Auditoria de RRHH Porteros Gutiérrez, Alicia TEMA 1 La administración de RRHH y auditoría 1. ADMINISTRACIÓN DE RRHH Definición de Auditoría de RRHH Es el proceso del departamento que mediante técnicas y prácticas planifica, organiza, dirige y controla las acciones que realizan los trabajadores para lograr los objetivos de la empresa. Otros conceptos: o Víctor H. Rodríguez Principios, procedimientos, educación y organización para el rendimiento. o Joaquín Rodríguez Valencia Planificación, organización, dirección y control de los procesos con el fin de satisfacer. (definición desde el punto de vista corporativo dependiente del director de RRHH). o Fernando Arias Galicia Proceso administrativo aplicado al crecimiento y la conservación del esfuerzo, experiencias, salud, conocimientos, habilidades… en beneficio del individuo y de la organización. Concepto resumen de Auditoría de RRHH Aprovechamiento y mejora de capacidades y habilidades con el objeto de lograr el beneficio individual de la organización y del país. Objetivos del departamento de RRHH Objetivos del departamento de RRHH Corporativos Organización Personales Trabajador Funcionales Necesidades Sociales Sociedad o Corporativos/organizacionales • Nivel productivo • Optimizar recursos • Lograr armonía laboral • Obtener beneficios • Posición en el mercado o Personales (trabajador) • Adecuada remuneración • Beneficios sociales (en especie) • Trabajar en condiciones dignas y adecuadas. 1 Porteros Gutiérrez, Alicia • Defender derechos respecto a la legislación. • Satisfacer necesidades (de tipo motivacional, salario, logro…) o Funcionales • Mantener un nivel de personal adecuado a las necesidades. • Número de trabajadores y capacitación adecuadas. o Sociales • Principios éticos. • Generar fuente de empleo. • Desarrollar a las personas. 2. PROCESOS Y FUNCIONES EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH Estructura del departamento: Director de RRHH Dpto de relaciones laborales Dpto de selección y contratación Dpto administrativo y laboral Dpto de prestaciones laborales Dpto de reclutamiento Dpto servicios y salud laboral Dpto de capacitación y desarrollo Objetivos del departamento: i. Crear, mantener y desarrollar personas con habilidades para los objetivos de la organización. ii. Buscar fuerza laboral eficiente para alcanzar los objetivos. iii. Tener RRHH de acuerdo con las necesidades de la institución. iv. Mejorar la calidad de los RRHH v. Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales adecuadas para la satisfacción. vi. Alcanzar la eficiencia y eficacia administrativa. Funciones del departamento: o Planificación RRHH Estrategia, visión, planificación según los objetivos organizacionales (esta función es del director de RRHHH) o Empleo Reclutamiento, selección, contratación (negociación), inducción, integración, promoción y transferencia. o Relaciones internas Comunicación, negociación, disciplina, motivación personal, desarrollo del personal, capacitación (formación) y entrenamiento. o Servicio al personal Remuneración, seguridad, protección y vigilancia (seguros sociales). 2 Porteros Gutiérrez, Alicia PLANIFICACIÓN DE RRHH. Identificación de necesidades • Cualitativas: actitudes y capacidades de trabajadores • Cuantitativas: según los objetivos a corto, medio y largo plazo. RECLUTAMIENTO. Atraer candidatos capacitados para ocupar un puesto según las necesidades, puede ser externo o interno. SELECCIÓN DE PERSONAL. Selección del candidato más adecuado para el mejor desempeño del puesto. Preselección curricular Entrevista Fases Pruebas Valoración Informe CONTRATACIÓN. Trámites administrativos para la contratación legal y en las condiciones pactadas. LA ENTRADA A LA EMPRESA. Incorporación y adaptación del nuevo empleado a la organización, departamento y puesto. FORMACIÓN, ADIESTRAMIENTO Y DESARROLLO. Enseñanza interna o externa, se proporcionan los conocimientos y habilidades para un puesto, aplicar estos conocimientos y habilidades de forma operativa, mecánica o psicomotora. Se busca el crecimiento y el desarrollo dentro de la organización. ADMINISTRACIÓN DE LA REMUNERACIÓN. Control presupuestario y de asignación de salario, beneficios y compensaciones. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. Procesos para fijar la forma en que realiza sus funciones el trabajador. Supervisión sobre el empleado para mejorar su actuación en el desempeño del puesto. HIGIENE Y SEGURIDAD. Proceso de control y valoración de las condiciones laborales para prevenir los accidentes y enfermedades en el ámbito laboral y garantizar la salud física y mental de los trabajadores. 3 Porteros Gutiérrez, Alicia 3. AUDITORÍA ❖ ORÍGENES En el antiguo Egipto controlaban las cosechas y los impuestos. En Grecia (300 a.C) debían revisar los fondos públicos. Los romanos se encargaban de examinar las cuentas. El término auditoría aparee en el S.XIII en Gran Bretaña y en la revolución industrial aparece la figura del auditor como profesional de control y verificación. En el S.XIX en EEUU los inversores británicos controlaban sus inversiones con auditores. En 1930 se publica la primera obra sobre auditoría y en 1941 la primera auditoría interna. En 1950 se crean las agencias estatales de auditores en EEUU. En España, en 1942 se funda el Instituto de Censores Jurados de Cuentas. En 1977 se crea el Registro de Auditores. En 1988 se publica la Ley de Auditoría de Cuentas. ❖ ANTECEDENTES Según Del Petri (2002) a finales del S.XIV con el colonialismo implantado por Inglaterra, requerían de medios idóneos para controlar a distancia dichas operaciones. ❖ DEFINICIÓN Proceso sistemático para obtener información y evaluar procesos de manera objetiva. (En la empresa es una herramienta de control y supervisión). Chiavenato (1994): indica que “la auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y eficacia del programa de desarrollo”. ❖ OBJETIVO Apoyar a la dirección de la empresa en el desempeño de sus actividades, proporcionando, diagnosticando, evaluando, recomendando, asesorando e informando. Área de los objetivos, cambian según los objetivos: - Financiera - Económica - Informática - Desarrollo de proyectos - Sistemas - Comunicación y redes - Fiscal - Seguridad - Administrativa - Programas - Operacional - Resultados - Calidad - Social Auditoría de RRHH 4. AUDITORÍA DE RRHH ❖ DEFINICIÓN Chiavenato (1994) “Análisis de políticas y prácticas de personal de organización y evaluación de su funcionamientos y sugerencia para el mejoramiento”. 4 Porteros Gutiérrez, Alicia Nevado (1999) “Instrumento de gestión social, usando herramientas similares a otras auditorías, permite mejorarla administración, gestión y eficiencia de RRHH en la empresa”: Arias y Heredia (2000) “Examen objetivo y minucioso de los objetivos, políticas, sistemas, controles, aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad del capital humano”. Odegox y Noconova (2004) “Ejercicio periódico en RRHH con seguimiento y captación de información, análisis y evaluación sobre la base de eficiencia organizativa de recursos para mejorar los resultados y la satisfacción”. Reyes (2005) “Procedimiento para revisar y comprobar con métodos las funciones y actividades de personal en los departamentos para ver el ajuste a programas sugiriendo cambios y mejoras para cumplir los objetivos”: ❖ TIPOS DE AUDITORÍA DE RRHH. NORMATIVA • Obligatorias: reguladas por la administración, prevención de riesgos laborales. • Voluntarias: voluntad de control o mejora. TIPO DE ANÁLISIS • Descriptivas: identificar, denominación, delimitación. • Analíticas: comparar, analizar (objeto-resultado) y experimentar (pre-post). FUNCIÓN DIRECTIVA, (Saitía y Vazquez, 2011). • Estratégica: centrada en la estrategia del departamento de RRHH. • Táctica o de gestión: cómo se realizan los procesos de trabajo. • Operativa u operacional: mezcla la estrategia y las funciones y valora los resultados. CRONOLOGÍA • Prospectivas: periodo presente con visión de futuro. • Retrospectivas: que ha sucedido, se suele hacer. • Ambiperceptivas: Combinación de ambas, se realiza una prospección de futuro teniendo en cuenta los resultados anteriores. QUIEN LA REALIZA • Interna: contradictoria según Andrew (2007). • Externa: de agentes externos o de terceras partes. 5 Porteros Gutiérrez, Alicia ÁMBITO QUE ALCANZA • Global: departamento/función • Parcial: de un componente o actividad. ❖ ASPECTOS EN LOS QUE SE CENTRA LA AUDITORÍA DE RRHH • Auditoría laboral técnica: Instrumentos financieros, auditoría de cuentas, costes, errores de personal, aplicación de normas, fraude (documentos contables, administrativos); es la auditoría “más pura”. • Auditoría laboral humana: Valoración de puestos, ratios de accidentes, ratios sociales, selección, desarrollo, evaluación y formación. ❖ SEGÚN LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA DE RRHH • Auditoría de la función de administración de RRHH (la más básica) • Auditoría de las funciones de personal de los gerentes y de los empleados. • Auditoría de la satisfacción de empleados; conocer los errores en los procesos de RRHH desde el punto de vista de los empleados. ❖ AUDITORÍA ESTRATÉGICA • Evaluación de las políticas y programas de RRHH. • Factores a evaluar: o Del entorno (macroeconómico) o Relacionados con el sector o Relacionados con la aplicación de la estrategia o Relacionados con la empresa. ❖ AUDITORÍA DE FUNCIONAMIENTO Revisar que las decisiones y actuaciones no entren con conflicto con las de largo plazo. ❖ RASGOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR A LA AUDITORÍA DE RRHH. • Basada en la evidencia (Deming, calidad total). • Independiente • Interactiva (tiene en cuenta los datos del entorno) • Inductiva (pretende llevar a un cambio desde el primer momento) • Puntual (se centra en un periodo de tiempo determinado) • Cooperativa (cooperación positiva) • Educativa ❖ UTILIDAD DE LA AUDITORÍA DE RRHH. • Reflexión • Acción • Mejoría permanente (objetivo principal) • Retroinformación • Detectar áreas de oportunidad • Introducir cambios 6 Porteros Gutiérrez, Alicia • Efectividad de la administración de capital humano. ❖ OBJETIVOS Y DEFINICIÓN. Es la auditoría administrativa que tiene por objeto investigar el factor de los RRHH en la empresa. Es un conjunto de procedimientos para analizar las funciones y actividades del personal que se realizan en los diferentes departamentos para ver si se cumplen los objetivos y establecer cambios. ❖ OBJETIVOS GENERALES DE AUDITORÍA DE RRHH. Analizar la contribución de los RRHH al desarrollo de la empresa y a satisfacer sus necesidades. ❖ MÉTODOS. 1. Indicadores “clave” (ratios, índices…) 2. Reputación: Valor de los RRHH según los servicios ofrecidos a los clientes. 3. Analítica/experimental: Valoran según actividades, realizan las causas – consecuencias. o Basado en el coste histórico: valora los RRHH según la visión histórica en captar. o Basado en la actualización de aportaciones, valora los RRHH según los salarios futuros. o Basado en el coste de sustitución: valora los RRHH según el valor de la contratación actual en el mercado. o Basado en la comparación y Benchmarking: valora los RRHH según las empresas líderes en el sector comparándola con la nuestra. ❖ MODELOS. TIPO CHECK-LIST, lista de verificación. Identifica variables significativas de gestión de RRHH. Indicadores en varios apartados: efectivos, remuneración, seguridad e higiene, condiciones de trabajo, relaciones laborales, formación. SECUENCIALES, exponen cronológicamente. Actividades fundamentalmente del auditor respetando el orden de ejecución. o Grossman (2002), fases: ▪ Establecer referencias de los resultados ▪ Toma de registro de esas variables ▪ Comparación entre ambas interpretando o Wu Li (2008), fases: ▪ Planificación ▪ Captación de datos ▪ Tabulación ▪ Análisis e informe ▪ Revisión 7 Porteros Gutiérrez, Alicia MATRICIALES Forma de matrices con filas y columnas para cruce de variables. o Cantera (1994): Para que se verifique la eficacia estratégica, corregir las variables: saber, saber hacer, saber estar y variables del auditor: receptor, revisar e interventor. o COP (1993): Analiza tres grupos de variables: ▪ De adquisición: análisis del puesto, análisis de selección, contratación, administración. ▪ Estimulación: salario, evaluación, salud laboral, calidad de vida, ergonomía, estructura. ▪ Desarrollo: formación, promoción, comunicación, clima. o Couret e Igalens (1988) Funciones y procesos en relación con la labor auditora de variables: conformidad, eficiencia y estrategia. o Friedman (2000): 5 fases: ▪ Planificación ▪ Evaluación ▪ Diseño ▪ Implantación ▪ Seguimiento Para 5 tareas ▪ Recluta ▪ Retención ▪ Compensación ▪ Carrera ▪ Formación GENÉRICOS O CAUSALES EXPLICATIVAS, Quijano (2008) Es un modelo de comportamiento organizativo. Estudia variables agrupadas en: a) Asociadas a la gestión (entorno, estrategia, estructuras y sistemas). b) Procesos psicológicos y psicosociales (individuales, grupos y organizacionales). MODELO OTEA, técnico-ambientales-emocionales, (Sánchez, 2004) 4 axiomas: a) Toda función se desarrolla en un contexto organizacional. b) Toda función tiene conexión con los resultados organizativos. c) Toda función busca mejorar los resultados. d) Toda función debe desarrollar herramientas para perfeccionar. 8 Porteros Gutiérrez, Alicia ❖ OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA ADITORÍA DE RRHH. • Identificar personas responsables de cada actividad. • Determinar los objetivos por actividad. • Verificar procedimientos positivos para el logro de objetivos o metas. • Valorar la aplicación de procedimientos y políticas por puestos. • Detectar áreas con debilidades y errores. • Analizar costes, bajas, absentismo, rotaciones y deserciones índice de desmotivación. • Establecer sistemas objetivos de evaluación del rendimiento por áreas. • Orientar hacia la eficiencia en la función y usos de recursos. • Elemento de sensibilización al cambio, control y de mejora. • Identifica las aportaciones del personal al desarrollo organizacional. • Estimula al personal para responsabilidad y profesionalidad. • Reduce costes y aumenta la eficiencia. • Determina responsabilidades y deberes. • Optimiza RRHH • Diagnostica cualquier problema de personal. • Mejora la imagen profesional del departamento y de la empresa. • Garantizar el cumplimiento de normativas. ❖ EL AUDITOR DE LA AUDITORÍA DE RRHH. Profesional cualificado en: uso de herramientas, recogida de datos, entrevista, observación, estadísticos y programas para análisis de datos, procedimientos de diagnóstico y deducción. ❖ FASES DE LA AUDITORÍA DE RRHH. 1. Contacto con el cliente: informar, concretar. 2. Planificación y programación: procesos, fechas, pruebas. 3. Ejecución de la auditoría. 4. Elaboración y entrega del informe. ❖ ELEMENTOS DE LA AUDITORÍA DE RRHH. a. Decidir lo que se va a evaluar. b. Decidir la forma y diseñar el plan. c. Seleccionar el personal para realizarla. d. Recopilar información previa. e. Plan de auditoría con métodos y herramientas y calendario. f. Ejecutar con recogida de datos, resultados y conclusiones recomendaciones g. Informe. ❖ VALORACIONES PREVIAS A LA AUDITORÍA DE RRHH. • ¿quiénes serán los responsables de realizarlo? • ¿Cuál será el alcance de la auditoría? Departamento/áreas. • ¿Cuál es el momento empresarial? • ¿Cuál es el motivo de realizarla? 9 Porteros Gutiérrez, Alicia ❖ ELABORACIÓN DEL INFORME (partes): a) Objetivos y metodología. b) Resultados: describir las prácticas de RRHH en la empresa. c) Análisis de resultados: Valorar las prácticas y su validez (comparativa) d) Conclusiones: Proponer sugerencias y recomendaciones. ❖ ÁREAS PARA EL AUDITOR. ANÁLISIS DE PUESTOS o Puntos a evaluar por el auditor: a) Análisis actualizados. b) Especificaciones válidas. c) Todos puestos analizados. d) Creación de puestos, análisis y reclutamiento. e) Modificaciones de puestos por las nuevas tecnologías. f) Actualización de compensación por puestos. g) Número de empleados por puesto o Análisis de funciones, tareas, dependencia y relación de cada puesto. o Ventajas del análisis: ▪ Para gerentes: mejora sobre el conocimiento de puestos y atareas, mejorar la selección, facilita la evaluación. ▪ Para empleados: conocer mejor las funciones y responsabilidades, guía para el autodesarrollo. SISTEMAS DE REMUNERACIÓN. Procesos para remunerar según los convenios, mercado, sector y rendimiento o resultados. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN Reclutar y seleccionar los candidatos idóneos para el éxito en el puesto y alcanzar objetivos previstos. Proporciona las personas con las capacidades que precisa la organización en un puesto determinado. ÍNDICES DE ROTACIÓN La rotación es el nivel de ingresos respecto al de bajas. Se entiende por rotación el ingreso y salida de personas en la organización. La rotación también se considera el cambio de puesto o lugar. Puntos a evaluar por el auditor: el porcentaje de rotación, si aumenta o disminuye en que sector y empresa. ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN Entrenamiento y la formación sirven para optimizar el desempeño del trabajador. Puntos a evaluar por el auditor: si se cubren las necesidades del puesto con la formación que se está ofertando, si se están equivocando muchos los trabajadores… 10 Porteros Gutiérrez, Alicia EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. Calificar el desempeño, evaluar y comparar con su actuación pasada ayuda a compensar, mantener, promocionar y pronosticar sobre los trabajadores. Se establece una norma de desempeño y se valora el cumplimiento. CLASIFICACIÓN DE MÉRITOS Y PLANES DE CARRERA. Los méritos del CV y factores subjetivos como: constancia, honestidad, puntualidad se toman en cuenta para la valoración del trabajador. Planes de promoción y carrera. Puntos a evaluar por el auditor: si están empleando los resultados para aplicarlos a las promociones, si los empleados están informados de estos planes, si los supervisores están capacitados, CV actualizados. HIGIENE INDUSTRIAL Y SEGURIDAD LABORAL. Es la técnica para reconocer, evaluar y controlar los agentes ambientales y las tensiones que surgen en el trabajo pudiendo provocar enfermedades. Su control mejora la salud laboral. Los accidentes del trabajo e in itinere. Puntos a evaluar por el auditor: protocolos para mejorar la salud laboral, instalaciones cumplen con la LPRL. SERVICIO Y PRESTACIONES. Los servicios, beneficios, prestaciones que ofrece la empresa a sus empleados (no es obligatorio). Puntos a tener en cuenta por el auditor: si los empleados las conoce, si son procesos equitativos y transparentes. RELACIONES CON LOS SINDICATOS Y REPRESENTANTES La relación sirve para negociar la jornada laboral, descansos, vacaciones, salarios (sobre todo la subida de estos), beneficios sociales, condiciones de trabajo. Es más subjetiva. Puntos a evaluar por el auditor: voluntad, número de relaciones, preguntar opinión, denuncia por parte de los trabajadores a la empresa. COMUNICACIONES La comunicación y participación (comunicación ascendente) marcan las relaciones en la empresa y son elementos positivos para el clima y desempeño organizacional. Puntos a evaluar por el auditor: Canales oficiales, si hay dirección de comunicación ascendentes, descendentes u horizontales, comunicación de cambios. Si hay aumento del porcentaje de comunicaciones confidenciales, si se tienen en cuenta las comunicaciones de los empleados. ACTITUDES Y MORAL DEL TRABAJO La actitud es la reacción efectiva, positiva o negativa, hacia un objeto, persona o proposición abstracta o concreta. La moral es el sentimiento generalizado y normativo no impuesto marcado por metas comunes y formas de comportamiento. 11 Porteros Gutiérrez, Alicia Tiene 4 componentes: solidaridad en grupo, necesidad de metas, progresión hacia una meta, participación individual a la meta del grupo. Puntos a evaluar por el auditor: satisfacción, clima, actitud jefes y compañeros, realización de encuestas. 12 Porteros Gutiérrez, Alicia TEMA 2 Objetivos, conocimientos y áreas de estudio en auditoría de RRHH 1. OBJETIVOS GENERALES. • • • • • Para conseguir los objetivos de la Auditoría de RRHH es preciso: Asignación de personal (horas x trabajador). Asignación de recursos materiales, físicos, tecnológicos. Conocimiento del organigrama. Conocimiento del flujograma (como se realizan las interrelaciones entre departamentos). Conocimientos del área a auditar Situación en la empresa 2. CONOCIMIENTOS Una vez definidas las áreas objeto de estudio, su periocidad, los responsables se debe conocer el organigrama. Definición: Es la representación gráfica de la estructura organizativa, departamental y de puestos. Desempeña un papel informativo. ❖ TIPOS DE ORGANIGRAMA Las formas gráficas de representación son: • Piramidal: Se representan por importancia de las funciones. • Círculos: Las funciones se representan en función de la relación con las demás. La máxima se representa en el círculo central. • Escalonada: Cada escalafón representa una jerarquía. Otras clasificaciones pueden ser: • Estructurales: Muestran la estructura, enfatizando niveles, puestos, jerarquías y dependencias. • Departamentales: De un departamento o sección de la entidad. • Funcional: Descripción de las responsabilidades y funciones de cada puesto. ❖ FLUJOGRAMA Es la representación gráfica de interrelaciones, movimientos o situaciones en que fluyen y se mueven las diferentes áreas, uniéndose en sistemas. Suelen estar en los manuales de operación. Por ejemplo: proveedores y clientes. Salidas y entradas de personal. ❖ CONTROL INTERNO. Comprendo el plan de la organización, métodos y procedimientos. Contiene las políticas de la empresa y la forma de optimizar las operaciones y la eficiencia. Control de mandos integral. Tiende a necesitar información sobre cómo va la empresa. ❖ EQUILIBRIO DE RECURSOS. Todos los recursos de una empresa deben compaginarse para generar beneficios y ganancias. Equilibrando los RRHH con los recursos materiales. Trabajador y máquina. 13 Porteros Gutiérrez, Alicia ❖ ANÁLISIS DE GRUPO Al analizar el equipo de trabajo se conoce el procedimiento de personal y reparto de responsabilidades de grupo de trabajo. Para ver si hay problemas de proactividad o incumplimiento de metas. ❖ ESTRATEGIA CORPORATIVA. El auditor debe evaluar también: • Uso de procedimientos de relación con personal por los gerentes y su efecto sobre la actividad de trabajadores. • Las estrategias corporativas y forma en que se relacionan con la sociedad, en la cual en todos los casos decisorios afectan al departamento de personal. • El trabajo del departamento de RRHH. • La estrategia corporativa debe ser estudiada y trasmitida por el departamento de RRHH mediante entrevistas a dirigentes y trabajadores. ❖ ORGANIGRAMA Y FUNCIONES. FUNCIÓN DE EMPLEO Objetivo: Lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idóneo, integrado y con desempeño adecuado. Ocupa un bloque importante dentro del departamento de RRHH ya que de este depende la cualificación del personal. Sub-funciones: 1. Reclutamiento o Objetivo: Buscar y atraer solicitantes. Debe ser proporcional al coste y rapidez que exige la empresa. o Política: fuente interna primero o externa. 2. Selección o Objetivo: Analizar habilidades y capacidades de los solicitantes y decidir cuáles tienen mayor potencial para el desempeño del puesto y posibilidades de desarrollo. o Política: Métodos y herramientas. 3. Contratación o Objetivo: Acuerdos con las personas, que satisfagan en la mejor forma posible los intereses del trabajador y de la organización. o Política: Establecer clima de cordialidad entre empresa y trabajador y el proceso sea lo más transparente. 4. Inducción. o Objetivo: Dar la información necesaria al nuevo trabajador para incorporación. o Política: Publicar objetivos y políticas de la organización. 5. Integración y transferencia. o Objetivo: Asignar los trabajadores a los puestos en que mejor utilicen sus habilidades. o Política: Integrar, equilibrando intereses de ambas partes. 6. Retribución. o Objetivo: Fijar los sueldos básicos y proporcionales para motivar la iniciativa y el mejor logro de los objetivos. 14 Porteros Gutiérrez, Alicia o Políticas: Sobre las bases objetivas y según convenio, categoría y puesto. 7. Compensación suplementaria. o Objetivo: Proveer incentivos adicionales a los sueldos básicos para motivar la iniciativa y el mejor logro de objetivos. o Políticas: Ser objetivos y proporcionales al esfuerzo realizado. FUNCIÓN DE RELACIONES INTERNAS Objetivo: Relaciones establecidas entre la dirección y el personal para mejorar el rendimiento, clima y la satisfacción en el trabajo. Sub-funciones: 1. Comunicación o Objetivo: Promover el sistema, medios y clima apropiados para desarrollar ideas e intercambiar información a través de toda la organización. o Políticas: La comunicación formal bien establecida. 2. Calidad de vida en el trabajo o Objetivos: Promover las condiciones mejores en que se realizan las tareas de un puesto y se hagan en parámetros de calidad y dignidad. o Política: Métodos, ambiente físico, herramienta, capacitación adecuadas. 3. Negociación colectiva o Objetivos: Llegar a acuerdos, gerencia con los sindicatos. o Políticas: La representación laboral como un factor necesario y relevante para la organización y no como una fuerza antagónica. 4. Disciplina o Objetivo: Desarrollar y mantener reglamentos de trabajo efectivo y promover relaciones de trabajo armónicas con el personal. o Políticas: Mediante estímulos y premios, recurriendo excepcionalmente a régimen disciplinario de castigos o despidos (normas laborales). 5. Control de asistencia o Objetivo: Establecer horarios de trabajo y control sobre cumplimiento de ausencias. o Políticas: Ajustarse en lo dispuesto a la ley en el convenio colectivo, así como en el reglamento interior de trabajo. 6. Motivación del personal o Objetivo: Desarrollar formas de mejorar las actitudes del personal, condiciones de trabajo, relaciones obrero-patronales y la calidad del personal. o Políticas: El trabajo como un medio para lograr satisfacción y permitir el máximo desarrollo del personal y social. FUNCIÓN DE DESARROLLO Objetivo: Desarrollar, promoción, estabilización y mejora continua del trabajador. Política: Las oportunidades de progreso sean desarrolladas, conciliando los intereses de ambas partes. 15 Porteros Gutiérrez, Alicia Sub-funciones: 1. Desarrollo de personal o Objetivo: Brindar oportunidades para el desarrollo integral de los trabajadores a fin de que logren satisfacer sus diferentes tipos de necesidades de promoción. o Políticas: Identificar aquellas áreas en las que las personas puedan aspirar a su promoción. 2. Evaluación o Objetivos: De acuerdo a la legalidad e intereses de la empresa revisar el vencimiento del contrato de trabajo, el desempeño y potencialidades. o Política: Entrevistas/cuestionarios para conocer diferentes puntos de vista del que: vence el contrato de trabajo, cambia el puesto, cambia de categoría, promoción, estabilización…etc. 3. Capacitación o Objetivos: Brindar la oportunidad a los trabajadores de adquirir conocimientos, ya san de carácter técnico (obligatorios, incluso por ley), científico (mejora métodos de trabajo), administrativo o incluso profesional (conocimientos del trabajador no directamente relacionados con el puesto). o Políticas: Impulsar los planes de capacitación, observando lo dispuesto en la ley. 4. Entrenamiento o Objetivo: Oportunidades para desarrollar su capacidad, rendimiento y lograr que desarrolle todas sus potencialidades, por él y por la organización. o Políticas: Impulsar los planes de entrenamiento, incorporando en ellos la capacitación sobre funciones administrativas en todos los niveles. FUNCIÓN DE SERVICIOS AL PERSONAL. Objetivo: Satisfacer las necesidades de los que trabajan en la organización y tratar de ayudarles en los problemas relacionados con su seguridad y bienestar personal. Política: Resolviendo problemas incluso de tipo personal si fuera preciso. Sub-funciones: 1. Administración de personal o Objetivo: Coordinar, realizar y difundir las prestaciones económicas y sociales de la organización al personal y organismos externos. o Políticas: Realizar en tiempo y forma las gestiones observando la legalidad y para que los beneficios lleguen en igual de oportunidades a todos los trabajadores. 2. Actividades recreativas y beneficios sociales o Objetivos: Estudiar y resolver las peticiones que hagan los trabajadores sobre programas y/o instalaciones para su esparcimiento o beneficios sociales, vacaciones, excedencias…etc. o Política: La iniciativa en este sentido corresponde al personal y representantes sindicales. 3. Seguridad e higiene o Objetivos: Desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir AT y EP. o Políticas: Programa de reconocimientos médicos y plan de medicina. 16 Porteros Gutiérrez, Alicia 4. Protección y vigilancia. o Objetivo: Tener adecuados métodos de prevención para salvaguardar a la empresa y a su personal de: salud, robo, fuego, radiaciones y otros riesgos. o Políticas: Uniformes, señalética, extintores, detectores, calefacción. FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE RRHH. Objetivo: Realizar estudios para la proyección de la estructura de la organización en un futuro, incluyendo: análisis de puestos, desarrollo, reclutamiento y selección. Política: Mantener al día las proyecciones tecnológicas y económicas de la organización, con objeto de plantear adecuadamente los RRHH teniendo en cuenta los aspectos externos. ❖ PUESTOS Y FUNCIONES. Denominación: DIRECTOR DE RRHH. • • • • • • • Funciones: Dirige, coordina y supervisa la aplicación del plan de RRHH en todas las áreas. Dirige la tramitación de movimientos del personal (rotación / promoción). Organiza reuniones, coordina el desarrollo de programa en las áreas. Dirige y coordinas las relaciones laborales y resuelve problemas sindicales. Informa a gerencia sobre las áreas y su funcionamiento. Elabora el presupuesto del departamento y realiza el estudio económico. Mantiene reuniones con dirección y directores del departamento. Denominación: COORDINADOR/SUBDIRECTOR DE RRHH. • • • • • • • • • • Funciones: Coordina y supervisa programas de evaluación, remuneración, adiestramiento y derechos. Programa y coordina movimiento de personal. Programa actividades de evaluación y elabora informe técnico. Conforma la nómina y prestaciones de personal. Participa en la elaboración de proyectos de gastos del personal. Coordina los procesos de comunicación. Coordina y supervisa programas sociales. Supervisa el personal a su cargo. Actúa ante la inspección de trabajo. Coordina la prevención, seguridad y calidad. Denominación: TÉCNICO DE ADMINSITRACIÓN DE RRHH Funciones: Elabora la nómina del personal y el pago. Realiza pagos de prestaciones de SS y deducciones/retenciones. Tramita contratos: bajas y altas. Revisa, actualiza, tramita y calcula los procesos de: asistencia, vacaciones, permisos, descansos, jubilaciones, excedencias, bajas y altas. • Mantiene actualizada la plantilla en ingreso y bajas de personal. • Realiza transferencias de personal y calcula indemnizaciones. • • • • 17 Porteros Gutiérrez, Alicia Denominación: TÉCNICO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE RRHH. • • • • • • Funciones: Elabora la descripción de puestos entrevistando y analizando funciones. Revisa ofertas de empleo, recluya, selecciona CV. Elabora, elige y corrige entrevistas o cuestionarios o test. Efectúa entrevista de selección de personal. Atiende la fase de inducción suministrando información y documentación. Elabora informes de las actividades relacionadas con su área y participa en el presupuesto de ella. Denominación: TÉCNICO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DE RRHH. • • • • • • • • • • • 3. Funciones: Detecta y valora necesidades de formación y adiestramiento. Realiza estudios para mejorar procesos de trabajo y adiestramiento en el puesto. Se coordina con centros de formación o formadores internos y programas. Elabora el presupuesto de gasto para la actividad formativa. Informa sobre el cumplimiento de planes, programas y actividades en materia de competencias. Realiza la evaluación de personal. Planifica e informa de promociones, méritos, reconocimientos o medidas disciplinarias. Cumple con los reglamentos internos y legislación para la formación. Prepara itinerarios y planes de carreras para el personal. Asiste a cursos, foros y congresos sobre técnicas de planificación y desarrollo. Hace clasificación de la remuneración por responsabilidad y puestos. FUNCIONES Y PROCESOS POR ÁREAS. ❖ OBJETIVOS Objetivo: FUNCIONES DIRECCIÓN DE RRHH. El auditor debe conocer las funciones llevadas a cabo por cada área y verificar el cumplimiento de los procedimientos y políticas establecidos para ellas. Está a cargo de la función de planificación y control de las diferentes áreas y procesos de representación. 1. Función: planificación del personal. 2. Función: control de presupuestos y cumplimiento de objetivos. 3. Función: Control áreas del departamento de RRHH. 4. Función: Representación de empresas en temas de personal. Objetivo: FUNCIONES DEL ÁREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN. Esta área se ocupa de la función de empleo, el cual comprende las funciones de: descripción, reclutamiento, selección de personal, contratación e inducción. 1. Función: Descripción y análisis de puestos. 2. Función: Reclutamiento. 3. Función: Selección. 4. Función: Contratación (con la administración). 5. Entrada en la empresa (inducción). 18 Porteros Gutiérrez, Alicia 6. Integración en el puesto y departamento. Objetivo: FUNCIONES DEL ÁREA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO. Las funciones de: formación, capacitación, evaluación y desarrollo. 1. Función: Formación. 2. Función: Evaluación. 3. Función: Desarrollo y carrera. Objetivo: FUNCIONES DEL ÁREA DE ADMINSITRACIÓN. La administración cubre las funciones de servicios al personal: compensación, cotización, contratos, plantilla. 1. Función: Administración de remuneración. 2. Función: Administración de cotizaciones y retenciones. 3. Función: Administración de movimiento de personal. 4. Función: Otros servicios: sociales, médicos, seguridad… ❖ PROCESOS Procesos: PLANIFICACIÓN DE RRHH. Determinar las necesidades de personal en función de: objetivos, procedimientos y programas de empresa. Procesos: DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS. Especificación de puestos con funciones, tareas, dependencia, métodos, relaciones con los demás puestos para satisfacer requisitos: tecnológicos, organizacionales, sociales y personales del ocupante. Procesos: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN. Procedimientos para atraer y seleccionar candidatos potencialmente cualificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Procesos: CONTRATACIÓN DE PERSONAL. Negociar y formalizar con arreglo a la ley, la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa. Procesos: FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN. Programación curricular de empleados y que permite alcanzar niveles educativos cada vez más elevados. Actividad para preparar, desarrollar habilidades e integrar los recursos en los procesos. Procesos: DESARROLLO Procesos para el crecimiento y mejora profesional/personal con el fin de estimular la efectividad en los puestos y la empresa. 19 Porteros Gutiérrez, Alicia Procesos: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. La evaluación del desempeño es comparar el desempeño real de cada empleado con la forma ideal para el puesto y el rendimiento deseado. Procesos: EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL. La evaluación del clima organizacional está relacionada con la comunicación y las relaciones. Procesos: ADMINSITRACIÓN DE EMPLEADOS. Objetivo de lograr que todos los trabajadores sean atendidos y controlados en cualquier situación en que se encuentran. Procesos: REMUNERACIÓN. La remuneración es la forma en que la organización retribuye al personal por su trabajo. Procesos: CONTROL DE COTIZACIÓN Y RETENCIONES. Esta función consiste en llevar un control adecuado de obligaciones legales de cada empleado por diferentes conceptos. Procesos: PRESTACIONES SOCIALES. Actividades que realiza la empresa enfocados a proporcional al trabajador un beneficio, ya sea en dinero o en especie diferente al salario. Procesos: PROMOCIÓN. Procedimiento de promoción o ascensos del personal basado en méritos. Procesos: TRANSFERENCIAS O TRASLADOS. Para que las personas adquieran más experiencias laborales, como parte de su desarrollo, y para ocupar los puestos vacantes cuando se presentan. Procesos: ROTACIÓN. Para llevar un correcto control del personal dado de baja de la organización, ya sea esta por despido o renuncia y de altas nuevas. ❖ CUMPLIMIENTO DE LEGISLACIÓN LABORAL Y SEGURIDAD Hacer cumplir la legalidad incluido el aspecto de seguridad. ❖ OTRAS FUNCIONES. Dependiendo de las empresas pueden existir otras funciones no recogidas en la anterior clasificación dependiendo del tipo y tamaño de la empresa (por ejemplo: tiempo de ocio, casas de vacaciones, estar en otras empresas del grupo…etc). 20 Porteros Gutiérrez, Alicia TEMA 3 Metodología de auditoría y análisis de datos. 1. METODO CIENTÍFICO EN LA AUDITORÍA. ❖ JUSTIFICACIÓN DEL USO. El uso de metodología científica garantiza la calidad y profesionalidad de la auditoría. La auditoría de RRHH se basa en la recogida de datos que son evaluados por el auditor y que interpretados posibilitan un informe con recomendaciones de mejora. ❖ MÉTODO. El término “método” viene del griego y significa “camino” o medio para llegar a un fin. ❖ MÉTODO CIENTÍFICO. Es el conjunto de acciones a realizar de forma sistemática y fijados por una disciplina con el fin de alcanzar conocimientos válidos (miden lo que quieren medir), fiables y objetivos. TIPOS: o o o o ❖ Método deductivo: de lo general a lo particular. Método inductivo: de lo particular a lo general. Método analítico: separar en partes un todo para estudiar por separado. Método sintético: reunión de elementos dispersos de un todo con la H0. METODOLOGÍA EXPERIMENTAL. CARACTERÍSTICAS. • • • • Existencia de sistematización del proceso. Provocar fenómenos a estudiar. Control del ambiente (lo que cambiamos). Variabilidad del fenómeno de lo que queremos investigar. DEFINICIÓN. La observación sistemática de fenómenos provocadas en condiciones controladas en las que todas las variables permanecen constantes menos una que se hace variar. • Validez interna (certeza de conclusiones). • Validez externa (representativo de la población). TIPOS DE VARIABLES. o Variable independiente e dependiente. • Independiente: Son manipulados por el experimentador manteniendo constante todos los factores menos uno (ej: salario y participación). • Dependiente: En el que se mide el efecto de la variable independiente (ej: satisfacción laboral). 21 Porteros Gutiérrez, Alicia G1: + salario + participación G2: + salario – participación G3: - salario + participación G4: - salario - participación Satisfacción laboral G1, G2, G3, G4 o Variable cuantitativa y cualitativa. • Cuantitativa: Son numéricas “per se” (ej: edad, tiempo). • Cualitativa: Pueden codificarse como numérica, (ej: sexo, raza). o Variable predictiva y de criterio. • Predictiva (variable independiente): Predice el resultado de una variable (ej: estilo de liderazgo). • Criterio (variable dependiente): Es predicha por otra variable (ej: desempeño de empleados). PASOS DEL MÉTODO EXPERIMENTAL. 1. 2. 3. 4. 5. ❖ ESCALAS DE MEDIDA. a. b. c. d. ❖ Definición del problema (que se pueda medir). Definir hipótesis y objetivos de investigación. Determinar variables de estudio. Diseña un plan de investigación. Análisis de resultados. Nominal: clasifica en categorías (ej: raza). Ordinal: ordena a lo largo de una dimensión. Intervalo: escala con intervalos iguales (ej: grados). Razón: todas las demás, pero también punto 0 (ej: el 2 posee el doble del 1), valores absolutos. Estadísticos de tendencia central: Media, desviación típica, varianza, mediana... RESUMEN DE LAS METODOLOGIAS. METODOLOGÍA EXPERIMENTAL. Control de variables (variable independiente) y su repercusión en otras (variables dependientes). METODOLOGÍA OBSERVACIONAL. Técnica de observación participante, no sistemático. Depende del registro de la conducta observable. METODOLOGÍA CORRELACIONAL. Técnica de encuesta a muestra pidiendo opinión sobre factor: satisfacción, participación y salario. La correlación puede ser positiva, negativa o puede no existir correlación. 22 Porteros Gutiérrez, Alicia ❖ MÉTODOS CIENTÍFICOS EN CIENCIAS DE LA CONDUCTA. • • • • • • • Observación naturista: no intervención. Observación controlada: más científica, pero a veces es difícil de llevar a cabo. Experimentación en laboratorio: crear ambiente artificial y provocar los efectos de la variable. Experimento de campo: repetir lo que ocurre en la vida real controlando el hábitat. Estudio de campo: no controla el hábitat. Encuestas. Introspección: capacidad de autoanalizarse. Experimentación en Experimento de Estudio de campo Encuesta de muestrea el laboratorio campo Control alto, realismo Control medio, Control bajo, Control muy bajo, bajo. realismo medio. realismo alto. realismo ??? Los diseños de campo son los métodos a emplear cuando los datos de interés deben recogerse de forma directa de la realidad. Son datos primarios sin intermediación. 2. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN. ❖ ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN (recoger y analizar información). • • • • • 3. Enfoque descriptivo (describir situación, datos…). Enfoque comparativo. Enfoque estadístico (media empresa). Enfoque retrospectivo de logros (comparar lo que tenemos con lo que teníamos. Enfoque por objetivos. INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN. • • • • • • Muestreo (empresas grandes, coger una parte de la población). Entrevista (válido para directivos/jefes de área, pocas personas). Test y resultados. Encuestas. Análisis de registros (registros de la empresa, ventas, IT, costes…). Observación (dificultades, necesidad de personal cualificado y tiempo). 4. FASES DE INVESTIGACIÓN. 1. PREVIAS. Necesidades. Objetivos. Metodología. Ámbito de análisis. Variables (qué queremos medir). Herramientas (que vamos a utilizar: observación, test…, también cualquier medio estadístico o cualquier herramienta). • Recursos (tanto materiales como humanos). • • • • • • 23 Porteros Gutiérrez, Alicia 2. NÚCLEO. • • • • • • Coordinación tiempo/persona. Captación de datos. Comparación de datos y referencias. Evidencias: correlaciones, valores atípicos. Valoración de desviaciones. Conclusiones. 3. POSTERIORES. • • • • • • Interpretaciones. Informe. Diseño de acciones correctoras o preventivas. Calendario de implementación. Puesta en práctica de acciones. Recomendaciones. 5. MÉTODOS EN AUDITORÍA DE RRHH. • Indicadores “clave”: nacen de unos datos muy relevantes del cuadro de mando integral. • Reputación: consulta de como esta nuestro nombre como empresa. • Analítico: Analiza cada área y los procesos de trabajo que se hacen en ellas para saber cómo se está haciendo. • Estratégico: Mira hacia los errores en la política de RRHH. ❖ MÉTODO DE INDICADORES CLAVE. ➢ OBJETIVO Obtener índices para tener estado sistema de RRHH. ➢ FASES a) b) c) d) Indicadores. Medida indicadores. Información pasarla a un indicador (para poder compararla). Resultados por indicador. ➢ VENTAJAS a) Objetivos y cuantificables. b) Comparabilidad. c) Fácil uso. ➢ INCONVENIENTES a) Solo para diagnóstico. b) Datos interpretación/manipulación. c) Competencia interdepartamentos. 24 Porteros Gutiérrez, Alicia ❖ MÉTODO DE REPUTACIÓN. ➢ OBJETIVO Evaluar calidad de los servicios que ofrece el departamento de RRHH. ➢ FASES a) b) c) d) Identificar los grupos. Satisfacción de servicios. Recoger, analizar y resumir los resultados. Usar la opinión para mejorar la calidad de los servicios. ➢ VENTAJAS a) Centrado en la prestación de un servicio. b) Indica el grado de asesoramiento a departamentos. c) Los datos son fáciles de interpretar. ➢ INCONVENIENTES a) Centrado en el departamento de RRHH. b) No vinculado a todos los resultados de la gestión. c) Costoso, por el trabajo estadístico y el número de datos. ❖ MÉTODO ANALÍTICO. ➢ OBJETIVO Evaluar la eficacia de los programas de gestión de RRHH. ➢ FASES a) Especificar los programas o la actividad. b) Determinar la medida para evaluar el programa. c) Valorar estadísticamente el grado de influencia de los programas en media de resultados. ➢ VENTAJAS a) Muestra los beneficios del programa. b) Aplicabilidad práctica (inversión y rendimiento). ➢ INCONVENIENTES a) Visión restringida. b) Centrado en el departamento de RRHH. c) Requiere dominar el proceso de medición. ❖ MÉTODO ESTRATÉGICO. ➢ OBJETIVO Medir la adecuación de políticas y prácticas a la estrategia organizativas. 25 Porteros Gutiérrez, Alicia ➢ FASES a) b) c) d) Estrategia global de empresa. Políticas y prácticas de gestión de RRHH. Comparar políticas y prácticas con la estrategia. Aplicar modificaciones para corregir. ➢ VENTAJAS a) Se centra en lo básico. b) Centrado en el cumplimiento y el deber. c) Fomentar la relación positiva entre gerencia y RRHH. ➢ INCONVENIENTES a) A largo plazo. b) Puede cuestionar la dirección y status del departamento. c) Complejo según el tamaño de la empresa. 6. ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS. ❖ ANÁLISIS DE DATOS. El análisis de datos aporta información crucial para la auditoría y sus objetivos. ❖ PROCESAMIENTO DE DATOS. Procesar los datos obtenidos para que sean útiles e interpretables. Tipos de procesamiento: manuales o mediante programas informáticos. 7. DISTRIBUCIONES Y ESTADÍSTICOS PARA EL ANALISIS. ❖ DISTRIBUCIÓN DE FRECUENCIA. La distribución de frecuencias se representa mediante la curva normal o campana de Gauss en las que las puntuaciones de mayor frecuencia están en el centro de la distribución. ❖ MEDIDAS DE TENDENCIA CENTRAL. • MEDIA: Media aritmética de la distribución. • MEDIANA: Es el valor medio de las puntuaciones (50% encima, 50% debajo). • MODA: Valor más frecuente. ❖ MEDIDAS DE DISPERSIÓN. • DESVIACIÓN TÍPICA: Es la forma en que se diseminan las puntuaciones alrededor de la media. En la curva normal el 68% de las puntuaciones de +- 1 desviación típica. • VARIANZA: Es el cuadrado de la desviación típica (homogeneidad es baja). • COEFICIENTE DE VARIACIÓN: Para comparar valores de diferente medida CV = d/X. • DESVIACIÓN SEMI-INTERCUARTÍLICA: indican los dos valores en relación a la mediana que dividen en dos partes iguales Q = (Q3 – Q1)/2. • AMPLITUD O RECORRIDO: A =P máx. p mín. +1 26 Porteros Gutiérrez, Alicia ❖ CONCEPTO DE CORRELACIÓN Como comprender una variable (VD) criterio en base al conocimiento y modificación de otra variable (VI) o predictor. Para determinar su relación se usa la correlación, su rango es -1 a +1 y muestra el grado relación entre X e Y. ❖ FIABILIDAD. Consistencia que ofrecen los resultados obtenidos en dos mediciones. • FORMAS PARALELAS. o Correlación de Pearsons: normalidad de la distribución. o Coeficiente de Spearman: no normalidad, no seguros menor número de casos • TEST RETEST. Z mediciones en dos momentos diferentes. • COEFICIENTE DE CONSSITENCIA INTERNA. Alfa de Croanbach (ítems miden igual). ❖ VALIDEZ. • VALIDEZ DE CONSTRUCTO. Adecuar la elección de variables al constructo medible. • VALIDEZ DE CONTENIDO. La medición es adecuada y representativa. • VALIDEZ DE CRITERIO. Mide lo que dice medir. Según los momentos de captación de datos la validez puede ser: ▪ Concurrente: en el mismo momento. ▪ Predictiva: los registros se toman antes. ▪ Retrospectiva: los registros se toman posteriormente. ❖ ÉTICA DEL INVESTIGADOR – AUDITOR. El tratamiento de datos de RRHH pasa por dos consideraciones: • Reserva y confidencialidad en el manejo de datos. • Tratamiento objetivo y científico de resultados. ❖ ELECCIÓN DEL MÉTODO. El auditor debe elegir el método en función de los objetivos, presupuesto, materiales y tiempo de que dispone. 8. BASES DE DATOS EN RRHH. ❖ BASES DE DATOS. Son los datos que se paseen del personal mediante un sistema de almacenamiento y clasificación que hace más o menos fácil el procesamiento y la obtención de información. 27 Porteros Gutiérrez, Alicia ❖ INFORMACIÓN EN LA BASE DE DATOS. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ❖ Datos personales de empleados. Datos de puestos y ocupantes. Datos de personal de cada departamento, sección o división. Datos de salarios, complementos e incentivos. Datos de beneficios sociales. Datos de CV: cursos, experiencia. Datos sobre candidatos. FASES DE TRATAMIENTO DE DATOS. a) REGISTROS Son las anotaciones de los resultados de las herramientas aplicadas para la auditoría (observación, cuestionario, entrevista). b) ANALISIS Y TRATAMIENTOS DE DATOS Son los resultados obtenidos y tratados con un programa estadístico (SSPS). c) CONCLUSIONES A partir de los resultados sobre las áreas del departamento. d) INFORME Donde se plasma todo el trabajo de la auditoria. ❖ PARTES DEL TRABAJO AUDITOR. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Objetivos obtenidos. Pruebas y metodología usadas. Datos por áreas. Análisis y tratamiento de datos. Conclusiones y recomendaciones. 9. RATIOS ❖ RATIO DE DIVERSIDAD DE EFECTIVOS. • • • • ❖ Diversidad de distribución del trabajo. Supervisión. Dependencia Flexibilidad de jornada y flexibilidad horaria. RATIOS DE DIVERSIDAD DEMOGRÁFICA. • • • • • • Techo de cristal. Paridad (40% directivos son mujeres). Envejecimiento. Experiencia. Juventud. Internacionalización. 28 Porteros Gutiérrez, Alicia ❖ RATIOS DE DIVERSIDAD DE CAPITAL HUMANO. • Cualificación universitaria. • Cualificación profesional. • Idiomas • TIC. 29 Porteros Gutiérrez, Alicia TEMA 4 El informe de auditoría. 1. OBJETIVOS, CONTENIDO Y ESTRUCTURA. ❖ DEFINICIÓN. Es el resultado final del trabajo del auditor. Es la descripción de las actividades realizadas por RRHH de una empresa. Si contiene aspectos positivos y negativos se considera más un balance y es más aceptado porque equilibra. ❖ OBJETIVOS 1) Describir las prácticas de RRHH de la empresa. 2) Valorar las prácticas: corrección o incorrección. 3) Proponer sugerencias y recomendaciones. ❖ CONTENIDOS Indicará fallos de procedimiento y programas con valoración del daño causado si se puede. También la adecuación de programas respecto a objetivos y políticas diseñadas en materia de personal. Las recomendaciones a reducir, modificar, cambiar o suprimir. Son recomendaciones siempre argumentadas. ❖ ESTRUCTURA 1) 2) 3) 4) 5) Objetivos. Procedimientos de auditoría y metodología. Datos. Análisis de datos (estadísticos). Conclusiones (qué opinas como auditor del análisis de datos) y recomendaciones. 2. REQUISITOS DEL INFORME. CONTENIDOS (DEBE SER). 1) 2) 3) 4) 5) 6) 3. El informe debe ser: Comprensible, claro y fácil de leer. Atractivo, con tablas y gráficos formato cuidadoso y no tedioso. Riguroso, ético y confidencial. Datos con cálculos objetivos y constatados (que son verdad). Analizar los aspectos estratégicos e importantes. Constructivo con sugerencias concretas (que ayude a mejorar). ENTREGA DEL INFORME. El informe se entrega a: 1) Gerente/titular de la empresa que lo encargó. 30 Porteros Gutiérrez, Alicia 2) 3) 4) 5) 6) 7) Órganos de gobierno que indique el gerente. Niveles directivos. Mandos intermedios. Grupos de filiación, corporativos o sectoriales. Instituciones públicas o empresas relacionadas. Resúmenes parciales o medios de comunicación internos para el conocimiento del personal o colaboradores. 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ❖ CONCLUSIONES. 1) Baja disponibilidad de gerencia para realizar cursos de capacitación y frecuencia según las necesidades actuales. 2) Inexistencia del sistema para control de entradas y salidas de personal. 3) Falta de objetividad en políticas y prácticas de remuneración. 4) Falta de presupuesto para aumentar la remuneración. 5) Disconformidad de los empleados por la falta del espacio físico. 6) Carencia de mobiliario de oficina o informático. 7) Poca práctica de promoción lo que conlleva a la desmotivación. 8) Inestabilidad en los puestos provocando conflictos laborales. 9) Falta de estrategias de motivación por parte del jefe inmediato. 10)Falta de comunicación entre empleados de RRHH y resto de departamentos. ❖ RECOMENDACIONES. 1) Ampliar el espacio físico y mejorar en las infraestructuras. 2) Mobiliario y material informático. 3) Sistema de evaluación de supervisión para corregir y mejorar. 4) Promover programas de normas, procedimientos y manuales. 5) Potenciar cursos de perfeccionamiento profesional. 6) Establecer el sistema de remuneración con incentivos para el rendimiento. 7) Otorgar subidas salariales con un presupuesto acorde. 8) Programa de promociones y celeridad al proceso. 9) Formas de reconocimiento a laboral del empleado. 10) Establecer canales de comunicación efectivos entre RRHH y el resto de los departamentos. 5. ANALISIS COMPARATIVO ENTRE EL MANUAL DE PUESTOS Y LA EJECUCIÓN. Ejemplo de una empresa real. Denominación: DIRECTOR DE RRHH. Funciones que deben ser ejecutadas según el Manual de Puestos • Realizar la planificación estratégica. • Representar a la empresa ante el trabajador y sindicatos. • Supervisar las áreas del departamento. • Supervisar los movimientos de personal. • Recibir la evaluación personal (visarla en 15 días) 31 Funciones ejecutadas en la actualidad • Elaborar un plan anual de departamento. • Verificar, revisar, firmar liquidaciones, servicios sociales. • Revisar y autorizar ingresos y bajas de los trabajadores (INEM, SS). • Verificar controles de asistencia. • Realizar un informe de gestión anual del departamento. Porteros Gutiérrez, Alicia • Recibir y autorizar ausencias o permisos (vacaciones, descansos…) • Ordenar y firmar bajas y liquidación y carta de despido. • Conceder prestaciones y gratificaciones extras o préstamos. • Notificar y autorizar el pago de los beneficios. • Firmar los movimientos de personal. • Firmar las bajas y altas de los contratos. • Firmar y autorizar el pago de gratificaciones y vacaciones. • Autorizar estudios. Denominación: COORDINADOR/SUBDIRECTOR DE RRHH. Funciones que deben ser ejecutadas según el Manual de Puestos • Llevar el registro de exámenes médicos. • Formar al nuevo empleado de los servicios y derechos. • Cumplimentar la tabla de “Evaluaciones del rendimiento” personal. • Realizar cálculos de prestaciones sociales por baja. • Elaborar una hoja de cálculo de liquidación y entregarla al director de RRHH. • Revisar la programación de formación para el director y aprobación. • Revisar y aprobar la solicitud de servicios médicos y prevenciones. • Revisar planes formativos y ejecución. Funciones ejecutadas en la actualidad • Funciones por el técnico de administración: o Servicios médicos. o Cálculos de prestaciones sociales. • Funciones del técnico de selección: o Orientación o Evaluación del rendimiento o Adiestramiento Denominación: TÉCNICO ADMINISTRATIVO DE RRHH. Funciones que deben ser ejecutadas según el Manual de Puestos Funciones ejecutadas en la actualidad • Realizar cálculos de nómicas y procesar los pagos. • Realizar un estudio de remuneración por cargos. • Verificar, revisar y tramitar procesos administrativos del personal. • Mantener actualizada la plantilla con ingresos y bajas. • Realizar cálculos de horas extra, dietas, bonificaciones y otros. • Elaborar los pagos, liquidaciones de contrato. • Actualizar la relación de puestos • Mantener base de datos para el cálculo de la nómica. • Llevar un control sobre retenciones y complementos. • Cumplimentar los seguros sociales. • Elaborar las nóminas. • Verificar y tramitar obligaciones contractuales y otros (vacaciones, permisos, jubilaciones…) • Elaborar, distribuir y recoger controles de asistencia. • Funciones del subdirector y del técnico de desarrollo que realiza el técnico de administración: o Control de servicios médicos y de prevención. o Gestión y control de gastos de formación y desarrollo. o Gestión de promociones y movilidad. 32 Porteros Gutiérrez, Alicia Denominación: TÉCNICO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN. Funciones que deben ser ejecutadas según el Manual de Puestos Funciones ejecutadas en la actualidad • Realizar ofertas de reclutamiento. • Efectuar entrevistas de selección de personal (CV). • Tramitar lo relativo al reclutamiento y selección. • Elaborar un planning de movimientos de personal. • Elaborar un informe de actividades realizadas (mes). • Participar e informar del reclutamiento y selección de personal. • Revisar y actualizar los expedientes del personal. • Registro de los candidatos. • Elaborar un informe de actividad (mes). • Revisar la plantilla con datos de: ingresos, costes. • Cualquier otra actividad asignada por su superior. • Funciones del subdirector y del técnico de desarrollo que realiza el técnico de evaluación de personal: o Evaluación del personal. o Planificar la actividad de adiestramiento. o Asistir periódicamente a foros, congresos sobre formación. Denominación TÉCNICO DE DESARROLLO DE RRHH. Funciones que deben ser ejecutadas según el Manual de Puestos • Detectar necesidad de adiestramiento. • Contacto de centros de formación profesional. • Elaborar presupuesto de gasto para la actividad de formación. • Informar el cumplimiento de los plantes, programas y actividades de desarrollo. • Promover las promociones y reconocimientos, méritos especiales y establecer rutas promocionales a medio y largo plazo. • Asistir a cursos, foros, congresos, charlas sobre técnicas de planificación y desarrollo. Funciones ejecutadas en la actualidad En la actualidad el cargo está vacante y sus funciones son ejecutadas por los técnicos por selección y administración. 6. RECOGIDA Y ANALISIS DE DATOS. 1. 2. 3. 4. 5. Cuestionario: ¿Conoce usted la misión del departamento de RRHH? ¿Qué grado de formación tiene usted? ¿qué tiempo tiene desempeñando su cargo? ¿Se encuentra satisfecho por el rendimiento del departamento de RRHH? ¿Ha demostrado algún interés el departamento por capacitar y adiestrar al personal? Las respuestas deben acogerse con 4 opciones de respuesta para facilitar cuantificación y análisis. Ej: siempre, casi siempre, a veces, nunca. También pueden ser sí, no o ¿por qué? 33
