Instructivo de Ventas

15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Asignación de crédito ....................................................................................................................... 4
Paso 2. Registro del cliente en el sistema ADONIS XV............................................................................... 5
Paso 3: Emisión de listado de pedidos crédito ............................................................................................. 5
Paso 4: Cotización del pedido ....................................................................................................................... 7
Paso 5: Cobranza del pedido ......................................................................................................................... 8
Paso 6: Imprimir facturas. ........................................................................................................................... 10
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1
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
Proporcionar de la forma más sencilla y ordenada la
información básica de los módulos de facturación del
sistema ADONIS XV.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Facturador, Encargada de despacho, Cajera, Transporte.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
TÉRMINO
Cliente
Nota de crédito
Solicitud de crédito
Cotización
Sistema ADONIS XV
DESCRIPCIÓN
Consumidor final de los servicios o productos de la empresa.
Documento con validez legal de uso comercial a fin de saldo a favor para el
comprador emitido por un vendedor o proveedor para anular o corregir una
factura.
Un pedido que el cliente realiza a la entidad con el fin de acceder al crédito.
Es un documento en el que se establece el costo a pagar por un producto o
servicio.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
Paso 1: Asignación de crédito
o
Muestra de la plantilla para llenar solicitud de crédito.
Ilustración 1: Plantilla de solicitud de crédito.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
Paso 2. Registro del cliente en el sistema ADONIS XV
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio de sección.
PG-INS-01 con el usuario y contraseña asignada.
1. Ir al módulo de cobros - clientes.
2. En la barra de herramientas clic a nuevo.
3. Con la solicitud de crédito que lleno el cliente completar los
campos rodeados de negro y marcados con una x en rojo.
4. Guardar y salir.
1
4
3
2
Ilustración 2:Formulario de creación de cliente.
Nota: Cuando ya guardamos los datos se nos creara un cliente nuevo con un código
nuevo.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
Paso 3: Emisión de listado de pedidos crédito
o Completar los campos sombreados con los datos suministrados
por el cliente crédito
1. Cliente. (desplegando la base de datos podemos encontrar todos los
clientes).
2. almacén. almacén de despacho.
3. Orden de compra. Numero de orden de compra
4. Empaque, Descripción, cantidad, Desc%.
5. Comentario.
6. Guardar y Salir.
6
4
1
2
3
5
Ilustración 3:Formulario de pedido.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
Paso 4: Cotización del pedido
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio de sección.
PG-INS-01 con el usuario y contraseña asignada.
1. Ir al módulo de ventas – cotización
2. Clic a nuevo
3. Completar los campos sombreados con los datos suministrados por
el cliente o vendedor. (Cliente, Vendedor, Teléfono, RNC, Fecha de
vencimiento, Orden de compra, dirección, empaque, cantidad, lista
de precio, desc%).
4. Guardar y salir.
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r
2
1
3
Ilustración 4:Formulario de cotización.
Nota: Luego de realizar la cotización entregar físico o por correo.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
Paso 5: Cobranza del pedido
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio de sección.
PG-INS-01 con el usuario y contraseña asignada.
1. Ir al módulo de ventas – caja.
2. Selecciona el pedido que quiere cobrar.
3. En la barra de herramientas clic en pagar
3
1
2
Ilustración 5: Vista del módulo de pedido de caja.
Se nos abrirá una nueva ventana donde tendremos que completar y validar los siguientes campos con los
datos correspondientes antes de facturar.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
4. Verificar siempre que los datos del cliente estén correctos.
5. Elige la forma de pago con la que el cliente quiere pagar.
Tipo de Comprobante.
Forma de pagos.
Forma de pagos
Con
Notas
de
Crédito.
Tasa actual del día.
Dinero
pendiente
para cobrar
Confirmar pago.
Cancelar pago.
Ilustración 6:Vista del método de pagos de las facturas al contado.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE VENTAS
Paso 6: Imprimir facturas.
o Realizar el paso 4 del instructivo de facturación.
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
DD
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0
15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Emisión del pedido ........................................................................................................................... 4
Paso 2: Emisión de listado de pedidos crédito .............................................................................................. 7
Paso 3: Emisión de autorización de despacho y envío de la mercancía ........................................................ 8
Paso 4: Imprimir Factura ............................................................................................................................ 10
Paso 5: Planificación de logística de transporte. ......................................................................................... 12
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
Proporcionar de la forma más sencilla y ordenada la
información básica de los módulos de facturación del
sistema ADONIS XV.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Facturador, Encargada de despacho, Cajera, Transporte.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
TÉRMINO
Factura
DESCRIPCIÓN
Documento que especifica la cantidad y el importe de las mercancías compradas,
la forma de compra (si es a crédito o contado), la fecha en que se facturó y el
código del cliente (quién pagará).
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
Sistema ADONIS XV
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
Paso 1: Emisión del pedido
Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo de Inicio. PGINS-01 con su usuario y contraseña.
1. Ir al Módulo de ventas – pedido.
2. En la barra de herramientas, clic a nuevo.
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2
Ilustración 1: Vista de pedidos.
Se nos abrirá una nueva pestaña del formulario de pedido.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
¿Comprobante Fiscal?, Si.
o
Ejecutar los pasos 1.2 y 1.3 del procedimiento emisión del listado
de pedido.
1. Tipo NFC (Comprobante fiscal)
2.
3.
4.
5.
6.
RNC
Teléfono.
Almacén (Forma de despacho de la mercancía, Comercial o industria)
Dirección. (Opcional)
Comentario. (Opcional)
7. Empaque.
- Cantidad
- Desc%
8. Guardar y salir
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7
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2
5
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Ilustración 2: Vista del formulario de pedido.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
¿Comprobante Fiscal?, no.
o
Simular los pasos 1.4 y 1.5 del procedimiento emisión del listado
de pedido.
1.
2.
3.
4.
5.
Tipo de Ncf. (Consumidor final)
Nombre.
Almacén (Forma de despacho de la mercancía, Comercial o industria)
Cometario. (Opcional)
Empaque
-
Cantidad.
Desc%
Lista de precio (Este lo toma predeterminado).
6. Guardar y salir
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Ilustración 3: Formulario de pedido al contado
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
Paso 2: Emisión de listado de pedidos crédito
Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo de Inicio. PGINS-01 con su usuario y contraseña.
1. Cliente. Al momento de buscar el cliente ya sea con el RNC o Cedula se
completan los siguientes campos: (sombreados con rojo)
-
Nombre.
Vendedor.
teléfono.
Localidad
Dirección.
Condición.
2. almacén. (Forma de despacho de la mercancía, Comercial o industria.)
3. Empaque.
-
Descripción
Cantidad
Desc%.
Lista de precio (Este lo toma predeterminado).
4. Comentario.
5. Guardar y Salir.
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3
1
1
2
4
Ilustración 4: Formulario de pedido a crédito
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
Paso 3: Emisión de autorización de despacho y envío de la mercancía
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio
de sección. PG-INS-01 con su usuario y contraseña.
1. Con el pedido ya autorizado procedemos a despachar, Vamos al
módulo ventas – logística – despacho.
2. Seleccionar el pedido que a despachar.
1
2
Ilustración 5: Ventana del módulo de despacho.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
3. Colocar cantidades del producto para despachar (Debe siempre
verificar que las cantidades que despacha sean la misma que la
física).
4. Guardar y salir (Se nos generara automáticamente la factura).
4
3
Ilustración 6: Formulario de despacho de mercancía.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
Paso 4: Imprimir Factura
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio
de sección. PG-INS-01 con su usuario y contraseña.
1. Ir al módulo de ventas – facturas.
2. Seleccionamos la factura que necesitamos imprimir.
3. En la barra de herramientas le damos clic a mostrar en el informe Facturas PEGUI.
3
1
2
Ilustración 7: vista de la ventana facturas.
Nota: Se nos abrirá una vista previa de la factura.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
1. En la barra de herramientas Clic en imprimir
2. Seleccionar la impresora para la factura que necesite
3. Imprimir.
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Ilustración 8: Vista previa de la factura.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
Paso 5: Planificación de logística de transporte.
o
Organización de la distribución de los pedidos.
-
Tener en cuenta la organización de la ruta de los pedidos.
Completar los siguientes campos:
 Cliente.
 Fecha de entrada.
 Tipo de transporte.
 Caja.
 Paila.
 Tanque.
 Chofer.
 Sector.
 confirmación.
Nota: Al finalizar con la planificación de la ruta se le envía por correo o por
WhatsApp al transportista.
Ilustración 9: Plantilla de logística Excel.
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACIÓN
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
FECHA
AAAA MM
DD
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15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE RECAUDO
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Asignación de comisión al perfil de vendedor de nuevo ingreso ..................................................... 4
Paso 2: Reporte de nómina de comisión de vendedor................................................................................... 5
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE RECAUDO
Establecer las funciones que van a desarrollar las personas
que se encuentran a cargo del proceso de recaudo,
utilizando el sistema ADONIS XV.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
TÉRMINO
Cotización
DESCRIPCIÓN
Documento que indica el tipo de producto y precio proveniente del sistema
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE RECAUDO
Prefactura
Sistema ADONIS XV
ADONIS XV y de la existencia en inventario.
Documento previo a la facturación que detalle el precio, las características y las
condiciones de ventas bajo las cuales se encuentra la mercancía seleccionada por
el cliente.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE RECAUDO
Paso 1: Asignación de comisión al perfil de vendedor de nuevo ingreso
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio de sección.
PG-INS-01 con el usuario y contraseña asignada.
7. Ir al módulo de cobros-mantenimiento-vendedor.
8. En la barra de herramientas clic a nuevo.
9. Para la asignación de crédito completar los siguientes campos.
o ID, Nombre, teléfono del vendedor.
o X1, Porcentaje X1: Este es la comisión del 2% si el
vendedor cumple con los dias asignados.
o X2, Porcentaje X2: Este es la comisión del 1% si el
vendedor cumple con los dias asignados.
o X1, Porcentaje X3: Este es la comisión del 0% Si se pasa
de los dias asignados.
10. Guardas y salir.
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2
3
1
Ilustración 7: Formulario de asignación de comisión
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE RECAUDO
Paso 2: Reporte de nómina de comisión de vendedor
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio de sección.
PG-INS-01 con el usuario y contraseña asignada.
1. Ir al módulo de cobros-reporte.
2. En la barra de herramientas ubicarse en la búsqueda de texto
completa y escribir (Nomina de Vendedor Por Artículos y Dias de
Pago PEGUI).
3. Doble en el mismo.
2
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Ilustración 8:Ventana de reporte.
Nota: Se nos abrirá una ventana del reporte de la nómina de vendedor por cliente.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE RECAUDO
4. Colocar la fecha de presentación de nómina.
5. Buscar el vendedor que desea imprimir la nómina.
6. Clic en enviar.
7. En la barra de herramienta clic en imprimir
8. Seleccionar la impresora que desea imprimir el documento.
9. Clic en imprimir.
10. Cerrar.
7
10
4
8
5
6
9
Ilustración 9:Vista previa del reporte.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE RECAUDO
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
DD
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15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR AL CONTADO
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Depuración del cliente y validación de envío de mercancía de acuerdo con la forma de pago del
cliente............................................................................................................................................................ 4
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR AL CONTADO
Cuentas por Cobrar al contado: Estandarizar la forma
adecuada de manera ilustrativa de recaudo de ingresos,
utilizando el sistema ADONIS XV.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
TÉRMINO
DESCRIPCIÓN
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR AL CONTADO
Factura
Notas de crédito:
Sistema ADONIS XV
Documento que especifica la cantidad y el importe de las mercancías compradas,
la forma de compra (si es a crédito o contado), la fecha en que se facturó y el
código del cliente (quién pagará).
Documento con validez legal de uso comercial a fin de saldo a favor para el
comprador emitido por un vendedor o proveedor para anular o corregir una
factura.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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3
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR AL CONTADO
Paso 1: Depuración del cliente y validación de envío de mercancía de
acuerdo con la forma de pago del cliente
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio de sección.
PG-INS-01 con el usuario y contraseña asignada.
11. Ir al módulo de Cobro - Report
12. En la barra de herramienta – Búsqueda de texto completa, Escribir
Estado de Cuentas CxC Pegui.
13. Seleccionar y Doble clic
2
3
1
Ilustración 10:Vista del módulo lo de reporte.
Se nos abrirá una pestaña de la vista del reporte.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR AL CONTADO
14. Fecha: Mantener la fecha actualizada.
15. Cliente: Al cual se le realizara la depuración.
16. Enviar: Para que no muestre los resultados.
17. Resultados: Aquí vemos si los clientes tienen facturas pendientes a
pagar
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Ilustración 11:Vista previa del reporte.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR AL CONTADO
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
DD
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15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR RECURRENTE
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Clientes nuevos y recurrentes con créditos ..................................................................................... 4
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR RECURRENTE
OBJETIVO:
Contar con los pasos ilustrado del procedimiento de cuentas
por cobrar a concurrentes llevado a cabo por PG,
observando las normas de cobranzas vigentes y de control
interno de PG.
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
TÉRMINO
DESCRIPCIÓN
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR RECURRENTE
Factura
Listado de pedidos u
orden de compra
Sistema ADONIS XV
Documento que especifica la cantidad y el importe de las mercancías
compradas, la forma de compra (si es a crédito o contado), la fecha en
que se facturó y el código del cliente (quién pagará).
Documento que especifica los productos solicitados por el comprador, así
como las condiciones en que se entregará dicha orden y que sujetan al
pedido.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR RECURRENTE
Paso 1: Clientes nuevos y recurrentes con créditos
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
18. Ir al módulo de Cobros - Clientes
19. Búsqueda de texto completa: Escribir el nombre o el código del
cliente para confirmar si está registrado.
20. En este recuadro aparece el cliente que usted busque.
2
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Ilustración 12: Vista del Módulo de cliente.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CUENTAS POR COBRAR RECURRENTE
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
DD
Este documento contiene información confidencial. El usuario de este documento es responsable de utilizar la
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15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CAJA CHICA
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Entrada de factura de caja chica al sistema ADONIS XV ............................................................................ 4
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CAJA CHICA
OBJETIVO:
Estandarizar el marco de operaciones de caja chica que
efectúe el personal a cargo, para desarrollar las actividades
en el ámbito de su competencia en el orden prescrito y de
forma segura.
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CAJA CHICA
TÉRMINO
Fondo de caja chica
Cheque
Arqueo de caja chica
Sistema ADONIS XV
DESCRIPCIÓN
Monto fijo de dinero asignado para la adquisición de bienes y servicios de menor
cuantía, que no son de uso común, cuya necesidad tenga carácter de urgencia y
sea de atención inmediata.
Medio de pago utilizado por la empresa para fines de remunerar a sus
colaboradores internos por el tiempo trabajado por períodos quincenales.
Procedimiento de control interno que consiste en constatar que la documentación
que da soporte a los egresos y el efectivo, se ajustan al monto autorizado.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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3
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CAJA CHICA
Paso 1: Entrada de factura de caja chica al sistema ADONIS XV
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio de sección.
PG-INS-01 con el usuario y contraseña asignada.
21. Ir al módulo de Compras- Caja chica
22. En la barra de herramientas clic a nuevo.
2
1
Ilustración 13:Ventana de Caja chica de compras
Nota: Se nos abrirá una nueva ventana donde tendremos que completar los datos de las facturas de caja
chica.
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4
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CAJA CHICA
23. Suplidor.
24. Comentario.
25. Para la entrada de facturas de caja chica completar los siguientes
campos.
Valor, Fecha, Clasificación, Cuenta, Tax Id, NCF, Tipo NCF,
Nota.
26. Guardar y salir
6
3
4
5
Ilustración 14:Formulario de caja chica.
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5
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE CAJA CHICA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
DD
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6
15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE DEVOLUCION DE MERCANCIA
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Nota de Crédito por Devolución de Mercancía ................................................................................ 4
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1
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE DEVOLUCION DE MERCANCIA
Definir los lineamientos claros bajos los cuales se
ejecutarán en el proceso de devolución de mercancía,
teniendo en cuenta las políticas de PG.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Cuentas por pagar, Encargada de Despacho
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE DEVOLUCION DE MERCANCIA
TÉRMINO
Divisiones
Proveedor de Servicios
(Informal)
Notas de crédito
Sistema ADONIS XV
DESCRIPCIÓN
Son las localidades que corresponden a Peña Guillén Comercial, S.A. refiriéndose
una a la parte comercial y otra a la parte industrial.
Persona física no inscrita en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).
Documento con validez legal de uso comercial a fin de saldo a favor para el
comprador emitido por un vendedor o proveedor para anular o corregir una
factura.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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3
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE DEVOLUCION DE MERCANCIA
Paso 1: Nota de Crédito por Devolución de Mercancía
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio de sección.
PG-INS-01 con el usuario y contraseña asignada.
Ir al módulo de Ventas-devolución ventas
En la barra de herramienta clic a nuevo.
Factura: Buscar factura a la que aplicara la devolución.
Fecha: Tener en cuenta a la hora de aplicar la Devolución.
Documento: Devolución de ventas
Numero: Fijarse que este en secuencia.
Artículos: Seleccionar y digitar cantidad que se va a devolver
Cliente, Vendedor, Nombre, Telefono, Tipo Ncf, etc. Se
Completan cuando se selecciona la factura.
9. Guardar e imprimir.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9
2
4
3
1
5
6
7
8
Ilustración 15: Formulario de devolución de mercancía.
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4
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE DEVOLUCION DE MERCANCIA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
DD
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5
15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCÍA
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Elaborar la orden de compra ............................................................................................................ 4
Paso 2: Recepcion de Orden de Compra ...................................................................................................... 6
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1
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCÍA
Establecer la metodología para la recepción de mercancía que
será para el ingreso de artículos a los almacenes y sistema de PG.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
TÉRMINO
DESCRIPCIÓN
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCÍA
Requisición de artículos
Documento de entrada
Listado de pedidos u orden
de compra
Sistema ADONIS XV
Es el documento que emite el proveedor a su cliente cómo constancia del envió de
insumos o materia prima.
Es el documento que genera el sistema ADONIS XV para la recepción de materia
prima o insumos.
Documento que especifica los productos solicitados por el comprador, así como
las condiciones en que se entregará dicha orden y que sujetan al pedido.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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3
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCÍA
Paso 1: Elaborar la orden de compra
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
1. Ir al módulo de Compras – Orden de Compra – Orden de Compra.
2. En la barra de herramientas clic a nuevo.
2
1
Ilustración 16:Vista de la pestaña de orden de compra.
Se nos abrirá una nueva pestaña.
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4
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCÍA
3. Orden de compra:
-
Documento: Orden de Compra.
Suplidor: la empresa a la cual se le comprara el producto.
Almacén: Tienda o Industria.
Fecha: Actualizada.
Condición: Crédito de # Dias.
Moneda: dólar o Peso.
Tasa: al Dia.
4. Orden de compra DS: Productos de inventario
(Productos Terminados, Productos no Propios)
Orden de compra AFs: Activos Fijos
(Computadoras, Sillas, CPU etc.)
5. Artículos. Productos para solicitar en la orden.
-
7
Cantidad.
Precio. Autorizado por el suplidor.
Desc. Autorizado por el suplidor.
6. Comentario: Opcional.
Status: Abierto o Cerrado.
Preparado Por: El creador de la orden
Aprobado por: La Gerencia.
Preparado: Fecha de creación de la orden.
Aprobada: Fecha cuando la gerencia aprueba la orden.
7. Guardar y Cerrar
3
5
4
6
Ilustración 17:Vista del Formulario de Orden de compra.
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5
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCÍA
Paso 2: Recepcion de Orden de Compra
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
1. Ir al módulo de Compras – Orden de Compra – Recepcion de Orden de
Compra
2. En la barra de herramientas clic a nuevo.
1
2
Ilustración 3: Vista de la ventana de Recepcion de Mercancía.
Se nos abrirá una nueva pestaña.
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6
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCÍA
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Orden de Compra: Elegimos la orden que queremos darle la entrada.
Almacén: Al que se le dará la entrada.
Fecha: Que este Actualizada al día.
NCF: Numero de comprobante de la factura.
Condición: Crédito Fiscal.
Referencia: El numero de la factura.
Recibir todo: Aceptar toda la orden.
Blanquear: Para Seleccionar las que solo ha recibido.
Artículos: Aparecen todos los productos de la orden.
- Recibiendo: Colocara la cantidad que ha recibido.
12. Recibido por: La persona que se encarga de recibir la mercancía.
13. Guardar y salir
13
5
3
6
4
10
9
8
7
11
12
Ilustración 4: Vista del Formulario de Recepcion de Orden de Compra.
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7
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCÍA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
FECHA
AAAA MM
DD
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8
15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCIA (FÁBRICA)
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Requisición de artículos ................................................................................................................... 4
Paso 2: Recepcion de Transferencia ................................................. Ошибка! Закладка не определена.
Paso 3: Envío de mercancía deteriorada a la división industrial ....... Ошибка! Закладка не определена.
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1
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCIA (FÁBRICA)
Establecer la metodología para la recepción de mercancía
de la fábrica que será para el ingreso de artículos a los
almacenes y sistema de PG.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCIA (FÁBRICA)
TÉRMINO
Requisición de artículos
Documento de entrada
Recepción
Sistema ADONIS XV
DESCRIPCIÓN
Es el documento que emite el proveedor a su cliente cómo constancia del envió de
insumos o materia prima.
Es el documento que genera el sistema ADONIS XV para la recepción de materia
prima o insumos.
Es cuando el proveedor despacha la materia prima o insumos ordenados, el
departamento de recepción los desempaca y los cuenta. Se revisan para tener la
seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden
de compra en cuanto a calidad y cantidad.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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3
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCIA (FÁBRICA)
Paso 1: Salida de Requisición de Artículos.
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
1. Ir al módulo de Inventario – Salida.
2. En la barra de herramientas clic a nuevo.
2
1
Ilustración 18:Vista De la pestaña de salida.
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4
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCIA (FÁBRICA)
3. Almacén. Elegir el almacén de donde se va a sacar la mercancía.
4. Fecha. Cuando se elaboró la requisición de artículos que el sistema la indica
predeterminada, en caso de que este mal la fecha esta se puede modificar.
5. Documento. Qué tipo de salida será.
6. Número. Este el número que genera el sistema.
7. Req. Artículos. Buscar el número de requisición para la salida de los
artículos.
8. Almacén Hasta. El almacén de donde saldrá la mercancía.
9. Entregado A. La persona la cual llevara la mercancía.
10. Comentario.
11. Empaque. Cuáles son los artículos para necesitar.
12. Cantidad. Esta se digita manual.
13. Guardar y Cerrar.
13
3
5
4
6
7
8
9
10
11
12
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5
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
MERCANCIA (FÁBRICA)
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
DD
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6
15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Requisición de Artículos .................................................................................................................. 4
Paso 2: Recepcion de Transferencia ............................................................................................................. 6
Paso 3: Envío de mercancía deteriorada a la división industrial .................................................................. 8
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1
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
Diseñar instructivo para el manejo y control de los inventarios en
PG.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
TÉRMINO
Listado de artículos
Orden de Compras
Requisición de artículos
Sistema ADONIS XV
DESCRIPCIÓN
Es un documento en el que se encuentran organizados todos los productos de PG.
Registrado con el sistema ADONIS XV.
Es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
Este formato especifica las mercaderías, materia prima o insumos que solicitamos,
su precio unitario y el total de la compra.
Es un documento en el cual se solicitan las materias primas y suministros que se
van a emplear en el proceso productivo en la empresa.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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3
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
Paso 1: Requisición de Artículos
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
8. Ir al módulo de Inventario – Requisición de Artículos.
9. En la barra de herramientas clic a nuevo.
2
1
Ilustración 19:Vista de la pestaña de Requisición de Artículos.
Se nos abrirá una nueva pestaña.
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4
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
10. Fecha. Cuando se elaboró la requisición de artículos que el sistema la indica
predeterminada, en caso de que este mal la fecha esta se puede modificar.
11. Almacén solicita. Indicar cual almacén es que está solicitando.
12. Almacén solicitar. Indicar a cuál almacén se le esta pide.
13. Documento. Escoger el tipo de requisición.
14. Número. Este el número que genera el sistema por el orden de
requisiciones.
15. Status. Solicitado que esté determinado por el sistema.
16. Empaque. Cuáles son los artículos para necesitar.
17. Cantidad. Esta se digita manual.
18. Comentario.
19. Guardar y cerrar.
12
4
9
3
10
5
11
6
7
8
Ilustración 20:Vista del Formulario de requisición de artículos.
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5
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
Paso 2: Recepcion de Transferencia
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
14. Ir al módulo de Inventario – Recep Transf.
15. En la barra de herramientas clic a nuevo.
2
1
Ilustración 21:Vista del módulo de la recep-Transf.
Se nos abrirá una nueva pestaña.
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6
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
16. Salida: Seleccionar el numero de salida la cual realizo la industrial al
mandar los productos.
17. Documento: Entrada de almacén.
18. Comentario. (Opcional)
19. Empaque: Aquí aparecerán los productos a la hora de buscar la salida.
20. Recibir todo: Selecciona automáticamente todas las cantidades después de
confirmar las que recibió.
21. Blanquear: Coloca en 0 todas las cantidades de los artículos
22. Artículos: Total de artículos
23. Cantidad: Cantidad de artículos
24. Guardar y salir.
11
7
8
6
3
4
5
9
10
0
Ilustración 22:Vista del Formulario de la Recep-Transf.
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7
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
Paso 3: Envío de mercancía deteriorada a la división industrial
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
14. Ir al módulo de Inventario - Salida.
15. En la barra de herramientas clic a nuevo.
1
2
Ilustración 23: Vista de la ventana de salida.
Se nos abrirá una nueva pestaña.
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8
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Almacén: Donde permanece el articulo deteriorado.
Documento: Elegir el tipo de documento de la salida. (Perdida)
Fecha: Actualizada al día.
Comentario: (Opcional)
Artículos: Buscar El producto que tiene el problema.
Guardar y Salir.
8
3
7
5
4
6
Ilustración 24:Vista Del Formulario de Salida.
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9
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO
DE INVENTARIO DE TIENDA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
DD
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1
0
15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR FORMAL
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Registro de Suplidor. ........................................................................................................................ 4
Paso 2: Registro de facturas, Nota de Débito, Ck Devuelto. ........................................................................ 6
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1
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR FORMAL
Establecer un procedimiento centralizado para control de los
pagos y adecuada contabilización de cada uno de ellos en PG.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
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2
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR FORMAL
TÉRMINO
Factura
Conduce
Sistema ADONIS XV
DESCRIPCIÓN
Documento que especifica la cantidad y el importe de las mercancías compradas,
la forma de compra (si es a crédito o contado), la fecha en que se facturó y el
código del cliente (quién pagará).
Documento de contabilidad entregado al solicitante (comprador) previo a la
facturación formal, útil para especificar los productos o servicios solicitados. Para
Peña Guillén, S. A. el conduce funge como pre-factura o factura proforma, que es
luego sustituida por la factura formal en su formato y emisión original y
definitiva.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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3
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR FORMAL
Paso 1: Registro de Suplidor.
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
25. Ir al módulo de Compras – Suplidor
26. En la barra de herramientas clic a nuevo.
2
1
Ilustración 25:Vista de la Pestaña de suplidor.
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4
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR FORMAL
27. Código. Es predeterminado por el sistema y este no se puede modificar.
- Tax Id. Es el número de identificador del contribuyente.
- Nombre. De acuerdo con el Tax Id introducido el nombre se pone por
defecto.
- Dirección.
- Libros CXP. (Proveedores, cartas crédito, Otras CXP y por mayor).
28. Referencia. Opcional.
- Cedula
- Telefono.
- Moneda. Pesos, dólar o euro.
29. Tipo de NCF. (crédito fiscal, gastos menores y proveedor informal).
- País.
- Email. Direccion de correo electrónico.
- Condición. Contado o Crédito.
30. No comprar
3
4
6
Ilustración 26:Vista del Formulario de Suplidor.
Este documento contiene información confidencial. El usuario de este documento es responsable de utilizar la
versión más reciente.
5
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR FORMAL
Paso 2: Registro de facturas, Nota de Débito, Ck Devuelto.
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
1. Ir al módulo de Compras – Suplidor
2. En la barra de herramientas clic a nuevo.
2
1
Ilustración 27Vista de la pestaña de facturas y cargos.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR FORMAL
3. Documento. Prestamos, Ck Devuelto, Nota de Débito.
- Cliente. Desplegar la base de dato para buscar al Cliente.
- Referencia. Un comentario sobre la situación.
- Número. (este es elegido por el sistema en el orden que es elaborada).
- Fecha. Fecha que se realiza el registro
- Vence. cuando ya no es vigente.
4. Valor. Total, de la factura.
- ITBIS. El 18% del total.
- Moneda. Euro o Dólar.
- Total. Total, de los pagos.
5. Tipo NCF. Tipo de factura.
- NCF. Numero de comprobante fiscal.
6. Pagos. Los pagos que se le realizan al cliente.
7. Guardar y Cerrar.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR FORMAL
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
FECHA
AAAA MM
DD
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15-2-2023
INSTRUCTIVO DE
VENTAS
PEÑA GUILLÉN, S.A.
INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR INFORMAL
Contenido
OBJETIVO: .................................................................................................................................................. 2
ALCANCE:................................................................................................................................................... 2
RESPONSABLE: ......................................................................................................................................... 2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................... 2
Glosario de Términos .................................................................................................................................... 2
Paso 1: Facturación en el sistema para cheque o transferencia ..................................................................... 4
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR INFORMAL
Establecer un procedimiento centralizado para control de los
pagos y adecuada contabilización de cada uno de ellos en PG.
OBJETIVO:
Este documento es para uso limitado solo para los
colaboradores de Peña guillen y está prohibido el uso de
personas externas.
ALCANCE:
Encargado de Cuentas por Cobrar, Vendedores, Cajera,
Encargado de Importación y Exportación.
RESPONSABLE:
CONFIDENCIALIDAD
El manejo de este Instructivo está dado dentro de las
normas de ética obligadas a toda Persona o Empresa que
tiene acceso a la información.
Glosario de Términos
TÉRMINO
Proveedor de Servicios
DESCRIPCIÓN
Persona física no inscrita en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR INFORMAL
(Informal)
Factura del Proveedor
(pre-factura)
Sistema ADONIS XV
Documento previo a la facturación que detalle el precio, las características y las
condiciones de ventas bajo las cuales se encuentra la mercancía seleccionada por
el cliente.
Sistema de contabilidad utilizado por la Sociedad Peña Guillén Industrial, S. A.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR INFORMAL
Paso 1: Facturación en el sistema para cheque o transferencia
o Ingresar al sistema siguiendo los pasos del instructivo Inicio. PG-INS-01
con el usuario y contraseña asignada.
31. Ir al módulo de Compras – Facturas Suplidores.
32. En la barra de herramientas clic a nuevo.
2
1
Ilustración 28:Vista de la pestaña de Facturas Suplidores.
Se nos abrirá una nueva pestaña.
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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROVEEDOR INFORMAL
33.
34.
35.
36.
37.
Suplidor. Busca en la base de datos el nombre del suplidor
Balance, Total Etc. Estos campos se completan automáticamente.
Referencia. Numero de factura.
Fecha, Fecha de factura, Vencimiento. Fechas que se rellenan automático.
Clasificación. Activos fijos, Arrendamiento, Financieros, Personal, Seguros,
Trabajo suministro y servicios.
- NCF. Numero de comprobante fiscal.
38. Nota. Descripción de lo realizado.
39. Codificación. Aquí aparecen las informaciones de las cuentas contables.
40. Guardar y Cerrar.
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Ilustración 29:Vista del Formulario de Facturas Suplidores.
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PAGAR
PROVEEDOR INFORMAL
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA
MM
DD
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
Erickson Samboy
Jean Carlos de León
CARGO
Mercaderista
Ing. de Procesos
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
APROBÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
AAAA
FECHA
MM
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