TFIN50 Gestion Financiera I SAP FI Parte

TFIN50
Gestión Financiera I (SAP FI) Parte 1
.
.
.
FORMACIÓN CON INSTRUCTOR
MANUAL DEL INSTRUCTOR
Versión del curso: 10
Duración del curso: 5 Días
Número de material: 50117720
Copyright y marcas registradas de
SAP
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●
●
Microsoft, Windows, Excel, Outlook y PowerPoint son marcas registradas de Microsoft
Corporation.
IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System
x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer,
z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise
Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5,
POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS,
HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA,
AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli y Informix son marcas comerciales o
marcas registradas de IBM Corporation.
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Linux es la marca registrada de Linus Torvalds en EE. UU. y en otros países.
Adobe, el logotipo de Adobe, Acrobat, PostScript y Reader son marcas comerciales o
marcas registradas de Adobe Systems Incorporated en EE. UU. y/o en otros países.
Oracle es una marca registrada de Oracle Corporation.
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Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, y MultiWin
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JavaScript es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc., utilizada bajo licencia
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SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects
Explorer, StreamWork y otros productos y servicios de SAP aquí mencionados, así
como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP
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Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports,
Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business
Objects aquí mencionados, así como sus respectivos logotipos, son marcas
comerciales o marcas registradas de Business Objects Software Ltd. Business Objects
es una empresa de SAP.
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Sybase y Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, y otros productos y
servicios Sybase aquí mencionados, así como sus respectivos logotipos son marcas
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El resto de nombres de productos y servicios mencionados son marcas de sus respectivas
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Este material está sujeto a cambios sin previo aviso. Este material está provisto por SAP AG y
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materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios del Grupo SAP son las
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y servicios, si los hubiera. Nada de lo escrito en la presente debe tomarse como una
constitución de garantía adicional.
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iii
iv
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Convenciones Tipográficas
En este manual se usa el español de España como estándar.
También se usan las siguientes convenciones tipográficas.
Esta información se visualiza en la presentación del instructor.
Demostración
Procedimiento
Advertencia o aviso
Consejo
Información relacionada o adicional
Discusión con moderador
Control de interfaz de usuario
Texto ejemplo
Título de ventana
Texto ejemplo
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v
vi
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Contenido
xi
Resumen del curso
1
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
3
11
19
25
28
33
37
40
47
52
65
75
77
95
128
135
141
163
177
183
Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión
financiera
Ejercicio 1: Crear y actualizar una nueva sociedad
Ejercicio 2: Visualizar las parametrizaciones globales de una
sociedad, en particular las parametrizaciones para balances
contables de la división
Ejercicio 3: Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO
Lección: Contabilidad principal nueva
Ejercicio 4: Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva
Contabilidad principal
Lección: Explicación del principio de variantes
Lección: Actualización de variantes de ejercicio
Ejercicio 5: Crear y actualizar variantes de ejercicio
Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas
Ejercicio 6: Responder preguntas sobre monedas
60 Minutos
15 Minutos
5 Minutos
5 Minutos
45 Minutos
10 Minutos
10 Minutos
60 Minutos
15 Minutos
40 Minutos
10 Minutos
Capítulo 2: Datos maestros
Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
240 Minutos
Ejercicio 7: Crear nuevos grupos de cuentas y crear cuentas de
20 Minutos
mayor
Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos
35 Minutos
Ejercicio 8: Actualización de centros de beneficio, centros de coste y
15 Minutos
segmentos
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
210 Minutos
Ejercicio 9: Crear grupos de cuentas y actualizar las cuentas de
20 Minutos
deudores o acreedores
Ejercicio 10: Verificar y actualizar (de ser necesario) la configuración
5 Minutos
del status de campo
Ejercicio 11: Definir campos sensibles
10 Minutos
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vii
203
204
213
217
227
231
239
244
249
253
259
viii
Capítulo 3: Control de documentos
Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de
documentos FI
Ejercicio 12: Crear un nuevo rango de números y una nueva clase de
documento
Ejercicio 13: Clasificar la nueva clase de documento para desglose
de documentos
Ejercicio 14: Crear un grupo de status de campo nuevo y asignarlo a
una cuenta de mayor
Lección: Actualización de períodos de contables
Ejercicio 15: Crear variantes de períodos contables y actualizar
períodos contables
Lección: Actualización de autorizaciones de contabilización
Ejercicio 16: Crear un nuevo grupo de tolerancia y asignarlo a su
usuario
Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera
Ejercicio 17: Contabilizar documentos FI
120 Minutos
10 Minutos
5 Minutos
10 Minutos
60 Minutos
15 Minutos
30 Minutos
10 Minutos
60 Minutos
30 Minutos
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275
277
285
291
297
301
307
312
317
322
331
350
361
366
369
375
379
383
387
401
402
411
427
433
451
457
Capítulo 4: Control de contabilización
Lección: Análisis de desglose de documento
Ejercicio 18: Contabilizar un documento con desglose de
documentos
Lección: Actualización de valores propuestos
Ejercicio 19: Actualizar valores propuestos
Lección: Configuración de control de las modificaciones
Ejercicio 20: Actualizar el control de las modificaciones para un
campo
Lección: Configuración de anulación del documento
Ejercicio 21: Contabilizar una anulación de documento y controlar
las parametrizaciones del sistema
Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por
pronto pago
Ejercicio 22: Actualizar nueva condición de pago, asignarla a un
acreedor y contabilizar una factura
Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores
de impuestos
Ejercicio 23: Crear un nuevo indicador de impuestos y utilizarlo para
contabilizar una factura de deudor
Lección: Actualización y contabilización de operaciones de
multisociedades
Ejercicio 24: Configurar y contabilizar operaciones de
multisociedades
Ejercicio 25: Contabilizar y visualizar operaciones de
multisociedades
Lección: Configuración de integración en tiempo real
Ejercicio 26: Configurar una variante de integración en tiempo real y
asignarla a una sociedad
Ejercicio 27: Registrar un traspaso de centro de coste, verificar los
documentos creados (CO y FI) y verificar el log (integración en
tiempo real)
Capítulo 5: Compensación
Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Ejercicio 28: Compensar una cuenta
Ejercicio 29: Contabilizar con compensación
Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
Ejercicio 30: Manejar diferencias de pagos
Lección: Manejo de diferencias del tipo de cambio
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50 Minutos
10 Minutos
45 Minutos
10 Minutos
35 Minutos
10 Minutos
45 Minutos
15 Minutos
110 Minutos
15 Minutos
75 Minutos
20 Minutos
60 Minutos
10 Minutos
15 Minutos
60 Minutos
10 Minutos
15 Minutos
100 Minutos
10 Minutos
10 Minutos
75 Minutos
15 Minutos
25 Minutos
ix
469
470
479
487
497
504
521
x
Capítulo 6: Entrada preliminar
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos
básicos) y retención de documentos
Ejercicio 31: Retener e Introducir de forma preliminar documentos
Lección: Tratamiento de documentos preliminares
Ejercicio 32: Procesar documentos preliminares
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Ejercicio 33: Indicar un documento financiero mediante entrada
preliminar de documento y workflow
35 Minutos
15 Minutos
55 Minutos
20 Minutos
60 Minutos
20 Minutos
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Resumen del curso
PÚBLICO OBJETIVO
Este curso está dirigido al siguiente público objetivo:
●
●
●
●
Consultor de aplicación
Jefe de proyecto del cliente
Soporte TI
Superusuario/Usuario clave/Usuario experto
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xi
xii
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CAPÍTULO 1
Parametrizaciones básicas
Lección 1
Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
3
Ejercicio 1: Crear y actualizar una nueva sociedad
11
Ejercicio 2: Visualizar las parametrizaciones globales de una sociedad, en particular las 19
parametrizaciones para balances contables de la división
Ejercicio 3: Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO
25
Lección 2
Contabilidad principal nueva
Ejercicio 4: Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal
Lección 3
Explicación del principio de variantes
37
Lección 4
Actualización de variantes de ejercicio
Ejercicio 5: Crear y actualizar variantes de ejercicio
40
47
Lección 5
Comprensión de las funciones básicas de monedas
Ejercicio 6: Responder preguntas sobre monedas
52
65
OBJETIVOS DEL CAPÍTULO
●
●
●
●
●
●
Crear una sociedad
Describir unidades organizativas
Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO
Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal
Resumir las características clave del principio de variantes
Crear y actualizar variantes de ejercicio
© Copyright . Reservados todos los derechos.
28
33
1
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
●
2
Comprender las funciones básicas de monedas
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Capítulo 1
Lección 1
3
Administración de unidades organizativas en
Gestión financiera
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explican los aspectos fundamentales de las sociedades. Aprenderá cómo
crear sociedades.
Ejemplo empresarial
La empresa de su cliente es una empresa mediana que forma una sola entidad legal. Debe
crear y asignar una nueva sociedad para el mandante. Por este motivo, se requieren los
siguientes conocimientos:
●
●
●
●
Una comprensión de sociedades
Una comprensión de unidades organizativas
Una comprensión sobre cómo asignar una nueva sociedad a sociedades CO
Una comprensión de sociedades CO
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
●
●
Crear una sociedad
Describir unidades organizativas
Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO
Unidades organizativas de FI
Figura 1: Unidades organizativas de la solución SAP ERP Financials
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3
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
En la jerarquía de una aplicación SAP ERP, un mandante ocupa el nivel superior.
Cada mandante constituye una unidad independiente que contiene registros maestros
diferentes, y un conjunto completo de tablas y datos. En términos empresariales, un nivel de
mandante se corresponde con el de un grupo corporativo o con el de un grupo de empresas
asociadas. Los datos introducidos a nivel de mandante son válidos para todas las unidades
organizativas de aplicaciones SAP ERP. Además, los datos definidos a nivel de mandante no
tienen que volver a definirse a ningún otro nivel. La información o los datos relevantes, como
tipos de cambio, pueden introducirse a nivel de mandante.
Una Sociedad representa una entidad de finanzas legal o compensación independiente, como
una empresa, con cuentas independientes dentro de un grupo de empresas. Los balances
contables exigidos por ley se pueden crear a nivel de sociedad. Por lo tanto, una sociedad es
la estructura mínima necesaria en la solución SAP ERP Financials.
En una empresa internacional, las operaciones están repartidas en diferentes países. Los
gobiernos y las autoridades fiscales de diferentes países exigen la inscripción de una entidad
legal para cada empresa. En dicha situación, se crea una sociedad diferente para cada país.
Para cada organización que tiene un balance contable y una cuenta de pérdidas y ganancias,
se crea una sociedad y se la almacena en la aplicación SAP.
Un usuario debe tener los siguientes elementos para entrar al sistema SAP:
Una clave de mandante
●
Un registro maestro de usuario en el mandante
●
En la jerarquía del sistema, una sociedad es la unidad organizativa más importante de gestión
financiera.
To create a new company code, copy an existing company code using the "Copy Company
Code" function.
When you make a copy of an existing company code, the following information is
copied:
●
●
●
●
●
Definition
Global parameters
Customized tables
General ledger accounts (if desired)
Account determination
You can then make relevant changes to the copied company code.
Consejo:
SAP recommends this procedure for creating company codes. When you
copy an existing company code, all existing tables are filled with default SAP
data and only have to be changed if necessary.
Notes on the Demo and Exercise: Copying Company Code
4
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
When you copy an existing company code, the following message appears: “Company code
xy was copied to GR## without x number range objects”.
This message is not critical, and it only states that certain document intervals have not been
transported. These document intervals must be manually created in the target company
code.
Creación de una sociedad
Figura 2: Creación de una sociedad
Consejo:
En Customizing, visualice los siguientes pasos para crear una sociedad:
●
●
Copiar, borrar, verificar sociedad
Tratar datos de la sociedad
Copie una sociedad existente para crear una nueva sociedad. Luego, edite los datos en la
nueva sociedad. De ser necesario, realice modificaciones y grabe la sociedad.
Debe seleccionar una clave alfanumérica de cuatro dígitos como la clave de la sociedad. Esta
clave identifica la sociedad y debe registrarse siempre que contabilice actividades de la
empresa o cuando cree datos específicos de la sociedad.
Consejo:
Tiene la opción de usar la función de copia o de crear una nueva sociedad y
configurarla. No necesita una sociedad de referencia para crear una nueva
sociedad.
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5
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
The following fields can be edited in the new company code:
Field
Description
Company address
The address is required for
correspondence and is printed on
evaluations. For example, the company
address is required for advance return of
tax on sales and purchases.
Company code key
Currency
This four-digit alphanumeric key defines
the company code key, which identifies the
company code. The company code key can
be entered while posting business
transactions or creating master data
specific to the company code.
Accounting currency refers to the local
currency. When business transactions are
performed in foreign currency, they are
converted into the local currency.
Country key
Language key
The country key specifies the country of the
company code. The SAP system interprets
all other countries as foreign. This key is
important in transactions because different
regulations apply for foreign and domestic
transactions. This setting enables you to
prepare a different address for foreign
correspondence.
This key ensures that text is automatically
displayed in the correct language.
To create financial statements for business areas, the field for the business area in the line
item must be ready for input.
In the Enable Business Area Financial Statements activity, set the indicator for the business
area field for each company code.
This ensures that the business area field is always ready for input when you post documents,
regardless of the field controls for the posting key and the accounts.
Consejo:
Business areas are defined at the client level. They are not assigned to a
company code. You can use transaction SE17 to call up table TGSB, which
contains all the business areas for the client.
6
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
Parámetros de sociedad
Figura 3: Sociedad
Los objetos de la actividad Editar sociedad incluyen los siguientes elementos:
●
Datos de dirección:Los datos de dirección se necesitan para la correspondencia y se indica
en los informes.
●
●
●
Moneda:Se requiere una moneda para cada sociedad. Posteriormente, las cuentas se
gestionan en esta moneda. El resto de monedas se consideran monedas extranjeras. El
sistema convierte los importes contabilizados en una moneda extranjera a la moneda de la
sociedad. La moneda definida en la sociedad se conoce en las soluciones SAP ERP
Financials como la moneda local.
Clave de idioma: Una clave de idioma le permite al sistema crear los textos
automáticamente en el idioma correcto, p. ej. al extender los cheques.
Clave de país:Una clave de país especifica el país que debe considerarse como país de
origen. El resto de los países se consideran extranjeros. Su importancia radica en las
operaciones contables o de pago, puesto que se requieren formularios diferentes para
operaciones extranjeras. El sistema también admite diferentes formatos de dirección para
correspondencia con el extranjero.
Al definir una división, sólo tiene que indicar una clave alfanumérica de cuatro dígitos y una
breve descripción. Los segmentos tienen diez caracteres, mientras que las empresas tienen
seis caracteres, que pueden ser numéricos o alfanuméricos.
SAP delivers more than 40 standard country templates that you can use to configure the
business activities for a specific company.
The country templates contain the following elements:
Country Template Elements
Cross-Application
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Description
Calendar settings, factory calendar, and
public holidays
7
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Country Template Elements
FI
CO
Other Elements
Description
Tax on sales and purchase calculation
procedures, withholding tax, account
determination, charts of accounts (INT is
offered for countries with no
specifications), financial statement
versions, Customizing settings for the
payment program, payment methods and
sample house banks, formats for the
electronic account statement, and
valuation approaches
Cost elements and standard hierarchies for
cost centers and profit centers
Other country-specific templates for
modules such as MM and SD
Atención:
Use company code 0001 only as a reference and not as the productive
system!
Atención:
Some of the templates for company code 0001 are not available as of
Release 4.7. You must therefore carry out the demonstration of the country
installation program in test mode only!
8
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
Modelos de país
Figura 4: Modelos de país
En aplicación SAP ERP, la sociedad 0001 es un modelo de sociedad con el plan de cuentas
internacional INT y sin configuraciones específicas de país.
Si necesita una sociedad para un país que tiene un modelo de país, utilice el programa de
instalación de país para copia las tablas específicas del país del modelo de país a la sociedad
0001. Este programa de instalación configura la sociedad 0001 para el país correspondiente.
Copie esta sociedad en la nueva sociedad.
Consejo:
Además de crear un modelo de sociedad específico del país, el programa de
instalación de país también puede crear un modelo específico del país para
objetos como sociedades CO, centros, organizaciones de compras,
organizaciones de ventas, áreas de control de créditos y entidades CP.
Atención:
Recuerde copiar el modelo de país antes de continuar. No utilice la sociedad
0001 como sociedad productiva, ya que el programa de versión de país siempre
utiliza esta sociedad como sociedad de destino.
Ejecute el programa de instalación de país únicamente en una instalación inicial
de SAP ERP. Evite ejecutar el programa de instalación de país en una
actualización ya que la estructura de la función Customizing específica del país
puede cambiar de un release de SAP ERP a otro.
The SAP ERP application provides the following organizational objects:
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9
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
●
●
●
●
Company codes: One company code represents one company. It is possible to distribute
a company over several company codes. For example, it is possible to map branches or
plants in other countries.
Business areas: Business areas are re-evaluated with new General Ledger Accounting as
this can be completely balanced by document breakdown and used for external purposes.
Profit center: The profit center invoice is the basis for deriving the segments in the
standard scenario.
Functional areas: Cost of sales accounting is mandatory according to US-GAAP and an
optional right according to IFRS (also a right of choice according to German commercial
code).
How to Create and Maintain a New Company Code
Demonstrate the steps listed in the Create and Maintain a New Company Code exercise.
10
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Capítulo 1
Ejercicio 1
9
Crear y actualizar una nueva sociedad
Ejemplo empresarial
La empresa de su cliente forma parte de un grupo. La sede social de la empresa se encuentra
en el país en que se realiza el curso.
Cree una sociedad GR## que refleje la empresa de su cliente. En el resto del curso, trabajará
con de esta sociedad. Conserve la moneda de la sociedad en EUR a menos que reciba
instrucciones de hacer lo contrario por parte de su instructor.
There is no guarantee that all functions required by the exercise will work correctly with other
currencies.
Copie una sociedad existente y edite la sociedad copiada.
1. La sociedad 1010 ya contiene todas las parametrizaciones y datos necesarios. Copie la
sociedad 1010 en la nueva sociedad GR##.
Nota:
Copie también las cuentas de mayor.
2. Modifique la definición de la sociedad GR##.
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre de la empresa
Ciudad
País
Moneda
Idioma
Valor
Grupo ##
Cualquier ciudad
País del curso
EUR
Idioma local
Puede rellenar los otros campos para satisfacer sus necesidades.
Su empresa es parte de un grupo y se identifica con un ID de empresa asignado por el grupo.
GE## es el ID de empresa de su sociedad en el grupo.
1. Cree un ID GE## de empresa para su sociedad/sociedad GE.
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11
Capítulo 1
Solución 1
10
Crear y actualizar una nueva sociedad
Ejemplo empresarial
La empresa de su cliente forma parte de un grupo. La sede social de la empresa se encuentra
en el país en que se realiza el curso.
Cree una sociedad GR## que refleje la empresa de su cliente. En el resto del curso, trabajará
con de esta sociedad. Conserve la moneda de la sociedad en EUR a menos que reciba
instrucciones de hacer lo contrario por parte de su instructor.
There is no guarantee that all functions required by the exercise will work correctly with other
currencies.
Copie una sociedad existente y edite la sociedad copiada.
1. La sociedad 1010 ya contiene todas las parametrizaciones y datos necesarios. Copie la
sociedad 1010 en la nueva sociedad GR##.
Nota:
Copie también las cuentas de mayor.
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Menú de SAP → Herramientas
→ Customizing → IMG.
b) Haga doble clic en Tratamiento de Proyecto.
c) En la barra de pulsadores, seleccione el pulsador IMG referencia SAP.
Nota:
También puede ingresar SPRO en la casilla de comando para llegar a
Estructura empresarial.
d) En la pantalla Visualizar IMG , seleccione Estructura empresarial → Definición
→ Gestión financiera → Editar, copiar, borrar, verificar sociedad.
e) Haga doble clic en Copiar, borrar, verificar sociedad.
f) En la pantalla Objeto organizativo Sociedad , seleccione Objeto organizativo → Copiar
objeto org..
12
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
Nota:
También puede seleccionar Copiar objeto org. en el menú de aplicación.
g) Introduzca la siguiente información en la ventana de diálogo Copiar:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
De Sociedad
1010
A Sociedad
GR##
h) Seleccione Intro.
i) Aparecen las siguientes ventanas de diálogo:
Ventana de diálogo
Cuenta de mayor en
sociedad GR##
Modificar moneda local
Mensaje
¿Desea copiar los datos de
sociedad de las cuentas de
mayor?
¿Desea asignar una
moneda local diferente a la
sociedad de destino?
Acción
Sí
No
j) Para confirmar los otros mensajes de advertencia que aparecen en la pantalla y
continuar el copiado, pulse Intro dos veces.
2. Modifique la definición de la sociedad GR##.
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre de la empresa
Ciudad
País
Moneda
Idioma
Valor
Grupo ##
Cualquier ciudad
País del curso
EUR
Idioma local
Puede rellenar los otros campos para satisfacer sus necesidades.
a) En la pantalla Visualizar IMG , seleccione Estructura empresarial → Definición
→ Gestión financiera → Editar, copiar, borrar, verificar sociedad.
b) Haga doble clic en Editar datos de sociedad.
c) Seleccione GR##.
d) En la pantalla Modificar la vista "Sociedad": Detalles, indique los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre de la empresa
Ciudad
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Valor
Grupo ##
Cualquier ciudad
13
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Nombre de campo o tipo de datos
País
Moneda
Idioma
Valor
País del curso
EUR
Idioma local
e) Seleccione Vista → Grabar.
Su empresa es parte de un grupo y se identifica con un ID de empresa asignado por el grupo.
GE## es el ID de empresa de su sociedad en el grupo.
1. Cree un ID GE## de empresa para su sociedad/sociedad GE.
a) Seleccione Estructura empresarial → Definición → Gestión financiera → Definir
sociedad GL.
b) En la barra de pulsadores, seleccione Entradas nuevas e indique los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Balances
Nombre de la empresa
Dirección
País
Moneda
Valor
GE##
Grupo de la empresa ##
Su elección
País del curso
Igual que la moneda de la
sociedad (EUR)
c) Seleccione Grabar.
14
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
How to Use the Country Installation Program
After the country installation program is defined with the reference company code 0001, you
cannot change it in Customizing.
1. Carry out a test run for the country installation program.
a) Choose Enterprise Structure → Localize Sample Organizational Units.
b) Choose Country version.
c) On the Customizing: Country Version screen, enter course country in the Country to
install field.
Nota:
Ensure that the Test run checkbox is selected.
Atención:
Execute this program as a test run because the training system does not
have all the templates!
d) Choose Program → Execute.
e) Choose a chart of accounts (if any are provided).
f) Choose Enter.
g) Close the dialog box.
Otras unidades organizativas en la Gestión financiera
Además de la sociedad, existen otras unidades organizativas que también son importantes en
la Gestión financiera. Sin embargo, a diferencia de la sociedad, estas unidades organizativas
son elementos opcionales.
La decisión de usar estas unidades organizativas puede basarse en requisitos contables
internos o legales.
La decisión final depende de las respuestas a las siguientes preguntas:
●
●
¿Para qué áreas o segmentos de la empresa se requiere reporting independiente?
¿Para qué campos del área de actividad o responsabilidad debe crearse un balance
contable distinto o una cuenta de pérdidas y ganancias?
Se pueden utilizar muchas unidades organizativas para estos requisitos de reporting: centros
de beneficios, divisiones y segmentos son algunos ejemplos. Su elección de unidades
depende de sus requisitos. Por ejemplo, quizás quiera considerar los elementos que se han
usado en el pasado.
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15
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Unidades organizativas importantes en la Gestión financiera
Las siguientes son algunas unidades organizativas importantes en la Gestión financiera:
●
División
Una división representa áreas de operación independientes dentro de una organización
que se pueden utilizar para todas las sociedades. Una división es una entidad de
compensación que puede crear sus propios balances contables que se pueden utilizar
para fines internos o externos. Puede grabar y evaluar cifras de movimientos para cada
división. Algunos ejemplos de divisiones son formación, consultoría y desarrollo de
software.
●
●
●
●
Centro de beneficio
Un centro de beneficio evalúa el éxito de áreas independientes que son responsables de
los costes e ingresos dentro de una empresa. La factura de centro de beneficio ofrece un
análisis interno de ganancias. Debe determinar si necesita crear únicamente una cuenta
de pérdidas y ganancias a nivel del centro de beneficio (desglose de documentos no
activo) o un balance contable (desglose de documentos activo) junto con éste. Ejemplos
de centros de beneficio incluyen áreas de salas de formación, áreas de formación
específicas del cliente y áreas de administración de formación.
Segmento
Un segmento es una división de una empresa para la que se crean balances contables para
reporting externo. Los principios contables internacionales, USGAAP (SFAS 131) y IFRS
(IFRS 8), exigen a las empresas que lleven a cabo reporting de segmento. Puede definir
segmentos en su sistema SAP para este fin y brindar información sobre los resultados
financieros de estas áreas de actividad. El Método de gestión requiere información de
segmentos para reporting interno.
Balances
Una empresa consolida la gestión financiera en el sistema SAP. Se puede asignar una
empresa a una o más sociedades, las que luego se utilizan para prepararse para la
consolidación. Un superior de consolidación puede asignar ID de empresa a sus
subsidiarias. Por ejemplo, se le puede asignar 1000 a una subsidiaria como un ID de
empresa, mientras que se puede asignar 2000 a otra. El especificar el ID de empresa
ayuda a procesar, asignar y mostrar la relación dentro de un grupo.
Área funcional
En el método de costes de ventas, se informan los gastos generales según las áreas
funcionales donde se incurren.
Nota:
Las divisiones, los centros de beneficio, los segmentos, las empresas y las
áreas funcionales ayudan a los clientes en su contabilidad interna y externa.
Selección de objetos organizativos
Las siguientes preguntas pueden ayudar a los mandantes a seleccionar objetos
organizativos en contabilidad:
●
16
¿Cuál es el principio contable más importante que se utiliza en mi empresa?
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
●
●
●
●
¿Qué principios contables se utilizan para reporting de cifras interno y externo en mi
empresa?
¿Mi empresa estructura su cuenta de pérdidas y ganancias conforme a los costes totales o
al método de costes de ventas?
¿Mi empresa debe emitir informes de segmento de acuerdo con la ley?
¿Mi empresa debe emitir un estado consolidado?
Las respuestas a estas preguntas constituyen la base para seleccionar objetos organizativos
y usarlos como modelos.
Requisitos de contabilidad internacional
Figura 5: Requisitos de contabilidad internacional
Cada uno de los temas representa diferentes requisitos de reporting y los procedimientos
recomendados para seleccionar elementos organizativos y así cumplir con sus respectivos
requisitos. Por ejemplo, para informar sobre método de costes de ventas, debe usar el área
funcional.
Los clientes que desee crear balances contables por divisiones, centros de beneficio o
segmentos deben activar el desglose de documento.
Atención:
El escenario de segmentación estándar SAP (Nota de SAP 1035140) deriva los
segmentos del centro de beneficio. (Método de gestión: el uso de segmentos
para informes externos conforme a las obligaciones legales y el uso de
contabilidad de centros de beneficio en la nueva Contabilidad principal para el
Controlling interno de la empresa).
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17
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
How to Display the Global Settings of a Company Code, in Particular the Settings for
Business Area Financial Statements
Demonstrate the steps listed in the Display the Global Settings of a Company Code, in
Particular the Settings for the Business Area Financial Statements exercise.
18
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Capítulo 1
Ejercicio 2
17
Visualizar las parametrizaciones globales de
una sociedad, en particular las
parametrizaciones para balances contables de
la división
Ejemplo empresarial
Debe asignar un nuevo ID de empresa a su sociedad.
Verifique las parametrizaciones globales de su sociedad GR##; particularmente, la
parametrización para el balance contable de la división. Asignar el nuevo ID de empresa a su
sociedad.
1. Visualizar los parámetros globales para su sociedad. Asignar el ID GE## de empresa a su
sociedad GR##.
2. Vea la parametrización de Balances contables de la división en los parámetros globales de
su sociedad. Utilice la función de ayuda (F1) para comprender mejor.
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19
Capítulo 1
Solución 2
18
Visualizar las parametrizaciones globales de
una sociedad, en particular las
parametrizaciones para balances contables de
la división
Ejemplo empresarial
Debe asignar un nuevo ID de empresa a su sociedad.
Verifique las parametrizaciones globales de su sociedad GR##; particularmente, la
parametrización para el balance contable de la división. Asignar el nuevo ID de empresa a su
sociedad.
1. Visualizar los parámetros globales para su sociedad. Asignar el ID GE## de empresa a su
sociedad GR##.
a) En la pantalla Visualizar IMG , seleccione Gestión financiera (Nuevo)
→ Parametrizaciones globales de Gestión financiera (Nuevo) → Parámetros globales
para la sociedad → Verificar y completar parámetros globales.
b) Haga doble clic en su sociedad.
c) El campo Empresa se visualiza en el ámbito de imagen Organización financiera. Indique
su sociedad GE## en el campo Empresa.
d) Seleccione Grabar.
2. Vea la parametrización de Balances contables de la división en los parámetros globales de
su sociedad. Utilice la función de ayuda (F1) para comprender mejor.
a) En el ámbito de imagen Parámetros de procesamiento , vea el campo Balances
contables de la división.
b) Marque la casilla de selección de la izquierda del campo.
c) Presione F1. Aparece la ventana de diálogo Asistente de rendimiento y muestra una
explicación de la función.
Nota:
Balances contables de la división:
Uso: Cuando fija el indicador Balances contables de la división, el campo
División está listo para entradas al contabilizar documentos,
independientemente de los controles de campo para claves y cuentas.
Cuando fija este indicador, las entradas requeridas se realizan en
componentes de Controlling (CO), de Gestión de materiales (MM) y
Comercial (SD).
20
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
d) Cierre la ventana de diálogo Asistente de rendimiento.
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21
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Asignación de sociedades a sociedades CO
Figura 6: Sociedad CO
La contabilidad de costes multisociedades requiere el uso de la misma variante de ejercicio y
del mismo plan de cuentas operativo para todas las sociedades.
SAP always recommends the use of cross-company code cost accounting unless there are
particular reasons for not doing so.
The following table displays some examples of exceptions:
Exception
Technical
Commercial
Example
Different fiscal years and operative chart of
accounts, both of which cannot be
changed.
The company is a mixed group, while
company codes belong to different
branches and are not related to each other.
The company is constantly acquiring,
setting up, or selling other companies.
La sociedad CO es la estructura organizativa más importante del Controlling. Una sociedad
CO identifica una estructura organizativa independiente para la que pueden gestionarse e
imputarse costes e ingresos. Representa una unidad independiente de la contabilidad de
costes.
A una o varias sociedades CO se les puede asignar más de una sociedad. Esto permite la
contabilidad multisociedades entre sociedades asignadas.
22
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
No obstante, sólo se puede asignar más de una sociedad a la misma sociedad CO si todas las
sociedades asignadas utilizan el mismo plan de cuentas operativo y si tienen la misma
variante de ejercicio.
Generalmente, las sociedades CO se preparan conforme a entrada por parte de los
empleados del departamento de Controlling. Sin embargo, existe una conexión fundamental
entre gestión financiera y contabilidad interna a fines de presentación de cuentas.
How to Assign a New Company Code to a Controlling Area
Demonstrate the steps listed in the Assign a New Company Code to a Controlling Area
exercise.
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23
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
24
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Capítulo 1
Ejercicio 3
21
Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO
Ejemplo empresarial
Ha creado una nueva sociedad (GR##). Luego de crearla, debe asignarla a una sociedad CO
1000.
Asigne una nueva sociedad a la sociedad CO 1000.
1. La sociedad CO 1000 ya se encuentra en su empresa y sólo debe asignarle la nueva
sociedad (GR##).
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25
Capítulo 1
Solución 3
22
Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO
Ejemplo empresarial
Ha creado una nueva sociedad (GR##). Luego de crearla, debe asignarla a una sociedad CO
1000.
Asigne una nueva sociedad a la sociedad CO 1000.
1. La sociedad CO 1000 ya se encuentra en su empresa y sólo debe asignarle la nueva
sociedad (GR##).
a) En la pantalla Customizing, seleccione Estructura empresarial → Asignación
→ Controlling → Asignar sociedad a sociedad CO.
b) En el área derecha de la ventana, seleccione el pulsador al comienzo de la posición/
fila.
c) En el área izquierda de la ventana, haga doble clic en Asignación de sociedad (es). La
sociedad asignada aparece en el área derecha de la ventana.
d) En la barra de pulsadores, seleccione el pulsador Entradas nuevas.
e) Registre su sociedad GR## manualmente o selecciónela pulsando F4.
f) Pulse INTRO. Se visualiza el nombre de su sociedad.
g) Seleccione Grabar.
h) Vuelva.
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Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
●
Crear una sociedad
Describir unidades organizativas
Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO
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27
Capítulo 1
Lección 2
24
Contabilidad principal nueva
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se muestra cómo verificar las parametrizaciones básicas en la nueva
Contabilidad principal.
Ejemplo empresarial
La Gestión financiera abarca muchas unidades organizativas. Los requisitos legales de una
empresa deben configurarse en Customizing. Para garantizar el cumplimiento con todos los
requisitos legales aplicables, debe configurar las parametrizaciones básicas requeridas para
la nueva Contabilidad principal.
Para llevar a cabo Customizing para la nueva Contabilidad principal, debe definir las
entidades. Puede definir entidades independientes para informes independientes. Por
ejemplo, quizás necesite balances contables para un segmento de centro de beneficio
específico para activar reporting de segmento, el cual está destinado a requisitos IFRS. El
reporting de información contable puede estar basado en línea comercial, geografía y centros
de beneficio específicos. Estos centros son áreas de responsabilidad respecto a ganancias y
gastos dentro de una empresa. A veces, estos centros son responsables de activos y deudas
y apuntan a generar balances de pérdidas y ganancias según el método de costes totales.
La nueva Contabilidad principal permite la contabilidad paralela, o enfoques de valoración
paralelos, mediante el uso de diferentes ledgers. Por este motivo, se requieren los siguientes
conocimientos:
●
●
●
Una comprensión del enfoque de cuentas y el enfoque de ledgers
Una comprensión de las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal
Una comprensión sobre cómo activar ledgers no principales y asociarlos con situaciones
comerciales específicas mediante escenarios
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
28
Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal
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Lección: Contabilidad principal nueva
Ledger principal y ledgers no principales en nueva Contabilidad principal
Figura 7: Ledger principal y ledgers no principales en nueva Contabilidad principal
El ledger principal ‘0L’ y la tabla de totales FAGLFLEXT forman parte de la versión estándar de
SAP (es decir, son suministrados por SAP). Además del ledger principal, también puede
definir otros ledgers no principales según normativas locales. Esto se conoce como la
Solución para ledger en la nueva Contabilidad principal.
Cada mandante puede tener únicamente un ledger principal. El mandante puede tener
también otros ledgers, que se conocen como ledgers no principales. A todas las sociedades
se les asigna un ledger principal para cada mandante. Este ledger contiene la vista de
valoración de grupo y viene con la aplicación por defecto. Además, no puede "desactivar" el
ledger principal porque todas las sociedades son asignadas automáticamente a él. El área
principal de cuentas de activo (es decir, área 01) se asigna siempre al ledger principal. Sólo
los valores del ledger principal se contabilizan en Controlling (CO) en la versión estándar.
Los ledgers no principales son paralelos al ledger principal y se activan manualmente por
sociedad. Por ejemplo, uno de los ledgers no principales puede utilizarse para describir el
principio contable local. La variante de ejercicio y la segunda o tercera moneda paralela de los
ledgers no principales no tienen que ser iguales a los del ledger principal.
El ledger principal refleja los principios contables utilizados para crear balances contables
consolidados. Se integra con todos los libros auxiliares y se actualiza en todas las sociedades.
Nota:
Se puede utilizar un ledger no principal para cada principio contable local.
The following activities can be performed:
●
To activate non-leading ledgers, choose Customizing → Financial Accounting (New)
→ Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Ledger → Define and
Activate Non-Leading Ledgers.
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29
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
●
●
To assign the fiscal year variant and the variant of posting periods to the leading ledger,
choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Basic Settings (New)
→ Ledgers → Fiscal Year and Posting Periods.
To view the definition of additional currencies, choose Financial Accounting (New)
→ Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Ledger → Define
Currencies of Leading Ledger.
Además de la solución para ledger, existe también la solución para cuentas. En esta solución,
se contabilizan distintos enfoques de valoración y valoraciones en diferentes cuentas.
Cuando se elaboran balances contables, el sistema determina cuáles son las cuentas
relevantes que necesitan evaluarse según se define en la "estructura de balance/PyG".
Solución para cuentas frente a Solución para ledger
Las diferencias entre la solución para cuentas y la solución para ledger se mencionan en
la siguiente tabla:
Solución para cuentas
Solución para ledger
Al menos una cuenta de remanente para
cada GAAP
Al menos una cuenta de remanente para
todos los GAAP
Grupos de cuentas específicas para cada
GAAP -> plan complejo de estructura de
cuentas
Área de cuentas no específicas -> sin
cambios en plan de cuentas
Definición de bal.contable complejo
Definición de bal.contable estándar
Todos los enfoques de valoración pueden
contabilizarse en Controlling
Sólo la valoración principal puede
contabilizarse en Controlling
Importancia de las contab.de GAAP locales o Importancia de las contab.de GAAP locales o
internacionales especif.a nivel de cta.
internacionales especif.a nivel de
documento.
Es importante tener en cuenta que la solución para cuentas y la solución para ledger son
consideradas soluciones equivalentes.
Note concerning the following slide - Assignment of Scenarios:
Subsequent change (Note 891144) of scenario assignments is prohibited. “… This is
particularly relevant when characteristics of the scenario are used in document splitting…”.
Subsequent changes are always associated with a project (migration project or correction
using the application). For this reason, in some cases it may be useful to assign the
Preparation for Consolidation or Functional Area scenarios even though they may only be
used later.
30
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Lección: Contabilidad principal nueva
Escenarios en la nueva contabilidad principal
Figura 8: Escenarios: Definición y asignación
Un escenario define qué campos se actualizan en los ledgers (en la vista de libro mayor)
durante una contabilización (a partir de otros componentes de la aplicación).
Los campos que actualizan los escenarios pueden utilizarse para asignar requisitos
comerciales específicos, como el reporting de segmento.
Los escenarios se encuentran disponibles en la nueva Contabilidad principal.
Check Financial Accounting (New) → Financial Accounting Basic Settings
(New) → Ledgers → Fields → Display Scenarios for General Ledger Accounting
No puede definir sus propios escenarios.
Los escenarios proporcionados se asignan a los ledgers en Customizing.
Assign scenarios to ledgers: Financial Accounting (New) → Financial Accounting Basic
Settings (New) → Ledgers → Ledger → Assign Scenarios and Customer Fields to Ledgers
Customer-defined fields can be added.
Nota:
Puede asignar un ledger principal a uno o más escenarios, o incluso a los seis a la
vez. La cantidad de escenarios que decide asignar depende exclusivamente de los
hechos o aspectos comerciales que desea asignar en nueva Contabilidad
principal.
No es necesario definir los ledgers no principales. Esto significa que tampoco es
necesario asignar escenarios a ledgers no principales.
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31
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Atención:
No necesita un ledger para cada escenario.
Los ledgers múltiples o no principales son útiles para representar la contabilidad
de acuerdo con diferentes principios contables.
How to Verify Basic Settings in New General Ledger Accounting
Demonstrate the steps listed in the Check Basic Settings in New General Ledger Accounting
exercise.
32
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Capítulo 1
Ejercicio 4
29
Controlar las parametrizaciones básicas en la
nueva Contabilidad principal
Ejemplo empresarial
Desea verificar los ledgers de nueva Contabilidad principal También desea verificar los
escenarios asignados al ledger principal 0L y controlar si los ledgers L5 y L6 están permitidos
para la sociedad GR##.
1. Verifique las parametrizaciones de Customizing para averiguar el ID del ledger principal y
la tabla de totales donde se graban los valores.
2. Verifique los escenarios asignados al ledger principal 0L.
Atención:
Ejercicio de control: No modifique la configuración del sistema.
3. Verifique si los ledgers L5 y L6 están permitidos para la sociedad GR##.
4. En el ledger no principal L5, desea asignar Reporting de segmento y una cuenta de
pérdidas y ganancias según Métodos de costes de ventas. Verifique si esto es posible.
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33
Capítulo 1
Solución 4
30
Controlar las parametrizaciones básicas en la
nueva Contabilidad principal
Ejemplo empresarial
Desea verificar los ledgers de nueva Contabilidad principal También desea verificar los
escenarios asignados al ledger principal 0L y controlar si los ledgers L5 y L6 están permitidos
para la sociedad GR##.
1. Verifique las parametrizaciones de Customizing para averiguar el ID del ledger principal y
la tabla de totales donde se graban los valores.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Herramientas → Customizing → IMG.
b) Haga doble clic en Tratamiento de Proyecto.
c) Seleccione IMG referencia SAP.
d) Seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión
financiera (Nuevo) → Libros → Ledger → Definir ledgers para la contabilidad principal.
e) Verifique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Libro contable
Tabla de totales
Valores
0L
FAGLFLEXT
2. Verifique los escenarios asignados al ledger principal 0L.
Atención:
Ejercicio de control: No modifique la configuración del sistema.
a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas
de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ledger → Asignar escenarios y campos de
cliente a los ledgers.
b) Seleccione el ledger 0L.
c) En el área izquierda de la ventana, haga doble clic en Escenarios. Los siguientes
escenarios estarán visibles:
Escenarios para la nueva contabilidad
principal
FIN_CONS
FIN_GSBER
34
Texto explicativo
Preparación para consolidación
División
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Lección: Contabilidad principal nueva
Escenarios para la nueva contabilidad
principal
FIN_PCA
FIN_SEGM
FIN_UKV
Texto explicativo
Actualización de centro de
beneficio
Reporting de segmento
Método de costes de ventas
d) Seleccione Terminar.
3. Verifique si los ledgers L5 y L6 están permitidos para la sociedad GR##.
a) Seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones globales de gestión
financiara (Nuevo) → Libros → Ledger → Definir y activar los ledgers no principales.
b) En la ventana de diálogo Determinar área de trabajo: En la ventana de diálogo
Determinar área de trabajo: Entrada , seleccione el botón junto al campo de texto.
c) En la ventana de diálogo Ledger en contabilidad principal (1) , seleccione Ledger no
principal L5 (INT).
d) Para cerrar la ventana de diálogo, seleccione Continuar.
e) Seleccione Continuar.
f) Repita los pasos (c) a (e) para verificar ledger L6.
g) Ahora puede salir de esta área utilizando la flecha verde (atrás) en la barra de
pulsadores estándar.
4. En el ledger no principal L5, desea asignar Reporting de segmento y una cuenta de
pérdidas y ganancias según Métodos de costes de ventas. Verifique si esto es posible.
a) Seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión
financiera (Nuevo) → Ledgers → Ledger → Asignar escenarios y campos de cliente a
los ledgers.
b) Seleccione el ledger L5.
c) En el área izquierda de la ventana, haga doble clic en la entrada Escenarios. Los
siguientes escenarios estarán visibles:
Escenarios para la nueva contabilidad
principal
FIN_CONS
FIN_GSBER
FIN_PCA
FIN_SEGM
FIN_UKV
Texto explicativo
Preparación para consolidación
División
Actualización de centro de
beneficio
Reporting de segmento
Método de costes de ventas
d) Seleccione Terminar.
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35
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
36
Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 1
Lección 3
33
Explicación del principio de variantes
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se ofrece un resumen teórico sobre el uso del principio de variantes en la
aplicación SAP ERP.
Ejemplo empresarial
Un consultor ha informado a su cliente sobre un principio en SAP ERP que aparece en varias
tablas de configuración. Este principio simplifica la aplicación SAP ERP para el cliente. Por
este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
Explicar los beneficios del principio de variantes
●
The variant principle is a three-step method used in SAP ERP to assign special properties to
one or more SAP ERP objects.
The advantage of the variant principle is the low level of maintenance required in the system.
Example: fiscal year variant
Instead of defining the fiscal year individually for ‘n’ company codes, you can perform the
following for ‘n’ company codes:
●
●
●
Define variants (fiscal year K4)
Determine values for the variant (K4) (01/01 - 12/31)
Assign variant (K4) to the SAP ERP object (n company codes)
The variant principle is dealt with theoretically in this lesson. The next lesson introduces the
variant principle using the example of the fiscal year variant.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Resumir las características clave del principio de variantes
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37
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Principio de variantes
Figura 9: Principio de variantes
El principio de variantes es un procedimiento de tres pasos en SAP con el que se asignan
propiedades especiales a uno o varios objetos. El siguiente ejemplo sobre la creación de
una variante de ejercicio clarifica el principio de variantes:
1. Defina la variante: K4 es su variante de ejercicio.
2. Defina valores para la variante K4: Defina las propiedades del ejercicio K4.
3. Asigne la variante a los objetos SAP ERP: Asigne K4 a varias sociedades que utilizan este
ejercicio.
El uso de variantes facilita la actualización de propiedades que son comunes entre varios
objetos comerciales.
DISCUSIÓN CON MODERADOR
¿Cuál es la ventaja básica del principio de variantes?
How to Display Global Parameters and the Fiscal Year Variant
1. Display global parameters and the fiscal year variant.
a) In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global
Settings (New) → Global Parameters for Company Code → Enter Global Parameters.
b) On the Change View "Company Code Global Data": Overview screen, select the row for
your company code.
c) Double-click the row for your company code.
38
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Lección: Explicación del principio de variantes
d) On the Change View "Company Code Global Data": Details screen, check the values for
Fiscal Year Variant, Field status variant, Pstng period variant, and Workflow variant
fields.
Nota:
The SAP ERP application shows the Change View, Company Code Global dataDetails message. The fiscal year variant is visible on the Accounting Organization
tab.
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Resumir las características clave del principio de variantes
© Copyright . Reservados todos los derechos.
39
Capítulo 1
Lección 4
35
Actualización de variantes de ejercicio
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se crean y actualizan variantes de ejercicio.
Ejemplo empresarial
El ejercicio de la empresa se corresponde con el año natural. Debe cumplir con los requisitos
establecidos por el jefe de contabilidad quien desea cuatro períodos especiales para
contabilizaciones al cierre del ejercicio. Por este motivo, se requieren los siguientes
conocimientos:
Una comprensión de la variante de ejercicio
●
Una comprensión de las diferentes clases de variantes de ejercicio
●
Una comprensión sobre cómo definir una variante de ejercicio según sus requisitos
●
Una comprensión sobre cómo asignar una variante de ejercicio a una sociedad
●
A fiscal year is usually a 12-months period for which a company regularly creates an
inventory, financial statements, and profit and loss statements.
You create a fiscal year variant according to the variant principle.
What are special periods?
To ensure that you can compare the closing months with the other periods of the fiscal year,
you make closing postings in special periods.
For example, 12 posting periods and four special periods.
The four special periods could consist of the following: period 13 = accrual/deferral postings,
period 14 = audit postings, period 15 = General meeting of shareholders, and period 16 =
adjustment postings.
How do I post in a special period?
To post in a special period, the following conditions must apply:
●
●
●
●
40
The posting date must be in the last posting period (irrespective of whether the last
posting period is open).
The special periods must be open for posting.
The special period must be entered manually when posting.
The authorization to post in special periods must be given (optional).
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Lección: Actualización de variantes de ejercicio
Consejo:
The opening and closing of posting periods is dealt with in a subsequent
lesson. You can also refer to: Customizing: Financial Accounting (New)
→ Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Fiscal Year
and Posting Periods → Open and Close Posting Periods .
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Crear y actualizar variantes de ejercicio
El ejercicio
Figura 10: El ejercicio
Debe definir un ejercicio con los períodos contables para asignar operaciones comerciales a
diferentes períodos. El ejercicio se define como una variante y se asigna a una sociedad.
La variante de ejercicio comprende las definiciones de períodos contables y períodos
especiales. Los períodos especiales se utilizan para contabilizaciones que están asignadas al
proceso empresarial de cierre de ejercicio y no a períodos determinados. En total, puede
definir 16 períodos.
El sistema deriva el período contable desde la fecha de contabilización. Si la fecha de
contabilización se encuentra dentro del último período contable normal, puede contabilizar la
operación en uno de los períodos especiales.
La figura muestra un ejercicio con 12 períodos contables y cuatro períodos especiales. Los
períodos contables están marcados del 1 al 12. Los períodos especiales están marcados del 13
al 16. Si la fecha de contabilización se encuentra en el período doce, puede contabilizar la
operación en cualquiera de los períodos especiales entre el 13 y el 16.
Las variantes de ejercicio estándar están predefinidas en el sistema y se pueden utilizar como
modelos.
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41
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Consejo:
La variante de ejercicio no especifica si un período contable es abierto o cerrado.
Estos datos se gestionan en otra tabla. En la variante de ejercicio sólo están
definidos la cantidad de períodos y sus fechas de inicio y fin.
Variantes de ejercicio independientes del año
Figura 11: Variantes de ejercicio independientes del año
Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza la misma cantidad de períodos y los
períodos contables siempre se inician y finalizan el mismo día del año, se habla de una
variante independiente del año.
Hay dos tipos de variantes de ejercicio independientes del año:
●
●
Año natural
Independiente de calendario
Si el ejercicio se define como año natural, los períodos contables corresponden a los meses
del año. Por lo tanto, un ejercicio debe tener 12 períodos contables.
Si el ejercicio se define como año no natural, cada uno de los períodos contables se definen
con sus fechas de fin. Un año no natural puede definirse con los períodos contables entre el 1
y el 16. Si el año no natural no comienza el 1 de enero, los períodos del año que pertenecen al
ejercicio anterior o posterior deben tener un indicador -1 o +1.
La figura muestra un año no natural con seis períodos contables comenzando de abril a
marzo. Enero a marzo pertenecen al ejercicio anterior y tienen el indicador -1.
Si el ejercicio difiere del año natural, pero los períodos contables coinciden con los meses del
año natural, seleccione 29 como el límite de días para febrero a fin de considerar los años
bisiestos.
Los ejercicios suelen ser independientes del año.
42
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Lección: Actualización de variantes de ejercicio
Variantes de ejercicio dependientes del año
Figura 12: Variantes de ejercicio dependientes del año
Una variante de ejercicio se define como dependiente del año según una de las siguientes
condiciones o las dos:
●
●
Las fechas de inicio y fin de los períodos contables de algunos ejercicios son diferentes de
las fechas de otros ejercicios.
Algunos ejercicios utilizan otra cantidad de períodos contables.
Si todos los ejercicios en una variante de ejercicio utilizan la misma cantidad de períodos
contables, deberán definirse solamente las fechas de período divergentes para los ejercicios.
La figura demuestra este ejemplo.
Si un ejercicio de una variante de ejercicio tiene menos períodos contables que los demás,
éste recibe la denominación de ejercicio corto. Se puede requerir esta variante si el cierre
debe ejecutarse antes del fin del ejercicio normal. Por ejemplo, en una situación en que se
deba modificar el comienzo del ejercicio o si se vendió la empresa. Antes de definir las fechas
de período, debe definir el ejercicio corto y la cantidad de períodos contables en él. Para un
ejercicio corto, puede asignar sólo una cantidad inferior de períodos contables.
In new General Ledger Accounting, a fiscal year and a posting period variant that differ from
the company code can be defined for the ledger approach in the non-leading ledgers.
However, this is only necessary in very special cases.
Usually, the ledgers have the same fiscal year and posting period variants as the
corresponding company code.
How to Create Non-Calendar Year Fiscal Year Variants
Create a non-calendar fiscal year variant and enter the appropriate values. Use the values for
the period from 1st of April to 31st of March and then define four posting periods and one
special period.
1. Create a non-calendar fiscal year variant.
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43
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
a) In Customizing, for Financial Accounting (New), choose Financial Accounting Global
Settings (New) → Ledgers → Fiscal Year and Posting Periods → Maintain Fiscal Year
Variant (Maintain Shortened Fisc. Year).
b) Choose Edit → New Entries.
c) Enter the following values on the “Change view fiscal year Variants”: Overview screen:
Field Name or Data Type
Fiscal Year Variant
Values
00
Description
AC200
Year-Dependent
No entry
Calendar Year
No entry
Posting Periods
4
Special Periods
1
d) Choose Save.
e) Select the new fiscal year variant.
f) Choose Periods in the left pane.
g) Choose Edit → New Entries.
h) Enter the following values on the “Change view Periods”: Overview screen:
Month
Day
Period
Year Shift
6
30
1
0
3
9
12
31
30
31
4
2
3
-1
0
0
i) Choose Save.
j) Go back and select the new fiscal year variant. In the left pane, choose Periods text.
k) Choose Edit → New Entries.
l) Enter the following values on the “Change view Periods Texts”: Overview screen:
Language
Period
Text
Text
EN
1
Q1
1. Quarter
EN
EN
EN
EN
4
2
3
5
Q4
Q2
Q3
S1
4. Quarter
2. Quarter
3. Quarter
Special Period 1
m) Choose Save.
44
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Lección: Actualización de variantes de ejercicio
Consejo:
Other non-calendar fiscal year variants are: C1, Q1, V3, V6, and V9.
How to Assign a Fiscal Year Variant to a Company Code
1. a) In Customizing for Financial Accounting (New), choose Financial Accounting Global
Settings (New) → Ledgers → Fiscal Year and Posting Periods → Assign Company
Code to a Fiscal Year Variant.
b) On the Change View "Assign Comp. Code → Fiscal Year Variant": Overview screen,
choose Position.
c) Enter the following values on the “Change view Assign Comp. Code – Fiscal Year
Variant”: Overview screen:
Field Name or Data Type
Company Code
Fiscal Year Variant
Values
GR00
00
d) Choose Save.
Atención:
After you have finished the demo, reassign fiscal year variant “K4” to your
company code GR00.
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45
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
46
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Capítulo 1
Ejercicio 5
39
Crear y actualizar variantes de ejercicio
Ejemplo empresarial
El ejercicio de la empresa se corresponde con el año natural. El jefe de la contabilidad desea
definir cuatro períodos especiales para las contabilizaciones al cierre del ejercicio.
Cree un año natural y una variante de ejercicio, asigne la variante de ejercicio a la sociedad y
defina una variante de ejercicio.
1. ¿Cuáles de las variantes de ejercicio definidas previamente son independientes del año
(año natural) y cuáles son dependientes del año?
2. ¿Cuándo se utilizan las variantes de ejercicio dependientes del año?
3. Cree una variante de año natural ## para su empresa con 12 períodos contables y cuatro
períodos especiales.
Consejo:
Añada 30 a su número de grupo, puesto que algunos de los datos existentes
empiezan con 01, 02, etc. Por ejemplo, si su número de grupo es 02, añada
02 + 30 e indique 32 para su variante de ejercicio.
4. Asigne la variante de ejercicio creada a la sociedad GR##.
5. Cree una variante de ejercicio ## +60 para un ejercicio de sólo cuatro períodos contables
y un período especial. Un período contable dura tres meses. La duración del ejercicio es
de abril a marzo.
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47
Capítulo 1
Solución 5
40
Crear y actualizar variantes de ejercicio
Ejemplo empresarial
El ejercicio de la empresa se corresponde con el año natural. El jefe de la contabilidad desea
definir cuatro períodos especiales para las contabilizaciones al cierre del ejercicio.
Cree un año natural y una variante de ejercicio, asigne la variante de ejercicio a la sociedad y
defina una variante de ejercicio.
1. ¿Cuáles de las variantes de ejercicio definidas previamente son independientes del año
(año natural) y cuáles son dependientes del año?
a) Año natural: 01, K0, K1, K2, K3, K4
b) Dependientes del año: AA, AM, R1, UL, WK
2. ¿Cuándo se utilizan las variantes de ejercicio dependientes del año?
a) Las variantes de ejercicios dependientes del año se utilizan en las siguientes
situaciones:
●
●
La fecha de inicio y la fecha de fin de los períodos contables son diferentes de un
año a otro.
Un ejercicio tiene menos períodos contables que el resto (ejercicio corto).
3. Cree una variante de año natural ## para su empresa con 12 períodos contables y cuatro
períodos especiales.
Consejo:
Añada 30 a su número de grupo, puesto que algunos de los datos existentes
empiezan con 01, 02, etc. Por ejemplo, si su número de grupo es 02, añada
02 + 30 e indique 32 para su variante de ejercicio.
a) En Customizing de Gestión financiera (Nuevo), seleccione Parámetros básicos de
Gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ejercicio y períodos contables → Actualizar
variante de ejercicio (actualizar ejercicio corto).
b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
48
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Lección: Actualización de variantes de ejercicio
c) En el campo FV , indique ## +30.
d) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Descripción
Año natural
Cantidad de períodos contables
Cantidad de períodos especiales
Valores
Año natural de 12 períodos ##
12
4
e) Seleccione Grabar.
4. Asigne la variante de ejercicio creada a la sociedad GR##.
a) Seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión
financiera (Nuevo) → Ledgers → Ejercicio y períodos contables → Asignar sociedad a
variantes de ejercicio.
b) En la pantalla Modificar la vista "Asignar sociedad → Variante de ejercicio": Resumen,
seleccione Posición.
c) En el campo FV , indique ## +30.
d) Seleccione Grabar.
5. Cree una variante de ejercicio ## +60 para un ejercicio de sólo cuatro períodos contables
y un período especial. Un período contable dura tres meses. La duración del ejercicio es
de abril a marzo.
a) En Customizing de Gestión financiera (Nuevo), seleccione Parámetros básicos de
Gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ejercicio y períodos contables → Actualizar
variante de ejercicio (actualizar ejercicio corto).
b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
c) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
FV
Descripción
Cantidad de períodos contables
Cantidad de períodos especiales
Valores
##+60
4 períodos - Grupo ##
4
1
d) Seleccione Grabar.
e) Vuelva a la pantalla de resumen.
f) Para definir las fechas de períodos, seleccione la variante de ejercicio ## + 60.
g) Haga doble clic en Períodos en el área izquierda de la ventana.
h) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
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49
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
i) Ingrese los siguientes valores:
Mes
Día
03
31
Período
Cambio de ejercicio
4
-1
06
30
1
0
12
31
3
0
09
30
2
0
j) Seleccione Grabar.
Nota:
Se crea y asigna a su sociedad una variante de ejercicio de año natural.
También ha creado una variante de ejercicio independiente de calendario.
50
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Lección: Actualización de variantes de ejercicio
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Crear y actualizar variantes de ejercicio
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51
Capítulo 1
Lección 5
44
Comprensión de las funciones básicas de
monedas
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explican las funciones básicas de monedas en Gestión financiera.
Ejemplo empresarial
La empresa tiene proveedores y clientes en diferentes países. El jefe de contabilidad está
preocupado porque mantener los tipos de cambio actualizados en el sistema implicará un
volumen de trabajo considerable. Debe convencer al jefe de contabilidad de que usar las
herramientas provistas por la aplicación SAP ERP reducirá el trabajo implicado. Por este
motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
●
●
●
Una comprensión de claves de moneda y tipos de cambio
Una comprensión de las funciones básicas de tipos de cambio
Una comprensión sobre cómo actualizar tipos de cambio
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Comprender las funciones básicas de monedas
Claves de monedas y tipos de cotización
Figura 13: Monedas y tipos de cotización
52
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Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas
Debe asignarse una clave de moneda a cada clave de moneda utilizada en la aplicación SAP
ERP. Por defecto, la mayoría de las monedas en la aplicación SAP ERP se definen con claves
de moneda internacionales estándar.
Puede asignar una fecha de validez a cada clave de moneda definida en la aplicación SAP
ERP.
Puede actualizar el tipo de cambio para una combinación de dos monedas. Puede utilizar los
diferentes tipos de cambio para fines diferentes, como por ejemplo, para la valoración, la
conversión y la planificación.
Factores de conversión
Figura 14: Factores de conversión
La relación entre monedas debe actualizarse por tipo de cambio y par de monedas utilizando
los factores de conversión. Esta actividad normalmente se realiza sólo una vez. Puesto que la
relación entre monedas puede verse considerablemente influida por la inflación, los factores
de conversión se definen según intervalos de tiempo.
Puede reducir el volumen de trabajo que implica la actualización de tipos de cambio si
utiliza una de las siguientes herramientas:
●
●
●
Moneda inicial
Márgenes de cambio
Inversión
Si falta una entrada para un tipo de cambio, puede usar la relación de tipo de cambio inversa
para convertir de una moneda a otra. Por ejemplo, actualizó la relación entre EUR y USD. No
tiene que actualizar la relación inversa de USD a EUR mediante la herramienta de "inversión"
ya que se calcula automáticamente.
Desde Release 3.0A a 3.0E, evite usar inversión para el tipo de cambio M, la cotización media,
puesto que el tipo de cambio calculado sería demasiado impreciso con inversión.
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53
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
How to Display a Currency Key and Exchange Rate Types
The ERP SAP system uses the exchange rates defined under exchange rate type M for
currency translation during document posting. This entry must exist in the system.
Some examples of exchange rate types include:
●
●
●
●
●
●
B (bank selling rate)
G (buying rate)
EURO (EURO basket currencies)
EURB (EURO basket currencies, bank selling rate)
EURG (EURO basket currencies, buying rate)
EURX (EURO countries for third country currencies)
Exchange Rate Type EURO
With the formation of the European Monetary Union (EMU), the base currency was changed to
the Euro. The translation of one national currency to another was carried out using the base
currency EUR. A new exchange rate type, Euro, was defined for this.
This exchange rate type was entered as the alternative exchange rate type in the participating
currencies so that Euro became the base currency for the translation of the participating
currencies.
For exchange rate relationships within the EMU, the base currency EUR (Euro) had to be the
From currency in accordance with the legal requirements. Therefore, the indicator in the field
Base Currency = From was set.
To fix the currency and carry out the translation in accordance with the legal requirements, in
Customizing, you had to select the EMU translation algorithm and the fixing in addition to
Base Currency = From for the exchange rate type EURO.
1. Show the currency code, EURO.
a) In Customizing, choose SAP NetWeaver → General Settings → Currencies → Check
Currency Codes.
b) To show the content, double-click the currency code EUR.
c) Go back twice.
2. Show the exchange rate type M.
a) Choose Check Exchange Rate Types.
b) Display the exchange rate type M.
c) Go back.
54
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Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas
Funciones básicas y actualización de tipos de cambio (con y sin pools de trabajo)
Figura 15: Actualizar tipos de cambio
The manual maintenance of exchange rates is a recurring activity that can be carried
out in the application by using one of the following methods:
From the SAP Easy Access menu, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Environment → Current Settings → Enter Translation Rates.
Or
From the SAP Easy Access menu, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Environment → Current Settings → Enter Currency Exchange Rates using a
Worklist.
You can reduce the amount of work involved in the maintenance of exchange rates by
using one of the following tools:
●
●
●
Base currency
Exchange rate spreads
Inversion
If an entry is missing for an exchange rate, you can use the inverse exchange rate
relationship to translate one currency into another. For example, you have maintained the
exchange rate relationship between EUR and USD. You do not have to maintain the
inverse relationship from USD to EUR using the “inversion” tool; it is calculated
automatically.
From Release 3.0A to 3.0E, you must not use inversion for exchange rate type M, the
average rate, since the calculated exchange rate would be too imprecise with inversion.
La actualización de tipos de cambio es una tarea constante.
Por lo tanto, la aplicación SAP ERP ofrece el siguiente conjunto de herramientas para
reducir el trabajo que implica la actualización de los tipos de cambio:
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55
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
●
●
●
Márgenes de cambio
Moneda inicial
Inversión
Nota:
La inversión es una herramienta antigua y se utiliza con muy poca frecuencia en la
actualidad. Sólo puede utilizar una de estas herramientas para cada tipo de
cambio. Sin embargo, puede utilizar diferentes herramientas para distintos tipos
de cambio.
Puede usar el informe RFTBFF00, que permite transferir valores de mercado externo en
formato de fichero, para actualizar automáticamente la tabla de tipos de cambio cargando un
fichero de entrada con formato MultiCash.
También puede usar los informes RFTBDF07 y RFTBDF14 para transferir tipos de cambio.
Estos informes pueden transferir los datos en tiempo real mediante una interfaz de
transferencia automática si la transferencia automática soporta la provisión en tiempo real de
tipos de cambio. Remote Function Call (RFC) permite una conexión directa entre un sistema
externo y la aplicación SAP ERP. Para obtener más información sobre el formato de entrada
del fichero, los proveedores de datos y las estructuras de fichero, consulte la documentación
de este informe.
Márgenes de cambio
Figura 16: Márgenes de cambio
Los márgenes de cambio entre el tipo de cambio preferencial bancario y la cotización media
suelen ser constantes. Una vez registrado el margen de cambio de un tipo de cambio en la
aplicación SAP ERP, sólo debe actualizar la cotización media. Esto se debe a que el tipo de
cambio preferencial bancario puede derivarse si se suma o resta el margen de tipo de cambio
a la cotización media.
56
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Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas
Una combinación eficaz de herramientas de tipos de cambio incluyen las siguientes
actividades:
●
●
Utilización de una moneda inicial para la cotización media (M)
Utilización de los márgenes de cotización para calcular el tipo de cambio preferencial (B y
G)
Moneda inicial
Figura 17: Moneda inicial
Puede asignar una moneda base a un tipo de cambio. Esto le permite actualizar el tipo de
cambio en esta moneda base para todas las demás monedas. Puede usar la moneda base
para calcular una conversión entre dos monedas extranjeras si combina dos tipos de cambio.
Nota:
Hasta el release 4.0A no era posible utilizar más de una moneda base para cada
tipo de cotización. Sin embargo, es posible que las disposiciones legales requieran
la utilización de varias monedas base para la conversión a otras monedas.
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57
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Cotizaciones directas o indirectas de tipos de cambio
Figura 18: Cotizaciones directas o indirectas de tipos de cambio
Todas las aplicaciones y funciones SAP ERP procesan los tipos de cambio con uno de los
siguientes tipos de cotización:
●
Directa: utiliza una unidad de moneda extranjera para la moneda local.
●
Indirecta: utiliza una unidad de moneda local para la moneda extranjera. Afecta todos los
componentes en que se utilizan los tipos de cambio. No es específico de la aplicación ni del
país.
El tipo de cotización que se utiliza depende de la norma en el mercado o de la operación
comercial individual.
El siguiente ejemplo muestra una cotización directa y una cotización indirecta:
Tenga en cuenta que la moneda local es EUR y la moneda extranjera es USD.
●
Cotización directa:
-
●
USD 1 = EUR 1,2663. Esto significa que una unidad de la moneda extranjera USD vale la
cantidad de unidades visualizada de la moneda local.
Cotización indirecta:
-
EUR 1 = USD 0,7897. Esto significa que una unidad de la moneda local EUR vale la
cantidad de unidades visualizada de la moneda extranjera USD.
Para cada par de monedas puede definir la cotización directa o la cotización indirecta como la
notación estándar del tipo de cambio. Si el tipo de cambio registrado no tiene la misma
cotización que la cotización estándar configurada en la aplicación, el tipo de cambio se resalta
para mostrar esta diferencia.
58
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Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas
Pools de trabajo para actualizar los tipos de cambio
Figura 19: Pools de trabajo para actualizar los tipos de cambio
En algunas empresas, varios empleados actualizan la tabla de tipos de cambio TCURR.
Al trabajar varios empleados en el mantenimiento, pueden surgir los siguientes
problemas:
●
●
●
●
Se actualizan tipos de cambio incorrectos sin notarlo o accidentalmente.
Se actualizan los tipos de cambio con la cotización incorrecta, que puede ser indirecta en
vez de directa, o viceversa.
Se actualizan tablas grandes que implican un desplazamiento que consume mucho
tiempo.
Más de un usuario no pueden actualizar la tabla TCURR simultáneamente.
Actualización de tipos de cambio
A partir del release SAP R/3 Enterprise es posible definir pools de trabajo y actualizar los
tipos de cambio mediante la operación TCURMNT.
Este proceso presenta las siguientes ventajas:
●
●
●
●
Sólo pueden actualizarse los tipos de cambio relevantes. También es posible asignar
autorizaciones para pools de trabajo.
La actualización puede realizarse únicamente con la cotización pertinente.
El pool de trabajo es de menor tamaño y más sencillo.
Es posible tratar varios pools de trabajo de forma paralela.
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59
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Diseño de tipo de cambio
Figura 20: Diseño de tipo de cambio en cotizaciones diferentes
Los tipos de cambio pueden registrarse como cotización directa o indirecta. Puede actualizar
dos prefijos para diferenciar entre tipos de cambio con cotización directa o indirecta durante
la entrada y la visualización. Si no especifica un prefijo, la parametrización estándar es válida.
Dichos prefijos son los siguientes:
Prefijo
“ ” (espacio en blanco, sin un prefijo)
“/”
Utilización
Se utiliza para tipos de cambio de cotización
directa.
Se utiliza para tipos de cambio de cotización
indirecta.
Escenarios que muestran cotizaciones directas y cotizaciones indirectas
Los siguientes escenarios muestran cotizaciones directas y cotizaciones indirectas:
Escenario
1
60
Parametrización/Cotización
En la cotización directa se
utiliza con más frecuencia la
parametrización estándar.
Prefijo
Puede registrar tipos de
cambio con cotización
directa sin un prefijo.
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Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas
Escenario
2
Parametrización/Cotización
Prefijo
Se utilizan tanto la cotización Puede definir un prefijo
indirecta como la cotización alternativo para los dos tipos
directa.
de cotización.
Por ejemplo, utilice "*" para
cotización directa y "/" para
cotización indirecta.
3
La cotización indirecta es la
notación más utilizada en su
empresa.
Si sigue esta sugerencia, la
configuración no permite
registrar los tipos de cambio
sin prefijo y aparece un
mensaje de error. Por lo
tanto, los usuarios deben
decidir cuál es la cotización
correcta y registrar el cambio
con un prefijo válido.
Puede configurar diferentes
parametrizaciones. Se
definen las siguientes clases
de parametrizaciones:
●
●
“*” para cotización
directa, “ ” (espacio en
blanco) para cotización
indirecta
Esta configuración
permite registrar los tipos
de cambio con cotización
indirecta sin un prefijo,
mientras que los tipos de
cambio con cotización
directa, que son menos
utilizados, deben
registrarse con un prefijo.
Consulta la Nota de SAP 783877 para ver un resumen de preguntas frecuentes sobre
conversión de monedas.
How to Maintain Exchange Rates (With and Without Worklist)
1. Show transaction rates.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Payable → Document Entry → Invoice.
b) On the Enter Vendor Invoice screen, enter the following data:
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61
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
Field Name or Data Type
Vendor
Invoice date
Posting Date
Reference
Amount
Currency
Calculate tax
Output tax
Values
1000
Current date
Current date
12345
5000
EUR
Select
0I
c) On the Local currency tab page, check the Exchange rate.
d) Go back to the main menu.
2. Check currency codes.
a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General Settings → Currencies → Check
Currency Codes.
b) On the Change View “Currencies”: Overview screen, select currency USD.
c) Go back to the Customizing screen.
3. Determine translation ratios for currency translation.
a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General Settings → Currencies → Define
Translation Ratios for Currency Translation.
b) Confirm the warning message with Yes.
c) On the Change View “Currencies: Translation Ratios”: Overview screen, choose
Position.
d) In the Another entry dialog box, enter the following data:
Field Name or Data Type
Exch. Rate Type
From currency
To-currency
Valid from
Value
M
USD
EUR
Leave blank
e) Choose Enter.
f) Check the values in the table.
g) Go back to the Customizing screen.
4. Enter the exchange rates.
a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General Settings → Currencies → Enter
Exchange Rates.
62
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Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas
b) On the Change View “Currencies: Translation Ratios”: Overview screen, choose
Position.
c) In the Another entry dialog box, enter the following data:
Field Name or Data Types
Exch. Rate Type
From currency
To currency
Valid from
Values
EURX
USD
EUR
Leave blank
d) Choose Enter.
e) Check the value for Exchange rate.
f) Go back to the Customizing screen.
5. Determine a worklist for maintaining exchange rates.
a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General settings → Currencies → Define
Worklist for Exchange Rate Entry.
b) On the Change View “Exch.rate maint: Work list”: Overview screen, display the existing
worklist DAILY EUR.
c) Go back to the Customizing screen.
6. Show the exchange rate assignment to the worklist.
a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General settings → Currencies → Assign
Exchange Rate to the Worklist.
b) On the Change View “Exch.rate maint: Assign exch. rates to work lists”: Overv screen,
check the Worklist field and point out the type of quotation for the Exch. Rate Type
EURX.
c) Go back to the main menu.
7. Maintain the exchange rate using a worklist.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Environment → Current Settings → Enter Currency Exchange
Rates using a Worklist.
b) On the Exchange Rates: Worklists screen, select the worklist DAILY EUR and choose
Enter Exchange Rates.
c) On the Exchange Rate Entry screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Values
Exch. Rate
140000
Valid from
Current date
d) Choose Set Worklist to “Completed”.
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63
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
e) On the Exchange Rates: Worklists screen, the status for the worklist DAILY EUR is
completed.
f) Choose Save.
g) Go back to the main menu.
8. Enter the translation rate.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Environment → Current Settings → Enter Translation Rates.
b) On the Change View “Currency Exchange Rates”: Overview screen, choose Position.
c) In the Another entry dialog box, enter the following data:
Field Name or Data Types
Exch. Rate Type
From currency
To currency
Valid from
Values
EURX
USD
EUR
Leave Blank
d) Choose Enter.
e) Check the value for Exchange rate.
f) Go back to the main menu.
64
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Capítulo 1
Ejercicio 6
53
Responder preguntas sobre monedas
Ejemplo empresarial
La empresa tiene proveedores y clientes en diferentes países. El jefe de contabilidad está
preocupado porque será difícil mantener los tipos de cambio actualizados dentro del sistema.
Debe convencer al jefe de contabilidad de que usar las herramientas provistas por la
aplicación SAP ERP reducirá el trabajo implicado.
Compruebe su conocimiento sobre la actualización de tipos de cambio en la aplicación SAP
ERP.
1. En SAP ERP, las monedas se definen usando __________.
2. Denomine tres tipos de cambio comúnmente utilizados y mencione para qué se utilizan.
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65
Capítulo 1
Solución 6
54
Responder preguntas sobre monedas
Ejemplo empresarial
La empresa tiene proveedores y clientes en diferentes países. El jefe de contabilidad está
preocupado porque será difícil mantener los tipos de cambio actualizados dentro del sistema.
Debe convencer al jefe de contabilidad de que usar las herramientas provistas por la
aplicación SAP ERP reducirá el trabajo implicado.
Compruebe su conocimiento sobre la actualización de tipos de cambio en la aplicación SAP
ERP.
1. En SAP ERP, las monedas se definen usando __________.
claves de moneda
2. Denomine tres tipos de cambio comúnmente utilizados y mencione para qué se utilizan.
a) M: Cotización media para contabilizar y compensar
b) G: Tipo de cambio comprador
c) B: Tipo de cambio vendedor
66
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Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Comprender las funciones básicas de monedas
© Copyright . Reservados todos los derechos.
67
Capítulo 1: Parametrizaciones básicas
68
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 1
57
Evaluación de la formación
1. Puede asignar una división a una sociedad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. ¿Cuál es el formato de una clave de sociedad?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Alfanumérica de dos dígitos
B Alfanumérica de cuatro dígitos
C Alfanumérica de seis dígitos
D Alfanumérica de ocho dígitos
3. ¿Cuál de las siguientes unidades organizativas se define según los principios contables
internacionales IFRS 8 y SFAS 131?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A División
B Centro de beneficio
C Segmento
D Balances
4. ¿Cómo se llama el ledger principal que provee SAP con la versión estándar?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A 0L
B 1L
C 2L
D 3L
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69
Capítulo 1: Evaluación de la formación
5. Puede asignar un ledger principal a un solo mandante por vez.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
6. El principio de variantes se usa en la aplicación SAP para determinadas propiedades a uno
o varios objetos. ¿Cuántos pasos tiene el principio de variantes?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A 1
B 3
C 4
D 5
7. ¿Cuál de los siguientes es el primer paso en el principio de variantes?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Definir variante
B Determinar valores para la variante
C Asignar la variante a los objetos
D Crear múltiples variantes
8. La variante de ejercicio comprende la definición de los períodos contables y períodos
especiales.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. La variante de ejercicio especifica un período como abierto o cerrado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
70
Verdadero
Falso
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Capítulo 1: Evaluación de la formación
10. Si el ejercicio difiere del año natural, pero los períodos contables coinciden con los meses
del año natural, debe estipularse un límite de 29 días para febrero a fin de considerar los
años bisiestos.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. ¿Cuál de los siguientes ayuda a reducir el volumen de trabajo que implica la actualización
de tipos de cambio?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Conversión
B Inversión
C Cambio
D Tasa estática
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71
Capítulo 1
60
Respuestas a la Evaluación de la formación
1. Puede asignar una división a una sociedad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. ¿Cuál es el formato de una clave de sociedad?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Alfanumérica de dos dígitos
B Alfanumérica de cuatro dígitos
C Alfanumérica de seis dígitos
D Alfanumérica de ocho dígitos
3. ¿Cuál de las siguientes unidades organizativas se define según los principios contables
internacionales IFRS 8 y SFAS 131?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
72
A División
B Centro de beneficio
C Segmento
D Balances
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Capítulo 1: Respuestas a la Evaluación de la formación
4. ¿Cómo se llama el ledger principal que provee SAP con la versión estándar?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A 0L
B 1L
C 2L
D 3L
5. Puede asignar un ledger principal a un solo mandante por vez.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
6. El principio de variantes se usa en la aplicación SAP para determinadas propiedades a uno
o varios objetos. ¿Cuántos pasos tiene el principio de variantes?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A 1
B 3
C 4
D 5
7. ¿Cuál de los siguientes es el primer paso en el principio de variantes?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Definir variante
B Determinar valores para la variante
C Asignar la variante a los objetos
D Crear múltiples variantes
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73
Capítulo 1: Respuestas a la Evaluación de la formación
8. La variante de ejercicio comprende la definición de los períodos contables y períodos
especiales.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. La variante de ejercicio especifica un período como abierto o cerrado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
10. Si el ejercicio difiere del año natural, pero los períodos contables coinciden con los meses
del año natural, debe estipularse un límite de 29 días para febrero a fin de considerar los
años bisiestos.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. ¿Cuál de los siguientes ayuda a reducir el volumen de trabajo que implica la actualización
de tipos de cambio?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
74
A Conversión
B Inversión
C Cambio
D Tasa estática
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CAPÍTULO 2
Datos maestros
Lección 1
Actualización de cuentas de libro mayor
Ejercicio 7: Crear nuevos grupos de cuentas y crear cuentas de mayor
77
95
Lección 2
Actualización de centro de beneficio y segmentos
Ejercicio 8: Actualización de centros de beneficio, centros de coste y segmentos
128
135
Lección 3
Actualización de cuentas de deudor y acreedor
Ejercicio 9: Crear grupos de cuentas y actualizar las cuentas de deudores o acreedores
Ejercicio 10: Verificar y actualizar (de ser necesario) la configuración del status de
campo
Ejercicio 11: Definir campos sensibles
OBJETIVOS DEL CAPÍTULO
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Comprender las parametrizaciones básicas de un plan de cuentas
Comprender la estructura de cuentas de mayor
Comprender la diferencia entre cuentas de balance y de pérdidas y ganancias
Crear nuevos grupos de cuentas y actualizar cuentas de mayor
Configurar el status de campo de cuentas de mayor
Comprender la funcionalidad de cuentas asociadas
Comprender gestión de cuenta en cuentas de mayor
Gestionar aspectos de monedas diferentes en contabilidad principal
Comprender los diferentes métodos de creación y actualización de cuentas de mayor
Comprender la función y la actualización del plan de cuentas del grupo y los planes de
cuentas del país
Actualizar centros de beneficio, centros de coste y segmentos
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75
141
163
177
183
Capítulo 2: Datos maestros
●
●
●
●
●
●
76
Comprender la estructura de las cuentas de deudor y acreedor
Crear un grupo de cuentas y actualizar las cuentas de deudores/acreedores
Comprender registros maestros de cuentas ocasionales
Controlar el status de campo en cuentas de deudor y acreedor
Configurar el principio de verificación doble
Manejar relaciones entre deudores y acreedores
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Capítulo 2
Lección 1
65
Actualización de cuentas de libro mayor
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se muestra cómo actualizar cuentas de mayor.
Ejemplo empresarial
El jefe de contabilidad ha decidido que el plan de cuentas y las parametrizaciones de sociedad
de las cuentas de mayor se puedan copiar de la sociedad 1000. Sin embargo, el
departamento de contabilidad precisa cuentas de mayor adicionales para gestionar pagos y
gastos de viajes autorizados. Los números de la cuenta de gastos deben estar en un intervalo
de números separado. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
●
●
●
●
●
●
●
Una comprensión del plan de cuentas
Una comprensión de la estructura de la cuenta de mayor
Una comprensión de las diferentes clases de cuentas de mayor
Una comprensión sobre cómo crear, actualizar y controlar cuentas de mayor
Una comprensión sobre cómo modificar simultáneamente varias cuentas de mayor
Una comprensión de términos como centro de beneficio y segmento
Una comprensión sobre cómo crear centros de beneficio, centros de coste y segmentos
For the demonstrations in this lesson, you have to make the following settings:
1. Create general ledger account No. 900001 based on the existing general ledger account
No. 900000 for company code 1000 (chart of accounts segment + company code
segment).
Consejo:
One of the main aims of this lesson is to equip the participants with the
knowledge of how to create a complete chart of accounts for their
company code by using the copy functions in the SAP ERP application
and to recognize the resulting advantages.
To begin with, explain the concepts of chart of accounts directory, chart
of accounts segment, and company code segment and provide
participants with an insight into the content that can be transferred
automatically using the copy function.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
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77
Capítulo 2: Datos maestros
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Comprender las parametrizaciones básicas de un plan de cuentas
Comprender la estructura de cuentas de mayor
Comprender la diferencia entre cuentas de balance y de pérdidas y ganancias
Crear nuevos grupos de cuentas y actualizar cuentas de mayor
Configurar el status de campo de cuentas de mayor
Comprender la funcionalidad de cuentas asociadas
Comprender gestión de cuenta en cuentas de mayor
Gestionar aspectos de monedas diferentes en contabilidad principal
Comprender los diferentes métodos de creación y actualización de cuentas de mayor
Comprender la función y la actualización del plan de cuentas del grupo y los planes de
cuentas del país
Plan de cuentas
Figura 21: Plan de cuentas
El plan de cuentas es una variante que contiene la estructura y la información básica de la
cuenta de mayor.
Un plan de cuentas se define con un ID de cuatro caracteres y tiene los siguientes
componentes:
●
●
●
●
●
●
●
78
Clave de plan de cuentas
Nombre del plan de cuentas
Idioma de actualización
Longitud del número de cuenta de mayor
Integración en CO
Plan de cuentas de grupo (Consolidación)
Indicador de bloqueo
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Se debe asignar el plan de cuentas (por ejemplo, INT, IKR, CAUS o cualquier otro plan de
cuentas aplicable para un país) a cada sociedad, que debe actualizar las cuentas según la
estructura del plan de cuentas en cuestión.
How to Display a Chart of Accounts
1. Show the chart of accounts.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Information System → General Ledger Reports → Master Data → Chart of
Accounts → Chart of Accounts.
b) Choose INT as the Chart of Accounts.
Nota:
When you double-click a general ledger account, the chart of accounts
segment of the account appears.
c) Choose Back.
2. Alternatively, perform the following steps:
a) Choose System → Services → Reporting.
b) Choose RFSKPL00 as Program.
c) Choose Execute to call up the chart of accounts directory.
d) Choose Back.
Parametrizaciones básicas de un plan de cuentas
Figura 22: Definición de un plan de cuentas
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79
Capítulo 2: Datos maestros
El idioma de actualización es el idioma en el que se actualizan las descripciones de las
cuentas.
El número de cuenta de una cuenta de mayor puede tener una longitud de entre 1 y 10 dígitos.
La integración entre cuentas de mayor y clases de coste le permiten controlar la actualización
del registro maestro de clase de coste.
Las clases de coste pueden crearse de forma manual o automática. Cuando graba una nueva
cuenta de mayor con creación automática, crea automáticamente una clase de coste
correspondiente. Sin embargo, como requisito previo se debe definir en Customizing un valor
propuesto para la categoría de clase de coste. Ante la falta de un valor propuesto, el sistema
asume que no debe crearse una clase de coste.
Puede asignar un número de cuenta de grupo para cada cuenta de mayor. Este número de
cuenta se utiliza para gestión de informes multisociedades si las sociedades utilizan
diferentes planes de cuentas. Para registrar una cuenta de grupo en la cuenta de mayor, debe
registrar un número de cuenta de grupo en el campo correspondiente en la definición de
cuenta de mayor (campo de entrada obligatoria). El sistema verifica si el número de cuenta
de grupo existe en el plan de cuentas de grupo.
Se puede bloquear un plan de cuentas incompleto. Cuando está bloqueado, ninguna sociedad
puede usar el plan de cuentas.
Puede obtener un directorio de las cuentas de mayor en su plan de cuentas del informe
RFSKPL00.
El plan de cuentas de mayor se utiliza para llevar a cabo las siguientes actividades:
●
●
Visualizar datos maestros de cuenta de mayor
Imprimir índices de cuentas de mayor
Asignar el plan de cuentas
Figura 23: Asignar el plan de cuentas
Debe asignarse un plan de cuentas a cada sociedad. Según el principio de variantes, es
posible asignar un plan de cuentas a varias sociedades.
El componente Controlling y el componente Gestión financiera emplean el mismo plan de
cuentas. Si las sociedades utilizan el Controlling multisociedades, deberán utilizar el mismo
plan de cuentas. En el ejemplo que se muestra en la figura, las sociedades CC1000 y CC2000
80
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
pueden llevar a cabo Controlling multisociedades, pero las sociedades CC2000 y CC3000 no
pueden hacerlo.
Puede utilizar el informe RFSKVZ00 para visualizar el directorio de cuentas de mayor con
datos específicos del plan de cuentas y de la sociedad.
A complete general ledger account consists of the following segments:
●
●
A chart of accounts segment
At least one company code segment
The chart of accounts segment contains information that applies to all company codes.
Information about accounts is summarized in a chart of accounts segment and
contains the following components:
●
●
●
●
Account number (maximum 10-digit long, numeric, alphanumeric)
Name of the account (as short and long text)
Control fields (for example, account group)
Consolidation fields (for example, company ID)
How to Display the Basic Settings of a Chart of Accounts and Assigning the Chart of
Accounts to Company Codes
1. To check the chart of accounts.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Information System → General Ledger Reports (New) → Master
Data → Chart of Accounts.
b) On the Chart of Accounts screen, enter chart of accounts INT.
c) Choose Execute.
d) Choose Find and enter 800000.
e) Press ENTER.
f) Double-click G/L account 800000.
g) On the Display G/L Account Chart of accts data screen, check the settings in the Type/
Description, Key word/translation, and Informatio n tabs.
2. Show the content of the chart of accounts.
a) In Customizing for Financial Accounting (New) under General Ledger Accounting
(new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Edit Chart of Account Lists.
b) On the Change View “List of All Charts of Accounts”: Overview screen, choose chart of
accounts INT.
c) Choose Details.
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81
Capítulo 2: Datos maestros
d) On the Change View “List of All Charts of Accounts”: Details screen, check the
description for the chart of accounts INT.
e) Return to the Customizing screen.
3. Company code 1000 uses chart of accounts INT.
a) In Customizing for Financial Accounting (New) under General Ledger Accounting
(new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Assign Company Code to
Chart of Accounts.
b) On the Change View “Assign Company Code → Chart Of Accounts”: Overview screen,
select company code 1000.
c) Check the field values for company code 1000.
d) Return to the Customizing screen.
4. Check the global data for company code.
a) In Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting → Global
Settings (New) → Global Parameters for Company Code → Enter Global Parameters.
b) On the Change View “Company Code Global Data”: Overview screen, select company
code 1000.
c) Choose Details.
d) Return to the main menu.
Segmentos del plan de cuentas
Figura 24: Segmentos del plan de cuentas
El plan de cuentas contiene información básica sobre cuentas. Esta información se resume en
un segmento del plan de cuentas.
El segmento del plan de cuentas de una cuenta de mayor contiene la siguiente
información:
●
●
82
Número de cuenta
Nombre de la cuenta (como texto breve y explicativo)
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
●
●
Campos de control
Campos de consolidación
Puede traducir el plan de cuentas a otros idiomas. La traducción le permite visualizar el
nombre de la cuenta en el idioma de entrada al sistema apropiado al visualizar y contabilizar
datos maestros. Si no traduce el plan de cuentas en el idioma de entrada al sistema, el
nombre de cuenta aparece en el idioma de actualización del plan de cuentas.
Se puede asignar texto con información diversa a cada segmento del plan de cuentas.
You can display general ledger account text using the Account Assignment Manual
(RFSKTH00) report. The general ledger account texts are offered again at company code
level. You can also print them using report RFSKTH00.
Complete the following steps to change the layouts of individual tab pages:
On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger
Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Additional
Activities → Layouts for Individual Processing → Define Layout.
Campos en un segmento del plan de cuentas
Figura 25: Campos en un segmento del plan de cuentas
La información que indica en el segmento del plan de cuentas para una cuenta de mayor
aplica a todas las sociedades. Debe registrar esta información sólo una vez.
Los textos registrados para el segmento del plan de cuentas se actualizan por ID de texto e
idioma. Puede visualizar textos utilizando el informe Imputación manual (RFSKTH00).
Se utilizan palabras clave para buscar números de cuenta
Layout de las etiquetas
Puede definir y modificar el layout de las etiquetas para el tratamiento individual de los datos
maestros de la cuenta de mayor.
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83
Capítulo 2: Datos maestros
En las pestañas se pueden realizar las siguientes modificaciones:
●
●
●
●
El número de etiquetas
El título de las etiquetas
Los grupos de campo requeridos y su posición en las etiquetas
Los layouts (para el tratamiento central y para el tratamiento en el plan del área específica
de cuentas y sociedades)
Nota:
La versión estándar de SAP ERP contiene layouts para diversas funciones de
tratamiento. Puede copiar estos layouts y ajustarlos para satisfacer sus
requisitos. Luego, puede asignarlos a su plan de cuentas o a sus grupos de
cuentas.
Segmento de sociedad
Figura 26: Segmento de sociedad
Para utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado en su sociedad, debe crear un
segmento de sociedad para la cuenta. Este segmento de sociedad junto con el segmento del
plan de cuentas forman una cuenta.
Con esta información en el segmento de sociedad se controla la entrada de documentos
contables y la gestión de datos contables.
En la figura, la sociedad no utiliza la cuenta 000002, pero otra sociedad podría utilizarla. Por
ejemplo, se gestiona una cuenta de balance en moneda local en la moneda de un país en el
que la sociedad no tiene interlocutores comerciales. Sin embargo, otra sociedad en el grupo
puede tener un interlocutor comercial en ese país.
84
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Campos en el segmento de sociedad
Figura 27: Campos en el segmento de sociedad
Una cuenta de mayor puede tener varios segmentos de sociedad. Por ejemplo, puede fijar el
indicador Categoría fiscal para una sociedad específica con el fin de incluir los impuestos
cuando se emplean cuentas de gastos. Para otras sociedades, puede elegir no fijar este
indicador.
Puede definir la siguiente información para una sociedad:
●
●
●
●
●
●
●
●
Moneda
Impuestos
Cuenta asociada
Visualización de partidas individuales
Clave de clasificación
Grupo de status de campo
Banco propio
Información del cálculo de intereses
Como se especificó en la figura para el segmento de plan de cuentas, puede gestionar texto
mediante las funciones de ID de texto e idioma.
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85
Capítulo 2: Datos maestros
Plan de cuentas y varias sociedades
Figura 28: Un plan de cuentas y varias sociedades
Cada sociedad que necesite usar cuentas del plan de cuentas asignado debe crear su propio
segmento de sociedad. Esto se debe a que los números y los nombres de cuentas se
actualizan en el segmento del plan de cuentas. Por lo tanto, las cuentas actualizan los mismos
nombres y números en todas las sociedades asignadas.
How to Create the Chart of Accounts Segment of a General Ledger Account
1. Account 800004, which only has a chart of accounts segment, is required in company
code 1000. Therefore, you need to extend the company code segment.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company
Code.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Values
800004
1000
c) Choose G/L account → Create with reference.
d) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Values
800000
1000
e) Choose Enter.
f) Delete the entry in the Alternative Account Number field.
86
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
g) Choose Save.
How to Display the General Ledger Account List
1. Show the general ledger account list.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Information System → General Ledger Reports (New) → Master Data → G/L
Accounts List.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Chart of Accounts
Company Code
Output Control
Values
INT
GR00
Creation Date for Company Code
c) Choose Execute.
d) Choose Back twice.
Cuentas de balance y de pérdidas y ganancias
Figura 29: Cuentas de balance y de pérdidas y ganancias
En el segmento del plan de cuentas debe especificar si la cuenta es una cuenta de balance o
una cuenta de pérdidas y ganancias.
Las cuentas se tratan de forma diferente durante el cierre de la siguiente manera:
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87
Capítulo 2: Datos maestros
Clase de cuenta
Descripción
Cuenta de pérdidas y ganancias
El saldo se transfiere a una cuenta de
remanente y la cuenta de pérdidas y
ganancias se establece en cero. Se asigna
una clave X a la cuenta a la que se transfiere
el saldo. Debe introducir esta clave en el
campo Tipo de cuenta de PyG en el segmento
del plan de cuentas.
Balance
El saldo se transfiere a la misma cuenta.
Los usuarios pueden definir la cuenta de remanente en Customizing. Puede asignar esta
cuenta a cuentas de gastos durante la creación del registro maestro de la cuenta de mayor.
Según la cantidad de cuentas de remanente, aplican los siguientes casos:
Cantidad de cuenta(s) de remanente
Utilización
Más de una
Debe seleccionar la cuenta de remanente
para cada cuenta de pérdidas y ganancias.
Uno
El sistema asigna automáticamente esta
cuenta como la cuenta de remanente al crear
cuentas de PyG.
How to Distinguish Between Balance Sheet and Profit and Loss Statement Accounts
1. Show the balance sheet account and profit and loss statement account.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of
Accounts.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Account
Chart of Accounts
Values
14000
INT
c) Choose Enter.
d) On the Type/Description tab page, show the Balance sheet account selection button.
e) Then, use the following information to change the general ledger account:
Field Name or Data Type
G/L Account
Chart of Accounts
Values
800000
INT
f) Choose Enter.
88
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
g) On the Type/Description tab page, show the P&L statement account selection button.
How to Maintain Retained Earnings Accounts
1. Display the profit and loss account.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of
Accounts.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Account
Chart of Accounts
Values
800000
INT
c) Choose Enter.
Nota:
The profit and loss statement account type x can be seen on the Type/
Description tab page under Detailed Control for P&L Statement Accounts.
d) Choose Back.
2. Define an additional retained earnings account.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger
Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Retained
Earnings Account.
b) Enter INT in Chart of Accounts.
c) Choose Continue.
d) Enter the following values:
Field Name or Data Type
P&L Statement Account Type
Account
Values
Z
900001
e) Choose Save.
f) Choose Back.
3. Change a retained earnings account.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of
Accounts.
b) Enter the following values:
© Copyright . Reservados todos los derechos.
89
Capítulo 2: Datos maestros
Field Name or Data Type
G/L Account
Chart of Accounts
Values
800000
INT
c) Choose Enter.
d) Choose G/L Account → Change.
e) Enter Z for P&L Statement Account Type.
f) Choose Save.
g) Choose Back.
Grupos de cuentas para cuentas de mayor
Figura 30: Grupos de cuentas para cuentas de mayor
Dado que un plan de cuentas contiene muchas clases diferentes de cuentas, puede agrupar
estas cuentas en diferentes grupos de cuentas.
Un plan de cuentas contiene muchas clases diferentes de cuentas, puede agrupar estas
cuentas en diferentes grupos de cuentas.
Varias cuentas se pueden agrupar de la siguiente manera:
●
●
●
●
Cuentas monetarias
Cuentas de existencias
Cuentas de activo
Cuentas de pérdidas y ganancias
Asignando un rango de números a un grupo de cuentas puede asegurarse de que las cuentas
de la misma clase se incluyan en el mismo intervalo de números. Los números de los
intervalos de grupos de cuentas pueden superponerse.
90
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Debe registrar el grupo de cuentas en el segmento del plan de cuentas de los datos maestros
de la cuenta de mayor. El grupo de cuentas controla el aspecto del segmento de sociedad de
una cuenta de mayor. Por ejemplo, para visualizar todas las partidas individuales de sus
cuentas monetarias, en Customizing , modifique el status de campo a visualización de
partidas individuales a un campo obligatorio para el grupo de cuentas Cuentas monetarias .
El sistema SAP ERP contiene grupos de cuentas predefinidos.
Before creating accounts in the chart of accounts, you must create account groups.
You can then use these account groups to perform the following actions:
●
●
●
Create group accounts of the same type, such as material, reconciliation, and profit and
loss statement
Control the number ranges of general ledger accounts.
Control the field status (screen layout) of the company code segment of the general
ledger account.
How to Display Account Groups
1. Show the account group in the general ledger account.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of
Accounts.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Account
Chart of Accounts
Values
140000
INT
c) Show the selection options in the Account Group field.
Nota:
Account 140000 uses the account group General Ledger Account.
d) Choose Back.
How to Create New Account Groups and Maintain General Ledger Accounts
1. Name the segments that form a general ledger account.
a) Chart of accounts segment
b) Company code segment
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91
Capítulo 2: Datos maestros
2. When you copied company code 1010 in the previous exercise, the chart of accounts and
the company code segment for your company code were also copied. In addition, the
associated account groups were also copied with the chart of accounts. For the general
ledger accounts mentioned in the business scenario, the accounting department needs
two additional account groups: one for expenses and the other for disbursements.
Copy account group ERG within your Charts of Accounts (INT) to the new account group
AE ## with the description, Authorized expenses ##. In addition, change the number
range for account group AE ## to AE0000-AE9999.
Copy account group SAKO within your Chart of Accounts (INT) to the new account group
CD## with the description, Cash expenses ##. In addition, change the number range for
the account group CD## to CD0000-CD9999.
Field Name
Values
G/L Account
140000
Chart of Accounts
INT
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → General Ledger
Accounting (New) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Account
Group.
b) Scroll down to your chart of accounts INT.
c) Choose the account groups SAKO , General G/L Accounts II and ERG , Profit and Loss
Statement Accounts for your chart of accounts, and select Copy As.
d) Overwrite the account groups with the following values:
Field Name
Overwrite the ERG account group
Account Group
Name
From Account
To Account
Overwrite the SAKO account group
Account Group
Name
From Account
To Account
Values
AE##
Authorized Expenses##
AE0000
AE9999
CD##
Cash Disbursement##
CD0000
CD9999
e) Press ENTER.
f) Choose Save.
3. Create two general ledger accounts for authorized expenses: entertainment expenses and
sports car rental). To create the accounts, use the reference accounts provided and the
new account group AE##.
92
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Field Name
Account Number
Reference Account Number
Value
AE01##, AE02##
400000
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing
→ Centrally.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Values
AE01##
GR##
c) Choose G/L Account → Create with reference.
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Values
400000
GR##
d) Choose Continue.
e) Enter the following information:
Field Name or Data Type
Account Group
Short Text
G/L Account Long Text
Group Account Number
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Values
AE## (authorized expenses ##)
Entertainment ##
Entertainment expenses ##
312600
93
Capítulo 2: Datos maestros
Consejo:
To configure settings to display key information, such as AE## and
CD##, in all dropdown lists, perform the following steps:
a) Press ALT + F12.
b) Select Options
c) Expand Folder Interaction Design
d) Select Visualization 1
e) In the Controls section of the screen, select the Show keys within
dropdown lists indicator.
f) Press OK
f) Choose the Control Data tab page and delete the entry in the Alternative Account
Number field.
g) Choose Save.
h) If necessary, confirm the information message with Enter.
i) Repeat steps (a) to (h) to create expense account AE02##.
94
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 2
Ejercicio 7
75
Crear nuevos grupos de cuentas y crear
cuentas de mayor
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad necesita que determinadas cuentas de mayor gestionen
pagos y gastos de viajes autorizados. Un gasto de viajes autorizado es un gasto de 10.000
unidades en moneda local aprobado por el jefe de contabilidad.
Los números de cuenta de gastos deberán entrar en el rango de AE0000 y AE9999. Los
números de cuenta de pagos deberán entrar en el rango de CD0000 y CD9999.
Cree cuentas de mayor.
1. Mencione los segmentos que forman parte de una cuenta de mayor.
2. Cuando copió la sociedad 1010 en el ejercicio anterior, copió también el plan de cuentas y
el segmento de sociedad para la sociedad. Los grupos de cuentas asociados también se
copiaron con el plan de cuentas. Para las cuentas de mayor mencionadas en el escenario
empresarial, el departamento de contabilidad necesita dos grupos de cuentas adicionales:
una para gastos y la otra para pagos.
Copie el grupo de cuentas ERG de su Plan de cuentas (INT) en el nuevo grupo de cuentas
AE## con la descripción Gastos autorizados ##. Cambie el rango de números para el
grupo de cuentas AE## a AE0000-AE9999 según corresponda.
Copie el grupo de cuentas SAKO de su Plan de cuentas (INT) en el nuevo grupo de cuentas
CD## con la descripción Gastos en efectivo ##. Cambie el rango de números para el
grupo de cuentas CD## a CD0000-CD9999 según corresponda.
3. Cree dos cuentas de mayor para gastos autorizados (costes de manutención y alquiler de
vehículo deportivo). Para crear las cuentas, use las cuentas de referencia provistas y el
nuevo grupo de cuentas AE##.
Consejo:
Antes de grabar, debe borrar la entrada en el campo Número de cuenta
alternativo.
Nombre de campo o tipo de datos
Número de cuenta
Números de cuenta de referencia
Valor
AE01##, AE02##
400000
4. Cree una cuenta de mayor para cada cuenta de pagos en efectivo. Para crear las cuentas,
utilice las cuentas de referencia proporcionadas. Utilice el nuevo grupo de cuentas CD##
para las nuevas cuentas.
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95
Capítulo 2: Datos maestros
Consejo:
Antes de grabar, debe borrar la entrada en el campo Número de cuenta
alternativo.
Nombre de campo o tipo de datos
Número de cuenta
Números de cuenta de referencia
Valor
CD03##
Para cuentas CD03## -> cuenta de
mayor
113100
5. Visualice el plan de cuentas para su sociedad.
96
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Capítulo 2
Solución 7
77
Crear nuevos grupos de cuentas y crear
cuentas de mayor
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad necesita que determinadas cuentas de mayor gestionen
pagos y gastos de viajes autorizados. Un gasto de viajes autorizado es un gasto de 10.000
unidades en moneda local aprobado por el jefe de contabilidad.
Los números de cuenta de gastos deberán entrar en el rango de AE0000 y AE9999. Los
números de cuenta de pagos deberán entrar en el rango de CD0000 y CD9999.
Cree cuentas de mayor.
1. Mencione los segmentos que forman parte de una cuenta de mayor.
a) Segmento del plan de cuentas
b) Segmento de sociedad
2. Cuando copió la sociedad 1010 en el ejercicio anterior, copió también el plan de cuentas y
el segmento de sociedad para la sociedad. Los grupos de cuentas asociados también se
copiaron con el plan de cuentas. Para las cuentas de mayor mencionadas en el escenario
empresarial, el departamento de contabilidad necesita dos grupos de cuentas adicionales:
una para gastos y la otra para pagos.
Copie el grupo de cuentas ERG de su Plan de cuentas (INT) en el nuevo grupo de cuentas
AE## con la descripción Gastos autorizados ##. Cambie el rango de números para el
grupo de cuentas AE## a AE0000-AE9999 según corresponda.
Copie el grupo de cuentas SAKO de su Plan de cuentas (INT) en el nuevo grupo de cuentas
CD## con la descripción Gastos en efectivo ##. Cambie el rango de números para el
grupo de cuentas CD## a CD0000-CD9999 según corresponda.
a) En la pantallaCustomizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad
principal (Nuevo) → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento
Inicial → Definir grupo de cuentas.
b) Desplácese hasta el plan de cuentas INT.
c) Seleccione los grupos de cuentas SAKO, Cuentas de mayor General II y ERG, Cuentas
de pérdidas y ganancias para su plan de cuentas, y seleccione Copiar como.
d) Sobrescriba los grupos de cuentas con los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sobrescribir el grupo de cuentas ERG
Grupo de cuentas
Nombre
© Copyright . Reservados todos los derechos.
AE##
Gastos autorizados ##
97
Capítulo 2: Datos maestros
Nombre de campo o tipo de datos
De cuenta
A cuenta
Sobrescribir el grupo de cuentas SAKO
Grupo de cuentas
Nombre
De cuenta
A cuenta
Valores
AE0000
AE9999
CD##
Pago en efectivo ##
CD0000
CD9999
e) Pulse INTRO.
f) Seleccione Grabar.
3. Cree dos cuentas de mayor para gastos autorizados (costes de manutención y alquiler de
vehículo deportivo). Para crear las cuentas, use las cuentas de referencia provistas y el
nuevo grupo de cuentas AE##.
Consejo:
Antes de grabar, debe borrar la entrada en el campo Número de cuenta
alternativo.
Nombre de campo o tipo de datos
Número de cuenta
Números de cuenta de referencia
Valor
AE01##, AE02##
400000
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → Central.
b) Introduzca la siguiente información:
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de mayor
Sociedad
Valores
AE01##
GR##
Nota:
También puede utilizar el código de operación FS00 para acceder al
registro maestro de mayor de forma centralizada.
c) Seleccione Cuenta de mayor → Crear con modelo.
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de mayor
98
Valores
400000
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Valores
GR##
d) Seleccione Continuar.
e) Introduzca la siguiente información:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo de cuentas
Texto breve
Txt.expl.cta.mayor
N.º de cuenta del grupo
Valores
AE## (gastos autorizados ##)
Manutención ##
Costes de manutención ##
312600
Consejo:
Para configurar parametrizaciones para visualizar información clave,
como AE## y CD##, en todas las listas desplegables, siga los siguientes
pasos:
a) Pulse ALT + F12.
b) Seleccione Opciones
c) Expanda Diseño de interacción de carpetas
d) Seleccione Visualización 1
e) En la sección Controles de la pantalla, seleccione el indicador Mostrar
claves en listas desplegables.
f) Pulse OK
f) Seleccione la etiquetaDatos de control y borre la entrada en el campo Número de
cuenta alternativo.
g) Seleccione Grabar.
h) En caso de ser necesario, confirme el mensaje informativo con Intro.
i) Repita los pasos (a) a (h) para crear otra cuenta de gastos AE02##.
4. Cree una cuenta de mayor para cada cuenta de pagos en efectivo. Para crear las cuentas,
utilice las cuentas de referencia proporcionadas. Utilice el nuevo grupo de cuentas CD##
para las nuevas cuentas.
Consejo:
Antes de grabar, debe borrar la entrada en el campo Número de cuenta
alternativo.
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99
Capítulo 2: Datos maestros
Nombre de campo o tipo de datos
Número de cuenta
Números de cuenta de referencia
Valor
CD03##
Para cuentas CD03## -> cuenta de
mayor
113100
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → Central.
b) Introduzca la siguiente información:
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de mayor
Sociedad
Valores
CD03##
GR##
Nota:
También puede utilizar el código de operación FS00 para acceder al
registro maestro de mayor de forma centralizada.
c) Seleccione Cuenta de mayor → Crear con modelo.
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de mayor
Sociedad
Valores
113100
GR##
d) Seleccione Continuar.
e) Introduzca la siguiente información:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo de cuentas
Texto breve
Txt.expl.cta.mayor
N.º de cuenta del grupo
Valores
Pagos en efectivo ##
Pagos GR##
Pagos GR##
110100
f) Seleccione la etiqueta Controlar datos y borre el número de cuenta alternativo.
g) Seleccione Grabar.
h) En caso de ser necesario, confirme los mensajes informativos con Intro.
5. Visualice el plan de cuentas para su sociedad.
100
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Sistema de información → Informes de libro mayor (Nuevo) → Datos
maestros → Índice de cuentas de mayor.
b) Introduzca la siguiente información:
Nombre de campo o tipo de datos
Plan de cuentas
Sociedad
Valores
INT
GR##
c) Seleccione Ejecutar.
Nota:
Este informe muestra los datos maestros de cada cuenta de mayor. Utilice
el icono de Binoculares (Ctrl + F) para navegar por las nuevas cuentas de
mayor creadas.
d) Seleccione Atrás.
e) Desmarque todas las casillas de selección en la sección Control de salida.
f) Ejecute el informe nuevamente.
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101
Capítulo 2: Datos maestros
Status de campo controlado de grupo de cuentas
Figura 31: Status de campo de datos maestros
What is the purpose of the field status?
●
●
Superfluous field groups or fields are hidden. For example, an asset account does not
require information related to interest calculation, while a bank may require this
information).
For example to avoid input errors for cash accounts, the line item display should always
be activated in the master record.
El status de campo le permite controlar la visualización y la actualización de los datos
maestros de una cuenta.
Puede fijar cualquiera de los siguientes como el status de un campo:
Status
Asignación de plan de cuentas
Visualizar
Para campos cuyos valores no deben
modificarse
Ocultar
Entrada obligatoria
Entrada opcional
102
Para campos que no utiliza
Para campos en los que debe introducir un
valor
Para campos que contienen una entrada,
pero que no son requeridos
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
La aplicación SAP ERP agrupa los campos. Puede establecer un status de campo común para
todos los campos de un grupo. Por ejemplo, puede fijar un status para los campos indicador
de cálculo de intereses, ciclo de interés y última fecha clave de cálculo de intereses.
Los campos Moneda de la cuenta y Grupo de status de campo son siempre campos de
entrada obligatoria. El status para estos campos no se puede modificar.
Consejo:
Incluso cuando se suprimen los campos, pueden contener valores que todavía
tienen efecto.
You can use one of the following options to control the field status:
●
●
Account group-specific
Transaction-specific
Status de campo para datos maestros de mayor
Figura 32: Status de campo para datos maestros de mayor
El grupo de cuentas generalmente controla el status de campo. Normalmente sólo usa
controles específicos de la operación para especificar lo que se puede editar al modificar
datos maestros.
Pueden existir casos en que desee que nadie modifique campos específicos luego de creado
el registro maestro. Por ejemplo, fija que la moneda de su cuenta monetaria sea GBP y desea
que nadie pueda modificarla. En este caso, asignaría el status Visualizar al campo relevante
para la acción Modificar en la operación Definir layout de pantalla para cada operación en
Contabilidad principal Customizing.
Para cada campo, la aplicación SAP ERP tiene en cuenta las definiciones de status de campo
del grupo de cuentas y la operación y utiliza el que tiene una mayor prioridad.
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103
Capítulo 2: Datos maestros
El siguiente orden aplica en el sistema SAP ERP, con prioridad decreciente:
Ocultar
●
Visualizar
●
Entrada obligatoria
●
Entrada opcional
●
Los campos a los que se accede con la operación Visualizar datos maestros se pueden
visualizar u ocultar, ya que no se pueden registrar datos en una operación Visualizar. Si no
desea utilizar el control específico de operación, puede fijar el status del campo para todos los
campos en Opcional. Puesto que el status de campo Opcional tiene la prioridad más baja,
siempre se utiliza el control específico del grupo de cuentas para definir el status de campo.
How to Demonstrate the Functionality of Field Status
1. Show the field status.
a) On the SAP Easy Access menu, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company
Code.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Accounts
Company Code
Values
140000
1000
c) Choose Enter.
d) Choose G/L Account → Change.
e) Delete EUR from the Account currency field.
f) Choose Save.
Nota:
The error message Fill in all required entry fields appears.
g) Reset the change in the Account currency field.
h) Choose Back.
How to Maintain an Account Group-Specific Field Status
You can use one of the following options to control the field status:
●
104
Account group-specific
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
●
Transaction-specific
1. Change field status.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger
Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Account
Group.
b) Select Position.
c) Enter the following information:
Field Name or Data Type
Chart of Accounts
Account Group
Values
INT
GL
d) Select this account group.
e) Choose Edit → Field status → Edit.
f) Double-click the Account control group.
g) Enter the following information:
Field Name or Data Type
Currency
From Tax category
To Tolerance group
Values
Required
Display
Display
h) Choose Save.
2. Show effect in the general ledger account master record.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In
Company Code.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Accounts
Company Code
Values
140000
1000
c) Choose Enter.
d) Choose G/L Account → Change.
Result: You cannot change the fields Tax category or Tolerance group.
e) Choose Back.
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105
Capítulo 2: Datos maestros
How to Maintain a Transaction-Specific Field Status
Perform the following steps to view the field status of an account group:
1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger
Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Account
Group.
2. Select the required account group.
3. Choose Print field status.
1. Change field status.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger
Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Additional
Activities → Define Screen Layout for Each Transaction.
b) Select the activity type Change.
c) Choose Edit → Edit field status.
d) Double-click the Account control group.
e) Enter the following information:
Field Name or Data Type
Currency
From Tax Category
To Tolerance Group
Values
Required
Suppress (previously: Optional)
Suppress (previously: Optional)
f) Choose Save.
2. Change the master record.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In
Company Code.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Accounts
Company Code
Values
140000
1000
c) Choose Enter.
d) Choose G/L Account → Change.
Result: Fields or field groups from Tax category to Tolerance group are hidden from
display.
106
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
e) Choose Back.
Atención:
Ensure that you reset all the changes that you made in the account group
and the transaction-specific field status (Optional status) after the Demo.
Cuentas asociadas
Figura 33: Cuentas asociadas
The report carries out a reconciliation between the general ledger and the subledgers from
the following path: On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → General Ledger → Periodic Processing → Closing → Check/Count
→ Reconciliation.
The report also carries out an extended reconciliation in Financial Accounting. As part of the
monthly general ledger closing, it performs the following consistency checks:
1. Debit and credit transaction figures of the customer, vendor, and general ledger accounts
with the debit and credit totals of the posted documents (previous function of report
SAPF070 ).
2. Debit and credit transaction figures of customer, vendor, and general ledger accounts
with the debit and credit totals of the application indexes (secondary index).
The application indexes are required by the system for accounts with open item
management or line item display.
All the results of the reconciliation are connected to history management. You can, therefore,
make statements about the time of the report and the correctness of the reconciliation work.
Las cuentas asociadas son cuentas de mayor que reciben contabilizaciones de libros
auxiliares.
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107
Capítulo 2: Datos maestros
Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan
automáticamente en las cuentas asociadas asignadas. Esto garantiza que el libro mayor esté
siempre actualizado.
Debe registrar una clase de cuenta en el campo Cuenta asociada para clase de cuenta en la
sección de segmento de sociedad de los datos maestros de cuenta de mayor.
La cuenta asociada sólo será válida para la clase de cuenta especificada.
Las siguientes son típicas clases de cuentas asociadas:
Créditos
●
Acreedores
●
Nota:
Los importes no pueden contabilizarse directamente en las cuentas asociadas.
Si desea observar las cuentas de interlocutor comercial asignadas a una cuenta asociada
específica, utilice las selecciones libres para seleccionar el campo para la cuenta asociada en
la lista de deudores o acreedores (RFDKVZ00 oRFKKZV00).
How to Display Reconciliation Accounts
The reconciliation account connects a subledger to the general ledger in real-time. The
following subledgers are connected to the general ledger using reconciliation accounts:
●
●
●
●
Accounts Receivable
Accounts Payable
Assets
Contract Accounts Receivable and Payable
1. Show the reconciliation account.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In
Company Code.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Accounts
Company Code
Values
140000
1000
c) Choose Enter.
d) Show the possible entries for the Reconciliation account for acct type field.
108
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Consejo:
You cannot define any new account types. You can only differentiate
receivable accounts using different reconciliation accounts.
Partidas individuales y partidas abiertas en Contabilidad principal
Figura 34: Visualización de partidas individuales (Vista de entrada)
Line items are items posted to a specific account. In contrast to a document item, a line item
only contains information relevant from the account view.
You can display the following line items in a general ledger account:
●
●
●
●
Open items
Cleared items
Noted items
Parked items
You can define whether an account is managed with line items in the master record of the
general ledger account.
You can activate the line item display for an account later (for an account that has already
been posted to) using the report RFSEPA01.
The following prerequisites need to be met to activate the line item display for an
account already posted to:
●
●
Line item display is active in the general ledger account
The account is blocked for posting during the changeover
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109
Capítulo 2: Datos maestros
When you demonstrate a line item display, the logic in the new general ledger changes. The
items are only shown under Account → Display/Change Line Items (FBL3N) if the Line Item
Management switch is activated.
If general ledger view is selected, items are shown under Account → Display/Change Line
Items (new) ( FAGLL03 ), but if entry view is selected, items are shown only if the Line Item
Management switch is also activated.
Las cifras de movimientos son combinaciones de contabilizaciones de partidas individuales
en el Debe o el Haber. El saldo se define como la diferencia entre la cifra de movimientos en el
Debe y la cifra de movimientos en el Haber.
Visualización de partidas individuales es un campo de control en el segmento de sociedad de
una cuenta.
En la siguiente tabla, se explica el efecto del campo Visualización de partidas individuales:
Cuentas
Sin visualización de partidas individuales
Con visualización de partidas individuales
Descripción
Cuando se contabiliza un documento en esta
cuenta, sólo se actualizan las cifras de
movimiento. Cuando los usuarios desean
consultar su cuenta en línea, sólo pueden ver
el saldo.
Los datos más importantes de las partidas
individuales contabilizadas se almacenan en
una tabla de índices especial. Debido a que
estos datos se almacenan en documentos,
requieren almacenamiento y hora del
sistema adicionales. Cuando los usuarios
desean consultar su cuenta en línea, pueden
visualizar tanto el saldo como las partidas
individuales. Puede utilizar el informe
RFSEPA01 para activar la visualización de
partidas individuales.
Uso de Visualiz.part.indiv.
Puesto que la Visualización de partidas individuales consume recursos adicionales del
sistema, sólo debe utilizarla si no existe otra manera de consultar las partidas individuales.
En la nueva Contabilidad principal activa hay una Vista de entrada y una Vista de libro mayor
para un documento. En la nueva Contabilidad principal, el indicador relacionado con el control
de la gestión de partidas individuales hace referencia a la vista de entrada de documentos. En
la vista de libro mayor, las partidas individuales en todas las cuentas están siempre visibles.
La visibilidad no puede modificarse ya que un libro auxiliar no puede explicar totalmente al
libro mayor. Por ejemplo, un centro de beneficio y segmento registrados en las partidas
durante el desglose de documentos no se visualizan en el libro auxiliar.
If the indicator Open Item Management is set in the master record for a general ledger
account, the items belonging to this account are either open items or cleared items. The
balance of an account with open item management is always the balance of the open items.
110
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Manage general ledger accounts with open item management to check whether an offsetting
posting has already taken place for a business transaction.
Gestión de partidas abiertas
Figura 35: Gestión de partidas abiertas
Cuando el indicador de Gestión de partidas individuales se fija en registro maestro para
una cuenta de libro mayor, las partidas que pertenecen a esta cuenta pueden encontrarse
en uno de los siguientes estados:
●
●
Abierto
Compensada
Las cuentas con gestión de partidas abiertas deben tener activada la visualización de partidas
individuales. La gestión de partidas abiertas es un requisito previo para controlar si una
determinada operación comercial tiene una contrapartida. Puesto que las partidas abiertas y
compensadas se pueden visualizar por separado, es fácil identificar las operaciones que falta
compensar.
Debe utilizar la gestión de partidas abiertas para las siguientes cuentas:
●
●
●
Cuentas bancarias de compensación
Cuentas de compensación para una entrada de mercancías o una recepción de facturas
Cuentas de compensación de nóminas
Sólo podrá activar o desactivar la gestión de partidas abiertas cuando el saldo de la cuenta
sea cero.
Si la gestión de partidas abiertas se configuró por ledger, la funcionalidad Compensación
específica de grupos de ledger (gestión de partidas abiertas por ledger) se encuentra
disponible de EHP 3 (Paquete de mejoras 3). Esta función también puede ejecutarse más
adelante si se cumplen ciertas condiciones.
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111
Capítulo 2: Datos maestros
How to Use the Account line Item Display
1. Display an account with and without line item display.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company
Code.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Accounts
Company Code
Values
Values
140000
113100
1000
1000
c) In the Account Management in Company Code area, choose Enter to display the Line
item Display field.
How to Use the Open Item Management
If the indicator Open Item Management is set in the master record for a general ledger
account, the items belonging to this account are either open items or cleared items.
1. Activate Open Item Management and Line Item Display.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company
Code.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Accounts
Company Code
Values
140000
1000
c) Choose Enter to display the Account Control in Company Code area.
d) Choose Back.
2. Show open items.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Account → Display/Change Line Items.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
112
Values
113101
1000
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Field Name or Data Type
All Items
Values
c) Scroll down to display cleared items.
d) Choose Back.
Cuentas en moneda local
Figura 36: Cuenta en moneda local
Al definir una sociedad, quizás necesite también definir la moneda de la sociedad.
Puede seleccionar una de las siguientes monedas como moneda de cuenta:
●
●
Moneda local
Moneda extranjera
Como norma, al crear una cuenta de mayor, el sistema SAP ERP toma la moneda local como
la moneda de cuenta propuesta.
Si selecciona la moneda local, puede contabilizar esta cuenta de mayor en cualquier moneda.
Otras monedas se convierten a la moneda local para cada partida individual.
Se aplica la contabilización de partidas en diferentes monedas esté o no esté activada la
visualización de partidas individuales.
To avoid differences in exchange rates during postings, you can set an indicator for accounts
that can be posted to in different currencies, but where clearing may only be completed in
the local currency.
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113
Capítulo 2: Datos maestros
How to Post an Account (Local Currency) and Display Balances
If you have posted to an account, you can only change the currency of that account if the
balance in it is zero.
1. Create a general ledger posting.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
Company Code
Document Date
Posting Date
Currency
1. G/L Account Item
G/L Account
D/C
Amount
2. G/L Account Item
G/L Account
D/C
Amount
Values
1000 (check)
Current Date
Current Date
USD
100000
Debit
5000
113101
Credit
5000
c) Choose Document → Post.
d) Choose Exit.
2. Show balance display.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Account → Display Balances.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Fiscal Year
114
Values
113101
1000
Current Fiscal Year
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Field Name or Data Type
Business Area
Values
Blank
c) Choose Execute.
d) Choose Edit → Other document currency.
e) Select USD as the currency to display the amount you have just posted.
f) If required, display the Account Currency (Local Currency) in the G/L Account master
record.
g) Choose Back.
Casilla de selección Saldos sólo en moneda local
Figura 37: Saldos sólo en moneda local
Si el indicador Saldos sólo en moneda local está seleccionado en el registro de datos
maestros, las cifras de movimientos son gestionadas únicamente para importes que han sido
convertidos a la moneda local.
Debe seleccionar este campo para compensar cuentas cuando quiera compensar cuentas
imputando partidas con el mismo importe en moneda local con otra, sin necesidad de
contabilizaciones de redondeos por diferencia de cambio.
Fije el indicador Saldos sólo en moneda local en la cuenta de descuento por pronto pago y la
cuenta de compensación EM/RF. Evite fijar este indicador en cuentas asociadas para
deudores o acreedores. Este indicador suele estar fijado en las cuentas de balance que no se
gestionan en monedas extranjeras y ni en partidas abiertas.
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115
Capítulo 2: Datos maestros
How to Display Balances Only in Local Currency
This indicator is used for accounts that can be posted to in different currencies, but where
clearing is done only in the local currency to avoid exchange rate difference postings.
1. Create general ledger account posting.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Company Code
Document Date
Posting Date
Currency
1. G/L Account Item
G/L Account
D/C
Amount
2. G/L Account Item
G/L Account
D/C
Amount
Values
1000 (check)
Current Date
Current Date
USD
100000
Debit
5000
113100
Credit
5000
c) Choose Document → Post.
d) Choose Exit.
2. Show balance display.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Account → Display Balances.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Fiscal Year
Business Area
Values
113100
1000
Current Fiscal Year
Blank
c) Choose Execute.
116
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
d) Choose Edit → Other document currency.
Nota:
The transaction figures are only updated in local currency. You cannot
select the foreign currency USD.
e) Choose Back twice.
3. Show settings in the general ledger account.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In
Company Code.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Values
113100
1000
c) Choose Enter.
d) On the Control Data tab page, show the Only balances in local currency field.
e) Choose Back.
Cuentas en moneda extranjera
Figura 38: Cuentas en moneda extranjera
If you select a foreign currency as the account currency, then you can only post amounts in
the selected foreign currency to this account. Transaction figures and line items are
managed in the account currency and the local currency.
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117
Capítulo 2: Datos maestros
Al fijar cuentas con una moneda extranjera, la cuenta puede contabilizarse sólo en esta
moneda extranjera.
How to Display and Post Accounts in Foreign Currency
Transaction figures and line items are managed in the account currency and the local
currency.
For example, a company has a foreign exchange account in USD at its house bank. The
corresponding general ledger account in the general ledger is managed with the account
currency USD to ensure reconciliation with the bank account at any time.
1. Show account master data.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In
Company Code.
b) Enter the following information:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Values
113150
1000
c) Choose Enter to display account currency USD.
d) Choose Back.
2. Create general ledger account posting.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Company Code
Document Date
Posting Date
Currency
1. G/L Account Item
G/L Account
D/C
Amount
2. G/L Account Item
G/L Account
D/C
118
Values
1000 (check)
Current Date
Current Date
EUR
100000
Debit
2000
113150
Credit
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Field Name or Data Type
Amount
Values
2000
c) Choose Enter.
Nota:
The following error message will be displayed: Postings to account 113150
(Company Code 1000) are only possible in currency USD.
Cuentas de mayor
Puede usar los siguientes métodos para crear la cuenta de mayor, el segmento de plan de
cuentas y el segmento de sociedad:
●
●
Un paso: Crear ambos segmentos a la vez (de forma centralizada).
Dos pasos: Cree un segmento de plan de cuentas seguido por el segmento de sociedad.
Copiar: Copie los siguientes componentes:
●
-
●
●
Copie una cuenta de mayor individual: cópielo con referencia a otra cuenta de mayor.
Copie el segmento de sociedad: copie el segmento completo de sociedad.
Copie el segmento de plan de cuentas: copie el segmento completo de plan de cuentas.
Crear cuentas de mayor mediante copiado: copie una cuenta existente para crear una
nueva cuenta con las mismas propiedades. También deberá modificar el nombre de la
cuenta. La nueva cuenta hereda todas las propiedades de la cuenta origen. Quizás
necesite todas las cuentas de mayor de una sociedad en otra sociedad. En este caso,
puede copiar la totalidad del segmento de sociedad en la nueva sociedad. También puede
copiar la totalidad del plan de cuentas en un plan de cuentas nuevo, incluida la
determinación de cuentas. También puede copiar la estructura de balance/PyG.
Transferir datos: Para minimizar la entrada de datos, los programas como RFBISA00 e
Interfaces batch input para datos maestros de cuentas de mayor, pueden ser modificados
por el equipo ABAP para transferir planes de cuentas nuevos.
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119
Capítulo 2: Datos maestros
Tratamiento colectivo
Figura 39: Tratamiento colectivo
El sistema SAP ERP ofrece funciones de proceso colectivo para los registros maestros de
cuentas de mayor.
Puede realizar modificaciones en los datos maestros de varias cuentas de mayor a la vez.
Para modificar datos maestros de cuenta de mayor en tratamiento colectivo, puede usar
las siguientes opciones:
●
●
●
Cambiar datos de plan de cuentas
Modificar datos de la sociedad
Modificar descripciones de cuentas
Las cuentas de mayor pertenecen a diferentes planes de cuentas.
Puede realizar las siguientes modificaciones en las cuentas de mayor:
●
●
Seleccionar los campos a modificar.
Modificar los valores de los campos visualizados. Introduzca los valores nuevos en la
columna Nuevos valores para reemplazar los valores existentes. En todas las cuentas de
mayor seleccionadas, reemplace el valor antiguo por el valor nuevo.
Nota:
Las modificaciones en cuentas de mayor existentes entran en vigor luego de que
se han grabado y pueden tener consecuencias de gran alcance. Por lo tanto, debe
verificar las modificaciones antes de grabarlas.
How to Maintain General Ledger Accounts Using Collective Processing
120
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
1. Change the retained earnings account (Controlled using the Profit and Loss statement
account type).
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Collective Processing → Chart of
Accounts Data.
b) Confirm the warning message.
c) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Chart of Accounts
G/L Account From
G/L Account To
Values
INT
800000
900000
d) Choose Execute.
e) Confirm the warning message if required.
f) Choose Edit → Deselect All.
g) Choose Edit → Without Restrictions.
h) Select accounts 800001 to 800004.
i) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Values
P.. (P&L statmt acct type)
Y
Line New Values in the header area of the
entry screen
Acc...(Account Group)
GL
j) Choose Edit → Apply Changes.
k) Choose Edit → Undo All Changes.
l) Choose Back.
2. Show Collective Processing options.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Collective Processing.
b) Show the three maintenance options.
c) Choose Back.
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121
Capítulo 2: Datos maestros
Plan de cuentas del grupo
Figura 40: Plan de cuentas del grupo
En muchos casos, se requiere que los grupos corporativos emitan balances contables
consolidados que incluyan a todas las empresas del grupo. Algunas de las sociedades del
grupo quizás deban usar planes de cuentas especiales para cumplir con los requisitos legales.
Esto se da generalmente en empresas multinacionales.
En caso de que alguna sociedad utilice un plan de cuentas diferente y quiera obtener
resultados consolidados, aplica el siguiente procedimiento:
●
●
●
●
Cree un plan de cuentas del grupo que contenga todas las cuentas del grupo.
Asigne el plan de cuentas del grupo a cada plan de cuentas operativo. Una vez asignado, el
campo Número de cuenta del grupo de los segmentos del plan de cuentas de los planes de
cuentas operativos pasa a ser un campo obligatorio.
Registre el número de cuenta del grupo en el segmento del plan de cuentas de la cuenta
operativa. Varias cuentas de un plan de cuentas operativo pueden remitir a la misma
cuenta del grupo.
Utilice una estructura de balance/PyG para el plan de cuentas del grupo.
Nota:
Dado que las sociedades utilizan distintos planes de cuentas operativos, no es
posible realizar el Controlling multisociedades.
How to Assign a Group Chart of Accounts to Operational Chart of Accounts
1. Show a group chart of accounts assigned to the operational chart of accounts.
122
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger
Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Edit Chart of
Account Lists.
b) Double-click the Chart of Accounts INT.
c) Display Group Chart of Accounts field.
Nota:
The Group Chart of Accounts CONS is assigned to the operational Chart of
Accounts INT.
d) Choose Back twice.
How to Link the General Ledger Accounts of an Operational Chart of Accounts with
Accounts in the Group Chart of Accounts
1. Link the general ledger accounts with accounts in the group chart of accounts.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In
Chart of Accounts.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Account
Chart of Accounts
Values
2000
INT
c) Choose Enter to display the Type/Description tab page.
d) Display the Group account number field.
e) Use the match code search in this field to show the link to the Group Chart of Accounts
CONS again.
f) Choose G/L Account → Change.
g) Delete the group account number and choose Save.
h) The error message, Make an entry in field Group account number, appears because
this is a required entry field.
i) Choose Exit.
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123
Capítulo 2: Datos maestros
Plan de cuentas del país
Figura 41: Plan de cuentas del país
Una alternativa frente a un plan de cuentas de grupo en el plan de cuentas del país. Todas las
sociedades utilizan el mismo plan de cuentas operativo.
Las sociedades que requieran un plan de cuentas especial para los informes externos
cuentan con las siguientes opciones:
●
●
Se asigna un plan de cuentas de país.
Se registra el número de cuenta del plan de cuentas del país (número de cuenta
alternativo) en cada segmento de la sociedad de cuenta de mayor operativa. Este número
puede usarse únicamente una vez.
Nota:
Es posible Controlling multisociedades ya que todas las sociedades contabilizan al
mismo plan de cuentas operativo.
Los responsables familiarizados con los planes de cuentas del país deberán acostumbrarse al
plan de cuentas operativo.
124
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
Planes de cuentas para un grupo
Figura 42: Escenario – Planes de cuentas para un grupo
Para los grupos internacionales que se muestran en la figura, es posible llevar contabilidad de
costes multisociedad para las sociedades europeas. Esto es posible puesto que las
sociedades en España, Alemania y el Reino Unido utilizan el mismo plan de cuentas operativo.
Las sociedades europeas utilizan el plan de cuentas INT como su plan de cuentas operativo.
Las sociedades en Estados Unidos y Canadá utilizan el plan de cuentas CAUS como su plan
de cuentas operativo. Por consiguiente, el Controlling multisociedades también es posible en
América del Norte.
Para crear informes utilizando el plan de cuentas de país, el consejo del grupo internacional
ha decidido definir planes de cuentas específicos de país para las sociedades.
El consejo también ha decidido que el grupo no necesita Controlling para Europa y América
del Norte de manera combinada, pero que les gustaría que se efectuase una consolidación.
Por consiguiente, se ha configurado un plan de cuentas del grupo (CONS) para los planes de
cuentas operativos INT y CAUS.
Country Chart of Accounts
1. Assign the country chart of accounts.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger
Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Assign
Company Code to Chart of Account.
b) Show Company Code 1000 and column Country Chart of Accounts.
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125
Capítulo 2: Datos maestros
Nota:
Company Code 1000 uses the Country Chart of Accounts GKR.
c) Choose Back.
How to Link General Ledger Accounts in the Operational Chart of Accounts with Accounts
in the Country Chart of Accounts
1. Assign an alternative account.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In
Company Code.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Values
2000
1000
c) Choose Enter to display the contents of the Control Data tab page.
d) Display the Alternative account number field.
e) Use the match code search in the Alternative account number field to show the link to
the Country Chart of Accounts GKR.
f) Choose Back.
126
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Lección: Actualización de cuentas de libro mayor
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Comprender las parametrizaciones básicas de un plan de cuentas
Comprender la estructura de cuentas de mayor
Comprender la diferencia entre cuentas de balance y de pérdidas y ganancias
Crear nuevos grupos de cuentas y actualizar cuentas de mayor
Configurar el status de campo de cuentas de mayor
Comprender la funcionalidad de cuentas asociadas
Comprender gestión de cuenta en cuentas de mayor
Gestionar aspectos de monedas diferentes en contabilidad principal
Comprender los diferentes métodos de creación y actualización de cuentas de mayor
Comprender la función y la actualización del plan de cuentas del grupo y los planes de
cuentas del país
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127
Capítulo 2
Lección 2
95
Actualización de centro de beneficio y
segmentos
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se actualizan centros de beneficio y segmentos.
Ejemplo empresarial
Con la nueva Contabilidad principal, cada empresa puede definir los elementos u objetos que
usarán para reporting, como un balance o una cuenta de pérdidas y ganancias. Normalmente
el segmento se selecciona como elemento. Por este motivo, se requieren los siguientes
conocimientos:
●
●
Una comprensión de los términos centro de beneficio y segmento
Una comprensión de las opciones de desviación para segmentos
For many customers, the profit center is the element for which separate balance sheets are
to be created. This element supplies the basis for segment reporting. This course uses profit
center as an example.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Actualizar centros de beneficio, centros de coste y segmentos
Centros de beneficio y segmentos
Figura 43: Uso de la entidad de segmentos
128
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Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos
The profit center is the only object from which segments can be uniformly derived. When a
Business Add-In (BAdI) or a substitution is used, additional derivation rules can be created.
However, note that a BAdI is only a defined interface: No example coding is supplied. Any
subsequent changes made to the profit center in the master data are critical. An automatic
correction document is not created in such cases. As a result, you need to specify how the
changes were posted (for example, posting out and posting in).
Puede utilizar segmentos para cumplir con los requisitos de reporting de segmentos de los
principios contables internacionales (=> IAS/IFRS / US GAAP).
Los objetos de la división o del Centro de beneficio pueden utilizase como alternativas. Los
segmentos se proporcionan para cumplir con otros requisitos ya que la división o el centro de
beneficio se usaban con frecuencia para fines diferentes en el pasado.
Extracto de IFRS 8: ÁREAS DE ACTIVIDAD
5. Un área de actividad es una parte de una empresa que cumple con los siguientes criterios:
1. Un área de actividad es una parte de una empresa que lleva a cabo actividades comerciales
que generan ingresos y para la cual se puede incurrir en gastos (incluidos ingresos y gastos
relacionados con operaciones entre áreas de la misma empresa).
2. Un segmento es una parte de una empresa cuyos resultados de explotación se
inspeccionan periódicamente por el responsable principal de la toma de decisiones en la
empresa en relación con las decisiones sobre la asignación de recursos a este segmento y
la evaluación de su rentabilidad, y
3. Un segmento es una parte de una empresa para la que existe información financiera
correspondiente.
Derivación de un segmento
Figura 44: Derivación de un segmento
Puede grabar un segmento en el registro maestro de un centro de beneficio. Al contabilizar en
un centro de beneficios, el segmento se contabiliza automáticamente. La contabilización de
segmentos no se lleva a cabo si el centro de beneficio no tiene un segmento. Es una práctica
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129
Capítulo 2: Datos maestros
estándar derivar el segmento desde un centro de beneficio. Los clientes pueden desarrollar
otras soluciones o derivaciones.
Customers can store their own code in a user exit or a BAdI. The definition name of the BAdI
is FAGL_DERIVE_SEGMENT.
Derivación de un segmento
Figura 45: Derivación de un segmento
El Segmento es un campo derivado de la característica Centro de beneficio, que existe en
diversos objetos de SAP.
Como se mencionó en la Nota de SAP 1035140, los siguientes principios aplican a centros
de beneficios:
●
●
●
●
SAP sólo aprueba oficialmente el uso de segmentos si se los usa simultáneamente con
centros de beneficios.
Los segmentos sólo pueden derivarse automáticamente mediante centros de beneficios.
En muchas situaciones empresariales, particularmente en logística, no se puede ingresar
segmentos manualmente.
Existen varias interfaces estándar que no soportan segmentos.
Si no puede derivar la característica Segmento del registro maestro de un centro de beneficio,
necesita buscar otras formas para poder asignar un segmento.
La nueva Contabilidad principal con desglose de documentos ofrece las siguientes
opciones:
●
●
●
130
Entrada manual
Implementación de BAdI (FAGL_DERIVE_SEGMENT)
Definición de reglas de substitución
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Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos
●
Asignación de cuentas estándar
In addition to the BAdI FAGL_DERIVE_SEGMENT, the BAdI FAGL_DERIVE_PSEGMENT is
available to customers for deriving the partner segment.
La Contabilidad del centro de beneficio se originó en Controlling. Sin embargo, debido al
aumento de su importancia para la contabilidad externa, ahora también forma parte de la
Gestión financiera. La gerencia debe decidir si usar la Contabilidad del centro de beneficio
para contabilidad interna o externa.
Reorganización de segmentos
Figura 46: Reorganización de segmentos
La gerencia debe decidir cómo reorganizar segmentos. Por ejemplo, en lugar de asignar un
solo segmento a tres centros de beneficio, la gerencia puede decidir asignar los centros de
beneficio 1 y 3 a un nuevo segmento, como el segmento SEGA.
Por supuesto, dicha modificación o partición de segmentos no solo afecta al registro maestro
de centros de beneficio. Además deben modificarse otros tipos de objeto de SAP. Algunos
ejemplos son totales de cuenta de mayor con gestión de partidas abiertas y totales de la
contabilidad de acreedores, deudores y de cuentas asociadas de activo fijo, así como los
registros maestros de activo fijo o los ciclos de imputación.
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131
Capítulo 2: Datos maestros
Reorganización de segmentos (2)
Figura 47: Reorganización de segmentos (2)
La nueva funcionalidad Reorganización de segmentos permite y facilita la ejecución de la
reasignación de segmentos.
En el proceso de reorganización están involucrados los siguientes puestos de trabajo:
●
●
El gerente de reorganización (por ejemplo, el contable en jefe o el controlador central).
El responsable de la (lista) de objetos (por ejemplo, el contador FI o CO).
Con la reorganización de segmento, también puede ejecutar una fusión de segmentos.
How to Create Profit Centers, Cost Centers, and Segments
Create segments and profit centers and describe how to derive the profit center and
segments from the controlling objects.
1. Create a segment SE##, which is the main business field of your company, with the name
Services.
a) On the Customizing screen, choose Enterprise Structure → Definition → Financial
Accounting → Define Segment.
b) Create a new entry SE## with the value Service Group 00.
c) Choose Save.
2. Create a profit center with the short name PR## in controlling area 1000. As a template,
you can use profit center 1000 in controlling area 1000.
Maintain the following data for the profit center and activate your new profit center:
Field Name or Data Type
Analysis Time Frame
Name
132
Values
01/01/1999 to 12/31/9999
PC Group 00
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Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos
Field Name or Data Type
Long Text
User Responsible
Person Responsible
Department
Profit Center Group
Segment
Values
Profit Center Group 00
Leave Empty
Group 00
Training
H9500 (Training)
SE00
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → Profit Center → Individual Processing → Create (KE51).
b) In the dialog box, choose EC.PCA: Create profit center.
c) Create a new entry for a template profit center using the information provided.
3. Create cost center COCE## with the name Cost Center Group ##. Use cost center 1000
in controlling area 1000 as a template.
Maintain the following data for the cost center:
Field Name or Data Type
Cost Center
Analysis Time Frame
Name
Description
User Responsible
Person Responsible
Department
Cost Center Category
Hierarchy Area
Company Code
Business Area
Functional Area
Profit Center
Values
COCE00
Valid from 01/01/1999 to
12/31/9999
Cost Center 00
Cost Center Group 00
Leave Empty
Group 00
Training
4 - Administration
H1120 - Internal Services
GR00
9900
0400 - Administration
PR00
Nota:
Make sure you select the correct company code (usually GR00 ) and profit
center PR00!
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133
Capítulo 2: Datos maestros
Result: The segment SE00 you created is assigned to the profit center PR00 which in turn
is assigned to the cost center COCE00.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Controlling → Cost Center
Accounting → Master Data → Cost Center → Individual Processing → Create.
b) Enter the required data as specified in the exercise.
c) Choose Save.
134
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Capítulo 2
Ejercicio 8
101
Actualización de centros de beneficio, centros
de coste y segmentos
Ejemplo empresarial
Debe asignar Contabilidad del centro de beneficio y reporting de segmento en la nueva
contabilidad principal. Para hacerlo, debe crear y asignar los objetos requeridos.
Cree segmentos y centros de beneficio y describa la derivación del centro de beneficio y de
los segmentos de los objetos de Controlling.
1. Cree un segmento SE##, que es el campo empresarial principal de su empresa, con el
nombre Servicios.
2. Cree un centro de beneficio con el nombre PR## en la sociedad CO 1000. Como modelo,
puede utilizar el centro de beneficio 1000 en la sociedad CO 1000.
Use los siguientes datos para el centro de beneficio y active su nuevo centro de beneficios:
Nombre de campo o tipo de datos
Período del análisis
Nombre
Texto explicativo
Usuario responsable
Persona responsable
Departamento
Grupo de centro de beneficio
Segmento
Valores
del 01/01/1999 al 12/31/9999
Grupo PC ##
Grupo de centro de beneficio ##
Dejar el campo vacío
Grupo ##
Formación
H9500: (Formación)
SE##
3. Cree el centro de coste COCE## con el nombre Grupo de centros de coste ##. Como
modelo, utilice el centro de coste 1000 en la sociedad CO 1000.
Utilice los datos siguientes para el centro de coste:
Nombre de campo o tipo de datos
Centro de coste
Período del análisis
Nombre
Descripción
Usuario responsable
Persona responsable
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Valores
COCE## (con el modelo 1000 /
1000)
Válido del 01/01/99 al 12/31/9999
Centro de coste ##
Grupos de centros de coste ##
Dejar el campo vacío
Grupo ##
135
Capítulo 2: Datos maestros
Nombre de campo o tipo de datos
Departamento
Clase de centro de coste
Área jerárquica
Sociedad
Valores
Formación
4 - Gestión
H1120 - Servicios internos
GR##
División
Área funcional
Centro de beneficio
9900
0400 - Administración
PR##
Nota:
Asegúrese de seleccionar la sociedad correcta (generalmente GR##) y su
centro de beneficio PR##.
Resultado: El segmento SE## que creó se asigna al centro de beneficio PR## que a su vez
se asigna al centro de coste COCE##.
4. Los segmentos tienen una referencia temporal.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
5. Los segmentos se asignan a una jerarquía.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
6. Es posible asignar el mismo segmento a múltiples centros de beneficio.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
136
Verdadero
Falso
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Capítulo 2
Solución 8
103
Actualización de centros de beneficio, centros
de coste y segmentos
Ejemplo empresarial
Debe asignar Contabilidad del centro de beneficio y reporting de segmento en la nueva
contabilidad principal. Para hacerlo, debe crear y asignar los objetos requeridos.
Cree segmentos y centros de beneficio y describa la derivación del centro de beneficio y de
los segmentos de los objetos de Controlling.
1. Cree un segmento SE##, que es el campo empresarial principal de su empresa, con el
nombre Servicios.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Estructura empresarial → Definición → Gestión
financiera → Definir segmento.
b) Cree una nueva entrada SE## con el valor Grupo de servicios ##.
c) Seleccione Grabar.
2. Cree un centro de beneficio con el nombre PR## en la sociedad CO 1000. Como modelo,
puede utilizar el centro de beneficio 1000 en la sociedad CO 1000.
Use los siguientes datos para el centro de beneficio y active su nuevo centro de beneficios:
Nombre de campo o tipo de datos
Período del análisis
Nombre
Texto explicativo
Usuario responsable
Persona responsable
Departamento
Grupo de centro de beneficio
Segmento
Valores
del 01/01/1999 al 12/31/9999
Grupo PC ##
Grupo de centro de beneficio ##
Dejar el campo vacío
Grupo ##
Formación
H9500: (Formación)
SE##
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Datos maestros → Centro de beneficio → Tratamiento individual → Crear
(KE51).
b) En la ventana de diálogo, seleccione EC.PCA: Cree centro de beneficio.
c) Cree una nueva entrada con un centro de beneficio modelo usando la siguiente
información:
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137
Capítulo 2: Datos maestros
Nombre de campo o tipo de datos
Período del análisis
Nombre
Texto explicativo
Usuario responsable
Persona responsable
Departamento
Grupo de centro de beneficio
Segmento
Valores
del 01/01/1999 al 12/31/9999
Grupo PC ##
Grupo de centro de beneficio ##
Dejar el campo vacío
Grupo ##
Formación
H9500: (Formación)
SE##
d) Seleccione Grabar.
e) Seleccione Activar en la barra de pulsadores.
3. Cree el centro de coste COCE## con el nombre Grupo de centros de coste ##. Como
modelo, utilice el centro de coste 1000 en la sociedad CO 1000.
Utilice los datos siguientes para el centro de coste:
Nombre de campo o tipo de datos
Centro de coste
Período del análisis
Nombre
Descripción
Usuario responsable
Persona responsable
Departamento
Clase de centro de coste
Área jerárquica
Sociedad
Valores
COCE## (con el modelo 1000 /
1000)
Válido del 01/01/99 al 12/31/9999
Centro de coste ##
Grupos de centros de coste ##
Dejar el campo vacío
Grupo ##
Formación
4 - Gestión
H1120 - Servicios internos
GR##
División
Área funcional
Centro de beneficio
9900
0400 - Administración
PR##
Nota:
Asegúrese de seleccionar la sociedad correcta (generalmente GR##) y su
centro de beneficio PR##.
138
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Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos
Resultado: El segmento SE## que creó se asigna al centro de beneficio PR## que a su vez
se asigna al centro de coste COCE##.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Controlling → Contabilidad de
centros de coste → Datos maestros → Centro de coste → Tratamiento
individual → Crear.
b) Introduzca los datos requeridos como se especifica en el ejercicio.
c) Seleccione Grabar.
4. Los segmentos tienen una referencia temporal.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
5. Los segmentos se asignan a una jerarquía.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
6. Es posible asignar el mismo segmento a múltiples centros de beneficio.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
139
Capítulo 2: Datos maestros
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
140
Actualizar centros de beneficio, centros de coste y segmentos
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 2
Lección 3
107
Actualización de cuentas de deudor y acreedor
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se muestra cómo actualizar cuentas de deudor y acreedor.
Ejemplo empresarial
El jefe de contabilidad busca similitudes y diferencias entre las cuentas de mayor y las
cuentas de contabilidad auxiliar. El gerente está específicamente interesado en la estructura
de las cuentas de deudor y acreedor. Más que nada, el gerente quiere conocer sobre opciones
de ayuda para búsqueda. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
●
●
●
●
Una comprensión de las similitudes y diferencias entre las cuentas de mayor y las cuentas
de libro auxiliar
Una comprensión de la estructura de las cuentas de deudor y acreedor
Una comprensión de la relación entre las cuentas de deudor y acreedor
Una comprensión sobre cómo controlar y actualizar cuentas de deudor y acreedor
For the demonstrations in this lesson, use the following settings:
1. Create a second user based on user AC200-99 so that you can confirm a master record
change in the Sensitive Fields demo.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
●
●
●
●
●
Comprender la estructura de las cuentas de deudor y acreedor
Crear un grupo de cuentas y actualizar las cuentas de deudores/acreedores
Comprender registros maestros de cuentas ocasionales
Controlar el status de campo en cuentas de deudor y acreedor
Configurar el principio de verificación doble
Manejar relaciones entre deudores y acreedores
© Copyright . Reservados todos los derechos.
141
Capítulo 2: Datos maestros
Vista de contabilidad de cuentas de deudores o acreedores
Figura 48: Vista de contabilidad de cuentas de deudores o acreedores
Segmentos de cuentas de deudores y acreedores
Los registros maestros de cuentas de deudores y acreedores tienen segmentos en los
siguientes niveles:
Segmento
Nivel de mandante
Sociedad
Descripción
Contiene datos generales a los que se puede
acceder en toda la organización.
Contiene datos específicos de la sociedad.
Las sociedades que desean gestionar
operaciones con un deudor o acreedor
determinado deben crear un segmento de
sociedad para este deudor o acreedor.
Puede usar los informes RFBIDE10 y RFBIKR10 para transferir datos maestros de deudores y
acreedores de una sociedad a otra.
How to Create a Customer and Vendor List
1. Create a customer list.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable → Information System → Reports for Accounts Receivable
Accounting → Master Data → Customer List.
b) Enter 1000 in the Company Code field.
c) Choose Execute to run report RFDKVZ00.
142
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
d) Choose Back twice.
2. Create a vendor list.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable → Information System → Reports for Accounts Payable
Accounting → Master Data → Vendor List.
b) Enter 1000 in the Company Code field.
c) Choose Execute to run report RFDKVZ00.
d) Choose Back twice.
How to Display Customer and Vendor Master Records (Accounting View)
1. Show the customer master record.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Display.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
c) Choose Enter to display the initial screen for the General Data.
d) Choose Goto → Company Code Data.
e) Choose Back.
2. Show the vendor master record.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Data → Display.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Vendor
Company Code
General Data
Values
1000
1000
Address
Control
Payment Transactions
Company Code Data
© Copyright . Reservados todos los derechos.
143
Capítulo 2: Datos maestros
Field Name or Data Type
Accounting Information
Values
Payment Transactions
Correspondence
c) Choose Enter to display the initial screen for General Data.
d) Choose Goto → Company Code Data → Account Management/Payment Transactions/
Correspondence.
e) Choose Back.
How to Search Master Records
1. Display the company code that contains customer 1000.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Data → Display.
b) Choose the match code search for the Customer field.
c) On the Customers (by company code) tab page, enter the following data:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
Blank
d) Choose Enter.
e) Choose Back.
2. Display the customers for company code 1000.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Data → Display.
b) Choose the match code search for the Customer field.
c) On the Customers (by company code) tab page, enter 1000 in the Company Code field.
d) Choose Enter.
e) Choose Close.
3. Display the customer number for a specific customer.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Data → Display.
b) Choose the Binoculars icon.
144
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
c) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Name
Search Term
City
Values
Baker Boston (with a space in
between)
Baker
Boston
d) Choose Enter.
e) Choose Close.
La vista de ventas de la cuenta del deudor y la vista MM de la cuenta del acreedor
Figura 49: Vista de ventas de la cuenta de deudor
Puesto a que el departamento comercial interactúa con clientes, requiere datos específicos
sobre todos los clientes. Es por ello que puede crear un segmento del área de ventas para
cada cliente.
Las áreas de ventas que necesitan gestionar operaciones con un mandante deben crear un
segmento del área de ventas en primer lugar. Este segmento contiene datos específicos al
área de ventas.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
145
Capítulo 2: Datos maestros
Vista MM de la cuenta del acreedor
Figura 50: Vista MM de la cuenta del acreedor
Al igual que los segmentos del área de ventas se crean para los clientes, los segmentos de la
organización de compras se crean para los proveedores.
Una organización de compras debe crear un segmento de la organización de compras antes
de gestionar operaciones con un proveedor. Los segmentos de la organización de compras
contienen datos específicos de la organización de compras.
How to Display Customer Master Records (Sales Area View)
1. Show the customer account from the sales area view.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Logistics → Sales and Distribution → Master
Data → Business Partner → Customer → Display → Sales and Distribution.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Customer
Sales Organization
Distribution Channel
Division
Values
1000
1000
10
00
c) Press ENTER.
d) Choose Goto → General Data.
e) Choose Back twice.
How to Display Vendor Master Records (Materials Management view)
146
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
1. Show the vendor account from the Material Management view.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Logistics → Sales and Distribution → Master
Data → Vendor → Purchasing → Display (Current).
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Vendor
Purchasing Organization
General Data
Values
1000
1000
Address
Control
Purchasing Organization Data
Purchasing Data
Partner Functions
Blank
c) Press ENTER.
Nota:
You can choose Enter to display the purchasing organization segment.
(Goto → Purchasing Org. Data).
d) Choose Goto → General Data.
Show the purchasing area view of the “General Data”.
e) Choose Back twice.
Las cuentas completas de deudores y acreedores
Figura 51: Las cuentas completas de deudores y acreedores
© Copyright . Reservados todos los derechos.
147
Capítulo 2: Datos maestros
Una cuenta de deudor consta de los siguientes tres segmentos:
Datos generales a nivel de mandante
●
Segmento de sociedad
●
Segmento del área de ventas
●
Debe crear un segmento del área de ventas para cada área de ventas que se asigna a una
sociedad.
Un número de cuenta se asigna al deudor a nivel del mandante. De esta forma se garantiza
que todas las sociedades y áreas de ventas utilicen el mismo número de cuenta para un
deudor.
Cuenta de acreedor completa
Figura 52: Cuenta de acreedor completa
Una cuenta de acreedor consta de los siguientes tres segmentos:
Datos generales a nivel de mandante
●
Segmento de sociedad
●
Segmento de organización de compras
●
Debe crear un segmento de la organización de compras para cada organización de compras
que se asigna a una sociedad.
El número de cuenta se asigna a un acreedor a nivel del mandante. De esta forma se garantiza
que todas las sociedades y organizaciones de compras utilicen el mismo número de cuenta
para un acreedor.
In this section of the lesson, participants learn how to perform the following activities:
●
●
148
Avoid incomplete master records
Prevent master record duplicates
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
How to Display the Complete Customer and Vendor Account
●
●
Sales and Distribution: SAP Easy Access: Logistics → Sales and Distribution → Master
Data → Business Partner → Customer → Display → Complete.
Purchasing: SAP Easy Access: Logistics → Materials
Management → Purchasing → Master Data → Vendor → Central → Display.
1. Show the complete customer account.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Maintain Centrally → Display.
b) On the Customer Display (Initial Screen) screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
c) Choose Enter.
d) On the Display Customer: General Data screen, click the Payment Transaction tab.
e) Choose Goto → Company Code Data.
f) On the Display Customer: Company Code Data screen, check the Account
Management, Payment Transactions, and Correspondence tabs.
g) Return to the main menu.
2. How to compare sales accounting data.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Records → Compare → Sales Accounting.
b) On the Customer Master Data Comparison screen, choose System → Status.
c) In the System Status dialog box, check the Program field.
d) Enter company code 1000.
e) Under Selection parameters, select Not created in Fin.Accounting.
f) Choose Execute.
g) Check the entries.
h) Return to the main menu.
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149
Capítulo 2: Datos maestros
Actualización centralizada o actualización descentralizada (Deudor y acreedor)
Figura 53: Actualización centralizada o actualización descentralizada (Deudor y acreedor)
El sistema SAP ERP ofrece dos posibilidades para actualizar registros maestros de deudores.
Los requisitos de la organización determinarán qué función usar. En la primera opción, los
registros de datos para todas las áreas se pueden mantener de forma centralizada. En la
segunda opción, los registros de datos para Gestión financiera y Comercial se pueden
mantener de forma separada.
Ahora se centrará en la actualización de registros maestros de deudor en Gestión financiera.
Nota:
Al implementar Contabilidad de deudores y Comercial, los miembros de los dos
equipos deben trabajar juntos. Este esfuerzo colectivo los ayudará a decidir cómo
configurar los registros maestros de deudores y quién tendrá la responsabilidad
de actualizarlos.
150
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
Actualización centralizada o descentralizada (deudores)
Figura 54: Actualización centralizada o descentralizada (deudores)
Los registros maestros de acreedores se pueden actualizar de forma centralizada para todas
las áreas o de forma separada para Gestión financiera y Gestión de materiales. Ahora se
centrará en la actualización de registros maestros de acreedor en Gestión financiera.
Nota:
Al implementar Contabilidad de acreedores y Gestión de materiales, los miembros
de los dos equipos de implementación deben trabajar juntos. Este esfuerzo
colectivo los ayudará a decidir cómo configurar los registros maestros de
acreedores y quién tendrá la responsabilidad de actualizarlos.
If the master data is maintained separately, customer or vendor accounts may be
incomplete.
To avoid duplication when creating a new customer, follow these steps:
1. Before creating a new master record, use the match code to check if that customer or
vendor already exists in the system.
2. Ensure that the message control displays a message if you try to create a record for a
customer or vendor that already exists in the system.
Do not show the match code search again.
To configure message control for the vendor area, for Customizing, choose Financial
Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Vendor
Accounts → Master Data → Preparations for Creating Vendor Master Data → Change
Message Control for Vendor Master Data.
Message number: 144 displays the question, “Which master record fields are checked?”
Customers: For Customizing, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable
and Accounts Payable → Customer Accounts → Master Data → Match code → Check
Search Fields for (Customer) Match codes.
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151
Capítulo 2: Datos maestros
Vendors: For Customizing, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Vendor Accounts → Master Data → Match code → Check Search
Fields for (Vendor) Match codes.
Comparación de datos maestros
Figura 55: Comparación de datos maestros
Cuando utilice Gestión de compras o Gestión de pedidos de cliente, debe actualizar los
deudores y acreedores para los dos componentes. Cree registros maestros de deudor y
acreedor de modo centralizado para garantizar que se crean correctamente. En algunos
casos Gestión de compras, Gestión de pedidos de cliente y Contabilidad crean sus propios
segmentos del registro maestro. Este proceso aumenta la probabilidad de que existan
registros maestros incompletos o duplicados. Para buscar y corregir cuentas incompletas,
ejecute el informe RFDKAG00, Comparación de datos maestros de deudores, o el RFKKAG00,
Comparación de datos maestros de acreedores, y realice las correcciones pertinentes.
Lleve a cabo las siguientes acciones para evitar la creación de cuentas duplicadas:
●
●
Usar el matchcode antes de crear una nueva cuenta
Active la verificación automática de duplicados
How to Organize Master Record Maintenance (Customer and Vendor)
1. Perform centralized or decentralized master data maintenance.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable → Master Data → Display.
b) Enter the following data:
152
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
c) Choose Enter.
d) Choose Extras → Administrative Data.
Nota:
You can find out whether this master record was maintained centrally or
decentrally.
How to find Incomplete Customer or Vendor Accounts
1. Reconcile customers.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable → Master Data → Display.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Not created in SD
Values
1000
c) Choose Execute to run report RFDKAG00 (customer master data comparison).
d) Choose Back twice.
2. Reconcile vendors.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Vendors → Compare → Purchasing → Accounting.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Not created in Purchasing
Values
1000
Select
c) Choose Execute to run report RFKKAG00 (vendor master data comparison).
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153
Capítulo 2: Datos maestros
Páginas de cuentas de deudores o acreedores
Figura 56: Páginas de la cuenta de deudor/acreedor
Para modificar o visualizar una cuenta, puede ir directamente a cualquier página del
segmento de cuenta si la selecciona en la pantalla inicial.
Algunos campos importantes en la pantalla inicial:
●
●
●
●
Conceptos de búsqueda
Se puede utilizar un concepto de búsqueda para introducir una abreviatura para el nombre
del deudor o acreedor. Las directrices y prácticas de la empresa definen el formato para
las abreviaturas.
Grupo
Se puede utilizar una clave de grupo definida por el usuario para recabar deudores o
acreedores que pertenecen al mismo grupo de empresas. La clave de grupo puede
utilizarse para ejecutar informes, procesar operaciones o para matchcodes.
Responsable
El nombre del responsable se puede grabar registrando un ID en los registros maestros de
deudor o acreedor relevantes. El sistema SAP ERP imprime automáticamente el nombre
del responsable en la correspondencia. También puede utilizar este ID para clasificar listas
de clasificaciones, reclamaciones y de propuestas de pago.
Texto explicativo
En cada segmento se puede introducir un texto explicativo.
Puede configurar visualización de partidas individuales y gestión de partidas abiertas como
un estándar para cada cuenta de deudor o acreedor.
También se pueden crear registros maestros de deudores y acreedores nuevos con
referencia a un registro maestro existente. Únicamente los datos que no hacen referencia
directamente al deudor o acreedor se copian de la cuenta de referencia a la nueva cuenta. Por
ejemplo, las direcciones no se copian. Verifique y modifique los datos que han sido copiados
154
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
antes de grabar el registro. Se recomienda que cree una cuenta de referencia para cada
grupo contable.
Figura I-1: IBAN (International Bank Account Number)
The IBAN (International Bank Account Number) is an unique internationally recognized
identification number for a certain bank account. IBANs were designed by the ISO
(International Organization for Standardization) and the ECBS (European Committee for
Banking Standards) to facilitate handling of international payment transactions. The IBAN
contains a maximum of 34 alphanumeric characters and is structured differently in every
country. It usually contains the country code, bank key, and account number.
The SAP ERP system uses the IBAN in addition to the standard country-specific bank details.
For example, you can enter an IBAN in the bank details for customer or vendor master data
and in the Customizing settings for your house bank.
The IBAN can only be entered in a vendor or customer master record if the business partner
provides their IBAN and requests the entry. For this reason, you cannot automatically
generate and save the IBANs for several master records. You have to enter the IBAN
manually in each master record. For certain countries, the SAP ERP system generates a
proposal.
When you enter an IBAN for new bank details, the system generates country-specific bank
details for certain countries. If necessary, make sure that the payment medium programs
used can also output the IBANs.
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155
Capítulo 2: Datos maestros
Grupos de cuentas y rangos de números para cuentas de deudores y acreedores
Figura 57: Grupos de cuentas para deudores o acreedores
Al crear un registro maestro de deudor o acreedor, introduzca el grupo de cuentas en la
pantalla inicial. En Gestión financiera, no puede modificar el grupo de cuentas luego de creada
la cuenta de deudor o acreedor. Sin embargo, si utiliza funciones de interlocutores en
Comercial, puede modificar el grupo de cuentas en algunos casos. Por ejemplo, puede
modificar el grupo de cuentas de una dirección de pedido a una dirección de entrega. Para
más información, consulte la biblioteca SAP de Comercial.
Account groups control the following elements:
Number interval: This ensures that numbers of the accounts belonging to the same
functional area begin with the same digits. You use the account group in the chart of
accounts to indicate this grouping principle.
●
●
Screen Layout: This ensures that all of the accounts in an account group have the same
screen layout. The accounts within a functional area require the same fields for storing
information when entering and processing business transactions. You can use the
account group to define the fields needed for each functional area.
If the account is a one-time customer or vendor, you can group one-time customers or
vendors in an account group meant for one-time customers or vendors.
In general ledger accounts you need to enter the account group in the chart of accounts
segment of the master record. For customer and vendor accounts, you need to enter the
account group before you maintain the individual master record segments.
The reasons for assigning different account groups are as follows:
●
●
156
For customer and vendor accounts, the account group controls the internal or external
number assignment. For general ledger accounts, the number assignment is always
external.
In addition to the company code segment, sales segment, and purchasing segment, the
account group also controls the screen layout at client level.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
Rangos de números para deudores o acreedores
Figura 58: Rangos de números para deudores o acreedores
Existen rangos de números separados para las cuentas de deudor y acreedor. Estos
intervalos de números se dividen en rangos de números más pequeños. Sin embargo, los
rangos de números no deben superponerse.
Para cada rango de números, puede definir si la asignación de números es interna o externa.
El sistema asigna los números internos, mientras que el usuario que crea el registro asigna los
números externos. Los números externos pueden ser alfanuméricos.
Al asignar números internos, el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente
número disponible del rango de números. Para saber cuántos números se encuentran
disponibles en un rango de números específico, puede visualizar el número actual.
En la asignación de números externa, el usuario selecciona los números de cuentas que
pueden no estar en secuencia. Por lo tanto, el sistema SAP ERP no puede mostrar un número
actual ya que no está en secuencia.
Puede asignar cada rango de números a uno o más grupos de cuentas.
How to Demonstrate that Account Groups are Required for Customers
1. Try to maintain a customer without assigning an account group.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Customers → Master Data → Create.
b) Leave the Account group blank.
c) Choose Enter.
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157
Capítulo 2: Datos maestros
Nota:
The account group controls the screen layout of the General Data, the
company code segment, and the sales area and purchasing organization
segments. Consequently, you always have to specify the account group on
the initial screen.
d) Choose Cancel.
How to Maintain Customer Number Ranges and Assign Them to Account Groups
1. Create an account group D00 with the description Customers 00 for the regular customer
accounts. Do this by copying the account group KUNA and configuring D00 according to
the requirement in the business scenario.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master
Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Define Account Groups
with Screen Layout (Customers).
b) Double-click on the account group “KUNA General Customers” to show the content of
this group.
c) Choose Edit → Copy As... Overwrite the following data:
Field Name or Data Type
Account Group
Name
Values
D00
Customers 00
d) Double-click Company Code Data to edit the field status.
e) Double-click Payment Transactions and make Terms of Payment a required entry.
2. Assign the number range 02 to the account group.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master
Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Assign Number Ranges to
Customer Account Group.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Group
Number Range
Values
D00
02
c) Choose Save.
158
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
3. Create an account group K00 with the description Vendors 00 for the regular vendor
accounts. Do this by copying the account group KRED and configuring K00 according to
the requirements in the business scenario.
Consejo:
XX is the number range, not your group number.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Vendor Accounts → Master Data → Preparations
for Creating Vendor Master Data → Define Account Groups with Screen Layout
(Vendors).
b) Choose KRED Vendors.
c) Choose Edit → Copy As... Overwrite the following values:
Field Name or Data Type
Account Group
Name
Values
K00
Vendors 00
d) Double-click General Data to edit the field status.
e) Double-click Address.
f) Make Search Term B a required entry.
g) Double-click Contract Persons.
h) Mark Contract Persons as Suppress.
i) Choose Save.
4. Assign the number range XX to the account group.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Vendor Accounts → Master Data → Preparations
for Creating Vendor Master Data → Assign Number Ranges to Vendor Account Groups.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Group
Number Range
Values
K00
XX
Nota:
XX is the number range, not your group number!
c) Choose Save.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
159
Capítulo 2: Datos maestros
How to Create Customer and Vendor Accounts
1. Create a regular customer account with the new account group D##. Fill in the following
fields with the data below:
Field Name or Data Type
Search Term
Group ID
Reconciliation Account
Terms of Payment
Values
GR00
4711
Trade Receivable - Domestic
140000
0002
a) On the SAP Easy Access menu, choose Accounting → Accounts Receivable → Master
Records → Create.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Account Group
Customer
Company Code
Reference Customer
Reference Company Code
Values
Customer 00 (D00)
Blank
GR00
1000
1000
c) Choose Enter.
d) On the Address tab page, enter the following values:
Field Name or Data Type
Name
Search Term ½
Street/House Number
Postal Code/City
Country/Region
Values
Your choice, Be Creative!
GR##
Your choice
Your choice
Course country
e) Choose the Control Data tab page.
f) Enter 4711 in the Corporate group field.
g) Choose the Account Management tab page.
h) Select F4 Help and double click Trade Receivables - Domestic (14000) for the
Reconciliation Account.
i) Choose the Payment Transaction tab page.
160
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
j) Enter 0002 in the Terms of Payment field.
k) Choose Save.
Nota:
Write down your customer number.
2. Create a normal vendor account, Vendor 00, with the new account group K00. You can
use vendor 1000 in company code 1000 as a template vendor. Enter the following data in
the fields:
Field Name or Data Type
Search Term 1(A)
Search Term 2(B)
Enter the following data:
Field Name or Data Type
Group ID
Reconciliation Account
Planning Group
Terms of Payment
Values
GR00
Vendor's last name
Values
4711
Payables 160000
A1
0001
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Records → Create.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Vendor
Company Code
Account Group
Values
Vendor00
GR00
K00
c) Choose Enter.
d) On the Address tab page, enter the following values:
Field Name or Data Type
Name
Street/House number
Search Term 1 (A)
Search Term 2 (B)
Postal Code/City
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Values
Your choice. Be Creative!
Your choice
GR00
Vendor's last name
Your choice
161
Capítulo 2: Datos maestros
Field Name or Data Type
Country/Region
Values
Course country
Consejo:
One of the following two conditions applies to you:
You were unable enter a second search term. You will find out why in the
next exercise.
OR:
You were able to make an entry for Search Term 2(B).The reason for this
is provided in the next activity.
e) Choose Goto → Next Screen.
f) Enter 4711 in Corporate group.
g) Choose Goto → Next Screen, Payment Transactions.
h) Choose Goto → Next Screen, Accounting Information Accounting.
i) Enter the following information:
Field Name or Data Type
Reconciliation Account
Cash Management Group
Values
Select the F4 and then Trade
Payables - Domestic (160000)
A1
j) Choose Goto → Payment Transactions, Accounting.
k) In the Payment Terms field, enter 0001.
l) Choose Save.
162
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Capítulo 2
Ejercicio 9
117
Crear grupos de cuentas y actualizar las
cuentas de deudores o acreedores
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad crea los datos maestros de deudor y acreedor.
Cree grupos de cuentas de deudor.
1. Cree un grupo de cuentas D## con la denominación Deudores ## para las cuentas de
deudor regulares. Esto se efectúa copiando el grupo de cuentas KUNA y configurando
D## según las necesidades del escenario empresarial.
2. Asigne el rango de números 02 al grupo de cuentas.
3. Cree una cuenta de deudor con el nuevo grupo de cuentas D##. Complete los siguientes
campos que figuran a continuación:
Nombre de campo o tipo de datos
Concepto de búsqueda
ID de grupo
Cuenta asociada
Condiciones de pago
Valores
GR##
4711
Crédito deudores - Interior
140000
0002
4. Cree el grupo de cuentas K## con la descripción Acreedores ## para las cuentas de
acreedor normales. Para hacerlo, copie el grupo de cuentas KRED y configure K## en
función de las necesidades del escenario empresarial.
5. Asigne el rango de números XX al grupo de cuentas.
Consejo:
XX es el rango de números, no es su número de grupo.
6. Cree una cuenta de acreedor, Acreedor ##, con el nuevo grupo de cuentas K##. Puede
utilizar el acreedor 1000 de la sociedad 1000 como acreedor modelo. Indique los datos
siguientes en los campos:
Nombre de campo o tipo de datos
Concepto de búsqueda 1 (A)
Concepto de búsqueda 2 (B)
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Valores
GR##
Apellido del acreedor
163
Capítulo 2: Datos maestros
Consejo:
O bien: Acaba de darse cuenta de que no puede introducir un segundo
concepto de búsqueda. ¿Cuál puede ser el motivo? Sabrá la respuesta en el
siguiente ejercicio.
O: Ha podido realizar una entrada para Concepto de búsqueda 2 (B). El
motivo para esto se explica en el ejercicio 10.
Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
ID de grupo
Cuenta asociada
Grupo de tesorería
Condiciones de pago
164
Valores
4711
Deuda 160000
A1
0001
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 2
Solución 9
119
Crear grupos de cuentas y actualizar las
cuentas de deudores o acreedores
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad crea los datos maestros de deudor y acreedor.
Cree grupos de cuentas de deudor.
1. Cree un grupo de cuentas D## con la denominación Deudores ## para las cuentas de
deudor regulares. Esto se efectúa copiando el grupo de cuentas KUNA y configurando
D## según las necesidades del escenario empresarial.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Cuentas de deudores → Datos maestros → Preparar
creación de datos maestros de deudor → Definir grupos de cuentas con formato de
pantalla (Deudores).
b) Seleccione Deudor general KUNA.
c) Seleccione Editar → Copiar como. Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo de cuentas
Nombre
Valores
D##
Deudores ##
d) Haga doble clic en Datos de sociedad para tratar el status de campo.
e) Haga doble clic en Operaciones de pagos y haga que Condiciones de pago sea una
entrada obligatoria.
2. Asigne el rango de números 02 al grupo de cuentas.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Cuentas de deudores → Datos maestros → Preparar
creación de datos maestros de deudor → Asignar rangos de números a grupo de
cuentas de deudores.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo
Rango de números
Valores
D##
02
c) Seleccione Grabar.
3. Cree una cuenta de deudor con el nuevo grupo de cuentas D##. Complete los siguientes
campos que figuran a continuación:
© Copyright . Reservados todos los derechos.
165
Capítulo 2: Datos maestros
Nombre de campo o tipo de datos
Concepto de búsqueda
ID de grupo
Cuenta asociada
Condiciones de pago
Valores
GR##
4711
Crédito deudores - Interior
140000
0002
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Datos maestros → Crear.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo de cuentas
Deudor
Sociedad
Deudor modelo
Sociedad de referencia
Valores
Deudor ## (D##)
En blanco
GR##
1000
1000
c) Seleccione Intro.
d) En la etiqueta Dirección, indique los datos valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre
Concepto de búsqueda ½
Número de calle/edificio
Código postal/Ciudad
País/Región
Valores
Su elección, ¡sea creativo!
GR##
Su elección
Su elección
País del curso
e) Seleccione la etiqueta Datos de control.
f) Indique 4711 en el campo Clave de grupo.
g) Seleccione el pulsador Datos de sociedad.
h) Seleccione Ayuda con F4 y luego Crédito deudores - Interior (14000) para la Cuenta
asociada.
i) Seleccione la etiqueta Operación de pago.
j) Indique 0002 en el campo Condiciones de pago.
k) Seleccione Grabar.
166
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
Nota:
Anote el número de deudor.
4. Cree el grupo de cuentas K## con la descripción Acreedores ## para las cuentas de
acreedor normales. Para hacerlo, copie el grupo de cuentas KRED y configure K## en
función de las necesidades del escenario empresarial.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar
creación de datos maestros de acreedor → Definir grupos de cuentas con formato de
pantalla (Acreedores).
b) Seleccione KRED Acreedores.
c) Seleccione Editar → Copiar como. Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo de cuentas
Nombre
Valores
K##
Acreedores ##
d) Haga doble clic en Datos generales para editar el status de campo.
e) Haga doble clic en Dirección.
f) Haga que Concepto de búsqueda B sea una entrada obligatoria.
g) Haga doble clic en Contratar personas.
h) Marque Contratar personas como Suprimido.
i) Seleccione Grabar.
5. Asigne el rango de números XX al grupo de cuentas.
Consejo:
XX es el rango de números, no es su número de grupo.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar
creación de datos maestros de acreedor → Asignar rangos de números a grupos de
cuentas de acreedores.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo
Rango de números
Valores
K##
XX
c) Seleccione Grabar.
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167
Capítulo 2: Datos maestros
6. Cree una cuenta de acreedor, Acreedor ##, con el nuevo grupo de cuentas K##. Puede
utilizar el acreedor 1000 de la sociedad 1000 como acreedor modelo. Indique los datos
siguientes en los campos:
Nombre de campo o tipo de datos
Concepto de búsqueda 1 (A)
Concepto de búsqueda 2 (B)
Valores
GR##
Apellido del acreedor
Consejo:
O bien: Acaba de darse cuenta de que no puede introducir un segundo
concepto de búsqueda. ¿Cuál puede ser el motivo? Sabrá la respuesta en el
siguiente ejercicio.
O: Ha podido realizar una entrada para Concepto de búsqueda 2 (B). El
motivo para esto se explica en el ejercicio 10.
Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
ID de grupo
Cuenta asociada
Grupo de tesorería
Condiciones de pago
Valores
4711
Deuda 160000
A1
0001
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Acreedores → Datos maestros → Crear.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Acreedor
Sociedad
Grupo de cuentas
Valores
Acreedor##
GR##
K##
c) Seleccione Intro.
d) En la etiqueta Dirección, indique los datos valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre
Número de calle/edificio
Concepto de búsqueda 1 (A)
Concepto de búsqueda 2 (B)
Código postal/Ciudad
168
Valores
Su elección. ¡Sea creativo!
Su elección
GR##
Apellido del acreedor
Su elección
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
Nombre de campo o tipo de datos
País/Región
Valores
País del curso
e) Seleccione Pasar a → Pantalla siguiente.
f) Indique 4711 en Clave de grupo.
g) Seleccione Pasar a → Pantalla siguiente, Operaciones de pago.
h) Seleccione Pasar a → Pantalla siguiente, Gestión de cuenta Finanzas
i) Introduzca la siguiente información:
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta asociada
Grupo de tesorería
Valores
Seleccione la ayuda de F4 y
luego Crédito acreedores Interior (160000).
A1
j) Seleccione Pasar → Operaciones de pago, Finanzas.
k) En el campo Condiciones de pago , indique 0001.
l) Seleccione Grabar.
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169
Capítulo 2: Datos maestros
Datos maestros de cuentas ocasionales
Figura 59: Cuenta normal o cuenta ocasional
Para todos los deudores o acreedores con los que sólo mantiene relaciones comerciales
esporádicamente, debe crear registros maestros de deudor o de acreedor especiales. Estos
registros maestros contienen créditos y deudas para deudores/acreedores esporádicos. A
diferencia de otros registros maestros, un registro maestro de cuenta ocasional no contiene
información sobre un deudor o acreedor específico, puesto que se utiliza para más de un
deudor o acreedor. Por lo tanto, los campos específicos del deudor o acreedor están ocultos
en estos registros.
Debe registrar los datos específicos del deudor o acreedor directamente en el documento
durante la contabilización.
How to Display a One-Time Master Record (Customer)
1. Demonstrate the differences between a normal customer master record and a one-time
master record (customer).
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable → Master Data → Display.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
100016
1000
c) Press ENTER.
170
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
How to Enter Customer Invoices for One-time Accounts
1. Show the entry screen for the address and bank data in the document.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable → Document Entry → Invoice.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Company Code
Customer
Document Date
Posting Date
Amount
Values
1000
100016
Current date
Current date
10.000
Currency
Calculate Tax
Tax Code
Local currency
1O (Output tax (course) 10%)
c) Switch to the G/L account item.
d) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Account
Debit/Credit
Amount
Values
800200
Credit
*
e) Choose Post.
Nota:
The entry screen for the address and bank data appears.
f) Choose Cancel.
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171
Capítulo 2: Datos maestros
Status de campos en registros maestros (Deudor o acreedor)
Figura 60: Status de los campos en el registro maestro
El grupo de cuentas controla los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo,
para asegurarse de que toda la correspondencia tiene los datos de dirección completos, debe
modificar el status de campo para que todos los campos de dirección estén marcados como
entrada obligatoria.
Controlling del status de campo
Figura 61: Controlling del status de campo
172
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
El layout de las pantallas para datos maestros de deudores o acreedores puede verse
afectada por los siguientes factores:
Control
Específico del grupo de cuentas
Dependiente de la operación
Dependiente de la sociedad
Descripción
El grupo de cuentas controla el status de
campo. Por lo tanto, todas las cuentas de un
grupo de cuentas tienen el mismo layout de
pantalla.
La operación de datos maestros, como
Crear, Modificar o Visualizar, controla el
status de campo. Si un campo como Cuenta
asociada no debe modificarse luego de
creado, el status de campo dependiente de la
operación debe fijarse en Visualizar para la
operación Modificar.
El layout de pantalla específico de la
sociedad controla el status de campo para
campos en el segmento de sociedades de
registros maestros de deudores y
acreedores. Puede ocultar los campos que
no se utilizan en una sociedad específica,
pero hacerlos visibles e introducir valores en
otras sociedades. Por ejemplo, si una
sociedad no quiere utilizar el programa de
reclamación, puede ocultar los campos
relevantes para esta sociedad.
Se comparan el status del campo específico del grupo de cuentas, el status del campo
específico de la operación y el status del campo específico de sociedad, y se utiliza el status
de campo con mayor prioridad.
Los campos a los que se accede con la operación Visualizar siempre se visualizan o suprimen,
ya que en una operación Visualizar no es posible introducir datos.
Si no desea utilizar el control específico de la operación o específico de la sociedad, fije el
status del campo en Opcional. Puesto que este status de campo tiene la prioridad más baja,
siempre se utiliza el control específico del grupo de cuentas.
How to Maintain Account Group-Specific Field Status
You can use the following options to define the field status in a customer or vendor master
record:
●
●
●
Account group-specific field status
Transaction-specific field status
Company code-specific field status
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173
Capítulo 2: Datos maestros
1. Show account group-specific field status.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master
Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Define Account Groups
with Screen Layout (Customers).
b) Double-click the account group 0001 Sold-to Party.
c) Double-click Company Code Data to show the field status.
d) Double-click Account Management.
e) Note that Reconciliation Account status is Required.
f) Choose Back.
How to Maintain Transaction-Specific Field Status
You can also make the field status dependent on the transaction (Activity) (Create, Change,
or Display).
1. Make the transactions-specific field status override account-specific field status.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master
Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Define Screen Layout per
Activity (Customers).
b) Double-click the activity category Change Customer (Accounting).
c) Double-click Company Code Data to edit the field status.
d) Double-click Account Management.
e) Change the Reconciliation Account status to Display.
f) Choose Save.
How to Explain the Effects of Field Status Definitions
1. Show the effect of the field status change.
a) On the SAP Easy Access screen, Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Master Data → Change.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
174
Values
1000
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
Field Name or Data Type
Company Code
Values
1000
c) Choose Enter.
d) Choose the Accounting Information tab. The reconciliation account is display only.
Nota:
You can only display the reconciliation account. The field status through
the activity Change (= display) for the field Reconciliation Account has a
higher priority than the field status in account group 0001.
e) Choose Back.
How to Explain Company Code-Specific Field Status
If the field status is controlled through the company code, you can hide certain fields in the
company code segment for individual company codes.
Example: A company code does not need a dunning function. The dunning area is completely
hidden in the company code segment.
1. Show company code-specific field status.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master
Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Define Screen Layout per
Company Code (Customers).
b) Double-click * (all company codes) to display the field status.
c) Double-click the Accounting Information group to display the identical layout.
d) Choose Back.
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175
Capítulo 2: Datos maestros
Nota:
The field status in individual areas, such as account group, activity, and company
code, compete with each other. The field status with highest priority applies.
The following order applies with decreasing priority.
1. Hide
2. Display
3. Required entry
4. Optional entry
176
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Capítulo 2
Ejercicio 10
127
Verificar y actualizar (de ser necesario) la
configuración del status de campo
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad crea los datos maestros de deudor y acreedor.
Verifique si los conceptos de búsqueda están marcados como campos obligatorios en el
registro maestro.
1. Verifique si los campos para los conceptos de búsqueda son campos obligatorios en el
registro maestro.
2. Verifique si el campo Concepto de búsqueda B (Concepto de búsqueda 2) se ha definido
como un campo de entrada obligatoria en el grupo de cuentas.
3. Verifique el campo dependiente de operación para crear los registros maestros de
acreedor.
4. Explicar por qué se suprimió el campo de concepto de búsqueda.
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177
Capítulo 2
Solución 10
128
Verificar y actualizar (de ser necesario) la
configuración del status de campo
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad crea los datos maestros de deudor y acreedor.
Verifique si los conceptos de búsqueda están marcados como campos obligatorios en el
registro maestro.
1. Verifique si los campos para los conceptos de búsqueda son campos obligatorios en el
registro maestro.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Acreedores → Datos maestros → Modificar.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Acreedor
Sociedad
Dirección
Valores
Acreedor##
GR##
c) Seleccione Intro.
d) El segundo concepto de búsqueda no aparece en la pantalla en Conceptos de
búsqueda. La pantalla tiene un espacio en blanco en el lugar donde debería estar el
segundo campo, Concepto de búsqueda 2.
2. Verifique si el campo Concepto de búsqueda B (Concepto de búsqueda 2) se ha definido
como un campo de entrada obligatoria en el grupo de cuentas.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar
creación de datos maestros de acreedor → Definir grupos de cuentas con formato de
pantalla (Acreedores).
b) Haga doble clic en el grupo de cuentas K##.
c) Haga doble clic en Datos generales para visualizar el status de campo.
d) Haga doble clic en Dirección.
e) Compruebe que el Concepto de búsqueda B sea una entrada obligatoria.
3. Verifique el campo dependiente de operación para crear los registros maestros de
acreedor.
178
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar
creación de datos maestros de acreedor → Definir layout de pantalla por actividad
(Acreedores).
b) Haga doble clic en Crear acreedor (Contabilidad).
c) Haga doble clic en Datos generales para visualizar el status de campo.
d) Haga doble clic en Dirección.
e) Si Concepto de búsqueda 2 (B) muestra su status de campo como Suprimir, haga de
Concepto de búsqueda B una entrada obligatoria y grabe la entrada.
f) Verifique la misma información para la operación Modificación de acreedores y
seleccione Atrás.
g) Haga doble clic en Modificar acreedor (Contabilidad).
h) Haga doble clic en Datos generales para visualizar el status de campo.
i) Haga doble clic en Dirección.
j) Compruebe que el Concepto de búsqueda 2 (B) sea una entrada obligatoria.
Resultado: Ahora todos los participantes del curso pueden registrar datos en el campo
Concepto de búsqueda 2 (B).
Motivo: La definición del status de campo dependiente de la operación no es específica
de una sociedad concreta.
Consejo:
Haga doble clic en Documentación para la actividad de Customizing junto
a Definir layout de pantalla por actividad (acreedores).
4. Explicar por qué se suprimió el campo de concepto de búsqueda.
a) Suprimir un campo tiene la mayor prioridad. El orden es el indicado a continuación:
a) Suprimir
b) Visualizar
c) Obligatorio
d) Opcional
A continuación se presenta el resultado:
Nombre de campo o tipo de datos
Status de campo de grupo de cuentas
Status de campo de operación
Resultado
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Valores
Entrada obligatoria
Suprimir
Suprimir
179
Capítulo 2: Datos maestros
Principio de verificación doble
Figura 62: Principio de verificación doble
Según el principio de verificación doble, una persona puede realizar modificaciones en datos
maestros de deudores o acreedores mientras que otra persona es responsable de confirmar
estos cambios. Esto generalmente se lleva a cabo para modificaciones fundamentales en
deudores o acreedores.
Antes de aplicar el principio doble, defina los campos para la verificación doble en los
registros maestros de deudores o acreedores en Customizing.
Si define un campo en el registro maestro de deudor o acreedor como Sensible, el sistema
SAP ERP bloquea los pagos para el deudor o acreedor correspondiente si se modifica una
entrada. El sistema SAP ERP elimina este bloqueo sólo cuando una persona autorizada
confirma o rechaza la modificación.
Puede confirmar las modificaciones para un solo deudor o acreedor. Como otra alternativa,
puede obtener una lista para confirmar las modificaciones.
Los siguientes campos se encuentran disponibles para limitar la lista para confirmar
modificaciones:
●
●
●
●
●
Deudor o acreedor
Sociedad
Cuentas no confirmadas
Cuentas rechazadas
Cuentas a confirmar
Puede visualizar las modificaciones realizadas al registro maestro de deudor o acreedor para
todas las cuentas utilizando los informes RFDABL00 o RFKABL00.
180
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
How to Define Sensitive Fields (Customer)
1. Define Search Term 1 (A) as a sensitive field.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Vendor Accounts → Master
Records → Preparations for Creating Vendor Master Data → Define Sensitive Fields for
Dual Control (Vendors).
b) Choose New Entries.
c) Click the input help in the Field Name field and double-click search term 1 (A) (ADRCSORT1).
d) Choose Save.
2. Update your vendor master record with the new information.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Records → Change.
b) Update the following entries:
Field Name or Data Type
Vendor
Company Code
Address
Values
Vendor00
GR00
c) Choose Enter.
d) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Search Term1
Search Term2
Values
Supplies
GR00
e) Press ENTER.
f) Press ENTER when the message appears for you to confirm changes.
g) Choose Save.
Consejo:
The master record is now blocked for payment. However, the block is not
visible in the master record. In the log for the automatic payment
program, the following message appears: “Payment blocked due to
unconfirmed master data changes".
3. Confirm the changes that you made to the vendor master record.
a) Log on to the system with your additional instructor user.
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181
Capítulo 2: Datos maestros
b) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Data → Confirmation of Change → Single.
c) Update the following entries:
Field Name or Data Type
Vendor
Company Code
Values
Vendor00
GR00
d) Press ENTER.
e) Choose Changes to Sensitive Fields to check the changes.
f) Double-click the field name to display detailed information about the changes.
g) Choose Back.
h) Choose Confirm to confirm your neighbor's changes.
i) Choose Save.
182
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Capítulo 2
Ejercicio 11
131
Definir campos sensibles
Ejemplo empresarial
El jefe de contabilidad decide que la clase de acreedor debería registrarse en el primer
concepto de búsqueda. En este ejemplo, los tipos de acreedores son suministros y equipos
mientras que el segundo concepto de búsqueda debe tener el número de sociedad. Debido a
que el primer concepto de búsqueda es un campo sensible, el jefe de contabilidad debe
confirmar todas las modificaciones en este campo.
Defina el Concepto de búsqueda 1 como un campo sensible y actualice el registro maestro de
acreedor. Confirme las modificaciones.
1. Defina el Concepto de búsqueda 1 como un campo sensible.
2. Realice el registro maestro de acreedor con la nueva información.
3. Confirme las modificaciones que su compañero más cercano ha realizado en su registro
maestro de acreedores.
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183
Capítulo 2
Solución 11
132
Definir campos sensibles
Ejemplo empresarial
El jefe de contabilidad decide que la clase de acreedor debería registrarse en el primer
concepto de búsqueda. En este ejemplo, los tipos de acreedores son suministros y equipos
mientras que el segundo concepto de búsqueda debe tener el número de sociedad. Debido a
que el primer concepto de búsqueda es un campo sensible, el jefe de contabilidad debe
confirmar todas las modificaciones en este campo.
Defina el Concepto de búsqueda 1 como un campo sensible y actualice el registro maestro de
acreedor. Confirme las modificaciones.
1. Defina el Concepto de búsqueda 1 como un campo sensible.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar
creación de datos maestros de acreedor → Definir campos sensibles para p.ppio
verificación p/2 o más (Acreedores).
b) Elija Entradas nuevas.
c) Haga clic en Ayuda para entradas en el campo Nombre de campo y haga doble clic en
el concepto de búsqueda 1 (ADRC-SORT1).
d) Seleccione Grabar.
Consejo:
La definición de campos sensibles no es específica de la sociedad. Por lo
tanto, es posible que el responsable del curso u otro participante haya
configurado ya este campo.
2. Realice el registro maestro de acreedor con la nueva información.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Acreedores → Datos maestros → Modificar.
b) Actualice las entradas siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Acreedor
Sociedad
Dirección
Valores
Acreedor##
GR##
c) Pulse INTRO.
184
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
d) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Concepto de búsqueda1
Concepto de búsqueda2
Valores
Suministros
GR##
e) Pulse INTRO.
f) Pulse INTRO cuando aparezca el mensaje para confirmar sus modificaciones.
g) Seleccione Grabar.
3. Confirme las modificaciones que su compañero más cercano ha realizado en su registro
maestro de acreedores.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera
→ Acreedores → Datos maestros → Confirmación de
modificación → Individualmente.
b) Actualice las entradas siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Acreedor
Sociedad
Valores
Acreedor ## de su compañero más
cercano
GR## de su compañero más
cercano
c) Pulse INTRO.
d) Seleccione Modific.en campos sensibles para verificar las modificaciones.
e) Haga doble clic en el nombre del campo para visualizar información detallada sobre las
modificaciones.
f) Seleccione Atrás.
g) Seleccione Confirmar para confirmar las modificaciones de su compañero.
h) Seleccione Grabar.
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185
Capítulo 2: Datos maestros
Compensación deudor y acreedor
Figura 63: Compensación deudor y acreedor
Si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas
mediante el programa de pagos o de reclamación. Las partidas abiertas de la cuenta asignada
también se pueden visualizar en las pantallas de visualización de partidas individuales y de
selección de partidas abiertas.
Para compensar partidas abiertas:
1. Registre el número de cuenta de acreedor en la cuenta de deudor y viceversa.
2. Para cada sociedad, decida si desea compensar partidas abiertas entre deudores y
acreedores. Si se utilizará la compensación, seleccione el campo Compensación con
acreedor en la cuenta de deudor o el campo correspondiente en la cuenta de acreedor.
Puede fijar Control y status de cuenta en la sección Selecciones adicionales en el informe para
la lista de deudores o acreedores, RFDKVZ00 y RFKKVZ00, respectivamente. Al imprimir el
informe, verá las relaciones de interlocutor para el respectivo deudor o acreedor.
How to Activate Customer and Vendor Clearing
1. Create a link at master record level.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
c) Choose the General Data area.
186
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
d) Choose the Control Data tab page.
e) Enter 1000 in the Vendor field.
f) Choose Company Code Data.
g) To extend the Automatic Payment Transactions, choose the Payment Transactions tab
page.
h) Select the Clearing with Vendor field.
Atención:
The clearing indicator is not set in the clearing account 10001000.
i) Choose Save.
j) Extend the Clearing with Customer field in vendor master record number 1000 in
company code 1000 accordingly.
How to Display the Items of Customer and Vendor Account in One List
1. Display vendor items in the customer open item list.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Account → Display/Change Line Items.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Field: Vendor Items
Values
1000
1000
c) Choose Execute.
Atención:
After you have finished the demonstration, reset all of the clearing
relationships.
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187
Capítulo 2: Datos maestros
Responsable del pago alternativo o receptores del pago
Figura 64: Responsable del pago alternativo o el receptor del pago
Puede indicar un responsable del pago alternativo o receptor del pago a nivel de mandante o
de sociedad. Una entrada a nivel de sociedad tiene mayor prioridad que una entrada a nivel de
mandante.
Existen diversas opciones para utilizar la función de responsable de pago alternativo o
receptor de pago dentro del registro maestro. Puede fijar el indicador Entradas individuales al
crear una factura. Este procedimiento le permite introducir información sobre un responsable
de pago o receptor de pago individual para un deudor o acreedor que no ha sido creado en
SAP ERP.
Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número de
cuenta de deudor o acreedor podrá introducirse en el registro maestro como receptor del
pago o pagador permitido. Durante la entrada de facturas, puede elegirse uno de estos
responsables del pago o receptores del pago mediante matchcodes.
Si se introduce un responsable del pago alternativo, éste pagará el importe para compensar
las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido.
Receptor del pago alternativo
Si indica un receptor de pago alternativo, el importe que la empresa tiene que pagar para
compensar las partidas abiertas vencidas se paga al receptor de pago alternativo. Por
ejemplo, el pago que normalmente va a un proveedor iría ahora al administrador de quiebra.
Puede fijar el indicador Datos de pago en la sección Selecciones adicionales en el informe para
la lista de deudores o acreedores, RFDKVZ00 o RFKKVZ00. Al imprimir el informe, puede ver
al responsable del pago alternativo para el respectivo deudor o el receptor del pago
alternativo para el acreedor.
How to Maintain Alternative Payer at Client Level
188
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
1. Show the settings at client level.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
c) Press ENTER.
d) Choose the General Data area.
e) Choose Payment Transactions tab.
f) Display the Alternative Payer field in the Payment Transactions area.
Atención:
After you have completed the demonstration, reset all the settings for the
Alternative Payer /Payee.
Nota:
The settings for the alternative payee are identical to the settings for the
alternative payer. Therefore, only one demonstration is necessary.
How to Maintain Alternative Payer at Company Code Level
1. Show the settings at Company code level.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
c) Press ENTER.
d) Choose Goto → Company Code Data.
e) Choose Payment Transactions tab.
f) Display the Alternative Payer field.
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189
Capítulo 2: Datos maestros
How to Maintain Allowed Payers at Client Level (for Document Entry)
1. Show the selection list.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
c) Choose Goto → General Data.
d) In the Alternative Payer field in Document area, choose the Payment Transactions tab
page.
e) Choose Allowed Payer.
f) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Payer
Payer
Values
1001
1002
g) Press ENTER.
h) Choose Save.
2. Show the effects of the selection list.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Company Code
Customer
Invoice Date
Posting Date
Amount
Currency
Calculate Tax
Tax Code
190
Values
1000
1000
Current date
Current date
10000
EUR
1O (Output tax (course) 10%)
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
c) Choose the Payment tab page.
d) Enter payer 1001.
How to Maintain Settings (Individual) at Client Level (for Document Entry)
1. Show an individual alternative payer.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
c) Choose Enter.
d) Choose Goto → General Data.
e) Choose the Payment Transactions tab page.
f) Show the Alternative Payer in the Document area.
g) Select the Alternative Payer in the Document area.
h) Choose Save.
2. Show the effect of the Individual Payee field.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Company code
Customer
Invoice Date
Posting Date
Amount
Currency
Calculate Tax
Tax Code
Values
1000
1000
Current date
Current date
10000
EUR
1O (Output tax (course) 10%)
c) Choose the Payment tab.
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191
Capítulo 2: Datos maestros
d) Select the Individual Payee field.
Nota:
The entry screen for the individual payer appears.
e) In the Address and Bank Data dialog box, enter the Name, Country and Bank Key.
f) Choose Bank data.
g) Return to the main menu.
Central y cuenta de subsidiaria
Figura 65: Central y subsidiaria
En algunos ramos, los deudores asignan órdenes localmente (mediante sus subsidiarias),
pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). En estos casos, el flujo
de mercancías y efectivo es diferente del flujo del proceso descentralizado. Esto se puede
reflejar en el Sistema SAP ERP mediante cuentas de la central y cuentas de subsidiarias.
Todas las partidas contabilizadas en una cuenta de subsidiaria se transfieren
automáticamente a la cuenta de la central. Los avisos de reclamación generalmente van a la
central que efectúa y recibe pagos. Sin embargo, si selecciona el campo Procesamiento
descentralizado en el registro maestro de la central, el programa de reclamación y el de pagos
utilizan la cuenta de sucursal.
Puede fijar el indicador Control y status de cuenta en la sección Selecciones adicionales en el
informe para la lista de deudores o acreedores, RFDKVZ00 o RFKKVZ00, respectivamente. Al
imprimir el informe, verá las centrales posibles para cada una de las subsidiarias.
If you want to temporarily cancel central processing, you can activate the field Decentralized
Processing for the head office. This is located on the Correspondence tab.
192
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Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor
How to Activate Head Office or Branch
1. Show the settings at the master data level.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1001
1000
c) Choose Goto → Company Code Data.
d) On the Account Management tab page, enter 1000 as the value for Head Office.
e) Choose Save.
f) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Display.
g) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Values
1000
1000
h) Choose Goto → Company Code Data.
Nota:
On the Account Management tab page, the Head Office field is hidden for
the head office itself.
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193
Capítulo 2: Datos maestros
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
●
●
●
●
194
Comprender la estructura de las cuentas de deudor y acreedor
Crear un grupo de cuentas y actualizar las cuentas de deudores/acreedores
Comprender registros maestros de cuentas ocasionales
Controlar el status de campo en cuentas de deudor y acreedor
Configurar el principio de verificación doble
Manejar relaciones entre deudores y acreedores
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Capítulo 2
139
Evaluación de la formación
1. Un plan de cuentas se debe asignar a cada sociedad para la que se deban configurar
cuentas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. ¿Cuál de la siguiente información se registra en el segmento del plan de cuentas de una
cuenta de mayor?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Número de cuenta
B Campos de control
C Campos de consolidación
D Campos de moneda
3. Para utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado en su sociedad, debe crear un
segmento de sociedad para la cuenta.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
4. En una cuenta de balance, el saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta de
balance se establece en cero.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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195
Capítulo 2: Evaluación de la formación
5. ¿Qué status de campo tiene la menor prioridad?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Entrada obligatoria
B Ocultar
C Entrada opcional
D Visualizar
6. Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan
automáticamente en las cuentas asociadas asignadas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
7. Al crear una cuenta de mayor, el sistema SAP ERP utiliza la moneda local de la sociedad
como la moneda de cuenta propuesta.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. ¿Cuáles de las siguientes opciones puede usar para modificar los datos maestros de la
cuenta de mayor mediante tratamiento colectivo?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Cambiar datos de plan de cuentas
B Modificar datos de la sociedad
C Modificar datos a nivel de mandante
D Modificar descripciones de cuentas
9. Varias cuentas de un plan de cuentas operativo pueden remitir a la misma cuenta del
grupo.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
196
Verdadero
Falso
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Capítulo 2: Evaluación de la formación
10. Se registra el número del plan de cuentas del país (número de cuenta alternativo) en cada
segmento de plan de cuentas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. Puede grabar un segmento en el registro maestro de un centro de beneficio.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
12. En muchas situaciones empresariales, particularmente en logística, debe ingresar el
segmento manualmente.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
13. El centro de beneficio es el mejor objeto del que se pueden derivar segmentos de manera
uniforme.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
14. ¿Cuál de los siguientes segmentos contiene los datos generales de un deudor o acreedor
a los que se puede acceder en toda la organización?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Nivel de organización
B Nivel de mandante
C Sociedad
D Nivel de cuenta
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197
Capítulo 2: Evaluación de la formación
15. En Gestión financiera, una vez creada la cuenta de deudor o acreedor, ya no se puede
cambiar el grupo de cuentas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
16. Un registro maestro de cuenta ocasional contiene información sobre un deudor o
acreedor específico.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
17. Las cuentas de deudores y acreedores pueden usar los mismos rangos de números.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
18. Las entradas de status de campo en áreas individuales, como grupo de cuentas, actividad
y sociedad, compiten entre sí y se utiliza el status de campo con la mayor prioridad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
19. La entrada de responsable del pago alternativo o receptor del pago a nivel de sociedad
tiene una menor prioridad que una entrada a nivel de mandante.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
198
Verdadero
Falso
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Capítulo 2
143
Respuestas a la Evaluación de la formación
1. Un plan de cuentas se debe asignar a cada sociedad para la que se deban configurar
cuentas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. ¿Cuál de la siguiente información se registra en el segmento del plan de cuentas de una
cuenta de mayor?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Número de cuenta
B Campos de control
C Campos de consolidación
D Campos de moneda
3. Para utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado en su sociedad, debe crear un
segmento de sociedad para la cuenta.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
4. En una cuenta de balance, el saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta de
balance se establece en cero.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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199
Capítulo 2: Respuestas a la Evaluación de la formación
5. ¿Qué status de campo tiene la menor prioridad?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Entrada obligatoria
B Ocultar
C Entrada opcional
D Visualizar
6. Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan
automáticamente en las cuentas asociadas asignadas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
7. Al crear una cuenta de mayor, el sistema SAP ERP utiliza la moneda local de la sociedad
como la moneda de cuenta propuesta.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. ¿Cuáles de las siguientes opciones puede usar para modificar los datos maestros de la
cuenta de mayor mediante tratamiento colectivo?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Cambiar datos de plan de cuentas
B Modificar datos de la sociedad
C Modificar datos a nivel de mandante
D Modificar descripciones de cuentas
9. Varias cuentas de un plan de cuentas operativo pueden remitir a la misma cuenta del
grupo.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
200
Verdadero
Falso
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Capítulo 2: Respuestas a la Evaluación de la formación
10. Se registra el número del plan de cuentas del país (número de cuenta alternativo) en cada
segmento de plan de cuentas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. Puede grabar un segmento en el registro maestro de un centro de beneficio.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
12. En muchas situaciones empresariales, particularmente en logística, debe ingresar el
segmento manualmente.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
13. El centro de beneficio es el mejor objeto del que se pueden derivar segmentos de manera
uniforme.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
14. ¿Cuál de los siguientes segmentos contiene los datos generales de un deudor o acreedor
a los que se puede acceder en toda la organización?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Nivel de organización
B Nivel de mandante
C Sociedad
D Nivel de cuenta
© Copyright . Reservados todos los derechos.
201
Capítulo 2: Respuestas a la Evaluación de la formación
15. En Gestión financiera, una vez creada la cuenta de deudor o acreedor, ya no se puede
cambiar el grupo de cuentas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
16. Un registro maestro de cuenta ocasional contiene información sobre un deudor o
acreedor específico.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
17. Las cuentas de deudores y acreedores pueden usar los mismos rangos de números.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
18. Las entradas de status de campo en áreas individuales, como grupo de cuentas, actividad
y sociedad, compiten entre sí y se utiliza el status de campo con la mayor prioridad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
19. La entrada de responsable del pago alternativo o receptor del pago a nivel de sociedad
tiene una menor prioridad que una entrada a nivel de mandante.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
202
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
CAPÍTULO 3
Control de documentos
Lección 1
Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
Ejercicio 12: Crear un nuevo rango de números y una nueva clase de documento
Ejercicio 13: Clasificar la nueva clase de documento para desglose de documentos
Ejercicio 14: Crear un grupo de status de campo nuevo y asignarlo a una cuenta de
mayor
Lección 2
Actualización de períodos de contables
Ejercicio 15: Crear variantes de períodos contables y actualizar períodos contables
Lección 3
Actualización de autorizaciones de contabilización
Ejercicio 16: Crear un nuevo grupo de tolerancia y asignarlo a su usuario
Creación de documentos simples en la Gestión financiera
Ejercicio 17: Contabilizar documentos FI
253
259
OBJETIVOS DEL CAPÍTULO
●
●
●
●
●
●
Actualizar la estructura de documentos FI
Preparar los elementos de control de la cabecera de documento
Comprender los elementos de control de una partida individual
Configurar el status de campo de partidas individuales en documentos FI
Comprender la funcionalidad de las variantes de períodos contables y los períodos
contables
Actualizar autorizaciones para contabilización
Contabilizar documentos FI simples
© Copyright . Reservados todos los derechos.
231
239
244
249
Lección 4
●
204
213
217
227
203
Capítulo 3
Lección 1
148
Configuración de cabecera y partidas
individuales de documentos FI
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se configuran la cabecera y las partidas individuales
de documentos FI
Ejemplo empresarial
Cada día se generan centenares de documentos financieros en una empresa. Para simplificar
su almacenamiento, los documentos originales deben dividirse en diferentes categorías. Los
auditores internos prefieren que todos los documentos para gastos autorizados se
identifiquen con un tipo de documento único y se originen a partir de un rango de números
diferente.
Diversas operaciones contables requieren distintos tipos de datos dentro de un documento.
Algunos datos son de carácter obligatorio para determinadas contabilizaciones. El cliente
desea una descripción detallada que justifique la introducción de los gastos para cada partida
en la cuenta para gastos autorizados. Por este motivo, se requieren los siguientes
conocimientos:
●
●
●
Una comprensión sobre cómo clasificar documentos contables
Una comprensión sobre cómo visualizar documentos contables
Una comprensión de la estructura de documentos contables
For the demonstrations in this lesson, you have to make the following settings:
1. Post a customer invoice (Customer 1000) in Company Code 1000, document number
_________.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
●
●
●
204
Actualizar la estructura de documentos FI
Preparar los elementos de control de la cabecera de documento
Comprender los elementos de control de una partida individual
Configurar el status de campo de partidas individuales en documentos FI
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Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
Estructura del documento
Figura 66: Documento en la solución SAP ERP Financials
La aplicación SAP ERP está basada en el principio de documentos, que implica el siguiente
procedimiento:
1. para cada contabilización de operación comercial se graba un documento.
2. El documento permanece como unidad completa en el sistema hasta que es almacenado.
3. Cada documento se identifica de forma única a través de los campos siguientes:
●
●
●
Número de documento
Sociedad
Ejercicio
Los documentos de las soluciones SAP ERP Financials contienen los siguientes detalles:
Componente
Una cabecera del documento
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Información
Este componente contiene información
relativa a todo el documento.
205
Capítulo 3: Control de documentos
Componente
Partidas individuales
Información
Cada documento contabilizado tiene al
menos dos líneas (por ejemplo, Debe y
Haber) y un máximo de 999 partidas
individuales. Esta información es específica a
la partida individual. Al contabilizar
documentos con una Interfaz AC, como
Gestión de pedidos de cliente o Gestión de
compras, la Interfaz AC crea partidas en el
documento contable que son idénticas en
casi todos los campos.
Si desea resumir documentos contables, lea
Nota de SAP 36353. También puede
consultar las otras Notas de SAP
especificadas.
Claves de control
Puede visualizar los datos detallados para la cabecera del documento y las partidas
individuales.
Hay dos claves de control importantes:
●
●
Clase de documento para la cabecera de documento.
Clave de contabilización para las partidas individuales.
La aplicación SAP ERP genera al menos un documento para cada operación comercial. Se le
asigna a cada documento un número de documento unívoco. Durante la asignación de
números interna, la aplicación SAP ERP asigna el número de documento. Durante la
asignación de números externa, el usuario asigna el número de documento en el campo
Número de documento.
Una operación contable puede crear uno o más documentos. Por ejemplo, cuando la
mercancía llega de un acreedor, la aplicación SAP ERP crea un documento de material para
registrar los datos importantes para la gestión de stocks. Se crea un documento contable
para registrar información financiera relevante, como datos de cuentas e importes
relacionados con el libro mayor.
En la aplicación SAP ERP, se generan documentos para las distintas operaciones contables,
sin que se genere un documento contable al mismo tiempo, debido a que la generación de
documentos no afecta la contabilidad. Un ejemplo de esto es la generación de un pedido en
Gestión de materiales, que no da como resultado la generación de un documento contable.
Los documentos relacionados son vinculados en la aplicación SAP ERP, lo que le ofrece un
resumen de cada operación comercial en SAP ERP.
El informe RFBELJ00 le permite crear un registro diario de documentos compacto en la
aplicación SAP ERP. El registro diario de documentos contiene una tabla con los datos más
importantes de las cabeceras de documento y las partidas individuales de los documentos
seleccionados.
Puede utilizar los informes RFBUEB00 y RFBUEB01 para ubicar documentos en la aplicación
SAP ERP.
206
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
How to Display FI Documents
For the demonstrations in this lesson, post a customer invoice, customer 1000, in company
code, 1000, document number: ______________.
1. Display the structure of a document.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting →
Accounts Receivable → Document → Display.
b) View the following data:
Field Name or Data Type
Document Number
Company Code
Fiscal Year
Values
Prepared document
1000
Current fiscal year
c) Choose Enter to display the document header and the line items.
How to Display an FI Document Using a Different Menupath
1. Find the required document.
a) On the SAP Easy Access screen, choose System → Services → Reporting.
b) Choose RFBUEB00.
c) Choose Execute.
d) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Fiscal Year
Document Type
Values
1000
Current fiscal year
DR
e) Choose Execute.
f) Choose Back.
2. Use an alternate method to find documents.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable → Document → Display.
b) Choose Document → List (RFBUEB00).
c) Choose Back twice.
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207
Capítulo 3: Control de documentos
Crear y actualizar clases de documentos
Figura 67: Clases de documento
The document type is the key that differentiates the business transactions to be posted.
Document types are defined at the client level and are therefore valid for all company codes.
For example, the document type provides information about whether the document is a
vendor invoice or a customer invoice. Posting documents are classified by document types.
There are different types of business transactions.
The document type controls the document header and defines the account types to be
posted to along with the assignment of the document number.
La clase de documentos controla la cabecera de documento y ayuda a diferenciar las
operaciones comerciales que deben contabilizarse.
Debido a que las clases de documento se definen a nivel del mandante, son válidas para todas
las sociedades. Las clases de documentos suministrados mediante la aplicación SAP ERP se
pueden modificar o copiar.
Las clases de documento definen los siguientes elementos:
●
●
●
208
Rango de números para la clase de documento
Cada clase de documento tiene un rango de número asignado.
Clase de documento de anulación
La clase de documento especificada en Clase de documento de anulación se utilizará al
llevar a cabo una operación de anulación en la aplicación SAP ERP. Si no especifica una
clase de documento de anulación, el sistema utiliza la clase de documento contabilizada
para anulación.
Clases de cuentas permitidas para contabilizaciones
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
En la sección Clases de cuenta permitidas, especifique la Clase de cuenta – Activos,
Deudor, Acreedor, Material, de Mayor en la que desea contabilizar.
●
Datos de control
En esta sección, seleccione el campo Clase de documento neto, que es válido únicamente
para clases de documentos usados para facturas de acreedor. Si selecciona este
indicador, se reduce el importe total que vence por el importe de descuento por pronto
pago especificado en las condiciones de pago de la factura.
Esta sección también incluye los siguientes campos:
-
●
Verificación de deudor/acreedor
Contabilizaciones negativas permitidas
Contabilizaciones multisociedades
Interlocutor comercial de ingreso
Necesario para la entrada de documentos
Al seleccionar Número de referencia y Texto de cabecera de documento, hace que cada uno
de estos campos sea una entrada obligatoria en la cabecera de documento.
Clases de documentos estándar importantes
Figura 68: Clases de documentos estándar importantes
La clase de documento AB permite las contabilizaciones en todas las clases de cuenta.
Para todas las demás clases de documento, sólo se pueden realizar contabilizaciones en
determinadas clases de cuenta. Por ejemplo, la clase de documento DG le permite
contabilizar únicamente en cuentas de deudor (D) y de mayor (S).
Para transferir documentos de liquidación desde la aplicación de liquidación SAP ERP, se
necesita una de las siguientes clases de documento:
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209
Capítulo 3: Control de documentos
●
●
RV: la clase de documento por defecto para documentos de facturación de Gestión de
pedidos de cliente (facturas de deudor).
RE: la clase de documento por defecto para documentos de facturación de la Gestión de
materiales (facturas de acreedor).
En la asignación de números interna, la aplicación SAP ERP asigna a cada documento del
módulo Gestión financiera un nuevo número. En la asignación de números externa, la
aplicación transfiere el número del documento de facturación al documento contable siempre
y cuando este número todavía no se haya utilizado.
La mayoría de las veces el programa de pagos utiliza la clase de documento ZP para la
mayoría de sus contabilizaciones automáticas.
In new General Ledger Accounting with activated document splitting, you have to make an
additional setting in Customizing for new document types.
A business transaction variant must be assigned to each document type to enable the
application to determine the splitting rule.
How to Display Document Types
It is not possible to assign an external document number on reversed documents. For this
reason, a reversal document type must be specified for all document types where an external
document number has been assigned. This reversal document type then works with internal
number assignment.
1. Display standard document types.
a) In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global
Settings (New) → Document → Document Types → Define Document Types for Entry
View.
b) Double-click the document type DR to explain the content.
c) Choose Back.
210
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
Rangos de números de documento
Figura 69: Rangos de números de documento
El rango de números de documentos define el rango de números que debe asignarse a
números de documento. Los rangos de números de documento no deben superponerse.
Las siguientes clases de asignaciones de números son posibles en la aplicación SAP ERP:
Asignación de números interna
●
●
En esta clase de asignación de números, la aplicación SAP ERP graba el último número de
documento tomado del rango de números en el campo Número actual. La aplicación
asigna el número posterior al número actual como el siguiente número de documento.
Consulte los ejemplos 00 y 01 en la figura.
Asignación de números externa
En esta clase de asignación de números, el usuario registra el número del documento
original o el número se transfiere automáticamente desde otro sistema. Puesto a que los
números no se asignan en secuencia, la aplicación SAP ERP no puede almacenar un
número actual como se muestra en el ejemplo 02 en la figura. La asignación de números
puede ser alfanumérica.
El rango de números de documento debe definirse para el año en el que se utiliza.
Rangos de números de documento (2)
Las siguientes opciones se encuentran disponibles para definir el rango de números:
●
●
Continuo
Al inicio del nuevo ejercicio, la aplicación SAP ERP continúa utilizando el número posterior
al número actual como número siguiente. La aplicación no vuelve a empezar con el primer
número del rango de números.
Para cada ejercicio
Al inicio de un nuevo ejercicio, la aplicación SAP ERP empieza con el primer número del
rango de números. Esto garantiza que el rango de números sea suficiente.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
211
Capítulo 3: Control de documentos
Nota:
Si asigna la solución para ledger en la nueva Contabilidad principal, los distintos
ledgers pueden utilizar distintas variantes de ejercicio.
Es necesario realizar parametrizaciones especiales para estos ledgers en
Customizing:
●
●
Los rangos de números de documento se almacenan para la vista de libro
mayor.
Los rangos de números se asignan a los tipos de documento para la vista de
libro mayor.
La asignación de números interna debe fijarse para estos rangos de números.
En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de
gestión financiera (Nuevo) → Documento → Clases de documentos → Definir clases de
documentos para la vista de entrada en un ledger.
Un rango de números se puede asignar a varias clases de documento. Puede copiar los
intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar
intervalos de un ejercicio a otro.
Puede utilizar el informe RFBNUM00 para encontrar discontinuidades en la asignación de
números de documento.
How to Create a New Number Range and a New Document Type
Demonstrate the steps listed in the Create a New Number Range and a New Document Type
exercise.
212
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 3
Ejercicio 12
155
Crear un nuevo rango de números y una nueva
clase de documento
Ejemplo empresarial
Una empresa genera centenares de documentos financieros por día. Para simplificar su
almacenamiento, los documentos deben dividirse en diferentes categorías.
Los auditores internos desearían que todos los documentos para gastos autorizados se
identifiquen con un tipo de documento único y que utilicen un rango de números diferente.
El número de autorización asignado por el jefe de contabilidad deberá registrarse en la
cabecera del documento.
Cree una clase de documento y asígnele el nuevo rango de documentos.
1. Cree un rango de documentos (85; 8500000000--8599999999; asignación de números
interna) y cree una clase de documento ## para documentos de gastos autorizados
(consulte escenario empresarial, nombre: Gasto autorizado ##). La clase de documento
de anulación es AB. Active contabilizaciones en registros maestros de acreedor y cuentas
de mayor. Haga del campo de referencia en la cabecera de documento un campo de
entrada obligatoria.
2. Cree una clase de documento y asígnelo al rango de números de documento 85
(8500000000--8599999999) a la nueva clase de documento.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
213
Capítulo 3
Solución 12
156
Crear un nuevo rango de números y una nueva
clase de documento
Ejemplo empresarial
Una empresa genera centenares de documentos financieros por día. Para simplificar su
almacenamiento, los documentos deben dividirse en diferentes categorías.
Los auditores internos desearían que todos los documentos para gastos autorizados se
identifiquen con un tipo de documento único y que utilicen un rango de números diferente.
El número de autorización asignado por el jefe de contabilidad deberá registrarse en la
cabecera del documento.
Cree una clase de documento y asígnele el nuevo rango de documentos.
1. Cree un rango de documentos (85; 8500000000--8599999999; asignación de números
interna) y cree una clase de documento ## para documentos de gastos autorizados
(consulte escenario empresarial, nombre: Gasto autorizado ##). La clase de documento
de anulación es AB. Active contabilizaciones en registros maestros de acreedor y cuentas
de mayor. Haga del campo de referencia en la cabecera de documento un campo de
entrada obligatoria.
a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas
de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Rangos de números de
documento → Documento en la vista de entrada → Definir rangos de números de
documento para la vista de entrada.
b) Indique GR## como el valor para Sociedad.
c) Seleccione Modificar intervalos.
d) Seleccione Tratar → Insertar intervalo.
e) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
No.
Año
De número
A número
Número actual
Ext.
Valores
85
Año en curso
8 500 000 000
8 599 999 999
0
En blanco
f) Pulse INTRO.
214
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Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
g) Seleccione Grabar.
h) Confirme el mensaje en la ventana de diálogo Transportar intervalos de rangos de
números con INTRO.
2. Cree una clase de documento y asígnelo al rango de números de documento 85
(8500000000--8599999999) a la nueva clase de documento.
a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas
de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Clases de documentos → Definir clases
de documentos para la vista de entrada.
b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
c) Introduzca los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista Tipos de documentos:
Resumen’.
Nombre de campo o tipo de datos
Clase de documento
Rango de números
Clase de documento de anulación
Clases de cuenta permitidas:
Activos fijos
Deudor
Acreedor
Material
Cuenta de mayor
Necesario para la entrada de
documentos:
Número de referencia
Valores
##
85
AB
No marcar
No marcar
√
No marcar
√
√
d) Seleccione Grabar.
e) Seleccione la flecha verde Así irá a la pantalla anterior. Indique el nombre Gastos
autorizados## en el campo Descripción .
f) Seleccione Grabar.
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215
Capítulo 3: Control de documentos
How to Classify the New Document Type for the Document Splitting
Demonstrate the steps from the Classify the New Document Type for Document Splitting
exercise.
216
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Capítulo 3
Ejercicio 13
159
Clasificar la nueva clase de documento para
desglose de documentos
Prepare la clase de documento para el desglose de documento.
1. La nueva clase de documento ## debe clasificarse para desglose de documento para
permitir la contabilización. Para esto se requiere una parametrización de Customizing
adicional en la nueva Contabilidad principal.
Nota:
Para obtener más información sobre el desglose de documento, consulte el
módulo correspondiente en la unidad de Control de contabilización
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217
Capítulo 3
Solución 13
160
Clasificar la nueva clase de documento para
desglose de documentos
Prepare la clase de documento para el desglose de documento.
1. La nueva clase de documento ## debe clasificarse para desglose de documento para
permitir la contabilización. Para esto se requiere una parametrización de Customizing
adicional en la nueva Contabilidad principal.
Nota:
Para obtener más información sobre el desglose de documento, consulte el
módulo correspondiente en la unidad de Control de contabilización
a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal
(Nueva) → Operaciones contables → Desglose de documento → Clasificar las clases
de documentos para el desglose de documentos.
b) Seleccione Posición para seleccionar la clase de documento ##.
c) Introduzca los siguientes valores en la pantalla ‘Modificar la vista Clases de
documentos: resumen’:
Nombre de campo o tipo de datos
Actividad/Operación
Variante
Valores
0300 (factura de acreedor)
0001
d) Seleccione Grabar.
218
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Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
Claves de contabilización
Figura 70: Funciones de las claves de contabilización
Como las clases de documento, las claves de contabilización también se definen a nivel del
mandante.
Además de las funciones de control mencionadas en la figura, la clave de contabilización
también indica las siguientes características:
Si la partida individual está relacionada con una operación de pago. Necesitará esta
información para analizar el historial de pago y crear avisos de pago.
●
Si la contabilización es relevante de ventas y si la operación actualizará la cifra de ventas
de la cuenta. Por ejemplo, mediante la contabilización de una factura de deudor.
●
Se proporcionan los siguientes valores por defecto para claves de contabilización en
Customizing para la aplicación SAP ERP:
●
Para la contabilización de cuenta de mayor: Debe es la clave de contabilización 40 y Haber
es la clave de contabilización 50.
Para las facturas de deudor: Debe es la clave de contabilización 01 y Haber es la clave de
contabilización 11.
●
Para las facturas de deudor: Debe es la clave de contabilización 21 y Haber es la clave de
contabilización 31.
●
How to Analyze Posting Keys
A posting key is a two-digit numeric key that controls how the line items can be entered
or processed as follows:
●
Debit or Credit posting
The side of an account that an entry can be posted to.
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219
Capítulo 3: Control de documentos
●
●
●
Account Type
The type of account that can be posted with a particular posting key [Customer–D,
Vendor–K, G/L account–S, Asset–A, or Material–M].
Field status on screen
The fields that are displayed on the screen during document entry.
The reversal posting key
1. Display the posting keys.
a) In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global
Settings (New) → Document → Define Posting Key.
b) Double-click posting key 01.
Nota:
Explain the following checkboxes:
●
●
●
220
Sales-related checkbox
If you select this checkbox, the line items entered with this posting key are
included in the sales calculation.
Special G/L checkbox
If you select this checkbox, the posting key is used for entering special G/L
transactions (such as down payments and bill of exchange postings).
Payment transaction checkbox
Select this checkbox for the posting keys for incoming payments, outgoing
payments, payment differences (residual items), and payment clearing.
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Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
Status de campo de documentos y grupos de status de campo
Figura 71: Status de campo de documento
Cuando registra un documento, la aplicación SAP ERP muestra varios campos. Los campos
visualizados dependen de la operación y de las cuentas que esté usando. Por ejemplo, cuando
contabiliza gastos, debe especificar el centro de coste y los datos de impuestos. Por el
contrario, no necesita especificar esta información cuando contabiliza efectivo. El status de
campo controla la información que se registrará y visualizará al procesar un documento.
Al igual que con los status de campo definidos para los campos en las cuentas de mayor, se
utiliza el status de campo con mayor prioridad. La prioridad se muestra en la figura.
Las siguientes excepciones aplican a esta regla:
●
●
Si se utilizan divisiones, el campo División debe estar preparado para recibir entradas.
Puede activar este campo para la sociedad activando los balances de división. Sólo puede
utilizar el status de campo para definir si el campo es obligatorio o es un campo de entrada
opcional.
Las entradas en los campos de impuestos sólo son posibles si la cuenta de mayor es
relevante para el impuesto.
El status de campo de Ocultar no se puede combinar con el status de campo de Entrada
obligatoria. Esta combinación provocará un error.
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221
Capítulo 3: Control de documentos
Grupos de status de campo
Figura 72: Grupos de status de campo
Para cada grupo de cuentas de mayor (por ejemplo, cuentas monetarias y cuentas de gastos)
debe definir el status de cada campo de entrada de documentos. Cuando registra los
documentos para estas cuentas de mayor, debe decidir si el campo de texto es requerido,
opcional u oculto. De manera similar, cuando registra los documentos para cuentas de
mayor, debe decidir si el campo Centro de costes es requerido, opcional u oculto.
La aplicación SAP ERP divide esta información en grupos de status de campo para cada
grupo de cuentas de mayor.
Puede asignar grupos de status de campo a las respectivas cuentas de mayor en los registros
maestros de cuentas de mayor.
Los grupos de status de campo se compactan en una variante de status de campo.
La variante de status de campo se asigna a sociedades. No puede contabilizar hasta que la
variante de status de campo no esté completa. Normalmente, se asigna la misma variante de
status de campo a todas sus sociedades para que la misma información de status de campo
sea válida entre las sociedades.
Hay varios grupos de status de campo disponibles en la aplicación SAP ERP estándar. Se
recomienda copiar los grupos de status de campo estándar y modificarlos según
corresponda.
Si un documento se contabiliza en una cuenta de contabilidad auxiliar, se utiliza el grupo de
status de campo de la cuenta asociada.
222
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Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
Claves de contabilización estándar
Figura 73: Claves de contabilización estándar
SAP recomienda utilizar las claves de contabilización estándar suministradas. Si se modifican
o se definen nuevas claves de contabilización, todas las tablas que contienen referencias a
estas claves deberán actualizarse.
Las claves de contabilización para activos fijos y materiales sólo pueden utilizarse si se han
configurado los componentes de SAP correspondientes.
Puede modificar las definiciones del status de campo de las claves de contabilización y el
grupo de status de campo para hacer que el status de campo dependa de la operación o de la
cuenta. Dado que las cuentas de contabilidad auxiliar no tienen ningún grupo de status de
campo, las contabilizaciones se diferencian a través de distintas claves de contabilización.
Por este motivo, existe una gran cantidad de claves de contabilización para cuentas de
contabilidad auxiliar.
Las contabilizaciones a las cuentas de mayor se diferencian mediante distintos grupos de
status de campo. Como resultado, sólo se requieren dos claves de contabilización, 40 and 50,
para contabilizaciones de cuentas de mayor.
In addition to the account and posting key-dependent field statuses for postings, the SAP
ERP application centrally controls mandatory fields, such as Segment and Profit Center, for
document splitting objects. This is done when document splitting is used. This is explained in
detail in the Document Splitting (posting control) unit.
How to Maintain the Field Status Through the Field Status Group
1. Display the field status group in new general ledger accounting.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Data → G/L Accounts → Individual processing → In Company Code.
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223
Capítulo 3: Control de documentos
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
G/L acct
Company code
Values
113100
1000 or GR00
c) Choose the Create/Bank/Interest tab.
d) In the Control of Document Creation Company Code box, in the Field Status Group,
note the entry G005 (Bank Accounts Obligatory Value Date).
e) Double-click the field containing G005.
f) A window opens with Display Field Status Group Overview with the three rows in the
Select Group tab highlighted.
g) Double-click Payment Transactions.
h) In the next screen Display Field Status Group–Payment Transactions, you will see
against Value date Row Column Req. Entry is radio buttoned.
The above means when you perform any transactions for GL account 113100, the Value
date field must be filled.
2. Post transactions for general ledger account 113100 and demonstrate the value date
requirement.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Document Entry → General Posting.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Document Date
Posting Date
Field acct.
Values
Current date
Current date
113100
c) Choose Continue.
d) On the Enter G/L account document screen, enter 10000 for Amount.
e) The system displays an error message: An entry is required in Value date field for
account 113100.
f) As per the fields status defined for general ledger account 113100, the system asks for
a Value date for account 113100.
For the value date field to not be automatically filled with the current date, you must make the
following changes:
1. In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global
setting (New) → Global Parameter for Company Code → Enter Global Parameter:
execute.
224
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Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
2. On the "Change View Company Code Global data": Over View screen, select company
code 1000 or GR## and use the magnifying glass on the menu bar or double-click the line
of your company code.
3. On the ‘Change View Company Code Global data’: Details screen, in the Processing
Parameter box, deselect the Define Default Value date box if it is selected.
4. Then proceed with the following steps (step 2 as above):
a. Perform the transactions for general ledger account 113100 and demonstrate the
value date requirement.
b. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting →
Document Entry → General Posting.
How to Assign a Company Code to a Field Status Variant
1. Assign a company code to a field status variant.
a) In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Basic
Settings (New) → Ledgers → Fields → Assign Company Code to Field Status Variant.
b) Select company code GR00 to highlight the assignment to field status group 1000.
c) Choose Back.
How to Create a New Field Status Group and Assign it to a General Ledger Account
Demonstrate the steps in the Create A New Field Status Group and Assign it to a General
Ledger Account exercise.
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225
Capítulo 3: Control de documentos
226
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Capítulo 3
Ejercicio 14
165
Crear un grupo de status de campo nuevo y
asignarlo a una cuenta de mayor
Ejemplo empresarial
Para hacer un seguimiento de las clases de vehículos alquilados, debe hacer que el campo
Texto sea de entrada obligatoria para las partidas individuales de la cuenta de gastos de
Alquiler de vehículos deportivos. Cree el grupo de status de campo nuevo FS## con la
descripción Gastos autorizados ##.
Cree el grupo de status de campo nuevo, haga que el campo Texto sea una entrada
obligatoria y asigne el grupo de status de campo a la cuenta de mayor.
1. Cree el nuevo grupo de status de campo FS## copiando el grupo de status de campo
G001 en la variante de status de campo 1000.
2. Convierta el campo Texto en una entrada obligatoria. Modifique el status de campo en el
grupo de status de campo.
3. Asigne el grupo de status de campo a la cuenta de mayor para Gastos de alquiler de
vehículo deportivo AE02##.
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227
Capítulo 3
Solución 14
166
Crear un grupo de status de campo nuevo y
asignarlo a una cuenta de mayor
Ejemplo empresarial
Para hacer un seguimiento de las clases de vehículos alquilados, debe hacer que el campo
Texto sea de entrada obligatoria para las partidas individuales de la cuenta de gastos de
Alquiler de vehículos deportivos. Cree el grupo de status de campo nuevo FS## con la
descripción Gastos autorizados ##.
Cree el grupo de status de campo nuevo, haga que el campo Texto sea una entrada
obligatoria y asigne el grupo de status de campo a la cuenta de mayor.
1. Cree el nuevo grupo de status de campo FS## copiando el grupo de status de campo
G001 en la variante de status de campo 1000.
a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas
de gestión financiera (Nuevo) → Parámetros globales para la sociedad → Verificar y
completar parámetros globales.
(Opción alternativa: En Customizing, seleccione Gestión financiera
(Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers
→ Campos → Asignar sociedades a variantes de status de campos.
b) Haga doble clic en su sociedad.
c) Anote la variante de status de campo asignada a su sociedad.
d) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas
de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Campos → Definir variantes de status de
campos.
e) Seleccione la variante de status de campo asignada a su sociedad.
f) En la estructura de diálogo, haga doble clic en Grupos de status de campos y
seleccione G001.
g) Seleccione Tratar → Copiar como.
h) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo de status de campo
Texto
Valores
FS##
Gastos autorizados ##
i) Seleccione Intro.
j) Seleccione Grabar.
228
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Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI
Nota:
No salga todavía de esta pantalla.
2. Convierta el campo Texto en una entrada obligatoria. Modifique el status de campo en el
grupo de status de campo.
a) Haga doble clic en FS##.
b) Haga doble clic en Datos generales.
c) Seleccione Entrada obligatoria para Texto.
d) Seleccione Grabar.
3. Asigne el grupo de status de campo a la cuenta de mayor para Gastos de alquiler de
vehículo deportivo AE02##.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → En la
Sociedad.
Nota:
Como otra alternativa, puede seleccionar el código de operación: FS00.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de mayor
Sociedad
Valores
AE02##
GR##
c) Seleccione Cuenta de mayor → Modificar
d) Seleccione la etiqueta Entrada/Banco/Interés.
e) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo de status de campo
Valores
FS##
f) Seleccione Grabar.
Nota:
Acaba de crear un nuevo grupo de status de campo y lo ha asignado a la
cuenta de Gastos de alquiler de vehículo deportivo.
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229
Capítulo 3: Control de documentos
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
●
●
230
Actualizar la estructura de documentos FI
Preparar los elementos de control de la cabecera de documento
Comprender los elementos de control de una partida individual
Configurar el status de campo de partidas individuales en documentos FI
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Capítulo 3
Lección 2
169
Actualización de períodos de contables
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se configuran períodos contables.
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad determina que los libros auxiliares deben cerrarse al final de
un período contable. Sin embargo, las cuentas de mayor permanecen abiertas durante más
tiempo para reconciliar los libros mayores en Gestión financiera y Controlling para el último
período. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
●
●
Una comprensión de períodos contables abiertos y cerrados
Una comprensión de la variante períodos abiertos y cerrados para diferentes clases de
cuentas
Note the following points:
1. In the demo for creating the posting period variant, opening and closing the posting
periods, and assigning to the company code, follow the detailed exercise or solution.
2. The posting date in the document header determines the posting period in which the
postings will take place. The SAP ERP application proposes the current date as the
posting date.
Posting periods are defined in the fiscal year variant. The posting periods are derived from
the month of the posting date.
To enable posting, the posting period must be open. You can open the posting period by
entering a time range, which is the time range of the posting period. Posting periods can be
opened or closed in Customizing or from the application.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Comprender la funcionalidad de las variantes de períodos contables y los períodos
contables
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231
Capítulo 3: Control de documentos
Actualización de variantes de períodos contables
Figura 74: Períodos contables
For each posting period variant, you need an entry + that is valid for all account types. The
columns for the account number interval must be empty.
The period intervals, which are defined for the + entry, specify the posting periods that may
be posted in a variant.
When you enter the posting date in the document header, the SAP ERP application uses the
entry for the account type + to check whether the period determined can be posted to. If all
account types are to be open at the same time, the minimum entry + is sufficient.
You can define whether periods can be posted to differently by account type (A, D, K, M, S, or
V) and by account interval. If you do not enter G/L account numbers for the account
intervals, you must enter ‘ZZZZZZZZZZ’ as the account number upper limit.
For each account type within a posting period variant, you need to specify the posting
periods that are open for posting. Two time intervals, Period 1 and 2, are available.
For each interval, you need to specify the following details:
●
●
●
A period lower limit
A period upper limit
A fiscal year
You close periods by selecting the period details such that the periods to be closed are no
longer contained.
Special periods have no start date or end date. They are assigned to the last posting period.
For posting in special periods, the following conditions must be true:
●
●
232
The posting date must be the last day of the year of posting.
The special period must be open and entered in the document during posting.
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Lección: Actualización de períodos de contables
Los períodos contables se definen en la variante de ejercicio.
Para evitar que los documentos se contabilicen en un período contable incorrecto, puede
cerrar determinados períodos contables.
Normalmente sólo está abierto el período contable actual y el resto de períodos están
cerrados. Al final de un período contable, éste se cierra y se abre el siguiente período
contable. Puede abrir un período contable registrando un rango en la variante de períodos
contables que incluye este período. Puede tener abiertos tantos períodos contables como
desee.
Durante el cierre del ejercicio, puede abrir períodos especiales para contabilizaciones de
cierre.
Actualización de una variante de períodos contables
Figura 75: Variante de período contable
Varias sociedades pueden utilizar la misma variante de períodos contables. De este modo, los
períodos contables se abren y cierran a la vez para todas las sociedades a las que se les
asigna la variante de períodos contables (Principio de variantes). Esto simplifica la
actualización de períodos contables y permite un cierre contable de todo el grupo con una
mínima demanda de personal.
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233
Capítulo 3: Control de documentos
Verificaciones de períodos por clase de cuenta
Figura 76: Verificaciones de períodos por clase de cuenta
En la cabecera de documento, se verifican en primer lugar los períodos asignados a la clase
de cuenta +.
Por lo tanto, la clase de cuenta + debe estar abierta para todos los períodos que se suponen
que están abiertos para cualquier otra clase de cuenta y la variante de período contable debe
contener al menos la clase de cuenta +. Si los períodos contables para diferentes clases de
cuenta se deben tratar del mismo modo, el control con la entrada + es suficiente.
Los períodos contables pueden manejarse de diferente forma para diferentes clases de
cuentas. Para un determinado período contable, pueden permitirse contabilizaciones para
cuentas de deudores mientras que se limitan las contabilizaciones en cuentas de acreedores.
A nivel de la partida individual, la aplicación SAP ERP verifica la clase de cuenta de la clave de
contabilización para garantizar que el período está abierto para la clase de cuenta asignada.
El intervalo de cuentas siempre incluye cuentas de mayor. Al registrar cuentas asociadas
específicas para clases de cuentas de contabilidad auxiliar, estas cuentas de contabilidad
auxiliar se pueden tratar de forma diferente que otras cuentas que tienen una cuenta
asociada distinta.
234
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Lección: Actualización de períodos de contables
Primeros dos intervalos de períodos
Figura 77: Primeros dos intervalos de períodos
Durante el cierre, deben estar abiertos simultáneamente dos intervalos de períodos. Por este
motivo, puede registrar dos intervalos de períodos en la tabla de períodos contables.
Puede asignar un grupo de autorización al primer intervalo de períodos. Los usuarios que
pertenecen a este grupo de autorización tienen permiso para contabilizar en este intervalo. Si
desea períodos especiales con verificación de autorización, utilice el primer rango para estos
períodos. Autorice únicamente a los contables que estén involucrados en el cierre a
contabilizar en los períodos especiales.
El usuario debe tener la autorización para el objeto de autorización F_BKPF_BUP (documento
contable: Autorización para períodos contables), con el valor en el campo grupo de
autorizaciones que coincida con el valor de la tabla de períodos contables.
Con la nueva Contabilidad principal, se visualiza un tercer intervalo de períodos. En este
intervalo, los períodos abiertos se almacenan para la integración CO → FI en tiempo real.
El tercer intervalo controla si las contabilizaciones FI iniciadas desde CO pueden
contabilizarse en los períodos. Si el tercer intervalo no está completado, las entradas en los
intervalos 1 y 2 también son válidas para estas contabilizaciones.
Con la nueva Contabilidad principal, tiene la opción de controlar los valores para los que
pueden contabilizarse objetos de imputación individuales y cuándo pueden contabilizarse.
Por ejemplo, debería ser posible contabilizar al centro de beneficio 1000, incluso cuando el
responsable del centro de beneficio 2000 ya no desea autorizar contabilizaciones. Una nueva
sección en Customizing, Apertura y cierre de períodos contables por objetos de imputación
de mayor, cubre esta función.
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235
Capítulo 3: Control de documentos
Determinación de períodos contables
Figura 78: Determinación de períodos contables durante la contabilización
Al registrar un documento, debe registrar la fecha de contabilización La aplicación SAP ERP
determina automáticamente el período contable y el ejercicio según la fecha de
contabilización registrada.
La aplicación SAP ERP determina el período contable y actualiza las cifras de movimientos
para cada período contable.
Si visualiza el saldo de una cuenta, se visualizan las cifras de movimientos para los períodos
contables.
How to Check Posting Periods
1. Attempt postings in closed posting periods.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Document Entry → General Posting.
b) On the Enter G/L Account Posting: Header Data screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Values
Posting Date
Last date of current year + 1
Document Date
Period
Company code
Currency
236
Last date of current year + 1
1
1000
EUR
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Lección: Actualización de períodos de contables
Field Name or Data Type
Pstky
Values
40
c) Choose Enter.
d) Check the message Posting period 001 is not open and close the Performance
Assistant dialog box.
e) On the Enter G/L Account Posting: Header Data screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Values
Posting Date
Last date of current year
Document Date
Period
Company code
Currency
Pstky
Last date of current year
12
1000
EUR
40
f) Choose Enter.
g) Check the message Specify account number and close the Performance Assistant
dialog box. The posting period 12 is open and an account number is required to
complete the posting.
2. Check the posting periods in variant 1000.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Environment → Current Settings → Open and Close Posting Periods.
b) On the Change View "Posting Periods: Specify Time Intervals": Overview screen, check
the posting periods for the variant 1000.
c) Return to the main menu.
How to Create Posting Period Variants and Maintain Posting Periods
Demonstrate the steps from the Create Posting Period Variants and Maintain Posting Periods
exercise.
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237
Capítulo 3: Control de documentos
238
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Capítulo 3
Ejercicio 15
175
Crear variantes de períodos contables y
actualizar períodos contables
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad determina que los libros auxiliares deben cerrarse al final de
un período contable. Sin embargo, las cuentas de mayor deben permanecer abiertas durante
más tiempo para permitir que el libro mayor en Gestión financiera se reconcilie con
Controlling para el período.
Crear una variante de período contable.
1. Cree una variante de período contable PP## con el nombre Períodos contables GR##.
Cumpla con los requisitos del departamento de contabilidad, según los cuales los libros
auxiliares sólo permanecerán abiertos durante el mes en curso, mientras que el libro
mayor permanecerá abierto durante el mes en curso y el mes anterior.
2. Asigne esta variante de período contable a su sociedad.
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239
Capítulo 3
Solución 15
176
Crear variantes de períodos contables y
actualizar períodos contables
Ejemplo empresarial
El departamento de contabilidad determina que los libros auxiliares deben cerrarse al final de
un período contable. Sin embargo, las cuentas de mayor deben permanecer abiertas durante
más tiempo para permitir que el libro mayor en Gestión financiera se reconcilie con
Controlling para el período.
Crear una variante de período contable.
1. Cree una variante de período contable PP## con el nombre Períodos contables GR##.
Cumpla con los requisitos del departamento de contabilidad, según los cuales los libros
auxiliares sólo permanecerán abiertos durante el mes en curso, mientras que el libro
mayor permanecerá abierto durante el mes en curso y el mes anterior.
a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (nuevo) → Parametrizaciones básicas
de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Ejercicio y períodos contables → Períodos
contables → Definir variantes para períodos contables abiertos.
b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
c) Introduzca los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista "Períodos contables:
Definir variantes" Resumen’.
Nombre de campo o tipo de datos
Variante
Valores
PP##
Nombre
Períodos contables GR##
d) Seleccione Grabar.
e) Para definir los períodos en su variante, en Customizing, seleccione Gestión financiera
(nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers
→ Ejercicio y períodos contables → Períodos contables → Abrir y cerrar períodos
contables.
Nota:
En esta etapa, puede crear nuevos intervalos o copiar desde intervalos
existentes.
f) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
g) Introduzca los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista "Períodos contables:
Especificar intervalos de tiempo" Resumen’.
240
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Lección: Actualización de períodos de contables
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Var.
PP##
1.ª partida
A
De cuenta
A cuenta
Del período 1
Año
Al período 1
Año
+ válida para todas las cuentas
En blanco
En blanco
Mes anterior
Ejercicio mes anterior
Mes actual
Año en curso
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Var.
PP##
2.ª partida
A
De cuenta
A cuenta
Del período 1
Año
Al período 1
Año
D
Vacío
ZZZZZZZZZZ
Mes actual
Año en curso
Mes actual
Año en curso
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Var.
PP##
3ª partida
A
De cuenta
A cuenta
Del período 1
Año
Al período 1
Año
K
Vacío
ZZZZZZZZZZ
Mes actual
Ejercicio en curso
Mes actual
Año en curso
h) Seleccione Grabar.
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241
Capítulo 3: Control de documentos
i) Para copiar un intervalo existente, en Customizing, seleccione Gestión financiera
(nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers
→ Ejercicio y períodos contables → Períodos contables → Abrir y cerrar períodos
contables.
j) Seleccione las clases de cuenta D, K y S para la variante de contabilización 0001.
k) Seleccione Tratar → Copiar como para sobrescribir los valores con PP## en el campo
Var.
l) Seleccione Grabar.
2. Asigne esta variante de período contable a su sociedad.
a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (nuevo) → Parametrizaciones básicas
de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Ejercicio y períodos contables → Períodos
contables → Asignar variantes a sociedad.
b) Introduzca la siguiente información en la pantalla ‘Modificar la vista “Asignar sociedad
– Variantes de períodos contables”: resumen’:
Nombre de campo o tipo de datos
Soc.
Valores
GR##
Variante
PP##
c) Seleccione Grabar.
Nota:
Realizó las siguientes tareas:
●
●
●
242
Crear una variante para períodos contables abiertos.
Definir las fechas de los períodos abiertos.
Asignar la variante de período contable a su sociedad.
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Lección: Actualización de períodos de contables
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Comprender la funcionalidad de las variantes de períodos contables y los períodos
contables
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243
Capítulo 3
Lección 3
180
Actualización de autorizaciones de
contabilización
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se configura la autorización de contabilización.
Ejemplo empresarial
El jefe de contabilidad desea definir diferentes autorizaciones para contabilizar importes
elevados para los responsables y para él mismo. Por este motivo, se requieren los siguientes
conocimientos:
●
●
Una comprensión sobre la definición de las cantidades que los grupos específicos de
responsables están autorizados a contabilizar
Una comprensión sobre la asignación de usuarios a un grupo de tolerancia para los
importes máximos
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Actualizar autorizaciones para contabilización
Autorización para contabilización
Figura 79: Importes máximos
En esta sección, se concentrará en los límites superiores de las operaciones de
contabilización dentro de los grupos de tolerancia.
244
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de autorizaciones de contabilización
En Definir grupos de tolerancia para empleados en Customizing, defina diversos importes
límite superiores para los empleados.
Defina la tolerancia máxima para diferencias de pago para determinar los siguientes
aspectos durante una operación de contabilización y el procesamiento de operaciones de
compensación:
1. ¿Cuál es el importe de documento máximo que está autorizado a contabilizar el
empleado? (Importe por documento - Un total de todas las partidas individuales de Debe
o partidas individuales de Haber en un documento).
2. ¿Cuál es el importe máximo que puede introducir el empleado como una partida individual
en una cuenta de deudor o acreedor? (Importe por partida abierta)
3. ¿Cuál es el porcentaje máximo de descuento por pronto pago que puede otorgar el
empleado en una partida individual? (Descuento por pronto pago por partida individual)
4. ¿Cuál es la tolerancia aceptable máxima para diferencias de pago (pago en exceso o pago
en defecto) para el empleado? (Ingresos – Pago en exceso, Gastos – Pago en defecto)
You must assign accounting employees to a separate tolerance group in case you want to
define special tolerances for them.
Each company code must always have a Blank tolerance group. This is the default tolerance
group for employees who are not explicitly assigned to any other tolerance group.
You can assign only one tolerance group to an employee. However, you can assign a
tolerance group to one or more company codes.
The following upper limits are applicable within the tolerance group:
●
●
Amount per document
This is the maximum posting amount per document and includes all the debit or credit
items.
Amount per open item
This is the maximum posting amount per customer or vendor item and does not apply to
automatically created line items (for example, line items generated through an automatic
payment program).
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245
Capítulo 3: Control de documentos
Asignación de autorizaciones de contabilización
Figura 80: Asignación de autorizaciones de contabilización
Puede crear tantos grupos de tolerancia como desee. Cada usuario puede asignarse
explícitamente a un grupo de tolerancia.
Si no asigna usuarios a ningún grupo de tolerancia especial ,se les aplican los valores del
grupo de tolerancia en blanco.
El grupo de tolerancia en blanco generalmente contiene valores que aplican a la mayoría de
los empleados.
Para los empleados que tienen límites especialmente altos o bajos debe crear un grupo de
tolerancia especial. Puede asignar el grupo especial a sus ID de acceso.
How to Create a New Tolerance Group and Assign it to a User
Demonstrate the steps from the Create a New Tolerance Group and Assign it to Your User
exercise.
How to Test the User’s Posting Authorization
Do not forget to delete the SUPV tolerance limit for your user master record before the next
lesson.
1. Test posting authorization.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document.
b) Enter the following data:
246
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Lección: Actualización de autorizaciones de contabilización
Field Name or Data Type
Company Code
Document Date
Posting Date
G/L Account
D/C
Value
GR00 (check)
Current date
Current date
100000
Debit
Amount
100,001
c) Choose Enter.
Atención:
You can only post amounts up to 100000).
d) Choose Exit.
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247
Capítulo 3: Control de documentos
248
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 3
Ejercicio 16
183
Crear un nuevo grupo de tolerancia y asignarlo
a su usuario
Ejemplo empresarial
Los auditores internos desean especificar las siguientes autorizaciones máximas para el
departamento de contabilidad:
●
Responsables
500.000 por documento.
100.000 por partida abierta.
Un 5% de descuento por pronto pago.
●
Jefe de contabilidad
5000000 por documento.
800000 por partida abierta.
Un 10% de descuento por pronto pago.
Modifique un grupo de tolerancia existente, cree uno nuevo y asígnelo a un usuario.
1. El grupo de tolerancia para los responsables es el grupo de tolerancia en blanco. Debe
crear un nuevo grupo de tolerancia, SUPV, para el jefe de la contabilidad financiera. Debe
considerar los datos en el escenario empresarial. Modifique el grupo de tolerancia en
blanco.
2. Asigne el grupo de tolerancia del jefe de contabilidad a su usuario.
Nota:
Realizó las siguientes tareas:
●
●
●
Creó un nuevo grupo de tolerancia para superiores.
Añadió nuevos límites de tolerancia a su superior.
Asignó el grupo de tolerancia del supervisor a su usuario. Este es un ejemplo
del principio de variantes.
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249
Capítulo 3
Solución 16
184
Crear un nuevo grupo de tolerancia y asignarlo
a su usuario
Ejemplo empresarial
Los auditores internos desean especificar las siguientes autorizaciones máximas para el
departamento de contabilidad:
●
Responsables
500.000 por documento.
100.000 por partida abierta.
Un 5% de descuento por pronto pago.
●
Jefe de contabilidad
5000000 por documento.
800000 por partida abierta.
Un 10% de descuento por pronto pago.
Modifique un grupo de tolerancia existente, cree uno nuevo y asígnelo a un usuario.
1. El grupo de tolerancia para los responsables es el grupo de tolerancia en blanco. Debe
crear un nuevo grupo de tolerancia, SUPV, para el jefe de la contabilidad financiera. Debe
considerar los datos en el escenario empresarial. Modifique el grupo de tolerancia en
blanco.
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Contabilidad → Gestión financiera (Nuevo)
→ Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Grupos
de tolerancia → Definir grupos de tolerancia para empleados.
b) Haga doble clic en su sociedad, GR##.
c) Indique los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista “Grupos de tolerancia FI
para usuarios”: resumen’:
Nombre de campo o tipo de datos
Importe por documento
Importe por partida abierta
Descuento por pronto pago por partida
individual
Valor
500000
100000
5%
d) Seleccione Grabar.
e) Seleccione el grupo de tolerancia que acaba de modificar.
250
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de autorizaciones de contabilización
f) Seleccione Tratar → Copiar como.
g) Indique los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista “Grupos de tolerancia FI
para usuarios”: Detalles’:
Nombre de campo o tipo de datos
Grupo
Sociedad
Importe por documento
Importe por posición de liquidación de
partida abierta
Descuento por pronto pago por partida
individual
Valor
SUPV
GR##
5000000
800000
10%
h) Seleccione Intro.
i) Seleccione Grabar.
2. Asigne el grupo de tolerancia del jefe de contabilidad a su usuario.
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Contabilidad → Gestión financiera (Nuevo)
→ Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Grupos
de tolerancia → Asignar usuarios/grupos de tolerancia.
b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
c) Indique los siguientes datos en la pantalla Entradas nuevas: Resumen de entradas
añadidas.
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre de usuario
Grupo de tolerancia
Valor
Su nombre de usuario
SUPV
d) Seleccione Grabar.
Nota:
Realizó las siguientes tareas:
●
●
●
Creó un nuevo grupo de tolerancia para superiores.
Añadió nuevos límites de tolerancia a su superior.
Asignó el grupo de tolerancia del supervisor a su usuario. Este es un ejemplo
del principio de variantes.
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251
Capítulo 3: Control de documentos
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
252
Actualizar autorizaciones para contabilización
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Capítulo 3
Lección 4
187
Creación de documentos simples en la Gestión
financiera
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se crean documentos contables simples.
Ejemplo empresarial
El cliente se ha enterado de lo fácil que es utilizar las operaciones ENJOY, y desea probarlas.
Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
Una comprensión sobre cómo contabilizar documentos simples en Gestión financiera
●
The ENJOY postings in the general ledger, customer, and vendor areas are single-screen
transactions. You can enter documents with a minimum number of entries on one screen.
You can enter the general data for the document in the upper pane of the screen. This is the
data that you want to enter or process along with the customer or vendor item data.
Important fields are on the initial tab while the less frequently used fields and detailed
information are on subsequent tabs.
In the lower pane of the screen, you can enter the invoice or line items in a table. After making
the entries, you can check, hold, or post the document. The SAP ERP application uses the
check, proposal, and posting logic of the following existing entry transactions:
●
●
●
Invoice
Credit memo fast entry
Standard document entry
The ENJOY transactions are offered parallel to the standard transactions.
To access the standard transactions (general or complex posting screens), use the following
navigation path:
●
●
On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable/Accounts Payable → Document Entry → Invoice → General/
Credit Memo → General.
On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Posting → General Posting.
You can use some of the menu options to branch out into the complex postings from the
easy transactions (for example, asset purchase from vendor).
Nota:
You cannot return to the initial screen from this complex posting transaction.
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253
Capítulo 3: Control de documentos
The user-specific editing options enable you to individually control the following aspects:
●
●
Display and entry of the document type
Posting period
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Contabilizar documentos FI simples
Documentos FI simples
Figura 81: Contabilizaciones simples en SAP ERP Financials
El módulo de Gestión financiera de SAP utiliza una operación de contabilización para los
siguientes tipos de contabilizaciones:
●
●
●
●
●
254
Contabilizaciones de cuenta de mayor
Contabilizaciones de factura de deudor
Contabilizaciones de abono de deudor
Contabilizaciones de factura de acreedor
Contabilizaciones de abono de acreedor
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Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera
Uso de la pantalla de contabilización ENJOY
Figura 82: Pantalla de contabilización ENJOY – Cabecera y primera posición
Debe introducir los datos generales para el documento de contabilización en la cabecera de
documento.
Por ejemplo, puede introducir los siguientes campos en la cabecera de documento:
●
●
●
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Texto
Para registrar factura y abonos recibidos, puede definir una clase de documento para cada
operación. Esta clase de documento aparece luego como un valor propuesto general. Puede
sobrescribir esta clase de documento propuesto en cualquier momento mientras que el
campo de clase de documento esté listo para recibir una entrada durante la entrada de
documento. Si no define una clase de documento, el sistema propone clases de documento
estándar (por ejemplo, KR para registrar facturas de acreedor).
Los campos de entrada importantes están en primer plano en la etiqueta inicial y los campos
menos utilizados están en las etiquetas subsiguientes.
Con las facturas de deudores y acreedores, puede introducir los datos de cuenta del
interlocutor comercial en esta sección junto con el importe de la factura o del abono.
Luego, al marcar Intro, los datos maestros del interlocutor comercial también se visualizan
junto con el nombre de la cuenta, la dirección y los datos bancarios.
Se puede visualizar una lista de partidas abiertas seleccionando el pulsador Partidas abiertas.
Además de los datos de cabecera y de partidas, la pantalla de entrada también contiene un
área de información donde se puede ver el saldo de cuenta.
Puede usar el pulsados Árbol para acceder y seleccionar los siguientes modelos:
●
●
●
Variantes de entrada
Modelos de imputación
Documentos apartados
Los usuarios pueden navegar mediante la estructura de árbol situada en la parte izquierda de
la pantalla.
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255
Capítulo 3: Control de documentos
Pantalla de contabilización ENJOY – Partidas individuales adicionales
Figura 83: Pantalla de contabilización ENJOY – Partidas individuales adicionales
Introduzca las partidas individuales adicionales del documento en la tabla situada en la parte
inferior de la pantalla. Luego de realizar y confirmar las entradas, aparece el nombre de la
cuenta.
Puede seleccionar diferentes campos o columnas y modificar su tamaño y secuencia.
También puede copiar partidas individuales.
Una vez alcanzado un saldo de cero, puede seleccionar una de las siguientes tareas para
completar la operación de entrada de documento:
●
●
●
Reg.prel.
Contabilizar
Retener
Aún puede utilizar la operación estándar para registrar contabilizaciones.
Para contabilizaciones complejas, se puede acceder a la operación de contabilización
estándar desde el menú. No puede acceder a la pantalla ENJOY desde las operaciones de
contabilización estándar.
Se puede registrar un texto explicativo para cada partida individual. Este texto de partida
individual se puede utilizar de forma interna y externa. Para utilizar el texto para fines
externos, por ejemplo, en Correspondencia, Avisos de reclamación y Aviso de pago,
introduzca un "*" en frente del texto.
Nota:
El * se elimina de la impresión.
256
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Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera
En Customizing, se pueden definir modelos de texto con una clave de cuatro dígitos. Al
introducir la clave relevante en el campo de texto durante la entrada de documento, estos
modelos de texto se copian automáticamente en la partida individual.
How to Post FI Documents
Demonstrate the steps of the Post FI Documents exercise.
Ensure the following preparations are complete before performing the exercise:
Verify the details for the fiscal year variant, posting period variant, field status variant, and
workflow variant.
1. In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global
Settings (New) → Global Parameters for Company Code → Enter Global Parameters.
2. Enter the following data:
Field Name or Data Type
CoCd
Company Name
City
Country
Crcy
Language
Values
1000
IDEAS AG
Frankfurt
DE
EUR
DE
3. Choose Display.
4. On the Change View screen, verify the following details:
Field Name or Data Type
Fiscal Year Variant
Field Status Variant
Pstng Period Variant
Workflow Variant
Values
K4
1000
1000
1000
How to Post FI Documents (Classic Posting)
1. Carry out general ledger account classic posting.
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257
Capítulo 3: Control de documentos
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting
→ Accounts Receivable → Document Entry → Invoice - General.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Document Date
Posting Date
Type
Period
Company Code
Currency/Rate
PstKy
Account
Values
Current date
Current date
DR
12
1000
EUR
01
1000
c) Press ENTER.
d) On the Enter Customer Invoice: Add Customer item screen, enter following data:
Field Name or Data Type
Amount
Calculate tax
PstKy
Account
Values
5500
Select
50
800200
e) Press ENTER.
f) On the Enter Customer invoice: Add G/L account item screen, enter 5500 in the
Amount value.
g) Select Output Tax 10% in the Tax Code field.
h) Choose the Mehr pushbutton.
i) In the Coding Block dialog box, enter PR00 in the Profit Center field.
j) Choose Continue.
k) Choose Post to save the document.
258
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 3
Ejercicio 17
191
Contabilizar documentos FI
Ejemplo empresarial
Tras finalizar la configuración del control de documentos efectuada según las necesidades del
mandante, éste solicitó la verificación de las parametrizaciones creadas. Por lo tanto, es
necesario contabilizar algunos documentos simples en la aplicación SAP ERP.
Atención:
Recuerde que en el último ejercicio asignó el grupo de tolerancia del Jefe de
contabilidad a su usuario. Esto significa que los umbrales del importe definidos
en el grupo de tolerancia SUPV ahora también son válido para usted. De ser
necesario, modifique su grupo de tolerancia de nuevo a en blanco.
Contabilice documentos simples en Gestión financiera.
1. Se retiran 5.000 unidades en moneda local de la cuenta del banco propio y se depositan
en la caja para gastos menores. Contabilice esta operación (cuenta monetaria: 100000;
posición de cuenta bancaria: 113100, cada una con centro de beneficio: 1000).
Registre el número del documento.
Consejo:
Marque el pulsador Desactivar árbol para que la ventana de entrada de
documentos ocupe toda la pantalla.
2. El jefe de contabilidad alquiló un vehículo para ir a una conferencia fuera de la ciudad.
Contabilice una factura de acreedor de 110 unidades en moneda local en la cuenta de
acreedor creada anteriormente (Acreedor##). Seleccione la opción Calcular impuestos.
Utilice el indicador de impuestos 1l (IVA repercutido (curso) 10%). Registre el número de
autorización A## que ha obtenido del jefe de contabilidad en el campo Referencia.
Contabilice los gastos en el centro de beneficio PR## y en la cuenta Gastos de alquiler de
vehículo deportivo AE02## creada previamente. Utilice la clase de documento ## e
introduzca una descripción (Conferencia ##) en el campo de entrada obligatoria Texto en
la partida individual.
Anote el número del documento.
Consejo:
Si no es posible introducir la clase de documento en la cabecera de
documento, use el pulsador Opciones tratam. y bajo la opción Cl. doc.
seleccione Introducir abreviatura.
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259
Capítulo 3: Control de documentos
3. En la conferencia, el jefe de contabilidad invitó a cenar a unos clientes. Contabilice una
factura adicional de 330 unidades en moneda local en la cuenta Costes de manutención
AE01## con los mismos criterios que en la tarea anterior.
Registre el número de documento nuevo.
4. Contabilice una factura de deudor por 220000 en su cuenta de deudor. Seleccione la
opción Calcular impuestos. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso)
10%). Contabilice en la cuenta de ganancias 800200.
Anote el número del documento.
Consejo:
Marque el pulsador Desactivar árbol para que la ventana de entrada de
documentos ocupe toda la pantalla.
5. Contabilice un abono de deudor de 5.500 unidades de moneda local en la cuenta de
deudor que creó antes. Utilice el indicador de impuestos 1O (IVA repercutido (curso)de
10%) y la cuenta de ganancias 800200.
Anote el número del documento.
6. Visualice las partidas individuales de deudor y/o acreedor para revisar las
contabilizaciones que ha realizado.
260
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 3
Solución 17
193
Contabilizar documentos FI
Ejemplo empresarial
Tras finalizar la configuración del control de documentos efectuada según las necesidades del
mandante, éste solicitó la verificación de las parametrizaciones creadas. Por lo tanto, es
necesario contabilizar algunos documentos simples en la aplicación SAP ERP.
Atención:
Recuerde que en el último ejercicio asignó el grupo de tolerancia del Jefe de
contabilidad a su usuario. Esto significa que los umbrales del importe definidos
en el grupo de tolerancia SUPV ahora también son válido para usted. De ser
necesario, modifique su grupo de tolerancia de nuevo a en blanco.
Contabilice documentos simples en Gestión financiera.
1. Se retiran 5.000 unidades en moneda local de la cuenta del banco propio y se depositan
en la caja para gastos menores. Contabilice esta operación (cuenta monetaria: 100000;
posición de cuenta bancaria: 113100, cada una con centro de beneficio: 1000).
Registre el número del documento.
Consejo:
Marque el pulsador Desactivar árbol para que la ventana de entrada de
documentos ocupe toda la pantalla.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Contabilización → Registrar documento de cuenta de mayor.
b) Introduzca los siguientes datos en la pantalla Registrar documento de cuenta de
mayor:
Nota:
Si se le solicita, introduzca su sociedad, GR## y marque Intro.
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Fecha de documento
Fecha actual
Datos básicos
Fecha de contabilización
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Fecha actual
261
Capítulo 3: Control de documentos
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Cuenta de mayor
100000
Primera posición
D/C
Impte. en mon. doc.
Centro de beneficio
Segunda posición
Cuenta de mayor
D/C
Impte. en mon. doc.
Centro de beneficio
Debe
5000
1000
113100
Haber
5000
1000
c) Seleccione Documento → Simular.
d) Verifique el documento.
e) Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos.
f) Marque Contabilizar para grabar el documento.
g) Anote el número del documento.
2. El jefe de contabilidad alquiló un vehículo para ir a una conferencia fuera de la ciudad.
Contabilice una factura de acreedor de 110 unidades en moneda local en la cuenta de
acreedor creada anteriormente (Acreedor##). Seleccione la opción Calcular impuestos.
Utilice el indicador de impuestos 1l (IVA repercutido (curso) 10%). Registre el número de
autorización A## que ha obtenido del jefe de contabilidad en el campo Referencia.
Contabilice los gastos en el centro de beneficio PR## y en la cuenta Gastos de alquiler de
vehículo deportivo AE02## creada previamente. Utilice la clase de documento ## e
introduzca una descripción (Conferencia ##) en el campo de entrada obligatoria Texto en
la partida individual.
Anote el número del documento.
Consejo:
Si no es posible introducir la clase de documento en la cabecera de
documento, use el pulsador Opciones tratam. y bajo la opción Cl. doc.
seleccione Introducir abreviatura.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Acreedores → Contabilización → Factura.
b) Indique los siguientes datos en la pantalla de Indicar factura de acreedor:
Nombre de campo o tipo de datos
Datos básicos
262
Valores
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera
Nombre de campo o tipo de datos
Acreedor
Fecha de factura
Referencia
Fecha de contabilización
Clase de documento
Importe
Valores
Acreedor##
Fecha actual
A##
Fecha actual
Gastos autorizados ##. Si la clase
de documento no está lista para entrada,
seleccione el pulsador Opciones tratam. y
seleccione Introducir abreviatura bajo la
opción Cl. doc.).
110
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Posiciones
Cuenta de mayor
D/C
Impte. en mon. doc.
Indicador de impuestos
Texto
Centro de beneficio
Moneda de sociedad
Seleccionar
1l (IVA soportado - curso 10%)
AE02##
Debe
110
1l (IVA soportado - curso 10%)
Conferencia
PR##
c) Seleccione Documento → Simular.
d) Verifique el documento.
e) Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos.
f) Marque Contabilizar para grabar el documento.
g) Anote el número del documento.
Consejo:
Si un objeto de Controlling no especifica ni deriva ningún centro de
beneficio para una cuenta, el centro de beneficio por defecto NGL_4020
REWE Training se configura automáticamente por defecto en el sistema
IDES.
3. En la conferencia, el jefe de contabilidad invitó a cenar a unos clientes. Contabilice una
factura adicional de 330 unidades en moneda local en la cuenta Costes de manutención
AE01## con los mismos criterios que en la tarea anterior.
Registre el número de documento nuevo.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
263
Capítulo 3: Control de documentos
a) Repita los pasos anteriores para contabilizar una factura adicional de acreedor de 330
unidades de moneda local en la cuenta Costes de manutención AE01##.
b) Registre el número de documento nuevo.
4. Contabilice una factura de deudor por 220000 en su cuenta de deudor. Seleccione la
opción Calcular impuestos. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso)
10%). Contabilice en la cuenta de ganancias 800200.
Anote el número del documento.
Consejo:
Marque el pulsador Desactivar árbol para que la ventana de entrada de
documentos ocupe toda la pantalla.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura.
b) Indique los siguientes datos en la pantalla Indicar factura de deudor:
Nota:
Si se le solicita, introduzca la sociedad, GR##, mediante el pulsador
Sociedad y después seleccione Intro.
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Deudor
Su deudor
Datos básicos
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Importe
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Posiciones
Cuenta de mayor
D/C
Impte. en mon. doc.
Indicador de impuestos
Centro de beneficio
Fecha actual
Fecha actual
220000
Moneda de sociedad
Seleccionar
10 (IVA repercutido (curso)
10%)
800200
Haber
220000
10 (IVA repercutido (curso)
10%)
PR##
c) Seleccione Documento → Simular.
264
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera
d) Verifique su documento.
e) Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos.
f) Marque Contabilizar para grabar el documento.
g) Registre el número de documento.
5. Contabilice un abono de deudor de 5.500 unidades de moneda local en la cuenta de
deudor que creó antes. Utilice el indicador de impuestos 1O (IVA repercutido (curso)de
10%) y la cuenta de ganancias 800200.
Anote el número del documento.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Abono.
b) Indique los siguientes datos en la pantalla Indicar abono de cliente:
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Deudor
Su deudor
Datos básicos
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Importe
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Posiciones
Cuenta de mayor
D/C
Impte. en mon. doc.
Indicador de impuestos
Centro de beneficio
Fecha actual
Fecha actual
5500
Moneda de sociedad
Seleccionar
10 (IVA repercutido (curso)
10%)
800200
Haber
5500
10 (IVA repercutido (curso)
10%)
PR##
c) Seleccione Documento → Simular.
d) Verifique el documento.
e) Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos.
f) Marque Contabilizar para grabar el documento.
g) Anote el número del documento.
6. Visualice las partidas individuales de deudor y/o acreedor para revisar las
contabilizaciones que ha realizado.
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265
Capítulo 3: Control de documentos
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Gestión financiera
→ Contabilización de deudores/acreedores → Cuenta → Visualizar/modificar
partidas individuales.
b) Introduzca los siguientes datos en la pantalla Visualización de partidas individuales de
acreedor (en el pantalla Visualización de partidas individuales de deudor):
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de deudor o acreedor
Sociedad
Valores
Registre el número de deudor o
acreedor.
GR##
c) Seleccione Ejecutar.
Nota:
Acaba de contabilizar dos facturas de acreedor, un abono de deudor y una
factura de deudor. Luego ha visualizado las partidas individuales para
verificar sus contabilizaciones de partidas individuales.
266
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Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Contabilizar documentos FI simples
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267
Capítulo 3: Control de documentos
268
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Capítulo 3
201
Evaluación de la formación
1. Una variante de ejercicio define la cantidad de períodos en el ejercicio.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. Las clases de documentos se crean a nivel de sociedad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
3. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta para la asignación de números externa?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A El número es el último número de documento.
B El número se asigna automáticamente.
C El usuario indica el número.
D El número debe asignarse en una secuencia.
4. En la asignación de números externa, la asignación de números debe ser numérica.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
5. Sólo se puede asignar un rango de números a una sola clase de documento.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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269
Capítulo 3: Evaluación de la formación
6. ¿Cuál de las siguientes claves de contabilización estándar es para Debe para
contabilización de cuenta de mayor?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A 01
B 31
C 40
D 50
7. Puede utilizar claves de contabilización para activos fijos y materiales únicamente si se
han instalado los componentes de SAP correspondientes.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. Es posible que varias sociedades utilicen la misma variante de períodos contables.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. Si no asigna usuarios a ningún grupo de tolerancia especial ,se les aplican los valores del
grupo de tolerancia propuesto.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
10. Puede crear tantos grupos de tolerancia como desee.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
270
Verdadero
Falso
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Capítulo 3: Evaluación de la formación
11. ¿Cuál de los siguientes grupos de tolerancia debe tener siempre cada sociedad?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A En blanco
B Partida
C Definido
D Principal
12. Sólo puede completar la operación de entrada de documento una vez que el saldo sea
cero.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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271
Capítulo 3
204
Respuestas a la Evaluación de la formación
1. Una variante de ejercicio define la cantidad de períodos en el ejercicio.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. Las clases de documentos se crean a nivel de sociedad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
3. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta para la asignación de números externa?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A El número es el último número de documento.
B El número se asigna automáticamente.
C El usuario indica el número.
D El número debe asignarse en una secuencia.
4. En la asignación de números externa, la asignación de números debe ser numérica.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
272
Verdadero
Falso
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Capítulo 3: Respuestas a la Evaluación de la formación
5. Sólo se puede asignar un rango de números a una sola clase de documento.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
6. ¿Cuál de las siguientes claves de contabilización estándar es para Debe para
contabilización de cuenta de mayor?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A 01
B 31
C 40
D 50
7. Puede utilizar claves de contabilización para activos fijos y materiales únicamente si se
han instalado los componentes de SAP correspondientes.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. Es posible que varias sociedades utilicen la misma variante de períodos contables.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. Si no asigna usuarios a ningún grupo de tolerancia especial ,se les aplican los valores del
grupo de tolerancia propuesto.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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273
Capítulo 3: Respuestas a la Evaluación de la formación
10. Puede crear tantos grupos de tolerancia como desee.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. ¿Cuál de los siguientes grupos de tolerancia debe tener siempre cada sociedad?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A En blanco
B Partida
C Definido
D Principal
12. Sólo puede completar la operación de entrada de documento una vez que el saldo sea
cero.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
274
Verdadero
Falso
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CAPÍTULO 4
Control de contabilización
Lección 1
Análisis de desglose de documento
Ejercicio 18: Contabilizar un documento con desglose de documentos
277
285
Lección 2
Actualización de valores propuestos
Ejercicio 19: Actualizar valores propuestos
291
297
Lección 3
Configuración de control de las modificaciones
Ejercicio 20: Actualizar el control de las modificaciones para un campo
301
307
Lección 4
Configuración de anulación del documento
Ejercicio 21: Contabilizar una anulación de documento y controlar las
parametrizaciones del sistema
312
317
Lección 5
Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
322
Ejercicio 22: Actualizar nueva condición de pago, asignarla a un acreedor y contabilizar 331
una factura
Lección 6
Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos
Ejercicio 23: Crear un nuevo indicador de impuestos y utilizarlo para contabilizar una
factura de deudor
Lección 7
Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades
Ejercicio 24: Configurar y contabilizar operaciones de multisociedades
Ejercicio 25: Contabilizar y visualizar operaciones de multisociedades
366
369
375
Lección 8
Configuración de integración en tiempo real
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350
361
379
275
Capítulo 4: Control de contabilización
Ejercicio 26: Configurar una variante de integración en tiempo real y asignarla a una
sociedad
Ejercicio 27: Registrar un traspaso de centro de coste, verificar los documentos
creados (CO y FI) y verificar el log (integración en tiempo real)
383
387
OBJETIVOS DEL CAPÍTULO
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
276
Analizar desglose de documentos
Actualizar valores propuestos
Configurar control de las modificaciones
Configurar anulación de documento
Configurar condiciones de pago
Preparar descuentos por pronto pago
Preparar impuestos
Configurar indicadores de impuestos
Configurar parametrizaciones básicas para operaciones de multisociedades
Contabilizar las operaciones de multisociedades
Configurar integración en tiempo real
Contabilizar documentos usando integración en tiempo real
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Capítulo 4
Lección 1
209
Análisis de desglose de documento
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el concepto de desglose de documentos.
Ejemplo empresarial
Debe analizar el desglose de documentos. También debe contabilizar documentos con
desglose de documentos. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
●
●
●
Una comprensión del concepto de desglose de documentos en la nueva Contabilidad
principal.
Una comprensión de la diferencia entre el desglose activo y el desglose pasivo de
documentos.
Una comprensión sobre cómo registrar desglose de documentos en Customizing.
The settings for document splitting can be made quickly. However, since these settings
cannot be changed after they have been implemented (as described in Note 891144), they
impact the entire project.
Base the demos in this lesson on the exercises and extensive solution descriptions.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Analizar desglose de documentos
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277
Capítulo 4: Control de contabilización
Vistas en la nueva Contabilidad principal
Figura 84: Vista de entrada y libro mayor (en la nueva Contabilidad principal)
La visualización de un documento en las vistas de entrada y de libro mayor se define en la
nueva Contabilidad principal y no puede activarse o desactivarse utilizando Customizing.
En Contabilidad principal clásica, puede visualizar un documento en una vista únicamente,
que corresponde a la vista de entrada de la nueva Contabilidad principal.
Desglose de documento
Figura 85: Desglose de documento
278
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Lección: Análisis de desglose de documento
Puede visualizar la cuenta de pérdidas y ganancias con los siguientes objetos:
●
●
●
Centro de beneficio
División
Segmento
Las partidas individuales no se visualizan desglosadas en la vista de entrada.
Las partidas individuales se visualizan desglosadas en la vista de libro mayor, cuando se usa
desglose de documentos.
Nota:
El desglose de documentos es únicamente para clientes que deben o desean
introducir otra característica. Por ejemplo, un cliente quiere ingresar un segmento
en el balance además de la sociedad.
Desglose de documentos: Desglose activo
Figura 86: Desglose de documentos: Desglose activo
Las entidades definidas como desglose, características se heredan en puntos contables
donde no se especificaron características. En la figura, el saldo de las características de
segmento y centro de beneficios es cero.
La figura también muestra el acreedor y las líneas fiscales en la vista de libro mayor. El
acreedor y las líneas fiscales (posiciones 1 y 4) se desglosan según las líneas de gastos
(posiciones 2 y 3, y cuentas de gastos 477000 y 417000).
El desglose de documentos, también conocido como desglose online, permite a las empresas
crear balances completos para objetos.
Si no activa desglose de documentos, no existe diferencia entre la vista de entrada y la vista
de libro mayor.
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279
Capítulo 4: Control de contabilización
Desglose de documentos en Customizing
Figura 87: Activación del desglose de documentos
Desglose de documentos se activa en Customizing.
On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → General Ledger
Accounting (New) → Business Transactions → Document Splitting → Activate Document
Splitting.
La aplicación SAP ERP ofrece el método de desglose 0000000012 como el procedimiento
propuesto para realizar modificaciones; copie el procedimiento propuesto en una entrada
personalizada, como Z000000012.
Nota:
Activa desglose de documentos para cada mandante y lo desactiva para cada
sociedad. Sin embargo, la decisión de desglosar documentos se toma a nivel de la
sociedad. Todas las sociedades de un mandante pueden usar únicamente el
mismo procedimiento de desglose de documentos.
Conceptos de herencia e imputación propuesta
Puede activar las siguientes parametrizaciones al activar desglose de documentos:
Concepto
Herencia
280
Descripción
Si un objeto de imputación es único, se
hereda online en todas las posiciones
faltantes. El indicador para herencia debe
estar siempre establecido al activar desglose
de documentos.
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Lección: Análisis de desglose de documento
Concepto
Imputación propuesta
Descripción
Si no se introduce ni deriva un valor para una
característica de desglose durante la
contabilización de documentos, entonces se
puede fijar automáticamente un valor
propuesto, como un centro de beneficio o
segmento. Para utilizar imputación
propuesta, primero debe definir una
constante en Customizing.
Implementation Guide (IMG): Financial Accounting (New), General Ledger Accounting
(New), Business Transactions → Document Splitting → Edit Constants for Non-assigned
Processes.
Tenga en cuenta que el uso de un valor propuesto puede reducir la calidad de los datos.
Cuando usa un valor propuesto, la constante reemplaza cada objeto faltante y es difícil
identificar las reglas incorrectas de desglose de documentos para poder corregir. Para utilizar
imputación propuesta, lleve a cabo un test sin valores propuestos. Esto lo ayudará a ubicar
cualquier error posible.
Pasos en desglose de documentos
Figura 88: Pasos del desglose de documentos (+ Nota)
Los siguientes pasos tienen lugar en el proceso de desglose de documentos:
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281
Capítulo 4: Control de contabilización
Clase de partición
Descripción
Ejemplo
Activo
Para documentos que no
muestran compensación,
puede crear reglas de
distribución simple en
Customizing. Puede crear
reglas para especificar las
partes de un documento que
se dividirán según
determinadas posiciones
básicas. La clase de
documento constituye la
base de la regla.
Una factura recibida
asignada a múltiples cuentas.
Pasivo
Creación de líneas de
compensación o formación
de saldo cero
Durante la compensación, las
entidades del documento,
como los segmentos del
documento, que se
compensan se copian al
documento de compensación
sin modificaciones.
Esta función se utiliza en los
casos en que, además del
documento total, los objetos
a ser saldados dentro del
documento (por ejemplo,
centro de beneficios o
segmento) deben ser
saldados a cero.
Durante un pago, se asigna
una factura recibida a
múltiples cuentas. La factura
recibida está dividida en dos
segmentos, A y B, en la
proporción 60:40. Durante la
compensación, el pago se
desglosa en 60:40 en los
segmentos. Esto se observa
únicamente en la vista de
libro mayor.
Sin esta función, una
contabilización de
transferencia del segmento A
al segmento B en la misma
cuenta crea dos partidas
individuales. La formación de
saldo cero crea otras dos
líneas de compensación.
Atención:
La nota 1085921 describe el desglose de documentos de manera detallada y
contiene varios archivos anexos en PDF con ejemplos. Puede activar desglose de
documentos posteriormente migrando los datos existentes (escenario 6).
Una vez hecho esto, no se pueden modificar las parametrizaciones de desglose
de documentos. Esta información se menciona en Nota 891144: Nueva
Contabilidad general/Desglose de documentos: Riesgos de modificaciones
posteriores. A diferencia de otros temas en contabilidad, no es posible realizar
una corrección utilizando un programa debido al almacenamiento complejo de la
información en varias tablas, en FAGLFLEX* y en FAGL_SPLINFO (tabla de
totales, tablas objetos y tabla de partición).
282
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Lección: Análisis de desglose de documento
How to Post a Document with Document Splitting
Demonstrate the steps from the Post a Document With Document Splitting exercise.
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283
Capítulo 4: Control de contabilización
284
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Capítulo 4
Ejercicio 18
215
Contabilizar un documento con desglose de
documentos
Ejemplo empresarial
Una factura emitida se divide y se asigna a diferentes objetos (dos centros de beneficio con
segmentos diferentes). Requiere que los créditos y los impuestos se desglosen conforme a
las partidas de ingresos.
1. Registre una factura de deudor para los ingresos. Utilice los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Deudor
Fecha de factura
Importe
Calcular impuesto
Impte.del impto.
Indicador de impuestos
Texto
Posición de cuenta de mayor 1
Cuenta de mayor
Importe en mon.doc.
Imputación de cuenta para CO: Centro de
beneficio
Valores
GR##
Su deudor
Fecha actual
110000
Desmarcar
10000
1O (IVA repercutido de 10%)
Otro grupo de ventas ##
800200
60000
PR## (Segmento SERV)
Posición de cuenta de mayor 2
Cuenta de mayor
Importe en mon.doc.
Imputación de cuenta para CO: Centro de
beneficio
800200
40000
1000 (Segmento CONS)
Antes de grabar, simule su documento:
Con la opción de simulación clásica, puede ver la vista de entrada posterior para el
documento FI. Utilice el pulsador Simular en la barra de pulsadores para ver la vista.
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285
Capítulo 4: Control de contabilización
Luego simule la vista de libro mayor (Menú: Documento Simular libro mayor). Las
características Centro de beneficio y Segmento deben estar visibles en todas las líneas de
documento.
Navegue de la simulación de libro mayor al modo de experto (pulsador de modo de
experto) y busque los siguientes parámetros e información:
●
●
●
●
●
Clase de documento utilizada
Operación comercial utilizada
Variante de operación comercial utilizada
Tipo de posición de la posición de gasto o posición base
La posición de contabilización según la cual se desglosa el monto de deudores (=>
cuenta 140000).
Deje el modo de experto y la simulación de libro mayor y contabilice su documento.
286
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Capítulo 4
Solución 18
217
Contabilizar un documento con desglose de
documentos
Ejemplo empresarial
Una factura emitida se divide y se asigna a diferentes objetos (dos centros de beneficio con
segmentos diferentes). Requiere que los créditos y los impuestos se desglosen conforme a
las partidas de ingresos.
1. Registre una factura de deudor para los ingresos. Utilice los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Deudor
Fecha de factura
Importe
Calcular impuesto
Impte.del impto.
Indicador de impuestos
Texto
Posición de cuenta de mayor 1
Cuenta de mayor
Importe en mon.doc.
Imputación de cuenta para CO: Centro de
beneficio
Valores
GR##
Su deudor
Fecha actual
110000
Desmarcar
10000
1O (IVA repercutido de 10%)
Otro grupo de ventas ##
800200
60000
PR## (Segmento SERV)
Posición de cuenta de mayor 2
Cuenta de mayor
Importe en mon.doc.
Imputación de cuenta para CO: Centro de
beneficio
800200
40000
1000 (Segmento CONS)
Antes de grabar, simule su documento:
Con la opción de simulación clásica, puede ver la vista de entrada posterior para el
documento FI. Utilice el pulsador Simular en la barra de pulsadores para ver la vista.
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287
Capítulo 4: Control de contabilización
Luego simule la vista de libro mayor (Menú: Documento Simular libro mayor). Las
características Centro de beneficio y Segmento deben estar visibles en todas las líneas de
documento.
Navegue de la simulación de libro mayor al modo de experto (pulsador de modo de
experto) y busque los siguientes parámetros e información:
●
●
●
●
●
Clase de documento utilizada
Operación comercial utilizada
Variante de operación comercial utilizada
Tipo de posición de la posición de gasto o posición base
La posición de contabilización según la cual se desglosa el monto de deudores (=>
cuenta 140000).
Deje el modo de experto y la simulación de libro mayor y contabilice su documento.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura.
b) Registre la factura con los datos proporcionados en el ejercicio.
c) Simule el documento con la opción de simulación clásica. Utilice Simular en la barra de
pulsadores.
d) Simule la vista del libro mayor. Seleccione Documento → Simular libro mayor. Las
características Centro de beneficio y Segmento deben estar visibles en todas las líneas
de documento.
e) Seleccione la columna Monto y utilice Visualizar suma para crear un total general.
Luego, seleccione la columna Segmento y utilice Subtotal para crear un subtotal.
f) Utilice Parametrizaciones → Layout → Grabar para grabar esto de manera individual.
g) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Grabar layout
Descripción
Valores
GR##
Subtotal para cada segmento
h) Grabe las opciones Específico del usuario y Propuesto.
i) Recibirá la información detallada a continuación de la simulación en el modo de
experto. Como ejemplo, puede mostrar los campos Tipo de posición y Origen de
asignación.
j) Muestre los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Clase de documento utilizada
Operación comercial utilizada
Variante de operación comercial utilizada
288
Valores
CI
Factura de deudor 0200
0001 estándar
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Lección: Análisis de desglose de documento
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
¿Sobre la base de qué partidas de
contabilizaciones se desglosa la
contabilidad de deudores (Cuenta
14000)?
Ingreso 800200 (30000) e
impuesto 175000 (05100).
Tipo de posición de la posición de
ingresos/posición base
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3000 Ingresos
289
Capítulo 4: Control de contabilización
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
290
Analizar desglose de documentos
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Capítulo 4
Lección 2
221
Actualización de valores propuestos
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica en modo en que se mantienen los valores propuestos.
Ejemplo empresarial
Cuando ejecuta una operación de SAP, el usuario no quiere indicar constantemente los
mismos datos. Por lo tanto, debe mostrarles cómo establecer valores propuestos para
campos en la aplicación SAP ERP. Por este motivo, se requieren los siguientes
conocimientos:
●
●
●
Una comprensión de valores propuestos
Una comprensión sobre cómo configurar valores propuestos específicos del usuario
Una comprensión sobre cómo determinar valores propuestos en el sistema y la
configuración
Every user can enter values in the master record to simplify document entry. When you log
on to the SAP ERP application, the default values defined in the user master record fill the
memory. This data in the memory is relevant only to the individual user and not to the
complete SAP ERP application.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Actualizar valores propuestos
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291
Capítulo 4: Control de contabilización
Valores propuestos
Figura 89: Valores propuestos para parametrizaciones de usuario
Los ID de parámetro permiten al usuario fijar valores propuestos para campos cuyos valores
no se modifican frecuentemente, por ejemplo, los campos sociedad o moneda. Al ejecutar
una operación, los valores propuestos aparecen automáticamente en los campos
correspondientes. Al visualizar valores predefinidos en vez de introducirlos de forma manual,
puede evitar errores de entrada.
Puede usar las opciones de tratamiento para configurar los siguientes ámbitos de
imagen:
●
●
●
Entrada de comprobantes
Los usuarios pueden ocultar determinados campos que no sean requeridos, como campos
para moneda extranjera y operaciones de multisociedades. También puede utilizar
opciones de tratamiento especiales para las operaciones de una pantalla.
Visualizar documentos
Las usuarios pueden usar el Visualizador de lista para seleccionar diferentes opciones de
visualización para visualizar sus documentos.
Partidas abiertas
Los usuarios pueden seleccionar visualizaciones de layout de línea y opciones de
contabilización para procesar partidas abiertas. Por ejemplo, pueden introducir un pago
parcial o el saldo de la nueva partida abierta.
Cuando los usuarios entran a la aplicación SAP ERP, hay propiedades específicas que aplican
a sus ID de usuario en toda la aplicación.
Los siguientes son algunos ejemplos de propiedades específicas del usuario:
●
●
292
Idioma de entrada al sistema
Formato de la fecha
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Lección: Actualización de valores propuestos
●
Notación decimal
Los usuarios también pueden configurar una impresora por defecto.
Para simplificar la actualización de usuario, lleve a cabo los siguientes pasos:
1. Cree un usuario ficticio.
2. Actualice los valores según los requisitos contables.
3. Copie este usuario.
Valores propuestos del sistema y de contabilidad
Figura 90: Valores propuestos del sistema y de contabilidad
La aplicación SAP ERP proporciona valores propuestos básicos para la entrada de
documentos. Por ejemplo, durante la entrada de documento, la aplicación propone la fecha
actual como fecha de contabilización. Imagine que ya ha registrado un documento y ha usado
una sociedad específica. Para el siguiente documento, la aplicación SAP ERP propone la
misma sociedad que registró en el último documento.
La aplicación SAP ERP funciona sobre la base del Principio de documentos: Todos los
documentos deben saldarse antes de que puedan contabilizarse.
Al registrar diferentes operaciones comerciales en finanzas, la aplicación SAP ERP ofrece
valores predefinidos para los siguientes campos:
●
●
Clases de documento
Claves de contabilización
Por ejemplo, cuando una factura de acreedor tiene la clase de documento KR, la
contabilización en el Haber se realiza con la clave de contabilización 31.
Ejercicio propuesto
En la aplicación SAP ERP, puede controlar si el ejercicio se propone cuando visualiza o
cuando modifican documentos. Si el ejercicio se propone en sociedades con asignación de
números dependiente del año, la aplicación SAP ERP propone el número del documento del
© Copyright . Reservados todos los derechos.
293
Capítulo 4: Control de contabilización
último documentos procesado y el ejercicio relevante. También puede proponer la fecha de la
CPU como fecha de valor.
A nivel de sociedad, puede registrar la diferencia permitida máxima entre los siguientes
tipos de cambio:
●
●
El tipo de cambio en la cabecera de documento de una operación comercial
El tipo de cambio en la tabla de tipos de cambio
La aplicación SAP ERP emite un mensaje de advertencia si determina que se superó la
diferencia máxima de porcentaje entre los tipos de cambio. Esto lo ayuda a reconocer
entradas incorrectas.
How to Set User Parameters
1. Setting up user-specific editing options.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Environment → User Parameters → Editing Options.
b) Choose the Document entry tab page.
c) View the following fields:
Field Name or Data Type
Documents in local currency only
Documents not cross-company code
Calculate taxes on net base
Description
You can hide fields for document entry in
foreign currency here.
You can hide entry fields for crosscompany code document entry here.
You can specify the General Ledger
Account amount as ‘net’ if you need to
calculate the tax amounts. Otherwise, the
system assumes that the general ledger
account amounts entered contain the tax
to be determined.
d) Choose the Document display tab page. You can choose between different display
variants for documents.
e) Choose the Open items tab page. Select the Selected items initially inactive indicator.
Selecting this indicator is important when clearing open items.
f) Choose the Line items tab page. You can decide between the ALV classic list and grid
control.
How to Set Default Values in the System
Note the following guideline when defining default values: If you use a customer number for a
master data display and then proceed to a different transaction code to display line items or
for other functions, the system proposes the same customer number.
294
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Actualización de valores propuestos
1. Define general default values in Customizing .
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Document → Default Values → Define Default
Values.
b) Define the default document type and posting key for each business transaction in FI.
2. Determine the last fiscal year used.
a) Choose Default Values → Enable Fiscal Year Default.
b) Determine the last fiscal year used and the one proposed for the transactions Display
Document and Change Document .
3. Specify the current date or CPU date proposed as the value date.
a) Choose Document → Default Values → Define Default Values.
b) Specify the current date as the value date when you enter line items.
4. Control how system messages are displayed.
a) Choose Default Values → Change Message Control for Document Processing.
b) Enter F5 as the Application level value.
Nota:
You can control which system messages are displayed. You cannot add or
change system messages.
5. Define a percentage rate for the maximum exchange rate difference.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Global Parameters for Company
Code → Currencies → Maximum Exchange Rate Difference → Define Maximum
Exchange Rate Difference per Company Code/per Foreign Currency.
b) Define the percentage rate for the maximum exchange rate difference.
How to Maintain Default Values
Demonstrate the steps to maintain default values from the Maintain Default Values exercise.
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295
Capítulo 4: Control de contabilización
296
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Capítulo 4
Ejercicio 19
225
Actualizar valores propuestos
Ejemplo empresarial
El usuario no desea registrar los datos por duplicado. Por consiguiente, quiere definir valores
propuestos en el sistema.
Responda a las siguientes preguntas y configure los valores propuestos correspondientes en
el sistema.
1. Mencione algunos valores propuestos del sistema para entrada de documento.
2. Si los usuarios desean asegurarse de no modificar la clase de documento
accidentalmente durante la entrada de documentos, ¿dónde pueden realizar esa
parametrización?
3. La fecha de valor es necesaria para reflejar la operación en Gestión de caja. Active la
función que propone la fecha valor al procesar un documento.
4. La desviación máxima del tipo de cambio es de un 10%. El contable ha expresado su
preocupación de que este porcentaje sea demasiado elevado. Debe fijar la desviación
máxima del tipo de cambio en un 5% para su empresa.
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297
Capítulo 4
Solución 19
226
Actualizar valores propuestos
Ejemplo empresarial
El usuario no desea registrar los datos por duplicado. Por consiguiente, quiere definir valores
propuestos en el sistema.
Responda a las siguientes preguntas y configure los valores propuestos correspondientes en
el sistema.
1. Mencione algunos valores propuestos del sistema para entrada de documento.
a) Respuestas:
●
●
●
●
●
Registro maestros de usuario
Memoria de parámetros
Datos del sistema
Registro maestro de cuenta
Funciones de contabilidad
2. Si los usuarios desean asegurarse de no modificar la clase de documento
accidentalmente durante la entrada de documentos, ¿dónde pueden realizar esa
parametrización?
a) En la pantalla de entrada de documentos de libro mayor, de acreedores, o de
deudores , seleccione el pulsador Opciones de tratamiento.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Opción de la clase de documento
Valores
Clase de documento oculta
c) Grabe las entradas.
3. La fecha de valor es necesaria para reflejar la operación en Gestión de caja. Active la
función que propone la fecha valor al procesar un documento.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera
(Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera
(Nuevo) → Documento → Valores propuestos → Proponer fecha valor.
b) Indique los siguientes datos:
298
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Lección: Actualización de valores propuestos
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Proponer fecha valor
Valores
GR##
Seleccionar
c) Grabe las entradas.
4. La desviación máxima del tipo de cambio es de un 10%. El contable ha expresado su
preocupación de que este porcentaje sea demasiado elevado. Debe fijar la desviación
máxima del tipo de cambio en un 5% para su empresa.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera
(Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Parámetros
globales para la sociedad → Monedas → Diferencia máxima de tipo de
cambio → Definir diferencia máxima de tipo de cambio por sociedad.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Desviación máx.T/C
Valores
GR##
5%
c) Grabe las entradas.
Nota:
Acaba de fijar valores propuestos del sistema que influirán en operaciones
comerciales posteriores.
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299
Capítulo 4: Control de contabilización
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
300
Actualizar valores propuestos
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Capítulo 4
Lección 3
229
Configuración de control de las modificaciones
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se configura el control de las modificaciones.
Ejemplo empresarial
Una vez contabilizado un documento en la aplicación SAP ERP, el jefe de contabilidad no
quiere que los usuarios puedan modificar ciertos campos. Por este motivo, se requieren los
siguientes conocimientos:
●
●
●
Una comprensión de las reglas para la modificación de documentos
Una comprensión sobre cómo modificar documentos
Una comprensión sobre cómo analizar modificaciones de documentos
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Configurar control de las modificaciones
Control de las modificaciones
Figura 91: Modificar documentos
All changes are logged, not just the last one. If a field has been changed several times, the
SAP ERP application lists all the changes one beneath the other. The changed document
does not receive a new document number.
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301
Capítulo 4: Control de contabilización
You can use report RFBABL00, the Report of document changes, to view all the document
changes.
Los usuarios pueden modificar documentos que ya hayan contabilizado. Sin embargo, según
reglas diferentes, los usuarios pueden modificar únicamente determinados campos.
Los siguientes campos pueden modificarse en un documento:
●
●
Cabecera de documento
Número de referencia y texto de cabecera de documento
Partidas individuales
Campo Asignación, campo Texto y Condiciones de pago
Nota:
No pueden modificarse el importe, la clave de contabilización, la cuenta ni ningún
otro campo que afecte la reconciliación de una contabilización.
A medida que los usuarios realizan modificaciones en documentos, la aplicación SAP ERP
registra la siguiente información:
●
●
●
●
El campo que se ha modificado
Los valores nuevos y antiguos
El usuario que ha realizado la modificación
El momento y la fecha de la modificación
Reglas de modificación de documentos
Figura 92: Reglas de modificación de documentos
302
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Lección: Configuración de control de las modificaciones
The change reports are the following:
Change Report
Description
RFDABL00
Customer master records
RFBKABL0
Bank master data
RFKABL00
RFDKLIAB
RFSABL00
RFBABL00
Vendor master records
Credit management
G/L account master data
Documents
Puede usar los siguientes criterios para diferenciar entre las reglas de modificación de
documentos:
●
●
●
Clase de cuenta
La clase de cuenta permite que los usuarios puedan definir reglas para el acreedor, el
deudor o las cuentas de mayor.
Clase de operación de presupuestación
La clase de operación de presupuestación se utiliza únicamente para operaciones en
cuenta de mayor especiales, como letras de cambio y anticipos.
Sociedad
Si se deja en blanco la sociedad, la regla de modificación aplica a cada sociedad en el
mandante.
Puede modificar un campo dadas las siguientes condiciones:
●
●
●
●
●
El período contable aún está abierto.
La partida individual aún no se ha compensado.
La partida individual es un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de
acreedor.
El documento no debe ser un abono de una factura.
El documento no debe ser un abono de un anticipo.
Puede usar el informe RFBABL00 para visualizar las modificaciones de documentos para
todos los documentos.
Este informe ofrece las siguientes opciones de selección para documentos que se han
modificado:
●
●
●
●
Sociedad
Números de documento
Ejercicio
Fecha de modificación
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303
Capítulo 4: Control de contabilización
●
Nombre de usuario de la persona que realiza la modificación
How to Change Posted Documents
In this lesson, you demonstrate changes to fields in the document header and in the line
items. To do this, you have to post a customer invoice with terms of payment Due
Immediately.
For the demonstrations in this lesson, you have to make the following settings:
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Document Entry → Invoice.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Company Code
Customer
Invoice Date
Posting Date
Amount
Currency
Calculate Tax
Values
1000
1000
Current date
Current date
1,000
Local currency
Tax Code
10 (Output tax (course) 10%)
Terms of Payment
0001
G/L Account
800 200
Tab Page Payments
Items
Amount in doc. curr.
1,000
3. Post the document and make a note of the number.
1. Assign a reference number.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document → Change.
b) Double-click Document Number.
c) On the Change Document screen, choose Display Document Header.
d) Enter the reference number in the Reference field.
e) Choose Continue.
2. Enable a document change rule.
304
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Lección: Configuración de control de las modificaciones
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Document → Rules for Changing
Documents → Document Change Rules, Document Header.
b) On the Change View "Rules for Changing Documents": Overview screen, select BKPFXBLNR and choose Details.
c) Select Field Can Be Changed.
d) Go back.
3. Change the payment terms.
a) On the Change Document screen, double-click the first column under Description.
b) In the Payt Terms field, change the value to ZB00.
c) Go back.
d) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) Financial Accounting
Global Settings (New) Document Rules for Changing Documents Document Change
Rules, Line Item.
e) Click Position and enter the field name BSEG-ZTERM.
f) Choose Continue.
g) Choose Field Label Terms of Payment.
h) Choose Details and in the Stipulations for changing and Possibility for changing the field
section, uncheck all the checkboxes.
i) Save the settings.
j) Return to the main menu.
4. Display the changed documents.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Information System → General Ledger Reports
(New) → General → S_ALR_87012293.
b) Choose System → Status.
c) Verify the Program field and choose Exit.
d) Change Fiscal Year to Current year.
e) Choose Execute.
Nota:
The Display of Changed Documents screen will be displayed.
How to Display Document Changes
1. Show how to trace changes.
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305
Capítulo 4: Control de contabilización
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document → Display Changes.
b) Double-click Terms of Payment Key.
How to Maintain Change Rules for the Document Header
1. Define different rules for implementing changes in posted document headers.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Document → Rules for Changing
Documents → Document Change Rules, Document Header → New Entries.
b) Save the entries, if any.
How to Maintain Change Rules for the Line Items
1. Define rules for changing documents that have already been posted for fields in the line
items.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Document → Rules for Changing
Documents → Document Change Rules, Line Item.
b) Use Position to select account type D and field name BSEG-ZTERM (terms of
payment).
c) Determine the field name BSEG-ZTERM. Place the cursor in the Terms of payment field
in the document, press F1, and then click on the Technical Information icon.
How to Cancel Changeability (for Line Items)
1. Deactivate the changeability of fields in the document header and in the line items.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Document → Rules for Changing
Documents → Document Change Rules, Line Item.
b) Select account type D and the field name BSEG-ZTERM. Then, deactivate the
changeability and all of the related prerequisites.
c) To confirm, call a document you posted and try to change it by double-clicking the first
item. You can no longer change the terms of payment.
306
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Capítulo 4
Ejercicio 20
233
Actualizar el control de las modificaciones
para un campo
Ejemplo empresarial
El campo de asignación determina el documento de la gestión de pedidos de cliente que
constituye la base del documento contable. Los auditores internos le han solicitado que no
modifique el campo asignación luego de contabilizada una operación.
Verifique si el campo de asignación es modificable. Si se puede modificar el campo, altere las
reglas de modificación para que no pueda modificarse más.
1. Verifique si el campo de asignación BSEG-ZUONR se puede modificar en uno de los
documentos contabilizados en el ejercicio anterior.
2. Si el campo de asignación puede modificarse, altere las reglas de modificación para las
clases de cuenta S, D y K para evitar más modificaciones en el campo de asignación.
3. Verifique si el campo de asignación BSEG-ZUONR ya no es modificable.
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307
Capítulo 4
Solución 20
234
Actualizar el control de las modificaciones
para un campo
Ejemplo empresarial
El campo de asignación determina el documento de la gestión de pedidos de cliente que
constituye la base del documento contable. Los auditores internos le han solicitado que no
modifique el campo asignación luego de contabilizada una operación.
Verifique si el campo de asignación es modificable. Si se puede modificar el campo, altere las
reglas de modificación para que no pueda modificarse más.
1. Verifique si el campo de asignación BSEG-ZUONR se puede modificar en uno de los
documentos contabilizados en el ejercicio anterior.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Documento → Modificar.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Número de documento
Sociedad
Ejercicio
Valores
De la unidad anterior
GR##
Año en curso
c) Seleccione Continuar.
d) Haga doble clic en la partida individual de deudor y verá que el campo de asignación
puede modificarse.
2. Si el campo de asignación puede modificarse, altere las reglas de modificación para las
clases de cuenta S, D y K para evitar más modificaciones en el campo de asignación.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera
(Nuevo) → Parametrizaciones globales de gestión financiara
(Nuevo) → Documento → Reglas para la modificación de documentos → Reglas para
modificación documentos, posición documento → Entradas nuevas.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre de campo
Clase de cuenta
Clase de operación
Sociedad
308
Valores
BSEG-ZUONR
S
EN BLANCO
GR##
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Lección: Configuración de control de las modificaciones
Nombre de campo o tipo de datos
El campo es modificable.
Valores
EN BLANCO
c) Grabe las entradas.
d) Seleccione la flecha verde para volver a la pantalla de resumen.
e) Resalte la regla que acaba de crear.
f) Seleccione Tratar → Copiar como.
g) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre de campo
Clase de cuenta
Clase de operación
Sociedad
El campo es modificable.
Valores
BSEG-ZUONR
D
EN BLANCO
GR##
EN BLANCO
h) Resalte la regla que acaba de crear.
i) Seleccione Editar → Copiar como.
j) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Nombre de campo
Clase de cuenta
Clase de operación
Sociedad
El campo es modificable.
Valores
BSEG-ZUONR
K
EN BLANCO
GR##
EN BLANCO
k) Grabe las entradas.
3. Verifique si el campo de asignación BSEG-ZUONR ya no es modificable.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Documento → Modificar.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Número de documento
Sociedad
Ejercicio
Valores
De la unidad anterior
GR##
Año en curso
c) Seleccione Continuar.
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309
Capítulo 4: Control de contabilización
d) Haga doble clic en la partida individual de deudor y verá que el campo de asignación ya
no puede modificarse.
Nota:
Acaba de crear una regla de modificación de documento que especifica
que el campo de asignación no se puede modificar después de las
contabilizaciones de deudor, acreedor o mayor.
310
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Lección: Configuración de control de las modificaciones
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Configurar control de las modificaciones
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311
Capítulo 4
Lección 4
238
Configuración de anulación del documento
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se configura la anulación de documentos.
Ejemplo empresarial
A veces, los usuarios registran datos y contabilizan documentos de forma incorrecta. En este
caso, se debe anular y volver a registrar el documento correctamente. La gerencia desea
poder corregir cifras de movimientos mediante la anulación de documentos. Por este motivo,
se requieren los siguientes conocimientos:
●
●
Una comprensión sobre cómo anular documentos
Una comprensión sobre cómo encontrar motivos de anulación en Customizing.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Configurar anulación de documento
Actualizar anulación de documento
Figura 93: Documento de anulación
A veces, los usuarios pueden cometer errores cuando registran documentos. Como
resultado, los documentos creados contienen información incorrecta y deben ser
modificados. Para registrar los ajustes realizados a los documentos, primero debe anular el
312
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Configuración de anulación del documento
documento incorrecto. Luego, puede contabilizar nuevamente el documento con las entradas
correctas.
La aplicación SAP ERP ofrece una función que lo ayuda a anular documentos de libro mayor,
documentos de deudor y documentos de acreedor de forma individual o como un grupo. Esta
función de anulación masiva permite anulaciones de una amplia gama de documentos que
ingresa un usuario. La función también le permite usar la misma operación y anular un
documento.
Puede anular un documento mediante uno de los siguientes métodos:
●
●
Contabilización de anulación normal
Contabilización negativa
La contabilización de anulación normal ejecuta una contabilización inversa al incrementar las
cifras de movimientos. La contabilización negativa, por otro lado, lleva a cabo una
contabilización inversa al anular las cifras de movimientos. Puede utilizar contabilización
negativa para evitar un aumento innecesario en las cifras de movimiento. Esta función se
desarrolló para satisfacer los requisitos de clientes y es opcional.
Al anular un documento, debe introducir un motivo de anulación para explicar la anulación. Se
pueden configurar las parametrizaciones de motivos de anulación para permitirle introducir
una fecha de anulación que difiera de la fecha de contabilización original.
No puede anular documentos que contengan partidas compensadas. Debe restablecer el
documento antes de anularlo.
Contabilización de anulación normal y contabilización negativa
Figura 94: Contabilización de anulación normal y contabilización negativa
To see if negative posting was used, select a line item in the reversal document. Then, click
on Extras → More Data in the menu bar.
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313
Capítulo 4: Control de contabilización
La contabilización de anulación normal hace que la aplicación SAP ERP contabilice el cargo
incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Esta forma de
contabilización produce un aumento en las cifras de movimientos.
La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono
incorrecto como un cargo. Con contabilización negativa, los importes contabilizados no se
añaden a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la
otra columna de la cuenta. Esto restablece las cifras de movimiento a las que eran antes de la
contabilización incorrecta.
La aplicación SAP ERP utiliza la contabilización de anulación normal para anular documentos.
Para activar contabilizaciones negativas, deben cumplirse los siguientes requisitos:
●
●
La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas.
El motivo de anulación debe estar configurado para permitir contabilizaciones negativas.
También puede utilizar las contabilizaciones negativas para realizar traslados de
contabilización de partidas individuales incorrectas. La partida se elimina de la cuenta
incorrecta al usar contabilización negativa, en la que las cifras de movimiento se restablecen.
La partida se contabiliza luego a los montos correctos mediante una contabilización normal.
Sólo puede realizarse con una clase de documento que permita explícitamente las
contabilizaciones negativas.
How to Conduct a Document Reversal with Normal Reversal
1. Pick a document from GL Account Display and note the document number.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Account → Display Balances(New).
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L acct
Company code
Fiscal year
Values
470000
1000
Current year
c) Choose Execute.
d) Double-click 20,000.00 in the Debit column.
e) Note the document number in the Document No. column.
f) Go back.
2. Carry out normal reversal.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Document → Reverse → Individual Reversal.
b) Enter the following values:
314
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Lección: Configuración de anulación del documento
Field Name or Data Type
Document Number
Company code
Fiscal year
Reversal Reason
Values
Enter the document number
previously noted
1000
Current year
01
c) Save the entries.
d) Choose Close in the Enter Bar Code dialog box.
e) Choose Close in the Performance Assistant dialog box.
f) Go back.
3. Display document reversal.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Account → Display Balances(New).
b) On the G/L Account Balance Display screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
G/L acct
Company code
Fiscal year
Values
470000
1000
Current year
c) Choose Execute.
d) Double-click 20,000.00 in the Credit column.
e) Select the value in the Document No. field and choose Display.
f) Choose Overview.
g) Choose Reversal Document.
h) Choose Display.
How to Permit Negative Postings and Conduct a Document Reversal with Negative
Posting
Demonstrate negative postings and conduct a document reversal with negative posting by
executing the exercise Post a Document Reversal and Control the System Setting.
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315
Capítulo 4: Control de contabilización
316
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Capítulo 4
Ejercicio 21
241
Contabilizar una anulación de documento y
controlar las parametrizaciones del sistema
Ejemplo empresarial
A veces, los usuarios registran y contabilizan un documento de forma incorrecta. En este
caso, se debe anular y volver a registrar el documento correctamente. La gerencia desea
poder corregir cifras de movimientos.
Configure la sociedad para que permita contabilizaciones negativas y documentos de
anulación.
1. Cite los dos procedimientos posibles para anular un documento en la solución SAP ERP
Financials.
2. ¿Cuáles son los dos requisitos previos para procesar contabilizaciones negativas?
3. Verifique si la sociedad permite contabilizaciones negativas. Permita contabilizaciones
negativas en la sociedad.
4. Verifique los motivos de anulación que se pueden utilizar para realizar anulaciones
mediante contabilizaciones negativas.
5. Compruebe el saldo de su cuenta monetaria (100000) del ejercicio Documentos simples
en la Gestión financiera. Visualice sus documentos contabilizados y tome nota de la clase
de documentos y del número de documento utilizados. Visualice el balance de la cuenta,
la clase de documento y el número de documento.
6. Anule el documento de mayor que acaba de visualizar y revise el saldo de la cuenta para
ver el impacto de una anulación negativa. Realice una anulación negativa.
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317
Capítulo 4
Solución 21
242
Contabilizar una anulación de documento y
controlar las parametrizaciones del sistema
Ejemplo empresarial
A veces, los usuarios registran y contabilizan un documento de forma incorrecta. En este
caso, se debe anular y volver a registrar el documento correctamente. La gerencia desea
poder corregir cifras de movimientos.
Configure la sociedad para que permita contabilizaciones negativas y documentos de
anulación.
1. Cite los dos procedimientos posibles para anular un documento en la solución SAP ERP
Financials.
a) Contabilización de anulación normal
b) Anulación por contabilización negativa
2. ¿Cuáles son los dos requisitos previos para procesar contabilizaciones negativas?
a) La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas.
b) El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa.
3. Verifique si la sociedad permite contabilizaciones negativas. Permita contabilizaciones
negativas en la sociedad.
a) En Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal
(Nuevo) → Operaciones contables → Contabilización de corrección/
Anulación → Permitir contabilización negativa.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Contabilizaciones negativas permitidas
Valores
GR##
c) En la pantalla Modificar vista “Actualizar contabilizaciones negativas en sociedad":
Resumen, seleccione el pulsador Posición.
d) En la ventana de diálogo Otra entrada, indique GR## en el campo Sociedad.
e) Seleccione Continuar.
f) Seleccione la casilla de selección Contabilizaciones negativas permitidas.
g) Grabe las entradas.
4. Verifique los motivos de anulación que se pueden utilizar para realizar anulaciones
mediante contabilizaciones negativas.
318
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Lección: Configuración de anulación del documento
a) En Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal
(Nuevo) → Operaciones contables → Contabilización de corrección/
Anulación → Definir razones para anulación.
b) Verifique los códigos de causas.
c) El indicador Contabilización neg. se establece para motivos de anulación 03, 04, 05,
06, 07 y RE.
5. Compruebe el saldo de su cuenta monetaria (100000) del ejercicio Documentos simples
en la Gestión financiera. Visualice sus documentos contabilizados y tome nota de la clase
de documentos y del número de documento utilizados. Visualice el balance de la cuenta,
la clase de documento y el número de documento.
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Cuenta → Visualizar saldos.
b) En la pantalla Visualización del saldo de cuenta de LM, indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de mayor
Sociedad
Ejercicio
Valores
100000
GR##
Año en curso
c) Seleccione Ejecutar.
d) Registre los saldos para el período actual.
Debe: _______________
Haber: _____________
e) Haga doble clic en el saldo de Debe del período actual. Se visualizan partidas
individuales que crearon el saldo.
6. Anule el documento de mayor que acaba de visualizar y revise el saldo de la cuenta para
ver el impacto de una anulación negativa. Realice una anulación negativa.
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Documento → Anular → Anulación individual.
b) En la pantalla Anular documento: Datos de cabecera, indique los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Número de documento
Sociedad
Ejercicio
Motivo de anulación
Valores
Número anotado del documento de
cuenta de mayor
GR##
Año en curso
03
c) Seleccione Pasar a → Visualizar antes de anulación.
d) Seleccione la flecha verde para volver a la pantalla de resumen.
e) Seleccione Contabilizar para grabar el documento.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
319
Capítulo 4: Control de contabilización
f) Para verificar el saldo en la cuenta, vuelva la pantalla SAP Easy Access y seleccione
Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Cuenta → Visualizar saldos.
g) En la pantalla Visualización del saldo de cuenta de LM, indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de mayor
Sociedad
Ejercicio
Valores
100000
GR##
Año en curso
h) Seleccione Ejecutar.
i) Registre los saldos para el período actual.
Debe
Haber
Compare estos valores con los saldos registrados antes de la anulación.
320
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Configuración de anulación del documento
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Configurar anulación de documento
© Copyright . Reservados todos los derechos.
321
Capítulo 4
Lección 5
246
Configuración de condiciones de pago y
descuentos por pronto pago
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se configuran condiciones de pago y descuentos
por pronto pago.
Ejemplo empresarial
La empresa utiliza diferentes condiciones de pago. Los descuentos por pronto pago deberán
contabilizarse automáticamente. La empresa negocia constantemente nuevas condiciones
de pago con acreedores y éstas deben reflejarse en el sistema. Por este motivo, se requieren
los siguientes conocimientos:
Una comprensión sobre cómo definir las condiciones de pago
●
Una comprensión sobre cómo ejecutar la determinación de cuentas para contabilizaciones
automáticas de descuento por pronto pago
●
The payment conditions for clearing invoices are known as terms of payment in SAP ERP.
These conditions include the due date and the cash discount that can be granted if the
invoice is paid within a certain time.
The SAP ERP application contains a number of predefined standard terms of payment.
However, you can also define new terms of payment if necessary.
The terms of payment are used to calculate the cash discount and the due date for paying
the invoice.
The terms of payment have the following characteristics:
●
●
●
They are defined in the vendor and customer master record.
They are proposed when you post a document.
They can be entered manually.
The dunning program and the payment program use the terms of payment.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
●
322
Configurar condiciones de pago
Preparar descuentos por pronto pago
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
Condiciones de pago
Figura 95: Condiciones de pago
Las condiciones de pago son términos que acuerdan los interlocutores comerciales en
relación con el pago de facturas.
Las condiciones de pago definen los siguientes parámetros:
●
●
Vencimiento
Descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado
período
Algunas condiciones de pago están predefinidas en la aplicación SAP ERP. De ser necesario,
también puede añadir nuevas condiciones de pago.
Las condiciones de pago le permiten a la aplicación SAP ERP calcular los siguientes
campos:
●
●
Descuento por pronto pago
Fecha de vencimiento de la factura
Para calcular los campos descuento por pronto pago y fecha de vencimiento de la
factura, la aplicación SAP ERP necesita los siguientes datos:
●
●
●
Fecha base
La fecha a partir de la que se deriva la fecha de vencimiento.
Condiciones de descuento por pronto pago
Las condiciones mediante las cuales puede aplicarse descuento por pronto pago.
Porcentajes de descuento por pronto pago
El porcentaje utilizado para calcular el descuento por pronto pago.
Al tratar un documento, se registran las condiciones de pago para que la aplicación SAP ERP
calcule las condiciones de pago requeridas.
En el registro maestro de un deudor o acreedor, se almacenan las condiciones de pago. Estas
se vuelven las condiciones propuestas al contabilizar operaciones. Sin embargo, un usuario
puede modificar estas condiciones de ser necesario.
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323
Capítulo 4: Control de contabilización
Condiciones de pago en facturas
Figura 96: Condiciones de pago en facturas
Puede registrar condiciones de pago en el segmento de sociedad, el segmento de área de
ventas y el segmento de organización de compras de un registro maestro de deudor o
acreedor.
Las condiciones de pago propuestas al contabilizar una factura dependen del lugar donde
esta se crea.
La factura puede elaborarse en cualquiera de las siguientes ubicaciones:
Ubicación del sistema
Status
Gestión de pedidos de cliente
Se proponen las condiciones de pago del
segmento de área de ventas. Al contabilizar
la factura de Gestión de pedidos de cliente,
se copian las condiciones de pago en la
factura FI, la cual se crea automáticamente.
Finanzas
Gestión de compras
Se proponen las condiciones de pago del
segmento de sociedad.
Se proponen las condiciones de pago del
segmento de organización de compras. Al
contabilizar la factura en gestión de
compras, se copian automáticamente las
condiciones de pago en el documento
contable.
Al registrar una factura de acreedor, se puede especificar un importe fijo como descuento por
pronto pago o un porcentaje fijo de descuento por pronto pago. El descuento por pronto pago
no depende del período o fecha de pago. Para establecer un descuento por pronto pago fijo o
un porcentaje fijo de descuento por pronto pago, debe ingresar la entrada correspondiente en
el campo Descuento por pronto pago.
324
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
Condiciones de pago en los abonos
Figura 97: Condiciones de pago en los abonos
Las siguientes opciones se encuentran disponibles para contabilizar las condiciones de
pago en abonos:
●
●
Abonos relativos a facturas
Los abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del número de
factura en el campo Referencia a factura durante la entrada de documento. En este caso,
las condiciones de pago se copian de la factura al abono. Tanto la factura como el abono
tienen la misma fecha de vencimiento.
Otros abonos
Se ignoran las condiciones de pago en abonos que no están relacionadas con sus facturas
originales. Estos abonos vencen en la fecha base. Para activar las condiciones de pago de
estos abonos que no contienen referencias a una factura, registre el valor V en el campo
Referencia a factura al introducir el documento.
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325
Capítulo 4: Control de contabilización
Condiciones de pago: Datos básicos
Figura 98: Condiciones de pago – Datos básicos
Puede especificar las siguientes condiciones de pago para facturas recibidas y abonos
recibidos:
Nombre de campo
Descripción
Descripción
Incluye la explicación que genera
automáticamente la aplicación SAP ERP.
Puede reemplazar esta explicación con una
propia. También incluye el texto de gestión
de pedidos de clientes a ser impreso en
facturas.
Límite de días
Clase de cuenta
326
Expresa el día calendario hasta el momento
en que son válidas las condiciones de pago.
Puede usar el límite de días para almacenar
condiciones de pago de una o varias partes
en una clave de condiciones de pago.
Define el libro auxiliar en que se pueden usar
las condiciones de pago. Define condiciones
de pago diferentes para acreedores y
deudores y las usa solo para un tipo de
cuenta. Esto evita que cualquier modificación
que haga en las condiciones de pago para
sus deudores se haga efectiva para las
contabilizaciones en sus acreedores. Un
ejemplo sería modificar el porcentaje de
descuento por pronto pago de 3% a 2%.
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
Condiciones de pago: Controles del pago
Figura 99: Condiciones de pago: Controles de pago
Al definir condiciones de pago, puede controlar pagos si usa una clave de bloqueo e introduce
un método de pago. Puede usar la clave de bloqueo (= motivo de bloqueo) para bloquear
partidas individuales para pago durante la contabilización. El programa de pago no puede ni
retirar ni pagar la partida. Esto es particularmente útil para facturas de acreedores. En primer
lugar, siempre establece un bloqueo de pago. A continuación, una segunda persona verifica la
factura y elimina el bloqueo de pago (principio de verificación doble).
El método de pago determina el procedimiento a utilizarse para el pago (cheque,
transferencia y letra de cambio). El método de pago se registra en el registro maestro de
deudor o acreedor y no en el documento.
Puede establecer la clave de bloqueo y el método de pago en las siguientes operaciones:
●
●
●
Durante la contabilización
En el registro maestro de deudor o acreedor (segmento de sociedad)
En las condiciones de pago
Cuando se utilizan las condiciones de pago, se proponen la clave de bloqueo y el método de
pago definidos para la condición de pago para la partida individual. Si utiliza la gestión de
pedidos de cliente, consulte las notas 132701 y 217021.
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327
Capítulo 4: Control de contabilización
Cálculo de la fecha base
Figura 100: Fecha base
El sistema utiliza la fecha base para calcular la fecha de vencimiento de la factura y las
condiciones de descuento. La fecha base puede ser propuesta o introducirse manualmente.
Se pueden aplicar los siguientes valores propuestos a la fecha base: Fecha de contabilización,
Fecha de documento, Fecha de registro.
Para calcular la fecha base con el límite de días, la aplicación SAP ERP requiere la
siguiente información:
●
●
Día fijo
Este es un día que puede usarse para sobrescribir el día calendario de la fecha base. Por
ejemplo, la fecha fija puede ser siempre el día 15 del mes.
Cantidad de meses adicionales
Estos son los meses que deben añadirse al mes calendario de la fecha base.
Para obtener más información acerca del comportamiento de la aplicación SAP ERP con
valores propuestos para la fecha base de las condiciones de pago y para modificar la fecha
añadiendo meses, consulte la nota 162885.
328
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
Descuento por pronto pago
Figura 101: Descuento por pronto pago
The number of days or fixed days and additional months determines the cash discounts
terms in days .
The fixed day refers to the fixed calendar day on which the first or second cash discount
terms apply or when the net due date is reached.
Additional months imply the number of months that you need to add to the baseline date to
determine the end of the first or second cash discount terms or the net due date.
Para calcular el descuento por pronto pago, registre un porcentaje en las condiciones de
pago. En la misma línea, debe registrar la cantidad de días durante los cuales es válido el
porcentaje. De ser necesario, puede añadir días y meses fijos en la línea de condiciones de
pago.
Los días y los meses indicados en las condiciones de pago se utilizan junto con la fecha base
para calcular el importe de descuento por pronto pago correcto para la fecha de pago.
Puede registrar hasta tres períodos de descuento por pronto pago.
How to Show Terms of Payment in a Customer Master Record
1. Show the definition of the terms of payment in the customer master record, the company
code, and the sales area segments.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Master Records → Maintain Centrally → Display.
b) Show the following data:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
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Values
1000
1000
329
Capítulo 4: Control de contabilización
Field Name or Data Type
Sales Organization
Distribution Channel
Division
Values
1000
10
00
c) In the company code segment on the Payment Transactions tab page, show the entry
in the Terms of payment field.
d) In the sales area segment on the Billing Documents tab page, show the entry in the
Terms of payment field.
How to Show Terms of Payment in a Vendor Master Record
Note that the system does not check whether the terms of payment in the different
segments agree.
When you post to a customer or vendor account, you need to enter a cash discount amount
or cash discount percentage rate.
1. Show the definition of the terms of payment in the vendor master record, the company
code, and the purchasing organization segments.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Records → Maintain Centrally → Display.
b) Show the following data:
Field Name or Data Type
Vendor
Company Code
Purchasing Organization
Values
1000
1000
1000
c) For the customer, show the terms of payment entries in the company code segment
and the purchasing organization segment.
How to Maintain New Payment Term, Assign it to a Master Record, and Post an Invoice
Demonstrate the steps of the exercise Maintain a New Payment Term, Assign it to a Vendor,
and Post an Invoice.
330
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Capítulo 4
Ejercicio 22
255
Actualizar nueva condición de pago, asignarla
a un acreedor y contabilizar una factura
Ejemplo empresarial
La empresa utiliza diferentes condiciones de pago. Los descuentos por pronto pago deberán
contabilizarse automáticamente. La empresa ha negociado nuevas condiciones de pago con
un acreedor.
1. Debe definir una nueva clave de condiciones de pago, AC##, y, a continuación, verificar
que funciona. Las nuevas condiciones negociadas con su acreedor son las siguientes:
●
●
●
●
Cinco por ciento de descuento por pronto pago para pago inmediato
Dos por ciento de descuento por pronto pago dentro de 14 días
Sin deducción para el pago a 30 días
La fecha de contabilización es la fecha base
2. Asigne las nuevas condiciones de pago a su acreedor. Introduzca las condiciones de pago
en el registro maestro de acreedor.
3. Utilice la nueva clave de condiciones de pago la próxima vez que registre una factura.
Compruebe las condiciones de pago nuevas contabilizando una factura de 50.000
unidades en moneda local. Utilice su cuenta de gastos de manutención (AE01##), el
centro de beneficio PR## y el indicador de IVA soportado 0I (0%) para contabilización en
el Debe. Contabilizar una factura de acreedor.
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331
Capítulo 4
Solución 22
256
Actualizar nueva condición de pago, asignarla
a un acreedor y contabilizar una factura
Ejemplo empresarial
La empresa utiliza diferentes condiciones de pago. Los descuentos por pronto pago deberán
contabilizarse automáticamente. La empresa ha negociado nuevas condiciones de pago con
un acreedor.
1. Debe definir una nueva clave de condiciones de pago, AC##, y, a continuación, verificar
que funciona. Las nuevas condiciones negociadas con su acreedor son las siguientes:
●
●
●
●
Cinco por ciento de descuento por pronto pago para pago inmediato
Dos por ciento de descuento por pronto pago dentro de 14 días
Sin deducción para el pago a 30 días
La fecha de contabilización es la fecha base
a) En la ventana Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Operaciones contables → Recepción de Facturas/Entrada de
Abonos → Actualizar condiciones de pago.
b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
c) En la pantalla Nuevas entradas: Detalles de las entradas añadidas, indique los
siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Condiciones de pago
Clase de cuenta
Valores
AC##
Deudor
EN BLANCO
Propuesta para la fecha base
Fecha de contabilización
Acreedor
Condiciones de pago
Cond.1
Porcentaje
Nº de días
Cond.2
Porcentaje
Nº de días
332
5%
EN BLANCO
2%
14
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Nº de días
30
Cond.3
d) En el área de explicaciones, la aplicación describe las condiciones de pago. Verifique
que haya registrado correctamente las condiciones de pago.
e) Grabe las entradas.
2. Asigne las nuevas condiciones de pago a su acreedor. Introduzca las condiciones de pago
en el registro maestro de acreedor.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Acreedores → Datos maestros → Modificar.
b) En la pantalla Modificar acreedor: Pantalla inicial, indique los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Acreedor
Sociedad
Datos de sociedad
Valores
Acreedor##
GR##
Operaciones de pagos
c) Seleccione el pulsador Pantalla siguiente.
d) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Condiciones de pago
Valores
AC##
e) Grabe las entradas.
3. Utilice la nueva clave de condiciones de pago la próxima vez que registre una factura.
Compruebe las condiciones de pago nuevas contabilizando una factura de 50.000
unidades en moneda local. Utilice su cuenta de gastos de manutención (AE01##), el
centro de beneficio PR## y el indicador de IVA soportado 0I (0%) para contabilización en
el Debe. Contabilizar una factura de acreedor.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Acreedores → Contabilización → Factura.
b) En la pantalla Indicar factura de acreedor: Sociedad GR01, indique los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Acreedor
Acreedor##
Datos básicos
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Importe
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Fecha actual
Fecha actual
50000
333
Capítulo 4: Control de contabilización
Nombre de campo o tipo de datos
Moneda
Calcular impuesto
Valores
Moneda local
Indicador de impuestos
FP
Cuenta de mayor
AE01##
Partida
D/C
Impte. en mon.doc.
Texto
Centro de beneficio
Debe
50000
Cena para el personal
PR##
c) Haga clic en la etiqueta Pagos para verificar si las condiciones de pago se proponen
desde el registro maestro de acreedor.
d) Seleccione Documento → Simular.
e) Verifique el documento. Haga doble clic en una partida individual para visualizar o
modificar los datos.
f) Seleccione el pulsador Atrás y luego seleccione Contabilizar para grabar el documento.
Nota:
Realizó las siguientes actividades:
●
●
Crear nuevas condiciones de pago
Asignó las nuevas condiciones a su registro maestro de acreedor.
Al contabilizar una factura, las nuevas condiciones de pago aparecen como
propuestas del registro maestro de acreedor.
Para verificar si las nuevas condiciones de pago han sido propuestas del
registro maestro de acreedor, siga el acceso vía menús:
Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Cuenta → Visualizar/
modificar partidas individuales.
Registre el número de acreedor y la sociedad en la pantalla de selección y
ejecute el informe Visualizar/modificar partidas individuales. Haga doble
clic en la partida individual cuyas condiciones de pago desee ver.
334
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
How to Post a Customer Invoice with Subsequent Credit Memo
1. Link credit memos to the terms of payment for the invoice using the invoice reference
field.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Customer
Invoice Date
Posting Date
Amount
Calculate tax
Tax Code
Terms of Payment
Item
G/L account
D/C
Amount in doc. curr.
Values
1000
1000
Previous day
Previous day
2,000 units local currency
0O (Output tax - course)
ZB01
800200
Credit
2,000
c) Post the document and note the document number.
2. Post a credit memo for this invoice.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Credit Memo.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Customer
Document Date
Posting Date
Amount
Calculate tax
Tax Code
Terms of Payment
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Values
1000
1000
Previous day
Previous day
50 units local currency
0O (Output tax - course)
ZB01
335
Capítulo 4: Control de contabilización
Field Name or Data Type
Payment Tab Page
Invoice Reference
Item
G/L account
Amount in doc. curr.
Values
Document number of the invoice
you have just entered
800200
50
c) Post the credit memo. The complete terms of payment are copied from the invoice.
d) In the line item display, display the Due Date for Net Payment column and show that
the invoice and credit memo are due on the same day.
Límites de días
Figura 102: Límites de días
Los límites de días permiten condiciones de pago específicas de fecha en una clave de
condiciones de pago.
Puede definir varias versiones de condiciones de pago y cada versión puede tener un límite de
días diferente.
El límite de días es la fecha base hasta la cual se puede aplicar la versión de las condiciones de
pago. Para condiciones de pago que sean dependientes de un límite de días (por ejemplo, si la
fecha base es antes del 15 del mes), puede introducir condiciones de pago de dos partes en la
misma clave de condiciones de pago. La entrada para el límite de días especificado se añade a
la clave de las condiciones de pago. El resultado son dos entradas donde pueden definirse
condiciones de pago diferentes.
Las siguientes condiciones de pago requieren la especificación de un límite de días:
●
●
336
Los documentos con fecha de factura hasta el 15 del mes vencen el último día del mes
siguiente.
Los documentos con fecha de factura posterior al 15 del mes vencen el 15 del mes
siguiente.
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
How to Maintain Day Limits for Terms of Payment
1. Maintain day limits for the terms of payments.
a) Use transaction FB60 to enter a vendor invoice.
b) On the Enter Vendor Invoice screen, check the Payt Terms and BaselineDt fields on the
Payment tab.
c) In another session, on the Customizing screen, choose Financial Accounting
(New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business
Transactions → Incoming Invoices/Credit Memos → Maintain Terms of Payment.
d) Choose the Position pushbutton and search for ZB02.
e) Double-click the terms of payment ZB02.
f) On the Change View "Terms of Payment": Details screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Payt Terms
Fixed day
Additional months
Values
ZB02
15
1
g) Compare the values on the Enter Vendor Invoice and Change View "Terms of Payment":
Details screen.
h) On the Enter Vendor Invoice screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Vendor
Invoice date
Posting Date
Amount
Currency
Tax Amount
Tax code
Values
1000
Current date
Current date
11,000
EUR
1,000
1I
i) On the Payment tab, enter the terms of payment ZB02.
j) On the Change View "Terms of Payment": Details screen, choose Next page and then
Previous page to refresh the data. Note that Day limit has been updated to 15 and Fixed
day displays to 30. On the Enter Vendor Invoice screen, the BaselineDt field has been
updated accordingly.
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337
Capítulo 4: Control de contabilización
Pagos a plazos
Figura 103: Pagos a plazos
Puede pagar una factura durante varios meses mediante un plan de pago a plazos. También
puede dejar una parte del importe de la factura remanente para pagarlo más adelante.
El importe total de la factura se divide en importes parciales que vencen en fechas diferentes.
La aplicación SAP ERP realiza automáticamente este desglose, si se define el pago a plazos
en las condiciones de pago.
Para definir pagos fraccionados en las condiciones de pago, seleccione en primer lugar pago
fraccionado (no asigne ningún período de descuento por pronto pago ni porcentaje de
descuento por pronto pago).
Luego, defina los siguientes elementos para cada plazo:
●
●
●
Nº de plazos
Porcentaje
Condiciones de pago
Los porcentajes indicados deben dar el resultado total del 100%.
Para cada plazo indicado, la aplicación SAP ERP crea una partida individual.
Los importes de las partidas individuales se corresponden con los porcentajes del importe
total. El total de los importes de las partidas individuales se corresponde con el importe total.
Las condiciones de pago de las partidas individuales son las condiciones de pago definidas
para los plazos individuales.
How to Define Terms of Installment
1. Define installment payment terms.
338
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/
Credit Memos → Maintain Terms of Payment .
b) Choose the Position pushbutton and enter R001 in the Payt terms field.
c) Choose Continue .
d) Click the R001 box and choose the Details pushbutton.
e) On the Change View “Terms of Payment”: Details screen, check the Installment
Payment check box.
f) Note the Own Explanation field Retainage Payment Terms 3 Installments ZR01, ZR02,
and ZR03 .
g) Go back and then choose the Position pushbutton.
2. Define the payment terms for each installment.
a) On the Change View "Terms of Payment": Overview screen, enter ZR01 in the Payt
terms field and choose Continue.
b) Choose ZR01 and then, choose the Details pushbutton.
c) Check that the Number of days is 15 in the Payt terms field.
d) Choose the Next page pushbutton.
e) Check that the number of days is 30 in the Payt terms field for the terms of payment
ZR02.
f) Choose the Next page pushbutton.
g) Check that the number of days is 45 in the Payt terms field for the terms of payment
ZR03.
h) Choose Exit.
i) Go to Define Terms of Payment for Installment Payments in Customizing.
3. Link the installment terms of payment to other payment terms.
a) Check the entries for R001.
b) Link the Payment Terms R001 to ZR01, ZR02, and ZR03 in the same sequence with the
percentages of each installment defined as 40%, 30 % and 30% respectively.
c) Go back
4. Post a vendor invoice and check the installment terms and line items with different due
dates.
a) Choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document
Entry → Invoice.
b) On the Basic data tab, enter the following values:
Field Name or Data Type
Vendor
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Values
1000
339
Capítulo 4: Control de contabilización
Field Name or Data Type
Invoice Date
Posting Date
Amount
Tax amount
G/L acct
Amount in doc.curr.
Cost center
Values
Current date
Current date
22,000
2,000
470000
*
1000
c) On the Payment tab, check that Payt Terms is R001 and choose the Bank details
pushbutton or simulate the document.
Nota:
The Document Overview screen displays three line items for the vendor,
each having three values. The total amount is split into three values as per
the percentages defined earlier.
d) Save the entries.
e) On the Display Document: Line Item 002 screen, check the following values:
Field Name or Data Type
Payt Terms
Days/percent
Values
ZR01
15
f) Choose the Next page pushbutton and check the following values:
Field Name or Data Type
Payt Terms
Days/percent
Values
ZR02
30
g) Choose the Next page pushbutton and check the following values:
Field Name or Data Type
Payt Terms
Days/percent
340
Values
ZR03
45
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
Descuentos por pronto pago (y procedimiento neto)
Figura 104: Importe base de descuento
Depending on the legal requirements of the country in question, the cash discount
base is calculated on the following values:
●
●
Net value (total of general ledger account items and asset items, tax on sales and
purchases not included)
Gross value (tax on sales and purchases included), for example, in Germany, Switzerland
For each company code or tax jurisdiction code, in Customizing, specify which value the
system is to use for the cash discount base (see Global Parameters).
Según las normativas nacionales de su país, el importe base del descuento por pronto pago
puede ser el valor neto del total de la cuenta de mayor y partidas individuales de activo fijo, sin
impuestos. El importe base también puede ser el valor bruto de esas partidas, con impuestos
incluidos. Para cada sociedad o código de domicilio fiscal, debe especificar el valor que la
aplicación SAP ERP usará como base de descuento por pronto pago. Esta parametrización
pertenece a los parámetros globales de una sociedad.
First, decide when you want the cash discount to be deducted, when posting an invoice, (net
procedure) or when clearing the invoice (gross procedure).
Usually, you do not deduct a cash discount when you post a customer invoice, since you do
not know whether the customer will pay within the period allowed for cash discount. If the
customer does claim cash discount, the cash discount expense will arise during clearing. You
can, therefore, monitor the account for a cash discount expense and change the conditions if
necessary. For vendors, you can see the real expense (material price) here and the cash
discount revenue because the cash discount revenue arises when you clear a vendor invoice.
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341
Capítulo 4: Control de contabilización
Contabilización de descuentos por pronto pago: Procedimiento bruto
Figura 105: Contabilizar descuentos por pronto pago - Procedimiento bruto
Los importes de descuento por pronto pago se pueden introducir de forma manual o se
puede configurar la aplicación SAP ERP para que utilice automáticamente las tasas en las
condiciones de pago. Puede modificar el descuento por pronto pago tras contabilizar la
factura.
Cuando compensa una partida abierta en una cuenta de deudor o acreedor, la aplicación SAP
ERP contabiliza automáticamente el descuento por pronto pago aplicable a una cuenta para
gastos por descuentos o ingresos por descuentos.
Defina las cuentas para gastos o ingresos de descuento en la configuración.
342
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
Procedimiento neto: Facturas y pagos
Figura 106: Procedimiento neto – Facturas y pagos
Si se contabiliza una factura de acreedor con una clase de documento para el procedimiento
neto, la aplicación SAP ERP deduce automáticamente el importe de descuento de la cuenta
de gastos o de balance. La aplicación contabiliza luego el mismo importe en una cuenta de
compensación de descuento para compensar la contabilización.
Si se utiliza el procedimiento neto, el importe de descuento se contabiliza automáticamente
junto con la factura.
Al pagar la factura, la aplicación SAP ERP realiza una contabilización en la cuenta de
compensación de descuento.
Si la factura se paga después del vencimiento del descuento, la pérdida por descuento se
contabiliza en una cuenta separada.
La cuenta de compensación de descuento se debe actualizar en la Gestión de partidas
abiertas.
How to Define a Cash Discount Base for Outgoing Invoices
In Germany, the potential cash discount deduction is taxed when you post the document.
You then make a tax adjustment during payment clearing. In this case, the base amount for
calculating cash discount is the gross value, which includes the tax on sales and purchases.
1. Define the valid cash discount base for the company code dependent on the countryspecific legal requirements.
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343
Capítulo 4: Control de contabilización
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Invoices/
Credit Memos → Define Cash Discount Base for Outgoing Invoices.
b) Define the cash discount.
How to Define Accounts for Cash Discount Expense and Revenue
1. Define accounts for cash discount expense and revenue.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Business Transaction → Outgoing
Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Cash Discount
Taken.
b) In the Enter Chart of Accounts dialog box, enter INT and choose Continue.
c) Enter 276000 in the Accounts column and choose the Rules pushbutton.
d) Verify that the transaction is SKE.
e) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Business Transaction → Incoming
Payments → Incoming Payments Global settings → Define Accounts for Cash Discount
Granted.
f) In the Chart of Accounts dialog box, enter INT and choose Continue.
g) Enter 880000 in the Accounts column and choose the Rules pushbutton.
h) Verify that the transaction is SKT.
How to Define the Vendor Net Document Type
In the vendor net procedure, assume that you can deduct a cash discount even though you
have not paid the invoice. Therefore, when you post using document type KN, the cash
discount is automatically posted as a debit to a cash discount clearing account.
1. To apply the vendor net procedure, you need to define a special document type in
Customizing.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Document → Document Types → Define
Document Types for Entry View.
b) Place the cursor on document type KN and refer to the indicator for the net document
type.
344
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Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
How to Define Cash Discount Clearing Accounts
Rules help you choose between separate accounts for debit and credit and accounts that are
dependent on the tax code. For invoices posted net, you can change the cash discount terms
in the document or the payment proposal in the same way as for invoices posted gross.
1. For the net posting, define a clearing account to which the cash discount can be posted.
This account is cleared when you pay the vendor invoice.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/
Credit Memos → Define Account for Net Procedure.
b) In the chart of accounts INT, account 193000 is already defined.
How to Post Vendor Invoices with Document Type KN (Net Procedure)
1. Show the automatic posting of a cash discount to the cash discount clearing account
when documents are posted with document type KN.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Invoice.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Vendor
Document Type
Invoice Date
Posting Date
Calculate tax
Tax Code
Amount
Tab page "Payments"
Values
1000
1000
KN
Current date minus 7 days
Current date minus 7 days
0l (input tax - course)
1000
Terms of Payment (on Payment tab)
ZB01
G/L acct
400020
Item
Amount in doc. curr.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
1000
345
Capítulo 4: Control de contabilización
Field Name or Data Type
Tax Code
Values
0I
c) Post the document and then display it.
How to Deal with a Payment within the Cash Discount Period (Case 1)
The cash discount clearing account must be managed on an open item basis. When you clear
the invoice, the account is cleared automatically (set the indicator Post Automatically Only).
If the incoming invoice is posted without the cash discount, no cash discount revenue is
earned.
If the invoice is paid within the cash discount period, then the cash discount amount posted
from the incoming invoice is cleared.
1. Show the posting records for payment within the cash discount period.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Outgoing Payment → Post.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Document Date
Document Type
Company Code
Posting Date
Currency
Bank data
Account
Amount
Open item selection
Account
Account type
Values
Current date
KZ
1000
Current date
Local currency
113101
970
1000
K
c) Choose the Process open items pushbutton. Then, select and assign the invoice you
posted.
d) Simulate the document.
e) Exit without posting.
346
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
How to Deal with a Payment after the Cash Discount Period (Case 2)
The cash discount clearing account must be managed on an open item basis. When you clear
the invoice, the account is cleared automatically (set the indicator Post Automatically Only).
If the incoming invoice is posted without the cash discount, no cash discount revenue is
earned.
If the invoice is paid after the cash discount period, then an amount less than the cash
discount amount posted from the incoming invoice is cleared. The cash discount loss is then
posted to the cash discount loss account.
1. Show the posting records for payment after the cash discount period (manual
adjustment).
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Outgoing Payment → Post.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Document Date
Document Type
Company Code
Posting Date
Currency
Bank data
Account
Amount
Open item selection
Account
Account type
Values
Current date
KZ
1000
Current date
Local currency
113101
980
1000
K
c) Choose the Process open items pushbutton. Then, select and assign the invoice
(document type KN).
d) Change the cash discount amount to 20.
e) Simulate and post the document.
How to Define the Cash Discount Loss Account
The account for cash discount loss must not contain a tax category in the master record,
since the cash discount is taxed when you enter the invoice.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
347
Capítulo 4: Control de contabilización
●
●
If a cash discount loss arises, the original acquisition price is no longer correct and you
have to adjust it. In other words, you can capitalize the cash discount loss.
Use program SAPF181 to make an adjustment to the profit and loss statement.
Nota:
When you post cash discount loss, the business area is not used.
1. If the payment is made after the cash discount period, you have to post a cash discount
loss. To do this, you have to define a corresponding account for the automatic account
determination.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing
Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Lost Cash
Discount.
b) Define the lost cash discount.
348
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
Configurar condiciones de pago
Preparar descuentos por pronto pago
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349
Capítulo 4
Lección 6
264
Comprensión y actualización de impuestos e
indicadores de impuestos
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica cómo comprender y actualizar impuestos e indicadores de
impuestos.
Ejemplo empresarial
Debido a limitaciones de tiempo, la gerencia ha solicitado que brinde los requisitos fiscales
básicos de su país para el prototipo. Le han propuesto que utilice el modelo de impuestos del
SAP ERP específico para su país. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
●
●
Una comprensión sobre cómo se manejan los impuestos en la solución SAP ERP
Financials
Una comprensión sobre cómo crear indicadores de impuestos y definir cuentas de
impuestos en la configuración
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
●
Preparar impuestos
Configurar indicadores de impuestos
Impuestos
Figura 107: Impuestos
La aplicación SAP ERP soporta los siguientes sistemas fiscales:
350
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos
Impuestos sobre el volumen de negocios
●
Impuestos sobre las ventas de EE. UU.
●
Impuestos adicionales (específicos de país, por ejemplo, el impuesto sobre la inversión de
Noruega y el recargo de equivalencia de Bélgica)
●
Retención de impuestos
●
Los siguientes tipos de impuestos se pueden procesar en SAP ERP:
Los impuestos con tasas definidas uniformemente que se gravan a nivel nacional.
●
Los impuestos con tasas definidas por estado o jurisdicción que se gravan a nivel de
estado o jurisdicción.
●
Debido a la complejidad relacionada con la periodificación de impuestos suele utilizarse
software de terceros oferentes. Por ejemplo, existen más de 67.000 jurisdicciones posibles
en EE. UU. SAP ERP ofrece software de interfaz genérica para soportar los impuestos
definidos por cada estado o jurisdicción.
En algunos países, los impuestos se gravan en los dos niveles. Algunos ejemplos son Canadá,
India y Brasil.
El impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el consumo de EE. UU. son ejemplos típicos
de impuestos que se gravan a un nivel inferior al nivel nacional.
SAP ERP performs the following actions when dealing with taxes:
●
●
●
●
Checking the tax amounts entered using defined condition types and calculating the
amounts automatically
Posting the tax amounts to tax accounts
Performing tax adjustments for cash discounts and other forms of deductions
Creating tax returns, details for which are covered in course AC205
Soporte de impuestos
Figura 108: Soporte de impuestos
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351
Capítulo 4: Control de contabilización
El sistema soporta el tratamiento de impuestos a través de las siguientes acciones:
●
●
●
La verificación del importe de impuesto introducido y mediante el cálculo automático de
los impuestos
La contabilización del importe del impuesto en cuentas de impuestos
La realización de rectificaciones de impuestos para descuentos por pronto pago y otras
formas de deducciones
El importe de gastos o ingresos es el importe base, el que puede incluir o excluir un descuento
por pronto pago. En el primer caso, la base imponible se toma como un valor bruto mientras
que en el segundo caso, se toma como un valor neto.
La aplicación SAP utiliza el indicador fiscal para determinar los cálculos que se requieren para
llevar a cabo funciones impositivas.
Las reglamentaciones nacionales definen el importe del impuesto base como uno de los
siguientes importes:
●
Importe neto
Partidas de gastos o ingresos sujetas a impuestos menos un descuento por pronto pago
●
Importe bruto
Partidas de gastos o ingresos sujetas a impuestos incluyendo un descuento por pronto
pago
Puede definir qué importe debe utilizarse para cada sociedad o para el nivel superior del
código de emplazamiento fiscal.
Cálculo impto.vol.neg.
Figura 109: Cálculo impto.vol.neg.
En la aplicación SAP ERP, existe un procedimiento preconfigurado para el cálculo de
impuestos para cada país.
El procedimiento para el cálculo de impuestos contiene los siguientes elementos:
352
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Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos
Secuencia de los pasos
●
Estos son los pasos requeridos en el procedimiento para el cálculo de impuestos. Desde el
paso indica el punto en el cual el sistema define el valor base para el paso.
Clases de impuestos (clases de condición)
●
Estas son las clases de condición aplicables a un país. La aplicación SAP ERP viene con las
clases de condición necesarias para cada cálculo de impuestos. El procedimiento para el
cálculo de impuestos en la aplicación cubre las clases de condición correctas. Las clases
de condición son cálculos de impuestos válidos en un país. El importe base es una partida
de gastos o de ingresos.
Clave de cuenta o clave de operación
●
Esta clave cubre especificaciones adicionales y se utiliza para la determinación automática
de cuentas de los impuestos en cuestión. La aplicación SAP ERP contiene claves de cuenta
predefinidas. Se recomienda utilizar estas claves de contabilización estándar.
En los Estados Unidos. los siguientes procedimientos para el cálculo de impuestos son
relevantes:
●
TAXUSJ, que es el procedimiento para el cálculo de impuestos estándar que incluye el uso
de códigos de domicilio fiscal.
TAXUSX, que se utiliza en el caso de un paquete impositivo externo.
●
How to Check the Tax Calculation Procedure
Each country has one or more tax calculation procedures. These procedures are based on
the price determination procedure in sales order management.
In each company code, the calculation procedure assigned to the country is used. The tax
procedure contains the following elements:
●
●
●
Sequence of the steps
From level 100 means that the tax type is to be calculated on the entry in the column
“Level 100” (= base amount). The tax base amount corresponds to the expense or
revenue item.
Tax or condition types
The rules for calculating taxes are defined here. A three-digit account key is assigned to
each four-digit condition type.
Account or transaction key
This key is used to post to the correct tax accounts (automatic account determination).
The account key also creates tax items during posting.
The calculation procedures are defined in the system, so you do not have to maintain them. If
a new kind of tax is needed (not to be confused with a new rate), SAP is obliged to adjust the
calculation procedure due to legal requirements.
1. Show the tax calculation procedure for Germany.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
353
Capítulo 4: Control de contabilización
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Tax on Sales/Purchases → Basic
Settings → Check Calculation Procedure.
b) Double-click Define Procedure.
c) Select the tax procedure TAXD for Germany and open it using Control on the left of the
dialog structure.
How to Deal with Taxes in Financial Accounting
1. Post an incoming invoice from a vendor for services rendered, with an input tax of 10%.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Invoice.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Vendor
Invoice date
Posting Date
Amount
Calculate tax
Tax code
G/L Account
D/C
Doc. Currency
Cost center
Values
1000
Current date
Current date
11000
I1
470000
Debit
11000
1000
c) Choose Document → Simulate.
d) On the Document Overview screen, ensure that the following values of the specified
line items are entered:
Field Name or Data Type
Credit to Vendor
Debit to G/L Account 470000
Debit to Input Tax
Values
EUR 11000
EUR 10000 (net of tax)
EUR 1000
e) Choose Post to enter the document.
●
354
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Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos
Indicadores de impuestos
Figura 110: Indicador de impuestos
Cuando contabiliza un documento, también introduce su indicador de impuestos. El indicador
de impuestos conecta el documento con el cálculo de impuestos. Esta conexión varía según si
el país en cuestión utiliza un procedimiento de cálculo de impuestos que depende o no de
códigos de domicilio fiscal.
El indicador de impuestos está enlazado con uno de los siguientes valores:
●
●
Clave de país
Combinación de clave de país y código de domicilio fiscal
Los indicadores de impuestos dentro del método de imposición de domicilio fiscal dependen
de la fecha. En la configuración, puede elegir si la fecha del documento o la fecha de
contabilización es la fecha válida para el cálculo de impuestos.
Tax rates are assigned to the tax types used in the tax calculation procedure.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
355
Capítulo 4: Control de contabilización
Tipos impositivos
Figura 111: Tipos impositivos
Además de otras informaciones, el indicador de impuestos contiene también los tipos
impositivos. Los tipos impositivos se asignan a las clases de impuestos utilizadas en el
procedimiento de cálculo de impuestos. Puede establecer un indicador de impuestos con
varios tipos impositivos registrados para distintas clases de impuestos (cuando se debe
gravar una partida individual con varias clases de impuestos), aunque normalmente sólo se
introduce un tipo impositivo.
Un ejemplo de un indicador de impuestos con más de un tipo impositivo es el IVA soportado
del 10% para una partida para la cual el 40% del importe del impuesto es no deducible.
Para el tipo impositivo, este ejemplo implica un IVA soportado del 6% y un IVA soportado no
deducible del 4%.
Algunas contabilizaciones en cuentas de mayor relevantes a los impuestos deben tener
un tipo impositivo igual a cero. Este caso aplica a las siguientes partidas:
●
●
Partidas libres de impuestos que, sin embargo, deben notificarse a las autoridades
fiscales. Para estas partidas se crea un indicador de impuestos especial con un tipo
impositivo igual a cero.
Partidas que se crean mediante operaciones libres de impuestos como la salida y el
movimiento de mercancías. Debe asignar un indicador de impuestos especial a estas
operaciones.
La definición de la clase de impuesto determina si el importe base es un "porcentaje de IVA
soportado" o un "porcentaje de IVA repercutido".
Si el sistema detecta una desviación entre los impuestos calculados y el importe del impuesto
registrado, emitirá un mensaje de error (indicador de verificación fijado) o un mensaje de
advertencia (indicador de verificación no fijado). En cuanto al IVA soportado, no está fijo el
indicador de verificación ya que el usuario debe contabilizar el importe del impuesto de la
factura independientemente de si es correcto o no.
356
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos
Contabilizaciones de impuestos
Figura 112: Contabilizaciones de impuestos
Las contabilizaciones de impuestos pueden ser de los siguientes tipos:
●
●
Impuestos calculados por la aplicación suelen contabilizarse en una cuenta de impuestos
determinada mediante una partida individual separada. Se trata del escenario estándar.
Impuestos con determinadas claves de contabilización o operación (por ejemplo, NVV)
están repartidos a las partidas de gastos o ingresos pertinentes, como el caso de deudas
de impuesto sobre las ventas o IVA soportado no deducible.
Determinación de cuentas de impuestos
Figura 113: Determinación de cuentas de impuestos
© Copyright . Reservados todos los derechos.
357
Capítulo 4: Control de contabilización
Para activar la determinación automática de cuentas de impuestos, asigne los datos
siguientes a las claves de cuenta o operación que generan las posiciones de impuestos
durante la contabilización:
●
Cuentas de impuestos
●
●
Claves de contabilización (se recomiendan 40 y 50)
Reglas, las cuales determinan campos, como el indicador de impuestos o la clave de
cuenta, sobre los que se basa la determinación de cuentas.
Cuando se producen diferencias de tipo de cambio debido a rectificaciones de impuestos en
monedas extranjeras, estas diferencias suelen contabilizarse en la cuenta normal de
diferencias de tipo de cambio. Sin embargo, cabe la posibilidad de determinar por cada
sociedad que el tipo de cambio para las posiciones de impuestos pueda introducirse
manualmente o pueda determinarse mediante la contabilización o la fecha del documento.
Los importes de las diferencias se contabilizan en una cuenta especial.
Cuentas de impuestos
Figura 114: Cuentas de impuestos
In the account for output tax, you can use the Post automatically only field (on the Create or
Bank or Interest tab page) to prevent manual tax postings.
The Post automatically only indicator is selected only for output tax and not for input tax. If
you receive an invoice with an incorrect input tax amount, you still have to post this amount
manually.
Puede definir las cuentas de impuestos o las cuentas en las que se contabilizan las
posiciones de impuestos, en el campo Categoría fiscal registrando uno de los siguientes
signos:
●
●
< para IVA soportado
> para IVA repercutido
Las propiedades de un indicador de impuestos definen al impuesto contabilizado como IVA
soportado o IVA repercutido.
358
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos
Si no desea contabilizar el impuesto manualmente, seleccione Contabilizar sólo
automáticamente.
Otras cuentas de mayor
Figura 115: Otras cuentas de mayor
Todas las demás cuentas de mayor pueden tener las entradas siguientes en el campo
Categoría fiscal:
Entidades
Descripción
-
Para contabilizaciones que requieren un
código de IVA soportado, como cuenta
asociada para deudores de mercancías y
servicios
""
+
*
xx
Para contabilizaciones no relevantes para los
impuestos, como contabilizaciones
bancarias
Para contabilizaciones que requieren un
código de IVA repercutido, como cuenta
asociada para acreedores de mercancías y
servicios
Para contabilizaciones que requieren
cualquier indicador de impuestos
Para contabilizaciones con el indicador de
impuestos predefinido xx
Si selecciona el campo Contabilizaciones sin impuesto permitidas, puede contabilizar en la
Cuenta de mayor sin especificar un indicador de impuestos, una acción que es necesaria para
contabilizaciones de impuestos dentro de un procedimiento de cálculo para un código de
domicilio fiscal para deudores extranjeros que no tienen un código de domicilio fiscal.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
359
Capítulo 4: Control de contabilización
Nota:
Las cuentas de descuentos precisan una entrada en el campo Categoría fiscal
para que el sistema pueda contabilizar las rectificaciones de impuestos.
How to Provide Certain Tax Codes in the Input Help or Define Them as Default (Initial)
Values
1. Show how to define a tax code as a default value in the input help for Enjoy postings.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/
Credit Memos → Incoming Invoices/Credit Memos - Enjoy → Define Tax Code per
Transaction.
b) Set the tax code to initial so that it appears first in the input help when you enter
documents using the Enjoy transaction.
How to Define Tax Accounts
Several tax codes can use the same account or transaction key, for example, tax codes A1,
A2, and AN use the account key MWS.
If the Tax Code field is not selected for Accounts Assigned Dependent On, then the defined
tax account applies for all tax codes with a specific transaction key.
If the Tax Code field is not selected, you can create a separate tax account for each tax code.
Differences in exchange rates based on tax adjustments in foreign currencies are usually
posted to the normal account for exchange rate differences.
1. Show where you define tax accounts for automatic tax posting.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial
Accounting Global Settings (New) → Tax on Sales/Purchases → Posting → Define Tax
Accounts.
b) Refer to the column Account Determination.
c) Double-click Input tax (transaction VST) and choose chart of accounts INT. The
account 154000 has been defined as the input tax account.
How to Create a New Tax Code and Post a Customer Invoice Using the Code
Demonstrate the steps from the exercise Create a New Tax Code and Use it to Post a
Customer Invoice.
360
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 4
Ejercicio 23
273
Crear un nuevo indicador de impuestos y
utilizarlo para contabilizar una factura de
deudor
Ejemplo empresarial
La gerencia ha solicitado que brinde los requisitos fiscales básicos de su país para el
prototipo. Le han propuesto que utilice el modelo de impuestos de la aplicación SAP ERP
específica de su país.
Cree un nuevo indicador de impuestos y contabilice una factura de deudor con impuestos.
1. Cree un nuevo indicador de impuestos para impuestos que no sean de domicilio fiscal. El
gobierno federal de su país implementa una reforma fiscal y fija el tipo del IVA en el 20%.
Cree el nuevo indicador de impuestos ## para ajustarse a las nuevas disposiciones.
2. Compruebe el nuevo indicador de impuestos introduciendo una factura de deudor. En la
cuenta de deudor, contabilice una factura de deudor de 300000 unidades en moneda
local. Seleccione Calcular impuesto Utilice el indicador de impuestos que ha creado y, de
ser necesario, su código de domicilio fiscal. Contabilice en la cuenta de ganancias 800200
y en el centro de beneficio PR##.
Nota:
Registre el número del documento en su hoja de datos.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
361
Capítulo 4
Solución 23
274
Crear un nuevo indicador de impuestos y
utilizarlo para contabilizar una factura de
deudor
Ejemplo empresarial
La gerencia ha solicitado que brinde los requisitos fiscales básicos de su país para el
prototipo. Le han propuesto que utilice el modelo de impuestos de la aplicación SAP ERP
específica de su país.
Cree un nuevo indicador de impuestos y contabilice una factura de deudor con impuestos.
1. Cree un nuevo indicador de impuestos para impuestos que no sean de domicilio fiscal. El
gobierno federal de su país implementa una reforma fiscal y fija el tipo del IVA en el 20%.
Cree el nuevo indicador de impuestos ## para ajustarse a las nuevas disposiciones.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera
(Nuevo) → Parametrizaciones globales de gestión financiara (Nuevo) → Impuestos
sobre el volumen de negocios → Cálculo → Definir indicador de IVA.
b) Seleccione País del curso para País.
c) Seleccione Intro.
d) Seleccione ## para Indicador de impuestos.
e) Pulse INTRO.
f) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Indicador de impuestos
Descripción
Clase de impuesto
Valores
##
IVA repercutido 20%
A
g) Pulse INTRO.
h) Introduzca 20 en la columna de porcentaje impositivo, en la línea para IVA repercutido
MWS y pulse INTRO.
i) Para asignar una cuenta de impuestos, seleccione el pulsador Cuentas de impuestos.
j) En el plan de cuentas, introduzca INT.
k) Seleccione Continuar.
l) En MWS, introduzca 175000 y seleccione Grabar.
362
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos
2. Compruebe el nuevo indicador de impuestos introduciendo una factura de deudor. En la
cuenta de deudor, contabilice una factura de deudor de 300000 unidades en moneda
local. Seleccione Calcular impuesto Utilice el indicador de impuestos que ha creado y, de
ser necesario, su código de domicilio fiscal. Contabilice en la cuenta de ganancias 800200
y en el centro de beneficio PR##.
Nota:
Registre el número del documento en su hoja de datos.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Deudor
Su deudor
Datos básicos
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Importe
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Partida
Cuenta de mayor
D/C
Importe en moneda del doc.
Indicador de impuestos
Centro de beneficio
Fecha actual
Fecha actual
300000
Moneda local
## (Su nuevo indicador de
impuestos)
800200
Haber
300000
##
PR##
c) Seleccione Documento → Simular.
d) Verifique su documento.
e) Marque Contabilizar para registrar su documento.
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363
Capítulo 4: Control de contabilización
Nota:
Realizó las siguientes actividades:
●
●
364
Crear un nuevo indicador de impuestos
Contabilizar una factura de deudor para comprobar la contabilización
automática de impuestos
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Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
Preparar impuestos
Configurar indicadores de impuestos
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365
Capítulo 4
Lección 7
278
Actualización y contabilización de operaciones
de multisociedades
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se actualizan y contabilizan transacciones de
multisociedades.
Ejemplo empresarial
La dirección desea establecer una subsidiaria nacional adicional y desea saber si SAP ERP
puede tratar contabilizaciones multisociedades. Por este motivo, se requieren los siguientes
conocimientos:
●
●
Una comprensión de operaciones de multisociedades
Una comprensión sobre cómo contabilizar operaciones de multisociedades
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
●
Configurar parametrizaciones básicas para operaciones de multisociedades
Contabilizar las operaciones de multisociedades
Operaciones de multisociedades
Figura 116: Operaciones de multisociedades
Una operación de multisociedades incluye dos o más sociedades en una operación contable.
366
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Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades
Los siguientes son algunos ejemplos de operaciones de multisociedades:
●
●
●
Una sociedad compra para otras sociedades (aprovisionamiento centralizado).
Una sociedad paga las facturas para otras sociedades (pago centralizado).
Una sociedad vende mercancías a otras sociedades.
Una operación de multisociedad efectúa contabilizaciones en cuentas de diferentes
sociedades.
Sin embargo, no se puede contabilizar sólo un documento porque un documento se asigna a
una sociedad en concreto. En cambio, la aplicación SAP ERP crea y contabiliza un documento
separado en cada una de las sociedades afectadas.
Para que los importes en el Debe y en el Haber se compensen en estos documentos, la
aplicación SAP ERP genera automáticamente partidas individuales que se contabilizan en
cuentas de compensación, para deudores o acreedores.
Un número común de operación de multisociedades vincula todos los documentos que
pertenecen a una operación de multisociedades.
Puede utilizar el informe RFBVOR00 para visualizar las operaciones de multisociedades.
How to Configure the Prerequisites for Cross-Company Code Posting
You have to define prerequisites in Customizing to enable cross-company code posting.
1. Define certain prerequisites in Customizing to enable cross-company posting.
a) On the Customizing screen, choose Enterprise Structure → Assignment → Financial
Accounting → Assign Company Code to Company.
b) Assign Company Code GR00 to Company GR00 .
c) Assign Company Code 1000 to another company that is not being used by a different
company code. If necessary, create the new company GR99.
How to Configure Post Cross-Company Code Transactions
Demonstrate the steps from the exercise Configure and Post Cross-Company Code
Transactions.
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367
Capítulo 4: Control de contabilización
368
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Capítulo 4
Ejercicio 24
281
Configurar y contabilizar operaciones de
multisociedades
Ejemplo empresarial
La dirección quiere establecer una subsidiaria extranjera y desea saber si la aplicación SAP
ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades.
Configure la contabilización automática para operaciones de multisociedades entre dos
empresas.
1. Configure la contabilización automática para operaciones de multisociedades entre su
sociedad GR## y la sociedad del instructor, GR00. Defina la cuenta 194610 para su
sociedad GR## y la cuenta 194620 para la sociedad del instructor. Configure cada cuenta
para deudores y acreedores.
Nota:
Esta parametrización es un requisito previo para el ejercicio en la integración
en tiempo real.
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369
Capítulo 4
Solución 24
282
Configurar y contabilizar operaciones de
multisociedades
Ejemplo empresarial
La dirección quiere establecer una subsidiaria extranjera y desea saber si la aplicación SAP
ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades.
Configure la contabilización automática para operaciones de multisociedades entre dos
empresas.
1. Configure la contabilización automática para operaciones de multisociedades entre su
sociedad GR## y la sociedad del instructor, GR00. Defina la cuenta 194610 para su
sociedad GR## y la cuenta 194620 para la sociedad del instructor. Configure cada cuenta
para deudores y acreedores.
Nota:
Esta parametrización es un requisito previo para el ejercicio en la integración
en tiempo real.
a) En Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal
(Nuevo) → Operaciones contables → Preparar operaciones de multisociedades.
Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad 1
Sociedad 2
Valor
GR##
GR00
b) Seleccione Continuar.
c) Realice sus entradas para su sociedad GR## en la parte superior y las entradas para la
segunda sociedad en la parte inferior.
Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Crédito- Clave de contabilización de Debe
- Debe
40
Deuda- Clave de contabilización de Haber
- Haber
50
Sociedad 1
Sociedad 2
370
194610
194610
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Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades
Nombre de campo o tipo de datos
Crédito- Clave de contabilización de Debe
- Debe
Deuda- Clave de contabilización de Haber
- Haber
Valores
40
194620
50
194620
d) Grabe las entradas.
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371
Capítulo 4: Control de contabilización
Operaciones de multisociedades (Contabilizaciones)
Figura 117: Aprovisionamiento central (ejemplo)
La figura muestra un ejemplo de una operación de multisociedades. Un proveedor entrega
algunas mercancías a Sociedad 1000 y algunas mercancías a Sociedad 2000. Las mercancías
entregadas a cada sociedad son diferentes. El proveedor envía únicamente una factura para
toda la mercancía a la Sociedad 1000. Registre una parte de los gastos y contabilice la factura
en la cuenta de acreedor de la Sociedad 1000. Al registrar la factura deberá contabilizar la
segunda parte de los gastos en la Sociedad 2000. La aplicación SAP ERP crea
automáticamente las contabilizaciones de compensación y las contabilizaciones impositivas.
Los impuestos no se reparten entre las sociedades de acuerdo con sus gastos.
Use esta funcionalidad únicamente en uno de los siguientes casos:
●
●
Si la operación no es relevante para los impuestos
Si la sociedad forma una sola entidad sujeta a impuestos
La aplicación SAP ERP contabiliza siempre los impuestos calculados en la sociedad de la
primera partida. Para asegurarse de que la aplicación contabilice los impuestos a la misma
sociedad que referencia la factura, siempre debe registrar la posición de factura en primer
lugar. Algunos países como Japón y Dinamarca exigen que los importes de los impuestos
sean contabilizados en las sociedades en las que se han producido los gastos.
Por ello, debe repartir los impuestos entre la primera sociedad y las otras sociedades según
los importes de sus gastos. Puede usar el informe RFBUST10 para repartir los impuestos.
372
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Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades
Cuentas de compensación
Figura 118: Cuentas de compensación
En la aplicación SAP ERP, cada sociedad debe tener una cuenta de compensación. La cuenta
de compensación es necesaria para llevar a cabo una operación de multisociedades.
Puede definir las siguientes clases de cuentas de compensación:
●
●
●
Cuenta de mayor
Cuentas de deudor
Cuentas de acreedor
Debe asignar cuentas de compensación a cada combinación posible de dos sociedades para
permite contabilizaciones de multisociedades entre ellas.
Por ejemplo, tres sociedades necesitarán 3*2 = 6 cuentas de compensación. Para reducir la
cantidad de cuentas de compensación puede definir una sociedad como sociedad de
compensación. En este caso, solo debe asignar cuentas de compensación a cada
combinación de la sociedad de compensación y las otras sociedades.
Las tres sociedades necesitan 2*2 = 4 cuentas de compensación. Para identificar las clases
de cuenta, debe asignar claves de contabilización a las cuentas de compensación.
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373
Capítulo 4: Control de contabilización
Número de transacción de multisociedades
Figura 119: Número de transacción de multisociedades
Cross-company code transactions may be reversed. The SAP ERP application then carries
out one reversal posting for all the documents involved in this transaction. You can use
transaction FBU8 to carry out separate reversal postings for each document.
The transaction numbers are managed in index table BVOR.
Al contabilizar un documento de multisociedades, la aplicación SAP ERP genera un número
de documento de multisociedades para vincular todos los documentos juntos. El número de
documento es una combinación del número de documento de la primera sociedad, del primer
número de sociedad y del ejercicio. El número de documento de multisociedades se
almacena en la cabecera de documento de todos los documentos relacionados para un
seguimiento de auditoría completo.
Para anular documentos de multisociedades, utilice la función de anulación para operaciones
de multisociedades.
How to Post and Display Cross-Company Code Transactions
Demonstrate the steps from the exercise on posting and displaying cross-company code
transactions.
374
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Capítulo 4
Ejercicio 25
287
Contabilizar y visualizar operaciones de
multisociedades
Ejemplo empresarial
La dirección quiere establecer una subsidiaria extranjera y desea saber si la aplicación SAP
ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades.
Contabilice una operación de muestra para compras centralizadas y verifique el documento
de multisociedades.
1. Ha recibido una factura de su acreedor de 55.000 unidades en la moneda local para
materiales que también compró para la sociedad del instructor. Se han pedido dos
quintos del material para la sociedad del instructor Utilice el indicador de impuestos 1l
(IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice una factura de multisociedades para registrar
la información de la factura para su sociedad y los costes de la factura para la sociedad del
instructor (cuenta de gastos para las dos sociedades 470000). El centro de coste es
COCE## (su sociedad) y el otro centro de coste es COCE00 (sociedad del instructor).
Registre sus números de documento.
Delete your user assignments to tolerance group SUPV; otherwise, you will not be
authorized to post in the course instructor's company code. You can find your user
assignments to the tolerance group in Customizing under Financial Accounting
(New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Tolerance
Group → Assign User/Tolerance Groups.
2. Verifique su contabilización. Observe de nuevo su documento multisociedades.
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375
Capítulo 4
Solución 25
288
Contabilizar y visualizar operaciones de
multisociedades
Ejemplo empresarial
La dirección quiere establecer una subsidiaria extranjera y desea saber si la aplicación SAP
ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades.
Contabilice una operación de muestra para compras centralizadas y verifique el documento
de multisociedades.
1. Ha recibido una factura de su acreedor de 55.000 unidades en la moneda local para
materiales que también compró para la sociedad del instructor. Se han pedido dos
quintos del material para la sociedad del instructor Utilice el indicador de impuestos 1l
(IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice una factura de multisociedades para registrar
la información de la factura para su sociedad y los costes de la factura para la sociedad del
instructor (cuenta de gastos para las dos sociedades 470000). El centro de coste es
COCE## (su sociedad) y el otro centro de coste es COCE00 (sociedad del instructor).
Registre sus números de documento.
Delete your user assignments to tolerance group SUPV; otherwise, you will not be
authorized to post in the course instructor's company code. You can find your user
assignments to the tolerance group in Customizing under Financial Accounting
(New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Tolerance
Group → Assign User/Tolerance Groups.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Acreedores → Contabilización → Factura.
Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Acreedor
Acreedor##
Datos básicos
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Importe
Mon./T/C
Calcular impuesto
Impte.del impto.
ID impuesto
376
Fecha actual
Fecha actual
55000
Moneda local
No marque la casilla de
selección
5000
1l 1l (10% IVA soportado)
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Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Cta. de mayor (cuenta de gastos)
470000
Partidas- 1ª posición o fila
D/C
Impte. en mon.doc.
Sociedad
Centro de coste
Posiciones - 2ª partida o fila
Cta. de mayor (cuenta de gastos)
D/C
Impte.en mon.doc.
Sociedad
S Debe
30000
Su sociedad
COCE##
470000
S Debe
20000
Sociedad del instructor
Centro de coste
(normalmente = GR00)
COCE00
b) Seleccione Documento → Simular.
c) Para verificar el documento, haga doble clic en una partida individual para visualizar o
modificar datos. Seleccione el pulsador Siguiente partida para visualizar todas las
partidas individuales, luego regrese al resumen. Observe las entradas de la cuenta de
compensación multisociedades.
d) Marque Contabilizar para grabar el documento.
e) Registre el número del documento.
2. Verifique su contabilización. Observe de nuevo su documento multisociedades.
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Acreedores → Documento → Operación de multisociedades → Visualizar.
b) Introduzca el número de documento.
c) Presione INTRO para visualizar el documento.
Nota:
Realizó las siguientes tareas:
●
●
●
Crear una cuenta de mayor para operaciones multisociedades
Configurar las contabilizaciones automáticas para la compensación
multisociedades con la sociedad del instructor
Contabilizar una operación multisociedades
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377
Capítulo 4: Control de contabilización
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
378
Configurar parametrizaciones básicas para operaciones de multisociedades
Contabilizar las operaciones de multisociedades
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Capítulo 4
Lección 8
291
Configuración de integración en tiempo real
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se configura la integración en tiempo real.
Ejemplo empresarial
En su empresa, los costes se contabilizan en todas las sociedades. Por este motivo, se
requieren los siguientes conocimientos:
●
●
Una comprensión de la integración en tiempo real y el alcance de su funcionalidad
Una comprensión sobre cómo establecer integración en tiempo real en Customizing
In the new General Ledger Accounting, real-time integration replaces the reconciliation
ledger in classic General Ledger Accounting. Real-time integration saves time in closing
processing.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
●
Configurar integración en tiempo real
Contabilizar documentos usando integración en tiempo real
Integración en tiempo real (Configuración)
Figura 120: Integración CO y FI en tiempo real
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379
Capítulo 4: Control de contabilización
En muchas contabilizaciones de Controlling, la aplicación SAP ERP aborda objetos de gestión
financiera. Estos casos se implementan utilizando la integración CO → FI en tiempo real en la
Gestión financiera. Se utilizan variantes definidas en Customizing para determinar los objetos
para los que se deben crear contabilizaciones.
La integración en tiempo real afecta las situaciones siguientes:
1. Contabilización entre objetos de Controlling con diferentes objetos de finanzas
actualizados (centro de beneficio, segmento, división o área funcional).
2. Los costes se contabilizan en todas las sociedades en contabilidad de costes
multisociedad. En estos casos, las contabilizaciones también deben asignarse por
consecuencia en finanzas.
Cross-company cost flows in Controlling are only possible if taxation does not have to be
taken into consideration. Frequently, such processes are mapped with the normal billing
processes, such as incoming and outgoing invoices.
Information for SAP customers still using classic General Ledger Accounting:
In classic General Ledger Accounting, this function is performed using a separate
reconciliation ledger, which forms the basis for summary reconciliation postings at the end of
the period (transaction KALC).
Variantes de la integración CO – FI en tiempo real
Figura 121: Variantes de la integración CO – FI en tiempo real
Puede definir las variantes para la integración CO → FI en tiempo real en Customizing.
En un paso adicional, puede luego asignar las variantes a una sociedad.
On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting
Global Settings (New) → Ledgers → Real-Time Integration of Controlling with Financial
Accounting → Define Variants for Real-Time Integration.
380
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Lección: Configuración de integración en tiempo real
Para determinar las modificaciones de características que generarán partidas
individuales de FI en tiempo real, realice las siguientes acciones:
●
●
●
Use casillas de selección.
Defina reglas booleanas.
Implemente un BAdI con su propia lógica de programa.
Seleccione características que haya asignado a al menos un ledger en los escenarios.
La fecha de activación clave define cuándo (a partir de qué fecha de contabilización del
documento CO) es posible la reconciliación CO-FI con la integración en tiempo real.
También puede crear documentos de Gestión financiera para documentos CO especificados
antes de la activación del nuevo libro mayor.
To transfer secondary cost elements from CO to FI, you have to define an account
assignment. You define account determination under Customizing → Financial Accounting
(New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Real-Time Integration of
Controlling with Financial Accounting → Account Determination for Real-Time Integration.
To transfer secondary cost elements from CO to FI, you must define account determination
in Customizing.
You define account determination under Customizing → Financial Accounting
(New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Real-Time Integration of
Controlling with Financial Accounting → Account Determination for Real-Time Integration.
You can also transfer primary costs to FI through account determination by using the original
cost elements.
The transfer posting is performed from Cost Center 1000 (CoCd 1000) to Cost Center
COCE00 (CoCd GR00).
An amount of EUR 1000 is transfer posted.
How to Configure a Real-Time Integration Variant and Assign it to a Company Code
Demonstrate the steps from the exercise Configure a Real-Time Integration Variant and
Assign it to a Company Code.
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381
Capítulo 4: Control de contabilización
382
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Capítulo 4
Ejercicio 26
293
Configurar una variante de integración en
tiempo real y asignarla a una sociedad
Ejemplo empresarial
Customice para la integración en tiempo real entre CO y FI.
Lleve a cabo integración en tiempo real entre CO y FI.
1. Debe configurar y probar la integración en tiempo real entre CO y FI. Para hacerlo, defina
su propia variante de integración en tiempo real con el ID V##. Asegúrese de que la
integración en tiempo real se encuentre activa desde comienzos del ejercicio en curso y
que la determinación de cuentas se encuentre activa. Utilice el tipo de documento CO e
incluye el grupo de ledger (FI) 0L, multisociedad, centro de beneficio y segmento. Escribe
un log (herramienta de seguimiento) y prepare un resumen de los documentos.
Atención:
No tiene que activar la función de herramienta de seguimiento (log) en la
variante. Puede activarla siempre que sea necesario.
2. Asignar variante V## para la integración en tiempo real a una sociedad GR##.
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383
Capítulo 4
Solución 26
294
Configurar una variante de integración en
tiempo real y asignarla a una sociedad
Ejemplo empresarial
Customice para la integración en tiempo real entre CO y FI.
Lleve a cabo integración en tiempo real entre CO y FI.
1. Debe configurar y probar la integración en tiempo real entre CO y FI. Para hacerlo, defina
su propia variante de integración en tiempo real con el ID V##. Asegúrese de que la
integración en tiempo real se encuentre activa desde comienzos del ejercicio en curso y
que la determinación de cuentas se encuentre activa. Utilice el tipo de documento CO e
incluye el grupo de ledger (FI) 0L, multisociedad, centro de beneficio y segmento. Escribe
un log (herramienta de seguimiento) y prepare un resumen de los documentos.
Atención:
No tiene que activar la función de herramienta de seguimiento (log) en la
variante. Puede activarla siempre que sea necesario.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera
(Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera
(Nuevo) → Libros → Integración en tiempo real de Controlling con Gestión
financiera → Definir variantes para la integración en tiempo real.
b) Elija Entradas nuevas. Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Integ.en TR: Activo
Fecha clave: Activo desde
Deter. de cta. Activo
Clase de documento
Grupo de ledger (FI)
Texto
Ámbito de imagen: Selección de Líneas de
documento para la integración CO → FI
en tiempo real
Usar casillas de selección
Operaciones multisociedades
384
Valor
Fijar indicador
01/01/Ejercicio en curso
Fijar indicador
CO
0L
Variante para integración
en tiempo real, Grupo##
Fijar indicador
Fijar indicador
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Lección: Configuración de integración en tiempo real
Nombre de campo o tipo de datos
Independiente de centros de beneficios
Multisegmentos
Ámbito de imagen Parametrizaciones
técnicas
Herramienta de seguimiento (log)
No compacte los documentos.
Valor
Fijar indicador
Fijar indicador
Fijar indicador
No fije el indicador.
c) Grabe las entradas.
2. Asignar variante V## para la integración en tiempo real a una sociedad GR##.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera
(Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera
(Nuevo) → Libros → Integración en tiempo real de Controlling con Gestión
financiera → Asignar variantes para la integración en tiempo real a sociedades.
b) En la pantalla Modificar la vista "Asignación de variantes para la integración en tiempo
real" para CoCo, seleccione el pulsador Posición. Indique GR## en el campo Otra
entrada. Seleccione Continuar.
c) Registre su nueva variante en el campo Variante para la integración en tiempo real.
d) Grabe las entradas.
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385
Capítulo 4: Control de contabilización
Integración en tiempo real (Contabilizaciones)
Figura 122: Integración CO -> FI en tiempo real: Gráficos de ejemplo
La figura muestra integración CO → FI en tiempo real según la característica Área funcional y
entidad.
Nota:
Las características del centro de beneficio, del segmento y de la división no se
encuentran en el ejemplo por motivos de claridad.
El documento de gestión financiera tiene las siguientes características:
●
●
●
Para cada documento CO, la aplicación SAP ERP realiza contabilizaciones en tiempo real.
El documento FI subsiguiente no tiene cuentas de compensación. Las líneas de
compensación son sólo necesarias si la actividad de Contabilidad de gestión o CO (2) da
como resultado un cambio de entidades de compensación.
Es posible cambiar entre el documento de seguimiento generado en tiempo real en
Gestión financiera desde el documento de Contabilidad de gestión (2 o 2a) y viceversa:
How to Enter a Reposting (Cost Center)
Demonstrate the steps from the exercise Enter a Cost Center Reposting, Check the Created
Documents (CO and FI), and Check the Log (Real-Time Integration).
386
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Capítulo 4
Ejercicio 27
297
Registrar un traspaso de centro de coste,
verificar los documentos creados (CO y FI) y
verificar el log (integración en tiempo real)
Ejemplo empresarial
Además, debe visualizar el documento de Controlling y los documentos de cuenta que fueron
creados en tiempo real. También debe registrar la integración CO y FI
Lleve a cabo personalización, visualice el documento de Controlling y registre la integración
CO y FI.
1. Se debitaron 10.000 EUR del centro de coste equivocado. Ahora se debe realizar una
corrección en CO. El importe debe trasladarse de un centro de coste a otro. Contabilice el
importe de 10.000 EUR de su centro de coste COCE## en su sociedad GR## al centro de
coste de su instructor (por lo general, COCE00) en la sociedad correspondiente (por lo
general, GR00). Ambas sociedades pertenecen a la sociedad CO 1000.
2. Visualice el documento de Controlling y los documentos de cuenta creados en tiempo
real.
3. Registre la integración CO y FI. Si la herramienta de seguimiento se encuentra activa en la
integración en tiempo real, podrá confirmar si funcionó la integración en tiempo real entre
CO y FI, qué documentos se crearon y qué entidades se modificaron en la operación
FAGLCOFITRACEADMIN.
Elija Visualizar herramienta de seguimiento (selección libre).
En la ventana de diálogo Selección de campo, seleccione Sociedad (FI) y adopte los datos
seleccionando Intro.
En la ventana de diálogo Determinar área de trabajo: Entrada, indique su sociedad, GR##.
Seleccione Intro. El log produce una entrada.
Para visualizar los detalles de la herramienta de seguimiento y responder las siguientes
preguntas, haga doble clic en el número de documento.
¿Se ha transferido el documento?
¿Qué modo de contabilización se utilizó?
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387
Capítulo 4
Solución 27
298
Registrar un traspaso de centro de coste,
verificar los documentos creados (CO y FI) y
verificar el log (integración en tiempo real)
Ejemplo empresarial
Además, debe visualizar el documento de Controlling y los documentos de cuenta que fueron
creados en tiempo real. También debe registrar la integración CO y FI
Lleve a cabo personalización, visualice el documento de Controlling y registre la integración
CO y FI.
1. Se debitaron 10.000 EUR del centro de coste equivocado. Ahora se debe realizar una
corrección en CO. El importe debe trasladarse de un centro de coste a otro. Contabilice el
importe de 10.000 EUR de su centro de coste COCE## en su sociedad GR## al centro de
coste de su instructor (por lo general, COCE00) en la sociedad correspondiente (por lo
general, GR00). Ambas sociedades pertenecen a la sociedad CO 1000.
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Controlling → Contabilidad de
centro de coste → Contabilizaciones reales → Traspaso manual de costes → Intro
(KB11N).
Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Fecha de documento y de contabilización
Centro de coste (antiguo)
Clase de coste
Importe
Moneda
Centro de coste (nuevo)
Texto
Valor
Fecha actual
COCE##
470000
10000
EUR
Generalmente COCE00
(Centro de coste del
instructor)
Costes de traspaso
b) Grabe las entradas.
2. Visualice el documento de Controlling y los documentos de cuenta creados en tiempo
real.
a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Controlling → Contabilidad de
centro de coste → Contabilizaciones reales → Traspaso manual de costes → Visualizar
(KB13N).
388
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Lección: Configuración de integración en tiempo real
b) Seleccione Pasar a → Documentos FI/CO.
c) Revise los documentos para cada sociedad.
Nota:
También se crea un documento de centro de beneficio individual ya que la
contabilidad de centro de beneficio clásica aún está activa en el sistema.
3. Registre la integración CO y FI. Si la herramienta de seguimiento se encuentra activa en la
integración en tiempo real, podrá confirmar si funcionó la integración en tiempo real entre
CO y FI, qué documentos se crearon y qué entidades se modificaron en la operación
FAGLCOFITRACEADMIN.
Elija Visualizar herramienta de seguimiento (selección libre).
En la ventana de diálogo Selección de campo, seleccione Sociedad (FI) y adopte los datos
seleccionando Intro.
En la ventana de diálogo Determinar área de trabajo: Entrada, indique su sociedad, GR##.
Seleccione Intro. El log produce una entrada.
Para visualizar los detalles de la herramienta de seguimiento y responder las siguientes
preguntas, haga doble clic en el número de documento.
¿Se ha transferido el documento?
¿Qué modo de contabilización se utilizó?
a) Introduzca el código de operación FAGLCOFITRACEADMIN.
b) ¿Se ha transferido el documento? Sí
c) ¿Qué modo de contabilización se utilizó? Contabilización online
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389
Capítulo 4: Control de contabilización
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
390
Configurar integración en tiempo real
Contabilizar documentos usando integración en tiempo real
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Capítulo 4
301
Evaluación de la formación
1. Con la nueva contabilidad principal es posible visualizar un documento en la vista de
entrada y en la vista de libro mayor.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. Puede asignar diferentes procedimientos de desglose de documentos a diferentes
sociedades de mandante.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
3. Los ID de parámetro permiten a los usuarios fijar valores propuestos para campos como
Sociedad y Moneda.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
4. La aplicación SAP ERP proporciona valores propuestos básicos para la entrada de
documentos. Por ejemplo, la fecha actual se propone como la fecha de contabilización. No
puede modificar esta fecha propuesta.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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391
Capítulo 4: Evaluación de la formación
5. Identifique los criterios que generalmente diferencian entre reglas de modificación de
documentos.
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Partidas abiertas
B Clase de cuenta
C Clase de activos fijos
D Sociedad
6. ¿Cuál de los siguientes campos puede modificarse en la cabecera de documento?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Número de referencia
B Texto de cabecera de documento
C Fecha de documento
D Tipo de cambio de moneda
7. Según las reglas de modificación de documentos, los usuarios pueden únicamente
modificar determinados campos en los documentos que ya han contabilizado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. Cuando anula un documento, debe introducir un motivo para la anulación.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. Puede anular documentos que contengan partidas compensadas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
392
Verdadero
Falso
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Capítulo 4: Evaluación de la formación
10. Puede anular un documento mediante contabilización de anulación normal o
contabilización negativa.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. El motivo de anulación determina si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de
contabilización original.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
12. Debe registrar un porcentaje en las condiciones de pago para calcular ______________.
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Descuento por pronto pago
B Importe en el Haber
C Importe en el Debe
D Descuento en factura
13. La fecha base es la fecha de inicio que la aplicación utiliza para calcular la fecha de
vencimiento de la factura.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
14. ¿En cuál de los siguientes segmentos de un registro maestro de deudor o acreedor puede
registrar las condiciones de pago?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Segmento de sociedad
B Segmento de nivel de mandante
C Segmento del área de ventas
D Segmento de organización de compras
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393
Capítulo 4: Evaluación de la formación
15. Los límites de días permiten condiciones de pago específicas de fecha bajo una clave de
condiciones de pago.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
16. La aplicación SAP ERP soporta únicamente el procedimiento neto para deudores.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
17. ¿Cuántos períodos de descuento por pronto pago pueden registrarse en las condiciones
de pago?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A 5
B 3
C 2
D 8
18. El indicador de impuestos se utiliza para el procedimiento de cálculo necesario en las
funciones de impuestos del sistema SAP.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
19. Los impuestos calculados por el sistema suelen contabilizarse en una cuenta de
impuestos determinada mediante una partida individual separada.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
394
Verdadero
Falso
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Capítulo 4: Evaluación de la formación
20. La aplicación SAP ERP vincula los documentos que pertenecen a una operación de
multisociedades con un número común de operación de multisociedades.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
21. En la configuración de SAP ERP, debe asignar cuentas de compensación a cada
combinación posible de sociedades.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
22. La integración en tiempo real afecta los costes que se contabilizan en todas las
sociedades en contabilidad de costes multisociedad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
23. La fecha de activación clave define cuándo (a partir de qué fecha de contabilización del
documento CO) es posible la reconciliación CO-FI con la integración en tiempo real.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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395
Capítulo 4
306
Respuestas a la Evaluación de la formación
1. Con la nueva contabilidad principal es posible visualizar un documento en la vista de
entrada y en la vista de libro mayor.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. Puede asignar diferentes procedimientos de desglose de documentos a diferentes
sociedades de mandante.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
3. Los ID de parámetro permiten a los usuarios fijar valores propuestos para campos como
Sociedad y Moneda.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
4. La aplicación SAP ERP proporciona valores propuestos básicos para la entrada de
documentos. Por ejemplo, la fecha actual se propone como la fecha de contabilización. No
puede modificar esta fecha propuesta.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
396
Verdadero
Falso
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Capítulo 4: Respuestas a la Evaluación de la formación
5. Identifique los criterios que generalmente diferencian entre reglas de modificación de
documentos.
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Partidas abiertas
B Clase de cuenta
C Clase de activos fijos
D Sociedad
6. ¿Cuál de los siguientes campos puede modificarse en la cabecera de documento?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Número de referencia
B Texto de cabecera de documento
C Fecha de documento
D Tipo de cambio de moneda
7. Según las reglas de modificación de documentos, los usuarios pueden únicamente
modificar determinados campos en los documentos que ya han contabilizado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. Cuando anula un documento, debe introducir un motivo para la anulación.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. Puede anular documentos que contengan partidas compensadas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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397
Capítulo 4: Respuestas a la Evaluación de la formación
10. Puede anular un documento mediante contabilización de anulación normal o
contabilización negativa.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. El motivo de anulación determina si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de
contabilización original.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
12. Debe registrar un porcentaje en las condiciones de pago para calcular ______________.
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Descuento por pronto pago
B Importe en el Haber
C Importe en el Debe
D Descuento en factura
13. La fecha base es la fecha de inicio que la aplicación utiliza para calcular la fecha de
vencimiento de la factura.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
14. ¿En cuál de los siguientes segmentos de un registro maestro de deudor o acreedor puede
registrar las condiciones de pago?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
398
A Segmento de sociedad
B Segmento de nivel de mandante
C Segmento del área de ventas
D Segmento de organización de compras
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Capítulo 4: Respuestas a la Evaluación de la formación
15. Los límites de días permiten condiciones de pago específicas de fecha bajo una clave de
condiciones de pago.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
16. La aplicación SAP ERP soporta únicamente el procedimiento neto para deudores.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
17. ¿Cuántos períodos de descuento por pronto pago pueden registrarse en las condiciones
de pago?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A 5
B 3
C 2
D 8
18. El indicador de impuestos se utiliza para el procedimiento de cálculo necesario en las
funciones de impuestos del sistema SAP.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
19. Los impuestos calculados por el sistema suelen contabilizarse en una cuenta de
impuestos determinada mediante una partida individual separada.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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399
Capítulo 4: Respuestas a la Evaluación de la formación
20. La aplicación SAP ERP vincula los documentos que pertenecen a una operación de
multisociedades con un número común de operación de multisociedades.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
21. En la configuración de SAP ERP, debe asignar cuentas de compensación a cada
combinación posible de sociedades.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
22. La integración en tiempo real afecta los costes que se contabilizan en todas las
sociedades en contabilidad de costes multisociedad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
23. La fecha de activación clave define cuándo (a partir de qué fecha de contabilización del
documento CO) es posible la reconciliación CO-FI con la integración en tiempo real.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
400
Verdadero
Falso
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CAPÍTULO 5
Compensación
Lección 1
Ejecución de compensación de partidas abiertas
Ejercicio 28: Compensar una cuenta
Ejercicio 29: Contabilizar con compensación
402
411
427
Lección 2
Análisis y contabilización de diferencias de pago
Ejercicio 30: Manejar diferencias de pagos
433
451
Lección 3
Manejo de diferencias del tipo de cambio
457
OBJETIVOS DEL CAPÍTULO
●
●
●
●
●
●
●
●
Contabilizar con compensación
Compensar una cuenta
Configurar y ejecutar el programa de compensación
Llevar a cabo pagos efectuados y recibidos
Anular una compensación
Configurar grupos de tolerancia
Procesar diferencias de pago
Configurar diferencias de tipo de cambio
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401
Capítulo 5
Lección 1
312
Ejecución de compensación de partidas
abiertas
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se ejecuta la compensación de partidas abiertas.
Ejemplo empresarial
Las partidas abiertas deben compensarse para que se complete una operación. La aplicación
SAP ERP ofrece dos operaciones para la compensación; ambas pueden ser de utilidad para
su empresa.
For the demonstrations in this lesson, you have to perform the following actions:
●
●
Create a master record for a customer.
Post invoices and a credit memo to this customer to show the transactions Clear Account
and Post with Clearing according to the examples shown in the graphics.
Create a customer master record.
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Master Records → Create.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Account Group
Customer
Company Code
General Data: Address
Title
Name
Search Term 1
Street
Number
Postal code
City
Country
Reconciliation Account
402
Value
KUNA (General Customer)
Customer77
1000
Company
Max Miller
AC200
Main Street
1
69189
Walldorf
DE
140000
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Field Name or Data Type
Terms of Payment
Value
0001 (due immediately)
3. Choose Save.
Post the required invoices to the customer.
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Document Entry → Invoice.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Invoice Date
Posting Date
Amount
Calculate tax
Value
Customer77
1000
Today's date
Today's date
2000 units in local currency
Tax code
0O (Output tax (course) 0%)
G/L Account
800200
Items
Amount in Document Currency
2000
3. Post the document.
Follow steps 1 and 2 to post invoices for the following amounts:
●
●
●
3,000 units in local currency
200 units in local currency
300 units in local currency
Enter a credit memo for 500 units of local currency for customer77.
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Document Entry → Credit Memo.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company code
Invoice Date
Posting Date
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Value
Customer77
1000
Today's date
Today's date
403
Capítulo 5: Compensación
Field Name or Data Type
Amount
Calculate tax
Value
500 units in local currency
Tax code
0O (Output tax (course) 0%)
G/L Account
800200
Items
Amount in Document Currency
500
3. Post the document.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
Contabilizar con compensación
●
Compensar una cuenta
●
Configurar y ejecutar el programa de compensación
●
Llevar a cabo pagos efectuados y recibidos
●
Anular una compensación
●
Partidas abiertas
Figura 123: Compensación de partidas abiertas
You can use the following options in the SAP ERP application to clear open items:
●
404
Account clearing (subsequent)
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
●
Posting with clearing (during posting)
Las partidas abiertas son operaciones incompletas, como facturas que no se han pagado.
Para completar, se deben compensar las operaciones. Una operación se compensa cuando
se efectúa una contabilización de compensación para una partida o grupo de partidas de
forma que el saldo que resulte de las partidas sea cero.
No puede archivar documentos con partidas abiertas. Los documentos permanecen en la
aplicación SAP ERP hasta que están compensadas todas las partidas abiertas.
El siguiente es un ejemplo de liquidación de compensación:
●
●
●
Una factura se contabiliza en una cuenta de deudor. Esta factura se considera una partida
abierta, puesto que en este momento todavía no ha sido pagada.
El deudor paga la factura y el pago se asigna a la partida abierta.
La factura se compensa con el pago y el saldo que resulta es cero.
En este procedimiento de compensación, seleccione manualmente de una cuenta partidas
abiertas que tengan saldo cero. Los siguientes son ejemplos de situaciones donde se efectúa
la compensación de forma manual:
●
●
●
Para subcuentas bancarias y cuentas de compensación
Para situaciones en que ha acordado un procedimiento de cargo
Para reembolsos de un acreedor
Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación.
Contabilizar con compensación
Figura 124: Contabilizar con compensación
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405
Capítulo 5: Compensación
Cuando utilice la función de liquidación de compensación, registre el importe del documento
de compensación y seleccione las partidas abiertas que deben compensarse. Cuando el
importe total de las partidas abiertas seleccionadas es igual al importe del documento de
compensación, SAP ERP compensa las partidas abiertas creando una o más partidas de
compensación. Cuando el importe total de las partidas abiertas seleccionadas no es igual al
importe del documento de compensación, SAP ERP permite contabilizar la diferencia.
Las siguientes opciones se encuentran disponibles para la compensación de partidas
abiertas:
Compensar varias cuentas y clases de cuentas.
●
Compensar partidas en cualquier moneda.
●
Contabilizar diferencias que resultan de la asignación de partidas entre sí.
●
Registrar cualquier cantidad de partidas individuales adicionales (por ejemplo, gastos
bancarios).
●
Se puede ejecutar una operación de liquidación de compensación manual o automáticamente
utilizando el programa de pagos automático y el programa de compensación automática.
The account clearing transaction clears Clearing Accounts because the debit and credit
items usually balance to zero. Using this transaction, choose the open items from an account
that balance to zero. The system marks them as cleared and creates a clearing document.
The clearing document number and clearing date are entered in the cleared items. The
clearing date can be the current date or a date that the user determines.
The account clearing transaction works for any account that is managed on an open item
basis in the general ledger and sub-ledgers.
You can choose how to treat payment differences when you post and clear items. If the
payment difference is too high, process it manually by posting the payment as a partial
payment. The payment difference can also be posted in the following ways:
●
●
●
Post as a residual item.
Post to an account assigned to a reason code or write off the difference by manually
entering a new posting item.
Treat it as a payment on account.
You can use the account clearing transaction to clear one or more items or an entire account
by manually assigning postings and offsetting postings.
Manual clearing is relevant while clearing intermediary accounts, such as bank subaccounts,
GR/IR clearing accounts, and payroll clearing accounts, and an open invoice with a related
debit memo or repayment from a vendor.
The Account Clearing function may be performed manually or automatically by running the
Automatic Clearing Report (SAPF124).
How to Post with Clearing
Make the settings described in the instructor note at the beginning of this lesson.
406
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Post an incoming payment to demonstrate the post with clearing transaction.
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting -> Financial Accounting -> Accounts
Receivable -> Document Entry -> Incoming Payments.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Document Date
Document Type
Company Code
Posting Date
Currency
Bank Data
Account
Amount
Open Item Selection
Account
Account Type
Value
Today's date
DZ
1000
Today's date
Local currency
113108
5000 units of local currency
Customer77
D
3. Choose Process open items.
4. Select Activate.
5. Double-click the items with 2000 and 3000 to assign them.
6. Choose Document → Simulate.
7. Post the document.
How to Display the Posting Keys for Clearing Open Items
1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Business Transaction → Open Item Clearing → Define Posting Key for
Clearing Open Items.
2. Choose the Details pushbutton.
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407
Capítulo 5: Compensación
Compensación de cuentas
Figura 125: Compensación de cuentas
Con la función Compensar cuenta, el sistema cierra las partidas abiertas que tienen saldo
cero entre ellas dentro de una cuenta. La aplicación SAP ERP marca automáticamente estas
partidas abiertas como compensadas y crea un documento de compensación.
Cada partida compensada contiene la siguiente información:
●
●
Número de documento de compensación
Fecha compensación
La fecha de compensación puede ser la fecha actual o la que el usuario determine.
La función Compensar cuenta puede usarse para cualquier cuenta gestionada en las partidas
abiertas en el libro mayor y en los libros auxiliares.
How to Clear an Account
Show the second clearing option using the Clear Account transaction.
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Account → Clear.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Account
Clearing Date
Company code
408
Value
Customer77
Today's date
1000
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Field Name or Data Type
Currency
Value
Local currency
3. Double-click the debit items for 200 and 300 local currency units and the credit item for
500 local currency units. This action activates the items and assigns them to each other.
4. Choose Document → Simulate.
5. Post the document.
How to Display Cleared Items
You can use the Clear Account transaction to clear items from several accounts.
The line item display shows both items as cleared.
The clearing document has the following features:
●
●
●
It normally does not contain line items. This is because it does not need postings to clear
items within an account.
It does not appear in the line item display, neither with the cleared nor with the open
items.
The invoice and the credit memo they have the same clearing document number.
The clearing document contains items if any of the following condition applies:
●
●
●
●
Document splitting is activated in new General Ledger Accounting.
Items to be cleared belong to different business areas. The SAP ERP application then has
to perform offsetting postings to bring the balance to zero for each business area. This is
done using the transaction Transfer Posting with Clearing.
An invoice is cleared with a credit memo, minus the cash discount. The clearing document
then contains the cash discount posting. The clearing date is either the current date or a
date that you define.
Exchange rate differences need to be posted.
Display the cleared items to check postings and clearing transactions.
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Account → Display/Change Line Items → Cleared Items.
2. Choose Environment and then display Clearing transactions.
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409
Capítulo 5: Compensación
410
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Capítulo 5
Ejercicio 28
315
Compensar una cuenta
Ejemplo empresarial
La solución SAP ERP Financials ofrece dos operaciones para compensar partidas abiertas,
compensación de cuentas y liquidación de compensación. En este ejercicio, usará la función
de compensación de cuentas.
1. Contabilice una factura de deudor y un abono por 550 unidades en moneda local. Cuando
introduzca la factura de deudor, modifique la clave de condiciones de pago propuesta a
0001 (vencimiento inmediato). Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido
(10%)), cuenta de ganancias 800200 y centro de beneficio PR##.
Consejo:
Por defecto, todas las partidas abiertas se activan para procesamiento.
Puede desactivarlas mediante uno de los siguientes métodos:
a) Haga doble clic en el importe de cada partida.
b) Seleccione Marcar todo en la parte inferior de la pantalla y luego
seleccione Desactivar partidas para desactivar todas las partidas.
c) Seleccione el botón Opciones de tratamiento. Seleccione el indicador
Partidas seleccionadas inicialmente inactivas de modo que todas las
partidas estén desactivas la próxima vez que se trate la operación
contable.
2. Visualice las partidas individuales en su cuenta de deudor.
3. Compense las partidas con el abono que creó para el mismo importe como la factura de
deudor para 5.500 unidades en moneda local.
4. Verifique las partidas individuales en la cuenta de deudor antes y después de la
compensación.
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411
Capítulo 5
Solución 28
316
Compensar una cuenta
Ejemplo empresarial
La solución SAP ERP Financials ofrece dos operaciones para compensar partidas abiertas,
compensación de cuentas y liquidación de compensación. En este ejercicio, usará la función
de compensación de cuentas.
1. Contabilice una factura de deudor y un abono por 550 unidades en moneda local. Cuando
introduzca la factura de deudor, modifique la clave de condiciones de pago propuesta a
0001 (vencimiento inmediato). Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido
(10%)), cuenta de ganancias 800200 y centro de beneficio PR##.
Consejo:
Por defecto, todas las partidas abiertas se activan para procesamiento.
Puede desactivarlas mediante uno de los siguientes métodos:
a) Haga doble clic en el importe de cada partida.
b) Seleccione Marcar todo en la parte inferior de la pantalla y luego
seleccione Desactivar partidas para desactivar todas las partidas.
c) Seleccione el botón Opciones de tratamiento. Seleccione el indicador
Partidas seleccionadas inicialmente inactivas de modo que todas las
partidas estén desactivas la próxima vez que se trate la operación
contable.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura. Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Deudor
Su deudor
Datos básicos
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Importe
Moneda
Calcular impuesto
ID impuesto
412
Fecha actual
Fecha actual
5500
Moneda local
10 (IVA repercutido (curso)
10%)
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Nombre de campo o tipo de datos
Condiciones de pago
Partidas: 1ª posición detalle
Cuenta de mayor
D/C
Impte. en mon.doc.
ID impuesto
Centro de beneficio
Valor
0001
800200
Haber
5500
10 (IVA repercutido (curso)
10%)
PR##
b) Seleccione Documento → Simular.
c) Seleccione Contabilizar.
d) Cree un abono con los mismos detalles. En la pantalla SAP Easy Access, seleccione
Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Abono.
2. Visualice las partidas individuales en su cuenta de deudor.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
Valor
Su deudor
Sociedad
Selección de la partida individual
GR##
Seleccione "Todas las
partidas".
c) Seleccione Ejecutar.
Nota:
La factura de 5.500 unidades y el abono son partidas abiertas.
3. Compense las partidas con el abono que creó para el mismo importe como la factura de
deudor para 5.500 unidades en moneda local.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Cuenta → Compensar.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
Sociedad
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Valor
Su deudor
GR##
413
Capítulo 5: Compensación
c) Seleccione Tratar partidas abiertas.
Consejo:
Por defecto, todas las partidas abiertas se seleccionan para
procesamiento. Los siguientes métodos se utilizan para desactivar cada
partida, (excepto la factura de compensación de 5.500 unidades y el
abono):
●
●
●
●
●
●
●
Haga doble clic sobre cada importe de la partida (Bruto)
En la parte inferior de la pantalla, seleccione Seleccionar todo.
Seleccione Desactivar partidas para desactivar todas las partidas.
Haga doble clic en los importes de las partidas individuales que desea
compensar al mismo tiempo.
Seleccione Opciones de tratamiento para procesar otras operaciones.
Seleccione el indicador Partidas seleccionadas inicialmente inactivas
de modo que todas las partidas estén desactivas la próxima vez que
llame la operación.
Para compensar el descuento, registre el valor 0 (cero) en el campo
Descuento.
d) Seleccione Contabilizar.
4. Verifique las partidas individuales en la cuenta de deudor antes y después de la
compensación.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
Valor
Su deudor
Sociedad
Selección de la partida individual
GR##
Seleccione "Todas las
partidas".
c) Seleccione Ejecutar.
Nota:
Tanto la factura de 5.500 unidades como el abono ahora son partidas
compensadas.
414
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Programa de compensación
Figura 126: Detalles del programa de compensación
The Automatic Clearing Program (SAPF124) summarizes open items from the selected
accounts in groups and clears them if they have the same company code, account type,
account number, reconciliation account number, currency code, and special G/L indicator.
The program also uses a maximum of five additional user criteria from the document
header/ line items to create groups. The criteria are selected from the fields of tables BKPF
and BSEG and are also contained in tables BSIS, BSID, and BSIK. If the balance of the items
in a group is zero, these items are cleared and a clearing document is created. It is important
to note that clearing only takes place if the balance of the selected group is zero. If the
balance is not zero, the system sends an error message. The account is blocked during
clearing because the system performs automatic clearing if the balance of the items in
accounts is zero.
The SAP ERP application can also create automatic postings, such as cash discounts,
exchange rate differences, and taxes.
The following items are not cleared by the application:
●
●
●
●
Held items
Statistical postings
Special general ledger transactions, such as down payments and bills of exchange
Items with withholding tax
The following prerequisites need to be fulfilled for automatic clearing:
●
●
The account is managed on an open item basis.
No special general ledger transactions are cleared.
Puede utilizar el programa de compensación automática para compensar partidas
abiertas para las siguientes cuentas:
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415
Capítulo 5: Compensación
●
●
Libro mayor
Libro auxiliar
El programa de compensación automática agrupa las partidas dentro una cuenta que
tienen las mismas entradas en los siguientes campos:
●
●
●
●
●
●
Sociedad
Clase de cuenta
Número de cuenta
Número de cuenta asociada
Moneda
Indicador de libro mayor especial
El informe también utiliza un máximo de cinco criterios de usuario adicionales de la cabecera
de documento/partidas individuales para crear los grupos.
Si el saldo (en moneda local) de partidas dentro de un grupo es cero, la aplicación SAP ERP
las compensa automáticamente y crea documentos de compensación. Todas las cuentas que
se compensan automáticamente deben definirse en el Customizing.
El programa de compensación automática no compensa los siguientes elementos:
●
●
●
●
Apuntes estadísticos
Contabilizaciones estadísticas y determinadas operaciones en cuenta de mayor especiales
relativas a letras de cambio.
Anticipos
Los anticipos sólo pueden compensarse si las partidas de compensación del anticipo del
mismo importe ya han sido contabilizadas.
Partidas con retención de impuestos
The application automatically fills the assignment field for a line item when you post
according to the Sort field entry in the master record.
How to Run the Clearing Program
1. Check the Customizing screen for automatic clearing.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable → Business Transaction → Open Item
Clearing → Prepare Automatic Clearing.
b) Check the entries on the Change view “Additional Rules for Automatic Clearing”:
Overview screen and go back.
2. Check a general ledger account containing open items that have the same assignment
number.
416
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Account → Display/Change Items (New).
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
G/L Account
Company Code
Value
113108
1000
c) Choose Execute.
d) Check the open items that have the same assignment number.
e) Go back.
3. Check the cleared items.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Periodic Processing → Automatic Clearing → Without Specification of
Clearing Currency.
b) In the System: status window, confirm that the program name is SAPF124.
c) Close the window and enter the following values:
Field Name or Data Type
Company Code
G/L accounts
G/L accounts
Test Run
Value
1000
Select
113108
Select
d) Select all options in the Output Control tab page.
e) Choose Execute.
f) Check the entry for Assignment, Amount, ,and Clearing date.
g) Go back and deselect Test run.
h) Choose Execute.
i) On the Background Print Parameters screen, choose Continue.
j) On the Start Time window, choose Immediate.
k) Choose Save and go back to the SAP Easy Access Main screen.
l) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Account → Display/Change Items (New).
m) Ensure that Company code and G/L Accounts are specified.
n) Enter Clearing Date as the current date and choose Cleared Items.
o) Choose Execute.
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417
Capítulo 5: Compensación
Nota:
Check the report for the items cleared.
Uso del campo asignación como un campo de clasificación
Figura 127: Campo asignación como un campo de clasificación
El aplicación SAP ERP rellena automáticamente el campo asignación para una partida
individual cuando el usuario contabiliza partidas en función de la entrada del campo de
Clasificación del registro maestro.
El campo de imputación puede ser una combinación de hasta 4 campos con un máximo de 18
caracteres. Por ejemplo, para visualizar el número de documento con 10 caracteres y la fecha
de contabilización con seis caracteres, la aplicación SAP ERP los incluye en la definición del
campo asignación.
De forma similar, si la clave de clasificación se fija para el número de pedido en el registro
maestro de interlocutor comercial, la aplicación SAP ERP completa el campo asignación de la
partida individual del interlocutor con el número de pedido.
Se la clave de clasificación se fija en centro de coste en un registro maestro de libro mayor, la
aplicación SAP ERP completa el campo asignación de la partida individual de libro mayor con
el número del centro de coste.
Clasificación de partidas individuales
La clasificación de las partidas individuales en la visualización de partidas individuales y en las
funciones de compensación se basa en el campo asignación. Por ejemplo, cuando se
contabiliza una factura en la gestión de pedidos de cliente, se crea un documento contable en
Gestión financiera. El documento tiene un número de documento que difiere del número de la
factura en la gestión de pedidos de cliente. Puede usar la referencia y la asignación en el
documento de facturación de la Gestión de pedidos de cliente para rastrear el documento en
418
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Gestión de pedidos de cliente en el que se basa el documento contable. La referencia y la
asignación del documento contable se copian a partir de la referencia y la asignación que
figuran en el documento de facturación de la Gestión de pedidos de cliente.
Se pueden definir los números (número de pedido, orden, entrega o documento de
facturación) que se copian en el documento de gestión de pedidos de cliente como referencia
y asignación y que, a continuación, se trasladan a Gestión financiera. Más adelante, puede
utilizar dichos campos como criterios de selección en la Gestión financiera.
How to Display the Sort Key Field in the Master Record
Display the possible entry values in the Sort Key field as follows:
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company
Code.
2. On the Account Management tab page, display the Sort Key field.
3. Press F4 to see all possible entries.
How to Configure the Sort Key Field
1. Post a general ledger account and check the assignment fields as follows:
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Document Entry → Enter G/L Account Document.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Value
Posting Date
Current date
Document Date
Current date
G/L acct
D/C
Amount in doc.curr.
100000
H Credit
1,000
113108
S Debit
1,000
c) Choose Post to enter the document.
d) On the Display Document: Data Entry View screen, choose the Layout pushbutton and
select Change Layout.
e) Choose Assignment from the Column Set and choose the left arrow pushbutton.
f) Choose Continue. The Assignment tab page is visible on Display Document: Data Entry
View screen.
g) Create a new session.
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419
Capítulo 5: Compensación
2. Check the general ledger account for sort key values.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → Centrally.
b) On the Display G/L Account Centrally screen, enter G/L account 113108 and Company
Code 1000.
c) Choose the Control Data tab page and confirm that the Sort key is 005 (Local Currency
Amount).
d) Check in the first session open for G/L Account 113108 that the Assignment field has
the local currency as the field value.
e) Return to the new session. On the Display G/L Account Centrally screen, change the
G/L Account Entry to 100000 and press ENTER. Note that the Sort Key field is 003
(posting date).
f) Check in the first session open for G/L Account 1000000 that the Assignment field has
the Posting Date as the field value.
3. Use Customizing to transfer billing documents to the finance - assignment field.
a) On the Customizing screen, choose Sales and Distribution → Billing → Billing
Documents → Maintain Copying Control For Billing Documents.
b) Double-click Copying control: Sales document to billing document.
c) Choose the Position pushbutton.
d) Enter F2 in Billing Type and OR in SalesDoc Type.
e) Check the drop-down list for Assignment Number field options, such as Sales order
number and Purchase order number.
Proceso de pagos manuales
Figura 128: Proceso de pagos manuales
420
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Un pago manual es una operación que compensa una partida abierta, como una factura. El
pago manual asigna un documento de compensación manualmente.
Un pago recibido, que se usa en la contabilidad de deudores, compensa un importe en el Debe
abierto.
Un pago efectuado, que se usa en la contabilidad de acreedores, compensa un importe en el
Haber abierto.
Para procesar un pago manual, debe hacer lo siguiente:
1. Introduzca los datos en la cabecera de documento.
2. Seleccione las partidas abiertas a compensar.
3. Grabe la operación.
Cabecera de documento – Cabecera de pago
Figura 129: Cabecera de documento – Cabecera de pago
Los datos registrados en la cabecera de documento son similares a los registrados al
contabilizar facturas.
La cabecera de documento se compone de las siguientes secciones:
●
●
●
La cabecera de pago
Datos bancarios
Selección de partidas abiertas
Registre la siguiente información en la sección de cabecera de pago de la cabecera de
documento:
●
La fecha del documento
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421
Capítulo 5: Compensación
●
●
●
●
●
El tipo de documento, que propone la aplicación SAP ERP y está basado en la operación
denominada
La sociedad, si no se propone código
Las especificaciones de período incluyen la fecha de contabilización y el período contable.
La fecha actual es la fecha de contabilización propuesta, de la cual se deriva el período
contable.
Las especificaciones de moneda, que incluyen el código de moneda, el tipo de cambio y la
fecha de conversión de la moneda. A falta de un tipo de cambio o de una fecha de
conversión, la aplicación utiliza el tipo de cambio de la tabla de tipos de cambio en la fecha
de contabilización.
Las referencias necesarias para identificar el pago recibido, como los campos número de
documento de referencia, texto de cabecera de documento y texto de compensación.
Cabecera de documento - Datos bancarios
Figura 130: Cabecera de documento - Datos bancarios
The value date is the date on which the actual cash transfer takes place.
The Text field is an optional description of the item. If you start the line with *, you can also
print the text on external correspondence, such as dunning notices and payment advice
notes.
The SAP ERP application automatically creates the assignment number, based on the sort
key.
You can also manually enter the assignment number.
Registre los siguientes datos en la sección Datos bancarios de la cabecera de documento:
●
●
422
El número de cuenta de mayor para pagos recibidos y efectuados
El importe total del pago
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Los gastos bancarios por servicios. La aplicación SAP ERP contabiliza automáticamente
estos gastos en una cuenta de gastos especiales.
●
La fecha de valor es la fecha, la cual se utiliza para evaluar la posición en gestión de caja.
Puede ser la fecha actual, la cual es la fecha propuesta en el sistema.
●
E campo Texto, el cual una descripción opcional de la posición. Empiece la posición con "*"
para permitir que el texto se imprima también en la correspondencia externa. También
puede trabajar con modelos de texto para seleccionar una entrada de una lista de textos
estándar.
●
El número de asignación en el campo Asignación, el cual crea la aplicación SAP ERP o se
registra manualmente.
●
La aplicación SAP ERP consulta la siguiente información cuando calcula gastos:
Cobros
●
La aplicación añade los gastos bancarios al importe de pago para formar el importe de
compensación.
Pagos efectuados
●
La aplicación resta los gastos bancarios del importe de pago para determinar el importe de
compensación.
Cabecera de documento - Selección de partidas abiertas
Figura 131: Cabecera de documento - Selección de partidas abiertas
Define the selection of open items by entering the following information in the
Selection of Open Items section of the document header:
●
Enter the account number of the business partner in the Account field. For the Account
Type you can make your selection using the F4 help, for example, D and K.
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423
Capítulo 5: Compensación
●
●
●
●
●
Select open items with a special G/L indicator and/or normal open items.
Enter the payment advice note number to ease the selection of the items to be cleared. By
specifying additional accounts, you can also select and clear items from other accounts.
If you select the Distribute by Age indicator, the items to be cleared are selected
automatically. The items with most days in arrears are cleared first (or assigned)
automatically and the system creates a payment on account for the residual amount.
In the automatic search, the system tries to find a combination of open items whose total
comes closest to the amount entered. If the amount is only partially found, you can accept
or reject the proposal in an additional dialog box.
You use the Additional Selections to restrict the open items. Use “Other” to access more
selection options.
If you only know the document numbers to which an incoming payment refers, but not the
customer, you can select the open items without specifying the customer by using
Additional Selections to select using document numbers. If an incoming payment refers
to several invoices, you can enter additional customers from the menu path Edit → Select
More after you have processed the open items.
●
●
The SAP ERP application automatically searches for a combination of open items whose
total comes closest to the amount entered. If only part of the amount is found, you can
either accept or reject the proposal in an additional dialog box.
Use Additional Selections to restrict the open items. Use Others to access more selection
options.
Introduzca los datos de selección de partida abierta siguientes en la sección de la
cabecera de documento siguiente:
●
●
●
●
●
424
Cuenta y clase de cuenta
Necesita los campos Cuenta y Clase de cuenta para determinar la cuenta que contiene las
partidas abiertas. En esta área, Cuenta se refiere al número de cuenta del interlocutor
comercial y a la clase de cuenta para dicha cuenta.
Partidas abiertas normales o operaciones en cuenta de mayor especiales
Puede seleccionar partidas abiertas normales o operaciones en cuenta de mayor
especiales para el tratamiento.
Número de aviso de pago
Puede utilizar el número de un aviso de pago, el cual se registra manualmente o es creado
por la aplicación SAP ERP, para seleccionar las partidas abiertas.
Otras cuentas
Puede seleccionar otras cuentas y tratar simultáneamente sus partidas abiertas.
Selecciones adicionales
Puede utilizar criterios de selección adicionales definidos en la configuración para
seleccionar partidas abiertas. Puede utilizar las funciones Distribuir por antigüedad o
Búsqueda automática para acelerar el proceso de selección.
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Procesamiento de partidas abiertas
Figura 132: Procesamiento de partidas abiertas
During open item processing, you can enter the gross amount, which is then assigned to the
appropriate line items and the cash discount. You must activate the line items before
assigning them.
Post the document if the amount entered is the same as the amount assigned. Highlighted
items are active and can be assigned to the amount as a total.
La pantalla Contabilizar pagos recibidos: Procesar partidas abiertas enumera todas las
partidas abiertas no asignadas.
Las partidas abiertas no asignadas pueden incluir pagos, notas de cargo o abonos y facturas.
Según las parametrizaciones de la aplicación SAP ERP, el status para todas las partidas
puede ser activas o inactivas.
Puede contabilizar el documento si el Importe introducido es el mismo que el campo
Asignado.
El descuento por pronto pago concedido se especifica en las condiciones de pago válidas
para las partidas individuales. La aplicación SAP ERP calcula el importe asignado según el
descuento por pronto pago.
Para modificar el descuento por pronto pago, puede sobrescribir o modificar su porcentaje. El
descuento no debe superar los límites de tolerancia establecidos.
Verifique el documento que registró.
Mediante Documento → Simular visualice todas las partidas incluyendo aquellas creadas
automáticamente.
Si el Debe y el Haber coinciden, puede contabilizar el documento completo.
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425
Capítulo 5: Compensación
Si posteriormente descubre que el documento contiene un error, anule las partidas
compensadas, anule el documento y vuelva a registrar la contabilización correctamente.
426
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Capítulo 5
Ejercicio 29
327
Contabilizar con compensación
Ejemplo empresarial
Los clientes normalmente pagan las facturas pendientes para beneficiarse de descuentos por
pronto pago. Por este motivo, debe conocer cómo contabilizar un pago recibido con un
descuento por pronto pago.
1. Ha recibido de su deudor un pago de 213.400 unidades en moneda local con el que deberá
compensar la partida abierta de 220000 unidades que ha contabilizado en la lección
Documentos simples en la solución SAP ERP Financials. En caso de no haber concedido
un descuento al registrar la factura, deberá registrar manualmente 6.600 unidades en
concepto de descuento. Utilice la cuenta de compensación bancaria 113108.
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427
Capítulo 5
Solución 29
328
Contabilizar con compensación
Ejemplo empresarial
Los clientes normalmente pagan las facturas pendientes para beneficiarse de descuentos por
pronto pago. Por este motivo, debe conocer cómo contabilizar un pago recibido con un
descuento por pronto pago.
1. Ha recibido de su deudor un pago de 213.400 unidades en moneda local con el que deberá
compensar la partida abierta de 220000 unidades que ha contabilizado en la lección
Documentos simples en la solución SAP ERP Financials. En caso de no haber concedido
un descuento al registrar la factura, deberá registrar manualmente 6.600 unidades en
concepto de descuento. Utilice la cuenta de compensación bancaria 113108.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera -> Deudores
-> Contabilización-> Entrada de pagos.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Fecha de documento
Fecha actual
Cabecera de documento
Clase de documento
Sociedad
Fecha de contabilización
Moneda
Datos bancarios
Cuenta
Importe
Fecha valor
Selección de partidas abiertas
Cuenta
DZ
GR#
Fecha actual
Moneda local
113108
213400
Fecha actual
Su deudor
c) Seleccione Tratar partidas abiertas.
d) Seleccione la factura por 220000 unidades de moneda y registre un descuento por
pronto pago de 6600 unidades.
e) Si el valor No asignado es igual a cero, seleccione Documento -> Simular.
f) Marque Contabilizar para grabar el documento.
428
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Contabilizaciones automáticas para la compensación de partidas abiertas
Figura 133: Contabilizaciones automáticas para la compensación de partidas abiertas
Al compensar partidas abiertas, la aplicación SAP ERP lleva a cabo contabilizaciones
automáticas, como rectificación de impuestos, gastos bancarios y diferencias de tipo de
cambio. Ya ha visto la configuración para la mayoría de estas contabilizaciones automáticas
en unidades anteriores.
Puede registrar gastos bancarios cuando registra los datos bancarios. La aplicación SAP ERP
contabiliza automáticamente los gastos bancario en la cuenta de mayor.
Para llevar a cabo pagos de multisociedades manuales, asigne una operación de
compensación. Una operación de compensación puede ser un pago recibido o un pago
efectuado. Asigne la operación de compensación a una combinación de la sociedad que paga
y de la sociedad para la que se efectúa el pago. Luego, cuando seleccione las partidas
abiertas, la aplicación SAP ERP muestra las partidas abiertas de cada sociedad.
You cannot directly reverse a clearing document that is created using the Clear account and
Post with clearing transactions.
The same applies to a cleared document. To reverse a clearing or cleared document, you
have to reset clearing.
How to Define Cash Discount Expense and Revenue Accounts
Show how to define a cash discount expense (customer) account and a cash discount
revenue (vendor) account.
1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments
Global Settings → Define Accounts for Cash Discount Granted.
Nota:
A/c No.880000 is the customer cash discount expense account in Chart of
Accounts INT.
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429
Capítulo 5: Compensación
2. On the Customizing screen, Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts
Payable → Business Transactions → Outgoing Payments → Outgoing Payments Global
Settings → Define Accounts for Cash Discount Taken.
Nota:
An example of a vendor cash discount revenue account is A/c number 276000
in Chart of Accounts: INT.
How to Define Cash Discount Clearing Accounts
Show where you define a cash discount clearing account for vendor net invoices. On the
Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts
Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/Credit Memos → Define Account for
Net Procedure.
The account for the net procedure must be managed on an open item basis and only be
posted to automatically.
How to Define the Cash Discount Loss Account
Show where to define the cash discount loss account. On the Customizing screen, choose
Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions
→ Outgoing Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Lost
Cash Discount.
Anulación of compensación
Figura 134: Anulación de compensación
430
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Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas
Puede anular operaciones de compensación para documentos individuales. Cuando anula
operaciones de compensación, la aplicación SAP ERP elimina los datos de compensación de
las partidas individuales.
La aplicación SAP ERP registra las modificaciones y las muestra en los documentos de
modificaciones. De ser necesario, en la Contabilidad de deudores la aplicación corrige el
historial de pago y el límite de crédito.
How to Reset Clearing
In the Reset Cleared items transaction, you can choose between “Reset only” and “Reset and
Reserve”. When you reset clearing, the clearing data is removed from the items and the
clearing document becomes an open item. All changes are logged and displayed.
If you reverse the clearing document, it becomes a cleared item. The system also creates a
reversal document. The cleared document becomes an open item again.
In Accounts Receivable, the payment history and the credit limit are corrected, if applicable.
1. Reset clearing for incorrectly assigned invoice and incoming payment.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document → Reset Cleared Items.
b) Enter the document number of the clearing document that originates from a previous
demonstration for clearing open items.
c) Reset the clearing.
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431
Capítulo 5: Compensación
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
●
●
●
432
Contabilizar con compensación
Compensar una cuenta
Configurar y ejecutar el programa de compensación
Llevar a cabo pagos efectuados y recibidos
Anular una compensación
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Capítulo 5
Lección 2
332
Análisis y contabilización de diferencias de
pago
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Analice y contabilice diferencias de pago.
Ejemplo empresarial
Los clientes a menudo pagan las facturas con deducciones que a veces sobrepasan los
límites de tolerancia de la empresa. Por este motivo, se requieren los siguientes
conocimientos:
●
●
●
●
Una comprensión de la contabilización de diferencias de pago
Una comprensión de grupos de tolerancia y sus funciones para contabilizar diferencias de
pago
Una comprensión de la contabilización de pagos parciales y restantes
Una comprensión sobre cómo crear y utilizar códigos de causas para diferencias de pagos
To show the scenarios for incoming payments with payment differences in this lesson, post
seven customer invoices each for 1000 units of the local currency and with the terms of
payment ZB01.
The steps to post these customer invoices are as follows:
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Document Entry → Invoice.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
Company Code
Invoice Date
Posting Date
Amount
Calculate Tax
Tax Code
Terms of Payment
Items
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Values
1000
1000
Current Date
Current Date
1000 units in local currency
00 (Output tax (course) 0%)
ZB01
433
Capítulo 5: Compensación
Field Name or Data Type
G/L Account
Values
800200
Amount in Doc. curr.
1000
3. Post the document.
Atención:
Check tolerance group BLANK for employees and tolerance group 1000
for customers in company code 1000. The tolerance groups need to be
entered in the master record of customer 1000.
4. Tolerance group BLANK contains the following entries under Permitted Payment
Differences:
Revenue:
Amount: 1,000
Percent: 10
Expense:
Amount: 1,000
Percent: 10
Cash Discount Adj.
to 10
Cash Discount Adj.
to 10
5. Tolerance group 1000 for customers must have the following settings:
Revenue:
Amount: 30
Percent: 2
Expense:
Amount: 10
Percent: 0.5
Cash Discount Adj.
to 2
Cash Discount Adj.
to 2
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
●
434
Configurar grupos de tolerancia
Procesar diferencias de pago
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Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
Grupos de tolerancia
Figura 135: Grupos de tolerancia
When payment differences occur, the SAP ERP application can handle them automatically or
you can handle them manually.
Differences in payment can be handled as follows:
●
●
Automatic clearing
If the payment difference is small, the SAP ERP application can handle it automatically.
SAP ERP conducts automatic clearing by adjusting the cash discount and writing off the
difference to a special account. You can use tolerance groups to define the limits up to
which a difference is considered immaterial.
Manual clearing
If the payment difference is too high to be considered inconsequential, you must process
it manually. Use the following methods to conduct manual clearing:
-
Adjusting the cash discount manually
Posting the payment as a partial payment
Posting the payment difference as a residual item or a difference posting
En finanzas, las tolerancias se dividen en los siguientes grupos:
●
●
●
Grupos de tolerancia de los empleados
Cuentas de tolerancia de la cuenta de mayor
Grupos de tolerancia de deudor/acreedor
El grupo de tolerancia de los empleados controla los siguientes factores:
●
Límites superiores operac.contabiliz.
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435
Capítulo 5: Compensación
●
Diferencias de pago permitidas
Nota:
Consulte la lección Autorizaciones de contabilización para obtener información
sobre límites superiores de operaciones de contabilización.
Los grupos de tolerancia de la cuenta de mayor controlan las diferencias de pago autorizadas
para procedimientos de compensación automática.
Los grupos de tolerancia de deudor/acreedor proporcionan especificaciones para los
siguientes procedimientos:
●
●
●
●
Operaciones de compensación
Manejo de diferencias de pago autorizadas
Contabilización de las partidas restantes de las diferencias de pago
Identificación de tolerancias de los avisos de pago
Diferencias de pago permitidas
Figura 136: Diferencias de pago permitidas
Las especificaciones para diferencias de pago autorizadas se encuentran los grupos de
tolerancia de la cuenta de mayor y de tolerancia de deudor/acreedor. Estas especificaciones
controlan la contabilización automática de ajustes de descuento por pronto pago y
deducciones no autorizadas.
La aplicación SAP ERP considera las entradas en los dos grupos durante la compensación. La
diferencia de pago debe aparecer en ambas tolerancias para que se procese
automáticamente.
Considere el siguiente ejemplo del tratamiento de diferencias de pago:
●
436
Una diferencia de pago debe ser menor que 3,00 y 2,00 unidades de moneda para que
pueda compensarse automáticamente como ajuste de descuento por pronto pago.
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Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
●
Una diferencia de pago debe ser menor que 200,00 y 100,00 unidades de moneda.
También debe ser menor que el 2,5% y 2,0% del importe pendiente. Cuando se cumplen
las dos condiciones, la diferencia de pago puede compensarse automáticamente como
una deducción no autorizada. Siempre se aplica la tolerancia inferior de las dos existentes.
Para un importe pendiente de 1000 unidades de moneda, sería una deducción no
autorizada de 20 unidades de moneda. Para un importe pendiente de 100000 unidades de
moneda, sería una deducción no autorizada de 100 unidades de moneda.
Las entradas en los grupos de tolerancia se efectúan siempre en moneda local.
A payment difference normally occurs during open item clearing. The difference is then
compared to tolerance limits of the employee and the customer/vendor and is handled
accordingly.
If the payment difference is within the tolerance for cash discount adjustment (posting to the
account for cash discount expense/revenue), the application performs a cash discount
adjustment automatically. Otherwise, the application checks whether the payment difference
is within the tolerances for unauthorized deductions. If the payment difference is within the
tolerance for unauthorized deductions, SAP ERP automatically posts the payment difference
as an unauthorized customer deduction (account for over or underpayment).
You can also perform manual processing by using the employee tolerance group for the Cash
discount for Line Item.
Tratamiento de diferencias de pago
Figura 137: Diferencias de pagos
Las diferencias de pago aparecen normalmente al compensar partidas abiertas. La aplicación
SAP ERP compara luego esta diferencia con los grupos de tolerancia del empleado y del
deudor/acreedor.
Si la diferencia de pago se encuentra dentro de tolerancias, la diferencia se contabiliza
automáticamente como un ajuste de descuento por pronto pago o deducción no autorizada.
De no ser así, la diferencia se procesa manualmente.
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437
Capítulo 5: Compensación
You want to use automatic postings within tolerances to reduce the manual work required.
If the payment difference is outside the tolerances, it has to be processed manually.
To process a payment difference manually, proceed as follows:
1. Adjust the cash discount manually if necessary.
2. Post the payment as partial payment.
3. Post the payment difference as a residual item.
4. Write off the difference, which is manual account assignment, by entering a reason code
for each sales deduction and posting on account. Writing off the difference is useful if you
specify a reason code that can be used for the evaluation. A specific text is defined for the
reason code in the correspondence type. The reason code may also control the account
to which the difference is written off.
In the case of a partial payment, the SAP ERP application creates an invoice reference
between the partial payment and the invoice.
When you create residual items, you can transfer the terms of payment from the invoice.
A posting to an expense account is a difference posting. In such cases, the SAP ERP
application grants the complete cash discount.
An employee can only carry out a manual cash discount adjustment within the defined
tolerances for the employee.
How to Maintain Tolerances (Customers)
Define tolerance groups for different customer groups to differentiate between different
tolerances with payment differences from different customer groups.
1. On the Customizing screen, choose Accounting → Accounts Receivable and Accounts
Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Manual Incoming
Payments → Define Tolerances (Customers).
2. Select tolerance group 1000 for company code 1000.
How to Enter the Tolerance Group in the Master Record
Enter the tolerance group in the master record of the customer to control the (automatic)
treatment of payment differences.
1. On the Customizing screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Master Records → Display.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Customer
438
Values
1000
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Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
Field Name or Data Type
Company Code
Values
1000
3. On the Payment Transactions tab page, show the Tolerance Group field in the Company
Code segment.
Procesamiento automático de diferencias de pago
Figura 138: Tratar diferencias de pago
Si la diferencia de pago es irrelevante, la aplicación SAP ERP puede procesarla
automáticamente ejecutando los siguientes pasos:
●
●
Ajuste de descuento por pronto pago hasta determinados importes
Cancelación de diferencia de pago en una cuenta especial
Puede definir los límites dentro de los cuales se considera que una diferencia de pago es
irrelevante en un grupo de tolerancia. Dentro del grupo de tolerancia para un empleado,
puede permitir un ajuste del descuento por pronto pago dentro de límites definidos. Esta
medida garantiza que el empleado esté autorizado a realizar el ajuste. Al definir grupos de
tolerancia para empleados, predefina el porcentaje máximo de descuento por pronto pago
que puede otorgar un empleado para interlocutores comerciales en una partida individual. Si
se predefine el porcentaje de descuento por pronto pago, puede contabilizar la diferencia de
pago ajustando el descuento por pronto pago (cuando se encuentra dentro de los límites
definidos) o contabilizando en una cuenta de gastos o ingresos diferente.
Si desea definir diferentes tolerancias para empleados, especifique los límites de importe
para cada grupo de empleados. Si ha definido diferentes grupos de tolerancia, debe asignar
los empleados a un grupo de tolerancia específico. Para ello, seleccione la actividad "Asignar
usuarios a grupo de tolerancia". Aquí registra a los empleados en el grupo relevante al
otorgarle tolerancias especiales a un grupo de manera tal que los empleados en este grupo
estén autorizados a ajustar el descuento por pronto pago hasta el límite prescripto en el
grupo de tolerancia.
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439
Capítulo 5: Compensación
Si la diferencia de pago es superior al límite de tolerancia, debe procesar manualmente la
diferencia de pago.
Pagos parciales y restantes
Figura 139: Pagos parciales y restantes
Si la diferencia de pago es superior al límite de tolerancia, debe procesarla manualmente.
Para procesar la diferencia de pago manualmente, debe hacer lo siguiente:
1. Contabilizar la diferencia de pago como pago parcial.
Todos los documentos permanecen en la cuenta como partidas abiertas.
2. Contabilizar la diferencia de pago como partida restante.
Sólo las partidas restantes permanecen en la cuenta. Se compensan el documento
original y el pago. La aplicación SAP ERP genera un nuevo número de documento con
referencia a los documentos originales.
3. Contabilizar la diferencia de pago en una cuenta diferente
Esta es una contabilización diferente que utiliza códigos de causa y determinación
automática.
4. Cancelar la diferencia de pago
Esta es imputación manual
Los grupos de tolerancia de deudores o acreedores contienen entradas que controlan las
partidas restantes y especifican las siguientes condiciones:
●
●
●
Si las condiciones de pago de una partida restante son las mismas que las condiciones de
la partida compensada o si las condiciones de pago son fijas
Si un descuento por pronto pago se otorga sólo parcialmente.
Si la partida restante tiene un nivel máximo de reclamación o si se imprime de forma
separada mediante una clave de reclamación específica.
Si conoce el motivo de una diferencia de pagos, puede registrar un código de causa.
440
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Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
You can assign reason codes to the following items:
●
●
●
Difference postings
Partial payments
Residual items
How to Post Incoming Payments with Difference
Use the instructor note at the beginning of this lesson for preparation.
1. Automatic cash discount adjustment
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Values
Document Date
Current Date
Document Header
Company Code
Posting Date
Currency
Bank Data
Account
1000
Current Date
Local Currency
113108
Amount
Open Item Selection
Account
Account Type
968
1000
D
c) Assign the incoming payment for 968 units of currency to a customer invoice for 1000
units of currency (30 units cash discount).
Nota:
The Difference Postings field displays 2 units of currency. Follow the menu
path Document → Simulate to see the automatic cash discount adjustment
from 30 to 32 units.
d) Exit without posting.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
441
Capítulo 5: Compensación
2. Unauthorized customer deductions
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Values
Document Date
Current Date
Document Header
Company Code
Posting Date
Currency
Bank Data
Account
1000
Current Date
Local Currency
113108
Amount
Open Item Selection
Account
Account Type
967
1000
D
c) Assign the incoming payment for 967 units of currency to a customer invoice for 1000
units of currency (30 units cash discount).
Nota:
The Difference Postings field displays 3 units of currency. Follow the menu
path Document → Simulate to see automatic posting of 30 units of cash
discount and 3 units of “unauthorized customer deductions”.
d) Exit without posting.
3. Large difference for clearing
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Values
Document Date
Current Date
Document Header
Company Code
Posting Date
Currency
Bank Data
442
1000
Current Date
Local Currency
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Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
Field Name or Data Type
Account
Amount
Open Item Selection
Account
Account Type
Values
113108
949
1000
D
c) Assign the incoming payment for 949 units of currency to a customer invoice for 1000
units of currency (30 units cash discount).
d) Choose Document → Simulate.
e) The Difference too large for clearing message displays.
●
How to Define Accounts for Automatic Account Determination
1. Define an account for cash discount expense.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming
Payments Global Settings → Define Accounts for Cash Discount Granted.
b) Choose Chart of Accounts: INT.
2. Define an account for cash discount revenue.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Payments → Outgoing
Payments Global Settings → Define Accounts for Cash Discount Taken.
b) Choose Chart of Accounts: INT.
3. Define an account for over or underpayment (incoming payment).
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming
Payments Global Settings → Define Accounts for Overpayments/Underpayments.
b) Choose Chart of Accounts: INT.
4. Define an account for over or underpayment (outgoing payment).
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Payments → Outgoing
Payments Global Settings → Define Accounts for Overpayments/Underpayments.
b) Choose Chart of Accounts: INT.
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443
Capítulo 5: Compensación
How to Post Incoming Payments (Manual Cash Discount Adjustment)
1. Show how employees can carry out a manual cash discount adjustment.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments.
b) Enter the following values:
Field Name or Data Type
Values
Document Date
Current Date
Document Header
Company Code
Posting Date
Currency
Bank Data
Account
1000
Current Date
Local Currency
113108
Amount
Open Item Selection
Account
Account Type
950
1000
D
c) Assign the incoming payment for 950 units of currency to a customer invoice for 1000
units of currency (30 units cash discount).
d) Manually change the cash discount to 50 units.
e) Choose Document → Simulate.
Nota:
The amount of 50 units is now posted in full to the cash discount expense
account.
How to Post a Partial Payment
In case of a partial payment, the invoice and the partial payment are managed as open items.
Both have the same assignment. If you double-click the partial payment, SAP ERP shows
that the payment is for the invoice. The invoice and the partial payment are not cleared until
the payment is cleared.
Show how an incoming payment is posted as a partial payment.
444
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Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Document Entry → Incoming Payments.
2. Enter the following data:
Field Name or Data Type
Values
Document Date
Current Date
Document Header
Company Code
Posting Date
Currency
Bank Data
Account
Amount
Open Item Selection
Account
Account Type
1000
Current Date
Local Currency
113108
950
1000
D
3. Select the Partial Payment tab page.
4. Assign the incoming payment of 950 units of currency to a customer invoice for 1000
units (30 units cash discount).
5. Double-click the Payment Amount field.
6. Choose Document → Simulate.
7. Post the document.
How to Post a Residual Payment for a Partial Payment
The SAP ERP application does not post cash discount as a partial payment. Instead, it
calculates the cash discount on the complete invoice amount during clearing. If the invoice
clearing exceeds the cash discount terms agreed in the terms of payment for the invoice, the
cash discount is reduced. After clearing, the invoice, partial payment, and clearing payment
are cleared items and have the same clearing document number.
When you create a residual item, the SAP ERP application performs the following
steps:
●
●
●
It posts the payment difference as a residual item, which then remains in the account.
It clears the original document and the payment.
It creates a new document number with reference to the original document.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
445
Capítulo 5: Compensación
Show how a residual payment and the assignment to a partial payment and invoice are
posted.
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Document Entry Incoming Payments.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Values
Document Date
Current Date
Document Header
Company Code
Posting Date
Currency
Bank Data
Account
Amount
Open Item Selection
Account
Account Type
1000
Current Date
Local Currency
113108
20
1000
D
3. Double-click the partial payment and the open customer invoice to activate them.
4. Post the customer invoice and the partial payment.
5. Choose Setting → Line Layout to select the variant Assignment/Document.
6. Show which partial payment belong to which open items.
How to Post Residual Items
Posting converts the original receivable into a cleared item. A new receivable or residual item
is created for the remaining amount (72.16). When you double-click the partial payment, it
appears as a residual item for the invoice.
The partial granting of cash discount (900=97%) lowers the cash discount and raises the
residual item.
Only 70 units are required for clearing because the cash discount is also granted on the
residual item. If payment takes place after the first cash discount deadline, the SAP ERP
application automatically reduces the cash discount during open item processing.
You can specify a reason code for partial payments as well as the creation of residual
items in the following locations:
●
446
Text field in the document
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
●
Open item display
Both the partial payment difference and the residual item can be posted to a separate
expense account dependent on the reason code.
The customer and vendor tolerance groups and the following considerations control
the treatment of residual items:
●
●
●
Whether the terms of payment from the invoice or the same fixed terms of payment are
valid
Whether cash discount is granted partially (only for the payment amount) or for the whole
amount
Whether the residual item has a maximum dunning level and is to be printed separately by
using a dunning key
Nota:
If a dunned open item with dunning level 1 is cleared by the creation of residual
items, the residual item also has dunning level 1 if, according to the customer
tolerance group, the terms of payment from the invoice apply. However, no
date of last dunning is entered in the residual item. If a partial payment is
received for a dunned open item with dunning level 1, the dunning level of the
partial payment is 0 and no date of last dunning is entered.
If, according to the tolerance limit for the residual item specific terms of
payment always apply, then the baseline date is the same as the posting date
of the residual item. The payment periods start on the day when the residual
item was created, even if the invoice that was cleared with the residual item
was already overdue. The residual item has dunning level 0 and no date of last
dunning.
During a dunning run, a partial payment is cleared with the invoice so that only
the difference is dunned.
Show how residual items are created.
1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts
Receivable → Document Entry → Incoming Payments.
2. Enter the following values:
Field Name or Data Type
Values
Document Date
Current Date
Document Header
Company Code
Posting Date
Currency
Bank Data
Account
© Copyright . Reservados todos los derechos.
1000
Current Date
Local Currency
113108
447
Capítulo 5: Compensación
Field Name or Data Type
Amount
Open Item Selection
Account
Account Type
Values
900
1000
D
3. Choose the Residual Items tab page and an open customer invoice for 1000 units (30units
cash discount).
4. Double-click the Residual Items field.
5. Choose Document → Simulate.
6. Post the document.
Códigos de causa
Figura 140: Códigos de causa
Puede usar códigos de causas para describir el motivo de la diferencia de pago. Para asignar
más de un origen de diferencia a una diferencia de pago, seleccione Repartir diferencia.
Los códigos de causas pueden asignarse a los siguientes elementos:
●
●
●
Contabilizaciones de diferencias
Pagos parciales
Partidas restantes
Los códigos de causas pueden utilizarse para analizar y tratar posteriormente las diferencias
de pago.
Los códigos de causas cuentan con las siguientes funciones opcionales adicionales:
448
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
Controlar el tipo de aviso de pago enviado a un deudor
●
Control de la cuenta donde se contabiliza la partida restante
●
Contabilización automática de una partida restante en una cuenta de mayor especificada
●
Exclusión de partidas restantes litigiosas de verificaciones del límite de crédito
●
The following explanation applies to individual columns that are displayed:
●
●
●
●
●
CorrT
Correspondence Type
W
Written off to a separate account
D
Disputed item, which does not increase the total receivables from a customer in Credit
Management
T
Reason code text that is not transferred to the segment text of the residual item or the
partial payment
D
Payment differences with the reason code that create outstanding receivables/residual
items. However, the tolerance limit for differences in the payment advice note item is not
exceeded
You can define one joint G/L account for all reason codes. A Special G/L account can also be
defined for each reason code (Select column A for reason codes).
The correspondence type determines the payment notification sent to the customer. With
SAP50 (cash discount difference), for example, the customer receives a payment
notification. The print request is not automatically placed in the spool. The command to print
is requested automatically, but executed with a special report.
How to Define Reason Codes
Show how to define reason codes in Customizing and trigger the related correspondence.
1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments
Global Settings → Overpayment/Underpayment → Define Reason Codes.
2. Enter the reason code.
How to Define Accounts for Payment Differences
Show how to define accounts for over and underpayments.
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449
Capítulo 5: Compensación
1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and
Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments
Global Settings → Overpayment/Underpayment → Define Accounts for Payment
Differences → Chart of Accounts: INT.
2. Choose Rules to set an indicator for the reason code.
3. Click the Accounts pushbutton to assign a separate account. You can define a separate
account for each reason code.
450
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Capítulo 5
Ejercicio 30
339
Manejar diferencias de pagos
Ejemplo empresarial
Algunos de los deudores sólo efectúan pagos parciales de facturas pendientes. Estos pagos
en defecto deben contabilizarse en la cuenta deudores.
Registre un pago parcial, cree un código de causa para mercancía dañada y contabilice un
pago recibido con un descuento por pronto pago y un código de causa.
1. Un deudor tiene problemas de flujo de caja y no puede pagar una factura en su totalidad.
Como base del pago recibido, contabilice una factura de deudor de 100000 unidades en
moneda local en la cuenta de deudor. Seleccione la opción "Calcular impuestos". Utilice el
indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice en la cuenta de
ganancias 800200 y en el centro de beneficio PR01.
El deudor (cuenta de compensación bancaria 1131008) le remite un pago recibido de
40.000 unidades en moneda local, correspondiente a la factura de 100000 unidades en
moneda local que acaba de contabilizar. Contabilice el pago recibido como un pago parcial
en la cuenta de deudor.
Visualice las partidas individuales del deudor para revisar las contabilizaciones que ha
realizado.
2. Los clientes reducen sus pagos debido a que las mercancías resultaron dañadas durante
el transporte. Desea registrar estos importes. Decide crear un código de causa,
"Mercancías dañadas durante transporte", Z##, para liquidar esta diferencia.
3. Su deudor le remite un pago de 250000 unidades en moneda local. Deberá contabilizar
dicho pago para las partidas abiertas por un valor de 300000 unidades. Su cliente le pide
una reducción del precio de la cantidad restante, puesto que las mercancías resultaron
dañadas durante el transporte. Contabilice la diferencia como una partida restante
utilizando el código de causa que ha creado, Z##. (Cuenta bancaria de compensación
113108).
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451
Capítulo 5
Solución 30
340
Manejar diferencias de pagos
Ejemplo empresarial
Algunos de los deudores sólo efectúan pagos parciales de facturas pendientes. Estos pagos
en defecto deben contabilizarse en la cuenta deudores.
Registre un pago parcial, cree un código de causa para mercancía dañada y contabilice un
pago recibido con un descuento por pronto pago y un código de causa.
1. Un deudor tiene problemas de flujo de caja y no puede pagar una factura en su totalidad.
Como base del pago recibido, contabilice una factura de deudor de 100000 unidades en
moneda local en la cuenta de deudor. Seleccione la opción "Calcular impuestos". Utilice el
indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice en la cuenta de
ganancias 800200 y en el centro de beneficio PR01.
El deudor (cuenta de compensación bancaria 1131008) le remite un pago recibido de
40.000 unidades en moneda local, correspondiente a la factura de 100000 unidades en
moneda local que acaba de contabilizar. Contabilice el pago recibido como un pago parcial
en la cuenta de deudor.
Visualice las partidas individuales del deudor para revisar las contabilizaciones que ha
realizado.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Deudor
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Importe
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Posiciones
Cuenta de mayor (cuenta de ingresos)
Impte. en mon.doc.
452
Valor
GR##
Su deudor
Fecha actual
Fecha actual
100000
10 (IVA repercutido (curso)
10%)
800200
100000
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Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
Nombre de campo o tipo de datos
Indicador de impuestos
Centro de beneficio
Valor
10 (IVA repercutido (curso)
10%)
PR01
c) Seleccione Contabilizar.
d) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Entrada de Pagos. Ingrese los siguientes
valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Fecha de documento
Fecha actual
Cabecera de documento
Fecha de la empresa
Fecha de contabilización
Moneda
Datos bancarios
Cuenta (cuenta de mayor/cuenta de
compensación bancaria):
Importe
Fecha valor
Selección de partidas abiertas
Cuenta
GR##
Fecha actual
Moneda local
113108
40000
Fecha actual
Su deudor
e) Seleccione Tratar partidas abiertas.
f) Seleccione la partida abierta para 100000 unidades.
g) Seleccione la etiqueta Pago parcial.
h) Haga doble clic sobre el importe del campo Importe de pago para actualizar el valor
con el importe del pago parcial.
i) Seleccione Contabilizar.
j) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales.
k) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Cuenta de deudor
Sociedad
Selección de la partida individual
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Valor
Su deudor
GR##
453
Capítulo 5: Compensación
Nombre de campo o tipo de datos
Partida abierta
Abiertas en fecha clave
Valor
Seleccionar
Fecha actual
Resultado: El pago parcial y la factura asignada siguen siendo partidas abiertas.
l) Haga doble clic en el pago parcial y visualice la referencia a factura en el campo Pago
por.
2. Los clientes reducen sus pagos debido a que las mercancías resultaron dañadas durante
el transporte. Desea registrar estos importes. Decide crear un código de causa,
"Mercancías dañadas durante transporte", Z##, para liquidar esta diferencia.
a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (nuevo) → Contabilidad de
deudores y acreedores → Operaciones contables → Entrada de
Pagos → Parametrizaciones básicas de pagos recibidos → Diferencia de
pago → Definir orígenes de diferencia.
b) Introduzca GR## como la sociedad.
c) Seleccione Intro.
d) Seleccione Tratar → Nuevas entradas.
e) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
RCd
Texto breve
Texto explicativo
Columna C (diferencias de pago
compensadas mediante una cuenta
mayor separada)
Valores
Z##
Daño durante transporte
Mercancías dañadas durante el
transporte
No fijar casilla de selección
f) Grabe las entradas.
3. Su deudor le remite un pago de 250000 unidades en moneda local. Deberá contabilizar
dicho pago para las partidas abiertas por un valor de 300000 unidades. Su cliente le pide
una reducción del precio de la cantidad restante, puesto que las mercancías resultaron
dañadas durante el transporte. Contabilice la diferencia como una partida restante
utilizando el código de causa que ha creado, Z##. (Cuenta bancaria de compensación
113108).
a) Visualice pagos recibidos con diferencias. En la pantalla SAP Easy Access, seleccione
Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Entrada de Pagos.
b) Ingrese los siguientes valores:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Fecha de documento
Fecha actual
Cabecera de documento
454
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Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Fecha de contabilización
Moneda
Datos bancarios
Cuenta
Valor
GR##
Fecha actual
Moneda local
113108
Importe
250000
Fecha valor
Selección de partidas abiertas
Cuenta
Fecha actual
Su deudor
c) Seleccione Tratar partidas abiertas.
d) Seleccione la partida abierta para 300000 unidades.
e) Elimine el importe del descuento o registre 0%. Seleccione Continuar.
f) Cree una partida restante: Seleccione la etiqueta Partidas restantes.
g) Seleccione la etiqueta Partidas restantes. Registre el importe del pago mediante la
inclusión de los siguientes valores o haciendo doble clic sobre el campo Partidas
restantes.Seleccione Documento → Simular.La partida restante se cancela usando su
código de causa Z##. Verifique el documento. Haga doble clic en una partida
individual para visualizar o modificar los datos.
h) Marque Contabilizar para registrar el documento. Registre el número de documento.
Nota:
Realizó las siguientes tareas:
●
●
●
●
Crear un código de causa de liquidación.
Contabilizar un pago recibido con una diferencia.
Crear una partida restante.
Asignar el código de causa de liquidación.
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455
Capítulo 5: Compensación
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
●
456
Configurar grupos de tolerancia
Procesar diferencias de pago
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Capítulo 5
Lección 3
345
Manejo de diferencias del tipo de cambio
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se tratan las diferencias en tipos de cambio en SAP
ERP.
Ejemplo empresarial
Su empresa tiene una importante cantidad de acreedores con sede en el extranjero. El
departamento de contabilidad necesita saber cómo manejar el flujo de diferencias de tipo de
cambio realizadas en contabilidad. Para ello, debe comprender cómo maneja SAP ERP las
diferencias de tipo de cambio.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Configurar diferencias de tipo de cambio
Diferencias
del tipo de cambio
Figura 141: Diferencias
del tipo de cambio
Al compensar partidas abiertas en una moneda extranjera, pueden existir diferencias de tipo
de cambio. Esto ocurre debido a fluctuaciones en tipos de cambio.
La aplicación SAP ERP automáticamente contabiliza estas diferencias de tipo de cambio a la
cuenta gastos o de ingresos como ganancias o pérdidas realizadas.
Define estas cuentas para contabilizar estas diferencias al configurar la aplicación SAP ERP.
La aplicación SAP ERP almacena la diferencia realizada en la partida individual compensada.
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457
Capítulo 5: Compensación
También se contabilizan diferencias de tipo de cambio cuando se valoran partidas abiertas en
los balances contables.
La ganancia o pérdida de tipo de cambio se contabiliza en una cuenta de gastos o ingresos
separada para diferencias de tipo de cambio como una contrapartida.
Al compensar una partida abierta ya valorada, la aplicación SAP ERP anula la cuenta de
corrección del balance y luego contabiliza la diferencia de tipo de cuenta que queda en la
cuenta para las diferencias de tipo de cambio realizadas.
The exchange rate difference key is in the master record of the G/L account (company code
segment, tab page Control). It is used for foreign currency valuation on closing.
Determinación de cuentas
Figura 142: Determinación de cuentas
Debe asignar una cuenta de ingresos o gastos para todas las cuentas asociadas y todas las
cuentas de mayor con operaciones de partidas abiertas en cualquier moneda extranjera.
Debe asignar estas cuentas para pérdidas o ganancias realizadas.
Puede asignar una cuenta de ganancias o pérdidas a las siguientes monedas y tipos de
moneda:
●
●
●
●
Todas las monedas y tipos de moneda
Por moneda y tipo de moneda
Por moneda
Por tipo de moneda
How to Post Exchange Rate Differences
458
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Lección: Manejo de diferencias del tipo de cambio
1. Enter a customer invoice in foreign currency.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Customer
Invoice Date
Posting Date
Amount
Currency
Calculate Tax
Values
1000
1000
Current date
Current date
1000
USD
Tax Code
A0
Exchange Rate
/0.95000
Account
800200
Tab page Local Currency
Item
Amount in Doc. curr.
*
c) Choose Enter to confirm the message for changing the exchange rate.
d) Post the document.
2. Enter the incoming payment and clear the open invoice.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Customers → Document Entry → Incoming Payments.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Document Date
Company Code
Posting Date
Currency
Exchange Rate
Bank Data
Account
Amount
Open Item Selection
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Values
Current date + 7 days
1000
Current date + 7 days
USD
/0.99000
113108
970
459
Capítulo 5: Compensación
Field Name or Data Type
Account
Account Type
Values
1000
D
c) Choose the Process Open Items pushbutton.
d) Select and assign USD 1000 to the customer invoice.
e) Choose Document → Simulate to see the “Exchange rate difference gains item” with
USD 0. Choose the currency and change to the local currency to see the exchange rate
difference.
f) Post the document.
Nota:
The exchange rate difference is stored in the cleared line items under
"Additional data".
Expense and revenue accounts for exchange rate differences need to be
defined for every G/L account for which exchange rate differences may
occur.
How to Assign Accounts for Realized Exchange Rate Differences
Exchange rate differences are also posted when open items are evaluated for financial
statements (for example, according to the lowest value principle). All open items in foreign
currency are valuated as part of the foreign currency valuation as follows:
The open items of an account in foreign currency form the basis of the valuation, that is,
every open item of the account is valuated individually.
●
The total difference from all the open items in an account is posted to a financial
statement adjustment account.
●
The exchange rate profit or loss from the valuation is posted to a separate expense or
revenue account for exchange rate differences as an offsetting posting.
●
1. Show the location where you define accounts for realized exchange rate differences.
a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts
Receivable and Accounts Payable Accounting → Business Transactions → Incoming
Payments → Incoming Payments Global Settings → Define Accounts for Exchange Rate
Differences → Chart of Accounts: INT.
b) Define the accounts for exchange rate differences.
●
460
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Manejo de diferencias del tipo de cambio
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Configurar diferencias de tipo de cambio
© Copyright . Reservados todos los derechos.
461
Capítulo 5: Compensación
462
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 5
347
Evaluación de la formación
1. Un ejemplo de una partida abierta es una operación comercial incompleta, como una
factura que no se ha pagado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
3. Es posible que la operación Compensación de cuenta se ejecute de forma manual o
automática, utilizando el programa de compensación.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
4. Es posible archivar documentos que tienen partidas abiertas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
463
Capítulo 5: Evaluación de la formación
5. ¿Cuál de la siguiente información contienen las partidas compensadas?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Número de documento de compensación
B Vencimiento
C Fecha compensación
D Información de archivo
6. ¿Para cuáles de los siguientes elementos puede un usuario compensar partidas abiertas
con el programa de compensación automática?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Libro mayor
B Moneda
C Indicador de libro mayor especial
D Cuentas de contabilidad auxiliar
7. Al llevar a cabo un proceso de pago manual, se sobrescribe el importe de descuento por
pronto pago.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. El campo asignación puede ser una combinación de hasta seis campos con un máximo de
10 caracteres.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. Cuando anula operaciones de compensación, la aplicación SAP ERP elimina los datos de
compensación de las partidas individuales.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
464
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 5: Evaluación de la formación
10. Identificar los tres tipos de tolerancias en finanzas.
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Grupos de tolerancia de los empleados
B Cuentas de tolerancia de la cuenta de mayor
C Grupos de tolerancia de deudor/acreedor
D Grupos de tolerancia de cuenta especial
11. Cuando la diferencia de pago es demasiado alta como para considerarse irrelevante, debe
tratarla manualmente.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
12. Debe asignar una cuenta de ingresos o gastos para todas las cuentas asociadas y todas
las cuentas de mayor con operaciones de partidas abiertas en moneda extranjera.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
465
Capítulo 5
350
Respuestas a la Evaluación de la formación
1. Un ejemplo de una partida abierta es una operación comercial incompleta, como una
factura que no se ha pagado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
2. Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
3. Es posible que la operación Compensación de cuenta se ejecute de forma manual o
automática, utilizando el programa de compensación.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
4. Es posible archivar documentos que tienen partidas abiertas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
466
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 5: Respuestas a la Evaluación de la formación
5. ¿Cuál de la siguiente información contienen las partidas compensadas?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Número de documento de compensación
B Vencimiento
C Fecha compensación
D Información de archivo
6. ¿Para cuáles de los siguientes elementos puede un usuario compensar partidas abiertas
con el programa de compensación automática?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Libro mayor
B Moneda
C Indicador de libro mayor especial
D Cuentas de contabilidad auxiliar
7. Al llevar a cabo un proceso de pago manual, se sobrescribe el importe de descuento por
pronto pago.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. El campo asignación puede ser una combinación de hasta seis campos con un máximo de
10 caracteres.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. Cuando anula operaciones de compensación, la aplicación SAP ERP elimina los datos de
compensación de las partidas individuales.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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467
Capítulo 5: Respuestas a la Evaluación de la formación
10. Identificar los tres tipos de tolerancias en finanzas.
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Grupos de tolerancia de los empleados
B Cuentas de tolerancia de la cuenta de mayor
C Grupos de tolerancia de deudor/acreedor
D Grupos de tolerancia de cuenta especial
11. Cuando la diferencia de pago es demasiado alta como para considerarse irrelevante, debe
tratarla manualmente.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
12. Debe asignar una cuenta de ingresos o gastos para todas las cuentas asociadas y todas
las cuentas de mayor con operaciones de partidas abiertas en moneda extranjera.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
468
Verdadero
Falso
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CAPÍTULO 6
Entrada preliminar
Lección 1
Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos
Ejercicio 31: Retener e Introducir de forma preliminar documentos
470
479
Lección 2
Tratamiento de documentos preliminares
Ejercicio 32: Procesar documentos preliminares
487
497
Lección 3
Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Ejercicio 33: Indicar un documento financiero mediante entrada preliminar de
documento y workflow
504
521
OBJETIVOS DEL CAPÍTULO
●
●
●
Identificar las diferencias entre la entrada preliminar de documentos y la retención de
documentos
Crear, modificar, borrar y contabilizar documentos preliminares
Comprender los aspectos básicos del workflow
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469
Capítulo 6
Lección 1
354
Gestionar entrada preliminar de documentos
(aspectos básicos) y retención de documentos
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explican las funciones de entrada preliminar de documentos y de retención
de documentos.
Ejemplo empresarial
En la gestión financiera se introducen numerosos documentos (FI). Si se desconoce la
información requerida para una contabilización concreta en el momento de efectuar su
entrada, o en caso de que se requiera información adicional, no será necesario borrar los
datos introducidos previamente para que puedan ser utilizados con posterioridad. El
departamento está interesado en conocer los posibles procedimientos. Por este motivo, se
requieren los siguientes conocimientos:
●
●
Una buena comprensión de la función entrada preliminar de documentos
Una comprensión de las diferencias entre la entrada preliminar de documentos y la
retención de documentos
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Identificar las diferencias entre la entrada preliminar de documentos y la retención de
documentos
Aspectos básicos de la entrada preliminar de documentos respecto a la retención
de documentos
Figura 143: Escenarios de introducción de documentos
470
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos
Un empleado de gestión financiera actualmente registra documentos en la aplicación SAP
ERP. Uno de los documentos que el empleado trata consta de 10 partidas individuales. El
centro de coste para la partida nueve no se puede determinar en forma exclusiva desde los
documentos. El empleado no puede grabar o contabilizar el documento porque está
incompleto; es por ello que el empleado debe asignar la cuenta de mayor (CM) a un centro de
coste. Si se interrumpe el procedimiento de contabilización, el empleado deberá volver a
registrar los datos.
Retención o Entrada preliminar como posibles soluciones
Figura 144: Retención o Entrada preliminar como posibles soluciones
La entrada de documentos puede interrumpirse por varias razones. El departamento del
usuario busca una forma de grabar de manera provisional los datos registrados hasta el
punto de interrupción, de manera que los usuarios puedan reanudar los datos desde ese
mismo punto.
La retención de documentos o la entrada preliminar de los mismos permiten a los usuarios
conservar las entradas sin realizar una contabilización completa de FI.
Retener documentos
Figura 145: Un resumen de Retención de documentos
© Copyright . Reservados todos los derechos.
471
Capítulo 6: Entrada preliminar
La función Retener documento permite grabar en forma provisional los datos registrados, de
manera tal que se puede continuar más tarde con la entrada de datos. Los documentos que
retiene la aplicación SAP ERP no tienen que estar completos.
Los saldos de las cuentas no se actualizan en los documentos de cabecera y los datos del
documento de cabecera no están disponibles para las evaluaciones. La aplicación SAP ERP
no asigna un número de documento a documentos de cabecera.
Tras seleccionar la función Retener documento, se solicitará al usuario que ha realizado las
entradas de datos que introduzca una denominación para el documento. El usuario puede
acceder al documento más adelante utilizando esa denominación.
Un usuario puede completar, contabilizar o borrar el documento de cabecera en una fecha
posterior. Sin embargo, existe el riesgo de olvidar la existencia de documentos retenidos y
dejar sin concluir la contabilización de los mismos.
How to Enter, Complete, Delete, and Change Held Documents
You are entering a document when an urgent call from your boss interrupts you before the
transaction is complete, so you use the Hold Document function in the system before
hurrying to the meeting. After returning to your desk, you complete the document and then
post it.
You have held another document. Due to new information, you want to delete this document
instead of posting it.
1. Enter a customer invoice with the following data:
Field Name or Data Type
Customer
Invoice date
Posting Date
Company Code
Amount
Currency
Calculate tax
Tax Code
Text
Value
AC202-##
Current date
Current date
AC##
1100
EUR
Select
1O (10% course output tax)
Hold 1
The process for holding a document is as follows:
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice (FB70).
b) On the Customer Invoice: Company Code AC## screen, enter the data provided.
c) Choose the Hold pushbutton.
472
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos
Nota:
As an alternative to choosing the Hold pushbutton, choose
Document → Hold.
A dialog box prompts you to enter a value in the Temporary document number field.
d) Enter the temporary document number as 1000##.
e) Choose the Hold document pushbutton.
f) Choose Enter.
2. Display the held document.
Nota:
There are two ways of displaying a held document from within the posting
screen.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice ( FB70).
b) On the Enter Customer Invoice screen, choose Edit → Select Held Document.
Nota:
Alternatively, you can choose Templates → Held Documents. This option
displays a complete list of held documents.
c) In the Select Held Document dialog box, enter 1000## in the Held document field.
d) Choose Continue.
3. Call the document from the posting transaction and complete the held document before
posting it.
a) In the items table, enter the following data:
Field Name or Data Type
G/L acct
Amount in doc. curr.
Value
800200
*
b) Choose Document → Post to enter the document. The following message appears in
the status bar:
Document 18000000xx was posted in company code AC##
4. Enter a document and hold it.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice (FB70).
b) On the Enter Customer Invoice screen, enter the following data:
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473
Capítulo 6: Entrada preliminar
Field Name or Data Type
Customer
Invoice date
Posting Date
Company Code
Amount
Value
AC202-##
Current date
Current date
AC##
1100
Currency
Calculate tax
Tax Code
EUR
Select
1O (10% course output tax)
Text
Hold 2
c) Choose the Hold pushbutton.
Nota:
As an alternative to choosing the hold button, you can choose
Document → Hold.
d) In the Hold Document dialog box, enter 2000## in the Temporary document number
field.
e) Choose the Hold Document pushbutton.
Nota:
As an alternative to choosing the Hold Document pushbutton, choose
Enter.
5. Call the held document again and delete it.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice (FB70).
b) On the Enter Customer Invoice screen, choose the Tree on pushbutton.
c) Expand the Held Documents folder and double-click your held document number.
d) Choose Edit → Delete Held Document.
e) In the Delete Held Document dialog box, enter the name or number of the held
document.
Nota:
Press F4 for help.
f) Choose Continue.
474
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos
g) Choose the Refresh tree pushbutton. After the refresh, the deleted document is no
longer displayed under Held Documents.
h) Choose Document → Exit.
Entrada preliminar
Figura 146: Un resumen de Entrada preliminar
La entrada preliminar de documentos permite registrar documentos incompletos en la
aplicación SAP ERP. Con la entrada preliminar de documentos, no debe ejecutar
verificaciones de entrada extensivas en documentos incompletos. Al introducir documentos
de forma preliminar, la aplicación SAP ERP asigna un número de documento utilizando la
clase de documento del mismo modo que en el caso de las contabilizaciones normales de FI.
Debe transferir el número de documento en caso de que este haya sido asignado
externamente.
Some companies use the terms parking and holding documents synonymously.
Nonetheless, these terms refer to two different functions in the SAP ERP application. Be sure
to mention this during the course to avoid potential confusion.
Los documentos preliminares se pueden completar, verificar y contabilizar posteriormente.
En la entrada preliminar de documentos no es posible actualizar datos tales como, por
ejemplo, cifras de movimientos. Los datos de los documentos preliminares estarán
disponibles en el sistema para realizar evaluaciones en tiempo real. De este modo, los
importes procedentes de documentos preliminares pueden utilizarse, por ejemplo, en la
declaración de IVA.
Data can be parked for accounts receivable, accounts payable, general ledger accounts, and
assets. However, you can only enter receipts for assets. Postings for down payments cannot
be parked.
La función Entrada preliminar se encuentra disponible para las contabilizaciones
convencionales y la nueva pantalla de contabilización.
You cannot update data such as transaction figures when parking documents. The only
exception to this is cash management.
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475
Capítulo 6: Entrada preliminar
The tax amounts calculated based on the parked document can be used to assert claims with
regard to tax in due time at the tax authorities. On the SAP Easy Access screen, choose
Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Reporting → Tax
Reports → General → Input Tax from Parked Documents.
Funciones adicionales de la Entrada preliminar
Figura 147: Funciones adicionales de la Entrada preliminar
Los documentos preliminares pueden completarse, modificarse, contabilizarse o borrarse
con posterioridad.
Los documentos preliminares se deben completar para convertirlos en contabilizaciones de
FI correctas. Debe borrar los documentos preliminares que ya no se requieran.
La función de entrada preliminar de documentos no brinda sustituciones. Si necesita utilizar
sustituciones con documentos de registro preliminar, primero debe convertirlos en
documentos contables.
Las funciones de entrada preliminar de documentos son más eficaces que las propias de
retención de documentos. Muchas empresas utilizan la entrada preliminar de documentos
para implementar el principio de verificación doble. Las autorizaciones le permiten formar
áreas de responsabilidad.
How to Park, Display, Complete, and Post Parked Documents
Park a customer invoice on customer account AC202-## in company code AC##.
1. Enter a customer invoice. Use the document parking transaction, FV70 ( Accounts
Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/Edit Invoice).
Field Name or Data Type
Customer
Invoice date
476
Value
AC202-##
Current date
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos
Field Name or Data Type
Value
Company Code
AC##
Posting Date
Amount
Current date
1100
Currency
EUR
Calculate tax
Select
Tax Code
1O (10% course output tax)
Text
Document parking 1
You are interrupted and decide to park the document.
Write down the document number of the parked document.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/
Edit Invoice (FV70).
b) On the Park Customer Invoice screen, choose the Tree off pushbutton.
c) On the Park Customer Invoice screen, enter the data provided.
d) Choose Document → Park to park the document. You will see a message in the status
bar:
Document 18000000xy AC## was parked
Note the document number.
Consejo:
You can also go directly to the document display by choosing
Document → Display. This displays the parked document (Title bar:
Display parked customer invoice 18000000xy AC## 20XX).
2. Display the parked document (this time not directly on the entry screen).
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Display
(FBV3).
b) On the Display Parked Document: Initial Screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Doc. Number
Fiscal Year
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Value
AC##
18000000xx
20xx
477
Capítulo 6: Entrada preliminar
Nota:
Alternatively, you can go to the document list and look for the document.
c) Choose Enter. This displays the overview for the parked document.
3. Complete the parked document before posting it.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Documents → Parked Documents → Post/
Delete: Single Screen Transaction.
b) On the Park Customer Invoice screen, choose the Tree on pushbutton.
c) Expand the Parked documents folder and double-click your parked document.
d) Complete your document with the following data:
Field Name or Data Type
G/L acct
Amount in doc. curr.
Value
800200
*
e) Choose Document → Post. This displays the following message in the status bar:
Document 18000000xx was posted in company code AC##
478
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Capítulo 6
Ejercicio 31
359
Retener e Introducir de forma preliminar
documentos
Ejemplo empresarial
Los empleados podrían ser interrumpidos durante el proceso de contabilización de
documentos, dejándolos incompletos y, por ello, imposibilitados de ser contabilizados. Para
evitar la pérdida de los datos introducidos, estos pueden grabarse sin ser contabilizados
mediante las funciones Retener documento o Entrada preliminar de documento. Con
posterioridad se puede realizar la entrada o la contabilización completa.
Retener e Introducir de forma preliminar documentos
Está registrando un documento cuando una llamada urgente de su superior lo interrumpe,
antes de poder finalizar la operación, de manera que usa la función Retener documento en el
sistema para grabar los datos introducidos antes de apresurarse para asistir a la reunión. Al
regresar a su puesto de trabajo, podrá completar el documento y contabilizarlo.
1. Introduzca una factura de deudor con los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Sociedad
Valor
AC202-##
Fecha actual
Fecha actual
AC##
Importe
1100
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Texto
EUR
Seleccionar
1O (IVA repercutido en curso 10%)
Retención 1
El proceso de retención de un documento se realiza de la siguiente forma:
2. Visualice el documento retenido.
Nota:
Existen dos maneras de visualizar un documento retenido en la pantalla de
contabilización.
3. Llame el documento de la operación de contabilización y complete el documento retenido
antes de contabilizarlo.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
479
Capítulo 6: Entrada preliminar
Ha retenido otro documento. A raíz de nueva información recibida, desea borrar el
documento en lugar de contabilizarlo.
1. Registre un documento y reténgalo tal y como se describe en la tarea anterior.
2. Acceda nuevamente al documento retenido y bórrelo.
Registre previamente una factura de deudor en la cuenta de deudor AC202-## en la sociedad
AC##.
1. Registre una factura de deudor. Utilice la operación de entrada preliminar, FV70
( Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma
preliminar la factura).
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Sociedad
Importe
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Texto
Valor
AC202-##
Fecha actual
Fecha actual
AC##
1100
EUR
Seleccionar
1O (IVA repercutido en curso 10%)
Entrada preliminar de documento 1
El proceso de registración preliminar de un documento se realiza de la siguiente forma:
Anote el número de documento del documento preliminar.
2. Visualice el documento preliminar (pero esta vez no directamente en la imagen de
entrada).
3. Complete el documento preliminar antes de contabilizarlo.
480
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 6
Solución 31
361
Retener e Introducir de forma preliminar
documentos
Ejemplo empresarial
Los empleados podrían ser interrumpidos durante el proceso de contabilización de
documentos, dejándolos incompletos y, por ello, imposibilitados de ser contabilizados. Para
evitar la pérdida de los datos introducidos, estos pueden grabarse sin ser contabilizados
mediante las funciones Retener documento o Entrada preliminar de documento. Con
posterioridad se puede realizar la entrada o la contabilización completa.
Retener e Introducir de forma preliminar documentos
Está registrando un documento cuando una llamada urgente de su superior lo interrumpe,
antes de poder finalizar la operación, de manera que usa la función Retener documento en el
sistema para grabar los datos introducidos antes de apresurarse para asistir a la reunión. Al
regresar a su puesto de trabajo, podrá completar el documento y contabilizarlo.
1. Introduzca una factura de deudor con los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Sociedad
Importe
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Texto
Valor
AC202-##
Fecha actual
Fecha actual
AC##
1100
EUR
Seleccionar
1O (IVA repercutido en curso 10%)
Retención 1
El proceso de retención de un documento se realiza de la siguiente forma:
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura (FB70).
b) En la pantalla Indicar factura de deudor, indique los datos proporcionados:
c) Seleccione el pulsador Retener.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
481
Capítulo 6: Entrada preliminar
Nota:
Alternativamente, seleccione Documento → Retener.
Una ventana de diálogo le solicita indicar un valor en el campo Número temporal del
documento.
d) Indique el número temporal del documento como 1000##.
e) Seleccione el pulsador Retener documento.
f) Seleccione Intro.
2. Visualice el documento retenido.
Nota:
Existen dos maneras de visualizar un documento retenido en la pantalla de
contabilización.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura (FB70).
b) En la pantalla Registrar factura de deudor, seleccione Tratar → Seleccionar documento
retenido.
Nota:
Alternativamente, también puede seleccionar Modelos → Documentos
retenidos. Esta opción muestra una lista completa de documentos
retenidos.
c) En la ventana de diálogo Seleccionar documento retenido indique 1000## en el campo
Documento retenido.
d) Seleccione Continuar.
3. Llame el documento de la operación de contabilización y complete el documento retenido
antes de contabilizarlo.
a) En la tabla de partidas, indique los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Cta.de LM
Impte. en mon.doc.
Valor
800200
*
b) Seleccione Documento → Contabilizar para introducir el documento. El siguiente
mensaje aparece en la barra de status:
El documento 18000000xx se contabilizó en la sociedad AC##
Ha retenido otro documento. A raíz de nueva información recibida, desea borrar el
documento en lugar de contabilizarlo.
482
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos
1. Registre un documento y reténgalo tal y como se describe en la tarea anterior.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura (FB70).
b) En la pantalla Indicar factura de deudor, indique los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Sociedad
Valor
AC202-##
Fecha actual
Fecha actual
AC##
Importe
1100
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Texto
EUR
Seleccionar
1O (IVA repercutido en curso
10%)
Retención 2
c) Seleccione el pulsador Retener.
Nota:
Alternativamente, puede seleccionar Documento → Retener.
d) En la ventana de diálogo Seleccionar documento retenido indique 907,18kg# en el
campo Documento retenido.
e) Seleccione el pulsador Retener documento.
Nota:
Alternativamente, seleccione Intro.
2. Acceda nuevamente al documento retenido y bórrelo.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Factura (FB70).
b) En la pantalla Registrar factura de deudor, seleccione el pulsador Activar árbol.
c) Expanda la carpeta Documentos retenidos y haga doble clic en su número de
documento retenido.
d) Seleccione Tratar → Borrar documento retenido.
e) En la ventana de diálogo Borrar documento retenido, indique el nombre o número del
documento retenido.
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483
Capítulo 6: Entrada preliminar
Nota:
Alternativamente, presione F4 para ayuda.
f) Seleccione Continuar.
g) Seleccione el pulsador Actualizar. Después de actualizar, el documento borrado ya no
se visualiza en Documentos retenidos.
h) Seleccione Documento → Salir.
Registre previamente una factura de deudor en la cuenta de deudor AC202-## en la sociedad
AC##.
1. Registre una factura de deudor. Utilice la operación de entrada preliminar, FV70
( Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma
preliminar la factura).
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Sociedad
Importe
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Texto
Valor
AC202-##
Fecha actual
Fecha actual
AC##
1100
EUR
Seleccionar
1O (IVA repercutido en curso 10%)
Entrada preliminar de documento 1
El proceso de registración preliminar de un documento se realiza de la siguiente forma:
Anote el número de documento del documento preliminar.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de
forma preliminar la factura (FV60).
b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, seleccione el pulsador
Desactivar árbol.
c) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, indique los datos
proporcionados:
d) Seleccione Documento → Registrar de forma preliminar para registrar de forma
preliminar el documento. Verá un mensaje en la barra de status:
El documento 18000000xy AC## se registró de forma preliminar
Registre el número de documento.
484
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos
Consejo:
También es posible acceder directamente a la visualización del
documento seleccionando Documento → Visualización. Allí se visualiza el
documento preliminar (Barra de título: Visualizar factura preliminar de
deudor 18000000xy AC## 20XX).
2. Visualice el documento preliminar (pero esta vez no directamente en la imagen de
entrada).
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Documento → Documentos
preliminares → Visualizar(FBV3).
b) En Visualizar documento preliminar: Pantalla inicial, indique los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Núm. doc.
Ejercicio
Valor
AC##
18000000xx
20xx
Nota:
Alternativamente es posible acceder directamente a la lista del documento
y buscarlo.
c) Seleccione Intro. Esto visualiza el resumen del documento preliminar.
3. Complete el documento preliminar antes de contabilizarlo.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Documentos → Documentos preliminares → Contabilizar/
Borrar: Transacción de imagen individual.
b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, seleccione el pulsador
Activar árbol.
c) Expanda la carpeta Documentos preliminares y haga doble clic en su documento
preliminar.
d) Complete el documento con los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Cta.de LM
Impte.en mon.doc.
Valor
800200
*
e) Seleccione Documento → Contabilizar. Esto visualiza el siguiente mensaje en la barra
de status:
El documento 18000000xx se contabilizó en la sociedad AC##
© Copyright . Reservados todos los derechos.
485
Capítulo 6: Entrada preliminar
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
486
Identificar las diferencias entre la entrada preliminar de documentos y la retención de
documentos
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 6
Lección 2
367
Tratamiento de documentos preliminares
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explica el modo en que se procesan los documentos preliminares.
Ejemplo empresarial
El departamento del usuario se interesa en la función entrada preliminar de documentos y
necesita información detallada sobre los documentos registrados en forma preliminar. Debe
conocer los datos de los documentos preliminares que se pueden cargar y de los que se
pueden borrar. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
●
Una buena comprensión de cómo tratar, borrar y contabilizar documentos preliminares
Describe the document parking function in detail to the participants.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
Crear, modificar, borrar y contabilizar documentos preliminares
Procesos posteriores de documentos preliminares
Figura 148: Tratamiento posterior de documentos preliminares
Se puede usar el documento preliminar para indicar y almacenar los documentos
incompletos en la aplicación SAP ERP sin verificaciones de entrada integrales. El documento
preliminar se puede usar de distintas formas.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
487
Capítulo 6: Entrada preliminar
Puede ejecutar una verificación de integridad opcional durante la entrada preliminar del
documento. Por ejemplo, se puede verificar si el saldo del documento es cero y si se han
rellenado todos los campos de entrada obligatorios (como clave de contabilización y número
de cuenta).
Puede utilizar los modelos de imputación para registrar documentos de forma preliminar,
pero no los documentos de referencia. Se pueden registrar operaciones multisociedad. Se
crea únicamente un documento preliminar en la sociedad inicial para operaciones
multisociedad. Se crean dos documentos con un número multiaplicación cuando se
contabiliza el documento.
Cuando grabe un documento preliminar, no se actualizan las cifras de movimientos, los
valores de activos fijos, ni tampoco los totales de control.
Además, no se crean contabilizaciones automáticas y no se verifica el saldo. Sin embargo, la
aplicación SAP ERP visualiza el saldo en el resumen de documento de los documentos
preliminares.
Usos de la entrada preliminar
Las siguientes son las áreas de uso de un documento preliminar:
●
●
●
Almacenamiento temporal de los valores de entrada durante la entrada preliminar de
documentos
Visualización de modelos en varios niveles durante la entrada preliminar de documentos
(por ejemplo, principio de verificación doble y procedimientos de autorización)
Asignación de tareas utilizando pools de trabajo (simplificación o aceleración de
workflows)
Métodos de utilización de la entrada preliminar de documentos:
●
●
●
Cuentas de deudor (facturas y abonos)
Cuentas de acreedor (facturas y abonos)
Cuentas de mayor (contabilizaciones de cuenta de mayor)
Se pueden introducir documentos de forma preliminar en relación con cuentas de deudor,
acreedor y de mayor.
Los documentos preliminares en la aplicación SAP ERP generalmente requieren un
tratamiento posterior. Si bien existen distintas formas de procesar documentos preliminares,
el procedimiento más habitual es tratarlos y luego contabilizarlos, si fuera necesario. Se
pueden borrar los documentos preliminares solo en casos excepcionales.
Los documentos preliminares se pueden visualizar en forma individual mediante una
selección de lista o mediante la función de visualización de partida individual.
488
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Tratamiento de documentos preliminares
Tratar documentos preliminares
Figura 149: Tratar documentos preliminares
Los documentos preliminares pueden ser tratados. También se pueden editar campos e
importes a nivel de cabecera y de partida. Las normas de modificación de documentos
almacenados para los documentos contabilizados en la aplicación SAP ERP no se aplican a
los documentos preliminares.
Se pueden realizar modificaciones en los documentos preliminares todas las veces que sean
necesarias, y es posible realizar múltiples modificaciones en los documentos. Por ejemplo,
puede modificar la información de fecha, los importes, las cuentas y los objetos de
imputación. Sin embargo, no se pueden modificar la moneda, la clase y el número de
documento o la sociedad en los documentos preliminares.
Puede realizar modificaciones a documentos y a partidas, o utilizar listas de documentos o
listas de partidas individuales para modificar varios documentos. Las modificaciones
efectuadas en documentos preliminares pueden visualizarse antes o después de su
contabilización.
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489
Capítulo 6: Entrada preliminar
Contabilizar documentos preliminares
Figura 150: Contabilizar documentos preliminares
Es posible contabilizar documentos preliminares como operaciones estándares de forma
individual o utilizando una lista de selección. Si se contabilizan varios documentos
preliminares mediante una lista de selección, posteriormente la aplicación SAP ERP emite
una lista indicando qué documentos se contabilizaron exitosamente. Los documentos
preliminares que no pudieron contabilizarse debido a la ausencia de información, como las
imputaciones de costes, podrán tratarse posteriormente en la lista. También es posible crear
un juego de datos batch input para contabilizar los documentos preliminares.
Conversión del documento preliminar a documento propiamente dicho
Las siguientes acciones se realizan cuando el documento preliminar se convierte en un
documento propiamente dicho:
●
●
●
●
●
●
Se realizan las verificaciones habituales de contabilización de documentos.
Se crea un documento FI completo y normal.
Se documenta el historial, como por ejemplo las modificaciones efectuadas en
documentos preliminares.
Se respeta el número de documento.
Se actualizan las cifras de movimientos.
El documento preliminar se borra tras crear un documento contable normal.
Al contabilizar un documento preliminar, se borran los datos correspondientes a ese
documento, se introduce un documento en la base de datos de documentos y se actualizan
los datos correspondientes (cifras de movimientos). El número de documento del documento
preliminar pasa a ser el número del documento contabilizado.
En la cabecera del documento de FI queda registrado el nombre de la persona que realizó las
entradas.
490
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Lección: Tratamiento de documentos preliminares
Figura I-2: Posting Date of Parked Document – Posting FI Documents
You need to pay particular attention to the posting date when parking documents in the past.
It is possible to change the posting date of parked documents within the Enjoy posting mask.
This was not the case for conventional postings. With conventional postings, a question soon
arose : How to post a parked document with a posting period that is closed for posting.
Preassignments can be defined in Customizing for this purpose.
You were able to determine whether the posting date, for example, would be overwritten by
the system date.
This is no longer necessary, since the posting date of parked documents can also be changed
in conventional postings.
Delete Parked Documents
Figura I-3: Delete Parked Documents
You can delete parked documents that you do not want to post in the SAP ERP application.
Note that it is not possible to reuse the document number of the deleted document in such
cases.
The document has a Z status that is the document was deleted.
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491
Capítulo 6: Entrada preliminar
Documentos preliminares y gestión de informes
Figura 151: Documentos preliminares y gestión de informes
La entrada preliminar de documentos está enlazada a las funciones de gestión de informes y
de visualización de cuentas de FI. Existen múltiples informes con capacidad para evaluar
documentos preliminares. Los documentos preliminares pueden incluirse en el diario de
documentos y se pueden ver en la visualización de partidas individuales.
La siguiente tabla enumera las diferencias entre documentos preliminares y documentos
contabilizados apropiadamente:
Actualizar cifras de
movimientos
Borrado de documento
posible
Contabilizar documento o
documento contabilizado
Introducir documento o
documento preliminar
No (alternativa - anulación)
Sí
Sí
Modificaciones posibles en
documentos contabilizados o
preliminares:
Importes, números de
No
cuenta, objeto de imputación,
datos de fecha
De acuerdo con las normas
de modificación de
documento, teniendo en
cuenta GAAP
Sí
No
Sí
No es relevante
How to Create, Change, Delete, and Post Parked Documents
Make changes to a parked document and post the document. Display the document changes.
Park a document and then delete the parked document.
492
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Lección: Tratamiento de documentos preliminares
1. Park a customer invoice with any data.
Nota:
Make sure you use the document parking transaction, FV70 ( Accounts
Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/Edit Invoice).
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/
Edit Invoice (FV70).
b) On the Park Customer Invoice screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Customer
Invoice date
Posting Date
Company Code
Amount
Value
AC202-##
Current date
Current date
AC##
1100
Currency
Calculate tax
Tax Code
EUR
Select
1O (10% course output tax)
G/L acct
Amount in doc. curr.
800200
*
c) Choose Document → Park to enter the document.
Nota:
Alternatively, you can choose Save parked document.
The status bar displays the following message:
Document 18000000xy AC## was parked
Note the document number.
2. Change the document that you just parked. The posting date should be the current date
plus 1. Enter the word Change in the text of the customer item. Save your document again
in parked status.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Change
(FBV2).
b) On the Change Parked Document: Initial Screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
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Value
AC##
493
Capítulo 6: Entrada preliminar
Field Name or Data Type
Value
Fiscal Year
Current year
Doc. Number
Document number created
c) Choose Enter.
d) On the Edit Parked Customer Invoice screen, enter the following values:
Field Name or Data Type
Value
Text
Change
Posting Date
Current date + 1
e) Choose Save parked document.
Nota:
Alternatively, you can choose Document → Park.
The status bar displays the following message:
Preliminary posted document 18000000xx AC## was changed
3. Display the changes to your parked document.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Display
Changes (FBV5).
b) On the Parked Document Changes: Initial Screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
Document number
Fiscal Year
Value
AC##
18000000xx
Current year
c) Choose Enter.
d) On the Parked Document: Changed Fields screen, you can view the changes made to
the parked document.
4. Display a list of all changes made to parked documents in company codes AC00 to AC20.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General
Ledger → Information System → General Ledger Reports
(New) → Document → General → Display of Changed Documents.
b) On the Display of Changed Documents screen, select Parked Documents.
c) Under General selections, enter the following data:
Field Name or Data Type
Company Code
494
Value
AC00 to AC20
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Lección: Tratamiento de documentos preliminares
Field Name or Data Type
Changed on
Value
Current date
d) Under Further selections, enter the following data:
Field Name or Data Type
Value
Line Item Data
Select
Document Header Data
Select
e) Execute the report. This displays the changes.
5. Park a document (customer invoice) in your company code with any values.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/
Edit Invoice.
b) On the Park Customer Invoice screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Customer
Invoice date
Posting Date
Amount
Currency
Calculate tax
Tax Code
Text
G/L account
Amount in doc. curr.
Value
AC202-##
Current date
Current date
1100
EUR
Select
10 (10% course output tax)
Optional
800200
*
c) Choose Document → Park.
d) Choose Document → Exit.
6. Park a document (customer invoice) in your company code with any data and then delete
this parked document.
a) Refer to the previous task to park a document.
b) After parking a document, on the SAP Easy Access screen, choose
Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked
Documents → Post/Delete Single Screen Transaction (FV70).
c) On the Park Customer Invoice screen, choose the Tree on pushbutton.
d) Expand the Parked documents folder.
e) Double-click the desired document to select it from the templates.
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495
Capítulo 6: Entrada preliminar
f) Choose Document → Delete parked document.
g) Confirm the message by choosing Yes. The status bar displays the following message:
Parked document 18000000xx AC## 20xx deleted
7. Display a deleted document after being parked.
The user department wants to know whether deleting a parked document results in a gap
in the document number range. Show that this is not the case.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Display
(FBV3).
b) On the Display Parked Document: Initial Screen, enter the document number of the
deleted document.
c) Choose Enter.
d) In the Document Header dialog box, notice the usual information. The Doc.status field
is set to Z, and the text is Parked document that was deleted. The document does not
contain any line items.
496
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Capítulo 6
Ejercicio 32
373
Procesar documentos preliminares
Ejemplo empresarial
El tratamiento posterior de documentos preliminares puede efectuarse en varios pasos. En
algunos casos, varios usuarios son responsables del tratamiento posterior. Se debe asegurar
que los documentos preliminares se procesen adecuadamente.
Realice modificaciones en un documento preliminar. Contabilice el documento. Visualice las
modificaciones del documento.
1. Introduzca de forma preliminar una factura de deudor con cualquier dato.
Nota:
Se debe usar la operación entrada preliminar, FV70
( Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de
forma preliminar la factura).
2. Modifique el documento que acaba de registrar de forma preliminar. La fecha de
contabilización debe ser la fecha actual + 1. Introduzca la palabra Modificar en el texto
de la partida de deudor. Vuelva a grabar el documento de nuevo con el status preliminar.
3. Se visualizarán las modificaciones efectuadas en el documento preliminar.
4. Visualice una lista de todas las modificaciones efectuadas en documentos preliminares en
las sociedades AC00 a AC20.
5. Registre un documento de forma preliminar (factura de deudor) en su sociedad con
cualquier valor.
Registre en forma preliminar un documento y después borre el documento preliminar.
1. Registre de forma preliminar un documento (factura de deudor) de su sociedad con
cualquier dato y después borre este documento preliminar.
2. Visualice un documento borrado tras haber sido registrado de forma preliminar.
El departamento técnico desea saber si al borrar un documento preliminar se produce una
discontinuidad en el rango de números del documento. Demuestre lo contrario.
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497
Capítulo 6
Solución 32
374
Procesar documentos preliminares
Ejemplo empresarial
El tratamiento posterior de documentos preliminares puede efectuarse en varios pasos. En
algunos casos, varios usuarios son responsables del tratamiento posterior. Se debe asegurar
que los documentos preliminares se procesen adecuadamente.
Realice modificaciones en un documento preliminar. Contabilice el documento. Visualice las
modificaciones del documento.
1. Introduzca de forma preliminar una factura de deudor con cualquier dato.
Nota:
Se debe usar la operación entrada preliminar, FV70
( Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de
forma preliminar la factura).
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de
forma preliminar la factura (FV60).
b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, indique los datos
siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Deudor
AC202-##
Fecha de contabilización
Fecha actual
Fecha de factura
Sociedad
Importe
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Cta.de LM
Impte. en mon.doc.
Fecha actual
AC##
1100
EUR
Seleccionar
1O (IVA repercutido en curso
10%)
800200
*
c) Seleccione Documento → Registrar de forma preliminar para introducir el documento.
498
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Lección: Tratamiento de documentos preliminares
Nota:
Alternativamente, puede seleccionar Grabar documento preliminar.
La barra de status visualiza el siguiente mensaje:
El documento 18000000xy AC## se registró de forma preliminar
Registre el número de documento.
2. Modifique el documento que acaba de registrar de forma preliminar. La fecha de
contabilización debe ser la fecha actual + 1. Introduzca la palabra Modificar en el texto
de la partida de deudor. Vuelva a grabar el documento de nuevo con el status preliminar.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Documento → Documentos preliminares → Modificar(FBV2).
b) En Modificar documento preliminar: Pantalla inicial, indique los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Núm. doc.
Ejercicio
Valor
AC##
Número de documento creado
Año en curso
c) Seleccione Intro.
d) En la pantalla Tratar factura de deudor registrada de forma preliminar, indique los
datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Texto
Modificar
Fecha de contabilización
Fecha actual + 1
e) Seleccione Grabar documento preliminar.
Nota:
Alternativamente, puede seleccionar Documento → Registrar de forma
preliminar.
La barra de status visualiza el siguiente mensaje:
Se modificó el documento contabilizado de forma preliminar
18000000xx AC##.
3. Se visualizarán las modificaciones efectuadas en el documento preliminar.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Documento → Documentos preliminares → Visualizar
modificaciones(FBV5).
b) En Modificaciones de documento preliminar: Pantalla inicial, indique los datos
siguientes:
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499
Capítulo 6: Entrada preliminar
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Número de documento
Ejercicio
Valor
AC##
18000000xx
Año en curso
c) Seleccione Intro.
d) En la pantalla Documento preliminar: Campos de modificaciones se pueden visualizar
las modificaciones realizadas en el documento preliminar.
4. Visualice una lista de todas las modificaciones efectuadas en documentos preliminares en
las sociedades AC00 a AC20.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro
mayor → Sistema de información → Informes de libro mayor
(Nuevo) → Documento → General → Visualización de documentos modificados.
b) En la pantalla Visualización de documentos modificados seleccione Documentos
preliminares.
c) En Delimitaciones generales, indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Sociedad
Modificado el
Valor
AC00 a AC20
Fecha actual
d) En Delimitaciones adicionales, indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Datos de cabecera del documento
Datos de partida individual
Valor
Seleccionar
Seleccionar
e) Ejecute el informe. Con ello se visualizan las modificaciones.
5. Registre un documento de forma preliminar (factura de deudor) en su sociedad con
cualquier valor.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de
forma preliminar la factura (FV60).
b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, indique los datos
siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Deudor
AC202-##
Fecha de contabilización
Fecha actual
Fecha de factura
Importe
500
Valor
Fecha actual
1100
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Lección: Tratamiento de documentos preliminares
Nombre de campo o tipo de datos
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Texto
Cuenta de mayor
Impte.en mon.doc.
Valor
EUR
Seleccionar
10 (IVA repercutido en curso
10%)
Opcional
800200
*
c) Seleccione Documento → Registrar de forma preliminar.
d) Seleccione Documento → Salir.
Registre en forma preliminar un documento y después borre el documento preliminar.
1. Registre de forma preliminar un documento (factura de deudor) de su sociedad con
cualquier dato y después borre este documento preliminar.
a) Para registrar el documento de forma preliminar consulte la tarea previa.
b) Después de registrar de forma preliminar un documento, en la pantalla SAP Easy
Access seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Documento → Documentos preliminares → Contabilizar/
Borrar transacción de imagen individual (FV70).
c) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, seleccione el pulsador
Activar árbol.
d) Expanda la carpeta Documentos preliminares.
e) Haga doble clic en el documento que desea para seleccionarlo entre los modelos.
f) Seleccione Documento → Borrar documento preliminar.
g) Confirme el mensaje seleccionando Sí. La barra de status visualiza el siguiente
mensaje:
El documento preliminar 18000000xx AC## 20xx se borró.
2. Visualice un documento borrado tras haber sido registrado de forma preliminar.
El departamento técnico desea saber si al borrar un documento preliminar se produce una
discontinuidad en el rango de números del documento. Demuestre lo contrario.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión
financiera → Deudores → Documento → Documentos
preliminares → Visualizar(FBV3).
b) En Visualizar documento preliminar: Pantalla inicial, indique el número de documento
del documento borrado.
c) Seleccione Intro.
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501
Capítulo 6: Entrada preliminar
d) En la ventana de diálogo Cabecera de documento, notifique la información usual. El
campo Status de doc. está establecido con el valor Z, y el texto es Documento
preliminar ya borrado. El documento no contiene ninguna posición.
502
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Tratamiento de documentos preliminares
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Crear, modificar, borrar y contabilizar documentos preliminares
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503
Capítulo 6
Lección 3
380
Gestionar entrada preliminar de documentos y
workflow
RESUMEN DE LA LECCIÓN
En esta lección se explican las opciones de workflow para los documentos de registro
preliminar.
Ejemplo empresarial
Dentro del departamento técnico, varios empleados participan en la contabilización de
documentos de gestión financiera (FI). Uno de ellos se encarga de registrar los documentos
de forma preliminar; mientras otro verifica la imputación, suplementa cualquier objeto de
imputación faltante y posteriormente comprueba que se hayan realizado las
contabilizaciones con el fin de actualizar las cifras de movimientos. El departamento está
interesado en saber en qué medida la aplicación SAP ERP ofrece soporte para este proceso.
Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos:
●
●
Una buena comprensión de cómo usar el workflow para los documentos de registro
preliminar
Una buena comprensión de las ventajas de la utilización del workflow para los documentos
de registro preliminar
Use user WF-FI-1 and password as WELCOME for the demo and exercise.
OBJETIVOS DE LA LECCIÓN
Después de completar esta lección, podrá:
●
504
Comprender los aspectos básicos del workflow
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Procesos de workflow
Figura 152: Workflow de un vistazo
Cinco cuestiones fundamentales
Figura 153: Cinco cuestiones fundamentales en cualquier proceso empresarial
SAP Business Workflow tiene las siguientes dimensiones de proceso:
●
Estructura organizativa: Se refiere a los procesadores que son responsables del trabajo
por realizar.
●
●
●
Estructura de proceso: Se refiere al orden en que se realiza el trabajo.
Función: Se refiere a qué trabajo debe realizarse.
Información: Se refiere a qué datos se implementan para realizar el trabajo.
Las dimensiones de proceso se combinan para permitir que los procesos empresariales se
lleven a cabo con la mayor eficacia posible.
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505
Capítulo 6: Entrada preliminar
El proceso que se modelará como workflow se graba en la aplicación SAP ERP como
parámetros mediante una herramienta de definición gráfica. Durante el proceso, la
herramienta para gestión de workflow, es decir, la aplicación SAP ERP, efectúa todas las
tareas que se idearon durante la definición del proceso. Como resultado, se libera a los
usuarios de cualquier tarea organizativa evitable.
Beneficios de SAP Business Workflow
Figura 154: Beneficios de SAP Business Workflow
SAP Business Workflow soporta los procesos de su empresa dentro de la aplicación SAP ERP.
El workflow ofrece soporte para la comunicación entre procesos empresariales ejecutados en
sistemas distintos.
SAP Business Workflow le brinda toda la información necesaria para realizar el próximo paso
en el proceso empresarial.
La aplicación SAP ERP brinda modelos estándares de workflow que modelan los procesos
empresariales. Puede adaptar estos modelos de workflow de SAP Business Workflow o crear
los suyos propios.
506
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Arquitectura de gestión de workflow
Figura 155: Arquitectura de gestión de workflow
Workflow significa el trabajo correcto en el momento apropiado asignado al empleado más
idóneo.
SAP Business Workflow cuenta con una arquitectura de tres niveles. Esta modularización de
los componentes brinda la base para una alto grado de flexibilidad.
La arquitectura de tres niveles de SAP Business Workflow se explica de la siguiente
forma:
●
●
●
El trabajo correcto
Las tareas o pasos realizados durante el workflow se deben implementar en el Business
Object Repository (BOR) como método para un tipo de business object.
En el momento apropiado
El nivel de proceso describe el proceso empresarial como una secuencia de pasos
individuales. La definición de workflow consiste en el total de todos los pasos. Los pasos
individuales pueden referirse a métodos de BOR, pero también se pueden usar para
controlar el proceso. Por ejemplo, puede usar pasos individuales para permitir
procesamiento de tipo loop, consultar condiciones o proporcionar valores en la interfaz
(contenedor). Se puede usar el Workflow Builder para actualizar el nivel del proceso.
Para el empleado más idóneo
El nivel de organización establece un enlace con la estructura organizativa. Hay un grupo
de responsables potencialmente disponibles para cada tarea que se efectúa como parte
del workflow. Puede restringir este grupo al especificar las restricciones del responsable
en el paso de workflow. Los responsables seleccionados reciben un work item en su
Business Workplace durante el tiempo de ejecución. Cuando se ejecuta el work item, se
inicia el método correspondiente del tipo de business object.
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507
Capítulo 6: Entrada preliminar
Workflow – Diseño y Flujo de proceso
Figura 156: Workflow – Diseño y flujo de proceso
Los workflows se inician mediante un evento desencadenante. Los eventos se utilizan para
visualizar las modificaciones de status de los objetos dentro de la aplicación SAP ERP. Al igual
que en el caso de los métodos, los eventos se definen en el Object Repository para cada clase
de objeto. Los eventos se desencadenan en las aplicaciones correspondientes.
Por ejemplo, el workflow para la cuenta aprobación de asignación, WS0100000, se inicia
mediante el desencadenamiento de marca para evento de modificación organizativa. El
evento se desencadena cuando un documento preliminar se graba con la especificación de
una medida.
Los work items representan tareas de paso individual durante el tiempo de ejecución. El
gestor de workflow los envía a los empleados responsables.
Si un responsable acepta un work item para tratamiento, dicho work item desaparece de las
carpetas de entrada del resto de posibles responsables.
El método de objeto correspondiente se llama cuando se procesa un work item.
508
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Figura I-4: Workflow – Design and Process Flow II
The business process is stored in the workflow definition. The event-driven process chain
(EPC) is used to display the process. Single-step tasks are essential elements of the workflow
definition.
Single-step tasks:
●
●
Represent the SAP functions from a business point of view
Every single-step task uses precisely one method
The SAP Business Workflow is based on an object-oriented structure. Objects are defined in
the object repository provided by SAP.
Object methods:
●
●
●
Represent the SAP functions from the view of the business object (technical view - for
example, create, delete, change)
Provide a uniform, transparent interface for SAP functions (transactions, function
modules, reports and so on)
Help encapsulate the functions
The processors responsible for a specific activity in the workflow are defined either by their
assignment to an object of the organizational structure or by means of a rule. Rules are used
to dynamically determine the responsible processors. This is independent of information that
is only available at runtime.
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509
Capítulo 6: Entrada preliminar
Workflow para un documento preliminar
Figura 157: Diseño de workflow para un documento preliminar
Preguntas para un proceso empresarial
En cada paso del proceso empresarial, debe cuestionarse lo siguiente:
Pregunta
¿Qué trabajo debe llevarse a cabo?
Con pasos de diálogo, ¿quién debe hacer el
trabajo?
¿Qué texto se visualizará en el puesto de
trabajo del destinatario del work item?
510
Resultado
La respuesta a esta pregunta le indica la
clase y el método de objeto que requiere.
La respuesta a esta pregunta le indica que
los procesadores son los responsables.
Este texto se actualiza como una tarea al
crear el paso. Defina las respuestas en el
diseño.
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Área de aplicación
Figura 158: Workflow – Áreas de aplicación
Tareas relacionadas con workflow:
●
●
●
●
●
●
●
Contabilizar facturas
Liberar solicitudes de pedido
Modificar maestros de materiales
Autorizar baja
Crear cuentas de deudor
Borrar pedidos
Crear solicitudes de cobertura de aprovisionamiento a través de Internet
Las tareas representan pasos del proceso empresarial. Durante la definición del workflow, se
puede deshacer el proceso que desea formar en tareas individuales. La definición del
workflow determina las tareas y el orden en el que deben llevarse a cabo durante el proceso.
La tarea hace referencia a un tipo de objeto específico en el BOR y a un método específico en
la definición de workflow. En casos excepcionales, un proceso empresarial puede incluir solo
una tarea. Sin embargo, se puede crear una definición de workflow incluso para dichos casos.
Los work items representan tareas en flujo de tiempo de ejecución de workflow. Los work
items aparecen en la carpeta de entrada del destinatario.
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511
Capítulo 6: Entrada preliminar
Figura I-5: Workflow Definition – Workflow Builder
The Workflow Builder is the main tool of the WebFlow Engine. The Workflow Builder allows
workflow definitions to be created, changed, tested, and displayed.
Definición de tarea – Posibles responsables
Figura 159: Definición de tarea – Posibles responsables
A cada una de las tareas debe asignársele posibles responsables. Los responsables son
grupos de empleados de su empresa que realizan sus respectivas tareas.
To define the possible processors, choose Additional Data → Store Processor Assignment.
In the definition, you can select Properties and create a general task, or you can establish a
link to an organizational object with Processor Assignment → Create. Any user in the system
can perform general tasks. You do not need to use human resources (HR) to link up to
organizational objects. These functions are provided together with the Basis module.
512
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Pasos del workflow y posibles responsables
Figura 160: Pasos del workflow y posibles responsables
Al introducir una función en la definición de workflow, se puede definir un paso de workflow.
En este paso de workflow, se pueden indicar los posibles responsables y descartar los
responsables de forma explícita. En la figura se indica la manera de asignar responsables
durante el paso de workflow.
La aplicación SAP ERP calcula la intersección de posibles responsables y empleados
responsables durante el tiempo de ejecución. El sistema verifica entonces y garantiza que
ningún usuario incluido haya sido excluido de la definición de paso de workflow. Si los
resultados de ambas inspecciones son positivos, el usuario recibe un work item en la carpeta
de entrada asignada y pasa así a formar parte de un destinatario del work item.
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513
Capítulo 6: Entrada preliminar
Interfaz de usuario de Business Workplace
Figura 161: Interfaz de usuario – Carpeta de entrada del sistema SAP
Business Workplace consta del siguientes ámbitos de imagen:
●
●
●
514
Árbol de selección
Podrá encontrar el árbol de selección a la izquierda del Business Workplace. Desde el árbol
de selección puede seleccionar work items pendientes de ejecución, workflows ya
iniciados y documentos.
Pool de trabajo
El pool de trabajo se visualiza en el extremo superior derecho de la pantalla Business
Workplace. En la carpeta workflow, el sistema incluye automáticamente las entradas en
grupos. Existen carpetas especiales en las que puede encontrar work items vencidos o de
vencimiento de fechas. Si marca Carpeta de entrada en el árbol de selección, podrá ver
todos los work items y documentos en este ámbito de imagen.
Vista previa de work item
Se visualiza como vista previa del work item seleccionado en el pool de trabajo en la parte
inferior derecha de la imagen. Sin embargo, observe que no están disponibles todas las
funciones de Visualizar/Entrar al sistema. El usuario cuenta con la posibilidad de tomar
una decisión desde la vista previa del work item.
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Carpeta de entrada
Figura 162: Carpeta de entrada
Los work items pueden ejecutarse directamente en el pool de trabajo. Las correspondientes
aplicaciones se inician automáticamente. Se puede acceder a las aplicaciones con los datos
requeridos haciendo doble clic en ellas. Los receptores pueden visualizar los anexos para el
work item e incorporar otros nuevos. Se pueden incorporar varias clases de documentos a un
work item en calidad de anexo, por ejemplo, documentos SAPscript, documentos de
Microsoft Office y páginas de Internet.
WebFlow Engine determina quiénes serán los receptores del work item. Todos los
destinatarios seleccionados pueden visualizar y realizar el work item al aceptarlo. Sin
embargo, únicamente un usuario puede realizar un work item a la vez.
Al seleccionar el pulsador Devolver puede deshabilitar el status reservado del work item, que
coloca el status de work item en Listo, y todos los responsables seleccionados pueden
acceder al mismo. Es posible definir que la finalización del tratamiento de un paso de
workflow debe confirmarse de forma explicita. Una vez realizado el tratamiento de un work
item, aparece una ventana de diálogo en la que es posible completar el tratamiento del work
item. El work item sigue estando incluido en el pool de trabajo y su status queda fijado como
Ejecutado si selecciona Cancelar en este momento.
Puede establecer Fijar como terminado en el pool de trabajo para work items con status
Ejecutado. El work item puede realizarse o transferirse siempre que no se haya seleccionado
Fijar como terminado.
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515
Capítulo 6: Entrada preliminar
Proceso de workflow para documentos contables
Figura 163: Asignar variantes de workflow a sociedades
Pueden crearse variantes de workflow para la entrada preliminar de documentos en el
Customizing para FI. En el Customizing se especifica si la liberación del documento se activa,
junto con el importe mínimo.
You can find out the workflow templates that are delivered in the accounts payable
accounting document of the FI documentation. You can obtain more information on workflow
under Cross-Application Functions in the SAP Business Workflow document.
Es posible asignar variantes de workflow a sociedades. No se liberan documentos si no se
asigna una variante de workflow a una sociedad.
The workflow variant and the corresponding company codes must have the same currency.
DISCUSIÓN CON MODERADOR
¿Cuándo tiene sentido definir la misma variante de workflow para diferentes sociedades?
How to Demonstrate the Parking of Documents Using Workflow
First, make sure that workflow variant 1000 is defined for your company code. You then park
the document, which starts a workflow. Next, another employee receives the parked
document for further processing (to release the amount). You log on under a different user
name and release the amount for your document.
1. Define workflow variant 1000 (IDES FIPP-WF variant) for company code AC##.
516
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
a) Check the workflow variant in Customizing for Financial Accounting (New) under
Financial Accounting Global Settings (New) → Global Parameters for Company
Code → Enter Global Parameters.
b) Select the row for company code AC##.
c) Choose the Detail pushbutton.
d) On the Change View “Company Code Global Data”: Details screen, under the
Processing parameters screen area, enter 1000 (IDES FIPP-WF variant) in the
Workflow variant field.
e) Save the entry.
f) Return to the main menu.
2. Park a document for a vendor invoice in company code AC## (vendor AC202-## for EUR
700). Use the workflow variant 1000.
Nota:
Make sure you enter the invoice with the document parking transaction FV60
(Accounts Payable → Document Entry → Document Parking → Park or Edit
Invoice). Choose Park or Save Fully.
a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Document Parking → Park or
Edit Invoice (FV60).
b) On the Park Vendor Invoice screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Vendor
Invoice date
Posting Date
Company Code
Amount
Currency
Calculate tax
Tax Code
Text
G/L acct
D/C
Amount in doc. curr.
Value
AC202-##
Current date
Current date
AC##
700
EUR
Select
1I (10% course input tax)
Invoice parking
476000
D
*
c) Choose Document → Save as completed. The following message is displayed in the
status bar:
Document 19000000xx AC## was parked
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517
Capítulo 6: Entrada preliminar
d) Note the document number.
3. Display the parked document. Where can you get information on the subject of workflow
and what is the information available?
a) You can also go directly from the entry screen to the document display by choosing
Document → Display.
Consejo:
Alternatively, on the SAP Easy Access screen, choose
Accounting → Financial Accounting → Accounts
Payable → Document → Display (FB03).
On the Display Document: Initial Screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Value
Company Code
AC##
Document Number
Document number parked
Fiscal Year
Current year
Choose the Document List pushbutton.
b) On the Display Parked Vendor Invoice screen, click the Workflow tab.
You can find information about workflow control here. A release is required and the
approval path 1000 is shown.
4. Look at the workflow and verify the users who are able to release your parked document.
a) On the SAP Easy Access screen, choose SAP Menu → Office → Workplace.
b) On the Business Workplace screen, choose Outbox → Started workflows.
c) In the right pane, choose the transaction by clicking the work item title.
d) Choose the Display Workflow Log pushbutton. The amount still has to be released.
e) On the Workflow Log screen, choose Processor to display additional information.
f) Return to the main menu.
5. Log on to your system and client with user name WF-FI-1. The password will be provided.
Release the document you parked yourself under a different user name. Look at the log for
this and log user WF-FI-1 off from the system.
a) Log on to the system with user name WF-FI-1.
b) Enter the following data:
Field Name or Data Type
Value
Client
Is designated by your instructor
System
User
Password
518
Is designated by your instructor
WF-FI-1
Is designated by your instructor
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Field Name or Data Type
Language
Value
Local Language
c) When the License Information for Multiple Logon dialog box appears, choose Continue
with this log on without ending existing logons.
Nota:
Using worklist in the office area, you can find a list of documents available
for processing.
d) On the SAP Easy Access screen, choose Office → Workplace.
e) On the Business Workplace of WF-FI-1 screen, choose Inbox → Workflow → Grouped
according to task → Release Amount.
f) In the right pane, select the document you want to process.
Select the document posted by you under a different user name.
g) Choose the Execute pushbutton. The document is displayed.
h) On the Release Parked Vendor Invoice screen, verify the document.
Nota:
The document is OK and can be posted.
i) Choose the Release pushbutton to release the document. The amount release process
is now finished.
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519
Capítulo 6: Entrada preliminar
520
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Capítulo 6
Ejercicio 33
391
Indicar un documento financiero mediante
entrada preliminar de documento y workflow
Ejemplo empresarial
Desea utilizar un workflow en su sociedad para la entrada preliminar de documentos. Para
documentos con un valor superior a 500 EUR, el importe debe ser liberado por un empleado
autorizado.
En primer lugar, compruebe que la variante de workflow 1000 está fijada para su sociedad.
Después, registre el documento de forma preliminar y así se iniciará un workflow. Después,
otro empleado recibirá el documento preliminar para su tratamiento posterior (para liberar el
importe). Entre al sistema con un nombre de usuario distinto y libere el importe del
documento.
1. Verificar si la variante de workflow 1000 (variante IDES FIPP-WF) se define para sociedad
AC##.
2. Registre un documento de forma preliminar para una factura de acreedor en la sociedad
AC## (acreedor AC202-## para 700 EUR). Use la variante de workflow 1000.
Nota:
Compruebe que ha introducido la factura mediante la operación de entrada
preliminar de documentos FV60 (Acreedores → Contabilización → Entrada
preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura). Seleccione
Registrar de forma preliminar o Grabar todo.
3. Visualice el documento preliminar. ¿Dónde puede obtener información acerca del
workflow y qué clase de información se encuentra disponible?
4. Observe el workflow y verifique los usuarios que pueden liberar su documento registrado
de forma preliminar.
5. Entre a su sistema y mandante con nombre de usuario WF-FI-1. Se le brindará la clave de
acceso. Libere el documento que introdujo de forma preliminar anteriormente con otro
nombre de usuario. Examine el log de sistema resultante y salga del sistema con el
nombre de usuario WF-FI-1.
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521
Capítulo 6
Solución 33
392
Indicar un documento financiero mediante
entrada preliminar de documento y workflow
Ejemplo empresarial
Desea utilizar un workflow en su sociedad para la entrada preliminar de documentos. Para
documentos con un valor superior a 500 EUR, el importe debe ser liberado por un empleado
autorizado.
En primer lugar, compruebe que la variante de workflow 1000 está fijada para su sociedad.
Después, registre el documento de forma preliminar y así se iniciará un workflow. Después,
otro empleado recibirá el documento preliminar para su tratamiento posterior (para liberar el
importe). Entre al sistema con un nombre de usuario distinto y libere el importe del
documento.
1. Verificar si la variante de workflow 1000 (variante IDES FIPP-WF) se define para sociedad
AC##.
a) Defina la variante de workflow en Customizing para Gestión financiera (Nuevo) en
Parametrizaciones globales de gestión financiera (Nuevo) → Parámetros globales para
la sociedad → Indicar parámetros globales.
b) Seleccione la fila para sociedad AC##.
c) Seleccione el pulsador Detalles.
d) En la pantalla Modificar la vista "Datos globales de sociedades": Detalles, en el área de
pantalla Parámetros de procesamiento, indique 1000 (variante IDES FIPP-WF) en el
campo Variante de workflow.
e) Grabe la entrada.
f) Vuelva al menú principal.
2. Registre un documento de forma preliminar para una factura de acreedor en la sociedad
AC## (acreedor AC202-## para 700 EUR). Use la variante de workflow 1000.
Nota:
Compruebe que ha introducido la factura mediante la operación de entrada
preliminar de documentos FV60 (Acreedores → Contabilización → Entrada
preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura). Seleccione
Registrar de forma preliminar o Grabar todo.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera →
Acreedores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma
preliminar la factura (FV60).
522
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de acreedor, indique los datos
siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Acreedor
Fecha de factura
Fecha de contabilización
Sociedad
Valor
AC202-##
Fecha actual
Fecha actual
AC##
Importe
700
Moneda
Calcular impuesto
Indicador de impuestos
Texto
Cuenta de mayor
D/C
Impte. en mon.doc.
EUR
Seleccionar
1I (10% IVA soportado)
Entrada preliminar factura
400200
D
*
c) Seleccione Documento → Grabar como completo. Se visualiza el siguiente mensaje en
la barra de status:
El documento 19000000xx AC## se registró de forma preliminar
d) Registre el número de documento.
3. Visualice el documento preliminar. ¿Dónde puede obtener información acerca del
workflow y qué clase de información se encuentra disponible?
a) También es posible acceder directamente desde la pantalla de entrada a la
visualización del documento seleccionando Documento → Visualizar.
Consejo:
De manera alternativa, en la pantalla SAP Easy Access, seleccione
Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Documento → Visualizar
(FB03).
En Visualizar documento: Pantalla inicial, indique los datos siguientes:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Sociedad
AC##
Número de documento
Ejercicio
Número de documento registrado
de forma preliminar
Año en curso
Seleccione el pulsador Lista de documentos.
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523
Capítulo 6: Entrada preliminar
b) En la pantalla Visualizar Factura de acreedor registrada de forma preliminar, haga clic
en la ficha Workflow.
Aquí encontrará información sobre el control de workflow. Se requiere una liberación y
se muestra la vía de liberación 1000.
4. Observe el workflow y verifique los usuarios que pueden liberar su documento registrado
de forma preliminar.
a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione SAP Menu → Office → Workplace.
b) En la pantalla Business Workplace seleccione Salida → Workflows lanzados.
c) En el área derecha de la pantalla, seleccione la operación mediante un clic en el título
del work item.
d) Seleccione el pulsador Visualizar log de workflow. Todavía debe liberarse el importe.
e) En la pantalla Log de workflow seleccione Responsable para visualizar más
información.
f) Vuelva al menú principal.
5. Entre a su sistema y mandante con nombre de usuario WF-FI-1. Se le brindará la clave de
acceso. Libere el documento que introdujo de forma preliminar anteriormente con otro
nombre de usuario. Examine el log de sistema resultante y salga del sistema con el
nombre de usuario WF-FI-1.
a) Entre en el sistema con el nombre de usuario WF-FI-1.
b) Indique los siguientes datos:
Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Sistema
Determinado por el encargado del curso
Usuario
WF-FI-1
Nivel de
Determinado por el encargado del curso
Clave de acceso
Idioma de entrada al sistema
Determinado por el encargado del curso
Inglés
c) Seleccione Intro.
d) Cuando aparezca la ventana de diálogo Información de licencia para múltiples
sesiones, marque Continuar con esta sesión sin cancelar las actuales.
Nota:
Mediante pool de trabajo en área de oficina encontrará una lista de
documentos disponibles para su tratamiento.
e) En la pantalla de SAP Easy Access, seleccione Office → Workplace.
f) En la pantalla Business Workplace de WF-FI-1 seleccione Carpeta de
entrada → Workflow → Agrupados de acuerdo a la tarea → Liberar importe.
g) En el área derecha de la pantalla, seleccione el documento que desea procesar.
524
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
Seleccione el documento que contabilizó de forma preliminar anteriormente con otro
nombre de usuario.
h) Seleccione el pulsador Ejecutar. Se visualiza el documento.
i) En la pantalla Liberar factura de acreedor registrada de forma preliminar, verifique el
documento.
Nota:
El documento es correcto y puede contabilizarse.
j) Seleccione el pulsador Liberar para liberar el documento. Ha finalizado el proceso de
liberación del importe.
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525
Capítulo 6: Entrada preliminar
Configuración de la entrada preliminar de documento mediante workflow
Figura 164: Cálculo de la vía de liberación
Es posible aplicar procedimientos de liberación diferentes a múltiples cuentas de deudor y
acreedor. Se puede controlar esto mediante el campo Liberar grupo del registro maestro de
contabilidad de deudores y acreedores.
El grupo de liberación es necesario con el fin de establecer la vía de liberación durante el
tratamiento. La vía de liberación queda determinada por la variante de workflow en relación
con la clase de documento y el grupo de liberación.
La vía de liberación y el importe determinan el subworkflow que se inicia al liberar el importe y
quién debe realizar la liberación. Si no se define ningún grupo de liberación, se utiliza el grupo
de liberación inicial para poder acceder.
Asignación de subworkflows
Figura 165: Asignación de subworkflows
El procedimiento de liberación está representado por subworkflows en la definición del
workflow. En la entrada preliminar de documentos, se asignan importes a las variantes de
workflow (en combinación con las vías de liberación), los cuales determinan los
procedimientos de liberación a iniciar y ejecutar. Los subworkflows controlan los
procedimientos de liberación individuales, como la cantidad de niveles de liberación que se
deben superar.
Los subworkflows se ofrecen por defecto como modelos de workflow con fines de referencia.
Los siguientes son los subworkflows:
526
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
●
●
●
El primer subworkflow (WS10000052) contiene una liberación de un solo nivel.
El segundo subworkflow (WS10000053) contiene una liberación de dos niveles.
El tercer subworkflow (WS10000054) contiene una liberación de tres niveles.
En la liberación de un solo nivel, el usuario puede liberar el documento. La liberación de dos
niveles puede soportar el principio de verificación por dos personas, y la de tres niveles, el
principio de verificación por tres personas. Los documentos preliminares desencadenan el
subworkflow correspondiente durante la entrada inicial.
How to Configure Financial-Specific Items
Show company code AC00 in the exercise as an example of the sequence of a workflow. You
can show the Customizing settings for the workflow in Financial Accounting before showing
the application side.
1. Check the details of the workflow variant for parking documents.
a) Check the settings in Customizing for Financial Accounting (New) under Financial
Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document
Parking → Create Workflow Variant for Parking Documents.
b) On the Change View “Preliminary Posting Workflow Link”: Overview screen, select the
row for workflow variant 1000.
c) Choose the Detail pushbutton.
d) On the Change View “Preliminary Posting Workflow Link”: Details screen, check that
Post Release is selected and 500.00 is displayed in the Release as of field. If this is not
the case, make the appropriate changes and save the settings.
e) Return to the main menu.
2. Assign a company code to a workflow variant.
a) Check the settings in Customizing for Financial Accounting (New) under Financial
Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document
Parking → Assign Company Code to a Workflow Variant.
b) On the Change View “Workflow Variants”: Overview screen, check the company code
assigned to workflow variant 1000.
c) Return to the main menu.
3. Check the release approval group for parking documents.
a) Check the settings in Customizing for Financial Accounting (New) under Financial
Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document
Parking → Define Release Approval Groups for Parking Documents.
b) On the Change View “Release Groups”: Overview screen, check that approval group
1000 is displayed.
c) Do not close this session.
4. Check the release group in accounts payable.
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527
Capítulo 6: Entrada preliminar
a) Create a new session.
b) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial
Accounting → Accounts Payable → Master Records → Change (FK02).
c) On the Change Vendor: (Initial Screen) screen, enter the following data:
Field Name or Data Type
Vendor
Company Code
Accounting info
Value
AC202-00
AC00
Select
d) On the Change Vendor: Accounting information Accounting screen, enter 1000 (CoCd
1000, Vendor 2200) in the Release group field.
e) Do not close this session.
5. Check the release approval paths and release procedures for parking documents.
a) Switch to the Customizing session.
b) Go to Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global
Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Define
Release Approval Paths for Parking Documents.
c) Check that the approval path name for approval path 1000 is specified as IDES CoCd
1000.
d) Return to the main menu.
e) Go to Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global
Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Assign
Release Approval Paths for Parking Documents.
f) On the Change View “Release Approval Path Allocation”: Overview screen, check that
approval path 1000 is specified for workflow variant 1000.
g) Return to the main menu.
h) Go to Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global
Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Assign
Release Approval Procedure for Parking Documents.
i) On the Change View “Subworkflow Allocation”: Overview screen, check the
subworkflow templates assigned to the workflow variant 1000 with approval path
1000.
j) Return to the main menu.
k) Go to Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global
Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Define
Users with Approval Procedure for Parking Documents.
l) On the Change View “People with Release Authorization (Parked Documents)” screen,
check the approval paths, subworkflow release levels, and release amounts for
workflow variant 1000.
528
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Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow
RESUMEN DE LA LECCIÓN
Ahora podrá:
●
Comprender los aspectos básicos del workflow
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529
Capítulo 6: Entrada preliminar
530
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Capítulo 6
399
Evaluación de la formación
1. ¿Qué funciones le permiten grabar en forma provisional los datos registrados?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Función Entrada preliminar
B Función Retención
C Función Grabar
D Función Insertar
2. Los documentos que retiene la aplicación SAP ERP no tienen que estar completos.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
3. No puede completar, verificar o contabilizar los documentos preliminares con
posterioridad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
4. La función Entrada preliminar se puede utilizar para doble control.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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531
Capítulo 6: Evaluación de la formación
5. Para registrar documentos de forma preliminar, se pueden usar modelos de asignación de
cuenta y la funcionalidad "Contabilizar con referencia".
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
6. ¿Para cuál de los siguientes se pueden introducir documentos?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Cuentas de deudor
B Cuentas de mayor
C Cuentas de existencias
D Factura de ventas
7. Es posible contabilizar documentos preliminares como operaciones estándar de forma
individual o utilizando una lista de selección.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. Puede ejecutar una verificación de integridad opcional durante la entrada preliminar del
documento.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. Identifique los campos que no se pueden cambiar al modificar los documentos
preliminares.
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
532
A Moneda
B Clase o número de documento
C Sociedad
D Objetos de imputación
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Capítulo 6: Evaluación de la formación
10. Las normas de modificación de documentos almacenados para los documentos
contabilizados en la aplicación SAP ERP se aplican a los documentos preliminares.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. No es posible reutilizar el número de documento del documento borrado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
12. SAP Business Workflow tiene ___ dimensiones de proceso.
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Dos
B Tres
C Cuatro
D Cinco
13. ¿Qué clase de arquitectura usa SAP Business Workflow?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Dos niveles
B Tres niveles
C Un nivel
D Cuatro niveles
14. Los workflows normalmente se inician mediante un evento desencadenante.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
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533
Capítulo 6: Evaluación de la formación
15. Al introducir una función en la definición de workflow, se define un paso de workflow.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
16. Mediante la función Retener documento se asigna un número de documento utilizando la
clase de documento.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
17. ¿Cuál de las afirmaciones siguientes son correctas?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Es posible asignar distintas variantes de workflow a una sociedad.
B A una tarea solo se le puede asignar un posible responsable.
C Es posible diseñar secuencias de workflow de varios niveles.
D La misma variante de workflow puede asignarse a varias sociedades.
18. Un work item puede realizarse o transferirse siempre que no se haya seleccionado Fijar
como terminado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
19. No es posible aplicar procedimientos de liberación diferentes a cuentas de deudor y
acreedor distintas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
534
Verdadero
Falso
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Capítulo 6
403
Respuestas a la Evaluación de la formación
1. ¿Qué funciones le permiten grabar en forma provisional los datos registrados?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Función Entrada preliminar
B Función Retención
C Función Grabar
D Función Insertar
2. Los documentos que retiene la aplicación SAP ERP no tienen que estar completos.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
3. No puede completar, verificar o contabilizar los documentos preliminares con
posterioridad.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
4. La función Entrada preliminar se puede utilizar para doble control.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
535
Capítulo 6: Respuestas a la Evaluación de la formación
5. Para registrar documentos de forma preliminar, se pueden usar modelos de asignación de
cuenta y la funcionalidad "Contabilizar con referencia".
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
6. ¿Para cuál de los siguientes se pueden introducir documentos?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Cuentas de deudor
B Cuentas de mayor
C Cuentas de existencias
D Factura de ventas
7. Es posible contabilizar documentos preliminares como operaciones estándar de forma
individual o utilizando una lista de selección.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
8. Puede ejecutar una verificación de integridad opcional durante la entrada preliminar del
documento.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
9. Identifique los campos que no se pueden cambiar al modificar los documentos
preliminares.
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
536
A Moneda
B Clase o número de documento
C Sociedad
D Objetos de imputación
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 6: Respuestas a la Evaluación de la formación
10. Las normas de modificación de documentos almacenados para los documentos
contabilizados en la aplicación SAP ERP se aplican a los documentos preliminares.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
11. No es posible reutilizar el número de documento del documento borrado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
12. SAP Business Workflow tiene ___ dimensiones de proceso.
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Dos
B Tres
C Cuatro
D Cinco
13. ¿Qué clase de arquitectura usa SAP Business Workflow?
Seleccione la respuesta correcta.
X
X
X
X
A Dos niveles
B Tres niveles
C Un nivel
D Cuatro niveles
14. Los workflows normalmente se inician mediante un evento desencadenante.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
537
Capítulo 6: Respuestas a la Evaluación de la formación
15. Al introducir una función en la definición de workflow, se define un paso de workflow.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
16. Mediante la función Retener documento se asigna un número de documento utilizando la
clase de documento.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
Mediante la función Entrada preliminar se asigna un número según la clase de documento.
Mediante Retener documento, el usuario asigna una denominación.
17. ¿Cuál de las afirmaciones siguientes son correctas?
Seleccione las respuestas correctas.
X
X
X
X
A Es posible asignar distintas variantes de workflow a una sociedad.
B A una tarea solo se le puede asignar un posible responsable.
C Es posible diseñar secuencias de workflow de varios niveles.
D La misma variante de workflow puede asignarse a varias sociedades.
Una variante de workflow puede utilizarse en relación con varias sociedades. Es posible
crear secuencias de workflow de varios niveles. Normalmente, a cada tarea individual se le
pueden asignar varios posibles responsables.
18. Un work item puede realizarse o transferirse siempre que no se haya seleccionado Fijar
como terminado.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
538
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
Capítulo 6: Respuestas a la Evaluación de la formación
19. No es posible aplicar procedimientos de liberación diferentes a cuentas de deudor y
acreedor distintas.
Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
X
X
Verdadero
Falso
© Copyright . Reservados todos los derechos.
539