REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES DE LA GESTION DE GRADUADOS – UDEC CIENCIA DE DATOS 702 JAIRO SEBASTIAN GARCIA MORA JAIDER DAVID HERNANDEZ BAQUERO CARLOS ENRIQUE MORENO PEREZ ANGELA PATRICIA ARENAS AMADO UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA 2023 Tabla de contenido 1. Introducción 2. Descripción General 2.1. Perspectiva del producto 2.2. Funciones del producto 2.3. Características de los usuarios 3. Requerimientos específicos 3.1. Requerimientos funcionales 3.2. Requerimientos no funcionales 4. Requerimientos específicos 4.1 Requerimientos de la gestión de ceremonias de grado 4.2 Requerimientos de la gestión de graduados 4.3 Requerimientos de la interfaz de usuario 4.4 Requerimientos de rendimiento 4.5 Requerimientos de seguridad 5. Esquema relacional de la base de datos utilizada en el CRM 6. Análisis de riesgos 6.1. Riesgos de seguridad 6.2. Riesgos técnicos 6.3. Riesgos operacionales 7. Plan de pruebas 7.1. Pruebas de unidad 7.2. Pruebas de integración 7.3. Pruebas de sistema 7.4. Pruebas de aceptación 7.5. Pruebas de carga 7.6. Pruebas de estrés 8. Apéndices 1. Introducción El presente documento describe los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema CRM de graduados para la Universidad de Cundinamarca UDEC. El objetivo principal del sistema es gestionar la información de los graduados, tanto para la administración de ceremonias de grado como para la gestión de los graduados y su participación en eventos y programas de posgrado. Este documento está dirigido a los desarrolladores del sistema, así como a los responsables de la toma de decisiones y cualquier otra persona involucrada en el proyecto. Se espera que este documento sirva como guía para el diseño, desarrollo, implementación y pruebas del sistema, y que sea actualizado a medida que se vayan identificando nuevos requerimientos o cambios en los ya existentes. El alcance del proyecto incluye la creación de una base de datos relacional que contenga la información de los graduados y su participación en eventos y programas de posgrado, así como la implementación de una interfaz de usuario que permita el acceso y la gestión de esta información de manera intuitiva y eficiente. Cabe destacar que este proyecto es crítico para la Universidad de Cundinamarca UDEC, ya que permitirá mejorar la gestión de los graduados y ofrecerles oportunidades para su desarrollo académico y profesional. Por tanto, se espera que se cumplan todos los requerimientos identificados en este documento y que se entregue un sistema robusto, confiable y fácil de usar. 2. Descripción General 2.1. Perspectiva del producto El sistema CRM de graduados se diseñará como una aplicación web que permita la gestión de la información de los graduados de la Universidad de Cundinamarca UDEC. La aplicación será accedida por personal autorizado de la universidad, así como por los propios graduados, quienes podrán acceder a su información personal y actualizarla según sea necesario. 2.2. Funciones del producto El sistema CRM de graduados tendrá las siguientes funciones: Gestión de la información de los graduados: El sistema permitirá almacenar y gestionar la información personal de los graduados, incluyendo su nombre, número de cédula, dirección, correo electrónico, teléfono, fecha de graduación, estado civil, número de hijos y programa de estudio. Administración de ceremonias de grado: El sistema permitirá llevar un registro de los graduados que participan en cada ceremonia de grado, así como la generación de estadísticas por programa y por ceremonia. Gestión de eventos: El sistema permitirá la gestión de eventos para graduados, incluyendo la inscripción, confirmación y cancelación de los mismos. También se registrarán los motivos de cancelación para su análisis posterior. Oferta de programas de posgrado: El sistema ofrecerá información sobre los programas de posgrado disponibles para los graduados, así como la opción de preinscribirse en ellos. Registro de estudios posgraduales: El sistema permitirá registrar la información de los estudios posgraduales realizados por los graduados, incluyendo el tipo de estudio, la institución, la fecha de graduación y si el graduado se encuentra actualmente estudiando o no. 2.3. Características de los usuarios Los usuarios del sistema CRM de graduados serán personal de la universidad encargado de la gestión de graduados, así como los propios graduados que podrán acceder a su información personal y actualizarla según sea necesario. Se espera que los usuarios tengan conocimientos básicos de informática y navegación en internet, así como una comprensión general de la terminología relacionada con la gestión de graduados y eventos académicos. 3. Requerimientos específicos 3.1. Requerimientos funcionales El sistema deberá permitir la gestión de los graduados de la Universidad de Cundinamarca UDEC. El sistema deberá permitir la realización de estadísticas de graduados por programa y por ceremonia. El sistema deberá permitir el registro de información personal de cada graduado, incluyendo nombres y apellidos, cédula, fecha de graduación, estado civil, dirección, celular, correo electrónico y número de hijos. El sistema deberá permitir la visualización de información relacionada con el empleo actual del graduado, incluyendo la empresa en la que trabaja, la ciudad y el país donde se encuentra la empresa. El sistema deberá permitir el registro de información relacionada con los estudios posgraduales realizados por el graduado, incluyendo el tipo de estudio, la institución y la fecha de graduación. El sistema deberá permitir la gestión de eventos organizados para los graduados, incluyendo la inscripción y cancelación de asistencia, así como la visualización de información relacionada con el evento, como el tipo, la fecha, la ciudad y el lugar. 3.2. Requerimientos no funcionales El sistema deberá ser fácil de usar e intuitivo para los usuarios. El sistema deberá tener una alta disponibilidad y confiabilidad para garantizar su uso constante. El sistema deberá tener un tiempo de respuesta rápido para garantizar una experiencia de usuario satisfactoria. El sistema deberá ser seguro y confidencial, protegiendo la información personal de los graduados. 4. Requerimientos específicos 4.1 Requerimientos de la gestión de ceremonias de grado El sistema debe ser capaz de generar estadísticas sobre el número de graduados por programa, por semestre y por año. El sistema debe permitir la asignación de graduados a una ceremonia de grado específica según la fecha de graduación. El sistema debe permitir la creación y edición de las ceremonias de grado para cada semestre. 4.2 Requerimientos de la gestión de graduados El sistema debe permitir el registro de la información personal de cada graduado, incluyendo nombres, apellidos, cédula, fecha de graduación, estado civil, dirección, celular, correo electrónico y número de hijos. El sistema debe permitir la consulta de la información de los graduados, incluyendo su lugar de trabajo, ciudad y país. El sistema debe permitir el registro de los estudios posgraduales realizados por los graduados, incluyendo el tipo de estudio (especialización y/o maestría), la institución y la fecha de graduación. El sistema debe permitir la gestión de eventos para los graduados, incluyendo la creación de eventos, la inscripción de graduados, la confirmación de asistencia y la cancelación de asistencia. El sistema debe permitir la oferta de programas de especialización para los graduados, recibiendo a través del CRM una pre-inscripción por parte del graduado. 4.3. Requerimientos de la interfaz de usuario La interfaz de usuario debe ser fácil de usar y navegar. La interfaz de usuario debe ser atractiva visualmente. La interfaz de usuario debe ser accesible desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. 4.4. Requerimientos de rendimiento El sistema debe ser capaz de manejar grandes volúmenes de datos. El tiempo de respuesta del sistema debe ser rápido. El sistema debe estar disponible en todo momento. 4.5. Requerimientos de seguridad El sistema debe garantizar la privacidad y confidencialidad de la información de los graduados. El sistema debe contar con mecanismos de autenticación y autorización. El sistema debe contar con mecanismos de copia de seguridad y recuperación de datos en caso de fallas o errores. 5. Esquema relacional de la base de datos utilizada en el CRM 6. Análisis de riesgos Para el desarrollo e implementación del sistema CRM de graduados, se debe tener en cuenta los posibles riesgos que puedan afectar su funcionamiento. A continuación, se presentan los riesgos identificados y las medidas preventivas y correctivas para cada uno de ellos. 6.1. Riesgos de seguridad Posible acceso no autorizado a la base de datos: se implementará una política de seguridad de acceso basada en roles y se realizará una auditoría de acceso periódica. Pérdida de datos debido a fallas en el sistema o a desastres naturales: se establecerá un plan de recuperación de desastres y se realizarán copias de seguridad de la base de datos de forma regular. 6.2. Riesgos técnicos Fallos en el hardware o software: se realizarán pruebas y mantenimiento periódicos del hardware y software utilizados en el sistema para prevenir y solucionar problemas técnicos. Incompatibilidad con sistemas existentes: se realizarán pruebas de integración con los sistemas existentes para asegurarse de que no hay conflictos técnicos. 6.3. Riesgos operacionales Problemas de capacitación del personal: se ofrecerá capacitación al personal encargado de operar y administrar el sistema CRM para asegurar su correcto uso. Falta de actualización de la información de los graduados: se establecerán medidas para incentivar a los graduados a actualizar su información y se implementarán procesos de validación de la información para garantizar su veracidad. Se llevará a cabo un seguimiento constante de estos riesgos y se tomarán las medidas preventivas y correctivas necesarias para asegurar el correcto funcionamiento del sistema CRM de graduados. 7. Plan de pruebas El objetivo del plan de pruebas es verificar que el sistema de CRM de graduados cumpla con los requerimientos funcionales y no funcionales especificados en este documento. Para ello, se llevarán a cabo las siguientes pruebas: 7.1 Pruebas de unidad: se realizarán pruebas unitarias para cada una de las funcionalidades del sistema de CRM, con el fin de verificar su correcto funcionamiento. Estas pruebas se realizarán por el equipo de desarrollo del sistema. 7.2 Pruebas de integración: se verificará el correcto funcionamiento de las diferentes funcionalidades del sistema de CRM cuando se integran entre sí. Se realizarán pruebas de integración vertical (entre diferentes capas de la aplicación) y de integración horizontal (entre diferentes módulos o componentes del sistema). Estas pruebas serán realizadas por el equipo de desarrollo del sistema. 7.3 Pruebas de sistema: se verificará el correcto funcionamiento del sistema de CRM en su totalidad. Se realizarán pruebas de funcionalidad, rendimiento, seguridad, compatibilidad y usabilidad. Estas pruebas serán realizadas por el equipo de pruebas del proyecto. 7.4 Pruebas de aceptación: se verificará que el sistema de CRM cumpla con los requerimientos del cliente y usuarios finales. Estas pruebas serán realizadas por el equipo de pruebas del proyecto, en coordinación con los usuarios finales. 7.5 Pruebas de carga: se realizarán pruebas de carga para verificar el comportamiento del sistema de CRM en situaciones de alta demanda. Se simularán diferentes escenarios de carga y se medirá el rendimiento del sistema en cada uno de ellos. Estas pruebas serán realizadas por el equipo de pruebas del proyecto. 7.6 Pruebas de estrés: se realizarán pruebas de estrés para verificar la capacidad del sistema de CRM para manejar situaciones de sobrecarga. Se simularán situaciones extremas de carga y se medirá la capacidad de respuesta del sistema. Estas pruebas serán realizadas por el equipo de pruebas del proyecto. Los resultados de las pruebas se documentarán en informes de pruebas y se presentarán al cliente para su revisión y aprobación antes de la entrega final del sistema. Se establecerá un plan de acciones correctivas para corregir los errores encontrados durante las pruebas. 8. Apéndices Los siguientes apéndices se adjuntan para completar la documentación de este proyecto: Diagrama Relacional del proceso de gestión de graduados en el CRM Esquema Relacional de la base de datos utilizada en el CRM Lista de requerimientos detallados y casos de uso del CRM
