INFORMACION SOBRE MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado. Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración. Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa. Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma. Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan: Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes. Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización. Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales Limitantes en la elaboración de manuales administrativos Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor importancia: Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero. Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales. Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual. Clasificación de los manuales administrativos La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma. Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio: De Organización De Normas y Procedimientos De Puestos y funciones Manual de organización Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella. En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere: Historia y Descripción de la Empresa Misión, visión y objetivos de la empresa Legislación o base legal Estructura de la organización (organigrama General) Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área) Normas y políticas generales Manual de normas y procedimientos Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia. Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan. El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización. Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran alrededor de él; por lo tanto, la integración de varios de ellos representa al Manual de Normas y Procedimientos. La descripción de procedimientos abarca la siguiente información: Identificación del procedimiento Nombre Área de desempeño Codificación Descripción Genérica (objetivo) Normas generales Responsable de cada una de las actividades que lo integran Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades) Descripción de cada una de las actividades que lo integran Manual de puestos y funciones Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización. Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con otros puestos de trabajo. Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización. Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones. La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información: Identificación del Puesto de Trabajo Nombre Área de desempeño Codificación Descripción Genérica (objetivo) Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto Diarias o frecuentes Semanales Quincenales Mensuales Trimestrales Semestrales Anuales Ocasionales o eventuales Requisitos del ocupante del puesto (perfil) Nivel académico Habilidades y destrezas Conocimientos técnicos y/o específicos Metodología para la elaboración de manuales administrativos Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías preestablecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma: Recopilación de información Interpretación y diseño de la información Elaboración del manual Aprobación y actualización del manual Recopilación de información La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento. La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio. La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas. Interpretación y diseño de la información La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos. Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información. Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa. La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos. El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión. Elaboración del manual La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico. Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo. Aprobación y actualización del manual La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general. El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de la organización. Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos. Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las mismas. (gestiopolis, s.f) INFORMACIÓN SOBRE LA GESTIÓN DE RIESGOS Porque la gestión de riesgo es importante para las organizaciones. Aprenda como cómo la gestión de riesgos puede proteger a su organización de posibles peligros y asegurarse de que todo el mundo entiende los riesgos que conlleva su trabajo ¿Qué es la gestión de riesgos? La gestión del riesgo es el proceso de identificar, evaluar y minimizar el impacto del riesgo. En otras palabras, es una forma de que las organizaciones identifiquen los peligros y amenazas potenciales y tomen medidas para eliminar o reducir las posibilidades de que ocurran. Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, deben contar con una sólida gestión de riesgos. Esto se debe a que la gestión del riesgo ayuda a identificar y controlar proactivamente las amenazas y vulnerabilidades que podrían afectar negativamente a la organización. Hay todo tipo de riesgos a los que se enfrentan las organizaciones, como los financieros, los de seguridad y los de reputación, entre otros. Mediante la aplicación de una estrategia de gestión del riesgo, las empresas pueden protegerse de estos peligros y asegurarse de que están preparadas para cualquier situación. Propósito Entonces, ¿cuál es el objetivo de esta gestión? En pocas palabras, la gestión del riesgo tiene como objetivo proteger a una organización de posibles pérdidas o amenazas a su funcionamiento continuo. Esto puede incluir pérdidas financieras, daños a la reputación de la organización o perjuicios a los empleados. Tenga en cuenta que cuando se trata de la gestión del riesgo, no hay una solución única para todos. Cada organización es diferente y se encontrará con distintos tipos de riesgos. Por eso es tan importante que las organizaciones cuenten con un plan de gestión del riesgo. Un plan de gestión contiene todos los riesgos evaluados a los que se enfrenta la organización y las medidas correspondientes para mitigarlos. Al adoptar un enfoque proactivo, una organización puede reducir las posibilidades de que algo salga mal y minimizar los daños si algo, como un incidente, sucede. La gestión del riesgo es una parte esencial de cualquier organización, y debe recibir la atención que merece. ¿Cuáles son los 5 tipos de gestión de riesgos? Hay cinco tipos principales: 1. Aceptación del riesgo La aceptación es cuando una organización decide aceptar los riesgos asociados a una situación concreta. Con este tipo de gestión del riesgo, la empresa ha reconocido que no vale la pena el coste y el esfuerzo para mitigar los eventos que pueden ocurrir debido al riesgo. 2. Transferencia de riesgos La transferencia del riesgo se produce cuando una organización traslada los riesgos a otra parte, por ejemplo, mediante un seguro. Por ejemplo, cuando una persona o una organización contrata un seguro, el riesgo financiero relacionado con un acontecimiento desafortunado se transfiere a la compañía de seguros. 3. Evitar el riesgo Evitar el riesgo es cuando una organización toma medidas para prevenir o evitar que se produzca un riesgo concreto, como una lesión, una enfermedad o la muerte. La empresa mitiga estos riesgos no involucrándose en actividades o situaciones de riesgo. 4. Reducción de riesgos y prevención de pérdidas La prevención y la reducción de pérdidas se producen cuando una organización adopta medidas o métodos para reducir el impacto de un riesgo concreto que se produce. Combina la aceptación del riesgo, ya que reconoce el riesgo que conlleva, al tiempo que se centra en cómo reducir y contener la pérdida de la propagación. 5. Compartir el riesgo El riesgo compartido es cuando una organización distribuye el riesgo a todo el equipo. Este método retira la carga de los sucesos problemáticos a un departamento y la comparte con otros, de modo que los que pueden ayudar y prestar apoyo a ese problema puedan ayudar y controlar esos riesgos. ¿Cuáles son los principios de la gestión de riesgos? La gestión del riesgo consiste en identificar, evaluar y controlar los riesgos de una organización. El objetivo es proteger los activos de la organización, incluidos su personal, sus bienes y sus beneficios. ¿Cuáles son los 4 pasos del proceso de gestión de riesgos? La gestión de riesgos es una parte importante de cualquier organización, y debe tomarse en serio. La aplicación de una gestión de riesgos adecuada puede ayudar a mantener la seguridad de su organización. Con estos cuatro pasos, las organizaciones pueden protegerse de posibles daños y pérdidas. 1. Identificar los riesgos El primer paso en la gestión de riesgos es identificar los riesgos a los que se enfrenta su organización. Esto puede hacerse mediante una evaluación de riesgos, que consiste en revisar todos los posibles riesgos que podrían afectar a su empresa y registrarlos en un plan de gestión de riesgos. 2. Evaluar los riesgos La segunda etapa consiste en evaluar los riesgos identificados. Esto significa evaluar la probabilidad de que se produzca un riesgo y el daño que podría causar si se produjera. Se trata de una parte esencial, ya que la evaluación permite averiguar la conexión entre el riesgo y los diferentes factores que intervienen en la organización. 3. Tratar y gestionar el riesgo El tercer paso consiste en tratar los riesgos evaluados. Esto significa tomar medidas para reducir o eliminar los riesgos en la medida de lo posible. El proceso se realiza asignando a los expertos en sus campos el riesgo que pueden tratar y gestionar. 4. Revisión y seguimiento La cuarta y última etapa consiste en revisar y supervisar los riesgos que se han identificado y tratado. Esto implica el seguimiento del progreso del proceso de gestión del riesgo y la garantía de que todos los pasos se están siguiendo correctamente. Este paso también ayuda a garantizar que la mitigación de riesgos en vigor sigue siendo eficaz. Hay cinco principios clave de la gestión de riesgos: identificación de riesgos, análisis de riesgos, control de riesgos, financiación de riesgos y gestión de siniestros. Veamos cada una de ellas con más detalle. Identificación de riesgos – Es el proceso de identificación de los riesgos potenciales para una organización. Análisis de riesgos – Se trata de evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados. Control de riesgos – Implica tomar medidas para minimizar o eliminar el impacto de los riesgos potenciales. Financiación del riesgo – Es el proceso de asignación de recursos financieros para cubrir los costes asociados a los riesgos potenciales. Gestión de siniestros – Es el proceso de tramitación de las reclamaciones que puedan surgir como consecuencia de un riesgo 3 Ejemplos y aplicaciones de la gestión de riesgos Hay una serie de prácticas de gestión de riesgos que una organización puede utilizar, dependiendo de su tamaño y necesidades específicas. Algunos ejemplos estándar son: Riesgos de cumplimiento Las empresas deben vigilar regularmente su cumplimiento. Esto significa comprobar todos sus procesos, procedimientos y tecnologías actuales, y asegurarse de que se mantienen actualizados. Un sistema de gestión del riesgo puede ayudar a ello. Riesgos de seguridad La gestión del riesgo también puede aplicarse mejor a los riesgos de seguridad dentro de la empresa. De este modo, se puede prevenir de antemano cualquier lesión o peligro. Riesgo para la seguridad de la información ¿Ha oído hablar alguna vez de una violación de datos? A medida que la tecnología comienza a avanzar, cada vez más personas encuentran formas de hackear el sistema de una empresa para robar sus datos cibernéticos. Gracias a la gestión del riesgo, las empresas pueden planificar cuidadosamente cómo mejorar sus redes de información y ciberseguridad. ¿Cuáles son las 5 herramientas de gestión del riesgo? He aquí las cinco principales herramientas de gestión del riesgo: DAFO – Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas o DAFO ayuda a identificar los riesgos mediante la evaluación de cada área de la empresa. Análisis de la causa raíz – Es un método para identificar la fuente principal de un problema o riesgo y encontrar una solución para resolverlo. Registro de riesgos – Un registro de riesgos es útil para identificar los riesgos potenciales de un proyecto u organización, lo que puede ser útil para evitar cualquier problema potencial que pueda arruinar los resultados previstos. Matriz de probabilidad e impacto – Una matriz de probabilidad e impacto es una forma de priorizar los riesgos. Es importante priorizar el riesgo porque no se quiere perder el tiempo persiguiendo un riesgo pequeño y agotar los recursos. Lluvia de ideas – Esta herramienta permite evaluar cualquier idea que pueda ayudar a resolver cualquier problema que se produzca dentro de la empresa. (SafetyCulture, s.f)
