Ejemplo de cronograma preliminar para un encargo de proyecto y dirección. El ejemplo de cronograma que se presenta en este documento, expresado mediante un diagrama de barras, abarca la totalidad del proceso que se desarrolla para cumplir un encargo de proyecto y dirección de obra, desde la firma del contrato arquitecto/comitente hasta la recepción definitiva de la obra, oportunidad en que se dan por concluidos: a) el contrato de construcción comitente/constructor y b) el contrato de servicios profesionales arquitecto/comitente. El interés del ejemplo consiste en exhibir la secuencia y concatenación de las distintas acciones que cumplen los agentes que intervienen en el proceso: comitente, arquitecto y contratistas. Los plazos adoptados para graficar el ejemplo son totalmente aleatorios, pues en cada caso dependerán de múltiples factores relacionados principalmente con la envergadura y complejidad del proyecto y de la obra, de la condición del comitente y de la disponibilidad de los recursos asignados. Resulta conveniente que, a partir del momento en que el arquitecto cuenta con suficiente información con respecto a los factores comentados en el párrafo anterior, presente a su cliente un cronograma tentativo, pues es usual que las expectativas de este difieran de la realidad, entre otros, por los siguientes motivos: subestima las tareas de documentación de proyecto y consecuentemente el tiempo necesario para su ejecución. no prevé los lapsos necesarios para la aprobación de las distintas etapas del proyecto ni los necesarios, en su caso, para introducir ajustes o modificaciones a sus pedidos. no prevé o subestima los sucesivos lapsos que demanda la cotización, adjudicación y contratación de la obra. El cronograma sufrirá su primer ajuste a la firma del contrato arquitecto-comitente, en donde quedarán establecidos los plazos para la ejecución de las tareas por parte del arquitecto. Los modelos de contrato del Consejo disponen la fijación del plazo de cada etapa a partir de la aprobación de la anterior, con lo que se logran dos objetivos: a) desvincular el cumplimiento de los plazos a cargo del arquitecto de los lapsos que demande el comitente para el estudio y aprobación de las distintas presentaciones que realiza el arquitecto y b) las conformidades parciales son constancias valederas que, en su caso, contribuyen a despejar dudas si se introducen modificaciones. Siempre que sea posible, se recomienda convenir con el comitente plazos razonables para que éste otorgue su conformidad o para que presente, en su caso, las observaciones que la supeditan. El cronograma sufrirá un nuevo ajuste cuando arquitecto y comitente deciden la forma en que se contratará la obra, su plazo de ejecución y los procedimientos y plazos para la licitación, adjudicación y contratación de la misma. A partir de la iniciación de la obra las previsiones del cronograma anterior serán reemplazadas por: a) el plazo estipulado para la ejecución de la obra en el contrato de construcción y b) el plazo del período de garantía establecido en el mismo contrato. La empresa constructora en caso de un contrato único y el responsable por la coordinación de contratistas en el caso de contratos separados deberán preparar y someter a aprobación del comitente un plan de trabajo en función del o de los plazos establecidos. El plan de trabajo permitirá a la Dirección de Obra el seguimiento y control de los plazos contractuales y al comitente la programación de la disponibilidad de los fondos. El documento “Ejemplo de plan de trabajo para la construcción de una obra” Ejemplo de plan de trabajo para la ejecución de un proyecto De acuerdo con el plazo comprometido y en su defecto, proponiéndose el menor lapso posible, el arquitecto debe preparar un plan de trabajo que le permita, en primer lugar, la programación y ordenamiento en el tiempo de las distintas etapas del proyecto y posteriormente el control de su ejecución. El cumplimiento de los plazos comprometidos asume la mayor importancia: los comitentes son en este aspecto cada vez más exigentes y el arquitecto debe dar respuesta eficiente a estos requerimientos. Para formular el plan de trabajo de un proyecto, en la mayoría de los casos es suficiente un diagrama de barras: su trazado permite mostrar con claridad las tareas que deben encadenarse y las que pueden ser ejecutadas simultáneamente. Para proyectos de mayor envergadura o complejidad o con muy ajustados lapsos para su cumplimiento, puede ser conveniente recurrir a diagramas o redes de flechas con definición del camino crítico. Aunque su preparación y seguimiento son más complicados, proporcionan información adicional y más precisa. Los diagramas de flechas y los procedimientos por camino crítico son indispensables cuando el comienzo de la obra ha sido previsto con anticipación a la fecha de terminación de la documentación de proyecto. En estos casos, el plan de trabajo de esta última debe conformar una unidad con los cronogramas de licitaciones, adjudicaciones y contrataciones y a su vez, con el plan de trabajo de la obra, método que usualmente recibe la denominación de “fast track”. C.15-1.4 El diagrama de barras adjunto ejemplifica un plan de trabajo para la ejecución de un proyecto completo para una obra que será licitada con la documentación de proyecto terminada. Es un ejemplo simplificado pues las barras representan paquetes de tareas que, en el caso de proyectos complejos conviene descomponer en tareas parciales representadas por tantas barras como se considere conveniente. A pesar de que es posible superponer tareas de croquis preliminares con las de anteproyecto y las de éste con las de documentación de proyecto, cosa que suele suceder en la práctica, se ha preferido concatenarlas, respetando las etapas clásicas, al cabo de las cuales siempre es conveniente contar con una conformidad del comitente. En el ejemplo se presupone que el comitente tarda una semana para aprobar cada etapa y que el profesional y su equipo reinician su trabajo contando con dichas aprobaciones, procedimiento que se recomienda para no avanzar más de lo debido con el riesgo de que el comitente objete posteriormente la presentación anterior. Por tales razones, en los contratos arquitecto/comitente editados por el Consejo, el ordenamiento de la cláusula “Plazos de ejecución” disponen plazos separados para cada etapa, a computar en cada caso a partir de la aprobación de la etapa anterior por parte del comitente. Ejemplo de plan de trabajo y plan de certificaciones para la construcción de una obra El objeto de una programación es el manejo eficiente de los recursos de producción: mano de obra, materiales y equipos, para el cumplimiento de una calidad esperada en un plazo preestablecido. La programación de una obra se puede orientar respondiendo a cuatro lineamientos básicos: siguiendo exclusivamente los requerimientos de los procesos de construcción, de acuerdo con la experiencia y el sentido común, atendiendo a las particularidades que cada proyecto u obra presentan y a la capacidad de gestión del o de los futuros contratistas. persiguiendo el cumplimiento de fechas o lapsos de acuerdo con las necesidades del Comitente. adecuándose a ritmos de inversión, flujos de fondos, variables financieras u otros aspectos económicos de gravitación en el emprendimiento. combinando las circunstancias anteriores. Una correcta programación es imprescindible para el Director de Obra (DO), el comitente y los contratistas, aunque posteriormente pueda ser necesario ajustar los planes a una realidad que suele manifestarse, por diversos motivos, compleja y cambiante. El cumplimiento de la programación no solo depende de su correcta formulación sino de la dedicación y firmeza que aplique el DO para exigir su cumplimiento. La obra en construcción tiene su propia dinámica: pueden surgir inconvenientes, problemas o atrasos provocados por proveedores, contratistas u otras circunstancias que exigen la atenta gestión del DO: su falta de reacción en tiempo y forma puede hacer peligrar el cumplimiento de un plan y socava su autoridad ante contratistas y comitentes. 1 Planes de trabajo El arquitecto debe incluir planes de trabajo en sus documentaciones de proyecto, pues constituyen información necesaria a tener en cuenta por las firmas interesadas para la confección de sus ofertas e imprescindible para fijar los plazos en los contratos de construcción. Al respecto se recomienda: En el caso de contratación con un único contratista:• a) confeccionar un plan de trabajo preliminar con el plazo total para la ejecución de la obra y, si corresponde, la fecha o fechas para la terminación de etapas o sectores de la misma; b) estipular que el adjudicatario, previo a la firma del contrato, presentará para su aprobación por la DO un plan de trabajo ajustado a los plazos y/o fechas señaladas, de acuerdo con disposiciones del Pliego de Condiciones y/o con las indicaciones que proporcione la DO. En el caso de obras a construir por contratos separados: a) confeccionar un plan •de trabajo preliminar para la ejecución de la totalidad de la obra a cumplir por el Contratista Principal con el plazo total y, si corresponde, la fecha o fechas para la terminación de etapas o sectores de obra; b) estipular que el Contratista Principal adjudicatario, previo a la firma del contrato, presentará para su aprobación por la DO un plan de trabajo general para la ejecución de toda la obra, ajustado a los plazos y/o fechas señalados, de acuerdo con disposiciones del Pliego de Condiciones y/o con las indicaciones que proporcione la DO. Este plan deberá incluir los plazos y/o fechas que los restantes contratistas deberán respetar para que la obra se construya según las previsiones adoptadas; c) fijar a los restantes contratistas con contratos separados, los plazos y/o fechas para la ejecución de sus respectivos trabajos de acuerdo al programa general indicado en b) e imponerles la obligación, previa a la firma de sus contratos, de confeccionar sus planes de trabajo definitivos junto con el Contratista Principal. Existen varios procedimientos a los que puede recurrir un arquitecto, una empresa constructora o un contratista principal para programar la construcción de una obra. Ellos implican el ordenamiento y secuencia de los trabajos, la asignación de plazos de ejecución y la determinación de fechas de comienzo y terminación de tales lapsos. En la mayoría de los casos será suficiente un diagrama de barras: su trazado permite mostrar con claridad las tareas que deben encadenarse y las que pueden ser ejecutadas simultáneamente. A la simplicidad de su formulación se suman la facilidad de lectura y la practicidad que ofrece para el seguimiento y control durante la ejecución de los trabajos. El sistema consiste en la representación de una serie de barras referidas cada una a un contratista, a un rubro o a una tarea, cuyos trazados tienen origen y fin de acuerdo con una escala de tiempos que pueden ser días, semanas o meses. Para efectuar el trazado deben considerarse las tareas o gremios que forzosamente deben encadenarse, las que deben y las que pueden realizarse simultáneamente. El diagrama adjunto es un ejemplo tomado de la realidad pero simplificado, dado que las barras representan los rubros más representativos de la obra, los que a su vez podrían descomponerse, según sea el nivel de exigencia de la programación, en tantos subrubros o ítems como se considere conveniente, e inclusive pueden representarse tareas o provisiones puntuales. La importancia de los planes de trabajo radica en que permiten: programar la provisión de materiales y equipos. programar las altas y bajas de personal. prever fechas, cuando corresponda, para la provisión por la DO de planos complementarios de la documentación contractual. prever fechas, cuando corresponda, para la presentación por los contratistas para su aprobación por la DO, de planos de construcciones temporarias, de detalle o de montaje. coordinar en el espacio y en el tiempo, la actividad de los distintos contratistas. efectuar el seguimiento y control del avance de los trabajos. servir de base para el cálculo de planes estimativos de certificaciones y de inversiones. Para obras de mayor envergadura o complejidad, o con muy ajustados lapsos para su construcción, puede ser conveniente recurrir a diagramas o redes de flechas con definición del camino crítico. Aunque su preparación y seguimiento son más complicados, proporcionan información adicional y más precisa. Estos procedimientos son casi imprescindibles en proyectos y obras de cierta importancia en los que se inicia la obra con documentaciones de proyecto parciales, que a medida que se van completando van originando licitaciones y adjudicaciones parciales, método usualmente denominado “fast track”. C.15-1.4 2 Planes de certificaciones Se elaboran a partir de los planes de trabajo y permiten estimar las certificaciones previstas según la unidad de tiempo adoptada. Los porcentajes de avance físico de cada rubro para cada lapso se complementan con los importes correspondientes al porcentaje ejecutado del rubro en el mismo lapso. El ejemplo corresponde a una vivienda colectiva en torre, construida en la Ciudad de Buenos Aires, en 18 meses durante los años 2000/2001, con tecnología tradicional y que está compuesta por subsuelo, planta baja y 14 pisos, con 4500 m2 de departamentos de 2 y 3 dormitorios y 5600 m2 de superficie total. En la planilla del ejemplo figuran desagregados los principales rubros de la obra y en la columna contigua sus costos calculados como porcentajes del costo total de la obra. El plan de trabajo establecía la terminación de la obra en 18 meses y la participación de los distintos rubros es representada por líneas y bandas grisadas que recorren las celdas correspondientes a los lapsos en que se dispone su ejecución. En cada celda, sobre la banda grisada, figura el porcentaje del importe del rubro ejecutado durante el mes y debajo, el porcentaje del importe ejecutado referido al costo total de la obra. En el sector inferior de la planilla figuran los porcentajes del costo total de obra (parciales y acumulados) ejecutados en cada mes y los importes en pesos (también parciales y acumulados) correspondientes a los trabajos ejecutados durante el mismo mes. El ejemplo no contempló pagos por acopios, anticipos para la compra de materiales, anticipos financieros ni deducciones para la constitución del fondo de reparos. 3 Planes de inversiones Son planes de certificaciones reelaborados para contemplar las circunstancias que figuran a continuación y la superposición de sus efectos: pagos por concepto de acopios, anticipos para la compra de materiales o anticipos financieros. créditos por desacopios o reintegros de anticipos para la compra de materiales> créditos por reintegros de anticipos financieros.> débitos para la constitución del fondo de reparos cuando esta garantía es constituida en efectivo. corrimientos de fecha que se puedan originar con motivo de las formas de pago > convenidas (por ejemplo, a tantos días de la fecha del certificado respectivo). 4 Planes de certificaciones y de inversiones Estos planes deben considerarse estimativos dentro de las tolerancias que dispone el pliego de condiciones de contratación, puesto que los contratistas deben disponer de ciertos márgenes de flexibilidad compatibles con los restantes requerimientos contractuales. No obstante, los planes de certificaciones y de inversiones resultan muy convenientes porque permiten: al comitente, programar anticipadamente la disponibilidad de fondos. > al contratista, presuponer el ingreso de recursos.> al Director de Obra, presuponer los montos de honorarios a percibir. > Cuando las disponibilidades económico-financieras del comitente no pueden adaptarse a los planes de certificaciones o de inversiones, se hace necesaria la reformulación del plan de trabajo hasta encontrar una solución que compatibilice los requerimientos de la obra con los recursos del comitente. 5 Curvas de certificaciones o de inversiones Los planes de certificaciones o de inversiones pueden representarse gráficamente mediante curvas que exhiben la forma de distribución del flujo de fondos durante el transcurso de la obra. La curva que normalmente resulta de ajustar las inversiones a la demanda técnica de una obra, sin acopios ni anticipos, adopta el trazado que se refleja en el cuadro que sigue. En la figura se puede observar: un tramo inicial con inversiones reducidas que se van acrecentando mes a mes. un tramo final con inversiones decrecientes. un tramo intermedio correspondiente al lapso de las mayores inversiones mensuales, cuyo baricentro es el punto de inflexión de la curva, generalmente ubicado en el segundo tercio y antes de la mitad del plazo de la obra. en la columna que sigue a los rubros figuran los porcentajes de incidencia en cada rubro respecto del monto total de la obra. en cada celda figuran dos valores: a) el porcentaje del monto del rubro ejecutado en el mes y b) el porcentaje acumulado del monto del rubro ejecutado hasta ese mes. En la página siguiente figura un ejemplo de plan de trabajo y certificación para la construcción de una obra A-433 Presupuesto del costo de producción de un proyecto Siempre es conveniente que el arquitecto realice un presupuesto para estimar el costo de producción de un proyecto. Debería hacerlo, idealmente, antes de convenir el honorario con su comitente, única manera de no cometer errores que pueden hacer peligrar una lógica y esperada utilidad. La experiencia del arquitecto debería llevarlo a fijar este último concepto con prudencia, teniendo en cuenta que debería ser la única variable de ajuste en caso de tener que afrontar una negociación. Ver Negociación de contratos. C.05-8 El presupuesto que sirve como ejemplo tiene en cuenta los siguientes conceptos e ítems: 1 Gastos directos: Son los costos y gastos que son posibles de asignar exclusivamente a un trabajo determinado. Entre ellos, los más representativos son: honorarios y/o retribución (incluyendo cargas sociales) de profesionales, dibujantes, operadores de programas de diseño asistido. honorarios de asesores y consultores de las especialidades que intervienen en el proyecto. honorarios y/o gastos por gestión de trámites municipales. retribuciones de administrativos afectados directamente a la ejecución del trabajo cargas sociales, vacaciones, aguinaldo, etc., sobre los salarios del personal administrativo en relación de dependencia, afectado directamente al trabajo. gastos de ploteo, copias de planos, fotocopias, carpetas. > 2 Gastos indirectos: También denominados gastos generales: son los costos y gastos que existen independientemente de los originados por el encargo. Conviene que el arquitecto lleve registro estadístico de sus ingresos, de sus gastos generales y del porcentaje o incidencia que tienen los segundos sobre los primeros, incidencia que tiende a reducirse a medida que aumenta el ingreso. A los efectos de elaborar un presupuesto, los gastos generales pueden ser considerados como un factor o valor promedio a aplicar sobre los gastos directos mencionados en 1. Entre los gastos generales más significativos se encuentran: retribuciones de personal administrativo y/o técnico afectado a tareas generales del estudio. cargas sociales, vacaciones, aguinaldo, etc., sobre los salarios del personal administrativo y/o técnico en relación de dependencia, afectado a tareas generales del estudio. alquiler, expensas, tasas e impuestos. energía, gas, teléfono, obras sanitarias, internet. amortización del equipamiento del estudio: mobiliario, equipos, hardware. instrumental de dibujo, software, biblioteca. suscripción de revistas. asesoramiento legal, contable e impositivo. útiles y materiales de dibujo y oficina, insumos para computación, etc. gastos de movilidad. correo, mensajería, gastos bancarios. seguros por robo, incendio, accidentes personales. seguro de responsabilidad profesional. matrículas profesionales, cuotas societarias. aportes provisionales. limpieza del estudio, cafetería. 3 Gastos de promoción y organización Son los que se originan por las acciones para lograr la obtención de contratos profesionales y para organizar y conducir la actividad interna del estudio con la finalidad de perfeccionar, apoyar y hacer más eficiente la prestación de los servicios profesionales. Estos gastos pueden estimarse por separado de los gastos generales o en conjunto con ellos. 4 Impuesto al valor agregado Cuando la condición IVA del comitente determina que este impuesto sea facturado por separado del honorario, no tiene incidencia en el honorario y por ende no lo afecta. Pero el arquitecto debe aclarar a su comitente, desde el primer momento que el honorario a convenir se verá incrementado por la alícuota vigente correspondiente a este impuesto. Planilla N°1 para cálculo de gastos previstos por prestaciones profesionales En esta planilla se han calculado los honorarios del equipo de proyecto y se han incorporado los honorarios de los especialistas y asesores, estimados en conjunto con ellos. Se aclara que los montos indicados son aleatorios. Se procedió de la siguiente manera: en la primera sección de la columna (a) figuran las distintas categorías, funciones o niveles de responsabilidad que se prevé integrarán el equipo de proyecto del estudio. en la primera sección de la columna (b) figuran las retribuciones por mes previstas para cada uno de las categorías. en las primeras secciones de las columnas (d), (g), (j) y (m) figuran la cantidad de personas previstas por categoría en cada una de las cuatro etapas: croquis preliminares, anteproyecto, documentación de proyecto y llamado a licitación y estudio de propuestas. en las primeras secciones de las columnas (e), (h), (k) y (n) figuran el tiempo en meses previsto para cada uno de las categorías en cada etapa. en las primeras secciones de las columnas (f), (i), (j) y (ñ) figuran los montos de honorarios por categoría en cada etapa. en la primera sección de la columna (o) figuran los montos totales de honorarios por categoría. al final de la primera sección de la columna (p) figura el monto total de honorarios previstos como retribución de los profesionales y técnicos que integran el equipo del estudio. en la segunda sección de la columna (a) figuran los especialistas y asesores externos cuyo intervención ha sido prevista. en la segunda sección de la columna (c) figuran los honorarios estimados para cada especialidad. en la segunda sección de las columnas (f), (i), (j) y (ñ) figuran los montos de honorarios por especialidad para cada etapa. en la segunda sección de la columna (o) se repiten los honorarios totales estimados para cada especialidad. al final de la segunda sección de la columna (p) figura el monto total de honorarios previstos como retribución de los especialistas y asesores que participan en el proyecto. en la última fila de la columna (p) figura el monto total de honorarios estimados. El ordenamiento y desagregación de la planilla N°1 en etapas tiene un doble objeto: facilitar el análisis y el cálculo de los honorarios por etapa y su incidencia respecto a todo el proceso. calcular los montos mensuales que serán necesarios para retribuir el equipo del estudio y los profesionales externos en función del plan de trabajo y adoptar previsiones según alguna o varias de las siguientes alternativas: a) acordar con el comitente una forma de pago, b) negociar formas de pago diferidas con los profesionales cuyas retribuciones son más importantes, c) obtener financiación. En la Planilla N°2 se completa el cálculo de honorarios, incorporando los restantes gastos directos, gastos generales, de promoción y organización, beneficio e impuesto al valor agregado. Planilla N° 2 / cálculo de los gastos previstos totales Total gastos directos previstos a. Por prestaciones profesionales Honorarios y sueldos del personal del estudio (de Planilla N° 1) ............ 79.350 (A) Cargas sociales del personal en relación de dependencia afectado directamente a la ejecución de las tareas………………………...…………….…………......................................11.500(B) Honorarios de especialistas y asesores (dato de Planilla N° 1).................41.000(C) Subtotal A) + (B) + (C)........................................................................... 131.850(D) b. Otros Empleado administrativo, incluidas cargas sociales (5 meses x 1500).............7.500 Ploteos, fotocopias, copias de planos (5 meses x 550).....................................1.750 papelería, carpetas (5 meses x 100)................................................................... 500 Subtotal otros gastos directos..................................................................... 9.750 (E) c. Total gastos directos previstos (D) + (E) ......................................................... 141.600(F) Gastos indirectos y gastos de promoción y organización (estimados) retribuciones y cargas sociales del personal administrativo y/o técnico afectado a tareas generales del estudio. alquiler, expensas, tasas e impuestos. energía, gas, teléfono, obras sanitarias, internet. amortización del equipamiento: mobiliario, equipos, hardware. instrumental de dibujo, software, biblioteca. suscripción de revistas. asesoramiento legal, contable e impositivo. útiles y materiales de dibujo y oficina, insumos computación, etc. gastos de movilidad. correo, mensajería, gastos bancarios. seguros por robo, incendio, accidentes personales. seguro de responsabilidad profesional. matrículas profesionales, cuotas societarias, aportes previsionales. limpieza del estudio, cafetería. promoción y organización (incluye personal afectado a estas tareas y los gastos directos de las mismas). Porcentaje de incidencia adoptado 60% de (A) + (B).............................................54.510(G) Gastos totales previstos (F) + (G)...................................................................... 196.110 (H) Beneficio Estimado Previsto.....................................................................................38.890(I) Honorario que se considera apropiado para proponer al comitente.................... 235.000 (I) Se recomienda comprobar la razonabilidad del resultado obtenido (honorario a proponer) calculando el honorario que resultaría aplicando el art. 50 del Decreto - Ley 7887/55. FUENTE MEPA
