Bienvenido Administración Pregrado Gestión Presupuestaria Docente: Karla Zamora Ruiz Resultados del aprendizaje – unidad 1 El estudiante describirá el presupuesto maestro de las organizaciones utilizando teorías financieras y contables. Pregrado Unidad 2: Gestión basada en actividades y el cuadro de mando integral. Pregrado SESIÓN 05: Presupuestos Estáticos y flexibles: Conceptos y características. Pregrado Administración Presupuesto estático Presupuesto flexible Pregrado Administración El presupuesto fijo y el presupuesto variable o flexible son dos partes separadas pero interconectadas de un régimen contable dentro de un negocio. Mientras que el primero permanece constante, independientemente de los niveles de actividad; el segundo es creado para diferentes niveles de producción, es decir, cambia según el nivel de actividad. Este, en sus dos modalidades, es una herramienta fundamental para controlar los recursos ya existentes y para marcar los objetivos estratégicos de la empresa en función a su plan de negocios. Por ende, realizarlo requiere de enfoque, información validada y manejo del área de producción. Pregrado Administración Presupuesto estático o fijo Se refiere a una estimación de gastos e ingresos predeterminados que, una vez separados, no cambia con las variaciones en los niveles de actividad alcanzados. Se adapta mejor a las compañías en las que hay pocas posibilidades de fluctuaciones en las condiciones prevalecientes. Asimismo, funciona como un criterio para controlar los costos. El presupuesto estático también ayuda a la administración de una empresa a establecer los ingresos y gastos para un periodo determinado, pero no es totalmente preciso porque es complicado determinar de manera correcta las necesidades y los futuros requisitos de la compañía. Además, opera en un solo nivel de actividad bajo una sola condición. Características PE Pregrado Administración Pronostica con precisión cuáles son sus necesidades, cuánto gastará para satisfacerlas y cuáles serán sus ingresos operacionales durante el período. Los presupuestos estáticos pueden ser más efectivos para organizaciones que tienen ventas y costos altamente predecibles, y para períodos de tiempo más cortos. Por ejemplo, si una compañía ve los mismos costos en materiales, utilidades, mano de obra, publicidad y producción mes tras mes para mantener sus operaciones y no hay expectativa de cambio, un presupuesto estático puede ser adecuado para sus necesidades. Pregrado Administración Ventajas En cuanto a los recursos requeridos, este presupuesto requiere menos, tanto en el proceso de elaboración como en el de monitoreo. En comparación con el presupuesto flexible, el presupuesto estático o fijo es menos complicado de elaborar. Mientras que el presupuesto flexible intenta cubrir los posibles riesgos, el presupuesto estático puede ser más apegado a la realidad y práctico Ejemplo PE Pregrado Administración Si el presupuesto estático para una empresa asigna $ 1 millón de dólares estadounidenses (USD) para el pago de comisiones al departamento de ventas, ese departamento será responsable de crear algún tipo de pautas sobre cómo se pagan las comisiones. Dependiendo de la estructura del negocio, un enfoque de nivel simple puede funcionar bien. Para emitir el total de $ 1 millón de dólares en comisiones durante todo el año operativo, el volumen de ventas puede tener que estar entre $ 19 millones y $ 20 millones de dólares. Si el volumen total de ventas está en el rango de $ 15 millones de dólares, entonces el departamento solo emite comisiones totales de $ 750,000 dólares. Con este tipo de enfoque, el departamento tiene cierta flexibilidad en la administración de sus gastos, mientras se mantiene dentro de las restricciones presupuestarias establecidas por el presupuesto estático maestro. Mientras la variación en el volumen de ventas sea tal que las ventas reales no superen los $ 20 millones de dólares, no es necesario encontrar formas de mover fondos de una línea de presupuesto a otra para pagar comisiones, y el presupuesto estático permanece intacto. Pregrado Administración Presupuesto flexible o variable Consiste en la elaboración de un presupuesto posterior, de cuando se conocen los niveles de producción y ventas reales. El presupuesto flexible permite la elaboración de diferentes tipos de presupuestos en función de los diferentes niveles de actividad y está relacionado, directamente, con las variaciones en los costos. Una de sus ventajas es dar lugar a presupuestos más exactos, dado que tendrán en cuenta el nivel de comportamiento de los factores ante los cambios en el nivel de actividad. Otro es simplificar la tarea de preparar el presupuesto para un periodo en particular. Pregrado Administración Características PE En el presupuesto flexible se introduce el ingreso real u otras medidas de actividad una vez se haya completado un período contable, generando un presupuesto específico para esos valores. Este enfoque varía del presupuesto estático común, el cual solo contiene cantidades fijas que no varían con los niveles de ingresos reales. Los reportes “presupuestado versus real” bajo un presupuesto flexible tienden a arrojar variaciones mucho más relevantes que las generadas bajo un presupuesto estático, ya que tanto los gastos presupuestados como los reales se basan en la misma medida de actividad. Ventajas Pregrado Administración Uso en un entorno de costo variable Es especialmente útil en negocios donde los costos están estrechamente alineados con el nivel de actividad del negocio, tal como un entorno de venta minorista, donde los gastos generales se pueden segregar y tratar como un costo fijo, mientras que el costo de la mercancía está directamente relacionado con el ingreso. Medición del desempeño Dado que el presupuesto flexible se ajusta en función del nivel de actividad, es una buena herramienta para evaluar el desempeño de los gerentes: el presupuesto se debe alinear estrechamente con las expectativas en cualquier cantidad de niveles de actividad. Ejemplo PF Pregrado Administración Supongamos que un fabricante determina que su costo variable de electricidad y de otros suministros para la fábrica es de aproximadamente $10 por uso de máquina por hora (HM-Hora Máquina). También se sabe que la supervisión de la fábrica, la depreciación y otros costos fijos son en total $40 000 mensuales. Comúnmente, el equipo de producción opera entre 4000 y 7000 horas por mes. Según esta información, el presupuesto flexible para cada mes sería de $40 000 + $10 por HM. Ahora vamos a ilustrar el presupuesto flexible mediante el uso de algunos datos. Si se requiere que el equipo de producción opere un total de 5000 horas en enero, el presupuesto flexible para enero será de $90 000 ($40 000 fijo + $10 x 5000 HM). Como el equipo debe operar en febrero durante 6300 horas, el presupuesto flexible para febrero será de $103 000 ($40 000 fijo + $10 x 6300 HM). Si marzo requiere solo 4100 horas de máquina, el presupuesto flexible para marzo será de $81 000 ($40 000 fijo + $10 x 4100 HM). Principales diferencias Pregrado Administración • El presupuesto fijo se basa en el supuesto, mientras que el presupuesto variable se basa en la realidad. • El presupuesto fijo es de naturaleza estática, mientras que el presupuesto flexible es dinámico. • El presupuesto fijo es inelástico, ya que no puede volver a emitirse según la producción real. Por el contrario, el presupuesto variable es elástico porque se puede ajustar de manera sencilla según el volumen de la producción. • A diferencia del presupuesto fijo, el presupuesto variable resulta más preciso para evaluar el rendimiento, la capacidad y la eficiencia del nivel de actividad empresarial. • El presupuesto fijo opera en un solo nivel de actividad, sin embargo, el presupuesto variable puede operar en múltiples niveles de producción. Pregrado Administración Conclusión El presupuesto fijo se basa especialmente en suposiciones que no son realistas. Por ese motivo, si bien es necesario, no puede ser aplicable, rotundamente, en procesos de toma de decisiones. Por su parte, el presupuesto variable es más práctico porque contribuye a juzga el desempeño de la compañía al comparar la producción real con los objetivos presupuestados. La realización de ambos es necesaria para las compañías ya que, al planificar sus movimientos, minimizan riesgos y poseen una perspectiva más amplia para tomar decisiones comerciales. Pregrado Examen parcial N.º 1 Administración Pregrado Repaso Administración ¿Qué es un presupuesto? Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual Características Se refiere a un periodo de tiempo específico (un trimestre, un semestre, un año) Se establece en términos numéricos (guaraníes, dólares, unidades, etc.) Su cálculo se basa en hechos ocurridos en el pasado y también en suposiciones sobre cosas futuras. Características Permiten ordenar la situación de una persona, grupo u organización. Si bien constituyen un esquema ordenado de lo que sucederá en el futuro, se puede ver afectado por circunstancias internas y externas. Por este motivo, es importante que sea, en cierta forma, flexible ante cambios repentinos. Fases de la elaboración Para elaborar un presupuesto hay que: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Preparar el material necesario, una hoja en Excel o lápiz y papel con gastos regulares y que se necesitarían. Clasificar los gastos para ver en qué se va a gasta cada cosa. Calcular variantes importantes (como cambios de moneda u otros) Hay que definir muy bien las prioridades. Se tiene que tener en cuenta un fondo de emergencias, para cubrir imprevistos. Hay que programar una revisión del presupuesto cada x meses. Si es necesario, se debe contactar con un asesor que revise y optimice el presupuesto. Plan operativo administrativo El plan operativo anual (POA) es una herramienta de gestión que permite planificar las acciones que una empresa debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos. Así, es un documento escrito que facilita la ejecución del plan estratégico, a través del seguimiento de las actividades fijadas, la administración eficaz de los recursos y la correcta ejecución del presupuesto. Por otra parte, es la sección del plan de negocios que describe la distribución de las instalaciones, los métodos y procesos productivos, los procedimientos administrativos de compra, la administración de inventarios, su distribución, Recursos Humanos, etc. Pregrado Administración Análisis de sensibilidad Para hacer el análisis de sensibilidad tenemos que comparar el VAN antiguo con el VAN nuevo y nos dará un valor que al multiplicarlo por cien nos da el porcentaje de cambio. La fórmula a utilizar es la siguiente: (VANn-VANe)/VANe) Donde: VANn es el nuevo VAN obtenido. VANe es el VAN que teníamos antes de realizar el cambio en la variable Ejemplo de un análisis de sensibilidad Para un proyecto se calcula un VAN de US$ 112,000, pero se realizan unos cambios y el nuevo VAN es S/. 380,000. Realice el calculo y el análisis respectivo. Considere TC 3.35 VANn = S/. 380,000. VANe = US$ 112,000 380,000 – 375,200 AS = ---------------------------------------375,200 AS = 1.28% Que se llevan de la clase Administración Gracias
