DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Guía didáctica 1: Conceptos básicos 1 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 1: Conceptos básicos, el estudiante logre la siguiente competencia específica: ➢ Comprender los conceptos básicos asociados al archivo, sus características y elementos. Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 1: Conceptos básicos, son: Tema 1 • Documentos • Tipos de documentos y ciclo de vida Tema 2 • Archivo • Tipos de archivo y generalidades Tema 3 • Principios y características para la conservación de documentos de archivo Ilustración 1: contenido temático de la guía. Fuente: autor. 2 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Tema 1: Documento, Tipo de Documentos y Ciclo de Vida La comunicación escrita en el entorno administrativo es indispensable y cumple con la función de transmitir, solicitar información y servir de evidencia o respaldo en los procesos, procedimientos o negociaciones de una institución, entidad u organización. Un texto bien redactado, de manera clara y eficaz, puede ayudar las comunicaciones, mejorar el intercambio entre las distintas áreas de la organización, el desempeño de estos sectores, la ejecución de proyectos y objetivos comunes y la toma de decisiones, entre otras. A través de esta guía se presentará el siguiente desarrollo temático: Definición Función material Funciones Documento Función de comunicación Característica Encabezado Componentes Texto Tipos de documentos Final Ciclo de vida Ilustración 2: descripción del tema 1. Fuente: autor. Definición El término documento tiene diferentes interpretaciones según el contexto en el que se utilice. Para el desarrollo de actividades propias de la gestión documental 3 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS es indispensable identificar y comprender claramente la noción de documento, su clasificación y ciclo de vida. A continuación, se presentará una definición y análisis de este concepto. La expresión documento proviene del vocablo de origen latín documentum, el cual tiene varios significados. Por ejemplo, tomando la definición de la RAE (2020), se encuentra lo siguiente: 1. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. 2. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. Siguiendo esta misma línea, la norma ISO 9000 (2015) presenta una definición sencilla para el concepto documento, mostrándola como toda información y su medio de soporte. Por su parte, la ley 594 de 2000 define el documento de archivo como el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Funciones de los Documentos Los documentos generados de la gestión empresarial son el soporte material, a través del cual se plasman los actos administrativos. Dichos documentos cumplen con las siguientes funciones: Función material: aseguran la continuidad de la actuación administrativa como soporte material, al garantizar la conservación de los actos y procesos desarrollados al interior de las empresas. Función de comunicación: sirven como medio de la comunicación realizada al interior de las empresas, dicha comunicación puede ser tanto interna como externa y en entidades públicas o privadas. Ilustración 3: funciones de los documentos administrativos. Fuente: González (2012). 4 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Característica de los Documentos Administrativos La validez es la principal característica de un documento administrativo, de esta forma podrá cumplir su finalidad o propósito. González (2012) describe tres condiciones a tener en cuenta en la validez de un documento administrativo, las cuales son: 1. Para que el documento tenga validez en el ámbito empresarial frente a clientes internos y externos, el mismo debe ser emitido por un empleado previamente autorizado y bajo el cumplimiento de sus funciones. 2. No se consideran documentos administrativos, aquellos presentados por los solicitantes, alegatos o reclamos que carecen de validez. 3. El documento adquiere validez una vez se encuentre firmado y con sellos según la entidad correspondiente. Esta característica es válida tanto para las entidades públicas como privadas. Según Trujillo (2001) los documentos administrativos o de archivo deben reunir cuatro características adicionales: carácter seriado, carácter de unicidad, objetividad e integridad. ✓ Carácter seriado: estos documentos se generan como resultado de acciones continuas o repetitivas en un área o proceso. Se producen uno a uno y en un orden natural. ✓ Carácter de unicidad: los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, una carta, un contrato, una factura es única en su producción, pueden tener datos o información similar, pero nunca será igual. ✓ Objetividad: los documentos de archivo son elaborados para la posteridad y registran hechos tomados del acontecer inmediato, se producen naturalmente como resultado del quehacer en una empresa y no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos. ✓ Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos. Componentes de los Documentos Administrativos 5 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Los componentes que caracterizan a los documentos de origen administrativo, tanto privados como públicos son: Encabezado Texto Final Es importante aclarar que las partes que conforman el documento administrativo, varían en función de las características de cada uno, es posible encontrar documentos más completos que otros (González, 2012). 1. Encabezado. Se encuentra en la parte superior del documento y corresponde a la identificación del mismo. Está compuesto por el membrete, año, lugar, fecha, código y nombre del documento. ✓ Membrete. Corresponde a la inscripción que caracteriza a la empresa o entidad que emite el documento, se imprime en la parte superior e inferior según el diseño elegido en todos los papeles y sobres correspondientes (González, 2012). ✓ Encabezado. Es común encontrar el nombre del documento, ya que el mismo debe estar plenamente identificado, todo con el fin de realizar su correcta disposición como correspondencia, para realizar informes y de soporte contable, entre otros. ✓ Código. Corresponde a la codificación interna definida por la empresa a los documentos emitidos, la cual está en coherencia con las políticas para la gestión documental definidas en la empresa o en el Sistema de Gestión de Calidad. 2. El texto. Es la parte principal del documento, puede estar dividido por secciones según el tipo de documento. González, (2012) en su libro Técnicas administrativas básicas de oficina señala que todo documento administrativo debe reunir las siguientes características en su elaboración: ✓ Claridad ✓ Cortesía ✓ Integridad ✓ Corrección ✓ Brevedad 6 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Las descripciones de estas características, son presentadas en la ilustración No. 3. Claridad. La fácil comprensión del documento puede facilitar el entendimiento del mensaje que se quiere transmitir. Integridad. Las ideas que queremos transmitir a través del documento. La información debe ser coherente y completa, y no debe presentar vacíos ni ambigüedades. Brevedad. Para una correcta comprensión del texto, las ideas no solo se deben presentar de forma clara, concisa y coherente, sino que deben ser expresadas sin rodeos y de forma directa. Cortesía. La redacción del texto debe ser cordial y respetuosa. El mensaje entregado al lector debe ser positivo y sin dejar a un lado la jerarquía establecida. Corrección. Debemos mencionar que los documentos administrativos no deben contener errores gramaticales, sintácticos o de ortografía. Ilustración 3: características del texto de un documento administrativo. Fuente: González (2012). • El final. El final es el tercer y último componente de un documento administrativo y se ubica en el extremo inferior del mismo e incluye la antefirma, firma(s), posfirma(s), sellos, anexos, “con copia” y pie de página (González, 2012). o Antefirma. Se trata de una frase de cortesía para concluir la redacción del texto y precede a la firma. o Firma. Contiene nombre y apellidos de la persona que se responsabiliza del documento. o Posfirma. Se trata de la profesión o grado académico o cargo que desempeña la persona que firma el documento. 7 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS o Sello. Es el instrumento legal que da validez al documento. En las administraciones públicas es de forma circular. Da autenticidad y legalidad a lo que se expresa en el texto. o Anexos. Aunque es una parte opcional, es muy utilizada para adjuntar documentos, recibos, facturas y certificados, entre otros que sirven para complementar el texto del documento. o Pie de página. En este apartado es común presentar los datos de ubicación de empresa y los datos de la persona responsable de la elaboración del documento. Tipos de Documentos Cada organización determina el medio, tipo, extensión y soporte de la documentación requerida y los medios a utilizar para su custodia en el tiempo. Esto depende de factores tales como el tipo, complejidad, naturaleza jurídica, procesos y productos de la empresa. Según la información que contienen los documentos pueden ser clasificados en: Documentos textuales Documentos sonoros Documentos audiovisuales Documentos fotográficos Documentos digitales Documentos privados Documentos públicos Ilustración 4: tipos de documentos. Fuente: Alexa (2016). 8 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS • Documentos textuales: son todos aquellos documentos que contiene información en lenguaje escrito. Generalmente su soporte material es el papel, por tanto, son perecederos y difíciles de conservar en el tiempo. Pese a su naturaleza, es posible, mediante espacios y herramientas adecuadas, su conservación en bibliotecas, museos, casas de la cultura, centros de documentación, archivos parroquiales y colecciones institucionales, entre otros. Ejemplos de este tipo de documentos son libros, revistas, actas de nacimiento, matrimonio, historias clínicas, expedientes académicos, cartas y documentos personales, entre otros (Alexa, 2016). • Documentos sonoros: son todos aquellos documentos que guardan información en lenguaje oral, sonidos o piezas musicales. Para su registro y almacenamiento se requieren dispositivos que registren sonidos y su soporte físico generalmente ha sido cintas magnéticas (casetes), discos ópticos, dispositivos de digitales (USB) y equipos de cómputo, entre otros. Ejemplos de este tipo de documentos son: grabaciones, entrevistas, historias de vida, memoria oral, etc. (Alexa, 2016). • Documentos audiovisuales: como lo indica su nombre son todos aquellos documentos que almacenan sonidos e imágenes. Por lo general, se almacenan en cintas, discos ópticos, casetes, CD ROMs y en medios digitales. Para su registro se requiere al igual que los documentos sonoros de dispositivos tales como cámaras de video y actualmente celulares y equipos de cómputo. Ejemplos: videos de reuniones, películas, video de eventos, etc. (Alexa, 2016) • Documentos fotográficos: son todos aquellos documentos que almacenan imágenes, por medio de cualquier técnica análoga o digital. Este tipo de documentos trasmiten un mensaje o información relacionada con eventos o hechos concretos pasados (Alexa, 2016). • Documentos digitales: son aquellos documentos que pueden ser almacenados de forma digital. Estos documentos pueden ser documentos textuales, sonoros, audiovisuales y fotográficos. Este tipo de documentos y 9 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS almacenamientos es muy utilizado actualmente dada su facilidad de producción y almacenamiento (Alexa, 2016). • Documentos privados: son aquellos documentos generados por personas particulares y en los que no intervienen empresas ni funcionarios públicos (Alexa, 2016). • Documentos públicos: son todos aquellos documentos expedidos o autorizados por funcionarios públicos y que dan fe de su contenido (Alexa, 2016). Tipos de Documentos y Sistemas de Gestión de Calidad Los tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestión de la calidad pueden ser clasificados según la norma ISO 9000 en seis grupos según su finalidad, en la siguiente ilustración se describe cada tipo. Documentos que proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización. Ejemplo: manuales de la calidad. Documentos que requisitos. especificaciones Documentos que describen como se aplica el sistema de gestión de la calidad a un producto, proyecto o contrato específico. Ejemplo: plan de calidad. establecen Ejemplo: Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias. Ejemplo: directrices Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente; tales documentos. Ejemplos: manual de funciones, manual de gestión documental, procedimientos e instructivos. Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. Ejemplos: registros. Ilustración 5: tipos de documentos en un SGC. Fuente: ICONTEC (2015). 10 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Valor de un Documento o Documentación La norma ISO 9000 (ICONTEC, 2015) establece que la elaboración de un documento no debe ser un fin en sí mismo, sino que debe ser una actividad que aporte valor. Esto permite la comunicación de propósito y la coherencia de la acción al cumplir los siguientes requisitos: a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad; b) proveer la formación apropiada; c) la repetibilidad y la trazabilidad; d) proporcionar evidencias objetivas; y e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la calidad. Ciclo de Vida de los Documentos El ciclo de vida corresponde a las etapas que atraviesa un documento desde su producción y gestión hasta su custodia final o eliminación. La duración del ciclo de vida hace referencia al tiempo de vigencia y uso del documento, así depende, no del soporte material del documento, sino del valor de la información. Arévalo (2003) explica que el ciclo vital de los documentos tiene tres fases que son: Pre-archivística Administrativa Histórica 1. Fase pre-archivística. Esta es la etapa más activa, donde el documento es consultado de forma periódica debido a su propósito, incidencia legal o financiera. Comprende actividades como la recepción, adquisición, reunión de documentos y trámite. Los documentos son elaborados por la empresa o recibidos para el cumplimiento de un determinado trámite o comunicación (Arévalo, 2003). Ejemplo: contrato laboral de un empleado activo en la empresa. 11 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 2. Fase administrativa. En esta etapa el documento ha perdido relevancia sobre su contenido, la consulta se hace menos constante o recurrente y tiende a ser semiactivo. Aunque su vigencia permanece, el trámite ya ha finalizado, se conservan por un tiempo prudencial en los archivos de las entidades productoras con fines de consulta, formación de precedentes, antecedentes o posteriores reclamos que surjan. Cumplen con necesidades administrativas y su consulta es esporádica (Arévalo, 2003). Ejemplo: contrato laboral de un empelado que no sigue en la empresa, pero que aún posee un valor legal. 3. Fase histórica. Determina la total inactividad o valor histórico de la información del documento, a partir de esta fase se decide su eliminación o custodia en el tiempo. Los documentos en esta etapa se transforman en fuentes de consulta para fines prácticos, científicos y culturales, generalmente se guardan en archivos históricos (Arévalo, 2003). Ejemplo: escritura de propiedad y actas de consejo directivo. Es importante aclarar que, en la archivística, existe la teoría de las edades del ciclo de vida y también son denominadas documentos activos, semiactivos e inactivos. Vásquez (2006) indica que las fases del ciclo de vida de documentos pueden ser dividas, a su vez, en diferentes momentos, tal como se presenta en la siguiente ilustración. Fase pre-archivística Fase administrativa • Momento de gestación. Posteriormente llamado momento de planificación de tipo documental. • Momento de trámite, llamado actualmente como momento de tramitación • Momento de vigencia. • Momento de plazo precaucional. Ilustración 6: momentos de la fase pre-archivística y administrativa. Fuente: Vásquez (2006). 12 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS De forma adicional, el investigador Rhoads (1983), citado por Llansó (2006), propone cuatro fases en el ciclo de vida de los documentos como son: fase de creación, de utilización y mantenimiento, de disposición y de gestión de los documentos según su valor permanente. Creación de documentos •Corresponde a actividades de diseño y gestión de formatos, preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices el desarrollo de sistemas de gestión de información y las aplicaciones de moderna tecnología de estos procesos. Utilización y mantenimiento •Incluye el desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de archivos de oficina, gestión de correo y telecomunicaciones, selección y gestión de máquinas copiadoras de oficina, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de planificación contra desastres, sistemas de análisis y autorimzación de estos procesos. Disposición de los documentos •Corresponde a la identificación y descripción de las series, tablas de retención documental, selección y disposición de documentos, trasnferencias según su valor permanente. Gestión de los documentos según su valor permanente •Diseño y equipamento de los depósitos de archivo, métodos y procedimientos para restauración y conservación de documentos, políticas de acceso, procedimientos de referencia y difusión. Ilustración 7: cuatro fases del ciclo de vida de documentos. Fuente: Rhoads (1983) citado por Llansó (2006) 13 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Tema 2: Archivo, Tipos de Archivos y Generalidades Definición El término archivo tiene diferentes definiciones que se han constituido a lo largo del tiempo. A continuación, tomando la RAE (2019) se abordarán las tres más importantes: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. Lugar donde se custodian uno o varios archivos. Conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora u otro dispositivo electrónico, que puede manejarse con una instrucción única. Ilustración 8: definición de archivo. Fuente: RAE (2019). Los archivos están formados por los documentos que se generan en las empresas o instituciones, su producción es constante en cada una de las actividades que se realizan, deben estar clasificados y ordenados para su posterior localización. Esta última característica de los documentos de archivos exige que, a nivel organizacional, se definan unas políticas de calidad y eficacia para que las personas puedan tener acceso a los documentos de archivo de forma rápida. a). Propósito del archivo. Guardar y custodiar todos los documentos de la empresa para su funcionalidad y el cumplimiento de normativa legal. b). Clases de archivos. Los archivos son clasificados según los criterios, a continuación, se presenta los más conocidos. 14 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Centralizado Por su ubicación Descentralizado Mixto Público Por su contenido Privado Clasificación de archivo Activo o de gestión Por la frecuencia en su utilización Semiactivo Definitivo o histórico Papel Por el tipo de soporte utilizado Electrónico Ilustración 9: clasificación de los archivos. Fuente: Guerrero (2017). Clasificación de los Archivos según su Ubicación. ✓ Archivo centralizado. Unidad administrativa donde se agrupan los documentos de archivo (solo sitio), para que todas las personas puedan consultar el archivo en un mismo sitio. Este sistema de archivo permite unificar los criterios de clasificación y ordenación, ahorro de espacio, material, instalaciones y equipos, reducción de costos y errores en la 15 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS búsqueda y servicio de documentos. Tiene como desventajas que es menos operativo y se generan retrasos y costos en su gestión. ✓ Archivo descentralizado. Corresponde a la conservación de los documentos de la empresa en diferentes secciones o departamentos. Este método elimina la formulación de peticiones de documentos y la creación de más documentos, y es más accesible a los distintos servicios y documentos a consultar. Presenta como desventajas la necesidad de más espacio, equipos, materiales y otro sistema de organización. ✓ Archivo mixto. Combina los archivos centralizados y descentralizados. El manejo de los documentos durante su trámite y gestión se realiza en los archivos descentralizados, pero una vez termina el plazo precaucional los documentos se trasladan al archivo central. Este tipo de archivos tiene tres niveles de organización: o Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo. o Archivo departamental: cada área o departamento guarda la documentación que genera su proceso. o Archivo general: se almacenan los documentos que provienen de cada una de las áreas y que ya no son requeridos en la gestión. Clasificación del Archivo por su Contenido. ✓ Archivo público. Son considerados archivos públicos todas aquellos que se encargan de reunir, conservar clasificar, ordenar y divulgar documentos producidos por entidades públicas y personas consideradas servidores públicos. ✓ Archivo privado. Son los formados por fondos o colecciones documentales producidos por personas naturales o jurídicas de carácter privado. Clasificación del Archivo por la Frecuencia de su Utilización. Este tipo de clasificación está muy asociada con el ciclo vital de los documentos. 16 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ✓ Archivo activo o de gestión. Son denominados así, los archivos donde los documentos son consultados de forma periódica por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal. La permanencia de los documentos depende de su valor en el tiempo. Igualmente, las organizaciones deben señalar el ciclo vital de estos documentos para tenerlo en este tipo de archivo, identificando las etapas de producción, recepción, distribución, trámite, consulta, conservación y disposición final. ✓ Archivo semiactivo: Este tipo de archivo conserva los documentos que presentan una menor vigencia y su consulta es poco frecuente. Tienen como propósito suministrar información para comprobar las operaciones realizadas y periódicamente deberá determinarse que documentos se eliminan, y cuales pasan al archivo histórico. Dentro del ciclo de vida de estos documentos se debe tener en cuenta las etapas de organización, consulta, conservación y disposición final. ✓ Archivo definitivo o inactivo. En este tipo de archivo se almacenan los documentos de poca consulta que han perdido su vigencia y que tiene un valor histórico para la empresa o las personas. En su ciclo de vida se encuentran la organización, consulta, conservación y disposición final. Clasificación de los Archivos según el Tipo de Soporte. ✓ Archivo en formato papel. Son aquellos documentos que se guardan en soporte físico y/o material, es el más utilizado en las organizaciones, aunque deben establecerse normas relativas a su pertenencia y durabilidad. ✓ Archivo en formato electrónico. Son aquellos documentos que se emplean con soporte digital y no tienen ubicación material. Para este tipo de soporte se deben establecer normas para su conservación (copias de seguridad) y validez. 17 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Tema 3: Principios y Características para la Conservación de Documentos de Archivo Tema 2: Nombre del tema Principios de los Archivos Los documentos que son depositados en los diferentes archivos están basados por regla general en dos principios que en la práctica son fundamentales: Principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por una unidad responsable, área u oficina o de una persona moral o física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la base para la recuperación de información contenida en los archivos. El principio de orden original: se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen. Su organización obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite continuado durante su desarrollo y hasta su conclusión. Ilustración 10: principio del archivo. Fuente: Arévalo (2003). Características para la Conservación de Documentos de Archivo Mantener un archivo organizado se traduce en eficiencia y ahorro de tiempo en la búsqueda de información. En Colombia a través del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación se han definido una serie de acuerdos que establecen las condiciones para la conservación de documentos. El Capítulo 7 «Conservación de Documentos» del Reglamento General de Archivos (Ac. 049, 2000) que trata sobre las «condiciones de edificios y locales destinados a archivos», establece lo siguiente: «Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, 18 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales» (Artículo 1, Ac. 049, 2000). El acuerdo establece unas condiciones generales en la edificación, cómo: Edificación Condiciones Almacenamiento Condiciones ambientales y técnicas Ilustración 11: aspectos generales definidos en el acuerdo 049. Fuente: Acuerdo 049 de 2000. Condiciones sobre la Edificación Las condiciones generales que debe presentar el edificio donde se depositarán y custodiarán los archivos deben cumplir unas características específicas según la normativa (Art. 2. Ac. 049, 2000). Estas disposiciones están reglamentadas de acuerdo a su: - Ubicación - Aspectos estructurales - Capacidad de almacenamiento - Distribución Las condiciones específicas para cada una se describen en la siguiente ilustración. 19 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Ubicación •El terreno no puede tener riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y debe ofrecer estabilidad. •El terreno debe estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. • El espacio debe ser suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. Aspectos Estructurales. •Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado. •Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. •Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. Capacidad de almacenamiento. •Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: •La manipulación, transporte y seguridad de la documentación. •La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental. •El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental. Distribución •Las áreas destinadas a la custodia de la documentación deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. •Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento, por razones de seguridad y de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. •Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito,debido al necesario aislamiento que existe en cuanto a la función desarrollada y las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos. Ilustración 12: características generales de la edificación. Fuente: Acuerdo 049 de 2000. Condiciones sobre Áreas de Almacenamiento Para mantener unas óptimas condiciones en el almacenamiento y custodia de la documentación de un archivo, se deberán implementar algunas características 20 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS técnicas en los soportes documentales, las cuales se encuentran ya especificadas en la reglamentación (Art. 3, Ac. 049, 2000). Estantería. ✓ La estantería seleccionada para el archivo debe tener un diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos y las personas. ✓ Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable: o Deberá tener una altura de 2.20 m. y cada bandeja soportar un peso de 100kg/m lineal. o La estantería total no deberá tener más de 100 m. de longitud. ✓ Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso. ✓ La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm., para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación. ✓ La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm. del piso. ✓ Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos. ✓ Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación. ✓ El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material. Distribución de Estanterías. ✓ La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm. entre éstos y la estantería. ✓ El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm. 21 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ✓ La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica. ✓ Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada. Archivadores Verticales. Estos dispositivos normalmente son utilizados como mobiliario de oficina, centros de documentación y archivos. Deben estar elaborados en materiales estables y adecuados para la conservación y manejo del acervo documental. Se precisa su proyección de acuerdo con la producción e inventario documental. Contenedores. ✓ Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos. ✓ Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto. ✓ El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos. ✓ La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm. ✓ Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente: o Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos. o Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada 22 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación. o Los diskettes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o C.D. Condiciones Ambientales y Técnicas Los edificios, locales y centros de documentación destinados a albergar el material documental, deben cumplir con una serie de condiciones ambientales estipuladas en la normativa archivística (Art. 5, Ac. 049, 2000). Estas condiciones ambientales y técnicas deben incluir el manejo de variables como: ✓ Temperatura y humedad relativa ✓ Ventilación ✓ Contaminantes atmosféricos ✓ Iluminación A continuación, se pasará a definir cada una de estas Condiciones ambientales y técnicas Temperatura y humedad relativa del material documental. 23 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Material Documental: Soporte en papel. Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4°C. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5% Material documental: Fotografía (Blanco y Negro) Temperatura 15 a 20 °C. Humedad relativa de 40% a 50% Material documental: Fotografía (color) Temperatura menor a 10°C. Humedad relativa de 25% a 35% Material documental: Grabaciones Temperatura 10 a 18°C Humedad relativa de 40% a 50% Material documental: Medios magnéticos Temperatura 14 a 10°C Humedad relativa de 40% a 50% Material documental: Discos Ópticos Temperatura 16 a 20°C Humedad relativa de 35% a 45% Material documental: Microfilm Temperatura 17 a 20°C Hhumedad relativa de 30% a 40% Ilustración 13: características ambientales y técnicas. Fuente: Acuerdo 049 de 2000. Ventilación. El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. 24 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Filtrado de aire. Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación. Iluminación en depósitos. ✓ Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux. ✓ Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen. ✓ Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores. ✓ Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente, pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta. ✓ Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta. ✓ Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos. Mantenimiento y seguridad. ✓ El lugar de archivo debe disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. ✓ Evitar el empleo de polvo químico y de agua. ✓ Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. ✓ Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. ✓ Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales. ✓ Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental. ✓ Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras. 25 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Ahora que has revisado los contenidos de la guía didáctica, te invitamos a construir un mapa conceptual que presente los conceptos claves que fueron desarrollados. ¡Inténtalo! 26 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Alexa, G. P. (2016). Clases y tipos de documentos. Blog Alexa García. http://lasclasesytiposdedocumentos.blogspot.com/2016/04/tipos-y-clasesde-documentos.html Arévalo, V. (2003). Cómo seleccionar documentos de archivo. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo (Primera Edición ed.). Ediciones del Sur. Congreso de la República de Colombia. (2000, 14 de julio). Ley 594. Bogotá, Colombia: Diario oficial 44093. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. (2000, 05 de mayo). Acuerdo 049. Bogotá, Colombia: Archivo Generla de la Nacional. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-049-de-2000/ González, A. (2012). Técnicas Administrativas Básicas de OFicina. Operaciones Auxiliares de servicios administrativos y generales. Editorial MAD, S.L. Guerrero, R. M. (2017). Sistemas de Archivo y Clasificación de documentos. (I. EDitorial, Ed.) Innovación y Cualificación S.L. ICONTEC. (2015). Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario. (I. C. Certificación, Ed.) Bogotá: ICONTEC. Llansó, J. (Julio-diciembre de 2006). Sistemas archivísticos y modelos de gestión de documentos en el ámbito internacional (Parte II). Revista Códice, 2(2), 3970. http://eprints.rclis.org/20289/1/Sistemas%20archiv%C3%ADsticos%20y%20 modelos%20de%20gesti%C3%B3n%20de%20documentos%20en%20el%2 0%C3%A1mbito%20internacional%20(Parte%20II)1.pdf Real Academia de la Lengua Española [RAE]. (2019). Documento. Real Academia de la Lengua Española. de https://dle.rae.es/documento Real Academia de la Lengua Española [RAE]. (2019).Archivo. Real Academia de la Lengua Española. https://dle.rae.es/archivo?m=form 27 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Trujillo, G. (2001). Documento de archivo. Aprende en Línea UdeA. http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/men_udea/pluginfile.php/26574/mod _resource/content/0/Documento_de_Archivo.pdf Vásquez, M. (2006). Cómo seleccionar documentos de Archivo. Alfagrama. 28 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS del Politécnico Superior de Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que aquí se presenta. GUÍA DIDÁCTICA 1 M2-DV67-GU01 MÓDULO 1: CONCEPTOS BÁSICOS © DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA, 2021 Medellín, Colombia Proceso: Gestión Académica Virtual Realización del texto: Comité de Diseño Revisión del texto: Comité de Revisión Diseño: Luisa Fernanda Serna, Comunicaciones Editado por el Politécnico Superior de Colombia 29 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
