INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo PÁGINA: 1 de 12 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 1. OBJETIVO: Establecer el correcto funcionamiento de los diferentes módulos del reporte de efectivo y conocer las actividades que se realizan en cada uno de ellos. 2. ALCANCE: Aplica para todos los complejos Cinemex a nivel nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Gerente en turno: Conocer el funcionamiento del reporte de efectivo evitando inconsistencias en el área de tesorería. 5. DEFINICIONES: Intranet: Red privada que está contenida dentro de una empresa, organización o institución. Puede consistir en varias redes de área local interconectadas que utilizan una línea para entrar a una red de área amplia para compartir información de la empresa y los recursos informáticos entre los empleados. Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Operaciones NOMBRE: PUESTO: Tesorería PUESTO: Tesorería NOMBRE: NOMBRE: 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: PREX-01-FT-02 INICIO 1.- Ingresar al reporte de efectivo. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo PÁGINA: 2 de 12 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 1 Gerente en turno/Staff deTesorería Ingresar al reporte de efectivo. Ingresar al reporte de efectivo en línea mediante la plataforma de INTRANET al iniciar el turno: a) Seleccionar la opción “Operaciones”. b) Dar clic en “Reporte de Efectivo”. c) Ingresar usuario, contraseña del complejo y al finalizar dar clic en “Aceptar” d) Confirmar la fecha en la cual se realiza la operación 2 Gerente en turno/Staff deTesorería Ingresar al módulo “Reporte de Caja de Cambio”. Dar clic en “Reporte de Caja de Cambio”. Este módulo sirve para ingresar el efectivo (morralla y billetes) y documentos: facturas, vales y reembolsos, durante los diferentes turnos del día. a) Contar caja de cambios. Contar físicamente las monedas, billetes, morralla a granel, cambios armados y charolas. Colocar las cantidades registradas en el formato Resguardo de Cofre. Revisar en la carpeta digital “Caja de cambios” la existencia de vales y facturas, y registrarlos en el sistema. Nota: Al contar las cantidades en la apertura, éstas tienen que coincidir con las del cierre del día anterior, de lo contrario el Gerente en turno deberá reponer el faltante para ingresar el mismo monto del arqueo del cierre. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 PASO PÁGINA: 3 de 12 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES b) Ingresar el nombre del responsable que está realizando el arqueo. c) Guardar y autorizar caja de cambios. Dar clic en “Guardar” para no perder la información ingresada, y en “Autorizar” para cerrar el turno. Una vez autorizada, no se podrá modificar ningún rubro, ya que se habilitará el siguiente turno. Nota 1: Realizar el arqueo en apertura, intermedio y cierre. El responsable de su ejecución en apertura y cierre es el Gerente en turno y en el intermedio, el staff de Tesorería. Nota 2: Realizar el arqueo de intermedio antes de las 19:00 hrs y el de cierre antes de las 06:00 hrs. (independientemente de la zona horaria). d) En caso de recibir morralla, se deberá ingresar el día que llega en el turno correspondiente (intermedio y/o cierre) en los rubros de “Cambio recibido” (monto total) y su desglose en “Monedas”. El rubro de “Cambio recibido” es exclusivo para el ingreso de recepción de morralla recibida. e) En caso de tener $1000 o más en billetes de denominaciones grandes, realizar depósito de morralla y capturarlo como mazo en el rubro “Depósito de morralla” para su envío al banco. f) En caso de tener reembolsos pendientes por aplicar o autorizar, revisar los módulos de “Reembolso automático” o “Depósito morralla” según corresponda. Nota: Utilizar el Formato Arqueo de Caja Manual en caso de que no haya sistema. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo CÓDIGO: ITTS-04 PÁGINA: 4 de 12 REVISIÓN: 02 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 3 Gerente en turno. Ingresar al módulo “Reembolsos por aplicar”. Dar clic en “Reembolsos por aplicar”, a continuación, se mostrarán los reembolsos autorizados por el Gerente Regional, o los pagados por Cuentas por Pagar. En caso de tener reembolsos autorizados por el Gerente Regional se deberá borrar el monto que corresponde a la cantidad del reembolso autorizado del rubro “Facturas” y dicho monto se deberá ver reflejado en el rubro “Reembolsos caja chica”. En caso de pago de reembolso por parte de Cuentas por pagar, verificar que se refleje la disminución correcta en el rubro “Reembolsos” y dicho monto aparezca en el rubro “Depósitos de morralla”. 4 Gerente en turno Ingresar al módulo “Reporte de captura” a) Dar clic al módulo de “Reporte de captura” b) Anotar nombre y apellido del gerente, y dar clic en “Guardar”. Dicha actividad sirve para liberar y cerrar el reporte de efectivo, y es obligatoria para realizar el cierre del día en el sistema. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 PASO RESPONSABLE 5 Gerente en turno PÁGINA: 5 de 12 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES Ingresar al módulo “Depósitos Panamericano” a) Recibir los mazos del staff de Tesorería y cotejar que la cantidad sea correcta ($10 000 o $20 000 en complejos con receptor). b) Acomodar los mazos en cintillos (Ver Anexo 1) o colocar en receptor. c) Dar clic al módulo “Depósitos Panamericano” d) Deslizar la barra de la página hasta encontrar el menú “Depósito Mazo” e) Ingresar los mazos recolectados durante el día de la siguiente forma: Nombre del Gerente que ingresa Depósito/Segurisello Folio del Mazo Columna “Mazo”: Se refiere a cada Depósito/Segurisello, cada depósito puede contener máximo 10 mazos. Columna “Depos”: Se selecciona cuando el depósito se va a entregar a la empresa de traslado de valores. Folio de Mazo: Se compone de las primeras 3 letras del día, seguido de la fecha en formato ddmmaa, por último, colocar un guion medio y el consecutivo del número de mazo, por ejemplo: MIE010121-01. Nota: 1. El monto total capturado en Mazos debe coincidir con la venta en efectivo del día. 2. Si se realizó un depósito de morralla en Caja de Cambios debe capturarse en “Mazo”. 3. Si se genera un mazo por venta de videojuegos se debe registrar en comentario la nota de “morralla videojuegos”. f) PREX-01-FT-02 En caso de que asista la empresa de traslado de valores, asegurar que en la columna “Depos” se encuentren seleccionadas todas las casillas, posteriormente deslizar la barra de la página hacia arriba para llenar los siguientes campos: Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 PASO PÁGINA: 6 de 12 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES Columna “Folio SG”: Ingresar el número de folio impreso en el Segurisello. Columna “No. Servicio Panamericano”: Número de la ficha de traslado de valores. Dar clic en “Guardar” e “Imprimir ficha” y colocar los siguientes datos: Ficha de Colocar el folio de la ficha bancaria Impresión manual: Seleccionar la casilla depósito: Dar clic en “Guardar” e imprimir ficha bancaria (Ver Anexo 2). Realizar ficha de traslado de valores (Ver Anexo3). Escanear ambas fichas y exportar el reporte “Depósitos Panamericano”. Guardar la documentación escaneada en formato PDF, en carpeta digital “Traslado de valores”. k) Guardar la documentación física: Ficha de traslado, Ficha bancaria y cintillo de segurisello que corresponda al envío. g) h) i) j) 6 Gerente en turno PREX-01-FT-02 Notas: 1. Al realizar la entrega de valores. Se debe validar que el custodio se encuentra en el catálogo de firmas vigente. 2. Se cuenta con 7 minutos para realizar la entrega. 3. Se debe validar que la ficha bancaria se ingrese en uno de los segurisellos, no es válido engraparla a un segurisello. Se debe desprender el apartado con la leyenda “Cine” y enviar los apartados con las leyendas “Banco” y “Cliente” 4. Validar que cada segurisello se encuentre sellado. 5. Si la empresa de traslado de valores no se presenta, se debe avisar a Tesorería Corporativa al cierre. Ingresar al módulo “Depósitos corporativo”. Dar clic en módulo de “Depósitos corporativo” cuando se haya realizado un evento en las salas de cines. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo CÓDIGO: ITTS-04 PASO RESPONSABLE PÁGINA: 7 de 12 REVISIÓN: 02 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES a) Si el evento es únicamente renta de sala, ingresar los boletos registrados para dicho evento en las celdas habilitadas (Ver imagen). En “Comentarios” agregar si el evento se realizó completo, o bien, si hubo algún inconveniente. b) Si el evento incluye renta de salas y compra en concesiones, se ingresa la cantidad de combos y boletos adquiridos para el evento en las celdas habilitadas (Ver imagen). En “Comentarios” agregar si el evento se realizó completo, o bien, si hubo algún inconveniente. c) Validar en todos los casos que los precios en Reporte de Efectivo sean los que el área de Eventos informó al cine y con los cuales se marcaron en sistema Vista. En caso contrario NO se deberá registrar el evento en el reporte de efectivo y el gerente deberá dar seguimiento con las áreas correspondientes. d) Dar clic en “Guardar” al finalizar el ingreso de combos y/o o boletos. e) Al cerrar el Reporte de efectivo, validar que en el rubro “Depósitos Corporativos” se refleje el monto total del evento. 7 Gerente en turno PREX-01-FT-02 Ingresar al módulo “Reporte de efectivo”. Dar clic en “Reporte de efectivo”, este módulo mostrará toda la información de los ingresos del complejo, depósitos a la empresa de traslado de valores, discrepancias en los puntos de venta y diferencias en el cuadre de la caja de cambios. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 PASO PÁGINA: 8 de 12 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES a) Detectar discrepancias generales en el reporte y en caso de que estas sean en colectas de dulcería y/o taquilla, anotar nombre completo del usuario, monto de discrepancia y motivos reales de la misma. b) Corroborar en la parte inferior del reporte que todos los rubros estén seleccionados Nota: En caso de presentar discrepancia validar que sea real y no por error u omisión, y registrar la respectiva explicación, debido a que no se reabrirán días en reporte de efectivo por errores operativos. c) Anotar nombre y apellido del gerente en “Elaboró” y “Revisó” el reporte, e ingresar la contraseña del complejo. d) Dar clic en “Cierre de día”. FIN 8. REGISTROS APLICABLES: ITTS-04-FT-01 Formato de cintillos ITTS-04-FT-02 Formato de Arqueo de Caja Manual PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo PÁGINA: 9 de 12 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 9. ANEXOS: Anexo 1 Llenado de cintillo CONCEPTO DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO A Complejo Nombre del complejo B Fecha Fecha en que se realiza el mazo C Cantidad Cantidad del mazo D No. de Mazo Folio de mazo con nomenclatura ingresada en Reporte de Efectivo E Cantidad Cantidad del mazo F Nombre y Firma Nombre y firma del gerente que valida el mazo. Anexo 2 Ficha bancaria CONCEPTO PREX-01-FT-02 DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO A Número de convenio 64 59 82 B No. de referencia Número de referencia de cada complejo C Nombre del complejo Nombre del complejo que entrega D Folio de segurisello Folios de segurisellos a entregar E No. de folio Folio de ficha de traslado F Nombre y firma Nombre y firma del gerente que entrega Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo PÁGINA: 10 de 12 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 G Total FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 Importe total a enviar Anexo 3 Llenado de ficha de traslado [Panamericano] CONCEPTO DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO A Recibimos de Operadora de Cinemas, S.A. de C.V. B Con Domicilio en Dirección del complejo C Para entregar a Caja General BBVA Bancomer D Con domicilio en Domicilio Conocido E Fecha de entrega Fecha en que se realiza la entrega F Sellos de plomo Folio de segurisello (Pueden ser 2 por celda) G Cantidad Cantidad de segurisellos registrados por celda H Total de envases enviados en número Total de Envases I Total de envases enviados en letra J Tipo de Servicio Elegir "Normal" K Remitente Nombre y firma del gerente que realiza la entrega L Por Panamericano Firma del custodio, fecha y hora de recolección M No. de Contrato 001-20068-000 N Sucursal Nombre de complejo O Facturar a Remitente P Que dice contener Importe total a enviar en Moneda nacional, no utilizar otros rubros Q Importe total Importe total a enviar en número PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo PÁGINA: 11 de 12 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 R FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 Importe total a enviar en letra Anexo 3 Llenado de ficha de traslado [Sepsa] CONCEPTO DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO A Fecha Fecha en que se realiza la entrega y horario B Tipo de Servicio Elegir "Ordinario" C Valores recibidos de Operadora de Cinemas, S.A. de C.V. D Dirección Dirección del complejo E Recibimos Número de envases y cantidad a enviar en Moneda Nacional F Cantidad Importe total a enviar en letra G No. de envases Número de envases a enviar H Dirección Domicilio Conocido I Entregar envase a Caja General BBVA Bancomer J Sellos Folios de segurisellos K Remitente Nombre y firma del gerente que realiza la entrega, Fecha y Hora L Traslado de valores Firma del custodio, fecha y hora de recolección PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Reporte de Efectivo PÁGINA: 12 de 12 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-04 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión Elaboró Cambios 18.12.19 00 30.04.20 01 30.05.21 02 Clara Alonso Entrenador de Experiencia Cinemex Martha MoralesCoordinador de Procesos Operaciones Se quitan pasos que hacían referencia al Arqueo de Caja de cambio. Se explica qué se debe de realizar en cada módulo del reporte de efectivo. Reestructuración del documento, se anexó toda la información del ITTS-05 Arqueo de caja de cambio y este desaparece. Se anexó la información del PRTS-04 Envío y traslado de valores y este desaparece. Reestructuración del documento, se modifica el proceso de impresión de documentos y resguardo en carpeta digital Se elimina la impresión del Arqueo de Caja Se agrega al paso 2 el uso del Formato Arqueo de Caja Manual en caso de no haber sistema. Se agregan pasos correspondientes al registro de mazos y su resguardo digital PREX-01-FT-02 Motivo Autorizó Actualización de documentos. Tesorería Actualización de documentos. Tesorería Actualización de documentos Tesorería Rev. 00
