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José A. Brit
Brito
o
CONTABILIDAD
FINANCIERA
Ad
A
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aptt ad
ado
o a lla
a NIIF par
p ara
a llas
as PYME
(VEN-NIF PYME)
TOMO I
Ediciones
Centro de Contadores
PRÓLOGO
Aunque no es el primer libro que escribo, con la publicación de éste se cumple una de mis más
anheladas metas: escribir un libro de Contabilidad.
Este deseo se vino a convertir en una necesidad imperiosa cuando, a través de la experiencia
docente que he acumulado por más de 40 años enseñando contabilidad, he podido observar cómo,
estudiantes universitarios de Administración Comercial y Contaduría, al llegar el momento de estudiar
la Contabilidad Superior (Contabilidad IV), tienen grandes dificultades para asimilar esos
conocimientos con normalidad, siendo el índice de aplazados tan elevado que los propios estudiantes,
cuando ingresan al semestre en el que verán esta contabilidad, lo hacen convencidos, y aceptando de
antemano, que la aprobarán sólo después de repetirla dos o tres veces.
Como explicación de este hecho, no quise aceptar el razonamiento que afirma que, en
términos generales, la contabilidad superior resulta una materia muy difícil para los alumnos, y que ésa
era la causa de tantos aplazados en los exámenes.
Para mí, la causa era mucho más profunda, pues comencé a observar que, el problema, no
estaba en la Contabilidad Superior sino en la Contabilidad Básica e Intermedia.
Para probarlo, al comenzar en uno de los semestres a dictar clases de Contabilidad Superior,
decidí someter a los alumnos a una prueba elemental de Contabilidad Básica. Les proporcioné una
relación de cuentas con sus saldos, les pedí que las clasificaran en deudoras y acreedoras y que
elaboraran un Estado de Resultado y un Estado de Situación Financiera.
Al revisar la prueba, observé que una gran cantidad de estudiantes tenía dudas consideradas
como elementales, tales como no estar seguros de si el saldo de algunas cuentas era deudor o
acreedor o en qué grupo clasificarlas, además de mostrar dificultades para elaborar los estados
financieros solicitados.
A la vista de estos resultados, la conclusión fue contundente: Así como es conocido que el ser
humano se hace en los primeros diez años de su vida, el futuro contador se hace en la medida en que
haya alcanzado sólidos conocimientos de Contabilidad Básica e Intermedia.
Ése es el objetivo que me motivó a escribir este libro. Poner en las manos del alumno que
inicia sus estudios de contabilidad, herramientas de aprendizaje que le permitan formarse con solidez.
El contenido de este
este libro está adaptado al programa de estudio que se aplica a los
estudiantes de contabilidad en el CENTRO DE CONTADORES,
CONTADORES, el cual, a la vez, es el mismo que ven
los estudiantes de Contaduría en las
las diferentes universidades.
Teniendo en cuenta que la inmensa mayoría de las empresas en Venezuela califican dentro
del grupo de Medianas y Pequeñas Entidades, es por lo que decidí desarrollar las explicaciones, en
los casos que proceda, sustentándome en las Normas Internacionales
Internacionales de Información Financiera
Financiera
para las Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYME) , las cuales, a través
del BA VEN-NIF No . 8,
8, fueron adoptadas por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela, como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados que deberán ser aplicados
en Venezuela para las Pequeñas y Medianas Entidades (VEN-NIF PYME).
PYME).
Por cuanto por lo extenso del material a tratar resultaría un libro demasiado voluminoso
que, físicamente, sería difícil de manejar, es la razón por la que se ha decidido presentarlo en dos
tomos..
tomos
Los dos primeros Capítulos de este Primer Tomo
Tomo,, han sido destinados al estudio de la
Cuenta, donde es desarrollado un método práctico para realizar cargos y abonos y determinar el saldo,
mientras que, en el tercero, es desarrollado lo relacionado con la Ecuación del Patrimonio, haciendo
hincapié en que, el dominio de estos temas, son indispensables para lograr el adecuado manejo de los
siguientes Capítulos.
V
Es de todos conocido que, en la actualidad, prácticamente todas las empresas llevan su
contabilidad por medio de computadoras. Sin embargo, es indispensable que todo contador sepa cómo
llevarla en "libros"
"libros".. En primer lugar, porque nuestro Código de Comercio y la Ley de Impuesto
Sobre la Renta obliga a utilizar los libros que allí se mencionan. En segundo lugar, porque para saber
cómo llevar una contabilidad con un computador, se hace indispensable, antes, conocer cómo se lleva
"a mano".
mano" . Los Capítulos 4, 5 y 6 están destinados a ello.
El Capítulo 7 ha sido destinado a que el estudiante se familiarice con los nombres de las
cuentas más comunes que son utilizadas en cualquier contabilidad, así como a conocer su
clasificación, dirigiéndonos a que, al final del camino, se llegue a dominar lo relacionado con la
presentación de los Estados Financieros.
A las Normas Internacionales de Información Financieras (NIIF) y Normas de Control IInterno
nterno
ha sido dedicado el Capítulo 8. En forma muy resumida, se hace allí un bosquejo de ellas.
En los Capítulos 9 y 10 se estudia el Efectivo y Equivalentes al Efectivo, mientras que, los
Capítulos 11, 12, 13 y 14, abordan lo relacionado con Cuentas y Efectos por Cobrar Comerciales,
incluyendo lo que se refiere a la cobranza de estos últimos, a través de los bancos, bajo las dos
modalidades más importantes: procuración de cobro y descuento. Dentro de este mismo bloque, en el
capítulo 15, es desarrollado los aspectos de la valoración
valoración posterior de estos Instrumentos Financieros,
manejando allí lo relacionado el adecuado tratamiento del Deterioro de Valor de los Activos Financieros
antes mencionados.
Dada la importancia que tiene el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en la actividad contable, es
la razón por la que, el Capítulo 16, ha sido destinado a exponer unas nociones básicas sobre ese tema.
El Capítulo 17 y 18, es tratado lo relacionado con el manejo de los Inventarios así como su
valoración, tanto inicial como posterior.
Y por último, en el Capítulo 19, es abordado lo relacionado con Importaciones, desarrollando
allí tanto los aspectos procedimentales como contables, en los casos en que, las divisas para cancelar
tales importaciones, hayan sido obtenidas a través de la Comisión de Administración de Divisas
(CADIVI).
Al escribir este libro, traté de imaginarme que me encontraba dictando clases, explicando los
temas con el mayor detalle posible y utilizando un léxico sencillo, al alcance de cualquier estudiante
novel en esta materia, esperando así contribuir a que, cuando éstos lleguen al nivel de Contabilidad
Superior, sus conocimientos de Contabilidad Básica e Intermedia sean tan sólidos que no tengan
dificultad para culminar su carrera en forma satisfactoria y, posteriormente, ejercerla con seguridad.
Todos los profesores que dictan clases de contabilidad en el CENTRO DE CONTADORES,
contribuyeron de alguna manera en la creación de este libro. Sin embargo, debo hacer una muy
especial mención del profesor Marlon Rojas, quien, prácticamente, se convirtió en mi asesor
permanente en lo relacionado con la aplicación de las NIIF.
De la misma forma, el apoyo recibido del profesor José Abrams fue sumamente valioso a
través de su asesoría en materia de impuestos, así como el aporte y desarrollo de casos prácticos que
han sido incorporados al texto del libro.
El apoyo del profesor Luis López también fue muy especial, leyendo los borradores,
detectando detalles tanto de fondo como de forma que, al corregirlos, contribuyó a mejorar el contenido
del libro.
El tipeo y composición realizado por Lixallis Osorio, fue esencial para la creación física del
libro, por lo que le expreso mi profundo agradecimiento.
EL AUTOR.
VI
Introducc
ntro ducción
ión a la Contabilid
Contabilida
ad
¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD?
1
Muchas han sido las opiniones emitidas en torno a qué es la contabilidad. Unos autores la
consideran una ciencia, otros expresan que es un arte y otros afirman que es una técnica.
No siendo el objetivo de este tratado el profundizar en este aspecto, nos limitaremos a
transcribir algunas de las definiciones que han sido dadas en torno a qué es la contabilidad.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define la contabilidad como sigue:
“La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y
estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos
identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados
el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica ”.
El Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA), la define como sigue:
“La
contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en
términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, en parte al menos, de carácter
financiero e interpretar los resultados obtenidos. ”
El APB Nº 4 de Accounting Principles Board comenta:
“La
contabilidad es una actividad de servicio. Su función es la de proporcionar información
cuantitativa acerca de la entidad económica, siendo esta información primordialmente de
naturaleza financiera y de utilidad para seleccionar la mejor alternativa y el mejor curso de
acción al realizar la toma de decisiones. ”
El Lic. Enrique Luque en su Introducción al Estudio de la Contabilidad, expresa:
“La
contabilidad es la ciencia que tiene por objeto el estudio cuantitativo y cualitativo del
patrimonio de la empresa, tanto en su aspecto estático como en el dinámico, con la finalidad de
lograr la dirección apropiada de las riquezas que lo integran. ”
Por su parte, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, define la
contabilidad como sigue:
Centro de Contadores
1
Contabilidad Financiera
“La
contabilidad debe ser considerada tanto una actividad de servicio como un sistema de
información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de las acepciones o
descripciones que se adopte de la contabilidad debe contener las cuatro bases que la definen:
la naturaleza económica de la información, medida y comunicada referente a entidades
económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a personas interesadas en formular
juicios basados en la información y tomar decisiones
d ecisiones sirviéndose de dicha información. ”
Si se hace un análisis de las definiciones que se terminan de mencionar, podría llegarse a la
conclusión de que, en el fondo, todas ellas expresan la misma idea. Es decir:
“La
contabilidad es la actividad mediante la cual se registran, clasifican y resumen, en
términos cuantitativos, las transacciones que realiza una entidad económica, permitiendo así a
personas interesadas, el análisis e interpretación de los cambios y resultados obtenidos, con
miras a la toma de decisiones.
decisiones .”
Como se puede observar, en la definición que precede están contenidos todos los conceptos
relevantes mencionados por los diferentes autores en torno a qué es la contabilidad. Tales
conceptos aparecen expresados en el orden en que la actividad contable va siendo
desarrollada:
1) REGISTRO.
Es ésta la primera actividad que se lleva a cabo en la contabilidad de una empresa. Sin
embargo, cuando ésta es constituida, antes de comenzar a registrar las transacciones, se
requiere realizar el paso previo de planificar el sistema de contabilidad que se utilizará. Esta
planificación consiste fundamentalmente en determinar la cantidad y tipo de información que
se desea obtener, así como los tipos de herramientas que se utilizarán, tales como
computadoras u otras máquinas electromecánicas.
Una vez trazado el plan de acción, se inicia el proceso de registro cronológico y sistemático
de las transacciones que la empresa vaya realizando, basándose en las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF) que regulan esta actividad.
2) CLASIFICACIÓN.
Las transacciones van siendo registradas siguiendo el orden cronológico en que se van
realizando.
Sin embargo, ese registro, por sí solo, no va a proporcionar mucha información, por lo que,
es necesario dar el siguiente paso que consiste en ir clasificando los hechos de acuerdo con
su naturaleza. Se trata, simplemente, de ir acumulando tales hechos mediante la utilización
de cuentas, de manera que, en cualquier momento, pueda obtenerse información tal como,
por ejemplo, qué cantidad de efectivo existe en el banco, cuánto se ha vendido hasta esa
fecha, a cuánto ascienden sus inversiones, cuánto se ha gastado, cuánto y a quién le debe
la empresa, etc.
2
Centro de Contadores
Introducción a la Contabilidad
3) RESUMEN.
Una vez clasificadas las transacciones en sus correspondientes cuentas, se da el siguiente
paso que consiste en agrupar tales cuentas de acuerdo con su naturaleza, obteniendo así lo
que se conoce por Estados Financieros Básicos, los cuales están conformados por: Estado
de Situación Financiera, Estado de Resultado Integral , Estado de Cambios en el
Pa
Patrimoni
trimoni o Neto
Neto y Estado de Flujos de Efectivo , además de sus Notas Aclaratorias .
4) ANÁL ISIS E INTERPRETACIÓ
INTERPRETACIÓN.
N.
Hasta hace algunos años, la función de la contabilidad se limitaba a cumplir con los aspectos
internos de registrar, clasificar y resumir. Es esto lo que se conoce como teneduría de
libros . Sin embargo, actualmente, los objetivos de la contabilidad van mucho más allá del
registro monótono y repetitivo de transacciones.
Internacional de Contabilidad , No. 1, en el Párrafo 7, “…el
Como lo menciona la Norma Internacional
objetivo de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar
información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de
efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus
decisiones económicas…”
La información
inf ormación así obtenida, es sometida posteriormente a un análisis, tanto desde el
punto de vista estático como dinámico, después de lo cual, se procede a interpretar los
hechos acaecidos en la empresa.
5) TOMA DE DECISIONES.
La actividad de analizar e interpretar los estados financieros no sería de mucha utilidad si
todo quedara allí. Sin embargo, para el empresario moderno, la información que obtiene de
ese análisis e interpretación de los hechos que han afectado la empresa en el pasado, es
vital para proyectarla al futuro a través de la toma de decisiones.
NORMAS INTERNACIONALES DE INFOR
INFORMACIÓN
MACIÓN FINANCIERA (NIIF)
(NIIF)..
Terminamos de comentar la importancia que tiene para un empresario o para cualquier otra
persona que pueda estar interesada en ello, el análisis e interpretación de la información que la
contabilidad proporciona a través de los resúmenes de los he
hechos
chos acaecidos. Basándose en
esa información, tomarán las decisiones en el futuro.
Es vital que la información presentada en los estados financieros sea útil y confiable. Para ello
se hace indispensable que, durante el proceso de registro, clasificación y resumen de los
hechos ocurridos, sean aplicadas una serie de reglas conocidas como Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF), normas éstas que fueron adoptadas por la Federación de
Colegios de Contadores Públicos de la República Bolivariana de Venezuela, como los
Principi
rincipios
os de Cont abili dad Generalmente Ac
A c ep t ad o s , en el Bolet ín
ín de Aplicación
VEN-NIF N o .8 (BA VEN-NIF 8), cuya aplicación proporcionará esa razonable confiabilidad en
la información que muestren los estados financieros.
Centro de Contadores
3
Contabilidad Financiera
DIVISIÓN
DIVIS
IÓN DE LA CONTABIL
CONTABILIDAD.
IDAD.
Atendiendo a quienes va dirigida la información que proporcionan los estados financieros, la
contabilidad puede ser clasificada en: Contabilidad Financiera y Contabilidad Administrativa
o de Gestión .
CONTABILIDAD FINANCIERA.
Es aquella en la que los estados financieros están destinados a proporcionar información útil en
la toma de decisiones de tipo económico por parte de usuarios externos tales como
proveedores, bancos, gobierno, etc. Por esta razón, la Contabilidad Financiera, debe
debe estar
Internacionales de Información Financi era.
sometida a la aplicación de las Normas Internacionales
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA O DE GESTIÓN.
GESTIÓN.
Este tipo de contabilidad proporciona información preparada para ser utilizada por usuarios
internos tales como administradores, gerentes y otros funcionarios que deban tomar decisiones
relacionadas con la entidad que dirigen. Por cuanto la información que proporciona la
Contabilidad Administrativa sólo va a ser utilizada por funcionar
funcionarios
ios internos de la empresa, es
la razón por la que, para este tipo de contabilidad, no es obligatorio aplicar las Normas
Internacionales de Información Financiera.
ÁREAS
ÁREA
S DE ACCIÓN DE UN CONTADOR.
La gama de actividades en las que el contador puede ejercer la profesión es muy variada. Esto
hace que sea una profesión muy atractiva. El solo hecho de que toda empresa,
independientemente de que haya sido constituida como persona natural o jurídica,
necesariamente deba mantener dentro del grupo de trabajadores a un contador, ya es una
buena razón para optar por estudiar esta profesión. Es ésta una de las que mantiene el menor
índice de desempleo.
Además, como se dijo anteriormente, el contador puede desenvolverse en diferentes áreas
especializadas, lo que hace qu
que,
e, con frecuencia, se encuentren varios contadores trabajando
en una misma empresa. Esta característica hace que esta profesión sea aún más atractiva.
Algunas de las áreas en las que el contador puede actuar, son comentadas a continuación:
1) CONTABILIDAD DE COSTOS
COSTOS..
Es ésta una de las áreas en las que un contador puede ejercer. Son contratados
especialmente en el sector industrial, donde la principal actividad siempre tiene que ver con
el proceso de transformación de materia prima en un producto terminado.
Como es de todos conocido, en Venezuela finalizó la época en la que, por la fortaleza de la
moneda nacional, cualquier empresa que se constituyera, podría considerarse próspera.
En lo adelante, sólo aquellas que logren condiciones de máxima productividad con el mínimo
de costo, podrán sobrevivir. La competitividad ha de ser el norte hacia el que deberán
moverse las empresas.
Por otra parte, los empresarios apuntan a la contratación de buenos contadores
especializados en costos, los cuales son un pilar fundamental en la planificación,
coordinación y, especialmente, en el control de los costos de producción.
4
Centro de Contadores
Introducción a la Contabilidad
2) AUDITORÍA.
El campo de la auditoría es también una importante área de acción que puede desarrollar un
contador, pudiendo actuar tanto en auditoría externa como interna.
a)
Audi
externa.que lleva a cabo un contador en forma independiente, el cual,
Es latoría
actividad
basándose en normas, técnicas y procedimientos establecidos, logra recabar
evidencias que le permiten emitir una opinión imparcial en torno a la razonabilidad de
las cifras presentadas en los estados financieros de una empresa.
Como se dijo, el contador es contratado por la empresa para realizar ese trabajo, pero
sin quedar supeditado a las órdenes de ésta.
b)
Auditoría interna.
En este caso, el contador va a trabajar en forma dependiente de la empresa que lo
contrató.
Su labor es básicamente de control administrativo y financiero, midiendo y evaluando
otros controles, tales como:
1) Hacer que se cumplan las políticas y procedimientos establecidos por la empresa.
2) Vigilar si tales políticas y procedimientos son lo suficientemente eficaces para
salvaguardar los bienes de la empresa de pérdidas de cualquier tipo.
3) Revisar la autenticidad y exactitud de las operaciones realizadas.
4) Evaluar permanentemente el sistema de control interno establecido, haciendo
recomendaciones para eliminar cualquier debilidad encontrada.
5) Información a la dirección de
investigaciones.
la empresa acerc
acerca
a del rresultado
esultado de sus
3) SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
Esta área también es un excelente campo de acción para el contador. Las empresas que,
que,
por lo general, desean estar bien organizadas, requieren de un profesional que le establezca
los sistemas a través d
de
e los cuales, van a ser controladas las operaciones que se
realizarán, así como la obtención de los diferentes tipos de información que se requieran,
tanto para uso interno como externo.
4) IMPUES
IMPUESTO
TO SOBRE LA RENTA.
Es ésta otra especialidad por la cual puede optar un profesional de la contabilidad.
Las empresas están permanentemente requiriendo de profesionales expertos en impuesto
sobre la renta, pues reconocen que es un buen negocio pagar buenos honorarios a este
tipo de profesionales, a sabiendas de que, dentro del marco legal establecido, logrará pagar
la menor cantidad de impuesto posible.
Centro de Contadores
5
Contabilidad Financiera
Por supuesto, el tener sólidos conocimientos de derecho tributario, se hace indispensable
para ejercer en esta área.
5) ANÁL ISIS DE ESTADOS FINANCIEROS.
FINANCIEROS.
Ya
mencionó
la etapa
más importante
de la contabilidad
el momento
enprocede
que, una
a valoresescorrientes
vezse
obtenidos
losque
estados
financieros
y reexpresados
, se
a
analizar e interpretar esa información, cuyo resultado será utilizado para la toma de
decisiones.
Analizar la información y luego interpretar acertadamente su resultado es tan importante
para una empresa, como podría serlo un examen de laboratorio para una persona. En este
caso, el médico, a la luz del resultado que el laboratorio le presente del análisis hecho,
tomará la decisión de aplicar una u otra medicina. Si en un momento dado, el laboratorio
proporciona al médico una información errada, lo más probable será que la medicina
aplicada no será la más indicada y el paciente, lejos de mejorar, empeorará.
Lo mismo le sucedería a una empresa. La dirección de ésta, tomará decisiones basándose
en la interpretación de los estados financieros que se le proporcionen. Por lo tanto, tal
información debe ser certera para que las decisiones que se tomen, también lo sean.
En esta área, también es el contador el profesional idóneo para ejercerla. Sus sólidos
conocimientos de contabilidad y de las técnicas de análisis, hacen que así sea.
RELACIÓN DE LA CONTABILIDAD
CONTAB ILIDAD CON OTRAS CIEN
CIENCIAS.
CIAS.
La contabilidad y la información que de ella se obtiene se hace indispensable para el buen
funcionamiento de otras áreas, tales como Estadística, Economía, Derecho, Ingeniería en
sus diferentes especialidades: Financiera
Financiera,, Industrial, de Sistemas, Informática, etc.
Todas ellas se nutren de los datos que proporciona la contabilidad para alcanzar sus objetivos.
De ahí la importancia que tiene el lograr que, el contador, sea un profesional bien formado. Sólo
así se alcanzará el objetivo de que la información que proporcione la contabilidad, sea oportuna
y confiable.
6
Centro de Contadores
Introducción a la Contabilidad
EJERCICIOS
EJERCICIO 1.1.
1. Defina qué es la Contabilidad.
2. Con frecuencia se oye decir que la contabilidad sirve para "registrar" los hechos que se van
produciendo en un ente económico. Siendo esto una concepción errada de lo que es la
contabilidad, comente acerca de los objetivos que se persiguen al llevar la contabilidad.
3. Mencione brevemente qué son las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
4. Mencione seis áreas en las que un contador puede ejercer y explique en qué consiste cada
cada
una de ellas.
Centro de Contadores
7
2
La Cuenta
LA CUEN
CUENTA.
TA.
Es la unidad básica de la contabilidad. Podría definirse como el medio o instrumento contable a
través del cual son registradas las operaciones de acuerdo con su naturaleza, donde se refleja
el movimiento de todo lo que RECIBIÓ y todo lo que ENTREGÓ esa cuenta. Tales
movimientos reflejarán los aumentos y disminuciones que va experimentando el elemento
que controla cada cuenta.
Seguramente,
si es
la elprimera
vezde
que
usted tiene
disciplina,
no habrá
comprendido muy
bien
contenido
la definición
de contacto
la cuentacon
que esta
terminamos
de expresar.
Si es así, no debe preocuparse mucho. Siga leyendo despacio. Las explicaciones que se le
darán en las próximas páginas, serán suficientes para que capte con absoluta
absoluta claridad lo
relacionado con qué es una cuenta y cómo funciona en contabilidad.
FORMA Y CONTENIDO DE UNA CUENTA.
Las formas en las que puede ser presentada una cuenta son muy variadas, dependiendo
fundamentalmente del sistema de contabilidad que se haya implementado y de si, los registros,
se vienen haciendo en forma manual o se están utilizando computadoras. En todo caso, y en
términos generales, a continuación se muestra la expresión gráfica de una cuenta:
Como se puede observar, en términos gráficos (Ilustración
(Ilustración 2.1), una cuenta consiste en un
rayado en forma de columnas, cada una de las cuales tiene un objetivo. Expliquemos a
continuación la función que cumple cada sección de una cuenta.
(1)
NOMBRE
(2)
FECHA
(3)
DESCRIPCIÓN
(4)
REF
(5)
DEBE
(6)
HABER
(7)
SALDO
Ilustración 2.1
Forma de una cuenta
Centro de Contadores
9
Contabilidad Financiera
1. NOMBRE DE LA CUENTA.
Es la identificación concreta que se le da a cada cuenta, de acuerdo a la naturaleza del
elemento patrimonial que
que controla, con lo cual son alcanzados dos objetivos:
objetivos:
a)
Lograr diferenciar
unas
unasdecuentas
otras.
otras. que serán
b) Indicar
la naturaleza
naturaleza
los elementos
elede
mentos
serán afectados por las operaciones que
serán registradas en cada una de ellas.
Es algo así como lo que ocurre con las profesiones. Cada una tiene su nombre propio que
permite diferenciar unas profesiones de otras. Por ejemplo, cuando se habla de médicos,
carpinteros, contadores, mecánicos, etc., estamos claros que todas estas actividades tienen
el nombre genérico de "profesión". No obstante, cuando necesitamos los servicios de alguno
de ellos en particular, no buscamos a un "profesional", sino que nos dirigimos al que
concretamente trabaja en la actividad que estamos requiriendo, de tal modo que, si estamos
"enfermos", solicitamos a un "médico"; si necesitamos un "mueble" contratamos a un
"carpintero", etc.
Pues bien, algo similar ocurre con las cuentas. Todas las cuentas tienen el nombre genérico
de "cuentas".
Sin embargo, vamos a hacer el registro de alguna transacción, no podemos hacerlo
simplemente en "una cuenta". Es necesario registrarla en una de ellas en particular, de
acuerdo con la naturaleza del elemento que interviene en la transacción que se desea
registrar.
En definitiva, cada cuenta tendrá un nombre que la va a diferenciar del resto. Así, a
manera de ejemplo, existirán cuentas con el no
nombre
mbre de:
BANCOS: En esta cuenta se registra el movimiento de dinero que se haga a través de los
bancos.
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES: A través de la cual serán controladas las
deudas que los clientes han adquirido con la empresa por las ventas a crédito que se les ha
hecho.
EQUIPOS DE TRANSPORTE: Se utiliza para registrar y controlar los elementos de
transporte que la empresa compre.
CUENTAS POR PAGAR: En ella se registrarán las deudas que la empresa contraiga con
terceros.
Y así sucesivamente. Cada cuenta va a tener un nombre propio que la va a diferenciar de
las demás, lo cual nos permitirá,
perm itirá, en cualquier momento, escoger aquélla idónea en la que se
registrarán las transacciones que, por su naturaleza, deben ser procesadas en tal cuenta.
10
Centro de Contadores
La Cuenta
2. FECHA.
En esta columna se anotará la fecha en la que se está registrando la transacción.
3. DESCRIPCIÓN.
Más amplia que las demás, se describirán en esta columna algunos detalles de la
transacción en forma muy breve.
4. REFERENCIA.
Esta columna, generalmente la más estrecha, se utiliza para cruzar información con otros
libros de contabilidad. Sobre ello profundizaremos en los próximos capítulos.
5. DEBE.
Por ahora, sólo se dirá que el debe es la suma de todas las partidas que el contador ha
registrado en la columna encabezada con ese concepto, de acuerdo con las reglas que se
explicarán en las páginas siguientes de este mismo capítulo.
De
acuerdo con
por ejemplo,
el contador
ha tenido
que anotar
esa columna
tres
transacciones
porello
Bs.si,100,oo,
Bs. 150,oo
y Bs. 200,oo,
el debe
de esa en
cuenta
será la suma
de las tres; es decir Bs. 450,oo.
Veamos cómo aparecería esta información en una determinada cuenta (Ilustración 2.2).
NOMBRE
FECHA
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
SALDO
100,oo
150,oo
200,oo
450,oo
Ilustración 2.2
El debe de una cuenta
6. HABER.
De la misma forma, el haber es la suma de todas las partidas que el contador haya
registrado en esa columna, también sujeto a las reglas que serán comentadas en las
próximas páginas de este capítulo.
Si en la cuenta que se muestra en la ilustración 2.2, el contador posteriormente hubiese
tenido que registrar en el haber dos partidas: Bs. 80,oo y Bs. 120,oo, el haber quedaría
conformado por la suma de tales partidas; es decir Bs. 200,oo. Después de ello, la cuenta
en cuestión quedaría como se muestra en la ilustración 2.3.
Centro de Contadores
11
Contabilidad Financiera
FECHA
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
SALDO
100,oo
150,oo
200,oo
80,oo
120,oo
450,oo
200,oo
Ilustración 2.3
El haber de una cuenta
7. SALDO.
Viene dado por la diferencia que exista entre el debe y el haber, o entre el haber y el debe.
Es decir, a la cifra mayor se le resta la menor y el resultado será el saldo
saldo..
En la cuenta que venimos elaborando, el saldo será la diferencia entre Bs. 450,oo (debe) y
Bs. 200,oo (haber)
(haber);; es decir, Bs. 250,oo. Después de ello, la cuenta en cuestión quedaría
como sigue (ilustración 2.4).
FECHA
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
SALDO
100,oo
150,oo
200,oo
80,oo
120,oo
450,oo
200,oo
250,oo
Ilustración 2.4
El saldo de la cuenta
Como ha podido observar, el rayado mediante el cual se expresa gráficamente una cuenta, es
sencillo y fácil de comprender. No obstante, con el fin de hacer más dinámicas las
explicaciones, en lo adelante, cuando vayamos a explicar algo relacionado con la cuenta, sólo
utilizaremos la parte de ese rayado en la que se registra el debe y el haber. Es decir,
utilizaremos una cuenta en forma de " T ". Dicho esto, continuemos la explicación relacionada
con el contenido de una cuenta.
CLASES DE SALDO.
Ya conocemos qué es el saldo y cómo se determina. Complementemos estos conocimientos
explicando que, las cuentas, pueden tener tres clases de saldo: Deudor, Acreedor y Cero.
Cero .
a) SALDO DEUDOR.
Se dice que una cuenta tiene saldo deudor, cuando ocurra que el debe es mayor que el
haber . Así, supongamos que en una determinada cuenta, el contador tuvo que anotar en el
debe Bs.140,oo y Bs. 160,oo, mientras que, en el haber , registró Bs. 80,oo, y Bs. 20,oo.
12
Centro de Contadores
La Cuenta
¿Cómo determinaríamos el saldo y qué clase de saldo sería? Veámoslo en la cuenta que se
muestra a continuación:
NOMBRE
Debe
DEBE
HABER
140,oo
160,oo
80,oo
20,oo
300,oo
100,oo
Haber
Saldo: 200,oo (Deudo
(Deudor)
r)
Ilustración 2.5
Saldo deudor
Como puede observar, el saldo ha sido calculado estableciendo la diferencia entre el debe y
el haber: 300,oo - 100,oo = 200,oo.
Luego,
se determina
de .saldo es. Obviamente,
Obviamente, este saldo resultó
resultó ser deudor, ya
que
el debe
es mayor qué
que clase
el haber
b) SALDO ACREEDOR.
El saldo de una cuenta se dice que es acreedor cuando ocurra que el haber es mayor que
el debe
debe.. Expliquémoslo con un ejemplo:
Suponga que el contador tuvo que registrar transacciones en el debe de una cuenta por
Bs. 90,oo y Bs. 110,oo, mientras que en el haber, tuvo que registrar Bs. 45,oo y Bs. 255,oo.
Siendo este el caso, la cuenta en cuestión quedaría como lo muestra en la ilustración 2.6.
NOMBRE
Debe
DEBE
HABER
90,oo
45,oo
110,oo
200,oo
255,oo
300,oo
Haber
Saldo: 100,oo (Acreedor)
Ilustración 2.6
Saldo acreedor
En este caso, el saldo ha sido calculado estableciendo la diferencia entre el haber y el debe
debe::
Bs. 300,oo menos Bs. 200,oo.
Observe que, en este caso, el haber es mayor que el debe
debe;; por esta razón, el saldo de
Bs. 100,oo es acreedor.
Centro de Contadores
13
Contabilidad Financiera
c) SALDO CERO.
El saldo de una cuenta se dice que es cero, o que no tiene saldo, cuando se dé el caso que,
el debe, sea igual al haber.
Supongamos que el contador registró las transacciones que se muestran en la siguiente
cuenta (Ilustración 2.7).
NOMBRE
Debe
DEBE
HABER
60,oo
40,oo
100,oo
20,oo
80,oo
100,oo
Haber
Saldo: Cero
Ilustración 2.7
Saldo cero
Como puede observar, la suma del debe es igual a la suma del haber. Por tal razón, la
diferencia entre ambos totales es cero.
Resumiendo:
Si el DEBE
Si el HABER
Si el DEBE
es mayor que el HABER
HABER::
DEBE::
es mayor que el DEBE
el HABER:
es igual que
el saldo es
el saldo es
el saldo es
DEUDOR
ACREEDOR
CERO
MÉTODO
MÉTOD
O PRÁCTIC
PRÁCTICO
O PARA CA
CARGAR
RGAR O AB
ABONAR
ONAR UNA CUENTA.
Antes de iniciar el desarrollo de este importantísimo tema, es indispensable que hagamos una
breve acotación:
En el transcurso de varias décadas dedicados a formar profesionales de la contaduría, hemos
visto
llegar alcursando
Centro estudios
de Contadores
infinidadPública
de alumnos
quienes,
a pesar de
que ya se
encontraban
de Contaduría
en diferentes
Instituciones
Universitarias,
estaban interesados en iniciar nuevamente los estudios de la materia Contabilidad.
Por supuesto, al conocer tal situación, se les preguntan las razones que les llevan a tomar tal
decisión, y la respuesta, prácticamente, es una constante: “No he podido aprobar Contabilidad I,
porque no he logrado entender el proceso de Cargos y Ab
Abon
onos
os ”.
Además, muchos de ellos afirmaban que han estado a punto de abandonar la idea de estudiar
Contaduría, porque ese proceso les parece muy “enredado”. Así se expresaban.
Después de estudiar los diferentes casos, llegamos a la conclusión de que el problema estaba
en la utilización de una estrategia docente, no acorde con el nivel de formación que para ese
momento tienen los estudiantes de contabilidad.
14
Centro de Contadores
La Cuenta
A un estudiante que apenas ha oído la definición de qué es la contabilidad, no se le puede, de
una vez, exponer la teoría del cargo y el abono, como usualmente se hace en muchas
Instituciones de Educación Superior, donde se les presenta a los alumnos de esta manera:
“Se carga si la cuenta es de Activo
Activo o de Egresos y aumenta el saldo. También se carga si la
cuenta es de Pasivo, de Ingresos o de Patrimonio y disminuye el saldo.
Se abona si la cuenta es de Activo o de Egresos
Egresos y disminuye el saldo, o si es de Pasivo, de
Ingresos o de Patrimonio y aumenta el saldo”.
A esos estudiantes también les resulta complicado comprender la teoría del cargo y el abono,
cuando es expuesta como sigue:
“Las cuentas de Activo y de Egresos aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber.
Las cuentas de Pasivo, de Patrimonio y de Ingresos, disminuyen por el Debe y aumentan por el
Haber”.
Estamos completamente de acuerdo en que, esta forma de presentar la teoría del cargo y el
abono, resulta perfectamente clara para quien ya posea alguna información en el mundo de la
contabilidad. Sin embargo, está comprobado que, para un alumno
alumno que está
está iniciando sus
estudios de contabilidad, estos caminos les resultan confusos.
En el Centro de Contadores aplicamos un procedimiento a través del cual, el estudiante, logra
dominar rápidamente todo lo relacionado con Cargar o Ab
Abon
on ar a una cuenta,
cuenta,
independientemente de su contrapartida.
Cuando este objetivo es alcanzado, tal estudiante no encuentra ninguna dificultad cuando,
posteriormente, se aborde el tema de la “contabilidad por partida doble”.
Por lo expuesto, nos apartaremos un poco de las formas ortodoxas generalmente utilizadas
para explicar el "cargo" y el "abono". En cambio, utilizaremos una metodología sencilla que
permitirá que el alumno quede convencido de que, este proceso, es algo muy simple.
Sugerimos a los colegas profesores universitarios poner en práctica esta estrategia. De hacerlo
así,
comprobarán
con satisfacción
que, en muyproceso
pocas de
horas
de clase,del
suscargo
alumnos
habrán
comprendido
con claridad
este importantísimo
aprendizaje
y el abono.
Observarán también que, cuando estudiemos con más profundidad el tema de la "partida
doble", los alumnos lo captarán con suma facilidad. Entremos pues en la materia.
materia.
CUÁNDO CARGAR Y CUÁNDO ABONAR UNA CUENTA.
Como se recordará, cuando en páginas anteriores fueron explicados los concept
conceptos
os debe y
haber de una cuenta, se dijo que "es la suma de todas las partidas que el contador anota en la
columna encabezada por tales conceptos."
Seguramente, los alumnos captaron esa definición como elemental y tienen razón. Pues decir
que el "debe" es lo que se anota en el "debe" es redundante. Lo verdaderamente importante
es determinar "cuándo" se anota la cifra en el debe y "cuándo" se anota en el haber . De
Centro de Contadores
15
Contabilidad Financiera
explicar eso nos ocuparemos en las próximas líneas. Para ello, nos basaremos
permanentemente en el esquema presentado en la ilustración 2.8.
Como puede observar en el esquema mostrado en la ilustración 2.8, ante la necesidad de
registrar una transacción, deben darse los pasos siguientes:
sigui entes:
1. SELECCIÓN DE LA CUENTA QUE CORRESPON
CORRESPONDA.
DA.
Cuando se va a registrar una transacción, lo primero que se debe hacer es determinar en
qué cuenta se hará la anotación, lo cual dependerá de la naturaleza de la transacción que
vaya a ser registrada.
Para alcanzar el objetivo que perseguimos en esta sección del curso, iremos desarrollando
un caso hipotético y, basándonos en él, explicaremos la teoría de cómo hacer los registros,
con la aclaración
aclaración para
para los que ya
ya tienen conocimientos de contabilidad, de que no
utilizaremos, por ahora, la teoría de la partida doble.
doble . Nos limitaremos a hacer el registro
únicamente en una de las cuentas que intervengan en la transacción. Es decir, sólo vamos a
determinar si cargamos o abonamos en la cuenta sobre la cual estemos dando la
explicación.
Para ello pensemos que, en un momento dado, tengamos que registrar una serie de
transacciones en las que interviene la cuenta BANCOS. Como adelanto a los próximos
temas, es necesario aquí saber que la cuenta Bancos se utiliza para controlar el dinero que
depositamos o que extraemos de las cuentas que tenemos en esas instituciones financieras.
Nuestra primera práctica de cargos y abonos la haremos, por lo tanto, utilizando la cuenta
BANCOS.
2. DETERMINACIÓN DE SI LA TRANSACCIÓN SE REGISTRA EN EL DEBE O EN EL
HABER.
Después de elegir en qué cuenta se registrará la transacción, damos el siguiente paso que
consiste en determinar si la registraremos en el debe o en el haber. Para ello,
recomendamos utilizar el esquema que aparece en la ilustración 2.8.
En primer lugar nos haremos la pregunta:
La cuenta elegida ¿RECIBE ALGO?
Si la respuesta es SÍ:
SÍ: La transacción se registra en el DEBE
Si la respuesta es NO
NO:: Hágase la siguiente pregunta:
La cuenta elegida ¿ENTREGA ALGO?
Si la respuesta es SÍ:
SÍ: La transacción se registra en el HABER
Si la respuesta es NO
NO:: La cuenta escogida no es la corr ecta.
ecta.
16
Centro de Contadores
La Cuenta
SÍ
Se anota en el DEBE
Se CARGA
Se DEBITA
NO
Hágase la pregunta que
sigue a continuación
SÍ
Se anota en el HABER
Se AB
ABONA
ONA
Se ACREDITA
NO
La cuenta seleccionada
no es la correcta
¿RECIBE
¿RECI
BE ALGO?
A LGO?
LA CUENTA
SELECCIONADA
¿ENTREGA
¿ENTRE
GA ALGO?
A LGO?
Ilustración 2.8
Cuándo cargar o abonar una cuenta
Con respecto a esto último, ello es así porque, si la cuenta elegida hubiese sido la adecuada,
siempre se dará el caso en que, esa cuenta, o recibe o entrega algo.
Pongamos en práctica esta teoría, desarrollando algunos casos.
Transacción a) Supongamos que se efectuó un depósito de Bs. 500,oo en el Banco Venezuela.
Cuando se recibe la copia de la planilla de depósito, el contador da una serie de pasos para
proceder al registro de esa transacción:
PASO
PAS
O 1: Determinar
Determinar el " nombre de l a cuenta" en la que se hará el registro.
Al analizar la transacción, llegará a la conclusión de que, tratándose de dinero depositado en un
banco, el nombre de la cuenta a utilizar sería: BANCOS (Ilustración 2.9).
BANCOS
DEBE
HABER
Ilustración 2.9
PASO 2: Determinar si la transacc ión sserá
erá registrada en el
el debe o en el
el haber .
Procedamos, utilizando para ello el esquema de la ilustración 2.8. Hagamos la primera
pregunta:
Centro de Contadores
17
Contabilidad Financiera
EL Banco ¿RECIBE ALGO?
La respuesta, obviamente, es SÍ.
SÍ. El banco está
está recibiendo el dinero que estamos depositando.
Por tal razón, el registro del depósito se hará en el DEBE
DEBE.. Es decir, cargaremos o debitaremos
la cuenta BANCOS. (Ilustración 2.10).
BANCOS
DEBE
HABER
500,oo
Ilustración 2.10
Transacción b) Se emitió un cheque contra el Banco Venezuela para cancelar el recibo del
teléfono por Bs. 100,oo.
Veamos cómo actúa el contador en este caso:
PASO 1: Determin
Determin ar la cuenta en la que será hecho el regist ro.
Se trata de una transacción en la que se extrae dinero del banco. Por lo tanto, es obvio que la
cuenta escogida será: BANCOS
BANCOS..
PASO 2:
2: Determinar si a la cuenta Bancos , se le carga o se le abona.
Para ello, sigamos el esquema de la ilustración 2.8.
El banco ¿RECIBE ALGO?
La respuesta es NO
NO;; se trata de la emisión de un cheque, debido
debido a lo cual nos extraerán parte
del dinero que tenemos en el banco. Por lo tanto, hagamos la pregunta que sigue:
El banco ¿ENTREGA ALGO?
La respuesta es SÍ.
SÍ. Por tal razón, el registro se hará en el HABER
HABER.. Es decir, se abona o
acredita la cuenta Bancos. (Ilustración 2.11).
BANCOS
DEBE
HABER
500,oo
100,oo
Ilustración 2.11
18
Centro de Contadores
La Cuenta
Transacción c) Se hizo un nuevo depósito por Bs. 700,oo en el Banco Venezuela.
PASO 1: ¿Qué cuenta utilizaremos?
Obviamente la cuenta en la que haremos el registro será BANCOS
BANCOS..
PASO
PAS
O 2: A la cu enta Bancos ¿le cargaremos o abonaremos?
Hagamos las preguntas del esquema de la ilustración 2.8:
El banco ¿RECIBE ALGO?
Respuesta: SÍ.
SÍ. Es un depósito de dinero. Siendo ello así, lo anotaremos en el DEBE
DEBE..
(Ilustración 2.12).
BANCOS
DEBE
HABER
500,oo
700,oo
100,oo
Ilustración 2.12
Transacción d) Emitimos un nuevo cheque por Bs. 200,oo contra el Banco Venezuela para
cancelar una factura que debíamos.
PASO 1: El nombre de la cuenta es BANCOS
BANCOS..
PASO 2: El banco ¿RECIBIÓ ALGO?
Respuesta: NO.
El banco ¿ENTREGÓ ALGO?
Respuesta: SÍ.
SÍ. Entregó dinero. Por ello, la transacción se anotará en el HABER (ilustración 2.13).
BANCOS
DEBE
HABER
500,oo
100,oo
700,oo
200,oo
Ilustración 2.13
Centro de Contadores
19
Contabilidad Financiera
¿Ha observado qué sencillo es el manejo de una cuenta? Estamos seguros de que lo ha
comprendido. No obstante, desarrollaremos un caso adicional utilizando otra
o tra cuenta.
Vamos a registrar una serie de transacciones en las que intervendrá la cuenta CUENTAS POR
PAGAR A PROVEEDORES.
PROVEEDORES. Para ello, debemos adelantar que esta cuenta la utilizamos para
controlar las deudas que la empresa haya contraído con sus proveedores de bienes y servicios,
mediante la aceptación de "facturas". Desarrollemos un ejemplo:
Transacción a) La empresa compró mercancías a crédito por Bs. 1.000,oo. Se aceptó la
factura No. 2342 con vencimiento a 60 días.
PASO 1:
1: Determinar la
l a cuenta en la que se hará el registro.
regis tro.
Analicemos la transacción. Se trata de la compra de mercancía a crédito, lo cual quiere decir
que hemos contraído una deuda. Debemos una cantidad de dinero a alguien. Tenemos una
cuenta por pagar. La cuenta que utilizaremos para controlar esta deuda la denominaremos:
CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES.
PROVEEDORES. (Ilustración 2.14).
CUENTAS
POR PAGAR
A PROVEEDORES
DEBE
HABER
Ilustración 2.14
PASO 2: Determin
Determin ar si la transacc ión l a registr aremos en el debe o en el
el haber.
Hagámoslo conduciéndonos, igualmente, por lo indicado en el esquema de la ilustración 2.8.
Cuentas por Pagar a Proveedores ¿RECIBE ALGO? Es decir, ¿la empresa está recibiendo, ya
cancelada, alguna factura que tenía por pagar?
La respuesta es obviamente NO
NO,, pues no se trata de que estamos pagando una deuda que
teníamos, sino de que estamos contrayendo una nueva deuda.
En vista de que la respuesta es NO
NO,, hagámonos la siguiente pregunta:
Cuentas por Pagar a Proveedores ¿ENTREG
¿ENTREGA
A AL GO? La respuesta es: SÍ
Es claro que, a cambio de haber recibido la mercancía comprada, hemos tenido que entregar al
proveedor su factura firmada
firmada como evidencia de que aceptamos pagarle, dentro
dentro de 60 días, la
cantidad allí estipulada. Por lo tanto, estamos entregando una CUENTA POR PAGAR A
PROVEEDORES en manos del proveedor, quien nos la cobrará a su vencimiento.
Por lo expuesto, la transacción la registraremos en el HABER
HABER.. (Ilustración 2.15).
20
Centro de Contadores
La Cuenta
CUENTAS POR PAGAR
A PROVEEDORES
DEBE
HABER
1.000,oo
Ilustración 2.15
Transacción b) Habiendo transcurrido los 60 días de plazo, el proveedor se presenta a cobrar
la factura No.2342 por Bs. 1.000,oo, la cual fue cancelada con un cheque
girado contra nuestra cuenta del Banco Venezuela.
PASO 1: Se determina la cuenta en la que se registrará la transacción.
Por tratarse de la cancelación de una factura que teníamos por pagar, la cuenta donde haremos
el registro será: CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES.
PROVEEDORES.
PASO 2: Determinación de si la registramos en el debe o en el haber.
Para ello, hagamos la primera pregunta:
Cuentas por Pagar a Proveedores ¿RECIBE ALGO?
Es decir, ¿estamos recibiendo alguna factura
factura que teníamos por pagar? La respuesta es SÍ
SÍ.. La
factura No. 2342 que anteriormente habíamos entregado cuando aceptamos la deuda, ahora la
estamos recibiendo con la firma de "Cancelada" estampad
estampada
a por el proveedor. Es decir,
decir,
estamos recibiendo una cuenta por pagar ya cancelada.
cancelada. Por lo tanto, el registro se hará en el
debe (Ilustración 2.16).
CUENTAS POR PAGAR
A PROVEEDORES
DEBE
HABER
1.000,oo
1.000,oo
Ilustración 2.16
¿Verdad que es muy fácil? Claro que sí. Sin
Sin embargo, su profesor
profesor en clase desarrollará más
casos, basándose en transacciones en las que intervendrán otras cuentas, siempre
apoyándonos en este postulado:
La cuenta que RECIBE
RECIBE:: Se le CARGA o DEBITA
La cuenta que ENTREGA
ENTREGA:: Se le AB
ABONA
ONA o ACREDITA
ACREDITA..
Por último. ¿Recuerda la definición de qué es una cuenta? Cualquiera que sea la respuesta,
Centro de Contadores
21
Contabilidad Financiera
vaya al inicio de este tema y léalo detenidamente.
Observará que allí definimos una CUENTA como "la unidad básica de la contabilidad" , pues
todas las transacciones se registrarán en "alguna cuenta". Además dijimos que en ellas se
registrahaciendo
"todo lo en
que
y todo lo que ENTREGA esa cuenta" . Eso es lo que hemos
venido
lasRECIBE
páginas anteriores.
Veamos nuevamente cómo quedaron las cuentas que hemos utilizado (Ilustración 2.17).
CUENTAS POR
PAGAR
A PROVEEDORES
BANCOS
DEBE
HABER
DEBE
1.000,oo
500,oo
100,oo
Recibió
700,oo
1.200,oo
HABER
Entregó Recibió
200,oo
300,oo
1.000,oo
1.000,oo
Entregó
1.000,oo
Ilustración 2.17
Observe cómo siempre se cumple que, el DEBE, es la suma de todo lo que la cuenta
RECIBE,, mientras que, el HABER, es
RECIBE
es la su ma de todo
tod o lo que ENTREGA.
ENTREGA.
EL SALDO:
S ALDO: SU DETER
DETERMINACIÓN
MINACIÓN EN FORMA CONSTANTE
CONSTANTE..
En las páginas anteriores
anteriores hemos comentado en forma genérica, cómo determinar el saldo de
una cuenta en un momento dado. No obstante, profundicemos un poco más y comentemos el
procedimiento para determinar el saldo de una cuenta en forma constante. Al respecto, se
pueden presentar los siguientes casos:
PRIMER
PRI
MER CASO: El
El saldo ant erior es DEUDOR
DEUDOR y la cuenta está recibiend
recibiendo
o un DÉBITO o
CARGO.
En este caso, se suma el saldo deudor anterior con el nuevo débito y, el saldo que resulta,
seguirá siendo de signo deudor.
SEGUNDO CASO: El saldo anterior es DEUDOR y la cuenta está siendo ABONADA o
ACREDITADA
ACREDIT
ADA..
Cuando se presente esta situación actuaremos así: Al saldo anterior se le resta la cifra abonada
y, el nuevo saldo, quedará con el signo que tenga el mayor de los dos.
TERCER
TER
CER CASO:
CASO: El saldo
sald o ant erior es ACREEDOR
ACREEDOR y la cuenta
cu enta recib e un DÉBITO.
22
Centro de Contadores
La Cuenta
Si éste fuese el caso, se establece la diferencia entre el saldo anterior y el nuevo débito y el
signo del nuevo saldo, será el que tenía el mayor de los dos.
CUARTO CASO:
CASO: El saldo anterior es ACREEDOR
ACREEDOR y la cuenta tiene un ABONO.
ABONO.
En este caso, se suma el saldo anterior con el nuevo abono, y el signo del saldo seguirá siendo
acreedor.
Resumiendo:
Si el saldo
anterior es:
Y a la cuenta
se le hace un:
Operación
aritmética:
El saldo resultante
tendrá signo:
DEUDOR
DEUDOR
ACREEDOR
ACREEDOR
DÉBITO
CRÉDITO
DÉBITO
CRÉDITO
Se SUMAN =
Se RESTAN =
Se RESTAN =
Se SUMAN =
DEUDOR
El que tenga el mayor de los dos
El que tenga el mayor de los dos
ACREEDOR
Ilustración 2.18
Como regla práctica,
práctica, para recordar el
el procedimiento en la determinación del saldo constante,
constante,
podríamos añadir que:
a)
Partidas de "si gnos iguale
iguales"
s" se suman y el signo del nuevo saldo sigue siendo el mismo.
b)
Partidas de "signo s diferentes"
diferentes" se restan y el signo del nuevo saldo será el que tenga la
partida mayor.
Profundicemos lo explicado anteriormente, mediante el desarrollo de un
u n caso práctico.
Ejemplo:
Supongamos que en la cuenta XYZ se registraron las siguientes transacciones en el mismo
orden que se indica:
a) Un débito por: 200,oo
d) Un crédito por: 700,oo
g) Un débito por: 600,oo
j) Un débito por: 630,oo
b)
e)
h)
k)
Un débito por: 300,oo
Un débito por: 160,oo
Un crédito por: 400,oo
Un crédito por: 280,oo
c) Un crédito por: 100,oo
f) Un crédito por: 200,oo
i) Un débito por : 110,oo
l) Un débito por: 800,oo
Si éste fuese el caso, el saldo de la cuenta XYZ mostraría el comportamiento indica en la
ilustración 2.19.
Centro de Contadores
23
Contabilidad Financiera
CUENTA XYZ
FECHA
DESCRIPCIÓN
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
)
k)
l)
DEBE
HABER
HAB ER
SALDO
SAL DO
200,oo
200,oo
300,oo
500,oo
100,oo
400,oo
700,oo
300,oo
160,oo
140,oo
200,oo
340,oo
600,oo
260,oo
400,oo
140,oo
30,oo
110,oo
600,oo
630,oo
280,oo
320,oo
1.120,oo
800,oo
Dr
Dr
Dr
Cr
Cr
Cr
Dr
Cr
Cr
Dr
Dr
Dr
SIGNO
Deudor
Deudor
Deudor
Acreedor
Acreedor
Acreedor
Deudor
Acreedor
Acreedor
Deudor
Deudor
Deudor
Ilustración 2.19
Invitamos
al alumno para
que, apoyándose
en el esquema
de laen
ilustración
2.18,
analice cómo
ha
sido determinado
el saldo
en cada operación
registrada
la cuenta
mostrada
en la
ilustración 2.19. No obstante, cualquier duda consúltela al llegar a clase.
24
Centro de Contadores
La Cuenta
EJERCICIOS
EJERCICIO 2.1.
1. Defina qué es una cuenta.
2. La información que da una cuenta
cuenta se refiere fundamentalmente
fundamentalmente a:
a) Nombre de la cuenta.
d) Referencia
g) Saldo
b) Fecha
e) Debe
c) Descripción
f) Haber
Explique cada uno de los conceptos mencionados.
3. Defina:
a) Saldo deudor
b) Saldo acreedor
c) Saldo cero
4. Explique cuándo cargar y cuándo abonar una cuenta.
5. En una cuenta en forma
forma de T:
a)
Haga los cargos o abonos que procedan para registrar el movimiento de efectivo en la
cuenta CAJA.
b)
Determine el saldo de la cuenta y diga si es deudor o acreedor. Explique por qué.
1.
Se vendió mercancía de contado por Bs. 5.000,oo.
2.
Se pagó el recibo del teléfono por Bs. 1.200,oo.
3.
Se cobró una factura de Bs.
Bs. 2.600,oo
2.600,oo que debía un cliente.
cliente.
4.
Se pagó Bs.
Bs. 400,oo
400,oo por reparación de una
una máquina
máquina de escribir.
5.
Se vendió mercancía de contado por Bs. 10.000,oo.
6.
Del ef
efectivo
ectivo que hay
hay en caja se depositó en el banco Bs. 4.000,oo.
7.
Se pagó Bs. 2.000,oo por concepto de sueldos.
8.
Se pagó a un proveedor una factura por Bs. 1.000,oo.
9.
Se cob
cobró
ró una letra de cambio que
que debía un cliente por Bs. 8.000,oo.
10. Se depositó en el Banco Bs. 5.000,oo.
Centro de Contadores
25
Contabilidad Financiera
EJERCICIO 2.2.
En un rayado de una cuenta similar al que se muestra a continuación, registrar los cargos y
abonos que se indican estableciendo el saldo constante e indicando su signo:
FECHA
DESCRIPCIÓN
DESCRIPCIÓN
1) Cargo por Bs. 2.000,oo
4) Cargo por Bs. 3.000,oo
7) Abono por Bs. 500,oo
10) Cargo por Bs. 8.000,oo
13) Abono por Bs.10.000,oo
DEBE
2) Cargo por Bs. 1.000,oo
5) Abono por Bs. 1.600,oo
8) Cargo por Bs. 1.200,oo
11) Abono por Bs. 900,oo
14) Abono por Bs. 1.400,oo
HABER
SALDO
3) Abono por Bs. 1.500,oo
6) Abono por Bs. 6.000,oo
9) Abono por Bs. 700,oo
12) Cargo por Bs. 1.000,oo
1.000,oo
15) Cargo por Bs. 8.000,oo
EJERCICIO 2.3.
Las operaciones que se mencionan a continuación fueron realizadas por la empresa EL ARCO,
C.A. En base a ello, registrar aquellas que afecten la cuenta BANCOS en un rayado similar al
que se muestra a continuación:
FECHA
DESCRIPCIÓN
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
SALDO
Enero 3. Se depositó en el Banco Venezuela Bs. 12.000,oo
12.000,oo según la planilla 1928.
Enero 5.
Se compró mercancía
mercancía de contado
contado por Bs. 3.000,oo pagada con
con cheque Nº 2142 del
del
Banco Venezuela.
Enero 8. Se depositó Bs. 10.000,oo. Planilla 1930.
Enero 8. Se emitió el cheque Nº 2143 para cancelar el alquiler por Bs. 6.000,oo.
Enero 10. Se recibió del banco la nota de débito
d ébito Nº 3240 por Bs. 400,oo por concepto de
intereses cobrados sobre un préstamo.
Enero 11. Se pagó la factura 4260 al proveedor Industrias El Águila C.A. por Bs. 5.600,oo.
Cheque Nº 2144.
26
Centro de Contadores
La Cuenta
Enero 15.
Se hizo el depósito Nº 1936 por Bs.15.620,oo.
Enero 20.
Se recibió del banco la nota de crédito Nº 3290 por Bs. 9.400,oo por concepto de
transferencia hecha por el cliente Antonio Armas en cancelación de la factura 2940.
Enero 25.
Se emitió el cheque Nº 2145 por Bs. 6.700,oo
6.700,oo para cancelar la factura
factura 162 de
Mueblería El Roble en cancelación de un escritorio comprado.
Enero 30.
Se pagó el sueldo de los trabajadores por Bs. 12.360,oo, mediante la emisión del
cheque Nº 2146.
EJERCICIO 2.4.
En la cuenta por cobrar a Proveedora Mara C.A. registrar las operaciones que se indican
utilizando el rayado de cuenta que se muestra a continuación:
FECHA
DESCRIPCIÓN
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
SALDO
Mayo 4.
Se vendió mercancía a crédito por Bs. 5.000,oo. Factura 2192 a 10 días.
Mayo 6.
Se vendió mercancía a crédito
crédito por Bs. 8.000,oo. Factura 2198. Condiciones:
crédito a 20 días.
Mayo 8.
El cliente devolvió parte de la mercancía vendida el 6 de mayo por encontrarse
defectuosa. Se emitió una nota
nota de crédito Nº 16 por Bs. 1.200,oo.
Mayo 14.
Se cobró la factura 2192 emitiéndose el recibo Nº 204.
Mayo 15.
Se vendió mercancía por Bs. 12.400,oo según factura 2210 con crédito a 10 días.
Mayo 20.
El cliente propuso cancelar la factura 2198 no vencida aún, con la
la condición de
concederle un descuento por pronto pago del 2%. La operación fue aceptada y se
emitió el recibo Nº 220.
Mayo 22.
Se vendió a crédito mercancía por Bs. 9.000,oo según factura
factura Nº 2231 a 30 días.
Mayo 26.
El cliente pidió una prórroga de 20 días para pagar la factura 2210 vencida el 25
de mayo. Tal prórroga le fue concedida pero condicionada a que pagaría intereses
al 30% anual por el tiempo de la prórroga. Se registró en su cuenta la nota de
débito Nº 84 por el monto de los intereses.
Centro de Contadores
27
La Ecuació
Ecuación
n Patri
Patrimo
monial
nial
LA ECUACIÓN PATRIMONIAL.
3
Antes de iniciar el desarrollo de este importantísimo tema, consideramos necesario hacer
referencia a la norma conocida como Dualidad Económica, la cual está íntimamente
relacionada con la dinámica de la Ecuación Patrimonial.
Patrimonial . Esta norma se refiere, básicamente, a
la diferencia que debe existir entre el Ac
Actitivo
vo , representado por los recursos de que dispone la
empresa para la realización de las actividades, y las fuentes de las cuales proceden tales
recursos, representados por el Pa
Pasivo
sivo y Patrimon
Patrimon io.
io .
De esta norma se desprende que, toda entidad económica, debe ser concebida como un ente
diferente al de las personas que le suministran los rrecursos
ecursos económicos para que opere. Es
decir que, la empresa, tiene una personalidad jurídica distinta a la que tienen sus acreedores y
dueños.
Además, así también lo establece el Código de Comercio cuando en el Ordinal 4° del
Artíc
Ar tícul
ul o 201
201,, señala:
"...Las compañías constituyen personas jurídicas diferentes de las de los socios..."
Siendo esto así, debemos aceptar que una cosa es la empresa y otra son los socios y los
acreedores. Por tanto, siempre ha de cumplirse que:
Todos los recursos que una empresa tiene los ha recibido de alguien y, por lo tanto, se
los debe a ese " alguien".
Además recordemos que:
ACTIVO:
Es el conjunto de recursos controlados por una entidad como consecuencia de sucesos
pasados, de los que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.
PASIVO:
Es el conjunto de obligaciones presentes de una entidad, surgidas a raíz de sucesos pasados,
a cuyo vencimiento, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que
conllevan beneficios económicos. Tales obligaciones han sido contraídas con terceras
personas,, diferentes a los dueños de la entidad.
personas
Centro de Contadores
29
Contabilidad Financiera
PATRIMONIO:
Es la participación residual en los activos de la entidad que les queda a los dueños, una vez
deducidos todos sus pasivos.
De los conceptos arriba señalados podemos entonces inferir que:
LO QUE LA EMPRESA TIENE
Siempre
es igual a
LO QUE LA EMPR
EMPRESA
ESA DEBE
=
PASIVO
+
ATRIMONIO
O
PATRIMONI
A CTIVO
Ilustración 3.1
Lo que se quiere expresar en la ilustración 3.1 es que, basándonos en la norma de "Dualidad
Económica" , es cierto que la empresa tiene una "personalidad jurídica" diferente a la de los
dueños. No obstante, una empresa es algo inerte. Por sí sola, no es capaz de crear los recursos
que requiere para operar. Necesita obtenerlos de otras personas, bien sean naturales o
jurídicas.
De allí que lleguemos a la conclusión siguiente:
"Todos los recursos que la empresa obtenga, los cuales conforman su Ac
Actitivo
vo , se los debe a
alguien. La parte que le debe a personas que no son sus dueños, se le denomina Pasivo,
mientras que, la parte que le debe a sus dueños, se le conoce como Patrimonio .
”
Por lo expuesto, siempre debe cumplirse que:
CTIVO
A
ASIVO
= P
ATRIMONIO
ATRIMONI
O
+ P
Es esto lo que se conoce como ecuación patrimonial, ecuación del patrimonio o ecuación
básica de la contabilidad.
Este concepto es de tal importancia, como que toda la dinámica de la contabilidad de cualquier
empresa está sustentada en él.
Por supuesto, tratándose de una ecuación, puede despejarse
des pejarse cualquiera de sus términos.
Si suponemos que: Activo = A,
A, Pasivo = P y Patrimonio = P'
P',, en la Ecuación Patrimonial debe
cumplirse que:
A = P + P'
30
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
Si deseamos conocer el pasivo, despejamos P y nos quedaría:
quedaría:
P = A - P'
Si se desea conocer el patrimonio, despejaríamos P':
P' :
P' = A - P
La ecuación patrimonial, como ecuación al fin y al cabo, se mantendrá siempre en equilibrio. Es
decir que los valores que aparezcan en el primer miembro, siempre serán iguales a la suma de
los que tenga el segundo, no importando ni la cantidad ni la naturaleza de las transacciones que
haya realizado la empresa.
Demostrémoslo con un caso práctico, para lo cual, antes, mencionaremos los nombres de
algunas cuentas y su significado, en las que nos sustentaremos para desarrollarlo:
CUENTAS DE ACTIVO:
Representan recursos controlados por la empresa. Ejemplo
Ejemplo de ellas podrían ser las siguientes:





CAJA.
Se utiliza para controlar el efectivo que, físicamente, se encuentra en la empresa.
BANCOS..
BANCOS
A través de esta cuenta se controla el efectivo que la empresa tiene depositado en los
bancos.
EFECTOS POR COBRAR
Esta cuenta se utiliza para controlar las deudas que la empresa tiene por cobrar,
respaldas por la aceptación de letras de cambio u otros documentos mercantiles
garantizados.
INVENTARIOS.
Controla los recursos adquiridos o fabricados que la empresa tiene destinados para la
venta o para ser utilizados en la fabricación de otros productos.
MOBILIARIO.
En esta cuenta se registran los muebles que serán utilizados en las operaciones
ordinarias de la empresa.
CUENTAS DE PASIVO:
Como ya lo hemos mencionado, representan obligaciones con personas, naturales o jurídicas,
diferentes a los dueños. Como ejemplo, se pueden mencionar las que siguen:



EFECTOS POR PAGAR.
Controla las obligaciones o deudas contraídas por la empresa, respaldadas por la
aceptación de letras de cambio u otros documentos mercantiles garantizados.
CUENTAS POR PAGAR.
Es utilizada para controlar las obligaciones que tenga la empresa, respaldadas por la
aceptación de facturas.
IMPUESTOS POR PAGAR.
Se registrarán en esta cuenta, las obligaciones que la empresa tenga, originadas por
impuestos.
Centro de Contadores
31
Contabilidad Financiera
CUENTAS DE PATRIMONIO.
Representan obligaciones que la empresa tiene con sus dueños. Dicho de otra manera, las
cuentas de Patrimonio representan los derechos que los dueños de la empresa tienen sobre
ésta. Mencionemos algunas de esas cuentas:






CAPITAL.
Se registra en esta cuenta, el aporte inicial que los dueños de la empresa hacen para
que, con esos recursos, inicie las operaciones para las cuales fue constituida.
INGRESOS.
Los Ingresos están compuestos por un conjunto de cuentas que indican que la empresa
em presa
realizó operaciones en las que, en principio, obtuvo ganancias, tales como: Ventas,
Alquileres Ganados, Intereses Ganados, etc.
EGRESOS.
Por el contrario, los egresos están conformados por un grupo de cuentas que indican
que la empresa realizó operaciones que representan gastos o pérdidas. Por ejemplo:
Compras de Mercancía, Gastos de Sueldos, Gastos
Gastos de Alquileres, etc.
UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS.
DISTRIBUIDAS.
Se registra en esta cuenta la ganancia obtenida por las operaciones realizadas que aún
no ha sido repartida entre los dueños de la empresa. Se determina por la diferencia de
Ingresos menos Egresos. Si los Ingresos fueron mayores que los egresos, hubo una
ganancia.
PÉRDIDAS ACUMULADAS.
En el caso en que los Egresos fueron mayores que los Ingresos, se dice que hubo una
Pérdida, que será controlada a través de esta cuenta.
RESERVAS.
Representa la parte de las Utilidades que no pueden ser repartidas entre los dueños
porque lo impide la Ley o por la propia decisión de aquéllos.
Dicho esto, desarrollemos un caso práctico:
Los señores P. Pérez y J. Juárez deciden constituir una empresa que se dedicará a la
compra-venta de artefactos eléctricos. Después de haber hecho todos los trámites legales, se
realizaron las siguientes operaciones:
Operación Nº 1
El 02-01-2012, para iniciar las operaciones y así constituir el capital, los señores Pérez y Juárez
aportaron Bs. 50.000,oo cada uno en efectivo que depositaron en el Banco Venezuela a nombre
de la empresa.
Si analizamos la operación, observaremos que:
a) La empresa recibió recursos iniciales por Bs. 100.000,oo en efectivo los cuales se
encuentran depositados en el banco. Por lo tanto, la cuenta que controla ese bien será
Bancos.. Siendo ese monto propiedad de la empresa, la cuenta Bancos con su respectivo
Bancos
saldo aparecerá en el lado del Ac
Actitivo
vo en la ecuación patrimonial que se muestra en la
Ilustración 3.2.
b) Por otra parte, esos Bs. 100.000,oo que la empresa "tiene" en el banco, los "debe" a sus
32
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
dueños ya que ellos fueron los que aportaron tal dinero para conformar el Capital inicial de
la empresa. Por esa razón, la cuenta Capital también aparecerá en la ecuación patrimonial
pero formando parte de la sección Patrimonio
Patrimonio,, por ser el capital una cuenta que indica
que la empresa le "debe" a sus dueños. Ver Ilustración 3.2.
ACTIVO
CUENTA
CUEN
TA
Bancos
=
Bs.
PASIVO
CUENTA
CUENTA
+
Bs.
CUENTA
CUENTA
100.000,oo
ACTIVO
100.000,oo
100.000,oo
PATRIMON
PATRIMONIO
IO
Capital
=
PASIVO
-0-
+
PATRIMONIO
Bs.
100.000,oo
100.000,oo
Ilustración 3.2
Operación Nº 2
Compró muebles para ser utilizados en las oficinas por un monto de Bs. 10.000,oo, los cuales
fueron cancelados con un cheque.
Como puede observar, la empresa compró muebles de contado mediante la emisión de un
cheque. En este caso, la ecuación del patrimonio también queda afectada debido a que:
1) La empresa compró muebles, por lo cual es dueña de ese bien q
que
ue representa un Ac
Actitivo
vo .
La cuenta que controla los muebles
muebles que posee una empresa se denomina Mobiliario
Mobiliario.. Por
lo tanto, observe en la ilustración 3.3 que esa cuenta aparece en el lado del activo y cómo ha
quedado modificada la Ecuación Patrimonial.
Patrimonial .
2) Se emitió un cheque para cancelar los muebles comprados. Ello quiere decir que el
dinero que la empresa tenía en el banco disminuyó en Bs. 10.000,oo. Efectivamente,
observe la ilustración 4.3. El saldo que tenía el banco bajó de Bs. 100.000,oo a Bs.
90.000,oo y, en definitiva, se sigue
sigue cumpliendo que: Activo = Pasivo + Pa
Patrimonio.
trimonio.
ACTIVO
CUENTA
Bancos
Mobiliario
ACTIVO
=
Bs
Bs..
90.000,oo
10.000,oo
100.000,oo
100.000,oo
=
PASIVO
+
CUENTA
Bs.
PASIVO
-0-
+
PATRIMONIO
PATRIMONIO
CUENTA
Capital
Bs.
Bs .
100.000,oo
PATRIMONIO
100.000,oo
Ilustración 3.3.
Operación Nº 3
Se compró mercancía así:
10 Lavadoras a Bs. 3.000,oo c/u
20 Pulidoras a Bs. 1.000,oo c/u
30.000,oo
20.000,oo
Costo de la mercancía
50.000,oo
Centro de Contadores
33
Contabilidad Financiera
Fueron aceptadas 5 letras de cambio de Bs. 10.000,oo cada una, para ser pagadas a diferentes
vencimientos.
Veamos cómo afecta esta transacción a la Ecuación Patrimoni
Patrimoni al:
Observe que, en este caso, también hay dos situaciones:
1) La mercancía fue comprada y,
y, por lo tanto, pasa a ser un bien propiedad de la empresa. Es
decir que ésta tiene un nuevo activo en mercancías por Bs. 50.000,oo. Por ello, tal mercancía
debe aparecer en la Ecuación Patrimonial en el lado del Ac
Actitivo
vo . Ver ilustración 3.4.
2) A cambio de haber recibido mercancía, la empresa contrae una deuda por Bs. 50.000,oo al
aceptar las letras de cambio. Es decir que aceptó unos efectos por pagar lo cual, como es
obvio, representa un pasivo para la empresa.
Analice la ilustración 3.4 y observe que, esta deuda, aparece en la sección de Pasivo
Pasivo,, debido
a que se lo debe a personas diferentes a sus dueños. El resto de las cuentas permanecen en
el mismo estado.
ACTIVO
CUENTA
Bancos
Mobiliario
Mercancías
ACTIVO
=
Bs
Bs..
90.000,oo
10.000,oo
50.000,oo
150.000,oo
150.000,oo
PASIVO
+
CUENTA
Efectos por pagar
=
PASIVO
Bs.
Bs .
CUENTA
50.000,oo
50.000,oo
PATRIMONIO
PATRIMONIO
Capital
+
Bs.
100.000,oo
PATRIMONIO
100.000,oo
Ilustración 3.4
Operación Nº 4
Se canceló una letra de cambio por Bs. 10.000,oo de aquellas aceptadas en la operación Nº 3,
mediante la emisión de un cheque.
Aquí también nos encontramos con dos situaciones:
a) Después de pagar la deuda, el acreedor nos devuelve, debidamente cancelada, una de
las letras que debía la empresa por Bs.10.000,oo. Por lo tanto, ya no se deben efectos
por Bs. 50.000,oo sino por Bs. 40.000,oo.
b) El efecto por pagar
pagar mencionado fue cancelado con un cheque. Por ello, el saldo del
banco baja de Bs. 90.000,oo a Bs. 80.000,oo.
Observe en la ilustración 3.5 cómo quedó afectada la Ecuación Patrimonial.
Patrimonial .
34
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
ACTIVO
CUENTA
CUENT
A
Bancos
Mobiliario
Mercancías
ACTIVO
=
Bs.
80.000,oo
10.000,oo
50.000,oo
140.000,oo
140.000,oo
PASIVO
+
CUENTA
CUENTA
Bs.
Efectos por pagar
=
CUENTA
CUENTA
40.000,oo
PASIVO
40.000,oo
PATRIMON
PATRIMONIO
IO
Capital
+
PATRIMONIO
Bs.
100.000,oo
100.000,oo
Ilustración 3.5
Operación Nº 5
La empresa compró un vehículo por Bs. 80.000,oo el cual fue pagado así:
a) Como cuota inicial se pagó Bs. 20.000,oo con un cheque.
b) Por el resto, Bs. 60.000,oo, se aceptaron letras de cambio (giros) para ser pagadas en
diferentes fechas.
Si analiza la transacción, observará que se trata de la compra de un vehículo en la que:
a) Recibió un vehículo con un costo de Bs. 80.000,oo.
80.000,oo. Por lo tanto, en el Ac
Actitivo
vo aparecerá la
cuenta Vehículos con ese saldo.
b) A cambio de ello, la empresa entregó como cuota
cuota inicial Bs. 20.000,oo mediante la emisión
de un cheque, lo cual quiere decir que el saldo de Bancos disminuyó de Bs. 80.000,oo a
Bs. 60.000,oo.
c) Fueron entregadas (aceptadas) letras de cambio para ser pagadas en diferentes fechas por
Bs. 60.000,oo. Por ello, el saldo de Efectos por Pagar aumenta a Bs. 100.000,oo. El
resultado de todo este movimiento puede verlo en la Ilustración 3.6.
ACTIVO
CUENT
CUENTA
A
Bancos
Mobiliario
Mercancías
Vehículos
ACTIVO
Bs.
60.000,oo
10.000,oo
50.000,oo
80.000,oo
200.000,oo
200.000,oo
=
PASIVO
CUENTA
CUENT
A
Efectos por pagar
=
PASIVO
Bs.
+
100.000,oo
100.000,oo
PATRIMON
PATRIMONIO
IOBs.
CUENTA
CUENT
A
Capital
+
PATRIMONIO
100.000,oo
100.000,oo
Ilustración 3.6
Operación Nº 6
Se vendieron 10 lavadoras en Bs. 7.500,oo cada una, de contado. El producto de la venta fue
depositado en el banco.
Centro de Contadores
35
Contabilidad Financiera
Los cálculos relacionados con la transacción, serían como sigue:
Valor de la venta: 10 lavadoras X Bs. 7.500,oo c/u =
Costo de la venta: 10 lavadoras X Bs. 3.000,oo c/u =
Bs. 75.000,oo
Bs. 30.000,oo
Utilidad en la venta:
Bs. 45.000,oo
En la ilustración 3.7 puede observarse cómo, también en este caso, quedó modificada la
Ecuación Patrimonial:
Patrimonial :
1) El monto de la venta, Bs. 75.000,oo,
75.000,oo, fue depositado en el banco. Por lo tanto, el saldo de
Bancos, aumentó a Bs. 135.000,oo. Es decir (60.000,oo + 75.000,oo).
2) Con respecto a la cuenta Mercancías, se vendieron 10 lavadoras que, cuando se
compraron, costaron
costaron Bs. 30.000,oo. Por lo tanto, al saldo de esta cuenta que era de
Bs. 50.000,oo, deberá restársele el costo de las lavadoras vendidas, Bs. 30.000,oo, con lo
que el saldo de Mercancías quedará en Bs. 20.000,oo.
3) Y por último, como puede ver arriba, en esta transacción de venta se produjo una utilidad
o INGRESO por Bs. 45.000,oo, debido a que una mercancía que se había comprado por
Bs. 30.000,oo, ahora se vendió por Bs. 75.000,oo (75.000,oo - 30.000,oo = 45.000,oo).
Las utilidades que obtiene la empresa como consecuencia de las transacciones que
realiza, incrementan el Patrimonio y, como ya sabemos, son propiedad de sus dueños.
Es decir que, la empresa, le debe a sus dueños esas utilidades. Por lo tanto, la cuenta de
utilidades que, en este caso, y sólo para los efectos de explicación y presentación de la
Ecuación Patrimonial
Patrimonial,, llamaremos Ingresos
Ingresos,, debe aparecer formando parte del
Patrimonio, con un saldo de Bs. 45.000,oo. Después de ello, como puede ser observado
en la Ilustración 3.7, la ecuación patrimonial sigue en equilibrio.
ACTIVO
CUENTA
Bancos
Mobiliario
Mercancías
Vehículos
ACTIVO
=
Bs
Bs..
135.000,oo
10.000,oo
20.000,oo
80.000,oo
245.000,oo
245.000,oo
PASIVO
CUENTA
Efectos por pagar
=
PASIVO
+
PATRIMONIO
PATRIMONIO
Bs.
Bs .
CUENTA
100.000,oo
Capital
Ingresos (utilidad)
100.000,oo
45.000,oo
PATRIMONIO
145.000,oo
100.000,oo
+
Bs.
Ilustración 3.7
Operación Nº 7.
Se pagó gastos de sueldos por Bs.15.000,oo, con cheque.
En este caso, las cuentas se han movilizado como sigue:
1)
36
Por cuanto se pagó con un cheque Bs.15.000,oo, ello significa que el saldo del banco
bajó de Bs. 135.000,oo a Bs.
B s. 120.000,oo.
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
2)
El concepto del pago fue por gastos o Egresos
Egresos,, lo cual ocasiona una disminución de las
utilidades. Por ello, los Egresos formarán parte del Patrimonio
Patrimonio,, pero restando.
Después de registrar esta transacción, la ecuación patrimonial quedará como se muestra
m uestra en la
ACTIVO
CUENTA
CUENT
A
Bancos
Mobiliario
Mercancías
Vehículos
ACTIVO
=
Bs.
120.000,oo
10.000,oo
20.000,oo
80.000,oo
230.000,oo
230.000,oo
PASIVO
CUENTA
CUENTA
Efectos por pagar
=
PASIVO
+
PATRIMON
PATRIMONIO
IO
Bs.
CUENTA
CUENTA
100.000,oo
Capital
Ingresos (utilidad)
Egresos (Pérdida)
100.000,oo
45.000,oo
(15.000,oo)
PATRIMONIO
130.000,oo
100.000,oo
+
Bs.
Ilustración 3.8
Operación Nº 8
Se creó la reserva legal equivalente al 5 % de la utilidad neta obtenida.
Hagámoslo.
1) La utilidad obtenida fue Bs. 30.000,oo (Ingresos o ganancias por Bs. 45.000,oo menos
Egresos o pérdidas por Bs. 15.000,oo). Por tanto, el 5 % de Bs. 30.000,oo
30.000,oo es
Bs. 1.500,oo.
2) La Reserva Legal,
Legal , es una parte de las utilidades que los dueños de una empresa no
pueden retirar o distribuirse entre ellos porque lo ordena la Ley.
Ley. Sin embargo, aunque
restringidas, las reservas son utilidades. Por lo tanto,
tanto, tales Reservas son cuentas de
Patrimonio..
Patrimonio
3) Por lo expuesto, las utilidades, que sólo para efectos de facilitar la explicación de la
ecuación del patrimonio hemos convenido en llamarlas ingresos, baja de Bs. 45.000,oo
a Bs. 43.500,oo, mientras que será creada la cuenta Reservas que formará parte del
grupo de Patrimonio con un saldo de Bs. 1.500,oo.
La Ecuación Patrimonial quedaría como se muestra en la Ilustración 3.9.
ACTIVO
CUENTA
CUENT
A
Bancos
Mobiliario
Mercancías
Vehículos
ACTIVO
=
Bs.
120.000,oo
10.000,oo
20.000,oo
80.000,oo
230.000,oo
230.000,oo
PASIVO
CUENTA
CUENTA
Efectos por pagar
=
PASIVO
+
PATRIMON
PATRIMONIO
IO
Bs.
CUENTA
CUENTA
100.000,oo
Capital
Ingresos (utilidad)
Egresos (Pérdida)
Reservas
PATRIMONIO
100.000,oo
+
Bs.
100.000,oo
43.500,oo
(15.000,oo)
1.500,oo
130.000,oo
Ilustración 3.9
Centro de Contadores
37
Contabilidad Financiera
Es importante observar que, después de registrar cada transacción, los componentes de cada
grupo y sus respectivos saldos habrán
habrán podido cambiar. Sin embargo, la Ecuación Patrimonial
sigue en equilibrio. Es decir:
A CTIVO = PASIVO + PATRIMONI
ATRIMONIO
O
TEORÍA DEL CARGO Y EL ABONO.
Esta teoría se sustenta en el equilibrio que en todo momento debe existir en la Ecuación
Patrimonial..
Patrimonial
Existe una serie de reglas que, al aplicarlas, permiten que la Ecuación Patrimonial permanezca
en equilibrio después de registrar cada transacción. A este conjunto de reglas se le conoce
como la "teoría del cargo y del abono" , también identificada como el "principi o de partida
doble" .
Estas reglas fueron recogidas y divulgadas por Fray Luca Paccioli en su obra "Sunma de
arithmetica, geometría
geometría,, proporti oni et pro portion alita",
alita" , publicada en Venecia en el año 1494.
La Lcda. Mireya Villalobos de
d e Nucete en su libro "Los Principios Contables y su Vigencia
en Venezuela" (pág. 17), resume con mucha claridad
claridad cuál fue el aporte que Luca Paccioli dio
a la divulgación de la contabilidad por partida doble, cuando dice:
"...El profesor Emmett Taylor de la Universidad de Cincinnatti, Ohio, de su investigación
realizada sobre Luca Paccioli nos dice que la "Sunma" no es un libro original, sino una
recopilación de ideas y materiales de muchos autores. Paccioli inclusive menciona que la fuente
primaria de su libro fueron los trabajos de Leonardo da Pisa quien en el año 1202 escribió un
libro denominado Liber Abbaci. Este libro incluía contabilidad comercial, aspecto al cual le
dedicó gran atención. Leonardo da Pisa ha sido reconocido como una de las principales figuras
en la historia de la contabilidad.
Paccioli en ningún momento reclamó originalidad con respecto al sistema de partida doble; él
simplemente señala que describió en su libro el sistema usado en Venecia por cerca de
doscientos años.
El libro de Paccioli se extendió por toda Europa. En la mitad del siglo XVI había suficientes
tratados de teneduría de libros por partida doble disponibles para cualquier comerciante que
tuviese deseos de aprender tal materia..."
En definitiva, la regla fundamental consiste en que "todo cargo que se haga en una o varias
cuentas, debe tener como contrapartida un abono en otra u otras cuentas por la misma
cantidad".. Es decir, "no hay cargo
cantidad"
cargo sin abono" .
De otra manera, podríamos afirmar que:
"En toda transacción hay una o varias cuentas que RECIBEN y una o varias cuentas que
ENTREGAN la misma cantidad".
38
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
Por lo demás, el principio de partida doble es de uso obligatorio en Venezuela, ya que así está
pautado en nuestras leyes.
Al respecto, el Ar
Artíc
tícul
ulo
o 34 del
d el Códi
Có di go de Comer
Co mer ci o señala:
"En el libro diario se asentarán, día a día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que
cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién es el deudor de la negociación..."
NORMAS PRÁCTICAS PARA EL REGIST
REGISTRO
RO POR PARTIDA
PARTIDA DOBLE.
DOB LE.
Expondremos a continuación algunos pasos a seguir para registrar cualquier transacción por
partida doble.
En términos generales podríamos decir que, llegado el momento de registrar una transacción,
actuaríamos como sigue:
Paso 1:
a) Se determina qué está RECIBIENDO la empresa.
b) Se busca el nombre de la cuenta que controla lo que la empresa est
está
á RECIBIENDO.
c) A la cuenta
cuenta que RECIBE
RECIBE,, se le CARGA
CARGA..
Paso 2:
a) Se determina
determina qué está ENTREGANDO la empresa.
b) Se busca el nombre
nombre de la cuenta que controla lo que la empresa está
está ENTREGANDO.
c) A la cuenta que ENTREGA se le AB
ABONA
ONA..
Como en casos anteriores, sigamos explicando la teoría del cargo y el abono basándonos en el
desarrollo de un ejemplo concreto. Para ello, comenzaremos registrando transacciones las
cuales, en su mayoría, son las mismas que se utilizaron para explicar lo relacionado con la
Ecuación Patrimonial.
Patrimonial .
Es recomendable que, a medida que se vayan desarrollando los casos, el alumno compare, al
mismo tiempo, el estado en que van quedando las cuentas, con el efecto que la misma
transacción ocasionó en la Ecuación Patrimonial que se explicó en páginas anteriores. Ello
contribuirá a reforzar más la razón del por qué, tal ecuación, permanece en equilibrio después de
haber registrado cualquier transacción.
Operación Nº 1:
El 02-01-2012, para iniciar las operaciones y así constituir el capital, los
los señores Pérez y
Juárez aportaron Bs. 50.000,oo cada uno en efectivo que depositaron en el Banco Venezuela a
nombre de la empresa.
Registremos esta primera transacción, basándonos en las normas relativas a la teoría del cargo y
el abono.
Primer Paso:
a) ¿Qué recibi ó la empresa?
La empresa recibió dinero que fue depositado en el banco
banco..
Centro de Contadores
39
Contabilidad Financiera
b) ¿Qué
¿Qué cuenta
cuenta controla lo que la empresa recibió?
Por tratarse de dinero que fue depositado en el banco, la cuenta que lo controla será
BANCOS..
BANCOS
c) La cuenta BANCOS recibe; por lo tanto, a esta cuenta se le CARGA los Bs. 100.000,oo
depositados.
Se
Segundo
gundo Pa
Paso:
so:
a) ¿Qué entregó la empresa?
Cuando los señores Pérez y Juárez decidieron constituir la empresa y aportaron
Bs. 100.000,oo, a ellos se les entregó un documento en el cual consta que la empresa les
debe esos Bs. 100.000,oo.
b) ¿Qué
¿Qué cuenta control a lo que la empresa entregó?
El dinero que la empresa recibió de sus dueños, representa el aporte inicial de recursos que
toda empresa necesita para comenzar a realizar operaciones. A este aporte inicial que los
dueños hacen, se le denomina CAPITAL
CAPITAL.. Por lo tanto, la cuenta que controla esta deuda que
la empresa tiene con sus dueños será CAPITAL
CAPITAL..
c) La cuenta CAPITAL entrega; por lo tanto, se le AB
ABONA
ONA..
Resumiendo:
Bancos recibe: se le CARGA. Capital entrega: se le ABONA.
Observe en la Ilustración 3.10, cómo quedaron las cuentas involucradas. El número que aparece
entre paréntesis al lado de las cifra, identifica qué cargo le corresponde a qué abono.
BANCOS
DEBE
CAPITAL
HABER
DEBE
(1) 100.000,oo
HABER
100.000,oo (1)
Ilustración 3.10
Operación Nº 2:
Se compró muebles para ser utilizados en la oficina por un monto de Bs. 10.000,oo, los cuales
fueron cancelados con un cheque.
Registremos esta transacción siguiendo la misma lógica anterior:
Primer Paso:
a) ¿Qué recibi ó la empresa?
Recibió muebles
muebles..
40
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
b) ¿Qué
¿Qué cuenta
cuenta controla lo que la empresa recibió?
La cuenta que controla los muebles que la empresa posee se le denomina MOBILIARIO
MOBILIARIO..
c) La cuenta MOBILIARIO recibió; luego a esta cuenta se le CARGA Bs. 10.000,oo.
Segundo Paso:
a) ¿Qué entregó la empresa?
La empresa entregó dinero por Bs. 10.000,oo del que tenía en el BANCO
BANCO..
b) ¿Qué
¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?
El dinero que la empresa entregó fue extraído del BANCO
BANCO.. Por lo tanto, la cuenta que
controla este movimiento es BANCOS
BANCOS..
c) BANCOS entrega, por lo que a esta cuenta se le AB
ABONA
ONA..
Véase en la Ilustración 3.11 cómo quedaron las cuentas, después de registrada la
transacción Nº 2:
BANCOS
DEBE
(1)
MOBILIARIO
HABER
HABER
100.000,oo
DEBE
HABER
100.000,oo
10.000,oo (2)
Saldos
DEBE
CAPITAL
90.000,oo
(2) 10.000,oo
10.000,oo
(1)
100.000,oo
Ilustración 3.11
Se recomienda al alumno comparar el estado en que quedaron las cuentas, con la ecuación del
patrimonio que aparece en la Ilustración 3.3. Observará que los saldos que arrojan las cuentas
arriba indicadas, coinciden con los mostrados en la ecuación de patrimonio mencionada,
permaneciendo los totales en equilibrio. Es decir:
d ecir:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.
Operación Nº 3:
Compró mercancía así:
10 lavadoras a Bs. 3.000,oo c/u
20 pulidoras a Bs. 1.000,oo c/u
Costo de la mercancía
Bs. 30.000,oo
Bs. 20.000,oo
Bs. 50.000,oo
Fueron aceptadas 5 letras de cambio de Bs. 10.000,oo cada una para ser pagadas a diferentes
vencimientos.
Registremos esta transacción:
Primer Paso:
a) ¿Qué recibi ó la empresa?
Recibió mercancía.
Centro de Contadores
41
Contabilidad Financiera
b) ¿Qué
¿Qué cuenta control a lo que la empresa recibió?
En capítulos posteriores veremos que lo más usual es utilizar la cuenta COMPRAS para
registrar las adquisiciones de mercancías, mientras que, cuando ésta es vendida, se utiliza la
cuenta VENTAS.
No obstante, por ahora, para alcanzar el objetivo que perseguimos, utilizaremos la cuenta
MERCANCÍAS para registrar cualquier compra de mercancía destinada para la venta.
c) La cuenta que recibe se llama MERCANCÍAS
MERCANCÍAS;; por lo tanto, se le CARGA
CARGA..
Se
Segundo
gundo Pa
Paso:
so:
a) ¿Qué entregó la empr
empr esa?
Cuando la empresa recibió la mercancía, tuvo que aceptar y entregar 5 letras de cambio,
comprometiéndose a pagarlas en fechas futuras.
b) ¿Qué
¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?
entregó?
Quiere esto decir que la empresa entregó en manos de terceras personas una deuda
representada por un efecto (letra de cambio), que tendrá que pagar. La cuenta que controlará
esta deuda se llama EFECTOS POR PAGAR.
c) La cuenta que entrega es EFECTOS POR PAGAR.
PAGAR. Por ello, a esta cuenta se le AB
ABONA.
ONA.
Analice la Ilustración 3.12. Así quedarán las cuentas después de registrar la transacción:
BANCOS
DEBE
(1)
HABER
DEBE
MERCANCÍAS
HABER
DEBE
(3)
100.000,oo
10.000,oo (2)
Saldos
MOBILIARIO
10.000,oo
50.000,oo
EFECTOS
EFECTO
S POR PAGAR
CAPITAL
HABER
50.000,oo
Saldos
50.000,oo
(2) 10.000,oo
90.000,oo
DEBE
HABER
DEBE
(3)
50.000,oo
HABER
100.000,oo
(1)
100.000,oo
Ilustración 3.12
Operación Nº 4
4::
Se canceló una letra de cambio por Bs. 10.000,oo de aquellas que fueron aceptadas en la
operación Nº 3, mediante la emisión de un cheque.
Registremos esta operación:
Primer Paso:
a) ¿Qué recibi ó la empresa?
Cuando la empresa pagó la deuda, recibió la correspondiente letra de ca
cambio
mbio debidamente
cancelada por el acreedor.
42
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
b) ¿Qué
¿Qué cuenta
cuenta controla lo que la empresa recibió?
La cuenta que controla las letras de cambio que la empresa debe se denomina EFECTOS
POR PAGAR.
PAGAR.
c) EFECTOS
EFECTOS POR PAGAR recibe, luego a esta cuenta se le CARGA.
Se
Segundo
gundo Pa
Paso:
so:
a) ¿Qué entregó la empresa?
Entregó dinero del que tenía en el BANCO
BANCO..
b) ¿Qué
¿Qué cuenta control a lo que la empresa entregó?
El dinero que la empresa tiene en el banco se controla con la cuenta BANCOS
BANCOS..
c) BANCOS es la cuenta que entrega. Por lo tanto se le AB
ABONA.
ONA.
Observe en la Ilustración 3.13 cómo quedaron las cuentas después de esta transacción:
BANCOS
DEBE
(1)
HABER
DEBE
MERCANCÍAS
HABER
100.000,oo
DEBE
(3)
10.000,oo (2)
10.000,oo (4)
Saldos
MOBILIARIO
80.000,oo
50.000,oo
EFECTOS
EFECTO
S POR PAGAR
CAPITAL
HABER
50.000,oo
(4)
50.000,oo
(2) 10.000,oo
10.000,oo
DEBE
HABER
DEBE
(3)
HABER
100.000,oo
(1)
10.000,oo
Saldos
40.000,oo
100.000,oo
Ilustración 3.13
Operación Nº 5:
5:
La empresa compró un vehículo por Bs. 80.000,oo el cual fue pagado así:
a) Como cuota inicial se pagó Bs. 20.000,oo con un cheque.
b) Por el resto, Bs. 60.000,oo, se aceptaron letras de cambio (giros) para ser pagadas en
diferentes fechas.
Procedamos a registrar esta transacción dando los pasos ya conocidos:
Primer Paso:
a) ¿Qué recibi ó la empresa?
Recibió un vehículo
vehículo..
Centro de Contadores
43
Contabilidad Financiera
b) ¿Qué
¿Qué cuenta controla lo que la empresa recibió?
La cuenta que controla los vehículos que la empresa posee se denomina VEHÍCULOS o
EQUIPO DE TRANSPORTE.
TRANSPORTE.
c) La cuenta VEHÍCULOS recibe, luego se le CARGA (Ver ilustración 3.14)
Se
Segundo
gundo Pa
Paso:
so:
a) ¿Qué entregó la empr
empr esa?
En primer lugar, entregó Bs. 20.000,oo mediante la emisión de un cheque.
b) ¿Qué
¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?
BANCOS es la cuenta que controla el movimiento de dinero que se efectúa a través del
banco.
c) BANCOS entregó dinero, por lo tanto se le AB
ABONA
ONA (Ver Ilustración 3.14)
d) ¿Qué más entregó la empresa?
Entregó letras de cambio aceptadas para ser pagadas a diferentes vencimientos por
Bs. 60.000,oo.
e) ¿Qué cuenta cont rol a lo que la empr
empr esa entregó?
La cuenta que controla las deudas que la empresa adquiere mediante la aceptación de letras
de cambio se llama EFECTO
EFECTOS
S POR PAGAR
PAGA R.
f) EFECTOS
EFECTOS POR PAGAR entrega, luego a esta cuenta se le AB
ABONA
ONA (Ver Ilustración 3.14)
BANCOS
DEBE
(1)
Saldos
HABER
DEBE
10.000,oo (2)
10.000,oo (4)
20.000,oo (5)
(2) 10.000,oo
DEBE
(3)
60.000,oo
DEBE
MERCANCÍAS
HABER
100.000,oo
10.000,oo
VEHÍCULOS
VEHÍC
ULOS
(5)
MOBILIARIO
HABER
80.000,oo
50.000,oo
50.000,oo
EFECTO
EFECTOS
S POR PAGAR
DEBE
HABER
CAPITAL
HABER
DEBE
50.000,oo
(3)
60.000,oo
100.000,oo
(5)
HABER
100.000,oo
(1)
(4) 10.000,oo
Saldos
80.000,oo
100.000,oo
Ilustración 3.14
Operación Nº 6:
6:
Se vendieron diez lavadoras en Bs. 7.500,oo cada una, de contado. El producto de la venta fue
depositado en el banco.
44
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
Recordemos que se trata de la venta de diez lavadoras que anteriormente habían sido
compradas en Bs. 3.000,oo cada una. Siendo ello así, calculemos las cifras a rregistrar:
egistrar:
Valor de la venta: 10 lavadoras X Bs. 7.500,oo c/u =
Bs. 75.000,oo
Costo de la venta: 10 lavadoras X Bs. 3.000,oo c/u =
Utilidad en la venta
Bs. 30.000,oo
Bs. 45.000,oo
Ahora, registremos la transacción:
Primer Paso:
a) ¿Qué recibi ó la empresa?
Recibió efectivo por Bs. 75.000,oo que depositó en el banco.
b) ¿Qué
¿Qué cuenta control a lo que la empresa recibió?
Como ya conocemos, BANCOS es la cuenta que controla el efectivo que se deposita en
estas instituciones financieras.
c) Si la cuenta BANCOS recibe,
recibe, se le CARGA
CARGA.. (Ver Ilustración 3.15).
Se
Segundo
gundo Pa
Paso:
so:
a) ¿Qué entregó la empresa?
empresa?
Tratándose de la venta de contado por Bs. 75.000,oo, a cambio de haber recibido esa
cantidad que fue depositada en el banco, la empresa entregó mercancía de la que tenía en
su almacén que, cuando la compró, le había costado Bs. 30
30.000,oo.
.000,oo.
b) ¿Qué
¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?
Los bienes comprados con la intención de volverlos a vender, son controlados a través de la
cuenta MERCANCÍAS
MERCANCÍAS..
c) MERCANCÍAS entregó. Por lo tanto, se le AB
ABONA
ONA.. (Ver Ilustración 3.15).
d) ¿Qué más entregó la empr
empr esa?
La diferencia entre lo que se recibió por la venta de la mercancía, Bs. 75.000,oo, y lo que le
costó a la empresa comprar esa mercancía,
m ercancía, Bs. 30.000,oo, representa la utilidad obtenida en
esa transacción. Es decir que la utilidad fue Bs.
Bs. 45.000,oo, cantidad ésta que la empresa le
entregará a sus dueños, cuando éstos decidan retirarla.
e) ¿Qué
¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?
La cuenta que controla las ganancias que la empresa obtuvo en esa transacción, por ahora,
la llamaremos INGRESOS
INGRESOS..
f) INGRESOS
INGRESOS entr egó, luego a esta cuenta se le AB
ABONA.
ONA.
Una vez registrada la transacción, las cuentas quedarían como se muestra en la Ilustración
3.15
Centro de Contadores
45
Contabilidad Financiera
BANCOS
BA
NCOS
DEBE
(1)
MOBILIARIO
HABER
Saldos
75.000,oo
135.000,oo
DEBE
DEBE
(3)
HABER
50.000,oo
(2) 10.000,oo
30.000,oo
10.000,oo
VEHÍCULOS
VEHÍC
ULOS
(5)
HABER
100.000,oo
10.000,oo (2)
10.000,oo (4)
20.000,oo (5)
(6)
DEBE
MERCANCÍAS
HABER
20.000,oo
EFECTOS
EFECTOS POR PAGAR
DEBE
CAPITAL
HABER
80.000,oo
DEBE
50.000,oo
(3)
60.000,oo
100.000,oo
(5)
HABER
100.000,oo
(4) 10.000,oo
Saldos
80.000,oo
100.000,oo
INGRESOS (Utilidad)
DEBE
HABER
45.000,oo
Saldos
(6)
45.000,oo
Ilustración 3.15
Operación Nº 7:
7:
Se pagó con cheque sueldos por Bs. 15.000,oo.
Registremos esta transacción:
Primer paso:
a) ¿Qué recibi ó la empresa?
Recibió un servicio de las personas que trabajaron.
b) ¿Qué
¿Qué cuenta control a lo que la empresa recibió?
El servicio representa un gasto o egreso.
c) Por ahora, estando conscientes que sólo perseguimos el objetivo de que los estudiantes
manejen con claridad la conformación de la Ecuación Patrimonial, es la razón por la que
utilizaremos la cuenta EGRESOS para registrar en ella cualquier gasto en el que la
empresa haya
haya incurrido.
incurrido. Por lo tanto, a la cuenta EGRESOS le cargaremos
cargaremos.. (Ver
ilustración 3.16)
46
(6)
Centro de Contadores
(1)
La Ecuación Patrimonial
Se
Segundo
gundo Pa
Paso:
so:
a) ¿Qué entregó la empresa?
empresa?
A cambio de los servicios recibidos, la empresa entregó a los empleados Bs. 15.000,oo,
de los que tenía en el banco.
b) ¿Qué
¿Qué cuenta controla lo que la empresa entregó?
La cuenta que controla el efectivo entregado es BANCOS.
c) Por ello, a la cuenta BANCOS se le abona. (Ver Ilustración 3.16)
BANCOS
DEBE
(1)
(6)
MOBILIARIO
HABER
DEBE
10.000,oo (2)
10.000,oo (4)
20.000,oo (5)
(2) 10.000,oo
MERCANCÍAS
HABER
DEBE
(3)
100.000,oo
HABER
50.000,oo
75.000,oo
30.000,oo
(6)
15.000,oo (7)
(7)
Saldos
120.000,oo
10.000,oo
VEHÍCULOS
VEHÍCU
LOS
DEBE
(5)
20.000,oo
EFECTOS
EFECTOS POR PAGAR
HABER
DEBE
CAPITAL
HABER
DEBE
50.000,oo
(3)
60.000,oo
100.000,oo
(5)
80.000,oo
HABER
100.000,oo
(1)
(4) 10.000,oo
Saldos
80.000,oo
INGRESOS
DEBE
EGRESOS
HABER
45.000,oo
100.000,oo
DEBE
(6)
(7)
45.000,oo
HABER
15.000,oo
15.000,oo
Saldos
Ilustración 3.16
Operación Nº 8:
8:
Se creó la reserva legal equivalente al 5 % de la utilidad neta obtenida.
Antes que nada, realicemos los cálculos pertinentes para determinar la utilidad neta:
Centro de Contadores
47
Contabilidad Financiera
Ingresos (utilidad)
Egresos (pérdida)
Utilidad neta
Bs. 45.000,oo
Bs. 15.000,oo
Bs. 30.000,oo
Reserva a crear: 5 % de Bs. 30.000,oo = 1.500,oo
Registremos la transacción, siguiendo los pasos establecidos.
Primer Paso:
a) ¿A qué cuenta se le carga?
Una parte de las utilidades obtenidas quedarán restringidas para su distribución entre los
dueños de la empresa, porque lo ordena la Ley.
Una empresa, como entidad o persona diferente a sus dueños, recibe el derecho de
mantener en su poder una parte de las utilidades, para lo cual, en nuestro caso,
cargaremos a la cuenta de INGRESOS por Bs. 1.500,oo, con lo que logramos disminuir la
utilidad por distribuir, en esa misma cantidad.
b)
¿A qué cuenta se le abona?
La parte de de las utilidades que hemos extraído o cargado a la cuenta de INGRESOS,
será acreditado a la cuenta RESERVAS que, como ya conocemos, representa utilidades
que están restringidas para efectos de distribución entre los dueños.
Después de registrar la transacción, las cuentas quedarán como se muestra a continuación en
la Ilustración 3.17.
BANCOS
DEBE
(1)
HABER
DEBE
75.000,oo
MERCANCÍAS
HABER
100.000,oo
DEBE
(3)
10.000,oo (2)
10.000,oo (4)
(6)
MOBILIARIO
(2)
HABER
50.000,oo
10.000,oo
20.000,oo (5)
30.000,oo (6)
15.000,oo (7)
Saldos
120.000,oo
10.000,oo
VEHÍCULOS
VEHÍCU
LOS
DEBE
(5)
EFECTOS
EFECTOS POR PAGAR
HABER
DEBE
80.000,oo
(4)
Saldos
48
80.000,oo
20.000,oo
HABER
CAPITAL
DEBE
HABER
50.000,oo (3)
100.000,oo (1)
60.000,oo (5)
100.000,oo
100.000,oo
10.000,oo
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
INGRESOS
DEBE
EGRESOS
HABER
DEBE
45.000,oo (4) (7)
(8)
RESERVAS
HABER
DEBE
HABER
15.000,oo
1.500,oo
1.500,oo (8)
Saldos
43.500,oo
15.000,oo
1.500,oo
Ilustración 3.17
Por último, observe en la Ilustración 3.18 que, después de haber registrado las transacciones
mencionadas se sigue manteniendo el equilibrio en la Ecuación Patrimonial.
Patrimonial . Es decir, el
ACTIVO es igual al PASIVO más el PATRIMONIO
PATRIMONIO..
ACTIVO
CUENTA
Bancos
Mobiliario
Mercancías
Vehículos
ACTIVO
=
Bs.
120.000,oo
10.000,oo
20.000,oo
80.000,oo
230.000,oo
230.000,oo
PASIVO
CUENTA
CUENTA
Efectos por pagar
=
PASIVO
+
PATRIMONIO
PATRIMONIO
Bs
Bs..
CUENTA
100.000,oo
Capital
Ingresos (utilidad)
Egresos (Pérdida)
Reservas
PATRIMONIO
100.000,oo
+
Bs.
100.000,oo
43.500,oo
(15.000,oo)
1.500,oo
130.000,oo
Ilustración 3.18
Ecuación Patrimonial
Queremos recordar al alumno que, el ser humano, logra habilidad y destreza después de repetir
muchas veces la actividad sobre la cual desea tener
tener dominio. Por lo tanto se recomienda que,
por su cuenta, practique la teoría del cargo y del abono, poniéndose usted mismo ejemplos de
transacciones y, al registrarlas, observará que después de un corto tiempo, quedará asombrado
del conocimiento que posee sobre este tema.
COMPOSICIÓN DEL PATRIMONIO.
Forman parte de este grupo, las cuentas que representan derechos que los propietarios de la
empresa tienen sobre el Ac
Actitivo
vo de la misma. De entre ellas, fueron mencionadas las cuentas:
Capital, Utilidades, Pérdidas (es
(es decir, Ingresos, Egresos) y las Reservas.
De acuerdo con esto, recordemos que la Ecuación Patrimonial es:
A CTIVO = PASIVO + PATRIMON
ATRIMONIO
IO
Centro de Contadores
49
Contabilidad Financiera
Pero, de acuerdo con lo antes
an tes expresado el Patrimonio está compuesto así:
PATRI
ATRIMON
MONIO
IO = CAPITAL
CAPITAL + (ING
(INGRES
RESOS
OS
– EGRESOS) + RESERVAS
Si en la Ecuación Patrimonial sustituimos el Patrimonio por las cuentas que lo componen, la
ecuación quedaría como sigue:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + (INGRESOS – EGRESOS) + RESERVAS
Es decir:
A = P + C + (I – E) + R
En clase serán resueltos ejercicios en los que se practicará con la Ecuación Patrimonial en
todas sus formas.
50
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
EJERCICIOS
EJERCICIO 3.1.
La empresa del Sr. A. Rodríguez presenta la siguiente información:
Bancos
Efectos por Pagar
Mercancías
Equipo de Transporte
Cuentas por Pagar
Efectos por Cobrar
Caja
2.000,oo
5.000,oo
3.000,oo
1.000,oo
1.500,oo
8.000,oo
500,oo
Se pide: Determinar el Capital.
EJERCICIO 3.2
El Sr. Juan García tiene un negocio que, hasta ahora, ha sido administrado sin llevar contabilidad.
Habiendo decidido comenzar a llevarla, el Sr. García le contrata a usted como contador para dar
los pasos necesarios dirigidos a ello, para lo cual comenzó a investigar con el objetivo de
determinar el monto y la composición del activo, pasivo y patrimonio de la empresa para el
31-12-2012.
De tal investigación se obtuvo la siguiente información:
1)
Se hizo un inventario de la mercancía que se encontraba en
en el almacén y, después de
valorarla, alcanzó a Bs. 40.000,oo.
2)
Después de comunicarse con los proveedores se determinó que se deben facturas por
Bs. 20.000,oo y letras de cambio por Bs. 15.000,oo.
3)
La confirmación de las cuentas corrientes en los bancos indican que hay una disponibilidad
de Bs. 90.000,oo.
4)
Tiene muebles que fueron valorados en Bs 10.000,oo.
5)
Se hizo arqueo de caja y se determinó una existencia de Bs. 4.000,oo.
6)
La investigación hecha sobre las deudas por cobrar indicó que existen facturas por cobrar
por Bs. 25.000,oo y letras de cambio por Bs. 30.000,oo.
Centro de Contadores
51
Contabilidad Financiera
7)
Posee un inmueble que fue valorado en Bs. 170.000,oo pero, después de analizar el
correspondiente documento de compra, se determinó que tal inmueble se encuentra
hipotecado y que, para el 31-12-2012, el saldo de tal hipoteca es de Bs. 100.000,oo.
8)
Tiene pólizas de seguro contra diferentes riesgos que cubren todo el año 2013 por lo cual
canceló una prima de Bs. 2.000,oo.
9)
Para el 31-12-2012, las prestaciones sociales acumuladas por los trabajadores alcanzan
Bs. 40.000,oo.
10) Posee equipos de oficina que fueron valorados en Bs. 23.000,oo.
11) Debe sueldos a sus trabajadores por Bs. 12.000,oo.
Se pide:
En un rayado similar al que se muestra a continuación, relacionar las cuentas con sus respectivos
saldos, que componen el Activo y Pasivo de la empresa al 31-12-2012, y determine el
Patrimonio.
ACTIVO
CUENTA
CUENT
A
ACTIVO
=
Bs.
PASIVO
CUENTA
CUENTA
=
PASIVO
+
Bs.
PATRIMONIO
PATRIMONIO
CUENTA
CUENTA
+
Bs.
PATRIMONIO
EJERCICIO 3.3.
El comerciante Juan González constituyó un negocio de compra-venta de artefactos eléctricos,
realizando las operaciones que se indican:
1)
Depositó en el Banco Regional Bs.
Bs. 200.000,oo lo cual constituiría su capital.
2)
Compró muebles por Bs. 15.000,oo que pagó con un cheque del Banco Regional.
3)
Compró una computadora por Bs. 4.000,oo pagan
pagando
do una cuota inic
inicial
ial de Bs. 1.000,oo
con cheque del Banco Regional y aceptó letras de cambio para ser canceladas en diferentes
fechas por Bs. 3.000,oo.
4)
Compró mercancía por Bs. 50.000,oo así:
52
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
a) Bs. 20.000,oo de contado pagado con un cheque.
b) Bs. 30.000,oo a crédito. Aceptó facturas.
5)
Vendió a crédito a diferentes clientes la mitad de la mercancía comprada en el punto 4 por
Bs. 45.000,oo. Los clientes aceptaron facturas para ser pagadas en diferentes fechas.
6)
Pagó una letra con cheque del Banco Regional por Bs. 1.000,oo.
7)
Cobró facturas a los clientes por Bs. 20.000,oo.
8)
Pagó facturas a los proveedores por Bs. 10.000,oo con cheques del Banco Regional.
9)
Del efectivo que hay en caja, fue depositado en el Banco Regional Bs. 18.000,oo.
10) Se pagó sueldos por Bs. 5.000,oo con cheques del Banco Regional.
Se pide:
En un rayado similar al que sigue:
ACTIVO
CUENTA
=
Bs.
ACTIVO
PASIVO
CUENTA
=
PASIVO
+
Bs.
PATRIMONIO
PATRIMONIO
CUENTA
CUENTA
+
Bs.
PATRIMONIO
a) Exprese las modificaciones sufridas por la ecuación del patrimonio después de cada
operación.
b) Comprobar, después de cada operación, que la ecuación del patrimonio permanece en
equilibrio.
EJERCICIO 3.4.
Utilizando el principio de partida doble y basándose en la misma información del ejercicio 3.3:
1) Registre en cuentas en forma de "T" y por partida doble, las operaciones realizadas por el Sr.
Juan González.
Centro de Contadores
53
Contabilidad Financiera
2) Saque el saldo de cada cuenta y clasifíquelas de acuerdo a su naturaleza: Activo, Pasivo o
Patrimonio.
3) Después de e
ello,
llo, sume los grupos y compruebe
co mpruebe que la Ecuación Patrimonial: A = P + C
permanece en equilibrio.
EJERCICIO 3.5.
El Sr. Nepomuceno Guacarán constituyó un negocio realizando las siguientes operaciones:
1) Como capital inicial, hizo las siguientes aportaciones:
a)
Depositó en el banco Bs. 40.000,oo.
b)
Entregó mercancía por Bs. 60.000,oo de lo cual se debe una factura de Bs. 10.000,oo
que será pagada por el negocio.
c)
Aportó un vehículo valorado en Bs. 80.000,oo.
2) Compró mercancía por Bs. 70.000,oo así:
a) De contado: Bs. 12.000,oo. Se pagó con un cheque.
b) A crédito : Bs. 30.000,oo. Se aceptaron facturas.
c)
A crédito : Bs. 28.000,oo. Se aceptaron letras.
3) Se vendió el 40% de la mercancía existente en B
Bs.
s. 95.000,oo así:
a) De contado: Bs. 50.000,oo.
b) A crédito : Bs. 32.000,oo. Los clientes aceptaron facturas.
c)
A crédito : Bs. 13.000,oo. Los clientes aceptaron letras de cambio.
4) Se hizo un depósito en el banco por Bs. 35.000,oo de la existencia en caja.
5) Se pagaron letras de cambio por Bs. 15.000,oo con cheques.
6) Se pagó el alquiler por Bs. 5.000,oo con un cheque.
7) Se cobraron facturas por Bs. 12.000,oo y letras de cambio por Bs. 7.000,oo.
8) Se compró una computadora por Bs. 3.000,oo pagada así:
54
Centro de Contadores
La Ecuación Patrimonial
a) Cuota inicial Bs. 1.500,oo pagado con un cheque.
b) Se aceptaron letras de cambio por el resto.
9) Se pagaron facturas por Bs. 15.000,oo con cheques.
10) Se pagó sueldos por Bs. 18.000,oo con cheques.
Se pide:
1) Registrar las transacciones indicadas en cuentas en forma de "T
"T".
2) Sacar el saldo de cada cuenta.
3) En un rayado similar al que se muestra a continuación, relacionar las cuentas de acuerdo con
el grupo al que pertenecen y demostrar que la Ecuación Patrimonial permanece en equilibrio.
ACTIVO
CUENTA
=
Bs.
ACTIVO
Centro de Contadores
PASIVO
CUENTA
=
PASIVO
+
Bs.
PATRIMONIO
PATRIMONIO
CUENTA
CUENTA
+
Bs.
PATRIMONIO
55
El Libro
Lib ro Diario
Diario
4
GENERALIDADES.
Se comentó en capítulos anteriores que la actividad contable está regulada por normas
expresamente señaladas en el Código de Comercio.
Con frecuencia se encuentran contadores que hacen caso omiso de algunas de ellas,
aduciendo que tales normas estaban bien para la Venezuela aldeana que existía en el año 1955
(año en que fue promulgado el Código de Comercio vigente), pero que ya están fuera de
actualidad
debido
a que para
no están
con la dinámica actual de los negocios y la moderna
tecnología que
se utiliza
haceracorde
los registros.
Estamos de acuerdo con estos contadores, pero sólo en cuanto a que el Código de Comercio
necesita ser sometido a una actualización en la mayoría de sus aspectos.
Sin embargo, mientras ello no ocurra, debemos seguir cumpliendo con las normas allí
establecidas, especialmente con aquellas que tienen relación con el registro de las
transacciones en los libros.
Es cierto que, en esta época, pocas son las empresas que no disponen de un computador, a
través del cual hacen los registros de las transacciones. Eso está bien. Pero esta práctica, no
exime a la empresa de tener que hacer los registros, en forma resumida, en los libros legales
que ordena el Código de Comercio.
La empresa que incurra en ese error, puede tener dificultades si, en cualquier momento, recibe
la visita del SENIAT, o por cualquier otro acto de tipo judicial que amerite la presentación de
tales libros ante un tribunal. En todo caso, es responsabilidad del contador, mantener los libros
actualizados.
Por lo expresado, en el Centro de Contadores se sigue poniendo mucho énfasis en que los
alumnos aprendan a manejar los libros legales con idoneidad y que, luego, cuando vayan a
ejercer la profesión, no pierdan de vista cumplir con estas normas.
Por otra parte, el computador jamás sustituirá la figura del contador en una empresa. El
computador es sólo una máquina preparada para
para procesar unos datos que el contador le
suministra. Por lo tanto, antes que nada, se debe aprender cómo llevar una contabilidad "a
mano". Habiendo logrado esto, le será fácil llevarla a través de un computador.
Centro de Contadores
57
Contabilidad Financiera
Por lo expuesto, se sugiere al alumno poner mucha atención a las explicaciones que a
continuación se le darán en torno a los libros de contabilidad.
LIBROS
DEseCONTABILIDAD.
Los libros que
utilizan para llevar la contabilidad pueden ser clasificados en dos grupos:
a)
b)
Libros obligatorios.
Libros no obligatorios.
LIBROS OBLIGATORIOS.
Están conformados por aquel grupo de libros cuya obligatoriedad de llevarlos está estipulada
por el Código de Comercio y el Reglamento de la
l a Ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA). Son
ellos:
LIBROS
Libro
Diario
Libro Mayor
Libro de Inventarios
Libro de Compras - IVA
Libro de Ventas - IVA
Libro de Socios o de accionistas
Libro de actas de asambleas
Libro de actas de administradores
FIRMA PERSONAL
SOCIEDADES
COLECTIVAS
SOCIEDADES ANÓNIMAS
RESPONSABILIDAD LIMITADA
COMANDITA POR ACCIONES
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Sí
Como se indicó anteriormente, todos los libros mencionados son obligatorios en el caso de
sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades en
comandita por acciones. Cuando se trate de una firma personal o de una sociedad colectiva,
sólo son obligatorios los libros Diario, Mayor, Inventarios, Compras - IVA y Ventas - IVA.
Por ahora,
sólo se conversará
de estos
resto seSuperior.
hablará en los
capítulos
relacionados
con aquel tipoacerca
de sociedades
en elúltimos.
curso deDel
Contabilidad
Precisamente, el Ar
Artíc
tícul
ul o 32 del
d el Có di
digo
go de Comer
Co merci
ci o dice:
"Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá
obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios".
Este mismo artículo señala que, además de estos libros, "podrá llevar cualesquiera otros
auxiliares que considere conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones".
Por su parte, el Ar
Artíc
tícul
ulo
o 70 (Reglam
(Reg lam ento
ent o IVA),
IVA) , establece la obligatoriedad de llevar el libro de
Compras y de Ventas, cuando dice:
58
Centro de Contadores
El Libro Diario
“Los contribuyentes del impuesto , además de los libros exigidos por el Código de Comercio,
deberán llevar un libro de Compras y otro de Ventas.
En estos libros se registrarán cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus
operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, documentadas mediante
facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, así
como las notas de débito y de crédito modificatorias de las facturas originalmente emitidas y
otros comprobantes y documentos por los que se comprueben las ventas o prestaciones de
servicios y las adquisiciones de bienes o recepción de servicios.”
EL LIBRO DIARIO.
También denominado libro de primeras entradas, viene a ser éste el primer libro que
interviene en el registro de las transacciones. Las características de este libro y sus objetivos
están claramente señaladas en el Ar
Artíc
tícul
ulo
o 33 y 34 del Códig
Cód igo
od
de
e Comerc
Com ercio
io..
Se trata de un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso, debe ser
previamente presentado al Tribunal o Registrador Mercantil o, en su defecto, al Juez ordinario
de mayor categoría que exista en la localidad.
Como evidencia de haber sido legalizado, en la primera
prim era página se le estampa un sello en el que
consta el nombre de la empresa, el destino que se le dará a este libro y la cantidad de folios
que contiene. Tal sello deberá ser firmado por el Juez y su secretario o por el Registrador
Mercantil, según el caso (Ilustración 4.1).
Es importante recordar que, para que éste y cualquier otro libro sea legalizado, es
indispensable la presentación del documento de registro de la empresa que está solicitando
este servicio.
Una vez legalizado el libro diario, se procederá como lo indica el Art ículo
ícu lo 34 del Códig
Cód igo
o de
Comercio; es decir, se asentarán diariamente las operaciones que haga la empresa, de forma
que cada partida exprese con claridad quién es el deudor y quién es el acreedor.
No obstante, en vez de registrar las operaciones día a día, también se permite registrarlas a
base de resúmenes mensuales, con la condición de que sean conservados todos los
documentos que respaldan las operaciones que han sido realizadas cada día.
CLASES DE LIBRO DIARIO.
El libro diario puede ser de diferentes tipos, atendiendo al aspecto bajo el cual se le estudie.
Atendiendo a
su jerarquía
Diario principal o general
Diario auxiliar
Atendiendo a
su forma
Diario de dos columnas o diario común
Diario multicolumnar o diario americano
CLASES DE
LIBRO DIARIO
Centro de Contadores
59
Contabilidad Financiera
FECHA
DESCRIPCIÓN
RF
DEBE
HABER
3 de JULIO del año 2000
( 5 0 ) C IN C U EN T A
L IBR O D E D IAR IO
N ° . 7 4 1 D E 2 R EC IBO R M : 9 7 9 4 7 7 F EC H A : 0 3 /0 7 /2 0 0 0
C EC ON T A C .A.
C EN T R O D E C ON T AD OR ES
Ilustración 4.1. Legalización del Libro Diario
60
Centro de Contadores
El Libro Diario
DIARIO PRINCIPAL
PRINCIPAL..
Es el libro en el que se van a registrar todas las transacciones que la empresa haya realizado,
bien sea cada día o a base de resúmenes, los cuales no pueden abarcar períodos superiores a
un mes. Es de hacer notar que éste, es el único diario que es obligatorio legalizar antes de
poner en uso; de ahí su carácter de "principal".
Las empresas que utilizan sistemas computarizados para llevar su contabilidad (que
actualmente son la mayoría de ellas), ya no utilizan el tradicional libro de diario encuadernado.
Desde hace ya algún tiempo, el Registro Mercantil legaliza libros Diario de hojas removibles,
debidamente numeradas, en las que se estampa el sello de tal Registro, de forma que ello
permite imprimir los asientos, directamente de la computadora, a través de los cuales se
registran las transacciones realizadas por
por la empresa, a través de un asiento resumen
mensual.
DIARIOS AUXILIARES.
En aquellas empresas donde se realizan muchas operaciones repetitivas, se utilizan diarios
auxiliares no l egalizados
egalizados para registrarlas y, luego, el resumen de ellas, es lo que se registra
en el diario principal.
Por ejemplo, las empresas que realizan diariamente muchas ventas, utilizan un diario auxiliar
de ventas en el cual se registran esas ventas una por una y en forma diaria. Llegado el fin del
mes, se suman y, el total vendido en ese período, es lo que se registra en el diario principal o
legalizado.
Por supuesto, cualesquiera de estos diarios auxiliares pueden ser considerados como diarios
principales, si antes de ponerlos en uso son presentados al Registro Mercantil para ser
legalizados. Así, podría existir un diario principal de ventas, un diario principal de compras, un
diario principal de egresos, etc. En este caso, el resumen mensual de cada uno de estos
diarios, no sería necesario registrarlo en el diario principal general ya que, al estar los diarios
auxiliares legalizados, hacen innecesario ese registro.
DIARIO COMÚN.
Ya hemos apuntado que, atendiendo a su forma, el libro diario se puede presentar bajo dos
modalidades: El diario común o de dos columnas y diario multicolumnar o diario
americano..
americano
El diario común es la forma de diario más difundida y más frecuentemente utilizada.
Por ser este tipo de diario el más sencillo y el de más fácil manejo, es en el que nos basaremos
para desarrollar el presente tema. En capítulos posteriores, explicaremos con detenimiento los
demás tipos de diario.
Se comenzará por explicar el tipo de rayado que tiene el diario común, así como el objetivo de
cada una de sus columnas.
Centro de Contadores
61
Contabilidad Financiera
(1)
FECHA
(Año)
(mes)
(día)
(2)
DESCRIPCIÓN
(3)
REF
(4)
DEBE
(5)
HABER
Ilustración 4.2
Diario común (o de dos columnas)
Como usted puede observar en la Ilustración 4.2, el rayado del diario común consta, realmente,
de cinco columnas. No obstante, en la práctica, cuando se habla de un determinado tipo de
diario, éste es identificado por la cantidad de columnas en las cuales se pueden registrar cifras.
En el diario común, sólo se pueden registrar cifras en las columnas 4 y 5. Expliquemos a
continuación el uso que se le da a cada una de las cinco columnas.
Columna 1: FECHA.
En esta primera columna se escribirá el mes y el día en que se está registrando la tran
transacción.
sacción.
Es decir, en la parte superior, al comenzar cada una de las páginas, se escribe el año. Luego,
frente al registro de cada una de las transacciones, se va escribiendo el mes y el día en que
ese registro está siendo hecho.
Columna 2: DESCRIPCIÓN .
La segunda columna, que como se puede observar es la más ancha, está destinada, en
primer lugar, a escribir el nombre de las cuentas que intervienen en el registro de la transacción
y, en segundo lugar, a dar una explicación lo más clara posible, pero en forma muy resumida,
de las características de la transacción que está siendo
si endo registrada.
Columna 3: REFERENCIA .
Se utiliza esta columna para cruzar referencias con otros libros tales como el Libro Mayor. En
el Capítulo 5, se explicará lo relacionado con este último y, en ese momento, se terminará de
aclarar lo relacionado con esta columna.
Columna 4: DEBE.
Se registrará en esta columna la cifra que le corresponde a cada una de las cuentas que
recibieron algo o se les cargó,
cargó , como consecuencia de la transacción realizada.
Columna 5: HABER.
En esta última columna, por el contrario, se registrarán las cifras que entregaron las cuentas
que intervinieron. Es decir, los abonos o créditos.
EL ASIENTO DE DIARIO.
El asiento de diario puede ser definido como el método utilizado para registrar en el diario las
transacciones que una empresa realiza.
62
Centro de Contadores
El Libro Diario
Este método de registro está sustentado en la teoría del cargo y el abono, ya explicada en el
Capítulo 3. Se recomienda al alumno que, antes de seguir adelante, repase dicho tema con la
finalidad de refrescar esos conocimientos.
Como recordará, la teoría del
del cargo y el abono o de la partida doble, se fundamenta en que:
" En toda transacción hay una o v arias cuentas que reciben (a la
lass que se les carga) y una
o varias cuentas qu e entregan
entregan la mi sma cantidad (a las que se les abona)".
Pues bien, veamos cómo, basándonos en esta teoría, son registradas las transacciones en el
diario por medio de asientos.
Operación Nº 1
El 02-01-2012, los señores Pedro Rivas y José Méndez constituyeron una empresa, HOGAR
C.A., que se dedicará a la compra
compra y venta de
de artículos electrodomésticos.
electrodomésticos. Para formar el
capital, cada uno aportó Bs. 5.000,oo en efectivo que fueron depositados en el Banco
Venezuela a nombre de la empresa, según planilla de depósito Nro. 825.
Como puede observar en la Ilustración 4.3, en la columna "FECHA" escribimos el año 2012, en
la parte superior. Luego, en la primera línea utilizable y frente al número asignado al asiento,
se anota el mes y el día en el que se registra la transacción.
De inmediato, se procede a determinar qué recibió la empresa y qué cuenta controla lo que la
empresa recibió.
¿Qué recibió la empresa?
Recibió dinero que se depositó en el banco por Bs. 10.000,oo.
¿Qué
¿Q
ué cuenta recibió?
BANCOS. Si bancos recibió, se registra la cantidad en el debe
debe..
Observe la Ilustración
Ilustración 4.3. Se comienza el asiento escribiendo el nombre de la cuenta que
recibe: BANCOS
BANCOS,, la cual se escribe inmediatamente
inmediatamente después de la línea en que termina la
columna de fecha. La cifra que recibió el banco, Bs.10.000,oo, se escribe en la columna del
debe.
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
02
REF
DEBE
HABER
--- 1 --BANCOS
10.000,oo
Ilustración 4.3
El siguiente paso consiste en determinar qué entregó la empresa y la cuenta o cuentas que
controlan lo que entregó:
¿Qué entregó la empresa?
Entregó a los Sres. Rivas y Méndez, un documento (documento de constitución) donde
consta que la empresa les debe Bs. 10.000,oo por el aporte que ellos hicieron al capital de
la misma.
Centro de Contadores
63
Contabilidad Financiera
¿Qué
¿Q
ué cuenta control a lo q ue la empresa entregó?
entregó?
CAPITAL se llama la cuenta que controla la aportación inicial que hacen los dueños de la
empresa para que ésta pueda iniciar sus operaciones.
Si Capital entrega, se le abona Bs. 10.000,oo. En la Ilustración 4.4 se puede observar la
técnica para registrar el abono.
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
2
REF
DEBE
HABER
--- 1 --BANCOS
CAPITAL
10.000,oo
10.000,oo
Asiento inicial. Registro del aporte a Capital
Ilustración 4.4
Las cuentas que se abonan se escriben en la línea inmediatamente disponible y se comienzan
a escribir más a la derecha de manera que, a simple vista, se logren diferenciar las cuentas
cargadas de las abonadas. Observe cómo, Capital, fue escrita más
m ás a la derecha.
Por lo demás, la cifra que entregó la cuenta Capital, Bs. 10.000,oo, deberá ser anotada en el
haber ya que Capital "entregó".
Por último, como se explicó
explicó en temas anteriores,
anteriores, es necesario completar
completar el asiento con un
concepto o explicación en el que, en forma resumida, se mencionen algunos detalles
adicionales de la transacción.
En este caso, la explicación consistiría en mencionar en qué banco se hizo el depósito de
dinero y quiénes lo aportaron.
En la Ilustración 4.5 se puede ver el asiento ya completo. Allí se expresa con claridad todo lo
que se necesita saber de la transacción realizada, fundamentalmente, qué cuenta recibió (se
cargó), qué cuenta entregó (se abonó) y el respectivo concepto.
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
2
REF
DEBE
HABER
--- 1 --BANCOS
CAPITAL
10.000,oo
10.000,oo
Asiento inicial. Para registrar aportación al capital...
Ilustración 4.5
En lo que se refiere a la columna de referencia, ya se comentó que, por la relación que esta
columna tiene con el libro denominado mayor, será explicado lo relacionado
relacionado con ella, cuando
se hable de ese libro en el próximo capítulo.
64
Centro de Contadores
El Libro Diario
Sigamos con prácticas de asientos de diario. No obstante, en lo sucesivo no detallaremos tanto
la explicación, con el objetivo de ir logrando que sea usted el que analice la transacción y haga
el asiento.
Se recomienda que lea cada transacción realizada pero no mire el asiento presentado a
continuación. Primero hágalo usted
usted y, luego, compare lo que usted hizo con el asiento que se
le mostrará. Ello es un excelente método para lograr que, en poco tiempo, domine todo lo
relacionado con asientos de diario.
Operación Nº 2
El 04-01-2012 se compró a Mueble Centro C.A, factura Nº 25, diferentes muebles por
Bs. 1.000,oo para ser utilizados en la oficina, los cuales fueron cancelados con el cheque 7126
del Banco Venezuela.
¿Qué recibió la empresa?
Muebles por Bs. 1.000,oo.
¿Qué
¿Q
ué cuenta controla los muebles?
MOBILIARIO. A Mobiliario se le carga Bs. 1.000,oo.
¿Qué entregó la empresa?
Dinero del que poseía en el banco por Bs. 1.000,oo
¿Qué
¿Q
ué cuenta control a el dinero q ue la empresa tiene en
en el banco?
BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 1.000,oo. En la Ilustración 4.6 se muestra el asiento
con su correspondiente concepto.
FECHA
2012
Enero
4
DESCRIPCIÓN
REF
DEBE
HABER
HAB ER
--- 2 --MOBILIARIO
BANCOS
1.000,oo
1.000,oo
Compra de muebles a Mueble Centro C.A. factura 25
Ilustración 4.6
Operación Nº 3
El 06-01-2012 se compró mercancía para la venta a Suplidora C.A. según factura 456 por
Bs. 5.000,oo. Fueron aceptadas dos letras de cambio de Bs. 2.500,oo cada una con
vencimiento 30-01-2012 y 15-02-2012.
¿Qué recibió la empresa?
Mercancía comprada por Bs. 5.000,oo.
¿Qué cuenta controla la mercancía que se compra para la venta?
COMPRAS. A Compras se le carga Bs. 5.000,oo
Centro de Contadores
65
Contabilidad Financiera
¿Qué entregó l a empresa?
Letras de cambio para ser pagadas en fechas futuras por Bs. 5.000,oo.
¿Qué
¿Q
ué cuenta control a las letras de cambio que la empresa debe?
debe?
EFECTOS
POR PAGAR PROVEEDORES. A Efectos por Pagar Proveedores se le abona
Bs. 5.000,oo.
Observe el asiento que debe hacerse en la Ilustración 4.7.
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
6
REF
DEBE
HABER
--- 3 --COMPRAS
EFECTOS A PAGAR PROVEEDORES
5.000,oo
5.000,oo
5.000 ,oo
Compra según factura Nº 456 a Suplidora C.A.
Aceptadas letras de ca
cambio
mbio así:
Bs. 2.500,oo: Vencimiento 30-01-2012
Bs. 2.500,oo: Vencimiento 15-02-2012
Ilustración 4.7
Operación Nº 4
El 08-01-2012 se vendió mercancía según factura 260 al Sr. Romero por Bs. 4.000,oo bajo
las siguientes condiciones:
a)
b)
Bs.1.000,oo de contado. Se recibió efectivo que se mantuvo en la caja.
Bs. 3.000,oo a crédito. El Sr. Romero aceptó dos letras de cambio con vencimiento
15-01-2012 y 30-01-2012 por Bs.1.500,oo cada una.
¿Qué recibió la empresa?
Dinero por Bs. 1.000,oo que se mantiene en caja.
¿Qué
¿Q
uéCAJA.
cuentaAcontrol
dinero
qu1.000,oo
e está en la caja?
Caja sealeelcarga
Bs.
¿Qué más recibió la empresa?
Letras de cambio aceptadas por el cliente Sr. Romero para ser cobradas en diferentes
fechas por Bs. 3.000,oo.
¿Qué
¿Q
ué cuenta controla las letras de cambio q ue la empresa tiene por cob rar?
EFECTOS
EFECTO
S POR COBRAR COMERCIALES.
COMERCIALES. A Efectos por Cobrar Comerciales se le carga
Bs.3.000,oo.
¿Qué entregó la
l a empresa?
Mercancía para la venta por Bs. 4.000,oo.
66
Centro de Contadores
El Libro Diario
¿Qué cuenta controla la mercancía que la empresa vende?
VENTAS. A Ventas se le abona Bs. 4.000,oo. Analice el asiento que aparece en la
ilustración 4.8
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
8
REF
DEBE
--- 4 --CAJA
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
VENTAS
HABER
HAB ER
1.000,oo
3.000,oo
4.000,oo
Ventas a Sr. Romero factura Nº. 260.
Aceptación letras así:
Vencimiento 15-01-2012: Bs. 1.500,oo
Vencimiento 30-01-2012: Bs. 1.500,oo
Ilustración 4.8
Operación Nº 5
El 15-01-2012 se pagó a Eleoccidente un recibo de luz por Bs. 520,oo con el cheque No. 7127
del Banco Venezuela
Observe la Ilustración 4.9 y luego regrese aquí para analizar la transacción.
¿Qué recibió la empresa?
Un servicio. Es decir, energía eléctrica
eléctrica
¿Qué
¿Q
ué cuenta controla lo que la empresa recibió?
recibió?
GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA. A Gastos de Energía Eléctrica se le carga
Bs. 520,oo.
¿Qué entregó la empresa?
Dinero del que tiene en el banco.
¿Qué
¿Q
ué cuenta control a el dinero q ue la empresa tiene en
en el banco?
BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 520,oo.
FECHA
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
2012
Enero
15
--- 5 --GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA
BANCOS
REF
DEBE
HABER
520,oo
520,oo
Pago Eleoccidente cheque 7127 Banco Venezuela
Ilustración 4.9
En las siguientes transacciones nos limitaremos a mencionar la operación y, de inmediato,
i nmediato, se le
muestra el asiento que debe hacerse. Usted deberá analizarlo y asimilarlo. Por supuesto, si le
queda alguna duda, consúltela con su profesor al llegar a clase.
Centro de Contadores
67
Contabilidad Financiera
Operación Nº 6
En enero 16 se compró un camión a Motores C.A. por Bs. 15.000,oo según factura 2168 y se
pagó como sigue:
a)
b)
Cuota inicial Bs. 5.000,oo. Cheque Nº 7128 Banco Venezuela.
Se aceptaron 5 letras de cambio a diferentes vencimientos por Bs. 2.000,oo cada una
(ver Ilustración 4.10).
FECHA
2012
Enero
16
DESCRIPCIÓN
REF
--- 6 --EQUIPO DE TRANSPORTE
BANCOS
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
DEBE
HABER
HAB ER
15.000,oo
5.000,oo
10.000,oo
Compra vehículo Motores C.A. Factura 2168…
Ilustración 4.10
Operación Nº 7
El 17-01-2012
17-01-2012 se vendió al cliente P. Rivas mercancía
mercancía a crédito por Bs. 12.000,oo. El cliente
nos firmó la factura 261 para ser pagada el 25-01-2012. (Ver asiento en Ilustración 4.11).
FECHA
2012
Enero
17
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
--- 7 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
VENTAS
REF
DEBE
HABER
12.000,oo
12.000,oo
Venta a crédito según factura 261…
Ilustración 4.11
Operación No. 8
El 20-01-2012 se contrató con la empresa Seguros Atlántico, C.A. una póliza de seguro que
cubre el riesgo de incendio por un año. El monto de la prima fue Bs. 600,oo, pagado con
cheque 7129 del Banco Venezuela.
El asiento que debe hacerse puede verlo en la ilustración 4.12. Comentémoslo:
¿Qué recibió la empresa?
Un servicio. Es decir, la seguridad
seguridad de que, en caso de un incendio, los daños serán
cubiertos por la compañía de seguros.
¿Qué
¿Q
ué cuenta control a lo q ue la empresa recibió
recibió ?
Por cuanto la prima de seguro pagada cubre el riesgo de incendio durante los próximos
doce meses, la cuenta que controla este egreso se llama GASTOS DE SEGURO. A esta
cuenta se le cargará Bs. 600,oo.
68
Centro de Contadores
El Libro Diario
¿Qué entregó la empresa?
Un cheque por Bs. 600,oo contra el Banco Venezuela.
¿Qué
¿Q
uéBANCOS.
cuenta control
a lo qse
uelelaabona
empresa
entregó?
entregó?
A Bancos
Bs. 600,oo.
El asiento sería:
FECHA
2012
Enero
20
DESCRIPCIÓN
REF
--- 8 --GASTOS DE SEGURO
BANCOS
DEBE
HABER
600,oo
600,oo
Pago de Póliza...
Ilustración 4.12
Operación Nº 9
El 21-01-2012 se cobró una letra por 1.500,oo que debía el cliente Sr. Romero.
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
21
Ref
.
DEBE
HABER
--- 9 --CAJA
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
1.500,oo
1.500,oo
Cobro letra a Sr. Romero...
Ilustración 4.13
Operación Nº 1
10
0
El 22-01-2012
22-01-2012 se compró mercancía
mercancía por Bs. 14.000,oo. Se canceló Bs. 1.000,oo con el
cheque 2169 del Banco Venezuela y por el resto, se firmó una factura para ser pagada en 30
días.
El asiento correspondiente puede verlo en la Ilustración 4.14. Sin embargo, comentémoslo.
¿Qué recibió la empresa?
Mercancía por Bs. 14.000,oo.
¿Qué
¿Q
ué cuenta contro la la mercancía que se comp ra?
COMPRAS. A Compras se le carga Bs. 14.000,oo
¿Qué entregó la empresa?
Dinero del que tiene en el banco por Bs. 1.000,oo
¿Qué
¿Q
ué cuenta control a lo q ue la empresa entregó?
entregó?
BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 1.000,oo.
¿Qué más entregó la empresa?
Una factura aceptada para ser pagada en 30 días por Bs. 13.000,oo.
Centro de Contadores
69
Contabilidad Financiera
¿Qué cuenta contro la las deudas que l a empresa contrae cuando están respaldadas por
¿Qué
la aceptación
aceptación de una factura?
CUENTAS POR PAGAR
PAGA R PROVEEDORES. A Cuentas por Pagar se le abona Bs. 13.000,oo.
FECHA
2012
Enero
22
DESCRIPCIÓN
REF
DEBE
HABER
HAB ER
--- 10 --COMPRAS
BANCOS
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
14.000,oo
1.000,oo
13.000,oo
Compra de mercancía...
Ilustración 4.14
Operación Nº 1
11
1
El
el cliente Sr. P. Rivas hizo un abono de Bs. 8.000,oo a cuenta de la factura
No.25-01-2012
261 que debe.
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
25
REF
DEBE
HABER
--- 11 --CAJA
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
COMERCIALES
8.000,oo
8.000,oo
Abono de P. Rivas a cuenta de la factura 261...
Ilustración 4.15
Operación Nº 1
12
2
El 28-01-2012, del dinero que existía en caja, se depositó en el Banco Venezuela Bs. 9.000,oo,
según planilla de depósito 3256.
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
28
Ref
.
DEBE
HABER
--- 12 --BANCOS
CAJA
9.000,oo
9.000,oo
Depósito Nro. 3256 Banco Venezuela...
Ilustración 4.16
Operación No. 13
El 30-01-2012 se pagó Bs. 1.600,oo por el alquiler, con el cheque 2170 del Banco Venezuela.
70
Centro de Contadores
El Libro Diario
FECHA
2012
Enero
30
DESCRIPCIÓN
Ref.
--- 13 --GASTOS DE ALQUILERES
BANCOS
DEBE
HABER
1.600,oo
1.600,o o
1.600,oo
Pago alquiler cheque Nº. 2170 Banco Venezuela.
Ilustración 4.17
Operación Nº 1
14
4
El 30-01-2012 se vendió mercancía de contado por Bs. 11.000,oo. El cliente pagó con el
cheque 3528 del Banco Andino.
En este caso se considera conveniente aclarar que, el hecho de que el cliente pague con un
cheque, no quiere decir que se afecte la cuenta Bancos. Realmente, el cheque recibido
pertenece al banco donde el cliente tiene su dinero. Para efectos del asiento, los cheques
recibidos de terceros serán
serán considerados como efectivo que recibe la caja.
caja. Por tal razón, se le
le
carga a Caja. Ver asiento en Ilustración 4.18.
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
30
REF
DEBE
HABER
HAB ER
--- 14 --CAJA
VENTAS
11.000,oo
11.000,oo
Ventas de contado...
Ilustración 4.18
Operación Nº 1
15
5
El 30-01-2012 se pagó con cheque la nómina de empleados cuyo monto bruto alcanzó a
Bs. 6.000,oo, de los cuales corresponde Bs. 2.500,oo a empleados del departamento de
ventas y Bs. 3.500,oo al departamento de administración. De esta cantidad, se dedujo
Bs. 160,oo por concepto de seguro social.
¿Qué recibió la empresa?
Un servicio por parte de los empleados.
¿Qué
¿Q
ué cuenta controla lo que la empresa recibió?
recibió?
GASTOS DE SUELDOS.
SUELDOS. Por lo tanto, a esta cuenta se le hará un cargo de Bs. 6.000,oo.
¿Qué entregó la empresa?
Dinero del que tenía en el banco por Bs. 5.840,oo.
¿Qué
¿Q
ué cuenta controla el din ero en bancos?
BANCOS. A Bancos se le abona Bs. 5.840,oo.
Centro de Contadores
71
Contabilidad Financiera
¿Qué más entregó l a empresa?
Al deducir a los empleados los Bs. 160,oo por concepto de Seguro Social, la empresa,
automáticamente, se convierte en deudora de ese Instituto. Quiere decir que, la empresa,
"entregó" al Seguro Social el derecho de que le cobre Bs. 160,oo. De hecho, la empresa
tendrá que pagarlos en el transcurso del mes siguiente.
¿Qué cuenta controla las retenciones por seguro social que la empresa hace a sus
trabajadores?
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL POR PAGAR.
PAGA R. Por lo tanto, a esta cuenta se le
abonará Bs. 160,oo.
FECHA
2012
Enero
30
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
REF
--- 15 --GASTOS DE SUELDOS
BANCOS
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL P/PAGAR
DEBE
HABER
6.000,oo
5.840,oo
160,oo
Para registrar la nómina...
Ilustración 4.19
Como habrá podido constatar, es muy sencillo registrar transacciones en el diario de dos
columnas por medio de los denominados asientos de diario.
Ante cualquier transacción realizada por la empresa:
1)
2)
3)
4)
Determine qué recibe la empresa.
Identifique la cuenta
cuenta o cuentas
cuentas que controlan lo que la empresa está recibiendo.
A esa cuenta o cuentas se les CARGA
CARGA..
A continuación, determine qué está entregando la empresa.
5)
6)
Identifique la cuenta o cuentas que la empresa está entregando.
A esa cuenta o cuentas se les AB
ABONA
ONA..
A manera de resumen, se le muestran todos los asientos hechos, presentados en forma
correlativa en las Ilustraciones 4.20 y 4.21.
Como allí puede observar, cuando se termina una página, sencillamente se procedió a sumar
las columnas y, en la última línea, se escriben los totales anotando en la columna de
conceptos la palabra "van". (Ver Ilustración 4.20).
Luego, en la primera línea de la siguiente página, se escribe la palabra vienen, además de los
totales que se vienen arrastrando de la página anterior. (Ver Ilustración 4.21)
72
Centro de Contadores
El Libro Diario
Folio 2
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
2
RE
DEBE
HABER
--- 1 --BANCOS
CAPITAL
10.000,oo
10.000,oo
Asiento inicial. Para registrar aportación a capital según
documento de constitución y depósito 825 Banco Venez.
Enero
4
--- 2 --MOBILIARIO
BANCOS
1.000,oo
1.000,oo
Compra de muebles a Mueble Centro C.A. Fact. 25
cancelado con cheque 7126 Banco Venezuela.
Enero
6
--- 3 --COMPRAS
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
5.000,oo
5.000,oo
Compra según factura Nº. 456 a Suplidora C.A.
Aceptadas letras así:
Bs. 2.500,oo: Vencimiento 30-01-2012
Bs. 2.500,oo: Vencimiento 15-02-2012
Enero
8
--- 4 --CAJA
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
VENTAS
1.000,oo
3.000,oo
4.000,oo
Ventas a Sr. Romero factura Nº. 260. Aceptación letras
así:
Vencimiento 15-01-2012: Bs. 1.500,oo
Vencimiento 30-01-2012: Bs. 1.500,oo
Enero
15
--- 5 --GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA
BANCOS
Cancelación recibo Eleoccidente con cheque
Banco Venezuela
Enero
16
520,oo
520,oo
Nº. 7127
--- 6 --EQUIPOS DE TRANSPORTE
BANCOS
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
15.000,oo
5.000,oo
10.000,oo
Compra vehículo a Motores C.A. Fact. Nº. 2168. Cheque
Nº. 7128 Banco Venezuela. Letras…
VAN
35.520,oo
35.520,oo
35.520,oo
35.520,oo
Ilustración 4.20
Centro de Contadores
73
Contabilidad Financiera
Folio 3
FECHA
2012
Enero
17
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
RE
VIENEN
--- 7 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
VENTAS
DEBE
HABER
35.520,00
35.520,oo
12.000,oo
12.000,oo
Venta a crédito según factura...
Enero
20
--- 8 --GASTOS DE SEGURO
BANCOS
600,oo
600,oo
Pago de Póliza...
Enero
21
---9--CAJA
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
COMERCIALES
1.500,oo
1.500,oo
1.500,o o
Cobro letra a Sr. Romero
Enero
22
--- 10 --COMPRAS
BANCOS
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
14.000,oo
1.000,oo
13.000,oo
Compra de mercancía...
Enero
25
--- 11 --CAJA
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
COMERCIALES
8.000,oo
8.000,oo
Abono a cta. fact. 261 P. Rivas...
Enero
28
--- 12 --BANCOS
CAJA
9.000,oo
9.000,oo
Depósito Nro. 3256 Banco Venezuela...
Enero
Enero
30
30
--- 13 --GASTOS DE ALQUILERES
BANCOS
1.600,oo
1.600,oo
Pago alquiler cheque Nº. 2170 Banco Venezuela.
--- 14 ---
CAJA
VENTAS
11.000,oo
11.000,oo
Ventas de contado...
Enero
30
--- 15 --GASTOS DE SUELDOS
BANCOS
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL P/PAGAR
6.000,oo
5.840,oo
16
160,
0,oo
oo
Para registrar la nómina...
TOTAL DEL MES
Ilustración 4.21
74
99.220,oo
99.220,oo
Centro de Contadores
El Libro Diario
Al finalizar el mes, se totaliza en la última línea de la página que en ese momento se esté
utilizando, poniendo el concepto total del mes. (Ver Ilustración 4.21).
Por último, constate siempre que ambos totales, el del debe y el del haber, sean iguales, pues
obligatoriamente deben serlo. Debe ser así ya que los asientos han sido hechos basándonos
en el principio de partida doble. Es decir, a cada cargo le corresponde su abono.
Cuando los totales no coinciden, probablemente se debe a errores cometidos, los cuales deben
ser encontrados y corregidos.
TIPOS DE ASIENTO.
Atendiendo a la cantidad de cuentas afectadas o la cantidad de transacciones registradas en
cada asiento, éstos se clasifican en:
a.
b.
Asientos simples.
Asientos compuestos.
ASIENTOS SIMPLES.
SIMPL ES.
Son aquellos a través de los cuales se registra una o varias transacciones de la misma
naturaleza, en el que sólo intervienen dos cuentas: una que recibe
recibe,, a la que se le carga
carga,, y otra
que entrega
entrega,, a la que se le abona
abona..
Ejemplo:
Las ventas de contado ocurridas en el mes de enero de 2012 alcanzó a Bs. 7.400,oo.
El asiento sería:
FECHA
2012
Enero
31
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
CAJA
VENTAS
--- 16 ---
RE
DEBE
HABER
7.400,oo
7.400,oo
Para registrar ventas de contado del mes ….
ASIENTOS COMPUESTOS.
A este grupo pertenecen los asientos en los que intervienen tres o más cuentas para registrar
una o varias transacciones simultáneamente.
Ejemplo:
Durante el mes de enero de 2012 se compró mercancía por Bs. 3.000,oo en las siguientes
condiciones:
Centro de Contadores
75
Contabilidad Financiera
Contado en efectivo:
Contado con cheques:
Crédito (Facturas):
Crédito (Letras):
Bs 400,oo
Bs. 900,oo
Bs. 1.100,oo
Bs. 600,oo
Asiento:
FECHA
2012
Enero
31
DESCRIPCIÓN
Ref
.
DEBE
HABER
--- 17 --COMPRAS
CAJA
BANCOS
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
3.000,oo
400,oo
900,oo
1.100,oo
600,oo
Para registrar compras...
Observe que se trata del registro de varias transacciones en cuyo asiento intervienen más de
dos cuentas. Se trata, por lo tanto, de un asiento compuesto.
NORMAS LEGALES QUE REGULAN LA ELABORACIÓN DE ASIENTOS EN
EL DIARIO.
El Ar
Artíc
tícul
ul o 36 del
d el Códi
Có digo
go de Comer
Co merci
cio
o menciona con claridad una serie de normas en torno a
la actividad de registrar transacciones en el diario.
De acuerdo con este artículo, se prohíbe:
1.
2.
3.
4.
5.
76
Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
Dejar blancos en el cuerpo de los asientos
asientos o a continuación de ellos.
Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
Borrar los asientos o parte de ellos.
Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los
libros.
Centro de Contadores
El Libro Diario
EJERCICIOS
EJERCICIO 4.1.
Conteste en forma breve las siguientes preguntas:
1.
De acuerdo
acuerdo con el Código de Comercio
Comercio y el Reglamento
Reglamento de la Ley de Impuesto
Impuesto al Valor
Agregado (IVA), todo comerciante, sea que actúe como persona natural o como jurídica,
está en la obligación de llevar libros de contabilidad.
Diga qué libros debe llevar:
a)
b)
c)
d)
e)
Una firma personal.
Una sociedad en nombre colectivo.
Una sociedad anónima.
Una sociedad de responsabilidad limitada.
Una sociedad en comandita por acciones.
2.
Los libros obligatorios deben ser registrados antes de ser puestos en uso. Diga dónde
puede cumplirse con ello y cuál es el procedimiento.
3.
Defina el libro diario.
4.
Clasifique el libro diario en cuanto a su jerarquía y en cuanto su forma.
forma.
5.
Explique qué se entiende por:
a) Diario común o de dos columnas.
b) Diario multicolumnar.
6. Defina asiento
asiento de diario: para qué sirve y en qué teoría contable está
está basado.
basado.
EJERCICIO 4.2.
Las operaciones que se mencionan fueron hechas
hechas por el comerciante Ángel Vielma en el mes
de octubre de 2012.
Octubre 02:
Constituyó un negocio denominado ALMACENES VIELMA con un capital de
Bs. 2.000,oo que depositó en el Banco Regional mediante la planilla 2090 del
02-10-2012.
Octubre 05:
Se compró equipo para la oficina a Tecnomáquina C.A. por Bs. 800,oo según
factura 7290. Se pagó como cuota inicial Bs. 200,oo con el cheque 2101 del
Banco Regional y se aceptaron 5 giros de Bs. 120,oo cada uno para ser
pagados cada 10 días.
Centro de Contadores
77
Contabilidad Financiera
Octubre 06:
Se compró muebles por Bs. 400,oo a Mueblería La Mesa según factura 5305.
Se pagó Bs. 240,oo con el cheque 2102 del Banco Regional y por el resto
fueron aceptados 2 giros de Bs. 80,oo c/u. con vencimiento 21-10-2012 y
05-11-2012.
Octubre 08:
Se compró mercancía así:
a) Distribuidora Planeta: Bs. 500,oo de contado. Se obtuvo un descuento del
10% y el neto se pagó con el cheque 2103 del Banco Regional.
b) Almacenes Araya: Bs. 1.200,oo según factura 9809.
9809. Se aceptaron 4
giros de Bs. 300,oo cada uno con vencimiento a 15, 30, 45, y 60 días
respectivamente.
c) Importaciones La Tierra: Bs. 1.000,oo según factura
factura 10403 a 30 días.
Octubre 10:
Se vendió mercancía así:
a) Almacenes La Luna: Bs. 860,oo de contado según factura 501. Se
concedió descuento del 5%.
b) Apolo C.A.: Bs. 1.800,oo. Factura 6201. El cliente aceptó dos letras de
Bs. 900,oo c/u con vencimiento a 15 y 30 días.
Octubre 15:
c) El Cuarteto
Cuarteto C.A.:
C.A.: Bs. 1.640,oo. El cliente aceptó la factura 6202 a 45 días.
Se Depositó en el Banco Regional todo el efectivo que hay en caja excepto
Bs. 40,oo que se dejan para pagos menores. Planilla 2096.
Octubre 15:
Se pagó sueldos por Bs. 400,oo.
400,oo. Se retuvo el 4% por Seguro Social y el
el 1%
por Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Política Habitacional). Por el
neto se emitió el cheque Nº. 2104 del Banco Regional.
Octubre 25:
Se cobró a Apolo C.A. la letra que venció en esta fecha por Bs. 900,oo.
Octubre 26:
Se pagó con el cheque 2105 del Banco Regional a Tecnomáquina C.A. la letra
vencida el 15-10-2012 por Bs. 120,oo.
Octubre 28:
Se pagó a Almacenes Araya la letra vencida el 23-10-2012 por Bs. 300,oo.
Cheque 2106 del Banco Regional.
Octubre 31:
Se emitió el cheque 2107 del Banco Regional por Bs. 80,oo para cancelar a
Mueblería La Mesa la letra vencida el 21-10-2012.
Octubre 31:
El cliente El Cuarteto pagó la mitad de la factura 6202. Se le concedió
descuento del 5% por pronto pago.
Octubre 31:
Se depositó en el Banco Regional Bs. 1.679,oo del efectivo existente en
caja. Planilla 2921.
Octubre 31:
Se pagó los sueldos correspondientes a la segunda quincena de octubre por
Bs. 480,oo. Se dedujo Bs. 16,oo por Seguro Social, Bs. 4,80 por concepto de
Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Política Habitacional). Por el
neto fue emitido el cheque 2108 del Banco Regional.
78
Centro de Contadores
El Libro Diario
Octubre 31:
Se emitió el cheque 2109 del Banco
Banco Regional para cancelar
cancelar el alquiler de
octubre por Bs. 320,oo.
Octubre 31:
Se compró mercancía de contado por Bs. 840,oo y se pagó con el cheque 2110
del Banco Regional.
Octubre 31:
Se vendió mercancía a crédito al cliente Apolo C.A. por Bs. 400,oo según
factura 6203. Aceptó giro a 30 días.
Octubre 31:
Se pagó
pagó el recibo de la luz por Bs. 78,oo con el cheque 2111 del Banco
Regional.
Octubre 31:
Se compró diversos suministros de oficina por Bs. 56,oo pagados con cheque
2112 del Banco Regional.
Octubre 31:
Se pagó con el cheque 2113 del Banco Regional diversos gastos
gastos de ventas por
Bs. 400,oo y de administración por Bs. 468,oo.
Se pide:
Registrar las operaciones mencionadas en un diario de dos columnas.
Centro de Contadores
79
Libr
Li
bro
o Mayo
Mayorr Gene
General
ral
Balance de Comp
Balance
Comprob
roba
aci
ción
ón
Libro
Lib
ro de Inve
nv entarios
ntario s
5
EL LIBRO MAYOR GENERAL.
Ya comentamos en el tema anterior que el Artíc
Ar tícul
ul o 32 del Código de Comercio señala que
todo comerciante debe llevar obligatoriamente el libro diario, el libro mayor y el libro de
inventarios.
Posteriormente, el Artíc
Ar tícul
ul o 33 menciona que sólo es obligatorio "legalizar" los libros diario e
inventarios antes de ponerlos en uso. Al no mencionar el libro mayor, se llega a la conclusión de
que este libro es obligatorio llevarlo pero no legalizarlo. No obstante, es recomendable hacerlo
porque, de esa forma, tiene mayor poder probatorio en juicios.
j uicios.
OBJETIVOS DEL LIBRO MAYOR.
El libro mayor podríamos definirlo como "el libro de contabilidad que muestra en forma
cronológica, el movimiento que cada cuenta ha tenido durante un período determinado."
Como recordará, en el tema anterior, hemos estudiado cómo se registran las operaciones en el
libro diario por medio de asientos.
Se mencionó allí que el diario es el libro en el que primero se registran las transacciones. Es
ésta la razón por la que también se le conoce como libro de "primeras entradas".
Sin embargo, repase un poco y observe
observe el diario que aparece en las Ilustraciones 4.20 y 4.21
del Capítulo 4. Se muestran allí una serie de asientos
asientos hechos en orden cronológico en los que
intervienen cuentas que, inclusive, se repiten en alguno de ellos. De esa forma se cumple con el
mandato del Ar
Artíc
tícul
ul o 34 del Código de Comercio,
Comercio , pero nada más. Si, por ejemplo,
quisiéramos conocer el saldo que arroja la cuenta Bancos, resultaría complejo obtener esa
información de una manera rápida, pues la única forma consistiría en tomar una calculadora y
comenzar a sumar todos los cargos y restar todos
todos los abonos que tuvo esa cuenta.
cuenta. Y ese
trabajo tendría que hacerlo "cada vez" que se deseara conocer el saldo de esa cuenta.
Pues bien, el libro mayor vino a eliminar esa forma lenta y engorrosa de conocer el
"movimiento" que ha tenido una determinada cuenta y el saldo que dicha cuenta tiene en
cualquier momento.
Centro de Contadores
81
Contabilidad Financiera
Para ello, se procede a trasladar a cada una de esas cuentas, los cargos o abonos que tales
cuentas hayan tenido en el diario, en la forma que veremos un poco más adelante.
TIPOS DE LIBRO MAYOR.
MA YOR.
La forma en que se presenta el contenido de las cuentas en el mayor varía de acuerdo al
sistema de contabilidad adoptado por cada empresa y, fundamentalmente, si tal sistema es
manual o mecanizado.
1)
EL MAYOR EN UN SISTEMA MANUAL.
MANUAL .
Cuando la contabilidad se lleva manualmente, los tipos de mayores más utilizados son:
a) El libro empastado:
Es un libro que se adquiere en las librerías especializadas cuyos folios no son
removibles y están previamente numerados. En este caso, se le asigna uno o varios
folios a cada cuenta, dependiendo de
de la cantidad de movimientos que se espera que
dicha cuenta vaya a tener.
b) El libro de hojas removibles:
Es éste un libro que permite añadir o remover las hojas cuando las circunstancias lo
requieran.
2)
El MAYOR EN UN SISTEMA MECANIZADO.
En los casos en que la contabilidad se lleva en forma mecanizada, el mayor puede tomar
las siguientes formas:
a)
Tarjetones:
Utilizados en máquinas electromecánicas en los que se va registrando el movimiento
que cada cuenta vaya teniendo. Realmente este tipo de libro mayor,
mayor, ya está fuera de
uso.
b)
Monitores y listados de impresoras:
Cuando la contabilidad es llevada por medio de equipos electrónicos, el mayor, en
principio, consistirá en los registros que quedaron grabados en diskettes, discos
duros, cintas magnéticas, etc. No obstante, para
para que esa información
información pueda ser
visualizada, es necesario recurrir a extraerla a través del monitor del computador o de
listados que se sacan por impresora.
im presora.
Cualquiera que sea el tipo de mayor que utilice una empresa, variará en cuanto a su forma y
rapidez con la que se obtenga la información pero, en cuanto al fondo o contenido, no se
encuentra mayor diferencia.
El modelo de cuenta de mayor más difundido se muestra en la Ilustración 5.1; comentemos las
partes que contiene.
1)
82
Nombre y número.
número .
Se colocará en la parte superior el nombre con el que se identifica la cuenta. En caso de
que la empresa utilice código de cuentas, se colocará también el número que le ha
correspondido.
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
2)
Fecha.
Se escribirá allí la misma fecha en que ese movimiento fue registrado en el diario.
3)
Conceptos.
En principio, este espacio está destinado a escribir en forma resumida el mismo concepto
que aparece en el asiento de diario que motiva el movimiento de la cuenta en un momento
dado. No obstante, debido precisamente a que ya ese concepto está explicado en el diario,
para no incurrir en duplicidad, se acostumbra escribir, simplemente, "según diario".
(2)
FECHA
(1) NOMBRE Y NÚMERO
(3)
(4)
(5)
DESCRIPCIÓN
RF
DEBE
(6)
HABER
(7)
SALDO
Ilustración 5.1. Modelo de cuenta de mayor
4)
Referencia.
En esta columna se escribirá el número del folio del diario y/o el número del asiento en el
que aparece el movimiento de la cuenta que se está pasando al mayor.
5)
Debe.
En esta columna se escribirá la misma cifra que se cargó a la cuenta en el asiento de diario
correspondiente.
6)
Haber.
Se anotarán en esta columna las cantidades que hayan sido abonadas en los respectivos
asientos en el diario.
7)
Saldo.
Se utilizará esta columna para ir anotando el saldo con que queda la cuenta, cada vez que
tenga un cargo o un abono. Con el objeto de graficar mejor la explicación, basémonos en
los asientos de diario que hicimos en la Ilustración 4.20 y 4.21, Capítulo 4, para practicar el
mecanismo de "pases del diario al mayor", los cuales volvemos a reproducir en la
Ilustración 5.2 y 5.3.
Observe el asiento Nº 1. Consiste en un cargo a Bancos y un abono a Capital por
Bs. 10.000,oo. Se comenzará pasando al mayor el cargo que recibió Bancos, para lo cual
se le asigna a esta cuenta la página o folio número 1 del Libro Mayor, actuando como
sigue:
Paso 1: Nombre de la cuenta.
Si se trata de una nueva cuenta, se procede a abrirla en el mayor, escribiendo el nombre
de dicha cuenta en la parte superior de la página que corresponda. En este caso, la cuenta
es BANCOS. (Vea la primera cuenta abierta en la página 87).
Centro de Contadores
83
Contabilidad Financiera
Paso 2:
2: Fecha.
Se escribe en la primera columna, la fecha que aparece en el asiento de diario: Enero 2.
Paso 3:
3: Concepto.
A continuación, en la columna de conceptos se escribe: "Según Diario". En realidad podría
escribirse un concepto similar al que se puso después del asiento en el diario, el cual
podría ser: "Depósito Nro. 825 Banco Venezuela". No obstante, esto sería caer en
duplicidad de trabajo pues estaríamos
estaríamos escribiéndolo dos veces
veces:: en el Diario y en el Mayor.
Por tal razón, en éste sólo se escribe "Según Diario" y si alguien desea conocer ese
concepto, lo puede leer en el Diario, inmediatamente después del asiento en cuestión.
Paso 4:
4: Referencia.
En la siguiente columna, generalmente la más estrecha, se procede a cruzar referencias
entre el mayor y el diario. Es decir, en el mayor se escribe el número
número del asiento de diario
que se está pasando y, en el diario, se anota el número del folio del mayor que ha sido
destinado a la cuenta cuyo movimiento está siendo procesado.
En nuestro caso, en el mayor escribimos el número 1. Ello significa que el pase que se está
haciendo procede del asiento de diario número 1.
A la vez, en el diario se escribirá también el número 1. Ese número quiere decir que el
pase al mayor lo hemos hecho en la cuenta que ocupa el folio número 1 de dicho mayor
que, en este caso, fue asignado a la cuenta BANCOS.
Paso 5:
5: Pase al
al mayor d el cargo o abono .
De inmediato se procede a pasar al mayor la cifra que en el diario ha sido cargada o
abonada a la cuenta, teniendo presente que, si en el diario se cargó, en el mayor se anota
en el debe, mientras que si, por el contrario, en el diario se abonó, en el mayor se anotará
en el haber. Es decir que en el mayor se hace lo mismo que se hizo en el diario.
En el caso de este primer pase que estamos haciendo
haciendo al mayor, observe que en el asiento
número 1 (Ilustración 5.2), la cuenta Bancos recibió un cargo de Bs. 10.000,oo. Por ello, al
pasarlo al mayor, anotaremos en el debe de Bancos esa misma cifra.
Paso 6:
6: Dete
Determinación
rminación del nuevo saldo.
Una vez hemos pasado a la cuenta del mayor el cargo o el abono que esa cuenta tuvo en
el asiento de diario, se procede a determinar el nuevo saldo.
Para ello, nos basaremos en las normas que al respecto estudiamos en el Capítulo 2
(ilustración 2.18). Vamos a recordar:
Si el saldo
anterior es:
DEUDOR
DEUDOR
ACREEDOR
ACREEDOR
84
Y a la cuenta
se le hace un:
DÉBITO
CRÉDITO
DÉBITO
CRÉDITO
Operación
aritmética:
Se SUMAN =
Se RESTAN =
Se RESTAN =
Se SUMAN =
El saldo resultante
tendrá signo:
DEUDOR
El que tenga el mayor de los dos
El que tenga el mayor de los dos
ACREEDOR
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
Folio 2
FECHA
2012
Enero
2
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
RE
--- 1 ---
1
2
10.000,oo
3
1
1.000,oo
4
5
5.000,oo
6
7
8
1.000,oo
3.000,oo
9
1
520,oo
10
1
5
15.000,oo
BANCOS
CAPITAL
DEBE
HABER
10.000,oo
Asient
Asi
ento
o inicial.
inicial. P
Para
ara registr
registrar
ar apor
aportaci
tación
ón a capita
capitall según
según
documento de constitución y depósito 825 Banco Venez.
Enero
4
--- 2 --MOBILIARIO
BANCOS
1.000,oo
Compra de muebles a Mueble Centro C.A. Fact. 25
cancelado con cheque 7126 Banco Venezuela.
Enero
6
--- 3 --COMPRAS
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
5.000,oo
Compra según factura Nº. 456 a Suplidora C.A.
Acepta
Ace
ptadas
das letr
letras
as así:
Bs. 2.500,oo: Vencimiento 30-01-2012
Bs. 2.500,oo: Vencimiento 15-02-2012
Enero
8
--- 4 --CAJA
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
VENTAS
4.000,oo
Ventas a Sr. Romero factura Nº. 260. Aceptación letras
así:
Vencimiento 15-01-2012: Bs. 1.500,oo
Vencimiento 30-01-2012: Bs. 1.500,oo
Enero
15
--- 5 --GASTOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA
BANCOS
Cancelación recibo Eleoccidente con cheque
520,oo
Nº. 7127
Banco Venezuela
Enero
16
--- 6 --EQUIPOS DE TRANSPORTE
BANCOS
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
5.000,oo
10.000,oo
Compra vehículo a Motores C.A. Fact. Nº. 2168. Cheque
Nº. 7128 Banco Venezuela. Letras…
VAN
35.520,oo
35.520,oo
35.520,oo
35.520,oo
Ilustración 5.2
Centro de Contadores
85
Contabilidad Financiera
Folio 3
FECHA
2012
Enero
17
DESCRIPCIÓN
DESCRI
PCIÓN
VIENEN
--- 7 --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
VENTAS
RE
DEBE
HABER
35.520,00
35.520,oo
11
8
12.000,oo
12
1
600,oo
6
7
1.500,oo
4
1
13
14.000,oo
6
11
8.000,oo
1
6
9.000,oo
14
1
1.600,oo
1.600 ,oo
6
8
11.000,oo
15
1
16
6.000,oo
12.000,oo
Venta a crédito según factura...
Enero
20
--- 8 --GASTOS DE SEGURO
BANCOS
600,oo
Pago de Póliza...
Enero
21
---9--CAJA
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
COMERCIALES
1.500,oo
1.500,o o
Cobro letra a Sr. Romero
Enero
22
--- 10 --COMPRAS
BANCOS
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
1.000,oo
13.000,oo
Compra de mercancía...
Enero
25
--- 11 --CAJA
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
COMERCIALES
8.000,oo
Abono a cta
cta.. fact.
fact. 261 P. Rivas...
Rivas...
Enero
28
--- 12 --BANCOS
CAJA
9.000,oo
Depósito Nro. 3256 Banco Venezuela...
Enero
Enero
30
30
--- 13 --GASTOS DE ALQUILERES
BANCOS
BANCO
S
1.600,oo
Pago alquiler cheque Nº. 2170 Banco Venezuela.
--- 14 ---
CAJA
VENTAS
11.000,oo
Ventas de contado...
Enero
30
--- 15 --GASTOS DE SUELDOS
BANCOS
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL P/PAGAR
5.840,oo
16
160,
0,oo
oo
Para registrar la nómina...
TOTAL DEL MES
99.220,oo
99.220,oo
99.220,oo
99.220,oo
Ilustración 5.3
86
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
BANCOS
FECHA
2012
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
DESCRIPCI
DESCRIPCIÓN
ÓN
02
04
15
16
20
22
28
30
30
Según diario
Según diario
Según diario
Según diario
Según diario
Según diario
Según diario
Según diario
Según diario
Folio 1
RF
DEBE
01
02
05
06
08
10
12
13
15
10.000,oo
9.000,oo
19.000,oo
HABER
1.000,oo
520,oo
5.000,oo
600,oo
1.000,oo
1.600,oo
5.840,oo
15.560,oo
CAPITAL
CAPI
TAL
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCI
DESCRIPCIÓN
ÓN
02 Según diario
RF
DEBE
01
2012
Enero
DESCRIPCI
DESCRIPCIÓN
ÓN
04 Según Diario
RF
02
HA
HABER
BER
2012
Enero
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
06 Según diario
22 Según diario
Centro de Contadores
Dr
Dr
Dr
Dr
Dr
Dr
Dr
Dr
Dr
3.440,oo Dr
SALDO
10.000,oo
10.000,oo Cr
10.000,oo
10.000,oo Cr
Folio 3
DEBE
HA
HABER
BER
SALDO
1.000,oo
1.000,oo Dr
1.000.,oo
1.000,oo Dr
COMPRAS
COMP
RAS
FECHA
10.000,oo
9.000,oo
8.480,oo
3.480,oo
2.880,oo
1.880,oo
10.880,oo
9.280,oo
3.440,oo
Folio 2
MOBILIARIO
MOBILIARI
O
FECHA
SALDO
Folio 4
RF
DEBE
HA
HABER
BER
SALDO
03
10
5.000,oo
14.000,oo
5.000,oo Dr
19.000,oo Dr
19.000,oo
19.000,oo Dr
87
Contabilidad Financiera
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
PROVEEDORES
FECHA
2012
Enero
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
RF
06 Según diario
16 Según diario
DEBE
03
06
Folio
Fol io 5
HABER
HAB ER
5.000,oo
10.000,oo
5.000,oo Cr
15.000,oo Cr
15.000,oo
15.000,oo Cr
CAJA
FECHA
2012
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
DESC
DESCRIPCIÓ
RIPCIÓN
N
08
21
25
28
30
Según diario
Según diario
Según diario
Según diario
Según diario
Folio 6
RF
04
09
11
12
14
DEBE
HABER
HAB ER
1.000,oo
1.500,oo
8.000,oo
11.000,oo
21.500,oo
9.000,oo
9.000,oo
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
FECHA
2012
Enero
Enero
DESC
DESCRIPCIÓ
RIPCIÓN
N
08 Según diario
21 Según diario
RF
04
09
DEBE
HABER
HAB ER
2012
Enero
Enero
Enero
88
08 Según diario
17 Según diario
30 Según diario
RF
04
07
14
1.000,oo
2.500,oo
10.500,oo
1.500,oo
12.500,oo
Dr
Dr
Dr
Dr
Dr
12.500,oo Dr
SALDO
1.500,oo
3.000,oo Dr
1.500,oo Dr
1.500,oo
1.500,oo Dr
VENTAS
VEN
TAS
DESC
DESCRIPCIÓ
RIPCIÓN
N
SALDO
Folio
Fol io 7
3.000,oo
3.000,oo
FECHA
SALDO
Folio 8
DEBE
HABER
HAB ER
SALDO
4.000,oo
12.000,oo
11.000,oo
4.000,oo Cr
16.000,oo Cr
27.000,oo Cr
27.000,oo
27.000,oo Cr
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
GASTOS DE ENERGIA ELÉCTRICA
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
15 Según diario
RF
DEBE
05
Folio
Fol io 9
HA
HABER
BER
520,oo
520,oo Dr
520,oo
520,oo Dr
EQUIPO DE TRANSPORTE
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
16 Según diario
RF
06
Folio
Fol io 10
DEBE
HA
HABER
BER
2012
Enero
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
17 Según diario
25 Según diario
15.000,oo Dr
15.000,oo
15.000,oo Dr
RF
DEBE
07
11
12.000,oo
12.000,oo
Folio
Fol io 11
HA
HABER
BER
2012
Enero
DESCRIPCI
DESCRIPCIÓN
ÓN
20 Según diario
Centro de Contadores
RF
08
SALDO
8.000,oo
12.000,oo Dr
4.000,oo Dr
8.000,oo
4.000,oo Dr
GASTOS DE SEGURO
FECHA
SALDO
15.000.,oo
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
FECHA
SALDO
Fol
Folio
io 12
DEBE
HA
HABER
BER
SALDO
600,oo
600,oo Dr
600,oo
600,oo Dr
89
Contabilidad Financiera
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
PROVEEDORES
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
22 Según diario
RF
DEBE
10
Folio
Fol io 13
HABER
HAB ER
13.000,oo
13.000,oo Cr
13.000,oo
13.000,oo Cr
GASTOS
GASTO
S DE ALQUILERES
FECHA
2012
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
30 Según diario
RF
13
Folio
Foli o 14
DEBE
HABER
HAB ER
2012
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
30 Según diario
RF
15
1.600,oo Dr
1.600,oo
1.600,oo Dr
Folio
Fol io 15
DEBE
HABER
HAB ER
2012
Enero
DESC
DESCRIPCIÓ
RIPCIÓN
N
30 Según diario
RF
SALDO
6.000,oo
6.000,oo Dr
6.000,oo
6.000,oo Dr
RETENCIÓN
RETENCIÓ
N SEGURO SOCIAL POR PAGAR
FECHA
SALDO
1.600,oo
GASTOS DE SUELDOS
FECHA
SALDO
DEBE
15
Folio
Fol io 16
HABER
HAB ER
SALDO
160,oo
160,oo Cr
160,oo
160,oo Cr
Ilustración 5.4
Libro Mayor
90
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
En este primer caso de pase al mayor, el saldo de Bancos queda en Bs. 10.000,oo deudor.
Una vez hemos terminado de pasar al mayor la primera cuenta del asi
asiento,
ento, procedemos a pasar
la siguiente: CAPITAL.
Para ello seguimos los mismos pasos anteriores. Vaya viendo la cuenta Nº 2, en la página 87.
1)
Se escribe el nombre de la cuenta en la parte superior de la página inmediatamente libre.
2)
Se escribe la fecha.
fecha. La misma que aparece en el
el diario: Enero 2.
3)
Se anota el concepto: Según
Según d iario .
4)
Se cruzan referencias. Es decir:
a) En el mayor se pone el número del asiento de diario: 1
b) En el diario se pone el número
número de la página del mayor donde está la cuenta a la que se
5)
le está pasando el movimiento:
m ovimiento: 2
Se pasa el cargo
cargo o el abono. En este caso es un abono por Bs. 10.000,oo.
6)
Se saca el saldo: Bs. 10.000,oo (acreedor).
De esta forma, hemos terminado de pasar al mayor el asiento de diario Nº 1. ¿Verdad que es
muy fácil? Pues bien, como orientación adicional, explicaremos cómo pasar el asiento número
2. Para ello, comencemos por ver ese asiento en la ilustración 5.2. Observe que se trata de un
cargo a Mobiliario y un abono a Bancos.
Comencemos a pasar lo concerniente a la primera cuenta, MOBILIARIO. (Ver cuenta número 3
en la página 87).
1)
Debido a que esta cuenta no está aún abierta
abierta en el mayor,
mayor, se procede
procede a abrirla,
asignándole una nueva página y escribiendo el nombre de la cuenta en la parte superior.
2)
Se escribe la fecha: Enero 4.
3)
Se pone el concepto: Según
Según di ario .
4)
Se cruzan referencias.
a) En el mayor se escribe el número del asiento de diario: 2.
b) En el diario se pone el número de folio del mayor: 3.
5)
Se pasa el cargo: Bs. 1.000,oo .
6)
Se saca el saldo: Bs. 1.000,oo (deudor).
Centro de Contadores
91
Contabilidad Financiera
De inmediato, se procede a pasar la siguiente cuenta: Bancos. Para ello se siguen los mismos
pasos anteriores:
1)
En este caso, debido a que ya
ya la cuenta
cuenta Bancos está abierta, nos limitamos a buscarla en
el mayor; se trata de la cuenta No.1 (ver la página 87).
2)
Se escribe la fecha: Enero 4.
3)
Se pone el concepto: Según
Según diario .
4)
Se cruzan referencias. En el
el mayor
mayor se escribe el número
número de asiento de diario:
diario: 2, mientras
que, en el diario, se anota el número de la página donde está la cuenta Bancos
en el mayor: 1.
5)
Se pasa la cifra. Como en el diario se le abonó a Bancos, en el mayor se anotará
anotará en el
haber de esta cuenta.
6)
Se
sacay, el
nuevo
saldo. está
En teniendo
este casoundiremos:
a nterior es de Bs. 10.000,oo
deudor
ahora,
la cuenta
abono. el saldo anterior
Apliquemos la norma:
a)
b)
Debe con haber, se resta. Es decir,
decir, 10.000,oo
10.000,oo menos 1.000,oo igual Bs. 9.000,oo.
En cuanto
cuanto al signo, será el que tenía la cifra mayor que es 10.000,oo. Es decir
deudor.
Estamos seguros que ha captado el mecanismo de cómo se hacen los pases del diario al
mayor. No obstante, se le recomienda que
que siga analizando cómo se ha procedido con el resto
de los asientos. Hágalo. Así adquirirá mayores
mayores conocimientos y seguridad.
BALANCE DE COMPROBACIÓN.
Cuando
en el tema
anterior
explicó lo relacionado
conen
asientos
dedel
diario,
seydijo
se trata
de un método
de registro
regist
ro desetransacciones
transacciones
que se basa
la teoría
cargo
delque
abono.
Es
decir que cada vez que se hace un asiento en el diario, habrá una o varias cuentas a las que se
les carga y otra u otras a las que se les abona la misma cantidad. Dijimos también que, como
consecuencia de ello, la suma de todas las cantidades "debitadas" debe ser igual a la suma de
todas las cantidades "acreditadas". Si eso se cumple, estaremos "comprobando" que el debe
coincide o "cuadra" con el haber. Esta prueba es sumamente importante pues nos indicará que
la ecuación del patrimonio permanece en equilibrio y, para cerciorarnos de ello, debe ser
elaborado lo que denominamos un "Balance de Comprobación".
El Balance de Comprobación puede ser de dos tipos:
a) Balance de comprobación de totales o de sumas.
b) Balance de comprobación de saldos.
92
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS.
Este balance puede definirse como una relación de "todas" las cuentas que aparecen en el
mayor a una fecha determinada, donde se muestra la suma o total de los cargos y abonos que
ha tenido esa cuenta durante un período de determinado.
Nos basaremos en el caso que hemos venido desarrollando y cuyo mayor aparece en la
ilustración 5.4 (páginas 87 y siguientes)
Observe allí que hemos procedido a sumar las columnas del "debe" y del "haber" de cada una
de las cuentas. Por ejemplo, vea la cuenta número 1: BANCOS. El total de cargos da
Bs. 19.000,oo, mientras que, el total de abonos, alcanza a Bs. 15.560,oo. Así se ha hecho con
cada una de las cuentas.
Después de ello, se procede a elaborar el balance de comprobación de totales o de sumas.
Observe en la ilustración 5.5 cómo ha sido elaborado. Simplemente se escribe el nombre de
cada cuenta y, en frente, se escribe el total del debe y del haber de cada una de ellas.
HOGAR C.A. DE SUMAS
BALANCE DE COMPROBACIÓN
AL 31-01-2012
CUENTAS
SUMAS O TOTALES
DEBE
HABER
Bancos
Capital
Mobiliario
Compras
Efectos por pagar proveedores
Caja
Efectos por cobrar comerciales
Ventas
19.000,oo
21.500,oo
3.000,oo
15.000,oo
9.000,oo
1.500,oo
27.000,oo
Gastos
de transporte
energía eléctrica
Equipo de
Cuentas por cobrar comerciales
Gastos de seguro
Cuentas por pagar Proveedores
Gastos de alquileres
Gastos de sueldos
Retención seguro social por pagar
520,oo
15.000,oo
12.000,oo
600,oo
8.000,oo
TOTAL
15.560,oo
10.000,oo
1.000,oo
19.000,oo
13.000,oo
1.600,oo
6.000,oo
160,oo
99.220,oo
99.220
,oo
99.220,oo
99.220,oo
Ilustración 5.5
Balance de Comprobación de Sumas
Centro de Contadores
93
Contabilidad Financiera
Una vez hemos relacionado cada una de las cuentas, procedemos a sumar las columnas y, si
no hay errores, ambos totales deben ser iguales. Además, deben "cuadrar" con los totales que
arroje la suma de las columnas del debe y del haber del libro diario. Para comprobarlo:
a) Vea la ilustración 5.5. El total del debe
debe cuadra con el total del haber.
b) Compare estos totales, con los obtenidos al sumar las colu
columnas
mnas del Diario en la ilustración
5.3. Como es obvio, esas columnas también totalizaron
totalizaron Bs. 99.220,oo.
99.220,oo.
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS.
Se define también como una relación de todas las cuentas que aparecen en el mayor a una
fecha determinada, pero donde se menciona sólo el saldo de cada una de ellas.
Para su elaboración, se procede en forma similar a como se hizo en el Balance de
Comprobación de Sumas, sólo que, en vez de colocar los totales del debe y del haber de cada
cuenta, se muestra
muestra únicamente el saldo, teniendo mucho cuidado, por
por supuesto, en que, si el
saldo es de signo deudor, se coloca en la columna del debe, mientras que, si es de naturaleza
acreedora, se coloca en la columna del haber.
En la ilustración 5.6 puede observar la forma en que se elabora este balance. Analícelo y, si le
surge alguna duda, consúltela con su profesor al llegar a clase.
HOGAR C.A.
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS
AL 31-01-2012
SALDOS
CUENTAS
DEBE
Bancos
Capital
Mobiliario
Compras
Efectos por pagar Proveedores
Caja
Efectos por cobrar Comerciales
Ventas
Gastos de energía eléctrica
Equipo de Transporte
Cuentas por cobrar comerciales
Gastos de seguro
Cuentas por pagar proveedores
Gastos de alquileres
Gastos de sueldos
Retención seguro social por pagar
TOTAL
HABER
3.440,oo
10.000,oo
1.000,oo
19.000,oo
15.000,oo
12.500,oo
1.500,oo
27.000,oo
520,oo
15.000,oo
4.000,oo
600,oo
13.000,oo
1.600,oo
6.000,oo
160,oo
65.160,oo
65.160,oo
65.160,oo
65.160,oo
Ilustración 5.6. Balance de Comprobación de Saldos
94
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
Observe que, en este caso, al sumar las columnas del debe y del haber, también los totales son
iguales. Esta igualdad necesariamente
necesariamente debe cumplirse
cumplirse pues, de no serlo, ello indicaría
indicaría la
existencia de algún error que habría que investigar.
Antes de concluir, debemos señalar que
que en la vida real, cuando el contador va a elaborar estos
balances de comprobación, no los hace por separado, sino que los elabora ambos al mismo
tiempo, utilizando para ello el formato que se muestra en la ilustración 5.7.
En el fondo es lo mismo, sólo que, con el mismo listado de cuentas, se hacen los dos balances
al habilitar dos columnas para el balance de totales o de sumas y a continuación otras dos para
el balance de saldos.
HOGAR C.A.
BALANCE DE COMPROBACIÓN
AL 31-01-2012
SUMAS O TOTALES
CUENTAS
SAL
SALDOS
DOS
DEBE
HABER
Bancos
19.000,oo
15.560,oo
3.440,oo
Capital
Mobiliario
Compras
Efectos por pagar proveedores
Caja
Efectos por cobrar comerciales
Ventas
Gastos de energía eléctrica
Equipo de transporte
Cuentas por cobrar comerciales
Gastos de seguro
Cuentas por pagar proveedores
Gastos de alquileres
Gastos de sueldos
Retención Seguro Social por pagar
1.000,oo
19.000,oo
10.000,oo
1.000,oo
19.000,oo
TOTAL
99.220,oo
99.220,oo
21.500,oo
3.000,oo
520,oo
15.000,oo
12.000,oo
600,oo
DEBE
15.000,oo
9.000,oo
1.500,oo
27.000,oo
HABER
10.000,oo
15.000,oo
12.500,oo
1.500,oo
27.000,oo
520,oo
15.000,oo
4.000,oo
600,oo
8.000,oo
13.000,oo
13.000,oo
1.600,oo
6.000,oo
1.600,oo
6.000,oo
160,oo
99.220,oo
99.220,oo
160,oo
65.160,oo
65.160,oo
65.160,oo
65.160,oo
Ilustración 5.7
Balance de Comprobación de Sumas y de Saldos
ERRORES.
Los errores que se pueden cometer en contabilidad son tan variados, que resulta difícil
enumerarlos todos y establecer normas para localizarlos y corregirlos.
Sin embargo, la experiencia nos ha enseñado cuáles son los tipos de errores más frecuentes y
cuál es la estrategia a seguir para detectarlos.
Centro de Contadores
95
Contabilidad Financiera
En términos generales, se podría afirmar que la mayor parte de los errores que se cometen,
pueden ser clasificados en:
a) Errores que afectan
afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial.
b) Errores que no afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial.
ERRORES QUE
PATRIMONIAL.
AFECTAN
EL
EQUILIBRIO
DE
LA
ECUACIÓN
Pertenecen a este grupo todos aquellos errores que, al cometerlos, traen como consecuencia
que la ecuación patrimonial pierda su equilibrio y que, por lo tanto, el Activo deja de ser igual al
Pasivo más el Pa
Patrimon
trimon io.
La existencia de este tipo de errores es generalmente detectada por medio del balance de
comprobación de sumas o de saldos ya que, su existencia, hace que este balance "no cuadre".
Es decir que los totales deudores no sumarán la misma cifra que los acreedores.
Por ser el balance de comprobación de saldos el más utilizado, en lo adelante nos apoyaremos
en este tipo de balance y nos referiremos a él como "Balance de Comprobación de Saldos".
Aunque cuando se lleva la contabilidad en forma computarizada los errores que afectan el
equilibrio se reducen al mínimo, en términos generales y de acuerdo con la experiencia,
podríamos afirmar que la mayoría de los errores que "descuadran" el Balance de Comprobación
C omprobación
de saldos, se cometen al realizar cualquiera de las siguientes actividades:
1)
Errores en el pase del diari o al mayor.
Al realizar esta labor, pudo haber ocurrido cualquiera de los siguientes errores:
a)
b)
c)
d)
Pase al mayor
mayor de una
una cifra diferente a la que aparece en el diario.
diario.
Partidas que en el diario aparecen en el debe o en el haber y fueron pasadas al
mayor en el haber o en el debe, respectivamente.
Omisión de pasar al libro mayor alguna partida registrada en el diario.
Partidas del diario pasadas más de una vez al mayor.
2)
Errores en la determinación del
del saldo
saldo de la cuenta en el mayor.
Este tipo de errores son, generalmente, de origen aritmético: sumas o restas mal hechas,
"baile" de números, comas de decimales mal puestas, etc.
3)
Errores al elaborar el balance de comprobación de saldos.
Pueden ser ocasionados por:
a)
b)
c)
d)
96
Saldo de la cuenta mal copiado.
Omisión de alguna cuenta.
Colocación del saldo de una cuenta en la columna que no le corresponde.
corresponde. Por
ejemplo, la colocación de un saldo deudor en el haber o viceversa.
Mal sumada alguna columna del balance.
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
LOCALIZACIÓN DE ERRORES QUE AFECTAN EL EQUILIBRIO DE LA
ECUACIÓN PATRIMONIAL
PATRIMONIAL..
Existen algunas reglas prácticas que ayudan a localizar ciertos errores que con alguna
frecuencia se repiten. Para ello, se recomienda dar los siguientes pasos:
1) Establecer cuál es la diferencia que hace que el balance de comprobación "no cuadre".
Existe la posibilidad de que esa diferencia haya sido ocasionada por:
a)
Omisión o repetición de alguna cifra o partida.
En este caso, revise los saldos de cada cuenta del mayor con el objeto de localizar
alguna cuenta que tenga un saldo igual a la diferencia encontrada y que no haya sido
puesta en el balance de comprobación.
Para determinar si alguna partida fue repetida, observe si en el balance de
comprobación existen dos partidas en el debe o en el haber que son iguales a la
diferencia existente. De ser positivo y si se trata de la misma cuenta, ahí estará el
error.
b)
Anotación de una partida deudora en el haber o viceversa.
Para detectar este tipo de error, divida por 2 la diferencia que ocasiona el descuadre y
luego revise si el cociente obtenido es igual a alguna partida de las que componen el
balance de comprobación. De ser así, determine si tal partida está bien ubicada.
c)
Inversión o " baile" de los números que componen una partida.
Con alguna frecuencia se produce este tipo de error. Por ejemplo, escribir 1.394,oo en
vez de 1.943,oo. De haber sucedido esto, seguro que la diferencia que hay en el
balance de comprobación será 549,oo.
Para conocer si esta diferencia se debe a "baile de números", se establece si la suma
de los dígitos que componen tal diferencia da 9 o múltiplo de 9. De ser así, existe una
altísima posibilidad de que esa diferencia se deba al ya mencionado "baile de
números".
En nuestro ejemplo, la suma de los dígitos de 549,oo es 18, el cual es múltiplo de 9.
Teniendo este indicio, procederemos a revisar si, al copiar algún saldo del mayor, fue
pasado al balance de comprobación con los números invertidos.
2)
Si después de dar estos pasos la diferencia persiste, la alternativa que queda es volver a
revisar "todo" el trabajo realizado.
Para ello, recomendamos:
a)
b)
Volver a sumar las columnas del debe y haber del balance de comprobación.
Revisar si todas
todas las cuentas
cuentas del mayor con sus rrespectivos
espectivos saldos han
han sido pasados
al balance de comprobación y si han sido anotados en la columna que les
corresponde.
Centro de Contadores
97
Contabilidad Financiera
c)
d)
En el mayor, determinar si el
el saldo de cada cuenta ha sido bien calculado.
En el diario:
1)
2)
Sumar el debe
y el haber.
Estas sumas
deben cuadrar.
Determinar,
asiento
por asiento,
si las partidas
han sido pasadas a las cuentas
respectivas del mayor y, de ser así, asegurarse de si al pasarlas, han sido
anotadas de acuerdo con el diario. Es decir, si en el diario están en el debe, en
el mayor se transcriben en el debe. Si por el contrario, la partida en el diario
está en el haber, en el mayor debió ser anotada también en el haber.
En realidad, como se mencionó, dado el hecho que la mayoría de las contabilidades se llevan
utilizando sistemas computarizados, este tipo de errores que afectan la ecuación patrimonial, no
se producen. Los sistemas impiden que se haga un registro en el que el debe no sea igual al
haber. Por lo tanto es prácticamente imposible que se dé ese tipo de errores.
ERRORES QUE NO AFECTAN EL EQUILIBRIO DE LA ECUACIÓN DEL
PATRIMONIO.
Existen algunos tipos de errores que no afectan el equilibrio de la ecuación patrimonial y que,
por lo tanto, no pueden ser detectados por el Balance de Comprobación ya que, a pesar de
tales errores, dicho balance "cuadrará".
Estos errores consisten, fundamentalmente, en:
1)
Errores cometidos en alguna cuenta
cuenta que se compensan exactame
exactamente
nte con errores
cometidos en otra u otras.
Por ejemplo, al sacar el saldo de la cuenta Caja se cometió un error aritmético y se anotó
Bs. 100,oo de menos, mientras que al sacar el saldo de la cuenta Bancos, se cometió otro
error, anotando Bs. 100,oo de más.
Es obvio que al hacer el Balance de Comprobación, ambos errores se van a compensar y
éste va a cuadrar.
2)
Errores que se producen al utili zar
zar cuentas incor rectas.
a) Al hacer el asiento de diario:
Si al hacer un asiento en el diario se le carga a Caja en vez de hacerlo a Bancos, es
obvio que el asiento está cuadrado. Por lo tanto, si al mayor es pasado exactamente
igual que fue hecho en el diario, cuando se haga el Balance de Comprobación, éste
va a cuadrar, y por lo tanto el error no va a ser detectado por este medio.
b)
Al hacer los pases del diario al mayor:
Ocurrirá lo mismo que en el caso anterior si, estando bien hecho el asiento en el
diario, cuando éste vaya a ser pasado al mayor, alguna partida sea anotada en una
cuenta incorrecta.
En este caso, el Balance de Comprobación también cuadrará a pesar de que existe
ese error.
98
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
LOCALIZACIÓN DE ERRORES QUE NO AFECTAN EL EQUILIBRIO DE LA
ECUACIÓN PATRIMONIAL
PATRIMONIAL..
Para detectar errores que no afectan el "cuadre" del balance de comprobación, casi siempre la
única
alternativa
consiste
"rehacer"
todo
trabajo.
Es decir,
la documentación
que originó
el asiento
de en
diario,
revisar
si el
éste
fue bien
hechopartiendo
y, luego,dedeterminar
si tales
asientos fueron correctamente pasados a las cuentas respectivas del mayor.
Sin embargo, en los casos en que algunas cuentas especiales hayan sido afectadas con esos
errores, éstos podrían ser detectados como consecuencia de trabajos rutinarios, tales como:
a)
Arqu eos de caja.
Al hacer el conteo de lo que físicamente contiene la caja no cuadrará con el saldo del
mayor si allí se ha cometido algún error. La investigación posterior nos llevará a la
localización del error.
b)
Conciliaciones bancarias.
Es ésta otra actividad que proporciona mucha ayuda en la detección de errores.
c)
Relación
Relación de saldos de las cuentas auxiliares.
Al hacerlo, la suma de esos saldos debe cuadrar con el saldo que arroje la cuenta de
control.
CÓMO CORREGIR ERRORES.
Es lógico pensar que, por el simple hecho de ser humano, el contador es susceptible de
equivocarse al registrar alguna transacción.
El Código de Comercio ha previsto en el Artíc
Ar tícul
ulo
o 37 que "en caso de errores y omisiones
que se cometan al
al elaborar un asiento, se corregirá con otro asiento distint o que se hará
en la fecha en que se detectó la falta" .
Por
supuesto,
es tal lalacantidad
errores que
sedurante
puedensu
cometer,
que no
podría
explicar
cómo corregir
totalidaddedetipos
ellos.dePreferimos
que,
aprendizaje
en se
el Centro
de Contadores, consulte a su profesor a medida que tales errores vayan surgiendo.
Sin embargo, a manera de adelanto, comentemos cómo corregir uno de los que con más
frecuencia se cometen.
Este error consiste en la utilización de una cuenta indebida.
Ejemplo:
Se vendió mercancía por Bs. 2.000,oo y el cliente firmó una letra de cambio. Para registrar esta
transacción el contador hizo el siguiente asiento:
Centro de Contadores
99
Contabilidad Financiera
FECHA
DESCRIPCIÓN
--- X --CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
VENTAS
DEBE
HABER
2.000,oo
2.000,oo
Se pide: Corregir el error cometido.
Después de haber hecho el anterior asiento, el contador se da cuenta de que hay un error.
Debió haber cargado la cuenta Efectos por Cobrar en vez de Cuentas por Cobrar.
La forma de corregir este error es a través de otro asiento, como se expresa a continuación en
la ilustración 5.8.
FECHA
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
HAB ER
--- X ---
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
2.000,oo
2.000,oo
Ilustración 5.8
Como puede observar, se le está haciendo un cargo a la cuenta correcta, Efectos por Cobrar,
mientras que, al abonarle a Cuentas por Cobrar, queda anulado el cargo hecho indebidamente
a esta cuenta en el asiento errado.
Hemos dedicado algunas páginas de este tema a comentar algunos de los errores que se
cometen en contabilidad y cómo localizarlos.
Debemos ahora decir que las técnicas de localización de errores que hemos señalado, irán
siendo enriquecidas por la "intuición". Esta cualidad usted la irá adquiriendo con el tiempo y la
experiencia que el ejercicio de la profesión le irá proporcionando.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.
Es un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso, debe ser presentado para su
legalización por ante el Registro Mercantil. Sus folios deben estar previamente numerados y en
cada uno de ellos les será estampado el sello del Registro o del Tribunal que corresponda.
Asimismo, en la primera página deberá ir la nota de tales organismos, donde se expresa:
a)
b)
c)
d)
e)
100
El uso que se dará a este lib ro.
El nomb re de la empresa a que pertenece.
La ciudad donde fue registrado.
El número de folios que conti ene.
ene.
La firma de las autoridades
autoridades que legalizaron
legalizaron el libro y el sello del registro o del
tribunal que corresponda.
corresponda.
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
En capítulos anteriores hemos comentado el mandato que el Código de Comercio da, cuando
en su Artíc
Ar tícul
ulo
o 32, señala los libros de contabilidad que todo comerciante debe llevar en forma
obligatoria:
Artíc
Ar tícul
ul o 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el de inventarios.
Posteriormente, en el Art ículo
ícu lo 35, el Código de Comercio se refiere concretamente al libro de
inventarios, indicando qué debe contener y cómo ese contenido debe ser mostrado.
Artíc
Ar tícul
ul o 35. Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año hará en el libro de
inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y
de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
Más adelante, el mismo Artíc
Ar tícul
ulo
o 35 señala que, después de presentar todos sus activos y
pasivos en forma detallada, debe ser mostrado un balance general (Estado de Situación
Financiera) resumido y un estado de ganancias y pérdidas (Estado de Resultado Integral).
Culmina este artículo indicando la obligatoriedad de firmar los inventarios por parte de las
personas responsables de su toma, que generalmente son el contador y el dueño de la
empresa o su representante.
...El inventario debe cerrarse con el balance (Estado de Situación Financiera) y la cuenta de
ganancias y pérdidas (Estado de Resultado Integral) , ésta debe demostrar con evidencia y
verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará expresa mención de las fianzas
otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva
con anotación de la respectiva contrapartida.
Por supuesto, para el libro de inventarios tienen vigencia las mismas prohibiciones que para
todos los libros de contabilidad, señala el Artículo 36 del Código de Comercio:
Artíc
Ar tícul
ul o 36. Se prohíbe a los comerciantes:
1.
2.
3.
4.
5.
Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
Borrar los asientos o parte de ellos.
Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna
alguna parte de los libros.
Por último, debemos señalar
señalar la importancia
importancia de llevar no sólo el libro de inventarios, sino todos
los demás, apegados a las normas que
que al respecto dicta el Código de Comercio. No hacerlo
así, podría acarrear serias dificultades tanto a la empresa como a sus propietarios cuando, ante
la necesidad de presentar tales libros en un tribunal como documentos
documentos probatorio
probatorios,
s, estos
puedan ser rechazados. Tal sería el caso del Artíc
Ar tícul
ul o 917 del Código de Comercio cuando
en su ordinal 6º señala:
Centro de Contadores
101
Contabilidad Financiera
Artíc
Ar tícul
ulo
o 917.917. - Podrá ser declarada culpable la quiebra:
Si no hubiere llevado libros de contabilidad, o no conservare la correspondencia que se le
hubiere dirigido,
o no hubiere
hecho
inventario,
o si sus
libros y estado
correspondencia
estuvieren
incompletos
o defectuosos,
o no
apareciere
de ellos
el verdadero
de sus negocios,
sin
que haya fraude.
FORMA Y CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS.
Generalmente se trata de un libro empastado cuyo rayado es similar al que se muestra en la
ilustración 5.9, cuyas columnas tienen los siguientes destinos:
Columna 1:
No tiene ninguna aplicación.
(1)
(SIN USO)
(2)
DESCRIPCIÓN
(3)
(4)
S/U CIFRAS PARCIALES
(5)
CIFRAS TOTALES
Ilustración 5.9
Libro de Inventarios
Columna 2:
Está destinada a la descripción de los detalles que van a ser presentados, tales como el nombre
de cuentas y cualquier información aclaratoria.
Columna 3:
No tiene ninguna aplicación.
Columna 4:
Esta columna va a estar destinada a mostrar los saldos de las cuentas auxiliares que componen
cada cuenta principal.
Columna 5:
Se anotarán en ella los saldos de las cuentas principales que, por supuesto, deben ser iguales a
la suma de los saldos de las cuentas auxiliares.
En la ilustración 5.10, hemos querido mostrar cómo debe ser presentada la información en el
libro de inventarios.
Como allí podrá observar, resaltaremos los siguientes detalles:
102
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
1) La primera página del libro está destinada al sello del Registro Me
Mercantil.
rcantil.
2) En la siguiente página,
página, se comienza con un breve detalle colocando el nombre de la
empresa y la fecha a la que se refiere el inventario.
3) A manera de dar cierta estética
estética o presentación,
presentación, las cuentas
cuentas principales se escriben a la
izquierda mientras que las cuentas auxiliares y los detalles van un poco más a la
derecha.
4) En la columna de
de "cifras parciales" se escriben las cifras relacionadas con la
información detallada, mientras que en la columna de "cifras totales" , se escribe el
saldo de la cuenta principal, el cual debe ser igual a la suma de los saldos de las
cuentas mostradas en la columna de cifras parciales.
5) Al finalizar una página, se suman las columnas y los totales se anotan
anotan en la última
línea, “arrastrándolos ” a la página siguiente de acuerdo con las siguientes normas:
A. Col umna
um na de
d e cifr
ci fras
as parc
p arcial
ial es:
1)
Cuando la página no alcanzó para terminar de relacionar toda la información
referida a la última cuenta que se está
está detallando, se procede así:
a) Se suman las cifras que han logrado ser detalladas que corresponden a esa
última cuenta.
b) Se escribe en la última línea la palabra "Van" y el total que arroje la suma
señalada anteriormente.
c) En la primera línea de la página siguiente se escribe la palabra "Vienen" y se
"arrastra" el mismo total que se obtuvo en la página anterior, anotándolo en esa
primera línea, para ser sumado al resto de la información de esa cuenta que
terminará de ser escrita en la nueva página.
2)
Cuando la página alcanzó exactamente para terminar de detallar la información de
una cuenta, no se suma ni se arrastra a la página siguiente ningún total de la
columna de "cifras parciales".
parciales".
B. Columna de cifras totales:
totales:
Con respecto a esta columna, cada vez que se termina
term ina una página, se suman todas las
partidas escritas en ella y se anotan en la última línea.
Ese mismo total se "arrastra siempre" a la primera línea de la página siguiente para
ser acumulada a la información que se escriba en esa nueva página.
Insistimos en recomendar al alumno que estudie el caso detenidamente en la ilustración
il ustración 5.10 y,
cualquier duda, consúltela al llegar a clase.
Centro de Contadores
103
Contabilidad Financiera
Folio 1
Ilustración 5.10
Legalización del libro de inventarios.
104
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
Folio 2
DESCRIPCIÓN
PARCIAL ES
TOTALES
TOTAL ES
LA EMPRESA C.A.
Inventario ACTIVO
N. 2 al 31-12-2011
CAJA
Caja chica
Ca a eneral
BANCOS
Banco del Norte: cuenta 010-4220-0
Banco del Sur: cuenta 5328-43-l
Banco del Este: cuenta 39-45683-1
Banco Oeste: cuenta 9-6040-350
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
Laredo C.A.
Letra Vencimiento 15-01-2012
Letra Vencimiento 15-02-2012
Comercial Tacagua C.A.
250,oo
50,oo
200,oo
5.000,oo
1.500,oo
560,oo
2.140,oo
800,oo
8.100,oo
490,oo
490,oo
Letra C.A.
Vencimiento 20-01-2012
Tandy
Letra Vencimiento 30-12-2011
Letra Vencimiento 30-01-2012
La Turístic a C.A.
C.A.
Letra Vencimiento 10-01-2012
Letra Vencimiento 12-01-2012
Juan González
Letra Vencimiento 16-11-2011
Letra Vencimiento 16-12-2011
Letra Vencimiento 16-01-2012
Remi C.A.
Letra Vencimiento 30-03-2012
Letra Vencimiento 30-04-2012
El Salto S.R.L.
Letra Vencimiento 10-01-2012
Letra Vencimiento 10-02-2012
Letra Vencimiento 10-03-2012
Almacenes
Alm
acenes la 20 C.A.
Letra Vencimiento 30-03-2012
Cabriales C.A.
Letra Vencimiento 28-01-2012
Letra Vencimiento 28-02-2012
Letra Vencimiento 28-03-2012
Almacenes
Alm
acenes Bol ívar C.A.
Letra Vencimiento 28-12-2012
Letra Vencimiento 28-01-2012
Letra Vencimiento 28-02-2012
120,oo
240,oo
240,oo
580,oo
460,oo
300,oo
290,oo
540,oo
295,oo
295,oo
200,oo
200,oo
200,oo
690,oo
260,oo
260,oo
260,oo
390,oo
390,oo
390,oo
VAN
7.580,oo
7.580,oo
13.350,oo
13.350,oo
Ilustración 5.10. Libro de Inventarios
Centro de Contadores
105
Contabilidad Financiera
Folio 3
DESCRIPCIÓN
PARCIAL ES
VIENEN…
Lati C.A.
Letra Vencimiento 15-11-2011
Letra Vencimiento 15-12-2011
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
La Bamba C.A.
Factura Vencimiento 17-12-2011
Factura Vencimiento
Vencimiento 10-01-2012
10-01-2012
Comercial Todo
Factura Vencimiento 19-12-2011
Pedro Ramírez
Factura Vencimiento
Vencimiento 10-01-2012
10-01-2012
Factura Vencimiento 20-03-2012
Caratula C.A.
Factura Vencimiento 20-02-2012
Factura Vencimiento
Vencimiento 20-04-2012
20-04-2012
Catatumbo C.A.
Factura Vencimiento 18-01-2012
Factura Vencimiento
Vencimiento 20-04-2012
20-04-2012
Factura Vencimiento 30-05-2012
Turbio S.R.L.
S.R.L.
Factura Vencimiento 11-10-2011
Factura Vencimiento
Vencimiento 12-11-2011
12-11-2011
Laredo C.A.
Factura Vencimiento 25-01-2012
Factura Vencimiento 30-04-2012
DETERIORO DE VALOR DE CRÉDIT. COMERCIAL.
INVENTARIO DE MERCANCÍA
Artículo A: 10 unidades a 5,oo c/u
Artículo
Artícu
lo B: 40 unidades
unidades a 10 oo c/u
Artículo C: 62 unidades a 2,oo c/u
Artículo
D: 305
292 unidades
unidades aa 1,oo
0,75 c/u
c/u
Artículo E:
Artículo
Artícu
lo F: 90 unidades
unidades a 3 oo c/u
Artículo G: 80 unidades a 1,50 c/u
Artículo H: 30 unidades a 2,oo c/u
Artículo I: 75 unidades a 3,oo c/u
Artículo
Artícu
lo J: 110 unidades
unidades a 2 oo c/u
Artículo K: 28 unidades a 0,25 c/u
MERCANCÍAS EN TRÁNSITO
7.580,oo
7.580,oo
260,oo
260,oo
TOTALES
TOTAL ES
13.350,oo
13.350,oo
7.00
7.
000
0 oo
300,oo
620 oo
450,oo
200 oo
500,oo
600,oo
400 oo
520,oo
380 oo
630,oo
620,oo
380 oo
690,oo
710,oo
900 oo
2.000,oo
50,oo
400 oo
124,oo
219,oo
305,oo
270 oo
120,oo
60,oo
225,oo
220 oo
7,oo
1.000,oo
VAN
22.450,oo
Ilustración 5.10. Libro de Inventarios
106
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
Folio 4
DESCRIPCIÓ
DESC
RIPCIÓN
N
PARCIALES
VIENEN…
Artículo M: 100 unidades a 3,oo c/u
Artículo A: 120 unidades a 5,oo c/u
Artículo H: 50 unidades a 2,oo c/u
SEGUROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO
Seguros La Seguridad
Seguros Cabriales
INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO
Banco Hipotecario
EFECTOS
EFEC
TOS POR COBRAR (LARGO
(LA RGO PLAZO)
La Turística
Letra Vencimiento 30-05-2012
Letra Vencimiento 30-06-2012
INVERSIONES EN INMUEBLES
Edificio y terrenos en Av. Lara 23 Barquisimeto
INVERSIONES EN ACCIONES
600 acciones comunes de Electrival C.A.
TERRENOS
125m de terrenos ubicados Av. Bolívar N°. 24
EDIFICIOS
Edificio ubicado en Av. Bolívar, N°. 24 Valencia
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOS
MAQUINARIA
Máquina cortadora - serial 1020
Dos máquinas empaque - serial 1020
Máquina Locate - serial 1649
Máquina Inyectopat - serial 0045
Tres máquinas cosedoras serial A, Z, H
Máquina Overtal - serial 7849
DEPRECIACIÓN ACUMULADA MAQUINARIA
DEPRECIACIÓN
EQUIPO DE TRANSPORTE
Camión ford motor 0050L
Camión ford motor 360S
DEPRECIACIÓN
ACUM.
EQUIPO
DE
EQUIPO DE OFICINA
Máquina de escribir canon serial 10402
Máquina de escribir master serial 20513
Calculadora casio serial 3934
VAN
Centro de Contadores
300,oo
600,oo
100,oo
TOTALES
22.450.oo
1.000,oo
700,oo
300,oo
1.200,oo
1.200,oo
1.300,oo
650,oo
650,oo
1.000.oo
1.000,oo
6.000,oo
6.000,oo
10.000,oo
10.000,oo
30.000,oo
30.000,oo
(10.000,oo)
8.000,oo
500,oo
600,oo
900,oo
1.600,oo
3.680,oo
720,oo
(4.000,oo)
12.000,oo
7.000,oo
5.000,oo
(4.000,oo)
4.000,oo
300,oo
400,oo
200,oo
900,oo
78.950,oo
78.950,oo
107
Contabilidad Financiera
Folio 5
DESCRIPCIÓN
PARCIA
PARCIALES
LES
VIENEN
Fotocopiadora UBIx serial 9199
Computadora Epson serial A325
DEPRECIACIÓN ACUM. EQUIPO DE OFICINA
MOBILIARIO
Archivadores metálicos: 2 x 300,oo c/u
Archivadores fórmica: 1 x 400,oo c/u
Escritorios
Escrito
rios e ecutivos:
ecutivos: 1 x 500 oo c/u
Mesas secretariales: 3 x 300,oo c/u
Sillas secretariales: 3 x 100,oo c/u
Silla ejecutiva: 1 x 200,oo c/u
Sillas de visita: 4 x 25,oo c/u
DEPRECIACIÓN
DEPR
ECIACIÓN ACUMULADA MOBILIARIO
PATENTES
Patente registro N°. AK-2890-58
AMORTIZACIÓN ACUMULADA PATENTES
AMORTIZACIÓN
MARCAS DE FÁBRICA
Marca registro N°. HH-2960-58
Marca registro N°. HH-2961-58
AMORTIZACI
AMORT
IZACIÓN
ÓN ACUM.
ACUM. MARCAS DE FÁBRICA
PLUSVALÍA
MEJORAS A INMUEBLES ARRENDADOS
A RRENDADOS
DEPÓSITO
DEPÓ
SITO PARA LA LUZ
L UZ
Depósito en Electricidad de Valencia
900,oo
800,oo
78.950,oo
78.950,oo
2.300,oo
1.000,
1.00
0,oo
oo
3.000,oo
600,oo
400,oo
900,oo
300,oo
200,oo
100,oo
50
500,
0,oo
oo
2.000,oo
2.000,oo
50
500,
0,oo
oo
2.600,oo
800,oo
1.800,oo
80
800,
0,oo
oo
700,oo
300,oo
650,oo
650,oo
TOTAL ACTIVO
PASIVO y PATRIMONIO
85.400,oo
85.400,oo
DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS
Banco del Norte
100,oo
40 oo
Banco del Este
Banco del Oeste
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
Industrial Caripe C.A.
Letra Vencimiento 16-01-2012
Letra Vencimiento 16-02-2012
Facerca
Letra Vencimiento 10-01-2012
Tumulto C.A.
Letra Vencimiento 28-12-2011
Letra Vencimiento 28-01-2012
Comercial L ara C.A.
C.A.
Letra Vencimiento 05-01-2012
50,oo
10,oo
1.600
1.
600 oo
300,oo
300,oo
140,oo
400,oo
400,oo
60,oo
VAN
108
TOTALES
1.700,oo
Centro de Contadores
Libro Mayor General - Balance de Comprobación - Libro de Inventarios
Folio 6
DESCRIPCIÓN
VIENEN
VIE
NEN
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
Industrial Valencia C.A.
Factura Vencimiento 15-12-2011
Flecha C.A.
Factura Vencimiento 12-12-2011
Factura Vencimiento 20-12-2011
El Rio de Oro C.A.
Factura Vencimiento 25-01-2012
Industrial La Gaviota C.A.
Factura Vencimiento 28-02-2012
Factura Vencimiento 28-03-2012
Cercasa
Factura Vencimiento 19-01-2012
Cabriales C.A.
Factura Vencimiento 10-03-2012
Factura Vencimiento 19-04-2012
Los Roques C.A.
Factura Vencimiento 20-12-2011
IMPUESTOS POR PAGAR
Impuesto sobre la renta ejercicio 2011
PRESTACIONES SOCIALES POR PAGAR
RETENCIÓN SEGURO SOCIAL POR PAGAR
ANTICIPOS
ANTICIPO
S RECIBIDOS
RECIBIDOS A/C CONTRATOS
Industrias Carabobo C.A.
INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO
La Turística C.A.
HIPOTECAS POR PAGAR
Banco Hipotecario
PROVISIÓN PARA JUICIOS PENDIENTES
DEPÓSITOS RECIBIDOS EN GARANTÍA
J. Peña
CAPITAL
360 acciones de Bs. 10,oo c/u
UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS
DISTRIBUIDAS
RESERVA
RESE
RVA LEGAL
RESERVAS ESTATUTARIAS
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
PARCIALES
PARCIA LES
TOTAL
TOTALES
ES
1.700
1.700 oo
6.000,oo
500,oo
300,oo
400,oo
600,oo
700,oo
1.000,oo
800,oo
650,oo
750,oo
300,oo
1.000
1.000 oo
1.000,oo
2.000,oo
100,oo
2.000,oo
2.000,oo
600,oo
600,oo
15.000,oo
15.000,oo
1.000,oo
200,oo
200,oo
36.000,oo
36.000,oo
16.
16.000
000 oo
1.000,oo
2.800,oo
85.400,oo
85.400,oo
Ilustración 5.10. Libro de Inventarios
Centro de Contadores
109
Contabilidad Financiera
EJERCICIOS
EJERCICIO 5.1.
Conteste en forma breve las siguientes preguntas:
1)
¿Qué es el libro mayor?
2)
El libro mayor es
es uno de los libros que obligatoriamente debe llevar todo comerciante.
¿Es obligatorio legalizarlo antes de ponerlo en uso? Diga por qué.
3)
Existen varios tipos de libro mayor. Comente brevemente alguno de ellos.
4)
Diseñe una hoja de mayor general
general convencional
convencional y comente las partes de que se
compone.
5)
Defina el Balance de Comprobación de Sumas o de Totales.
6)
Explique brevemente la utilidad de elaborar el Balance de Comprobación de Sumas y de
Saldos.
7)
Defina el libro de inventarios y balances. Explique su obje
objetivo
tivo y características.
EJERCICIO 5.2.
Con la información que aparece en el ejercicio 4.2 (Capítulo 4), después de haber hecho los
asientos en un diario de dos columnas, se pide:
a)
Pasar los asientos a las cuentas respectivas del mayor general
general en forma de "T".
b)
Elaborar un Balance de Comprobación de Sumas y de Saldos.
110
Centro de Contadores
Diarios
MayoresAuxiliares
Aux
Auxili
iliare
aress
6
LIBROS AUXILIARES.
Los dos capítulos anteriores fueron destinados a la explicación de dos de los libros más
importantes que deben ser llevados en toda contabilidad: El libro Diario y el libro Mayor, además
del libro de Inventarios.
No obstante, pretender registrar todas las transacciones directamente en estos libros, harían de
ese proceso algo sumamente lento y engorroso, especialmente en aquellas empresas que
realizan un gran volumen de operaciones repetitivas tales como compras, ventas, cobros, pagos,
etc.
Si todas estas transacciones tuviesen que ser registradas una por una directamente en el diario
general, nos encontraríamos con el grave problema de que sólo una persona podría estar
trabajando en un momento dado porque, mientras esa persona está haciendo los asientos en el
diario, otra persona no podría estar pasando al mayor ya que el diario lo tendría ocupado el
primero.
De esta forma, el trabajo sería muy lento y, con frecuencia, se encontraría atrasado.
Para evitar esta dificultad es por lo que, en la mayoría de las empresas, además del diario y
mayor general, se utilizan simultáneamente diarios y mayores auxiliares.
Ello nos proporcionará dos grandes ventajas:
1.
Se podrá aplicar el principi
princ ipio
o de la división
divi sión del trabajo.
Esto es sumamente importante,
importan te, especialmente para los controles internos que
podrán ser implementados
implem entados ya que,
que , si por ejemplo, personas diferentes llevan los
diarios de ventas, compras, egresos e ingresos, a la vez que otros empleados,
em pleados,
también diferentes, son los que llevan los
l os mayores auxiliares, se logra que
qu e estas
actividades se controlen unas con
c on otras y se minimice
mini mice la posibilidad
posibili dad de que se
cometan errores voluntarios o involuntarios.
2.
Rapidez en el trabajo.
trab ajo.
Al participar más de una persona en la realización del trabajo, el tiempo de ejecución
quedará reducido tantas veces como personas intervengan. Por otra parte, la necesidad de
Centro de Contadores
111
Contabilidad Financiera
llevar libros auxiliares, las tuvo en cuenta el legislador, cuando en el artículo 32 del Código
de Comercio señala: "...P
"...Podrá
odrá llevar, además,
además, todos los libros auxiliares que estimare
conveniente para
para el mayor or den y cl aridad de sus operaciones."
Por supuesto, es necesario aceptar que, actualmente, la mayoría de las empresas, llevan su
contabilidad a través de sistemas computarizados, lo cual ha venido a simplificar y sobre todo
aligerar el procesamiento de los datos. Sin embargo, también es necesario recordar que los datos
que procesa un computador, deben ser aquellos que el contador le proporciona. Por lo tanto, es
obvio que, un "buen contador", debe conocer cómo se lleva una contabilidad "a mano". De esta
forma, podrá dirigir adecuadamente su departamento, cuando las transacciones sean procesadas
electrónicamente a través de computadoras.
DIARIOS AUXILIARES.
De acuerdo con lo expuesto, además del diario general, la empresa podrá llevar aquellos diarios
auxiliares que considere necesarios. En todo caso, ello dependerá del tipo y volumen de
transacciones repetitivas que realice.
En términos generales, los diarios auxiliares más comúnmente utilizados son:
Diario auxiliar de
d e ventas a crédito
crédito..
Diario auxiliar de compr as a crédito.
crédito.
Diario auxiliar de ingresos.
Diario auxiliar de
d e egresos.
egresos.
Diario de compras - IVA (obligatorio)
Diario de ventas - IVA (obligatorio)
(obligatorio )
DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CRÉDIT
CRÉDITO.
O.
Se registrarán en este libro, todas las ventas a crédito que realice la empresa. Su formato o rayado,
podría ser similar al que se muestra en la ilustración 6.1.
EFECTOS
FECHA
(1)
DESCRIPCIÓN
(2)
CUENTAS
RF POR(Debe)
COBRAR POR(Debe)
COBRAR
(3)
(4)
(5)
VENTAS
(Haber)
(6)
Ilustración 6.1. Diario auxiliar de ventas a crédito
Como puede ser observado, este diario consta de las siguientes columnas:
1)
112
Fecha.
En esta primera columna se anotará la fecha en la que se están registrando las
transacciones.
Centro de Contadores
Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares
2)
3)
Descripción.
Se asentarán los detalles de la transacción tales como número y vencimiento del documento,
factura o letra de cambio, nombre del cliente, etc.
Referencia.
Referencia.
Se utiliza para cruzar referencia con el mayor auxiliar correspondiente. En esta columna se
anotará el número del folio del mayor auxiliar donde se controla la cuenta del cliente a quien
se le ha vendido a crédito, cuando la partida sea pasada a dicho mayor auxiliar.
4)
Efectos por cobrar.
Se asentarán aquí los cargos que correspondan, cuando la venta hecha queda respaldada
por la aceptación de letras de cambio por parte del cliente.
5)
Cuentas por cobrar.
En esta columna se cargará el monto de la venta cuando ésta queda respaldada por
la aceptación de una factura.
6)
Ventas.
Aquí se abonará el monto de cada venta.
Con el objeto de afianzar lo antes explicado, desarrollemos un ejemplo.
Ejemplo:
Durante el mes de enero de 2014 LA EMPRESA C.A. realizó las siguientes ventas a crédito.
Dí
Día
a
Cliente
Fa
Factur
ctur a Nº
Condicio nes
Ve
Vencim
ncim iento
Bolívares
02
04
05
07
08
10
A
B
A
C
A
B
50
51
52
53
54
55
14
15
17
20
23
25
28
C
A
B
C
B
A
C
56
57
58
59
60
61
62
30
C
63
Letra No.1
Neto
Letra No.2
10%/15, n/30
Neto
Letra No.3
Letra No.4
Letra No.5
Neto
Letra No.6
Letra No.7
Neto
Letra No.8
Neto
Letra No.9
Letra No.10
Neto
15-01-2014
20-01-2014
10-01-2014
07-02-2014
20-01-2014
15-01-2014
25-01-2014
30-01-2014
25-01-2014
25-01-2014
30-01-2014
30-01-2014
28-01-2014
30-01-2014
15-02-2014
20-02-2014
01-03-2014
6.000,oo
15.000,oo
10.000,oo
20.000,oo
14.000,oo
9.000,oo
9.000,oo
9.000,oo
16.000,oo
8.000,oo
5.000,oo
12.000,oo
17.000,oo
20.000,oo
10.000,oo
10.000,oo
25.000,oo
Centro de Contadores
113
Contabilidad Financiera
Registrar las transacciones mencionadas, en el Diario Auxiliar de Ventas.
En la Ilustración 6.2 puede observar cómo han sido registradas las transacciones. Comentemos
una de ellas:
Se pide:
Folio 17
FECHA
EFECTOS
DESCRIPCIÓN
POR
RF COBRAR
Cliente Factura Condiciones Vencimiento
(Debe)
2014
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
02
04
05
07
08
10
A
B
A
C
A
B
50
51
52
53
54
55
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
Enero
14
15
17
20
23
25
28
C
A
B
C
B
A
C
56
57
58
59
60
61
62
Enero 30
Total Enero
C
63
Letra Nº 1
Neto
Letra Nº 2
10%/15,n/30
Neto
Letra Nº 3
Letra Nº 4
Letra Nº 5
Neto
Letra Nº 6
Letra Nº 7
Neto
Letra Nº 8
Neto
Letra Nº 9
Letra Nº 10
Neto
15-01-2014
20-01-2014
10-01-2014
07-02-2014
20-01-2014
15-01-2014
25-01-2014
30-01-2014
25-01-2014
25-01-2014
30-01-2014
30-01-2014
28-01-2014
30-01-2014
15-02-2014
20-02-2014
01-03-2014
01
05
01
08
01
05
05
05
08
01
05
08
05
01
08
08
08
CUENTAS
POR
COBRAR
(Debe)
6.000,oo
15.000,oo
10.000,oo
20.000,oo
14.000,oo
9.000,oo
9.000,oo
9.000,oo
6.000,oo
15.000,oo
10.000,oo
20.000,oo
14.000,oo
20.000,oo
27.000,oo
16.000,oo
8.000,oo
5.000,oo
12.000,oo
17.000,oo
20.000,oo
25.000,oo
20.000,oo
25.000,oo
122.000,oo
122.000,oo
215.000,oo
215.000,oo
16.000,oo
8.000,oo
5.000,oo
12.000,oo
17.000,oo
10.000,oo
10.000,oo
93.000,oo
93.000,
oo
VENTAS
(Haber)
Ilustración 6.2. Diario Auxiliar de Ventas a Crédito
Operación
Ope
ración
1: venta a crédito al cliente A según la factura Nº 50, por lo cual fue aceptada la letra
Se
trata
de una
de cambio Nº 1.
Observe la Ilustración 6.2. En la columna destinada a la fecha, fue anotada la que corresponde a
esta transacción, y en el área destinada a la descripción, se detalla el nombre del cliente, el
número de factura, el número de la letra aceptada y su vencimiento.
A continuación se procedió a cargar a Efectos por Cobrar mientras que el abono se hizo a Ventas.
Recomendamos al alumno analizar el registro del resto de las operaciones, y observar,
especialmente, que cada una de ellas tiene su cargo y su abono.
Este trabajo se va realizando sistemáticamente, día a día. Finalizado el mes, se procede a sumar
las columnas y, con los totales obtenidos, se hace el asiento resumen en el diario general,
como se muestra en la Ilustración 6.3.
114
Centro de Contadores
Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares
FECHA
2014
Enero
DESCRIPCIÓN
RF
--- 24 --31 EFECTOS POR COBRAR
CUENTAS POR COBRAR
VENTAS
03
04
30
DEBE
HABER
93.000,oo
122.000,oo
215.000,oo
Ventas a crédito según diario auxiliar de ventas.
Ilustración 6.3. Diario General
Por supuesto, partiendo del diario general, se harán los pases que procedan al mayor general,
anotando el correspondiente cruce de referencias entre ambos libros, como se indica en la
Ilustración 6.4.
EFECTOS POR COBRAR COMERCIALES
FECHA
2014
Enero
DESCRIPCIÓN
Saldo al 01-01-2014
31 Según Diario General
RF
DEBE
24
93.000,oo
Folio
Fol io 3
HABER
HABE R
320.000,oo
413.000,oo
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
FECHA
2014
Enero
DESCRIPCIÓN
Saldo al 01-01-2014
31 Según Diario General
RF
24
DEBE
Folio
Fol io 4
HABER
HABE R
2014
Enero
DESCRIPCIÓN
31 Según Diario General
SALDO
SAL DO
248.000,oo
370.000,oo
122.000,oo
VENTAS
FECHA
SALDO
SAL DO
Folio 30
RF
DEBE
24
HABER
HABE R
SALDO
SAL DO
215.000,oo
215.000,oo
Ilustración 6.4.Mayor General
MAYORES AUXILIARES.
Ya conocemos que, atendiendo a su jerarquía, las cuentas se clasifican en:
a)
b)
Cuentas principales
prin cipales o generales.
generales.
Cuentas auxiliares.
Con respecto a ello, comentamos que las cuentas principales controlan las transacciones que la
empresa haga en forma global o general, mientras que, las cuentas auxiliares, desmenuzan la
transacción y dan la información en detalle.
Centro de Contadores
115
Contabilidad Financiera
Por ejemplo, si observa la Ilustración 6.3, verá que se está cargando Bs. 93.000,oo a Efectos por
Cobrar y Bs. 122.000,oo a Cuentas por Cobrar.
Ello
significa que
qué personas
son existen
las que personas
deben. que le deben a la empresa esas cantidades, pero no señala
Pues bien, Efectos por Cobrar Comerciales y Cuentas por Cobrar Comerciales son dos cuentas
principales o generales que se controlan en el libro mayor. Para controlar qué clientes deben esos
efectos por cobrar y esas cuentas por cobrar, se utilizan los denominados mayores auxiliares.
Cada cuenta que aparece en el mayor general, puede tener su mayor auxiliar. Sin embargo, los
mayores auxiliares que con mayor frecuencia se utilizan son:
Mayor Au xili
Mayor
xiliar
ar de Efectos
Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales.
Mayor
Ma
yor Au xili
xiliar
ar de Efectos
Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores.
Proveedores.
Mayor
Ma
yor Auxi liar de Bancos.
MAYOR
AUXILIA
R un
DEmayor
EFECTOS
YC
CUENTAS
UENTAS
POR yCOBRAR.
Aunque se AUXILIAR
puede llevar
auxiliar para
efectos
por cobrar
otro para cuentas por cobrar,
es muy práctico utilizar un formato en el que, en la misma hoja, se puedan controlar los efectos y
las cuentas que debe cada cliente. En la Ilustración 6.5 puede ver el diseño de una hoja de este
mayor auxiliar.
Como puede observar, además de las ya conocidas columnas destinadas a: Fecha, Conceptos y
Referencia, tiene tres columnas para controlar los Efectos por Cobrar y otras tres para las
Cuentas por Cobrar.
NOMBRE DEL CLIENTE
FOLIO No.
EFECTOS POR COBRAR
COBRA R
FECHA
DESCRIPCIÓN
CUENTAS POR COBRAR
COBRA R
RF
DEBE
HABER
SALDO
DEBE
HABER
SALDO
Ilustración 6.5. Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales
PASE DE ASIENTOS DEL DIARIO AUXILIAR AL MAYOR AUXILIAR.
Si nos volvemos a ubicar en la ilustración 6.2 (Diario Auxiliar de Ventas a Crédito), veremos que
allí fuimos registrando, cada día, las ventas que se iban haciendo.
Pues bien, a medida que esas ventas a crédito se van asentando en el Diario Auxiliar de Ventas,
deben irse haciendo los pases a los mayores auxiliares respectivos. En este caso, deben hacerse
los pases en el Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales, como se muestra en
la Ilustración 6.6.
116
Centro de Contadores
Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares
La técnica para hacer tales pases es la misma que hemos utilizado para el Mayor General. Se va
trasladando cada partida registrada en el diario, a la cuenta del mayor auxiliar que corresponda al
cliente
transacción,
teniendo
cuenta
que tal partida se pasará a la sección de
efectosinvolucrado
por cobrar oena la
la de
cuentas por
cobrar,en
según
corresponda.
Por supuesto, a medida que se van haciendo los pases, se van cruzando referencias entre los dos
libros en las columnas habilitadas al respecto (columnas de referencias). Para ello, en el diario
auxiliar se escribe el número de folio del mayor auxiliar donde se encuentra la cuenta del
respectivo cliente, mientras que en el mayor auxiliar, se escribe el número de folio del diario
auxiliar donde está el asiento que se está pasando.
CLIENTE:: A
CLIENTE
FECHA
DESCRIPCIÓN
RF
FOLIO 1
EFECTOS POR COBRAR
COBRA R
CUENTAS POR COBRAR
COBRA R
DEBE
DEBE
HABER SALDO
HABER SALDO
2014
Enero
02 Letra Nº. 1 - Vto. 15-01-2014 17 6.000,oo
6.000,oo
Enero
05 Letra Nº. 2 - Vto. 10-01-2014 17 10.000,oo
16.000,oo
Enero
08 Fact. Nº. 54 - Vto. 20-01-2014 17
Enero
15 Letra Nº. 6 - Vto. 25-01-2014 17 8.000,oo
Enero
25 Fact. Nº. 61 - Vto. 30-01-2014 17
14.000,oo
14.000,oo
20.000,oo
34.000,oo
24.000,oo
CLIENTE:: B
CLIENTE
FECHA
DESCRIPCIÓN
RF
FOLIO 5
EFECTOS POR COBRAR
COBRA R
CUENTAS POR COBRAR
COBRA R
DEBE
DEBE
HABER SALDO
HABER SALDO
2014
15.000,oo
17
Enero
04 Fact. 51 - Vto. 20-01-2014
Enero
10 Letra Nº. 3 - Vto. 15-01-2014 17 9.000,oo
15.000,oo
Letra Nº. 4 - Vto. 21-01-2014 17 9.000,oo
Letra Nº. 5 - Vto. 30-01-2014 17 9.000,oo
27.000,oo
Enero
17 Letra Nº. 7 - Vto. 30-01-2014 17 5.000,oo
32.000,oo
Enero
23 Letra Nº. 8 - Vto. 28-01-2014 17 17.000,oo
49.000,oo
Centro de Contadores
117
Contabilidad Financiera
CLIENTE: C
FECHA
FOLIO 8
EFECTOS POR COBRAR
COBRA R
CUENTAS POR COBRAR
COBRA R
DEBE
DEBE
DESCRIPCIÓN
RF
Enero 07 Fact. 53 . Vto. 07-02-2014
17
20.000,oo
20.000,oo
Enero 14 Fact. 56 - Vto. 25-01-2014
17
16.000,oo
36.000,oo
Enero 20 Fact. 59 - Vto. 30-01-2014
17
12.000,oo
48.000,oo
Enero 28 Letra Nº. 9 - Vto. 15-02-2014
17 10.000,oo
Letra Nº.10 - Vto. 20-02-2014
17 10.000,oo
25.000,oo
73.000,oo
HABER SALDO
HABER SALDO
2014
Enero 30 Fact. 63 - Vto. 01-03-2014
20.000,oo
17
Ilustración 6.6.Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Cobrar Comerciales
Como ha podido apreciar, este proceso es muy sencillo. No obstante, le recomendamos estudiarlo
e ir viendo, partida por partida, cómo han sido hechos los pases.
Por supuesto, está de más comentar que, la mayor utilidad que nos proporciona este mayor
auxiliar, es la de permitirnos conocer en cualquier momento cuánto nos debe cualesquiera de los
clientes, tanto por concepto efectos por cobrar como por cuentas por cobrar.
DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CRÉDITO.
Es bien sabido que otra de las transacciones más repetitivas en toda empresa son las compras a
crédito. Por lo tanto, y por las mismas razones ya descritas, tales transacciones se registran en el
denominado Diario Auxiliar de Compras a Crédito.
La técnica de registro es la misma que se utiliza para el Diario Auxiliar de Ventas a Crédito.
Expliquémoslo con un ejemplo.
Ejemplo:
LA EMPRESA C.A. hizo las siguientes compras a crédito durante el mes de enero de 2014.
Día
Proveedor
Proveedor
Fa
Factur
ctur a
Condici ones
Ve
Vencim
ncim iento
Bolívares
2
3
5
X
Y
X
25
160
39
10
14
20
25
30
31
Z
X
Z
Y
Z
Y
92
50
104
198
120
209
Letra No. 25-1
Neto
Letra No. 39-1
Letra No. 39-2
15/10,n/30
Neto
Letra No. 104-1
Letra No. 198-1
Letra No. 120-1
Neto
10-01-2014
15-01-2014
15-01-2014
20-01-2014
10-02-2014
24-01-2014
30-01-2014
15-01-2014
20-02-2014
25-02-2014
5.000,oo
10.000,oo
12.000,oo
12.000,oo
25.000,oo
15.000,oo
30.000,oo
6.000,oo
14.000,oo
16.000,oo
118
Centro de Contadores
Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares
Se Pide:
Registrar las transacciones en el Diario Auxiliar de Compras a Crédito.
Primero que nada, comentemos las características del rayado de este diario y, luego, registremos
las transacciones indicadas. Ver Ilustración 6.7.
Observe que el rayado de este libro es muy parecido al auxiliar de ventas a crédito. No obstante,
ello depende de las necesidades de información que desee obtener cada empresa.
En este caso, hemos considerado necesario que este libro contenga las siguientes columnas:
1)
Fecha.
Donde se anotará la fecha en que está siendo registrada la transacción.
2)
Descripción.
Se asentarán allí detalles como nombre del proveedor, número de factura, condiciones,
vencimiento, etc.
3)
Referencia.
Se anotará el cruce de referencia con el Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar
Proveedores.
4)
Compras.
Se registrará en esta columna el cargo del asiento.
5)
Efectos por pagar.
Cuando la compra a crédito que se haga esté respaldada por la aceptación de una letra de
cambio, el abono del asiento se anotará en esta columna.
6)
Cuentas por pagar.
El abono del
se anotará
en una
estafactura.
columna, cuando el crédito obtenido queda
respaldado
por asiento
la aceptación
simple de
Dicho esto, veamos en la Ilustración 6.7, cómo han sido registradas algunas de las transacciones.
a)
Se compró mercancía por Bs. 5.000,oo y fue aceptada una letra de cambio.
Fue anotada la fecha, conceptos y el cargo a compras. El abono, lógicamente, se hizo a
efectos por pagar.
b) Se compró mercancía por Bs. 10.000,oo y fue aceptada la factura.
Para registrarla, se hizo algo parecido a la transacción anterior. Se escribió la fecha y
conceptos. Luego, se cargó a compras y se abonó a cuentas por pagar.
Centro de Contadores
119
Contabilidad Financiera
Folio 8
EFECTOS CUENTAS
POR
POR
DESCRIPCIÓN
FECHA
COMPRAS
PAGAR
PAGAR
Proveedor Factura Condiciones Vencimiento RF (Debe)
(Haber)
(Haber)
2014
Enero 02
03
05
X
Y
X
25
160
39
10
14
20
25
30
31
Z
X
Z
Y
Z
Y
92
50
104
198
120
209
Letra No.25-1
Neto
Letra No.39-1
Letra No.39-2
15%/10,n/30
Neto
Letra No.104-1
Letra No.198-1
Letra No.120-1
Neto
10-01-2014
15-01-2014
15-01-2014
20-01-2014
10-02-2014
24-01-2014
30-01-2014
15-02-2014
20-02-2014
25-02-2014
Total Enero
10
15
10
10
21
10
21
15
21
15
5.000,oo
10.000,oo
24.000,oo
25.000,oo
15.000,oo
30.000,oo
6.000,oo
14.000,oo
16.000,oo
5.000,oo
10.000,oo
12.000,oo
12.000,oo
25.000,oo
15.000,oo
30.000,oo
6.000,oo
14.000,oo
16.000,oo
145.000,oo
145.000
,oo 79.000,oo
79.000,oo
66.000,oo
66.000,oo
Ilustración 6.7. Diario Auxiliar de Compras a Crédito
Así se debe actuar con el resto de las transacciones. Le recomendamos que las revise una por
una, despacio. Si le queda alguna duda, consúltela al llegar a clase.
Finalizado el mes, se procede a sumar las columnas y una vez comprobado que cuadran, es
decir, que la suma de los cargos hechos a la cuenta Compras es igual a la suma de los abonos
hechos a Efectos por Pagar y Cuentas por Pagar, se hace en el Diario General el "asiento
resumen" de las compras a crédito del mes, como se muestra en la Ilustración 6.8.
FECHA
2014
Enero
DESCRIPCIÓN
DESCRIPCIÓN
--- 25 --31 COMPRAS
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES
CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
PROVEEDORES
RF
28
14
15
DEBE
HABER
145.000,oo
79.000,oo
66.000,oo
Según diario auxiliar de compras a crédito
Ilustración 6.8
Una vez hecho el asiento resumen del mes en el Diario General, se procede a pasarlo al Mayor
General, como se indica en la Ilustración 6.9, anotando el cruce de las respectivas referencias.
120
Centro de Contadores
Diarios Auxiliares - Mayores Auxiliares
COMPRAS
COMP
RAS
FECHA
2014
Enero
DESCRIPCI
DESCRIPCIÓN
ÓN
31 Según Diario General
Folio
Foli o 28
RF
DEBE
25
145.000,oo
HABER
145.000,oo
EFECTOS POR PAGAR
PAGA R PROVEEDORES
FECHA
2014
Enero
DESCRIPCIÓ
DESCRIPCIÓN
N
RF
Saldo al 01-01-2014
31 Según Diario General
DEBE
25
Fol
Folio
io 14
HABER
79.000,oo
CUENTAS
CUENT
AS POR PAGAR PROVEEDORE
PROVEEDORES
S
FECHA
2014
Enero
DESCRIPCI
DESCRIPCIÓN
ÓN
RF
Saldo al 01-01-2014
31 Según Diario General
DEBE
25
SALDO
SALDO
100.000,oo
179.000,oo
Foli
Folio
o 15
HABER
66.000,oo
SALDO
84.000,oo
150.000,oo
Ilustración 6.9.
Mayor General
MAYOR AUXILIAR DE EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES.
Este mayor auxiliar será utilizado para controlar en detalle el movimiento de las deudas que la
empresa haya contraído con cada uno de los proveedores en particular.
El rayado, como se muestra en la Ilustración 6.10, es similar al del mayor auxiliar de efectos y
cuentas por cobrar.
NOMBRE DEL PROVEEDOR
PROVEEDOR
FECHA
DESCRIPCIÓN
RF
EFECTOS POR PAGAR
DEBE
HABER SALDO
Foli
Folio
o N°
CUENTAS POR PAGAR
DEBE HABER SALDO
Ilustración 6.10
Mayor Auxiliar de Efectos y Cuentas por Pagar Proveedores
Este mayor auxiliar contendrá, en primer término, una columna para la fecha, una para concepto o
descripción y, a continuación, una para el cruce de referencias con el diario auxiliar del cual se
esté recibiendo información. De seguida, se asignan tres columnas p
para
ara el control de los efectos
por pagar y otras tres para las cuentas por pagar.
Centro de Contadores
121