Documento orientador Unidad 1 Sistemas de información de costos Carlos Enrique Gómez [email protected] Cesión de derechos a la Corporación Universitaria Iberoamericana Introducción a los sistemas de costeo En las actividades empresariales, ya sea para generar servicios que se van a prestar o productos tangibles, ya se trate de una empresa comercializadora, productora o de servicios financieros, el control de los costos y gastos es un factor clave en la administración del dinero, es una de las maneras más comunes para cuidar el flujo de caja y suele requerir grandes esfuerzos. El principal propósito del costeo y de toda la función financiera de las empresas es generar la información que permita tomar decisiones respecto a mercado, proyectos, productos y administración del talento humano, acompañar y asesorar a dichas funciones en el impacto en los recursos económicos de cada proceso o decisión tomada. Algunas de las clasificaciones típicas de los costos son directos e indirectos, variables o fijos, relacionados o no con la fabricación directa, costos de producto o periodo, costos de oportunidad, entre otros. La clasificación de costos directos e indirectos se refiere a la lógica del proceso, hay costos relacionados a los procesos, materiales, mano de obra y transformaciones de un producto y otros que no están P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN directamente relacionados con el proceso productivo. Costos variables son aquellos que se afectan directamente con la cantidad de producción, como las materias primas, mano de obra directa e insumos directos, los costos fijos como arrendamientos, salarios administrativos, entre otros, son los que no se ven afectados directamente proporcional al volúmen de producción. Cuando se habla de costos de productos manufacturados, siempre se van a tener 3 componentes principales, materiales directos (materia prima e insumos), mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Los materiales directos son todos aquellos que intervienen directamente en el producto final, la mano de obra directa es aquella relacionada con el proceso de fabricación o que puede asignarse su costo fácilmente al producto generado. Finalmente los costos indirectos de fabricación son los referentes a personal, planta, equipos, mantenimientos, gastos administrativos, seguros, impuestos, depreciaciones, arrendamientos y todos aquellos que no hagan parte de la mano de obra directa o materiales directos. Como lo veremos a continuación y durante el curso los costos indirectos de fabricación son la principal dificultad a la hora de costear, ya que no es simple P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN determinar su correcta distribución y relacionamiento ya que no se les puede asignar directamente a alguna unidad de producto específica. Este proceso de asignación de los costos indirectos de fabricación es el principal aporte de los sistemas de costeo y existen varias metodologías que se aplican acorde a la disponibilidad de información, el detalle de la misma, el tipo de industria o sector de la economía y el proceso o las estrategias de la empresa. Costos indirectos de fabricación, tasa estándar y espiral de la muerte Una de las formas de asignación de los costos indirectos de fabricación son las tasas estándar, las cuales vienen construidas con base en los volúmenes de producción (medido en unidades, volumen, peso, unidades lineales, etc.) consiste en tomar el universo de costos indirectos de fabricación y distribuirlos acorde al criterio establecido entre cada producto. La asignación y adecuada distribución de tasas va a permitir que el proceso de costeo sea adecuado o que distorsione la realidad, es por eso que en algunos casos puede ser de alto riesgo. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Como se ve en el anterior esquema, el costeo de tasa estándar sigue un proceso de asignación de recursos acorde a los procesos de transformación de producto, es importante separar los gastos indirectos de facturación, de los gastos administrativos o que no intervienen en el proceso de producción, por lo que en cuentas contables el costeo busca determinar el costo de ventas o el costo propio de lo producido y vendido durante un periodo determinado. Para ejemplificar la dinámica de un ejercicio de costeo por tasa estándar siguiendo la estructura sugerida suponga que se tiene un proceso productivo con las características que se exponen a continuación: Suponga también que tiene durante ese periodo un pago de salarios directos a fabricación por un valor de 75.000. Al seguir la secuencia del proceso productivo el total que se gastó en el lote de producto en términos de materia prima serían 85.000 de inventario inicial a eso se le suman las compras de 225.000 y se le restan los inventarios finales ya que este no fué utilizado en la producción del periodo analizado que fueron de 50.000 esto da como resultado 85.000 + 225.000 - 50.000 = 260.000 que fue el consumo de materiales directos. Ahora suponga que esta tabla describe los gastos indirectos de fabricación durante el periodo analizado, para este caso estamos suponiendo un único producto por P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN lo que todos estos costos se van a asignar a ese único producto luego veremos la distribución en tasas estándar. En este caso el total de costos indirectos de fabricación es de 280.600. El total de gastos de producción sería la materia prima, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación de esa forma suman 615.600 el total de gastos de producción. Ahora, para la siguiente etapa, supongamos que se tienen inventarios de producto en proceso y producto terminado, el costo de estos productos se distribuirá como se muestra a continuación: Luego de hacer el mismo juego de inventarios, 615.600 + 65.000 - 78.000 = 602.600 ese el producto en proceso consumido durante el periodo analizado, finalmente al hacer el juego de inventarios del producto terminado se obtiene que se generó un costo de ventas de 617.600. Ahora supongamos que se tienen 3 productos con los mismos costos indirectos de fabricación y se decide que el criterio para la tasa estándar son los metros producidos de cada tipo de producto, la asignación de dichos costos por unidad de producto sería la siguiente: P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN El ejercicio se realizó al dividir los costos entre el total de metros y multiplicarlos por los metros por unidad de producto, determinando una tasa por unidad de producto. Ahora comprendida la dinámica de asignación de tasas estándar, al depender de criterios únicos o mixtos que no necesariamente son los adecuados para cada producto, se puede caer en el círculo de la muerte, algunas veces durante el ejercicio contable de asignación de costos, se determina que algún producto no es rentable para la empresa por lo que este se elimina del portafolio, al quedar menos productos, pero varios de los costos indirectos ser fijos estos se distribuyen entre el resto del portafolio y otros productos del portafolio aparentemente pasan a no ser rentables, así por un mal ejercicio de costeo se eliminan productos del portafolio hasta prácticamente eliminar la empresa. Costeo por actividades y aplicaciones Como vimos en la sección anterior, las tasas estándar deben tener en cuenta bastantes factores y se corre el riesgo de hacer una asignación incorrecta y sobreestimar o subestimar el costo real de cada producto. Una herramienta que puede usarse es el costeo por actividades o costeo ABC, aunque es una metodología útil y se adapta a diferentes tipos de actividades, depende de cantidades importantes de información y debe verse críticamente. Ya que corre el riesgo de pensar que se puede utilizar en todas las ocasiones. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN En este proceso se adicionan pasos adicionales, ya que se analizan las actividades o procesos involucrados en la producción de un bien o prestación de un servicio y los gastos indirectos de fabricación generados en cada uno de estos procesos. Este paso adicional busca generar una lógica con mayor soporte en la asignación de costos, no por esto es una herramienta infalible, como se menciona previamente, requiere de cuidado y de manejar la información con criterio. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Cada actividad tiene una tasa de uso y cada producto utilizará una fracción específica de la tasa usada para la actividad, uno de los modelos de costeo ABC que ha tomado más fuerza con el tiempo es el de utilización de tiempo, en el cual el gasto se distribuye en el tiempo usado de cada proceso, este modelo se ha hecho popular por la facilidad que tiene medir el tiempo en todos los procesos y asignarles un valor. Suponga que tenemos un proceso de fabricación de accesorios de decoración, en este proceso se tienen 4 estaciones de trabajo comunes a todos los productos, corte, lijado, pintura y ensamble. Se quiere hacer el costeo para 3 productos críticos. Marcos de espejo, lámparas y mesas de café. Estos son los tiempos estimados en minuto que se requieren para producir cada uno de los artículos que se van a analizar, la idea es teniendo en cuenta estos tiempos distribuir los costos indirectos de fabricación para cada uno. En este cuadro se presentan los costos totales en cada proceso y las horas disponibles, en este caso se busca únicamente asignar según esta información los costos a cada producto de forma individual. Para esto primero vamos a estimar una tasa de costo por minuto en cada proceso. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Este resulta de dividir el costo total entre el uso de cada actividad o proceso, luego con estas tasas calculamos por cada actividad el costo de cada artículo y le asignamos un costo indirecto de fabricación por pieza producida. Finalmente se obtienen las tasas y costos totales en la matriz de asignación de costos, este es un ejemplo claro del costeo ABC y del costeo ABC basado en tiempo. Se pueden realizar análisis complementarios al costeo, como el de rentabilidad o punto de equilibrio, en estos se estiman las cantidades de cada producto en ventas o el precio en el que se llega a equilibrio, a partir de donde no se obtienen pérdidas. Es importante a la hora de costear tener siempre en cuenta la información disponible y la naturaleza del negocio, todos tienen diferentes dinámicas y es de conocerlas que el ejercicio disminuirá riesgos y proporcionará información de valor. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Documento orientador Unidad 2 Diagnóstico y planeación financiera Carlos Enrique Gómez [email protected] Cesión de derechos a la Corporación Universitaria Iberoamericana Contabilidad gerencial e información contable Las actividades e interacciones en las empresas generan constantemente un flujo de información con muchos datos, entre tanta información se hace complejo procesarla y aprovecharla como insumo para la toma de decisiones. Pensando en el objetivo básico financiero de las empresas que es generar valor, se ha desarrollado la información contable y financiera, de tal manera que se representan las interacciones y decisiones en un informe dividido en cuentas. La contabilidad es la forma en que las empresas organizan, registran, almacenan y comunican su información financiera, esta tiene la función principal de poder tomar decisiones que afecten positivamente el objetivo básico financiero de la empresa, antes de ver los informes financieros es importante comprender algunos aspectos y conceptos básicos de contabilidad y finanzas. Activos Los activos son los bienes, materiales, maquinaria y en general recursos que necesita la empresa para operar, producir o cumplir con su objeto. Existen diferentes P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN clasificaciones de los activos la principal se refiere al tiempo que tardan en convertirse en efectivo. ● Activos fijos (no corrientes): son los activos de largo plazo que se espera en más de un año o periodo contable se conviertan en efectivo. Ejemplo: maquinaria, muebles, edificios, equipos de cómputo. ● Activos corrientes: son los activos que se espera se conviertan en efectivo en el corto plazo, suponiendo como corto plazo un término inferior a un periodo contable. Ejemplo: Efectivo en caja, inventarios de producto, cartera de corto plazo. Las empresas según esta definición deben adquirir activos con el fin de desarrollar sus actividades, sin embargo estos tienen costos asociados por lo que deben haber fuentes de efectivo para adquirirlos, hay dos tipos de fuentes en este caso, cuando el financiamiento corresponde a dinero de los accionistas o recursos propios de la empresa se clasifican como patrimonio, lo que genera un vínculo entre la empresa y los socios ya que se espera beneficio de esas inversiones. Por otro lado si la financiación viene de terceros se considera deuda o pasivo, ya que genera una obligación de devolución de dicho valor. Los pasivos al igual que los activos se clasifican principalmente según la duración, en este caso de la obligación. ● Pasivos corrientes: son las obligaciones con terceros que se vencen en tiempos inferiores a un periodo contable. ● Pasivos no corrientes: son las obligaciones de largo plazo o que superan un periodo de pago de un periodo contable. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN ● Patrimonio: son los recursos otorgados a la empresa por los inversionistas o accionistas y se espera generen retornos en el largo plazo. De la lógica de estos elementos se infiere la ecuación de la contabilidad Activos = Pasivos + Patrimonio, pues sencillamente explica la relación entre los recursos de la empresa y sus fuentes de financiamiento y con esta misma lógica se construye el estado de la situación financiera. Dependiendo del tipo de actividad económica y las estrategias de la empresa las proporciones usadas en cada una de estas cuentas cambiará, es importante tener en cuenta que en las finanzas no existen los números mágicos, el contexto es muy importante. Para efectos del curso en la estructura del estado de la situación financiera utilizaremos únicamente las cuentas que se muestran en el siguiente esquema. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Otro de los informes principales contables es el estado de resultados, este muestra la dinámica comercial y de costos durante el periodo, muestra los ingresos y gastos de una empresa durante el periodo contable y tiene una estructura similar a la siguiente. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Para efectos del curso, las cuentas principales a utilizar en el estado de resultados serán. La dinámica del estado de resultados es un poco más sencilla, ya que hace un balance de la actividad de la empresa durante un periodo determinado, en este básicamente mide las diferencias entre ingresos y egresos de la empresa. Las cuentas de mayor cuidado en el tratamiento de este estado financiero son los gastos e ingresos no operacionales, pues provienen de actividades no relacionadas al objeto social de la empresa por ejemplo en una empresa dedicada a la venta y fabricación de textiles, tener un ingreso por el arriendo de un local comercial, no hace parte de las actividades que se esperan propias del sector y la importancia de diferenciarlas es evitar la distorsión de los resultados y como veremos en la siguiente sección evitar la distorsión del diagnóstico. Finalmente entre la utilidad antes de impuestos y la utilidad neta, se encuentra el rubro de provisión de impuesto de renta, este es un porcentaje de la utilidad antes de P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN impuestos que mantendremos como 33% para el caso de la clase, sin embargo depende del tipo de empresa este puede cambiar. Diagnóstico financiero e indicadores Los estados financieros básicos arrojan información de montos o saldos de cuentas, esta información permite hacer ciertos diagnósticos y comprender una situación global de empresa, sin embargo hay herramientas que ayudan a entender de una forma más completa las interacciones entre las cuentas y profundizar en un diagnóstico detallado de las decisiones financieras tomadas. Un de las formas más comunes de análisis es el análisis vertical y horizontal de las cuentas, en el vertical se analizan los porcentajes que representa cada sub cuenta de las cuentas generales y el análisis horizontal calcula los incrementos o disminuciones porcentuales en cuentas durante diferentes periodos. Para realizar este diagnóstico se han estudiado varias razones o indicadores financieros que evalúan 4 dimensiones financieras de la empresa. Liquidez: estos indicadores buscan establecer la disponibilidad de efectivo para cubrir las obligaciones financieras, establecer los riesgos de no poder cumplir con dichas obligaciones por falta de efectivo. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Eficiencia: busca medir la rotación o relación de uso de los recursos, para generar ingresos y utilidades, expresan la capacidad de la empresa de convertir los recursos financieros en beneficios. Apalancamiento: también en ocasiones llamado endeudamiento, es el factor de multiplicación de la empresa de sus recursos de capital por medio de la deuda, también se considera un factor de riesgo al exceder la proporción que mantiene balanceada la estructura de capital de una empresa. Rentabilidad: se enfocan en la capacidad de la empresa de generar utilidades y en los retornos obtenidos sobre los activos y el capital. Indicadores de liquidez Razón corriente = T otal activo corriente/ T otal pasivo corriente Si es menor que 1 la empresa no cuenta con activos de corto plazo suficientes para cubrir las obligaciones de corto plazo y tiene riesgo de requerir liquidez en el corto plazo. P rueba Ácida = (T otal activo corriente − Inventarios)/ T otal pasivo corriente En este indicador se deben restar todos los activos de corto plazo de baja liquidez o que sean difíciles de convertir en efectivo, si es menor que 1 la empresa no cuenta con efectivo o equivalentes suficientes para cubrir las obligaciones de corto plazo y nuevamente representa un riesgo. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Indicadores de eficiencia Rotación de Cartera = T otal de V entas a crédito / Cuentas por cobrar Este indicador tiene tres formas de ser calculado, la fórmula expuesta es el número de veces, si se tiene un calendario de 360 días es 360 / el indicador y muestra los días de cartera. El inverso del indicador expresa el % de cartera. Habla de la proporción, dias o veces que rota la cartera y es un indicador de sanidad en la gestión de cobranzas. Rotación de cuentas por pagar = T otal de compras a proveedores / Cuentas por pagar Tiene los mismos 3 métodos de cálculo, es un indicador de cumplimiento de pago a proveedores, también indica si tiene negociaciones que le permitan fortalecer la liquidez. Rotación de inventarios = Costo de ventas / Inventarios También se puede calcular en días, porcentaje o veces, es la cantidad de veces que rotan los inventarios para generar ventas. Rotación de activos = I ngresos / T otal activos Mide la capacidad de los activos de generar ingresos, puede estimarse con los activos no corrientes y corrientes para profundizar en el diagnóstico. Indicadores de rentabilidad M argen operacional = U tilidad operacional / Ingresos M argen neto = U tilidad neta / Ingresos P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Los márgenes se expresan en porcentaje y expresan la eficiencia de la operación y de los costos, para llegar a las utilidades. Rentabilidad Operativa del Activo (ROA) = U tilidad neta / Activos totales Rentabilidad del P atrimonio (ROE) = U tilidad neta / P atrimonio Estos indicadores expresan por cada peso invertido en activos cuánto retorno genera la empresa, en el caso del ROE por cada peso invertido por los accionistas. Más adelante explicaremos la composición de Du Pont para calcular ambos indicadores con mayor detalle. Indicadores de Apalancamiento/ Endeudamiento C oncentración en el Corto P lazo = P asivo Corriente / T otal P asivo Es la proporción de deuda de corto plazo, la deuda de largo plazo suele permitir un mayor apalancamiento y mejor liquidez, pero representa a su vez un mayor riesgo. E structura de Capital = Total Pasivo / Total Patrimonio Este indicador muestra la proporción de deuda total de la empresa respecto al capital aportado para soportar la operación. Apalancamiento f inanciero = T otal activo / T otal patrimonio Expresa el multiplicador de activos adquiridos sobre el total del patrimonio. Como su nombre lo indica es una palanca de creación de activos y expresa también el nivel de endeudamiento. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN Es muy importante a la hora de hacer un diagnóstico financiero no dejarse tentar por los números mágicos, el diagnóstico debe tener en cuenta el tipo del sector, industria, actividad y todas las situaciones particulares al analizar. Análisis Du Pont Los indicadores de ROA y ROE pueden descomponerse, de tal manera que al analizarlos se comprenden varias dinámicas de la empresa y se puede hacer un diagnóstico más acertado. En el ROA descompuesto se calculan el margen neto y la rotación de activos y se multiplican, en su análisis integral esto permite detectar oportunidades de mejora en los costos o la eficiencia para generar utilidades, con escenarios permite evaluar el impacto de un incremento en ventas, si ese incremento en ventas requiere inversión en P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN activos, cambios en las eficiencias de costos, en su totalidad es una herramienta de análisis muy completa si se utiliza adecuadamente. Planeación financiera y presupuesto De la planeación estratégica a la acción suelen haber brechas considerables, por diferentes motivos y por errores conceptuales, hasta por las empresas que se resisten a las modas y se concentran en la operación. Muchas veces la misión, visión, objetivos y demás elementos de la planeación estratégica quedan condenados a ser frases que con el tiempo perderán su sentido y su significado. Un fenómeno igualmente complejo y generalizado en las empresas de Colombia es una constante falencia en la planeación, desde las actividades en un calendario organizado, hasta la disposición de los recursos financieros. Al final de mes se esperan los resultados, casi a ciegas esperando que se acerquen a un escenario positivo. Existen también los extremos contrarios que hacen de sus planeaciones actividades pesadas y casi que de dedicación completa, se vuelve un peso administrativo más que una herramienta de apoyo. Ya planteada esta reflexión, la planeación en general es un instrumento que permite a las empresas prever y establecer un rumbo periódico y unas metas, el seguimiento a esta planeación permite tener mayor acercamiento a cumplir. La planeación financiera o también denominada presupuesto es de igual manera un proceso en el cual se proyectan en las cuentas las decisiones a tomar, esto permite visualizar resultados, indicadores y corregir inclusive con una estrategia de seguimiento los resultados. Para este proceso cobra gran importancia el flujo de caja, existe dentro de P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN la contabilidad un término que es la causación, por ejemplo las depreciaciones, que no son desembolsos de dinero pero se reconocen con un objetivo de dinámica de las empresas. Para efectos del curso veremos una proyección básica de estados financieros, utilizando técnicas sencillas y un proceso básico, por lo cual no vamos a profundizar en la proyección del flujo de caja la cual requiere de un tiempo mucho más amplio para su adecuado manejo, tampoco veremos modelos financieros que se usan en esta actividad, sin embargo es importante que se conozcan al menos los conceptos. Un modelo financiero es una estructura en la que se registran los datos de entrada y supuestos de la actividad económica y este producirá una proyección de los estados financieros, flujo de caja, principales indicadores y permitirá comprender el funcionamiento de un sistema en términos financieros. Suelen ser muy complejos y acorde al nivel de detalle pueden requerir formulación compleja y alta memoria computacional. Presupuesto de ventas e ingresos Para facilitar la comprensión del proceso de creación de un presupuesto, vamos a realizar un ejemplo a medida que avancemos. El primer paso es proyectar el presupuesto de ingresos o ventas, de este también se derivará un presupuesto de producción e inventarios. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN En este el ejercicio es simple se deben pronosticar las cantidades de ventas, producción y los inventarios resultantes. Suponga que tiene una empresa con dos productos y hace los siguientes pronósticos. En este caso el ejercicio es la simple multiplicación de las cantidades por los precios y costos. Luego de organizar la actividad en las cuentas los resultados serían los siguientes: Esto es el resultado de multiplicar las cantidades de venta por el precio y de realizar el juego de inventarios cargando todo lo consumido en las cantidades de ventas, como se puede ver en el ejercicio quedan inventarios que no hacen parte del estado de resultados por lo que se registran en el activo en el estado de la situación financiera. Estos inventarios probablemente fueron comprados a un proveedor por lo cual deben tener una partida contraria en los pasivos, las utilidades se supone se convertirán en efectivo y van como tal al activo, pero estas utilidades también se espera repartirlas P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN entre los accionistas por lo que irán al patrimonio. Así construimos un pequeño presupuesto de este ejercicio correspondiente a lo siguiente: Como se ve en el ejercicio anterior todos los recursos generados tienen una contrapartida, manteniendo la ecuación Activo = Pasivo + Patrimonio. Este sería un método paso a paso de construir un presupuesto con base en los datos de entrada y sus cuentas correspondientes. Esto es únicamente el presupuesto de producción y ventas de un periodo para dos productos. Nuevamente para efectos del curso y como se verá en el taller los estados financieros se proyectarán suponiendo mantener unos porcentajes y proporciones entre cuentas y se calcularán los indicadores necesarios. En conclusión la planeación financiera consiste en modelar las decisiones que se van a tomar en la empresa, midiendo los efectos de cada una de estas. Estas decisiones como lo clasificamos previamente pueden ser de operación, inversión y financiación. P.J. No. 0428 del 28 de Enero 1982 - MEN I VIGILADA MINEDUCACIÓN
