INSTRUMENTO I Caso de Estudio DIPLOMADO EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO. AMBIENTE Y CALIDAD ----------------------------------------------------------- CASO DE ESTUDIO Sinopsis: Este caso ilustra una situación hipotética que le permitirá tener datos para realizar las tareas del curso. Cada uno de los elementos de este caso está pensado para ser analizados y que le brinden en su formación de auditor las habilidades para observar, tomar notas, detectar hallazgos, redactarlos y determinar su correlación con las normas a auditar. Es esencial en este proceso utilizar la estrategia “als ob” es decir “actuar como si usted fuera el auditor del proceso. Por ello recomendamos usar el formato NOTAS DE CAMPO que será de diligenciamiento personal. Este le permitirá tomar apuntes y redactar observaciones que le ayudarán a desarrollar el ejercicio a lo largo de todo del Diplomado. En consecuencia, ese formato es personal, solo será evaluado si se solicita específicamente. ---------------------------------------------------------- 1 ______________ Análisis del Caso La adopción de los sistemas de gestión en Seguridad, Salud en el trabajo, ambiental y calidad (HSEQ), es una decisión estratégica para la organización que le permite mejorar el desempeño global y proporcionar unas bases sólidas para las iniciativas de la sostenibilidad de la organización. El siguiente caso permite preparar a los estudiantes en el ejercicio de la preparación del SG HSEQ de acuerdo con los lineamientos establecidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, así como hacer una revisión sistemática de cada una de las normas estudiadas. ______________ Contexto de la Empresa Las empresas, al igual que las personas, están ubicadas en una región geográfica en la cual es necesario cumplir con una legislación vigente, contar con prácticas para el cumplimiento de contratos pactados con los clientes, con los trabajadores, proveedores y contratistas, entre otros. Por esta razón, lo primero que debe comprender es ese contexto, es decir el marco legal, aplicable a una empresa y que le permite definir los criterios para la implementación del sistema HSEQ. 2 Solidariamente, la empresa cliente, debe asegurar que se prestan los servicios contratados conforme a la ley o también puede resultar en este caso el cliente sancionado por las entidades reguladoras del estado en caso de no cumplir y que se presente alguna queja, o demanda. La empresa presta servicios de transporte especial de pasajeros a nivel nacional en los diferentes sectores económicos, desde hace 5 años. Son dueños de las instalaciones en donde manejan las áreas operativas y administrativas. Cuentan con operarios de contratación directa y aliados para la prestación de los servicios. Los vehículos (camionetas y vehículos livianos) son propiedad 50% de la empresa y 50% de los aliados. Cuentan con centro de monitoreo de los vehículos para mantener control sobre ubicación y velocidades. Los clientes que maneja esta empresa se encuentran a nivel nacional y son empresas que requieren el transporte de sus empleados o personas naturales para servicios especiales de traslado a otras ciudades fuera de Bogotá. ______________ Revisión Documental El auditor en la fase de preparación de la auditoría hace una revisión documental previa en la empresa en su fase inicial, que se considera necesaria para la preparación del plan de auditoria. El auditor en esta fase revisa la identificación y definición de las relaciones existentes entre procesos del sistema de gestión 3 integrado para identificar la estructura de los procesos que realiza la empresa y el modo de organización en lo relacionado a las áreas que se van a integrar. En este caso se recibe un informe de planeación estratégica el cual incluye la política, objetivos y directrices que se desean alcanzar, pero este no contempla el análisis de la eficacia de las acciones propuestas en el Sistema HSEQ. Al revisar la política se encuentra que no contempla el compromiso con el cumplimiento de requisitos legales ni con la identificación de peligros, evaluación, valoración de los riesgos y determinación de controles. Los objetivos están asociados a disminuir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, reducir el consumo de agua y energía y satisfacer las necesidades de sus clientes en los servicios prestados. Para la gestión del sistema de HSEQ cuenta con un profesional en administración de empresas con diplomado en sistema de gestión de calidad ISO 9001:2014 certificado como auditor interno por un ente certificador reconocido a nivel nacional. En el mapa de procesos presentado por el encargado del sistema HSEQ no se evidencia que hayan incluido los procesos de apoyo relacionados con liderazgo y compromiso gerencial. Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. 4 ______________ Auditoria Documental en sitio El auditor realiza posterior al envío del plan de auditoria con 8 días de antelación, establece una comunicación previa con la empresa para aclarar dudas sobre el proceso que allí se lleva a cabo y concretar la visita de campo que se va a realizar de acuerdo con el listado de proyectos vigentes enviados por la empresa en donde se definen las actividades que se realizan en cada uno, numero de contrato, nombre de la contratante, número de personas expuestas y porcentaje de ejecución del proyecto. Lo que le permitirá revisar el alcance solicitado para la certificación en ISO 9001:2015, 14001:2015 e ISO 45001:2018. Informa adicionalmente que de acuerdo con el plan de auditoria enviado la revisión del sistema inicia con la fase documental del SG HSEQ y que durante el segundo y tercer día de auditoria se realizara la vista de campo verificando las actividades realizadas para verificar el cumplimiento de las normas del SIG solicitadas. El auditor llega a las instalaciones de la empresa dando cumplimiento a las recomendaciones previas realizadas por el encargado del sistema en la empresa, antes de iniciar la reunión de apertura le informan el protocolo que la empresa para actuar en caso de emergencias, se inicia con la reunión de apertura en 5 la cual informa entre otros aspectos Objetivos de la auditoria, tiempo de auditoria, tipos de hallazgos, metodología de la evaluación, temas a tener en cuenta en la auditoria de acuerdo con lo establecido en las normas a certificar, horarios y fecha de entrega del informe con los posibles hallazgos que puedan determinarse en el proceso de evaluación. Informa adicionalmente que el proceso de documentación será verificado durante toda la evaluación de manera trasversal. En la reunión de apertura solo participan el representante del sistema que es el director de operaciones, el coordinador HSE y el auxiliar HSE, e informan que el gerente general y representante legal se encuentra fuera del país y que las personas encargadas de los procesos no es necesario que estén en la reunión de apertura ya que el sistema HSEQ lo maneja en su totalidad el coordinador HSEQ desde su computador y a través de la intranet de la empresa. Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. El auditor al finalizar la reunión de apertura, y de acuerdo con el plan de auditoria consulta con quien va a realizar la evaluación de los elementos de Liderazgo, Planificación y Apoyo si el gerente y representante legal no se encuentra a lo que le informan que lo hará el coordinador HSEQ quien tiene 6 conocimiento de los temas tratados ya que es el quien maneja el sistema HSEQ. El coordinador, le coloca en la pantalla del computador a su cargo, las actas de reuniones gerenciales realizadas cada cuatro meses en donde no se tienen en cuenta los aspectos del SG HSEQ de forma sistémica ni seguimiento a los compromisos adquiridos y el acta de revisión gerencial en donde solamente se analizaron los índices de satisfacción de los clientes y que fue realizada un año antes de la realización de la auditoría actual teniendo en cuenta los periodos de corte. Se informa adicionalmente, que los resultados fueron comunicados a los trabajadores en su momento y se dio respuesta a los PQR. El auditor solicita los registros de divulgación de cinco trabajadores seleccionados previamente y encuentra que el formato utilizado no tiene diligenciado todos los datos requeridos y establecidos por la empresa y adicionalmente es un formato antiguo de acuerdo con la información del coordinador HSEQ. El auditor le solicita al coordinador HSEQ el análisis de su contexto de organización conforme lo definen las normas internacionales, la identificación de las partes interesadas y priorización de estas en donde define de acuerdo con el análisis realizado cuales son las necesidades y acciones para seguir a lo cual el coordinador informa que no lo ha realizado. Para la revisión del cumplimiento de la política el coordinador HSEQ informa que fue divulgada hace una semana, presenta 7 los registros de los trabajadores del área administrativa e informa que los conductores se encuentran realizando actividades con los clientes y que no les hizo llegar la nueva política. Al volverla a revisar en la oficina no se encuentra firmada. Para la revisión del cumplimiento de los objetivos HSEQ, el coordinador HSEQ muestra una matriz de cumplimiento de objetivos en donde él es el responsable del cumplimiento de todos los objetivos a los que le realiza seguimiento cada seis meses para verificar su cumplimiento, estos solamente presentan resultados de cumplimiento al 100%. El auditor informa que se verifican estos resultados durante el proceso de evaluación teniendo en cuenta todos los aspectos del SG HSEQ. Para revisar la asignación de recursos el coordinador HSEQ informa que no tiene un presupuesto asignado ya que por decisión de la gerencia le asigna los recursos de acuerdo con sus necesidades y que en eso son muy amplios, siempre le dan dinero para lo que se necesite con el fin de que no generen PQR´s. Al realizar la revisión de la matriz de requisitos legales definida pro la organización, se evidencia que se identifican requisitos de los clientes sin considerar el mecanismo de Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. 8 cumplimiento, ni la identificación de los requisitos de seguridad, salud Enel trabajo y ambiental. El auditor solicita el procedimiento para la investigación de incidentes (accidentes y casi accidentes) de trabajo, ambientales y enfermedades laborales: El Coordinador HSEQ presenta un documento denominado Paso a Paso para la realización de investigación de Accidentes de Trabajo PR-HSE-19 versión 1 de 1 de enero de 2018, especificando la metodología a utilizar para la investigación, identificando que no se contemplan criterios para la investigación de incidentes (accidentes y casi accidentes) ambientales ni enfermedades laborales e igualmente no ha realizado la investigación del accidente grave que se le presento dos meses antes de la auditoria y que fue reportado a la ARL hace dos semanas. Esta información se encuentra en el certificado de accidentalidad emitido por la ARL con fecha del último día del mes anterior. Al solicitar los registros estadísticos de accidentalidad el coordinador HSEQ informa que solo tiene registros del año anterior que en el transcurso del presente año no ha tenido tiempo de hacer los registros ni la investigación de los eventos debido a que se encuentra con muchos proyectos y no cuenta con suficiente personal para implementar los controles. Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. 9 El auditor al revisar previamente la matriz de riesgos, evaluación de riesgos y determinación de controles encuentra que no se tiene identificado el riesgo prioritario de acuerdo con la actividad de la empresa , solicita al Coordinador HSEQ evidencias de los registros de capacitación y competencias de los conductores quien informa que hasta la fecha le faltan 6 de 10 trabajadores por actualizar la documentación, que igualmente realizan las actividades por la importancia de los clientes, presentando los certificados de los otros cuatro trabajadores, así como los perfiles de cargo, la asignación de funciones y responsabilidades y el programa de capacitación de acuerdo con los requerimientos de cada cargo que en la evaluación del mismo reporta un 100% de cobertura y un 100% de eficacia. Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. Teniendo en cuenta que existen trabajadores realizando actividades de conducción y que adicionalmente no cuentan con la formación requerida por ley el auditor solicita el procedimiento para la realización de evaluaciones médicas y el profesiograma, el coordinador informa que todavía no le han entregado el profesiograma que le solicito a la ARL y que por lo 10 tanto los exámenes médicos se los realizó solicitando a la IPS exámenes con especificaciones para conductores, se solicitan los certificado de aptitud respectivos de los 10 trabajadores seleccionados y se encuentra que 3 tienen recomendaciones médicas a las cuales no se les ha realizado seguimiento pero que son los más antiguos en la empresa que siempre lo han hecho y que hasta ahora no ha pasado nada. El coordinador informa al auditor que se han establecido controles para enfermedades endémicas y se han realizado campañas en donde se involucra a las familias de los trabajadores relacionadas con vacunaciones de tétano, fiebre amarilla, control de cáncer de próstata y cáncer de útero para los trabajadores de la empresa y campañas de higiene oral para los hijos de estos. Muestra los registros fotográficos de todas las actividades y la matriz de enfermedades endémicas presentes en las regiones donde realizan actividades. El diagnostico de condiciones de salud fue entregado por la IPS el viernes anterior a la auditoria y se encuentran recomendaciones relacionadas con la continuidad de Programas de Vigilancia Epidemiológica (PVE) visual, auditivo y DME. El coordinador expresa que ha establecido PVE para el control de enfermedades de origen cardiovascular y afectaciones por DME que a la fecha ha evaluado con indicadores de cumplimiento y expresa que tiene calificada una enfermedad laboral por pérdida de capacidad auditiva en un trabajador de 36 años, lo cual el auditor verifica 11 en el certificado emitido por la ARL y la carta enviada a la empresa en donde le informan la pérdida de capacidad auditiva del trabajador. Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. El auditor le solicita al coordinador HSE el procedimiento de administración para contratistas y proveedores PR-HSE015 versión 2 de Enero 30 de 2015 de acuerdo con el procedimiento de control de documentos enviada al auditor previamente a lo que el coordinador informa que ese procedimiento había cambiado de versión hacía una semana pero que no actualizó la matriz de control de documentos. En el procedimiento se evidencian los criterios de selección, evaluación, monitoreo y seguimiento para contratistas y proveedores de acuerdo con los servicios y riesgos a los que se ven expuestos, para validar su implementación el auditor selecciona a la EPS SANATE, al contratista eventual de soldadura SOLDAR SAS, Transportes CARGAR y al dispositor de residuos ECO LTDA., el coordinador informa que el departamento de compras es el encargado de estos servicios. 12 El auditor solicita a los representantes de compras las evidencias de los registros, evidenciando que al realizar la evaluación de desempeño no informan a los contratistasproveedores seleccionados los resultados de la evaluación y que su seguimiento se realizará en el periodo siguiente que es dentro de seis meses a pesar que ellos conocen el procedimiento en donde se establece que deben establecer planes de acción de acuerdo con los resultados. Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. La empresa hace entrega de los residuos peligrosos que genera a la empresa ECO LTDA., evidencia que tiene permiso de recolección, transporte y disposición final de residuos por parte de la secretaria de ambiente de Bogotá. La empresa hace la entrega de los residuos peor no tiene un registro de residuos generados y dispuestos de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente. El programa de gestión que maneja es para la reducción de agua y energía al revisar la evaluación de los indicadores propuestos como reducir el 20% de agua y energía per cápita, el análisis realizado está relacionado con número de actividades realizadas en el periodo. Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. 13 Ya al finalizar la tarde el auditor solicita al coordinador HSEQ que le permita revisar el programa de inspecciones PR-HSE020 versión 5 de 6 de abril de 2016, en donde se define la realización de inspecciones de EPP, máquinas y equipos, locativo, equipos de emergencia, aspectos ambientales, vehículos, pero el coordinador informa que no ha tenido tiempo de realizar inspecciones este año y que las inspecciones que tiene son del año 2019. Al solicitar los registros de mantenimiento de vehículos, lavado, programa de oren y aseo de los vehículos, el coordinador HSEQ informa que los vehículos son revisados en talleres de barrio a donde cada conductor aliado lleva el vehículo y no se tienen control sobre la disposición de los vertimientos, cambio de llantas y aceites. Para los vehículos propios se tiene establecido el mantenimiento de los mismos en el centro de diagnóstico de confianza y en donde los han atendido durante años por lo que no han solicitado ninguna documentación al respecto. Revisa posteriormente el proceso de auditorías internas se solicita el procedimiento de auditorías PR-HSE-021 versión 7 de 12 de abril de 2016 en donde se evidencia el programa de auditorías, las competencias del auditor interno. Al revisar la planeación de la auditoría interna se evidencia que no hubo participación del COPASST, el auditor interno es el coordinador 14 HSE y en el informe no se evidencian desviaciones al sistema SSTA. Revisa el procedimiento de acciones correctivas y preventivas PR-HSE 022 versión 3 de 7 de agosto de 2013 en donde establece metodología de análisis causal para dar tratamiento a las AC /AP el cual de acuerdo con lo informado por el coordinador HSE no se ha implementado ya que él desde que llegó a la empresa hace un año lleva una matriz de análisis en donde se hace seguimiento a las desviaciones. Al revisar la accidentalidad para definir la tendencia se evidencia han presentado en el año 2014 0 at, 2015 3 at incapacitantes con 45 días de incapacidad, 2016 5 at con 345 días de incapacidad, 2017 1 at fatal, 3 at con 90 días de incapacidad, 2018 2 at con 30 días de incapacidad. Esta información es suministrada en el certificado de accidentalidad de la ARL emitida 30 días antes de la fecha de auditoria. En todos los años se evidencia que no tienen registros de casi accidentes ni registros estadísticos de accidentalidad de contratistas. Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos. 15 ______________ Auditoría de Campo en ejecución de actividades De acuerdo con el plan de auditoria el auditor teniendo en cuenta las recomendaciones realizadas por el coordinador HSEQ para la realización de la auditoria de campo, se desplazan hacia donde se encuentran los conductores más cercanos ubicados en el cliente MAUROS PIZZA en donde se prestan servicios de transporte de personal a las diferentes sucursales. Los conductores se encuentran en el parqueadero asignado por la empresa ubicado a media cuadra de esta, le informan al auditor los criterios para atender emergencias y los riesgos a los que se expone durante su visita, así mismo los controles propuestos. Los trabajadores de la empresa auditada se encuentran ya realizando sus labores desde las 6 am, la cual es por llamado de acuerdo con las necesidades y turnos de los trabajadores. El auditor solicita el procedimiento para traslado de pasajeros PR-HSE- 017 versión 1 de 1 de diciembre de 2012 y el coordinador lo busca en el equipo que lleva desde la oficina e informa que no se encuentra impreso ya que los trabajadores lo conocen, al verificar la información con los trabajadores se evidencia que no realizan inspecciones de los cinturones de seguridad, niveles de llantas, nivel de aceite, ni realizan ATS de acuerdo con lo definido en el procedimiento. Se sigue la entrevista con los trabajadores y al preguntar como aplican la política integral informan que al no realizar las 16 inspecciones de equipos no podrían dar cumplimiento a lo definido en la misma. Desconocen los objetivos propuestos para la gestión del sistema HSEQ e informan que los resultados de la evaluación de desempeño nunca les fue informado. Evidencia además que no tienen conocimiento del funcionamiento del COPASST ni participaron en la elección del mismo a pesar de llevar cuatro años con la organización. El auditor dando cumplimiento al plan de auditoria siendo las 11:30 am decide desplazarse hacia la empresa para dar continuidad al proceso y sobre las 2pm., cuando llega evidencia que los trabajadores habían pedido permiso y solo se encuentra con el operario de control vehicular a quien le pregunta sobre los certificados de calibración de los equipos y este informa que no los tiene en sitio, se los tuvo que entregar al gerente la semana pasada para su revisión y no se los devolvió, le informa al auditor que hace entrega de los residuos y que para la disposición todos los lleva al mismo sitio sin separar los que se encuentran contaminados. Al realizar una inspección en el cuarto de almacenamiento de residuos encuentra que en el área no hay una adecuada disposición de residuos de acuerdo con lo definido en la legislación vigente. El auditor finaliza su observación de acuerdo con el plan de auditoria para iniciar la realización del informe previo de hallazgos. 17
