PLAN DE GESTION DE CALIDAD INTRODUCCION Este Plan de Calidad se elaboró, revisó y aprobó como parte de los requisitos de los pliegos de condiciones de la licitación pública No. 001-2014 celebrada por la ALCALDIA DE BARRANCAS, cuyo objeto del Contrato es REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA, para garantizar el aseguramiento de la Calidad de las actividades realizadas durante el desarrollo del Contrato. Este documento hace parte del Sistema de Gestión Integral de CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014, y reúne la información general de la ejecución de las obras “REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA”; tiene asociados otros documentos como manuales, procedimientos, formatos necesarios para cumplir los requisitos especificados por él entre contratante. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] TABLA DE CONTENIDO RESPONSABILIDADES GERENCIALES ............................................................................................................. 3 SISTEMA DE CALIDAD.................................................................................................................................... 5 REVISION DEL CONTRATO ............................................................................................................................. 7 CONTROL DE DISEÑO ................................................................................................................................. 10 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS ....................................................................................................... 13 COMPRAS .................................................................................................................................................... 14 CONTROL DE PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE ....................................................................... 18 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO .................................................................................... 19 INSPECCION Y ENSAYO................................................................................................................................ 20 CONTROL DE EQUIPO DE MEDICION Y ENSAYO ......................................................................................... 22 ESTADO DE INSPECCION Y ENSAYO ............................................................................................................ 24 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME.................................................................................................. 25 ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA .......................................................................................................... 27 MANEJO, ALMACENAMIENTO, EMBALAJE, PRESERVACION Y ENTREGA ................................................... 29 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD ........................................................................................................ 31 AUDITORIAS DE CALIDAD ............................................................................................................................ 32 ENTRENAMIENTO ....................................................................................................................................... 33 CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] RESPONSABILIDADES GERENCIALES RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE LEGAL Establecer la metodología de control que se llevará a cabo en la obra: REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA, para las actividades específicas para el desarrollo de la misma, así como definirlas funciones y competencias de los responsables del control. El programa de actuaciones se extiende a los siguientes apartados: Control de materiales. El cumplimiento de los objetivos fijados en el Proyecto. El conocimiento cualitativo tanto del estado final de las mismas como de cualquier situación intermedia. La sujeción a los parámetros de calidad en los documentos correspondientes. El asesoramiento acerca de los sistemas o acciones a realizar para optimizar el desarrollo de las obras y su funcionamiento final. La implantación y seguimiento de aquellas medidas que se adapten en orden a la consecución de los objetivos que se pudieran fijar. RESPONSABILIDADES Corresponde al representante legal, definir los objetivos de calidad del proyecto, misión y visión del mismo, establecer las funciones y responsabilidades del personal y proporcionar los recursos necesarios para el Plan de Calidad. Corresponde al personal aplicar las políticas de calidad y colaborar en el logro de los objetivos de calidad. OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA OBRA OBJETIVO GENERAL Llevar a cabo el cumplimiento del objeto contractual en los términos señalados por ALCALDIA DE BARRANCAS. OBJETIVOS ESPECIFICOS Ejecutar las Obras programadas de acuerdo al Cronograma de trabajo presentado y aprobado por el ente contratante. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones Contractuales, enfocadas en nuestras diferentes áreas de Acción: Operaciones, Mantenimiento, Recurso Humano, HSEQ, Gestión tecnológica, Comunicaciones, Área Financiera y Responsabilidad Social. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] Conocer y dar cumplimiento a todos los Procedimientos, Guías y políticas presentadas por nuestro cliente como medio de apoyo para la ejecución del Contrato. Profesionalizar el desarrollo de todas las Actividades técnicas asociadas al Contrato en sus fases de Planeación, Ejecución, Supervisión y Control. Conocer y difundir las Reglas Fundamentales en HSE: Compromiso con la Vida. Conocer, difundir y dar cumplimiento a las guías, procedimientos y políticas de estricto cumplimiento con nuestro Cliente Contratante. Mantener un Ambiente de Trabajo Adecuado. Garantizar la excelente calidad en los trabajos establecidos en los ítems contractuales en las fases de Planeación, Ejecución, Supervisión-Control y Cierre. Dar cumplimiento al Plan de Acción en HSEQ para el convenio con los procedimientos específicos de dicha área de gestión. MISION En CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014, estamos comprometidos en dar entero cumplimiento en la ejecución del Proyecto cuyo objeto es REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA, de conformidad con los requerimientos de nuestro cliente, direccionando todos nuestros recursos, experiencia y conocimiento en entregar la obra con los más altos estándares de calidad, soportados en los principios de mejora continua de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Protección del Medio Ambiente, y Responsabilidad social. VISION Ser El Mejor Contratista, sobrepasando los estándares definidos contractualmente a nivel técnico, operativo, ambiental, financiero, en equilibrio con los lineamientos básicos de la responsabilidad social. COMPROMISO GERENCIAL Con el fin de cumplir los requisitos de calidad exigidos, el Representante legal, designará al Ingeniero encargado del Aseguramiento o Gestión de la Calidad en obra quien velará por el cumplimiento del Plan de Control de Calidad para el contrato y por la calidad durante la ejecución de los trabajos. Para tal efecto se asignarán los recursos técnicos y humanos necesarios, manteniendo una comunicación permanente con el cliente. Se informará al personal acerca del desarrollo del contrato así como de sus funciones y responsabilidades. Todas las actividades estarán orientadas a garantizar el desarrollo y mejoramiento del nivel de vida de los colaboradores de la empresa. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] SISTEMA DE CALIDAD ALCANCE SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Este Plan de Control de Calidad aplica para dar cumplimiento a las actividades de la ejecución de la obra REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA. Requisitos de Aseguramiento de Calidad establecidos para la ejecución del Contrato, cuyo Objeto es REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA. Este Plan de Calidad es un documento de consulta permanente para todo el personal del contratista sirviendo como herramienta soporte para el seguimiento de la gestión de calidad por parte de los representantes de la Secretaria de Planeación, de la ALCALDIA DE BARRANCAS y de la Interventoría. ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PLAN DE CALIDAD Son elementos de entrada del plan de calidad entre otros, los siguientes: Pliego de Condiciones. Contrato de Obra Normas y leyes reglamentarias. EXCLUSIONES El Plan se aplica solamente a las actividades definidas por el contrato, en mención. Las actividades adicionales que se desarrollen, no estarán reguladas por este Plan de Calidad. Este Plan de Control de Calidad tiene un periodo de validez igual al del contrato de obra, contados a partir de la fecha de la orden de iniciación y/o firma del acta de inicio. MISION CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 TIENE COMO MISION LA PRESTACION DE SERVICIOS DE PROMOCION, GERENCIA, INTERVENTORIA, DISEÑO ARQUITECTONICO y CONSTRUCCION DE PROYECTOS PROPIOS O PARA TERCEROS APORTANDO CON SU DESARROLLO EL MAYOR BENEFICIO A SUS SOCIOS, EMPLEADOS Y COMUNIDAD. VISION CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 BUSCA SER RECONOCIDA POR SUS CLIENTES ACTUALES Y POTENCIALES COMO UNA EMPRESA COMPETITIVA EN LA PRESTACION DE SERVICIOS CON CALIDAD, IGUALMENTE LOGRAR LAS CONDICIONES SOCIALES, ECONOMICAS y CULTURALES DE SUS EMPLEADOS Y ASOCIADOS QUE GARANTICEN SU CONTINUO CRECIMIENTO, LIDERAZGO y CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] PERMANENCIA DENTRO DEL SECTOR CONSTRUCCION. VALORES - COMPROMISO - INTEGRACION - CREATIVIDAD - CALIDAD - COMPETITIVIDAD - RESPONSABILIDAD SOCIAL. MAPA DE PROCESOS CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] REVISION DEL CONTRATO Procedimientos documentados para revisar cada contrato con LA ALCALDIA DE BARRANCAS y asegurar que, los requerimientos del cliente están adecuadamente definidos la organización tiene la capacidad de cumplir con estas necesidades. REVISION Antes de la presentación de una oferta, la aceptación de un contrato, se debe realizar una revisión documentada de los requisitos del cliente, las diferencias que existan entre estos y la oferta y la capacidad de cumplimiento de la organización. El cliente puede ser externo o interno dentro de la organización. ELEMENTOS Que producto se contrata? Que cantidad? Cuando? Donde? Como? Responsabilidades? CONSIDERACIONES Especificaciones detalladas del producto Verificaciones del formato de cantidades de la obra Fechas Lugar de entrega Verificación del producto Producto no conforme Revisión del contrato CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 revisar el contrato verificando que se cumpla lo siguiente: Lo contemplado en el pliego de condiciones en las condiciones del contrato del proceso LIC-0012014 cuyo objeto es REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA. El cual contiene las reglas legales acordadas entre el contratante y el contratista. Se verificara especialmente la cláusula del contrato donde se establece las obligaciones del contratista, la cual son las siguientes: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Sin perjuicio de las demás obligaciones que se desprendan de la Constitución Política de la República de Colombia, del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, de las normas que regulan el ejercicio de la ingeniería y sus profesiones afines y auxiliares, de las contenidas en las normas urbanísticas, técnicas y ambientales pertinentes, de las particulares que correspondan a la naturaleza del contrato a celebrar, de aquellas contenidas en otros apartes del pliego de condiciones y de las consignadas específicamente en el contenido del contrato, el contratista contrae, entre otras, las CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] siguientes: a) Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, ejecutando la obra contratada, de acuerdo con los planos, especificaciones de construcción, cantidades de obra y precio unitario fijo contenidos en la propuesta presentada y Reglas de participación. b) Ejecutar la obra tanto en calidad, cantidad, como en tiempo, con todos los equipos, maquinaria, herramientas, materiales y demás elementos necesarios para la ejecución de las obras. c) Ejecutar las obras de acuerdo con el programa general aprobado por la Interventoría a. d ) Responder por el pago de los impuestos que cause la legalización del contrato. e) Presentar en el plazo establecido en los Pliegos de condiciones de la Licitación, los documentos y cumplir con los requisitos de orden técnico, exigidos como condición previa e indispensable para suscribir el Acta de Iniciación del Contrato. f) Programar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato. g) Rendir y elaborar los informes, conceptos, estudios y demás trabajos que se le soliciten en desarrollo del contrato. h) Presentar al Interventor informes de avance de obra y del Desarrollo de los aspectos Ambientales y Comunitarios. i) Elaborar y presentar conjuntamente con el Interventor, actas parciales y final de obra. j) Suministrar y mantener durante la ejecución de la obra y hasta la entrega de la misma, el personal profesional ofrecido. En caso de justa causa comprobada una vez iniciada la obra, y si EL CONTRATISTA requiera cambiar alguno de los profesionales propuestos, deberá demostrar el motivo y el reemplazo deberá tener un perfil igual o superior al que se retiró. La aceptación del nuevo profesional estará sujeta a la aprobación de LA ALCALDIA. Será por cuenta del CONTRATISTA el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de todo el personal que ocupe en la ejecución de la obra, igualmente la elaboración de los subcontratos necesarios, quedando claro que no existe ningún tipo de vínculo laboral del personal con LA ALCALDIA. k) Mantener al frente de las obras un Ingeniero Civil matriculado y aceptado por LA ALCALDIA, quien será el Director de la obra y representante del CONTRATISTA para decidir con el Interventor sobre los aspectos relacionados con la ejecución de la obra. l) Reparar las vías de acceso en los lugares de obra concernientes al presente contrato, cuando se deterioren como consecuencia de la ejecución de las obras. m) Retirar los materiales sobrantes y entregar la obra en perfecto estado de limpieza. n) Invertir en forma directa e inequívoca el anticipo en el objeto contractual con sujeción al plan de inversiones. o) Responder por todo daño que se cause a bienes de LA ALCALDIA, al personal que se utilice y a terceros en la ejecución del contrato. p) Responder por toda clase de demandas, reclamos o procesos que instaure el personal o los subcontratistas. q) Garantizar las normas de seguridad industrial para la ejecución del contrato en los siguientes aspectos: 1) Elementos de seguridad industrial para obreros y todo el personal de la obra, 2) Manipulación de equipos, herramientas, combustibles y todos los elementos que se utilicen para cumplir el objeto 3) Todo el contenido de seguridad industrial debe acogerse a las normas vigentes. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] r) Responder por la buena calidad de los materiales y elementos utilizados en el objeto del contrato. s) El CONTRATISTA, subcontratistas y proveedores se obligan a cumplir las medidas ambientales, sanitarias, forestales, ecológicas e industriales necesarias para no poner en peligro las personas ni las cosas, respondiendo por los perjuicios t) Responder por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o por haber suministrado información falsa, de conformidad con la ley. u) Cumplir con la totalidad de los alcances descritos en este pliego y sus anexos. v) Informar oportunamente a LA ALCALDIA sobre eventualidad que pueda surgir y que implique retraso en el desarrollo del contrato. w) Velar y garantizar la buena calidad del objeto contratado, mediante la ejecución de ensayos de laboratorio a los materiales que emplee en la construcción, con las frecuencias determinadas en las especificaciones y a suministrar esta información al Interventor. Se compromete igualmente a suministrar las muestras de los materiales que solicite el interventor para la ejecución de ensayos de control. x) Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y en trabamientos. y) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho. z) Mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] CONTROL DE DISEÑO PLANIFICACION DE LA REALIZACIÓN DEL DISEÑO OBJETO Establecer la sistemática a seguir por la organización para la planificación y desarrollo de los procesos necesarios para la ejecución de los proyectos de obra. Dicha planificación debe ser coherente con los requisitos de los demás procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014. ALCANCE Este apartado se aplica en la medida que corresponda, a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 para la ejecución de la obra REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA, la cual deberá ser ejecutado dentro del diseño de la vía a construir realizando las especificaciones técnicas establecidas para el proceso de ejecución. Establecer las condiciones necesarias para planificar y controlar la obra proyectos, así como la modificación que requiera el proyecto. RESPONSABILIDADES Las actividades de planificación de los proyecto fue realizada por la secretaria de planeación de la ALCALDIA DE BARRANCAS la cual colocara a disposición de nuestro consorcio los estudios y diseños previo para su ejecución, en colaboración con el Director de Calidad. REALIZACION La planificación de la ejecución de la obra, se debe desarrollar en base a la determinación de: - Los objetivos de la Calidad y los requisitos del producto a instalar La necesidad de establecer procesos, documentos y dotar de recursos específicos para la ejecución del proyecto de obra. Las actividades de verificación, validación, seguimiento y medición, específicas para el proyecto de obra y el producto y los criterios para su aceptación. Los registros necesarios que evidencien que tanto los procesos de realización de la obra cumplen con los requisitos establecidos. PROCESOS RELACIONADOS CON EL SITIO OBJETO Establecer la sistemática a seguir por la organización que permita determinar de una manera clara y sin ambigüedades: CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] - Los requisitos especificados por LA ALCALDIA. Los requisitos no especificados por LA ALCALDIA pero necesarios para la ejecución del proyecto. Los requisitos legales y/o reglamentarios para su ejecución. Cualquier otro requisito que CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 considere adecuado. Canales eficaces de comunicación con LA ALCALDIA que facilite la información respecto a la vía a ejecutar, las consultas que puedan realizar, incluyendo sus quejas. ALCANCE Este apartado se aplica a todos los proyectos de ejecución de obra ejecutado por CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014. RESPONSABILIDADES El Director de obra debe revisar las peticiones de ofertas, pedidos y contratos de los proyectos de obra, con el fin de garantizar que se cumple. El Gerente es responsable de la aprobación de las peticiones de oferta, pedidos y contratos de los proyectos de obra. REALIZACION La organización de CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014, tiene procedimientos documentados para asegurar que la oferta, contrato aceptado, se cumplen las siguientes condiciones: Se han definido y documentado todos los requisitos de LA ALCALDIA y cualquier cambio posterior. Se han acordado y resuelto cualesquiera de las diferencias entre el pedido de LA ALCALDIA y la oferta inicial. Se ha comprobado que pueden cumplirse los requisitos de LA ALCALDIA en todos los aspectos. Todas las operaciones realizadas como resultado de la Revisión, quedan registradas y conservadas en archivo. Los requisitos de LA ALCALDIA que impliquen una variación con respecto a las especificaciones, no se pueden tomar en consideración hasta que dicha variación sea autorizada por escrito por el Gerente. El Responsable de Oficina Técnica con el residente de la obra debe planificar, organizar, dirigir y controlar todas las etapas propias del proyecto y por ello es responsable entre otras cosas de: - - Determinar los requisitos de partida y registrarlos en los documentos del proyecto correspondientes, codificados según una referencia inequívoca definida al establecer los requerimientos iniciales. Resolver el conflicto y conseguir la coherencia y factibilidad necesaria en los requerimientos relacionados con el proyecto. Colaborar en la ejecución de las auditorías internas orientadas a la mejora de nuestro Sistema CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] - - de Calidad. Impulsar la implantación de acciones correctoras y preventivas orientadas a la mejora de nuestros procesos. Complementar el informe de No Conformidad y la Solicitud de Acciones Correctoras que se deriven de las no conformidades presentadas en las etapas de inicio y final de diseño. Determinar las etapas críticas y establecer entre ellas si procede una reunión de control de proyecto. Establecer entre etapas una revisión de diseño con los Departamentos afectados, para comprobar la existencia o no de desviaciones respecto a los requisitos de partida. Establecer entre etapa y etapa debido a una modificación o cambio de diseño una reunión de Revisión de Diseño. Validar el proyecto, asegurando así la conformidad con los requerimientos de partida del Diseño. REALIZACION El proyecto se nuera con la autorización de Gerencia, y la puesta en marcha, en función del tipo de proyecto, de las tareas de Cálculo y ejecución necesarias. La metodología a seguir para el adecuado desarrollo del Control de la obra, queda reflejado en el Procedimiento de Diseño, ejecución y Desarrollo de la obra a partir de unos requerimientos establecidos en el pliego de condiciones y ejecutados por CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014. PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO DE LA OBRA En la etapa previa del Desarrollo, la Organización determina: - Las etapas de verificación del diseño del proyecto La revisión verificación y validación adecuadas para cada etapa Las responsabilidades y autoridades para el Desarrollo de la etapa El residente de obra, debe gestionar las interfaces entre los diferentes colectivos involucrados en el Diseño (secretaria de planeación) y Desarrollo de la obra, con el fin de garantizar una comunicación eficaz y una clara asignación de responsabilidades. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 Controlar todos los documentos del sistema de calidad para asegurar la disponibilidad de la información para aquellos que la requieren. Demostrar que se tiene un proceso de control de los documentos que incluya el acceso, la revisión y la disposición de las versiones obsoletas. ASPECTO Acceso ESTO INCLUYE Revisión, actualización y destrucción EN Una organización de los documentos en una estructura que permita la consulta fácil de la información. Un encadenamiento de los documentos que contienen información relacionada. Un índice de referencia de los documentos disponible para los miembros de la organización que contenga la más reciente revisión de los documentos que facilite el acceso a la información Los documentos nuevos y las revisiones son realizados y aprobados por personal autorizado con la suficiente experiencia e información en el tema. Las revisiones y actualización se realizan con suficiente material de referencia y soporte. Todos los documentos obsoletos son desechados. Los cambios en los documentos revisados son identificados, si es práctico, en el documento mismo, o en una hoja de notificación de cambios. Revisiones periódicas de cada documento DOCUMENTOS Y REGISTROS REQUERIDOS HAY INFORMACION QUE INCLUIR ACERCA DE LOS DOCUMENTOS EN LOS REGISTROS DE CALIDAD El sistema de control de documentos y sus procedimientos. La lista maestra de documentos o un medio similar de índice de documentos. Quienes autorizan los documentos y sus cambios. El programa de revisiones periódicas. HAY INFORMACION QUE INCLUIR ACERCA DE Las listas de distribución de copias. Los resultados de las revisiones de los documentos. La información que respalda cada documento. La naturaleza de los cambios. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] COMPRAS OBJETO Definir el modo de asegurar que los materiales adquiridos tengan la Calidad, estipulada que permita desarrollar los proyectos de ejecución de obra y mantener los productos instalados libres de defectos. ALCANCE Este apartado se aplica a todas las compras de materiales que puedan afectar a la regularidad y fluidez del proceso productivo de ejecución de la obra y/o a la Calidad de la obra. RESPONSABILIDADES En la estructura de CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014. La gestión de adquisición de materiales y productos con destino directo o indirecto a la producción se realiza tal como se indica a continuación: - - Materias primas y componentes: A petición del residente de Obra, con la autorización del director de Obra y la aprobación del Responsable de Compras. Productos Auxiliares: Cada departamento debe tramitar al Responsable de Compras la solicitud del pedido correspondiente. Productos de Mantenimiento y Recambios: el Responsable de Mantenimiento tramita la solicitud del pedido al Responsable de Compras. Las inversiones en equipamientos son aprobadas, liberadas y controladas por el Gerente y ejecutadas por el responsable de Compras. REALIZACION General Todas las compras de materiales y productos deben efectuarse de acuerdo con unas detalladas especificaciones que comprendan todos los requisitos de Calidad necesarios. PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIALES Y SUBCONTRA TOS DE ESPECIALIDADES OBJETIVO Este documento establece el mecanismo utilizado por CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 para la compra de Materiales y Subcontratos de Especialidades. ALCANCE Este procedimiento debe ser atendido por cada una de las Obras. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] RESPONSABILIDADES - Director de obra Residente de obra Almacenista de obra ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Compras a través de oficina central El director de obra emite el Pedido Interno, el cual se entregara al inicio de cada obra, indicando claramente la unidad, cantidad, descripción y observaciones en donde se precisaran todos los datos complementarios exigible al material o servicio tales como, certificados de calidad, normas, especificaciones técnicas, y la fecha de entrega en obra, detallando claramente quien solicita el pedido y visado (VOSO).Este pedido debe efectuarse a lo menos con 72 horas de anticipación al requerimiento del material de uso habitual en obra. El director de obra, previamente, verifica con el almacenista de la obra si existe stock del material en obra, registrando en el mismo pedido cualquier información relevante o complementaria, para posteriormente ser enviado al encargado de adquisiciones en la oficina central. El director de obra Encargado de Adquisiciones cotiza los materiales o el Servicio solicitado a tres proveedores y emite la Orden de Compra en base a la cotización más conveniente según los requerimientos de la Obra. En la Orden de Compra se precisaran todos los datos complementarios exigibles al material o servicio tales como, certificados de calidad, normas, especificaciones técnicas, y la fecha de entrega en obra. Posteriormente, el director de obra Encargado de Adquisiciones adjunta un resumen de las cotizaciones efectuadas a la Orden de Compra y solicita voso al representante legal. Firmada la Orden de Compra, se remite al Proveedor y al residente de la de la Obra, para informar que la compra está efectuada y planificar la recepción en conjunto con el almacenista. El Residente de Obra entrega una copia de la Orden de Compra al almacenista para que recepciones los materiales Las compras se efectúan según la metodología descrita, sin embargo, esta condición puede ser modificada cuando se trate de proveedores únicos, o bien, cuando las exigencias del proyecto especifiquen una marca o proveedor determinado. Compras a través de Obra El Residente de Obra envía un memorándum (no es considerado registro controlado del Sistema de Gestión de Calidad) al director de obra en el que se indica, claramente, los materiales solicitados describiendo la unidad y cantidad. Esta solicitud deberá efectuarse a lo menos con 72 horas de anticipación. El director de obra pondrá su voso y lo entrega al almacenista quién verifica el stock en CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] obra, registrando en el mismo memo cualquier información relevante. Posteriormente, confecciona el pedido interno y solicita el voso al residente de obra. Con el voso del Residente de Obra para las primeras compras de un mismo producto o servicio, solicita tres cotizaciones, las que adjunta al Pedido Interno y solicita voso al director de la Obra. El director de obra emite la Orden de Compra en base a la cotización más conveniente para la Obra y discriminando al Proveedor de acuerdo al siguiente criterio: (i) Categoría (ii) Precio Y el lugar de entrega, las condiciones de compra y cualquier otra solicitud necesaria que deba cumplir el material o servicio (Se precisaran todos los datos complementarios exigible al material o servicio tales como, certificados de calidad, cumplimiento de normas, especificaciones técnicas, y la fecha de entrega en obra) además debe identificar claramente la Obra con su correspondiente Centro de Costo Las posteriores compras del mismo producto o servicio se realizan con el mismo proveedor que la primera, tomando resguardo de volver a cotizar a lo menos una vez al mes o cuando cambie de precio. Para cada Obra el representante legal del consorcio define el monto de las compras que el Administrador de Obra puede realizar en forma autónoma. Órdenes de Compra por un monto superior al definido en el punto anterior, deben ser enviadas a Oficina Central para ser autorizada a través de la firma del representante legal del consorcio. Órdenes de Compra por montos inferiores al definido sólo lleva la firma del Director de Obra. Una vez firmada la Orden de Compra por quien corresponda se envía al proveedor. El director de obra envía al representante legal del consorcio a lo menos una vez por semana, copia de las Órdenes de Compra de numeración correlativa emitidas en Obra. Subcontratos de especialidades Los Contratos para Subcontratistas son redactados por el representante legal del consorcio bajo los requerimientos de las Bases Administrativas y Técnicas del Pliego de condiciones de la licitación. Los Contratos para Subcontratistas deben indicar, claramente, los materiales que aporta el subcontratista (si corresponde), las actividades a ejecutar, la unidad de medida, el plazo de ejecución, la forma de pago, las multas, las obligaciones del subcontratista, entre otros. Estos Contratos son autorizados por el representante legal del consorcio y firmados. El director de obra mantiene los originales de los Contratos para Subcontratistas y distribuye copia de ellos al residente de obra. El representante legal del consorcio elabora el Estado de Pago para Subcontrato de Especialidad, el que envía al director de obra para su aprobación. Posteriormente, el Estado de Pago original se envía al representante legal del consorcio para su VOBO y para la gestión del pago y archivo. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] REGISTROS Pedido de Materiales Orden de Compra Cotizaciones Contrato para Subcontratista Estado de Pago para Subcontrato CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] CONTROL DE PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE ALCANCE Contar con un sistema para la verificación, el almacenamiento y el mantenimiento de los productos suministrados por el cliente para incorporar en el producto final. En este momento el cliente se convierte también en proveedor del proceso y es responsable de la calidad del producto suministrado. Contar con un sistema para la verificación, el almacenamiento y el mantenimiento de los productos suministrados por el cliente para incorporar en el producto final. En este momento el cliente se convierte también en proveedor del proceso y es responsable de la calidad del producto suministrado. Asegurar que el producto suministrado es apropiado para el propósito cumple con las especificaciones establecidas es protegido durante el almacenamiento, transporte y uso dentro del proceso Reportar al cliente si el producto suministrado se pierde, se deteriora o, de alguna forma, queda inservible en cualquier parte del proceso. EN Los documentos Los registros de calidad HAY QUE INCLUIR INFORMACION HACERCA DE El sistema de verificación y sus procedimientos. El sistema de almacenamiento y sus procedimientos. El sistema de mantenimiento y sus procedimientos. El sistema de manejo de las no conformidades y sus procedimientos. Productos que se hayan deteriorado, perdido o quedado inservibles. Los resultados de las verificaciones. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO OBJETO Definir las modalidades de identificación de los proyectos de obra con referencia al estado, la documentación, códigos, especificaciones, fechas de ejecución, etc., para asegurar su trazabilidad a través del proceso de realización del mismo. ALCANCE Los métodos de identificación deben comprender desde la recepción de primeras materias hasta la entrega de la obra terminada. DEFINICIONES Identificación: Se entiende como la individualización inequívoca de un proyecto y de su estado de ejecución. Trazabilidad: la capacidad de reconstruir el historial de un proyecto o una actividad relacionada al mismo mediante una identificación registrada RESPONSABILIDADES Los responsables son el gerente del proyecto, director de obra y el residente de la obra deben de establecer y exigir el cumplimiento de las normativas adecuadas de identificación. REALIZACION Identificación: El proyecto REMODELACION Y ADECUACION DEL POLIDEPORTIVO DEL BARRIO LORENZO SOLANO EN EL MUNICIPIO DE BARRANCAS, DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA ejecutado por CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014. Las identificaciones pueden estar constituidas por códigos en las documentaciones de proceso y en los registros. Trazabilidad En la medida que la trazabilidad de los proyectos sea un requerimiento especificado por LA ALCALDIA DE BARRANCAS debe ostentar unas señas de identificación únicas con referencia a los materiales empleados, proveedores y subcontratistas afectados, personal de CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 que ha intervenido y a la fecha de ejecución de cada etapa de la obra. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] INSPECCION Y ENSAYO ALCANCE Asegurar que: se verifica la conformidad de los productos recibidos con respecto a las especificaciones dadas. se inspecciona los productos en proceso según sea necesario. se verifican los productos terminados con respecto a los requisitos especificados antes de su despacho. Etapas primarias de inspección y ensayo ETAPA Recepción Producto en proceso Inspección Final ASEGURAR QUE Los materiales recibidos cumplen con los requerimientos especificados. No se usan los materiales hasta que se verifican. El producto en proceso cumple con los requerimientos especificados. El producto es inspeccionado e identificado. El proceso es monitoreado. El producto se retiene hasta que se realizan todas las pruebas. El producto terminado cumple con los requerimientos especificados. Todas las pruebas y ensayos se han realizado satisfactoriamente. El producto no se despacha hasta que se realizan todas las pruebas. DOCUMENTOS Y REGISTROS REQUERIDOS PARA ESTA SECCION EN LOS DOCUMENTOS REGISITROS DE CALIDAD SE DEBE INCLUIR INFORMACION DE Los sistemas de verificación y pruebas de materiales recibidos y sus procedimientos. Los sistemas de prueba de los productos en proceso y sus procedimientos. Los sistema de prueba del monitoreo del proceso y sus procedimientos. Los sistemas de inspección final del producto terminado y sus procedimientos. Los resultados de las verificaciones y pruebas de los materiales recibidos. Los resultados de las pruebas de los productos en proceso. Los resultados del monitoreo de los procesos CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] que afectan el proceso. Los resultados de las inspecciones finales de los productos. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] CONTROL DE EQUIPO DE MEDICION Y ENSAYO ALCANCE Asegurar que: se controlan, calibran y mantienen todos los equipos de inspección, medición y ensayo utilizados en el sistema de calidad para demostrar que los productos cumplen con los requerimientos especificados. las incertidumbres en las mediciones se conocen y son consistentes con las capacidades de medición requeridas. ETAPAS DEL PROCESO DE CALIBRACION DE LOS EQUIPOS DE INSPECCION ENSAYO ETAPA ASEGURAR QUE IDENTIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE Se cumple con la exactitud requerida. MEDICION SELECICON DE LOS EQUIPOS DE PRUEBA Se evalúan los equipos con respecto a su capacidad para proporcionar la medición requerida. VERIFICACION DE LOS EQUIPOS DE PRUEBA Los equipos poseen la capacidad de realizar las mediciones con la precisión y exactitud requeridas. PROTECCION DE LOS EQUIPOS DE INSPECCION Se preservan contra las condiciones ambientales. Se manipulan, transportan y almacenan adecuadamente. Solamente son ajustados y calibrados por personal autorizado. DOCUMENTACION Se siguen los procedimientos de prueba. Se poseen criterios de aceptación. CALIBRACION Se programan las calibraciones periódicas. Se realizan satisfactoriamente. INDICACION DEL ESTADO DE CALIBRACION Cada equipo posee su etiqueta de calibración. Se tienen registros de las calibraciones. TRAZABILIDAD DE LAS CALIBRACIONES Cada equipo debe calibrarse con base en un equipo de prueba certificado y validado por un estándar reconocido. En caso de que no exista un estándar, se debe identificar la base de la calibración. Equipo fuera de calibración Cuando se encuentra que un equipo de prueba se encuentra fuera de los límites de calibración, es necesario verificar las pruebas realizadas con dicho equipo desde la última calibración aceptable. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] Esto asegura que se identifique el impacto de cualquier equipo fuera de tolerancia sobre la calidad del producto y se tomen acciones correctivas. Instalaciones de prueba Cuando se encuentra que un equipo de prueba se encuentra fuera de los límites de calibración, es necesario verificar las pruebas realizadas con dicho equipo desde la última calibración aceptable. Esto asegura que se identifique el impacto de cualquier equipo fuera de tolerancia sobre la calidad del producto y se tomen acciones correctivas. Todos los elementos de las instalaciones de prueba, incluyendo los programas de computador, deben ser verificados antes de aprobar su uso, con el fin de asegurar su capacidad para determinar que el producto es aceptable. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] ESTADO DE INSPECCION Y ENSAYO ALCANCE Asegurar la identificación del estado de inspección y prueba en que se encuentra cualquier producto dentro del sistema de calidad. Algunas formas de identificar el estado de pruebas: etiquetas, placas o sellos en productos individuales o en baches tarjetas de estado de la producción almacenamiento en lugares identificados registros de inspección programas de manejo de materiales Se deben identificar las responsabilidades y autoridades de inspección que permiten el despacho del producto. DOCUMENTOS Y REGISTROS REQUERIDOS PARA ESTA SECCION EN LOS DOCUMENTOS LOS REGISTROS DE CALIDAD SE DEBE INCLUIR INFORMACION DE Las responsabilidades de la revisión y despacho de los productos. El sistema de identificación del estado del producto y los procedimientos. Los resultados de las inspecciones. La autoridad para permitir el despacho de los productos conformes. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME El objeto de esta sección es establecer una metodología para asegurar la no utilización y disposición de aquellos productos que no cumplan con las especificaciones, clasificar las No Conformidades de acuerdo a su causa raíz y establecer los parámetros para acciones correctivas y preventivas y referenciar un procedimiento para el tratamiento de producto no conforme. El gerente (representante legal del consorcio) junto con el asesor externo Profesional en Gestión de la Calidad son los responsables de hacer seguimiento a las acciones correctivas y preventivas. El producto no conforme identificado es controlado para evitar su uso inapropiado de acuerdo con el PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME. Los productos no conformes son identificados en el registro de calidad correspondiente, generalmente formatos de inspección y ensayo de laboratorio y en el formato control del producto no conforme. Metodología de tratamiento del producto no conforme Cada vez que se encuentre algún producto intermedio o final que no cumple con las especificaciones técnicas se impedirá el uso de dicho producto en el proceso y se procederá de acuerdo a la siguiente metodología: 1. 2. 3. 4. Identificación del producto no conforme: Nombre, tipo Ubicación de producto no conforme. Determinación de la cantidad de material o producto que no cumple Informar al Ingeniero residente y/o Profesional en Gestión de la Calidad Diligenciando del formato Tratamiento de no conformidad Los productos no conformes detectados se someten a prueba de valorización de acuerdo a las especificaciones, los resultados de dichas pruebas son consignados en el Formato Tratamiento de no conformidad: Los productos no conformes podrán ser clasificados dentro de los siguientes parámetros: Producto para Reproceso: Se refiere a la adecuación del producto no conforme hasta lograr el cumplimiento de las especificaciones. Producto de Aprobación por derogación: Se refiere al producto no conforme que requiere una autorización (derogación) por parte de la interventoría para su utilización. Producto Reclasificable: Se refiere al producto no conforme que no puede ser reprocesado ni aprobado para su utilización en el proceso, pero que puede ser utilizado en otro proceso que requiera un producto de menor especificación. Producto de rechazo: Se refiere al producto no conforme que no puede cumplir con ninguna CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] especificación que requiere LA ALCALDIA DE BARRANCAS. Las acciones correctivas o preventivas generadas por el Control del producto no conforme son desarrolladas de acuerdo a lo dispuesto en el PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS y PREVENTIVAS, se debe diligenciar el FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS y PREVENTIVAS. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA El CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 cuenta con el PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS y PREVENTIVAS que describe el análisis, la implementación y el control de las acciones correctivas. Durante la ejecución del presente proyecto los responsables para definir las Acciones Correctivas y Preventivas son los ejecutores del mismo, quienes las dejarán registradas y documentadas con los soportes respectivos. La necesidad de una acción correctiva puede ser indicada por varios factores, algunos de los cuales pueden ser: Inspecciones y ensayos Evaluaciones de la capacitación de personal Recursos disponibles en CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 Fallos o deterioro de la maquinaria Inadecuada aplicación de normas o procedimientos de la obra (Revisión del contrato, compras, entre otros) Aplicación de normas no eficaces Informes de auditorias Evaluación y/o quejas y reclamos de LA ALCALDIA DE BARRANCAS. Se define la no conformidad y se establecen las causas básicas del problema presentado, para determinar la acción correctiva requerida. La no conformidad, así como los resultados del análisis de las causas y las acciones a tomar son registradas en el formato: FORMATO DE NO CONFORMIDADES. Así mismo, se cuenta con un mecanismo consignado en el PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS y PREVENTIVAS para el seguimiento de acciones correctivas de las no conformidades detectadas en las auditorías internas de calidad. Cuando la oportunidad de mejoramiento se origina en una evaluación y/o quejas y reclamos de LA ALCALDIA DE BARRANCAS, se procede a analizar si se requiere una reunión con LA ALCALDIA o su representante en donde se definan las acciones correctivas o preventivas a implementar. De esta acción se deja evidencia en un Acta de reunión o en el Libro de obra o Bitácora. Con base en los resultados obtenidos en la implantación de las acciones correctivas/preventivas se determina la necesidad de emprender nuevas acciones o de modificar, cambiar o generar nuevas normas, procesos y procedimientos. ACCIONES PREVENTIVAS Se cuenta con el PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. El funcionario que CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] detecta una no conformidad potencial con base en el análisis de los procesos y operaciones de trabajo que afecten la calidad del producto, derogaciones, resultados de auditorías, registros de calidad, quejas, reclamos y sugerencias de LA ALCALDIA, propone al Director de Obra o al Profesional en Gestión de la Calidad con el fin de que se genere una acción preventiva. Estas propuestas son presentadas en los Comités Técnicos y Administrativos. En estos Comités se discuten las posibles dinámicas de trabajo a establecer en el contrato para mejorar la gestión del tema del cual es origen la acción. Cuando la propuesta genera una acción preventiva se registra en el formato Tratamiento de no conformidad, incluyendo responsable de la implementación de la misma, actividades y plazos de ejecución. Para comprobar la eficacia de la acción tomada el Director de Obra y/o el Profesional en Gestión de la Calidad realiza una valoración de los resultados que se han derivado de la ejecución de la acción, de si se han cumplido los plazos establecidos para la ejecución de la acción y reseña las observaciones que considere necesarias. La acción se considera cerrada cuando haya quedado demostrada la eficacia de la nueva dinámica en relación al origen de la misma. El cierre de la no conformidad queda registrado en el FORMATO DE NO CONFORMIDADES. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] MANEJO, ALMACENAMIENTO, EMBALAJE, PRESERVACION Y ENTREGA EL CONTRATISTA, realizará un cronograma de trabajo de la obra de acuerdo a las actividades y tiempos propuestos para la ejecución del mismo con aprobación del interventor o el representante de LA ALCALDIA DE BARRANCAS. Por medio de Comités de Obra se evaluará la ejecución y avance del contrato en aspectos técnicos, administrativos, financieros, obligaciones y demás que hagan parte del contrato y que puedan afectar el desarrollo de este. Se realizará una evaluación de los posibles riesgos que pueda tener el contrato o proyecto para su ejecución, ejemplo, tiempos de llegada de maquinaria, riesgo por excavaciones muy profundas con construcciones muy cercanas, presencia de lluvias para la época de construcción de las obras, protección a la integridad de redes de servicios públicos existentes en el sitio de los trabajos, estabilización de taludes, accesos peatonales para los usuarios de la peatonal. La organización debe preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Esta preservación debe incluir la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación se aplicará también, a las partes constitutivas del producto. Todos los materiales críticos que puedan sufrir deterioro se almacenarán adecuadamente y se llevará el control pertinente de cada uno de ellos para poder asegurar su preservación y su uso en óptimas condiciones de calidad para la entrega a LA ALCALDIA DE BARRANCAS de la obra. La entrega de la obra se realizará por medio de actas parciales de obra, los cuales serán aprobados por la Interventoría y en su contenido se registrará, para cada uno de los frentes de trabajo: Avance de cada una de las actividades programadas. Cantidades de obra ejecutadas. Registros fotográficos. Resultados de los ensayos de materiales y demás pruebas realizadas. Fotocopia de la bitácora o libro de obra. Resumen de las actividades realizadas en el mes. Relación del personal empleado en la ejecución de la obra. Informe de seguridad industrial y salud ocupacional. Informe de manejo ambiental. Informe de manejo e inversión del anticipo con los respectivos soportes. Actualización del programa de ejecución de obra. Acreditación, del pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] Se presentará un informe final, el cual estará aprobado por la interventoría y el cual debe contener: a. Resumen de actividades y desarrollo de la obra. b. Documentación técnica, entre ella: Bitácora de obra, Planos record de obra, aprobados por la Interventoría. c. Manual de mantenimiento con las respectivas garantías de calidad y correcto funcionamiento. d. Acreditación, de encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF y las cajas de compensación familiar, cuando corresponda. e. Póliza de estabilidad de la obra y actualización de las demás pólizas que lo requieran. f. Paz y salvo, por todo concepto, de los proveedores y subcontratistas. g. Actualización final de cada uno de los programas requeridos en el pliego de condiciones. h. Registro fotográfico definitivo. Se llevará una bitácora de obra, que es la memoria diaria de todos los acontecimientos ocurridos y decisiones tomadas en la ejecución de los trabajos, así como de las órdenes de interventoría, de los conceptos de los especialistas en caso de ser necesarios, de la visita de funcionarios que tengan que ver con el proyecto, etc., de manera que se logre la comprensión general de la obra y el desarrollo de las actividades, de acuerdo con la programación detallada de la obra. Deberá entregarse debidamente foliada y firmada por el director de obra, el residente y el director de la interventoría. A ella tendrán acceso, cuando así lo requieran, los delegados de la Secretaría de Planeación de LA ALCALDIA DE BARRANCAS. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD GENERALIDADES El proceso de manejo de los registros de calidad debe asegurar que éstos demuestran: la operación efectiva del sistema de calidad. la obtención de la calidad requerida del producto. Etapas del manejo de los registros de calidad. ETAPAS DEL MANEJO DE LOS REGISTROS DE CALIDAD ETAPA DESCRIPCION IDENTIFICACION Se establece la identificación de los registros individuales y los tiempos de conservación de los documentos. RECOLECCION Se identifica la responsabilidad de la recolección de los registros. DISTRIBUCION Se identifican los usos de los datos recopilados. ARCHIVO Se asigna un lugar de fácil acceso durante la etapa de “uso frecuente” de los registros. ALMACENAMIENTO Se asigna un lugar de almacenamiento de largo plazo. DESTRUCCION Se determina el momento en que los registros individuales no son requeridos nuevamente. DOCUMENTOS Y REGISTROS REQUERIDOS PARA ESTA SECCION EN HAY QUE INCLUIR INFORMACION ACECA LOS DOCUMENTOS La necesidad de registros específicos. El sistema de manejo de los registros de calidad y sus procedimientos. La identificación de los registros y el tiempo de conservación de los documentos. LOS REGISTROS DE CALIDAD Revisiones al manejo de los registros. Destrucción de registros. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] AUDITORIAS DE CALIDAD Esta sección referencia el procedimiento para la realización de auditorías y establece el programa de auditorías a desarrollar en la ejecución del Proyecto. El auditor de calidad tiene la responsabilidad de realizar las auditorías internas de calidad. De igual forma deberá informar al CONTRATISTA, acerca de los resultados de las auditorias. En el PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS se definen como se realizan las auditorías internas de calidad. Durante el desarrollo del Proyecto se realizarán 4 auditorías, de acuerdo a la fecha de iniciación de las obras las auditorias se programan de la siguiente manera: AUDITORIA INTERNA Proceso a auditar Ejecución del Proyecto 1 2 3 4 1 mes ¼ ejecutado ½ ejecutado 3/4 ejecutado X X X X Los resultados de las auditorías internas están a disposición de LA ALCALDIA DE BARRANCAS, cuando requieran ser analizados, así como las acciones correctivas realizadas y su efectividad. LA ALCALDIA DE BARRANCAS, está en la libertad de realizar las auditorías externas que considere necesario para el desarrollo del Proyecto, y EL CONTRATISTA está en la disposición de colaborar en todas aquellas auditorias que planifique LA ALCALDIA DE BARRANCAS. CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] ENTRENAMIENTO CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014, establecerá y mantendrá actualizados procedimientos documentados para identificar las necesidades de entrenamiento y capacitación a todo el personal que efectué actividades que incidan en la calidad de la ejecución de la obra, el personal que elabore tareas asignadas especificas debe ser calificado con base en la educación apropiada, el entrenamiento o la experiencia según se requiera. Se deben conservar registros adecuados de entrenamiento y capacitación. PROCEDIMIENTOS DE ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL El Procedimiento correspondiente asignado al DIRECTOR DE OBRA es el de Capacitación del Personal, esta función es de vital importancia, pues el personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas. La competencia, formación y toma de conciencia, comienza por definir la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto, cuando estas competencias no se cumplen se debe proporcionar formación u otro tipo de acciones para lograr la competencia necesaria por obra, estas capacitaciones pueden ser impartidas por organismos externos como al interior de la propia empresa, una vez concluida la capacitación se debe evaluar las acciones tomadas. Lo importante es que la organización tome las capacitaciones de su personal como una oportunidad de mejora y que no lo haga por cumplir con la normativa, la inversión de recursos en capacitación a la larga es compensada con mejor desempeño, mejor gestión en cualquier área y sin duda eso se transforma en un ahorro significativo de recursos y contribuye notoriamente a uno de los objetivos inherentes a cualquier organización que es obtener utilidades. OBJETIVO Este documento establece el mecanismo utilizado por CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014, para definir los niveles de competencia del personal, detectar las necesidades de capacitación y entrenamiento para poder generar programas a partir de los niveles de competencia definidos. ALCANCE Este procedimiento debe ser atendido por la Gerencia. RESPONSABILIDADES DIRECTOR DE OBRA ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected] Competencia del Personal La competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan directamente la calidad de la obra o que puedan provocar impactos sobre el Medio Ambiente y la Seguridad y' Salud en el Trabajo, está definida en el Listado de Competencias de Personal que mantiene el DIRECTOR DE OBRA. Los registros que respaldan las competencias del personal los mantiene la oficina central. Programa de Capacitación. Director de obra y el Representante del CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 se reúnen para realizar un levantamiento de las necesidades de capacitación en la Oficina y velar por la toma de conciencia. Las necesidades de capacitación del personal de Obras serán detectadas por el residente de Obras, Las necesidades de capacitación, pueden provenir de: a. Diferencias entre el nivel de competencia necesario (definido en el Listado de Competencia del Personal) y el real. b. Cambio en la tecnología o métodos de trabajo utilizados en la empresa. c. Cambios en la estructura organizacional o en los puestos de trabajo. d. Aspectos ambientales significativos. e. Peligros de seguridad y salud en el trabajo. f. Auditorías Internas. g. Revisiones Gerenciales. h. Política Integral. i. Otros. El Director de obra, a partir de lo descrito en el punto anterior, elabora un Programa de Capacitación para el año en curso el que puede ser modificado dependiendo de los recursos disponibles o necesidades puntuales de la organización, en este programa se define un plazo para desarrollar dicha capacitación máximo tres meses., este en el caso de la obra lo debe elaborar el residente de obra. Cualquier capacitación realizada internamente se indica en el Registro de Capacitación Interna que mantiene director de obra. ____________________________________ YEINER JOSE CELEDON OÑATE Representante Legal CONSORCIO DEPORTES BARRANCAS 2014 CALLE 5 No. 5 – 28 PAPAYAL, LA GUAJIRA [email protected]
