PF TGE FICHA 2452972 GAES 1 LINEY - SANTIAGO DICIEMBRE 6 - 19 2022 (4)
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DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA COMERCIALIZADORA HERPAVID SAS UBICADA EN EL BARRIO LOS CEREZOS LOCALIDAD ENGATIVA DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ BOJACÁ SÁNCHEZ ERICK SANTIAGO TORO TALERO LINEY SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPITAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS COORDINACIÓN BANCA, SEGUROS, FIDUCIA Y AFP FICHA 2452972 RUTA No. 1 BOGOTÁ 2022 DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA COMERCIALIZADORA HERPAVID SAS UBICADA EN EL BARRIO LOS CEREZOS LOCALIDAD ENGATIVA DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ BOJACÁ SÁNCHEZ ERICK SANTIAGO TORO TALERO LINEY Proyecto formativo para optar el título de Tecnólogo en Gestión empresarial Instructora Emilia Inés Flórez Vera Administradora de Empresas – Especialización en Mercadeo Instructora para el proyecto formativo SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPITAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS COORDINACIÓN BANCA, SEGUROS, FIDUCIA Y AFP FICHA 2452972 RUTA No.1 BOGOTÁ 2022 Nota de aceptación ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ___________________________ Firma del presidente del jurado ___________________________ Firma del jurado ___________________________ Firma del jurado Bogotá, 21 de mayo de 2023 El grupo quiere dedicarles este proyecto a las familias, ya que han sido quienes apoyan en las decisiones y proyectos a futuro, a lo largo de la vida ha habido enseñanzas y han inculcado valores que con el paso de los años obtienen un valor en el día a día, sin perder la esencia y picardía en la forma de enseñar. Se le dedica este trabajo al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, por permitir la adquisición del conocimiento y el crecimiento interpersonal de los aprendices. El GAES dedica cada uno de sus logros en esta etapa de enseñanza principalmente a Dios, por ser el inspirador y dar fuerzas para continuar en este proceso formativo. La razón por la que se dedica este proyecto a las familias es porque con este trabajo se demostrará que hay capacidades de evolucionar, no solo de mente sino de corazón. Con este proyecto en marcha, hay que dar lo mejor y con la capacidad de mostrar valores en la sociedad. Expresar la gratitud del grupo a Dios, por ser el guía, dando fortaleza y colmar de sabiduría al equipo para cumplir los propósitos y metas. Los integrantes del grupo le agradecen a la instructora Emilia Flórez por brindar el conocimiento durante el desarrollo de este proyecto, por otra parte, se le agradece al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA por dar la oportunidad del aprendizaje que se ha recibido durante el periodo de formación. También a cada uno de los familiares de los integrantes del grupo, ellos son los pilares de cada uno y han hecho lo que son hoy en día. Gracias a la educación que se ha recibido en casa, son y serán unas personas con muchos valores que hacen que se llenen de convicción, unas personas llenas de motivación y dispuestas a entregar lo mejor de sí mismo, por último, pero no menos importante; se agradece la elaboración de este proyecto al señor José Puentes, quien le ha abierto las puertas de su negocio al grupo para conocer, plantear e investigar cada una de las áreas de su empresa. CONTENIDO pág. 14 INTRODUCCIÓN 16 1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA 17 2 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR 20 3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 21 3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 21 3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 24 4 OBJETIVOS 25 4.1 OBJETIVO GENERAL 25 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 25 5 JUSTIFICACIÓN 26 6 MARCO REFERENCIAL 27 6.1 MARCO TEÓRICO 27 6.2 MARCO CONCEPTUAL 28 6.3 MARCO ESPACIAL O GEOGRÁFICO 29 6.4 MARCO TEMPORAL 30 6.5 MARCO LEGAL 30 7 DISEÑO METODOLÓGICO 34 7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 34 7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 35 7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN 7.3.1 Fuentes primarias 7.3.2 Fuentes secundarias 36 36 37 7.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO 37 7.5 VARIABLES 37 7.6 7.6.1 7.6.2 7.6.3 7.6.4 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7 DISEÑO MUESTRAL Población interna del estudio Población externa del estudio Cronograma de actividades de investigación Presupuesto de la investigación. ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS Y TENDENCIAS ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN Enfoque clásico de la administración. Enfoque humanista de la administración Enfoque Neoclásico de la administración Enfoque estructuralista de la organización Enfoque del comportamiento en la administración Enfoque sistémico de la administración Enfoque situacional 39 39 39 41 46 48 48 48 54 55 56 58 61 64 8.2 TENDENCIAS ORGANIZACIONALES 65 9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 72 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 9.1.5 INFORME DEL ANÁLISIS EXTERNO Factor económico Factor político - legal Factor socio - cultural Factor tecnológico Factor ambiental 9.2 MICROENTORNO 9.2.1 Entidades reguladoras 9.2.2 Proveedores 9.2.3 Clientes 9.2.4 Competidores 9.2.4.1 Competidores directos 9.2.4.2 Competidores indirectos 72 72 72 73 74 74 75 75 75 76 76 76 77 9.3 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO 78 9.4 SISTEMA ABIERTO 79 9.5 PROCESO ADMINISTRATIVO 81 9.6 PLATAFORMA ESTRATÉGICA 88 9.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 89 1.1 MANUAL DE FUNCIONES 1.1.1 Objetivo del manual 1.1.2 Alcance 90 90 91 1.1.3 Contenido del manual: Nombre del cargo, objetivo del cargo, requerimiento de formación, requerimientos de experiencia, competencias, funciones y responsabilidades. 91 9.8 CADENA DE VALOR 95 10 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 97 10.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 97 10.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 97 10.3 SUBSISTEMAS DE TALENTO HUMANO 109 11 GESTIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 117 11.1 DIAGNÓSTICO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 117 11.2 PLAN DE MEJORA DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 123 11.3 PROTOCOLO DE MANEJO DE CONFLICTOS Y PLAN DE INCENTIVOS 130 11.4 TABLA DE INDICADORES DE TALENTO HUMANO 132 12 GESTIÓN DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO 133 12.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 133 12.2 MATRIZ DE PELIGROS 133 12.3 SG-SST 134 12.4 COPASST 140 12.5 INDICADORES DE SALUD OCUPACIONAL 139 13 GESTIÓN DE MERCADOS 140 13.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 145 13.2 ANALISIS DE LA OFERTA 145 13.3 ANÁLISIS DE LA DEMANDA (CONSUMIDOR) 147 13.4 TIPOS DE MERCADO 153 13.5 ANÁLISIS SITUACIONAL 155 13.6 PERFIL DEL CONSUMIDOR OBJETIVO 158 13.7 MERCADO TOTAL POTENCIAL Y OBJETIVO 159 13.8 DESARROLLO DEL ESTUDIO DE MERCADO 159 14 GESTIÓN DEL SERVICIO -FIDELIZACIÓN DE CLIENTES 168 14.1 DISEÑO Y APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SERVICIO AL CLIENTE EXTERNO 168 14.2 PLAN DE MEJORAMIENTO DE SERVICIO AL CLIENTE 168 14.3 PROPUESTA DE BASE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES 168 14.4 PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN AL CLIENTE 169 15 GESTIÓN DE MERCADEO 170 15.4 ENCUESTA DE INVESTIGACIÓN 170 15.5 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO 170 15.6 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DEL PRECIO 172 15.7 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PROMOCIÓN 172 15.8 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PLAZA: 173 15.9 ANÁLISIS DE LA MEZCLA DEL MERCADEO (MARKETING MIX) 174 15.10 PLAN DE MERCADEO 174 15.11 EVENTO 182 16 GESTIÓN DE INVENTARIOS, OPERACIONES Y PRODUCCIÓN 198 16.4 INSTRUMENTO DE INVESTIGACION DISEÑADO Y APLICADO A LA UNIDAD PRODUCTIVA 198 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DE LOS INVENTARIOS 198 16.6 PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS 16.6.1 Tipo de inventario, sistema y método de valuación propuesto. 16.6.2 Modelos de gestión propuestos: Modelo ABC y Modelo EOQ. 16.6.3 Clasificación y codificación de inventarios 198 198 199 199 16.5 16.7 PLAN DE ACCIÓN 199 17 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE 199 18 PRESUPUESTOS 200 19 GESTIÓN ESTRATÉGICA 201 19.4 MATRICES 201 19.4.1 Matriz EFE 19.4.2 Matriz EFI 19.4.3 Matriz MPC 19.4.4 Matriz DOFA 19.4.5 Matriz PEYEA 19.4.6 Perspectivas 19.4.7 Mapa matricial diagnóstico 19.4.8 Relación de estrategias, objetivos e iniciativas 19.4.9 Indicadores 19.4.10 Mapa estratégico 19.4.11 Cuadro de mando integral 201 201 201 201 201 201 202 202 202 202 202 19.5 20. CONCLUSIONES 204 20 RECOMENDACIONES 206 21 BIBLIOGRAFÍA 207 22 WEBGRAFÍA 208 23 ANEXOS 209 LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1 Caracterización de la unidad productiva Tabla 2 Marco Legal 17 32 Tabla 3 Cronograma de la fase de análisis 43 Tabla 4 Cronograma de la fase de planeación 44 Tabla 5 Continuación 45 Tabla 6 Cronograma de la fase de ejecución 47 Tabla 7 Cronograma de la fase de evaluación 47 Tabla 8 Presupuesto de la investigación 48 Tabla 9 Teoría científica 49 Tabla 10 Teoría clásica 50 Tabla 11 Teoría de las relaciones humanas 55 Tabla 12 Teoría neoclásica 56 Tabla 13 Teoría burocrático 57 Tabla 14 Teoría estructuralista 58 Tabla 15 Teoría comportamiento 60 Tabla 16 Teoría del desarrollo organizacional 61 Tabla 17 Teoría matemática 62 Tabla 18 Teoría sistemas 64 Tabla 19 Teoría situacional 65 Tabla 20 Tendencias organizacionales 67 Tabla 21 Proveedores 76 Tabla 22 Competidores directos 77 Tabla 23 Sistema abierto 80 Tabla 24 Proceso administrativo 82 Tabla 25 Manual de funciones (gerente) 92 Tabla 26 Manual de funciones (jefe de ventas) 93 Tabla 27 Manual de funciones (asistente administrativo) 95 Tabla 28 Plan de mejora Tabla 29 Identificación de la empresa SG-SST 127 137 Tabla 30 Áreas de la empresa 137 Tabla 31 Tabla de riesgos 138 Tabla 32 Subsistema de medición y seguridad 139 Tabla 33 Subsistema de seguridad 139 Tabla 34 Subsistema de higiene 140 Tabla 35 Cronograma de reuniones 148 Tabla 36 Análisis de la competencia 150 LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1 Árbol del problema Figura 2 Mapa de la localidad de Engativá Figura 3 Organigrama Figura 4 Cadena de valor Figura 5 Diagrama Subproceso de talento humano Figura 6 Flujograma Reclutamiento y selección Figura 7 Flujograma Inducción y socialización Figura 8 Flujograma procedimiento general de capacitación Figura 9 Formato hoja de vida Figura 10 Formato de inducción y socialización Figura 11 Formato del contrato Figura 12 Flujograma de formación y desarrollo Figura 13 Flujograma evaluación de desempeño Figura 14 Formato de necesidades de capacitaciones Figura 15 Formato de capacitaciones Figura 16 Cronograma de capacitaciones Figura 17 Formato de evaluación de desempeño Figura 18 Formato de presentación de resultados Figura 19 Cronograma de Evaluación de desempeño Figura 20 Tabulación Figura 21 Tabulación Figura 22 Tabulación Figura 23 Tabulación Figura 24 Tabulación Figura 25 Tabulación Figura 26 Tabulación Figura 27 Tabulación Figura 28 Tabulación Figura 29 Tabulación Figura 30 Matriz de peligros Figura 31 Acta de constitución Figura 32 Grafica punto de equilibrio Figura 33 Provit S. A Figura 34 Mappi-Glass Figura 35 Inducolvi Figura 36 Inversiones Reina Figura 37 Tabulación 23 30 88 92 98 100 101 102 103 105 106 109 111 112 112 113 114 115 116 118 118 119 119 120 120 122 122 123 123 133 140 154 155 156 156 157 164 Figura 38 Tabulación Figura 39 Tabulación Figura 40 Tabulación Figura 41 Tabulación Figura 42 Tabulación Figura 43 Tabulación Figura 44 Tabulación Figura 45 Tabulación Figura 46 Tabulación Figura 47 165 165 166 167 167 168 168 169 169 LISTA DE ANEXOS Pág. Anexo A Certificado de cámara y comercio 192 Anexo B RUT 197 Anexo C Entrevista diagnostico preliminar 201 Anexo D Encuesta Gestión Administrativa 204 Anexo E. Entrevista de Gestión de Talento Humano 211 Anexo F. Encuesta De Clima Organizacional 213 Anexo G. Entrevista De Gestión De La Salud Y La Seguridad En El Trabajo 215 Anexo H. Gestión de Mercados Entrevista 241 Anexo I. Gestión de Mercados Encuesta 243 RESUMEN 14 INTRODUCCIÓN La comercializadora HERPAVID S.A.S se dedica a la venta de herramientas para la maquinaria de vidrio, con la cual, se desarrollará el proyecto formativo SENA, en donde se elaborará un estudio sobre varias áreas como la administrativa, operacional, comercial, talento humano, esto, con el fin de brindar los conocimientos del grupo que estudia a la unidad productiva por medio de propuestas que mejoren la producción. La empresa HERPAVID versa sobre la industria vidriera, por lo que el negocio es más común de lo que aparenta, ya que influye como un intermediario en acabados de construcciones, no solo domésticas, sino también en grandes obras en la capital y alrededores. El objetivo del proyecto es analizar el estado de la empresa objeto de estudio, apoyando y estudiando aspectos como el manejo de sus clientes, su marketing y la parte organizacional. Todos estos ítems serán estudiados en el transcurso de 18 meses, en los cuales se aprenderá de la empresa y seguro, ella aprenderá del equipo investigador. Se aplican instrumentos de recolección de información tales como la técnica de la entrevista, cuyo instrumento que se aplicó fue el cuestionario donde se recopilan datos importantes de la empresa, de la técnica de la encuesta con su respectivo cuestionario. Se han implementado dichos instrumentos con el fin de poder alcanzar toda información de tanto empleados como clientes y administrativos. Una limitante del proyecto es que el gerente no pueda suministrarle al grupo investigador información relacionada a la unidad productiva, a consecuencia de esto, los pocos datos recolectados pueden que las investigaciones en torno al negocio sean inconclusas para conocer y diagnosticar más al detalle las diferentes áreas de la empresa. El alcance que pueda tener este trabajo dependerá de las habilidades del grupo que, a su vez, se irán puliendo conforme transcurra el proyecto. Dicho de paso, la expectativa que pueda dar a este trabajo a la hora de emplearlo en la empresa por parte del GAES es enorme, por lo que este proyecto toma más importancia y una perspectiva de aprendizaje para los integrantes a nivel social. 1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA La Comercializadora HERPAVID S.A.S con NIT 900.232.119-1, quienes sus propietarios son José Chelmoll Puentes Puentes y Guillermo Leonardo Parra Guzmán, se encuentra ubicada en la Carrera 87B No. 86-46 Barrio Los Cerezos, la cual pertenece al sector terciario pues su actividad principal 4663 (comercio al por mayor de materiales de construcción, artículos de ferretería, pinturas, productos de vidrio, equipo y materiales de fontanería y calefacción); la actividad secundaria es 4752 (comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos especializados); otras actividades 4659 (comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo N.E.P.); 3312 (mantenimiento y reparación especializados en maquinaria y equipo). La unidad productiva aplica para el sector de comercio cuyos ingresos y actividades ordinarias anuales son superiores a cuarenta y cuatro mil setecientos sesenta y nueve Unidades de Valor Tributario (44.769 UVT) e inferiores o iguales a cuatrocientos treinta y un mil cientos noventa y seis Unidades de Valor Tributario (431.196 UVT) y se denomina pequeña empresa de acuerdo con el Decreto 957 del 2019 y el Código del Comercio. Tabla No. 1 Caracterización de la empresa NOMBRE DE LA EMPRESA Comercializadora HERPAVID S.A.S NIT José Chelmoll Puentes Puentes y Guillermo Leonardo Parra Guzmán 900.232.119-1 DIRECCION Carrera 87B No. 86-46 Barrio Los Cerezos SECTOR Comercio ACTIVIDAD ECONOMICA -CIIU 4663 (comercio al por mayor de materiales de construcción, artículos de ferretería, pinturas, productos de vidrio, equipo y materiales de fontanería y calefacción). 4752 (comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos especializados). 4659 (comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo N.E.P.). 3312 (mantenimiento y reparación especializados en maquinaria y equipo) PROPIETARIO NÚMERO EMPLEADOS DE BIENES SERVICIOS 3 empleados: El Gerente y dos colaboradores Maquinaria (PULIDORAS, BISELADORAS, PULPOS, TALADROS DE BANCO, PORTALTILES Y DE FORMA, LIJADORAS DE BANDA Y MESAS PARA CORTE), con sus respectivos accesorios o herramientas necesarias como son: muelas de diamante, muelas de resina, fieltros, muelas de brillo 9R4060-80-120-320, en sus respectivos diámetros 150mm - 130mm - 100mm. Brocas de diamante tipo copa con rosca para taladros fijos, automáticos, doble cabezal o manuales, diámetros entre los 5mm a 100mm. Para los pulpos se cuenta con muelas de diferentes formas; Pecho Paloma, Canto Plano o Canto Plano con Arista, Canto Redondo, Chaflan. Muelas para bisel y brillo, en sus diferentes diámetros 100mm y 150mm. Accesorios: Chupa de una ventosa POWR GRIP, chupas de 3 ventosas, circulares de 1.60m, corta vidrios y repuestos TOYO, filete adoras maquita. Lijas granos 60-80-320, lámpara y pegantes para foto curado. O CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA Según su actividad: Sector terciario Según su tamaño: Microempresa Según su procedencia de capital: Privada Según su ámbito de aplicación: Regional Según su forma jurídica. Sociedad por acciones simplificadas SAS. Fuente: Elaboración propia Historia de la empresa: COMERCIALIZADORA HERPAVID SAS, es una empresa creada el 12 de junio del año 2008, dedicada a la comercialización de herramientas para trabajar el vidrio, sus fundadores fueron asesores de otras empresas que estaban en el mercado desempeñando la misma función, fue una iniciativa de emprendimiento, ya que ellos conocían el mercado del vidrio y su objetivo es llegar más directamente a las empresas acompañándolas en el manejo de las herramientas que necesitan las maquinas en sus compañías. Aplicaron la experiencia adquirida e importaron productos de acuerdo con las necesidades básicas del sector del vidrio, desde entonces se ha insertado en el mercado logrando un reconocimiento a nivel local y nacional. El origen de su nombre fue a mutuo acuerdo de sus fundadores y el logo es una broca que se utiliza en los taladros, inicialmente fue una empresa LTDA, pero en el transcurrir de los años por cuestiones legales se modificó a SAS. En la actualidad es una microempresa, lleva 14 años en su trayectoria y su propósito es el suministro de herramientas de calidad, para el beneficio de los clientes, las empresas de donde llegan los productos fueron seleccionadas directamente por sus propietarios. 2 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR Se eligió esta unidad productiva debido que es una empresa poco común, con la cual se trabajará el proyecto formativo y se podrá tener mucho conocimiento en esta área de comercialización en la industria de la vidriera, se utilizó la metodología descriptiva y documental con base a ello, se realizó el diagnostico preliminar aplicando la técnica de la entrevista y el instrumento del cuestionario estructurado con preguntas abiertas y aplicado al gerente de HERPAVID. ÁREA DE TALENTO HUMANO En talento humano se evidencia la saturación de trabajo ya que el personal tiene que realizar varias funciones que no les corresponden. ÁREA COMERCIAL En el área comercial se puede ver reflejado algo contraproducente y es debido a una falta de catálogo para que los clientes puedan saber y conocer un poco más de las herramientas que les ofrece. ÁREA DE OPERACIONES Teniendo en cuenta que la empresa es una distribuidora de partes de maquinaria de corte de vidrio, la parte operativa en el establecimiento se encuentra organizada, sin embargo, se ve la ausencia de clasificación de mercancía de acuerdo con las funciones, así mismo los productos cuentan con características diferentes a las solicitadas en la importación, se evidenció que se realiza una alta demanda de un solo producto. ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE INTERNO No se realizan capacitaciones a los nuevos y antiguos empleados en temas de servicio al cliente y en el asesoramiento de los productos. ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE EXTERNO Incide también con los clientes, ya que manejan el mismo protocolo de servicio al cliente hace 9 años, lo que ha incidido en que el servicio sea de menor rapidez mostrando aglomeración de quejas y reclamos y acumulación de pedidos. ÁREA ADMINISTRATIVA Debido a que no se tiene como tal un protocolo de contratación, tiende a haber acumulación de trabajo, gracias a la ausencia de colaboradores se evidencia que no se cuenta con un documento físico del organigrama de la empresa. 3 3.1 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Situación actual del sector La ciudad de Bogotá cuenta con una gran variedad de MiPymes, y hacen parte fundamental con la base de la economía de la capital, en los últimos años el total de empresas registradas y renovadas, el 87% son microempresas (350.265), el 9% pequeñas empresas (38.151), el 3% medianas (10.533) y el 1% grandes empresas (3.597). La región Bogotá- Cundinamarca es el motor de la economía colombiana por el tamaño, la dinámica de sus actividades productivas, la generación de empleo y la fortaleza de su actividad empresarial, dado que genera el 31% del PIB Nacional1. La mayor proporción de las empresas de la localidad Engativá se ubican geográficamente en la parte sur oriental de la localidad, cerca de las avenidas principales y barrios tradicionales. Los barrios que se destacaron por su concentración empresarial son: La Estrada, Boyacá, Normandía Occidental, Santa Helenita, Normandía, Bonanza, Villa Luz, Las Ferias Occidental y Las Ferias. Se destacan las concentraciones en las avenidas: El Dorado, calle 53, calle 63, El Salitre, calle 72, calle 80 y Ciudad de Cali. En la UPZ Las Ferias se encontró la mayor concentración de empresas de Engativá, seguida en su orden por las UPZ Boyacá Real, Santa Cecilia, Garcés Navas, Minuto de Dios, Engativá, Bolivia, Álamos y Jardín Botánico2 De acuerdo con lo analizado en el diagnostico preliminar sobre las causas en las diferentes áreas a trabajar en la comercializadora HERPAVID se evidenciaron aspectos a trabajar en las siguientes áreas. 1 COLOMBIA/CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ. Empresas registradas y renovadas con corte al 31 de octubre de 2015 [en línea]. Colombia, 31 de octubre de 2015. p.1 Consultado el 31 de marzo de 2022. Disponible en internet: https://www.ccb.org.co/content/download/13462/172282/version/2/file/Crece+el+n%C3%BAmer o+de+empresas+en+Bogot%C3%A1+y+la+regi%C3%B3n.pdf 2 COLOMBIA/CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ. Perfil económico y empresarial de la localidad de Engativá 16 de abril de 2009 [en línea]. Colombia, 16 de abril de 2009. p.34 Consultado el 2 de mayo de 2022. Disponible en internet: Microsoft PowerPoint - engativa.ppt (ccb.org.co) ÁREA DE OPERACIONES se evidencia que no se cuenta con un documento físico del organigrama de la empresa, también menor operación, desorden en las labores de cada cargo, y por último, hay desorganización, desentendimiento y peso en las funciones laborales. ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE INTERNO Se maneja el mismo protocolo hace 9 años y no se realizan capacitaciones a los empleados de esta área, la ausencia de un nuevo protocolo de atención genera que los nuevos clientes no conozcan el producto y ralentizan el proceso de venta. ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE EXTERNO Tras la evidencia de que la empresa maneja un protocolo obsoleto, la clientela del negocio no encuentra algo más que el servicio pueda ofrecerle, por lo que la eficacia del mismo tiende a no prosperar, ni genere un cambio en la perspectiva del cliente. ÁREA DE TALENTO HUMANO Poco personal que desarrolla muchas funciones que no le corresponden, saturación de trabajo y además dificulta para los nuevos empleados entender el orden de los cargos, no se reconocen las características de los nuevos empleados. ÁREA COMERCIAL La falta de un catálogo de productos para ver al detalle las herramientas, lo cual no es eficaz saber que piezas quieren los compradores, los productos llegan con características diferentes a la solicitada, a los nuevos empleados se les dificulta describir al cliente las funciones específicas de las herramientas. ÁREA ADMINISTRATIVA No cuenta con una evidencia de organigrama en documento físico. En la ausencia de trabajadores la carga es suministrada a otro. No cuenta con protocolo de contratación y se maneja mucho estrés debido a las funciones realizadas como en trámites y papeleos. Figura 2 Árbol del problema Fuente: Elaboración propia 3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo contribuir a que la gestión administrativa de la empresa HERPAVID ubicada en el barrio Los Cerezos de la localidad Engativá de la ciudad de Bogotá, mejore su desempeño? 4 4.1 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar procedimientos de gestión administrativa a partir de la aplicación de instrumentos de recolección de información que contribuyan a que la empresa Comercializadora HERPAVID S.A.S ubicada en el barrio Los cerezos localidad Engativá de la ciudad de Bogotá, mejore su desempeño. 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ❖ Caracterizar la unidad productiva comercializadora, teniendo en cuenta su naturaleza jurídica, tamaño, objeto social, actividad económica y sector económico al que pertenece. ❖ Realizar el diagnóstico externo e interno de la unidad productiva objeto de estudio, aplicando herramientas administrativas ❖ Elaborar las propuestas viables para las diferentes áreas de gestión (Mercadeo, finanzas, contabilidad, talento humano, producción e inventarios) y procesos de la unidad administrativa, que contribuyan a un desarrollo eficiente de la misma. ❖ Establecer indicadores de gestión que contribuyan a la elaboración del mapa estratégico y Cuadro de Mando integral de la empresa comercializadora HERPAVID S.A.S. 5 JUSTIFICACIÓN De acuerdo con la información obtenida de la comercializadora HERPAVID se desarrollan actividades para mejorar los procesos en las diferentes áreas de gestión como mercadero, finanzas, contabilidad, talento humano, operaciones e inventarios y así contribuir en el desarrollo eficiente de la misma. De acuerdo con lo mencionado también es importante trabajar o proponer a los empresarios a mejorar las falencias que puedan presentar en la empresa para que marche correctamente. Así mismo, a sus empleados recordarles la importancia en la eficacia de sus funciones frente a las situaciones laborales, mejorando la imagen de la comercializadora y así garantizarles a sus clientes la calidad en el servicio y en sus productos. Este proyecto es importante para la sociedad ya que, si la empresa está bien estructurada se generarán mejores oportunidades de empleo, por consiguiente, en la parte económica se evidenciará un aumento en la taza de impuestos. Finalmente, para el equipo de investigación es importante ejecutar este proyecto pues así se ponen en práctica los conocimientos adquiridos en todo el proceso formativo, mejorando el desempeño laboral. 6 6.1 MARCO REFERENCIAL MARCO TEÓRICO La administración como ciencia “Para Taylor, la organización y la administración deben estudiarse y tratarse como ciencia, no empíricamente. La improvisación debe dar lugar a la planeación; el empirismo, a la ciencia: la ciencia de la administración. Taylor pretendía elaborar una ciencia de la administración. Como pionero, el mérito de Taylor está en que contribuyó a que se abordase de manera sistemática el estudio de la organización. El hecho de haber sido el primero en hacer un análisis completo del trabajo (incluso de los tiempos y de los movimientos), de establecer estándares precisos de ejecución, entrenar al operario, especializar al personal aun el de dirección e instalar una oficina de planeación, en resumen, de asumir una actitud metódica al analizar y organizar la unidad fundamental de cualquier estructura, adoptando ese criterio hasta en la cima de la organización, lo eleva a una altura poco común en el campo de la organización.” 3 En la empresa se evidencia como se estructura la administración y organización de forma empírica, por lo que la entidad no maneja una estandarización de cada cargo de los colaboradores, por ello, hilando esta teoría con la unidad productiva se puede evidenciar que carece de métodos estrictamente al pie de la letra con relación a los principios de esta teoría administrativa; pese a tener un bajo número de personal, la aplicabilidad de esta, lleva a que los colaboradores realicen sus labores diarias bajo itinerario propio, puesto que, desde gerencia no se lleva una planeación; lo que evidencia que, no aplican técnicas para analizar científicamente su trabajo o labor, en tanto, no encuentran un método eficiente. Otra teoría que puede ser amparada en la empresa es la teoría clásica de la administración ya que “La perspectiva de Fayol sobre las funciones básicas de la empresa ya está superada. En la actualidad se denominan áreas de administración; las funciones administrativas reciben el nombre de administración general; las funciones técnicas se denominan área de producción, manufactura u operaciones; las funciones comerciales se llaman área de ventas o de marketing. Las funciones de seguridad pasaron a un nivel Inferior, las funciones contables se subordinaron a las financieras y surgió el área de recursos humanos o gestión de personal. Aún están ocurriendo otros cambios; las áreas citadas son administradas por equipos y no exclusivamente por departamentos, como antes.” 4 Esta teoría abarca que las áreas funcionales de la empresa estén organizadas de una forma jerárquica, de tal modo que los cargos establecidos dentro de la empresa forman una autoridad, ya sea por la importancia que funge cada área o por la generalidad o repercusión de la misma. La empresa por tener poco CHIAVENATO I. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN. Séptima edición McGRAW-HILL, México, 2006, Capítulo 3, p. 49 4 Ibid p. 70 3 personal sigue los principios, pues realiza el debido proceso a fin con lo establecido por la teoría, sin embargo, no cuenta con un documento o grafico donde se evidencie la jerarquía y los cargos que se encuentran en la misma, lo que dificulta la identificación de las funciones de cada colaborador, lo que puede afectar o relentizar las labores de la empresa y traer problemas de inadaptación y pérdida de competitividad. Por último, se establece que la teoría burocrática donde “las condiciones de trabajo se basan en equidad de las normas burocráticas, siempre basadas en estándares universales de justicia y tratamiento igualitario. La burocracia tiene la virtud de asegurar la cooperación entre un gran número de personas y que ellas se sientan partícipes de las labores. Las personas cumplen reglas porque los fines establecidos por la organización son valorados y cada cual debe hacer su parte para que el objetivo global sea alcanzado.”5 Se puede decir, que la no aplicabilidad de esta teoría es una ventaja para la unidad productiva. Debido a que, la aplicación de esta teoría radica en la tardanza de los trámites y las decisiones que la burocracia puede llegar a tomar; como consecuencia, los problemas no suelen ser resueltos a tiempo ni suplir las necesidades de los colaboradores por lo que, las condiciones del trabajo se ven afectadas y desequilibran la producción. 6.2 MARCO CONCEPTUAL En la comercializadora HERPAVID se venden productos como muelas de diamante es una herramienta que está diseñada para el pulido y el brillo del vidrio, se coloca en máquinas pulidoras rectilíneas y pulidoras biseladoras, los fieltros es una felpa que hace parte de uno de los motores de las máquinas anteriormente mencionadas, este se encarga de dar el brillo final. Se cuenta con maquinaria como el pulpo, que se encarga de hacer cortes y dar forma en el vidrio utilizando herramientas como muelas canto plano, que se monta para darle forma recta al vidrio, mientras que el canto redondo da la forma circular al vidrio. Así como es importante tener estos conceptos claros, de igual forma se definen los siguientes: La Gestión documental, consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos y para ello se pueden emplear las TIC que son las tecnologías que se necesitan para la gestión y transformación de la información, y muy en particular el uso de ordenadores, y programas que le permiten crear, modificar, almacenar, proteger y recuperar esa información, cabe resaltar que para plasmar de manera organizada lo mencionado anteriormente, se implementa la Norma 5 Ibid. p. 229 Técnica Colombiana NTC 1486, la cual se basa en la presentación de trabajos escritos y su estructura. MiPymes describe los tres tipos diferentes de empresa: micro, pequeña y mediana; cada una de estas tienen un área en común, y es el área de Servicio al Cliente, en la cual el producto o servicio se le brinda al cliente, por lo cual es parte fundamental de cualquier empresa que desea crecer o emprender. 6.3 MARCO ESPACIAL O GEOGRÁFICO Figura 1 Mapa de la localidad de Engativá Fuente: Google Maps La comercializadora HERPAVID se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá en la localidad de Engativá, UPZ 74, Barrio Los Cerezos en la Carrera 87B No. 86-46. La Localidad de Engativá se ubica en el noroccidente de Bogotá, limitando al norte con la localidad de Suba, al oriente con las Localidades de Barrios Unidos y Teusaquillo, al sur con la Localidad de Fontibón y al occidente con los municipios de Cota y Funza. Sus principales fuentes hídricas son los ríos El Salitre y Bogotá. El uso del suelo de la Localidad es principalmente con centralidad urbana, residencial consolidada, residencial de urbanización incompleta, predominantemente dotacional y área urbana protegida. La Localidad de Engativá en el 2014 contaba con 873.286 habitantes que representa el 11.2% del total de los habitantes de Bogotá D.C. El crecimiento en población de la localidad es de 3.38% en comparación a la población de 2011 (843.722 habitantes).6 6.4 MARCO TEMPORAL La duración de la investigación tiene la fecha de inicio el 23 de noviembre de 2021; y la fecha de finalización está estimada para el 21 de mayo de 2023, durante este periodo del proyecto cuenta con cuatro fases, las cuales son: Análisis: En la cual se puede identificar el tema que se investigará y saber si es viable para la elaboración del proyecto. En este tramo, se observa y se cuestiona la parte organizacional del objeto de estudio, en ella, se pueden recolectar datos y sacar conclusiones que, a su vez, se conoce más del entorno de la empresa y un análisis del cliente interno y externo de la misma, esta parte de la investigación da un punto de partida para conocer más acerca de la empresa. Por otra parte, información la estadística arrojará datos más concretos en cuanto al entorno interno y externo de la empresa, también se analizarán los fundamentos y gestiones básicas para la unidad productiva. Planeación: Con esta fase se busca desarrollar los objetivos que se tendrán a lo largo del proyecto, al igual se busca reconocer esas herramientas o recursos para llevar al éxito, esta parte del trabajo es sustancial ya que se aplicarán gestiones en todas las áreas de la unidad productiva. Esta fase también opta por la fidelización de los clientes, dicha base busca implementar estrategias para los potenciales que quieran buscar un valor agregado a la empresa. Ejecución: En esta fase del proyecto se pondrá aprueba las habilidades del grupo investigador, ya que se empleará la contabilidad y las matemáticas en la parte financiera del negocio, los reconocimientos de los pasivos, gastos y realizar balances y análisis financiero de la empresa. Evaluación. Se hace el control a través de los indicadores de gestión de la empresa para la toma de decisiones y se plantean las estrategias viables para el negocio. 6.5 MARCO LEGAL Toda la normatividad relacionada con el desarrollo del proyecto y la actividad a la que se dedica la empresa. 6 COLOMBIA/SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DE BOGOTÁ. Informe de la localidad de Engativá [en línea]. Bogotá, 2017. p.5 Consultado el 3 de marzo de 2022. Disponible en internet: http://www.sdp.gov.co/sites/default/files/locengativa.pdf Tabla 2 Marco Legal NORMA Constitución política de Colombia de 20 de julio de 1991, TITULO II. DE LOS DERECHOS, LAS GARANTIAS Y LOS DEBERES, CAPITULO 1. DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES. Artículo 25 Ley 410 de 27/3 de 1971 por medio de la cual se crea el Código de Comercio Colombiano. Ley 2663 de 05/8 de 1950 por medio de la cual se crea el Código de Sustantivo del trabajo. Ley 624 de 30/03 de 1989 por medio de la cual se crea el Estatuto tributario. Ley 1562 de 11/7 de 2012 por medio de la cual se reforma la salud ocupacional. GTC45 APLICACIÓN El trabajo es un derecho y una obligación social en todas sus modalidades, de la especial protección del estado. toda persona tiene derecho a un trabajo en condiciones dignas y justas. En tanto la comercializadora HERPAVID garantiza a sus trabajadores condiciones salariales y de horarios justos Aplica ya que en esta empresa se realizan transacciones comerciales de compra, venta y servicios de herramientas para máquinas que cortan vidrio Artículo 161: La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana. En la comercializadora HERPAVID se cumplen con las 48 horas semanales de trabajo donde se laboran 8 horas diarias y medio día los sábados. Artículo 13: la comercializadora HERPAVID está sometida al impuesto sobre la renta y complementarios sin perjuicio de los respectivos socios y asociados; pagan el impuesto correspondiente a sus aportes o derechos y sobre sus participaciones. La comercializadora HERPAVID garantiza la seguridad y salud en el trabajo, con objeto de prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, asegurando la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Por medio de esta guía se proporciona directrices para identificar los peligros y valorar los riesgos de seguridad y salud ocupacional. Las organizaciones podrán ajustar estos lineamientos a sus necesidades, tomando en cuenta su naturaleza, el alcance de sus actividades y los recursos establecidos. GTC 34 Esta guía tiene por objeto dar los lineamientos para estructurar y desarrollar un programa de salud ocupacional para las empresas establecidas en Colombia Cámara de Comercio. Decreto No. La costumbre mercantil internacional 410 del 27 de marzo de 1971 Artículo y su vigencia se probarán mediante 9o. Prueba de costumbre mercantil copia auténtica. internacional – acreditación También se probará con certificación autenticada de una entidad internacional idónea, que diere fe de la existencia de la respectiva costumbre. Cámara de Comercio. Decreto No. 410 del 27 de marzo de 1971 Artículo 21. Otros actos mercantiles Resolución 2400 de 1979 Ministerio de trabajo y seguridad social Se realiza el cumplimiento de las obligaciones comerciales de acuerdo con la actividad de la misma Se cumple con las disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de la empresa garantizando la seguridad de los colaboradores Ley 1010 de 2006 Acoso Laboral Se conoce y aplica la ley como medida de seguridad para prevenir, corregir el Acoso Laboral si se llega a presentar Resolución 1401 de 2007 Ministerio La comercializadora HERPAVID de la Protección Social. conforma y garantiza las políticas y programas de prevención en materia de riesgos profesionales así mismo, la debida investigación de incidentes y accidentes de trabajo. Ley 1562 de 2012 Riesgos Laborales HERPAVID cuenta con los debidos procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores, además del cumplimiento de pagos para la protección y seguridad de los colaboradores Resolución 652 de 2012 La comercializadora tiene Conformación y funcionamiento del conocimiento de la resolución sin Comité de Convivencia Laboral embargo no cuenta con comité de convivencia laboral. - Decreto 1072-2015, Libro 2, Parte 2, Para HERPAVID es importante la Titulo 4, Capítulo 6 (Decreto Único aplicación de este decreto ya que con Reglamentario del Sector Trabajo) el cumple la reglamentación respecto a los riesgos laborales y el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Resolución 1409 de 2012 La comercializadora busca con esta (Reglamento de Seguridad para resolución la promoción de la salud protección contra caídas en trabajo en ocupacional y la prevención de los alturas) riesgos laborales, para evitar accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Resolución 312 de 2019 (Estándares La empresa años atrás implemento la Mínimos del Sistema de Gestión y aplicación de esta resolución y Seguridad y Salud en el Trabajo SG- conformó el acta, sin embargo no el SST) cuerpo de desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. ENTIDADES RELACIONADAS CON LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA Cámara de Comercio de Bogotá HERPAVID se relaciona con la Cámara de Comercio de Bogotá, ya que le brinda seguridad jurídica y así desarrollar acciones que mejoren el entorno competitivo garantizando la prosperidad, el valor compartido y la gobernanza. DIAN Se relaciona con la DIAN ya que la administra por sus direcciones de impuestos y aduanas nacionales garantizando la seguridad fiscal de la comercializadora al igual que el orden económico, mediante la administración y control de sus obligaciones facilitando las operaciones de comercio a través de la trasparecía y legalidad. Secretaria distrital de salud La Secretaría Distrital de Salud, como autoridad sanitaria en el Distrito Capital, debe verificar y vigilar las condiciones higiénicas y sanitarias de los establecimientos, con el fin de prevenir riesgos para la salud de la población. Para esto, cuenta con una metodología que fomenta la conciencia sanitaria y la autorregulación de la empresa. Fuente: Elaboración propia 7 7.1 DISEÑO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN Para el tipo de investigación que se aplicará en el proyecto se puede decantar por el que convenga más para la investigación del proyecto, por otra parte, Sampieri afirma que: “Algunas veces una investigación puede caracterizarse como básicamente descriptiva, exploratoria, correlacional o explicativa, pero no situarse únicamente como tal. Esto es, aunque un estudio sea en esencia exploratorio contendrá elementos descriptivos; o bien, un estudio correlacional incluirá componentes descriptivos, y lo mismo ocurre con los demás alcances. Asimismo, se debemos recordar que es posible que una investigación se inicie como exploratoria o descriptiva y después llegue a ser correlacional y aun explicativa.”7 Para el presente proyecto investigativo, se presume sensato el desarrollo de una tipología de investigación que es de tipo descriptiva. Ya que Sampieri señala que, “Busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis.”8 Este tipo de investigación aplica en el proyecto ya que busca presentar características de situaciones, personas o cosas, lo que permite describir las propiedades de la empresa permitiendo a los investigadores subyugar un análisis. También se ha visto el tipo de investigación explicativa, esto debido a que Sampieri también afirma que “Es el tipo de investigación más común y se encarga de establecer relaciones de causa y efecto que permiten hacer generalizaciones a realidades similares.”9 Haciendo alusión a lo mencionado, para la parte del proyecto no aplica debido a que no se centra en conocer las causas o el por qué suceden ciertos hechos, pues no se busca cambiar la razón de ser de la empresa, la finalidad de la investigación es proponer soluciones a sus problemas. 7 SAMPIERI H. Roberto, Metodología de la investigación. Quinta edición McGRAW-HILL, México, 2010, Capítulo 5, p. 84 8 Ibid. p. 85 9 Ibid. p. 85 La meta de este tipo de investigación no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. La correlacional no aplica al proyecto, esto se puede evidenciar, gracias a que Sampieri afirma que: “Su finalidad es conocer la relación o grado de asociación que exista entre dos o más conceptos, categorías o variables en un contexto en particular.”10 Esto precede con las indicaciones que da el proyecto, investigar e identificar las diferentes áreas de la empresa con relación a su funcionamiento y propósito al cual se aplica la investigación. Por último, se menciona el tipo de investigación exploratoria, Sampieri afirma que, “Se realiza cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se ha abordado antes.”11 se entiende que este tipo de investigación busca comprender un tema con poca información verídica, por tanto, este tipo no aplica debido que no se manejan escenarios hipotéticos de la información en torno a la empresa. 7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN En la presente investigación, se hará uso de una metodología de investigación de tipo cualitativo, ya que se usa la observación como herramienta clave para recopilar datos no numéricos sino datos abiertos, en este caso se aplica la entrevista, la cual es descrita por dicho tipo de investigación. Se aplica al proyecto ya que cualitativamente se recolectan datos de la unidad productiva cuyo entrevistado como punto de partida para extraer la información es el gerente, mirándolo en otra perspectiva, Sampieri, afirma que: “con frecuencia, la meta del investigador consiste en describir fenómenos, situaciones, contextos y eventos; esto es, detallar cómo son y se manifiestan. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis.”12 De paso se afirma que, la finalidad de esta metodología es lograr determinar diversas conclusiones y consideraciones técnicas relacionadas con el experimento. Como herramientas principales de esta metodología figuran en las áreas de la empresa. Según lo que objeta Bernal el método de investigación de tipo cuantitativo, “se fundamenta en la medición de las características de los fenómenos sociales, lo cual supone derivar de un marco conceptual pertinente al problema analizado, 10 11 12 Ibid. p. 85 Ibid. p. 85 Ibid p. 80 una serie de postulados que expresen relaciones entre las variables estudiadas de forma deductiva. Este método tiende a generalizar y normalizar resultados.”13 por tanto, su aplicabilidad es a fin con la recopilación de datos administrada por la unidad productiva pues la orientación de la investigación toma datos numéricos y no numéricos, lo que permite que se apoye y complemente la investigación por medio del instrumento de la encuesta. Por otro lado, el método deductivo, el autor Bernal afirma que, “este método de razonamiento consiste en tomar conclusiones generales para obtener explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de los postulados, teoremas, leyes, principios, etcétera, de aplicación universal y de comprobada validez, para aplicarlos a soluciones o hechos particulares”14 pues atribuyendo este concepto, este método puede aplicarse ya que busca una validez verídica en cuanto recolecta información de la unidad productiva, por lo que puede aplicarse al proyecto. Para el método inductivo el autor Bernal indica que, “Este método utiliza el razonamiento para obtener conclusiones que parten de hechos particulares aceptados como válidos, para llegar a conclusiones cuya aplicación sea de carácter general. El método se inicia con un estudio individual de los hechos y se formulan conclusiones universales que se postulan como leyes, principios o fundamentos de una teoría.”15 pues para la unidad productiva, busca por medio de la información hacer un razonamiento y definir una conclusión que contribuya en el análisis de la investigación por lo que permite inferir de un dato de la empresa poder generalizar si el dato o situación se puede popularizar en otras empresas, aun así este método también consiste en recolectar datos y su análisis se basa solo para crear teorías o hipótesis sobre casos específicos. Según Bernal el método hipotético deductivo “Consiste en un procedimiento que parte de unas aseveraciones en calidad de hipótesis y busca refutar o falsear tales hipótesis, deduciendo de ellas conclusiones que deben confrontarse con los hechos”16 Este método no aplica debido a que no se tiene una hipótesis para verificar o refutar, pues la información de la unidad productiva es verídica y no de tipo hipotético deductivo, por tanto no se busca premisas a través de herramientas de conocimientos para finalmente construir una conclusión. 7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN 7.3.1 Fuentes primarias 13 BERNAL A. César, Metodología de la investigación, administración, economía, humanidades y ciencias sociales. Tercera edición PEARSON EDUCACIÓN, Colombia, 2010, Capítulo 6, p. 60 14 Ibid. p. 60 Ibid. p. 60 16 Ibid, p. 60 15 Las fuentes primarias son aquellos elementos que se destacan por una fuente confiable de información, se puede obtener a través de documentos de la empresa o testimonio de sus fundadores y directivos, se obtiene de primera mano para el desarrollo de la investigación y la obtención de estos datos se realiza través de herramientas como entrevistas, encuestas y observaciones, tanto al gerente como a los colaboradores, de igual forma a sus clientes. 7.3.2 Fuentes secundarias Una fuente secundaria significa un elemento consistente en textos sostenidos en el análisis de un contexto determinado. Puede afirmarse que en esta investigación se basó en el análisis y revisión de fuentes documentales como: Artículos científicos, libros, revistas, tesis, documentos legales, normas Icontec, páginas web como Cámara de Comercio de Bogotá, DIAN, entre otras. 7.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO Talento humano: se aplicó el instrumento del cuestionario al gerente por medio de la técnica de la entrevista para adquirir información sobre los aspectos de la comunicación de los colaboradores. Mercadeo: se realizó la técnica de la entrevista por medio del instrumento del cuestionario estructura con cinco preguntas al gerente para identificar el manejo y organización que tienen en el área de mercado y como este lo desempeñan sus colaboradores. Administrativa: se realizó con el instrumento del cuestionario por medio de la técnica de la entrevista, aplicada al gerente, para identificar la organización y planificación que lleva la comercializadora en esta área. Servicio al cliente interno: se realizó la técnica de la encuesta por medio del instrumento del cuestionario a los colaboradores de la empresa para identificar y analizar los protocolos y suministro de información a los clientes, cómo tratan a los clientes desde que entran hasta que salen del establecimiento. Servicio al cliente Externo: se realizó con la técnica de la encuesta a través del instrumento del cuestionario aplicado a diez de los clientes más cercanos a la empresa; en donde se les preguntó sobre el manejo y protocolo que lleva la empresa a la hora de atender, venderles y brindarles el servicio. Operaciones: se realizó la técnica de la entrevista por medio del instrumento del cuestionario aplicado al gerente en donde se identificó diversa información sobre los aspectos en las operaciones como la entrada y salida de productos para comercializar. 7.5 VARIABLES El autor Sampieri, indica que: “Una variable es una propiedad que puede fluctuar y cuya variación es susceptible de medirse u observarse. Ejemplos de variables son el género, la motivación intrínseca hacia el trabajo, el atractivo físico, el aprendizaje de conceptos, la religión, la resistencia de un material, la agresividad verbal, la personalidad autoritaria, la cultura fiscal y la exposición a una campaña de propaganda política.”17 Las variables cuantitativas, cualitativas, independientes, dependientes e interviniente, las cuales no todas aplican para la investigación del proyecto, y se utilizan para diseñar los instrumentos de recolección de información que designan la importancia del trabajo, cuantitativamente se obtienen valores numéricos para determinar de una forma más ordenada y medida la investigación, por otra parte, cualitativamente se determina las características del estudio por mencionar las más importantes. Para las variables cualitativas que se ajustan al proyecto, podemos tomar en cuenta un ejemplo de Bernal, “Un estudio busca conocer la opinión de los usuarios respecto a un nuevo producto. La variable opinión es una variable cualitativa y los datos se analizarán en términos de proporciones. Por ejemplo, 20% de los encuestados opinarán favorablemente sobre la calidad del producto. Un estudio interesado en conocer el volumen de producción del sector automotor y sus variaciones durante los últimos tres años.”18 esta variable nos ayuda expresar una cualidad o característica del objeto o individuo, haciendo un análisis externo con los clientes de la empresa y los competidores. Siguiendo con el ejemplo de Bernal, “La variable volumen de producción es una variable cuantitativa y su análisis se realizará en términos de promedios o de totales; por ejemplo, el volumen de producción del sector automotor de los últimos tres años fue de 30 000 vehículos, promedio anual; y la producción total ascendió a 90 000 vehículos durante los tres años.”19 Con esta recopilación de datos podemos hacer alusión a que las variables cuantitativas que indican y describen las cualidades de acontecimientos que converge para así sacar un diagnóstico, evaluando datos numéricos fácil de interpretar y poder analizar con métodos estadísticos y poder expresarlo a través de cifras. Para las variables independientes Bernal afirma que, “Se denomina variable independiente a todo aquel aspecto, hecho, situación, rasgo, etcétera, que se considera como la “causa de” en una relación entre variables.”20 Esta cuenta con propiedades que tienen la capacidad de influir en otras y pueden llegar a cambiar 17 SAMPIERI H. Roberto, Metodología de la investigación. Quinta edición McGRAW-HILL, México, 2010, Capítulo 6, p. 93 18 BERNAL A. César, Metodología de la investigación, administración, economía, humanidades y ciencias sociales. Tercera edición PEARSON EDUCACIÓN, Colombia, 2010, Capítulo 7, p. 161 19 20 Ibid. p. 161 Ibid. p. 139 los resultados del comportamiento de otras variables. No se aplica al proyecto debido a que son factores que se ponen a prueba para mostrar una hipótesis, este modifica y manipula sistemáticamente el análisis. También el autor indica que “Se conoce como variable dependiente al “resultado” o “efecto” producido por la acción de la variable independiente.”21 Se definen como valores determinados por la variable independiente, es decir, son manipuladas de forma directa, pues cuando cambie la variable independiente la dependiente también lo hará, procediendo así una síntesis de variables que para el proyecto no se aplica. Por último, “Las variables intervinientes son todos aquellos aspectos, hechos y situaciones del medio ambiente, las características del sujeto/objeto de la investigación, el método de investigación, etcétera, que están presentes o “intervienen” (de manera positiva o negativa) en el proceso de la interrelación de las variables independiente y dependiente.”22 Por la situación actual de la empresa, no es meritorio hacer un diagnóstico que indique dicotómicamente las relaciones entre una o más variables para la investigación. 7.6 DISEÑO MUESTRAL 7.6.1 Población interna del estudio La población interna del estudio está conformada por 3 colaboradores y el Gerente; quien gestiona todas las áreas de la empresa, además de que es el representante legal frente a los proveedores y clientes; el Contador, quien se encarga de realizar los balances, revisa las ventas mensuales y presenta los informes a la compañía y además se encarga de pagar los impuestos; la Secretaria General aquella que hace despachos, cartas a proveedores, bancos, atención al cliente en recepción de llamadas y repuesta a correos, y por último el Gerente Comercial es aquel que hace visitas a clientes a nivel local, entrega pedidos, concreta las ventas, qué se envía y se encarga de las autorizaciones. 7.6.2 Población externa del estudio Los clientes son los habitantes de la ciudad de Bogotá, entre estos se encuentran hombres y mujeres con industrias vidrieras que buscan herramientas de buena calidad para sus máquinas. Los clientes de la empresa por lo general son establecimientos e industrias que manejan vidrio. Los competidores de la zona son aquellos que trabajan con la misma línea de herramientas que la empresa HERPAVID, aquellas que comercializan en el sector de Bogotá y alrededores. Entre los competidores más fuertes se encuentra MAPIGLASS y ELITEC. 21 22 Ibid. p. 139 Ibid. p. 139 En la localidad de Engativá si bien cuenta con más de 800.000 habitantes, también se caracteriza por tener un alto flujo de población flotante ya sea por comercio o trabajo, en esta localidad se tiene en cuenta el comercio, por lo que para los habitantes de la ciudad referencian dicha localidad de comerciantes. Los proveedores de la empresa son de varias nacionalidades, por lo general extranjeras manufactureras, las cuales suministran diferentes herramientas como brocas, pulpos y diamantes de brillo. Según Bernal: “los tipos de muestreo son, el aleatorio simple (MAS), proporcional y muestreo estratificado. Para el muestreo aleatorio simple y para el proporcional se ilustró el cálculo del tamaño de la muestra para el caso de poblaciones finitas e infinitas.”8. Para este proyecto se empleará el tipo de muestreo probabilístico aleatorio simple, donde cualquiera de los clientes de la empresa podrá ser seleccionado como parte de la muestra de la investigación y se aplicó el cálculo de la muestra para poblaciones finitas. Para el cálculo de la muestra de población finita se consideró la cantidad de 300 clientes que adquirieron productos en los últimos 6 meses. En la comercializadora HEPAVID dedicada a la venta de herramientas, se tomó una base de datos de 300 clientes. Se aplicará este método al proyecto ya que con esta fórmula se busca determinar el tamaño de la muestra teniendo un nivel de confianza 95% y un margen de error del 5%, para conocer la satisfacción del servicio. 𝑍 2 ×𝑃×𝑄×𝑁 n= 𝑁×𝐸2 ×𝑍 2×𝑃×𝑄 Z= 95% (1.96) E= 5% (0.05) P= 0.5 Q= 0.5 N= 300 1,962 ×0,5×0,5×300 n= 300×0,052+1,962×0,5×0,5 288,12 n=1,7104 n= 168 Para un estudio de una población de 300 clientes, un nivel de confianza del 95% y un margen de error del 5%, se requiere una muestra de 168 clientes, para identificar la satisfacción del servicio recibido. 7.6.3 Cronograma de actividades de investigación Deben diseñarlo para los 18 meses de investigación y las actividades principales de las cuatro fases del proyecto Ej. Tabla 3 cronograma fase de análisis CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS MES DE MES DE MES DE MES DE ACTIVIDADES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO Búsqueda de la unidad productiva X Certificado Cámara de Comercio X RUT X Visita a la unidad productiva X Historia de la empresa X Caracterización de unidad productiva X Aplicación del instrumento. Entrevista Gerente X Elaboración árbol de problema x Revisión del instrumento. Entrevista al Gerente Elaboración del marco Legal Diagnóstico preliminar X X X Implementación del tipo de muestreo Relación con las teorías Administrativas Fuente: Elaboración propia CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS MES DE MES DE ACTIVIDADES JULIO JUNIO Identificación del análisis externo X X Identificación del micro entorno x x Elaboración del proceso administrativo (planeación, Organización, dirección y control) Propuesta de estructura organizacional Creación de la cadena de valor X X X En el primer mes del cronograma se realizaron actividades de recopilación de información y documentos de validez de la empresa como el certificado de Cámara de Comercio, RUT; seguido de esto se visitó la empresa para adquirir la historia de la empresa además la información de la ficha de caracterización de la unidad productiva. En el mes de marzo se realizó la aplicación del instrumento entrevista por medio de un cuestionario de todas las áreas de la empresa al gerente. Se realiza el diagnostico preliminar a todas las áreas de la empresa en la tercera semana de marzo, junto con la aplicación del instrumento. Seguido se realiza la identificación del proceso administrativo en la organización en la tercera semana de abril se realiza la implementación del tipo de muestreo con el fin de identificar la muestra en la empresa. En la última semana de abril se realiza la relación de las teorías administrativas y su aplicación en HERPAVID, el mes de mayo se realizó la creación de la cadena de valor para identificar y contribuir en la mejora continua de la unidad productiva. Tabla 4 cronograma de fase de planeación CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE PLANEACIÓN ACTIVIDADES Análisis de la competencia Análisis de la unidad productiva Cuestionario entrevista aplicada sobre gestión de mercado. MES MES DE DE MAYO ABRIL MES MES DE DE AGOST JULIO O MES DE JUNIO x x x x Evento Empresarial Análisis de la situación actual de la empresa (Matriz DAFO) Cuestionario entrevista aplicada Servicio al cliente x x (Gerente o contacto directo EOE). Lista de Chequeo aplicada (diagnostico preliminar Servicio al Cliente) Diagnostico preliminar de servicio al cliente Programa de Servicio al cliente Fuente: Elaboración propia Tabla 5 continuación cronograma de fase de planeación Evento Corporativo x x X x CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE PLANEACIÓN MES DE MES DE MES DE ACTIVIDADES AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE Formato hoja de vida, inducción y socialización, contrato. X Flujograma de desarrollo formación y desarrollo, evaluación de desempeño. X Formato de capacitaciones actividades, Presupuesto de capacitaciones, X Cronograma de capacitaciones X Formato de evaluación de desempeño X Evaluación X Cronograma de Evaluación de desempeño X Encuesta a colaboradores sobre clima organizacional X Diagnóstico del clima organizacional. X Elaboración del plan de mejora del clima organizacional x Propuesta de protocolo de manejo de conflictos x Cuestionario entrevista aplicada sobre SG-SST X Diagnóstico de SG-SST X Elaboración de la matriz GTC 45 X Elaboración de informe de SGSST Elaboración propuesta de COPASST X X CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE PLANEACIÓN MES DE ACTIVIDADES MES DE DICIEMBRE NOVIEMBRE Entrevista a gerencia sobre gestión de mercados x Encuesta a clientes sobre gestión de mercados x Diagnóstico de gestión de mercados x Análisis de la oferta x Análisis de la demanda x Tipos de mercado x Análisis situacional x Perfil del consumidor x Mercado total, potencial y objetivo x Diagnóstico de opinión clientes gestión de mercados x Estudio de mercado HERPAVID x Fuente: Elaboración propia Para continuar con el análisis de mercados se efectúa el estudio de la competencia, seguido se realiza el análisis de la unidad productiva. En la primera semana de julio se ejecutó en cuestionario sobre gestión de mercado continuado se realiza el evento empresaria de mercados, y de a acuerdo a las investigaciones realizadas se evidencia la aplicabilidad de las teorías administrativas en la unidad productiva. Durante el mes de agosto se realiza la recolección de la información de gestión administrativa en la cual se Identificación del análisis externo en la siguiente semana se Identificación del micro entorno de la unidad productiva y por ultimo después del análisis e interpretación se realiza la elaboración de la propuesta del proceso administrativo (planeación, Organización, dirección y control) y por último se grafica la propuesta de estructura organizacional A partir de la primera semana de septiembre se efectúa todo lo relacionado con gestión de talento humano, en las semanas siguientes se realiza, entrevista a gerencia y colaboradores, acerca de esta área, para así ejecutar las propuestas de flujogramas y formatos correspondientes a reclutamiento y selección, inducción y socialización, capacitación y formación, contrato y evaluación de desempeño. A partir de la tercera semana de septiembre se realizó todo lo relacionado con el clima organizacional de la unidad productiva empezando con la encuesta a colaboradores sobre clima organizacional con la recolección de esta información se realizó el diagnóstico del clima organizacional, para así realizar el plan de mejora del clima organizacional, durante la primera semana de septiembre se realiza la propuesta de protocolo de manejo de conflictos. La segunda semana de septiembre se realiza el cuestionario entrevista aplicada sobre SG-SST paras así identificar y recolectar la organización de la unidad productiva en esta área, obtenida la información se procede a realizar el diagnóstico de SG-SST para durante la misma semana poder llevar a cabo la elaboración de matriz GTC 45 identificando los riesgos de los colaboradores dentro de la empresa en la tercera semana de octubre se realiza el informe de SG-SST y la Elaboración propuesta de COPASST con el fin de contribuir en la mejora continua de la empresa. En la primera semana se realizaron los instrumentos de recolección de información tanto para unidad productiva como para los clientes, por medio de una entrevista a gerencia y una encuesta a clientes, para identificar el manejo adecuado de la gestión de mercados de HERPAVID, la segunda semana se realizó el diagnostico de la entrevista y el análisis de la oferta en el cual se ejecutó una investigación profunda de la competencia, la tercera semana se realizó un análisis de la oferta y de los tipos de mercado, haciendo un énfasis a las empresas vidrieras, en la cuarta semana se hizo un análisis situacional y el perfil del consumidor, en la ultima semana de noviembre, se investigo sobre el mercado potencial total y objetivo y el diagnóstico de opinión clientes gestión de mercados, para finalizar en la primera semana de diciembre se propuso el estudio de mercado de HERPAVID. Figura 6 cronograma de fase de ejecución CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES MES DE MES DE MES DE MES DE (Recuerde que esta se puede SEPTIE XXX XXX XXX tomar del proyecto formativo) MBRE Elaboración de la ficha de caracterización de la unidad X productiva Fuente: Elaboración propia Como primera medida para el sector contable de la unidad productiva en la segunda semana de septiembre se realizó la ficha de caracterización de HERPAVID. Figura 7 cronograma de fase de evaluación CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EVALUACIÓN ACTIVIDADES MES DE MES DE MES DE MES DE (Recuerde que esta se puede XXX XXX XXX XXX tomar del proyecto formativo) Fuente: Elaboración propia Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 7.6.4 Presupuesto de la investigación. Diseñado para los 18 meses de investigación. Se diseña presupuesto de la investigación con una duración de dieciocho meses, En el cual se incluyen los principales materiales y gastos que se van a requerir, en ellos se incluye materiales de útiles comunes como cuadernos y esferos, en tecnología se incluye una memoria USB para almacenamiento de la información, plan de datos y minutos para comunicación y otros gastos como transportes. Todo esto tiene un estimado total de $721.000. Tabla 8 Presupuesto de la investigación PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN DURACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 9 Meses MATERIAL UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR MES VALOR 9 MESES Cuaderno Unid 3 3.000 9.000 81.000.00 Esfero Unid 3 2.000 6.000 54.000.00 lápiz Unid 3 1.000 3.000 27.000.00 transporte Unid 3 1.500 4.500 40.500.00 marcador Unid 3 3.000 9.000 81.000.00 carpeta Unid 3 2.000 6.000 54.000 .00 USB (4G) Unid 1 24.000 24.000 24.000.00 Plan de datos y min. Minuto 500 1.000 55.000 495.000.00 TECNOLÓGICO VALOR TOTAL Fuente: Elaboración propia 116.500 856.000 8 ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS Y TENDENCIAS Elaborar una matriz (tabla), el análisis y la aplicabilidad de las diferentes teorías administrativas. 8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN 8.1.1 Enfoque clásico de la administración. ❖ Científica Tabla 9 Teoría científica Teoría o Tendencia y postulados o principios Aplicabilidad a la unidad Autores Principales productiva Administración científica Principio de La unidad productiva preparación: aplica este principio Frederick Winslow Seleccionar a la hora de hacer Taylor científicamente los selección de Carl Barth trabajadores de personal y Henry Lawrence Gantt acuerdo con sus prepararlos para sus Harrintong Emerson aptitudes y labores con el fin de Frank Gilbreth prepararlos y aumentar la rapidez Lilian Gilbreth entrenarlos para de la producir mejor, en comercialización. concordancia con el método planeado. Principio de control: controlar el trabajo para cerciorarse de que está ejecutándose de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia debe cooperar con los empleados para que la ejecución sea la mejor posible. Este principio aplica porque permite que la empresa HERPAVID desde los colaboradores y gerencia, corrijan fallas y errores en las actividades o labores, que impidan alcanzar sus logros a tiempo y exitosamente. Principio de ejecución: asignar atribuciones y responsabilidades para que el trabajo Aplica porque el gerente opta por una visión en grande, como líder evalúa se realice disciplina.23 con las capacidades de los colaboradores para así vincular estrategias a las operaciones y al personal. Fuente: Elaboración propia ❖ Clásica Tabla 10 Teoría Clásica Teoría o Tendencia y Autores Principales Teoría clásica de la administración Henry Fayol Lyndall Urwick Luther Gufick postulados o principios Aplicabilidad a la unidad productiva HERPAVID maneja este postulado desde el momento de contratación de personal donde se exponen con claridad las funciones especializadas en cada cargo de la organización, para así mantener el orden y aumentar la productividad de manera eficiente y organizada, además de esto también se hace claridad de los mandos de la empresa y hacen énfasis en el proceso de mandos División del trabajo: Cada empleado tiene una habilidad distinta y un punto fuerte que hay que explotar. En función de la experiencia de cada uno pueden considerarse especialistas en algo, incluso generalistas. Si hay cierta especialización en un ámbito, esta aumenta la eficiencia y la productividad, ya que hay mayor precisión en cada tarea que se realiza. Autoridad y responsabilidad: La autoridad conlleva responsabilidad y cierto riesgo, y los encargados de hacer que la empresa La empresa maneja un compromiso donde sus colaboradores se responsabilizan sobre sus labores así mismo si tienen CHIAVENATO I. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN. Séptima edición McGRAW-HILL, México, 2006, Capítulo 3, p. 56 23 funcione deben asumir dichas responsabilidades haciendo que el equipo de dirección tenga el poder de dar órdenes a los demás empleados. personal bajo su mando, sin embargo, cada que se realiza una toma de decisiones estas son comunicadas con gerencia. La disciplina: La disciplina conlleva obediencia y respeto hacia los valores fundamentales. Una buena conducta y la creación de relaciones basadas en el respeto es la clave que sustenta una relación de calidad entre todos miembros de la organización, desde dirección a los mandos más bajos. Este principio se aplica en la unidad productiva pues se evidencia el desarrollo sostenido de las labores de cada funcionario, no solo son responsables con la organización también se fidelizan a mantener la calidad de la empresa y sus integrantes. Unidad de mando: Se refiere a la importancia de que cada empleado recibe órdenes sobre las tareas que debe realizar de un único mando, y que explique los resultados de cada faena a esa misma persona. El personal de HERPAVID hace énfasis en el cumplimiento y respeto hacia las ordenes impuestas por sus superiores lo que le permite a la empresa solucionar conflictos de forma rápida y eficaz. Unidad de dirección: Esta hace referencia al enfoque y a la unidad de las actividades, es decir, todas deben trabajar hacía un mismo objetivo, detallado Aunque la organización no cuenta con un documento de planificación para direccionar las áreas de la empresa, si se tiene claridad del objetivo del plan de específicamente en el plan de acción. acción lo que le permite a los colaboradores hacerse cargo de sus funciones para que sean optimas y de fácil supervisión. Subordinación del interés individual al general: En todo tipo de empresas existen diferentes clases de intereses, ya que cada empleado tiene intereses particulares, pero nunca deben prevalecer sobre el interés de la empresa. Remuneración: Es importante contar con empleados que estén motivados y que sean totalmente productivos. La remuneración debe ser coherente y justa para todos, para que se sientan felices en sus trabajos y de esta forma aumente la productividad. Jerarquía: Fayol exige un respeto máximo a los mandos más altos, estableciendo así una línea muy clara de autoridad y jerarquía en la organización, Los colaboradores de la empresa hacen cumplir los intereses de la empresa para llevar el crecimiento y dirección de la empresa o que determina el cumplimiento de las estrategias sobre el sostenimiento de la organización en el mercado vidriero. La comercializadora como buena empresa hace cumplir el código sustantivo del trabajador por lo que la remuneración de sus trabajadores es cumplida bajo el contrato cumpliendo con la económica y la no económica, permitiendo motivar a sus colaboradores. La empresa no cuenta con organigrama físico que evidencie la jerarquía de la misma, se tiene lardad de la línea de autoridad para los cargos y el personal pasando por todos los niveles de esta. de la misma, es decir que la ausencia del documento no ha sido consecuencia negativa para el manejo adecuado de la información suministrada entre cargos. Centralización: La autoridad a la hora de tomar decisiones debe estar repartida de forma equilibrada y coherente, sobre todo en empresas grandes con mayor volumen de negocio y personal. En la comercializadora aplica este principio ya que su organización en la toma de decisiones es bajo un mismo mando al ser tan corto el personal esta forma de equilibrio es óptima para sus colaboradores. Orden: Cada empleado debe tener los medios y recursos necesarios para poder desarrollar de forma adecuada las funciones que se le han asignado. En HERPAVID se ejecuta este principio pues se evidencia los recursos y forma de cumplimiento con las labores asignadas además hacen buen manejo de los recursos suministrados por la organización. Equidad: Remarca que los trabajadores deben ser tratados en todo momento con equidad, amabilidad y por igualdad, independientemente de su función o procedencia. Ya que la empresa se ha mantenido durante tanto tiempo la equidad esta en cada colaborador y sus mandos, además de la amabilidad en la comunicación entre ellos permitiendo que este principio se cumpla. 24 Ibid. p. 76 Este principio aplica en HERPAVID pues gracias al poco personal la estabilidad de los cargos se ha evidenciado a través de los años dando así seguridad a las labores sin perjudicar la empresa, es decir no se ve alta rotación. Gracias a la antigüedad de los integrantes de la comercializadora se ve el valor que tienen hacia la empresa lo que les permite tomar iniciativa y flexibilidad facilitando el crecimiento de la organización. Este principio se evidencio en la unidad productiva pues se observa el trabajo en equipo gracias a la familiarización que llevan conformando de varios años juntos permitiendo la participación de todo Estabilidad: Este principio fundamental hace referencia a la importancia de la estabilidad del personal, es decir, de la especialización. Remarca que una elevada rotación puede perjudicar un correcto funcionamiento de las áreas y reducir de forma notoria la seguridad que sienta la persona en el lugar de trabajo. Iniciativa: Incentiva de forma clara la importancia de la iniciativa de cada trabajador para realizar tareas, es decir, la flexibilidad y libertad para poder aportar valor en su puesto de trabajo. Espíritu de cuerpo: En este caso se promueve el trabajo en equipo, esencial para que haya colaboración y participación en todos los aspectos.24 los colaboradores de le empresa. Fuente: Elaboración propia 8.1.2 Enfoque humanista de la administración ❖ Relaciones Humanas Tabla 11 Teoría Relaciones Humanas Teoría o Tendencia y postulados o principios Autores Principales Teoría de las relaciones El nivel de humanas producción es Elton Mayo resultado de la integración social: El nivel de producción no está determinado por la capacidad física o fisiológica del empleado (como afirmaba la Teoría Clásica), sino por normas sociales y expectativas grupales Grupos informales, La empresa se visualizó como una organización social compuesta por grupos sociales informales, cuya estructura no siempre coincide con la organización formal de la empresa Relaciones humanas En el lugar de trabajo, las personas participan en grupos sociales existentes dentro de la organización, y se mantienen en una constante interacción social. Fuente: Elaboración propia Aplicabilidad a la unidad productiva HERPAVID toma factores de este principio pues considera que la colaboración entre cargos y logros grupales contribuyen en el crecimiento de la comercialización. Este principio no aplica en la unidad productiva pues se mantiene al régimen de organización La empresa maneja este principio pues al ser pocos colaboradores su intención social es más familiar y respetuosa. 8.1.3 Enfoque Neoclásico de la administración ❖ Neoclásicos Tabla 12 Teoría Neoclásicos Teoría o Tendencia y postulados o principios Aplicabilidad a la unidad Autores Principales productiva Teoría neoclásica de la División del trabajo: Este principio está administración siendo El objetivo inmediato Peter F. Drucker implementado en las y fundamental de Ernest Dale funciones de los cualquier tipo de Lawrence Appley colaboradores por organización es Harold Koontz tanto a incrementado producir bienes o Cyril O’Donnell la producción de servicios. George Terry ventas. Este principio es Especialización: es ejecutado en la consecuencia de la empresa pese a su división del trabajo: corto personal todos cada órgano o cargo hacen cumplimiento tiene funciones y especializado de su tareas específicas y cargo, cumpliendo especializadas. con sus funciones implementadas en el contrato. Jerarquía: es otra se implementa este consecuencia del principio debido a principio de división que se tiene claridad del trabajo y de la de la jerarquía y así diversificación de las labores de los funcional en la trabajadores a fin organización. con sus funciones. Amplitud administrativa: indica el número de subordinados que un administrador puede supervisar.25 Fuente: Elaboración propia ❖ Administración por Objetivos 25 Ibid. p. 134 Este principio no es aplicado en la empresa debido a que son pocos colaboradores. Tabla 13 Teoría Administración por Objetivos Teoría o Tendencia y postulados o principios Aplicabilidad a la unidad Autores Principales productiva Anthony P. Raia El establecimiento Este principio aplica George Odiorne conjunto de objetivos debido a se tiene entre el gerente y claridad de los sus inferiores. objetivos establecidos por su superior. El establecimiento No aplica porque HERPAVID no de objetivos para maneja cada departamento o departamentos. posición. Interrelación entre No Aplica porque la unidad productiva no los objetivos maneja departamentales. departamentos. ya que Participación activa Aplica HERPAVID busca de las gerencias y de ser una familia y la los subordinados. opinión de todos sus participantes es importante para la gerencia. Apoyo intensivo del Este principio aplica personal.26 debido al corto personal su fidelidad les permite apoyarse entre los cargos. Fuente: Elaboración propia 8.1.4 Enfoque estructuralista de la organización ❖ Modelo burocrático Tabla 14 Teoría burocrático Teoría o Tendencia y postulados o principios Aplicabilidad a la unidad Autores Principales productiva Modelo burocrático de Tipos de autoridad - El principio es organización aplicado por la Autoridad Max Weber empresa ya que al tradicional: Cuando ser poco personal se los subordinados 26 Ibid. p. 196 aceptan las órdenes de los superiores como justificadas porque esa siempre fue la forma en que se hicieron las cosas. respetan las ordenes de los superiores. Autoridad carismática: Cuando los subordinados aceptan las órdenes del superior como justificadas, por causa de la influencia de la personalidad y del liderazgo del superior con el cual se identifican. El principio es aplicado pues el personal reconoce y valora el liderazgo de sus superiores Autoridad legal, racional o burocrática: Cuando los subordinados aceptan las órdenes de los superiores como justificadas, porque están de acuerdo: con ciertos preceptos o normas que consideran legítimos y de los cuales se deriva el comando.27 El principio aplica ya que el personal de HERPAVID al ser seleccionado para el cargo cuenta con esta característica que deben ser ejercidas durante sus funciones. Fuente: Elaboración propia ❖ Teoría estructuralista Tabla 15 Teoría estructuralista Teoría o Tendencia y postulados o principios Aplicabilidad a la unidad Autores Principales productiva Teoría estructuralista de Centro de poder: Este principio no es la administración Controlan los aplicado debido a 27 Ibid. p. 223 Amitai Etzioni Chester Barnard Peter Blau William R. Scott esfuerzos combinados de la organización y los dirigen hacia sus objetivos; esos centros de poder necesitan también reexaminar continuamente la realización de la organización y, cuando sea necesario, reordenar su estructura, con la finalidad de aumentar su eficiencia. que la empresa no cuenta con variedad de colaboradores, a pesar de ello, van hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos. Sustitución del personal: Las personas pueden ser dimitidas o sustituidas por otras personas para sus tareas. La organización puede recombinar su personal a través de transferencias y promociones. Este principio se aplicó en vendedores y mensajeros para organizar y dinamizar la producción de la comercializadora. Control normativo. Es el control que se basa en símbolos puros o en valores sociales. Existen símbolos normativos (como de prestigio y estima) y sociales: (como de amor y aceptación). 28 HERPAVID se basa en mantenerse bajo las normas establecidas por gerencia por tanto este principio aplica. Fuente: Elaboración propia 8.1.5 Enfoque del comportamiento en la administración 28 Ibid. p. 256 ❖ Teoría del comportamiento Tabla 16 Teoría del comportamiento Teoría o Tendencia y postulados o principios Aplicabilidad a la unidad Autores Principales productiva teoría del Es la jerarquización HERPAVID aplica comportamiento en la este principio pues de las necesidades, administración busca mantener ordenadas con base Kurt Lewin serenidad y a la necesidad del Herbert Alexander bienestar en las bienestar, la Simon necesidades que se pirámide va Douglas McGregor desean satisfacer ascendiendo Rensis Likert conforme las se Chris Argyris satisfacen las Abraham Maslow necesidades más Frederick Herzberg básicas. Entre estas necesidades se encuentran: Fisiológicas, Seguridad, Sociales, de Estima y 29 Autorrealización. 29 30 Ibid. p. 283 Ibid. p. 286 Factores motivacionales, o factores intrínsecos, se relacionan con el contenido del cargo y con la naturaleza de las tareas que la persona ejecuta. Participación en las decisiones y en la administración consultiva. 30 Este principio es aplicado por HERPAVID a la hora de asignar labores pues busca motivar a sus colaboradores para que la producción se incremente La comercializadora permite que tengan participación en las decisiones que las afectan directa o indirectamente y para que se comprometan con el alcance de los objetivos empresariales solo las correspondientes a su cargo y todo es comunicado con gerencia. Fuente: Elaboración propia ❖ Teoría del desarrollo organizacional Tabla 17 Teoría del desarrollo organizacional Teoría o Tendencia y postulados o principios Autores Principales Robert Tannenbaum Etapa pionera: Es la Chris Argyris etapa inicial de la organización. Por ser aún pequeña, sus procesos se supervisan y se controlan. Etapa de expansión: Es la etapa en que la organización crece y expande sus actividades, intensifica sus operaciones e incrementa la cantidad de participantes. Etapa de reglamentación: Con el crecimiento de sus actividades, la organización se obliga a establecer normas de coordinación entre los diversos departamentos o sectores que van surgiendo, bien como definir rutinas y procesos de trabajo. Etapa de burocratización. El desarrollo de las Aplicabilidad a la unidad productiva Si aplica pues la comercializadora maneja un proceso que debe cumplirse bajo supervisión y control Si aplica ya que la empresa se va dando a conocer a nivel departamental y así realiza importaciones a las ciudades principales de Colombia HERPAVID aplica este principio mantiene la coordinación de sus colaboradores y asi hacer cumplimiento tanto de reglas como políticas de la empresa La comercializadora desarrolla este postulado por medio del control y operaciones y de su dimensión lleva a la organización a una reglamentación burocrática para preestablecer la conducta organizacional dentro de estándares rígidos y un sistema de reglas y procedimientos para enfrentarse a las contingencias relacionadas con las actividades del trabajo. Etapa de la flexibilización: Es decir, de readaptación a la flexibilidad y de reencuentro con la capacidad innovadora perdida, por medio de la introducción de sistemas organizacionales flexibles. El DO es un esfuerzo de flexibilización.31 organización de los cargos y sus actividades laborales, respetando el cargo y los protocolo que se maneja frente a situaciones que requieran el seguimiento. La comercializadora no aplica este principio pues se rige bajo la calidad de sus productos y no se readapta ni innova a el mercado vidriero. Fuente: Elaboración propia 8.1.6 Enfoque sistémico de la administración ❖ Teoría matemática Tabla 18 Teoría matemática Teoría o Tendencia y postulados o principios Autores Principales 31 Ibid. p. 325 Aplicabilidad a la unidad productiva Programación dinámica Johann Von Neumann Russel Ackoff Herbert Simon Oskar Morgenstem 32 Ibid. p. 390 La programación dinámica se aplica en problemas que poseen varias etapas interrelacionadas, donde una decisión adecuada a cada una de las etapas debe adoptarse, sin perder de vista el objetivo final Estrategia de operaciones: Define la alineación estratégica y la naturaleza estratégica de la administración de las operaciones. Calidad: Involucra el tratamiento estadístico de la calidad, la mejora continua, programas de calidad total y certificación ISO.32 En HERPAVID se aplica este principio en el manejo de ventas y despacho de los productos pues se cumple con las etapas correctas desde que sale el producto hasta el objetivo final en este caso el cliente. Si aplica, la empresa se adapta a cambios repentinos que cualquier otra organización pueda enfrentar en el mercado, ya que son requerimientos que hay que tomar en cuenta para seguir vigente, maneja una estrategia operativa la cual se ve reflejado, la ventaja competitiva y un plan detallado que establece las acciones que se deben realizar para alcanzar sus objetivos. Si aplica, HERPAVID se desempeña más por la calidad del producto, aplicando técnicas estadísticas que comprueban si sus productos cumplen con ciertas exigencias calidad y funcionamiento. de el Fuente: Elaboración propia ❖ Teoría de sistemas Tabla 19 Teoría de sistemas Teoría o Tendencia y postulados o principios Aplicabilidad a la unidad Autores Principales productiva El sistema abierto El sistema abierto se Este postulado si se aplica a la empresa, caracteriza por un Ludwig Von Bertalanffy esto por la integridad intercambio de de cada uno de los transacciones con el partícipes en la ambiente y se unidad productiva, conserva cada uno de ellos constantemente en crea o gestiona su el mismo estado propio ambiente que (autorregulación) a a su vez genera una pesar de que la integridad y por materia y la energía consiguiente se que lo integran se puede evidenciar la renuevan organización y/o categorización constantemente dentro de la (equilibrio dinámico u empresa. homeostasis). Organización De Las Funciones: Es la que requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central. se puede decir que este principio si aplica, a pesar de que HERPAVID no sea una empresa totalmente automatizada digitalmente, cuentan con esas técnicas de Aprendizaje Automático la cual ser permite evidenciar cuál de sus clientes estará a punto de abandonar la empresa, o cuántas unidades del producto hay que importar para satisfacer la demanda de los clientes. Armonía: Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o características, en la medida en que el medio se lo exige, y es estático cuando el medio también lo es; de ahí que ocurran modificaciones en el sistema para lograr el alcance de los objetivos.33 Este principio aplica ya que la empresa trabaja para bien común; sin importar cuan tan diversos sean sus clientes, siempre trabajan al unísono teniendo en cuenta el esfuerzo individual también es necesario para lograr las metas y poder conseguir los objetivos en conjunto. Fuente: Elaboración propia 8.1.7 Enfoque situacional ❖ Teoría situacional Tabla 20 Teoría Situacional Teoría o Tendencia y postulados o principios Aplicabilidad a la unidad Autores Principales productiva Consonancia y Al seleccionar y Se aplican disonancia empíricamente observar sus dentro de la ambientes, las Alfred D. Chandler, Jr. empresa, este organizaciones Paul R. Lawrence postulado se aplica buscan reducir la Jay W. Lorsch ya que en la unidad disonancia y Joan Woodward productiva debe de mantener la haber una consonancia. Existe conformidad entre fuerte necesidad de los colaboradores y consonancia y la gerencia, un 33 Ibid. p. 413 coherencia en la vida de las organizaciones. La consonancia significa que las presunciones de la organización al respecto de su ambiente se confirman en la práctica y en lo cotidiano. Esa confirmación sirve para reforzar aún más aquellas presunciones. Con eso, la organización mantiene la coherencia en su conducta, es decir, su conducta permanece congruente con sus presunciones. el diseño de la organización (organizational design) que es la estructura de la empresa. Dado los cambios continuos su estructura debe ser flexible y adaptable al ambiente. Fuente: Elaboración propia 8.2 TENDENCIAS ORGANIZACIONALES ambiente en el que exista relación que corresponda entre trabajadores y su lugar de trabajo. HERPAVID organiza respecto a la aplicación de los procesos que se deben reforzar para dar coherencia las gestiones que benefician la empresa y sus presunciones La comercializadora HERPAVID por llevar tanta antigüedad mantiene su diseño de organización de cuando fue creada lo que no permite que se hagan mucho cambios. Tabla 21 Tendencias organizacionales TEORÍA O TENDENCIA POSTULADOS O APLICABILIDAD A LA Y AUTORES PRINCIPIOS UNIDAD PRODUCTIVA PRINCIPALES Benchmarking. Conocer sus Ya que la operaciones y comercializadora se evaluar sus puntos encuentra ubicada fuertes y débiles. Por en un mercado lo tanto, debe donde evaluar documentar los productos, servicios, pasos y prácticas de procesos de trabajo los procesos de es importante trabajo, definir evaluar los proceso medidas de que se manejan desempeño y dentro y fuera de la diagnosticar sus misma para debilidades. incrementar el desempeño y fortalecer las debilidades. Ubicar y conocer la HERPAVID aplica competencia u este principio ya que organizaciones se informa de los líderes del mercado, productos y servicios para poder de la competencia y diferenciar las así mejorar para habilidades, diferenciarse de conociendo sus estos con mejores puntos fuertes y productos débiles y compararlos con sus propios puntos fuertes y débiles. Incorporar lo mejor La comercializadora de lo mejor aplica este principio adoptando los como una estrategia puntos fuertes de la de marketing para competencia y, si es beneficiar sus posible, ventas. excediéndolos y rebasándolos. Reingeniería Radical: Impone una La empresa no aplica renovación radical, este postulado ya desconsiderando las que no cuentan con estructuras y los un departamento de procedimientos talento humano que actuales para le aconseje inventar nuevas Gestión de proyectos. formas de hacer el trabajo. Drástica: La reingeniería tira todo lo que existe actualmente en la empresa. Destruye lo antiguo y busca su sustitución por algo enteramente nuevo. No aprovecha nada de lo que existe. Procesos: La reingeniería reorienta el centro de atención hacia los procesos y ya no hacia las tareas o servicios, mucho menos hacia las personas o hacia la estructura organizacional. Busca entender el "qué" y el "por qué" y no el "cómo" del proceso. La creación y el desarrollo de un nuevo producto. Cambio en la estructura o en la cultura organizacional. Desarrollo o adquisición de un nuevo sistema de información. Construcción de un nuevo edificio. Implementación de un nuevo procedimiento o proceso de negocio. reinventarse en las formas de trabajar. HERPAVID no aplica este principio por la falta de recursos y ausencia del departamento de publicidad. La comercializadora no aplica este postulado pues mantiene su misión. La empresa no lanza nuevos productos ya que estos dependen de la maquinaria del cliente HERPAVID no aplica este postulado ya que mantiene ideales propuestos por gerencia La comercializadora no aplica proyectos de forma estructurada y física sin embargo cuenta con conocimiento que se toman como base de la gestión de proyectos. Gerencia conocimiento del Nuestros clientes. Se basa en el valor proporcionado por el crecimiento, fuerza y lealtad de los clientes. Se refiere a la estructura externa, es decir, a la relación con los clientes y su impacto en los retornos e imagen y con esa estructura puede expandirse para incluir nuevas relaciones externas. Nuestra organización. Se basa en al valor derivado de nuestros sistemas, procesos, creación de nuevos productos y estilo administrativo. Se refiere a la estructura interna que incluye sistemas y procesos, herramientas de negocios, marcas registradas y cultura organizacional. Nuestras personas. Basado en el valor de la organización proporcionado por el crecimiento y desarrollo de las competencias de las personas y cómo esas competencias se aplican a las necesidades de los clientes. Se refiere a las competencias y habilidades de los empleados para que actúen eficazmente La comercializadora tiene como objetivos proporcionar a sus clientes una buena imagen y garantizar la calidad de sus servicios y productos por tanto lleva una organización a fin con los protocolos correspondientes a cada situación haciendo un buen manejo de la gerencia y el conocimiento innovador. La comercializadora si aplica este principio pues mantiene el orden bajo procesos y sistemas que garanticen el orden de la administración de la empresa HERPAVID aplica este postulado a la hora de realizar la selección del personal para que cumplan con los requisitos y competencias que generen crecimiento en la comercializadora Justo a tiempo. Outsourcing. en una amplia variedad de situaciones. Producción justo a tiempo. Es un sistema de producción que busca agilizar la respuesta a las demandas del cliente por medio de la eliminación del desperdicio y del aumento de la productividad. Reducción del desperdicio y por supuesto en la calidad de los productos o servicios, a través de un profundo compromiso (lealtad) de todos y cada uno de los integrantes de la organización, así como una fuerte orientación a sus tareas Crear equipos pequeños y autónomos para administrar todos los aspectos del proyecto y el desarrollo del producto. Es una derivación de la filosofía de la calidad total. La tercerización ocurre cuando una Pese a que la empresa no maneja un servicio de despacho rápido, busca ser ágil en las operaciones internas, por lo que esto no se evidencia para satisfacer la demanda de los clientes, sino más bien esta teoría se aplica para un enfoque interno, gestionando las tareas y escatimar los más posibles en recursos. Aplica ya que HERPAVID a través de la disciplina llega a lograr una implantación de cultura orientada a la calidad del producto, y mejoramiento continuo y a la mano con el compromiso de alcanzar los objetivos No aplica ya que la empresa cuenta solo con 4 colaboradores lo cual el concepto de la autonomía no se practica en HERPAVID Esta teoría no aplica para la empresa, esto debido a que en su sector no hay muchas empresas operación interna de la organización se transfiere hacia otra organización que logre hacerla mejor y más barato. Calidad Total que trabajen de la misma manera que la empresa lo hace, por lo que buscar una tercerización puede costarle a la empresa tiempo y dinero. Si aplica ya que HERPAVID apoya y aumenta los servicios que presta a los clientes directos facilitando la ampliación del tamaño de ella misma. Aplica ya que HERPAVID maneja los tiempos de acuerdo con sus estándares de producción. HERPAVID se preocupa por suplir las necesidades del cliente por tanto aplica la calidad total respecto a las labores externas lo que le ha permitido cumplir las expectativas de los clientes. Garantizar: Tiempos de respuesta acordes a las necesidades de la Compañía Cliente. Asegurar el resultado de la operación en los tiempos acordados. Cliente Externo: Organización o persona que recibe un bien o servicio pero que no forma parte de la organización que lo suministra. Cliente Interno: Departamento o persona que recibe la salida (información, bien, servicio) de otro departamento o persona pertenecientes a la misma organización. Pese a que la empresa no cuenta con departamentos, lleva una organización adecuada con las políticas de la misma, y el personal se encuentra capacitado para brindar información de la razón de ser de la empresa y lo que brinda Fuente: Elaboración propia Satisfacción del Cliente: El resultado de entregar un bien o servicio que cumple con las necesidades y expectativas del cliente, definidas o implícitas HERPAVID aplica este postulado a la hora de ofrecer un producto a sus clientes pues garantiza la calidad del mismo a fin con la solicitud de sus interesados. 9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 9.1 INFORME DEL ANÁLISIS EXTERNO HERPAVID es una empresa que desde su creación ha impulsado la venta de comercio de herramientas vidrieras, sin embargo, se distribuyen a nivel nacional. Son importadas de China, se tienen cuenta la legalización ante la Dian y los aranceles fijados por el gobierno para llevar a cabo la nacionalización de sus importaciones 9.1.1 Factor económico “En 2020, América Latina y el Caribe sufrió una recesión económica histórica, siendo la región más afectada por la pandemia. El producto interno bruto (PIB) de la región se contrajo casi un 7.0% en ese año.”34 Debido a las consecuencias de la pandemia, la empresa tubo un declive el cual hasta estos días busca recuperarse como otras empresas en el país, al ser una empresa que opta por proveedores en el exterior, se evidencia que por la emergencia sanitaria el reabastecimiento de su producto se vio afectado no solo por retrasos, sino por el costo del mismo. “El impacto de la crisis del COVID-19 ha sido asimétrico, ya que ha afectado especialmente a los grupos más vulnerables y ha revertido algunos de los progresos socioeconómicos experimentados en la región en las últimas décadas. Como consecuencia de la crisis, se estima que en 2020 la tasa de pobreza extrema subió más de un punto porcentual, hasta alcanzar el 12.5% de la población, y que la tasa de pobreza subió tres puntos porcentuales, hasta alcanzar el 33.7%. No se habían observado estos niveles de pobreza en los últimos 20 y 12 años, respectivamente. Del mismo modo, se estima que la desigualdad, medida por el coeficiente de Gini, se ha incrementado un 2.9% en la que ya era la región más desigual del mundo, dado que las personas más afectadas por la pérdida de empleo pertenecían al primer quintil”.35 Haciendo alusión a la empresa, hubo en recorte de personal en que ha influido en las tareas de la empresa, esto para reducir costos y duplicar las labores de los empleados, la empresa HERPAVID ha buscado hacer frente a estas adversidades, de modo que ha buscado alternativas entorno a su producto y el funcionamiento interno de la unidad productiva. 9.1.2 Factor político - legal “La ley marco en la que se suscribe la política estatal para la promoción de la creación de empresas en Colombia es la Ley 2069 de 2020, por medio del cual Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL). Perspectivas económicas de América Latina. Colombia 2021. p. 15 35 Ibid, p. 16 34 se impulsa el emprendimiento en Colombia. ART 1: tiene por objeto establecer un marco regulatorio que propicie el emprendimiento y el crecimiento, consolidación y sostenibilidad de las empresas, con el fin de aumentar el bienestar social y generar equidad.”36 Amparada por esta ley, la empresa HERPAVID cuya identificación entra en esta inclusión de las MiPymes como pequeña empresa, por ello, contribuye al desarrollo de económico del país al ser una comercializadora, permitiéndole el desarrollo y sostenibilidad socioeconómica en su mercado. “La ley establece la inclusión de las políticas y programas de promoción de MiPymes en el Plan Nacional de Desarrollo de cada gobierno. Es primordial cumplir con esta obligación. Al respecto se resalta la estrategia de promoción a las MiPymes con los objetivos: En todo caso las microempresas, incluyendo los pequeños productores de acuerdo con la tipificación actual en el marco del Decreto 691 de 2018 o aquellos que lo modifiquen o deroguen, teniendo en cuenta la clasificación vigente sobre tamaño empresarial. Este plan da prioridad al apoyo financiero en cabeza de Fondo Colombiano de Modernización y Desarrollo Tecnológico de las MiPymes (fomipyme).” 37 Este plan de desarrollo contribuye en el crecimiento y la continuación de la empresa, por lo que la estrategia o plan de gobierno puede influir positiva o negativamente dependiendo de qué tan bien se gestionen las estrategias para el crecimiento de las empresas de este sector. 9.1.3 Factor socio - cultural “El vidrio está presente en nuestras actividades cotidianas, desde las pantallas de dispositivos electrónicos a las puertas y ventanas de edificios, pasando por el aislamiento de las casas o cuando se abre una botella de vino; el vidrio es un material universal en la vida diaria de las personas. No es casual, por tanto, que la industria de fabricación del vidrio sea una de las más importantes en su contribución a la sociedad”38 Si el incremento de la industria vidriera está siendo familiarizado para el crecimiento social de forma universal este factor puede beneficiar a HERPAVID, pues así, la producción de vidrio aumentará permitiendo que la unidad productiva suministre a las vidrieras los productos; con esto habrá una alta demanda en ventas de las herramientas. Este factor no afecta a la empresa por lo ya mencionado, el vidrio es un material cotidiano en la sociedad; un objeto de lujo como decoración, como arquitectura, implementos de cocina entre otro que cuentan con cualidades específicas y que 36 Función Publica . Gestor normativo, Ley 2069 de 2020, Colombia, 2022, p. 1 37 Ibid. p. 5 ESPAÑA, Contribución económica, ambiental y social del sector del vidrio en España,2017. p 4 38VIDRIO los productos de HERPAVID pueden suplir estas características al darle forma al vidrio 9.1.4 Factor tecnológico Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto. “La tecnología aplicada al milenario vidrio, ha hecho que este material único y vital para el desarrollo de una infinidad de productos y soluciones, tenga ventajas no solo sostenibles, sino prácticas, eficientes e higiénicas, este último aspecto, vital en esta era del covid-19. Por eso, la Organización de Naciones Unidas, ha declarado el 2022 como el Año Internacional del Vidrio. Dentro de las aplicaciones en vidrio, que son infinitas, se incluyen áreas tan importantes como el arte, ingeniería, arquitectura, seguridad o comercio, pero también en salud, donde este material ha sido imprescindible en la lucha frente al covid-19, presente desde los frascos de las vacunas, hasta el material de laboratorio. Y aunque es común verlo aplicado en envases de alimentos y bebidas, uno de los grandes usos está relacionado con la construcción sostenible .” 39 El factor tecnológico afecta a HERPAVID debido a la falta de evolución de la maquinaria de los clientes, pues no permite el progreso en sus productos, siendo una comercializadora de partes de máquinas para cortar el vidrio, es difícil poder innovar en sus herramientas pues son dependientes de la referencia de la máquina, por otra parte, los clientes manejan máquinas de referencias antiguas o de otros países diferentes a el proveedor chino de la unidad productiva. 9.1.5 Factor ambiental Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto. "La industria del vidrio consume una enorme cantidad de energía en sus procesos principales, y también genera diversos gases perjudiciales para el medio ambiente. Por otra parte, el vidrio residual proveniente de diversos productos finales (envases, bombillos, etc.) puede reciclarse y reutilizarse para la elaboración de otros productos y, de la misma forma, pueden obtenerse productos de vidrio a partir de residuos de otras industrias.”40. Este producto permite que el entorno natural sea favorable para la recolección de insumos, HERPAVID por ser una comercializadora de productos para maquinaria, presenta inconvenientes de manejo ecológico; ya que en términos generales la empresa es agente contaminante del medio ambiente y no garantiza un grado de protección al medioambiental; sin embargo, el producto de sus 39 RAMIREZ, V, Tecnología del vidrio: la opción para unir estética y sostenibilidad.2022, p12 40 ROCA, S, Industria del vidrio aspectos ambientales.2007 p.24 clientes como se menciono es residual y puede reciclarse para utilizarse en otros artículos 9.2 MICROENTORNO 9.2.1 Entidades reguladoras Las entidades reguladoras que se encuentran en la empresa son: Cámara de Comercio de Bogotá, en la cual anualmente se renueva la matrícula mercantil y obtener certificados legales de la empresa. La DIAN, esta entidad regula facturación, nomina electrónica, impuestos y dicta los procedimientos para la importación de los productos. Además, se incluye la Secretaría Distrital de Salud, como autoridad sanitaria en el Distrito Capital, debe verificar y vigilar las condiciones higiénicas y sanitarias del establecimiento 9.2.2 Proveedores HERPAVID cuenta con diversos proveedores, ya que requiere un amplio catálogo de productos, la empresa prefiere organizar y manejar un registro de los productos para que, a la hora de realizar un pedido, sea más fácil de identificar y reconocer quien lo suministra. Este registro es manejado por el gerente quien se encarga de realizar el pedido y actualizarlo cada seis meses. Según los movimientos de compra de los vidrieros, los proveedores más destacados son: Tabla 22 Proveedores VARIABLE/PR PROVEEDO PROVEEDO PROVEEDO PROVEEDOR C OVEEDOR RA RB RD Nombre CHEN LIHUA Ubicación Tiempo Que Lleva Con La Empresa Productos Que Le Vende China 5 años Formas De Pago Manejadas JINRUI DIAMOND TOOLS FACTORY LIMITED China 6 años CRAFTERS PAN YAO PARADISE HUA INCORPORATE D Estados Unidos 4 años China 7 años Muelas Muelas brillo Muelas resina Brocas diamantadas y accesorios turbo y diamantadas avellanadores y fresas Contado - Contado - Contado - Contado Transferenci Transferenci Transferencia Transferenci a a a Fuente: Elaboración propia De acuerdo con la información suministrada por HERPAVID se evidencia que la mayoría de los proveedores son de nacionalidad China, quienes fabrican diferentes productos vendidos por HERPAVID en Colombia. Los proveedores se encargan de marcar el logo y slogan de la unidad productiva en los productos, gracias a esto la empresa ya se encuentra fidelizada además de los años de antigüedad, su forma de pago es de contado acorde a lo solicitado por la comercializadora. Los suministros de papelería son solicitados por medio de pedido con pago de contado, a papelerías pequeñas si el encargo es poco, si es al por mayor se maneja Panamericana realizando el pago de contado. Para el suministro de aseo su abastecimiento lo realizan con Surtimax o Surtimayorista cada 3 a 4 meses y el pago es de contado. 9.2.3 Clientes HERPAVID cuenta con variedad de clientes en el momento de atender, el cliente de la empresa son personas jurídicas, generalmente se encuentran industrias de vidrio, los más comunes son las vidrieras de barrio quienes sacan vidrio de dos a cinco días a la semana dependiendo de la demanda de sus compradores; de ellas se evidencian, los clientes que tienen un conocimiento básico del producto y al solicitar el pedido ya tienen claras las características de la pieza que necesitan, también cuentan con clientes que referencian la máquina que manipulan y piden la asesoría sobre las herramientas que necesitan para ella. Existe un tipo de cliente que busca innovar en el mercado vidriero y solicitan las herramientas que puede ayudarle a seguir con la novedad en el mercado. 9.2.4 Competidores Los competidores que tiene la comercializadora HEPAVID manejan el mismo mercado y en ocasiones los mismos clientes, estos pueden suplir otras necesidades con productos que la empresa no maneja debido al tipo de máquina del cliente, lo que le permite a la competencia adquirir estas ventas 9.2.4.1 Competidores directos HERPAVID cuenta con competidores que garantiza a sus clientes la calidad de los productos, entre otras características similares a lo que ofrece la unidad productiva, estos competidores han aumentado a través de los años en gran número, sin embargo, aquellos competidores con mayor antigüedad son los siguientes: Tabla 23 Competidores directos VARIABLE/COMPETI DOR Nombre Ubicación Tiempo Que Lleva En El Mercado COMPETIDOR A COMPETIDOR B CONCAVOS Y GLASSTOOLS HERRAMIENT AS COMPETIDOR C COMPETIDOR D ELYTEC SOLVITEC Bogotá Medellín Bogotá Bogotá 23 años 25 años 30 años 15 años Productos Que Vende Maquinas, Muelas brillo, muelas brillo muelas y muelas diamante resina Brocas, muelas pulpo, muelas brillo Muelas brillo, brocas y avellanadore s Formas De Pago Manejadas Contado Contado Contado Contado Ventajas Competitivas. Distribuidor de marca italiana Distribuidor de maquinaria Tipo De Clientes Que Atiende A todos en general A todos en general Servicios de Representan mantenimien te de marca to en brasileña maquinaria A todos en A todos en general general Fuente: Elaboración propia Los factores para destacar de la competencia están asociados de acuerdo a la especialidad de cada uno, ya que algunos se enfocan en el servicio y mantenimiento de máquinas, mientras que otros son reconocidos por la proveniencia de los productos como lo son los italianos y brasileros, por otra parte, estos competidores al igual que HERPAVID manejan todo tipo de clientes que puedan vender vidrio de calidad a la nación. ELYTEC es la competencia más fuerte pues es una comercializadora antigua que se ha mantenido en el mercado gracias a su extensión de puntos en Colombia, mientras que Cóncavos y Herramientas es una empresa que no preocupa a HERPAVID como competencia pues su ubicación no infiere en los clientes de Bogotá, por lo que no disminuye la tasa de ventas dentro de la unidad productiva. Se evidencia que la unidad productiva busca posicionarse en el mercado, como o mejor que ELYTEC y con el tiempo adquirir experiencia, sin embargo, la competencia tiene la ventaja pues ofrecen la comercialización de herramientas y publicidad sobre el vidrio, pero no es fácil para los clientes comunicarse con la empresa; en contra posición HERPAVID comercializa herramientas y maquinas, además maneja de forma eficiente el servicio y la comunicación. 9.2.4.2 Competidores indirectos Entre los competidores indirectos están las ferreterías que ofrecen la parte de accesorios como discos, corta vidrios, correas y repuestos, también están algunas empresas que venden herramientas para construcción y tienen alguna línea de productos para vidrio, finalmente se encuentran compradores independientes que le compran a HERPAVID y revenden el producto con otro valor. 9.3 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO “Que para lograr una mayor eficiencia en la administración y control del Impuesto de Industria y Comercio en el Distrito Capital, y para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes de este Impuesto se expidió la Resolución 1195 de 1998, en la cual se estableció una clasificación de actividades económicas para el Impuesto de Industria y Comercio en el Distrito Capital tomando como referente la CIIU”41 La unidad productiva por ser una comercializadora se rige bajo normas vigentes dadas por el gobierno en la clasificación industrial de la CIIU, especificando la actividad económica comercial permitiendo un avance en la producción de vidrio, que contribuye al sector industrial, con esto la empresa ha logrado una amplia trayectoria para ubicar sus productos en el mercado, la empresa está encaminada a cumplir sus obligaciones comerciales fomentando la economía y empleo a nivel nacional. “Por años se ha analizado cómo las Pyme y MiPymes son el motor fundamental de la economía colombiana, y así lo siguen demostrando datos de varios centros de estudios, como Anif (Asociación Nacional de Instituciones Financieras), que en su más reciente presentación del tema en el marco del 18 Congreso de la CCI, estima que las MiPymes aportan 40% al Producto Interno Bruto (PIB) del país, de los cuales 35% corresponden a los ingresos que entregan las Pyme”42. De acuerdo con esto se identifica que el aumento del producto interno bruto es gracias a la construcción de edificios, casas u otras industrias de construcción dando la oportunidad de incrementar la tasa de empleabilidad en las vidrieras; sin embargo, la unidad productiva tiene como función el sector comercial es decir el tercer sector porque contribuye a la industria del vidrio, previendo herramientas para las máquinas ya que son especiales y no se consiguen de forma inmediata. Pese a que la unidad productiva es una microempresa, con el tiempo el incremento de empleabilidad se posiciona para que también pueda emplear 41COLOMBIA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA, Resolucion No. SDH-000265 13Abril del 2021: file:///C:/Users/%20/Downloads/resolucion_sdh_000265_de_2021_industria_y_comercio_CIIU4 .pdf 42 LA REPÚBLICA. Apoyos para las MiPymes [en línea]. Colombia, 29 de noviembre de 2021. p.1 Consultado el 23 de junio de 2022. Disponible en internet: https://www.larepublica.co/especiales/apoyos-para-las-pyme/anif-estima-que-lasmipymeaportan-un-40-del-pib-nacional-3268775. nuevos colaboradores a fin con el aumento de sus ventas “Las micro, pequeñas y medianas empresas (conocidas como MiPymes) representan al 99,5% del tejido empresarial de América Latina, en el cual generan el 61,2% del empleo formal, de acuerdo con datos de la CEPAL. Tan solo el 29% de los puestos de trabajo en la región depende de la actividad de organizaciones de hasta 5 empleos o microempresas. En el caso colombiano, estas representan el 80 % del empleo del país y el 90 % del sector productivo nacional.” 43 Pese a que la unidad productiva es una microempresa se espera con el tiempo incrementar la empleabilidad. 9.4 SISTEMA ABIERTO Tabla 24 Subsistema Abierto ENTRADA Asesoría del producto: Información que se brinda de las funciones de las herramientas PROCESO Se le indica al cliente los productos que se brindan con el fin de identificar la que este más a fin con las necesidades. Insumos: Se trae el producto de Los proveedores buena calidad con corresponden al características de larga mercado chino quienes durabilidad. suministran la descripción, producto y la maquinaria de manufactura para la venta en Colombia El cliente Se suministra la Es abarcado por toda la información, seguido industria vidriera, estos se toma la solicitud del realizan la solicitud del producto de acuerdo a producto de acuerdo con la necesidad de la la necesidad de la máquina, finalmente se máquina. realiza el despacho del El sistema de despacho producto. y entrega a tiempo que se les proporciona con el SALIDA Venta del producto y satisfacción del cliente frente al asesoramiento La calidad del producto e innovación de la maquinaria vidriera. Satisfacción del cliente gracias a la calidad y asesoramiento adecuado del producto Insatisfacción con los precios de alto costo ACIS. En Colombia las MiPymes representan el 80% del empleo del país y el 90% del sector productivo nacional [en línea]. Colombia, 27 de agosto de 2020. p.1 Consultado el 23 de junio de 2022. Disponible en internet: https://acis.org.co/portal/content/noticiasdeinteres/en-colombia-lasmipymes-representan-el-80-del-empleo-del-pa%C3%ADs-y-el-90-del-sectorproductivo 43 asesoramiento de los productos que se les brinda Los colaboradores: Cumplen con el sistema de despacho y entrega a tiempo, además del asesoramiento de los productos. El buen funcionamiento de la administración, gestión y control frente a aspectos como (base de datos, inventario y maquinaria). Conocimiento: Frente a los productos y maquinas, de la industria vidriera y las necesidades que se pueden suplir. Se realiza la toma del pedido cumpliendo con la organización de la solicitud, se gestionan los pedidos y se despachan. Se lleva control sobre las labores realizadas. Capacitan en las funciones de los colaboradores, de igual forma de los productos y para mantener una comunicación de fidelización con el cliente Se forma y fortalece el conocimiento frente al mercado que se maneja, llevando a la práctica de forma innovadora. Se evidencia en la honestidad respecto al producto y su publicidad, de igual forma en el manejo del cliente y sus necesidades. RETROALIMENTACION Fuente: Elaboración propia El sistema abierto se utiliza para analizar y organizar las entradas que tiene la empresa frente a diferentes aspectos que se ayudan a una buena retroalimentación de los factores que maneja la empresa para poder identificar aquellas entradas que hay que mejorar o mantener para que el resultado de las salidas retroalimente todo el proceso que maneja la empresa ENTRADAS Como se evidencia en el anterior diagrama la unidad productiva tiene claridad de las entradas en los factores de asesoría de productos, insumos, el cliente, los colaboradores y el conocimiento, lo que le ha permitido desglosar correctamente los procesos. PROCESOS En el diagrama se explica el paso a paso que maneja HERPAVID para el establecimiento y mantenimiento integral de la unidad través de la recolección de la información, permitiendo el debido manejo del protocolo para cada entrada y salida del sistema. SALIDAS Para HERPAVID es importante tener claridad de las salidas en los factores anteriormente mencionados por eso se evidencia en el diagrama el resultado del proceso adecuado manejado por la entidad. RETROALIMENTACIÓN Después de comprobar el adecuado manejo del sistema, este permite analizar los factores que están aumentando el buen funcionamiento de la unidad y así fortalecerlos; de igual forma se identifican aquellos factores negativos que pueden desfallecer el proceso apropiado para la empresa y con esto realizar anticipadamente estrategias apropiadas previendo su mejoramiento. 9.5 PROCESO ADMINISTRATIVO Tabla 25 Proveedores PROCESO LISTA DE ACCIONES QUE DEBE REALIZAR ADMINISTRATIV O FASES PLANEACION EXPLICACION DE CADA ACCIÓN EN UNIDAD PRODUCTIVA Objetivos Los objetivos de la empresa se encuentran de manera informal, radican en ofrecer los productos para obtener una rentabilidad que permita a la empresa mantenerse y continuar en el mercado, brindando a los clientes un servicio de calidad, que beneficie tanto a los clientes como a la empresa. Estrategias Las estrategias por lo general están a cargo del jefe de ventas junto con el gerente general, realizan un análisis de sus productos y el entorno de la empresa, estas estrategias van de la mano con la retroalimentación de las operaciones y una visión no muy lejana de las ejecuciones de estas. Programas La unidad productiva maneja programas como la facturación electrónica y todos los procesos contables dentro de empresa y el sistema de gestión de seguridad en el trabajo auditado por la ARL para todo el personal que labora allí. Presupuestos Está determinado por la gerencia mediante una reunión junto con la asesoría del contador, se revisa la situación financiera para saber cómo se encuentra y cuánto se puede invertir en proyecciones futuras. Procedimientos Los procedimientos de cada cargo son claros y están establecidos, por lo que son indicados en la entrevista, en el momento del ingreso y también, durante el periodo de prueba de cada trabador que aspire al cargo. Misión En el momento no se ha diseñado, pero la empresa la tiene como proyecto su elaboración. Se podría decir que su razón de ser es comercializar productos para máquinas cortadoras de vidrio cuyo propósito es darle el alcance a todas las personas que trabajen con este importante material. Visión No se ha trazado como tal una visión de la empresa, pero es necesarios y se espera poder cumplir lo más pronto posible para la unidad productiva. Cronograma La empresa no cuenta con un cronograma establecido, por lo que puede que muchas de sus tareas no se gestiones correctamente. Políticas -Manejo adecuado del uniforme en los días correspondientes (sábados); fuera de la empresa no realizar actividades inadecuadas con el mismo. -Contribuir al medio ambiente: Crear campañas de reciclaje. -No divulgar con nadie información netamente privada y exclusiva de la empresa. En caso de que el gerente autorice una solicitud de devolución de algún cliente, ya sea por un producto defectuoso, se recomienda, que el mismo cliente haga llegar en manos propias dicho producto y la factura, para hacerle el reembolso del dinero o el cambio de producto. Principios Los principios de la empresa se encuentra tener un buen ambiente de trabajo, cuidar los implementos de cada puesto, brindar una buena atención al público en general e importante, tener sentido de pertenencia. Valores Los valores que predominan en la empresa son: la honestidad, la responsabilidad y respeto que se suministra con la asesoría correspondiente. Reglas No consumir alimentos en el puesto de trabajo. No fumar durante la permanencia en las áreas de la empresa. No asistir en estado de embriaguez y bajo sustancias sicoactivas. ORGANIZACIÓN División del trabajo Inicialmente se tienen tareas específicas de cada puesto de trabajo y están comunicadas entre sí, lo cual hace que todo se implemente para realizar un buen trabajo, por lo que en la unidad productiva se evidencia que hay trabajo en equipo en algunas labores de la empresa. Jerarquización La empresa tiene Jerarquización ya que cuenta con una gerencia, la parte contable, administrativa, las ventas y la recepción, todas están siguiendo una cadena de mando, reconocen la autoridad y cuya responsabilidad recae una sobre la otra. DIRECCION Descripción de funciones Cada colaborador realiza sus labores asignadas, de acuerdo con su contrato laboral, se le describen las funciones del cargo u operación a realizar, en ocasiones las labores de otros trabajadores requieren ayuda; se puede apoyar dando una descripción más detalla sobre el cargo en la empresa. Coordinación La empresa se enfoca en la coordinación de las ventas haciendo seguimiento de lo que entra y lo que sale, en el caso administrativo, es de acuerdo a las solicitudes de la gerencia y en la parte contable, el contador es quien regula los procesos. los demás cargos tienen su propia coordinación bajo la atenta supervisión del gerente. Organigrama Pese a que la unidad productiva cuenta con una jerarquización, no tiene gráficamente los cargos y sus funciones en la empresa Manual de funciones En la empresa, pese a saber sus funciones y responsabilidades de cada cargo, no cuenta con un manual físico con dichas características. Toma de decisiones Por lo general la gerencia se encarga de ello, de esta forma la empresa apoya las decisiones que toma el gerente, más no quien este ocupando otro cargo en la empresa. Integración De manera ocasional se presentan actividades de integración como el festejo de fin de año y de los cumpleaños. Para la unidad productiva es importante las sugerencias de sus empleados, esto con el fin de llevar una convivencia sana entre los colaboradores de la empresa y darle la importancia de sus opiniones y claramente el trabajo de cada uno de ellos. Motivación De vez en cuando, el gerente realiza charlas motivacionales a sus empleados, no son muy frecuentes, esta charla se trata de hacerla mes a mes, todo dependiendo de las circunstancias en el trabajo. Comunicación En la empresa hay disposición para hablar del trabajo, las inquietudes de cada cargo, los problemas que rosen lo personal. Para la gerencia y colaboradores es importante resolver y platicar dichas cuestiones de forma inmediata. Supervisión La empresa cuenta con cámaras que monitorean todas las acciones en ella. En cuanto a las labores de los trabajadores, se tiene un seguimiento que posteriormente se valida por medio de una documentación en donde se piden informes mensuales sobre las operaciones. Liderazgo CONTROL Establecimiento Estándares Medición De vez en cuando en la unidad productiva se hacen reuniones con los colaboradores para proponer sugerencias, para exaltar las labores eficientes y se hace presencia del gerente para solucionar las adversidades en la empresa. de La unidad productiva está creada bajo los parámetros de las entidades de control, por lo que mantienen su documentación al día, por ejemplo, el registro en cámara de comercio y RUT; siguen los reglamentos de la Secretaría Distrital de Salud, para garantizar el control sanitario de la entidad. En cuanto a los productos que se ofrecen, hay garantías con las herramientas y se cumple con los tiempos de entrega de acuerdo con la cotización. La empresa verifica que realicen las funciones, solicitando resultados en el caso de ventas y que contablemente todo sea registrado. Corrección Las correcciones en la empresa se hacen con mutuo acuerdo de todos los integrantes de las adversidades y las cuestiones que se traten de aclarar; de esta forma no se verá afectada las operaciones dentro de la empresa. Retroalimentación De vez en cuando la gerencia cita a los colaboradores para una breve charla sobre la operación, esto pasa cuando el rendimiento no es el esperado, en ocasiones son llamados para hacer seguimiento de cómo se sienten en el puesto y el clima laboral, si están cómodos o si existe algún inconveniente con sus compañeros o con los implementos de trabajo. Fuente: Elaboración propia 9.6 PLATAFORMA ESTRATÉGICA El direccionamiento estratégico en la unidad productiva se evidenció (basado en un instrumento de recolección de información) que la empresa no cuenta con misión, esto debido a que por lo general se quiere dar a conocer por medio de su marca, esta distinción ha concluido que un término desusado entre las pequeñas empresas como la misión no sea de suma importancia. Por la misma razón, no tienen visión, objetivos y valores; en sí no se cuenta con un punto de vista particular sobre el futuro de la empresa. Por lo tanto, como grupo investigador se genera un apoyo a la empresa por medio de las siguientes propuestas: Misión: HERPAVID ofrece calidad en las herramientas de corte del vidrio, superando las expectativas de nuestros clientes, con personal altamente calificado, siendo la mejor opción en el mercado por sus soluciones en la industria vidriera, traduciéndose así en rentabilidad. Visión: En el 2027 con nuestra calidad de producto, llegaremos a ser líderes en crecimiento en las ciudades de Medellín, Bucaramanga, Cali y Villavicencio superando las expectativas de nuestros clientes. Objetivo general: Proveer herramientas de corte de vidrio de alta calidad satisfaciendo a nuestros clientes con personal altamente calificado. Objetivo específico: -Garantizar a los clientes calidad y servicio en nuestros productos. -Capacitar a los colaboradores para que brinden excelente servicio. -verificar las herramientas antes de ser distribuidas. -Avalar la puntualidad en los pedidos para satisfacer a los clientes - Posicionar la imagen en el mercado. Valores: -Honestidad: nos caracterizamos por contar con un equipo de trabajo altamente comprometido, asegurando nuestra capacidad para sostener, e incrementar la participación en el mercado. -Solidaridad: nos comprometemos a superar las expectativas de nuestros clientes, ofreciendo un servicio humano, que garantice el buen trato. 9.7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Ya que la unidad productiva no cuenta con organigrama documentado y no se identifica claramente los cargos ni su orden para la identificación y niveles de mando, como grupo investigador se presenta a la empresa el siguiente organigrama, estructura organizacional que permite identificar los niveles de autoridad descendente y la responsabilidad de manera ascendente. Este es un organigrama tradicional llamado vertical en donde se evidencia claramente las jerarquías. Identificando como cargos misionales a los que claramente se relacionan con los servicios propios de la empresa es decir que son fundamentales porque sin su ejecución afectaría los servicios que presta la comercializadora, los cargos encontrados en HERPAVID son gerente, jefe de ventas y auxiliar administrativo el contador es un apoyo para gerencia. Figura 3 Organigrama Fuente: Elaboración Propia Especialización del trabajo: En la empresa la división de trabajo los colaboradores elaboran sus tareas de manera específica con su cargo y conocimientos. Departamentalización: HERPAVID no maneja departamentalización por su poco personal sin embargo tienen claridad que cuando crezcan deberá agrupar por áreas así mismo las tareas comunes de sus trabajadores. Cadena de mando: Por medio de toda la recolección de información se evidencia que existe un orden en las directrices dentro de la estructura de la empresa, es decir, la jerarquía está representada por altos, medios y bajos cargos Tramo de control: La unidad productiva tiene un corto personal lo que le permite a la autoridad mantener eficacia y eficiencia, permitiendo llevar control de las labores de sus colaboradores Centralización: En HERPAVID se evidencia que los integrantes se equilibran por el grado de concentración en todos los cargos. No se ve la descentralización pues no se delega la autoridad a los cargos inferiores Formalización: La importancia de este apartado es la evidencia de la documentación de la unidad productiva. Lo cual no se ve en HERPAVID por eso se realizan las debidas propuestas para el buen desarrollo y control administrativo de la empresa. 1.1 MANUAL DE FUNCIONES 1.1.1 Objetivo del manual El manual de funciones es un documento normativo de gestión de HERPAVID que tiene como propósito garantizar que sus trabajadores cumplan con los requerimientos establecidos para el manejo de los procesos en servicio al cliente, operaciones, talento humano, comercialización y administración con el fin de que sus clientes confíen en sus métodos administrativos y la calidad del producto. 1.1.2 Alcance El presente manual de funciones es realizado con el fin de dar planeación, organización, dirección y control en los procesos de servicio al cliente, operaciones, talento humano, comercialización y administración, así mejorar el rendimiento de la empresa a lo largo de su gestión. 1.1.3 Contenido del manual: Nombre del cargo, objetivo del cargo, requerimiento de formación, requerimientos de experiencia, competencias, funciones y responsabilidades. Ya que la unidad productiva no cuenta con manual de funciones se propone el siguiente que cumple con lo establecido con el contenido adecuado: Tabla 26 Manual de funciones (gente) NOMBRE DEL CARGO GERENTE OBJETIVO DEL CARGO Lograr el crecimiento de la empresa en la industria vidriera NUMERO DE CARGOS 1 CARGO DEL JEFE No aplica REQUERIMIENTOS DE FORMACION Bachiller, técnico en auxiliar contable o tecnólogo en gestión empresarial, Cursos de manejo de Windows, office 365, finanzas, conocimientos en importaciones, aranceles, aduaneros y contables. Dos años de experiencia en empresas industriales. REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA COMPETENCIAS Liderazgo Capacidad para cerrar negocios Trabajo en equipo y cooperación Orientación en servicio al cliente FUNCIONES RESPONSABILIDADES Avalar ingresos y egresos. Atender a los clientes corporativos. Dirigir la actividad de servicio. Atender a proveedores en compras nacionales e internacionales Dirigir el personal de manera efectiva para la producción de la empresa Supervisar la organización de todas las áreas de la empresa Controlar las áreas de HERPAVID, incluyendo las finanzas, liquidez y ventas Conocer la empresa y su entorno para potencializar su mejoramiento continuo. Promover el buen uso de las instalaciones y equipos Supervisar las labores de todos los colaboradores Mantener un registro de las decisiones de la empresa Controlar las operaciones internacionales con proveedores Solicitar mercancía a proveedores Verificar en el inventario la entrada y salida de productos Garantizar que la empresa se posicione en el mercado vidriero Fuente: Elaboración propia Tabla 26 Manual de funciones (jefe de ventas) NOMBRE DEL CARGO JEFE DE VENTAS OBJETIVO DEL CARGO Investigar y conocer el mercado que maneja HERPAVID para contribuir al crecimiento de la empresa NUMERO DE CARGOS 1 CARGO DEL JEFE REQUERIMIENTOS DE FORMACION Gerente Técnico o tecnólogo en análisis de mercados o marketing REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA Dos años de experiencia en ventas de empresas industriales. COMPETENCIAS Liderazgo Planificación Entusiasta Emprendedor Habilidad para negociar Habilidades matemáticas Resolución de problemas Persuasivo Habilidades en ofimática FUNCIONES Realizar la debida atención de clientes Manejar adecuadamente a un cliente en línea. Realizar las visitas comerciales. Registrar las visitas comerciales Organizar y controlar el personal bajo su mando Supervisar la satisfacción de los clientes Gestionar ventas. Registrar ventas Trazar objetivos y metas a su personal. Conocer el lenguaje técnico de los productos Planificar las zonas a desarrollar el mercado. Seleccionar a los vendedores sobresalientes e incentivar. Motivar y evaluar al equipo de trabajo. RESPONSABILIDADES Controlar y apoyar a su equipo de trabajo para el mejoramiento de los resultados en ventas. Garantizar el crecimiento en ventas de la empresa de la industria vidriera. Fuente: Elaboración propia Tabla 27 Manual de funciones (Asistente administrativo) NOMBRE DEL CARGO Asistente administrativo OBJETIVO DEL CARGO Brindar apoyo administrativo mediante la atención, registro y control de documentación NUMERO DE CARGOS CARGO DEL JEFE REQUERIMIENTOS DE FORMACION 2 Gerente Bachiller, técnico en asistencia administrativa REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA Un año de experiencia en manejo de documentos, servicio al cliente en la industria vidriera. Capacidad para trabajo en equipo Resolución de problemas Carisma Aptitudes para gestionar el tiempo Aptitudes para trascribir audio Buena ortografía y redacción Capacidad para priorizar tareas Habilidades en ofimática. Habilidades en programas de inventarios. COMPETENCIAS FUNCIONES Gestionar adecuadamente la documentación de la empresa. Llevar registro de facturación. En presencia del contador contribuir a cualquier necesidad contable Realizar las compras de insumos para la oficina. Registrar las compras de insumos de oficina RESPONSABILIDADES Llevar registro de caja menor Llevar registro y actualizar la plataforma clientes. Realizar la atención de llamadas Llevar control de servicio al cliente Realizar las consignaciones y pagos de bancos y labores de mensajería en ausencia del colaborador asignado Revisión de documentos. Manejo adecuado de información confidencial. Realizar adecuada atención al público. Actualizar y mantener al día todos los procesos encomendados. Cuidar y velar el buen manejo documental y del archivo de la empresa Fuente: Elaboración propia 9.8 CADENA DE VALOR Para identificar la ventaja competitiva de la unidad productiva primero hay que hacer una introspección en todas las áreas funcionales de la empresa, identificando el eslabón más fuerte en las actividades primarias y el más fuerte en las actividades de apoyo; de esta manera se elabora un diagnóstico para la ventaja competitiva. Figura 4 Cadena de Valor Fuente: elaboración propia La actividad primaria en la cual se destaca la unidad productiva es en la logística externa, debido a que se le hace el debido empacado al producto y se almacena adecuadamente a la camioneta de transporte, para que el producto llegue en buen estado al cliente, se le hace la entrega personalmente y con esto se obtiene una constante comunicación con los consumidores y suministra información sobre la herramienta en cuestión. En las actividades de apoyo, la que más destaca es en el área de aprovisionamiento, ya que el producto no se ve agotado si no que se tiene un buen abastecimiento y stock de las herramientas, también en gran parte se destaca en el debido almacenamiento en las diferentes estanterías de la empresa, La ventaja competitiva de la empresa radica en la logística externa y el abastecimiento, ya que se puede identificar que al tener buen almacenado su producto en el momento que entra a la empresa y sale a ser entregado a los clientes y consumidores, el producto llega en buenas condiciones, y cabe resaltar que las herramientas se entregan personalmente y así poder obtener información en cuanto a la satisfacción y también quejas y reclamos de los clientes, asesorándolos remotamente. 10 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 10.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN De acuerdo con la información obtenida por la entrevista realizada a los integrantes de la unidad productiva; se determinó que HERPAVID, si cuenta con macro proceso, con incorporación, adaptación a cambios, organización en el personal y se preocupa por el bienestar de sus colaboradores; por lo anteriormente mencionado como grupo investigador se infiere que cuentan con subprocesos ya que busca el desarrollo óptimo del entorno laboral, sin embargo no cuentan con un departamento específico que lleve el control, debido al poco personal, es decir, gerencia es la encargada de mantener la gestión de talento humano lo que permite proponer cambios a mejorar en esta área de la empresa. 10.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identifique y describe con un análisis detallado las necesidades y debilidades de la unidad productiva, detectadas a través de la aplicación del instrumento de investigación en lo referente a políticas de incorporación, de necesidades, procesos de reclutamiento, selección, inducción, contratación, bienestar y evaluación). La unidad productiva no tiene claridad frente a las políticas de incorporación ni de necesidades, sin embargo, HERPAVID cuenta con proceso de reclutamiento y lo describe; iniciando con la publicación de la oferta de empleo la cual se realiza en plataformas de Computrabajo, Sena y Compensar, seguido de esto, reciben las hojas de vida según el cargo. Se les informa a los colaboradores de la convocatoria para saber si es de su interés postularse a la oferta; se identifica que no cuentan con proceso de evaluación, solo tienen en cuenta la antigüedad y si el cargo tiene alguna afinidad con el que se está buscando, seguidamente se realiza la selección donde el jefe inmediato, es quien la estudia e informa cuales son las más acordes con lo que se necesita, de allí pasan a la gerencia en donde finalmente se dictaminan a quienes llamar, verificando con anterioridad las referencias laborales y personales. La empresa maneja inducciones que se ejecutan durante el periodo de prueba, el cual dura 15 días hábiles desde la contratación, esta se realiza con contrato a término de fijo de un año este se efectúa verbalmente y donde se da a conocer las cláusulas a cumplir por el colaborador. En cuanto al bienestar de los colaboradores se lleva un proceso muy básico de confrontación y resolución de problemas pues quien realiza este análisis es el jefe inmediato, mas no un psicólogo de talento humano. Luego propone un manual de procedimientos de los procesos de talento humano (basado en el análisis del macroproceso y subprocesos) que contenga: − Políticas de gestión de talento humano: a. Política de incorporación de talento humano Los candidatos aceptados deberán aprobar el examen de salud. Los colaboradores del área de planta deberán cumplir con el uniforme e implementos de seguridad asignado por HERPAVID. Los colaboradores deben llevar todos los documentos solicitados para su proceso de afiliación Los candidatos deben llenar el formato de hoja de vida corporativa de la empresa b. Política de formación o desarrollo Los candidatos deben cumplir y aprobar los 15 días de capacitación. Los colaboradores deberán informar la ausencia de implementos necesarios para el desarrollo de sus funciones. El candidato tiene que comunicar si se encuentra cursando programas de formación adaptar las funciones a su horario. c. Política de evaluación de talento humano. Se deberá solicitar al empleado que registre su firma de conformidad para su evaluación de desempeño en el sistema, en caso de que el empleado se niegue a firmar la evaluación, será responsabilidad del supervisor incluir nombre, fecha y motivo de la negativa antes de cerrar la evaluación en el sistema. En caso de que un empleado sea calificado por debajo del nivel esperado el supervisor deberá coordinar con el departamento de recurso humano el seguimiento correspondiente. Los empleados y el jefe inmediato deberán establecer y registrar en el sistema objetivos claros, medibles y alcanzables al inicio de cada periodo considerando el nivel de experiencia del empleado. Los objetivos podrán cambiarse durante el año por nuevas funciones de HERPAVID. Las evaluaciones de desempeño se deberán empezar de manera mensual, donde el jefe inmediato tendrá la opción de realizar una revisión en cualquier momento del año. − Esquema gráfico de subprocesos de gestión de talento humano con la respectiva descripción. Figura 5 Subproceso De Talento Humano Fuente: elaboración propia Organización y planificación del área de talento humano: Planeación estratégica: La empresa cuenta con estrategias de acuerdo con el tipo de aspirantes que se encuentren Políticas de área: La empresa cuenta con varias políticas en cuanto a la superación de las pruebas a los aspirantes. Marco legal: La empresa está amparada por el código sustantivo del trabajo, y maneja el contrato verbal. Análisis y diseño de cargos: La empresa tiene su respectivo manual de funciones. Incorporación y adaptación de las personas a la organización: Requisición de reclutamiento: Los métodos del empresario va acorde a la necesidad y épocas en las que el trabajo es abundante. Selección del personal: La empresa hace estas selecciones en proporción de la disponibilidad de los puestos. Contratación: Los contratos que maneja el gerente son verbal. Socialización e inducción: La socialización que hace la empresa es amena y los aspirantes conocen tanto la parte administrativa, a los compañeros, zona de trabajo y al señor gerente. Compensación, bienestar y salud de las personas: Compensación y estructura salarial: La empresa realiza los pagos de acuerdo con el cargo o la labor. Incentivos y beneficios: Entre los incentivos de la empresa, el día de cumpleaños no se asiste a las instalaciones, al final del año se le reconoce a cada colaborar un bono de $100.000 en productos KOAJ Higiene y seguridad industrial: La empresa opta por tener afiliados a la ARL a sus trabajadores, pero no cuenta con un comité de convivencia ni un COPASS , que controle la seguridad y salud de los colaboradores Calidad de vida laboral: La empresa se esmera por que haya un ambiente de trabajo constructivo y les da experiencia a sus empleados. Desarrollo de las personas Capacitación y entrenamiento: Una vez contratados los empleados, la empresa hace recapacitaciones y actualizaciones de las labores que más se ajusten de acuerdo con la experiencia de cada contratado. Desarrollo organizacional y planes de carrera: La empresa realiza este tipo de desarrollo puesto que los trabajadores eventualmente asisten a capacitaciones hechas por la empresa. Evaluación de desempeño: El empresario hace estas evaluaciones de acuerdo con las capacitaciones de los empleados. Monitoreo: Hay un monitoreo constante incluso a sus trabajadores más antiguos. − Informe de descripción de cargos. En la estructura organizacional, se elaboró el manual de funciones de cada uno de los cargos de acuerdo con el organigrama de la empresa, el cual describe el nombre del cargo, el objetivo, las funciones, los requerimientos de formación, los requerimientos de experiencia, las competencias y la responsabilidad. − Informe de descripción de cargos. La propuesta para la unidad productiva se elaboró en el manual defunciones donde se describen el nombre del cargo, el objetivo, las funciones, requerimientos de formación, competencias y responsabilidades; este fue elaborado de acuerdo a la jerarquía propuesta a la unidad productiva en el organigrama − Diagramas de flujo y de procesos de: a. Reclutamiento y Selección, Figura 6. Reclutamiento y Selección No SI Fuente: Elaboración propia b. Inducción y socialización Figura 7. Flujograma de Inducción y Socialización NO Fuente: Elaboración propia c. Contratación, capacitación. Figura 8 Flujograma de procedimiento general de capacitación < Fuente: Elaboración propia Formatos necesarios de los procesos de: a. Reclutamiento y selección Ya que la unidad productiva no maneja formatos al hacer reclutamiento, se le propone la siguiente hoja de vida corporativa que cumpla con los datos del colaborador, además, lleva el logo representativo de la empresa. Figura 9. Formato de hoja de vida Fuente: Elaboración propia b. Inducción y socialización HERPAVID no maneja formato para las inducciones se le propone el siguiente Figura 10. Formato de Inducción y Socialización Fuente: Elaboración propia c. Contratación (modelo de contrato) Puesto que HERPAVID no maneja formato de contrato, ya que es verbal donde se le da a conocer al colaborador cuales son las cláusulas; se toma esta información para realizar una propuesta de contrato, que lleve los datos del colaborador y explique las cláusulas del cargo. Figura 11. Formato de Contrato Fuente: Elaboración propia 10.3 SUBSISTEMAS DE TALENTO HUMANO Elabora análisis los subsistemas de gestión de talento humano: Formación, desarrollo y Evaluación de Desempeño que contenga: − Flujograma de los procesos de formación y desarrollo: Figura 12. Formacion y Desarrollo Fuente: Elaboración propia − Flujograma de evaluación de desempeño. Figura 13. Evaluación de desempeño Fuente: Elaboración propia − Formatos necesarios para: a. Identificación de necesidades de formación Figura 14. Formato de necesidades de Capacitaciones Fuente: Elaboración propia b. Programa de formación y capacitación (objetivos, temas, métodos, duración, Capacitador, presupuesto) Figura 15. Formato de capacitación Fuente: Elaboración propia c. Cronograma de capacitación. Figura 16. Cronograma de capacitación Fuente: Elaboración propia − Formatos necesarios para: a. Evaluación del desempeño. Debido a que HERPAVID no cuenta con un formato de la evaluación de desempeño se le propone este formato, aplicando el método por escala ya que evalúa el desempeño de los trabajadores mediante factores de evaluación previamente definidos y graduados. Figura 17. Formato de Evaluación de desempeño Fuente: Elaboración propia b. Análisis y presentación de resultados Figura 18. Formato de Presentación de Resultados Fuente: Elaboración propia ANALISIS: Se evidencio que, si un colaborador para el ítem de producto Volumen y calidad de trabajo ejecutado es bueno, significa que con frecuencia va más allá de lo exigido, si en cualidad es tolerable se hace alusión a parcialmente satisfactorio, en ocasiones presenta errores función que se debe trabajar; si en las características individuales el colaborador es óptimo en el ítem de creatividad significa que siempre tiene ideas optimas, de tipo creativas y originales lo que lo destaca. c. Cronograma de evaluación de desempeño. Figura 19. Cronograma de Evaluación de desempeño Fuente: Elaboración propia 11 GESTIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 11.1 DIAGNÓSTICO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL Presenta el instrumento de diagnóstico aplicado para medir el clima organizacional identificando las dimensiones: pertenencia, trabajo en equipo, motivación y desarrollo, comunicación y retroalimentación, reconocimiento e incentivos, bienestar, seguridad y salud, relaciones humanas, dirección y liderazgo, participación y efectividad, puede incluir otros aspectos que considere necesarios para mejorar el clima organizacional. En este mismo instrumento el aprendiz debe efectuar el diagnostico que le permita presentar el plan de mejora en cuanto a: Bienestar Laboral, Participación, Incentivos, Protocolo para el manejo de conflictos. Para la recolección de la información de gestión del clima organizacional se realizo una encuesta a los colaboradores. Figura 20 Tabulación Fuente: Elaboración propia El 66.7% de los encuestados afirman que la empresa ocasionalmente ha dado oportunidades de crecimiento a sus colaboradores y el 33.3% indica que nunca. Por lo que se destacan las oportunidades de crecimiento de los colaboradores dentro de la empresa, el porcentaje restante corresponde a gerencia quienes no evidencian el crecimiento dentro de la empresa. Figura 21 Tabulación Fuente: Elaboración propia El 100% de los encuestados indican que siempre reciben apoyo de sus compañeros. Lo que permite identificar que la empresa maneja el apoyo entre sus compañeros de forma efectiva y productiva beneficiando a la unidad productiva Figura 22 Tabulación Fuente: Elaboración propia El 100% de los encuestados indican que hay buena comunicación con sus compañeros. La unidad productiva es una comunidad de colaboradores que manejan buena comunicación lo que permite que las relaciones personales entre los misma sea la adecuada a la hora de desarrollar sus labores del día a día Figura 23 Tabulación Fuente: Elaboración propia El 66.7% de los encuestados afirman que la empresa ocasionalmente da incentivos y el 33.3% indica que nunca recibe incentivos. Se evidencia que los colaboradores son gratificados por medio de incentivos en alto porcentaje y se evidencia que la parte restante corresponde a gerencia quienes siempre reciben incentivos Figura 24 Tabulación Fuente: Elaboración propia El 100% de los encuestados indican que hay buena comunicación con su jefe inmediato. En la gráfica se observa que la comunicación es totalmente buena entre sus colaboradores y jefe inmediato, lo que permite que las solicitudes sean atendidas. Figura 25 Tabulación Fuente: Elaboración propia Se puede evidenciar que el 100% de los trabajadores se encuentran satisfechos con su puesto de trabajo. Los integrantes de HERPAVID desatacan su satisfacción en su puesto de trabajo permitiendo identificar que la unidad productiva lleva un buen desarrollo de clima organizacional. Figura 26 Tabulación Fuente: Elaboración propia Se evidencia en un 100% que el jefe siempre es justo en sus decisiones. Gracias a la buena comunicación que tienen los colaboradores con su jefe inmediato, se observa que la totalidad de los participantes afirma que su jefe inmediato es justo con las decisiones además del buen manejo. Figura 27 Tabulación Fuente: Elaboración propia El 100% de los trabajadores indican que siempre pueden conversar con sus compañeros de trabajo abiertamente. Gracias a él poco personal y su antigüedad en la entidad, las conversaciones suelen ser más amenas y familiares. Figura 28 Tabulación Fuente: Elaboración propia Se evidencia que en la empresa siempre existe el 100% de trabajo en equipo. HERPAVID maneja desde sus inicios el crecimiento constante, lo que le ha permitido evidenciar en su totalidad la participación de sus colaboradores. Figura 29 Tabulación Fuente: Elaboración propia Los colaboradores afirman que el 100%, ocasionalmente se realizan actividades de integración. Se observa que HERPAVID organiza su tiempo y funciones para que dentro de su desarrollo también se realicen actividades de integración entre todos los participantes de la empresa. Presentación de los resultados: En relación a lo recolectado en el instrumento, se identifica que la empresa HERPAVID cumple en gran parte las dimensiones necesarias para el buen desarrollo del clima organizacional, se evidencio que la empresa da oportunidades de crecimiento a sus colaboradores, demostrando que su administración es la apropiada y que su prioridad va en la motivación y comunicación adecuada, pues se destaca un porcentaje de 66,7% lo que significa que tanto colaboradores, como gerencia y jefes inmediatos tienen buenas relaciones humanas; esto permite que se compruebe el trabajo en equipo, la participación y el sentido de pertenencia de los integrantes de la organización; de igual forma se observó que también implementan incentivos que benefician el a los colaboradores. Por último, se evidencio que la unidad productiva lleva claridad de lo que es un protocolo de manejo de conflictos y saben detectar las inconformidades, en seguida las reportan al jefe inmediato y se clarifica y negocia para dar solución al inconveniente, sin embargo, no lo tienen por escrito. 11.2 PLAN DE MEJORA DEL CLIMA ORGANIZACIONAL Diseña el plan de mejoramiento (este debe contener objetivo general, debilidad, acciones a desarrollar, alcance, objetivo de la acción a desarrollar, meta, beneficios, recursos: (humanos, materiales y financiero), tiempo, responsable) con las recomendaciones acorde a las necesidades encontradas en el diagnóstico con el fin de mejorar la eficiencia y productividad de la empresa. Presente las propuestas de mejora a implementar en la unidad productiva relacionadas con: pertenencia, trabajo en equipo, motivación y desarrollo, comunicación y retroalimentación, reconocimiento e incentivos, bienestar, seguridad y salud, relaciones humanas, dirección y liderazgo, participación y efectividad, puede incluir otros aspectos que considere necesarios para mejorar el clima organizacional. Tabla 29 plan de mejora TRABAJ O EN EQUIPO MOTIVA CIÓN Y DESARR OLLO COMUNICACIÓ BIENEST N AR SEGURIDA D Y RETROALIME NTACIÓN Y SALUD Objetiv o general Lograr que los emplead os de HERPAV ID se integren en la empresa Mantener a los empleado s motivados , para seguir desarrolla 0ndo y ofrecer el máximo rendimien to. Mejorar continuamente las capacidades y habilidades de comunicación en los empleados de HERPAVID Favorecer Debilid ad Pese a que en HERPAV ID el trabajo en equipo es muy bueno, no tiene como una debilidad que impida llegar al objetivo general. La debilidad es la falta de motivació n personal, ya que HERPAVI D motiva a sus empleado s para poder trabajar colectiva mente. En esta dimensión no se identificó una debilidad puesto que en la investigación el porcentaje corresponde al 100% Que haya ausencia de responsab ilidad. No se actualizan los diagnóstico s de los colaborador es en la historia clínica ocupaciona l Accion es a desarro llar Realizar actividad es didáctica s, como charlas Reconoce ry premiar a sus trabajador es tanto a Continuar con las reuniones para retroalimentar a Generar espacios de conocimie nto e integració Hacer charlas o actividades para prevenir la aparición Sensibilizar las normas el en mejoramie seguridad y nto de la salud para calidad de prevenir el vida y el riesgo de desempeñ accidentes o laboral o de los enfermeda empleado des s de HERPAVI D para incentivar el trabajo en equipo, nivel económic o, como en forma de premios. los colaboradores. n familiar, con actividade s deportivas y participaci ón de familiares y empleado s. de accidentes e incidentes Alcanc e Buscar que todos los colabora dores reconozc an sus habilidad es y las de los otros Incentivar a todos los colaborad ores a recibir ese reconoci miento económic o. Buscar que la retroalimentació n se realice a todos los colaboradores de HERPAVID de manera equitativa Garantizar el bienestar de sus colaborad ores para su crecimient o en la organizaci ón y a nivel personal Educar a los integrantes de HERPAVID para prevenir riesgos y peligros Objetiv o de la acción a desarro llar Construir confianza dentro de ellos mismos. Generar un buen ambiente laboral, fomentan do la motivació n y el compañer ismo. Identificar por medio de la retroalimentació n los puntos débiles de la comunicación. Mejorar el bienestar de los colaborad ores por medio de las actividade s (deportiva s, familiares) , motivando y satisfacien do a los Buscar permanent emente la prevención de enfermad edades o accidentes que posiblemen te estén expuestos los empleados de HERPAVID empleado s. Meta Lograr que los colabora dores, puedan integrars e más y tener buenos resultado s, fundame ntales para la empresa. Que a dos meses se evidencie el crecimient o motivacio nal de los colaborad ores Evidenciar a dos meses el reconocimiento de habilidades de comunicación en cada colaborador Garantizar que los empleado s de HERPAVI D se encuentre n en mejores condicion es y que gocen de bienestar físico y mental y que desarrolle n sus actividade s sin ningún inconveni ente. Ser reconocida por ser una empresa que asegura el cumplimien to de normas, aumentand o la productivid ad y disminuyen do los accidentes o enfermeda des que posiblemen te puedan estar expuestos los trabajadore s. Benefic Los io emplead os de HERPAV ID, podrán integrars e más entre ellos mismos y así poder tener un buen equipo El beneficio seria que los trabajador es se van a sentir más valorados , aumentan do su compromi so con la empresa. La productividad aumenta, la confianza se afianza y se potencia el talento interno en la empresa. Permitir impulsar ambientes laborales armonioso s en HERPAVI D y así poder obtener y alcanzar los logros y metas de la empresa Aumentar la productivid ad y la confianza de los empleados hacia la empresa, también reducir las cargas laborales en la empresa. de trabajo para cumplir sus labores Recurs o human o Trabajad ores Empleado Gerente r Empleado sy familias Recurs o materia l El material didáctico como: Hojas esferos, colores. Premios (diplomas , trofeos cupones de comida o descuent os) Alquilació Folletos, n de Hojas con actividades. campus deportivos o de recreación Recurs o financi ero $100.000 150.000 1’500.000 30.000 Tiempo Se realizará la actividad didáctica cada mes. Cada dos Realizarlo cada dos meses meses reconocer el esfuerzo de sus trabajador es, Anualmen te se podrían realizar estas actividade s. Mensualme nte hacer las charlas y actividades para el beneficio de los empleados en HERPAVID Pertene ncia Empleados RELACIONES HUMANAS DIRECCIÓN LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN Y EFECTIVIDAD Objetivo general Mantener la Mantener que el integración social a equipo siga través de la trabajando comunicación efectivamente tanto individual como grupal. Aportar valor a la empresa por medio de la participación Debilidad No se evidencia como debilidad gracias a su poco personal, la familiarización ha sido viable para las relaciones humanas en la empresa Una debilidad puede ser que nadie quiera tomar ese liderazgo para cumplir sus objetivos. No se observo ya que los colaboradores tienen participación en la empresa. Acciones a Colocar un buzón de desarrollar sugerencias para manifestar abiertamente sus puntos de vista e ideas. Hacer reuniones para formar y fomentar el liderazgo de los empleados. Trabajar efectivamente participando en las charlas dando ideas y preguntando. Alcance Hacer que los empleados se sientan considerados, más animados a participar y a comunicar sus ideas Influir en el comportamiento de los empleados y hacer que ellos se esfuercen para lograr los objetivos de HERPAVID Promover la opinión de los colaboradores en HERPAVID Objetivo de Logar que los la acción a trabajadores se desarrollar sientan cómodos y puedan comunicar lo que sienten. Detectar las necesidades de capacitación y formación en el grupo, para garantizar líderes en el futuro de HERPAVID Tener sentido de pertenecía por medio de la participación en las charlas propuestas por la empresa Meta Que por medio del Evidenciar a dos Que buzón se meses el liderazgo empleados identifiquen las ideas conecten los el de los colaboradores en para ser trabajadas colaboradores los trabajo actual con los objetivos de la empresa Beneficio Que los empleados, sientan el valor de su opinión para mejorar el desarrollo de las relaciones humanas Los empleados se sentirán más cómodos y desarrollar el potencial al máximo, aumentando el trabajo en equipo. Obtener un buen resultado en la participación y efectividad Recurso humano Trabajadores Trabajadores Empleados Recurso material Buzón de cartas. Guías y folletos sobre el liderazgo y dirección Recurso financiero $50.000 50.000 Tiempo Semanalmente consultar el buzón. Mensualmente hacer charlas reuniones. Pertenencia Objetivo general Debilidad Acciones desarrollar Mensualmente y realizar las charlas Reconocimiento e incentivos Mantener al equipo de trabajo incentivados para seguir realizando las funciones lo mejor posible. Los únicos reconocimientos que se dan son bonos para compras personales. Incentivar a los trabajadores a seguir adquiriendo sentido de pertenencia por la empresa. No se observo debilidad, ya que los colaboradores de HERPAVID tienen un buen sentido de pertenencia hacia la empresa. para Proporcionar charlas e Hacer reconocimientos incentivos para los a los empleados cada colaboradores. mes de diferentes maneras como: días compensatorios almuerzos, diplomas. Alcance Que los empleados sigan motivados sintiéndose parte de la empresa fomentando un sentido de pertenencia hacia ella. Objetivo de la acción a Que los empleados desarrollar tengan un sentido de pertenencia al máximo. Meta Que el 100% de los colaboradores se sientan comprometidos con HERPAVID Beneficio Los empleados se van a sentir más integrados, más apreciados y por ende, la productividad aumentara. Empleados Recursos Humanos Recursos materiales Recursos financieros Tiempo. Cada dos meses hacer charlas. A través del reconocimiento lograr que los empleados se sientan importantes. Que los colaboradores se sientan cada vez más con alto sentido de pertenencia. Que todos los empleados puedan ser ganadores, de los reconocimientos de HERPAVID. Reforzar el comportamiento de los empleados para un mayor compromiso con la empresa. Empleados Diplomas, reconocimientos, bonos. 500.000 Reconocer a los empleados cada mes por sus labores. Fuente: Elaboración propia 11.3 PROTOCOLO DE MANEJO DE CONFLICTOS Y PLAN DE INCENTIVOS PROTOCOLO DE MANEJO DE CONFLICTOS Pese a que HERPAVID se desempeña bien en el manejo de conflictos, como organización no se ha documentado el desarrollo de este, lo que permitiría el manejo eficiente de situaciones específicas, en tanto se propone de la siguiente forma. El objetivo principal es mediar entre los integrantes del problema por la solución que beneficie las dos partes, donde se garantice a futuro el buen desempeño de las relaciones sociales dentro de la empresa. PROTOCOLO Con este plan de acción se busca implementar estrategias como mecanismo de herramientas para la resolución de problemas entre los integrantes de HERPAVID -Diagnóstico del conflicto: En esta etapa se da a conocer la naturaleza del conflicto, los intereses personales y la situación que se torna conflictiva, obtenida la información se analizara para clasificar la gravedad y decidir si esta será informada a quienes sean adecuados. -Resolución de conflictos En esta etapa se busca identificar las estrategias para resolver el conflicto A) DIALOGO: Ya identificado el conflicto se retroalimenta con el representante de la solución del problema quien representara el interés de la empresa a beneficio de los implicados, es decir, mientras se soluciona el conflicto se tendrán en cuenta los intereses de los implicados, pero es primordial tener en cuenta las políticas de la razón de la empresa por tanto el mediador debe respetarlas. B) NEGOCIACIÓN: Su objetivo es el de llegar a un acuerdo aceptable por todos, beneficiando la empresa y los intereses de los implicados -Seguimiento del conflicto En la última etapa se busca que los implicados lleven un registro del cumplimiento de la negociación, con el fin de verificar que el desarrollo de las relaciones sociales está siendo llevada de la mejor forma. PLAN DE INCENTIVOS La empresa HERPAVID es consiente que tener un sistema de incentivos es importante, para fortalecer las conexiones estructurales de ella misma, y poder motivar el comportamiento requerido de los empleados. El objetivo principal del plan de incentivos es garantizar a sus colaboradores el agradecimiento de el buen desarrollo de sus conductas y funciones dentro y fuera de la empresa Plan de incentivos HERPAVID realizara la clasificación de del tipo de incentivos para los integrantes de esta, con el fin de ejemplificar el manejo y cumplimiento de los mismos. INCENTIVOS DE COMPENSACIÓN: Salud: Beneficios en lo relacionado con la salud de sus trabajadores (oftalmología, odontología, nacimiento, incapacidades por enfermedades no laborales y asistencia médica) Capacitación: Beneficios educativos en cursos para desempeñar otro cargo dentro de la misma empresa, así mismo si en colaborador se encuentra cursando estudios externos, se le promoverá de estos por medio horarios flexibles. INCENTIVOS DE RECONOCIMIENTO: Estos incentivos tienen como principal finalidad motivar y elogiar a los colaboradores contribuyendo con la satisfacción laboral. Cuadro de Honor: donde se reconoce e incentiva a aquellos colaboradores que se caracterizan porque en sus labores diarias se evidencian los valores. INCENTIVOS DE APRECIACIÓN: Estos incentivos son todos aquellos que permiten celebrar y conmemorar fechas especiales de la empresa y sus colaboradores. 11.4 Cumpleaños de la Empresa Día de la Mujer 08 de marzo, día del hombre 19 de marzo Cumpleaños colaboradores Individuales. Día de acuerdo al cargo (Gerente, secretaria, entre otros) TABLA DE INDICADORES DE TALENTO HUMANO 1. INTEGRACION = actividades de integración realizadas en un mes / Actividades de integración programadas en el mes 2 =0,5 4 El cumplimiento de las actividades de integración del mes de septiembre se da 50%, permitiendo identificar el cumplimiento de las actividades 2. MOTIVACION = Resultados de motivación en el mes de septiembre de los colaboradores / Resultado de buena motivación del mes de septiembre 65 =0,76 85 El resultado de buena motivación del mes de septiembre se da 76%, permitiendo inferir que los colaboradores se sintieron motivados durante todo el mes. 12 GESTIÓN DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO 12.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Con la información recolectada en la entrevista se identificó que HERPAVID tiene claridad de la gestión de la salud y la seguridad en el trabajo, como empresa educan a sus colaboradores de los riesgos presentes es sus labores; los procesos en cuanto a ARL y salud son los adecuados, sin embargo, su conocimiento es muy básico, es decir no han sido renovados ni mejorados La comercializadora no realiza las debidas capacitaciones para evitar los riesgos naturales, tampoco realiza cursos de primeros auxilios ni han realizado simulacros de emergencia, lo que no permite el buen desarrollo de esta área dentro de la empresa Se destaca porque cuenta con protocolo ante un accidente laboral, lleva un registro de las historias laborales en la carpeta de salud ocupacional debidamente archivada y organizada, cuenta con sistema de gestión y seguridad en el trabajo el cual debe ser actualizado y mejorado a vigía 12.2 MATRIZ DE PELIGROS Elabora la Matriz de Riesgos y Peligros para la unidad productiva objeto de estudio a partir de la información recolectada mediante un instrumento de recolección previo y teniendo en cuenta los conceptos aprendidos y siguiendo los parámetros de la GTC 45. Figura 30 Matriz de peligros Fuente: Elaboración propia 12.3 SG-SST Elabora un informe que contenga el SG-SST (Guía técnica de implementación para Mipymes SGSST), aplicado a la unidad objeto de estudio, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y la normatividad vigente. Alcance del SG-SST Objetivos del SG-SST (General y específicos) Requisitos Generales del SG-SST (normatividad legal) Política del SG-SST propuesto de acuerdo con el negocio Tabla de principales riesgos de acuerdo con diagnóstico utilizado con la GTC-45 Estrategias del Sistema − Medicina (Define e implementa acciones de promoción, prevención y control en la salud de los trabajadores frente a factores de riesgos que se presenten en las áreas de trabajo del negocio incluye la propuesta de actividades de bienestar físico, mental y social) − Seguridad e Higiene Industrial (Define e implementa acciones de promoción, prevención y control en actividades como normas y procedimientos, señalización, preparación para emergencias, primeros auxilios e inspecciones planeadas) Responsables: (se identificarán las responsabilidades que tienen: la Gerencia y los trabajadores acerca del SG-SST del negocio objeto de estudio) Identificación de la empresa (clase de riesgo, actividad económica, EPS, ARL, horario laboral, número de trabajadores por áreas Tabla 30 Identificación de la empresa Nombre de la empresa Actividad económica HERPAVID S.A.S 4663 (comercio al por mayor de materiales de construcción, artículos de ferretería, pinturas, productos de Clase de riesgo EPS - ARL Horario de trabajo Número de trabajadores Fuente: Elaboración propia Tabla 31 Áreas de la empresa ÁREAS FEMENINO Comercialización Administrativa Servicio al Cliente x Fuente: Elaboración propia vidrio, equipo y materiales de fontanería y calefacción). 4752 (comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos especializados). 4659 (comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo N.E.P.). 3312 (mantenimiento y reparación especializados en maquinaria y equipo) Clase de riesgo II. EPS-Salud Total, Colsubsidio, Cafam ARL-Colpatria Lunes a viernes, 8am – 5:30 pm Sábados, 8am – 12:30pm 3 MASCULINO x x TOTAL 1 1 1 Alcance Tiene como fin crear y fomentar los protocolos que cumplan con el control de la influencia de los factores de riesgos y peligros, que pueden tener un impacto en el desempeño de la Seguridad y Salud de los colaboradores de la comercializadora. Objetivos del SG-SST (General y específicos) Identificar los incidiste, riesgos y peligros a lo que los colaboradores están expuestos y así impartir actividades que fortalezcan el programa de SG-SST Promover el cumplimiento de protocolos del sistema de seguridad y salud Capacitar a los colaboradores sobre los riesgo y peligros que corren respecto a sus funciones, a su lugar de trabajo, dentro o alrededores de la empresa. Fomentar el auto informe SG-SST de respecto a sus funciones Requisitos generales del SG-SST (normativa legal) La empresa debe cumplir con las resoluciones, leyes y decretos para proveer la seguridad y salud de sus trabajadores, las cuales son la Resolución 2400 de 1979 donde se deberá disponer de higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo, así mismo la Ley 1010 de 2006 donde se debe cumplir con las medidas para prevenir, corregir y sancionar el Acoso Laboral, la Ley 1010 de 2006 así cumplir con las Medidas para prevenir, corregir y sancionar el Acoso Laboral. La Resolución 1401 de 2007 con el fin de Investigar Incidentes y Accidentes de Trabajo, la Ley 1562 de 2012 por medio de la identificación de Riesgos Laborales, entre otras leyes que con llevan el buen desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Así mismo se debe incluir la resolución 652 de 2012 que consta de la conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral, la GTC-45 de 2012 para la identificación de riesgos laborales, la resolución 1409 de 2012 donde la empresa debe seguir el reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas, el decreto 1072-2015 para que la gestión de la empresa sea la adecuada se debe contar con un reglamentario Interno del Trabajo y por ultimo pero no menos importante, la resolución 312 de 2019 en la que la empresa deberá cumplir con los estándares Mínimos del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Política del SG-SST propuesto de acuerdo con el negocio -Crear un programa de prevención de riesgo donde se beneficie la seguridad y salud de los colaboradores -Dar a conocer a los colaboradores el programa de SG-SST -Cumplir con los protocolos del programa de SG-SST -Actualizarlo cada vez que sea necesario (por normativas nacionales) Tabla de principales riesgos de acuerdo con diagnóstico utilizado con la GTC-45 Tabla 32 Tabla de riesgos ÁREA RIESGO Publico, Comercialización FACTOR DE PELIGRO RIESGO de Muerte, Lesión Accidente tránsito, robo. permanente Ambiental No manejar protocolo de emergencias terremoto Biomecánico Túnel de capio, lumbalgia, dolores musculares. Movimientos repetitivos, posturas prolongadas. Psicosocial Ansiedad, depresión, irritabilidad No manejar protocolo de emergencias Sobre laboral Ergonómico, Dolores musculares, torticulis Posturas prolongadas durante largas horas. Ambiental No manejar protocolo de emergencias Ansiedad, depresión, irritabilidad Exposición terremoto a Manejo clientes disgustados de Administrativa Ambiental Servicio al Cliente Psicosocial Exposición terremoto carga a Fuente: Elaboración propia Estrategias del subsistema de medicina y de seguridad Tabla 33 subsistema de medicina y de seguridad ESTRATEGI OBJETIVO ACTIVIDAD METODOLOG RESPONSAB AS ÍA LE Promoción Practicar los Examen Citar a los gerente exámenes médico y de trabajadores de ingreso laboratorio Prevención Anticipar las Educar a los Realización Gerente enfermedad colaborador del auto es de los es sobre el examen cada colaborador autoexamen mes, si hay es . Examen anomalía médico realizar diagnóstico con medicina Control Registro del Historial Se actualiza Gerente historial clínico cada vez que clínico el colaborador requiera un examen medico Fuente: Elaboración propia Estrategias del Subsistema de seguridad Tabla 34 Subsistema de seguridad ESTRATEGI OBJETIVO ACTIVIDAD AS Promoción Incrementar Realización el uso del de protocolo de simulacros y emergencia capacitacion s es de primeros auxilios Prevención Identificar la Capacitación señalización para educar dentro de la a los empresa colaborador es de las señalizacion es Control Evaluar los Realizar una conocimient prueba de os de los conocimient integrantes os y de la ubicación de empresa las respecto a la señalizacion señalización es que hay dentro de la empresa Fuente: Elaboración propia METODOLOG RESPONSAB ÍA LE Se deberán Gerente realizar cada 3 o 4 meses al año En el ingreso a Gerente la empresa y luego anualmente Capacitar y Gerente evaluar a los integrantes cada vez que se actualicen las señales Subsistema de higiene Tabla 34 Subsistema de higiene ESTRATEGI OBJETIVO AS Promoción Promover el cuidado e higiene personal de los colaboradores de HERPAVID prevención ACTIVIDA D Realizar lavado de manos y uso de tapabocas con el manejo de productos de altos químicos. Evitar que los Capacitar al colaboradores personal de adquieran los METODOLO RESPONSAB GÍA LE Cuantas Colaborador veces sea necesarias en el día Con la llegada Gerente de la control enfermedades por desconocimie nto de los contenidos de los productos Implementar elementos de bioseguridad component es de los productos y sus afecciones en la salud Capacitar a los colaborador es del buen uso de los implemento s de biosegurida d importación trimestral Mensualment e gerente Fuente: Elaboración propia 12.4 INDICADORES DE SALUD OCUPACIONAL Define los indicadores para la Unidad productiva, teniendo en cuenta que deben ser de tres tipos: Estructura, proceso y gestión. -Estructura Protocolo de emergencias = Número de simulacros realizados / Número de simulacros pronosticados semestralmente 2 Protocolo de emergencias = =1 2 El cumplimiento del protocolo de emergencias cada 6 meses se da 100%, permitiendo identifica que el cumplimiento del objetivo la promocionando el conocimiento de manejo de estas situaciones -Proceso Capacitación de primeros auxilios = Número de capacitaciones realizadas / Número de capacitaciones pronosticadas para el año 5 =0,83 6 El cumplimiento de las Capacitación de primeros auxilios en el año se da 83%, permitiendo identifica que el cumplimiento de la promoción de seguridad y salud en el trabajo. -Gestión Capacitación de riesgos laborales: Número colaboradores que conocen los riesgos a los que están expuestos / Número de riesgos enseñados en la capacitación 5 =0,5 10 La cantidad de colaboradores que conocen los riesgos a los que están expuestos se da 50%, permitiendo identifica que la mitad aprendió adecuadamente la capacitación de riesgos laborales 12.5 COPASST Identifica si la unidad productiva cuenta con el Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo o COPASST y realiza una descripción de sus funciones, o en caso contrario, si la unidad productiva no cuenta con el COPASST o el Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo realiza una propuesta sobre éstos teniendo en cuenta la normatividad vigente -COPASST HERPAVID La unidad productiva afirma contar con Vigía-COPASST sin embargo en la descripción de funciones de este no se evidencia el desarrollo adecuado, sin embargo, se salva el acta de constitución la cual si se encuentra documentada MARCO LEGAL Para el marco legal del COPASST la comercializadora deberá tener en cuenta el Decreto 2013 de 1986 “Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo.”44 Por lo cual la empresa, está obligada a conformar un comité de medicina, higiene y seguridad, donde su organización y funcionamiento estará de acuerdo con las normas del Decreto que se reglamenta y con la presente resolución, promoviendo el bienestar de sus colaboradores OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR 44 Elegir dos colaboradores que lo representen Adecuar el tiempo de las reuniones para no interferir con las labores Realizar capacitaciones para educar a los integrantes de HERPAVID Suministrar los insumos para la realización de las actividades Realizar cronograma de actividades Realizar lista de asistencia Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y de Salud. Decreto 2013 de 1986, Colombia,2022, p,1 Realizar encuesta de satisfacción OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Asistir a las reuniones Justificación de la ausencia en las reuniones Asistir a las capacitaciones Realizar la evaluación de las capacitaciones Participar en las actividades Firmar la lista de asistencia Contestar las encuestas ACTA DE CONSTITUCIÓN Figura 31 Acta de constitución Fuente: Elaboración Propia FUNCIONES DEL COMITÉ Promover administra y controlar las medidas de prevención de seguridad y salud de los colaboradores de HERPAVID. Realizar un programa de presencio de accidentes laborales Evaluar que el área de trabajo de los colaboradores sea la adecuada para la realización de sus funciones Seleccionar al presidente del comité Seleccionar al secretario del comité Realizar el acta en cada reunión. Llevar registro de los accidentes y enfermedades que se han presentado en la organización. FUNCIONES DEL PRESIDENTE Comunicar a gerencia lo realizado durante las reuniones Verificar el orden y finalidad de las reuniones Satisfacer los temas a tratar en cada reunión Analizar las actividades que se realizaran antes de ser comunicadas con gerencia FUNCIONES DEL SECRETARIO El secretario informará a los miembros de comité el día, la hora y el lugar de la reunión Verificar la asistencia de los miembros Realizar el acta de cada reunión con los temas y decisiones tomadas Suministrar toda la información el presidente Realizar el cronograma para las reuniones sin interferir las labores de los integrantes Organizar la documentación del COPASST CRONOGRAMA DE REUNIONES Tabla 35 Cronograma de reuniones CRONOGRAMA DE REUNIONES ACTIVIDAD MES 1 MES 2 MES 3 Conformación del comité Plan de prevención de riesgos Presentar propuestas prevención y control de Vigilar el desarrollo del programa de seguridad y salud en el trabajo MES 4 Identificación de riesgos Análisis de accidentes de trabajo Realizar exámenes periódicos médicos Reuniones mensuales Elaboración de programas de capacitación (primeros auxilios) Elaboración de programas de capacitación (Protocolo de emergencia contra terremotos e incendios) Evaluación de riesgos Inspecciones de seguridad Informe de la inspección Estudiar las sugerencias e inquietudes de los trabajadores Fuente: Elaboración propia PROGRAMA DE CAPACITACIÓN OBJETIVO GENERAL Promover la seguridad y salud en el trabajo en casos de emergencia y/o desastres, las brigadas voluntarias serán los primeros en auxiliar a los clientes y en seguida a los colaboradores. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Responder al impacto psicológico, social y estructural de un desastre. Realizar un programa anual de capacitación en Gestión de Riesgos, dirigido por el presidente del COPASST Aumentar la capacidad de respuesta adecuada en caso de desastre. PROCEDIMIENTO Fase1: Realización de capacitación y/o instrucción en gestión de Riesgo dentro y fuera de la empresa. Difundir convocatorias internas para los brigadistas voluntarios Planificar un programa de sensibilización sobre brigadistas, funciones y trabajos. Suministros necesarios para los brigadistas Fase 2: Iniciar la capacitación para los brigadistas voluntarios (teoría, práctica simulada) Aprobación de la capacitación Firma de responsabilidad Fase 3: Aplicación de conocimientos en un caso real 13 13.1 GESTIÓN DE MERCADOS INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Diseña una entrevista para aplicarla al gerente de la empresa o al gerente de mercadeo; con preguntas que permitan hacer un diagnóstico de la situación actual de mercadeo en la unidad productiva y con ella Identificar y describir de los diversos tipos del mercado para la unidad productiva. De acuerdo con la información obtenida por la entrevista realizada al gerente de la unidad productiva; se determinó que HERPAVID, maneja la gestión de mercados adecuada, se posicionan en el mercado por calidad y distribución, según el gerente, los clientes afirman que la empresa maneja precios altos pero de muy buena calidad y prefieren pagar más pero que el producto cumpla con sus expectativas, sin embargo, por ser de la industria vidriera y que los productos cuenten con características muy específicas para la maquinaria de los clientes el producto no se mejora, debido a que es importado, por tanto la unidad productiva solo identifica aquellos factores negativos del producto para reportarlos al proveedor en el extranjero y que El realice los debidos ajustes. Lo correspondiente a promoción en HERPAVID no se maneja esta estrategia ya que como son herramientas enfocadas hacia el manejo del vidrio y como son importadas, no se pueden manejar promociones, pues conlleva a pérdidas para la comercializadora; en cuanto al precio, se mantiene fijo sin mucha variación frente a la competencia, por último solo se manejan descuentos por pronto pago y créditos. 13.2 ANALISIS DE LA OFERTA Identificación de competencia u oferentes (quien es la competencia directa, negocios con productos similares) Describa los productos y /o servicios que ofrece la competencia que impacten a la unidad productiva objeto de investigación. Empresas competidoras que representan la mayor y menor parte del mercado (cuota de mercado de cada competidor en los últimos años, Identificación de los segmentos de mercado de la competencia: (¿a cuáles consumidores atiende la competencia?), donde está ubicada la competencia, cuáles son los datos demográficos y sicográficos del segmento que atiende la competencia. Tendencias de la oferta o de la empresa competidoras: (Investiga cual ha sido la tendencia de la oferta en los últimos años) Diferencia de Precios en los competidores u oferentes. “La oferta es la cantidad de bienes y/o servicios que las distintas organizaciones, empresas o personas tienen la capacidad deseo de vender en un mercado, en un determinado lapso de tiempo y espacio”45 Cuota de mercado El análisis de la competencia obliga a estudiar el sector vidriero, las empresas que lo conforman y las opciones de marketing que utilizan para sobresalir en el mercado, por tanto, en la recolección de la información, en el instrumento anterior, se evidencio a la competencia de HERPAVID que más preocupaba a la comercializadora era GLASSTOOLS y ELYTEC las cuales cumplen con las siguientes características Tabla 36 Análisis de la competencia VARIABLE/COMPETIDOR COMPETIDOR 1 Nombre GLASSTOOLS COMPETIDOR 2 ELYTEC Ubicación Cll 99 No 49-82 Oficina Cra. 65 #94 - 14, Barrios 101 Barrio La Unidos, Bogotá Castellana. Bogotá Tiempo que lleva en el Mercado 23 años 30 años Productos que vende Muelas brillo, muelas diamante, reglas. Brocas, muelas pulpo, muelas brillo Servicios que ofrece Comercialización de herramientas para máquinas cortadoras de vidrio. Comercialización de herramientas para máquinas cortadoras de vidrio. Demográficos y Pictográficos Otro c udro segment5a Industria Vidriera Industria Vidriera Tendencias de la oferta (pandemia/pos-pandemia) Exceso de Exceso de Exceso de Exceso de oferta demanda oferta demanda (aumento (precio (aumento (precio bajo) de precio) bajo) de precio) Actualmente sus Actualmente sus precios precios se han se han equilibrado equilibrado Consumidores Empresas vidrieras Empresas vidrieras MARTÍNEZ N.) ¿conoces la importancia de conocer la competencia? (14 noviembre 2017 [en línea]. Hablemos de empresas. Recuperado de: https://hablemosdeempresas.com/empresa/infografia-analisis-de-la-competencia/ 45 Formas De Pago Manejadas Contado Contado Ventajas Competitivas. Distribuidor de marca italiana Representante de marca brasileña A todos en general A todos en general Tipo de clientes que atiende Fuente: Elaboración propia Se identificó que la competencia cumple con las expectativas de los clientes solo en relación con la referencia de la maquinaria que utilizan, bien sea italiana o brasileras, sin embargo, HERPAVID suple la necesidad para las dos maquinarias puesto que las características de la competencia y de HERPAVID son similares por lo que los clientes demandan los mismos productos. Correspondiente a la situación actual, la competencia y HERPAVID se vieron obligadas a balancear sus precios y mantenerlos por efectos de la pandemia ya que el continuar con altos precios generaba perdidas en todas las comercializadoras de la industria. 13.3 ANÁLISIS DE LA DEMANDA (CONSUMIDOR) Tendencias De la demanda en el mercado (consulta fuentes secundarias, artículos, revistas, sobre la tendencia del mercado y como se espera que sea la demanda futura) Ventas pasadas y análisis de tendencias, encuesta de las intenciones de compra “De acuerdo al Departamento Nacional de Planeación, DNP, la industria de vidrio en Colombia está altamente concentrada en la producción de envases y de vidrio plano utilizado por el sector automotor, construcción, el de alimentos, conservas, jugos, gaseosas, cervezas, y el farmacéutico. El sector de vidrio en Colombia en los últimos años tuvo un cambio sustancial respecto a los actores que participan en este, pues las compañías nacionales que se caracterizaban por la fabricación de este producto pasaron a ser parte de multinacionales, lo que generó una competencia más dura entre los actores del sector con el objetivo de mantener el liderato. La importancia de la industria del vidrio en Colombia radica en la amplia gama de usos que éste tiene, así como en sus encadenamientos con otras actividades como la construcción. El vidrio plano constituye un material básico en las estructuras, y tiene diversos usos decorativos. Es consumido por el sector automotor, el de alimentos (conservas, jugos, gaseosas, cervezas), y el farmacéutico.”46 Por tanto, se infiere que el sector vidriero ha sido altamente promovido en el mercado, gracias su alta producción en los últimos años, cabe destacar que con GIMENO G. En 2022 se fabricarán productos vidrieros 100% colombianos. Abril 03 De 2022.[en línea]. Recuperado de: https://www.google.com/amp/s/www.portafolio.co/amp/negocios/empresas/en-2022-sefabricaran-productos-vidrieros-100-colombianos-563660 46 el tiempo la industria ha cambiado en la población de sus clientes lo que para HERPAVID ha aumentado la tasa e compra de productos “Aunque hay grandes incertidumbres por las elecciones, a nivel global por la guerra con una economía menos rigurosa, los números son favorables. Vamos a llegar con una nueva línea de productos vidrieros de alta generación, ya son visibles, pero en un año serán 100% colombianos.”47 Se predice que la producción de vidrio será mayor en los próximos años lo que le permitirá a la comercializadora suministrar a sus clientes los insumos necesarios para la elaboración del vidrio, beneficiando a la comercializadora. Análisis de los criterios de segmentación dados en la unidad productiva y argumente cada uno. Segmentación demográfica. Las vidrieras suelen encontrarse en barrios de la capital contando entre 5 a 30 trabajadores, también se conforma de consumidores grandes, vidrieras que cuentan con alto personal aproximadamente de 50 a 70 trabajadores. Segmentación geográfica. Los consumidores son empresas vidrieras que se divide en dos aquellas que se encuentran en la capital y las otras se ubican en alrededores o el resto de las ciudades colombianas, por ejemplo, Provit, se ubican en la “ciudad de Cúcuta en la localidad San Javier UPZ 74, Barrio Villa del rosario en el Km. 3 #25N-55, Lomitas, Villa Del Rosario, Norte de Santander”48. Mientras que Mappi-Glass es una empresa de la capital, localizada en “Kennedy UPZ 44 Barrio Centro Américas Av. de las Américas, Bogotá”49 Segmentación pictográfica El mercado de la industria vidriera está orientada hacia las vidrieras con alta o baja producción, que manifieste la necesidad de actualizar los repuestos y/o herramientas para la maquinaria que corta el vidrio. Calcule el punto de equilibrio Punto de equilibrio de una muela de brillo QUINTERO X. Colombia se destaca por la fabricación de vidrio. 15 Junio 2017. .[en línea]. Recuperado de: https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://acvicol.com/blogs/noticias/colo mbia-se-destaca-por-la-fabricacion-devidrio&ved=2ahUKEwj33seVzsL7AhW7TDABHW84C1AQFnoECAgQAQ&usg=AOvVaw1ae8h X1dGpXVLoMvTTpMx0 47 48 49 1 𝑝 = 100 𝑞 + 41.650 𝑝= −1 + 101.150 100 𝑞 1 −1 + 41.650 = + 101.150 100 𝑞 100 𝑞 1 1 + = 101.150 − 41.650 100 𝑞 100 𝑞 1 = 59.500 50 𝑞 𝑞 = 2.975.000 1 𝑝 = 100 (2.975.000) + 41.650 𝑝= 1 + 41.650 297.500.000 𝑝 = 0,00000000336 + 41.650 𝑝 = 41.650 1 𝑝 = 100 (2.975.000) + 41.650 𝑝 = 0.01 (2.975.000) + 41.650 𝑝 = 29.750 + 41.650 𝑝 = 71.400 Figura 32 Grafica Punto de Equilibrio Fuente: Elaboración Propia El punto de equilibrio correspondiente a las muelas de brillo es de un precio de $ 71.400 Identifique Tipo de Elasticidad tiene la unidad productiva. (Tome los 5 productos más importantes) Los productos de HERPAVID por ser tan específicos con la maquinaria no suelen tener mucha elasticidad ya que, si su precio aumenta, el consumido lo seguirá comprando ya que es una necesidad fundamental para la producción del vidrio, además la empresa no cuenta con promociones debido a que, por ser un producto de importación, conlleva altos costos y generar promociones le proporciona perdidas a la Unidad productiva. ¿Quiénes son y cuáles son las características de los demandantes? Figura 33 Provit S.A. Fuente: Google Maps El cliente Provit S.A. se encuentra ubicada en la ciudad de Cúcuta en la localidad San Javier UPZ 74, Barrio Villa del rosario en el Km. 3 #25N-55, Lomitas, Villa Del Rosario, Norte de Santander. Provit es una procesadora de vidrios de seguridad, con dos bodegas grandes, es una de las plantas más importantes de Cúcuta, vende a toda la ciudad y a una parte de Santander. Figura 34 Mappi-Glass Fuente: Google Maps El cliente Mappi-Glass se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá en la localidad de Kennedy UPZ 44 Barrio Centro Américas Av. de las Américas, Bogotá Mappi-Glas es una vidriera grande de barrio una de las más conocidas de la Avenida de las Américas, se caracteriza por su buena calidad. Figura 35 INDUCOLVI Fuente: Google Maps El cliente INDUCOLVI se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá en la localidad de SANTA FE UPZ 96 Barrio San Facon Cra. 32A #15 Sur2, Bogotá Figura 36 INVERSIONES REINA Fuente: Google Maps El cliente inversiones y construcciones Reina se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá en la localidad de Usaquén UPZ 88 Barrio Chico Cl. 93 #No 14 - 20 Bogotá, esta empresa es muy reconocida por el sector de Usaquen cerca al parque de la 93, venden materiales no solo de vidrios sino también para construcción. 13.4 TIPOS DE MERCADO Tipo de mercado: desde el punto de vista geográfico, según tipo de cliente, según la competencia establecida, según el tipo de producto, según el tipo de recurso, según el tipo de NO clientes. Identifique la aplicación de los mismos en la unidad productiva “El mercado de productos industriales se determina por la comercialización de productos a otras empresas para incorporarlos a sus procesos productivos como: maquinaria, equipos informáticos, materias primas, etc.”50 Este mercado es aquel que aplica a la unidad productiva que se relaciona con aquellos productos de la industria ya que los consumidores deben tener maquinaria, por tanto, HERPAVID suministra las herramientas para el funcionamiento de las maquinas MONFERRER D. Fundamentos de marketing. Primera edición. Universitat Jaume I, 2013. Capítulo 3. p.53 50 “Mercado regional: por ejemplo, las rosquilletas o los fartons, que solo se comercializan en la Comunidad Valenciana también “51 Ya que la comercializadora distribuye sus productos a consumidores de regiones vecinas a la Andina esta clasificación aplica a las ciudades de Medellín, Bucaramanga, Cali y Villavicencio. “Mercado de organizaciones Mercado del fabricante: Este está formado por todas las empresas que adquieren productos con el fin de aplicarlos a la fabricación de otros productos como por ejemplo las empresas del sector cerámico, que compran a proveedores de esmalte, arcilla, etc.”52 Aplica este mercado ya que los consumidores son fabricantes de vidrio por tanto la unidad productiva va ser el proveedor que le suministre las herramientas para que las maquinas que fabrican el vidrio lo produzcan “Mercado de Competencia Perfecta: Este tipo de mercado tiene dos características principales: 1) Los bienes y servicios que se ofrecen en venta son todos iguales. 2) los compradores y vendedores son tan numerosos que ningún comprador ni vendedor puede influir en el precio del mercado, por tanto, se dice que son precio-aceptantes”53 La unidad productiva y la competencia brindan productos similares por tanto va a depender que la maquinaria del cliente la elección de compra además los consumidores suelen ser numerosos lo que no les permite influir sobre el precio del mercado; el precio va a ser el establecido por todas las empresas con la misma actividad económica que HERPAVID, cabe destacar que post pandemia los precios de todas las comercializadora están sobre el mismo rango, no varían mucho. “Bienes industriales: son aquellos que son adquiridos para producir otros bienes. Dentro de estos englobamos productos como: Suministros.”54 Ya que la comercializadora cumple la función de proveedor para la producción del vidrio aplica esta clasificación. “Mercado de Votantes: Es aquel que está conformado por personas que ejercer su derecho democrático al voto, para elegir una autoridad, presidente, alcalde, gobernador, o un representante.”55 51 Ibid.p.53 Ibid.p.54 53 KOTLER P. Dirección de marketing. decimocuarta edición PEARSON EDUCACIÓN, México, 2012. Capítulo 1 p. 11 54 Ibid.p.32 55 Ibid.p.8 52 Para lo cual HERPAVID maneja estos tipos de mercado en el desarrollo de su gestión de mercados, esto es determinado a partir de la recolección de información suministrada a través de los años y el análisis de valor de factores que la empresa ha observado por medio de clientes competencia y mercado nacional colombiano, requiriendo tener una visión clara de los mercados para realizar tareas diversas como la investigación de mercados análisis planificación e implementación de actividades y monitoreo de la competencia sumado a eso, la comercializadora aplica las actualizaciones en las leyes de comercio para así equilibrarse en mercado con la competencia, actualmente es mas minuciosa con el fin de recuperarse de las perdidas pos pandemia. 13.5 ANÁLISIS SITUACIONAL HASTA AQUI Análisis situacional basado en el entorno del mercado (Macro: condiciones socioculturales, económicos, tecnológicas. político-legal (Esta información debe tomarla el aprendiz de fuentes secundarias, páginas web autorizadas y actualizadas mínimo del año anterior a la investigación), Micro: proveedores, intermediarios, público objetivo y grupos de interés, competencia(esta información la debe obtener de trabajo de campo, encuestas, observación fotografías, en si de la aplicación de instrumentos de recolección de información), análisis de la oferta: (directa, indirecta, empresas competidoras que representan la mayor o menor parte del mercado), y análisis de la demanda. MACRO -Condiciones Socioculturales “En el país tenemos presencia en la actividad vidriera, vidrio plano para construcción, materiales de aislamiento, abrasivos y más recientemente morteros. Las tendencias de remodelación y transformación de espacios se han tornado cada vez más fuertes desde la pandemia. En el caso de los hogares, tuvieron que convertirse en una oficina o hasta un gimnasio. En Colombia es el confort, el ocupante de la casa o un edificio busca siempre una mejora de su confort personal: Acústica, térmica y calidad del aire y con el producto llamado Fiberglass, este ayuda a la reducción del consumo de energía hasta en un 40%. En el caso de nuestros vidrios permiten mejorar el aislamiento de un edificio y aumenta la reducción significativa del consumo de energía. Estas tendencias son de fondo y se van a mantener, las personas tienen muy en cuenta el factor medioambiental a la hora de una compra”56 Hoy en día existen personas trabajando para la conservación del medio ambiente también optando por el reciclaje de los desechos orgánicos cómo el vidrio, algunas empresas prefieren fabricar que reutilizar vidrio. En Colombia se GIMENO J. (CEO). Portafolio. En 2022 se fabricarán productos vidrieros 100% colombianos. Colombia. Abril 03 De 2022. [en línea]. Recuperado de: https://www.portafolio.co/negocios/empresas/en-2022-se-fabricaran-productos-vidrieros-100colombianos-563660 56 reutiliza el vidrio para producir manualidades para el hogar, para edificios para el confort personal, el vidrio se convirtió en un objeto de lujo para la decoración en la vida cotidiana. - Condiciones Económicas “Crecimos por encima del 20%, en concreto el 24%, lo que constituye una cifra récord en la historia de la compañía. Es cierto que en ese crecimiento hay dos vertientes, una que es el crecimiento del mercado nacional y otra que es el crecimiento del mercado exterior con una presencia muy importante en los mercados norteamericanos, sobre todo jalonado por las renovaciones. La inflación ha tocado a todos los sectores, incluyendo a los insumos del sector constructor. Empresarios y gremios han alertado que materiales como el acero, el cemento y el vidrio, son los que más han presentado aumentos este año. Se presentaron los cierres en las plantas de transformación de vidrios y en general otros sectores, también hizo que a nivel de navieras por los cierres de los puertos redujeran las rutas marítimas y eso empezó a disparar los fletes y se presentó escasez de contenedores. Todo lo que suba, siempre nos va a golpear en nuestras estructuras de costos y necesariamente el producto tiene que subir.” 57 A pesar de que el sector vidriero, al igual que el resto del comercio se viera afectado debido a la pandemia, el interés en los arreglos hogareños o remodelaciones para el trabajo y hogar generó una importante dinámica en el mercado de los materiales de construcción, en este caso el vidrio aunque continúa subiendo algunos valores de los insumos se asegura que el paso de la pandemia ya se va dejando atrás y que la producción de las vidrieras y en este caso HERPAVID que comercializa herramientas para el corte aumentarán las ventas. -Condiciones Tecnológicas “La tecnología aplicada al milenario vidrio, ha hecho que este material único y vital para el desarrollo de una infinidad de productos y soluciones, tenga ventajas no solo sostenibles, sino prácticas, eficientes e higiénicas, este último aspecto, vital en esta era del covid-19. Dentro de las aplicaciones en vidrio, que son infinitas, se incluyen áreas tan importantes como el arte, arquitectura, ingeniería, arquitectura, seguridad o comercio, pero también en salud, donde este material ha sido imprescindible en la lucha frente al covid-19, presente desde los frascos de las vacunas, hasta el material de laboratorio. Y aunque es común verlo aplicado en envases de alimentos y bebidas, uno de los grandes usos está relacionado con la construcción sostenible” 58 Gracias a las nuevas tendencias del uso del vidrio, se han desarrollado nuevas tecnologías en el sector cómo vidrios acústicos para evitar el ruido externo, vidrios más seguros, vidrios con atributos estéticos, por lo tanto, el uso del vidrio se ha duplicado, de esta manera las nuevas exigencias del mercado han llevado Ibíd. PORTAFOLIO. Portafolio Tecnología del vidrio: la opción para unir estética y sostenibilidad. Colombia. Enero 30 De 2022. [en línea]. Recuperado de: https://www.portafolio.co/innovacion/tecnologia-del-vidrio-la-opcion-para-unir-estetica-ysostenibilidad-561129 57 58 a los proveedores a fabricar y comercializar vidrios, aluminios y cristales con un gran desarrollo tecnológico. -Condiciones Político – Legal “Las sociedades deben tener en cuenta que el Gobierno espera fortalecer las medidas de responsabilidad de las personas jurídicas en la lucha por la transparencia y contra la corrupción. Las empresas deberán tener en cuenta las modificaciones realizadas por el Banco de la República en torno a los procedimientos aplicables a las operaciones de cambio. La Superintendencia de Industria y Comercio contará con nuevos criterios, para imponer sanciones por violación a las disposiciones de protección a la competencia” 59 Los productos de la cadena del vidrio hacen parte del sector productor de minerales no metálicos, al igual que los productos de cerámica y cemento, la importancia de la industria del vidrio en Colombia radica en la amplia gama de usos que éste tiene, así como en sus encadenamientos con otras actividades como la construcción, todas estas industrias vidrieras deberán cumplir con ciertas modificaciones que realiza o peticiona el Banco de la República, es obligatorio el apoyo de seguridad social en la afiliación de los empleados por el nivel de riesgo que hay en la industria vidriera. MICRO -Proveedores Entre los proveedores que la empresa maneja están quienes prestan servicios de telefonía y servicios públicos; proveedores de recursos como son los bancos; proveedores específicos que abastecen los productos que comercializan, los proveedores son fabricantes internacionales que mediante los procesos de importación suministran la mercancía a la comercializadora. Para la solicitud de una importación se lleva registro de inventarios, por medio de las ganancias adquiridas realizan la organización financiera, mediante el análisis para proceder a realizar la solicitud de envió. -Intermediarios En cuanto a los intermediarios se puede mencionar a las navieras quienes se encargan de toda la documentación en los puertos tanto internacionales como nacionales para que pueda recibir la mercancía, ya que, dependiendo de la cantidad se utilizan rutas marítimas y aéreas, responsabilizándose de la protección de los contenedores en donde se encuentran los productos para que finalmente leguen a las instalaciones de HERPAVID. CUATRECASAS. ¿Qué esperamos de 2022? Claves legales para las empresas. Colombia. 31 de enero de 2022[en línea]. Recuperado de: https://www.cuatrecasas.com/es/global/articulo/colombia-que-esperamos-de-2022-claveslegales-para-las-empresas 59 -Público Objetivo Está definido principalmente por el objeto social de la empresa, que se encuentra ratificado en la Cámara de Comercio de Bogotá, en donde la actividad principal es suministrar las herramientas para las maquinas que trabajan con el vidrio. Por lo tanto, los clientes objetivos corresponderá a todas las empresas de industria vidriera que requieran herramientas para el buen funcionamiento de la maquinaria utilizada para la elaboración de su objetivo en este caso el vidrio; HERPAVID observa las empresas que se dedican a trabajar el vidrio para ofrecer sus productos, teniendo en cuenta la maquinaria que el cliente posea. directa, indirecta, empresas competidoras que representan la mayor o menor parte del mercado), y análisis de la demanda. -Análisis de la oferta Las competencias directas son todas aquellas comercializadoras de Bogotá que intentan distribuir a las vidrieras ya clientes de HERPAVID, esta competencia cuenta con las mismas herramientas o con características similares, la competencia indirecta viene a ser las ferreterías o personas independientes que le proporcionan los productos en un menor precio a las vidrieras. -Análisis de la demanda Esta es determinada por las características de compra del producto, sin embargo los precios de los productos se ha mantenido sin subir ni bajar después de la pandemia, esto aplica para todas las comercializadoras que distribuyen a las vidrieras lo que ha determinado que los clientes prefieran los productos por calidad y no por economía. 13.6 PERFIL DEL CONSUMIDOR OBJETIVO Perfila el consumidor actual de la unidad productiva previo análisis de cada una de las variables de segmentación y que aplican de acuerdo con el tipo de mercado seleccionado para el análisis. Son personas jurídicas que se caractericen por frecuencia de compra y/o en su solicitud de pedidos de gran valor, que le den buen manejo a su crédito y que se ubiquen en la capital o a nivel regional. Nombre: MAPLIGLAS DE COLOMBIA SAS El cliente ideal es aquel que compra al por mayor de contando con una vidriera reconocida en Bogotá con diferentes sucursales en las regiones del país que requiere una alta suma de herramientas mensualmente, subiendo la tasa de ingresos por ventas, para que al finalizar el año suministre ganancias a la empresa, además de fidelidad con el producto y la empresa. Esta empresa se destaca por tener alta producción de vidrio ya que su tipo de mercado es de materia prima, ya que requiere de arena, agua entre otros componentes para la producción del vidrio, aquí entra HERPAVID a suministrar todos los productos para el buen funcionamiento de la maquinaria, y así darle el acabado al vidrio por medio de cortes, pulido, brillo o forma al mismo. MAPIGLAS es una empresa que lleva varios años en el mercado vidriero lo que le ha permitido posicionarse y abarcar gran territorio de clientes, mayormente conformada por personas jurídicas como constructoras, personas naturales como trabajadores de construcción quienes comúnmente compran vidrio 13.7 MERCADO TOTAL POTENCIAL Y OBJETIVO Caracteriza y cuantifica el mercado potencial y el objetivo actual de la unidad productiva y correspondiente al tipo de mercado seleccionado. Analiza el mercado total, potencial y objetivo, (Cuantificación) Identificando la población a investigar. MERCADO TOTAL: “Son empresas vidrieras que habitan en la ciudad de Bogotá y regiones aledañas con un total promedio de 10.000 vidrieras que hay en Colombia aproximadamente.” 60 MERCADO POTENCIAL: Son aquellas empresas que cuentan con la necesidad de adquirir estos insumos para su maquinaria, por tanto adquieren el producto, es decir el 0,8% del mercado total que corresponde 80 empresas ubicadas en la ciudad de Bogotá. MERCADO OBJETIVO: Empresas que se encuentran ubicadas en Bogotá que son aproximadamente 3 empresas por localidad, en las cuales se destacan con mayor demanda las localidades de Usaquén, Santa Fé, localidad de Kennedy, San Cristóbal, Usme, Tunjuelito, Bosa, Suba, Barrios Unidos, Teusaquillo, Mártires, Rafael Uribe y Puente Aranda danto así un aproximado de 88 empresas en Bogotá. 13.8 DESARROLLO DEL ESTUDIO DE MERCADO Identificar la población a investigar, determina la muestra, aplica la encuesta donde codifica, tabula, gráfica y analiza e interpreta los resultados de la información obtenida En la comercializadora HEPAVID, se realizó una encuesta a 8 clientes. Se aplicará este método al proyecto ya que con esta fórmula se busca determinar el VIDRIERÍAS Y FABRICANTES DE VIDRIO. Vidrierías y fabricantes de vidrio en Colombia. Empresas y Productos. Fabricantes y distribuidores.[en línea]. Recuperado de: https://www.vidrioperfil.com/la/vidrio-plano-colombia/vidrio-plano-colombia/colombia-vidrieriasy-fabricantes-de-vidrio/2400 60 tamaño de la muestra teniendo un nivel de confianza 95% y un margen de error del 5%, para conocer la gestión de mercados. 𝑍 2 ×𝑃×𝑄×𝑁 n= 𝑁×𝐸2 +𝑍 2×𝑃×𝑄 Z= 95% (1.96) E= 5% (0.05) P= 0.5 Q= 0.5 N= 8 1,962 ×0,5×0,5×8 n= 8×0,052+1,962×0,5×0,5 7.6832 n=0,9804 n= 7 Para un estudio de una población de 8 clientes, un nivel de confianza del 95% y un margen de error del 5%, se requiere una muestra de 7 clientes, para identificar la opinión de la gestión de mercados de HERPAVID. Encuesta a clientes de gestión de mercadeo Para la recolección de la información de gestión de mercados se realizó una encuesta a los clientes, aplicando el instrumento del cuestionario con preguntas cerradas previamente elaboradas. Figura 37 Tabulación Fuente: Elaboración Propia El 37,5% de los encuestados afirman que la empresa casi siempre es justa con los precios, otro 37,5% afirma que normalmente ha dado precios justos y el 25% indica que siempre. Por lo que se mantiene un balance positivo respecto a los precios justos, es decir HERPAVID se destaca por mantener al cliente conforme respecto al valor de los productos que requieran sus clientes. Figura 38 Tabulación Fuente: Elaboración Propia El 62,5% de los encuestados afirman realizar pedidos a la empresa trimestralmente y el 37,5% indica que los realiza mensualmente. Por lo que se evidencia que la frecuencia de compra es constante por la variedad de clientes lo que permite mantener el flujo de ingresos por ventas. Figura 39 Tabulación Fuente: Elaboración Propia EL 50% de los clientes de HERPAVID afirman que es muy probable que prueben un nuevo producto y el otro 50% afirma que es probable, lo que definiría que los clientes de la comercializadora se encuentran muy fidelizados con la característica de los productos. Figura 40 Tabulación Fuente: Elaboración Propia EL 50% de los clientes de HERPAVID afirman que es muy buena la calidad de los productos y el otro 50% afirma que es bueno, lo que definiría que los productos de la comercializadora se encuentran muy fidelizados con la calidad de los productos. Figura 41 Tabulación Fuente: Elaboración Propia EL 50% de los clientes de HERPAVID afirman que es muy fácil realizar que la toma de pedido y el otro 50% afirma que es fácil, comprobando que HERPAVID maneja muy bien la toma de pedidos es decir que su servicio esta siento eficaz. Figura 42 Tabulación Fuente: Elaboración Propia EL 87,5% de los clientes afirman estar totalmente de acuerdo con la facilidad de pago que da HERPAVID y el 12,5 % está ocasionalmente de acuerdo, con esto se infiere que no todos los clientes están de acuerdo con la facilidad de pago al adquirir un producto, se recomienda crear otra forma de pago para que los clientes puedan adquirir los productos. Figura 43 Tabulación Fuente: Elaboración Propia EL 75% de los clientes de HERPAVID afirman que es muy probable que recomienden los productos y el 25% de los restantes dicen que probamente lo harían. A fin, con sus afirmaciones la opinión de los clientes es positiva respecto a los productos dando así a entender que los productos cumplen con sus expectativas. Figura 44 Tabulación Fuente: Elaboración Propia La característica de los productos más destacada es la calidad con un 50% de afirmaciones, seguido de la distribución con un 37.5% y el 12.5% restante afirma que, por el precio; lo que permite definir que la comercializadora proporciona productos de calidad y brinda un servicio de distribución eficaz para los clientes Figura 45 Tabulación Fuente: Elaboración Propia EL 100% de los clientes de HERPAVID lleva más de un año comprándole productos, es decir, que la empresa siembre busca mantener fidelización con sus clientes, probablemente por medio del suministro de estrategias que suplen la necesidad de sus clientes. Figura 46 Tabulación Fuente: Elaboración Propia EL 62,5% de los clientes de la comercializadora prefieren como medio publicitario las redes sociales, mientras que el 25% escoge vía telefónica y el 12,5% restante prefiere la página web; determinando así que los medios de comunicación más eficaces son las redes sociales donde los clientes proporcionan más tiempo a conocer la publicidad. Diagnóstico de la encuesta Se evidencio que HERPAVID se ha sabido mantener en el mercado a través de los años, por medio de estrategias que han fidelizado a los clientes, desde el producto que más compran, como el medio de preferencia por el que realizan el pedido, hasta la necesidad que el cliente está supliendo con el producto, permitiendo que la comercializadora segmente a los consumidores por medio de factores demográficos, geográficos y pictográficos análisis que le permiten la solidez de su posición en el mercado pese a que la competencia vende los mismos productos el 50% de sus clientes prefiere la calidad que brinda HERPAVID y un 87,5% de los clientes se encuentran fidelizados con la facilidad de pago que la empresa brinda, demostrando así que la comercializadora lleva una adecuada gestión de mercado Desarrolla el estudio de mercado en donde se identifica: problema de investigación, objetivo de investigación, justificación de la investigación, diseño metodológico (que identifique tipo de investigación, variables a indagar, técnicas, fuentes de recolección de información, población y muestra), ficha técnica del estudio, instrumento de recolección de información, tabulación y procesamiento de la información. Aplicar la encuesta tomando como población el mercado objetivo, identificando que compra, como compra, cuando compra, con quien compra, para que compra; a la vez que define la segmentación del consumidor. tenga en cuenta si la segmentación es para empresas (industrial: se miran factores como: geográfico: ubicación de la empresa, según la cantidad de empleados, según los volúmenes de operación o los activos, segmentación para el producto, es decir, durabilidad, protección, economía, diseño, solidez, flexibilidad, segmentación por uso del producto: aplicación y uso final del producto. segmentación por comportamiento de compra del cliente: es decir tamaño de pedido y frecuencia de compra. segmentación de mercado intermediario: detallista, mayorista, minorista) o si la segmentación es para personas teniendo en cuenta la variable geográfica, demográfica, psico gráfica y conductual. ESTUDIO DE MERCADO Identificar si la unidad productiva cuenta con el adecuado estudio de mercado para así realizar el desarrollo del análisis de su posicionamiento y determinar la planeación para la clasificación de sus clientes y de las estrategias de marketing a fin con las necesidades de cada uno. - ESTUDIO DE MERCADO HERPAVID Planteamiento del problema La unidad productiva no cuenta con estudio documentado y su conocimiento es empírico sin embargo sus estrategias han sido efectivas para su posicionamiento en el mercado de la industria Objetivo de investigación Determinar las estrategias adecuadas de marketing, documentar e implementar el conocimiento técnico de la tipología y categoría de clientes para el buen desarrollo de la gestión de mercado en la comercializadora Justificación de la investigación De acuerdo con la información obtenida de la comercializadora HERPAVID se desarrollan el estudio de mercado para mejorar los procesos de su gestión. De acuerdo con lo mencionado también es importante trabajar o proponer a los empresarios a mejorar las falencias que puedan presentar en dicha gestión. Así mismo, a sus empleados recordarles la importancia de adquirir el conocimiento técnico del mercado, mejorando el posicionamiento de la comercializadora y así garantizarles a sus clientes la calidad en el servicio y en sus productos. Diseño metodológico En esta investigación se utilizó la técnica de la encuesta con un instrumento recolección de información por medio del cuestionario, en el cual se conoce la información de la unidad productiva respecto a las 4 p, las cuales son definidas como precio, promoción, plaza y producto, este cuestionario fue respondido por 8 clientes de HERPAVID muestra aleatoria simple. 14 GESTIÓN DEL SERVICIO -FIDELIZACIÓN DE CLIENTES 14.1 DISEÑO Y APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SERVICIO AL CLIENTE EXTERNO (Objetivo, la definición de la población, cálculo de la muestra, para aplicación de la encuesta, codificación, tabulación, gráficos) Lista y explicación de las Dimensiones, variables o factores de análisis para el diagnóstico del servicio al cliente como por ej: tiempos de entrega, # de quejas o reclamos, # de quejas solucionadas, facturación, retención del cliente, # de cancelaciones de pedidos, # devoluciones, # de garantías usadas, dedicación del tiempo necesario al cliente, Cortesía y amabilidad de los empleados, tiempos de espera , disposición por resolver sus problemas, asesoramiento que le proporcionan, rapidez con que realizan las solicitudes, # repetición de compra o fidelización del cliente, # de clientes nuevos. Con las cuales se definirán los índices de satisfacción del cliente. Análisis de los resultados obtenidos e identificación de factores por mejorar. 14.2 PLAN DE MEJORAMIENTO DE SERVICIO AL CLIENTE ❖ Justificación Debe argumentar con base en el diagnostico porque se propone el plan de mejoramiento. ❖ Cuadro diagnóstico Elabore un cuadro de diagnóstico donde indique los porcentajes que obtuvo en cada factor de servicio al cliente analizado mediante la encuesta aplicada. ❖ Objetivo general ❖ Cliente Cliente al que va dirigido Debilidad, Acciones a desarrollar, ❖ Alcance ❖ Plan de acción. Objetivo de la acción a desarrollar, Meta, Beneficios, Recursos o presupuesto: (Humanos Materiales Financiero), Tiempo, Responsable Nota: El contenido del plan de mejoramiento debe contener propuestas coherentes con el diagnóstico y sus respectivos diseños o prototipos si así lo requiere. 14.3 PROPUESTA DE BASE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES (Debe entregar en un Excel una base de datos de clientes con columnas para: nombres y apellidos de los clientes, correo electrónico, teléfono de contacto, fecha de cumpleaños; y explicar la finalidad de presentar esta base de datos a la unidad productiva para que se haga un reconocimiento en el día de cumpleaños al cliente que reporta altas ventas y que ha sido constante) 14.4 PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN AL CLIENTE Debe detallar de acuerdo con la investigación y las debilidades, justificando porque es importante considerar realizar un programa de fidelización al cliente para la unidad productiva en estudio. El programa debe contener: ❖ Objetivo: ❖ Lista de clientes a los cuales va dirigido el programa (adicionalmente debe explicar detalladamente porque se ha seleccionado estos clientes) ❖ Canales de comunicación para divulgar el programa de fidelización ❖ Tipo de Programa de fidelización propuesto (que puede ser programa de fidelización por Descuentos, Puntos, sorteos, incentivos) ❖ Diseño de la tarjeta de fidelización (esto va a depender del tipo de programa que propone, el modelo propuesto debe tener dos caras-anverso y reverso, debe estar personalizada. Use la imagen corporativa que, propuesto en la parte de mercadeo, es decir, marca, logo y tener todos los datos de contacto y ubicación de la unidad productiva) ❖ Diseño del formulario de inscripción para el programa de fidelización (Use la imagen corporativa que, propuesto en la parte de mercadeo, es decir, marca, logo y tener todos los datos de contacto y ubicación de la unidad productiva y para el cliente seleccionado que participe en el programa de fidelización: debe tener: − los espacios para diligenciar: nombre del cliente, identificación, domicilio, fecha nacimiento, teléfono de contacto, correo electrónico. − Opción de llenado para que informe ¿por qué medio se enteró del programa de fidelización? (puede ser por: teléfono, correo electrónico, pagina web) ❖ Beneficios que ofrece el programa de fidelización ❖ Detalle de los descuentos que se manejarán en el programa de fidelización ❖ Condiciones generales (redención de puntos, o descuentos, etc) ❖ Cláusula de permiso (+espacio para que el cliente autorice a la unidad productiva a enviar información por correo electrónico acerca de las novedades o programas de fidelización de la unidad productiva ❖ Diseño que contenga el catálogo de productos que serán incluidos en el programa de fidelización ❖ Presupuesto para el programa de fidelización 15 GESTIÓN DE MERCADEO La gestión de mercadeo es importante para el análisis, planeación, ejecución y evaluación de las estrategias utilizadas por la unidad productiva en cuanto a la determinación de políticas de precios, productos, plaza y promoción. Estos son factores importantes para lograr posicionamiento, reconocimiento en el mercado y así identificar si las estrategias que se han implementado son convenientes o no para la consecución de los objetivos trazados por la organización. 15.4 ENTREVISTA DE INVESTIGACIÓN S tiene como objetivo diagnosticar las implementaciones de la empresa, como: Producto, Precio, Plaza y Promoción; de esta forma el GAES investigador conocerá más acerca de su aplicación del marketing en la unidad productiva (estrategias o manejo de producto y distribución). 15.5 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO La respuesta de a las preguntas del 1 al 5 de la entrevista evidencia que HERPAVID comercializa productos que el cliente o comprador puede observar y tocar de acuerdo a la solicitud que realizo. La empresa distribuye herramientas que son clasificadas de acuerdo a su función como son: Muelas de Brillo Se utilizan en pulidora dando el acabado y el brillo al vidrio cuando sale de la maquina; su uso o desgaste es de acuerdo con la cantidad de vidrio que se tenga para procesar, su forma es circular, su diámetro exterior es de 150mm y 130mm, el eje central es de 50 mm y 70mm y el numero tallado 60, 80 y 120 corresponde al grano de la piedra. Muelas de Diamante Esta es manejada en pulidora biseladora y pulidora rectilínea, es ubicada en uno de los motores que tienen las pulidoras para darle el pulido al vidrio, su desgaste depende de la cantidad de metros lineales del vidrio sacado; físicamente es un plato circular metálico y su borde es una corona diamantada que viene en grano 100, 240 y 320 Brocas Diamantadas Estas son manejadas en los taladros de mesa, existen variedades desde 6mm hasta 100mm, sus características son similares a copas, en la parte superior lleva una corona muy fina en diamante la cual realiza la perforación y en la inferior cuenta con una rosca que se adapta al tipo de taladro. El ciclo de vida de estos productos depende por la frecuencia y el buen uso que se le da a la herramienta, para evitar inconvenientes la empresa cuenta con una asesoría personalizada para sus clientes. Totas las herramientas son empacadas en cajas blancas con su respectivo distintivo de la empresa, de acuerdo al tamaño de la misma, con la etiqueta en la parte superior de la caja, a excepción de las brocas, que son envasadas en frascos de plástico con tapa azul y verde con la etiqueta sobre ella. La comercializadora cuenta con su marca propia, logo y slogan; lo cual le da una identificación y distinción a la empresa. Se recomienda cambiar el slogan y la presentación de las cajas, ya que no son llamativos para los clientes. 15.6 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DEL PRECIO En lo referente a las preguntas de la 5 a la 10 en donde se indaga sobre las políticas de fijación de precios la empresa maneja una política que no se condiciona por la competencia, utilizan la estrategia de precios basados en los costos donde tienen en cuenta los gastos fijos y variables más el margen de utilidad. Las políticas de descuento son condicionadas de la siguiente manera: Si el monto es superior a $300.000 el descuento es del 5%, cuando las compras son superiores a $1’000.000 se otorga un descuento del 10%. Cabe aclarar que solo se maneja con clientes que cumplen con el estudio crediticio fijado por la empresa o se les ofrece plazo de pagos no superior de 30 días hábiles, dependiendo del valor de la factura. Sin embargo, para clientes nuevos el pago es de contado, se determina según la frecuencia de compra, esta suele ser dos veces al mes y así darle un plazo de pago de 8 a 15 días. La comercializadora no suele informar a los clientes el resultado del estudio crediticio 15.7 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PROMOCIÓN Las ultimas 5 preguntas permitieron analizar que el medio más utilizado de publicidad es voz a voz generalmente sus clientes son aquellos que opinan de acuerdo a su experiencia con el producto, la empresa no maneja promociones puesto que el producto pierde valor en este tipo de mercado. La empresa se da a conocer a través de su página web la cual le suministra una breve ilustración de los productos y el contacto e ubicación para poderse comunicar y hacer sus pedidos, los asesores son seleccionados por zonas a nivel local quienes realizan visitas facilitando la entrega de su tarjeta de presentación. Los medios más utilizados de HERPAVID para comunicarse con sus clientes es mediante el teléfono fijo, celular (WhatsApp) y correos electrónicos en donde se asesora al cliente respecto a las herramientas y se realiza un registro para ser incluido en la base de datos de clientes de la empresa. En la parte interna de la empresa se maneja la adecuada comunicación entre los departamentos para dar solución a las quejas e inquietudes de los clientes. La empresa determina sus relaciones corporativas a través del buen manejo de todo el proceso de venta con el cliente, fijados por la gerencia. La comercializadora cuenta con un departamento dirigido por el gerente de ventas quien clasifica el listado de clientes para determinar las visitas, realizar el asesoramiento, organizar los pedidos y concretar ventas, lo que le permite a la empresa mantener organizado el proceso para proponer si se realiza el descuento o el crédito permitiendo fortalecer la fuerza de venta. Se recomienda implementar nuevas estrategias publicitarias como promocionar los productos a través de Instagram y Facebook, con el fin de llegar al cliente para darse a conocer, lo más conveniente es proporcionar una opción en la página web, que incluya un enlace directo a las redes sociales (Instagram, WhatsApp, Facebook) Se sugiere elaborar un catálogo digital de las herramientas para que el cliente quede más satisfecho con la información proporcionada y así pueda determinar su compra, este se debe suministrar a al cliente por medio de los canales de comunicación de su preferencia. 15.8 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PLAZA: De acuerdo a la información recolectada de las preguntas 10 a 15 se concluye que HERPAVID es importador de productos desde china para ser comercializados hasta que lleguen el consumidor final, posee un solo punto de ventas que distribuye a nivel local y nacional. La comercializadora está enfocado a un mercado, exclusivo para la industria vidriera, el canal de distribución utilizado es el canal corto pues el fabricante está en china quien hace los productos de acuerdo a la solicitud, lo que le permite tener la marca desde su importación, esto convierte la empresa en un intermediario minorista que distribuye sus productos directamente a su consumidor final. La distribución es realizada a nivel nacional por las transportadoras de mercancía y a nivel local por medio de los asesores. 15.9 ANÁLISIS DE LA MEZCLA DEL MERCADEO (MARKETING MIX) Con información recolectada, podemos identificar que las estrategias que ha utilizado HERPAVID de producto, precio, plaza y promoción le han sido favorables para lograr la satisfacción y expectativas de los clientes. La empresa cuenta con un producto de excelente calidad, además proporciona un asesoramiento sobre el mismo, brindándole al cliente seguridad al realizar la compra, sin embargo, lo que respecta a promoción evidenciamos que el manejo de comunicación con los clientes suele ser remoto, por lo tanto se recomienda una innovación por medio de redes sociales, primordialmente para posicionar la empresa, de igual forma para hacerle llegar al cliente la información de las características y precios de los productos Por otro lado, la estrategia en el manejo de los precios ha sido efectiva de acuerdo al monto de compra, esto para los clientes antiguos. En el caso de los clientes nuevos se debe informar el resultado del estudio crediticio, para que estos se sientan atraídos y fidelizados frente a la frecuencia de sus compras. La comercializadora no ha implementado un departamento de mensajería, este proporcionaría reducción de tiempos de entrega y efectividad en la llegada del producto. 15.10 PLAN DE MERCADEO A día de hoy la empresa HERPAVID está pasando por un momento complicado, ya que, por la situación de la pandemia en los dos últimos años y las restricciones en el mercado, muchas industrias vidrieras dejaron de operar como lo hacían habitualmente a consecuencia de lo mencionado. Los costos han bajado en la comercialización de la empresa, buscará estrategias y nuevas maneras de posicionarse en el mercado. Pese a las adversidades, la empresa sique de pie, trabajando en un buen funcionamiento para darse a conocer en el mercado, siguiendo este paso por la reactivación económica, atrayendo a nuevos y a antiguos clientes. En tanto se realiza el plan de marketing con el fin de dar solución a las problemáticas MATRIS DOFA FORTALEZAS Operación: cuenta con un lugar específico como la bodega del establecimiento para dejar la mercancía, además se realiza inventario sobre lo que entra y sale. Marketing: ha tenido un buen posicionamiento por calidad de las herramientas para las maquinarias y se ha consolidado por su bien servicio gracias la cantidad de años que lleva en el mercado. Organización: el gerente mantiene un control en el área de talento humano, sobre las labores diarias de sus trabajadores por medio de la comunicación amena, esto en parte porque los colaboradores han estado en la empresa bastantes años. Personal: El personal de la empresa se caracteriza por ser servicial y comprensivo con el cliente, dándole la atención que necesitan a la hora de preguntar o adquirir un producto. Finanzas: Para sus clientes más fieles existe una facilidad de pago, es a crédito; para los nuevos clientes se maneja un descuento en las entregas de los productos, por último, se manejan descuentas tanto en nuevos y antiguos clientes. DEBILIDADES Operación: No cuenta con un catálogo que describa las funciones del producto. Marketing: Los canales de comunicación (la página web y WhatsApp) son pocos y no son innovadores además de que no están optimizadas. Organización: a la ausencia de trabadores mayor es la carga laboral para la secretaria. Personal: por el escaso personal hay sugestión en las labores de la empresa. Finanzas: la ausencia de innovación no permite la llegada de nuevos cliente ni beneficios para los que ya están. AMENAZAS Mercado: la empresa no cuenta con plan de marketing, no utiliza publicidad, por tanto, buscan sus clientes puerta a puerta. Sector: con la reactivación económica supone un largo camino para resurgir, ya que la demanda podría variar para los últimos meses, por lo que la empresa no está preparada para la alta demanda de las industrias vidrieras. Competencia: al ser costoso la empresa hace un énfasis en precio/calidad, por lo que otras empresas implementan estrategias como promociones y ofertas. Entorno: La pandemia en los últimos años ha hecho que la industrias vidrieras bajen la demanda radicalmente debido a la baja venta del material. OPORTUNIDADES Mercado: A día de hoy, los canales de comunicación son variados y de fácil acceso por lo cual se puede mediar a través de los mismos para promocionar los productos. Sector: Con la reactivación económica, pueden aumentar la comercialización de vidrios, lo cual garantiza la venta de las herramientas para la maquinaria (cortadoras, pulidoras y brilladoras). Competencia: Se podría aprovechar la competencia, viéndola como una oportunidad ya que los clientes (en este caso las industrias), pueden ver la variedad en los productos; por lo que la empresa puede considerar darle un valor agregado. Entorno: Con la reactivación del comercio y la innovación tecnológica, se puede aumentar las ventas y así mismo atraer clientes nuevos. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA ELYTEC S.A.S. FORTALEZAS Operación: Los colaboradores del sitio proporcionan la información, tienen referencia del catálogo, donde contiene cada producto con sus funciones. Marketing: Cuentan con una página web optimizada, lo cual ayuda a su publicidad y a su imagen, también tiene una posición geográfica bastante comercial lo cual es más fácil un posicionamiento y referencia para la empresa. Organización: La empresa cuenta con un número de personal corto, por lo tanto, para el gerente es más fácil gestionar cada cargo de cada colaborador en las tareas del mismo. Personal: El personal cuenta con una capacitación en el manejo de los clientes; se videncia porque a la hora de prestarle atención al cliente, están atentos y son serviciales a la hora de atender. Finanzas: Le garantiza al cliente precio económico para una fácil accesibilidad al adquirir el producto. DEBILIDADES Operación: Los colaboradores al proporcionar la información son desordenados y extensos por lo cual el cliente se distrae. Marketing: La página web es desactualizada y no cuenta con acceso directo a WhatsApp o a chat virtual. Organización: Al haber pocos cargos el colaborador se sobre cargan de tareas y ralentizan sus labores. Personal: Aun que el personal es atento y servicial este no maneja un protocolo de servicio al cliente. Finanzas: No garantizan calidad en los productos, por eso su precio tan accesible. AMENAZAS Mercado: la empresa no cuenta con plan de marketing tan sofisticado, basándose solo en el sector comercial donde se ubican, dejando solo al cliente que los rodea. Sector: La empresa no se da conocer ya que solo se vende a sus clientes ya fidelizados o más cercanos. Competencia: La competencia si garantiza calidad en sus productos y da garantía de los mismos. Entorno: La pandemia en los últimos años ha hecho que la industrias vidrieras bajen la demanda radicalmente debido a la baja venta del material. OPORTUNIDADES Mercado: La empresa busca actualizase en el campo económico, político y social Sector: Su ubicación tiene una alta demanda comercial por lo que conviene a mayor cantidad de ventas Competencia: Adquisición de productos de calidad y venta de los mismos los nuevos y ya fidelizados clientes. Entorno: Con la reactivación del comercio y la innovación tecnológica, se puede aumentar las ventas y así mismo atraer clientes nuevos. LA ATENCIÓN DEL CLIENTE Estadística del cliente Se toma la referencia de un cliente común donde hace su compra que, a su vez, subconscientemente evalúa la atención y el trato que recibe desde el primer momento que ingresa al establecimiento. Informe de satisfacción Sé aprecia que el grado de satisfacción del cliente se debe más, a la experiencia que tiene al entrar y la forma de pago y no como tal a un buen servicio que se le presta. se evaluó la satisfacción de él, en un rango de 0 a 100% donde se puede ver que más en la disponibilidad que le ofrecen y la atención es muy regular. ACCESO El ingreso al establecimiento es fácil y asequible, por lo que para los clientes le es fácil acercarse. DISPONIBILIDAD se le brinda al cliente está por un rango del 50% el cual se evidencia que no es muy bueno ni muy malo. FORMAS DE PAGO para los clientes más fidelizados se hace por medio de crédito con el fin de facilitar el pago a los clientes ATENCIÓN que La recibe el cliente está por un rango debajo del 50% lo cual su experiencia es un poco desagradable ASESORAMIENTO El cliente queda con un grado de satisfacción bueno, ya que recibe un buen asesoramiento por parte de quien lo atiende SATIFACCIÓN DEL CLIENTE EN EL SERVICIO Estadísticas del cliente La satisfacción del cliente en cuanto al servicio que le brinda la empresa es importante, ya que con este tipo de información la empresa tiene conocimiento sobre correcciones en la calidad y durabilidad en sus productos. Informe de satisfacción Sé evidencia que en cuanto a calidad y garantía el cliente tiene una satisfacción en un promedio de rango del 95 y 80%, pero en cuanto a el asesoramiento variedad y economía el rango es muy bajo. ASESORAMIENTO Incluso después de que el cliente haya hecho la compra, la ayuda no es inmediata por no decir incompleta. CALIDAD La calidad de los productos es algo que caracteriza al establecimiento, por lo general, el cliente es satisfecho. GARANTÍA Desde gerencia garantizan a cliente la calidad del producto para satisfacer sus necesidades VARIEDAD Al ser una comercializadora cuenta con variedad de productos para las máquinas que cortan los vidrios ECONÓMICO Los productos no suelen ser tan económicos ya que la calidad de los mismo garantiza que la inversión no será desperdiciada OBJETIVOS SMART GENERAL Organizar el equipo de trabajo y sus funciones, ventas, gestión, satisfacción del cliente y publicidad en los próximos meses. ESPECIFICOS Realizar un portafolio con las características de los productos para garantizar la información a fin con las necesidades del cliente. Incrementar las ventas un 10% en los próximos 2 meses, por medio de nuevos productos o aumento de servicios. Mejorar un 10% la visibilidad del negocio en las redes sociales, mediante publicaciones o mensajes vía WhatsApp en los próximos 3 meses. ESTRATEGIAS GENERAL: Realizar un manual de funciones con las labores asignaran para cada colaborador y una agenda semanal con las labores a lograr en la misma evidenciando que sean cumplidas. ESPECIFICOS Elaborar un portafolio digital y físico explicando las características y funciones de cada una de las herramientas. Promocionar los productos a través de Instagram y Facebook Actualización de la página web, se incluirán las redes sociales (Instagram, WhatsApp, Facebook) con enlace directo a ellas e incluir el portafolio. Utilizar las redes sociales para tener un contacto más directo con el cliente CRONOGRAMA PRESUPUESTO 15.11 EVENTO ❖ INTRODUCCIÓN La empresa HERPVID siendo una micro empresa de la industria vidriera, busca crecer en el mercado, por tanto, reconoce la feria empresarial como una estrategia de marketing que le permitirá comercializarse ante clientes y proveedores. Con esta feria se obtendrá un reconocimiento a nivel local donde se posicione en diversas zonas de la capital, permitiéndole obtener más clientes o realizar alianzas que fortalezcan su crecimiento. ❖ OBJETIVOS Objetivo General Lograr que las empresas invitadas ofrezcan sus productos y servicios a clientes y proveedores el sector vidriero. ESTRATEGIA Manual de Funciones Portafolio Digital Publicidad Instagram, Facebook Actualización Pagina Web VALOR TOTAL PRESUPUESTO DEL PLAN DE MARKETING HERPAVID DURACIÓN 12 Meses UNIDAD DE CANTIDAD VALOR VALOR MEDIDA MENSUAL ANUAL Unid 1 Anual Unid Unid 1 Anual 1 vez cada 3 meses Unid 1 vez cada 3 meses 200.000 900.000 90.000 250.000 3.600.000 360.000 4.410.000 Objetivos Específicos -Brindar información a los clientes y proveedores acerca de las empresas participantes. -Realizar nuevas alianzas entre proveedores, clientes y otras empresas del sector vidriero. -Incursionar en nuevos mercados. -conseguir nuevos clientes ❖ Planificación Y Organización Del Evento FICHA TÉCNICA DEL EVENTO FICHA TÉCNICA DEL EVENTO Nombre del evento Objetivo Descripción del evento Clase de Evento Menú Programa de Formación HERPAVID M.R.E. Lograr que las empresas invitadas ofrezcan sus productos y servicios a clientes y proveedores el sector vidriero. Actividad Empresarial, aplicado a mercadeo Feria Empresarial Se ofrecerán unos pasa-bocas. Que constan de: 100 paquetes de galletas TOSH 100 botellas personales de Agua natural sin gas. 100 jugos con variedad de sabores. Tecnólogo en Gestión Empresarial Ficha 2452972 Lugar Número de participantes Día Duración 23 Apertura Mes 9:00am Conferías, Bogotá D.C. Se cuenta con un espacio para 200 personas invitados. Julio Año 2022 Cierre 4:00 pm ❖ Organización del evento Para la realización de HERPAVID MRE, se organizó y planificó de las actividades y responsabilidades para lograr el éxito de la misma. Se determinó nombrar un coordinador general y los siguientes comités Financiero, Honorifico, Organizacional, Promoción, Publicidad, Protocolo y memorias encargados de cumplir cada una de sus funciones y prever soluciones a las situaciones que se puedan presentar en su desarrollo. Organigrama Distribución del trabajo Tanto coordinador como responsables de los comités deben realizar sus actividades con responsabilidad, en el tiempo estipulado y con los recursos que se le asignaron para lograr el objetivo. Es necesario que cada integrante asuma un compromiso individual para que cumplan con cada una de las actividades asignadas para evitar retrasos en el desarrollo del evento COMITÉ COORDINADOR. Es el responsable del desarrollo del evento. Supervisa las labores de los comités Debe estar atento a los detalles y tenerlos en mente siempre. Solo así se podrá estar preparado ante cualquier inconveniente o contratiempo. Supervisión de la previa y ejecución del acontecimiento. COMITÉ DE PRESUPESTO. Realiza el presupuesto Cotizaciones, factures Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan recursos económicos necesarios. Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador. Elaborar el presupuesto para montar la exposición Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores Controlar los recursos financieros Presentar el Informe Financiero COMITÉ HONORIFICO. Elaboración del Diagrama de flujo y llevarlo a cabo COMITÉ ORGANIZACIONAL. Generación de ideas principales para el evento. Control general de los tiempos y movimientos de la planificación y puesta en marcha del evento. La logística, montaje del espacio del evento, Plano de ubicación del stant- acceso al evento. Ubicación de los invitados, Brigada lista de chequeo y alimentación. COMITÉ DE PUBLICIDAD PROMOCION Y PROTOCOLO. Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial, Invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. Diseño y compra del impreso. Elaboración de material de promoción y divulgación del evento Actos de inauguración y clausura. Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación. Coordina la llegada y salida de los invitados en el sitio del evento. COMITÉ DE MEMORIAS. Fotos Videos Recordatorios UBICACIÓN Fuente?, Google Maps POSICION DE LOS PLANOS Fuente ¿. Google Maps Fuente. ¿Elaboración propia PLANOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE EVACUACIÓN Fuente ¿. Google Maps POSICION DE LOS INVITADOS Los invitados podrán circularán libremente por el pabellón de Corferias, donde estarán las empresas invitadas y preparadas para su exposición, se asignará un salón de conferencias donde se realizará la inauguración del evento. Los invitados especiales serán ubicados en una mesa principal y los demás asistentes al frente de la misma en sillas distribuidas en filas manteniendo la distancia de 50 cm entre cada una de ellas. Fuente ¿ Google CRONOGRAMA LOGO SLOGAN, FOLLETOS, RECORDATORIOS LOGO Fuente ¿ Elaboración propia SLOGAN FOLLETOS Fuente ¿ Elaboración propia RECORDATORIOS Fuente ¿ Elaboración propia LIBRO DE MEMORIAS Fuente ¿ Elaboración propia HOJA DE ASISTENCIA DE LA FERIA PROYECTO: Herpavid M.R.E SALA O LUGAR: Conferías Pabellón 2 NOMBRE EMPRESA TELEFONO FECHA DE LA REUNION: 23 de julio 2022 FIRMA OBSERVACIONES MATRICES MATRIZ PLAN DE ACCION MATRIZ PARA EL MONITOREO DE ACTIVIDADES MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS COMITES ASISTENCIA REGISTRO DE ASISTENCIA EVENTO HERPAVID M.R.E NOMBRES Y APELLIDOS N° CORREO DOCUMENTO ELECTRONICO NUMERO DE CONTACTO FIRMA LISTA DE CHEQUEO(anexos ENCUESTA DE SATISCHACCIÓN ¿Qué tan satisfecho está con el evento HERPAVID MRE? A. Muy satisfecho B. Satisfecho C. Neutral D. insatisfecho ¿La comida el ambiente la organización? De acuerdo con su experiencia de HERPAVID MRE ¿Qué posibilidades hay de que recomiende asistir futuras conferencias? A. Si B. No ¿Porque? ¿El evento realizado por los estudiantes de la ficha de gestión empresarial cumplió con sus expectativas? A. Si B. No ¿Porque? ¿La organización de las empresas fue la adecuada? A. Si B. No ¿Porque? Firma del encuestado __________________ Firma del encuestador __________________ PRESUPUESTO Fuente ¿ Elaboración propia CONTROL Y EVALUACIÓN Conclusiones Elaboración de memorias Agradecimientos Cancelación de obligaciones. Anexos 16 GESTIÓN DE INVENTARIOS, OPERACIONES Y PRODUCCIÓN 16.4 INSTRUMENTO DE INVESTIGACION DISEÑADO Y APLICADO A LA UNIDAD PRODUCTIVA 16.5 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DE LOS INVENTARIOS − − − − − − Forma de administración del inventario. tipo de inventarios maneja, Clasificación del inventario. Familia de productos, Codificación del Inventario, Métodos de valuación de Inventarios 16.6 PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS Que incluya las siguientes acciones: 16.6.1 Tipo de inventario, sistema y método de valuación propuesto. 16.6.2 Modelos de gestión propuestos: Modelo ABC y Modelo EOQ. 16.6.3 Clasificación y codificación de inventarios Propuesta de clasificación y codificación de los productos y familia de productos. 16.7 PLAN DE ACCIÓN Que contenga, objetivo general, debilidad, acciones a desarrollar (o tareas o actividades o estrategias), objetivo de la acción a desarrollar, meta, beneficios recursos o presupuesto: (humanos materiales financiero), tiempo responsable 17 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE 18 PRESUPUESTOS 19 GESTIÓN ESTRATÉGICA 19.4 MATRICES Elabore las matrices EFE, EFI, MPC, DOFA Y PEYEA, (para cada matriz explique la conformación de las misma e indique dentro del proyecto formativo en que numeral esta la investigación que corresponde a cada uno de los factores (debilidades, fortalezas, amenazas, oportunidades, etc) que integran las matrices.) explique del porqué de los valores asignados a peso y calificación para cada matriz. Recuerde que ellas se realizan, teniendo en cuenta el diagnóstico externo e interno realizado en las fases anteriores. De tal manera que debe leer todo el trabajo para que las matrices tengan coherencia con lo consignado en el proyecto. Para esta actividad puede construir su propio documento Excel o puede utilizar el archivo de Excel adjunto denominado GE-G020-E002-Cuadro de mando integral, donde se encuentra una hoja de Excel destinada a cada matriz. Esta actividad deberá ser revisada por su instructor quien le indicará los aspectos a mejorar. Recuerde incorporar este avance dentro del contenido de su proyecto formativo con un análisis detallado de cada matriz. Presente un análisis detallado de cada matriz. 19.4.1 Matriz EFE 19.4.2 Matriz EFI 19.4.3 Matriz MPC 19.4.4 Matriz DOFA 19.4.5 Matriz PEYEA 19.4.6 Perspectivas Recuerden que las perspectivas se leen e interpretan partiendo del aprendizaje y crecimiento hasta llegar a lo financiero, porque los esfuerzos en una perspectiva repercuten en la siguiente. ❖ Aprendizaje y crecimiento: ¿Cómo debe aprender y mejorar la organización? ❖ Procesos internos: Para Lograr Satisfacer A Los Clientes ¿Cuál Es El Nivel De Exigencia De Los Procesos En La Empresa? ❖ Clientes: Para alcanzar la visión ¿cómo deben ver los clientes a la unidad productiva?❖ Perspectiva financiera ¿Cómo Se Satisfacen Las Necesidades del empresario? Detalle como conforma la Perspectiva Financiera 19.4.7 Mapa matricial diagnóstico El Mapa Matricial Diagnóstico donde relacione las perspectivas (aprendizaje organizacional, procesos internos, mercado y cliente, financiera), con los factores externos e internos positivos y negativos tomados de la matriz DOFA. 19.4.8 Relación de estrategias, objetivos e iniciativas Relacione en una matriz las perspectivas: con las estrategias, objetivos e iniciativas. 19.4.9 Indicadores Indicadores, acordes a: La perspectiva, estrategia, objetivos e iniciativas trazados. 19.4.10 Mapa estratégico Teniendo en cuenta las matrices anteriores y las estrategias planteadas, construya el mapa estratégico (gráfico), recuerde que en este se deben identificar las cuatro perspectivas básicas y en cada una y de acuerdo con las estrategias, los respectivos objetivos estratégicos que se pretende cumplir 19.4.11 Cuadro de mando integral Una vez elaboradas las matrices y el mapa estratégico, construya el cuadro de mando integral en el que se identifiquen: perspectivas, estrategias, objetivos estratégicos, indicadores (estos de acuerdo con las hojas de vida anteriores y los objetivos estratégicos planteados) y teniendo en cuenta la identificación de todos sus elementos, así como el respectivo semáforo que indica la tendencia del indicador y su relación con la meta; y la iniciativa. Puede construir su propio documento Excel o puede utilizar el archivo de Excel adjunto denominado GE-G020-E002-Cuadro de mando integral.xls, donde se encuentra una hoja de Excel que contiene las perspectivas, el mapa estratégico que usted elabora y las columnas a desarrollar que son: Objetivos estratégicos Estrategia relacionada Indicadores (variables cuantitativas y cualitativas) Índices (unidad de medida del desempeño de las variables) Tipo de indicador Unidad de medida Periodicidad Fuente Responsable de la medición Parámetros meta Posición lograda Rango (semáforo) Iniciativa Recursos necesarios Presupuesto 19.5 20. CONCLUSIONES De acuerdo con las características de la unidad productiva se concluye que la comercializadora HERPAVID hace parte del mercado de la industria vidriera la cual la caracteriza por ser clasificada como mediana empresa gracias a sus ingresos anuales en ventas, pese a que su personal es pequeño, sin embargo la empresa cuenta con experiencia de 14 años en el mercado en el cual se encuentra, tiene la disposición de corregir aquellos aspectos en donde se necesita renovar o crear diferentes propuestas para desarrollar la organización en los diferentes aspectos tales como talento humano, operaciones, servicio al cliente externo e interno, administración y el área comercial. Después de analizar las diferentes áreas, se puede identificar el diagnóstico preliminar y el problema a mejorar, por tanto, a través de instrumentos de recolección de datos como lo es la lista de chequeo, entrevista y encuesta son herramientas para adquirir la información general de la empresa. La estadística es la ciencia por medio la cual se quiere explicar numéricamente datos, por tanto, en la aplicación de la unidad se concluyó que gracias a esta, el análisis es mucho más fácil inferir sobre la población que se decidió observar. Esta le permite a la empresa aclarar puntos probabilísticos que puede utilizar para realizar proyecciones de ventas, análisis financieros entre otros aspectos, para así mediar soluciones o mejor. En esta parte del proyecto, para poder sacar las conclusiones sobre los datos numéricos, cuyas variables tratan sobre el estado de la empresa son los indicadores que muestran la realidad de la unidad productiva y con base a ellos se emite un diagnóstico. Las teorías administrativas son la base que toda empresa debe de tener en cuenta, teóricamente estas teorías no son tan vistas como si lo pueden ser practicadas en un entorno administrativo, ya sea desde sus productos, la distribución, el abastecimiento, los suministros, la fabricación, sus relaciones públicas e internas y demás teorías que aplica o puede aplicar la empresa objeto de estudio. Las teorías que se han visto dentro de la investigación, se puede evidenciar que la empresa las aplica empíricamente y que sus fundamentos se basan con la experiencia y la obviedad en la gestión de una empresa como se lleva practicando en los últimos siglos. Es importante identificar los aspectos externos que pueden llegar a inferir en la empresa, ya que al conocerlos se medía frente a los cambios que pueden afectar la razón de ser de la empresa; el conocer estos aspectos permite modificar o mediar estratégicamente sobre lo que la empresa tiene, el poder ajustar como lo son proveedores, clientes, competidores directo e indirectos y todo el sector productivo que está bajo responsabilidad de la empresa, es decir, todas las estrategias que puede manejar la empresa Se analizaron los procesos básicos de la gestión de los recursos humanos en la unidad productiva, para identificar las necesidades de la misma y así proponer a la gerencia un proceso adecuado para que sus colaboradores y permitir enunciar las siguientes novedades: La planificación de los recursos humanos es una actividad propia de las organizaciones, que alcanza su máxima eficacia cuando es capaz de integrar los objetivos individuales de los empleados dentro de los objetivos de HERPAVID. Se identificó la importancia de los formatos que debe tener la empresa para el buen desarrollo de los procesos de talento humano, como la implementación de estrategias que le permitan a HERPAVID, realizar y llevar a cabo el macroproceso de talento humano para lograr el objetivo organizacional. De acuerdo con el análisis se identificó que el clima organizacional es una de las bases de la empresa, gracias al buen desarrollo de este el desempeño laboral y comercialización crecen con la organización, de igual importancia se debe identificar las necesidades del mismo para así proponer los panes de mejora bien sea para fortalecer o crear nuevas estrategias. Para las empresas debe ser fundamental la seguridad y la salud de sus colaboradores, porque gracias a esto garantiza la calidad de vida laboral dentro de la empresa, así mimo es importante identificar los riesgos y peligros que pueden ocurrir dentro de la comercializadora, esto contribuirá a la prevención de que sucedan, la comercializadora es consciente de la importancia de la SG-SST porque contribuye el crecimiento de la organización y para el complimiento de esta gestión se debe conformar el COPASST para que vigile y controle el cumplimiento adecuado del mismo. La implementación de gestión de mercados es fundamental para el posicionamiento de las empresas en la industria que se desarrollen ya que hoy en día se enfrentan los productos y servicios con características similares, en este punto la organización deberá estar en constante búsqueda de estrategias que le beneficien en el mercado, mejorando y anticipando la respuesta de los clientes y competencia. 20 RECOMENDACIONES 21 BIBLIOGRAFÍA CHAVENATO. Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración. Séptima edición McGRAW-HILL, México, 2006, Capitulo 3. p 40, p.49, p.100, p.103, p.120, p.131. CUESTA, Armando, Gestión de Talento Humano y del conocimiento. Segunda edición ECOE, Habana, 2010, Capitulo 1 p.2, p.8, Capitulo 4 p.125, p.161, Capitulo 6, p.259, p.308, p.309, p.311. BERNAL A. César, Metodología de la investigación, administración, economía, humanidades y ciencias sociales. Tercera edición PEARSON EDUCACIÓN, Colombia, 2010, Capítulo 5, p. 80. SAMPIERI H. Roberto, Metodología de la investigación. Quinta edición McGRAW-HILL, México, 2010, Capítulo 5, p.80, p. 81, Capitulo 6, p.93. MONFERRER D. Fundamentos de marketing. Primera edición. Universitat Jaume I, 2013. Capítulo 3. p.53 KOTLER P. Dirección de marketing. decimocuarta edición PEARSON EDUCACIÓN, México, 2012. Capítulo 1 p. 11 22 WEBGRAFÍA 1COLOMBIA/CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ. Empresas registradas y renovadas con corte al 31 de octubre de 2015 [en línea]. Colombia, 31 de octubre de 2015. p.1 Consultado el 31 de marzo de 2022. Disponible en internet: https://www.ccb.org.co/content/download/13462/172282/version/2/file/Crece+el +n%C3%BAmero+de+empresas+en+Bogot%C3%A1+y+la+regi%C3%B3n.pdf CHILE/CEPAL. Perspectivas económicas de América Latina, Abril 2021[en línea]. Colombia, abril 2022. Consultado el 23 de junio de 2022. Disponible en internet:https://www.cepal.org/es/publicaciones/47518-perspectivaseconomicas-america-latina-2021-avanzando-juntos-mejor-recuperacion COLOMBIA/FUNCION PUBLICA. Ley 2069 de 2020, 31 de diciembre de 2020. Consultado 25 de junio 2022. Disponible en internet: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=160966#: ~:text=OBJETO.,bienestar%20social%20y%20generar%20equidad. ESPAÑA/VIDRIO ESPAÑA. Contribucion económica, ambiental y social del sector vidriero 20 febrero 2017. Consultado 26 de junio de 2022. Disponible en internet: https://www.vinetur.com/documentos/article/69523/VidrioEsp_ECircular_Balanc e2022.pdf COLOMBIA/SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA. Resolución No. SDH000265 13 Abril 2021. Consultado 30 de junio 2022. Disponible en internet: https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/files/impuestos/resolucion_sdh_00 0265_de_2021_industria_y_comercio_CIIU4.pdf MARTÍNEZ N.) ¿conoces la importancia de conocer la competencia? (14 noviembre 2017 [en línea]. Hablemos de empresas. Recuperado de: https://hablemosdeempresas.com/empresa/infografia-analisis-de-lacompetencia/ GIMENO G. En 2022 se fabricarán productos vidrieros 100% colombianos. Abril 03 De 2022.[en línea]. Recuperado de: https://www.google.com/amp/s/www.portafolio.co/amp/negocios/empresas/en2022-se-fabricaran-productos-vidrieros-100-colombianos-563660 QUINTERO X. Colombia se destaca por la fabricación de vidrio. 15 Junio 2017. .[en línea]. Recuperado de: https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://acvicol.com/blo gs/noticias/colombia-se-destaca-por-la-fabricacion-de- vidrio&ved=2ahUKEwj33seVzsL7AhW7TDABHW84C1AQFnoECAgQAQ&usg= AOvVaw1ae8hX1dGpXVLoMvTTpMx0 COLOMBIA/SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DE BOGOTÁ. Informe de la localidad de Engativá [en línea]. Bogotá, 2017. p.5 Consultado el 3 de marzo de 2022. Disponible en internet: http://www.sdp.gov.co/sites/default/files/locengativa.pdf VIDRIERÍAS Y FABRICANTES DE VIDRIO. Vidrierías y fabricantes de vidrio en Colombia. Empresas y Productos. Fabricantes y distribuidores.[en línea]. Recuperado de: https://www.vidrioperfil.com/la/vidrio-plano-colombia/vidrioplano-colombia/colombia-vidrierias-y-fabricantes-de-vidrio/2400 23 ANEXOS ANEXO A. Certificado de Cámara de Comercio ANEXO B. RUT ANEXO C. ENTREVISTA DIAGNOSTICO PRELIMINAR. TÍTULO NOMBRE DE EMPRESA OBJETIVO DIAGNÓSTICO PRELIMINAR LA HERPAVID S.A.S. IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LA EMPRESA TÉCNICA ENTREVISTA INSTRUMENTO CUESTIONARIO ENTEVISTADO SEÑOR JOSÉ PUENTES/ GERENTE ENTREVISTADORES LINNEY TORO, SANTIAGO BOJACÁ Y JULIÁN GONZÁLEZ FECHA MARZO 3 DEL 2022 PREGUNTAS ENCUESTA Área de administración 1. ¿La empresa HERPAVID cuenta con Organigrama? No hay documento de organigrama, pero se tiene claro el esquema de él. 2. ¿Maneja algún documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica? Si se maneja un acta dependiendo de cada determinación o cambio que tome la empresa, y se invita al contador de la empresa 3. En caso de ausencia por parte de algún empleado ¿le presentan algún documento o constancia física de su ausencia? No, como es una comercializadora el producto ya está, y en caso de que alguno falte el otro puede suplir el trabajo del otro. 4. ¿la comercializadora HERPAVID cuenta con misión? Si cuenta con misión el cual se basa en ofrecer un servicio completo a los clientes, ellos dan a conocer sus necesidades y la misión es suplirle esa necesitas a largo mediano y corto plazo 5. ¿Cuál es el protocolo de contratación en HERPAVID? Por el momento no se cuenta con protocolo de contratación, pero si fuera el caso sería en la parte de ventas, una hoja de vida y hacer una clínica de ventas. Área de talento humano 6. ¿se siente conforme con su grupo de trabajo? Sí, estoy más que conforme, la empresa nació con ellos. 7. ¿Cómo mantiene a sus trabajadores felices? La felicidad es relativa, el ambiente de trabajo es muy bueno somos familia la felicidad, depende y corresponde de cada quien. 8. ¿Cuál es la supervisión que maneja con sus trabajadores? En lo personal hablo mucho con mi grupo de trabajo cuando llego, saber que están bien y de buen ánimo, y dentro de su labor superviso de acuerdo de los requerimientos que hallan, ver la atención que le prestan al cliente. 9. ¿La empresa garantiza dotación a su personal? Dotación no se manejan por el momento. 10. ¿Cuáles son las características de los empleados HERPAVID? Son sinceros, y profesionales a la hora de prestarle el servicio al cliente. Área Comercial 11. ¿Cuál es el protocolo de comercialización que maneja HERPAVID? En general son las ventas, ferretería exclusiva para el gremio del vidrio, por lo cual se le ofrece al cliente el producto que requiere y mantenerlo en stock, y cuando él lo necesite se le pueda adquirir. 12. ¿HERPAVID cuenta con un registro de lo que comercializa? Se cuenta con un registro de lo que se comercializa hay productos que no se manejan por diversas razones por financiamiento. 13. Responde la calidad de los productos a los deseos de los consumidores Si se le prometió un excelente producto al cliente para que tenga una satisfacción productiva, y pueda desarrollar su labor como productor o transformador final del vidrio. 14. ¿Durante los últimos tres meses ha aumentado la comercialización? Realmente no, la pandemia acabo con el tema productivo, la industria se freno por momentos, no había consumidores. 15. ¿Qué estrategias se realizan para asegurar la innovación de la comercialización? Como tal la estrategia es brindar a cada cliente nuevas alternativas, para hacer que su industria sea más productiva en cuanto a calidad. Área de servicio al cliente 16. ¿Qué tan serviciales son las personas encargadas de servicio al cliente? Son bastante serviciales, y esto se ve reflejado en el cliente que aun en momentos en que no se tiene el producto se le colabora buscando el producto ya sea en la competencia y que aun a si ellos siguen recomendándonos. 17. ¿El personal de la comercializadora HERPAVID cuenta con habilidades de escucha y paciencia frente a los clientes? Si cuentan con esa habilidad profesionalmente como vendedores a si de pronto no sea su virtud. 18. ¿Qué tipo de preparación recibe el personal en el área de servicio al cliente? En estos momentos ninguno, en esta parte la manejamos mi socio y yo y hemos venido capacitándonos a medida de los años dándole un buen servicio al cliente somos directos. 19. Que herramientas digitales utilizan para comunicarse con el cliente Servicio telefónico Red social WhatsApp 20. ¿Cuál es el protocolo para servicio al cliente? La honestidad es el mayor protocolo, y la prestación de servicio contra entrega manejando los tiempos requeridos para la entrega del producto al cliente, y dar producto a crédito. Área operativa 21. ¿Cuenta con clasificación de acuerdo con las funciones de los productos? Se puede decir que no, ya que el jefe de ventas es quien suministra la información. 22. ¿Al recibir mercancía; esta llega como es solicitada? Generalmente sí, aunque hay excepciones de acuerdo a los tamaños de las herramientas. 23. ¿Cuándo se trae la importación se solicita de acuerdo al inventario? Sí, se efectúa un chequeo en los productos que más se mueven y los que tienen pocas ventas. ANEXO D. ENTREVISTA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA. TÍTULO NOMBRE DE EMPRESA MICROENTORNO, ADMINISTRACIÓN Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA EMPRESA HERPAVID LA HERPAVID S.A.S. OBJETIVO CONOCER MÁS ACERCA DEL MICROENTORNO, PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA. TÉCNICA ENTREVISTA INSTRUMENTO CUESTIONARIO ENTEVISTADO SEÑOR JOSÉ PUENTES/ GERENTE ENTREVISTADORES LINNEY TORO, SANTIAGO BOJACÁ Y JULIÁN GONZÁLEZ FECHA JUNIO DEL 2022 ¿Cuál es su proveedor? Los proveedores están en el exterior, son quienes nos abastecen de los productos que vendemos, están ubicados en la China y Estados Unidos. ¿Qué criterios tiene para sus proveedores? El precio que nos brinda, la garantía que nos ofrecen y el tiempo de entrega, también en nuestros inicios tuvimos la oportunidad de conocer las instalaciones físicas en su país, esto fue beneficioso para las partes, porque genera más confianza en la calidad del producto. ¿Maneja una base de datos para sus proveedores? Sí, tenemos un registro de los datos más importantes de ellos, en donde se registra principalmente los correos, teléfonos y contactos. ¿Cuál es el tipo de cliente que más transcurre en la empresa? Tenemos varios, pero normalmente todos son clientes impacientes, quieren todo de urgencia, como empresa se hace el mayor esfuerzo posible hasta donde esté a nuestro alcance. ¿Tiene una base de datos para los clientes? Sí, tenemos una base de datos en el sistema contable, ya que es un requerimiento indispensable, además para el caso del departamento de ventas se requiere que se esté actualizando, constantemente. ¿Qué sector de la localidad es al cual más le vende? Es como general porque hay clientes en el sur, en el centro, al norte y alrededores, existen periodos a veces que pareciera que los clientes, por ejemplo de la zona centro, se pusieran de acuerdo para hacer pedidos. ¿Cuáles son los competidores directos que tiene la empresa? Glasstools, Solvitec y Elytec, todos suministran herramientas para vidrio, algunos tienen más años u otros llevan los mismo que nosotros en el comercio. ¿Dónde se ubican esos competidores? Todos están hacia la parte norte de la ciudad también hay empresas ubicadas en Cali y Medellín, que distribuyen a nivel nacional, como nosotros. ¿Cuánto tiempo lleva compitiendo con estas empresas? Ya tenemos 13 años en el mercado, este sería como el tiempo que llevamos compitiendo. ¿Cuáles considera la empresa sus competidores indirectos? Comercializadora Arizona, Prodiamco, Concavos son empresas que manejan la línea de vidrio, pero lo asocian con otros productos para la construcción, también están nivel nacional, otros que podemos mencionar como indirectos son vendedores externos que trabajan como independientes. ¿La comercializadora cuenta con objetivos? El objetivo de la empresa es en primera medida ofrecer nuestros productos, para obtener una rentabilidad que nos permita mantenernos y continuar en el mercado, brindando a los clientes un servicio de calidad, que nos beneficie tanto a ellos como a nosotros. ¿Cuál es la misión? En el momento no la hemos diseñado, pero la tenemos como proyecto para su elaboración. ¿La empresa cuenta con un cronograma? No se ha implementado, todavía, porque con los acontecimientos de la pandemia, muchas cosas se dejaron pendientes, pero si nos gustaría retomar nuevamente ese plan. ¿Cómo la empresa elabora el presupuesto que manejan? Está determinado por la gerencia mediante una reunión que junto con la asesoría del contador se revisa las situaciones financieras para saber cómo estamos y cuanto se puede invertir. ¿Cuáles son los valores de la empresa? La honestidad, calidad, garantía, puntualidad y el buen servicio que suministramos con la asesoría correspondiente. ¿Están definidos los procesos en la empresa HERPAVID? Si, las funciones de cada cargo son claras, son indicadas en la entrevista, en el momento del ingreso y también , durante el periodo de prueba. ¿La empresa cuenta con políticas? Si, las políticas están en el horario y para todos los respectivos cargos y se tiene un reglamento interno, expuesto, para ser leído. ¿Cuáles son los principios de la empresa? Tener un buen ambiente de trabajo, cuidar los implementos de cada puesto, brindar una buena atención al público en general y sobre todo tener un buen sentido de pertenencia. ¿Cuál es la visión? No se ha trazado, como le comenté muchos propósitos no los hemos podido llevar a cabo, pero si son necesarios, esperamos poder cumplirlos lo más pronto posible. ¿Los colaboradores realizan trabajo en equipo o cada uno se encarga de una tarea específica? Inicialmente se tienen tareas específicas de cada puesto, pero todas están comunicadas entre sí, lo que hace que todo se implemente para realizar un buen trabajo en equipo. ¿Qué funciones realiza sus empleados? Ellos realizan las labores asignadas, de acuerdo a su contrato, también en ocasiones las labores de otros requieren ayuda, entonces es allí, donde de manera formal se les solicita que aporten su colaboración, para el beneficio de todos. ¿La empresa cuenta con una representación gráfica de la estructura de la empresa? ¿Se refiere a una maqueta? No la verdad no lo habíamos pensado, pero si lo podemos tener en cuenta, esto complementaria posiblemente la seguridad en la empresa. ¿La comercializadora cuenta con un manual de funciones? Cada puesto sabe sus funciones y responsabilidades, pero un manual físico, no lo tenemos y pues también sería bueno elaborarlo. ¿Se evidencia la jerarquización en la empresa? Si, la empresa cuenta con una gerencia, la parte contable, administrativa, las ventas y la recepción, todos encaminados al buen desempeño de sus labores. A la hora de tomar decisiones, ¿tiene en cuenta la palabra de los trabajadores? En algunos casos, por lo general la gerencia se encarga de ello, pero para nosotros si son importante las sugerencias de ellos, ya que ellos están más empapados de las situaciones que se presentan en el día a día. ¿Cada cuánto hace charlas motivacionales con sus empleados? De vez en cuando, no son muy frecuentes, pero tratamos de hacerlas mes a mes, todo dependiendo de la cantidad de trabajo, o en algunas ocasiones porque no está todo el personal. ¿Emplea la supervisión en todas las áreas laborales? Si, se tienen cámaras y en cuanto a documentación se piden informes mensuales, creemos que así se tiene un poco de seguridad y con los informes se pueden tomar medidas correctivas a tiempo. ¿Cómo considera la comunicación en la comercializadora? Es buena, hay mucha disposición para hacer el trabajo y las inquietudes de cada cargo se tratan de resolver de forma inmediata. ¿Cómo guía a su equipo de trabajo para mejorar y desarrollar sus habilidades individuales? De vez en cuando se hacen reuniones para proponer sugerencias, para exaltar las labores buenas o festejar algún acontecimiento especial. ¿Qué tipo de estándares maneja la comercializadora? Los estándares que lleva la empresa, podemos decir que Herpavid. está creada bajo los parámetros jurídicos, con toda su documentación al día, registrados en cámara de comercio, tenemos el Rut y en cuanto a las ventas se ofrecen garantías en los productos y se cumple con los tiempos de entrega que se han cotizado. ¿Aplica acciones correctivas en su empresa cuando tiene alguna desviación en los resultados que se esperan? Si, claro, esto se hace de mutuo acuerdo con los socios cuya finalidad es que la empresa se mantenga y que su rentabilidad no se vea afectada. ¿Qué cargos maneja la empresa? Representante legal, subgerente de ventas, contador y asistente administrativo. ¿Qué controles ejecuta? Verificar que realicen las funciones, solicitar resultados en el caso de ventas y que contablemente todo sea registrado, que los compromisos con los clientes sean atendidos a tiempo para tener una buena imagen en el mercado. ¿Cómo maneja la retroalimentación con sus empleados? De vez en cuando se cita a una breve conversación, sobre todo cuando el rendimiento es variable, también en ocasiones son llamados para saber cómo se sienten trabajando en la empresa, si están cómodos o si existe algún inconveniente con sus compañeros o con los implementos. ¿la empresa HERPAVID cuenta con organigrama físico? si es así, ¿cuáles son los cargos? No, en el momento no se ha realizado, pero sí, tenemos la intención de complementarlo, creemos que es parte de una estructura bien conformada. ¿La empresa cuenta con operaciones descentralizadas? No, Herpavid, tiene una sola sede, desde donde se atienden todos los requerimientos de los clientes y proveedores, no tenemos sucursales. ¿La empresa cuenta con operaciones centralizadas? Sí, todo se maneja desde un solo punto, ubicado en la capital, desde allí se atienden a nivel nacional a los clientes. ¿Cómo realiza la supervisión y monitoreo en ambas? Por ser única sede, todo el tiempo estamos presentes, para cualquier anomalía, de igual forma cuando no estamos, la comunicación entre nosotros es inmediata con el fin de que se pueda dar respuesta lo más pronto posible. ¿La empresa cuenta con departamentalización? No. como es una empresa pequeña, aun no se ha efectuado, también es una opción que tenemos pendiente para desarrollar ¿En la toma de decisiones, la gerencia permite a los otros colaboradores con participar en la decisión? Si, la gerencia se reúne con los socios y con el contador, para llevar a cabo decisiones claves en el funcionamiento de la empresa. ¿Ya que el número de colaboradores es pequeño, considera que la cadena de mando es estrecha? Sí, es estrecha, pero es más fácil porque se pueden reunir de manera inmediata y proponer las medidas necesarias para que todo marche de la mejor forma. ¿Qué cargos tiene el manual de funciones de la empresa HERPAVID? Todos los cargos saben sus funciones, pero no se tiene un manual por escrito. ANEXO E. ENTREVISTA DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO TÍTULO NOMBRE DE EMPRESA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN LA EMPRESA HERPAVID LA HERPAVID S.A.S. OBJETIVO OBTENER INFORMACIÓN DE FORMA ORA, EN CUANTO AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. TÉCNICA ENTREVISTA INSTRUMENTO CUESTIONARIO ENTEVISTADO SEÑOR JOSÉ PUENTES/ COLABORADORES. GERENTE Y ENTREVISTADORES LINNEY TORO, SANTIAGO BOJACÁ FECHA AGOSTO 17 DEL 2022 ¿Cuáles son las características que debería tener el candidato ideal para ocupar un puesto en Herpavid? Cuando contratamos el personal las características principales que se tienen en cuenta son el compromiso con la labor asignada, que sea una persona que tenga conocimientos básicos de acuerdo al cargo solicitado, que sea flexible en el momento de recibir las ordenes, esto en el caso, de que si se requiere para que colabore en otro departamento los pueda realizar, esto no sería, tampoco siempre. También es primordial la comunicación e interacción que tiene en su grupo y con los superiores, la eficiencia y el entusiasmo que le ponga a los que realice. ¿La empresa prevé planes de formación continua para sus empleados? No, Herpavid no tiene planes de formación, pero si ofrece posibilidades para que los empleados que cursan algún programa, establece horarios y permisos, que muchas veces se requieren, todo esto de mutuo acuerdo con la gerencia. ¿Cuáles son los pasos en el proceso de selección? Inicialmente se publica la oferta de empleo, esto se hace en plataformas como CompuTrabajo. Sena y Compensar, se reciben las hojas de vida y según el cargo se le pasan al jefe inmediato, quien las estudiara e informara cuales son las más acordes con lo que se necesite, de allí pasan a la gerencia en donde finalmente se dictaminan a quienes llamar, verificando con anterioridad las referencias laborales como personales. ¿Cuáles son las funciones del departamento de Recursos Humanos en Herpavid? *Publicar la oferta de empleo, junto con las características, horario y salario. *Revisar correo en donde se reclutan las hojas de vida y seleccionarlas para pasarlas al jefe inmediato para su estudio. *Verificar referencias laborales y personales. *Una vez contratados, realizar las respectivas afiliaciones y los contratos de la empresa. ¿Cómo cuidó el bienestar de los colaboradores en el tiempo de pandemia? En el tiempo de pandemia se tomaron todos los protocolos establecidos por el gobierno tanto distrital como nacional. Se tuvo un acompañamiento por parte de la asesora del sistema de gestión y seguridad en el trabajo para llevar a cobo la implementación del protocolo de bioseguridad. ¿Cómo maneja, las quejas o comentarios negativos de los colaboradores? Cuando se presentan rumores que llegan a oídos de la gerencia, se cita a una reunión en donde se expresan las inconformidades de los empleados para saber cuál fue la raíz de los inconvenientes, se dialoga y si es un caso más serio se habla directamente con los implicados. ¿Algún colaborador ha sufrido un accidente laboral? Si, una vez en la parte operativa se estaba manipulando un compresor y en el momento de realizar la limpieza a la máquina, se estalló llevándose al operario, este hecho ocurrió en el horario laboral y de igual forma se activó el protocolo con la ARL Colpatria, de riesgos laborales, llevando al señor al hospital más cercano en donde luego la ARL se encargó de todos los procesos de atención hospitalaria, hasta su recuperación y dictamen final para continuar con su vida laboral. ¿En caso de que un colaborador salga a vacaciones como reemplaza el cargo? En los inicios de la empresa, cuando un empleado salía a vacaciones se trataba de que los demás suplieran ese cargo, pero fue por poco tiempo ya que por decisión unánime de la gerencia se determinó que las vacaciones fueran colectivas, aprovechando la época decembrina y porque muchas empresas salen a vacaciones también. ¿En su departamento de recursos humanos son lo suficientemente flexibles y centrados en los empleados? Si, este departamento está muy pendiente de afiliaciones, pagos y documentos, certificaciones que requieren los empleados. ¿Realiza evaluaciones de desempeño? No se hacen, pero si se está pendiente de todo lo que realiza cada uno, además en los informes que se presentan mensualmente, se puede evidenciar los resultados. ¿Qué políticas tiene en el área de gestión de talento humano? Políticas predeterminadas no las tenemos, pero se inculca mucho el respeto y el sentido de pertenencia por la empresa. ¿Qué tipo de contrato se maneja en Herpavid? Cuando se contrata un empleado se inicia con un contrato a término fijo de un año, Teniendo en cuenta el periodo de prueba estipulado en la ley, una vez superado el año de acuerdo al desempeño se confirma su renovación y después automáticamente pasa a ser indefinido. ¿Qué formatos de reclutamiento se maneja? Herpavid, no tiene formatos de reclutamiento en el momento. ANEXO F. ENCUESTA DE CLIMA ORGANIZACIONAL TÍTULO CLIMA ORGANIZACIONAL NOMBRE DE EMPRESA LA HERPAVID S.A.S. OBJETIVO CONOCER EL CLIMA ORGANIZACIONAL EN LA EMPRESA HERPAVID E IDENTIFICAR LA SATISFACCIÓN LABORAL DE LOS EMPLEADOS. TÉCNICA ENCUESTA INSTRUMENTO CUESTIONARIO ENCUESTADOS EMPLEADOS ENCUESTADORES LINNEY TORO, SANTIAGO BOJACÁ FECHA SEPTIEMBRE 30 DEL 2022 1) ¿Tiene oportunidades de crecimiento en la empresa? Nunca Ocasionalmente Todos los días 2) ¿Recibe el apoyo de sus compañeros de trabajo? Siempre Ocasionalmente Nunca 3) ¿Cómo es la comunicación con sus compañeros? Buena Neutral Mala 4) ¿Por su trabajo recibe incentivos? Siempre Ocasionalmente Nunca 5) ¿Como es la comunicación con su jefe inmediato? Buena Neutral Mala 6) ¿Cómo se encuentra en su puesto de trabajo? Satisfecho Ni satisfecho, Ni insatisfecho insatisfecho 7) ¿El jefe inmediato es justo en sus decisiones? Siempre Ocasionalmente Nunca 8) ¿puede conversar abiertamente con sus compañeros de trabajo? Siempre Ocasionalmente Nunca 9) ¿existe el trabajo en equipo en su empresa? Siempre Ocasionalmente Nunca 10) ¿la empresa realiza actividades de integración para sus colaboradores? Siempre Ocasionalmente Nunca ANEXO G. ENTREVISTA DE GESTIÓN DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO TÍTULO NOMBRE DE EMPRESA GESTIÓN DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO EN LA EMPRESA HERPAVID LA HERPAVID S.A.S. OBJETIVO CONOCER MÁS ACERCA SOBRE LA GESTION QUE LLEVA LA EMPRESA EN LA SALUD Y LA SEGURIDAD DE SUS COLABORADORES TÉCNICA ENTREVISTA INSTRUMENTO CUESTIONARIO ENTEVISTADO SEÑOR JOSÉ PUENTES/ GERENTE ENTREVISTADORES LINNEY TORO, SANTIAGO BOJACÁ. FECHA OCTUBRE DEL 2022 1. ¿La empresa cuenta COPASST? Si la empresa lo elaboro para el sistema de gestión y seguridad en el trabajo, esta supervisado por la administradora de riesgos laborales 2. ¿realiza exámenes de ingreso y de retiro? Se realizan exámenes de ingreso solamente 3. ¿la empresa cuenta con señalización de emergencias? Si, están los letreros de cada zona debidamente señalados 4. ¿tiene claridad de los riesgos a los que sus colaboradores y usted están expuestos? Si en cada puesto se les indico que accidentes se pueden presentar 5. ¿tiene registro de las historias laborales de sus empleados? Si esa información reposa en el archivo de la carpeta de salud ocupacional 6. ¿cuenta con plan de emergencias? Plan de emergencias si para los casos de accidentes laborales 7. ¿Cuáles son los riesgos a los que se exponen los integrantes de HERPAVID? Los riesgos pueden ser caídas en las escaleras, o por un piso mojado, una mercancía muy pesada, accidentes en la calle para los vendedores externos 8. ¿HERPAVID realiza capacitaciones de primeros auxilios? No nunca se han hecho capacitaciones de primeros auxilios 9. ¿ante los accidentes laborales, cual es el protocolo que realizo? El protocolo ante un accidente laboral es comunicarse directamente con la ARL, y llenar un formulario e inmediatamente remitir al empleado con su carnet y cedula al hospital indicado por ellos 10. ¿Cuáles son las medidas preventivas que maneja al presentarse riesgos naturales? Las medidas preventivas en caso de riesgos naturales son ubicar el punto de encentro para los terremotos 11. ¿Cuáles son los peligros a los que se exponen los integrantes de HERPAVID Los peligros de HERPAVID son los accidentes viales y la inseguridad 12. ¿Los colaboradores de HERPAVID cuentan con ARL? Si totalmente es uno de los requisitos que cumple de acuerdo a la ley 13. ¿HERPAVID realiza capacitación sobre riesgos a los que se expone? No HERPAVID no hace capacitaciones solo se sugiere el cuidado 14. ¿Los accidentes han sido reportados a la ARL en el tiempo adecuado? Si la ARL tiene un tiempo determinado que como empresa debe informar el reporte de los accidentes ANEXO H. ENTREVISTA DE GESTIÓN DE MERCADEO TÍTULO NOMBRE DE EMPRESA GESTIÓN DE MERCADOS EN LA EMPRESA HERPAVID LA HERPAVID S.A.S. OBJETIVO CONOCER E IDENTIFICAR EL DESARROLLO DEL ESTUDIO DE MERCADO EN LA EMPRESA HERPAVID S.A.S. TÉCNICA ENTREVISTA INSTRUMENTO CUESTIONARIO ENTEVISTADO SEÑOR JOSÉ PUENTES/ GERENTE ENTREVISTADORES LINNEY TORO, SANTIAGO BOJACÁ. FECHA NOVIEMBRE 4 DEL 2022 1. ¿Cuáles son los gustos y preferencias de los compradores? Las preferencias de los compradores, está dada por la maquinaria que ellos manejan y por el servicio que ellos prestan, bien sea biselado, pulido, o perforaciones, todo relacionado con el vidrio. 2. ¿Cuáles son sus estrategias de precio plaza y promoción? Como son herramientas enfocadas hacia el manejo del vidrio y como son importadas, no se pueden manejar muchas promociones, en cuanto al precio, se trata de mantener un precio fijo que no tenga mucha variación, se manejan descuentos por pronto pago y créditos. 3. ¿Cuál es su competencia directa? GlassTools, Elytec, y otras empresas que han venido surgiendo en el mercado. 4. ¿La calidad del producto justifica el precio que maneja? Si, tratamos de que nuestros proveedores nos envíen, los productos que han dado rendimiento y hemos tenido muy en cuenta la opinión del cliente que lo utiliza constantemente. 5. ¿Quiénes son sus buyer persona? Entre nuestros clientes hay empresas que son muy frecuentes con los pedidos y de gran valor, le dan muy buen manejo a su crédito, están ubicados a nivel nacional, para nosotros son un punto de referencia entre ellos tenemos a: Provit, Mappi-Glass, Inducolvi, Cristales La Torre, Inversiones Reina, etc. 6. ¿Identifica y aprovecha correctamente la ventaja competitiva? Si, estamos pendientes de las visitas a nuestros clientes y cuando un producto esta como escaso tratamos de tener existencias para proveer el mercado. 7. ¿El producto que espera el cliente es de calidad? Si los clientes muchas veces prueban otras marcas que comparadas con la de nosotros, no funcionan igual, por eso muchas veces dicen que prefieren Pagar un poco más pero que les funcione bien y les de buen rendimiento. 8. ¿Qué mejoras podría hacerle al producto para que responda mejor, con las necesidades y deseos de los clientes? Los productos no se pueden mejorar por lo que son importados, pero si estamos pendientes de que no existan quejas, porque de lo contrario nos toca hablar directamente con el proveedor para que ellos tomen las medidas pertinentes. 9. ¿Cómo se compara con la competencia en cuanto a precio, plaza y promoción? Se hace un comparativo de precios de las demás empresas y a nivel interno se realiza una revisión de costos para fijar el precio acorde tanto para el cliente como para la empresa, en donde no se extralimite hacia ninguna de las partes. 10. ¿Cuáles son los factores clave para el éxito de HERPAVID? Podemos decir que mantenerse en el mercado, la experiencia adquirida, la calidad de los productos y la honestidad en cuanto a los rendimientos de las herramientas cuando de venden. ANEXO G. ENCUESTA A CLIENTES DE GESTIÓN DE MERCADEO TÍTULO GESTIÓN DE MERCADOS EN LA HERPAVID NOMBRE DE EMPRESA EMPRESA LA HERPAVID S.A.S. OBJETIVO CONOCER LA OPINION DE LOS CLIENTES RESPECTO A LA GESTION DE MERCADOS EN HERPAVID S.A.S TÉCNICA ENCUESTA INSTRUMENTO CUESTIONARIO ENCUESTADOS 20 CLIENTES ENCUESTADORES LINNEY TORO, SANTIAGO BOJACÁ FECHA NOVIEMBRE DEL 2022 ¿Considera que los precios de los productos son justos? Siempre Casi siempre Normales Casi nunca Nunca ¿Qué tan frecuente realiza sus pedidos? Semanal Mensual Trimestral Semestral ¿Probaría un nuevo producto lanzado por HERPAVID? Muy probable Probable Poco probable Improbable ¿Qué opina de la calidad de los productos? Muy bueno Bueno Regular Malo Muy malo ¿Qué tan fácil es el proceso de pedidos? Muy fácil Fácil Regular Difícil Muy difícil ¿Cuál es el medio de publicidad que más le gusta? Vía teléfono Redes sociales (Facebook, Instagram, WhatsApp) Página web Volantes ¿Qué características cree que destaca HERPAVID en sus productos? Calidad Precio Distribución ¿Cuánto tiempo lleva siendo cliente de HERPAVID? Un mes Seis meses Un año Más de un año ¿Está de acuerdo con la facilidad de pago? Totalmente Algunas veces Ocasionalmente Nunca ¿Qué tan probable es que recomiende los productos de HERPAVID? Muy probable Probable Poco probable Improbable
