INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Corrección de errores de Cash Up PAGINA: 1 de 5 REVISIÓN: 01 CODIGO: ITTS-17 FECHA EMISION: 30.04.2020 1. OBJETIVO: Conocer los pasos a realizar cuando exista un sobrante y/o faltante causado por un error al realizar un corte de efectivo. 2. ALCANCE: Aplica para todos los complejos Cinemex a nivel nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Gerente en turno: Supervisar en cada corte de efectivo si existen discrepancias de efectivo por retiros mal realizados. Tesorero/Coordinador: Realizar los ajustes necesarios al staff que operó un punto de venta en caso de tener discrepancias por retiros mal realizados. 5. DEFINICIONES: Cash Up Pos: Informe impreso y/o electrónico en donde se resumen las transacciones involucradas con el manejo de efectivo y/o de valores realizadas por el “personal” asignado a un punto de venta, así como las discrepancias resultantes al finalizar su turno o cuando se practique la supervisión aleatoria de transacciones. Error de Cash Up Pos: Es cuando el Gerente, Coordinador o Tesorero no realizan el cuadre del efectivo correctamente y se genera una discrepancia ya sea por sobrante o faltante. Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Entrenador de Experiencia Cinemex. PUESTO: Tesorería PUESTO: Tesorería NOMBRE: Clara Alonso. NOMBRE: NOMBRE: PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Corrección de errores de Cash Up PAGINA: 2 de 5 REVISIÓN: 01 CODIGO: ITTS-17 FECHA EMISION: 30.04.2020 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO 1.- Realizar ajustes en sistema Vista 2.- Realizar ajustes en sistema Vista BackOffice 3.- Archivar los movimientos realizados. FIN PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Corrección de errores de Cash Up PAGINA: 3 de 5 REVISIÓN: 01 CODIGO: ITTS-17 FECHA EMISION: 30.04.2020 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO 1 RESPONSABLE Gerente en turno / Coordinador / Staff de Tesorería ACTIVIDADES Realizar ajustes en sistema Vista. a) Ingresar a un punto de venta con el usuario y contraseña del staff. Si el usuario presentó la discrepancia en Taquilla, la sesión deberá habilitarse en un punto de venta de dicha área, y si la discrepancia fue en Concesiones, iniciar sesión en cualquier punto de venta que corresponda a las mismas. b) En el cuadro de ajustes que se habilita, teclear la misma cantidad por la que el staff descuadró y presionar el botón “Increase” cuando el staff haya presentado una discrepancia positiva, o el botón “Drop” cuando la discrepancia de su corte de efectivo haya sido negativa. Por ejemplo: c) Ingresar a Vista Back Office→ Cashier Management → Cash Management Activities → POS Sessions, seleccionar al usuario y dar clic en “Final Cash Up” d) Entregar al staff los dos reportes Cash Up POS para que los firme y engraparlos juntos Nota 1: El sistema Vista rastrea todas las sesiones que haya iniciado un mismo usuario en el día y cuadra los faltantes y sobrantes con la MISMA y EXACTA cantidad En caso de presentar un error de Cash Up, se debe realizar el ajuste por el mismo monto, de lo contrario, el sistema no detectará la cantidad del faltante y se descontará vía nómina. Por ejemplo: Sesión 1 Sesión 2 -$30 $30 Discrepancia del usuario al cierre $0 Sesión 1 Sesión 2 -$30 $35 Discrepancia del usuario al cierre -$30 Por lo que, si se realizan correctamente los ajustes, no es necesario dar aviso del acontecimiento, ya que el sistema descarta dichas discrepancias. Por ejemplo: Situación: El staff de Tesorería retira $500 en lugar de $1500 y cierra la sesión del usuario generando un faltante de $1000. Solución: Abrir una nueva sesión para el mismo usuario y realizar un retiro (Drop) de $1000, cerrar la sesión y dar Cash Up; esto generará un sobrante de $1000 que se estaría anulando con el faltante de la sesión anterior. Situación: El staff de Tesorería retira $1500 en lugar de $500 y cierra la sesión del usuario generando un sobrante de $1000. Solución: Abrir una nueva sesión para el mismo usuario y realizar un ingreso (Increase) de $1000, cerrar la sesión y dar Cash Up; esto generará un faltante de $1000 que se estaría anulando con el faltante de la sesión anterior. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Corrección de errores de Cash Up REVISIÓN: 01 CODIGO: ITTS-17 2 Gerente en turno / Coordinador / Staff de Tesorería FECHA EMISION: 30.04.2020 Nota 2: Los errores de Cash up se deben corregir directamente en el punto de venta, antes de las 04:00 a.m. La segunda sesión que sirve para corregir el error de Cash Up, no debe tener ventas registradas y debe existir una sesión de corrección por cada error, es decir, si un staff presenta dos errores de Cash Up en un mismo día, estos se deberán corregir en dos sesiones distintas Nota 3: Antes de realizar ajustes, se debe tener certeza de que se trate de un error, por lo que se debe cuadrar la Tesorería y a todos los usuarios. Realizar ajustes en sistema Vista BackOffice Cuando el staff aún no se encuentra con estatus “Cashed Up” y se desee realizar un ajuste en su sesión, este se podrá realizar desde Vista BackOffice. a) 3 PAGINA: 4 de 5 Ingresar a Vista Back Office→ Cashier Management → Cash Management Activities → POS Sessions, seleccionar al usuario y dar clic en “New Adjusment” Type: Seleccionar la opción “Drop to Float Pool” cuando se desee incrementar una cantidad o, o “Float Increase”, cuando se desee realizar un retiro. Payment Group: Dar clic en “Efectivo” Adjust Value: Ingresar el monto de la charola Print Adjustment: Seleccionar para que el sistema imprima el reporte con los movimientos realizados Ok: Dar clic cuando se hayan seleccionado los botones anteriores Staff de Tesorería Archivar los movimientos realizados. Archivar los documentos como evidencia de los movimientos realizados FIN PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Corrección de errores de Cash Up PAGINA: 5 de 5 REVISIÓN: 01 CODIGO: ITTS-17 FECHA EMISION: 30.04.2020 8. REGISTROS APLICABLES: N/A 9. ANEXOS: N/A 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión 18.12.19 00 30.04.20 01 PREX-01-FT-02 Elaboró Clara Alonso Entrenador de Experiencia. Cinemex Cintia Mendoza Entrenador de Experiencia Cinemex Cambios Motivo Autorizó Re-ingeniería de procesos Actualización de documentos. Tesorería Se reestructuran pasos y ejemplos para su mejor comprensión Actualización de documentos Tesorería Rev. 00
