PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: Versión: Fecha: Página PG-01-01 05 11-05-2013 1/8 1. OBJETIVO Asegurar la identificación y clasificación de la documentación interna y externa del Sistema Integrado de Gestión, que está sometida a control previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos. Asimismo describir su contenido, forma de identificación, cómo es emitida y distribuida a las diversas áreas de la organización. 2. ALCANCE Aplicable a los proceso y las áreas involucradas en el Sistema Integrado de Gestión de Cartones del Pacífico S.A.C. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES 3.1. Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. 3.2. Instrucción de Trabajo: Documento que describe paso a paso cómo ciertas tareas deben ser ejecutadas, proporcionando conocimiento y orientación sobre cómo realizar las actividades. 4. REFERENCIAS 4.1. Norma ISO 9001, Numeral 4.2.3 y 4.2.4; ISO 14001 y OHSAS Numeral 4.4.5 y 4.5.4 Control de documentos y registros 5. RESPONSABILIDADES a. El Gerente de Calidad (GEC) es responsable de: - Revisar, emitir y distribuir la documentación del SIG. - Controlar la vigencia de la documentación. b. Los responsables de las áreas involucradas en el Sistema Integrado de Gestión son responsables de: Detalle Nombre y Apellidos Fecha Firma Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Elizabeth Chinchay Oncoy Morelia Pérez Morelia Pérez 11-05-2013 11-05-2013 11-05-2013 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: Versión: Fecha: Página PG-01-01 05 11-05-2013 2/8 - Presentar las modificaciones o inclusiones de los documentos del SIG desarrollados en sus áreas. 6. DESARROLLO 6.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 6.1.1. Identificación de Documentos Los documentos se identificaran de la siguiente manera según la tabla. Código MA PG IT C RE DO Descripción Manual (Manual SIG, manual de mantenimiento, manual de producción, etc.) Procedimiento de Gestión Instrucción de Trabajo Caracterización de Proceso Registro Otros Documentos (Política SIG, Planes, programas, objetivos, reglamentos, etc.) 6.1.2. Diseño de la Página El diseño del encabezado y pie de página deben redactarse para todos los documentos del SIG (con excepción de los registros que cuentan con formato libre) de la siguiente manera: 6.1.2.1. Encabezado Para todas las páginas se usa el siguiente encabezado aplicado a los documentos del SIG Código: # Versión: PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha: Página # Cuadro 1: Logotipo de la empresa Cuadro 2: Nombre del documento (Procedimiento, instrucción de trabajo) individualizando cada uno. Cuadro 3: Código del documento AA-BB-CC 2 1 AA: Tipo del Documento (Procedimiento, Manual, Registro, etc.) BB: Número de Proceso al que pertenece. CC: Número correlativo único asignado a los documentos del SIG. 3 4 5 6 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: Versión: Fecha: Página PG-01-01 05 11-05-2013 3/8 Cuadro 4: Número de la versión Cuadro 5: Fecha de autorización Cuadro 6: Número de páginas (x de y). 6.1.2.2. Pie de página: Indica quien elaboró, revisó y autorizó, incluyendo las fechas y firmas de los responsables. Esto solo se colocará en la primera página. Detalle Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Nombre y Apellidos Fecha Firma 6.1.3. Contenido de los Documentos del SIG a) Manual: Los manuales son documentos en que se compendia lo más sustancial y/ o proceso. El contenido del manual SIG debe incluir como mínimo: - Alcance del SIG, con la justificación de las exclusiones. Referencia de los procedimientos requeridos por el SIG. Descripción de la interacción entre los procesos del SIG. En caso de otros manuales el diseño es libre. b) Procedimientos Generales, Instrucción de Trabajo: Deben tener la siguiente estructura: 1. Objetivo: Establecer los objetivos que se deben de obtener por el cumplimiento del procedimiento. 2. Alcance: Indicar el ámbito y/o fronteras para la aplicación del procedimiento así como cualquier factor limitativo. 3. Términos y Definiciones: Definición de los términos complejos dentro del desarrollo del procedimiento. 4. Referencias: Aquellos documentos citados en el procedimiento. 5. Responsabilidades: Definir claramente las responsabilidades de las tareas asignadas en el procedimiento. 6. Desarrollo: Descripción de etapas que se ejecutan para desarrollar la actividad con la misma estructura y formato. Asimismo, para un mejor entendimiento se puede desarrollar en forma matricial relacionada con un Diagrama de Flujo. Para el caso de instrucciones de trabajo considerar lo siguiente: PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: Versión: Fecha: Página PG-01-01 05 11-05-2013 4/8 • Precauciones: Describir los peligros, riesgos e impactos al realizar esta tarea (relacionadas a la matriz IPER e IAS). • Elementos de Seguridad: Indicar los EPP’s adecuados para la realización de la tarea, si es necesario contar con equipos especiales mencionarlos. 7. Registros: Especificar los registros vinculantes que se generan en el desarrollo de las actividades, los cuales nos permiten verificar el cumplimiento o los resultados obtenidos de éstas. 8. Anexos: Se indican los documentos anexos al procedimiento, tales como diagramas de flujo o formatos utilizados en el procedimiento. 9. Modificaciones: Revisar ítem 6.1.4 c) Otros Documentos (DO): Son aquellos documentos que forman parte del SIG, el diseño de página es libre. 6.1.4. Modificaciones Todos los documentos con excepción de los registros (RE), tendrán en la última hoja el siguiente recuadro que identifica los cambios del documento con respecto a la versión anterior. N° Versión 6.2. Fecha Descripción de la modificación CONTROL DE DOCUMENTOS 6.2.1. Proceso de elaboración y modificaciones de los documentos internos del SIG a. El responsable de área propone la elaboración y/o modificación de documentos del SIG al Gerente de Calidad; enviando por mail un borrador del documento para su revisión, previa revisión y aprobación del Gerente responsable del área. b. En caso de modificaciones, inclusiones y cambio de numeración, se incluirá en el ítem de modificaciones 6.1.4 c. El Gerente de Calidad revisa el documento propuesto verificando su aceptabilidad, adaptabilidad y posibilidad de ser incluido en el sistema y PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: Versión: Fecha: Página PG-01-01 05 11-05-2013 5/8 que cumpla con los fines para lo que ha sido diseñado o modificado, dando cumplimiento a la responsabilidad de aprobación de la siguiente manera: Documento Política SIG Manuales Elaborado Alta Dirección/ Representante de la Dirección Representante de la Dirección Representante de la Dirección Responsable del área PG Responsable del área IT Responsable del área RE Responsable del área DO Responsable del área Programas, Objetivos Manual SIG Revisado Gerente de Calidad Autorizado Gerente General Gerente de Calidad Alta Dirección Gerente de Calidad Alta Dirección Gerente de Calidad Responsable del área / Alta Dirección Gerente de Calidad Responsable del área / Alta Dirección Gerente de Calidad / Responsable del área / Jefe de Seguridad y Alta Dirección Medio Ambiente Gerente de Calidad Responsable del área / Alta Dirección Gerente de Calidad Responsable del área / Alta Dirección d. Una vez aprobado y firmado el documento, la Gerencia de Calidad lo registra en la Lista Maestra de Documentos. La Coordinadora SIG sube al aplicativo el archivo aprobado en la página de Intranet www.cartopac.com.pe /sistema integrado de gestión, y se informa al solicitante de la inclusión al aplicativo para su uso. e. En caso de requerir una copia impresa solo se debe solicitar a la Gerencia de Calidad para identificarlo como “COPIA NO CONTROLADA”. f. Cuando crea conveniente el Gerente de Calidad o el Representante de la Dirección la entrega de documentación a externos, este tendrá la identificación de “COPIA NO CONTROLADA”. 6.2.2. Control de los documentos externos del SIG. Cuando sea necesario mantener documentos de procedencia externa (especificaciones técnicas, manuales de equipos, libros de consulta, normas internacionales etc.), los Gerentes responsables de cada proceso solicitaran a la Gerente de Calidad incluir la documentación en el Listado Maestro de Documentos Externos. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: Versión: Fecha: Página PG-01-01 05 11-05-2013 6/8 La distribución de documentos externos no se realizará debido a que esta documentación se encontrará en el lugar de uso, conforme a lo establecido en el Listado Maestro de Documentos Externos RE-01-03. 6.3. CONTROL DE REGISTROS 6.3.1. Identificación: Los registros son identificados por su nombre respectivo y que cada responsable establece su código, según corresponda, y se registran en el documento Lista Maestra de Registros (RE-01-02). 6.3.2. Legibilidad: Los registros deben ser de fácil comprensión y llenados de manera legible, sin enmendaduras y/o tachones. En caso de darse una enmendadura se debe hacer de la siguiente forma: colocar una raya oblicua sobre el registro y al lado colocar la firma de la persona que realizo la enmendadura. 6.3.3. Mantenimiento y Tiempo de Retención: Los registros son almacenados en las áreas de uso de tal manera que se mantengan ordenados, accesibles y se evite daño o pérdida. El tiempo de retención de los archivos está determinado por los responsables y está estipulado en la Lista Maestra de Registros (RE01-02). 6.3.4. Protección: Los registros son protegidos ante eventuales pérdidas, acceso o modificaciones por personas no autorizadas. Para el caso de aquellos registros que se encuentren en el aplicativo Web del Sistema Cartopac se ejecuta un respaldo de la información establecido en el procedimiento Copia de Seguridad de la información (PG-01-01). 6.3.5. Recuperación: Los registros serán almacenados de tal manera que sean fácilmente ubicados y recuperados para su pronto uso. Cuando se requiera extraer un documento del archivo se utiliza Solicitud de Registros del Archivo General (RE-01-04). 6.3.6. Eliminación: Esta se efectúa sobre la base de los tiempos de retención determinados para cada uno de ellos en el Lista Maestra de Registros (RE-0102). 6.3.7. Trazabilidad: Esta se realiza mediante el nombre y el código del formato, el cual está indicado en el Lista Maestra de Registros (RE-01-02). PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: Versión: Fecha: Página 7. REGISTROS 7.1. 7.2. 7.3. Lista Maestra de Documentos Lista Maestra de Registros Listado Maestro de Documentos Externos RE-01-01 RE-01-02 RE-01-03 8. ANEXOS No aplica. 9. MODIFICACIONES N° Versión Fecha 01 17-01-13 02 14-02-13 03 19-02-13 04 26-04-13 05 11-05-13 Descripción de la modificación Se agregó el párrafo de prevención y equipos de seguridad en el ítem 6.1.3, letra b, punto 6. Se agregó la palabra descarga en la Nota del ítem 6.2.1 letra f, punto 6. Se cambió en el cuadro de firmas de autorización al Representante de la alta Dirección por la Alta Dirección. Se actualizaron los párrafo d, e y f en el numeral 6.2.1; de igual forma el numeral 6.2.2. Se cambió el siguiente párrafo en el numeral 6.2.1. BB: Número de Proceso al que pertenece. Se añade en el numeral 2 la palabra proceso. Se elimina el párrafo de copia controlada en el numeral 3. Se agrega el párrafo “describir los peligros, riesgos e impactos al realizar esta tarea” en el numeral 6.1.3, letra b, punto 6. En el numeral 6.2.1 se agrega el siguiente párrafo en el ítem a: Previa revisión y aprobación del Gerente responsable del área. En el numeral 6.3.2 se agrega el siguiente párrafo: PG-01-01 05 11-05-2013 7/8 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: Versión: Fecha: Página En caso de darse una enmendadura se debe hacer de la siguiente forma: colocar una raya oblicua sobre el registro y al lado colocar la firma de la persona que realizo la enmendadura. PG-01-01 05 11-05-2013 8/8
