PROGRAMA INTERNACIONAL EN GERENCIA DE PROYECTOS Fuente: Los materiales están basados en Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) Sexta Edición, Project Management Institute, Inc. 2017. MODULO I MARCO INTRODUCTORIO A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS José Francisco Ojeda Romero Ingeniero Electrónico MBA, PMP MODULO I – SESIÓN I MARCO INTRODUCTORIO A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS 1ra Parte José Francisco Ojeda Romero Ingeniero Electrónico MBA, PMP AGENDA Tema Página MARCO INTRODUCTORIO A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PRIMERA PARTE El PMBOK 5 1. GUIA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS 1.1.Descripción General y Propósito de la Guía del PMBOK 9 1.1. Descripción General y Propósito de la Guía del PMBOK – Vocabulario Común 11 1.1. Descripción General y Propósito de la Guía del PMBOK – Código de Ética y Conducta Profesional 12 1.2.Elementos Fundamentales - Proyectos 13 1.2.Elementos Fundamentales – Relación entre la Dirección de Proyectos, Programas, Portafolios y Operaciones 18 1.2.Elementos Fundamentales – La Importancia de la Dirección de Proyectos 21 1.2.Elementos Fundamentales – Componentes de la Guía del PMBOK 23 1.2.Elementos Fundamentales – Ciclo de Vida del Proyecto y el Producto 24 1.2.Elementos Fundamentales – Grupo de Procesos del PMBOK 25 1.2.Elementos Fundamentales – Áreas de Conocimiento 27 1.2.Elementos Fundamentales – Datos e Información del Proyecto 28 PMBOK® 6ª. EDICIÓN • El propósito principal del PMBOK es identificar el conocimiento de Gestión de Proyectos que es generalmente aceptado como buena práctica. • Identificar significa que provee una vista general en oposición a una descripción exhaustiva. • Generalmente aceptado significa que los conocimientos y las prácticas, son aplicables a la mayoría de proyectos la mayoría de las veces. • Buena práctica significa que hay un amplio acuerdo de que la aplicación correcta de las herramientas, habilidades y técnicas aumenta la posibilidad de tener existo. Primera Edición (1996) Segunda Edición (2000) Tercera Edición (2004) Cuarta Edición (2008) Quinta Edición (2012) Sexta Edición (2017) Fuente; PMI.org ® EL PMBOK ® • Más de 4 millones de copias (traducción a 11 idiomas) Fuente: http://americalatina.pmi.org GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE ® PROYECTOS – GUÍA DEL PMBOK José Francisco Ojeda Romero Ingeniero Electrónico MBA, PMP 1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Y PROPOSITO DE LA GUIA DEL PMBOK • El PMI define los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK®) como un término que describe los conocimientos de la profesión de dirección de proyectos. • Los fundamentos para la dirección de proyectos incluyen prácticas tradicionales comprobadas y ampliamente utilizadas, así como prácticas innovadoras emergentes para la profesión. • Esta guía del PMBOK® identifica un subconjunto de fundamentos para la dirección de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas. • Generalmente reconocido significa que las prácticas y los conocimientos descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces, y que existe consenso sobre su valor y utilidad. • Buenas prácticas significa que existe consenso general acerca de que la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a los procesos de dirección de proyectos puede aumentar la posibilidad de éxito de una amplia variedad de proyectos para entregar los resultados y los valores del negocio esperados. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 2 1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Y PROPOSITO DE LA GUIA DEL PMBOK • El director del proyecto trabaja con el equipo del proyecto y otros interesados para determinar y utilizar las buenas prácticas reconocidas a nivel general adecuadas para cada proyecto. Determinar la combinación adecuada de procesos, entradas, herramientas, técnicas, salidas y fases del ciclo de vida para dirigir un proyecto se denomina “adaptar” la aplicación de los conocimientos descritos en esta guía. • La Guía del PMBOK® es diferente de una metodología. Una metodología es un sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas utilizado por quienes trabajan en una disciplina. La Guía del PMBOK® es una base sobre la que las organizaciones pueden construir metodologías, políticas, procedimientos, reglas, herramientas y técnicas, y fases del ciclo de vida necesarios para la práctica de la dirección de proyectos. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 2 1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Y PROPOSITO DE LA GUIA DEL PMBOK VOCABULARIO COMUN • Un vocabulario común es un elemento esencial en toda disciplina profesional. El documento Léxico de Términos de Dirección de Proyectos del PMI, disponible en el sitio pmi.org proporciona el vocabulario profesional base que puede ser utilizado de manera consistente por organizaciones, directores de portafolios, directores de programa, directores de proyecto y otros interesados del proyecto. El Léxico seguirá evolucionando en el tiempo. • El glosario de la guía del PMBOK® incluye el vocabulario del Léxico junto con definiciones adicionales. Pueden existir otros términos específicos por industria utilizados en proyectos que son definidos por la literatura de esa industria. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 3 1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Y PROPOSITO DE LA GUIA DEL PMBOK CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA PROFESIONAL • El PMI publica el Código de Ética y Conducta Profesional para infundir confianza en la profesión de dirección de proyectos y para ayudar a un individuo a tomar decisiones inteligentes, especialmente frente a situaciones difíciles donde puede que al individuo se le pida comprometer su integridad o sus valores. • Los valores que la comunidad global de la dirección de proyectos definió como más importantes son la responsabilidad, el respeto, la imparcialidad y la honestidad. El Código de Ética y Conducta Profesional se sustenta en estos cuatro valores. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 3 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES PROYECTOS • Según Project Management Institute (PMI), un PROYECTO es: “Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 4 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES QUE CARACTERIZA A UN PROYECTO? • Hace uso de recursos. • Tiene un comienzo y un fin. No es continuo en el tiempo. • Genera un entregable que responde a requisitos. • El entregable puede ser un producto o artículo cuantificable terminado o componente de otro (obras de infraestructura como carreteras, escuelas y hospitales, un nuevo modelo de automóvil, un edificio de departamentos). • El proyecto puede generar la capacidad de prestar un servicio (unidades de servicio al ciudadano, implementación de áreas funcionales). • El proyecto también puede entregar resultados no tangibles o documentos (Reporte de una investigación, Estudios de Factibilidad). 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE DONDE PROVIENEN LOS PROYECTOS? (1/3) Los Proyectos se inician en las Organizaciones debido a múltiples consideraciones, desde las relacionadas a la ejecución del Plan Estratégico hasta temas mas sencillos. • • • • • • • Oportunidad estratégica / necesidad comercial Demanda del mercado. Solicitud de un cliente. Adelanto Tecnológico. Requisito legal. Temas ambientales Etcetera. 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE DONDE PROVIENEN LOS PROYECTOS? (2/3) SITUACIÓN ACTUAL (Negativa) SITUACIÓN DESEADA (Positiva) PROYECTO ANALISI S DIAGNÓSTICO MEDICIO N INTERPRETACIO N Problemas Identificar Causas Efectos Planificar y orientar S O L U C I N E S 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE DONDE PROVIENEN LOS PROYECTOS? (3/3) Portafolio Plan Estratégico Visión Proyecto 1 Programa 1 Proyecto 3 Misión Selección y Objetivos Estrategias Proyecto 2 Priorización Proyecto 4 Programa 2 Proyecto 5 Proyecto n-1 Programa n Proyecto n 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES RELACIÓN ENTRE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS, PORTAFOLIOS Y OPERACIONES (1/2) Portafolio Programa Proyecto Subproyecto Proyecto Proyecto Proyecto Subproyecto Programa Proyecto Operaciones 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES RELACIÓN ENTRE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS, PORTAFOLIOS Y OPERACIONES (2/2) OBJETIVOS IMPLEMENTACION RESULTADOS Estrategias de Negocio Proyectos Operaciones Los proyectos implementan la estrategia generando las operaciones de las entidades 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES PROYECTOS Y OPERACIONES • Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. • Alcanza su objetivo y concluye. • Luego de su culminación, generalmente se actualizan los procesos operativos. • Ejemplo: • Construcción de una nueva infraestructura. • Mejora de sistemas existentes. Procesos Operativos Procesos de Proyecto • Planificados ejecutados y controlados • Compiten por Recursos • Es un flujo de actividades que logra un producto repetitivo, continuo, repetible y estandarizable. • Un manual de Operaciones suele estipular como realizar la operación. • Ejemplo: • Montaje en línea • Labor administrativa del día a día. 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES LA IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (1/2) La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para generar entregables y satisfacer requisitos. Suele basarse en la aplicación de procesos, de manera secuencial y estructurada. 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES LA IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (2/2) La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los procesos de dirección de proyectos identificados para el proyecto. La dirección de proyectos permite a las organizaciones ejecutar proyectos de manera eficaz y eficiente. Habilidades Gerenciales y/o Blandas + Gestión de la Integración Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión del Costo Gestión de la Calidad Gestión de los Recursos Humanos Gestión de las Comunicaciones Gestión del Riesgo Gestión de Adquisiciones Gestión de Interesados + Conocimientos de la Especialidad 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES COMPONENTES DE LA GUÍA Componente Clave de la Guía del PMBOK Breve Descripción Ciclo de Vida del Proyecto Serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su conclusión Fase del Proyecto Conjunto de actividades del proyecto relacionadas lógicamente que culmina con la finalización de uno o más entregables Punto de Revisión de Fase Revisión al final de una fase en la que se toma una decisión de continuar a la siguiente fase, continuar con modificaciones o dar por concluido un programa o proyecto Procesos de la Dirección de Proyectos Serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado final de forma tal que se actuará sobre una o más entradas para crear una o más salidas. Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos Agrupamiento lógico de las entradas, herramientas, técnicas y salidas relacionadas con la dirección de proyectos. Los grupos de procesos de la dirección de proyectos incluyen procesos de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Los grupos de procesos de la dirección de proyectos no son fases del proyecto. Área de Conocimiento de la Dirección de Proyectos Área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus procesos, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas que los componen 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES CICLO DE VIDA DE PROYECTO Y PRODUCTO IDEA Producto Ciclo de vida proyecto Iniciación : Punto de Revisión o Fase Planificación Ejecución pUNTO Control y Seguimiento Cierre Disposición Operaciones Plan de negocio Ciclo de vida de producto Grupos de Procesos PMBOK® 2017 Visión General Inicio (2) 4. Gestión de la Integración (7) Áreas de Conocimiento 5. Gestión del Alcance (6) 6. Gestión del Cronograma (6) 7. Gestión de los Costo (4) Planificación (24) Desarrollar el Desarrollar el Plan para la Dirección del Acta de Constitución Proyecto del Proyecto Planificar la gestión del alcance Recolectar requerimientos Definir el Alcance Crear la EDT/WBS Planificar la gestión del cronograma Definir las Actividades Secuenciar las Actividades Estimar las Duraciones de las actividades Desarrollar el Cronograma Planificar la Gestión de los Costos Estimar los Costos Determinar el presupuesto Ejecución (10) Dirigir y Gestionar el trabajo del Proyecto Gestionar el Conocimiento del Proyecto Monitoreo y Control (12) Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Realizar Control Integrado de Cambios Validar el Alcance Controlar el Alcance Controlar el Cronograma Controlar los Costos 8. Gestión de la Calidad (3) Planificar la Gestión de la Calidad Gestionar la Calidad Controlar la Calidad 9. Gestión de los Recursos (6) Planificar la Gestión de los Recursos Estimar los Recursos de las Actividades Adquirir los Recursos Desarrollar el Equipo Dirigir al Equipo Controlar los Recursos 10. Gestión de las Comunicaciones (3) Planificar la Gestión de las Comunicaciones Manejar las Comunicaciones Monitorear las Comunicaciones 11. Gestión de los Riesgos (7) Implementar la Respuesta a los Riesgos Monitorear los Riesgos 12. Gestión de las Adquisiciones (3) Planificar la Gestión de las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Controlar las Adquisiciones Gestionar el Involucramiento de los Interesados Monitorear el Involucramiento de los interesados 13. Gestión de los interesados del proyecto (4) Planificar la Gestión de los Riesgos Identificar los Riesgos Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos Planificar la Respuesta a los Riesgos Identificar a Planificar el Involucramiento de los los Interesados Interesados Cierre (1) Cerrar el Proyecto o fase 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES GRUPOS DE PROCESO DEL PROYECTO Los grupos de procesos de la gerencia de proyectos se agrupan en cinco grupos y se ejecutan por cada fase del ciclo de vida del proyecto Define y autoriza un proyecto o una fase define y refina los objetivos y las acciones para lograrlos. Procesos de Iniciación Procesos de Planificación Mide y supervisa el avance para identificar variaciones y poder tomar acciones correctivas Procesos de Seguimiento y Control Formaliza la aceptación del resultado y termina el proyecto o fase Procesos de Ejecución Procesos de Cierre Integra a personas y recursos para ejecutar el plan del proyecto 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES LAS 10 ÁREAS DE CONOCIMIENTO Cap. Área de Conocimiento Breve Descripción 4 Gestión de la INTEGRACIÓN Manejo de las interdependencias entre las áreas de conocimiento y la toma de decisiones relacionadas con la asignación de recursos y alineación y balanceo de los objetivos del proyecto 5 Gestión del ALCANCE Garantizar que el proyecto cuente con todo el trabajo necesario para completarlo exitosamente. Definir y controlar qué se incluye y qué no es incluye en el proyecto. 6 Gestión del CRONOGRAMA Los procesos necesarios para asegurar la finalización del proyecto dentro del plazo estipulado. 7 Gestión de los COSTOS Procesos de estimar, presupuestar y controlar los costos de tal manera que el proyecto se ejecute con el presupuesto aprobado. 8 Gestión de la CALIDAD Procesos y actividades que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad para que el proyecto sea ejecutado de manera satisfactoria. 9 Gestión de los RECURSOS Organización y gestión de los recursos equipo y conducción del equipo de proyecto, conformado por las personas a con roles y responsabilidades asignados para completar el proyecto. 10 Gestión de las COMUNICACIONES Procesos necesarios para generar, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información del proyecto de manera adecuada y oportuna. 11 Gestión de los RIESGOS Procesos relacionados con la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación y ejecución de las respuestas a los riesgos, así como su monitoreo, control y minimización en el proyecto. 12 Gestión de las ADQUISICIONES Procesos de adquisición de los insumos, bienes y servicios que se requiere para realizar el proyecto. 13 Gestión de los INTERESADOS Procesos para identificar y asegurar el compromiso de las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto. 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DATOS E INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (1/2) • A lo largo del ciclo de vida de un proyecto, se recopila, analiza y transforma una cantidad significativa de datos. Los datos del proyecto se recopilan como resultado de diversos procesos y se comparten dentro del equipo del proyecto. • Los datos recopilados se analizan en contexto, se acumulan y se transforman para convertirse en información del proyecto durante varios procesos. La información se comunica verbalmente o se almacena y distribuye en diversos formatos como informes. . 1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DATOS E INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (2/2) Los datos del proyecto se recopilan y analizan periódicamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las siguientes definiciones identifican terminología clave con relación a los datos e información del proyecto: • • • Datos de desempeño del trabajo. Observaciones y mediciones en bruto identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Entre los ejemplos se incluyen el porcentaje informado de trabajo físicamente terminado, las medidas de desempeño técnico y de calidad, las fechas de comienzo y finalización de las actividades programadas, el número de solicitudes de cambio, el número de defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc. Los datos del proyecto normalmente se registran en un Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS). Información de desempeño del trabajo. Datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre áreas. Algunos ejemplos de información de desempeño son el estado de los entregables, el estado de implementación de las solicitudes de cambio y las estimaciones hasta la conclusión previstas. Informes de desempeño del trabajo. Representación física o electrónica de la información sobre el desempeño del trabajo compilada en documentos del proyecto, que está destinada a generar decisiones, plantear cuestiones o acciones, o crear conciencia. Entre los ejemplos se pueden citar informes de estado, memorandos, justificaciones, notas informativas, tableros electrónicos, recomendaciones y actualizaciones.
