Análisis de puestos Administración Nombre de puesto Reporta a Jefe de área contable Supervisa Objetivos Garantizar el buen funcionamiento de nuestros procedimientos de oficina. Descripción Buscamos un administrador responsable para organizar las operaciones diarias de nuestra compañía. Tu trabajo será ofrecer apoyo de secretariado a nuestros directores y empleados, y coordinar todas las actividades administrativas diarias. El administrador debe ser sumamente organizado y capaz de realizar varias tareas a la vez con facilidad. Entre las principales tareas del administrador se incluyen la gestión del equipo de oficina, la programación de reuniones y eventos, la organización de viajes y la distribución de correo. Nuestro candidato ideal tiene experiencia como administrador de oficina, personal de secretaría o un puesto administrativo pertinente. También deberás estar familiarizado con software de oficina (p. ej., MS Office), incluidos los procesadores de texto, las hojas de cálculo y las presentaciones. Persona Programar reuniones y eventos Realizar pedidos de artículos de papelería y material de oficina Mantener las bases de datos internas Presentar informes de gastos Llevar registros de los empleados (físicos y digitales) Mantener un sistema de archivo para datos sobre clientes y socios externos Distribuir correo entrante y saliente Preparar presentaciones e informes periódicos Organizar, guardar e imprimir documentos de la compañía cuando sea necesario Responder y pasar llamadas telefónicas Organizar viajes Atender consultas de directivos y empleados Actualizar las políticas de oficina y garantizar su cumplimiento Requisitos académicos Experiencia demostrable como administrador, asistente administrativo o en un puesto pertinente. Familiaridad con el equipo de oficina, incluidas las impresoras y máquinas de fax Conocimiento de las políticas y procedimientos de gestión de oficinas Experiencia con herramientas de gestión de oficinas (especialmente software de MS Office) Excelentes capacidades de organización y de gestión del tiempo Grandes capacidades comunicativas escritas y verbales Aptitud para solucionar problemas con especial atención a los detalles Título de educación secundaria; se valorarán cualificaciones complementarias como administrador de oficina o personal de secretaría.
