Alberto Sangri Coral de compras Adquisiciones y abastecimiento Administración de compras Adquisiciones y abastecimiento Alberto Sangri Coral PRIMERA EDICIÓNedición EBOOK Primera MÉXICO, méxico, 2014 2013 Dirección editorial: Javier Enrique Callejas Coordinadora editorial: Verónica Estrada Flores Diagramación: Braulio Morales Sánchez Diseño de portada: Juan Bernardo Rosado Solís Supervisión de preprensa: Miguel Angel Morales Verdugo Administración de Compras. Adquisiciones y abastecimiento Derechos reservados: © 2014, Alberto Sangri Coral © 2014, GRUPO EDITORIAL PATRIA, S.A. DE C.V. Renacimiento 180, Colonia San Juan Tlihuaca Delegación Azcapotzalco, Código Postal 02400, México, D.F. Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana Registro núm. 43 ISBN: 978-607-438-815-2 Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del contenido de la presente obra en cualesquiera formas, sean electrónicas o mecánicas, sin el consentimiento previo y por escrito del editor. Impreso en México Printed in Mexico Primera edición ebook: 2014 Contenido Agradecimientos................................................................................................ vII Introducción...................................................................................................... viii Sobre el autor..................................................................................................... 1 Capítulo 1. ¿Qué son las compras?................................................................ 3 Mapa conceptual del capítulo 1........................................................... 4 1.1 . IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS.................................................................. 5 1.2 . OBJETIVOS.................................................................................................... 5 1.3 . UTILIDAD........................................................................................................ 6 1.4 . CONCEPTUALIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO................................................ 7 1.5 . COMITÉ DE COMPRAS................................................................................... 7 1.6 . ÉTICA EN LAS COMPRAS............................................................................... 8 1.7 . PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS........................................................ 9 1.8 . CANTIDAD.................................................................................................... 10 1.9 . PRECIO......................................................................................................... 10 1.10. PROVEEDOR ADECUADO............................................................................ 11 Mapas del capítulo 1.............................................................................. 13 Resumen del capítulo 1......................................................................... 15 Preguntas del capítulo 1..................................................................... 20 Casos prácticos...................................................................................... 21 Capítulo 2. Tipos de compras y abastecimientos...................................... 22 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7 . 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. Mapa conceptual del capítulo 2......................................................... 23 COMPRAS ANTICIPADAS.............................................................................. 24 COMPRAS DE EMERGENCIA........................................................................ 25 COMPRAS ESPECULATIVAS......................................................................... 27 COMPRAS FAVORABLES............................................................................. 28 COMPRAS PERSONALES.............................................................................. 29 COMPRAS DE EXCEDENTES........................................................................ 30 COMPRAS ESPECIALES............................................................................... 30 COMPRAS CENTRALIZADAS........................................................................ 30 COMPRAS DESCENTRALIZADAS O MIXTAS................................................. 31 COMPRAS CORPORATIVAS O ESTRATÉGICAS............................................. 31 COMPRAS NACIONALES.............................................................................. 31 COMPRAS PARA PRODUCCIÓN.................................................................... 33 iii 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 2.17 . 2.18. 2.19. 2.20. 2.21. 2.22. COMPRAS PARA MANTENIMIENTO ............................................................ 33 COMPRAS PARA ADMINISTRACIÓN............................................................. 33 COMPRAS PARA REVENTA.......................................................................... 34 LICITACIONES............................................................................................... 34 PASOS Y PROCEDIMIENTO DE UNA LICITACIÓN O CONCURSO................... 36 FORMAS DE PAGO EN LAS COMPRAS NACIONALES................................... 62 COMPRAS INTERNACIONALES..................................................................... 63 FORMA DE PAGO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL................................ 67 LOS INCOTERMS.......................................................................................... 74 EJEMPLO DE UN CONTRATO DE IMPORTACIÓN.......................................... 82 Mapas del capítulo 2.............................................................................. 88 Resumen del capítulo 2......................................................................... 94 Preguntas del capítulo 2................................................................... 105 Casos prácticos.................................................................................... 107 Capítulo 3 Conceptualización del departamento de compras.......... 109 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. Mapa conceptual del capítulo 3....................................................... 110 TAMAÑO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS......................................... 111 PERSONAL QUE LO INTEGRA.................................................................... 112 PRODUCTO O SERVICIO............................................................................. 114 ACUERDO O CONVENIOS........................................................................... 114 FUNCIONES................................................................................................ 115 RESPONSABILIDADES . ............................................................................. 116 OBJETIVOS................................................................................................ 118 ACTIVIDADES............................................................................................. 119 COORDINACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS................................................................................... 119 PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS................................................................ 120 PRONÓSTICO DE COMPRAS....................................................................... 126 PRESUPUESTO DE COMPRAS.................................................................... 126 PROGRAMA DE COMPRAS......................................................................... 127 Mapas del capítulo 3............................................................................ 128 Resumen del capítulo 3....................................................................... 138 Preguntas del capítulo 3................................................................... 150 Casos prácticos.................................................................................... 151 Capítulo 4 Documentos del área de compras........................................ 153 Mapa conceptual del capítulo 4....................................................... 154 4.1 . Registro de requisiciones................................................................... 156 4.2 . Cotización............................................................................................... 157 iv 4.3 . 4.4 . 4.5 . 4.6 . 4.7 . 4.8 . 4.9 . 4.10 . 4.11. 4.12 . 4.13 . 4.14 . 4.15 . 4.16 . 4.17 . Registro de solicitudes de cotización............................................ 158 Registro de cotizaciones recibidas................................................. 159 Cuadro comparativo............................................................................ 160 Registro de órdenes de compra....................................................... 162 Registro de órdenes de compra pendientes de entrega........... 163 Registro de órdenes de pago............................................................ 164 Registro de órdenes de compra pagadas...................................... 165 Informe de órdenes entregadas...................................................... 167 Informe de faltantes o devoluciones al proveedor................. 168 Registro de proveedores................................................................... 169 FACTURA................................................................................................... 170 REMISIÓN................................................................................................... 171 CONVENIOS................................................................................................ 171 MANUAL DE COMPRAS.............................................................................. 172 NACIMIENTO Y TERMINACIÓN DE LA COMPRA......................................... 177 Mapas del capítulo 4............................................................................ 178 Resumen del capítulo 4....................................................................... 187 Preguntas del capítulo 4................................................................... 192 Casos prácticos.................................................................................... 193 Capítulo 5 El procedimiento del área de compras............................... 195 . 5.1 . 5.2 . 5.3 . 5.4 . 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 . . . . . . . Mapa conceptual del capítulo 5....................................................... 196 ORIGEN DE LA REQUISICIÓN (Solicitud de compra)........................... 198 A. DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO.................. 199 B. SOLICITAR A LOS DIFERENTES PROVEEDORES LA COTIZACIÓN PARA SELECCIONAR alguna......................................... 200 C. ELABORACIÓN DEL CUADRO COMPARATIVO...................................... 200 D. ENTREGAR LA ORDEN DE COMPRA O PEDIDO AL PROVEEDOR SELECCIONADO......................................................................................... 204 E. DAR SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE COMPRA...................................... 204 F. RECIBIR E INSPECCIONAR LO ADQUIRIDO............................................. 205 G. VERIFICAR DOCUMENTOS DE COBRO DEL PROVEEDOR..................... 205 H. AUTORIZAR EL PAGO AL PROVEEDOR................................................. 205 I. CONTROLAR LOS MATERIALES E INVENTARIOS.................................... 205 J. EFECTUAR DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR SI ES EL CASO................ 206 K. OTRAS ACTIVIDADES DERIVADAS DE LA ADQUISICIÓN (cláusulas contractuales en las negociaciones)...................... 206 Mapas del capítulo 5............................................................................ 208 Resumen del capítulo 5....................................................................... 212 Preguntas del capítulo 5................................................................... 218 Casos prácticos.................................................................................... 220 v Capítulo 6 Selección del proveedor........................................................ 221 6.1 6.2 6.3 6.4 Mapa conceptual del capítulo 6....................................................... 222 CUANDO EL PROVEEDOR YA ES CONOCIDO DE LA EMPRESA...................... 225 CUANDO EL PROVEEDOR NO ES CONOCIDO DE LA EMPRESA...................... 225 SELECCIÓN DE PROVEEDORES...................................................................... 228 DESARROLLO DE PROVEDORES.................................................................... 235 Mapas del capítulo 6............................................................................ 236 Resumen del capítulo 6....................................................................... 241 Preguntas del capítulo 6................................................................... 247 Caso práctico........................................................................................ 248 Capítulo 7 Logística y administración de compras............................... 249 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Mapa conceptual del capítulo 7....................................................... 250 CONCEPTO E IMPORTANCIA........................................................................... 251 ALMACENES................................................................................................... 251 INVENTARIOS................................................................................................. 256 SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS.................................................... 257 CONTROLES ADMINISTRATIVOS..................................................................... 258 utiliZACión del eQuipo de Cómputo ......................................................... 259 Mapas del capítulo 7............................................................................ 260 Resumen del capítulo 7....................................................................... 262 Preguntas del capítulo 7................................................................... 265 Caso práctico........................................................................................ 266 Bibliografía. í ...................................................................................................... 267 vi Agradecimientos Noemí Por tu paciencia y soportar los ratos de soledad al escribir esta obra, TE AMO. Gracias. Lic. Virgilio Torres Morales Por su apoyo, los consejos y las atinadas correcciones con respecto a los temas. Gracias, gran amigo. Lic. Rubén Godínez Serrano Por su apoyo en la revisión y los consejos con respecto a los temas, apoyados en su basta experiencia en el ramo. Gracias, amigo. A mis alumnos Por sus aportaciones al platicar de la obra y sus comentarios bajo circunstancias de aprendizaje. Gracias, Jóvenes. vii Introducción Muchos están con la idea o la creencia de que el crecimiento de una empresa, o el éxito de ella radica en la calidad de sus productos, y/o en la aceptación de esta por los consumidores, pero es una gran falacia. Hoy día las empresas le están dando una gran importancia a las compras, ya que en ellas recae su éxito, y en pocas palabras vamos a describir lo que significan las compras en la actualidad. Las compras buscan a proveedores de calidad, se les desarrolla y se les compra bajo ciertas condiciones, que se les conoce como negociaciones. n n n n n n La primera es la calidad de sus materias primas y/o componentes o sus productos, para evitar los rechazos y/o las devoluciones, porque no se respetan las especificaciones. La segunda condición está en lo relativo a la garantía de lo que nos ofrecen y el tiempo de vida. La tercera es el precio, ya que es una característica de lo que vende el proveedor, ya que debe estar de acuerdo al mercado y no utilizar tácticas monopolizadoras para que se le compre. La cuarta radica en que el tiempo de entrega siempre debe estar de acuerdo con los requerimientos de la empresa compradora. La quinta también reviste características de importancia, es su disponibilidad, es decir, su tiempo de utilización debe ser inmediato, esto aunado a la instalación, la capacitación en su uso que debe dar el proveedor. La sexta, y que en ocasiones puede ser la más importante, es el tiempo de pago; mientras más sea el tiempo de pago puede ser mejor una decisión de compra, por varias razones, una de ellas es cuando la empresa compradora necesita efectivo, y alargando el tiempo de pago puede solucionar dicho problema. Como puede verse las compras son un factor real y efectivo para el buen éxito de las empresas, no se necesita tener un buen departamento de manufactura si no se tiene un buen departamento de adquisiciones, pero sobre todo es necesario que el departamento de compras esté lo mejor capacitado para ejercer sus actividades. Con este pequeño documento se introducirán a esta actividad que no tiene nada de difícil, pero sí de mucha ética. También encontrarán en este documento lo relativo a los formatos que se utilizan en el área, con los cuales el área de compras se puede manejar con mucha facilidad. viii Sobre el autor El licenciado Alberto Sangri Coral, es egresado de la Escuela Superior de Comercio y Administración del ipn de la Licenciatura en Relaciones Comerciales, Dentro de su experiencia laboral, el Lic. Sangri ha trabajado en Compañía Nestlé como líder de proyectos. En Kimbely Clark como jefe de operación. En Kronos Computación y Teleproceso como gerente del grupo de otros dando servicio a las cuentas, 3M de México, DM Nacional, Cartuchos Deportivos de México y Nacional de Cobre. En Informática Desk, como gerente de mantenimiento y desarrollo de sistemas administrativos, dando servicio a las cuentas: Petrocell, Negro Méx, Rodamientos Ibisa y Cipsa juguetes. En Fertilizantes Mexicanos, como jefe del departamento de sistemas administrativos y encargado del departamento de capacitación de informática y en Grupo Aluminio, como subdirector de sistemas. En el ámbito académico, el Lic. Sangri Coral ha sido catedrático por oposición desde hace más de 32 años, en la Escuela Superior de Comercio y Administración, ha ocupado la presidencia de academia de diferentes materias, desempeñado el cargo de coordinador del área de mercadotecnia, subdirector técnico de dicha escuela y coordinador del área de ventas, ha impartido seminarios de titulación de la mencionada escuela, así mismo ha impartido cátedra en: Instituto Tecnológico de Monterrey, Universidad Tecnológica de México, Universidad del Valle de México, Centro Cultural Justo Sierra, en el Centro Universitario Francés Hidalgo. Y en la Universidad Insurgentes hasta la fecha es catedrático en el área de mercadotecnia. Asimismo ha dictado conferencias y ha participado en diplomados en diversas universidades del país. En el área editorial el licenciado Sangri ha escrito siete libros de los cuales tres han sido editados: uno por la esca cuyo titulo es Iniciación rápida en el análisis de sistemas, otro por Editorial Trillas, Mercadotecnia Industrial y un tercero editado por Editorial Patria, bajo el nombre de Introducción a la mercadotecnia. 1 Diagrama de compras Antes iniciar la lectura de este interesante documento, presentaremos un pequeño diagrama de lo que son las compras y sus resultados. 22 En un departamento surge un requerimiento El departamento elabora una solicitud de compra Compras recibe una solicitud Los proveedores envían sus cotizaciones Los proveedores reciben la solicitud de cotización Compras solicita a varios proveedores que envíen sus cotizaciones Compras recibe cotizaciones Compras elabora un cuadro comparativo Compras selecciona al mejor proveedor y elabora orden de compra Almacén recibe lo que envía el proveedor y comunica a compras El proveedor envía lo solicitado en la orden de compra El proveedor acepta la orden de compra Compras entrega a usuario su requerimiento e informa a contabilidad Contabilidad recibe facturas a revisión y entrega contrarecibo para el pago Proveedor recibe el pago y está disponible para otro pedido 1 ¿Qué són las compras? Contenido 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS OBJETIVOS UTILIDAD CONCEPTUALIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO COMITÉ DE COMPRAS ÉTICA EN LAS COMPRAS PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS 1.8 CANTIDAD 1.9 PRECIO 1.10 PROVEEDOR ADECUADO MAPAS DEL CAPÍTULO 1 RESUMEN DEL CAPÍTULO 1 PREGUNTAS DEL CAPÍTULO 1 3 Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Proveedor adecuado Conceptualización de las compras COMPRAS Ética en las compras Cantidad y precio Principios básicos de compras 4 Comité de compras capítulo 1 • ¿Qué son las compras? “Sinónimo de adquirir, acción de comprar, adquirir por dinero.” Del latín: Comprare-adquirir. Adquirir: “Alcanzar la posesión de una cosa, por trabajo. Sinónimo de comprar, conseguir y obtener, acción de adquirir y hacer propio lo que a nadie pertenece”. Podríamos partir de la forma en que una persona obtiene algo para su beneficio, hay cuatro formas de obtener el bien deseado: n n n n 1a. Haciéndolo, es decir, fabricándolo desde la materia prima, como ejemplo podemos decir que el que tiene leche y fabrica mantequilla o queso para su consumo. 2a. Pidiéndolo en súplica, la persona que da no recibe nada monetario, solo las gracias. 3a. Obteniéndolo por coacción, por la fuerza, es decir, robándolo. 4a. Adquiriéndolo por medio de una transacción, lo compra y paga algo en dinero o en trueque. 1.1 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS Esta actividad radica en su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que determina la efectividad de la administración de los bienes adquiridos. La empresa necesita de insumos, materia prima, componentes y refacciones para su funcionamiento, sin los cuales no podría lograr la producción y distribución de sus productos. Las compras bien planeadas deben de redituar a la empresa ahorros en efectivo, en su liquidez, y en la fluidez del capital. Bajo un sistema organizado, las compras le representan a la empresa una buena administración, negociando plazos de pago, descuentos, oportunidad de uso y otros beneficios. Es vital para la adquisición de las materias primas y los recursos necesarios, involucrando los elementos que determinan la coordinación de las áreas de la empresa que requieren de materiales y/o insumos para su eficiente funcionamiento. 1.2 OBJETIVOS Como toda actividad de administración, compras tiene un objetivo general y varios objetivos específicos, podríamos detallar que el objetivo general es adquirir los recursos materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor precio. 1.2.1 Objetivos específicos n Reducción de costos Obtención de utilidades y a la vez mejorar el trinomio costo-beneficio-utilidad. n Comprar al mínimo precio Sin olvidar, la calidad, el volumen y la pronta utilización de lo adquirido. 5 Administración de compras n n n n n Servicio Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos a los que les da servicio, para con ello cumplir con los requerimientos solicitados. La responsabilidad del área de compras Tiene varias actividades: • Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido, cuando así lo amerite. • Los que comparte con otros departamentos sobre: −− Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera. −− Actividades que son su obligación y le interesan. −− Recibir, almacenar, dar seguimiento, etcétera. Controlar los convenios En este objetivo al área de compras le interesan todos los convenios que fueron, son y serán necesarios para el financiamiento que otorgue el proveedor. • Tiempo de pago. • Solo las compras de acuerdo a los requerimientos y los parámetros. • Solo compromisos autorizados por el departamento afectado. • Mantener inventarios tanto en existencia como en el departamento de contabilidad. • Seguir el o los procedimientos escritos para pedidos y órdenes de compra. Control de los tratados comerciales con los proveedores En lo referente a: • Buenas relaciones. • Ética. • Mantener una política de varios proveedores (tres) para el abastecimiento de las materias primas básicas. • Actuar inteligente e íntegramente, en la adquisición por medio de: −− Volumen, precio, plazos de pago, descuentos, fechas de entrega, etcétera. −− Mantener confidencialidad de las cotizaciones u otras informaciones de los proveedores. • Asegurar el prestigio e imagen de la empresa. • Solo el área de compras debe adquirir, para evitar entre otras: −− Condiciones desventajosas a los proveedores. −− Obligar a los proveedores a reducir forzosamente sus precios. Capacitar al departamento de compras y a las áreas a las que les da servicio, para una eficiente aplicación de las actividades de adquisición, de acuerdo con los procedimientos de la empresa. 1.3 UTILIDAD La utilidad está determinada en gran medida, por la efectividad de la administración de los bienes adquiridos, esto se basa en que se deben de negociar los mejores precios, 6 capítulo 1 • ¿Qué son las compras? el máximo tiempo de pago, y sobre todo la pronta utilización de lo adquirido. El tipo de compra clásica, presenta mejores precios bajo condiciones de: entrega, calidad y pago. Para tener los mejores proveedores se necesita que no sean más de tres, para materias primas y para los principales componentes, pero para otro tipo de insumos serán los necesarios. 1.4 CONCEPTUALIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO Almacenar materias primas, componentes y/o productos que se consumen en la empresa, tanto en la fabricación, como productos para la comercialización, y los de uso administrativo, como insumos. En el área de compras se desarrollan una serie de actividades organizadas, la que está subordinada al área administrativa, y tiene como coordinados a varios departamentos, entre los que destacan: almacén, producción, mantenimiento, y servicios generales o intendencia. Le da servicio a todos los departamentos de la empresa, debiendo respetar los ordenamientos del manual de políticas y procedimiento, y su tamaño va de acuerdo a: n n n n n Tipo de empresa Giro del negocio Importancia Tamaño Necesidades 1.5 COMITÉ DE COMPRAS Este es un grupo de personas de varios puestos de la empresa que, por lo general, son para las empresas manufactureras: n n n n n El director o gerente general o gerente administrativo (el que tomará la decisión). El tesorero o gerente de contabilidad. El gerente de producción. El gerente de ingeniería. El gerente o jefe de compras. Y para una empresa comercializadora, pueden formar parte del comité de compras: n El director o gerente general, o gerente administrativo (el que tomará la decisión). 7 Administración de compras n n n n El tesorero o gerente de contabilidad. El gerente de mercadotecnia. El gerente de ventas. El gerente o jefe de compras. Hacemos la aclaración que en los dos tipos de empresas, su decisión se basará en lo que se establece en el plan de mercadotecnia, en el subplan de compras. 1.6 ÉTICA EN LAS COMPRAS Esta es un área de mucha importancia, pues si se violan las buenas costumbres y la ética en las compras, se pueden ocasionar varios problemas a las empresas, entre los que destacan: n n n n n Sobornos Esta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras, faltos de ética, y consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para asignar la orden de compra o pedido. Favoritismos En algunas ocasiones el comprador o jefe de compras, faltos de ética, sin tomar en cuenta el cuadro comparativo, base de la decisión de compra, le otorgan la orden de compra o pedido a cierto proveedor, que en algunas ocasiones es un familiar o amigo o un proveedor, que siempre agradece la designación, con algún obsequio. Aceptar invitaciones Argumento utilizado por vendedores corruptos y faltos de ética, que para recibir la orden de compra o pedido, lo basan en invitaciones a comer, cenar o de otra naturaleza con la pretensión de ser el designado. Recibir obsequios Al igual que el anterior comentario, es un argumento muy socorrido por vendedores, faltos de ética, que para recibir la orden de compra o pedido, puede decirse que el comprador o jefe de compras, falto de ética, recibe, entre otros obsequios camisas, calcetines, equipos de sonido, y que, por lo general, va de acuerdo a la magnitud de la orden de compra, en lo referente al monto económico, también con la finalidad de ser el designado. Solicitar al vendedor que mejore sus precios Esta es una actividad del comprador o del jefe de compras, faltos de ética, que por lo general busca que se mejore el precio de lo solicitado, diciéndole a cada proveedor, el precio de otro, logrando un precio bajo; una muy sucia actividad, a la cual se le conoce como la de “no le sacaste punta a tu lápiz”. Estas son actividades, fuera de la honradez, y de la ética. 8 capítulo 1 • ¿Qué son las compras? 1.7 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar con una razón de ser, es por esto que esta parte de tres principios básicos, que le dan un carácter operacional y que se modulan a base de reglas. n n n Calidad Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de las razones por las que él decide y que ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de un producto, que son: lugar, tiempo y precio. Cantidad Factor muy especial, por las razones siguientes: a. El espacio de almacén. b. La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar. c. Mientras más es el volumen el precio debe de bajar. Precio. Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro. 1.7.1 Calidad Se dice que deben respetarse las características técnicas y las especificaciones, y la buena conjunción de las materias primas y/o componentes, amén de su proceso de producción. Esta regla debe observar cinco variables: 1.7.1.1 Conveniencia Calidad mínima aceptable que va de acuerdo al comprador que busca precios bajos, financiamiento y una rápida entrega. 1.7.1.2 Disponibilidad Además de las especificaciones técnicas en esta regla, la rapidez en el uso es primordial, es decir, su entrega y su utilización debe ser casi inmediata. 1.7.1.3 Costo y/o precio Esta característica es de suma importancia, tanto para el comprador que exige un precio lo más barato posible, y de acuerdo a la calidad del producto, como para el vendedor que debe sacrificar en algunas ocasiones la utilidad con tal de tener el satisfactor en manos del consumidor final. 1.7.1.4 Sistematización o conjugación La calidad, el precio, la garantía, y la disponibilidad son básicos para que el comprador pueda tomar una decisión de adquisición, tomando como base todo este conjunto como mínimo. 9 Administración de compras 1.7.1.5 Control de calidad Esta variable de la regla de calidad marca que toda compra debe de pasar por un riguroso control de las especificaciones técnicas y de calidad, con las que fueron solicitadas y aceptadas por ambas partes. 1.8 CANTIDAD Muchas veces la mejor manera de adquirir un artículo para la empresa, lo representa la cantidad, ya que esta es básica para determinar el costo de lo adquirido, y el cual se basa en varios factores. n n n n n Tipo de artículo y tiempo de entrega. Precio unitario y/o precio por cantidades de compra. Periodo de compra, promedio y frecuencia de compra. Máximos y mínimos, lote mínimo de compra y/o submúltiplos. Recepción, almacenaje y caducidad. 1.9 PRECIO Esta variable en algunas ocasiones es la más importante, el precio, ya sea por unidad o por grandes volúmenes, debe ser “el precio exacto” a fin de que se efectúen las compras siguientes, debe basarse en los siguientes términos: n n n n Que se pueda negociar El principal objetivo del área de compras es negociar el precio con relación a los tiempos de entrega y los mayores tiempos de pago. Que se conozcan los precios de la competencia El área de compras, debe conocer los precios de los productos de la competencia, para tomar la decisión y darle al proveedor la orden de compra o pedido, para lo cual se necesita por lo menos tener tres cotizaciones de los proveedores. Que sean los normales o el de las ofertas El precio nunca se debe de aceptar con cambios, lo legal es que el proveedor siempre entregue el pedido en base al precio negociado en la orden de compra. Que sea el del proveedor adecuado Para que el precio sea el acordado no se debe de cambiar al proveedor, ni a uno pedirle una cantidad y a otro una distinta, puede haber diferencia en calidad y en precio y eso afecta el buen funcionamiento del área de compras. 1.9.1 Acuerdo y convenios con relación al precio A. El acuerdo surge entre el comprador y el proveedor, donde se pactan las condiciones de la compraventa, entre las que destacan: 10 capítulo 1 • ¿Qué son las compras? • • • • • Cantidad y especificaciones. Precio. Garantía. Fecha de entrega. Fecha de pago. B. Este convenio se establece, por escrito, puede decirse que es un acuerdo entre comprador y vendedor y donde se estipulan entre otras: • La compraventa y el precio. • Las condiciones de pago. • Las condiciones de entrega y el lugar. • La garantía. • La cantidad de compra. C. Para que este convenio tenga validez, se necesita: • Esté firmado por un funcionario de la empresa, y el proveedor o vendedor. • Se realice conforme a la ley. • Se estipulen responsabilidades por ambos firmantes. • Se establezcan penalidades, si hay fallas en lo solicitado. • Otros acuerdos. D. Tipos de convenios de acuerdo al precio: • Precio. • Costo adicional. • Abierto. Para cada artículo o por cada partida. • Adicional. Con entregas parciales y pagos por cada entrega. 1.10 PROVEEDOR ADECUADO Se tiene la idea, de que el proveedor es el que busca al comprador, pero en la mayoría de los casos es el proveedor el que busca al comprador, al proveedor se le desarrolla para que sea el proveedor adecuado y para tal efecto se basa en las siguientes variables necesarias: n Averiguar todos los posibles lugares de suministro Este comentario lo basamos en que el área de compras debe conocer el o los lugares donde existen proveedores para la materia prima, componentes e insumos necesarios, es decir, que no nada más se necesita de un proveedor, es necesario tener más de dos proveedores, por si falla uno de ellos, por posibles huelgas, quiebra de la empresa u otras causas fortuitas. 11 Administración de compras n n n n 12 Adquirir información necesaria para aprobar a los posibles proveedores Es obligación del área de compras conocer todo lo relativo al proveedor, sobre todo el o los de las materias primas como: si tiene capacidad económica para surtir el pedido en tiempo y bajo las condiciones de las especificaciones. Elegir quiénes serán los proveedores que surtirán los pedidos Mediante el estudio y análisis del cuadro comparativo, se tomará la decisión de fincar el pedido o la orden de compra, de acuerdo a las políticas de la empresa. Examinar y tener tratos directos con los proveedores elegidos El área de compras, nunca debe tener intermediarios para sus adquisiciones, debe tener siempre trato directo con el proveedor, y este puede ser establecido por el representante, gerente de ventas, o el propio comprador, que es por lo general el que elabora el cuadro comparativo. Desarrollar a los elegidos a fin de que cumplan con las especificaciones que necesita la empresa Para este rubro es necesario desarrollar al proveedor, para que cumpla con las especificaciones y, sobre todo, con las políticas de la empresa. capítulo 1 • ¿Qué son las compras? Comprar al mínimo precio Comprar al mínimo precio, sin olvidar, la calidad, volumen y la pronta utilización de lo adquirido. Servicio, optimizando Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos a los que les da servicio. Los tiempos del área de compras bajo su responsabilidad • Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido cuando así lo amerite. • Los que comparte con otros departamentos: Informes de inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera. • Actividades que son obligación y le interesan: recibir, dar seguimiento, etcétera. Objetivos específicos Controlar los convenios Al área de compras le interesan todos los convenios que fueron, son y serán necesarios para el financiamiento que dé el proveedor. • Tiempo de pago. • Solo las compras de acuerdo a los requerimientos. • Solo compromisos autorizados por el departamento que solicita. • Mantener inventarios en existencia, de seguridad. • Seguir el o los procedimientos escritos para las órdenes de compra. Control de los tratados comerciales con los proveedores • Buenas relaciones y ética. • Mantener una política de varios proveedores (tres). • Actuar inteligente e íntegramente, en la adquisición. • Mantener confidencialidad de las cotizaciones u otras informaciones de los proveedores. • Asegurar el prestigio e imagen de la empresa. • Solo el área de compras debe adquirir, para evitar entre otras: – Condiciones desventajosas a los proveedores. Capacitar Al departamento de compras y a las áreas a las que les da servicio, para una eficiente aplicación de las actividades de adquisición. 13 Mapas del capítulo 1 Reducción de costos Mejorando el trinomio costo-beneficio-utilidad. Administración de compras Mapas del capítulo 1 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS CALIDAD CANTIDAD La calidad es base para los productos que fabrica la empresa o los que revende. PRECIO La cantidad es un factor muy especial. De acuerdo a la calidad, cantidad y a) El espacio de almacén. fechas de entrega y cobro. b) De acuerdo a las fechas de caducidad. c) Al aumentar el volumen el precio baja. PRECIO Que se puede negociar Que se conozcan los precios de la competencia El principal objetivo del área de compras es negociar el precio con relación a los tiempos de entrega y los mayores tiempos de pago. El comprador debe conocer los precios de los productos de la competencia para decidir a que proveedor darle la orden de compra. Que sean los normales o Que sea el del proveedor el de la oferta adecuado PROVEEDOR ADECUADO Averiguar todos los posibles lugares de suministro. Adquirir Información necesaria para los posibles proveedores. Elegir quiénes serán los proveedores que surtirán los pedidos. Examinar y tener tratos directos con los proveedores elegidos. Desarrollar a los elegidos a fin de que cumplan con las especificaciones que necesita la compra. El área de compras debe conocer el o los lugares donde existen proveedores para la materia prima necesitada. Es obligación del área de compra conocer todo lo relativo al proveedor. Mediante el estudio y análisis del cuadro comparativo, se tomará la decisión de fincar el periodo o dar la orden de compra. El área de compras, nunca debe tener intermediarios para sus adquisiciones debe ser siempre trato directo con el proveedor. Para este rubro es necesario desarrollar al proveedor, para que cumpla con las especificaciones y las políticas de la empresa. 14 capítulo 1 • ¿Qué son las compras? Resumen del capítulo 1 Podríamos partir de la forma en que una persona obtiene algo para su beneficio, hay cuatro formas de obtener el bien deseado: n n n n 1a. Haciéndolo, es decir, fabricándolo desde la materia prima, como ejemplo podemos decir que el que tiene leche y fabrica mantequilla o queso para su consumo. 2a. Pidiéndolo en súplica, la persona que da no recibe nada monetario, solo las gracias. 3a. Obteniéndolo por coacción, por la fuerza, es decir, robándolo. 4a. Adquiriéndolo por medio de una transacción, lo compra y paga algo en dinero o en trueque. IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS Esta actividad, radica, en su vitalidad el éxito de las empresas, ya que determina la efectividad de la administración de los bienes adquiridos. Las compras bien planeadas deben redituar a la empresa ahorros en efectivo, en su liquidez, y en la fluidez del capital. Objetivo general Es el de adquirir los recursos materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor precio. Objetivos específicos Reducción de costos, mejorando el trinomio costo-beneficio-utilidad. Comprar al mínimo precio, la calidad, el volumen y la pronta utilización de lo adquirido. Servicio, optimizando los tiempos. Las actividades del área de compras, tiene bajo su responsabilidad: n n Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido cuando así lo amerite. Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera. Actividades que son su obligación y le interesan. Recibir, almacenar, dar seguimiento, etcétera. Controlar los convenios, que fueron, son y serán necesarios para el financiamiento de los proveedores. Control de los tratados comerciales con los proveedores. 15 Resumen ¿Qué son las compras? Administración de compras n Resumen n n n n n n Buenas relaciones. Ética. Mantener una política de varios proveedores (tres) para el abastecimiento de las materias primas básicas. Actuar inteligente e íntegramente, en la adquisición por medio de: • Volumen, precio, plazos de pago, descuentos, fechas de entrega, etcétera. Mantener confidencialidad de las cotizaciones u otras informaciones de los proveedores. Asegurar el prestigio e imagen de la empresa. Solo el área de compras debe adquirir, para evitar entre otras: • Condiciones desventajosas a los proveedores. • Obligar a los proveedores a reducir forzosamente sus precios. UTILIDAD La utilidad está determinada en gran medida por la efectividad de la administración de los bienes adquiridos, a los mejores precios, bajo condiciones de: calidad, entrega y pago. CONCEPTUALIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO Almacenar materias primas, componentes y/o productos que se consumen en la empresa tanto en la fabricación como en la comercialización, como de uso administrativo. COMITÉ DE COMPRAS Este es un grupo de personas de varios puestos de una empresa manufacturera: n n n n n El director o gerente general o gerente administrativo (el que toma la decisión). El tesorero o gerente de contabilidad. El gerente de producción. El gerente de ingeniería. El gerente o jefe de compras. Y para una empresa comercializadora: n n n n n El director o gerente general o gerente administrativo (el que toma la decisión). El tesorero o gerente de contabilidad. El gerente de mercadotecnia. El gerente de ventas. El gerente o jefe de compras. Hacemos la aclaración que en los dos tipos de empresa, su decisión se basará en lo que se establece en el plan de mercadotecnia. 16 capítulo 1 • ¿Qué son las compras? ÉTICA EN LAS COMPRAS n n n n n Sobornos Consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para asignar la orden de compra o pedido. Favoritismos El comprador o jefe de compras, sin tomar en cuenta el cuadro comparativo, le otorga la orden de compra o pedido a un familiar o amigo. Aceptar invitaciones Argumento utilizado por vendedores corruptos para invitaciones a comer, cenar o de otra naturaleza con la pretensión de ser el designado. Recibir obsequios Al igual que el anterior comentario es un argumento muy socorrido por los vendedores. Solicitar al vendedor que mejore sus precios Esta es una actividad del comprador o del jefe de compras que, por lo general, busca que se mejore el precio de lo solicitado, diciéndole a cada proveedor los precios de otro proveedor. Estas son actividades fuera de la honradez y la ética. PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar y con una razón de ser, son tres los principios básicos que le dan a esta actividad un carácter operacional. Calidad La calidad es base para que los productos que fabrica la empresa o los que comercializan, sean los que el consumidor prefiere bajo las condiciones, que él espera. Cantidad La cantidad es un factor muy especial, por las razones siguientes: n n El espacio del almacén. La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se pueden utilizar. Precio Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro. 17 Resumen Esta es un área de mucha importancia, pues si se violan las buenas costumbres y la ética en las compras se pueden causar varios problemas a las empresas, entre los que destacan: Administración de compras Resumen CALIDAD Se dice que deben respetarse las características técnicas y las especificaciones, y la buena conjunción de las materias primas y/o componentes. Conveniencia Calidad aceptable que va de acuerdo a las especificaciones técnicas del requerimiento. Disponibilidad Además de las especificaciones técnicas, en esta regla la rapidez en el uso es primordial. Costo Esta característica es de suma importancia, para el comprador, que exige un precio lo más barato posible. Conjunción La calidad, la garantía, la disponibilidad y el precio, son básicos para que comprador pueda tomar una decisión de adquisición. Control de calidad Esta variable, marca, que toda compra debe de pasar por un riguroso control de las especificaciones técnicas y de calidad. CANTIDAD Muchas veces la mejor manera de adquirir un artículo para la empresa, lo representa la cantidad, ya que esta es básica para determinar el precio de lo adquirido el cuál se basa en varios factores: n n n n n Tipo de artículo y tiempo de entrega. Precio unitario y/o precio por cantidades de compra. Periodo de compra, promedio y frecuencia de compra. Máximos y mínimos, lote mínimo de compra y/o submúltiplos. Recepción, almacenaje y caducidad. PRECIO La variable en algunas ocasiones la más importante es la del precio, ya sea por unidad o por grandes volúmenes, debe ser “el precio exacto” el que debe basarse en los siguientes términos y que se pueda negociar. El principal objetivo del área de compras es negociar el precio con relación a los tiempos de entrega y los mayores tiempos de pago. 18 capítulo 1 • ¿Qué son las compras? PROVEEDOR ADECUADO Se tiene la idea, de que el proveedor es el que busca al cliente, pero en la mayoría de los casos es el cliente el que busca al proveedor. Averiguar todos los posibles lugares de suministro El área de compras debe conocer el o los lugares donde existen proveedores para la materia prima necesitada. Adquirir información necesaria para aprobar a los posibles proveedores Es obligación del área de compra conocer todo lo relativo al proveedor. Elegir quiénes serán los proveedores que surtirán los pedidos Es mediante un estudio y análisis del cuadro comparativo. Examinar y tener tratos directos con los proveedores elegidos El área de compras, nunca debe tener intermediarios para sus adquisiciones. Desarrollar a los elegidos a fin de que cumplan con las especificaciones que necesita la empresa Es necesario desarrollar al proveedor, para que cumpla con las especificaciones de nuestra compra. 19 Resumen Que se conozcan los precios de la competencia El área de compra debe conocer los precios de los productos de la competencia para tomar la decisión. Administración de compras Preguntas Preguntas del capítulo 1 1. Mencione las cuatro formas de adquirir un satisfactor. 2. ¿Cuál es la importancia de las compras? 3. ¿Cuál es el objetivo general de las compras en una empresa? 4. ¿Cuál es la utilidad del área de compras? 5. Mencione los principios básicos de las compras. 20 capítulo 1 • ¿Qué son las compras? Caso práctico 1. Proveedor adecuado Preguntas a desarrollar: 1. Si usted fuera el contratado para ocupar el puesto de comprador industrial, ¿Cuáles serían los datos a recopilar para generar sus catálogos? 2. ¿Qué catálogos deberá crear y como los organizaría? Caso práctico 2. Objetivos del área de compras La empresa “Fabricaciones Especiales, S.A. de C.V.”, fabricante sobre diseño de estantería de acero y aluminio, para la industria y el comercio, después de la contratación del nuevo encargado de las compras, le ha solicitado a este nuevo empleado que diseñe los objetivos del área. Se le ha presentado al nuevo empleado el organigrama de la empresa, en la que destacan tres áreas que según el dueño son la columna vertebral de la empresa: n n n El área de ingeniería, que es la que se encarga de diseñar de acuerdo a la materia prima la estantería, en compañía del cliente. El área de producción, que es la que se encarga de llevar a la realidad lo diseñado y de solicitar al área de compras la materia prima necesaria, así como los insumos que se utilizarán para tal efecto. El área de administración de la que dependen casi todos los demás puestos que no están en ingeniería y producción, de esa área depende el departamento de caja, que es la que deberá pagar las futuras adquisiciones. Preguntas a desarrollar 1. Basado en su experiencia en el desempeño del puesto, ¿qué objetivos establecería para que el área de compras funcione como es debido? 2. Deberá establecer relaciones con las tres áreas citadas anteriormente, ¿sí?, ¿por qué?, ¿no?, ¿por qué? 21 Casos prácticos La empresa “Fabricaciones Especiales, S.A. de C.V.”, fabricante sobre diseño de estantería de acero y aluminio, para la industria y el comercio, ha decidido contratar a un comprador industrial, para la adquisición de la materia prima y sus especificaciones, que le solicite el área de producción. Dicho puesto será de nueva creación, ya que el dueño, que en sus ratos libres lo ejercía, ya no se puede dedicar a las adquisiciones de la empresa. El nuevo puesto le deberá reportar al gerente de administración, y debe de empezar desde ya, y su principal actividad será la de elaborar sus catálogos de proveedores, debido a que el anterior encargado de las adquisiciones no tenía nada, confiaba en su mente y sus amistades. 2 Tipos de compras y abastecimientos Contenido 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 22 COMPRAS ANTICIPADAS COMPRAS DE EMERGENCIA COMPRAS ESPECULATIVAS COMPRAS FAVORABLES COMPRAS PERSONALES COMPRAS DE EXCEDENTES COMPRAS ESPECIALES COMPRAS CENTRALIZADAS COMPRAS DESCENTRALIZADAS O MIXTAS COMPRAS CORPORATIVAS O ESTRATÉGICAS COMPRAS NACIONALES COMPRAS PARA PRODUCCIÓN COMPRAS PARA MANTENIMIENTO COMPRAS PARA ADMINISTRACIÓN COMPRAS PARA REVENTA 2.16 LICITACIONES 2.17 PASOS Y PROCEDIMIENTO DE UNA LICITACIÓN O CONCURSO 2.18 FORMAS DE PAGO EN LAS COMPRAS NACIONALES 2.19 COMPRAS INTERNACIONALES 2.20 FORMA DE PAGO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL 2.21 LOS INCOTERMS 2.22 EJEMPLO DE UN CONTRATO DE IMPORTACIÓN MAPAS DEL CAPÍTULO 2 RESUMEN DEL CAPÍTULO 2 PREGUNTAS DEL CAPÍTULO 2 Especulativos Favorables Anticipadas Personales Internacionales Excedentes Licitaciones Especiales Tipos de compras y abastecimientos Formas de pago nacionales Formas de pago internacionales Para reventa Centralizadas Para administración Descentralizadas Para mantenimiento Para producción Nacionales Corporativas 23 Mapa conceptual del capítulo 2 De emergencia Administración de compras Dentro de las compras y abastecimientos que efectúan las empresas nos encontramos con una gran variedad de este tipo de actividad, tanto para el abastecimiento de las materias primas y/o componentes como las que se necesitan para cumplir con las actividades de producción, así como las de administración en las empresas. 2.1 COMPRAS ANTICIPADAS Son aquellas que se planean de antemano, mediante un programa base y que están estipuladas en un requerimiento normal, no se emplean en proyectos especiales. En este tipo de compras nos encontramos con 8 razones o ventajas, 4 riesgos y 6 factores. 2.1.1 Razones para comprar anticipadamente n Para cubrir inventario Esta es una razón muy importante, ya que es la base de la manufactura de los productos y que cubrirá, por un tiempo determinado, el inventario según los pedimentos del área de producción. n Para tener reservas Cuando la materia prima es de temporada y hay la posibilidad de que los precios aumenten, y pueden escasear, y para no tener problemas de abastecimiento, o para obtener mejores precios. n Cuando la empresa va creciendo Es necesario que la empresa, tenga posibilidades de abastecer los puntos de venta, si es un producto nuevo, la demanda puede subir y las compras de emergencia pueden ocasionar un gasto mayor al comprar materia prima. n En contratos a largo plazo Cuando por razones de precio y por volúmenes de producción son constantes, se pactan con el proveedor, entregas programadas, la compra a largo plazo es necesaria para reducir los costos de compra. n Para evitar compras de emergencia Estos tipos de compra son muy costosas y pueden ocasionar demasiados gastos por las mercancías compradas después de una producción normal, y no se planeó una sobreproducción o demanda de nuestros productos. n Para tener inventarios a precios económicos Si hay espacio en los almacenes, o las fechas de caducidad no afectan la producción y/o calidad del producto, se puede recurrir a este tipo de compra. n Para mantener económicos los costos El volumen de las materias primas compradas pueden ayudar a que este tipo de compra, no afecte los costos, es más, solo se reducen. n Para tener existencias a tiempo Este tipo de compra es muy usual cuando se trabaja con el proveedor bajo la modalidad de justo a tiempo. 24 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos 2.1.2 Riesgos de las compras anticipadas n Pérdidas por inventarios obsoletos El comprar bajo muchos volúmenes de materia prima o de productos para su venta, nos puede ocasionar que las fechas de caducidad nos rebasen y se pierda la seguridad de la calidad. n Pérdidas cuando el mercado se contrae Cuando ocurre este fenómeno en las ventas y se decide parar la producción, es necesario que compras tome medidas para detener las entregas, cuando han sido programadas, ya que es muy difícil prever este fenómeno (esta causa es determinada por el área de ventas y se toman medidas mercadológicas). n Exceso de inventarios y problemas financieros Cuando la empresa pasa por condiciones de bajas ventas, u otras causas financieras y como consecuencia los inventarios ahí se quedan, no se consumen, ocasionando gastos por guarda y custodia, que por no utilizarse, pueden ser obsoletos o descomponerse. n Gastos excesivos por mantenimiento, preventivo y/o correctivo, almacenaje, descomposición, roturas, etcétera Esto ocurre, por lo general, fuera de la responsabilidad del área de compras, la anticipación del área de compras es saber cuándo se le dará mantenimiento correctivo, recordarle a producción que se acerca la fecha y solicitar los requerimientos. 2.1.3 Factores, en los riesgos de las compras anticipadas (entre otros) n Tiempo, demanda, suministro, precio, fechas de pago, oportunidad y el aspecto financiero. Es necesario tener espacio en los almacenes, para poder guardar las cantidades de compras anticipadas. 2.2 COMPRAS DE EMERGENCIA Estas surgen cuando el factor tiempo afecta la compra normal, por lo general, este tipo de compra es para cubrir requerimientos de última hora o para tapar fallas de adquisición, o para cubrir errores en el área de producción. 2.2.1 Razones para las compras de emergencia n Para cubrir fabricaciones de última hora Esto ocurre cuando no se planea de manera correcta la aceptación de la oferta de la empresa, o por causas naturales, o por problemas de la competencia, esta retira del mercado el producto competitivo al nuestro y como consecuencia se provo- 25 Administración de compras n ca una fuerte demanda del nuestro, hay que aumentar la compra en cantidades que se salen del presupuesto otorgado a las compras normales, si es un producto componente del nuestro, el fabricante o proveedor nos aumenta el precio. Por tener existencia faltantes Esto puede ocurrir cuando el proveedor no entregó completo, y el almacén no reportó, o por descuido del área de compras, no se verificó el faltante y no se tomaron medidas para solucionar la falta, también puede ocurrir cuando se devuelven al proveedor productos que no cubren las especificaciones de compra, y este no las cambia, solo reduce en su factura la cantidad y como consecuencia modifica el precio. 2.2.2 Riesgos de las compras de emergencia Toda compra de emergencia, tiene riesgos, la urgencia y las fechas de entrega pueden causar la elevación de los costos de fabricación, por el aumento de horas extras, o un segundo turno, y por la calidad del producto adquirido, ya que el proveedor también sufre esta problemática. n n Pérdidas por costos fuera de presupuesto Por lo general, este tipo de compras ocasiona altos costos, ya que sobre las compras normales, hay que efectuar operaciones fuera del presupuesto, y como consecuencia hay que hacer pagos de más, que se pueden reflejar en baja de las utilidades, de nuestro producto, pues ocasionaría una contracción del mercado, que redundaría en un exceso de inventario de los productos que no se venden. Límite de adquisición, solo pequeñas cantidades Es verdad que lo no planeado causa dolores de cabeza, esto redunda en un gran problema, ya que no se pueden adquirir grandes cantidades de materia prima, como compras de emergencia, pues los costos son demasiado altos. 2.2.3 Factores de las compras de emergencia (entre otros) n Tiempo, precio Es posible que los proveedores tarden en surtirnos las compras de emergencia, pues a ellos también les puede pasar lo mismo que a nosotros. También a ellos, les ocasiona una fuerte problemática la adquisición de sus componentes y su materia prima, esto trae como consecuencia que sus costos aumenten y ellos nos los reflejarán en sus facturas. 2.2.4 Controles de las compras de emergencia n Límite de compra, por política Partiendo de la misión y la visión de la empresa, esta se controla con una política interna, la cual es en muchas ocasiones rígida, y está contemplada en el manual de políticas y procedimientos y es el que marca lo que tiene que hacerse en los 26 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n casos de las compras de emergencia, puede ser que la política marque que no se puede comprar, y si se puede comprar será en pequeñas cantidades. Firmas de nivel del responsable Esta recae por lo general en el director de la empresa, o del director de producción, y si la empresa es revendedora, en el gerente de mercadotecnia. Esto debe de estar bien especificado en el manual de políticas y procedimientos o en el reglamento de la administración de la empresa. 2.3 COMPRAS ESPECULATIVAS A esta compra se le considera como una variante de la compra anticipada y combinada con la fluctuación, el alza de los precios y la ética del comercio, reviste características de importante, ya que es una táctica muy peligrosa, pues se puede caer en la obsolescencia y las pérdidas serían muy costosas. 2.3.1 Razones para las compras especulativas n Tener inventarios a precios económicos Esta es una actividad que se realiza en empresas faltas de ética profesional, pues son capaces de comprar toda la producción del campo de aquellos productos de características agrícolas, o el acaparamiento, para poder tener un precio muy por abajo de los precios verdaderos, o para frenar el avance de la competencia, cuando ellos no encuentren la materia prima que necesitan, claro que los costos por los volúmenes son bajos, pero se aumentan con los de almacenaje y conservación. n Tener reservas Es semejante a la anterior con la diferencia que sus compras son para todo el año, sin importar lo que suceda en el mercado, claro que esta actividad se refleja como la anterior en un alto costo por el almacenaje, la guarda, custodia y conservación. n Aprovechar los problemas económicos del momento Aquí se ve reflejada la ley de la oferta y la demanda, cuando la oferta es mucha los precios bajan, y es aquí cuando los compradores con capacidad económica se aprovechan del momento económico, y compran todo lo que se les ofrece, y con ello, después pueden aumentan el precio de todo lo que tiene que ver con esa materia prima o producto, para así tener más utilidades, y es posible que le vendan a la competencia parte de esa materia prima a un sobreprecio. 2.3.2 Riesgos de las compras especulativas n Pérdidas cuando el mercado se contrae Esta es una de las desventajas o riesgos de comprar la materia prima en grandes cantidades y a un precio muy por debajo de la realidad, y su contra efecto es que si el producto que se elabora con esa materia prima cae de las preferencias del 27 Administración de compras n consumidor final, se corre el riesgo de perder toda la inversión y otras pérdidas que se acarrean por esta desleal actividad. Gastos por almacenaje, mantenimiento, conservación y otras actividades Estas son las otras actividades que acarrea la mala administración de las compras. 2.3.3 Factores de las compras especulativas Podríamos decir que son los mismos que las compras anticipadas. 2.4 COMPRAS FAVORABLES Esta compra es usada por el comprador como medida de presión y pone condiciones, los que pierden en este tipo de compra son la empresa vendedora y el representante vendedor y el que gana es el comprador. 2.4.1 Razones para las compras favorables Siempre serán favorables a los compradores, pues se negocian ventajas para la compra y muy poca para la venta. n n n 28 Plazos de pago Cuando la política de la empresa lo marca o cuando es necesario tener fluidez económica, la empresa compradora negocia con el proveedor un tiempo mayor para el pago, claro que la empresa y el vendedor deben de respetar esa negociación, con el riesgo por el lado del proveedor de no volver a surtir los productos o materia prima que necesita la empresa, y el volver a desarrollar a un proveedor, podría causar problemas de surtido y de calidad, y por el otro, que la empresa compradora no vuelva a solicitar los servicios del proveedor, cuando este no cumple con lo acordado en el pedido o la orden de compara. Descuentos Este es un tema que maneja el proveedor, por políticas propias de su empresa, y si el no lo tiene, nosotros debemos de negociarlo, para con ello poder cumplir con el programa de compras. Entregas oportunas, también conocido como justo a tiempo Igual al anterior, es un tema que manejan tanto el proveedor como el comprador, por políticas propias, y si él no lo tiene nosotros debemos negociarlo, para con ello poder cumplir con el programa de compras, claro que el proveedor nos pedirá que un representante de control de calidad de nuestra empresa, esté en sus instalaciones para comprobar la calidad, tanto en la producción como en el embarque y desembarque de los productos o materia prima, con la reciprocidad de un empleado de ellos en nuestras instalaciones. capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos 2.4.2 Riesgos de las compras favorables n Prácticamente en este tipo de compra no hay riesgos El vendedor podría ya no volver a una segunda venta. Si nuestra empresa no cumple con los acuerdos de compra y las negociaciones se caen en este rubro, tendremos una responsabilidad; debemos leer lo que marca el anverso de la factura y los acuerdos de la negociación del contrato, si los observamos, este rubro nunca se llevará a cabo. n Entrega tardía por los bajos precios que paga el comprador En ocasiones el proveedor se atrasa en las entregas debido a las condiciones de compra que exige el comprador o en la característica del pedido, en el que dice que el comprador recogerá el pedido y no lo puede recoger y le dice al proveedor que se lo entregue tal día, o que el proveedor no puede entregar el día que el comprador lo necesita. 2.5 COMPRAS PERSONALES Cuando el que realiza la compra obtiene beneficios o es para solucionar una situación muy particular, este tipo de compra es muy utilizada por el personal de mantenimiento y producción, asimismo es empleada por los departamentos que tienen caja chica, con el fin de solucionar compras de cantidades pequeñas. 2.5.1 Razones para las compras personales La mayor parte de las empresas tienen lo que se llama caja chica, que por lo general es de $2 000.00 (dos mil pesos), para aquellas compras urgentes, que evitarían un retraso en las entregas o en la producción, por ejemplo, podríamos mencionar que pueden ser las refacciones, algún elemento para producción como pegamentos, etcétera. n n n Razones de tiempo Si el proveedor de un requerimiento tarda en entregar su pedido, la empresa recurre a este tipo de compra para que no ocurra un retraso en la producción. Características de especificaciones En ocasiones se necesita rigurosamente observar las especificaciones de este tipo de compra y por caja chica, se puede solucionar esta actividad. Compras de caja chica Para solucionar las necesidades y/o requerimientos de la empresa, cuyo valor sea menor, es decir que no llegue al total de la caja chica. 2.5.2 Riesgos de las compras personales En esta actividad se corren muchos riesgos, principalmente el abuso del poder de la caja chica, ya que como es una compra urgente, la persona que fue a la compra puede 29 Administración de compras alterar el precio de lo adquirido, con acuerdo del vendedor, de un precio inflado, aprovechando la urgencia de la compra. n n Compras sin autorización Muchas veces el comprador malinterpreta la requisición, hace la compra sin la autorización debida, y adquiere el producto sin una orden de compra o pedido, y marcando el precio que él cree que es el más adecuado. Los proveedores no aceptan esta práctica Los proveedores no aceptan esta práctica, pues en ocasiones se les carga a ellos cuando el producto o la materia prima salió con defecto o baja calidad. 2.5.3 Controles de las compras personales Solo los que marque la política y los procedimientos del área de compras para oficinas con caja chica. 2.6 COMPRAS DE EXCEDENTES Equivale a compras para cubrir requerimientos normales y en tiempo, se le considera una fuente de abastecimiento económico, o para cubrir casos de emergencia, se les confunde con las compras especulativas. Esto ocurre en algunas ocasiones, cuando el proveedor, recurre a la empresa compradora y le informa que ya no va a producir el requerimiento, y le ofrece un precio muy por abajo del que siempre cotiza, y la empresa compradora efectúa la compra. Los factores para este tipo de compra, son: la oportunidad y el económico. 2.7 COMPRAS ESPECIALES Este tipo de compra ocurre, cuando hay un requerimiento, que por lo regular no se ocupa rutinariamente, o que sus volúmenes son muy pequeños, en ocasiones se les confunde con las compras de emergencia, la diferencia se basa en que efectúan todas las labores de cotización, del cuadro comparativo, para que se efectúe la compra. Los factores para este tipo de compra, son: tiempo, demanda, suministro, precio, oportunidad y el económico. 2.8 COMPRAS CENTRALIZADAS Este tipo de actividad se refiere a las compras de un solo departamento, cuando la empresa pertenece a un grupo de empresas, bajo las dos características, la agrupación horizontal o la vertical, y elabora esta actividad, aunque se tengan varias áreas fuera de la plaza donde están las oficinas de la empresa y el área central efectúa todas las compras de la empresa. 30 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Puede darse el caso que la empresa tenga más de un tipo de comprador, y estos van de acuerdo a su especialidad, podremos citar el caso de una empresa de jugos naturales, tiene un comprador especializado en frutas de temporada y otro de compras normales, también se da el caso que en la empresa hay varios tipos de productos que se fabrican. Existirán varios tipos de compradores, uno para la fruta de temporada, otro para los diferentes tipos de envases, y otro para las etiquetas, así como el comprador normal. 2.9 COMPRAS DESCENTRALIZADAS O MIXTAS Este tipo de compra se realiza bajo condiciones de autonomía en lo relativo a localizar a los proveedores, y efectuar la orden de compra o pedido, solo con la autorización del área central, es decir, que hay oficinas fuera de la plaza, en sucursales y en oficinas fuera de la empresa, como pueden ser almacenes, laboratorios y oficinas de ventas. Por otro lado, son una mezcla de compras centralizadas y descentralizadas, cuando a juicio del grupo de empresas o de la empresa es necesario ejercer este tipo de actividad, por ejemplo, el área de ventas tiene oficinas foráneas, tiene la libertad de compra, por que maneja la caja chica, y solo le informa qué fue lo que adquirió. 2.10 COMPRAS CORPORATIVAS O ESTRATÉGICAS Cuando la empresa está asociada a un grupo, todas las compras las efectúa el corporativo y le deja a las empresas las compras que no son indispensables a las empresas asociadas, son estratégicas, por que encuentran bajo un solo comprador todos los tipos de insumos, es el caso de empresas asociadas bajo la modalidad de un formato horizontal, que es cuando producen el mismo producto, no para el caso de las empresas asociadas bajo la modalidad de un formato vertical, en el cual cada una de ellas produce una parte del producto final. 2.11 COMPRAS NACIONALES Son todas las compras que efectúa una empresa de productos de fabricación nacional, es decir, que no tiene que obtener para su compra permisos de importación, aunque estos productos, sean de fabricación extranjera, y se comercializarán en el comercio nacional. 2.11.1 Compras del sector privado En este sector las compras se efectúan de acuerdo a las necesidades de cada empresa, y a un presupuesto anual, que se establece por lo general en los meses de octubre o noviembre, fecha en que queda terminado el plan de mercadotecnia, de producción, de ventas y de compras. 31 Administración de compras 2.11.2 Compras del sector público Este tipo de forma de adquisición presenta características de control, ya que las adquisiciones en este sector se harán en base a un presupuesto y a un control gubernamental, es decir, que se basan en un presupuesto previamente establecido y aprobado por el área correspondiente, en algunas ocasiones este se aprueba por los diputados federales y el senado, en otras ocasiones se autoriza por los diputados estatales, o por los miembros del cabildo en el caso de los municipios. Existe un control para aquellas compras que se deben hacer y cuyo monto rebasa cierta cantidad, que por lo general, es de $25 000.00 (veinticinco mil pesos), esta se tratará en lo que se le conoce como licitación, la cual se anunciará en el Diario Oficial de la Federación, o en la Gaceta de los estados y municipios. (Este procedimiento se establece en el subtema 2.16: Licitaciones.) 2.11.2.1 Características de las compras públicas Esta modalidad es básica, para que se puedan efectuar, por un lado la compra del sector público y por otro lado el proveedor de los insumos u obra, y estas son entre otras las siguientes: n n n n n n 32 Fuente de autoridad La primera característica de este tipo de compras, está establecida por la ley, que puede ser federal, estatal, o municipal y el comprador público debe observar las disposiciones o reglamentos que aplican con la ley. Restricciones o limitaciones presupuestarias Es la cantidad mínima que se necesita para entrar en este tipo de adquisición, que por lo general se detalla en el presupuesto, que ya está asignado y no se puede aumentar ni disminuir. Tiempo de inicio y terminación En este tipo de compras, en los tiempos de inicio de la obra, la entrega y la terminación son importantes ya que se establecen penalidades, por falta de cualquiera de estas cláusulas, las que se especifican en las bases de la licitación. Tiempo de pago y formas de pago También esta característica se especifica en las bases de la licitación y por ningún motivo se pueden modificar, ya que el adquirente de la bases las acepta, al presentar sus propuestas. Importancia de las especificaciones El participante en este tipo de compra, acepta respetar las especificaciones y estas no pueden ser violadas, ya que en las bases de la licitación se marcaron y el proveedor las aceptó. Cláusulas de penalidades por incumplimiento Esta es una característica de mucha importancia, y se especifican en las bases de toda licitación, en un caso puede ser la pérdida de la garantía, y en otro una capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n cantidad proporcional a la falta, que puede ser la devolución de lo adquirido o la reparación de lo fallado. Confidencialidad Todas las propuestas que entregan los futuros proveedores de la licitación en curso, saben de antemano que la ley y la ética del comprador son efectivas, y la confidencialidad se respeta para cada uno de los proveedores, si por algún motivo se viola esta característica, la ley protege al proveedor y castiga al servidor público. 2.12 COMPRAS PARA PRODUCCIÓN Este tipo de compra, se realiza por lo general con un programa anual de consumo de materiales que requiere el área de producción, donde se especifican las cantidades para cada mes y en su caso cada semana, este programa es entregado en los meses de noviembre o diciembre, antes de que termine el año. En ocasiones el área de producción, sugiere, que el o los proveedores deberán surtir sus requerimientos. Podría darse el caso de negociar con el proveedor una entrega justo a tiempo, entregas programadas, con solo una orden de compra. Los factores para este tipo de compra, son: tiempo, oportunidad y económico. 2.13 COMPRAS PARA MANTENIMIENTO El área de mantenimiento de ingeniería, entregará al área de compras su calendario del mantenimiento preventivo, donde se detallan las refacciones que se necesitan para ese rubro, especificando las fechas en que se debe de tener en almacén lo solicitado, dando de ser posible el o los nombres del(los) proveedor(es), que debe(n) de entregar las refacciones, ya que si no es ese proveedor, podría salir mal el mantenimiento y como consecuencia se puede parar la producción. En relación con las refacciones para el mantenimiento correctivo, al mismo tiempo que se entrega el pronóstico detallando en una lista de refacciones que se podrían utilizar, y por la experiencia que se tiene en el área de mantenimiento, también se nombran a los posibles proveedores, los que podrían enviar a un técnico que supervise la reparación de la maquinaria. Los factores para este tipo de compra, son: tiempo, oportunidad y económico. 2.14 COMPRAS PARA ADMINISTRACIÓN Equivale a compras para cubrir requerimientos normales y en tiempo, de los insumos que necesita la empresa para tener en operación al área de manufactura, el área administrativa, así como también lo necesario de papelería, y material de oficina, limpieza, ropa de trabajo para los obreros, etcétera. 33 Administración de compras 2.15 COMPRAS PARA REVENTA Cuando la actividad principal de la empresa es la comercialización, sus compras van encaminadas a adquirir todo lo que se solicita en el plan de mercadotecnia y ventas, donde se pronostica la cantidad de productos que se comercializarán durante cada semana, cada mes, y en todo el ejercicio fiscal o sea en el anual, en este tipo de compra sí se negocia con el proveedor la modalidad de justo a tiempo, especificando las cantidades que se entregarán por semana, por quincena, o por mes, según sea el caso. Los factores para este tipo de compra, son: tiempo, oportunidad y económico. 2.16 LICITACIONES Es un instrumento que se utiliza por el gobierno federal, estatal y/o municipal, para sus adquisiciones que rebasan los $25 000.00 (veinticinco mil pesos), cuando van a realizar un trabajo para el gobierno federal, estatal, o municipal, empresas paraestatales o de participación federal. Esto lo marca la ley, es posible que algunas empresas privadas lo utilicen. 2.16.1 ¿En qué consiste el servicio de licitaciones? El servicio de licitaciones de la Administración Pública es un sistema de información al público, donde se pueden encontrar las ofertas establecidas por los diferentes organismos públicos en tiempo y forma adecuada. No solo es posible obtener licitaciones que se publiquen en el Diario Oficial de la Federación o en la Gaceta de los estados, también cabe la posibilidad de encontrar algunas adquisiciones que no se hacen por licitación, pero basan sus compras en algo parecido a una licitación. La información obtenida es muy completa, ya que no solo se obtienen los datos fundamentales (plazo de presentación de ofertas, ámbito de aplicación, etc.) sino que además se informa de la diferente documentación necesaria para cumplir con requerimientos de la licitación, tales como: n n 34 Objeto de la licitación Para controlar el presupuesto de los gobiernos federal, estatal, o municipal y las entidades paraestatales, de los diferentes estados de la República Mexicana, se tuvo la necesidad de crear una forma para aquellos gastos mayores a $25 000.00 (veinticinco mil pesos), y evitar los favoritismos. Venta de bases Para garantizar a los participantes el cumplimiento satisfactorio del requerimiento, y sufragar los gastos que ocasiona este procedimiento, se autoriza la venta de bases para elaborar el proyecto en cuestión, mismas que se obtienen, con costo de recuperación. capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n n n n n Juntas de información, de entrega de propuestas, de apertura y aclaratorias Al comprar las bases, se le entregan al comprador, una serie de datos y obligaciones que debe observar para participar en la licitación, donde se le da una breve plática del proyecto y las fechas próximas a cumplir. Cláusulas administrativas Estas son una parte de las obligaciones del comprador de las bases, que debe cumplir, y debe estar registrado en el control de proveedores de la federación, de los estados y/o municipios. Prescripciones técnicas En las bases que ya fueron compradas, se le dan al comprador una serie de fechas y horas para participar, una de ellas es la de entregar el día marcado, las condiciones técnicas y especificaciones del proyecto, junto con las especificaciones técnicas también se entregará las fechas de entrega y las condiciones de pago. Asignación de la licitación También se especifica en la entrega de las bases, cuándo será la fecha de apertura de las licitaciones, y de acuerdo al de mejor precio, fecha de entrega, así como de las condiciones técnicas, se le asignará la licitación, en esta reunión, se determinara el día y la fecha en que el designado para la licitación deberá entregar la garantía, que será en efectivo, y que por lo general siempre es cheque. Fechas de entrega y de pago Una vez terminado el proyecto, y a la aceptación, se fijará una fecha para el pago total del proyecto y la devolución del depósito en garantía. Entrega de la garantía Este es el último paso de la licitación. De igual forma, para mayor claridad, también se informa de la dirección y teléfono de contacto para que el ciudadano pueda recabar toda la información disponible. Otro servicio interesante es la posibilidad de que el usuario realice una suscripción, mediante la cual puede recibir por correo electrónico la información previamente establecida según sus preferencias. 2.16.2 Ámbito de aplicación Cuando el gobierno federal, necesita de algunos artículos cuyo monto exceda de una cantidad especifica, que por lo general rebasa los $25 000.00 (veinticinco mil pesos) se recurre a las licitaciones. El servicio de licitaciones establece como ámbito de aplicación el conjunto de la Administración Pública. De este modo se pueden encontrar licitaciones provenientes de órganos centrales, periféricos, organismos autónomos, entidades públicas, etcétera. 35 Administración de compras 2.16.3 ¿Cómo buscar licitaciones? Los criterios de búsqueda son bastante amplios con objeto de que el usuario obtenga la mayor cantidad de información disponible. Es necesario elegir una de las modalidades que a continuación se detallan: n n n Por invitación del organismo federal, estatal o municipal. En el Diario Oficial de la Federación, Gacetas de los estados y municipios. Por medios electrónicos (Internet). 2.17 PASOS Y PROCEDIMIENTO DE UNA LICITACIÓN O CONCURSO Muchas veces el comprador se encuentra en la disyuntiva de cómo dar a conocer una licitación, o en su defecto dónde conseguir información para establecer las licitaciones, en los siguientes comentarios estableceremos cómo dar a conocer una licitación: n n n n n n n n n n Un requerimiento, mayor de $25 000.00 (veinticinco mil pesos). El jefe o representante legal o el comité de compras de la entidad estatal ordenará su apertura por medio de acto administrativo. Elaboración del correspondiente pliego de condiciones o términos de referencia. Determinación si es por invitación o por los conductos regulares. Lugar, fecha, horario, costo y venta de las bases. Lugar, fecha y horario de la junta aclaratoria. Lugar, fecha y hora de la presentación de propuestas: técnica, económica y de entrega. Lugar, fecha y hora de apertura de propuestas y adjudicación de la licitación. Lugar, fecha y hora de entrega del depósito de garantía de cumplimiento del compromiso de entrega. Pago del monto de la licitación y devolución de la garantía. 2.17.1 Un requerimiento, mayor de $25 000.00 (veinticinco mil pesos) Todo requerimiento se debe de cubrir en un tiempo razonable, pero aquellos que rebasan lo que marca la ley, debe de adquirirse por medio de una licitación, y lo que marca la ley, es de veinticinco mil pesos ($25 000.00), por lo tanto, ese requerimiento se efectúa por medio de una licitación. 2.17.2 El jefe o representante legal de la entidad federal, estatal o municipal, ordenará su apertura por medio de acto administrativo En las reuniones del comité de compras de las oficinas, organismos oficiales, o empresas paraestatales, ya sea federal, estatal o municipal, se llega a la determinación de efectuar adquisiciones bajo la modalidad de licitaciones, cuando estos requerimientos rebasan la suma que permite la ley. Hay algunas compras que se pueden fragmentar y 36 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos hacer dos o más adquisiciones que no rebasen las cantidades que marca la ley, esto lo decide el comité de compras o la urgencia. 2.17.3 Elaboración del correspondiente pliego de condiciones o términos de referencia En base al tipo del o los artículos, se reunirán todas las condiciones, tanto en las especificaciones técnicas, cantidad, fechas de entrega, precio base (esto en el carácter de interno), como: n n n n n n n n Fechas y medio de publicación. Lugar y fecha de la venta de bases. Lugar y fecha de la junta aclaratoria. Lugar y fechas de entrega de propuestas. Lugar y fechas de apertura de propuestas. Lugar y fecha de la entrega del motivo de la licitación. Lugar y entrega de la garantía de cumplimiento. Lugar y fechas de pago y devolución de la garantía. 2.17.4 Determinar si es por invitación o por los conductos regulares También en base al tipo de artículo y a la cantidad de los proveedores, se decidirá si la licitación se efectuará por invitación o por medio del procedimiento. Cuando es por invitación es posible que no se le cobre la venta de las bases, esto lo determinará el representante legal o el comité de compras. 2.17.5 Lugar, fecha, horario, costo y venta de las bases Al desarrollar todo el procedimiento de la licitación, se toma en cuenta la venta de las bases y se decide donde se venderán estas, asimismo se detallan, la fecha, la duración, el horario de venta así como el costo. 2.17.6 Lugar, fecha y horario de la junta aclaratoria Al comprar las bases de la licitación, el proveedor recibirá una lista de los lugares donde se desarrollará la licitación y el segundo lugar en importancia es el de la junta de aclaraciones, ya que es ahí donde se desvanecerán las dudas y las objeciones que surjan en relación con la licitación, y donde deberán acudir los proveedores que tengan o no dudas o preguntas que aclarar. 2.17.7 Lugar, fecha y hora de la presentación de propuestas, técnica, de precios, como de entrega Sin lugar a dudas, el lugar, que para el proveedor es uno de los más importantes, es donde se entregarán las propuestas, las cuales deberán venir en un sobre cerrado; esta 37 Administración de compras información viene acompañada de la hora y el día de la entrega, su contenido será de acuerdo a las bases de la licitación. 2.17.8 Lugar, fecha y hora de apertura de propuestas y adjudicación de la licitación También en las bases de la licitación, viene especificado muy claramente el día, la hora y el lugar donde se abrirán las propuestas entregadas con anterioridad, en algunas ocasiones estas pueden ser cambiadas previa autorización de todos los concursantes. La asignación será de acuerdo con las bases, las cuales serán por el total de la licitación o por partida, esto se especifica en las bases, y será inmediata. 2.17.9 Lugar, fecha y hora de entrega del depósito de garantía de cumplimiento del compromiso de entrega Como resultado de la adjudicación de la licitación, se fijarán el lugar, la fecha y la hora de entrega del depósito de garantía, el que se especificó en las bases, y este será de acuerdo a la forma de adjudicación, por el total de la licitación o por partida. 2.17.10 Pago del monto de la licitación y devolución de la garantía Una vez entregado lo requerido en la licitación, la revisión del control de calidad, y de acuerdo con el procedimiento interno de revisión de facturas, se efectuará el pago de la licitación, y se devolverá el depósito de garantía. 2.17.11 Comentarios a las licitaciones El plazo de la licitación o concurso, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre, se señalará en los pliegos de condiciones o términos de referencia, de las bases, y de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato. Cuando lo estime conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan adquirido las bases, en las condiciones o términos de referencia, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia. Los proponentes pueden presentar alternativas y excepciones técnicas o económicas siempre y cuando no signifiquen condicionamientos para la adjudicación. Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalarán en las bases de toda licitación, de acuerdo a las condiciones o términos de referencia. El jefe o representante legal podrá prorrogar dichos plazos antes de su vencimiento y por un término no mayor a la mitad del inicialmente fijado. Dentro del mismo término de adjudicación, podrá declararse desierta la licitación o concurso. 38 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos La adjudicación de la licitación podrá hacerse en convocatoria a audiencia pública, y esta se hará mediante resolución motivada. El acto de adjudicación es irrevocable. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito de garantía, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados depósitos de garantía. ¿Si solo se presenta una propuesta en el proceso de licitación, se puede adjudicar el contrato? Sí. Esta respuesta además de estar fundamentada en uno de los principios que debe regir la contratación estatal, esto es el de economía; sí se puede contratar directamente al que presentó las propuestas técnicas y económicas, siempre y cuando no rebasen lo especificado como límite de la cotización. Cuando no se hayan presentado ninguna propuesta que se ajuste al pliego de condiciones o término de referencia, en general cuando falte voluntad de participación. Entonces, si una sola propuesta se presenta en una licitación y cumple con los requisitos plasmados en las bases, la entidad debe adjudicar la licitación. 2.17.11.1 Comentarios para el sector público Para este tipo de empresas, las compras nacionales, se rigen bajo el concepto anterior, con la salvedad de que si son mayores a $25 000.00, se regirán bajo la premisa de licitaciones. 2.17.11.2 Comentarios para el sector privado Al igual que las empresas del sector público no hay diferencia en lo relativo al tipo de compra, entendiendo que para este sector no aplica la licitación. Para el departamento de compras así como para la empresa misma ya que se puede colocar en un buen lugar en el mercado claro que las licitaciones implican entrar a concursos. 2.17.12 ¿En qué consiste el servicio de Licitaciones? Una licitación está compuesta por quienes intervienen, así como el motivo por el que efectuará la compra. El servicio de licitaciones de la Administración Pública es un sistema de información al público donde se pueden encontrar las ofertas establecidas por los diferentes organismos públicos en tiempo y forma adecuada. No solo es posible obtener licitaciones que se publiquen en el Boletín Oficial del estado, sino que también cabe la posibilidad de encontrar aquellas licitaciones cuya publicación no es preceptiva. La información es muy completa, ya que no solo se obtienen los datos fundamentales, sino que además se informa de la diferente documentación que puede resultar interesante, tal como las bases, los pliegos de cláusulas administrativas, los pliegos de prescripciones técnicas, planos, etcétera. 39 Administración de compras De igual forma, para mayor claridad, también se informa de la dirección y teléfono de contacto para que el ciudadano pueda recabar toda la información disponible. Otro servicio interesante es la posibilidad de que el usuario realice una suscripción, mediante la cual puede recibir por correo electrónico la información previamente establecida según sus preferencias: 2.17.12.1 Ámbito de aplicación El servicio de licitaciones establece como ámbito de aplicación el conjunto de la administración general del estado. De este modo se pueden encontrar licitaciones provenientes de órganos centrales, periféricos, organismos autónomos, entidades públicas, etcétera. 2.17.12.2 ¿Cómo buscar licitaciones? Los criterios de búsqueda son bastante amplios con objeto de que el usuario obtenga la mayor cantidad de información disponible, solo con completar uno de los campos que a continuación se definen para obtener todas las licitaciones que cumplan dicha condición: n n n n n Referencia o expediente de la licitación. Tipo del contrato (obras, suministros, servicios, gestión de servicios, consultoría y asistencia). Procedimiento de adjudicación (abierto, restringido, negociado). Lugar de ejecución del contrato o entrega del suministro. Entidad adjudicataria. 2.17.12.3 ¿Cuáles son los pasos de una licitación o concurso? El jefe o representante legal de la entidad estatal ordenará su apertura por medio de acto administrativo motivado, elaborando el correspondiente pliego de condiciones o términos de referencia. Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación, se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en diarios de amplia circulación, o, a falta de estos, en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas que adquirieron las bases con sus condiciones o términos de referencia, se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los mencionados documentos y de oír a los interesados, y se levantará un acta suscrita por los que intervienen. 40 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos El plazo de la licitación o concurso, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha de presentar propuestas y la de su cierre, se señalará en las bases y condiciones o términos de referencia, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato. Cuando lo estime conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan adquirido las bases y condiciones y/o términos de referencia, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia. Los participantes pueden presentar alternativas a las especificaciones técnicas o económicas siempre y cuando ellas no signifiquen condiciones para la adjudicación. Señalamiento del plazo razonable dentro del cual la entidad deberá elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la Secretaría de la entidad por un término de cinco días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalarán en los pliegos de condiciones o términos de referencia. El jefe o representante legal podrá prorrogar dichos plazos antes de su vencimiento y por un término no mayor a la mitad del inicialmente fijado. Dentro del mismo término de adjudicación, podrá declararse desierta la licitación o concurso, cuando no se presente ninguna propuesta o los participantes rebasen el costo fijado en las bases, y la adjudicación de la licitación podrá hacerse en convocatoria a audiencia pública. El acto de adjudicación se hará mediante resolución motivada, esta será irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario, a cumplir con lo especificado en las bases. Si el adjudicado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito de garantía. ¿Si solo se presenta una propuesta en el proceso de licitación, se puede adjudicar el contrato? Sí. Esta respuesta además de estar fundamentada, es uno de los principios que debe regir la contratación estatal. 41 Administración de compras 2.17.12.4 Ejemplo de una licitación Convocatoria para la Licitación Pública Nacional No. SCJN/012/2011 CONVOCATORIA PARA LA LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL No. SCJN/012/2011 La entidad federativa con fundamento en lo dispuesto por los artículos 100, último párrafo y 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 14, fracciones I y XIV, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación y 74 del Acuerdo General de Administración 6/2011 de La entidad federativa, convoca a las personas morales en el ramo de la construcción, que tengan interés en participar en la Licitación Pública Nacional número SCJN/012/2011, y que cuenten con la capacidad técnica, económica y administrativa, así como con la especialidad y experiencia requerida por La entidad federativa, para la realización de la obra pública consistente en “Adecuación del Inmueble que alberga un inmueble” ubicada en la calle de Ignacio Zaragoza número 244 esquina Espinosa, colonia Centro, C.P. 64000 en la Ciudad de Monterrey, Nuevo León. n n n Descripción General, Normas de Calidad, Cantidad y Unidad de Medida. Adecuación del inmueble en el Estado de Nuevo León ubicada en la calle de Ignacio Zaragoza número 244, esquina Espinosa, colonia Centro, C.P. 64000 en la Ciudad de Monterrey, Nuevo León, conforme a las normas de construcción aplicables para la zona en donde se ubica el inmueble. Requisitos que deberán cumplir los concursantes: 1. Haber sido constituida la sociedad con un mínimo de tres años anteriores a la fecha de la presente convocatoria. 2. Contar con un capital contable superior a $1 000 000.00 M.N. Los requisitos señalados anteriormente, serán complementarios de aquellos que se señalen en las bases de la presente licitación. Lugar donde se deberá ejecutar la obra, fecha aproximada de inicio de la obra y de conclusión de la misma: Calle de Ignacio Zaragoza número 244 esquina Espinosa, colonia Centro, C.P. 64000 en la Ciudad de Monterrey, Nuevo León. La fecha aproximada de inicio será el día 6 de diciembre de 2011 debiendo ser concluida 5 meses calendario posterior a la entrega del anticipo. Los concursantes podrán subcontratar con terceras personas parte de los trabajos para la total terminación de la obra, previa autorización por escrito de la Suprema Corte de Justicia de la Nación. 42 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Calendario de eventos No. de licitación SCJN/012/2011 Junta de aclaraciones 23 de octubre de 2011 a las 13:00 horas n n n n Costo de las bases $2 000.00 M.N. Entrega de documentación legal y contable, propuestas técnica y económica 12 de noviembre de 2011 de las 9:00 a las 14:00 horas Fecha límite para adquirir las bases 5 de noviembre de 2011 Visita de obra 23 de octubre de 2011 a las 12:00 horas Apertura de propuestas técnicas Apertura de propuestas económicas 16 de noviembre de 2011 a las 12:00 horas 23 de noviembre de 2011 a las 12:00 horas Lugar, fecha y hora en la que los interesados podrán consultar y adquirir las bases y forma de pago: Dirección General de Adquisiciones y Servicios La entidad federativa ubicaen la Ciudad de da en , días 16 de octubre al 5 de noviembre en días hábiles de las 10:00 a las 15:00 horas. Para adquirir las bases, los interesados deberán entregar cheque certificado o de caja a favor de La entidad federativa, expedido por la cantidad de $2 000.00 (dos mil pesos 00/100 M.N.) no reembolsable. Es requisito indispensable para participar en esta licitación pública, el adquirir las bases de la presente licitación también podrán ser consultadas en la página de Internet www.xxx.gob.mx. Visita de obra: 23 de octubre de 2011 a las 12:00 horas, sita en la calle de Ignacio Zaragoza número 244 esquina Espinosa, colonia Centro, C.P. 64000 en la Ciudad de Monterrey, Nuevo León. Junta de aclaraciones: Una vez terminada la visita de obra el día 23 de octubre de 2011 a las 13:00 horas, sita en la calle de Ignacio Zaragoza número 244 esquina Espinosa, colonia Centro, C.P. 64000 en la Ciudad de Monterrey, Nuevo León, se llevará a cabo una junta de aclaraciones en donde los concursantes podrán expresar los cuestionamientos que consideren necesarios para tener una mayor precisión en los alcances de la obra a ejecutar. Entrega de la Documentación Legal y Contable, Propuestas Técnicas y Económicas. Fecha límite: 12 de noviembre de 2011 de las 9:00 a las 14:00 horas en La entidad federativa , en la en la calle . Ciudad de 43 Administración de compras n n n Las propuestas técnicas y económicas deberán ser redactadas en español y presentarse en papelería con membrete de la empresa que contenga la clave del Registro Federal de Contribuyentes que le corresponda y deberá estar firmada y foliada en todas sus hojas por el representante legal o persona autorizada. Apertura de propuestas técnicas. El día 16 de noviembre de 2011 a las 12:00 horas, mediante sesión pública se abrirán las propuestas técnicas de los concursantes. Dicha sesión tendrá verificativo en el Salón de Usos Múltiples de La entidad federativa ubicado en la calle en la Ciudad de . Apertura de propuestas económicas. El día 23 de noviembre de 2011 a las 12:00 horas, mediante sesión pública se abrirán las propuestas económicas de los concursantes que hubiesen calificado en la evaluación de la propuesta técnica. Dicha sesión tendrá verificativo en el Salón de Usos Múltiples de La entidad federativa ubicado en la calle en la Ciudad de . Condiciones de pago: La entidad federativa, otorgará a la empresa adjudicada un anticipo equivalente a 50% del monto total contratado, para el inicio de los trabajos. La adjudicada se obliga a aplicar ese anticipo para asegurar los costos de los materiales requeridos para la total terminación de la obra. El restante 50% se pagará a la adjudicada en estimaciones quincenales según avance de obra. Las condiciones y requisitos establecidos en las bases, en ningún caso serán negociables. El resultado del fallo de adjudicación será publicado en el Diario Oficial de la Federación y en la página de Internet de la entidad federativa, www.xxx. gob.mx. 2.17.12.5 Ejemplo de los formatos (documentos a las proposiciones técnicas y económicas y los anexos correspondientes a la parte económica) Al comprar las bases para participar en una licitación, el participante deberá cumplir con varios requisitos los cuales son base de su aceptación en la licitación, a continuación presentamos algunos de los formatos, todo depende de lo que se está licitando. Documentos Distintos a las Proposiciones Técnicas y Económicas Anexo “A” Escrito en el que manifiesta la dirección de su correo electrónico, así como su domicilio para oír y recibir todo tipo de notificaciones. 44 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Anexo “A” Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente Por medio del presente manifiesto que el correo electrónico, así como el domicilio para recibir todo tipo de notificaciones y documentos que deriven de los actos del procedimiento de contratación por invitación a cuando menos tres personas relacionado con la convocatoria núm. , para la realización de los trabajos de: , y en su caso, para el contrato de obra pública correspondiente, es el que a continuación se indica. Correo electrónico: Calle y número: Colonia: Código Postal: Delegación o Municipio: Entidad federativa: Teléfono: Fax: En este correo electrónico se me podrán practicar notificaciones, aun las de carácter personal, mismas que surtirán todos sus efectos legales, mientras no señale otro distinto. Atentamente Nombre y firma del representante legal 45 Administración de compras Anexo “B” Declaración de que no se encuentra en alguno de los supuestos que establecen los artículos 51 y 78, de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas. Anexo ”B“ Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente En cumplimiento con los requisitos establecidos en la convocatoria al procedimiento de contratación de obra pública por Invitación a cuando menos tres personas , para la realización de los trabajos de: núm. , declaro bajo pro, a quien testa de decir verdad, que el licitante represento, no se encuentra en alguno de los supuestos que establecen los artículos 51 a excepción de la fracción VII y 78 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Atentamente Nombre y firma del representante legal Anexo “C” Manifestación, en su caso, de haber participado en la realización de algunos estudios, planes o programas, correspondientes a la presente convocatoria a la licitación, conforme lo establecido en la fracción VII, del artículo 51, de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas. 46 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Anexo “C” Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente En cumplimiento con los requisitos establecidos en la convocatoria al procedimiento de , contratación de Obra Pública por invitación a cuando menos tres personas núm. , declaro bajo protesta de para la realización de los trabajos de: , a quien decir verdad, que el licitante participó en la realización de algunos estudios, planes o programas, represento, correspondientes a la presente Convocatoria, conforme lo establece la fracción VII del artículo 51 de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas. Atentamente Nombre y firma del representante legal Anexo “D” Identificación oficial vigente con fotografía. Anexo “D” En este anexo, se adjuntará copia simple por ambos lados de la identificación oficial vigente con fotografía, tratándose de persona física, y en el caso de persona moral de la persona que firme la proposición y del representante legal de la misma. 47 Administración de compras Anexo “E” Escrito mediante el cual el Representante de la persona moral manifiesta que cuenta con facultades suficientes para comprometer a su representada. Anexo “E” Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente Me refiero al procedimiento de contratación de Obra Pública por invitación a cuando menos tres personas núm. , para la realización de los . trabajos de: Yo, Nombre , con domicilio particular en manifiesto, bajo protesta de decir verdad, que los datos aquí asentados son ciertos y han sido debidamente verificados, así como que cuento con facultades suficientes para suscribir la proposición en el presente procedimiento de contratación por invitación a cuando menos tres personas, (Denominación o razón social) . a nombre y representación de Registro Federal de Contribuyentes: Descripción del objeto social de la empresa Domicilio: Calle y número: Colonia: Código Postal: Teléfono: Correo electrónico: Delegación o Municipio: Entidad federativa: Fax: (En su caso, anotar la clave del Registro Federal de Contribuyentes, nombre y domicilio del apoderado o representante) 48 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Número y fecha de la escritura pública en el que consta su Acta Constitutiva: Nombre, número y circunscripción del notario o fedatario público ante quien se hayan otorgado: Fecha y datos de su inscripción en el Registro Público de Comercio: Relación de los nombres de los accionistas: Apellido paterno Apellido materno Nombre(s) Número y fecha de las Reformas o modificaciones al Acta Constitutiva: Nombre, número y circunscripción del Notario o Fedatario Público ante quien se hayan otorgado: Fecha y datos de su inscripción en el Registro Público de Comercio: Nombre del Apoderado o Representante: Datos del instrumento notarial mediante el cual acredita su personalidad y facultades: Fecha y datos de su inscripción en el Registro Público de Comercio: Escritura pública número: Fecha: Nombre, número y circunscripción del notario o fedatario público que las protocolizó: Bajo protesta de decir verdad Nombre y firma del representante legal El presente formato podrá ser reproducido por cada participante en el modo que estime conveniente, debiendo respetar el contenido señalado en el punto 3, inciso e), de la convocatoria a la licitación. Anexo “F” Declaración de integridad, mediante la cual el licitante manifieste de que por sí mismo o a través de interpósita persona, se abstendrá de adoptar conductas para que los servidores públicos de la Comisión Federal de Electricidad, induzcan o alteren las evaluaciones de las proposiciones, el resultado del procedimiento de contratación y cualquier otro aspecto que le otorgue condiciones más ventajosas, con relación a los demás participantes. 49 Administración de compras Anexo “F” Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente Por este conducto manifiesto que me abstendré de adoptar conductas para que los servidores públicos de la Comisión Federal de Electricidad, induzcan o alteren las evaluaciones de las proposiciones, el resultado del procedimiento de contratación y cualquier otro aspecto que me otorgue condiciones más ventajosas, con relación a los demás participantes, ya sea por nosotros mismos o a través de interpósita persona, en relación con el procedimiento de contratación de obra pública por invitación a cuando menos tres per, para la realización de los trabajos de: sonas núm. . Atentamente Nombre y firma del representante legal 50 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Anexo “G” Manifestación de estar Inscrito en el Registro Único de Contratistas. Anexo “G” Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente En relación procedimiento de contratación de obra pública por invitación a cuando me, para la realización de los nos tres personas núm. , manifiesto bajo protesta de decir vertrabajos de: se encuentra inscrita en dad que mi representada el Registro Único de Contratistas, y que la documentación contenida en dicho registro se encuentra actualizada. Atentamente Nombre y firma del representante legal 51 Administración de compras Anexo “H” Manifestación de las micro, pequeñas y medianas empresas con las que el licitante subcontratará. Anexo “H” Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente Me refiero al procedimiento de contratación de Obra Pública por el procedimiento de in, en el vitación a cuando menos tres personas núm. , acepta participar que mí representada, la empresa , realizando los como subcontratista de la empresa , y que se incluyan sus datos trabajos que consisten en la propuesta que presente para tal efecto. Sobre el particular, declaro bajo protesta decir verdad, que mi representada tiene el carácter de micro, pequeña o mediana empresa. Atentamente Nombre y firma del representante legal Anexo “I” Manifestación de que el superintendente de construcción, cuenta o contará con la Firma Electrónica Avanzada, expedida por el Sistema de Administración Tributaria “sat”, en sustitución de su firma autógrafa, para el uso del programa informático de la Bitácora Electrónica de Obra Pública. 52 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Anexo “I” Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente En relación al procedimiento de contratación de obra pública por invitación a cuando menos tres personas núm. , para la realización de los trabajos de: A , manifiesto que en caso de que a mi representase le adjudicara el contrato correspondiente, y da a efecto de implementar el uso de la Bitácora Electrónica de Obra Pública (beop), previo al inicio de los trabajos y apertura de la bitácora, notificaré y presentaré la siguiente documentación: 1. Copia de la identificación oficial con fotografía, que contenga el nombre completo de la persona que firmará las notas de la bitácora electrónica así como sus datos correspondientes a la Clave Única del Registro de Población “curp”, Registro Federal de Contribuyentes “rfc”, profesión, correo electrónico, puesto, clave del empleado, domicilio y teléfono, en caso de ser más de una persona, se requieren los datos de cada una de ellas. 2. Que el personal que firmará las notas de la bitácora electrónica, se presente el día de inicio de la ejecución de los trabajos, para el asiento de la nota de apertura, debiendo llevar su Firma Electrónica Avanzada (Fiel) vigente, que emite el Servicio de Administración Tributaria dependiente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con los archivos con terminación *key (obtenida del programa Solcedi), *cert (certificado entregado por el sat), así como la contraseña de cada persona mencionada en el párrafo anterior. Lo anterior con la finalidad de poder firmar y autentificar la nota de apertura de la bitácora electrónica, el día de inicio de los trabajos. Atentamente Nombre y firma del representante legal del licitante 53 Administración de compras Anexo “J” Manifestación, bajo protesta de decir verdad, que el licitante es de nacionalidad mexicana. Anexo “J” Dirección del participante en la licitación. Entidad federativa, estatal y/o municipal. Presente Me refiero al procedimiento de contratación de obra pública por invitación a cuando me, para la ejecución de los trabajos consistentes en: nos tres personas, núm. . Sobre el particular, manifiesto bajo protesta de decir verdad que mi representada es de nacionalidad mexicana. Atentamente Nombre y firma del representante legal del licitante 54 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos ANEXOS CORRESPONDIENTES A LA PARTE ECONÓMICA (AE) ANÁLISIS DEL TOTAL DE LOS PRECIOS UNITARIOS DE LOS CONCEPTOS DE TRABAJO. ANEXO AE 1 El licitante deberá presentar el análisis del total de los precios unitarios de los conceptos de trabajo definidos en el Anexo AE 10. ENCABEZADO: LICITACIÓN Núm.: Se anotará el número que le corresponda. PARA: Se anotará el nombre de la obra y el lugar donde se efectuarán los trabajos. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL Licitante: Se anotará el nombre o razón social completa del licitante. FIRMA DEL Licitante: Este espacio servirá para que firme el representante legal del licitante. SUBDIRECCIÓN DE: Se anotará el nombre de la subdirección correspondiente. HOJA __ DE __: Núm.: CONCEPTO: UNIDAD: CANTIDAD: Se anotará en primer término el número de hoja y en segundo el de las hojas empleadas por el licitante en este anexo. Se anotará el número que le corresponde al concepto de trabajo, en el Catálogo de Conceptos (Anexo AE 10). Se anotará el nombre del concepto de trabajo, tal como aparece en el Catálogo de Conceptos (Anexo AE 10). Se anotará la unidad indicada en el Catálogo de Conceptos (Anexo AE 10), para el concepto correspondiente. Se anotará la cantidad indicada en el Catálogo de Conceptos (Anexo AE 10), para el concepto correspondiente. TEXTO: MATERIALES DESCRIPCIÓN: UNIDAD: Pm: Se anotará el nombre de los materiales que intervienen en el análisis del precio unitario del concepto de trabajo. Se anotará el nombre de la unidad de medida del material que interviene en la ejecución del concepto de trabajo. Representa el costo básico unitario del material vigente en el mercado, puesto en el sitio de los trabajos, sin iva, el cual será el indicado en el Anexo AE 2. 55 Administración de compras Cm: M = Pm x Cm: SUMA 1: Representa la cantidad o consumo del material por unidad de medida del concepto de trabajo. Representa el costo del material necesario para la correcta ejecución del concepto de trabajo, y se obtiene multiplicando el costo básico unitario del material vigente en el mercado, por la cantidad o consumo del material. Se anotará el resultado de la suma de los importes de los materiales. Mano de obra CATEGORÍA: UNIDAD: SALARIO (a): CANT (b): Sr = (a) x (b): R: Mo = Sr / R: SUMA 2: 56 Se anotará la categoría del personal (Según Anexo AE 3), o cuadrilla que se requiere para la realización del concepto de trabajo. En el caso de utilizar cuadrillas, será necesario que se adjunte a este anexo el desglose de cada una de ellas con su costo correspondiente. Se anotará la unidad de medida que invariablemente será jornada (jor), considerada de 8 (ocho) horas de trabajo. Se anotará el salario real que corresponda a la categoría o cuadrilla que se requiere para la ejecución del concepto de trabajo. Se anotará la cantidad de jornadas (de esa categoría o de cuadrillas) que se requieren para realizar el concepto de trabajo. Representa el salario real del personal o cuadrilla que interviene directamente en la ejecución de cada concepto de trabajo por jornada de ocho horas, y se obtiene multiplicando el salario por la cantidad. Representa el rendimiento, se anotará la cantidad de trabajo que desarrolla el personal o cuadrilla que interviene directamente en la ejecución del concepto de trabajo por jornada de ocho horas. Para realizar la evaluación del rendimiento se deberá considerar en todo momento el tipo de trabajo a desarrollar y las condiciones ambientales, topográficas y en general aquellas que predominen en la zona o región donde se ejecuten los trabajos. Representa el costo por mano de obra necesaria para la correcta ejecución de los trabajos, y se obtiene dividiendo el salario real entre el rendimiento. Se anotará el resultado de la suma de los importes de la mano de obra del personal por categoría o por cuadrilla. capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos MAQUINARIA O EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN DESCRIPCIÓN: UNIDAD: Phm: Rhm: ME = Phm / Rhm: SUMA 3: Se anotará el nombre de la maquinaria o equipo de construcción que intervienen en la ejecución del concepto de trabajo. Se anotará la unidad de medida, que invariablemente será hora. Representa el costo horario directo por hora efectiva de trabajo de la maquinaria o equipo de construcción, considerados como nuevos, dentro de su vida económica, obtenidos en el Anexo AE 4. Representa el rendimiento horario de la maquinaria o equipo de construcción, considerados como nuevos dentro de su vida económica. Este debe de corresponder a la cantidad de unidades de trabajo que la máquina o equipo de construcción ejecuta por hora efectiva de operación, de acuerdo con rendimientos que determinen en su caso los manuales de los fabricantes respectivos, la experiencia del contratista así como, las características ambientales de la zona donde vayan a realizarse los trabajos. Representa el costo horario por maquinaria o equipo de construcción necesarios para la correcta ejecución de los trabajos, y se obtendrá dividiendo el costo horario directo entre el rendimiento horario. Se anotará el resultado de la suma de los importes de la maquinaria o equipo de construcción. HERRAMIENTA Y EQUIPO DE SEGURIDAD HERRAMIENTA DE MANO Kh: Mo: Hm = Kh x Mo: Representa un coeficiente cuyo valor se fijará en función del tipo de trabajo y de las herramientas requeridas para su correcta ejecución. Representa el costo unitario por concepto de mano de obra, obtenido en este anexo de la Suma 2 en el apartado de Mano de obra. Representa el costo por herramienta de mano necesaria para la correcta ejecución del concepto de trabajo, y se obtendrá multiplicando el coeficiente propuesto, por el costo unitario del concepto de mano de obra. EQUIPO DE SEGURIDAD Ks: Representa un coeficiente cuyo valor se fija en función del tipo de trabajo y del equipo requerido para la seguridad del trabajador. 57 Administración de compras Mo: Es = Ks x Mo SUMA 4: Representa el costo unitario por concepto de mano de obra, obtenido en este anexo de la Suma 2 del apartado de Mano de obra. Representa el costo por equipo de seguridad, necesario para la correcta ejecución del concepto de trabajo, y se obtendrá multiplicando el coeficiente propuesto, por el costo unitario del concepto de mano de obra. Se anotará el resultado de la suma de los importes de la herramienta de mano y equipo de seguridad. COSTO DIRECTO “CD” CD = (suma 1 + 2 + 3 + 4): Es el que se deriva de la suma de las erogaciones que hace el contratista por el pago de salarios al personal, por la adquisición o producción de todos los materiales necesarios, por el uso correcto de las máquinas o equipos adecuados y necesarios, por el uso de las herramientas de mano y equipo de seguridad, que intervienen directamente en la ejecución del concepto de trabajo, y se obtendrá sumando los importes indicados en SUMA 1, SUMA 2, SUMA 3 y SUMA 4. COSTOS Y CARGOS UNITARIOS COSTO INDIRECTO “CI” CI = I (CD): PORCENTAJE: IMPORTE: El costo indirecto (CI), se expresará como un porcentaje (I) del costo directo del concepto de trabajo. Es el valor porcentual del indirecto calculado en el Anexo AE 5. Es el resultado de multiplicar el costo directo por el porcentaje del indirecto calculado en el Anexo AE 5. COSTO POR FINANCIAMIENTO “CF” CF = F (CD + CI): PORCENTAJE: IMPORTE: El costo por financiamiento (CF) se expresará como un porcentaje (F) de la suma del costo directo e indirecto del concepto de trabajo. Es el valor porcentual del costo por financiamiento, calculado en el Anexo AE 6. Es el resultado de multiplicar la suma del costo directo e indirecto, por el porcentaje del costo por financiamiento, calculado en el Anexo AE 6. CARGO POR UTILIDAD “CU” CU = U (CD + CI + CF): 58 El cargo por utilidad (CU) se expresará como un porcentaje (U) de la suma del costo directo, indirecto y por financiamiento del concepto de trabajo. capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos PORCENTAJE: IMPORTE: Es el valor porcentual del cargo por utilidad, calculado en el Anexo AE 7. Es el resultado de multiplicar la suma del costo directo, indirecto y por financiamiento, por el porcentaje del cargo por utilidad, calculado en el Anexo AE 7. CARGOS ADICIONALES “CA” CA = A (CD + CI + CF + CU): PORCENTAJE: IMPORTE: Los cargos adicionales (CA) son las erogaciones que debe realizar el contratista, por estar convenidas como obligaciones adicionales o porque derivan de un impuesto o derecho que se cause con motivo de la ejecución de los trabajos y que no forman parte de los costos directos, indirectos, por financiamiento, ni del cargo por utilidad y deberán adicionarse al precio unitario después de la utilidad, se expresará como un porcentaje (A). Es el valor porcentual de los cargos adicionales, calculado en el Anexo AE 8. Es el resultado de multiplicar la suma del costo directo, indirecto, por financiamiento y el cargo por utilidad, por el porcentaje obtenido en el Anexo AE 8. PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO “PU” PU = (CD + CI + CF + CU + CA): Precio unitario es el importe de la remuneración o pago total que debe cubrirse al contratista por unidad de concepto terminado ejecutado conforme al proyecto, especificaciones de construcción y las normas de calidad. Es resultado de sumar los importes de costo directo, costo indirecto, costo de financiamiento, cargo por utilidad y cargos adicionales. El licitante deberá presentar los análisis de precios unitarios de la totalidad de los conceptos de trabajo solicitados en el Anexo AE 10. Los análisis de los costos unitarios básicos que integren los precios unitarios deberán ser presentados en el anexo AE 9. CATÁLOGO DE CONCEPTOS ENCABEZADO: LICITACIÓN Núm.: La clave que le corresponda. PARA: Se especificará el nombre de la obra y el lugar donde se efectuarán los trabajos. 59 Administración de compras SUBDIRECCIÓN DE: Se anotará el nombre de la subdirección correspondiente. HOJA __DE __: Se anotará en primer término el número de hoja y en segundo el de las hojas empleadas por el licitante en este Anexo. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL Licitante: Se anotará el nombre o razón social completa del licitante. FIRMA DEL Licitante: Este espacio servirá para que firme el representante legal del licitante. COLUMNAS: Núm. Es el número progresivo que corresponda. ESPECIFICACIÓN: DESCRIPCIÓN DE LA PARTIDA, SUBPARTIDA O CONCEPTO: CANTIDAD: UNIDAD: P.U. CON NÚMERO: PRECIO UNITARIO CON LETRA: IMPORTE: IMPORTE DE ESTA HOJA: IMPORTE ACUMULADO HASTA LA HOJA ANTERIOR: IMPORTE ACUMULADO HASTA ESTA HOJA: IMPORTE TOTAL DE LA PROPUESTA: Es el número de la especificación respectiva correspondiente a cada concepto. Se anotará el nombre de la(s) partida(s), subpartida(s) y/o concepto de trabajo que corresponda. Es el valor cuantificado aproximado de obra a realizar para cada concepto de trabajo. Es la unidad de medida del concepto de trabajo. Se anotará el precio unitario con número, obtenido por el licitante en el Anexo AE 1, para cada concepto de trabajo. Se anotará el precio unitario con letra, obtenido por el licitante en el Anexo AE 1, para cada concepto de trabajo. Los importes de los precios unitarios anotados con número y con letra, deben ser coincidentes; en caso de diferencia, deberá prevalecer el que coincida con el análisis de precio unitario según Anexo AE 1, o el consignado con letra cuando no se tenga dicho análisis. Se anotará el resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario del concepto. Se anotará la suma de los importes de cada concepto contenido en la hoja. Se anotará el importe acumulado hasta la hoja anterior. Se anotará la suma del importe de esta hoja con el importe acumulado hasta la hoja anterior. Se anotará únicamente en la última hoja el importe total de la propuesta, que corresponde al importe acumulado hasta esta hoja. PROGRAMA DE EJECUCIÓN GENERAL DE LOS TRABAJOS El licitante presentará el Programa de Erogaciones, indicando por mes, quincena o semana según corresponda a las cantidades de trabajo e importes por realizar mediante el diagrama de Gantt, dicho programa deberá contener todos los conceptos analizados por el licitante y solicitados por el organismo conforme al Anexo AE 10. 60 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos El licitante ganador dentro de los quince días naturales siguientes a la emisión del Fallo, en su caso, deberá de entregar el Programa de Ejecución General de los Trabajos que consideren todos y cada uno de los conceptos que integran la propuesta. ENCABEZADO LICITACIÓN Núm. PARA: FECHA DE INICIO: FECHA DE TERMINACIÓN: PLAZO DE EJECUCIÓN: Se anotará el número que le corresponda. Se anotará el nombre de la obra y el lugar donde se efectuarán los trabajos. Se anotará la fecha en que se iniciarán los trabajos, de acuerdo a lo solicitado en la convocatoria a la licitación. Se anotará la fecha programada de terminación de los trabajos que corresponda a la fecha de inicio y al plazo de ejecución. Se anotarán los días naturales que durará la ejecución de la obra, de acuerdo a lo solicitado en la convocatoria a la licitación. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL Licitante: Se anotará el nombre o razón social completa del licitante. SUBDIRECCIÓN DE: Se anotará el nombre de la subdirección correspondiente. FIRMA DEL Licitante: HOJA____DE___: Este espacio servirá para que firme el representante legal del licitante. Se anotará en primer término el número de hoja y en segundo el de las hojas empleadas por el licitante en este anexo. COLUMNAS: Núm.: Se anotará el número del concepto que corresponda. NOMBRE DE LA PARTIDA, SUBPARTIDA O CONCEPTO: Se anotará el nombre de la(s) partida(s), subpartida(s) y/o concepto de trabajo que corresponda. Se anotará la unidad de medida, indicada en el Catálogo de Conceptos. Se anotará el precio unitario obtenido en el Anexo AE 1, correspondiente a cada concepto de trabajo. Se anotará la fecha de inicio de cada concepto de trabajo solicitado en el anexo AE 10 (dd/mm/aa). Se anotará la fecha de terminación de cada concepto de trabajo solicitado en el anexo AE 10 (dd/mm/aa). Se anotará el año, el nombre de los meses, quincenas o semanas que correspondan, de acuerdo a las fechas de inicio y terminación de la obra. Si el Programa de Erogaciones, tuviera una duración mayor al alcance de este formato, se deberán agregar los módulos necesarios hasta completar la programación total. UNIDAD: PRECIO UNITARIO: FIT FTT RENGLONES: PERIODO: 61 Administración de compras CANTIDAD: BARRA: IMPORTE: TOTAL: Se elaborará el programa de obra anotando las cantidades de trabajo que realizará por mes, quincena o semana. Se elaborará el diagrama de Gantt por los meses, quincenas o semanas y/o la fracción que corresponda, de acuerdo a los trabajos por realizar. Se anotará el resultado de multiplicar la cantidad del periodo correspondiente, por el precio unitario del concepto en cuestión. Se anotará el resultado de la suma de las cantidades de trabajo propuestas por el licitante e importes, correspondientes a cada uno de los periodos. IMPORTE DE ESTA HOJA: Se anotará el importe acumulado por esta hoja. IMPORTE ACUMULADO HASTA LA HOJA ANTERIOR: IMPORTE ACUMULADO HASTA ESTA HOJA: Se anotará el importe acumulado por periodo hasta la hoja anterior. Se anotará la suma del importe por periodo de esta hoja con el importe acumulado por periodo hasta la hoja anterior. Los datos indicados en las columnas correspondientes a Núm., Nombre de la Partida, Subpartida o Concepto y Unidad; así como los renglones de Cantidad y Barra, deberán ser los mismos que los contenidos en el Anexo AE 10. Nota: Los Totales obtenidos en los renglones de la Cantidad e Importe, deberán ser iguales a sus correspondientes en el Catálogo de Conceptos. (Anexo 10.) 2.18 FORMAS DE PAGO EN LAS COMPRAS NACIONALES El pago es, por decirlo así, el último paso de una compra el cual se deberá efectuar en el tiempo estipulado en la orden de compra, pedido o negociación de una compra, ya que su incumplimiento, puede redundar en que el proveedor nos diga en la próxima compra, que no entregaría en una fecha y podría retrasarla, dando como consecuencia problemas de abastecimiento a la empresa cobradora. 2.18.1 Elementos En este apartado mencionaremos que los elementos para efectuar el pago de una compra, varían entre las empresas, pues estos elementos se rigen por su manual de políticas y procedimientos, y estos pueden ser, los del proveedor y los de la empresa: A. Del proveedor, en el día que se reciben facturas a revisión La copia de la orden de compra o pedido que entregó el comprador al proveedor. • Una copia de la factura, que ampara lo solicitado con la firma del almacén o del que solicitó el requerimiento y la firma del comprador, si en su caso así lo previene el manual de políticas y procedimientos de la empresa. 62 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos • Original de la factura, que ampara los bienes adquiridos por el comprador, la cual deberá cumplir con los requisitos legales. • Por lo general, el proveedor entrega originales y varias copias según sea el acuerdo con el comprador. B. De la empresa, en el día que se reciben facturas a revisión • Contrarrecibo, que deberá indicar la fecha y hora en que se entregará el cheque, después de la revisión. 2.18.2 Medios de pago simples Estos siempre deberán ser en cheque como una medida de control, y evitar errores tanto del proveedor como del área de compras, solo las compras de caja chica se harán en efectivo, con la entrega de la factura correspondiente, la cual deberá cumplir con los requisitos legales. 2.18.3 Medios de pago documentales Estos pueden ser bajo los procedimientos que la ley permite sobre la emisión de documentos legales, como la letra de cambio, y/o pagaré, este fenómeno rara vez ocurre, por parte del comprador. 2.18.4 Otros tipos de pago Puede ocurrir cuando se paga en especie, que puede ser con objetos componentes, o servicios, rara vez ocurre esta forma de pago. 2.19 COMPRAS INTERNACIONALES Las compras internacionales son básicas para algunos productos para exportación o para consumo interno, el manejo de ese tipo de compras generalmente recae en una agencia aduanal, ellos saben los trámites y se encargan de todo. En algunas ocasiones el comprador recurre a agencias especializadas en compras en el extranjero, para que estas efectúen las negociaciones de adquisición, en otras, para los trámites de las compras en el extranjero. 2.19.1 Importancia de las compras internacionales La importancia de las compras internacionales radica en variables bien definidas: n La calidad del producto Sabemos que el público objetivo al comprar nuestro producto, basará su adquisición, en la calidad del mismo ya sea de fabricación, o el que comercializamos, para esto: • Necesitaremos materias primas de importación, esto redundará en un buen producto. 63 Administración de compras n n • Un buen producto extranjero que competirá con los nacionales, buscando, que estos productos sean de calidad y a un buen precio, que pueda pagar el consumidor. El costo de las materias primas Para que el costo de nuestro producto sea competitivo tendremos que buscar que las materias primas sean de un costo favorable, para esto se buscará, ante las oficinas de aduana, que nos permitan importar esas materias primas a un pago de impuesto reducido, siempre y cuando, solo sean usadas en la fabricación de nuestro producto. El costo del producto para su reventa El comprador recurrirá a estudios de investigación de mercado, para saber qué es lo que necesita el consumidor y cuánto estaría dispuesto a pagar por un producto de importación, si los costos lo permiten se negociarán con el vendedor extranjero condiciones de compra, como podrían ser: • La transportación. • Los seguros de transporte. • Los impuestos de importación. • El precio y los descuentos. • Volumen de compra. • Otros de acuerdo al producto y al exportador. 2.19.2 Razones para comprar en el extranjero Estas radican generalmente en el tipo de producto o materias primas, y en la tecnología, también podríamos decir que la distancia, el transporte, el servicio, el tiempo de entrega y la calidad son básicos, sin olvidar que el precio tiene que ser en la moneda internacional que es el dólar estadounidense. El vendedor internacional debe de ser una persona moral responsable e interesada, y los factores se deben revisar al hacer la compra internacional, los cuales se llevan mucho tiempo al hacer la investigación, tomando en cuenta que es costosa. Dichos factores son entre otros: n n 64 Distancia Es quizá uno de los factores de suma relevancia, ya que el futuro vendedor tendrá en ocasiones muchos kilómetros de distancia, que podría ser la causa de seleccionar a otro, pues la base es el tiempo en que llegaría lo que se le solicita, y si se envía más rápido cuesta mucho, pues el flete por avión es muy elevado. Transporte Dependiendo de la distancia será el tipo de transporte, el cual será, por: • Vía terrestre. • Vía marítima. capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n n n n n n n • Vía pluvial. • Vía aérea. • Otra forma. El servicio En base al tipo de producto, el proveedor deberá dar asesoría, hacer la instalación, dar mantenimiento, y dar soporte, si la compra fue una maquinaria. El tiempo de entrega Este factor se relaciona con la distancia del proveedor hacia nuestra empresa, tomando en cuenta que también se refuerza, con el tipo de transporte y su costo. La calidad Lo hemos mencionado en todo este documento, la calidad será la base de la compra sea nacional o internacional. El precio o costo Hay algunos países que no aceptan el dólar estadounidense como la moneda de pago, en la actualidad la Unión Europea solicita que los pagos se hagan en euros y Gran Bretaña solicita el pago en libras esterlinas. Los seguros tanto terrestre, como aéreo y/o marítimo Este es otro factor que puede aumentar el costo de la compra, se puede negociar con el proveedor que él pague los seguros de trasporte desde su país, hasta el país del comprador y los seguros del país del comprador los pagará el comprador. Aranceles (impuestos) Los aranceles o impuestos son quizá uno de los factores de suma relevancia, pues estos pueden elevar el costo, haciendo una aclaración, que si es materia prima para productos de exportación pagarán un tipo de arancel bajo, y si el producto es para consumo nacional es otro tipo de arancel. En estos momentos el gobierno federal está dando todas las facilidades para los productos de exportación que requieren materias primas o componentes de importación, ya que representan una fuerte entrada de divisas frescas. Aspectos legales Como toda compra sea nacional o al exterior, deberá respetar tanto las leyes nacionales, como las de los países a los que se les va a comprar, asimismo deberá respetar las leyes de los países por los cuales circulará la compra cuando sea por medio de trasporte terrestre. Idioma Este factor no tiene mucha relevancia, ya que a nivel internacional se deberá respetar el acuerdo internacional, que dice que en todos los tratados internacionales y/o convenios se usará el idioma inglés, salvo en aquellos países, que por su legislatura se deberá utilizar el idioma de su país. Si por alguna causa no puede concertar juntas con los representantes de las empresas extranjeras, el comprador nacional, tiene tres opciones: 65 Administración de compras • Acudir a la embajada del país donde se requiera hacer la negociación. • Acudir a la Secretaría de Comercio, a la Secretaría de Relaciones Exteriores o al Banco de Comercio Exterior, y solicitar apoyo para iniciar la negociación. • Acudir al agregado comercial de la embajada del país comprador, donde se requiera hacer la negociación. 2.1.9.3 Tratados y acuerdos internacionales Para facilitar las importaciones y las exportaciones, los gobiernos de los países establecen entre sí tratados y acuerdos en estos tratados se detallan los productos que se exportarán o importarán, las limitaciones a esos productos, asimismo se detallan cuáles se pueden importar y cuáles se pueden exportar, indicando los aranceles o impuestos que se deberán pagar por dichos movimientos. Nuestro país tiene tratados con casi todos los países del mundo, el más nombrado es el tlc o tlcan siglas que indican “Tratado de Libre Comercio de América del Norte”, todos los tratados que nuestro país tiene con otros países se denominarán tlc y serán de libre comercio. Hay que hacer hincapié en que hay restricciones que aclaran qué productos se pueden importar y qué productos se pueden exportar, es necesario aclarar; que no hay restricciones en cuanto al volumen de compra, claro que cuando el volumen es grande, es necesario tener almacenes con capacidad para esas cantidades, es necesario establecer que el comercio de armas y el de drogas está prohibido. Toda negociación con el exterior será de acuerdo a los tratados internacionales, y se basará en un contrato, el cual deberá ser reforzado respetando las condiciones legales tanto del país del comprador como del país del vendedor. Todo contrato tendrá cláusulas fijas como cláusulas de penalidad, entre las que destacan las de incumplimiento de envío como las de incumplimiento del pago. 2.19.4. Negociaciones Ya localizados el o los futuros proveedores extranjeros, se establecen pláticas, para negociar la posible compra, respetando sobre todo lo que estipula el manual de políticas y procedimientos de la empresa compradora, para lo cual se recurre a las siguientes instancias, todo bajo un contrato: n n 66 Agencia aduanal Estas agencias, con mucha experiencia, pueden en muchos casos hacer la compra y los trámites aduanales propios de la importación. Casi siempre después de tomar la decisión de compra y el medio seleccionado, todo recae en la agencia para efectuar los trámites propios de la importación. Comerciante importador Es el encargado de hacer la compra, puede o no radicar en el extranjero y efectúa a nombre del comprador todos los trámites de compra, y los envía a la empresa capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n n n compradora por medio de la agencia aduanal, sumándole una cantidad adicional por sus servicios. Comisionista importador Al igual que el anterior, puede o no residir en el extranjero, y puede o no ser representante del vendedor, efectúa todos los trámites de compra y recibe una comisión por parte del vendedor, entregando la orden de compra o el pedido a la agencia aduanal para que continúe con los trámites de adquisición de los productos ante las autoridades aduanales de los dos países. Comercializadores internacionales Pueden ser personas morales o, personas físicas, cuya actividad principal es comprar varios productos en el extranjero, y que saben que determinadas empresas los requiere para su actividad, sea productiva o comercializadora, se los ofrece sea en la frontera del país comprador o en la frontera del país exportador, cobrando un precio al que ya le sumó sus posibles ganancias por esta actividad, puede o no tramitar a qué agencia se le dará la concesión de efectuar los trámites ante los gobiernos para el pago de los aranceles. Departamento de compras en el extranjero En ocasiones y de acuerdo a los requerimientos de la empresa compradora, se recurre a establecer en el país al que se le comprará el o los productos que se requieren, para efectuar sus actividad productiva o comercializadora, un departamento de compras, que efectúa todos los trámites relativos a la compra internacional, y que trabaja bajo las siguientes variables: • Mayor conocimiento de las condiciones legales o de costumbres del país exportador. • No existen intermediarios (no hay pagos extras). • Mejor comunicación entre el departamento de compras en el exterior y departamento de compras corporativo. • Mejores precios, y rápidos pagos. • Mejores controles de calidad. Comprador extranjero Este personaje pertenece a la empresa compradora y se desplaza al exterior cada que hay que efectuar compras de importación, efectúa todos los trámites ante el país vendedor y entrega a la agencia aduanal la compra solicitada, puede hacer los trámites aduanales. 2.20 FORMA DE PAGO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL Por lo general, el pago será en algunos casos con cartas de crédito emitidas por el banco del comprador a un banco del vendedor, y este al recibir la carta de crédito, envía lo solicitado, en el medio de trasporte negociado con el comprador. 67 Administración de compras Así el procedimiento de pago en las compras internacionales varía según el país de origen, o sea el país vendedor, quien pone sus reglas y el país comprador tiene que aceptarlas. Pueden existir variables en las compras internacionales, con relación al pago, entre otras: n n n n Envío del importe de lo comprado al entregar lo solicitado. Envío de una parte del importe, para que lo solicitado salga del país de origen. Envío de los condiciones de los seguros, para que el país de origen envíe lo solicitado. El país de origen solicita antes de entregar lo solicitado, capacitar a los futuros operarios de la maquinaria, para mandarla. 2.20.1 Elementos de pago, crédito y cobranza en el comercio internacional En este subtema veremos los elementos de pago en el comercio internacional, pero es importante que tomemos como base el valor crediticio del solicitante, en el que se deberá estimar la probabilidad de que este pague sus cuentas, así como determinar si está o no entre los límites de aceptación, para esto nos debemos apoyar en las cuatro “C” del crédito, mismas que tienen un propósito: analizar los niveles de riesgo de las formas de pago. 1. Capital Qué tamaño tiene la empresa, es decir, si tiene posibilidades de efectuar el pago en los términos internacionales. 2. Capacidad Se refiere a la posibilidad de obtener préstamos bancarios o del gobierno para efectuar compras en el extranjero, y cubrir en fecha lo pactado en sus compras. 3. Carácter La personalidad de la empresa importadora debe de estar de acuerdo con las necesidades de su público objetivo, con la aceptación y el posicionamiento, para que pueda cumplir con el pago de la importación. 4. Condiciones Se refiere a aceptar las condiciones que el vendedor extranjero impone para su venta, y poder negociar las que necesita. Aclarando las cuatro “C” entenderemos lo que es el crédito y cobranza internacional como instrumentos de pago en el comercio internacional. 68 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n Modalidades Cash (efectivo). Cuenta abierta (fondo revolvente). Venta a consignación. Formas Cobranza documentaria UPC 500, carta de crédito. Cobranza simple URC 522, cheque o pagaré, o giro internacional. Cobranza bancaria UCP 525, orden de pago o letra de cambio. El propósito es el de analizar los niveles de riesgo de las formas de pago. Detallaremos las formas de pago en el comercio internacional: n Letra de cambio o giro comercial Esta es la forma muy común en el comercio internacional, este documento lo crea el vendedor y en él se señala el tiempo (fecha), en que debe pagarse. Este documento debe ser firmado por el comprador, que debe ser el dueño, o el apoderado y/o el comprador, la firma lo obliga a pagar dentro del periodo designado. Este documento es creado bajo cuatro variables: 1. Letra limpia Esta variable nos indica que no tiene documentos anexos. 2. Letra a la vista Variable que consiste en que el girado (comprador), la pague a su presentación, aunque no se haya recibido lo comprado. 3. Letra a la llegada Esta variable exige el pago a la llegada de lo comprado, no tiene fecha fija. 4. Letra a fecha La característica de esta variable es negociada entre el comprador y el vendedor (quien elabora la letra), y especifica una fecha la cual es fija y a esa fecha se deberá pagar. El tiempo de pago de las letras de cambio, es negociado entre el vendedor y el comprador y este último acepta las condiciones del tipo de letra de cambio elaborada por el vendedor y paga. Carta de crédito Este documento es elaborado por un banco del comprador y se compromete a pagar la letra de cambio, no importando el tipo de letra aceptada por el comprador, y consta de tres partes: 69 Administración de compras a) El solicitante, comprador. b) El emisor, banco que gira la carta de crédito. c) El beneficiario, vendedor. Las cartas de crédito, tienen ventajas para el comprador las cuales son: 1. La garantía y seguridad, de que el banco emisor, o el banco confirmante si lo hay, y de acuerdo al compromiso que haya asumido, pagará por su cuenta, al beneficiario, de acuerdo con sus instrucciones. 2. El crédito no requiere de pago anticipado. 3. Posibilidad de obtener financiamiento bancario sin afectar lo pactado con el vendedor. Ventajas para el vendedor: 1. Seguridad de obtener directamente del banco, el pago de su mercancía si cumple con los términos y condiciones del crédito. 2. Si pactó con el comprador su operación a plazos, el vendedor junto con su documentación en orden, y si así lo previene el crédito, presentará al banco que tiene el compromiso de pagar (banco emisor, banco designado autorizado, o el banco confirmante), una letra por el valor de sus documentos, la cual será aceptada, misma que puede ser vendida en el mercado de aceptaciones a tasas atractivas, por tratarse de una aceptación bancaria, o esperar con la seguridad de obtener el pago a su vencimiento, de parte del banco aceptante. Las modalidades del crédito comercial, pueden ser: 1. Por la facilidad de cancelación o modificación a. Créditos revocables Pueden ser modificados o revocados (cancelados) en cualquier momento por el ordenante, mediante instrucciones al banco emisor, sin previo aviso ni consentimiento del beneficiario, no representándole por tanto ninguna garantía de pago. b. Créditos irrevocables Al emitirse como irrevocable, constituye un compromiso para todas las partes que intervienen, no pudiendo ser modificados ni cancelados total o parcialmente, sin la aprobación del ordenante, el banco emisor, el banco confirmador, si lo hay, y del beneficiario. Revocables o irrevocables, que es una facultad de banco emisor (del comprador), de revocar el compromiso de pagar las letras de cambio. La mayor parte de las transacciones de las compras internacionales, son irrevocables. 70 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos 2. Por el compromiso que adquiere el banco designado a. Crédito modificado El banco emisor designa a uno de sus corresponsales, a quien le requiere notificar el crédito al beneficiario sin adquirir compromiso, ni responsabilidad ante el mismo, obligación que radica exclusivamente en el banco emisor. El banco que es requerido para notificar el crédito, deberá verificar la autenticidad de la comunicación recibida. b. Crédito confirmado El banco emisor, designa a uno de sus corresponsales como banco designado, quien es requerido para que además de notificar, le confirme el crédito al beneficiario, un compromiso irrevocable, sumado el del banco emisor de pagar, si el crédito establece pago a la vista; si el crédito previene pago diferido de pagar en la fecha de vencimiento previa. Estos compromisos están condicionados a que el beneficiario, presente al banco la documentación requerida y esta sea encontrada en estricto apego a los términos y condiciones del crédito. 3. Por su disponibilidad o forma de pago a. A la vista Esta carta de crédito, es pagadera a la vista del beneficiario en las cajas del banco que tiene el compromiso de pago (banco emisor, banco designado autorizado o banco confirmante), contra la presentación de la documentación requerida, en orden y de acuerdo a los términos y condiciones del crédito comercial. b. A plazo También son pagaderas, pero a un plazo previsto y de acuerdo a los términos del crédito (días vista, días fecha conocimiento de embarque, etc.), en estos créditos es el vendedor quien otorga créditos al comprador; pero quien asume la responsabilidad del pago al vencimiento del documento ante el beneficiario, es el banco emisor/confirmante. c. A la aceptación Para disponer del crédito el beneficiario, emite un giro o letra de cambio por el valor requerido y al plazo previsto en el crédito comercial a cargo del banco que tiene el compromiso de pago (banco emisor/banco confirmante/banco designado autorizado), quien, si encuentra en orden la documentación exigida en el crédito, acepta el giro, pagándolo a su vencimiento. d. A pago diferido De acuerdo en el crédito comercial, este puede prevenir que el pago al beneficiario sea efectuado en fechas predeterminadas, contra la presentación en orden de la documentación requerida. A la entrega de parte del beneficiario de sus documentos emitidos en cumplimento a los términos del crédito, el banco da al beneficiario un recibo por dichos documentos, indicándole en el mismo, la fecha en el que el pago le será efectuado de acuerdo a los términos y condiciones del crédito comercial. 71 Administración de compras Este tipo de créditos son usuales en países donde la emisión de letras de cambio está sujeta al pago de impuesto del timbre, por la posibilidad de que el monto negociado esté disponible nuevamente al beneficiario. El ordenante deberá tener presente que al autorizar que el crédito sea transferible, será el proveedor de la mercancía quien realizará el embarque de la misma. La transferencia de un crédito deberá manejarse exclusivamente de acuerdo al artículo 48 de las reglas y usos uniformes relativos a créditos documentarios, aprobados por la Cámara Internacional de Comercio versión 1993, folleto 500. e. Cláusula roja Esta cláusula dentro del texto del crédito, permite al beneficiario disponer hasta por un monto o porcentaje determinado del valor del crédito contra un simple recibo, donde él se compromete a realizar el embarque y presentar posteriormente, dentro de los términos, de la vigencia establecidos, la documentación requerida de acuerdo a los términos y condiciones del crédito, desde luego que esta forma está particularmente negociada entre el comprador y el vendedor, quien se comprometió a usarlo para la compra de materias primas, para la producción de la mercancía solicitada. f. Cesión de producto de un crédito El hecho de que un crédito no se establezca como transferible, no afectará el derecho del beneficiario de ceder cualquier producto del que sea titular, en virtud del propio crédito de acuerdo con las disposiciones legales aplicables. Esto se refiere solamente a la cesión del producto del crédito y de ninguna manera a la cesión del derecho de actuar en virtud del propio crédito, por lo tanto, el beneficiario de una cesión de producto, no adquiere derecho ni obligación dentro del propio crédito. 4. Por la facilidad de transmitir derechos a. Transferibles Estos son los que le permiten al beneficiario requerir al banco autorizado efectuar la transferencia, y poner el crédito total o permanente a disposición de uno o más beneficiarios (si el crédito permite embarques parciales), estos segundos beneficiarios adquieren los mismos derechos y obligaciones del primero, salvo estipulación en contra. Para que este tipo de crédito sea transferible se deberá indicar como “crédito transferible”. El banco autorizado a efectuar la transferencia no tendrá la obligación de hacerla, salvo dentro de los límites y en forma expresamente consentida por dicho banco. b. Intransferibles Este tipo de crédito no permite segundo o segundos beneficiarios. 72 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos 5. Por la facilidad de nueva disposición del importe negociado a. Revolvente El crédito revolvente, le permite al beneficiario volver a disponer de las cantidades ya dispuestas de acuerdo a la revolvencia estipulada en el mismo. Se entiende por revolvente automático, cuando no se indica ninguna cláusula restrictiva, es decir, que el beneficiario puede disponer hasta por el monto del crédito, y durante toda la vigencia del mismo. Se pueden establecer créditos revolventes por periodos determinados, indicándose si se consideran acumulables o no acumulables. Puede existir un crédito revolvente mensual, donde el beneficiario puede disponer mensualmente hasta por el monto total del crédito, durante la vigencia del mismo, siempre y cuando el beneficiario presente en orden los documentos requeridos por el banco. Dentro de esta modalidad existe una variante que se conoce como revolvente acumulable, en el que las cantidades no dispuestas y mercancías no embarcadas en el periodo determinado, son acumulables al siguiente periodo. Otra variable se conoce como revolvente no acumulable, en el que las cantidades no dispuestas y mercancías no embarcadas en el periodo determinado ya no podrán ser utilizadas en periodos subsecuentes. b. No revolvente Este tipo de crédito no permite la utilización de un crédito con la característica de revocable, es decir, que el crédito será de una sola vez. 6. Por su origen y destino a) Importación b) Exportación c) Domésticos 73 Administración de compras 2.20.2 Proceso de apertura de carta de crédito de pago internacional Acuerdo de compra (contrato o pedido) Exportador vendedor o beneficiario Importador comprador o solicitante Despacho de mercancías Entrega documentos del embarque Entrega carta de crédito Solicita emisión de carta de crédito revolvente Envía carta de crédito vía telex Swift / internet Banco notificador o confirmador Banco emisor Solicita recursos y envía documentos de embarque 2.21 LOS INCOTERMS Los incoterms, son un acrónimo del inglés internacional comercial terms, es decir; términos internacionales de comercio. En realidad son normas acerca de las condiciones de entrega de las mercancías, que se adquieren del exterior. Se usan para dividir los costos de las transacciones comerciales internacionales, delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la práctica actual en el transporte internacional de mercancías. Estos incoterms van reflejados en la carta de crédito que emite el comprador y que es aceptada por el vendedor. La Cámara de Comercio Internacional (CCI), se ha encargado de crearlos desde el año 1936 y ha realizado revisiones y actualizaciones en los años: 1953, 1980, 1990, 2000 y 2010, de acuerdo con los términos y cambios del comercio internacional, actualmente están en vigor los incoterms del año 2010 desde el primero de enero de 2011. Los incoterms regulan cuatro aspectos básicos del contrato de compraventa internacional: 74 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n n n La entrega de mercancías Esta es la primera obligación de vendedor y puede ser directa, cuando el incoterm define que la mercancía se entregue al comprador. Esta variable especifica que son los términos “E” y “D”, y será indirecta cuando la mercancía se entrega a un intermediario del comprador, o a un transportista, se aplican los términos “F” y “C” (más adelante explicaremos los diferentes términos). La transmisión de riesgos Este aspecto es fundamental y se basa en que los riesgos, en la mayor parte de los casos, se transmiten en el punto geográfico y en el momento cronológico que se define en el contrato y en la aplicación del incoterm. El punto geográfico puede ser la fábrica del comprador, el muelle, la borda del buque, etc., y el momento cronológico está definido por el plazo de entrega de la mercancía. La superposición de ambos requisitos, produce automáticamente la transmisión de los riesgos y de los gastos. La distribución de gastos Lo normal, es que el vendedor cubra los gastos estrictamente precisos para poner la mercancía en condiciones de entrega y que el comprador cubra los demás. A este concepto se le aplica el término “C”, en el que el vendedor asume el pago de los gastos de transporte y el seguro, en su caso, hasta el destino, a pesar de que la transmisión de los riesgos es en origen; esto se debe a usos tradicionales del transporte marítimo, que permite la compraventa de las mercancías mientras el barco está navegando, ya que la carga cambia de propietario. Los trámites de documentos aduaneros Por lo general, la exportación es responsabilidad del vendedor, solo existe un incoterm sin despacho aduanero de exportación, EXW (Ex Works, en fábrica), donde el comprador es responsable de la exportación y este suele contratar los servicios de un transportista o una agencia aduanal en el país del vendedor de la mercancía, para que gestione la exportación. Los restantes incoterms son con despacho; es decir, la exportación es responsabilidad del vendedor, que algunas veces, se ocupa también de la importación, en el país de destino; por ejemplo, ocupando el incoterm DDP (Delivered Duty Paid, entrega derechos pagados). Desde enero de 2011, se establecen dos categorías de incoterm: n n Los multinacionales EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DDP y DAT. Los marítimos FAS, FOB, CFR y CIF. 75 Administración de compras Para entenderlos mejor los detallaremos en términos: n n n n Término E. Entrega directa a la salida EXW. El vendedor pone las mercancías a disposición de comprador en los propios locales del vendedor, esto es una entrega directa a la salida. Término F. Entrega indirecta, sin pago del transporte principal FAS, FCA y FOB. Al vendedor se le encarga que entregue la mercancía a un medio de transporte elegido por el comprador; esto es, una entrega indirecta sin pago del transporte principal. Término C. Transporte principal costos de transporte y costos de seguros CFR, CIF, CPT y CYP. El vendedor contrata el transporte, pero sin asumir el riesgo de pérdida o daño de la mercancía o de costos adicionales, por los hechos acaecidos después de la carga y despacho; esto es, una entrega indirecta con pago del transporte principal. Término D. Entrega directa a la llegada DAT, DAP y DDP. El vendedor soporta todos los pagos y riesgos necesarios para llevar la mercancía al país de destino; esto es una entrega directa a la llegada, los costos y los riesgos se transmiten en el mismo punto, como en los términos E y F. Los términos D, no se proponen, cuando el pago de la transportación se realiza a través de un crédito documentario, básicamente porque las entidades financieras no lo aceptan. 2.21.1 Definición de cada uno de los incoterms n EXW Ex Works (named place) en fábrica (lugar convenido). El vendedor pone la mercancía a disposición del comprador en sus instalaciones: fábrica, almacén, etc. Todos los gastos a partir de ese momento son por cuenta del comprador. n FAS Free alongside ship (franco al costado del barco, puerto de carga convenido). El vendedor entrega la mercancía en el puerto de carga convenido, este incoterm solo se utiliza para transporte marítimo. n FCA Free carrier (named place) franco transportista (lugar convenido). El vendedor se compromete a entregar la mercancía en el punto acordado dentro del país de origen, que pueden ser los locales de un transitorio, una estación ferroviaria, y se hace cargo de los costos, entre otros los de aduana en el país de origen. 76 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n n n n n FOB Free on board (named loading port) franco a bordo (puerto de carga convenido). El vendedor entrega la mercancía sobre el buque, y contrata el transporte a través de un transitorio o un consignatario, y los costos del transporte, los asume el comprador. CFR Cost and freight (named destination port), costo y flete (puerto de destino convenido). El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluido el transporte principal, hasta que la mercancía llegue al puerto de destino. Sin embargo, el riesgo se transfiere al comprador, en el momento que la mercancía se encuentre cargada en el barco, en el país de origen. CIF Cost insurance and freigth (named destination port) costo, seguro y flete (puerto de destino). El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluidos el transporte principal y el seguro, hasta que la mercancía llegue al puerto de destino. Aunque el seguro lo ha contratado el vendedor, el beneficiario es el comprador. Este incoterm, se utiliza para cualquier transporte, pero sobre todo para barco marítimo o pluvial. CIP Carriage and insurance paid (named place of destination) transporte pagado hasta (lugar de destino). El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluidos el transporte principal y el seguro, hasta que la mercancía llegue al punto convenido en el país de destino. Este incoterm, se puede utilizar con cualquier tipo de transporte o con una combinación de ellos (transporte multimodal). CPT Carriage paid to (named place of destination) transporte pagado hasta (lugar de destino). El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluidos, el transporte principal y el seguro, hasta que la mercancía llegue al punto convenido en el país de destino. Sin embargo, el riesgo se transfiere al comprador en el momento de la entrega de la mercancía al transportista dentro del país de origen. DAT Delivered at terminal (named port), entregado en terminal (puerto de destino convenido). El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluidos, el transporte principal y el seguro (que no es obligatorio), hasta que la mercancía sea colocada en la terminal definida. También asume los riesgos hasta ese momento. Este incoterm, se utiliza con cualquier tipo de transporte. 77 Administración de compras n n DAP Entrega derechos pagados, Delivered at terminal (named destination place) (lugar de destino convenido). El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluidos, el transporte principal y el seguro (que no es obligatorio), pero no de los costos asociados a la importación, hasta que la mercancía se ponga a disposición del comprador en un vehículo listo para ser descargado, también asume los riesgos hasta ese momento. DDP Delivered duty paid (named destination place), entrega derechos pagados (lugar de destino convenido). El vendedor paga todos los costos, hasta dejar la mercancía en el punto convenido, en el país de destino, el comprador no realiza ningún tipo de trámite de aduana ni de importación, los gastos, son asumidos por el vendedor. 2.21.2 Cómo se distribuyen los gastos Lo habitual es que el vendedor corra con los gastos estructurales precisos para poner las mercancías en condiciones de entrega y el comprador corra con los demás gastos. 2.21.3 Los trámites de documentos aduaneros En general la exportación es responsabilidad del vendedor, solo existe un incoterm EXW, sin despacho aduanero de exportación, donde el comprador es responsable de la exportación y suele contratar los servicios de un transportista o un agente de aduanas en el país de expedición de la mercancía, que gestione la exportación. Todos los demás incoterms, son con despacho; es decir, la exportación es responsabilidad del vendedor, que algunas veces se ocupa también de la importación en el país de destino. 2.21.4 Responsabilidad de la entrega por parte del vendedor Para un término dado de “SÍ”, indica que el vendedor tiene la responsabilidad de proveer el servicio incluido en el precio; y un “NO”, indica que es responsabilidad del comprador. Si el seguro no está incluido en los términos, entonces el seguro para el transporte es responsabilidad del comprador. Para cada uno de incoterms se les asignaron unos “SÍ” y otros “NO”, enlistaremos cada uno de ellos y las responsabilidades del vendedor, las responsabilidades que faltan son del comprador: n n 78 EXW Sin responsabilidad alguna. FAS Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. Las responsabilidades del comprador son: • Cargos por embarque en el puerto de exportación. • Transporte al puerto de importación. • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. • Transporte al destino. • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuesto de importación. FCA Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. Las responsabilidades del comprador son: • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. • Transporte al puerto de importación. • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. • Transporte al destino. • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuestos de importación. FOB Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. Las responsabilidades del comprador son: • Transporte al puerto de importación. • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. • Transporte al destino. • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuestos de importación. 79 Administración de compras n n n 80 CIF Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. • Transporte al puerto de importación. Las responsabilidades del comprador son: • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. • Transporte al destino. • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuestos de importación. CFR Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. • Transporte al puerto de importación. Las responsabilidades del comprador son: • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. • Transporte al destino. • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuestos de importación. CIP Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. • Transporte al puerto de importación. Las responsabilidades del comprador son: • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n n • Transporte al destino. • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuestos de importación. CPT Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. • Transporte al puerto de importación. Las responsabilidades del comprador son: • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. • Transporte al destino. • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuestos de importación. DAP Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. • Transporte al puerto de importación. • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. • Transporte al destino. Las responsabilidades del comprador son: • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuestos de importación. DAT Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. 81 Administración de compras n • Transporte al puerto de importación. • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. DDP Las responsabilidades del vendedor son: • Carga a camión. • Pago de tasas de exportación. • Transporte al puerto de exportación. • Descarga del camión en el puerto de exportación. • Cargos por embarque en el puerto de exportación. • Transporte al puerto de importación. • Cargos por desembarque en el puerto de importación. • Descarga en camiones desde el puerto de importación. • Transporte al destino. • Seguros. • Paso de aduanas. • Impuestos de importación. Cabe aclarar que estas responsabilidades son únicamente para cada uno de los incoterms, responsabilidad que no puede eludir el proveedor, ya que son acuerdos internacionales acordados previamente, las demás responsabilidades de cada incoterm, son responsabilidades del comprador. A cada uno de los incoterms se le asigna 12 responsabilidades, unas son del vendedor y otras son del comprador. 2.22 Ejemplo de un contrato de importación Este es un ejemplo de cómo se debe llenar un contrato de compraventa internacional, editado por la Secretaría de Economía. CONTRATO DE COMPRAVENTA INTERNACIONAL. Contrato de compraventa que celebran por una parte la empresa representada a quien en lo sucesivo se le designará por como la “VENDEDORA” y por la otra empresa representada por a quien en lo sucesivo se le designará como la “COMPRADORA”, de acuerdo con las declaraciones y cláusulas. DECLARACIONES. DECLARA LA VENDEDORA. I. Que es una Sociedad Anónima, legalmente constituida, de conformidad a la es- 82 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos critura pública Número pasa ante la fe del Notario Público núLicenciado de la ciudad de mero México. II. Que de acuerdo a su objeto social, se dedica entre otras actividades a la fabricación y/o comercialización nacional e internacional, de los siguientes productos: III. Que cuenta con el personal adecuado para realizar las actividades a que se refiere la declaración que antecede. es su legítimo representante y IV. Que el Sr. consecuentemente se encuentra debidamente facultado para suscribir el presente instrumento DECLARA LA COMPRADORA. V. Que es una empresa constituida de acuerdo a las leyes vigentes en y que se dedica entre otras actividades, a la importación del producto a que se refiere la declaración II de este contrato. DECLARAN AMBAS PARTES. VI. Que tienen interés de realizar las operaciones comerciales, a que se refiere el presente contrato, de conformidad a las anteriores declaraciones y al tenor de las siguientes: CLÁUSULAS. PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO, “la vendedora”, se obliga a enajenar y “la compradora” a adquirir (especificar cantidad y características del producto). SEGUNDA: PRECIO. El precio de los productos objeto de este instrumento, que “la compradora” se compromete a pagar será la cantidad de (precisar, número y letra), (precisar el tipo de cotización incoterms 2011, indicando el punto de entrega del producto, lugar y origen). (OPCIONAL): “la vendedora” y “la compradora”, se obligan a renegociar el precio convenido, cuando este sea afectado por variaciones en el mercado internacional o por condiciones económicas, políticas, sociales extremas, en el país de origen, o en el destino, en perjuicio de cualquiera de las partes. TERCERA: FORMA DE ENVÍO. “La vendedora”, se obliga a enviar las mercancías, objeto de este contrato, al lugar señalado en la cláusula anterior, cumpliendo con las siguientes especificaciones (especificar tipo de empaque y embalaje). Igualmente “la vendedora”, se obliga a enviar los documentos requeridos por “la compradora”, en los términos del presente instrumento. CUARTA: FORMA DE PAGO. “La compradora”, se obliga a pagar a “la vendedora”, el precio pactado en la cláusula segunda, mediante carta de crédito pagadera a la vista confirmada e irrevo- 83 Administración de compras cable, con vigencia de meses, en el banco contra la presentación de la facde la ciudad de tura, documento de embarque, y certificado de calidad, que amparen la remisión de la mercancía (ver cartas de crédito). QUINTA: ENTREGA DE LA MERCANCÍA. “La vendedora”, se obliga a entregar a “la com, del mes pradora”, a recibir la mercancía objeto del presente contrato del día , del año , en la forma y términos establecidos en la cláusula segunda. SEXTA: EMPAQUE, EMBALAJE Y GASTOS DE VERIFICACIÓN. “La vendedora”, se obliga a sufragar los gastos de embalaje y operaciones de verificación, como control de calidad, de medida, peso, recuento, que realicen para que el comprador pueda hacerse cargo de la mercancía. SÉPTIMA: RIESGOS Y GASTOS DE ENTREGA. “La vendedora”, asumirá por su cuenta los riesgos, y sufragará todos los gastos de mercancías hasta que estas se encuentren a disposición del “COMPRADOR”, en el lugar y fecha señalados en la cláusula SEGUNDA y QUINTA, de este contrato, siempre que dicha mercancía esté debidamente especificada. Por su parte, “la compradora”, se obliga a sufragar todos los gastos y asumir todos riesgos, a partir del momento especificado, en el párrafo anterior, incluyendo los adicionales que se ocasionen, si la entrega no se efectúa por su causa, una vez que las mercancías estén a su disposición. OCTAVA: DOCUMENTOS VARIOS. “La vendedora”, se obliga, si así se lo solicita “la compradora”, y por cuenta y riesgo de esta última, a presentar la ayuda necesaria para obtener los documentos expedidos, en el país de entrega y/o de origen y los que necesita para exportar y/o importar, las mercancías, inclusive los requeridos para su tránsito en terceros países. NOVENA: CERTIFICACIÓN DE CALIDAD DE PRODUCTOS. A fin de certificar la calidad del producto a que se refiere este contrato, “la vendedora”, acepta que la “compradora”, designe un representante que inspeccione y revise el producto. El representante de “la compradora”, en cada embarque del producto, levantará un acta, en la que hará constar la calidad observada en la mercancía por el mismo documento, 84 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos que pondrá a disposición de “la vendedora”, si esta lo estima conveniente lo firmará de conformidad. El acta levantada por el representante de “la compradora” y firmado por “la vendedora”, servirá de certificado de calidad del producto. El supervisor de “la compradora”, a que se refiere esta cláusula será designado, con 30 días de anticipación a la fecha de entrar en funciones, previa notificación que al efecto le formula “la vendedora”. (OPCIONAL): “La vendedora” se obliga a proporcionar a “la compradora”, un certificado de calidad sobre el producto, expedido por un laboratorio o institución de verificación, el cual reconocen y aceptan ambas partes. DÉCIMA: CERTIFICADO DE ORIGEN. “La vendedora” se obliga a solicitud de “la compradora”, a obtener ante las autoridades competentes de la República Mexicana, un certificado de origen de la mercancía objeto del presente contrato. DÉCIMA PRIMERA: PATENTES Y MARCAS. “La vendedora” declara y “la compradora”, reconoce que los productos objeto de este contrato y a que se refiere la declaración II del presente instrumento, se encuentran debidamente registrados al amparo de las marcas, números , ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial. “La compradora”, se obliga por este instrumento a prestar, toda la ayuda que sea necesaria a “la vendedora”, a costo y riesgo de esta última, para que las patentes y marcas a que se refiere la presenta cláusula sean debidamente, registradas ante la oficina de patentes y marcas correspondiente. Asimismo, “la compradora” se compromete a notificar a “la vendedora”, tan pronto tenga noticia, de cualquier violación o uso indebido a dichas patentes y marcas a que se refiere la presente cláusula, durante la vigencia del presente contrato, a fin de que “la vendedora”, pueda ejercer los derechos que legalmente le corresponda. DÉCIMA SEGUNDA: IMPUESTOS. “La compradora” y “la vendedora”, se obligan a pagar todos los derechos arancelarios e impuestos, que a cada una de ellas le correspondan y que se causen con el motivo de las operaciones derivadas del tipo de cotización elegido entre las partes y que se ha hecho referencia en la cláusula segunda del presente contrato. DÉCIMA TERCERA: VIGENCIA DEL CONTRATO. Ambas partes convienen en que una vez que “la vendedora”, haya entregado la totalidad de la cantidad de la mercancía establecida en la cláusula primera y “la compradora”, haya cumplido con todas las obligaciones estipuladas en el presente instrumento, operará automáticamente la terminación de su vigencia. 85 Administración de compras DÉCIMA CUARTA: RESCISIÓN POR INCUMPLIMIENTO. Ambas partes podrán rescindir este contrato, en el caso de que una de ellas incumpla sus obligaciones y se abstenga de tomar medidas necesarias, para reparar dichos incumplimientos, dentro de los quince días siguientes al aviso, notificación, requerimiento o solicitud, que la contraparte le haya fijado en el sentido que proceda a reparar el mencionado incumplimiento. La parte que ejercite su derecho a la rescisión deberá dar aviso a la otra, cumplido que sea el término al que se refiere el párrafo anterior. DÉCIMA QUINTA: INSOLVENCIA. “La vendedora” podrá dar por rescindido el contrato en el caso de que “la compradora”, fuera declarada en quiebra, suspensión de pagos, concurso de acreedores o cualquier tipo de insolvencia. DÉCIMA SEXTA: SUSBSISTENCIA DE OBLIGACIONES. La rescisión o terminación de este contrato, no afectará de manera alguna a la validez de las obligaciones contraídas con anterioridad, o de aquéllas ya formadas, que por su naturaleza o por disposición de la ley, o por voluntad de las partes, deberán diferirse a fecha posterior, en consecuencia las partes podrán exigir aun con posterioridad a la rescisión o terminación del contrato el cumplimiento de estas obligaciones. DÉCIMA SÉPTIMA: CESIÓN DE DERECHOS Y OBLIGACIONES. Ninguna de las partes, podrá ceder o transferir total o parcialmente los derechos, ni las obligaciones derivadas de este contrato. DÉCIMA OCTAVA: LÍMITE DE LA RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. Ambas partes aceptan, que no será imputable a ninguna de ellas la responsabilidad derivada de caso fortuito o de fuerza mayor, y convienen, en suspender los derechos y obligaciones establecidos en este contrato, los cuales podrán reanudar de común acuerdo, en el momento en que desaparezca el motivo de la suspensión, siempre y cuando se trate de los casos previstos en esta cláusula. DÉCIMA NOVENA: LEGISLACIÓN APLICABLE. En todo lo convenido, y en lo que no se encuentre expresamente, previsto en este contrato, se rige por las leyes vigentes en la República Mexicana, y en su defecto por los usos y prácticas comerciales reconocidos por estos. 86 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos VIGÉSIMA: ARBITRAJE. Para la interpretación, ejecución, y cumplimiento de las cláusulas de este contrato y para la solución de cualquier controversia, que se derive del mismo, las partes convienen expresamente en someterlos a la conciliación y arbitraje de la comisión para la protección del comercio exterior de México (Comeremex), cuya Secretaría Ejecutiva se ubica en el Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C., con domicilio en la Ciudad de México, Distrito Federal. VIGÉSIMA PRIMERA: AVISOS Y NOTIFICACIONES: Las partes señalan como domicilio para oír y recibir toda clase de avisos y notificaciones los siguientes: “La compradora”, “La vendedora”, Las partes que intervienen en el presente contrato, se reconocen, la personalidad con que comparecen sus respectivos representantes, independientemente de lo cual se obligan a entregar los documentos notariales, en que aparezcan los poderes y facultades, con apoyo de los cuales otorgan este instrumento. Se firma este contrato en la ciudad de del año del mes “La vendedora” . a los días “La compradora” 87 Mapas del capítulo 2 Administración de compras Compras anticipadas Son aquellas que se planean de antemano, mediante un programa base y que están estipuladas en un requerimiento normal. Compras de emergencia Este tipo de compra es para cubrir requerimientos de última hora o para tapar fallas de adquisición. Tipos de compras Compras especulativas A esta compra se le considera como una variante de la compra anticipada y combinada con la fluctuación, el alza de los precios y la ética del comercio, reviste características de importante. Compras favorables Esta compra es usada por el comprador como medida de presión y pone condiciones. Compras personales Este tipo de compra es muy utilizada por el personal de mantenimiento y producción, por los departamentos que tiene caja chica, con el fin de solucionar compras de emergencia en cantidades pequeñas. 88 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Para tener reservas Cuando la materia prima es de temporada y puede escasear o para no tener problemas de abastecimiento, u obtener mejores precios. Cuando la empresa va creciendo Cuando la empresa, tenga posibilidades de abastecer los puntos de venta, si es un producto nuevo, la demanda puede subir. En contratos a largo plazo Cuando por razones de precio y por volúmenes de producción son constantes, se pactan con el proveedor, entregas programadas. Compras anticipadas Para evitar compras de emergencia Estos tipos de compra son muy costosos y pueden ocasionar demasiados gastos por las mercancías compradas después de una producción normal. Para tener inventarios a precios económicos Si hay espacio en los almacenes, o las fechas de caducidad no afectan a la producción y/o la calidad del producto. Para mantener económicos los costos El volumen de las materias primas compradas pueden ayudar a que este tipo de compra, no afecte los costos, es más solo se reducen. Para tener existencias a tiempo Este tipo de compra es muy usual cuando se trabaja con el proveedor bajo la modalidad de justo a tiempo. 89 Mapas del capítulo 2 Para cubrir inventario Es muy importante, ya que es la base de la manufactura de los productos y que cubrirán por un tiempo determinado. Mapas del capítulo 2 Administración de compras Para cubrir fabricaciones de última hora Esto ocurre cuando no se planea correctamente la aceptación de la oferta de la empresa, o por causas naturales, o por problemas de la competencia. Por tener existencia faltantes Esto puede ocurrir cuando el proveedor no entregó completo, y el almacén no reportó, o por descuido del área de compras. Compras de emergencia Riesgos de las compras de emergencia Toda compra de emergencia tiene riesgos, la urgencia y las fechas de entrega pueden causar la elevación de los costos de fabricación. Pérdidas por costos fuera de presupuesto Por lo general este tipo de compras ocasiona altos costos, ya que sobre las compras normales, hay que efectuar operaciones fuera de presupuesto. Límite de adquisición, solo pequeñas cantidades Tener inventarios a precios económicos Esta es una actividad que se realiza en empresas faltas de ética profesional, para poder tener un costo muy por abajo de los precios verdaderos. Compras especulativas Tener reservas Es semejante a la anterior con la diferencia que sus compras son para todo el año, sin importar lo que suceda en el mercado. Aprovechar los problemas económicos del momento Aquí se ve reflejada la ley de la oferta y la demanda, cuando la oferta es mucha, los precios bajan. 90 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Plazos de pago Cuando la política de la empresa lo marca o cuando es necesario tener fluidez económica, la empresa compradora negocia con el proveedor un tiempo mayor para el pago. Descuentos Este es un tema que maneja el proveedor, por políticas propias, y si él no lo tiene, nosotros debemos negociarlo. Compras personales Entregas oportunas Al igual al anterior, es un tema que maneja la empresa y se parece a los métodos de entregas programadas y justo a tiempo. Riesgos de las compras favorables Prácticamente en este tipo de compra no hay riesgos. El vendedor podría ya no volver a una segunda venta Si nuestra empresa no cumple con los acuerdos de compra y las negociaciones se podrían caer en este rubro. Entrega tardía por los bajos precios que paga el comprador En ocasiones el proveedor se atrasa en la entrega debido a las condiciones de compra que exige el comprador o en la característica del pedido. 91 Mapas del capítulo 2 Razones para las compras favorables Siempre serán favorables a los compradores, por que siempre pondrán condiciones. Mapas del capítulo 2 Administración de compras La entrega de mercancías Esta es la primera obligación de vendedor, y puede ser directa, cuando el incoterm define que la mercancía se entregue al comprador. Los aspectos básicos de los incoterms La transmisión de riesgos Es fundamental y se basa en que los riesgos, en la mayor parte de los casos, se transmiten en el punto geográfico. La distribución de gastos Lo normal es que el vendedor cubra los gastos estrictamente precisos para poner la mercancía en condiciones de entrega, y que el comprador cubra los demás gastos. Los trámites de documentos aduaneros Por lo general, la exportación es responsabilidad del vendedor. Incoterms multimodales EXW. FCA. CPT. CIP. DAP. DDP. DAT. Incoterms marítimos FAS. FOB. CFR. CIF. 92 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Términos de los incoterms Término F. Entrega indirecta, sin pago del transporte principal Al vendedor se le encarga que entregue la mercancía a un medio de transporte elegido por el comprador. Término C. Transporte principal, costo de transporte y de seguros El vendedor contrata el transporte, pero sin asumir el riesgo de pérdida o daño de la mercancía o de costos adicionales. Término D. Entrega directa a la llegada El vendedor soporta todos los pagos y riesgos necesarios para llevar la mercancía al país de destino. 93 Mapas del capítulo 2 Término E. Entrega directa a la salida El vendedor pone las mercancías a disposición del comprador en los propios locales del vendedor, esto es una entrega directa a la salida. Administración de compras Resumen Resumen del capítulo 2 TIPOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS Dentro de las compras y abastecimientos que efectúan las empresas, nos encontramos con una gran variedad de este tipo de actividad, tanto para el abastecimiento de las materias primas y/o componentes como las que se necesitan para cumplir con las actividades de producción como las de administración en las empresas. COMPRAS ANTICIPADAS Son aquellas que se planean de antemano, mediante un programa base y que están estipuladas en un requerimiento normal, no es usado en proyectos especiales. Razones para comprar anticipadamente Para cubrir inventario Esta es una razón muy importante, ya que es la base de la manufactura de los productos y que cubrirán por un tiempo determinado. Para tener reservas Cuando la materia prima es de temporada y hay la posibilidad de que los precios aumenten, y pueden escasear y para no tener problemas de abastecimiento, o para obtener mejores precios. Cuando la empresa va creciendo Es necesario que la empresa, tenga posibilidades de abastecer los puntos de venta, si es un producto nuevo, la demanda puede subir y las compras de emergencia pueden ocasionar un gasto. En contratos a largo plazo Cuando por razones de precio y por volúmenes de producción son constantes, se pactan con el proveedor, entregas programadas. Para evitar compras de emergencia Estos tipos de compra son muy costosas y pueden ocasionar demasiados gastos por las mercancías compradas después de una producción normal. Para tener inventarios a precios económicos Si hay espacio en los almacenes, o las fechas de caducidad no afectan a la producción y/o la calidad del producto. Para mantener económicos los costos El volumen de las materias primas compradas pueden ayudar a que este tipo de compra, no afecte los costos, es más, solo se reducen. 94 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Para tener existencias a tiempo Riesgos Pérdidas por inventarios obsoletos El comprar muchos volúmenes de materia prima o de productos para su venta, nos puede ocasionar que las fechas de caducidad nos rebasen y se pierda la seguridad de la calidad. Pérdidas cuando el mercado se contrae Cuando ocurre este fenómeno en las ventas y se decide parar la producción es necesario que el área de compras tome medidas para parar las entregas, cuando han sido programadas. Exceso de inventarios y problemas financieros Cuando la empresa pasa por condiciones de bajas ventas, u otras causas financieras y como consecuencia los inventarios ahí se quedan, no se consumen, ocasionando gastos. Gastos excesivos por mantenimiento, conservación, almacenaje, descomposición, roturas, etcétera Esto ocurre y, por lo general, está fuera de la responsabilidad del área de compras. Factores Tiempo, demanda, suministro, precio, fechas de pago, oportunidad y el aspecto financiero. COMPRAS DE EMERGENCIA Estas surgen cuando el factor tiempo afecta la compra normal, por lo general, este tipo de compra es para cubrir requerimientos de última hora o para tapar fallas de adquisición. Razones para las compras de emergencia Para cubrir fabricaciones de última hora Esto ocurre cuando no se planea correctamente la aceptación de la oferta de la empresa, o por causas naturales, o por problemas de la competencia, esta retira del mercado el producto competitivo al nuestro y como consecuencia se provoca una fuerte demanda del nuestro, hay que aumentar la compra en cantidades que se salen del presupuesto otorgado a las compras normales. Por tener existencia faltantes Esto puede ocurrir cuando el proveedor no entregó completo, y el almacén no reportó o, por descuido del área de compras, no se verificó el faltante y no se tomaron medidas para solucionar la falta. Riesgos de las compras de emergencia Toda compra de emergencia, tiene riesgos, la urgencia y las fechas de entrega pueden causar la elevación de los costos de fabricación. 95 Resumen Este tipo de compra es muy usual cuando se trabaja con el proveedor bajo la modalidad de justo a tiempo. Administración de compras Resumen Pérdidas por costos fuera de presupuesto Por lo general este tipo de compras ocasiona altos costos, ya que sobre las compras normales, hay que efectuar operaciones fuera de presupuesto, y como consecuencia tienen que hacerse pagos de más, que no se pueden reflejar en el precio del producto. Límite de adquisición, solo pequeñas cantidades No se pueden adquirir grandes cantidades de materia prima, como compras de emergencia, pues los gastos son demasiado altos, aunque los costos aumentan centavos. Factores de las compras de emergencia Tiempo, precio Es posible, que los proveedores tarden en surtirnos las compras de emergencia, pues a ellos también les puede pasar lo mismo que a nosotros. Controles de las compras de emergencia Límite de compra, por política. Puede ser que la política marque, que no se puede comprar, y si se puede comprar será en pequeñas cantidades. Firmas de nivel del responsable Esto debe de estar bien especificado en el manual de políticas y reglamento de la administración de la empresa. COMPRAS ESPECULATIVAS Esta compra se le considera como una variante de la compra anticipada y combinada con la fluctuación, el alza de los precios y la ética del comercio, reviste características de importante. Razones para las compras especulativas Tener inventarios a precios económicos Esta es una actividad que se realiza en empresas faltas de ética profesional, para poder tener un precio muy por abajo de sus precios verdaderos, o para frenar el avance de la competencia, cuando ellos no encuentren la materia prima que necesitan, aclarando que los costos por los volúmenes son bajos, pero se aumentan con los de almacenaje y conservación. Tener reservas Es semejante a la anterior con la diferencia que sus compras son para todo el año, sin importar lo que suceda en el mercado, claro que esta actividad se refleja como la anterior en un alto costo por el almacenaje, la guarda, custodia y conservación. Aprovechar los problemas económicos del momento Aquí se ve reflejada la ley de la oferta y la demanda, cuando la oferta es mucha, los precios bajan, y es aquí cuando los compradores con capacidad económica se aprovechan del momento económico. 96 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Riesgos de las compras especulativas Esta es una de las desventajas o riesgos de comprar la materia prima a un precio muy por debajo de la realidad, y su contraefecto es que si el producto que se elabora con esa materia prima cae de las preferencias del consumidor, se pierde toda la inversión. Gastos por almacenaje, mantenimiento, conservación y otras actividades Estas son las otras actividades que acarrean la mala administración de las compras. Factores de las compras especulativas Podríamos decir que son los mismos que las compras anticipadas. COMPRAS FAVORABLES Esta compra es usada por el comprador como medida de presión y pone condiciones, los que pierden en este tipo de compra son la empresa vendedora. Razones para las compras favorables Siempre serán favorables a los compradores porque siempre pondrán condiciones. Plazos de pago Cuando la política de la empresa, lo marca o cuando es necesario tener fluidez económica, la empresa compradora negocia con el proveedor un tiempo mayor para el pago. Descuentos Este es un tema que maneja el proveedor, por políticas propias, y si él no lo tiene, nosotros debemos negociarlo. Entregas oportunas Al igual al anterior, es un tema que maneja la empresa y se parece a los métodos de entregas programadas y justo a tiempo. Riesgos de las compras favorables Prácticamente en este tipo de compra no hay riesgos. El vendedor podría ya no volver a una segunda venta Si nuestra empresa no cumple con los acuerdos de compra las negociaciones se podrían caer en este rubro, pero tendremos, una responsabilidad, debemos leer lo que marca el anverso de la factura y los acuerdos de la negociación del contrato, si lo observamos, este rubro nunca se llevará a cabo. Entrega tardía por los bajos precios que paga el comprador En ocasiones el proveedor se atrasa en la entrega debido a las condiciones de compra que exige el comprador o en la característica del pedido, en el que dice que el comprador 97 Resumen Pérdidas cuando el mercado se contrae Resumen Administración de compras recogerá el pedido y no lo puede recoger y le dice al proveedor que se lo entregue tal día, o que el proveedor no lo puede entregar el día que el comprador lo necesita. COMPRAS PERSONALES Cuando el que realiza la compra, obtiene beneficios y es para solucionar una situación muy particular, este tipo de compra es muy utilizada por el personal de mantenimiento y producción, asimismo es utilizada por los departamentos que tiene caja chica, con el fin de solucionar compras de cantidades pequeñas. Razones para las compras personales La mayor parte de las empresas tienen lo que se llama caja chica, para aquellas compras urgentes, que evitarían un retraso en las entregas o en la producción. Razones de tiempo Si el proveedor de un requerimiento tarda en entregar su pedido, la empresa recurre a este tipo de compra para no permitir un retraso en la producción. Características de especificaciones En ocasiones se necesita observar rigurosamente las especificaciones de este tipo de compra y por caja chica, se puede solucionar esta actividad. Compras de caja chica Para solucionar las necesidades y/o requerimientos de la empresa, cuyo valor sea menor, es decir, que no llegue al total de la caja chica. Riesgos de las compras personales En esta actividad se corren muchos riesgos, principalmente el abuso del poder de la caja chica, ya que como es una compra urgente, la persona que fue a la compra puede alterar el precio de lo adquirido. Compras sin autorización Muchas veces el comprador mal interpreta la requisición y hace la compra sin la autorización debida, y adquiere el producto sin orden de pedido. Los proveedores no aceptan esta práctica Los proveedores no aceptan esta práctica, pues en ocasiones se les carga a ellos cuando el producto o la materia prima salió con defecto o baja calidad. Controles de las compras personales Solo los que marque la política y los procedimientos del área de compras para oficinas con caja chica. 98 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos COMPRAS CENTRALIZADAS COMPRAS DESCENTRALIZADAS O MIXTAS Este tipo de compra se realiza bajo condiciones de autonomía en lo relativo a localizar a los proveedores, y efectuarla solo con la autorización del área central. Es una mezcla de compras centralizadas y descentralizadas. COMPRAS CORPORATIVAS O ESTRATÉGICAS Cuando la empresa está asociada a un grupo, todas las compras las efectúa el corporativo. COMPRAS NACIONALES Son todas las compras que efectúa una empresa de productos de fabricación nacional. ¿EN QUÉ CONSISTE EL SERVICIO DE LICITACIONES? El servicio de licitaciones de la Administración Pública es un sistema de información, donde se pueden encontrar las ofertas establecidas por los diferentes organismos públicos, que se publiquen en el Diario Oficial de la Federación y Gaceta de los estados. La información es muy completa, se obtiene los datos fundamentales (plazo de presentación de ofertas, ámbito de aplicación, etc.) y además se informa de la diferente documentación necesaria para cumplir con requerimientos de la licitación, tales como: n n n n n Objeto de la licitación Con objeto de control de aquellos gastos mayores a $25 000.00. Venta de bases Se autoriza la venta de bases para elaborar el proyecto en cuestión. Para cumplir con la ley y sufragar los gastos que ocasiona este procedimiento. Juntas de información, de entrega de propuestas, de apertura y aclaratorias Al comprar las bases, se le entregan al comprador de las bases, una serie de datos, y se le da una breve plática del proyecto y las fechas próximas a cumplir. Cláusulas administrativas Esta es una parte de las obligaciones del comprador de las bases, como pueden ser, que debe estar registrado en control de vendedores a la federación y a los estados. Prescripciones técnicas En las bases que ya fueron compradas se le dan al comprador una serie de fechas y horas para participar, y entregar las especificaciones técnicas, también las fechas de entrega y las condiciones de pago. 99 Resumen Este tipo de actividad se refiere a las compras, que un solo departamento, elabora aunque se tengan varias áreas fuera de la plaza. Administración de compras Resumen n n n n Asignación de la licitación También se especifica en la entrega de las bases, cuándo será la fecha de apertura de las licitaciones, y de acuerdo al de mejor precio y fecha de entrega, se asignará la licitación. Fechas de entrega del depósito de la garantía Una vez asignada la licitación, el aceptante deberá entregar la garantía de cumplir el proyecto, a una fecha determinada. Fechas de entrega y de pago Una vez terminado el proyecto, y a la aceptación, se fijará una fecha para el pago total del proyecto y devolución del depósito en garantía. Entrega de la garantía Este es el último paso de la licitación. ÁMBITO DE APLICACIÓN Cuando el gobierno federal, necesita de algunos artículos cuyo monto exceda de una cantidad específica, que por lo general rebasa los $25 000.00 (veinticinco mil pesos) se recurre a las licitaciones. ¿CÓMO BUSCAR LICITACIONES? Los criterios de búsqueda son bastante amplios con objeto de que el usuario obtenga la mayor cantidad de información disponible. n n n Por invitación del organismo federal, estatal o municipal. En el Diario Oficial de la Federación, Gacetas de los estados y municipios. Por medios electrónicos (Internet). PASOS Y PROCEDIMIENTO DE UNA LICITACIÓN O CONCURSO n n n n n n n n n n 100 Un requerimiento, mayor de $25 000.00 (veinticinco mil pesos). El jefe o representante legal o el comité de compras de la entidad estatal ordenará su apertura por medio de acto administrativo. Elaboración del correspondiente pliego de condiciones o términos de referencia. Determinación si es por invitación o por los conductos regulares. Lugar, fecha, horario, costo y venta de las bases. Lugar, fecha y horario de la junta aclaratoria. Lugar, fecha y hora de la presentación de propuestas: técnica, económica y de entrega. Lugar, fecha y hora de apertura de propuestas y adjudicación de la licitación. Lugar, fecha y hora de entrega del depósito de garantía de cumplimiento del compromiso de entrega. Pago del monto de la licitación y devolución de la garantía. capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Un requerimiento, mayor de $25 000.00 (veinticinco mil pesos) El jefe o representante legal de la entidad estatal ordenará su apertura por medio de acto administrativo En las reuniones del comité de compras de las oficinas, organismos oficiales, o empresas paraestatales, ya sea federal, estatal y municipal, se llega a la determinación de efectuar adquisiciones bajo la modalidad de licitaciones. Elaboración del correspondiente pliego de condiciones o términos de referencia En base al tipo de artículo(s), se reunirán todas las condiciones, tanto en las especificaciones técnicas, cantidad, fechas de entrega, precio base (esto en el carácter de interno), como: n n n n n n n n Fechas y medio de publicación. Lugar y fecha de la venta de bases. Lugar y fecha de la junta aclaratoria. Lugar y fechas de entrega de propuestas. Lugar y fechas de apertura de propuestas. Lugar y entrega de la garantía de cumplimiento. Lugar y fecha de la entrega del motivo de la licitación. Lugar y fechas de pago y devolución de la garantía. Determinar si es por invitación o por los conductos regulares También en base al tipo de artículo y a la cantidad de los proveedores, se decidirá si la licitación se efectuará por invitación o por medio del procedimiento. Lugar, fecha, horario, costo y venta de las bases Al desarrollar todo el procedimiento de la licitación, se toman en cuenta todos los aspectos importantes de la licitación, entre los que destaca sin lugar a dudas, la venta de las bases para la licitación. Lugar, fecha y horario de la junta aclaratoria Al comprar las bases de la licitación, el proveedor recibirá una lista de los lugares donde se desarrollará todo el evento y las fechas y horas de las reuniones. Lugar, fecha y hora de la presentación de propuestas, técnica, de precios, y de entrega Sin lugar a dudas, el lugar, que para el proveedor es uno de los más importantes es donde se deberán entregar las propuestas. 101 Resumen Todo requerimiento que rebase la cantidad fijada por la ley, debe de adquirirse por medio de una limitación, y lo que marca la ley es de $25 000.00, (veinticinco mil pesos). Administración de compras Resumen Lugar, fecha y hora de apertura de propuestas También en las bases de la licitación, viene especificado muy claramente el día, la hora y el lugar donde se abrirán las propuestas entregadas con anterioridad. La asignación de la licitación será de acuerdo con las bases, las cuales serán según el total de la licitación o por partida. Lugar, fecha y hora de entrega del depósito de garantía de cumplimiento del compromiso de entrega Como resultado de la adjudicación de la licitación, se fijarán el lugar, la fecha y la hora de entrega del depósito de garantía, y este será de acuerdo a la forma de adjudicación. Pago del monto de la licitación y devolución de la garantía Una vez entregado lo requerido en la licitación y de acuerdo con el procedimiento interno de revisión facturas, se efectuará el pago de la licitación, y se devolverá el depósito de garantía. COMPRAS INTERNACIONALES Las compras internacionales son básicas para algunos productos para exportación o para consumo interno, el manejo de ese tipo de compras generalmente recae en una agencia aduanal. Importancia de las compras internacionales Las compras internacionales radican en variables bien definidas: n n n n 102 La calidad del producto Sabemos que el público que comprará nuestro producto, basará su adquisición en la calidad, para esto: • Necesitaremos materias primas de importación. • Un buen producto extranjero que competirá con los nacionales. El costo de las materias primas Para que el costo de nuestro producto sea competitivo tendremos que buscar que las materias primas, sean de un costo favorable para nuestro producto. El costo para su reventa El comprador recurrirá a estudios de investigación de mercado, para saber qué es lo que necesita el consumidor. • La transportación, y los seguros de transporte. • Los impuestos de importación y el precio, y los descuentos. • Volumen de compra. • Otros de acuerdo al producto y al exportador. Razones para comprar en el extranjero Estas radican generalmente en el tipo de producto o materias primas, dichos factores son entre otros: capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos n n n n n n n FORMAS DE PAGO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL Por lo general el pago será en algunos casos con cartas de crédito emitidas por el banco del comprador a un banco del vendedor. El procedimiento de pago en las compras internacionales varía según el país de origen, o sea el país vendedor. Pueden existir variables en las compras internacionales con relación al pago, entre otras: n n n n Envío del importe de lo comprado para entregar lo solicitado. Envío de una parte del importe para que lo solicitado salga del país de origen. Envío de las condiciones de los seguros, para que el país de origen envíe lo solicitado. El país de origen solicita antes de entregar lo solicitado, capacitar a los futuros operarios de la maquinaria, para mandarla. 103 Resumen n • La distancia. La distancia, es quizá uno de los factores de suma relevancia. • El transporte. Dependiendo de la distancia será el tipo de transporte, el cual será, por: −− Vía terrestre, vía marítima, vía pluvial o vía aérea. El servicio En base al tipo de producto, el proveedor deberá dar asesoría, hacer la instalación y dar mantenimiento, y dar soporte, si la compra fue una maquinaria. El tiempo de entrega Este factor se relaciona con la distancia del proveedor hacia nuestra empresa. La calidad Lo hemos mencionado en todo este documento, la calidad será la base de la compra. El precio o costo Generalmente se acepta el dólar estadounidense como la moneda de pago. Los seguros tanto terrestre, aéreo y/o marítimo Este es otro factor que puede aumentar el costo de la compra. Aranceles (impuestos) Los aranceles o impuestos son quizá uno de los factores de suma relevancia, pues estos pueden elevar el costo. Aspectos legales Como toda compra sea nacional o al exterior, deberá respetar tanto las leyes nacionales, como las de los países a los que se les va a comprar. Idioma Este factor no tiene mucha relevancia, ya que a nivel internacional se deberá respetar el acuerdo internacional, que dice que se usará el idioma inglés, salvo en aquellos países, que por su legislatura se deberá utilizar el idioma de su país. Resumen Administración de compras Elementos de pago en el comercio internacional: n Letra de cambio o giro comercial Es la forma muy común en el comercio internacional, este documento lo crea el vendedor, en el cual se señala el tiempo (fecha), en que debe pagarse la letra de cambio. • Letra limpia Esta variable nos indica que no tiene documentos anexos. • Letra a la vista Esta variable de la letra de cambio, tiene una característica, que consiste en que el girado (comprador), la pague a su presentación. • Letra a la llegada Esta variable exige el pago a la llegada de lo comprado. • Letra a fecha La característica de esta variable es negociada entre el comprador y el vendedor (quien elabora la letra), y especifica una fecha, en que se deberá pagar. El tiempo de pago de las letras de cambio, es negociado entre el vendedor y el comprador. • Carta de crédito Este documento es elaborado por un banco del comprador y se compromete a pagar la letra de cambio, no importando el tipo de letra aceptada por el comprador. Las cartas de crédito, pueden ser irrevocables o revocables. 104 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Preguntas del capítulo 2 Preguntas 1. ¿Qué son las compras anticipadas? 2. ¿Qué tipo de compra se utiliza para evitar las compras de emergencia? 3. Mencione las razones para las compras de emergencia. 4. ¿Qué son las compras personales? 5. Mencione las tres razones para las compras personales. 6. ¿Cuáles son los pasos y procedimientos de una licitación? 7. ¿Qué sucede cuando un requerimiento tiene un costo mayor a $25 000.00 (veinticinco mil pesos), en las instituciones públicas? 105 Preguntas Administración de compras 8. ¿Qué contiene el pliego de condiciones o términos de una referencia de una licitación? 9. ¿Cómo se determina si la participación en una licitación es por invitación o por medio del procedimiento? 10. ¿Por qué se especifica un lugar y hora para la apertura de las propuestas? 11. ¿En quién recae generalmente las compras internacionales? 12. ¿Cuáles son las variables para las compras internacionales? 13. ¿Cuáles son las razones para comprar en el extranjero? 14. ¿Cuál es la mejor forma de pago en las compras internacionales y quién las emite? 106 capítulo 2 • Tipos de compras y abastecimientos Caso práctico 1. Tipo de compra Preguntas a desarrollar 1. ¿Cuáles serían las razones que usted le marcaría al área de producción para cuidar la cantidad solicitada de material para la fabricación? 2. Así como también le marcaría los riegos de este tipo de adquisición, ¿cuáles serían esos riesgos? Caso práctico 2. Compras para producción La empresa “Fabricaciones Especiales, S.A. de C.V.”, fabricante sobre diseño de estantería de acero y aluminio, para la industria y el comercio, el gerente de administración le pide al nuevo empleado, que le detalle cómo y por qué se debería de separar sus compras en tres tipos, ya que desde el punto de vista contable, necesita separarlas para registrarlas en libro mayor. Usted aceptando la nueva disposición, crea un nuevo procedimiento que se llevará al Manual de políticas y procedimientos. Preguntas a desarrollar 1. ¿Cuáles serían las bases para crear las tres áreas de compras de la empresa, y que características deben tener cada una de ellas? 2. ¿Cuál sería la primer área, cuál la segunda y por último cuál sería la tercer y porqué? 107 Casos prácticos La empresa “Fabricaciones Especiales, S.A. de C.V.”, fabricante sobre diseño de estantería de acero y aluminio, para la industria y el comercio, ha detectado que la materia prima que solicitó al área de producción fue insuficiente, para la fabricación de la estantería solicitada por una nueva tienda de autoservicio. Y le ha solicitado al comprador que efectúe la adquisición de esos faltantes para poder cumplir con la fecha según contrato. La empresa solicitante de la estantería, fijó una fecha de recepción de la estantería que deberá cumplirse porque de ella depende que inicie sus actividades y ella ha plasmado en negociación de la venta, una cláusula de penalidad de $150 000.00 (ciento cincuenta mil pesos 00/100 M.N.), por cada día de retraso y tomando en cuenta esa penalidad, se ha solicitado al área de compras la adquisición de la materia prima faltante. Claro que el área de compras si hará la adquisición, y en caso al aumento de precios le ha marcado al gerente de producción una mejor planeación de sus adquisiciones. Usted al elaborar las recomendaciones al gerente de producción, sus comentarios se basan en: Administración de compras Casos prácticos Caso práctico 3. Licitación La empresa “Fabricaciones Especiales, S.A. de C.V.”, fabricante sobre diseño de estantería y aluminio, para la industria y el comercio. Para mejorar la calidad y reducir el tiempo de fabricación de las estanterías, ha decidido comprar una nueva maquinaria, cuyo valor rebasa según catálogos de los fabricantes la cantidad de $70 000.00 (setenta mil pesos 00/100 M.N.). Le ha solicitado al encargado del área de compras que se ponga en contacto con el abogado apoderado de la empresa para planear su adquisición. El abogado le sugiere que se desarrolle la adquisición por medio de una licitación. Preguntas a desarrollar 1. ¿Por qué motivo el abogado le sugirió que se hiciera por medio de una licitación? 2. De los 10 pasos importantes de una licitación, ¿cuáles según usted en base a su experiencia, serían los más importantes y a los que se le dedicaría más atención? 3. ¿Quién es el responsable de la licitación? 108 3 Conceptualización del departamento de compras Contenido 3.1 TAMAÑO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.2 PERSONAL QUE LO INTEGRA 3.3 PRODUCTO O SERVICIO 3.4 ACUERDOS O CONVENIOS 3.5 FUNCIONES 3.6 RESPONSABILIDADES 3.7 OBJETIVOS 3.8 ACTIVIDADES 3.9 COORDINACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS 3.10 PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS 3.11 PRONÓSTICO DE COMPRAS 3.12 PRESUPUESTO DE COMPRAS 3.13 PROGRAMA DE COMPRAS MAPAS DEL CAPÍTULO 3 RESUMEN DEL CAPÍTULO 3 PREGUNTAS DEL CAPÍTULO 3 109 Mapa conceptual del capítulo 3 Personal que lo integra Producto o servicio Acuerdos o convenios Tamaño del área Funciones Programa de las compras Responsabilidades Conceptualización del departamento de compras Presupuesto de las compras Objetivos Pronóstico de las compras Actividades Planeación de las compras 110 Coordina otras áreas capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras En el área de compras se realizan múltiples actividades, las cuales se desarrollan en forma organizada, razón por la que depende del área administrativa o del departamento administrativo o puede depender del departamento de contabilidad, este se coordina con todos los departamentos de la empresa, y nadie le reporta, existe una gran coordinación con tres departamentos de la empresa en las que las relaciones son muy estrechas. n n n El departamento de producción La actividad más importante es la de adquirir las materias primas para la elaboración de los productos que comercializa la empresa. El departamento de mantenimiento También aquí destaca una estrecha colaboración con este departamento, ya que sin los servicios del área de compras, no se tendrían las refacciones necesarias para un mantenimiento preventivo o correctivo y así tener la maquinaria funcionando. Con el almacén Es el encargado de comprar los faltantes y todos aquellos insumos necesarios para el funcionamiento de la empresa, y recibirá las requisiciones necesarias para tener los faltantes, que por el consumo se estén agotando. Si la empresa es de las que se dedican a comercializar productos ya elaborados por otras empresas, la actividad de compras se vuelve de mucha más importancia ya que tiene que adquirir productos de buena calidad, y con las facilidades de pago más lejanas y con ello reducir los costos y esperando con ello que las utilidades sean productivas. Estas actividades de coordinación son base para que el departamento de compras sea más un departamento de servicios que un departamento administrativo, asimismo debe respetar las políticas y los procedimientos de la empresa, que son los que controlan las compras. 3.1 TAMAÑO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS El departamento de compras varía de acuerdo al: n Giro de la empresa Esto se refiere al tipo de mercado que la empresa está atacando, los cuales pueden ser entre otros: los de belleza, los de dulces, los de alimentos, etc. El departamento de compras debe estar bien relacionado y con muchos conocimientos de cada giro, para poder cumplir su misión dentro de la empresa. Lo más probable es que tenga un jefe de compras, una secretaria y uno o varios compradores según el giro. 111 Administración de compras n n n n Grupo de empresas En esta categoría nos referimos a un departamento de compras corporativo y uno por cada empresa integrante del grupo, lo más probable es que haya un departamento de compras corporativo que se integraría con un jefe de compras, una secretaria y uno o varios compradores que en su momento atenderían a las empresas del grupo, y cada empresa tendría su departamento de compras que se integraría, con un jefe de compras, una secretaria y uno o varios compradores según el giro. Tipo de empresa Esta categoría agrupa a las empresas según su actividad dentro de un giro, si hablamos de un giro de alimentos, podremos decir que si produce alimentos para niños, se le conoce como una empresa de productos infantiles. Aclarando que el departamento de compras debe de conocer este tipo de satisfactores, para poder cumplir con su tarea de abastecimiento a la empresa. En esta categoría el departamento de compras sería de acuerdo a la actividad de la empresa, y dependiendo del giro, se tendría un jefe, una secretaria y uno o varios compradores especializados según la actividad de la empresa. Importancia Si es la empresa líder dentro de su giro, el departamento de compras debe ser de mucha importancia para la empresa, ya que es necesario cumplir con los estándares de calidad, que la han llevado a ocupar ese lugar dentro de la industria y del mercado. El departamento de compras debe ser de mucha especialización tanto en las compras nacionales como internacionales, y es posible que tenga dos tipos de compradores uno para compras nacionales y otro para compras internacionales. Tamaño Las que más abundan son las pequeñas y medianas empresas, sin olvidar las micro y las familiares, donde no hay departamento de compras, el área de compras en ocasiones la representa el dueño, o hay una persona que desempeña varias actividades, y según va creciendo, va mejorando el tamaño del departamento de compras, esta característica lo presentan mucho las empresas familiares y chicas. 3.2 PERSONAL QUE LO INTEGRA Puede estar integrado de acuerdo al tamaño por el siguiente personal: n n n Un gerente, o jefe de compras o encargado Una secretaria Comprador(es) El área de compras puede llegar a tener un comprador administrativo y uno o varios compradores especializados. 112 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras 3.2.1 Gerente de compras, jefe de compras o encargado Es el encargado de tomar las decisiones de compra cuando ya se efectuó el cuadro comparativo, en el que ya se selecciono al proveedor y él es el que autoriza la designación y el que firma la orden de compra o pedido. 3.2.2 Secretaria Este elemento puede o no participar en el departamento de compras, y en ocasiones son dos dependiendo del tamaño del área y se le conoce como apoyo a la oficina de compras, si la empresa es pequeña o familiar no. 3.2.3 Comprador Este personaje es quizás el más importante del área de compras, es el que localiza al vendedor, solicita la cotización, hace el cuadro comparativo, y selecciona al proveedor al que se le dará la orden de compra o el pedido y pasa a autorización, para otorgarlo, en ocasiones es el que firma la orden de compra o pedido. También nombrado demandante o cliente por el proveedor, es responsable de cubrir los requerimientos o necesidades de los diferentes departamentos a los que les da servicio, investigando a los proveedores, analiza las cotizaciones, sigue las políticas para lograr el objetivo de compras. Gerente general Área administrativa Área de compras Secretaria Comprador especializado Comprador Figura 3.1. Organigrama modelo del departamento de compras. 113 Administración de compras 3.2.4 Otros personajes o áreas que se relacionan con el área de compras n Vendedor Es la persona que ofrece sus productos y/o servicios, pero también es la persona a quien se le solicitan sus productos o servicios, recibe del comprador una solicitud de cotización, asimismo la orden de compra o el pedido, analiza y cubre lo solicitado en tiempo y costo. n Área de control de calidad Esta representa una importante labor dentro de las actividades y funciones del área de compras, ya que sin sus servicios, lo que adquiere compras no estaría en posibilidad se usarse, sin la aceptación de esta área. n Área de almacén Importante también es esta área, ya que sin sus servicios no se podría tener en custodia lo adquirido. n Área de contabilidad (caja) Esta área elabora los contrarrecibos y los cheques con que se pagarán las facturas del proveedor, los que son importantes para tener una buena y oportuna relación, para futuros pedidos. 3.3 PRODUCTO O SERVICIO La clasificación que el área de compras le da a lo que adquiere se basa en lo siguiente: n n n n Materia prima y componentes Cuando la empresa es manufacturera. Producto Cuando la empresa es comercializadora. Artículo Conocido también como componente. Mercancía Su razón principal es la de insumos, ya que estos son usados en la fabricación o ensamble de los productos terminados de una empresa, y aquellos que necesita la empresa para funcionar. Todos estos bienes son susceptibles de comprarse y que provocan, que se establezca una relación entre comprador y vendedor, en donde los dos personajes deben de llevar a partes iguales un beneficio. 3.4 ACUERDOs O CONVENIOS Estos surgen entre el comprador y el proveedor, donde se establecen, estipulan y/o pactan las especificaciones, condiciones, restricciones y/o concesiones, para la compra- 114 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras venta de los bienes que necesita o requiere la empresa, y de las cuales mencionaremos entre otras las siguientes: n n n n n n Cantidad Se relaciona con el precio de la compra, y puede ser que a poca compra en lo relativo a cantidades, el precio suba; si la compra es en poco volumen y en una compra de mucha cantidad, el precio baja en un porcentaje admisible para la empresa. Precio Este se relaciona con una compra alta o baja en su volumen de compra, en la calidad y en la forma de pago. Fecha de entrega Si la compra es de urgencia, la fecha de entrega puede ser de inmediato, si la compra es programada, las fechas de entrega serán de acuerdo a un plan de recepción, todo esto bajo las condiciones de compra y de venta, las que se deben de respetar por parte del proveedor, so pena de no volver a surtir. Fecha de pago Generalmente esta se negocia si van a ser diferentes las condiciones de venta que nos da el proveedor, y puede ser a 45 días o a dos meses, debemos de recordar que todas las facturas se pagan después de la presentación de la factura y, por lo general, es a 30 días. Garantía El área de compras exige la garantía de calidad del proveedor, la que sin duda se cumple, pero hay ocasiones que se negocia una garantía mayor y por lo general, también se cumple. Lugar y hora de la recepción De acuerdo a las políticas de la empresa compradora, esta es la que impone hora y días para recepción de lo comprado, solo en casos de extrema urgencia esta condición no se respeta. 3.5 FUNCIONES Como todo departamento, el área de compras tiene funciones principales y funciones secundarias, entre las que destacan: n n Organizarse Para crear planes, procedimientos, establecer relaciones con los departamentos a los que les dará servicio. Comunicarse Con proveedores, con los departamentos a los que les da servicio y/o con los departamentos que solicitaron un requerimiento. 115 Administración de compras n n n n Relacionarse Con los proveedores y con los departamentos que hacen las requisiciones. Respetar Las líneas de autoridad, de acuerdo al organigrama del área, y al manual de políticas y procedimiento de la empresa si lo hay, y si no las buenas costumbres. Cooperar Con todos los departamentos de la empresa, principalmente a los que les da servicio. Actuar Con responsabilidad, con profesionalismo y/o ética. 3.6 RESPONSABILIDADES Partiendo del concepto que dice “La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte”. Las responsabilidades del área de compras se enumeran, no en orden de importancia sino como algo que tiene el departamento de compras y que debe de acatar, entre otras encontramos: n n n n n 116 Elegir y tratar con los proveedores Esta actividad le da al área de compras una serie de responsabilidades, con los proveedores, que a ellos les agrada el buen trato y la puntualidad en el pago en la recepción y sobre todo el buen trato. Elaborar cuadro comparativo Después de recibir el requerimiento del área solicitante, el comprador debe elaborar las solicitudes de cotizaciones de por lo menos tres proveedores, y con ellos elaborar el cuadro comparativo, para poder tomar una buena decisión en base a calidad, disponibilidad, precio y facilidades de pago. Investigar cotizaciones Es necesario que los compradores conozcan los productos, las materias primas en lo relativo a precios y sobre todo en su calidad, para con ello poder tomar una buena decisión y poder fincar la orden de compra o el pedido con el proveedor que nos dé un mejor precio y un mayor tiempo de pago y sobre todo una buena calidad. Elaborar órdenes de compra y/o pedidos y darles seguimiento Después de tomar la decisión, de a que proveedor se elaborará la orden de compra o pedido donde se especifica la cantidad de la compra, las políticas de la empresa en cuanto a los días y horas de recepción, asimismo en cuanto a las facilidades y a los días de pago. Recibir y revisar artículos o servicios que se hayan adquirido Cuando llegan los productos y las materias primas de los proveedores, los recibe el almacén, y le avisa al comprador que llegó lo que se pidió, inmediatamente el comprador le avisa a control de calidad y juntos revisan que lo que llegó cumpla con las especificaciones de compra, si todo sale perfecto le avisa a los que soli- capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras n n n n n n n n citaron los productos y/o las materias primas, que están en el almacén, que ya pueden pasar a recogerlos. Salvaguardar lo recibido En algunas empresas los productos y materias primas adquiridas, son responsabilidad del área de compras, mientras no se recibe por los que hicieron la requisición, y en el almacén hay un espacio reservado para el área de compras. Transportar lo recibido cuando así lo amerite También en algunas empresas, el área de compras se desplaza a recoger lo comprado, y el personal de compras acompañado de personal de control de calidad, inspeccionan lo adquirido antes de transportarlo a la empresa. Desarrollar a los proveedores Con el fin de que lo adquirido por la empresa cumpla con las especificaciones de la materia prima, es obligación del área de manufactura desarrollar a los proveedores, aclarando que el personal de compras debe estar presente en esta capacitación, con objeto de verificar que el proveedor asistió a la capacitación para su desarrollo, y tenerlo como uno de sus proveedores fijos. Investigar nuevos proveedores Con objeto de tener siempre asegurado el abasto de las materia primas y los productos que compra la empresa, es obligación del área de compras localizar nuevos proveedores, que en un futuro puedan surtir lo que necesita la empresa, claro que hay que desarrollarlos. Actualizar cotizaciones Si por algún motivo, en la o las cotizaciones, no viene claro alguna de las condiciones de compra que marca el manual de políticas y procedimientos de la empresa, es facultad del área de compras actualizarla, siempre que no se rebase la ética en los negocios. (Al analizar las condiciones en lo relativo al precio, hablar con los proveedores diciéndoles que el otro proveedor está más bajo en precios, para ver si este lo modifica, esto no es ético.) Llevar un registro de pedidos pendientes de surtir y pedidos surtidos Este es un documento que se tiene que elaborar para tener el estado y situación de las órdenes de compra o pedidos, y poder dar información a manufactura o al solicitante, acerca del estado que guarda su requisición y para cuándo se espera cumplir. Solicitar permisos gubernamentales, para bienes de importación Esta es una actividad que puede realizar el área de compras o solicitarla a la agencia aduanal, que es la que se encarga de hacer todos los trámites de los productos y/o materias primas de importación; esta es la mejor forma de llevar esta actividad, pues ellos tienen la experiencia en el medio. Autorizar el pago de las facturas de los proveedores cuando estas ya hayan sido entregadas Una de las firmas que necesita el área de contabilidad para efectuar el pago, es la del área de compras, pues esta no conoce el estado de la orden de compra o pedido, o si ya dio por bueno la recepción de lo solicitado. 117 Administración de compras n Tener buenas relaciones con los proveedores Es parte del servicio que debe de practicar siempre el área de compras, ya que una buena relación acarreará una buena disposición de los proveedores en la entrega oportuna, y no una negación del servicio que debe de prestar, tomando en cuenta que esta es una de las políticas de la empresa. 3.7 OBJETIVOS Como todo departamento de una empresa, el área de compras debe tener sus objetivos, los cuales van de acuerdo con los objetivos y metas de la empresa, estos se agrupan en grandes grupos: n n n n n n n 118 Que los artículos adquiridos cumplan con las especificaciones y condiciones de calidad que se requieren El área de compras debe de cerciorarse que lo que se pidió en la orden de compra cumpla con las especificaciones solicitadas, esto con el objeto de que la calidad de lo que produce la empresa sea lo que espera el consumidor. Evitar riesgos y/o pérdidas al realizar el pedido Cuando llega lo solicitado en la orden de compra o pedido, además de cumplir con la calidad esperada, debe de cuidarse que sea en la cantidad solicitada. Valuar el servicio Dependiendo el tiempo que se le dedique al servicio de solicitar lo que sea requerido, se basará en algunas cifras o porcentajes que le da la experiencia en órdenes anteriores. Mantener buenas relaciones con los proveedores De acuerdo con las políticas citadas en el manual de políticas y procedimientos de la empresa, es necesario que el área de compras cumpla con una buena relación con los proveedores, so pena de tener fallas en la pronta respuesta del proveedor, en entregar la cotización solicitada, en la limpieza, y oportunidad de entrega y uso de lo solicitado. Coordinar las relaciones con los departamentos a los que les da servicio Tener una buena relación con los departamentos a los que les da servicio y a los que necesita de su apoyo, generar una buena comunicación y/o un buen apoyo, tanto del área de compras como de las áreas de servicio a compras. Ser eficiente, eficaz y oportuno En ocasiones el área de compras debe anticiparse a los requerimientos de las áreas de manufactura y otras áreas a las que les da servicio, debe de ir con los departamentos para pedir sus futuras necesidades, para que ellos detallen lo que requieren. Anticiparse a los sucesos Debe siempre adelantarse a los sucesos del área de manufactura, para evitar retardos en la producción y así cumplir con los pronósticos de la empresa. capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras 3.8 ACTIVIDADES Entre otras actividades que desarrolla el departamento de compras de la empresa destacan los siguientes: n n n Prever los requerimientos de las áreas a los que les da servicio y/o abastecer y conseguir oportunamente los requerimientos solicitados Es necesario que el área de compras desarrolle un programa de trabajo con las áreas que necesitan constantemente las materias primas, para un buen funcionamiento del área de manufactura y así poder cumplir con los pronósticos de ventas. Revisar los artículos o servicios solicitados que recibe de los proveedores Estar en constante comunicación con las áreas de almacén y control de calidad, para que lo que se reciba, cumpla con las especificaciones y la calidad requerida por las áreas de servicio que han solicitado los requerimientos. Controlar y salvaguardar lo adquirido Aunque esta es una responsabilidad del almacén, compras debe de estar consciente de lo que está en el almacén, para su custodia. 3.9 COORDINACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS Una de las actividades del departamento de compras es la de adquirir los insumos necesarios para el funcionamiento de la empresa, la coordinación del departamento de compras con otras áreas de la empresa en vital por varias razones. n n Desde el punto de vista vertical El departamento de compras se puede subordinar a la dirección administrativa, al área de finanzas o al departamento de contabilidad. Desde un punto de vista horizontal Se coordina con todos los departamentos de la empresa, destacando principalmente: • Almacén Esta área es la encargada, por lo general, de requerir algunos de los artículos que necesita el departamento de producción, mantenimiento, etcétera. • Producción Este departamento, casi siempre le solicita directamente lo que necesita para la producción de lo que vende la empresa. • Mantenimiento Es el encargado de tener en funcionamiento la empresa, razón por la cual siempre solicitará las refacciones necesarias para tal efecto. 119 Administración de compras • Servicios generales La empresa necesita estar en buenas condiciones, tanto en limpieza como en seguridad, razón por la que este departamento siempre está en contacto con compras para la adquisición de los productos para sus actividades. • Control de calidad Una vez que adquiere los insumos de trabajo de la empresa, alguien debe decir si cumplen con las especificaciones de uso; ese alguien es el área de control de calidad, razón más que suficiente para que este departamento esté en contacto con compras. • Análisis de la situación Analizar con detalle la información recopilada, y con el resultado elaborar los programas de trabajo. • Elaboración de programas generales y específicos Una de las actividades del área de compras es elaborar sus programas de trabajo, que consisten en las compras programadas y compras de insumos en fechas ya establecidas. Los programas los podemos clasificar en: A. Programas generales Que son válidos para toda la empresa. B. Programas particulares o específicos Que son válidos para cada departamento o área de trabajo de la empresa. C. Programas a corto plazo Cuya duración será de un mes a un año. D. Programas a largo plazo Cuya duración será de más de un año. • Todos los departamentos a los que les da servicio • También desde un punto de vista vertical, al área de compras no le reporta nadie 3.10 PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS El área de compras, debe asistir siempre a las juntas previas a la planeación y a las de planeación de la empresa, para enterarse del objetivo principal de la misma, para con ello estar consciente del papel que juega, en la fabricación y en las compras de las materias primas, de los componentes y en caso de ser una empresa comercializadora, los productos que después serán revendidos, así como los insumos y refacciones que necesitará para estar en funcionamiento, y cumplir con el fin para el que fue creada. No debemos olvidar que una buena planeación depende de una buena administración, para empezar veremos tres conceptos de diferentes autores sobre lo que es administración. 120 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras n n n J. Stanton Proceso de planear, realizar y evaluar las actividades de un grupo de personas encaminados a la obtención de una meta común. H. Fayol Es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Reyes Ponce Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social. En base a la planeación de las compras, debemos entender que como toda actividad administrativa y de dirección, es la de establecer etapas en el proceso de las compras, apoyándonos en el concepto de Reyes Ponce. n Definición de la misión del área de compras La planeación es un factor importante para la realización de las actividades de la empresa, y como consecuencia el área de compras debe hacer de la planeación una actividad fija, debiendo efectuar las tres etapas de esta: • Investigación Nos referiremos a la definición del problema (la adquisición). Al análisis del problema, donde se especificará lo que son los problemas formales (las compras de lo necesario para que la empresa pueda funcionar como tal). Y los problemas informales, que se refiere a las compras de los insumos de emergencia o los no presupuestados. Debemos recordar que fallar al planear es igual a planear para fallar. Bajo esta premisa, agregaremos otra premisa que dice que fallar al planear se debe invariablemente a la apatía de pensar. Para que la planeación funcione correctamente debe aplicarse la administración del área de compras, basándonos en el concepto de este tema que nos dejó el maestro Reyes Ponce, el cual diseñó su concepto en dos etapas: • Fase mecánica A. Previsión Qué puede hacerse Se crean los objetivos, se realizan las investigaciones y se crean los cursos alternativos. Necesitamos, conocer nuestra capacidad de acción, con que recursos materiales y humanos contamos, hacer un análisis de los recursos y establecer los objetivos claros, precisos y medibles. B. Planeación Qué se va hacer Se establecen las políticas, los procedimientos, los programas, los pronósticos y los presupuestos. Destaca en esta etapa el plan a seguir en la creación de las actividades y estrategias de esta etapa. 121 Administración de compras C. Organización Cómo se va a hacer Se detallan las jerarquías, las funciones y las obligaciones. Se establece como será la comunicación, dentro y fuera de la empresa. • Fase dinámica D. Integración Con qué se va hacer Selección, introducción, desarrollo e integración de las cosas con que se va hacer. En esta etapa es donde de desarrolla el organigrama del área de compras, se establecen los recursos tanto materiales como físicos y se desarrollan los diagramas de flujo del área. E. Dirección Ver que se haga Autoridad, comunicación y supervisión de lo que se hace. Se marca la actividad del mando, el carácter, la disciplina, la dirección, las formas de motivación al personal, y los métodos de supervisar. F. Control Cómo se ha realizado Su establecimiento, su operación y su interpretación. La base de esta etapa es la del diseño, controles, evaluaciones, y cómo y qué hacer en caso de errores. Este aspecto de la planeación, se refiere a establecer, qué es lo que busca el área de compras dentro de la empresa, es decir, qué es lo que debe hacer el área de compras para que la empresa cumpla con sus objetivos, o sea, adquirir las materia primas y/o los insumos, necesarios para fabricar los satisfactores que el público objetivo está demandando, en el caso de una empresa manufacturera, y en el de una empresa comercializadora es adquirir satisfactores de buena calidad a un buen precio. • Desarrollo de los objetivos del área de compras Los objetivos del área de compras deben de ir de acuerdo a los de la empresa, o, en su caso, respetar los objetivos de la organización, tomando lo que establece el manual de políticas y procedimientos. Cabe aclarar que los objetivos del área son una consecuencia directa de los objetivos y misión de la empresa, y en consecuencia son efectuados a nivel jerárquico, tanto vertical como horizontal. • Análisis de la situación Para empezar a planear los objetivos del área es necesario recopilar toda aquella información del entorno tanto dentro de la empresa como fuera de ella, que en un momento determinado pueda influir en las actividades del área de compras. Para comprender mejor este razonamiento, lo veremos solo desde el análisis: 122 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras • • • • a) Demanda de producto, que produce la empresa. b) Consumidores finales del producto, que produce la empresa c) La competencia tanto directa como indirecta, o sustituta. Visión del área de compras Clarificar profundamente lo que espera del área y cómo se debe realizar, en relación de la visión de la empresa. Planeación estratégica del área Se refiere ampliamente en lo relativo al plan anual de mercadotecnia, al de producción, y al mantenimiento, basándose en las compras de materia prima, que requiere el área de producción, y a las refacciones para el mantenimiento preventivo, deberá tomar en cuenta que se debe de presupuestar una partida para aquellas emergencias, tanto en la producción como en el mantenimiento correctivo. Si es una empresa de comercialización, deberá estar muy cerca del área de mercadotecnia, para que sean adquiridos aquellos productos oportunamente para la comercialización que realizará el área de mercadotecnia. Preparación del plan anual del área Tomando en cuenta los anteriores comentarios, debemos partir que el área de compras establecerá un plan anual, en lo relativo a las materias primas y a los insumos, así como las refacciones para en mantenimiento preventivo, que en sus respectivos planes establecen las área de mercadotecnia, producción y mantenimiento, preponiendo a qué proveedores se les podría otorgar el pedido o la orden de compra, las cifras de lo que se debe adquirir, será en base a lo que están planeando las diferentes áreas en sus planes anuales. Implantación y control del plan Como todo plan debe de tener una fecha de iniciación o implantación así como una de control, estableciendo puntos de control o monitoreo, y qué se debe de hacer cuando ocurren fallas o anomalías, también se establecerán, fechas de auditoría, para checar el avance del plan, en lo relativo a gastos, el alcance de los objetivos y otras disciplinas que afecten el funcionamiento del área de compras. 3.10.1 Misión La misión del área de compras va muy de la mano con la misión de la empresa, esta por lo general especifica, que su misión es la de ofrecer satisfactores de buena calidad, en el momento preciso y en el lugar adecuado, a un precio justo, que el consumidor pueda pagar, y recomendar. Esto se traduce, para una empresa de manufactura en: n n n Materias primas de buena calidad, que cumplan con las especificaciones. Que las cantidades de compra sean las necesarias. Que sean entregadas, justo a tiempo. 123 Administración de compras n n n n Que lo adquirido sea a un precio exacto y de acuerdo a la calidad. Que el tiempo de pago sea el adecuado y de acuerdo al flujo de efectivo, de la empresa compradora. Que los insumos necesarios para la fabricación de los productos estén siempre a tiempo. Que las refacciones con que se debe tener en funcionamiento la empresa sean de acuerdo a lo planeado tanto para en mantenimiento preventivo como el correctivo. Y para una empresa comercializadora se traduce en que la compra de los productos a comercializar sean: n n n n A un precio rentable. Entregas oportunas, tanto en los almacenes de la empresa, como en los lugares que sean pactados en las negociaciones o en la orden de compra o pedido. Que el tiempo de pago sea el adecuado y de acuerdo al flujo de efectivo, de la empresa compradora. Que los insumos necesarios para la fabricación de los productos estén siempre a tiempo. 3.10.2 Visión La empresa tiene dentro de su planeación a largo plazo (5 años), una meta a donde llegar, y en el primer año de su planeación se establecen las metas intermedias. Todas las empresas grandes cuando empezaron, tenían como visión crecer, en un tiempo, como ejemplo citaremos una de ellas: La panificadora Bimbo, que en la actualidad son más de cinco empresas, con sucursales en todo el mundo. En el área de compras la visión se traduce en un crecimiento a futuro, que por lo general va de acuerdo a la misión y la visión de la empresa. Si la empresa se encuentra dentro de un grupo, su visión, tendrá que ajustarse a los manuales de políticas y procedimientos del grupo y de su propia empresa. 3.10.3 Fabricación El área de compras de una empresa de manufactura, establecerá su planeación de compras de acuerdo al plan: n 124 Producción Una empresa con una buena administración siempre tendrá un plan de producción, donde se específica qué se producirá en cada semana o cada mes, y compras, tendrá que elaborar su plan de trabajo de acuerdo a ese programa de producción, para tener las materia primas y los insumos que se necesitarán en la fabricación de los productos en esa semana o en ese mes. capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras n n Almacenes A. En relación con la materia prima, la capacidad de los almacenes se definirá, bajo la sugerencia de compras para que en estos lugares se pueda almacenar la materia prima necesaria en la fabricación tanto por semana o por mes. Si la capacidad de los almacenes no alcanza, deberá gestionar con el proveedor la entrega en parcialidades o en su defecto rentar bodegas cercanas a la empresa para almacenar esa materia prima. B. En relación con las refacciones de la maquinaria (mantenimiento), se establecerá dentro del almacén un espacio válido para su resguardo para mantenimiento preventivo o correctivo, bajo la premisa que este tipo de refacciones no se pueden guardar en el exterior de la empresa, porque al necesitarlas, pueden ocurrir problemas y si por alguna circunstancia no se puede salir por ellas la producción puede retrasarse. Imprevistos Los imprevistos se solucionarán sobre la marcha y consultando, sobre todo, el manual de políticas y procedimientos de la empresa. En una empresa comercializadora, se establecerá la planeación de acuerdo a: n n Mercadotecnia Los planes de mercadotecnia estarán de acuerdo a las necesidades del mercado, y la planeación, en ocasiones se tiene que reajustar a las necesidades del mercado, y esta área le avisa a compras los cambios de planes. Ventas Sucede lo mismo que a mercadotecnia, cuando se contrae el mercado es necesario revisar los planes de trabajo y sobre todo obliga a cambiar los objetivos de venta. 3.10.4 Mantenimiento y maquinaria La planeación de compras en esta área de trabajo, se basa en el plan de trabajo del área de mantenimiento, ya que basa su trabajo en el mantenimiento preventivo o correctivo. n n Mantenimiento preventivo Este se realiza bajo la fatiga de la línea de producción, baleros, bandas y otro tipo de maquinaria, y ellos entregan a compras la lista de refacciones y para cuando las necesitan, compras ajusta sus planes a este plan de trabajo, del área de mantenimiento. Mantenimiento correctivo Este plan de trabajo se elabora bajo la situación de una interrupción de la línea de producción, por una falla en la maquinaria, en esto compras no puede planear una compra de seguridad, solo se ajusta a las necesidades del momento, podríamos decir que ella siempre debe tener una partida en caja chica, para comprar aquellas refacciones que se necesitan en el momento. 125 Administración de compras En estos dos esquemas de mantenimiento, es necesario observar en la planeación los tiempos de respuesta de los proveedores, tanto nacionales como extranjeros, así como los de las refacciones, que son de importación, y de los trámites aduanales. 3.10.5 Insumos Este tipo de requerimientos, se basa en las necesidades de cada área, las que se reflejarán en la entrega de sus presupuestos anuales. 3.11 PRONÓSTICO DE COMPRAS Esta actividad es importante desde el punto de vista de las empresas que compran cosechas de granos, frutas y verduras, pues negocian a sus adquisiciones en base a un pronóstico de siembra, clima y situación económica del momento. Esta característica de compras se ve en las grandes cadenas de autoservicios pues se contrata a un campesino o dueño de la parcela, desde que está sembrando, hay un representante, empleado de la empresa, que continuamente está supervisando la siembra, el cultivo y la cosecha, en base a esta actividad, se puede pronosticar en ese tipo de servicio al consumidor, para que cada temporada se obtenga lo previsto, tanto en cantidad como en precio. 3.12 PRESUPUESTO DE COMPRAS Es una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial, consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados, y son un instrumento de planeación y control. Y se clasifican en presupuestos no financieros y financieros. 3.12.1 Determinación del presupuesto (en base a la clasificación anterior) A. Los presupuestos no financieros Son establecidos en el mes de octubre o cuando se ha creado el plan de mercadotecnia, de producción y de mantenimiento, por una clara razón, ahí se detallan lo que se va a producir y las cantidades de cada mes, así como las fechas del mantenimiento preventivo. Las cantidades de compra se basarán en lo establecido por las áreas de producción si la empresa es de manufactura y por el área de mercadotecnia si la empresa es de comercialización, y por el área de mantenimiento. B. Los presupuestos financieros Al determinar el presupuesto no financiero, se estimará el financiero en base a los precios del año próximo pasado y con ello, se estimará el presupuesto de compras, incrementando en un porcentaje por los problemas inflacionarios y aumento de costos. 126 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras A este presupuesto financiero se le estimarán los costos de aquellas compras de emergencia y de refacciones al mantenimiento correctivo el cual será estimado por el área de mantenimiento. 3.12.2 Restricciones y limitaciones Las restricciones y limitaciones, son determinadas, primero por las futuras compras en el extranjero y por la dirección de la empresa, este tipo de compras no es posible presupuestarlas en virtud que los precios internacionales, varían de acuerdo a la cotización del dólar estadounidense, y a las ordenadas por la dirección de la empresa. 3.13 PROGRAMA DE COMPRAS Los programas de compras se pueden establecer de varias formas, pero sobre todo, estarán de acuerdo al presupuesto y a la aceptación de los proveedores. Estamos conscientes que la planeación de los programas de la empresa se crearán en base a la constitución de la o las empresas de un grupo, es el caso de distinguir la planeación desde un punto de vista de programas corporativos y de empresa. 3.13.1 Estratégico Partiendo de la premisa que dice que la estrategia es el arte de dirigir las operaciones militares, que se le atribuye al general romano Strategos, la convertiremos: en el arte de dirigir las actividades de las empresas, y aplicándola a las actividades del área de compras, o lo que es lo mismo, es la forma de dirigir las operaciones o esfuerzos del área de compras dentro del plan de trabajo de la empresa. Esta es una actividad que está plasmada en el plan anual del área de compras, en el que se han marcado los alcances del área y lo que debe de lograr para que cumpla con las adquisiciones de la materia prima, y los insumos necesarios para ese fin. También en dicho plan se listarán los que serían los proveedores a los que se les darían las órdenes de compra, o pedidos programados para cumplir con los requerimientos del área de compras, esta es una actividad de escritorio hecha de acuerdo al plan maestro de la empresa, del plan de mercadotecnia, del plan de producción, del plan de mantenimiento y del plan de ventas. 3.13.2 Táctico También recordaremos que la premisa de lo que es una táctica, diremos: Que es el arte de disponer y emplear las tropas, frase atribuida al general griego Taktike, y convirtiéndola a la administración, que es el arte de emplear los recursos de una empresa, o mejor dicho, en el área de compras, podemos agregar que es la acción de disponer y emplear los elementos de un área para planear sus actividades. Este programa es el físico, es decir, que es documentar lo que se debe de hacer, para que el área de compras cumpla con sus funciones. 127 Mapas del capítulo 3 Administración de compras Giro de la empresa Esto se refiere al tipo de mercado que la empresa está atacando. Grupo de empresas Se refiere a la agrupación de empresas que, por lo general, están bajo la modalidad de agrupación horizontal o vertical. Tamaño de un departamento de compras Tipo de empresa Esta categoría agrupa a las empresas según su actividad dentro de un giro. Importancia Si es la empresa líder dentro de su giro, el departamento de compras debe ser de mucha importancia. Tamaño Se le conoce como el tamaño, pero las que más abundan son las famosas PyMES. Gerente de compras, jefe de compras o encargado Es el encargado de tomar las decisiones de compra cuando ya se efectuó el cuadro comparativo. Personal que lo integra Secretaria Este elemento puede o no participar en el departamento de compras, si el área es grande puede existir. Comprador Este personaje es quizá el más importante del área de compras, es el que localiza al vendedor, solicita la cotización, hace el cuadro comparativo, y selecciona al proveedor al que se le dará el pedido y pasa a autorización, para otorgarlo. 128 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Otras áreas que se relacionan con compras Área de control de calidad Esta representa una importante labor dentro de las actividades y funciones del área de compras. Área de almacén También es importante en esta área, ya que sin sus servicios no se podría tener en custodia lo adquirido. Área de contabilidad (caja) Los pagos a las facturas del proveedor son importantes para tener una buena y oportuna relación, con los proveedores. Cantidad Se relaciona con el precio de la compra. Precio Este se relaciona con una compra alta o baja en su volumen de compra. Acuerdos y/o convenios Fecha de entrega Si la compra es de emergencia, la fecha de entrega puede ser de inmediato, si la compra es programada, las fechas de entrega serán de acuerdo a un plan de recepción. Fecha de pago Generalmente esta se negocia si van a ser diferentes las condiciones de venta que nos da el proveedor. Garantía El área de compras exige la garantía de calidad del proveedor. Lugar y hora de la recepción De acuerdo a las políticas de la empresa compradora, esta es la que impone hora y días para recepción de lo comprado. 129 Mapas del capítulo 3 Vendedor Es la persona que ofrece sus productos y/o servicios, pero también es la persona a quien se le solicitan sus productos o servicios. Mapas del capítulo 3 Administración de compras Organizarse Para crear planes, procedimientos, establecer relaciones con los departamentos a los que les dará servicio. Comunicarse Con proveedores, con los departamentos a los que les da servicio y/o con los departamentos que solicitaron un requerimiento. Funciones del área de compras Relacionarse Con los proveedores y con los departamentos que hacen las requisiciones. Respetar Las líneas de autoridad. Cooperar Con todos los departamentos de la empresa. Actuar Con responsabilidad, con profesionalismo y/o ética. 130 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Evitar riesgos y/o pérdidas al realizar el pedido. Valuar el servicio. Objetivos del área de compras Mantener buenas relaciones con los proveedores. Coordinar las relaciones con los departamentos a los que les da servicio. Ser eficiente, eficaz y oportuno. Anticiparse a los sucesos. 131 Mapas del capítulo 3 Que los artículos adquiridos cumplan con las especificaciones y condiciones de calidad que se requieren. Administración de compras Mapas del capítulo 3 Elegir, tratar y tener buenas relaciones con los proveedores Esta actividad le da al área de compras una serie de responsabilidades, con los proveedores. Elaborar cuadro comparativo Con las cotizaciones, de por lo menos tres proveedores, se elabora el cuadro comparativo para poder tomar una buena decisión. Investigar cotizaciones Es necesario que los compradores conozcan los productos y las materias primas en lo relativo a precios y sobre todo en su calidad, para con ello poder tomar una buena decisión. Responsabilidades del área de compras Elaborar órdenes de compra y/o pedidos y darles seguimiento Se elaborará la orden de compra, donde se especifica la cantidad de la compra, las políticas de la empresa en cuanto a los días y horas de recepción, asimismo los días de pago. Recibir y revisar artículos o servicios que se hayan adquirido Al recibir, se le avisa al comprador que llegó lo que se pidió, y junto con el de control de calidad, revisan que el material cumpla con las especificaciones de compra. Salvaguardar lo recibido En algunas empresas los productos y materias primas adquiridas, son responsabilidad del área de compras y en el almacén hay un espacio reservado para el área de compras. Transportar lo recibido cuando así lo amerite También en algunas empresas, el área de compras se desplaza a recoger lo comprado. 132 Continúa capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Continuación Investigar nuevos proveedores Es obligación del área de compras localizar nuevos proveedores. Actualizar cotizaciones Si por algún motivo, en la o las cotizaciones, no viene claro alguna de las condiciones de compra, esta se actualiza, siempre que no se rebase la ética en los negocios. Responsabilidades del área de compras Llevar un registro de pedidos pendientes de surtir y pedidos surtidos Este es un documento que se tiene que elaborar, para tener el estado y situación de los pedidos y poder dar información. Solicitar permisos gubernamentales, para bienes de importación Esta es una actividad que puede llevar el área de compras o solicitarla a la agencia aduanal. Autorizar el pago de las facturas de los proveedores cuando estas ya hayan sido entregadas Una de las firmas que necesita el área de contabilidad para efectuar el pago, es la del área de compras, pues esta conoce el estado del pedido, y ya dio por bueno la recepción de lo solicitado. 133 Mapas del capítulo 3 Desarrollar a los proveedores Con el fin de que lo adquirido por la empresa, cumpla con las especificaciones de lo solicitado, es obligación del área de manufactura desarrollar a los proveedores. Mapas del capítulo 3 Administración de compras Desde en punto de vista vertical El departamento de compras se subordina al de la dirección administrativa, al área de finanzas o al departamento de contabilidad. Al área de compras, no le reporta ningún departamento. Coordinación de compras con otras áreas 134 Desde un punto de vista horizontal Se coordina con todos los departamentos de la empresa, destacando principalmente: • Almacén Esta área es la encargada por lo general de guarda y custodia de los bienes de la empresa. • Producción Este departamento, casi siempre solicita directamente lo que necesita para la producción. • Mantenimiento El departamento de mantenimiento es el encargado de tener en funcionamiento la empresa. • Control de calidad Una vez que adquiere los insumos de trabajo de la empresa, el área de control, de calidad, se encarga de revisar lo que se compró, y aceptar o rechazar. • Servicios generales y todos los departamentos de la empresa La empresa necesita estar en buenas condiciones, tanto en limpieza como en seguridad, razón por la que este departamento, siempre está en contacto con compras para la adquisición de los productos para tal efecto. capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Desarrollo de objetivos Deben de estar de acuerdo con los de la empresa, y sus objetivos deben de respetar los de la organización. Análisis Para empezar a planear los objetivos del área, es necesario recopilar toda aquella información del entorno tanto dentro de la empresa como fuera de ella. Visión Clarificar profundamente lo que se espera del área y cómo se debe realizar, en relación con la visión de la empresa. Planeación del área de compras Misión La misión del área de compras va muy de la mano con la misión de la empresa. Plan estratégico Esta actividad del área de compras, va muy de la mano con el plan estratégico de la empresa, a dónde quiere llegar en un tiempo determinado. Plan anual El área de compras establecerá un plan anual de compras, en lo relativo a las materias primas y a los insumos, así como las refacciones para el mantenimiento preventivo, que en sus respectivos planes establecen las área de mercadotecnia, producción y mantenimiento. Implantación Como todo plan debe de tener una fecha de iniciación o implantación así como una de control. 135 Mapas del capítulo 3 Definición El área de compras debe de hacer planeación, debiendo de efectuarla antes de que empiece el nuevo periodo de fabricación. Mapas del capítulo 3 Administración de compras Materias primas, de buena calidad, que cumplan con las especificaciones. Que las cantidades de compra, sean las necesarias. Que sean entregadas, justo a tiempo. Que lo adquirido sea a un precio exacto y de acuerdo a la calidad. Misión Que el tiempo de pago sea el adecuado y de acuerdo al flujo de efectivo. Que los insumos necesarios para la fabricación de los productos estén siempre a tiempo. Que las refacciones, sean las que se necesitan. Sean de acuerdo a lo planeado tanto para el mantenimiento preventivo como el correctivo. 136 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Programas Táctico Es el arte de emplear los recursos del área de compras. Este programa es el físico, es decir, es documentar lo que se debe de hacer, para que el área de compras cumpla con sus funciones. No financiero Se refiere a las cantidades que se han de comprar, solo en volumen y no en valor. PresupUesto Financiero Tomando como base el presupuesto no financiero y en base a los últimos precios de lo comprado en el ejercicio anterior, se valorarán esas cantidades. 137 Mapas del capítulo 3 Estratégico Es el arte de dirigir las actividades del área de compras. Es la forma de dirigir las operaciones o esfuerzos del área de compras dentro del plan de trabajo de la empresa. Administración de compras Resumen Resumen del capítulo 3 En el área de compras se realizan múltiples actividades, las cuales se desarrollan en forma organizada, razón por la que depende del área administrativa o del departamento administrativo, se coordina con todos los departamentos de la empresa, y nadie le reporta, existe una gran coordinación con tres departamentos de la empresa. n n n El departamento de producción En el que la actividad más importante con este departamento es la de adquirir las materias primas. El departamento de mantenimiento También aquí destaca una estrecha colaboración con este departamento. Con el almacén Razón obvia, ya que es el encargado de comprar los faltantes y todos aquellos insumos necesarios para el funcionamiento de la empresa. Estas actividades de coordinación son base para que el departamento de compras, sea más un departamento de servicios que un departamento administrativo. Nota: Si la empresa es de las que se dedica a revender artículos, la actividad de compras se vuelve de mucha más importancia ya que tiene que adquirir productos a los precios más bajos del mercado. TAMAÑO DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS Giro de la empresa Esto se refiere al tipo de mercado que la empresa está atacando, lo más probable es que tenga un jefe de compras, una secretaria y uno o varios compradores según el giro. Grupo de empresas En esta categoría nos referimos a un departamento de compras corporativo y uno por cada empresa integrante del grupo, lo más probable es que haya un departamento de compras corporativo que se integraría con un jefe, una secretaria y uno o varios compradores que en su momento atenderían a las empresas del grupo, y cada empresa tendría su departamento de compras que se integraría, con un jefe, una secretaria y uno o varios compradores según el giro. Tipo de empresa En esta categoría el departamento de compras sería de acuerdo a la actividad de la empresa, si es de manufactura, si es comercializadora o de servicios, y se tendría un jefe, una secretaria y uno o varios compradores especializados según la actividad de la empresa. 138 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Tamaño En este tipo de empresas varía el tamaño del departamento de compras, por lo general, es el dueño el que hace las compras, y según va creciendo, va mejorando el tamaño de esta área, esta característica la presentan mucho las empresas familiares, chicas. PERSONAL QUE LO INTEGRA Puede estar integrado de acuerdo al tamaño por un comprador administrativo y uno o varios compradores especializados. Gerente de compras, jefe de compras o encargado Es el responsable de tomar las decisiones de compra cuando ya se efectuó el cuadro comparativo, en el que ya se seleccionó al proveedor, es el que autoriza la designación y el que debe firmar la orden de compra. Secretaria Este elemento puede o no participar en el departamento de compras, si el área es grande puede existir, y en ocasiones pueden ser dos. Comprador Este personaje es quizá el más importante del área de compras, es el que localiza al vendedor, solicita la cotización, hace el cuadro comparativo, y selecciona al proveedor al que se le dará la orden de compra o pedido y pasa a autorización, para otorgarlo, en ocasiones él es el que firma la orden de compra o pedido. Otras áreas o personajes, que se relacionan con el área de compras Vendedor Es la persona que ofrece sus productos y/o servicios, pero también es la persona a quien se le solicitan sus productos o servicios. Área de control de calidad Esta representa una importante labor dentro de las actividades y funciones. Es la que, en su momento, autoriza que lo entregado por el proveedor cumpla con las especificaciones solicitadas en la orden de compra o pedido. Área de almacén También es importante esta área, ya que sin sus servicios no se podría tener en custodia lo adquirido. 139 Resumen Importancia Si es la empresa líder dentro de su giro, el departamento de compras debe ser de mucha especialización tanto en las compras nacionales como internacionales. Administración de compras Resumen Área de contabilidad (caja) Los pagos a las facturas del proveedor son importantes, para tener una buena y oportuna relación con los proveedores. PRODUCTO O SERVICIO La clasificación que el área de compras le da a lo que adquiere se basa en lo siguiente: n n n n Materia prima Cuando la empresa es de manufactura. Producto Cuando la empresa es comercializadora. Artículo Conocido también como componente. Mercancía Su razón principal es la de insumos. Todos estos bienes son susceptibles de comprarse y provocan que se establezca una relación entre comprador y vendedor. ACUERDO O CONVENIOS Estos surgen entre el comprador y el proveedor, donde se establecen, estipulan y/o pactan las condiciones, restricciones y/o concesiones, para la compraventa de los bienes. Cantidad Se refiere al volumen de compra, que en su momento puede variar de acuerdo con las condiciones de venta del proveedor y se relaciona con el precio de la compra. Precio Este se relaciona con una compra que por volumen, puede aumentar, y de acuerdo con la negociación puede también disminuir. Fecha de entrega Si la compra es de emergencia, la fecha de entrega puede ser de inmediato, si la compra es programada, las fechas de entrega serán de acuerdo a un plan de negociación. Fecha de pago Generalmente esta se negocia, será de acuerdo a lo estipulado en la orden de compra o pedido, según el cuadro comparativo. 140 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Lugar y hora de la recepción De acuerdo a las políticas de la empresa compradora, esta es la que impone hora y días para recepción de lo comprado, salvo en las compras de urgencia no hay fecha fijada, esta será de inmediato. FUNCIONES Como todo departamento, el área de compras tiene funciones principales y secundarias. Organizarse Para crear planes, procedimientos, establecer relaciones con los departamentos a los que les dará servicio. Comunicarse Con proveedores, con los departamentos a los que les da servicio y/o con los departamentos que solicitaron un requerimiento. Relacionarse Con los proveedores y con los departamentos que hacen las requisiciones. Respetar Las líneas de autoridad. Cooperar Con todos los departamentos de la empresa, en la solución de sus requerimientos. Actuar Con responsabilidad, con profesionalismo y/o ética. RESPONSABILIDADES Partiendo del concepto que dice “La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte”. Las responsabilidades del área de compras se enumeran, no en orden de importancia sino como algo que tiene el departamento de compras y que debe de acatar, entre otras encontramos: Elegir y tratar con los proveedores Esta actividad, le da al área de compras una serie de responsabilidades, con los proveedores. 141 Resumen Garantía El área de compras debe de exigir la garantía de calidad del proveedor. Resumen Administración de compras Investigar cotizaciones Es necesario que los compradores conozcan los productos, las materias primas en lo relativo a precios y sobre todo en su calidad, para con ello poder tomar una buena decisión. Elaborar cuadro comparativo Con las cotizaciones, de por lo menos a tres proveedores, se elabora el cuadro comparativo para poder tomar una buena decisión. Elaborar órdenes de compra y/o pedidos y darles seguimiento Después de tomar la decisión de a qué proveedor se elaborará la orden de compra, donde se especifica la cantidad de la compra, las políticas de la empresa en cuanto a los días y horas de recepción, asimismo a las facilidades y a los días de pago. Recibir y revisar productos, artículos o servicios que se hayan adquirido El almacén recibe, y le avisa al comprador que llegó lo que se pidió, inmediatamente el comprador le avisa a control de calidad y juntos revisan que lo que llegó cumpla con las especificaciones de compra. Salvaguardar lo recibido En algunas empresas los productos y materias primas adquiridas, son responsabilidad del área de compras y en el almacén hay un espacio reservado para el área de compras. Transportar lo recibido cuando así lo amerite También en algunas empresas, el área de compras se desplaza a recoger lo comprado. Desarrollar a los proveedores Con el fin de que lo adquirido por la empresa, cumpla con las especificaciones de la materia prima, es obligación del área de manufactura desarrollar a los proveedores. Investigar nuevos proveedores Con objeto de tener siempre asegurado el abasto de la materia primas y los productos que compra la empresa, es obligación del área de compras localizar nuevos proveedores. Actualizar cotizaciones Si por algún motivo en la o las cotizaciones, no viene claro alguna de las condiciones de compra esta se actualiza, siempre que no se rebase la ética en los negocios. Llevar un registro de pedidos pendientes de surtir y pedidos surtidos Este es un documento que se tiene que elaborar, para tener el estado y situación de los pedidos y poder dar información. 142 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Autorizar el pago de las facturas de los proveedores cuando estas ya han sido entregadas Una de las firmas que necesita el área de contabilidad para efectuar el pago es del área de compras, pues conoce el estado del pedido, y ya dio por bueno la recepción de lo solicitado. Tener buenas relaciones con los proveedores Es parte del servicio que debe de practicar siempre el área de compras. OBJETIVOS Como todo departamento de una empresa, debe tener sus objetivos, los cuales van de acuerdo con los planes y objetivos de esta, estos se agrupan en siete grandes grupos: n n n n n n n Que los artículos adquiridos cumplan con las especificaciones y condiciones de calidad que se requieren. Evitar riesgos y/o pérdidas al realizar el pedido. Valuar el servicio. Mantener buenas relaciones con los proveedores. Coordinar las relaciones con los departamentos a los que les da servicio. Ser eficiente, eficaz y oportuno. Anticiparse a los sucesos. ACTIVIDADES Entre otras actividades que desarrolla el departamento de compras de la empresa destacan los siguientes: Prever los requerimientos de las áreas a los que les da servicio y/o abastecer y conseguir oportunamente los requerimientos solicitados Es necesario que el área de compras desarrolle un programa de trabajo con las áreas que la necesitan constantemente. Revisar los artículos o servicios que recibe de los proveedores Estar en constante comunicación con las áreas de almacén y control de calidad, para que lo que se reciba, cumpla con las especificaciones y la calidad requerida. 143 Resumen Solicitar permisos gubernamentales para bienes de importación Esta es una actividad que se puede llevar a cabo por el área de compras o solicitarla a la agencia aduanal. Resumen Administración de compras Controlar y salvaguardar lo adquirido Aunque esta es una responsabilidad del almacén, compras debe estar consciente de lo que el almacén tiene para su custodia. COORDINACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS ÁREAS Una de las actividades del departamento de compras es adquirir los insumos necesarios para el funcionamiento de la empresa, la coordinación del departamento de compras con otras áreas de la empresa es vital por varias razones. Desde un punto de vista vertical, el departamento de compras se puede subordinar a la dirección administrativa, al área de finanzas o al departamento de contabilidad. Desde un punto de vista horizontal, se coordina con todos los departamentos de la empresa, destacando principalmente: Almacén Esta área es la encargada, por lo general, de guarda y custodia de los bienes de la empresa. Producción Este departamento, casi siempre le solicita directamente lo que necesita para la producción, de lo que vende la empresa. Mantenimiento El departamento de mantenimiento es el encargado de tener en funcionamiento la empresa. Servicios generales La empresa necesita estar en buenas condiciones, tanto en limpieza como en seguridad, razón por la que este departamento siempre está en contacto con compras para la adquisición de los productos de limpieza y de seguridad. Control de calidad Una vez que adquiere los insumos de trabajo de la empresa, el área de control, de calidad, se encarga de revisar lo que se compró, y aceptar o rechazar. Todos los departamentos a los que le da servicio También desde un punto de vista de trabajo, al área de compras no le reporta a nadie. 144 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS Definición de la misión del área de compras La planeación es un factor importante para la realización de las actividades de la empresa y como consecuencia el área de compras, destacando principalmente tres etapas: n n n Investigación Recopilar toda la información tanto dentro de la empresa como fuera de ella, para análisis del problema, donde se especificarán los problemas formales (las compras de lo necesario para que la empresa pueda funcionar como tal). Análisis Analizar, con detalle la información recopilada, y con el resultado elaborar los programas de trabajo. Elaboración de programas generales y específicos Los programas los podemos clasificar en: • Programas generales, que son válidos para toda la empresa. • Programas particulares o específicos, que son válidos para cada departamento o área de trabajo de la empresa. • Programas a corto plazo, cuya duración será de un mes a un año. • Programas a largo plazo, cuya duración será de más de un año. Debemos recordar que fallar al planear es igual a planear para fallar. Bajo esta premisa, agregaremos otra premisa que dice que fallar al planear, se debe invariablemente a la apatía de pensar. FASES DE LA PLANEACIÓN SEGÚN EL MAESTRO REYES PONCE FASE MECÁNICA n Previsión. Qué puede hacerse. n Planeación. Qué se va a hacer. n Organización. Cómo se va a hacer. FASE DINÁMICA n Integración. Con qué se va a hacer. n Dirección. Ver que se haga. n Control. Cómo se ha realizado. 145 Resumen En base a la planeación de las compras, debemos entender que como toda actividad administrativa y de dirección, es establecer etapas en el proceso de las compras. Resumen Administración de compras Desarrollo de los objetivos del área de compras Los objetivos del área de compras deben de ir de acuerdo a los de la empresa. Análisis de la situación Para empezar a planear los objetivos del área es necesario recopilar toda aquella información del entorno tanto dentro de la empresa como fuera de ella. Para comprender mejor este razonamiento, lo veremos desde un punto de análisis: a) Demanda de producto, que produce la empresa. b) Consumidores finales del producto, que produce la empresa c) La competencia tanto directa como indirecta, o sustituta. Visión del área de compras Clarificar profundamente lo que se espera del área. Planeación estratégica del área Se refiere ampliamente en lo relativo al plan anual de mercadotecnia. Preparación del plan anual del área El área de compras establecerá un plan anual de compras, en lo relativo a las materias primas y a los insumos, así como a las refacciones para el mantenimiento preventivo. Implantación y control del plan Como todo plan debe de tener una fecha de iniciación o implantación así como una de control. Misión La misión del área de compras va muy de la mano con la de la empresa. Esto se traduce, para una empresa de manufactura en: n n n n n n n 146 Materias primas de buena calidad, que cumplan con las especificaciones. Que las cantidades de compra sean las necesarias. Que sean entregadas, justo a tiempo. Que lo adquirido sea a un precio exacto y de acuerdo a la calidad. Que el tiempo de pago sea el adecuado y de acuerdo al flujo de efectivo, de la empresa compradora. Que los insumos necesarios para la fabricación de los productos estén siempre a tiempo. Que las refacciones con que se debe tener en funcionamiento la empresa sean de acuerdo a lo planeado tanto para el mantenimiento preventivo como el correctivo. capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras n n n n A un precio rentable. Entregas oportunas, tanto en los almacenes de la empresa, como en los lugares que sean pactados. Que los insumos necesarios para la fabricación de los productos estén siempre a tiempo. Que el tiempo de pago sea el adecuado y de acuerdo a qué. Visión En el área de compras la visión se traduce en un crecimiento a futuro que, por lo general, va de acuerdo a la misión y a la visión de la empresa. Si la empresa se encuentra dentro de un grupo, su visión tendrá que ajustarse a los manuales de políticas y procedimientos del grupo y de su propia empresa. Fabricación El área de compras de una empresa de manufactura, establecerá su planeación de compras de acuerdo al plan: Producción Una empresa con una buena administración siempre tendrá un plan de producción, donde se especifica qué se producirá en cada semana o cada mes, y compras, tendrá que elaborar su plan de trabajo de acuerdo a ese programa de producción. Almacenes A. En relación con la materia prima, la capacidad de los almacenes, se definirá la actuación de las compras para que en estos lugares, se pueda almacenar la materia prima necesaria en la fabricación tanto por semana o por mes. B. En relación con las refacciones de la maquinaria (mantenimiento), se establecerá dentro de almacén un espacio reservado para el resguardo de las mismas para el mantenimiento preventivo o correctivo. Imprevistos Los imprevistos se solucionarán sobre la marcha. En una empresa comercializadora, se establecerá la planeación de acuerdo a: Mercadotecnia Los planes de mercadotecnia serán de acuerdo a las necesidades del mercado, y la planeación, en ocasiones se tiene que reajustar a las necesidades del mercado. 147 Resumen Y para una empresa comercializadora se traduce en que la compra de los productos a comercializar sean: Resumen Administración de compras Ventas Sucede lo mismo que a mercadotecnia, cuando se contrae el mercado es necesario revisar los planes de trabajo y sobre todo obliga a cambiar los objetivos de venta. Mantenimiento y maquinaria La planeación de compras en esta área de trabajo, se basa en el mantenimiento preventivo o correctivo. n Mantenimiento preventivo Este se realiza de acuerdo a la fatiga de la línea de producción, baleros, bandas y otro tipo de la maquinaria, y ellos entregan a compras la lista de refacciones para cuando las necesitan. n Mantenimiento correctivo Una interrupción de la línea de producción, por una falla en la maquinaria, el área de compras solo se ajusta a las necesidades del momento y se debe tener una partida en caja chica para comprar aquellas refacciones que se necesitan en el momento. Insumos Este tipo de requerimientos, se basa en las necesidades de cada área, las que se reflejarán en la entrega de sus presupuestos anuales. PRONÓSTICO DE COMPRAS Esta actividad es importante desde el punto de vista de las empresas que compran cosechas de granos, frutas y verduras, pues negocian sus adquisiciones en base a un pronóstico de siembra, clima y situación económica del momento. PRESUPUESTO DE COMPRAS Es una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial, consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados, y se clasifican en presupuestos no financieros y presupuestos financieros. A. Los presupuestos no financieros Las cantidades de compra se basarán en lo establecido por el área de producción si la empresa es de manufactura, por el área de mercadotecnia si la empresa es de comercialización, y por el área de mantenimiento. B. Los presupuestos financieros Este estimará el presupuesto de financiero en base a los precios del año próximo pasado incrementando un porcentaje por los problemas inflacionarios y aumento de costos. 148 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras PROGRAMA DE COMPRAS Los programas de compras se pueden establecer de varias formas, pero sobre todo, estarán de acuerdo al presupuesto y a la aceptación de los proveedores. Estratégico Es el arte de dirigir las actividades de las empresas, y aplicándola a las actividades del área de compras, es la forma de dirigir las operaciones o esfuerzos del área de compras dentro del plan de trabajo de la empresa. Táctico Este programa es el físico, y es el arte de emplear los recursos de una empresa, o mejor dicho, en área de compras, es la acción de disponer y emplear los elementos de un área para planear sus actividades, es decir, documentar lo que se debe hacer, para que el área de compras cumpla con sus funciones. 149 Resumen C. Restricciones y limitaciones Estas son determinadas, primero por las futuras compras en el extranjero y por la dirección de la empresa. Administración de compras Preguntas Preguntas del capítulo 3 1. ¿Qué personal integra el área de compras? 2. ¿Cuáles son los otros personajes que se relacionan con el área de compras? 3. ¿Cuáles son las funciones del área de compras? 4. ¿Qué áreas le reportan a compras? 5. ¿Desde el punto de vista vertical a qué departamentos le reporta ventas? 6. Recordando al maestro Reyes Ponce, mencione las dos fases de su concepto de administración. 150 capítulo 3 • Conceptualización del departamento de compras Caso práctico 1. Creación de departamento de compras n n n n La empresa está en pleno crecimiento gracias al esfuerzo de la gerencia de ventas, que la ha colocado en los primeros lugares de empresas de su tipo. Cuenta con una fuerza laboral de 123 empleados de los cuales 114 son sindicalizados. Para cumplir con los pedidos generados por la fuerza de ventas de acuerdo a lo relacionado en el portafolio de productos, tanto de productos de línea como de los sobre pedidos, ha creado ya el segundo turno, y en ocasiones tiene que recurrir a la ayuda de terceros como maquila, para cumplir con los deseos del consumidor final. La empresa cuenta con una superficie de 540 metros cuadrados para el área de manufactura, 320 metros cuadrados para el área de almacén de materia prima y 400 metros cuadrados para el área de producto terminado. Preguntas a desarrollar 1. ¿Cómo crearía el departamento de compras y por qué? 2. ¿A qué área reportaría el departamento de compras? 3. ¿Cuántos elementos se contratarían, para crear el departamento de compras?, ¿y cuál sería el perfil de cada uno? 4. ¿Quiénes le reportarían al área de ventas y por qué? Caso práctico 2. Directrices del departamento de compras La empresa “Manufacturas en Aluminio, S.A. de C.V.”, de Pachuca, Hidalgo, cumpliendo con lo estipulado en el plan de crecimiento a largo plazo, ha creado el área de compras. El encargado del área de compras deberá crear algunas funciones, responsabilidades y objetivos para la coordinación del área de compras, con las otras áreas de la empresa que soliciten los servicios del área de compras. Preguntas a desarrollar 1. Enumere las áreas de la empresa, que se deberán coordinar con el departamento de compras. Nota: detalle el por qué de la coordinación de cada departamento con el área de compras. 151 Casos prácticos La empresa “Manufacturas en Aluminio, S.A. de C.V.”, de Pachuca, Hidalgo, cumpliendo con lo estipulado en el plan de crecimiento a largo plazo, ha decidido crear el área de compras, basando la idea en las siguientes características de la empresa. Administración de compras Casos prácticos Caso práctico 3. Planeación del área de compras La empresa “Manufacturas en Aluminio, S.A. de C.V.”, de Pachuca, Hidalgo, cumpliendo con lo estipulado en el plan de crecimiento a largo plazo, ha decidido activar lo necesario para cumplir en 100%, el servicio que le presta a toda la empresa, pero principalmente, con los requerimientos del área de manufactura y como consecuencia, deberá establecer una planeación de compras, que le permita abastecer debidamente los requerimientos del área de producción, en lo relativo a los productos de línea, dando un especial cuidado a los requerimientos de los productos sobre diseño. Preguntas a desarrollar 1. ¿Cuáles serían y por qué las necesidades de planeación del área de compras, con respecto a la Misión y Visión? 2. Dentro de la planeación, ¿establecería un programa de compras?, ¿sí, por qué?, ¿no, por qué? 3. Si su respuesta anterior fue SÍ, ¿lo establecería como estratégico o como táctico? 152 4 Documentos del área de compras Contenido 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 Registro de requisiciones Cotización Registro de solicitudes de cotización Registro de cotizaciones recibidas Cuadro comparativo Registro de órdenes de compra Registro de órdenes de compra pendientes de entrega Registro de órdenes de pago Registro de órdenes de compra pagadas Informe de órdenes entregadas Informe de faltantes o devoluciones al proveedor 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 Registro de proveedores FACTURA REMISIÓN CONVENIOS MANUAL DE COMPRAS NACIMIENTO Y TERMINACIÓN DE LA COMPRA MAPAS DEL CAPÍTULO 4 RESUMEN DEL CAPÍTULO 4 PREGUNTAS DEL CAPÍTULO 4 153 Mapa conceptual del capítulo 4 Registro de requisiciones Cotización Registro de solicitudes de cotización Nacimiento y terminación de la compra Cotizaciones recibidas Manual de compras Cuadro comparativo Convenios Registro de órdenes de compra Remisión Registro de órdenes pendientes Factura Registro de compras pagadas Registro de proveedores 154 Documentos y formatos Informe de devoluciones al proveedor Informe de órdenes entregadas capítulo 4 • Documentos del área de compras El departamento de compras maneja una variedad de documentos que son de gran utilidad para cumplir con sus funciones y beneficios como área importante a la empresa, para operarlos se empieza con los controles administrativos. CONTROLES ADMINISTRATIVOS Esta es una actividad de suma importancia para evitar la duplicidad de actividades y como consecuencia una efectividad de 100 por ciento. Son muy importantes en el área de compras y se deben de elaborar 12 documentos, para tener al día la información, dichos documentos son necesarios para dar información que se relacione con el estado que guardan las requisiciones, las órdenes de pago y la entrega de lo solicitado. Se pueden llevar en formatos impresos o en formatos cargados en la computadora del área de compras, y estos son instrumentos de ayuda al área, ya que lo pueden consultar todos los departamentos que hallan solicitado un requerimiento. No hay una secuencia lógica de los documentos, pero según las necesidades de cada departamento, se le da una prioridad necesaria al área de compras. Estos son los documentos más importantes del área de compras: n n n n n n n n n n n n Registro de requisiciones. Cotizaciones. Registro de solicitudes de cotizaciones. Registro de cotizaciones recibidas. Cuadro comparativo. Registro de órdenes de compra y/o contratos. Registro de órdenes pendientes de entrega. Registro de órdenes de pago. Registro de pagos. Informe de órdenes entregadas por el proveedor. Informe de devoluciones al proveedor. Catálogo o registro de proveedores. En las páginas siguientes se detallarán cada uno de los documentos y su contenido, de manejo muy sencillo; cabe aclarar que es posible que el usuario de estos documentos pueda eliminar alguna columna o agregar una nueva, según sus necesidades. Podríamos señalar que dentro de estos 12 documentos, pueden sobresalir seis: n n n n n n Registro de requisiciones. Cotización. Registro de solicitudes de cotizaciones. Registro de cotizaciones recibidas. Cuadro comparativo. Registro de órdenes de compra y/o contratos. 155 Administración de compras 4.1 Registro de requisiciones Todas las requisiciones que llegan al área de compras deben registrarse para evitar duplicidad al momento de elaborar la orden de compra o pedido, y cuando ya se ha entregado, tacharlas o sacarlas del consecutivo. No es lo mismo tener un fólder donde se archivan las requisiciones, partiendo de la base que varias de ellas llegan por una llamada telefónica, y no hay un documento que lo ampare. Sus datos necesarios son: n n n n n n n n 156 Número de requisición En este espacio se anotará el número consecutivo de la requisición, este es un control que se lleva de dos maneras; la primera corresponde a un consecutivo que el departamento de compras le da a los talonarios que entrega a cada área al empezar el año, y la otra forma es el número que lleva cada área. Es posible que la requisición llegue por memorando o por teléfono, o por otra vía y el área de compras le da un consecutivo para este tipo de solicitud de requerimiento. Departamento solicitante El departamento o área de la empresa que necesita de un requerimiento y solicita que le sea comprado, puede ser el área de manufactura, mantenimiento o almacén. Fecha de solicitud Aquí se anota la fecha en que llegó la requisición o el pedimento del requerimiento, así como la fecha que trae el documento o requisición. Fecha de requerimiento Se anotará la fecha de la solicitud de compra y que es la requerida, este dato es muy importante, si es del área de manufactura, y se tomará como fecha, en que debe entregarse por el proveedor. Producto(s) El producto que se solicita en la requisición y que debe coincidir con el producto que se anotará en la orden de compra. Cantidad Esta cantidad se reflejara, en los productos que amparará la orden de compra y que coincide con la cantidad del requerimiento solicitada. Precio En algunas ocasiones, el solicitante del requerimiento da el nombre del producto, el fabricante y un posible precio, este es el que se anota en este registro. Observaciones o la firma que autoriza el requerimiento Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. capítulo 4 • Documentos del área de compras NOMBRE DE LA EMPRESA REGISTRO DE REQUISICIONES Número de requisición Departamento Solicitante Fecha de solicitud Fecha de Producto requerimiento Cantidad Firma de autorización Formato 4.1. Registro de cotizaciones. 4.2 Cotización n n n n n n Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización Se anotará el nombre del proveedor, a quien se le solicitó la cotización, sea de los que están en la lista o uno nuevo que por las características del producto no lo teníamos registrado. Fecha de elaboración Se anotará la fecha en que se elabora la cotización. Fecha de requerimiento Se anotará la fecha de la solicitud de compra y que es la requerida, este dato es muy importante, si es del área de manufactura, y se tomará como fecha, en que debe entregarse por el proveedor. Producto(s) Producto que se solicita en la requisición y que debe coincidir con el producto que se solicita en la cotización, marcando claramente sus especificaciones. Cantidad Cantidad del o los productos que ampara la requisición de compra, y que debe coincidir con la cantidad del requerimiento solicitada. Precio del producto En algunas ocasiones, el solicitante del requerimiento da el nombre del producto, el fabricante y un posible precio, este es el que se anota en este registro. Observaciones o la firma que autorizan el requerimiento. Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. 157 Administración de compras NOMBRE DE LA EMPRESA MES DEL EJERCICIO COTIZACIÓN Nombre del proveedor Fecha de Fecha de elaboración requerimiento Producto(s) Cantidad Precio del producto Observaciones y/o firma de autorización Formato 4.2. Cotizaciones. 4.3 Registro de solicitudes de cotización Esta relación es un documento que debe elaborarse para tener un mejor control y dar información, cuando así lo solicite el área que emitió la requisición. Sus datos necesarios son: n n n n n n 158 Número de cotización Para un orden bien planeado, es necesario que el departamento de compras lleve un consecutivo de los números de solicitud de cotizaciones, que anotará en esta columna. Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización Se anotará el nombre del proveedor, a quien se le solicitó la cotización, sea de los que están en la lista o uno nuevo que por las características no esté registrado. Área solicitante El departamento o área de la empresa que necesita de un requerimiento y solicita que le sea comprado, puede ser el área de manufactura, mantenimiento o almacén. Fecha de elaboración Se anotará la fecha en que se elabora la solicitud al proveedor. Producto(s) Producto que se solicita en la requisición y que debe coincidir con el producto que se anotará en la orden de compra y en la solicitud de cotización. Cantidad Cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que coincide con la cantidad del requerimiento solicitada. capítulo 4 • Documentos del área de compras n Observaciones o la firma que autoriza el requerimiento Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. Nota: este documento se debe elaborar cada mes. NOMBRE DE LA EMPRESA REGISTRO DE SOLICITUDES DE COTIZACIONES Número de Nombre del Área Fecha de Producto(s) Cantidad cotización proveedor solicitante elaboración Observaciones y/o firma de autorización Formato 4.3. Solicitud de cotización. 4.4 Registro de cotizaciones recibidas Cada una de las cotizaciones que reciba el departamento de compras deberá ser registrada en este formato, para tener la información a la mano, y llevar un control de todas las cotizaciones que reciba. Sus datos necesarios son: n n n n n n Nombre del proveedor Se anotará el nombre del proveedor a quien se solicitó la cotización, que es el mismo que envía la cotización. Fecha de recepción Se anotará la fecha en que se recibió la cotización. Fecha de requerimiento Se anotará la fecha en que el proveedor podría entregar lo solicitado. Producto(s) Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la requisición solicitada. Cantidad Cantidad de productos que ampara la cotización y que debe coincidir con la cantidad del requerimiento solicitada. Precio En esta columna se anotará el precio que ya se pudo haber pactado con el proveedor, antes de enviar la solicitud de cotización, si no se ha pactado, es el que viene clarificado en la cotización. 159 Administración de compras n n Condiciones de pago En esta columna se anotarán las condiciones de pago, pactadas con el proveedor, antes de enviar la solicitud de cotización, si no se ha pactado, se anotará la que viene en la cotización. Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. NOMBRE DE LA EMPRESA MES DEL EJERCICIO REGISTRO DE COTIZACIONES RECIBIDAS Nombre del proveedor Fecha de recepción Fecha de requerimiento Producto(s) Cantidad Precio Condiciones de pago Observaciones Formato 4.4. Cotizaciones recibidas. 4.5 Cuadro comparativo Este es tal vez el documento base de una buena administración del área de compras, pues es indispensable para la toma de decisiones en el otorgamiento de la orden de compras. Este documento se elaborará por las requisiciones que se reciban en relación a un producto y su base, es la de poder ayudar a tomar una buena decisión para la creación de la orden de compra. Se anotarán en este documento, todos los datos que contenga la o las cotizaciones que lleguen de los proveedores. Sus datos necesarios son: n n n 160 Nombre del proveedor a quien se le da la orden de compra Después de recibir las diferentes cotizaciones de los proveedores a quienes se les invitó a cotizar, se anotarán todas las cotizaciones recibidas en esta columna. Producto(s) Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la requisición solicitada. Cantidad Cantidad de los productos que ampara la orden de compra y que coincide con la cantidad del requerimiento solicitada. capítulo 4 • Documentos del área de compras n n n n n n n n Precio por unidad Precio unitario del o los productos que ampare la cotización, enviada por el proveedor. Precio total Precio unitario del o los productos que ampare la cotización, enviada por el proveedor, y el cual será igual a la multiplicación de la cantidad por el precio unitario. Porcentaje de descuento En esta columna se anotará el porcentaje de descuento, que el proveedor dará, ya sea por pronto pago, por la cantidad de compra o como por ser cliente especial, o la sumatoria de los tres porcentajes, si hay otro descuento se sumara a los otros tres. Tiempo de entrega En esta columna se anotará el tiempo que el proveedor, nos declara, o el tiempo que viene marcado en la solicitud de cotización. Tiempo de pago En esta columna se anotará el tiempo que el proveedor, nos declara, que puede ser 30, 60 o 90 días a la presentación de la factura, o el tiempo que viene marcado en la solicitud de la cotización. Condiciones de pago En esta columna se anotarán las condiciones de pago, que el proveedor tiene estipulado o en su caso las condiciones de pago que solicitaron en la cotización. Garantía En esta columna se marcará las condiciones de garantía que nos envía el proveedor, y que se toma como base para la toma de decisiones. Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. Nombre de la Empresa Fecha de Elaboración CUADRO COMPARATIVO Nombre del proveedor Producto(s) Cantidad Precio por unidad Precio total Porcentaje de descuento Tiempo de entrega Garantía Tiempo de pago Observaciones Formato 4.5. Cuadro comparativo. 161 Administración de compras 4.6 Registro de órdenes de compra Después de decidir a qué proveedor se le elabora la orden de compra que, por lo general, también se le conoce como pedido fincado, es necesario llevar un control, para evitar duplicar la orden de pago a proveedor. Sus datos necesarios son: n n n n n n n n n 162 Número de la orden de compra Para un orden bien planeado es necesario que el departamento de compras lleve un consecutivo de los números de órdenes de compra, y ese número es el que anotará en esta columna, que durante todo el periodo entre la recepción y el pago servirá de referencia. Nombre del proveedor a quien se le da la orden de compra Después de tomar la decisión con base en el cuadro comparativo, se anotará en él, el nombre del proveedor. Fecha de elaboración De la orden de compra que, por lo general, es el día que se le entrega al proveedor. Fecha de requerimiento Se anotará la fecha en que el proveedor debe entregar el producto que ampara la orden de compra, es decir, esta fecha debe coincidir con la fecha del requerimiento, o sea la que el solicitante del requerimiento estipula que la necesita. Producto(s) El o los productos que se solicitan en la requisición enviada por el área que hizo la requisición. Cantidad Cantidad del o los productos que ampara la orden de compra, y que coincide con la cantidad solicitada del requerimiento. Precio o valor de la orden de compra Se anotará el valor de la orden de compra y si es posible, cada partida de la orden de compra. Condiciones de pago Cuando se le asignó al proveedor la orden de compra o pedido, se negoció una fecha o tiempo de pago, y viene especificada en la cotización, esta se anotará en la columna. Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. capítulo 4 • Documentos del área de compras NOMBRE DE LA EMPRESA FECHA DE ELABORACIÓN REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA Núm. de la orden de compra Nombre del proveedor Fecha de elaboración Fecha de requerimiento Producto(s) Cantidad Precio o valor de la orden Condiciones de pago Observaciones Formato 4.6. Registro de órdenes de compra. 4.7 Registro de órdenes de compra pendientes de entrega Relación de pedidos pendientes de recibir, tiene una utilidad muy importante, ya que nos sirve para llamar al proveedor para ver qué está pasando y también para decirle al requisitante cuándo será la entrega. Sus datos necesarios son: n n n n n n Número de la orden de compra En este espacio se anotará el número de la orden de compra, que no se ha surtido y que va en relación con el consecutivo de órdenes de compra, del área correspondiente. Nombre del proveedor Nombre del proveedor al que se dio la orden de compra, se anotará en este rubro. Área solicitante Nombre del departamento que originó la orden de compra mediante una solicitud (requisición). Fecha de elaboración Fecha en que se elaboró la orden de compra. Fecha de requerimiento Fecha en que se necesita el requerimiento y que va de acuerdo a la solicitud de compra (requisición), se anotará en este rubro. Producto(s) Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la requisición solicitada. 163 Administración de compras n n n n Cantidad Productos que ampara la orden de compra y que coincide con la cantidad del requerimiento solicitada. Precio Valor de la orden de compra, se anotará en esta columna. Condiciones de pago Forma y condiciones de pago se anotarán en esta columna, y debe de estar de acuerdo con la negociación pactada con el ejecutivo de ventas o el proveedor. Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. Nota: es posible, para tener mayor información agregar una columna en la que especifique el porqué del retraso. NOMBRE DE LA EMPRESA MES DEL EJERCICIO REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA PENDIENTES DE ENTREGA Núm. de orden de compra Nombre del proveedor Área solicitante Fecha de elaboración Fecha de requerimiento Producto(s) Cantidad Precio Condiciones de pago Observaciones Formato 4.7. Registro de órdenes de compra pendientes de entrega. 4.8 Registro de órdenes de pago Después de entregar la orden de compra, debe elaborarse la orden de pago respectiva y, por lo general, esta se elabora, casi al mismo tiempo de la orden de compra, en algunas empresas este registro no se elabora, ya que el departamento de contabilidad recibe una copia de la orden de compra. Sus datos necesarios son: n 164 Nombre del proveedor El nombre del proveedor al que se le pagarán los artículos entregados y que ya cumplió con los requisitos que pide el área de caja para pagarse, se anotará en este rubro. capítulo 4 • Documentos del área de compras n n n n n n Número de orden de compra En este espacio se anotará el número de orden de compra, que va en relación con el consecutivo que se lleva en el área de compras. Valor del pago El importe del total de la orden de compra que se tiene que pagar, y que va de acuerdo al total del valor que viene en la factura entregada por el proveedor. Centro de costo (área a la que cargará el pago) De acuerdo con el centro de costo del departamento, es decir, área solicitante del requerimiento, y el área de contabilidad anotarán en sus libros para el descargo de la cantidad pagada. Posible fecha de elaboración, del cheque importe de la orden de compra De acuerdo con la política de fechas de revisión de facturas y días de pago, y la fecha negociada de pago, se solicitará al departamento de contabilidad que tenga el cheque listo para su pago al proveedor. Fecha de requerimiento Fecha en que se deberá pagar la orden de pago, que es la negociada con el proveedor, se anotará en este rubro. Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. NOMBRE DE LA EMPRESA MES DEL EJERCICIO REGISTRO DE ÓRDENES DE PAGO Nombre del proveedor Número de la orden de compra Valor del pago Centro de costo Posible fecha de pago Fecha de requerimiento Observaciones Formato 4.8. Registro de órdenes de pago. 4.9 Registro de órdenes de compra pagadas Cuando se recibe lo solicitado, debe elaborarse esta relación, donde se anota si se entregó a tiempo, si no hubo rechazos, si entregó la documentación a tiempo, y alguna otra causa positiva o negativa, en relación con la orden de compra. Sus datos necesarios son: 165 Administración de compras n n n n n n n n Proveedor Nombre del proveedor al que se le pagó, y qué documento entregó al área de contabilidad para su pago, y que fue acompañada con la firma del almacén y del área de compras, es posible que contabilidad nos entregue una copia de las facturas pagadas. Área solicitante Nombre del departamento que originó la orden de compra mediante una requisición. Producto(s) El o los productos que se solicitaron en la requisición y que debe coincidir con la orden de compra. Cantidad Cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que coincide con la cantidad marcada en la orden de compra. Fecha de la orden de pago Se anotará en este rubro la fecha en que se elaboró, la orden de pago al área de contabilidad. Fecha de pago Se anotarán en este rubro, la fecha en que el área de caja entregó al proveedor el cheque, valor de la orden de compra. Valor del pago Se anotará en este rubro el valor del cheque con que se pagó la factura del proveedor. Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. Nota: es posible que a esta relación le pueda agregar el número de cheque con que se pagó. NOMBRE DE LA EMPRESA MES DEL EJERCICIO REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA PAGADAS Nombre del proveedor Área solicitante Producto(s) Cantidad Fecha de la orden de pago Formato 4.9. Registro de órdenes de compra pagadas. 166 Fecha de pago Valor del pago Observaciones capítulo 4 • Documentos del área de compras 4.10 Informe de órdenes entregadas Se debe llevar un consecutivo de las órdenes entregadas, para poder informar tanto al área de contabilidad, como al área solicitante, de las órdenes que ya se entregaron, para que pase al almacén a recoger su requerimiento, y a contabilidad para que efectúe la elaboración del cheque para el pago. n n n n n n n n n n Nombre del proveedor El nombre del proveedor al que se le dio la orden de compra, y que ya entregó al almacén lo solicitado; tanto el área de compras como el área de control de calidad, dieron el visto bueno, y que puede ser la copia de la factura que ampara lo entregado. Área solicitante El nombre del departamento que originó la orden de compra mediante una solicitud o requisición. Producto(s) El o los productos que se solicitaron en la requisición y que deben coincidir con la orden de compra, especificados en la copia de la factura del proveedor. Cantidad entregada La cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que deben de coincidir con la cantidad marcada en la factura del proveedor. Fecha de elaboración La fecha en que se elaboró la orden de compra. Fecha de requerimiento La fecha en que se debió entregar lo solicitado en la orden de compra. Cantidad faltante La cantidad de los productos faltantes, que no entregó el proveedor, y que completaría de la orden de compra. Causa del faltante Se anotará una clave si se tiene, o en breves palabras la causa del faltante. Valor del pago En esta columna se anotará el nuevo valor de la factura del proveedor, que debe coincidir con el valor original menos las cantidades faltantes, y en devolución, si es que el proveedor no puede cumplir con el total de la orden de compra. Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. 167 Administración de compras NOMBRE DE LA EMPRESA MES DEL EJERCICIO REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA ENTREGADAS Nombre del proveedor Área solicitante Producto(s) Cantidad entregada Fecha de elaboración Fecha de requerimiento Cantidad faltante Causa del faltante Valor del pago Observaciones Formato 4.10. Registro de órdenes de compra entregadas. 4.11 Informe de faltantes o devoluciones al proveedor Cuando por alguna razón se le devuelve al proveedor lo solicitado, se debe anotar la causa y el tiempo en que se repuso lo devuelto o completar el faltante. Sus datos son: n n n n n n n 168 Proveedor Nombre del proveedor se anotará en este rubro. Área solicitante Nombre del departamento que originó la orden de compra mediante una solicitud (requisición). Producto(s) Producto que se solicitó en la requisición y que debe coincidir con la requisición solicitada. Cantidad Cantidad de los productos que ampara la orden de compra, y que coincide con la cantidad del requerimiento solicitada. Fecha de elaboración Fecha de elaboración de la orden de compra. Fecha de requerimiento Fecha en que se deberá entregar lo solicitado en la orden de compra. Cantidad rechazada Cantidad de productos rechazados, que se devuelve al proveedor para su reposición, porque no cumplen con las especificaciones o vienen defectuosos. capítulo 4 • Documentos del área de compras n n n Cantidad faltante Cantidad de los productos faltantes, que no entrega el proveedor, y que completaría la cantidad de productos solicitados en la orden de compra. Cantidad en devolución La cantidad de productos que se devuelven al proveedor por no ajustarse a las especificaciones indicadas en la orden de compra, y los que se deben reponer. Observaciones Se anotará quién o quiénes firmaron la requisición. Nota: es posible que se agregue una columna para indicar la causa por la que se rechazan, se devuelven, o si hay faltantes, indicadas en las columnas respectivas. NOMBRE DE LA EMPRESA MES DEL EJERCICIO INFORME DE FALTANTES Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR Nombre del proveedor Área solicitante Producto(s) Cantidad Fecha de elaboración Fecha de requerimiento Cantidad rechazada Cantidad faltante Cantidad en devolución Observaciones Formato 4.11. Informe de faltantes y devoluciones al proveedor. 4.12 Registro de proveedores Documento que debe tenerse por obligación, ya que es el primer documento que se necesita cuando llega una requisición. Sus datos necesarios son: n n n Nombre del proveedor El nombre del proveedor, su dirección, su teléfono y/o fax, el nombre de su representante, su correo electrónico y la forma de localizarlo, etc., se anotará en este rubro. Características del proveedor Todas las características del proveedor, como pueden ser, su rapidez en contestar el llamado, su servicio y otras, se anotarán en este registro. Productos que puede surtir El o los productos, que el proveedor puede surtir. 169 Administración de compras n n n n n n Cantidades que puede surtir Cantidades de los productos que puede surtir, en múltiplos de 10. Mínimos que puede surtir Las cantidades mínimas que el proveedor puede surtir. Máximos que puede surtir Cantidades máximas que el proveedor puede surtir. Tiempos de entrega Tiempos en las entregas y oportunidades de uso, así como las cantidades de urgencia que podría surtir cuando las hay. Condiciones de pago De acuerdo con las políticas de la empresa como podrían ser sus plazos de pago y las tolerancias que esto indica. Observaciones Se puede anotar en esta columna, el nombre del representante. NOMBRE DE LA EMPRESA REGISTRO DE PROVEEDORES Nombre del proveedor Característica del proveedor Producto(s) que puede surtir Cantidad que puede surtir Mínimos que puede surtir Máximos que puede surtir Tiempos de entrega Condiciones de pago Observaciones Formato 4.12. Registro de proveedores. 4.13 FACTURA Documento que genera el proveedor, que ampara lo solicitado y al pagarse, cumple con los requisitos de posesión objeto de la venta, este documento siempre se elabora en varios tantos, el original que siempre será para el comprador y que se presentará a su revisión de acuerdo con lo que dice el pedido, una primera copia, que es del vendedor, para efectos fiscales y una segunda copia que servirá como comprobante de entrega y que se recibió el pedido, esta copia deberá traer la firma de quién recibió en el almacén, y que se presentará junto con el original cuando se lleve a revisión para su cobro posterior. Al recibir lo solicitado el proveedor podrá entregar una copia, que le servirá a almacén como referencia de lo recibido. 170 capítulo 4 • Documentos del área de compras Este documento contendrá los siguientes datos: n n n n n n Datos de la empresa que surte lo solicitado. Número consecutivo. Datos del comprador a quien se le envía el pedido. Nombre, descripción y cantidad de artículos que se surten. Las condiciones de entrega y precio. Fechas de pago. 4.14 REMISIÓN En ocasiones cumple las veces de la factura, y trae los mismos datos que una factura, puede estar numerada, este documento lo debe firmar la persona que recibió lo surtido en el almacén. Será cambiado por una factura que se entregará como comprobante de lo adquirido (no tiene valor fiscal). 4.15 CONVENIOS Este documento se establece por escrito y es un acuerdo entre comprador y vendedor, se hace cuando lo solicitado tiene mucha demanda o porque la competencia también necesita de nuestra materia prima y donde se estipulan entre otras las siguientes obligaciones para ambas partes: n n n n n El objeto de la compraventa. Las condiciones de pago. Condiciones de entrega, lugar, cantidad, forma. Plazo de pago y de entrega. Penalidades por incumplimiento de lo pactado por ambas partes. Este documento tiene validez cuando: n n n n Es aceptado por ambas partes y por funcionarios competentes, que son los apoderados de ambas empresas, la compradora y la proveedora. Se realice conforme a la ley. Se estipulen responsabilidades y penalidades para el oferente. Se acuerden condiciones especiales. Este tipo de documento se puede generar por cuatro causales: 1. Precio fijo (es el más solicitado) 2. Costo adicional El precio puede variar durante una entrega o la prestación del servicio. 171 Administración de compras 3. Abierto Puede ser por producto, por fechas o hasta agotar el tiempo del convenio. 4. Adicional Donde se estipulan entregas adicionales y pagos parciales. 4.16 MANUAL DE COMPRAS Debe estar dirigido a los empleados de la empresa y tiene como propósito informar los trámites, normas y procedimientos administrativos, para obtener los requerimientos, insumos y servicios necesarios para mantener la función del área de compras, dentro de las políticas establecidas por el grupo o comité de compras de la empresa. El conocimiento del sistema del área de compras, permitirá a todos los usuarios, del área, tener un servicio más rápido y eficiente que culminará con un mejor desempeño de las funciones del área de compras. El mencionado manual contendrá los siguientes temas, que a manera de índice se deberán explicar en los contenidos: 4.16.1 Introducción En este tema del manual de compras se especificarán tres subtemas en relación con el manual del área de compras y que son la base, aclarando que es posible sea distribuido a cada una de las áreas y departamentos de la empresa, para una correcta solicitud del requerimiento, para su rápida atención. n n n Prólogo El manual de compras debe ser producto del manual de políticas y procedimientos de la empresa y deberá marcar los pasos a seguir dentro de las actividades funcionales del área de compras. Contenido El contenido del manual detallará los contenidos que a manera de capítulos en forma secuencial, explicando cada uno de sus temas, y lo que se debe de hacer para el mejor funcionamiento del área de compras, este tema se deberá especificar en el índice del manual. Usuarios del manual En este tema, el manual del área de compras, indicará qué puestos pueden firmar y qué puestos autorizarán la solicitud de servicios del área de compras. 4.16.2 Estructura del manual Este manual se estructurará bajo el enfoque de arriba hacia abajo y considerará, el sistema del área de compras, según el tipo de usuario, estructurando de acuerdo con los siguientes niveles. 172 capítulo 4 • Documentos del área de compras n n n n n Sistema Es un plan práctico y completo para obtener, coordinar y controlar las actividades de una organización. Esto es, que si hay gente trabajando bajo ciertas prácticas que le marcan las rutinas de trabajo, se puede decir que hay un sistema que controla esas actividades, aunque no estén documentadas en un manual de políticas y procedimientos. De ahí, que un sistema es un plan para trabajar o realizar actividades; se puede concluir que un sistema es un todo. Para que un sistema tenga vida y sea dinámico, necesita de práctica, trabajo y procedimientos. Práctica Manera o modo como la gente hace su trabajo, es decir, que hay diferentes formas de hacer una tarea, por ejemplo, para llegar al parque de la esquina, se puede ir: • Caminando. • Corriendo. • En patines. • En bicicleta. • En coche. • Etcétera. El objetivo de hacer una tarea, es llegar a su culminación, esto equivale al qué hacer y cómo es la manera de hacerlo, pues como se sabe las personas piensan y reaccionan diferente. Trabajo Significa: servicio, planear, controlar, etc. Antiguamente la palabra trabajo era la ejecución de una labor manual. Hoy en día, el pleno siglo xxi, la palabra trabajo significa hacer algo productivo, es decir, algo del cual el hombre necesitará más adelante. Procedimiento Parte del sistema que es necesario realizar antes de ejecutar la siguiente operación. Para poder escribir una carta en máquina, es necesario ejecutar antes varios pasos: • Tomar la hoja. • Insertar la hoja en la máquina. • Alinear el margen. • Etcétera. Estos tres procedimientos se deben realizar uno en secuencia del otro, ya que no es posible alinear el margen sin antes haber insertado la hoja y mucho antes de tomar la hoja. Sistemas naturales Aquéllos en los que las actividades que marcan el funcionamiento del sistema, se realizan en forma espontánea, no se hacen bajo ninguna técnica, sin una idea preconcebida; es decir, no se ha planeado cómo hacerlo; como consecuencia el 173 Administración de compras n n n 174 desperdicio de tiempo alcanza cifras demasiado alarmantes y en ocasiones hay duplicidad de actividades. Los sistemas naturales sufren cambios en sus actividades, son demasiado flexibles, están sujetos a la voluntad de las personas. Por decirlo así, un sistema natural es igual a una práctica administrativa. Sistemas planeados Dado que en términos administrativos, un sistema es un plan de trabajo, y este ayuda a coordinar el trabajo organizado, es benéfico que el sistema que regirá las actividades de un todo esté planeado, esto reducirá los desperdicios de tiempo, ya que hay una metodología para la ejecución de las actividades y el procedimiento 2 no podrá resolverse antes de ejecutar el procedimiento 1. Fase En este tema se específica, que es una serie de funciones, que son desarrolladas para cumplir objetivos específicos de un sistema, de acuerdo con las políticas descritas en el manual del área de compras de la empresa, las fases del sistema de abastecimientos de la empresa han sido identificadas en relación con el momento en que ocurren dentro de la empresa, según su ciclo. • Hay un requerimiento. • Se produce la solicitud de compra. • Se solicitan cotizaciones para la compra. • Se efectúa la compra. • Se recibe lo solicitado. • Se entrega al usuario. • Se autoriza el pago. • Se realizan otras funciones. Función Grupo de actividades que cuando se combinan, conforman el todo de un sistema, para cada fase de este, se han identificado varias funciones, que son la clave de todo el sistema; estas se numeran, para que se desarrollen en forma consecutiva, como ejemplo citaremos una serie de funciones de una compra: • Solicitud de información y justificación, mediante una investigación de compra. • Requisición de compra. • Análisis del requerimiento. • Selección del o los proveedores. • Solicitud de cotización. • Elaboración del cuadro comparativo. • Análisis del cuadro comparativo y selección del proveedor definitivo. • Elaboración de la orden de compra. • Seguimiento de la orden de compra. • Recepción e inspección de la compra. • Devolución en su caso de los materiales defectuosos. • Autorización del pago. capítulo 4 • Documentos del área de compras n Actividad Grupo específico de operaciones que cuando se combinan, forman una sola función, por ejemplo, lo que realiza el comprador cuando selecciona al o los proveedores futuros para la compra del requerimiento. 4.16.3 Aspectos generales de la función del área de compras En este tema se detallan entre otros: el objetivo general y los objetivos específicas del área de compras. n n Objetivo general El objetivo general del área de compras que se detallará en el manual podría ser: “Asegurar la disponibilidad oportuna de los materiales y servicios requeridos para la eficiente operación de la empresa”. Objetivos específicos En este subtema podríamos detallar entre otros los siguientes: • Obtener los materiales o servicios en la cantidad, calidad y oportunidad que se requieran. • Recibir y transportar lo solicitado, en el día y la hora, detalladas en la orden de compra. • Adquirir lo requerido del proveedor que ofrezca las mejores condiciones de calidad, entrega, garantía, oportunidad, el mejor precio y fecha de pago. 4.16.4 Organización del departamento del área de compras En este tema se detallarán como se integrará el área de compras de la empresa, sus alcances y sus limitaciones. El área de compras como mínimo tendrá un comprador y en algunos caso se tendrá un jefe de compras y un comprador; pero debemos entender que el área de compras se integrará según el tipo de empresa. 4.16.5 Funciones y actividades del sistema de trabajo del área de compras Las funciones principales que desarrollan los departamentos involucrados en cada una de ellas comprenden, la fase, la función y el concepto, citaremos un ejemplo de la fase de compra: n n Fase Solicitud de compra. Función 1. Solicitud de información y justificación de la compra. 2. Elaboración de la requisición de compra. 3. Análisis de la requisición. 175 Administración de compras n Concepto Aquí se detallará lo que se debe de hacer. • Para la función 1. Autorización de la compra, señalando objetivos y beneficios. • Para la función 2. Preparar la forma, “Requisición de compra, para el departamento de compras”. • Para la función 3. Revisión por el departamento de compras de los límites y firmas de la autorización de la requisición. 4.16.6 Resumen de actividades por puesto Las funciones principales que desarrollan los puestos de los departamentos involucrados en cada una de las actividades que tienen relación con el área de compras, también constan de tres subtemas, la fase, la función y la actividad, citaremos un ejemplo del departamento solicitante de un requerimiento: n n n Fase Solicitud de compra. Función 1. Solicitud de información y justificación de la compra. 2. Elaboración de la requisición de compra. Actividad Aquí se detalla lo que se debe hacer. • Para la función 1. Solicitar información sobre servicios o materiales. −− Determinar especificaciones del servicio o material. −− Determinar justificación de la compra. • Para la función 2. Preparar requisición. −− Recabar firmas de autorización. −− Enviar requisición autorizada y su documentación. 4.16.7 Formas, registros e informes En este tema se detallarán las formas o formatos que utilizará el área de compras. n n n n n n n n n 176 Registro de requisiciones. Cotización. Registro de solicitudes de cotizaciones. Registro de cotizaciones recibidas. Cuadro comparativo. Registro de órdenes de compra y/o contratos. Registro de órdenes pendientes de entrega. Registro de órdenes de pago. Registro de compras pagadas. capítulo 4 • Documentos del área de compras n n n Informe de órdenes entregadas por el proveedor. Informe de devoluciones al proveedor. Cátalogo de proveedores. 4.17 NACIMIENTO Y TERMINACIÓN DE LA COMPRA Toda compra empieza desde que se efectúo el requerimiento, es decir, desde que hay un faltante o se necesita un insumo; podríamos dar un pequeño cronograma de todo lo que es el ciclo de la compra, ya que esta tiene tres etapas nacimiento, crecimiento y terminación. n n n Nacimiento Esta es cuando se requiere un insumo. Crecimiento El análisis de lo requerido da como resultado que se elabore una solicitud de cotización, le sigue en orden cronológico, la cotización que efectúa el vendedor, a esta le sigue la orden de compra o el pedido, que da como resultado la factura, siguiéndole el contrarrecibo de facturas a revisión. Terminación Cuando se entrega el cheque de lo adquirido y entregado por el proveedor, cheque que paga lo comprado. Puede decirse que la terminación de la compra da como resultado una nueva compra. 177 Administración de compras Mapas del capítulo 4 Registro de requisiciones. Cotizaciones. Registro de solicitudes de cotizaciones. Registro de cotizaciones recibidas. Documentos que maneja el área de compras Registro de órdenes de compra y/o contratos. Registro de órdenes pendientes de entrega. Registro de órdenes de pago. Registro de pagos. Informe de órdenes entregadas por el proveedor. Informe de devoluciones al proveedor. Registro de proveedores. Número de requisición. Departamento solicitante. Fecha de solicitud. Fecha de requerimiento. Requisición Producto(s). Cantidad. Precio. Observaciones. 178 capítulo 4 • Documentos del área de compras Mapas del capítulo 4 Nombre del proveedor. Fecha de elaboración. Fecha de requerimiento. Cotización Producto(s). Cantidad. Precio. Observaciones. Número de cotización. Nombre del proveedor. Área solicitante. Registro de solicitudes de cotizaciones Fecha de elaboración. Producto(s). Cantidad. Observaciones. 179 Administración de compras Mapas del capítulo 4 Nombre del proveedor. Fecha de recepción. Fecha de requerimiento. Registro de cotizaciones recibidas Producto(s). Cantidad. Precio. Condiciones de pago. Observaciones. Nombre del proveedor. Producto(s). Cantidad. Precio por unidad. Precio total. Cuadro comparativo Descuento. Tiempo de entrega. Tiempo de pago. Condiciones de pago. Garantía. Observaciones. 180 capítulo 4 • Documentos del área de compras Número de la orden de compra. Mapas del capítulo 4 Nombre del proveedor. Fecha de elaboración. Fecha de requerimiento. registro de órdenes de compra Producto(s). Cantidad. Precio o valor de la orden de compra. Condiciones de pago. Observaciones. Número de la orden de compra. Nombre del proveedor. Área solicitante. Fecha de elaboración. registro de órdenes de compra pendientes de entrega Fecha de requerimiento. Producto(s). Cantidad. Precio. Condiciones de pago. Observaciones. 181 Mapas del capítulo 4 Administración de compras Nombre del proveedor. Número de la orden de compra. Valor del pago. registro de órdenes de pago Centro de costo. Fecha de elaboración del cheque. Fecha de requerimiento. Observaciones. Área solicitante. Producto(s). registro de órdenes de compra pagadas Cantidad. Fecha de la orden de pago. Fecha de pago. Valor del pago. Observaciones. 182 capítulo 4 • Documentos del área de compras Nombre del proveedor. Mapas del capítulo 4 Área solicitante. Producto(s). Cantidad entregada. Informe de órdenes entregadas Fecha de elaboración. Fecha de requerimiento. Cantidad faltante. Causa del faltante. Valor del pago. Observaciones. Proveedor. Área solicitante. Producto(s). Cantidad. Informe de faltantes o devoluciones al proveedor Fecha de elaboración. Fecha de requerimiento. Cantidad rechazada. Cantidad faltante. Cantidad en devolución. Observaciones. 183 Mapas del capítulo 4 Administración de compras Nombre del proveedor. Características del proveedor. Productos que puede surtir. Cantidades que puede surtir. registro de Proveedores Mínimos que puede surtir. Máximos que puede surtir. Tiempos de entrega. Condiciones de pago. Observaciones. Datos de la empresa que surte lo solicitado. Número consecutivo. Factura o remisión Datos del comprador a quien se envía el pedido. Nombre, descripción y cantidad de artículos que se surten. Las condiciones de entrega y precio. Fechas de pago. 184 capítulo 4 • Documentos del área de compras Mapas del capítulo 4 El objeto de la compraventa. Las condiciones de pago. Obligaciones de los convenios Condiciones de entrega, lugar, cantidad, forma. Plazo de pago y de entrega. Penalidades por incumplimiento de lo pactado por ambas partes. Son aceptadas por ambas partes. validez de los convenios Se realice conforme a la ley. Se estipulen responsabilidades y penalidades para el oferente. Se acuerden condiciones especiales. Precio fijo (es el más solicitado). Costo adicional, el precio puede variar durante una entrega y otra o la prestación del servicio. causales de los convenios Abierto, puede ser por producto, por fechas o hasta agotar el tiempo del convenio. Adicional, donde se estipulan entregas adicionales y pagos parciales. 185 Mapas del capítulo 4 Administración de compras Solicitud de compra. Funciones y actividades del sistema de trabajo del área de compras Función 1. Solicitud de información y justificación de la compra. 2. Elaboración de la requisición de compra. 3. Análisis de la requisición. Concepto Para la función 1. Autorización de la compra, señalando objetivos y beneficios. • Para la función 2. Preparar la forma, “Requisición de compra, para el departamento de compras”. • Para la función 3. Revisión por el departamento de compras de los límites y firmas de la autorización de la requisición. Fase Solicitud de compra. Resumen de las actividades por puesto o usuario del área de compras 186 Función 1. Solicitud de información y justificación de la compra. 2. Elaboración de la requisición de compra. Actividad Para la función 1. Solicitar información sobre servicios o materiales. • Determinar especificaciones del servicio o material. • Determinar justificación de la compra. • Para la función. 2. Preparar requisición • Recabar firmas de autorización. • Enviar requisición autorizada y su documentación. capítulo 4 • Documentos del área de compras Resumen del capítulo 4 Este documento se genera en el área donde se requiere el producto. COTIZACIÓN Se anotará el nombre del proveedor, a quien se le solicitó la cotización, sea de los que están en la lista o uno nuevo que por las características del producto no lo teníamos registrado. SOLICITUD DE COTIZACIÓN La generación de este documento, recae en el departamento de compras, es enviado al o los proveedores. REGISTRO DE COTIZACIONES Cada una de las cotizaciones que reciba el departamento de compras deberá ser registrada en este formato, para tener la información a la mano, y llevar un control de todas las cotizaciones que reciba. CUADRO COMPARATIVO Este documento es de mucha importancia, ya que en el recae la toma de decisiones, por ser un documento que nos refleja las características de cada cotización. ORDEN DE COMPRA Y/O PEDIDO Formato en el que el comprador le da un mandato al proveedor. Dicho documento es elaborado por el departamento de compras. REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA PENDIENTES DE ENTREGA Relación de pedidos pendientes de recibir, tiene una utilidad muy importante, ya que nos sirve para llamar al proveedor para ver que está pasando y también para decirle al requisitante cuando será la entrega. REGISTRO DE ÓRDENES DE PAGO Después de entregar la orden de compra, debe elaborarse la orden de pago respectiva y, por lo general, se elabora casi al mismo tiempo que la orden de compra. 187 Resumen REQUISICIÓN Administración de compras Resumen REGISTRO DE ÓRDENES PAGADAS Cuando se recibe lo solicitado, se elabora esta relación, en la que se anota si se entregó a tiempo, si no hubo rechazos, si entregó la documentación a tiempo, y alguna otra causa positiva o negativa, en relación con la orden de compra. INFORME DE ÓRDENES ENTREGADAS Se debe llevar un consecutivo de las órdenes entregadas, para poder informar tanto al área de contabilidad, como al área solicitante de las órdenes que ya se entregaron. INFORME DE FALTANTES, DEVOLUCIONES Y RECHAZOS Cuando por alguna causa se le devuelve al proveedor lo solicitado, se anota la causa y el tiempo en que se repuso lo devuelto o completó el faltante. REGISTRO DE PROVEEDORES Documento que debe tenerse por obligación, ya que es el primer documento que se necesita cuando llega una requisición. FACTURA Documento que genera el proveedor, que ampara lo solicitado y/o entregado. REMISIÓN Documento que en ocasiones cumple las veces de copia de la factura, quien lo debe de firmar es la persona que recibe lo surtido, llevará los mismos datos que la factura. CONVENIOS Documento que se establece por escrito, es un acuerdo entre comprador y vendedor, donde se estipulan varias obligaciones para ambas partes. MANUAL DE COMPRAS El manual de compras está dirigido a los empleados de la empresa y tiene como propósito informar de los trámites, normas y procedimientos administrativos, del área de compras, dentro de las políticas establecidas por el grupo o comité de compras de la empresa. El conocimiento del sistema del área de compras permitirá a todos los usuarios del área de compras, tener un servicio más rápido y eficiente, que contendrá entre otros los siguientes temas: 188 capítulo 4 • Documentos del área de compras n n n Prólogo El manual de compras debe ser producto del manual de políticas y procedimientos de la empresa. Contenido El contenido del manual detallará, a manera de capítulos en forma secuencial, y explicando cada uno de sus temas. Usuarios del manual En este tema, el manual del área de compras indicará qué puestos pueden firmar y cuáles autorizarán la solicitud de servicios del área de compras. Estructura del manual El manual se estructurará bajo el enfoque de arriba hacia abajo y considerará, según el tipo de usuario, los siguientes niveles. n n n n n n n n Sistema Plan práctico y completo para obtener, coordinar y controlar las actividades de una organización. Práctica Manera o modo como la gente hace su trabajo. Trabajo Significa: servicio, planear, controlar, etc. Antiguamente la palabra trabajo era la ejecución de una labor manual. Procedimiento Parte del sistema que es necesario realizar antes de ejecutar la siguiente operación. Sistemas naturales Aquéllos en los que las actividades que marcan el funcionamiento del sistema, se realizan en forma espontánea. Sistemas planeados Dado que en términos administrativos, un sistema es un plan de trabajo, y este ayuda a coordinar el trabajo organizado, resulta de alto beneficio que el sistema que regirá las actividades de un todo, esté planeado. Fase En este tema se especifica, que es una serie de funciones, que son desarrolladas para cumplir objetivos específicos de un sistema. Función Grupo de actividades que cuando se combinan, conforman el todo de un sistema, para cada fase de un sistema se han identificado varias funciones. 189 Resumen Introducción En este tema del manual de compras se especificarán tres subtemas que son la base del manual. Administración de compras Resumen n Actividad Grupo específico de operaciones que cuando se combinan, forman una sola función. Aspectos generales de la función del área de compras En este tema se detallan entre otros: el objetivo general y los objetivos específicos del área de compras. n n Objetivo general El objetivo general del área de compras “Asegurar la disponibilidad oportuna de los materiales y servicios requeridos para la eficiente operación de la empresa”. Objetivos específicos Entre otros los siguientes: • Obtener los materiales o servicios en la cantidad, calidad y oportunidad que se requieran. • Recibir y transportar lo solicitado, en el día y la hora, detalladas en la orden de compra. • Adquirir lo requerido del proveedor que ofrezca las mejores condiciones de calidad, entrega, garantía, oportunidad, el mejor precio y fecha de pago. Organización del departamento del área de compras El área de compras como mínimo tendrá un comprador y en algunos caso se tendrá un jefe de compras y un comprador; pero debemos de entender que el área de compras se integrará según el tipo de empresa. Funciones y actividades del sistema de trabajo del área de compras Las funciones principales que desarrollan, los departamentos involucrados en cada una de ellas comprenden, la fase, la función y el concepto. n n n 190 Fase • Solicitud de compra. Función 1. Solicitud de información y justificación de la compra. 2. Elaboración de la requisición de compra. 3. Análisis de la requisición. Concepto Aquí se detallará lo que se debe hacer. • Para la función 1. Autorización de la compra, señalando objetivos y beneficios. • Para la función 2. Preparar la forma, “Requisición de compra, para el departamento de compras”. • Para la función 3. Revisión por el departamento de compras de los límites y firmas de la autorización de la requisición. capítulo 4 • Documentos del área de compras n n n n Fase Solicitud de compra. Función 1. Solicitud de información y justificación de la compra. 2. Elaboración de la requisición de compra. Actividad Aquí se detalla lo que se debe de hacer. • Para la función 1. Solicitar información sobre servicios o materiales. −− Determinar especificaciones del servicio o material. −− Determinar justificación de la compra. • Para la función 2. Preparar requisición. −− Recabar firmas de autorización. −− Enviar requisición autorizada y su documentación. Formas, registros e informes Las formas o formatos que utilizará el área de compras. • Registro de requisiciones. • Cotización. • Registro de solicitudes de cotizaciones. • Registro de cotizaciones recibidas. • Cuadro comparativo. • Registro de órdenes de compra y/o contratos. • Registro de órdenes pendientes de entrega. • Registro de órdenes de pago. • Registro de compras pagadas. • Informe de órdenes entregadas por el proveedor. • Informe de devoluciones al proveedor. • Catálogo de proveedores. NACIMIENTO Y TERMINACIÓN DE LA COMPRA Toda compra empieza desde que se efectúo el requerimiento, es decir, que desde que hay un faltante o se necesita un insumo, nace la compra, se podría decir que tiene tres etapas nacimiento, crecimiento y terminación, es ahí cuando se entrega el cheque. Puede decirse que la terminación de la compra da como resultado una nueva compra. 191 Resumen Resumen de actividades por puesto Los puestos de los departamentos involucrados en cada una de las actividades que tienen relación con el área de compras, también constan de tres subtemas. Administración de compras Preguntas Preguntas del capítulo 4 1. ¿Dónde se genera la requisición? y ¿a quién se le dirige? 2. ¿Quién elabora la solicitud de cotización? y ¿a quién se le dirige? 3. ¿Quién elabora el cuadro comparativo? y ¿para qué sirve? 4. Cuando se habla de una factura en el área de compras, ¿nos referimos a una factura recibida de un pedido? y ¿qué ampara? 5. ¿Qué son los convenios? y ¿quiénes participan en ellos? 6. ¿Cuántas etapas tiene una compra? y ¿dónde nace y termina? 192 capítulo 4 • Documentos del área de compras Caso práctico 1. Control de compras Preguntas a desarrollar 1. ¿Con qué documento empezaría el control de las compras y cuál sería su contenido? 2. ¿Cuál sería el segundo documento de control que crearía y su contenido? 3. ¿Y el tercero? 4. ¿Y el cuarto? Caso práctico 2. Control de compras La empresa “Envases de Plástico, S.A. de C.V.”, y su gerente Lic. Carlos Martínez Vargas, en junta con el encargado de compras, se enteran que ya se han creado los primeros cuatro documentos, el Lic. Martínez le ha sugerido al encargado de compras, la creación de un documento muy especial, para la toma de decisiones y asignar el pedido o la orden de comprar al proveedor seleccionado. El nuevo documento que se desarrollará para el control de las requisiciones tendrá un especial cuidado en su creación, ya que es la base para la toma de decisiones y la asignación de la orden de compra o pedido. Preguntas a desarrollar 1. ¿Como llamaría a ese documento y cuál sería su contenido? 2. ¿Cuáles serían las características del mencionado documento, que sería la base para el control de las requisiciones? Caso práctico 3. Órdenes de compras La empresa “Conversiones de Autos y Camiones, S.A. de C.V.”, y su gerente Lic. Vicente Morales Hernández se encuentra con una demanda por incumplimiento de contrato, en el que se estipula la conversión de 26 vehículos de tipo panel, en ambulancias equipadas, 193 Casos prácticos La empresa “Envases de Plástico, S.A. de C.V.”, y su gerente Lic. Carlos Martínez Vargas, ha decidido reemplazar al encargado del área de compras, en virtud de un sin número de fallas cometidas en las compras, el nuevo empleado tiene una especial tarea, crear los documentos necesarios para lograr una eficiente labor al frente del área. La falta de documentos que relaciona las diferentes actividades que se desarrollan en el área de compras, tuvo como consecuencias errores en las materias primas adquiridas para la producción de los productos en línea, estas fallas se reflejaron en compras de emergencia y errores en las cotizaciones, así como falta de ética del comprar en turno. El Lic. Carlos Martínez le ha sugerido al nuevo encargado del área de compras crear cuatro documentos que a su juicio son los que deberían iniciar una compra. Casos prácticos Administración de compras que debían ser entregadas hace tres meses y que a la fecha solo se han entregado 18, faltando ocho a la fecha. El gerente de la empresa, Lic. Vicente Morales Hernández, está consciente de la demanda, y está en negociaciones con el comprador, para una nueva fecha de entrega y reducir el pago de la indemnización citada en la demanda. Vicente Morales, al investigar la causa que ocasiona la demanda se encontró que los proveedores no entregaron completas las cantidades solicitadas en la orden de compra, asimismo, se encontró que el almacén no se percató de ese faltante y como consecuencia, no informó a compras del faltante y como consecuencia la orden de compra no se entregó en su totalidad. Independientemente que Vicente Morales tomará medidas para corregir esta falta de atención por parte del encargado de compras y del encargado del almacén, le está pidiendo al primero que para que no se vuelva a repetir esta falta de control que causó la demanda en contra de la empresa, se elabore un documento para tener un control de las órdenes de compras además del efectivo. Preguntas a desarrollar 1. ¿ Cómo llamaría a ese documento y cuál sería su contenido? 2. ¿Cuáles serían las características del mencionado documento, que sería la base para el control de las órdenes de compra? Caso práctico 4. Documento para normar las actividades de compras El Lic. Vicente Morales Hernández gerente de la empresa “Conversiones de Autos y Camiones, S.A. de C.V.”, para evitar que ocurran más problemas en el área de compras, contrató dos nuevos empleados: uno encargado del área de compras y otro encargado del área de almacén. Y le solicita al despacho, “Consultores Asociados en Compras, S.C.”, que realice un estudio para la creación, de un documento que normalice las actividades del área de compras, y que sea la base que deberá utilizar el encargado del área de compras. Usted en compañía de la empresa “Consultores Asociados en Compras, S.C.”, deberán crear el documento para la gerencia de la empresa. Preguntas a desarrollar 1. ¿Cómo llamaría a ese documento y cuál sería su contenido? 2. ¿Cuántos capítulos deberá tener el mencionado documento? 194 5 El procedimiento del área de compras Contenido ORIGEN DE LA REQUISICIÓN (Solicitud de compra) 5.1 A. DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO 5.2 B. Solicitar a los diferentes proveedores la cotización para seleccionar alguna 5.3 C. ELABORACIÓN DEL CUADRO COMPARATIVO 5.4 D. ENTREGAR LA ORDEN DE COMPRA O PEDIDO AL PROVEEDOR SELECCIONADO 5.5 E. DAR SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE COMPRA 5.6 F. RECIBIR E INSPECCIONAR LO ADQUIRIDO 5.7 G. VERIFICAR DOCUMENTOS DE COBRO DEL PROVEEDOR 5.8 H. AUTORIZAR EL PAGO AL PROVEEDOR 5.9 I. CONTROLAR LOS MATERIALES E INVENTARIOS 5.10 J. EFECTUAR DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR SI ES EL CASO 5.11 K. OTRAS ACTIVIDADES DERIVADAS DE LA ADQUISICIÓN (Cláusulas contractuales en las negociaciones) MAPAS DEL CAPÍTULO 5 RESUMEN DEL CAPÍTULO 5 PREGUNTAS DEL CAPÍTULO 5 195 Mapa conceptual del capítulo 5 Fuentes de abastecimiento Solicitar cotizaciones Cuadro comparativo Factores al decidir Tamaño del área El procedimiento del área de compras Seguimiento a la orden de compra procedimiento del área de compras Otras actividades de compra Recibir e inspeccionar lo recibido Negociar acuerdos Verificar documentos de cobro Efectuar devoluciones si las hay 196 Controlar lo adquirido Autorizar el pago capítulo 5 • El procedimiento del área de compras El departamento de compras, como toda área administrativa tiene funciones y obligaciones para con todos departamentos a los que les da servicio, empezando con todo aquello que origina la compra, observando desde su inicio algunas consideraciones importantes entre las que destacan: a) Qué origina la requisición y si se debe comprar Aunque esta función no recae en el área de compra, su lugar de origen será generalmente el área de manufactura y en algunas ocasiones, los departamentos de la empresa donde hace falta algún requerimiento, que pueden ser artículos de oficina, de limpieza, refacciones, etcétera. b) Qué calidad Generalmente las empresas solicitan que todo lo que compran debe ser de calidad, pero no lo más barato, pues existe una regla en las compras, “lo barato cuesta caro”. Esto lo atribuimos a que después de comprar un artículo de segunda, hay que hacer adecuaciones o reparaciones para que funcione. c) Qué cantidad La cantidad debe de ser la necesaria, ya que un excedente puede salir más caro, que lo normal, hay que agregar más vigilancia y más cuidado, que si se comprara la cantidad exacta, lo mismo ocurre cuando se compra de menos, pues viene lo contrario hay que hacer compras de emergencia que como consecuencia aumentan los costos. d) En qué momento Cuando es una compra urgente, los tiempos son muy reducidos, pero cuando se planea la compra, el comprador pone las fechas de entrega, es decir, que las fechas no se pueden negociar, salvo con algunas restricciones. e) Qué precio Generalmente el precio lo pone el proveedor, pero es función del área de compras estar al pendiente del mejor precio que resulta del cuadro comparativo. f ) Cuándo será la entrega La fecha de entrega se negocia, desde que se está fincando la orden de compra, y se respeta la política de la empresa compradora en lo que marca con relación a los días y hora de recepción, claro que cuando hay urgencia, la fecha y hora se eliminan, se hace la aclaración en este rubro y se marca en la orden de compra. g) Cómo será la entrega También este rubro se establece en la orden de compra, la que marca siempre lo relativo a como será la entrega, que puede ser todo el pedido en la empresa o en alguna de las sucursales o bodegas de la empresa compradora. Cualquier incumplimiento de estas funciones se pactará y se negociará con el proveedor, y si no hay negociación se aplicarán cláusulas y penalidades por su no cumplimiento. 197 Administración de compras ORIGEN DE LA REQUISICIÓN (Solicitud de compra) Después de decidir si se compra, se debe redactar mediante una solicitud llamada requisición de compra, esta puede ser en varios formatos que cambia según la empresa, también se le conoce como: n n n n Tarjeta de reordena Documento lo puede llevar el área de compras, el área de manufactura o el área de mantenimiento, donde al darse cuenta del faltante con relación a la cantidad de seguridad, origina que se elabore la requisición y como consecuencia la compra. Tarjeta repetitiva Este documento es una copia casi al carbón de la tarjeta de reordena. Requisición rutinaria Esta actividad es por lo general, una función del área de manufactura y del almacén. Memorando Este documento en ocasiones lo elaboran los departamentos que no son los de manufactura, mantenimiento y servicios generales, y cumple con las funciones de una requisición. Estos nombres con que se le conoce a la requisición varían según la empresa en que se utilicen, lo más seguro es que existen otros nombres, pero todos tienen un objetivo, solicitar al departamento de compras la adquisición de un requerimiento para la empresa. Estos documentos son por lo general del tipo manual, es decir, que interviene una persona y lo llena a máquina o a mano, pero existe una ya un poco más moderna, conocida como requisición mecanizada, la cual surge cuando el sistema mecanizado compara la existencia del almacén con las cantidades de seguridad, cantidad mínima y lote óptimo de compra, y ordena la requisición. Todo esto da como origen, una secuencia de trabajo, para la adquisición de los bienes requeridos, los cuales dan lugar a los siguientes pasos: A. Determinación de las fuentes de abastecimiento. B. Solicitar a los diferentes proveedores cotización para seleccionar a uno de ellos. C. Elaborar el cuadro comparativo para la toma de decisión. D. Entregar la orden de compra al proveedor seleccionado. E. Dar seguimiento a la orden de compra. F. Recibir e inspeccionar lo adquirido. G. Verificar documentos de cobro del proveedor. H. Autorizar el pago al proveedor. I. Controlar los materiales e inventarios. 198 capítulo 5 • El procedimiento del área de compras J. Efectuar devoluciones al proveedor si es el caso. K. Otras actividades derivadas de la adquisición. 5.1 A. DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO Esta fase empieza desde el momento en que se autoriza la compra y el auxiliar de compras o el comprador empieza a buscar proveedores, son cinco las características de esta fase: n n n n n Seleccionar proveedores Esta actividad empieza buscando en los dos tipos de relaciones de proveedores, ya sea en la lista de proveedores alfabéticos o en la lista de proveedores por tipo de artículos. Comunicarse con ellos Una vez seleccionados los proveedores a los que se les solicitará cotización, se les llama por teléfono, para que lo más pronto posible acudan a las oficinas de la empresa a recoger la solicitud de cotización y lo más pronto posible la envíen por fax. Solicitar cotización Esta debe de contener los datos de lo solicitado, procurando marcar claramente las especificaciones de los artículos, cantidad, fecha de entrega y condiciones de compra. Elaborar y analizar el cuadro comparativo Ya recibidas las cotizaciones el auxiliar o el comprador elaborarán el cuadro comparativo, el cual contendrá los siguientes datos: • Descripción de los artículos por adquirir. • Cantidad. • Precio por unidad. • Calidad, la cual puede ser percibida por el comprador. • Garantía. • Condiciones de pago. • Fecha de entrega. • Servicio. • Otras condiciones necesarias según el artículo. Seleccionar al proveedor que se le otorgará el pedido Ya analizado el cuadro comparativo, se selecciona al futuro proveedor y se le da el pedido, que debe contener las características del artículo, condiciones de pago, así como la fecha de entrega, entre otras. 199 Administración de compras 5.2 B. SOLICITAR A LOS DIFERENTES PROVEEDORES LA COTIZACIÓN PARA SELECCIONAR Alguna En esta fase del proceso de las compras, es donde se les solicitan a los diferentes proveedores la cotización de lo que se requiere en la empresa, especificando todos los datos necesarios para poder seleccionar a la mejor cotización de acuerdo con nuestros requerimientos, se debe empezar con base en variables entre las que destacan: n n n n n n n Descripción del artículo Se especifican las características del requerimiento, tamaño, presentación y calidad. Cantidad y precio por unidad La cantidad mínima que se requiere, precio por unidad y por volumen, y los posibles descuentos que se otorgarían por el volumen. Garantía Esto se refiere a qué hacer si el requerimiento viene con defecto. Condiciones de pago Si se pagará al recibir el requerimiento o a la presentación de la factura, y sobre todo lo relativo al tiempo de pago. Fecha de entrega Esta variable es una de las más importantes, ya que no se puede negociar la fecha de entrega, para no retrasar la producción. Servicio y transporte En relación con la capacitación de nuestro personal, y acudir cuando se tengan fallas en el requerimiento adquirido, así como la forma de transporte y entrega. Otras condiciones necesarias según el tipo de producto Estas pueden ser de características tecnológicas entre las que destacan: • Ingeniería y diseño. • Técnicas de producción. • Calidad (ISO-9000). 5.3 C. ELABORACIÓN DEL CUADRO COMPARATIVO Con base en las cotizaciones que entregan los proveedores, se elabora el cuadro comparativo, que es un documento válido para efectuar un análisis de las órdenes de compra, y así poder tomar la decisión de a qué proveedor se le entregará el pedido, el análisis se basa en la calidad, precio, garantía y fechas de pago. No podemos hablar del cuadro comparativo si no hablamos de la solicitud de cotización y de la cotización en sí, empezaremos por conocer desde sus orígenes el cuadro comparativo, que nace con la solicitud de cotización, crece con la cotización y finaliza con la orden de compra o el pedido. 200 capítulo 5 • El procedimiento del área de compras Al recibir la requisición de compra del área solicitante, el comprador empieza a localizar a los proveedores a los que les solicitará la cotización de lo requerido, para seleccionarlo con base en lo que ofrezcan. Todo empieza con tomar cinco aspectos válidos: n n n n n Precio Este por lo general debe ser el más bajo posible en relación a: cantidad, calidad, servicio y plazos de pago. Competencia tecnológica En esta variable se checan las diferencias que existen en relación a: ingeniería, diseño, materiales, técnicas de producción y si el proveedor se encuentra dentro del programa de ISO-9000. Competencia de servicio Se checa en esta variable la historia del proveedor con todo lo relacionado a: entregas, puntualidad, seguridad y cumplimiento de las cantidades requeridas. Localización geográfica Esta variable es muy importante, ya que la lejanía, es decir, la distancia no influya con el precio. Representación de ventas Esta variable es muy importante, relacionar la marca o la empresa con el representante de ventas, seriedad y profesionalismo en esta actividad, es básico para decidir si es o no el proveedor al que se le solicitará el requerimiento. Una vez seleccionados los proveedores a los que se les invitará a que coticen, se les envía un fax, o se les llama por teléfono para que envíen la cotización, el documento que se les entrega como solicitud de cotización contiene entre otros los siguientes datos: n n n n n n Nombre del artículo y base del precio (esto puede o no agregarse). Especificaciones técnicas. Cantidad requerida y fecha de entrega. Lugar, día y hora de la entrega. Medios de transporte. Condiciones de pago. Estos son los datos mínimos que debe contener la cotización, hay algunos compradores que agregan algo que les es necesario dado el tipo de materia prima o artículo que le soliciten. Recepción de la cotización El proveedor envía la cotización y pueden recibirse por carta, en sobre, personalmente y por fax, es común que en estos tiempos se reciba por fax, ya que el que envía primero puede ser el elegido si hay urgencia, pero sobre todo debe contener entre otros estos datos: 201 Administración de compras n n n n n n n Los mismos datos que solicitó el comprador. Impuestos. Precio y términos de pago. Entrega y garantía. Dimensiones, peso y especificaciones. Factores legales. Protección de patentes. Registro de las cotizaciones (cuadro comparativo) Este registro de cotizaciones se le conoce como tabla o cuadro comparativo, lo elabora el comprador y es un documento que sirve como base para decidir a quién se seleccionará, y se le otorgará la orden de compra o el pedido, se puede elaborar por dos métodos: n n Por artículo Método más usado dentro de los cuadros comparativos que elabora el áreas de compras, el único inconveniente es que si la requisición es de varios artículos y no se le pueden solicitar a un solo proveedor, se tendrá que elaborar una por artículo. Por proveedor Este método se utiliza cuando al proveedor se le solicitan varios artículos de acuerdo con la requisición. Datos que contiene el cuadro comparativo Los datos que debe contener el cuadro comparativo son los que se le solicitaron al proveedor y estos son vaciados en el formato llamado cuadro comparativo. Es de diferentes formatos según la empresa, pero en el que deben de destacar lo siguiente: n n n n n n 202 Datos del proveedor y quién firma la cotización Todo lo relacionado con el nombre de la empresa a quien representa el proveedor, la razón social y todos los datos necesarios y el nombre de quien firma la cotización. Descripción detallada del artículo que se cotiza Marca, modelo, número de serie entre otros. Cantidad Total de unidades. Unidad de medida Piezas, cajas, metros, kilogramos, litros, etcétera. Precio unitario y precio total Garantía Vigencia parcial o total. capítulo 5 • El procedimiento del área de compras n n n n n Condiciones de entrega En bodega del comprador, en la bodega del proveedor, etcétera. Condiciones de pago Contado o crédito. Fecha de pago Tiempo, en que ha de pagarse la compra. Descuentos ofrecidos Por pronto pago, por anticipo, por volumen, etcétera. Otros datos necesarios por la empresa Espacio para observaciones que se necesitan al decidir. Factores que se toman al decidir a quién se selecciona Estos factores son básicos y varían desde el punto de vista de cada empresa, pues la decisión será con base en los siguientes elementos: n n n Precio Este factor es el más importante, para tomar la decisión dentro del cuadro comparativo y así poder asignar al proveedor que surtirá el requerimiento. Tiempo de entrega y pago Esta variable solo se utiliza para indicar el tiempo de entrega respetando las condiciones de la política de la empresa, en relación con los días y hora de recepción, asimismo se especifica el tiempo de pago, que puede ser lo más alejado posible a 30 días y en ocasiones puede variar de 30, 60 o 90 días la fecha de revisión factura. Garantía Se clarifica el factor de garantía y qué hacer con las cantidades rechazadas, por no cumplir con las especificaciones, y se enumeran tres posibles soluciones. • Se devuelven al proveedor para su cambio. • Se devuelven al proveedor para su reparación. • Se devuelven al proveedor y se cancela el contrato, aplicando la sanción que se haya pactado, y se excluye del catálogo de proveedores de la empresa compradora. Todo lo relativo a la decisión de quién será el seleccionado se basará en las políticas de la empresa, en la necesidad de pago en un tiempo alargado, del disponible de efectivo, a la urgencia, a los servicios que proporcione el proveedor, eso ya depende de quién tome la decisión. 203 Administración de compras 5.4 D. ENTREGAR LA ORDEN DE COMPRA O PEDIDO AL PROVEEDOR SELECCIONADO Partiendo de la base que el pedido es el documento que establece un compromiso entre el proveedor, el cual deberá entregar lo solicitado en el tiempo que ofreció y el comprador se obliga a pagar lo adquirido en el tiempo que aceptó. Órdenes de compra o pedidos abiertos Cuando ya se tiene un proveedor seleccionado, los pedidos se trabajan bajo ciertas modalidades que deben favorecer al comprador, y las explicaremos bajo ninguna secuencia, para efectos de una introducción, solo hablaremos de tres modalidades para órdenes de compra o pedidos abiertos, en este tipo solo se entregará una orden de compra o pedido al proveedor, en el que aclara las entregas programadas, en partes o cuando se solicite: n n n Modalidad 1 En esta modalidad se entrega al proveedor, una orden de compra o pedido, en la que se especifica una cantidad pero con varias entregas, negociando que se facturará en cada entrega de lo solicitado; el proveedor entregará la cantidad solicitada, en la orden de compra, y se especifica con claridad, que el surtido será de acuerdo con las necesidades de la empresa. El proveedor recibirá una comunicación, que puede ser por teléfono, por correo electrónico o por un documento firmado por el área de compras, las cantidades que se requieren y el proveedor facturará en cada entrega. Claro, este tipo de modalidad se negocia con el proveedor. Modalidad 2 Las entregas programadas se negocian con el proveedor y se facturará en la última estas son especificadas en la orden de compra o pedido. Modalidad 3 La tercera modalidad se negocia con el proveedor y ocurre cuando la empresa tiene variaciones en sus requerimientos, y al proveedor se le da una orden de compra o pedido en el que se expresa qué cantidades de compra se solicitarán cuando los requerimientos de la empresa sean necesarios. Órdenes de compra o pedidos cerrados Este tipo de orden de compra o pedido es el más utilizado por las áreas de compra de las empresas, y se especifica un día de entrega de lo solicitado y nada más. 5.5 E. DAR SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE COMPRA Es quizá una de las obligaciones más importantes del comprador, ya que en ella radica que el o los artículos adquiridos lleguen a tiempo y no se tenga que recurrir a pedidos 204 capítulo 5 • El procedimiento del área de compras de emergencias, entre las que destacan ciertas variables que le darán a esta fase el carácter de importante: n n n n Cumplir con las fechas y las condiciones de entrega Reservar en el almacén lugar para lo adquirido Informar a contabilidad, cuentas por pagar y al solicitante que llegará lo solicitado Avisar a control de calidad el día y la hora en que llegará lo solicitado, para su inspección 5.6 F. RECIBIR E INSPECCIONAR LO ADQUIRIDO Esta fase del proceso de compras nos indica lo necesario que es recibir e inspeccionar lo solicitado, se realiza en coordinación con el departamento de control de calidad y almacén, la responsabilidad es de compras, pero si el producto recibido no pasa las especificaciones solicitadas, será rechazado. 5.7 G. VERIFICAR DOCUMENTOS DE COBRO DEL PROVEEDOR Las facturas a revisión son recibidas por la empresa, generalmente es cuentas por pagar la que se encarga de esta función, pero es responsabilidad de compras dar el visto bueno de qué es lo que se pidió y que ya se recibió, y que la factura contenga los datos y los documentos que se solicitaron en la orden de compra o el pedido, asimismo, es obligación del área de compras ver que el cheque salga a tiempo y se le entregue al proveedor. 5.8 H. AUTORIZAR EL PAGO AL PROVEEDOR Como resultado de todas las labores administrativas la obligación del comprador es estar al pendiente de que el cheque del proveedor salga y se le entregue a tiempo, esto con el fin de que en la siguiente compra que se haga al proveedor, sea rápida y expedita. 5.9 I. CONTROLAR LOS MATERIALES E INVENTARIOS Esta fase del proceso de compras no es su obligación, pero existe la variable en algunas empresas de que el comprador lleva los controles de inventarios, para que nunca falten las materias primas o los insumos. Es el comprador que de manera constante vigila los inventarios y ordena el requerimiento. 205 Administración de compras 5.10 J. EFECTUAR DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR SI ES EL CASO Cuando los artículos adquiridos no cubren las especificaciones, o se reciben en mal estado, es obligación del área de compras devolver al proveedor lo que llegó fuera de especificaciones, tomando nota de lo sucedido para tomar medidas para en lo sucesivo no solicitar al proveedor de referencia nuevos insumos o las materias primas necesarias para el funcionamiento de la empresa. 5.11 K. OTRAS ACTIVIDADES DERIVADAS DE LA ADQUISICIÓN (cláusulas contractuales en las negociaciones) Cuando la empresa vendedora así lo requiere se efectúa una negociación y el resultado se plasma en un contrato, y como todo contrato tiene cláusulas que se deben respetar y cumplir, ser claras, precisas y concisas. Por lo general, todo contrato tiene cláusulas a favor del comprador y de cumplimiento a favor del proveedor, solo explicaremos las más comunes para el área de compra, haciendo la aclaración de que este documento es elaborado por el área legal de la empresa, la que respeta los comentarios del área de compras, las cláusulas más importantes de un contrato, en el que interviene el área de compras son cinco: n n n 206 Precio Esta cláusula, puede decirse que es la más importante en un contrato de compraventa, después de pactar esta cláusula se negocian todas las demás, las que pueden ser: calidad, volumen, garantía y condiciones de entrega y pago. Se entiende que de acuerdo con el volumen, la garantía y el tiempo de entrega y pago, puede disminuir el precio. Calidad Esta cláusula es también importante tanto para el comprador como para el proveedor, ya que la calidad de los productos que comercializa la empresa, deben tener la calidad que espera el consumidor final, y va en relación tanto a la participación de mercado, como del posicionamiento del producto en la mente del consumidor. El comprador enumera y clarifica dentro del contrato, las especificaciones de los requerimientos. La violación de esta cláusula por parte del proveedor, implica un agravante que se castiga con una sanción en efectivo, y la eliminación del catálogo de proveedores de la empresa compradora. Volumen La cantidad a surtir por parte del proveedor va relacionada con la cláusula del precio, es importante que el proveedor cumpla con esta cláusula, para evitar capítulo 5 • El procedimiento del área de compras sanciones económicas, lo que da como consecuencia la eliminación del catálogo de proveedores de la empresa compradora. n Garantía Se clarifica, en la cláusula de la garantía, qué hacer con las cantidades rechazadas, por no cumplir con las especificaciones y se enumeran tres posibles soluciones. • Se devuelven al proveedor para su cambio. • Se devuelven al proveedor para su reparación. • Se devuelven al proveedor y se cancela el contrato, aplicando la sanción que se haya pactado, y se excluye del catálogo de proveedores de la empresa compradora. n Condiciones de entrega y pago Esta cláusula solo se utiliza para indicar el tiempo de entrega respetando las condiciones de la política de la empresa, en relación con los días y hora de recepción de lo comprado, asimismo se especifica el tiempo del pago, que puede ser lo más alejado posible a 30, 60 o 90 días fecha de revisión de la factura. 207 Mapas del capítulo 5 Administración de compras Qué origina la requisición y si se debe comprar El lugar de origen será el área de manufactura y los departamentos de la empresa donde hace falta algún requerimiento. Qué calidad Por lo general, las empresas solicitan que todo lo que compran debe ser de calidad. Qué cantidad La cantidad debe ser la necesaria, ya que un excedente o una compra de menos puede resultar más cara. relación de las funciones del área de compras En qué momento Cuando es una compra urgente, los tiempos son reducidos, pero cuando se planea, el comprador pone las fechas. Qué precio Por lo general, el precio lo pone el proveedor pero es función del área de compras estar al pendiente de que sea el mejor precio, el que resulta del cuadro comparativo. Cuándo será la entrega La fecha de entrega se negocia, desde que se está fincando la orden de compra. Cómo será la entrega También este rubro se establece en la orden de compra. Tarjeta de reorden Este documento lo puede llevar el área de compras, el área de manufactura o el área de mantenimiento. origen de la requisición Tarjeta repetitiva Este documento es igual a la tarjeta de reorden. Requisición rutinaria Esta actividad es una función del área de manufactura y del almacén. Memorando Este documento en ocasiones lo elaboran los departamentos que no son los de manufactura, mantenimiento y servicios generales, y cumple con las funciones de una requisición. 208 capítulo 5 • El procedimiento del área de compras Mapas del capítulo 5 A. Determinación de las fuentes de abastecimiento. B. Solicitar a los diferentes proveedores cotización para seleccionar a uno de ellos. C. Elaborar el cuadro comparativo para tomar la decisión. D. Entregar la orden de compra al proveedor seleccionado. Pasos para la adquisición de los bienes requeridos E. Dar seguimiento a la orden de compra. F. Recibir e inspeccionar lo adquirido. G. Verificar documentos de cobro del proveedor. H. Autorizar el pago al proveedor. I. Controlar los materiales e inventarios. J. Efectuar devoluciones al proveedor si es el caso. K. Otras actividades derivadas de la adquisición. 209 Mapas del capítulo 5 Administración de compras Nombre del artículo. Especificaciones técnicas. Datos de la solicitud de cotización Cantidad requerida y fecha de entrega. Lugar, día y hora de entrega. Medios de transporte. Condiciones de pago. Los mismos que solicitó el comprador. Impuestos. Datos de la cotización que envía el proveedor Precio y términos de pago. Fecha de entrega y garantía. Dimensiones, especificaciones y peso. Factores legales. Protección de patentes. 210 capítulo 5 • El procedimiento del área de compras Mapas del capítulo 5 Datos del proveedor y quién firma la cotización. Descripción detallada del artículo que cotiza. Cantidad. Unidad de medida. Precio unitario y precio total. Datos del cuadro comparativo Garantía, vigencia parcial y total. Condiciones de entrega. Condiciones de pago. Fecha de pago Descuentos ofrecidos. Otros datos necesarios para la empresa. Espacio para observaciones. 211 Administración de compras Resumen Resumen del capítulo 5 RELACIÓN DE LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE COMPRAS El departamento de compras, como toda área administrativa tiene funciones y obligaciones con todos departamentos a los que les da servicio, empezando con todo aquello que origina la compra, observando desde su inicio algunas consideraciones importantes entre las que destacan: n n n n n n n Qué origina la requisición y si se debe comprar Aunque esta función no recae en el área de compra, su lugar de origen será el área de manufactura y en algunas ocasiones, los departamentos de la empresa donde hace falta algún requerimiento. Qué calidad Las empresas solicitan que todo lo que compran debe ser de calidad, pero no lo más barato, pues existe una regla en las compras, “lo barato cuesta caro”. Qué cantidad La cantidad debe ser la necesaria, ya que un excedente puede salir más caro que lo normal, lo mismo ocurre cuando se compra de menos, pues viene lo contrario hay que hacer compras de emergencia. En qué momento Cuando es una compra urgente, los tiempos son muy reducidos, pero cuando se planea, el comprador pone las fechas de entrega. Qué precio El precio lo pone el proveedor, pero es función del área de compras estar al pendiente de que sea el mejor, el que resulta del cuadro comparativo. Cuándo será la entrega La fecha de entrega se negocia, desde que se está fincando la orden de compra. Cómo será la entrega También este rubro se establece en la orden de compra. Cualquier incumplimiento de estas funciones se pactará y se negociará con el proveedor. ORIGEN DE LA REQUISICIÓN (solicitud de compra) Después de decidir si se compra, se debe redactar mediante una solicitud, llamada requisición de compra, que puede tener varios formatos que cambian según la empresa. n n 212 Tarjeta de reorden Este documento lo puede llevar el área de compras, el de manufactura, el de mantenimiento. Tarjeta repetitiva Este documento es una copia casi al carbón, de la tarjeta de reorden. capítulo 5 • El procedimiento del área de compras n Estos nombres con que se le conoce a la requisición, varían según la empresa en que se utilicen, lo más seguro es que existan otros pero todos tienen un objetivo, solicitar al departamento de compras la adquisición de un requerimiento para la empresa. Todo esto origina una secuencia de pasos para la adquisición de los bienes requeridos, que son: A. Determinación de las fuentes de abastecimiento. B. Solicitar a los diferentes proveedores cotización para seleccionar alguno. C. Elaborar el cuadro comparativo para tomar la decisión. D. Entregar la orden de compra al proveedor seleccionado. E. Dar seguimiento a la orden de compra. F. Recibir e inspeccionar lo adquirido. G. Verificar documentos de cobro del proveedor. H. Autorizar el pago al proveedor. I. Controlar los materiales e inventarios. J. Efectuar devoluciones al proveedor si es el caso. K. Otras actividades derivadas de la adquisición. A. DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO Esta fase empieza desde el momento en que se autoriza la compra y el auxiliar de compras o el comprador empiezan a buscar proveedores, son cinco las variables que caracterizan esta fase: n n n Seleccionar proveedores Esta actividad empieza buscando en los dos tipos de relaciones de proveedores, ya sea en la lista de proveedores de manera alfabética o en la lista de proveedores por tipo de artículos. Comunicarse con ellos Una vez seleccionados, a los proveedores que se les solicitará la cotización, se les llama por teléfono, para que lo más pronto posible acudan a las oficinas de la empresa a recoger la solicitud de cotización. Solicitar cotización Debe contener los datos de lo solicitado, procurando marcar claramente las especificaciones de los artículos, cantidad, fecha de entrega y condiciones de compra. 213 Resumen n Requisición rutinaria Esta actividad es por lo general, una función del área de manufactura y del almacén. Memorando Este documento en ocasiones lo elaboran los departamentos que no son los de manufactura, mantenimiento, servicios generales, y cumple con las funciones de una requisición. Administración de compras Resumen n n Elaborar y analizar el cuadro comparativo Ya recibidas las cotizaciones, el auxiliar o el comprador elaborarán el cuadro comparativo, que contendrá los siguientes datos: • Descripción de los artículos por adquirir. Cantidad, precio por unidad. • Calidad, la cual puede ser percibida por el comprador. Garantía. • Condiciones de pago. Fecha de entrega, servicio. • Otras condiciones necesarias según el artículo. Seleccionar al proveedor que se le otorgará el pedido Una vez analizado el cuadro comparativo, se selecciona al futuro proveedor y se le entrega el pedido. B. SOLICITAR A LOS DIFERENTES PROVEEDORES LA COTIZACIÓN PARA SELECCIONAR Alguno En esta fase del proceso de compra es donde se le solicitan a los diferentes proveedores la cotización de lo que requiere la empresa. n n n Descripción del artículo. Cantidad. Precio por unidad, garantía, condiciones de pago, servicio. Fecha de entrega. Otras condiciones necesarias según el artículo. C. ELABORAR EL CUADRO COMPARATIVO Con base en cotizaciones que entregan los proveedores, se elabora el cuadro comparativo, documento válido para efectuar un análisis de las órdenes de compra, y así poder tomar la decisión. D. ENTREGA de LA ORDEN DE COMPRA O PEDIDO AL PROVEEDOR SELECCIONADO Partiendo de la base que el pedido es el documento que establece un compromiso entre el proveedor y el comprador, el cual deberá entregar lo solicitado en el tiempo que ofreció. E. DAR SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE COMPRA Es quizá una de las obligaciones más importantes del comprador, ya que en ella radica que el o los artículos adquiridos lleguen a tiempo y no se tenga que recurrir a pedidos de emergencias. n n n n 214 Cumplir con las fechas y las condiciones de entrega. Reservar en el almacén lugar para lo adquirido. Informar a contabilidad, cuentas por pagar y al solicitante que llegará lo solicitado. Avisar a control de calidad el día y la hora en que llegará lo solicitado, para su inspección. capítulo 5 • El procedimiento del área de compras F. RECIBIR E INSPECCIONAR LO ADQUIRIDO G. VERIFICAR DOCUMENTOS DE COBRO DEL PROVEEDOR Las facturas a revisión son recibidas por la empresa, es cuentas por pagar, que se encarga de esta función; pero es responsabilidad de compras dar el visto bueno de que es lo que se pidió y que ya se recibió. H. AUTORIZAR EL PAGO AL PROVEEDOR Como resultado de todas las labores administrativas la obligación del comprador es estar pendiente de que el cheque al proveedor se le entregue a tiempo. I. CONTROLAR LOS MATERIALES E INVENTARIOS Esta fase del proceso de compras no es obligación del área de compras, pero existe la variable en algunas empresas que el comprador lleva los controles de inventarios. J. EFECTUAR DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR SI ES EL CASO Cuando los artículos adquiridos no cubren las especificaciones, o se reciben en mal estado, es obligación del área de compras devolver al proveedor lo que llegó fuera de especificaciones. K. OTRAS ACTIVIDADES DERIVADAS DE LA ADQUISICIÓN Estas no son actividades que recaen en el área de compras, como son las auditorías al almacén o al área de cuentas por pagar. CUADRO COMPARATIVO No podemos hablar del cuadro comparativo si no hablamos de la solicitud de cotización. SOLICITUD DE COTIZACIÓN Al recibir la requisición de compra del área solicitante, el comprador empieza con tomar cinco aspectos válidos. n Precio Este por lo general debe ser el más bajo posible en relación a: cantidad, calidad, servicio y plazos de pago. 215 Resumen Esta fase del proceso de compras indica lo importante que es recibir e inspeccionar lo solicitado, se realiza en coordinación con el departamento de control de calidad y almacén. Administración de compras Resumen n n n n Competencia tecnológica En esta variable se checan las diferencias que existen en relación con: ingeniería, diseño, materiales, técnicas de producción y si se encuentra dentro del programa de ISO-9000. Competencia de servicio Se checa en esta variable la historia del proveedor con todo lo relacionado con: entregas, puntualidad, seguridad y cumplimiento de las cantidades requeridas. Localización geográfica Esta variable es muy importante, ya que la lejanía, es decir, la distancia no debe influir con el precio. Representación de ventas Esta variable es muy importante, ya que relacionar la marca o la empresa con el representante de ventas, su seriedad y su profesionalismo en la actividad de ventas, es base para decidir si es o no el proveedor al que se le solicitará el requerimiento. SOLICITUD DE INVITACIÓN A COTIZAR Una vez seleccionados los proveedores a los que se les invitará a que coticen, se les envía un fax, se les llama por teléfono o se envía un correo electrónico para que envíen la cotización: n n n n n n n n Nombre del artículo. Especificaciones técnicas. Cantidad requerida. Fecha de la entrega. Lugar, día y hora de la entrega. Medios de transporte. Base del precio (esto puede o no agregarse). Condiciones de pago. Estos son los datos mínimos que debe contener la cotización. RECEPCIÓN DE LA COTIZACIÓN El proveedor la envía y pueden recibirse por carta, en sobre, personalmente, por fax o por correo electrónico y debe contener: n n n n n n n n 216 Los mismos datos que solicitó el comprador. Impuestos. Precio y términos de pago. Entrega. Garantía. Dimensiones, especificaciones y peso. Factores legales. Protección de patentes. capítulo 5 • El procedimiento del área de compras REGISTRO DE LAS COTIZACIONES (cuadro comparativo) Datos que contiene el cuadro comparativo Los datos que debe contener el cuadro comparativo son los que se le solicitaron al proveedor: n n n n n n n n n n Datos del proveedor y quién firma la cotización. Descripción detallada del artículo que se cotiza (marca, modelo, número de serie, entre otros). Cantidad y unidad de medida (piezas, cajas, metros, kilogramos, litros, etcétera). Precio unitario y precio total. Garantía (vigencia parcial o total). Condiciones de entrega (en bodega del comprador, en la bodega del proveedor, etcétera). Condiciones y fecha de pago (tiempo, contado o crédito). Descuentos ofrecidos (por pronto pago, por anticipo, por volumen, etcétera). Otros datos necesarios para la empresa. Espacio para observaciones que se necesitan al decidir. FACTORES QUE SE TOMAN AL DECIDIR A QUIéN SE SELECCIONA Estos factores son básicos y varían desde el punto de vista de cada empresa, pues la decisión se hará con base en los siguientes elementos: n n n Precio. Garantía. Tiempo de entrega y de pago. Todo lo relativo a la decisión de quién será el seleccionado se basará en las políticas de la empresa, en relación con el pago en un tiempo alargado o del disponible de efectivo, a la urgencia, a los servicios que proporcione el proveedor, lo que dependerá de quién tome la decisión. 217 Resumen Lo elabora el comprador y es un documento que sirve como base para decidir a quién se le otorga el pedido y se puede elaborar por dos métodos: n Por artículo Método más usado dentro de los cuadros comparativos que elabora el área de compras. n Por proveedor Método que se utiliza cuando al proveedor se le solicitan varios artículos de acuerdo con la requisición. Administración de compras Preguntas Preguntas del capítulo 5 1. Dentro de la función administrativa del departamento de compras, en pocas palabras, explique la función de comprar con calidad. 2. ¿Qué puede suceder cuando hay compras de emergencia en la empresa? 3. ¿Cómo y de cuántas formas se origina una requisición? 4. ¿Por qué se considera la actividad más importante en el área de compras a la de dar seguimiento a la orden de compra? 5. ¿Por qué también es una actividad importante en el área de compras la de inspeccionar lo adquirido y con quién lo efectúa? 218 capítulo 5 • El procedimiento del área de compras 7. ¿Cuáles son los ocho aspectos básicos que el comprador analiza después de recibir la requisición, que son válidos para invitar a cotizar a uno o varios proveedores? 8. ¿Cuáles son los factores que se toman en cuenta al decidir a quién se selecciona para darle la orden de compra? 9. ¿Qué datos contiene el cuadro comparativo? 219 Preguntas 6. ¿Cuáles son los cinco aspectos válidos que el comprador analiza después de recibir la requisición? Administración de compras Caso práctico Caso práctico. ¿Cómo comprar? “Envases de Plástico, S.A. de C.V.”, y su gerente Lic. Víctor Martínez Vargas y el encargado del área de compras, se han reunido para diseñar el procedimiento para hacer la compra desde que se recibe el documento de una requisición de compra por el área de manufactura y deciden entre otras actividades darle una secuencia lógica a las operaciones que den como resultado la orden de compra o pedido. El Lic. Martínez le ha sugerido al encargado de compras que diseñe un documento que contenga los requerimientos de una solicitud de compra (requisición), y con ella empezar las actividades relacionadas a dar cumplimiento a lo solicitado. Usted como encargado del área de compras, empezaría con: Preguntas a desarrollar 1. ¿Qué secuencia daría a las siguientes actividades? • Elaborar cuadro comparativo • Dar seguimiento a la orden de compra • Autorizar el pago al proveedor • Controlar los materiales recibidos • Determinar fuentes de abastecimiento • Entregar la orden de compra al proveedor • Solicitar cotización a los proveedores • Recibir e inspeccionar lo solicitado • Verificar los documentos del proveedor Nota: justificar la secuencia, cada una de las actividades y su resultado. 220 6 Selección del proveedor Contenido 6.1 CUANDO EL PROVEEDOR YA ES CONOCIDO DE LA EMPRESA 6.2 CUANDO EL PROVEEDOR NO ES CONOCIDO DE LA EMPRESA 6.3 SELECCIÓN DE PROVEEDORES 6.4 DESARROLLO DE PROVEDORES MAPAS DEL CAPÍTULO 6 RESUMEN DEL CAPÍTULO 6 PREGUNTAS DEL CAPÍTULO 6 221 Mapa conceptual del capítulo 6 Cuando el proveedor ya es conocido por la empresa Desarrollo de proveedores Selección del proveedor Selección del proveedor 222 Cuando el proveedor no es conocido por la empresa capítulo 6 • Selección del proveedor El requerimiento de un artículo o de un insumo, representa una serie de actividades que da como origen la localización del proveedor que deberá surtir el artículo determinado, para tal efecto se empieza por localizar la fuente de información, las más utilizadas por el comprador son entre otras: n n n n n n n n n n Directorios telefónicos Tanto los normales como los clasificados, se utilizan para productos de pequeño valor y de rapidez en la adquisición. Guías de compradores De gran variedad, de un tipo de industria de un mismo giro, que por lo general son incompletas, entre las que destacan, las de las cámaras donde se asocian las empresas de un mismo giro, también las empresas que se agrupan, para las adquisiciones, intercambiando entre ellas este tipo de información. Registros o listados De carácter semioficial su valor es identificar la fuente, son elaborados por las propias empresas. Catálogos y publicidad de los proveedores y revistas especializadas Este tipo de documentación contiene información sobre las especificaciones de los productos enlistados, así como sus precios, tiempos de entrega y/o lugares donde se pueden adquirir. Teniendo una gran desventaja, pues no se actualizan. Fuentes de contactos personales y de experiencia Entrevistas con vendedores y/o representantes. Esta es la fuente más productiva, solo es una llamada. Departamentos internos o especializados Entre los que destacan: investigación, producción, ingeniería, mantenimiento, control de calidad, servicios generales, asesores externos. Archivos y/o catálogos De la propia empresa y de las empresas asociadas en comités de compras, permiten reducir tiempos al hacer llamadas casi a nivel personal. Organizaciones de compras Grupos especializados que tienen gran experiencia en buscar proveedores de acuerdo con las especificaciones (estos cobran por ese servicio). Exposiciones, ferias de exhibiciones y muestras En esta fuente todos te darán el nombre de sus representantes y se agendan citas. Fuentes de información respecto a los proveedores Esta información es básica, porque nos proporciona las características de cada proveedor, entre las que encontramos: • Catálogos El valor de estos depende en gran parte de la forma en que se presentan, los materiales que ofrecen y su empleo, así como sus características y especificaciones. Los hay de varios tipos, entre ellos tenemos: de proveedores, de comisionistas y de maquinaria y/o equipo. 223 Administración de compras • Revistas profesionales Este medio constituye una fuente muy valiosa de información en cuanto a: proveedores y artículos, tomando en cuenta que los proveedores son muchos y variados. La información que contienen, varía en cuanto a sus especificaciones para que se utilizan, su forma de emplearse, a qué productos sustituyen y los datos para localizarlos. • Directorios de empresas Información que está disponible, siempre y cuando la empresa se asocie a alguna cámara o un grupo de empresas, con el único fin de tener más contactos, para cubrir sus requerimientos, recursos humanos, etcétera. • Representantes de ventas Este tipo de información será en relación con sus ventas y/o la empresa que representa. • Muestrarios Si la empresa localiza a un futuro proveedor, le solicita una muestra de sus productos para someterlos a pruebas, para analizar y/o verificar, si cumple con las especificaciones que requiere la empresa compradora y si es verdad todo lo que dijo el representante. n 224 Fuente de información de los productos que ofrecen los proveedores o representantes de las empresas (lo elaboran las empresas y lo intercambian con otras) • Clasificación de las industrias y/o comercios A. El número de empresas que lo producen o venden. B. Identificar por nombre del producto y quiénes lo producen y lo venden. C. Solicitar información. • Disponibilidad comercial de los productos A. Lo hay en existencia de manera uniforme. B. Su fabricación depende de la empresa compradora. C. Hay varios tamaños y varias presentaciones. D. Hay diferentes dimensiones y de mayor demanda o de menor demanda. E. Son de fabricación especial o stock. • Cantidad que ha de ser comprada A. Cantidad: pequeña, moderada o grande. B. Se debe considerar el tamaño físico o el precio unitario, mayor de 1 000 o menor de 1 000. C. Descuentos por: pronto pago, pago anticipado, volumen, especiales y/o oportunos. D. Elaboración, entrega o disponibilidad. E. Tamaño del proveedor, grande moderado, mediano, pequeño, micro y/o familiar. capítulo 6 • Selección del proveedor • El tiempo como elemento de compra A. De elaboración, por cantidad, por tránsito, por lote y/o otras causas. B. De entrega o por entregas parciales. C. De pago, en efectivo, cheque o trueque. 6.1 CUANDO EL PROVEEDOR YA ES CONOCIDO DE LA EMPRESA En varias ocasiones nos ha surtido los requerimientos, se le localiza por medio del tarjetero o en cualquiera de los directorios de proveedores que tenemos, se le llama por teléfono para cotizar o nos surta lo solicitado. 6.2 CUANDO EL PROVEEDOR NO ES CONOCIDO DE LA EMPRESA Lo que representa una serie de actividades para tal efecto, tenemos las actividades a desarrollar: 6.2.1 Fuente de información escrita n Directorios telefónicos, normales o clasificados Se utilizan para localizar a los proveedores de artículos de rapidez, cuyo valor es pequeño y los que se pueden adquirir con los fondos de la caja chica. n Guía de compradores Existen una gran variedad de ellos, cubren solo una especialidad y, por lo general, no están actualizadas y completas. n Revistas de publicidad de proveedores Tienen una ventaja principal, contienen información de los productos, en lo relativo a sus características y especificaciones, también todo lo relativo a su venta, servicio y precio. 6.2.2 Fuente de experiencia y contactos personales n Entrevistas con futuros proveedores y/o representantes de proveedores Estas surgen de dos maneras muy productivas. • Cuando el representante del proveedor nos visita, nos explica cuál es la actividad de su representado y nos deja su tarjeta. • Cuando lo llamamos con base en recomendaciones de otros compradores, o del grupo de empresas con las que se asocia la empresa compradora. n Departamentos internos o especializados Estos departamentos son de la propia empresa, o del departamento que solicita el artículo, entre los que destacan: 225 Administración de compras • • • • n Producción. Ingeniería, mantenimiento y servicios generales. Informática. Asesores externos, despachos especializados, este tipo de información, puede tener bases de favoritismo. Ferias, exposiciones y/o exhibiciones Estas nos permiten conocer nuevos proveedores, en donde se ve por decirlo así, lo que representa la empresa participante y nos da facilidades para en un futuro trabajar con ellos. 6.2.3 Fuente de información respecto a los proveedores Estas solo nos ayudarán a cerciorarnos de las bases y/o características del proveedor. n n n n n 226 Catálogos El valor de estos catálogos se basa en lo que presentan, los materiales que ofrecen y su empleo en las actividades de la empresa, así como la forma en que los presentan, existen varios tipos de catálogos: • De proveedores. • De comisionistas. • De maquinaria y equipo. Revistas profesionales Este medio constituye una fuente de información en cuanto a proveedores y artículos, los proveedores y los artículos son muchos, la información que contienen varía en lo relativo a las características, que son y para que sirven, las innovaciones, a que productos pueden sustituir y todos los datos relativos a su localización. Directorios de empresas Este medio representa otra fuente de información, que está disponible, cuando la empresa se constituye o se asocia a un grupo de empresas, con el solo y único fin de tener más contactos, que cubran sus necesidades de pronóstico. Representante de ventas Esta variable de localización de proveedores es muy importante, pues no se requiere mucho esfuerzo, ya que son los proveedores los que vienen a la empresa, ya sea porque quieren ser proveedores o porque son recomendados de otros proveedores, o porque los mandamos llamar para formar parte de nuestro directorio de futuros proveedores. Muestrarios Después de que el proveedor envió sus muestras, catálogos y/o lista de precios, estas se someten a un examen por parte de control de calidad y/o área de producción, y si el producto pasa la prueba se le llama y se le informa que fue seleccionado. capítulo 6 • Selección del proveedor n Catálogos y directorios De las cámaras en que por ley se deben inscribir las empresas. 6.2.4 Fuente de información respecto a las características de los productos Las características de los productos para seleccionar un proveedor son muy necesarias, ya que con su clasificación podremos escoger al mejor proveedor y nos basamos en los siguientes criterios: n n n El nombre del producto Está variable la consideramos desde cuatro perspectivas que nos darían una base sólida de decisión 1. El número de empresas que lo venden. 2. El nombre del producto, quiénes lo fabrican y lo comercializan. 3. La información que está disponible. 4. Los tamaños y/o presentaciones. Disponibilidad comercial del producto Esta característica reviste cinco variables que hacen de estas un punto muy importante de decisión: • Las hay en existencia de una manera uniforme. • Hay varios tamaños. • Hay varias presentaciones. • Son de fabricación especial y sobre pedido. • Son de mayor o menor demanda. Cantidad que se comprará En esta característica se toman como base, por la calidad y cantidad de la compra entre las que destacan: • Cantidad de compra. Para quién es y si la compra será, mayor o menor de un millar. • Considerar el tamaño físico. Chico, mediano o grande. • Precio unitario. Si varía o no debido a la cantidad de compra. • Elaboración. Si esta será sobre pedido o será stock. • Disponibilidad. Se decidirá si la entrega será oportuna o se esperará un tiempo razonable, o bajo la modalidad de justo a tiempo. • Tamaño del proveedor. En esta característica, el tamaño del proveedor es muy importante, ya que la cantidad que se ordenará será de vital importancia para que entregue lo solicitado y se deberá checar, si es muy grande, grande, mediano pequeño, chico, micro o familiar, para tomar las precauciones que tengan lugar. 227 Administración de compras n El tiempo como elemento de compra El factor tiempo en la elaboración de los productos de la compra reviste también características de importantes, ya que si por esta causa no se pueden tener a tiempo los productos solicitados, se tendrían consecuencias de preocupación en la empresa, se deben considerar entre otras las siguientes variables: • El medio de transporte. La cantidad, distancia, tránsito. • Otras causas. 6.3 SELECCIÓN DE PROVEEDORES Esta la basaremos en cuatro variables, que nos indicarán los factores, causas necesarias para tal selección, haciendo la aclaración que esta decisión se basa generalmente en el cuadro comparativo: n 228 Decisiones de selección Por lo general la decisión de compra se basa en cuando menos cuatro factores: • Calidad. • Disponibilidad. • Garantía. • Precio y fecha de pago. Las decisiones solo se tomarán por varios factores, entre los que destacan: • Capacidad técnica e ingeniería Este factor es básico, en cuanto a lo relativo a que el proveedor pueda diseñar o en su defecto llevar a realidad las inquietudes del comprador. • Capacidad instalada En lo relativo a este factor diremos que la empresa cuente con la maquinaria necesaria para poder producir el requerimiento de la empresa compradora, también es aceptable que el proveedor pueda relacionarse con empresas que le maquilen los requerimientos solicitados. • Capacidad de producción Constancia en la producción, factor básico para que el proveedor sea seleccionado, es decir que sus relaciones con el sindicato sean favorables, en lo que respecta a horas extras o abrir un segundo turno, etcétera. • Capacidad financiera Este es un factor muy importante, para seleccionar a un proveedor, ya que si el no tiene capacidad financiera, no podrá fabricar los requerimientos que necesita la empresa compradora. • Capacidad gerencial Este factor es importantísimo, ya que si no hay una persona que dirija o controle la empresa difilmente, podrá ser proveedora de la empresa compradora. capítulo 6 • Selección del proveedor • Capacidad de servicio Esta es una actividad muy descuidada por los proveedores, ya que su filosofía es en muchas ocasiones, te vendí y tu resuelves tus problemas, es por eso que este factor debe ser también básico, pues una buena atención al comprador, en cuanto a asesoría, representa el principio del servicio y como consecuencia una segunda venta. 6.3.1 Decisiones de selección Las decisiones se tomarán cuando esté bien respaldada por varios factores entre los que destacan: n n n n n Capacidad técnica de ingeniería de producción Una de las principales capacidades de selección que el comprador debe tomar con mucho cuidado, ya que representa la calidad de fabricación, nos indica que el proveedor está trabajando con tecnología de punta, razón por la que está en los primeros lugares en la fabricación de los artículos que a nosotros nos interesan. Capacidad instalada Otra característica de selección es la de las máquinas con que se producen los artículos que nos interesan, claro que si es una empresa que tiene tecnología de punta será lógico que la capacidad instalada sea actualizada y en cantidades básicas para fabricar lo que nos interesa. Capacidad financiera Si la empresa a la que se decide que será uno de nuestros proveedores no tiene capacidad financiera, es imposible que se le tome en cuenta, pues si se le pide la fabricación de una buena cantidad de artículos, por lo general no los fabricará de inmediato, en virtud que no tendrá recursos para la producción. Capacidad de servicio Si la empresa seleccionada no recurre a este apoyo de ventas, de imagen de empresa, será un obstáculo de selección, el servicio debe ser el que se necesite para respaldar la calidad de lo que produce y le de seguridad de reparación, cambio o entrega, o capacitación u otras soluciones. Capacidad gerencial Esta es una capacidad donde se recurre al aspecto administrativo, pues esta actividad es importante, pues si la organización administrativa de la empresa que se seleccionará como nuestro proveedor carece de esta cualidad, puede representar un riesgo, pues pueden ocurrir varios aspectos que dificulten entre otras: la producción, las fechas de entrega, la calidad por posibles problemas internos y de relaciones con los trabajadores. 229 Administración de compras 6.3.2 Características de un buen proveedor La aceptación de un buen proveedor, se basa en la seriedad que nos da, en lo referente a su cumplimiento (no hay mentiras). Esta característica se verá influenciada, según la idea que se tenga, de lo que es un buen proveedor, tomando en cuenta que un buen proveedor será el que realice para sus clientes entre otras las siguientes actividades: n n n n 230 Actividades profesionales Esta característica no refleja que si los proveedores o más bien dicho los representante de ventas del proveedor son responsable, es decir, que si se le llama responde el llamado a tiempo, asesora a sus compradores, en otras palabras da buen servicio, los problemas del comprador los hace suyos y los soluciona tanto en tiempo como en precio y algunas condiciones de venta. Compra y venta de productos de calidad a precios aceptables La calidad de los artículos que suministra el proveedor deben de ser con la calidad que el profesional dice, es decir que práctica la filosofía del ISO-9000, dice lo que hace y hace lo que dice, su prestigio lo basa en este principio. Respetar las fechas de entrega y especificaciones Si el proveedor es un profesional deberá respetar las fechas de entrega tanto el lugar como en tiempo, así como las especificaciones, ya que un cambio de una u otra de las especificaciones de lo solicitado, se verá imposibilitado a ser proveedor de la empresa, si esta tiene la modalidad de entregas continuas, se podría imaginar que sucedería, si en un día de trabajo no hay material, y el trabajo no se puede realizar, porque se cambiaron las especificaciones, ¿que sucedería? Ofrezca servicios oportunos, acepte cambios imprevistos y de asesoría Los servicios que ofrece el proveedor varían desde el punto de vista del profesionalismo con que actúa en el mercado, los cuales serán: • Servicios de preventa Esto es entre otras: responder inmediatamente a la llamada, dar facilidad de contacto, entrega oportuna de la cotización y asesoría para la venta. • Servicios durante la venta Esto es, que durante el tiempo entre la recepción del pedido y la producción de los artículos solicitados, puedan haber cambios al diseño, a los ingredientes y alguno de los componentes. • Servicios de posventa Este tipo de servicio es importante ya que sin él se podría perder ser proveedor de una empresa, puede ser desde el punto de vista de capacitación a los usuarios del producto, anclaje de la maquinaria, revisar cada mes el funcionamiento de la maquinaria. capítulo 6 • Selección del proveedor 6.3.3 Evaluación de proveedores Se refleja en los cumplimientos pasados, entregas a tiempo, buen trato y, sobre todo, en respuestas inmediatas, esta evaluación, es una actividad permanente del área de compras, la que se basa en los siguientes aspectos: n n n n n n n Artículos rechazados por pedido Si el proveedor ha tenido problemas, que por lo general se reflejan en la calidad de los productos que se entregan a la empresa compradora, o que no cumplen con las especificaciones, por lo general son rechazados, en ocasiones pueden significar pérdidas a la empresa compradora, si es una empresa manufacturera. También sucede en las empresas comercializadoras, si hay faltas en el suministro de la empresa que abastece con el producto para reventa. Cumple con las fechas prometidas El proveedor que aceptó la orden de compra, acepta también las fechas de entrega, si no cumple, ocasiona a la empresa compradora, tenga retardos en su producción. Acepta las fechas de entrega propuestas El proveedor que aceptó la orden de compra, acepta también las fechas propuestas de entrega, si no cumple, al igual que en el comentario anterior ocasiona a la empresa compradora, retardos en su producción y/o faltas de suministro a sus revendedores. Los embarques a veces llegan tarde Esta variable de evaluación al proveedor igual que la anterior, ocasiona retrasos en todo lo referente a la producción o la comercialización. Su situación financiera La falta de efectivo o que la empresa esté pasando por una etapa de falta de recursos financieros puede ser causa de fallas en la entrega, o en los rechazos a los productos solicitados. Capacidad técnica Después de capacitar al proveedor, se debe evaluar que está haciendo por mejorar su capacidad técnica, en varios aspectos: • Renovando la maquinaria de producción. • Capacitando a sus empleados y/o operarios de la maquinaria. • Adquiriendo mejores materias primas para elaborar los productos que le solicitemos. • Está haciendo mejoras en la capacitación de sus proveedores. Capacidad productiva Esta variable tiene que ver con la anterior, ya que la capacidad productiva se debe de reflejar en la maquinaria instalada y la capacitación de sus operarios, es básica para que la empresa proveedora cumpla con las especificaciones de lo solicitado o en las entregas. 231 Administración de compras n n Capacidad gerencial y sus áreas administrativas Esta variable se refiere a la administración de la empresa proveedora, sobre lo solicitado. de los requerimientos de la empresa compradora, en lo referente a sus actividades como son: servicios que acompañan las ventas, cuentas por cobrar, almacén, embarques, transportes, etcétera. Otras evaluaciones Esta se tomará sobre la marcha, como pueden ser los equipos de transporte, la forma de cargar o de descargar los productos solicitados, el comportamiento de su personal, etcétera. 6.3.4 Vigilancia de la estabilidad del proveedor Es una actividad que se refleja en la calidad de sus productos, y en la calidad de la empresa vendedora. La estabilidad es muy esencial dentro de la forma de vigilar al proveedor, ya que un cambio en esta característica, nos indicará que hay problemas dentro de su organización y como resultado podría fallar en la entrega de lo solicitado; son muchas variables que se pueden vigilar para esta actividad del área de compras, entre las que destacan. n 232 Calidad del producto Es importante que el comprador sepa de la calidad del producto, si es un componente saber que las partes que lo integran son de calidad, si el proveedor selecciona a los fabricantes de sus partes, si están dentro del programa ISO-9000, que dice “decir lo que haces y hacer lo que dices” y claro que nuestro proveedor debe estar también en el programa del ISO-9000, esto nos dará una seguridad de la calidad del requerimiento que está adquiriendo la empresa compradora, dentro de la calidad del producto, se deben observar ciertas normas del proveedor: • Especificaciones Un buen proveedor debe respetar las especificaciones que le dicta el comprador o hacer lo posible por cubrir este requerimiento. • Diseños Debe de respetar el diseño del comprador, o en su defecto, proponer diseños por necesidades de la maquinaria. • Su imagen en el mercado A este respecto el proveedor debe tener una imagen de ser responsable, cumplidor, respetar especificaciones y, sobre todo, producir con calidad. • Sus fabricaciones especiales Debe estar capacitado para efectuar fabricaciones especiales, según el diseño del comprador. • Volúmenes anticipados El buen proveedor debe estar capacitado para entregar volúmenes anticipados, cuando así lo requiera el comprador. capítulo 6 • Selección del proveedor n n Relaciones de trabajo Las relaciones del proveedor con su sindicato, es decir como están las relaciones del sindicato con la empresa, si es un sindicato bueno o blanco, o conflictivo, también es una cláusula agravante para la decisión de asignar al proveedor la orden de compra. Estas relaciones de trabajo de la empresa proveedora, se fijarán en la forma de trabajo de la empresa, las que podrían ser: • Trabajo por horas y horas extras Si los obreros de la empresa proveedora trabajan ocho horas, y si aceptan horas extras según la ley y de acuerdo con el contrato colectivo de trabajo. • Por destajo Si la empresa no es sindicalizada, los obreros trabajan a destajo, es decir, que se les paga por lo que hacen, aquí es muy importante que se defina, que lo hagan bien. • Maquilas Este fenómeno ocurre cuando la empresa proveedora recurre a otra empresa para que fabrique los requerimientos de la empresa compradora, cuando su capacidad de trabajo no alcanza a cumplir con los volúmenes que el comprador necesita. Responsabilidad financiera Este es un factor de suma importancia, para designar al proveedor, si se decide dar una orden de comprar a un proveedor, que por cuestiones financieras no pueda entregar lo solicitado, sería un problema para la empresa compradora, también puede decirse que las fallas en su producción, los incendios y casos fortuitos pueden tomarse en cuenta para no ser el proveedor designado. 6.3.4.1 Precio Esta variable es de suma importancia, ya que cualquier variación en la fijación de sus precios o de sus políticas podría dar como resultado un colapso en la fabricación de los productos de la empresa, esta variable se afecta cuando el precio le ocasiona ciertos dolores de cabeza y los relacionaremos en orden de importancia: n Precio de lista, que incluye los descuentos, y/o las condiciones de pago El precio de lista puede afectar la compra, por parte de la empresa compradora, cuando tiene características de ser fijo o tener descuentos por varios conceptos: anticipos, pronto pago, contado, volumen, cliente especial y algún otro concepto que marque la política de precios de la empresa vendedora, asimismo las condiciones de pago revisten, casi las mismas características, para adquirir o negar la adquisición de los bienes que se requieren en la empresa compradora, estas condiciones pueden ser: • Por anticipos. • Por pronto pago. 233 Administración de compras n n n n • Por pago de contado. • Por volumen de compra. • Por ser cliente especial. Estos descuentos que podría dar el proveedor, pueden ser acumulables o no. Según las condiciones del proveedor. Costo de distribución, almacenaje y transporte Los costos que se hacen para que el producto llegue a la empresa, los transportes influyen en el precio, dependiendo de la cantidad y la distancia, provocan que los precios de los productos aumenten o disminuyan, por esta razón, el comprador debe de vigilar muy de cerca estos factores, pues la obligación del comprador es localizar a los proveedores que no tengan un precio elevado, o mas bien, que no tengan factores que aumenten el precio de los productos por adquirir. Costo de instalación y capacitación Todos los gastos que hace el proveedor para instalar la maquinaria o los muebles o algún otro producto, los gastos que tenga que hacer para la capacitación a los futuros operarios de la maquinaria pueden influir en el costo del producto ofertado, también esta variable es básica y la vigilancia del comprador debe ser muy de cerca, con el objeto que el proveedor no aumente el precio del producto; desde que se está cotizando, el comprador debe de pedirle o sugerir al proveedor que se abstenga de agregar estos factores al precio del producto, que tienen que ser parte del precio del producto ofrecido. Costo de servicio Todos los proveedores, al cotizar el o los productos ofrecidos incluyen el costo del servicio dentro de la cotización, por lo general es para que el proveedor respalde la garantía, este tipo de servicio es suministrado; en algunas ocasiones, el proveedor manda a un técnico durante el tiempo que dura la garantía para que resuelva lo relativo al mantenimiento y no haya quejas por parte del comprador. Asimismo durante el transcurso de la vida de los productos adquiridos, el proveedor, puede vender sus servicios de reparación. Impuestos y tipo de cambio Este tipo de agregado al precio del producto, representa un costo que el comprador está dispuesto a pagar, ya que es un cargo oficial, es decir, que se debe pagar el iva, que en algunas ocasiones va incluido en el precio, y si la cotización es en moneda extranjera, porque los productos cotizados son de procedencia de importación, la cotización llevará la leyenda de vigencia de la cotización o la leyenda que el valor de los productos es en moneda nacional, será al valor del peso en relación con el dólar estadounidense a una fecha determinada. 6.3.4.2 Calidad del producto La calidad del producto no se puede esconder, el comprador se da cuenta, si el producto es de calidad o es mediocre, esto lo basa en las siguientes cualidades que dejan muy en claro esta variable: 234 capítulo 6 • Selección del proveedor n n n n n Especificaciones. Diseños. Imagen. Fabricaciones especiales. Volúmenes anticipados. Estas cinco cualidades, dan a entender que si el comprador las vigila muy de cerca, comprenderá que el proveedor es un profesional, de excelencia y como consecuencia es de confianza, estas cualidades no todos los proveedores las tienen, y los que las tienen, son los que tienen el liderato en su giro. 6.3.4.3 Relaciones de trabajo Esta variable es de suma importancia, pues una mala relación de trabajo con el proveedor o con sus trabajadores podría dañar a la empresa compradora, cuando por un conflicto de huelga o de paro, o de tortuguismo en espera de aumento de sueldo, retrasarían las entregas de lo adquirido; asimismo se debe de vigilar lo relativo a si la empresa proveedora paga por hora, por destajo o de maquila. Esto podría desencadenar una mala fabricación pues varían las especificaciones dadas. 6.4 DESARROLLO DE PROVEDORES Esta actividad es de suma importancia para la fabricación de los productos que la empresa comercializa, y es de vital importancia que las materia primas o componentes se utilicen de acuerdo con las especificaciones que necesita la empresa; esta es una razón muy válida para que los productos que manufactura la empresa sean de calidad y no tengan rechazo por los consumidores. 6.4.1 Capacitación de los proveedores dentro de la empresa compradora En ocasiones la empresa necesita que el proveedor acuda a nuestra empresa para ver cómo se fabrican los productos y estar consciente que sus productos cumplen con los requisitos o especificaciones que necesita la empresa compradora, y así estar en posibilidades de entregar como empresa compradora, puede que en la empresa compradora ellos ensamblen o preparen lo que se va a comprar, podríamos decir que esta es una variante de justo a tiempo. 6.4.2 Capacitación de los proveedores dentro de su empresa Nuestra empresa envía un técnico para que supervise lo que el proveedor nos va a entregar y hacer las correcciones pertinentes para que lo que se va adquirir sea con las especificaciones que la empresa compradora necesita. 235 Mapas del capítulo 6 Administración de compras Directorios telefónicos, normales o clasificados Se utilizan para localizar los proveedores de artículos cuyo valor es pequeño y se pueden adquirir con los fondos de la caja chica. FUENTE DE INFORMACIÓN ESCRITA PARA LOCALIZAR PROVEEDORES Guía de compradores Existen una gran variedad de ellos, por lo general cubren solo una especialidad. Revistas de publicidad de proveedores Tienen una ventaja principal, contienen información de los productos, sus características y especificaciones. Entrevistas con futuros proveedores Cuando el representante del proveedor nos visita o lo llamamos con base en recomendaciones. FUENTE DE EXPERIENCIA Y CONTACTOS PERSONALES PARA LOCALIZAR PROVEEDORES 236 Departamentos internos o especializados Departamentos de la empresa que solicitan el artículo. Ferias, exposiciones y/o exhibiciones Estas nos permiten conocer nuevos proveedores. capítulo 6 • Selección del proveedor Revistas profesionales Este medio constituye una fuente de información en cuanto a proveedores y artículos. FUENTES DE INFORMACIÓN RESPECTO A LOS PROVEEDORES Directorios de empresas Este medio representa otra fuente de información que está disponible. Representante de ventas Esta variable de localización de proveedores es muy importante, pues no se requiere mucho esfuerzo, ellos son los que vienen a la empresa. Muestrarios Después de que el proveedor envió sus muestras, catálogos y/o lista de precios, se someten a un examen por parte de control de calidad y/o área de producción. El número de empresas que lo venden. DECISIONES DE SELECCIONES DE UN PROVEEDOR El nombre del producto. Se consideran desde tres perspectivas: 1. El nombre del producto. 2.Quiénes lo fabrican y lo comercializan. 3.La información que está disponible. 237 Mapas del capítulo 6 Catálogos Valor de estos catálogos se basa en lo que presentan. Administración de compras Mapas del capítulo 6 La hay en existencia de una manera uniforme. Disponibilidad comercial. DECISIONES DE SELECCIón DE UN PROVEEDOR Hay varios tamaños. Se consideran desde varias áreas: 1. Hay varias presentaciones. 2.De fabricación especial o se venden sobre pedido. 3.De mayor o menor demanda. Cantidad de compra. Cantidad que ha de ser comprada. DECISIONES DE SELECCIón DE UN PROVEEDOR Disponibilidad. Considerar el tamaño físico. Se consideran desde varias áreas: 1.Precio unitario. 2. Tamaño del proveedor. 3.De mayor o menor demanda. La cantidad de la compra. El tiempo como elemento de transporte. DECISIONES DE SELECCIón DE UN PROVEEDOR La distancia. El medio de compra. El tránsito. Otras causas. 238 capítulo 6 • Selección del proveedor Capacidad instalada Otra capacidad de selección es la maquinaria con que se producen los artículos que nos interesan. DECISIONES DE SELECCIón DE UN PROVEEDOR Capacidad financiera Si el proveedor no tiene capacidad financiera, es imposible que se le tome en cuenta. Capacidad de servicio Si la empresa seleccionada no recurre a este apoyo de ventas, de imagen de empresa, será un obstáculo de selección. Capacidad gerencial Capacidad donde se recurre al aspecto administrativo. Artículos rechazados por pedido. Cumple con las fechas prometidas. Acepta las fechas propuestas. EVALUACIÓN LOS PROVEEDORES Los embarques a veces llegan tarde. Los embarques por lo general llegan tarde. Su situación financiera. Sus áreas administrativas y de producción. Otras evaluaciones. 239 Mapas del capítulo 6 Capacidad técnica de ingeniería del producto Una de las principales capacidades de selección que el comprador debe tomar en cuenta. Mapas del capítulo 6 Administración de compras Precio de lista, que incluye los descuentos, y/o las condiciones de pago. El precio de lista puede afectar la compra por parte de la empresa. Costo de distribución, almacenaje y transporte. AGReGADOS AL PRECIO DEL PRODUCTO El almacenaje y los transportes, influyen en el precio. Costo de instalación y capacitación. Los gastos que hace el proveedor para instalar la maquinaria o los muebles o algún otro producto, influyen en el precio. Impuestos y tipo de cambio. Este tipo de agregado al precio del producto, lo marca la ley y hay que aceptarlo aunque modifique el precio del producto. 240 capítulo 6 • Selección del proveedor Resumen del capítulo 6 El requerimiento de un artículo o de un insumo, representa una serie de actividades que da como origen la localización del proveedor que deberá surtir el artículo determinado. Cuando el proveedor ya es conocido de la empresa, y en varias ocasiones nos ha surtido los requerimientos, se le localiza por medio del tarjetero o en cualquiera de los directorios de proveedores que tenemos. Cuando el proveedor no ya es conocido de la empresa, lo que representa una serie de actividades para tal efecto. n n n Fuente de información escrita • Directorios telefónicos, normales o clasificados Se utilizan para localizar los proveedores de artículos, cuyo valor es pequeño, con rapidez y los que se pueden adquirir con los fondos de la caja chica. • Guía de compradores Existen una gran variedad, por lo general, cubren solo una especialidad. • Revistas de publicidad de proveedores Tienen una ventaja principal, contienen información de los productos, en lo relativo a sus características y especificaciones. Fuente de experiencia y contactos personales • Entrevistas con futuros proveedores y/o representantes de proveedores. • Surgen de dos maneras muy productivas. • Cuando el representante del proveedor nos visita. • Cuando lo llamamos con base en recomendaciones de otros compradores. • Departamentos internos o especializados. • Son de la propia empresa, o es el departamento que solicita el artículo, entre los que destacan: −− Producción, ingeniería, mantenimiento, servicios generales, informática. −− Asesores externos, despachos especializados. −− Ferias, exposiciones y/o exhibiciones. Nos permiten conocer nuevos proveedores, y conocer lo que representa la empresa participante. Fuente de información respecto a los proveedores Solo nos ayudarán a cerciorarnos de las bases y/o características del proveedor. • Catálogos Su valor radica en lo que presentan, los materiales que ofrecen y su empleo en las actividades de la empresa: −− De proveedores, de comisionistas, y de maquinaria y equipo. • Revistas profesionales Este medio constituye una fuente de información en cuanto a proveedores y artículos, la información que contienen varía en lo relativo a las características. 241 Resumen SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Resumen Administración de compras n 242 • Directorios de empresas Este medio representa otra fuente de información, que está disponible, cuando la empresa se constituye o se asocia a un grupo de empresas. • Representante de ventas Esta variable de localización de proveedores es muy importante, pues no se requiere mucho esfuerzo, ya que son los proveedores los que vienen a la empresa. • Muestrarios Después de que el proveedor envió sus muestras, catálogos y/o lista de precios, se someten a un examen por parte de control de calidad y/o área de producción, y si el producto pasa la prueba se le llama y se le informa que queda seleccionado como futuro proveedor. Fuente de información respecto a las características de los productos Las características de los productos para seleccionar un proveedor son muy necesarias, ya que con su clasificación podremos escoger al mejor proveedor y nos basamos a los siguientes criterios: • Nombre del producto Está variable la consideramos desde tres perspectivas que nos darían una base sólida de decisión. −− El número de empresas que lo venden. −− El nombre del producto, quiénes lo fabrican y lo comercializan. −− La información que está disponible. • Disponibilidad comercial del producto Esta característica reviste cinco variables que hacen de esta un punto muy importante de decisión: −− Hay en existencia de una manera uniforme. −− Hay varios tamaños. −− Hay varias presentaciones. −− Son de fabricación especial o sobre pedido. −− Son de mayor o menor demanda. • Cantidad que será comprada En esta característica se toman como base todas y se deciden por la calidad y cantidad de la compra entre las que destacan: −− Cantidad de compra Para quién es y si en lo referente a si será, mayor o menor de un millar. −− Considerar el tamaño físico Chico, mediano o grande. −− Precio unitario Si este no varía debido a la cantidad de compra. −− Elaboración Si será sobre pedido o stock. −− Disponibilidad Se decidirá si se entregará oportunamente o se esperará un tiempo razonable, bajo la modalidad de justo a tiempo. capítulo 6 • Selección del proveedor SeLECCIÓN DE PROVEEDORES La basaremos en cuatro variables, que nos indicarán los factores, causas necesarias para tal selección: n n n n Decisiones de selección Por lo general, la decisión de compra se basa en cuando menos cuatro factores, la calidad, la disponibilidad, la garantía y el precio y fecha de pago. Características de un buen proveedor La aceptación de un buen proveedor, se basa en la seriedad que nos da, en lo referente a su cumplimiento (no hay mentiras). Evaluación del proveedor Esta se refleja en los cumplimientos pasados, entregas a tiempo. Vigilancia de la estabilidad del proveedor Actividad que se refleja en la calidad de sus productos, y en la calidad de la empresa vendedora. Decisiones de selección Las decisiones se tomarán cuando esté bien respaldada por varios factores entre los que destacan: n n n Capacidad técnica de ingeniería de producción Una de las principales capacidades de selección que el comprador debe tomar con mucho cuidado, ya que representa la calidad de fabricación. Capacidad instalada Otra capacidad de selección es la de las máquinas con que se producen los artículos que nos interesan. Capacidad financiera Si la empresa a la que se decide que será uno de nuestros proveedores, no tiene capacidad financiera, es imposible que se le tome en cuenta, pues si se le pide la fabricación de una buena cantidad de artículos, por lo general no los fabricará de inmediato, en virtud que no tendrá recursos para ello. 243 Resumen −− Tamaño del proveedor En esta característica, el tamaño del proveedor es muy importante, ya que la cantidad que se ordenará será de vital importancia para que entregue lo solicitado. −− Tiempo como elemento de compra El factor tiempo en la elaboración de los productos de la compra, reviste también características importantes, ya que si por esta causa no se pueden tener a tiempo los productos solicitados, se tendrían consecuencias de preocupación en la empresa, se deben considerar entre otras las siguientes variables: −− El medio de transporte. Cantidad. Distancia. Tránsito. −− Otras causas. Administración de compras Resumen n n Capacidad de servicio Si la empresa seleccionada no recurre a este apoyo de ventas, de imagen de empresa, será un obstáculo de selección, el servicio debe ser el que se necesite para respaldar la calidad de lo que produce. Capacidad gerencial Se recurre al aspecto administrativo; si se seleccionará como nuestro proveedor, carece de esta cualidad, puede representar un riesgo. Características de un buen proveedor Esta cualidad se verá influenciada, según la idea que se tenga, de lo que es un buen proveedor, razón por la que se guiará la selección bajo las siguientes características: n n n n Actividades profesionales Esta característica no refleja si los proveedores o más bien dicho los representantes de ventas del proveedor son responsables, es decir, que si se les llama y responde con tiempo, asesora a sus compradores, en otras palabras les da buen servicio. Compra y venta de productos de calidad a precios aceptables La calidad de los artículos que suministra el proveedor deben ser con la calidad que el profesional dice, es decir que práctica la filosofía del ISO-9000, que dice lo que hace y hace lo que dice, su prestigio lo basa en este principio. Respetar las fechas de entrega y las especificaciones Si el proveedor es un profesional este deberá respetar las fechas de entrega, tanto el lugar como en tiempo, así como las especificaciones, ya que un cambio de una u otra de las características, lo imposibilitará para ser proveedor de la empresa. Ofrezca servicios oportunos, acepte cambios imprevistos y de asesoría Los servicios que ofrece el proveedor varían desde el punto de vista del profesionalismo con que actúa en el mercado: • Servicios de preventa Esto es entre otras: responder inmediatamente a la llamada, dar facilidad de contacto, entrega oportuna de la cotización y asesoría para la venta. • Servicios durante la venta Tiempo, entre la recepción del pedido y la producción de los artículos solicitados, puedan haber cambios al diseño. • Servicios de posventa Es importante ya que sin él se podría perder ser proveedor de una empresa, este tipo de servicio es muy fácil de llevar a cabo, puede ser desde el punto de vista de capacitación a los usuarios del producto, anclaje de la maquinaria, de revisar cada mes el funcionamiento de la maquinaria. Evaluación de proveedores La evaluación de los proveedores es una función permanente del área de compras, y se basa en los aspectos siguientes: 244 capítulo 6 • Selección del proveedor n n n Vigilancia de la estabilidad del proveedor La estabilidad es muy esencial dentro de la forma de vigilar al proveedor, ya que un cambio en esta característica nos indicará que hay problemas dentro de su organización y como resultado podría fallar en la entrega de lo solicitado. n Calidad del producto, relaciones de trabajo, responsabilidad financiera. Precio Esta variable es de suma importancia, ya que cualquier cambio en la fijación de sus precios o de sus políticas podría dar como resultado un colapso en la fabricación de los productos de la empresa: n n n n n Precio de lista, que incluye los descuentos, y/o las condiciones de pago El precio de lista puede afectar la compra por parte de la empresa, cuando es fijo o tiene descuentos por varios conceptos: anticipos, pronto pago, contado, volumen, cliente especial y algún otro concepto que marque la política de precios de la empresa. Costo de distribución, almacenaje y transporte Los costos que se hacen para que el producto llegue a la empresa, el almacenaje y los transportes influyen en el precio, dependiendo de la cantidad y la distancia, hacen que los precios de los productos, aumenten o disminuyan. Costo de instalación y capacitación Todos los gastos que hace el proveedor para instalar la maquinaria, los muebles o algún otro producto, los gastos que tenga que hacer para la capacitación a los futuros operarios de la maquinaria, pueden influir en el costo del producto ofertado. Costo de servicio Todos los proveedores, al cotizar el o los productos ofrecidos incluyen el servicio dentro de la cotización el costo del servicio, por lo general es para que el proveedor respalde la garantía. Impuestos y tipo de cambio Este tipo de agregado al precio del producto, representa un costo que el comprador está dispuesto a pagar, ya que es un cargo oficial, es decir que hay que pagar el famoso iva, en algunas ocasiones va incluido en el precio. Calidad del producto La calidad del producto no se puede esconder, el comprador se da cuenta, si el producto es de calidad o es mediocre, esto lo basa en las siguientes cualidades que dejan muy en claro esta variable: 245 Resumen n Artículos rechazados por pedido. Cumple con las fechas prometidas. Acepta las fechas propuestas. Los embarques a veces llegan tarde. Los embarques por lo general llegan tarde. Su situación financiera. Sus áreas administrativas y de producción. Otras evaluaciones. Administración de compras Resumen n n n n n Especificaciones. Diseños. Imagen. Fabricaciones especiales. Volúmenes anticipados. Estas cinco cualidades dan a entender que si el comprador las vigila muy de cerca, comprenderá que el proveedor es un profesional, es decir, es de excelencia y como consecuencia es de confiar. Relaciones de trabajo Esta variable es de suma importancia, pues una mala relación de trabajo, con el proveedor con sus trabajadores podría dañar a la empresa compradora, cuando por un conflicto de huelga o de paro, o de tortuguismo en espera de aumento de sueldo, ya que retrasarían las entregas de lo adquirido. Responsabilidades financieras En esta variable solo nos interesa saber si el proveedor, tiene la capacidad de hacer frente a los volúmenes de productos que se le puedan solicitar. DESARROLLO DE PROVEDORES Esta actividad es de suma importancia para la fabricación de los productos que la empresa comercializa; y el proveedor debe cumplir con las especificaciones y es una razón muy válida para que los productos que manufactura la empresa sean de calidad. Dentro de la empresa En ocasiones la empresa necesita que el proveedor acuda a las instalaciones para ver como se fabrican los productos y estar consciente de que lo que vende cumple con los requisitos o especificaciones que necesita nuestra empresa En la empresa del proveedor Nuestra empresa envía un técnico para que supervise lo que el proveedor nos va a entregar y hacer las correcciones pertinentes para que lo que se va adquirir sea con las especificaciones que nuestra empresa necesita. 246 capítulo 6 • Selección del proveedor Preguntas del capítulo 6 Preguntas 1. ¿Cuáles son las cuatro formas de seleccionar a un proveedor? 2. ¿Cuáles son las cuatro variables o factores para la selección de un proveedor? 3. ¿Cuáles son las cinco capacidades de decisión de selección para un proveedor? 4. ¿Cuáles son las características de un buen proveedor? 5. ¿Cuáles son las variables para evaluar a los proveedores? 247 Administración de compras Caso práctico Caso práctico. Selección del proveedor adecuado El Lic. Vicente Sánchez Gutiérrez gerente de la empresa “Conversiones de Autor y Camiones, S.A. de C.V.”, para evitar que ocurran más problemas en el área de compras, le ha solicitado al nuevo encargado del área de compras (que es usted), que le relacione las actividades que se deberán llevar a cabo para seleccionar al proveedor adecuado. Usted le presenta una serie de actividades para seleccionar al proveedor, basando sus sugerencias en dos razones importantes: n n Cuando el proveedor ya es conocido por la empresa. Cuando el proveedor no es conocido por la empresa. Y antes de seguir adelante con las características de selección, el gerente de la empresa le comenta que primero hay que capacitarlo y después seleccionarlo. A lo que le responde. Preguntas a desarrollar 1. ¿Está de acuerdo?, ¿sí o no?, ¿por qué? 2. Si su respuesta fue no, enumere las características que deberá reunir el futuro proveedor. 3. Si su respuesta fue sí, enumere las características que deberá reunir el futuro proveedor. 248 7 Logística y administración de compras Contenido 7.1 7.2 7.3 7.4 CONCEPTO E IMPORTANCIA ALMACENES INVENTARIOS SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS 7.5 CONTROLES ADMINISTRATIVOS UTILIZACIÓN DEL EQUIPO DE CÓMPUTO MAPAS DEL CAPÍTULO 7 RESUMEN DEL CAPÍTULO 7 PREGUNTAS DEL CAPÍTULO 7 249 Mapa conceptual del capítulo 7 Administración de compras Concepto e importancia Utilización de equipo de cómputo Almacenes Logística y administración de compras Controles administrativos Inventarios Sistema de control de inventarios 250 capítulo 7 • Logística y administración de compras En este tema se analizarán las características de cada actividad de compras y de las áreas, que tienen que reforzar su actividad. 7.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA La importancia de esta actividad es básica para que la empresa realice sus funciones de producir, a un bajo costo, es decir, llevar a la realidad lo que el consumidor necesita o las empresas que adquieren sus productos, y puedan realizar la actividad de suministrar esos componentes. Lo anterior bajo las especificaciones que los solicitantes necesiten, con la mejor calidad, con una condición de entrega oportuna, al menor costo, con un buen tiempo de pago, y con el mejor servicio y garantía. Debemos recordar que siempre una compra se realizará bajo dos características, la primera que se tenga una requisición y la segunda que sean compras programadas. 7.2 ALMACENES Este departamento depende del área de administración y solo es un auxiliar de las compras, es la que se encarga de requisitar con base en sus cantidades de seguridad o a las solicitudes de aquellos productos o refacciones que le solicitan las diferentes áreas de la empresa. Esta es el área base de compras, ya que es el lugar donde se almacenará el o los productos adquiridos o las materias primas, las que solo se entregarán con una solicitud al almacén. Debemos recordar que el almacén es el lugar donde se almacena y custodian las materias primas, y otros productos que necesita la empresa para funcionar, estas estarán en custodia, hasta antes de entregarlas al que hizo la requisición. El almacenamiento puede ser una parte sumamente importante de los negocios de la empresa, y muy bien podría ser la mayor unidad de organización dentro de ella. Podríamos establecer varios conceptos, de la importancia de la logística, pero para aclarar esta actividad analizaremos, diversos conceptos de varios autores: n Logística. Transporte, almacenamiento y manejo de los bienes para adecuarse a las necesidades de los consumidores meta con una mezcla de marketing de la empresa, tanto en las compañías individuales como a lo largo de los canales de distribución. La logística es otro nombre con que es común designar a la distribución física. Mc Carkty n Logística. Integrada por tareas relativas a la planeación, realización y control del flujo físico de los materiales y bienes finales desde los puntos de origen 251 Administración de compras hasta los de uso, para atender las necesidades de los clientes con un margen de utilidad. Philip Kotler n Logística. Compuesta por todas las actividades relacionadas con llevar la cantidad adecuada de un producto al lugar apropiado en el momento oportuno. Stanton n Logística. Arte de dirigir el flujo de materiales y productos, de la fuente al usuario, el sistema logístico comprende el flujo total de materiales, desde la adquisición de materias primas al suministro de productos acabados a los usuarios finales. Enrique Díaz de Castro n Logística. Le concierne el movimiento de los productos terminados a los intermediarios y después a los compradores finales, es un término de manejo de materiales. Schorll y Guiltinan Logística de distribución. Parte de la logística integral, que se encarga de la coordinación de los almacenes, manejo de productos y transportes desde el punto de producción hasta el punto de consumo. Almacenamiento El almacenamiento le da a los productos utilidad de tiempo, ayuda a las empresas a balancear el suministro (producción) y la demanda (consumo), sirve como una válvula para regular el flujo de productos a través de un canal de distribución. El almacenamiento es estático y su propósito es mantener; el depósito es dinámico, y su propósito es el movimiento (rendimiento). Recordemos que la logística existe desde las puertas de la empresa hasta el consumidor final, y dentro de ella se llama manejo de materiales. Funciones del departamento de almacén Hay empresas que tienen varios almacenes y estos se rigen por el manual de políticas y procedimientos de la empresa, entre sus normas y procedimientos, destacan: n 252 Recibe y verifica lo que recibe Acepta las mercancías entregadas por los transportistas externos, que son un medio de acercar los suministros del proveedor a la empresa compradora y se responsabiliza y custodia dichas mercancías, realizando las actividades siguientes: • Checa que lo recibido esté dentro de las especificaciones con que fueron solicitadas, también verifica la calidad, apoyándose con el área de control de ca- capítulo 7 • Logística y administración de compras n n n n n n lidad, después en lo referente a la cantidad, también verifica que no esté por vencerse su duración de vida (caducidad). Identifica, clasifica y registra las mercancías que llegaron Comunica al área de compras lo recibido, al área de contabilidad, y de ser necesario al área que lo solicito, y las acomoda en los anaqueles para su control. Entrega lo recibido Oportunamente entrega a manufactura, las materias primas y componentes recibidos, al almacén mediante un vale, y todo lo que es solicitado será entregado, previo vale al almacén. Conserva y custodia las mercancías Ya acomodadas las mercancías, las custodia y al llevar el control de ellas, puede en su caso, ordenar la compra de aquellas que llegaron a su límite de seguridad. Retira, selecciona y/o escoge las mercancías Cuando las mercancías que están bajo su custodia llegaron a su tiempo límite de vida (caducidad), los desecha, reportando al área de compras y al área de contabilidad lo que encontró en mal estado o cuyas fechas de caducidad están por vencerse o ya vencieron. Ordena el embarque de las mercancías De común acuerdo con el área de ventas prepara lo que se ha de embarcar, llama a los transportistas y agrupa por zonas de venta o por códigos postales. Despacha el embarque Ya en el transporte verifica que lo que está a bordo del transporte sea lo solicitado y da la salida. Almacén privado Este tipo de almacenes son propiedad de la empresa y tiende a ser una ventaja si: n n la compañía desplaza un gran volumen de productos, si los bienes tienen un manejo especial o requerimientos específicos de almacenamiento. En algunos casos, los almacenes privados son arrendados, cuando la empresa, considera que los suyos ya son insuficientes para el almacenaje y custodia de las mercancías. Almacén público Los almacenes públicos son organizaciones mercantiles, cuya principal actividad es facilitar el almacenaje de otras empresas, para distribución física; estos trabajan con base en el alquiler de sus instalaciones, por metros cuadrados, apoyan con servicios, como reembarque. Toma de pedidos, financiamiento y exhibición de productos. Los costos son gastos variables. Los públicos cobran únicamente el espacio que utilizan y solo cuando lo hacen. Los almacenes públicos también ofrecen oficinas y espacio para exhibir los productos, aceptando y surtiendo pedidos para los vendedores. 253 Administración de compras Más aun, los recibos que expiden por los productos guardados pueden servir de garantía colateral para obtener préstamos bancarios. Los servicios que ofrecen algunos almacenes públicos son: n n n n n n n n n n 254 Almacenamiento afianzado Apoyo que da el arrendador o propietario de un almacén público, que representa, que no entrega lo adquirido, si es pagado en su totalidad. Espacios para oficinas y salas de exhibición De acuerdo con los metros cuadrados rentados, se darán espacios para una oficina y un espacio para una sala de exhibición. Equipos de procesamiento de datos Este es un servicio que promociona el almacén para que sea utilizado por los inquilinos del almacén público. Mantenimiento de niveles de existencia Al momento de efectuar el contrato de arrendamiento se especifica la cantidad de mercancía que se almacenará, y el almacén revisará todos los días o todas las semanas, las existencia y solicitará a la empresa que resurta para completar la existencia especificada al contratar el almacén público. Entregas locales Podrá el almacén hacer entregas a los usuarios y/o compradores, al mismo tiempo verificará que la salida del transporte lleve exactamente lo pagado. Desempacar y comprobar El almacén público marcará los precios, ensamblará y dividirá los productos para su venta. Custodia de las instalaciones El almacén público tendrá el personal de seguridad necesario para salvaguardar los productos almacenados en sus instalaciones. Almacenaje para materias primas, almacenaje de partes para manufactura Todo lo relativo a la manufactura de los productos que fabrica la empresa que arrienda el almacén, saldrán de él mediante vales de salida. Almacenaje de productos terminados Muchos de los productos terminados por la empresa se podrán almacenar y su salida será también con un vale. Almacenaje de insumos para producción Muchos de los bienes insumos, artículos de oficina y productos no relacionados con la producción también serán parte de lo que se especificará en el contrato de arrendamiento de la empresa, se podrán almacenar y su salida será también con un vale. capítulo 7 • Logística y administración de compras Los almacenes pueden manejarse de distintas formas, entre las que destacan: a) De acceso libre La característica de esta forma se basa en que el usuario puede sacar los artículos conforme a sus necesidades. b) Sujetos a control Su base es la documentación, tanto para la entrada como para la salida del almacén. c) Préstamos Puede ser de herramientas, como de aparatos de medición u otro tipo de artículo. d) Bodegas Como parte de la distribución del producto terminado. Depósitos públicos. Negocios lucrativos de propiedad independiente que ofrecen servicios a empresas e individuos, como el usuario paga solo por el espacio ocupado, los depósitos públicos tienen un costo variable, en oposición al costo fijo de la construcción y operación de los depósitos privados. Estos son una gran ventaja si es que la empresa desplaza gran volumen de productos. Manejo de materiales El subsistema de la administración de la distribución física, llamado manejo de materiales consiste en seleccionar el equipo apropiado para el manejo físico de los productos, entre los que cabe mencionar el edificio del almacén; con un equipo apropiado se logra disminuir al mínimo las pérdidas por rupturas, deterioro y hurto. También se reduce los costos y el tiempo de manejo de los materiales. 7.2.1 Errores más comunes En las organizaciones orientadas hacia las ventas es un error común proporcionar demasiadas bodegas. Si el interés principal consiste en aumentar el volumen de ventas sin dar la debida atención a los costos, las bodegas se aumentaran indistintamente. Otro error es proporcionar mayor espacio de bodegas que el necesario para almacenar el inventario planeado. Se incurre en el costo de mantener disponible el espacio, independientemente de que se use o no. Otro error consiste en llevar demasiados inventarios. Las bodegas orientadas hacia las ventas tienden a mantener inventarios suficientes para evitar pedidos pendientes o de ventas. 7.2.2 Localización de los puntos de almacenes El concepto de costo total de la distribución se ocupa del costo total del movimiento de artículos desde las materias primas hasta la producción y finalmente hasta el consumidor. En algunas compañías que controlan todas las fases de la distribución. 255 Administración de compras Un cuidadoso examen de alternativas en un diagrama de flujo de distribución muestra que puede llegarse fácilmente a conclusiones falsas. Un plan de distribución que haga demasiado hincapié en los fletes, los costos de manufactura o los de almacenamiento. 7.3 INVENTARIOS El plan de inventario debe desarrollarse con respecto a los planes de producción y se tendrá que conocer los costos de los inventarios, del almacenamiento y valorarlo con respecto a los objetivos de la compañía. 7.3.1 Costo de mantenimiento de inventarios n Mano de obra Los cargos de manejo de la bodega, por recepción, embarque y mantenimiento de los inventarios mientras estén almacenados, constituyen un parte definitiva de los costos totales de inventario. n Espacio Costo de arrendamiento de depreciación del edificio debe relacionarse con el costo del inventario. n Impuestos y seguros Los impuestos y los seguros sobre propiedades son costos inherentes del inventario, por ejemplo de 2% sobre inventarios. n Pérdidas y daños de almacenaje Siempre habrá daños y pérdidas en el manejo de productos por varias razones. n Caducidad Establecer una tolerancia de costos para inventarios pasados de moda o que disminuyan de valor por cambios tecnológicos. n Interés Tipo de interés que se paga por la utilización del dinero invertido en los inventarios. 7.3.2 Rotación A medida que aumenta la rotación disminuye el costo unitario de mantenimiento de inventario, habrá que establecer controles de inventarios para todos los productos. Cada uno de los cuales debe tener los siguientes elementos de control. n n 256 Inventario máximo Cantidad del inventario actual en existencia más la cantidad del pedido. Inventario actual Cantidad físicamente en existencia, se obtiene de sumar las entradas y restar las salidas a la existencia. capítulo 7 • Logística y administración de compras n n n Cantidad del pedido Cantidad que hay que pedir al proveedor, dependiendo del tiempo en que el proveedor surte lo pedido y de las cantidades de seguridad, cantidades mínimas y máximas. Plazo de anticipación del pedido Periodo transcurrido desde la fecha en que se coloca el pedido con el proveedor hasta que se hace la entrega a la bodega. Nivel mínimo Nivel mínimo al que llegará el inventario si la cantidad del pedido y el plazo de anticipación están correctos. 7.4 SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS 7.4.1 Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (ueps) Este método considera que las últimas mercancías compradas o materia primas (entradas) son las primeras que se surten (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del periodo serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios iniciales de compra. 7.4.2 Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (peps) Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo peps, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso debe su nombre. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Se deben controlar las partidas utilizadas, relacionándolas con las correspondientes partidas de ingresos: en cuanto se agota la partida de más antiguo ingreso, se utiliza la siguiente partida más antigua, con su correspondiente costo de adquisición, el inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisición más reciente y considera que las primeras unidades adquiridas son las primeras surtidas al ser vendidas. Las existencias en el inventario corresponden a las compras más recientes. Ventajas. Este método objetivo genera una corriente de costos ordenada cronológicamente, por lo que manifiesta el saldo del inventario con más apego a los costos de adquisición actuales que otros métodos. Funciona mejor cuando la rotación de mercancías es acelerada Desventajas. Cuando los costos de adquisición van en aumento (inflación), su efecto en el cálculo contable es reducir el costo de la mercancía vendida, inflar las utilidades y el saldo final del inventario. 257 Administración de compras 7.4.3 Método de promedio móvil Este método reconoce que los precios varían, según se van comprando mercancías, durante el ciclo económico. Por lo tanto, las salidas de almacén serán valoradas al costo promedio de las existencias disponibles. 7.4.4 Máximos y mínimos Este método es muy sencillo de llevar a cabo y consiste en las cantidades que se pueden almacenar: n n La cantidad máxima es aquella que reflejaría los requerimientos de la empresa para sus procesos de producción o sus pronósticos de venta, durante un tiempo determinado que por lo general son meses (puede ser de tres), y va de acuerdo con los tiempos de entrega del o los proveedores, esto es aplicado a los productos de producción y venta constante. La cantidad mínima es aquella que también se mide en meses y se supedita a los tiempos de entrega del proveedor, a las fechas de caducidad y claro a los espacios de almacén. 7.4.5 Cantidades de seguridad Esta se basa en lo mínimo que necesita la empresa para operar y también se supedita a los tiempos de entrega del o los proveedores. 7.4.6 Justo a tiempo Esta actividad por lo general aplica cuando los espacios de almacén son muy reducidos y la producción así lo requiere, puede decirse que es cuando los costos de almacenaje disminuyen y los riesgos de daños son por lo general muy reducidos; y así se controla la calidad, también para reducir los impuestos de 2% de inventarios, otra causa es cuando se contrae el mercado y ya no se producirá o no se venderá el producto que se está comercializando. 7.5 CONTROLES ADMINISTRATIVOS Esta es una actividad de suma importancia para evitar duplicidad de actividades y por lo general ahorran tiempo y dan como consecuencia una efectividad de 100 por ciento. Esta es una actividad muy importante en el área de compras y se deben elaborar como mínimo 12 documentos para tener al día la información, debemos partir de los principales, claro que cuando se tiene toda la información archivada se tiene mejor control, en cada uno de esos documentos se necesitan anotar ciertos datos como mínimo. Podríamos decir que los principales documentos del área de compras son: 258 capítulo 7 • Logística y administración de compras n n n n n n Registro de requisiciones. Cotizaciones. Registro de solicitud de cotizaciones. Registro de cotizaciones recibidas. Cuadro comparativo. Orden de compra. Nota: en el capítulo 4 se detalla con claridad el contenido de cada uno de los documentos que se utilizan para administrar y sobre todo dar agilidad al área de compras. 7.6 UTILIZACIÓN DEL EQUIPO DE CÓMPUTO La utilización de los equipos de cómputo en las áreas de compras de las empresas, agilizan las actividades que se pueden utilizar vía Internet: enviar información a los diferentes departamentos de la empresa y con ellos reducir los tiempos de trabajo. Asimismo podían utilizar los buscadores que existen en la red o en las redes sociales, para obtener información; pero en algunos casos debemos tener las reservas de seguridad y de confiabilidad. Por las redes se pueden solicitar cotizaciones y cualquier otra duda a los proveedores. La aplicación más efectiva de los equipos de cómputo se basa en la posibilidad de tener catálogos de proveedores, de productos comprados, con sus cantidades y fechas de última compra. 259 Mapas del capítulo 7 Administración de compras Mano de obra Mientras estén almacenados, constituyen un parte definitiva de los costos totales de inventario. Espacio El costo de arrendamiento y de depreciación debe relacionarse con el costo del inventario. Costos de mantenimiento de inventarios Impuestos y seguros Costos del inventario. Pérdidas y daños de almacenaje Siempre habrá daños y pérdidas. Caducidad Establecer una tolerancia de costos para inventarios pasados de moda, que sean caducos. Interés Se paga por la utilización del dinero invertido en los inventarios. Inventario máximo Cantidad del inventario actual en existencia más la cantidad del pedido. Inventario actual Cantidad físicamente en existencia. Rotación de inventarios Cantidad del pedido Cantidad que hay que pedir al proveedor. Punto de pedido Nivel reinventario en existencia, en el que hay que hacer un pedido. Plazo de anticipación del pedido Periodo transcurrido desde la fecha en que se hace el pedido con el proveedor hasta que se entrega al almacén. 260 capítulo 7 • Logística y administración de compras Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (ueps) Este método considera que las últimas mercancías compradas (entradas) son las primeras que se surten (salidas). Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (peps) Las primeras mercancías compradas (entradas) son las primeras que se surten (salidas). El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Costos de mantenimiento de inventarios Método de promedio móvil Reconoce que los precios varían según se van comprando, y los precios se valoran al costo promedio de las existencias disponibles. Máximos y mínimos La cantidad máxima es aquella que reflejaría, los requerimientos de la empresa para sus procesos de producción. La cantidad mínima es aquella que también se mide en meses y esta se supedita a los tiempos de entrega del proveedor. Cantidades de seguridad Se basa en lo mínimo que necesita la empresa para operar durante un tiempo determinado. Justo a tiempo Esta actividad aplica cuando los espacios de almacén son muy reducidos y la producción así lo requiere. 261 Mapas del capítulo 7 Nivel mínimo También conocido como cantidad de seguridad, es el plazo de anticipación en que están correctos. Administración de compras Resumen Resumen del capítulo 7 LOGÍSTICA Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS En este tema se analizarán las características de cada actividad de compras y de las áreas, que tienen que reforzar esta actividad. Este concepto se basa en que debemos de tener un buen control de los almacenes y del inventario, para evitar problemas que podrían en un momento desestabilizar a la empresa. La responsabilidad de estas actividades se debe de repartir entre varias áreas, las que conjuntan para hacer una labor productiva en la empresa. n n n n n n Compras Su actividad principal es adquirir la materia prima, componentes e insumos que la empresa necesita. Almacén La que se encarga de resguardar y custodiar las adquisiciones de la empresa. Producción Su misión principal es la producir los bienes que la empresa comercializará. Ingeniería (mantenimiento) La actividad de esta área es tener en funcionamiento la maquinaria de la empresa. Envíos Prepara las entregas que han solicitado el área de ventas de la empresa. Transporte Su actividad esencial es la de repartir los envíos que ha preparado el área de envíos. Logística de distribución. Parte de la logística integral que se encarga de la coordinación de los almacenes, manejo de productos. ALMACENES Este departamento depende del área de administración y solo es un auxiliar de las compras; es el área que se encarga, además de custodiar los productos a su cargo, de solicitar los productos que llegaron a su límite de seguridad. La administración del inventario es la clave para tener éxito en la distribución física. Una consideración importante es el almacenamiento. Por otro lado es importante destacar que sin un inventario cualquier almacén perdería el control en lo referente a la custodia de lo guardado, se basaría en varios métodos, por ejemplo bajo el sistema: n n 262 Últimas entradas, primeras salidas (ueps) Primeras entradas, primeras salidas (peps) capítulo 7 • Logística y administración de compras ALMACENAMIENTO DEPÓSITO Sirve como una válvula para regular el flujo de productos a través de un canal de distribución. El almacenamiento es estático su propósito es mantener el movimiento (rendimiento). Depósitos públicos. Negocios lucrativos de propiedad independiente que ofrecen servicios a empresas e individuos. Almacén privado Tiende a ser una ventaja si: n La compañía desplaza un gran volumen de productos. n Si el flujo presenta una fluctuación estacional. n Si los bienes tienen un manejo especial o requerimientos específicos de almacenamiento. Almacén público Ofrece servicios de almacenamiento y de manejo de mercancías a las empresas u organizaciones. Los costos que esto supone son gastos variables. Manejo de materiales El subsistema de la administración de la distribución física, llamado manejo de materiales consiste en seleccionar el equipo apropiado para el manejo físico de los productos. Involucra las actividades del movimiento físico de productos dentro de las plantas. Cabe mencionar que logística es el manejo de productos desde la puerta de la empresa hacia el consumidor final; se trata de los movimientos de materiales internos,que se conoce como manejo de materiales. INVENtARIOS El plan de inventario debe desarrollarse con respecto a los planes de producción, en el se tendrá que conocer los costos de los inventarios, del almacenamiento y valorarlo con respecto a los objetivos de la compañía. Rotación A medida que aumenta la rotación disminuye el costo unitario de mantenimiento de inventario. Inventario máximo Cantidad del inventario actual en existencia más cantidad del pedido. Inventario actual Cantidad físicamente en existencia, se obtiene de sumar las entradas y restar las salidas a la existencia. 263 Resumen El almacenamiento le da a los productos utilidad de tiempo, ayuda a las empresas a balancear el suministro (producción) y la demanda (consumo). Resumen Administración de compras Cantidad del pedido Cantidad que hay que pedir al proveedor, dependiendo del tiempo en que este surte, de las cantidades de seguridad, cantidades mínimas y máximas. Plazo de anticipación del pedido Periodo transcurrido desde la fecha en que se coloca el pedido con el proveedor hasta que se hace la entrega a la bodega. Nivel mínimo: al que llegara el inventario si la cantidad del pedido y el plazo de anticipación están correctos. SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (ueps) Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (peps) Método de promedio móvil Este método reconoce que los precios varían, según se van comprando mercancías. Máximos y mínimos Este método es muy sencillo de llevar a cabo, y se refiere a las cantidades que se pueden almacenar. Cantidad máxima Aquella que reflejaría los requerimientos de la empresa para sus procesos de producción o sus pronósticos de venta, durante un tiempo determinado. Cantidad mínima Aquella que también se mide en meses. Cantidades de seguridad Se basa en los tiempos de entrega del o los proveedores. Justo a tiempo Esta actividad por lo general aplica cuando los espacios de almacén son muy reducidos. CONTROLES ADMINISTRATIVOS Esta es una actividad muy importante en el área de compras; se deben de elaborar como mínimo 12 documentos para tener al día la información en el capítulo 4 se detalla con claridad el contenido de cada uno de los documentos que auxilian al área de compras. UTILIZACIÓN DEL EQUIPO DE CÓMPUTO La utilización de los equipos de cómputo en las áreas de compras de las empresas, agilizan las actividades para solicitar vía Internet los requerimientos, enviar información a los diferentes departamentos de la empresa y con ellos reducir los tiempos de trabajo. 264 capítulo 7 • Logística y administración de compras Preguntas del capítulo 7 Preguntas 1. ¿Qué función desempeñan los almacenes dentro de la empresa? 2. ¿Cuáles son las variables del costo del mantenimiento de los inventarios? 3. ¿Qué significan las siglas ueps? 4. ¿Qué significan las siglas peps? 5. ¿Cuál es el significado de la cantidad de seguridad? 6. ¿Cuál es el significado del método justo a tiempo? 265 Administración de compras Caso práctico Caso práctico. Cómo controlar el inventario “Envases de Plástico, S.A. de C.V.”, su gerente el Lic. Víctor Martínez Vargas y el encargado del área de compras se han reunido para diseñar el procedimiento para tener una forma más efectiva de controlar los inventarios de las materias primas para los pedidos que no son de línea; es decir, que son sobre pedido. El Lic. Martínez le sugiere que se tomen en cuenta los métodos tradicionales de control: n n Método de últimas entradas, primeras salidas (ueps). Método de primeras entradas, primeras salidas (peps). Con base en la forma y su experiencia en el área de compras y almacén, le explica cada una de ellas al Lic. Martínez, y él le pide una explicación de cada una de ellas. Usted, como encargado del área de compras, le contesta: Preguntas a desarrollar 1. ¿Porqué utilizar el método ueps? 2. ¿Por qué utilizar el método peps? 3. Fundamente su respuesta. 266 Bernardo D., Juan, La ética en los negocios. Macchi, Buenos Aires, 2003. n Cruz Mecinas, Leonel, Principios generales de compras. GEP, México. 1999. n Del Río González, Cristóbal, Adquisiciones y abastecimientos. Cengage, México, 2010. n García Cantú, Alfonso, Almacenes, planeación y control. Trillas, México, 2005. n Klein Miguel, Jorge, La función de compras. Macchi, Buenos Aires, 1998. n Leenders, Michiel, Administración de compras y materiales. GEP, México, 2009. n Leenders, Michiel, La auditoría del servicio de compras. GEP, México, 2000. n Leyes y reglamentos de México. n Zenz J., Gary, Compras y administración de materiales. Limusa, México, 2000. 267 Bibliograafía n
