Proyecto Sitio Alterno Ciudad de Querétaro – Empresa XYZ Formato de solicitud, análisis y evaluación de Cambio 1. Solicitud de Cambio A. Información General Nombre del proyecto: Proyecto Sitio Alterno Ciudad de Querétaro – Empresa XYZ Nombre del Solicitante: Héctor Guerrero López Área: e-mail: Elaborado por: Operaciones Clave del Proyecto: Fecha: Tel/Ext: XYZ 27082023 04-09-2023 +56965487290 [email protected] Iván Cortés Alvarado Folio del Cambio: REG XYZ-CC-VO001 B. Solicitud del Cambio 1. Descripción del cambio propuesto Se solicita adelantar a fecha de entrega de las nuevas instalaciones del sitio alterno en 30 días, debido a razones estratégicas de tipo operacional. 2. Justificación del cambio propuesto Con este cambio propuesto, la empresa XYZ busca ganar una ventaja competitiva en el mercado de seguros en la ciudad de Querétaro, dado que ha identificado que la competencia en la región es limitada (hay un solo competidor en el mercado), en comparación con otras ciudades de México. 3. impacto si el cambio no es implementado Si el cambio no es implementado, puede haber consecuencias en lo que respecta a la competitividad, principalmente dado que se podría perder una posición de entrada al mercado de Querétaro, lo cual va de la mano de igual forma con retraso en beneficios económicos para la empresa. Por otro lado, también podría generarse conflictos internos, debido a la falta de compromiso de los lideres de la empresa en toma de decisiones estratégicas. 4. Alternativas Las alternativas para abordar esta solicitud de cambio son: a) Aceptar la propuesta: adelantar el plazo de entrega del proyecto, para aprovechar la ventaja competitiva de posición en el mercado. Además permitiría generar ingresos económicos de forma más temprana. La desventaja seria que este cambio puede requerir recursos adicionales impactando la planificación y el presupuesto. b) Rechazar la propuesta: mantener el plazo de entrega original del proyecto, en donde las ventajas serian reducir el riesgo de la calidad de terminación del proyecto, y no alterar el presupuesto original; y por otro lado las desventajas serian perder una posibilidad de ser competitivos en el mercado, el descontento de skateholders, y retraso de beneficios económicos para la empresa. Solicitud, Análisis y Evaluación de cambios 1 de 6 Proyecto Sitio Alterno Ciudad de Querétaro – Empresa XYZ Formato de solicitud, análisis y evaluación de Cambio c) Adelantar la fecha de entrega del proyecto, pero no a la requerida por el skateholder, en la que como ventaja corre la opción de poder tener mas flexibilidad en toma de decisiones acertadas que permita aprovechar algunas oportunidades de beneficio a la empresa; y como desventaja perder cierta ventaja competitiva por la entrada tarde al mercado. 5. Tipo de Cambio Tipo Tiempo Costo Recursos Aplica x x x Comentarios Aceleración para la entrega del proyecto en 30 días. Se requiere aumentar el presupuesto en al menos 12% Se requiere solicitar al contratista de construcción abrir dos frentes de trabajo con personal independiente para cada una. 6. Firma Solicitante Nombre: Héctor Guerrero López Firma: ____________________ Posición: Líder de Operaciones 7. Firma del Administrador del proyecto El AP es responsable, junto con el Solicitante de que la solicitud esté completa, correcta y claramente documentada, después de revisarla y discutirla con el solicitante y una vez que están en mutuo acuerdo del entendimiento del cambio solicitado formaliza la recepción de la misma a través de la firma de la misma. Nombre: Herman Mancilla Arcos Firma: ____________________ Solicitud, Análisis y Evaluación de cambios Posición: Líder de Proyecto 2 de 6 Proyecto Sitio Alterno Ciudad de Querétaro – Empresa XYZ Formato de solicitud, análisis y evaluación de Cambio 2. Análisis del Cambio C. Análisis del Cambio 1. Describir el Impacto que este cambio implica al proyecto en cuanto al Alcance (los productos/entregables). WBS 3 Producto/entregable Construcción del Sitio Alterno Implementación de Sitio Alterno Puesta en Marcha 4 Entrega de instalación a uso 1 2 Impacto Entrega anticipada de obras. Equipamiento para operaciones Nuevo Si No Adelantar la entrega de manual de operaciones Adelantar entrega del acta de cierre del proyecto, No No 2. Impacto en el presupuesto del proyecto Inicial/aprobado: Después del cambio Presupuesto CLP $ 1.250.000.000 CLP $ 1.400.000.000 % de diferencia + 12,00% Fase Estudio Preliminar Ingeniería de Detalle Ejecución Implementación Puesta en Marcha Recepción Inicial/aprobado CLP $ 10.000.000 CLP $ 40.000.000 CLP $ 700.000.000 CLP $ 350.000.000 CLP $ 35.000.000 CLP $ 15.000.000 Después del cambio CLP $ 10.000.000 CLP $ 40.000.000 CLP $ 850.000.000 CLP $ 350.000.000 CLP $ 35.000.000 CLP $ 15.000.000 Impacto en costos internos de tecnología Fase Inicial/aprobado Implementación CLP $ 100.000.000 Después del cambio CLP $ 100.000.000 3. Impacto en el cronograma del proyecto Inicial/aprobado: Después del cambio Solicitud, Análisis y Evaluación de cambios Duración 428 días. 398 días % de diferencia -7,00 % 3 de 6 Proyecto Sitio Alterno Ciudad de Querétaro – Empresa XYZ Formato de solicitud, análisis y evaluación de Cambio Inicial/Aprobado FASE Estudio Preliminar Ingeniería de Detalle Planificación Ejecución Implementación Puesta en Marcha Cierre del Proyecto Fecha de Inicio Fecha de Fin Después del cambio 30-08-2023 30-09-2023 Fecha de Inicio 30-08-2023 Fecha de Fin 01-10-2023 30-11-2023 01-10-2023 30-11-2023 01-12-2023 01-01-2024 15-12-2023 31-08-2024 31-12-2023 30-08-2024 30-08-2024 30-09-2024 01-12-2023 01-01-2024 15-12-2023 01-08-2024 31-12-2023 31-07-2024 31-07-2024 31-08-2024 01-10-2024 31-10-2024 01-09-2024 01-10-2024 30-09-2023 Impacto en esfuerzo en horas hombre de recursos internos de tecnología Inicial/Aprobado FASE Fecha de Inicio Implementación N/A Fecha de Fin N/A Después del cambio Fecha de Inicio N/A Fecha de Fin N/A 4. Impacto en otros recursos del proyecto El contratista de construcción debe velar por asegurar una correcta logística con sus proveedores en cuanto a la llegada oportuna de materiales e insumos; como también velar por un correcto mantenimiento de su maquinaria y equipos empleados para el proyecto, que minimice los riesgos de cumplimiento de nuevos plazos. Además tendrá que implementar doble turnos de trabajos. 5. Impacto en otros proyectos, áreas o sistemas (Interfaces e interdependencias) En cuanto a la interfaz, se debe procurar acelerar el termino de las obras civiles para poder realizar la implementación del sitio alterno, y a su vez que la implementación este concluida para realizar la puesta en marcha con las pruebas de instalaciones sanitarias y eléctricas. En cuanto a la interdependencia, se debe acelerar la liberación u otorgamiento de los permisos de construcción por parte del Estado de Querétaro para comenzar anticipadamente la construcción del sitio alterno, y por otro lado, que el contratista libere sus grúas de alto tonelaje que están siendo ocupadas en otro proyecto en Ciudad de México para poder realizar las instalaciones a tiempo de estructuras de gran tonelaje que forman parte de la construcción del sitio. Solicitud, Análisis y Evaluación de cambios 4 de 6 Proyecto Sitio Alterno Ciudad de Querétaro – Empresa XYZ Formato de solicitud, análisis y evaluación de Cambio 6. Revisión Inicial de la Solicitud de Cambio (Previa a pasar al Comité) – Si aplica Fecha de Revisión: ____05-09-2023________ Posición (relacionada al proyecto): Nombre de los revisores: Esther Arcos Zeballos Jefe de Oficina Técnica Importancia del Cambio: El equipo de revisores deberá de definir la importancia del cambio de acuerdo a los siguientes criterios: Necesario: Sin este cambio el producto del proyecto no cubre las funciones para las cuales fue solicitado, afectando la operación. Sería bueno tenerlo: El cambio es considerado una mejora que puede ser implementado en el momento que la carga de trabajo lo permita. Opcional: El cambio no es realmente necesario y es posible operar perfectamente sin que se implemente. ___ Necesario ___ Seria bueno tenerlo ___ Opcional: Recomendación Inicial: De acuerdo al criterio del equipo de revisión dar una recomendación al comité de cambios respecto a realizar, rechazar o posponer el cambio. __ Aprobarlo __X_ Rechazarlo para implementación ___ Posponerlo hasta: ____________ Razón de la recomendación: No es recomendable adelantar la fecha de término del proyecto, debido a que se afectara la calidad en la entrega de los trabajos de TI, principalmente en lo que respecta a implementación del sistema de seguridad de la información, el cual es fundamental para el correcto funcionamiento de emisión de pólizas de seguros y resguardar la información de los clientes. Lo anterior requiere de un tiempo mínimo determinado para las pruebas operacionales, de emisión y corroboración de resguardo de la información. Solicitud, Análisis y Evaluación de cambios 5 de 6 Proyecto Sitio Alterno Ciudad de Querétaro – Empresa XYZ Formato de solicitud, análisis y evaluación de Cambio 3. Evaluación del Cambio D. Decisión del Comité El comité lleva a cabo una revisión final y decide si se aprueba o rechaza la solicitud. Registre la decisión en la siguiente sección. X Aprobado Rechazado Se requiere más información Razón de la recomendación: Se rechaza la propuesta, dado que la empresa no tiene los recursos económicos disponibles para una inyectar al proyecto y así poder adelantar los plazos de entrega del proyecto, y por otro lado se prefiere resguardar los datos de los clientes y no correr riesgos que puedan afectar la imagen corporativa de la empresa. Instrucciones Específicas: Informar a skateholders de forma inmediata sobre esta decisión. Firmas Comité de Cambios: Para avalar la resolución los miembros del comité formalizan la misma a través de la firma del documento. Nombre Marco Cruces Posición Vicepresidente de Operaciones Jefe Oficina PMO Firma Rodrigo Vargas Javier Cabrera Solicitud, Análisis y Evaluación de cambios Jefe Prevención de Riesgos 6 de 6
