes instancias de gobierno, han emitido una gran cantidad de acuerdos, decretos, tesis, resoluciones y jurisprudencia para tratar de aclarar las dudas y para ayudar a interpretar correctamente las diferentes leyes. Capacitarse, mantenerse actualizado en las diferentes disposiciones que rigen la materia y atender el trabajo cotidiano resulta una tarea agobiante. Por todo esto, reitero mi compromiso de mantener actualizado este ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA con las modificaciones a las leyes y con los comentarios de mis lectores que enriquezcan el contenido del mismo, para que este libro siga siendo una fuente de estudio y consulta. INTRODUCCION El tema de nómina es muy extenso, pero deseo mostrar el panorama general más común en la mayoría de las empresas en México, conjuntando experiencias reales con el estudio de las leyes que afectan a la nómina, y sólo en cuanto a lo que afecta este tema. No deseo analizar la validez jurídica de las normas que afectan a la administración de la nómina o sus relaciones entre sí, sino sólo hablar de mi interpretación de dichos preceptos. La Ley Federal del Trabajo, que en los últimos años ha sido tan criticada y que seguramente pronto veremos modificada, ha prevalecido en el tiempo no sólo por la fuerza que representan las organizaciones laborales que se oponen a su modificación, seguramente por temor a perder muchos logros que han obtenido a través de los años, sino porque regula aspectos que necesariamente tenían que ser regulados. Esta Ley, que data del 1o. de mayo de 1970, aunque ha sido constantemente modificada, ha quedado obsoleta, desactualizada, muy lejos de la realidad de nuestro tiempo y de las nuevas formas de administrar la relación laboral. Al haberse quedado estancada esta Ley, las leyes fiscales que norman aspectos laborales se le han adelantado y han seguido su propio camino: cada una define lo que para ella se entiende como salario; o bien, la poca claridad o ambigüedad que, para la época actual, caracteriza a la Ley laboral, ha afectado y complicado las leyes fiscales que norman aspectos laborales. Pongamos dos ejemplos: Las despensas pagadas en efectivo o en vales. Para la Ley Federal del Trabajo debe integrar el salario base para cálculo de indemnizaciones ya que para estos efectos el salario se integra con “... prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo”; para la Ley del Seguro Social forma parte del salario diario integrado, base de cotización, sólo si rebasa el 40% de un salario mínimo general; igual criterio prevalece para la Ley del Infonavit; el Código Financiero del Distrito Federal señala que si se cobra al empleado una cantidad (que puede ser cualquiera ya que no señala ninguna) no formará parte de la base para el Impuesto sobre Nóminas y la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la trata junto con otras prestaciones de previsión social de “naturaleza análoga” para dejarla exenta. El tiempo extra doble. Señala el artículo 66 de la LFT: “Podrá también prolongarse la jornada de trabajo por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de tres horas diarias ni de tres veces en una semana”. En primer lugar, ¿quién respeta esta disposición?, en segundo lugar, ¿Esto es lo mismo que 9 horas a la semana?, ¿qué sucede si el trabajador labora una hora diaria de lunes a sábado, excediendo de tres días a la semana pero sin pasar de 9 horas?, ¿qué criterio se debe tomar para efectuar el pago?; porque el artículo 68 dice que “La prolongación del tiempo extraordinario que exceda de nueve horas a la semana, obliga al patrón a pagar al trabajador el tiempo excedente con un doscientos por ciento más del salario que corresponda a las horas de la jornada”. Este artículo establece además que “los trabajadores no están obligados a prestar sus servicios por un tiempo mayor del permitido en este capítulo”, ¿cuál es el tiempo permitido?, ¿qué pasa con las horas de los días jueves, viernes y sábado, en el ejemplo planteado? A esto agregamos que para la Ley del Seguro Social, artículo 27 “... Se excluyen como integrantes del salario base de cotización, dada su naturaleza, los siguientes conceptos: ... IX. El tiempo extraordinario dentro de los márgenes señalados en la Ley Federal del Trabajo”, ¿exactamente a cuál tiempo extra o a qué márgenes se refiere? Y la Ley del Impuesto Sobre la Renta, exenta de pago de impuesto (normalmente sólo el 50%), el tiempo extra que “no exceda el límite previsto en la legislación laboral...”, ¿cuál es el límite previsto en la legislación laboral? La Ley Federal del Trabajo no puede ser tan ambigua ni tan poco clara y para su modificación deben considerarse las demás leyes y, para estar en la época, los usos y costumbres plasmados en los Contratos Colectivos de Trabajo y en los Reglamentos Interiores de Trabajo. Tarea ardua en esta época de interesantes e intensos cambios en los procesos democráticos en los que hasta para ponerse de acuerdo en la hora es difícil y en los que se exige una total transparencia en la función pública; pero sólo así, la Ley Federal del Trabajo volverá a ser rectora en materia laboral. Para el año 2002, se promulgó una nueva Ley del Impuesto Sobre la Renta, o mejor dicho, se promulgaron varios cambios a la antigua Ley que esencialmente siguió siendo la misma. Pero como en todos los cambios hubo algunas cosas que se complicaron y en algunos casos, hubo aumento de impuestos. Para el año 2003, se modificaron o se reformaron algunos aspectos como previsión social, fondo de ahorro, crédito al salario, ajuste anual, tarifas y tablas y el impuesto sustitutivo de crédito al salario. Para el año 2004, se deroga el impuesto sustitutivo de crédito al salario y se publica el nuevo Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, el que incorpora algunos aspectos comprendidos en la Miscelánea Fiscal de 2003 y precisa algunas reglas en relación con la previsión social y las aportaciones del fondo de ahorro. El CFDF se reforma afectando algunos aspectos del Impuesto sobre Nóminas y el CFEM también tiene alguna modificación. Los cambios de 2004 corrigen algunas cosas, destacando la derogación del ISCAS que nunca debió existir, pero estos cambios no son suficientes y tampoco parece que éstos se hayan pensado considerando las demás leyes involucradas ni las prácticas usuales en la administración de la nómina, ni siquiera podríamos pensar que se han hecho los cambios buscando una simplificación administrativa. Para el año de 2005 se promulgaron modificaciones que implicaban básicamente dos cambios: En el primero se tipificó un nuevo concepto de ingreso fiscal que he denominado “ingresos por adquisición de títulos valor” y que comento en el tema 6.22. En el segundo, se cambiaba la forma para el cálculo del impuesto sobre la renta. Sin embargo, este segundo cambio se hizo con tan mala técnica legislativa y con tan poco consenso, que no obstante que entraría en vigor hasta el 2006, provocó confusión, inseguridad jurídica y enfrentamientos entre los representantes de los trabajadores y el poder legislativo. Para 2006, la reforma promulgada en el 2005 sobre sueldos y salarios y que provocó tanta discusión, fue derogada sin haber entrado en vigor. Sin lugar a dudas este tema distrajo la atención de los legisladores quienes no impulsaron nuevas reformas inherentes a nuestro estudio y dejaron en el aire algunas situaciones de 2005 que tuvieron que subsanarse mediante decreto de facilidades administrativas.” Para 2007, algunas de las reglas de la resolución miscelánea que afectaban a la nómina, fueron incorporadas, con algunas adecuaciones, al Reglamento de la LISR; de entre estas reformas, las que afectan a previsión social han resultado muy importantes. El límite para no estar obligado a la declaración anual, se establece en $ 400,000.00 y los últimos renglones de las tarifas tienen pequeñas modificaciones, siendo el más importante el del por ciento máximo para aplicarse sobre el excedente del límite inferior anunciado desde el 2005 del 28%. Para 2008, cambia el procedimiento para calcular el impuesto sobre la renta para las personas físicas, mediante la integración del subsidio fiscal en una sola tarifa, es decir, se derogan los artículos 114 y 178 y se modifican las tarifas de los artículos 113 y 177, aunque sólo por esta integración y no se ajustan de acuerdo a la inflación que en este año alcanzó el 10% desde la última actualización. El crédito al salario se sustituye por el subsidio para el empleo y se cambian todas las referencias por estas modificaciones. Pero la reforma más importante, no era en la forma de calcular los impuestos sobre los sueldos y salarios, sino la forma en que éstos serían considerados de aquí en adelante para calcular los impuestos a cargo de la empresa: la nueva Ley de Impuesto Empresarial a Tasa Unica (IETU), no consideraba deducibles a todas las prestaciones exentas. Afortunadamente, esto se corrigió el 31 de diciembre a través de la Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2007, en la regla 17.9. Para 2009, la SHCP decidió mantener la estructura fiscal vigente, misma que aporta seguridad jurídica para los contribuyentes, evita abrir espacios para evasión y elusión de los impuestos y disminuye los costos que se encuentran destinados a la observación de las obligaciones, fomentando en conjunto una mayor cultura de cumplimiento fiscal. Expertos en materia agregaron que es necesario preservar la estructura y la fortaleza del sistema tributario que se encuentra vigente, así como analizar su evolución y los efectos en los niveles de recaudación y en el desarrollo económico de nuestro país. Lamentablemente, las tarifas de los artículos 113 y 177 que desde el año anterior debieron actualizarse por inflación, permanecen sin cambio. Esto significa que para la SHCP, la integración que llevó a cabo el año anterior, equivale a la actualización que para ese año debió hacerse. Para el año de 2010, las tarifas del ISR no se actualizan por inflación como debería de ser pero si se incrementan para aumentar la recaudación y compensar la baja en los ingresos petroleros, aunque en forma transitoria y para los años de 2010 a 2013. También se incrementa la tasa del Impuesto sobre Nóminas para el DF y se fija en el 2.5% según modificaciones al CFDF. Para el año 2011, se mantiene la estructura fiscal vigente sin mayores cambios y se adicionan títulos a los estímulos vigentes ordenándolos en capítulos y se agrega el Capítulo VIII Del Fomento Al Primer Empleo, y ya empezado el año, se expide la Ley de Ayuda Alimentaria para los trabajadores. Ambas modificaciones, resultan poco claras en cuanto a su objetivo y finalidad, por decir lo menos. La del fomento al empleo señala tantos requisitos y plantea tantas dudas que difícilmente podrá ser un estímulo verdadero al fomento del empleo y seguramente tendrá poca aplicación. La Ley de Ayuda Alimentaria hace evidente lo poco que los legisladores conocen la materia laboral y fiscal ya que lo que la ley contiene no presenta prácticamente nada nuevo y hace que su finalidad se preste a oscuras interpretaciones. Sin embargo, tenemos que decir que esas son las leyes que tenemos y tenemos que usarlas, y usarlas lo mejor posible; y para ello, lo mejor es conocerlas y analizarlas conjunta y detenidamente. En todo caso, entre mejor las conozcamos, más fácil será analizar y conocer nuevas leyes que sustituyan a éstas. Este libro trata todo lo relativo a las erogaciones de las empresas que son ingresos para los empleados o que están basados en la información de éstos. No trata otros aspectos de recursos humanos como selección, reclutamiento, capacitación, seguridad e higiene, reglas de comportamiento, de funcionamiento o de operación que contienen los Contratos Colectivos de Trabajo o los Reglamentos Interiores de Trabajo. Empiezo hablando en el capítulo 1, lo que es la nómina y sus aspectos más generales, suficientes para introducir al lector en el tema. En los capítulos 2, 3 y 4 comento sobre la información básica de la empresa, los empleados y los conceptos de pago y descuento, y de los datos necesarios para la presentación de declaraciones y para manejar la nómina más eficientemente. En el capítulo 5 trato el difícil y delicado tema del salario diario integrado para efectos del seguro social, los avisos que hay que dar a este Instituto y las formas que tenemos que usar para hacerlo. En los capítulos 6, 7, 8, 9 y 10 trato extensamente de las políticas de pago y descuento en las que se basa toda la actividad de la nómina durante la estancia del empleado en la empresa y al término de la relación laboral, incluidos todos los aspectos de cálculo de cuotas obrero patronales del seguro social e impuestos; y presento en el capítulo 11 un resumen conceptual de integración de las bases de acumulación. En el capítulo 12 hablo de la información, ya resumida, en conceptos de pago, descuento y auxiliares que nos han de servir para explotar la información procesada. En el capítulo 13 trato de la contabilización de la nómina ya procesada. En los capítulos 14, 15 y 16 expongo el control en estados de cuenta, de las vacaciones, el fondo de ahorro y de los diversos adeudos que suele tener el personal. En el capítulo 17 platico sobre lo que es el SUA (Sistema de Unico de Autodeterminación), su uso y su obligatoriedad. En el capítulo 18 hablo de la información que debemos enviar a terceros como bancos y proveedores de vales. En el capítulo 19 trato lo referente a la Participación de los Empleados en las Utilidades de las Empresas, su forma correcta de calcularla y la importancia de su deducibilidad para las empresas con las nuevas reglas. En el capítulo 20 explico la forma de calcular el porcentaje de la prima de riesgo de trabajo y su declaración al Seguro Social. En el capítulo 21 presento y analizo los reportes más comunes relacionados con la nómina. En el Capítulo 22 hablo de las declaraciones anuales de Sueldos y Salarios y de la Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos. Este libro está dirigido a todas las empresas que manejan una nómina, a ejecutivos que en ellas fijan políticas, a Gerentes de Relaciones Industriales o de Recursos Humanos, a Jefes de Personal, a Encargados de Nómina, a Personal del Area de Nóminas, a Gerentes de Finanzas, a Contralores, a Jefes de Presupuestos, a Contadores Generales, a Auditores, a Accionistas, a Auditores Externos, a Analistas de Sistemas, a Abogados Fiscalistas, a Abogados Laborales, a Sindicatos, a Maestros, a Contadores Públicos, a Legisladores comisionados o interesados en el tema y, sobre todo, a Estudiantes que en algún momento de su carrera profesional deseen ocupar alguna de las posiciones mencionadas. Para todos ellos, este libro puede ser una fuente de estudio y consulta. Estoy seguro de que éste es un trabajo que ayudará a todos los que se interesen en el tema. ABREVIATURAS AGAFF Administración General de Auditoría Fiscal Federal CC Circulares Consar CCT Contrato Colectivo de Trabajo CFDF Código Fiscal del Distrito Federal CFF Código Fiscal de la Federación CPA Contador Público Autorizado CURP Clave Unica de Registro de Población DISPMAG Sistema para Captura de Modificaciones de Salarios, Reingresos y Bajas en Dispositivos Magnéticos del IMSS DOF Diario Oficial de la Federación IETU Impuesto Empresarial a Tasa Unica IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social Infonavit Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores INPC Indice Nacional de Precios al Consumidor IDCOF Instructivo para el Dictamen del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales Establecidas en el CFDF ISR Impuesto Sobre la Renta LAAT Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores LFT Ley Federal del Trabajo LIDE Ley del Impuesto a Depósitos en Efectivo LIF Ley de Ingresos de la Federación Linfonavit Ley del Infonavit LISR Ley del Impuesto Sobre la Renta LSS Ley del Seguro Social PTU Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas RCFF Reglamento del Código Fiscal de la Federación RFC Registro Federal de Contribuyentes RIT Reglamento Interior de Trabajo RLSSA Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización RIPAED Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit RLISR Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta RMF Resolución Miscelánea Fiscal SAR Sistema de Ahorro para el Retiro SAT Sistema de Administración Tributaria SBC Salario Base de Cotización SDI Salario Diario Integrado SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público SMG Salario Mínimo General SMGA Salario Mínimo General de la Zona A SS Seguro Social STPS Secretaría del Trabajo y Previsión Social SUA Sistema Unico de Autodeterminación (de cuotas IMSS) VSMGA Veces de Salario Mínimo General de la Zona A ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 25 CAPITULO 1 GENERALIDADES 1.1. CONCEPTO DE NOMINA Llamamos nómina al documento en el que se consignan los días trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores y se asientan los demás conceptos de percepción o deducción para cada uno de ellos, en un período determinado. Este documento es el que estamos obligados a guardar durante el último año y un año después de que se extinguió la relación para efectos laborales (artículo 804 LFT), y por 5 años siguientes al de su fecha para efectos fiscales de ISR (artículo 67 CFF) y SS (artículo 15-II LSS). Vale decir que por este motivo, cualquier pago o descuento que se efectúe a los empleados debe estar reflejado en una nómina y debe seguir un proceso de nómina. Si por cualquier circunstancia, se efectúa algún pago fuera de nómina, éste debe incorporarse después a la misma. Con frecuencia, ésta es una condición señalada como obligatoria en el contrato colectivo de trabajo. Llamamos proceso de nómina al proceso, periódico o esporádico, que necesitamos hacer para determinar las percepciones (netas) que tenemos que pagar a un empleado por sus servicios, para cubrirle prestaciones, para cubrirle indemnizaciones o para modificar sus registros acumulados derivados de los conceptos anteriores. 1.2. TIPOS DE NOMINA En atención a lo anterior, podemos decir que tendremos los siguientes tipos de nómina: Regulares: Semanal Quincenal Mensual Confidencial Estas son las nóminas en las que se consignan los pagos regulares. En la semanal se incluyen los empleados que desempeñen un trabajo material y en la quincenal los demás empleados (artículo 88 LFT). En la mensual se paga regularmente a altos ejecutivos cuando en su contrato se señala este plazo. Normalmente, la mensual se identifica como la confidencial, pero realmente, la idea de la nómina confidencial, se estableció para cubrir el sueldo de aquellas personas que, por su importancia en la empresa, deseaba mantenerse reservado. De tal suerte, en la nómina confidencial puede estar incluido un obrero calificado (o más de uno) que cobra su sueldo por semana, o toda la nómina confidencial puede ser quincenal. O bien puede seguirse el sano criterio de que todas las nóminas son confidenciales y que 26 EDICIONES FISCALES ISEF ésta como categoría no existe. El manejar una nómina confidencial, lo cual regularmente lo hace una persona diferente a quienes manejan las demás, dificulta el correcto manejo de todas las situaciones relacionadas con todo el proceso: presentación y/o pago de avisos y declaraciones, contabilización, elaboración de reportes e informes para empresa o para terceros, estar al pendiente de modificaciones fiscales o legales, efectuar adecuados respaldos de información, etcétera. Para cubrir prestaciones: Gratificaciones Participación de utilidades (PTU) Despensas Devolución del fondo de ahorro Pago de previsión social Se acostumbra elaborar estas nóminas por separado dadas sus características y fechas de pago: la de gratificaciones o aguinaldos, normalmente incluye a todos los empleados aunque regularmente cobren por semana o por quincena; la de PTU, incluye a empleados y ex-empleados; la de despensas, se paga en especie (con vales); la de Devolución del fondo de ahorro, destaca la aportación de empresa; y la de pago de previsión social deriva de un plan previamente establecido. Especiales: Vacaciones Comisiones Cuando estos conceptos son por importes elevados, algunas empresas acostumbran tratarlos en una nómina especial para facilitar su manejo, para utilizar una forma de pago diferente a la nómina regular o para cuidar de su confidencialidad. Al momento del retiro: Finiquitos Liquidaciones Estas nóminas comprenden regularmente un solo empleado. La de finiquitos se formula cuando existe una renuncia voluntaria e incluye sólo los llamados “alcances”. La de liquidación, incluye una indemnización de empresa o legal. Eventuales: De ajustes La de ajustes se utiliza para incorporar pagos “por fuera de nómina”, para cancelar recibos improcedentes o para corregir datos acumulados de los conceptos de pago o deducción del empleado. 1.3. ENTORNO DEL PROCESO DE NOMINA Regularmente se dice que la nómina es un proceso de relaciones industriales o de recursos humanos a través de su departamento de personal, sin embargo, en la práctica intervienen otros departamentos para procesar información íntimamente relacionada con los datos que se tienen de los empleados. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 27 Así, el área de informática intervendrá en su procesamiento y cálculo, el área de finanzas tendrá que ver con el pago, el área de contabilidad habrá de contabilizarla (incluyendo las provisiones), el área fiscal definirá las políticas de acumulación para efectos fiscales y preparará las declaraciones periódicas para las dependencias oficiales, el área de presupuestos estimará los efectos de los pagos futuros y finalmente, sin lugar a dudas, el área de recursos humanos intervendrá en la supervisión de todo el proceso. Eventualmente, cuando la empresa es pequeña o mediana, todas estas funciones estarán a cargo de unas cuantas personas que cubrirán todas las funciones. Desde la empresa que tiene unos cuantos empleados en la misma oficina, hasta la que tiene miles distribuidos en diferentes localidades, o la que opera su nómina a través de terceros (outsourcing), todas tienen la necesidad de elaborar una nómina y cubrir una serie de requisitos relacionados con ella. Más sencilla la que maneja pocos empleados y más compleja la que tiene muchos y muchas prestaciones, pero todas más o menos con las mismas bases y con la misma necesidad de cumplir con disposiciones laborales, fiscales y legales. Desde el dueño de la pequeña empresa hasta los accionistas y directores de las grandes corporaciones, pasando por funcionarios de todos los niveles que tienen que formular la nómina, supervisarla o definir políticas, todos deben conocer un mínimo de la misma y de sus efectos y repercusiones. Esto incluye a las empresas extranjeras domiciliadas en México con trabajadores mexicanos a su servicio y a las que operan sus nóminas a través de terceros (outsourcing) y que mencionamos en el párrafo anterior. 1.4. EL PROCESO DE NOMINA: DONDE EMPIEZA Y DONDE TERMINA Podría decirse que el proceso de nómina empieza por la definición de políticas relativas al pago a trabajadores y termina con el pago de participación de los trabajadores en las utilidades (incluyendo a los ex-empleados), pasando por tareas como alta del empleado, presentación de avisos, elaboración de la nómina, pago de sueldos, pago de prestaciones, pago de indemnizaciones, presentación de declaraciones, presentación de reportes, etcétera. Es decir, el proceso de nómina debe comprender todo lo relacionado con ella, independientemente de quien lo haga dentro de la organización: contabilizar la nómina o calcular las provisiones de gratificación o de prima vacacional, también es parte del proceso de nómina porque están basados en datos del empleado y en los pagos efectuados a éstos. Lo mismo sucede con las declaraciones y pagos al IMSS y a la SHCP, o con el cálculo del subsidio acreditable o el porcentaje de riesgo de trabajo. Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos también es parte del proceso de nómina porque finalmente van a derivar un pago o un descuento al empleado. Y qué decir de proporcionar información para las revisiones de las autoridades fiscales, ya se trate del dictamen para el seguro social o para la Secretaría de Hacienda a través de declaraciones o del dictamen para efectos fiscales. Todo lo que está relacionado con la nómina forma parte del proceso de nómina. 28 EDICIONES FISCALES ISEF 1.5. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ELABORARLA El proceso normal de una nómina comprende, en forma general, los siguientes pasos: 1. Definición de políticas de pago y de descuento. Esto es fundamental para facilitar todo el proceso y la administración de la nómina. 2. Definición de calendarios de pago. Regularmente se deberá hacer antes del inicio de año y para todo el año. Dependerá de los tipos de nómina que se definan. 3. Alta de los empleados. Se hará al ingreso de cada uno de los empleados y deberá procurarse recabar todos los datos que sean necesarios para todo el proceso. 4. Consideración de los movimientos de incidencias. Los más comunes: las faltas, incapacidades, tiempo extra, vacaciones, etcétera. 5. Consideración de conceptos de pago y descuento para la nómina que se está procesando. Según la nómina que se está procesando, serán los conceptos que se incluyan: Si se opera la nómina de PTU, no tendremos conceptos como faltas o tiempo extra, por ejemplo. 6. Consideración de los pagos o descuentos fijos. Aquí nos referimos a descuentos de préstamos, por ejemplo. 7. Obtención y chequeo de cifras de control. Independientemente del sistema que se utilice, deberemos asegurarnos que estamos incluyendo todo lo que necesitamos o queremos incluir. 8. Cálculo de la nómina. Parte medular del proceso. 9. En caso necesario, recálculo de la nómina. Esto para incluir nuevas incidencias o para corregir alguna situación que detectemos como incorrecta. 10. Obtención de reportes y archivos. Hablamos de reportes normales como la nómina misma, los recibos en los que habrán de firmar los trabajadores y los resúmenes normales. Además, de los archivos que enviamos al banco para pagar con crédito a cuentas bancarias o de los archivos que requieren las empresas que proporcionan los vales de despensa o que administran el fondo de ahorro. 11. Pago de la Nómina. Cuando la forma de pago sea efectivo o cheque, ya que cuando sea a través de cuentas bancarias, lo habremos hecho en el paso anterior. Al terminar este paso, sabremos que la nómina ya no tendrá más correcciones (los trabajadores son los primeros en detectar cualquier error o problema). 12. Contabilización. Se incluye cada una de las nóminas elaboradas, regulares o especiales y la contabilización de provisiones. 13. Cierre de la nómina. Entiéndase este paso como el paso definitivo para considerar inamovible lo efectuado y empezar a operar el siguiente período. 14. Presentación de informes y declaraciones. Se incluye en este paso todo lo demás relacionado con la nómina, llámense declaraciones mensuales o anuales. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 29 Este enunciado pretende ser una orientación, más que una lista exhaustiva de los pasos a seguir. 1.6. A QUIENES SE DEBE INCLUIR EN LA NOMINA En principio, deberían incluirse a todas aquellas personas físicas que tienen una relación de trabajo subordinado con la empresa, sea ésta una persona física o moral (artículo 8 LFT). Sin embargo, deberíamos agregar que siendo una responsabilidad laboral de la empresa, ésta debe decidir a quienes incluye o no incluye en la nómina. Algunos gerentes y directores no se consideran trabajadores cuando su retribución está condicionada a la obtención de utilidades. Los becarios tampoco serán trabajadores si su actividad no es productiva para la empresa. La LISR (artículo 110 LISR) asimila a los ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, entre otras, los ingresos que cobren las personas físicas por honorarios por servicios que se presten preponderantemente a un prestatario, siempre que los mismos se lleven a cabo en las instalaciones de este último (fracción IV); los ingresos que cobren las personas físicas por honorarios profesionales (fracción V) o por actividades empresariales (fracción VI), cuando comuniquen por escrito al prestatario que optan por pagar el impuesto en los términos del título IV de la LISR; y los ingresos por compra de títulos valor que comentamos en el tema 6.22. (fracción VII). En fin, se incluye en la nómina a aquellos que la empresa decide incluir. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 31 CAPITULO 2 DATOS DE LA EMPRESA 2.1. INFORMACION BASICA Los datos de la empresa que se deben tener presentes para una adecuada administración de la nómina y para la correcta presentación de declaraciones, son los siguientes: Nombre de la compañía. Deberá considerarse tal y como aparece en la escritura constitutiva (o acta de nacimiento, si se trata de una persona física) y deberá aparecer en todos los avisos y declaraciones que se presenten ante autoridades laborales o fiscales. RFC de la compañía. Este es el que da la SHCP en el alta de la empresa. Es uno solo por razón social aunque se tengan varios locales o sucursales. Registro patronal. Este es el registro ante el IMSS y pueden ser más de uno; regularmente cuando se tienen varios locales o sucursales en diferentes localidades (municipios o Distrito Federal), se tiene un registro patronal por cada una de ellas (artículo 13 RLSS); también cuando se están realizando en forma ocasional actividades de ampliación, remodelación o construcción de instalaciones propias, se tendrá un registro patronal adicional diferente al de su actividad principal (artículo 13 RLSS). Registro patronal único. A solicitud por escrito del patrón, el IMSS podrá asignar un registro patronal único o en condiciones diferentes, en la forma y términos que se señalen en los lineamientos que para tal efecto expida el Consejo Técnico (artículo 13 RLSS). Los lineamientos se aprobaron mediante el Acuerdo 697/2002 del Consejo Técnico del Instituto del 20 de diciembre de 2002, modificado mediante el Acuerdo 325/2003 de fecha 27 de agosto de 2003 y el formato denominado Relación de Registros Patronales, junto con su instructivo de llenado que fue publicado en el DOF el 16 de junio de 2005. Número de expediente Infonavit. Es el que otorga el Infonavit al registrar a la empresa como patrón. También es único por razón social. Zona de salario mínimo. Es importante ubicar a qué zona corresponde la dirección de la empresa (de entre las zonas A, B o C), que puede ser diferente a la del empleado, porque muchos cálculos se van a referir al salario mínimo de esa zona. Para todos los cálculos de impuestos, se podrá considerar el SMG de la zona geográfica que corresponda a la empresa, salvo que el empleado solicite que se considere el que corresponda al lugar en la que está situada su casa habitación (artículo 87 RLISR). Los aumentos asignados a las diferentes zonas entre los años 2001 y 2005, mostraban una tendencia a unificar el salario mínimo para todas ellas, lo que venía reduciendo la diferencia que existe con la Zona A, para el año 2006, dicha tendencia se detuvo siendo el aumento del 4% para todas 32 EDICIONES FISCALES ISEF las zonas, para 2007 fue del 3.9% y para 2008 ha sido del 4.0%. Para el año 2009, parecía que se retomaba la tendencia y las zonas B y C recibieron un incremento mayor a la zona A en un 0.31% y en un 0.75% respectivamente, sin embargo, para 2010 nuevamente los incrementos a la Zonas B y C, son similares a los de la Zona A y se fijan en el 4.85% y para el 2011 se fijan en 4.1% en promedio. Para todos los ejemplos de este estudio, consideramos el Salario Mínimo General de la Zona A (SMGA) $ 59.82 (SMG vigente en la Zona A del 1o.. de enero al 31 de diciembre de 2011 según DOF del 24 de diciembre de 2010). Giro. En este caso, el giro en el alta ante la SHCP puede ser ligeramente diferente al giro que corresponde a la empresa según la clasificación del RLSS, por lo que habrá de considerarse el giro según sea la dependencia a la que está dirigido el documento que lo consigne. Representante legal. Este representante legal es el designado para efectos laborales únicamente, es decir, puede ser diferente del representante legal ‘general’ o con mayores poderes y puede ser diferente al que haya firmado los avisos de alta ante la SHCP, el IMSS o el Infonavit. Será el que firme las declaraciones periódicas ante las dependencias señaladas. RFC y/o CURP del representante legal. Es el registro federal de contribuyentes y/o la clave única de registro de población de la persona física que se menciona en el párrafo anterior. Prima de riesgo de trabajo. Es la que se determina en los términos de la LSS (artículo 71 LSS) y su reglamento (RLSS). Desde la inscripción de la empresa en el IMSS, y después por la autodeterminación que cada año deberá hacer la empresa, deberemos considerar esta prima (artículo 72 LSS). Deberemos tener una prima por registro patronal (artículo 26 RLSS). La fecha de vigencia será normalmente del 1o. de marzo al 28 de febrero del año siguiente (artículo 28 RLSS) (Ver capítulo 20. Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo). Clasificación de grado de riesgo. Este dato tiene relación con el anterior. Por cada registro patronal debemos tener presente la clase y la fracción en que fue clasificada la empresa para determinar la prima de seguro vigente (artículo 18 RLSS) (Ver capítulo 20. Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo). Factor para cálculo de intereses del fondo de ahorro. Si se maneja el concepto de fondo de ahorro, existe la posibilidad de tener que usar un factor para repartir entre los participantes del plan de fondo de ahorro, los intereses generados por la inversión del fondo (ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Factor para cálculo de intereses de caja de ahorro. Igualmente, si se maneja el concepto de caja de ahorro, podríamos tener la misma necesidad señalada en el párrafo anterior (ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Porcentaje de interés anual para préstamos del fondo de ahorro. Este será otro dato necesario si se tiene el Plan de Fondo de Ahorro. Este dato puede variar cada mes (ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Porcentaje de interés anual para préstamos de la caja de ahorro. Este será otro dato necesario si se tiene el Plan de Caja de Ahorro. Este dato puede variar cada mes (ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 33 Dirección. Si se tiene más de una localidad, por cada una de ellas deberá tenerse presente la dirección, precisando: Calle y/o manzana, Número exterior e interior, Colonia o Población, Municipio, Entidad Federativa y Código Postal. Teléfono. Este dato será necesario para algunos avisos al IMSS. Debe considerarse para cada localidad con la clave LADA. Calendario de pagos. Será necesario elaborar el calendario de pagos antes de iniciar el año. Con base en este calendario (que tendrá que ser uno por cada tipo de nómina), se podrá precisar, por cada número de nómina o período, los días que corresponden a cada uno, los días en que se pagarán físicamente los sueldos, sobre todo cuando se atraviesan días festivos o ‘puentes’, el mes en el que se contabilizará, el ejercicio al que corresponderán los movimientos del fondo de ahorro consignados en el período (que puede tener una vigencia diferente al año fiscal) y los períodos en que se efectuarán ciertos pagos o descuentos. Al final de este capítulo, presentamos el ejemplo de los calendarios de pago más comunes. Días no laborables. Será conveniente precisar a principio de año los días que no serán laborables ya sea por Ley o por acuerdo con el sindicato de la empresa o con sus trabajadores. Así mismo, se puede negociar que alguno de esos días se cambie por otro que convenga más a la empresa o a los trabajadores, o se puede definir si alguno de los días cercanos a descansos obligatorios se dan en forma general ‘a cuenta de vacaciones’ para aprovechar mejor los descansos. De acuerdo con la LFT, los días de descanso obligatorio son los siguientes (artículo 74 LFT reformado según el DOF del 17 de enero de 2006) (ver tema 6.15. Día Festivo Trabajado): – El 1o. de enero – El primer lunes de febrero en conmemoración del 5 de febrero – El tercer lunes de marzo en conmemoración del 21 de marzo (a partir de 2007) – El 1o. de mayo – El 16 de septiembre – El tercer lunes de noviembre en conmemoración del 20 de noviembre – El 1o. de diciembre de cada seis años, cuando corresponda a la transmisión del Poder Ejecutivo Federal – El 25 de diciembre y – El que determinen las Leyes Federales y Locales Electorales, en el caso de elecciones ordinarias, para efectuar la jornada electoral Es frecuente que, por acuerdo con su sindicato, la empresa agregue a éstos los días 10 de mayo, 2 de noviembre, 12, 24 y 31 de diciembre y jueves y viernes de semana santa y los denomine descansos contractuales. Formas de pago. Aunque la LFT obliga a pagar los sueldos y salarios en efectivo (artículo 101 LFT), permite también excepciones condicionadas a que exista el pago en efectivo, como es el caso de la nómina de despensa que se puede pagar con vales (artículo 102 LFT). Por otra parte, la práctica y la realidad cotidiana, ha hecho que surjan formas de pago diferentes, que la Suprema Corte de Justicia de la Nación ha aceptado como ‘pago en efectivo’ como son el pago a través de tarjeta bancaria, transferencia bancaria y cheque. Seguramente éstas son ya las formas más frecuentes de pago de la nómina, pero a partir de 2008, con mayor razón lo serán, ya que la nueva Ley del Impuesto a los Depósitos en Efectivo (LIDE), no contempla 34 EDICIONES FISCALES ISEF ninguna excepción para los depósitos que pudiesen provenir de sueldos y salarios cobrados en efectivo. Por lo tanto, debe señalarse la forma de pago para cada una de las nóminas (aunque dentro de la misma nómina podrían haber diferentes formas de pago, es decir, podría ser que a algunos trabajadores de la nómina semanal que se paga en efectivo, prefirieran cobrar a través de tarjeta bancaria). El siguiente es un ejemplo: Nómina Forma de pago Semanal Quincenal Mensual Confidencial Gratificaciones Participación de utilidades Despensa Devolución de fondo de ahorro Pago previsión social Finiquitos Liquidaciones Efectivo Cuenta bancaria Cheque Cheque Cheque Efectivo Vales despensa Cheque Vales despensa Cheque Cheque Turnos. Cuando exista la necesidad de trabajar en la empresa más de ocho horas diarias, lo que sucede regularmente en las fábricas o en los almacenes que están abiertos al público más de esas horas, se deben señalar los turnos en que laborarán los empleados. De los mismos, y de acuerdo con las negociaciones con los empleados, se deben señalar las horas que corresponden a la jornada normal y las horas que se deben considerar para cálculo del tiempo extra. Es conveniente no olvidar las disposiciones de la LFT respecto a la duración de las jornadas de trabajo (ver tema 6.9. Tiempo Extra). El siguiente puede ser un ejemplo: 1er. Turno 2o. Turno Empleados Días L-S L-S L-V De 6.00 14.00 9.00 A 14.00 22.00 18.30 Horas Normales x turno x semana 8.0 48.0 7.5 45.0 9.5 45.0 Horas p’ T.E. 8.0 8.0 8.0 2.2. NECESIDAD DE POLITICAS DE PAGO, DESCUENTOS Y PRESTACIONES Por otra parte, será necesario elaborar todas las políticas de pago y descuento que sean necesarias de acuerdo con las prestaciones que se tengan en la empresa, y para hablar de ellas dedicaremos el Capítulo 6. Políticas de Pago, Descuento y Prestaciones, el Capítulo 7. Finiquitos y Liquidaciones, el Capítulo 8. Provisión Impuesto sobre Nóminas, el Capítulo 9. Cuotas Obrero Patronales SS y el Capítulo 10. Impuesto sobre la Renta; pero vale la pena destacar las siguientes que afectan en forma general a todo el personal. Política de vacaciones. Debe señalar los días que corresponderán a todo el personal, si éstos son diferentes por categoría o grupo de empleados; cuál será la prima vacacional y si ésta será general o también es diferente por categoría o grupo de empleados. Deberán fijarse las reglas para el disfrute de las vacaciones y lo que proceda cuando esas reglas no se sigan (ver tema 6.2. Vacaciones). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 35 Política de gratificación. Deben señalarse los días que se pagarán por este concepto y la fecha o fechas de pago (ver tema 6.4. Aguinaldo o Gratificación). Política de fondo de ahorro. Debe señalarse el porcentaje con el que operará el fondo de ahorro, así como la fecha o fechas en que se hará la devolución del capital e intereses, tanto al personal activo como al que se retire en el transcurso del año. Es importante precisar el procedimiento que se seguirá en caso de que cambien las disposiciones legales que rigen esta prestación. (Ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Política de caja de ahorro. Igualmente debe señalarse la cantidad o el porcentaje general con el que operará la caja de ahorro, o si será cantidad o porcentaje individual, así como la fecha o fechas en que se hará la devolución del capital e intereses, tanto al personal activo como al que se retire en el transcurso del año (ver Tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Política de despensas. Debe señalarse si será en efectivo o en vales, si será una cantidad fija o un porcentaje y cada cuando se dará (ver tema 6.21. Pagos de Previsión Social). Política de descuento comida. El proporcionar alimentación a los trabajadores es una de las prestaciones más comunes en las fábricas. Para que ésta no integre el salario para efectos del SS, los trabajadores deben pagar una cuota diaria que es igual para todos. Es conveniente precisarla en pesos y centavos y estar al pendiente en cada cambio de SMGA para modificarla (ver tema 6.21. Pagos de Previsión Social). Aquí vale hacer el siguiente comentario en relación con lo que se consideran prestaciones de ley, prestaciones de la empresa y prestaciones de contrato colectivo. Prestaciones de Ley son las prestaciones mínimas a que obliga la LFT, como 6 días de vacaciones como mínimo y 25% de prima vacacional. Las prestaciones de la empresa, son todas las que exceden a las mínimas a que obliga la Ley, como más días de vacaciones o una prima vacacional mayor al 25%. Sin embargo, si esas prestaciones de empresa se encuentran consignadas en un contrato individual o colectivo de trabajo, éstas se convierten en prestaciones de Ley, porque la LFT establece que la empresa debe pagar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones de conformidad con las normas vigentes en la empresa (artículo 132-II LFT). 2.3. OBLIGACIONES LEGALES Y FISCALES Finalmente, conviene hacer un resumen de las obligaciones legales y fiscales de la empresa en materia de presentación de avisos, declaraciones y documentación que en forma general debe cubrir: Al ingresar los empleados a la empresa: • Registrarse e inscribir a sus empleados en el IMSS mediante un aviso de alta y cuando se den los hechos, comunicar de las modificaciones de salario y de baja, en formatos aprobados por el IMSS (artículo 15-I LSS) (Ver tema 5.6. Avisos de Alta, Baja y Cambio (ABC) ante el IMSS). • Inscribirse e inscribir a los trabajadores en el Infonavit (artículo 29-I Linfonavit). 36 EDICIONES FISCALES ISEF • Al ingresar el personal, iniciado el año, solicitar al trabajador la constancia expedida por el patrón anterior a más tardar dentro del mes siguiente a aquél en que se inicie la prestación del servicio (artículo 118-IV LISR). Si el trabajador no entrega la constancia por no haber trabajado antes con otro patrón, será conveniente que le firme una constancia de ese hecho a la empresa (ver capítulo 22. Declaraciones Anuales y Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos). • Cerciorarse de que los trabajadores a su servicio estén inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes (y de acuerdo con el artículo 29-I de la Ley del Infonavit, que cuenten con su registro del CURP) (artículo 118-VI LISR). Debe solicitar a los de nuevo ingreso su Registro Federal de Contribuyentes y si no están inscritos, debe solicitar los datos necesarios para darlos de alta en el registro (artículo 118-VI LISR), y proceder en los términos de los artículos 27 del CFF y 17 RCFF, así como de la regla 1.2.6.5. de la RMF2010 (DOF del 11 de junio de 2010). • Solicitar por escrito, al ingresar el empleado, si éste presta sus servicios a otro patrón y si éste les aplica el subsidio para el empleo, para ya no efectuarlo (artículo 118-IV LISR). El 28 de febrero de 2002 se publicó en el DOF el acuerdo que establece los trámites que se realizarán ante el IMSS, en cumplimiento al establecimiento del SARE (Sistema de Apertura Rápida de Empresas), que funciona en un solo trámite IMSS-02-001-A Inscripción Patronal e Inscripción de Trabajadores Modalidad A Inicial, Submodalidad SARE e IMSS-06-002-A Inscripción de las Empresas en el Seguro de Riesgo de Trabajo que aplica el Instituto Mexicano del Seguro Social, y que además establece que con el registro ante el IMSS, las empresas automáticamente estarán inscritas en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y el Sistema de Ahorro para el Retiro. Durante la estancia del trabajador en la empresa: • Llevar registros tales como nóminas y listas de raya en las que se asienten los datos del trabajador y los salarios percibidos por éstos (artículo 15-II LSS) (artículo 9 RLSS). • Entregar al trabajador una copia del recibo de pago de su sueldo cada semana o quincena (artículo 132-VII LFT) y anualmente una constancia que contenga su antigüedad y de acuerdo con ella el período de vacaciones que le corresponda y la fecha en que deberán disfrutarlo (artículo 81 LFT). • Determinar el monto y efectuar las retenciones mensuales de impuestos (artículo 118-I LISR 2004) (ver capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta). • Determinar el Subsidio para el Empleo y cuando el importe de éste sea mayor al ISR determinado de acuerdo con el párrafo anterior, entregar los saldos a favor (Artículo Octavo de la Ley Miscelánea) (ver Capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta). • Determinar el monto y entregar al IMSS el importe de las cuotas obrero patronales (artículo 15-III LSS) (ver capítulo 9. Cuotas Obrero Patronales SS). • Determinar el monto y entregar a las entidades receptoras autorizadas ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 37 por el Infonavit, las aportaciones del 5% (artículo 29-II Linfonavit) (Ver capítulo 9. Cuotas Obrero Patronales SS ). • Determinar el monto y entregar a la Tesorería del DF el importe del Impuesto sobre Nominas (artículo 156 CFDF) (Ver Capítulo 8. Provisión Impuesto sobre Nóminas). • Hacer los descuentos de los salarios de los trabajadores para abono de los préstamos otorgados por el Infonavit (artículo 29-III Linfonavit) (ver capítulo 6.25. Descuento Préstamos Infonavit). • Informar bimestralmente a los trabajadores sobre las aportaciones hechas a su favor, por concepto del seguro de retiro, censantía en edad avanzada y vejez sin perjuicio de que dicha información sea entregada a los sindicatos o, en su caso, a cualquier otra organización representativa de los trabajadores asegurados (artículo 180 LSS). (Tesis I.6º.T.J102 del mes de enero de 2010, página 1941, publicada en la Gaceta del Semanario Judicial de la Federación del mes de enero de 2010, Novena Epoca, Tribunales Colegiados de Circuito). • Informar trimestralmente ante la Subdelegación correspondiente al domicilio del patrón o sujeto obligado, y del beneficiario respectivamente, dentro de los primeros quince días de los meses de enero, abril, julio y octubre, la información relativa a los contratos de Outsourcing celebrados entre ellos (artículo 15-A LSS). Anualmente: • Calcular el impuesto anual de ISR en los términos del artículo 116 LISR (ver capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta). • Proporcionar constancia de remuneraciones pagadas e impuestos retenidos (Formato 37) a su personal a más tardar el 31 de enero, por el año anterior, o dentro del mes siguiente a la fecha en que se retire el empleado (artículo 118-III LISR 2004) (ver capítulo 22. Declaraciones Anuales y Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos). • Presentar, a más tardar el 15 de febrero de cada año, declaración proporcionando información sobre las personas a las que se les haya entregado cantidades por concepto del subsidio para el empleo en el año de calendario anterior, conforme a las reglas generales que al efecto expida el SAT (artículo 118-V LISR) (Fracción XXIV del Artículo Tercero de las Disposiciones Transitorias de la LISR, publicadas en el DOF del 1o. de diciembre de 2004), es decir, si la empresa inició operaciones iniciado el año, de todas formas deberá presentar su declaración a más tardar el 15 de febrero. En caso de fusión, se presentará dentro del mes siguiente a aquél en que termine el ejercicio o escisión o entre en liquidación (ver capítulo 22. Declaraciones Anuales y Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos). • Revisar y, en su caso, modificar en los meses de enero o febrero la prima de riesgo de trabajo que estará vigente de marzo a febrero del siguiente año (artículo 74 LSS y artículo 32 RLSS) (ver capítulo 20. Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo). Los patrones que presten servicios de Outsourcing podrá tener un registro patronal para cada una de sus clases y determinará su siniestralidad por cada uno de ellos (artículo 75 LSS). Si la empresa tuvo 300 o más trabajadores en cada uno de los meses 38 EDICIONES FISCALES ISEF del ejercicio anterior, está obligada a dictaminar por contador público sus estados financieros (artículo 32-A CFF), así como dictaminarse para efectos del IMSS (artículo 16 LSS) y deberán presentar al INFONAVIT copia con firma autógrafa del informe sobre la situación fiscal, con los anexos referentes a las contribuciones por conceptos de cuotas obrero patronales (artículo 29-VIII LINFONAVIT). (Esta obligación puede tener excepciones cuando se publican facilidades administrativas como la del DOF del 30 de junio de 2010, en su ARTICULO TERCERO en la que se permite optar por la no presentación del dictamen, siempre que se presente la información en los plazos y medios que, mediante reglas de carácter general, establezcan las autoridades fiscales correspondientes). Si el promedio mensual de trabajadores excedió de 150, estará obligada a dictaminarse sobre el Impuesto sobre Nóminas (Art. 58-I CFDF). Cuando sea requerida por las autoridades correspondientes: • Proporcionar al IMSS los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo establecidas por la LSS y reglamentos respectivos (artículo 15-IV LSS). • Proporcionar al Infonavit los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo establecidas por la Linfonavit y reglamentos respectivos (artículo 29-IV Linfonavit). • Permitir las inspecciones y visitas domiciliarias del IMSS (artículo 15-V LSS) y del Infonavit (artículo 29-V Linfonavit), así como atender a los requerimientos de pago e información que haga el Infonavit (artículo 29-VI Linfonavit). • Conservar y exhibir en jucio los contratos individuales de trabajo que se celebren cuando no exista CCT o contrato ley aplicable (artículo 804-I LFT), listas de raya o nóminas de personal (artículo 804-II LFT), controles de asistencia (artículo 804-III LFT) y comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones, de aguinaldo y de primas (artículo 804-IV LFT). 2.4. EJEMPLOS DE CALENDARIOS DE PAGO Ejemplo de Calendario de Pagos de las nóminas más comunes: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 39 COMPAÑIA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA SEMANAL 6 EJERCICIO FISCAL 2011 Fecha Día de Aplicación Año fiscal Fecha del Fecha de No. de pago pago contable del ahorro período elaborade ción (1) Nóm. De A Fecha Mes 1 01/01/2011 07/01/2011 06/01/2011 10/01/2011 Lunes 07/01/2011 1 2010 - 2011 2 08/01/2011 14/01/2011 13/01/2011 17/01/2011 Lunes 14/01/2011 1 2010 - 2011 3 15/01/2011 21/01/2011 20/01/2011 24/01/2011 Lunes 21/01/2011 1 2010 - 2011 4 22/01/2011 28/01/2011 27/01/2011 31/01/2011 Lunes 28/01/2011 1 2010 - 2011 5 29/01/2011 04/02/2011 31/01/2011 04/02/2011 Viernes 04/02/2011 2 2010 - 2011 (4) 6 05/02/2011 11/02/2011 10/02/2011 14/02/2011 Lunes 11/02/2011 2 2010 - 2011 7 12/02/2011 18/02/2011 17/02/2011 21/02/2011 Lunes 18/02/2011 2 2010 - 2011 8 19/02/2011 25/02/2011 24/02/2011 28/02/2011 Lunes 25/02/2011 2 2010 - 2011 9 26/02/2011 04/03/2011 03/03/2011 07/03/2011 Lunes 04/03/2011 3 2010 - 2011 10 05/03/2011 11/03/2011 10/03/2011 14/03/2011 Lunes 11/03/2011 3 2010 - 2011 11 12/03/2011 18/03/2011 14/03/2011 18/03/2011 Viernes 18/03/2011 3 2010 - 2011 (4) 12 19/03/2011 25/03/2011 24/03/2011 28/03/2011 Lunes 25/03/2011 3 2010 - 2011 13 26/03/2011 01/04/2011 29/03/2011 04/04/2011 Lunes 01/04/2011 4 2010 - 2011 (2) 14 02/04/2011 08/04/2011 07/04/2011 11/04/2011 Lunes 08/04/2011 4 2010 - 2011 (3) 15 09/04/2011 15/04/2011 14/04/2011 18/04/2011 Lunes 15/04/2011 4 2010 - 2011 16 16/04/2011 22/04/2011 21/04/2011 25/04/2011 Lunes 22/04/2011 4 2010 - 2011 17 23/04/2011 29/04/2011 28/04/2011 02/05/2011 Lunes 29/04/2011 4 2010 - 2011 18 30/04/2011 06/05/2011 05/05/2011 09/05/2011 Lunes 06/05/2011 5 2010 - 2011 19 07/05/2011 13/05/2011 12/05/2011 16/05/2011 Lunes 13/05/2011 5 2010 - 2011 20 14/05/2011 20/05/2011 19/05/2011 23/05/2011 Lunes 20/05/2011 5 2010 - 2011 21 21/05/2011 27/05/2011 26/05/2011 30/05/2011 Lunes 27/05/2011 5 2010 - 2011 22 28/05/2011 03/06/2011 02/06/2011 06/06/2011 Lunes 03/06/2011 6 2010 - 2011 23 04/06/2011 10/06/2011 09/06/2011 13/06/2011 Lunes 10/06/2011 6 2010 - 2011 24 11/06/2011 17/06/2011 16/06/2011 20/06/2011 Lunes 17/06/2011 6 2010 - 2011 25 18/06/2011 24/06/2011 23/06/2011 27/06/2011 Lunes 24/06/2011 6 2010 - 2011 26 25/06/2011 01/07/2011 30/06/2011 04/07/2011 Lunes 01/07/2011 7 2010 - 2011 27 02/07/2011 08/07/2011 07/07/2011 11/07/2011 Lunes 08/07/2011 7 2010 - 2011 28 09/07/2011 15/07/2011 14/07/2011 18/07/2011 Lunes 15/07/2011 7 2010 - 2011 29 16/07/2011 22/07/2011 21/07/2011 25/07/2011 Lunes 22/07/2011 7 2010 - 2011 30 23/07/2011 29/07/2011 28/07/2011 01/08/2011 Lunes 29/07/2011 7 2010 - 2011 31 30/07/2011 05/08/2011 04/08/2011 08/08/2011 Lunes 05/08/2011 8 2010 - 2011 32 06/08/2011 12/08/2011 11/08/2011 15/08/2011 Lunes 12/08/2011 8 2010 - 2011 33 13/08/2011 19/08/2011 18/08/2011 22/08/2011 Lunes 19/08/2011 8 2010 - 2011 34 20/08/2011 26/08/2011 25/08/2011 29/08/2011 Lunes 26/08/2011 8 2010 - 2011 35 27/08/2011 02/09/2011 01/09/2011 05/09/2011 Lunes 02/09/2011 9 2010 - 2011 36 03/09/2011 09/09/2011 08/09/2011 12/09/2011 Lunes 09/09/2011 9 2010 - 2011 37 10/09/2011 16/09/2011 15/09/2011 19/09/2011 Lunes 16/09/2011 9 2010 - 2011 38 17/09/2011 23/09/2011 22/09/2011 26/09/2011 Lunes 23/09/2011 9 2010 - 2011 39 24/09/2011 30/09/2011 29/09/2011 03/10/2011 Lunes 30/09/2011 9 2010 - 2011 40 01/10/2011 07/10/2011 06/10/2011 10/10/2011 Lunes 07/10/2011 10 2010 - 2011 41 08/10/2011 14/10/2011 13/10/2011 17/10/2011 Lunes 14/10/2011 10 2010 - 2011 continúa... 40 EDICIONES FISCALES ISEF COMPAÑIA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA SEMANAL EJERCICIO FISCAL 2011 No. de Nóm. Fecha del período De A Fecha Fecha de elaboración de pago (1) Día de pago Aplicación contable Año fiscal del ahorro Fecha Mes 42 15/10/2011 21/10/2011 20/10/2011 24/10/2011 Lunes 21/10/2011 10 2010 - 2011 43 22/10/2011 28/10/2011 27/10/2011 31/10/2011 Lunes 28/10/2011 10 2010 - 2011 44 29/10/2011 04/11/2011 03/11/2011 07/11/2011 Lunes 04/11/2011 11 2010 - 2011 45 05/11/2011 11/11/2011 10/11/2011 14/11/2011 Lunes 11/11/2011 11 2010 - 2011 46 12/11/2011 18/11/2011 12/11/2011 18/11/2011 Viernes 18/11/2011 11 2010 - 2011 (4) 47 19/11/2011 25/11/2011 24/11/2011 28/11/2011 Lunes 25/11/2011 11 2010 - 2011 48 26/11/2011 02/12/2011 01/12/2011 05/12/2011 Lunes 02/12/2011 12 2011 - 2012 49 03/12/2011 09/12/2011 08/12/2011 12/12/2011 Lunes 09/12/2011 12 2011 - 2012 50 10/12/2011 16/12/2011 15/12/2011 19/12/2011 Lunes 16/12/2011 12 2011 - 2012 51 17/12/2011 23/12/2011 22/12/2011 26/12/2011 Lunes 23/12/2011 12 2011 - 2012 52 24/12/2011 30/12/2011 29/12/2011 02/01/2012 Lunes 30/12/2011 12 2011 - 2012 COMPAÑIA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA QUINCENAL EJERCICIO FISCAL Fecha del No. período de De A Nóm. Fecha de elaboración (1) 2011 Fecha de pago Día de pago Aplicación Año fiscal contable del ahorro Fecha Mes 1 31/12/2010 14/01/2011 12/01/2011 14/01/2011 Viernes 14/01/2011 1 2010 - 2011 2 15/01/2011 30/01/2011 26/01/2011 28/01/2011 Viernes 30/01/2011 1 2010 - 2011 3 31/01/2011 14/02/2011 10/02/2011 14/02/2011 Lunes 14/02/2011 2 2010 - 2011 4 15/02/2011 27/02/2011 23/02/2011 25/02/2011 Viernes 27/02/2011 2 2010 - 2011 5 28/02/2011 14/03/2011 10/03/2011 14/03/2011 14/03/2011 3 2010 - 2011 6 15/03/2011 30/03/2011 28/03/2011 30/03/2011 Miércoles 30/03/2011 3 2010 - 2011 7 31/03/2011 14/04/2011 12/04/2011 14/04/2011 Jueves 14/04/2011 4 2010 - 2011 8 15/04/2011 29/04/2011 27/04/2011 29/04/2011 Viernes 29/04/2011 4 2010 - 2011 9 30/04/2011 14/05/2011 11/05/2011 13/05/2011 Viernes 13/05/2011 5 2010 - 2011 (5) 10 15/05/2011 30/05/2011 26/05/2011 30/05/2011 Lunes 30/05/2011 5 2010 - 2011 11 31/05/2011 14/06/2011 10/06/2011 14/06/2011 Martes 14/06/2011 6 2010 - 2011 12 15/06/2011 29/06/2011 27/06/2011 29/06/2011 Miércoles 29/06/2011 6 2010 - 2011 13 30/06/2011 14/07/2011 12/07/2011 14/07/2011 Jueves 14/07/2011 7 2010 - 2011 14 15/07/2011 29/07/2011 27/07/2011 29/07/2011 Viernes 29/07/2011 7 2010 - 2011 15 30/07/2011 14/08/2011 10/08/2011 12/08/2011 Viernes 14/08/2011 8 2010 - 2011 16 15/08/2011 30/08/2011 26/08/2011 30/08/2011 Martes 30/08/2011 8 2010 - 2011 17 31/08/2011 14/09/2011 12/09/2011 14/09/2011 Miércoles 14/09/2011 9 2010 - 2011 18 15/09/2011 29/09/2011 27/09/2011 29/09/2011 Jueves 29/09/2011 9 2010 - 2011 19 30/09/2011 14/10/2011 12/10/2011 14/10/2011 Viernes 14/10/2011 10 2010 - 2011 20 15/10/2011 30/10/2011 26/10/2011 28/10/2011 Viernes 30/10/2011 10 2010 - 2011 21 31/10/2011 14/11/2011 10/11/2011 14/11/2011 Lunes 14/11/2011 11 2010 - 2011 22 15/11/2011 29/11/2011 25/11/2011 29/11/2011 Martes 29/11/2011 11 2010 - 2011 23 30/11/2011 14/12/2011 12/12/2011 14/12/2011 Miércoles 14/12/2011 12 2011 - 2012 24 15/12/2011 30/12/2011 28/12/2011 30/12/2011 Viernes 30/12/2011 12 2011 - 2012 Lunes ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 41 COMPAÑIA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA MENSUAL Y CONFIDENCIAL (6) EJERCICIO FISCAL 2011 No. de Nóm. Fecha del período De A Fecha de elaboración (1) Fecha de pago Día de pago Aplicación contable Fecha Año fiscal del ahorro Mes 1 31/12/2010 30/01/2011 26/01/2011 28/01/2011 Viernes 30/01/2011 1 2010 - 2011 2 31/01/2011 27/02/2011 23/02/2011 25/02/2011 Viernes 27/02/2011 2 2010 - 2011 3 28/02/2011 30/03/2011 28/03/2011 30/03/2011 Miércoles 30/03/2011 3 2010 - 2011 4 31/03/2011 29/04/2011 27/04/2011 29/04/2011 Viernes 29/04/2011 4 2010 - 2011 5 30/04/2011 30/05/2011 26/05/2011 30/05/2011 Lunes 30/05/2011 5 2010 - 2011 6 31/05/2011 29/06/2011 27/06/2011 29/06/2011 Miércoles 29/06/2011 6 2010 - 2011 7 30/06/2011 30/07/2011 27/07/2011 29/07/2011 Viernes 30/07/2011 7 2010 - 2011 8 31/07/2011 30/08/2011 26/08/2011 30/08/2011 Martes 30/08/2011 8 2010 - 2011 9 31/08/2011 29/09/2011 27/09/2011 29/09/2011 Jueves 29/09/2011 9 2010 - 2011 10 30/09/2011 30/10/2011 26/10/2011 28/10/2011 Viernes 30/10/2011 10 2010 - 2011 11 31/10/2011 29/11/2011 25/11/2011 29/11/2011 Martes 29/11/2011 11 2010 - 2011 12 30/11/2011 30/12/2011 28/12/2011 30/12/2011 Viernes 30/12/2011 12 2011 - 2012 COMPAÑIA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA DESPENSA Y PREVISION (6) EJERCICIO FISCAL No. de Nóm. 2011 Fecha del período De A Fecha de elaboración (1) Fecha de pago Día de pago Aplicación contable Fecha Año fiscal del ahorro Mes 1 31/12/2010 30/01/2011 26/01/2011 28/01/2011 Viernes 30/01/2011 2 31/01/2011 27/02/2011 23/02/2011 25/02/2011 Viernes 27/02/2011 1 2 3 28/02/2011 30/03/2011 28/03/2011 30/03/2011 Miércoles 30/03/2011 3 4 31/03/2011 29/04/2011 27/04/2011 29/04/2011 Viernes 29/04/2011 4 5 30/04/2011 30/05/2011 26/05/2011 30/05/2011 Lunes 30/05/2011 5 6 31/05/2011 29/06/2011 27/06/2011 29/06/2011 Miércoles 29/06/2011 6 7 30/06/2011 30/07/2011 27/07/2011 29/07/2011 Viernes 30/07/2011 7 8 31/07/2011 30/08/2011 26/08/2011 30/08/2011 Martes 30/08/2011 8 9 31/08/2011 29/09/2011 27/09/2011 29/09/2011 Jueves 29/09/2011 9 10 30/09/2011 30/10/2011 26/10/2011 28/10/2011 Viernes 30/10/2011 10 11 31/10/2011 29/11/2011 25/11/2011 29/11/2011 Martes 29/11/2011 11 12 30/11/2011 30/12/2011 28/12/2011 30/12/2011 Viernes 30/12/2011 12 42 EDICIONES FISCALES ISEF COMPAÑIA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA AGUINALDO O GRATIFICACION EJERCICIO FISCAL 1 2011 Fecha del período No. de Nóm. De A 31/12/2010 30/12/2011 Día de pago Fecha de pago Fecha de elaboración (1) Aplicación contable Fecha 05/12/2011 COMPAÑIA Año fiscal del ahorro Mes 09/12/2011 Viernes 30/12/2011 12 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA PARTICIPACION DE UTILIDADES (PTU) EJERCICIO FISCAL 2011 Fecha del período No. de Nóm. 1 De A 31/12/2010 30/12/2011 Fecha de elaboración (1) Fecha de pago Día de pago 05/05/2010 07/05/2010 Viernes Aplicación contable Año fiscal del ahorro Fecha Mes 07/05/2010 5 COMPAÑIA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA DEVOLUCION DEL FONDO DE AHORRO EJERCICIO FISCAL No. de Nóm. De 1 2011 Fecha del período Fecha de elaboración (1) Fecha de pago Día de pago A Aplicación contable Fecha 16/11/2010 15/11/2011 24/11/2010 26/11/2010 Viernes 26/11/2010 2010 - 2011 Aplicación contable Año fiscal del ahorro CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TIPO DE NOMINA FINIQUITOS Y LIQUIDACIONES (7) EJERCICIO FISCAL 2011 Fecha de pago Día de pago 31/12/2010 30/01/2011 30/01/2011 28/01/2011 Viernes Fecha del período De 1 Mes 11 COMPAÑIA No. de Nóm. Año fiscal del ahorro Fecha de elaboración (1) A Fecha Mes 28/01/2011 1 2010 - 2011 Notas: (1) Se estima que cada nómina debe elaborarse con dos días hábiles de anticipación para tener el tiempo suficiente para hacer los movimientos bancarios necesarios para el pago. Esta misma fecha será la última en la que se podrán considerar las incidencias para la nómina como faltas, incapacidades, tiempo extra, etc. Así mismo, en esta fecha se cerrará la nómina de la semana anterior. (2) En esta semana los días jueves santo y viernes santo se dan a cuenta de vacaciones y para tener lista la nómina el día de pago, se hará sin incluir incidencias. (3) Se deben incluir las incidencias de la semana anterior. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 43 (4) El lunes es día de descanso obligatorio, por lo que se adelanta el pago de la nómina al viernes anterior. (5) El día 10 de mayo se da a cuenta de vacaciones por lo que se adelanta un día la elaboración y pago de la nómina. (6) Las nóminas mensual y confidencial se procesarán por separado pero en las mismas fechas, al igual que las nóminas de despensa y previsión social. (7) En el caso de las nóminas de finiquitos y liquidaciones, no se pueden señalar anticipadamente las fechas de período pero se considera como inicial el día 1o. del mes en que se procesan y como fecha final el día en que se entrega y paga el finiquito o la liquidación. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 45 CAPITULO 3 DATOS DE LOS EMPLEADOS 3.1. INFORMACION BASICA Los datos que debemos conocer de cada empleado para manejar adecuadamente una nómina y para la correcta presentación de declaraciones, los podemos clasificar en cinco grandes grupos: datos de identificación, datos para pago, datos de ubicación, fechas y otros. Detallamos cada uno de ellos. 3.1.1. Datos de Identificación Número del empleado. Siempre será más fácil uniformar la información a través de un número común para cada empleado: tarjetas de tiempo, credenciales, códigos de acceso, estados de cuenta, etc., inclusive puede consignarse en los avisos ABC ante el SS. Nombre del empleado. Evidentemente, este dato es básico. Es conveniente registrarlo tal y como aparece en el acta de nacimiento del trabajador empezando por apellido paterno, apellido materno y nombre porque así lo solicitarán dependencias oficiales como el IMSS (Incluidos Infonavit y SAR) y la SHCP y será el orden más práctico para la empresa para hacer sus catálogos y facilitar su búsqueda. Clave Unica de Registro de Población (CURP). Esta clave es un instrumento de registro que se asigna a todas las personas que viven en el territorio nacional, así como a los mexicanos que residen en el extranjero. Este número es muy importante ya que será la clave de identificación indispensable para cualquier trámite que se realice ante las dependencias del sector público. Desde julio de 1999, todas aquellas personas que se dan de alta ante autoridades federales, excepto las que sólo perciben sueldos y salarios, están obligadas a presentar la forma denominada “Solicitud de Cédula de Identificación con CURP”, la Ley del Infonavit (artículo 29-I Linfonavit) señala que los patrones están obligados a solicitar a cada empleado que entre a su servicio su número del CURP y el RLSS (artículo 47 del RLSSA) señala que el Instituto verificará que el aviso de inscripción contenga la CURP, y en el caso del SS será la llave de acceso para todos los servicios que éste brinda. Usaremos los siguientes datos para ejemplificar como se forma: 46 Nombre: Luis Angel Orozco Colín. Fecha de nacimiento: 13 de marzo de 1947. Lugar de nacimiento: Distrito Federal. O O C L 4 7 0 3 1 3 H D F R L S 0 3 Dígito Verificador Homonimia Primera consonante interna del nombre Primera consonante interna del apellido materno Primera consonante interna del apellido paterno Entidad Federativa de nacimiento Sexo Mes de nacimiento Año de nacimiento Primer letra del primer nombre de pila Primer letra del apellido materno Primer vocal del apellido paterno, después de la letra inicial Primer letra del apellido paterno EDICIONES FISCALES ISEF Día de nacimiento ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 47 El nuevo RLISR, al indicar que se debe proporcionar el RFC para algún trámite, solicita también el CURP; es decir, cada día se le da más importancia a este dato. En la dirección electrónica http://www.segob.gob.mx/CurpPS_HTML/ jsp/CurpTDP_20081215.html, se puede fácilmente verificar un número u obtener una constancia del CURP de cualquiera de nuestros empleados. En los nuevos programas del SUA (complemento SUA 3.2.4) se cuenta con utilería para verificar el CURP. Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Este es el número de alta en la SHCP. Es indispensable que siempre tengamos la información completa y correcta porque siempre la estaremos usando en avisos y declaraciones. Deberá tener 13 dígitos: Cuatro para las letras, seis números para la fecha de nacimiento, dos caracteres para la homoclave y uno para el dígito verificador, fecha de nacimiento, dos caracteres para la homoclave y uno para el dígito verificador. En los nuevos programas del SUA (complemento SUA 3.2.4) se cuenta con utilería para verificar el RFC. Número de seguridad social. Este es el número de afiliación al IMSS. Igualmente es indispensable que siempre tengamos la información completa y correcta, tal y como la asigna el SS porque siempre la estaremos usando en avisos y declaraciones. Cuando el trabajador que ingresa a la empresa haya tenido antes otro empleo, deberemos solicitarle nos proporcione su número de seguridad social (artículo 47 RLSS y Cuarto Transitorio de LSS para 2002) la que tendrá en la tarjeta de afiliación que le entrega el Instituto. Este número de registro deberá tener 11 dígitos: Dos para la circunscripción, dos para el año de inscripción del trabajador, dos para el año de nacimiento del trabajador, cuatro para el número de serie y uno para el dígito verificador. Lugar de nacimiento. Estado. Este dato, que tiende a desaparecer al generalizarse el uso del CURP, es utilizado en los avisos de ABC del SS. Sexo. Este dato también es utilizado en los avisos ABC del SS y al generalizarse el uso del CURP ya no será necesario mostrarlo por separado. Ayuda a interpretar, en algunos casos, el nombre del empleado en forma correcta. Ayuda para interpretar algunas disposiciones de la LFT y de la LSS en cuanto a prestaciones y otras obligaciones diferenciales para uno y otro sexo. Estado civil. Este dato se utiliza para efectos del IMSS, por lo que serán datos válidos: Soltero, casado, viudo, divorciado, unión libre, entre otros. 3.1.2. Datos de Ubicación Puesto. Es el nombre del puesto asignado al empleado. Normalmente aparecerá en el contrato individual de trabajo o en el contrato colectivo de trabajo. Departamento, subdirección, dirección, compañía. Estos datos serán necesarios para lograr una adecuada clasificación de la nómina. Naturalmente pueden variar de acuerdo con la organización y contabilidad de cada empresa. Centro de costos. Es al que normalmente está asignado el empleado. Es una entidad contable que representa a una dirección, a una subdirec- 48 EDICIONES FISCALES ISEF ción, a un departamento o a las diferentes combinaciones de ellos para las asignaciones de recursos, gastos o presupuestos. Dato necesario para lograr una adecuada contabilización de la nómina. Clave contable del empleado. Esta clave será para identificar en qué tipo de gasto se contabilizarán las percepciones del empleado. Servirá también para elaborar las cédulas del Dictamen para efectos del Seguro Social. Los valores posibles serán: 01 Mano de Obra Directa 02 Mano de Obra Indirecta 03 Gastos de Venta 04 Gastos de Administración 05 Otras Cuentas Pueden existir subdivisiones de éstas o inclusive otras adicionales según las necesidades de la empresa. Zona de salario mínimo. Es la zona en la que está situada su casa habitación y puede ser diferente a la de la empresa, muchos cálculos se van a referir al salario mínimo de esa zona. Para todos los cálculos de impuestos, se podrá considerar el SMG de la zona geográfica que corresponda a la empresa, salvo que el empleado solicite que se considere el que corresponda al lugar en la que está situada su casa habitación (artículo 87 RLISR). Para todos los ejemplos de este estudio, consideramos el Salario Mínimo General de la Zona A (SMGA) $ 59.82 (SMG vigente en la Zona A del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 según DOF del 24 de diciembre de 2010). Lugar de trabajo. Se refiere a la localidad. Este dato tiene estrecha relación con el registro patronal de la empresa, por lo que si se tienen varias localidades es importante ubicar al empleado en una de ellas. Número de registro patronal del IMSS. Este es el registro en el que está asignado el empleado y es importante sobre todo cuando es común que el empleado (técnico, por lo regular) cambie continuamente de sucursal o de proyecto en distintos estados del país. Sindicato. Si se tienen varios sindicatos será conveniente saber a cuál de ellos está afiliado el empleado. Turno. Es al que normalmente estará asignado el empleado. Es el orden sucesivo que se establece para la ejecución de la jornada de trabajo de un obrero. Regularmente éste se especificará en el RIT. Dirección. Deberá tenerse presente la dirección precisando: Calle y/o manzana, Número exterior e interior, Colonia o Población, Municipio, Entidad Federativa y Código Postal. Teléfono. Este dato será necesario en caso de accidente o para verificar la razón de ausencias. Debe considerarse con la clave LADA. Si es posible, debe considerarse tener más de un número en el que se pueda localizar al trabajador o a alguno de sus familiares. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 49 3.1.3. Datos para Pago Categoría. Es la asignada al empleado y está en relación con el tabulador de sueldos. Por ejemplo, secretaria, auxiliar de contabilidad, supervisor, mecánico de 1a., chofer, etc. Si es de las consideradas dentro de los salarios mínimos profesionales es conveniente que la nomenclatura del puesto y de la categoría sea igual a la consignada en la lista que anualmente publica la Comisión Nacional de Salarios Mínimos. Tipos de contratación. Se refiere al tipo de contrato con el que el trabajador presta sus servicios: contrato individual (confianza, confidencial), contrato colectivo (sindicato) u honorarios. Lugar de pago. Está en estrecha relación con el lugar de trabajo (artículo 108 LFT), si no fuera el mismo, el trabajador debe escoger. También será necesario saberlo con precisión cuando los pagos de los sueldos y salarios se hacen en diferentes localidades o cajas (lo cual evita acumular grandes cantidades de dinero en efectivo en un solo lugar en la fecha de pago). Regularmente éste se especificará en el RIT. Forma de pago. Es la forma en que cobrará su sueldo normal el empleado, como vimos en el capítulo anterior, puede ser: efectivo, cheque o cuenta bancaria. Banco, sucursal bancaria o plaza y Cuenta bancaria. Estos datos serán necesarios cuando la forma de pago al empleado sea a través de una cuenta bancaria: cuenta de cheques, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, invermático, invernómina, inverfin, inversión nómina inmediata, etc. Para banco existe una clave de institución conforme al catálogo de número de tránsito de la Asociación Mexicana de Bancos, A.C. que sería conveniente utilizar, para Sucursal bancaria o plaza y Cuenta bancaria, el banco proporciona los datos a cada uno de sus cuentahabientes. Situación contractual. Se refiere a las condiciones vigentes del contrato. Sería conveniente tener inicialmente la clasificación que requiere el SS: 1) Trabajador Permanente, 2) Trabajador eventual ciudad, 3) Trabajador eventual construcción y después las adicionales que sean necesarias para la empresa. Tipo de nómina. Es la nómina regular en la que se incluirá el empleado: semanal, quincenal, mensual o confidencial. Sueldo diario. Es la percepción diaria asignada al trabajador (ver tema 6.1. Sueldos y Salarios). Sueldo mensual. Es la percepción diaria elevada al mes: Sueldo diario x 30 (ver tema 6.1. Sueldos y Salarios). Salario diario integrado T25. Es el salario base de cotización para el SS, topado a 25 veces el salario mínimo general de la zona A. Más adelante en el capítulo 5. Salario Diario Integrado (SDI) se explica todo lo relacionado con el Salario Diario Integrado y la forma de calcularlo. Salario diario integrado TXX. Es el salario base de cotización para el SS en los ramos de Invalidez y vida, cesantía en edad avanzada y vejez y para las aportaciones al Infonavit, topado a un número ‘XX’ de veces el salario mínimo general de la zona A. Más adelante en el capítulo 5. Salario Diario Integrado (SDI) se explica todo lo relacionado con el salario diario integrado y la forma de calcularlo. A partir de 2008, este tope será igual al anterior. 50 EDICIONES FISCALES ISEF Sueldo variable. Es la parte del salario diario integrado que varía cada bimestre. Más adelante en el capítulo 5. Salario Diario Integrado (SDI) se explica todo lo relacionado a este dato y su forma de calcularlo. Sueldo base de liquidación. Este será el salario integrado según la LFT para efectos de liquidación. En el tema 7.2.1. Integración para efectos de liquidaciones se explica todo lo relacionado con este dato y la forma de calcularlo. Tipo de sueldo. Dato necesario para avisos del SS: 0 salario fijo, 1 salario variable y 2 salario mixto. Por la mecánica de cálculo del salario base de cotización deberían ser todos los sueldos, 2 salarios mixtos. Datos anteriores. Cuando alguno de los datos de sueldo diario, sueldo mensual, salario diario integrado T25, salario diario integrado TXX y sueldo variable cambian por aumento de sueldo, aumento en los SMG, por cumplir un año más de antigüedad en la empresa o por recálculo de las percepciones variables del mes anterior, debemos guardar el dato inmediato anterior, con su respectiva fecha de cambio porque será necesario para avisos ABC ante el SS. 3.1.4. Fechas Fecha de nacimiento. Este dato, que tiende a desaparecer al generalizarse el uso del CURP, es utilizado en los avisos de ABC del SS y debe considerarse –como todos los datos de fecha siguientes– con dos dígitos para el día, dos para el mes y cuatro para el año. Fecha de ingreso. Es la correspondiente al ingreso del empleado a la empresa y deberíamos de precisar, del último ingreso a la empresa, porque pueden existir reingresos. Fecha de antigüedad. Regularmente será igual a la de ingreso, sin embargo, puede ser diferente cuando son varias compañías con intereses comunes y los empleados pasan de una a otra según conviene a sus intereses y se decide respetarles su antigüedad original. (Artículo 158 LFT). Fecha de planta. Esta fecha puede ser significativa o informativa para la empresa, pero para todos los efectos legales se debe respetar la anterior, es decir, la fecha en que entró el trabajador aunque no tuviera la planta, como su fecha de antigüedad. El uso de esta fecha de planta es muy común actualmente y se fija o determina cuando el trabajador concluyó su período de prueba. También procede cuando un trabajador contratado por obra determinada o por trabajos extraordinarios se convierte en trabajador de planta (artículo 158 LFT). Existen también trabajadores suplentes o discontinuos que sólo cubren ausencias de trabajadores de planta, pero aún con estas características, después de algún tiempo, por contrato colectivo de trabajo se les debe dar la planta. Este dato también nos será de utilidad para determinar opción a crédito Fonacot. Fecha de antigüedad en el puesto. Con frecuencia el sistema de escalafones consignado en el CCT o en el RIT considera esta fecha para el otorgamiento de promociones o movimientos de escalafón. Fecha de vencimiento de contrato. Debería existir solamente cuando el contrato es por obra determinada o por trabajos extraordinarios (artículo 35 LFT y siguientes), sin embargo al igual que la anterior se usa también para señalar la terminación del “período de prueba”. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 51 Fecha de cambio de sueldo. Se refiere a la fecha en que cambia la parte fija del sueldo, porque la parte variable cambia prácticamente cada bimestre (ver capítulo 5. Salario Diario Integrado (SDI)). Fecha de baja. Es en la que se suspende la relación laboral. Fecha de baja SS. Es la que se consigna en el aviso de baja al SS. Regularmente es igual a la anterior, pero si por alguna circunstancia el aviso al SS no se envió oportunamente, las obligaciones de la empresa terminan hasta que el SS recibe al aviso correspondiente (artículo 37 LSS). Lo mismo sucede si la baja del trabajador ocurrió cuando el empleado estaba incapacitado (artículo 21 LSS). Motivo de baja. Dato necesario para los avisos de baja ante el SS. Este dato será particularmente útil cuando exista un reingreso del trabajador. Los siguientes son un ejemplo de los valores posibles que coinciden con la clasificación que le da el SS: 1) Terminación de contrato, 2) Separación voluntaria, 3) Abandono de empleo, 4) Despido, 5) Defunción, 6) Clausura, 7) Otros. 3.1.5. Otros Beneficiarios. Es importante que el trabajador designe a sus beneficiarios porque ellos serán los que tengan derecho a recibir las prestaciones e indemnizaciones pendientes de pago al momento del fallecimiento del trabajador (artículo 115 LFT). También es importante para efectos del seguro de vida que la empresa contrate. Los beneficiarios para efectos del SS y de la AFORE los debe designar el trabajador directamente ante el IMSS. Padre y madre. Estos datos serán solicitados por el SS al momento de dar el aviso de alta del trabajador. Se deberán consignar aunque los mismos se encuentren finados. Porcentaje variable. Aportación caja de ahorro. Aportación adicional al SAR. Finalmente, si el trabajador decide aportar un porcentaje voluntario diferente al de los demás trabajadores para la caja de ahorro o para el SAR será una circunstancia que deberemos tener presente. Presenta declaración anual. Siempre será necesario saber si el trabajador presenta o no declaración anual y este dato lo tendremos que actualizar en cada ejercicio (ver tema 10.4.2. Casos en que no se hace cálculo del impuesto anual). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 53 CAPITULO 4 CONCEPTOS DE PAGO, DE DESCUENTO, DE BASES, DE PROVISIONES Y OTROS 4.1. INFORMACION BASICA Al igual que en los capítulos anteriores, señalaremos los datos que debemos tener presentes de los conceptos: Número del concepto. Será conveniente asignar un número a cada concepto de pago, descuento o base que tengamos necesidad de usar, cuidando de guardar una clasificación para los mismos, por ejemplo, del concepto 001 al 499 para conceptos de pago, del 500 al 899 para conceptos de descuento y del 900 al 999 para conceptos de bases. Nombre del concepto. Es el título bajo el cual se define, calcula y contabiliza un pago, un descuento, una provisión, una agrupación de ellos, un aspecto de caja o fondo de ahorros o un dato informativo o un dato auxiliar de todo lo anterior. El nombre debe ser representativo de lo que registra. Tipo de concepto. Se refiere a que cada uno de los conceptos debemos identificarlo como concepto de pago, de descuento o de base. La explicación de cada grupo es la siguiente: – Conceptos de pago: Dentro de éstos están aquellos que son percepciones para el empleado, como Sueldo, Gratificación, T.E., Anticipo de Sueldo, etc. Incluiremos también aquellas provisiones que son gastos para la empresa, como la Provisión para Gratificación, la Provisión para Prima de Antigüedad, la Provisión Impuesto sobre Nóminas, etc. ya que dentro de las reglas para contabilizar, las percepciones del empleado se cargan a resultados, al igual que las provisiones. Finalmente, incluiremos todos los conceptos en los que necesitamos registrar toda la información para el Dictamen SS. – Conceptos de descuento: Dentro de éstos agrupamos todos los conceptos que sean deducciones para el empleado como faltas, incapacidades, impuesto sobre la renta, cuotas obreras, descuentos por préstamos, etcétera. – Conceptos de base: Estos serán los que resuman un grupo de conceptos de pago y de descuento y que nos servirán de base para calcular otros conceptos. Como ejemplo, mencionamos base percepciones gravables ISR, base percepciones fijas SS, base percepciones variables SS, base participación de los trabajadores en las utilidades, etcétera. 54 EDICIONES FISCALES ISEF Acumula importe, D/H. En algunos conceptos como sueldo o faltas, será necesario que además del Importe acumule los días/horas correspondientes a ese importe y sume éstos a los saldos del período anterior. Unidad de medida. Se refiere a las unidades que se están valuando, como días, horas o unidades. Impresión en el recibo. Algunos conceptos no se imprimen en el recibo de pago (y por lo tanto no afecta el neto a pagar al empleado), como las provisiones o como las bases. Clave contable del concepto y del empleado. Esto está estrechamente relacionado con la contabilización de la nómina y con la guía contabilizadora. Cada concepto deberá tener una clave contable propia, la cual estará relacionada con la del empleado. Por ejemplo, el personal de ventas y el de administración reciben sueldo, pero el de ventas irá cargado a gastos de venta y el de administración a gastos de administración (ver capítulo 13. Contabilización de la Nómina). Contabilización a detalle. Algunos conceptos los deberemos contabilizar por cada uno de los empleados, como por ejemplo descuento de préstamos, ya que será necesario registrar en la contabilidad el abono de cada uno de ellos. Control de estados de cuenta. De algunos conceptos será conveniente elaborar un estado de cuenta, como por ejemplo vacaciones, descuentos de fondo de ahorro, o descuento de préstamos, etc. Debemos tenerlo presente al empezar a utilizar cada uno de ellos. Clave de ahorro. Se tienen dos tipos de ahorro: fondo de ahorro y caja de ahorro. Es conveniente diferenciar los conceptos que afectan cada uno de ellos. Clave de kárdex. Algunos conceptos será conveniente registrarlos en un Kárdex para visualizar de una mirada las incidencias del trabajador. Por ejemplo, faltas, incapacidades, vacaciones, retardos, etcétera. Política para operar descuento. Habrá que definir una política para cuando el importe neto por cobrar no alcance para todos los descuentos que tenga pendiente el empleado en determinado período. Podríamos efectuar el descuento hasta por el importe que alcance el neto para el último descuento operado y la parte pendiente del descuento hacerla en el siguiente período, o también puede suceder que se hagan todos los descuentos y se calcule un préstamo automático por el importe que haga falta para que el recibo salga en ceros (ver tema 6.31. Préstamo por Sobregiro). Ese préstamo se descontará en el siguiente período. Captura o alimentación para la operación del concepto. Algunos conceptos sabremos de antemano cuál es su cuantificación, como sueldos: siempre pagaremos 7 ó 15 días, por ejemplo; en otras ocasiones, para cada período tendremos que saber cuántas unidades debemos valuar: faltas, tiempo extra, etc.; en otras ocasiones dependerá del saldo que aún esté pendiente de pago de un préstamo o de un anticipo. En cada uno de los conceptos debemos tener presente esta circunstancia. Definición de fórmula de cálculo. En cada caso debemos señalar claramente como deseamos que se calcule cada concepto, con todas las variantes que pueda tener ese cálculo. Prioridad de cálculo. Es el orden en que se calculan los conceptos (ver capítulo 4.2. Importancia de la Prioridad de Cálculo). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 55 Acumulación a bases. Debemos definir con toda precisión qué conceptos se acumularán a qué bases. Esto será fundamental para hacer correctamente los cálculos, y sobre todo, de acuerdo con las leyes y reglamentos. En todo caso, la empresa deberá defender o argumentar su criterio ante las diversas autoridades en caso de una revisión; del resultado dependerá que no se paguen impuestos de más o de menos, esto último con la correspondiente carga de multas y recargos (ver capítulo 11. Resumen de Integración de las Bases de Acumulación). Políticas de pago, descuento y prestaciones. Finalmente, será necesario elaborar todas las políticas de pago y descuento que sean necesarias de acuerdo con las prestaciones que se tengan en la empresa, incluyendo las provisiones y los conceptos auxiliares. Se deben definir claramente las fuentes de información, su base de cálculo, su momento de cálculo, su justificación plena para la acumulación o no acumulación para efectos de LFT, LSS, LInfonavit y LISR, sin olvidar el dictamen para efectos SS, su importancia y se debe incluir algún ejemplo. En capítulo 6. Políticas de Pago, Descuento y Prestaciones, capítulo 7. Finiquitos y Liquidaciones, capítulo 8. Provisión Impuesto sobre Nóminas, capítulo 9. Cuotas Obrero Patronales SS y capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta analizamos y comentamos los conceptos de pago y descuento que se dan en la práctica, indicando las referencias a las diferentes leyes y damos algunos ejemplos. En el tema 4.4. Catálogo de Conceptos hacemos referencia al tema en que se pueden encontrar los comentarios a cada uno de los conceptos. 4.2. IMPORTANCIA DE LA PRIORIDAD DE CALCULO Debemos tener presente en qué orden se calcularán los conceptos: primero se calcularán los conceptos de pago y al final el impuesto sobre la renta, pero entre los dos, habrá de calcularse la base percepciones gravables ISR. De no hacerse así, no tendremos la información necesaria para hacer los cálculos finales. En términos generales, debemos decir que primero operaremos aquellos conceptos que no dependen de ningún otro para ser calculados y para los cuales debemos saber el dato de las unidades a operar, como vacaciones, incapacidades, faltas, T.E. o aquellos cuyo importe conocemos de antemano como comisiones; en seguida calcularemos la mayoría de los pagos normales, los descuentos legales y las bases; continuaríamos con los conceptos de provisiones y cálculos de impuestos; después los conceptos de bases que son informativas o auxiliares como total percepciones, total deducciones, bases percepciones exentas, etc.; continuaríamos con conceptos especiales como préstamo por sobregiro o descuentos de préstamos condicionados y para terminar los conceptos finales de redondeo de centavos. En el catálogo de conceptos, se da un orden a todos los conceptos, particularmente la que se da a los conceptos de descuentos, implica cierta prioridad: primero se harán los descuentos naturales como faltas o incapacidades (si no trabajó el empleado, pues no se le paga), después se harán los descuentos legales, y después los demás descuentos (dentro de ellos los que son a favor de la empresa se descontarán al último). Si tuviéramos que dar una clasificación a este dato de prioridad, ésta sería más o menos como se muestra a continuación, donde el valor más bajo es para los conceptos que deben calcularse primero y la más alta para los que deben calcularse al final: 56 EDICIONES FISCALES ISEF “0” Para conceptos que no dependen de ningún otro para calcularse y en general para todos aquellos cuyo importe generalmente se conoce antes de iniciar el cálculo, como por ejemplo, vacaciones, incapacidades, faltas, descuentos de préstamos (no condicionados), comisiones, etcétera. “1” Para la mayoría de los conceptos de percepciones o deducciones legales. “2” Para las provisiones y las agrupaciones. “3” Para agrupaciones informativas y conceptos auxiliares. Por ejemplo, conceptos de exentos, total de percepciones, total de deducciones, base percepciones exentas, y todos los conceptos que utilizaremos para dictamen SS y cuotas obrero patronales. “4” Para los cálculos de impuestos y conceptos especiales. Como por ejemplo: descuento de préstamos que han sido condicionados. “5” Para conceptos finales. Por ejemplo: Préstamo por sobregiro y ajuste por redondeo. Un concepto que es gravable o que forma parte de una base que sirve para calcular el impuesto sobre la renta, nunca deberá tener una prioridad mayor que los conceptos que calculan el impuesto sobre la renta. Entre dos conceptos que tengan la misma prioridad, se calcula primero el que tenga el número de concepto más bajo. 4.3. IMPORTANCIA DE SU CONTABILIZACION En el capítulo 13. Contabilización de la Nómina, hablaremos de la contabilización de cada uno de los conceptos que estamos mostrando en el catálogo de conceptos, pero aquí deseamos destacar la importancia de la contabilización de cada uno de los conceptos. Naturalmente queremos insistir en que todos los pagos que hagamos a un empleado deben ser hechos a través de un concepto de una nómina, o deben incorporarse a una nómina posteriormente, y que todas las nóminas deben estar contabilizadas. Ahora bien, no todos los conceptos se deben contabilizar y por lo tanto debemos precisar cuidadosamente los que no se van a contabilizar como las bases y los conceptos informativos que utilizamos para dictamen SS. No se contabilizan los conceptos que registran los conceptos exentos y los conceptos no integrables. Tampoco se contabilizan conceptos auxiliares como los del tiempo extra 1a., 2a., 3a. y 4a. semana, percepciones en otras empresas, impuestos retenidos en otras empresas y los que detallan el ISR. En fin, deberemos precisar la contabilización de cada concepto y hacer de cada uno, el auxiliar de la contabilidad, en la que quedará asentado solamente la suma final de los conceptos. En el capítulo 13. Contabilización de la Nómina, hablamos de la clave contable de cada uno de los conceptos. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 57 4.4. CATALOGO DE CONCEPTOS 4.4.1. Importancia del Catálogo de Conceptos En nuestra experiencia hemos encontrado una gran cantidad de catálogos de conceptos, pero podríamos decir que todos se resumen en el que aquí presentamos. Con frecuencia, cada empresa abrirá o creará conceptos para registrar situaciones muy particulares de la misma, pero sin lugar a dudas esos conceptos encajarán en alguna de las clasificaciones que aquí presentamos. Algunas empresas no tendrán algunos de los conceptos que mostramos pero, estamos seguros, les convendría analizar lo que aquí expresamos y la conveniencia de utilizarlos. 4.4.2. Estructura y Clasificación La estructura que aquí mostramos busca agrupar los conceptos en una forma lógica de acuerdo con lo que registran. Algunas palabras usadas en esta estructura, pueden confundir. Trataremos de ser explícitos en ellas. Empezamos con la primera parte de la estructura: Percepciones, Deducciones y Bases. Como percepciones, entendemos todo lo que recibe el empleado por su trabajo (sea o no gravado o afecto al SS) y las provisiones y conceptos para dictamen SS. Como deducciones, entendemos todo lo que significa una disminución en el neto a pagar al empleado, ya sea que disminuya su ingreso gravado para efectos de impuestos o que sin alterar éste, disminuya el neto a pagar. Las bases son los conceptos que agrupan otros conceptos y que nos sirven para determinar otros datos u otros conceptos. Otros conceptos auxiliares son los que se calculan para cuantificar a su vez otros, o que nos permiten determinar conceptos básicamente contables basados en los datos del empleado, pero que no afectan las percepciones netas de los mismos. Descuentos naturales les llamamos a los que cuantifican el tiempo no trabajado. Descuentos legales son los que se deben hacer por ley y son sobre los ingresos, a saber, cuotas obreras, impuestos y pensión alimenticia. Otros descuentos son los que no están comprendidos en los anteriores, que no son deducciones fiscales y que en última instancia benefician o son a favor del empleado, a favor de terceros y a favor de la empresa. El siguiente cuadro muestra esta estructura. 58 EDICIONES FISCALES ISEF Cotidiano Fijas Variables Eventuales Prestaciones Variables Anuales Al retiro Que son pago al empleado Devolución de descuentos Pagos que no son ingresos fiscales Otros auxiliares Perc. exentas Perc. no integrables Provisiones Dictamen SS CATALOGO DE CONCEPTOS Ingresos por su trabajo Percepciones Auxiliares Descuentos naturales Deducciones Descuentos legales Otros descuentos Bases A favor del empleado A favor de terceros A favor de la empresa Estas son las que acumulan los importes o días de varios de los conceptos de los anteriores. La clasificación que les daremos dentro del catálogo de cuentas es la siguiente: Percepciones: Prestaciones: Auxiliares: Deducciones: Bases: Clasificación Fijas Variables Eventuales Variables Anuales Al retiro Devolución de descuentos Pagos NO ingresos fiscales Percepciones exentas Percepciones no integrables Provisiones Dictamen SS Descuentos naturales Descuentos legales Otros Desctos. a favor del empleado Otros Desctos. a favor de terceros Otros Desctos. a favor de empresa Acumulación de varios anteriores Número 001 - 019 020 - 040 041 - 099 100 - 149 150 - 179 180 - 199 200 - 249 250 - 299 300 - 349 350 - 399 400 - 449 450 - 499 500 - 549 550 - 599 600 - 649 650 - 699 700 - 899 900 - 997 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 59 4.4.3. Catálogo Base En seguida se muestra un catálogo base para cualquier tipo de empresa el cual hemos elaborado de acuerdo con los comentarios anteriores. La explicación de información mostrada en las columnas es la siguiente: • La primer columna señala el número de concepto. • La segunda, el nombre del concepto. • La tercera, la prioridad de cálculo del concepto (Pr) (0 a 5). • La cuarta, el tipo de concepto (Ti) (P percepción, D deducción y B base). • La quinta, si el concepto acumula días u horas (AD) (S Si, N No). • La sexta, si el concepto acumula importe (AI) (S Si, N No). • La séptima, indica la clave del estado de cuenta (EC): C E F G P V T N Caja de ahorro Préstamo de empresa Fondo de ahorro Gastos por comprobar Prima vacacional Vacaciones Préstamos de terceros No se lleva estado de cuenta. Si son varios los estados de cuenta de cada tipo, agregaríamos un número consecutivo: E1, E2, E3, etcétera. • La última columna indica el tema en el que encontraremos los comentarios alusivos al concepto. 60 Núm. 001 002 003 004 005 006 020 021 041 042 043 044 045 046 047 048 049 050 051 052 060 061 062 063 064 065 070 071 081 082 083 EDICIONES FISCALES ISEF CLASIFICACION: CONCEPTO PERCEPCIONES: FIJAS: Sueldos Salarios Tiempo Extra Fijo Compensación Fija Pensión por Jubilación Honorarios Asimilables VARIABLES: Comisiones. Pago por Destajo EVENTUALES: Tiempo Extra 1a. Semana Tiempo Extra 2a. Semana Tiempo Extra 3a. Semana Tiempo Extra 4a. Semana Tiempo Extra Doble Tiempo Extra Triple Tiempo Extra por Emergencia Suplencias Derramas Día Festivo Trabajado Día de Descanso Trabajado Prima Dominical Compensación Eventual Incentivo por Asistencia Incentivo por Puntualidad Incentivo por Productividad Incentivo por Viaje Comisión Foránea Viáticos Viáticos no Comprobados Percepciones en Otras Empresas Pagos de Aseguradoras al Trabajador Ingresos por Adquisición de Títulos Valor Pr Ti AD AI EC Tema 1 1 1 0 0 0 P P P P P P S S S N S S S S S S S S N N N N N N 6.1. 6.1. 6.9. 6.20. 6.12. 6.23. 0 0 P P N S S S N 6.13. N 6.1. 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P N N N N S S S N N N S N N N N N N N N N N N N N N N N S S S S S S S S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N N N N N N N N N G G N N N 6.9. 6.9. 6.9. 6.9. 6.9. 6.9. 6.9. 6.14. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17. 6.20. 6.18. 6.18. 6.20. 6.20. 6.20. 6.19. 6.19. 10.6.1. 6.12. 6.22. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Núm. 100 101 102 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 Núm. 150 151 152 153 154 155 156 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 200 201 202 61 CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema PRESTACIONES: VARIABLES: Aportación de Empresa a Fondo de Ahorro 2 P N S F1 6.10. Devolución de Fondo de Ahorro 0 P N S F1 6.10. Intereses Ganados en el Fondo de Ahorro 0 P N S F1 6.10. Despensa en Efectivo 1 P N S N 6.21. Vale Despensa 1 P N S N 6.21. Ayuda para Comida 1 P N S N 6.21. Vales Restaurante 1 P N S N 6.21. Ayuda para Renta 1 P N S N 6.21. Ayuda para Transporte 1 P N S N 6.21. Vale Gasolina 1 P N S N 6.21. Vale Uniforme 1 P N S N 6.21. Ayuda para Lentes 1 P N S N 6.21. Ayuda por Fallecimiento 1 P N S N 6.21. Reembolso de Gastos Médicos 0 P N S N 6.21. Beca para Trabajadores 1 P N S N 6.21. Beca para Hijos de Trabajadores 1 P N S N 6.21. Cuotas Sindicales Pagadas por la Empresa 2 P N S N 6.21. CLASIFICACION: CONCEPTO ANUALES: Vacaciones Prima vacacional Aguinaldo o Gratificación Participación de los Trabajadores en las Utilidades Bono Anual Premio por Antigüedad Vacaciones Pagadas AL RETIRO: Vacaciones Proporcionales Prima Vacacional Proporcional Aguinaldo o Gratificación Proporcional Gratificación por Separación Indemnización 3 Meses Indemnización 20 Días por Año Prima de Antigüedad Jubilación en Pago Unico Indemnización por Incapacidad Pago de Marcha DEVOLUCION DE DESCUENTOS: Subsidio por Incapacidad Justificación de Faltas Cuotas Obreras SS Pagadas por la Empresa Pr Ti AD AI EC Tema 0 1 1 P P P S S S S N 6.2. S N 6.3. S N 6.4. 1 0 0 0 P P P P N N N N S S S S N N N N 6.11. 6.20. 6.20. 6.2. 0 1 1 1 1 1 1 0 0 0 P P P P P P P P P P S S S N S S S N N N S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N 6.2. 6.3. 6.4. 7.0. 7.0. 7.0. 7.0. 6.12. 6.12. 6.12. 1 1 P P S S S N 6.6. S N 6.5. 3 P N S N 9.0. 62 Núm. EDICIONES FISCALES ISEF CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema PERCEPCIONES NO INGRESOS FISCALES: 250 Préstamo Personal 0 P N S E8 6.30. 251 Anticipo de Sueldo 0 P N S E4 6.30. 252 Anticipo Comisiones 0 P N S E5 6.30. 253 Anticipo de Vacaciones 0 P N S E6 6.30. 254 Anticipo de Gratificación 0 P N S E7 6.30. 255 Préstamo Navideño 0 P N S E9 6.30. 256 Anticipo Gastos por Comprobar 0 P N S G 6.19. 270 Préstamo del Fondo de Ahorro 0 P N S F2 6.10. 271 Préstamo de la Caja de Ahorro 0 P N S C2 6.10. 272 Devolución de Caja de Ahorro 1 P N S C1 6.10. 273 Intereses Ganados en la Caja de Ahorros 0 P N S C1 6.10. 298 Préstamo por Sobregiro 6 P N S E8 6.31. 299 Ajuste por Redondeo 6 P N S N 6.32. PERCEPCIONES EXENTAS: 300 Prima Vacacional Exenta 1 P N S N 6.3. 301 Aguinaldo o Gratificación Exento 1 P N S N 6.4. 302 Tiempo Extra Exento 1 P N S N 6.9. 303 Fondo de Ahorro Exento 2 P N S N 6.10. 304 PTU Exenta 1 P N S N 6.11. 305 Día de Descanso Exento 0 P N S N 6.16. 306 Prima Dominical Exenta 0 P N S N 6.17. 307 Indemnización Exenta 1 P N S N 7.0. 308 Pensión por Jubilación Exenta 0 P N S N 6.12. 309 Jubilaciones P. y H. de R. en Pago Unico 0 P N S N 6.12. Exento 310 Cuotas Obreras Pagada por Empresa 3 P N S N 9.0. Exentas 311 Pagos de Previsión Social Exentos 3 P N S N 6.21. 312 Percepción Exentas en Otras Empresas 0 P N S N 10.4.1. 313 Viáticos sin comprobar exentos 0 P N S G 6.19. PERCEPCIONES NO INTEGRABLES SS: 350 Fondo de Ahorro no Integrable 2 P N S N 6.10. 351 Despensa no Integrable 1 P N S N 6.21. 352 Incentivo por Asistencia no Integrable 1 P N S N 6.18. 353 Incentivo por Puntualidad no Integrable 1 P N S N 6.18. PROVISIONES: 400 Provisión para Pago de Vacaciones 2 P S S N 6.7. 401 Provisión para Pago de Prima Vacacional 2 P S S N 6.7. 402 Provisión para Pago de Aguinaldos o 2 P S S N 6.8. Gratificaciones ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 403 Provisión Impuesto sobre Nóminas 404 Provisión Aportación Infonavit 405 Provisión Aportaciones Cuotas Patronales SS DICTAMEN SS: 451 Cuotas Obreras SS, EM, PE, Ca. 452 Cuotas Obreras SS, EM, PD 453 Cuotas Obreras SS, IV 454 Cuotas Obreras SS, PB 455 Cuotas Obreras SS, CEAV 456 Cuotas Patronales SS, EM, PE, Cf. 457 Cuotas Patronales SS, EM, PE. Ca. 458 Cuotas Patronales SS, EM, PD 459 Cuotas Patronales SS, IV 460 Cuotas Patronales SS, G 461 Cuotas Patronales SS, RT 462 Cuotas Patronales SS, PB 463 Cuotas Patronales SS, R 464 Cuotas Patronales SS, CEAV 470 Percep. Excedentes a Topes Legales 1 471 Percep. Excedentes a Topes Legales 2 472 Percep. Excedentes a Topes Legales 3 473 Percep. Excedentes a Topes Legales 4 474 Percep. Excedentes a Topes Legales 5 475 Percep. Excedentes a Topes Legales 6 476 Percep. Excedentes a Topes Legales 7 477 Percep. Excedentes a Topes Legales 8 478 Percep. Excedentes a Topes Legales 9 479 Percep. Excedentes a Topes Legales 10 DEDUCCIONES: DESCUENTOS NATURALES: 500 Faltas Injustificadas 501 Faltas Justificadas o con Goce de Sueldo 502 Faltas por Suspensión 503 Permiso sin Goce de Sueldo 504 Retardos 505 Pases de Salida 506 Incapacidades por Riesgo de Trabajo 507 Incapacidades por Enfermedad General 508 Incapacidades por Maternidad 63 Pr Ti AD AI EC Tema 4 P N S N 8.0. 3 P N S N 9.0. 3 P N S N 9.0. 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.9. 9.9. 9.9. 9.9. 9.9. 9.9. 9.9. 9.9. 9.9. 9.9. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 D D D D D D D D D S S S S S S S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N 6.5. 6.5. 6.5. 6.5. 6.5. 6.5. 6.6. 6.6. 6.6. 64 Núm. 551 552 555 556 557 560 570 571 572 575 576 600 601 602 603 604 605 606 607 610 611 612 613 650 651 652 653 660 661 670 671 EDICIONES FISCALES ISEF CLASIFICACION: CONCEPTO DESCUENTOS LEGALES: Cuotas Obreras Impuesto Subsidio para el Empleo Descuento ISR Subsidio para el Empleo Pagado Impuesto Local Sobre Nóminas Impuesto por Jubilación en Parcialidades Impuesto por Jubilación en Pago Unico Impuesto por Indemnizaciones Pensión Alimenticia Impuestos retenidos por otras empresas OTROS DESCUENTOS (A FAVOR DEL EMPLEADO): Pr Ti AD AI EC Tema Descuento Aportación Fondo de Ahorro Descuento Aportación Caja de Ahorro Descuento Comida Descuento Habitación Descuento Despensa Descuento Prima de Seguro de Vida Descuento Prima Seguro Gastos Médicos Mayores Descuento Préstamo Seguro de Automóvil Descuento Préstamo Fondo de Ahorro Descuento Intereses s/ Préstamo Fondo de Ahorro Descuento Préstamo Caja de Ahorro Descuento Intereses s/ Préstamo Caja de Ahorros OTROS DESCUENTOS (A FAVOR DE TERCEROS): Descuento Cuota Sindical Descuento Préstamo Sindical Descuento Fondo de Resistencia Descuento Aportación Ayuda por Fallecimiento Descuento Fonacot Descuento Crédito InfonaDescuento Préstamo Bancario Descuento por Crédito de Tiendas Comerciales 3 4 4 4 4 4 D D D D P D N N N N N N S S S S S S N N N N N N 9.0. 10.4.1. 10.4.1. 10.4.1. 10.4.1. 10.5.1. 4 D N S N 10.4.2. 4 4 4 0 D D D D N N N N S S S S N N T1 N 10.4.3. 10.4.4. 6.24. 10.4.1. 4 4 1 1 1 4 D D D D D D N N N N N N S S S S S S F1 6.10. C1 6.10. N 6.21. N 6.21. N 6.21. T2 6.28. 4 D N S T3 6.28. 4 D N S T4 6.28. 4 D N S F2 6.10. 4 4 D N D N S S F2 6.10. C2 6.10. 4 D N S C2 6.10. 4 4 4 D N D N D N S S S N N N 6.25. 6.25. 6.25. 4 4 4 4 D D D D N N N N S S S S N N N T5 6.21. 6.26. 6.27. 6.28. 4 D N S T6 6.28. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 65 Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema 672 Descuento Renta 4 D N S T7 6.28. OTROS DESCUENTOS (A FAVOR DE EMPRESA): 700 Descuento Pérdida de Herramientas de 4 D N S N 6.29. Trabajo 701 Descuento por Daños a Equipo de Tra4 D N S N 6.29. bajo 702 Descuento Llamadas Telefónicas 4 D N S N 6.29. 703 Descuento Reposición de Credencial 4 D N S N 6.29. 710 Descuento Préstamo Hipotecario 4 D N S E1 6.30. 711 Descuento Préstamo Automóvil 4 D N S E2 6.30. 712 Descuento Tienda 4 D N S E3 6.30. 720 Descuento Anticipo de Sueldo 4 D N S E4 6.30. 721 Descuento Anticipo de Comisiones 4 D N S E5 6.30. 722 Descuento Anticipo de Vacaciones 4 D N S E6 6.30. 723 Descuento Anticipo de Gratificación 4 D N S E7 6.30. 724 Descuento Préstamo Personal 4 D N S E8 6.30. 725 Descuento Préstamo Navideño 4 D N S E9 6.30. 730 Descuento Viáticos No Comprobados 4 D N S G 6.19. 731 Descuento Gastos No Comprobados 4 D N S G 6.19. 898 Descuento por Sobregiro Nómina Anterior 0 D N S E8 6.31. 899 Ajuste por Redondeo Nómina Anterior 0 D N S N 6.32. BASES: 900 Base Percepciones Gravables ISR 3 B S S N 10.2.1. 901 Base Percepciones Exentas 3 B N S N 10.2.1. 903 Base Percepciones Fijas SS 2 B S S N 9.9. 904 Base Percepciones Variables SS 2 B N S N 9.9. 905 Base Participación de Trabajadores en Utilidades 3 B S S N 6.11. 906 Base Impuesto del sobre Nóminas 3 B N S N 8.0. 907 Base Aportaciones de Empresa a Fondo 1 B S S N 6.10. de Ahorro 908 Base Percepciones Variables para Liqui3 B S S N 7.0. dación 909 Base Ingresos Totales Previsión Social 2 B N S N 6.21. 910 Base Pagos de Previsión Social 2 B N S N 6.21. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 67 CAPITULO 5 SALARIO DIARIO INTEGRADO (SDI) Por su importancia y complejidad tenemos que tratar el tema de cálculo del salario diario integrado por separado y, dentro de él, hablaremos de los temas de: Integración salarial, Integración para Infonavit, Integración para seguro social, cálculo de factores de la parte fija del salario, cálculo de la parte variable del salario, salario base de cotización (SBC) y topes a SBC y daremos tres ejemplos de cálculo del salario diario integrado. 5.1. INTEGRACION SALARIAL Cuando hablamos del salario integrado es preciso señalar que el salario se integra de diferentes formas para diferentes fines. Así tendremos una integración para efectos laborales (LFT), otra para efectos de impuesto sobre la renta (LISR), una más para seguro social (LSS), otra para el fondo nacional para la vivienda (Linfonavit) y una última para impuestos locales (CFDF). La integración para efectos laborales, la mencionaremos en el capítulo 7. Finiquitos y Liquidaciones cuando veamos lo referente a estos conceptos; la integración para efectos de impuesto la veremos precisamente en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta y la integración para impuestos locales la veremos en el capítulo 8. Provisión Impuesto sobre Nóminas (también conocido como Impuesto sobre Remuneraciones), que, aunque está vigente sólo en el Distrito Federal es representativo de todos los impuestos locales que existen actualmente en la República. La integración para efectos del seguro social y para el fondo nacional para la vivienda, la veremos al tratar el tema 9.10. Percepciones Excedentes a Topes Legales SS, específicamente al hablar de los subtemas 9.10.1. Base percepciones fijas SS y 9.10.2. Base percepciones variables SS. En esta parte veremos la mecánica para el cálculo del salario diario integrado como base de cotización para efectos del SS, la cual es, por mucho, la más compleja de manejar y en la que más cuidado debemos poner para evitar multas, actualizaciones y recargos por parte de las autoridades del IMSS y del Infonavit (artículos 287 y 288 LSS y artículo 29 Linfonavit). 5.1.1. Integración para Infonavit Para efectos prácticos veremos primero la integración para el fondo nacional para la vivienda y empezaremos diciendo que es la LFT la que establece la obligación de las empresas de proporcionar habitación a sus trabajadores (artículo 136 LFT) y para ello precisa la obligación para la empresa de entregar el 5% sobre los salarios al mencionado fondo, que es un organismo manejado por el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit). 68 EDICIONES FISCALES ISEF Menciona la LFT cómo se debe integrar el salario para estos efectos (artículo 143 LFT) y cuales son sus topes (artículo 144 LFT), sin embargo, la Ley reglamentaria que se crea a partir de estas disposiciones (artículo 139 LFT), que es la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Linfonavit), además de señalar en forma específica como se debe integrar el salario para efectos de calcular las cuotas (artículo 29 Linfonavit), nos señala en la fracción II de dicho artículo: “II. ... En lo que corresponde a la integración y cálculo de la base y límite superior salarial para el pago de aportaciones, se aplicará lo contenido en la Ley del Seguro Social. Estas aportaciones son gastos de previsión de las empresas y forman parte del patrimonio de los trabajadores” y en su Artículo Quinto Transitorio agrega “El límite superior salarial a que se refiere el artículo 29 fracciones II y III, será de conformidad con lo establecido en la Ley del Seguro Social que entrará en vigor el 1o. de julio de 1997, en la parte correspondiente a los seguros de invalidez y vida, cesantía en edad avanzada y vejez”. Esto significa que por disposición de la Linfonavit se homologan las bases salariales para pago de cuotas al SS y entero de aportaciones al Infonavit, lo que a su vez significa, para casos prácticos, que los salarios que determinen para el SS serán los que se usen para calcular las aportaciones del 5% al Infonavit. Repetimos que no es materia de este trabajo analizar jurídicamente todas estas disposiciones, sino comentar sólo sus afectaciones prácticas sobre la materia que nos ocupa, por lo que de aquí en adelante nos referiremos a las aportaciones Infonavit, como nos referiremos a las cuotas de los diferentes riesgos del SS. 5.1.2. Integración para Seguro Social La obligación para los patrones de aportar las cotizaciones al SS, deriva de la Ley del Seguro Social (LSS). Es decir, ésta no es una obligación de carácter laboral, sino una obligación derivada de un sistema de seguridad social nacional y sus cuotas son “aportaciones de seguridad social” de las señaladas en el Código Fiscal de la Federación (CFF) (artículo 2 CFF). Así mismo, por disposición de la LSS, el IMSS es un organismo fiscal autónomo (artículo 5 LSS) y como tal, estará a todo lo dispuesto en el CFF y en su actuación debe observar las mismas limitaciones que corresponden a la potestad tributaria en materia de proporcionalidad, equidad, legalidad y destino del gasto público (SCJN Novena Epoca. Instancia: Pleno. Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Tomo II. Septiembre de 1995, página 62. Tesis P./J. 18/95.). Es importante señalar textualmente lo que dice la LSS en su artículo 9: “ARTICULO 9. Las disposiciones fiscales de esta Ley que establecen cargas a los particulares y las que señalan excepciones a las mismas, así como las que fijan las infracciones y sanciones, son de aplicación estricta. Se considera que establecen cargas las normas que se refieran a sujeto, objeto, base de cotización y tasa.” Es decir, debemos ser sumamente cuidadosos en todo lo referente al SS para cumplir con corrección y oportunidad todas nuestras obligaciones fiscales. Por lo que se refiere a las cuotas obreras, la empresa se convierte por disposición de la LSS en entidad recaudadora –retenedora– (artículo 38 LSS) y es su responsabilidad el pago de las cuotas obreras. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 69 Redundando: todo lo referente al SS tiene el carácter de obligación fiscal (artículo 287 LSS). 5.2. SALARIO DIARIO INTEGRADO (SDI) La integración para efectos del seguro social, está basada en una mecánica que busca obtener un salario diario integrado y aplicar éste a cada día de trabajo para determinar así la base sobre la que se calcularán las cuotas de los diferentes riesgos. Este salario diario integrado se deberá calcular: a) Al ingresar el empleado para dar el aviso de alta b) Al modificarse el salario del empleado (por aumento individual o masivo) y c) Al inicio de cada bimestre para la correcta consideración de las percepciones variables del bimestre anterior, para dar el aviso de modificación de salarios (artículo 15-I LSS). Con este último, estaremos considerando adecuadamente el SDI que se debe modificar al aniversario del empleado en el que se hace acreedor de mayores prestaciones (como prima vacacional), aunque no hubiese tenido percepciones variables en el mes anterior. El salario diario integrado se usa para: a) Los avisos al SS mencionados de alta, baja y modificación. b) Determinar y enterar las cuotas obrero patronales a cargo de la empresa y c) Elaborar la nómina de pago (Artículo 9 fracción IV RLSS; tema 21.5 Nóminas de pago). 5.2.1. Cálculo de Factores de la Parte Fija del Salario El salario diario integrado se forma de 2 partes, una fija y una variable (artículo 30 LSS). La parte fija se compone de las percepciones fijas conocidas como son: sueldo, prima vacacional, gratificación y cualquier otra percepción fija conocida. Con estos elementos se calcula un factor de sueldo diario, convirtiendo todos los conceptos a días, sumando éstos y dividiendo el resultado entre los días de sueldo. Calculamos un factor, para facilitar la determinación de la parte fija del salario integrado de todo el personal, es decir, siempre será más fácil multiplicar el sueldo diario de cada uno por un factor, que estar calculando el sueldo anual, sumándole a éste el aguinaldo o gratificación, la prima vacacional y cualquier otro pago fijo anual y dividir el resultado entre 364 ó 360 días en cada uno de los empleados. En el caso de que la empresa esté obligada a dictaminar, este factor será uno de los datos que revisará el auditor independiente. En el capítulo 6 donde tratamos los temas de 6.1. Sueldos y Salarios, 6.2. Vacaciones, 6.3. Prima Vacacional y 6.4. Aguinaldo o Gratificación, hacemos observaciones que pedimos ver en caso de duda del tratamiento de estos conceptos en este apartado. Ver también 9.10.1. Base percepciones fijas SS en el tema 9.10. Percepciones Excedentes a Topes Legales SS, ahí señalamos los conceptos que deben considerarse en la parte fija del salario. 70 EDICIONES FISCALES ISEF En el concepto de sueldos deberemos considerar los días de sueldo que va a recibir en el año el empleado, es decir, 360 días para la nómina quincenal o mensual (15 días por 24 quincenas o 30 días por 12 meses) y 364 días para la semanal (7 días por 52 semanas). Los conceptos de prima vacacional y gratificación, varían en función de la antigüedad del empleado y pueden variar en función de la categoría del mismo. Será necesario, por lo tanto, elaborar una tabla de factores por cada categoría de empleado considerando la antigüedad. Para cálculo de la antigüedad se considera el año que está corriendo inclusive, es decir, si el empleado entró a la empresa el 2 de enero del presente año, se le considera 1 año de antigüedad porque si bien el compromiso de pago de vacaciones es exigible hasta que cumpla un año en el 2 de enero del año siguiente, en caso de que se retirara antes, la empresa tiene la obligación de pagarle la parte proporcional de vacaciones. El siguiente cuadro es un ejemplo para una nómina quincenal o mensual (se consideran las prestaciones mínimas que marca la LFT de 15 días de gratificación y 25% de prima vacacional): ANTIGÜEDAD EN AÑOS DE A 0.00 1 1.01 2 2.01 3 3.01 4 4.01 9 9.01 14 14.01 19 19.01 En adelante DIAS DIAS DE DIAS DE DIAS DE OTRAS TOTAL DE FACTOR DE GRATIFI- VACA- PRIMAS PERCEP. DIAS EN EL SUELDO CACION CIONES FIJAS AÑO A B C D E 360 360 360 360 360 360 360 360 15 15 15 15 15 15 15 15 7 9 11 14 16 18 21 23 1.75 2.25 2.75 3.50 4.00 4.50 5.25 5.75 0 0 0 0 0 0 0 0 F A+B+D+E 376.75 377.25 377.75 378.50 379.00 379.50 380.25 380.75 G F/A 1.046528 1.047917 1.049306 1.051389 1.052778 1.054167 1.056250 1.057639 Para una nómina semanal, con las mismas prestaciones, el cuadro sería el siguiente: ANTIGÜEDAD EN AÑOS DE A 0.00 1.01 2.01 3.01 4.01 9.01 14.01 19.01 1 2 3 4 9 14 19 En adelante DIAS DIAS DE DIAS DE DIAS DE GRATIFI- VACA- DE PRISUELDO CACION CIONES MAS A B C D 364 364 364 364 364 364 364 364 15 15 15 15 15 15 15 15 7 9 11 14 16 18 21 23 1.75 2.25 2.75 3.50 4.00 4.50 5.25 5.75 OTRAS TOTAL DE PERCEP. DIAS EN EL FIJAS AÑO E F A+B+D+E 0 380.75 0 381.25 0 381.75 0 382.50 0 383.00 0 383.50 0 384.25 0 384.75 FACTOR G F/A 1.046016 1.047390 1.048764 1.050824 1.052198 1.053571 1.055632 1.057005 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 71 5.2.2. Cálculo de la Parte Variable del Salario La parte variable se compone del resultado de dividir la suma del importe de todas las percepciones variables afectas a SS pagadas realmente en el bimestre anterior, entre el número de días de salario devengado en el mismo bimestre (artículo 30-II LSS). Cada empresa debe decidir cuáles serán los conceptos que considerarán afectos a esta parte variable de la cuota SS, después de todo, siempre será su responsabilidad ante el IMSS el justificar el porqué incluyó determinados conceptos o por qué no lo hizo. En el tema 9.10.2. Base percepciones variables SS mostramos los conceptos que, en nuestra opinión, se deben incluir. 5.3. SALARIO BASE DE COTIZACION (SBC) La suma de estas dos partes, la fija y la variable, será el salario diario integrado total, el cual estará topado, es decir, tendrá un límite superior, de 25 veces el salario mínimo general que rija en el Distrito Federal (zona A) (25VSMGA) (artículo 28 LSS). El salario diario integrado total topado será el salario base de cotización (SBC). Si el SDI es menor al tope señalado, ése será el SBC. 5.4. TOPES A SALARIO BASE DE COTIZACION La Ley señala límites para la consideración del salario en diferentes situaciones, esos límites se conocen como ‘topes’ y con ese nombre los manejaremos en lo sucesivo. Para la LSS, los topes se expresan en número de veces del salario mínimo general de la zona A (VSMGA). El tope general es de 25 veces el salario mínimo general (25VSMGA). El tope que se utilizaba para calcular los riesgos de invalidez y vida, cesantía en edad avanzada y vejez, y las aportaciones al Infonavit era diferente al general hasta el 30 de junio de 2007 que fue cuando alcanzó el límite de 25 VSMGA según el artículo Vigésimo Quinto Transitorio del la LSS. Existen dos topes más que se utilizarán para calcular las cuotas de enfermedades y maternidad, prestaciones en especie, cuota fija (1VSMGA artículo 106-I LSS) y para la cuota adicional (3VSMGA artículo 106-II LSS). En el caso de la cuota adicional, el SDI será la diferencia entre el salario diario integrado total menos el tope de 3VSMG cuando el salario diario integrado total sea mayor al tope de 3VSMG, de lo contrario el SDI será de $ 0.00. En resumen, éstos son los topes que manejaremos para efectos del cálculo del SBC. 1VSMGA 25VSMGA 3VSMGA 59.82 1,495.50 179.46 (59.82 x 1) (59.82 x 25) (59.82 x 3) 25VSMGA es el tope vigente del 1 de julio de 2008. 72 EDICIONES FISCALES ISEF 5.5. EJEMPLOS DE CALCULO DEL SALARIO DIARIO INTEGRADO Los siguientes son los datos básicos para el cálculo: Antigüedad 1 año 7 años 2 años Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Sueldo Diario 70.00 230.27 1,085.53 Nómina Semanal Quincenal Quincenal Asumimos que en el bimestre anterior no hubo percepciones variables en ninguno de los tres ejemplos. Si hubiese percepciones variable, éstas se deben considerar. Más adelante explicaremos por qué en estos ejemplos no estamos considerando cantidad alguna en esta parte variable. EJEMPLO No. 1 PARTE FIJA: ANTIGÜEDAD EN AÑOS 1 AÑO SALARIO DIARIO 70.00 POR: FACTOR 1.046016 = PERCEPCIONES VARIABLES: PERCIBIDAS EL BIMESTRE ANTERIOR 0.00 = ENTRE: DIAS TRABAJADOS 60 SALARIO DIARIO INTEGRADO TOTAL 73.22 PARTE FIJA 0.000 PARTE VARIABLE 73.22 Comparación con los topes: si el salario diario integrado total es mayor a los topes, los topes serán el SBC, si no lo será el salario diario integrado total. SI ES MAYOR A 73.22 73.22 1.495.50 179.46 73.22 59.82 SALARIO DIARIO INTEGRADO 73.22 Sal. diario topado (SS) 25 veces SMGA 0.00 Sal. diario topado (SS) Excedente 3 veces SMGA 59.82 Sal. diario topado (SS) 1 veces SMGA ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 73 EJEMPLO No. 2 PARTE FIJA: ANTIGÜEDAD EN AÑOS 7 AÑOS SALARIO DIARIO 230.27 POR: FACTOR 1.052778 = 242.42 PARTE FIJA PERCEPCIONES VARIABLES: PERCIBIDAS EL BIMESTRE ANTERIOR 0.00 = ENTRE: 0.000 PARTE VARIABLE DIAS TRABAJADOS 60 SALARIO DIARIO INTEGRADO TOTAL 242.42 Comparación con los topes: si el salario diario integrado total es mayor a los topes, los topes serán el SBC, si no lo será el salario diario integrado total. SI 242.42 242.42 242.42 ES SALARIO MAYOR DIARIO A INTEGRADO 1.495.50 242.42 Sal. diario topado (SS) 25 veces SMGA 179.46 62.96 Sal. diario topado (SS) Excedente 3 veces SMGA 59.82 59.82 Sal. diario topado (SS) 1 veces SMGA EJEMPLO No. 3 PARTE FIJA: ANTIGÜEDAD EN AÑOS 2 AÑOS SALARIO DIARIO 1,085.53 POR: x FACTOR 1.047917 = 1,137.54 PARTE FIJA PERCEPCIONES VARIABLES: PERCIBIDAS EL BIMESTRE ANTERIOR 0.00 = ENTRE: 0.000 PARTE VARIABLE DIAS TRABAJADOS 60 SALARIO DIARIO INTEGRADO TOTAL 1,137.54 74 EDICIONES FISCALES ISEF Comparación con los topes: si el salario diario integrado total es mayor a los topes, los topes serán el SBC, si no lo será el salario diario integrado total. SI ES SALARIO MAYOR DIARIO A INTEGRADO 1,137.54 1.495.50 1,137.54 179.46 1,137.54 1,137.54 958.08 59.82 59.82 Sal. diario topado (SS) 25 veces SMGA Sal. diario topado (SS) Excedente 3 veces SMGA Sal. diario topado (SS) 1 veces SMGA El SBC así determinado, se utilizará para calcular la base de cotización de las diferentes cuotas del período de pago. 5.6. AVISOS DE ALTA, BAJA Y CAMBIO (ABC) ANTE EL SS Con la información hasta aquí vista, estamos en posibilidad de cumplir con las disposiciones de la LSS relativas a los avisos de alta, baja y cambio. Esta obligación nace de la propia LSS la que en su artículo 15-I señala que es obligación de los patrones inscribir a sus trabajadores y dar los avisos de alta, baja y cambio en un plazo no mayor de 5 días. En los casos en que la modificación de salario haya sido en su parte fija, serán 5 días hábiles siguientes de la fecha en que cambie el salario (artículo 34-I y III LSS), si fue en su parte variable se podrá comunicar al Instituto dentro de los primeros 5 días hábiles de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre (artículo 34-II LSS). Si el cambio fue por revisión del contrato colectivo, serán 30 días naturales siguientes a su celebración (artículo 34 penúltimo párrafo LSS). En todos los casos, el aviso surtirá efectos a partir de la fecha en que ocurrió el cambio (artículo 35 LSS). Estos plazos son muy claros en función de esos artículos, sin embargo, si los avisos son entregados después de ocurrido un accidente de trabajo, aunque estén dentro de los plazos autorizados, la empresa deberá de pagar los capitales constitutivos (artículo 77 LSS). En el caso de enfermedades y maternidad, si los avisos fueron entregados dentro del plazo, no procederán los capitales constitutivos (artículo 88 LSS). Los capitales constitutivos son cantidades determinadas por el IMSS, por los servicios prestados a los asegurados, no cubiertos o cubiertos parcialmente por las cuotas obrero-patronales, los cuales cobran a los patrones en los términos de la LSS. Por su importancia, transcribimos el artículo 79 de la LSS: “ARTICULO 79. Los capitales constitutivos se integran con el importe de alguna o algunas de las prestaciones siguientes: I. Asistencia médica; II. Hospitalización; III. Medicamentos y material de curación; IV. Servicios auxiliares de diagnóstico y de tratamiento; V. Intervenciones quirúrgicas; ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 75 VI. Aparatos de prótesis y ortopedia; VII. Gastos de traslado del trabajador accidentado y pago de viáticos en su caso; VIII. Subsidios; IX. En su caso, gastos de funeral; X. Indemnizaciones globales en sustitución de la pensión, en los términos del último párrafo de la fracción III del artículo 58 de la Ley; XI. Valor actual de la pensión, que es la cantidad calculada a la fecha del siniestro y que, invertida a una tasa anual de interés compuesto del cinco por ciento, sea suficiente, la cantidad pagada y sus intereses, para que el beneficiario disfrute la pensión durante el tiempo a que tenga derecho a ella, en la cuantía y condiciones aplicables que determina esta Ley, tomando en cuenta las probabilidades de reactividad, de muerte y de reingreso al trabajo, así como la edad y sexo del pensionado; y XII. El cinco por ciento del importe de los conceptos que lo integren, por gastos de administración.” Esto nos dará la idea de los montos que el IMSS determina cuando se trata de capitales constitutivos. Es importante señalar que cuando el IMSS determina capitales constitutivos, éstos tienen el carácter de definitivos al momento de notificarse y deben pagarse en los términos y plazos previstos en la LSS (artículo 39 LSS). De paso, señalaremos que cuando se informa al SS un salario menor al real, también determina capitales constitutivos en caso de accidentes de riesgo de trabajo (artículo 77 LSS) por la diferencia entre los salarios reportados y los reales. En el caso del seguro de enfermedades y maternidad, el patrón también deberá pagar capitales constitutivos por el incumplimiento de la obligación de inscribir a los trabajadores o de avisar los salarios efectivos o los cambios de éstos (artículo 88 LSS). Hasta en tanto no se presente el aviso de baja de un trabajador, subsistirá la obligación del patrón de pagar las cuotas obrero patronales (artículo 37 LSS), es decir, los avisos de baja surten efecto hasta que los recibe el Instituto (artículo 57 RLSSA). El artículo 21 LSS nos dice que un trabajador no se puede dar de baja mientras esté incapacitado. En su caso, el aviso no surtirá efecto alguno. Lo mismo sucede en caso de huelga (artículo 58 RLSSA). Cuando el aviso de cambio de salario variable sea descendente y se presente fuera de los plazos señalados, surtirá efectos a partir de la fecha de recepción de los avisos por el IMSS (artículo 54 RLSSA). Lo mismo sucede con los avisos de baja extemporáneos (artículo 57 RLSSA). Todo esto nos lleva a preguntarnos: En la práctica, ¿cuál es realmente el plazo para presentar los avisos y no incurrir en riesgo? ¡La respuesta es que no hay plazo! En lo posible, los avisos al SS se deben dar un día hábil antes del Reingreso o alta del trabajador, o de la modificación de salario si éste es de tipo fijo (artículo 45 RLSSA). Por ejemplo, si un trabajador es contratado para 76 EDICIONES FISCALES ISEF iniciar el día 1o. del mes de abril, el aviso se debe entregar el día 31 de marzo. Si el trabajador no se presenta, entonces deberemos dar la baja. Los avisos de modificación de salarios cuando el tipo de salario es variable o mixto y los de baja se deben dar el mismo día en que ocurran. Si se trata de los avisos de modificación de salarios por la parte variable, por el cómputo de las percepciones variables del mes anterior, en que los avisos se deben dar con fecha del primer día del mes, el aviso se debe dar precisamente el primer día hábil del mes. Esto es complicado, pero mucho más barato que enfrentar el pago de capitales constitutivos. El IMSS, consciente de esta situación, ha tratado de facilitar a los causantes la presentación de avisos y, por ello, en el último párrafo del artículo 15 de la LSS, nos dice que esta información podrá proporcionarse en documento impreso, o en medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza conforme a las disposiciones de la Ley y su reglamento. Por otra parte, el Reglamento de Afiliación de la Ley del Seguro Social señala que si se presentan en una sola exhibición 5 o más movimientos de afiliación, se debe hacer a través de medio magnético o de telecomunicaciones (artículo 46 RLSSA). Si fueran menos de 5 se pueden también presentar en medio magnético o, en su caso, en formas impresas. También señala que el Instituto aplicará de oficio las modificaciones originadas por el cambio en los salarios mínimos generales si las prestaciones de vacaciones y gratificación son las mínimas señaladas por la LFT y el trabajador tiene un año o menos de antigüedad al servicio del patrón que lo tiene inscrito, si no es así, o hay prestaciones fijas adicionales, el patrón deberá presentar sus avisos (artículo 55 RLSS). En fin, la Ley del SS señala en su artículo 15 que los avisos se deben presentar en los formularios autorizados o a través de medios magnéticos o de telecomunicaciones conforme lo señala su reglamento. Con las modificaciones que implican la obtención y uso del Número patronal de Identificación Electrónica y Certificado Digital (DOF del 18 de enero de 2005) y el uso de una forma electrónica, el SS busca que todos los trámites se hagan, en un futuro próximo, totalmente por Internet, inclusive el pago de cuotas, para lo que está perfeccionando sus sistemas que le permitan hacerlo. 5.6.1. Formularios Impresos Autorizados Los formularios autorizados se reproducen a continuación. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Y64-24581-10 0 CLUB UNIVERSIDAD NACIONAL, A. C. TOTONACAS COYOACAN 560 AJUSCO D. F. 04300 77 78 EDICIONES FISCALES ISEF ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 79 80 EDICIONES FISCALES ISEF 5.6.2. Sistema DISPMAG El medio magnético que hay en la actualidad, ha sido publicado por el IMSS bajo el nombre de DISPMAG para captura de modificaciones de salarios, reingresos y bajas en dispositivos magnéticos. En este software, se capturan los movimientos a través del mismo programa, o bien, se recibe la información de los recursos de programación de la empresa. El software produce tres disquetes o cinta magnética con los archivos de modificaciones de salarios, reingresos y bajas de los asegurados que es leído en las instalaciones del IMSS. El software es proporcionado por el IMSS en las Coordinaciones de Afiliación y de Informática y en los Servicios de Afiliación, Vigencia de Derechos y Departamentos Delegacionales de Informática de las subdelegaciones del IMSS. Junto con el software, se entrega al patrón un instructivo muy detallado y completo para su manejo, se indica qué hacer en caso de requerir capacitación sobre el mismo y se explican los pasos a seguir para la presentación de la información. Para nuestros fines, resulta interesante mostrar los principales formatos de salida del programa (los otros tres son de cifras de control), para comparar la información que se proporciona al SS a través de ellos, con lo que hemos tratado en los capítulos anteriores y en el presente. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 81 REGISTRO DE MODIFICACION DE SALARIO FORMATO DE REGISTRO PARA PRESENTAR MOVIMIENTOS DE MODIFICACION DE SALARIO NOMBRE DEL CAMPO TIPO POSI- LONGICIONES TUD REGISTRO PATRONAL AN 01 A 10 10 REGISTRO ASIGNADO POR EL IMSS EN 10 POSICIONES NUMERICO O ALFANUMERICO DIGITO VERIFICADOR DEL R.P. NUMERO DE SEGURIDAD SOCIAL N 11 1 N 12 A 21 10 11o. DIGITO DEL REGISTRO PATRONAL NUMERO DE REGISTRO DEL TRABAJADOR ASIGNADO POR EL IMSS 22 1 23 A 49 27 50 A 76 27 77 A 103 27 DIGITO VERIFIN CADOR DEL NSS APELLIDO PAA TERNO APELLIDO MAA TERNO NOMBRE (S) A SALARIO BASE DE COTIZACION FILLER N 104 A 109 6 A 110 A 115 6 TIPO DE TRABAJADOR N 116 1 TIPO DE SALARIO N 117 1 SEMANA O JORNADA REDUCIDA N 118 1 CARACTERISTICAS 11o. DIGITO DEL NUMERO DE SEGURIDAD SOCIAL PRIMER APELLIDO DEL ASEGURADO SEGUNDO APELLIDO DEL ASEGURADO NOMBRE (S) DEL ASEGURADO SUELDO MAS PRESTACIONES EN FORMA DIARIA ESPACIOS EN BLANCO 1) TRABAJADOR PERMANENTE, 2) TRABAJADOR EVENTUAL CIUDAD, 3) TRABAJADOR EVENTUAL CONSTRUCCION 0 (CERO) SALARIO FIJO, 1 (UNO) SALARIO VARIABLE, 2 (DOS) SALARIO MIXTO 1=UN DIA, 2=DOS DIAS, 3=TRES DIAS, 4=CUATRO DIAS, 5=CINCO DIAS, 6=JORNADA REDUCIDA, 0=JORNADA NORMAL FECHA DE MOVI- N 119 A 126 MIENTO FILLER AN 127 A 131 8 5 FECHA DE LA MODIFICACION DE SALARIO (DDMMAAAA) ESPACIOS EN BLANCO TIPO DE MOVIMIENTO GUIA N 132 A 133 2 07= MODIFICACION DE SALARIO N 134 A 138 5 CLAVE DEL TRA- AN 139 A 148 BAJADOR FILLER AN 149 10 NUMERO ASIGNADO POR LA SUBDELEGACION CLAVE ASIGNADA POR EL PATRON 1 ESPACIOS EN BLANCO CLAVE UNICA DE REGISTRO DE POBLACION AN 150 A 167 18 NUMERO ASIGNADO POR LA SECRETARIA DE GOBERNACION 18 POSICIONES EN FORMA ALFANUMERICA IDENTIFICADOR DEL FORMATO N 1 DIGITO NUEVE (9) 168 82 EDICIONES FISCALES ISEF REGISTRO DE REINGRESO FORMATO DE REGISTRO PARA PRESENTAR MOVIMIENTOS DE REINGRESO EN DISP. MAG. NOMBRE TIPOSI- LONGICARACTERISTICAS DEL CAMPO PO CIONES TUD REGISTRO PATRONAL AN 01 A 10 10 REGISTRO ASIGNADO POR EL IMSS EN 10 POSICIONES NUMERICO O ALFANUMERICO DIGITO VERIFICADOR DEL R.P. NUMERO DE SEGURIDAD SOCIAL DIGITO VERIFICADOR DEL NSS APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO N 11 1 N 12 A 21 10 N 22 1 A 23 A 49 27 A 50 A 76 27 11o. DIGITO DEL REGISTRO PATRONAL NUMERO DE REGISTRO DEL TRABAJADOR ASIGNADO POR EL IMSS 11o. DIGITO DEL NUMERO DE SEGURIDAD SOCIAL PRIMER APELLIDO DEL ASEGURADO SEGUNDO APELLIDO DEL ASEGURADO NOMBRE (S) A 77 A 103 27 NOMBRE (S) DEL ASEGURADO SALARIO BASE DE N COTIZACION FILLER A 104 A 109 6 SUELDO MAS PRESTACIONES EN FORMA DIARIA ESPACIOS EN BLANCO 110 A 115 6 TIPO DE TRABAJADOR TIPO DE SALARIO N 116 1 N 117 1 SEMANA O JORNADA REDUCIDA N 118 1 2 1) TRAB. PERMANENTE, 2) TRAB. EV. CIUDAD, 3) TRAB. EV. CONSTRN 0 (CERO) SALARIO FIJO, 1 (UNO) SALARIO VARIABLE, 2 (DOS) SALARIO MIXTO 1=UN DIA, 2=DOS DIAS, 3=TRES DIAS, 4=CUATRO DIAS, 5=CINCO DIAS, 6=JORNADA REDUCIDA, 0=JORNADA NORMAL FECHA DE LA MODIFICACION DE LABORES (DDMMAAAA) CLINICA DE ADSCRIPCION DEL ASEGURADO ESPACIOS EN BLANCO N 132 A 133 2 08= REINGRESO N 134 A 138 5 AN 139 A 148 10 NUMERO ASIGNADO POR LA SUBDELEGACION CLAVE ASIGNADA POR EL PATRON AN 1 ESPACIOS EN BLANCO CLAVE UNICA DE AN 150 A 167 REGISTRO DE POBLACION 18 IDENTIFICADOR DEL FORMATO 1 NUMERO ASIGNADO POR LA SECRETARIA DE GOBERNACION 18 POSICIONES EN FORMA ALFANUMERICA DIGITO NUEVE (9) FECHA DE MOVIN 119 A 126 MIENTO UNIDAD DE MEDI- N 127 A 129 CINA FAMILIAR FILLER AN 130 A 131 TIPO DE MOVIMIENTO GUIA CLAVE DEL TRABAJADOR FILLER N 149 168 8 3 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 83 REGISTROS DE BAJA FORMATO DE REGISTRO PARA PRESENTAR MOVIMIENTOS DE BAJA EN DISP. MAG. NOMBRE DEL CAMPO REGISTRO PATRONAL DIGITO VERIFICADOR DEL R.P. NUMERO DE SEGURIDAD SOCIAL DIGITO VERIFICADOR DEL NSS APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) SALARIO BASE DE COTIZACION FILLER TIPO DE TRABAJADOR TI- POSI- LONGICARACTERISTICAS PO CIONES TUD AN 01 A 10 10 REGISTRO ASIGNADO POR EL IMSS EN 10 POSICIONES NUMERICO O ALFANUMERICO N 11 1 11o. DIGITO DEL REGISTRO PATRONAL N 12 A 21 10 NUMERO DE REGISTRO DEL TRABAJADOR ASIGNADO POR EL IMSS N 22 1 A 23 A 49 27 11o. DIGITO DEL NUMERO DE SEGURIDAD SOCIAL PRIMER APELLIDO DEL ASEGURADO A 50 A 76 27 A 77 A 103 N 104 A 109 27 6 A 110 A 115 N 116 6 1 N 117 1 SEMANA O N JORNADA REDUCIDA 118 1 TIPO DE SALARIO FECHA DE MOVI- N 119 A 126 MIENTO UNIDAD DE ME- N 127 A 129 DICINA FAMILIAR FILLER AN 130 A 131 8 SEGUNDO APELLIDO DEL ASEGURADO NOMBRE (S) DEL ASEGURADO SUELDO MAS PRESTACIONES EN FORMA DIARIA ESPACIOS EN BLANCO 1) TRABAJADOR PERMANENTE, 2) TRABAJADOR EVENTUAL CIUDAD, 3) TRABAJADOR EVENTUAL CONSTRUCCION 0 (CERO) SALARIO FIJO, 1 (UNO) SALARIO VARIABLE, 2 (DOS) SALARIO MIXTO 1=UN DIA, 2=DOS DIAS, 3=TRES DIAS, 4=CUATRO DIAS, 5=CINCO DIAS, 6=JORNADA REDUCIDA, 0=JORNADA NORMAL FECHA DEL MOVIMIENTO DE BAJA (DDMMAAAA) 3 ESPACIOS EN BLANCO N 132 A 133 2 02= BAJA N 134 A 138 5 CLAVE DEL TRA- AN 139 A 148 BAJADOR CAUSA DE LA N 149 BAJA 10 NUMERO ASIGNADO POR LA SUBDELEGACION CLAVE ASIGNADA POR EL PATRON FILLER AN 150 A 167 18 1) TERMINOS DE CONTRATO 2) SEPAR. VOLUNTARIA 3) ABANDONO DE EMPLEO 4) DEFUNCION 5) CLAUSURA 6) OTRAS ESPACIOS EN BLANCO IDENTIFICADOR DEL FORMATO N 1 DIGITO NUEVE (9) TIPO DE MOVIMIENTO GUIA 168 1 84 EDICIONES FISCALES ISEF 5.6.3. Sistema IMSS Desde su Empresa (directo con el IMSS) El medio de telecomunicaciones que se conoce en la actualidad, es el implementado por el IMSS denominado “Sistema IMSS desde su Empresa”, el cual se encuentra implantado a nivel nacional. El objetivo de este sistema es la simplificación del procedimiento de presentación y trámite de movimientos afiliatorios mediante procesos totalmente automatizados que permiten la comunicación directa desde la computadora de la empresa a la computadora del IMSS y por consiguiente, mantener información actualizada en las bases de datos. Este medio puede ser utilizado por quienes reúnan varios requisitos, entre los que se encuentran los siguientes: • Que tengan un mínimo de 100 trabajadores salvo que la empresa considere que puede serle beneficioso aun contando con un número menor. • Tener instalado y en funcionamiento el software para intercambio electrónico de datos Electronic Data Interchange (EDI). • Contar con el servicio de una Red de Valor Agregado (VAN). Esto nos indica claramente que éste es un medio para empresas grandes o corporativas. Si se reúnen estos requisitos, se debe acudir a la Subdelegación del IMSS que atiende a la empresa o a la Dirección IMSS a la que pertenece la Subdelegación, en donde se le indicarán a la empresa, detalladamente, los pasos a seguir para realizar el convenio correspondiente, así como la información que se debe presentar, los programas que deberán ser desarrollados en la empresa para la adecuada comunicación y las pruebas necesarias para asegurar el correcto funcionamiento de esta comunicación electrónica. Por este medio se pueden enviar los avisos los 365 días del año a cualquier hora y el IMSS registrará fecha y hora, considerándose éstas para efectos de proceso y cumplimiento de los plazos señalados en la Ley. Los avisos automáticos estarán a disposición de los patrones en las subdelegaciones patronales que controlan sus registros patronales en un plazo de 2 a 8 días hábiles. De las especificaciones de los programas que la empresa debe desarrollar, hemos extraído las siguientes especificaciones de los programas de salida que resultan interesantes para nuestro propósito y que destacan la información que hemos tratado en los capítulos anteriores y en el presente. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 85 DATOS GENERALES DESCRIPCION Registro patronal TIPO LON VALIDACION AN 11 El asignado por el IMSS. Número de afiliación Apellido paterno del asegurado N 11 El asignado por el IMSS. A Apellido materno del asegurado A Nombre del asegurado A Fecha del movimiento Tipo de trabajador N 27 1. Debe coincidir con el registrado en las bases de datos del IMSS. 2. No debe haber más de un espacio entre nombres. 3. No debe empezar con número ni blancos. 27 1. Debe coincidir con el registrado en las bases de datos del IMSS. 2. No debe haber más de un espacio entre nombres. 3. No debe empezar con número ni blancos. 27 1. Debe coincidir con el registrado en las bases de datos del IMSS. 2. No debe haber más de un espacio entre nombres. 3. No debe empezar con número ni blancos. 6 Siga las validaciones normales de día, mes y año. N 1 Tipo de movimiento N Clave del trabajador Clave Unica de Registro de Población (CURP) sustituye al RFC AN Tipo de salario N Monto de salario diario integrado N Semana o jornada reducida N 1 Causa de la baja N 1 AN 1 - Permanente. 2 - Eventual. 3 - Eventual de la construcción. 2 02 - Bajas. 07 - Modificaciones de salario. 08 - Reingresos. 10 Optativa. (Clave dentro de la empresa). 18 Consulte la tabla de descripción de la CURP NOTA: Si aún no tiene asignada la CURP, deberá utilizar 13 posiciones del campo de 18 con los datos del Registro Federal de Contribuyentes. 1 0 - Salario fijo. 1 - Salario variable. 2 - Salario mixto. 6 Es el salario diario más las prestaciones. En caso de exceder el límite de 25 veces el salario mínimo vigente en el D.F., registre este límite. NOTA: Incluya pesos y centavos sin punto decimal. Es el número de días a la semana que labore, de 1 a 5 días y 6 para indicar menos de 8 horas. En el caso de semana normal asigne valor 0. 1 - Término del contrato. 2 - Separación voluntaria. 3 - Abandono de empleo. 4 - Defunción. 5 - Clausura. 6 - Otras. 86 EDICIONES FISCALES ISEF CLAVE UNICA DE REGISTRO DE POBLACION: (CURP) Secretaría de Gobernación. Registro Nacional de Población RENAPO DESCRIPCION TIPO NOMBRE A POSIVALIDACIONES CION 1 A 4 Primera y Segunda posiciones la inicial y primera vocal del apellido paterno, en ese orden.Tercera, la inicial del apellido materno y Cuarta, la inicial del primer nombre de pila. Para apellidos compuestos, tomar la primera palabra que corresponda a los mismos. Cuando en el nombre figuren artículos, preposiciones, conjunciones o contracciones, no se consideran. FECHA DE NACIMIENTO SEXO N 5 A 10 Utilice dos dígitos para cada dato y el formato de AÑO, MES, DIA (AA MM DD). 11 H = Hombre y M = Mujer ENTIDAD FEDERATIVA DE NACIMIENTO NOMBRE A 12 A 13 La clave que corresponda, según la Entidad Federativa de la tabla siguiente. A 14 A 16 Primeras consonantes internas del nombre en el orden de: primer apellido, segundo apellido y primer nombre de pila. HOMONIMIA AN 17 Dato asignado por la Secretaría de Gobernación. DIGITO VERIFICADOR N 18 Dato asignado por la Secretaría de Gobernación. A CLAVES DE ENTIDADES FEDERATIVAS ESTADO CLAVE ESTADO CLAVE AGUASCALIENTES AS MORELOS MS BAJA CALIFORNIA BC NAYARIT NT BAJA CALIFORNIA SUR BS NUEVO LEON NL CAMPECHE CC OAXACA OC CHIAPAS CS PUEBLA PL CHIHUAHUA CH QUERETARO QT COAHUILA CL QUINTANA ROO QR COLIMA CM SAN LUIS POTOSI SP DISTRITO FEDERAL DF SINALOA SL DURANGO DG SONORA SR GUANAJUATO GT TABASCO TC GUERRERO GR TLAXCALA TL HIDALGO HG TAMAULIPAS TS JALISCO JC VERACRUZ VZ MEXICO MC YUCATAN YN MICHOACAN MN ZACATECAS ZS ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 87 REINGRESOS: 08 DESCRIPCION TIPO POSICION 1 a 10 Registro patronal AN o N Dígito verificador N Número de afiliación N Dígito verificador N Apellido paterno del asegurado Apellido materno del asegurado Nombre del asegurado Salario diario integrado A 23 a 49 Apellido paterno. A 50 a 76 Apellido materno. A 77 a 103 Nombres completos del asegurado. N 104 a 109 Es el sueldo diario más prestaciones. NOTA: Incluya pesos y centavos sin punto decimal. Filler A 110 a 115 Anote blancos. Tipo de trabajador N 116 1 - Permanente. 2 - Eventual. 3 - Eventual de la construcción. Tipo de salario N 117 0 - Salario fijo. 1 - Salario variable. 2 - Salario mixto. Semana o jornada reducida N 118 Es el número de días a la semana que labore, de 1 a 5 días y 6 para indicar menos de 8 horas, asigne 0 a semana normal. Fecha del movimiento N 119 a 126 Formato de AAAAMMDD ( año, mes, día). (*) Unidad de medicina familiar N 127-129 Se anotará la clave de la U.M.F. a la que estaba adscrito el trabajador, tal como le fue asignada por el IMSS. Si se desconoce, anote ceros. 11 VALIDACIONES Se anotará el número asignado por el IMSS. Se anotará el dígito asignado por el IMSS. 12 a 21 El número asignado por el IMSS. 22 Se anotará el asignado por el IMSS. Tipo de movimiento N 130-131 Anote 08 = Reingreso. Número de guía N Clave del trabajador AN Filler A 132 a 136 Se anotará la clave de la subdelegación y el número 407 (cuatrocientos siete). 137 - 146 Optativa. Puede dejarse con blancos si la empresa no maneja claves internas. 147 Anote blanco. Clave Unica de Registro de Población (CURP) AN Id. de formato N 148 - 165 Consulte la tabla de descripción de la CURP. NOTA: Si no hay, deberá utilizar 13 posiciones del campo de 18 con los datos del R.F.C. 166 Anote un 9 (nueve) 88 EDICIONES FISCALES ISEF MODIFICACIONES DE SALARIO: 07 Registro patronal AN o N POSICION 1 a 10 Dígito verificador N 11 Número de afiliación N 12 a 21 Dígito verificador N 22 Apellido paterno del asegurado Apellido materno del asegurado Nombre del asegurado Salario diario integrado A 23 a 49 Se anotará el asignado por el IMSS. Apellido paterno. A 50 a 76 Apellido materno. A 77 a 103 Nombres completos del asegurado. 104 a 109 Es el sueldo diario más prestaciones. NOTA: Incluya pesos y centavos sin punto decimal. 110 a 115 Anote blancos. DESCRIPCION TIPO N Filler A Tipo de trabajador N Tipo de salario N Semana o jornada reducida N Fecha del movimiento N Unidad de medicina familiar N Tipo de movimiento N Número de guía N Clave del trabajador AN Filler A Clave Unica de Registro de Población (CURP) AN Id. de formato N VALIDACIONES Se anotará el número asignado por el IMSS. Se anotará el dígito asignado por el IMSS. El número asignado por el IMSS. 116 1 - Permanente. 2 - Eventual. 3 - Eventual de la construcción. 117 0 - Salario fijo. 1 - Salario variable. 2 - Salario mixto. 118 Es el número de días a la semana que labore, de 1 a 5 días y 6 para indicar menos de 8 horas, asigne 0 a semana normal. 119 a 126 Formato de AAAAMMDD ( año, mes, día). (*) 127-129 Se anotará la clave de la U.M.F. a la que estaba adscrito el trabajador, tal como le fue asignada por el IMSS. Si se desconoce, anote ceros. 130-131 Anote 07 = Modificaciones. 132 a 136 Se anotará la clave de la subdelegación y el número 407 (cuatrocientos siete). 137-146 Optativa. Puede dejarse con blancos si la empresa no maneja claves internas. 147 Anote blanco. 148-165 Consulte la tabla de descripción de la CURP. NOTA: Si no hay, deberá utilizar 13 posiciones del campo de 18 con los datos del RFC. 166 Anote un 9 (nueve) ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 89 BAJAS: 02 TIPO POSICION VALIDACIONES Registro patronal DESCRIPCION AN o N 1 a 10 Dígito verificador N 11 Número de afiliación N 12 a 21 Se anotará el número asignado por el IMSS. Se anotará el dígito asignado por el IMSS. El número asignado por el IMSS. Dígito verificador N 22 Apellido paterno del asegurado Apellido materno del asegurado Nombre del asegurado A 23 a 49 Se anotará el asignado por el IMSS. Apellido paterno. A 50 a 76 Apellido materno. A 77 a 103 Filler A Tipo de trabajador N Nombres completos del asegurado. 104 a 115 Anote blancos. 116 1 - Permanente. 2 - Eventual. 3 - Eventual de la construcción. Filler A 117-118 Fecha del movimiento N Unidad de medicina familiar N 119 a 126 Formato de AAAAMMDD ( año, mes, día). (*) 127-129 Se anotará la clave de la U.M.F. a la que estaba adscrito el trabajador, tal como le fue asignada por el IMSS. Si se desconoce, anote ceros. Anote blancos. Tipo de movimiento N 130-131 Número de guía N 132 a 136 Se anotará la clave de la subdelegación y el número 407 (cuatrocientos siete). Clave del trabajador AN 137-146 Causa de la baja N 147 Clave Unica de Registro de Población (CURP) AN Id. de formato N Anote 02 = Baja. Optativa. Puede dejarse con blancos si la empresa no maneja claves internas. 1 - Término de contrato. 2 - Separación voluntaria. 3 - Abandono de empleo. 4 - Defunción. 5 - Clausura. 6 - Otra. 148 - 165 Consulte la tabla de descripción de la CURP NOTA: Si no hay, deberá utilizar 13 posiciones del campo de 18 con los datos del RFC. 166 Anote un 9 (nueve) 90 EDICIONES FISCALES ISEF 5.6.4. Sistema IMSS Desde su Empresa (Vía Internet) Dentro del programa de simplificación administrativa del Gobierno Federal, el sistema IMSS desde su empresa se ha extendido a la supercarretera de la información para quedar al alcance de cualquier empresa que, independientemente de su tamaño, cuente con una computadora con conexión a Internet. A éste se le ha denominado IDSE “IMSS desde su empresa”. IDSE es el sistema electrónico de notificación oficial de los movimientos afiliatorios de reingresos, modificaciones de salarios y bajas de trabajadores que, por obligación legal, deben presentar todas las empresas al IMSS. En la actualidad existen varios distribuidores autorizados a nivel nacional de este sistema, que además proporcionan el servicio de conexión con el IMSS en un proceso totalmente automatizado (Intercambio Electrónico de Datos-EDI), lo que permite realizar todos estos movimientos desde la comodidad de una computadora instalada en la oficina, o en cualquier otro lugar, durante las 24 horas de los 365 días del año, facilitándose así el cumplimiento oportuno de esas obligaciones legales. Lo único que la empresa tendrá que hacer será simplemente capturar o exportar en una página electrónica todos y cada uno de los movimientos afiliatorios que requiera para así enviarlos instantáneamente al IMSS, quien los recibe, acusa recibo, los procesa y dentro de un lapso no mayor de 48 horas, notifica su registro, informando si detectó algún error, el cual se podrá corregir sin mayor trámite, evitando de esta manera multas y recargos innecesarios. Este servicio es de bajo costo, es seguro y de fácil operación y para contratarlo se puede tener acceso por Internet desde cualquier buscador tecleando “IMSS desde su empresa”, dando por resultado de la búsqueda la lista de los distribuidores autorizados. También se puede encontrar información en la página del IMSS: www.imss.gob.mx y en las subdelegaciones del IMSS se puede obtener la lista de los proveedores autorizados. En la página de cada distribuidor se explica como contratarlo, su costo, requerimientos de equipo, soporte, etcétera. Antes de empezar la operación del IDSE y una vez presentada la solicitud de adhesión al programa y recabada la documentación respectiva, se procede a conciliar la información que se encuentra en la base de datos del IMSS con la que se tiene vigente en la empresa. Esta conciliación de datos se debe realizar en un plazo no mayor a ocho días hábiles. En caso de diferencias, la empresa deberá acudir a Servicios de Afiliación y Vigencia de Derechos para efectos de corregir las diferencias detectadas. Con ello, tanto el IMSS como la empresa podrán trabajar con la misma información, disminuyendo considerablemente el grado de error en la información transmitida. Para el patrón que quiera obtener el Registro Patronal único será requisito indispensable tener celebrado convenio con el Instituto para la transmisión de movimientos afiliatorios a través de IDSE. Sin lugar a dudas, IDSE es una de las facilidades más importantes que el IMSS ha implementado en los últimos años para facilitar al patrón el cumplimiento de sus obligaciones. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 91 Para 2005, con el establecimiento de la firma digital, el IMSS sigue avanzando en su modernización tecnológica o informática beneficiando con ello a los trabajadores y sus familias al tener oportunidad y corrección en sus datos y aportaciones; a los patrones, quienes pagarán lo correcto, ni más ni menos, sin capitales constitutivos y sin hacer “colas” en ahorro obvio de tiempo; y al mismo Instituto, al recibir oportunamente las aportaciones y, eventualmente, reduciendo personal al automatizar sus operaciones, lo que sin duda redundará en sus finanzas y recursos, manifiestamente insuficientes. Para 2006, el IMSS continúa con la modernización tecnológica o informática y pone al servicio de patrones y trabajadores nuevas opciones de información en su página de Internet (www.imss.gob.mx), como el pre-registro patronal y del trabajador, las Cartas de Compromiso al Ciudadano, la credencial ADIMSS, la consulta de la historia laboral y los programas de Corrección patronal entre otros temas. 5.6.5. Certificación Digital El Instituto Mexicano del Seguro Social, como parte de los programas de modernización y simplificación administrativa, ofrece el mecanismo de FIRMA DIGITAL como una opción segura y confiable para el intercambio de información que realicen las empresas con el Instituto. Con el proceso de Certificación Digital cada registro patronal podrá obtener su Número Patronal de Identificación Electrónica y un certificado digital para acceder a las aplicaciones en Internet del IMSS. Con su certificado digital y Número patronal de Identificación Electrónica se podrá enviar información al IMSS con las ventajas que la Firma Digital provee: • Es infalsificable. • Es auténtica. • Un documento firmado digitalmente alterado siempre es detectado. ¿Qué es un Certificado Digital? Es un archivo con terminación PFX que, asociado con el Número Patronal de Identificación Electrónica permite a las empresas el acceso a los sistemas en Internet del IMSS. Este archivo permite firmar electrónicamente la información que se quiere enviar al IMSS y sólo puede ser utilizado con una contraseña asociada no difundible. ¿Qué es una Firma electrónica? Cuando se requiere enviar información de manera confidencial, segura y confiable al IMSS a través de sus aplicaciones en Internet, se utiliza el certificado digital para procesar la información y generar una serie de datos para garantizar la integridad de la misma cuando sea recibida por el IMSS. A esta serie de datos se le conoce como Firma Electrónica. El proceso de Certificación Digital comienza con la elaboración y envío de una solicitud para obtener el Número Patronal de Identificación Electrónica y archivo de Certificado Digital. Para iniciar la elaboración de la solicitud, es necesario contar con una dirección de correo electrónico personal y privada en donde recibir la confirmación del proceso y avisos del IMSS, durante el tiempo de vigencia del Certificado Digital. 92 EDICIONES FISCALES ISEF Se le solicitará una contraseña, que será necesario guardar y no difundirla, esta contraseña sólo la conocerá el usuario, por lo que el IMSS no tendrá la capacidad de recordársela o recuperarla. Esta contraseña será utilizada para acceder a los sistemas en Internet del IMSS y estará asociada a su Certificado Digital. Certificación Operativa La certificación operativa es una medida de seguridad que permite a un registro patronal con Certificado Digital vigente, autorizar la generación de un Certificado Digital para cada persona interna a la empresa que se le considere para utilizar los sistemas del IMSS. Cada registro patronal desde Internet podrá solicitar y cancelar los Certificados Digitales de cada una de las personas que asigne como usuarios en los sistemas en Internet del IMSS. Con la certificación operativa se obtienen muchos beneficios: 1. La empresa no tiene la necesidad de difundir la contraseña de un Certificado Digital y perder el control de las acciones realizadas por cada persona en su empresa. 2. Evita que la fluctuación de personal interno a la empresa pueda poner en riesgo la información que se intercambia con el IMSS desde el momento en que se utilice un solo Certificado Digital para cada persona asignada. 3. Se tiene mayor flexibilidad, ya que en cualquier momento la empresa puede solicitar o cancelar Certificados Operativos desde Internet. Para todo lo relacionado con la certificación digital, se puede consultar la siguiente dirección electrónica: http://idse.imss.gob.mx/certificacion/. 5.7. AUMENTOS DE SUELDO: INDIVIDUALES, MASIVOS Y RETROACTIVOS Una vez que hemos visto las implicaciones de la presentación de los avisos en forma extemporánea, es conveniente hacer algunos comentarios sobre el tema de aumentos de sueldo y su negociación. Sería ideal que siempre se pudieran conocer con anticipación los aumentos individuales o masivos que se van a dar, que las negociaciones con nuestros sindicatos se hicieran siempre con la anticipación necesaria para que podamos cumplir con las disposiciones de las diferentes leyes, principalmente con la del SS, y para que pudiéramos hacer lo necesario para corregir nuestros registros y emitir la nómina con los nuevos sueldos con toda oportunidad. Sería ideal que quienes hacen las negociaciones para aumentos individuales o masivos por revisión contractual, tuvieran siempre presente la necesidad de esta anticipación. Con mayor razón, si estamos conscientes de que, de acuerdo con el Reglamento de la Ley del Seguro Social, el no comunicar al Instituto las modificaciones al salario base de cotización de sus trabajadores, o hacerlo extemporáneamente (artículo 304-A-III LSS), origina una multa equivalente al importe de veinte a ciento veinticinco veces el salario mínimo diario vigente en el Distrito Federal (artículo 304-B-II LSS), más actualizaciones y recargos, en su caso. Pero esto no sucede siempre así. Con frecuencia, las personas que están negociando por parte de la empresa, juzgan conveniente autorizar los ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 93 aumentos en forma retroactiva, independientemente de los problemas que esto cause. Y si esto sucedió en el pasado, no hay nada de que hablar. Pero a la luz de lo comentado, nosotros recomendamos para negociaciones futuras, lo siguiente: • Que las personas que negocien los aumentos por parte de la empresa, se concienticen de esta necesidad de oportunidad. • Que se concientice a la otra parte (la parte de los trabajadores), de la misma necesidad de oportunidad. • En caso de que, no obstante lo anterior, sea necesario dar los aumentos en forma retroactiva, se acuerde que los aumentos se darán a partir de la fecha más cercana posible y se dará una “gratificación única” por el importe de lo que hubiese representado el aumento no dado entre la fecha acordada y la fecha oficial de aumento de sueldos. Esto permitirá efectuar las modificaciones en tiempos y fechas razonables y la gratificación única se integrará a las percepciones variables del SS para integrar el sueldo al bimestre siguiente. Esa gratificación única podría incluir diferencias por todas las prestaciones del mismo período que se debieran haber afectado por el aumento de sueldo, como el tiempo extra (lo que facilitaría el trabajo del área de nóminas). • Si lo anterior no fue posible, considerar la posibilidad de actuar como si así se hubiese acordado, es decir, calcular la parte retroactiva y pagarla bajo el concepto de “gratificación única o especial”, pero nunca bajo el concepto de “sueldos retroactivos” porque, ¿no sería acusarnos de antemano de que los avisos son extemporáneos? • Si todo lo demás no funcionó, sería conveniente hacer una provisión para el pago de las multas, actualización y recargos. 5.8. ARCHIVOS HISTORICOS Finalmente, nos referiremos a los archivos históricos que con la información de los empleados vamos acumulando. ¿Qué información guardaremos y por cuánto tiempo? La información que deberemos guardar y el tiempo mínimo de ello es la siguiente: 1. Datos generales. Deberemos actualizarla y guardarla todo el tiempo que el trabajador esté activo y hasta tres años después de que se retire (en el primer año se retira, en el segundo se incluye en los pagos de PTU y en el tercero se incluye en la declaración de sueldos y salarios por el año en que recibió PTU). 2. Modificaciones de sueldo. Deberemos guardarla por lo menos hasta que termine la auditoría del año siguiente en que se retire el empleado. 3. Detalle de pagos efectuados (Nóminas). Decíamos al principio del capítulo 1 que deberemos guardarla durante el último año y un año después para efectos laborales (artículo 804 de LFT), y por 5 años para efectos fiscales de ISR (artículo 67 del CFF) y SS (artículo 15 fracción II, LSS). 4. Acumulados (información de los conceptos de sueldo y demás percepciones y deducciones que vamos acumulando en el año 94 EDICIONES FISCALES ISEF natural). Estos acumulados nos servirán para determinar la PTU del año siguiente al en que se retire y un año más tarde, para elaborar las declaraciones de sueldos y salarios. 5. Documentación. Deberemos guiarnos por los puntos anteriores y considerar que, en caso de que tengamos alguna demanda o juicio en proceso, la información y/o documentación relativa a ese proceso debemos guardarla durante todo el tiempo que dure el mismo, independientemente de que decidamos mostrarla o no. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 95 CAPITULO 6 POLITICAS DE PAGO, DESCUENTO Y PRESTACIONES Analizamos y comentamos en este capítulo las políticas de pago, de descuento y de prestaciones bajo rubros genéricos, es decir, aquí veremos los conceptos principales junto con los que se deriven de los mismos, por ejemplo, en el tema 6.9. Tiempo Extra, veremos T.E. 1a. semana, T.E. 2a. semana, T.E. 3a. semana, T.E. 4a. semana, T.E. doble, T.E. triple, T.E. exento, T.E. por emergencia y T.E. fijo. En el tema 6.18. Incentivos por Asistencia y Puntualidad, veremos incentivo por asistencia, incentivo por puntualidad, incentivo por asistencia no integrable e incentivo por puntualidad no integrable, etcétera. Al inicio de cada tema, señalamos los conceptos que comprende el mismo y en seguida hacemos los comentarios que procedan señalando las fuentes de información, la base de cálculo, el momento de cálculo, la justificación plena para la acumulación o no acumulación para efectos de la LFT, LSS, Linfonavit y LISR, para concluir con algunos ejemplos (presentamos 3 ejemplos a lo largo de todos los temas, de diferentes niveles de sueldo, para una mayor claridad). El orden que hemos elegido para hacer los comentarios sigue una lógica para comprender mejor las explicaciones de los mismos. Iniciamos con los conceptos fundamentales de sueldos y salarios y las prestaciones que son necesarias para determinar el salario diario integrado que explicamos en el capítulo anterior, continuamos con los conceptos que cuantifican el tiempo no trabajado y las provisiones de las prestaciones ya vistas, para finalizar con los conceptos de los diferentes descuentos. Por su importancia y por la extensión de los temas, dedicaremos el capítulo 7 a Finiquitos y Liquidaciones, el capítulo 8 a Provisión Impuesto sobre Nóminas, el capítulo 9 a Cuotas Obreras Patronales (que incluye Percepciones Excedentes a Topes Legales) y el capítulo 10 a Impuesto Sobre la Renta. 6.1. SUELDOS Y SALARIOS Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 001 Sueldos 002 Salarios 021 Pago por Destajo Pr 1 1 0 Ti P P P AD S S S AI S S S EC Tema N 6.1. N 6.1. N 6.1. Este es el principal concepto de pago al trabajador (artículo 99 LFT). Aunque es en la LFT en donde se define qué es “salario” (artículo 82 LFT), en la práctica se ha dado en llamar ‘sueldo’ a la percepción diaria que 96 EDICIONES FISCALES ISEF recibe un empleado que trabaja en la oficina y “salario” a la que recibe un obrero o trabajador del área fabril. Regularmente, cuando se trata de un obrero, el pago se hace semanalmente porque así lo dispone la LFT (artículo 88) y cuando se trata de un empleado, el pago es por quincena. Esto es una regla que, como todas, admite excepciones, es decir, también se puede pagar a los empleados por semana, aunque no a los obreros por quincena. En ocasiones, los altos ejecutivos reciben sueldos anuales pagados en mensualidades. De aquí tenemos que este concepto (que puede denominarse “sueldo” para todos), se incluirá siempre en las nóminas semanal, quincenal, mensual y confidencial, y eventualmente en las nóminas de finiquitos, liquidaciones y la de ajustes. En la práctica es común usar el término ‘empleado’ para todos los trabajadores de la empresa: empleados de la nómina semanal, empleados de la nómina quincenal, empleados de la nómina mensual o empleados de la nómina confidencial. La LSS usa el término “trabajador” para designar indistintamente a los empleados o a los obreros. El término ‘obrero’ sí se utiliza exclusivamente para el trabajador de mano de obra. De acuerdo con la LFT, si el pago se fija por semana o por mes, éste se debe dividir entre 7 o entre 30 para determinar el salario diario (artículo 89 LFT). Agregaremos que si es mensual, también se debe dividir entre 30 (artículo 29 LSS). Esto destaca que la cifra más importante es la percepción diaria. Esta es también la base para calcular la mayor parte de todas las prestaciones. En el caso de pago semanal, éste se debe hacer en un día determinado de la semana (artículo 25), puede ser cualquier día de la semana, siempre y cuando sea laborable (artículo 109) y previo acuerdo con los trabajadores. El pago quincenal se hace regularmente los días 15 y último de cada mes (o el día laborable inmediato anterior a éste) y se cubren 15 días en cada uno; en algunas ocasiones, como medida preventiva contra la delincuencia, se fijan dos días al mes separados por quince días: 10 y 25 por ejemplo. Regularmente éste se especificará en el RIT. Esto implica que el trabajador recibirá en el año 52 veces el pago semanal (una vez cada 5 ó 6 años, serán 53 semanas), o sea 364 días de sueldo en el año (o 371 días) y el empleado recibirá 24 pagos quincenales, o sea 360 días. Nada impide que la empresa pague los días reales en la segunda quincena, pero resulta poco práctico para todos los fines adoptar esta política. En algunas ocasiones –muy pocas ocasiones– la empresa “agrega” los 5 días a la gratificación anual o establece un pago especial por estos días. Si en la empresa hay trabajadores o empleados que reciben el pago semanalmente, el pago especial o más días en la gratificación de los empleados de la nómina quincenal, no es una política bien entendida. Más vale destacar que aunque se hable de sueldo diario, el pago a los empleados se fija por mes y conviene destacarlo así en el CCT o en el contrato individual de trabajo (artículo 25 LFT). También encontramos en la práctica empresas que pagan a sus empleados cada catorce días y en este caso la nómina se llamaría nómina catorcenal. Los empleados recibirían 364 días de sueldo al año y al igual que los obreros que cobran por semana, una vez cada 5 ó 6 años, cobrarían una semana más. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 97 Lo anterior produce que regularmente la fecha de pago del último período del año no coincida con el cierre del ejercicio fiscal (o con el cierre del mes). En este caso tenemos dos criterios: 1. Hacemos una nómina especial para crear el pasivo por los días entre el último pago y el cierre del ejercicio, considerando exclusivamente los conceptos de sueldos y salarios que son los más representativos, misma que revertiremos en el inicio del ejercicio siguiente. 2. Consideramos la importancia relativa de esta situación y no hacemos nada al respecto. Si bien habrá unos días de este ejercicio que no estamos considerando en el año, también tuvimos a principio de año días del ejercicio anterior considerados en éste y la diferencia no es representativa regularmente. Con el primer criterio, nuestros costos quedarán exactos –al menos por este concepto– y también nuestro resultado fiscal, pero por lo que se refiere al Seguro Social, deberemos considerar esta situación al hacer las conciliaciones para auditoría, tanto para dictamen fiscal del ISR como del SS. La fórmula de cálculo para este concepto de sueldos y salarios es: Sueldo diario x Días de sueldo = Importe a pagar en el período Ejemplo 1 70.00 x 7 = 490.00 Ejemplo 2 230.27 x 15 = 3,454.05 Ejemplo 3 1,085.53 x 30 = 32,565.90 Los días de sueldo deben ser, en principio, los que corresponden al período de pago, sin embargo, si el empleado ingresó a la empresa después de iniciado el período, se deben considerar los días transcurridos desde su ingreso hasta la fecha de cierre del período. Habrá ocasiones en que el empleado ingresa a la empresa en los últimos días del período cuando la nómina del mismo ya está hecha y ya se solicitó el dinero al banco para su pago, por lo tanto, es materialmente imposible incluirlo en esa semana o en esa quincena. Siendo que la LFT dice en su artículo 88 que los plazos para el pago del salario nunca podrán ser mayores de 7 y 15 días, ¿se podrá incluir el pago de esos días en el período siguiente o se debe hacer un pago especial por ellos para no rebasar los días que señala la Ley? Creemos que es totalmente válido incluirlos en el período siguiente ya que no existe dolo alguno al no cumplir en forma estricta con la Ley y, en todo caso, es una situación plenamente justificada y eventual. Sin embargo, si se decide que sí se deben cubrir los días fuera de la nómina regular, deberemos elaborar una nómina de ajustes e incluir el concepto de sueldo multiplicando el sueldo diario por los días a pagar. Si la retribución al trabajador está basada en unidades producidas, también llamada pago a destajo, deberemos registrar la retribución del mismo en el concepto denominado pago a destajo, anotando como días los efectivamente trabajados y en el importe la cuantificación de la producción alcanzada por el mismo. Este salario se considera variable para todos los efectos laborales y fiscales. 98 EDICIONES FISCALES ISEF Cuando existe pago por destajo y la determinación de este pago es en función a varios procesos o tiempos de producción, la valuación del tiempo a pagar no es una función de nómina, es una función de control de mano de obra en producción. Por otra parte, si al momento de retirarse un empleado, se le adeudan días de sueldo, éstos se deben incluir en el finiquito o en la liquidación correspondiente. Se usará también el concepto de sueldos y se multiplicará el sueldo diario por los días a pagar. Es normal que la liquidación se haga en el momento de la salida del empleado y puede ser que la nómina regular ya estuviese elaborada y en el proceso de pago. En ese caso, el recibo de la nómina regular debe cancelarse totalmente a través de una nómina de ajustes y el dinero correspondiente debe reembolsarse. En este caso, la nómina tendrá los mismos conceptos que el recibo que pretende cancelarse pero con signo contrario. Finalmente señalamos que aquellos recibos de sueldo que no sean cobrados por los trabajadores (recibos totalmente procedentes pero que el trabajador, y más frecuentemente el obrero, se fue y ya no cobró) se deben reembolsar, pero no cancelarse (artículo 99 LFT) y su importe debe estar a disposición del empleado por lo menos un año (artículo 516 LFT). Si después de ese tiempo, aún no han sido cobrados por el trabajador, será una sana política darles el mismo tratamiento que se debe dar a los recibos de participación de utilidades no reclamadas del ejercicio anterior: agregarlos a las utilidades repartibles del siguiente año (artículo 122 LFT), ya que ese dinero no corresponde ya a la empresa (artículo 33 LFT). Los conceptos de sueldos o salarios siempre deben existir mientras el empleado tenga relación con la empresa y no esté de vacaciones. Es decir, si el empleado falta, le descontaremos el día bajo el concepto de faltas, y si está incapacitado, le descontaremos el día bajo alguno de los conceptos de incapacidad. Si está de vacaciones, será conveniente pagarle bajo el concepto de vacaciones y por esos días, no pagar sueldo, pero sólo por ese motivo. Se explica más esto en los temas de 6.2. Vacaciones, 6.5. Faltas y 6.6. Incapacidades. Una de las razones más importantes para esto, es que los días pagados por concepto de sueldos, más los días pagados por concepto de vacaciones, son un dato base para calcular muchas de las prestaciones o partes proporcionales, PTU, así como impuestos y todo lo referente al SS. Como último comentario para este concepto, diremos que los sueldos tienen preferencia sobre los créditos fiscales (artículos 149 y 165 del CFF), inclusive sobre los gastos de ejecución, recargos multas y actualizaciones que señala el artículo 20 de dicho Código y los gastos de ejecución y accesorios de aportaciones de seguridad social y las mismas aportaciones de seguridad social según lo señala el artículo 148 del mismo Código. Así mismo, los sueldos y salarios no son sujetos de embargo (artículo 112 LFT) ni por existencia de créditos fiscales (artículo 157-X del CFF), ni necesitan entrar en concurso de quiebra, suspensión de pagos o sucesión (artículo 114 LFT) y los embargos practicados en ejecución de un crédito de trabajo, tienen preferencia sobre los practicados por cualquier autoridad distinta de la Junta de Conciliación y Arbitraje (artículo 966 de la LFT). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 99 6.2. VACACIONES Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CONCEPTO 150 Vacaciones 156 Vacaciones pagadas 180 Vacaciones proporcionales Pr 0 0 0 Ti P P p AD S N S AI S S S EC Tema N 6.2. N 6.2. N 6.2. La LFT establece la obligación de pago de este concepto (artículo 76 LFT) para los trabajadores al cumplir años de servicios. También señala los días mínimos laborables que se deben pagar al término de cada año. Las empresas pueden acordar con sus sindicatos más días por este concepto, pero nunca menos de los señalados en la LFT. También es válido que diferentes categorías o grupos de empleados tengan diferente escala de vacaciones, pero sin que sean menores a las de los sindicalizados (artículo 184 LFT). La Ley señala que cuando menos se deben disfrutar 6 días hábiles en forma continua (artículo 78 LFT) y, deberemos agregar, más los días normales de descanso: uno por cada 6 días (artículo 69 LFT). Con esto tenemos la siguiente escala que correspondería a los mínimos que señala la LFT: De Hasta Días de vacaciones Días de descanso Días totales de vacaciones 0.01 1.01 2.01 3.01 4.01 9.01 14.01 19.01 1 2 3 4 9 14 19 En adelante 6 8 10 12 14 16 18 20 1 1 1 2 2 2 3 3 7 9 11 14 16 18 21 23 (Tesis SCJN en relación con los días de vacaciones que corresponden a partir del 4o. año: Vacaciones: Reglas para su cómputo, Instancia: Segunda Sala, Fuente: Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Epoca: 9D, Tomo III, Febrero de 1996, Tesis: J/2a. 6/96, página: 245). Aunque en este ejemplo se muestra en el último renglón de 19.01 años “En adelante”, esto es sólo una cuestión práctica ya que no existe ninguna disposición oficial para que así sea. Si algún empleado tiene más de 24 años en la empresa, tendría derecho a 22 días de vacaciones más 3 de descanso, y así sucesivamente por cada período de 5 años, y sin límite alguno. Es conveniente que cada empresa elabore su propia escala por cada categoría o grupo de trabajadores. Los menores de 16 años deberán disfrutar de 18 días laborables por lo menos (artículos 179 LFT). Estas vacaciones se deben disfrutar y pagar dentro de los seis meses siguientes a la fecha de aniversario (artículo 81 LFT). La Ley señala expresamente la prohibición de compensar este concepto con una remuneración (artículo 79 LFT). Normalmente la empresa formula en el mes de diciembre, 100 EDICIONES FISCALES ISEF el calendario bajo el que los empleados disfrutarán de las vacaciones en el año siguiente. Los días de vacaciones deben ser efectivos, es decir, no se contarán entre ellos los días festivos legales y acordados por empresa o los días de incapacidad del trabajador. La LFT establece que la empresa debe entregar anualmente al trabajador una constancia que contenga su antigüedad, los días de vacaciones que le corresponden y la fecha en que deberán disfrutarlos (artículo 81 LFT). Por esta razón, con frecuencia se establece una “nómina de vacaciones”con un recibo que debe cubrir estos requisitos. Esta es también la razón que hace conveniente que este pago se separe del concepto de sueldo. En el caso de sueldos variables, el sueldo o salario diario vigente en el momento del pago, es el promedio de los percibidos. Ahora bien, el plazo para considerar ese promedio debería estar consignado en el Contrato Colectivo de Trabajo o en el Reglamento Interior de Trabajo. Si no lo está, ésta es una buena ocasión para definirlo y para consignarlo en alguno de los dos documentos citados o en ambos. Ese plazo no puede ser menos de “los últimos 30 días” porque así lo consigna la LFT para el caso de liquidaciones y sería muy justo que fuera el acumulado en el año (artículos 17, 89, 259 y 289 LFT). En el caso de vacaciones, debería tomarse en cuenta el promedio de los últimos 365 días que no es precisamente lo acumulado en el año. La fórmula de cálculo para este concepto es: Según la antigüedad: Sueldo diario x Días de vacaciones (incluidos los días de descanso) = Importe a pagar en el período Ejemplo 1 1 año: 70.00 x 7 = 490.00 Ejemplo 2 7 años: 230.27 x 16 = 3,684.32 Ejemplo 3 2 años: 1,085.53 x 9 = 9,769.77 Estos mismos días e importes son los que se deben descontar del concepto sueldo. En ocasiones, se establece la práctica de que algunos permisos o faltas se consideren a cuenta de vacaciones (lo que resulta muy conveniente para disminuir las ausencias de los empleados –primero por la falta y después por las vacaciones– y afectar la productividad); esto es totalmente válido si por lo menos hay un período de seis días continuos a disfrutar por el empleado. Por otra parte, se establece que la obligación de la empresa nace al cumplirse el año de servicios, pero si la empresa decide otorgar algunos días o todos en forma anticipada, no hay nada que lo prohíba. Por esto, es común que algunas empresas otorguen vacaciones a todo el personal en determinadas épocas: semana santa, navidad, etc. o bien, en momentos en que la producción deba reducirse por necesidades de mercado. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 101 Cuando el empleado no disfruta de sus vacaciones en el año siguiente a la fecha de su aniversario (artículo 516 LFT en relación con el artículo 76 LFT), o en los 18 meses siguientes a la misma fecha (artículo 516 LFT en relación con el artículo 81 LFT), se crean diversas situaciones: 1. Se incurre en faltas a la LFT (artículo 79 y 81) y consecuentemente la empresa se pone en riesgo de hacerse acreedora a multas por parte de las autoridades laborales. 2. La empresa podrá negarse a pagar este concepto porque ya prescribió (artículo 516 LFT), lo que puede provocar problemas con los empleados por no convenirles dicha situación. La negación por parte de la empresa prácticamente nunca existe. 3. Se convierte en práctica común que los empleados ‘cobren’ sus vacaciones. 4. Las vacaciones cobradas, independientemente de lo señalado en los puntos anteriores, también nos puede causar dificultades si no se consideran adecuadamente para la determinación de cuotas SS (ver tema 9.9.2. Base percepciones variables SS y considérese el párrafo siguiente). Si usamos un concepto específico para este pago ‘vacaciones pagadas’, para un correcto manejo de las cuotas SS y para tener claridad total en los pagos que hacemos, caeremos en la situación, ante una revisión, de estar diciendo a las autoridades laborales y fiscales (artículo 14 LSS) que estamos haciendo mal las cosas. 5. En la fecha de aniversario, al empleado le corresponden ‘X’ días de caciones a determinado sueldo, pero al momento de cobrar esos días, si el sueldo diario cambió, ¿a qué sueldo se deben pagar esas vacaciones? La empresa debe decidirlo, ya que la LFT no contempla nada al respecto (por ser una práctica fuera de la Ley). Lo más común es que si el trabajador descansa en esos días, se le paguen al sueldo actual, si no las disfruta, las vacaciones cobradas se le pagan al sueldo vigente a la fecha del aniversario al que corresponden. 6. Si se da la autorización de la empresa para este pago, ya sea en forma expresa o simplemente por permitirlo, ¿hasta cuántos años pueden transcurrir para cobrar este concepto? ¿hasta la liquidación o finiquito del empleado? Normalmente no se pone un límite en años. 7. Se dificulta de sobre manera el control de estas situaciones (ver capítulo 14 Control de Vacaciones). 8. Si se establece el concepto de vacaciones pagadas, éste deberá registrar exclusivamente los días de vacaciones que no fueron disfrutadas, que regularmente corresponden a años anteriores y que siempre se pagan con el sueldo al aniversario al que corresponden. 9. Las vacaciones pagadas deben considerarse dentro de las partidas variables para efectos de la determinación del salario diario integrado. Si la relación laboral termina antes de que se cumpla el año de servicios, se debe pagar la parte proporcional a los días trabajados (artículo 79 LFT). Se incluirá en el finiquito o en la liquidación correspondiente. Se usará el concepto de ‘vacaciones proporcionales’ y se multiplicará el sueldo diario por los días de vacaciones proporcionales a pagar. 102 EDICIONES FISCALES ISEF Para determinar los días proporcionales, se deberán dividir los días que correspondan a las vacaciones según la antigüedad y categoría del empleado entre el número de días que corresponderían al sueldo anual según lo expresado en el tema 6.1. Sueldos y Salarios (360 ó 364 días) y el resultado multiplicarlo por el número de días que laboró el empleado desde la fecha del último aniversario hasta la fecha de baja. Se podrían descontar de los días trabajados por el empleado los días de incapacidades, pero regularmente no se hace (Ver tema 6.6. Incapacidades). 6.3. PRIMA DE VACACIONES Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 151 181 300 CLASIFICACION: CONCEPTO Prima de Vacaciones Prima Vacacional Proporcional Prima Vacacional Exenta Pr Ti AD AI EC Tema 1 P S S N 6.3. 1 P S S N 6.3. 1 P N S N 6.3. Esta prima de vacaciones se establece en la LFT (artículo 80) y se señala el porcentaje mínimo del 25% sobre los importes que correspondan al concepto de vacaciones. El porcentaje señalado puede ser mayor y no existe un límite para ello, y como en el caso de vacaciones, también es válido que diferentes categorías de empleados tengan diferentes porcentajes de prima. Aunque la prima se va a calcular sobre los importes de vacaciones es conveniente calcularla inicialmente en días, para efectos del cálculo de salario diario integrado y demás conceptos que se relacionan con ésta. Con estos datos podemos crear la siguiente escala que correspondería a los mínimos que señala la LFT: De Hasta Días Días de va- de descaciones canso 0.01 1.01 2.01 3.01 4.01 9.01 14.01 1 2 3 4 9 14 19 6 8 10 12 14 16 18 1 1 1 2 2 2 3 19.01 En adelante 20 3 Días Días de totales prima de de va- vacaciones caciones 25% 7 1.75 9 2.25 11 2.75 14 3.50 16 4.00 18 4.50 21 5.25 23 5.75 Es conveniente que cada empresa elabore su propia escala por cada categoría o grupo de trabajadores. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 103 La fórmula de cálculo para este concepto es: Según la antigüedad: Sueldo diario x Días de prima de vacaciones = Importe a pagar en el período Ejemplo 1 1 año: 70.00 x 1.75 = 122.50 Ejemplo 2 7 años: 230.27 x 4.00 = 921.08 Ejemplo 3 2 años: 1,085.53 x 2.25 = 2,442.44 El sueldo que se debe tomar, es el sueldo al aniversario. Este es un pago anual y normalmente se pagará en el período de pago de la nómina regular en el que caiga el aniversario del empleado. Sin embargo, la Ley no impide que se pague antes. La mayoría de las empresas prefieren pagar en el período inmediato anterior para que el empleado “salga de vacaciones con dinero”. También es frecuente que la prima se pague cuando el empleado efectivamente disfruta de sus vacaciones y no antes, y si sólo disfruta una parte de sus vacaciones, la empresa puede optar por pagar sólo la parte proporcional de esos días de vacaciones disfrutados, como en el caso de días a cuenta de vacaciones, o bien, pagar la prima hasta que estén disfrutados todos los días o un ‘X’ porcentaje de ellas. También puede ser que la prima se pague a todo el personal en determinada época del año: en semana santa, cuando ingresan los hijos de los trabajadores a la escuela (en agosto), en navidad, etc. La política puede ser diferente para cada categoría de empleado. Regularmente, este concepto siempre se paga en el año y no queda pendiente como las vacaciones, pero si sucediera, también se consideraría con el sueldo al aniversario que origina al pago. (Ver capítulo 14. Control de Vacaciones). Si la relación laboral termina antes de que se cumpla el año de servicios, se debe pagar la parte proporcional a los días trabajados (artículo 79 LFT). Se incluirá en el finiquito o en la liquidación correspondiente. Se usará el concepto de ‘prima de vacaciones proporcional’ y se multiplicará el sueldo diario por los días de prima de vacaciones proporcionales a pagar. Para determinar los días proporcionales, se deberán dividir los días que correspondan a la prima de vacaciones según la antigüedad, entre el número de días que corresponderían al sueldo anual según lo expresado en el tema 6.1. Sueldos y Salarios (360 ó 364 días) y el resultado multiplicarlo por el número de días que laboró el empleado desde la fecha del último aniversario hasta la fecha de baja. En este caso, se podrían descontar de los días laborados por el empleado, los días de incapacidades porque ésos no los trabajó, pero regularmente no se hace (Ver 6.6. Incapacidades). Por lo que se refiere al pago del ISR, están exentas “las primas vacacionales que otorguen los patrones durante el año de calendario a sus trabajadores en forma general... hasta por el equivalente a 15 días de sa- 104 EDICIONES FISCALES ISEF lario mínimo general del área geográfica del trabajador...” (artículo 109-XI LISR). Esta será la fórmula: Pago de prima vacacional 15 VSMG Prima vacacional exenta Ejemplo 1 122.50 897.30 122.50 Ejemplo 2 921.08 897.30 897.30 Ejemplo 3 2,442.44 897.30 897.30 Este límite es por año calendario, por lo que no importa si la prima que estamos pagando se refiere a uno o más períodos de vacaciones del empleado. Asimismo, si pagamos la prima en partes, tendremos que ir sumando dichos importes hasta alcanzar la exención señalada de 15 días de SMG. En este caso, si en el transcurso del año aumenta el SMG, deberemos tomar el que esté vigente el día en que paguemos la última parte de la prima vacacional que complete la exención. Si el pago total por prima vacacional no excede a 15 días de SMG, el total de la misma estará exenta, aun cuando se calcule sobre un salario superior al mínimo (artículo 128 RLISR). El descuento del impuesto sobre la renta correspondiente al pago de la prima por vacaciones, lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. 6.4. AGUINALDO O GRATIFICACION Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 152 Aguinaldo o Gratificación 182 Aguinaldo o Gratificación Proporcional 301 Aguinaldo o Gratificación Exento Pr 1 1 1 Ti AD AI EC Tema P S S N 6.4. P S S N 6.4. P N S N 6.4. Esta prestación también nace de la LFT, la que establece que se debe pagar el equivalente a 15 días de salario, cuando menos, y antes del 20 de diciembre (artículo 87 LFT). El salario o sueldo diario deberá ser el que esté vigente en el momento del pago. En el caso de sueldos variables, el sueldo o salario diario vigente en el momento del pago, es el promedio de los percibidos. Ahora bien, el plazo para considerar ese promedio debería estar consignado en el Contrato Colectivo de Trabajo o en el Reglamento Interior de Trabajo. Si no lo está, ésta es una buena ocasión para definirlo y para consignarlo en alguno de los dos documentos citados o en ambos. Ese plazo no puede ser menos de “los últimos 30 días” porque así lo consigna la LFT para el caso de liquidaciones, y sería muy justo que fuera el acumulado en el año (artículos 17, 89, 259 y 289 LFT). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 105 Regularmente, este concepto se paga en una nómina especial, pero también se puede incluir en la nómina regular. En principio, se debe pagar en efectivo (artículo 84 LFT), pero en ocasiones, por su cuantía y por protección al trabajador se acostumbra pagar con cheque, independientemente de que el pago regular se haga en efectivo. Las empresas pueden acordar con sus sindicatos más días por este concepto, pero nunca menos de los señalados en la LFT. También es válido que diferentes categorías de empleados tengan diferente número de días, pero sin que sean menores a los de los sindicalizados (artículo 184 LFT). También puede ser que entre más antigüedad tenga un empleado, reciba más días de gratificación. Algunas empresas dividen el pago de este concepto en dos partes, una la pagan en diciembre (ésta no puede ser menor a 15 días) y la otra parte la pagan en enero. Se pretende que el trabajador no se gaste todo en el mes de diciembre y tenga “algo” para iniciar el año. También puede ser que adelanten una parte en agosto, por ejemplo y la otra en diciembre (que no podrá ser menor de 15 días). El pago en agosto ayuda a los padres de familia para la compra de los útiles escolares. La fórmula de cálculo para este concepto es: Sueldo diario Días de aguinaldo Importe a pagar Ejemplo 1 70.00 x 15 = 1,050.00 Ejemplo 2 230.27 x 15 = 3,454.05 Ejemplo 3 1,085.53 x 15 = 16,282.95 Si el empleado ingresó iniciado el año o si la relación laboral termina antes de que concluya el ejercicio, es decir, si el empleado no trabajó todo el año, deberá pagarse la parte proporcional a los días trabajados (artículo 87 LFT). En el primer caso, se incluirá en el pago normal a todos los empleados y en el segundo se incluirá en el finiquito o en la liquidación correspondiente y se usará el concepto de ‘gratificación proporcional’; se multiplicará el sueldo diario por los días de gratificación proporcional a pagar. Para determinar los días proporcionales se deberán dividir los días que correspondan a la gratificación según la política de pago establecida por la empresa, entre el número de días que corresponderían al sueldo anual según lo expresado en el tema 6.1. Sueldos y Salarios (360 ó 364 días) y el resultado multiplicarlo por el número de días que laboró el empleado desde la fecha del alta hasta el cierre del ejercicio en el primer caso, y desde la fecha de inicio del ejercicio o de alta y hasta la fecha de baja en el segundo. En este caso, se podrían descontar de los días laborados por el empleado, los días de incapacidades, porque esos no los trabajó, pero regularmente no se hace (ver 6.6. Incapacidades). Las incapacidades por riesgo de trabajo en ningún caso se pueden descontar, según los tribunales laborales (Semanario Judicial de la Federación, Novena Epoca, Tomo: XV-I Febrero de 1995, Instancia: Tribunales Colegiados de Circuito, Tesis III.T. 268 L, pág. 142). Por lo que se refiere al pago de ISR, están exentas. “Las gratificaciones que reciban los trabajadores de sus patrones, durante un año de calenda- 106 EDICIONES FISCALES ISEF rio, hasta el equivalente del salario mínimo general del área geográfica del trabajador elevado a 30 días, cuando dichas gratificaciones se otorguen en forma general, ...” (artículo 109-XI LISR). Gratificación 30VSMG Gratificación exenta Ejemplo 1 1,050.00 1,794.60 1,050.00 Ejemplo 2 3,454.05 1,794.60 1,794.60 Ejemplo 3 16,282.95 1,794.60 1,794.60 Este límite es por año de calendario, por lo que no importa si la gratificación que estamos pagando se refiere a la segunda parte de la que pagamos en el mes de diciembre anterior y este pago se realiza en enero. Asimismo, si hay pagos anteriores de la gratificación que no habían alcanzado el tope de 30VSMG, tendremos que ir sumando dichos importes hasta alcanzar la exención señalada de 30 días de SMG. En este caso, si en el transcurso del año aumenta el SMG, deberemos tomar el que esté vigente el día en que paguemos la última parte de la gratificación que complete la exención. Si el pago total por aguinaldo o gratificación no excede a 30 días de SMG, el total de la misma estará exenta, aun cuando se calcule sobre un salario superior al mínimo (artículo 128 RLISR). El descuento del impuesto sobre la renta correspondiente al pago de la gratificación, lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. 6.5. FALTAS Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 201 Justificación de Faltas 500 Faltas Injustificadas 501 Faltas Justificadas o con Goce de Sueldo 502 Faltas por Suspensión 503 Permiso sin Goce de Sueldo 504 Retardos 505 Pases de Salida Pr Ti AD AI EC Tema 1 P S S N 6.5. 0 D S S N 6.5. 0 D S S N 6.5. 0 D S S N 6.5. 0 D S S N 6.5. 0 D S S N 6.5. 0 D S S N 6.5. El trabajador puede ausentarse eventualmente de sus labores por diversos motivos, uno de ellos es por faltas. Estas pueden ser ‘injustificadas’ (artículo 135-II LFT) o ‘justificadas o con goce de sueldo’ (artículos 42, 132IX y X LFT), y será conveniente registrar las mismas bajo rubros específicos como falta injustificada, falta justificada o con goce de sueldo (que podría no descontarse, pero que siempre será necesario registrar como falta) o como falta por castigo o suspensión o como permiso sin goce de sueldo. Todo esto se normará regularmente en los CCT y en los RIT. La ausencia también podría ser por tiempos menores a un día, como los retardos y los pases de salida para acudir a citas médicas del IMSS, que en su caso se deben valuar como minutos o que pueden no valuarse, pero que será conveniente registrar para efectos de control y de estadística. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 107 Las faltas justificadas o con goce de sueldo, pueden ser una prestación como por ejemplo, conceder un día o dos a los trabajadores cuya esposa ha tenido un alumbramiento, cuando ha fallecido un familiar muy cercano como padre, madre, cónyuge o hijos o cuando el trabajador contrae matrimonio civil por primera vez. Naturalmente, con la justificación correspondiente de actas del registro civil. Puede concederse un día como onomástico o por la enfermedad grave de un familiar cercano, siempre bajo reglas señaladas en el CCT o en el RIT. También puede justificarse la falta, cuando los trabajadores acrediten que faltaron a sus labores por existir en su contra órdenes de aprehensión originadas por el desempeño de su trabajo, cuando los trabajadores sean llamados para desempeñar comisiones sindicales o para concurrir a diligencias que practiquen las autoridades laborales relacionadas con la empresa. Cuando los cursos de capacitación no se realicen en las instalaciones de la empresa, podrían también considerarse como falta con permiso. Cuando el evento ocurre a cierta distancia de la empresa, normalmente se toma en cuenta esta circunstancia y se concede un día más de permiso. Las faltas por suspensión pueden ser por haber acumulado el trabajador cierto número de retardos o por solicitud del sindicato (sanción sindical). Esto normalmente la encontraremos regulado en el CCT o en el RIT (artículo 423-X LFT). Los permisos sin goce de sueldo pueden ser por varios días para asuntos personales pero limitados en el año y en el número de trabajadores que pueden tener acceso a esta prestación en el año; por asuntos oficiales o sindicales, de conformidad con lo expuesto en la fracción X del artículo 132 LFT; y para disfrutar de becas que les sean otorgadas por instituciones nacionales o extranjeras de reconocido prestigio para perfeccionar sus conocimientos relacionados con su trabajo. En el caso de que se decidan descontar los permisos por minutos o más frecuentemente por horas, el descuento puede ser, con toda justicia, con la proporción de los días de descanso semanal. Las faltas deben aparecer en el recibo de sueldo para contar con la conformidad del empleado, sobre su falta, al firmar dicho recibo al momento de cobrarlo (esta firma implica también conformidad de que no se le adeuda nada a la fecha). Esto es indispensable y conveniente, en caso de controversia por despido o por demanda (artículo 47-X LFT) y más considerando que en ese caso, la carga de la prueba de la falta del trabajador recae sobre la empresa (artículo 784-III LFT). También es conveniente manejarlas por separado y nunca incluidas dentro del concepto de sueldo (presentando sueldo neto) porque tiene diversos efectos para diversos cálculos: para pagar gratificaciones o vacaciones, no se considera, ni siquiera cuando éstas son proporcionales por finiquito o liquidación. Para calcular la base de PTU, si se consideran. Para calcular las cuotas de enfermedades y maternidad del SS, no se considera. Para las demás cuotas sí se consideran, etcétera. De acuerdo con la LFT, por cada 6 días de trabajo debe haber un descanso (artículo 69 LFT), que regularmente es el domingo; algunas empresas, por acuerdo con sus trabajadores o su sindicato (artículo 59 LFT) (ver el tema 6.9. Tiempo Extra), establecen 5 días de trabajo por dos de descanso (sábado y domingo o bien el descanso convencional lo establecen inmediatamente antes o después del descanso semanal); por lo tanto, si un 108 EDICIONES FISCALES ISEF empleado falta, se le debe descontar la parte proporcional de esos días de descanso (artículo 72 LFT). El cálculo de esta proporción será: Semana de 6 días de trabajo: 7/6 = 1.166667 Semana de 5 días de trabajo: 7/5 = 1.4 En ocasiones, esta parte proporcional sólo se descuenta a los trabajadores sindicalizados o de pago semanal, en atención a que los de oficina y/o los gerentes no cobran tiempo extra, tienen menos prestaciones o se les considera con diferentes responsabilidades mayores. Este es un caso muy común. Otra política puede ser que las faltas ‘con permiso’ no se descuenten con proporción o bien que a las tres primeras faltas del año, por ejemplo, tampoco se les descuente la proporción. Eventualmente, a los altos ejecutivos, que no tienen horario definido, que no cobran tiempo extra y que no tienen control de tiempo, ni siquiera se les descuentan las faltas. Bajo estas condiciones, debemos tener en cuenta que los días de descuento de faltas, deben ser días hábiles, es decir, los días de descuento por falta nunca deben exceder o rebasar a los días de sueldo pagados en el período. La fórmula de cálculo para este concepto es: Días de faltas x Proporción = Faltas a descontar x Sueldo diario = Importe a descontar por faltas en el período Ejemplo 1 3 x 1.16667 = 3.5 x 70.00 = 245.00 x 1.4 = 2.8 x 230.27 = 644.76 x 1.0 = 1.0 x 1,085.53 = 1,085.53 Ejemplo 2 2 Ejemplo 3 1 Si después de habérsele descontado la falta, el empleado la justifica de alguna manera, con incapacidad, con autorización de alguno de sus superiores, si se otorga “a cuenta de vacaciones”, etc. deberemos reembolsársela a través de un concepto diferente de ‘justificación de faltas’. Esto es para que en cualquier momento podamos demostrar el porqué de nuestros cálculos y más si el descuento quedó en un mes y el reembolso en el siguiente. Naturalmente, también procede hacer el descuento por ‘incapacidad’ o por ‘falta justificada’ según corresponda, o bien, si fue a cuenta de vacaciones deberemos registrarla como tal, haciendo el descuento en el concepto de ‘sueldos’. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 109 6.6. INCAPACIDADES Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 200 Subsidio por Incapacidad 506 Incapacidades por Riesgo de Trabajo 507 Incapacidades por Enfermedad General 508 Incapacidades por Maternidad Pr 1 0 0 0 Ti AD AI EC Tema P S S N 6.6. D S S N 6.6. D S S N 6.6. D S S N 6.6. Otra de las razones de ausencia del trabajador a sus labores, es por enfermedad o por maternidad. La LSS distingue dos tipos de incapacidad: incapacidad por riesgo de trabajo (artículo 41 LSS) e incapacidad por enfermedad y maternidad (artículo 84 LSS). De esta última, distingue para varios efectos lo que es por enfermedad general (artículo 42-II LFT) y la que es por maternidad (artículo 132-XXVII LFT). Por lo tanto, será necesario distinguir también en la nómina estos tres tipos de incapacidad bajo los conceptos señalados: incapacidad por riesgo de trabajo, incapacidad por enfermedad general e incapacidad por maternidad. Los riesgos de trabajo pueden producir incapacidad temporal, permanente parcial, permanente total, y muerte (artículo 477 LFT y artículo 55 LSS). La relación laboral sólo continúa en la incapacidad temporal. Las incapacidades por riesgo de trabajo otorgadas por el SS y que correspondan a los casos de riesgo de trabajo terminados en el año, son base para revisar la prima de riesgo de trabajo para el siguiente año (artículo 74 LSS) (ver capítulo 20. Cálculo de la prima de riesgo de trabajo). En el caso de incapacidad por riesgo de trabajo, el SS cubre un subsidio del 100% del salario base de cotización (SBC) desde el primer día de la incapacidad (artículo 58 LSS). Las incapacidades por riesgo de trabajo y las incapacidades por maternidad no se consideran, es decir, no se descuentan de la base de días para efectos de la participación de los trabajadores en las utilidades (artículo 127-IV LFT), para aguinaldo (ver 6.4. Aguinaldo o Gratificación). En el caso de la incapacidad por enfermedad general, el SS cubre un subsidio del 60% del SBC (artículo 98 LSS), a partir del 4o. día de la incapacidad (artículo 96 LSS). Por incapacidad por maternidad, el SS cubre un subsidio del 100% desde el 1er. día de otorgada la incapacidad. Paga 42 días antes del parto y 42 días después del parto (artículo 101 LSS) (artículo 170 LFT). En caso de que concluya el primer período de 42 días de pre-parto y éste no se haya presentado, otorgará una Incapacidad por enfermedad general hasta la fecha en que se presente el parto y después se iniciará el segundo período de 42 días de post-parto. En el caso de incapacidades por maternidad si el SBC está topado, el patrón debe pagar la diferencia entre el salario diario total y el salario diario integrado por todo el tiempo que dure la incapacidad (artículo 103 LSS y artículo 170 LFT). 110 EDICIONES FISCALES ISEF Si la asegurada no ha cubierto 30 semanas de cotización en 12 meses previos a la incapacidad por maternidad, el patrón debe pagar el 100% de la incapacidad (artículo 103 LSS). Las incapacidades se descuentan de los días base de cotización (artículo 31 LSS) para todos los ramos de riesgo, excepto para el de retiro (ver tema 9.4. Topes y Días Base de Cotización). Las incapacidades se pueden descontar de la base para pago de gratificaciones y de prima de vacaciones (artículo 24 LSS), ya que el salario base de cotización es a salario diario integrado y por lo tanto, contiene ya la parte proporcional de estos conceptos. No obstante lo anterior, regularmente, no se hace este descuento porque es poco entendido por los empleados y en el caso de los salarios topados, se tendría que cubrir de todas formas el excedente (diferencia entre el sueldo diario y el salario diario integrado). Los certificados por incapacidad son otorgados por el SS por períodos vencidos no mayores a 7 días (artículos 60, 98 y 101 LSS) y se otorgan por días naturales. Los avisos de baja no surten efectos hasta no concluir la incapacidad otorgada por el SS (artículo 21 LSS). La fórmula de cálculo para estos conceptos de incapacidades, para cualquiera de los riesgos a descontar, es: Sueldo diario x Días de incapacidad = Importe a pagar en el período Ejemplo 1 70.00 x 1 = 70.00 Ejemplo 2 230.27 x 3 = 690.81 Ejemplo 3 1,085.53 x 2 = 2,171.06 En principio, las incapacidades deberían descontarse a salario diario base de cotización porque así es como las paga el SS, pero casi nadie lo hace y lo más común es que se descuenten a salario diario. Si se descontaran a salario diario integrado, el importe podría exceder al sueldo neto pagado (7 días de sueldo menos 7 días de incapacidad, por ejemplo) o bien tendríamos que descontar la parte del sueldo en ese momento (descuento por el sueldo diario) y la parte proporcional de gratificación y prima vacacional que lleva el salario diario integrado, descontarla hasta que se paguen esos conceptos, realmente no vale la pena tanta complicación. El número de días a descontar, en un período determinado, pueden exceder a los días a pagar, puesto que el trabajador puede haber acumulado varios certificados de incapacidad. En este caso, sólo se descontarían los mismos días que se consideren de sueldos y los remanentes se descontarían en el período siguiente. Por otra parte, la empresa puede celebrar convenio con el IMSS para facilitar el pago de subsidios a sus trabajadores incapacitados (artículo 63 LSS), el cual consistirá en que sea la empresa la que pague inicialmente las incapacidades a sus trabajadores y después las recupere del IMSS presentando las mismas con un oficio. En este caso, las incapacidades deben ser descontadas según lo anteriormente expuesto, y simultáneamente se reembolsarán en el mismo recibo, bajo el concepto de ‘subsidios por incapacidad’. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 111 Este reembolso puede ser con base en los mismos porcentajes y condiciones que paga el IMSS, o puede ser reembolso total y desde el 1er. día en los tres tipos de incapacidades, o bien puede ser el reembolso de los tres primeros días que el seguro no cubre y siempre y cuando la incapacidad sea por más de tres días. También puede haber un pago parcial (aun sin convenio) para completar el subsidio cubierto por el IMSS. Es común limitar el número de días de subsidio en los casos de incapacidad por enfermedad general. Todo esto, normalmente se reglamentará en los CCT y en los RIT. Este reembolso lo podemos pagar a través de un solo concepto –el ya mencionado– o varios (reembolso incapacidades 40% o reembolso incapacidades 100%, por ejemplo), pero será muy importante que existan los conceptos incapacidad por riesgo de trabajo’, ‘incapacidad por enfermedad general’ e ‘incapacidad por maternidad’ para los descuentos y luego el o los de ‘subsidio por incapacidad’, ya que los primeros disminuyen la base gravable para efectos del ISR y el último es un ingreso exento para este impuesto (artículo 109-VI LISR) (ver el tema 6.21 Pagos de Previsión Social) y no es integrable para efectos del SS porque no es una “cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo” (artículo 27 LSS), por la misma razón, no formará parte de la integración de salario para efectos de la LFT (artículo 84 LFT). Finalmente debemos decir que cuando se consideren los certificados de incapacidad para la nómina, se deben considerar otros datos del certificado de incapacidad, además de los días que habremos de descontar, éstos son el número de la incapacidad y las fechas de inicio y término de la misma o por lo menos la de inicio, y si es nueva o continuación de una anterior, ya que serán datos que habremos de utilizar para el manejo del SUA (ver capítulo 17. Sistema Unico de Autodeterminación (SUA)) y para la determinación del grado de riesgo (ver capítulo 20. Cálculo de la Cuota de Riesgo de Trabajo). 6.7. PROVISION PARA PAGO DE VACACIONES Y PRIMA VACACIONAL Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema 400 Provisión para Pago de Vacaciones 2 P S S N 6.7. 401 Provisión para Pago de Prima Vacacional 2 P S S N 6.7. El cálculo de este concepto es indispensable en el cálculo de los conceptos de percepciones excedentes a topes legales SS (ver tema 9.10.), los que a su vez sirven para la conciliación de cifras para dictamen fiscal, el dictamen del SS y el dictamen del Infonavit. La provisión pretende repartir el cargo a resultados de un pago anual, en forma uniforme dentro del ejercicio y según los días que de éste vayan transcurriendo. En el caso de las vacaciones y la prima de vacaciones, éstas se pueden pagar en cualquier momento dentro del ejercicio, por lo que será necesario considerar el sueldo diario actual o sueldo diario a la fecha del aniversario si éste ya pasó, así como los años cumplidos a la fecha del aniversario. Los días acumulados para el cálculo de la provisión deberán ser los mismos que se tengan en los conceptos de sueldo más vacaciones. 112 EDICIONES FISCALES ISEF La fórmula de cálculo para estos conceptos implica conocer primero el importe que cobrará el empleado en el ejercicio: Por vacaciones: Antigüedad Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 1 año: 7 años: 2 años: Sueldo Días de Importe diario actual vacaciones a pagar o al anivera pagar en en el ejersario si éste el aniversario cicio ya pasó de este año 70.00 230.27 1,085.53 7.00 16.00 9.00 490.00 3,684.32 9,769.77 Por la prima de vacacional: Antigüedad Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 1 año: 7 años: 2 años: Sueldo Días de diario actual prima a o al aniverpagar en sario si éste el aniversario ya pasó de este año 70.00 230.27 1,085.53 1.75 4.00 2.25 Importe a pagar en el ejercicio 122.50 921.08 2,442.44 Y en seguida podremos conocer el importe de la provisión para pago de vacaciones: Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Importe a Días de ProviDías ProviProvipagar en sueldo sión transsión a sión al el ejerci- a pagar por día currila período cio en el dos en fecha anterior año el año (1) (2) (3 = 1/2) (4) (5 = 3x4) (6) (7 = 5-6) 490.00 3,684.32 9,769.77 9.42 153.51 407.07 364 360 360 1.34615 10.23422 27.13825 112 120 120 150.77 141.35 1,228.11 1,074.59 3,256.59 2,849.52 Provisión del presente período Y el importe de la provisión para pago de Prima de Vacaciones: Importe Días ProviDías ProviProviProvia pagar de suelsión transcu- sión a la sión al sión en el do a por día rridos fecha período del preejercicio pagar en el anterior sente en el año período año (1) (2) (3 = 1/2) (4) (5 = 3x4) (6) (7 = 5-6) Ejemplo 1 122.50 364 0.33654 112 37.69 35.34 2.36 Ejemplo 2 921.08 360 2.55856 120 307.03 268.65 38.38 Ejemplo 3 2,442.44 360 6.78456 120 814.15 712.38 101.77 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 113 En el ejemplo 1, estamos calculando la provisión a la semana 16 y en los ejemplo 2 y 3, la provisión a la quincena 8. Esta fórmula de cálculo permite ajustar la provisión si se modificó el sueldo en este período al considerar el sueldo actual para el cálculo del período y restar el importe calculado hasta el período anterior. Llegado el fin del ejercicio, tendremos las siguientes situaciones: 1. Si el empleado tiene más de un año y cobró sus vacaciones y su prima en forma normal, el importe de los conceptos de vacaciones y de prima de vacaciones serán exactamente iguales a su provisión. Los conceptos de vacaciones proporcionales y de prima vacacional proporcional estará sin saldo. Este será el caso más común. 2. Si el empleado ingresó en este año, no pagaremos ni vacaciones ni prima de vacaciones y la provisión tendrá una cantidad proporcional a los días trabajados por el empleado, por lo que habrá de considerarse esta situación cuando se elabore la conciliación para dictamen fiscal. Los conceptos de vacaciones proporcionales y prima vacacional proporcional estarán sin saldo. 3. Si el empleado se retiró en el transcurso del año, la suma de los importes de los conceptos de vacaciones más vacaciones proporcionales y de prima de vacaciones más prima vacacional proporcional será mayor al de su provisión, ya que éstas habrán dejado de incrementarse al salir el empleado (recuérdese que son los días de sueldo los que estaremos utilizando para el cálculo de la provisión y si el empleado ya no está, los días ya no se incrementan). Por otra parte, al formular el finiquito o la liquidación, habremos incluido la parte proporcional de las vacaciones y de la prima de vacaciones que le correspondían en este año o inclusive las que le iban a corresponder el próximo año si es que la fecha de aniversario del empleado ya pasó. Para evitar esta última situación, es necesario que cuando hagamos un finiquito o liquidación, efectuemos un ajuste a las provisiones para pago de vacaciones y de prima vacacional que se determinará restando el saldo de dicha provisión (antes del ajuste) a la suma de los conceptos vacaciones más vacaciones proporcionales y prima de vacaciones, más prima de vacaciones proporcional, respectivamente. Para completar una visión de estos conceptos, véase el capítulo 14. Control de Vacaciones. 6.8. PROVISION PARA PAGO DE AGUINALDOS O GRATIFICACIONES El concepto que aquí comentamos es el siguiente: Núm. 402 CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema Provisión para Pago de Aguinaldos o 2 P S S N 6.8. Gratificaciones El cálculo de este concepto es indispensable para calcular los conceptos de percepciones excedentes a topes legales SS (ver tema 9.10.), los que a su vez sirven para la conciliación de cifras para dictamen fiscal, para el dictamen para SS y para el dictamen para Infonavit. 114 EDICIONES FISCALES ISEF La provisión pretende repartir el cargo a resultados de un pago anual en forma uniforme dentro del ejercicio y según los días que de éste vayan transcurriendo. En el caso de aguinaldo o gratificación, el concepto se paga regularmente durante la primera quincena de diciembre y siempre sobre el sueldo diario a la fecha del pago. La forma de cálculo debe permitir ajustar en forma automática la provisión en caso de que el sueldo aumente antes de la fecha de pago. Los días acumulados para la provisión deberán ser los mismos que se tengan en los conceptos de sueldo más vacaciones. Regularmente si una persona entró iniciado el ejercicio se le pagará la gratificación en forma proporcional a los días de presencia en la empresa. Estos coinciden con los días de los conceptos de sueldos y vacaciones. La fórmula de cálculo para este concepto implica conocer primero el importe que cobrará el empleado en el ejercicio: Sueldo diario actual x Días de aguinaldo = Importe a pagar Ejemplo 1 70.00 x 15 = 1,050.00 Ejemplo 2 230.27 x 15 = 3,454.05 Ejemplo 3 1,085.53 x 15 = 16,282.95 Y en seguida podremos conocer el importe de la provisión: Importe a pagar en el ejercicio Días ProviProvisión Días Provisión Provisión de suel- por día al período sión del transcua la do a anterior presente rridos en fecha pagar período el año en el año (5 = 3x4) (6) (7 = 5-6) (1) (2) (3 = 1/2) (4) Ejemplo 1 1,050.00 364 2.88462 112 323.08 302.88 20.19 Ejemplo 2 3,454.05 360 9.59458 120 1,151.35 1,007.43 143.92 Ejemplo 3 16,282.95 360 45.23042 120 5,427.65 4,749.19 678.46 En el ejemplo 1 estamos calculando la provisión a la semana 16 y en los ejemplos 2 y 3 la provisión a la quincena 8. Llegado el fin del ejercicio, el importe de la provisión será igual al pago real, aun cuando el empleado haya ingresado iniciado el ejercicio. Si el empleado se retiró en el transcurso del año, la suma de los importes de los conceptos de gratificación más gratificación proporcional, deberá ser, en principio, igual al de la provisión, ya que al formular el finiquito o la liquidación, habremos incluido la parte proporcional de la gratificación que le correspondía en este año. Si el pago de la gratificación se dividió para pagarse una parte en diciembre y la otra en enero, la provisión tendrá una cantidad mayor al concepto ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 115 de pago de gratificaciones, por lo que habrá de considerarse esta situación cuando se elabore la conciliación para dictamen fiscal, o bien, al calcular la provisión, deberemos considerar nada más los días que efectivamente se pagarán en el presente ejercicio. 6.9. TIEMPO EXTRA Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 003 Tiempo Extra Fijo 041 Tiempo Extra 1a. Semana 042 Tiempo Extra 2a. Semana 043 Tiempo Extra 3a. Semana 044 Tiempo Extra 4a. Semana 045 Tiempo Extra Doble 046 Tiempo Extra Triple 047 Tiempo Extra por Emergencia 302 Tiempo Extra Exento Pr 1 0 0 0 0 0 0 0 1 Ti P P P P P P P P P AD AI EC Tema S S N 6.9. N N N 6.9. N N N 6.9. N N N 6.9. N N N 6.9. S S N 6.9. S S N 6.9. S S N 6.9. N S N 6.9. El tiempo extra (T.E.), dice la LFT, es la prolongación de la jornada de trabajo. Por jornada de trabajo se entiende el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del patrón para la prestación de su servicio. Ahora bien, ¿cuál es la duración de la jornada de trabajo? De acuerdo con esta ley, existen tres tipos de jornadas: diurna (entre las 6 y las 20 horas), nocturna (entre las 20 y las 6 horas) y mixta (comprende parte de cada una, sin que la parte de la nocturna pueda exceder a 3.5 horas, de lo contrario, toda la jornada se considerará nocturna) (artículo 60 LFT). También señala la ley que la duración máxima de la jornada será: diurna 8 horas, nocturna 7 horas y mixta 7.5 horas (artículo 61 LFT), y considerando que los días laborables a la semana son 6 ( ya que el trabajador disfrutará de un día de descanso por cada 6 de trabajo (artículo 69 LFT), las horas a la semana por la jornada normal de trabajo deben ser 48 horas, 42 horas y 45 horas respectivamente. Por otra parte, la ley permite repartir estas horas en los días de la semana para no trabajar el sábado en la tarde o cualquier otra modalidad equivalente (artículo 59 LFT). Esto significa que la jornada real, de lunes a viernes puede tener un número de horas mayor a las señaladas por la Ley como “máximas” (lógicamente, este excedente no es T.E., sino la parte proporcional del sábado o del 6o. día), e inclusive, las horas laboradas en la semana pueden ser menos que las señaladas por la Ley, por ejemplo en una jornada diurna podrán ser sólo 45 horas y no 48 horas. Esto nos lleva a la conclusión de que en toda ocasión será la empresa quien deberá definir que es T.E. de acuerdo con el CCT o el RIT que tenga acordado con sus trabajadores y, deberá cuantificarlo en cada ocasión y por cada trabajador. En atención a la forma de valuar el T.E., podemos clasificarlo en: 116 EDICIONES FISCALES ISEF T.E. por Emergencia. Dice el artículo 65 LFT: “En los casos de siniestro o riesgo inminente en que peligre la vida del trabajador, de sus compañeros o del patrón, o la existencia misma de la empresa, la jornada de trabajo podrá prolongarse por el tiempo estrictamente indispensable para evitar estos males”. Con frecuencia, la obligación del trabajador para laborar este T.E. también se consigna en el CCT. No se señala ni un mínimo ni un máximo de horas, se asume que es decisión del patrón guiado por la emergencia que se está sufriendo (sin lugar a dudas, deberá prevalecer el sentido común para señalar la duración), y el trabajador está obligado a laborar dicho tiempo (artículo 134-VIII LFT). Se entiende que este T.E. es esporádico y en cada ocasión, la empresa decidirá cuántas horas y a quién se pagará. Si la jornada “puede” prolongarse, significa que el patrón “puede” pedir al trabajador que se quede a laborar y en ese caso, el trabajador “debe” quedarse. Esto también interpretado a contrario sensu del artículo 68 LFT que señala que “los trabajadores no están obligados a prestar sus servicios por un tiempo mayor del permitido en este capítulo”. Las horas de T.E. por emergencia se pagarán con una cantidad igual a la que corresponda a cada una de las horas de la jornada (artículo 67 LFT). T.E. Doble. Señala la Ley que es la prolongación por circunstancias extraordinarias “sin exceder de tres horas diarias ni de tres veces en una semana” (artículo 66 LFT). En este caso, se entiende que el T.E. se labora a solicitud del patrón y que existe obligación del trabajador para laborarlo como en el caso del T.E. por emergencia (aunque normalmente habrá un acuerdo entre patrón y trabajador). Con frecuencia, la obligación del trabajador para laborar este T.E. también se consigna en el CCT. Nótese que esta redacción no significa 9 horas a la semana, sin embargo, ésta es la interpretación más común para el T.E. doble (e interpretado a contrario sensu de la definición del T.E. triple). Las horas de T.E. doble se pagarán con un 100% más (dobles), de la cantidad que corresponda a las horas de la jornada (artículo 67 LFT). T.E. Triple. Es la prolongación extraordinaria de la jornada de trabajo que exceda a 9 horas a la semana (artículo 68 LFT). Este artículo establece que el trabajador no está obligado a prestar sus servicios por más de 9 horas a la semana, por lo que se supone que sólo que exista acuerdo entre el patrón y el trabajador, se dará este T.E. Si la Ley quisiera prohibir el T.E. triple, lo señalaría específicamente como lo hace cuando se refiere a que los menores de edad no pueden laborar T.E. (artículo 178 LFT). Las horas de T.E. triple se pagarán con un 200% más (triples), de la cantidad que corresponda a las horas de la jornada (artículo 68 LFT). Ahora bien, ¿cómo se valúan las horas que corresponden a la jornada? Las jornadas de trabajo, regularmente denominadas “turnos”, tienen diferente duración como lo señalamos anteriormente. Por lo tanto, para cada persona, una hora de jornada o turno regular, tendrá una cuota diferente según sea el turno en el que se trabaje y consecuentemente el T.E. también. Veamos el siguiente ejemplo: supongamos que una empresa tiene la necesidad de tener su planta trabajando 24 horas diarias, 6 días a la semana y durante 4 meses. Para ello, acuerda con sus trabajadores los turnos y horarios que se señalan a continuación, los cuales serán rotados cada semana. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 117 Cada turno se ‘empalmará’ con el anterior y con el siguiente por 30 minutos, para que el turno que sale, entregue el trabajo y reporte cualquier situación especial al turno que entra, y que las máquinas no se detengan por el cambio de turno. Acuerda también con ellos, que el horario de comida se escalará para que siempre haya trabajadores al cuidado de las máquinas y que éstas no se detengan (este señalamiento se hace para destacar la importancia de que las máquinas no se detengan y se obtenga con ello la productividad esperada, aunque no afecta los horarios que se describen). Estos son los horarios: De Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo 6:00 6:00 6:00 6:00 6:00 6:00 1er. Turno A Horas 15:00 15:00 15:00 15:00 15:00 15:00 9.0 9.0 9.0 9.0 9.0 9.0 Horas por semana Horas s/Ley Tiempo Extra por semana horas Esta es la valuación del T.E. Sueldo de un empleado: Diario Duración legal de la jornada Cuota hora normal Cuota hora extra Tiempo Extra por Semana De 2o. Turno A Horas 14:30 14:30 14:30 14:30 14:30 14:30 Diurna 23:00 23:00 23:00 23:00 23:00 23:00 8.5 8.5 8.5 8.5 8.5 8.5 54.0 48.0 Mixta 6.0 100.00 8.0 12.50 25.00 150.00 De 3er. Turno TOTAL A Horas Horas 22:30 22:30 22:30 22:30 22:30 22:30 6:30 6:30 6:30 6:30 6:30 6:30 51.0 45.0 Nocturna 6.0 100.00 7.5 13.33 26.67 160.00 8 8 8 8 8 8 25.5 25.5 25.5 25.5 25.5 25.5 48.0 153.0 42.0 6.0 100.00 7.0 14.29 28.57 171.43 Aprovechando este ejemplo, veamos lo siguiente: la LFT dice en su artículo 66, hablando del T.E. doble que éste es la prolongación por circunstancias extraordinarias “sin exceder de tres horas diarias ni de tres veces en una semana”, ¿significa esto que en el ejemplo el T.E. del jueves, viernes y sábado no es tiempo doble porque excede de 3 días a la semana? La Ley es muy clara al decir que las horas que excedan a 9 en la semana serán triples. Por lo tanto, ¿cómo se pagarían las horas de jueves a sábado? Creemos que esto aclara por qué en la práctica se consideran dobles las primeras 9 horas y a partir de la décima, triples. Lamentablemente, la imprecisión de la LFT en este sentido, extiende la incertidumbre a las leyes del ISR, del SS y del Infonavit (esta última homologada a la LSS), ya que éstas mencionan, refiriéndose al T. E., “... hasta el límite establecido en la legislación laboral...” (artículo 109 LISR), “El tiempo extraordinario dentro de los márgenes señalados en la Ley Federal del Trabajo” (artículo 27 fracción IX LSS). En este ejemplo suponemos que la empresa tiene acordado con sus trabajadores las horas semanales que marca la Ley, pero si fueran menos 118 EDICIONES FISCALES ISEF (45 horas la jornada diurna, por ejemplo), el tiempo extra se determinaría restando a las horas de la semana de 54 horas, las acordadas con sus trabajadores y no las de la Ley, es decir, en el ejemplo serían 9 horas de T.E. Este mismo criterio siguen las autoridades laborales en cuanto a la imposición de multas sobre el T.E. triple: si el trabajador laboró 56 horas a la semana y la empresa tenía acordada la semana de 45 horas, deben considerarse 9 horas dobles y 2 horas triples, de lo contrario aplicará multa. Existen algunos criterios que estiman que siendo la jornada legal de 48 horas, la multa no procede porque el T.E. triple se debe pagar después de la hora 57. Sin embargo, recuérdese que la Ley dice que “La duración máxima de la jornada será...” lo cual no significa que “La duración de la jornada será...”. Creemos que la multa sí procede porque lo que se está sancionando es el no cumplimiento de las condiciones pactadas entre la empresa y sus trabajadores (artículo 132-II LFT). Insistimos, las empresas en acuerdo con sus trabajadores deben fijar el número de turnos, su horario y las horas de ellos. Regularmente éste se especificará en el RIT. Y es conveniente que al mismo tiempo se señalen las condiciones para valuar el T.E. (el número de horas en que se va a dividir la jornada normal para determinar la cuota por hora normal y de emergencia, la doble y la triple). La distribución del personal, respecto a turnos, la hará la empresa tomando en consideración sus necesidades de producción. Por otra parte, la LSS establece en su artículo 27, fracción IX, que el T.E. no se incluye como integrante del salario base de cotización (SBC) si está “... dentro de los márgenes señalados en la LFT”. La interpretación general y del SS, es que el T.E. al que se refiere la LSS es el que el empleado está obligado a prestar si lo solicita el patrón, es decir, el T.E. por emergencia y el T.E. doble, por lo tanto, el T.E. triple sí debe integrarse para calcular el SBC en la parte variable del mismo. No obstante lo anterior, debemos señalar que existe un acuerdo del Consejo Técnico del IMSS expedido en 1993 sobre las horas extras (Acuerdo 497/93) que señala cuando el T.E. no se integra al SBC, dice lo siguiente: “... cuando este servicio se preste eventualmente, no de manera cotidiana, hasta el margen legalmente autorizado...” y agrega: “Se considera como eventual la prestación del referido servicio, hasta por tres horas diarias, tres veces a la semana, un bimestre continuo o en forma discontinua hasta noventa días, durante un año de calendario; y en caso de prestarse el servicio en forma permanente o pactado previamente, excediéndose del máximo legal, es decir, por más del tiempo del señalado anteriormente, el salario se integrará con todo el tiempo excedente.” Sin embargo, y ante las persistentes dudas, la Dirección Jurídica del IMSS emitió el 15 de julio de 2009 el Oficio No. 0952174000/0401con el que trata de aclarar la parte de T.E. que se acumulará al salario de acuerdo con lo siguiente: 1. Los importes pagados por tiempo extraordinario laborado dentro de los márgenes de la Ley Federal del Trabajo (LFT), no forman parte del Salario Base de Cotización (SBC). 2. Los importes pagados por el excedente de dichos márgenes legales deberán integrarse al SBC, quedando bajo esta hipótesis el tiempo extra que exceda nueve horas en una semana o tres horas diarias tres veces a la semana. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 119 3. Los importes de tiempo extra que se obtengan de manera habitual y sistemática independientemente de la forma en que estén pactados, se acumularán al salario base de cotización en la medida que excedan los márgenes legales antes citados. El oficio señala que sus interpretaciones están basadas en una aplicación armónica entre el artículo 27, fracción IX de la Ley del IMSS y la LFT, y en diversas resoluciones del Poder Judicial de la Federación en materia laboral. Nosotros creemos que el T.E. que se debe integrar al SBC, además del T.E. triple, es el T.E. fijo. Este será el que por circunstancias especiales se paga precisamente en forma permanente y está consignado por escrito en un contrato entre la empresa y los trabajadores. Por ejemplo, cuando por necesidades de la actividad de la empresa, la jornada debe ser continua, de 8 horas, y la jornada legal para ese día y turno es de 7.5 horas, la media hora de diferencia se paga como tiempo extra constante o fijo. En este caso, debe integrarse a la parte fija del SBC. La LISR en su artículo 109 establece qué ingresos no pagan impuesto. La fracción I señala el T.E. para los trabajadores que ganen el Salario Mínimo General (SMG) “... las remuneraciones por concepto de tiempo extraordinario ... hasta el límite establecido en la legislación laboral...” “Tratándose de los demás trabajadores, el 50% de las remuneraciones por concepto de tiempo extraordinario ... que no exceda el límite previsto en la legislación laboral y sin que esta exención exceda del equivalente a 5 veces el salario mínimo general del área geográfica del trabajador por cada semana de servicio”. Esto nos lleva a concluir que el T.E. deberá computarse y calcularse por semana, aun en las nóminas quincenal y mensual ya que no es lo mismo decir: “... que exceda a 9 horas a la semana (artículo 68 LFT)” a decir “que exceda a 18 horas a la quincena”. Naturalmente los días a computar para T.E. serán los días a computar para la nómina semanal, del lunes a domingo o de jueves a miércoles, etc. Si sólo existe una nómina quincenal, se deben acordar los días para efectos de cómputo de T.E. Existe la posibilidad de que en una nómina semanal se paguen 2 semanas de T.E., esto se da cuando los datos para el pago de una semana en particular, no se tuvieron a tiempo para su pago (cuando se anticipó la nómina por “un puente” o período de vacaciones) y se debe incluir en la siguiente. Esto también puede suceder en la nómina quincenal, e inclusive puede suceder que en la quincena “caigan” 3 cortes de T.E. semanal. Cada uno se debe calcular por separado. Para ello es conveniente hacerlo bajo los conceptos siguientes: • T.E. 1a. semana. Será el T.E. doble de la 1a. semana que se incluya en el pago. • T.E. 2a. semana. Será el T.E. doble de la 2a. semana que se incluya en el pago. • T.E. 3a. semana. Será el T.E. doble de la 3a. semana que se incluya en el pago. • T.E. 4a. semana. Será el T.E. doble de la 4a. semana que se incluya en el pago. 120 EDICIONES FISCALES ISEF • T.E. doble. Será el resumen de los anteriores y será el que se presente en el recibo. • T.E. triple. Será el excedente de todos los anteriores y también se presentará en el recibo de sueldo. • T.E. por emergencia. Será el que se paga sencillo y en forma esporádica. Se presenta en el recibo. • T.E. fijo. Será el que se consigna en los contratos de trabajo y tiene precisamente la característica de permanente. También se presenta en el recibo. Con esto, cubriremos el requisito que señala la LSS en el penúltimo párrafo de su artículo 27 que dice que para que los conceptos de T.E. se “excluyan como integrantes del SBC, deberán estar debidamente registrados en la contabilidad del patrón”. Naturalmente nos referimos al T.E. por emergencia y al T.E. doble. El cálculo de cada uno es el siguiente: T.E. por emergencia: Sueldo diario Horas para T.E. s/turno Cuota por hora Horas trabajadas Importe a pagar (1) (2) (3)=(1/2) (4) (5)=(3 x 4) 230.27 8 28.78 5 143.92 T.E. doble: Primero debemos determinar cuáles, de las horas trabajadas en la semana, son dobles y cuáles son triples: Horas de la semana Horas dobles Horas triples (Computadas) (Hasta 9) (Excedentes) 6 12 2 18 6 9 2 9 26 0 3 0 9 12 T.E. 1a. Semana: T.E. 2a. Semana: T.E. 3a. Semana: T.E. 4a. Semana: T.E. Doble: Después procedemos a valuar las dobles: Suel- Horas Cuota Factor Horas Importe do para por horas trabaa diario T.E. hora dobles jadas pagar s/turno (1) (2) (3)=(1/2) (4) (5) (6)=(3 x 4 x 5) T.E. 1a. Semana: T.E. 2a. Semana: T.E. 3a. Semana: T.E. 4a. Semana: T.E. Doble 230.27 230.27 230.27 230.27 8 8 8 8 28.78 28.78 28.78 28.78 2 2 2 2 6 9 2 9 26 345.41 518.11 115.14 518.11 1,496.76 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 121 En seguida el T.E. triple: Suel- Horas Cuota Factor Horas Importe do para por horas trabaa diario T.E. hora triples jadas pagar s/turno (1) (2) (3)=(1/2) (4) (5) (6)=(3 x 4 x 5) T.E. 1a. Semana: T.E. 2a. Semana: T.E. 3a. Semana: T.E. 4a. Semana: T.E. Doble 230.27 230.27 230.27 230.27 8 8 8 8 28.78 28.78 28.78 28.78 3 3 3 3 0 3 0 9 12 0.00 259.05 0.00 777.16 1,036.22 Después el T.E. exento de impuesto sobre la renta (artículo 109-I LISR): Aquí tenemos dos supuestos: 1er. Supuesto: Si el Salario Diario del trabajador es igual al Salario Mínimo General de la Zona del Trabajador, el T.E. por emergencias y el T.E. doble estará 100% exento. De lo contrario, estaremos en el segundo supuesto. 2o. Supuesto: Para todos los demás trabajadores, el T.E. exento será, como lo mencionamos anteriormente “... el 50% de las remuneraciones por concepto de tiempo extraordinario..., que no excedan el límite previsto en la legislación laboral y sin que esta exención exceda del equivalente de 5 veces el salario mínimo general del área geográfica del trabajador por cada semana de servicios. Por el excedente de las prestaciones exceptuadas del pago del impuesto a que se refiere esta fracción, se pagará el impuesto en los términos de este Título.” T.E. Emerg.+ T.E. 1a. sem. al 50% = 1a. exención v/s 5VSMG = T.E. exento 1a. Sem. T.E. 2a. sem. al 50% = 1a. exención v/s 5VSMG = T.E. exento 2a. Sem. T.E. 3a. sem. al 50% = 1a. exención v/s 5VSMG = T.E. exento 3a. Sem. T.E. 4a. sem. al 50% = 1a. exención v/s 5VSMG = T.E. exento 4a. Sem. T.E. exento + T.E. exento + T.E. exento + T.E. exento 1a. sem. 2a. sem. 3a. sem. 4a. sem. T.E. x emergencia + 143.92 T.E. 1a. semana 345.41 489.32 T.E. 2a. semana 518.11 T.E. 3a. semana 115.14 T.E. 4a. semana 518.11 50% 50% 50% 50% + T.E. exento Total 244.66 299.10 259.05 299.10 57.57 299.10 259.05 299.10 Total T.E. Exento 244.66 259.05 57.57 259.05 820.34 Si hubiere T.E. por emergencia o T.E. fijo se debe sumar a la primera semana porque la Ley no distingue entre uno y otro. 122 EDICIONES FISCALES ISEF 6.10. FONDO Y CAJA DE AHORRO Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema 100 Aportación de Empresa a Fondo de 2 P N S F1 6.10. Ahorro 101 Devolución de Fondo de Ahorro 0 P N S F1 6.10. 102 Intereses Ganados en el Fondo de 0 P N S F1 6.10. Ahorro 270 Préstamo del Fondo de Ahorro 0 P N S F2 6.10. 271 Préstamo de la Caja de Ahorro 0 P N S C1 6.10. 272 Devolución de Caja de Ahorro 0 P N S C1 6.10. 273 Intereses Ganados en la Caja de Ahorro 0 P N S C1 6.10. 303 Fondo de Ahorro Exento 2 P N S N 6.10. 350 Fondo de Ahorro No Integrable 2 P N S N 6.10. 4 D N S F1 6.10. 600 Descuento Aportación Fondo de Ahorro 4 D N S C1 6.10. 601 Descuento Aportación Caja de Ahorro 4 D N S F2 6.10. 610 Descuento Préstamo Fondo de Ahorro 611 Descuento Intereses s/Préstamo Fondo 4 D N S F2 6.10. de Ahorro 612 Descuento Préstamo Caja de Ahorro 4 D N S C2 6.10. 613 Descuento Intereses s/Préstamo Caja 4 D N S C2 6.10. de Ahorro 907 Base Aportaciones de Empresa a Fon1 B S S N 6.10. do de Ahorro Aunque con frecuencia se toman como sinónimos los conceptos de fondo de ahorro y caja de ahorro, existen diferencias fundamentales entre uno y otro. La caja de ahorro es una fórmula creada por los trabajadores para fomentar el ahorro entre ellos, y con la que las empresas han cooperado para evitar que los empleados hagan “tandas” entre ellos. Ese tipo de actividades les están prohibidas a los trabajadores en la LFT (artículo 135-VIII). El funcionamiento de una caja de ahorro consiste solamente en que es la empresa quien efectúa los descuentos acordados a los trabajadores, tanto de las aportaciones como de los pagos de los préstamos, y lo entrega a quien administra los fondos quien normalmente es una institución de crédito a través de un fideicomiso o es el sindicato de los trabajadores. Normalmente encontraremos regulada esta actividad en un Plan de Previsión Social de la empresa en el que se establecerán las normas y condiciones de operación. Como decíamos, las únicas afectaciones a nómina por esta actividad es la de efectuar los descuentos de los salarios de los trabajadores para las aportaciones a la caja de ahorro, lo cual es una obligación para la empresa consignada en la LFT (artículo 132-XXIII), pero limitando el descuento, que debe ser libremente aceptado por los trabajadores, a una cantidad no mayor al 30% del excedente del salario mínimo (artículo 110-IV); y efectuar los ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 123 descuentos acordados para el pago de los préstamos recibidos por éstos y entregar dichas cantidades a la administración del fondo. El fondo de ahorro (F.A.), es una fórmula más sofisticada, no regulada por la LFT, que nació de las llamadas “estrategias fiscales de las empresas”, que busca dar a los trabajadores un ingreso exento de ISR, por lo menos en una parte, no afecto a las cuotas obrero patronales del SS, también parcialmente, y cuyo fundamento principal es fomentar el ahorro entre los trabajadores. El funcionamiento del F.A. consiste en que el trabajador ahorra semanal o quincenalmente una cantidad y la empresa aporta otra cantidad similar y en determinado momento le es entregada al trabajador la suma de dichas cantidades, junto con los intereses que el manejo de los fondos genera. Adicionalmente, esos fondos se utilizan para hacer préstamos a los mismos empleados bajo ciertas condiciones y cierta regulación. La LISR considera a la aportación que hace la empresa al F.A., como un gasto de previsión social. Como en todos los casos, cuando ha existido abuso por parte de los causantes, la SHCP ha intervenido para regular la deducibilidad de los cargos a resultados. En la Ley del ISR promulgada para el año 2003, se establece: “ARTICULO 109. No se pagará el impuesto sobre la renta por la obtención de los siguientes ingresos: VIII. Los provenientes de cajas de ahorro de trabajadores y de fondo de ahorro establecidos por las empresas para sus trabajadores cuando reúnan los requisitos de deducibilidad del Título II de esta Ley o, en su caso, de este Título.” Y los requisitos de deducibilidad se mencionan en el artículo siguiente: “ARTICULO 31. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos: XII. Que cuando se trate de gastos de previsión social, las prestaciones correspondientes se otorguen en forma general en beneficio de todos los trabajadores. Para estos efectos, tratándose de trabajadores sindicalizados se considera que las prestaciones de previsión social se otorgan de manera general cuando las mismas se establecen de acuerdo a los contratos colectivos de trabajo o contratos ley. Cuando una persona moral tenga dos o más sindicatos, se considera que las prestaciones de previsión social se otorgan de manera general siempre que se otorguen de acuerdo con los contratos colectivos de trabajo o contratos ley y sean las mismas para todos los trabajadores del mismo sindicato, aun cuando éstas sean distintas en relación con las otorgadas a los trabajadores de otros sindicatos de la propia persona moral, de acuerdo con sus contratos colectivos de trabajo o contratos ley. Tratándose de trabajadores no sindicalizados, se considera que las prestaciones de previsión social son generales cuando se otorguen las mismas prestaciones a todos ellos y siempre que las erogaciones deducibles que se efectúen por este concepto, excluidas las aportaciones de seguridad social, sean en promedio 124 EDICIONES FISCALES ISEF aritmético por cada trabajador no sindicalizado, en un monto igual o menor que las erogaciones deducibles por el mismo concepto, excluidas las aportaciones de seguridad social, efectuadas por cada trabajador sindicalizado. A falta de trabajadores sindicalizados, se cumple con lo establecido en este párrafo cuando se esté a lo dispuesto en el último párrafo de esta fracción. En el caso de las aportaciones a los fondos de ahorro, éstas sólo serán deducibles cuando, además de ser generales en los términos de los tres párrafos anteriores, el monto de las aportaciones efectuadas por el contribuyente sea igual al monto aportado por los trabajadores, la aportación del contribuyente no exceda del trece por ciento del salario del trabajador, sin que en ningún caso dicha aportación exceda del monto equivalente de 1.3 veces el salario mínimo general del área geográfica que corresponda al trabajador, elevado al año y siempre que se cumplan los requisitos de permanencia que se establezcan en el Reglamento de esta Ley.” No obstante que este último párrafo señala que las aportaciones al F.A., para ser deducibles, deben ser generales en los términos de los tres párrafos anteriores, las aportaciones al F.A. no se incluyen para la determinación del promedio aritmético según lo establece el penúltimo párrafo de la fracción XII del artículo 31 LISR. Debemos destacar también, que el segundo límite es anual, es decir, que el sueldo del trabajador base para el cálculo de esta prestación, ya no está topado como hasta el año 2002, lo que estará topado es el monto anual que se derive del cálculo del 13%. Por su parte, el actual RLISR no establece requisitos de permanencia, pero sí establece los plazos y requisitos siguientes a las aportaciones que efectúen las empresas para considerarlas deducibles (artículo 42 RLISR): I. Que el plan establezca que el trabajador pueda retirar las aportaciones de que se trata, únicamente al término de la relación de trabajo o una vez por año. II. Que el fondo se destine a otorgar préstamos a los trabajadores participantes y el remanente se invierta en valores a cargo del Gobierno Federal inscritos en el Registro Nacional de Valores, así como en títulos valor que se coloquen entre el gran público inversionista o en valores de renta fija que el SAT determine. III. Que en el caso de préstamos otorgados a trabajadores que tengan como garantía las aportaciones del fondo, dichos préstamos no excedan del monto que el trabajador tenga en el fondo, siempre que dichos préstamos sean otorgados una vez al año. Cuando se otorgue más de un préstamo al año, las aportaciones que se efectúen al fondo de ahorro serán deducibles, siempre que el último préstamo que se hubiera otorgado al mismo trabajador se haya pagado en su totalidad y siempre que haya transcurrido como mínimo seis meses desde que se cubrió la totalidad de dicho préstamo. Por otra parte, al entregarse al trabajador el importe del fondo, lo cual constituye un ingreso para él, éste estará exento si la empresa o la persona física con actividades empresariales que constituyó el fondo (artículo 127 RLISR), cumplieron con los requisitos para que la partida fuera deducible (artículo 109-VIII LISR). Esta entrega incluye la devolución de sus propias ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 125 aportaciones y los intereses generados por el manejo del fondo, tanto por préstamos como por las inversiones del remanente. La Ley y su Reglamento son muy claros al decir que para que las aportaciones sean deducibles y no acumulables para el empleado, deben cubrir los requisitos señalados. ¿Pero qué sucede si alguna de estas condiciones no se cumple? Si el porcentaje es mayor al 13%, ¿la aportación es no deducible en su totalidad, o sólo la parte que exceda al 13%? Si no se respeta el límite de 10 veces el SMG, ¿la aportación es no deducible en su totalidad, o sólo la parte que exceda a los 10 SMG? Si el trabajador retira más de una vez por año las aportaciones, ¿éstas son no deducibles en su totalidad, o sólo del segundo retiro en adelante? ¿Existe un límite en el número de préstamos al trabajador durante el año? Creemos que si la aportación de empresa excede del 13% o del límite de 10 veces el SMG, y la aportación del empleado es igual a la de la empresa, será deducible para la empresa, y no acumulable para el empleado, hasta los límites establecidos y el excedente será no deducible y sí acumulable para el empleado. Creemos que si el empleado puede retirar las aportaciones más de una vez al año, toda la aportación no será deducible y el ingreso será acumulable para el empleado en su totalidad. Creemos que si los préstamos se efectúan al trabajador de acuerdo con lo consignado en el plan que establece y regula el fondo de ahorro, sin importar cuántos sean en el año, si es a uno o a todos los trabajadores o cuál monto representen, las aportaciones serán deducibles y no acumulables para el empleado. ¿Por qué este criterio? Porque no habría simulación en las mencionadas circunstancias: la práctica que alguna vez se usó de “prestar cada semana al trabajador” o “incluir dentro del Plan el que el empleado pudiera retirar cada semana” el importe de la aportación de empresa y su propia aportación, ésa sí era simulación. El retiro de las aportaciones una sola vez en el año, sí fomenta el ahorro. El prestar a los trabajadores de acuerdo con lo señalado en el Plan que establece y regula el F.A., sí cumple con el fin social que señala el RLISR en el artículo 42-II. Y si el plan del fondo establece que los valores del fondo sean administrados por una institución de crédito a través de un fideicomiso, tendremos una muy buena base para demostrar que no existe simulación. Por lo que se refiere a la LSS, ésta menciona que el ahorro (entiéndase las aportaciones de empresa) no integrarán el salario base de cotización “cuando se integre por un depósito de cantidad semanaria, quincenal o mensual igual del trabajador y de la empresa; si se constituye en forma diversa o puede el trabajador retirarlo más de dos veces en el año, integrará salario” (artículo 27-II LSS) y existe el Acuerdo 494/93 (expedido en el año 1993 estando vigente la Ley anterior, pero que es aplicable a la actual en relación al ahorro) que agrega: “...cuando el fondo de ahorro se integra mediante aportaciones comunes y periódicas, y la correspondiente al patrón sea igual o inferior a la cantidad aportada por el trabajador, no constituye salario base de cotización; y si la contribución patronal al fondo de ahorro es mayor que la del trabajador, el salario base de cotización se incrementará únicamente en la cantidad que exceda a la aportada por el trabajador”. 126 EDICIONES FISCALES ISEF Sería ideal que nuestras leyes fueran congruentes unas con otras. Agregamos el comentario de que si la aportación del empleado es mayor a la de la empresa, la aportación de empresa sí será deducible para ésta y no acumulable para aquél. Por lo que se refiere a la LFT, la aportación de empresa es una cantidad que se entrega al trabajador por su trabajo y por lo tanto debe integrar el salario base de liquidación (artículo 84 LFT). En igual forma, la aportación de empresa está afecta al pago del Impuesto sobre Nóminas (artículo 156-VI CFDF). Hasta aquí, no hemos mencionado si la aportación y descuento se calculan por semana, por quincena, por mes o por día. Podría ser por cualquiera de estos plazos y no alteraría para nada lo hasta aquí dicho, pero debemos agregar que lo justo es que se calcule por día trabajado. Es decir, si el trabajador faltó un día, debe saber que pierde la proporción del fondo de ahorro de ese día. Si estuvo toda la semana de incapacidad, ¿de dónde se descontará la aportación que a él le corresponde hacer? Esta es una circunstancia que debe quedar perfectamente definida en el plan del fondo de ahorro. Es común que la devolución del fondo se planee para una fecha que permita al trabajador usar el dinero para solventar gastos de fin de año, por esta razón, encontramos que la devolución se hace a fines de noviembre y comprende las aportaciones de diciembre del año anterior a noviembre del año actual, aproximadamente. También esto debe estar definido en el plan mencionado. Antes de efectuar la devolución, y después de concluido el plazo, debemos registrar los intereses ganados por el fondo. Por lo que se refiere a los criterios para efectuar los préstamos, la forma de pagarlos y el interés que se cobraría al empleado, éstos se deben precisar detalladamente en dicho plan. Nos falta hacer el comentario en relación con los intereses que se cobrarían al empleado por los Préstamos que se le hicieran del fondo de ahorro o de la caja de ahorro. Pero estos comentarios los haremos dentro del tema 6.30. Descuentos por Préstamos y Anticipos de Empresa en este mismo capítulo. Las fórmulas de cálculo para estos conceptos son las siguientes (presentamos primero las de los conceptos de fondo de ahorro y después las de los conceptos de caja de ahorro): La base para las aportaciones de empresa al fondo de ahorro se forma con los días de los conceptos siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 001 Sueldos 002 Salarios 201 Justificación de Faltas Pr 1 1 1 Ti AD AI EC Tema P S S N 6.1. P S S N 6.1. P S S N 6.5. Los siguientes conceptos también se incluirán, pero restando los días a los señalados anteriormente: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 127 Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 500 Faltas Injustificadas 501 Faltas Justificadas o con Goce de Sueldo 502 Faltas por Suspensión 503 Permiso sin Goce de Sueldo 506 Incapacidades por Riesgo de Trabajo 507 Incapacidades por Enfermedad General 508 Incapacidades por Maternidad Pr Ti AD AI EC Tema 0 D S S N 6.5. 0 0 0 0 D D D D S S S S S S S S N N N N 6.5. 6.5. 6.5. 6.6. 0 0 D D S S S S N N 6.6. 6.6. Para estos ejemplos, consideraremos que no hay faltas ni incapacidades en el período. Si la empresa paga subsidios por incapacidad a los trabajadores, las faltas por incapacidad podrían no descontarse de la base del fondo de ahorro. En tanto no se publique el nuevo reglamento de la LISR, será conveniente seguir calculando el tope de la siguiente manera: 13% del sueldo diario = Primer tope diario de F.A. SMG de la zona geográfica del trabajador x 1.3 = Segundo tope diario de F.A. 1.3 x $ 59.82 = $ 77.766 Las aportaciones de empresa se calcularán de la siguiente manera: Sueldo diario x 13% = Sueldo base v/s Segundo tope diario = Sueldo base F.A. x Días base F.A. = Aportación de empresa en el período Ejemplo 1 70.00 x 13% = 9.1000 v/s 77.766 = 9.1000 x 7 = 63.70 13% = 29.9400 v/s 77.766 = 29.9400 x 15 = 449.03 13% = 141.1200 v/s 77.766 = 77.766 = 2,332.98 Ejemplo 2 230.27 x Ejemplo 3 1’085.53 x x 30 El descuento al empleado para aportación al fondo de ahorro, será la misma cantidad que la aportación de empresa. Si el porcentaje fuera mayor al 13% o si el tope de 1.3 veces el SMG fuera mayor o no existiera, la fórmula para fondo de ahorro exento y para fondo de ahorro no integrable, será la que aquí se muestra. Por lo que se refiere al registro de los intereses ganados por el fondo, tendremos dos posibilidades: que el administrador del fondo nos entregue una lista con el importe de los intereses de cada uno de los empleados, en cuyo caso, bastará con registrar dicha cantidad a cada empleado para integrarlas al control de fondo de ahorro; o bien, que el administrador del fondo nos informe de una cantidad global de intereses ganados por el fondo para que nosotros lo repartamos. Esto último podremos hacerlo en función de los saldos promedio de cada participante del fondo, es decir, el importe 128 EDICIONES FISCALES ISEF total de los intereses los prorratearemos en relación con la suma total de los saldos diarios promedios mediante el uso de un factor: Intereses totales del año = Factor para pago de intereses Suma de saldos promedio de todos los participantes Y después aplicando el factor a cada saldo promedio de cada empleado. Factor x Saldo promedio = Intereses ganados por el fondo El saldo promedio es la suma de los saldos diarios entre el número de días. Teniendo las aportaciones de la empresa, las aportaciones del empleado y registrados los intereses del fondo, podemos hacer la devolución de fondo de ahorro: Aportaciones Aportaciones + del empleado de empresa + Intereses ganados = Importe de la devolución También es común que cada año se devuelva solamente una parte (la mayor parte, digamos el 95%) del fondo acumulado en el año y la diferencia de ese año y de todos los anteriores se entregue al trabajador al momento de retirarse de la empresa, o se entregue a sus beneficiarios en caso de defunción. Cuando el trabajador se retira antes de concluir el ejercicio del F.A. se le devuelven, normalmente, las aportaciones acumuladas a la fecha y los intereses a que tiene derecho se le devuelven hasta la fecha en que se le hace entrega a todo el resto del personal. En el plan del F.A., se debe reglamentar el procedimiento, condiciones, requisitos, montos y todo lo relativo a los préstamos del F.A.; de tal suerte, que se puede establecer que los préstamos se darán vía nómina. De no ser así, será necesario que se incorporen posteriormente a través del concepto de préstamo del F.A. El importe de los descuentos del préstamo de F.A. que se acuerden, se efectuarán por nómina hasta saldar el préstamo, incluidos los intereses. El importe del descuento del período puede incluir el abono al capital más los intereses del período. El plan deberá señalar la forma de cálculo para los intereses del préstamo de F.A. Bien podría ser que al saldo insoluto a fin del período, antes del abono del mismo, se le calcule un porcentaje de interés, a una tasa anual de 15%, por ejemplo, con lo que tendríamos que hacer el siguiente cálculo: Saldo del préstamo antes del abono $ 800.00 x x Días del período 15 x x Tasa diaria (15%/360) 0.00041666 = = Interés del período $ 5.00 En el caso de los descuentos por aportaciones a caja de ahorro, ésta será una cantidad periódica (semanal, quincenal o mensual) que es definida por cada uno de los participantes, con ciertos límites impuestos por el plan que debe regular esta actividad y por lo señalado por la LFT en el sentido de que debe ser libremente aceptada por los trabajadores y ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 129 de que no debe ser una cantidad mayor al 30% del excedente del salario mínimo (artículo 110-IV LFT). Esta cantidad no se ve afectada por las ausencias del trabajador. Por lo que se refiere al registro de los intereses ganados por la inversión de la caja de ahorro, la situación es muy similar a las del fondo de ahorro, por lo que repetimos que tendremos dos posibilidades: que el administrador de la caja de ahorros nos entregue una lista con el importe de los intereses de cada uno de los participantes, en cuyo caso, bastará con registrar dicha cantidad a cada empleado para integrarlas al control de caja de ahorro; o bien, que el administrador de la caja de ahorros nos informe de una cantidad global de intereses ganados por el fondo para que nosotros lo repartamos. Esto último podremos hacerlo también en función de los saldos promedio de cada participante de la caja, es decir, el importe total de los intereses lo prorratearemos en relación con la suma total de los saldos diarios promedios mediante el uso de un factor: Intereses totales del año Suma de saldos promedio de todos los participantes = Factor para pago de intereses Y después aplicando el factor a cada saldo promedio de cada empleado. Factor x Saldo promedio = Intereses ganados por el fondo Teniendo las aportaciones del empleado y registrados los intereses del fondo de la caja, podemos hacer la devolución de los importes de la Caja de Ahorro: Aportaciones del empleado + Intereses ganados = Importe de la devolución En este caso, se devuelve la totalidad de los ahorros acumulados en el año. Cuando el trabajador se retira antes de concluir el ejercicio de la caja de ahorros se le devuelven, normalmente, las aportaciones acumuladas a la fecha, y los intereses a que tiene derecho se le devuelven hasta la fecha en que se le hace entrega a todo el resto del personal. También en el plan de la caja de ahorros, se debe reglamentar el procedimiento, condiciones, requisitos, montos y todo lo relativo a los préstamos de la caja de ahorro; de tal suerte que también se puede establecer que los préstamos se darán vía nómina. De no ser así, será necesario que se incorporen posteriormente a través del concepto de préstamo de caja de ahorro. El importe de los descuentos del préstamo de la caja de ahorro que se acuerden, se efectuarán por nómina hasta saldar el préstamo, incluidos los intereses. El importe del descuento del período puede incluir el abono al capital más los intereses del período. El plan deberá señalar la forma de cálculo para los intereses del préstamo de la caja de ahorro. También podría ser que al saldo insoluto a fin del período, antes del abono del mismo, se le calcule un porcentaje de interés, 130 EDICIONES FISCALES ISEF a una tasa anual de 15%, por ejemplo, con lo que tendríamos que hacer el siguiente cálculo: Saldo del préstamo antes del abono $ 800.00 x x Días del período 15 x x Tasa diaria (15% / 360) 0.00041666 = = Interés del período $ 5.00 Resumiendo, las principales diferencias y similitudes entre el fondo de ahorro y la caja de ahorro son las siguientes: Fondo de Ahorro • Fórmula creada por las empresas para sus trabajadores. • Regulada por la LISR. • Se debe incluir en un plan de previsión social. • La empresa aporta el 50% de los fondos. • Aportación de empresa no mayor al 13% del salario del trabajador y con tope de 1.3 veces el SMG de la zona geográfica del trabajador elevado al año. • Aportación de la empresa en ingreso para el trabajador y gasto de previsión social para la empresa. • Aportación del trabajador igual a la de la empresa. • Las aportaciones están relacionadas con los días trabajados. • Deben participar todos los trabajadores. • Los fondos se deben destinar a préstamos a los participantes y el remanente se debe invertir. • La inversión del fondo debe ser en valores a cargo del Gobierno Federal inscritos en el Registro Nacional de Valores, así como en títulos valor que se coloquen entre el gran público inversionista o en valores de renta fija que el SAT determine (artículo 42-II RLISR). • El reparto de los intereses ganados se hace por prorrateo entre los saldos promedio. • La devolución del capital más los intereses se hace a fin de año. Caja de Ahorros • Fórmula creada por los trabajadores. • Regulada por la LFT. • Se puede incluir en un plan de previsión social. • La empresa no hace aportaciones. • Ninguna. • No hay aportación de la empresa. • Aportación del trabajador, decidida por acuerdo con él mismo, no mayor al 30% del excedente del SMG. • La aportación es una cantidad fija por período. • Participan los que quieren. • Igual. • La inversión regulada. • Igual. • Igual no está ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA • Si el trabajador se retira antes de finalizar el ejercicio del fondo, se le entregan las aportaciones en ese momento y los intereses hasta el fin del ejercicio junto con todos los demás trabajadores. • Los préstamos y pago de abonos e intereses se regulan en el plan. 131 • Igual. • Igual. 6.11. PARTICIPACION DE LOS TRABAJADORES EN LAS UTILIDADES (PTU) Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 153 304 905 CLASIFICACION: CONCEPTO Participación de los Trabajadores en las Utilidades Pr Ti AD AI EC Tema 1 P N PTU Exenta Base Participación de los Trabajadores en las Utilidades 1 P N S N 6.11. 3 B S S N 6.11. S N 6.11. Todo lo referente a la PTU, incluyendo la forma de determinar la cantidad a repartir a cada empleado, lo tratamos en el capítulo 19. Participación de Utilidades a los Trabajadores, aquí sólo haremos los siguientes comentarios: La PTU se debe pagar dentro de los “sesenta días siguientes a la fecha en que deba pagarse” el impuesto sobre la renta anual de la empresa (artículo 122 LFT). El impuesto se debe pagar “dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que termine su ejercicio fiscal” (artículo 10 LISR). Actualmente, el ejercicio fiscal termina normalmente con el año calendario (artículo 11 CFF). Es decir, el ejercicio fiscal termina en diciembre, el impuesto debe pagarse mediante declaración entre los meses de enero a marzo y la PTU debe pagarse entre abril y mayo. Es costumbre en la mayoría de las empresas pagarla en los primeros días de mayo, antes del día 10 en una nómina especial denominada precisamente nómina de PTU, en la que se van a incluir los trabajadores que estuvieron laborando en el ejercicio al que corresponde el reparto. Si la SHCP aumenta la renta gravable, el reparto adicional se debe hacer dentro de los sesenta días siguientes (artículo 122 LFT). Ratificamos también algunos comentarios que hemos hecho en otras partes de este mismo capítulo: – El importe de la PTU no cobrada de ejercicios anteriores y los sueldos de ejercicios anteriores no cobrados por los trabajadores, se debe sumar a la utilidad repartible del año siguiente (artículo 122 LFT). Ver artículo 104 LFT. – Las incapacidades por maternidad y las incapacidades temporales de riesgo de trabajo, no se deben descontar de la base de días para efectos del cálculo de la PTU (artículo 127-IV LFT). – La PTU no forma parte del salario para efectos de indemnización (artículo 129 LFT). 132 EDICIONES FISCALES ISEF – La PTU no integra para determinación del salario (artículo 129 LFT), como tampoco integra para efectos del SS (artículo 27-IV LSS), para el Infonavit (artículo 29-11 LINFONAVIT), ni para el Impuesto sobre Nóminas (artículo 156-XIII CFDF). La base para la participación de los trabajadores en las utilidades se forma con los días y los importes de los conceptos siguientes (artículo 124 LFT): Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Sueldos Pr Ti AD AI EC Tema 001 1 P S S N 6.1. 002 Salarios 1 P S S N 6.1. 021 Pago por Destajo 0 P S S N 6.1. 201 Justificación de Faltas 1 P S S N 6.5. Los siguientes conceptos también se incluirán, pero restando los valores a los señalados anteriormente: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema 500 Faltas Injustificadas 0 D S S N 6.5. 501 Faltas Justificadas o con Goce de Sueldo Faltas por Suspensión 0 D S S N 6.5. 0 D S S N 6.5. Permiso sin Goce de Sueldo Incapacidades por Enfermedad General 0 D S S N 6.5. 0 D S S N 6.6. 502 503 507 Si el salario fuera variable o a destajo, se deberá incluir el promedio correspondiente a los días trabajados. Por lo que se refiere al pago de ISR, está exenta “la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas... hasta por el equivalente a 15 días de salario mínimo general del área geográfica del trabajador...” (artículo 109-XI LISR). Esta será la fórmula: Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Pago de PTU 15VSMG PTU exenta 500.00 800.00 3,000.00 897.30 897.30 897.30 500.00 800.00 897.30 Este límite es por año calendario, por lo que no importa si la PTU que estamos pagando es la normal o la PTU adicional, por lo que tendremos que ir sumando dichos importes hasta alcanzar la exención señalada de 15 días de SMG. En este caso, si en el transcurso del año aumenta el SMG, deberemos tomar el que esté vigente el día en que paguemos la última parte de la PTU que complete la exención. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 133 Si el pago total por participación de utilidades no excede a 15 días de SMG, el total de la misma estará exenta, aun cuando se calcule sobre un salario superior al mínimo (artículo 128 RLISR). El descuento del impuesto sobre la renta correspondiente al pago de la PTU, lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. Finalmente deseamos hacer los siguientes comentarios en relación con los adeudos pendientes de cobro a ex-empleados. Es costumbre que si tenemos este tipo de adeudos, aprovechemos el pago de la PTU para descontarlos, inclusive, hasta por el importe neto de la PTU, pero ¿es correcto hacerlo? La LFT nos dice que la acción para efectuar descuentos en los salarios por deudas prescriben en un mes (artículo 517-I LFT), por otra parte, las cantidades correspondientes a PTU están protegidas por la LFT como si fueran salarios (artículo 130 LFT), y las prohibiciones de descuentos a los salarios y sus salvedades nos dicen que las cantidades exigibles por los adeudos contraídos con los patrones nunca podrán ser mayores a un mes de salario y que los descuentos deberán ser acordados entre el trabajador y el patrón sin que pueda ser mayor al excedente del 30% del salario mínimo (artículo 110-I LFT). Desde nuestro punto de vista, sólo podremos hacer los descuentos si el ex-trabajador salió de la empresa dentro de los 30 días anteriores al pago de la PTU y sólo hasta el 30% del excedente de un salario mínimo mensual. Si aún quedase adeudo, éste se deberá considerar como incobrable al igual que los adeudos de los ex-trabajadores que salieron de la empresa antes del término que señalamos de los 30 días. 6.12. JUBILACIONES, PENSIONES Y HABERES DE RETIRO Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 005 Pensión por Jubilación 082 Pagos de Aseguradoras al Trabajador 187 Jubilación en Pago Unico 188 Indemnización por Incapacidad 189 Pago de Marcha 308 Pensión por Jubilación Exenta 309 Jubilaciones P. y H. de R. en Pago Unico Exento Pr 0 0 0 0 0 0 0 Ti AD AI EC Tema P S S N 6.12. P N S N 6.12. P N S N 6.12. P N S N 6.12. P N S N 6.12. P N S N 6.12. P N S N 6.12. Las jubilaciones y las condiciones para otorgarse se estipulan en los CCT o en los RIT. Las indemnizaciones por incapacidad y pago de marcha están reguladas en la LFT y pueden también aparecer en los CCT o en los RIT. De acuerdo con los CCT o RIT las jubilaciones se otorgan como pensión o como pago único. Es muy raro encontrar una empresa o institución en la que el trabajador pueda optar por pago único o pensión, regularmente hay uno u otro. La jubilación en pensión pueden ser por edad avanzada, por vejez, por invalidez y por riesgo de trabajo y regularmente son adicionales y/o complementarias a las que otorga el IMSS, por lo tanto, requiere también que 134 EDICIONES FISCALES ISEF el trabajador haya obtenido la jubilación ante el Instituto, salvo condiciones específicas señaladas en los CCT. Para la LISR es requisito para su deducibilidad el que sean complementarias o adicionales a las que otorga el IMSS (artículo 29-VII LISR y artículo 30 RLISR). Intervienen en su reglamentación los factores de edad, años de servicio y salario al momento de autorizarse la jubilación. Regularmente se limita el número de trabajadores que pueden jubilarse en el año. Regularmente, los años de servicio y los porcentajes pueden variar según el motivo de la pensión y según la antigüedad misma, por ejemplo: Jubilación por Pensión Pensión años de servi- por invali- por riesgo cio, pensión por dez de trabajo edad avanzada y vejez Número de años mínimos de servicio para otorgarse Porcentaje por año Porcentaje máximo de la pensión 15 10 5 0.50% 0.75% 1.00% 15% 20% 25% Recuérdese que son complementarias a las que otorga el IMSS y que esto es sólo un ejemplo, ya que cada empresa tiene su propia manera de valuarlas. Supongamos que la prestación se otorga a un trabajador que al momento de obtener su jubilación del SS tiene 28 años en la empresa con un sueldo diario de $ 650.00, el cálculo es el siguiente: Determinación del monto base: Sueldo diario 650.00 Días del año x 365 Meses del año / 12 Monto base de pensión = 19,770.83 Determinación de la pensión mensual: Antigüedad en la empresa Ejemplo 28 años x Factor por año % total 0.50% = 14% x Monto base de pensión Pensión mensual 19,770.83 = 2,767.92 Si el porcentaje total excediera de 15% se tomaría el 15%. Este importe de pensión mensual la registraremos en el concepto 005 Pensión por Jubilación. Normalmente estas pensiones son vitalicias, se pagan en la segunda quincena de cada mes, están sujetas a aumentos anuales y tienen derecho a un aguinaldo en el mes de diciembre. Por lo que se refiere al pago de ISR, están exentas “III. Las jubilaciones, pensiones, haberes de retiro, así como las pensiones vitalicias u otras formas de retiro... cuyo monto diario no exceda de nueve veces el salario mínimo general del área geográfica del contribuyente. Por el excedente se ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 135 pagará el impuesto en los términos de este Título.” (artículo 109-III primer párrafo LISR). La reforma para 2003 agregó el siguiente requisito que será difícil de cumplir y por el que debemos tener mucho cuidado en solicitar la información al beneficiario de la pensión (artículo 109-III segundo párrafo LISR): “Para aplicar la exención sobre los conceptos a que se refiere esta fracción, se deberá considerar la totalidad de las pensiones y de los haberes de retiro pagados al trabajador a que se refiere la misma, independientemente de quien los pague. Sobre el excedente se deberá efectuar la retención en los términos que al efecto establezca el Reglamento de esta Ley.” Esperamos que el reglamento aclare quién será, de los que paguen la pensión, el que realice la retención y en qué condiciones o si este tratamiento es para la declaración anual solamente. También es probable que este requisito se deroge por inoperable o se convierta en letra muerta. Esta será la forma de calcular la exención: Ejemplo Pago de pensión 9 veces SMG mensual Pensión exenta 2,767.92 16,151.40 2,767.92 Este importe de pensión mensual exenta la registraremos en el concepto 308 Pensión por Jubilación Exenta. El descuento del impuesto sobre la renta por retención correspondiente al pago de la pensión por jubilación, cuando ésta excede a lo exento, lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. La jubilación en pago único puede ser por años de servicio, por edad avanzada y por vejez, y puede ser adicional a las que otorga el IMSS. También intervienen en su reglamentación los factores de edad, años de servicio y sueldo al momento de autorizarse la jubilación. Regularmente, este tipo de jubilación es más específica, por ejemplo, podrá acceder a esta prestación el trabajador que haya cumplido 60 años de edad y 15 de servicios ininterrumpidos en la empresa o 55 años de edad y 20 de servicios ininterrumpidos, y en el caso de madres de familia que hayan cumplido 50 años de edad y 15 de servicio ininterrumpidos en la empresa o 45 años de edad y 20 de servicio ininterrumpidos y que se retiren, en todos los casos, por demérito de su salud. Es común que esta prestación se limite a un número de empleados por año entre los que se prefiere a quienes tengan más antigüedad. El pago puede establecerse en un número determinado de días de salario, que puede ir aumentando con la antigüedad. Si el trabajador aún no reúne condiciones para su jubilación ante el SS, la empresa puede seguir cubriendo sus cuotas hasta que alcance el derecho ante el Instituto. 136 EDICIONES FISCALES ISEF Por ejemplo: Antigüedad en empresa Trabajadores De 55 a 60 Más de 60 años de edad años de edad 15 años Hasta 20 años Hasta 25 años Hasta 30 años Más de 30 años – 600 días 650 días 700 días 750 días 600 días 650 días 700 días 750 días 800 días Madres Trabajadoras De 45 a 50 Más de 50 años de años de edad edad – 600 días 600 días 650 días 650 días 700 días 700 días 750 días 750 días 800 días Supongamos el ejemplo anterior en que la prestación se otorga a un trabajador que al momento de autorizar su jubilación tiene 58 años de edad y 28 años en la empresa con un sueldo diario de $ 650.00, el cálculo sería el siguiente: Sueldo diario Ejemplo Días según tabla 650.00 x 700 Monto de la jubilación = 455,000.00 Este importe de jubilación lo registraremos en el concepto 187 Jubilación en Pago Unico. Respecto al pago del ISR, ya vimos que existe una parte exenta y cuando se hace en pago único no pierde su característica para efectos de esta exención (artículo 125 RISR), por lo que ésta será la forma de calcular la exención: SMG diario Ejemplo 59.82 Veces de exención x 9 Días de jubilación x 700 Monto máximo exento de jubilación = 376.866.00 Monto de la Monto máximo Monto de la jubilación exento de jubilación jubilación exenta Ejemplo 455,000.00 376.866.00 376.866.00 El importe de esta jubilación exenta la registraremos en el concepto 309 Jubilaciones, Pensiones y Haberes de Retiro en Pago Unico Exento. El descuento del impuesto sobre la renta por retención correspondiente al pago de la Jubilación en pago único, cuando ésta excede a lo exento, lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. Por otra parte, veíamos en el tema 6.6. Incapacidades que los Riesgos de Trabajo pueden Producir Incapacidad Temporal, Permanente Parcial, Permanente Total y Muerte (artículo 477 LFT y artículo 55 LSS). La relación laboral sólo continúa en la incapacidad temporal. En la incapacidad temporal, el trabajador percibe su salario hasta que se declare su incapacidad permanente (artículo 491 LFT). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 137 La indemnización por incapacidad, puede ser total o parcial. En la incapacidad permanente total, la empresa está obligada a pagar 1095 días de salario (artículo 495 LFT), considerando como salario diario, el que percibía el trabajador al momento de dictaminarse la incapacidad permanente (artículo 484 LFT) sin que éste pueda ser menor al mínimo del área geográfica de donde se presta el servicio (artículo 485 LFT) ni mayor a dos veces dicho salario (artículo 486 LFT). Este es el tope que señala la Ley, pero en el CCT podría establecerse un monto máximo mayor, o inclusive del 100% de la cuota diaria, aunque ésta exceda al doble del salario mínimo. En el caso de la incapacidad permanente parcial, se pagará un porcentaje proporcional a la incapacidad permanente total de acuerdo con los artículos 492, 493 y 494 de la LFT. Esta será la forma de calcular la indemnización por incapacidad permanente total. Se determina primero el salario base: Sueldo diario 2 veces SMG Salario base 650.00 119.64 119.64 Ejemplo Para determinar el monto de la indemnización por incapacidad: Salario base Ejemplo Días de indemnización 119.64 x 1095 Monto de la indemnización = 131,005.80 El importe de esta indemnización lo registraremos en el concepto 188 Indemnización por Incapacidad. Respecto al pago del ISR, también procede la exención que ya vimos, por lo que ésta será la forma de calcularla: SMG diario Ejemplo 59.82 Veces de exención x 9 Monto de la indemnización Ejemplo 131,005.80 Días de indemnización x 1095 Monto máximo exento de indemnización = Monto máximo exento de la indemnización x 589,526.10 589,526.10 Monto de la indemnización exenta = 131,005.80 El importe de esta indemnización exenta la registraremos en el concepto 309 Jubilaciones, Pensiones y Haberes de Retiro en Pago Unico Exento. Aquí vemos que si pagamos la indemnización con el tope máximo que señala la LFT, siempre estará exenta, pero si el CCT establece un tope mayor o el 100% de la cuota diaria, entonces podría haber una parte gravable. El descuento del impuesto sobre la renta por retención correspondiente al pago de la Indemnización por Incapacidad, cuando ésta excede a lo exento, lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. 138 EDICIONES FISCALES ISEF Cuando el riesgo de trabajo produce la muerte del trabajador, la empresa está obligada a pagar una indemnización de 790 días de salario (artículo 500 LFT), considerando el salario diario con las mismas consideraciones, limitaciones y alcances que vimos para la Incapacidad permanente parcial o total. En el CCT se puede estipular que cuando se dé la muerte del trabajador por causas ajenas a accidentes o enfermedades de trabajo, la empresa pagará también una indemnización por determinado número de días, menor a los que corresponden por accidente o riesgo de trabajo y de acuerdo con la antigüedad del trabajador, y considerando el salario diario bajo las mismas condiciones. O bien, que se pagará solamente la indemnización prevista en el artículo 54 de la LFT de un mes de salario y la prima de antigüedad. El pago de estas dos últimas cantidades de indemnización por incapacidad, se hará a los beneficiarios del trabajador de acuerdo con el artículo 501 de la LFT. A esto se le llama pago de marcha y ésta será la forma de calcularlo, considerando el salario base que señala la LFT: Para determinar el monto de la indemnización por muerte o pago de marcha: Salario base Ejemplo 119.64 Días de indemnización x Monto de la indemnización 790 = 94,515.60 El importe de esta indemnización lo registraremos en el concepto 189 Pago de Marcha. Respecto al pago del ISR, también procede la exención que ya vimos, por lo que ésta será la forma de calcularla: SMG diario Veces de exención 9 Ejemplo 59.82 x Monto de la indemnización Ejemplo 94,515.60 Días de jubilación x 790 Monto máximo exento de jubilación = 425,320.20 Monto máximo exento de la indemnización x 425,320.20 Monto de la indemnización exenta = 94,515.60 También aquí vemos que si pagamos la indemnización con el tope máximo que señala la LFT, siempre estará exenta, pero si el CCT establece un tope mayor o el 100% de la cuota diaria, entonces podría haber una parte gravable. El importe de esta indemnización exenta la registraremos en el concepto 309 Jubilaciones, Pensiones y Haberes de Retiro en Pago Unico Exento. El descuento del impuesto sobre la renta por retención correspondiente al pago de la indemnización por muerte o pago de marcha, cuando ésta excede a lo exento, lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 139 Otros comentarios sobre el tema son los siguientes: En el pago de incapacidades permanentes parciales y totales o en la indemnización por muerte por riesgo de trabajo, no podrán descontarse los pagos por incapacidades temporales que se hubiesen pagado al trabajador con anterioridad (artículo 496 y 502 LFT). En los 790 días de pago de marcha están comprendidos 60 días por concepto de gastos funerarios (Ver tema 6.21. Pagos de Previsión Social). La empresa podrá invertir un porcentaje sobre los salarios para constituir un fondo de pensiones de jubilación o de invalidez que no sean consecuencia de un riesgo laboral (artículo 277 LFT). Este porcentaje se entregará al IMSS y si éste no acepta, se entregará a una institución bancaria quien cubrirá las pensiones previa aprobación de la JCA (artículo 277 LFT). La LISR establece una serie de requisitos para esta reserva, respecto a crearse y calcularse de acuerdo a cálculos actuariales, invertir en determinados valores, manejarse mediante un fideicomiso, destinarse precisamente a estos pagos (artículo 33 LISR) y reglamentarse mediante un plan cuya existencia se deberá dar a conocer a las autoridades fiscales mediante un aviso (artículo 59 RLISR). Para cubrir las indemnizaciones por incapacidades permanentes parciales y totales y los pagos de marcha, que sean consecuencia o no de un riesgo laboral, la empresa podrá contratar un seguro de grupo que cubra estos importes. En este caso, la suma asegurada podrá ser por el total a pagar sin considerar ningún descuento o retención de impuestos, podrá considerar un salario integrado del trabajador o una cantidad mayor en días de las que señala la LFT. Si la compañía de seguros no cubre estas indemnizaciones, por cualquier causa (como por ejemplo que no se haya pagado la prima oportunamente), la empresa estará obligada a pagarlas ella misma. Esto es, regularmente, un señalamiento en el CCT. Las cantidades que pague la compañía de seguros por este concepto, tendrá el mismo tratamiento fiscal para el empleado que los pagos que hemos venido comentando (artículo 109-XVII LISR). Esta consideración deberá estar en la declaración anual del empleado, ya que la obligación que tenía la compañía de seguros al hacer pagos de estos seguros de grupo, de comunicar por escrito a la empresa dentro de los 5 días siguientes anexando copia de la retención para acumular el ingreso y considerarlo dentro del cálculo de la retención mensual y en su caso del cálculo anual del trabajador, ya no existe. Consecuentemente, tampoco se deberán incluir las cifras en la constancia de percepciones e impuestos retenidos que expida la empresa. Estas obligaciones estaban contenidas en la regla 3.16.2. RMF 2000 y en la RMF 2002 ya no se hace referencia a esta situación. Es importante comentar que la disposición contenida en el último párrafo de la fracción XVII del artículo 109 de la LISR, deja sin efecto la prohibición contenida en el último párrafo de la regla 3.27.2. (último párrafo) de la RMF 2002 en el sentido de que los pagos de las compañías de seguros por estos conceptos no podían considerarse como indemnizaciones de las señaladas en la fracción III del artículo 109 LISR. Naturalmente, las primas de seguros que pague la empresa no son ingresos para el trabajador, aunque reúnan todos los requisitos para considerarse como un gasto de previsión social porque no son pagos que se 140 EDICIONES FISCALES ISEF hagan a éste por sus servicios y no los recibe directamente; además, son pagos que la empresa hace, derivados de una relación contractual entre la empresa y la aseguradora. En este caso de seguro de grupo se puede establecer que el trabajador que sufrió un riesgo de trabajo y que fue indemnizado parcialmente por ello, seguirá protegido por el riesgo de muerte por accidente de trabajo que se entregará a sus beneficiarios en caso de fallecimiento. Se puede establecer también, lo cual es común, que en caso de muerte accidental, la indemnización a los beneficiarios será doble. Regularmente se establece en los CCT o en el RIT que en caso de muerte de un trabajador por causas derivadas de riesgo de trabajo, que en vida haya llegado a reunir los requisitos para una liquidación por retiro voluntario (ver tema 7.2. Liquidaciones) recibirá ésta, si es mayor a la indemnización por muerte. A un trabajador que está próximo a jubilarse, sólo se le podrá rescindir por una causa particularmente grave que haga imposible su continuación, de conformidad con las disposiciones contenidas en los CCT (artículo 249 LFT). Si la relación laboral ha durado más de 20 años, el patrón sólo podrá rescindirla por una causa particularmente grave que haga imposible su continuación, pero se impondrá la corrección disciplinaria que corresponda, respetando sus derechos de antigüedad. Si hay repetición en la falta, o la comisión de otra u otras, que constituyan causa legal de rescisión, se le podrá despedir (artículo 161 LFT). Si se hicieran dos o más pagos de los explicados en este tema, la parte exenta deberá calcularse para todos ellos considerando el número total de días que comprenda el pago. El descuento del impuesto sobre la renta por retención correspondiente a estos conceptos de jubilación e indemnizaciones, lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta, y recomendamos ver también el capítulo 22. Constancia de Retenciones e Impuesto Retenido. Requisitos para la No Integración de los planes de pensiones a las cuotas IMSS. En el DOF del 14 de febrero de 2006 se publicó la Circular CONSAR 18-2 (con modificaciones publicadas en el DOF el 31 de marzo de 2006 y 2 de mayo de 2006) que establece nuevas reglas para que las cantidades aportadas a los planes de pensiones no formen parte del salario base de cotización del Seguro Social en los términos del artículo 27 fracción VIII de la LSS. (Regla PRIMERA CC 18-2). Dicha disposición establece que los planes de pensión en los términos de la Fracción VIII del artículo 27 LSS, serán solo los que reúnan los requisitos que establezca la Consar (Regla SEGUNDA CC 18-2). Los requisitos mínimos se establecen en la regla CUARTA: “CUARTA. Los Planes de Pensiones establecidos por los patrones o derivados de contratación colectiva deberán reunir como mínimo, los siguientes requisitos: I. Los beneficios del Plan de Pensiones deberán otorgarse en forma general. Para efectos de lo dispuesto en la presente fracción, se entenderá que los beneficios de un Plan de Pensiones se otorga en forma general, cuando sean los mismos para todos los trabajadores de un mismo sindicato, aun cuando dichos beneficios solo se otor- ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 141 guen a los trabajadores sindicalizados o a los trabajadores no sindicalizados. II. Las sumas de dinero destinadas al Plan de Pensiones deberán estar debidamente registradas en la contabilidad del patrón. III. Las sumas de dinero destinadas al Fondo deberán ser enteradas directamente por el patrón, y IV. Los trabajadores no recibirán ningún beneficio directo, en especie o en dinero, sino hasta que cumplan los requisitos establecidos en el Plan de Pensiones para recibir beneficios de pensiones complementarias y/o adicionales a las del Seguro Social. En caso de que el patrón contrate una Administrador, deberá establecer expresamente en el convenio que celebre, que los trabajadores no recibirán ningún beneficio directo, en especie o en dinero, sino hasta que cumplan los requisitos establecidos en el Plan de Pensiones.” Los patrones podrán distinguir los beneficios que se otorguen a los trabajadores por el plan de pensiones, atendiendo a el riesgo de trabajo a que esté expuesto cada trabajador o grupo de trabajadores, por el tipo de contrato con el que se haya contratado al trabajador o por la localidad donde éstos presten sus servicios (Regla QUINTA CC 18-2). Si existieran varios sindicatos en la misma empresa, se podrán distinguir los beneficios entre estos (Regla SEXTA CC 18-2). El Plan de Pensiones, deberá ser comunicado a la Consar en los formatos y términos electrónicos establecidos por la misma: “SEPTIMA. Los patrones, para acreditar que un Plan de Pensiones reúne los requisitos establecidos en el Capitulo II de las presentes Reglas Generales, deberá completar los formatos que al efecto determine la Comisión, a más tardar el día 30 de abril de cada año. Dichos formatos serán puestos a la disposición de los patrones a través de la página de Internet de las Comisión (www.consar.gob.mx), en términos de los Anexos “A” y “B” de las presentes Reglas Generales. La Comisión podrá modificar o actualizar Anexos “A” y “B” a que se refiere el párrafo anterior en cualquier tiempo, en cuyo caso dichas modificaciones deberán ser publicadas en el Diario Oficial de la Federación.” “OCTAVA. Los patrones, a través de los medios de comunicación electrónica que determine la Comisión en su página de Internet (www.consar.gob.mx), deberán realizar las siguientes acciones: I. Presentar ante la Comisión los formatos a que se refiere la regla anterior, en documentos digitales que contengan la firma electrónica avanzada del patrón de que se trate. Para efectos de lo dispuesto en la presente fracción, la firma electrónica avanzada será aquella que sea expedida por el Servicio de Administración Tributaria o cualquier prestador de servicios autorizado por el Banco de México, en los términos del artículo 17-D del Código Fiscal Federal. 142 EDICIONES FISCALES ISEF II. Proporcionar su domicilio fiscal y una dirección de correo electrónico.” Una vez recibido y aceptado el plan de pensiones por la Consar, será devuelto un número de identificación asignado al mismo, vía electrónica y también será comunicado al IMSS. Para cualquier consulta o trámite posterior se deberá citar dicho número. Esta comunicación a la Consar deberá ser cada año y si se hace después del 30 de abril, surtirá efectos a partir del siguiente bimestre. Si no se cuenta con este número de identificación, las cantidades aportadas al plan de pensiones no podrán excluirse del salario base de cotización. 6.13. COMISIONES El concepto que aquí comentamos es el siguiente: Núm. 020 CLASIFICACION: CONCEPTO Comisiones Pr Ti AD AI EC Tema 0 P 6.13. N S N Aquí nos vamos a referir a las comisiones o primas (como las llama la LFT) que reciben los empleados de la empresa por vender las mercancías o servicios que la empresa produce o presta. Si el comisionista tiene un contrato firmado con la empresa como tal y presenta factura por sus comisiones, no debe considerársele en nómina en ningún momento, porque no es empleado de la empresa. Para el Seguro Social, los comisionistas son sujetos de aseguramiento, salvo que no ejecuten personalmente el trabajo o que únicamente intervengan en operaciones aisladas. La empresa deberá acreditar en cada caso particular que los agentes de comercio, vendedores, viajantes, propagandistas, impulsores de venta y otros semejantes, así como los agentes comisionistas denominados “representantes” con los cuales mantiene la relación, se encuentran en este caso y por lo tanto no existe relación laboral con ellos (acuerdo 558/2005 del IMSS; artículo 285 LFT). Un empleado no puede ser empleado y comisionista independiente simultáneamente porque eso sería simulación. El trabajador puede recibir una parte de su sueldo como parte fija y la comisión ser adicional, o bien puede recibir sólo la comisión. Esta comisión puede comprender una prima sobre el valor de la mercancía vendida o colocada sobre el pago inicial o sobre los pagos periódicos (artículo 286 LFT). Con frecuencia este aspecto estará regulado en el CCT. El derecho del trabajador nace en el momento en que se perfeccione la operación o en el momento en que se reciban los pagos según se haya acordado (artículo 287 LFT). Lo normal es que se acuerde que las comisiones se paguen hasta que se reciban los pagos parciales o totales de las mercancías o servicios, ya que de acuerdo con la Ley, las comisiones no se pueden retener ni descontar cuando la operación que les dio origen queda sin efecto (artículo 288 LFT). Naturalmente, las comisiones integran salario para todos los efectos (artículo 84 LFT, artículo 5-A-XVIII y 27 LSS, artículo 110 LISR y artículo 156 CFDF). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 143 El importe a pagar será determinado por las áreas de ventas o contabilidad previamente a la preparación de la nómina. 6.14. SUPLENCIAS Y DERRAMAS Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 048 049 CLASIFICACION: CONCEPTO Suplencias Derramas Pr Ti AD AI EC Tema 1 0 6.14. 6.14. P P N N S S N N La suplencia se paga a un trabajador que desempeña temporalmente (con frecuencia sólo un día) las labores de otro trabajador ausente que percibe un salario mayor al de él. Esto es lógico, porque si desempeña las funciones de un puesto que recibe más sueldo que el suyo, debe recibir el sueldo de ese puesto (artículo 86 LFT). Regularmente, este concepto se consigna y se regula en el CCT. Las vacantes temporales deben cubrirse por escalafón por el trabajador de la categoría inmediata inferior (artículo 160 y 159-I LFT). Las vacantes temporales de personal sindicalizado se deben cubrir con personal sindicalizado (artículo 132-XI LFT). Esto normalmente se consigna y se regula, también, en los CCT. El escalafón es el orden de preferencia o derecho para que los trabajadores de menor categoría cubran vacantes temporales o definitivas de las categorías o puestos superiores inmediatos. Puede haber vacantes temporales de más de 30 días. En ese caso se deben seguir ciertas reglas señaladas en la LFT (artículo 159) relativas a la capacitación, antigüedad del empleado, la existencia de una familia a cargo del trabajador y la aptitud o constancia de capacitación del mismo. Las derramas se pagan por solicitud del sindicato de la empresa, quien las calcula, y consiste en repartir o ‘derramar’ el sueldo de uno o más trabajadores que faltaron y cuyo trabajo fue absorbido por los demás trabajadores del departamento, equipo o cédula de trabajo, entre esos trabajadores. Regularmente se establece en el CCT las condiciones en que se pagará este concepto; puede ser que las faltas del mes se paguen como derrama al principio del mes siguiente entre los demás trabajadores, en partes iguales o en proporción a los sueldos de cada uno. La empresa debe verificar que las faltas se hayan dado. La fórmula para las suplencias es la siguiente: Sueldo diario Sueldo diario Suplencia Número de Pago de del puesto de - del trabajador = diario x días trabajados = suplencia mayor categoría que lo cubrió en suplencia Ejemplo: $ 68.00 - $ 65.00 = $ 3.00 x 2 = $ 6.00 Si el trabajador desempeña temporalmente las labores de otro puesto con sueldo inferior al suyo, seguirá percibiendo su mismo sueldo. Naturalmente, las suplencias y derramas integran salario para todos los efectos (artículo 84 LFT, artículo 5-A-XVIII y 27 LSS, artículo 110 LISR y artículo 156 CFDF). 144 EDICIONES FISCALES ISEF 6.15. DIA FESTIVO TRABAJADO Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr 050 Día Festivo Trabajado 0 Ti AD AI EC Tema P 6.15. N S N Cuando es necesario que determinado trabajador o trabajadores (artículo 75 LFT) laboren en un día festivo (día de descanso obligatorio) de los que señalamos en días no laborables en el capítulo 2. Empresas, él o los trabajadores estarán obligados, pero tendrán derecho a que se les pague, independientemente del salario que les corresponda por el descanso obligatorio, un salario doble por el servicio prestado. La fórmula para este concepto es la siguiente: Sueldo diario x 2 x Número de días festivos trabajados = Pago por día festivo trabajado x 2 x 1 = $ 140.00 Ejemplo: $ 70.00 Naturalmente, este ingreso integra salario para todos los efectos (artículo 84 LFT, artículo 5-A-XVIII y 27 LSS, artículo 110 LISR y artículo 156 CFDF). Con frecuencia se estipula en los CCT que cuando un día de descanso obligatorio cae en un día de descanso semanal, la empresa dé otro en sustitución o lo pague doble. ¿Pero procede esto? Mientras que el descanso semanal se instituyó para que el trabajador reponga sus fuerzas y energías desgastadas en el trabajo, el día festivo obligatorio se instituyó para que el trabajador tenga la oportunidad de rememorar y festejar los acontecimientos relacionados con esos días, ahora bien, si en el día de descanso obligatorio el trabajador no laboró porque estaba de descanso semanal, bien tiene la oportunidad de rememorar y festejar los acontecimientos relacionados con esos días. Por lo tanto, no procede pagar adicional el día de descanso obligatorio cuando éste coincide con uno de descanso semanal (Semanario Judicial de la Federación, Cuarta Sala. Quinta Epoca, Parte LXI. P. 2076), salvo que esto esté especificado como obligación patronal en el CCT.” 6.16. DIA DE DESCANSO TRABAJADO Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 051 Día de Descanso Trabajado Pr Ti AD AI EC Tema 0 P 6.16. S S N Anteriormente vimos que el trabajador tiene derecho a un día de descanso por cada seis de trabajo (artículo 69 LFT), y señalamos también que en caso necesario, el patrón y el trabajador acordarán de común acuerdo ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 145 los días en que los trabajadores disfrutarán de sus días de descanso semanal (artículo 70 LFT). Esta es una prestación irrenunciable del trabajador y no está obligado a prestar sus servicios en sus días de descanso (artículo 73 LFT), pero si fuera necesario y el trabajador está de acuerdo en hacerlo, el patrón deberá pagar al trabajador, independientemente del salario que le corresponda por el descanso, un salario doble por el servicio prestado. La fórmula para este concepto es la siguiente: Sueldo diario x 2 x Número de días de descanso trabajados = Pago por día de descanso trabajado 2 x 1 = 140.00 2 x 1 = 460.54 2 x 1 = 2,171.06 Ejemplo 1 70.00 x Ejemplo 2 230.27 x Ejemplo 3 1,085.53 x Para los efectos del seguro social, las compensaciones que perciben los trabajadores por laborar en sus días de descanso semanal no forman parte del salario, porque esta retribución constituye una indemnización al trabajador por renunciar al derecho de disfrutar de su descanso, y con independencia de esa compensación se le paga el salario proporcional al séptimo día por la energía de trabajo que durante la semana correspondiente puso a disposición de su patrón, siendo sólo este ingreso el que debe tomarse en cuenta para contribuir al régimen del Seguro Social (SCJN: Revisión 924/86. Resuelta en sesión del 10 de febrero de de 1987) Siendo este concepto un importe que se entrega al trabajador como una indemnización por renunciar a su día de descanso y no como retribución a su trabajo, tampoco integra el salario para efectos de la LFT (artículo 84 LFT). En igual forma, para efectos del impuesto local de nóminas, en el que están afectas las erogaciones en dinero o en especie por concepto de remuneración al trabajo personal subordinado, este pago no quedará incluido (artículo 156 CFDF). Por lo tanto, este ingreso integra salario solamente para los efectos del ISR (artículo 110 LISR). 6.17. PRIMA DOMINICAL El concepto que aquí comentamos es el siguiente: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 052 Prima Dominical Pr Ti AD AI EC Tema 0 P 6.17. N S N La LFT establece que cuando el trabajador preste sus servicios en domingo, se le deberá pagar una prima adicional del 25%, por lo menos, sobre el salario de los días ordinarios de trabajo (artículo 71 LTF). 146 EDICIONES FISCALES ISEF Por esta razón es recomendable que el día de descanso semanal a que obliga la LFT sea precisamente el domingo. Esta prima será adicional a los conceptos de día festivo trabajado y de día de descanso trabajado si éstos fueron en domingo. La fórmula para este concepto es la siguiente: Sueldo diario Ejemplo1 70.00 Ejemplo 2 230.27 Ejemplo 3 1,085.53 Pago por prima dominical x 25 % x Número de domingos = trabajados x .25 x 1 = 17.50 x .25 x 1 = 57.57 x .25 x 1 = 271.38 Naturalmente, este ingreso integra salario para todos los efectos (artículos 84 LFT, 5-A-XVIII LSS, 110 LISR y 178 CFDF). Para la LISR, este pago estará exento hasta por el equivalente a un día de SMG por cada domingo que se trabaje (artículo 109-XI LISR) y si el pago total por este concepto no excede a un día de SMG, el total del mismo estará exento, aun cuando se calcule sobre un salario superior al mínimo (artículo 128 RLISR). 6.18. INCENTIVOS POR ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 061 Incentivo por Asistencia 062 Incentivo por Puntualidad 352 Incentivo por Asistencia no Integrable 353 Incentivo por Puntualidad no Integrable Pr Ti AD AI EC Tema 1 1 P P N N S S N N 6.18. 6.18. 1 P N S N 6.18. 1 P N S N 6.18. Uno de los principales problemas de las empresas para cumplir con sus planes de productividad es la inasistencia y la impuntualidad de los trabajadores. Por esta razón, se crearon estímulos o incentivos para que el personal no falte ni llegue tarde a sus labores. Además recordemos que uno de los motivos de la rescisión de la relación del trabajo sin responsabilidad para el patrón, es que el trabajador tenga más de tres faltas de asistencia en un período de 30 días sin permiso o sin causa justificada (artículo 47-X LFT). Es común, y es válido, que estos estímulos sólo sean para el personal sindicalizado o de las áreas operacionales. Naturalmente, pueden existir los dos o sólo un estímulo. En términos generales, las condiciones para otorgarse se estipulan en el CCT o en el RIT de las empresas. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 147 Puede acordarse por ejemplo, que el incentivo de puntualidad se pagará al trabajador que no tenga un solo retardo en la semana (puntualidad perfecta). Se puede considerar que si el trabajador llega dentro de la tolerancia (de 10 ó 20 minutos) que la empresa concede para casos de emergencia, entonces tendrá retardo y perderá el incentivo por puntualidad. De la misma forma se puede acordar que el incentivo por asistencia se pagará a quien no tenga ni una falta (justificada y/o injustificada) (asistencia perfecta) en el mes anterior y se pagará en la primera semana del mes. Adicionalmente, se puede acordar que en el mes de diciembre (o en agosto, o en semana santa) se pagará otro incentivo adicional a quien no haya faltado en el año, o bien, se pagará un día por cada mes en que haya obtenido el incentivo por asistencia. Se puede considerar que si el trabajador tiene un retardo en el mes en los términos del párrafo anterior, pierde el incentivo por asistencia del mes. También se puede fijar por semana sin incentivo adicional pero creemos que sería más efectivo si se lleva al mes y con incentivo adicional. Estos incentivos pueden fijarse en un porcentaje sobre el sueldo nominal o sobre el salario base de cotización o en días por mes o por año. Para efectos del SS, no formarán parte del salario base de cotización siempre y cuando no excedan del 10% del salario base de cotización cada uno de ellos (artículo 27-VII LSS) si exceden, integrará el salario base de cotización únicamente las sumas que excedan a dichos topes. Para Infonavit, no forman parte según artículo 143-e) LFT. Para todos los demás efectos si integrará al salario (para Liquidaciones, Impuesto sobre Nóminas y para ISR) (Criterio Normativo de SAT 66/2010/ISR). La fórmula de cálculo, cuando se hayan cumplido las condiciones para otorgarse, será la siguiente: Supongamos que ambos conceptos se otorgan en un porcentaje (3% por ejemplo) sobre sueldo semanal. Sueldo diario x 7 días x 3% = Incentivo por asistencia Ejemplo 1 70.00 x 7 x 3% = 14.70 El incentivo por puntualidad se calcula de la misma manera. La parte no integrable para efectos del SS de estos conceptos, se calcula como sigue: Se calcula el tope: Sueldo base de cotización x 7 días x 10% = Tope incentivo asistencia y puntualidad x 7 x 10% = 51.25 Ejemplo 1 73.22 Se compara el tope v/s incentivo: Si incentivo es mayor al tope, el tope es la parte no integrable, de lo contrario, el incentivo total es la parte no integrable. 148 EDICIONES FISCALES ISEF Si Es mayor a Incentivo no integrable 14.70 51.25 14.70 Esto es por cada uno de los incentivos 6.19. VIATICOS Y OTROS SIMILARES Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 070 071 256 313 730 731 CLASIFICACION: CONCEPTO Viáticos Viáticos no Comprobados Anticipo Gastos por Comprobar Viáticos sin comprobar exentos Descuento Viáticos No Comprobados Descuento Gastos No Comprobados Pr Ti AD AI EC Tema 0 0 0 0 4 4 P P P P D D N N N N N N S S S S S S S S S G S S 6.19. 6.19. 6.19. 6.19 6.19. 6.19. De acuerdo con la LFT, cuando un empleado presta sus servicios fuera de su lugar de residencia habitual y a distancia mayor a 100 kilómetros (artículo 30 LFT) o en el extranjero, se le deben pagar los gastos de transportación, hospedaje, alimentación y de trámites aduaneros (artículo 28-I LFT). Naturalmente, estos gastos serán deducibles para la empresa (artículo 29-III) y los pagos al trabajador están exentos, si se reúnen determinados requisitos (artículo 109-XIII LISR). Debemos agregar, que si están exentos para ISR por reunir los requisitos, tampoco formarán parte del salario base de Cotización, ni de la base del Impuesto sobre Nóminas, ni del salario para efectos de Indemnización. Cuando no se destinan a hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático o cuando estos gastos se realizaron en una franja menor a 50 kilómetros del establecimiento, no serán deducibles (artículo 32-V LISR). Existen límites por día para cada uno de estos conceptos que además están condicionados a la existencia de unos y otros. Esta regla tiene una excepción. En el artículo 128-A del RLISR se establece: “ARTICULO 128-A. Para los efectos del artículo 109, fracción XIII de la Ley, las personas físicas que reciban viáticos y sean erogados en servicio del patrón, podrán no comprobar con documentación de terceros hasta un 10% del total de viáticos recibidos en cada ocasión, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $ 15,000.00 en el ejercicio de que se trate. El monto de los viáticos deberá depositarse por el empleador a la cuenta del trabajador en la que perciba su nómina o en una cuenta asociada a un monedero electrónico con el fin de depositar viáticos. Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para los efectos del impuesto sobre la renta, siempre que además se cumplan con los requisitos del artículo 32, fracción V de la Ley. Lo dispuesto en el presente artículo no es aplicable tratándose de gastos de hospedaje y de pasajes de avión.” ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 149 Y la RMF 2010 amplía del porcentaje de viáticos sin documentación comprobatoria. “I.3.10.6. Para los efectos de los artículos 109, fracción XIII de la Ley del ISR y 128-A, primer párrafo de su Reglamento, las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen en servicio del patrón, podrán no comprobar con documentación de terceros hasta un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $ 15,000.00 en el ejercicio fiscal de que se trate, siempre que el monto restante de los viáticos se erogue mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón. La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo dispuesto en esta regla.” Es decir, esta disposición es únicamente para los gastos destinados a la alimentación y gastos de automóvil y tienen las limitantes y requisitos del segundo párrafo de la fracción V del artículo 32 de la LISR, que se refieren al monto diario máximo de $ 750.00 si es en territorio nacional y $ 1,500.00 si es en el extranjero y se acompañan con los comprobantes de hospedaje y transporte o de transporte y pago con tarjeta de crédito de la persona que realiza el viaje. Si el monto de los viáticos se conoce previamente, se le entregará al empleado el importe de los mismos bajo el concepto de ‘viáticos’, pero como algunos de estos gastos no se conocen previamente, es común que se le dé un anticipo para cubrirlos bajo el concepto de ‘anticipo de gastos por comprobar’ y a su retorno o periódicamente, el empleado los compruebe. La comprobación de gastos se hace mediante una relación en la que se anexan los comprobantes respectivos, los cuales deben reunir los requisitos que señala el CFF (artículo 49 RLISR) respecto a que los comprobantes deben estar impresos por establecimientos autorizados, que los datos del mismo deben ser ciertos y correctos (artículo 29 CFF), y que deben mostrar la denominación o razón social de quien los expide, domicilio fiscal, RFC, folio, lugar y fecha de expedición, RFC de la empresa a favor de la que se hicieron los gastos, cantidad y clase de mercancía o servicios, valor unitario y total, este último en número y letra (artículo 29-A CFF) y debe mostrar el IVA trasladado expresamente y por separado (artículo 39 LIVA). Ahora bien, ¿qué sucede si el empleado no comprueba sus viáticos o gastos por comprobar, o si los comprobantes que nos entrega no reúnen los requisitos para su deducibilidad? La primera opción sería que la empresa decida registrarlos como gastos no deducibles (artículo 32-V LISR), y con ello deberán ser gravados para el empleado (artículo 109-XIII LISR). Con esto tendríamos que hacer un descuentos al empleado bajo los conceptos de ‘descuento viáticos no comprobados’ o ‘descuento gastos no comprobados’ y simultáneamente un “pago” por el mismo importe en el concepto de ‘viáticos no comprobados’ que será gravable para efectos del ISR y que además integra el salario para todos los demás efectos. Este mismo concepto se usará si de antemano sabemos que el empleado no estará obligado a comprobar sus gastos (lo cual hace no deducible para empresa estos importes e integra el salario para todos los efectos). Recuérdese que el 10% de los viáticos puede no comprobarse con documentación que reúna requisitos fiscales si podemos referirlo al concepto 150 EDICIONES FISCALES ISEF de alimentación o gastos de automóvil y lo consignamos en esa forma en la relación de comprobación de gastos. En este caso, este importe, que no puede exceder de $ 15,000.00 anuales deberemos “pagarlo” en el concepto “Viáticos sin comprobar exentos” en lugar del concepto “Viáticos no comprobados” al que hacemos referencia en párrafos anteriores. Será necesario llevar el control de este importe como lo mencionamos más adelante. La segunda opción sería que la empresa decida descontar estos importes a los empleados, en cuyo caso, utilizaremos los conceptos de ‘descuento viáticos no comprobados’ o ‘descuento gastos no comprobados’. Siempre será conveniente que llevemos un estado de cuenta de los conceptos “viáticos” y “anticipo de gastos por comprobar”, que se abonarán con las comprobaciones que de éstos se hagan (las cuales podremos registrar mediante una nómina de ajustes que no contabilizaremos porque seguramente ya estará contabilizada la relación de gastos en la contabilidad) y con los conceptos de “descuento viáticos no comprobados” y “descuento gastos no comprobados” respectivamente. Adicionalmente, podremos tener el acumulado del concepto “viáticos sin comprobar exentos” que nos permitirá tener el control de límite anual permitido. Veamos un ejemplo: El 1 de marzo de 2006 entregamos viáticos y gastos por comprobar a uno de nuestros empleados. El 10 de abril nos entrega comprobantes por $ 12,000.00 y consideramos el 10% que nos permite la regla sin comprobantes. En la quincena del 15 de abril descontamos el saldo no comprobado. Fecha Concepto Importe 731 730 070 313 Viá- 255 AnDes- de comDesViáti- ticos sin ticipos comgastos cuento cuento probacos pro- por com- viáticos gastos ciones bantes probar no com- no comproba- probaexentos dos dos 1/3/06 Entrega a comprobar 3,800.00 10,000.00 10/4/06 Comprobación de gastos 1,200.00 15/4/06 Aplicación en nómina 200.00 Saldo 071 Viáticos no comprobados 13,800.00 12,000.00 400.00 600.00 0.00 600.00 Obviamente, los importes por los que afectaremos todos estos conceptos serán determinados por el área de contabilidad o por el área de finanzas y al momento de elaborar la nómina, sólo capturaremos dichos importes. A partir del año 2002, la LISR agrega la obligación para la empresa (artículo 118-VII) de comunicar al empleado a más tardar el 15 de febrero constancia del monto total de los viáticos recibidos en el año “por los que se aplicó lo dispuesto en el artículo 109, fracción XIII de esta Ley”. El empleado deberá consignar este dato en su declaración anual (artículo 175 LISR). En este caso, deberá ser el neto de los conceptos 070 Viáticos, más 256 Anticipo de gastos por comprobar, menos 313 Viáticos sin comprobar exentos, menos 730 descuento viáticos no comprobados, menos 731 descuento de gastos no comprobados, de las cuentas o viajes que ya se hayan comprobado, es decir, si al cierre del ejercicio acabamos de entregar ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 151 algún importe para comprobar y el viaje está en proceso, ese importe no se deberá considerar. En nuestro ejemplo: 070 255 313 730 731 Viáticos recibidos en el año Viáticos Anticipo de gastos por comprobar Viáticos sin comprobar exentos Descuento viáticos no comprobados Descuento de gastos no comprobados Total 3,800.00 10,000.00 (1,200.00) (200.00) (400.00) 12,000.00 Y por separado: 313 Viáticos sin comprobar exentos 1,200.00 El concepto 071 Viáticos no comprobados será gravable para efectos del ISR y además integra el salario para todos los demás efectos. 6.20. COMPENSACIONES Y OTROS SIMILARES Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 004 060 063 064 065 154 155 CLASIFICACION: CONCEPTO Compensación Fija Compensación Eventual Incentivo por Productividad Incentivo por Viaje Comisión Foránea Bono Anual Premio por Antigüedad Pr Ti AD AI EC Tema 0 0 1 0 0 0 0 P P P P P P P 6.20. 6.20. 6.20. 6.20. 6.20. 6.20. 6.20. N N N N N N N S S S S S S S N N N N N N N No obstante que es obligación del trabajador “ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos” (artículo 134-IV LFT) y regularmente obligados también por el CCT o el RIT, a través de los años, las empresas han sentido necesario y conveniente encontrar diversos estímulos para los trabajadores. Estos son algunos de ellos: Compensaciones. Estas han sido establecidas para, como su nombre lo indica, compensar a un trabajador o empleado en especial, por su rendimiento, conocimientos, superación, algún acto específico, por jornada nocturna, capacitación, etc. Puede darse una vez (eventual) o durante un período determinado (fija), o en lo que llega la siguiente revisión de contrato y se le puede cambiar la categoría al empleado o trabajador o se puede crear un nuevo nivel dentro del tabulador, etc. Regularmente su importe se fija cada vez en forma particular. Dentro de este concepto de compensaciones eventuales, entraría el exceso de PTU que la empresa pague a través del préstamo navideño, cuando la empresa decida que el importe del mismo que excedió a la PTU 152 EDICIONES FISCALES ISEF oficial no se descontará a los trabajadores sino que se concederá como una compensación especial. Incentivo por productividad. Las empresas han juzgado imperativo, en estos momentos de globalización, estimular la productividad por todos los medios posibles para ser competitivas a nivel internacional. Y desde luego, para los trabajadores no pasa inadvertida la conveniencia de esta necesidad, por lo que cada vez es más frecuente el que se establezcan pactos nacionales de productividad suscritos por las empresas y sus trabajadores. Considerando que el concepto de productividad implica un mejoramiento mensurable entre un volumen de producción y un factor, en este caso la mano de obra, el concepto en si debería ser esporádico o por lo menos eventual; sin embargo, y debido a los pactos suscritos, en algunas empresas se han convertido en fijos o semifijos. Su cuantificación resulta difícil porque la cuantificación del incremento en la productividad también resulta difícil. En principio, el pago por incentivo por productividad debería ser una parte o porcentaje del incremento logrado por un determinado grupo de trabajadores, sin embargo, se ha hecho común que el pago se fije en un porcentaje sobre el sueldo diario o en una cantidad igual para todos los trabajadores. Incentivos por viaje o comisión foránea. Decíamos en el tema anterior que cuando un trabajador presta sus servicios en una plaza o lugar diferente al habitual, la empresa está obligada a pagar todos sus gastos. Pero, ¿está obligado el trabajador a prestar sus servicios fuera del lugar habitual de su residencia? En ningún momento la LFT señala obligación alguna para el trabajador sobre este particular y sin lugar a dudas dependerá de la ‘oferta y la demanda’ que sobre el empleo haya en el lugar y momento en que se dé la necesidad de la empresa por atender un negocio o algún cliente en el lugar diferente a su domicilio. Con frecuencia, será a la empresa a quien le interese enviar a determinado trabajador o empleado a quien para quitarle toda reticencia a ser enviado, le ofrecerá un incentivo por el viaje. También puede ser que por la naturaleza del trabajo (reporteros, fotógrafos, camarógrafos, etc.) se pacte en el CCT el concepto de comisión foránea, que también es un sobresueldo por el riesgo que implican estas actividades, independientemente de otras prestaciones. Bono anual. Existe un grupo en particular a quienes es difícil estimular o incentivar dada la naturaleza de su labor; este grupo es el de supervisores, jefes de departamento, jefes de área, gerentes y directores. Es frecuente que a ellos se les ofrezca un bono anual cuyo importe siempre es impreciso; algunas veces estará en función a su desempeño, al resultado logrado, a las utilidades obtenidas por la empresa o al gusto y satisfacción de los dueños o accionistas. Premio por antigüedad. Pocas cosas afectan tanto a la buena marcha de la empresa como la rotación de personal. Es por eso que algunas empresas han establecido este tipo de incentivo que se otorga a los empleados que han cumplido determinados años de servicio. Regularmente, se da a los empleados que han cumplido 5 , 10, 15 o más años de servicio. En algunas empresas donde la rotación es muy alta, como las maquiladoras, el premio se da cada año de servicios desde el 5o. y regularmente consistirá en determinados días de sueldo. También se le llama ‘compensación por fidelidad’. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 153 No debe confundirse este estímulo con la llamada prima de antigüedad, la cual se paga al retiro del trabajador de la empresa, según explicamos en el capítulo 7. Finiquitos y Liquidaciones. Todos estos estímulos tienen una cosa en común: no tienen ningún tratamiento especial por ninguna de las leyes que afectan nómina y que hemos estado mencionando. El artículo 5-A-XVIII del SS, que señala cómo se integra el salario y que incluye además de la cuota diaria “... las gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo) y el Artículo 27 LSS que repite la misma redacción, no los excluye en ninguna de sus fracciones, ni siquiera parcialmente. La única excepción es en relación con el bono de productividad para los trabajadores del campo, el cual podrá excluirse hasta por el 20% del salario base de cotización observando lo dispuesto en el artículo 29, fracción III de la LSS (determinando la proporción diaria del bono de productividad). Para que el concepto de productividad se excluya como integrante del salario base de cotización, deberá estar debidamente registrado en la contabilidad del patrón (artículo 237-C LSS). Respecto al Infonavit, recordemos que por disposición de la misma, la base para pago de cuotas es la que se establece en la LSS (artículo 29-II LINFONAVIT) y por lo tanto, el comentario anterior se hace extensivo para éste. Algunos patrones han pretendido equiparar el bono de productividad a la participación de utilidades y con ello no integrar el salario con este concepto (artículo 27 fracción IV LSS), sin embargo, ambos conceptos difieren en cuanto a su origen, objeto y naturaleza, ya que mientras la PTU tiene su origen en el artículo 123, apartado A, fracción IX de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, y se establece como un derecho de los trabajadores a participar en las utilidades de las empresas, cuyo porcentaje de participación se fija por una comisión nacional tripartita, el bono de productividad tiene como finalidad reconocer el esfuerzo del trabajador para alcanzar resultados operativos y de productividad de la empresa cuyo monto se determina unilateralmente por la misma. Esto hace que no sean comparables estos conceptos (Revista del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa. Quinta Epoca. Año V. Junio 2005. No. 54, p. 124). El artículo 110 de la LISR dice: “Se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral...” y el artículo 109 no las exenta ni siquiera parcialmente, por lo tanto, están gravadas. El artículo 84 de la LFT señala: “El salario se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo”, y en ningún otro artículo excluye ninguno de estos conceptos, por lo tanto, integran salario para efectos de liquidaciones. El artículo 156 del CFDF nos dice: “Se encuentran obligadas al pago del Impuesto sobre Nóminas, las personas físicas y morales que, en el Distrito Federal, realicen erogaciones en dinero o en especie por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado, independientemente de la designación que se les otorgue” y agrega: “Para los efectos de este impuesto, se consideran erogaciones destinadas a remunerar el trabajo 154 EDICIONES FISCALES ISEF personal subordinado, las siguientes: ... Fracción III. Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos. Fracción IV. Compensaciones. ...” y el artículo 157 no excluye ninguno de estos conceptos, por lo tanto, forman parte de la base del Impuesto sobre Nóminas. 6.21. PAGOS DE PREVISION SOCIAL Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 120 Despensa en Efectivo 121 Vale Despensa 122 Ayuda para Comida 123 Vales Restaurante 124 Ayuda para Renta 125 Ayuda para Transporte 126 Vale Gasolina 127 Vale Uniforme 128 Ayuda para Lentes 129 Ayuda por Fallecimiento 130 Reembolso de Gastos Médicos 131 Beca para Trabajadores 132 Beca para Hijos de Trabajadores 133 Cuotas Sindicales Pagadas por la Empresa 311 Pagos de Previsión Social Exentos 351 Despensa no Integrable 602 Descuento Comida 603 Descuento Habitación 604 Descuento Despensa 653 Descuento Aportación Ayuda por Fallecimiento 909 Base Ingresos Totales Previsión Social Pr Ti AD AI EC Tema 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 P P P P P P P P P P P P N N N N N N N N N N N N S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N N N 6.21 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 1 P N S N 6.21. 2 P N S N 6.21. 3 P N S N 6.21. 1 1 1 1 P D D D N N N N S S S S N N N N 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 4 D N S N 6.21. 2 B N S N 6.21. Base Pagos de Previsión Social 2 B N S N 6.21. 910 En la reforma fiscal para 2003, por primera vez, una ley define lo que es la previsión social, la LISR: “ARTICULO 8. ............................................................................. ....................................................................................................... Para los efectos de esta Ley, se considera previsión social, las erogaciones efectuadas por los patrones a favor de sus trabajadores que tengan por objeto satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras, así como el otorgar beneficios a favor de dichos trabajadores, tendientes a su superación física, social, económica o cultural, que les permitan el mejoramiento en su calidad de vida y en la de su familia. En ningún caso se considerará ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 155 previsión social a las erogaciones efectuadas a favor de personas que no tengan el carácter de trabajadores o de socios o miembros de sociedades cooperativas.” Como la misma definición lo señala, ésta es aplicable para la LISR, ya que dada la naturaleza misma del concepto, ésta no es la ley más adecuada para contenerla, sin embargo la LFT que es donde deberíamos encontrarla, no la consigna. Esta definición está basada en la Resolución de la SCJN emitida con motivo de la contradicción de tesis de Tribunales Colegiados de Circuito 20/96 que dice: “Los pagos de previsión social son todos aquellos gastos que efectúan las empresas en beneficio de los trabajadores y de sus familiares, dependientes o beneficiarios, tendientes a su superación física, social, económica y cultural sin importar que dichos gastos estén referidos a la atención y solución de contingencias presentes o de contingencias futuras.” Ahora bien, los gastos hechos en materia de previsión social deben considerarse como propios y necesarios para la explotación de un negocio, porque se traducen en un mayor rendimiento de trabajo, que significan una mayor y mejor producción. Algunas de sus características son las siguientes: • Se otorgan como complemento al salario. • Se busca satisfacer en forma equitativa las necesidades de los empleados, por ello se dan en forma general. • Proporcionan seguridad a los empleados. • Buscan el desarrollo integral del individuo. • Buscan fomentar el espíritu colectivo. • Permiten regular la relación capital-trabajo. • Buscan satisfactores no económicos, sino de índole personal o familiar, como son las actividades culturales, recreativas, deportivas y educativas. Estos gastos deben reunir diversos requisitos, como por ejemplo: • Deben constar en un plan que esté por escrito y se debe comunicar a todos los empleados. • Se deben otorgar en forma general a todos los empleados, conforme a los planes del sector que les sea aplicable. • Se debe determinar el tipo de beneficiarios. • Se debe establecer el procedimiento para determinar el monto de cada una de las prestaciones. • Se debe señalar, hasta donde sea posible, el procedimiento a seguir en caso de cambios en las leyes fiscales que hagan inviables algunas prestaciones. Los pagos de previsión social pueden ser obligatorios aunque no estén previstos en el CCT, pues no solamente es obligatorio lo que está escrito en dicho contrato, ya que al tenor de la LFT, toda prestación reiterada en 156 EDICIONES FISCALES ISEF beneficio del trabajador es una obligación a cargo de la empresa que forma parte del contrato (artículo 132-I LFT). Previsión social deducible. Por su parte, la LISR nos señala que los pagos de previsión social deben reunir ciertos requisitos para ser deducibles: Se deben otorgar en forma general (fracción XII, primer párrafo, artículo 31 LISR), es decir, cuando se otorguen prestaciones de esta naturaleza deben recibirlas todos los trabajadores sin importar su calidad (si son de confianza o no) o su puesto dentro de la empresa (ejecutivo u operativo); esto es, el patrón estará obligado a proporcionarlas a todos sus empleados. Tratándose de trabajadores sindicalizados, se entiende que hay generalidad cuando las prestaciones de previsión se otorgan de acuerdo con el CCT o a contratos ley y sean las mismas para todos los trabajadores del mismo sindicato, aunque sean distintas para diferentes sindicatos de la misma empresa (Fracción XII, segundo y tercer párrafos, artículo 31 LISR) (Criterio Normativo del SAT 67/2010/ISR). En el caso de los trabajadores no sindicalizados, se cumple con el requisito de generalidad si se otorga la prestación para todos ellos y serán deducibles si el promedio por cada trabajador no sindicalizado es igual o menor que el promedio deducible para cada trabajador sindicalizado (fracción XII, cuarto párrafo, artículo 31 LISR). El artículo 40 RLISR establece que el promedio aritmético anual por cada trabajador sindicalizado se obtendrá, dividiendo el total de las prestaciones cubiertas a todos los sindicalizados durante el ejercicio inmediato anterior, entre el número de dichos trabajadores correspondiente al mismo ejercicio. Para estos efectos podemos considerar las cifras del ejercicio inmediato anterior (Regla I.3.3.1.12. RMF 2010). Este resultado lo multiplicaremos por el número de trabajadores no sindicalizados y el monto que obtengamos será la deducción máxima que podemos hacer de los gastos de previsión social pagados a los trabajadores no sindicalizados y que se encuentra acumulada en la base 910 Base pagos de previsión social, de todos los trabajadores no sindicalizados, del presente ejercicio. En caso de trabajadores no sindicalizados, los gastos de previsión social deducibles no podrán exceder de 10 veces el SMG de la zona geográfica que corresponda al trabajador, elevado al año. Para esta limitante, no se consideran los siguientes conceptos, que también son previsión social (fracción XII, último párrafo, artículo 31 LISR): • Aportaciones de seguridad social. • Aportaciones al fondo de ahorro. • Aportaciones a los fondos de pensiones complementarios a los que establece la LSS. y jubilaciones • Las erogaciones por concepto de gastos médicos. • Las erogaciones por concepto de pagos de prima de seguros de vida. El monto de 10 veces el SMG de la zona geográfica del trabajador, multiplicado por el número de trabajadores, sería el monto máximo deducible de pagos de previsión social para este grupo de trabajadores. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 157 Hasta aquí se establece que la previsión social es deducible hasta cierto monto (podríamos agregar: “por empleado”), pero el RLISR nos da una opción para hacerla deducible en su totalidad: “ARTICULO 43-B. Cuando las prestaciones de previsión social a que se refiere el artículo 31, fracción XII de la Ley excedan de los límites establecidos en el artículo citado, la prestación excedente sólo será deducible cuando el contribuyente cubra por cuenta del trabajador el impuesto que corresponda a dicho excedente considerándose el importe de dicho impuesto como ingreso para el trabajador por el mismo concepto y efectúe asimismo las retenciones correspondientes.” Aquí quisiera gritar: “si alguien entiende esto, que me lo explique”. Veamos porqué: Tradicionalmente la LISR se ha distinguido por poner “candados” para limitar el que las empresas abusen de la previsión social para beneficiar a grupos privilegiados. Sin embargo, con esta modificación termina contra toda esa tradición. El artículo 135-A del RLISR establece: “ARTICULO 135-A. Para los efectos de lo dispuesto por el penúltimo párrafo del artículo 109 de la Ley, cuando las prestaciones de previsión social excedan de los límites establecidos en el citado precepto, dicho excedente se considerará como ingreso acumulable del contribuyente.” Si el excedente es acumulable para el empleado (y se considera que el excedente lo es cuando rebasa siete veces el salario mínimo) entonces tiene que pagar el impuesto sobre la renta correspondiente a este excedente. Esto no ha cambiado. Por lo tanto, ¿si ya se pago el impuesto “que corresponda a dicho excedente”, significa que toda la previsión social “Excedente” es deducible para la empresa, aunque el impuesto sobre el mismo no vuelva a ser ingreso para el empleado? ¡Porque no podría volver a ser ingreso para el empleado un impuesto que pagó él mismo! ¿O no es deducible porque el impuesto no lo pagó la empresa? ¿O habrá que volver a pagar el impuesto, esta vez por empresa como lo señala el artículo 43-B, para que sea deducible? En mi opinión, con base en este artículo 43-B del Reglamento de la LISR, toda la previsión social es deducible para la empresa hasta en tanto no se aclare o se disponga por Ley o por Reglamento otra cosa. Por otra parte, el RLISR establece 2 requisitos adicionales para que estos gastos sean deducibles: “ARTICULO 43. ............................................................................ I. Que se efectúen en territorio nacional, excepto los relacionados con aquellos trabajadores que presten sus servicios en el extranjero, los cuales deberán estar relacionados con la obtención de los ingresos del contribuyente. II. Que se efectúen en relación con trabajadores del contribuyente y, en su caso, con el cónyuge o la persona con quien viva en concubinato o con los ascendientes o descendientes, cuando dependan económicamente del trabajador, incluso cuando tengan parentesco civil, así como los menores de edad que satisfaciendo el requisito de dependencia económica vivan en el mismo 158 EDICIONES FISCALES ISEF domicilio del trabajador. En el caso de prestaciones por fallecimiento no será necesaria la dependencia económica. Principales gastos de previsión social Los principales conceptos de Previsión Social que pagan las empresas son los siguientes: Ley de Ayuda Alimentaria para los trabajadores Con motivo de la aparición de la Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores (LAAT) en el Diario Oficial del 17 de enero de 2011 y que entró en vigor al día siguiente, he decidido comentar los principales conceptos de previsión social, empezando por los que esta Ley considera como integrantes del concepto de ayuda alimentaria. Pero es necesario decir que estos conceptos ya existían desde antes de la aparición de la ley y su tratamiento no varía con la promulgación de la misma, ni aumentan las obligaciones o derechos de las empresas o de los trabajadores. También es necesario precisar que si bien es de aplicación en toda la República (artículo 1o.), no es de carácter obligatorio sino opcional (artículo 3o.) y las empresas que ya otorgaban estas prestaciones, sólo deberán hacer ajustes mínimos y sin importancia si es que alguno de los nuevos requisitos no está cubierto en la aplicación normal y actual de las mismas so pena de recibir fuertes multas (artículos 17 a 22 LAAT). Si estos conceptos se otorgan en efectivo, simplemente no formarán parte de la “Ayuda Alimentaria” objeto de esta Ley, pero seguirán siendo conceptos de previsión social y se seguirán tratando como siempre. Por todas estas razones, resulta poco claro el porqué de esta Ley. Queremos pensar que se ha promulgado para hacer o tratar los conceptos que se señalan, en forma armónica a la campaña del Gobierno Federal contra la obesidad en los mexicanos, pero también debemos decir que no parece que se haya meditado mucho para la misma. Si en verdad se quiere incentivar o fomentar algo con esta ley, deberá sufrir cambios muy pronto. Ayuda para Comida. Nos referimos a esta prestación cuando se paga en vales de restaurantes (impresos o electrónicos), ya que cuando son prestaciones en servicios tienen un trato diferente según veremos en el apartado siguiente. La ayuda para comida es regularmente una cantidad fija para todos los trabajadores y se puede dar en efectivo o en vales de restaurantes, en cada nómina o período de pago. Se paga según los días que trabaja efectivamente el empleado, es decir, se descuentan faltas. Este concepto, queda comprendido dentro de la definición de salario que da la LFT y por lo tanto, integra salario para efectos de indemnizaciones. Para efectos del SS y del INFONAVIT, también integran salario ya que la No integración contenida en la Fracción V del artículo 27 LSS, se refiere a las prestaciones en especie a que nos referimos en el apartado siguiente. Y ya que la LAAT en su artículo 13 condiciona la no integración a lo señalado en la LIMSS, este concepto no forma parte de la Ayuda alimentaria para efectos de los “Incentivos y Promoción” que señala dicho artículo, sin embargo, si deben reunir los requisitos que señala la LAAT (artículos 11 y 12 LAAT) y que detallamos en el tema 18.2 Por pagos de prestaciones con ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 159 vales y cumplir con los requisitos de “control documental suficiente y adecuado” para comprobar que la ayuda alimentaria ha sido entregada a los trabajadores (Artículo 10o. LAAT) y contratarlos con empresas emisoras de vales que también los cumplan, so pena de recibir fuertes multas (artículos 17 a 22 LAAT). Por lo que respecta al ISR, son un ingreso gravado de acuerdo al artículo 137 del RLISR en el que se señala específicamente que son ingresos gravados, “...la ayuda o compensación para renta de casa, transporte o cualquier otro concepto que se entregue en dinero o en bienes, sin importar el nombre con el cual se le designe.”, y ya que la LAAT en su artículo 13 condiciona la exención a lo señalado en la LISR, esté concepto no forma parte de la Ayuda alimentaria para efectos de los “Incentivos y Promoción” que señala dicho artículo. La exención sobre alimentos contenida en la Fracción XXII del artículo 109 de la LISR, se refiere a la pensión alimenticia señalada en el artículo 308 del CCDF. Igual comentario podemos hacer en relación al Impuesto Sobre Nóminas, para el que también integra, ya que la No integración que se señala en la Fracción IX del artículo 157 del CFDF, es para las prestaciones en especie a que nos referiremos en los apartados siguientes. Alimentación en especie. Decíamos en el Capítulo 2, que el proporcionar alimentación a los trabajadores es una de las prestaciones más comunes en las fábricas ya sea a través de comedores propios manejados por otros trabajadores o concesionados a terceros. Estos servicios, no son mensurables ni cuantificables para cada uno de los trabajadores y por lo tanto, no deben formar parte del salario para efectos de indemnizaciones y del ISR. Y más si el trabajador paga por ellos (no importa la cantidad que pague). Para que éstos no integren el salario para efectos del SS, del INFONAVIT (artículo 27-V LSS) y del Impuesto sobre Nóminas (artículo 157-IX CFDF), los trabajadores deben pagar una cuota diaria que es igual para todos, por cada uno de estos conceptos. Para el SS, el pago que deben hacer los trabajadores para que no se integre al salario, asciende al 20% del SMG del DF por día (artículo 27-V LSS). Si no se cobra nada a los trabajadores, el salario diario se debe incrementar por concepto de alimentos en un 8.33% por cada alimento, o el 25% cuando son los tres (artículo 32 LSS). El descuento que se hace para SS es suficiente para que no integre para el Impuesto sobre Nóminas, ya que el CFDF no especifica cantidad alguna. Los descuentos diarios de comida o boletos para comedor (como también se le conoce), se calculan de la siguiente manera: SMG DF x Ejemplo 1 59.82 20% x = 20% Descuento diario = 11.964 Si el trabajador utiliza el comedor tres veces al día, este descuento deberá ser suficiente para que ningún alimento integre el salario, ya que la LSS no especifica lo contrario. 160 EDICIONES FISCALES ISEF El concepto de Descuento Boletos Comedor, se puede hacer sobre las asistencias efectivas del trabajador. Este concepto si se considera como integrante de la Ayuda Alimentaria aunque sin efecto alguno en los “Incentivos y Promoción” ya que siempre ha sido deducible para la empresa y para los trabajadores nunca se ha considerado como un ingreso. Despensa. Esta puede entregarse a los trabajadores en efectivo o en especie (vales despensa impresos o electrónicos, o en despensas armadas). Se paga mensualmente y se calcula como un porcentaje sobre sueldo, calculado éste exclusivamente sobre la cuota diaria. Este porcentaje debe ser igual para todos los trabajadores. Cuando se pagan en especie, deben ser apropiadas al uso personal del trabajador y razonablemente proporcionadas al monto que se pague en efectivo (artículo 102 LFT). Debe formar parte del salario diario integrado para indemnizaciones según LFT ya que el artículo 84 de la LFT, establece que el salario se integra con: “... prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo”; por tanto, si la despensa es una prestación contractual que se entrega a los trabajadores por su trabajo, en forma constante y permanente, ello determina que esta prestación deba considerarse como integrante del salario. Para efectos del SS, este concepto no integra salario si su importe no rebasa el 40% de un SMG vigente en el DF (artículo 27-VI LS). Este tope es válido para toda la República. Para efectos de CFDF, si esta prestación es onerosa (Si se le cobra cualquier cantidad al trabajador, ya que no se menciona cantidad alguna), no integrará salario (artículo 157 CFDF). La forma de calcular este concepto, suponiendo que la prestación de despensa en la empresa está establecida en el 20% sobre sueldo diario, es la siguiente: Sueldo diario x 20% x 30% = Pago por Despensa Ejemplo 1 70.00 x 20% x 30% = 420.00 Ejemplo 2 230.27 x 20% x 30% = 1,381.62 Ejemplo 3 1,085.53 x 20% x 30% = 6,513.18 La parte no integrable para efectos del SS de este concepto, se calcula como sigue: 1. Se calcula el tope: SMG DF Ejemplo 1 x 30 días 59.82 x x 40% 30 = x Tope Despensa 40% = 717.84 2. Se compara el tope v/s pago por despensa: Si pago por despensa es mayor a tope, tope es la parte no integrable, de lo contrario, el pago por despensa total es la parte no integrable. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Pago por Despensa Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 420.00 1,381.62 6,513.18 161 Tope Despensa no Integrable 717.84 717.84 717.84 420.00 717.84 717.84 Algunas empresas conceden esta prestación para todos los trabajadores, hasta por el importe que no es integrable para efectos del SS, en este caso hasta $ 717.84, lo cual es totalmente válido. El descuento por despensa puede ser de $ 1.00 para el trabajador cada vez que reciba la prestación de despensa. Esto exclusivamente para no integrar el concepto al Impuesto sobre Nóminas. La parte exenta del ISR para este concepto, lo comentamos más adelante, ya que para efectos del cálculo, se deben considerar como uno solo, todos los conceptos de pago de previsión social de los comprendidos en la Fracción VI del artículo 109 de la LISR, efectuados en el período (Criterio normativo del SAT 43/2010/ISR). Es importante hacer notar que si se condiciona este pago a los días trabajados por el empleado, el pago se convertiría en un estímulo por asistencia y dejaría de ser previsión social. Es decir, el pago debe ser mensual, e independientemente de los días trabajados por el empleado. Si el importe se paga en efectivo, esté concepto no forma parte de la Ayuda alimentaria para efectos de los “Incentivos y Promoción” que señala dicho artículo, sin embargo, si deben reunir los requisitos que señala la LAAT (artículos 11 y 12 LAAT) y que detallamos en el tema 18.2 Por pagos de prestaciones con vales y cumplir con los requisitos de “control documental suficiente y adecuado” para comprobar que la ayuda alimentaria ha sido entregada a los trabajadores (Artículo 10o. LAAT) y contratarlos con empresas emisoras de vales que también los cumplan, so pena de recibir fuertes multas (artículos 17 a 22 LAAT). Reembolso de Gastos Médicos, Dentales y Hospitalarios. Este tipo de prestación tiene por objeto reembolsar al trabajador los gastos en que haya incurrido durante el tiempo en el cual el trabajador o un familiar hayan estado bajo tratamiento médico. Las cantidades y condiciones para ser reembolsadas deben estar señaladas dentro del plan de previsión social. Como estás no son cantidades que se entreguen al trabajador por su trabajo, no integran el salario para efectos de indemnización (artículo 84 LFT). Por la misma razón no deberán integrar el salario para efectos del SS (artículo 5-A-XVIII y 27 LSS y artículo 29 RIPAED). También están exentos para el Impuesto sobre Nóminas (artículo 157-XII CFDF). La LISR los considera exentos si se conceden en manera general de acuerdo a las leyes o contratos de trabajo Ayuda para Renta. Nos referimos a esta prestación cuando se pagan en efectivo ya que cuando son prestaciones en servicios tienen un trato diferente según veremos en el apartado siguiente. La ayuda para renta es, regularmente, un porcentaje sobre el sueldo con un tope en una determinada cantidad. Se paga mensualmente y no se descuentan las faltas. 162 EDICIONES FISCALES ISEF Este concepto, queda comprendidos dentro de la definición de salario que da la LFT y por lo tanto, integran salario para efectos de indemnizaciones. Para efectos del SS y del INFONAVIT, también integran salario ya que la No integración contenida en la Fracción V del artículo 27 LSS, se refiere a las prestaciones en especie a que nos referimos en el apartado siguiente. Igual comentario podemos hacer en relación al Impuesto Sobre Nóminas, para el que también integra, ya que la No integración que se señala en la Fracción IX del artículo 157 del CFDF, es para las prestaciones en especie a que nos referiremos en el apartado siguiente. Por lo que respecta al ISR, son un ingreso gravado de acuerdo al artículo 137 del RLISR en el que se señala específicamente que son ingresos gravados, “...la ayuda o compensación para renta de casa, transporte o cualquier otro concepto que se entregue en dinero o en bienes, sin importar el nombre con el cual se le designe.” Habitación en Especie. Como decíamos anteriormente, es frecuente que empresas que se encuentran en determinadas zonas, proporcionen vivienda a sus trabajadores. Estos servicios, no son mensurables ni cuantificables para cada uno de los trabajadores y por lo tanto, no deben formar parte del salario para efectos de indemnizaciones y del ISR. Y más si el trabajador paga por ellos (no importa la cantidad que pague). Para que éstos no integren el salario para efectos del SS, del INFONAVIT (artículo 27-V LSS) y del Impuesto sobre Nóminas (artículo 157-IX CFDF), los trabajadores deben pagar una cuota diaria que es igual para todos. Para el SS, el pago que deben hacer los trabajadores para que no se integre al salario, asciende al 20% del SMG del DF por día (artículo 27-V LSS). Si no se cobra nada a los trabajadores, el salario diario se debe incrementar en el 25% por concepto de habitación (artículo 32 LSS). El descuento que se hace para SS es suficiente para que no integre ninguno de los dos conceptos para el Impuesto sobre Nóminas, ya que el CFDF no especifica cantidad alguna. Los descuentos diarios de habitación, se calculan de la siguiente manera: SMG DF Ejemplo 1 x 20% 59.82 = x Descuento diario 20% = 11.964 El concepto de Descuento de habitación deberá hacerse sin considerar faltas. Ayuda para transporte. Es común que en los CCT se establezca un pago por este concepto a determinado grupo o tipo de empleados que por su trabajo tengan que viajar dentro de la ciudad en forma constante: cobradores, vendedores, mensajeros, etc. o a todo el personal, ya sea en efectivo o en vales gasolina. Si se consignan en el CCT, deben formar parte del salario para todos los efectos, porque ninguna Ley los excluye específicamente y sí quedaría ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 163 comprendido en la definición de salario que da cada una de ellas. Inclusive, el artículo 137 del RLISR lo califica como ingreso gravado específicamente. Si se otorga como instrumento de trabajo, en forma de boleto, cupón o bien, a manera de reembolso por un gasto específico sujeto a comprobación, no debe formar parte del salario para ningún efecto y es recomendable que no se incluya en nómina. Vales uniforme. Una de las principales obligaciones contractuales de la empresa es entregar al personal de la planta ropa de trabajo, se incluye dentro de ésta, zapatos o botas, batas, chamarras, toallas, etc. Por coadyuvar ésta a la seguridad industrial, regularmente se les entrega como “instrumentos de trabajo” y no se debe considerar como previsión social. Por lo que se refiere al personal de oficinas o en las empresas comerciales y de servicios, si no se establece en el CCT, es posible encontrar la prestación de vales uniforme. En estos casos, e insistimos, cuando no se entrega como herramienta de trabajo, deberá formar parte del salario para efectos de indemnizaciones (artículo 84 LFT). Por lo que se refiere al SS, no cabría dentro de la fracción I del artículo 27 por lo que también debería formar parte del salario para efectos de la determinación de la parte variable del salario. Para el Impuesto sobre Nóminas, tampoco cabe dentro de la exención de la Fracción XII del artículo 157 que se refiere a las prestaciones de previsión social, regulares y permanentes que se concedan de manera general de acuerdo con las leyes o contratos de trabajo. La LISR no lo exceptúa específicamente en ninguna de las fracciones del artículo 109, por lo que deberá formar parte del salario para efectos del cálculo del ISR. Ayuda para lentes. Esta es una prestación que no está cubierta por el SS (artículo 29 inciso b) del Reglamento de Servicios Médicos del IMSS), por eso es frecuente que los CCT establezcan que esta prestación que se otorgará a los trabajadores sindicalizados (y regularmente es extensivo para los empleados de confianza), bajo ciertas condiciones: para los empleados que tengan una antigüedad mínima de ‘X’ años o meses, una sola vez al año, con receta médica y factura, en un porcentaje determinado de la misma y hasta por una cantidad de ‘Y’ pesos. Se diría por ejemplo: se pagará esta prestación a los empleados con más de un año de antigüedad, una vez por año, con receta de médico especialista, al presentar la factura correspondiente y en un 75% de la misma sin exceder la cantidad de $ 600.00. El importe de este concepto integrará salario para efectos de la LFT, SS e Infonavit, ya que es una prestación que se entrega al trabajador por su trabajo (hay un requisito de antigüedad), pero es de una importancia relativa ya que es una vez al año. Para el Impuesto sobre Nóminas, éste es un concepto exento (artículo 157-XII CFDF). Para efectos del ISR, este concepto se deberá sumar a los demás de previsión social comprendidos en la fracción VI del artículo 109, ya que reúne todos los requisitos para considerarse como tal. Ayuda por fallecimiento. La LFT establece una indemnización de 2 meses de salario por concepto de gastos funerarios para el trabajador que fallece por enfermedad o riesgo de trabajo (artículo 500 LFT), pero sólo en 164 EDICIONES FISCALES ISEF estos casos. Por esto, es común que en los CCT se otorgue una prestación para pagar los gastos de inhumación, sin que éstos rebasen el equivalente a ‘X’ días de salario o una cantidad fija determinada, en caso de fallecimiento de un trabajador cualquiera que sea la causa. Dada su naturaleza y por no ser una cantidad que se entregue al trabajador por su trabajo, no integrará salario para efectos de indemnizaciones o pago de marcha. Por la misma razón no integra salario para efectos del SS y del Infonavit. Para efectos del ISR, está exento si se concede de manera general de acuerdo con las leyes o contratos respectivos, cualquiera que sea su importe (artículo 109-IV LISR), al igual que para el Impuesto sobre Nóminas (artículo 157-III CFDF). Es común que cuando fallece algún trabajador, el sindicato solicite a la empresa que se descuente alguna cantidad a todos los trabajadores (sindicalizados) como ayuda para los beneficiarios del trabajador fallecido, porque así lo tienen establecido en sus estatutos. Esto lo haríamos en el concepto descuento aportación ayuda por fallecimiento u otro similar y con base en la relación o comunicación del sindicato. Esto no lo debe hacer la empresa con los demás empleados porque se lo prohíbe la LFT y en su caso, el descuento efectuado a los trabajadores sindicalizados debe entregarse al sindicato y nunca a los beneficiarios o familiares del trabajador fallecido directamente (artículo 133-VI LFT). Becas. La LFT establece que cuando una empresa tiene más de cien y menos de mil trabajadores debe “sostener en forma decorosa los estudios técnicos, industriales o prácticos, en centros especiales, nacionales o extranjeros de uno de sus trabajadores o uno de los hijos de éstos, designado en atención a sus aptitudes, cualidades o dedicación, por los mismos trabajadores y el patrón.” Cuando sean más de mil trabajadores al servicio de la empresa, deberán ser tres los trabajadores o hijos de éstos, becados (artículo 132-XIV LFT). De hecho, las condiciones para otorgar las becas y su regulación estarán contenidas en los CCT o en los RIT. Dada su naturaleza y por no ser una cantidad que se entregue al trabajador por su trabajo, no integrará salario para efectos de indemnizaciones o pago de marcha. Por la misma razón no integra salario para efectos del SS y del Infonavit. Para el Impuesto sobre Nóminas, éste es un concepto exento (artículo 157-XII CFDF). La parte exenta del ISR la comentamos más adelante. La LFT agrega en el artículo 132-XIV que los becarios que hayan terminado sus estudios deberán prestar sus servicios al patrón que los hubiese becado, durante un año por lo menos, sin embargo, esto es letra muerta porque no se establece ninguna sanción para el trabajador que no cumpla o ningún beneficio para la empresa a la que no se le cumple. Y si el becario que termina sus estudios trabaja para la empresa, se estará convirtiendo en un empleado más que no se distingue para nada de los demás trabajadores. Por otra parte, se ha dado en llamar becarios a estudiantes que están haciendo el llamado servicio social o que están haciendo prácticas en las empresas las cuales tienen por objeto que los estudiantes complementen su formación académica, esto es, que puedan poner en práctica los conocimientos adquiridos en las aulas; de ahí que las instituciones académicas ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 165 realicen convenios con las empresas interesadas en esta labor social. Estos no son, para ningún efecto, empleados o becarios de la empresa, ya que no existe ninguna relación de trabajo (artículo 12 LSS) y no se deben incluir en nómina. Si quien recibe la beca asume la obligación (yo diría por contrato) de prestar sus servicios al concluir los estudios a quien paga la beca, entonces deberá considerarse como salario y gravarse como tal, así como cualquier otro concepto que reciba, como ayuda de renta, de transporte y otros, cualquiera que sea el nombre con el que se les designe (artículo 137 RLISR). Finalmente, señalamos que cuando en los CCT se establece que se otorgará a determinados trabajadores o sus hijos una cantidad anual como beca, si dicha cantidad no es suficiente para “sostener en forma decorosa los estudios...”, se le podrá llamar ayuda para útiles escolares o para libros, o de cualquier otra forma, pero no becas. Sí es válido, por ejemplo, establecer un pago mensual de $ 150.00 para un hijo de trabajador que esté cursando la secundaria (esta ayuda escolar integraría salario para todos los efectos). Naturalmente, el número de trabajadores becados o hijos de éstos, pueden ser más de los señalados en la LFT. Las becas podrán tener una duración limitada para dar oportunidad a otros. Cuotas sindicales pagadas por las empresas. Cuando existe la obligación (determinada en el CCT) de que el patrón pague las cuotas de los trabajadores, éstas se deben considerar como previsión social porque se pagan al sindicato y benefician en última instancia al trabajador; pero no siendo el trabajador mismo quien las recibe, no son ingresos del trabajador. Dada su naturaleza y por no ser una cantidad que se entregue al trabajador por su trabajo, no integrará salario para efectos de indemnizaciones o pago de marcha. Por la misma razón no integra salario para efectos del SS y del Infonavit. Para el Impuesto sobre Nóminas, éste es un concepto exento (artículo 157-XII CFDF). Para efectos del ISR, este concepto se deberá sumar a los demás de previsión social comprendidos en la fracción VI del artículo 109, ya que reúne todos los requisitos para considerarse como tal. Otros gastos de previsión social. Existen otros gastos que se consideran de previsión social para las empresas, pero que no son mensurables o no son ingresos directos para el trabajador y por lo tanto no integran salario para ningún efecto en ninguna de las leyes que estamos analizando o bien, éstas las excluyen o exentan. Estos son los siguientes: – Ayuda deportes. Normalmente, es una cantidad que se entrega al sindicato para ser destinada a incremento en las actividades culturales y deportivas entre el personal sindicalizado (artículo 132-XXV LFT), (artículo 27-II LSS), (artículo 31-XII LISR), (artículo 157-XII CFDF). – Ayuda para celebración de festejos del sindicato. Con el fin de que el sindicato celebre su aniversario o días especiales como el día del niño, el día de la madre o el día de la Virgen de Guadalupe, etc., se le entregan diversas cantidades en estas fechas. (artículo 132-XXV LFT), (artículo 27-II LSS), (artículo 31-XII LISR), (artículo 157-XII CFDF). – Ayuda para biblioteca o para útiles escolares. Con el fin de establecer medios para la instrucción de técnicas apropiadas a las actividades de la empresa entre los trabajadores o apoyar a los hijos 166 EDICIONES FISCALES ISEF de éstos en sus estudios, las empresas pueden aportar una cantidad única anual (por ejemplo, $ 10.00 por cada trabajador) para establecer una biblioteca o para otorgar ayuda para útiles escolares. Al igual que la anterior, esta cantidad se entrega al sindicato (artículo 132-XXV LFT), (artículo 27-II LSS), (artículo 31-XII LISR), (artículo 157XII CFDF). – Porcentaje a sindicato por no utilización de personal sindicalizado. Frecuentemente se establece en los CCT que en caso de que la empresa realice trabajos temporales de construcción, ampliaciones y modificación de sus instalaciones, paros de mantenimiento mayor, o de operación, instalaciones eléctricas de alta tensión, maniobras con grúas, mantenimiento de equipo motorizado, de equipo de aire condicionado, etc., se utilizará personal del sindicato, y si no se hiciera así, se pagará al sindicato sobre la mano de obra pagada al personal ajeno un porcentaje igual al de las cuotas sindicales que pagan los trabajadores sindicalizados en activo (artículo 132-XXV LFT), (artículo 27-II LSS), (artículo 31-XII LISR), (artículo 157-XII CFDF). – Atención médica. En los lugares donde no pueda atender el IMSS o como complemento a los servicios prestados por este instituto, esta prestación puede ser no sólo a los trabajadores sino también a los familiares de éstos que están señalados como beneficiarios en los registros de la empresa o se puede extender para cubrir, además, a padres y hermanos menores que dependan de ellos. Podrían comprender, inclusive, las medicinas de que disponga el consultorio o puesto de fábrica o podrían incluir uno o más exámenes médicos a los trabajadores (artículo 132-XVII LFT), (artículo 27-II LSS), (artículo157XII CFDF), (artículo 109-IV LISR). – Despensa familiar, arcón navideño, pavos navideños y premios en rifas de fin de año. Estos son un regalo de parte de la empresa a sus trabajadores y empleados con motivo de las fiestas de fin de año, y por lo mismo, no son otorgados como una remuneración o contraprestación por los servicios prestados, además de que no son mensurables por cada trabajador. No deben integrar salario porque ninguna de las leyes señala como determinar la base gravable constituida precisamente por el salario integrado, ni aun cuando estén señalados como obligatorios en los CCT. – Descuentos en mercancías de la empresa o ventas abajo del costo. Si la empresa vende a sus trabajadores artículos de consumo necesario con un porcentaje de descuento sobre precio de adquisición, que es absorbido por la empresa, o si vende productos que ella misma fabrica o comercializa a un precio menor al que regularmente da a sus clientes, es manifiesto que se trata de ayudar a dichos trabajadores a satisfacer sus necesidades primarias con mejoramiento de su salario real, lo que claramente es un gasto de previsión social; situación tanto más explicable cuanto que los aumentos de los precios han subido a un ritmo sensiblemente mayor al alza de los salarios con evidente detrimento del poder adquisitivo de éstos. No deben integrar salario porque ninguna de las Leyes señala como determinar la base gravable constituida precisamente por el salario integrado. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 167 Gastos de transporte de personal. En ocasiones, cuando las empresas están situadas lejos de los centros poblacionales, proporcionan transporte a sus trabajadores con unidades propias o alquiladas. Estos servicios son sólo para los trabajadores que lo requieran y no son mensurables por cada trabajador. No deben integrar salario porque ninguna de las Leyes señala como determinar la base gravable constituida precisamente por el salario integrado, ni aun cuando estén señalados como obligatorios en los CCT. Prima de seguro de gastos médicos mayores. Comentamos este concepto en este apartado porque reúne todos los requisitos para considerarse como un gasto de previsión social, y con frecuencia los empleadores lo utilizan como un argumento de contratación al darle el carácter de prestación de previsión social, pero en realidad éste no es un ingreso para el empleado, ya que se deriva de una relación contractual entre la empresa y la compañía de seguros, y si bien el empleado puede ser que llegue a ser beneficiado, este beneficio está sujeto a una contingencia. Así lo reconoce la LISR al considerar exentos o no (artículo 109-XVII LISR), los ingresos que pague la compañía de seguros, y al considerar específicamente los pagos por este concepto (artículo 109-IV). Además, la última parte del penúltimo párrafo del artículo 176 señala que la cantidad de gastos médicos recuperada deberá descontarse a los comprobantes deducibles por este concepto. Si no es deducible el beneficio, no puede ser ingreso la prima. El artículo 122 del RLISR ratifica este criterio al señalar que no será un ingreso acumulable y sí serán deducibles (artículo 41 RLISR); si el beneficiario es el empleado, su cónyuge o la persona con quien vive en concubinato, o sus ascendientes o descendientes, en línea recta (artículo 176-VI LISR); y los comprobantes que amparan el pago de la prima se expiden a nombre del patrón. El mismo criterio sigue el IMSS cuando señala en su Acuerdo 77/94 (publicado en el DOF el 11 de marzo de 1994 y que sigue vigente según Tesis: IV.3o.A.125 A y IV.3o.A.126 A de los Tribunales Colegiados de Circuito publicada, en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta XXXI, en Mayo de 2010 Página: 2071 y 2072) referido a los seguros de vida, invalidez y gastos médicos: “Si un patrón contrata en lo personal un seguro de grupo o global en favor de sus trabajadores, tal prestación no integra salario porque la relación contractual se da entre la institución aseguradora y dicho patrón, aunque el beneficiario sea el trabajador y sus familiares. Los trabajadores no reciben un beneficio directo en especie o en dinero por su trabajo y sólo se verán beneficiados por el seguro, cuando se presente la eventualidad prevista en el contrato. De lo expuesto se aprecia que hay dos relaciones contractuales, la laboral que se presenta entre el patrón y el trabajador y la derivada del seguro que se da entre la institución aseguradora y el patrón. En el segundo caso, al presentarse la eventualidad, el trabajador recibe el beneficio del seguro contratado por su patrón, sin embargo, no se trata de una retribución por su trabajo.” De igual forma, el CFDF señala en su artículo 156, que se encuentran obligadas al pago del impuesto quienes “realicen erogaciones en dinero o en especie por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado...” de donde concluimos que el pago de primas de seguros no forma parte de la base para el pago de Impuesto sobre Nóminas. Cálculo de la parte exenta de los pagos de previsión social. Finalmente comentaremos la forma de calcular la parte exenta, de todos los 168 EDICIONES FISCALES ISEF pagos de previsión social considerados en su conjunto, para efectos del ISR. Pedimos leer los siguientes párrafos sin considerar los números entre paréntesis y después los ejemplos para, en seguida, volver a leer los párrafos comparando y correlacionando los números entre paréntesis. La LISR señala en su artículo 109: “ARTICULO 109. No se pagará el impuesto sobre la renta por la obtención de los siguientes ingresos: ......................................................................................................... FRACCION VI. Los percibidos con motivo de subsidio por incapacidad, becas educacionales para los trabajadores o sus hijos, guarderías infantiles, actividades culturales y deportivas, y otras prestaciones de previsión social de naturaleza análoga, que se concedan de manera general, de acuerdo con las leyes o por contratos de trabajo. La previsión social a que se refiere esta fracción es la establecida en el artículo 8o., quinto párrafo de esta Ley”. (1) Y agrega en el penúltimo párrafo de dicho artículo: “La exención aplicable a los ingresos obtenidos por concepto de prestaciones de previsión social se limitará (3) cuando la suma de los ingresos por la prestación de servicios personales subordinados o aquellos que reciban, por parte de las sociedades cooperativas, los socios o miembros de las mismas y el monto de esta exención exceda de una cantidad equivalente a siete veces el salario mínimo general del área geográfica del contribuyente, elevado al año (2); cuando dicha suma exceda de la cantidad citada, solamente se considerará como ingreso no sujeto al pago del impuesto un monto hasta de un salario mínimo general del área geográfica del contribuyente, elevado al año (4). Esta limitación en ningún caso deberá dar como resultado que la suma de los ingresos por la prestación de servicios subordinados o aquellos que reciban, por parte de las sociedades cooperativas, los socios o miembros de las mismas y el importe de la exención, sea inferior a siete veces el salario mínimo general del área geográfica del contribuyente, elevado al año”. (5) Esto podría no verse claro, pero veamos ahora los ejemplos siguientes: 7 veces el SMGA al año 1 vez el SMGA al año 59.82 59.82 x x 7 1 x x 365 365 = 152,840.10 = 21,834.30 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Ejemplo 1 169 Ejemplo 2 Ingresos totales 133,000.00 120,000.00 Pagos de previsión social (1) 24,000.00 34,000.00 157,000.00 154,000.00 SUMA (2) Pagos PS exentos 21,834.30(4) 32,840.10 SUMAN ING. TOTALES + EXENTOS (3) 154,834.30 152,840.10(5) Ejemplo 3 Ejemplo 4 155,000.00 154,000.00 25,000.00 180,000.00 19,000.00 173,000.00 21,834.30(4) 19,000.00 176,834.30 173,000.00 Veamos dos ejemplos más, cuando la suma no rebasa el importe de siete salarios mínimos: Ingresos totales Pagos de previsión social (1) SUMA (2) Pagos PS Exentos SUMAN INGRESOS TOTALES + EXENTOS (3) Ejemplo 5 Ejemplo 6 99,000.00 14,000.00 107,000.00 21,000.00 113,000.00 128,000.00 14,000.00 21,000.00 113,000.00 128,000.00 Aún nos queda pendiente aclarar cuáles ingresos deben considerarse dentro de los ‘Ingresos totales’ y cuáles dentro de los ‘Pagos de Previsión Social’ que utilizamos en los ejemplos mostrados, así como los días para obtener el promedio aritmético por cada trabajador. Los ingresos totales los podemos acumular dentro de la base 909 Base Ingresos Totales Previsión Social y los Pagos de Previsión Social, dentro de la base 910 Base Pagos de Previsión Social. (Ver capítulo 11). Diremos que dentro de los Ingresos Totales Previsión Social se deben incluir todos los ingresos gravables totales netos, sin incluir los pagos de previsión social ni los pagos de previsión social exentos. El último párrafo de la fracción XXVIII del artículo 109 de la LISR, establece: “Lo dispuesto en el párrafo anterior, no será aplicable tratándose de jubilaciones, pensiones, haberes de retiro, pensiones vitalicias, indemnizaciones por riesgos de trabajo o enfermedades, que se concedan de acuerdo con las leyes, contratos colectivos de trabajo o contratos Ley, reembolsos de gastos médicos, dentales, hospitalarios y de funeral, concedidos de manera general de acuerdo con las leyes o contratos de trabajo, seguros de gastos médicos, seguros de vida y fondos de ahorro, siempre que se reúnan los requisitos establecidos en la fracción XII y XXIII del artículo 31 de esta Ley, aun cuando quien otorgue dichas prestaciones de previsión social no sea contribuyente del impuesto establecido en esta Ley.” Por lo tanto, los pagos de previsión social de los comprendidos en la fracción VI del artículo 109, son los siguientes: 170 EDICIONES FISCALES ISEF Núm. Pr Ti AD AI EC Tema 120 121 122 123 124 126 127 128 131 132 133 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 P P P P P P P P P P N N N N N N N N N N S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 2 1 P P N N S S N N 6.21. 6.6. CLASIFICACION: CONCEPTO Despensa en Efectivo Vale Despensa Ayuda para Comida Vales Restaurante Ayuda para Renta Vale Gasolina Vale Uniforme Ayuda para Lentes Beca para Trabajadores Beca para Hijos de Trabajadores Cuotas Sindicales Pagadas por la Empresa 200 Subsidio por Incapacidad Una vez que tengamos estas bases también podemos calcular la parte exenta en el transcurso del año, con el siguiente procedimiento: Acumulamos las cifras del período con las cifras acumuladas hasta el período anterior para obtener las cifras acumuladas a la fecha. Dividimos éstas entre los días transcurridos y multiplicamos por 360 ó 364, según sean los días a pagar en el año. Con el resultado obtenido, determinamos la parte exenta al año según explicamos anteriormente. La parte exenta del año la dividimos entre 360 ó 364 según hicimos la multiplicación anterior, y el resultado lo multiplicamos por los días transcurridos a la fecha, lo que nos dará el resultado exento a la fecha, al que restaremos el exento hasta el período anterior para obtener el exento del período. Veamos dos ejemplos, el primero a la quincena 5 y el segundo a la quincena 19: En este primer ejemplo, la suma de los ingresos totales más los exentos de los comprendidos en la fracción VI del artículo 109 LISR, sobrepasa el límite de 7 veces el SMGA al año: 7 veces el SMGA al año 1 vez el SMGA al año 152,840.10 21,834.30 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 171 EJEMPLO 7 (a la quincena 5) Ingresos Días Pagos de totales prev. social Acumulado al período anterior Cifras del período Acumulado a la fecha Entre 75 días acumulados a la fecha Por 360 días a pagar en el año Importe exento según explicación anterior (Ejemplo 1) Entre 360 días Por días transcurridos a la fecha Menos acumulado al período anterior EXENTO DEL PERIODO ACTUAL Suma 22,200.00 60 4,030.00 26,230.00 5,550.00 27,750.00 370.00 133,200.00 15 75 1,067.50 6,617.50 5,097.50 32,847.50 67.97 437.97 24,468.00 157,668.00 21,834.30 60.65 4,548.81 3,639.05 909.76 Esta forma de determinar la parte exenta tiene la ventaja de que conforme se acerca el fin de año, la estimación se acerca más a las cifras definitivas y el ajuste anual se vuelve innecesario. Esto es una ventaja que quedará más ampliamente explicada en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. En este segundo ejemplo, la suma de los ingresos totales más los exentos de los comprendidos en la fracción VI del artículo 109 LISR, no sobrepasa el límite de 7 veces el SMGA al año: EJEMPLO 8 (a la quincena 19) Ingresos Días Pagos de totales prev. social Acumulado al período anterior 87,000.00 270 Cifras del período 4,800.00 Acumulado a la fecha Entre 285 días acumulados a la fecha Por 360 días a pagar en el año Importe exento según explicación anterior (Ejemplo 2) Entre 360 días Por días transcurridos a la fecha Menos acumulado al período anterior EXENTO DEL PERIODO ACTUAL 15 91,800.00 285 322.11 115,957.89 Suma 24,126.00 111,126.00 1,876.00 6,676.00 26,002.00 117,802.00 91.24 413.34 32,844.63 148,802.53 32,844.63 91.24 26,002.00 24,126.00 1,876.00 Recordemos que de acuerdo con el RLISR, el excedente es acumulable para el empleado: “ARTICULO 135-A. Para los efectos de lo dispuesto por el penúltimo párrafo del artículo 109 de la Ley, cuando las prestaciones de previsión social excedan de los límites establecidos en el citado precepto, dicho excedente se considerará como ingreso acumulable del contribuyente.” 172 EDICIONES FISCALES ISEF A mayor abundancia, comentamos que en el Anexo 26 de la RMF2006 publicado en el DOF el 7 de diciembre de 2006, se publicó el siguiente CRITERIO NO VINCULATIVO: “05/ISR. Sociedades cooperativas. Salarios y previsión social. Las sociedades cooperativas, en nombre colectivo y en comandita simple que distribuyan a sus socios o accionistas los ingresos por la prestación de servicios a terceros, deberán efectuar la retención del ISR por concepto de salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado, de conformidad con los artículos 110, fracción III y 113 de la Ley del ISR, y tratándose de previsión social respetar las limitantes a que se refiere el penúltimo párrafo del artículo 109 de la propia Ley. Lo anterior, en virtud de que se han detectado sociedades cooperativas, sociedad en nombre colectivo y en comandita simple, constituidas con la finalidad de disminuir la retención de salarios al considerar gran parte de los ingresos por este concepto como previsión social, los cuales exceden los límites establecidos en la Ley del ISR.” A propósito de esta práctica en la que algunas empresas dan a sus ejecutivos una partida significativa por concepto de alimentos y los consideran exentos al amparo del procedimiento aquí explicado, debo señalar que los colegios de contadores están recomendando a sus miembros que en los trabajos de auditoría que desarrollen, verifiquen con especial atención este tipo de operaciones con pruebas sustantivas que permitan al dictaminador respaldar su opinión, mencionando que éstas operaciones no necesariamente se están dando en forma directa entre la empresa auditada y el prestador del servicio de outsourcing, sino que para tratar de evadir al fisco, en dichas operaciones, vinculan a otras empresas que no necesariamente están constituidas como Sociedades Cooperativas, Sociedades en Nombre Colectivo, Sociedades Civiles Particulares, Sociedades Universales, Empresas Integradoras e Integradas. Es decir, tanto los auditores como la Administración General de Auditoría Fiscal Federal (AGAFF) del SAT, consideran esta política como una práctica fiscal indebida. Otros conceptos que son de previsión social, pero que no consideramos en esta exención porque existe una específica para ellos, son Fondo de Ahorro, Cuotas Obrero Patronales e ISR a cargo del trabajador, pagadas por la empresa, ayuda por fallecimiento y Reembolso de Gastos Médicos. 6.22. INGRESOS POR ADQUISICION DE TITULOS VALOR El concepto que aquí comentamos es el siguiente: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema Ingreso por adquisición de títulos valor 0 P N S N 6.22. 083 Algunas empresas han desarrollado diversos esquemas de compensación para sus trabajadores, tales como las opciones de compras de acciones (stock options). Estas opciones se otorgan generalmente a directivos a quienes se desea retener y a quienes se da la oportunidad de participar del éxito económico de la compañía. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 173 Estas opciones son instrumentos financieros formalizados contractualmente que garantizan el derecho pero no la obligación de comprar o vender mercancías o títulos a un precio fijo (premio) dentro de un período determinado. Los planes de opciones son aquellos acuerdos que establecen las bases sobre las cuales se otorga a determinados empleados el derecho de adquirir un determinado número de acciones de la compañía durante un período previamente señalado y al precio que el propio otorgante determine. Con frecuencia, el empleado adquiere esas acciones en un valor inferior al de mercado o incluso sin costo y naturalmente tendrá una utilidad representada por la diferencia entre el valor de las acciones en el mercado y el valor al que se ejerció la opción. La SHCP considera que en ese momento el trabajador obtiene un ingreso que se debe clasificar como ingreso asimilable a salarios (esto es una tendencia mundial), el cual debe pagar el impuesto correspondiente. Por tal razón, en los cambios surgidos en la LISR para 2005 se establece la forma para gravar este nuevo concepto que he denominado “Ingresos por adquisición de títulos valor.” “ARTICULO 110. Se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, … se asimilan a estos ingresos los siguientes: ......................................................................................................... VII. Los ingresos obtenidos por las personas físicas por ejercer la opción otorgada por el empleador, o una parte relacionada del mismo, para adquirir, incluso mediante suscripción, acciones o títulos valor que representen bienes, sin costo alguno o a un precio menor o igual al de mercado que tengan dichas acciones o títulos valor al momento del ejercicio de la opción, independientemente de que las acciones o títulos valor sean emitidos por el empleador o la parte relacionada del mismo”. El ingreso acumulable será la diferencia que exista entre el valor del mercado que tengan las acciones al momento en el que el contribuyente ejerza la opción y el precio establecido al otorgarse la acción (artículo 110-A LISR). La RMF 2010 nos señala cuál será el ingreso acumulable por la liquidación de opciones para adquirir acciones cuando la opción se liquide en efectivo: “I.3.11.1. Para los efectos de los artículos 110, fracción VII, 110-A y 180 de la Ley del ISR, cuando el empleador o una parte relacionada del mismo, liquide en efectivo la opción para adquirir acciones o títulos valor que representen bienes a la persona física que ejerza la opción, el ingreso acumulable o gravable, según se trate, será la cantidad en efectivo percibida por dicha persona física.” Esta medida impactará las opciones que se otorguen a partir de 2005, y también las otorgadas con anterioridad a la entrada en vigor de esta modificación, en los casos en que las acciones aún no hayan sido adquiridas, en cuyo caso, se considerará como valor establecido de esas acciones, el que tengan las acciones en el mercado al 31 de diciembre de 2004 (fracción XXVI del Artículo Tercero de de las Disposiciones Transitorias de la LISR 2005). 174 EDICIONES FISCALES ISEF En el supuesto de que el valor de mercado fuese inferior al valor en el que se ejerció la opción, cosa poco probable, no habrá pago de impuesto. Cuando el empleado venda esas acciones, tendrá una utilidad independiente a la aquí señalada que estará gravada por la LISR en los términos del Capítulo IV del Título IV de la LISR. (Esto lo confirma la Tesis: I.4o.A.710 A de los Tribunales Colegiados de Circuito publicada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta XXXI, de Mayo de 2010 Página: 1985). El reglamento de la LISR señala en su artículo 138-B que a la determinación del ingreso acumulable o gravable se le podrá disminuir el monto de la prima pagada y su correspondiente actualización. También señala que al momento de enajenar las acciones o títulos valor adquiridos por ejercer la opción de compra, el costo comprobado será el valor que se haya utilizado en la determinación de su ingreso acumulable o gravable proveniente del ejercicio de la misma. “ARTICULO 138-B. Para los efectos de los artículos 110 fracción VII, 110-A y 180, de la Ley, se podrá disminuir del ingreso acumulable a que se refieren dichos preceptos percibidos por el contribuyente, el monto de la prima que hubieren pagado por celebrar la opción de compra de acciones o títulos valor que representen bienes. El monto de la prima se podrá actualizar por el período comprendido desde el mes en el que se haya pagado y hasta el mes en el que se ejerza la opción. Cuando el contribuyente enajene las acciones o títulos valor que obtuvo por haber ejercido la opción de compra, considerará como costo comprobado de adquisición de dichas acciones o títulos valor, el valor que haya servido para la determinación de su ingreso acumulable o gravable al ejercer su opción de compra, proveniente del ejercicio”. Será importante que el trabajador conserve sus comprobantes de pago de nómina para comprobar el pago del ISR que justifique la determinación de valor a que se refiere este párrafo y que comentamos en este tema. Será indispensable que el área de contabilidad determine esta cantidad y el área de nómina la capture como cualquier incidencia. Conviene hacer la aclaración de que si bien este concepto lo señalamos aquí como percepción para el empleado, su importe no debe afectar el neto a pagar al mismo, pero será conveniente registrar su importe para incrementar la base que servirá para calcular el ISR de dicho empleado. Por el momento, este ingreso, solo será asimilable a sueldos para efectos de ISR, no así para las demás leyes como IMSS, Infonavit, LFT e Impuesto sobre Nóminas. 6.23. HONORARIOS ASIMILABLES El concepto que aquí comentamos es el siguiente: Núm. 006 CLASIFICACION: CONCEPTO Honorarios asimilables Pr Ti AD AI EC Tema O P S S N 6.23. En los últimos años se ha popularizado mucho este concepto, tanto entre las empresas como entre las personas que trabajan por su cuenta como empresarios. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 175 Sin embargo, pocas son las personas que tienen claro cuál es el concepto o significado correcto de esta expresión. Estos términos se originan en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en los años 80 y 90, cuando se percatan de que hay una gran cantidad de profesionistas independientes que no pagaban sus impuestos, principalmente el Impuesto al Valor Agregado, unos por desconocimiento de la Ley, otros por incapacidad económica y los menos por ser verdaderos defraudadores. A estas personas, los profesionistas independientes, la Ley les impone en términos generales las obligaciones siguientes: darse de alta en el Registro Federal de Contribuyentes, mandar a imprimir sus recibos, llevar contabilidad, presentar declaraciones mensuales y pagar sus impuestos, presentar declaraciones anuales y conservar sus comprobantes hasta por 5 años. También se ven obligados a conocer las leyes del ISR e IVA para saber qué ingresos son acumulables y cuáles no, qué gastos son deducibles y qué requisitos deben llevar los comprobantes, etc.; naturalmente, tienen que auxiliarse de un contador que les lleve sus papeles, lo que necesariamente tendrá un costo. En aquellos años debían expedir sus recibos bajo la siguiente fórmula: Concepto Honorarios por servicios prestados Más: Impuesto al valor agregado 15% Parcial Menos: Retención ISR 10% PAGO NETO Importe $ 1,000.00 150.00 1,150.00 100.00 $ 1,050.00 Así, de los $ 150.00 del impuesto al valor agregado, los profesionistas debían acreditar el impuesto por ellos pagado o a ellos trasladado y la diferencia, regularmente a su cargo, debían enterarla mediante declaración a la SHCP. Una gran cantidad de profesionistas no lo hacían, como lo dijimos anteriormente, unos por desconocimiento de la Ley y porque se les hacía muy complejo, y otros porque se gastaban todo lo que recibían al momento de cobrar sus recibos y el día 17 del mes en que debían pagar sus impuestos mediante declaración, no tenían el dinero suficiente para ello. Por lo que se refiere al ISR, la evasión era menor porque finalmente a los ingresos se les iban a deducir los gastos y sobre la utilidad se aplicaría la tarifa general, y al resultado se le debía restar la retención del 10% que les hacían en cada uno de los recibos; con frecuencia esto daba un saldo mínimo a cargo del profesionista o inclusive saldo a su favor. Pero por lo que se refiere al IVA, la evasión sí era mayor. Para minimizar el problema, la SHCP tomó varias medidas, una de las más simples y que prevalece hasta la fecha, fue cambiar la fórmula, la cual ha quedado como sigue (con tarifas actualizadas a partir de 2010): 176 EDICIONES FISCALES ISEF Concepto Honorarios por servicios prestados Más: Impuesto al valor agregado 16% ((artículo 1o. LIVA) Parcial Menos: Retención ISR 10% Menos: Retención del IVA 10.667% (artículo 3 RLIVA) PAGO NETO Importe $ 1,000.00 160.00 $ 1,160.00 100.00 106.67 $ 953.33 Así, por lo menos, la SHCP recauda a través de las empresas el 10.667% del IVA y deja el otro 5.333% para que el profesionista pueda acreditar el impuesto pagado por él. Otra de las más importantes medidas fue la de crear una opción para que estos profesionistas pudieran pagar sus impuestos con más facilidad, asimilándolos a sueldos y salarios. De esta manera, les quitan prácticamente todas las obligaciones: si empiezan a trabajar, el empleador será quien los deba dar de alta en el RFC, si ya han trabajado, deberán proporcionar al empleador su registro; no llevarán contabilidad, no imprimirán recibos oficiales, no presentarán declaraciones mensuales, presentarán declaraciones anuales sólo en ciertos casos (señalados en la fracción III del artículo 117 LISR), ya no trasladarán IVA (y tampoco podrán acreditar IVA pagado), por lo tanto no habrá pago mensual de este impuesto y no habrá evasión del mismo. Tampoco estarán obligados a contratar los servicios de un contador y a conocer tan a fondo la Ley del ISR y la del IVA. El empleador será quien les retenga el ISR y los entere a la SHCP. En fin, se les facilitará enormemente el camino y se evitará una fuga importante de impuestos por evasión. Este fue su origen, pero no son los únicos ingresos que en la actualidad se asimilan a salarios. De acuerdo con el artículo 110 de la Ley del ISR, se asimilan a salarios los siguientes: Remuneraciones y prestaciones de empleados públicos. Se incluyen los funcionarios y trabajadores de los tres niveles de gobierno, municipal, estatal y federal, así como los miembros de las fuerzas armadas (artículo 110-I LISR). Es decir, todos los que se consideran dentro del apartado B del artículo 123 Constitucional. Para ellos, el patrón es el gobierno, quien debe cumplir con las obligaciones de retener y enterar los impuestos descontados a estos funcionarios y empleados. Rendimientos y anticipos. Rendimientos y anticipos que obtengan los miembros de las sociedades cooperativas de producción y de las asociaciones y sociedades civiles (artículo 110-II LISR). Para todas estas personas, el ingreso real se determina hasta fin de año, y es con su declaración anual con la que deben pagar sus impuestos, pero para vivir, tienen que recibir anticipos en el transcurso del año. Al asimilarlos a salarios, los anticipos se verán gravados con un impuesto que se considerará como anticipo del impuesto anual. En este caso, ellos son su mismo patrón. Honorarios a consejeros y comisarios. Honorarios a miembros de consejos directivos, de vigilancia, consultivos o de cualquier otra índole, así como los honorarios a administradores, comisarios y gerentes generales (artículo 110-III LISR). El común denominador en este grupo es que no laboran bajo la dirección y dependencia de la empresa, ellos son la dirección y los demás son los que dependen de ellos. Los administradores y ge- ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 177 rentes generales a que se refiere la Ley en esta fracción son los que tienen la representación legal de la empresa y son la autoridad máxima en ella. Ingresos por actividades empresariales. Los ingresos por actividades empresariales que reciban las personas físicas de personas morales o de otras personas físicas con actividades empresariales, cuando les comuniquen por escrito que opta por pagar el impuesto en los términos del Capítulo I del Título IV del la Ley del ISR (artículo 110-VI LISR). Estas personas son sus propios patrones, pero regularmente son de poca capacidad administrativa y no tienen grandes deducciones; esta opción les quita la mayor parte de las obligaciones para pago de impuestos y asegura que la SHCP recaudará el ISR de sus ingresos. Ingresos por adquisición de títulos valor. Ingresos obtenidos por trabajadores por ejercer la opción ofrecida por el empleador o por una parte relacionada del mismo para adquirir acciones o títulos valor que representen bienes sin costo alguno o a un precio menor al de mercado (artículo 110-VII LISR). Este ingreso se incluyó como asimilable a sueldos y salarios, simplemente porque quien se supone que tiene el ingreso es un trabajador (ver tema 6.22 Ingresos por adquisición de títulos valor). Honorarios preponderantes. Honorarios a personas que presten servicios preponderantemente a un prestatario, siempre que los mismos se lleven a cabo en las instalaciones de este último. La preponderancia se determina si los ingresos del año anterior fueron recibidos de un prestatario en más del 50% y si no se entrega una carta al principio del año y antes del primer pago señalando que los ingresos que paga el prestatario fueron menos del 50% (artículo 110- IV LISR). Honorarios asimilables. Honorarios que perciban las personas físicas de personas morales o de personas físicas con actividades empresariales a los que presten servicios personales independientes, cuando comuniquen por escrito al prestatario que optan por pagar el impuesto en los términos del Capítulo I del Título IV de la Ley del ISR (artículo 110- V LISR). Estos dos últimos grupos son los que más nos interesan. En ambos, son personas que trabajan por su cuenta y prestan servicios a personas morales o personas físicas con actividades empresariales. Las diferencias son que en el primer caso, si percibieron más del 50% de sus ingresos en el ejercicio anterior del mismo prestatario, deben pagar sus impuestos bajo esta fórmula, y en el caso de los segundos, es cuando optan por hacerlo bajo esta modalidad. Otra diferencia es que en el primer caso prestan los servicios en las instalaciones del prestatario, mientras que en el segundo pueden o no hacerlo dentro de sus instalaciones. En ambos casos debe haber un aviso por escrito al prestatario para que éste pueda llevar a cabo los descuentos de impuestos. En el primer caso, se supone que si el prestatario no recibe el aviso, debe proceder a pagar los honorarios como asimilables a sueldos, sin embargo, es confuso, por decir lo menos, el saber cuándo debe proceder. En algunos casos, si obtiene recibos del profesionista con el folio consecutivo, podrá suponer que recibe esos honorarios preponderantemente de él, pero eso no es contundente, porque el profesionista puede tener ingresos por otros capítulos o de otros prestatarios como asimilables. En todo caso, la Ley le impone al prestatario la obligación de pagar estos honorarios como asimilables a sueldos cuando en el año anterior pagó recibos del profesionista con folios consecutivos, éste prestó sus servicios en las instalaciones del prestatario y no recibe la carta antes del primer pago del año, en la que se señale que 178 EDICIONES FISCALES ISEF el profesionista no recibió los honorarios preponderantemente de dicho prestatario. En estos casos, los profesionistas independientes siguen conservando esa condición, por lo tanto no será necesario registrarlos ante el IMSS ni ante el Infonavit y no se incluirán en la base para calcular el impuesto local sobre remuneraciones. Tampoco se incluirán en el reparto de utilidades ni se les pagarán vacaciones o gratificaciones, y al concluir la relación contractual no será necesario indemnizarlos. Por otra parte, de acuerdo con el último párrafo del artículo 14 de la Ley del IVA, al asimilarse a salarios tampoco serán objeto de este impuesto. Recordemos que ésta es sólo una forma de pagar el ISR que les corresponde a estos profesionistas independientes, y aunque sí existe una relación contractual, no trabajan bajo la dirección y dependencia del prestatario. Pero, e insistimos en ello, esta forma de pago no es una alternativa para pagar a un trabajador ni para evitar el pago de las cuotas del seguro social e Infonavit o del impuesto local sobre nóminas. Por lo tanto, el primer requisito es que la naturaleza de los servicios prestados implique que no existe dependencia, dirección o subordinación. Si existe cualquiera de estos elementos, entonces no se trata de un profesionista independiente, sino de un trabajador que debe ser incluido en la nómina con todas sus prestaciones y su carga social. Para demostrar ante las autoridades que lo requieran, la naturaleza de los servicios prestados, será necesario que la relación contractual esté soportada por un contrato de servicios profesionales en el que se describa en qué consisten los servicios objetos del contrato y se especifiquen derechos y responsabilidades de cada una de las partes. A su vez, el contrato deberá estar respaldado con los reportes periódicos que el profesionista deba presentar como informe de sus actividades. Normalmente, deberán ser servicios que no puedan o no deban desarrollar trabajadores registrados en la nómina, y deben ser prestados por un profesional con preparación especial, es decir, poseer conocimientos técnicos o científicos debidamente comprobables. En términos generales, debemos ser muy cuidadosos en estas contrataciones, porque si los auditores del Seguro Social pueden demostrar que por la naturaleza del trabajo desarrollado existe subordinación y por lo tanto debieron estar inscritos en el IMSS y no lo hicimos, nos podrán determinar y requerir las cuotas obrero patronales de los últimos cinco años, actualizaciones, recargos y multas, y existirá la posibilidad de fincarnos capitales constitutivos por parte del Instituto. Ahora bien, los elementos que los auditores del Seguro Social utilizan para demostrar la existencia de una relación laboral (artículos 8, 20, 21 y 134 LFT) con los profesionistas a los que les pagamos por honorarios profesionales o asimilables (artículo 2606 del Código Civil del DF), son los siguientes: Secuencia de los recibos de honorarios. Independientemente de que esto sea correcto o no, los auditores presumen subordinación por dependencia económica cuando se tienen folios consecutivos. Periodicidad de los pagos. Cuando los pagos que cubrimos por honorarios asimilables son en las mismas fechas que la nómina, ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 179 los auditores consideran que se trata de sueldos, aun cuando no se tenga secuencia en los números de folios. Pago de prestaciones. Cuando se tienen prestaciones estipuladas en los contratos de servicios profesionales, se presumen prestaciones laborales. Herramientas de trabajo. Cuando se les proporciona cualquier herramienta de trabajo, uniformes, capacitación, credenciales o gafetes de identificación que permitan vincularlos con la empresa, se presume la relación laboral. Declaración anual de las personas físicas. En algunos casos, los auditores solicitan copia de las declaraciones anuales de las personas a quienes les pagamos por honorarios para verificar que tienen otros ingresos y que no existe dependencia económica. Esto es irregular, ya que no deberían solicitarlo a la empresa, pero como la prueba es a cargo del pagador y lo que se busca es desvirtuar los supuestos del Instituto, a la empresa convendrá entregar dichas copias. Contrato de prestación de servicios. Es muy importante la existencia de estos contratos, porque de lo contrario se cae en la presunción y el auditor supondrá la existencia de la relación laboral. También será necesario que dichos contratos no contengan cláusulas que indiquen que existe subordinación porque eso los convertirá en contratos de trabajo. Deberá señalarse claramente el objeto del contrato (tipo de servicio a otorgar), lugar donde se prestarán los servicios y que los mismos se prestarán indistintamente en forma personal o mediante terceros (sus trabajadores). Para que el contrato que firmamos con el profesionista sea considerado de naturaleza civil, además del objeto mismo del contrato, deberá cubrir los siguientes requisitos: Que la persona sea un profesionista que se dedique habitualmente a prestar servicios profesionales independientes y que no le digamos cómo debe hacer su labor. Que el servicio lo preste por sus propios medios y que así se determine específicamente, es decir, que no le proporcionemos las herramientas o útiles para el desarrollo de su actividad ni tenga un lugar específico en la empresa para desarrollar su trabajo. Que el prestatario cuente con libertad para realizarlo tanto en su aspecto de temporalidad, sin un horario establecido, como en el aspecto profesional, sin caer en la permanencia. Y si un auditor independiente dictamina nuestros sueldos y salarios para efectos del IMSS, en la revisión que el Instituto hará de ese dictamen le solicitará por cada persona física a la que le paguemos honorarios (profesionales o asimilables) los siguientes documentos: Copia del contrato para analizar las cláusulas. Relación de pagos efectuados para revisar la periodicidad. Relación de folios de los recibos para revisar la secuencia. Copias de recibos o facturas para analizar los conceptos. Los auditores jamás evaluarán, en ningún caso, si existe poder de mando y deber de obediencia, lo que demostraría que sí existe subordinación y 180 EDICIONES FISCALES ISEF que el pago que estamos haciendo por honorarios es realmente un salario. Tampoco considerarán que en la retención del ISR se haya optado por la alternativa de honorarios asimilables. Si el auditor establece la presunción de que el pago que hicimos por honorarios es un sueldo la ratificarán y liquidarán las cuotas. Conclusión, no obstante que la LISR nos da la alternativa de esta forma de pago del impuesto, debemos ser muy cuidadosos en lo que se refiere a la Ley del Seguro Social. Y si de acuerdo con nuestro criterio el profesionista a quien le pagamos honorarios asimilables (o profesionales) cumple con todos los requisitos para serlo, y no obstante, los auditores del Seguro Social insisten que son trabajadores, lo recomendable será esperar a que emitan las cédulas de liquidación de cuotas correspondientes a efecto de que una vez notificadas, la empresa afectada interponga el recurso de inconformidad ante el Consejo Consultivo Delegacional o juicio de nulidad ante el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa con los argumentos de la inexistencia de la relación laboral y la incompetencia del Seguro Social para determinar dicha relación laboral (artículos 294 y 295 LSS). 6.24. PENSION ALIMENTICIA El concepto que aquí comentamos es el siguiente: Núm. 575 CLASIFICACION: CONCEPTO Pensión Alimenticia Pr Ti AD AI EC Tema 4 D N S T1 6.24. La LFT establece que los salarios de los trabajadores no pueden ser embargados, salvo cuando se trate de pensiones alimenticias decretadas por autoridad competente (artículo 112 LFT) en favor de la esposa, hijos, ascendientes y nietos (artículo 110-V LFT). Las empresas no están obligadas a cumplir ninguna otra orden judicial o administrativa de embargo (artículo 112 LFT). Este es uno de los pocos descuentos que se pueden hacer a los salarios mínimos (artículo 97-I LFT), también cuando lo decreta autoridad competente y en favor de las personas mencionadas. Igual criterio sigue la LSS señalando que las prestaciones que corresponden a los asegurados y a sus beneficiarios son inembargables, excepto en los casos de obligaciones alimenticias a su cargo, en cuyo caso se pueden embargar por la autoridad judicial las pensiones y subsidios hasta por el 50% de su monto (artículo 10 LSS). De la misma manera, la LISR señala que este concepto está exento para quien lo recibe (artículo 109-XXII LISR). Las pensiones alimenticias están reguladas en los artículos 301 a 323 del Código Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la República en Materia Federal. La pensión alimenticia o pensiones alimenticias, porque pueden ser varias para un mismo trabajador, se descuentan del salario reducido con el impuesto sobre la renta y las cuotas obreras del seguro social y antes que cualquier otro descuento. Siempre serán un porcentaje sobre este neto. El descuento se debe efectuar en todos los pagos que se hagan al trabajador, llámese gratificaciones, compensaciones, vacaciones, PTU o fondo de ahorro (sobre la parte de aportación de empresa solamente). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 181 Sobre las indemnizaciones o liquidaciones no procede el descuento de este concepto porque éstas no son cantidades que el trabajador reciba por su trabajo. Según la SCJN procede sobre el “sueldo y demás prestaciones ordinarias que por conducto de su trabajo obtenga el deudor, incluyendo en ellas a los aguinaldos, primas vacacionales y otras prestaciones que en forma fija forman parte del ingreso del prestador del servicio” (Fuente: Semanario Judicial de la Federación. Instancia: Tribunales Colegiados de Circuito. Parte: XV-I febrero. Tesis: XX. 427 C. pág. 242). Por el importe de cada descuento o una vez al mes, según lo ordene el juez de lo familiar en el escrito que hará llegar a la empresa, se deberá expedir cheque o recibo a la persona o personas señaladas en dicho escrito. La obligación de empresa iniciará desde el momento en que reciba la notificación de la resolución judicial y subsistirá mientras se haga algún pago al trabajador. 6.25. DESCUENTOS SINDICALES Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 650 651 652 CLASIFICACION: CONCEPTO Descuento Cuota Sindical Descuento Préstamo Sindical Descuento Fondo de Resistencia Pr Ti AD AI EC Tema 4 4 4 D D D N N N S S S N N N 6.25. 6.25. 6.25. Estos son los primeros que se hacen, después de los legales y junto con los de caja de ahorros, por acuerdo y por solicitud del sindicato a quien hay que entregarlos con una relación. Esta es una obligación para la empresa consignada en la LFT (artículo 132-XXII LFT) y en los CCT en los que se especifica que será sin costo para el sindicato. Las cuotas sindicales se pueden entregar en dos partes, una al sindicato regional y otra al nacional. También puede haber más de un sindicato en la empresa con una cuota diferente para cada uno de ellos. Un obrero sólo podrá pertenecer a un sindicato. La cuota sindical será normalmente un porcentaje sobre la cuota o salario diario. El descuento fondo de resistencia será solicitado por el sindicato, normalmente por un corto tiempo en período de negociaciones con la empresa, cuando se prevé que pueda estallar una huelga y el sindicato, de acuerdo con sus estatutos, se está preparando para ella. También será un porcentaje sobre el sueldo. Si la huelga estalla, el sindicato podría agotar ese fondo o no y podría en todo caso, solicitar a la empresa que se reintegre a los trabajadores ese descuento. El descuento por préstamo sindical será por los importes que el sindicato solicite a la empresa. En este caso, la empresa no tiene obligación de llevar un saldo del trabajador; el descuento no está limitado por la LFT como en el caso de préstamos de empresa (ver tema 6.28. Descuentos por Préstamos y Anticipos de Empresa). 182 EDICIONES FISCALES ISEF El importe de todos los descuentos se entrega a la tesorería del sindicato junto con una relación de a quién se le hizo el descuento y junto con los demás importes descontados. 6.26. DESCUENTO FONACOT El concepto que aquí comentamos es el siguiente: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema 660 Descuento Fonacot 4 D N S N 6.26. Por acuerdo contenido en la LFT, se creó el fondo de fomento y garantía para el consumo de los trabajadores, mejor conocido como Fonacot (artículo 103 Bis LFT). Este fondo se creó para conceder y garantizar créditos baratos y oportunos para la adquisición de bienes y pago de servicios por parte de los trabajadores. La operación consiste en que el trabajador acude con el proveedor a comprar el bien o el servicio que desea, avalado por el fondo que es el que cubre el importe del bien o servicio directamente. El fondo solicita a la empresa efectuar los descuentos correspondientes del sueldo del trabajador mediante una relación que envía a ésta cada mes. Los descuentos deben haber sido aceptados libremente por el trabajador y no pueden exceder del 20% de su sueldo (artículo 110-VII LFT). Si el trabajador percibe el salario mínimo, el descuento no podrá exceder del 10% de su sueldo (artículo 97-IV LFT). Estos límites los debe haber estudiado el Fonacot, ya que la relación que envía a la empresa contiene el importe del descuento a efectuar al trabajador en el mes de referencia. En este caso, la empresa está obligada a hacer los descuentos (artículo 132-XXVI LFT) y enterarlos al fondo mediante la copia de la relación que recibió para tal efecto y en la que deberá anotar entre otras cosas, el importe no retenido o retenido de menos y la fecha de baja del trabajador. Normalmente el importe mensual a retener se divide entre el número de pagos del mes. 6.27. DESCUENTO PRESTAMOS DE INFONAVIT El concepto que aquí comentamos es el siguiente: Núm. 661 CLASIFICACION: CONCEPTO Descuento Crédito Infonavit Pr Ti AD AI EC Tema 4 D N S N 6.27. La obligación de la empresa de hacer estos descuentos nace de la Linfonavit (artículo 29-III Linfonavit) y de la LFT, que señala que se deben hacer estos descuentos para pago de abonos para cubrir préstamos provenientes del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores destinados a la adquisición, construcción, reparación, ampliación o mejoras de casas habitación o al pago de pasivos adquiridos por estos conceptos (artículo 110-III LFT). Los descuentos deben haber sido aceptados libremente por los trabajadores y en el caso de los que ganan el salario mínimo, el descuento no puede exceder del 20% del salario (artículo 97-III LFT), no ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 183 obstante que los avisos de descuento del Infonavit señale un porcentaje mayor. El descuento o amortización es una cantidad o un porcentaje sobre el salario diario integrado (artículo 29-III Infonavit), el mismo que se usa para calcular las cuotas patronales del 5% (ver capítulo 9. Cuotas Obrero Patronales SS). El Instituto dará aviso a los patrones a través del aviso para retención de descuentos o a través de las notificaciones que entregue el IMSS (artículo 42 RIPAED) y la empresa debe hacer, inmediatamente después de recibir los avisos, los descuentos correspondientes. En la práctica, el Instituto autoriza el descuento a partir del mes siguiente cuando el mismo es cuantificado en veces al salario mínimo. La base para el cálculo de los descuentos será el salario diario integrado por los días laborados en el período, a los que se podrá descontar las faltas, pero no las incapacidades (artículo 29 penúltimo párrafo Linfonavit) (artículo 45 RIPAED). Para estos efectos, el salario diario integrado no tendrá límite superior salarial (artículo 40 RIPAED). Si el importe a percibir por el trabajador es inferior al descuento a efectuar para pago de la amortización, el patrón debe descontar el 100% de la percepción (excepto en el caso del trabajador que perciba el salario mínimo general, en el que el descuento máximo es el 20%). Aquí existe una incongruencia, mientras que la Linfonavit nos dice en el artículo 29, fracciones III y II que el salario base para calcular las amortizaciones es el mismo que se usa para el pago de las aportaciones, que tiene un tope salarial, el RIPAED nos dice en su artículo 40 que para efecto del cálculo de las amortizaciones, el salario diario integrado no tendrá límite superior salarial. ¿Qué tendrá más validez, la Ley o su Reglamento? Nuestra opinión es que debe prevalecer lo indicado en la Ley. La amortización acordada también puede ser en veces del salario mínimo general del D.F., que regularmente será inferior al obtenido por porcentaje y a la que podrán acceder los trabajadores que lo soliciten (INFONATEL). La información de los descuentos debe presentarse individualizada y en la forma y con la periodicidad que establezcan las leyes reglamentarias (artículo 29-III Infonavit), es decir, por mensualidades vencidas a más tardar los días 17 del mes siguiente (artículo 35 Linfonavit); si el último día es inhábil o recae en viernes, se recorre de acuerdo con el CFF (artículo 41 RIPAED) junto con el entero de las aportaciones patronales (artículo 43 RIPAED). El Infonavit o el IMSS podrán emitir y notificar liquidaciones para el cobro de los descuentos, conjuntamente con las liquidaciones del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez (artículo 35 Linfonavit). En este caso, la empresa es solidariamente responsable del pago de estos abonos desde el momento en que reciba el aviso de descuento y hasta que se presente el aviso de baja del trabajador (artículo 46 RIPAED), y si la empresa omite hacer los descuentos, deberá enterarlos por su cuenta (artículo 48 RIPAED) y al trabajador sólo podrá descontársele el último año de descuentos omitidos (artículo 516 LFT). Si el trabajador tiene dos patrones simultáneamente, ya sea desde el inicio del crédito o si ingresa con el segundo patrón posteriormente, ambos patrones deberán efectuar el descuento del préstamo. Regularmente, el 184 EDICIONES FISCALES ISEF segundo patrón no recibe el aviso de descuento, sino que le es notificado a través de las cédulas de determinación que entrega el IMSS. No obstante que se enteren los descuentos en tiempo y forma, el Instituto podrá efectuar las revisiones que crea convenientes ejerciendo sus facultades de revisión que le confiere la Ley (artículo 49 RIPAED). Este descuento se calculará como sigue: utilizando los salarios integrados de los ejemplos que venimos utilizando y considerando que el trabajador aceptó un descuento del 25% de su salario y que no hubo faltas en el período: Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 73.22 242.42 1,137.54 x x x 25% 25% 25% x x x 7 15 15 = = = 128.14 909.09 4,265.79 El importe de estos descuentos se entrega bimestralmente al IMSS junto con las cuotas obrero patronales de los meses pares y a través del SUA. Habrá que considerar en todo momento que al integrarse el descuento al SUA, éste considera los días naturales del bimestre correspondiente, o sea 59, 61 ó 62 días, por lo que siempre habrá diferencias menores entre lo descontado y lo enterado al Infonavit. Será necesario que periódicamente (sería lógico cada bimestre) y en caso de baja del trabajador, se revisarán estas diferencias para efectuar el ajuste correspondiente. El 14 de octubre de 1997, el Consejo de Administración del Infonavit aprobó una reducción en los porcentajes de descuento acordados en el 20%, 25% y 30% para créditos otorgados hasta el 30 de enero de 1998. El procedimiento para calcular y enterar el descuento del bimestre es el siguiente: Se requiere conocer el salario diario integrado del trabajador vigente en el bimestre, el porcentaje original acordado de descuento, los salarios mínimos vigentes en cada una de las zonas y los días no laborados por faltas en el bimestre. Este procedimiento estaría efectuándose al final de los meses pares, ya que hay que recordar que el SUA calcula para meses pares el pago mensual IMSS (4 seguros) y bimestral IMSS (retiro, cesantía y vejez) e Infonavit (aportaciones y amortizaciones). Otra cosa que hay que tener en cuenta, es que este cálculo es para enterar la amortización bimestral y si lo hacemos a fin del bimestre en el último descuento de ese bimestre al empleado, podríamos hacer el ajuste necesario para que coincidan los importes descontados a éste y lo enterado al Infonavit. Los pasos a seguir para el cálculo son los siguientes: PASO 1. Debemos expresar el salario diario integrado del bimestre en número de veces el SMG del área geográfica del centro de trabajo: Ejemplo 2 242.42 / 59.82 = 4.053 PASO 2. Debemos localizar el nuevo porcentaje de descuento, considerando el porcentaje consignado en el “aviso para retención de descuentos” en el siguiente cuadro: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 185 Salario del trabajador en número de veces el salario mínimo Porcentaje conforme al aviso para retención de descuentos 20% 25% 30% De 1 a 2.5 Más de 2.5 a 3.5 Más de 3.5 a 4.5 Más de 4.5 a 5.5 Mas de 5.5 a 6.5 15.7% 16.8% 17.2% 17.7% 17.8% 19.6% 21.0% 21.5% 22.1% 22.3% 24.6% 26.0% 26.5% 27.1% 27.3% Más de 6.5 20.0% 25.0% 30.0% En nuestro ejemplo, el nuevo % de descuento sería de 21.5%. PASO 3. Debemos calcular el número de días base de descuento en el bimestre. Este número se obtiene de restar a los días naturales del bimestre de 60 ó 61, las ausencias del trabajador. En nuestro ejemplo no hubo ausencias. PASO 4. Efectuar la siguiente operación: Salario diario integrado (al inicio del bimestre) 242.42 x Tasa de descuento (localizada en el paso 2) x Días del bimestre /2 = Importe mensual de amortización x 21.5% x (61 / 2) = 1,589.69 PASO 5. Registrar el importe de la amortización mensual del trabajador en el SUA o en la cédula de determinación emitida por el IMSS, según corresponda. Si el pago se realiza con el SUA, deberá elegirse en “tipo de descuento”, la opción 2 (cuota fija monetario) y registrar el importe de la amortización mensual. En el campo “fecha de inicio de descuento” deberá registrarse 01/09/1997. Dado que el importe que se registra tiene una base mensual, el SUA lo multiplica por dos para obtener el valor del pago bimestral. Si el pago se realiza con la cédula de determinación emitida por el IMSS cuando son 4 o menos los trabajadores y no se optó por el SUA, el importe mensual de amortización deberá anotarse en dicha cédula y presentarse ante la Subdelegación del IMSS que corresponda. Esta modificación, al igual que cualquier otro cambio en los datos de la cédula, deberá efectuarse conforme al procedimiento de ajuste establecido. PASO 6. Calcularemos el último descuento al empleado en el bimestre como sigue: (Importe mensual de amortización x 2 ) – (1,589.69 x 2 ) – (Descuento quince- = Descuento de la última nal calculado x 3 ) quincena del bimestre (781.81 x 3) = 833.94 Por la dificultad para identificar la fecha de otorgamiento de los créditos que se encuentran en proceso de amortización y poder aplicar a cada uno de ellos el porcentaje de descuento que legalmente les corresponde, el Infonavit publicó un aviso (D.O.F. del 24 de noviembre de 2003) señalando 186 EDICIONES FISCALES ISEF que a partir del 1er. bimestre de 2004, los porcentajes e importes a pagar por los trabajadores se consignarán en la Cédula de determinación de cuotas, aportaciones y amortizaciones que emite el IMSS. Este es un tema del mayor interés, ya que debemos recordar que hacer correctamente el cálculo de los descuentos y los enteros al Infonavit, es una responsabilidad del patrón y en caso de revisión por parte del Instituto o del contador público que dictamina, éste será un aspecto muy revisado. Para aclarar dudas, el Infonavit tiene a disposición del patrón, los teléfonos 01-800-00-83900 para toda la República y para el DF el 9171-5050 (INFONATEL) y su página de Internet www.infonavit.gob.mx. Por ejemplo, sería una práctica muy sana, que en cada contratación nueva se verifique por medio de INFONATEL si el trabajador tiene o no un crédito con el Infonavit. También sería conveniente revisar periódicamente si el Infonavit no ha enviado requerimientos a la empresa. Esto se puede hacer escribiendo a buzonfi[email protected] de la Gerencia de Atención a Empresas y Trabajadores proporcionando el Número de Registro Patronal (NRP), o bien utilizando el folio de un requerimiento recibido para ver si se tienen otros más en AclaraNet (http://sti.infonavit.gob.mx/saarp/index.jsp) ya que es importante recordar que una vez recibido en la empresa un requerimiento del Infonavit, contamos con sólo 45 días para aclararlos o solventarlos. A partir del 18 de octubre de del 2010, el INFONAVIT ha quedado habilitado el servicio de suspensión y retención para los trabajadores a través de su portal de Internet en la ruta: Servicios en línea > Avisos de suspensión y retención. El trabajador podrá obtenerlo si cambió de relación laboral, si fue contratado, si firmó una reestructura, liquidó o canceló su crédito; con sólo proporcionar su número de crédito. Este aviso servirá a la empresa para suspender el descuento en su caso. 6.28. DESCUENTOS POR PRESTAMOS A TERCEROS Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 605 606 607 670 671 672 CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Descuento Prima de Seguro de 4 Vida Descuento Prima Seguro Gastos 4 Médicos Mayores Descuento Préstamo Seguro de 4 Automóvil 4 Descuento Préstamo Bancario Descuento por Crédito de Tiendas 4 Comerciales 4 Descuento Renta Ti AD AI EC Tema D N S T2 6.28. D N S T3 6.28. D D N N S S T4 T5 6.28. 6.28 D D N N S S T6 T7 6.28. 6.28. Cada vez es menos frecuente que la empresa sea aval de sus empleados como llegó a ocurrir en el pasado, sin embargo, existen algunas modalidades que pueden ayudar al empleado. Estas son algunas: Descuento prima de seguros. Estas pueden ser para pago de primas por seguro de vida, gastos médicos mayores, automóvil, etc. y pueden ser en dos modalidades: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 187 Como complemento de las pólizas contratadas por la empresa, es decir, que la empresa pague una parte y que el trabajador pague un complemento para llevar la suma asegurada a una cantidad deseada. En este caso, seguramente se le hará un cargo al empleado al inicio de la vigencia y se le descontará periódicamente hasta saldar el cargo. En este caso se convierte en préstamo de empresa. Como servicio de la empresa, en la que la responsabilidad de ésta se limita solamente a descontar cada período o cada mes el importe de la prima de seguro que el empleado contrató con la aseguradora y enterar mediante relación el importe total a la aseguradora, regularmente cada mes. Este servicio de la empresa es de enorme ayuda para el trabajador porque le permite administrar sus gastos sin descuidar el pago de sus seguros y cuando se da el siniestro que cubre el seguro contratado, le resta presión al trabajador y a la empresa en cuanto a la cuestión económica. Descuento préstamos bancarios o en mercancía. Estos se dan en empresas muy sólidas y con magníficas relaciones con los bancos que operan sus cuentas y con sus clientes o proveedores. En estos casos, la responsabilidad de la empresa debe estar nada más en descontar los abonos pactados entre quien otorgó el préstamo y el trabajador de la empresa, y enterar mediante relación el importe total a quien concedió el crédito, de lo contrario se convertirá en préstamo de empresa. Descuento de Renta. En este caso también tenemos dos modalidades: Que la empresa proporcione casa al trabajador mediante el pago de una renta. En este caso, la renta no podrá exceder del medio por ciento mensual del valor catastral de la finca (artículo 151 LFT) ni del 15% del salario de los trabajadores (artículo 110-II LFT) y se deben establecer algunas obligaciones tanto de empresa como del trabajador entre las que destacan, para la empresa, mantener en buenas condiciones de habitabilidad la vivienda y para el trabajador, además de pagar la renta, desocupar la vivienda al término de la relación laboral. Que sea el IMSS o alguna otra institución oficial quien proporcione casa al trabajador en renta. Como consecuencia de que conviene a los trabajadores al servicio de la empresa alquilar departamentos o casas habitación construidas por el IMSS, dado el bajo precio de las rentas, los trabajadores que celebren dicho contrato de arrendamiento, autorizan a la empresa a efectuar los descuentos correspondientes de sus salarios por lo que la empresa retiene y entrega al IMSS el importe de las mismas mediante una simple relación. Estos son sólo algunos ejemplos pero puede haber otros. En todos ellos se descontará a los empleados una cantidad fija hasta saldar el préstamo o hasta recibir un aviso de suspensión del descuento. Estos descuentos se debe operar después de los descuentos legales y de los del sindicato. 188 EDICIONES FISCALES ISEF 6.29. DESCUENTOS POR DAÑOS A EMPRESA Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 700 Descuento Pérdida de Herramientas de Trabajo Descuento por Daños a Equipo de Trabajo Descuento Llamadas Telefónicas 701 702 703 Descuento Reposición de Credencial Pr Ti AD AI EC Tema 4 D N S S 6.29. 4 D N S S 6.29. 4 D N S S 6.29. 4 D N S S 6.29. Entre los descuentos que están permitidos a los salarios de los trabajadores se encuentran las deudas acordadas entre éstos y su patrón por errores, pérdidas o averías. En este caso, la cantidad exigible al trabajador no puede exceder de un mes y los descuentos deben ser por mutuo acuerdo pero sin pasar del 30% del excedente del salario mínimo (artículo 110-I LFT). La empresa está obligada a proporcionar a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para su trabajo (artículo 132-III LFT), y el trabajador está obligado a restituirlos cuando no los use y conservar en buen estado sus herramientas y aunque no será responsable de su desgaste natural o el daño provocado por caso fortuito o fuerza mayor (artículo 134-VI LFT), si es responsable de ellos mientras los tenga a su cargo y si los pierde, sufren deterioro o quedan inutilizados por uso inadecuado, maltrato, descuido o negligencia, entonces debe pagarlos. Regularmente se señala en el CCT o en los RIT las condiciones bajo las cuales se puede hacer un cargo al trabajador por este concepto y en cada caso deberá haber un acuerdo sobre el importe total y la manera en que el trabajador deba pagar. Es importante recordar que están prohibidas las multas a los trabajadores, cualquiera que sea su causa o concepto (artículo107 LFT). Si se hace un cargo a los trabajadores por este concepto, entonces deberemos llevar el estado de cuenta correspondiente y la aplicación contable deberá ser con crédito a la cuenta del empleado. Sin embargo, lo recomendable será considerar estos descuentos como una recuperación de gasto. Así lo consideramos en el catálogo de conceptos y en la contabilización de estos conceptos. Los descuentos por llamadas telefónicas y para reposición de credenciales son esporádicos y no merecen mayores comentarios. Los incluimos en este tema solamente por ser recuperación de gastos para la empresa. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 189 6.30. DESCUENTOS POR PRESTAMOS Y ANTICIPOS DE EMPRESA Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 250 251 252 253 254 255 710 711 712 720 721 722 723 724 725 CLASIFICACION: CONCEPTO Préstamo Personal Anticipo de Sueldo Anticipo Comisiones Anticipo de Vacaciones Anticipo de Gratificación Préstamo Navideño Descuento Préstamo Hipotecario Descuento Préstamo Automóvil Descuento Tienda Descuento Anticipo de Sueldo Descuento Anticipo de Comisiones Descuento Anticipo de Vacaciones Descuento Anticipo de Gratificación Descuento Préstamo Personal Descuento Préstamo Navideño Pr Ti AD AI EC Tema 0 0 0 0 0 0 4 4 4 4 4 4 4 4 4 P P P P P P D D D D D D D D D N N N N N N N N N N N N N N N S S S S S S S S S S S S S S S E8 E4 E5 E6 E7 E9 E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. 6.30. Los préstamos que las empresas realizan a sus trabajadores pueden ser por múltiples motivos y formas. Aquí presentamos las más comunes: Préstamo personal. Este puede ser por préstamo en efectivo, por crédito hipotecario, por préstamo para la adquisición de automóvil, por compra de la mercancía que la empresa vende o comercializa, por préstamo especial que se entrega en la época de navidad y es garantizado con el pago de la PTU que los empleados recibirán en el siguiente mes de mayo, etcétera. Los préstamos por crédito hipotecario y préstamos para adquisición de automóvil regularmente se entregarán con cheque emitido a nombre del acreedor y la mercancía de la tienda de la empresa será un cargo contable a la cuenta del empleado, pero el préstamo personal y el préstamo navideño se deben hacer por nómina. Es común que el préstamo navideño se calcule en un determinado número de días de salario a cuota diaria menos el impuesto sobre la renta que corresponda a los mismos. Llegado el pago de la PTU, si este importe no cubre el préstamo navideño, es común que el saldo se cancele como pago de PTU adicional o como una compensación especial o eventual, de lo contrario se fija un descuento periódico para pagar el remanente pendiente. Con frecuencia se establece en los CCT que en determinados períodos no se hará ningún descuento de estos conceptos, por ejemplo en los períodos inmediatos anteriores a los días 6 de enero, 10 de mayo y 24 de diciembre. En este caso, se prolonga el número de descuentos a efectuar para pago del préstamo. Anticipos de sueldo y de comisiones. Estos préstamos son regularmente por plazos cortos y se pagan en su totalidad en el siguiente período 190 EDICIONES FISCALES ISEF de pago. Cuando el anticipo de comisiones es por un importe elevado se puede fijar un porcentaje a pagar sobre las comisiones generadas, en cuyo caso los descuentos se suspenderán hasta saldar el anticipo. Anticipo de vacaciones y de gratificación. Estos préstamos se calculan en función del importe neto que recibirá el empleado y se pagan precisamente al generarse estos conceptos. De acuerdo con la LFT, el importe máximo que se le puede prestar al trabajador es el de un mes de salario y el descuento máximo para su pago, es del 30% del excedente de un salario mínimo. Esto no es por cada préstamo de los que aquí estamos viendo, sino por todos en su conjunto y deben incluirse en éstos el préstamo del fondo de ahorro, los adeudos por primas de seguro contratadas complementarias a las del Plan de Previsión Social, los préstamos bancarios o de mercancías que comercializa la empresa y los adeudos por daños a empresa que tratamos en el tema anterior. Si el saldo conjunto es mayor a un mes de sueldo o el descuento conjunto excede al 30% del excedente del salario mínimo, la empresa estará en falta. La pena será que en caso de demanda del trabajador por despido, la empresa puede perder el juicio de demanda por falta de probidad. En la práctica, algo que puede ayudar al patrón o empresa que paga los sueldos es hacer que el empleado firme en forma autógrafa en cada caso (por préstamos de terceros, por daños a empresa, o por préstamos y anticipos de empresa) su conformidad en cuanto al descuento periódico e inclusive, su conformidad para descontarle de su liquidación o alcances por renuncia la cantidad necesaria para saldar el cargo aun cuando eso implicara la retención del 100% de dicho pago. Las limitaciones que impone la LFT a estos préstamos en cuanto a su monto y el descuento que se puede hacer y el no cobrarle intereses al trabajador, son cosas que se deben revisar en la LFT. No podemos olvidar la historia porque estaríamos obligados a repetirla, y seguramente hay empresas que volverían a abusar de los trabajadores tratando de pagarles todo su salario en mercancías de la misma empresa o habría otras que buscarían “establecer sus estrategias fiscales” para compensar a sus altos ejecutivos con prestaciones sin pago de impuestos. Estos son aspectos que deben regularse definitivamente, pero se tienen que buscar formas más modernas para ello. No cobrar intereses en los préstamos de fondo de ahorro o de caja de ahorro iría contra toda lógica del plan que da origen a esos conceptos y determinar ingresos por servicios en los saldos que el trabajador tiene por daños a la empresa que tratamos en el tema anterior, es falta de todo sentido común. No determinar ingresos en servicio en préstamos hipotecarios a empleados de cierto nivel dentro de la empresa propiciará el abuso de ciertas empresas. Se requiere regulación, pero más adecuada a nuestros tiempos. 6.31. PRESTAMO POR SOBREGIRO Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 298 898 CLASIFICACION: CONCEPTO Préstamo por Sobregiro Descuento por Sobregiro Nómina Anterior Pr Ti AD AI EC Tema 6 P N S E8 6.31. 0 D N S E8 6.31. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 191 En todos los conceptos de descuentos, podemos tener varias opciones si el neto a pagar al empleado no alcanza para el abono o descuento que se pretende hacer, por ejemplo: 1a. opción. No efectuamos el descuento. 2a. opción. No efectuamos el descuento y pasamos el importe del descuento a acumularse al del período siguiente. 3a. opción. 4a. opción. Descontamos sólo hasta por el importe que alcance. Descontamos sólo hasta por el importe que alcance y la diferencia la pasamos a acumularse al descuento del período siguiente. 5a. opción. Efectuamos el descuento. En este último caso, el neto a pagar al empleado se convertirá en un saldo negativo. Para corregir esta situación, podemos efectuar en forma automática un préstamo por sobregiro al empleado a pagar en el período inmediato siguiente. El préstamo por sobregiro será la cantidad indispensable para que el recibo del empleado salga en ceros. El descuento por sobregiro nómina anterior será el importe del préstamo por sobregiro del período anterior. La ventaja de este concepto es que sólo tendremos que estar al pendiente de un solo concepto de descuento y no de varios de los que pudieron no efectuarse, y que siempre nos evitará recibos en rojo en la nómina. Naturalmente, dentro de los descuentos en los que se tiene las opciones aquí señaladas, no se incluyen los que llamamos descuentos naturales y descuentos legales. 6.32. AJUSTE POR REDONDEO Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. Pr Ti AD AI EC Tema 299 CLASIFICACION: CONCEPTO Ajuste por Redondeo 899 Ajuste por Redondeo Nómina Anterior 6 P N S S 6.32. 0 D N S N 6.32. Dependiendo de la forma de pago, a veces será necesario ‘eliminar’ los centavos del neto a pagar en los recibos de sueldo. Esto lo podemos hacer efectuando un ajuste por redondeo y revirtiendo el movimiento en el pago del período inmediato siguiente. El ajuste por redondeo es el ajuste necesario para que el neto a pagar del recibo de nómina sea en pesos sin centavos. El ajuste por redondeo nómina anterior será la misma cifra, pero con signo contrario, de ajuste por redondeo del período anterior. 192 EDICIONES FISCALES ISEF Normalmente se establecen estas condiciones sobre los centavos del neto a pagar: Si es menor a 0.50, baja a 0.00 Si es mayor a 0.49, sube a 1.00 Centavos Ajuste Resultado 0.80 0.75 0.74 0.60 0.50 0.44 0.30 0.25 0.21 0.05 0.20 0.25 0.26 0.40 0.50 -0.44 -0.30 -0.25 -0.21 -0.05 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 También puede darse el caso de que deseemos ajustar el neto a pagar a los 50 centavos más próximos. En ese caso se establecen las siguientes condiciones sobre los centavos del neto a pagar: Si es menor a 0.20, baja a 0.00 Si es mayor a 0.75, sube a 1.00 Si es menor a 0.75 y mayor a 0.20, queda en 0.50 Centavos Ajuste Resultado 0.80 0.75 0.74 0.60 0.50 0.44 0.30 0.25 0.21 0.05 0.20 0.25 -0.24 -0.10 0.00 0.06 0.20 0.25 0.29 -0.05 1.00 1.00 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.00 Este mismo ajuste lo podremos hacer en los conceptos que se pagan con vales, como vale para despensa, vale para restaurante y vale para gasolina. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 193 CAPITULO 7 FINIQUITOS Y LIQUIDACIONES Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 183 184 185 186 307 908 CLASIFICACION: CONCEPTO Gratificación por Separación Indemnización 3 Meses Indemnización 20 Días por Año Prima de Antigüedad Indemnización Exenta Base Percepciones Variables para Liquidación Pr Ti AD AI EC Tema 1 1 1 1 1 P P P P P N S S S N S S S S S N N N N N 7.0. 7.0. 7.0. 7.0. 7.0. 3 B S S N 7.0. Existen dos maneras en que se puede dar por terminada la relación de trabajo: la primera, que el trabajador desee terminarla; la segunda, que sea la empresa quien lo desee. La LFT prevé que en cualquier momento el trabajador o el patrón pueden dar por terminada la relación de trabajo, es decir, rescindirla por causa justificada, sin incurrir en responsabilidad (artículo 46 LFT). 7.1. FINIQUITOS Si es el trabajador quien desea terminar la relación, la empresa estará obligada solamente a entregarle lo que se llama sus alcances por renuncia. Al efecto, la empresa formulará un finiquito que como su nombre lo indica, constituye un remate de cuentas; es la certificación que se da para que conste estar ajustado y satisfecho el alcance que resulta de ellas. En este caso, también se formula una nómina, la nómina de finiquitos. Regularmente incluirá una sola persona, pero pudiesen ser varias. Esta nómina contendrá los conceptos necesarios para pagar al empleado que se retira todo lo que esté pendiente a ese momento: días de sueldo o salario, vacaciones y prima vacacional pendientes, vacaciones y prima vacacional proporcionales por el último ejercicio, gratificación proporcional, tiempo extra, primas dominicales, etc. pudiendo descontar faltas, incapacidades y adeudos pendientes. Todos estos conceptos ya explicados en los temas específicos de cada uno. Decíamos en el tema 6.7. Provisión para Pago de Vacaciones y Prima Vacacional, que será necesario hacer en la nómina de finiquitos y en la de liquidaciones, un ajuste a estas provisiones que se determina restando el saldo de cada provisión (antes del ajuste), a la suma de los conceptos de 194 EDICIONES FISCALES ISEF vacaciones más vacaciones proporcionales y prima vacacional más prima vacacional proporcional, con el objeto de que el saldo de cada provisión al concluir el año, sea igual al pago registrado en los conceptos señalados. Un ajuste similar mencionamos en el tema 6.8. Provisión para Pago de Aguinaldos o Gratificaciones, para la nómina de finiquitos y la de liquidaciones. Este ajuste también se determina restando el saldo de dicha provisión (antes del ajuste), a la suma de los conceptos de aguinaldo o gratificación, más aguinaldo o gratificación proporcional, con el objeto de que el saldo de la provisión al concluir el año, sea igual al pago registrado en los conceptos señalados. El descuento correspondiente al impuesto sobre la renta de este finiquito, se explica en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta, pero anticipamos que se calculará en la misma forma que cualquier otro ingreso normal. 7.2. LIQUIDACIONES Por otra parte, habrá ciertos casos en los que será necesario calcular una liquidación: • Cuando el trabajador rescinde el contrato por causas justificadas. • Cuando el trabajador que se retira adquirió por su antigüedad derechos de liquidación, ya sea por condiciones de la Ley o por contrato colectivo. • En el caso de que sea la empresa quien desee terminar la relación de trabajo, con causa justificada o sin ella. • Cuando las autoridades laborales determinan en juicio que la causa de despido de un trabajador no fue justificada y el trabajador opta por la liquidación en vez de la reinstalación. • Cuando fallece el trabajador. La liquidación como acción y efecto de ajustar formalmente las cuentas puede variar en cada caso y el cómo lo determinará la empresa o, en su caso, la junta de conciliación y arbitraje, pero regularmente, esta liquidación incluirá lo mencionado en el finiquito, más los conceptos de indemnización 3 meses, Indemnización 20 días por año y prima de antigüedad; o bien, gratificación por separación y prima de antigüedad. En ambos casos, se incluirá también la indemnización exenta y el ISR a descontar. Naturalmente, en este caso, también se formula una nómina, la nómina de liquidaciones que también puede incluir una sola persona o a varias. Esta nómina contendrá los conceptos que estamos señalando. 7.2.1. Integración del Salario para Efectos de Liquidación Los conceptos de indemnización 3 meses e indemnización 20 días por año se pagan, regularmente, para evitar la reinstalación en caso de que el empleado no esté de acuerdo con la rescisión y gane una demanda ante la JCA. En este caso, la empresa no estará obligada a la reinstalación, pero podría ser que tenga que pagar dos conceptos adicionales: salarios caídos o días de indemnización. Todos estos conceptos están basados en días de sueldo o salario, naturalmente deberá ser sueldo o salario integrado. El salario se integra, para efectos de indemnizaciones (artículo 84 LFT), por los pagos por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 195 primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo. La integración, para efectos de indemnización, está basada en una mecánica similar a la que utilizamos para obtener el salario diario integrado para SS: se integra por una parte fija y una parte variable. La parte fija se forma por la cuota diaria y la parte proporcional de las prestaciones (artículo 89 primer párrafo LFT) y debemos decir que es exactamente igual que en el caso de la parte fija para SS, es decir, podemos usar el mismo factor que usamos para determinar esta parte en el salario diario integrado para SS. La parte variable es el promedio de las percepciones obtenidas en los 30 días efectivamente trabajados antes del nacimiento del derecho a la indemnización (artículo 89 segundo párrafo LFT). En este caso, existen dos diferencias con la parte variable del salario diario integrado para SS: La primer diferencia es que para efectos de indemnización, según la LFT, se deben tomar los ingresos variables de los últimos 30 días trabajados y para efectos del SS se toman los ingresos variables del bimestre anterior divididos entre los días de salario devengado en el mismo bimestre. La segunda diferencia consiste en que para efectos del SS se toman todas las percepciones variables afectas al SS y esto significa que no se toman todas las que deben ser para efectos laborales y que se restan los conceptos no integrables para efectos del SS. Y para efectos de indemnizaciones se deben tomar todas las percepciones variables sin restar estos últimos conceptos no integrables para efectos del SS. En la práctica, también se consideran los mismos conceptos para SS que para indemnizaciones, lo cual es un error. También en este caso, cada empresa debe decidir cuáles serán los conceptos que considerarán afectos a esta parte variable de la cuota del salario para efectos de indemnización, ya que será su responsabilidad ante las autoridades laborales. Nosotros creemos que no es válido tomar las mismas que para efectos del SS (ver capítulo 11. Resumen de Integración de las Bases de Acumulación). No es nuestra intención hacer de este apartado un estudio laboral sobre indemnizaciones, pero debemos señalar que la forma en que la LFT menciona en su artículo 89 el salario base para indemnizaciones, hace pensar que el salario es o fijo o variable, y no supone que el mismo pueda ser mixto como lo son la mayoría de los sueldos en la actualidad y como sí lo prevé el artículo 30 de la LSS. A este respecto, creemos que el salario integrado para efectos de indemnizaciones se debe calcular considerándolo mixto como lo señalamos en los párrafos precedentes. Aun si todas las percepciones fueran variables, procedería hacer el cálculo como lo estamos mencionando. La base percepciones fijas SS, que engloba todos los conceptos que tomamos para el factor de la parte fija y que nos servirá también para indemnizaciones, se forma con los días y los importes de los conceptos siguientes: 196 EDICIONES FISCALES ISEF Núm. CONCEPTO Sueldos Salarios Tiempo Extra Fijo Compensación Fija Vacaciones Vacaciones Proporcionales Justificación de Faltas Provisión Pago Prima Vacacional 401 Provisión Pago Aguinaldos/ Gratificaciones 001 002 003 004 150 180 201 400 PR TI AD AI EC Tema 1 1 1 0 0 0 1 P P P P P P P S S S N S S S S S S S S S S N N N N N N N Acumula Días Importe 6.1. SI SI 6.1. SI SI 6.9. NO SI 6.20. NO SI 6.2. SI SI 6.2. SI SI 6.5. SI SI 2 P S S N 6.7. NO SI 2 P S S N 6.8. NO SI Obsérvese que todos estos conceptos afectan los días considerados al calcular el factor de la parte fija del salario diario integrado. Si en el cálculo de ese factor se incluyó algún otro concepto fijo, ese concepto también deberá incluirse en esta base. Los siguientes conceptos también se incluirán, pero restando los valores a los señalados anteriormente: Núm. CONCEPTO 500 Faltas Injustificadas 501 Faltas Justificadas/Goce de Sueldo 502 Faltas por Suspensión 503 Permiso sin Goce de Sueldo 506 Incapacidades Riesgo de Trabajo 507 Incapacidades Enfermedad General 508 Incapacidades por Materni- dad PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 0 D S S N 6.5. SI SI 0 D S S N 6.5. SI SI 0 0 D D S S S S N N 6.5. 6.5. SI SI SI SI 0 D S S N 6.6. SI SI 0 D S S N 6.6. SI SI 0 D S S N 6.6. SI SI La suma neta de estos conceptos serán el valor de la base percepciones fijas SS (que también se usará para liquidaciones). La base percepciones variables para efectos de liquidación se debe formar con los importes de los conceptos siguientes: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Núm. CONCEPTO 197 PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 020 021 045 046 047 048 049 050 051 052 060 061 062 063 064 065 071 100 120 121 122 123 124 125 126 127 128 151 152 154 155 156 181 Comisiones Pago por Destajo Tiempo Extra Doble Tiempo Extra Triple Tiempo Extra por Emergencia Suplencias Derramas Día Festivo Trabajado Día de Descanso Trabajado Prima Dominical Compensación Eventual Incentivo por Asistencia Incentivo por Puntualidad Incentivo por Productividad Incentivo por Viaje Comisión Foránea Viáticos no Comprobados Aportaciones de Empresa a Fondo Ahorro Despensa en Efectivo Vale Despensa Ayuda para Comida Vales Restaurante Ayuda para Renta Ayuda para Transporte Vale Gasolina Vale Uniforme Ayuda para Lentes Prima Vacacional Aguinaldo o Gratificación Bono Anual Premio por Antigüedad Vacaciones Pagadas Prima Vacacional Proporcional 0 0 0 0 P P P P N S S S S S S S N 6.13. N 6.1. N 6.9. N 6.9. NO NO NO NO SI SI SI SI 0 P S S N 6.9. NO SI 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 P P P P P P P P P P P P N N N S N N N N N N N N S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N N S 6.14. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17. 6.20. 6.18. 6.18. 6.20. 6.20. 6.20. 6.19. NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 2 P N S F 6.10. NO SI 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 P P P P P P P P P P P P P P N N N N N N N N N S S N N N S S S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N N N N N 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.3. 6.4. 6.20. 6.20. 6.2. NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 1 P S S N 6.3. NO SI 198 EDICIONES FISCALES ISEF Núm. CONCEPTO 182 Aguinaldo o Gratificación Proporcional 200 404 Subsidio por Incapacidad Provisión Aportación Infonavit PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 1 P S S N 6.3. NO SI 1 P S S N 6.3. NO SI 3 P N S N 9.0. NO SI Los siguientes conceptos también se incluirán, pero restando los valores a los señalados anteriormente: Núm. 504 505 CONCEPTO Retardos Pases de Salida PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe O O NO NO D D S S S S N N 6.5. 6.5. SI SI La suma neta de estos conceptos será el valor de la base percepciones variables para liquidación. Obsérvese que en este caso no nos interesa acumular los días, las horas o las unidades de estos conceptos. Recuérdese que la parte variable del salario se obtiene dividiendo la suma de las percepciones variables del mes anterior (importe de la base 908) entre los días laborados por el trabajador en el mes anterior (días de la base 903). El salario diario integrado para efectos de indemnización tiene tres variantes: para salarios diarios caídos debemos entender la cuota diaria normal del trabajador y si en el lapso en el que se comprenden estos salarios diarios caídos se pagó o debió pagarse vacaciones o aguinaldo o gratificación, se deberán pagar estos conceptos como si hubiese estado activo el trabajador. Para prima de antigüedad el salario diario integrado tiene un tope que veremos más adelante. En caso de que el trabajador reciba comisiones, para determinar el monto del salario se debe tomar como base el promedio que resulte de los salarios del último año o del total de los percibidos si el trabajador no cumplió un año de servicios (artículo 289 LFT). Veamos comentarios específicos de cada concepto y la forma de calcular cada uno de ellos. 7.2.2. Gratificación por Separación Normalmente, éste es un pago que la empresa fija en una cantidad determinada que no está relacionada mas que con la satisfacción o agradecimiento que la empresa tiene para con el trabajador que se retira. No debe confundirse este concepto con el de jubilación cuando ésta se paga en una sola exhibición, ya que de ser así, ese concepto tiene una cuantificación determinada y un tratamiento fiscal diferente (ver tema 6.12. Jubilaciones, Pensiones y Haberes de Retiro). Si en el contrato colectivo de trabajo se establece algún procedimiento para cuantificar este concepto de gratificación por separación, por ejemplo, con una escala de días de salario por años de antigüedad, se deberá hacer tal y como lo señale el contrato ya que es obligación para el patrón pagar las indemnizaciones de conformidad con las normas vigentes en la empresa (artículo 132-II LFT). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 199 Con frecuencia, la empresa calcula la liquidación que le correspondería a una persona y con base en el importe determinado hace un convenio con el trabajador para ofrecerle un porcentaje de la misma, esperando que el empleado haga la estimación de que si demanda a la empresa y gana, tiene que esperar algún tiempo para cobrar su indemnización y el abogado que le ayude o represente se quedará con parte importante de la misma. Si el empleado acepta, la cantidad global se paga bajo este rubro. En nuestra opinión, esto es un riesgo demasiado alto ya que si, no obstante el acuerdo, el trabajador demanda y gana, la empresa de todas formas deberá pagar la indemnización que le hubiera correspondido al trabajador o la que determinen las autoridades laborales, corriendo el altísimo riesgo de no poder descontar lo que haya pagado en este concepto e inclusive, teniendo que pagar salarios caídos. 7.2.3. Salarios Caídos También llamados salarios vencidos. Cuando la empresa despida al trabajador por causa que considera justificada y éste presenta una demanda alegando lo contrario y gana el juicio, y el despido se califica como injustificado (artículo 48 LFT), o cuando el patrón no cumpla con los derechos de preferencia del trabajador para ascensos y suplencias y el trabajador presente una demanda y gana el juicio, y el trabajador opta por la indemnización y no por el puesto (artículo 157 LFT), el patrón deberá pagar los salarios vencidos desde la fecha del despido hasta la fecha de cumplimiento del laudo. Reiteramos que para cuantificar los salarios caídos debemos entender la cuota diaria normal del trabajador (salvo determinación específica en el CCT) y si en el lapso en el que se comprenden estos salarios diarios caídos se pagó o debió pagarse vacaciones o aguinaldo o gratificación, se deberán pagar estos conceptos como si hubiese estado activo el trabajador. Si en el lapso que se señala hubo aumentos generales o al puesto que ocupaba el trabajador, éste se deberá pagar sólo si el laudo así lo determina (artículo 843 y 844 LFT). En cualquier caso, los salarios caídos deberán registrarse en los conceptos de sueldos o salarios según corresponda, así como los pagos de aguinaldo o gratificación y los de vacaciones o prima vacacional deberán registrarse en el concepto correspondiente. 7.2.4. Indemnización 3 Meses En términos generales, la indemnización de 3 meses se paga para liberar a la empresa de la reinstalación del trabajador (artículo 50-III LFT) en los siguientes casos: Cuando la empresa despide al trabajador por causa que considera justificada y éste presenta una demanda alegando lo contrario y gana el juicio, y el despido se califica como injustificado (artículo 48 LFT), el trabajador tiene la opción de la reinstalación o la indemnización. Cuando el trabajador presenta una demanda porque la empresa, quien tiene la obligación de preferir a los trabajadores mexicanos de mayor antigüedad, con familia, sindicalizados de aquellos que no lo sean, no lo hizo y el trabajador se sintió afectado, y gana la demanda, podrá solicitar esa preferencia o la indemnización de tres meses de salario (artículos 154, 156 y 157 LFT). 200 EDICIONES FISCALES ISEF Cuando se da la terminación de la empresa por caso fortuito o causa de fuerza mayor, por incosteabilidad, por agotamiento de la materia objeto de una industria extractiva o por el concurso o la quiebra legalmente declarada (artículo 434 LFT), los trabajadores tendrán derecho a una indemnización de 3 meses (artículo 436 LFT). Normalmente encontraremos que esta indemnización se paga al trabajador que es retirado de la empresa, de entrada, es decir, al momento del despido para así evitarse tener que reinstalarlo aunque presentare una demanda y la ganara. Otra ocasión en que se paga esta indemnización es cuando se da un reajuste de personal por cambios productivos o por incosteabilidad de alguna línea de ingresos. También es común que por acuerdo con el sindicato de la empresa, consignado en el contrato colectivo de trabajo, se paguen más de los tres meses que señala la LFT. La forma de calcular esta indemnización es la siguiente: Datos básicos para el cálculo: Antigüedad Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Sueldo diario Nómina 70.00 210.00 1,300.00 Semanal Quincenal Quincenal Parte variable Salario diario integrado 11 meses, 5 días 10 años, 4 meses y 16 días 14 años, 7 meses y 28 días El salario diario integrado se calcula así: Sueldo diario Parte fija Factor (a) Importe Perc. var. mes ant. (b) (c) (d) (a) x (b) Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 70.00 210.00 1,300.00 1.046528 1.054167 1.056250 73.26 221.38 1,373.12 157.50 52.50 325.00 Importe (e) (f) (d) / 30 (c) + (e) 5.25 1.75 10.83 78.51 223.13 1,383.96 La indemnización 3 meses se calcula así: Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Salario diario integrado Días de indemnización Indemnización 3 meses 78.51 223.13 1,383.96 90 90 90 7,065.90 20,081.70 124,556.40 7.2.5. Indemnización 20 Días por Año La indemnización en días por años de servicio se paga para cubrir daños y perjuicios, según como haya sido la contratación. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 201 Si la relación fue por un tiempo determinado menor de un año, el pago de la indemnización será por una cantidad igual al importe de los salarios de la mitad de los servicios prestados. Si la relación fue por un tiempo determinado mayor de un año, una cantidad igual al importe de los salarios de seis mes por el primer año y de 20 días de salario por cada uno de los años de servicios prestados (artículo 50-I LFT). Si la relación fue por tiempo indeterminado, la indemnización consistirá en 20 días de salario por cada uno de los años de servicios prestados (artículo 50-II LFT), además de los 3 meses que veíamos anteriormente. Este es el caso más frecuente. También cuando la empresa implanta maquinaria o procedimientos de trabajos nuevos y como consecuencia de ello es necesario reducir personal, el personal ajustado tendrá derecho a los 20 días por cada año de servicios más 4 meses de salario o a lo estipulado en el contrato colectivo de trabajo, si esto fuera mayor además de la prima de antigüedad (artículo 439 LFT). La LFT no lo señala específicamente, pero normalmente las fracciones del último año se pagan en forma proporcional. La fracción la podemos determinar dividiendo los días del último año entre 365. Veamos la fórmula para calcular esta indemnización considerando el caso más común, es decir, cuando el contrato fue por tiempo indeterminado en los tres ejemplos que estamos usando: Antigüedad Años de Salario Días Indemnización de antigüe- diario in- por 20 días por año dad tegrado año Ejemplo 1 11 meses, 5 días Ejemplo 2 10 años, 4 meses y 16 días Ejemplo 3 14 años, 7 meses y 28 días 0.92 78.51 20 1,444.58 10.37 223.13 20 46,277.16 14.65 1,383.96 20 405,500.28 7.2.6. Prima de Antigüedad Esta es una prestación que se deriva del solo hecho del trabajo por lo que, al igual que las vacaciones, debe otorgarse a los trabajadores por el transcurso del tiempo. La LFT establece una serie de condiciones: a) Se paga a los trabajadores de planta. b) La prima de antigüedad consistirá en 12 días de salario por cada año de servicios (artículo 162-I) c) El salario base (artículo 162-II LFT) no puede ser menor al mínimo (artículo 485 LFT) y como máximo será el doble del salario mínimo del área geográfica donde el trabajador preste sus servicios (artículo 486 LFT). 202 EDICIONES FISCALES ISEF d) Se pagará a los que se separen de su empleo si tienen 15 años cumplidos de antigüedad o se separen por causa justificada y a todos los que sean separados de su empleo exista o no la justificación de esa separación (artículo 162-III LFT). e) Cuando se da la terminación de la empresa por caso fortuito o causa de fuerza mayor, por incosteabilidad, por agotamiento de la materia objeto de una industria extractiva o por el concurso o la quiebra legalmente declarada (artículo 434 LFT), los trabajadores tendrán derecho la prima de antigüedad (artículo 436 LFT). f) Cuando se implanta maquinaria o procedimientos de trabajo nuevos y se reajuste al personal (artículo 139 LFT). g) En caso de muerte del trabajador (artículo 162-V LFT), se pagará a sus beneficiarios en los términos del artículo 501 LFT o al IMSS independientemente de cualquier otra prestación que les corresponda (artículo 162-VI). h) En el caso de incapacidad física o mental (artículo 53-IV LFT) que provenga de un riesgo no profesional, el trabajador tendrá derecho a una indemnización de un mes de salario y doce días por cada año de servicios prestados en los términos del artículo 162 LFT independientemente de la incapacidad que haya pagado el SS. Es normal que la fracción del último año de antigüedad se pague en forma proporcional. Con frecuencia, las empresas establecen en su contrato colectivo de trabajo que la prima de antigüedad se pagará a todos los trabajadores que se retiren o sean retirados independientemente de su antigüedad, o bien que hayan cumplido un número de años menor al que señala la LFT, o puede acordar días adicionales a los que marca la LFT, o en su caso una combinación de estas situaciones. Esto es muy válido. En este caso, podríamos referirnos a una prima de antigüedad legal (la mínima que marca la LFT) y a una prima de antigüedad contractual (la que otorga el CCT). La fórmula de cálculo es la siguiente: Para determinar el salario base para el pago de la prima: Salario diario Doble del integrado SMG Ejemplo 1 Salario base para pago de prima 78.51 119.64 78.51 Ejemplo 2 223.13 119.64 119.64 Ejemplo 3 1,383.96 119.64 119.64 Para determinar la prima de antigüedad a pagar: Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Salario base para pago de prima Años de antigüedad 78.51 119.64 119.64 0.92 10.37 14.65 Días por Prima de anaño tigüedad 12 12 12 866.75 14,888.00 21,032.71 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 203 7.2.7. Comentarios Finales sobre Liquidaciones Unos comentarios finales sobre liquidaciones: a) Las indemnizaciones debidas a los trabajadores tienen preferencia sobre cualquier otro crédito, incluidos los que disfruten de garantía real, los fiscales y los a favor del IMSS (artículo 113 LFT). b) Los trabajadores no necesitarán entrar a concurso, quiebra, suspensión de pagos o sucesión (artículo 114 LFT). c) Los beneficiarios del trabajador fallecido tendrán derecho a las prestaciones e indemnizaciones pendientes sin necesidad de juicio sucesorio (artículo 115 LFT). d) La carga de la prueba en todo tipo de información del trabajador, de sus pagos o de las causas de terminación de la relación laboral, es para la empresa (artículo 784 LFT). 7.2.8. Indemnización Exenta La LISR establece la exención para la indemnización (artículo 109-X LISR): a) Noventa días de salario mínimo general del área geográfica del trabajador por cada año de servicios. b) Los años serán los que se usaron para el cálculo de la indemnización. c) Toda fracción de más de 6 meses se considera año completo para estos fines. La fórmula para determinar el importe de esta exención es la siguiente: Determinamos primero la exención máxima: Años de antigüedad Años para 90 días de para indemización exención SMG Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 0.92 10.37 14.65 1 10 15 5,383.80 5,383.80 5,383.80 Exención máxima 5,383.80 53,838.00 80,757.00 Y con estos datos, la indemnización exenta: Indemnización 3 meses Indemnización de 20 días por año Prima de antigüedad Indemnización total Exención máxima Indemnización exenta Ejemplo 1 7,065.90 1,444.58 866.75 9,377.23 5,383.80 5,383.80 Ejemplo 2 20,081.70 46,277.16 14,888.00 81,246.86 53,838.00 53,838.00 Ejemplo 3 124,556.40 405,500.28 21,032.71 551,089.39 80,757.00 80,757.00 7.3. CALCULO DEL ISR ANUAL EN LIQUIDACIONES La empresa deberá efectuar una retención de impuesto al momento de pagar la liquidación. Esta retención se explica en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. 204 EDICIONES FISCALES ISEF El impuesto anual ya no será responsabilidad de la empresa, sino del trabajador. Este deberá presentar declaración anual en los primeros meses del año siguiente. En esa declaración calculará el impuesto anual y descontará la retención que le haya hecho la empresa. Por estimarlo de gran interés, explicaremos el cálculo del impuesto anual. Nos dice el artículo 112 de la LISR: “ARTICULO 112. Cuando se obtengan ingresos por concepto de primas de antigüedad, retiro e indemnizaciones u otros pagos, por separación, se calculará el impuesto anual, conforme a las siguientes reglas: I. Del total de percepciones por este concepto, se separará una cantidad igual a la del último sueldo mensual ordinario, la cual se sumará a los demás ingresos por los que se deba pagar el impuesto en el año de calendario de que se trate y se calculará, en los términos de este Título, el impuesto correspondiente a dichos ingresos. Cuando el total de las percepciones sean inferiores al último sueldo mensual ordinario, éstas se sumarán en su totalidad a los demás ingresos por los que se deba pagar el impuesto y no se aplicará la fracción II de este artículo. II. Al total de percepciones por este concepto se restará una cantidad igual a la del último sueldo mensual ordinario y al resultado se le aplicará la tasa que correspondió al impuesto que señala la fracción anterior. El impuesto que resulte se sumará al calculado conforme a la fracción que antecede.” La tasa a que se refiere la fracción II se calculará dividiendo el impuesto señalado en la fracción I entre la cantidad a la cual se le aplicó la tarifa del artículo 177; el cociente se multiplica por cien y el producto se expresa en porciento. La ejemplificación de este procedimiento, es el siguiente: Se determina primero el ingreso total gravable (artículo 83 RISR): Indemnización total Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Indemnización exenta Indemnización gravable 9,377.23 5,383.80 3,993.43 81,246.86 53,838.00 27,408.86 551,089.39 80,757.00 470,332.39 En nuestra opinión, ésta es también la base sobre la que se debe calcular la retención en el momento del pago de la liquidación. Se calcula un sueldo mensual ordinario: Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Sueldo diario Días de sueldo mensual Sueldo mensual ordinario 70.00 210.00 1,300.00 30 30 30 2,100.00 6,300.00 39,000.00 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 205 Del importe de la indemnización gravable se separa hasta un último sueldo mensual ordinario (artículo 112-I LISR). A esa cantidad se suman las demás percepciones obtenidas en el año y al total se le calcula el impuesto en los términos del Título IV LISR: Ejemplo 1 Indemnización gravable Sueldo mensual ordinario 3,993.43 2,100.00 Importe Demás Percepciones que se percepciones gravables sumará a obtenidas según artículo las demás en el año 112-I LISR percepciones 2,100.00 21,000.00 23,100.00 Ejemplo 2 27,408.86 6,300.00 6,300.00 38,034.75 44,334.75 Ejemplo 3 470,332.39 39,000.00 39,000.00 117,000.00 156,000.00 Si el importe de la indemnización es menor al último sueldo mensual ordinario, se suma el importe total de la indemnización a las demás percepciones obtenidas en el año y al total se le calcula el impuesto que será el impuesto total a pagar en el año. Para determinar las demás percepciones obtenidas en el año, y para efectos prácticos, estimamos que el trabajador del ejemplo 1 laboró en la empresa que lo liquidó aproximadamente 10 meses del año, el del ejemplo 2 laboró aproximadamente 6 meses y el del ejemplo 3, sólo 3 meses. Para destacar lo que queremos explicar suponemos que ninguno de los tres trabajó el resto del año en que fueron liquidados en ninguna otra empresa. Calculamos el impuesto anual del ejemplo 3: CALCULO DEL ISR SOBRE LA BASE GRAVABLE DE: 156,000.00 Impuesto 123,580.21 32,419.79 156,000.00 Fija 21.36% 13,087.44 6,924.87 20,012.31 0.00 20,012.31 (primera parte del impuesto artículo 112-I LISR) Subsidio para el empleo Impuesto neto Determinamos la tasa del impuesto: Impuesto anual = Tasa del impuesto x 100 = Ingreso anual 20,012.31 156,000.00 = 0.12828402 Tasa % x 100 = 12.83% Al total de la indemnización se resta lo exento y la cantidad que se sumó a las demás percepciones. Al resultado se le aplica la tasa obtenida (Art.112-II LISR y artículo 139 RLISR): 206 EDICIONES FISCALES ISEF IndemniIndemzación total nización exenta Importe que se sumó a las demás percepciones Neto Tasa 2a. parte de impuesto (artículo 112-II) 2,100.00 1,893.43 0.00% 0.00 Ejemplo 2 81,246.86 53,838.00 6,300.00 21,108.86 Ejemplo 3 551,089.39 80,757.00 39,000.00 431,332.39 0.00% 12.83% 0.00 55,333.05 Ejemplo 1 9,377.23 5,383.80 Por último determinamos el impuesto anual total y el impuesto a pagar o saldo a favor: 1a. parte 2a. parte Impuesto del impuesto del impuesto total anual (art. 112-I) (art.112-II) Retenido en otros ingresos Retenido en la liquidación Saldo a cargo (a favor) Ejemplo 1 (3,670.30) 0.00 (3,670.30) (3,806.98) 213.25 (76.57) Ejemplo 2 (2,018.84) 0.00 (2,018.84) (2,711.96) 2,063.89 (1,370.77) Ejemplo 3 20,012.31 55,333.05 75,345.36 11,908.33 96,700.34 (33,263.31) Como podemos observar, con demasiada frecuencia resultará saldo a favor a las personas que son liquidadas, y eso sin considerar deducciones personales que cada una pudiese tener, por lo que será conveniente que insistamos con ellas para que recuperen parte del impuesto que se les retiene en la liquidación. Todos los impuestos de estos ejemplos fueron calculados con las tarifas que presentamos en el tema 10.9. Tarifas y Tablas ISR. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 207 CAPITULO 8 PROVISION IMPUESTO SOBRE NOMINAS Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 403 906 CLASIFICACION: CONCEPTO Provisión Impuesto sobre Nóminas Base Impuesto sobre Nóminas Pr Ti AD AI EC Tema 4 3 P B N N S S N N 8.0. 8.0. El impuesto que analizaremos en este Capítulo es el Impuesto sobre Nóminas vigente en el Distrito Federal que establece el Código Fiscal del Distrito Federal (CFDF) el cual es representativo de los impuestos similares de los demás estados y para muestra de ello, haremos la correlación con el impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal que establece el Código Financiero del Estado de México y Municipios para ese territorio (CFEMM). Para 2005, al modificarse la Ley del Impuesto al Valor Agregado para permitir a los estados establecer impuestos celulares sobre los ingresos que obtengan las personas físicas, sin que se considere un incumplimiento de los convenios celebrados con la SHCP, el legislativo no incluyó a las personas que perciban sueldos y salarios por considerar que las entidades federativas no tenían limitación alguna para gravar los salarios y asimilables. Hasta el día de hoy, ese gravamen es el denominado “Impuesto sobre Nómina” que trato en este capítulo, mismo que es a cargo del patrón y que en la mayoría de los estados en los que está implementando tiene una tasa del 2% al 2.5%. De pretender gravar a los trabajadores con tasas que pueden ir del 2% al 5%, se esperaría que se eliminara el “Impuesto sobre Nóminas”. Sin embargo, es poco probable que los estados que ya tienen el gravamen a cargo de los patrones o los que decidan establecerlo lo hagan a cargo de los trabajadores con tasas superiores al 2% (para aumentar la recaudación), porque estarían gravando a quienes votan, mientras que las empresas no lo hacen. Prueba de esto último son las recientes implementaciones de este impuesto en los siguientes estados: En el estado de Guanajuato, según el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato del 27 de diciembre de 2004, que establece el Impuesto sobre Nóminas, a cargo de las personas físicas o morales querealicen los pagos por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado, con una tasa del 2% (Capítulo Primero, del Título Primero de la Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato). En el estado de Querétaro, según el Periódico Oficial del Estado de Querétaro La Sombra de Arteaga del 9 de diciembre de 2004, que establece el 208 EDICIONES FISCALES ISEF Impuesto sobre Nóminas, a cargo de las personas físicas o morales que realicen los pagos por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado (incluyendo los pagos por conceptos de honorarios, por la prestación de servicios personales independientes o por actividades empresariales, cuando no causen el Impuesto al Valor Agregado), con una tasa del 1.6% (artículos 49-A al 49-D del Capítulo Séptimo de la Ley de Hacienda del Estado de Querétaro). En el estado de Aguascalientes, según el Periódico Oficial del Estado de Aguascalientes del 31 de diciembre de 2005, que establece el Impuesto sobre Nóminas, a cargo de las personas físicas o morales que realicen pagos en dinero o en especie por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado, con una tasa del 1.5% (artículos 63 a 70 del Capítulo VII de la Ley de Hacienda del Estado de Aguascalientes). 8.1. FUNDAMENTOS LEGALES El Impuesto sobre Nóminas está regulado básicamente en 4 artículos del CFDF (y el impuesto del 2.5% sobre remuneraciones en 4 artículos del CFEMM): ARTICULO 159. Que establece: Artículo 56 FEMM Quienes están obligados al pago de este impuesto Quienes realicen erogaciones en dinero o en especie por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado Idem Otros causantes no señalados específicamente para el CFDF pero si para el CFEMM son los siguientes: Quienes contraten servicios de administración de personal a 2o. párrafo empresas con domicilio fuera de la entidad Qué se entiende por erogaciones afectas a este impuesto: I. Sueldo y salarios II. Tiempo extraordinario de trabajo III. Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos IV. Compensaciones V. Gratificaciones y aguinaldo VI. Participación patronal al fondo de ahorro VII. Prima de antigüedad VIII. Comisiones IX. Pagos realizados a administradores... Otros conceptos no señalados específicamente para el CFDF pero si para e CFEMM son los siguientes: Fracción I Fracción II Fracción III Fracción IV Fracción V Fracción VI Fracción VII Fracción IX Derogada Fracción XI Participación de los trabajadores en las utilidades Fracción VIII Comisiones Fracción X Servicios de comedor y comida proporcionados a los trabajadores Fracción XII Vales de despensa Fracción XIII Servicio de transporte Fracción XIV Primas de seguro para gastos médicos o de vida Fracción XV ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA ARTICULO 157. Que delimita lo que está exento: 209 Artículo 59 CFEMM I. Instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo II. Aportaciones al SAR III. Gastos funerarios Fracción VI IV. Jubilaciones, pensiones y haberes de retiro, así como pensiones vitalicias y otras formas de retiro; las indemnizaciones por riesgo de trabajo de acuerdo a la ley aplicable Fracción VI V. Aportaciones al Infonavit y al Fovissste, destinadas al crédito para la vivienda de sus trabajadores VI. Cuotas al IMSS y al ISSSTE VII. Aportaciones adicionales del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez y las aportaciones a planes de pensiones VIII. Gastos de representación y viáticos IX. Alimentación, habitación y despensas onerosas X. Intereses subsidiados en créditos al personal XI. Primas por seguros obligatorios por Ley en las que no se otorguen préstamos a los trabajadores por parte de las aseguradoras XII. Prestaciones de previsión social regulares y permanentes XIII. Participación de utilidades en las empresas XIV. Personas contratadas con discapacidad Fracción VIII Otros conceptos no señalados específicamente para el CFDF pero si para el CFEMM son los siguientes: Becas educacionales y deportivas Fracción III Indemnizaciones por riesgos o enfermedades profesionales Fracción V Pagos a Trabajadores Domésticos Fracción VII Contraprestaciones pagados por el Estado, los municipios, partidos políticos, instituciones de beneficencia, sindicatos, cámaras empresariales y microindustrias Fracción X Pagos a administradores, comisarios... ARTICULO 158. Que señala la tasa del impuesto: Tasa del 2.5% ARTICULO 159. Que indica: El momento de causación (los pagos efectuados en el mes) La forma de pago (mediante declaración en forma autorizada) Fecha de pago (día 17 del mes siguiente) Fracción XI Artículo 57 CFEMM Tasa del 2.5% Artículo 58 CFEMM Idem Idem Día 17 Como podemos observar, las diferencias de ambas leyes sobre el impuesto son más de forma que de fondo. En algunos casos, nos atrevemos a decir que no era necesario que una mencionara que las aportaciones al IMSS y al Infonavit estén exentas y no importa que la otra no las mencione, ya que como lo vimos anteriormente, éstas son aportaciones de seguridad social de las señaladas en el CFF (artículo 21 CFF) y en la LIF (artículo 1B-VIII LIF) y no son remuneraciones al trabajo subordinado, objeto de la materia de este impuesto. 210 EDICIONES FISCALES ISEF Sin embargo, reiteramos que deberá ser la empresa quien decida qué conceptos incluye en la base para la determinación del impuesto a pagar, ya que será su responsabilidad ante las autoridades correspondientes. El CFDF establece que las empresas que en el año calendario inmediato anterior hayan contado con un promedio mensual de ciento cincuenta o más trabajadores, están obligadas a dictaminarse sobre el Impuesto sobre Nóminas (Art. 58-I CFDF) por Contador Público registrado ante la Secretaria de Finanzas del Distrito Federal (Art. 59 CFDF) quien deberá cumplir con todos los requisitos que el Código señala (Artículos 61 al 69 CFDF). En el CFEMM se establece que quien efectúe pagos a trabajadores por concepto de edificación de obra e incumpla con el pago oportuno del impuesto y no proporcione la información suficiente para el cálculo del impuesto o cuando no sea posible establecer la base, deberá pagar con base en una estimación por m² de construcción según una tabla consignada en dicho Código (artículo 56 Bis CFEMM). Esta disposición exenta la edificación de obra de casa habitación y modificaciones y/o remodelaciones cuando el costo de éstas no rebase 50,000 UDIS y 10,000 UDIS respectivamente, según la licencia de construcción expedida por la autoridad respectiva. 8.2. INTEGRACION DE LA BASE Si la empresa tuviese empleados en ambas entidades, podrá establecer dos bases: la 906 Base del Impuesto sobre Nóminas para los del Distrito Federal y la Base 911 Base del Impuesto sobre Remuneraciones para los del Estado de México; así como dos conceptos para el cálculo de la provisión: el 402 Provisión Impuesto sobre Nóminas y 407 Provisión Impuesto sobre Remuneraciones. De esta forma podría diferenciar claramente ambos impuestos. La Base del Impuesto Sobre Nóminas (CFDF) y la Base del Impuesto sobre Remuneraciones (CFEMM) se integran con los conceptos que se señalan a continuación: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema CFDF CFEMM 001 Sueldos 1 P S S N 6.1. 156-I 56-I 002 Salarios 1 P S S N 6.1. 156-I 56-I 003 Tiempo Extra Fijo 1 P S S N 6.9. 156-II 56-II 004 Compensación Fija 0 P N S N 6.20. 156-IV 56-IV 020 Comisiones 0 P N S N 6.13. 156-III 56-III y X 021 Pago por Destajo 0 P S S N 6.1. 156-I 56-I 045 Tiempo Extra Doble 0 P S S N 6.9. 156-II 56-II 046 Tiempo Extra Triple 0 P S S N 6.9. 156-II 56-II 047 Tiempo Extra por Emergencia 0 P S S N 6.9. 156-II 56-II 048 Suplencias 1 P N S N 6.14. 156-IV 56-IV 049 Derramas 0 P N S N 6.14. 156-IV 56-IV 050 Día Festivo Trabajado 1 P N S N 6.15. 156-III 56-III 051 Día de Descanso Trabajado 1 P S S N 6.16. 156-III 56-III 052 Prima Dominical 1 P N S N 6.17. 156-III 56-III ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 211 Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema CFDF CFEMM 060 Compensación Eventual 0 P N S N 6.20. 156-IV 56-IV 061 Incentivo por Asistencia 1 P N S N 6.18. 156-III 56-III 062 Incentivo por Puntualidad 1 P N S N 6.18. 156-III 56-III 063 Incentivo por Productividad 1 P N S N 6.20. 156-III 56-III 064 Incentivo por Viaje 0 P N S N 6.20. 156-III 56-III 065 Comisión Foránea 0 P N S N 6.20. 156-III 56-III 100 Aportación Empresa Fondo de Ahorro 120 Despensa en Efectivo 2 1 P P N N S S F N 6.10. 6.21. 156-Vi (1) 56-VI 56-XIII 121 Vale Despensa 1 P N S N 6.21. (1) 56-XIII 122 Ayuda para Comida 1 P N S N 6.21. (1) 56-XII 123 Vales Restaurante 1 P N S N 6.21. (1) 56-XII 124 Ayuda para Renta 1 P N S N 6.21. 156-IV 56-IV 125 Ayuda para Transporte 1 P N S N 6.21. 156-IV 56-IV 126 Vale Gasolina 1 P N S N 6.21. 156-IV 56-IV 150 Vacaciones 0 P S S N 6.2. 156-I 56-I 151 Prima Vacacional 1 P S S N 6.3. 156-III 56-III 152 Aguinaldo o Gratificación 1 P S S N 6.4. 156-V 56-V 153 Participación de los Trabajadores Utilidades 1 P N S N 6.11. (1) 154 Bono Anual 0 P N S N 6.20. 156-IV 56-VIII 56-IV 155 Premio por Antigüedad 0 P N S N 6.20. 156-IV 56-IV 156 Vacaciones Pagadas 0 P N S N 6.2. 156-I 56-I 180 Vacaciones Proporcionales 0 P S S N 6.2. 156-I 56-I 181 Prima Vacacional Proporcional 1 P S S N 6.3. 156-III 56-III 182 Aguinaldo o Gratificación Proporcional 183 Gratificación por Separación 1 1 P P S N S S N N 6.4. 7.0. 156-V (3) 56-V (3) 184 Indemnización 3 Meses 1 P S S N 7.0. (3) (3) 185 Indemnización 20 días por año 1 P S S N 7.0. (3) (3) 186 Prima de antigüedad 1 P S S N 7.0. (3) 56-VII 200 Subsidio por incapacidad 1 P S S N 6.6. 156-I 56-I 201 Justificación de faltas 1 P S S N 6.5. 156-I 56-I 202 Cuotas Obreras SS Pagadas por la Empresa 2 P N S N 9.0. (1) 56-IV (1) No se toman dentro de los gravados por estar exceptuando en una fracción específica. 212 EDICIONES FISCALES ISEF Los siguientes conceptos también se incluirán, pero restando los valores a los señalados anteriormente: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema CFDF CFEMM 500 Faltas Injustificadas 0 D S S N 6.5. 156-I 56-I 501 Faltas Justificadas o con Goce Sueldo 0 D S S N 6.5. 156-I 56-I 502 Faltas por Suspensión 0 D S S N 6.5. 156-I 56-I 503 Permiso sin Goce de Sueldo 0 D S S N 6.5. 156-I 56-I 504 Retardos 0 D S S N 6.5. 156-I 56-I 505 Pases de Salida 0 D S S N 6.5. 156-I 56-I 506 Incapacidad por Riesgo de Trabajo 0 D S S N 6.5. 156-I 56-I 507 Incapacidad por Enfermedad General 0 D S S N 6.5. 156-I 56-I 508 Incapacidades por Maternidad 0 D S S N 6.5 156-I 56-I Los siguientes valores no se incluyen por estar exentos: Núm. Pr Ti AD AI EC Tema CFDF CFEMM 005 Pensión por Jubilación CLASIFICACION: CONCEPTO 0 P S S N 6.12. 157-IV 59-VI 070 Viáticos 0 P N S S 6.19. 157-VIII (3) 071 Viáticos no Comprobados 0 P N S S 6.19. 157-VIII (3) 082 Pagos de Aseguradoras al Trabajador 120 Despensa en Efectivo 0 1 P P N N S S N N 6.12. 6.21. 157-XI 157-XII (3) (2) 121 Vale Despensa 1 P N S N 6.21. 157-XII (2) 122 Ayuda para Comida 1 P N S N 6.21. 157-XII (2) 123 Vales Restaurante 1 P N S N 6.21. 157-XII (2) 127 Vale Uniforme 1 P N S N 6.21. 157-XII (3) 128 Ayuda para Lentes 1 P N S N 6.21. 157-XII (3) 129 Ayuda por Fallecimiento 1 P N S N 6.21. 157-III 59-VI 130 Reembolso de Gastos Médicos 1 P N S N 6.21. 157-XII (3) 131 Beca para Trabajadores 1 P N S N 6.21. 157-XII 59-III 132 Beca para Hijos de Trabajadores 1 P N S N 6.21. 157-XII 59-III 133 Cuotas Sindicales Pagadas por Empresa 2 P N S N 6.21. 157-XII (3) 153 Participación de los Trabajadores en las Utilidades 1 P N S N 6.11. 157-XIII (2) 187 Jubilación en Pago Unico 0 P N S N 6.12. 157-IV 59-VI 188 Indemnización por Incapacidad 0 P N S N 6.12. 157-IV 59-VI 189 Pago de Marcha 0 P N S N 6.12. 157-IV 59-VI 202 Cuotas Obreras SS Pagadas Emp. 2 P N S N 9.0. 157-XII (2) 404 Provisión Aportación Infonavit 2 P N S N 9.0. 157-V (3) 405 Provisión Aportaciones Cuotas Patronales SS 2 P N S N 9.0. 157-VI (3) ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 213 (2) No se incluyen dentro de los exentos por estar gravados en una fracción específica. (3) Estos conceptos, si bien no se encuentran exentos en forma específica, no se deben tomar para el cálculo del impuesto sobre remuneraciones en el Estado de México, porque no son pagos por concepto de remuneraciones al trabajo personal. La suma neta de los conceptos de la columna CFDF, serán el valor de la 906 Base del Impuesto sobre Nóminas y, en su caso, la suma neta de los conceptos de la columna CFEMM, serán el valor un nuevo concepto que abriríamos de la 911 Base del Impuesto sobre Remuneraciones. Para el impuesto correspondiente al Estado de México, a las cifras anteriores se deberá agregar la correspondiente a los siguientes conceptos: • Servicios de comedor y comida proporcionados a los trabajadores. • Servicio de transporte. • Primas de seguro para gastos médicos o de vida. Con lo anterior, estaremos en posibilidad de calcular la Provisión del Impuesto sobre Nóminas y, en su caso, la Provisión del Impuesto sobre Remuneraciones. 8.3. EXENCIONES Y REDUCCIONES DEL IMPUESTO En ambos impuestos se establece una exención cuando se contratan personas con discapacidad. Existen en el Distrito Federal, otras posibilidades de reducir este impuesto, para las empresas que ayuden a combatir el deterioro ambiental o cuenten con programas comprobables de mejoramiento ambiental, que incrementen su planta laboral en un 25%, para las que inicien actividades (con mayor beneficio las micro y pequeñas empresas y las que inicien operaciones en los sectores de de alta tecnología), para las que contraten personas con capacidades diferentes, las que sustituyan materias primas de importación por insumos de producción local, para las que realicen actividades de maquila de exportación y las que puedan demostrar que más del 50% de su planta laboral residen en la misma demarcación territorial. En todos los casos, estas reducciones son por un año y con limitaciones, y en su caso, se deberán llevar registros por separado de las erogaciones y personas por las que no se paga el impuesto, y cubrir todos y cada uno de los requisitos contenidos en los artículos 276, 277, 278 y 279 del CFDF (reformado según publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal del 29 de diciembre de 2009) que son en los que se reglamentan estas reducciones. Es importante hacer notar, que en el caso del DF, las autoridades podrán determinar presuntivamente la base para el pago de este impuesto cuando el contribuyente se oponga a una revisión, no presente registros contables o estos presenten irregularidades (artículo 83 CFDF). En ambos casos, para el DF y para el Estado de México, este impuesto se deberá pagar ante la Administración Tributaria que corresponda al domicilio de la empresa, en forma autorizada y dentro del plazo señalado anteriormente (día 17 del mes siguiente). 214 EDICIONES FISCALES ISEF En el caso del D.F. se utiliza el “Formato Universal de la Tesorería” y con él se puede pagar en los bancos (en ventanilla o a través del portal) o en tiendas de autoservicio, obteniendo previamente la “Línea de captura” en internet en la dirección http://www.finanzas.df.gob.mx/fut/padrones/index. php?id=88, utilizando el concepto 88 para el pago de Impuesto sobre Nóminas vigente y el concepto 96 para el ya vencido. En el caso del Edomex, es la oficina de recaudación quien la proporciona. Presentamos las formas autorizadas en las páginas siguientes. Los impuestos implementados en los estados de Guanajuato y Querétaro a los que hago mención en la primera parte de este capítulo, guardan una gran semejanza con los vigentes en el Distrito Federal y en el Estado de México. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 215 216 EDICIONES FISCALES ISEF ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 217 218 EDICIONES FISCALES ISEF ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 219 CAPITULO 9 CUOTAS OBRERO PATRONALES SS Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 202 310 404 405 451 452 453 454 455 456 457 458 549 460 461 462 463 464 551 CLASIFICACION: CONCEPTO Cuotas Obreras SS Pagadas por la Empresa Cuotas Obreras Pagadas por Empresa Exentas Provisión Aportación Infonavit Provisión Aportaciones Cuotas Patronales SS Cuotas Obreras SS, EM, PE, Ca. Cuotas Obreras SS, EM, PD Cuotas Obreras SS, IV Cuotas Obreras SS, PB Cuotas Obreras SS, CEAV Cuotas Patronales SS, EM, PE, Cf. Cuotas Patronales SS, EM, PE. Ca. Cuotas Patronales SS, EM, PD Cuotas Patronales SS, IV Cuotas Patronales SS, G Cuotas Patronales SS, RT Cuotas Patronales SS, PB Cuotas Patronales SS, R Cuotas Patronales SS, CEAV Cuotas Obreras Pr Ti AD AI EC Tema 3 P N S N 9.0. 3 P 3 P N S N N S N 9.0. 9.0. 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 N N N N N N N N N N N N N N N N 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. 9.0. P P P P P P P P P P P P P P P D S S S S S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N N N N N N N 9.1. FUNDAMENTACION La obligación de pagar impuestos nace en el artículo 31 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos que establece que son obligaciones de los mexicanos: “IV. Contribuir para los gastos públicos, así de la Federación, como del Distrito Federal o del Estado y Municipio en que residan, de la manera proporcional y equitativa que dispongas las leyes.” Después, el CFF nos señala que son las personas físicas y las morales las que están obligadas a contribuir para los gastos públicos conforme 220 EDICIONES FISCALES ISEF a las leyes fiscales respectivas (artículo 1 CFF). Y nos señala cual es la clasificación de las contribuciones: impuestos, aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejoras y derechos (artículo 2 CFF); y nos da la definición de aportaciones de seguridad social: “ARTICULO 2o. .............................................................................. II. Aportaciones de seguridad social son las contribuciones establecidas en Ley a cargo de personas que son sustituidas por el Estado en el cumplimiento de obligaciones fijadas por la Ley en materia de seguridad social o a las personas que se beneficien en forma especial por servicios de seguridad social proporcionados por el mismo Estado.” Es decir, dentro de las principales contribuciones que tendrá la Federación están las aportaciones de seguridad social y dentro de ellas las cuotas para el Seguro Social a cargo de patrones y trabajadores (artículo 1-B-VIII-2 LIF). 9.2. CUOTAS POR RAMO DE RIESGO Ya habíamos visto en el tema 5.1.2. Integración para Seguro Social, que la obligación del pago de cuotas obrero patronales está reglamentada en la Ley del Seguro Social. Las cuotas a cubrir y su fundamentación son las siguientes: 1. Enfermedades y Maternidad (artículo 105 LSS): a) Prestaciones en especie (artículo 106 LSS). Cuota fija (artículo 106-I LSS). Cuota adicional (artículo 106-II LSS). b) Prestaciones en dinero (artículo 107 LSS). 2. Invalidez y Vida (artículo 147 LSS). 3. Guarderías (artículo 211 LSS). 4. Riesgo de Trabajo (artículo 71 LSS). 5. Pensionados y Beneficiarios (artículo 25 segundo párrafo LSS). 6. Retiro (artículo 168-I LSS). 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (artículo 168-II LSS). Y debemos agregar la correspondiente al Infonavit: 8. Infonavit (artículo 29 y Quinto Transitorio del Linfonavit) En el siguiente cuadro se muestran todas las cuotas que deben calcularse. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 221 CUOTAS RIESGO 1. Enfermedades y Maternidad PATRON OBRERO ESTADO (3) TOTAL BASE 20.400% 1SMGA (1) : a) Prestaciones en especie Cuota fija SBC (4) 20.400% — 13.900% 1.100% 0.700% 0.400% 0.250% — 0.050% 2. Invalidez y Vida 1.750% 0.625% 0.125% 2.500% SBC 3. Guarderías 1.000% — — 1.000% SBC SBC Cuota adicional b) Prestaciones en dinero 4. Riesgo de Trabajo (2) 1.500% SBC-3SMGA 1.000% SBC 1.030% — — 1.030% 5. Pensionarios y Beneficiarios 1.050% 0.375% 0.075% 1.500% SBC 6. Retiro 2.000% — — 2.000% SBC 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 8. Infonavit 3.150% 1.125% — 0.225% — 4.275% 5.000% SBC SBC 5.000% (5) NOTAS: (1) Las cuotas de Enfermedades y Maternidad a partir del año 2008 ya permanecerán fijas. (2) El porcentaje de este riesgo es diferente para cada empresa y es determinado por la misma a partir de 1998 (Ver Capítulo 20. Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo). (3) Estas cuotas no intervienen en los cálculos de empresa, se presentan como dato informativo. (4) El porcentaje de este riesgo correspondiente al Estado, es sobre el SMG del DF a la fecha de entrada en vigor de la Ley (26.45 x .139 = 3.67655) y se actualiza trimestralmente desde entonces. (5) A estos porcentajes se debe agregar la cuota social a cargo del Estado de 5.5% de un SMG del DF por cada día trabajado. 9.3. BASE MAXIMA DE COTIZACION Las cuotas obrero patronales se calculan multiplicando las cuotas por ramos de riesgo que señala la LSS en los artículos que señalamos anteriormente por la base máxima de cotización. La base máxima de cotización se calcula multiplicando el salario base de cotización (SBC) (que ya vimos en el capítulo 5) por los días base de cotización (DBC); con dos excepciones: en la cuota fija y en la cuota adicional de prestaciones en especie de enfermedades y maternidad. En la cuota fija no se utiliza el SBC sino el importe de un SMGA y en la cuota adicional se utiliza solamente el SBC que sea excedente de 3VSMGA. 222 EDICIONES FISCALES ISEF 9.4. TOPES Y DIAS BASE DE COTIZACION Los topes y días base de cotización por riesgo son las siguientes: RIESGO 1. Enfermedades y Maternidad: a) Prestaciones en especie Cuota fija Cuota adicional b) Prestaciones en dinero 2. Invalidez y Vida 3. Guarderías 4. Riesgo de Trabajo 5. Pensionados y Beneficiarios 6. Retiro 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 8. Infonavit Tope Días base de cotización 25VSMGA 25VSMGA 25VSMGA 24VSMGA 25VSMGA 25VSMGA 25VSMGA 25VSMGA DBC2 DBC2 DBC2 DBC1 DBC1 DBC1 DBC2 DBC3 25VSMGA 25VSMGA DBC1 DBC1 Los salarios mínimos generales del DF vigentes en los últimos años en los que están basados los topes señalados son: Vigencia SMG 1er. 2o. Todo el Diasemestre semestre ejercicio rio VSMG Importe VSMG Importe VSMG Importe Del 1 ene. al 31 dic. de 2006 48.67 Del 1 ene. al 31 dic. de 2007 50.57 23 1,119.41 24 1,168.08 25 1,216.75 24 1,213.68 25 1,264.25 25 1,264.25 Del 1 ene. al 31 dic. de 2008 52.59 25 1,314.75 25 1,314.75 25 1,314.75 Del 1 ene. al 31 dic. de 2009 54.80 25 1,370.00 25 1,370.00 25 1,370.00 Del 1 ene. al 31 dic. de 2010 57.46 25 1436.50 25 1,436.50 25 1,436.50 Del 1 ene. al 31 dic. de 2011 59.82 25 1,495.50 25 1,495.50 25 1,495.50 Los días base de cotización (artículo 31 LSS) los determinamos como sigue: Días de sueldo DBC1 = pagado DBC2 = pagado DBC3 = pagado Días de sueldo Días de sueldo Días de + vacaciones pagadas – Faltas Días de + vacaciones pagadas – – Incapaci- – dades Días de + vacaciones pagadas – Faltas – Incapacidades ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 223 9.5. CALCULO DE LAS CUOTAS Calcularemos las cuotas utilizando los ejemplos de salario diario integrado vistos en el capítulo 5: Los siguientes son datos básicos para el cálculo del ejemplo 1: Antigüedad Sueldo diario Ejemplo 1 1 año 70.00 Nómina Semanal SALARIO DIARIO INTEGRADO TOTAL 73.22 Comparación con los topes: si el salario diario integrado total es mayor a los topes, topes será el SBC, si no lo será el salario diario integrado total. SI ES SALARIO MAYOR DIARIO A INTEGRADO 73.22 1,495.50 73.22 Salario Diario Topado (SS) 25 Veces SMGA 73.22 179.46 0.00 SDT (SS) Excedente a 3 Veces SMGA 73.22 59.82 59.82 Salario Diario Topado (SS) 1 Veces SMGA Días trabajados en el período, pagados por: Días Importe Concepto sueldos Concepto vacaciones Faltas Incapacidades PERCEPCIONES EN EL PERIODO 7.00 0.00 1.40 1.00 4.60 490.00 0.00 98.00 70.00 322.00 Estos son los días base de cotización: DBC1 DBC2 DBC3 4.60 6.00 5.60 Sueldos + Vacaciones - Faltas - Incapacidades Sueldos + Vacaciones - Incapacidades Sueldos + Vacaciones - Faltas 224 EDICIONES FISCALES ISEF Este es el cálculo de las cuotas: RIESGO Días base de cotización Base total máxima de cotización CUOTA OBRERA CUOTA PATRONAL % Importe % Importe 20.400 73.22 0.400 0.00 1.100 0.00 1. Enfermedades y Maternidad: a) Prestaciones en especie Cuota fija DBC2 6.0 358.92 Cuota adicional DBC2 6.0 0.00 b) Prestaciones en dinero 2. Invalidez y Vida DBC2 6.0 439.33 0.250 1.10 0.700 3.08 DBC1 4.6 336.82 0.625 2.11 1.750 5.89 3. Guarderías DBC1 4.6 336.82 1.000 3.37 4. Riesgo de Trabajo DBC1 4.6 336.82 1.030 3.47 1.050 4.61 2.000 8.20 3.150 10.61 5. Pensionados y Beneficiarios DBC2 6.0 439.33 6. Retiro DBC3 5.6 410.04 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez DBC1 4.6 336.82 0.375 1.125 SUMA CUOTA OBRERA 1.65 3.79 8.64 112.45 SUMA CUOTA PATRONAL 8. Infonavit DBC1 4.6 336.82 5.000 16.84 Veremos 2 ejemplos más y luego haremos algunos comentarios. Los siguientes son datos básicos para el cálculo del ejemplo 2: Antigüedad Sueldo diario Ejemplo 2 SALARIO DIARIO INTEGRADO TOTAL 7 años 230.27 Nómina Quincenal 242.42 Comparación con los topes: Si el salario diario integrado total es mayor a los topes, topes será el SBC, si no lo será el salario diario integrado total. SI ES MAYOR A SALARIO DIARIO INTEGRADO 242.42 242.42 242.42 1,495.50 179.46 59.82 242.42 62.96 59.82 Salario Diario Topado (SS) 25 Veces SMGA SDT (SS) Excedente a 3 Veces SMGA Salario Diario Topado (SS) 1 Veces SMGA ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 225 Días trabajados en el período, pagados por: Días Importe Concepto sueldos Concepto vacaciones Faltas Incapacidades PERCEPCIONES EN EL PERIODO 15.00 0.00 2.00 3.00 10.00 3,454.05 0.00 460.54 690.81 2,302.70 Estos son los días base de cotización: DBC1 10.00 Sueldos + Vacaciones – Faltas – Incapacidades DBC2 12.00 Sueldos + Vacaciones – Incapacidades DBC3 13.00 Sueldos + Vacaciones – Faltas Este es el cálculo de las cuotas: RIESGO Días base de cotización Base total máxima de cotización CUOTA OBRERA CUOTA PATRONAL % Importe % Importe 20.400 146.44 0.400 3.02 1.100 8.31 20.36 1. Enfermedades y Maternidad: a) Prestaciones en especie Cuota fija DBC2 12.0 717.84 Cuota adicional DBC2 12.0 755.56 b) Prestaciones en dinero DBC2 12.0 2,909.08 0.250 7.27 0.700 2. Invalidez y Vida DBC1 10.0 2,424.23 0.625 15.15 1.750 42.42 3. Guarderías DBC1 10.0 2,424.23 1.000 24.24 4. Riesgo de Trabajo DBC1 10.0 2,424.23 1.030 24.97 5. Pensionados y Beneficiarios DBC2 12.0 2,909.08 6. Retiro DBC3 13.0 3,151.50 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez DBC1 10.0 2,424.23 0.375 1.125 SUMA CUOTA OBRERA 10.91 27.27 1.050 30.55 2.000 63.03 3.150 76.36 63.63 436.69 SUMA CUOTA PATRONAL 8. Infonavit DBC1 10.0 2,424.23 5.000 121.21 226 EDICIONES FISCALES ISEF Los siguientes son los datos básicos para el cálculo del ejemplo 3: Antigüedad Sueldo diario Nómina 2 años 1,085.53 Quincenal Ejemplo 3 SALARIO DIARIO 1,137.54 INTEGRADO TOTAL Comparación con los topes: si el salario diario integrado total, es mayor a los topes, topes será el SBC, si no, lo será el salario diario integrado total. SI ES MAYOR A SALARIO DIARIO INTEGRADO 1,137.54 1,495.50 1,137.54 1,137.54 179.46 958.08 SDT (SS) Excedente a 3 Veces SMGA 1,137.54 59.82 59.82 Salario Diario Topado (SS) 1 Veces SMGA Salario Diario Topado (SS) 25 Veces SMGA Días trabajados en el período, pagados por: Días Importe Concepto sueldos Concepto vacaciones Faltas Incapacidades PERCEPCIONES EN EL PERIODO 15.00 0.00 2.00 1.00 12.00 16,282.95 0.00 2,171.06 1,085.53 13,026.36 Estos son los días base de cotización: DBC1 12.00 Sueldos + Vacaciones – Faltas – Incapacidades DBC2 14.00 Sueldos + Vacaciones – Incapacidades DBC3 13.00 Sueldos + Vacaciones – Faltas ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 227 Este es el cálculo de las cuotas: RIESGO Días base de cotización Base total máxima de cotización CUOTA OBRERA CUOTA PATRONAL % Importe % 0.400 53.65 Importe 1. Enfermedades y Maternidad: a) Prestaciones en especie Cuota fija DBC2 14.0 Cuota adicional DBC2 14.0 13,413.19 b) Prestaciones en dinero 2. Invalidez y Vida 837.48 20.400 170.85 1.100 147.55 DBC2 14.0 15,925.63 0.250 39.81 0.700 111.48 DBC1 12.0 13,650.54 0.625 85.32 1.750 238.88 3. Guarderías DBC1 12.0 13,650.54 1.000 136.51 4. Riesgo de Trabajo DBC1 12.0 13,650.54 1.030 140.60 5. Pensionados y Beneficiarios DBC2 14.0 15,925.63 6. Retiro DBC3 13.0 14,788.08 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez DBC1 12.0 13,650.54 0.375 1.125 SUMA CUOTA OBRERA 59.72 153.57 1.050 167.22 2.000 295.76 3.150 429.99 392.07 1,838.83 SUMA CUOTA PATRONAL 8. Infonavit DBC1 12.0 13,650.54 5.000 682.53 9.6. CUOTAS OBRERAS SS Los siguientes son comentarios en relación con las cuotas obreras de SS. Por disposición de la LSS, la empresa tiene obligación de retener las cuotas obreras al momento de efectuar los pagos de salarios (artículo 38 LSS). La cuota obrera será la suma de las cuotas de las primas de enfermedades y maternidad, prestaciones en especie, cuota adicional (cuotas obreras SS, EM, PE, Ca.), enfermedades y maternidad, prestaciones en dinero (cuotas obreras SS, EM, PD), invalidez y vida (cuotas obreras SS, IV), pensionados y beneficiarios (cuotas obreras SS, PB) y cesantía en edad avanzada y vejez (cuotas obreras SS, CEAV), y deberemos usar un concepto para las cuotas obreras SS en la que descontaremos al trabajador éstas y será el que contabilicemos y un concepto para cada una de las cuotas, los que nos servirán para el análisis necesario para dictamen de SS. 9.7. CUOTAS PATRONALES SS Los siguientes son comentarios en relación con las cuotas patronales de SS. Por disposición de la LSS, la empresa tiene obligación de determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y enterarlas al IMSS (artículo 15-III LSS) por mensualidades vencidas a más tardar los días diecisiete del mes inmediato siguiente (artículo 39 LSS). 228 EDICIONES FISCALES ISEF La cuota patronal será la suma de las cuotas de las primas de enfermedades y maternidad, prestaciones en especie, cuota fija (cuotas patronales SS, EM, PE, Cf.), enfermedades y maternidad, prestaciones en especie, cuota adicional (cuotas patronales SS, EM, PE, Ca.), enfermedades y maternidad, prestaciones en dinero (cuotas patronales SS, EM, PD), invalidez y vida (cuotas patronales SS, IV), guarderías (cuotas patronales SS, G), riesgo de trabajo (cuotas patronales SS, RT), pensionados y beneficiarios (cuotas patronales SS, PB), retiro (cuotas patronales SS, R) y cesantía en edad avanzada y vejez (cuotas patronales SS, CEAV), y deberemos usar un concepto para la provisión aportaciones cuotas patronales SS la que usaremos para registrar el cargo a resultados de este concepto, además de un concepto para cada una de las cuotas, los que nos servirán para el análisis necesario para dictamen de SS. Las cuotas patronales son aportaciones de seguridad social y no una obligación de carácter laboral, por lo que no integrarán salario para ninguno de los efectos (art. 27-IV LSS), (art. 29-II LINFONAVIT), (art. 109-IX LISR) y (art. 157-VI CFDF). Es conveniente estar al pendiente de estímulos como el que se dio a partir del 4 de marzo y hasta el 31 de diciembre de 2008, mediante decreto por el que se eximió parcialmente del pago de cuotas patronales a los patrones. El estímulo consistió en el no pago del 5% de las cuotas de Enfermedades y maternidad, Invalidez y vida, Guarderías y Riesgo de trabajo (DOF del 4 de marzo de 2008). O bien, como el que se dio con motivo de la epidemia de influenza ocasionada por el virus denominado A/H1N1, y que se estableció en el Artículo Segundo del “Decreto por el que se otorgan beneficios fiscales a los contribuyentes que se indican, con motivo de la situación de contingencia sanitaria provocada por el virus de influenza”, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 7 de mayo de 2009 y que consistió en una exención del 20% sobre las cuotas de los meses de mayo y junio. 9.8. PROVISION APORTACIONES INFONAVIT Por lo que se refiere a las aportaciones al Infonavit, mencionábamos en el tema 5.1.1. Integración para Infonavit que esta obligación nace en la LFT (artículo 136 LFT) y está regulada por la Linfonavit que menciona en su artículo 29-II, “II. ... En lo que corresponde a la integración y cálculo de la base y límite superior salarial para el pago de aportaciones, se aplicará lo contenido en la Ley del Seguro Social. Estas aportaciones son gastos de previsión de las empresas y forman parte del patrimonio de los trabajadores”. Nosotros diríamos que ‘van a formar parte del patrimonio de los trabajadores’ en algún momento en el futuro, por lo que es lógico que la LSS las excluya específicamente en la fracción IV del artículo 27 LSS. También la LISR las considera exentas en la fracción VII del artículo 109 LISR y deberíamos agregar, para ser congruentes con el comentario anterior, que ‘estarán exentas cuando las reciba el trabajador’ en algún momento en el futuro, por lo que no nos afectará en la nómina esta exención. La LFT establece la obligación de estas aportaciones (artículo 136 LFT) y en ninguno de sus artículos la excluye como integrante del salario por lo que consideramos que sí debe formar parte del salario diario integrado para efectos laborales, no así para ISR (art. 109-VII), para el SS (art. 27-IV LSS) ni para el impuesto sobre nóminas (art. 157-V CFDF). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 229 Por otra parte, deberemos usar un concepto para la provisión aportaciones Infonavit mismo que también usaremos para registrar el cargo a resultados de este concepto, y que nos servirán para el análisis necesario para dictamen de SS. Todos estos conceptos analíticos de cuotas obrero patronales (incluido el del Infonavit) nos servirán para determinar los conceptos de percepciones excedentes a topes legales, los que a su vez usaremos para elaborar la cédula para dictamen fiscal y para dictamen de SS. 9.9. CUOTAS OBRERAS PAGADAS POR LA EMPRESA La LFT establece que el SMG es la cantidad mínima que puede recibir el trabajador por sus servicios (artículo 90 LFT) y en consecuencia, la LSS dispone que los descuentos por la cuota obrera correspondientes al personal que gana SMG deberá pagarla la empresa (artículo 36 LSS). Nosotros recomendamos que se haga el descuento al trabajador como a todos los demás y que se le haga el reembolso del importe descontado a través del concepto cuotas obreras pagadas por la empresa. Esto nos permitirá una mayor transparencia en las conciliaciones para efectos de dictamen. Este concepto de cuotas obreras pagadas por la empresa debe registrar también, y bajo la misma mecánica de descuento inicial y reembolso posterior, las cuotas que la empresa decida pagar por cuenta de sus trabajadores por obligación contractual, ya sean las normales o complementarias. Por lo que se refiere a la integración para efectos de SS, existe un acuerdo del Consejo Técnico del IMSS (Acuerdo 1899/82) que establece que las cuotas obreras que la empresa acepta pagar por cuenta de sus trabajadores no constituye salario para efectos de cotización porque el trabajador no lo recibe directamente y por lo tanto no se da el supuesto que establece el artículo 32 (artículo 27 LSS en la Ley actual) (artículo 27-III y IV LSS). La LFT no contempla esta situación de cuotas obreras pagadas por la empresa, pero sin lugar a dudas, podríamos seguir el mismo criterio de que éstas no son cantidades que recibe el trabajador directamente y por lo tanto, no se cumple con el supuesto que establece el artículo 84 LFT, por lo que el concepto no integrará salario para efectos laborales. La percepción que el trabajador tenga por este concepto está exenta de acuerdo con la LISR (artículo 109-IX y VII LISR). Esto significa que la misma cantidad que aparezca en el concepto de cuotas obreras pagadas por la empresa deberá a aparecer en el concepto de cuotas al SS exentas. También está exenta esta prestación para el Impuesto sobre Nóminas (Art. 157-VI y VII CFDF). Si por cualquier circunstancia la empresa deja de descontar las cuotas obreras por determinado período, sólo podrá descontar las de las cuatro últimas semanas, debiendo absorber las restantes (artículo 38 LSS). Recomendamos hacerlo usando esta mecánica y este concepto, es decir, descontar todas las cuotas que estaban pendientes y reembolsar las excedentes de cuatro semanas que ya no debemos descontar. En el caso de salarios caídos, creemos que procede el descuento de todas las cuotas obreras aunque rebase las cuatro semanas porque se están pagando los salarios juntos por orden judicial. 230 EDICIONES FISCALES ISEF 9.10. PERCEPCIONES EXCEDENTES A TOPES LEGALES SS Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 470 471 472 473 474 475 476 477 478 479 903 904 CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema Percepciones Excedentes a Topes Legales 1 3 P N S N 9.9. Percepciones Excedentes a Topes Legales 2 3 P N S N 9.9. Percepciones Excedentes a Topes Legales 3 3 P N S N 9.9 Percepciones Excedentes a Topes Legales 4 3 P N S N 9.9. Percepciones Excedentes a Topes Legales 5 3 P N S N 9.9. Percepciones Excedentes a Topes Legales 6 3 P N S N 9.9. Percepciones Excedentes a Topes Legales 7 3 P N S N 9.9. Percepciones Excedentes a Topes Legales 8 3 P N S N 9.9. Percepciones Excedentes a Topes Legales 9 3 P N S N 9.9. Percepciones Excedentes a Topes Legales 10 3 P N S N 9.9. 2 B S S N 9.9. Base Percepciones Fijas SS 2 B N S N 9.9. Base Percepciones Variables SS Para determinar los conceptos de percepciones excedentes a topes legales es necesario determinar en primera instancia las percepciones totales del período. Estas serán la suma de dos conceptos base: base percepciones fijas SS y base percepciones variables SS. 9.10.1. Base Percepciones Fijas SS La base percepciones fijas SS se forma con los días y los importes de los conceptos siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 001 002 003 004 150 180 201 400 401 Sueldos Salarios Tiempo Extra Fijo Compensación Fija Vacaciones Vacaciones Proporcionales Justificación de Faltas Provisión Pago Prima Vacacional Provisión Pago Aguinaldos/ Grat. Pr Ti AD AI EC Tema Acumulada 1 1 1 0 0 0 1 2 2 Días Importe SI SI SI SI NO SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI P P P P P P P P P S S S N S S S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N 6.1. 6.1. 6.9. 6.20. 6.2. 6.2. 6.5. 6.7. 6.8. Obsérvese que todos estos conceptos afectan los días considerados al calcular el factor de la parte fija del salario diario integrado. Si en el cálculo de ese factor se incluyó algún otro concepto fijo, ese concepto también deberá incluirse en esta base. Los siguientes conceptos también se incluirán, pero restando los valores a los señalados anteriormente: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 231 Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema Acumulada Días Importe 500 Faltas Injustificadas 0 D S S N 71 SI SI 501 Faltas Justificadas 0 D S S N 71 SI SI 502 Faltas por Suspensión 0 D S S N 71 SI SI 503 Permiso sin Goce de Sueldo 0 D S S N 71 SI SI 506 507 508 Incapacidades por Riesgo de Trabajo Incapacidades por Enfermedad General Incapacidades por Maternidad 0 D S S N 73 SI SI 0 0 D D S S S S N N 73 73 SI SI SI SI La suma neta de estos conceptos, tanto en días como en importes, serán el valor de la base percepciones fijas SS. 9.10.2. Base Percepciones Variables SS Esta es una base muy importante. Cada empresa deberá decidir cuales serán los conceptos que considerará afectos a esta parte variable que formará a su vez, la parte variable del salario diario integrado del bimestre siguiente, ya que siempre será su responsabilidad ante el Instituto Mexicano del Seguro Social el defender y argumentar lo que haya incluido o no. Nosotros consideramos que la base percepciones variables SS se forma con los importes de los conceptos siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Comisiones Pago por Destajo Tiempo Extra Doble Tiempo Extra Triple Tiempo Extra por Emergencia Suplencias Derramas Día Festivo Trabajado Día de Descanso Trabajado Prima Dominical Compensación Eventual Incentivo por Asistencia Incentivo por Puntualidad Incentivo por Productividad Incentivo por Viaje Comisión Foránea Viáticos no Comprobados 0 0 0 0 0 1 0 1 1 1 0 1 1 1 0 0 0 Ti AD AI EC Tema Acumulada Días Importe P N S N 6.13. NO SI P S S N 6.1. NO SI P S S N 6.9. NO SI P S S N 6.9. NO SI P S S N 6.9. NO SI P N S N 6.14. NO SI P N S N 6.14. NO SI P N S N 6.15. NO SI P S S N 6.16. NO SI P N S N 6.17. NO SI P N S N 6.20. NO SI P N S N 6.18. NO SI P N S N 6.18. NO SI P N S N 6.20. NO SI P N S N 6.20. NO SI P N S N 6.20. NO SI P N S N 6.19. NO SI 100 Aportaciones de Empresa Fondo de Ahorro 120 Despensa en Efectivo 2 1 P P 020 021 045 046 047 048 049 050 051 052 060 061 062 063 064 065 071 N N S S F N 6.10. NO 6.21. NO SI SI 232 EDICIONES FISCALES ISEF Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Vale Despensa Ayuda para Comida Vales Restaurante Ayuda para Renta Ayuda para Transporte Vale Gasolina Vale Uniforme Ayuda para Lentes Ayuda por Fallecimiento Reembolso de Gastos Médicos Beca para Trabajadores 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Ti AD AI EC Tema Acumulada Días Importe P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI P N S N 6.21. NO SI 132 Beca para hijos de trabajadores 133 Cuotas Sindicales pagadas por Empresas 154 Bono Anual 155 Premio por Antigüedad 156 Vacaciones Pagadas 1 P N S N 6.21. NO SI 2 0 0 0 P P P P N N N N S S S S N N N N 6.21. 6.21. 6.20. 6.2. SI SI SI SI 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 NO NO NO NO Los siguientes conceptos también se incluirán, pero restando los valores a los señalados anteriormente: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema Acumulada Días Importe 350 Fondo de Ahorro no Integrable 2 P N S N 6.10. NO SI 351 352 1 P N S N 6.21. NO SI 1 P N S N 6.18. NO SI 1 P N S N 6.18. NO SI 504 Despensa no Integrable Incentivos por Asistencia no Integrable Incentivo por Puntualidad no Integrable Retardos 0 D S S N 6.5. NO SI 505 Pases de Salida 0 D S S N 6.5. NO SI 353 La suma neta de estos conceptos, en importe, serán el valor de la base percepciones variables SS. Obsérvese que en este caso no nos interesan acumular los días, las horas o las unidades de estos conceptos. Recuérdese que la parte variable del salario se obtiene dividiendo la suma de las percepciones variables del bimestre anterior (importe de la base 904) entre los días laborados por el trabajador en el bimestre anterior (días de la base 903). El concepto de ‘vacaciones pagadas’ lo incluimos en esta base variable, porque sería un pago no comprendido en la parte fija porque es en adición a lo que el empleado ‘debe’ recibir en este ejercicio (ver tema 6.2. Vacaciones). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 233 9.10.3. Cálculo de Percepciones Excedentes a Topes Legales Este cálculo es muy importante para, en su momento, efectuar las pruebas globales que requieren los auditores fiscales. A continuación presentaré un ejemplo del cálculo, para explicar éste, y en el que no consideraré ni faltas ni incapacidades, pero sí supondré ingresos variables en el período anterior para la determinación del sueldo variable. Después repetiré el ejemplo, pero considerando faltas e incapacidades, para ver los efectos de éstas en los días base de cotización y, por comparación de los resultados, hacer varios comentarios. Usando los datos del ejemplo 3 (que es el más alto y en el que hay más excedentes), calculamos nuevamente el SDI: PARTE FIJA: Antigüedad en años Salario diario Por: Factor 2 1,085.53 x 1.047917 Años = 1,137.55 PARTE FIJA = 10.00 PARTE VARIABLE PERCEPCIONES VARIABLES: Percibidas en el bimestre anterior Entre: Días trabajados 600.00 60 SALARIO DIARIO INTEGRADO TOTAL 1,147.55 Por comparación con los topes, determinaremos los salarios base de cotización y comparando éstos con el salario diario integrado total, determinaremos los sueldos diarios excedentes a los topes legales: 25VSMG Exc 3VSMG 1VSMG SDI TOTAL TOPES Salario base de cotización Sueldo diario excedente 1,147.55 1,147.55 1,147.55 1,495.50 179.46 59.82 1,147.55 968.09 59.82 0.00 179.46 1,087.73 Con base en estos datos calculamos las cuotas obrero patronales, considerando, repito, que no hay faltas ni incapacidades en el período que en este caso es una quincena: 234 EDICIONES FISCALES ISEF RIESGO Días base de cotización Base total máxima de cotización CUOTA OBRERA CUOTA PATRONAL % Importe % 0.400 58.09 Importe 1. Enfermedades y Maternidad: a) Prestaciones en especie Cuota fija DBC2 15.0 Cuota adicional DBC2 15.0 14,521.38 b) Prestaciones en dinero 2. Invalidez y Vida 897.30 20.400 183.05 1.100 159.73 DBC2 15.0 17,213.18 0.250 43.03 0.700 120.49 DBC1 15.0 17,213.18 0.625 107.58 1.750 301.23 3. Guarderías DBC1 15.0 17,213.18 1.000 172.13 4. Riesgo de Trabajo DBC1 15.0 17,213.18 1.030 177.30 5. Pensionados y Beneficiarios DBC2 15.0 17,213.18 6. Retiro DBC3 15.0 17,213.18 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez DBC1 15.0 17,213.18 0.375 1.125 64.55 193.65 1.050 180.74 2.000 344.26 3.150 542.22 466.90 SUMA CUOTA OBRERA 2,181.15 SUMA CUOTA PATRONAL 8. Infonavit DBC1 15.0 17,213.18 5.000 860.66 Otro dato que requiero para los comentarios posteriores, es el importe de las provisiones que corresponden a este período por gratificación y prima de vacaciones que están incluidas en la parte fija del salario integrado al multiplicar el salario diario por un factor: Días anuales Provisión gratificación Provisión prima de vacaciones 15 2.25 PROVISION Por día Por período 45.2304 6.7846 52.0150 678.46 101.77 780.22 Los días trabajados y pagados al trabajador en ese período y los importes de los mismos son los siguientes: Concepto sueldos Concepto vacaciones Faltas Incapacidades Días 15.00 0.00 0.00 0.00 15.00 Importe 16,282.95 0.00 0.00 0.00 16,282.95 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 235 Los días base de cotización se conforman como sigue: DBC1 Sueldo + Vacaciones – Faltas – Incapacidad DBC2 Sueldo + Vacaciones – Incapacidad DBC3 Sueldo + Vacaciones – Faltas Y en importes serán como sigue: Días base de cotización No. de días Sueldo Vacaciones Faltas Incapacidades Provisiones TOTAL a b c d e a+b-c-d+e DBC1 DBC2 DBC3 15.00 16,282.95 0.00 0.00 0.00 780.22 17,063.17 15.00 16,282.95 0.00 15.00 16,282.95 0.00 0.00 0.00 780.22 17,063.17 780.22 17,063.17 Con base en estos datos podremos determinar los sueldos excedentes a topes legales: RIESGO DIAS BASE DIFERENCIA SUELDOS DE ENTRE EXCEDENTES COTIZACION SDI Y SBC A TOPES LEGALES 1. Enfermedades y Maternidad: a) Prestaciones en especie Cuota fija DBC2 15.0 1,087.73 16,315.88 Concepto 470 Cuota adicional DBC2 15.0 179.46 2,621.90 Concepto 471 DBC2 15.0 0.00 0.00 Concepto 472 DBC1 15.0 0.00 0.00 Concepto 473 b) Prestaciones en dinero 2. Invalidez y Vida 3. Guarderías DBC1 15.0 0.00 0.00 Concepto 474 4. Riesgo de Trabajo DBC1 15.0 0.00 0.00 Concepto 475 5. Pensionados y Beneficiarios DBC2 15.0 0.00 0.00 Concepto 476 6. Retiro DBC3 15.0 0.00 0.00 Concepto 477 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 8. Infonavit DBC1 DBC1 15.0 15.0 0.00 0.00 0.00 0.00 Concepto 478 Concepto 479 Podemos observar que los excedentes en las cuotas de IV, CEAV e Infonavit, son iguales y bien podríamos registrarlo en un solo concepto, sin embargo, recomiendo manejar los diez conceptos para que no haya duda en cuanto a la parte excedente de cada uno (en sueldos más altos pueden ser diferentes estos conceptos). Para comprobar estas cifras, veamos el siguiente cuadro: 236 EDICIONES FISCALES ISEF RIESGO SUELDOS BASE TOTAL EXCEDENTES MAXIMA A TOPES DE COTILEGALES ZACION SUMA a c=a+b b IMPORTE VARIABLES PROVIAPLICADOS SIONES FIJO PERDIPERIODO DEL PERIODO ANTERIOR DAS POR FALTAS E INCAPA CIDADES d DIFERENCIA e f g=c-d -e -f 1. E.y M. a) PE CF 16,315.88 897.30 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 CA 2,691.90 14,521.28 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 b) PD 0.00 17,213.18 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 2. IV 0.00 17,213.18 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 3. G 0.00 17,213.18 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 4. RT 0.00 17,213.18 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 5. PB 0.00 17,213.18 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 6. R 0.00 17,213.18 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 7. CEAV 0.00 17,213.18 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 8. Infonavit 0.00 17,213.18 17,213.18 17,063.17 150.00 0.00 0.01 Estas cifras son para una quincena. Aplicando las cuatro quincenas del bimestre, tendremos que la parte correspondiente a los sueldos variables (150.00 x 4, en el ejemplo) será igual a los variables del bimestre anterior que consideramos para la determinación del SDI. Pero, ¿cómo afecta la consideración de los días cuando hay falta e incapacidades? Veamos los cálculos con los días trabajados y pagados al trabajador en ese período y los importes de los mismos considerando las siguientes ausencias: Días Importe Concepto sueldos 15.00 16,282.95 Concepto vacaciones 0.00 0.00 Faltas 2.00 2,171.06 Incapacidades 1.00 1,085.53 12.00 13,026.36 Los días base de cotización se conforman como sigue: DBC1 Sueldo + Vacaciones – Faltas – Incapacidad DBC2 Sueldo + Vacaciones – Incapacidad DBC3 Sueldo + Vacaciones – Faltas ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 237 Y en importes serán como sigue: Días base de cotización No. de días a Sueldo b Vacaciones c Faltas d Incapacidades e Provisiones a+b – c – d+e TOTAL DBC1 DBC2 DBC3 12.00 16,282.95 0.00 2,171.06 1,085.53 780.22 13,806.58 14.00 16,282.95 0.00 13.00 16,282.95 0.00 2,171.06 1,085.53 780.22 15,977.64 780.22 14,892.11 Con base en estos datos calculamos las cuotas obrero patronales: RIESGO Días base de cotización Base total máxima de cotización CUOTA OBRERA CUOTA PATRONAL % Importe % Importe 20.400 170.85 0.400 54.21 1.100 149.09 1. Enfermedades y Maternidad: a) Prestaciones en especie Cuota fija DBC2 14.00 Cuota adicional DBC2 14.00 13,553.19 b) Prestaciones en dinero 2. Invalidez y Vida 837.48 DBC2 14.00 16,065.63 0.250 40.16 0.700 112.46 DBC1 12.00 13,770.54 0.625 86.07 1.750 240.98 3. Guarderías DBC1 12.00 13,770.54 1.000 137.71 4. Riesgo de Trabajo DBC1 12.00 13,770.54 1.030 141.84 5. Pensionados y Beneficiarios DBC2 14.00 16,065.63 6. Retiro DBC3 13.00 14,918.09 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez DBC1 12.00 13,770.54 0.375 1.125 SUMA CUOTA OBRERA 60.25 154.92 1.050 168.69 2.000 298.36 3.150 433.77 395.61 1,853.74 SUMA CUOTA PATRONAL 8. Infonavit DBC1 12.00 13,770.54 5.000 688.53 Con base en estos datos, podremos determinar los sueldos excedentes a topes legales: 238 EDICIONES FISCALES ISEF RIESGO DIAS BASE DIFERENCIA SUELDOS DE ENTRE EXCEDENTES COTIZACION SDI Y SBC A TOPES LEGALES 1. Enfermedades y Maternidad: a) Prestaciones en especie Cuota fija DBC2 14.0 1,087.73 15,228.15 Concepto 470 Cuota adicional DBC2 14.0 179.46 2,512.44 Concepto 471 DBC2 14.0 0.00 0.00 Concepto 472 2. Invalidez y Vida DBC1 12.0 0.00 0.00 Concepto 473 3. Guarderías DBC1 12.0 0.00 0.00 Concepto 474 b) Prestaciones en dinero 4. Riesgo de Trabajo DBC1 12.0 0.00 0.00 Concepto 475 5. Pensionados y Beneficiarios DBC2 14.0 0.00 0.00 Concepto 476 6. Retiro DBC3 13.0 0.00 0.00 Concepto 477 7. Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 8. Infonavit DBC1 DBC1 12.0 12.0 0.00 0.00 0.00 0.00 Concepto 478 Concepto 479 Veamos la comprobación en el siguiente cuadro: RIESGO SUELDOS BASE TOTAL EXCEDENTES MAXIMA A TOPES DE COTILEGALES ZACION SUMA a c=a+b b IMPORTE VARIABLES PROVIAPLICADOS SIONES FIJO PERDIPERIODO DEL PERIODO ANTERIOR DAS POR FALTAS E INCAPA CIDADES d DIFERENCIA e f g=c-d -e -f 1. E.y M. a) PE CF 15,228.15 837.48 16,065.63 15,997.64 140.00 (52.01) 0.00 CA 2,512.44 13,553.19 16,065.63 15,997.64 140.00 (52.01) 0.00 b) PD 0.00 16,065.63 16,065.63 15,997.64 140.00 (52.01) 0.00 2. IV 0.00 13,770.54 13,770.54 13,806.58 120.00 (156.04) 0.00 3. G 0.00 13,770.54 13,770.54 13,806.58 120.00 (156.04) 0.00 4. RT 0.00 13,770.54 13,770.54 13,806.58 120.00 (156.04) 0.00 5. PB 0.00 16,065.63 16,065.63 15,997.64 140.00 (52.01) 0.00 6. R 0.00 14,918.09 14,918.09 14,892.11 130.00 (104.03) 0.00 7. CEAV 0.00 13,770.54 13,770.54 13,806.58 120.00 (156.04) 0.00 8. Infonavit 0.00 13,770.54 13,770.54 13,806.58 120.00 (156.04) 0.00 Con base en estas cifras podemos hacer varios comentarios: La mecánica de estos cálculos implica: • Que la parte de las prestaciones fijas que se adiciona al SDI mediante el factor, se “sometan” al cálculo de las cuotas durante todo el ejercicio. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 239 • Que las percepciones variables del bimestre anterior se “sometan” al cálculo de cuotas en el bimestre actual. Una parte de las prestaciones fijas se “perderá” por las faltas o incapacidades cuando éstas no se consideren al momento de pagar dichos conceptos. Una parte de las percepciones variables del bimestre anterior se “perderá” en los siguientes casos: • Cuando el trabajador se dio de baja en el bimestre actual. Esta parte sí se considera regularmente cuando el auditor hace la prueba global. • Cuando el trabajador no estuvo presente en todo el bimestre por faltas, incapacidades o por días no trabajados (los días desde la fecha de baja hasta la terminación del bimestre). Como se puede observar, si este cálculo no se hace cada período de pago, después será prácticamente imposible determinarlo. Las percepciones excedentes a topes legales, son lo que el nombre indica, y se dan estos excedentes por las siguientes razones: • En los riesgos de Enfermedades y Maternidad, a).- Prestaciones en Especie, porque las bases son muy bajas. Estas regularmente se presentarán. • Porque el salario diario integrado rebasa los topes con los que se fija el salario base de cotización. Esto normalmente ocurre cuando el sueldo diario está arriba de más o menos 15 ó 16 SMG. • Cuando el sueldo diario está por arriba de los 22 ó 24 SMG, debe haber excedentes en todos los riesgos. Casi siempre habrá diferencias menores que pueden deberse a varias razones, algunas de ellas son: • Para determinar el factor de integración de la parte fija del SDI, se consideró un número de días diferente al que realmente se paga en el año. Normalmente se toman 365 días, mientras que se pagan 364 (7 x 52) o 360 (24 x 15). • La gratificación y la prima de vacaciones no se pagan en forma proporcional a los días trabajados por el empleado (no se consideran las faltas e incapacidades). • Si el trabajador ingresó el 15 de febrero, por ejemplo, y tuvo percepciones variables, de acuerdo con la LSS, esas percepciones variables se tendrán que dividir entre 14 días de sueldo devengado, y el resultado se aplicará a 61 días de presencia en el siguiente bimestre (marzo más abril), o sea, se “someterán” a cálculo de cuotas, percepciones variables, por un importe cuatro veces mayor al realmente pagado. Lo correcto debería ser que las percepciones variables se dividieran siempre entre los días naturales del periodo aunque el empleado haya ingresado ya iniciado el bimestre. • De la misma forma, las percepciones variables del bimestre se dividen entre un número de días que va a ser diferente de los días del siguiente bimestre, sometiéndose al cálculo de las cuotas una cantidad de variables diferente a las que se pagaron en el bimestre anterior. 240 EDICIONES FISCALES ISEF • No se reporta el cambio de salario diario integrado cuando el trabajador cumple años en la empresa y las prestaciones fijas aumentaron (regularmente la prima de vacaciones). Esto regularmente se reporta al considerar la nueva antigüedad durante el cálculo del salario diario integrado por variación en la parte variable (por percepciones variables del bimestre anterior). Lo más conveniente es que se considere la nueva antigüedad que tendrán los empleados en el bimestre, desde el principio de dicho bimestre. • Al determinar el SDI se redondeó la cifra final. • Al determinarse los pagos reales se redondeó la cifra final. 9.11. PRESENTACION Y PAGO DE LAS DETERMINACIONES Las cuotas obrero patronales se generan por mensualidades vencidas y el patrón está obligado a determinar sus importes cada vez que se causen las mismas, presentando ante el Instituto la cédula de determinación del mes de que se trate a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente (artículo 39 LSS). Cuando el último día de los plazos señalados en el reglamento sea inhábil o viernes, se prorrogará el plazo hasta el día hábil siguiente. Esto no aplica para la presentación de avisos afiliatorios (artículo 3 RLSS). Cuando los trabajadores sean de uno a cuatro, las cuotas se determinarán utilizando los formularios autorizados por el Instituto. Cuando los trabajadores sean cinco o más, se deberá usar el programa del SUA. El patrón que tiene hasta cuatro trabajadores tiene la opción de utilizar el SUA. No obstante lo anterior, cuando el Instituto lo considere conveniente, emitirá y entregará a los patrones la cédula de determinación correspondiente (artículo 39 LSS). En el caso de los patrones que reciban la propuesta a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto óptico o de cualquier otra naturaleza, y opten por usarla para cumplir con su obligación fiscal, invariablemente, para efectos de pago, deberán utilizar el programa informático previamente autorizado por el Instituto (SUA) (artículo 39-A LSS). Si se opta por usar la propuesta en documento impreso para cumplir la obligación fiscal a cargo, bastará con que se presente y efectúe el pago de la misma en la oficina autorizada por el Instituto (artículo 39-A LSS). La cédula de determinación se presentará ante el SS de acuerdo con lo siguiente (artículo 113 RLSS): • En las entidades receptoras autorizadas cuando: – La determinación se haga con el SUA y el pago se realice en el momento. Se deberá entregar el disquete y la impresión del resumen que emite el sistema, recabando copia sellada como comprobante de pago – Cuando se utilice la cédula de determinación recibida del SS y no se haya hecho ningún ajuste a la misma. También deberá recabar copia sellada como comprobante de pago • En las subdelegaciones del Instituto cuando: – Cuando se utilice el SUA y el pago no se haga en ese momento. Deberá recabarse copia sellada de la impresión del resumen como ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 241 comprobante de presentación – Cuando el patrón elabore la cédula de determinación de acuerdo con los formatos publicados en el SS, independientemente de que pague en ese momento o no. Deberá recabarse copia sellada de la cédula de determinación como comprobante de pago y presentación – Cuando el patrón utilice la cédula de determinación emitida por el Instituto y le haga ajustes a la misma, independientemente de que pague en ese momento o no. Deberá recabarse copia sellada de la cédula de determinación como comprobante de presentación y pago en su caso Se deberá presentar una cédula de determinación por cada registro patronal (artículo 114 RLSS). La base de cotización mensual se calculará multiplicando el salario diario base de cotización por el número de días del mes de que se trate. Si el patrón no cubre oportunamente las cuotas obrero patronales o lo hace incorrectamente, el Instituto podrá estimarlas con todos los medios a su alcance y estará obligado a cubrir estas cédulas de liquidación dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que surta efectos la notificación de acuerdo con el CFF (artículo 39-C LSS) (artículo 112 RLSS). Si el patrón no está de acuerdo con la cédulas emitidas por el Instituto, podrá objetarlas dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que surta efectos la notificación, y las aclaraciones deberán estar debidamente sustentadas y sólo podrán versar sobre errores aritméticos, mecanográficos, avisos afiliatorios presentados previamente por el patrón al Instituto, certificados de incapacidad expedidos por éste o situaciones de hecho que no impliquen una controversia jurídica (artículo 39-D LSS) (artículo 151 RLSS). Las cédulas de liquidación serán notificadas personalmente o a solicitud del patrón en forma electrónica y en lugar de la firma autógrafa se emplearán medios de identificación electrónica; ambos producirán los mismos efectos y tendrán el mismo valor probatorio (artículo 40 LSS). Para estos efectos el patrón debe entregar al Instituto, por escrito, su dirección de correo electrónico y luego acusar recibo electrónico que acredite día y la hora para efectos de notificación. De no hacerlo, se entenderá que la notificación se realizó el día en que la envió el Instituto (artículo 40 LSS). El Instituto aceptará como forma de pago: dinero en efectivo, cheques certificados o de caja, así como las transferencias electrónicas de fondos y tarjetas de crédito o de débito expedidas por instituciones de crédito, las notas de crédito que expida el Instituto para la devolución de cantidades enteradas sin justificación legal, o saldos a su cargo de proveedores y contratistas que sean líquidas y exigibles (artículo 40-B LSS). Bajo diferentes condiciones, el Instituto podrá conceder prórroga para el pago de las cuotas patronales. Para el pago de las cuotas obreras no concederá ninguna prórroga (artículo 40 C LSS). Para obtener la cédula de autodeterminación de cuotas y la carátula resumen emitidas por el SUA, en caso de que no se cuente con ellos, sólo bastará con “restaurar” en una computadora el respaldo del SUA del período requerido, generar el “cálculo oportuno” de dicho período e imprimirlos. 242 EDICIONES FISCALES ISEF Por lo que se refiere al comprobante de pago emitido por las autoridades receptoras, las Oficinas de Registro y Control de Cartera de las diferentes subdelegaciones del IMSS, previa solicitud del patrón, pueden emitir el Oficio de Certificación de Pago respectivo (artículo 4 RLSS). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 243 CAPITULO 10 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Los conceptos que aquí comentamos son los siguientes: Núm. 081 552 555 556 557 560 570 571 572 900 901 CLASIFICACION: CONCEPTO Pr Ti AD AI EC Tema 0 P S S N 10.6.1. Percepciones en Otras Empresas 4 D N S N 10.4.1. Impuesto 4 D N S N 10.4.1. Subsidio para el empleo 4 D N S N 10.4.1. Descuento ISR 4 P N S N 10.4.1. Subsidio para el empleo Pagado 4 D N S N 10.5.1. Impuesto Local Sobre Nóminas Impuesto por Jubilación en Parcialidades 4 D N S N 10.4.2. 4 D N S N 10.4.3. Impuesto por Jubilación en Pago Unico 4 D N S N 10.4.4. Impuesto por Indemnizaciones 3 B S S N 10.2.1. Base Percepciones Gravables ISR 3 B N S N 10.2.1. Base Percepciones Exentas 10.1. ANTECEDENTES 10.1.1. Fundamentación La obligación de pagar impuestos nace en el artículo 31 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos que establece que son obligaciones de los mexicanos: “IV. Contribuir para los gastos públicos, así de la federación, como del Distrito Federal o del Estado y Municipio en que residan, de la manera proporcional y equitativa que dispongan las leyes.” Después, el CFF nos señala que son las personas físicas y las morales las que están obligadas a contribuir para los gastos públicos conforme a las leyes fiscales respectivas (artículo 1 CFF). Y nos señala cuáles son las contribuciones: impuestos, aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejoras y derechos (artículo 2 CFF). En el mismo artículo encontramos la definición de impuestos, que es la que en estos momentos nos interesa: “ARTICULO 2. .............................................................................. I. Impuestos son las contribuciones establecidas en Ley que deben pagar las personas físicas y morales que se encuentren en la situación jurídica o de hecho prevista por la misma y que sean 244 EDICIONES FISCALES ISEF distintas de las señaladas en las fracciones II, III y IV de este artículo”. Esto significa que las principales contribuciones que tendrá la Federación son los impuestos, y dentro de ellos, el impuesto sobre la renta es el principal (artículo 1 fracción I-1 LIF). La Ley que norma todo lo relativo a este impuesto, es precisamente la Ley del Impuesto Sobre la Renta, que nos señala en su artículo 1: “ARTICULO 1. Las personas físicas y las morales están obligadas al pago del impuesto sobre la renta en los siguientes casos: I. Las residentes en México, respecto de todos sus ingresos cualquiera que sea la ubicación de la fuente de riqueza de donde procedan.” Y hablando de las personas físicas, nos señala en el Título IV De Las Personas Físicas: “ARTICULO 106. Están obligadas al pago del impuesto establecido en este Título, las personas físicas residentes en México que obtengan ingresos en efectivo, en bienes, devengado cuando en los términos de este título señale, en crédito, en servicios en los casos que señale esta Ley, o de cualquier otro tipo”. Y finalmente, dentro de las normas comprendidas en este Título, el Capítulo I De los Ingresos por Salarios y en General por la Prestación de un Servicio Personal Subordinado señala: “ARTICULO 110. Se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral, incluyendo la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas y las prestaciones percibidas como consecuencia de la terminación de la relación laboral”. Continúa diciendo el artículo 110 con respecto a estos ingresos: “.................................................................................................... Se estima que estos ingresos los obtiene en su totalidad quien realiza el trabajo. Para los efectos de este Capítulo, los ingresos en crédito se declararán y se calculará el impuesto que les corresponda hasta el año de calendario en que sean cobrados. No se considerarán ingresos en bienes, los servicios de comedor y de comida proporcionados a los trabajadores ni el uso de bienes que el patrón proporcione a los trabajadores para el desempeño de las actividades propias de éstos siempre que, en este último caso, los mismos estén de acuerdo con la naturaleza del trabajo prestado.” Por otra parte, en su artículo 109 nos señala cuáles son los ingresos exentos, lo cual hemos venido comentando a lo largo de los Capítulos 6, 7, 8 y 9. Los artículos 110 al 119 de la Ley del ISR contienen las reglas referentes a ingresos por servicios personales subordinados y encontraremos otras normas que regulan este impuesto en los artículos 136 al 155 del Reglamento de la Ley del ISR. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 245 10.1.2 Reformas de los últimos años 2002 Las modificaciones a la LISR en el año 2002 no cambiaron la mecánica de cálculo del impuesto sobre sueldos y salarios, el cual permanece prácticamente igual al año 2001, excepto que las tarifas de los artículos 113 y 175 (artículos 80 y 141 en la Ley vigente hasta 2001) reducen la tasa máxima para aplicarse sobre el excedente del límite inferior hasta el 32% en forma gradual: 35% en 2002, 34% en 2003, 33% en 2004 y 32% a partir de 2005 (fracción LXXXVII del artículo segundo de Disposiciones Transitorias) y el subsidio que resulte de aplicar las tablas de los artículos 114 y 178 (artículos 80-A y 141-A de la Ley vigente hasta 2001), se disminuirá con la proporción calculada sin considerar las cuotas patronales pagadas al IMSS y al INFONAVIT (tal y como fue aprobado desde el 1o. de octubre de 2001 (DOF 6/12/2001)). Esto eliminó de hecho la alternativa que representaba el cálculo a través de la llamada Mecánica ‘91 (basada en el procedimiento aplicable en el ejercicio 1991) porque en todos los casos salía mayor el impuesto calculado con este procedimiento. No obstante, la SHCP siguió publicando la regla 3.19. Tarifa opcional hasta la RMF2005. Afortunadamente, en dicha RMF2005 se incluyó el Artículo Décimo Séptimo Transitorio en el que se señalaba que las reglas 3.13.2., 3.19.1. y 3.19.2. de dicha Resolución, estarían vigentes únicamente durante el ejercicio fiscal de 2005. También se suprime en la reforma para 2002, los llamados Ingresos en servicios. Y tal vez la parte más significativa de la reforma para el 2002 fue el establecimiento del Impuesto Sustitutivo de Crédito al Salario (ISCAS), que tratamos en su momento en el tema 10.6. 2003 En la reforma para el 2003 destacan las reformas para previsión social (incluyendo fondo de ahorro) que tratamos en los temas 6.10. y 6.21.; las modificaciones al artículo 116 relativas al cálculo del ajuste anual que tratamos en el tema 10.4.; los importantes cambios al ISCAS, que tratamos en su momento en el tema 10.6.; y las tarifas y tablas sin cambios que comentamos en el tema 10.11. En esta reforma se pretendió subsanar las imprecisiones y confusiones que se originaron en la reforma para el 2002, sin embargo, los cambios en el ISCAS y la no modificación de las tablas representaron un mayor desembolso para las empresas y para los trabajadores. En el año 2003 se publicó el Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (DOF del 17 de octubre de 2003) corrigiéndose la numeración de los artículos, lo cual hizo que cambiaran todas las referencias a las que estábamos acostumbrados. En lo que se refiere a sueldos y salarios, no existieron cambios de fondo y en su mayoría, sólo fueron modificaciones para adecuar la redacción de los artículos a la nueva LISR. 2004 Para el 2004 se deroga el ISCAS, corrigiéndose así una situación que de origen era absurda y que finalmente fue declarada inconstitucional por la SCJN. Las reformas a la LISR para este año fueron solamente las adecuaciones a los diversos artículos que mencionaban este impuesto. 246 EDICIONES FISCALES ISEF 2005 Para 2005 encontramos fundamentalmente dos modificaciones: en la primera se establece un nuevo concepto de ingreso fiscal, que he denominado “Ingresos por adquisición de títulos valor” y que comento en el tema 6.22. en la segunda se cambiaba la forma de calcular el impuesto, sin embargo, esta modificación entraría en vigor a partir de 2006 ya que por disposiciones de vigencia temporal se prorrogaba la aplicación de los artículos reformados y derogados para 2005, sobre los que se basaba el cálculo del impuesto. Se establece en este año, a través de las Disposiciones Transitorias, que el por ciento máximo para aplicarse sobre el excedente del límite inferior en las tarifas de los artículos 113 y 177 será del 30% para 2005, 29% para 2006 y a partir de 2007 será sólo de 28%. 2006 Para el año de 2006, el Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos da marcha atrás a la reforma de 2005 sobre la mecánica del cálculo del impuesto. Por una parte, dicha mecánica no fue entendida ni siquiera por los que la promulgaron, y por otra, los sindicatos, a través del Congreso del Trabajo, presionaron para su derogación bajo el argumento de que las prestaciones no se debían gravar. Con la reforma para este año, los artículos de la LISR quedan prácticamente igual que los que se tenían en 2004. Se conserva la modificación que crea el impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado. Se conserva la condición de que para hacer deducibles los sueldos y salarios, los trabajadores deben estar inscritos en el IMSS. 2007 Para el ejercicio de 2007, encontramos que las reglas de la resolución miscelánea que afectan a nómina, fueron incorporadas, con algunas adecuaciones, al Reglamento de la LISR (Reformas publicadas el 4 de diciembre de 2006); de entre estas reformas, las que afectan a previsión social son muy importantes. A partir de este ejercicio, el límite para no estar obligado a la declaración anual, se establece en $400,000.00 y los últimos renglones de las tarifas tienen pequeñas modificaciones, siendo el más importante el del por ciento máximo para aplicarse sobre el excedente del límite inferior anunciado desde el 2005 del 28%. 2008 Para el ejercicio de 2008, se modifican las tablas de los artículos 113 y 177 para incorporar el subsidio (con una proporción del 72%) que contenía el artículo 114 el cual fue derogado junto con los artículos 115 y 178 de crédito al salario. Como consecuencia de la derogación de estos tres artículos, se establece el Subsidio para el empleo y se modifican, para adecuarse a las nuevas referencias, todos los demás artículos que los mencionaban. Esto hace que el cálculo del impuesto se simplifique. Pero la reforma que hubiese sido la más importante para este año con relación a sueldos y salarios, no modifica la forma de calcular éstos o los impuestos que gravitan sobre éstos, sino en la forma de considerarlos para la determinación del Impuesto Empresarial a Tasa Unica (IETU), la cual implica que para este impuesto, las prestaciones exentas no son deducibles. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 247 Afortunadamente esto se corrigió a través de la Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2007. El IETU se establece como un pago mínimo de ISR y la SHCP estará evaluado año con año, durante los tres siguientes, el resultado de la aplicación de la misma para decidir en el 2011 si sustituye a la del ISR en cuanto a la forma de calcular el impuesto que deberán pagar las empresas. 2009 Por primera vez, en el ejercicio de 2009 no hay reformas a las leyes fiscales que afecten nuestra materia, además de lo publicado en el mes de marzo en la Miscelánea fiscal 2008, pero debo agregar que tampoco hay modificaciones a las Leyes Fiscales en general. Esto, que en principio es lo más deseable, tal parece que tuvo su origen en que la reforma energética ocupó todo el tiempo y atención, tanto de la SHCP como el de los legisladores. 2010 Para el ejercicio de 2010, mediante DISPOSICIONES DE VIGENCIA TEMPORAL, se incrementan los impuestos a retener para las personas físicas que ganen de ocho salarios mínimos y más. Esto será por los ejercicios de 2010 a 2013. Por segunda ocasión, la SHCP deja de reconocer los efectos de la inflación en las tarifas con las que se calcula el impuesto, alargándose por siete años por lo menos esta falta de reconocimiento. Otras modificaciones menores, se refieren a precisiones sobre la previsión social para socios o miembros de sociedades cooperativas. 2011 Para el ejercicio de 2011 se mantiene la estructura fiscal vigente sin mayores cambios y se adicionan títulos a los estímulos vigentes ordenándolos en capítulos y se agrega el Capítulo VIII Del Fomento al Primer Empleo. A este estímulo se le ponen tantos “candados” que seguramente será inutilizable. Se expide la Ley de Ayuda Alimentaria en el contexto de “interés social” con ofrecimientos de beneficios fiscales que no modifican a los ya existentes. 10.2. DETERMINACION DEL INGRESO GRAVABLE El Ingreso Gravable será la diferencia entre los Ingresos Totales menos los Ingresos Exentos. Sobre el importe neto se calculará el impuesto, tanto los pagos provisionales como el impuesto anual. Para efectos de estos cálculos debemos distinguir cuatro casos: a) El cálculo sobre las percepciones normales de un empleado. b) El cálculo sobre las percepciones periódicas que recibe una persona jubilada. c) El cálculo sobre el pago único que recibe una persona jubilada. d) El cálculo sobre el pago de prima de antigüedad, retiro e indemnización que recibe una persona al término de la relación laboral. A fin de año, estos cuatro casos se tienen que distinguir para efectos de la constancia de percepciones e impuesto retenido, por lo que resulta conveniente distinguirlos desde la creación de las bases. 248 EDICIONES FISCALES ISEF 10.2.1. Ingreso Gravable en Percepciones Normales El ingreso gravable en las percepciones normales que recibe cualquier empleado estará formado por la diferencia entre todos los conceptos gravados, disminuidos por los conceptos de descuentos naturales y por los conceptos exentos. Todos estos conceptos los acumularemos en las bases 900 Base Percepciones Gravables ISR y 901 Base Percepciones Exentas. 10.2.1.1. Base Percepciones Gravables ISR La base 900 Base Percepciones Gravables ISR se forma con los días y los importes de los conceptos siguientes: Núm. CONCEPTO 001 002 003 004 006 020 021 045 046 047 048 049 050 051 052 060 061 062 063 064 065 071 081 Sueldos Salarios Tiempo Extra fijo Compensación fija Honorarios asimilables Comisiones Pago por destajo Tiempo Extra Doble Tiempo Extra Triple Tiempo Extra por Emergencia Suplencias Derramas Día Festivo Trabajado Día de Descanso Trabajado Prima Dominical Compensación Eventual Incentivo por Asistencia Incentivo por Puntualidad Incentivo por Productividad Incentivo por Viaje Comisión Foránea Viáticos no Comprobados Percepciones en Otras Empresas Pagos de Aseguradoras al Trabajador Ingresos por Adquisición de Títulos Valor Aportaciones de Empresa a Fondo de Ahorro Despensa en Efectivo 082 083 100 120 PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 SI SI NO NO SI NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P S S S N S N S S S S N N N S N N N N N N N N S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N G 6.1. 6.1. 6.9. 6.20. 6.23 6.13. 6.1. 6.9. 6.9. 6.9. 6.14. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17. 6.20. 6.18. 6.18. 6.20. 6.20. 6.20. 6.19. SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 0 P S S N 10.6. SI SI 0 P N S N 6.12. NO SI 0 P N S N 6.22. NO SI 2 P N S F 6.10. NO SI 1 P N S N 6.21. NO SI ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Núm. CONCEPTO 121 Vale Despensa 122 Ayuda para Comida 123 Vales Restaurante 124 Ayuda para Renta 125 Ayuda para Transporte 126 Vale Gasolina 127 Vale Uniforme 128 Ayuda para Lentes 129 Ayuda por Fallecimiento 130 Reembolso de Gastos Mé131 132 133 150 151 152 153 154 155 156 180 181 182 200 201 202 dicos Beca para Trabajadores Beca para Hijos de Trabajadores Cuotas Sindicales Pagadas por Empresa Vacaciones Prima vacacional Aguinaldo o Gratificación Participación de Trabajadores en las Utilidades Bono Anual Premio por Antigüedad Vacaciones Pagadas Vacaciones Proporcionales Prima Vacacional Proporcional Aguinaldo o Gratificación Proporcional Subsidio por Incapacidad Justificación de Faltas Cuotas Obreras SS Pagadas por Empresa 249 PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 1 P N S N 6.21. 1 P N S N 6.21. NO NO SI SI 2 P N S N 6.21. NO SI 0 1 1 1 P P P P S S S N S S S S N 6.2. N 6.3. N 6.4. N 6.11. SI NO NO NO SI SI SI SI 0 0 0 0 1 P P P P P N N N S S S S S S S N 6.20. N 6.20. N 6.2. N 6.2. N 6.3. NO NO NO SI NO SI SI SI SI SI P P P P P P P P P P N N N N N N N N N N S S S S S S S S S S N N N N N N N N N N 1 P S S N 6.4. NO SI 1 P S S N 1 P S S N 6.6. 6.5. NO SI SI SI 3 P N S N 9.0. NO SI 250 EDICIONES FISCALES ISEF Los siguientes conceptos también se incluirán, pero restando los valores a los señalados anteriormente: Núm. CONCEPTO 500 Faltas Injustificadas 501 Faltas Justificadas o c/Goce de Sueldo Faltas por Suspensión Permiso sin Goce de Sueldo Retardos Pases de Salida Incapacidad por Riesgo de Trabajo 507 Incapacidad por Enfermedad General 508 Incapacidad por Maternidad 502 503 504 505 506 PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 0 0 D D S S S N S N 6.5. 6.5. SI SI SI SI 0 0 0 0 D D D D S S S S S S S S N N N N 6.5. 6.5. 6.5. 6.5. SI SI NO NO SI SI SI SI 0 D S S N 6.6. SI SI 0 D S S N 6.6. SI SI 0 D S S N 6.6. SI SI La suma neta de estos conceptos serán el valor de la base 900 Base Percepciones Gravables ISR TD TI 10.2.1.2. Base percepciones exentas ISR La base 901 Base Percepciones Exentas se forma con los días y los importes de los conceptos siguientes: Núm. CONCEPTO 129 130 Ayuda por Fallecimiento Reembolso de Gastos Médicos Prima Vacacional Exenta Aguinaldo o Gratificación Exento Tiempo Extra Exento Fondo de Ahorro Exento PTU Exenta Día de Descanso Exento Prima Dominical Exenta Cuotas Obreras Pagadas por Empresa Exentas Pagos de Previsión Social Exentos Impuesto Local Sobre Nóminas 300 301 302 303 304 305 306 310 311 560 PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 1 0 P N S N P N S N 6.21. 6.21. NO NO SI SI 1 P N S N 6.3. NO SI 1 1 2 1 0 0 P P P P P P N N N N N N 6.4. 6.9. 6.10. 6.11. 6.16. 6.17. NO NO NO NO NO NO SI SI SI SI SI SI 3 P N S N 9.0. NO SI 3 P N S N 6.21. NO SI 4 D N S N 10.2.1. SI SI N N N N N N S S S S S S La suma de estos conceptos será el valor de la base 901 Base Percepciones Exentas NO TI ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 251 Incluyo dentro de los exentos el concepto 560 Impuesto Local Sobre Nóminas en cumplimiento con lo que señala el segundo párrafo después de la tarifa del artículo 113 que dice: “ARTICULO 113. ............................................................................ Quienes hagan las retenciones a que se refiere este artículo, deberán deducir de la totalidad de los ingresos obtenidos en el mes de calendario, el impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que, en su caso, hubieran retenido en el mes de calendario de que se trate, siempre que la tasa de dicho impuesto no exceda del 5%.” En la primera parte del Capítulo 8 comentamos este impuesto. Como lo señalábamos, no creemos que se establezca como descuento al empleado, pero si así sucediera, debemos crear una base y un concepto para su cálculo. La base puede ser la misma que utilizamos para el Impuesto sobre Nóminas y que explicamos en el Capítulo 8: CLASIFICACION: CONCEPTO 906 Base Impuesto sobre Nóminas Núm. PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 3 B S SI S N 8.0 SI Y sobre el importe de dicha base, aplicaremos el porcentaje del impuesto local a descontar y lo registraremos en el concepto siguiente: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 560 Impuesto local sobre nóminas PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 4 D N S N 10.2.1. SI SI En su origen, este impuesto debía ser la parte que del impuesto sobre remuneraciones federal le correspondía a los estados; y por lo tanto, el importe que en su caso llegará a pagar el trabajador, debería de descontarse del impuesto a pagar por el trabajador y no de la base que se utiliza para calcular aquél, sin embargo, la redacción del segundo párrafo después de la tarifa del artículo 113 LISR no deja lugar a dudas. De esta forma, la diferencia entre las bases de percepciones gravadas (900) y percepciones exentas (901), nos dará el Ingreso Gravable en percepciones normales del período: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 900 901 Base Percepciones Grav. ISR Base Percepciones Exentas 3 B S S N 10.2.1. SI SI 3 B N S N 10.2.1. NO SI Ingreso gravable neto en percepciones normales TD TI 252 EDICIONES FISCALES ISEF 10.2.2. Ingreso Gravable en Percepciones Periódicas de Jubilación El ingreso gravable en las percepciones periódicas de jubilación estará formado por la diferencia entre los conceptos siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 005 Pensión por Jubilación Pensión por Jubilación 308 Exenta Impuesto local sobre nó560 minas 0 P S S N 6.12. SI SI 0 P N S N 6.12. NO SI 4 D N S N 10.2.1. SI SI La diferencia de estos conceptos (005-308-560) será el ingreTD so gravable neto en percepciones periódicas de jubilación TI 10.2.3. Ingreso Gravable en Pago Unico de Jubilación El ingreso gravable en pago único de jubilación estará formado por la diferencia entre los conceptos siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe Jubilación en Pago Unico Indemnización por Incapacidad 189 Pago de Marcha 309 Jubilaciones P. y H. de R. en Pago Unico Exento 187 188 0 0 P P N S N S N N 6.12. 6.12. NO NO SI SI 0 P N S N 6.12. NO SI 0 P N S N 6.12. NO SI La diferencia de estos conceptos (el concepto 309 se resta) será el ingreso gravable neto en pago único de jubilación TD TI 10.2.4. Ingreso Gravable en Pagos al Término de la Relación Laboral El ingreso gravable en pagos al término de una relación laboral estará formado por la diferencia entre todos los conceptos siguientes: Núm. CLASIFICACION: CONCEPTO 183 Gratificación por Separación 184 Indemnización 3 Meses 185 Indemnización 20 Días por Año 186 Prima de Antigüedad 307 Indemnización Exenta PR TI AD AI EC Tema Acumula Días Importe 1 P N S N 1 P S S N 7.0. 7.0. NO SI SI SI 1 P S S N 1 P S S N 1 P N S N 7.0. 7.0. 7.0. SI SI NO SI SI SI TD TI La suma neta de estos conceptos (el concepto 307 se resta) será el ingreso gravable neto en pagos al término de la relación laboral. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 253 10.3. REGLAMENTACION DEL CALCULO DE LOS PAGOS PROVISIONALES Explicaremos en primera instancia la teoría, comentaremos los artículos en los que se basan los cálculos de los pagos provisionales y presentaremos un ejemplo numérico del cálculo en cada caso. Continuamos distinguiendo los mismos casos que en el punto anterior. e) El cálculo sobre las percepciones normales de un empleado. f) El cálculo sobre las percepciones periódicas que recibe una persona jubilada. g) El cálculo sobre el pago único que recibe una persona jubilada. h) El cálculo sobre el pago de prima de antigüedad, retiro e indemnización que recibe una persona al término de la relación laboral. 10.3.1. Pagos Provisionales en Percepciones Normales Los pagos provisionales en percepciones normales presentan muchas características que trataremos de desglosar para su análisis. - El impuesto Habiendo establecido cuál será la base para pagar el impuesto, hablaremos ahora del cálculo del impuesto. El artículo 113 LISR establece: “ARTICULO 113. Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo están obligados a efectuar retenciones y enteros mensuales que tendrán el carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual”. Aquí deseamos destacar: el impuesto es anual y los pagos mensuales son a cuenta de ese impuesto. Más adelante continúa diciendo el artículo 113 LISR: “La retención se calculará aplicando a la totalidad de los ingresos obtenidos en un mes de calendario, la siguiente: TARIFA” Hace algunos años, el impuesto se calculaba sobre los ingresos del mes anterior, es decir, se esperaba hasta que se conocían todos los ingresos. Esto tenía graves problemas porque la empresa tenía que absorber los impuestos de las personas que se habían retirado a principios de mes sin haber dado oportunidad de descontarles el impuesto y esta partida no era deducible. Por otra parte, el descuento era muy fuerte para hacerlo en una quincena o en una semana; por esto, las empresas empezaron a descontar algunas cantidades estimadas cada semana o quincena para tratar de distribuir el descuento en todos los pagos de una manera más equitativa. Pero esto tampoco funcionó bien, ya que había muchos problemas con los trabajadores al no haber reglas claras y únicas para ello, e intervenían los sindicatos, habiendo fricciones más veces de las deseadas. La SHCP reconoció esta problemática y tratando de coadyuvar con las empresas en una solución para este problema, estableció las tarifas quincenales, decenales, semanales y hasta diarias para utilizarlas en forma optativa (artículo 145 RLISR). Actualmente estas tarifas se publican en la RMF. 254 EDICIONES FISCALES ISEF Esa alternativa disminuyó el problema, pero fue el uso intensivo de las computadoras lo que realmente representó una solución más o menos completa. No obstante esto, la redacción del artículo quedó igual. Menciona el artículo 113 en la segunda parte del primer párrafo que “No se efectuará retención a las personas que en el mes únicamente perciba un salario mínimo general correspondiente al área geográfica del contribuyente”. En realidad esta mención sale sobrando, porque al nivel de un salario mínimo general, el impuesto a descontar sería “ceros”. En relación con el área geográfica del contribuyente, el RLISR en su artículo 143 señala que se puede considerar el área que corresponda al lugar donde el trabajador presta sus servicios en lugar del área que corresponda a su casa habitación a elección, manifestada por escrito, del trabajador. También nos señala el Reglamento que cuando los pagos se hagan en forma semanal, el entero del impuesto se podrá hacer considerando el número de pagos semanales que se hayan hecho en el mes (artículo 146 RLISR). En el tema 10.9. tarifas y Tablas ISR, mostramos las que estarán vigentes en el año 2011 y que estaremos utilizando para nuestros ejemplos. - El Subsidio para el Empleo A partir de 2008, y con motivo de la derogación de los artículos 114 y 115 de la LISR, se establece el Subsidio para el Empleo, que viene a sustituir y funciona de forma similar al crédito al salario que establecía el artículo 115. Al igual que en el pasado, el impuesto calculado se disminuye o se elimina con el llamado Subsidio para el Empleo. La fracción I del artículo Octavo de la Ley Miscelánea que establece este impuesto (DOF del 01/10/2007), nos señala: “I. Los contribuyentes que perciban ingresos a que se refieren el primer párrafo o la fracción I del artículo 110 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, excepto los percibidos por concepto de primas de antigüedad, retiro e indemnizaciones u otros pagos por separación, gozarán del subsidio para el empleo que se aplicará contra el impuesto que resulte a su cargo en los términos del artículo 113 de la misma Ley. El subsidio para el empleo se calculará aplicando a los ingresos que sirvan de base para calcular el impuesto sobre la renta que correspondan al mes de calendario de que se trate, la siguiente: ….” La tabla, igual que las anteriores, también la mostraremos en el tema 10.9. Tarifas y Tablas ISR. - Subsidio para el Empleo Pagado La aplicación de esta última tabla constituye auténticamente un pago a los trabajadores, a cargo del Gobierno Federal, y en salarios hasta de tres o cuatro salarios mínimos es mayor este acreditamiento que el impuesto a cargo de los trabajadores, por lo que el mismo artículo dispone en el primer párrafo siguiente a la tabla: “En los casos en que el impuesto a cargo del contribuyente que se obtenga de la aplicación de la tarifa del artículo 113 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta sea menor que el subsidio para el empleo mensual obtenido de conformidad con la tabla anterior, ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 255 el retenedor deberá entregar al contribuyente la diferencia que se obtenga” “El retenedor deberá entregar al trabajador...” imperativa la disposición. Esto implica que los impuestos se deben calcular y descontar dentro del mismo período de pago. Pero el mismo artículo señala a continuación de dónde sacará la empresa los recursos para hacer este pago: “El retenedor podrá acreditar contra el impuesto sobre la renta a su cargo o del retenido a terceros las cantidades que entregue a los contribuyentes en los términos de este párrafo.” Para el trabajador, éste es un ingreso, y un ingreso en efectivo, pero el mismo artículo dispone: “Los ingresos que perciban los contribuyentes derivados del subsidio para el empleo no serán acumulables ni formarán parte del cálculo de la base gravable de cualquier otra contribución por no tratarse de una remuneración al trabajo personal subordinado.” Claramente dispone que “no serán acumulables ni formarán parte del cálculo de la base gravable de cualquier otra contribución” está señalando claramente que no lo será ni para el ISR, ni para el SS, ni para el INFONAVIT, ni para el Impuesto sobre Nóminas. Y es claro que al no pagarlo el patrón como una retribución al servicio personal subordinado, sino como consecuencia de una opción impositiva, tampoco debe ser considerado para el salario integrado para efectos de la LFT. - Ejemplo del cálculo del pago provisional mensual Estimamos un ingreso neto de aproximadamente 3.5 salarios mínimos: SMG 59.82 VSMG x 3.5 x DIAS DEL MES 30 CALCULO DEL ISR MENSUAL SOBRE LA BASE GRAVABLE DE: Impuesto 4,210.42 2,070.68 6,281.10 Subsidio para el empleo Impuesto neto Impuesto a cargo Subsidio para el empleo pagado FIJA 10.88% SUELDO NETO = 6,281.10 6,281.10 247.23 225.29 472.52 (a) 253.54 (b) 218.98 218.98 (c) 0.00 (d) (a) Este importe se registra en el concepto 552 Impuesto. (b) Este importe se registra en el concepto 555 Subsidio para el empleo. (c) Este importe se registra en el concepto 556 Descuento ISR. (d) Este importe se registra en el concepto 557 Subsidio para el empleo pagado. 256 EDICIONES FISCALES ISEF - Opción para pagos anuales En algunos pagos, como en el pago de prima vacacional, aguinaldo o gratificación y pago de PTU (la Ley menciona también primas dominicales, pero éstas rara vez son de un importe que ameriten tratamiento especial), el impuesto puede resultar sumamente elevado porque el ingreso en ese mes “brinca” el renglón de la tabla en el que normalmente cae el ingreso del trabajador (ver comentario en el tema 10.10. Comentarios en relación con el diseño de las tarifas). Para solucionar esto, o al menos para solucionarlo parcialmente, la SHCP agregó una posibilidad: Artículo 113 LISR, primer párrafo después de la tarifa: “Quienes hagan pagos por concepto de gratificación anual, participación de utilidades, primas dominicales y primas vacacionales, podrán efectuar la retención del impuesto de conformidad con los requisitos que establezca el Reglamento de esta Ley; en las disposiciones de dicho Reglamento se preverá que la retención se pueda hacer sobre los demás ingresos obtenidos durante el año de calendario”. Y las reglas se publicaron en el artículo 142 del RLISR el cual nos da todo el procedimiento: “ARTICULO 142. Tratándose de las remuneraciones por concepto de gratificación anual, participación de utilidades, primas dominicales y vacacionales a que se refiere el artículo 113 de la Ley, la persona que haga dichos pagos podrá optar por retener el impuesto que corresponda conforme a lo siguiente: I. La remuneración de que se trate se dividirá entre 365 y el resultado se multiplicará por 30.4. II. A la cantidad que se obtenga conforme a la fracción anterior, se le adicionará el ingreso ordinario por la prestación de un servicio personal subordinado que perciba el trabajador en forma regular en el mes de que se trate y al resultado se le aplicará el procedimiento establecido en el artículo 113 de la Ley. III. El impuesto que se obtenga conforme a la fracción anterior se disminuirá con el impuesto que correspondería al ingreso ordinario por la prestación de un servicio personal subordinado a que se refiere dicha fracción, calculando este último sin considerar las demás remuneraciones mencionadas en este artículo. IV. El impuesto a retener será el que resulte de aplicar a las remuneraciones a que se refiere este artículo, sin deducción alguna, la tasa a que se refiere la fracción siguiente. V. La tasa a que se refiere la fracción anterior, se calculará dividiendo el impuesto que se determine en los términos de la fracción III de este artículo entre la cantidad que resulte conforme a la fracción I del mismo. El cociente se multiplicará por cien y el producto se expresará en por ciento.” - Ejemplo del cálculo del pago provisional con pagos anuales Estimamos un pago extraordinario de PTU por la cantidad de $ 6,300.00 más el ingreso normal de $ 6,218.10 que utilizamos en el tema pago provisional mensual. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA PTU 6,300.00 + 257 Sueldo Ingreso Neto 6,281.10 = 12,581.10 El procedimiento es el siguiente: Fracción I. 6,300.00 / 365 + 524.71 x 30.4 = 524.71 = 6,805.81 Fracción II. 6,281.10 Fracción III. CALCULO DEL ISR MENSUAL SOBRE LA BASE GRAVABLE DE: Impuesto 4,210.42 2,595.39 6,805.81 FIJA 10.88% 6,805.81 247.23 282.38 529.61 Subsidio para el empleo Impuesto neto 253.54 276.07 276.07 – 218.98 = 57.09 Fracción V. 57.09 Fracción IV. / 524.71 = 0.1088 x 6,300.00 x 10.88% = 685.44 (e) 100 = 10.88% (e) Este importe se registra en el concepto 556 Descuento ISR. Para comparar el beneficio, calculemos el impuesto si el importe extraordinario se hubiese acumulado al ingreso normal (6,300.00 + 6,281.10 = 12,581.10) CALCULO DEL ISR MENSUAL SOBRE LA BASE GRAVABLE DE: 12,581.10 Impuesto 10,298.36 2,282.74 12,581.10 Subsidio para el empleo Impuesto neto FIJA 21.36% 1,090.62 487.59 1,578.21 0.00 1,578.21 A este importe, le debemos descontar el impuesto de las percepciones normales: 1,578.21 – 218.98 = 1,359.23 Como podemos ver, la opción sí disminuye, en este ejemplo, el descuento de impuestos. 258 EDICIONES FISCALES ISEF Sin embargo esto no sucede en todos los casos. Esto es por las cantidades en que han quedado fijadas las tarifas. Esto hará necesario efectuar los dos cálculos para decidir qué descuento se debe aplicar o si es irrelevante optar por esta opción. Ahora bien ¿Podemos aplicar la opción a unos empleados sí y a otros no? La respuesta es ¡sí podemos!, porque es una opción no condicionada. - Retención en pagos de finiquitos Un caso más es el de la retención en el pago de finiquitos. Normalmente en el finiquito se pagará la parte proporcional de Vacaciones, Prima vacacional y Gratificación y eventualmente días de sueldo. En este caso se puede aplicar el procedimiento señalado en el artículo 142 del Reglamento de la Ley del ISR o se puede aplicar la tarifa normal mensual, si el importe a pagar es menor a un mes de sueldo nominal. - Retención en pagos a destajo En el caso de pago a destajo, el Reglamento de la Ley del ISR nos da una opción para efectuar los descuentos de anticipo de impuesto: “ARTICULO 144. Las personas obligadas a efectuar retenciones en los términos del artículo 113 de la Ley, cuando paguen en función de cantidad de trabajo realizado y no de días laborados, podrán optar por efectuar la retención de acuerdo con lo establecido en el citado artículo 113 o de acuerdo con el siguiente procedimiento: I. Considerarán el número de días efectivamente trabajados para realizar el trabajo determinado. II. Dividirán el monto del salario entre el número de días a que se refiere la fracción anterior y al resultado se le aplicará la tarifa del artículo 113 de la Ley calculada en días, que para tal efecto publique en el Diario Oficial de la Federación el SAT. III. La cantidad que resulte conforme a la fracción anterior se multiplicará por el número de días determinados de acuerdo a la fracción I de este artículo y el producto será el impuesto a retener.” Por lo que se refiere al subsidio para el empleo de estos pagos, el segundo párrafo después de la tabla del Articulo Octavo que lo establece, nos señala: ARTICULO OCTAVO. .................................................................... “En los casos en los que los empleadores realicen pagos por salarios, que comprendan períodos menores a un mes, para calcular el subsidio para el empleo correspondiente a cada pago, dividirán las cantidades correspondientes a cada una de las columnas de la tabla contenida en esta fracción, entre 30.4. El resultado así obtenido se multiplicará por el número de días al que corresponda el periodo de pago para determinar el monto del subsidio para el empleo que le corresponde al trabajador por dichos pagos.” Pero además hace la siguiente aclaración: “Cuando los pagos por salarios sean por períodos menores a un mes, la cantidad del subsidio para el empleo que corresponda al trabajador por todos los pagos que se hagan en el mes, no podrá ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 259 exceder de la que corresponda conforme a la tabla prevista en esta fracción para el monto total percibido en el mes de que se trate.” - Retención en pagos que corresponden a varios meses Un caso también reglamentado por la SHCP es cuando se hace un pago que corresponde a varios meses, como en el caso de que por disposición judicial se pagan salarios caídos correspondientes a varios meses. El artículo 148 del Reglamento de la Ley del ISR nos señala el procedimiento: “ARTICULO 148. Cuando por razones no imputables al trabajador, éste obtenga en una sola vez percepciones gravables correspondientes a varios meses, distintas de la gratificación anual, de la participación de utilidades, de las primas vacacionales o dominicales, el pago provisional se calculará conforme a lo siguiente: I. Se dividirá el monto total de la percepción mencionada entre el número de días a que corresponda y el resultado se multiplicará por 30.4. II. A la cantidad que se obtenga conforme a la fracción anterior se le adicionará el ingreso ordinario por la prestación de un servicio personal subordinado que perciba el trabajador en forma regular en el mes de que se trate y al resultado se le aplicará el procedimiento establecido en el artículo 113 de la Ley. III. El impuesto que se obtenga conforme a la fracción anterior se disminuirá con el impuesto que correspondería al ingreso ordinario por la prestación de un servicio personal subordinado a que se refiere dicha fracción, calculando este último sin considerar las demás remuneraciones mencionadas en este artículo. IV. El pago provisional será la cantidad que resulte de aplicar al monto total de la percepción gravable a que se refiere este artículo, la tasa a que se refiere la fracción siguiente. V. La tasa a que se refiere la fracción anterior, se calculará dividiendo el impuesto que se determine en los términos de la fracción III de este artículo, entre la cantidad que resulte conforme a la fracción I del mismo. El cociente se multiplicará por cien y el producto se expresará en por ciento.” Por lo que se refiere al subsidio para el empleo de estos pagos, el segundo párrafo después de la tabla del Articulo Octavo que lo establece, nos señala: ARTICULO OCTAVO. .................................................................... “Cuando los empleadores realicen, en una sola exhibición, pagos por salarios que comprendan dos o más meses, para calcular el subsidio para el empleo correspondiente a dicho pago multiplicarán las cantidades correspondientes a cada una de las columnas de la tabla contenida en esta fracción por el número de meses a que corresponda dicho pago.” - Retención en pagos montados en dos meses Otro caso más es cuando se hacen pagos que corresponden a dos meses. A este respecto, el RLISR nos dice: 260 EDICIONES FISCALES ISEF “ARTICULO 149. Las personas obligadas a efectuar retenciones en los términos del artículo 113 de la Ley cuando realicen pagos por períodos comprendidos en dos meses de calendario, y cuando la tarifa aplicable para el segundo mes de dicho período, se hubiera actualizado de conformidad con lo previsto en el último párrafo del artículo 177 de la propia Ley, para el cálculo de la retención correspondiente podrán aplicar la tarifa que se encuentre vigente al inicio del período por el que se efectúa el pago de que se trate. En este caso, dichas personas deberán efectuar el ajuste respectivo al calcular el impuesto en los términos del artículo 113 de la citada Ley, correspondiente al siguiente pago que realicen a la persona a la cual efectuaron la retención.” No podemos dejar de mencionar que esta regla surgió cuando las tarifas se modificaban con frecuencia porque la inflación era muy alta. Actualmente, pareciera no tener sentido porque las tarifas no se están modificando y sería necesario regresar a la actualización periódica de las tarifas y que el pago cayese entre dos períodos diferentes, sin embargo, no podemos dejar de mencionarla. - Opción de retención mensualizada Un último caso que deseamos mostrar es el que presenta el Reglamento de la Ley del ISR en su artículo 147 en el que da una opción más para efectuar la retención mensual y que presentamos por destacar el deseo de la SHCP de resolver todas las situaciones que se pudiesen presentar en la práctica: “ARTICULO 147. Las personas obligadas a efectuar retenciones en los términos del artículo 113 de la Ley, podrán optar por efectuar mensualmente la retención que resulte de acuerdo con el artículo citado o conforme al procedimiento siguiente: I. Antes de realizar el primer pago por los conceptos a que se refiere el artículo 110 de la Ley, correspondiente al año de calendario por el que se calculen las retenciones en los términos de este artículo, determinarán el monto total de las cantidades que pagarán al trabajador por la prestación de un servicio personal subordinado en dicho año. II. El monto que se obtenga conforme a la fracción anterior se dividirá entre doce y a la cantidad así determinada se le aplicará el procedimiento establecido en el artículo 113 de la Ley. El resultado obtenido será el impuesto a retener. Cuando se hagan pagos que comprendan períodos de siete, diez o quince días, podrán calcular la retención de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, aplicando el procedimiento establecido en el artículo 145 de este Reglamento. Cuando se modifique alguna de las cantidades en base a las cuales se efectuó el cálculo a que se refieren las fracciones anteriores, se deberá recalcular el impuesto a retener.” Sin lugar a dudas ésta es una opción más, sin embargo, con este procedimiento se están anticipando retenciones de pagos que bien pueden estar comprendidos dentro de los últimos meses del ejercicio desde el primer pago de remuneraciones y si hubiese pagos adicionales, la dificultad de estar ajustando los cálculos sería excesiva. Tal vez funcione con personal ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 261 de alto nivel que no tiene percepciones extras y no se le descuentan las faltas e incapacidades. - Opción para la retención de ISR por salarios La RMF 2010 en la regla I.3.11.2 nos ofrece una opción más para la retención del impuesto: “I.3.11.2. Cuando las personas obligadas a efectuar la retención en los términos del artículo 113 de la Ley del ISR, paguen en función del trabajo realizado o el cálculo deba hacerse por periodos, podrán efectuar la retención en los términos del artículo 113 de la Ley del ISR, o del artículo 144 de su Reglamento, al resultado de dicho procedimiento se le aplicarán las tarifas correspondientes del Anexo 8.” 10.3.2. Pagos Provisionales en Percepciones Periódicas de Jubilación Otro caso es el del cálculo de la retención en pago de pensión por jubilación. Como vimos en el tema 6.12. Jubilaciones, Pensiones y Haberes de Retiro, los pagos por jubilación tienen una parte exenta. Por el excedente se debe pagar impuesto y se calculará éste en forma normal, pero los datos de la percepción y el impuesto retenido se debe consignar por separado en la Constancia de Percepciones e Impuesto Retenido. Regularmente sólo existe ingreso gravado cuando la pensión es mayor a 9 salarios mínimos ya que, recordemos, ese es el tope para determinar la parte exenta (artículo 109-III LISR) y regularmente, la base será muy baja. La retención en este caso, se registrará en el concepto 570 Impuesto por Jubilación en Parcialidades. 10.3.3. Pago Provisional en Pago Unico de Jubilación Otros pagos en los que el monto de los ingresos también puede ser extraordinario en relación con las percepciones periódicas normales; son los pagos efectuados a los empleados por Jubilación en Pago Unico, por Incapacidad, Indemnización por Muerte o Pago de Marcha. En este caso, el Reglamento de la Ley del ISR nos dice: “ARTICULO 141. Quienes mediante pago único cubran jubilaciones, pensiones o haberes de retiro, efectuarán la retención a que se refiere el artículo 113 de la Ley, como sigue: I. Se aplicará el procedimiento establecido en el artículo 113 de la Ley a la cantidad mensual que se hubiera percibido de no haber pago único, disminuida en nueve veces el salario mínimo general del área geográfica del contribuyente, elevado al mes. II. Se dividirá el pago único entre la cantidad mensual que hubiera percibido de no haber dicho pago. El cociente se multiplicará por el impuesto resultante conforme a la fracción anterior, determinándose así la retención que tendrá el carácter de pago provisional a cuenta del impuesto anual.” 262 EDICIONES FISCALES ISEF - Ejemplo del cálculo del pago provisional en pago único de jubilación Supongamos que deseamos calcular el pago provisional del pago único por jubilación que vimos en el Tema 6.12. Jubilaciones, Pensiones y Haberes de Retiro y que asciende a las siguientes cantidades: Ejemplo Sueldo diario 650.00 Días según tabla 700 x Monto de la jubilación = 455,000.00 La siguiente sería la parte exenta: Ejemplo SMG Diario Veces de exención Tope s/LISR 59.82 x Monto máximo exento de jubilación Días de jubilación = 376,866.00 Monto de la Monto de la jubilación jubilación exenta Monto gravado en pago único 9 x 700 Y el importe neto gravado sería el siguiente: Ejemplo 455,000.00 376,866.00 78,134.00 Recordemos que la retención está reglamentada en el artículo 141 del RLISR. Fracción I. Ingreso mensual que se hubiese obtenido de no haber pago único. Ejemplo 650.00 x SMG Diario Veces de exención Tope s/LISR 59.82 30 x 9 = 19,500.00 Monto máximo exento de jubilación Días de jubilación x 30 = 16,151.40 Ingreso neto mensual que se hubiese obtenido de no haber pago único. 19,500.00 – 16,151.40 = 3,348.60 CALCULO DEL ISR MENSUAL SOBRE LA BASE GRAVABLE DE: 3,348.60 Impuesto 496.08 FIJA 9.52 2,852.52 10.88% 182.56 3,348.60 192.08 Subsidio para el empleo Impuesto neto 406.62 (214.54) ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 263 Fracción II. Determinación de la retención. 78,134.00 / 3,348.60 = 23.33 x 0.00 = 0.00 (f) (f) Este importe se registra en el concepto 571 Impuesto por Jublilación en Pago Unico. 10.3.4. Pago Provisional en Pagos al Término de la Relación Laboral Hay otro tipo de pagos en los que los ingresos pueden ser extraordinarios en relación con las percepciones periódicas normales; éstos son los pagos efectuados a los empleados al término de la relación laboral. Estos pueden ser Prima de Antigüedad, Indemnización en Días y Gratificación por Separación. Al respecto, el cuarto párrafo después de la tarifa del artículo 113 LISR nos dice: “Las personas que hagan pagos por los conceptos a que se refiere el artículo 112 de esta Ley, efectuarán la retención aplicando al ingreso total por este concepto, una tasa que se calculará dividiendo el impuesto correspondiente al último sueldo mensual ordinario, entre dicho sueldo; el cociente obtenido se multiplicará por cien y el producto se expresará en porciento. Cuando los pagos por estos conceptos sean inferiores al último sueldo mensual ordinario, la retención se calculará aplicándoles la tarifa establecida en este artículo”. Y el reglamento de la Ley del ISR nos precisa cuáles son esos pagos: “ARTICULO 139. El total de percepciones a que se refiere la fracción II del artículo 112 de la Ley, será la cantidad obtenida por prima de antigüedad, retiro e indemnizaciones u otros pagos, por separación, disminuida por la cantidad que resulte de aplicar lo dispuesto por el artículo 109 fracción X de la Ley.” El cálculo anual lo explicamos en el tema 7.3. Cálculo del ISR Anual en Indemnizaciones. - Ejemplo del pago provisional en pagos al término de la relación laboral Calcularemos el pago provisional del importe de la liquidación del ejemplo 3 que vimos en el capítulo 7. Finiquitos y Liquidaciones cuyos datos principales presentamos a continuación: Indemnización 3 meses IndemPrima de nización antigüede 20 días dad por año Indemnización total Indemnización exenta Indemnización gravada Ejemplo 3 124,556.40 405,500.28 21,032.71 551,089.39 80,757.00 470,332.39 Recordemos que la retención se calcula con base en el quinto párrafo después de la tarifa del artículo 113 LISR. 264 EDICIONES FISCALES ISEF Primero. Determinamos el último sueldo mensual ordinario: Sueldo Diario Días de suel- Sueldo mendo mensual sual ordinario Ejemplo 3 1,300.00 30 39,000.00 Calculamos el impuesto correspondiente a este ingreso: CALCULO DEL ISR MENSUAL SOBRE LA BASE GRAVABLE DE: 39,000.00 Impuesto 32,736.84 FIJA 5,805.20 6,263.16 30.00% 1,878.95 39,000.00 8,020.90 Subsidio para el empleo 0.00 (Ver excepción contenida en el primer párrafo del artículo OCTAVO que establece el Subsidio) 8,020.90 Impuesto neto Determinamos la tasa de impuesto correspondiente a este ingreso: 8,020.20 / 39,000.00 = 0.2056 x 100 = 20.56% Aplicamos la tasa al ingreso total por liquidación gravable: 470,332.39 x 20.56% = 96,700.34 (g) Este último importe será la retención que debemos hacer a este pago. (g) Este importe se registra en el concepto 572 Impuesto por Indemnizaciones. 10.4. REGLAMENTACION DEL CALCULO DEL IMPUESTO ANUAL Con todas las variantes y particularidades que tienen los pagos provisionales, se hace indispensable efectuar un cálculo y consecuentemente un ajuste anual. Aun cuando los cálculos mensuales se hayan hecho correctamente, encontraremos diferencias al efectuar el ajuste anual y teniendo tantas opciones no es raro que, o no hayamos elegido las más convenientes, o por no complicarnos las cosas, no hayamos tomado las opciones para un descuento menor o más conveniente y entonces tendremos ajustes con importes considerables. Tampoco es raro que existan errores en los cálculos de pagos mensuales o periódicos. Esto sucede con tanta frecuencia en la práctica que hay empresas en las que la principal razón de la existencia del fondo de ahorro es que los trabajadores tengan recursos suficientes para cubrir el ajuste de impuestos; también las hay donde se genera un préstamo personal para cubrir en varios meses este saldo a pagar e inclusive hay quienes decretan una gratificación especial para cubrir este ajuste. Pero antes de entrar de lleno en estos comentarios, debemos mencionar lo siguiente. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 265 10.4.1. Constancias de Percepciones e Impuestos Retenidos Recibidas de Otras Empresas Para el cálculo anual es indispensable considerar estas constancias. Cuando el empleado ingresó en el transcurso del año y prestó sus servicios para otro patrón anteriormente, pero en el transcurso del mismo año, deberán proporcionar a la empresa la constancia que a su vez le debió entregar su patrón anterior. La empresa conservará copia de dicha constancia devolviendo el original al trabajador (artículo 153 RLISR). Esta constancia se debe registrar en los conceptos 081 Percepciones en Otras Empresas, 552 Impuesto y 555 Subsidio para el empleo, según corresponda. 10.4.2. Casos en que no se hace Cálculo del Impuesto Anual La Ley del ISR nos señala en el último párrafo del artículo 116 en qué casos no se hará el cálculo del impuesto anual: “No se hará el cálculo del impuesto anual a que se refiere este artículo, cuando se trate de contribuyentes que: a) Hayan iniciado la prestación de servicios con posterioridad al 1 de enero del año de que se trate o hayan dejado de prestar servicios al retenedor antes del 1 de diciembre del año por el que se efectúe el cálculo. b) Hayan obtenido ingresos anuales por los conceptos a que se refiere este Capítulo que excedan de $ 400,000.00. c) Comuniquen por escrito al retenedor que presentarán declaración anual.” El RLISR precisa que no se hará al cálculo anual a quienes presenten el escrito mencionado en el inciso c) y precisa también que el plazo máximo para presentarlo será el 31 de diciembre del año por el que se va a presentar la declaración (artículo 151 RLISR). 266 EDICIONES FISCALES ISEF El siguiente es un modelo de este escrito: Fecha………………. Nombre del Patrón Representante en su caso Dirección de la empresa El que suscribe, (Nombre del trabajador), con Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C __________), me permito informarle que, de conformidad con los artículos 116 fracción III, inciso c) último párrafo y 117 fracción III, inciso b) de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, y 151 de su Reglamento, voy a presentar la declaración anual del impuesto sobre la renta por los ingresos percibidos por concepto de sueldos y salarios y asimilables correspondiente al ejercicio fiscal de 2011. Lo anterior se hace de su conocimiento, a fin de solicitar atentamente no se efectúe el cálculo del impuesto anual del suscrito por los ingresos por concepto de sueldos y salarios percibidos por el ejercicio de 2011. Asimismo, me permito solicitar a Usted la constancia de remuneraciones cubiertas y retenciones efectuadas en el año de 2011, la que de conformidad con el segundo párrafo del artículo 118, fracción III de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, debe ser entregada a más tardar el 31 de enero de 2012, a fin de estar en posibilidad de cumplir con la presentación de mi declaración anual en el plazo previsto por la Ley. Atentamente, _____________________________ Nombre y firma del trabajador ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 267 10.4.3. Cálculo del Impuesto Anual Visto lo anterior, veamos ahora el cálculo del impuesto anual. - Cálculo del impuesto La Ley del ISR nos señala en su artículo 116 cómo hacer el cálculo anual a asalariados y asimilables: “ARTICULO 116. Las personas obligadas a efectuar retenciones en los términos del artículo 113 de esta Ley, calcularán el impuesto anual de cada persona que le hubiere prestado servicios personales subordinados. El impuesto anual se determinará disminuyendo de la totalidad de los ingresos obtenidos en un año de calendario, por los conceptos a que se refiere este Capítulo, el impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que hubieran retenido en el año de calendario. Al resultado obtenido se le aplicará la tarifa del artículo 177 de esta Ley. Contra el impuesto que resulte a cargo del contribuyente se acreditará el importe de los pagos provisionales efectuados en los términos del artículo 113 de esta Ley.” Y nos señala en el siguiente párrafo, respecto al impuesto local: “La disminución del impuesto local a que se refiere el párrafo anterior, la deberán realizar las personas obligadas a efectuar las retenciones en los términos del artículo 113 de esta Ley, siempre que la tasa de dicho impuesto no exceda del 5%.” Por otra parte, y en relación a los que reciben ingresos por la prestación de servicios personales subordinados, el artículo OCTAVO que establece el Subsidio para el empleo, nos señala en su fracción II: “ARTICULO OCTAVO. ……………………………………………… II. Las personas obligadas a efectuar el cálculo anual del impuesto sobre la renta a que se refiere el artículo 116 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, por los conceptos a que se refieren el primer párrafo o la fracción I del artículo 110 de la misma Ley, que hubieran aplicado el subsidio para el empleo en los términos de la fracción anterior, estarán a lo siguiente: a) El impuesto anual se determinará disminuyendo de la totalidad de los ingresos obtenidos en un año de calendario, por los conceptos a que se refieren el primer párrafo o la fracción I del artículo 110 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, el impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que hubieran retenido en el año de calendario, al resultado obtenido se le aplicará la tarifa del artículo 177 de la misma Ley. El impuesto a cargo del contribuyente se disminuirá con la suma de las cantidades que por concepto de subsidio para el empleo mensual le correspondió al contribuyente. En resumen, el cálculo del impuesto quedará como sigue: 268 EDICIONES FISCALES ISEF Ingresos obtenidos en un año de calendario, por Ingresos totales los conceptos a que se refieren el primer párrafo o la fracción I del artículo 110 de la Ley del Impuesto sobre la Renta …………………………………………. Menos: Impuesto local a los ingresos por salarios y en gene- Impuesto local ral por la prestación de un servicio personal subordinado……….………………...............…………… Diferencia Ingreso neto Aplicación de la tarifa del artículo 177 al ingreso neto Impuesto anual …………….................................................………. Menos: Subsidio para el empleo mensual que correspondió Subsidio empleo al contribuyente. para el (Ojo: es el subsidio determinado, no el realmente pagado al contribuyente) Diferencia Impuesto neto Menos: Importe de los pagos provisionales efectuados en Pagos provisionales los términos del artículo 113 de la LISR.....…………. Resultado Impuesto a cargo o (a favor) en el ejercicio - Resultado del cálculo Después de la aplicación de estas tarifas y tablas, tendremos dos situaciones respecto al resultado del cálculo: Primera situación: Que el impuesto sea superior al Subsidio para el empleo mensual que le correspondió al contribuyente. En este caso, el inciso b) de la fracción II del artículo OCTAVO dispone: “b) En el caso de que el impuesto determinado conforme al artículo 177 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta exceda de la suma de las cantidades que por concepto de subsidio para el empleo mensual le correspondió al contribuyente, el retenedor considerará como impuesto a cargo del contribuyente el excedente que resulte. Contra el impuesto que resulte a cargo será acreditable el importe de los pagos provisionales efectuados.” Segunda situación: Que el impuesto sea inferior al Subsidio para el empleo. En este caso, el inciso c) de la fracción II del artículo OCTAVO dispone: “c) En el caso de que el impuesto determinado conforme al artículo 177 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta sea menor a la suma de las cantidades que por concepto de subsidio para el empleo mensual le correspondió al contribuyente, no habrá impuesto a cargo del contribuyente ni se entregará cantidad alguna a este último por concepto de subsidio para el empleo.” ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 269 Es decir, el Subsidio para el empleo mensual es definitivo y sólo se considerará para disminuir el impuesto a cargo según la fracción II inciso b) del artículo OCTAVO. - Ajuste anual al cálculo del impuesto Finalmente habremos de determinar una diferencia a cargo o a favor después de acreditar el importe de los pagos provisionales efectuados. El cuarto párrafo del artículo 116 de la LISR, nos da la siguiente instrucción: “La diferencia que resulte a cargo del contribuyente en los términos de este artículo se enterará ante las oficinas autorizadas a más tardar en el mes de febrero siguiente al año de calendario de que se trate. La diferencia que resulte a favor del contribuyente deberá compensarse contra la retención del mes de diciembre y las retenciones sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario posterior.” Si el saldo a favor no se pudiese compensar dentro del año, la empresa ya no seguirá compensando al año siguiente, ya que, continúa el artículo 116 de la LISR: “El contribuyente podrá solicitar a las autoridades fiscales la devolución de las cantidades no compensadas, en los términos que señale el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general.” - Entero del saldo a cargo Por otra parte, el entero a la SHCP al que nos referimos anteriormente, será por el importe neto de los saldos a cargo, descontando los saldos a favor de los trabajadores, de acuerdo con lo dispuesto por el siguiente párrafo del artículo 116 LISR: “El retenedor deberá compensar los saldos a favor de un contribuyente contra las cantidades retenidas a las demás personas a las que les haga pagos que sean ingresos de los mencionados en este Capítulo, siempre que se trate de contribuyentes que no estén obligados a presentar declaración anual. El retenedor recabará la documentación comprobatoria de las cantidades compensadas que haya entregado al trabajador con saldo a favor”. - Saldo a favor después de la compensación Si los saldos a cargo fuesen por un importe menor a los saldos a favor, y esto nos impidiese compensar los saldos a favor de los empleados o lo hiciéramos parcialmente, continúa diciéndonos el artículo 116 LISR: “Cuando no sea posible compensar los saldos a favor de un trabajador a que se refiere el párrafo anterior o sólo se pueda hacer en forma parcial, el trabajador podrá solicitar la devolución correspondiente, siempre que el retenedor señale en la constancia a que se refiere la fracción III del artículo 118 de esta Ley, el monto que le hubiere compensado”. Esta situación es muy poco frecuente, sin embargo, en la forma 37 publicada en el DOF del 28 de diciembre de 2005, se incluye en la página 3, en el capítulo 6, el renglón XI para anotar el saldo a favor del ejercicio anterior no compensado durante el ejercicio que ampara la constancia. Estos dos párrafos del artículo 116 de la LISR se ratifican en el artículo 150 del Reglamento de la Ley del ISR. 270 EDICIONES FISCALES ISEF Para el patrón, en los casos en que exista remanente de subsidio para el empleo pagado a los trabajadores que resulte de agotar el esquema de acreditamiento del impuesto sobre la renta a cargo o del retenido a terceros, será susceptible de devolución bajo el procedimiento que marca el artículo 22 del Código Fiscal de la Federación (Criterio Normativo 71/2010/ ISR) - Requisitos para acreditar el Subsidio para el empleo El artículo OCTAVO es el que nos señala los requisitos para acreditar el Subsidio Para el empleo pagado a los trabajadores: ARTICULO OCTAVO ...……………………………………………… “III. Quienes realicen los pagos a los contribuyentes que tengan derecho al subsidio para el empleo sólo podrán acreditar contra el impuesto sobre la renta a su cargo o del retenido a terceros, las cantidades que entreguen a los contribuyentes por dicho concepto, cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Lleven los registros de los pagos por los ingresos percibidos por los contribuyentes a que se refieren el primer párrafo o la fracción I del artículo 110 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, identificando en ellos, en forma individualizada, a cada uno de los contribuyentes a los que se les realicen dichos pagos. b) Conserven los comprobantes en los que se demuestre el monto de los ingresos pagados a los contribuyentes, el impuesto sobre la renta que, en su caso, se haya retenido y las diferencias que resulten a favor del contribuyente con motivo del subsidio para el empleo. c) Cumplan con las obligaciones previstas en las fracciones I, II y VI del artículo 118 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. d) Conserven los escritos que les presenten los contribuyentes en los términos del sexto párrafo de la fracción I de este precepto, en su caso. e) Presenten ante las oficinas autorizadas, a más tardar el 15 de febrero de cada año, declaración proporcionando información de las cantidades que paguen por el subsidio para el empleo en el ejercicio inmediato anterior, identificando por cada trabajador la totalidad de los ingresos obtenidos durante el ejercicio de que se trate, que sirvió de base para determinar el subsidio para el empleo, así como el monto de este último conforme a las reglas generales que al efecto expida el Servicio de Administración Tributaria. f) Paguen las aportaciones de seguridad social a su cargo por los trabajadores que gocen del subsidio para el empleo y las mencionadas en el artículo 109, fracción VII, de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, que correspondan por los ingresos de que se trate. g) Anoten en los comprobantes de pago que entreguen a sus trabajadores, por los ingresos por prestaciones por servicios personales subordinados, el monto del subsidio para el empleo identificándolo de manera expresa y por separado. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 271 h) Proporcionen a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados constancias del monto de subsidio para el empleo que se determinó durante el ejercicio fiscal correspondiente. i) Entreguen, en su caso, en efectivo el subsidio para el empleo, en los casos a que se refiere el segundo párrafo de la fracción I de este precepto. - Trabajadores que laboraron menos de un año El inciso a) del artículo 116 LISR señala que a quienes iniciaron servicios con posterioridad al 1 de enero del año de que se trate no se les hará el cálculo del impuesto anual. Esto es porque dichos trabajadores no tendrán 12 meses al cierre del ejercicio. En este caso no les haremos el ajuste anual y las cantidades cobradas o pagadas por concepto de impuestos quedarán como definitivas. Por otra parte, es claro que si el trabajador ya no labora al 31 de diciembre, la empresa no hará el cálculo del impuesto anual, porque no tendría sentido, además de que no habría a quien pagarle el saldo a favor que pudiese resultar ni a quien cobrarle el saldo a cargo que se determinara. Por lo tanto, la anotación que hacíamos en el subtema 10.4.2. respecto de los casos en los que no se hace el cálculo anual, en el inciso a), en el que señalábamos la fecha del 1o. de diciembre, bien podría leerse 31 de diciembre (esta regla proviene de cuando el cálculo mensual se hacía con los datos del mes anterior). Por otra parte, el artículo 117 LISR en su fracción III, inciso c), señala que tienen la obligación de presentar su declaración anual los trabajadores cuando dejen de prestar sus servicios a más tardar el 31 de diciembre del año de que se trate, excepto que, señala el reglamento, “...la totalidad de sus percepciones provengan únicamente de ingresos obtenidos por la prestación en el país de un servicio personal subordinado, éstos no excedan de la cantidad señalada en el inciso e) de la citada fracción III del artículo 117 de la Ley, y no deriven de la prestación de servicios a dos o más empleadores en forma simultánea” (artículo 152 RLISR). Ahora bien, ¿qué caso o qué significado tiene la obligación del contribuyente de solicitar la constancia a que se refiere la fracción III del artículo 118 LISR y proporcionarlas al empleador que vaya a efectuar el cálculo del impuesto definitivo? ¿Qué caso tiene el que el empleador la registre? Verdaderamente no tiene ningún sentido. ¿Será por esto que prácticamente ningún empleador sigue la práctica de solicitar dicha constancia? Que la empresa entregue la constancia a los trabajadores nos parece una práctica sana y conveniente para los trabajadores para que puedan presentar su declaración anual, ya que seguramente tendrán saldo a favor en la misma al considerar sus deducciones personales. Nuestro criterio personal es que si el empleado no tuvo ingresos los doce meses del año en la empresa, no se le debe hacer el ajuste anual y las cantidades determinadas en los cálculos mensuales se deben considerar como definitivas. Sin embargo, debemos repetir lo que ya hemos dicho en otras partes de este estudio: cada empresa debe decidir qué opción tomar, porque será su responsabilidad, y de nadie más, ante las autoridades fiscales en caso de alguna revisión. 272 EDICIONES FISCALES ISEF 10.4.4. Ejemplo del Cálculo Anual Estimamos un ingreso neto de $ 94,515.60 que equivale aproximadamente a los ingresos anuales del ejemplo de los cálculos mensuales que estamos manejando. SMG 59.82 VSMG x 4 Días del año (incluye prestaciones) x 395 CALCULO DEL ISR ANUAL SOBRE LA BASE GRAVABLE DE: Impuesto 88,793.05 5,722.55 94,515.60 Subsidio para el empleo* Impuesto neto Impuesto a cargo Subsidio para el empleo Sueldo neto = 94,515.60 94,515.60 FIJA 16.00% 7,130.88 915.61 8,046.49 0.00 8,046.49 8,046.49 0.00 * Recordemos que debe ser el Subsidio para el empleo determinado al empleado durante el año. 10.4.5. Ejemplos de Resultados del Cálculo por el Ajuste Anual Una vez que hayamos terminado los cálculos mensuales, deberemos proceder a hacer el ajuste anual. Compararemos los resultados del cálculo con los datos que tengamos acumulados de los descuentos por impuestos o pagos de Subsidio para el empleo efectuados durante el año y obtendremos la diferencia: Concepto 552 555 556 557 Impuesto Subsidio para el empleo Descuento ISR Subsidio para el empleo Pagado Acumulado Cálculo en el Año Anual 7,500.31 2,611.32 4,888.99 0.00 8,046.49 2,611.32 5,435.17 0.00 Ajuste 546.18 (h) 0.00 (i) 546.18 (j) 0.00 (k) (h) Este importe se registra en el concepto 552 Impuesto. (i) Este importe se registra en el concepto 555 Subsidio para el empleo. (j) Este importe se registra en el concepto 556 Descuento ISR. (k) Este importe se registra en el concepto 557 Subsidio para el empleo Pagado. Con este ajuste, los conceptos mostrarán finalmente los resultados del cálculo anual y serán los que presentaremos en las declaraciones de Sueldos y Salarios y de Subsidio para el empleo y en las Constancias de Percepciones e Impuestos Retenidos. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 273 Ahora bien, comentábamos en el tema Resultado del Cálculo que podíamos encontrar varias situaciones que nos plantea el artículo OCTAVO, ésta sería la forma de considerarlas: Caso 1 Caso 2 Caso 3 fracción II fracción II fracción III b) b) c) Impuesto (artículo 177) Subsidio para el empleo determinado ISR a cargo Pagos Provisionales Impuesto a descontar al contribuyente Impuesto a pagar al contribuyente 700 200 500 400 100 600 300 300 500 400 500 0 400 (200) (400) Tanto el impuesto a pagar al contribuyente como el impuesto a descontar al contribuyente se manejarán en el concepto 556 Descuento ISR. Si el importe a cargo es muy fuerte y se pagará o descontará en más de un período, será conveniente manejarlo en un concepto específico de Ajuste Anual ISR. 10.5. CONSIDERACION DE LOS SUELDOS Y SALARIOS Y DE LAS APORTACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL EN LA LEY DEL IMPUESTO EMPRESARIAL A TASA UNICA (LIETU) Sin duda alguna, la parte más importante de la reforma para el año de 2008 en materia de sueldos y salarios, hubiese sido la forma en que éstos serían considerados para la Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Unica. Veamos a grandes rasgos, cómo se determina este nuevo impuesto: Ingresos gravados (Enajenación de bienes, prestación de servicios independientes y el uso o goce temporal de bienes o sus anticipos) (No se incluyen los ingresos provenientes de regalías, dividendos, intereses o por servicios subordinados) Menos: $ 50,000 Deducciones autorizadas (Erogaciones por la adquisición de bienes –inclusive bienes de activo fijo–, servicios independientes o el uso o goce temporal de bienes; contribuciones federales y locales cuando no se tenga derecho al acreditamiento, devoluciones, bonificaciones y rebajas sobre ventas, donativos, pérdidas por créditos incobrables, indemnización por daños y perjuicios, creación o incremento de reservas matemáticas, pagos de primas de seguros o fianzas o premios pagados en efectivo) (No son deducibles el ISR, el IVA, el IEPS, el IDE y las aportaciones de seguridad social – cuotas obrero patronales – y el Infonavit, ni los sueldo y salarios, además de las regalías, dividendos e intereses) (fracciones I y II del artículo 5 LIETU). $ 15,000 Base del Impuesto $ 35,000 274 EDICIONES FISCALES ISEF Tasa del impuesto (16.5% para 2008, 17% para 2009 y 17.5% a partir de 2010) (Artículo Cuarto Transitorio LIETU). Impuesto empresarial a tasa única $ 17.5% 6,125 5,000 0.175 $ 875 “Por las erogaciones efectivamente pagadas por los contribuyentes por los conceptos a que se refiere el Capítulo I del Título IV de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, así como por las aportaciones de seguridad social a su cargo pagadas en México, los contribuyentes acreditarán la cantidad que resulte de multiplicar el monto de las aportaciones de seguridad social a su cargo pagadas en el ejercicio fiscal de que se trate y los ingresos gravados que sirvan de base para calcular el impuesto sobre la renta de cada persona a la que paguen ingresos por los conceptos a que se refiere el citado Capítulo I en el mismo ejercicio…” $ 28,000 0.175 $ 4,900 0 Acreditamientos: Se tendrá derecho a un acreditamiento sobre los siguientes conceptos: (0.165 para 2008, 0.17 para 2009 y 0.175 a partir de 2010) (Artículo Cuarto Transitorio LIETU). La pérdida obtenida conforme a esta fórmula, en los ejercicios anteriores, actualizada (cuando las deducciones autorizadas fueron mayores a los ingresos) (Artículo 8 LIETU) $ “Lo dispuesto en el párrafo anterior, será aplicable siempre que los contribuyentes cumplan con la obligación de enterar las retenciones a que se refiere el artículo 113 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta o tratándose de trabajadores que tengan derecho al subsidio para el empleo, efectivamente se entreguen las cantidades que por dicho subsidio corresponda a sus trabajadores.” (Penúltimo y último párrafos del artículo 8 de LIETU) 33.3% de inversiones nuevas actualizadas adquiridas entre el 1o. de septiembre y el 31 de diciembre de 2007. (Artículo Quinto Transitorio LIETU). $ 0 0.175 $ 5% del saldo por deducir actualizado al 1 de enero de 2008, de las inversiones deducibles adquiridas entre 1998 y 2007 (Artículo Sexto transitorio LIETU). $ 0 0.175 $ 0 $ 350 Resultado ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 275 Impuesto sobre la renta propio efectivamente pagado en el ejercicio, incluyendo el IDE y el ISR por dividendos contables del mismo ejercicio (Artículo 8 LIETU) $ 0 Impuesto determinado $ 350 Pago provisional del IETU pagado $ 0 Impuesto del IETU a cargo o (a favor) $ 350 Como podemos ver, al considerar como no deducibles los sueldos y salarios y, por otro lado, considerar para el acreditamiento “los ingresos gravados que sirvan de base para calcular el impuesto sobre la renta de cada persona”, la Ley del IETU excluye todas las prestaciones que para el ISR son exentas. Al ser el IETU el ISR mínimo a pagar por las empresas, a partir del 1o. de enero de 2008, todas las prestaciones son gravadas, sólo que el impuesto de las mismas, no será a cargo de los trabajadores, sino de los patrones. Afortunadamente, esto se corrige en la regla 1.4.3.7. de la RMF2010 que dice: “1.4.3.7. Para los efectos de calcular el crédito a que se refieren los artículos 8, penúltimo párrafo y 10, penúltimo párrafo de la Ley del IETU, los contribuyentes considerarán el monto del salario mínimo general que efectivamente paguen a sus trabajadores, en el ejercicio o período, según se trate. Tratándose de los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado por los que no se pague el ISR en los términos del artículo 109 de la Ley del ISR, los mismos no se incluirán, hasta por el monto exento, en el cálculo del crédito a que se refieren los artículos 8, penúltimo párrafo y 10, penúltimo párrafo de la Ley del IETU.” Este segundo párrafo, no obstante su redacción, es de tal importancia, que debería estar en el texto de la Ley. Debemos hacer varias aclaraciones: Los sueldos y salarios que no son deducibles, son los que tenemos considerados como concepto 900 Base percepciones gravables ISR. Los ingresos gravados que sirven de base para calcular el ISR de cada persona son la diferencia entre este concepto 900 y el concepto 901 Base percepciones exentas y esta última base es la que registra las percepciones exentas de acuerdo con el artículo 109 de la LISR las cuales, de acuerdo con la Regla anterior no se deben considerar; por lo tanto, los sueldos y salarios que deberán considerarse para calcular el acreditamiento, serán también los que tenemos considerados como concepto 900 Base percepciones gravables ISR. La aportaciones de seguridad social causadas antes del 1o. de enero, sí son deducibles aunque se paguen en fecha posterior (Artículo Décimo Sexto Transitorio LIETU). Esta misma mecánica de cálculo, se seguirá para los pagos provisionales del ejercicio (Artículos 9 y 10 LIETU). 276 EDICIONES FISCALES ISEF Si la diferencia del IETU menos el acreditamiento por la pérdida de ejercicios anteriores, es superior al acreditamiento por los sueldos y salarios, la diferencia “se perderá” de acuerdo a la redacción actual del segundo párrafo del artículo 8 LIETU, ya que señala: “Contra la diferencia que se obtenga conforme al párrafo anterior, se podrá acreditar la cantidad que se determine en los términos del penúltimo párrafo de este artículo y una cantidad equivalente al impuesto sobre la renta propio del ejercicio, del mismo ejercicio, hasta por el monto de dicha diferencia. El resultado obtenido será el monto del impuesto empresarial a tasa única del ejercicio a cargo del contribuyente conforme a esta Ley” Esto parece ilógico. La parte del acreditamiento que no se pueda utilizar en este ejercicio, debería poderse utilizar en el siguiente, y además actualizada, sin embargo, nada de lo publicado hasta el momento parece permitirlo. Habrá de estar al pendiente sobre este particular. 10.6. OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES Las obligaciones de los trabajadores en materia del impuesto sobre la renta se encuentran señaladas en el artículo 117 LISR que dice: “ARTICULO 117. Los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en este Capítulo, además de efectuar los pagos de este impuesto, tendrán las siguientes obligaciones:” PROPORCIONAR LOS DATOS PARA REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES “I. Proporcionar a las personas que les hagan los pagos a que se refiere este Capítulo, los datos necesarios, para que dichas personas los inscriban en el Registro Federal de Contribuyentes, o bien cuando ya hubieran sido inscritos con anterioridad, proporcionarle su clave de registro al empleador”. SOLICITAR CONSTANCIAS DE REMUNERACIONES Y RETENCIONES ”II. Solicitar las constancias a que se refiere la fracción III del artículo 118 de ésta Ley y proporcionarlas al empleador dentro del mes siguiente a aquél en que se inicie la prestación del servicio, o en su caso, al empleador que vaya a efectuar el cálculo del impuesto definitivo o acompañarlas a su declaración anual. No se solicitará la constancia al empleador que haga la liquidación del año”. PRESENTAR DECLARACION ANUAL “III. Presentar declaración anual en los siguientes casos: a) Cuando además obtengan ingresos acumulables distintos de los señalados en este Capítulo. b) Cuando se hubiera comunicado por escrito al retenedor que se presentará declaración anual. c) Cuando dejen de prestar servicios antes del 31 de diciembre del año de que se trate o cuando se hubiesen prestado servicios a dos o más empleadores en forma simultánea. d) Cuando obtengan ingresos, por los conceptos a que se refiere este Capítulo, de fuente de riqueza ubicada en el extranjero o ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 277 provenientes de personas no obligadas a efectuar las retenciones del artículo 113 de esta Ley. e) Cuando obtengan ingresos anuales por los conceptos a que se refiere este Capítulo que excedan de $ 400,000.00”. En el tema 10.4.2. señalé que no se hará el cálculo anual, entre otros casos, a los trabajadores que hayan iniciado labores con posterioridad al 1 de enero, y si en esta fracción no se señala la obligación de presentar declaración anual a dichas personas, significará que el impuesto retenido y enterado en los pagos provisionales, quedará como definitivo, lo que regularmente beneficiará al fisco. Es conveniente recordar que si bien esta fracción obliga a presentar la declaración anual a personas que caen en estos supuestos, esto no quiere decir que cualquier otra persona no pueda presentar la declaración si así lo cree conveniente por tener gastos deducibles o simplemente por demostrar posteriormente la fuente de sus recursos. Como lo comentábamos, el inciso c) debería decir “Cuando en el ejercicio de que se trate, haya prestado servicios a dos o más empleadores”, es decir, en forma simultánea o no. COMUNICAR SI PRESTAN SERVICIOS A OTRO PATRON “IV. Comunicar por escrito al empleador, antes de que éste les efectúe el primer pago que les corresponda por la prestación de servicios personales subordinados en el año de calendario de que se trate, si prestan servicios a otro empleador y éste les aplica el subsidio para el empleo a fin de que ya no se aplique nuevamente”. 10.7. OBLIGACIONES DE LOS PATRONES Son obligaciones de los patrones las señaladas en el artículo 118 LISR: “ARTICULO 118. Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, tendrán las siguientes obligaciones:” RETENCION Y ENTERO DE IMPUESTOS “I. Efectuar las retenciones señaladas en el artículo 113 de esta Ley”. Y junto con la obligación de retener, está implícita la obligación de enterar esos impuestos retenidos al fisco: ARTICULO 113 LISR, ULTIMO PARRAFO: “Los contribuyentes que presten servicios subordinados a personas no obligadas a efectuar la retención, de conformidad con el último párrafo del artículo 118 de esta Ley, y los que obtengan ingresos provenientes del extranjero por estos conceptos, calcularán su pago provisional en los términos de este precepto y lo enterarán a más tardar el día 17 de cada uno de los meses del año de calendario, mediante declaración que presentarán ante las oficinas autorizadas.” A este respecto, los ministros de la SCJN consideran que es innecesario que la SHCP espere a que concluya el ejercicio fiscal anual del impuesto sobre la renta para en su caso poder determinar un crédito fiscal al retenedor de dicho tributo. Es decir, la autoridad hacendaria podrá dictaminar 278 EDICIONES FISCALES ISEF como firme el surgimiento de la obligación del pago de impuesto y fijar el monto de la deuda tributaria del retenedor por salarios y en general por la prestación de un servicio personal del empleado a fin de hacer exigible su pago (Comunicado de prensa No. 14 dela SCJN publicado en su página de Internet el 26 de enero de 2011). ENTERO DE RETENCIONES SEMANALES Reglamento de la Ley del ISR: “ARTICULO 146. Cuando los pagos a que se refiere el artículo 110 de la Ley, se hagan en forma semanal, el retenedor podrá efectuar los enteros a que se refiere el artículo 113 de la Ley, considerando el número de pagos semanales que se hubieran efectuado en el período de que se trate. CALCULAR EL IMPUESTO ANUAL “II. Calcular el impuesto anual de las personas que les hubieren prestado servicios subordinados, en los términos del artículo 116 de esta Ley”. PROPORCIONAR CONSTANCIAS “III. Proporcionar a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancias de remuneraciones cubiertas, de retenciones efectuadas y del monto del impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que les hubieran deducido en el año de calendario de que se trate. Las constancias deberán proporcionarse a más tardar el 31 de enero de cada año. En los casos de retiro del trabajador se proporcionarán dentro del mes siguiente a aquél en que ocurra la separación”. La RMF 2010 nos hace una precisión en relación a la expedición de constancias de remuneraciones: “I.3.11.3. Para los efectos de los artículos 117, fracción II y 118, fracción III de la Ley del ISR, y Octavo, fracción III, inciso h) del Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley del Impuesto sobre la Renta, del Código Fiscal de la Federación, de la Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios y de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, y se establece el Subsidio para el Empleo, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de octubre de 2007, los patrones únicamente estarán obligados a proporcionar a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados en el ejercicio, constancias de remuneraciones cubiertas y del impuesto retenido por concepto de sueldos y salarios cuando las cantidades cubiertas excedan de $ 400,000.00, o los trabajadores comuniquen por escrito que presentarán la declaración anual, o bien, en los casos en que los trabajadores las soliciten.” Y en relación al plazo para la entregas de estas constancias, nos señala el último párrafo de la regla 11.3.6.2. lo siguiente: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 279 “11.3.6.2........................................................................................ Las constancias a que se refiere la presente regla, podrán proporcionarse a los trabajadores a más tardar el 28 de febrero de cada año.” SOLICITAR CONSTANCIAS “IV. Solicitar, en su caso, las constancias a que se refiere la fracción anterior, a las personas que contraten para prestar servicios subordinados, a más tardar dentro del mes siguiente a aquél en que se inicie la prestación del servicio y cerciorarse que estén inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes”. COMUNICACION POR SERVICIOS A OTRO PATRON “Así mismo, deberá solicitar a los trabajadores que les comuniquen por escrito antes de que se efectúe el primer pago que les corresponda por la prestación de servicios personales subordinados en el año de calendario de que se trate, si prestan servicios a otro empleador y éste les aplica el subsidio para el empleo a fin de que ya no se aplique nuevamente”. PRESENTAR DECLARACION ANUAL DE SUBSIDIO PARA EL EMPLEO “V. Presentar, a más tardar el 15 de febrero de cada año declaración proporcionando información sobre las personas a las que les haya efectuado dichos pagos, en la forma oficial que al efecto publique la autoridad fiscal. La información contenida en las constancias que se expidan de conformidad con la fracción IV de este artículo se incorporará en la misma declaración”. Otra norma en relación con esta obligación es la siguiente: “ARTICULO 154 RLISR. En las declaraciones a que se refiere la fracción V del artículo 118 de la Ley, deben incluirse los datos del personal que no está obligado a pagar el impuesto. La Secretaría podrá establecer lineamientos a efecto de que el Gobierno Federal, sus organismos descentralizados las empresas de participación estatal mayoritaria, cumplan con las obligaciones de entero y declaración de las retenciones que efectúen conforme al Título IV de la Ley.” Esta norma es válida también para la siguiente obligación, que es una reforma a la Ley para el año 2001. PRESENTAR DECLARACION ANUAL DE SUELDOS ARTICULO 118 LISR, FRACCION V, SEGUNDO PARRAFO: “Asimismo, quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, deberán presentar, a más tardar el 15 de febrero de cada año, declaración proporcionando información sobre las personas a las que les hayan efectuado dichos pagos, en la forma oficial que al efecto publique la autoridad fiscal. La información contenida en las constancias que se expidan de conformidad con la fracción IV de este artículo, se incorporará en la misma declaración”. 280 EDICIONES FISCALES ISEF INSCRIBIR EN EL RFC AL TRABAJADOR “VI. Solicitar a las personas que contraten para prestar servicios subordinados, les proporcionen los datos necesarios a fin de inscribirlas en el Registro Federal de Contribuyentes, o bien cuando ya hubieran sido inscritas con anterioridad, les proporcionen su clave del citado registro”. A este respecto, debemos tomar en cuenta lo señalado en la RMF2010: “I.2.6.5. Las solicitudes de inscripción de trabajadores a que se refiere el artículo 20, fracción II del Reglamento del CFF, se deberán presentar por el empleador mediante dispositivo magnético de conformidad con las características técnicas y con la información señalada en el Anexo 1, rubro C, numeral 6, inciso d), punto (3). Esta información deberá presentarse ante la ALSC que corresponda a su domicilio fiscal. Asimismo, para tener por cumplido el supuesto a que se refiere el artículo 20, segundo párrafo del Reglamento del CFF, los empleadores que no hayan inscrito ante el RFC a las personas a quienes les hubieran efectuado, durante el ejercicio de 2009, pagos de los señalados en el Título IV, Capítulo I de la Ley del ISR, tendrán por cumplida esta obligación cuando la Declaración Informativa Múltiple que se encuentren obligados a presentar en los términos del Capítulo II.2.14., contenga la información del RFC a diez posiciones y la CURP de las citadas personas.” INFORMAR EL IMPORTE DE LOS VIATICOS AL TRABAJADOR “VII. Proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó lo dispuesto en el artículo 109, fracción XIII de esta Ley”. Esta obligación es para que el empleado tenga la información para cumplir con la obligación que él a su vez tiene de incluir esta cifra en su declaración anual según el artículo 175. Este dato se deberá incluir en la constancia de percepciones e impuestos retenidos (forma 37), la cual se debe entregar al trabajador a más tardar el 31 de enero de acuerdo con la obligación contenida en la fracción III del artículo 118 que ya comentamos (esta obligación es sobre las cifras del año 2002 a partir del año 2003 y siguientes). Esta es otra obligación que no tiene ningún sentido. La fracción XIII del artículo 109 nos señala que los viáticos están exentos cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con la documentación de terceros que reúna requisitos fiscales. Y es lógico que éste sea un ingreso exento para el trabajador y más aún, deberíamos decir que no es un ingreso para el trabajador porque se comprobó que es un gasto para la empresa, diferente de la remuneración del trabajo personal subordinado. El artículo 106 de la LISR dice claramente en su quinto párrafo: “Se consideran ingresos obtenidos por las personas físicas, los que les correspondan conforme al Título III de esta Ley, así como las cantidades que perciban para efectuar gastos por cuenta de terceros, salvo que dichos gastos sean respaldados con docu- ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 281 mentación comprobatoria a nombre de aquél por cuenta de quien se efectúa el gasto”. ¡Pues bien, ése, que es un gasto para empresa diferente al pago de servicios personales subordinados, comprobado con documentación de terceros que reúne requisitos fiscales, y que no es un ingreso para el trabajador, es el que tenemos que informar según la obligación contenida en la fracción VII del artículo 118. Esto no tiene ninguna lógica y nuevamente no fue corregida en la reforma para 2010. Los viáticos que no son comprobados sí se consideran como un ingreso acumulable adicional para el trabajador y se incluyen en la base para el cálculo del ISR. PLAZOS PARA LA PRESENTACION DE LA INFORMACION “VIII. Presentar, ante las oficinas autorizadas a más tardar el 15 de febrero de cada año, declaración proporcionando información sobre las personas que hayan ejercido la opción a que se refiere la fracción VII del artículo 110 de esta Ley, en el año de calendario anterior, conforme a las reglas generales que al efecto expida el Servicio de Administración Tributaria”. DECLARACION ANUAL EN FUSION O LIQUIDACION “En los casos en que una sociedad sea fusionada o entre en liquidación, así como cuando una sociedad desaparezca con motivo de una escisión o fusión, la declaración que debe presentarse conforme a lo previsto en la fracción V de este artículo, se efectuará dentro del mes siguiente a aquél en que se termine anticipadamente el ejercicio”. PATRONES NO OBLIGADOS “Quedan exceptuados de las obligaciones señaladas en este artículo y en el siguiente, los organismos internacionales cuando así lo establezcan los tratados o convenios respectivos, y los estados extranjeros”. Adicional a las obligaciones señaladas, los patrones están obligados a cumplir con otros requisitos para que su gasto de sueldos y salarios sea deducible. He considerado conveniente señalar las más importantes. El artículo 31 LISR nos dice lo siguiente: “ARTICULO 31. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos: I. Ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente, ... II. ..................................................................................................... III. Estar amparadas con documentación que reúna los requisitos que señalen las disposiciones fiscales relativas a la identidad y domicilio de quien la expida, así como de quien adquirió el bien de que se trate o recibió el servicio y que los pagos cuyo monto exceda de $ 2,000.00, se efectúen mediante cheque nominativo del contribuyente, tarjeta de crédito, de débito o de servicios, o a través de los monederos electrónicos que al efecto autorice el Servicio de Administración Tributaria, excepto cuando dichos pagos se hagan por la prestación de un servicio personal subordinado... 282 EDICIONES FISCALES ISEF IV. Estar debidamente registradas en contabilidad y que sean restadas una sola vez. V. ..................................................................................................... Segundo párrafo. “Los pagos que a la vez sean ingresos en los términos del Capítulo I del Título IV, de esta Ley, se podrán deducir siempre que se cumpla con las obligaciones a que se refiere el artículo 118, fracciones I, II y VI de la misma, así como las disposiciones que, en su caso, regulen el subsidio para el empleo y los contribuyentes cumplan con la obligación de inscribir a los trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social cuando estén obligados a ello, en los términos de las leyes de seguridad social.” VI. Que cuando los pagos cuya deducción se pretenda realizar se efectúen a personas obligadas a solicitar su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, se señale la clave respectiva en la documentación comprobatoria... “XII. Que cuando se trate de gastos de previsión social, las prestaciones correspondientes se otorguen en forma general en beneficio de todos los trabajadores. Para estos efectos, tratándose de trabajadores sindicalizados se considera que las prestaciones de previsión social se otorgan de manera general cuando las mismas se establecen de acuerdo a los contratos colectivos de trabajo o contratos ley. Cuando una persona moral tenga dos o más sindicatos, se considera que las prestaciones de previsión social se otorgan de manera general siempre que se otorguen de acuerdo con los contratos colectivos de trabajo o contratos ley y sean las mismas para todos los trabajadores del mismo sindicato, aun cuando éstas sean distintas en relación con las otorgadas a los trabajadores de otros sindicatos de la propia persona moral, de acuerdo con sus contratos colectivos de trabajo o contratos ley. Tratándose de trabajadores no sindicalizados, se considera que las prestaciones de previsión social son generales cuando se otorguen las mismas prestaciones a todos ellos y siempre que las erogaciones deducibles que se efectúen por este concepto, excluidas las aportaciones de seguridad social, sean en promedio aritmético por cada trabajador no sindicalizado, en un monto igual o menor que las erogaciones deducibles por el mismo concepto, excluidas las aportaciones de seguridad social, efectuadas por cada trabajador sindicalizado. A falta de trabajadores sindicalizados, se cumple con lo establecido en este párrafo cuando se esté a lo dispuesto en el último párrafo de esta fracción. En el caso de las aportaciones a los fondos de ahorro, éstas sólo serán deducibles cuando, además de ser generales en los términos de los tres párrafos anteriores, el monto de las aportaciones efectuadas por el contribuyente sea igual al monto aportado por los trabajadores, la aportación del contribuyente no exceda del trece por ciento del salario del trabajador, sin que en ningún caso dicha aportación exceda del monto equivalente de 1.3 veces el salario mínimo general del área geográfica que corresponda al trabajador, elevado al año y siempre que se cumplan los requi- ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 283 sitos de permanencia que se establezcan en el Reglamento de esta Ley. Los pagos de primas de seguros de vida que se otorguen en beneficio de los trabajadores, serán deducibles sólo cuando los beneficios de dichos seguros cubran la muerte del titular o en los casos de invalidez o incapacidad del titular para realizar un trabajo personal remunerado de conformidad con las leyes de seguridad social, que se entreguen como pago único o en las parcialidades que al efecto acuerden las partes. Asimismo, serán deducibles los pagos de primas de seguros de gastos médicos que efectúe el contribuyente en beneficio de los trabajadores. Tratándose de las prestaciones de previsión social a que se refiere el párrafo anterior, se considera que éstas son generales cuando sean las mismas para todos los trabajadores de un mismo sindicato o para todos los trabajadores no sindicalizados, aun cuando dichas prestaciones sólo se otorguen a los trabajadores sindicalizados o a los trabajadores no sindicalizados. Asimismo, las erogaciones realizadas por concepto de primas de seguros de vida y de gastos médicos y las aportaciones a los fondos de ahorro y a los fondos de pensiones y jubilaciones complementarios a los que establece la Ley del Seguro Social a que se refiere el artículo 33 de esta Ley, no se considerarán para determinar el promedio aritmético a que se refiere el cuarto párrafo de esta fracción. El monto de las prestaciones de previsión social deducibles otorgadas a los trabajadores no sindicalizados, excluidas las aportaciones de seguridad social, las aportaciones a los fondos de ahorro, a los fondos de pensiones y jubilaciones complementarios a los que establece la Ley del Seguro Social a que se refiere el artículo 33 de esta Ley, las erogaciones realizadas por concepto de gastos médicos y primas de seguros de vida, no podrá exceder de diez veces el salario mínimo general del área geográfica que corresponda al trabajador, elevado al año. ......................................................................................................... XIX. ................................................................................................. Cuando los contribuyentes presenten las declaraciones informativas a que se refiere el artículo 86 de esta Ley a requerimiento de la autoridad fiscal, no se considerará incumplido el requisito a que se refiere el primer párrafo de esta fracción, siempre que se presenten dichas declaraciones dentro de un plazo máximo de 60 días contados a partir de la fecha en la que se notifique el mismo. XX. Que tratándose de pagos efectuados por concepto de salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado a trabajadores que tengan derecho al subsidio para el empleo, efectivamente se entreguen las cantidades que por dicho subsidio les correspondan a sus trabajadores y se dé cumplimiento a los requisitos a que se refieren los preceptos que lo regulan, salvo cuando no se esté obligado a ello en términos de las citadas disposiciones.”. La LISR señala, además, lo que no será deducible. Lo más importante para nuestro tema es lo siguiente que menciona el artículo 32 LISR: 284 EDICIONES FISCALES ISEF “ARTICULO 32. Para los efectos de este título, no serán deducibles: I. Los pagos por impuesto sobre la renta a cargo del propio contribuyente o de terceros ni los de contribuciones en la parte subsidiada o que originalmente correspondan a terceros, conforme a las disposiciones relativas, excepto tratándose de aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social. Tampoco serán deducibles los pagos del impuesto empresarial a tasa única ni del impuesto a los depósitos en efectivo, a cargo del contribuyente. Tampoco serán deducibles las cantidades provenientes del subsidio para el empleo que entregue el contribuyente, en su carácter de retenedor, a las personas que le presten servicios personales subordinados ni los accesorios de las contribuciones, a excepción de los recargos que hubiere pagado efectivamente, inclusive mediante compensación.” 10.8. UN CAMINO DIFERENTE: CALCULO DEL PAGO PROVISIONAL MENSUALIZANDO O ANUALIZANDO LA PERCEPCION Analizando las opciones que hemos comentado, encontramos ventajas y desventajas en cada una. Este es un resumen: OPCION: TARIFAS EN DIAS Esta opción consiste en calcular el impuesto sobre la percepción del período, utilizando las tarifas referidas a los días del período, es decir, utilizar la tarifa referida a 7 días para el cálculo de impuestos en la nómina semanal y la tarifa referida a 15 días para el cálculo de impuestos en la nómina quincenal. Ventajas: • El cálculo es muy sencillo. Desventajas: • Esperar que se publique la tarifa referida a 7 ó 15 días o calcularla. • Para los pagos anuales como gratificación, prima vacacional o PTU, hay que utilizar el procedimiento del artículo 142 del Reglamento de la LISR. • Si se tienen percepciones variables en un rango que haga que la percepción “brinque” el renglón de la tarifa, el descuento de impuesto será excesivo. • Si las percepciones son constantes para algunas personas y éstas no varían demasiado de un período a otro, podrá funcionar este cálculo para unos, pero no para todos. • Habrá que hacer el cálculo anual y en éste siempre o casi siempre habrá diferencias, regularmente, a cargo del empleado. • Habrá que manejar varias fórmulas (una para la nómina semanal, una para la quincenal, una para gratificaciones, una para PTU, una para finiquitos, etcétera). • Cálculo de la tarifa: La tarifa mensual se divide entre 30.4 y se multiplica por 7 para la semanal y por 15 para la quincenal. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 285 OPCION: TARIFAS MENSUALES Esta opción consiste en utilizar las tablas mensuales, mensualizando la percepción y aplicando a la misma el procedimiento del artículo 113. Cálculo: El importe acumulado del mes (incluyendo el período mismo) se divide entre los días acumulados del mes y el resultado se multiplica por 30. El impuesto mensual determinado se divide entre 30 y se multiplica por los días acumulados en el mes para determinar el impuesto acumulado en el mes, al que se le resta el impuesto descontado hasta el período anterior para determinar el impuesto correspondiente al período. SEMANA 1: <IMPTO> SEMANA 2: <IMPTO> SEMANA 3: <IMPTO> 1,400 + 0 =1,400 / (7 + 0) = 200 x 30 = 6,000 147.31 / 30 = 4.91 x (7 + 0) = 34.37 - 0.00 = 34.37 1,400 + 1,400 = 2,800 / (7 + 7) = 200 x 30 = 6,000 147.31 / 30 = 4.91 x (7 + 7) = 68.74 - 34.37 = 34.37 1,400 + 2,800 = 4,200 / (7 + 14) = 200 x 30 = 6,000 147.31 / 30 = 4.91 x (7 + 14) = 103.11 - 67.74 = 34.37 … y así sucesivamente (para la quincena sería similar a las semanas 1 y 2). Ventajas: • Sólo hay que usar una tarifa que se publica con anticipación. Desventajas: • Para los pagos anuales como gratificación, prima vacacional o PTU, hay que utilizar el procedimiento del artículo 142 del Reglamento de la LISR. • Si se tienen percepciones variables en un rango que haga que la percepción “brinque” el renglón de la tarifa de un mes a otro, el descuento de impuesto será excesivo. • Si las percepciones son constantes para algunas personas y éstas no varían demasiado de un mes a otro, podrá funcionar este cálculo para unos, pero no para todos. • En el cálculo anual siempre o casi siempre habrá diferencia y ésta será regularmente a cargo del empleado. • Habrá que hacer varias fórmulas (una para las nóminas regulares, una para gratificaciones, una para PTU, una para finiquitos, etcétera). UN CAMINO DIFERENTE: UTILIZAR TARIFAS ANUALES Esta opción consiste en calcular el impuesto sobre la percepción anualizada y aplicando a la misma el procedimiento del artículo 177. Cálculo: El importe acumulado del año (incluyendo el período mismo) se divide entre los días acumulados del año y el resultado se multiplica por 360 o por 364 según sean los días que se pagan al empleado. Al resultado se le aplica el procedimiento explicado en el tema 10.6. Cálculo Anual. El impuesto anual determinado se divide entre 360 ó 364 y se multiplica por 286 EDICIONES FISCALES ISEF los días acumulados en el año para determinar el impuesto acumulado en el año, al que se le resta el impuesto descontado hasta el período anterior para determinar el impuesto correspondiente al período. SEMANA 1: <IMPTO> SEMANA 2: <IMPTO> SEMANA 3: <IMPTO> 1,400 + 0 = 1,400 / (7 + 0) = 200 x 360 = 72,000 1,767.69 / 360 = 4.91 x (7 + 0) = 34.37 – 0.00 = 34.37 1,400 + 1,400 = 2,800 / (7 + 7) = 200 x 360 = 72,000 1,767.69 / 360 = 4.91 x (7 + 7) = 68.74 – 34.37 = 34.37 1,400 + 2,800 = 4,200 / (7 + 14) = 200 x 360 = 72,000 1,767.69 / 360 = 4.91 x (7 + 14) =103.12 – 67.74 = 34.37 … y así sucesivamente. Ventajas: • Para los pagos mensuales como gratificación, prima vacacional o PTU se utiliza la misma fórmula y el mismo procedimiento. • Si se tienen percepciones variables en un rango que haga que la percepción “brinque” el renglón de la tarifa de un período a otro o de un mes a otro, el descuento del impuesto en cada uno de ellos será justo. • Si las percepciones son variables para algunas personas y éstas no varían demasiado de un mes a otro, funcionará este cálculo para todos los empleados, aún para los que entren empezado el año o salgan antes de terminarlo, inclusive cuando nos entreguen constancias de percepción en otras empresas. • No habrá necesidad de hacer el cálculo anual y no habrá diferencias ni a favor ni en contra de los empleados. • Habrá que manejar sólo dos fórmulas o procedimientos: una para las liquidaciones y otra para todas las demás nóminas. Desventaja: • Si en el transcurso del año se modifican las tarifas, habrá que calcular las nuevas tarifas anuales. Cálculo de la tarifa: La tarifa anual es la suma de las tarifas mensuales que estuvieron vigentes en el año. Si en algún mes se modifica la tarifa mensual, podemos tomar las tarifas reales de los meses ya conocidos y sumarle las tarifas de los meses que faltan para terminar el año estimadas iguales al último mes conocido. Esta es la forma más justa de calcular los impuestos para los empleados, se les descontará más cuando más ganan y lo justo cuando menos ganan y aunque lo recomendable es iniciar este procedimiento desde el principio del año, bien vale la pena que las empresas analicen concienzudamente la posibilidad de cambiar su procedimiento por éste, aun iniciado el año. Las empresas que han hecho este análisis en forma seria, han adoptado sin reserva el procedimiento. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 287 Presentamos el siguiente ejemplo: MES SUELDO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 PRIMA DE VACACIONES 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 0.00 6,000.00 1,000.00 6,000.00 0.00 72,000.00 1,000.00 GRATIFICACION PTU SUELDO NETO IMPUESTO IMPUESS/TARIFA TO S/TAANUAL RIFA DEL MES 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3,000.00 3,000.00 0.00 0.00 0.00 3,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3,000.00 6,000.00 6,000.00 6,000.00 9,000.00 6,000.00 6,000.00 6,000.00 6,000.00 6,000.00 6,000.00 7,000.00 9,000.00 79,000.00 147.31 147.31 147.31 638.07 188.40 188.40 188.40 188.40 188.40 188.40 297.19 514.80 3,022.37 DIF 147.31 0.00 147.31 0.00 147.31 0.00 857.96 -219.89 147.31 41.09 147.31 41.09 147.31 41.09 147.31 41.09 147.31 41.09 147.31 41.09 297.20 -0.01 857.96 -343.16 3,338.91 -316.54 IMPUESTO TOTAL 3,022.37 AJUSTE ANUAL 316.54 Como se puede apreciar, el impuesto “se va ajustando” en el transcurso del año. Desde luego que un auditor fiscal podrá argumentar, olvidándose del principio contable de la importancia relativa, que se deben pagar recargos sobre los meses en los que el impuesto descontado fue menor al que debía ser, de acuerdo con las tablas mensuales. 10.9. TARIFAS Y TABLAS ISR Y DE SUBSIDIO PARA EL EMPLEO El último párrafo del artículo 177 de la LISR nos dice: “Cuando la inflación observada acumulada desde el último mes que se utilizó en el cálculo de la última actualización de las cantidades establecidas en moneda nacional de las tarifas contenidas en este artículo y en el artículo 113 de esta Ley, exceda del 10%, dichas cantidades se actualizarán, por el período comprendido desde el último mes que se actualizó en el cálculo de la última actualización y hasta el último mes del ejercicio en el que se exceda el porcentaje citado. Para estos efectos, se aplicará el factor de actualización que resulte de dividir el Indice Nacional de Precios al Consumidor del mes inmediato anterior al más reciente del período entre el Indice Nacional de Precios al Consumidor correspondiente al último mes que se utilizó en el cálculo de la última actualización. Dicha actualización entrará en vigor a partir del 1 de enero del ejercicio siguiente en el que se haya presentado el mencionado incremento.” Esto significa que las tarifas debieron cambiar en enero del año siguiente cuando la inflación acumulada desde noviembre de 2004, que fue el mes cuyo índice se utilizó para la última actualización, alcanzara el 10%. Esto sucedió durante 2007 (en el mes de septiembre), por lo que las tarifas se debieron actualizar a partir de enero de 2008. Sin embargo, la SHCP no actualizó las tarifas de acuerdo con lo aquí comentado, al publicar el Anexo 8 de la Tercera Resolución de Modificaciones a la RMF2007, publicado el 9 de enero de 2008. 288 EDICIONES FISCALES ISEF Tal parece, sin que en ningún lado se mencione así, que la SHCP consideró como actualización, la integración del subsidio fiscal (al 72%) y el impuesto en una sola tarifa al derogar los artículos 114 y 178 y modificar el 113 y el 117. La siguiente actualización debería haber sido cuando la inflación alcanzara el 10% a partir de noviembre de 2007. Eso sucedió en noviembre de 2009 y las tarifas debieron actualizarse para 2010. La actualización debió ser considerando el INPC de noviembre de 2009 entre el de noviembre de 2007. INPC* INPC* = Nov-09 Nov-07 Primer renglón tarifa del artículo 113: X Factor = Primer renglón tarifa del artículo 113: = 95.3890 86.4540 496.07 = 1.1033 Tarifa correspondiente a 2009 1.1033 547.34 Tarifa correspondiente a 2010 * Recordemos que el INPC se ha recalculado tomando como base el mes de diciembre de 2010 en 100.000 (2010 - Base 100) según DOF del 25 de enero de 2011. Sin embargo, nuevamente esto no sucede y lejos de actualizarse la base de las tarifas de los artículos 113 y 177 reconociendo los efectos de la inflación, se incrementan “temporalmente” la cuota fija y el por ciento para aplicarse sobre el excedente del límite inferior, para los sueldo más elevados (a partir de 8 salarios mínimos mensuales aproximadamente). Esto significa que la Secretaria de Hacienda y Crédito Público no reconoce la inflación de por lo menos 7 años en las tarifas, como debía hacerlo de acuerdo con el último párrafo del artículo 177 de la LISR. Y digo 7 años, porque desde 2004 han transcurrido 5 y debemos agregar 2 más porque en el decreto publicado el 7 de diciembre de 2009, en la Disposiciones de Vigencia Anual de la LISR, Artículo Tercero, Fracción XVI, nos dice: XIV. “Para los efectos de lo dispuesto en el quinto párrafo del artículo 177 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, el mes más antiguo del periodo que se considerará será el mes de diciembre de 2009. Lo dispuesto en esta fracción también será aplicable para los efectos de las fracciones I, incisos e) y f) y II, incisos e) y f), del Artículo Segundo de este Decreto”. Y seguramente la inflación alcanzará un 10% sobre diciembre de 2009, durante 2011 y será para 2012 cuando se actualicen las tarifas sobre las publicadas para 2010 en los artículos 113 y 177 (que son iguales a las que estuvieron vigentes en 2009). Esto, si la inflación no alcanza el 10% sobre diciembre de 2009 en los primeros meses de 2012, con lo cual la actualización de las mismas se iría hasta 2013. Me pregunto, ¿estarán conscientes de esto los señores legisladores que aprueban las modificaciones que propone la SHCP? Francamente lo dudo. No dejo de reconocer que es necesario sustituir la baja de ingresos petroleros y esto es parte de ello, pero debieron actualizar la base de las tarifas y sobre esa actualización, incrementar la cuota fija y el por ciento para aplicarse sobre el excedente del límite inferior. Eso hubiera sido respetar la ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 289 LISR, pero tal parece que eso sólo deben hacerlo los causantes cautivos y no la SHCP ni los señores legisladores. Las tarifas publicadas por la SHCP en el Decreto publicado el 7 de diciembre de 2009, son las siguientes: Artículo 113.……..……………………………………………………. Límite inferior Límite superior Cuota fija $ 0.01 496.08 4,210.42 7,399.43 8,601.51 10,298.36 20,770.30 32,736.84 $ 496.07 4,210.41 7,399.42 8,601.50 10,298.35 20,770.29 32,736.83 en adelante $ 0.00 9.52 247.23 594.24 786.55 1,090.62 3,178.30 5,805.20 Por ciento sobre el excedente del límite inferior % 1.92 6.40 10.88 16.00 17.92 19.94 21.95 28.00 Artículo 177.……..……………………………………………………. Límite inferior Límite superior Cuota fija $ 0.01 5,952.85 50,524.93 88,793.05 103,218.01 123,580.21 249,243.49 392,841.97 $ 5,952.84 50,524.92 88,793.04 103,218.00 123,580.20 249,243.48 392,841.96 en adelante $ 0.00 114.24 2,966.76 7,130.88 9,438.60 13,087.44 38,139.60 69,662.40 Por ciento sobre el excedente del límite inferior % 1.92 6.40 10.88 16.00 17.92 19.94 21.95 28.00 290 EDICIONES FISCALES ISEF La Tabla del subsidio para el empleo aplicable a la tarifa del Artículo 113, no cambia. Monto de ingresos que sirven de base para calcular el Subsidio para el empleo mensual Para ingresos de $ 0.01 1,768.97 2,653.39 3,472.85 3,537.88 4,446.16 4,717.19 5,335.43 6,224.68 7,113.91 7,382.34 Hasta ingresos de $ 1,768.96 2,653.38 3,472.84 3,537.87 4,446.15 4,717.18 5,335.42 6,224.67 7,113.90 7,382.33 En adelante Subsidio para el empleo mensual $ 407.02 406.83 406.62 392.77 382.46 354.23 324.87 294.63 253.54 217.61 0.00 Si anualizáramos la tarifa y la tabla de los artículos 113 y OCTAVO, obtendríamos la tarifa y tabla de los artículos 177 y OCTAVO anualizada respectivamente ya que la tarifa anual es la suma de las tarifas mensuales que estuvieron vigentes en el año. ARTICULO OCTAVO (Anualizado para efectos de cálculo) Monto de ingresos que sirven de base para calcular el impuesto Para Hasta Cantidad de ingresos ingresos subsidio de de para el empleo mensual $ $ $ 0.01 21,227.52 4,884.24 21,227.53 31,840.56 4,881.96 31,840.57 41,674.08 4,879.44 41,674.09 42,454.44 4,713.24 42,454.45 53,353.80 4,589.52 53,353.81 56,606.16 4,250.76 56,606.17 64,025.04 3,898.44 64,025.05 74,696.04 3,535.56 74,696.05 85,366.80 3,042.48 85,366.81 88,587.96 2,611.32 88,587.97 En adelante 0.00 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 291 Pero es muy importante estar conscientes de que las tarifas que serán aplicables durante 2010, 2011 y 2012 no serán éstas si no las publicadas en las Disposiciones de Vigencia Temporal del la LISR en el Artículo Segundo, Fracción I, Incisos e) y f) que transcribo a continuación. e) Para los efectos del artículo 113 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se calculará el impuesto correspondiente conforme a las disposiciones contenidas en dicho precepto, aplicando la siguiente: Límite inferior Límite superior Cuota fija $ 0.01 496.08 4,210.42 7,399.43 8,601.51 10,298.36 20,770.30 32,736.84 $ 496.07 4,210.41 7,399.42 8,601.50 10,298.35 20,770.29 32,736.83 en adelante $ 0.00 9.52 247.23 594.24 786.55 1,090.62 3,327.42 6,141.95 Por ciento sobre el excedente del límite inferior % 1.92 6.40 10.88 16.00 17.92 21.36 23.52 30.00 f) Para los efectos del artículo 177 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se calculará el impuesto correspondiente conforme a las disposiciones contenidas en dicho precepto, aplicando la siguiente: Límite inferior Límite superior Cuota fija $ 0.01 5,952.85 50,524.93 88,793.05 103,218.01 123,580.21 249,243.49 392,841.97 $ 5,952.84 50,524.92 88,793.04 103,218.00 123,580.20 249,243.48 392,841.96 en adelante $ 0.00 114.24 2,966.76 7,130.88 9,438.60 13,087.44 39,929.04 73,703.40 Por ciento sobre el excedente del límite inferior % 1.92 6.40 10.88 16.00 17.92 21.36 23.52 30.00 Según el mismo decreto, las tarifas que serán aplicables durante 2013, son las publicadas en las Disposiciones de Vigencia Temporal del la LISR en el Artículo Segundo, Fracción II, Incisos e) y f) que se muestran a continuación. e) Para los efectos del artículo 113 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se calculará el impuesto correspondiente conforme a las disposiciones contenidas en dicho precepto, aplicando la siguiente: 292 EDICIONES FISCALES ISEF Límite inferior Límite superior Cuota fija $ 0.01 496.08 4,210.42 7,399.43 8,601.51 10,298.36 20,770.30 32,736.84 $ 496.07 4,210.41 7,399.42 8,601.50 10,298.35 20,770.29 32,736.83 en adelante $ 0.00 9.52 247.23 594.24 786.55 1,090.62 3,253.07 5,973.06 Por ciento sobre el excedente del límite inferior % 1.92 6.40 10.88 16.00 17.92 20.65 22.73 29.00 f) Para los efectos del artículo 177 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se calculará el impuesto correspondiente conforme a las disposiciones contenidas en dicho precepto, aplicando la siguiente: Límite inferior Límite superior Cuota fija $ 0.01 5,952.85 50,524.93 88,793.05 103,218.01 123,580.21 249,243.49 392,841.97 $ 5,952.84 50,524.92 88,793.04 103,218.00 123,580.20 249,243.48 392,841.96 en adelante $ 0.00 114.24 2,966.76 7,130.88 9,438.60 13,087.44 39,036.84 71,676.72 Por ciento sobre el excedente del límite inferior % 1.92 6.40 10.88 16.00 17.92 20.65 22.73 29.00 Por último, comentamos que si estamos haciendo pagos quincenales (de 15 días), decenales (10 días) o semanales (de 7 días) y queremos utilizar las tablas ajustadas a esos días, bastará con que tomemos la tarifa y tabla mensuales y multipliquemos todas las columnas por un factor para obtener las tablas ajustadas a 7, 10 ó 15 días.. Cálculo del factor = 1 / 30.4 x 1 = 0.03289 para Tarifa diaria Cálculo del factor = 1 / 30.4 x 7 = 0.23026 para Tarifa semanal Cálculo del factor = 1 / 30.4 x 10 = 0.32895 para Tarifa decenal Cálculo del factor = 1 / 30.4 x 15 = 0.49342 10.10. COMENTARIOS EN RELACION CON TARIFAS para Tarifa quincenal EL DISEÑO DE LAS Finalmente, deseamos hacer un comentario en relación con la forma en que están diseñadas las tarifas vigentes para 2011. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 293 Hasta donde sabemos, las tarifas “son progresivas”, pero ¿qué significa esto? Significa que a mayor sueldo es mayor el impuesto que se paga. Y el siguiente ejemplo lo demuestra. Tomamos varios sueldos y calculamos el impuesto con base en la tarifa mensual del tema anterior y obtenemos el porcentaje que el impuesto representa del sueldo: Veces de SMG (Diario 59.82) (Mensual 1,819.53) 1.0 2.0 3.0 3.5 4.0 5.5 7.1 9.7 11.0 13.7 18.2 28.4 41.2 55.0 73.1 118.2 137.4 164.9 192.4 Sueldo Impuesto 1,819.53 (312.61) 3,600.00 (174.29) 5,460.00 88.55 6,300.00 221.04 7,300.00 365.77 10,000.00 1,037.16 13,000.00 1,667.69 17,700.00 2,671.61 20,000.00 3,162.89 25,000.00 4,322.25 33,200.00 6,280.90 51,600.00 11,800.90 75,000.00 18,820.90 100,000.00 26,320.90 133,000.00 36,220.90 215,000.00 60,820.90 250,000.00 71,320.90 300,000.00 86,320.90 350,000.00 101,320.90 % (17.18%) (4.84%) 1.62% 3.51% 5.01% 10.37% 12.83% 15.09% 15.81% 17.29% 18.92% 22.87% 25.09% 26.32% 27.23% 28.29% 28.53% 28.77% 28.95% Estos cálculos demuestran que las tarifas son progresivas, pero contienen una doble progresión: tanto en el importe como en el porcentaje que el impuesto representa de dicho importe. Esto provoca que a un sueldo dado, una percepción extraordinaria en el período, haga que la base “brinque” el nivel y el porcentaje de impuesto sobre el aumento será mayor al incremento mismo, es decir, el aumento en las percepciones paga impuesto a una tasa mayor a la que corresponde al ingreso total. Veamos el siguiente ejemplo: 294 Percepción normal Nueva percepción Por diferencia: Percepción extraordinaria Incremento sobre la percepción e impuesto normal EDICIONES FISCALES ISEF Base Impuesto 6,300.00 7,300.00 221.04 365.77 % sobre la base 3.51 5.01 1,000.00 144.73 14.47 15.87% 65.48% Ahora bien, esta percepción extraordinaria se pudo haber obtenido en una quincena o una semana. Bajo este supuesto, calculando el impuesto con las tarifas quincenales, tendríamos los siguientes resultados: Percepción normal Nueva percepción Por diferencia: Percepción extraordinaria Base Impuesto 3,150.00 4,150.00 113.57 373.05 % sobre la base 3.61 8.99 1,000.00 259.48 25.95 En primer lugar, vemos que la percepción normal tiene un impuesto ligeramente superior en porcentaje. La razón es que la tarifa quincenal no es exactamente la mitad de la mensual (recordemos que el factor que se utiliza es 1 / 30.4 por 15). En segundo lugar, vemos que el porcentaje que corresponde al incremento es mayor cuando se utiliza la tarifa quincenal, es decir, el ingreso extraordinario “hizo que la percepción total brincara más niveles” que cuando se utiliza la tarifa mensual. El impuesto total en el mes, en este caso, resultará mayor que cuando se usa la tabla mensual: Percepción 1a. quincena Percepción 2a. quincena Suma Cálculo mensual Diferencia Base Impuesto 3,150.00 4,150.00 7,300.00 7,300.00 0.00 113.57 373.05 486.62 365.77 120.85 % sobre la base 3.61% 8.99% 6.67% 5.01% 1.66% En conclusión, entre menor sea la tarifa en días, cuando hay percepciones extraordinarias o simplemente variables, mayor será el ajuste mensual y por consecuencia, el anual. 10.11. DEL FOMENTO AL PRIMER EMPLEO El 31 de diciembre de 2010 se publicó el Decreto por el que se adicionan diversas disposiciones la LISR entre las que destaca las “Del Fomento al Primer Empleo” vigente a partir del 1o. de enero de 2011 (artículo PRIMERO transitorio) con una vigencia de tres años y que beneficiará, también por tres años, a quienes hagan uso de ello durante esa vigencia (artículo SEGUNDO transitorio). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 295 Este es un estímulo que aunque a partir del segundo año de su vigencia disminuirá en un 25% (artículo TERCERO transitorio), en ciertas circunstancias y para quienes puedan cumplir con todos los requisitos para hacerse acreedores a ello, podría ser muy importante por lo que habrá de analizarse con cuidado para hacerlo factible. Empecemos por un ejemplo en el que se muestra el beneficio máximo que una empresa podría lograr por un trabajador en el primer año de vigencia y en seguida comentaremos las particularidades de esta reforma: CALCULO DEL ESTIMULO AL PRIMER EMPLEO 1. 457.28 SUELDO NOMINAL DIARIO 2. Nómina 2 Nómina Quincenal 3. Antigüedad 1 Años 4. Factor 1.0465278 Factor de integración } Datos para calcular el SDI (Ver tema 5.5) ZONA DE SMG TOPE SMG Diario 5. CALCULO DEL TOPE DE SUELDO DIARIO 6. SDI 7. Días laborados 8. Producto 1 478.56 Sueldo base para cálculo del estimulo 365 174,673.02 Días laborados en el año ( 6 x 7) 9. 30.0% 10. 52,401.91 ( 8 x 9) 11. 122,271.11 ( 8 - 10 Tasa del artículo 10 LISR 12. entre 0.3 (Tasa en 9) 13. 407,570.38 (11/9) 14. 40.0% (Tasa fija) 15. 163,028.15 DEDUCCION ADICIONAL ANUAL PARA ISR 16. 48,908.45 AHORRO ANUAL DE ISR SMGA } } 59.82 478.56 Fracción I Fracción II } Fracción III Este estímulo es regulado en la LISR por los artículos 229 a 238 y sus transitorios. Comentaremos brevemente algunos de ellos. CAPITULO VIII DEL FOMENTO AL PRIMER EMPLEO Artículo 229. Las disposiciones de este Capítulo tienen por objeto incentivar la creación de nuevos empleos de carácter permanente en territorio nacional, así como fomentar el primer empleo. 296 EDICIONES FISCALES ISEF Estos dos conceptos, el de nuevo empleo (o puesto) y el de primer empleo, están ligados: no habrá estímulos para nuevos puestos sin primer empleo, ni estímulos para primer empleo sin nuevos puestos. Por lo tanto, podría pensarse que será muy difícil que se creen nuevos puestos del nivel del ejemplo para ser ocupados para personas para las que sea su primer trabajo, sin embargo, como veremos más adelante, debemos precisar que debe ser su primer trabajo “bajo el régimen del IMSS” (Artículo 231, Fracción III). Esto puede darse en empresas de nueva creación o en creación de nuevas áreas o líneas dentro de la misma empresa. Los argumentos para calcular el ejemplo anterior, están en el siguiente artículo: Artículo 230. Los patrones que contraten a trabajadores de primer empleo para ocupar puestos de nueva creación, tendrán derecho a una deducción adicional en el impuesto sobre la renta. La determinación de la deducción adicional se llevará a cabo conforme a lo siguiente: I. Al salario base a que se refiere el artículo 231 de esta Ley multiplicado por el número de días laborados en el mes o en el año por cada trabajador de primer empleo, según corresponda, se le disminuirá el monto que resulte de multiplicar dicha cantidad por la tasa establecida en el artículo 10 de esta Ley vigente en el ejercicio en que se aplique la deducción. II. El resultado obtenido conforme a la fracción anterior, se dividirá entre la tasa del impuesto sobre la renta vigente en el ejercicio de que se trate. III. El 40% del monto obtenido conforme a la fracción anterior será el monto máximo de la deducción adicional aplicable en el cálculo del pago provisional o del ejercicio, según corresponda. El penúltimo párrafo de este artículo nos pone un tope en relación a qué trabajadores debemos considerar: El monto de la deducción adicional sólo será aplicable tratándose de trabajadores que perciban hasta 8 veces el salario mínimo general vigente del área geográfica en donde preste servicio el trabajador de que se trate. El salario base para calcular esta deducción adicional es el Salario Diario Integrado (SDI) para efectos del IMSS, según lo señala el artículo 231: Artículo 231. Para efectos de este Capítulo se entenderá como: VI. Salario base: el que en los términos de la Ley del Seguro Social se integra como salario base de cotización para la determinación de las cuotas de seguridad social. Es decir, es el SDI para efectos del IMSS, el que se debe usar para calcular el estímulo y éste no podrá ser mayor al tope señalado de 8 SMG del área del trabajador. Si rebasa este tope, aunque sea por $0.01, no se tendrá derecho al estímulo. Pero este es sólo la primera de las limitaciones con la que nos vamos a encontrar para este estímulo. Veamos otras más: Artículo 231. Para efectos de este Capítulo se entenderá como: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 297 I. Patrón: la persona física o moral que tenga ese carácter en los términos de lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley Federal del Trabajo. Esta fracción debe leerse junto con el último párrafo del artículo 230: Artículo 230… Tratándose de patrones personas físicas, la deducción adicional a que se refiere esta Ley sólo será aplicable contra los ingresos obtenidos por la realización de actividades empresariales y servicios profesionales, y por arrendamiento y en general por otorgar el uso o goce temporal de bienes inmuebles a que se refieren los capítulos II y III del Título IV de esta Ley. Es decir, estamos hablando de aquellas personas físicas o morales que tengan trabajadores subordinados a su servicio, tal y como lo sigue diciendo el artículo 231: Artículo 231… II. Trabajador: la persona física que tenga ese carácter conforme a lo previsto por el artículo 8 de la Ley Federal del Trabajo. III. Trabajador de primer empleo: es aquel trabajador que no tenga registro previo de aseguramiento en el régimen obligatorio ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, por no haber prestado en forma permanente o eventual un servicio remunerado, personal y subordinado a un patrón. IV. Puesto de nueva creación: todo aquel de nueva creación y que incremente el número de trabajadores asegurados en el régimen obligatorio ante el Instituto Mexicano del Seguro Social a partir de la entrada en vigor de este artículo y en los términos de lo dispuesto en el artículo 232 de esta Ley. V. Puestos existentes: todos aquéllos creados con anterioridad a la entrada en vigor del estímulo a que se refiere el artículo 230 de la presente Ley. Estas dos últimas fracciones son muy importantes. Podemos tener un puesto de nueva creación y éste estar ocupado por un trabajador que anteriormente no había sido afiliado al IMSS, pero se nulificará para efectos de este estímulo por una renuncia de otro trabajador en cualquier puesto que no sea, de inicio, sujeto al estímulo y que no haya sido sustituido en el ejercicio, salvo en los siguientes casos: Artículo 232. Para efectos de la aplicación de los beneficios establecidos en el artículo 230 de esta Ley, puesto de nueva creación será aquél que incremente el número de trabajadores asegurados registrados en el régimen obligatorio del Instituto Mexicano del Seguro Social en cada ejercicio fiscal. Para determinar el número base de los registros cuyo incremento se considerará puesto de nueva creación, no se tomarán en cuenta las bajas en los registros correspondientes de trabajadores pensionados o jubilados durante el ejercicio fiscal de que se trate, así como aquellas bajas registradas de los últimos dos meses del año 2010. Esta condición, al referirse a “cada ejercicio fiscal”, junto con las siguientes disposiciones, plantea un problema que no está claro cómo se deberá 298 EDICIONES FISCALES ISEF tratar. La primera de estas disposiciones es la contenida en el segundo párrafo del artículo 232: Artículo 232…................................................................................. Los puestos de nueva creación deberán permanecer existentes por un período de por lo menos 36 meses continuos contados a partir del momento en que sean creados, plazo durante el cual el puesto deberá ser ocupado por un trabajador de primer empleo. Transcurrido dicho período, los puestos de nueva creación dejarán de tener los beneficios fiscales a que se refiere el artículo 230 de esta Ley. Es claro que con el estímulo se pretende crear puestos nuevos que se hagan permanentes y que estén ocupados por nuevos trabajadores y es lógico que sea un requisito inicial que estos puestos permanezcan por un mínimo de tiempo, pero tres años podría ser demasiado para cumplir con ambos requisitos por lo que se permite las siguientes condiciones: Artículo 234…................................................................................ VII. Durante el período de 36 meses a que se refiere el segundo párrafo del artículo 232 de esta Ley, el patrón deberá mantener ocupado de forma continua el puesto de nueva creación por un lapso no menor a 18 meses. Artículo 235. El patrón no perderá el beneficio que le otorga el presente Capítulo en caso de que al trabajador de primer empleo le sea rescindido su contrato de trabajo en términos de lo establecido por el artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo y éste sea sustituido por otro trabajador de primer empleo, siempre que el patrón conserve el puesto de nueva creación durante el periodo establecido en el segundo párrafo del artículo 232 de esta Ley. Por otra parte, se señala que el estímulo será aplicable en los pagos provisionales mensuales y del ejercicio, pero esto no será optativo, sino obligatorio según veremos en las siguientes disposiciones: Artículo 230…................................................................................. La deducción adicional determinada conforme a esta fracción, será aplicable en el ejercicio y en los pagos provisionales sin que en ningún caso exceda el monto de la utilidad fiscal o de la base que en su caso corresponda determinada antes de aplicar dicha deducción adicional. .....................................................................................................… IV. El patrón que no considere en el cálculo de los pagos provisionales o del ejercicio fiscal que corresponda la deducción adicional, pudiendo haberlo hecho conforme al mismo, perderá el derecho a hacerlo en los pagos provisionales o en los ejercicios posteriores hasta por la cantidad en la que pudo haberla aplicado. Artículo 233. La deducción adicional a que se refiere el artículo 230 de esta Ley se aplicará en el ejercicio fiscal de que se trate, así como en el cálculo de los pagos provisionales del impuesto sobre la renta. La determinación de la deducción adicional que se podrá aplicar en los pagos provisionales se llevará a cabo en los mismos tér- ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 299 minos y condiciones establecidos en el artículo 230 de esta Ley, pero considerando el salario base pagado a los trabajadores de primer empleo en el periodo al que corresponda el pago. Artículo 237. Los patrones que en un ejercicio fiscal incumplan con los requisitos establecidos en este Capítulo para aplicar la deducción adicional a que se refiere el artículo 230 de esta Ley, perderán el derecho a aplicar dicha deducción adicional por la contratación de trabajadores de primer empleo que se realicen en ejercicios posteriores a aquél en el que se incurrió en incumplimiento. Y naturalmente, este estímulo que es para la empresa por la creación de nuevos empleos, no debe afectar el reparto a los trabajadores, ni ningún otro cálculo: La deducción adicional a que se refiere este artículo no deberá considerarse para efectos de calcular la renta gravable que servirá de base para la determinación de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas a que se refiere el artículo 123, Apartado A, fracción IX, inciso e) de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Tratándose de personas morales, el patrón disminuirá de la utilidad fiscal que corresponda al pago provisional de que se trate, el monto de la deducción adicional que resulte para el mes de que se trate. Para efectos de la determinación del coeficiente de utilidad a que se refiere el artículo 14 de esta Ley, no deberá considerarse la deducción adicional aplicada en el ejercicio inmediato anterior a aquél por el que se calcula el coeficiente. Y finalmente se establecen como requisitos para tener derecho a este estímulo, obligaciones de hacer para todos los trabajadores nuevos en nuevos puestos y obligaciones de informar mensualmente sobre ellos. Artículo 234. Para tener derecho a la deducción adicional a que se refiere el artículo 230 de la presente Ley, el patrón deberá cumplir respecto de la totalidad de los trabajadores de primer empleo que se contraten, con los requisitos siguientes: I. Sus relaciones laborales se deberán regir por el apartado A del artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. II. Crear puestos nuevos y contratar a trabajadores de primer empleo para ocuparlos. III. Inscribir a los trabajadores de primer empleo ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, en los términos que establece la Ley del Seguro Social. IV. Determinar y enterar al Instituto Mexicano del Seguro Social el importe de las cuotas obrero patronales causadas tanto por los trabajadores de primer empleo, como por el resto de los trabajadores a su servicio, conforme a lo dispuesto en la Ley del Seguro Social. 300 EDICIONES FISCALES ISEF Además, respecto de los trabajadores a que se refiere el párrafo anterior, se deberá cumplir con las obligaciones de retención y entero a que se refiere el Capítulo I del Título IV de esta Ley. V. No tener a su cargo adeudos por créditos fiscales firmes determinados tanto por el Servicio de Administración Tributaria, como por el Instituto Mexicano del Seguro Social. VI. Presentar ante el Servicio de Administración Tributaria el aviso y la información mensual a que se refiere el artículo 236 de esta Ley, de conformidad con las reglas de carácter general que emita dicho órgano desconcentrado. VIII. Cumplir con las obligaciones de seguridad social que correspondan según los ordenamientos legales aplicables. Artículo 236. Los patrones que apliquen la deducción adicional a que se refiere el artículo 230 de esta Ley, deberán presentar, ante el Servicio de Administración Tributaria, en el mes en el que inicien la aplicación de la deducción adicional, un aviso en el que manifiesten que optan por aplicar los beneficios establecidos en el artículo 230 de esta Ley. Asimismo, a más tardar el día 17 de cada mes del año de calendario, los patrones deberán presentar, bajo protesta de decir verdad, la siguiente información correspondiente al mes inmediato anterior: I. Respecto de los patrones que apliquen la deducción adicional, lo siguiente: a) El registro federal de contribuyentes. b) Todos los registros patronales ante el Instituto Mexicano del Seguro Social asociados al registro federal de contribuyentes. II. Respecto de los trabajadores de primer empleo contratados, lo siguiente, por cada trabajador: a) El nombre completo. b) El número de seguridad social. c) La clave única de registro de población. d) El registro federal de contribuyentes. e) El monto del salario base de cotización con el que se encuentran registrados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. f) El monto de las cuotas de seguridad social pagadas. III. El monto de la deducción adicional aplicada en el mes de que se trate. IV. Respecto de los trabajadores de primer empleo que se hubieran sustituido en los términos del artículo 235 de esta Ley, lo siguiente: a) El número de seguridad social del trabajador sustituido. b) El número de seguridad social del trabajador sustituto, de quien deberá entregarse la información señalada en la fracción II de este artículo. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 301 V. La demás información necesaria para verificar la correcta aplicación de la deducción adicional establecida en el artículo 230 de la presente Ley. El Servicio de Administración Tributaria deberá remitir copia de la información que presenten los patrones en los términos de este artículo al Instituto Mexicano del Seguro Social. Finalmente, el siguiente artículo nos señala las consecuencias de no cumplir con todas estas condiciones, requisitos y obligaciones: Artículo 238. Con independencia de las sanciones que se apliquen a los patrones que de manera indebida efectúen la deducción adicional prevista en el artículo 230 de esta Ley, dichos patrones deberán pagar el impuesto sobre la renta que le hubiera correspondido de no haber aplicado en los pagos provisionales o en el ejercicio de que se trate la deducción adicional a que se refiere el mencionado artículo 230, debidamente actualizado y con los recargos que correspondan, en los términos de las disposiciones fiscales aplicables, desde la fecha en la que se aplicó indebidamente la mencionada deducción adicional y hasta el día en el que se efectúe el pago.” Con base en esta última disposición, y con tantas condiciones, requisitos y obligaciones, me surgen las siguientes cuestiones: ¿Si aplicamos el procedimiento y hacemos uso del estímulo en los pagos provisionales del ejercicio y al final del mismo, por renuncias de otros trabajadores no sujetos al mismo, no aumentamos el número de trabajadores asegurados, seremos sujetos a sanciones por haber aplicado “de manera indebida” el estímulo? ¿O sólo estaremos obligados a pagar actualización y recargos sobre los pagos provisionales donde aplicamos el estímulo? ¿Cuáles serán los criterios para definir esta situación? ¿El aviso de creación de nuevos puestos debemos darlo dentro del mes en que éstos se crean e informar dentro del mes siguiente todos los datos del artículo 236, excepto en el primer mes de vigencia de este decreto, en el podremos hacerlo en el mes siguiente (artículo CUARTO transitorio), pero que sucede si por alguna circunstancia no incluimos en el aviso uno de ellos? ¿Perderemos el derecho por todos los demás puestos, ya que las obligaciones se tienen que cumplir por todos los nuevos? ¿O perderemos el derecho por todos los que omitimos? ¿O sólo por los que omitimos y por el mes en que no dimos el aviso? ¿Si en los primeros meses del ejercicio, tenemos pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores y por lo tanto no podemos hacer uso del estímulo de creación de los nuevos empleos, perderemos el derecho en el cálculo anual? ¿O sólo por los meses en que no pudimos aplicarlo? ¿O podremos hacer uso de todo el cálculo anual solamente en el pago anual? ¿Si aplicamos el estímulo en los primeros meses del año, y al final tenemos una pérdida fiscal, dónde habrá quedado el estímulo fiscal por la creación de nuevos empleos? En fin, son demasiadas dudas y habrá que estar al pendiente de nuevas aclaraciones y regulaciones al respecto. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 303 CAPITULO 11 RESUMEN DE INTEGRACION DE LAS BASES DE ACUMULACION Dada la complejidad del tema, no obstante que en cada caso explicamos los conceptos que integran cada base, nos ha parecido necesario mostrar este resumen, indicando qué conceptos se incluyen en cada una de ellas, y en el que señalamos si el concepto se suma (S) o si se resta (R) a la base, o si no se considera (--). Los conceptos que no se muestran, no se consideran en ninguna base. 001 002 003 004 020 021 082 083 PERCEPCIONES: FIJAS: Sueldos Salarios Tiempo Extra Fijo Compensaciones VARIABLES: Comisiones Pago por Destajo EVENTUALES: Tiempo Extra Doble Tiempo Extra Triple Tiempo Extra por Emergencia Suplencias Derramas Día Festivo Trabajado Día de Descanso Trabajado Prima Dominical Compensación Eventual Incentivo por Asistencia Incentivo por Puntualidad Incentivo por Productividad Incentivo por Viaje Comisión Foránea Viáticos no Comprobados Percepciones en Otras Empresas Pagos de Aseguradoras al Trabajador Ingresos por adquisición de títulos valor ISR GRA 900 ISR EXE 901 IMSS FIJA 903 IMSS VAR 904 PTU F.A. 905 IMP/ NOM 906 Ing. T PS 909 Pagos PS 910 Tema 907 VAR LIQ 908 S S S S ----- S S S S ----- S S --- S S S S S S --- ----- S S S S ----- 6.1. 6.1. 6.9. 6.20. S S --- --- S S -S S S --- S S S S --- 6.13. 6.1. S S S S S S S S S S S S S S S S ----------------- ----------------- -S -S S S S S S S S S S S S -- ----------------- S S S S S S S S S S S S S S --- ----------------- S S S S S S S S S S S S S S S -- S S S S S S S S S S S S S S S S ----------------- 6.9. 6.9. 6.9. 6.14. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17. 6.20. 6.18. 6.18. 6.20. 6.20. 6.20. 6.19. 10.4. S -- -- -- -- -- -- -- S -- 6.12. S -- -- -- -- -- -- -- S -- 6.22. EDICIONES FISCALES ISEF 045 046 047 048 049 050 051 052 060 061 062 063 064 065 071 081 CONCEPTO 304 Núm. 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 150 151 152 153 -- -- S -- S -- S S -- 6.10. S S S S S S S S S S S S S ---------S -S S -------------- S S S S S S S S S S S S S -------------- ----S S S S ------ -------------- S S S S S S S S S ----- -------------- S S S S S S S S S S S S S 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. 6.21. S -- -- S -- -- -- -- -- S 6.21. S S S ---- ---- ---- ---- S S S ---- -S S S S S ---- 6.2. 6.3. 6.4. S -- -- -- -- -- -- -- S -- 6.11. S S S ---- ---- S S S ---- S S S ---- S S S S S S ---- 6.20. 6.20. 6.2. 305 154 155 156 ANUALES: Vacaciones Prima Vacacional Aguinaldo o Gratificación Participación de los Trabajadores en las Utilidades Bono Anual Premio por Antigüedad Vacaciones Pagadas S ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 100 PRESTACIONES: VARIABLES: Aportaciones Empresa a Fondo Ahorro Despensas en Efectivo Vale Despensa Ayuda para Comida Vales Restaurante Ayuda para Renta Ayuda para Transporte Vale Gasolina Vale Uniforme Ayuda para Lentes Ayuda por Fallecimiento Reembolso Gastos Médicos Becas para Trabajadores Becas p/Hijos de Trabajadores Cuotas Sindicales Pagadas por Empresa S S --- --- --- --- S S --- -S S S --- 6.2. 6.3. S -- -- -- -- S -- S S -- 6.4. ----- ----- ----- ----- ----- S S S S ----- ----- ---- ----- 7.0. 7.0. 7.0. 7.0. S S S -- -S --- -S S S -S S -- -S S -- 6.6. 6.5. S -- -- -- -- -- -- -- S -- 9.0. -------- S S S S S S S -------- -------- -------- -------- -------- -------- R R R R R R R -------- 6.3. 6.4. 6.6. 6.10. 6.11. 6.16. 6.17. Cuotas Obreras Pagadas por Empresa Exentas -- S -- -- -- -- -- -- R 311 313 Pagos de Previsión Social Exento Viáticos sin comprobar exentos --- S S --- --- --- --- --- --- R R PERCEPCIONES EXENTAS: Prima vacacional Exenta Aguinaldo o Gratificación Exenta Tiempo Extra Exento Fondo de Ahorro Exento PTU Exenta Día de Descanso Exento Prima Dominical Exenta ---- 9.0. 6.21. 6.19. EDICIONES FISCALES ISEF 300 301 302 303 304 305 306 310 306 AL RETIRO: Vacaciones Proporcionales Prima Vacacional Proporcional Aguinaldo o Gratificación Propor182 cional 183 Gratificación por Separación 184 Indemnización 3 Meses 185 Indemnización 20 Días por Año 186 Prima de Antigüedad DEVOLUCION DE DESCUENTOS: 200 Subsidios por Incapacidad 201 Justificación de Faltas 202 Cuotas Obreras SS Pagadas por Empresa 180 181 353 ---- ---- ---- R R R ---- ---- ---- ---- ---- ---- 6.10. 6.21. 6.18. -- -- -- R -- -- -- -- -- -- 6.18. -- -- S -- -- -- -- -- -- -- 6.7. -- -- S -- -- -- -- -- -- -- 6.8. R -- R -- R R R -- R -- 6.5. R -- R -- R R R -- R -- 6.5. R R R R R ------ R R --R --R R -- R R ---- R R R R R R R --R ------ R R R R R ------ 6.5. 6.5. 6.5. 6.5. 6.6. R -- R -- R R R -- R -- 6.6. 6.6. PROVISIONES: 401 402 Provisión Pago Prima Vacacional Provisión Pago Aguinaldo o Gratificación DEDUCCIONES: DESCUENTOS NATURALES: 500 501 502 503 504 505 506 507 508 Faltas Injustificada Faltas Justificadas o c/Goce de Sueldo Faltas por Suspensión Permiso sin Goce de Sueldo Retardos Pases de Salida Incapacidad por Riesgo Trabajo Incapacidad por Enfermedad General Incapacidad por Maternidad Tema R -- R -- -- R R -- R -- 10.2 10.2 9.9 9.9 6.11 8.0 6.10 7.0 6.21 6.21 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 350 351 352 PERCEPCIONES NO INTEGRABLES: Fondo de Ahorro no Integrable Despensa no Integrable Incentivo Asistencia no Integrable Incentivo por Puntualidad no Integrable 307 308 EDICIONES FISCALES ISEF Respecto a los conceptos 005 Pensión por Jubilación y 308 Pensión por Jubilación Exenta; 006 Honorarios Asimilables; 187 Jubilación en Pago Unico y 309 Jubilaciones en Pago Unico Exento; y los conceptos 188 Indemnización por Incapacidad, 189 Pago de Marcha y 307 Indemnización Exenta; estos conceptos no se incluyen en ninguna base porque se calculan sin la ayuda de éstas y se presentan por separado en la Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos. Estas bases acumulan los importes y/o los días de los conceptos que se señalan y su saldo sirve a su vez para calcular los conceptos que se mencionan y explican en los temas anotados en el último renglón de la tabla. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 309 CAPITULO 12 INFORMACION ACUMULADA DE CONCEPTOS 12.1. INFORMACION QUE SE DEBE GUARDAR La información que debemos guardar de cada uno de los conceptos al momento de efectuar el cierre de la nómina (cuando ya sabemos que no moveremos ningún dato del período), para formar los acumulados de cada empleado es la siguiente: Número de Compañía. Es la empresa a la que pertenecen los acumulados. Número del Empleado. Este dato es básico para procesar toda la información a partir de este registro. Nombre del Empleado. Indispensable para los reportes que queramos elaborar. Número de Concepto. Este dato también es básico para procesar toda la información. Nombre del Concepto. Indispensable para los reportes que queramos elaborar. Tipo de Acumulado. Es decir, si es un concepto de percepción (P), deducción (D) o base (B). Año del Acumulado. Este dato será indispensable para elaborar declaraciones anuales como la Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos, para calcular la Participación de los Trabajadores en las Utilidades y para reportes anuales como Sueldos y Salarios por Niveles de Salario Mínimo y Conciliación de Cifras para Dictamen Fiscal. Todos ellos, se elaboran con datos del año anterior a aquél en que se están procesando. Mes del Acumulado. Este dato nos permitirá obtener reportes de meses específicos. Movimientos del Mes en Unidades. Estos registrarán los movimientos de unidades (días, horas, minutos, etc.) de todas las nóminas procesadas en el mes y que afecten cada uno de los conceptos. Movimientos Acumulados en Unidades. Estos registrarán los movimientos de unidades acumuladas al año. Movimientos del Mes en Importes. Estos registrarán los movimientos en importes de todas las nóminas procesadas en el mes y que afecten cada uno de los conceptos. Deberán distinguirse los movimientos de pago y descuento (Debe y Haber). 310 EDICIONES FISCALES ISEF Movimientos Acumulados en Importes. Estos registrarán los movimientos en importes acumulados al año. Deberán distinguirse los movimientos de pago y descuento (Debe y Haber). Esta información, junto con la que señalamos en el capítulo 4. Conceptos de Pago, de Descuento, de Bases, de Provisiones y Otros, nos permitirá obtener los reportes que mencionamos. 12.2. PLAZO PARA GUARDAR LA INFORMACION La información anterior la usaremos en diversos momentos: • Durante el año. Para obtener reportes del año, para efectuar cálculos de algunos conceptos como provisiones e impuestos. • En los años siguientes. La usaremos para obtener declaraciones y pago de PTU. • Eventualmente. La usaremos para revisiones y para dictámenes. Por lo tanto, deberemos guardarla durante el último año y un año después para efectos laborales (Art. 804 de LFT), y por 5 años para efectos fiscales de ISR (Art. 67 de CFF), del Seguro Social (Art. 15 Fracción II, LSS) y del Impuesto Sobre Nóminas (Art. 56-H CFDF). 12.3. TRASPASO DE UN EMPLEADO DE UNA NOMINA A OTRA Es frecuente que un empleado pase de la nómina de sindicalizados a la de confianza, o los de confianza a la confidencial, o que tengamos una nómina por sucursal y el empleado pase de una sucursal a otra. Los acumulados del empleado, en estos casos, siempre serán los mismos. Los acumulados van en función a la razón social fiscal de la empresa, porque todos los cálculos de impuestos, declaraciones y PTU se hacen por razón social. Si tenemos varias razones sociales y el empleado pasa de una a otra, deberemos darlo de baja en una, para todos los efectos, y darlo de alta en la otra. Recordemos que cada una tendrá un registro patronal distinto para el IMSS. Naturalmente, el empleado tendrá acumulados en cada empresa. En este caso, puede liquidarse al empleado en la primer empresa y le daremos una nueva fecha de antigüedad en la segunda, o bien, podemos respetarle su antigüedad original como sucede con frecuencia. En este caso, la empresa a la que sea trasladado, absorberá el costo de la antigüedad de la primera empresa cuando se dé la baja en la segunda. 12.4. INTEGRIDAD DE ESTOS ACUMULADOS Siempre deberemos guardar todos los acumulados de todos los empleados aunque algunos se hayan dado de baja. Esto incluye el guardar todas las bases de cada uno de los empleados. Cuando a mitad de año decidamos que un concepto determinado debe entrar en una base que no lo contenía, deberemos recalcular dicha base para guardar la integridad de la misma. Deberemos guardar acumulados de cada concepto por empresa, y naturalmente, la suma de todos los conceptos de los empleados deberá ser igual a los de la empresa. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 311 CAPITULO 13 CONTABILIZACION DE LA NOMINA 13.1. GENERALIDADES La contabilización de la nómina variará de empresa a empresa y dependerá de su sistema contable, pero en términos generales, podemos hacer ciertos comentarios: Los registros de nómina de los que hemos hablado (los acumulados), deben ser considerados como los auxiliares de la contabilidad. Naturalmente, debe existir un sistema contable (manual o computarizado) que trabaje sobre un catálogo de cuentas. La contabilización debe reunir, entre otras, estas características: • Debe ser completa. Si el sistema contable es manual, se debe contabilizar nómina por nómina, si el sistema es computarizado, podrá ser nómina por nómina o todas las nóminas de un tipo (semanal, quincenal, confidencial, etc.) por mes. En ambos casos, se debe incluir la contabilización de las provisiones que se calculen en la misma. • Debe ser confiable. Deberá establecerse un procedimiento de cifras de control y una revisión periódica para verificar la coincidencia entre los registros de nómina y los registros contables. En caso de que existan “pagos por fuera” deben incorporarse inmediatamente a la nómina. • Debe ser significativa. El registro de la nómina hacia la contabilidad debe ser suficientemente resumida para hacerla ágil y lo suficientemente detallada para hacer útil la información contable. • Debe ser oportuna. Si el número de empleados es significativo y lo tipos de nómina son varios, la contabilización deberá ser algo muy definido y muy claro para poder tener las pólizas con la oportunidad debida, aunque lo ideal será tener un sistema de nómina computarizado. • Debe ser clara. Se deben preestablecer claves contables que sean entendibles por todo el que deba intervenir ahora y en el futuro. • Debe ser estable. La información que produce debe ser obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de la misma, es decir, debe existir una guía contabilizadora. La contabilización de las unidades que tenemos registradas en determinados conceptos permitirá elaborar algunos reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos, presupuestos, etcétera. 312 EDICIONES FISCALES ISEF Podremos hacer una póliza por cada sucursal o una por todas, pero no se pueden incluir en la misma póliza empresas o compañías distintas. Es frecuente que exista una póliza mediante la cual se redistribuye el costo de la mano de obra en las áreas de producción. En ella se prorratea el costo de la mano de obra de los departamentos de servicio, entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos no es una función de nómina sino de aplicación de costos. 13.2. CATALOGO DE CUENTAS Para efectos de nuestro estudio, asumimos un catálogo de cuentas que tiene las siguientes cuentas que afectan el proceso de nómina: 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 001 001 010 010 010 032 033 033 040 040 070 070 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 020 020 020 020 020 020 020 020 020 020 020 020 020 020 040 040 040 040 050 Cuentas de Activo Disponible Caja 001 Caja M.N. Bancos 001 Bancos M.N. 001 0379 Bancomer Cta 123456 M.N. Funcionarios y Empleados Deudores Diversos 000 6135 Proyecto “Xyz” Contribuciones a Favor 000 0980 Subsidio para el empleo Otros Activos Circulantes Gastos por Comprobar Cuentas de Pasivo 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 0378 0742 0826 2044 2045 2050 3150 5950 6160 6664 7098 7266 7462 000 000 000 6132 6133 6134 Circulante Acreedores Diversos Banamex Caja de Ahorros Cía de Seguros ‘X’ Fonacot Fondo de Ahorro Honorarios por pagar Infonavit Pensión Alimenticia PTU Rentas IMSS Sindicato Sueldos y Salarios por Pagar Tienda Comercial “W” Provisiones Provisión Aguinaldos Provisión Prima Vacacional Provisión Vacaciones Impuestos por Pagar ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 2 2 2 2 2 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 1 1 1 1 1 050 050 050 050 050 0 0 0 450 470 470 050 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 510 510 510 510 510 510 520 510 510 510 510 520 520 520 520 520 520 520 520 520 520 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 000 000 000 000 000 599 001 002 004 005 006 007 008 020 030 098 099 003 004 005 006 007 008 020 030 098 099 003 004 005 006 007 008 020 030 098 0224 1022 3136 3137 3138 Aportaciones Infonavit Cuotas IMSS Impuesto sobre Nóminas Impuesto ISR Sueldos Impuesto local sobre nóminas Cuentas de Resultado Acreedoras Productos Financieros Otros Productos Otros Productos Diversos Cuentas de Resultados Deudoras Gastos de Producción Mano de Obra Directa Mano de Obra Indirecta Jubilaciones Prestaciones de Previsión Social Liquidaciones Aportaciones IMSS e Infonavit Honorarios Impuestos Locales Viáticos y Gastos de Viaje Gastos No Deducibles Otros Gastos Diversos Gastos de Venta Sueldos y Salarios Jubilaciones Prestaciones de Previsión Social Liquidaciones Aportaciones IMSS e Infonavit Honorarios Impuestos Locales Viáticos y Gastos de Viaje Gastos No Deducibles Otros Gastos Diversos Gastos de Administración Sueldos y Salarios Jubilaciones Prestaciones de Previsión Social Liquidaciones Aportaciones IMSS e Infonavit Honorarios Impuestos Locales Viáticos y Gastos de Viaje Gastos No Deducibles 313 314 5 5 5 5 EDICIONES FISCALES ISEF 0 0 0 0 520 550 570 570 Otros Gastos Diversos Gastos Financieros Otros Gastos Otros Gastos Diversos 099 099 13.3. LAS LLAVES CONTABLES Y SU USO Para poder elaborar una guía contabilizadora podemos auxiliarnos de lo que llamaremos llaves contables. La llaves contables se formarán con la clave contable de concepto y la clave contable del empleado. Decíamos en el capítulo 4 que cada concepto deberá tener una clave contable la cual indicará como se contabilizará. Para nuestro estudio, utilizaremos el mismo número de concepto. Cuando dos o más conceptos se contabilicen en la misma forma, por ejemplo, sueldos y faltas, ambos tendrán la misma clave contable. Designaremos al primero, sueldos, como concepto principal y los demás serán conceptos secundarios para estos efectos. Naturalmente, los conceptos que son percepciones se cargarán a resultados o a otras cuentas y los conceptos que son deducciones se acreditarán a resultados o a otras cuentas. Las bases no se contabilizan. A los conceptos que no se contabilicen les daremos la clave contable 999. También deberemos establecer llave contable para las contra-cuentas. Estas son las cuentas en las que registramos el neto a pagar al empleado o el importe de la provisión que estamos contabilizando. También cada empleado deberá tener una clave contable. Esta clave será para identificar en qué tipo de gasto se contabilizarán las percepciones del empleado. Servirá también para elaborar las cédulas del dictamen para efectos del seguro social. Los valores posibles serán: 01. 02. 03. 04. 05. Mano de Obra Directa Mano de Obra Indirecta Gastos de Venta Gastos de Administración Otras Cuentas También podrá haber subdivisiones de éstas. Con base en estas claves podremos direccionar los conceptos a contabilizar correctamente. Por ejemplo, el personal de ventas y el de administración reciben sueldo, pero el de ventas irá cargado a gastos de venta y el de administración a gastos de administración. Algunos conceptos los deberemos contabilizar por cada uno de los empleados, como por ejemplo el descuento de préstamos, ya que será necesario registrar en la contabilidad el abono de cada uno de ellos. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 315 Pongamos un ejemplo de las llaves contables. Señalaremos primero el o los conceptos y después la llave o llaves contables como sigue: Para: Núm. Nombre del Concepto 001 Sueldos Clave N00101 N00102 N00103 N00104 N00105 Centro de Costos C.C. del empleado C.C. del empleado C.C. del empleado C.C. del empleado C.C. del empleado Clave Contable 001 Cuenta Subcuenta 50500 Gastos de Producción 001 M.O. Directa 50500 Gastos de Producción 002 M.O. Indirecta 50510 Gastos de Venta 003 Sueldos y Salarios 50520 Gastos de Admón. 003 Sueldos y Salarios 12033 Deudores Diversos 0006135 Proyecto “X” y “Z” Las claves se interpretan así: La clave contable del concepto 001 Sueldos, es 001. N00101 Significa que cuando la clave contable del empleado sea 01, su sueldo se cargará a la cuenta 50500 Gastos de Producción, Subcuenta 001 M.O. Directa, a través del centro de costos al que está asignado su departamento. N00102 Significa que cuando la clave contable del empleado sea 02, su sueldo se cargará a la cuenta 50500 Gastos de Producción, Subcuenta 002 M.O. Indirecta, a través del centro de costos al que está asignado su departamento. N00103 Significa que cuando la clave contable del empleado sea 03, su sueldo se cargará a la cuenta 50510 Gastos de Venta, Subcuenta 003 Sueldos y Salarios, a través del centro de costos al que está asignado su departamento. N00104 Significa que cuando la clave contable del empleado sea 04, su sueldo se cargará a la cuenta 50520 Gastos de Administración, Subcuenta 003 Sueldos y Salarios, a través del centro de costos al que está asignado su departamento. N00105 Significa que cuando la clave contable del empleado sea 05, su sueldo se cargará a la cuenta 12033 Deudores Diversos, Subcuenta 0006135 Proyecto “X” y “Z”, a través del centro de costos al que está asignado su departamento. Otro ejemplo: Para: Núm. Nombre del Concepto 005 Pensión por Jubilación Clave N005 Clave Contable 005 Centro de Costos Cuenta Subcuenta C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón. 004 Jubilaciones N005 Significa que el concepto 005 Pensión por Jubilación, se cargará a la cuenta 50520 Gastos de Administración, Subcuenta 004 Jubilaciones independientemente de la clave contable que pueda tener el empleado. 316 EDICIONES FISCALES ISEF Un ejemplo más: Para: Núm. Nombre del Concepto 250 Préstamo Personal Clave Contable 250 Clave Centro de Costos Cuenta Subcuenta N250 C.C. de Balance 12032 Funcionarios y Empl. Asignada al Empleado La clave contable del concepto 250 Préstamo Personal, es 250. N250 Significa que el concepto 250 Préstamo Personal, se cargará a la cuenta 12032 Funcionarios y Empleados, a la subcuenta que tenga asignada el empleado, la cual será normalmente el número de nómina asignado a ese empleado. Cuando se están afectando cuentas de balance, no es necesario ni es conveniente usar el centro de costos del empleado. En este caso, le daremos un hipotético centro de costos asignado a las cuentas de balance. Esta mecánica de aplicación sirve para cualquier sistema de nómina computarizado. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 317 13.4. GUIA CONTABILIZADORA Las instrucciones para la contabilización de cada concepto son las siguientes: Para: Núm. Nombre del Concepto Clave Contable 001 002 003 004 020 021 045 046 047 048 049 050 051 052 060 061 062 063 064 065 Sueldos Salarios Tiempo Extra Fijo Compensación Fija Comisiones Pago por Destajo Tiempo Extra Doble Tiempo Extra Triple Tiempo Extra por Emergencia Suplencias Derramas Día Festivo Trabajado Días de Descanso Trabajado Prima Dominical Compensación Eventual Incentivo por Asistencia Incentivo por Puntualidad Incentivo por Productividad Incentivo por Viaje Comisión Foránea Aportación de Empresa a Fondo de Ahorro Bono Anual Premio por Antigüedad Vacaciones Pagadas Justificación de Faltas Provisión para pago de Vacaciones Provisión para pago de Prima vacacional Provisión para pago de Aguinaldos o Gratificaciones Provisión Impuesto sobre Nóminas Faltas Injustificadas Faltas Justificadas o con Goce de Sueldo Faltas Injustificadas Faltas Justificadas o con Goce de Sueldo Retardos Pases de Salida Incapacidades por Riesgo de Trabajo Incapacidades por Enfermedad General Incapacidades por Maternidad 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 100 154 155 156 201 400 401 402 403 500 501 502 503 504 505 506 507 508 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 318 EDICIONES FISCALES ISEF Clave Centro de Costos Cuenta N00101 C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción N00102 C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción N00103 C.C. del empleado 50510 Gastos de Venta N00104 C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón. N00105 C.C. del empleado 12033 Deudores Diversos Para: Núm. 005 002 M.O. Indirecta 003 Sueldos y Salarios 003 Sueldos y Salarios 0006135 Proyecto “X” y “Z” Nombre del Concepto Pensiones por Jubilación Clave Centro de Costos Cuenta N005 C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón Para: Núm. Subcuenta 001 M.O. Directa Clave Contable 005 Subcuenta 004 Jubilaciones Nombre del Concepto Honorarios Clave Contable 006 Clave N00102 N00103 N00104 Centro de Costos C.C. del empleado C.C. del empleado C.C. del empleado Subcuenta 008 Honorarios 008 Honorarios 008 Honorarios 006 Cuenta 50500 Gastos de Producción 50510 Gastos de Venta 50520 Gastos de Admón. Para: Nombre del Concepto Núm. 070 Viáticos 256 Anticipo de Gastos por Comprobar 730 Descuento Viáticos No Comprobados 731 Descuento Gastos No Comprobados Clave Contable 070 070 070 070 Clave Centro de Costos Cuenta N070 C.C. de Balance 12070 Gastos por Comprobar Subcuenta Asignada al Empleado Para: Núm. Nombre del Concepto 071 Viáticos No Comprobados Clave Contable Clave Centro de Costos Cuenta N07101 C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción N07102 C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción N07103 C.C. del empleado 50510 Gastos de Venta N07104 C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón. N07105 C.C. del empleado 12033 Deudores Diversos 071 Subcuenta 098 Gastos no Deducibles 098 Gastos no Deducibles 098 Gastos no Deducibles 098 Gastos no Deducibles 0006135 Proyecto “X” y “Z” ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 319 Para: Nombre del Concepto Núm. 101 Devolución de Fondo de Ahorro 600 Descuento Aportación Fondo de Ahorro 611 Descuento Intereses s/Préstamo Fondo de Ahorro Clave Centro de Costos N101 C.C. de Balance Clave Contable 101 101 101 Cuenta 21020 Acreedores Diversos Subcuenta 0002045 Fondo de Ahorro Para: Nombre del Concepto Núm. 120 Despensas en Efectivo 121 Vales Despensa 122 Ayuda para Comida 123 Vales Restaurantes 124 Ayuda para Renta 125 Ayuda para Transporte 126 Vale Gasolina 127 Vale Uniforme 128 Ayuda para Lentes 129 Ayuda por Fallecimiento Clave Contable 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 Para: Nombre del Concepto Clave Contable Núm. 130 Reembolso de Gastos Médicos 120 131 Becas para Trabajadores 120 120 132 Becas para Hijos de Trabajadores 120 133 Cuotas Sindicales Pagadas por Empresa 120 200 Subsidios por Incapacidad 120 202 Cuotas Obreras SS Pagadas por la Empresa 120 602 Descuento Comida 120 603 Descuento Habitación 120 604 Descuento Despensa Clave N12001 N12003 Centro de Costos Cuenta C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción C.C. del empleado 50510 Gastos de Venta N12004 C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón. N12005 C.C. del empleado 12033 Deudores Diversos N12002 Subcuenta 005 Prest. de Prev. Social 005 Prest. de Prev. Social 005 Prest. de Prev. Social 005 Prest. de Prev. Social 0006135 Proyecto “X” y “Z” 320 EDICIONES FISCALES ISEF Para: Núm: Nombre del Concepto 150 Vacaciones 180 Vacaciones Proporcionales Clave N150 Para: Núm. 151 181 Clave Contable 150 150 Centro de Costos Cuenta C.C. de Balance 21040 Provisiones Subcuenta 0006134 Prov. Vacaciones Nombre del Concepto Prima Vacacional Prima Vacacional Proporcional Clave Centro de Costos Cuenta N151 C.C. de Balance 21040 Provisiones Para: Núm: 152 182 Clave Clave Contable 151 151 Subcuenta 0006133 Prov. Prima Vac. Nombre del Concepto Aguinaldo o Gratificación Aguinaldo o Gratificación Proporcional Centro de Costos N152 C.C. de Balance Clave Contable 152 152 Cuenta 21040 Provisiones Subcuenta 0006132 Prov. Aguinaldos Para: Núm: Nombre del Concepto 153 Participación de los Trabajadores en las Utilidades Clave Centro de Costos Cuenta N153 C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos Para: Núm: Nombre del Concepto 183 Gratificación por Separación 184 Indemnización 3 Meses 185 Indemnización 20 Días por Año 186 Prima de Antigüedad 187 Jubilaciones en Pago Unico 188 Indemnización por Incapacidad 189 Pago de Marcha Clave Contable 153 Subcuenta 0006160 PTU Clave Contable 183 183 183 183 183 183 183 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Clave N18301 N18302 N18303 N18304 N18305 Centro de Costos Cuenta C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción C.C. del empleado 50510 Gastos de Venta C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón. C.C. del empleado 12033 Deudores Diversos 321 Subcuenta 006 Liquidaciones 006 Liquidaciones 006 Liquidaciones 006 Liquidaciones 0006135 Proyecto “X” y “Z” Si existen provisiones creadas para el pago de estos conceptos el cargo contable será a esas provisiones. Para: Núm: Nombre del Concepto 250 Préstamo Personal 251 Anticipo de Sueldos 252 Anticipo de Comisiones 253 Anticipo de Vacaciones 254 Anticipo de Gratificación 255 Préstamo Navideño 270 Préstamo del Fondo de Ahorro 298 Préstamo por Sobregiro 610 Descuento Préstamo Fondo de Ahorro 710 Descuento Préstamo Hipotecario 711 Descuento Préstamo Automóvil 712 Descuento Tienda 720 Descuento Anticipo de Sueldo 721 Descuento Anticipo de Comisiones 722 Descuento Anticipo de Vacaciones 723 Descuento Anticipo de Gratificación 724 Descuento Préstamo Personal 725 Descuento Préstamo Navideño 898 Descuento por Sobregiro Nómina Anterior Clave Centro de Costos Cuenta N250 C.C. de Balance 12032 Funcionarios y Empl. Para: Núm. Nombre del Concepto 271 Préstamo de la Caja de Ahorros 272 Devolución de la Caja de Ahorros 601 Descuento Aportación Caja de Ahorro 612 Descuento Préstamo Caja de Ahorro 613 Descuento Intereses s/Préstamo Caja de Ahorro Clave Contable 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 Subcuenta Asignada al empleado Clave Contable 271 271 271 271 271 322 EDICIONES FISCALES ISEF Clave Centro de Costos Cuenta Subcuenta N271 C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos 0000742 Caja de Ahorro Para: Núm. Nombre del Concepto Ajuste por Redondeo Ajuste por Redondeo Nómina Anterior Clave Contable Clave Centro de Costos Cuenta N299 C.C. del empleado 570 Otros Gastos Subcuenta 099 Otros Gastos Para: Núm. Clave Contable 299 899 404 405 Clave N40401 N40402 N40403 N40404 N40405 Para: Núm. 551 299 299 Nombre del Concepto Provisión Aportaciones Infonavit Provisión Aportaciones Cuotas Patronales SS 404 404 Centro de Costos Cuenta Subcuenta C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción 007 Aport. IMSS e Infonavit C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción 007 Aport. IMSS e Infonavit C.C. del empleado 50510 Gastos de Venta 007 Aport. IMSS e Infonavit C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón. 007 Aport. IMSS e Infonavit C.C. del empleado 12033 Deudores Diversos 0006135 Proyecto “X” y “Z” Nombre del Concepto Cuotas Obreras Clave Contable 551 Clave Centro de Costos Cuenta N551 C.C. de Balance 21050 Impuestos por Pagar Para: Núm. Nombre del Concepto 556 Descuento ISR 570 Impuesto por Jubilaciones en Parcialidades 571 Impuesto por Jubilación en Pago Unico 572 Impuesto por Indemnizaciones Clave Centro de Costos Cuenta N556 C.C. de Balance 21050 Impuestos por Pagar Subcuenta 0001022 Cuotas IMSS Clave Contable 556 556 556 556 Subcuenta 0003137 Imp. ISR Sueldos ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 323 Para: Núm. Nombre del Concepto 557 Subsidio para el empleo Pagado Clave Centro de Costos Cuenta N557 C.C. de Balance 12040 Contribuciones a Favor Clave Contable 557 Subcuenta 0000980 Subsidio para el empleo pagado Para: Núm. Nombre del Concepto 560 Impuesto local sobre nóminas Clave Centro de Costos Cuenta N560 C.C. de Balance 21050 Impuestos por pagar Clave Contable 560 Subcuenta 0003138 Impuesto local sobre nóminas Para: Núm. Nombre del Concepto 575 Pensión Alimenticia Clave Centro de Costos Cuenta N575 C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos Clave Contable 575 Subcuenta 0005950 Pensión Alimenticia Para: Núm. Nombre del Concepto 605 Descuento Prima de Seguro de Vida 606 Descuento Prima de Seguro Gastos Médicos Mayores 607 Descuento Prima de Seguro de Automóvil Clave Centro de Costos Cuenta N605 C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos Para: Núm. Nombre del Concepto 650 Descuento Cuota Sindical 651 Descuento Préstamo Sindical 652 Descuento Fondo de Resistencia 653 Descuento Aportación Ayuda por Fallecimiento Clave Centro de Costos Cuenta N650 C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos Clave Contable 605 605 605 Subcuenta 0000826 Cía Seguros “X” Clave Contable 650 650 650 650 Subcuenta 0007098 Sindicato 324 EDICIONES FISCALES ISEF Para: Núm. Nombre del Concepto 660 Descuento Fonacot Clave N660 Centro de Costos C.C. de Balance Clave Centro de Costos C.C. de Balance 661 Subcuenta 0003150 Infonavit Clave Contable 670 Cuenta 21020 Acreedores Diversos Subcuenta 0000378 Banamex Para: Núm. Nombre del Concepto 671 Descuento por Crédito de Tiendas Comerciales Clave Contable N670 Clave N671 Centro de Costos C.C. de Balance Subcuenta 0002044 Fonacot Clave Contable Cuenta 21020 Acreedores Diversos Para: Núm. Nombre del Concepto 670 Descuento Préstamo Bancario Clave 660 Cuenta 21020 Acreedores Diversos Para: Núm. Nombre del Concepto 661 Descuento Crédito Infonavit N661 Clave Contable Centro de Costos C.C. de Balance Cuenta 21020 Acreedores Diversos Para: Núm. Nombre del Concepto 672 Descuento Renta Clave N672 671 Subcuenta 0007462 Tienda Comercial Clave Contable 672 Centro de Costos Cuenta Subcuenta C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos 0006664 Rentas IMSS Para: Núm. Nombre del Concepto 700 Descuento Pérdida de Herramienta de Trabajo 701 Descuento por Daños a Equipo de Trabajo 702 Descuento Llamadas Telefónicas 653 Descuento Pérdida de Credencial Clave Contable 700 700 700 700 Clave N70001 Centro de Costos Cuenta C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción Subcuenta 099 Otros Gastos Diversos N70002 Gastos de ProducC.C. del empleado 50500 ción N70003 C.C. del empleado 50510 Gastos de Venta 099 Otros Gastos Diversos 099 Otros Gastos Diversos ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA N70004 C.C. del empleado 50500 Gastos de Admón. N70005 C.C. del empleado 50500 Deudores Diversos 325 099 Otros Gastos Diversos 0006135 Proyecto “X” y “Z” Los siguientes conceptos no se contabilizan (o no se contabilizan a través de la nómina): Para: Núm. Nombre del Concepto 041 042 043 044 081 082 083 102 273 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 313 350 351 352 353 406 451 452 453 454 455 456 457 458 459 Tiempo Extra 1o. Semana Tiempo Extra 2o. Semana Tiempo Extra 3o. Semana Tiempo Extra 4o. Semana Percepciones en Otras Empresas Pagos de aseguradoras al trabajador Ingresos por adquisición de títulos valor Intereses Ganados en el Fondo de Ahorro Intereses Ganados en la Caja de Ahorro Prima Vacacional Exenta Aguinaldo o Gratificación Exenta Tiempo Extra Exento Fondo de Ahorro Exento PTU Exenta Día de Descanso Exento Prima Dominical Exenta Indemnización Exenta Pensión por Jubilación Exenta Jubilación en Pago Unico Exenta Cuotas Obreras Pagadas por Empresas Exentas Pagos de Previsión Social Exenta Viáticos sin Comprobar Exentos Fondo de Ahorro no Integrable Despensa no Integrable Incentivo por Asistencia no Integrable Incentivo por Puntualidad no Integrable Provisión Impto. Sustitutivo de Crédito al Salario Cuotas Obreras SS, EM, PE, Ca. Cuotas Obreras SS, EM, PD Cuotas Obreras SS, IV Cuotas Obreras SS, PB Cuotas Obreras SS, CEAV Cuotas Patronales SS, EM, PE, Cf. Cuotas Patronales SS, EM, PE, Ca. Cuotas Patronales SS, EM, PD Cuotas Patronales SS, IV Clave Contable 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 326 460 461 462 463 464 470 471 472 473 474 475 476 477 478 479 552 555 900 901 903 904 905 906 EDICIONES FISCALES ISEF Cuotas Patronales SS, G Cuotas Patronales SS, RT Cuotas Patronales SS, PB Cuotas Patronales SS, R Cuotas Patronales SS, CEAV Percepciones Excedentes a Topes Legales 1 Percepciones Excedentes a Topes Legales 2 Percepciones Excedentes a Topes Legales 3 Percepciones Excedentes a Topes Legales 4 Percepciones Excedentes a Topes Legales 5 Percepciones Excedentes a Topes Legales 6 Percepciones Excedentes a Topes Legales 7 Percepciones Excedentes a Topes Legales 8 Percepciones Excedentes a Topes Legales 9 Percepciones Excedentes a Topes Legales 10 Impuesto Subsio para el empleo Base Percepciones Gravables ISR Base Percepciones Exentas Base Percepciones Fijas SS Base Percepciones Variables SS Base Participación de Trabajadores en Utilidades Base Impuesto sobre Nóminas Para: Núm. Nombre del Concepto 907 Base Aportaciones de Empresa a Fondo de Ahorro 908 Base Percepciones Variables para Liquidación Clave Centro de Costos Cuenta N650 C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 999 Clave Contable 999 999 Subcuenta 0007098 Sindicato Las llaves para las contracuentas son las siguientes: Para: Nombre de la Contracuenta NETO A PAGAR Clave Centro de Costos Cuenta NSXP C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos Para: Clave Contable SXP Subcuenta 0007266 Sdos. y Sal. x pagar Nombre de la Contracuenta NETO HONORARIOS A PAGAR Clave Contable Clave Centro de Costos Cuenta NHXP C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos Subcuenta 0002050 Honorarios x pagar HXP ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Para: 327 Nombre de la Contracuenta APORTACION EMP. A FONDO DE AHORRO Clave Centro de Costos Cuenta NPAFA C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos Para: Nombre de la Contracuenta PROVISION PAGO VACACIONES Subcuenta 0006134 Prov. Vacaciones Nombre de la Contracuenta PROVISION PAGO PRIMA VACACIONAL Clave Centro de Costos Para: Clave NPP Para: Clave NAINF Para: Clave Cuenta 21020 Provisiones Clave Contable PPVA Subcuenta 0006133 Prov. Prima Vac. Nombre de la Contracuenta PROVISION PAGO AGUINALDOS NAGUI C.C. de Balance Subcuenta 0002045 Fondo de Ahorro PPV Clave Centro de Costos Cuenta NPPVA C.C. de Balance 21040 Provisiones Para: PAFA Clave Contable Clave Centro de Costos Cuenta NPPV C.C. de Balance 21040 Provisiones Para: Clave Contable Clave Contable PAGUI Subcuenta 0006132 Prov. Aguinaldos Nombre de la Contracuenta PROVISION PAGO IMPUESTOS SOBRE NOMINAS Clave Contable PPIN Centro de Costos Cuenta Subcuenta C.C. de Balance 21050 Impuestos por Pagar 0003136 Imp. s/Nóm. Nombre de la Contracuenta PROVISION APORT. INFONAVIT Clave Contable PAINFF Centro de Costos Cuenta Subcuenta C.C. de Balance 21050 Impuestos por Pagar 0000224 Aport. Infonavit Nombre de la Contracuenta PROVISION APORT. CUOTAS PATRONALES Centro de Costos NPIMSS C.C. de Balance Clave Contable PIMSS Cuenta Subcuenta 21050 Impuestos por Pagar 0001022 Cuotas IMSS 328 EDICIONES FISCALES ISEF 13.5. EJEMPLO DE POLIZAS DE DIARIO Con las llaves contables estaremos en posibilidad de hacer los asientos para la contabilización de la nómina. La formulación en sí de la póliza de diario, será de acuerdo con la contabilidad o al sistema contable que se tenga en cada empresa. Aquí diremos solamente como usar en ella la información anterior. La primer póliza será la que contabilice el neto a pagar a los empleados. Para señalar los cargos usaremos las llaves contables que registran los sueldos, por ejemplo: Clave Centro de Costos Cuenta Subcuenta N00101 C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción 001 M.O. Directa N00102 C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción 002 M.O. Indirecta N00103 C.C. del empleado 50510 Gastos de Venta 003 Sueldos y Salarios N00104 C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón. 003 Sueldos y Salarios N00105 C.C. del empleado 12033 Deudores Diversos 0006135 Proyecto “X y Z” Para señalar los créditos: usaremos las llaves contables que registran los diversos descuentos que existan y luego el neto a pagar: Clave NSXP Centro de Costos Cuenta C.C. de Balance 21020 Acreedores Diversos Subcuenta 0007266 Sueldos y Salarios x pagar Luego haremos una póliza por cada provisión. Para señalar los cargos: usaremos las llaves contables que registran la aportación de empresa a fondo de ahorro, por ejemplo: Clave Centro de Costos Cuenta Subcuenta N00101 C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción 001 M.O. Directa N00102 C.C. del empleado 50500 Gastos de Producción 002 M.O. Indirecta N00103 C.C. del empleado 50510 Gastos de Venta 003 Sueldos y Salarios N00104 C.C. del empleado 50520 Gastos de Admón. 003 Sueldos y Salarios N00105 C.C. del empleado 12033 Deudores Diversos 0006135 Proyecto “X” y “Z” Para señalar los créditos usaremos las llaves contables que registran el pasivo de aportaciones de empresa a fondo de ahorro: Clave Centro de Costos NPAFA C.C. de Balance Cuenta 21020 Acreedores Diversos Subcuenta 0002045 Fondo de Ahorro ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 329 En su momento tendremos que elegir qué conceptos se contabilizan en cada una de las pólizas. En los temas 21.10. Póliza de Diario de Nómina y 21.11. Póliza de Diario de Provisiones mostramos los ejemplos de las mismas. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 331 CAPITULO 14 CONTROL DE VACACIONES La información de este capítulo es complementaria a lo señalado en los temas 6.2 Vacaciones, 6.3 Prima Vacacional, y 6.7. Provisión para Pago de Vacaciones y Prima Vacacional y comprende básicamente los reportes que es conveniente tener para un adecuado control de estos conceptos. 14.1. ESTADOS DE CUENTA Iniciamos presentando los estados de cuenta. Deberemos elaborar uno para el concepto de vacaciones y otro para el concepto de prima vacacional. En ellos mostraremos los datos que se señalan y sobre los que queremos destacar los siguientes comentarios: En años de expiración anotamos 9 que significa que siempre se le respetarán las vacaciones al trabajador, hasta que las disfrute o las cobre. La fecha de aniversario es cuando el trabajador, cumple años en la empresa, no es su fecha de nacimiento. Los datos de vacaciones disfrutadas deberemos anotarlos siempre que se den días a cuenta de vacaciones o que se paguen vacaciones, para poder elaborar la constancia de disfrute de vacaciones que veremos más adelante y para poder aclarar al trabajador como le hicimos el pago de sus vacaciones. Deberemos recordar que cuando el trabajador disfruta sus vacaciones y éstas corresponden a una fecha en la que su sueldo era menor, las pagaremos a sueldo actual, anotando en la columna de sueldo diario al aniversario, el importe del sueldo diario que utilizamos para pagárselas. Cuando se den días a cuenta de vacaciones en forma general o se disfruten vacaciones y el trabajador tenga días a favor de períodos anteriores, primero se deberán agotar esos días de períodos anteriores y luego las del período actual. Obsérvese que en los estados de cuenta se anotan los períodos ya cumplidos y en su caso los días a cuenta del próximo aniversario, pero no los días proporcionales a que se tenga derecho a la fecha. En el estado de cuenta de prima vacacional que presentamos, suponemos que la prima se paga al aniversario en su totalidad. Si la política fuera pagar la prima junto con las vacaciones, el estado de cuenta sería similar, en movimientos, al de vacaciones. Los siguientes son los estados de cuenta: 332 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. CONTROL DE VACACIONES No. de Empleado No. de Cía. 1 Clave de Edo. Cta. Años Expiración Fecha 5951 Nombre del Empleado J. Pérez J. Vacaciones Vacaciones Disfrutadas Tipo No. Año Núm. Fecha Ejerc. Fecha Sueldo de de de de inicial de de diario al Días vac. aniversario aniversario totales nómina nómina nómina concepto 06/05/1998 1,235.00 7 2 06/05/1999 1,310.00 9 3 06/05/2000 1,421.35 11 1,563.49 Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. Sem. 15 19 13 19 31 16 19 3 1998 1998 1999 1999 1999 2000 2000 2001 150 150 150 150 150 150 150 156 09/04/1998 04/05/1998 01/04/1999 10/05/1999 01/08/1999 20/04/2000 10/05/2000 18/01/2001 2 5 2 1 6 2 1 6 9 30/04/2001 Días pendientes 5 0 7 6 0 9 8 2 EDICIONES FISCALES ISEF 1 Días disfrutados 1 V No. de Empleado Nombre del Empleado No. de Cía. Clave de Edo. Cta. Años Expiración Fecha 5951 J. Pérez J. 1 P 9 30/04/2001 PRIMA VACACIONAL Prima Vacacional pagada Ejerc. de vac. 1 2 3 Fecha Sueldo de Días diario al aniversaaniversario totales rio Núm. Año No. Tipo de de de de nómina nómina nómina concepto 06/05/1998 06/05/1999 06/05/2000 Sem. Sem. Sem. 1,235.00 1,310.00 1,421.35 1.75 2.25 2.75 18 17 18 1998 1999 2000 151 151 151 Fecha inicial Días disfrutados Días pendientes 01/05/1998 30/04/1999 05/05/2000 1.75 2.25 2.75 0 0 0 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. CONTROL DE PRIMA VACACIONAL 333 334 EDICIONES FISCALES ISEF 14.2. REPORTE DE VACACIONES PENDIENTES Periódicamente tendremos que elaborar un reporte de las vacaciones que se encuentran pendientes de disfrutar y de pagar. El reporte que presentamos a continuación es un ejemplo de cómo puede ser éste. Este no será por empleado como los estados de cuenta. Podremos hacerlo por departamento o por gerencia o área y servirá para orientar y alertar a los que deban programar y autorizar el disfrute de las vacaciones. Obsérvese que se incluyen todos los “saldos” del empleado, incluyendo años anteriores y el ejercicio que está corriendo, en el que señalaremos los días totales que le corresponden y los días a que tiene derecho a la fecha del reporte. Si los años de expiración no son ilimitados, deberemos agregar el dato de los días para expirar o de días perdidos si los hubiese. Si se han dado días a cuenta del ejercicio actual y éstos exceden de los días proporcionales a la fecha del reporte, deberá aparecer una cifra en la última columna de días excedidos. Este dato podría orientar a quien toma la decisión de quiénes tienen que cubrir la guardia en determinados días que descansa todo el personal. El siguiente es el ejemplo de reporte: No. de Cía. Fecha de corte: Núm. Nombre del empleado Ejerc. de vac. Fecha de aniversario Días totales Días disfrutados 3 4 06/05/2000 06/05/2001 11 14 9 0 Días pendientes Días proporcionales a la fecha 2 14 2 13.81 Días para expirar Días perdidos 1 30/04/2001 Días excedidos ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. REPORTE DE VACACIONES PENDIENTES Gerencia de Producción: 5951 5951 J. Pérez J. J. Pérez J. 335 336 EDICIONES FISCALES ISEF 14.3. REPORTE DE PROGRAMACION DE VACACIONES PENDIENTES Habiendo elaborado el reporte anterior, los jefes de área desearán programar las vacaciones de su personal. Para ello será necesario elaborar un reporte como el que mostramos a continuación, en el que proporcionaremos a ellos los datos básicos (las primeras cinco columnas) y ellos llenarán las siguientes, indicando la fecha en que disfrutará el empleado las vacaciones pendientes, todas o parte de ellas. Eventualmente se puede obtener la firma de confirmación por parte del empleado. Este reporte también podremos hacerlo por departamento o por gerencia o área. Los datos que nos darán los jefes de área respecto a las fechas programadas para disfrutar las vacaciones nos serán de utilidad para elaborar la Constancia de Disfrute de Vacaciones. El siguiente es el reporte: Núm. Nombre del empleado Fecha de aniversario Ejerc. Días de pendientes vac. No. de Cía. 1 Ejercicio 2001 Programación de Vacaciones Fecha inicial Fecha final Total días Confirmación ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. REPORTE PARA PROGRAMACION DE VACACIONES PENDIENTES Gerencia deproducción: 5951 J. Pérez J. 06/05/2000 3 2 11/06/2001 12/06/2001 2 5951 J. Pérez J. 06/05/2001 4 14 13/06/2001 27/06/2001 14 337 338 EDICIONES FISCALES ISEF 14.4. CONSTANCIA DE DISFRUTE DE VACACIONES Hemos mencionado que la empresa debe entregar anualmente una constancia al empleado que contenga la antigüedad y de acuerdo con ella el período de vacaciones que le corresponda y la fecha en que deberán disfrutarlo (artículo 81 LFT). Será conveniente que se entregue a la fecha del aniversario y se señalen los días que ya han sido disfrutados señalando la fecha de ellos. El número de días a disfrutar serán los programados y pueden ser más de los días que le corresponden (como en el ejemplo que estamos presentando) o menos (si ya disfrutó algún día a cuenta de las de este período). Si las vacaciones aún no han sido programadas, de todas maneras deberemos entregar la constancia para cumplir con las obligaciones de Ley. Siempre deberá estar firmada por el representante legal de la empresa para efectos laborales. La siguiente es el ejemplo de la constancia: Para: No. de Cía. J. Pérez J. (Nombre del Empleado) Fecha de antigüedad: Sueldo diario a su aniversario: Fecha: 1997/05/06 $ 1,563.49 1 2001/05/04 En cumplimiento a la obligación consignada en el artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo, se extiende esta constancia de antigüedad y se le comunica la fecha en que deberá disfrutar sus vacaciones: Ejercicio de vacaciones: 4 Fecha de inicio: Días a que tiene derecho: 14 Fecha de reinicio de labores: 2001/6/27 El total de días se integra como sigue: Días de años anteriores + Días de este ejercicio - Días a cuenta de vacaciones Días 2 14 Total días por disfrutar 16 Recibí de conformidad: 2001/6/11 Total días 16 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. CONSTANCIA DE DISFRUTE DE VACACIONES Fecha de vacaciones disfrutadas anteriormente: Jefe de personal J. Pérez J. (Nombre y firma del empleado) Copia - Expediente 339 Original - Empleado 340 EDICIONES FISCALES ISEF 14.5. CEDULA DE PASIVO DE VACACIONES Finalmente, y para ajustar nuestro pasivo por vacaciones y prima vacacional pendientes de pago, podremos formular un reporte que contenga todo lo pendiente de pago a cada empleado. Este reporte lo podremos elaborar por centro de costos o departamento, obteniendo totales además por área y total final. Recordemos que la provisión que venimos creando (ver tema 6.7. Provisión para Pago de Vacaciones y Prima Vacacional) contempla la creación de pasivo con el sueldo a la fecha del aniversario y si el trabajador no disfrutó parte de sus vacaciones oportunamente, el sueldo con el que se pagaron éstas puede haber sido diferente. En todo caso, la cédula que se muestra a continuación nos dará la cifra exacta de pasivo a la fecha del reporte. Podremos elaborarlo al cierre de cada mes y mantendremos siempre ajustadas nuestras provisiones. No. de Cía. Núm. Nombre Ejerc. del de empleado vac. Gerencia de producción: Fecha de aniversario Sueldo diario al aniversario 1,421.35 1,563.49 1,563.49 Vacaciones Días Importe 1 Fecha: 31/05/2001 Ejercicio 2001 Prima Vacacional Días Importe Pasivo Total 2 14 0.96 2,842.70 21,888.86 1,500.95 0 3.5 0.24 0 5,472.22 375.24 2,842.70 27,361.08 1,876.19 Total por Departamento 14 26,232.51 3.5 5,847.46 32,079.97 Total por Area 14 26,232.51 3.5 5,847.46 32,079.97 Total por Compañía 14 26,232.51 3.5 5,847.46 32,079.97 5951 J. Pérez J. 3 06/05/2000 5951 J. Pérez J. 4 13/06/2001 5951 J. Pérez J. 5 06/05/2002 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. CEDULA DE PASIVO DE VACACIONES 341 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 343 CAPITULO 15 CONTROL DE CAJA Y FONDO DE AHORRO La información de este capítulo es complementaria a lo señalado en el tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro, y comprende básicamente los reportes que es conveniente tener para un adecuado control de estos conceptos. 15.1 ESTADOS DE CUENTA Iniciamos presentando los estados de cuenta. Deberemos elaborar uno para cada grupo de conceptos que nos permitan identificar las operaciones. Por este motivo las claves de estado de cuenta de estos conceptos los hemos dividido como sigue: C1. Conceptos que afectan las aportaciones de la Caja de Ahorro: 272 273 601 Devolución de Caja de Ahorro Intereses Ganados en la Caja de Ahorro Descuento Aportación Caja de Ahorro 1 0 4 P P D S S S C1 C1 C1 6.10. 6.10. 6.10. C2. Conceptos que afectan los préstamos de la Caja de Ahorro: 271 612 613 Préstamo de la Caja de Ahorro Descuento Préstamo Caja de Ahorro Descuento Intereses s/ Préstamo Caja de Ahorro 0 4 P D N N C2 C2 6.10. 6.10. 4 D N C2 6.10. F1. Conceptos que afectan las aportaciones del Fondo de Ahorro: 100 Aportación de Empresa a Fondo de Ahorro 101 Devolución de Fondo de Ahorro 102 Intereses Ganados en el Fondo de Ahorro 600 Descuento Aportación Fondo de Ahorro 2 0 0 4 P P P D N N N N S S S S F1 6.10. F1 6.10. F1 6.10. F1 6.10. F2. Conceptos que afectan los préstamos del Fondo de Ahorro: 270 Préstamo del Fondo de Ahorro 0 4 610 Descuento Préstamo Fondo de Ahorro 611 Descuento Intereses s/Préstamo Fondo de Ahorro 4 P N S F2 6.10. D N S F2 6.10. D N S F2 6.10. Decíamos en el tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro, que el funcionamiento de estos ahorros deberá estar definido en un plan de previsión so- 344 EDICIONES FISCALES ISEF cial o en un plan de fondo de ahorro y en función a esa normatividad serán los estados de cuenta que se deben llevar. Pero en términos generales los siguientes formatos pueden cubrir todas las necesidades de información necesarias: CONTROL DE CAJA DE AHORRO No. de Empleado 5951 No. de Cía. 1 Nombre del Empleado Pérez J.J. Clave de Edo. Cta. C1 Nombre del Edo. de Cta. Control de Aportaciones de Caja de Ahorro Fecha Fecha de Mov. EC 01/01/2005 C1 01/01/2012 Ref. Aval Nómina No. Debe Haber Saldo Tipo Núm. Año Conc. 2001 Sem 1 2001 601 75.00 75.00 C1 2001 Sem 2 2001 601 75.00 150.00 01/01/2019 C1 2001 Sem 3 2001 601 75.00 225.00 01/01/2026 C1 2001 Sem 4 2001 601 75.00 300.00 01/02/2002 C1 2001 Sem 5 2001 601 75.00 375.00 01/02/2009 C1 2001 Sem 6 2001 601 75.00 450.00 01/02/2016 C1 2001 Sem 7 2001 601 75.00 525.00 01/02/2023 C1 2001 Sem 8 2001 601 75.00 600.00 28/02/2001 Saldo Promedio Del Mes Acum. 164.29 164.29 433.93 312.24 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. 345 346 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. CONTROL DE CAJA DE AHORRO No. de Empleado Nombre del Empleado Nombre del Edo. de Cta. EC Ref. 01/01/2026 C2 0001 01/02/2002 C2 01/02/2002 Aval Nómina No. Tipo Núm. Año Conc. 0045 Sem 4 2001 271 0001 0045 Sem 5 2001 612 C2 0001 0045 Sem 5 2001 613 01/02/2009 C2 0001 0045 Sem 6 2001 612 01/02/2009 C2 0001 0045 Sem 6 2001 613 01/02/2016 C2 0001 0045 Sem 7 2001 612 01/02/2016 C2 0001 0045 Sem 7 2001 613 01/02/2023 C2 0001 0045 Sem 8 2001 612 01/02/2023 C2 0001 0045 Sem 8 2001 613 No. de Cía. Clave de Edo. Cta. Fecha Debe Haber 300.00 Saldo 1 C2 28/02/2001 Intereses Cobrados Del mes Acum. 1.40 1.40 1.17 2.57 0.93 3.50 0.70 4.20 300.00 50.00 50.00 250.00 200.00 50.00 150.00 50.00 100.00 EDICIONES FISCALES ISEF Fecha de Mov. 5951 Pérez J. J. Control de Préstamos de Caja de Ahorro ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 347 La primera columna será la fecha de cierre de la nómina en la que se originaron los movimientos y es un dato indispensable para calcular las dos últimas columnas en ambos estados de cuenta. La segunda, que es coincidente con la clave y el nombre del estado de cuenta que aparece en la cabecera, es la que indica la separación de movimientos a los que nos referíamos anteriormente. La columna de referencia nos permitirá saber el año en que se entregará el importe de los ahorros en la caja, o en el caso de préstamo, podremos controlar más de un préstamo al mismo tiempo. En la columna de aval anotaremos el número del empleado que dio el aval para el préstamo otorgado. Las siguientes columnas las tomaremos de la nómina que origina los movimientos. Las últimas columnas en el control de aportaciones indicarán el saldo promedio diario del mes y acumulado, el cual nos servirá de base a fin del ejercicio de la caja de ahorros para repartir los intereses ganados por el fondo. En el control del préstamo las últimas columnas nos indican los intereses cobrados por el préstamo a la tasa del 24% anual en el ejemplo. Veamos ahora los correspondientes a fondo de ahorro. 348 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. CONTROL DE FONDO DE AHORRO No. de Empleado Nombre del Empleado Nombre del Edo. de Cta. EC Ref. 01/01/2015 01/01/2015 01/01/1931 01/01/1931 01/02/2015 01/02/2015 01/02/2028 01/02/2028 01/03/2015 01/03/2015 01/03/1931 01/03/1931 01/04/2015 01/04/2015 01/04/1930 01/04/1930 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 F1 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 Aval Tipo Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Nómina Núm. Año 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 No. de Conc. 100 600 100 600 100 600 100 600 100 600 100 600 100 600 100 600 Debe No. de Cía. Clave de Edo. Fecha Haber Saldo 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 150.00 300.00 450.00 600.00 750.00 900.00 1,050.00 1,200.00 1,350.00 1,500.00 1,650.00 1,800.00 1,950.00 2,100.00 2,250.00 2,400.00 1 F1 2001/04/30 Intereses Cobrados Del Acum. mes 168.82 168.82 760.71 603.03 1,360.52 921.78 1,960.00 1,221.27 EDICIONES FISCALES ISEF Fecha de Mov. 6665 Retana Poo Pedro Control de Aportaciones de Fondo de Ahorro No. de Empleado 6665 Nombre del Empleado Retana Poo Pedro Nombre del Edo. de Cta. Control de Préstamos de Fondo de Ahorro Fecha de Mov. EC 01/02/2015 01/02/2028 01/02/2028 01/03/2015 01/03/2015 01/03/1931 01/03/1931 01/04/2015 01/04/2015 F2 F2 F2 F2 F2 F2 F2 F2 F2 Ref. 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Aval 6986 6986 6986 6986 6986 6986 6986 6986 6986 1 No. de Cía. F2 Clave de Edo. Cta. 2001/04/30 Fecha Nómina Núm. Año No. de Conc. Debe Tipo Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc Quinc 3 4 4 5 5 6 6 7 7 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 270 610 611 610 611 610 611 610 611 1.000.00 Haber Saldo 250.00 1,000.00 750.00 250.00 500.00 250.00 250.00 Intereses cobrados Del mes Acum. 10.00 10.00 7.50 17.50 5.00 22.50 2.50 25.00 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. CONTROL DE FONDO DE AHORRO 250.00 349 350 EDICIONES FISCALES ISEF Todos los comentarios hechos para los estados de cuenta de caja de ahorro son aplicables para los del fondo de ahorro. 15.2. AUTORIZACION DE PRESTAMOS En el caso de los préstamos siempre será conveniente al momento de registrarlos, tener presente la siguiente información: CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. AUTORIZACION DE PRESTAMO Fecha: Número de empleado: 6665 Nombre del empleado: Retana Poo Pedro Concepto del préstamo: 270 Referencia: Préstamo del Fondo de Ahorro 0001 Aval: 6986 Importe del crédito: $ 1000.00 Saavedra Rodríguez Jesús Fecha inicial de pago: 2001/02/28 Importe de cada pago: $ 250.00 Tasa de interés: 24% Anual Observaciones: Préstamo(s) anterior(es): Fecha, importe y estatus actual. Autorizó: (Nombre y firma) 2506 Guevara Jasso Julio 4454 5951 Martínez Días Armando Pérez J. Juan 17,471.52 2,366.00 8,824.04 1,189.63 0.263182 0.263182 2.322.33 313.09 6665 6986 --------- Retana Poo Pedro Saavedra Rodríguez Jesús 7,200.00 9,888.00 3,636.38 4,993.96 0.263182 0.263182 957.03 1,314.32 --------- --------- --------- --------- 252,450.00 134,226.53 0.263182 35,326.00 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Núm. Saldo ahorro a la fecha 37,767.20 --------- Saldo diario promedio 19,074.64 Intereses Factor ganados de reparto 0.263182 5.020.10 Empleado Nombre 351 Reiteramos que la referencia nos permitirá controlar más de un préstamo al mismo empleado. 35,326.00 = 0.263182 134,226.53 En las normas o políticas de los préstamos, se puede establecer que se requiere siempre un aval y que éste debe tener un sueldo superior al deudor o una categoría más alta. INTERESES A REPARTIR = SUMA DE SALDOS PROMEDIO 2002/01/06 15.3. REPARTO DE INTERESES Fecha: A fin de año, podemos hacer una relación como la siguiente para el reparto de los intereses ganados por el fondo: CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. PRORRATEO DE INTERESES GANADOS POR FONDO DE AHORRO EJERCICIO 2001 352 EDICIONES FISCALES ISEF Naturalmente, este reparto se hará antes de la devolución del fondo y después de haber concluido el ejercicio del fondo y se incluirá a todos los participantes del fondo activos durante el ejercicio, estén laborando o no a la fecha de este reparto. El mismo procedimiento se puede seguir para el reparto de los intereses de la caja de ahorro. Aunque hay que recordar que la caja de ahorro normalmente la controla el sindicato de los trabajadores y ellos podrían tener su propio sistema de reparto de intereses. 15.4. REPORTE DE CONTROL DE ADEUDOS 650.00 Préstamo Saldo Ultimo descuento * Fecha Importe a la Fecha Importe fecha 6665 Retana Poo P. 6986 F2 01/02/2013 1,000.00 250.00 01/03/1931 250.00 4454 Martínez Díaz A. 2506 F2 01/03/2011 2,400.00 400.00 01/03/1931 400.00 Aval EC Núm. Empleado Nombre CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. REPORTE DE CONTROL DE ADEUDOS FONDO DE AHORRO EJERCICIO 2001 Fecha: 2001/03/31 Periódicamente será necesario elaborar este reporte para vigilar adecuadamente los adeudos. En la última columna podríamos marcar con asterisco* los adeudos que estén sin movimiento para llamar la atención del lector del documento. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 353 CAPITULO 16 CONTROL DE ADEUDOS La información de este capítulo es complementaria a lo señalado en los temas 6.19. Viáticos y Otros Similares, 6.22. Pensión Alimenticia, 6.26. Descuentos por Préstamos de Terceros, 6.28. Descuentos por Préstamos y Anticipos de Empresa, y 6.29. Préstamo por Sobregiro, y comprende básicamente los reportes que es conveniente tener para un adecuado control de estos conceptos. 16.1. ESTADOS DE CUENTA Iniciamos también presentando los estados de cuenta. Y también deberemos elaborar uno para cada grupo de conceptos que nos permitan identificar las operaciones. Por este motivo, las claves de estado de cuenta de estos conceptos los hemos dividido como sigue: G. Conceptos que afectan las operaciones de gastos por comprobar y viáticos: 070 071 256 730 731 Viáticos Viáticos no Comprobados Anticipo Gastos por Comprobar Descuento Viáticos No Comprobados Descuento Gastos No Comprobados 0 0 0 4 4 P P P D D N N N N N S S S S S 6.19. 6.19. 6.19. 6.19. 6.19. T. Conceptos que afectan los préstamos de terceros. Para distinguir cada uno de los tipos de préstamos o adeudos, agregamos T1, T2, T3, etcétera. 354 EDICIONES FISCALES ISEF 575 Pensión Alimenticia 605 Descuento Prima de Seguro de Vida 606 Descuento Prima Seguro Gastos Médicos 607 670 671 672 Mayores Descuento Préstamo Seguro de Automóvil Descuento Préstamo Bancario Descuento por Crédito de Tiendas Comerciales Descuento Renta 4 D N 4 D N S T1 6.22. S T2 6.26. 4 4 4 4 S S S S D D D D N N N N 4 D N T3 6.26. T4 6.26. T5 6.26. T6 6.26. S T7 6.26. E. Conceptos que afectan los préstamos de empresa. Para distinguir cada uno de los tipos de préstamos o adeudos, agregamos E1, E2, E3, etcétera: 710 711 712 251 720 252 721 253 722 254 723 250 724 298 898 255 725 Descuento Préstamo Hipotecario Descuento Préstamo Automóvil Descuento Tienda Anticipo de Sueldo Descuento Anticipo de Sueldo Anticipo Comisiones Descuento Anticipo de Comisiones Anticipo de Vacaciones Descuento Anticipo de Vacaciones Anticipo de Gratificación Descuento Anticipo de Gratificación Préstamo Personal Descuento Préstamo Personal Préstamo por Sobregiro Descuento por Sobregiro Nómina Anterior Préstamo Navideño Descuento Préstamo Navideño 4 4 4 0 4 0 4 0 4 0 4 0 4 6 0 0 4 D D D P D P D P D P D P D P D P D N N N N N N N N N N N N N N N N N S S S S S S S S S S S S S S S S S E1 6.28. E2 6.28. E3 6.28. E4 6.28. E4 6.28. E5 6.28. E5 6.28. E6 6.28. E6 6.28. E7 6.28. E7 6.28. E8 6.28. E8 6.28. E8 6.29. E8 6.29. E9 6.28. E9 6.28. En cada uno de los temas mencionados explicamos los pormenores de cada concepto y será válido que cada empresa adecúe los formatos a sus necesidades particulares, pero creemos que el siguiente formato puede cubrir todas las necesidades. No. de Empleado Nombre del Empleado 2506 Guevara Jasso Julio No. de Cía. Clave de Edo. Cta. Nombre del Edo. de Cta. Control de Gastos por comprobar Fecha Fecha de Mov. EC 01/02/2015 G Ref. 1 Aval Nómina Tipo Núm. Año No. de Conc. Quinc 3 2001 256 Debe 3,000.00 1 G 2001/02/28 Haber ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. CONTROL DE ESTADO DE CUENTA Saldo 3,000.00 355 356 EDICIONES FISCALES ISEF Este formato es igual al que presentamos en el capítulo 15. Control de Caja y Fondo de Ahorro y las explicaciones de las columnas son válidas para este documento. En el caso de estados de cuenta de préstamos de terceros, podemos llevar un estado de cuenta por cada tipo de préstamo o uno por todos ellos diferenciando en la columna de EC (Estado de cuenta), el préstamo de que se trata. En la misma forma podemos hacerlo en los adeudos con empresa. En el caso de préstamos de terceros, efectuaremos el cargo al estado de cuenta con la devolución que hagamos a los beneficiarios de los descuentos que estamos efectuando. 16.2. AUTORIZACION DE PRESTAMOS También en este caso, en los préstamos será conveniente al momento de registrarlos tener presente la siguiente información: CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. AUTORIZACION DE PRESTAMO Fecha: 2001/02/13 Número de empleado: Nombre del empleado: Concepto del préstamo: Referencia: Aval: Importe del crédito: Fecha inicial de pago: Importe de cada pago: Tasa de interés: Observaciones: Préstamo(s) Anterior(es): 6986 Saavedra Rodríguez Jesús 253 Anticipo de Vacaciones 0001 $ 5000.00 15/05/2001 $ 5000.00 Fecha, importe y estatus actual. Autorizó: (Nombre y firma) ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 357 Reiteramos que la referencia nos permitirá controlar más de un préstamo por el mismo concepto al mismo empleado. 16.3. REPORTE DE CONTROL DE ADEUDOS Periódicamente será necesario elaborar este reporte para vigilar adecuadamente los adeudos. En el caso de anticipo que sabemos van a tardar varios períodos en liquidarse, como en el caso de anticipo de gratificación o de préstamo navideño, podemos señalar en la política correspondiente que para que éstos no aparezcan “sin movimiento”, se les descontará $ 1.00 en cada nómina. Este reporte podrá ser elaborado por cada tipo de adeudo, es decir, uno para gastos por comprobar, otro para préstamos de terceros y uno más para préstamos de empresa. Con este reporte podremos vigilar la observancia de las políticas de préstamo respecto a montos de los préstamos, descuentos, avales, plazos, etcétera. 358 Fecha: Núm. Empleado Nombre 6986 Saavedra Rgez J. Aval EC E6 Préstamo Saldo Fecha Importe a la fecha 01/02/2013 5,000.00 4,997.00 4,997.00 2001/03/31 Ultimo Descuento Fecha Importe * 01/03/1931 1 EDICIONES FISCALES ISEF En la última columna podríamos marcar con asterisco* los adeudos que estén sin movimiento para llamar la atención del lector del documento. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. REPORTE DE CONTROL DE ADEUDOS PRESTAMOS DE EMPRESA EJERCICIO 2001 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 359 CAPITULO 17 SISTEMA UNICO DE AUTODETERMINACION (SUA) 17.1. ¿QUE ES EL SUA? Es el Sistema Unico de Autodeterminación creado por el Instituto Mexicano del Seguro Social y por el Infonavit para facilitar a las empresas la determinación y entero de las cuotas obrero-patronales al IMSS y Afores, y de las aportaciones y amortizaciones de créditos al Infonavit. Su uso es obligatorio a partir de 5 empleados (artículo 6 RPPCSS). Originalmente este sistema se liberó en ambiente D.O.S. en mayo de 1997. Para 1999, y para poder operar sin dificultades en el año 2000, se liberó la primera versión en ambiente Windows que estuvo vigente hasta diciembre de 2005. Para enero de 2006, el IMSS liberó una nueva versión: SUA 3.00 y para junio de 2009, liberó el complemento 3.2.7 para quienes ya cuentan con la versión completa y que permite aprovechar el beneficio que establece el artículo segundo del “Decreto por el que se otorgan beneficios fiscales a los contribuyentes que se indican, con motivo de la situación de contingencia sanitaria provocada por el virus de influenza”, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 7 de mayo de 2009. En 2010 se liberan las versiones 3.2.8 (abril) y la 3.2.9 (noviembre): El complemento 3.2.8 considera lo siguiente: Adecuaciones en IMSS: • Se verifican y corrigen las rutinas de importación de Trabajadores y Movimientos. • Se corrige la actualización por importación del RCF, CURP y Clave de Ubicación de los trabajadores. • Se corrigen errores que bajo circunstancias muy específicas, afectaban la operación del sistema. Adecuaciones en INFONAVIT: • Se ajusta el proceso de diferencias, corrigiendo reportes. • Se amplía el año de pago hasta el 2015. Adiciones: • Se permite guardar los discos de pago en unidad diferente a floppy con el tamaño y formato adecuado para copiarlos a diskette, con esto se evita que el patrón tenga que realizar cálculos en las situaciones en que el diskette resultara dañado. 360 EDICIONES FISCALES ISEF • Se incluye una rutina para leer los archivos de pago y enviarlos a Excel, con el detalle de movimientos y cuotas (obrero-patronales) pagadas por trabajador, así como los datos generales de la empresa. • Al iniciar el sistema se verifican los porcentajes de INPC y Recargos hasta febrero de 2010, reemplazando los existentes y convirtiéndolos en históricos, esto evita que los patrones tengan problemas en cálculos con factores erróneos. • Al iniciar el sistema y al momento de entrar en el módulo de cálculos, el sistema verifica los Salarios Mínimos de las 3 áreas geográficas, informando al patrón si existen diferencias en importes y fechas, si está algún dato mal transcrito deberá verificar desde 2005 hasta 2010, si no bloqueará el cálculo hasta que éstos sean los correctos. El complemento 3.2.9 considera las siguientes adecuaciones: • Se corrige el cálculo de amortización de crédito, cuando en el período de una incapacidad se realiza una modificación de salario. • Se incluye la actualización de los porcentajes de 22% a 35% para los pagos realizados antes de 45 días a partir de que surte efecto la notificación. Y de 27.5% a 55% para los pagos realizados después de 45 días en que fue notificada la multa. • Los registros patronales exclusivos del Infonavit con inicio 99, no permitirá desplegar la sección de aportaciones voluntarias y complementarias. • Se actualiza el importe del Seguro de Daños de Vivienda de $ 13.00 a $ 15.00 pesos Fundamento legal para actualización de factores: • Artículo 17-A; 65; 70, segundo párrafo; 75; 76; 104; 135; 137 del Código Fiscal de la Federación. • Artículo 86 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación. Fundamento para el aumento al Seguro de Daños: • Aumento en el costo del Seguro de Daños de Vivienda Adecuaciones en donativo Fundemex • Se actualizan las opciones para determinar el donativo Fundemex • Porcentaje establecido • Se permite donación de sólo $ 100.00 M.N. • Se permite donación Libre Mejoras • Se anexa el tipo de documento “61 Construcción Artículo 12-A”, al realizar los cálculos extemporáneos y/o de diferencias. Asimismo en las impresiones de los reportes se adicionan los rubros de “Tipo de Documento” y “Número de Crédito”. • Se optimiza la generación del archivo de pago de patrones sin RPU, reduciendo el proceso a la quinta parte del tiempo. • En el proceso del cálculo de diferencias, se reduce el margen ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 361 permitido de $0.01 en vez de $0.02 que se tenía desde el 2005. • Se actualizan los criterios de validación de RFC y CURP, se excluye la letra “Ñ” como carácter válido y se considera en la validación de la CURP la posición 17 como alfa-numérica. • Se habilita la rutina de acceso a usuarios diferentes al Administrador. • Se corrige el error 339 que se presenta en Windows Vista y Windows 7, al capturar una incapacidad (“El componente mscomct2.ocx, no está registrado correctamente”). • Se incluye en la versión del SUA 3.2.9 los datos Históricos del Indice Nacional de Precios al Consumidor y Porcentajes de Recargos, para el período de julio-1997 a septiembre-2010, lo cual permitirá verificar que: • Los cálculos de pagos oportunos o extemporáneos de cuotas se generen con los datos históricos correctos de los factores de índices y recargos referidos, teniendo el Patrón que registrar sólo los factores posteriores al periodo mencionado (octubre -2010 en adelante). En conjunto con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), se han desarrollado adiciones al nuevo SUA, con la intención de beneficiar la operación de los patrones para con el Infonavit, obteniendo: • Claridad en el cálculo de amortizaciones. • Transparencia y facilidad para el pago de multas. • Sistema inteligente que permite restaurar la información a través de un disco de pago, obteniendo información a la fecha del mismo. • Conserva la información de movimientos de crédito almacenando para aclaraciones o consultas futuras. • Convivencia con otros sistemas en funciones de exportación de datos. • Facilidad en la confronta de pagos de aportaciones y amortizaciones vs. emisión. Con las adiciones y mejoras al nuevo SUA, podremos: • Realizar movimientos de crédito. • Guardar datos históricos de movimientos de crédito. • Importar archivos de tu sistema de nómina o de otras aplicaciones en formato .txt. • Disminuir exactamente los descuentos de crédito. • Compactar bases de datos. • Lectura de archivos de pago. • Calcular multas administrativas. • Realizar donativos a Fundemex (Fundación del Empresariado en México, A.C.). • Pagar el seguro contra daños de las viviendas de los trabajadores. 362 EDICIONES FISCALES ISEF El sistema incluye un detallado instructivo para instalarlo y operarlo. Es necesario un mínimo de requisitos del hardware que prácticamente cubren todas las computadoras que actualmente se comercializan. El proceso de instalación es sumamente sencillo. El programa se autoinstala y va presentando la información pertinente, entre la que sugiere la más conveniente. Permite también la actualización de versiones anteriores. El sistema tiene una serie de funciones de apoyo entre teclas e iconos fáciles de recordar que facilitan la operación y el entrenamiento del usuario. Es importante señalar que la información contenida en el sistema y su manipulación es muy importante, por lo que no podrá ser cualquier persona la que tenga acceso al sistema, el cual prevee esta situación. Con la experiencia de estos últimos años, el IMSS ha mejorado el funcionamiento de todo el sistema, el cual permite exportar la información a otros programas como Excel o Word, e incluye un módulo para la determinación de la prima de riesgo, uno para confrontar la información de la empresa y la emitida por el IMSS, y otro más de gráficas que le ayudarán al usuario a organizar mejor la información. Permite también la actualización de otro tipo de datos como salarios mínimos (para todas las zonas), el INPC y los recargos moratorios. Los datos de SMG, INPC y los recargos moratorios, podemos obtenerlos periódicamente de la página web de la SHCP, en la que también se encuentra la historia de los mismos (www.shcp.gob.mx). Recordemos que a partir de 2011, se utilizará el INPC 2010 – Base 100 (diciembre de 2010 igual a índice 100.000) según DOF del 25 de enero de 2011 y deberemos actualizar las tablas históricas contenidas en el SUA, además de otros archivos y programas como el que utilizamos para procesar la nómina. Con estas nuevas opciones, el sistema requerirá información que en la versión anterior no era indispensable u obligatoria. Esto representará dificultades y más trabajo en el arranque del sistema, pero facilitará el trabajo futuro y disminuirá los errores y los costos injustificados. Ahora bien, para lograr plenamente este objetivo, será necesario que quienes operen el sistema lo conozcan bien y tengan mucho cuidado al capturar la información, ya que el mismo es poco flexible o no permite la corrección de la información capturada. Unos breves comentarios de las opciones del sistema son los siguientes. 17.2. MANTENIMIENTO A DATOS DEL PATRON El sistema permite capturar y dar mantenimiento a todos los datos relativos al patrón, de los que hemos hablado detalladamente en el capítulo 2. Empresas, incluyendo la mención de si la empresa tiene o no convenio con el IMSS para pagar directamente las incapacidades a sus empleados y después recuperarlas mediante reembolso del Instituto, o si existe algún intercambio de servicios con el Instituto; también podremos indicarle si la empresa cuenta con un acreditamiento de un sistema de administración y seguridad en el trabajo, expedido por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, así como la prima de riesgo y la clase y fracción en la que se encuentra clasificada para determinar la nueva prima de riesgo de la que hablamos detalladamente en el capítulo 20. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 363 El sistema va validando los datos y no permite la captura de datos evidentemente erróneos o ausentes. Una novedad en esta versión es lo relacionado al pago de donativo a Fundemex (Fundación del Empresariado de México, A.C.). Sobre este tema hay poca difusión. El sistema considera, por omisión, que el patrón desea dar un donativo a esta fundación equivalente al 0.2% del importe gravable de la nómina, una donación fija de $ 100.00 o una donación libre. Si no se desea dar dicho donativo, habrá que señalarlo adecuadamente en el sistema al momento de considerar los conceptos a pagar. Si la decisión es darlo, debe cuidarse aspectos como los siguientes: ¿Cómo será contabilizado? ¿El patrón está consciente del monto a pagar?, etcétera. En la dirección electrónica http://www.fundemex.org.mx se puede consultar todo lo relativo a esta fundación y al donativo y como obtener el correspondiente recibo deducible por el importe de las donaciones efectuadas. 17.3. MANTENIMIENTO A DATOS DEL TRABAJADOR De la misma forma, permite la captura y el mantenimiento de todos los datos del trabajador, de los que hemos hablado detalladamente en el capítulo 3. Empleados, el salario diario integrado, mismo que tratamos en el capítulo 5. Salario Diario Integrado (SDI), y de los datos, en caso de tener el trabajador crédito del Infonavit, que tratamos en el tema 6.27. Descuento Préstamos Infonavit. Naturalmente, permitirá la importación de la información de la versión anterior del SUA. Otra novedad es que el sistema calculará un seguro de daños a la vivienda a pagar por cuenta de aquellos trabajadores que teniendo crédito del Infonavit, no tengan en el archivo de origen un monto de amortización (regla 31 del decreto de Reglas para el otorgamiento de créditos a trabajadores derechohabientes del Infonavit, publicado en el DOF el 23 de diciembre de 2002). El monto de este seguro se adicionará, sin mayor detalle, a la amortización que deba pagar el trabajador. Será conveniente que los trabajadores que estén en esta situación sean enterados de esto. También en el caso de mantenimiento a datos del trabajador, el sistema va validando los datos y no permite la captura de los que sean evidentemente erróneos o ausentes. Con la información capturada, se podrán generar movimientos afiliatorios. Si la empresa cuenta con un sistema computarizado para llevar su sistema de nómina, podrá desde el SUA importar la información para afiliación de sus trabajadores y evitar la captura manual. El SUA hará la importación desde un archivo ASCII, el cual deberá reunir una serie de requisitos de formato para poder ser leído por el sistema. El manual da detalladas instrucciones para que el personal de informática defina el archivo necesario. 17.4. MANTENIMIENTO DE DATOS AFILIATORIOS A partir de los datos capturados en forma manual o en forma masiva, se podrán generar los movimientos afiliatorios en dispositivo magnético correspondientes a un determinado período, para posteriormente enviar la información al IMSS para su validación y actualización. Se deben generar tantos disquettes como tipos de movimientos sean presentados al Instituto (modificación de salario, baja o reingreso) y junto con éstos se deberá enviar al Instituto la misma cantidad de disquettes limpios y formateados para que le sea devuelta la información que modificará el estatus del sistema, 364 EDICIONES FISCALES ISEF y también se debe enviar el reporte de “Movimientos generados” que se elabora con el mismo sistema. Una vez que el Instituto recibe y valida los disquettes, devuelve la información en los limpios y formateados que se le entregaron, y el SUA recibe la información y actualiza el estatus de los movimientos dentro del sistema. Si los movimientos fueron correctos y el Instituto los ha aceptado, quedarán marcados dentro del SUA como “Movimiento recibido en el IMSS”. De no haber sido correctos, quedarán marcados como “Movimientos con error” y se incluirán en el listado de “Reporte de Estado de Movimientos” para que una vez que se corrijan los movimientos se puedan reenviar al Instituto. Naturalmente, este listado también se elabora con el sistema. Si alguno de los movimientos que fueron presentados y aceptados en ventanilla por el IMSS resultara improcedente en el proceso de la actualización del Sistema Integral de Derechos y Obligaciones (SINDO), éstos serán devueltos a la empresa mediante un listado AFIL 40 ERRORES DE MOVIMIENTOS DE ASEGURADOS POR DISPOSITIVO MAGNETICO. Cuando se efectúe la corrección respectiva, en el sistema se impondrá automáticamente el estatus 4 “Movimiento corregido” y estos movimientos deberán ser presentados ante el Instituto únicamente a través de aviso AFIL 02, AFIL 03 o AFIL 04 según corresponda, y no por este sistema, estando desde luego a lo dispuesto en la reglamentación vigente en materia de tiempos de presentación de avisos afiliatorios. 17.5. MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS E INCIDENCIAS Ya dentro del período de operación se podrán actualizar los movimientos e incidencias del trabajador (baja, reingreso, modificación salarial, incapacidades y ausentismo), ya sea en forma manual o importando los datos del sistema de nómina de la empresa. En cada concepto, el sistema pide diferentes datos que deberán ser satisfechos para que el sistema registre los movimientos. En el caso de importación de movimientos, el sistema lo hará desde un archivo ASCII, el cual deberá reunir también una serie de requisitos de formato para poder ser leído por el sistema. El manual da detalladas instrucciones para que el personal de informática defina el archivo necesario. El sistema valida la información de las incidencias, de tal suerte que no se podrán capturar dos incidencias en el mismo día o dos incapacidades con el mismo número. Tampoco aceptará incidencias en el día de baja. Otro dato que se podrá actualizar es el de aportaciones voluntarias al fondo de retiro, en dos modalidades: aportaciones voluntarias individuales y aportaciones voluntarias globales. En la segunda modalidad, la cantidad especificada se asigna a todos los trabajadores con período vigente dentro del mes y año seleccionado. Si existen excepciones después de ejecutar la opción de aportaciones voluntarias globales, se podrá, a través de la opción de aportaciones voluntarias individuales, modificar cada una de las que sean excepciones. 17.6. CALCULOS DEL SISTEMA Con todos los datos en el sistema podrán efectuarse tres tipos de cálculos: Cálculo de pagos oportunos, Cálculo de pagos extemporáneos y Cálculo de diferencias. La opción de Cálculo de pagos oportunos permite el cálculo oportuno de cuotas IMSS, RCV y aportaciones al Infonavit, así como la presentación del reporte de Aportaciones Voluntarias. Ya realizado el cálculo oportuno, el sistema pide elegir entre las opciones Mensual, Aportaciones volunta- ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 365 rias, Bimestral (dependiendo del mes que se está procesando), donativo Fundemex, Generar pago o Salir. En las primeras opciones se genera un reporte que puede consultarse antes de imprimirse. La opción de Generar pago pregunta qué pago se desea hacer, ya sea IMSS, Infonavit, RCV y/o aportaciones voluntarias y donativo Fundemex, mostrando los importes calculados para cada concepto y generará el archivo que podrá grabarse en un disquette que se entrega a la entidad receptora, quien extiende el comprobante de pago correspondiente. La opción de Cálculo de pagos extemporáneos permite el cálculo de pagos extemporáneos mensuales y/o bimestrales de cuotas IMSS, RCV y aportaciones al Infonavit, con el respectivo cálculo de actualización y recargos moratorios de acuerdo con la fecha en que se hará el pago. Una vez realizado el cálculo de pago extemporáneo se podrán elegir las mismas opciones que para pagos oportunos. Previo a estos cálculos, se deben actualizar los datos de INPC y las tasas de recargos moratorios. La opción de Cálculo de diferencias permite el cálculo de diferencias o complementarios, ya sea mensual o bimestral para cuotas IMSS, RCV e Infonavit, originado por omisiones o errores parciales o totales en la inclusión de movimientos afiliatorios (inscripciones, bajas o modificaciones de salarios), incidencias (incapacidades o ausentismo), registro de datos del trabajador con crédito Infonavit, tasas de actualización y/o recargos moratorios y, en su caso, el correspondiente a la actualización y recargos moratorios que se hayan causado de acuerdo con la nueva fecha de pago. Las diferencias también pueden originarse por Dictamen de Contador Público autorizado y por Programa de Autocorrección. El sistema requiere del cálculo del período que se pretende corregir, que podrá tenerse en disco flexible o en el disco duro de la PC. Ya realizado el cálculo se podrá elegir entre hacer un reporte mensual o bimestral, o generar el pago, el que sigue el procedimiento mencionado. 17.7. REPORTES El sistema permite elaborar varios reportes: Resumen de liquidación. Permite conocer el monto de los pagos a realizar en un período, el cual se presenta desglosado en cuotas IMSS, RCV, Infonavit y Aportaciones Voluntarias, de acuerdo con la selección de pago realizada en el período. Reporte de movimientos e incidencias. Permite revisar la secuencia de movimientos e incidencias por trabajador desde una fecha inicial hasta una fecha final. Es importante verificar que los datos sean correctos antes de continuar. Reporte de trabajadores con crédito de Infonavit. Permite conocer el monto de las Aportaciones Patronales y Amortizaciones pagadas en el período, se presenta desglosado en orden alfabético por trabajador acreditado. Cuotas y aportaciones de RCV y vivienda. Muestra una relación de todas las aportaciones por trabajador al Sistema de Ahorro para el Retiro y al Fondo para la Vivienda por bimestre. Catálogo de salarios mínimos. Muestra los salarios mínimos históricos correspondientes a las tres Areas Geográficas A, B y C del país. Catálogo de Primas de R.T. Permite consultar la tabla de Primas de R.T. del patrón. 366 EDICIONES FISCALES ISEF Catálogo de INPC y recargos. Permite conocer los factores históricos del Indice Nacional de Precios al Consumidor y las Tasas de Recargos Moratorios. Reporte de movimientos improcedentes. Permite conocer las inconsistencias resultantes del proceso de importación, ya sea de trabajadores, de movimientos o de aportaciones voluntarias, y que es necesario corregirlas para su reproceso. El reporte presenta la fecha de la importación y la inconsistencia, la cual no fue considerada como información correcta. Generar archivo de incapacidades. Esta opción permite la generación de un dispositivo magnético, el cual contiene información relacionada con las incapacidades de Riesgos de Trabajo, expedidas durante un período determinado. El disquette que genera este proceso deberá ser presentado ante las Subdelegaciones del IMSS, con objeto de determinar la Prima de Riesgos de Trabajo. También tenemos los siguientes reportes especiales: Factores de reversión. Permite conocer los factores de reversión que se están aplicando a las cuotas del IMSS. Esta opción únicamente se activa cuando el patrón tiene celebrado Convenio de Reversión de Cuotas por Subrogación de Servicios o de Intercambio de Servicios. Recibo de reversión de cuotas. Este reporte únicamente puede ser impreso después de haber efectuado los cálculos y generado el pago correspondiente al período del que se requiere el recibo. Volante de compensación. Este reporte únicamente puede ser impreso después de haber efectuado los cálculos y generado el pago correspondiente al período del que se quiere el volante. 17.8. PROCESO DE CONFRONTA Esta opción permite analizar el CD que envía el IMSS a la empresa antes de realizar los pagos, confrontándolo con la información que se ha alimentado en el sistema del SUA. El sistema analiza la información que envió el Instituto, así como la información de la base de datos del propio SUA, realiza la operación de análisis confrontando las dos bases de datos y emite un reporte. Los datos en los que puede haber diferencia son el nombre, el número de seguridad social, trabajadores y movimientos no registrados en el IMSS y/o en el SUA, y movimientos con fecha o salarios diferentes. En todos los casos, si en el reporte se muestran discrepancias, será necesario y conveniente aclararlas para evitar que el Instituto envíe cédulas de diferencias con sus correspondientes actualizaciones y recargos. 17.9. DETERMINACION DE LA PRIMA DE RIESGO DE TRABAJO El sistema calculará la nueva Prima de Riesgo de Trabajo (de la que hablamos extensamente en el capítulo 20) a partir de la información capturada. Deberá verificarse que todas las incapacidades fueron capturadas correctamente y será conveniente comprobarlo con los expedientes de incapacidades de cada uno de los trabajadores. Recuerde que el expediente completo de todas las incapacidades de riesgo de trabajo, con su corres- ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 367 pondiente hoja de trabajo, forman parte de la revisión que hace el Seguro Social en caso de una auditoría. Todas aquellas incapacidades que fueron catalogadas como “Posible riesgo de trabajo”, aclárelas, ya que para el Seguro Social, en este estatus, son incapacidades de riesgo de trabajo. Esta actividad es muy valiosa ya que puede reducir el porcentaje de seguro de riesgo de trabajo con el que pagará sus cuotas patronales durante el año siguiente. 17.10. GRAFICAS Con los datos registrados en el sistema se podrán emitir distintos tipos de gráficas de un trabajador, de todos los de una ubicación o de todos los de la empresa para ver gráficamente el volumen de incapacidades, ausentismo, movimientos afiliatorios, rangos de salario, créditos, pagos por rama de seguro, etc., durante un rango de tiempo determinado. El sistema presenta una serie de pantallas muy fáciles de seguir para generar las gráficas y visualizarlas o imprimirlas. 17.11. UTILERIAS El sistema también cuenta con varias utilerías: Respaldar información. Permite guardar en un disquette todos los archivos y catálogos del sistema, como una medida de seguridad y para consultas futuras. Restaurar información. Permite reintegrar al sistema los archivos previamente guardados en un respaldo. Exportar datos, trabajadores y movimientos. Permite bajar a disquette o a disco duro los datos y movimientos de trabajadores a dos archivos en código ASCII, para posteriormente importarlos a alguna otra computadora en la cual se desee trabajar. Esta opción también podrá ser utilizada cuando el patrón desee trabajar el SUA en otra versión. En ambos casos la información deberá ingresarse al sistema con la sub-opción “Importar” del menú “Actualizar” o del menú “Movimientos”, según el caso. Mantenimiento de accesos. Opción que permite asignar a los diversos usuarios del sistema, el acceso a las diferentes opciones y sub-opciones del mismo. Claves de accesos. Opción que permite cambiar las claves de acceso de los usuarios del sistema, en forma personal. Bitácora de accesos al sistema. Opción que permite consultar la bitácora que tiene registrados a los usuarios que han accesado al sistema, presentando la fecha y hora de acceso, así como la opción que fue accesada. Verificar discos de pago. Este proceso verifica que su disquette contenga la información correcta para su presentación en las oficinas o bancos receptores. Compactar base de datos. Esta opción permite compactar la base de datos, eliminando el espacio no utilizado y limpiando las tablas temporales del sistema. Lectura de archivos de configuración. Esta opción permite configurar, mediante la lectura de un archivo generado por las Subdelegaciones 368 EDICIONES FISCALES ISEF del IMSS o el Infonavit, los parámetros de las empresas con algún convenio. (Empresas con Reversión de Cuotas, Empresas con Intercambio de Servicios, Empresas Bipartitas o Empresas con Registro Patronal Unico para efectos de IMSS y Empresas con Valuación para efectos de Infonavit). Lectura de archivos de pago. Esta opción permite leer un disquette con el archivo de pago realizado y generar los archivos .txt de importación para poder regenerar el cálculo del período correspondiente. Además genera las cédulas con los trabajadores e importes con los que fueron pagados, así como el Resumen de Liquidación. Para mayor información o cualquier problema se puede llamar a los teléfonos: - INFONAVIT 9171 5050 (INFONATEL) para el área Metropolitana del D.F. 01-800-008-3900 Lada sin costo para el interior de la República Página en INTERNET: http://www.infonavit.gob.mx - IMSS 52-41-02-45 para el área Metropolitana del D.F. 01-800-623-2323 Lada sin costo para el interior de la República Página en INTERNET: http://www.imss.gob.mx ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 369 CAPITULO 18 INFORMACION A TERCEROS 18.1. POR PAGO DE NOMINA A TRAVES DE INSTITUCIONES BANCARIAS Una de las opciones que ahora son más comunes es el pago de la nómina a través de instituciones bancarias. Actualmente la mayoría de los bancos ofrecen este servicio el cual consiste en que la empresa comunica al banco el importe neto a pagar al empleado y el banco la pone a disposición de los trabajadores a través de sucursales o cajeros automáticos. Para iniciar el servicio la empresa debe firmar un contrato con la institución bancaria y tener una cuenta de cheques con ella. Asimismo, la empresa proporcionará al banco un archivo para la apertura de las cuentas de los empleados y un calendario de programa de acreditaciones o pagos. De acuerdo con el programa de acreditaciones o pagos (que se derivan de los calendarios de pago que vimos en el tema 2.4. Ejemplos de Calendario de Pagos), la empresa deberá entregar al banco el archivo con los importes a acreditar con varios días de anticipación (regularmente dos días hábiles son suficientes) para que el banco registre, valide y acredite el importe en las cuentas individuales de los empleados, previo depósito del importe total de la nómina a pagar por parte de la empresa. Las nóminas a pagar pueden ser regulares o especiales como aguinaldos o gratificaciones o PTU. El envío de la información será mediante disquete a la sucursal o por envío electrónico al sistema de cómputo del banco, utilizando un software que el mismo banco proporciona. El archivo o información que se transmite debe reunir ciertas características que serán acordadas entre el banco y la empresa. Este archivo puede variar de banco a banco. Regularmente contendrá el código de identificación de la empresa, el número de la cuenta bancaria asignada a cada empleado, el importe a pagar, el número de empleado, el nombre y la fecha. El archivo que se envía en disquete o electrónicamente debe estar identificado con un nombre de archivo y con un número de secuencia para la bitácora (que puede ser el número progresivo del envío, independientemente de la nómina que se está pagando). El banco entregará una ficha de depósito o el sistema emitirá un comprobante de transferencia por el importe total de la nómina a pagar. Como lo decíamos anteriormente, el empleado podrá disponer de sus sueldo a través de la sucursal bancaria o de cajeros automáticos distribuidos por toda la República e inclusive, con frecuencia, dentro de las instalaciones de la misma empresa. Para efectuar los retiros, dispondrá de una tarjeta plástica con un número de identificación personal (NIP). Con ésta podrá consultar saldos, hacer varias disposiciones en el mes conforme lo requiera e inclusive podrá hacer consultas por Internet. Cuando los retiros son en cajeros del mismo banco, no pagará comisión, cuando sean de 370 EDICIONES FISCALES ISEF otros bancos, paga comisiones bajas. Por los saldos que permanecen en la cuenta, ganará intereses. Las ventajas para la empresa son, entre otras: seguridad al no manejar efectivo; reducción de costos y tiempos de operación por traslado de valores y ensobretado; evita pérdida de tiempo de los empleados al acudir a cobrar; y el empleado recibe sus ingresos en una cuenta personal que gana intereses y además se le ofrecen otros servicios como créditos, seguros y sorteos. Las ventajas para el empleado son, entre otras: disminuye el riesgo de robo al salir de la empresa con su sueldo, la cuenta le paga intereses y con frecuencia participa en sorteos y otras promociones, puede disponer de su sueldo en una gran cantidad de cajeros y sucursales los 365 días y durante 24 horas diarias, tiene la posibilidad de acceder a créditos de diversos tipos con el banco que lleva su cuenta. La desventaja es que puede retirar hasta una cantidad determinada por día; si pierde su tarjeta, la reposición normalmente tiene un costo; para acceder al crédito con el banco debe cubrir una serie de requisitos según el monto de su sueldo, su antigüedad y el monto del importe solicitado; y con frecuencia, algunos bancos, cobran una comisión anual en el aniversario por los servicios extras que le proporciona a los trabajadores. Actualmente puede solicitar al banco en el que se deposita su nómina, que ese importe sea traspasado a otro banco que más le convenga; este proceso es conocido como portabilidad de nómina. Algunos de los bancos que prestan estos servicios son: Banamex, BBVA Bancomer, HSBC, Banorte, Santander-Serfin y Afirme. 18.2. POR PAGO DE PRESTACIONES CON VALES Comentábamos en el tema 6.21. Pagos de Previsión Social, que algunas de estas prestaciones y algunos otros gastos de empresa, se pueden pagar con vales. De tal suerte, existen en el mercado vales despensa, vales comida, vales uniforme, vales gasolina, vales regalo, vales pavo navideño, tikets restaurante, tarjeta gasolina, etcétera. Los proveedores que los proporcionan son las empresas de origen francés Accor, Prestaciones Mexicanas, S.A. de C.V. e Impulsoras de Mercados de México, S.A. de C.V. Esta operación consiste en que la empresa compra al proveedor una determinada cantidad de vales para pagar a sus empleados las prestaciones que previamente definió con esta modalidad. Entrega los vales a sus empleados quienes acuden a diversas tiendas a comprar artículos o a hacer consumos que pagan con dichos vales. Las tiendas a su vez acuden con el proveedor de vales quien les reembolsa el importe de los mismos. Las tiendas o comercios afiliados a este sistema se cuentan por miles y cada día son más. Para que la empresa pueda adquirir los vales debe firmar un contrato con el proveedor en el que se especifican las comisiones que el proveedor cobrará a la empresa por este servicio (aproximadamente 4% del valor de los vales) y un calendario de programa de pagos. Los vales se pueden proporcionar a granel y en chequeras y con diferentes denominaciones. La chequera puede contener los vales que corresponden a una sola persona. Para esto, la empresa debe enviar un archivo con los datos del empleado y el importe que éste debe recibir con unos días de anticipación ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 371 (regularmente dos serán suficientes). El proveedor procesará la información y entregará las chequeras personalizadas. Los datos que el archivo debe tener son: nombre del empleado, importe a pagar. Los vales permiten dirigir los ingresos del empleado al consumo deseado, de tal suerte, tenemos que: • Vales despensa. Es un buen sustituto de las despensas armadas en canastillas y del reembolso de facturas por gastos del plan de previsión social. Asegura que una parte del ingreso se destine a la adquisición de artículos de primera necesidad que necesariamente llegan al hogar, repercutiendo en la alimentación y salud de los trabajadores y sus familias. Dada la cobertura de los negocios afiliados a este sistema, permite la elección de la tienda más conveniente en términos de precio, ofertas, cercanía y preferencias. • Vale comida o ticket restaurante. Cubre las necesidades de alimentación diaria y garantiza un nivel de alimentación, contribuyendo a conservar el poder adquisitivo de los empleados. Evita la necesidad, en su caso, de administrar un servicio de restaurante dentro de la empresa. • Vale uniforme. Es la herramienta ideal para establecer un código de vestir de acuerdo a las necesidades de imagen de la empresa, mejorando su factor de competitividad por la buena presentación de sus empleados. Releva al empleado de un gasto, lo que también contribuye a conservar su poder adquisitivo, le da presentación adecuada lo que eleva su autoestima y repercute en un mejor desempeño de sus labores. Crea un ambiente de trabajo más sano. • Vale gasolina. Permite un control más efectivo para los gastos de combustible, lubricantes, refacciones y servicios de los vehículos de los empleados. • Tarjeta gasolina. Es un sistema ejecutivo de gestión de flota de vehículos basado en una tarjeta inteligente con un chip que almacena datos, permitiendo así la administración en forma personalizada, práctica y segura. • Vale pavo navideño. Ayuda a la empresa a solucionar la problemática a que se enfrenta en el mes de diciembre o en las ocasiones especiales para brindar a los trabajadores un apoyo, beneficio, bono o compensación de fin de año o por premios de asistencia o puntualidad. Evita la negociación, traslado, almacenamiento y entrega de pavos por parte del personal de la empresa. El empleado lo puede canjear por pavos o por otros artículos de los negocios afiliados que sean de su preferencia. De acuerdo con la Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores (LAAT), los vales que se utilicen para proporcionarla (vales despensa y vales comida o ticket restaurante) deben reunir los siguientes requisitos (artículo 7o.): I. Para los vales impresos: a) Contener la leyenda “Este vale no podrá ser negociado total o parcialmente por dinero en efectivo”; b) Señalar la fecha de vencimiento; 372 EDICIONES FISCALES ISEF c) Incluir el nombre o la razón social de la empresa emisora del vale; d) Especificar expresamente si se trata de un vale para comidas o para despensas, según sea el caso; e) Indicar de manera clara y visible el importe que ampara el vale con número y letra, y f) Estar impresos en papel seguridad. II. Para los vales electrónicos: a) Consistir en un dispositivo en forma de tarjeta plástica que cuente con una banda magnética o algún otro mecanismo tecnológico que permita identificarla en las terminales de los establecimientos afiliados a la red del emisor de la tarjeta; b) Especificar expresamente si se trata de un vale para comidas o para despensas, según sea el caso; c) Indicar de manera visible el nombre o la razón social de la empresa emisora de la tarjeta, d) Utilizarse únicamente para la adquisición de comidas o despensas. Estos vales también tienen las siguientes limitaciones: ARTICULO 12. Para el caso de los vales impresos y electrónicos previstos en esta Ley quedará prohibido: I. Canjearlos por dinero, ya sea en efectivo o mediante títulos de crédito; II. Canjearlos o utilizarlos para comprar bebidas alcohólicas o productos del tabaco; III. Usarlos para fines distintos a los de esta Ley o para servicios distintos a los definidos en el inciso b) o c) de la fracción I del artículo 7 o en la fracción II de ese mismo artículo, y IV. Utilizar la tarjeta de los vales electrónicos para retirar el importe de su saldo en efectivo, directamente del emisor o a través de cualquier tercero, por cualquier medio, incluyendo cajeros automáticos, puntos de venta o cajas registradoras, entre otros. 18.3. POR ADMINISTRACION DEL FONDO DE AHORRO EN UNA INSTITUCION BANCARIA Como lo mencionábamos en el tema 6.10 Fondo y Caja de Ahorro, el fondo se deposita en una inversión que maneja una institución de crédito. Esa inversión puede manejarse en forma directa o a través de un fideicomiso que administre el fondo de ahorro, en cuyo caso el fideicomiso hará el reparto de intereses cada mes y los acreditará a cada uno de los empleados. En ese caso, al hacer el depósito de las aportaciones y de los descuentos a los empleados, entregaremos al banco la información de cuánto corresponde a cada uno de los empleados. Si fueran unos cuantos empleados podríamos hacerlo con un memorándum, pero como regularmente son bastantes, es práctica común entregar un archivo en medio magnético ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 373 (disquete) que contendrá la información detallada. Esta información varía de institución a institución, pero regularmente contendrá la siguiente: El número de la cuenta bancaria asignada a cada empleado, el importe a pagar, el número de empleado, el nombre y la fecha. El archivo que se envía en disquete o electrónicamente debe estar identificado con un nombre de archivo y con un número de secuencia para la bitácora (que puede ser el número progresivo del envío). Al final del ejercicio del fondo, la institución nos enviará la información detallada de las aportaciones que corresponden a cada empleado y los intereses que generó su inversión. Con esta información, haremos la devolución del fondo de ahorro. Si la inversión se manejo en forma directa, en la empresa se deberá hacer el prorrateo de intereses del fondo entre todos los participantes del fondo. Una regla que no es común pero que puede darse, es que los participantes que se retiren en el ejercicio y que tengan menos de 12 meses en la empresa, no participan en el reparto de intereses y al retirarse, solamente se les devuelve las aportaciones que les correspondan. En este caso, el prorrateo de los intereses se hará entre los participantes activos al cierre del ejercicio del fondo. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 375 CAPITULO 19 PARTICIPACION DE UTILIDADES A LOS TRABAJADORES 19.1. FUNDAMENTACION La PTU nace por disposición de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Artículo 123–IX) que señala en forma imperativa, que los trabajadores tendrán derecho a una participación en las utilidades de las empresas. Está regulada por la LFT (Artículos 117 a 131 y 575 a 590), por el Reglamento de los Artículos 121 y 122 de la LFT, por la Resolución de la Quinta Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas, por los Artículos 16, 17, 132 y 138 de la LISR, por el Reglamento Interior del SAT y por la Resolución de la STPS publicada en el DOF del 19 de diciembre de 1996. Son sujetos obligados a repartir utilidades, las personas físicas y morales con actividades de producción o distribución de bienes o servicios, que siendo o no contribuyentes del impuesto sobre la renta tengan trabajadores a su servicio mediante el pago de un salario. 19.2. DETERMINACION DEL PORCENTAJE DE LA PARTICIPACION La participación será un porcentaje de las utilidades de la empresa. Ese porcentaje lo determina la comisión, que se crea para tal efecto. La última comisión que se creó fue la Quinta Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas la que emitió su resolución en el mes de enero de 2009 (DOF del 3 de febrero de 2009) y que ratifica que el porcentaje en el que participarán los trabajadores en las utilidades, será de un 10% de la renta gravable determinada de acuerdo con la LISR y que el reparto se regirá por lo dispuesto en la LFT, la LISR y sus reglamentos.. Esta comisión se reúne cada diez años (artículo 589 LFT), por solicitud del Secretario del Trabajo y Previsión Social, por los sindicatos, federaciones o confederaciones de trabajadores o de patrones, cuando existan condiciones o estudios que lo ameriten (artículo 587 LFT). La comisión se integra y funciona de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 117 a 120 y 575 a 590 de la LFT y al concluir sus estudios debe emitir una Resolución. La última de ellas se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 3 de febrero de 2009. 19.3. DETERMINACION DEL IMPORTE DE LA PARTICIPACION El importe será el 10% de la renta gravable determinada de conformidad con las normas de la LISR (artículo 120 LFT). 376 EDICIONES FISCALES ISEF La utilidad fiscal según la LISR, se determina disminuyendo de la totalidad de los ingresos acumulables obtenidos en el ejercicio, las deducciones autorizadas por la misma Ley (artículo 10-I). Esta será normalmente, la renta gravable que aparecerá en la declaración que la empresa formule para pagar sus impuestos. Pero la misma Ley señala en el artículo 16, la forma en que se determinará la renta gravable para efectos del PTU, que se puede resumir en lo siguiente: Artículo 16 Fracción I CONCEPTO Total de los ingresos acumulables – Ganancia inflacionaria a)+ Ingresos por dividendos o utilidades en acciones b)+ Utilidad en cambios c)+ Monto de la enajenación menos ganancia acumulable en la enajenación de activos fijos. = Total de ingresos afectos al pago de PTU Fracción II a) Deducciones autorizadas a) – Deducciones fiscales por inversiones a) – Pérdida inflacionaria b)+ Deducción contable por inversiones c)+ Valor nominal de dividendos reembolsados e) - Pérdida en cambios = Deducciones para determinar la base para la PTU Base gravable para la PTU x Tasa = PTU del ejercicio + PTU del ejercicio anterior no cobrada por los trabajadores + Sueldos del ejercicio anterior no cobrados por los trabajadores Saldo a favor de empresa derivado de – la impugnación del reparto del ejercicio anterior por los trabajadores = PTU por repartir IMPORTE 16’300,000.00 310,000.00 0.00 20,000.00 25,000.00 16’035,000.00 (15’265,000.00) 184,500.00 485,000.00 105,000.00 0.00 13,500.00 14’716,000.00 1’319,000.00 10% 131,900.00 1,850.00 12,750.00 0.00 146,500.00 El importe de la PTU de ejercicios anteriores no cobrados por los trabajadores, se debe sumar a la utilidad repartible del año siguiente (Art. 122 LFT y Art. 9 del Reglamento de los Artículos 121 y 122 de la LFT) De igual forma, y según es nuestro criterio, si existen sueldos pendientes de pago por recibos sueldo que siendo procedentes, no se pagaron porque los empleados y/o los obreros ya no se presentaron a cobrarlos y que estuvieron a disposición del trabajador por un año (Art. 516, LFT) en el que tampoco fueron pagados, su importe también se debe acumular a la utilidad repartible del año siguiente, ya que ese dinero no corresponde a la empresa (Art. 33 LFT). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 377 La SCJN, derivado de varios juicios de amparo, declaró inconstitucional el artículo 16 LISR al considerar injustificado la existencia de dos bases gravables diferentes, la del 16 para PTU y la del 10 para efectos de pago de ISR. Por ello, las empresas que lograron obtener una resolución favorable por el Máximo Tribunal determinarán su base gravable para efectos de PTU en los términos del artículo 10 LISR, mientras que otras que consintieron la Ley o no interpusieron al ampara respectivo, deberán determinar su renta gravable para efectos del PTU con el artículo 16 LISR. Sin embargo, comentamos que en el Anexo 26 de la RMF2008 publicado en el DOF el 26 de diciembre de 2008, se publicó el siguiente CRITERIO NO VINCULATIVO: 10/ISR. Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas. Los contribuyentes que hayan obtenido el amparo y la protección de la Justicia de la Unión, en contra de la aplicación del artículo 16 de la Ley del ISR y, con ello, hubiesen obtenido el derecho a calcular la base de la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa, de conformidad con el procedimiento previsto en el artículo 10 de la misma Ley, no tienen derecho a considerar que la utilidad fiscal, base del reparto de utilidades, deba ser disminuida con la amortización de pérdidas de ejercicios anteriores, ya que la base para determinar la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas es la utilidad fiscal y no el resultado fiscal. La primera Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación se ha pronunciado en este mismo sentido al resolver la tesis número 1ª. /J. 64/2004. Es importante hacer notar, que si bien la PTU pagada en el ejercicio, se puede deducir del resultado fiscal del ejercicio (a partir de 2005, según la fracción II del artículo tercero de Disposiciones transitorias del la LISR de 2005) para efectos de determinar el ISR a pagar, no se puede disminuir de la renta gravable (artículo 16 último párrafo LISR) para efectos de la determinación de la PTU a pagar sobre el resultado del ejercicio. También debemos señalar que cuando la PTU pagada en el ejercicio sea mayor a la utilidad fiscal de dicho ejercicio antes de disminuir la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas, la diferencia se considerará pérdida fiscal del mismo ejercicio en los términos del artículo 61 de LISR (artículo 12-A del RLISR). Este tema de la determinación de la PTU y su disminución o adición a la utilidad o perdida fiscal, es de la mayor importancia ya que además de constituir la forma correcta para determinar la misma, puede significar también un importante ahorro para las empresas, por lo que sugiero revisar los efectos que traerá este tema en cada caso en particular 19.4. DERECHOS DE LOS TRABAJADORES PARA OBJETAR LAS CIFRAS DE LAS DECLARACIONES La empresa deberá proporcionar una copia de la declaración dentro de los siguientes 10 días de haberse presentado a los trabajadores y pondrá a disposición de los mismos los anexos correspondientes. Los trabajadores deberán conservar total confidencialidad sobre los documentos recibidos (artículo 121-I LFT). En caso de presentar la declaración de empresa por Internet, es recomendable entregar el formato impreso directamente de la página web con 378 EDICIONES FISCALES ISEF una copia del acuse proporcionado por la misma, y recabar la firma de recibido por parte de los representantes de la comisión mixta para estar en posibilidad de probar ante las autoridades de la STPS el cumplimiento de esta obligación. El sindicato o la mayoría de los trabajadores podrán objetar las cifras de la declaración ante la SHCP en los 30 días siguientes (artículo 121-II LFT). La resolución de la Secretaría no podrá ser recurrida por los trabajadores (artículo 121-III LFT). La empresa debe cumplir la resolución de la Secretaría dentro de los 30 días siguientes independientemente de que la impugne. Si como resultado de la impugnación resulta un saldo a favor de la empresa, éste podrá disminuirse de la PTU del siguiente ejercicio (artículo 121-IV LFT). La objeción de los trabajadores ante la SHCP, tiene el carácter de denuncia de irregularidades en materia fiscal y laboral (artículo 1o. Reglamento de los artículos 121 y 122 LFT), ante la cual, la SHCP llevará a cabo los estudios e investigaciones correspondientes (artículo 2 Reglamento de los artículos 121 y 122 LFT). Una vez iniciado el procedimiento, deberá concluirse para efectos fiscales y de participación de utilidades, sin que proceda el desistimiento por parte de los trabajadores (artículo 3 Reglamento de los artículos 121 y 122 LFT). Todo el procedimiento señalado en este tema de objeción de los trabajadores y el del momento en que debe pagarse la PTU está regulado por el Reglamento de los artículos 121 y 122 de la LFT, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 2 de mayo de 1975. 19.5. FORMA DE DISTRIBUIR LA PARTICIPACION La cantidad a repartir se divide en dos partes iguales. La primera parte se repartirá entre todos los trabajadores “tomando en consideración el número de días trabajados por cada uno en el año, independientemente del monto de los salarios. La segunda se repartirá en proporción al monto de los salarios devengados por el trabajo durante el año” y deberíamos agregar, independientemente de los días trabajados (artículo 123 LFT). 19.6. DETERMINACION DE DIAS Y SALARIO BASE La Base para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades se forma con los días y los importes de los conceptos siguientes (artículo 124 LFT): 001 002 201 CONCEPTO Sueldos Salarios Justificación de Faltas DIAS IMPORTE SI SI SI SI SI SI Los siguientes conceptos también se incluirán pero restando los valores a los señalados anteriormente: 500 501 502 503 CONCEPTO Faltas Injustificadas Faltas Justificadas Faltas por Suspensión Permiso sin Goce de Sueldo DIAS IMPORTE SI SI SI SI SI SI SI SI ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 507 Incapacidades por Enfermedad General 379 SI SI Obsérvese que no se incluyen los conceptos de vacaciones ni vacaciones proporcionales ya que el artículo 123 LFT señala que “... se repartirá... tomando en consideración el número de días trabajados por cada uno durante el año.” Y evidentemente, las vacaciones no son días trabajados. El mismo criterio se considera para las incapacidades por enfermedad general, no así para las Incapacidades por riesgo de trabajo y las de enfermedad por maternidad, que específicamente se excluyen en el artículo 127-IV de la LFT (ver los temas 6.1. Sueldos y Salarios, 6.2. Vacaciones y 6.6. Incapacidades). De esta forma, los días son la suma aritmética de los conceptos señalados y el salario será el salario promedio que se obtenga como resultado de dividir el importe acumulado de todos los conceptos entre los días trabajados. Es importante insistir en este punto: la base para repartir la segunda mitad de la que se habla en el artículo 123 es el salario promedio, no el total del salario acumulado en la base, ya que de ser así, se castigarían también los días no trabajados que ya fueron tomados en cuenta en el reparto de la primer mitad. A mayor abundancia, el artículo 124 LFT señala en su segundo párrafo que en caso de salario por unidad de obra y en general, cuando la retribución sea variable, se tomará como salario diario el promedio de las percepciones obtenidas durante el año. 19.7. NORMAS ADICIONALES PARA LA DISTRIBUCION DE LA PARTICIPACION La LFT señala normas adicionales para efectuar el reparto. Destacan las siguientes: Los directores, administradores y gerentes generales no participan en el reparto (Art. 127-I LFT). Y en general, aquellos funcionarios que su retribución esté en relación con la obtención de utilidades, así como las personas físicas que sean propietarias o copropietarias de la empresa. El salario máximo de los trabajadores de confianza será igual al más alto de los sindicalizados más un 20% (artículo 127-II LFT). Si en la empresa no hay trabajadores sindicalizados, se tomará el del trabajador de planta con las mismas características. Los trabajadores eventuales participarán cuando hayan trabajado por lo menos 60 días en el año (artículo 127-VII LFT). Esto implica que los trabajadores de planta siempre participan independientemente de los días que hayan trabajado. Los trabajadores eventuales participarán cuando hayan trabajado por lo menos 60 días en el año (Art. 127-VII LFT). Esto implica que los trabajadores de planta siempre participan independientemente de los días que hayan trabajado. Los ex-trabajadores participarán sí cumplen con las condiciones mencionadas en el ejercicio sujeto a reparto (artículo 987 LFT). La cantidad que le corresponda al trabajador fallecido por concepto de utilidades la cobrarán los beneficiarios (artículo 115 LFT). 380 EDICIONES FISCALES ISEF 19.8. EN QUE MOMENTO DEBE PAGARSE La PTU se debe pagar dentro de los “sesenta días siguientes a la fecha en que deba pagarse” el impuesto sobre la renta anual de la empresa (artículo 122 LFT). El impuesto se debe pagar “dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que termine su ejercicio fiscal” (artículo 10 LISR). Actualmente el ejercicio fiscal termina normalmente con el año calendario (artículo 11 CFF). Es decir, el ejercicio fiscal termina en diciembre, el impuesto debe pagarse mediante declaración entre los meses de enero a marzo y la PTU debe pagarse entre abril y mayo. El plazo para el pago de la PTU prescribe en un año (artículo 516 LFT) contado a partir del día siguiente a aquél en que se hace exigible la prestación. Si la prestación es exigible en abril y mayo, la prescripción empieza a correr a partir del 1 de junio (SCJN, Semanario Judicial de la Federación y en su Gaceta, Novena Epoca, Tomo X, diciembre de 1999, Pleno, Salas y Tribunales Colegiados de Circuito, página 774). Si la prestación fue determinada con sustento en el aumento de la base gravable realizado mediante resolución emitida por la SHCP, la prescripción empieza a correr a partir de que dicha resolución quede firme. (VI-TASR-XII-I-19 Tesis del 5 de febrero de 2010, publicada en la Revista del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa del mes de mayo de 2010).” Es costumbre en la mayoría de las empresas pagarla en los primeros días de mayo, antes del día 10, en una nómina especial denominada precisamente nómina de PTU, en la que se van a incluir los trabajadores que estuvieron en el ejercicio al que corresponde el reparto y que tienen derecho a éste. Si la SHCP aumenta la renta gravable, el reparto adicional se debe hacer dentro de los sesenta días siguientes (artículo 122 LFT). Si la empresa no cumple con la obligación de participar a sus trabajadores de las utilidades que obtenga, se hará acreedora a una multa que va de 15 a 365 veces el SMG (artículo 994 LFT). 19.9. COMISION DE REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES Y DEL PATRON La Ley prevé la creación de una comisión con igual número de representantes de los trabajadores y del patrón. Esta comisión formulará un proyecto para determinar la participación que corresponde a cada trabajador y fijará en un lugar visible los resultados de dicho proyecto. La empresa está obligada a proporcionar a la comisión la lista de asistencia, la nómina o raya de los trabajadores y los demás elementos que sean necesarios para este fin (artículo 125-I LFT). Si los representantes de los trabajadores y los del patrón no se ponen de acuerdo en el proyecto, decidirá el inspector del trabajo (artículo 125-II LFT). Los trabajadores podrán hacer objeciones en los siguientes 15 días (artículo 125-III LFT). Las objeciones presentadas serán resueltas por la misma comisión en los siguientes 15 días (artículo 125-IV LFT). Si no se crea la comisión mixta, lo cual es obligación de la empresa, ésta se podrá hacer acreedora a una multa que va de 15 a 315 veces el SMG (artículo 994 LFT). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 381 Los trabajadores de confianza no podrán ser representantes de los trabajadores en la Comisión Mixta (artículo 183 LFT). 19.10. EMPRESAS EXCEPTUADAS DEL REPARTO Las empresas e instituciones que están exceptuadas de la obligación de repartir utilidades a sus trabajadores son las siguientes: • Las empresas de nueva creación durante el primer año de funcionamiento (artículo 126-I LFT). El criterio sustentado por las autoridades del trabajo, respecto al plazo de un año de funcionamiento, comienza a correr a partir de la fecha del aviso de registro o alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para iniciar operaciones, siendo éste el documento que determina si un patrón está dentro de la excepción, salvo que demuestre fehacientemente que con fecha posterior inició las actividades propias de la empresa. • Las empresas de nueva creación dedicadas a la elaboración de un producto nuevo durante los dos primeros años de funcionamiento (artículo 126-II LFT). Las empresas deben justificar, primeramente, que son de nueva creación y, segundo, que fabrican un producto nuevo; la novedad del producto lo determina la Secretaría de Economía y no la empresa, por lo que ella debe acreditar este hecho ante los trabajadores y, en su caso, ante la autoridad correspondiente. Para que opere esta excepción deberán cumplirse conjuntamente los dos requisitos a que se refiere esta fracción. • Las empresas de la industria extractiva, de nueva creación, durante el periodo de exploración (artículo 126-III LFT). (Se refiere principalmente a la rama industrial minera.) Para disfrutar del plazo de excepción, tienen que ser de nueva creación. En el momento en que las empresas realicen la primera actividad de producción, termina automáticamente el plazo de excepción y, por consiguiente, tienen la obligación de participar a los trabajadores de las utilidades que obtengan. • Las instituciones de asistencia privada, reconocidas por las leyes, que con bienes de propiedad particular ejecuten actos con fines humanitarios de asistencia, sin propósitos de lucro y sin designar individualmente a los beneficiarios (artículo 126-IV LFT), como son los casos de los asilos, fundaciones, etcétera. La ley a que se refiere este artículo es la de Asistencia Privada. Las empresas que no tengan propósitos de lucro, que realicen los citados actos pero que no tengan el reconocimiento de la Secretaría correspondiente, estarán obligadas a repartir utilidades a sus trabajadores. • El IMSS y las instituciones públicas descentralizadas con fines culturales, asistenciales o de beneficencia, están exceptuadas de esta obligación (artículo 126-V LFT). El criterio sustentado por la autoridad del trabajo es que los organismos descentralizados que no tengan estos fines, así como las empresas de participación estatal constituidas como sociedades mercantiles y cuya relación laboral con sus trabajadores esté regulada por la Ley Federal del Trabajo, tendrán obligación de repartir utilidades. • Las empresas cuyo ingreso anual declarado al impuesto sobre la renta no sea superior a trescientos mil pesos están exceptuadas de la obligación de repartir utilidades (artículo 126-VI LFT y según resolución emitida por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social el 382 EDICIONES FISCALES ISEF 19 de diciembre de 1996). Los criterios que al respecto se han sustentado por las autoridades del trabajo y que en la práctica se aplican son los siguientes: • Las empresas que se fusionen, traspasen o cambien su nombre o razón social, tienen obligación de repartir utilidades a sus trabajadores, por no tratarse de empresas de nueva creación, ya que iniciaron sus operaciones con anterioridad al cambio o modificación de sus nombres o razones sociales; • En las empresas que tengan varias plantas de producción o distribución de bienes o servicios, así como diversos establecimientos, sucursales, agencias u otra forma semejante, cuyos ingresos se acumulen en una sola declaración para efectos del pago del impuesto sobre la renta, la participación de las utilidades a los trabajadores se hará con base en la declaración del ejercicio y no por los ingresos obtenidos en cada unidad económica; • Las asociaciones o sociedades civiles constituidas sin fines de lucro, que obtengan ingresos por la enajenación de bienes distintos a su activo fijo o presten servicios a personas distintas de sus miembros, siempre que dichos ingresos excedan de 5% de sus ingresos totales, tienen obligación de repartir las utilidades a sus trabajadores por estos conceptos; • Las sociedades cooperativas que tengan a su servicio personal administrativo y asalariado, que no sean socios, cuyas relaciones de trabajo se rigen por la Ley Federal del Trabajo, tendrán obligación de participar a esos trabajadores de las utilidades que obtengan. • Las empresas exentas en forma parcial o total del pago del impuesto sobre la renta, que tengan trabajadores a su servicio, están obligadas a repartir utilidades por la parte de la exención, puesto que dicha exención es sólo para efectos fiscales y no puede extenderse a los laborales. Factor por días 50% PTU de días trabajados Total de días trabajados = 73,250.00 5,045.00 = 14.5193 (2) Factor por sueldo 50% PTU de sueldos percibidos Total Salarios Promedio = 73,250.00 999.17 = 73.3108 67.90 13.58 81.48 383 Sueldo promedio de trabajador sindicalizado más alto más 20% Sueldo promedio tope ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA (1) 19.11. EJEMPLO DE CEDULA DEL TRABAJO PARA EL REPARTO 19.12. RETENCION PERMITIDAS SOBRE LOS PAGOS DE PTU Los descuentos en las utilidades de los trabajadores están prohibidos, salvo en los casos siguientes: • Pago de pensiones alimenticias en favor de la esposa, hijos, ascendientes y nietos, decretado por la autoridad competente (artículo 110 fracción V LFT). • Pago de deudas contraídas con el patrón por anticipo de utilidades, CEDULA DE REPARTO DE UTILIDADES A LOS TRABAJADORES POR EL EJERCICIO 2000 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. ParticiParticiDías Salario pación ParticiSalario Factor Factor pación Núm. trabapromepor días pación anual (1) (2) por jados dio trabajatotal salario dos 1 340 25,500.00 75.00 14.5193 4,936.57 73.3108 5,498.31 10,434.88 2 358 18,616.00 52.00 14.5193 5,197.92 73.3108 3,812.16 9,010.08 3 355 24,104.50 67.90 14.5193 5,154.36 73.3108 4,977.81 10,132.17 4 350 22,750.00 65.00 14.5193 5,081.76 73.3108 4,765.21 9,846.97 6 330 26,888.40 81.48 14.5193 4,791.38 73.3108 5,973.37 10,764.75 7 358 22,554.00 63.00 14.5193 5,197.92 73.3108 4,618.58 9,816.50 8 358 20,406.00 57.00 14.5193 5,197.92 73.3108 4,178.72 9,376.64 9 310 25,258.80 81.48 14.5193 4,500.99 73.3108 5,973.37 10,474.36 10 353 18,356.00 52.00 14.5193 5,125.32 73.3108 3,812.16 8,937.49 11 354 24,036.60 67.90 14.5193 5,139.84 73.3108 4,977.81 10,117.65 12 320 20,160.00 63.00 14.5193 4,646.18 73.3108 4,618.58 9,264.77 13 351 28,599.48 81.48 14.5193 5,096.28 73.3108 5,973.37 11,069.65 14 306 17,442.00 57.00 14.5193 4,442.91 73.3108 4,178.72 8,621.63 245 19,962.60 81.48 14.5193 3,557.23 73.3108 5,973.37 9,530.60 15 5045 333,716.03 999.17 73,250.00 73,250.00 146,500.00 Total 384 EDICIONES FISCALES ISEF pagos hechos con exceso al trabajador, errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos producidos por la empresa o establecimiento. La cantidad exigible en ningún caso podrá ser mayor del importe de las utilidades de los trabajadores y el descuento será el que convengan el trabajador y el patrón, sin que pueda ser mayor del treinta por ciento del excedente del salario mínimo (artículo 110 fracción I LFT) El descuento del Impuesto Sobre la Renta correspondiente al pago de la PTU, Lo tratamos en el capítulo 10. Impuesto Sobre la Renta. 19.13. OTRAS CONSIDERACIONES Los trabajadores dispondrán libremente de la PTU (artículo 98 LFT). El derecho a percibir PTU es irrenunciable (artículo 99 LFT). La PTU se pagará directamente al trabajador. Si éste está imposibilitado se hará a su apoderado mediante carta poder suscrita con dos testigos (artículo 100 LFT). La PTU debe pagarse precisamente en moneda de curso legal y no es válido hacerlo en ninguna otra forma (artículo 101 LFT). Es nula la cesión de PTU al trabajador o a terceros, cualquiera que sea la forma o denominación que se le dé (artículo 104 LFT) La PTU de los trabajadores no será objeto de compensación alguna (artículo 105 LFT). La obligación de pagar PTU no se suspende, salvo en los casos y con los requisitos establecidos en la Ley (artículo 106 LFT) El pago de la PTU se efectuará en el lugar donde los trabajadores presten sus servicios (artículo 108 LFT). El pago de la PTU se deberá hacer en día laborable, durante las horas de trabajo o inmediatamente después de concluida la jornada (artículo 109 LFT). No se harán compensaciones de los años de pérdida con los de ganancia (artículo 128 LFT). La PTU no forma parte del salario para efectos de indemnización (artículo 129 LFT). La PTU no forma parte del salario base de cotización (artículo 27-IV LSS). Las cantidades de la PTU también están protegidas por las normas de la LFT relativas a los salarios (artículo 130 LFT). El derecho a participar en las utilidades no da derecho a los trabajadores a intervenir en la dirección o administración de las empresas (artículo 131 LFT). Para determinar la renta gravable que sirve de base para el pago de la PTU (ver tema 19.3.), no se disminuirá la PTU pagada en el ejercicio (artículo 16, último párrafo LISR). ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 385 CAPITULO 20 CALCULO DE LA PRIMA DE RIESGO DE TRABAJO 20.1. FUNDAMENTACION Ya hemos visto que los riesgos de trabajo pueden producir: ARTICULO 55 LSS. Los riesgos de trabajo puede producir: I. Incapacidad temporal; II. Incapacidad permanente parcial; III. Incapacidad permanente total; y IV. Muerte. Se entenderá por incapacidad temporal, incapacidad permanente parcial e incapacidad permanente total, lo que al respecto disponen los artículos relativos de la Ley Federal del Trabajo. Ahora bien, las prestaciones derivadas de estos riesgos se van a cubrir íntegramente con las cuotas que para este efecto aporten los patrones (artículo 70 LSS). Las cuotas por el seguro de riesgo de trabajo, dice el artículo 71 LSS, se determinará en relación con la cuantía del salario base de cotización, y con los riesgos inherentes a la actividad de la negociación de que se trate. Es decir, las cuotas se determinan aplicando a los salarios base de cotización una prima determinada de acuerdo con el riesgo que representen las actividades de la empresa según la clasificación de grado de riesgo que tiene el Instituto en el reglamento respectivo. La prima de riesgo se determinará para cada registro patronal (artículo 26 RLSS). Recordemos que si la empresa tiene varios centros de trabajo en municipios diferentes o en el D.F. y algún municipio, tendrá un registro patronal por cada municipio o D.F. La empresa tiene 5 días hábiles para dar aviso de cambio de actividades, nuevas actividades que alteren la actividad principal preponderante, cambio de domicilio de municipio, así como al o fuera del D.F., sustitución patronal, fusión o escisión y en los casos de modificación por autodeterminación (artículo 16 RLSS). En los casos señalados en el párrafo anterior, que no impliquen cambio en el grado de riesgo, las empresas podrán seguir con la misma prima con la que venían cotizando (artículo 28-II y III RLSS). El Instituto podrá rectificar la clasificación y consecuentemente la prima de riesgo autodeterminada por la empresa (artículo 29 RLSS) y dicha rec- 386 EDICIONES FISCALES ISEF tificación surtirá efectos a partir de la fecha que determine en la resolución respectiva (artículos 30 y 33 RLSS). Los patrones están obligados a inscribir a sus empleados en este ramo, de no hacerlo, en caso de accidente, deberá cubrir al SS los capitales constitutivos (lo que ya habíamos comentado en el tema 5.6. Aviso de Alta, Baja y Cambio (ABC) ante el SS). Lo mismo sucederá si los SDI declarados están por abajo de los reales. Si los accidentes ocurren antes de presentarse los avisos de alta o modificación de salarios, aunque estén en tiempo, se deberán pagar capitales constitutivos (artículo 77 LSS). Todas estas disposiciones podrán cambiar en cualquier momento, por lo que será necesario revisarlas continuamente y en caso específico de revisión o autodeterminación será conveniente consultar las disposiciones vigentes en el momento, tanto en la Ley como en el RLSS en el que se desglosan profusamente las disposiciones de la Ley. 20.2. AUTODETERMINACION DE LA PRIMA DE RIESGO A partir de la Ley del SS que entra en vigor en julio de 1997, y con vigencia a partir del segundo bimestre de 1998 (Artículo Noveno Transitorio de la LSS), cada empresa debe determinar su prima de riesgo de acuerdo a su propia siniestralidad (artículo 74 LSS y artículo 32 RLSS). Esto tiene la ventaja de que si la empresa cuida su siniestralidad y lleva a cabo acciones que disminuyan sus accidentes de trabajo, la prima de riesgo de trabajo bajará para el siguiente ejercicio. Esto significa que la prima de riesgo se va a determinar con base en la siniestralidad (incapacidades de riesgo de trabajo otorgadas por el Instituto) que la empresa haya tenido en el ejercicio y será válida por un ejercicio al fin del cual se volverá a revisar dicha prima. Es decir, la fecha de vigencia será normalmente del 1o. de marzo al día último de febrero del año subsecuente (artículo 32-III RLSS). Al inscribirse la empresa en el SS o al cambiar de actividad, cubrirá la prima media de la clase que conforme al RCEDGR le corresponda (artículo 73 LSS). Para esto, el Reglamento clasifica a las empresas según su giro en cinco clases de grado de riesgo y el artículo 73 LSS fija la prima media: Prima media En por cientos Clase I Clase II Clase III Clase IV Clase V 0.54355 1.13065 2.59840 4.65325 7.58875 Insistimos, esta prima sólo se aplica a las empresas que se inscriben por primera vez o que cambian de actividad (artículo 75 LSS). Esto será validado por el Instituto (artículo 24 RLSS). A partir de su segundo año, la autodeterminarán con base en su siniestralidad. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 387 20.3. FORMULA PARA CALCULO DE LA PRIMA DE RIESGO La fórmula para calcular la prima de riesgo de trabajo es la siguiente (artículo 72 LSS y artículos 35, 36 y 37 RLSS): PRIMA = {(s/365) + V * (I+D)} * (F/N) + M Donde: V = 28 años, que es la duración promedio de vida activa de un indivi- duo que no haya sido víctima de un accidente mortal o de incapacidad permanente total. F = 2.3, que es el factor de prima. N = Número de trabajadores expuestos al riesgo. S = Total de los días subsidiados a causa de incapacidad temporal. I = Suma de los porcentajes de las incapacidades permanentes, parciales y totales, divididos entre 100. D = Número de defunciones. M = 0.005, que es la prima mínima de riesgo. N se podrá obtener sumando el número de días cotizados por todos los trabajadores en el año y dividiendo dicha suma entre 365. S se obtendrá de los días hombre de incapacidad registrados durante el año. El mismo artículo precisa que no se tomarán en cuenta para efecto de fijar la prima de riesgo de trabajo los accidentes que ocurran a los trabajadores al trasladarse de su domicilio al centro de labores o viceversa. Se tomarán en cuenta sólo los casos de riesgo de trabajo terminados en el año que sirva de base para medir la siniestralidad, no importando la fecha en que éstos hayan ocurrido (artículo 74 LSS). El cálculo que hagamos modificará la prima que se venga aplicando, aumentándola o disminuyéndola en una proporción no mayor al 1% con respecto a la del año anterior y no podrá ser menor al 0.5% ni mayor al 15% (artículos 74 LSS y 32-II RLSS). La prima mínima de riesgo, era hasta 2001 del .0025 y por modificación a la LSS en el 2002 será de 0.0031, el año 2003 será de 0.0038, al año 2004 será de 0.0044 y a partir del 2005 ya será de 0.0050 (artículo Décimo noveno transitorio de la LSS para el año 2002). El factor de prima (F = 2.3) que utilizamos en la fórmula, se revisará cada tres años tomando en cuenta la siniestralidad de todas las empresas del país (artículo 76 LSS y artículo 40 RLSS). Hasta 2001 era del 2.9 y por modificación a la LSS en el 2002 será de 2.7, el año 2003 será de 2.5 y a partir del 2004 ya será de 2.3 (artículo Décimo noveno transitorio de la LSS para el año 2002). Si la empresa cuenta en sus centros de trabajo con un sistema de administración y seguridad en el trabajo acreditado por la STPS, el factor de prima que podrá aplicar será del 2.2 (artículo 72 LSS) a partir del siguiente año en que cuente con la acreditación respectiva (artículo 39 RLSS). La STPS realizará los trámites de registro y autorización que exige la Ley Federal de Procedimiento Administrativo respecto de la acreditación de los sistemas de administración y seguridad en el trabajo (artículo Décimo noveno Tran- 388 EDICIONES FISCALES ISEF sitorio de la LSS para el año 2002). Los requisitos han sido publicados en el DOF del 19 de marzo de 2002 y en Internet en la dirección htpp://www. stps.gob.mx. Si la empresa solicita un registro patronal único para sustituir los registros patronales con los que venía operando, la prima se calculará ponderando la prima media de los salarios de los trabajadores (artículo 27 RLSS): a) Por cada registro patronal a sustituir se multiplicará la prima asignada por el total de los salarios base de cotización de los trabajadores comprendidos en el mismo. b) Se sumarán los productos obtenidos conforme al inciso anterior y el resultado se dividirá entre la suma de los salarios base de cotización del total de los trabajadores comprendidos en todos los registros patronales a sustituir. c) La prima así obtenida se aplicará al registro patronal único y estará vigente hasta que entre en vigor la prima derivada de la revisión anual de siniestralidad a que se refiere el artículo 32 de este Reglamento, y Si todos los registros patronales sustituidos tienen la misma fracción y clase, permanecerán en dicha clasificación, sino, será clasificada de acuerdo a la actividad a que se dedique en términos de la clasificación del reglamento. 20.4. CALCULO DE DIAS COTIZADOS El cálculo del total de días cotizados en el año por los trabajadores de la empresa se determina restando al total de días-hombre del ejercicio, las faltas e incapacidades. Veamos el siguiente ejemplo: Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Días Número de del mes trabajadores Total de Faltas Incapacida- Total de días días des cotizados 31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 61 59 62 60 60 63 67 65 66 68 74 1891 1652 1922 1800 1860 1890 2077 2015 1980 2108 2220 5 0 5 7 5 3 12 6 12 12 11 18 0 15 1 6 6 0 5 27 2 1 1868 1652 1902 1792 1849 1881 2065 2004 1941 2094 2208 31 365 74 2294 23709 26 102 6 87 2264 23520 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 389 20.5. DETERMINACION DE LOS CASOS DE RIESGO DE TRABAJO A CONSIDERAR Los casos de riesgo de trabajo terminados y el total de días subsidiados por certificados de incapacidad temporal en el ejercicio de revisión, se determinan como sigue: Nombre del trabajador (Registro ante el IMSS) Riesgos Fecha de acci- Fecha de alta Total de días dente (inicio de (término de subsidiados incapacidad) incapacidad) por incapaciFormato ST-1 Formato ST-2 dad temporal Lorena Hernández S. 62-45-63-2292-4 Accidente en Diciembre 27, el centro de 2009 trabajo Enero 12, 2010 16 Rodolfo Romero T. 61-84-60-2154-3 Accidente en Marzo 14, 2010 Marzo 26, 2010 el centro de trabajo 12 Pedro Retana Poo. 39-66-59-6253-1 Accidente en el trayecto 25 Totales Menos: Accidentes de trayecto que se excluyen. 3 53 1 25 Total de casos terminados y días subsidiados en el ejercicio de revisión. 2 28 Agosto 27, 2010 Septiembre 21, 2010 Obsérvese que se consideran los riesgos terminados en el año independientemente de la fecha en que ocurrieron y que no se consideran los riesgos de trabajo ocurridos al trasladarse el trabajador a su centro de trabajo o a su domicilio. La empresa deberá llevar un registro pormenorizado de su siniestralidad laboral, desde el inicio de cada uno de los casos hasta su terminación, con toda la documentación generada por el Instituto o por la propia empresa (artículo 34 RLSS). Los días se obtendrán sumando los días amparados por certificados de incapacidad otorgados al trabajador con motivo del accidente o enfermedad de trabajo, así como por recaída. 20.6. INCAPACIDADES PERMANENTES, PARCIALES Y TOTALES Y DEFUNCIONES Cuando el Instituto da por terminado un caso de riesgo de trabajo y otorga una incapacidad permanente parcial o total, o cuando acontece la muerte, entrega el documento denominado “Dictamen de Incapacidad Permanente o de Defunción por Riesgo de Trabajo” (ST-3). 390 EDICIONES FISCALES ISEF De los casos terminados en el ejercicio de revisión, de este documento se deberán tomar los porcentajes que sumados y divididos entre 100 se utilizarán en la fórmula. De igual forma, se tomarán el número de defunciones. 20.7. EJEMPLO DEL CALCULO Con base en los datos mostrados, calculemos la prima de riesgo de trabajo para el ejercicio 2011: Datos: 23520 Número de días cotizados por todos los trabajadores en el año. S= 28 días subsidiados a causa de incapacidad temporal. V= 28 años. I= 0.0000 de incapacidades permanentes. D= 0.00 defunciones. F= 2.3 factor de prima. N= 64.40 trabajadores promedio expuestos al riesgo (22603 / 365). M= 0.0050 prima mínima de riesgo. Fórmula: PRIMA = {(S/365) + V * (I+D)} * (F/N) + M Desarrollo: {{(28/365) + 28 * (0.0000 + 0)}* (2.3 / 64.4)} + 0.0050 = 0.007739726 {0.076712329 + 0.00 * 0.035714286} + 0.0050 = 0.007739726 {0.076712329 + 0.0050 = 0.007739726 0.0050 = 0.007739726 * 0.035714286} 0.002739726 + Comparación entre la prima obtenida después de aplicar la fórmula y aquélla con la que la empresa cubre las cuotas al momento de la revisión: Nueva prima determinada en el cálculo de la revisión de siniestralidad (-) Prima anterior (=) Diferencia entre ambas primas Incremento máximo 0.77397% 0.78504% -0.01107% 1.00000% Nueva prima del seguro de riesgo de trabajo, cuyo período de vigencia comprende del 1o. de marzo del 2011 al 28 de febrero de 2012: Prima con que la empresa ha venido cubriendo sus cuotas (+) Proporción de incremento (=) Nueva prima del seguro de riesgo de trabajo 0.78504% -0.01107% 0.77397% ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 391 Si observamos el desarrollo de la fórmula veremos que si no hay accidentes de trabajo, ni incapacidades permanentes parciales o defunciones, el resultado será la prima mínima de .50%; por contra, si hay una incapacidad permanente parcial, aunque sea un porcentaje bajo, la prima subirá considerablemente, y con mayor razón si hay una defunción. 20.8. DECLARACION ANUAL ANTE EL IMSS La declaración se presentará durante el mes de febrero en la Oficina Administrativa del IMSS que corresponda al domicilio de la empresa. Si la prima no cambia en relación a la que veníamos utilizando, no estaremos obligados a presentar la declaración (artículo 32-V RLSS). En su caso, el oficio No. 0952174200/727 emitido por el IMSS el 21 de enero de 2002, señala que la presentación extemporánea de la declaración puede hacerse en la oficialía de partes de la subdelegación del IMSS, mediante escrito que contenga la razón por la que se está presentando en esos términos. La presentación extemporánea no causa multa (artículo 304-C LSS), pero si no hay una razón que la justifique el Instituto podrá considerarlo como una infracción (artículo 304-A LSS) e imponer una multa (artículo 304-B LSS). La forma que al efecto se utiliza y que presentamos en la siguiente página, detalla al reverso una serie de instrucciones que permiten el llenado de la misma sin ninguna dificultad. Esta declaración se presentará en los medios magnéticos que autorice el Instituto (artículo 32-V RLSS). Estos medios magnéticos, son el SUA (Sistema Unico de Autodeterminación) y el IDSE (IMSS desde su empresa). Los formatos que presentamos a continuación fueron publicados por el IMSS en el DOF del 7 de noviembre de 2003. Determinación de la prima en el Seguro de riesgo de Trabajo Derivada de la Revisión Anual de Siniestralidad CLEM–22 y Relación de Casos de Riesgo de Trabajo Terminados CLEM–22A. 392 EDICIONES FISCALES ISEF ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 393 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 395 CAPITULO 21 REPORTES En este capítulo veremos las características de los principales reportes relacionados con la nómina, así como diversos documentos que se imprimen con datos del empleado y que tienen una repercusión con la administración de la misma. 21.1. TARJETAS PARA RELOJ CHECADOR Tradicionalmente se han usado tarjetas de cartón para controlar al personal a la hora de checar su entrada y su salida, éstas se conservan en anaqueles, llamados “tarjeteros”, junto a los relojes checadores de tiempo, de donde los trabajadores y empleados las toman y en donde las dejan después de marcar la hora de entrada o salida. Estas tarjetas suelen tener como datos básicos los que se muestra en el modelo que se inserta. Normalmente se utilizará una para cada semana. Esto tiene relación con el cómputo del tiempo extra (ver tema 6.9. Tiempo Extra). Se utilizarán en esta forma tanto para el personal de la nómina semanal como para el de la nómina quincenal. Si se requiere, se pueden agregar los renglones necesarios para mostrar todos los días de la quincena. Regularmente se pide al personal firmar la tarjeta al inicio de la semana. Si en el horario se incluye el tiempo de comida, habrá cuatro columnas para tiempo normal para incluir las horas de salida a comida y entrada de comida. Estas tarjetas son retiradas cada semana para su revisión en el departamento de personal en donde capturarán las horas para su valuación. Normalmente, cuando el empleado falta, se anota en los espacios destinados a las horas la leyenda del motivo de la ausencia como “incapacidad”, “falta”, “vacaciones”, “permiso”, etcétera. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. TARJETA DE CONTROL DE TIEMPO Nombre: González Rosado Carlos Departamento: Almacén Semana No. 27 FECHA Número 2422 TIEMPO NORMAL TIEMPO EXTRA ENTRADA SALIDA ENTRADA SALIDA Viernes 30-06-01 Sábado 01-07-01 Domingo 02-07-01 Lunes 03-07-01 Martes 04-07-01 Miércoles 05-07-01 Jueves 06-07-01 Firma de Empleado 396 EDICIONES FISCALES ISEF En la actualidad existen un gran número de sistemas de control de acceso computarizados, que suplen con muchísimas ventajas el uso de estas tarjetas de tiempo. Los hay que trabajan con una banda magnética en la credencial del empleado, que se pasa por un lector en el reloj checador y registra el movimiento de entrada o salida, o con un código de barras en la misma credencial que también es leído por el lector del reloj checador, o bien la credencial que tiene un “chip” que registra el acceso del empleado al pasar a una distancia determinada de un lector especial, y hasta el reloj que tiene un dispositivo que “lee” las medidas de la mano del empleado (este sistema está basado en tres medidas de la mano del empleado, largo, ancho y grueso de la mano; y se pueden utilizar ambas manos para registro. Las medidas de la mano se guardan en memoria del reloj para ser comparadas con las del empleado al momento del acceso). Todos estos sistemas trabajan con un software que se puede parametrizar (fijar parámetros propios de la empresa) en cuanto a los horarios, tolerancias, retardos, tiempos extras, etc. Toda esta información se guarda en la memoria de una computadora conectada al reloj checador o en el reloj checador mismo (por un determinado tiempo) y después se transmite al sistema de nómina de la empresa facilitando la captura de las incidencias de los trabajadores. Los proveedores que hay en el mercado de estos sistemas proporcionan asesoría para la instalación del software, parametrización del mismo, capacitación para su administración, soporte técnico en caso de falla de los relojes checadores y para desarrollo de la interface al sistema de nómina de la empresa. 21.2. CREDENCIALES Las credenciales podrán ser de múltiples formas, podrán tener o no una banda magnética o un código de barras para el control del acceso e inclusive un chip como lo comentábamos en el tema anterior, pero regularmente tendrán como datos básicos los que se muestran en el modelo siguiente: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 397 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. FOTO SELLO No. 6665 Nombre RETANA POO PEDRO Departamento CONTABILIDAD Gerente de Recursos Humanos Vigencia Hasta 31/12/01 CINTA MAGNETICA O CODIGO DE BARRAS CURP: REPP690722HDFTPD05 NSS: 11896935125 Firma del Empleado Podrá agregarse el logotipo de la empresa y los datos que a la misma le interese e inclusive, podrán ser de diferente color según el área o condición contractual del empleado. 21.3. KARDEX Este documento se utiliza para visualizar fácilmente el ausentismo del empleado. Regularmente los espacios para anotaciones diarias de ausentismo comprenden todo un año natural. Cada concepto de ausentismo se anota con una clave diferente a gusto de la empresa. 398 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. KARDEX Número de Empleado: Nombre del Empleado: CURP: NSS: 5951 Pérez J. Juan PEJJ531316HPURLN04 2838362536 Ejercicio: No. de Cía.: Fecha de Antigüedad: Fecha de Ingreso: 2001 1 1997/05/06 1997/05/06 Claves: F Faltas, I Incapacidad, R Retardo, P Permiso, V Vacaciones, O Onomástico. EDICIONES FISCALES ISEF MES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ene. Feb. Mzo. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. Observaciones: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 399 21.4. PRE-NOMINA PARA CODIFICACION Este documento es una simple relación del personal, ordenado regularmente por departamento y dentro de éste por orden alfabético, para facilitar las anotaciones de conceptos especiales como faltas, tiempo extra, comisiones, etc. y su posterior inclusión en la nómina. Producción Administración Departamento Departamento Concepto Nombre del empleado Número Quincena No. 13 Período CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. PRE-NOMINA PARA CODIFICACION Fecha: Concepto 2001/07/01 Concepto Naturalmente, se puede cambiar el orden según se requiera y se puede utilizar la misma relación para más de un concepto. 400 EDICIONES FISCALES ISEF 21.5. NOMINA DE PAGO De acuerdo con el artículo 15 de la LSS, los patrones están obligados, entre otras obligaciones, a: “II. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente Ley y sus reglamentos. Es obligatorio conservar estos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha.” Y el Reglamento de la Ley del Seguro Social nos señala al respecto: “ARTICULO 9. Los registros a que se refiere la fracción II, del artículo 15 de la Ley, deberán contener, además de los datos establecidos en el mismo, los siguientes: I. Nombre, denominación o razón social completo del patrón, número de su registro ante el Instituto y del Registro Federal de Contribuyentes; II. Nombre completo, Registro Federal de Contribuyentes, Clave Unica del Registro de Población, duración de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario, de los trabajadores; III. Lapso que comprende y periodicidad establecida para el pago de los salarios; IV. Salario base de cotización, importe total del salario devengado, así como conceptos y montos de las deducciones y retenciones efectuadas; y V. Unidades de tiempo laborado. Los patrones a que se refiere la fracción VI del artículo 15 de la Ley, además están obligados a llevar sus registros por cada una de sus obras.” ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 401 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. Registro Patronal 010-45624-10-1 NOMINA QUINCENAL De 2001/06/01 Período No. 11 NUMERO NOMBRE NSS DEPARTAMENTO PUESTO PERCEPCIONES CLAVE CONCEPTO IMPORTE CLAVE 4424 MARTINEZ DIAZ 08-83-73-4972-2 JEFE DE DEPARTAMENTO 15 2,799.90 551 1 Sueldo 299 Ajuste redondeo 0.15 Total percepciones 556 600 899 2,800.05 3458 1 45 46 557 299 JIMENEZ 09-74-65-5824-7 AUXILIAR DE CONTABILIDAD Sueldo 15 750 551 Tiempo extra doble 24 300 600 Tiempo extra triple 5 93.75 899 Crédito al salario pagado 139.89 Ajuste redondeo 0.03 Total percepciones 1,283.67 2660 HERNANDEZ SUBCONTADOR R.F.C. Fecha Hoja 2001/06/13 1 de 10 RFC CURP SUELDO DIARIO S.D.I. DEDUCCIONES CONCEPTO IMPORTE A MADA 731231 7G9 MADA731231HDFRZR01 186.66 195.86 Cuotas Obreras SS 86.63 Descuento ISR Descto. Aport. F.A. Ajuste redond. nom. ant Total Deducciones Neto a pagar 84.82 363.98 0.42 536.05 2,264.00 JISC 741018 7G6 JISC741018MOAMNR07 50 52.57 Cuotas obreras SS 18.73 Descto. Aport. F.A. 97.5 Ajuste redond. nom. ant 0.44 Total deducciones Neto a pagar 116.67 1,167.00 1500 551 100 Cuotas obreras SS 400 600 Descto. aport. F.A. 195 Crédito al salario pagado Ajuste redondeo Total percepciones 27.4 0.43 1,927.83 899 Ajuste redond. nom, ant 0.37 TOTAL POR DEPARTAMENTO Total percepciones 6,011.55 1 Sueldo 45 Tiempo extra doble 557 299 15 16 105.14 37.46 Total deducciones Neto a pagar 232.83 1,695.00 Total deducciones Neto a pagar 885.55 5,126.00 El dato del RFC cada día es menos necesario por la generalización del uso del CURP, pero mientras se pida específicamente en la Ley, es conveniente seguir utilizándolo. Se elaborará un reporte por cada tipo de nómina según los calendarios de pago que vimos en el tema 2.4. Ejemplos de Calendarios de Pago. 21.6. RECIBOS DE PAGO De acuerdo con el artículo 132 de la LFT, los patrones tendrán, entre otras obligaciones, las siguientes: 402 EDICIONES FISCALES ISEF “..................................................................................................... II. Pagar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones de conformidad con las normas vigentes en la empresa o establecimiento; ...................................................................................................... VII. Expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido;” De acuerdo con el artículo 118 de la LISR, “Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, tendrán las siguientes obligaciones: II. Efectuar las retenciones señaladas en el artículo 113 y entregar en efectivo las cantidades a que se refieren los artículos 115 y 116 de esta Ley.” Para cubrir el requisito mencionado del artículo 132-II de la LFT, es que se solicita al trabajador firmar el original del recibo de sueldo al recibir su importe, o en su caso, poner su huella digital. Por otra parte, el RLSS nos señala en su artículo 8, los datos mínimos que deben contener los recibos de nómina: “ARTICULO 8. La constancia de los días laborados por los trabajadores a que se refiere la fracción IX del artículo 15 de la Ley deberá contener al menos, los datos siguientes: I. Nombre, denominación o razón social del patrón, completos; II. Número de registro patronal; III. Nombre completo del trabajador; IV. Clave Unica de Registro de Población; V. Período que comprende; VI. Número de días laborados; VII. Duración de la jornada: completa o reducida; y VIII. Tratándose de los patrones a los que se refiere la fracción VI del artículo 15 de la Ley, a los datos anteriores deberán agregarse los que permitan identificar la ubicación de la obra. La constancia a que se refiere este artículo deberá ser entregada a los trabajadores, de acuerdo a los períodos de pago de salario establecidos.” Regularmente también se especificará en el RIT o en el CTT esta obligación de firmar el recibo de sueldo, así como la obligación de la empresa de señalar en el mismo los conceptos de pago y descuento con lo que se cubre el requisito mencionado en el artículo 118-I LISR. Aunque la LFT señala que se debe extender cada quince días una constancia a solicitud de los trabajadores, es conveniente hacerlo cada semana cuando es pago semanal y en términos generales, cada vez que se le pague algún concepto, cualquiera que éste sea. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 403 Estos recibos se harán en original y copia o en dos tantos siendo uno el talón del otro, para que la empresa conserve el original firmado por el empleado y la copia el mismo trabajador. Es conveniente conservar estos recibos originales firmados, por cinco años, para cualquier aclaración o controversia. Será conveniente someter el formato a la consideración del abogado laboral de la compañía, y, por otra parte, los recibos pueden ser similares para cada tipo de pago, variando únicamente la redacción del mismo. Igualmente en este caso, el dato del RFC cada día es menos necesario por la generalización de uso del CURP, pero mientras se pida específicamente en la Ley, es conveniente seguir utilizándolo. CURP R.F.C. MARTINEZ DIAZ ARMANDO MADA731231HDFRZR01 MADA7312317G9 PUESTO DEPARTAMENTO SUELDO S.D.I. DEL AL NSS JEFE DE DEPTO CONTAB. 186.66 195.86 01-06-01 15-06-01 8837349722 CONCEPTO PERCEPCIONES DEDUCCIONES CLAVE CONCEPTO UNIDADES IMPORTE CLAVE 1 Sueldo 15 2799.9 551 Cuotas Obreras SS 299 Ajuste redondeo 0.15 556 Descuento ISR 84.82 600 Descto. Aport. F.A. 363.98 899 Ajust. redond. nóm. ant. TOTAL PERCEPCIONES 2,800.05 UNIDADES TOTAL DEDUCCIONES 86.83 0.42 536.05 NETO A PAGAR 2,264.00 (Dos mil doscientos sesenta y cuatro pesos 00/100 M.N.) FIRMA DEL EMPLEADO EDICIONES FISCALES ISEF RECIBI DE CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. POR CONCEPTO DEL PAGO TOTAL DE MI SALARIO Y DEMAS PRESTACIONES DEL PERIODO INDICADO SIN QUE A LA FECHA SE ME ADEUDE CANTIDAD ALGUNA POR NINGUN CONCEPTO. IMPORTE 404 NOMBRE 4424 21.6.1. Recibos de Nómina Normal NUMERO 1218 CURP DIAZ ARREGUI JULIO R.F.C. DIAJ660105HSOSRL08 DIAJ660105P27 PUESTO DEPARTAMENTO SUELDO S.D.I. DEL AL NSS ENCARGADO PEDIDOS ALMACEN 123 128.89 01/01/2001 31/12/2001 1916689520 PERCEPCIONES DEDUCCIONES CLAVE CONCEPTO UNIDADES IMPORTE CLAVE CONCEPTO 152 Gratificación 15 1,845.00 556 Descuento ISR TOTAL PERCEPCIONES 1,845.00 UNIDADES TOTAL DEDUCCIONES RECIBI DE CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. POR CONCEPTO DE PAGO DE GRATIFICACION CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO SEÑALADO SIN QUE A LA FECHA SE ME ADEUDE CANTIDAD ALGUNA POR ESTE CONCEPTO. IMPORTE 73.78 73.78 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA NOMBRE 21.6.2. Recibos de Nómina de Gratificaciones NUMERO NETO A PAGAR 1,771.22 (Mil setecientos setenta y un pesos 22/100 M.N.) FIRMA DEL EMPLEADO 405 CURP R.F.C. FERNANDEZ ORDOÑEZ ANDRES FEOA451211HDFRRN00 FEOA4512119J6 PUESTO DEPARTAMENTO SUELDO S.D.I. VENTAS 79.31 83 VENDEDOR PERCEPCIONES CLAVE CONCEPTO 121 Vale despensa UNIDADES TOTAL PERCEPCIONES DEL AL NSS 01/05/2001 31/05/2001 11774552142 DEDUCCIONES IMPORTE CLAVE CONCEPTO 475 604 Descuento despensa 475 UNIDADES TOTAL DEDUCCIONES 1 1 NETO A PAGAR 474 (Cuatrocientos setenta y cuatro pesos 00/100 M.N.) FIRMA DEL EMPLEADO EDICIONES FISCALES ISEF RECIBI DE CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. POR CONCEPTO DE PAGO DE VALES DESPENSA DE ACUERDO AL PLAN DE PREVISION SOCIAL EN VIGOR SIN QUE A LA FECHA SE ME ADEUDE CANTIDAD ALGUNA POR ESTE CONCEPTO. IMPORTE 406 NOMBRE 1904 21.6.3. Recibos de Nómina de Despensa NUMERO CURP R.F.C. GARCIA ALVAREZ JUAN GAAJ560305HTARLN00 GAAJ5603058H2 PUESTO DEPARTAMENTO SUELDO S.D.I. DEL AL NSS ALMACENISTA ALMACEN 116.5 122.49 01/01/2001 31/12/2001 10885695865 PERCEPCIONES UNIDADES DEDUCCIONES CLAVE CONCEPTO IMPORTE CLAVE CONCEPTO 153 PTU 9,264.77 556 Descuento ISR TOTAL PERCEPCIONES 9,264.77 UNIDADES TOTAL DEDUCCIONES RECIBI DE CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. POR CONCEPTO DE PAGO DE PARTICIPACION DE UTILIDADES CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ANTERIOR SIN QUE A LA FECHA SE ME ADEUDE CANTIDAD ALGUNA POR ESTE CONCEPTO. IMPORTE 1,362.78 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA NOMBRE 2212 21.6.4. Recibos de Nómina de PTU NUMERO 1,362.78 NETO A PAGAR 7,901.99 (Siete mil novecientos un pesos 99/100 M.N.) FIRMA DEL EMPLEADO 407 CURP R.F.C. ESTEVEZ CARMONA CRISTINA EECC580909MCASRR03 EECC5809093Q5 PUESTO SECRETARIA DEPARTAMENTO SUELDO S.D.I. GERENCIA 85 89.07 PERCEPCIONES CLAVE CONCEPTO UNIDADES AL NSS 01/01/2001 31/12/2001 12795845614 DEDUCCIONES IMPORTE 101 Devolución F.A. 7,956.00 102 Intereses ganados F.A. 2,093.88 TOTAL PERCEPCIONES DEL 10,049.88 CLAVE CONCEPTO UNIDADES TOTAL DEDUCCIONES 0 NETO A PAGAR 10,049.88 (Diez mil cuarenta y nueve pesos 88/100 M.N.) FIRMA DEL EMPLEADO EDICIONES FISCALES ISEF RECIBI DE CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. POR CONCEPTO DE PAGO DE DEVOLUCION DEL TOTAL DE FONDO DE AHORRO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO SEÑALADO SIN QUE A LA FECHA SE ME ADEUDE CANTIDAD ALGUNA POR ESTE CONCEPTO. IMPORTE 408 NOMBRE 1736 21.6.5. Recibos de Nómina de Devolución de Fondo de Ahorro NUMERO ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 409 En caso de que la forma de pago sea a través de una cuenta bancaria, será conveniente que de todas formas el empleado firme el recibo. Existe la tendencia de omitir la expedición del recibo cuando el pago se hace a través de una cuenta bancaria porque los estados de cuenta del banco son documentos comprobatorios de pago según las autoridades hacendarias, sin embargo, las autoridades laborales no mencionan nada a este respecto y en todo caso, el estado de cuenta de empresa mostrará el pago total a sus empleados, mientras que el estado de cuenta del empleado, es del empleado y la empresa no podrá utilizarlo en caso de controversia con el trabajador. En todo caso, éste será otro aspecto que tendrá que decidir el abogado laboral de la empresa. SUELDO DIARIO VENDEDORA S.D.I. FECHA DE INGRESO FECHA DE BAJA VENTAS ANTIGUEDAD EN AÑOS MOTIVO DE LA BAJA 1,950.00 65 68.2 16/02/1998 12/06/2001 3.37 RENUNCIA Recibí de CLANDI DE MEXICO, S.A. de C.V. la cantidad de $ 4,859.58 (Cuatro mil ochocientos cincuenta y nueve pesos 58/100 M.N.) por concepto de prestaciones y deducciones que me corresponden al dar por terminado voluntariamente mi contrato individual de trabajo y relación laboral en los términos de lo dispuesto por la fracción I del artículo 53 de la Ley Federal del Trabajo. La cantidad antes indicada cubre conforme al desglose de la misma, lo siguiente: PERCEPCIONES CLAVE CONCEPTO 1 45 46 101 180 Sueldos T.E. doble T.E. triple Devolución F.A. Vacaciones prop. 181 182 557 Prima vac. Prop. Gratificación prop. Crédito al salario pag. DEDUCCIONES UNIDADES 12 9 5 4.51 1.13 6.79 TOTAL PERCEPCIONES IMPORTE 780 146.25 121.88 2,991.30 293.15 CLAVE 551 600 CONCEPTO UNIDADES IMPORTE Cuotas Obreras SS Descto. Aport. F.A. 19.95 101.4 73.45 441.35 133.55 4,980.93 TOTAL DEDUCCIONES 121.35 NETO A PAGAR . 4,859.58 (Cuatro mil ochocientos cincuenta y nueve pesos 58/100 M.N.) RECIBI DE CONFORMIDAD: AUTORIZADO POR: FIRMA DEL EMPLEADO FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL BRACAMONTES SANSORES DELIA CURP: BASD780521MDFRNL05 RFC: BASD780521JO5 NSS: 01-93-78-1622-9 México, D.F. a 12 de junio de 2001. EDICIONES FISCALES ISEF Hago constar, bajo protesta de decir verdad, que ___CLANDI DE MEXICO, S.A. de C.V.___ me ha hecho el pago de los salarios y prestaciones legales o contractuales a que tuve derecho por el tiempo de prestación de mis servicios, por cuya razón no me adeuda cantidad alguna por ningún concepto derivado del Contrato Individual de Trabajo, del Contrato Colectivo de Trabajo o de la Ley Federal del Trabajo, tales como salarios ordinarios, extraordinarios, descansos semanales y obligatorios, vacaciones, prima vacacional, prima dominical, aguinaldo anual no por cualquier otro concepto, por lo que otorgo el más amplio FINIQUITO que en derecho proceda, sin reservarme acción o derecho alguno que ejercitar en contra de ___CLANDI DE MEXICO, S.A. de C.V.___ o quien sus derechos represente. 410 BRACAMONTES SANSORES DELIA SUELDO MENSUAL 21.6.6. Recibos de Nómina de Finiquito y/o Liquidación 616 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 411 21.7. RESUMEN POR DEPARTAMENTO Este reporte mostrará los conceptos de pago que se incluyen en los recibos y todos los demás conceptos que se calculan al hacer la nómina. Se mostrarán primero todos los conceptos por cada departamento y al final todos los conceptos por total de empresa. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. Registro Patronal 010-45624-10-1 R.F.C. CME000627KU7 NOMINA QUINCENAL Periodo No. 11 De 2001/06/01 A 2001/06/15 RESUMEN POR DEPARTAMENTO PERCEPCIONES CONCEPTO CLAVE IMPORTE CONTABILIDAD: Conceptos de pago: 1 Sueldo 45 45 Tiempo extra doble 40 46 Tiempo extra triple 5 557 Crédito al salario pagado 299 Ajuste redondeo Total percepciones CLAVE 5,049.90 700 93.75 167.29 0.61 6,011.55 Otros conceptos: 100 Aport Emp F.A. 656.48 400 Prov vacaciones 173.04 401 Prov pago prima vac 43.26 402 Prov pago gratificaciones 210.41 403 Prov impto 2% s/nóm. 130 404 Prov aport Infonavit 265.18 405 Prov cuotas patronales SS 905.07 451 Cuotas obreras SS EM .PE . 17.06 452 Cuotas obreras SS EM .PD. 13.25 453 Cuotas obreras SS IV 33.15 454 Cuotas obreras SS PB 19.89 455 Cuotas obreras SS CEAV 59.66 456 Cuotas patrón SS EM PE Cf 287.79 457 Cuotas patrón SS EM PE Ca 50.84 458 Cuotas patrón SS EM PD 37.13 459 Cuotas patrón SS IV 92.81 460 Cuotas patrón SS G 53.04 461 Cuotas patrón SS RT 54.64 462 Cuotas patrón SS PB 55.69 463 Cuotas patrón SS R 106.07 464 Cuotas patrón SS CEAV 470 Perc exced a topes legales 1 3,581.57 471 Perc exced a topes legales 2 4,275.12 472 Perc exced a topes legales 3 93.75 473 Perc exced a topes legales 4 93.75 474 Perc exced a topes legales 5 93.75 477 Perc exced a topes legales 8 93.75 478 Perc exced a topes legales 9 93.75 479 Perc exced a topes legales 10 93.75 552 Impuesto 420.37 557 Crédito al salario pagado 900 BASE perc totales gravables 903 BASE perc fijas SS 904 BASE perc var SS 905 BASE PTU 906 BASE Impto 2% s/nóm. 907 BASE aport emp F.A. 908 BASE perc var p/liquidación 167.07 370.03 45 5,493.65 5,303.57 93.75 45 5,049.90 6,500.13 45 5,049.90 1,450.23 551 556 600 899 DEDUCCIONES CONCEPTO IMPORTE Cuotas Obreras SS Descuento ISR Descto. Aport. F.A. Ajust. redond. nóm. ant 143.02 84.82 656.48 1.23 Total Deducciones Neto a pagar 885.55 5,126.00 Período No. 11 De 2001/06/01 A 2001/06/15 Hoja 1 de 1 RESUMEN POR CONCEPTO PERCEPCIONES CLAVE CONCEPTO DEDUCCIONES IMPORTE 100 Aport Emp F.A. 4424 Martínez Díaz Armando 364 3458 Jiménez Sánchez Carmen 97.5 2660 Hernández Cacho Marisa 195 CONCEPTO IMPORTE 656.5 600 Descto. Aport. F.A. 4424 Martínez Díaz Armando 363.98 3458 Jiménez Sánchez Carmen 97.5 2660 Hernández Cacho Marisa Total 195 656.48 EDICIONES FISCALES ISEF Total CLAVE 412 Fecha: 2001/06/13 21.8. RESUMEN POR CONCEPTO R.F.C. CME000627KU7 NOMINA QUINCENAL Este reporte se hará por los conceptos que sean significativos detallarlos por empleado, por ejemplo cuotas sindicales o descuentos por préstamos de terceros. Aquí mostramos a manera de ejemplo los conceptos de fondo de ahorro. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. Registro Patronal 010-45624-10-1 Período No. 11 De 2001/06/01 Hoja A 1 de 2001/06/15 RESUMEN POR FORMA DE PAGO PERCEPCIONES CLAVE CONCEPTO DEDUCCIONES IMPORTE CLAVE Forma de pago: EFECTIVO 4424 Martínez Díaz Armando 2,264.00 3458 Jiménez Sánchez Carmen 1,167.00 2660 Hernández Cacho Marisa 1,695.00 Total 5,126.00 CONCEPTO IMPORTE 1 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Fecha: 2001/06/13 R.F.C. CME000627KU7 NOMINA QUINCENAL 21.9. RESUMEN POR FORMA DE PAGO Registro Patronal 010-45624-10-1 413 Este reporte nos será de utilidad cuando tenemos varias formas de pago o cuando necesitemos verificar algún dato relacionado con esta información. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. 414 EDICIONES FISCALES ISEF 21.10. POLIZA DE DIARIO DE NOMINA En este reporte deseamos destacar principalmente el comentario de que el registro de la nómina debe ser significativo: El registro de la nómina hacia la contabilidad debe ser suficientemente resumida para hacerla ágil y precisamente detallada para hacer útil la información contable. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. POLIZA DE DIARIO CTA. CONCEPTO PARCIAL 12040 Contribuciones a favor Póliza No. 123 Fecha: 2001/06/13 DEBE HABER 167.29 Crédito al salario 50520 Gastos de Administración 5,843.65 Sueldos y salarios 570 Otros gastos 0.61 Otros gastos diversos 21020 Acreedores diversos Fondo de Ahorro Sueldos y salarios por pagar 5,782.48 656.48 5,126.00 21050 Impuestos por pagar 227.84 Cuotas IMSS 143.02 Impuesto ISR Sueldos 84.82 570 Otros gastos 1.23 Otros gastos diversos CONCEPTO: CONTABILIZACION DE LA NOMINA QUINCENAL No. 11 CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL 2001/06/01 AL 2001/06/15 SUMAS 6,011.55 6,011.55 FORMULO REGISTRO APROBO ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 415 En este ejemplo utilizamos las cuentas que mostramos en el capítulo 13. Contabilización de la Nómina, en el tema 13.2. Catálogo de Cuentas. Asimismo, podemos contabilizar nómina por nómina o todas las nóminas de un tipo del mes, o todas las nóminas emitidas en el mes en una sola póliza. 21.11. POLIZA DE DIARIO DE PROVISIONES Los mismos comentarios que hacemos para la póliza de la nómina vale para ésta de las provisiones. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. POLIZA DE DIARIO CTA. CONCEPTO PARCIAL 50520 Gastos de Administración Sueldos y salarios Póliza No. 124 Fecha: 2001/06/13 DEBE HABER 2,383.44 1,213.19 Aportaciones IMSS e Infona- 1,170.25 vit 21020 Acreedores diversos Fondo de Ahorro 656.48 656.48 21040 Provisiones 426.71 Provisión aguinaldo 210.41 Provisión prima vacacional 43.26 Provisión vacaciones 173.04 21050 Impuestos por pagar 1,300.25 Aportación Infonavit 265.18 Cuotas IMSS 905.07 Impuesto 2% sobre nóminas 130 CONCEPTO: CONTABILIZACION DE PROVISIONES DE LA NOMINA QUINCENAL No. 11 CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL 2001/06/01 AL 2001/06/15 SUMAS 2,383.44 2,383.44 FORMULO REGISTRO APROBO 1 de FECHA DE SUELDO CURP INGRESO DIARIO S.D.I. 11/11/1999 79.31 83.11 AASA 751221 MDU LND 01 2/16/1998 65 68.2 BASD 780521 MDF RNL 05 7/15/1999 123 128.89 DIAJ 660105 HSO SRL 08 7/16/1999 85 89.07 EECC 580909 MCA SRR 03 3/11/2001 79.31 83 FEOA 451211 HDF RRN 00 1/2/1997 116.5 122.49 GAAJ 560305 HTA RLN 00 4/15/2000 133.33 139.53 GORC 810517 HDF NSR 04 2/12/1993 720 757 GUJJ 830611 HDF VSL 04 7/9/1996 100 105.14 HECM 600426 MDH RCR 01 11/6/1997 50 52.57 JISC 741018 MOA MNR 07 2/3/1998 186.66 195.86 MADA 731231 HDF RZR 01 6/5/1997 1,563.49 1,008.75 PEJJ 550608 HJA RLN 00 8/5/1997 76.95 80.9 REPP 570406 HDF TPD 03 2/2/2000 105.64 110.56 SARJ 511016 HDF VDS 00 EDICIONES FISCALES ISEF NUM 154 616 1218 1736 1904 2212 2422 2506 2660 3458 4424 5950 6664 6986 EMPLEADO NOMBRE Alfaro Sánchez Adela Bracamontes Sansores Delia Díaz Arregui Julio Estevez Carmona Cristina Fernández Ordoñez Andrés García Alvarez Juan González Rosado Carlos Guevara Jasso Julio Hernández Cacho Marisa Jiménez Sánchez Carmen Martínez Díaz Armando Pérez Jolote Juan Retana Poo Pedro Saavedra Rodríguez Jesús 1 416 Hoja CATALOGO DE EMPLEADOS 21.12. CATALOGOS DE EMPLEADOS 2001/06/13 A manera de ejemplo mostramos el siguiente catálogo: Fecha: En un catálogo de empleados, mostraremos los datos que nos sean de interés en el momento que lo emitamos. Algunas veces necesitaremos solamente el número y el nombre, en otras ocasiones necesitaremos agregar algún dato como fecha de ingreso o sueldo diario, etcétera. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. C.U.R.P. R.F.C. N.S.S. PEJJ 550608 HJA RLN 00 PEJJ 550608 P32 05-83-55-7863-3 SUELDO MENSUAL SUELDO DIARIO 5/6/1997 30,000.00 1,000.00 661.25 264.5 0 Ingreso 7/1/1997 “ “ 661.25 396.75 0 Cambio Ley SS 755 453 0 Cambio SMG 755 453 0 Aumento 755 483.2 0 Cambio Ley SS 861.25 551.2 0 Cambio SMG 861.25 551.2 0 Aumento 861.25 585.65 0 Cambio Ley SS 947.5 644.3 0 Cambio SMG 947.5 644.3 0 Aumento 947.5 682.2 0 Cambio Ley SS 1,008.75 726.3 0 Cambio SMG 1,008.75 726.3 0 Aumento 1/1/1998 “ “ 37,050.00 1,235.00 7/1/1998 “ “ 1/1/1999 “ “ 4/1/1999 39,300.00 1,310.00 7/1/1999 “ “ 1/1/2000 “ “ 3/1/2000 42,640.50 1,421.35 7/1/2000 “ “ 1/1/2001 “ “ 4/1/2001 46,904.70 1,563.49 23.50% 6.10% 8.50% 10.00% S.D.I. S.D.I. – I.V. C.E.A.V. SUELDO VARIABLE FECHA 5/1/1998 % AUMENTO PRODUCCION MOTIVO DE CAMBIO ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA DEPARTAMENTO GERENTE DE PRODUCCION 21.13. HISTORICO DE SUELDOS PUESTO PEREZ JOLOTE JUAN Habremos de actualizarlo con motivo de lo siguiente: 5951 NOMBRE Cuando el empleado tenga aumento de sueldo, REGISTRO HISTORICO DE SUELDOS NUMERO 417 Cuando cambie el límite en veces del salario mínimo general para la cuota de invalidez y vida y la de cesantía en edad avanzada y vejez, de 1 Cuando cambie el salario mínimo general, y 1 Cuando el empleado haya tenido percepciones variables en el mes que cambie su salario base de cotización en aumento o disminución. Fecha: 2001/06/13 Hoja Este registro será de utilidad para el cálculo de cuotas SS e Infonavit y como historial de lo que ha sucedido con los sueldos del empleado. CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. 418 EDICIONES FISCALES ISEF 21.14. CATALOGO DE CONCEPTOS CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. Núm. 1 2 3 4 5 20 21 41 42 43 CATALOGO DE CONCEPTOS CLASIFICACION: P T A CONCEPTO r i D PERCEPCIONES: FIJAS: Sueldos 1 P S Salarios 1 P S Tiempo Extra Fijo 1 P S Compensación Fija 0 P N Pensión por Jubilación 0 P S VARIABLES: Comisiones. 0 P N Pago por destajo 0 P S EVENTUALES: Tiempo Extra 1ª. Semana 0 P N Tiempo Extra 2ª. Semana 0 P N Tiempo Extra 3ª. Semana 0 P N Hoja 1 de 1 A I E C Tema S S S S S N N N N N 6.1. 6.1. 6.9. 6.20. 6.12. S S N N 6.13. 6.1. N N N N N N 6.9. 6.9. 6.9. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 419 En el tema 4.4.3. Catálogo Base, mostramos un catálogo completo de conceptos, rogamos al lector consultarlo. 21.15. REPORTE DE ACUMULADOS Este reporte podrá variar en cuanto a la información. Podremos obtener un reporte de los acumulados de un empleado o de un concepto en particular, dependerá de la utilización que deseamos darle. Uno de los más comunes será como el que presentamos a continuación, en el que obtenemos los acumulados de la empresa por meses, hasta un mes determinado (en este caso hasta marzo) y obtenemos un total a la fecha. Naturalmente, en este ejemplo tomamos hasta marzo por comodidad, pero podrían ser todos los meses del año y así obtendríamos los totales anuales que nos pudiesen servir para declaraciones. También podríamos utilizar este reporte para checar contra cifras de contabilidad. 420 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. Fecha: 2001/04/05 Hoja 1 de 2 REPORTE DE ACUMULADOS ENERO FEBRERO D/H IMPORTE D/H IMPORTE 1,890 212,096 1,800 201,996 1,200 23,000 1,600 28,000 210 3,938 200 3,750 27,572 26,259 26 24 7,268 6,922 1,817 1,730 8,837 8,416 5,460 5,200 11,138 10,607 38,013 36,203 717 682 557 530 1,392 1,326 835 796 2,506 2,386 12,087 11,512 2,135 2,034 1,559 1,485 MARZO D/H IMPORTE 1,665 186,846 1,480 25,900 185 3,469 24,290 23 6,402 1,601 7,785 4,810 9,812 33,488 631 490 1,227 736 2,207 10,648 1,881 1,374 SUMA TOTAL D/H IMPORTE 5,355 600,938 4,280 76,900 595 11,156 78,121 73 20,592 5,148 25,039 15,470 31,556 107,703 2,030 1,577 3,945 2,367 7,100 34,247 6,050 4,418 EDICIONES FISCALES ISEF NUM 1 45 46 100 299 400 401 402 403 404 405 451 452 453 454 455 456 457 458 CONCEPTO NOMBRE Sueldo Tiempo extra doble Tiempo extra triple Aport Emp F.A. Ajuste redondeo Prov vacaciones Prov pago prima vac Prov pago gratificaciones Prov impto 2% s/nóm. Prov aport infonavit Prov cuotas patronales SS Cuotas obreras SS EM .PE . Cuotas obreras SS EM .PD. Cuotas obreras SS IV Cuotas obreras SS PB Cuotas obreras SS CEAV Cuotas patrón SS EM PE Cf Cuotas patrón SS EM PE Ca Cuotas patrón SS EM PD Fecha: Hoja REPORTE DE ACUMULADOS ENERO FEBRERO D/H IMPORTE D/H IMPORTE 3,898 3,712 2,228 2,122 2,295 2,186 2,339 2,228 4,455 4,243 7,017 6,683 150,426 143,263 179,555 171,005 3,938 3,750 3,938 3,750 3,938 3,750 3,938 3,750 3,938 3,750 3,938 3,750 6,007 5,721 17,656 16,815 7,026 6,692 15,541 14,801 3,562 3,393 27,572 26,259 52 49 1,890 230,733 1,800 219,746 14,700 14,000 222,750 212,143 3,938 3,750 1,890 212,096 1,800 201,996 273,005 260,005 1,890 212,096 1,800 201,996 60,910 58,009 MARZO IMPORTE 3,434 1,962 2,022 2,061 3,925 6,182 132,518 158,179 3,469 3,469 3,469 3,469 3,469 3,469 5,292 15,554 6,190 13,691 3,138 24,290 46 1,665 203,265 12,950 196,232 3,469 1,665 186,846 240,505 1,665 186,846 53,659 D/H SUMA TOTAL D/H IMPORTE 11,044 6,312 6,502 6,627 12,622 19,881 426,207 508,739 11,156 11,156 11,156 11,156 11,156 11,156 17,019 50,024 19,908 44,034 10,094 78,121 146 5,355 653,744 41,650 631,125 11,156 5,355 600,938 773,515 5,355 600,938 172,577 421 NUM 459 460 461 462 463 464 470 471 472 473 474 477 478 479 551 552 557 555 556 600 899 900 901 903 904 905 906 907 908 CONCEPTO NOMBRE Cuotas patrón SS IV Cuotas patrón SS G Cuotas patrón SS RT Cuotas patrón SS PB Cuotas patrón SS R Cuotas patrón SS CEAV Perc exced a topes legales 1 Perc exced a topes legales 2 Perc exced a topes legales 3 Perc exced a topes legales 4 Perc exced a topes legales 5 Perc exced a topes legales 8 Perc exced a topes legales 9 Perc exced a topes legales 10 Cuotas Obreras SS Impuesto Crédito al salario pagado Crédito al salario Descuento ISR Descto. Aport. F.A. Ajust. redond. nóm. ant BASE perc totales gravables BASE perc exentas BASE perc fijas SS BASE perc var SS BASE PTU BASE Impto 2% s/nóm. BASE aport emp F.A. BASE perc var p/liquidación 2001/04/05 2 de 2 ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 423 CAPITULO 22 DECLARACIONES ANUALES Y CONSTANCIA DE PERCEPCIONES E IMPUESTOS RETENIDOS A partir de 2003, las exigencias anuales de información a que obliga los patrones la LISR sufren modificaciones: la declaración anual de sueldos y salarios y la de crédito al salario se unifican y de los mismos archivos se podrán extraer las constancias de percepciones e impuestos retenidos. La obligación de proporcionar a los empleados la constancia de remuneraciones pagadas e impuestos retenidos a más tardar el 31 de enero por el año anterior, o dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que se retire el empleado, tiene su origen en la fracción III del artículo 118 de la LISR. Hasta 2002 se utilizaba el formato 37. La obligación de presentar la Declaración Anual de Sueldos y Salarios a más tardar el 15 de febrero, tiene su origen en la fracción V del artículo 118 de la LISR. En la segunda parte de la fracción V del artículo 118 de la LISR, se señala que “... La información contenida en las constancias que se expidan de conformidad con la fracción IV de este artículo, se incorporarán en la misma declaración”. Es decir, la información de la constancia que de conformidad con la fracción III del artículo 118, expidieron otros patrones anteriores y que el patrón actual tiene obligación de solicitar al empleado que entró iniciado el año, se deberá incorporar en la declaración anual de sueldos y salarios. En el Artículo Tercero Transitorio de la 7a. Modificación a la RMF 2003, publicado en el DOF del 30 de diciembre de 2003 se derogan las formas oficiales 26, 27, 29, 90-A y 90-B, por lo que de hoy en adelante, estas declaraciones se deberán presentar en medios magnéticos. En la RMF 2010, se publica, dentro del capítulo II.2.14. Declaración Informativa Múltiple vía Internet y por medios magnéticos, todas las reglas para la presentación de estas declaraciones por este medio. La regla II.2.14.1., establece que para cumplir con las obligaciones contenidas en la fracción V del artículo 118 LISR, incluyendo información complementaria y extemporánea de las mismas, deberá utilizarse la Declaración Informativa Múltiple (DIM) y sus anexos, y deberá presentarse vía Internet o en medios magnéticos bajo el procedimiento siguiente: “I. Obtendrán el programa para la presentación de la Declaración Informativa Múltiple correspondiente al ejercicio fiscal de que se trate, en la página de Internet del SAT u opcionalmente podrán obtener dicho programa en medios magnéticos en la ALSC que corresponda a su domicilio fiscal. 424 EDICIONES FISCALES ISEF II. Una vez instalado el programa, capturarán los datos generales del declarante, así como la información solicitada en cada uno de los anexos correspondientes, que deberá proporcionarse de acuerdo a las obligaciones fiscales a que estén sujetos, generándose un archivo que presentarán vía Internet o a través de medios magnéticos, de conformidad con lo establecido en esta regla. Los contribuyentes podrán presentar opcionalmente cada uno de los anexos contenidos en el programa para la presentación de la Declaración Informativa Múltiple, según estén obligados, en forma independiente, conforme a la fecha en que legalmente deben cumplir con dicha obligación, acompañando invariablemente al anexo que corresponda, la información relativa a los datos generales del declarante y resumen global contenidos en el programa citado. III. En el caso de que hayan sido capturados hasta 1000 anexos (registros), el archivo con la información se presentará vía Internet, a través de la página de Internet del SAT. El SAT enviará a los contribuyentes por la misma vía, el acuse de recibo electrónico, el cual deberá contener el número de operación, fecha de presentación y el sello digital generado por dicho órgano. IV. En el caso de que por la totalidad de los anexos hayan sido capturados más de 1000 registros, deberán presentar la información ante cualquier ALSC, en unidad de memoria extraíble (USB) o en CD, los que serán devueltos al contribuyente después de realizar las validaciones respectivas.” Un punto importante, es la firma de estas declaraciones, para lo que la regla siguiente dispone: “II.2.14.6. Para los efectos de este Capítulo, los contribuyentes que presenten la Declaración Informativa Múltiple vía Internet, deberán utilizar la CIECF generada por los propios contribuyentes a través de los desarrollos electrónicos del SAT, que se encuentran en la página de Internet del SAT.” Por otra parte, la regla siguiente, nos señala la posibilidad de utilizar el Anexo I del DIM en sustitución de la forma oficial 37 para la constancia de remuneraciones pagadas e impuestos retenidos: “II.3.6.1. Los contribuyentes que deban expedir constancias en términos del artículo 118, fracción III de la Ley del ISR, a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados, a través de la forma oficial 37 del Anexo 1, podrán optar por utilizar en lugar de la citada forma, el Anexo 1 de la forma oficial 30 “Declaración Informativa Múltiple”, el cual deberá contener adicionalmente, sello, en caso de que se cuente con éste y firma del empleador que lo expide.” En la regla II.3.6.2 de la RMF 2010, se consigna la leyenda que se deberá anotar mediante sello o a máquina en la constancia de remuneraciones pegadas e impuestos retenidos: “Se declara, bajo protesta de decir verdad, que los datos asentados en la presente constancia, fueron manifestados en la respectiva declaración informativa (múltiple) del ejercicio, presentada ante el SAT con fecha ____________________ y a la que le correspondió el número de folio o de operación __________, así mismo, ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 425 SI ( ) o NO ( ) se realizó el cálculo anual en los términos que establece la Ley del ISR.” Y agrega: “Al final de la leyenda antes señalada, deberá nuevamente imprimirse sello, en caso de que se cuente con éste, y firmarse por el empleador que expida la constancia.” Esta leyenda es de mayor importancia, ya que certifica que los datos de la constancia son los que se consignan en la declaración anual de la empresa. El empleado deberá anexarla a su propia declaración y en caso de que determine saldo a su favor, la autoridad no le devolverá el mismo si los datos de la constancia difieren de los presentados en la declaración anual de la empresa. Esto es, a todas luces, injusto, porque en todo caso, el empleado cumplió con todos los requisitos que las autoridades le imponen para la devolución del saldo a su favor y las autoridades están sancionándolo por las faltas de otro causante en las que no tiene ningún control y ninguna responsabilidad. Ahora bien, ¿Qué es el DIM? El DIM es el formulario de la Declaración Informativa Múltiple (DIM) que forma parte del Programa Declaraciones Electrónicas Múltiples (DEM), que corren sobre la plataforma Java. Usando una analogía: casi todos conocemos la hoja de cálculo Excel, con este programa se pueden abrir diferentes libros y en cada uno de ellos se tienen diferentes hojas. Pues bien, cuando hablamos de la Máquina Virtual Java, es como si fuera el programa Excel, cuando hablamos del programa DEM, es como si estuviéramos hablando de un libro, y cuando nos referimos al formulario DIM, es como si fuese una hoja del libro de Excel. Estos programas se pueden y se deben obtener en forma gratuita en la página del SAT http://www.sat.gob.mx. Una Máquina Virtual de Java o un Kit de Desarrollo de Java (Java Development Kit) o ambos, se pueden obtener gratuitamente en el sitio de SUN Microsystems, Inc (www.java.sun.com). También se requiere el Programa Acrobat Reader versión 3 o superior para leer los manuales de usuario, de instalación y de proceso de carga batch; en su caso, se puede obtener desde la página del SAT. Todo esto, es un esfuerzo de la SHCP por facilitar a los causantes el llenado y presentación de estas declaraciones y constituye una modernización en estos trámites. Sin embargo, y no obstante que ya existe el antecedente del DIMM (Declaraciones Informativas en Medios Magnéticos), siendo varios año en que se utilizan estos programas, se presentan varios problemas para los usuarios: La instalación de la Máquina Virtual Java. Todos los programas que se obtienen de la página del SAT tienen manuales de instalación, de operación, de proceso de carga batch y de envío vía Internet, suficientemente claros y detallados contemplan todas las situaciones de problemas que se pueden presentar durante todo el proceso y son fáciles de seguir. Falta de información en los archivos de la empresa. El más común, ha sido el RFC de los empleados en lo que corresponde a la homoclave. Para esto es necesario solicitar la inscripción de los trabajadores al Regis- 426 EDICIONES FISCALES ISEF tro Federal de Contribuyentes en la ALAC de acuerdo con lo señalado en los artículos 27 del CFF, 15-III, 16 y 17 del RISR y en la regla II.2.6.5. de la RMF 2010. Errores al llenar los datos que se piden en los grupos de información del anexo 1. Es necesario estudiar detenidamente los instructivos que acompañan los programas y seguirlos con todo cuidado.También es conveniente documentarse en las diversas publicaciones especializadas que tratan sobre este tema. En apoyo a este último punto haremos comentarios de algunos de los campos que debemos llenar en este proceso. No nos referiremos a la operación y proceso del llenado, lo que creemos que está suficientemente explicado en los manuales que mencionamos, ni a los trámites para la presentación y/o envío de la información por Internet, por la misma razón. La información a proporcionar por cada trabajador, consta de 129 campos divididos en 6 secciones o apartados: ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 427 1er. GRUPO. IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR Campo Descripción Longitud Requerido 1 2 3 4 5 6 7 8 Mes inicial Mes final RFC CURP Apellido paterno Apellido materno Nombre(s) Area geográfica del salario mínimo 12 12 13 18 43 43 43 16 SI SI SI SI SI SI SI SI 9 Indique si el patrón realizó el cálculo anual Tarifa utilizada del ejercicio que declara 16 SI 1 para “si”, 2 para “no” 16 SI 1 para “si”, 2 para “no” 10 Observaciones 01 para el área A, 02 para el área B, 03 para el área C 11 Tarifa utilizada: 1991 actualizada 16 SI 1 para “si”, 2 para “no” 12 Proporción del subsidio aplicada 6 SI Por ejemplo: 0.0900 13 Indique si el trabajador es sindicalizado 16 SI 1 para “si”, 2 para “no” 14 Si es asimilado a salarios, señale la clave Clave de la entidad federativa donde prestó sus servicios 16 SI Anotar clave de acuerdo a instructivo 16 SI Anotar clave de acuerdo a instructivo RFC del otro patrón RFC del otro patrón RFC del otro patrón RFC del otro patrón RFC del otro patrón RFC del otro patrón RFC del otro patrón RFC del otro patrón RFC del otro patrón RFC del otro patrón 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 428 EDICIONES FISCALES ISEF En este primer grupo, sólo comentaré lo referente al “Mes inicial” y “Mes final”. Si el trabajador estuvo todo el año anotaremos 01 y 12 respectivamente; si la persona se retiró antes de concluir el año anotaremos 01 y 05, por ejemplo; si la relación laboral inició empezado el ejercicio, anotaremos 06 y 12, por ejemplo; y si los ingresos corresponden a PTU pagado solamente, anotaremos el mes de pago, 05 y 05 por ejemplo. 2o. GRUPO. SELECCION DE TEMAS Campo Descripción Longitud Requerido 26 Pagos por separación 16 SI 27 Asimilados a salarios 16 SI 28 Pagos del patrón efectuados a sus trabajadores 16 SI Observaciones 1 para “si”, 2 para “no” 1 para “si”, 2 para “no” 1 para “si”, 2 para “no” Este grupo no necesita mayor comentario. 3er. GRUPO. PAGOS POR SEPARACION Campo Descripción 29 Ingresos totales por pago en parcialidades Longitud Requerido 999999 SI 005 Pensión por jubilación Observaciones 30 Monto diario percibido por jubilaciones, pensiones o haberes de retiro en parcialidades 999999 SI Anotaremos el resultado de dividir el importe del concepto 005 Pensión por jubilación entre los días del mismo concepto 31 Cantidad que se hubiere percibido en el período de no haber pago único por jubilaciones pensiones o haberes de retiro en una sola exhibición 999999 SI 32 Monto total del pago en una sola exhibición 999999 SI 183 Gratificación por separación 184 Indemnización 3 meses 185 Indemnización 20 días por año 186 Prima de antigüedad 187 Jubilación en pago único 188 Indemnización por incapacidad 189 Pago de marcha ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Campo Descripción 33 Número de días 429 Longitud Requerido 366 SI 34 Ingresos exentos 999999 SI 35 Ingresos gravables 999999 SI 36 37 Ingresos acumulables Ingresos no acumulables 999999 999999 SI SI 38 39 Impuesto retenido Monto total pagado de otros pagos por separación 999999 999999 SI SI 40 Número de años de servicio del trabajador 99 SI 41 42 43 Ingresos exentos Ingresos gravados Ingresos acumulables (último sueldo mensual ordinario) Impuesto correspondiente al último sueldo mensual Ingresos no acumulables 999999 999999 999999 SI SI SI 999999 SI 999999 SI Impuesto retenido 999999 SI 44 45 46 Observaciones 307 Indemnización exenta 308 Pensión por jubilación exenta 309 Jubilaciones, pensión y haberes en pago único exento Todos estos datos, los podemos obtener de nuestros papeles de trabajo en los que se calculó la indemnización del empleado. 4o. GRUPO. ASIMILADOS A SALARIOS Campo Descripción Longitud 47 Ingresos asimilados 999999 a salarios 48 Impuesto retenido 999999 durante el ejercicio Requerido SI Observaciones SI Este grupo no necesita mayor comentario. 5o. GRUPO. PAGOS DEL PATRON EFECTUADOS A SUS TRABAJADORES Anotaré en la columna de observaciones los conceptos cuyo importe se debe incluir de acuerdo con nuestro catálogo de conceptos y a lo que hasta aquí hemos visto. 430 EDICIONES FISCALES ISEF Campo Descripción 49 Sueldos, salarios, rayas y jornales (gravado) 50 51 52 Longitud 999999 Requerido Observaciones SI 001 Sueldos 002 Salarios 004 Compensación Fija 020 Comisiones 021 Pagos por destajo 048 Suplencias 049 Derramas 050 Día festivo trabajado 051 Día de descanso trabajado 060 Compensación eventual 061 Incentivo por asistencia 063 Incentivo por productividad 064 Incentivo por viaje 065 Comisión foránea 150 Vacaciones 154 Bono anual 155 Premio por antigüedad 156 Vacaciones pagadas 180 Vacaciones proporcionales 201 Justificación de faltas 500 Faltas injustificadas 501 Faltas justificadas o con goce de sueldo 502 Faltas por suspensión 503 Permiso sin goce de sueldo 504 Retardos 505 Pases de salida 506 Incapacidades por riesgo de trabajo 507 Incapacidades por enfermedad general 508 Incapacidades por maternidad Sueldos, salarios, rayas y jornales (exento) Gratificación anual (gravado) 999999 SI 305 Día de descanso exento 999999 SI 152 Aguinaldo o gratificación 182 Aguinaldo o gratificación proporcional Gratificación anual (exento) 999999 SI 301 Aguinaldo o gratificación exento ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 431 Campo Descripción 53 Viáticos y Gastos de viaje (gravado) Longitud 999999 Viáticos y Gastos de viaje (exento) 999999 SI 070 Viáticos 256 Anticipos de gastos por comprobar 313 Viáticos sin comprobar exentos 730 Descuento de viáticos no comprobados 731 Descuentos de gastos no comprobados 55 Tiempo extraordinario (gravado) 999999 SI 003 Tiempo extra fijo 045 Tiempo extra doble 046 Tiempo extra triple 047 Tiempo extra por emergencia 56 Tiempo extraordinario (exento) Prima vacacional (gravado) 999999 SI 302 Tiempo extra exento 999999 SI Prima vacacional (exento) Prima dominical (gravado) Prima dominical (exento) Participación de los trabajadores en las utilidades (gravado) Participación de los trabajadores en las utilidades (exento) 999999 SI 999999 SI 151 Prima vacacional 181 Prima vacacional proporcional 300 Prima vacacional exenta 052 Prima dominical 999999 SI 999999 SI 999999 SI 999999 SI 130 Reembolso de gastos médicos 999999 SI 130 Reembolso de gastos médicos 999999 SI 100 Aportaciones de empresa a fondo de ahorro 57 58 59 60 61 62 63 64 65 Reembolso de gastos médicos, dentales y hospitalarios (gravado) Reembolso de gastos médicos, dentales y hospitalarios (exento) Fondo de ahorro (gravado) Requerido Observaciones SI 070 Viáticos 071 Viáticos no comprobados 256 Anticipos de gastos por comprobar 730 Descuento de viáticos no comprobados 731 Descuentos de gastos no comprobados (ver tema 6.19. Viáticos y otros similares) 306 Prima dominical exenta 153 Participación de los trabajadores en las utilidades 304 PTU exenta 432 EDICIONES FISCALES ISEF Campo Descripción 66 Fondo de ahorro (exento) Longitud Requerido Observaciones 999999 SI 303 Fondo de ahorro exento 67 Caja de ahorro (gravado) 999999 SI Nota 1. 68 Caja de ahorro (exento) 999999 SI Nota 2. 69 Vales para despensa (gravado) 999999 SI 70 Vales para despensa (exento) 999999 SI 120 Despensas en efectivo 121 Vales despensa Nota 3. 71 Ayuda para gastos de funeral (gravado) 999999 SI 129 Ayuda por fallecimiento 72 Ayuda para gastos de funeral (exento) 999999 SI 129 Ayuda por fallecimiento 73 Contribuciones a cargo del trabajador pagadas por el patrón (gravado) 999999 SI 202 Cuotas obreras SS pagadas por la empresa 74 Contribuciones a cargo del trabajador pagadas por el pa- trón (exento) 999999 SI 310 Cuotas obreras SS pagadas por empresa exentas 75 Premios por puntualidad (gravado) 999999 SI 062 Incentivo por puntualidad 76 Premios por puntualidad (exento) 999999 SI Nota 4. 77 Primas de seguro de vida (gravado) 999999 SI Nota 5. 78 Primas de seguro de vida (exento) 999999 SI Nota 2. 79 Seguro de gastos médicos mayores (gravado) 999999 SI Nota 5. 80 Seguro de gastos médicos mayores (exento) 999999 SI Nota 2. 81 Vales para restaurante (gravado) 999999 SI 122 Ayuda para comida 123 Vales restaurante 82 Vales para restaurante (exento) 999999 SI Nota 4. 83 Vales para gasolina (gravado) 999999 SI 126 Vale gasolina 84 Vales para gasolina (exento) 999999 SI Nota 3. 85 Vales para ropa (gravado) 999999 SI 127 Vale uniforme ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA Campo Descripción 86 Vales para ropa (exento) 87 Ayuda para renta (gravado) 88 Ayuda para renta (exento) 89 Ayuda para artículos escolares (gravado) 90 Ayuda para artículos escolares (exento) 91 Dotación o ayuda para anteojos (gravado) 92 Dotación o ayuda para anteojos (exento) 93 Ayuda para transporte(gravado) Longitud 999999 433 Requerido Observaciones SI Nota 4. 999999 SI 124 Ayuda para rentas 999999 SI Nota 3. 999999 SI Nota 2. 999999 SI Nota 2. 999999 SI 128 Ayuda para lentes 999999 SI Nota 4. 999999 SI 125 Ayuda para transporte 94 Ayuda para transporte (exento) 999999 SI Nota 3. 95 Cuotas sindicales pagadas por el patrón (gravado) Cuotas sindicales pagadas por el patrón (exento) Subsidios por incapacidad (gravado) 999999 SI 999999 SI 133 Cuotas sindicales pagadas por empresa Nota 4. 999999 SI 200 Subsidio por incapacidad 96 97 98 Subsidios por incapacidad (exento) 999999 SI 200 Subsidio por incapacidad 99 Becas para trabajadores y/o sus hijos (gravados) 999999 SI 100 Becas para trabajadores y/o sus hijos (exentos) Pagos efectuados por otros empleadores (gravado) (sólo si el patrón que declara realizó cálculo anual) Pagos efectuados por otros empleadores (exento) (sólo si el patrón que declara realizó cálculo anual) 999999 SI 131 Becas para trabajadores 132 Becas para hijos de trabajadores Nota 4. 999999 SI 081 Percepciones en otras empresas 999999 SI 312 Percepciones exentas en otras empresas 101 102 434 EDICIONES FISCALES ISEF Campo Descripción 103 Otros ingresos por salarios (gravado) Longitud 999999 104 Otros ingresos por salarios (exento) 999999 SI Nota 6. 105 Suma del ingreso gravado por sueldos y salarios 999999 SI 900 Base percepciones gravables ISR 106 Suma del ingreso exento por sueldos y salarios 999999 SI 901 Base percepciones exentas 107 Impuesto retenido durante el ejercicio que declara 999999 SI 556 Descuento ISR 108 Impuesto retenido por otro(s) patrón(es) durante el ejercicio que declara Saldo a favor determinado en el ejercicio que declara, que el patrón compensará durante el siguiente ejercicio o solicitará devolución 999999 SI 576 Impuestos retenidos por otros patrones 999999 SI 109 Requerido Observaciones SI Nota 6. 110 Saldo a favor del ejercicio anterior no compensado durante el ejercicio que declara 999999 SI 111 Suma de las cantidades que por concepto de Subsidio para el empleo le correspondió al trabajador Subsidio para el empleo entregado en efectivo al trabajador durante el ejercicio que declara 999999 SI 555 Subsidio para el empleo 999999 SI 557 Subsidio para el empleo pagado 999999 SI 909 Base ingresos totales previsión social 112 113 Monto total de los ingresos obtenidos por concepto de prestaciones de previsión social ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 435 Campo Descripción Longitud Requerido Observaciones 114 Suma de los ingresos exentos por concepto de prestaciones de previsión social Suma de ingreso gravado por sueldos y salarios (suma sugerida de la columna de gravado) Suma de ingreso exento por sueldos y salarios (suma sugerida de la columna de exento) 999999 SI 910 Base pagos de previsión social 999999 SI 999999 SI 115 116 Nota 1. En nuestra opinión este renglón debe ir en cero, es más, no debería de existir porque como explicamos en el tema 6.10. Fondo y caja de ahorro, el pago que se hace al trabajador por devolución de caja de ahorro es una devolución de sus propias aportaciones y no existe ninguna aportación de empresa. Nota 2. Este no es un ingreso exento, simplemente no es un ingreso fiscal. Nota 3. La parte exenta de este concepto no se computa por separado, sino por todos los conceptos de previsión social que registramos en el concepto 311 Pagos de previsión social exenta, por lo que habrá que decidir en qué renglón se presenta. Nota 4. Este renglón debe ir en ceros ya que este concepto es gravable en todos los casos. Nota 5. En nuestra opinión este renglón debe ir en cero, es más, no debería de existir porque como explicamos en el tema 6.21. Pagos de previsión social, el pago que se hace de este tipo de primas es a la compañía aseguradora y no al empleado. Nota 6. Actualmente no hay ningún pago que deba ser considerado en este renglón. 6o. GRUPO. IMPUESTO SOBRE LA RENTA (RESUMEN) Campo Descripción 117 Impuesto conforme a la tarifa anual 118 Monto del subsidio acreditable 119 Monto del subsidio no acreditable 120 Monto del subsidio acreditable fracción III (sólo para 2001) Longitud 999999 Requerido SI 999999 SI 999999 SI 999999 SI Observaciones 436 EDICIONES FISCALES ISEF Campo Descripción 121 Monto del subsidio acreditable fracción IV (sólo para 2001) 122 Impuesto sobre ingresos acumulables Longitud 999999 Requerido SI 999999 SI 123 Impuesto sobre ingresos no acumulables Total de sueldos, salarios y conceptos asimilados Ingresos exentos Ingresos no acumulables Ingresos acumulables Impuesto sobre la renta causado en el ejercicio que declara 999999 SI 999999 SI 999999 999999 SI SI 999999 SI 999999 SI Impuesto retenido durante el ejercicio que declara 999999 SI 124 125 126 127 128 129 Este grupo no necesita mayor comentario. Observaciones BIBLIOGRAFIA • Agenda de Seguros y Fianzas de los años 2001 a 2010. Ediciones Fiscales ISEF. México. • Agenda Laboral de los años 2001 a 2010. Ediciones Fiscales ISEF. México. • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.* • Fisco Agenda de los años 2001 a 2010. Ediciones Fiscales ISEF. México. • Fisco Nóminas de los años 2001 a 2010. Ediciones Fiscales ISEF. México. • Instructivo para la Dictaminación sobre el Cumplimiento de las Obligaciones del Seguro Social. • Ley de Impuesto Sobre la Renta.* • Ley Federal del Trabajo.* • Nueva Ley del Seguro Social.* • Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización.* • Documento Nueva Hacienda Pública Distributiva 2001. • Criterios Normativos del SAT.* • Orozco Colín, Luis Angel. Memoria de Experiencia Profesional. ESCA. 1997. México. • Iturriaga Bravo, Luis. Estudio Práctico del Régimen Fiscal de los Sueldos y Salarios. Ediciones Fiscales ISEF. Décima quinta edición. México 2000. • Rueda Heduan, Iván y Rueda Del Valle, Iván. Integración Salarial, Aspectos laborales y Fiscales. Ediciones Fiscales ISEF. Segunda edición. México 2000. • Rojas Novoa. Marco Legal y Régimen Fiscal de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades. Ediciones Fiscales ISEF. Primera edición. México 1999. • Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Décima treceava edición. México 1998. * Leyes con modificaciones hasta enero de 2011. HEMEROGRAFIA • Revista Notas Fiscales. Grupo Editorial Hess. No. 63. Febrero 2001 y ediciones de los años 2002 a 2009. • Revista Práctica Fiscal, Laboral y Legal - Empresarial. Tax Editores Unidos. Nos. 244 y 246. Febrero 2001 y ediciones de los años 2002 a 2009. • Revista Prontuario de Actualización Fiscal. Sistemas de Información Contable y Administrativa Computarizados, Nos. 278 y 279. Mayo 2001 y ediciones de los años 2002 a 2009. • Publicaciones de Información Dinámica de Consulta (IDC). Ediciones de los años 2002 a 2009. REFERENCIAS ELECTRONICAS Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión: www.cddhcu.gob.mx Comisión Nacional del SAR www.consar.gob.mx Comisión Nacional de los Salarios Mínimos www.conasami.gob.mx Gobierno del Distrito Federal: www.df.gob.mx Gobierno del Estado de México: www.edomex.gob.mx Instituto Mexicano del Seguro Social: www.imss.gob.mx Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores: www.infonavit.gob.mx Leyes Federales de México www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/index.htm Normateca Federal www.normateca.gob.mx Orden Jurídico Nacional (SEGOB) www.ordenjuridico.gob.mx Servicio de Administración Tributaria: www.sat.gob.mx Secretaría de Hacienda y Crédito Público: www.shcp.gob.mx Suprema Corte de Justicia de la Nación: www.scjn.gob.mx Secretaría del Trabajo y Previsión Social: www.stps.gob.mx Diario Oficial de la Federación (SEGOB) http://diariooficial.segob.gob.mx/ INVITACION Este libro ha sido posible gracias a las consultas y planteamientos que a través del tiempo me han hecho muchas personas. Deseo invitar a mis lectores a comunicarme sus comentarios y puntos de vista de lo que aquí he tratado. En la medida de lo posible en las próximas ediciones al incluir las actualizaciones de las leyes, incluiré también los comentarios que enriquezcan el contenido de este libro. Mi página Web es: www.clandi.com.mx Mis direcciones electrónicas son: [email protected] [email protected] Así mismo, en la dirección electrónica http://clandi.com.mx/nomina2011, podrá usted encontrar, entre otras cosas, el archivo con la hoja de cálculo que contiene los ejemplos numéricos que aparecen en esta edición y, ya que son solamente ejemplos numéricos, será indispensable ir siguiendo el texto del libro, sin embargo, algunos datos podrán ser cambiados para su mejor comprensión. De la misma forma, deseo invitarles a enviar su opinión sobre este libro a la dirección electrónica [email protected] y/o a las direcciones electrónicas antes citadas. Dictámenes sobre SUELDOS Y SALARIOS Conozca la información que debe presentar en cada uno de los dictámenes y qué formas se deben llenar, qué requisitos se deben cumplir para ser un Contador Público Autorizado y en qué forma se presentan los avisos y las solicitudes. Las autoridades del IMSS, las del INFONAVIT y las autoridades de la Tesorería del Departamento del Distrito Federal, han emitido su propia reglamentación para el registro de los Contadores Públicos y para hacer válidos los dictámenes que emitan los mismos sobre sus respectivas contribuciones. Aquellas empresas que han sido sujetas de revisión por parte de las autoridades fiscales, saben que cada vez es más necesario y conveniente dictaminarse. Las diferencias, actualizaciones, multas y recargos determinados en las revisiones de las autoridades fiscales pueden llegar a ser muy gravosos y, en casos extremos pueden llevar a la empresa a la quiebra. Cuando los auditores fiscales llegan por primera vez y hacen sus "Pruebas Globales" regularmente determinan diferencias a cargo de la empresa. Fuertes deferencias. Si la empresa no tiene la suficiente información desglosada para refutar las pruebas globales, o no sabe cómo hacerlo, normalmente terminará pagando. De igual forma, los errores u omisiones que pueda tener el personal que realiza esta labor, pueden llegar también a originar pagos de cuotas en demasía que, aunque posible, resulta muy difícil recuperar del IMSS y del INFONAVIT. C.P. Luis Angel Orozco Colín VISITE NUESTRA PAGINA www.libreriaisef.com.mx en donde encontrará mayor información sobre estos productos FONDO EDITORIAL EDICIONES FISCALES ISEF 7. Aspectos Contractuales y Fiscales sobre SUELDOS Y SALARIOS 2011 L.C. Eduardo López Lozano EN PRENSA 8. 585 Preguntas y Respuestas Sobre SUELDOS Y ASIMILADOS 2009 L.C. Eduardo López Lozano 329 p.p. 9. EL SUA (SISTEMA UNICO DE AUTODETERMINACION) 2006 C.P. Mónica Isela Galindo Cosme C.P. Jesús F. Hernández Rodríguez 124 p.p. 10. EL ABC fiscal de los Sueldos y Salarios 2011 L.C. Javier Martínez Gutiérrez 254 p.p. $ 369.00 11. El Impacto del IETU en las Partidas de PREVISION SOCIAL 2008 C.P. Mónica Isela Galindo Cosme C.P. Jesús F. Hernández Rodríguez 104 p.p. FISCAL-NOMINAS 1. EL DESPIDO Régimen Fiscal de las INDEMNIZACIONES por Cese o Separación 2009 C.P. Jesús F. Hernández Rodríguez C.P. Mónica Isela Galindo Cosme 119 p.p. 2. FONDOS Y CAJAS DE AHORRO 2004 C.P. Luis Carlos Ledesma Villar 120 p.p. 3. Estudio Práctico del ISR sobre las REMUNERACIONES AL PERSONAL Y ACREDITAMIENTO PARA IETU 2008 C.P. Mónica Isela Galindo Cosme 270 p.p. 4. INFONAVIT Las 10 Preguntas y Respuestas más Planteadas 2003 C.P. Carlos Cárdenas Gutiérrez 95 p.p. 5. 6. Estudio Integral de la NOMINA 2011 C.P. Luis Angel Orozco Colín 442 p.p. $ 485.00 PUNTOS FINOS sobre Seguro Social 2010 Héctor González 206 p.p. 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